Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gimnazjum w Czeremsze

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 04 listopada 2008 roku (znak: RIO.I.6012-20/08), o treści jak niżej:

Pani Joanna Gnatowska

Dyrektor

Gimnazjum w Czeremsze

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych za okres 2007 roku, przeprowadzonej w Gimnazjum w Czeremsze na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania Gimnazjum w Czeremsze, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i realizację planu finansowego, gospodarowanie mieniem przekazanym jednostce w zarząd, rozliczenia z budżetem gminy.

Na podstawie analizy postanowień zawartych w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że dokumentacja ta pomija niektóre regulacje istotne dla prowadzenia rachunkowości lub opisuje przyjęte rozwiązania w sposób niepełny (część uchybień została omówiona w trakcie kontroli w ramach instruktażu) – str. 8-10 i 14-15 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że dokumentacja pomija okoliczność, iż niektóre księgi rachunkowe prowadzone są metodą ręczną, a nie za pomocą komputera. Nie zawiera w swojej treści opisu faktycznie stosowanych rozwiązań w zakresie ochrony dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania zapisów. Stwierdzono, że w siedzibie Gimnazjum nie są przechowywane dowody i księgi rachunkowe Gimnazjum, zaś księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą jednostki – w Szkole Podstawowej w Czeremsze. Według zasady przyjętej w § 3 załącznika nr 4 do zarządzenia Dyrektora w sprawie dokumentacji zasad rachunkowości, księgi rachunkowe mają być prowadzone w siedzibie jednostki. Przepisy art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) ustanawiają natomiast w zakresie ochrony danych (dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych) zasadę, iż winny być one przechowywane w siedzibie zarządu lub oddziału jednostki prowadzącej księgi rachunkowe.

Ponadto postanowienia § 2 pkt 4 załącznika nr 6 do zarządzenia przewidują, że w Gimnazjum funkcjonują 3 raporty kasowe, prowadzone dla środków budżetowych Szkoły Podstawowej, środków budżetowych Gimnazjum i dochodów własnych, co nie odpowiada rzeczywistości, ponieważ prowadzono tylko jeden raport kasowy dla Gimnazjum. Rachunek dochodów własnych w badanym okresie nie występował.

Nieprzestrzeganie ustalonych procedur stwierdzono także w zakresie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania. Nieprawidłowości polegały na obejmowaniu ewidencją innych druków niż wskazują uregulowania wewnętrzne – str. 30 protokołu kontroli.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) oraz regulacje wewnętrzne poprzez:

a) nieoznaczanie dowodów księgowych numerami, pod którymi zostały ujęte w dzienniku, wbrew postanowieniom przepisów wewnętrznych, a także art. 14 ust. 2 ustawy – str. 11 i 15 protokołu kontroli,

b) nieprzestrzeganie zasad dokonywania zapisów księgowych określonych w art. 23 ust. 2 pkt 1-2, 4 ustawy, w myśl których zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 12 i 16 protokołu kontroli,

c) niewskazywanie na niektórych dowodach księgowych pełnej dekretacji (sposobu ujęcia na kontach ksiąg pomocniczych), co narusza przepis art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 15 protokołu kontroli,

d) niewykazanie na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” kwoty 0,26 zł dochodów budżetowych zrealizowanych, lecz do końca roku nieprzekazanych do budżetu - str. 18 protokołu kontroli; stosownie do zasad funkcjonowania tego konta, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, kwota zrealizowanych a nie przekazanych do budżetu do końca roku dochodów winna wynikać z konta 222 w następstwie księgowania Wn 800 – Ma 222 kwoty wykonanych dochodów wynikającej ze sprawozdania Rb-27S,

e) dokonywanie zbiorczych zapisów danych wynikających z więcej niż jednego wyciągu bankowego - str. 23-25 protokołu kontroli; zgodnie z art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy dokonanie łącznego zapisu zbioru dowodów księgowych jest możliwe po sporządzeniu dowodu zbiorczego, w którym zostaną wymienione wszystkie dowody wchodzące w skład zbioru,

f) niesporządzanie na koniec każdego miesiąca raportu kasowego, co naruszało § 6 pkt 10 Instrukcji kasowej, stanowiący że raporty kasowe sporządza się co 10 dni oraz na koniec każdego miesiąca – str. 26 protokołu kontroli,

g) niewskazywanie na niektórych dowodach kasowych osoby, dla której wypłacić należy gotówkę (pokwitowanie odbioru gotówki jest nieczytelne); stan taki narusza postanowienia § 6 pkt 7 Instrukcji kasowej, stanowiący że gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym – str. 26-27 protokołu kontroli,

h) dokonywanie rozchodu gotówki w kasie z naruszeniem przepisów § 5 pkt 1-4 Instrukcji kasowej; stwierdzono, że w dniu 31 stycznia 2007 r. (raport kasowy nr 2/07) do kasy wpłacono 1.497,20 zł tytułem częściowego zwrotu gotówki z rozliczenia zaliczki. Na podstawie zapisów w raportach kasowych nr 2/07, 3/07 i 4/07 za okres 31 stycznia do 28 lutego 2007 r. stwierdzono, że przyjętą do kasy gotówkę wydatkowano z kasy na inne cele, nie dokonując jej wpłaty na rachunek bankowy jako zwrot wydatku – str. 26 protokołu kontroli,

i) nieujęcie, do czasu kontroli, w ewidencji na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” zakupionego laptopa o wartości 3.020 zł (faktura z 21 grudnia 2007 r.), mimo dekretacji na fakturze wskazującej na obowiązek zaliczenia do środków trwałych – str. 27-28 i 42 protokołu kontroli

j) obciążanie działalności jednostki kosztami z naruszeniem zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy, co polegało na księgowaniu w koszty faktur dotyczących 2006 roku w momencie zapłaty w roku następnym; w efekcie zaniżono koszty 2006 r. o 725,98 zł – str. 28-29 protokołu kontroli.

Badanie wydatków Gimnazjum wykazało, że wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nie została skorygowana w końcu 2007 roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników (nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi), co stanowiło naruszenie art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.) oraz § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 ze zm.). Wskazane zaniechanie spowodowało zaniżenie Funduszu o kwotę 1.532,54 zł.

Ponadto, na podstawie analizy zapisów na koncie 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia” ustalono, że przelewu części odpisu na ZFŚS w wysokości 6.833 zł dokonano 24 września 2007 roku. Środki zostały przekazane błędnie na rachunek ZFŚS przy Szkole Podstawowej w Czeremsze, zamiast Funduszu kontrolowanej jednostki. Korekty dokonano 13 marca 2008 roku, co spowodowało, że według stanu na koniec 2007 roku na rachunek ZFŚS Gimnazjum nie została przekazana równowartość odpisu należnego za 2007 rok - str. 38-40 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych, w tym regulacji wewnętrznych w tym zakresie.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie aktualizacji i uzupełnień w treści dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz przepisów składających się na procedury wewnętrznej kontroli finansowej poprzez:

a) wskazanie techniki prowadzenia poszczególnych urządzeń księgowych,

b) uregulowanie stosowanych rozwiązań w zakresie przechowywania i ochrony dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania zapisów, mając na uwadze przepisy ustawy o rachunkowości, w szczególności art. 11 i art. 73,

c) wyeliminowanie rozbieżności między rodzajami wymaganych raportów kasowych a faktycznymi potrzebami jednostki,

d) dostosowanie zasad ewidencjonowania druków ścisłego zarachowania do faktycznych potrzeb jednostki.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) oznaczanie dowodów księgowych numeracją zgodnie z wymaganiami przepisów wewnętrznych,

b) opatrywanie zapisów księgowych datami w sposób zgodny z art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

c) zamieszczanie na dowodach księgowych pełnej dekretacji,

d) dokonywanie zapisów na koncie 222 zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta,

e) dokonywanie zapisów obejmujących zbiór dowodów księgowych na podstawie stosownego wewnętrznego dowodu zbiorczego,

f) sporządzanie raportów kasowych na koniec każdego miesiąca, stosownie do przyjętych regulacji wewnętrznych,

g) wskazywanie na rozchodowych dowodach kasowych osoby, której ma być wypłacona gotówka,

h) odprowadzanie z kasy na rachunek bieżący gotówki zwróconej w związku z rozliczeniem zaliczki,

i) ujęcie w ewidencji pozostałych środków trwałych zakupionego laptopa,

j) ewidencjonowanie kosztów jednostki zgodnie z zasadą memoriału.

3. Zwiększenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych za 2008 r. o kwotę 1.532,54 zł, odpowiadającą zaniżeniu odpisu za rok 2007 w wyniku nieuwzględnienia korekty naliczenia.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Wójt Gminy Czeremcha

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku