Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Małym Płocku

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 sierpnia  2008 roku (znak: RIO.IV.6011 - 4/08), o treści jak niżej:

Pan

Józef Dymerski

Wójt Gminy Mały Płock

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Mały Płock za 2007 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Mały Płock na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55 poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy i jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając funkcjonowanie gminnych jednostek organizacyjnych stwierdzono niedostateczne wyodrębnienie w sferze rachunkowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Księgowość Ośrodka prowadzona była w kontrolowanym okresie w ramach ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy, z analitycznym wyodrębnieniem operacji gospodarczych dotyczących tej jednostki budżetowej - str. 5 i 56 protokołu kontroli. Z uwagi na fakt, iż zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 64 ze zm.) GOPS jest objęty podmiotowym jej zakresem, winien prowadzić księgi rachunkowe obejmujące elementy, o których mowa w art. 13 tej ustawy. Od 1 stycznia 2008 oku, w kontrolowanym podmiocie, księgi rachunkowe wyodrębnione są dla wszystkich jednostek organizacyjnych.

Badanie zagadnienia prawidłowości sprawowania kontroli nad jednostkami organizacyjnymi Gminy, pozwoliło ustalić, że w Zespole Obsługi Placówek Oświatowych, powołanej do obsługi finansowo-księgowej szkół, jako jednostce samobilansującej się nie dokonano w 2007 roku kontroli, o której mowa w art. 187 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) – str. 4 prot. kontroli.

W zakresie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, w świetle ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) stwierdzono, że dokonano nieprawidłowych księgowań w ewidencji dotyczącej budżetu gminy i tak:

- w księgach rachunkowych dotyczących budżetu gminy należność w kwocie 54.828 zł (udział w podatku) zarachowano na podstawie sprawozdań na koncie 224 „należności od budżetów” po stronie Ma ze znakiem „minus”. Takiego sposobu księgowania nie przewidują zasady opisujące funkcjonowanie tego konta zawarte w załączniku nr 1 do wskazanego rozporządzenia, natomiast w bilansie budżetu, kwotę tą ujęto po stronie Wn,

- na koncie 240 „pozostałe należności” po stronie Wn ujęto kwotę 55.300 zł – środki przekazane z budżetu gminy na realizację projektu pomocowego p.n. „Klub Przedszkolaka na wsi”. Projekt ten był realizowany przez ZOPO. Do ewidencjowania powyższego zdarzenia służy konto 228 „rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych”, zgodnie z zasadami zawartymi w załączniku cytowanym wyżej,

- w bilansie budżetu ujęto kwotę 4.369,94 zł., która nie była ujęta w ewidencji budżetu. Kwota ta do bilansu przyjęta została na podstawie zestawienia sald przedstawionych przez ZOPO (realizatora projektu) w dokumencie p.n. „bilans na 31 XII 2007 r.” W zestawieniu tym wykazano salda kont dotyczących realizacji zadania z funduszy pomocowych, a w tym konto 967 „Fundusze pomocowe”, z czego wynika, że z.p.k. ZOPO został opracowany nieprawidłowo. Włączono do niego konto właściwe dla organu (budżetu), w tym służące do rozliczeń z jednostkami budżetowymi środków pomocowych,

- inne konta, niezgodnie z zasadami ich funkcjonowania wskazanymi w rozporządzeniu, np. środki pomocowe dotyczące programu ujęto na koncie 135 zamiast na koncie 137,

- w zobowiązaniach budżetu, na koncie 240 Ma wykazano kwotę 12.447 zł., która to stanowiła zabezpieczenie należytego wykonania umów, a którą nieprawidłowo zdeponowano na rachunku budżetu (konto 133) zamiast na odpowiednim do tego celu rachunku depozytowym podlegającym ewidencjonowaniu w ewidencji jednostki budżetowej - Urzędu Gminy – konto 139 „inne rachunki bankowe” – odpowiednio strony 8-11 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków budżetowych stwierdzono brak należytych mechanizmów wewnętrznej kontroli finansowej. Wniosek taki jest pochodną szeregu ustaleń związanych z procesem rozdysponowania środków publicznych, które dotyczyły m.in.:

- braku kontrasygnaty skarbnika na wszystkich umowach-zlecenia zawieranych w roku 2007 i latach poprzednich, a powodujących powstanie zobowiązań finansowych, jako warunku ich skuteczności. Obowiązek taki wynika z postanowień art. 46 ust. 3 ustawy z 8 lutego 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 Nr 142, poz. 1591 ze zm.). Powyższą okoliczność pani skarbnik uzasadniała niewiedzą o obowiązku kontrasygnowania umów. Zgodnie z przepisami dotyczącym zakresu działania skarbnika, jest to podstawowe jego zadanie, zważywszy, że kontrasygnata jest elementem kontroli wstępnej, o której mowa w treści art. 45 ust. 3, w związku z ust. 1 pkt 3 i 4 tego artykułu w ustawie o finansach publicznych – str. 14 prot. kontroli,

- nie przestrzegania wymogu zawierania z kontrahentami umów w formie pisemnej, przy zakupie niektórych składników majątkowych – opis na stronie 14 protokołu kontroli, pomimo wymogu wynikającego z treści § 11 instrukcji obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych, wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy Nr 64/04 z dnia 20 stycznia 2004 roku,

- braku zakresu rzeczowego (przedmiaru robót, kosztorysu) a także innych danych niezbędnych do skalkulowania ceny tj. ogólnej wartości szacunkowej usługi czy dostawy, czego przykładem są sytuacje wskazane w opisie na stronach 44, 46 i 53 protokołu kontroli,

- braku udokumentowania przestrzegania zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, przy wyborze wykonawców (dostaw, usług); w badanej jednostce nie zostały ustalone pisemne procedury w kwestii wyboru wykonawców i zaciągania zobowiązań na kwoty poniżej równowartości 14.000 EURO, dotyczy to m.in. przypadków, o których mowa wyżej. Ustawa o finansach publicznych w art. 35 ust. 4 pkt 1 stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Natomiast stosownie do postanowień art. 47 ust.1 i 2 tejże ustawy kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury dotyczące prowadzenia gospodarki finansowej w odniesieniu m.in. do zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych.

Kontroli poddano prawidłowość ustalania i pozyskiwania niepodatkowych dochodów budżetu gminy i stwierdzono, że:

- w uchwale Rady Gminy Nr V/35/03 z 27 marca 2003 r. w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, zasad polityki czynszowej oraz zasad wynajmowania lokali na lata 2003-2007 postanowiono m.in., że stawkę czynszu ustala wójt i dalej, że stawka czynszu za lokale mieszkalne ulegać będzie raz w roku podwyższeniu – czego w latach 2005-2007 nie realizowano. Na rok 2008 i lata następne brak „programu”. Stosownie do postanowień art. 21 ust.2 ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy … (Dz. U. nr 71, poz. 733 ze zm.) - wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy powinien być opracowany na co najmniej pięć kolejnych lat – str. 18 prot. kontroli,

- w niewłaściwej wysokości pobierano odpłatność za energię cieplną dostarczaną najemcom lokali komunalnych i mieszkań wykupionych na własność, a znajdujących się w budynkach komunalnych; opis na stronie 19 protokołu kontroli wskazuje przypadki zastosowania stawki niższej, niż to wynikało z kalkulacji, oraz przypadki stosowania stawki, w stosunku do kalkulacji, zawyżonej. Łączna kwota niedopłaty z tego tytułu wyniosła 3.133,14 zł a nadpłaty - 9.176,60 zł,

- nie waloryzowano czynszu za najem i dzierżawę w oparciu o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych … mimo, że obowiązek taki nałożony został uchwałą Rady Gminy Nr III/8/06 z dnia 19 grudnia 2006 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntownych oraz ich wydzierżawiania lub najmu. W umowach z najemcami (dzierżawcami), wskazanymi w opisie na stronie 20 protokołu, brak zapisu w przedmiocie waloryzacji, poza umową tamże opisaną, która zawierała zapis o waloryzacji czynszu, a mimo to waloryzacji nie dokonano. Skutek finansowy za okres od 1 stycznia 2007 do maja 2008 to kwota 287,92 złotych.

Ponadto, badając dokumentację dotyczącą zbycia działki w trybie przetargu nieograniczonego w m. Rogienice Wielkie ustalono, że w niewłaściwej kwocie określono wartość postąpienia, która od kwoty 11.780 zł. (wg operatu szacunkowego) winno wynosić 120 zł, zgodnie z § 14 ust.3 rozporządzenie RM z 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108) a wyniosło 180 złotych.

Z ustaleń kontroli wynika także, iż gmina pozyskała dochody budżetowe z tytułu wpłat mieszkańców gminy w związku z prowadzonymi inwestycjami wodociągowymi. W 2007 roku była to kwota 20.500 zł., która stanowiła pozostałość niewpłaconej w 2006 należności za budowę przyłączy. Koszt budowy 77 przyłączy o długości 2673 mb wyniósł 249.738,39 zł. (koszt 1 mb przyłącza to kwota 93,43 zł brutto). Udział ludności w partycypacji budowy to kwota 115.500 zł (77 x 1,50). Z poszczególnymi właścicielami nieruchomości zawierane były umowy, w których m.in. określano długość przyłącza (na około 30 mb) i koszt budowy (udział w partycypacji) – 1,50 zł. Umowy te były tożsame, zarówno w formie jak i treści. Z zestawienia wykonanych przyłączy wynika, że długość poszczególnych przyłączy była zróżnicowana i tak wykonano najkrótsze przyłącze o długości 7 mb i najdłuższe 125 mb . Średni udział w partycypacji 1 mb przyłącza to 23,14 zł./mb (2675 mb: 115.500 zł) stąd udział w budowie 7 mb, przyłącza winno wynieść około 162 zł zaś w przypadku przyłącza o długości 125 mb około 2.893 zł., co wskazuje, że część mieszkańców wnoszących opłaty (przyłącza krótsze) partycypowała w kosztach budowy przyłączy innych mieszkańców (dłuższe). Reasumując należy stwierdzić, że ustalona (przyjęta) opłata w wysokości 1.500 zł bez żadnej kalkulacji nie odzwierciedlała kosztów budowy przyłączy w świetle stanu faktycznego i w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy z 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. Nr 72, poz. 747 ze zm.), który wskazuje, że koszt budowy przyłączy wodociągowych i kanalizacyjnych winna ponosić osoba ubiegająca się o przyłączenie nieruchomości do sieci, natomiast gmina (lub przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne, jeżeli planuje przedsięwzięcia rozwojowo-modernizacyjne) jest zobowiązana zapewnić budowę urządzeń wodociągowych i urządzeń kanalizacyjnych, przy czym pojęcia przyłączy, jak i urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych zostały zdefiniowane w art.2 pkt 5, 6, 14 i 16 ustawy. W kontekście tych przepisów za bezprawne należy uznać zawieranie umów na podstawie których ustalona opłata za podłączanie do istniejącej sieci, jako warunek możliwości wykonania przyłącza. Wprawdzie w umowach tych gmina zobowiązuje się do wykonania zgodnie z projektem przyłącza wodociągowego do nieruchomości, jednakże opłata, jaką zobowiązuje się wnieść strona umowy ustalona jest ryczałtowo (w jednakowej kwocie), nie uwzględnia zatem faktycznego kosztu wykonania przyłącza, do poniesienia którego zobowiązany jest ubiegający się o przyłączenie nieruchomości do sieci. Opłata ta nie może być też uznana za opłatę adiacencką, o której mowa w art. 143-148 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami ( Dz. U. z 2004 r. Nr 26 poz. 2603 ze zm.) – str. 22 -23 prot. kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

W unormowaniach wewnętrznych, dotyczących zasad (polityki) rachunkowości obowiązujących w jednostce nie wskazano, które dokumenty i zestawienia prowadzone są techniką ręczną a które komputerowo, w formie wydruków oraz okresów za jakie dokonywane są wydruki, jak również brak unormowań w zakresie ochrony danych i ich zbiorów oraz właściwych rozwiązań, zalecających i wymuszających zachowania użytkowników systemu informatycznego, które rozwiązują zachowania programowe tj. tworzenie kopii zapasowych oraz zmianę haseł – str. 26 i 35 prot. kontroli.

         Stwierdzono, że w wydawanych decyzjach podatkowych (nakazy płatnicze dotyczące łącznego zobowiązania podatkowego) niewłaściwie oznaczono organ podatkowy, którym w sprawach podatkowych jest Wójt Gminy, naruszając tym wskazania art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej - str. 27 prot. kontroli.

         W wyniku kontroli powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym, od nieruchomości oraz od środków transportowych stwierdzono, że organ podatkowy:

- w sytuacjach wskazywanych przepisami materialnego prawa podatkowego nie wyegzekwował od zobowiązanych podatników informacji podatkowych, na właściwych drukach, zatwierdzonych do stosowania uchwałą Rady Gminy – str. 28 prot. kontroli,

- nie reagował na przypadki naruszenia zasady powszechności i prawidłowości opodatkowania, powodujące zaniżenie zobowiązania podatkowego – opis na stronie 32 protokołu kontroli,

- analogiczny brak reakcji dotyczył sytuacji składania korekt deklaracji podatkowych bez pisemnego wyjaśnienie przyczyn ich złożenia, stanowiące naruszenie postanowień art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej. W myśl tego przepisu skorygowanie deklaracji następuje poprzez złożenie deklaracji korygującej wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem – str. 33 prot. kontroli.

Należy zatem uznać, w kontekście przywołanych przykładów, że organ podatkowy nie ma możliwości i nie prowadzi kompletnych czynności sprawdzających w zakresie, o którym mowa w art. 272 Op. Przepis ten stanowi, że organy podatkowe dokonują czynności sprawdzających mających na celu m. in. sprawdzenie terminowości składania deklaracji i wpłacania zadeklarowanych podatków oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przestawionymi dokumentami.

Ustalono, że w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych, składanym za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2007 roku nieprawidłowo wykazano kwoty w kolumnie „Skutki obniżenia stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy”, w wierszu „podatek od środków transportowych”. Nie uwzględniono w całości kwot skutków obniżenia górnych stawek podatku, wykazując kwotę 13.296 zł zamiast prawidłowej kwoty 15.260 złotych. Zaniżono więc tym samym kwotę skutków o 1.964 złote, również w sprawozdaniu RB-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2007 roku. Należy zatem stwierdzić, że w tej części sprawozdania zostały sporządzone z naruszeniem § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Przepis ten stanowi, iż dane wykazane w sprawozdaniach powinny być sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych – str. 36-37 prot. kontroli.       

W wyniku poddania badaniu prawidłowości ustalania wielkości wynagrodzenia pracowników Urzędu Gminy stwierdzono, że niewłaściwie ustalono dodatek za wysługę pracownikowi wskazanemu w opisie na stronie 40 protokołu kontroli, zatrudnionemu w Urzędzie od 1 marca 2003 roku w wymiarze ¼ etatu. Z okazanej dokumentacji wynika, że okres dodatkowego zatrudnienia, wg stanu na 31 grudnia 2007 r., wyniósł 16 lat i 9 m-cy, czyli w grudniu 2007 należało naliczyć 16%, a faktycznie naliczono 20% dodatku za wysługę lat. Skutek finansowy w postaci nadpłaconego dodatku za okres 1 I 2006-30 IV 2008 to kwota 880 zł, która została zwrócona w czasie trwania kontroli.

W zakresie wydatków w formie dotacji z budżetu stwierdzono, że Zakładowi Gospodarki Komunalnej w Małym Płocku przekazano kwotę 100.000 zł jako dotację przedmiotową, bez określenia konkretnego zadania (przedmiotu), którego dotacja ma dotyczyć. Stosownie do treści art. 174 ust. 1 i 4 ustawy o finansach publicznych, z budżetu jednostki samorządu terytorialnego mogą być udzielane dotacje przedmiotowe dla zakładów budżetowych, kalkulowane według stawek jednostkowych; stawki dotacji przedmiotowych ustala organ stanowiący. Rada Gminy Mały Płock nie podjęła uchwały w sprawie określenia stawek jednostkowych, które winny być podstawą kalkulacji kwoty dotacji. Ponadto, Pan Wójt nie określił zasad rozliczenia wykorzystania dotacji – powinność określenia przez organ wykonawczy szczegółowości, w jakiej zakład budżetowy winien sporządzić rozliczenie wykorzystania dotacji wynika z przepisu § 52 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.) – str. 42 prot. kontroli.

         Badaniu poddano również wydatki inwestycyjne i dokonano w tym zakresie następujących ustaleń. W 2007 roku opłacono końcową należność za inwestycję zrealizowaną zasadniczo w roku 2006 pn. „budowa sieci wodociągowej…” w wysokości 666.756 zł (całkowita należność wykonawcy to kwota 1.340.758,56 zł). Wykonawcą inwestycji było konsorcjum: Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „Zieja” z Łomży i Przedsiębiorstwo Robót Inwestycyjnych „BUDOKAN” z Grajewa, wyłonione w trybie przetargu nieograniczonego. Badając całość dokumentacji w powyższym przedmiocie stwierdzono – w przedmiarze robót, sporządzonym przez projektanta ujęto pozycję: „odwodnienie wykopów – 500 godzin potwierdzone przez inspektora nadzoru / dziennik pompowania”. W kosztorysie inwestorskim roboty te wyceniono na kwotę 14.457,72 zł natomiast w kosztorysie ofertowym ujęto kwotę 14.949 zł, która to kwota stanowiła część składową należności wykonawcy. W dzienniku budowy (w wykazie przekazanej dokumentacji powykonawczej – niewyszczególniono dziennika pompowania) brak zapisu na okoliczność odwadniania wykopów co było warunkiem uznania tych robót, zgodnie z zapisem w przedmiarze robót. W dniu 4 lipca 2008 roku tj. po dacie podpisania protokołu dostarczono „dziennik pompowania”. Stosownie do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 26 czerwca 2002 w sprawie dziennika budowy, montażu i rozbiórki oraz tablicy informacyjnej – dziennik budowy jest przeznaczony do rejestracji, w formie zapisów, przebiegu robót budowlanych oraz wszystkich zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku ich wykonywania i mających znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonania budowy, rozbiórki lub montażu (§2.1) i dalej – jeżeli odrębne przepisy nakładają obowiązek prowadzenia specjalnego dziennika robót, fakt jego prowadzenia odnotowuje się w dzienniku budowy, a po zakończeniu robót specjalny dziennik robót dołącza się do dziennika budowy (§3.4.) – cytowanych unormowań w jednostce nieprzestrzegano – str. 52 prot. kontroli.

         Ponadto ustalono, że nadzór inwestorski sprawowany był przez P P-P „PERFEKT” z Białegostoku, na podstawie umowy zawartej 18 lipca 2006 roku, z określonym wynagrodzeniem brutto – 1,7 % wartości robót. Z treści umowy i przedłożonych rachunków wynika, że wykonawcy nadpłacono kwotę 3.195,44 zł, bowiem kwota należna, zgodnie z umową to 22.793 zł (1.340.758,56 zł x 1,7%), zapłacono natomiast 25.988,44 złotych. Rachunki do zapłaty zatwierdzili: pod względem formalno rachunkowym – skarbnik a pod merytorycznym wójt. W czasie kontroli wykonawca zwrócił powyższą kwotę. Sytuacja ta wskazuje, że kontrola (sprawdzenie rachunków pod względem formalno rachunkowym) prowadzona była w sposób nieadekwatny do ustanowionych środków kontroli i obowiązujących standardów – str. 52 prot. kontroli.

Kontrola zagadnienia gospodarki mieniem komunalnym, której wyniki opisano na stronach 14 i 54 protokołu kontroli, wykazała, że:

- informacja o stanie mienia komunalnego, stanowiąca załącznik do projektu budżetu na 2008 (informacja z 23 listopada 2007) nie zawierała wszystkich składników mienia, podlegających prezentacji w tym dokumencie,

- ewidencja analityczna środków trwałych zawiera braki w zakresie określenia cech identyfikujących poszczególne obiekty inwentarzowe. Opisanie środków trwałych w ewidencji pomocniczej za pomocą dostatecznie dokładnych danych, pozwalających na ich identyfikację, ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych składników majątkowych, a tym samym daje możliwość powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy o rachunkowości,

- wartość budynku komunalnego p.n. „Dworek”, w którym dokonano kapitalnego remontu, nie odpowiada faktycznie poniesionym nakładom, bowiem nie uwzględniono wartości robocizny robót elektrycznych w kwocie 29.280 zł,

- w ewidencji analitycznej brak 11 sztuk aparatów telefonicznych; zgodnie z obowiązującym w jednostce Z.P.K.- pozostałe środki trwałe o wartości poniżej 1000 zł podlegają ewidencji ilościowo – wartościowej.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art.30 ust. 1 i 2, art. 60 ust.1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie jako kierowniku jednostki zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 §1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie artykułu 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wykonywanie obowiązków, nałożonych przywołanymi przepisami ustawy o finansach publicznych, w przedmiocie kontroli finansowej w jednostkach organizacyjnych gminy.

2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych w oparciu o przepisy podane w części opisowej wystąpienia tj. o ustawę o rachunkowości i rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla …budżetów jednostek samorządu terytorialnego

3. Opracowanie pisemnych procedur kontroli finansowej dotyczących:

a) dokumentowania czynności zaciągania zobowiązań,

b) zlecania wykonania dostaw i usług z uwzględnieniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów danych nakładów

4. Wyeliminowanie nieprawidłowości w przedmiocie pozyskiwania niepodatkowych dochodów budżetowych a w tym:

a) waloryzowanie czynszów za najem lokali mieszkalnych i użytkowych,

b) ustalanie stawek za dostawę (sprzedaż) energii cieplnej zgodnie z kalkulacją kosztów, dokonanie prawidłowego rozliczenia za dostawę energii cieplnej w sezonie grzewczym 2006/2007,

c) finansowanie budowy przyłączy wodociągowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, a podanymi w części opisowej wystąpienia.

5. Ustalanie we właściwej wysokości, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów wszystkich składników wynagrodzenia za pracę.

6. W zakresie udzielania dotacji przedmiotowych:

a) kalkulowanie kwoty dotacji w oparciu o stawki jednostkowe, ustalone przez Radę Gminy,

b) określanie szczegółowości, w jakiej beneficjent winien sporządzać rozliczenie wykorzystania dotacji.

7. Przestrzeganie procedur dotyczących dokumentowania wykonywania robót inwestycyjnych, o których mowa w części opisowej wystąpienia; faktyczną weryfikację przedkładanych rachunków przez kontrahentów, pod względem formalno-rachunkowym celem niedopuszczenia do powstania szkody.

8. Spowodowanie w zakresie ewidencji księgowej i inwentaryzacji składników majątkowych gminy:

a) uzupełnień ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych o cechy identyfikujące poszczególnie obiekty inwentarzowe;

b) zwiększenie wartości budynku komunalnego p.n. „Dworek” o poniesione nakłady;

c) ujęcie w ewidencji analitycznej wszystkich elementów majątku gminy.

9. Dostosowanie unormowań wewnętrznych polityki rachunkowości w zakresie ewidencji księgowej podatków i opłat do obowiązujących przepisów, z uwzględnieniem opisu w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

10. Właściwe oznaczanie organu przy wydawaniu decyzji do których zastosowanie mają przepisy ustawy Ordynacja podatkowa.

11. Wyeliminowanie nieprawidłowości, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie opodatkowania podatkami i opłatami lokalnymi, których źródłem są zaniechania w prowadzeniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z przepisów ustawy Ordynacja podatkowa.

12. Sporządzanie prawidłowych i rzetelnych sprawozdań budżetowych, skorygowanie wskazanych sprawozdań zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, przesłanie korekty do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, w tym o uzyskanych efektach finansowych wynikających z działań podjętych w celu realizacji zaleceń, proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Łomży

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej