Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Radziłów

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 lutego 2019 roku (znak: RIO.IV.6001-8/18), o treści jak niżej:

Pan

Krzysztof Milewski

Wójt Gminy Radziłów

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Radziłów za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Radziłów na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W obszarze zagadnień dotyczących funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że:

a) rejestr instytucji kultury – Biblioteki Samorządowej w Radziłowie – nie był prowadzony w formie elektronicznej. Od 21 maja 2012 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189), nakładające obowiązek prowadzenia rejestru w postaci elektronicznej. Dotychczas prowadzony rejestr podlega dołączeniu do akt rejestrowych prowadzonych przy rejestrze danej instytucji, stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia – str. 3 protokołu kontroli,

b) nie została opracowana przez Pana Wójta dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości w szkołach obsługiwanych przez Urząd Gminy na podstawie uchwały Nr XXVI/169/16 Rady Gminy Radziłów z dnia 14 września 2016 r. Stosownie do art. 10c ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, ze zm.), w przypadku powierzenia jednostce obsługującej obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, są one przekazywane w całości – str. 4 protokołu kontroli.

Badając dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), a także przepisy wewnętrzne składające się na procedury kontroli zarządczej, stwierdzono, że:

a) w kwestii gospodarowania materiałami i ich ewidencji przyjęto niejednoznaczny zapis, iż „zakupione materiały do remontów i inne ujmuje się bezpośrednio w koszty, a materiały niewykorzystane na koncie 310 i rozlicza się po wykonaniu remontu.” Zapis ten prowadzi do wniosku, że sam fakt przekazania materiałów do remontów bezpośrednio po zakupie jest podstawą zarachowania ich w koszty, zaś po wykonaniu remontu miałyby być rozliczane tylko materiały niewykorzystane bezpośrednio po zakupie, objęte ewidencją na koncie 310 „Materiały” –  str. 6 protokołu kontroli,

b) polityka rachunkowości przewiduje odpisywanie w pozostałe koszty operacyjne niewielkich sald należności w kwocie nieprzekraczającej kosztów wysłania upomnienia. Zapis taki jest sprzeczny z ogólną zasadą z art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) określającą, że jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Nie stwierdzono przy tym uregulowań wskazujących np. minimalny okres, za który mają zostać naliczone te należności, aby dokonać ich „odpisania”, czy też wyłączających ich stosowanie do należności cywilnoprawnych. Przepisy prawa nie przewidują samodzielnego decydowania przez Pana Wójta o podstawach do „odpisywania” z ksiąg należności cywilnoprawnych przypadających budżetowi gminy bez formalnego ich umorzenia. Artykuł 42 ust. 6 ustawy o finansach publicznych przewiduje możliwość odstępowania od podejmowania czynności wobec dłużnika zmierzających do wykonania zobowiązania, jeżeli zachodzą przesłanki odstąpienia od czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych przewidziane przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Z kolei obowiązujący od 28 kwietnia 2017 r. art. 59a ustawy o finansach publicznych przewiduje, że rada gminy może, w drodze uchwały, postanowić o niedochodzeniu należności o charakterze cywilnoprawnym przypadających gminie lub jej jednostkom organizacyjnym, których kwota wraz z odsetkami nie przekracza 100 zł. W przypadku braku tego typu uchwały, której postanowienia – w ocenie Izby – również powinny odnosić się do okresu, za jaki kwota należności cywilnoprawnej z odsetkami ma nie przekraczać 100 zł, jedyną drogą legalnego usunięcia z ewidencji należności cywilnoprawnej jest jej umorzenie na zasadach, które powinny być określone uchwałą przez Radę Gminy na podstawie delegacji z art. 59 ust. 2 ustawy o finansach publicznych – uchwała taka nie została podjęta przez Radę Gminy Radziłów wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy. Pan Wójt nie posiada więc podstaw do umarzania, odraczania terminu płatności i rozkładania na raty spłat należności cywilnoprawnych. Kwestie te w gminie Radziłów ostatnio regulowała uchwała Nr XXXI/195/09 Rady Gminy z dnia 15 czerwca 2009 r., podjęta na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), która nie może już być podstawą udzielania ulg, ponieważ nie jest zgodna z aktualną delegacją do regulowania tych zagadnień. Od 2010 r. obowiązek podjęcia przez Radę Gminy uchwały regulującej zagadnienia udzielania ulg w spłacie należności dotyczy już tylko należności cywilnoprawnych (a nie – jak wcześniej – wszelkich, do których nie stosuje się przepisów Ordynacji podatkowej). Ponadto zgodnie z brzmieniem art. 59 ust. 1 ustawy o finansach publicznych nadanym od 28 kwietnia 2017 r. w treści przedmiotowej uchwały powinna zostać uregulowana także kwestia stosowania ulg w spłacie należności cywilnoprawnych przypadających instytucjom kultury. Jak wynika z ustaleń kontroli, nie udzielał Pan w okresie objętym kontrolą ulg, których zasady udzielania powinny być uregulowane przedmiotową uchwałą. W trakcie kontroli nie stwierdzono też przypadków odpisywania „niewielkich sald” według zasad przewidzianych przepisami wewnętrznymi – str. 7 i 10 protokołu kontroli,

c) przyjęty w zakładowym planie kont Urzędu Gminy opis konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” przewiduje wszystkie warianty ewidencji na tym koncie, określone załącznikiem nr 3 do rozporządzenia w zależności od przyjętego sposobu obsługi bankowej Urzędu, zamiast wskazywać na rozwiązania adekwatne do faktycznego sposobu obsługi bankowej dochodów i wydatków realizowanych przez Urząd Gminy Radziłów, tj. przy wykorzystaniu rachunku budżetu. W związku z przyjętą formą obsługi bankowej bezzasadnie zamieszczono też w zakładowym planie kont Urzędu konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, które w takim przypadku nie mają zastosowania – str. 8  protokołu kontroli,

d) w opisie konta 141 „Środki pieniężne w drodze” błędnie zamieszczono opis właściwy dla operacji podlegającym księgowaniu na koncie 140 „Krótkoterminowe aktywa finansowe”, które prawidłowo nie zostało ujęte w wykazie kont Urzędu – str. 8 protokołu kontroli,

e) nie określono przepisami wewnętrznymi (w tym w opisach poszczególnych kont) stosowanych zasad ewidencjonowania operacji związanych z centralnym rozliczaniem podatku VAT – str. 30 protokołu kontroli.

W wyniku analizy wewnętrznych procedur udzielania zamówień publicznych ustalono, że w Urzędzie obowiązuje wewnętrzny regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej 30.000 euro ustalony zarządzeniem Pana Wójta Nr 25/14 z 15 kwietnia 2014 r., który w § 3 zakłada, iż zamówienia o wartości szacunkowej do kwoty 15.000 euro nie wymagają stosowania jego postanowień. Wyłączono zatem obowiązek dokumentowania oszczędnego i efektywnego wydatkowania środków publicznych o wysokości istotnej z punktu widzenia wielkości budżetu gminy. Pragnę wskazać Panu Wójtowi, że ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, iż wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zaś zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy wyłanianiu wykonawców odpłatnych dostaw, robót i usług, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, ze zm.). Przyjęte w kontrolowanej jednostce regulacje – z uwagi na wysoki próg wartości szacunkowej zamówienia, od której przewidziano konkurencyjność postępowania – nie zapewniają udokumentowania, że przy zlecaniu odpłatnych dostaw, robót i usług o znaczącej wysokości (mogącej przekraczać w praktyce 60.000 zł netto) wyłoniono najkorzystniejszą z dostępnych ofert. Teza ta znajduje potwierdzenie tym bardziej, że próg wartości szacunkowej zamówienia, od którego przewidziano pisemność postępowania, przyjęto na poziomie przekraczającym wartość 14.000 euro, powyżej której – do czasu nowelizacji Prawa zamówień publicznych w 2014 r. – uzależnione było stosowanie przepisów tej ustawy – str. 9-10 protokołu kontroli.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… wykazała, że:

a) błędnie ewidencjonowano środki otrzymywane na dofinansowanie pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników – jako dochody budżetu zapisem Wn 133-04 „Dofinansowanie dokształcania młodocianych pracowników” –  Ma 901 „Dochody budżetu”, zaś przekazanie tych środków jako wydatki: Wn 902 „Wydatki budżetu” – Ma 133-04. W księgach Urzędu ujmowano dochody i wydatki na koncie 130, jako zapis wtórny do konta 133. W 2017 r. z tego tytułu otrzymano i wydatkowano środki w łącznej kwocie 34.610 zł, która została zaprezentowana w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S. Zgodnie z obecnie regulującymi to zagadnienie przepisami art. 122 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996, ze zm.) dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników następuje ze środków Funduszu Pracy, przekazanych na wyodrębniony rachunek gminy za pośrednictwem Wojewody, a zatem nie ze środków budżetu gminy. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia operacje dotyczące wydzielonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, środków pieniężnych ewidencjonuje się na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”. Natomiast do ewidencji rozrachunków dotyczących tych środków należy stosować konto 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 16-17 protokołu kontroli,

b) w wyniku błędnych księgowań należne gminie kwoty – 257,58 zł od Stowarzyszenia Edukacyjnego Rodzice i Nauczyciele Dzieciom prowadzącego niepubliczną szkołę w Kramarzewie i 0,47 zł od Stowarzyszenia Edukator prowadzącego szkołę publiczną w Klimaszewnicy – z tytułu niewykorzystanych i niezwróconych do końca 2017 r. dotacji na sfinansowanie kosztów zakupu podręczników, materiałów edukacyjnych lub materiałów ćwiczeniowych składały się na saldo Wn konta 240 w ewidencji budżetu. Dokonano bowiem wyksięgowania tych należności z konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności budżetu środków europejskich” w ewidencji Urzędu (zapisem ujemnym Wn 224 – Ma 130) i ujęcia ich wartości zapisem Wn 240 – Ma 902 „Wydatki budżetowe” w ewidencji budżetu, którym zaniżono wydatki budżetu za 2017 r. Należy wskazać, że zgodnie z opisem konta 224 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzeń, rozliczone i przypisane do zwrotu dotacje, które Urząd zalicza do dochodów budżetowych, należy ujmować na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. W związku z powyższym przedstawione należności na koniec 2017 r. powinny wynikać ze strony Wn konta 221. Dokonane zapisy w ewidencji budżetu były sprzeczne z zasadą kasowego ustalania wyniku budżetu, doprowadzając do bezpodstawnego zaniżenia wydatków 2017 r. o 258,05 zł, co skutkowało zawyżeniem wyniku budżetu za 2017 r. o tę kwotę – str. 22-23 protokołu kontroli,

c) nieprawidłowo zarachowano do dochodów budżetu 2017 r. kwotę 25.860,17 zł (jako dochody ze sprzedaży majątku). Kwota ta wpłacona została przez dwóch kontrahentów na poczet ceny za dwie działki, spośród trzech, wydzielone zgodnie z art. 93 ust. 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204, ze zm.) na poprawę zagospodarowania sąsiadujących nieruchomości. Jeden z trzech kontrahentów nie przystąpił do umowy sprzedaży, a tylko w przypadku sprzedaży wszystkich wydzielonych działek zostałby zachowany wymóg umożliwiający dokonanie  transakcji. Do porozumienia z dwoma kontrahentami o rozwiązaniu (unieważnieniu) protokołu rokowań doszło w styczniu 2018 r. i w tym też miesiącu zwrócono im wpłacone kwoty. Okoliczności te, jak poinformowała Skarbnik Gminy, były powodem, że zwrócone kwoty wyksięgowała z ewidencji dochodów 2018 r. Mając na względzie czas unieważnienia transakcji sprzedaży i dokonania zwrotu środków (przed terminem sporządzenia rocznych sprawozdań budżetowych), kwoty te należało usunąć z ewidencji dochodów 2017 r. zapisem Wn 901 – Ma 240 pod datą 31 grudnia 2017 r. i równolegle ująć na zmniejszenie dochodów na koncie 130 w ewidencji Urzędu. Konsekwencją niedokonania odpowiednich zapisów korygujących w księgach 2017 r. było zawyżenie o 25.860,17 zł dochodów wykazanych w ewidencji i sprawozdawczości 2017 r. oraz zaniżenie o tę kwotę dochodów prezentowanych w ewidencji i sprawozdawczości 2018 r. Według stanu na koniec III kwartału 2018 r. zrealizowane dochody ze sprzedaży nieruchomości były niższe od tej  kwoty, co w efekcie doprowadziło do wykazania w sprawozdaniu Rb-27S za wrzesień 2018 r. w rozdziale 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami” par. 0770 „Wpływy z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności…” kwoty ujemnej w wysokości 16.105,62 zł – str. 28-29 protokołu kontroli,

d) nie jest prowadzone w księgach Urzędu konto 290 „Odpisy aktualizujące należności”, mimo stwierdzenia podczas kontroli należności posiadających cechy uzasadniające dokonanie odpisu na podstawie przepisów art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości; dotyczy to w szczególności należności na kwotę 4.315,12 zł za energię elektryczną, 180 zł od firmy Andafil i 350 zł od firmy Sunwit  – str. 33 protokołu kontroli,

e) ewidencję zapasu wszystkich rodzajów materiałów (według stanu na 31 grudnia 2017 r. o wartości 46.943,89 zł) prowadzono zbiorczo na koncie 310, bez wyodrębnienia ewidencji analitycznej, tj. z naruszeniem zasad funkcjonowania konta 310 określonych załącznikiem nr 3 do rozporządzenia (powielonych w zakładowym planie kont Urzędu), nakazujących prowadzenie ewidencji szczegółowej do kont zespołu 3 w sposób  zapewniający możliwość ustalenia stanu zapasów według miejsc ich znajdowania się i osób, którym powierzono pieczę nad nimi, a w odniesieniu do zapasów materiałów i towarów objętych ewidencją ilościowo-wartościową także według ich poszczególnych rodzajów i grup – str. 125 protokołu kontroli.

Weryfikacja sald wykazanych na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na dzień 31 grudnia 2017 r. (str. 25-29 protokołu kontroli) wykazała zaległości od dłużników, którzy nie dokonują wpłat lub dokonują ich sporadycznie. Stwierdzono przypadki, w których działania windykacyjne ograniczały się tylko do wysyłania upomnień. Dotyczy to w szczególności należności za dzierżawę w wysokości 181,87 zł + 66,07 zł odsetki, która wynika z przypisów za lata 2013-2015, po czym umowa dzierżawy wygasła – w świetle art. 118 k.c. doszło do upływu terminu przedawnienia tej należności – oraz należności głównej w wysokości 530 zł + 178,39 zł odsetki za wynajem sali od dwóch firm, z czego jedna należność powstała w 2012 r. a druga w 2014 r.

Z kolei analiza sprawozdania zbiorczego Rb-27S gminy Radziłów za 2017 r. oraz danych wynikających ze sprawozdań jednostkowych jednostek budżetowych wykazała, że zaprezentowana w kol. 9 sprawozdania kwota dotycząca należności za dostarczoną wodę wynosi 106.293,25 zł i wynika ze sprawozdania gminnej jednostki budżetowej – Zakład Komunalny w Radziłowie. Według zestawienia sporządzonego przez pracownika Zakładu, na dzień 26 listopada 2018 r. zaległości od dłużników, którzy nie dokonują wpłat lub dokonują ich sporadycznie wynosiły 62.067,35 zł (odsetki naliczono w łącznej wysokości 5.174,63 zł). Przedstawiona kontrolującym analiza poszczególnych sald w kontekście terminu przedawnienia roszczeń okresowych wynikającego z art. 118 k.c. wykazała, że dopuszczono do przedawnienia należności od 7 kontrahentów na sumę 5.542,20 zł. Wobec tych dłużników nie stwierdzono żadnych działań windykacyjnych podejmowanych przed sądem, które prowadziłyby do przerwania biegu terminu przedawnienia, stosownie do art. 123 § 1 k.c. Ustalenia kontroli wskazują zatem na naruszenie obowiązku wynikającego z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Według danych przedstawionych przez pracownika Zakładu zagrożone sukcesywnym przedawnianiem się są kolejne należności, o ile nie zostaną podjęte prawem przepisane działania zmierzające do zabezpieczenia należności przed przedawnieniem oraz ich wyegzekwowania. W złożonym wyjaśnieniu poinformował Pan, że zatrudniono dodatkowego pracownika, co usprawni proces ściągania należności, po podjętych działaniach dłużnicy najdłużej zalegający z płatnościami dokonali wpłat łącznie na kwotę 3.940 zł, 12 dłużników zadeklarowało na piśmie uiszczenie wpłat w ratach miesięcznych (…) – str. 36-39 protokołu kontroli.

           W wyniku weryfikacji danych konta 221 w ewidencji Urzędu stwierdzono też, że wykazana w księgach na koniec 2017 r. należność od dzierżawcy w wysokości 304,26 zł była zawyżona o kwotę 295,20 zł w następstwie błędu w fakturach wystawionych w 2016 r. – każda z  dwóch faktur obejmowała należność za cały rok, zamiast za półrocze, co skutkowało podwojeniem w ewidencji należności o tę kwotę. W 2018 r. za 11 miesięcy dzierżawy (w związku z wygaśnięciem umowy w dniu 29 listopada 2018 r.) wystawiono fakturę na 150,40 zł, zamiast – proporcjonalnie do okresu dzierżawy – na 270,60 zł. W konsekwencji błędnie wystawionych faktur na dzień kontroli w ewidencji widniało saldo w wysokości 454,66 zł, podczas gdy faktyczne zadłużenie kontrahenta wynosiło 279,66 zł – zawyżenie o 175 zł. W trakcie kontroli wysłano do kontrahenta faktury korygujące, doprowadzające należności do rzeczywistości.

Ponadto na koncie 221 stwierdzono na koniec 2017 r. saldo należności głównej w wysokości 9.145,39 zł plus 3.149,06 zł naliczonych od nich odsetek, dotyczące przypadających gminie kwot za energię elektryczną dostarczaną podmiotom wynajmującym od gminy lokale zaopatrzone w urządzenia pomiarowe zarejestrowane na Urząd Gminy. Część tego salda wynikała z bieżących rozliczeń – kontrahenci spłacili należność w całości w 2018 r. Zasadnicza część należności głównej na sumę 5.796.30 zł obciążała dwóch najemców, od których, wobec braku wpłat, gmina zmuszona jest dochodzić należności na drodze sądowej. Sytuacja ta skłania do wniosku, iż powinien Pan zaniechać opłacania kosztów dostarczania energii elektrycznej do wynajmowanych lokali, zużytej przez najemców, ponieważ wydatki na ten cel nie stanowią zadania gminy. Wobec bezskutecznej egzekucji może to narazić budżet na stratę kwot wydatkowanych na koszty funkcjonowania innych podmiotów. W wyjaśnieniu złożonym do protokołu jako przyczynę refakturowania dostaw energii do lokali wskazał Pan, że w niektórych przypadkach zmiana wymaga przeróbki instalacji elektrycznej, zaś w jednym przypadku podjęta została decyzja o przepisaniu licznika na najemcę.

Kontrola sprawozdawczości sporządzonej na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), zastąpionego od 2018 r. rozporządzeniem z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 109), wykazała że w sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym na koniec 2017 r. w rubryce „Stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego” wykazano kwotę 3.028.650,43 zł, tj. o 452,99 zł wyższą od prawidłowej kwoty wynoszącej 3.028.197,44 zł, potwierdzonej przez bank na koniec 2017 r. Skarbnik poinformowała kontrolującego, że było to efektem omyłki pisarskiej – str. 10 i 18 protokołu kontroli.

Analiza obrotów i sald na rachunku sum depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”), w tym ich konfrontacja z ewidencją do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” określającą źródła ich pochodzenia i przebieg rozliczeń (str. 31-33 protokołu kontroli), w świetle postanowień umów z wykonawcami i przepisów Prawa zamówień publicznych wykazała, że dokonywano zwrotów wadiów oraz zabezpieczenia należytego wykonania umów w wysokościach kwot wpłaconych, co narusza przepisy art. 46 ust. 4 oraz art. 148 ust. 5 Prawa zamówień publicznych nakazujące zwrot wadiów i zabezpieczeń wniesionych w pieniądzu wraz z odsetkami od rachunku, na którym były one przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji za przelew. Kontrola wykazała, że w skład stanu środków pieniężnych wykazanych na koncie 139 na koniec 2017 r. wchodziła kwota 1.114,06 zł (skumulowana przez kilka lat) stanowiąca różnicę między wielkością odsetek dopisanych przez bank (w 2017 r. w wysokości 126,21 zł) i kosztami obsługi rachunku (w 2017 r. na sumę 15 zł). Wskazania ponadto wymaga, że z ewidencji nie wynika, od jakich depozytów odsetki zostały naliczone, gdyż ujmowano je na jednym koncie zbiorczym. Uniemożliwia to analizę źródeł pochodzenia odsetek i kosztów obsługi bankowej w odniesieniu do poszczególnych depozytów. Prowadzenie ewidencji analitycznej w ten sposób uchybia postanowieniom załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, według których ewidencja szczegółowa do kont zespołu 2 powinna umożliwiać wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków oraz ustalenie przebiegu i stanu rozliczeń z podziałem na kontrahentów.

Kontrola wydatku na zakup działki w Słuczu za kwotę 24.000 zł wykazała nieprawidłową klasyfikację budżetową w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.). Zakup nieprawidłowo ujęto w par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, zamiast w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” – str. 124 protokołu kontroli.

Analizując decyzje ustalające opłaty za zajęcie pasa drogowego w świetle przepisów art. 40 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2068, ze zm.) oraz uchwały Rady Gminy w sprawie stawek opłat stwierdzono, że w trzech przypadkach niewłaściwie naliczono opłatę za umieszczenie urządzeń w pasie drogowym, bowiem przyjmowano do naliczenia opłaty powierzchnię faktycznie zajmowaną przez urządzenie w sytuacji, gdy zajmowało ono powierzchnię poniżej 1 m². Artykuł 40 ust. 10 ustawy o drogach publicznych stanowi, że zajęcie pasa drogowego o łącznej powierzchni mniejszej niż 1 m² jest traktowane jako zajęcie 1m² pasa drogowego. Łączna kwota różnicy między kwotą naliczoną a należną to 26,33 zł za lata 2015-2018. W czasie kontroli wydał Pan decyzje zmieniające, zaś wymieniona kwota została wpłacona przez adresatów decyzji na rachunek budżetu – str.75 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli wykorzystania mieszkaniowego zasobu gminy oraz pobieranych w związku z tym dochodów z najmu lokali mieszkalnych stwierdzono, że trzy lokale umiejscowione są w budynku „ośrodka zdrowia” w Radziłowie, który został użyczony umową z dnia 27 września 2001 r. Zakładowi Podstawowej Opieki Zdrowotnej w Grajewie. Umową tą przekazano ZPOZ do bezpłatnego używania budynek wraz z gabinetami lekarskimi, częścią mieszkaniową i innymi przynależnymi lokalami w budynku, a także budynek gospodarczy i działkę gruntu. Koszty eksploatacji budynku miał ponosić biorący. W § 2 pkt 2 umowy postanowiono, że „Biorący w użyczenie ma prawo pobierać czynsz najmu lub dzierżawy od osób trzecich w wysokości wynikającej z kalkulacji kosztów utrzymania budynku oraz stawki czynszu za 1mkw, powierzchni mieszkalnej”. Umowę zawarto na okres 3 lat, zaś następnie w dniu 29 grudnia 2004 r. zawarto kolejną umowę użyczenia o takiej samej treści na okres 10 lat. W dniu 10 maja 2010 r. zawarto umowę na okoliczność prowadzenia robót inwestycyjnych w „Gminnym Ośrodku Zdrowia” w Radziłowie przez ZPOZ w Grajewie oraz gminę Radziłów. W umowie tej określono m.in. udział stron w finansowaniu zadania, tj. ZPOZ – 109.710 zł i gmina – 30.000 zł. Postanowiono też, że gmina zobowiązuje się, iż z powodu poniesionych przez ZPOZ nakładów inwestycyjnych będzie on użytkował nieodpłatnie ten obiekt przez 15 lat od daty zakończenia ówcześnie trwającej umowy, tj. do dnia 28 grudnia 2029 r. Określono, że dnia 28 grudnia 2029 r. nakłady inwestycyjne poniesione przez ZPOZ w kwocie 109.710 zł będą zamortyzowane w 50% (stawka amortyzacji 2,5% w skali roku), a w przypadku nie przedłużenia umowy użyczenia pozostałe nakłady zostaną rozliczone i zwrócone przez Gminę z uwzględnieniem stopnia zużycia 2,5% w skali roku, chyba że umowa ulegnie dalszemu przedłużeniu.

Z okazanej dokumentacji wynika, że budynek „ośrodka zdrowia” decyzją komunalizacyjną z 1992 r. stał się własnością gminy Radziłów, natomiast w księgach rachunkowych ujęto go dopiero 5 października 2010 r. W okresie objętym umową użyczenia zajmowane były w nim 2 lub 3 lokale mieszkalne. Urząd Gminy nie jest w posiadaniu umów z najemcami lokali mieszkalnych, które zawierał ZPOZ.

Stwierdzony stan sprzeciwia się obowiązującym przepisom. Uchwała Nr LIV/316/10 Rady Gminy Radziłów z dnia 11 listopada 2010 r. w sprawie ustalenia zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy stanowi, że umowy najmu lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy w imieniu gminy Radziłów zawiera Wójt Gminy. Z § 2 uchwały wynika, że lokale mogą być wynajmowane osobom fizycznym (określając m.in. zasady pierwszeństwa), a nie podmiotom gospodarczym, w tym wypadku prowadzącym działalność leczniczą. Osoby zainteresowane uzyskaniem pomocy z zasobu mieszkaniowego gminy powinny złożyć wniosek oraz oświadczyć, że nie posiadają tytułu prawnego do lokalu mieszkalnego, a także przedstawić dane w zakresie aktualnej sytuacji mieszkaniowej, materialnej i rodzinnej. Kontrolę społeczną w zakresie gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, oraz opiniowanie wniosków o przydział lokali mieszkalnych i socjalnych i badanie sytuacji wnioskodawców sprawuje Komisja d.s. Społecznych Rady Gminy Radziłów – § 6 uchwały. Dodatkowo lokale wynajęto przy braku określenia, w jaki sposób będą one wykorzystywane. Z art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1234, ze zm.) wynika, że zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych wspólnoty samorządowej następuje przede wszystkim przy wykorzystaniu mieszkaniowego zasobu gminy. Udostępnienie lokali podmiotowi prowadzącemu działalność leczniczą spowodowało, że gmina nie może wykonywać zadań, do realizacji których lokale te powinny służyć – str. 78-80 protokołu kontroli.

Pośród dochodów z najmu i dzierżawy stwierdzono wpływy na kwotę 4.511,52 zł pozyskane z tytułu „dzierżawy” wiaty garażowej, garaży i pomieszczenia biurowego przez Zakład Komunalny w Radziłowie – jednostkę budżetową gminy. „Umowa dzierżawy” z 5 sierpnia 2016 r. zawarta została przez Pana Wójta z kierownikiem magazynu w Zakładzie Komunalnym w Radziłowie, ponieważ – jak wynika z ustaleń kontroli – w jednostce tej nie było w tym czasie obsadzone stanowisko kierownika. Uzasadniając powód zawarcia „umowy dzierżawy”, zamiast ustanowienia trwałego zarządu, Pan Wójt wskazał na niemożność ustanowienia trwałego zarządu „na części nieruchomości, a niestanowiącej odrębnej nieruchomości”. Należy jednak podkreślić, że nie ma Pan także możliwości zawarcia umowy cywilnoprawnej z własną jednostką budżetową, ponieważ jest to czynność dokonana „z samym sobą” – str. 81-82 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badaniu poddano powszechność opodatkowania podatkiem rolnym i stwierdzono nieprawidłowości polegające na nieprzedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które w myśl art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892, ze zm.) stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z powyższym organ podatkowy naruszył także art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego także poprzez ewentualne wyegzekwowanie prawidłowo wypełnionych informacji. Łącznie w próbie przyjętej do kontroli stwierdzono w 17 przypadkach brak informacji zawierających dane na podstawie, których dokonywany jest wymiar zobowiązania podatkowego w łącznej kwocie 2.938 zł. – str. 49 protokołu kontroli.

           Kontrolowany organ podatkowy wydał 3 decyzje, które podano kontroli, w sprawie zmiany wysokości wymiaru należności podatkowych. Analizie poddano zgromadzony materiał dowodowy i stwierdzono, że wydawane decyzje nie uwzględniają wszystkich elementów uzasadnienia. W myśl art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu podatkowego, datę jej wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie – oraz podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Natomiast zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 ustawy, integralną częścią każdej decyzji jest jej uzasadnienie faktyczne i prawne. Przytoczenie przepisów prawa to również wskazanie ich treści i relacji do stanu faktycznego sprawy i zasadami prawidłowo prowadzonego postępowania administracyjnego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Decyzja powinna wskazywać ustalony przez organ stan faktyczny, określać przesłanki zastosowania tej a nie innej kwalifikacji prawnej i ustalać, jakie okoliczności stanu faktycznego odpowiadają którym z fragmentów normy prawnej zastosowanej w sprawie, co nie zostało dopełnione przez organ podatkowy. Kompletność materiału zgromadzonego w sprawie jest zupełnie podstawowym, niejako pierwotnym warunkiem uznania, że po pierwsze została zrealizowana zasada prawdy obiektywnej, a po drugie, że ocena dowodów dokonana przez organ podatkowy jest oceną korzystającą z ochrony w myśl art. 191 Ordynacji podatkowej. Natomiast z treści art. 210 § 4 oraz art. 235 tej ustawy nie wynika, aby uzasadnienie decyzji musiało przedstawiać stanowisko organu we wszystkich najdrobniejszych kwestiach proceduralnych. Uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia organu powinno odnosić się do okoliczności, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy – str. 50-51 protokołu kontroli.

Badaniu poddano zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości w grupie podatników będących osobami fizycznymi. W jego wyniku u podatnika o numerze ewidencyjnym 250234 stwierdzono, że niewłaściwie wykazał on w informacji podatkowej z 2014 r. powierzchnie budynków i gruntów podlegające opodatkowaniu, zaniżając je i naruszając w ten sposób art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445, ze zm.). W toku kontroli organ podatkowy wyegzekwował aktualną informację, zgodnie z którą powierzchnia gruntów zwiększyła się o grunty oraz budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Na tej podstawie ustalono, iż za lata 2014-2018 podatnikowi łącznie zaniżono podatek od nieruchomości na kwotę 9.552 zł. W obszarze tym stwierdzono ponadto nieprawidłowość polegającą na nieopodatkowaniu nieruchomości położonej w miejscowości Kieljany oraz w miejscowości Klimaszewnica. Podatnik prowadzi na nich działalność gospodarczą, posiadając zezwolenia na wydobywanie kopaliny ze złoża kruszywa naturalnego w miejscowości Kieljany (decyzja Starosty Grajewskiego z dnia 22 stycznia 2014 r.) i Klimaszewnica (decyzja Starostwa Grajewskiego z dnia 7 października 2013 r.). Podatnik nie wykazał wyżej wymienionych gruntów w informacji podatkowej. W wyniku braku opodatkowania, łącznie za lata 2016-2018 do budżetu gminy nie wpłynęła kwota 84.188 zł – str. 58-60 protokołu kontroli. Podsumowując powyższe nieprawidłowości należy jednoznacznie stwierdzić, iż są one skutkiem nieprzeprowadzania lub też niekompletnego przeprowadzania czynności sprawdzających w stosunku do złożonych przez podatników informacji podatkowych. Wskazany obowiązek, będący pochodną treści art. 272 Ordynacji podatkowej, ma zapewnić organowi podatkowemu już na wczesnym etapie kontrolę nad terminowością składania deklaracji (informacji) podatkowych oraz zapłaty należności, formalną poprawnością złożonych dokumentów a także rzetelnością danych w nich zawartych. Równocześnie przepisy Działu V Ordynacji podatkowej zawierają m.in. wskazanie procedur, przy pomocy których organ podatkowy może i powinien ową kontrolę realizować.

W wyniku analizy uchwały Nr XIX/135/12 Rady Gminy w Radziłowie z dnia 30 marca 2012 r. w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości stwierdzono niezgodność treści § 1 ust. 1 pkt 1-3 z art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz art. 40 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, poprzez zwolnienie od podatku budynków i gruntów stanowiących własność (współwłasność) albo będących w posiadaniu podmiotów wskazanych w treści uchwały. Przywołany przepis, stanowiący delegację do stosowania prawa miejscowego, ma jednoznacznie charakter normy ograniczającej rady gmin co do charakteru zwolnień, jakie może ona wprowadzić na terenie swojego działania. Przepis ten dopuszcza możliwość wprowadzenia zwolnień od podatku od nieruchomości jedynie o charakterze przedmiotowym. Zwolnienie podatkowe, jakie zastosowała Rada Gminy w Radziłowie, o charakterze przedmiotowo-podmiotowym, oznacza obecnie, w aktualnym stanie interpretacji tego przepisu wynikającym m.in. z orzeczeń WSA, przekroczenie ustawowej delegacji określonej w przywołanych przepisach – str. 60 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, której zasady prowadzenia określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138).  Kontrola pozwoliła ustalić, że system informatyczny obsługujący w jednostce przedmiotową ewidencję, nie spełnia warunków przewidzianych w § 2 rozporządzenia, zgodnie z którymi powinien umożliwiać:

- tworzenie raportów i zbiorczych zestawień według kryteriów definiowanych przez użytkownika;

- eksport danych zawartych w ewidencji do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego.

           Struktura i zasady budowy pliku w formacie XML zostały określone w załączniku do rozporządzenia. Stwierdzono, że użytkowany przez kontrolowaną jednostkę program komputerowy nie odpowiada wymogom określonym w załączniku do rozporządzenia w zakresie struktur i zasad budowy pliku w formacie Rozszerzalnego Znacznika Języków XML po wygenerowaniu. Jednocześnie stwierdzono, że prowadzona ewidencja nieruchomości nie zawierała kompletnych danych  dotyczących przedmiotów opodatkowania, zgodnie z treścią § 5 rozporządzenia – str. 60-61 protokołu kontroli.

Z kolei kontrola zagadnień dotyczących pozyskiwania dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wykazała nieprawidłowości w zakresie windykacji zaległości z tego tytułu. Łącznie na dzień 31 grudnia 2017 r. wynosiły one 76.567,21 zł (w tym zaległości z lat ubiegłych 64.599,76 zł). W 2017 r. wystawiono 117 upomnień na zaległości w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi na kwotę 58.541,41 zł (w tym koszty upomnień w kwocie 5.428,80 zł). Wystawiono 2 tytuły wykonawcze na kwotę 2.636,40 zł. Jak ustalono, zaległość na dzień kontroli nie objęta tytułami wykonawczymi to kwota 64.859,77 zł. Oznacza to, iż w stosunku do zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami nie wszczęto działań windykacyjnych zmierzających do wyegzekwowania powyższych należności. Ustalenia wskazują na niedopełnienie przez wierzyciela obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2018 r. poz. 1314, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483). Organ podatkowy w celu zdyscyplinowania właścicieli nieruchomości realizacji obowiązków wynikających z przepisów materialnego prawa podatkowego, w tym także obowiązku zapłaty należności, ma możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego z wnioskiem o ukaranie w oparciu o art. 57 k.k.s. – str. 75 protokołu kontroli.

Badaniu poddano prawidłowość funkcjonowania rachunkowości w obszarze dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych. Sprawdzeniu pod kątem zgodności z treścią § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375)  poddano obowiązującą w kontrolowanym okresie dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości. Ustalono, że w przyjętych rozwiązaniach nie określono zasad ewidencjonowania opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi – str. 65-66 protokołu kontroli.

Kontroli poddano rzetelność i prawidłowość sporządzenia sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2017 i stwierdzono, że w wierszu „podatek od środków transportowych”, w kolumnie „Skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy” wykazano kwotę 1.500 zł,  natomiast prawidłowo należało wykazać kwotę 1.574 zł.

Zgodnie z uchwałą nr XIX/135/12 Rady Gminy Radziłów z dnia 30 marca 2012 r. w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości na terenie Gminy Radziłów zwolniono: budynki gospodarcze stanowiące własność/współwłasność/rencistów i emerytów, którzy przekazali swoje gospodarstwa rolne w zamian za świadczenia uregulowane w ustawie o ubezpieczeniu społecznym oraz budynki mieszkalne lub ich części będące własnością osób fizycznych. Na terenie gminy w 2017 r. zwolnionych było 78.988,45 m² powierzchni budynków mieszkalnych oraz 4.089,40 m² powierzchni budynków gospodarczych stanowiących własność, współwłasność, rencistów i emerytów, co skutkowało kwotą zwolnień wynoszącą odpowiednio 31.595,38 zł oraz 20.855,94 zł. Zatem łączna kwota skutków zwolnień budynków mieszkalnych i gospodarczych ujęta w sprawozdaniu Rb-PDP wynosi 52.451 zł. Natomiast uzasadnione wątpliwości budzi kwestia powszechności opodatkowania a tym samym rzetelności danych ujętych w sprawozdaniu. Ustalono, iż zgodnie z ewidencją podatkową zebrano 973 informacje podatkowe, uwzgledniające m.in. zwolnione budynki mieszkalne. Natomiast według ewidencji miejscowości, ulic i adresów, liczba obiektów typu punkt adresowy na terenie gminy Radziłów figuruje w ilości 1.500 adresów. Powyższe rozbieżności mogą wskazywać na to, że część budynków mieszkalnych nie została wykazana w informacjach podatkowych. Może to zatem oznaczać, iż tylko około 65% punktów adresowych (budynków mieszkalnych) zostało wykazanych w informacjach podatkowych. A zatem około 35% populacji punktów adresowych nie zostało objętych informacjami podatkowymi. Nie przesądzając kwestii, na ile ustalenia powyższe potwierdzą się w prowadzonych przez organ podatkowy działaniach wyjaśniających, należy uznać przeprowadzenie tych działań za niezbędne. Tak z punktu widzenia ogólnych obowiązków organu podatkowego, którym w myśl art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji jest Pan Wójt winny realizować dochody podatkowe z uwzględnieniem przymiotów powszechności, prawidłowości i kompletności, jak również z punktu widzenia ustawy o finansach publicznych, której przepisy obligują kierownika jednostki  sektora finansów publicznych do zrealizowania wszystkich dochodów należnych jednostce z mocy prawa. Równocześnie należy wskazać, iż na kierowniku jednostki sektora finansów publicznych ciążą obowiązki w zakresie kontroli zarządczej. Z art. 69 ust. 1 ustawy wynika, że zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków m.in. wójta. Natomiast art. 68 ust. 1 definiuje kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych jako ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Oznacza to, iż kierownik jednostki sektora finansów publicznych winien stosować różnorakie rozwiązania i  procedury w celu realizacji zadań. Takim jest także realizacja dochodów z legalnych źródeł, z uwzględnieniem przymiotu powszechności, tj. racjonalnej pewności, że wszyscy zobowiązani zachowali się zgodnie z wymogami przepisów, np. złożyli informacje podatkowe. Powyższy opis może wskazywać, iż w badanym obszarze albo nie ustanowiono mechanizmów kontroli albo nie były one adekwatne do potencjalnego ryzyka utraty kontroli nad realizacją dochodów budżetu gminy – str. 65-66 protokołu kontroli.

Analizując Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych przyjęty uchwałą Rady Gminy z dnia 27 stycznia 2017 r. stwierdzono, że w treści Programu zawarto zapisy nie odpowiadające rzeczywistości. Zadanie IV – zawarto pkt 7 o treści „doposażenie świetlic środowiskowych (…)”, mimo że na terenie gminy nie działają takie świetlice oraz pkt 8 „finansowanie zatrudnienia pracowników merytorycznych w w/w świetlicach”. Z kolei w zakresie pkt 12 „dofinansowanie zakupu sprzętu lub wyposażenia przeznaczonego na plac zabaw dla dzieci i młodzieży” zadania IV stwierdzono brak wydatków na jego realizację – str. 97 protokołu kontroli.

Badając dokumentację przebudowy drogi gminnej w m. Czachy stwierdzono, że wykonawcą etapu I była firma KOP-TRANS J. Chrostowski, wyłoniona w trybie przetargu nieograniczonego za kwotę 356.863,91 zł brutto. Umowa z wykonawcą została zawarta 21 czerwca 2017 r. z terminem realizacji do 30 września 2017 r., a następnie aneksowana 29 września 2017 r., kiedy to przesunięto termin realizacji zadania na 31 października 2017 r. Do aneksu dołączono pismo wykonawcy z 21 września 2017 r., gdzie jako uzasadnienie zawarcia aneksu podano m.in. intensywne opady deszczu we wrześniu 2017 r.

Z zapisów w dzienniku budowy wynika, że roboty rozpoczęto dopiero 1 września 2017 r., a więc po 2 miesiącach i 9 dniach od daty podpisania umowy i przekazania wykonawcy terenu budowy, i to tę okoliczność w ocenie Izby należy uznać za główną przyczynę niedotrzymania terminu wykonania zadania. W odniesieniu do tej kwestii wskazał Pan w wyjaśnieniu, że (…) Okres realizacji inwestycji przypadał na czas żniw. Gmina Radziłów jest gminą typowo rolniczą i w tym czasie nie było możliwe zamknięcie drogi, gdyż utrudniłoby to rolnikom pracę w znacznym stopniu. Ponadto, gdyby warunki pogodowe były sprzyjające, Wykonawca zadania byłby w stanie zrealizować przedmiot umowy w pierwotnym terminie. Okoliczność dotycząca żniw, przedstawiona przez Pana w wyjaśnieniu, nie była uwzględniona ani w umowie ani w protokole przekazania terenu budowy. Ponadto w pkt 9 protokołu przekazania terenu wykonania robót z 21 czerwca 2017 r. wykonawca zobowiązał się do przedstawienia dokumentacji powykonawczej, w tym kosztorysu powykonawczego, którego nie okazano.

Protokół odbioru końcowego datowano na 13 listopada 2017 r.; wynika z niego, że opóźnienie umownego wykonania robót wyniosło 13 dni i w konsekwencji naliczono kary umownie w wysokości 9.278,46 zł – str. 107-110 protokołu kontroli.

Kontroli poddano dokumentację zrealizowanych robót budowlanych oraz jej zgodność ze stanem faktycznym przez oględziny efektów wykonanych zadań i stwierdzono, że:

a) w zakresie drogi w m. Kieljany w szczegółowej specyfikacji technicznej brak w treści pozycji D.06.01.01 „humusowanie, umocnienie skarp i poboczy”, mimo że pozycja ta występuje w spisie wykazu robót, przedmiarach i kosztorysie powykonawczym – wyceniona na kwotę 5.400 zł netto. Brak tej pozycji również w specyfikacji technicznej odbioru i wykonania robót budowlanych na nośniku w wersji elektronicznej. W poz. 23 kosztorysu powykonawczego wykazano „humusowanie skarp z obsianiem przy grubości warstwy humusu 10 cm” – 900 m², cena 6 zł/m². Faktycznie stwierdzono trawę tylko po lewej stronie pasa drogowego na długości około 150 m i szerokości około 2 m, zaś po prawej stronie tylko chwasty znacznej wielkości. Pozycja ta wyceniona została na kwotę 5.400 zł netto, zatem przyjmując stwierdzone wykonanie w ilości stanowiącej około 1/3, roboty niewykonane a zafakturowane odpowiadały 2/3 tej wartości tj. 3.600 zł netto (4.428 zł brutto). Rozbieżność wynikała stąd, że całkowita szerokość pasa drogowego według pomiarów w terenie to ± 11 m, w tym 5,5 m szerokość jezdni, 2 m (1+1) poboczy, czyli razem nie mniej niż 7,5 m. Pozostaje zatem różnica w wymiarze 3,5 m dotycząca skarp (11 m – 7,5 m). W przedmiarach oraz kosztorysie ofertowym i powykonawczym sporządzonym na bazie przedmiarów wykazano 6 m skarp, a więc w sumie o 2,5 m więcej, niż faktycznie stwierdzono (6 m – 3,5 m). Powyższe świadczy o nierzetelnym wykonawstwie przedmiarów, takim samym wykonawstwie robót, nadzorze i odbiorze. W złożonym wyjaśnieniu potwierdził Pan rozbieżności między dokumentacją a stanem faktycznym oraz wezwał projektanta do złożenia wyjaśnień.

Ponadto podczas oględzin stwierdzono w kilku miejscach rozmyte pobocze, wskutek czego powstały wgłębienia zagrażające użytkownikom jezdni; wyjaśnił Pan, że (…) Gmina Radziłów zwróci się do Wykonawcy zadania o gwarancyjne uzupełnienie poboczy – str. 114-117 protokołu kontroli;

b) w zakresie drogi w m. Brychy stwierdzono zwiększenie zakresu robót w drodze aneksu do umowy pierwotnej o kwotę 11.174,93 zł brutto, w związku z czym nie zwiększono jednak zabezpieczenia należytego wykonania umowy o 5% od dodatkowego wynagrodzenia wykonawcy, jak to przewidywała umowa. Zawarcie aneksu poprzedzone było sporządzeniem protokołu konieczności na wykonanie robót dodatkowych. Robót dodatkowych nie wykazano jednak w dziennikach budowy. Oględziny wykonanych robót wykazały, że:

- w ciągu drogi na długości około 20 mb na odcinku 0+580 do 0+602  stwierdzono rozmyte pobocze, sięgające jezdni (masy bitumicznej), wskutek czego powstały wgłębienia zagrażające  użytkownikom jezdni; ponadto na odcinku tym pobocze ma szerokość około 0,40 cm przy projektowanym 0,75 cm;

- w kosztorysie ofertowym, powykonawczym i księdze obmiaru wykazano pod poz. „regulacja pionowa studzienek do zaworów wodociągowych, nadbudowa wykonana betonem” – sztuk 14 po 100 zł netto sztuka; faktycznie stwierdzono 10 sztuk z tym, że 3 nie były wyregulowane, bowiem 1 przy hydrancie (koło domu nr 17) wystawała około 10 cm ponad poziom krawężnika, zaś 2 pozostawały poniżej poziomu powierzchni pobocza o około 10 cm. Z ustaleniem tym wiążą się rozbieżności w dokumentacji, bowiem w projekcie graficznym wskazano 10 zaworów wodociągowych, natomiast w przedmiarach 14 sztuk, co zostało powielone przez wykonawcę w kosztorysie ofertowym i powykonawczym; należy zauważyć, że podstawą ustalenia ceny ofertowej winna być przede wszystkim dokumentacja projektowa (techniczna). Skutek finansowy to kwota 861 zł brutto (7 x 100 zł + 23% VAT). Ustalenia kontroli świadczą o nierzetelnym wykonawstwie, nadzorze i odbiorze robót. W wyjaśnieniu stwierdził Pan, że (…) po przeprowadzonej kontroli terenowej w dniu 23.11.2018 r. inwestycji pn. Rozbudowa drogi gminnej nr 162503B w obrębie miejscowości Brychy” i stwierdzeniu usterek w postaci rozmytego pobocza oraz niewyregulowaniu pionowym 3 zaworów wodociągowych, wystosuje pismo do Wykonawcy zadania z wezwaniem do usunięcia zaniedbań i wykonania robót gwarancyjnych. Ponadto w kosztorysie ofertowym Wykonawca przedstawił w pozycji „Regulacja pionowa studzienek dla zaworów wodociągowych, nadbudowa wykonana betonem” ilość 14 sztuk, co powielił w kosztorysie powykonawczym, bazując na przedmiarach opublikowanych w postępowaniu przetargowym. Analiza dokumentacji projektowej wykazała rozbieżność między przedmiarami a projektem budowlanym. Wykonując kosztorys powykonawczy, Wykonawca powinien przedstawić wartość wykonanych zaworów zgodnych z projektem budowlanym – str. 117-119 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość inwentaryzacji składników majątku rzeczowego, przeprowadzonej w IV kwartale 2017 r. na podstawie zarządzenia Pana Wójta nr 69/2017 z dnia 6 października 2017 r. (str. 101-102 protokołu kontroli) stwierdzono, że ujawnione w toku inwentaryzacji niedobory na sumę 38.302,58 zł między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych ujęto w postaci salda Wn na koncie 240, które figurowało do czasu zakończenia czynności kontrolnych w zakresie tego zagadnienia, tj. do grudnia 2018 r. Stanowi to naruszenie art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Jako przyczynę tego stanu należy wskazać m.in. brak odpowiednego nadzoru ze strony Pana Wójta nad terminowym wykonaniem obowiązków ciążących – zgodnie z postanowieniami polityki rachunkowości cytowanymi w protokole kontroli – na członkach komisji inwentaryzacyjnej, a w szczególności na jej przewodniczącym. „Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych – postępowanie wyjaśniające” spisany został przez członków zespołu spisowego (już bez udziału przewodniczącego komisji, który rozwiązał umowę o pracę z dniem 30 kwietnia 2018 r.) dopiero w dniu 27 kwietnia 2018 r. i zawiera jedynie stwierdzenia odnośnie prawdopodobnych przyczyn różnic, nie udokumentowanych wyjaśnieniami osób odpowiedzialnych za gospodarowanie składnikami majątkowymi co do faktycznych przyczyn ich powstania. W wyjaśnieniu przedłożonym już po zakończeniu czynności kontrolnych poinformował Pan, że inwentaryzacja na dzień składania wyjaśnienia została ostatecznie rozliczona. Na dowód załączył Pan komisyjny protokół z 8 stycznia 2019 r. Wartość ewidencyjna składników objętych tym protokołem wynosi 46.122,19 zł, zatem jest większa o 7.819 zł od wartości niedoborów ustalonych w wyniku inwentaryzacji. Prowadzi to do wniosku – w powiązaniu z ustaleniami komisji zawartymi w protokole – że w kontrolowanej jednostce nienależycie funkcjonuje system dokumentowania i obiegu informacji w kwestii gospodarowania składnikami majątkowymi. Dokonywano bowiem operacji wpływających na stan tych składników bez jednoczesnego ich udokumentowania, co w konsekwencji doprowadziło do sytuacji, w której salda księgowe określające wartość składników majątkowych nie wykazywały realnego stanu. Utrzymywanie w ewidencji nierealnych sald sprzeciwia się zasadzie rzetelności ksiąg wyrażonej w art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Z treści protokołu załączonego przez Pana Wójta do wyjaśnienia wynika, że część składników (kolumny głośnikowe i wzmacniacz o wartości 3.900 zł) odnaleziono na innym polu spisowym, część została zlikwidowana lub przekazana – bez stosownej dokumentacji, która powinna stanowić podstawę zdjęcia ich z ewidencji – w tym: zniszczone wskutek opadów atmosferycznych palety pod kostkę brukową o wartości ewidencyjnej 11.328,80 zł (według oświadczenia palacza zostały spalone w kotłowni w sezonie grzewczym 2017/2018), podziurawiony, przerdzewiały wąż strażacki (zakup z 2002 r. za 7.725 zł) już w lipcu 2017 r. został przekazany na składowisko odpadów, na podstawie tzw. karty przekazania odpadów, a książki o wartości 2.853,30 zł wydane zostały jako nagrody w konkursach gminnych. Pozostałe składniki (wyszczególnione w pkt c) i d) protokołu) o łącznej wartości 20.315,09 zł określono jako przemieszczone do „składowiska zużytych sprzętów i odpadów”, co nie znalazło odzwierciedlenia w odpowiednim dowodzie określającym przebieg tej operacji (zatwierdzonym przez Pana Wójta), który powinien być przedstawiony komisji inwentaryzacyjnej przed rozpoczęciem spisu. Składniki te, jak wynika z protokołu, w lipcu 2018 r. przekazane zostały do utylizacji, lecz dowody dokumentujące tę operację także nie zostały bieżąco przekazane do komórki księgowości. W efekcie wartość zlikwidowanych w 2018 r. składników do czasu kontroli wchodziła w skład salda konta 240 wyrażającego niedobór ujawniony w toku inwentaryzacji – str. 31 i 126-127 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

           Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Założenie rejestru instytucji kultury w formie elektronicznej, stosownie do obowiązujących przepisów przytoczonych w części opisowej wystąpienia.

2. Wprowadzenie przez Pana Wójta dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości szkół obsługiwanych przez Urząd Gminy.

3. Zmodyfikowanie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) doprecyzowanie postanowień odnoszących się do zasad ewidencjonowania materiałów, z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

b) usunięcie postanowień przewidujących odpisywanie „niewielkich sald należności”, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia,

c) zamieszczenie w zakładowym planie kont Urzędu opisu konta 130 adekwatnego do przyjętego w praktyce sposobu obsługi bankowej dochodów i wydatków realizowanych przez Urząd Gminy jako jednostkę budżetową oraz usunięcie w związku z tym kont 222 i 223 z planu kont Urzędu,

d) zamieszczenie w zakładowym planie kont Urzędu prawidłowego opisu konta 141,

e) uregulowanie stosowanych zasad ewidencjonowania operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT.

4. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały regulującej kwestie umarzania, odraczania i rozkładania na raty spłat należności cywilnoprawnych, stosownie do art. 59 ust. 2 o finansach publicznych. Do czasu podjęcia przez Radę Gminy uchwały w tej sprawie zaniechanie udzielania jakichkolwiek ulg w spłacie należności cywilnoprawnych.

5. Rozważenie zmiany regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro poprzez obniżenie kwoty, powyżej której istnieje obowiązek dokumentowania wyboru wykonawców, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

6. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach, poprzez:

a) zaniechanie ewidencjonowania środków otrzymanych na dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników jako dochodów i wydatków budżetu; ujmowanie na koncie 139 w korespondencji z kontem 240 operacji zachodzących na rachunku bankowym otwartym w celu ich gromadzenia i przekazywania,

b) wykazywanie należności z tytułu dotacji podlegających zwrotowi w następnym roku wyłącznie na koncie 221 w ewidencji Urzędu, mając na uwadze zapewnienie prawidłowego ustalenia wyniku budżetu,

c) zaprzestanie zaliczania do dochodów budżetu kwot otrzymanych wpływów, co do których jednostka posiada wiedzę na dzień sporządzenia sprawozdania, iż nie będą mogły być zaangażowane w realizację budżetu, gdyż podlegają zwrotowi,

d) prowadzenie konta 290 i dokonywanie na nim odpisów aktualizujących należności posiadające cechy wypełniające którąś z przesłanek spośród określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości; stosowanie zapisów Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290 (odpis należności głównej) i Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 (odpis odsetek od należności głównej),

e) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 310,

f) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 240 w sposób umożliwiający ustalenie odsetek naliczonych od poszczególnych kwot depozytów,

7. W zakresie egzekucji należności:

a) niedopuszczanie do upływu terminu przedawnienia należności,

b) niezwłoczne podjęcie prawem przepisanych działań windykacyjnych, skutkujących przerwaniem biegu terminu przedawnienia, w stosunku do dłużników, do których dotychczas jedynie wysyłano upomnienia, zaś okres zalegania z płatnością wskazuje na możliwość upływu terminu przedawnienia w niedalekiej przyszłości,

c) podjęcie próby wyegzekwowania tych należności, dla których upłynął już okres przedawnienia, a w przypadku podniesienia przez dłużnika zarzutu przedawnienia podjęcie działań w celu ich formalnego umorzenia i wyksięgowania,

d) zapewnienie realizacji powyższych wniosków w zakresie należności przypadających Zakładowi Komunalnemu w Radziłowie z tytułu opłat za wodę i ścieki.

8. Zobowiązanie pracownika odpowiedzialnego za wystawianie faktur za dzierżawę do dołożenia należytej staranności przy ustalaniu należności gminy w treści faktur.

9. Podjęcie działań skutkujących finalnie przepisaniem liczników zużycia energii elektrycznej na najemców, mając na względzie tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.

10. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-ST prawidłowej kwoty środków na rachunku budżetu.

11. W zakresie zwrotów wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów wniesionych przez wykonawców zamówień publicznych:

a) zwracanie wykonawcom kwot wniesionych tytułem wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym były one przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia tego rachunku oraz koszty prowizji za przelew,

b) wyjaśnienie pochodzenia kwoty odsetek przechowywanych na rachunku sum depozytowych, wynoszącej 1.114,06 zł, i odpowiednie ich rozliczenie – poprzez wypłatę podmiotom, którym odsetki te były należne przy zwrocie depozytu albo przypisanie ich w ewidencji analitycznej do odpowiednich kont poszczególnych wykonawców, jeżeli termin zwrotu depozytu jeszcze nie upłynął; w przypadku gdy dla części tej kwoty nie będzie możliwe ustalenie podmiotów, którym odsetki powinny być przekazane – przelanie ich na rachunek budżetu i zaliczenie do dochodów budżetu.

12. Kwalifikowanie wydatków na zakupy inwestycyjne do par. 6060.

13. Ustalanie opłat za zajęcie pasa drogowego zgodnie z art. 40 ust. 10 ustawy o drogach publicznych, jeżeli zajęta powierzchnia jest mniejsza niż 1 m².

14. W zakresie użyczenia budynku „ośrodka zdrowia” na rzecz ZPOZ w Grajewie:

a) dokonanie zmiany umowy użyczenia poprzez wyłączenie z jej przedmiotu lokali mieszkalnych znajdujących się w budynku,

b) zawarcie przez Pana Wójta umów najmu z lokatorami zajmującymi mieszkania w tym budynku, zgodnie z zasadami określonymi ustawą o ochronie praw lokatorów... i obowiązującymi uchwałami Rady Gminy oraz obowiązującymi na terenie gminy zasadami ustalania czynszu najmu lokali mieszkalnych.

15. Zaniechanie zawierania umów dzierżawy z własną jednostką budżetową, mając na względzie, że nie jest ona odrębnym od gminy podmiotem prawa cywilnego.

16. Egzekwowanie od podatników informacji w sprawie podatku rolnego w przypadkach przewidzianych przepisami ustawy o podatku rolnym.

17. Przestrzeganie wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie zasad prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów stawianych decyzjom podatkowym.

18. Ustalenie i wyegzekwowanie we właściwych wysokościach podatku od nieruchomości od podatników wymienionych w protokole kontroli.

19. Rozważenie przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały dotyczącej zwolnień w podatku od nieruchomości, kierując się obowiązującymi zasadami kreowania zwolnień o charakterze przedmiotowym przy stanowieniu aktów prawa miejscowego.

20. Dostosowanie programu komputerowego obsługującego ewidencję podatkową nieruchomości do wymogów określonych w przepisach rozporządzenia przywołanego w części opisowej wystąpienia oraz właściwego prowadzenia ewidencji podatkowej.

21. Zachowanie powszechności i prawidłowości realizacji dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, w tym windykacji należności z tego tytułu.

22. Rozważenie możliwości wystąpienia o ukaranie podmiotów uchylających się od terminowej zapłaty zobowiązań podatkowych.

23. Podjęcie czynności wyjaśniających w celu ustalenia przyczyn rozbieżności między liczbą informacji podatkowych w podatku od nieruchomości a liczbą adresów na terenie gminy Radziłów oraz poinformowanie o rezultatach finansowych tych działań, w tym skutkach mających wpływ na dane sprawozdania Rb-PDP.

24. Ujmowanie w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wyłącznie zadań, które mogą być faktycznie zrealizowane.

25. Realizowanie wszystkich zadań prawidłowo przewidzianych Gminnym Programem Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

26. Dołożenie większej staranności w zakresie rzetelności i wewnętrznej spójności treści dokumentacji stanowiącej podstawę wykonania robót budowlanych, mając na uwadze ustalenia zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

27. Zobowiązanie osób biorących ze strony gminy udział w nadzorowaniu i odbiorze robót budowlanych do dołożenia należytej staranności przy weryfikacji ich wykonania zgodnie z dokumentacją.

28. Wystąpienie do wykonawców dróg o naprawienie szkód wynikających z niewłaściwego wykonania robót lub zawyżenia wynagrodzenia, poprzez:

a) wykonanie napraw rozmytych poboczy dróg w miejscowości Kieljany i Brychy oraz dostosowanie szerokości pobocza do wymaganej dokumentacją w przypadku drogi w m. Brychy,

b) zwrot wynagrodzenia w wysokości 4.428 zł za część niewykonanych faktycznie robót dotyczących „humusowania skarp z obsianiem przy grubości warstwy humusu 10 cm” w zakresie drogi w m. Kieljany,

c) zwrot wynagrodzenia w wysokości 861 zł za część niewykonanych faktycznie robót dotyczących „regulacji pionowej studzienek do zaworów wodociągowych, nadbudowa wykonana betonem” w zakresie drogi w m. Brychy.

29. Występowanie do wykonawców zamówień publicznych o zwiększenie kwoty zabezpieczenia należytego wykonania do poziomu wymaganego umową w przypadku zwarcia aneksu zwiększającego wynagrodzenie w związku ze zmianą zakresu robót.

30. Zapewnienie niezwłocznego wyjaśniania i rozliczania w księgach różnic ujawnionych w wyniku inwentaryzacji.

31. Podjęcie zdecydowanych działań zapewniających należyte zorganizowanie i bieżące funkcjonowanie procedur dokumentowania, przekazywania informacji i kontrolowania procesów dotyczących gospodarowania rzeczowymi składnikami majątkowymi, mających wpływ na ochronę tych składników i rzetelność ich stanu wykazaną w księgach rachunkowych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

  Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży