Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej w Poćkunach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 6 września 2018 roku (znak: RIO..600-/17), o treści jak niżej:

Pani

Beata Zuzanna Kuczyńska

Dyrektor Szkoły Podstawowej

w Poćkunach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Poćkunach za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach  obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy, realizację wybranych dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

W okresie objętym kontrolą, do dnia 31 sierpnia 2017 r., funkcję kierownika kontrolowanej jednostki pełniła Stanisława Gołąbek.

                      W wyniku kontroli zagadnień organizacyjnych, którą objęto także podstawowe kwestie dotyczące obsługiwanej przez badaną jednostkę Szkoły Podstawowej w Krasnowie, stwierdzono, że w SP w Krasnowie dwukrotnie wystąpiła sytuacja, w której do konkursu na dyrektora nie zgłosił się żaden kandydat. Zgodnie z art. 63 ust. 12 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996, ze zm.), jeżeli do konkursu nie zgłosi się żaden kandydat albo w wyniku konkursu nie wyłoniono kandydata, organ prowadzący powierza to stanowisko ustalonemu, w porozumieniu z organem sprawującym nadzór pedagogiczny, kandydatowi, po zasięgnięciu opinii rady szkoły lub placówki i rady pedagogicznej. Natomiast w art. 63 ust. 13 ustawy określono, że do czasu powierzenia stanowiska dyrektora zgodnie z ust. 10 lub 12 organ prowadzący może powierzyć pełnienie obowiązków dyrektora szkoły wicedyrektorowi, a w szkołach, w których nie ma wicedyrektora, nauczycielowi tej szkoły, jednak nie dłużej niż na okres 10 miesięcy. Zarządzeniem Nr 235/2017 z dnia 28 lipca 2017 r. Wójt Gminy Sejny powierzył pełnienie obowiązków dyrektora szkoły Grażynie Zajkowskiej na okres 10 miesięcy (od 1 września 2017 r. do 30 czerwca 2018 r.). Następnie, po upływie tego okresu, zarządzeniem Nr 310/2018 z dnia 19 czerwca 2018 r. powierzył pełnienie obowiązków dyrektora Szkoły Podstawowej w Krasnowie Zofii Dzimitko – ponownie na okres 10 miesięcy (od 1 lipca 2018 r. do 30 kwietnia 2019 r.). Artykuł 63 ust. 13 Prawa oświatowego wskazuje zaś, że okres powierzenia obowiązków nie może trwać dłużej niż 10 miesięcy, a zatem nie może być przedłużany. W przypadku nierozstrzygnięcia konkursu do tego czasu ustawodawca nakazuje organowi prowadzącemu (Wójtowi) powierzenie stanowiska dyrektora kandydatowi ustalonemu w porozumieniu z kuratorem oświaty, po zasięgnięciu opinii rady szkoły i rady pedagogicznej. W wyroku z dnia 10 maja 2012 r. (sygn. akt III SA/Lu 81/12) wydanym w poprzednio obowiązującym porządku prawnym (na podstawie art. 36a ust. 5 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2018 r. poz. 1457), którego postanowienia zostały przeniesione do art. 63 ust. 13 Prawa oświatowego) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie wskazał, że termin 10 miesięcy ma charakter terminu prawa materialnego, a zatem okres, na jaki powierza się pełnienie obowiązków dyrektora szkoły, nie może w żadnym razie trwać dłużej niż 10 miesięcy. Z jego upływem mandat pełniącego obowiązki dyrektora wygasa z mocy prawa. W konsekwencji brak rozstrzygnięcia konkursu do tego czasu nie uprawnia organu prowadzącego do powierzenia obowiązków na dalszy czas ani tej samej, ani też innej osobie. Przedłużanie stanu tymczasowości, w którym szkoła lub placówka jest faktycznie pozbawiona swojego najważniejszego organu, wskazuje na dążenie do obejścia ustawy i realizacji celów z nią sprzecznych.

                      Na nieprawidłowości w tym zakresie zwrócę uwagę Wójtowi Gminy Sejny w wystąpieniu wystosowanym po kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sejny, formułując stosowny wniosek pokontrolny – str. 5-6 protokołu kontroli.

                      W zakresie wyposażenia Szkoły Podstawowej w Poćkunach w majątek stwierdzono, że decyzją z dnia 11 października 2017 r. Wójt Gminy Sejny przekazał szkole w trwały zarząd niezabudowane nieruchomości gruntowe nr 33/9 o pow. 0,3000 ha oraz nr 33/11 o pow. 1,0457 ha. Decyzja nie zawierała wszystkich elementów wskazanych przepisami art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 121, ze zm.), w tym oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej oraz celu, na jaki nieruchomość została oddana w trwały zarząd. Stosowne uwagi w zakresie treści decyzji ustanawiającej trwały zarząd zostaną przekazane Wójtowi Gminy Sejny w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gminy Sejny – str. 7 protokołu kontroli.

                      W ramach spraw organizacyjnych kontrolą objęto również zagadnienia dotyczące korzystania przez uczniów z wyżywienia w szkole (str. 11-12 protokołu kontroli). Z postanowień § 19 Statutu Szkoły Podstawowej w Poćkunach wynika, że „Szkoła zapewnia uczniom możliwość spożycia ciepłego posiłku. W szkole organizowane jest dożywianie w formie cateringu”. Według praktyce, zgodnie ze Statutem, w szkole nie funkcjonuje kuchnia, przyjęto natomiast rozwiązanie polegające na prowadzeniu stołówki szkolnej w formie nabywania usługi gastronomicznej (catering) od usługodawcy. Analogiczna praktyka dotyczy Szkoły Podstawowej w Krasnowie.

                      Korzystanie z wyżywienia odbywa się w Szkole Podstawowej w Poćkunach w pomieszczeniu „udostępnionym nieodpłatnie firmie cateringowej”. Z wyjaśnienia złożonego przez Panią Dyrektor w tej sprawie wynika, iż Pomieszczenie do wydawania posiłków i ich spożycia przez uczniów w szkole udostępniane są na podstawie ustnego uzgodnienia z kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Wójtem Gminy Sejny. W swoich działaniach kierowałam się dobrem dzieci, dla których posiłek w szkole jest często jedynym ciepłym posiłkiem w ciągu dnia.

           Przedstawione wyżej okoliczności świadczą o tym, że szkoła zorganizowała możliwość korzystania z posiłków (za Pani wiedzą i zgodą na terenie szkoły, w godzinach zajęć, następuje zorganizowane wydawanie posiłków, co potwierdza Statut Szkoły), a zatem prowadzi stołówkę – w rozumieniu art. 106 Prawa oświatowego, a wcześniej – do dnia 31 sierpnia 2017 r. – w rozumieniu art. 67a ustawy o systemie oświaty. Nie stwierdzono natomiast, aby zostały przez Panią określone warunki korzystania ze stołówki oraz stawki opłat za posiłki, w porozumieniu z Wójtem Gminy Sejny, do czego obecnie zobowiązuje dyrektorów szkół art. 106 ust. 3 Prawa oświatowego, a wcześniej art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty. Ponadto zgodnie z postanowieniami art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego (przed 1 września 2017 r. – art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty) do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłku w stołówce szkolnej nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki. Oznacza to, że cena za obiad może obejmować jedynie koszty artykułów żywnościowych (wsadu do kotła). Natomiast pozostałe koszty związane ze świadczeniem usługi cateringu (np. koszt przygotowania i dostawy posiłków do szkoły, zapewnienie jednorazowych naczyń, odbiór pozostałości po niezjedzonych obiadach) powinny być pokryte ze środków finansowych szkoły. Zasady te obowiązują nie tylko w szkołach, w których funkcjonuje kuchnia, ale również w szkołach, w których żywienie uczniów zostało zorganizowane w formie nabywania usługi gastronomicznej (cateringu). Przyjęcie założenia, iż koszty przygotowania posiłków obciążają budżet gminy tylko w przypadku, gdy posiłki przygotowywane są w danej szkole, tworzyłoby sytuację, w której rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których prowadzone są kuchnie, nie ponoszą kosztów przygotowania posiłków, zaś rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których nie ma kuchni lub kuchnia jest prowadzona przez podmiot zewnętrzny, zobowiązani są do poniesienia kosztów przygotowania dostarczanych posiłków. Interpretację w kwestii ponoszenia tych kosztów zaprezentował NSA w wyroku z dnia 24 listopada 2010 r. (I OSK 1554/10, Lex nr 745087): „Opłaty za korzystanie z posiłku w stołówce zorganizowanej w publicznej szkole czy też publicznym przedszkolu zgodnie z art. 67a ust. 4 u.s.o. [obecnie art. 106 ust. 4 ustawy Prawo oświatowe], powinny być ustalane (…) jako równowartość surowców wykorzystanych do ich przygotowania. Pozostałe koszty, takie jak wynagrodzenie pracowników, składki naliczane od ich wynagrodzeń oraz nakłady na utrzymanie kuchni powinny obciążać organ prowadzący. W przypadku braku kuchni w placówce, co powoduje, że organ prowadzący nie ponosi kosztów wyżej wymienionych, rodzi po stronie tego organu obowiązek pokrycia wydatków związanych z przygotowaniem i dowozem posiłków (…)”.

W złożonym wyjaśnieniu wskazała Pani: Osobiście nie posiadam wiedzy o wysokości opłat wnoszonych przez rodziców, cennik posiłków nie był mi w żaden sposób przedstawiany, ani wywieszany wraz z jadłospisem.

                      W toku kontroli ustalono, że firma cateringowa wyłaniana jest przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Sejnach na okres roku szkolnego. Realizacja umów zawieranych z firmą gastronomiczną w części dotyczącej posiłków objętych programem „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” finansowana jest przez GOPS w Sejnach, który opłaca faktury jako wydatki ponoszone ze swego planu finansowego. Natomiast płatności za posiłki dzieci nieobjętych programem dokonywane są przez rodziców uczniów bezpośrednio na rzecz firmy cateringowej. Zgodnie ze złożonym przez Panią wyjaśnieniem Szkoła nie pośredniczy w rozliczeniach opłat za posiłki wnoszone przez rodziców uczniów nieobjętych rządowym programem dożywiania. W konsekwencji gromadzenie i wydatkowanie środków związanych z żywieniem uczniów odbywa się z pominięciem planowania finansowego w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) oraz poza ewidencją księgową kontrolowanej jednostki.

                      Należy wskazać, że zapewnienie żywienia w publicznych szkołach jest zadaniem towarzyszącym działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej, zapisanym obecnie w art. 106 ust. 1 Prawa oświatowego. Przywołany przepis przewiduje możliwość – a nie obowiązek – prowadzenia przez szkoły publiczne stołówek. Przepis ten wiąże działalność w zakresie żywienia z zadaniami opiekuńczymi szkoły, w tym ze wspieraniem prawidłowego rozwoju uczniów (celem prowadzenia stołówek są bowiem wyłącznie funkcje socjalno-bytowe, polegające na zapewnieniu żywienia uczniom).

Stosowne wnioski w tym zakresie zostaną przekazane Wójtowi Gminy Sejny w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej gminy Sejny, gdyż wyeliminowanie nieprawidłowości polegających na finansowaniu żywienia uczniów poza planowaniem finansowym, a także kwestia wysokości pobieranych od nich opłat, wymaga podjęcia odpowiednich działań przez organy gminy.

Szkoła Podstawowa w Poćkunach jest – jak wyżej wskazano – jednostką obsługującą Szkołę Podstawową w Krasnowie, na podstawie uchwały Nr XVI/88/2016 Rady Gminy Sejny z dnia 17 czerwca 2016 r. w sprawie zapewnienia wspólnej obsługi finansowej jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych. Stwierdzono, że w zakresie prowadzenia rachunkowości Szkoły Podstawowej w Krasnowie nadal stosowane są przepisy wewnętrzne składające się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, wydane przez jej dyrektora. Stosownie do art. 10c ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, ze zm.), obowiązki w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości SP w Krasnowie przejęte zostały w całości przez Szkołę Podstawową w Poćkunach jako jednostkę obsługującą. Zatem, mając na uwadze przepisy art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.), do obowiązków Pani Dyrektor należy także określenie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości jednostki obsługiwanej – str. 12-13 protokołu kontroli.

                      Analiza dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości  oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), wykazała, że:

a) jako element prowadzonych ksiąg rachunkowych wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 19 protokołu kontroli,

b) w zasadach ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także w opisach funkcjonowania kont 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwale” i 020 „Wartości niematerialne i prawne” wskazano, że ewidencja szczegółowa do tych kont prowadzona jest ręcznie w księgach inwentarzowych, podczas gdy w praktyce prowadzone były dwa rodzaje ewidencji: papierowa i elektroniczna. Na koniec 2017 r. kompletny charakter miała ewidencja prowadzona techniką komputerową za pomocą programu Xpertis Środki Trwałe (dopuszczonego do stosowania w jednostce od dnia 1 czerwca 2016 r.), a zatem postanowienia dotyczącej jej ręcznego prowadzenia w księgach inwentarzowych są bezprzedmiotowe – str. 18 i 57 protokołu kontroli,

c) w opisie konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” wskazano, że po stronie Ma ujmuje się zwrot do budżetu gminy niewykorzystanych do końca roku środków na wydatki ze znakiem minus, w korespondencji z kontem 130 „Rachunek bieżący jednostki”, podczas gdy w opisie konta 223 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia nie przewidziano dokonywania na tym koncie zapisów ujemnych. Przelew środków do budżetu powinien być ujęty po stronie Ma konta 130 (zgodnie z danymi wyciągu bankowego), a zatem po stronie Wn konta 223 – str. 17 protokołu kontroli,

d) postanowiono, iż dowody księgowe dotyczące poprzedniego okresu księgowego ujmuje się w księgach okresu, którego dotyczą, jeżeli wpłynęły one w ciągu 7 dni po zakończeniu tego okresu. Należy wskazać, że zgodnie z załącznikiem nr 44 do obowiązującego w kontrolowanym okresie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.) oraz z załącznikiem nr 40 do obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 109, ze zm.), jednostkowe sprawozdania roczne Rb-28S jednostki budżetowej należy sporządzić nie później niż do 1 lutego następnego roku. Mając na uwadze ten termin należy ocenić ogólne wyznaczenie 7 dnia następnego miesiąca za nieuzasadnione w kontekście stycznia następnego roku. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Kontrola wykazała, że w konsekwencji stosowania zasady przyjętej w polityce rachunkowości jednostki w księgach 2017 r. i sprawozdawczości za 2017 r. nie ujęto zobowiązania z tytułu dopłaty do ubezpieczenia sprzętu elektronicznego za okres od 1 do 31 grudnia 2017 r. na kwotę 12 zł na podstawie aneksu do certyfikatu nr 4 wystawionego przez Compensa Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. w dniu 21 grudnia 2017 r. Na dokumencie brak daty wpływu do jednostki, w związku z czym nie ma możliwości stwierdzenia dnia jego otrzymania, jednakże data zapłaty (15 stycznia 2018 r., czyli przed terminem sporządzenia sprawozdania rocznego Rb-28S) przesądza, że jednostka miała możliwość ujęcia w księgach tego zobowiązania według stanu na 31 grudnia 2017 r. i wykazania go w sprawozdaniu Rb-28S – str. 19-20 protokołu kontroli.

                      Badając poprawność zapisów w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, a także przepisów wewnętrznych jednostki, stwierdzono, że:

a) zapisy dotyczące ujęcia kosztów i zobowiązań wynikających z faktur i innych dokumentów (np. Wn 401 „Zużycie materiałów i energii” – Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”) nie były oznaczane w księgach datą tych dowodów (obrazującą datę dokonania operacji gospodarczej, np. 4 grudnia 2017 r.), lecz datą wyciągu bankowego (np. 8 grudnia 2017 r.), pod którą zobowiązania z nich wynikające zostały opłacone. Jako podstawę ujęcia w księgach faktury przedstawionym wyżej zapisem wskazywano błędnie wyciąg bankowy, pod który faktura ta była podpięta, a nie fakturę. W wyniku stosowanej praktyki w zapisach księgowych wskazywano nieprawidłowe daty, bowiem zapisy zamiast faktycznej daty dokonania operacji gospodarczej (wynikającej z faktury) wskazywały datę opłacenia faktury. Zgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej oraz datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, jeżeli różni się od daty dokonania operacji. Podstawą zaksięgowania kosztu i zobowiązania jest faktura, a nie wyciąg bankowy – str. 21 protokołu kontroli,

b) na sporządzanych przez jednostkę dokumentach dotyczących środków trwałych (OT – przyjęcie środka trwałego, PT – przekazanie środka trwałego, LT – likwidacja środka trwałego) nie zamieszczano dekretu, lecz sporządzano odrębny „dokument źródłowy” (PK – wygenerowany z programu księgowego), na którym wskazywano sposób ujęcia w/w dowodów (OT, PT i LT) w ewidencji księgowej (dekretacja). Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, w tym wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Dowodem stwierdzającym np. przyjęcie środka trwałego jest dokument OT, nie zaś bezzasadnie sporządzany dokument PK – str. 21 protokołu kontroli,

c) zapisy w dziennikach częściowych numerowane są kolejno w obrębie miesiąca, zamiast w sposób ciągły w okresie całego roku obrotowego. W konsekwencji zapisom księgowym w dzienniku nie jest nadana w trakcie roku kolejna numeracja (przyjęta metoda nie pozwala na ustalenie liczby pozycji w dzienniku w skali całego roku) – str. 21 protokołu kontroli,

d) większość zapisów księgowych w jednostce posiada niewystarczający opis operacji (stanowi on jedynie skrót nazwy dowodu księgowego będącego podstawą zapisu, np. „wb”), co uniemożliwia ustalenie treści danej operacji. Opis operacji stanowi element zapisu księgowego wymagany przez art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy – str. 22 protokołu kontroli,

e) fakturę zakupu kosiarki spalinowej (1.144,64 zł) zaksięgowano zapisem Wn 402 „Usługi obce” – Ma 201 oraz Wn 013 „Pozostałe środki trwałe” – Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych”. Zgodnie z opisem konta 072 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 401. Prawidłowa ewidencja powinna przebiegać następująco: Wn 013 – Ma 201 oraz Wn 401 – Ma 072. Ponadto nieprawidłową korespondencję kont stwierdzono w przypadku zaksięgowania faktur zakupu drukarki (1.039,35 zł) oraz bujaka „Smok” na potrzeby oddziału przedszkolnego (1.999,90 zł), które ujęto w księgach zapisami Wn 401 – Ma 201 oraz Wn 013 – Ma 072. Prawidłowo należało zastosować zapisy Wn 013 – Ma 201 oraz Wn 401 – Ma 072 – str. 60 protokołu kontroli,

f) na koncie 130 dokonywano zapisów niezgodnie z danymi wyciągów bankowych poprzez dokonywanie zapisów ujemnych m.in. dla zwrotów dochodów i wydatków, zamiast – zgodnie z danymi wyciągu – zapisu dodatniego dla otrzymanego zwrotu, a następnie technicznego zapisu ujemnego po obu stronach konta 130 dla zachowania czystości obrotów. Nieprawidłowy zapis stwierdzono w odniesieniu do zwrotu kwoty przelanej przez jednostkę na zamknięty rachunek bankowy (163,65 zł), zwrotu na rachunek szkoły kwoty za omyłkowo opłaconą fakturę (66,90 zł), zwrotu omyłkowo wpłaconego przez najemcę czynszu (436,89 zł), a także zwrotu do budżetu gminy środków niewykorzystanych do końca roku w SP w Poćkunach (7.709,29 zł) oraz w SP w Krasnowie (11.425,24 zł) – str. 24-25 i 64 protokołu kontroli.

Opis zasad funkcjonowania konta 130 zawarty w załączniku nr 3 do rozporządzenia obowiązującego od 1 stycznia 2018 r. nadal przewiduje obowiązek zachowania zasady czystości obrotów, jednakże nie zawiera już postanowień odnoszących się do stosowania technicznego zapisu ujemnego oraz zwrotu wyrażającego wprost obowiązek zachowania pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem. Przewidziano, że zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, a stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia obowiązujących sprawozdań. Dopuszczono też wprost stosowanie dowodów księgowych innych niż dokumenty bankowe, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów.

W procesie interpretacji obowiązujących od 1 stycznia 2018 r. zasad ewidencji na koncie 130 należy uwzględnić zawarty w rozporządzeniu opis funkcjonowania kont korespondujących z kontem 130. Istotne znaczenie ma mianowicie fakt, że z opisu żadnego z kont zespołu 2, 4 czy 7 nie wynika od 1 stycznia 2018 r., aby mogły być na nim dokonywane zapisy ujemne. Na przykład obowiązek ujmowania zwrotów wydatków po stronie Ma kont zespołu 2 lub 4 powoduje, że na koncie 130 zapis dotyczący takiej operacji powinien być ujęty po stronie Wn, a następnie dla zachowania czystości obrotów na tym koncie nadal niezbędne staje się zastosowanie technicznego zapisu ujemnego po obu stronach konta 130 na podstawie dowodu wewnętrznego (polecenia księgowania),

g) bezpodstawnie stosowano zapisy ujemne także w związku z dokonaniem korekty naliczenia odpisu na ZFŚS. Zmniejszenie naliczenia odpisu w rozdziale 80101 „Szkoły podstawowe” zaksięgowano (-) Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”– (-) Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”, wbrew zasadom funkcjonowania tych kont, zamiast zapisami dodatnimi po odwrotnych stronnych tych kont – str. 49 protokołu kontroli,

h) na dzień 31 grudnia 2017 r. stan aktywów ZFŚS (saldo Wn konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” i konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”) był niższy niż stan pasywów (saldo Ma konta 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”) o kwotę 127,39 zł. Niezgodność spowodowana była nieprawidłowym zaksięgowaniem przelewu składek do ZUS w wysokości 127,39 zł na podstawie wezwania do zapłaty wystawionego po kontroli przeprowadzonej przez ZUS w marcu 2017 r. Przelew kwoty 127,39 zł jednostka ujęła w ewidencji księgowej zapisem: Wn 405 – Ma 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” oraz Wn 229 – Ma 135, tj. z pominięciem konta 851, co spowodowało niezgodność stanu aktywów ze stanem pasywów – str. 49 protokołu kontroli.

W toku kontroli ustalono, że prowadzeniem ewidencji druków ścisłego zarachowania w jednostce zajmuje się główna księgowa, mimo że nie zostało jej to formalnie przypisane zakresem czynności – str. 30 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, że został on zaniżony o kwotę 65,75 zł, co wynikało z błędu przy naliczeniu odpisu na nauczycieli emerytów – str. 48 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów budżetowych stwierdzono, że dochody Szkoły Podstawowej w Poćkunach wykazane w rozdz. 80101 w par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” w wysokości 223 zł dotyczyły wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego wpłacenia podatku dochodowego od osób fizycznych. Kontrolowana jednostka co miesiąc wyliczała kwotę należnego wynagrodzenia płatnika i ujmowała ją w ewidencji księgowej jako wydatek (ujęty następnie na subkoncie wydatków) i jako dochód (ujęty następnie na subkoncie dochodów), mimo że operacja gospodarcza polegała na zmniejszeniu kwoty podlegającej przelaniu do urzędu skarbowego. Szczegółowy przebieg operacji opisano na str. 36 protokołu kontroli. Operacje te ewidencjonowano analogicznie w Szkole Podstawowej w Krasnowie.

Z powyższego wynika, że jednostka dokonywała na koncie 130 zapisów niemających odzwierciedlenia w danych wyciągu bankowego. Jako dochody i wydatki na koncie 130 były wykazywane kwoty, które faktycznie nie wpływały ani nie wypływały z rachunku bankowego jednostki. Brak przelewów do i od podmiotu, który przyznaje wynagrodzenie, powoduje, że nie ma podstaw do wykazywania dochodów i wydatków budżetowych związanych z tymi operacjami. Pozostaje to wbrew zasadzie kasowego ustalania wyniku budżetu, wyrażonej w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… Wskazania wymaga, że naliczenie wynagrodzenia płatnika stanowi w rzeczywistości zmniejszenie wydatku (zmniejszenie kwoty podlegającej przelaniu do urzędu skarbowego). W polityce rachunkowości jednostki w opisie do konta 760 „Pozostałe przychody operacyjne” przewidziano ujmowanie po stronie Ma tego konta przychodów z tytułu należnego wynagrodzenia dla płatnika – w korespondencji z kontem 130. W związku z powyższym zapis ten należy uznać za bezprzedmiotowy – str. 36-37 protokołu kontroli.

Główną pozycję w strukturze dochodów kontrolowanej jednostki stanowiły dochody z najmu lokalu mieszkalnego mieszczącego się w budynku szkoły. Na kwotę 1.919,73 zł ujętą w par. 0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych…” składały się dochody z tytułu czynszu najmu lokalu mieszkalnego i garażu (1.749,12 zł) oraz opłaty za zużycie wody (170,61 zł). Należy wskazać, że czynsz najmu stanowi należność odrębną od opłat niezależnych od właściciela (m.in. opłat za dostawę do lokalu wody), dlatego też niepoprawne jest stosowanie jednakowej podziałki klasyfikacji budżetowej dochodów dla obu rodzajów należności. Wpływy z opłat za wodę należało ująć jako zmniejszenie wydatków w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej. Z ustaleń kontroli wynika, że z tytułu zużycia wody w budynku SP w Poćkunach jednostka dokonywała wpłat na rzecz Obsługi Komunalnej Gminy Sejny i wydatki z tego tytułu klasyfikowała w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) opłaty za dostawę wody należy klasyfikować w par. 4260 „Zakup energii” – str. 35 protokołu kontroli.

Pośród wydatków bieżących sprawdzeniu poddano m.in. wydatki z tytułu wynagrodzeń nauczycieli zatrudnionych w SP w Poćkunach oraz w obsługiwanej SP w Krasnowie. Kontrola wykazała, że naliczając nauczycielowi nagrodę jubileuszową w jej podstawie nie uwzględniono wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw. Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 30 października 2001 r. w sprawie w sprawie szczegółowych zasad ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających nauczyciela do nagrody jubileuszowej oraz szczegółowych zasad jej obliczania i wypłacania (Dz. U. Nr 128, poz. 1418) nagrodę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Natomiast w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. Nr 71, poz. 737 ze zm.) określono, że: ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy nauczycieli ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (§ 6 ust. 1 rozporządzenia); w wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy nauczyciela uwzględnia się wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw (§ 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia).

W związku z powyższym kontrolujący obliczył, że w podstawie do naliczenia nagrody jubileuszowej należało uwzględnić wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw w kwocie 839,80 zł. Uwzględniając wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw nagroda jubileuszowa powinna zostać wypłacona w wysokości 11.215,08 zł, tj. wyższej o 1.679,60 zł od faktycznie wypłaconej – str. 43-44 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości wykazała również kontrola naliczenia i wypłacenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla nauczycieli za 2017 r. (str. 45 protokołu kontroli):

- nauczycielce SP w Poćkunach wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne zaniżone o kwotę 800 zł (błąd rachunkowy),

- nauczycielowi SP w Krasnowie zaniżono dodatkowe wynagrodzenie roczne o kwotę 352,36 zł (błąd powstał w wyniku nieuwzględnienia w podstawie wymiaru wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe),

- nauczycielce SP w Krasnowie wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne w wysokości zawyżonej o 15,45 zł (błąd powstał w wyniku uwzględnienia w podstawie wymiaru dodatku mieszkaniowego oraz wyrównania dodatku wiejskiego).

Dokonując analizy liczby godzin ponadwymiarowych przydzielonych dyrektorom obu szkół ujawniono przypadki naruszenia przepisów art. 35 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 6 Karty Nauczyciela (str. 8-10 protokołu kontroli). Zasady udzielania i rozmiar zniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych nauczycielom zatrudnionym w szkołach, dla których organem prowadzącym jest gmina Sejny, zostały określone przez Radę Gminy Sejny w załączniku do uchwały Nr XXVIII/145/09 z dnia 23 czerwca 2009 r. W § 3 załącznika ustalono dla dyrektora szkoły tygodniowy wymiar zajęć wynoszący 8 godzin (przy 18 godzinach pensum). Z kolei w § 5 załącznika do uchwały zapisano, że nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze, Wójt może przydzielić godziny ponadwymiarowe w wymiarze nie przekraczającym 9 godzin tygodniowo. Powyższy zapis sprzeciwia się postanowieniom art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela, które kompleksowo regulują zagadnienie dopuszczalnej liczby godzin ponadwymiarowych przydzielanych nauczycielom sprawującym stanowiska kierownicze w szkołach. Przywołany przepis Karty Nauczyciela przewiduje możliwość pracy nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć. Wynika stąd, że obniżenie dyrektorom tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć do 8 godzin powoduje, iż liczba godzin ponadwymiarowych może maksymalnie wynosić 4. W ustawie brak jest delegacji dla organu prowadzącego do odmiennego regulowania limitu godzin ponadwymiarowych, niż wskazany w ustawie.

Ponadto z dniem 1 września 2018 r. wszedł w życie dodany do art. 42 Karty Nauczyciela ust. 6a – na mocy art. 76 pkt 22 lit. c) w zw. z art. 147 pkt 3 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2203) – zgodnie z którym dyrektorowi i wicedyrektorowi szkoły oraz innym nauczycielom, o których mowa w art. 42 ust. 6, korzystającym z obniżonego tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, nie przydziela się godzin ponadwymiarowych, chyba że jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w jednym oddziale, a za zgodą organu prowadzącego szkołę także gdy jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w więcej niż jednym oddziale.

Analiza danych zawartych w arkuszach organizacyjnych obu szkół wykazała, iż liczba godzin ponadwymiarowych przydzielanych dyrektorom ustalana była zgodnie z postanowieniami uchwały Nr XXVIII/145/09 z dnia 23 czerwca 2009 r., lecz z przekroczeniem limitu określonego w art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela o:

a) jedną godzinę ponadwymiarową – w przypadku dyrektora SP w Poćkunach w roku szkolnym 2016/2017,

b) dwie godziny ponadwymiarowe – w przypadku dyrektora SP w Poćkunach w roku szkolnym 2017/2018,

c) jedną godzinę ponadwymiarową – w przypadku p.o. dyrektora SP w Krasnowie w roku szkolnym 2017/2018.

Stwierdzono ponadto, że dyrektorowi SP w Krasnowie w roku szkolnym 2016/2017 przydzielono zajęcia w wymiarze łącznie 16 godzin tygodniowo (zajęcia o różnym pensum: 14/18 i 2/30), z czego 9 godzin w wymiarze obowiązkowym oraz 7 godzin ponadwymiarowych. Według uchwały Rady Gminy obowiązujące pensum dla dyrektora szkoły powinno wynosić 8 godzin tygodniowo. W uchwale brak postanowień, które różnicowałyby tę zasadę ze względu na fakt, iż nauczyciel zajmujący stanowisko dyrektora w ramach stosunku pracy realizował obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze godzin. W świetle zasad określonych uchwałą Rady Gminy wynikająca z arkusza organizacyjnego na rok szkolny 2016/2017 jedna godzina przekraczająca obowiązkowy wymiar godzin dyrektora po obniżce powinna była być traktowana jako godzina ponadwymiarowa, a zatem dodatkowo opłacona. Ponadto wskazać należy, że obniżenie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć do 8 godzin powoduje, że – w świetle przepisów art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela – liczba godzin ponadwymiarowych może maksymalnie wynosić 4.

Na kwestię zatwierdzania arkuszy organizacyjnych szkół zawierających zgodną z obowiązującymi przepisami liczbę godzin ponadwymiarowych nauczycieli pełniących funkcje kierownicze oraz podjęcia działań w celu zmiany cytowanych wyżej zasad uchwalonych przez Radę Gminy zwrócę uwagę Wójtowi Gminy Sejny w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sejny, formułując stosowne wnioski pokontrolne.

           Kontroli poddano prawidłowość ustalenia danych na potrzeby sporządzenia przez Wójta Gminy Sejny sprawozdania, o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela, dotyczących przede wszystkim struktury zatrudnienia na poszczególnych stopniach awansu zawodowego nauczycieli oraz faktycznych wydatków na wynagrodzenia nauczycieli poniesionych w 2017 r. – str. 47 protokołu kontroli. Kontrola wykazała, że kwotę wydatków na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych zawyżono o 236,57 zł, zaś na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych zawyżono o 4.303,08 zł, co wynikało z błędu przy ręcznym przepisywaniu kwot z list płac do tabel służących do obliczeń. W trakcie kontroli została sporządzona i przekazana do RIO korekta sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2017 r. Opisane błędy nie wpłynęły na powstanie obowiązku wypłaty dodatków uzupełniających dla nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego.

Sprawdzenie wydatków z tytułu podróży służbowych wykazało, że odmiennie traktowano wyjazdy Pani Dyrektor w charakterze kierownika jednostki, zaś odmiennie Pani wyjazdy w charakterze nauczyciela. W pierwszym przypadku polecenia wyjazdu służbowego wystawiane były z upoważnienia Wójta przez Zastępcę Wójta (Zastępca Wójta akceptował również wniosek o zgodę na odbycie podróży samochodem prywatnym). Natomiast w przypadku wyjazdów odbywanych w charakterze nauczyciela – w celu prowadzenia nauczania indywidualnego w domu ucznia – polecenia wyjazdu służbowego wystawiała Pani sama sobie (również sama zatwierdzała Pani wnioski o zgodę na wyjazd samochodem prywatnym). Zgodnie z art. 33 ust. 3 i 5 ustawy o samorządzie gminnym w stosunku do kierowników gminnych jednostek organizacyjnych uprawnienia zwierzchnika służbowego wykonuje wójt. Również w art. 7 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1260) określono, że czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec kierowników gminnych jednostek organizacyjnych wykonuje za gminną jednostkę budżetową wójt. Oznacza to, że polecenia wyjazdu służbowego dla pracownika zatrudnionego na stanowisku dyrektora szkoły oraz wnioski o odbycie podróży własnym samochodem powinny być każdorazowo podpisywane przez Wójta lub upoważnione przez niego osoby, niezależnie od charakteru podróży – str. 51 protokołu kontroli.

           Badanie zagadnienia dotyczącego podróży służbowych wykazało także braki w zakresie kontroli dokumentów (rozliczeń kosztów wyjazdu służbowego), polegające na:

- braku podpisów upoważnionych osób na dowód sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym (del. nr 10/2017 na kwotę 43,55 zł, del. nr 7/17 na kwotę 43,20 zł, del. nr 9/17 na kwotę 54 zł),

- braku podpisów upoważnionych osób na dowód sprawdzenia dokumentu pod względem formalno-rachunkowym (del. nr 10/2017 na kwotę 43,55 zł),

- braku podpisów Pani Dyrektor na dowód zatwierdzenia wydatku do wypłaty (del. nr 11/2017 na kwotę 55,90 zł, del. nr 10/17 na kwotę 16,20 zł, del. nr 11/17 na kwotę 37,80 zł, del. nr 12/17 na kwotę 37,80 zł),

- braku wskazania przez delegowanego daty przedłożenia rozliczenia (del. nr 10/2017 na kwotę 43,55 zł, del. nr 10/17 na kwotę 16,20 zł, del. nr 11/17 na kwotę 37,80 zł),

- braku nadania dokumentowi numeru identyfikacyjnego (delegacja z dnia 29 września 2017 r. na kwotę 16,20 zł),

- braku określenia czasu delegowania pracownika w przypadku prowadzenia nauczania indywidualnego (del. nr 7/17 na kwotę 43,20 zł, del. nr 9/17 na kwotę 54 zł). Dni wyjazdów wynikały z załączonego rozliczenia kosztów podróży.

           Ponadto w przypadku delegacji nr 11/17 wystawionej przez Panią Dyrektor samej sobie na okres od 27 listopada 2017 r. do 22 grudnia 2017 r. stwierdzono, że wypłata zwrotu kosztów w wysokości 37,80 zł nastąpiła w dniu 15 grudnia 2017 r., podczas gdy z załączonego rozliczenia wynika, że ostatni wyjazd w celu prowadzenia nauczania indywidualnego w domu ucznia miał miejsce w dniu 21 grudnia 2017 r. Oznacza to, że rachunek został przedłożony przez Panią i opłacony zanim nastąpiło faktyczne odbycie podróży służbowej. W § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) określono, że pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży – str. 52 protokołu kontroli.

Sprawdzeniem objęto również zagadnienie udzielania zamówień publicznych. W 2017 roku nie stosowano przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, ze zm.), ze względu na brak zamówień o wartości przekraczającej kwotę określoną w art. 4 pkt 8 ustawy. Poprzednia dyrektor szkoły wprowadziła regulamin udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro zarządzeniem z dnia 24 marca 2017 r. Z przyjętych regulacji wynika, że dopiero przy zamówieniu o wartości większej niż 15.000 euro istnieje obowiązek stosowania procedur polegających m.in. na rozeznaniu cenowym rynku i sporządzenia z niego notatki służbowej. Podkreślenia wymaga, że obowiązujące w jednostce regulacje – z uwagi na wysoki próg wartości szacunkowej zamówienia, od której przewidziano dokumentowanie konkurencyjności postępowania – nie zapewniają dowodów, iż przy zlecaniu większości odpłatnych dostaw, robót i usług, w tym o znaczącej wysokości z punktu widzenia planu finansowego szkoły, jest przestrzegana zasada dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, wyrażona w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Podkreślenia wymaga przy tym, że przyjęty próg wartości szacunkowej zamówienia, od którego przewidziano dokumentowanie postępowania (wynoszący 15.000 euro) przekracza wartość 14.000 euro, od której uzależnione było stosowanie przepisów Prawa zamówień publicznych przed zmianą obowiązującą od dnia 16 kwietnia 2014 r., wprowadzoną ustawą z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 423). Obowiązujące w jednostce regulacje wewnętrzne w tym zakresie świadczą o braku zainteresowania dokumentowaniem oszczędnego i efektywnego wydatkowania środków o istotnej wysokości – str. 55-56 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości stosowania ustanowionych w jednostce procedur dotyczących wyłaniania wykonawców zamówień o wartości poniżej 30.000 euro wykazało, że w postępowaniu na „Zakup zestawów komputerowych dla Szkoły Podstawowej w Poćkunach” – przeprowadzonym w trybie zaproszenia do składania ofert – nie sporządzono notatki z oszacowania wartości zamówienia, od której zależy wybór jednej z procedur przewidzianych regulaminem. Ponadto w zaproszeniu do składania ofert zamawiający zastrzegł, iż cena jednego zestawu musi być wyższa niż 3.500 zł brutto, gdyż zakup będzie finansowany ze środków inwestycyjnych. Zastrzeżenie przez zamawiającego ceny minimalnej oferty sprzeciwia się zasadzie oszczędnego dokonywania wydatków publicznych wyrażonej w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy  finansach publicznych oraz uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Stwierdzić należy, że takie zastrzeżenie w zaproszeniu do składania ofert stanowi wypaczenie podstawowego celu udzielania zamówień publicznych, którym jest uzyskanie najkorzystniejszej oferty, tj. oferty z najniższą ceną lub oferty przedstawiającej najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia (według definicji zawartej w art. 2 pkt 5 Prawa zamówień publicznych) – str. 56 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej, a także nieprawidłowymi działaniami organu prowadzącego .

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. W okresie do dnia 31 sierpnia 2017 r. odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki spoczywała Stanisławie Gołąbek – ówczesnym dyrektorze Szkoły.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie organizacji żywienia uczniów w szkole:

a) ustalenie zasad korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokości opłat za posiłki, przy udokumentowaniu zachowania wymogu ustalenia ich w porozumieniu z Wójtem Gminy Sejny, jak tego wymaga art. 106 ust. 3 Prawa oświatowego, mając jednocześnie na uwadze, że ustalona opłata za posiłki, pobierana od uczniów, może obejmować wyłącznie koszty artykułów żywnościowych zużytych do przygotowania posiłków,

b) wystąpienie – za pośrednictwem GOPS – do dostawcy posiłków o wskazanie, jaką kwotę w ramach ponoszonej przez uczniów aktualnie opłaty za jeden obiad stanowią koszty zakupu artykułów żywnościowych zużywanych do przygotowania posiłków, a jaką koszty przygotowania i dostawy obiadów. Realizacja tego zalecenia jest warunkiem zgodnego z prawem ustalenia przez Panią opłat w wykonaniu wniosku poprzedzającego. Podjęcie działań w celu ustalenia wymienionych składników ceny obiadu także za lata 2016/2017 i 2017/2018 oraz ustalenia liczby obiadów wykupionych przez poszczególnych uczniów w tych latach,

c) dokonanie z budżetu gminy zwrotu bezpodstawnie poniesionych przez uczniów opłat za obiady, tj. opłat w części obejmującej koszty przygotowania i dowozu posiłków, jeżeli dane niezbędne do ustalenia tych kwot zostaną uzyskane na podstawie czynności zaleconych w ostatnim zdaniu wniosku poprzedzającego. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o skutkach finansowych podjętych działań w odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych. Informuję przy tym, że zwróciłem się do Wójta Gminy Sejny z wnioskiem o zapewnienie w budżecie gminy środków na ewentualne wydatki tytułem zwrotu opłat za obiady w części poniesionej bezpodstawnie przez uczniów,

d) pobieranie przez pracowników szkoły i odprowadzanie zebranych opłat za obiady na rachunek bankowy szkoły – bieżący lub wyodrębniony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych, w zależności od formy gromadzenia tych środków jako środków publicznych wybranej przez organy gminy. Kwestię wyboru formy gromadzenia środków przedstawię Wójtowi w wystąpieniu wystosowanym po kontroli kompleksowej gminy, wskazując na obowiązek objęcia działalności w zakresie prowadzenia stołówki planowaniem finansowym,

e) przekazanie treści powyższych wniosków pokontrolnych dyrektorowi SP w Krasnowie, w celu zapewnienia prawidłowego finansowania żywienia uczniów także w tej szkole oraz wyeliminowania nieprawidłowości z roku szkolnego 2016/2017 i 2017/2018.

2. Wprowadzenie przez Panią Dyrektor przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości w Szkole Podstawowej w Krasnowie.

3. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

b) usunięcie postanowień przewidujących „ręczną” formę prowadzenia ewidencji analitycznej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jako niezgodnych z rzeczywistością,

c) usunięcie z opisu konta 223 postanowień przewidujących dokonywanie na nim zapisów ujemnych,

d) usunięcie z opisu konta 760 postanowień przewidujących ujmowanie po stronie Ma tego konta przychodów z tytułu należnego wynagrodzenia dla płatnika w korespondencji z kontem 130,

e) doprecyzowanie przyjętej regulacji przewidującej ogólną zasadę ujmowania dowodów księgowych do poprzedniego miesiąca, jeżeli wpłynęły do 7 dnia następnego miesiąca, o stosowne postanowienia odnoszące się do końca roku budżetowego, mając na uwadze termin sporządzania rocznego sprawozdania Rb-28S oraz zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

4. Zobowiązanie głównej księgowej do wyeliminowania uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach, poprzez:

a) zaprzestanie wskazywania wyciągu bankowego jako dowodu stanowiącego podstawę zapisu operacji polegających na ujęciu w księgach zobowiązań i kosztów wynikających np. z faktur oraz daty wyciągu jako daty tej operacji,

b) zaprzestanie bezzasadnego sporządzania dowodów PK, dla operacji stwierdzonych już odpowiednimi dowodami księgowymi,

c) zapewnienie kolej numeracji zapisów w dzienniku w skali całego roku obrotowego,

d) zawieranie w treści zapisu księgowego zrozumiałego opisu ewidencjonowanej operacji,

e) księgowanie przyjęcia na stan pozostałych środków trwałych z zakupu zapisem Wn 013 – Ma 201 lub 130, a ich jednorazowego umorzenia Wn 401 – Ma 072,

f) księgowanie zapisami dodatnimi po odpowiedniej stronie konta 130 wszystkich operacji udokumentowanych wyciągami bankowymi do rachunku bieżącego, zaś dla zapewnienia czystości obrotów stosowanie na koncie 130 technicznych zapisów ujemnych po obu stronach tego konta; zaprzestanie nieuzasadnionego stosowania zapisów ujemnych także dla ewidencji operacji na innych kontach, mając na uwadze, że zapisy takie nie są przewidziane zasadami funkcjonowania poszczególnych kont określonymi rozporządzeniem,

g) doprowadzenie do zgodności między stanem aktywów i pasywów ZFŚS poprzez zaksięgowanie kwoty 127,39 zł zapisem Wn 851 – Ma 800 „Fundusz jednostki”,

h) zaprzestanie ewidencjonowania operacji związanych z wynagrodzeniem płatnika podatku dochodowego jako dochodu i wydatku jednostki, ze względu na brak kasowej realizacji.

5. Uzupełnienie zakresu czynności głównej księgowej o faktycznie wykonywane przez nią obowiązki dotyczące prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania.

6. Zwiększenie odpisu na ZFŚS na 2018 r. o stwierdzoną w trakcie kontroli kwotę jego zaniżenia w 2017 r. wynoszącą 65,75 zł,

7. Klasyfikowanie wydatków z tytułu opłat za dostawę wody w par. 4260.

8. Traktowanie wpłat za wodę wnoszonych przez najemców jako zwrotów wydatków.

9. Wypłacenie wskazanemu w protokole kontroli nauczycielowi SP w Poćkunach kwoty 1.679,60 zł odpowiadającej zaniżeniu mu nagrody jubileuszowej.

10. Wyeliminowanie skutków nieprawidłowego naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2017 r., poprzez:

a) wskazanie dyrektorowi SP w Krasnowie na konieczność wystąpienia do nauczyciela, któremu zawyżono dodatkowe wynagrodzenie roczne o dobrowolny zwrot kwoty 15,45 zł,

b) wypłacenie wskazanemu w protokole kontroli nauczycielowi SP w Poćkunach kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego zaniżonego o 800 zł,

c) wskazanie dyrektorowi SP w Krasnowie na konieczność wypłacenia nauczycielowi tej szkoły kwoty 352,36 zł, o którą zaniżono dodatkowe wynagrodzenie roczne.

11. Zobowiązanie do dołożenia większej staranności pracownika obliczającego kwoty wynagrodzeń dla nauczycieli.

12. Zapewnienie sporządzania projektów arkuszy organizacyjnych zawierających w zakresie nauczycieli na stanowiskach kierowniczych dane przewidujące liczbę ich godzin ponadwymiarowych zgodną z obowiązującymi przepisami, tj. z art. 35 ust. 1 i art. 42 ust. 6a Karty Nauczyciela.

13. Naliczenie nauczycielowi zatrudnionemu w roku szkolnym 2016/2017 na stanowisku dyrektora Szkoły Podstawowej w Krasnowie wynagrodzenia za godziny zrealizowane ponad wymiar pensum uchwalonego przez Radę (tj. 1 godzinę tygodniowo), które to godziny w roku szkolnym 2016/2017 bezpodstawnie – w świetle uchwały – traktowano jako mieszczące się w ramach pensum na podstawie arkusza organizacyjnego SP w Krasnowie oraz poinformowanie Izby o wysokości naliczonej kwoty. Wskazanie dyrektorowi SP w Krasnowie na obowiązek wypłacenia naliczonej kwoty z planu finansowego SP w Krasnowie.

14. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy ustalaniu danych na potrzeby sporządzenia przez Wójta Gminy Sejny sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli.

15. Zaniechanie wystawiania poleceń wyjazdów służbowych oraz podpisywania wniosków o zgodę na przejazd samochodem prywatnym przez Panią Dyrektor samej sobie, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

16. W zakresie rozliczania kosztów podróży służbowych:

a) zapewnienie opatrywania rozliczeń kosztów podróży służbowych podpisami na dowód dokonania kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzenia do wypłaty,

b) nadawanie wszystkim wystawianym delegacjom numerów identyfikacyjnych dokumentu,

c) każdorazowe określanie w poleceniu wyjazdu służbowego czasu odbycia podróży,

d) przedkładanie rozliczenia kosztów podróży służbowej wyłącznie po jej faktycznym zakończeniu.

17. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) rozważenie obniżenia kwoty wymagającej dokumentowania procedur wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia,

b) każdorazowe sporządzanie notatki służbowej z oszacowania wartości zamówienia,

c) bezwzględne zaprzestanie zastrzegania minimalnej ceny oferty.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

1. Wójt Gminy Sejny

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

         Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku