Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Białowieża

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 28 stycznia 2019 roku (znak: RIO.I.6001-14/18), o treści jak niżej:

Pan

Albert Waldemar Litwinowicz

Wójt Gminy Białowieża

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Białowieża za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Białowieża na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Wszystkie stwierdzone nieprawidłowości dotyczą okresu sprawowania funkcji Wójta Gminy Białowieża przez Grzegorza Kasprowicza, który zajmował to stanowisko do czasu zakończenia czynności kontrolnych.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Dyrektorem Białowieskiego Ośrodka Kultury jest osoba powołana przez byłego Wójta G. Kasprowicza na podstawie zarządzenia Nr 93/2016 z dnia 1 marca 2016 r. w pełnym wymiarze czasu pracy. Ponadto były Wójt powierzył dyrektorowi BOK funkcję p.o. dyrektora Gminnej Biblioteki Publicznej w Białowieży na podstawie umowy o pracę z 29 grudnia 2017 r. zawartej na czas określony od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2018 r. w wymiarze ½ etatu. Do Wójta G. Kasprowicza zwrócono się z pytaniem, w jaki sposób osoba ta realizuje wymiar czasu pracy zgodny z zatrudnieniem w obu instytucjach kultury, tj. jako dyrektor BOK i p.o. dyrektora GBP w Białowieży. Według wyjaśnienia Wójta (…) Pani (…) w obu wskazanych instytucjach pełni funkcje związane z zarządzeniem podległymi jej instytucjami. Należy także wziąć pod uwagę, że obie te instytucje działają na podobnej płaszczyźnie, oferując usługi w zakresie szeroko rozumianej „kultury” (…) zadania wykonywane przez (…) na rzecz obu instytucji często się zazębiają, a dzięki temu, że do ich wykonywania powołana jest jedna osoba są one bardziej efektywne. Przedmiotowe „zazębianie” się wykonywanych zadań przez obie instytucje, skłoniło mnie do podjęcia działań mających na celu zintegrowanie obu instytucji w jedną dużą instytucję kulturalną (…) Niestety podjęte przeze mnie działania spotkały się ze sporym oporem społecznym, w tym także w gronie Radnych Gminnych (…) na chwilę obecną niemożliwe jest całkowite usunięcie etatu Dyrektora GBP w Białowieży (…) Dlatego też w celu zracjonalizowania wydatków gminnych przeznaczonych na utrzymanie instytucji kultury, zdecydowałem się na inny krok i odwołałem dotychczasową Dyrektor GBP w Białowieży, powołując na jej miejsce na pół etatu Panią (…) na chwilę wprowadzania wskazanych wyżej zmian kadrowych, posiadała obowiązującą umowę o pracę z BOK Białowieża, z wymiarem czasu pracy na pełen etat. Wobec braku możliwości zmiany przedmiotowej umowy o pracę, przy jednoczesnej konieczności wyłonienia osoby pełniącej funkcję Dyrektora GBP (…) zdecydowałem się zaproponować tą funkcję Pani (…) dzięki czemu zachowana została ciągłość pracy jednostek kulturalnych na terenie Gminy Białowieża (…) wobec faktu, że biblioteka otwarta jest także w sobotę – a więc pracownik łączący obie te funkcje wykonuje niejako 6 dniowy tydzień pracy, doszedłem do wniosku, że odpowiednim wymiarem etatu będzie jego półtorakrotność. (…) Pragnę także zauważyć, że w terminie 16, 26, 27.02.2018. była przeprowadzana w BOK i GBP w Białowieży kontrola państwowej Inspekcji Pracy, która nie wykazała w tym zakresie uchybień. A przecież Pani (…) była w tym czasie zatrudniona na obu stanowiskach – str. 3-4 protokołu kontroli.

W ocenie Izby zatrudnienie tej samej osoby na stanowiskach kierowniczych w instytucjach kultury przy łącznym wymiarze 1,5 etatu jest sprzeczne z art. 129 § 1 Kodeksu pracy określającym ośmiogodzinny czas pracy na dobę i przeciętnie 40 godzin pracy tygodniowo przy przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Nie ma możliwości uniknięcia sytuacji, którą należałoby określić jako pełnienie funkcji w obu jednostkach jednocześnie, w tych samych godzinach pracy z podwójnie pobieranym za ten sam czas wynagrodzeniem. Według art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, natomiast art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) stanowi, że jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi danego rodzaju wydatków.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), wykazała, że:

a) w polityce rachunkowości (zarówno obowiązującej w 2017 r. jak i od 2018 r.) zapisano, iż „zaległości z tytułu dochodów i innych należności w kwocie nieprzekraczającej kosztów upomnienia, podlegają odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne. (…) Nie nalicza się odsetek od zaległości podatkowych nieprzekraczających trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską Spółkę Akcyjną za polecenie przesyłki listowej (…). Odsetek od należności nie stanowiących zaległości podatkowych nie nalicza się, jeśli wysokość odsetek nie przekracza 3-krotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską Spółka Akcyjna za polecenie przesyłki listowej.” Cytowane zapisy są sprzeczne z ogólną zasadą art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) określającą, że jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Nie stwierdzono przy tym uregulowań wskazujących np. minimalny okres, za który mają zostać naliczone te należności, aby dokonać ich „odpisania” (zaniechać naliczenia), czy też wyłączających ich stosowanie do należności cywilnoprawnych. Przepisy prawa nie przewidują samodzielnego decydowania przez Wójta o podstawach do „odpisywania” z ksiąg należności cywilnoprawnych przypadających budżetowi gminy bez formalnego ich umorzenia. Artykuł 42 ust. 6 ustawy o finansach publicznych przewiduje możliwość odstępowania od podejmowania czynności wobec dłużnika zmierzających do wykonania zobowiązania, jeżeli zachodzą przesłanki odstąpienia od czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych przewidziane przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Z kolei obowiązujący od 28 kwietnia 2017 r. art. 59a ustawy o finansach publicznych przewiduje, że rada gminy może, w drodze uchwały, postanowić o niedochodzeniu należności o charakterze cywilnoprawnym przypadających gminie lub jej jednostkom organizacyjnym, których kwota wraz z odsetkami nie przekracza 100 zł. W przypadku braku tego typu uchwały, której postanowienia – w ocenie Izby – również powinny odnosić się do okresu, za jaki kwota należności cywilnoprawnej z odsetkami ma nie przekraczać 100 zł, jedyną drogą legalnego usunięcia z ewidencji należności cywilnoprawnej jest jej umorzenie na zasadach określonych przez Radę Gminy Białowieża w uchwale w sprawie stosowania ulg w spłacie należności cywilnoprawnych. Dopiero stosowne oświadczenie woli Pana Wójta w sprawie umorzenia stanowi podstawę usunięcia ustalonych wcześniej należności cywilnoprawnych z ksiąg rachunkowych. W kontrolowanym okresie nie stwierdzono przypadków odpisywania „niewielkich sald” – str. 8 protokołu kontroli;

b) według regulacji wewnętrznych kontrolowana jednostka nie prowadzi ewidencji obrotu materiałowego – zakupione materiały przekazywane są bezpośrednio do zużycia w działalności. W praktyce zaś prowadzona jest ewidencja ilościowo-wartościowa paliwa, które w momencie zakupu ujmowano na koncie 310 „Materiały”, a następnie rozchodowano na podstawie comiesięcznych zestawień – str. 135-136 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dokonywanych w nich zapisów i dowodów stanowiących ich podstawę, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, wykazała, że:

a) nie zachowano w pełni zasady ciągłości wynikającej z art. 5 ust. 1 i art. 13 ust. 5 ustawy, bowiem ujęte w dacie otwarcia ksiąg rachunkowych na 2017 r. stany aktywów i pasywów w księgach Urzędu nie na wszystkich kontach były zgodne z ich wielkościami wykazanymi w księgach na koniec 2016 r. Ustalenie dotyczyło sald poszczególnych kont analitycznych prowadzonych do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, jednakże suma sald wszystkich kont była zgodna. Rozbieżność była wynikiem dokonania zmian numeracji kont analitycznych i przyporządkowanych tym kontom rodzajom dochodów między 2016 i 2017 r. – str. 9-10 protokołu kontroli;

b) zapisy w ewidencji Urzędu nie zawierały numerów nadanych przez wystawców dowodom księgowym stanowiącym podstawę zapisów (numerów identyfikacyjnych), co narusza art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy. Ustalenie to wynika z analizy zapisów dokonywanych na podstawie faktur, poleceń księgowania oraz wyciągów do 3 rachunków bankowych. Brak numeru identyfikacyjnego dowodu w treści zapisu księgowego stwierdzono również w ewidencji budżetu w zakresie dowodów polecenie księgowania. Nieprawidłowość ta świadczy o niewykonaniu zalecenia wystosowanego w 2014 r. po poprzedniej kontroli kompleksowej – str. 10-11 protokołu kontroli;

c) wystąpiły przypadki łącznego księgowania dwóch wyciągów pod jednym numerem dowodu księgowego – wyciągów do różnych rachunków z jednej daty oraz wyciągów do jednego rachunku z różnych dat, co narusza przepisy ustawy o rachunkowości, m.in. art. 23 ust. 2 pkt 3 i art. 24 ust. 4 pkt 1 – str. 11 protokołu kontroli;

d) wskazywano w treści zapisu księgowego wyciąg bankowy jako podstawę dokonania zapisu obrazującego takie operacje jak naliczenie wynagrodzeń, podatków czy składek, co w efekcie powodowało brak zgodności między operacjami wynikającymi z wyciągu i zapisami określonymi jako dokonane na jego podstawie – str. 11-12 protokołu kontroli;

e) w kilku przypadkach błędnie (niezgodnie z rzeczywistością) podawano w treści zapisu księgowego nazwy dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu; np. rozliczenie zaliczki ujmowano pod nazwą polecenie księgowania, a polecenie księgowania zawierające dane do ewidencji zaangażowania ujęto jako wyciąg bankowy – str. 12 protokołu kontroli;

f) na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” dokonywano zapisów ujemnych dla ewidencji operacji gospodarczych polegających na zwrocie wydatków – str. 12 protokołu kontroli. Opis konta 130 zawarty w rozporządzeniu z dnia 5 lipca 2010 r. przewidywał wprost obowiązek zachowania pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem oraz zachowanie zasady czystości obrotów poprzez stosowanie technicznego zapisu ujemnego po obu stronach konta 130. Opis zasad funkcjonowania konta 130 zawarty w załączniku nr 3 do rozporządzenia obowiązującego od 1 stycznia 2018 r. nadal przewiduje obowiązek zachowania zasady czystości obrotów, jednakże nie zawiera już postanowień odnoszących się do stosowania technicznego zapisu ujemnego oraz zwrotu wyrażającego wprost obowiązek zachowania pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem. Przewidziano, że zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, a stosowana technika księgowości ma zapewnić możliwość prawidłowego ustalenia wysokości obrotów oraz niezbędne dane do sporządzenia obowiązujących sprawozdań. Dopuszczono też wprost stosowanie dowodów księgowych innych niż dokumenty bankowe, jeżeli jest to konieczne dla zachowania czystości obrotów. W procesie interpretacji obowiązujących od 1 stycznia 2018 r. zasad ewidencji na koncie 130 należy w ocenie Izby uwzględnić również zawarty w rozporządzeniu opis funkcjonowania kont korespondujących z kontem 130. Istotne znaczenie ma mianowicie fakt, że z opisu żadnego z kont zespołu 2, 4 czy 7 nie wynika od 1 stycznia 2018 r., aby mogły być na nim dokonywane zapisy ujemne. Na przykład w opisach wszystkich kont zespołu 4 służących do ewidencji kosztów przewidziano księgowanie zmniejszenia kosztów po stronie Ma, a zatem na koncie 130 zapis dotyczący tych operacji powinien być ujęty po stronie Wn, w związku z czym dla zachowania czystości obrotów na tym koncie niezbędne staje się zastosowanie technicznego zapisu ujemnego na podstawie dowodu wewnętrznego (polecenia księgowania);

g) nie naliczono i nie ujęto w księgach Urzędu przypadających gminie na dzień 31 grudnia 2017 r. odsetek od należności cywilnoprawnych na łączną kwotę 5.169,49 zł, co opisano szczegółowo na str. 20 protokołu kontroli. Zgodnie z § 8 ust. 5 rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. oraz § 11 rozporządzenia z dnia 13 września 2017 r. obowiązującego od 1 stycznia 2018 r., odsetki od należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Stosownie zaś do art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustalania przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych. Nieprawidłowość ta świadczy o niewykonaniu zalecenia wystosowanego w 2014 r. po poprzedniej kontroli kompleksowej;

h) nie prowadzono ewidencji analitycznej do konta 139 „Inne rachunki bankowe” według otwartych rachunków bankowych, wbrew zasadom funkcjonowania tego konta określonym załącznikiem nr 3 do rozporządzenia. Funkcjonowało 1 konto syntetyczne 139, na którym ujmowano operacje dokonywane na 2 rachunkach bankowych – str. 32 protokołu kontroli;

i) nie prowadzono ewidencji analitycznej według kontrahentów do konta 240-2 „Pozostałe rozrachunki” w zakresie przechowywanych zabezpieczeń należytego wykonania umów. Na koncie 240-2 na koniec 2017 r. widnieje jedna kwota, która stanowi wpłaty z lat poprzednich i naliczone odsetki. Szczegółowy wykaz środków ujętych na koncie 240-2 z podziałem na zabezpieczenia i odsetki (łączne) znajdujące się na rachunku, sporządzony przez Skarbnika i podpisany przez Wójta, stanowił załącznik do sprawozdania finansowego za 2017 r. – str. 32 protokołu kontroli;

j) przychody odpowiadające karze umownej za nieterminowe sporządzenie projektów decyzji o warunkach zabudowy w kwocie 132,65 zł ujęto na koncie 750-2 „Przychody finansowe” zamiast na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne” – str. 34-35 protokołu kontroli;

k) zobowiązania z tytułu odsetek od pożyczki udzielonej przez WFOŚiGW oraz wobec Izby Rolniczej w zakresie 2% wpływów z podatku rolnego ujęto na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” zamiast na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 38-39 protokołu kontroli,

l) w zestawieniach obrotów i sald budżetu i Urzędu utrzymywane są konta, które nie są wykorzystywane, jak 133-1 „Rachunek budżetu” (od momentu założenia odrębnych rachunku dla dochodów Urzędu konto to nie jest wykorzystywane), 130-3 „Projekt wykluczenie cyfrowe” (rachunek bankowy zamknięto w 2016 r.), 130-10 „Rachunek bieżący – dochody organu”, 130-11 „Lokata środków” (od momentu założenia odrębnych rachunków dla urzędu i budżetu nie było obrotów na tych kontach) – str. 30 protokołu kontroli,

ł) z deklaracji VAT-7 gminy Białowieża za grudzień 2017 r. wynika nadwyżka podatku naliczonego nad należnym w kwocie 6.204 zł. Takie samo saldo wykazano po stronie Wn konta 224-10 w ewidencji budżetu na dzień 31 grudnia 2017 r. Podatek VAT rozliczono w 2018 r. z bieżącymi zobowiązaniami z tytułu VAT (urząd skarbowy nie zwracał gminie tych środków). Saldo to powstało z księgowań:

- Wn 133 – Ma 226 na kwotę 3.453,14 zł (wpływ od Urzędu Gminy i ZSP podatku należnego na rachunek budżetu),

- Wn 226 – Ma 224-10 (ZSP na kwotę 618,85 zł) i Wn 224-10 – Ma 226 (Urząd na kwotę 6.821,50 zł) – kwoty nadwyżki podatki należnego (ZSP) i naliczonego (Urząd) za grudzień wynikające z cząstkowych danych tych jednostek),

- Wn 226 – Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe” na kwotę 9.656,59 zł („przeksięgowanie podatku naliczonego za grudzień”).

           W efekcie salda w tym zakresie wykazywały tylko konta 224-10 i 909. Podatek należny w wysokości 3.453,14 zł, pozyskany w związku z realizacją dochodów, nie został zaliczony do dochodów 2017 r., mimo że znajdował się na rachunku budżetu i według stanu na koniec 2017 r. nie podlegał odprowadzeniu do urzędu skarbowego.

W zakresie salda strony Ma konta 909 stwierdzono, że w 2018 r. było ono przeksięgowywane z konta 909 na konto 901 jako dochód budżetu, który obejmowano sprawozdaniem Rb-27S. Ustalenia kontroli wskazują, że były to kwoty podatku należnego z poszczególnych późniejszych deklaracji, którego nie było obowiązku odprowadzać do US w związku z istnieniem nadwyżki za grudzień 2017 r. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że Kwota VAT naliczonego za grudzień 2017 roku została zaliczona do dochodów 2018 roku, ponieważ jest to podatek naliczony za grudzień, o który w grudniu nie były pomniejszone wydatki. Na podstawie deklaracji VAT-7 za grudzień’2017 roku (sporządzonej w styczniu 2018 roku) została zaliczona do dochodów kwota 2.835,09 zł, a na podstawie deklaracji za styczeń 2018 roku kwota 6.821,50 zł, a na podstawie deklaracji za luty 2018 roku kwota 2.785,67 zł. W/w kwoty podatku VAT w deklaracjach VAT-7 były wykazywane jako nadwyżki z poprzedniej deklaracji (do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy z poprzedniej deklaracji). O te kwoty był pomniejszany podatek należny do przelania w kolejnych deklaracjach jednostkowych UG. W ocenie Izby kwota ujęta na koncie 909 nie powinna mieć żadnego związku z ustalaniem wyniku budżetu, ponieważ nie była związana z żadnym kasowo zrealizowanym wpływem lub wypływem środków. Do dochodów budżetu w 2017 r. powinna być zaś zaliczona kwota podatku należnego, który został odprowadzony na rachunek budżetu przez Urząd i ZSP w wysokości 3.453,14 zł. Były to środki wpłacone przez kontrahentów w związku ze zrealizowanymi przez gminę dochodami budżetu, które – z powodu braku obowiązku wpłaty podatku do US za grudzień 2017 r. – pozostawały w swobodnej dyspozycji gminy i mogły być wykorzystywane na finansowanie budżetu w 2018 r. Użyte w wyjaśnieniu sformułowanie, iż zapis na koncie 909 został dokonany (…) ponieważ jest to podatek naliczony za grudzień, o który w grudniu nie były pomniejszone wydatki (…) świadczy też o nieprawidłowym podejściu jednostki w zakresie traktowania kwot podatku należnego i naliczonego, które wynika w znacznym stopniu z przyjęcia metody księgowania centralnego rozliczenia podatku VAT w ewidencji budżetu zamiast w ewidencji Urzędu – str. 14-18 protokołu kontroli.

Po pierwsze należy wskazać, że w żadnym wypadku wydatki budżetu nie mogą być pomniejszane o VAT naliczony przyjęty do rozliczenia w deklaracji. Podatek VAT naliczony opłacany jest na podstawie faktur zakupowych i stanowi wydatek budżetu w tej podziałce klasyfikacyjnej, której dotyczy zadanie (inwestycja, remont, usługa, itp.). Mając na uwadze, że grudzień 2017 r. był jedynym miesiącem, w którym wystąpiła nadwyżka podatku naliczonego nad należnym (co skutkowało dokonaniem opisanego księgowania na koncie 909 o znaczeniu podanym przez Skarbnika), a także stwierdzony w protokole kontroli fakt dokonywania w trakcie roku zapisów pomniejszających wydatki o VAT naliczony przyjęty do rozliczenia z VAT należnym (na kwotę 1.922,96 zł), należy stwierdzić, że VAT naliczony ewidencjonowany jest nieprawidłowo. Zmniejszanie wydatków o kwotę naliczonego podatku VAT przyjętego do rozliczenia w deklaracji nie wynika z rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczych dotyczących tych rozliczeń. W dyspozycji jednostki – po rozliczeniu podatku VAT należnego z naliczonym – pozostaje bowiem kwota podatku należnego uzyskanego w związku z dokonaną sprzedażą, w wysokości rozliczonej z podatkiem naliczonym. Środki te pochodzą od kontrahentów, na rzecz których jednostka dokonała sprzedaży (np. najemców), a nie od podmiotu, u którego jednostka dokonywała zakupów. Okoliczność braku konieczności odprowadzenia VAT należnego, wynikająca z rozliczenia go z podatkiem naliczonym, nie powinna zatem skutkować zmniejszeniem wydatków, lecz zaliczeniem pozostałych w jednostce z tego tytułu środków pieniężnych do dochodów budżetowych w paragrafie odpowiednim do rodzaju sprzedaży, w związku z którą jednostka uzyskała te środki. Metoda stosowna przez gminę Białowieża prowadzi do wypaczenia faktycznej kwoty wydatków, które zostały poniesione na dane zadanie w wysokości udokumentowanej wyciągami bankowymi, obrazującymi przelewy na rzecz dostawców czy wykonawców.

Kontrola prawidłowości ustalania odsetek od zaległości z tytułu czynszów najmu wykazała, że odsetki naliczano na podstawie art. 359 § 2 Kodeksu cywilnego, zamiast na podstawie art. 481 § 2 k.c. W trakcie kontroli udzielono instruktażu pracownikowi zajmującemu się prowadzeniem ewidencji księgowej dochodów i egzekwowaniem należności, w efekcie czego pracownik dokonał poprawnego przeliczenia odsetek należnych na koniec III kwartału 2018 r. Suma prawidłowo naliczonych odsetek (od zaległości ujętych w rozdz. 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami”) winna wynosić o 2.120,73 zł więcej od kwoty ujętej w księgach i sprawozdaniu Rb-27S za okres od początku roku do 30 września 2018 r. – str. 21 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli stwierdzono, że nie uwzględniono przy dokonywaniu wypłaty wynagrodzenia wykonawcy kary umownej za nieterminowe sporządzenie projektów decyzji o warunkach zabudowy, mimo przekazania do księgowości w dniu 22 grudnia 2017 r. pisma w tej sprawie sporządzonego przez właściwego merytorycznie pracownika Urzędu Gminy. Z pisma wynikało, że karę należy potrącić z wynagrodzenia wykonawcy. Stwierdzono, że wynagrodzenie wypłacono w pełnej wysokości w dniu 27 grudnia 2017 r. Z wyjaśnienia złożonego przez byłego Wójta G. Kasprowicza wynika, że brak naliczenia kary stanowił błąd pracownika i stosowną notę obciążeniową wystawiono 14 listopada 2018 r. w trakcie czynności kontrolnych – str. 34 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że gmina Białowieża ponosi koszty zawieranych comiesięcznie umów zlecenia z pracownikiem Urzędu Gminy na prowadzenie ewidencji księgowej OSP w Białowieży w wysokości 167 zł brutto (wcześniej umowy były też zawierane na okresy kwartalne). Łączne wydatki brutto z tytułu tych umów w 2017 r. wyniosły 2.004 zł. Ustalono, że wydatki na ten cel są ponoszone przez gminę od października 2012 r. W świetle przepisów art. 32 ust. 2-3 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 620, ze zm.) koszty prowadzenia ksiąg rachunkowych nie mieszczą się w wydatkach, jakie może ponosić gmina na ochotnicze straże pożarne. Do wydatków tych należą zaś koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej. Gmina ma również obowiązek zapewnienia umundurowania, ubezpieczenia członków OSP i ponoszenia kosztów badań lekarskich dla członków OSP. Przywołane regulacje prawne nie dają podstaw do finansowania z budżetu gminy kosztów funkcjonowania OSP jako stowarzyszenia, związanych z wypełnianiem spoczywających na nim obowiązków wynikających z posiadanego statusu prawnego. Z tego też względu RIO w Białymstoku stoi na stanowisku, że gmina nie może ponosić wydatków na finansowanie obsługi księgowej OSP.

Z wyjaśnienia złożonego przez byłego Wójta G. Kasprowicza wynika, że umowy były zawierane przez Pana Wójta w czasie pełnienia przez Pana funkcji Wójta w kadencji 2010-2014 i G. Kasprowicz po objęciu stanowiska kontynuował stosowaną praktykę. Dalej G. Kasprowicz wskazał: (…) zobowiązuje się do poprawy powyższego stanu rzeczy – str. 13 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości budżetowej sporządzonej za 2017 r., przeprowadzona w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), zastąpionego od 2018 r. rozporządzeniem z dnia 9 stycznia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 109), oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), wykazała, że:

a) w rocznym sprawozdaniu Rb-27S w kol. 8 „Dochody otrzymane” wykazano kwotę 10.689.713,77 zł, podczas gdy zgodnie z przepisami § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 1a pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do mającego zastosowanie do sporządzenia tego sprawozdania rozporządzenia z dnia 16 stycznia 2014 r., należało wykazać kwotę 10.693.459,77 zł (tj. o 3.746 zł wyższą). Szczegółowe wyliczenie różnicy zaprezentowano na str. 21-22 protokołu kontroli. Począwszy od 2018 r. zasady wypełniania kolumny „dochody otrzymane” wynikają z § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 2 pkt 1 i 2, ust. 4 pkt 4 i ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia z dnia 9 stycznia 2018 r. Zalecenie w zakresie sporządzania sprawozdań Rb-27S w zakresie dochodów otrzymanych zgodnie z obowiązującymi zasadami było przedmiotem wystąpienia wystosowanego po kontroli kompleksowej przeprowadzonej w 2014 r.;

b) w wierszu N.5 „pozostałe należności” własnego jednostkowego sprawozdania Rb-N za IV kwartał 2017 r. nie wykazano żadnej kwoty. Z wyliczeń zamieszczonych na str. 24 protokołu kontroli wynika, że wykazaniu w tej pozycji podlegała kwota 1.022.915,23 zł. Według wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Gminy (pełniącego funkcję do 29 listopada 2018 r.) Wszystkie należności pozostałe do zapłaty są wykazywane w sprawozdaniu Rb-27S. Natomiast w sprawozdaniu Rb-N wykazano jedynie należności wymagalne. Praktyka ta nie miała na celu wprowadzenia w błąd, a wynikała z utrwalonego postepowania. Takie działanie było niezgodne z przepisami w § 13 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 9 do rozporządzenia z dnia 4 marca 2010 r., zgodnie z którymi jako pozostałe należności podlegające wykazaniu w sprawozdaniu Rb-N rozumieć należy bezsporne należności niewymagalne z tytułu dostaw towarów i usług, podatków i składek na ubezpieczenie społeczne oraz z wszelkich innych tytułów nieobjętych pozostałymi kategoriami przedmiotowego sprawozdania, wyłączając odsetki i inne należności uboczne;

c) w sprawozdaniu Rb-NDS za III kwartał 2018 r. wykazano kwotę wolnych środków w wysokości 1.803.004,01 zł zamiast 1.806.456,66 zł, zaniżając ją o 3.452,59 zł. Powodem błędnego wykazania wolnych środków było uwzględnienie opisanych wcześniej sald dotyczących podatku VAT, ujętych 1 stycznia 2018 r. na kontach 224-10 i 909. Okoliczność ujęcia w ewidencji budżetu sald rozliczeń z tytułu VAT miała podobny wpływ na dane sprawozdania Rb-N w wierszu „gotówka i depozyty”, który również zaniżono o wskazaną kwotę – str. 24-27 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości udzielania i rozliczania zaliczek dla pracowników Urzędu Gminy w świetle przepisów instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych wykazała, że w przypadku wniosku o zaliczkę z dnia 15 grudnia 2017 r., zatwierdzonego przez byłego Wójta G. Kasprowicza i ówczesną Skarbnik, nie wskazano terminu jej rozliczenia wbrew postanowieniom regulacji wewnętrznych – str. 35-36 protokołu kontroli.

           W zakresie procedury uchwalenia budżetu i sporządzania planów finansowych przez jednostki organizacyjne gminy stwierdzono, że działając na podstawie art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych były Wójt G. Kasprowicz informował kierownika Białowieskiego Ośrodka Kultury o konieczności sporządzenia projektu planu finansowego do 22 grudnia 2016 r. z uwzględnieniem przekazanych informacji, zaś po uchwaleniu budżetu na podstawie art. 249 ust. 1 ustawy o finansach publicznych „o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków budżetowych na 2017 rok z prośbą o opracowanie planu finansowego”. Należy wskazać, że w przypadku instytucji kultury informacja powinna dotyczyć tylko kwoty dotacji podmiotowej. Instytucje kultury nie realizują bowiem dochodów i wydatków budżetu gminy – str. 53 protokołu kontroli.

Sprawozdanie z przebiegu wykonania planu finansowego Gminnej Biblioteki Publicznej w Białowieży za 2017 r. zawiera dane wymagane przez art. 265 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, z wyjątkiem stanu zobowiązań na początek roku. Zgodnie z tym przepisem samorządowe instytucje kultury przedstawiają organowi wykonawczemu w terminie do 28 lutego roku następującego po roku budżetowym sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego, w szczegółowości nie mniejszej niż w planie finansowym. Z kolei art. 31 ustawy stanowi, że jednostki te wyodrębniają w planach finansowych m.in. stan należności i zobowiązań na początek i koniec roku, co nakazuje ująć dane w tym zakresie także w sprawozdaniu – str. 58-59 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli stwierdzono przekroczenia limitów wydatków budżetu na 2017 r., które ustalono poprzez porównanie planu i wydatków wykonanych według stanu na dzień 27 grudnia 2017 r. Ujawniono przekroczenia na łączną kwotę 47.207,26 zł w następujących następujących podziałkach klasyfikacji budżetowej:

- rozdz. 60016 „Drogi publiczne gminne” par. 4300 „Zakup usług pozostałych” na sumę 3.267,40 zł,

- rozdz. 60095 „Pozostała działalność” par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” na sumę 854,89 zł,

- rozdz. 71004 „Plany zagospodarowania przestrzennego” par. 4019 „Wynagrodzenia osobowe pracowników” na sumę 0,40 zł,

- rozdz. 71004 par. 4117 „Składki na ubezpieczenia społeczne” na sumę 0,08 zł,

- rozdz. 71004 par. 4129 „Składki na Fundusz Pracy” na sumę 0,22 zł,

- rozdz. 71004 par. 4307 „Zakup usług pozostałych” na sumę 0,10 zł,

- rozdz. 71004 par. 6069 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” na sumę 0,40 zł,

- rozdz. 71035 „Cmentarze” par. 4270 „Zakup usług remontowych” na sumę 2.551 zł,

- rozdz. 71095 „Pozostała działalność” par. 4308 „Zakup usług pozostałych” na sumę 30.110,40 zł,

- rozdz. 72095 „Pozostała działalność” par. 4300 na sumę 1.134,16 zł,

- rozdz. 75011 „Urzędy wojewódzkie” par. 4210 na sumę 106,92 zł,

- rozdz. 75023 „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)” par. 4300 na sumę 3.161,01 zł,

- rozdz. 75023 par. 4410 „Podróże służbowe krajowe” na sumę 1.462,90 zł,

- rozdz. 75023 par. 4410 „Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” na sumę 0,06 zł,

- rozdz. 75075 „Promocja jednostek samorządu terytorialnego” par. 4210 na sumę 2.596,35 zł,

- rozdz. 75095 „Pozostała działalność” par. 4300 na sumę  465,45 zł,

- rozdz. 75412 „Ochotnicze straże pożarne” par. 4260 „Zakup energii” na sumę 165,69 zł,

- rozdz. 75412 par. 4280 „Zakup usług zdrowotnych” na sumę 43,01 zł,

- rozdz. 75412 par.  4410 na sumę 40 zł,

- rozdz. 75414 „Obrona cywilna” par. 4700 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej” na sumę 68 zł,

- rozdz. 80195 „Pozostała działalność” par. 4330 „Zakup usług przez jednostki samorządu terytorialnego od innych jednostek samorządu terytorialnego” na sumę 40,83 zł,

- rozdz. 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” par. 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe” na sumę 729,83 zł,

- rozdz. 90015 „Oświetlenie ulic, placów i dróg” par. 4210 na sumę 218,61 zł,

- rozdz. 90095 „Pozostała działalność” par. 4440 na sumę 189,55 zł.

Na koniec grudnia 2017 r. w związku ze zmianami dokonanymi zarządzeniem Wójta Nr 198/2017 z 28 grudnia 2017 r. kwoty wydatków wykonanych we wszystkich wymienionych podziałkach klasyfikacji mieściły się w ustalonych limitach.

Przedstawiona nieprawidłowość narusza zasadę nieprzekraczalności limitów określonych w planie finansowym wydatków wynikającą z art. 44 ust. 1 pkt 2, art. 52 ust.1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Dowody źródłowe składające się na opisane przekroczenia planu wydatków opatrzone zostały podpisami zatwierdzającymi do wypłaty złożonymi przez ówczesnego Wójta G. Kasprowicza. Stwierdzone przekroczenia planu wydatków świadczą także o niewłaściwym wykonywaniu obowiązków przez byłą Skarbnik, która opatrywała podpisami dowody księgowe skutkujące przekroczeniem planu wydatków. Stosownie do art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych złożenie podpisu na dokumencie przez głównego księgowego (skarbnika) oznacza m.in., że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. Czynności skutkujące przekroczeniem limitu wydatków we wskazanych podziałkach klasyfikacji budżetowej opisano szczegółowo na str. 53-58 protokołu kontroli.

W przedmiocie kompletności wymaganych prawem aktów stanowiących podstawę gospodarowania nieruchomościami ustalono, że gmina Białowieża nie posiada planu wykorzystania zasobu nieruchomości, który zgodnie z dyspozycją art. 25 ust. 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204) powinien być opracowany na okres trzech lat. Brak planu oznacza niewykonanie zaleceń pokontrolnych wystosowanych po poprzedniej kontroli kompleksowej – str. 129 protokołu kontroli.

Badając dochody ze sprzedaży nieruchomości stwierdzono błędną klasyfikację wpłat nabywców wnoszonych na poczet kosztów związanych z przygotowaniem nieruchomości do sprzedaży, które ujmowano w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego prawa własności nieruchomości…” zawyżając dochody ze sprzedaży nieruchomości. Kwoty te nie wchodzą w skład ceny wywoławczej nieruchomości, są one ponoszone dodatkowo a o ich poniesieniu informowano w ogłoszeniach o przetargach. Należy wskazać, że obowiązujące przepisy prawa nie przewidują obowiązku uiszczania przez nabywców nieruchomości poniesionych przez gminę kosztów dokumentacji związanej z przygotowaniem nieruchomości do zbycia. W związku z tym wpłaty z tego tytułu nie stanowią dochodów ze zbycia nieruchomości i nie powinny być klasyfikowane jako dochody majątkowe. Łącznie zawyżono dochody majątkowe o 828 zł z powodu błędnej klasyfikacji wpłat z tego tytułu przy 3 transakcjach sprzedaży – str. 59-61 protokołu kontroli.

Badaniu poddano prawidłowość pobierania dochodów z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności – str. 65-67 protokołu kontroli. Stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) w dniu 8 września 2014 r. wydana została decyzja o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego przysługującego firmie IWA sp. z.o.o. w prawo własności. W decyzji ustalono opłatę z tytułu przekształcenia w wysokości 373.440 zł. Należność rozłożono na 20 rocznych rat po 18.672 zł każda, płatnych w terminie do 30 marca każdego roku począwszy od 2015 r. Raty podlegają oprocentowaniu przy zastosowaniu stopy procentowej równej stopie redyskonta weksli stosowanej przez NBP. Wpłaty raty za przekształcenie w kwocie 18.672 zł i odsetek w kwocie 5.554,92 zł dokonano w dniu 27 lutego 2017 r. Stwierdzono, że odsetki były obliczone od kwoty długu według stanu na dzień 31 grudnia 2017 r., tj. 1,75% z 317.424 zł (od kwoty należności podlegającej zapłacie po uwzględnieniu spłaty raty w dniu 28 lutego 2017 r.). Należy wskazać, iż prawidłowo opłata powinna wynosić 5.881,68 zł i być obliczona jako 1,75% z 336.096 zł, czyli zadłużenia z tego tytułu na 31 grudnia 2016 r., w związku z tym, że rata była opłacana za 2017 r. Odsetki zostały zatem zaniżone o 326,76 zł. Ponadto mimo zapisu w decyzji nie ustanowiono na tej nieruchomości hipoteki przymusowej zabezpieczającej wierzytelność gminy. Z okazanego wydruku księgi wieczystej dla tej nieruchomości wynikają inne hipoteki zabezpieczające wierzytelności banków oraz Skarbu Państwa w związku z przekształceniem prawa użytkowania wieczystego na podstawie decyzji Starosty Hajnowskiego z 15 grudnia 2014 r.,

b) decyzją z 6 września 2014 r. dokonano przekształcenia w prawo własności prawa użytkowania wieczystego działki nr 871/2 o pow. 0,1290 ha. Zgodnie z decyzją opłata za przekształcenie ma być wnoszona w ratach po 3.595,13 zł, płatnych w terminie do 30 marca każdego roku począwszy od 2015 r.; raty podlegają oprocentowaniu przy zastosowaniu stawki równej stopie redyskonta weksli stosowanej przez NBP. Ustalono, iż wpłacona została tylko kwota 1.000 zł (w dniu 31 marca) z tytułu należnej w 2017 r. raty. Mimo, że nie zostały opłacone odsetki w kwocie 817,89 zł (1,75% x 46.736,74 zł, czyli zadłużenie na 31 grudnia 2016 r.), należności z tego tytułu nie ujęto w ewidencji księgowej a w konsekwencji i w sprawozdaniu Rb-27S. Odsetki „redyskontowe” za 2015 i 2016 r. opłacone zostały przez dłużnika w łącznej kwocie 1.600 zł w dniu 16 sierpnia 2016 r. Pismem z 9 marca 2015 r. dłużnik zwrócił się do Wójta o przesunięcie terminu płatności opłaty na maj, a pismem z 13 lipca 2015 r. o przeniesienie spłaty aktualnych zobowiązań do końca sierpnia. Wójt pismem z 26 marca 2015 r. przesunął termin do 31 maja a pismem z 22 lipca 2015 r. wyraził zgodę na przesunięcie terminu płatności odsetek należnych od pierwszej raty w wysokości 880,71 zł do 31 sierpnia 2015 r. Podczas kontroli obliczono, że odsetki redyskontowe za okres od uprawomocnienia się decyzji (23 października 2014 r.) powinny wynieść 1.386,83 zł, czyli mniej niż zapłacono o 213,17 zł. Odsetek od opóźnienia w zapłacie odsetek redyskontowych nie naliczano ani nie ewidencjonowano w księgach. Wyliczone przez kontrolujących na dzień 31 grudnia 2017 r. (z uwzględnieniem przesuniętego terminu płatności w 2015 r.) powinny wynosić 192,30 zł. Mimo stosownego zapisu w decyzji, również na tej nieruchomości nie ustanowiono hipoteki zabezpieczającej wierzytelność gminy.

Prawidłowość naliczania odsetek „redyskontowych” od należności gminy rozłożonych na raty sprawdzono również w zakresie sprzedaży lokalu w budynku położonym w Podolanach. Kontrola wykazała, że nabywca w 2017 r. nie wpłacił odsetek redyskontowych z tytułu rozłożenia należności na raty. Odsetki za 2017 r. powinny wynosić około 370 zł i wynikać z ksiąg rachunkowych jako zaległość na koniec 2017 r. – str. 67-68 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z najmu lokali użytkowych stwierdzono, że zarządzeniem Nr 27/2015 z 21 kwietnia 2015 r. były Burmistrz G. Kasprowicz określił wysokość stawek czynszu za najem i dzierżawę nieruchomości stanowiących własność gminy Białowieża (w czasie kontroli obowiązywało w tej sprawie także zarządzenie Nr 169/2017 z 30 czerwca 2017 r., którym określono nowe stawki). Wcześniej obowiązywało zarządzenie Nr 34/11 z 24 sierpnia 2011 r.

Analizą przestrzegania zasad wynikających z zarządzeń objęto umowy na najem lokalu przy ul. Waszkiewicza 134 w Białowieży o pow. 38,6 m2 na prowadzenie działalności gospodarczej. W dniu 2 stycznia 2012 r. zawarta została umowa na okres od 2 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2014 r. (była ona kontynuacją wcześniej obowiązującej umowy). Czynsz ustalono w kwocie 317,99 zł + VAT. W dniu 23 stycznia 2015 r. została zawarta kolejna umowa z tym samym najemcą, na okres od 1 lutego 2015 r. do 31 stycznia 2018 r. Umowa została podpisana przez Sekretarz Gminy, upoważnioną przez byłego Wójta G. Kasprowicza. Czynsz w tej umowie pozostał bez zmian (317,99 zł + VAT, łącznie 391,13 zł). Zastosowano zatem stawkę 8,24 zł netto za 1m2. Zgodnie z obowiązującym w czasie zawarcia tej umowy zarządzeniem z 24 sierpnia 2011 r. za nieruchomości zabudowane na cele handlowe i usługowe stawka powinna wynosić 12 zł. Przy stawce 12 zł czynsz powinien wynosić 463,20 zł miesięcznie netto (38,6 m2 x 12 zł) i 5.558,40 zł rocznie netto. Miesięcznie czynsz był w stosunku do tej stawki zaniżony o 145,21 zł netto, rocznie o 1.742,52 zł netto, a w okresie obowiązywania umowy (tj. do 31 października 2017 r., kiedy to została ona rozwiązana) w sumie o 4.791,93 zł netto (5.894,07 zł brutto).

Natomiast zgodnie z zarządzeniem z 21 kwietnia 2015 r. stawka za najem lokali użytkowych wynosi od 10 zł przy działalności handlowej i od 8 zł działalności usługowej. W tym przypadku najemca wykonywał działalność handlową. Zarządzenie weszło w życie z dniem podpisania, a zgodnie z jego treścią stawki czynszu dzierżawnego mogą być stosowane do umów dzierżawy zawartych przed datą wejścia w życie tego zarządzenia w przypadku zawarcia aneksu do umowy pomiędzy gminą a dzierżawcą. Aneksu zmieniającego stawki nie okazano kontrolującym. Przy uwzględnieniu możliwości zastosowania stawki 10 zł netto zaniżenie czynszu od maja 2015 r. do października 2017 r. (30 miesięcy) wyniosłoby 2.038,08 zł netto (2.506,84 zł brutto) plus zaniżenie za okres luty-kwiecień 2015 r. 435,63 zł netto (535,82 zł brutto), co daje łącznie kwotę 2.473,71 zł netto (3.042,66 zł brutto). Identyczne stawki i postanowienia dotyczące ich stosowania wynikają z zarządzenia Nr 169/2017 z 30 czerwca 2017 r.

Według wyjaśnienia byłego Wójta błąd wystąpił już w umowie z 2 stycznia 2012 r., Więc błąd który został popełniony w 2015 r. jest kontynuacją tego z 2012 r. – str. 68-70 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z użytkowania wieczystego wykazała, że w dniu 6 kwietnia 2016 r. na podstawie dowodu PK nr 84/16 wyksięgowano z ewidencji należność z tytułu użytkowania wieczystego od firmy BIOZON w kwocie 7.996,85 zł, w treści wpisując „na podstawie ZPK z 28.10.2010 r. załącznik nr 3 do zarządzenia nr 4/10 z 28.12.2010 r.” Polecenie księgowania nie zostało podpisane ani przez Wójta ani przez Skarbnika Gminy. Do Skarbnika Gminy zwrócono się z pytaniem, na jakiej podstawie został sporządzony omawiany dokument „polecenie księgowania” i czy jego sporządzenie było poprzedzone formalnym oświadczeniem woli Wójta Gminy w sprawie dokonania umorzenia należności. Kontrolującym okazano wyjaśnienie, według którego PK nr 84/16 z dn. 06.04.2016 r. zostało sporządzone na podstawie Uchwały Rady Gminy Białowieża XXXII/169/10 w sprawie zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadających Gminie Białowieża i jej jednostkom podległym oraz Zarządzenia Wójta Gminy Białowieża nr 4/10 z 28.10.2010 r. w sprawie zakładowego planu kont i zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Białowieża. Pomimo faktu, iż nie dopełniono wymogu formalnego w sprawie odpisu BIOZON, w zakresie podpisu Wójta, w sprawie dokonania umorzenia należności na uwagę zasługuje fakt podjęcia działania mającego na celu dokonania odpisu należności za użytkowanie wieczyste. Wykładnia celowościowa determinuje realizację w/w zadania. Z całą pewnością przy kolejnym odpisie tego typu zostanie uzyskane formalne stanowisko Wójta.

Pismem z 23 maja 2016 r. gmina wezwała firmę do zapłaty 23.592,76 zł, tj. 21.543,84 zł należności głównej oraz odsetek. Nakazem płatniczym w postępowaniu upominawczym z 28 lutego 2017 r. Sąd Rejonowy nakazał zapłatę tej kwoty. Postanowieniem komornika sądowego z 19 lutego 2018 r. umorzono postępowanie egzekucyjne wobec stwierdzenia bezskuteczności egzekucji. Poleceniem księgowania z 31 marca 2018 r. dokonano odpisu należności za lata 2014-2016 w kwocie 21.543,84 zł – na podstawie postanowienia komornika sądowego z 19 lutego 2018 r. Z postanowienia wynika, że postępowanie egzekucyjne z nieruchomości stanowiącej działkę nr 641 o pow. 0,4862 ha umorzyło się z mocy prawa na podstawie art. 824 § 1 pkt 4 k.p.c., z uwagi iż wierzyciel w ciągu 6 miesięcy nie dokonał czynności potrzebnych do dalszego prowadzenia postępowania. Do Skarbnika zwrócono się z pytaniem, czy wyksięgowanie należności za użytkowanie wieczyste w kwocie 21.543,84 zł za lata 2014-2016 od BIOZON było poprzedzone formalnym oświadczeniem woli Wójta w sprawie dokonania umorzenia należności oraz jakie czynności podejmował wierzyciel w celu prowadzenia postępowania egzekucyjnego wobec tego dłużnika. Kontrolującym wyjaśniono, iż wierzyciel wystąpił z wnioskiem do komornika o prowadzenie egzekucji wobec firmy Biozon. Komornik postanowieniem umorzył postepowanie. Zadłużenie wygenerowane przez BIOZON zwiększyłoby się na skutek podjęcia czynności, które rodziłyby skutki finansowe dla gminy o znacznej wartości. Jednocześnie czynności nie zmierzałyby do osiągnięcia zamierzonego celu z uwagi na sytuację prawną dłużnika.

Według § 2 uchwały Nr XXXII/169/10 Rady Gminy Białowieża z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny istniała możliwość umorzenia przez Wójta tej należności z urzędu (np. przesłanka z § 2 pkt 3). Oświadczenie woli Wójta w tej sprawie powinno jednak zostać udokumentowane.

Kontrola wykazała ponadto, iż na tę należność nie dokonywano odpisu aktualizującego. Poleceniem księgowania z 31 grudnia 2017 r. dokonano natomiast odpisu aktualizującego należności w kwocie 396.253 zł z tytułu podatku od nieruchomości od BIOZON oraz w kwocie 138.587,76 zł z tytułu odsetek od podatku od nieruchomości BIOZON. Z postanowień Naczelnika Urzędu Skarbowego w Bielsku Podlaskim w sprawie umorzenia postępowania egzekucyjnego z 30 listopada 2017 r. (322.169 zł z lat 2012-2016) i 9 października 2013 r. (74.084 zł z lat 2010-2011) wynika, iż w toku prowadzonego postępowania egzekucyjnego nie ustalono składników majątku, z których możliwe byłoby zaspokojenie przynajmniej wydatków egzekucyjnych, nie stwierdzono informacji o wierzytelnościach, rachunkach bankowych, prawach majątkowych dłużnika – str. 62-64 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z użytkowania wieczystego stwierdzono ponadto następujące nieprawidłowości:

a) firmie PGE S.A. ustalono pismem z 12 grudnia 2011 r. nową opłatę w wysokości 109,25 zł obowiązującą od 1 stycznia 2012 r. Poprzednia opłata wynikała z decyzji z 21 lipca 2000 r. i wynosiła 14,70 zł. Zgodnie z art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami, w przypadku gdy zaktualizowana wysokość opłaty rocznej przewyższa co najmniej dwukrotnie wysokość dotychczasowej opłaty rocznej, użytkownik wieczysty wnosi opłatę roczną w wysokości odpowiadającej dwukrotności dotychczasowej opłaty rocznej; pozostałą kwotę ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty (nadwyżka) rozkłada się na dwie równe części, które powiększają opłatę roczną w następnych dwóch latach; opłata roczna w trzecim roku od aktualizacji jest równa kwocie wynikającej z aktualizacji. Interpretacja tego przepisu w orzecznictwie Sądu Najwyższego (wyrok z dnia 21 maja 2014 r., sygn. akt II CSK 451/13; uchwała z dnia 28 lutego 2013 r., sygn. akt III CZP 110/12, wyrok z dnia 9 grudnia 2013 r., sygn. akt V CSK 5/13) jest następująca: w przypadku, gdy zaktualizowana wysokość opłaty osiągnie próg wyznaczony w przytoczonym przepisie, użytkownik wieczysty w drugim roku od aktualizacji wnosi opłatę w wysokości stanowiącej sumę dwukrotności dotychczasowej opłaty i połowy nadwyżki ponad dwukrotność tej opłaty, a w trzecim roku od aktualizacji wnosi opłatę w wysokości stanowiącej sumę opłaty ustalonej w drugim roku i połowy nadwyżki ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty. Uzasadniając to stanowisko, Sąd Najwyższy podkreślił, że przy zastosowaniu wskazanej metody w trzecim roku od aktualizacji opłata osiąga wysokość wynikającą z aktualizacji, co oznacza, że zdanie trzecie art. 77 ust. 2a u.g.n. jest w istocie pozbawione znaczenia normatywnego, potwierdza bowiem tylko to, co wynika ze zdania drugiego. W stwierdzonym stanie faktycznym pierwsza opłata za 2012 r. powinna wynosić 29,40 zł, za 2013 r. – 69,33 zł a za 2014 r. – 109,25 zł. Łącznie za lata 2012-2014 opłata powinna wynosić 207,98 zł. Natomiast pobrano 327,75 zł, czyli więcej o 119,77 zł niż wynika to z przywołanego przepisu – str. 64 protokołu kontroli;

b) użytkownikom wieczystym wskazanym w protokole kontroli wysokość opłaty rocznej ustalono w piśmie z dnia 21 grudnia 2004 r. na 464,04  zł + podatek VAT. Należy wskazać, że oddawanie gruntów w wieczyste użytkowanie podlega opodatkowaniu VAT od 1 maja 2004 r., czyli od dnia wejścia w życie obecnie obowiązującej ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, ze zm.). Powoduje to, że opłaty roczne pobierane po 30 kwietnia 2004 r. dotyczące prawa użytkowania wieczystego ustanowionego przed 1 maja 2004 r. nie podlegają opodatkowaniu VAT - uchwała siedmiu sędziów NSA z dnia 8 stycznia 2007 r. (sygn. akt I FPS 1/06). Dotyczy to również sytuacji, w których prawo użytkowania wieczystego ustanowione przed 1 maja 2004 r. zostało po 30 kwietnia 2004 r. zbyte przez podmiot, na którego rzecz zostało ustanowione – np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2010 r. (zn. IPPP3/443-378/10-4/IB). W związku z powyższym opłata pobrana za lata 2005-2018 została zawyżona o podatek VAT w łącznej kwocie 1.466,38 zł – str. 64-65 protokołu kontroli;

c) w przypadku 4 nieruchomości minęło ponad 20 lat od ostatniej aktualizacji opłaty za użytkowanie wieczyste, w tym w jednym przypadku dotyczy to opłaty pobieranej według stawki 3%. Stosownie do postanowień art. 77 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego może być aktualizowana nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. Z uwagi na odległy czas od ostatniej aktualizacji wskazać należy – po uwzględnieniu przepisów ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów (Dz. U. z 2018 r. poz. 1716) – że podjęcie działań w zakresie opłaty ustalanej według stawki 3% jest niezbędne w świetle art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zobowiązującego właściwe organy do gospodarowania nieruchomościami w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki – str. 62-65 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z najmu lokali mieszkalnych stwierdzono po pierwsze, że od 2016 r. na terenie gminy Białowieża nie obowiązuje wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, co stanowi naruszenie przepisów art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1234, ze zm.). Podczas poprzedniej kontroli kompleksowej stwierdzono, że uchwałą Nr VI/37/11 Rada Gminy Białowieża z dnia 30 maja 2011 r. przyjęła wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Białowieża na lata 2011-2014 (niezgodnie z wymaganiami ustawy w zakresie okresu obowiązywania programu). W wystąpieniu pokontrolnym z 13 października 2014 r. zalecono przedkładanie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy obejmującego co najmniej 5 kolejnych lat, jak tego wymaga art. 21 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów... Ustalono, iż nie opracowano ani nie przedłożono Radzie Gminy żadnego projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy.

Zasady polityki czynszowej wynikają z uchwały Nr XXIV/178/01 Rady Gminy Białowieża z dnia 23 listopada 2001 r. Uchwała określa czynniki podwyższające oraz obniżające stawkę czynszu. Przy czym podwyższenie czynszu jest możliwe tylko w jednym przypadku – podnajęcia całego lub części lokalu (o 30%). Oprócz tego uchwała przewiduje jedynie obniżenie czynszu o: 20% (mieszkanie przeznaczone do rozbiórki), 10% (kuchnia bez oświetlenia naturalnego i mieszkanie bez instalacji wodociągowej) i 5% (mieszkanie bez instalacji kanalizacyjnej). Zarządzeniem Wójta Gminy Białowieża z dnia 25 maja 2007 r. określono stawkę bazową czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej w lokalach mieszkalnych w wysokości 0,60 zł miesięcznie.

Z art. 7 ust. 1 ustawy  o ochronie  praw  lokatorów… wynika, że w lokalach wchodzących w skład zasobu mieszkaniowego właściciel (organ wykonawczy gminy) ustala stawki czynszu za 1m2 powierzchni użytkowej lokalu z uwzględnieniem czynników podwyższających lub obniżających ich wartość użytkową. Analiza obowiązujących umów najmu lokali mieszkalnych wykazała, że pobierany czynsz nie ma związku z zasadami określonymi ustawą, zarządzeniem Wójta i uchwałą Rady. W poszczególnych umowach stosowano stawki czynszu najmu w wysokości 0,99 zł, 0,96 zł i 0,78 zł za 1m2, czyli wyższej od stawki bazowej. Nie ma przy tym danych, jak stawki te zostały ustalone (w jednej z umów stawka za 1m2 nie została w ogóle podana). W świetle przyjętej w 2007 r. stawki bazowej i zasad polityki czynszowej pobieranie takich stawek nie jest możliwe.

Najemca jednego z lokali mieszkalnych nie płacił terminowo czynszu. Saldo początkowe na 1 stycznia 2017 r. wynosiło 1.751,78 zł a na koniec roku 1.587,24 zł. Pod datą 31 grudnia 2017 r. dokonano na podstawie PK nr 452/2017 odpisania czynszu w kwocie 176,36 zł i 367,26 zł jako „należności przedawnionej” z 2014 r. Do polecenia księgowania dołączono uchwałę Rady Gminy Nr XXXII/169/10 z 30 marca 2010 r. w sprawie zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny… z zaznaczeniem, iż należność pieniężna może być umorzona z urzędu, jeśli zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty wyższej od kosztów dochodzenia i egzekucji tej należności lub w postępowanie egzekucyjne okazało się nieskuteczne. Razem z odpisaniem należności zaksięgowano „nieprzypisane odsetki z 2014 r.” w kwocie 1.012,14 zł (Wn 221 – Ma 750 i Wn 290 – Ma 221). Polecenie księgowania było podpisane tylko przez sporządzającego je inspektora Urzędu Gminy. Brak formalnej decyzji Wójta o umorzeniu należności. W wyjaśnieniu w tej sprawie Skarbnik Gminy stwierdziła, że przyczyną niepodejmowania działań egzekucyjnych wobec (…) było złożone oświadczenie przez Panią (…), w treści którego zobowiązała się do ponoszenia miesięcznej kwoty w wysokości 20 zł w poczet zaległego czynszu. W 2018 r. nastąpiła śmierć Pani (…) po której organ rozpoczął działania windykacyjne (dowody w załączeniu). Kwota zaległości na koncie na dzień 31.12.2017 r. – 1.587,24 dotyczy czynszu za lata 2015-2016-2017. W 2014 r. były podejmowane działania windykacyjne zmierzające do celu wyegzekwowania należności (wyrok w załączeniu). Kontrolującym okazano Sądu Rejonowego w Bielsku Podlaskim z 9 grudnia 2014 r. zasądzający od dłużnika na rzecz gminy Białowieża 2.161,47 zł oraz sądowy nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym z 31 lipca 2018 r. na kwotę 2.068,45 zł. Odsetek nie przypisywano w ewidencji księgowej na koniec kwartałów – brak należności na koncie 221. Mimo tego na kwotę należnych odsetek zaksięgowano odpis aktualizujący na koncie 290-2.

           W zakresie dochodów z najmu lokali mieszkalnych podkreślić należy, że stwierdzone nieprawidłowości są w głównej mierze spowodowane niewykonaniem zaleceń wystosowanych wystąpieniem pokontrolnym z 13 października 2014 r., dotyczących m.in. uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz wyeliminowania niezgodności miedzy stawkami czynszu, którym obciążani są najemcy lokali mieszkalnych, a stawką bazową czynszu ustaloną przez Wójta. Wpływ na niewykonanie zaleceń mógł mieć fakt zmiany na stanowisku Wójta, jaki miał miejsce w 2014 r., już po udzieleniu odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń – str. 73-76 protokołu kontroli.

Badając wydatki zakwalifikowane do wydatków na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii stwierdzono, iż sfinansowano z nich kwotę 28.140 zł wypłaconą wykonawcom muzycznym (zespół rockowy i wykonawca solowy) za koncerty w dniu 12 sierpnia 2017 r. podczas I Białowieskiego Pikniku Rodzinnego. Z opisu faktur wynika, że występ zawierał wiele wątków profilaktycznych i był zorganizowany w ramach profilaktyki uniwersalnej, tj. wakacyjnych zajęć dla rodzin z dziećmi o charakterze edukacyjno-kulturalnym służącym zagospodarowaniu czasu wolnego, zdrowego, aktywnego i bezpiecznego stylu życia. W obu umowach nie zawarto żadnych postanowień dotyczących realizacji działalności profilaktycznej w trakcie występów tych artystów. Należy też wskazać, iż na dzień zorganizowania I Białowieskiego Pikniku Rodzinnego (12 sierpnia 2017 r.) wydano jednorazowe zezwolenie na sprzedaż alkoholu do 4,5% oraz piwa, co nakazuje powziąć uzasadnione wątpliwości co do związku imprezy z profilaktyką alkoholową.

Z kolei w 2018 r. ze środków na realizację Gminnego Programu przekazano 60.000 zł w formie dotacji celowej dla Białowieskiego Ośrodka Kultury na podstawie porozumienia z 10 maja 2018 r. – z przeznaczeniem na realizację zadania II Białowieski Piknik Rodzinny. Przelewu dotacji dokonano 21 czerwca 2018 r. i zaewidencjonowano w rozdziale 85154 w par. 2800 „Dotacja celowa z budżetu dla pozostałych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych”. Zgodnie z porozumieniem strony ustaliły termin wykorzystania dotacji na 31 lipca 2017 r. Sprawozdanie z wykorzystania dotacji wpłynęło do Urzędu 27 lipca 2018 r. Zawierało ono kserokopię faktury z 25 czerwca 2018 r. wystawionej przez Usługi i Handel Iwaniuk Aneta w kwocie 60.000 zł (w opisie „realizacja II Białowieskiego Pikniku Rodzinnego wg porozumienia z dnia 22.06.2018”) i kserokopię porozumienia z 22 czerwca 2018 r. o współpracy partnerskiej przy realizacji powyższego zadania, z którego wynikają m.in. obowiązki i uprawnienia stron porozumienia (m.in. PHU Iwaniuk gwarantowało przygotowanie dokumentacji, przygotowanie warsztatów mających na celu promowanie zdrowego trybu życia i zapobiegania chorobom alkoholowym, zapewnienie sceny, nagłośnienia, oświetlenia, telebimu, prowadzącego, ochrony, zabezpieczenia medycznego i sanitarnego, sfinansowania występu wykonawców i ich wyżywienia). Okazano ofertę PHU Iwaniuk z 22 czerwca 2018 r. na zorganizowanie w dniu 23 czerwca 2018 r. II Białowieskiego Pikniku Rodzinnego. Daty oferty i porozumienia świadczą o tym, że wykonawca ten w sposób nieformalny musiał być wcześniej wybrany przez dyrektora BOK, ponieważ za niemożliwe należy uznać zaoferowanie zorganizowania tego typu imprezy na 1 dzień przed jej terminem i wywiązanie się z zobowiązań. Ze stwierdzonego stanu faktycznego wynika też brak uzasadnienia dla udzielenia BOK dotacji na organizację pikniku, ponieważ jednostka ta samodzielnie nie sfinansowała żadnych elementów organizacji imprezy a jedynie zleciła na zewnątrz cele powierzone jej umową dotacji. Przy czym kontrolującym nie okazano dokumentacji, która potwierdzałaby, że wydatku tego BOK dokonał w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów – art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Należy wskazać, że w świetle procedur wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie Gminy Białowieża zlecenie tego typu usługi powinno nastąpić przy udokumentowaniu zapytania ofertowego do co najmniej 3 wykonawców.

Podkreślić też należy, że przygotowanie warsztatów mających na celu promowanie zdrowego trybu życia i zapobiegania chorobom alkoholowym zostało wycenione w ofercie PHU Iwaniuk na 1.000 zł netto (1.230 zł brutto). Pozostała kwota z dotacji celowej nie miała więc związku z przeciwdziałaniem alkoholizmowi. Również w zakresie realizacji pikniku w 2018 r. stwierdzono wydanie jednorazowego zezwolenia na sprzedaż alkoholu w dniach 23-24 czerwca 2018 r. Z wyjaśnienia byłego Wójta G. Kasprowicza w tej sprawie wynika m.in., że (…) Wobec kompletności wniosku i spełnienia wszystkich wymagań ustawowych, Urząd Gminy w Białowieży wydać musiał stosowne zezwolenie, gdyż nie została spełniona żadna z przesłanek negatywnych (…) podczas pikniku doszło do spełnienia założeń programu, gdyż odbywały się stosowne działania nastawione na wspomniane wyżej cele. Prowadzono m.in. szeroko zakreśloną akcję mającą na celu uświadomienie społeczeństwa w zakresie problemów związanych z alkoholizmem i narkomanią oraz wskazywania sposobów walki z tymi nałogami. Pomimo jednak spełnienia celów programu profilaktykę i rozwiązywanie problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii i znakomitych rezultatów akcji zwiększania świadomości społeczeństwa w tym zakresie, a także braku złamania jakichkolwiek norm prawnych, Strony zgodnie ustaliły, że podobna sytuacja nie powinna mieć miejsca w przyszłości (…) tak aby nie narażać się na dwuznaczne sytuacje, podobnie jak miało to miejsce w tym wypadku  – str. 78-79 i 119 protokołu kontroli.

Uchwałą Nr VIII/43/11 Rady Gminy Białowieża z dnia 1 sierpnia 2011 r. ustalono stawkę procentową opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w związku z budową urządzeń infrastruktury technicznej wynoszącą 25%. Natomiast stawka opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem nie została ustalona. Zawarto ją w uchwale Nr III/13/14 Rady Gminy Białowieża z dnia 30 grudnia 2014 r. w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami..., przyjmując 25% różnicy między wartością nieruchomości przed podziałem i po podziale. W aktualnie obowiązującej uchwale Nr XIII/73/15 z 2 grudnia 2015 r. w sprawie określenia zasad gospodarowania nieruchomościami… nie ujęto postanowień dotyczących opłaty adiacenckiej z tytułu podziału nieruchomości. Powyższe było konsekwencją rozstrzygnięcia nadzorczego Wojewody Podlaskiego z 4 lutego 2015 r., który stwierdzając nieważność przepisu określającego stawkę opłaty w uchwale z 2014 r. wskazał, iż jest to materia wykraczająca poza delegację z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Treść rozstrzygnięcia Wojewody nie zmienia jednak faktu, że Rada Gminy obowiązana jest określić stawkę opłaty z tego tytułu – w formie odrębnej uchwały podjętej na podstawie art. 98a ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

Przeanalizowano podziały nieruchomości dokonane w 2016 r. 2017 r. W tym okresie miało miejsce 20 podziałów nieruchomości. Stwierdzono wśród nich także podziały na 3 i 4 nieruchomości, które dają podstawę wniosku o ekonomicznej zasadności podjęcia działań w celu ustalenia opłaty adiacenckiej – str. 81-82 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

W wyniku przeprowadzonej kontroli zagadnień dotyczących realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego w grupie podatników osób prawnych, w kontekście powszechności, prawidłowości i kompletności ich pozyskania stwierdzono przypadki naruszenia wskazanych przepisów  ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892, ze zm.) – str. 85 protokołu kontroli. Polegało to na:

- zadeklarowaniu przez podatnika (gminę) podatku rolnego w wysokości 16 zł, co naruszało art. 3a pkt 2 ustawy, z którego wynika, iż obowiązek podatkowy w podatku rolnym nie dotyczy gmin;

- zadeklarowaniu przez podatnika podatku rolnego zawyżonego o kwotę 14 zł w wyniku wadliwego stosowania zasad ustalania podstawy opodatkowania wskazanych w art. 4 ustawy;

- objęciu deklaracją przez podatnika (osobę prawną) gruntów rolnych posiadanych we współwłasności z osobami fizycznymi, co w rezultacie spowodowało zawyżenie  deklarowanego podatku rolnego o kwotę 773 zł. Równocześnie taki sposób postępowania stoi w sprzeczności z art. 3 ust. 5 ustawy, który stanowi, iż jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Natomiast z treści art. 6a ust. 10 ustawy wynika, że jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składają deklarację na podatek rolny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne.

Badaniu poddano działania organu podatkowego w obszarze dochodów z tytułu podatku leśnego od osób prawnych. Ustalono, iż podatnik wskazany na str. 86 protokołu kontroli deklaruje lasy o powierzchni 0,6621 ha, podczas gdy z danych zawartych w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej przez Starostwo Powiatowe w Hajnówce oraz danych dostarczonych przez podatnika, dotyczących gruntów leśnych znajdujących się w dzierżawie, wynika, iż w posiadaniu podatnika są grunty leśne o powierzchni 0,3045 ha. Podatnik ponadto posiada 3,7143 ha lasów we współwłasności z osobami fizycznymi, na które nie złożył deklaracji podatkowej. Naruszył w ten sposób postanowienia art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1821, ze zm.), stanowiący, iż jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi wówczas odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Natomiast z treści art. 6 ust. 7 ustawy wynika, że jeśli las stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składają deklarację na podatek leśny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne

Kolejne ustalenia w tym obszarze dotyczyły podatnika wskazanego na str. 87 protokołu kontroli, który zaniżył powierzchnię deklarowanych lasów o 0,3081 ha.

Nieprawidłowości stwierdzono także w poddanym badaniu obszarze realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości w grupie podatników osób prawnych. W opisanych przypadkach naruszały one przepisy ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445, ze zm.) i dotyczyły podatników wskazanych na str. 90-92 protokołu kontroli:

a) podatnik zadeklarował jako rolne 2 działki sklasyfikowane jako R V, o łącznej powierzchni 571 m2. Za pomocą systemu geoportal2 ustalono, iż działki te przylegają bezpośrednio do terenu otaczającego hotel i są bezpośrednio związane z działalnością hotelową. Prawdopodobnie powinny więc być opodatkowane podatkiem od nieruchomości. W takim przypadku prawdopodobne jest zaniżenie należności z tytułu podatku od nieruchomości za lata 2014-2018 w łącznej kwocie 250,95 zł;

b) podatnik zadeklarował 5.878 m2 gruntów opodatkowanych stawką przewidzianą dla gruntów pozostałych. Podatnik jest przedsiębiorcą a zatem znajdujące się w jego posiadaniu grunty powinien opodatkować  stawką  przewidzianą dla działalności gospodarczej, bowiem art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy definiuje jako grunty, budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej – „grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą”.  W takim przypadku podatnik zaniżył zadeklarowany podatek od nieruchomości za lata 2014-2018 o kwotę 12.108,68 zł. Dalszy opis na str. 91 protokołu kontroli wskazuje na analogiczną sytuację w przypadku podatnika, u którego stwierdzono za lata 2014-2018 zaniżenie podatku od nieruchomości o kwotę 7.782,21 zł;

c) podatnik zadeklarował jako związane z działalnością gospodarczą grunty o powierzchni 21.611m2. Ustalono, że jest on właścicielem gruntów o powierzchni 19.098 m2 oraz dzierżawi od nadleśnictwa 2.500 m2 co stanowi łączną powierzchnię 21.598 m2. Podatnik zawyżył więc powierzchnię gruntów związanych z działalnością gospodarczą o 13 m2 co powoduje zawyżenie deklarowanego podatku od nieruchomości o kwotę 11,57 zł.

Analizie, pod kątem prawidłowości sporządzenia, poddano również deklarację na podatek od nieruchomości złożoną przez Urząd Gminy Białowieża. W jej wyniku stwierdzono, iż nie ujawniono w niej gruntów, które w ewidencji gruntów i budynków mają przypisany gminie Białowieża „charakter własności/władania” jako „władanie (na zasadach posiadacza samoistnego)”. Grunty są w większości sklasyfikowane symbolem „dr” i nie stanowią dróg publicznych. Artykuł 2 ust. 3 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych stwierdza, iż opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają grunty zajęte pod pasy drogowe dróg publicznych w rozumieniu przepisów o drogach publicznych oraz zlokalizowane w nich budowle – z wyjątkiem związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej innej niż utrzymanie dróg publicznych lub eksploatacja autostrad płatnych. W tym wypadku, w myśl brzmienia tego przepisu, grunty te nie mając statusu dróg publicznych, podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Równocześnie z treści art. 7 ust. 1 pkt 15 ustawy wynika, iż zwolnieniu od podatku od nieruchomości podlegają grunty i budynki lub ich części stanowiące własność gminy, z wyjątkiem zajętych na działalność gospodarczą lub będących w posiadaniu innych niż gmina jednostek sektora finansów publicznych oraz pozostałych podmiotów. Niewątpliwie zapisany w ewidencji status posiadania tych gruntów „władanie (na zasadach posiadacza samoistnego)” nie spełnia warunków do ich zwolnienia od podatku od nieruchomości, gdyż w przepisie jest mowa tylko o własności. Zatem kontrolowana jednostka powinna je zadeklarować do opodatkowania stawką jak za pozostałe grunty czego  nie uczyniła. Przyjmując, że powierzchnia nie ujętych do opodatkowania gruntów w latach 2014-2018 była identyczna, suma zaniżonego za ten okres podatku od nieruchomości stanowi kwotę 1.071.635,37 zł. Wprawdzie w dniu podpisania protokołu kontroli okazano deklaracje za lata 2014-2018, w których, jak informowano ustnie, zostały ujawnione również grunty będące w samoistnym posiadaniu gminy (według danych geodezyjnych), jednak kontrolujący nie miał już możliwości zweryfikowania ich i odniesienia się w protokole do ich treści. Kwestia ta winna zostać wyjaśniona w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne. Stwierdzono również, że w rubryce D3 deklaracji podatkowej, dotyczącej wartości budowli związanych z działalnością gospodarczą, kontrolowana jednostka zadeklarowała wartość tych budowli w kwocie 11.432.959,21 zł, co generuje wartość podatku od nieruchomości w kwocie 228.659,18 zł. Na podstawie załącznika do sprawozdania finansowego sporządzonego na dzień 31 grudnia 2016 r., otrzymanego od Skarbnika Gminy, ustalono, iż faktyczna wartość budowli związanych z działalnością gospodarczą, podlegających tym samym opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości powinna wynieść 16.866.112,49 zł. Należy więc przyjąć, iż zaniżano również ich wartość w latach 2014-2018. W takim wypadku wartość zaniżonego podatku od nieruchomości za te lata wynosi 5.433.153,28 zł – str. 92-96 protokołu kontroli. Natomiast z ustnych wyjaśnień pracowników kontrolowanej jednostki wynika, iż kategoria budowle związane z działalnością gospodarczą dotyczy budowli wodociągowo-kanalizacyjnych i faktycznie jest w posiadaniu innego podmiotu, prowadzącego na terenie gminy działalność polegającą na dostarczaniu wody i odbiorze ścieków. W tym kontekście organ podatkowy w toku prowadzonych czynności sprawdzających winien ustalić, oprócz kwestii dotyczących rzetelności prezentowania podstaw opodatkowania, na kim faktycznie ciąży obowiązek podatkowy w opisywanej sytuacji.

Przeprowadzona kontrola objęła swoim zakresem również prawidłowość wymiaru podatków lokalnych osobom fizycznym. W jej wyniku ustalono następujące nieprawidłowości, opisane na str. 96 protokołu kontroli:

a) przypadek braku reakcji organu podatkowego na zaniżenie podstawy opodatkowania w postaci gruntów związanych z działalnością gospodarczą. Podatnik ujawnia  do opodatkowania 250 m2. Według pomiarów dokonanych za pomocą systemu geoportal2 powierzchnia parkingu samochodowego dla gości wynosi co najmniej 300 m2 i nie uwzględnia bezpośredniego dojścia do budynku gdzie podatnik wykonuje działalność gospodarczą. Prawdopodobna kwota zaniżonego podatku od nieruchomości za grunty wynosi 44,50 zł. Ponadto organ podatkowy nie posiada dokumentacji potwierdzającej, że zadeklarowane powierzchnie budynków są prawidłowe. W przypadku tego podatnika wskazane jest przeprowadzenie kontroli podatkowej w celu zweryfikowania prawidłowości zaprezentowanych przez podatnika danych;

b) dwa przypadki, gdy do własności wyłącznej podatnika dołączono grunty, które posiada razem z małżonką jako wspólnotę małżeńską,

c) jeden przypadek nie ujawnienia przez podatnika w informacji podatkowej całości gruntów rolnych oraz leśnych;

d) jeden przypadek ujawnienia do opodatkowania 375 m2 budynków mieszkalnych i –  pomimo tego – opodatkowania przez organ podatkowy 75 m2 tych budynków, w rezultacie czego zaniżono wymiar podatku o kwotę 225 zł.

Kontrolą objęto również realizację dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. W jej wyniku ustalono m.in., iż na złożonych przez zobowiązanych deklaracjach brak jest daty wpływu. Taki stan rzeczy wskazuje, iż dokumenty (ich część) wpływają do Urzędu z pominięciem kancelarii. Naruszono tym samym § 42 ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), zgodnie z którym po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Brak powyższy uniemożliwia potwierdzenie dotrzymania terminu do złożenia deklaracji (jej korekty), co w kontekście art. 6m ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2018 r. poz. 1454, ze zm.) może powodować nieprawidłowości w ustalaniu wysokości zobowiązania z tego tytułu. Stanowi to ponadto przeszkodę w realizacji obowiązków przypisanych organowi podatkowemu treścią art. 272 Ordynacji podatkowej w zakresie czynności sprawdzających a w szczególności w zakresie terminowości składania deklaracji. Opisana sytuacja może też oznaczać braki w systemie, ewentualnie niestosowanie rozwiązań systemu kontroli zarządczej. Obowiązki w zakresie kontroli zarządczej, ustanowienie i monitorowanie mechanizmów a także utrzymywanie standardów kontroli jest zadaniem kierownika jednostki sektora finansów publicznych (odpowiednio art. 68 i 69 ustawy o finansach publicznych). W ocenie kontrolujących powodem wyżej opisanych nieprawidłowości jest nieprzeprowadzenie względem złożonych deklaracji czynności sprawdzających nakazanych przywołanym przepisami Ordynacji – str. 102 protokołu kontroli.

W zakresie rachunkowości podatków i opłat lokalnych dokonana kontrola pozwoliła stwierdzić, iż kontrolowana jednostka nie posiada pełnej dokumentacji przewidzianej art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

- wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Artykuł 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakazuje kierownikowi jednostki ustalić dokumentację w formie pisemnej oraz dokonywać jej aktualizacji – str. 102-103 protokołu kontroli.

Sprawdzeniem objęto również naliczanie wynagrodzeń inkasentom podatków lokalnych, w rezultacie czego ustalono pojedynczy przypadek niewypłacenia inkasentowi należnego wynagrodzenia w wysokości 100 zł – str. 105 protokołu kontroli.

Badaniem objęto przyznawanie ulg w spłacie należności podatkowych na podstawie art. 67a Ordynacji podatkowej. W jego rezultacie ustalono nieprawidłowości opisane na str. 106-107 protokołu kontroli. Pierwsza z nich dotyczy umorzenia zaległości podatkowej zmarłemu podatnikowi, przy czy wniosek o umorzenie wniosły osoby nie posiadające statusu strony w postępowaniu podatkowym. W tym przypadku organ podatkowy powinien zastosować procedurę z art. 165a Ordynacji podatkowej, który wskazuje, że gdy żądanie, o którym mowa w art. 165, zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub z jakichkolwiek innych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ podatkowy wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania. Następna nieprawidłowość dotyczy udzielenia ulgi (rozłożenie zaległości i należności podatkowych na raty) podatnikowi będącemu przedsiębiorcą. Analizując zebrany przez organ podatkowy materiał dowodowy stwierdzono, iż nie jest on kompletny i aktualny, ponieważ dane przedstawiają sytuację ekonomiczną i zdolności płatnicze podatnika za 2015 r. Brak jest natomiast danych o ekonomicznej sytuacji podatnika za lata 2016-2017. Z punktu widzenia prowadzonego postępowania podatkowego istotne są również przepisy Działu IV Ordynacji, mające charakter proceduralno-merytoryczny. Artykuł 187 § 1 zobowiązuje organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, do którego należą w tym wypadku informacje dotyczące sytuacji finansowej podatnika (art. 181 Ordynacji). Organy podatkowe mają również obowiązek dokonania na podstawie zebranego materiału dowodowego oceny, czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191). W uzasadnieniu faktycznym decyzji brak jest analizy zebranego materiału dowodowego, odnoszono się w nim jedynie do argumentów jakie podatnik podnosił w złożonym wniosku, w którym ubiega się o ulgę w spłacie podatków. Reasumując należy wskazać, iż zgodnie z treścią art. 67a ustawy jedynymi przesłankami umożliwiającymi organowi podatkowemu zastosowanie ulgi, także mającej charakter optymalizacji podatkowej, są ważny interes podatnika lub interes publiczny. W opisanym przypadku istnienia przesłanek (przesłanki) nie udowodniono.

Kontrola wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych wykazała, że zarządzeniem z 8 kwietnia 2015 r. w sprawie zasad rozliczania kosztów związanych z podróżą służbową pracowników Urzędu Gminy Białowieża oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy były Wójt G. Kasprowicz ustalił pracownikom Urzędu odbywającym podróż służbową pojazdem niebędącym własnością pracodawcy zwrot kosztów w wysokości 0,50 zł za 1 km, natomiast sobie, osobom zatrudnionym na stanowiskach kierowniczych  oraz kierownikom jednostek organizacyjnych – w wysokości stawki maksymalnej z § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów… (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), czyli 0,8358 zł za 1 km. Do byłego Wójta G. Kasprowicza zwrócono się z pytaniem o przyczyny tego zróżnicowania. Wójt wyjaśnił, iż (…) intencją było, aby pracownicy korzystali z komunikacji publicznej. Białowieża (…) jest bardzo dobrze skomunikowana zarówno z Hajnówką jak i Białymstokiem. (…) Wójt i osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych oraz kierownicy jednostek odbywają podróże służbowe do różnych miejscowości w tym znacznie bardziej oddalonych od siedziby Gminy Białowieża i znacznie gorzej skomunikowanych z Białowieżą – str. 113 protokołu kontroli. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że środek komunikacji właściwy do odbycia podróży określa pracodawca (w tym przypadku Wójt) w poleceniu wyjazdu służbowego, stosownie do § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Jak wynika z § 3 ust. 3 rozporządzenia, pracodawca może ale nie musi wyrazić zgodę na wniosek pracownika o odbycie podróży pojazdem prywatnym. Osiągnięcie efektu odbywania podróży przez pracowników komunikacją publiczną powinno następować poprzez wskazywanie takiego środka transportu w poleceniu wyjazdu służbowego, a nie nieuzasadnione różnicowanie stawek, wskazujące na nierówne traktowanie poszczególnych pracowników.

Zbadano wydatki w wysokości 46.868,82 zł na dostawę materiałów do budowy sieci wodociągowej i kanalizacyjnej w ul. Wojciechówka. Umowę z dostawcą zawarto w dniu 24 lutego 2017 r.; wymagany termin wykonania całości zamówienia to 1 czerwca 2017 r. Roboty związane z instalacją sanitarną i wodociągową były wykonywane przez Wodociągi Podlaskie na podstawie umowy przewidującej odpowiedzialność za zapewnienie zdolności urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych do realizacji dostaw wody i odprowadzenia ścieków oraz określającej inne zobowiązania jej stron w zakresie działalności wodociągowo-kanalizacyjnej. W dniu 18 września 2017 r. zostało zawarte – na podstawie przywołanej wyżej umowy – porozumienie pomiędzy gminą Białowieża a Wodociągami Podlaskimi. Przedmiotem porozumienia było łączne wykonanie robót budowlanych związanych z przebudową sieci wodociągowej, kanalizacji sanitarnej w ul. Wojciechówka oraz czynności niezbędnych do uzyskania pozytywnej oceny higienicznej. Wykonawca oświadczył, iż na własny koszt wybuduje przedmiot porozumienia z materiałów zakupionych przez zamawiającego. Porozumienie nie określało zasad rozliczenia materiałów. Nie okazano kontrolującym dokumentacji przekazania materiałów Wodociągom Podlaskim ani ewentualnych zwrotów niewykorzystanych materiałów. W dniu 11 października 2017 r. sporządzono protokoły końcowego odbioru robót wykonanych przez Wodociągi Podlaskie na podstawie tego porozumienia. Według wyjaśnienia złożonego przez inspektora Urzędu Gminy Materiały wodociągowo – kanalizacyjne przekazane Wodociągom w związku z przebudową sieci wodociągowej i kanalizacji sanitarnej w ul. Wojciechówka zostały zakupione przez Gminę Białowieża do wbudowania zgodnie z przedmiarem robót w ilości niezbędnej do wykonania przedmiotowych prac. Wszystkie zakupione materiały zostały w 100% wykorzystane do wykonania przedmiotowego zadania. Zakres wykonanych robót został potwierdzony protokołem odbioru (…) – str. 121-123 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka sporządziła i zamieściła w BIP plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych w 2017 r. w dniu 21 lutego 2017 r., tj. po wymaganym terminie. Zgodnie z art. 13a ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, ze zm.) zamawiający, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządza plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszcza go na stronie internetowej. Uchwałę budżetową na 2017 r. przyjęto 29 grudnia 2016 r. – str. 123 protokołu kontroli.

W zakresie udzielania zamówień publicznych badaniem objęto m.in. udzielenie i realizację zamówienia na rozbudowę ul. Nowej nr 108627B w Białowieży na odcinku od km 0+218 do km 0+694 – etap I. Umowę z wykonawcą – Spółdzielnią Kółek Rolniczych w Michałowie – zawarto 10 lipca 2017 r. Zgodnie z umową zamawiający dopuszczał płatność wynagrodzenia w częściach na podstawie faktur częściowych wystawionych na koniec każdego miesiąca. Faktury częściowe miały być wystawiane za roboty wykonane i odebrane zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym na podstawie protokołów odbiorów częściowych robót a wykonawca miał dołączyć do faktur częściowych dokumenty stanowiące podstawę ich wystawienia, dokumenty rozliczeniowe i protokół odbioru poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia. Dołączone do faktury zestawienie wartości wykonanych robót musiało być sprawdzone przez inspektora nadzoru oraz zatwierdzone przez zamawiającego. Wykonawca wystawił w dniu 29 września 2017 r. fakturę w kwocie 314.001,74 zł na podstawie częściowego odbioru robót z tego dnia. Wynika z niego, że zakres częściowy zakończono 29 września 2017 r., zakres wykonanych robót wynosi 50% a komisja po dokonaniu oględzin stwierdziła, że roboty zostały wykonane zgodnie ze wskazanym zakresem, a ich jakość jest dobra. Protokół nie określa, jakie konkretne elementy prac zostały wykonane. W dzienniku budowy w dniu 25 września 2017 r. kierownik budowy zgłosił gotowość do odbioru częściowego 50% robót związanych z przebudową drogi a inspektor nadzoru potwierdził zakres wykonanych robót i stwierdził gotowość do odbioru częściowego.

W wyjaśnieniu w sprawie nieegzekwowania wszystkich wymagań umowy określających podstawę częściowej płatności inspektor Urzędu Gminy wyjaśnił, że protokół odbioru częściowego na przebudowę ul. Nowej w Białowieży został sporządzony po wystąpieniu Wykonawcy z prośbą o przedmiotowy odbiór. Faktura częściowa została wystawiona za roboty wykonane i odebrane na podstawie protokołu częściowego odbioru robót z dnia 29.09.2018 r. Przebieg budowy był na bieżąco kontrolowany zarówno przez kierownika budowy jaki i inspektora nadzoru inwestorskiego a wykonane roboty na bieżąco były potwierdzane stosownymi wpisami w dzienniku budowy. (…) Zgodnie z umową rozliczenie zadania z Wykonawcą ustalono jako ryczałtowe (a nie kosztorysowe), tj. obejmujące wszystkie koszty związane z wykonaniem i odbiorem przedmiotu umowy i innych świadczeń niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy, a po potwierdzeniu wykonania 50% zakresu robót, zarówno przez kierownika budowy jaki i inspektora nadzoru oraz po protokolarnym odbiorze przedmiotowego zakresu, Zamawiający uznał, że faktura za odebrane roboty może zostać wystawiona – str. 127-129 protokołu kontroli.

Zarządzeniem Nr 138/2017 były Wójt G. Kasprowicz ogłosił otwarty konkurs ofert na realizację zadania publicznego w zakresie wspierania i upowszechniania kultury fizycznej i sportu na terenie gminy Białowieża. Nie udokumentowano zamieszczenia oferty na tablicy ogłoszeń, wbrew art. 13 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2018 r. poz. 450, ze zm.). Na realizację zadania przeznaczono kwotę 5.000 zł, jako rodzaj zadania wskazano rozwój sportu w dziedzinie piłki siatkowej. Z protokołu komisji konkursowej do opiniowania ofert z 23 lutego 2017 r. wynika, iż wpłynęła 1 oferta UKS Olimpijczyk w Białowieży na kwotę 5.000 zł i to tej organizacji pozarządowej komisja wnioskowała o dofinansowanie zadania.

Ustalono, iż UKS Olimpijczyk składał jako jedyny oferty na realizację zadania publicznego i był wybierany przez komisję konkursową także w latach wcześniejszych. Ze sprawozdania UKS Olimpijczyk z wykonania zadania w 2016 r. wynika, że wpisowe za udział w zawodach w kwocie 12,55 zł ujęto jako koszt zakupu sprzętu sportowego. Koszty wpisowego wyniosły więc w rzeczywistości 62,55 zł i o 25% przekraczały wydatki na ten cel przewidziane w ofercie. Zgodnie z zawartą umową, jeżeli dany koszt finansowany z dotacji wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania nie jest równy z kosztem określonym w odpowiedniej pozycji kosztorysu, to uznaje się go za zgodny z kosztorysem wtedy, gdy nie nastąpiło jego zwiększenie o więcej niż 0,5% (w tym przypadku to 50,25 zł). W stwierdzonym stanie faktycznym za wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem należy uznać kwotę 12,30 zł – str. 114-115 protokołu kontroli.

Gmina Białowieża przekazała w formie dotacji Towarzystwu Przyjaciół Białowieży kwotę 3.328 zł na dofinansowanie kosztów dokumentacji projektowo-kosztorysowej projektu „Budowa bulwarów wraz z oświetleniem nad rzeką Narewka - Etap I”. Podstawą przekazania dotacji była umowa zawarta w dniu 13 czerwca 2017 r. na podstawie art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Towarzystwo złożyło w Urzędzie Gminy uproszczoną ofertę realizacji zadania publicznego. Zgodnie z art. 19a ust. 3 ustawy, w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia wpłynięcia oferty, organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego zamieszcza ofertę na okres 7 dni: w BIP, w siedzibie organu gminy w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń oraz na stronie internetowej organu jednostki samorządu terytorialnego. Nie udokumentowano zamieszczenia oferty na tablicy ogłoszeń.

Kontrola wykazała też naruszenie w 2017 r. dyspozycji art. 19a ust. 7 ustawy o działalności pożytku publicznego…, zgodnie z którym wysokość środków finansowych przyznanych przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego w trybie uproszczonym nie może przekroczyć 20% dotacji planowanych w roku budżetowym na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy. Ogólna suma planowanych na 2017 r. dotacji wynosiła 8.328 zł, zaś dotacja przyznana w procedurze uproszczonej to 3.328 zł, co stanowi 35,7% ogólnej sumy – str. 116-118 protokołu kontroli.

Dokonano kontroli prawidłowości wykorzystania oraz rozliczenia dotacji otrzymanej na sfinansowanie zwrotu rolnikom podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. Zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1340, ze zm.) na fakturach VAT, o których mowa w art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy, należy umieścić adnotację o treści „przyjęto w dniu ... do zwrotu części podatku akcyzowego”. W przypadku jednej z decyzji do wniosku załączono kserokopie faktur na zakup paliwa (2.909,29 l), jednakże adnotacja o przyjęciu do zwrotu podatku akcyzowego została dokonana już na kserokopiach, a nie na oryginałach faktur (przed skserowaniem). Może to prowadzić do wykorzystania tych samych faktur w innych gminach do zwrotu podatku akcyzowego – str. 140 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Osoba pełniąca funkcję Skarbnika Gminy w okresie objętym kontrolą została odwołana w dniu 29 listopada 2018 r.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie rzetelnego realizowania wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, a także, iż powtarzające się naruszanie przepisów ustaw może stanowić podstawę wystąpienia Izby do Wojewody Podlaskiego o wezwanie Wójta do zaprzestania naruszeń w trybie art. 96 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.

2. Wyeliminowanie sytuacji pełnienia przez tę samą osobę funkcji kierowniczej w obu gminnych instytucjach kultury na podstawie stosunków pracy przewidujących łącznie świadczenie pracy w wymiarze większym niż 1 etat.

3. W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości:

a) usunięcie postanowień przepisów wewnętrznych przewidujących ogólnie, iż niewielkie salda należności w kwocie nie przekraczającej kwoty kosztów wysłania upomnienia podlegają odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne, mając na uwadze obowiązujące Pana Wójta zasady umarzania należności cywilnoprawnych określone przez Radę Gminy, kompetencję Rady do zezwolenia na niedochodzenie należności cywilnoprawnych w wysokości nieprzekraczającej 100 zł oraz ogólny nakaz podejmowania wobec dłużników czynności zmierzających do wykonania zobowiązania,

b) usunięcie postanowień przepisów wewnętrznych przewidujących nienaliczanie odsetek od należności niepodatkowych,

c) formalne uregulowanie metody prowadzenia ewidencji paliwa, mając na uwadze rozbieżności między stosowaną praktyką, a regulacjami wewnętrznymi w tym zakresie,

d) wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących polityki rachunkowości w zakresie podatków i opłat lokalnych.

4. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stwierdzonych za okres pełnienia funkcji przez poprzedniego Skarbnika, poprzez:

a) przestrzeganie zasady ciągłości sald wszystkich kont między bilansem zamknięcia i bilansem otwarcia na następny rok,

b) zamieszczanie w treści zapisu księgowego numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu,

c) zaprzestanie księgowania więcej niż jednego wyciągu bankowego pod tym samym numerem dowodu księgowego,

d) zaprzestanie wskazywania wyciągu bankowego jako podstawy dokonania zapisów niewynikających z jego treści,

e) wskazywanie w treści zapisu księgowego rodzaju dowodu księgowego, który rzeczywiście był podstawą zapisu,

f) księgowanie zapisami dodatnimi operacji gospodarczych, w następstwie których niezbędne jest skorygowanie obrotów na koncie 130; stosowanie w celu zachowania czystości obrotów na koncie 130 technicznych zapisów ujemnych po obu stronach tego konta;

g) ujmowanie w księgach rachunkowych odsetek od nieopłaconych w terminie należności gminy w wysokości odsetek należnych na koniec każdego kwartału, mając jednocześnie na uwadze, że odsetki od zaległości cywilnoprawnych powinny być obliczane według stawki wynikającej z art. 481 § 2 k.c.; zaksięgowanie, zapisem Wn 221 – Ma 750, odsetek pominiętych w księgach według ustaleń kontroli oraz poinformowanie o wysokości zaewidencjonowanej w ten sposób kwoty w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych,

h) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 139 według rachunków bankowych,

i) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 240-2 według kontrahentów,

j) księgowanie przychodów dotyczących kar umownych na koncie 760,

k) księgowanie zobowiązań wobec Izby Rolniczej oraz wobec WFOŚiGW z tytułu odsetek od pożyczki za pośrednictwem konta 240,

l) usunięcie z księgi głównej kont, które nie są i nie będą wykorzystywane do ewidencji operacji,

ł) zaliczanie do dochodów budżetu środków pieniężnych stanowiących podatek VAT należny rozliczony z podatkiem VAT naliczonym; zaprzestanie ewidencjonowania tych środków jako rzekomych zwrotów wydatków, mając na uwadze argumentację zawartą w części opisowej wystąpienia. Ponadto zaliczanie kwot podatku VAT należnego rozliczonego z VAT naliczonym do dochodów budżetu w tym roku, w którym nastąpiła kasowa realizacja wpływów z tego tytułu od kontrahentów,

m) rozważenie zaprzestania ewidencjonowania operacji dotyczących centralnego rozliczenia podatku VAT w księgach budżetu i rozpoczęcia księgowania tych operacji wyłącznie w ewidencji Urzędu, mając na uwadze stwierdzone podczas kontroli skutki przyjętej metody, polegające na zniekształceniu danych istotnych dla oceny gospodarki finansowej gminy, wynikających z bilansu z wykonania budżetu oraz sprawozdań Rb-NDS i Rb-N,

n) dokonywanie odpisów aktualizujących wszelkie należności od danego dłużnika, którego sytuacja ekonomiczna i finansowa nakazuje wątpić w możliwość ich wyegzekwowania, mając na uwadze stwierdzone podczas kontroli, niemające uzasadnienia obejmowanie odpisem aktualizującym należności od firmy BIOZON jedynie z tytułu podatków, podczas gdy należności z użytkowania wieczystego nie były nim objęte.

5. Zobowiązanie pracowników księgowości do dołożenia należytej staranności przy ustalaniu kwoty podlegającej wypłacie kontrahentowi, mając na uwadze stwierdzony przypadek zaniechania potrącenia z wynagrodzenia kary umownej wskazanej pismem sporządzonym przez pracownika właściwego merytorycznie.

6. Zaprzestanie finasowania z budżetu gminy kosztów prowadzenia ewidencji księgowej ochotniczych straży pożarnych.

7. W zakresie sprawozdawczości:

a) wypełnianie kolumny „Dochody otrzymane” sprawozdania Rb-27S zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów podanych w części opisowej wystąpienia,

b) wykazywanie danych w wierszu „pozostałe należności” sprawozdania Rb-N.

8. Przestrzeganie postanowień przepisów wewnętrznych w zakresie wskazywania we wniosku o zaliczkę terminu jej rozliczenia.

9. Informowanie kierowników instytucji kultury o wysokości dotacji ustalonej w projekcie budżetu i budżecie, a nie o „kwocie dochodów i wydatków”.

10. Zobowiązanie kierownika GBP do zawierania w sprawozdaniach z wykonania planu finansowego instytucji kultury wszystkich danych wymaganych przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych, w tym stanu zobowiązań na początek roku.

11. Dokonywanie wydatków Urzędu do wysokości limitów określonych w wersji uchwały budżetowej aktualnej na dzień poniesienia wydatku.

12. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

13. Zaprzestanie ujmowania w par. 0770 dochodów z tytułu wpłat dotyczących sporządzenia dokumentacji związanej z przygotowaniem nieruchomości do zbycia.

14. W zakresie przekształcania prawa użytkowania wieczystego w prawo własności:

a) prawidłowe naliczanie odsetek „redyskontowych” z tytułu rozłożenia na raty opłaty za przekształcenie,

b) wyliczenie zaniżenia odsetek „redyskontowych” firmie IWA za lata 2015-2018, stosownie do uwag zawartych w części opisowej wystąpienia; zobowiązanie Skarbnika do ujęcia w księgach zaniżonej kwoty i podjęcie działań w celu jej wyegzekwowania; poinformowanie RIO o kwocie ustalonej dodatkowo należności z tego tytułu w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń,

c) zobowiązanie Skarbnika do ujmowania w księgach zaległości z tytułu odsetek „redyskontowych” w przypadku nie wniesienia w terminie raty opłaty przez dłużnika; naliczenie i ujęcie w księgach zaległości z tytułu odsetek „redyskontowych” dotyczących przekształcenia działki nr 871/2, z uwzględnieniem zawyżenia ich kwoty do końca 2016 r.; poinformowanie o wysokości naliczonej kwoty.

d) zobowiązanie Skarbnika do naliczania i ujmowania w księgach odsetek za opóźnienie w zapłacie odsetek „redyskontowych”,

e) ustanowienie hipoteki przymusowej zabezpieczającej wierzytelności gminy na nieruchomościach objętych przekształceniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności własność, co do których opłata za przekształcenie została rozłożona na raty.

15. Naliczenie i ujęcie w księgach zaległości z tytułu odsetek redyskontowych nie wpłaconych przez nabywcę lokalu w Podolanach za cenę rozłożoną na raty. Poinformowanie o wysokości naliczonej kwoty.

16. Przestrzeganie ustalonych zarządzeniem stawek czynszu najmu lokali użytkowych.

17. Wyeliminowanie przypadków wyksięgowywania z ewidencji zaległości w oparciu o bezpodstawnie sporządzane dowody „polecenie księgowania”, mając na uwadze, że podstawę sporządzenia dowodu księgowego przewidującego usunięcie należności z ewidencji powinno stanowić pisemne oświadczenie woli Wójta o umorzeniu należności zgodnie z obowiązujących trybem.

18. W zakresie użytkowania wieczystego:

a) ustalanie opłat rocznych zgodnie z art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami (z uwzględnieniem interpretacji Sądu Najwyższego przywołanej w części opisowej wystąpienia) w przypadku, gdy po aktualizacji wartości nieruchomości opłata wzrosła ponad dwukrotną wartość dotychczasowej opłaty,

b) zmniejszenie należności od użytkownika wieczystego wskazanego w protokole kontroli o kwotę 119,77 zł, o którą zawyżono naliczenie opłaty w związku z błędnym zastosowaniem art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) zaprzestanie doliczania podatku VAT do opłat rocznych pobieranych od użytkowników wieczystych wskazanych w protokole kontroli; zaliczenie na poczet przyszłych opłat rocznych kwoty 1.466,38 zł nienależnie pobranego VAT od tych użytkowników,

d) przeprowadzenie aktualizacji opłaty rocznej pobieranej w wysokości 3% od podmiotu wskazanego w protokole kontroli, od którego opłata nie była aktualizowana od ponad 20 lat.

19. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy.

20. Niezwłoczne ustalenie czynszu za najem lokali mieszkalnych zgodnie z obowiązującą stawką bazową i przyjętymi przez Radę Gminy zasadami polityki czynszowej. Rozliczenie z najemcami czynszu pobranego dotychczas w wysokości zawyżonej, niemającej uzasadnienia w świetle ustalonej stawki bazowej oraz czynników podwyższających i obniżających.

21. Przeznaczanie dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu wyłącznie na zadania wykazujące należyty związek z celami zawartymi w gminnym programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii. W tym m.in. zaprzestanie finansowania z tych środków organizacji imprez, na których sprzedawany jest alkohol.

22. Zaprzestanie udzielania BOK dotacji celowych na realizację zadań, która ma polegać wyłącznie na zleceniu przez BOK całości przyjętych obowiązków podmiotowi zewnętrznemu, które to zlecenie w kontrolowanym przypadku miało charakter nieformalny i nieprzejrzysty.

23. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej stawkę opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego ich podziałem.

24. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych opisanych w protokole kontroli. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń.

25. Prowadzenie kompletnych i skutecznych czynności sprawdzających względem złożonych przez podatników deklaracji oraz informacji podatkowych.

26. Dokonanie ustaleń w zakresie obowiązku podatkowego dotyczącego budowli stanowiących własność gminy wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej.

27. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących wymiaru opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

28. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego i wydawania decyzji podatkowych.

29. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie ustalania i wypłaty wynagrodzenia inkasentom.

30. Uchylenie przepisów wewnętrznych przewidujących niemające uzasadnienia różnicowanie stawek za 1 km przebiegu samochodu prywatnego w podróżach odbywanych przez pracowników ze względu na zajmowane stanowisko służbowe, mając na względzie uwagi zawarte w części opisowej wystąpienia.

31. Sporządzanie dokumentacji poświadczającej okoliczność przekazania wykonawcom robót materiałów zakupionych przez gminę oraz rozliczenia i ewentualnych zwrotów niewykorzystanych materiałów.

32. Publikowanie planów postępowań o udzielenie zamówień publicznych w terminie przewidzianym w art. 13a ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

33. Przestrzeganie określonych umową z wykonawcą wymogów w zakresie dokumentacji stanowiącej podstawę częściowego odbioru robót i opłacenia częściowej faktury.

34. W zakresie dotacji udzielanych na podstawie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego…:

a) dokumentowanie wywieszenia w siedzibie jednostki ogłoszeń na otwarte konkursy ofert oraz ofert na podstawie art. 19a ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego…,

b) rzetelne weryfikowanie zgodności poniesionych wydatków z kosztorysem zawartym w umowie; wystąpienie do UKS Olimpijczyk o zwrot kwoty 12,30 zł wraz z odsetkami,

c) przestrzeganie art. 19a ust. 7 ustawy o działalności pożytku publicznego… stanowiącego, że wysokość środków finansowych przyznanych w trybie uproszczonym nie może przekroczyć 20% dotacji planowanych w roku budżetowym na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. ustawy.

35. Zamieszczanie na fakturach będących podstawą zwrotu podatku akcyzowego adnotacji o treści „przyjęto w dniu ... do zwrotu części podatku akcyzowego” przed sporządzeniem ich kserokopii.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

         w Białymstoku