Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Perlejewo

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 października 2018 roku (znak: RIO.I.6001-10/18), o treści jak niżej:

Pan

Krzysztof Radziszewski

Wójt Gminy Perlejewo

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Perlejewo za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Perlejewo na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono szereg istotnych nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie dotyczącym funkcjonowania jednostek organizacyjnych ustalono, że według uchwały Nr 128/XXV/18 Rady Gminy w Perlejewie z dnia 27 marca 2018 r. w sprawie organizacji wspólnej obsługi finansowej jednostek organizacyjnych zaliczanych do sektora finansów publicznych, dla których organem prowadzącym jest Gmina Perlejewo, jednostką obsługującą – w rozumieniu art. 10b ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, ze zm.) – jest Urząd Gminy Perlejewo. Przywołana uchwała wymienia w swej treści jako jednostki obsługiwane: GOPS, Szkołę Podstawową, Gimnazjum i Bibliotekę Publiczną Gminy Perlejewo. Należy wskazać, iż w myśl art. 10b ust. 2 w zw. z art. 10a oraz art. 10b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym zorganizowanie wspólnej obsługi instytucji kultury nie może polegać na wskazaniu ich uchwałą Rady jako jednostek obsługiwanych. Instytucje kultury mogą przystąpić do wspólnej obsługi po uprzednim zgłoszeniu tego zamiaru wójtowi oraz zawarciu porozumienia regulującego zakres wspólnej obsługi. Porozumienie może być zawarte z jednostką obsługującą w rozumieniu przywołanych wyżej przepisów ustawy o samorządzie gminnym. Wynikająca z ustawy procedura nie została zastosowana w gminie Perlejewo. Instytucja kultury nie zgłosiła Panu zamiaru przystąpienia do wspólnej obsługi, a co za tym idzie nie zawarto stosownego porozumienia. Instytucja kultury zostały potraktowane na zasadach właściwych jednostkom i zakładom budżetowym (jednostkom nieposiadającym osobowości prawnej), na co wpływ miały błędne postanowienia uchwały Rady Gminy – str. 4 i 121-122 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli i złożonych wyjaśnień wynika, że w 2017 r. księgi rachunkowe Ośrodka Pomocy Społecznej i Biblioteki w dalszym ciągu prowadzone były przez Urząd Gminy bez umocowania prawnego. Świadczy to, że wnioski pokontrolne mające na celu wyeliminowanie sprzeczności z prawem tego stanu, formułowane po kontrolach kompleksowych przeprowadzonych przez RIO w Białymstoku w 2010 i 2014 r., były w dalszym ciągu lekceważone. Podjęcie przez Radę Gminy uchwały w celu usunięcia tych nieprawidłowości miało miejsce dopiero 27 marca 2018 r., podczas gdy zalegalizowanie prowadzenia przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej OPS i Biblioteki było możliwe już po wejściu w życie ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045, ze zm.), którą dodano do ustawy o samorządzie gminnym przepisy art. 10a-10d.

Nie zostały w dalszym ciągu wyeliminowane nieprawidłowości dotyczące funkcjonowania Gimnazjum w Perlejewie, na usunięcie których wskazywano podczas poprzedniej kontroli kompleksowej. Zgodnie z uchwałą Nr 92/XVII/17 Rady Gminy Perlejewo z dnia 31 marca 2017 r. w sprawie dostosowania sieci szkół podstawowych i gimnazjów do nowego ustroju szkolnego na terenie Gminy Perlejewo, Gimnazjum ma funkcjonować do dnia 31 sierpnia 2019 r. Gimnazjum, będące formalnie odrębną jednostką budżetową, nadal nie sporządza sprawozdań i nie posiada odrębnego rachunku bankowego. Z ustaleń kontroli wynika, że dyrektor Gimnazjum nie zatwierdza też dokumentów księgowych dotyczących tej jednostki, za wyjątkiem list płac – str. 22 i 155-156 protokołu kontroli.

Na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym udzielił Pan pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych kierownikowi Biblioteki Publicznej w Perlejewie (pismo z dnia 5 stycznia 2012 r.). Należy wskazać, że regulacja zawarta w art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym dotyczy umocowania kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Biblioteka Publiczna w Perlejewie jest instytucją kultury, w związku z czym posiada osobowość prawną zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 862, ze zm.). Udzielone pełnomocnictwo należy zatem uznać za bezprzedmiotowe – str. 3-4 protokołu kontroli.

Do dnia podpisania protokołu kontroli nie została wyznaczona przez Pana Wójta osoba do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy innych niż związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy. Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1260), czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy wykonuje przewodniczący rady gminy, a pozostałe czynności – wyznaczona przez wójta osoba zastępująca lub sekretarz gminy, z tym że wynagrodzenie wójta ustala rada gminy, w drodze uchwały. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 128 protokołu kontroli, podczas kontroli okazano jedynie projekt zarządzenia w sprawie wyznaczenia Sekretarza Gminy do wykonywania tych czynności.

W ramach ustanowienia procedur kontroli zarządczej zostało wprowadzone przez Pana Wójta zarządzenie Nr 11/2011 z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie określenia zasad prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Perlejewo i jednostkach organizacyjnych Gminy Perlejewo oraz jej koordynacji. Przewidziano nim, że w Urzędzie opracowywany jest roczny plan kontroli zawierający planowane czynności kontrolne. Plan kontroli zatwierdzany jest przez Wójta. Po zakończeniu roku kalendarzowego koordynatorzy sporządzają informację o realizacji planu kontroli i przedstawiają do zatwierdzenia Wójtowi. Ustalono, że plan  kontroli na 2017 r. nie został sporządzony. Ostatni plan kontroli zarządczej został wprowadzony przez Pana na 2014 r. – str. 6 protokołu kontroli.

W wyniku analizy przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzonej pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. przez rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911) stwierdzono, że w planie  kont Urzędu jako jednostki budżetowej wymienione zostały konta 770 „Zyski nadzwyczajne”  i 771 „Straty nadzwyczajne”, które od  1 stycznia 2016 r. nie powinny funkcjonować; faktycznie konta  te w okresie objętym kontrolą nie były prowadzone – str. 8 protokołu kontroli.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. przez rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r., wykazała szereg nieprawidłowości, skutkujących w szczególności nierzetelnością części danych wykazanych w księgach, a w konsekwencji i w sprawozdawczości.

W pierwszej kolejności należy podkreślić rażące nieprawidłowości w ewidencyjnym ustaleniu wyniku budżetu za poszczególne lata oraz skumulowanego wyniku budżetu. Konto 961 „Wynik wykonania budżetu” w ewidencji budżetu na początek 2017 r. wykazywało saldo Ma w wysokości 975.329,47 zł, obrazując kwotę rzekomej nadwyżki budżetu za 2016 r. Saldo to było niezgodne z danymi wynikającymi ze sprawozdawczości budżetowej za 2016 r. (Rb-NDS, Rb-27S, Rb-28S), według których  nadwyżka budżetu za ten rok wyniosła 1.927.432,60 zł (różnica 952.103,13 zł). Natomiast na koniec 2017 r. wykazano na koncie 961 saldo strony Ma w wysokości 2.345.605,01 zł, które powinno odpowiadać nadwyżce budżetu za 2017 r. (nadwyżka w tej samej wysokości została wykazana w bilansie z wykonania budżetu na dzień 31 grudnia 2017 r.). Ze sprawozdawczości budżetowej wynika natomiast nadwyżka budżetu za 2017 r. w kwocie 432.115,80 zł (różnica 1.913.489,21 zł).

Wskazane różnice między kontami wynikowymi budżetu a danymi sprawozdawczości budżetowej były przede wszystkim efektem nieprawidłowych przeksięgowań z konta 961 na konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu”. Przy czym zastrzec należy, iż wynik budżetu za 2017 r. wykazany w sprawozdawczości budżetowej również nie był prawidłowo ustalony, co było spowodowane błędną ewidencją operacji w zakresie dochodów i wydatków budżetu, które to nieprawidłowości również rzutowały (aczkolwiek w mniejszym zakresie) na rozbieżności między sprawozdawczością budżetową a danymi wykazanymi w ewidencji budżetu na kontach 901 „Dochody budżetu” i 902 „Wydatki budżetu”, a w konsekwencji i na koncie 961, na które przenoszono dane z kont 901 i 902.

W szczególności należy podkreślić dokonanie przeniesienia nadwyżki budżetu za 2016 r. z konta 961 na konto 960 po niewłaściwych stronach kont (abstrahując w tym miejscu od nierealności kwoty 975.329,47 zł wykazanej na koniec 2016 r. po stronie Ma konta 961). Mianowicie przeniesienia w 2017 r. wskazanej kwoty na skumulowany wynik dokonano zapisem Wn 960 – Ma 961, podwajając saldo Ma konta 961 zamiast je zlikwidować zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 961 oraz odnosząc tę kwotę na obniżenie skumulowanego wyniku budżetu (strona Wn konta 960), zamiast na jego podwyższenie po stronie Ma w związku z przenoszoną nadwyżką za poprzedni rok. Tylko tym jednym zapisem zaniżono skumulowany wynik budżetu na koncie 960 o kwotę 1.950.658,94 zł oraz zawyżono saldo Ma na koncie 961 (w ujęciu ewidencyjnym, z pominięciem w tym miejscu kwestii nierealności przenoszonej kwoty).

Stwierdzono, że konto 960 wykazywało na dzień 1 stycznia 2017 r. saldo 0 zł, co również nie odpowiadało rzeczywistości (brak skumulowanej nadwyżki lub skumulowanego deficytu). Po przedstawionym wyżej przeksięgowaniu, na koniec 2017 r. rzekomy skumulowany deficyt budżetu wynosił 975.329,47 zł (saldo Wn konta 960).

Analiza zapisów na koncie 960 wykazała również bezpodstawny zapis w księgach 2016 r., który doprowadził do wykazania zerowego stanu tego konta na koniec 2016 r. Na początek 2016 r. saldo Ma konta 960 wykazywało skumulowaną nadwyżkę budżetu w wysokości 237.366,25 zł. Kwotę tę wyksięgowano z konta 960, ujmując ją po stronie Wn konta 961. Prawidłowo należało ująć na stronie Wn konta 960 deficyt za 2015 r. (z konta 961), wynoszący według sprawozdania Rb-NDS 1.146.457,64 zł, co powinno doprowadzić do wykazania na koniec 2016 r. na koncie 960 salda Wn w kwocie 909.091,39 zł, zamiast salda zerowego.

W protokole kontroli zamieszczono tabelę, w której zaprezentowano prawidłowe księgowania na koncie 960 począwszy od 1 stycznia 2014 r. Prezentując wyniki tej analizy trzeba jednak zastrzec odstąpienie przez kontrolujących od weryfikacji prawidłowości salda konta 960 na początek 2014 r. oraz wysoce prawdopodobną nierzetelność danych o wynikach wykonania budżetu począwszy od 2014 r. (nierzetelność wyniku prezentowanego w ewidencji budżetu za 2017 r. została potwierdzona podczas kontroli, o czym niżej). Ustalono, że tylko przy zastosowaniu zapisów zgodnych z zasadami funkcjonowania kont 960 i 961, skumulowany wynik budżetu na koniec 2017 r. powinien być wykazany na koncie 960 jako skumulowana nadwyżka w kwocie 1.018.863,44 zł, podczas gdy w księgach budżetu gminy wykazany został skumulowany deficyt w wysokości 975.329,47 zł – różnica 1.994.192,91 zł.

Mając na uwadze zakres przedstawionych nieprawidłowości, a także opisany w dalszej części wystąpienia sposób prowadzenia ewidencji dochodów i wydatków, na podstawie której sporządzano sprawozdania budżetowe (nie dający argumentów do zakładania realności tych danych), dokonano obliczeń mających na celu ustalenie stanu skumulowanego wyniku budżetu w księgach 2018 r. po stosownym przeksięgowaniu wyniku za rok 2017. Do obliczeń przyjęto stany poszczególnych aktywów i pasywów budżetu – po zweryfikowaniu podczas kontroli ich realności. Ustalono, że w księgach 2018 r. saldo Ma konta 960 obrazujące stan skumulowanej nadwyżki budżetu powinno wynosić 1.376.230,07 zł, co wynika z wyliczenia obejmującego następujące salda stanowiące bilans zamknięcia ksiąg 2017 r. i bilans otwarcia ksiąg 2018 r.:

- 2.104.285,46 zł (saldo konta 133 „Rachunek budżetu”),

- powiększone o 16.406,99 zł (realne saldo Wn konta 224 „Rozrachunki budżetu”)

- pomniejszone o 5.438,67 zł (realne saldo Ma konta 224),

- pomniejszone o 139.800 zł (saldo Ma konta 909 „Rozliczenia międzyokresowe”),

- pomniejszone o 599.223,41 zł (saldo Ma kont 134 „Kredyty bankowe”) – str. 18-19 protokołu kontroli.

Badana jednostka wykazała w sprawozdawczości budżetowej nadwyżkę za 2017 r. w wysokości 432.115,80 zł. Kwota ta jest nierzetelnie ustalona a dodatkowo nie wykazuje związku z różnicą między saldami kont 901 i 902, przeksięgowaną na koniec 2017 r. na konto 961 w wysokości 394.946,07 zł (niższej o 37.169,73 zł od wykazanej w sprawozdawczości budżetowej). Rozbieżność ta została spowodowana brakiem pełnej korelacji między zapisami na kontach 901 i 902 w ewidencji budżetu a zapisami na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” w ewidencji Urzędu, którego dane stanowiły podstawę sporządzania sprawozdań Rb-27S o zrealizowanych dochodach i Rb-28S o zrealizowanych wydatkach budżetu. Stwierdzono, że:

- dochody wykazane na koncie 901 były niższe od dochodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r. o 15.575,64 zł (na koncie 901 ujęto i przeniesiono na wynik kwotę 10.165.609,24 zł, zaś w sprawozdaniu – 10.181.184,88 zł),

- wydatki wykazane na koncie 902 były wyższe od wydatków wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S o 21.594,09 zł (na koncie 902 ujęto i przeniesiono na wynik kwotę 9.770.663,17 zł, zaś w sprawozdaniu – 9.749.069,08 zł). Należy przy tym dodać, że sprawozdanie zbiorcze Rb-28S za 2017 r. było niezgodne z sumą wydatków wykazanych w sprawozdaniach jednostkowych, wynoszącą 9.750.348,08 zł (różnica 1.279 zł; wyjaśnienie Skarbnika sugeruje, że o kwotę tę w sprawozdaniu jednostkowym Urzędu zawyżono wydatki).

           Analiza przyczyn niezgodności między dochodami i wydatkami wykazanymi w sprawozdawczości a danymi ujętymi na kontach 901 i 902 pozwoliła – w świetle wyjaśnień obecnej Skarbnik Gminy – ujawnić w szczególności następujące nieprawidłowości w ewidencji dochodów i wydatków:

a) brak księgowania na koncie 901 zmniejszenia dochodów o podlegający odprowadzeniu do urzędu skarbowego podatek VAT od czynszów na kwotę 16.298,49 zł, które to księgowanie miało miejsce na koncie 130,

b) przypis dotacji do zwrotu do PUW na kwotę 725,27 zł został ujęty na koniec 2017 r. jako wydatek z kontem 902, zamiast jako zmniejszenie dochodów z kontem 901,

c) zwrot dotacji podmiotowej przez Bibliotekę na kwotę 16.000 zł miał miejsce w 2018 r.; dotacja w tej kwocie została przekazana 22 grudnia 2017 r., jednakże kwotę 16.000 zł pominięto w sprawozdaniu Rb-28S za 2017 r., ponieważ jej wykazanie skutkowałoby przekroczeniem planu wydatków w par. 2480 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla samorządowej instytucji kultury” rozdz. 92116 „Biblioteki”,

d) dokonywano zapisów na koncie 902, których nie powielano na koncie 130, na podstawie danych którego sporządzano sprawozdanie o wydatkach; nieprawidłowość ta dotyczyła:

- dwóch przelewów do urzędu skarbowego podatku VAT (za styczeń i listopad 2017 r.) na łączną kwotę 3.602 zł,

- faktury za utylizację odpadów na kwotę 432 zł,

- przelewu odsetek od niewykorzystanej dotacji na kwotę 24,55 zł,

e) nieujęcie na koncie 130 zwrotu wydatków na kwotę 215,11 zł,

f) dwukrotne zaksięgowanie na koncie 130 refundacji z Urzędu Pracy na kwotę 1.750,65 zł.

           Ponadto w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych stwierdzono następujące nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości:

a) przelewy części środków na wydatki Ośrodka Pomocy Społecznej w Perlejewie – 5 przelewów w łącznej wysokości 376.459 zł – zaewidencjonowano z pominięciem konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji budżetu, odnosząc je bezpośrednio na konto 902, które obrazowało w takiej sytuacji rzekomo zrealizowane wydatki budżetowe na tę kwotę już w momencie przekazania środków OPS; dalszą konsekwencją błędnej ewidencji był brak możliwości zamknięcia salda konta 223 poprzez przeksięgowanie na konto 902 całej kwoty wydatków wykonanych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S OPS, jak tego wymagają przepisy załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 10-11 protokołu kontroli, 

b) stan rozliczeń z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT nie był odzwierciedlony w księgach rachunkowych. Jak wynika z ustaleń kontroli, konto 224-1 „Rozrachunki budżetu – podatek VAT jednostki” w ewidencji budżetu wykazywało na koniec 2017 r. saldo Ma w kwocie 7.416,58 zł. Na tym koncie ewidencjonowano rozrachunki gminy z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT oraz rozrachunki dotyczące środków otrzymywanych od jednostek budżetowych na opłacenie podatku VAT wynikającego z deklaracji gminy. Analiza nierozliczonych według stanu na dzień 31 grudnia 2107 r. rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT wykazała, że gmina posiadała zobowiązanie wynikające z deklaracji VAT-7 za grudzień 2017 r. w wysokości jedynie 1.595 zł , które opłacono 22 stycznia 2018 r. Prawidłowe saldo Ma konta 224-1 w ewidencji budżetu powinno zatem wynosić 1.595 zł (kwota faktycznego zobowiązania wobec urzędu skarbowego na dzień 31 grudnia 2017 r.); taka też kwota powinna być wykazana w bilansie z wykonania budżetu (zawyżenie zobowiązań z tego tytułu o 5.821,58 zł). W wyjaśnieniu złożonym w sprawie uwidocznionych w ewidencji rzekomych zobowiązań z tytułu podatku VAT Skarbnik stwierdziła: Trudno mi to wyjaśnić.

Stosowaną metodą ewidencji rozliczeń z tytułu VAT w kontrolowanej jednostce jest pomniejszanie dochodów budżetu o kwotę VAT należnego podlegającego odprowadzeniu do urzędu skarbowego (Wn 901 – Ma 224). Stwierdzono, że dochody zmniejszone zostały o kwotę 16.298,49 zł (roczne obroty strony Ma konta 224-1), zaś kwotę dotyczącą opłacenia deklaracji VAT-7 za styczeń i listopad 2017 r. (łącznie 3.602 zł) potraktowano niekonsekwentnie jako wydatki budżetowe i ujęto na koncie 902, z pominięciem jednakże zapisu na stronie Ma konta 130 i zobrazowania tych operacji w sprawozdaniu Rb-28S, o czym była mowa wyżej.

Analizie poddano też realność zobowiązań wynikających z ksiąg na koniec 2016 r. Według deklaracji VAT-7 za grudzień 2016 r. zobowiązanie wobec urzędu skarbowego wynosiło 1.219 zł, natomiast na koniec 2016 r. saldo Ma konta 224-1 wynosiło 6.519,09 zł, zatem również było nierealne.

Ponadto kontrola zagadnienia ewidencji centralnego rozliczenia podatku VAT ujawniła brak realności sald wykazanych w ewidencji Urzędu na koniec 2017 r. – Wn na koncie 201-1 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” i Ma na koncie 225-3 „Rozrachunki z budżetami”, które były sobie równe i wynosiły po 10.070,17 zł, co nie ma żadnego związku ze stanem rozliczeń gminy z urzędem skarbowym – str. 11-13 protokołu kontroli,

c) wykazano nierealne jednostronne saldo strony Wn konta 224 „Rozrachunki budżetu” w wysokości 5.013,49 zł, które powstało jako per saldo subkont 224-1, 224-2, 224-3 i 224-4, na których wykazano łącznie należności na kwotę 12.430,07 zł (salda Wn) oraz zobowiązania na kwotę 7.416,58 zł (salda Ma) (przy czym już stan subkonta 224-1 był ustalony jako per saldo należności z tytułu udziałów w PIT i zobowiązań z tytułu dotacji podlegających odprowadzeniu do PUW). Należności od budżetów w wysokości 12.430,07 zł i zobowiązania wobec budżetów na kwotę 7.416,58 zł wykazano w bilansie z wykonania budżetu za 2017 r.

Na str. 11-14 protokołu kontroli przedstawiono wyniki analizy realności sald poszczególnych subkont prowadzonych do konta 224, przeprowadzonej m.in. poprzez weryfikację kwot dochodów otrzymanych faktycznie w 2018 r. jako rozliczenie udziałów w PIT i CIT oraz podatków pobieranych na rzecz gminy przez urzędu skarbowe za 2017 r., a także omówionych już wyżej rozrachunków z tytułu centralnego rozliczenia podatku VAT. Stwierdzono, że na koniec 2017 r. na koncie 224 w księgach budżetu powinny być wykazane należności w wysokości 16.406,99 zł (saldo Wn) i zobowiązania w wysokości 5.438,67 zł (saldo Ma), które należało zaprezentować w bilansie,

d) na koncie 130-1 „Rachunek bieżący wydatków” zawyżono obroty poprzez nie zachowanie zasady czystości obrotów na kwotę 84.227,28 zł, wbrew postanowieniom załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 23 protokołu kontroli,

e) konto 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” w ogóle nie zostało otwarte w księdze głównej; w konsekwencji przychody związane m.in. z dochodami z następujących źródeł: najmu lokali, opłat za użytkowanie wieczyste, opłat za zajęcie pasa drogowego, subwencji, dotacji, podatków pobieranych przez urzędu skarbowe i udziałów w PIT i CIT ewidencjonowano na koncie 750 „Przychody finansowe”, wbrew zasadom funkcjonowania kont zespołu 7 określonym załącznikiem nr 3 do rozporządzenia – str. 11, 25 i 50 protokołu kontroli,

f) bezpodstawne ewidencjonowanie na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” naliczonych odsetek od należności podatkowych nieopłaconych w terminie; stosownie do zasad funkcjonowania kont zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, naliczone odsetki za zwłokę w zapłacie należności podlegają ujęciu na koncie 750 „Przychody finansowe”. Należy też wskazać, że począwszy od 2011 r. – w związku ze zmianą przepisów rozporządzenia – przypisywane odsetki nie mogą być ewidencjonowane „automatycznie” na koncie 290. Odpisy aktualizujące należności z tytułu odsetek powinny być dokonywane na takich samych zasadach, jak odpisy aktualizujące należność główną, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych przepisami art. 35b ustawy o rachunkowości, i ujmowane zapisem Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290. Z ustaleń kontroli wynika, że żadne należności główne nie zostały objęte odpisem aktualizującym na koncie 290 – str. 54-55 protokołu kontroli,

g) nierzetelne wykazanie na początek i koniec 2017 r. salda konta 030 „Długoterminowe aktywa finansowe” w ewidencji Urzędu – w kwocie 11.750 zł, zamiast 1.750 zł – na którym ujmowano wartość udziałów gminy w Banku Spółdzielczym w Ciechanowcu. W potwierdzeniu sald przekazanym przez bank z datą 2 stycznia 2018 r. wykazana została wartość udziałów w wysokości 1.750,00 zł. Z wyjaśnienia pracownika Urzędu Gminy ds. księgowości budżetowej wynika, że jest to za udział członkowski w banku (5 udziałów po 350 zł każdy). Ze sporządzonych wydruków zestawień obrotów i sald za 2010 i 2011 r. wynika, że  na koniec 2010 r. saldo konta 030 wynosiło 1.750 zł, zaś bilans otwarcia tego konta na 2011 r. wynosił już 11.750 zł. Świadczy to o niezachowaniu zasady ciągłości wymaganej przez art. 5 ust. 1 in fine ustawy o rachunkowości. Wykazanie na koniec 2017 r. salda konta 030 niezgodnego z potwierdzeniem otrzymanym z banku wskazuje także na zaniechanie porównania, wyjaśnienia i rozliczenia w księgach różnicy z danymi zamieszczonymi w otrzymanym potwierdzeniu salda, wbrew przepisom art. 27 ustawy – str. 41 protokołu kontroli,

h) nieprawidłową ewidencję rozliczenia dotacji podmiotowych udzielonych instytucjom kultury – str. 156-157 protokołu kontroli; w szczególności należy wskazać, że zapisu Wn 810 „Dotacje budżetowe…” – Ma 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…”, mającego obrazować uznanie dotacji za wykorzystaną i rozliczoną, dokonywano w ciągu roku, w którym udzielano dotacji; uznanie dotacji podmiotowej dla instytucji kultury za wykorzystaną i rozliczoną może nastąpić dopiero na podstawie sporządzonego przez instytucję sprawozdania z wykonania planu finansowego, o którym mowa w art. 265 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.), zatem dokonywanie zapisu mającego obrazować to zdarzenie mimo braku dokumentacji obrazującej jej wykorzystanie nie odpowiada rzeczywistemu przebiegowi operacji.

           Ponadto saldo należności od Biblioteki powstałe na koniec 2017 r. z tytułu mylnie przekazanej dotacji, w kwocie o 16.000 zł większej niż przewidywał plan instytucji kultury, nie zostało ujęte na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – wbrew wymaganiom wynikającym z zasad funkcjonowania konta 224, zgodnie z którymi rozliczone i przypisane do zwrotu w następnym roku dotacje powinny być zaliczone do dochodów budżetowych – i nie zostało wykazane w sprawozdaniu Rb-27S jako należność z tytułu dochodów. Biblioteka dokonała zwrotu mylnie przekazanej dotacji w dniu 28 stycznia 2018 r., co ujęto błędnym zapisem: Wn 133 – Ma 902, zamiast Wn 133 – Ma 901. Ze złożonego przez Pana wyjaśnienia wynika, że operacja przelewu zawyżonej kwoty dotacji była wynikiem błędu byłej Skarbnik Gminy. Stwierdził Pan też: Dlaczego dotacja ta nie została ujęta w sprawozdaniach trudno mi jest wyjaśnić,

i) niesporządzenie na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych prowadzonych dla pozostałych środków trwałych, co stanowi naruszenie art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 161  protokołu kontroli,

j) nieprowadzenie do konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” ewidencji analitycznej według kontrahentów, co narusza art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz zasady funkcjonowania konta 201 określone załącznikiem nr 3 do rozporządzenia – str. 44 protokołu kontroli,

k) księgowanie przypisu opłat za zajęcie pasa drogowego w momencie wpłaty, zamiast przed terminem płatności, tj. przed 15 stycznia – w przypadku opłat wnoszonych na podstawie wydanych w latach wcześniejszych decyzji zezwalających na wieloletnie zajęcie pasa – lub w momencie uprawomocnienia się decyzji; taki sposób dokonywania przypisów uniemożliwia ustalenie ewentualnych zaległości i zweryfikowanie kompletności wpłat – str. 50-51 protokołu kontroli,

l) nie przypisanie w księgach rachunkowych 2017 r. odsetek w kwocie 250,77 zł od nieopłaconych należności, które to odsetki w trakcie 2017 r. umorzono. Zgodnie z § 8 ust. 5 rozporządzenia odsetki od należności należało ujmować w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Obecnie analogiczne przepisy znajdują się w § 11 rozporządzenia z dnia 13 września 2017 r. Obowiązek naliczania odsetek wynikał również z zapisu zawartego w umowie z dłużnikiem – str. 72-73 protokołu kontroli,

ł) w zakresie należności za najem lokalu użytkowego bezpodstawnie dokonano przypisu na kwotę 536,50 zł – str. 72 protokołu kontroli. Jak ustalono, umowa najmu lokalu użytkowego została zawarta w dniu 26 czerwca 2017 r. i miała obowiązywać od 1 lipca 2017 r. Na podstawie ewidencji ustalono, że przypisu należności dokonano m.in. za okres 26-30 czerwca 2017 r. Jak wyjaśnił Pan w trakcie kontroli, Przypis należności czynszu za wynajem lokali w budynku Ośrodka Zdrowia (…) w kwocie 536,50 zł został niesłusznie naliczony. Z ustaleń kontroli wynika, że kwota nienależnie przypisanego czynszu objęta była umorzeniem, w związku z czym ostatecznie nie wpłynęła na realność salda rozliczeń z najemcą według stanu na koniec 2017 r. – str. 72 protokołu kontroli,

m) zaległość od najemcy lokalu użytkowego w wysokości 1.609,53 zł wykazana była na dzień 31 grudnia 2017 r. w ewidencji analitycznej, natomiast nie wykazano jej na koncie syntetycznym 221 oraz w sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r. – str. 73 protokołu kontroli,

n) nie ujęto w ewidencji, a w efekcie nie wykazano w sprawozdaniu Rb-28S za 2017 r. zobowiązań na kwotę 9.720 zł z tytułu nieopłaconej faktury wystawionej w dniu 29 grudnia 2017 r. za odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych za grudzień 2017 r. Faktura wpłynęła do Urzędu w dniu 11 stycznia 2018 r. i została opłacona 16 stycznia 2018 r. Naruszono tym samym zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy, zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty – str. 82 protokołu kontroli.

Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), zastąpionego od 2018 r. rozporządzeniem z dnia 9 stycznia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 109), oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała, że:

a) Pan Wójt nie sporządził jednostkowego sprawozdania rocznego Rb-27S o dochodach budżetowych, które winno obejmować dochody ujęte w ewidencji budżetu i Urzędu Gminy, co naruszało § 4 pkt 3 lit. a) i § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Nie okazano również jednostkowego sprawozdania Rb-27S Ośrodka Pomocy Społecznej, który w 2017 r. w dalszym ciągu był bez podstawy prawnej obsługiwany w zakresie rachunkowości przez Urząd Gminy (o czym była mowa wyżej). Jedynie Szkoła Podstawowa w Perlejewie sporządziła jednostkowe sprawozdanie Rb-27S. Należy wskazać, że zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia sprawozdania zbiorcze winny być sporządzane przez przewodniczących zarządów jednostek samorządu terytorialnego na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu. Brak sprawozdań jednostkowych uniemożliwia zatem prawidłowe sporządzenie sprawozdań zbiorczych – str. 24 protokołu kontroli,

b) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r., podpisanym przez Pana Wójta, w kolumnie 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 10.304.577,89 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać kwotę 10.170.849,56 zł (tj. o 133.728,33 zł niższą); szczegółowe wyliczenie różnicy zamieszczono na str. 25-26 protokołu kontroli. Zasady wypełniania kolumny „dochody otrzymane” określały w 2017 r. przepisy § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 1a pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 16 stycznia 2014 r. Począwszy od 2018 r. zasady wypełniania kolumny „dochody otrzymane” wynikają z § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 2 pkt 1 i 2, ust. 4 pkt 4 i ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia z dnia 9 stycznia 2018 r.,

c) w kolumnie 9 „saldo końcowe – należności pozostałe do zapłaty” sprawozdania zbiorczego  Rb-27S za 2017 r. wykazano kwotę 146.453,35 zł. Z tego 72.402,68 zł stanowiły należności od dłużników alimentacyjnych w części stanowiącej dochody budżetu gminy (ujęte w księgach  OPS w Perlejewie), w związku z czym kwota należności pozostałych do zapłaty wynikająca z ksiąg Urzędu powinna wynosić 74.050,67 zł. Ponadto wykazano nadpłaty w wysokości 6.889,53 zł (w całości dotyczące ewidencji Urzędu). Kontrola wykazała zaś, że w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej Urzędu konto 221 wykazuje saldo jednostronne strony Wn w wysokości 204.832,81 zł. Należy wskazać, iż z ewidencji księgowej prowadzonej rzetelnie na koncie syntetycznym 221 powinna wynikać kwota należności w wysokości 93.354,34 zł (w tej kwocie uwzględniono opisaną już wyżej, podlegającą zwrotowi część dotacji podmiotowej od Biblioteki wynoszącą 16.000 zł, która nie była ujęta na koncie 221; bez jej uwzględnienia kwota należności wynikających z konta 221 wynosiłaby 77.354,34 zł i różniła się od wykazanej w Rb-27S o 3.303,67 zł) oraz nadpłat – 6.889,79 zł. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 50-52 protokołu kontroli podstawową przyczyną nierzetelności salda konta 221 w ewidencji syntetycznej Urzędu było błędne saldo konta syntetycznego 221-2 „Podatki i opłaty” wynoszące 201.339,54 zł, które zgodnie z ewidencją analityczną (podatkową) powinno wynosić 53.089,14 zł. Świadczy to o naruszeniu art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymagającego uzgodnienia ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną.

Ponadto w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r. w par. 0490 „Wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych ustaw” rozdz. 90002 „Gospodarka odpadami” wykazano w kol. 9 należności pozostałe do zapłaty kwotę 18.548,60 zł, w kol. 10 zaległości 0 zł oraz w kol. 11 nadpłaty w kwocie 2.125,40 zł. Według „Zestawienia zaległości i nadpłat odpadów komunalnych” zaległości wynoszą 18.548,60 zł, odsetki od nieterminowych płatności 2.125 zł oraz nadpłaty 2.125,40 zł. Z uchwały Nr 142/XXVI/2013 Rady Gminy w Perlejewie z dnia 9 września 2013 r. w sprawie terminu, częstotliwości i trybu uiszczania opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wynika, że opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi uiszcza się kwartalnie, a za  IV kwartał w terminie do 30 grudnia każdego roku. Zatem kwota 18.548,60 zł w całości powinna stanowić zaległości za odpady komunalne, które to zaległości nie zostały ujęte w kol. 10 rocznego sprawozdania Rb-27S. Również w łącznym sprawozdaniu Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2017 r. kwotę 18.548,60 zł wykazano w wierszu N.5 „pozostałe należności”, zamiast w wierszu N.4 „należności wymagalne” – str. 46 protokołu kontroli. Dalsza analiza wykazała, że kwota naliczonych odsetek za nieterminową płatność za odpady komunalne nie została w ogóle wykazana w sprawozdaniu Rb-27S; kwota odsetek 2.125 zł powinna zostać wykazana w par. 091 „Wpływy z odsetek od nieterminowych wpłat z tytułu podatków i opłat” rozdz. 90002, kol. 9 należności pozostałe do zapłaty – saldo końcowe. Po uwzględnieniu kwoty 2.125 zł, którą wliczono podczas ustalania w trakcie kontroli salda konta 221, różnica między saldem konta syntetycznego 221 a sprawozdaniem Rb-27S w zakresie należności pozostałych do zapłaty wynosiłaby 1.178,67 zł,

d) w sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r., podpisanym przez Pana Wójta, nie wykazano należności stanowiących zaległości w kwocie 1.609,53 zł, co było spowodowane nieujęciem tych należności w ewidencji syntetycznej na koncie 221, podczas gdy wynikały one z ewidencji analitycznej – str. 73-74 protokołu kontroli. W analogicznej sytuacji nie wykazano w sprawozdaniu Rb-27S także nadpłaty od najemcy na kwotę 0,26 zł – str. 81 protokołu kontroli,

e) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S o wydatkach budżetowych Urzędu Gminy za 2017 r. nie wykazano żadnych zobowiązań; według ewidencji księgowej Urzędu zobowiązania należało wykazać w wysokości 111.198,18 zł (z tego: 35.710,99 zł z konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, 5.630 zł z konta 225 „Rozrachunki z budżetami”, 25.501,21 zł z konta 229 „Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne” i 44.355,98 zł z konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”); zobowiązania te wykazano dopiero w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S gminy za 2017 r. Zgodnie z § 9 ust. 2 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S w kolumnie „Zobowiązania ogółem” należało wykazać wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone według stanu na koniec okresu sprawozdawczego. Takie same zasady wynikają z załącznika nr 36 do obecnie obowiązującego rozporządzenia z dnia 9 stycznia 2018 r. W stwierdzonym stanie faktycznym naruszono również zasadę sporządzania sprawozdań zbiorczych na podstawie danych sprawozdań jednostkowych, wyrażoną w § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia – str. 56 protokołu kontroli,

f) nie sporządził Pan własnego jednostkowego sprawozdania Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2017 r., ujmując dane bezpośrednio w sprawozdaniu określonym jako łączne, co narusza przepisy § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych – str. 25 protokołu kontroli. W związku z tym, iż nie sporządził Pan takiego sprawozdania dokonano poprawności wyliczenia kwoty wykazanej w wierszu N.3 „gotówka i depozyty” w łącznym sprawozdaniu Rb-N za 2017 r. Stwierdzono, że w wierszu N.3 wykazano kwotę 2.104.285,46 zł, tj. stan środków pieniężnych z konta 133 na koniec 2017 r., zamiast 1.975.453,81 zł (różnica 128.831,65 zł), którą kontrolujący ustalili w wyniku wyliczenia dokonanego zgodnie z postanowieniami § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia; szczegółowe wyliczenie zaprezentowano na str. 28-29 protokołu kontroli; wyliczenie obejmuje kwoty podlegające wykazaniu na koncie 224 po weryfikacji dokonanej przez kontrolujących, a nie kwoty faktycznie figurujące na koncie na koniec 2017 r. (nierealne),

g) nie sporządził Pan własnego jednostkowego sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji według stanu na koniec IV kwartału 2017 r., ujmując dane bezpośrednio w sprawozdaniu określonym jako łączne, co  narusza przepisy § 4 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych – str. 34 protokołu kontroli,

h) nie zapewniono sporządzenia jednostkowych sprawozdań Rb-Z i Rb-N na koniec IV kwartału 2017 r. przez OPS (obsługiwany finansowo-księgowo w 2017 r. bez podstawy prawnej przez Urząd Gminy), co narusza przepisy § 4 ust. 1 pkt 1 i § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych – str. 29 i 34 protokołu kontroli. Wyjaśnił Pan: Sprawozdania Rb N i Rb Z nie wyegzekwowano z OPS ze względu na obsługę tej jednostki w gminie,

i) nie zapewniono sporządzenia przez OPS również jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami według stanu na koniec 2017 r., wbrew przepisowi § 4 pkt 3 lit. b) rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Z ustaleń kontroli wynika, że należności dotyczące realizacji zadań zleconych przez OPS znajdują się w księgach rachunkowych OPS, które prowadzone były w okresie objętym kontrolą przez Urząd Gminy bez wymaganej podstawy prawnej. Decyzje w sprawie świadczeń z pomocy społecznej wydawane są z upoważnienia Pana Wójta przez kierownika OPS w Perlejewie. W związku z tym, iż sporządzone zostało jedynie „zbiorcze” sprawozdanie Rb-27ZZ za 2017 r., zwrócono się o wyjaśnienie źródła danych jego sporządzenia. W wyjaśnieniu Skarbnik Gminy przedstawiła: Sprawozdanie Rb-ZZ zostało sporządzone na podstawie danych o rozliczeniu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego otrzymanych od kierownika OPS (…) – str. 26-27 protokołu kontroli,

j) nie okazano jednostkowych sprawozdań Rb-N i Rb-Z sporządzonych dla Biblioteki jako instytucji kultury według stanu na koniec IV kwartału 2017 r., co narusza § 4 ust. 1 pkt 1 i § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. (Również Biblioteka była w 2017 r. bez podstawy prawnej obsługiwana przez Urząd Gminy). Do złożonego w tej sprawie przez Skarbnika Gminy wyjaśnienia dołączono sprawozdania Rb-N i Rb-Z, zaś w wyjaśnieniu zawarto stwierdzenie, że sprawozdania były (…) sporządzane i przesyłane do RIO jako Gmina Perlejewo a dotyczyło Biblioteki. Analiza załączonych sprawozdań wykazuje, że zawierają one podpisy Pana Wójta, daty 20 lutego 2018 r., zaś ich adresatem jest RIO w Białymstoku, co świadczy, iż mają one cechy sprawozdań zbiorczych w rozumieniu § 4 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia oraz postanowień zawartych w tabelach B i C części II załącznika nr 8 do rozporządzenia – str. 157 protokołu kontroli,

k) w sprawozdaniu Rb-NDS  o nadwyżce lub deficycie jednostki samorządu terytorialnego za I kwartał 2018 r., w poz. D.16 błędnie wykazano po stronie wykonania stan wolnych środków w kwocie 299.223 zł, zamiast 599.223 zł (zobowiązania z tytułu kredytów na koniec 2017 r.) – str. 33 protokołu kontroli. Z opisu zasad sporządzania sprawozdania Rb-NDS, zawartych w § 12 pkt 5 lit. d) załącznika nr 36 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, wynika, iż dane po stronie wykonania w zakresie przychodów z tytułu wolnych środków powinny odpowiadać wysokości wolnych środków, o których mowa w art. 217 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych.

Analiza bilansu z wykonania budżetu za 2017 r. wykazała niewłaściwe prezentowanie danych, z zastrzeżeniem, że uwaga ta sformułowana jest z pominięciem kwestii nierzetelności danych ewidencji budżetu stanowiącej podstawę sporządzenia bilansu, omówionej już w niniejszym wystąpieniu. W pozycji I.1.1 „Zobowiązania krótkoterminowe (do 12 miesięcy) wykazano 0 zł, a w poz. I.1.2 „Zobowiązania długoterminowe (powyżej 12 miesięcy)” kwotę 599.223,41 zł wynikającą w całości z salda Ma konta 134 „Kredyty bankowe”, podczas gdy w poz. I.1.1 należało wykazać 300.000 zł, a w poz. I.1.2 – 299.223 zł.

Bilans z wykonania budżetu za 2017 r. został opatrzony datą 24 kwietnia 2018 r. Zgodnie z § 24 mającego zastosowanie przy sporządzeniu bilansu rozporządzenia Ministra Finansów dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… bilans należało sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (tj. do 31 marca 2018 r.). Termin ten został zatem naruszony. Od 1 stycznia 2018 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…, które w § 32 ust. 1 również stanowi, iż bilans sporządza się w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe – str. 29-30 protokołu kontroli.

           W zakresie gospodarki pieniężnej ustalono, że z kasy wypłacana była Sekretarzowi Gminy zaliczka m.in. na wypłatę diet radnym. W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie, wprowadzonej przez Pana zarządzeniem 10/10 z dnia 16 grudnia 2010 r., w zakresie zaliczek postanowiono m.in., że w Urzędzie Gminy wypłacane są zaliczki gotówkowe: 

- stałe – zatwierdzone przez kierownika jednostki dla pracowników zatrudnionych na stałe, które rozliczane są najpóźniej do dnia 25 grudnia każdego roku,

- jednorazowe – wypłacane tylko pracownikom pozostającym w stałym stosunku pracy. Zaliczki jednorazowe mogą być wypłacane na poczet podróży służbowej, zakup materiałów, sprzętu i usług.

Z powyższego nie wynika, aby można było udzielać zaliczek na poczet wypłaty diet radnym; należy też wskazać, że w Urzędzie Gminy funkcjonuje kasa – str. 37-38 protokołu kontroli.

Dowody źródłowe załączone do raportów kasowych, dotyczące wypłat np. ekwiwalentu za udział w działaniach  ratowniczych, diet GKRPA czy wynagrodzenia robotnika gospodarczego, nie zawierały daty pobrania gotówki z kasy przez osoby, którym dokonywano wypłaty, co narusza art. 22 ust. 1 w zw. z art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości – str. 37-38 protokołu kontroli.

 Analiza obrotów i sald na rachunku sum depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”), w tym ich konfrontacja z ewidencją do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” określającą źródła ich pochodzenia i przebieg rozliczeń, wykazała dokonywanie zwrotów wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokościach kwot wpłaconych, co narusza przepisy art. 46 ust. 4 oraz art. 148 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, ze zm.) nakazujące zwrot wadiów i zabezpieczeń wniesionych w pieniądzu wraz z odsetkami od rachunku, na którym były one przechowywane, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji za przelew. Kontrola wykazała, że na stan środków pieniężnych wykazanych na koncie 139 składały się na koniec 2017 r. odsetki dopisane przez bank w łącznej wysokości 9.248,55 zł (z lat ubiegłych) oraz zabezpieczenia i wadia w kwocie 17.053,21 zł.

Podczas kontroli ustalono, że aktualnie rachunek depozytowy ewidencjonowany na koncie 139 nie jest oprocentowany, co pozostaje w sprzeczności z art. 148 ust. 5 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którym, jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym.

Kontrola ewidencji środków depozytowych wykazała ponadto, że na koniec 2017 r. wystąpiła różnica w kwocie 228,20 zł pomiędzy saldem Ma konta 240 (26.301,76 zł) a środkami znajdującymi się na koncie rachunków depozytowych – saldo konta 139 wynosiło 26.529,96 zł. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła: Jest to nieodebrany zasiłek stały z OPS przez mieszkańca Gminy Perlejewo w latach 2000-2010, który został przelany na dochody Gminy w dniu 06.04.2016 r. 240-1/139, 133/901. Zwrócenia uwagi wymaga, że księgowania zaprezentowane w wyjaśnieniu nie powinny doprowadzić do stwierdzonej niezgodności, w związku z czym omawianą różnicę należy uznać w dalszym ciągu za niewyjaśnioną – str. 53-54 protokołu kontroli.

Badając procedurę opracowywania planów finansowych jednostek budżetowych stwierdzono, że Pan Wójt nie przekazał jednostkom informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych na 2017 r. Stosownie do art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Gminy powinien Pan przekazać podległym jednostkom informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych. Natomiast zgodnie z art. 248 ust. 2 ustawy oraz § 5 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542), jednostki mają obowiązek sporządzenia i dostarczenia Panu Wójtowi projektów planów finansowych w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia. Do Pana obowiązków należy wówczas weryfikacja otrzymanych projektów planów pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej, a w przypadku stwierdzenia różnic wprowadzenie w nich odpowiednich zmian i poinformowanie o ich dokonaniu kierowników jednostek, w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu planu finansowego, nie później jednak niż do dnia 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy (§ 6 ust. 2 rozporządzenia).

Stwierdzono też brak potwierdzenia wywiązania się przez Pana Wójta z obowiązku przekazania podległym jednostkom, w terminie 21 dni od dnia uchwalenia uchwały budżetowej, informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek (w przypadku Biblioteki – informacji o kwocie dotacji podmiotowej).

Efektem braku informacji było niesporządzenie przez podległe jednostki projektów planów finansowych i planów finansowych na 2017 r. Okazano jedynie „projekty planów” Szkoły Podstawowej i Gimnazjum podpisane z datą październikową, a więc nie mogące stanowić projektów planów finansowych, o których mowa w cytowanych wyżej przepisach.

W dokumentacji jednostki w zakresie planowania na 2018 r.  znajdują się:

-  materiały planistyczne (Szkoły i Gimnazjum z datą 31 października 2017 r.) sporządzone na potrzeby opracowania projektu budżetu gminy na 2018 r.,

- plany wydatków budżetowych na 2018 r. – OPS i Szkoły (zawierający także dane dotyczące Gimnazjum),

- plany dochodów i wydatków budżetowych Urzędu Gminy na 2018 r.,

- plan finansowy zadań zleconych na 2018 r.

Wszystkie wymienione „plany” zostały wydrukowane z programu BeSTi@ – nie zawierają podpisów kierowników jednostek ani daty.

Po ostatniej kompleksowej kontroli przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w Urzędzie Gminy Perlejewo pismem RIO.IV.6001-3/14 z dnia 2 lipca 2014 r. zalecono Panu m.in. „Przekazywanie kierownikom podległych jednostek informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych, zgodnie z przepisami prawa przywołanymi w części opisowej wystąpienia. Egzekwowanie obowiązku przedłożenia Panu Wójtowi przez kierowników jednostek projektów planów, opracowanych na podstawie informacji, celem dokonania ich weryfikacji.” W odpowiedzi o sposobie realizacji zaleceń Pan Wójt stwierdził: Przyjęto do wiadomości i stosowania (pismo KB.1710.1.2014 z dnia 31 lipca 2014 r.). Zalecenie to – mimo Pana deklaracji – nie jest realizowane – str. 60-62 protokołu kontroli. Wnioski pokontrolne mające na celu stosowanie procedury opracowywania planów finansowych i ich projektów formułowane były do Pana także po kontrolach przeprowadzonych przez Izbę w 2010, 2006 i 2002 r. Niewyeliminowanie nieprawidłowości w tym zakresie świadczy o lekceważącym stosunku Pana Wójta do obowiązujących przepisów prawa. Uporczywe, powtarzające się naruszanie przepisów ustaw może stanowić podstawę wystąpienia Izby do Wojewody Podlaskiego o wezwanie Pana Wójta do zaprzestania naruszeń w trybie art. 96 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. Z kolei niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

Analiza wykonania budżetu gminy Perlejewo za 2017 r. wykazała, że w budżecie zaplanowano dochody ze sprzedaży majątku gminy w kwocie 62.000 zł, natomiast żadnych dochodów z tego źródła nie zrealizowano. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono brak udokumentowanych działań gminy, które mogłyby skutkować realizacją takich dochodów.

Kontrolującym okazano operat szacunkowy sporządzony w dniu 24 kwietnia 2005 r. dla nieruchomości gruntowej nr 463/3 i 464 o pow. 8.500 m2 położonej we wsi Leszczka. Celem wyceny było określenie wartości nieruchomości dla potrzeb sprzedaży w trybie przetargu. Wartość nieruchomości ustalono na 62.135 zł. Jednostka nie podjęła żadnych działań w celu pełnej realizacji planu – nie sporządzono i nie upubliczniono wykazu tej nieruchomości jako przeznaczonej do sprzedaży, a w konsekwencji nie ogłoszono także przetargu na jej zbycie. Jak wyjaśniono, Planowana nieruchomość oznaczona numerami 463/3 i 464 o pow. 8500 m2 położona we wsi Leszczka Duża nie została sprzedana w 2017 r. Osoba zainteresowana kupnem tej działki  w ostatniej chwili zrezygnowała z jej zakupu a tym samym nie został zorganizowany przetarg na te działki. Nie urealniono jednak planu dochodów w związku z nieorganizowaniem przetargu. Przedstawione okoliczności świadczą o tym, że w budżecie utrzymywano bezzasadnie nierealne dane w zakresie planowanych dochodów ze sprzedaży majątku – str. 69-70 protokołu kontroli. Nieprawidłowość tego rodzaju była też przedmiotem wystąpienia pokontrolnego skierowanego do Pana przez RIO w Białymstoku w 2014 r.

Kontrola wykazała przypadki nieprawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.):

a) dochody z opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości w wysokości 452,40 zł sklasyfikowano w par. 0470 „Wpływy z opłat za trwały zarząd, użytkowanie i służebności”, podczas gdy od 1 stycznia 2016 r. powinny być one ujmowane w par. 0550 „Wpływy z opłat z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości” – str. 64 protokołu kontroli;

b) wydatki z tytułu organizacji konferencji na kwotę 700 zł (jak wyjaśniono w trakcie kontroli dotyczące szkolenia) sklasyfikowano w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”, podczas gdy zgodnie z rozporządzeniem szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej niezależnie od rodzaju działalności szkoleniowej ujmuje się w par. 4700 „Szkolenia pracowników…”. Do kosztów szkoleń należy zaliczać wszystkie koszty związane ze szkoleniem, w tym również koszty dojazdów, zakwaterowania i wyżywienia uczestników – str. 127 protokołu kontroli;

c) wydatki z tytułu wypłaty ekwiwalentu dla członków OSP  za udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych klasyfikowano w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”, którym zgodnie z rozporządzeniem ujmuje się wydatki na podróże służbowe krajowe pracowników, w zakresie określonym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), a także inne wydatki związane z podróżami pracowników, jak np. zwrot kosztów za używanie przez pracowników własnych pojazdów do celów służbowych. Właściwym paragrafem dla ewidencji tego rodzaju wydatków jest par. 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych” – str. 127 protokołu kontroli.

Z ustaleń zawartych na str. 64-69 protokołu kontroli wynika, że nadal nie dokonano aktualizacji wysokości opłat rocznych za użytkowanie wieczyste. Stosownie do postanowień art. 77 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 121, ze zm.) wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego podlega aktualizacji nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. W wyniku poprzednio przeprowadzonej kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową (w 2014 r.) zalecono Panu przeprowadzenie aktualizacji wysokości opłat za użytkowanie wieczyste, ponieważ stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce nie dokonywano aktualizacji tych opłat od lat 90-tych ubiegłego wieku.

Kontrola wykazała, że w dniu 19 lipca 2014 r. zlecił Pan wykonanie wyceny nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste. Operaty szacunkowe w sprawie określenia wartości rynkowej prawa własności nieruchomości dla potrzeb aktualizacji opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntu zostały sporządzone we wrześniu 2014 r. Stwierdzono jednakże, iż pomimo dokonanej wyceny nie zaktualizowano dotychczas obowiązujących opłat. Jak wskazał Pan w złożonym wyjaśnieniu nie dokonano aktualizacji opłat rocznych z powodu przeoczenia.

Zobowiązanych do wnoszenia opłat w 2017 r. było 3 użytkowników wieczystych. Brak aktualizacji opłaty od 2015 r., mimo posiadania danych niezbędnych do ustalenia nowych opłat, spowodował zaniżenie dochodów budżetu gminy w latach 2015-2018 na łączną kwotę 4.780,76 zł.

Zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy, aktualizacji opłaty rocznej dokonuje właściwy organ, wypowiadając w formie pisemnej wysokość dotychczasowej opłaty w terminie do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego oraz przesyłając równocześnie ofertę przyjęcia nowej wysokości opłaty rocznej. W wypowiedzeniu należy wskazać sposób obliczenia nowej wysokości opłaty rocznej i pouczyć użytkownika wieczystego o sposobie zakwestionowania wypowiedzenia. Do wypowiedzenia dołącza się informację o wartości nieruchomości, o której mowa w art. 77 ust. 3, oraz o miejscu, w którym można zapoznać się z operatem szacunkowym.

           Kontrola zagadnienia opłat za użytkowanie wieczyste wykazała ponadto, że w przypadku jednego użytkownika pobierano od 1997 r. nieprawidłowo ustaloną opłatę – w wysokości 3% od wartości ustalonej operatem szacunkowym z 1997 r. Od 1986 r. do 1997 r. opłatę ustalano w wysokości 1% wartości nieruchomości, bowiem zgodnie z decyzją z 1986 r. nieruchomość miała być oddana w użytkowanie wieczyste na poszerzenie działki siedliskowej pod budowę budynków gospodarczych. Zgodnie z art. 72 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami wysokość stawek procentowych opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego jest uzależniona od celu, na jaki nieruchomość gruntowa została oddana. W przypadku nieruchomości gruntowych oddanych na cele rolne wynosi ona 1% ceny. Zgodnie z operatem szacunkowym z 2014 r. przedmiotem wyceny była działka zabudowana budynkiem inwentarskim stanowiącym odrębny przedmiot własności. Jak wyjaśnił Pan w trakcie kontroli Opłata roczna dla nieruchomości gruntowej położonej w obrębie Granne oznaczona numerem geodezyjnym 485/1 została naliczona w wysokości 3% od wartości nieruchomości z powodu omyłki. W wyniku błędnie przyjętej stawki, użytkownik wieczysty w okresie od 2011 do 2018 wniósł opłaty w kwocie zawyżonej łącznie o 307,20 zł – str. 66 protokołu kontroli.

           Odnosząc się do stwierdzonego stanu faktycznego należy też zwrócić uwagę, że na mocy przepisów ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów (Dz. U. z 2018 r. poz. 1716) z dniem 1 stycznia 2019 r. prawo użytkowania wieczystego takich gruntów przekształca się w prawo własności. Nie stanowi to jednak przeszkody w niezwłocznym przeprowadzeniu aktualizacji opłaty w odniesieniu do takich gruntów, ponieważ zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy postępowania w sprawach aktualizacji opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego oraz aktualizacji lub ustalenia stawek procentowych tych opłat, wszczęte i niezakończone przed dniem przekształcenia, toczą się nadal po tym dniu na podstawie przepisów dotychczasowych.

           W oparciu o uchwałę Nr 47/IX/03 Rady Gminy w Perlejewie z dnia 7 grudnia 2013 r. w sprawie szczególnych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych… dokonał Pan umorzenia m.in. należności wynikającej z zawartej w dniu 1 lutego 2012 r. umowy dzierżawy budynku na prowadzenie działalności gospodarczej, obowiązującej do końca 2016 r. Zadłużenie stanowiła należność główna w kwocie 3.211,69 zł i odsetki w kwocie 598,77 zł za okres od listopada 2015 r. do końca 2016 r. Zgodnie z umową zawartą w dniu 4 grudnia 2017 r. umorzenia dokonano biorąc pod uwagę ważny interes dłużnika oraz sytuację materialną i rodzinną opisaną w podaniu z dnia 17 listopada 2017 r. W podaniu wnioskodawca przedstawił, że jest w trudnej sytuacji finansowej (…) związane to jest z remontem traktora który wyniesie około 5000 tys. złotych, do tego dochodzą choroby w rodzinie. Do podania załączone zostały: oświadczenie członka rodziny o leczeniu własnym i dzieci, faktura VAT RR za zakup krowy za kwotę 1.122 zł, oświadczenie wykonawcy remontu o trwającym remoncie ciągnika oraz faktura na kwotę 57,79 zł za zakup antybiotyku, prebiotyku i pastylek na gardło. W dokumentacji znajduje się informacja z CEIIODG o zaprzestaniu wykonywania przez dłużnika działalności gospodarczej z dniem 31 grudnia 2016 r. oraz decyzja w sprawie wymiaru łącznego zobowiązania pieniężnego na 2017 r. Zgodnie z decyzją ustalono łączne zobowiązanie pieniężne w kwocie 993 zł, gdyż zobowiązany posiada 9,0500 ha (7,4275 ha przeliczeniowych) użytków rolnych oraz 0,4600 ha lasu. Mimo, że zobowiązany prowadził do końca 2016 r. działalność gospodarczą w okazanej dokumentacji brak jest informacji z urzędu skarbowego o osiąganych dochodach w okresie prowadzenia działalności (tj. w okresie powstania zadłużenia). Jak wskazał Pan Wójt w złożonym wyjaśnieniu, Umorzenia dokonano (…) ze względu na bardzo trudną sytuacje rodzinną (choroby w rodzinie, sytuacja finansowa). Przez pewien okres sprzedaż nie była prowadzona (przebywanie z dzieckiem w szpitalu). Poza tym występował mały popyt na artykuły (…). Odnosząc się do złożonego wyjaśnienia wskazać należy, że dokumenty przestawione przez dłużnika oraz uzasadnienie zawarte w złożonym podaniu z prośbą o umorzenie, nie wskazują jednoznacznie, że ściągnięcie wierzytelności zagraża ważnym interesom dłużnika, a w szczególności jego egzystencji (wynika z nich m.in., że dłużnik posiadał środki na inwestowanie w działalność rolniczą – zakup krowy). Z analizy dokumentacji wynika wniosek, że nie podjął Pan dodatkowych działań, które uzasadniłyby dostatecznie zagrożenie ważnych interesów dłużnika, jakie spowodowałoby uregulowanie zaległości. Tymczasem wyłącznie udowodnienie jednej z okoliczności spośród wymienionych w § 2 ust. 1 pkt 1-7 uchwały mogło stanowić przesłankę do umorzenia wskazanych należności – str. 75-76 protokołu kontroli.

Wieloletni program gospodarowania zasobem mieszkaniowym gminy oraz zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy były określone  uchwałą Nr 36/VII/11 Rady Gminy w Perlejewie z dnia 28 czerwca  2011 r. Uchwałą tą został przyjęty program na lata 2011-2015. Od 2016 r. gmina Perlejewo nie posiada wieloletniego programu gospodarowania zasobem mieszkaniowym gminy – str. 76 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów,  mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1234) rada gminy uchwala wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, który powinien być opracowany na co najmniej pięć kolejnych lat. Dane podlegające uregulowaniu programem wymieniają przepisy art. 21 ust. 2 ustawy.

W zasadach polityki czynszowej, stanowiących załącznik do wskazanej wyżej uchwały Rady Gminy z dnia 28 czerwca 2011 r., postanowiono, że stawka czynszu za lokale mieszkalne ulegać będzie raz w roku podwyższeniu. W praktyce w okresie objętym kontrolą pobierana była stawka określona zarządzeniem Pana Wójta Nr 107/14 z dnia 22 lipca 2014 r., wynosząca 1,20 zł/m2 i nie była od tego czasu podwyższana. W złożonym wyjaśnieniu pracownik Urzędu przedstawił: Nie potrafię wyjaśnić dlaczego stawki czynszu nie były podwyższane, ponieważ zaczęłam pracę w Urzędzie Gminy dopiero w grudniu 2017 r. Poprzedni pracownik, który zajmował się czynszami przebywa obecnie na emeryturze – str. 77 protokołu kontroli.

Sprawdzenie dochodów z najmu lokali mieszkalnych wykazało, że w przypadku umowy zawartej w dniu 8 września 2015 r., której przedmiotem jest lokal mieszkalny o powierzchni 74,78 m2 położony w budynku Ośrodka Zdrowia w Perlejewie, czynsz był zawyżany o kwotę 67,30 zł miesięcznie. Jak ustalono, miesięczny czynsz  najmu  został naliczony według stawki 3 zł/m2, tj. 224,34 zł. Pobierana stawka stanowiła 250% stawki bazowej (ustalonej na 1,20 zł). Kontrolujący ustalili, że należało zastosować czynniki podwyższające stawkę bazową o 75% i ustalić stawkę czynszu w kwocie 2,10 zł za 1 m2, podobnie jak w pozostałych 2 mieszkaniach w tym budynku. W wyniku błędnie ustalonej stawki kwota zawyżonego czynszu od początku obowiązywania umowy stanowiła 2.452,72 zł (22 dni września 2015 r., 3 miesiące 2015 r., lata 2016-2017 i do 31 lipca 2018 r.) – str. 80-81 protokołu kontroli. W trakcie kontroli zostało złożone wyjaśnienie, że zawyżona stawka była wynikiem pomyłki.

Pomieszczenia w budynku Ośrodka Zdrowia w Perlejewie (stanowiącego własność gminy) zostały wynajęte przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą (gabinet lekarski, stomatologiczny, punkt apteczny), a ponadto w budynku wynajęte zostały też 3 lokale mieszkalne. Najemcy lokali mieszkalnych wnosili opłaty za centralne ogrzewanie według stawki 4 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Kontrolującym nie okazano kalkulacji, na podstawie której ustalona zostałaby wskazana stawka. Z ustaleń kontroli nie wynika też, aby wnoszone opłaty były rozliczane z faktycznie ponoszonymi przez gminę kosztami ogrzania budynku. Stan taki jest sprzeczny z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów… Opłaty za energię cieplną – zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie praw lokatorów... – są opłatami  niezależnymi od właściciela, zatem ich wysokość, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy, powinna być ustalana w taki sposób, aby zapewniała wyłącznie pokrycie przez lokatorów kosztów ponoszonych na ich dostarczenie do lokali. W świetle przywołanego przepisu ustawy opłaty te nie mogą być ustalone na poziomie niższym od faktycznych kosztów, jak również nie mogą obciążać najemców ponad faktycznie poniesione przez gminę koszty. Właściwa realizacja tego przepisu wymaga zatem odejścia od formy ryczałtowej w zakresie obciążeń za ciepło na rzecz traktowania pobieranych opłat jedynie jako zaliczek na poczet faktycznych kosztów ogrzewania, które to zaliczki okresowo będą rozliczane z faktycznie poniesionymi przez gminę kosztami – str. 79-81 protokołu kontroli.

Z ustaleń dotyczących znajdujących się w tym budynku lokali użytkowych (w tym złożonych wyjaśnień i załączonej do protokołu kontroli dokumentacji) wynika z kolei, że umowy z najemcami lokali użytkowych w ogóle nie odnoszą się do kwestii pobierania odpłatności za ogrzewanie. Przeprowadzona podczas kontroli analiza kosztów związanych z funkcjonowaniem kotłowni w budynku Ośrodka Zdrowia w 2017 r. wykazała, że stanowiły one kwotę 35.913,68 zł i dotyczyły zakupu węgla (14.427,80 zł) oraz wynagrodzenia palacza (21.485,88 zł). Łączna powierzchnia wynajmowanych 3 mieszkań w budynku Ośrodka Zdrowia wynosi 162,54 m2, co stanowi 53,06% ogólnej powierzchni budynku wynoszącej 306,28 m2. Oznacza to koszty dotyczące ogrzewania lokali mieszkalnych na poziomie 19.055,80 zł, a więc wyższe od sumy opłat przypisanych najemcom lokali mieszkalnych za ciepło, która stanowiła w 2017 r. łączną kwotę 7.801,92 zł (162,54 m2 x 4 zł x 12 miesięcy).

W trakcie kontroli poproszono o złożenie wyjaśnienia, dlaczego nie jest rozliczane ciepło z mieszkańcami budynku Ośrodka Zdrowia oraz dlaczego nie są obciążani za c.o. najemcy lokali użytkowych w Ośrodku Zdrowia. Według udzielonej przez Pana odpowiedzi Umowy najmu zostały sporządzone przez osobę, która obecnie jest na emeryturze, dlatego trudno jest jednoznacznie określić dlaczego nie były wykonywane wyżej wymienione czynności. Prawdopodobnie było to wynikiem przeoczenia – str. 80-81 protokołu kontroli.

W gminie Perlejewo nadal nie została podjęta uchwała w przedmiocie ustalenia stawek opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości dokonanym na wniosek właściciela lub użytkownika wieczystego nieruchomości (art. 98a ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami) i z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej (art. 146 ust. 2 tej ustawy). W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne wydane w wyniku kompleksowej kontroli przeprowadzonej przez Izbę w 2014 r. poinformował Pan o zamiarze przedstawienia Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie stawek opłaty adiacenckiej. Z protokołu sesji Rady Gminy w Perlejewie z dnia 25 marca 2015 r. wynika, że zgodnie z udzieloną Izbie odpowiedzią przedstawił Pan projekt uchwały w sprawie ustalenia stawki procentowej opłaty adiacenckiej. Projekt uchwały został odrzucony przez Radę, wszyscy radni głosowali przeciw jej podjęciu – str. 84 protokołu kontroli. W zakresie obowiązku podjęcia uchwały określającej stawki opłaty adiacenckiej aktualność zachowują uwagi zawarte w wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Pana w dniu 2 lipca 2014 r.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, a jej wyniki doprowadziły do następujących ustaleń.

Badaniu poddano podatkową ewidencję nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445, ze zm.). Zasady jej prowadzenia reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Ustalono, że prowadzona w systemie informatycznym ewidencja podatkowa nie spełnia wszystkich warunków przewidzianych w § 5 rozporządzenia. Główną nieprawidłowością jest to, iż całość ewidencji gruntów przetwarzanej przez system informatyczny nie jest prowadzona z podziałem na poszczególne działki posiadane przez podatników. Należy zaznaczyć również, iż z treści § 2 ust. 2 pkt 2 przywołanego rozporządzenia wynika, że system informatyczny powinien umożliwiać eksport danych zawartych w prowadzonej ewidencji podatkowej do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego. Przeprowadzona kontrola nie stwierdziła, aby posiadany przez kontrolowaną jednostkę system komputerowy, służący do wymiaru oraz ewidencji podatków lokalnych, posiadał wyżej wymienioną funkcję pozwalającą wyeksportować dane w formacie i strukturze zgodnej ze wskazaniami załącznika. Brak poprawnie działającej funkcji eksportu danych uniemożliwia pracownikom kontrolowanej jednostki automatyczne przeprowadzenie porównania danych z informatycznej ewidencji podatkowej prowadzonej przez kontrolowany organ podatkowy z ewidencją gruntów i budynków, która jest prowadzona przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach – str. 85 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych ustalono, że podatnik wskazany na str. 86 protokołu kontroli błędnie zadeklarował podstawę opodatkowania co w rezultacie spowodowało zawyżenie podatku rolnego o 44 zł. Dalszy opis na tej stronie protokołu kontroli wskazuje dwa przypadki posiadania gruntów rolnych we współwłasności osób prawnych z osobami fizycznymi, gdzie żaden ze współwłaścicieli nie złożył deklaracji podatkowej. Taki sposób postępowania stoi w sprzeczności z zapisami art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892, ze zm.), który stanowi, iż jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Natomiast art. 6a ust. 10 ustawy o podatku rolnym stwierdza, iż jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składają deklarację na podatek rolny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne.

Kontroli poddano również wybrane deklaracje podatkowe złożone przez osoby prawne na podatek od nieruchomości. W jej wyniku stwierdzono i opisano na str. 91-93 protokołu kontroli następujące nieprawidłowości:

- podatnik działający w formie spółdzielni zaniżył powierzchnię gruntów do opodatkowania stawką przewidzianą dla związanych z działalnością gospodarczą o 500 m2 co w rezultacie spowodowało zaniżenie kwoty podatku od nieruchomości o kwotę 350 zł;

- podatnik w deklaracji podatkowej ujawnia powierzchnię 306 m2 budynków związanych z działalnością gospodarczą, zaś według pomiarów dokonanych za pomocą systemu geoportal2 po obmiarach zewnętrznych ustalono, iż  budynek posiada około 425 m2. W tym wypadku niezbędna jest kontrola podatkowa bezpośrednio u podatnika w zakresie powierzchni budynków związanych z działalnością gospodarczą;

- na podstawie danych z ewidencji gruntów i budynków ustalono, iż podatnik  zawyżył powierzchnię gruntów związanych z działalnością gospodarczą o 600 m2;

- podatnik zadeklarował w jednej deklaracji 3 współwłasności, natomiast współwłaściciele będący osobami fizycznymi nie złożyli deklaracji na podatek od nieruchomości naruszając postanowienia art. 3 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, z których wynika, iż jeżeli nieruchomość lub obiekt budowlany stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowi odrębny przedmiot opodatkowania, a obowiązek podatkowy od nieruchomości lub obiektu budowlanego ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Natomiast art. 6 ust. 11 ustawy nakazuje, aby w przypadku jeśli nieruchomość lub obiekt budowlany stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub spółek nieposiadających osobowości prawnej, z wyjątkiem osób tworzących wspólnotę mieszkaniową, osoby fizyczne składały deklarację na podatek od nieruchomości oraz opłacały podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne;

- stowarzyszenia w złożonych deklaracjach podatkowych nie ujawniały zajmowanych przez nich gruntów, na których posadowione są budynki;

- Komenda Wojewódzka Policji w Białymstoku zadeklarowała do opodatkowania za miesiące czerwiec-grudzień 2017 r. 16 m2 budynku stawką przewidzianą dla budynków pozostałych a tym samym podatek w wysokości 47 zł. Tymczasem na podstawie podpisanej umowy podatnika z gminą Perlejewo ustalono, że deklarowany budynek jest w rzeczywistości salą konferencyjną kontrolowanej jednostki, która jest cały czas przez nią użytkowana, a treść umowy wskazuje, że pełni ona tylko funkcję „Punktu Przyjęć Interesantów Policji” w środy od godziny 10 do 12. W tym czasie jest ona również wykorzystywana przez Urząd Gminy Perlejewo.

 Z kolei w wyniku kontroli deklaracji Urzędu Gminy w Perlejewie stwierdzono, iż kontrolowany organ podatkowy nie posiadał wydruków historycznych obrazujących stan gruntów za okres objęty kontrolą, to jest na rok 2017. Ustalono również, że w złożonej deklaracji podatkowej nie ujawniono gruntów i budynków, które podlegają zwolnieniu z mocy ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

Kontrolą objęto również wymiar podatku rolnego, leśnego oraz od nieruchomości podatnikom, którym wymierzono je w formie decyzji na łączne zobowiązanie pieniężne; w jej wyniku ustalono następujące nieprawidłowości opisane na str. 96-98 protokołu kontroli:

-  9 przypadków błędnego wyliczenia podstawy opodatkowania w podatku rolnym skutkujących w rezultacie zaniżeniem podatku rolnego łącznie o 26,83 zł i jego zawyżenia łącznie o 4 zł, co stanowi naruszenie art. 4 ustawy o podatku rolnym;

- 2 przypadki dołączenia do gruntów podatnika gruntów będących we wspólnocie małżeńskiej, co naruszenie art. 3 ust. 1 ustawy o podatku rolnym;

- pojedynczy przypadek przyznania nieuprawnionemu podatnikowi ulgi z tytułu nabycia gruntów w postaci zwolnienia w kwocie 258,04 zł, naruszając art. 13d ust. 5 ustawy o podatku rolnym;

- 2 przypadki opodatkowania gruntów będący we współwłasności, w pierwszym udziały we współwłasności dołączono do własności, w drugim opodatkowano w jednej decyzji grunty z dwóch różnych współwłasności, naruszając art. 3 ust. 5 ustawy;

- 2 przypadki opodatkowania gruntów rolnych lub leśnych podatkiem od nieruchomości, stawką przewidzianą dla działalności gospodarczej i równoczesnym opodatkowaniem podatkiem rolnym lub leśnym, co narusza art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych;

- pojedynczy przypadek opodatkowania 1,7194 ha lasów, których podatnik nie ujawnił w informacji podatkowej, naruszając art. 6 ust. 2 ustawy o podatku leśnym.

W toku kontroli ustalono również, iż gmina Perlejewo wprowadziła stawkę podatku od nieruchomości za budynki pozostałe, które są posadowione na gruntach przeznaczonych w planie zagospodarowania przestrzennego gminy na cele rekreacyjno-wypoczynkowe w wysokości 7,62 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Jednocześnie obowiązujący wzór Informacji w sprawie podatku od nieruchomości, rolnego oraz leśnego, stanowiący załącznik nr 1 do uchwały Nr 43/VI/15 Rady Gminy w Perlejewie z dnia 27 listopada 2015 r. nie przewiduje miejsca na ujawnienie przez podatnika budynków do opodatkowania taką stawką. Z kolei w decyzji podatkowej jako przedmioty do opodatkowania figurują grunty letniskowe, które są opodatkowane stawką jak za grunty pozostałe to jest 0,45 zł. Takiego rodzaju przedmiotu opodatkowania nie przewiduje wyżej wymieniona uchwała rady gminy w Perlejewie oraz  uchwalony przez nią wzór informacji podatkowej.

W zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi ustalono, że w przypadku zmiany stawek opłaty dokonanej uchwałą Rady Gminy Perlejewo, kontrolowana jednostka nie dochowała obowiązku zawiadomienia o zmianie pisemnie każdego z zobowiązanych, nakazanego treścią art. 6m ust. 2a ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2018 r. poz. 1454). Stwierdzono również pojedynczy przypadek dokonania błędnego przypisu rocznego, co w rezultacie spowodowało zawyżenie opłaty o 72 zł – str. 100 protokołu kontroli.

Badaniu poddano prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych i, według opisu znajdującego na str. 102 protokołu kontroli, stwierdzono 3 przypadki nieprawidłowości. Pierwsza dotyczy sytuacji, w której podatnik zadeklarował błędnie DMC zespołu pojazdów dla posiadanych naczep, z naruszeniem wskazań art. 8 pkt 5 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Drugi dotyczy wadliwego opodatkowania podatnika, w kontekście błędnego ustalenia okresu istnienia obowiązku podatkowego, z naruszeniem zasad jego ustalania wynikających z art. 9 ust 3 ustawy. Przypadek trzeci dotyczy braku reakcji organu podatkowego na sytuację, w której podatnik w deklaracji deklaruje do opodatkowania ciągnik siodłowy natomiast w załączniku do deklaracji ujawnia, iż jest to samochód ciężarowy. Sytuacja ta wskazuje jednoznacznie, iż służby organu podatkowego nie prowadziły czynności sprawdzających w zakresie wymaganym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej.

Z kolei w wyniku kontroli działań upominawczych oraz windykacyjnych ustalono, iż w przypadku zaległości podatkowych przeprowadzono tylko postępowania upominawcze, a postępowań egzekucyjnych nie wszczynano. Natomiast w zakresie zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi nie podejmowano zarówno czynności upominawczych, jak i postępowań windykacyjnych. Narusza to przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2017 r. poz. 1201, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483), które wprowadzają, ciążący na wierzycielu, obowiązek podjęcia czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (art. 6 ust. 1 ustawy), przy czym niezwłocznie ma to nastąpić poprzez wydanie upomnienia w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnych przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia (aktualnie jest to kwota 116 zł) – str. 102-104 protokołu kontroli.

W zakresie opłaty targowej ustalono, że rozliczania poboru opłaty targowej oraz rozchodu biletów służących do jej poboru dokonują sami inkasenci. Narusza to wskazania § 3 pkt 5 i 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), z których wynika, iż zadaniem komórki rachunkowości jest w szczególności m.in. przeprowadzanie rozliczenia rachunkowo-kasowego inkasentów oraz prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania, jeżeli czynności te nie zostały powierzone innej komórce organizacyjnej. Doszło w tym wypadku równocześnie do złamania jednej z podstawowych reguł organizacji systemu kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych, zasady „dwojga par oczu”, co może potencjalnie prowadzić do utraty kontroli nad realizacją dochodów z tego tytułu – str. 105 protokołu kontroli.

Kolejnym obszarem poddanym kontroli były zagadnienia związane z prowadzeniem rachunkowości podatków i opłat lokalnych. Opis znajdujący się na str. 107 protokołu kontroli, wskazuje, że kontrolowana jednostka w zakresie odnoszącym się do ewidencji podatków i opłat nie posiada pełnej dokumentacji przewidzianej art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

- wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

Stwierdzono również, iż wygaszenia zobowiązań podatkowych w podatku od nieruchomości oraz od środków transportowych, ciążących na gminie Perlejewo, dokonywano m.in. przy pomocy przeksięgowań bez wykonania kasowego, a także z naruszeniem art. 59 Ordynacji podatkowej, zawierającego katalog sposobów wygaszenia zobowiązania podatkowego. Ponadto za pierwszą oraz drugą ratę podatku kontrolowana jednostka dokonała „zapłaty” dopiero 28 lutego 2017 r. a więc w obu przypadkach po terminie płatności, nie naliczając należnych odsetek za zwłokę, które za miesiąc styczeń wynoszą 63 zł, natomiast za luty 29 zł. Stanowiło to naruszenie art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej. Przeksięgowaniami dokonywanymi przez Urząd Gminy Perlejewo realizowano również podatek od nieruchomości za jednostki Ochotniczych Straży Pożarnych. Dalszy opis wskazuje pojedynczy przypadek prowadzenia szczegółowego konta podatkowego, służącego do rozrachunków z podatnikami, z naruszeniem § 11 ust. 4 pkt 1 przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów. Z jego treści wynika, iż dla każdego podatnika i inkasenta prowadzi się odrębne konto w każdym podatku – str. 111 protokołu kontroli. 

W trakcie kontroli poprawności naliczania wynagrodzeń inkasentom ustalono, iż kwoty brutto wyliczano z dokładnością do dziesiątków groszy co narusza art. 63  § 1 Ordynacji podatkowej, który nakazuje  podstawy opodatkowania, kwoty podatków, odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrąglać do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych – str. 113 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości stwierdzono również w rocznych sprawozdaniach Rb-27S oraz Rb-PDP, w zakresie prezentacji skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości oraz podatku od środków transportowych, jak również  skutków zwolnień w podatku od nieruchomości dokonanych uchwałą Rady Gminy Perlejewo. I tak w podatku od nieruchomości skutki obniżenia stawek zaniżono o kwotę 11.683,84 zł, a w podatku od środków transportowych o 71 zł. Natomiast zaprezentowane skutki zwolnień zostały zawyżone o kwotę 1.315,56 zł – str. 113-114 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości przeznaczenia środków uzyskanych z opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami komunalnymi w 2017 r. wykazało, iż jako wydatki w rozdziale 90002 „Gospodarka odpadami” zaprezentowana została kwota 122.614,90 zł. Jak wynika z ustaleń kontroli, w tym udzielonych wyjaśnień, faktycznie poniesione wydatki związane z pokrywaniem kosztów funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami powinny być większe o kwotę co najmniej 24.540 zł dotyczącą wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy zajmujących się obsługą systemu gospodarowania odpadami. Według wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika Gminy: w 2017 roku gospodarką odpadami zajmowały się 4 osoby (…). Ogółem te osoby w ciągu 2017 roku otrzymały wynagrodzenie na kwotę 98.163 zł z tego szacunkowo przeznaczono na obsługę gospodarki odpadami ok. 25% tj. 24.540 zł. Z wyjaśnienia i treści protokołu kontroli nie wynika, czy kwota ta zawiera wszelkie pochodne od wynagrodzeń, a także odpis na ZFŚS – str. 82-83 protokołu kontroli.

Nieujęcie wydatków stanowiących koszty funkcjonowania systemu w rozdziale 90002 stanowiło naruszenie przepisów załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów…, zgodnie z którymi w rozdziale 90002 ujmuje się wydatki gmin związane z pokrywaniem kosztów funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami, o których mowa w art. 6r ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2018 r. poz. 1454), tj. m.in. dotyczące obsługi administracyjnej systemu (art. 6r ust. 2 pkt 3 ustawy).

Należy też wskazać, że niewłaściwe sklasyfikowanie tych wydatków, poprzez pominięcie ich w rozdziale 90002, znacząco zniekształciło dane sprawozdawcze w zakresie stosunku dochodów z opłat za gospodarowanie odpadami do wydatków na funkcjonowanie systemu gospodarowania odpadami. Dochody w rozdz. 90002 par. 0490 „Wpływy z innych lokalnych opłat…” za 2017 r. wykazano w kwocie 145.478 zł, zaś wydatki w tym rozdziale w kwocie 122.614,90 zł, w wyniku czego dane sprawozdawcze błędnie sugerują, że gmina nie przeznacza całości opłat za gospodarowanie odpadami na koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami. Z uchwały budżetowej gminy Perlejewo na 2018 r. wynika, że w dalszym ciągu wydatki na wynagrodzenia i pochodne pracowników obsługujących system gospodarki odpadami nie są planowane w rozdz. 90002.

Realizacja wydatków na podstawie Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Narkomanii na 2017 r., przyjętego uchwałą Nr 81/XIV/16 Rady Gminy w Perlejewie z dnia 28 grudnia 2016 r., wykazała, że 20 grudnia 2017 r. opłacono „pakiet startowy Enea Ironman 70.3 Gdynia, grawerowanie medalu i licencja dzienna” w kwocie 830,20 zł. Zgodnie z opisem na fakturze dotyczył on udziału w zawodach sportowych mieszkańca gminy. Do dokumentów została załączona prośba o dofinansowanie kosztów uczestnictwa w tych zawodach. Prośbę umotywowano tym, że podczas zawodów miała być reprezentowana gmina Perlejewo, a opłacenie biletu pozwoli zaoszczędzić pieniądze na inne wydatki związane z udziałem w zawodach. Wskazać należy, że z okazanej dokumentacji (wniosek mieszkańca, treść faktury i sposób jej opisania) nie wynika związek pomiędzy postanowieniami GPPiRPAiN, a poniesionymi wydatkami. W opisie faktury wskazano jedynie opłacić (…) ze środków przeznaczonych na przeciwdziałanie alkoholizmowi (…). Wydatki zostały sprawdzone pod względem merytorycznym przez Sekretarza Gminy oraz zatwierdzone do wypłaty przez Pana Wójta. Według wyjaśnienia Pana Wójta (…) opłata rachunku dotyczy osoby, która pochodzi z rodziny gdzie występuje problem alkoholowy (…) Komisja podjęła decyzję zgodnie z zapisem Programu (…) „sfinansowanie kosztów uczestnictwa w zawodach sportowych dzieci i młodzieży z terenu gminy Perlejewo”. Do zadań Pana Wójta, jako kierownika jednostki, należy zapewnienie właściwego udokumentowania związku ponoszonych wydatków ze źródłem ich finansowania na etapie poprzedzającym ich poniesienie, co w stwierdzonym stanie faktycznym nie miało miejsca. Uzasadnienie związku poniesionych wydatków z realizacją Gminnego Programu zawarł Pan dopiero w złożonych podczas kontroli wyjaśnieniach – str. 152-153 protokołu kontroli.

Badając przestrzeganie przepisów art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela – zezwalających aby w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel był obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, a także stanowiących, że przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć – oraz prawidłowość stosowania uchwał Rady Gminy Perlejewo Nr 19/IV/11 z dnia 27 lutego 2011 r. i Nr 94/XVII/17 z dnia 31 marca 2017 r. w sprawie zasad udzielania i rozmiaru obniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach prowadzonych przez gminę Perlejewo, stwierdzono naruszenie przywołanych regulacji. W oparciu o arkusz organizacyjny na rok szkolny 2016/2017 ustalono, że dyrektorowi Szkoły Podstawowej przydzielono 3 godziny obowiązkowego wymiaru tygodniowego, podczas gdy zgodnie z uchwałą Nr 19/IV/11 Rady Gminy Perlejewo z dnia 27 lutego 2011 r. w szkole posiadającej 10 oddziałów należało dyrektorowi ustalić obowiązkowy wymiar na poziomie 5 godzin tygodniowo. Jak wyjaśnił Pan Wójt, Dyrektor Szkoły Podstawowej w roku szkolnym 2016/2017 błędnie wpisał liczbę godzin do arkusza organizacyjnego i realizował przez rok szkolny 3 godz.

Z ustaleń kontroli wynika, że zarówno w przypadku dyrektora Szkoły Podstawowej, jak i dyrektora Gimnazjum dochodziło w roku szkolnym 2016/2017 i 2017/2018 do faktycznej realizacji godzin określonych w rozliczeniach jako godziny ponadwymiarowe, w wymiarze przekraczającym dopuszczalny w świetle obowiązujących w tym okresie przepisów Karty Nauczyciela. Przy czym wykazanie realizacji godzin ponadwymiarowych następowało również wówczas, gdy godziny takie nie były przewidziane arkuszem organizacyjnym, co miało miejsce w przypadku dyrektora Szkoły Podstawowej. W wyjaśnieniu w sprawie podania powodów przekraczania liczby godzin ponadwymiarowych wyjaśnił Pan, że Dyrektor Szkoły Podstawowej w Perlejewie zgodnie z arkuszem organizacyjnym korzystając ze zniżki pracował bez godzin ponadwymiarowych. Godziny wykazane w rozliczeniu godzin ponadwymiarowych to godziny zastępcze, które przepracował dyrektor w związku z dłuższą nieobecnością nauczyciela tj. przedłużane zwolnienie lekarskie bądź nagła nieobecność nauczyciela spowodowana chorobą gdzie organizacja zastępstw była utrudniona. Odnosząc się do złożonego wyjaśnienia należy zwrócić uwagę, że kontrolujący dokonali ustaleń m.in.  na podstawie zestawień godzin ponadwymiarowych podpisanych przez dyrektorów oraz karty płac dyrektorów za okres od stycznia do grudnia 2017 r. W zestawieniach dotyczących dyrektora Szkoły Podstawowej wyszczególnione zostały zarówno godziny zastępcze, jak i godziny ponadwymiarowe, a zatem nie wszystkie zrealizowane godziny traktowano w tym dokumencie jako godziny zastępcze, wbrew wyjaśnieniu Pana Wójta. Wskazać przy tym należy, że potraktowanie każdej z 2 godzin dodatkowo zrealizowanych tygodniowo przez dyrektora Szkoły Podstawowej w okresie od stycznia do czerwca 2017 r. jako ponadwymiarowej (jak to wynika z dokumentacji) skutkowałoby wnioskiem o bezpodstawnym wypłaceniu wynagrodzenia za każdą z tych godzin, ponieważ dyrektor realizował w roku szkolnym 2016/2017 niezgodny z uchwałą Rady wymiar obowiązkowy na poziomie 3 godzin tygodniowo, zamiast 5 godzin tygodniowo. Zatem w przypadku realizacji godzin ponadwymiarowych, każdą z dwóch godzin tygodniowo powinien realizować w ramach otrzymywanego wynagrodzenia – str. 122-126 protokołu kontroli.

Należy zwrócić uwagę, że z dniem 1 września 2018 r. wszedł w życie dodany do art. 42 Karty Nauczyciela ust. 6a – na mocy art. 76 pkt 22 lit. c) w zw. z art. 147 pkt 3 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2203) – zgodnie z którym dyrektorowi i wicedyrektorowi szkoły oraz innym nauczycielom, o których mowa w art. 42 ust. 6, korzystającym z obniżonego tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, nie przydziela się godzin ponadwymiarowych, chyba że jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w jednym oddziale, a za zgodą organu prowadzącego szkołę także, gdy jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w więcej niż jednym oddziale.

Kontrola wydatków majątkowych wykazała, że nakłady poniesione na „Przebudowę schodów i budowę pochylni dla osób niepełnosprawnych przy budynku Ośrodka Zdrowia w Perlejewie” na kwotę 45.000 zł przyjęto jako odrębny obiekt inwentarzowy w dniu 21 grudnia 2017 r. Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami.

Podczas dalszej analizy tego zagadnienie stwierdzono, iż badana jednostka nie posiada w księgach rachunkowych budynku Ośrodka Zdrowia, który został gminie przekazany w dniu 30 czerwca 2000 r. przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach. Protokołem przekazano nieruchomość gruntową zabudowaną budynkiem murowanym dwukondygnacyjnym i budynkiem parterowym drewnianym. Protokół nie zawiera żadnej wartości przekazywanej nieruchomości. Zgodnie z treścią złożonych w tej sprawie przez Pana wyjaśnień Budynek Ośrodka Zdrowia razem z nieruchomością gruntową przekazany został w 2000 r. przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach. Ze względu na brak dokumentacji nie wprowadzono go do ksiąg rachunkowych jednocześnie nie objęto ich również spisem z natury podczas inwentaryzacji w 2017 r. Czynności te zostały dokonane w 2018 r. (po kontroli). Kontrolującym okazano w dniu podpisania protokołu kartę środka trwałego, z której wynika, że na stan przyjęto wskazane obiekty inwentarzowe bez wartości. Karty te nie zawierają również daty przyjęcia na stan środków trwałych. Nie odniesiono się natomiast w złożonym wyjaśnieniu, dlaczego wskazanych budynków nie objęto spisem z natury. W kwestii przyjęcia środków trwałych do ewidencji „bez wartości” wskazać należy, że zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1a ustawy o rachunkowości nieruchomości w księgach rachunkowych wycenia się według zasad stosowanych do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, określonych w art. 28 ust. 1 pkt 1 oraz w art. 31, art. 32 ust. 1-5 i art. 33 ust. 1 ustawy (tj. w szczególności ceny nabycia lub kosztów wytworzenia, z uwzględnieniem ulepszeń) lub według ceny rynkowej bądź inaczej określonej wartości godziwej. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny – jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu – art. 28 ust. 2 in fine ustawy o rachunkowości. Ponadto zgodnie z art. 32 ust. 3 ustawy o rachunkowości, na dzień przyjęcia środka trwałego do używania należy ustalić okres lub stawkę i metodę jego amortyzacji, co również przesądza o obowiązku ustalenia jego wartości – str. 135-136 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków na zadania realizowane w ramach pomocy między jednostkami samorządu terytorialnego wykazała, że udzielono w 2017 r. z budżetu gminy Perlejewo dotacji celowej na pomoc finansową dla powiatu siemiatyckiego w wysokości 619.551,45 zł. Pomoc dotyczyła realizacji inwestycji pod nazwą „Przebudowa drogi powiatowej Nr 2101B na odcinku Twarogi-Pieczystki w km 7+458”. Nie stwierdzono, aby Rada Gminy podjęła odrębną uchwałę w sprawie udzielenia powiatowi pomocy na wskazaną kwotę, co sprzeciwia się postanowieniom art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych. Pomimo braku wymaganej uchwały umowa o udzielenie pomocy została zawarta przez Pana z powiatem siemiatyckim w dniu 22 maja 2017 r.

Rada Gminy Perlejewo wyraziła jedynie wolę zabezpieczenia środków finansowych w budżecie Gminy na 2017 rok w wysokości 369.551,45 zł, co miało miejsce w treści uchwały Nr 72/XI/16 z dnia 31 sierpnia 2016 r. Pomijając kwestię niezgodności kwoty wynikającej z tej uchwały z kwotą pomocy określoną w umowie wskazać należy, że uchwała ta miała jedynie charakter „intencyjny” (wskazujący na zamiar zawarcia określonych postanowień w treści uchwały budżetowej na 2017 r.), a nie rozstrzygała o udzieleniu pomocy. Wniosek ten potwierdza też brak wskazania na art. 216 ust. 2 pkt 5 w podstawie prawnej uchwały z 31 sierpnia 2016 r. – str. 152-153 protokołu kontroli.

Badaniem objęto prawidłowość udzielania i realizacji zamówień publicznych na podstawie przepisów ustawy z dnia 21 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, ze zm.). Analiza postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych z terenu Gminy Perlejewo wykazała, że w specyfikacji istotnych warunków zamówienia z dnia 11 grudnia 2017 r. jako kryteria oceny ofert wskazano cenę – waga 60% i termin płatności – waga 40%. W zakresie drugiego z kryteriów oferta mogła uzyskać 40 pkt zgodnie z formułą: punkty miały być przyznane za każdy dzień terminu płatności faktury powyżej 14 dni od daty jej otrzymania, w przedziale od 15 do 30 dnia.

Odnosząc się do przyjętych przez zamawiającego kryteriów oceny ofert na odbiór i zagospodarowanie odpadów wskazać należy, że zgodnie z art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych może zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określi w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykaże w załączniku do protokołu, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia. Przy czym warunki te nie dotyczą – co nie wymaga specjalnego uzasadnienia – postępowań dotyczących przedmiotu zamówienia uprawniającego do zastosowania np. trybu zapytania o cenę, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena (art. 91 ust. 2a w zw. z przepisami Oddziału 6 „Zapytanie o cenę” Prawa zamówień publicznych). Tryb zapytania o cenę może być zaś stosowany wówczas, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych (art. 70 Prawa zamówień publicznych). Wynika stąd, że cena może być jedynym kryterium oceny ofert również w postępowaniach prowadzonych w innym trybie niż zapytanie o cenę, jeżeli przedmiot zamówienia posiada cechy umożliwiające zastosowanie trybu zapytania o cenę (nie stosując zapytania o cenę zamawiający ma wówczas dodatkowo obowiązek odniesienia się do kwestii kosztów cyklu życia). W ocenie kontroli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określono przedmiot zamówienia dostatecznie precyzyjnie.

Z kolei cykl życia Prawo zamówień publicznych definiuje w art. 2 pkt 1a jako wszelkie możliwe kolejne lub powiązane fazy istnienia przedmiotu dostawy, usługi lub roboty budowlanej, w szczególności badanie, rozwój, projektowanie przemysłowe, testowanie, produkcję, transport, używanie, naprawę, modernizację, zmianę, utrzymanie przez okres istnienia, logistykę, szkolenie, zużycie, wyburzenie, wycofanie i usuwanie. Zagadnienie cyklu życia nie może mieć zatem wpływu na usługę, jaką jest odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych.

W związku z przedstawionymi okolicznościami wystąpiono do Pana Wójta o wyjaśnienie, dlaczego mając ma uwadze art. 91 ust. 2a ustawy oraz charakter usługi będącej przedmiotem zamówienia określono kryterium ceny na poziomie jedynie 60%. Według złożonej odpowiedzi Zgodnie z art. 91 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Kryteriami oceny ofert są cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia. W myśl art. 91 ust. 2a ustawy Pzp,  zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp oraz ich związki kryterium ceny mogą zastosować jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określą w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech zamówienia oraz wykażą w załączniku do protokołu w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia (…). W ocenie zamawiającego przepis ten daje możliwość zastosowania kryterium ceny jako jedynego kryterium oceny ofert (przy spełnieniu określonych w nim przesłanek dotyczących standardów jakościowych i kosztów życia), ale w żadnej mierze nie nakłada na zamawiających obowiązku stosowania kryteriów ceny jako jedynego kryterium oceny ofert.

Nie negując tez zawartych w wyjaśnieniu wskazać należy, że nie ma przeszkód, aby określony termin płatności faktur stanowił jeden z wymaganych przez zamawiającego warunków realizacji zamówienia. W praktyce faktury wystawiane przez wykonawcę usług były opłacane w ciągu 4-5 dni od ich otrzymania, pomimo że obie złożone w postępowaniu oferty przewidywały 30-dniowy termin płatności. Jest to kolejny argument o braku rzeczywistej istotności terminu płatności, któremu nadano tak znaczącą wagę kryterium, przekładającą się na stworzenie potencjalnego niebezpieczeństwa wyboru oferty o znacząco wyższej cenie przy braku innych istotnych korzyści dla zamawiającego, kompensujących wyższe wydatki.

Podsumowując opisany stan faktyczny oraz tezy zawarte w wyjaśnieniach należy podkreślić, że podstawowym celem prowadzenia postępowania o udzielenie udzielenia zamówienia publicznego jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy. Sformułowanie kryteriów oceny ofert, które mogą prowadzić do wyboru oferty istotnie droższej przy braku korzyści adekwatnie rekompensujących potencjalnie wyższe wydatki świadczy o przygotowaniu postępowania z naruszeniem zasad z art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Usprawiedliwieniem dla tego stanu nie jest wskazanie w art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych, że zamawiający „może” ukształtować wagę kryterium ceny w dowolny sposób. Zamawiający powinien kształtować kryteria w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej, ustalając inne niż cena kryteria na poziomie odpowiednim do ich rzeczywistej istotności względem wydatków, które będą poniesione na realizację zamówienia. Prawo zamówień publicznych nie znosi obowiązku stosowania art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów – str. 146-150 protokołu kontroli.

Badanie wykonania obowiązków inwentaryzacyjnych drogą weryfikacji sald (str. 59 protokołu kontroli) wykazało, że na dzień 31 grudnia 2017 r. nie przeprowadzono inwentaryzacji sald kont rozrachunkowych ujętych w ewidencji budżetu. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Gminy przedstawiła: W roku 2017 nie przeprowadzono weryfikacji sald ze względu na fakt, iż w latach poprzednich również nie była przeprowadzana. Omyłka ta powstała nieświadomie.

Badając prawidłowość gospodarki materiałowej stwierdzono, iż z treści „Zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej” stanowiącej załącznik nr 6 do zarządzenia Nr 10/10 Pana Wójta z dnia 16 grudnia 2010 r. można wywnioskować, że paliwo i opał (olej opałowy) powinny być  ewidencjonowane w koszty na dzień ich zakupu, zaś ustalony na dzień bilansowy stan pozostałości tych materiałów należy ująć na konto 310 „Materiały”. Z ustaleń kontroli wynika, że olej opałowy w momencie zakupu odpisywany był w koszty. W ciągu 2017 r. zakupiono olej opałowy na kwotę 34.581,14 zł; ostatni zakup w 2017 r. miał miejsce 17 marca na kwotę 13.985,47 zł. Natomiast paliwo – wbrew temu, co wynika z instrukcji inwentaryzacyjnej – ewidencjonowano w ciągu roku na konto 310, zaś na koniec roku dokonano rozliczenia zużycia paliwa (Wn 401 „Zużycie materiałów i energii” – Ma 310), na podstawie przedstawionych do księgowości rozliczeń zużycia paliwa za rok 2017.

Kontrola wykazała, że na dzień 31 grudnia 2017 r. nie dokonano inwentaryzacji  w drodze spisu z natury pozostałości oleju opałowego. Naruszono tym samym art. 17 ust. 2 pkt 4 i art. 26 ust. 1 pkt 1 w zw. z ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. W złożonym wyjaśnieniu stwierdził Pan: Z informacji uzyskanej od pracowników Urzędu inwentaryzacja oleju opałowego nie była robiona nigdy. Zakupiony olej był bezpośrednio księgowany w koszty – str. 164-167 protokołu kontroli.

Badanie wykonania obowiązków inwentaryzacyjnych w drodze spisu z natury na koniec 2017 r. w zakresie dotyczącym rzeczowych składników aktywów obrotowych wykazało, że został wypełniony arkusz spisu z natury (str. 1) zawierający 13 pozycji na kwotę 1.430,41 zł (ujęto na nim m.in. takie materiały jak płyta laminowana, cegła wapienna, wapno, okno, eternit, krawężniki, pustaki, płyta mineralna, płyta styropianowa, papa izolacyjna, siatka ogrodzeniowa). Wartość tych materiałów nie została ujęta na koncie 310 na dzień 31 grudnia 2017 r., a zatem wyników inwentaryzacji nie ujęto w księgach rachunkowych, czym naruszono postanowienia art. 17 ust. 2 pkt 4 i art. 27 ustawy o rachunkowości – str. 167 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej. Część z nich była natomiast wynikiem niezapewnienia realizacji wniosków pokontrolnych wystosowanych do Pana Wójta na podstawie poprzednich kompleksowych kontroli gospodarki finansowej. W szczególności należy podkreślić rażące nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdawczości, których przyczyną było niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez poprzedniego Skarbnika Gminy oraz brak właściwego nadzoru Pana Wójta nad wykonywaniem zadań z tego zakresu.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m. in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały w kontrolowanym okresie na poprzednim Skarbniku Gminy, pełniącym obowiązki do marca 2018 r. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości spoczywa również na Panu Wójcie na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, a także, iż powtarzające się naruszanie przepisów ustaw może stanowić podstawę wystąpienia Izby do Wojewody Podlaskiego o wezwanie Pana Wójta do zaprzestania naruszeń w trybie art. 96 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.

2. W zakresie wspólnej obsługi gminnych jednostek organizacyjnych:

a) przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały Nr 128/XXV/18 z dnia 27 marca 2018 r. w sprawie organizacji wspólnej obsługi finansowej jednostek organizacyjnych… polegającej na usunięciu z jej treści Biblioteki Publicznej Gminy Perlejewo,

b) zawarcie z kierownikiem Biblioteki porozumienia w sprawie wspólnej obsługi instytucji kultury stosownie do art. 10b ust. 2 w zw. z art. 10a oraz art. 10b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym,

c) wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania Gimnazjum, mając na uwadze, że stanowi ono odrębną jednostkę budżetową w rozumieniu ustawy o finansach publicznych. W tym celu w szczególności: otwarcie rachunku bankowego Gimnazjum, sporządzanie sprawozdawczości Gimnazjum oraz zapewnienie wykonywania przez dyrektora Gimnazjum zadań przypisanych kierownikowi jednostki budżetowej objętej wspólna obsługą.

3. Anulowanie pełnomocnictwa udzielonego kierownikowi Biblioteki na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

4. Wyznaczenie przez Pana Wójta osoby do wykonywania wobec Pana czynności z zakresu prawa pracy innych niż związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy oraz ustaleniem wynagrodzenia.

5. Opracowywanie rocznego planu kontroli zarządczej, stosownie do przyjętych przez Pana procedur.

6. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu Gminy kont 770 i 771,

b) uzupełnienie braków w dokumentacji odnoszącej się do programu komputerowego wykorzystywanego do ewidencji podatków i opłat.

7. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania rażących nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stwierdzonych za okres pełnienia funkcji przez poprzedniego Skarbnika, poprzez:

a) doprowadzenie do rzetelności sald kont wynikowych w księgach budżetu na 2018 r. (według stanu po przeksięgowaniu wyniku za 2017 r.), które powinny wynosić:

- konto 960 – saldo Ma w wysokości 1.376.230,07 zł oznaczające skumulowaną nadwyżkę budżetu,

- konto 961 – brak salda,

b) przestrzeganie określonych rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. zasad przeksięgowywania wyniku budżetu z konta 961 na konto 960,

c) bezwzględne zapewnienie zgodności między danymi o dochodach, wydatkach i wyniku budżetu, wynikających odpowiednio z kont 901, 902 i 961, a danymi w tym zakresie wynikającymi ze sprawozdań Rb-27S, Rb-28S i Rb-NDS,

d) doprowadzenie do rzetelności sald stron Wn i Ma konta 224 w ewidencji budżetu, mając na uwadze, że według ustaleń kontroli w bilansie otwarcia na 2018 r. powinny one wynosić po stronie Wn 16.406,99 zł a po stronie Ma 5.438,67 zł,

e) bezwzględne zapewnienie rzetelności danych ujętych na koncie 130, na podstawie którego jednostka ustala kwoty dochodów i wydatków na potrzeby sporządzania sprawozdań Rb-27S i Rb-28S. W szczególności zwrócenie uwagi, aby wszystkie operacje zachodzące na rachunku budżetu, zaksięgowane w korespondencji z kontami 901 i 902 w księgach budżetu, zostały odpowiednio powielone na koncie 130 w księgach Urzędu Gminy,

f) ewidencjonowanie przelewów z budżetu środków na wydatki jednostek budżetowych wyłącznie zapisem Wn 223 – Ma 133,

g) prowadzenie ewidencji rozliczenia podatku VAT w sposób zapewniający rzetelne odzwierciedlenie w księgach rachunkowych stanu rozrachunków gminy z urzędem skarbowym. W tym celu:

- wykazywanie realnej kwoty zobowiązania gminy z tytułu podatku VAT podlegającego odprowadzeniu do urzędu skarbowego z danej deklaracji na stronie Ma konta 224 w ewidencji budżetu (wobec przyjętej przez jednostkę metody pomniejszania dochodów ujętych na koncie 901 o VAT podlegający odprowadzeniu),

- usuwanie z ewidencji Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej – co najmniej na koniec roku – niemających treści ekonomicznej sald na kontach 201-1 i 225-3, powstałych w wyniku operacji dotyczących centralnego rozliczenia podatku VAT,

h) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130 poprzez stosowanie technicznego zapisu ujemnego do błędnych operacji, zwrotów nadpłat i korekt,

i) wprowadzenie do księgi głównej Urzędu konta 720 i prowadzenie na nim ewidencji wszystkich przychodów, za wyjątkiem przychodów podlegających ujęciu na kontach 750 „Przychody finansowe” i 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi rozporządzeniem,

j) księgowanie przypisu odsetek od nieterminowo opłacanych należności zapisem Wn 221 – Ma 750; wyksięgowanie z konta 290 na konto 750 równowartości ujętych na nim dotychczas bezpodstawnie odsetek, jako rzekomego odpisu aktualizującego,

k) dokonywanie na koncie 290 odpisu aktualizującego należności z tytułu odsetek wraz z odpisem aktualizującym należność główną, od której odsetki te są naliczone, po stwierdzeniu wystąpienia którejś z przesłanek spośród określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości; stosowanie dla ewidencji tych operacji zapisów Wn 751 – Ma 290 (w zakresie odpisu odsetek) i Wn 761 – Ma 290 (w zakresie odpisu należności głównej),

l) urealnienie salda konta 030 obrazującego stan udziałów gminy w Banku Spółdzielczym w Ciechanowcu, poprzez wyksięgowanie zapisem Wn 800 – Ma 030 kwoty 10.000 zł, o którą saldo to jest zawyżone,

ł) wyeliminowanie błędów w ewidencji rozliczenia dotacji przekazanych instytucjom kultury, opisanych w niniejszym wystąpieniu i protokole kontroli,

m) wykazywanie na koncie 221 oraz w sprawozdaniu Rb-27S (według stanu na dzień 31 grudnia roku, w którym udzielono dotacji) należności z tytułu dotacji podlegających zwrotowi w następnym roku,

n) sporządzanie zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych,

o) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 201 z podziałem na kontrahentów,

p) ewidencjonowanie zapisem Wn 221 – Ma 720 przypisów należności z tytułu opłat za zajęcie pasa drogowego w terminach wskazanych w części opisowej wystąpienia,

q) ujmowanie w księgach rachunkowych odsetek od wszystkich nieopłaconych w terminie należności gminy, w wysokości odsetek należnych na koniec każdego kwartału,

r) doprowadzenie do rzetelności stanu konta syntetycznego 221, ze szczególnym uwzględnieniem konta 221-2 „Podatki i opłaty”, które według ustaleń kontroli wykazywało saldo należności w kwocie 201.339,54 zł, zamiast 53.089,14 zł,

s) zapewnienie rzetelnego przypisywania w księgach należności z tytułu czynszów oraz zgodności między kwotami przypisanymi w ewidencji analitycznej a danymi konta syntetycznego 221,

t) przestrzeganie zasady memoriału poprzez zaliczanie do ksiąg danego roku zobowiązań i kosztów dotyczących tego roku, niezależnie od faktu opłacenia ich w roku następnym,

u) niezwłoczne dokonanie wyceny wartości nieruchomości zabudowanej budynkiem Ośrodka Zdrowia i ujęcie tej wartości w księgach, przy zastosowaniu przepisów podanych w części opisowej wystąpienia; uwzględnienie w wycenie kosztów ulepszenia budynku poniesionych w 2017 r. w kwocie 45.000 zł, mając na uwadze, że koszty ulepszenia nie stanowią odrębnego obiektu inwentarzowego,

v) ewidencjonowanie paliwa zgodnie z zasadami przyjętymi przepisami wewnętrznymi,

w) ujmowanie w księgach, na koncie 310, stwierdzonego w wyniku spisu z natury stanu materiałów odpisywanych w koszty w momencie zakupu,

x) wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat.

8. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości, poprzez:

a) sporządzanie jednostkowych sprawozdań Rb-27S, Rb-Z i Rb-N Urzędu Gminy,

b) sporządzanie jednostkowych sprawozdań Rb-27S, Rb-27ZZ, Rb-N i Rb-Z Ośrodka Pomocy Społecznej,

c) sporządzanie sprawozdań zbiorczych na podstawie danych wynikających ze sporządzonych sprawozdań jednostkowych,

d) wykazywanie w sprawozdaniach jednostkowych rzetelnych danych, zgodnych z danymi ksiąg rachunkowych,

e) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty dochodów otrzymanych ustalonej zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

f) rzetelne wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S należności pozostałych do zapłaty, zgodnie z danymi ksiąg rachunkowych,

g) wykazywanie w rocznym sprawozdaniu Rb-27S jako zaległości w kol. 10 wszystkich należności z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, mając na uwadze terminy płatności tej opłaty określone przez Radę Gminy; wykazywanie tych zaległości również jako należności wymagalnych w sprawozdaniu Rb-N za IV kwartał,

h) wykazywanie wynikających z ksiąg zobowiązań z tytułu wydatków w rocznych jednostkowych sprawozdaniach Rb-28S Urzędu Gminy oraz w sprawozdaniach sporządzanych za marzec, czerwiec i wrzesień,

i) wypełnianie wiersza N.3 „gotówka i depozyty” w sprawozdaniu Rb-N zgodnie z zasadami określonymi przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

j) sporządzanie jednostkowych sprawozdań Rb-N i Rb-Z dla Biblioteki jako instytucji kultury,

k) prawidłowe wykazywanie kwoty wolnych środków w sprawozdaniu Rb-NDS,

l) wykazywanie w bilansie z wykonania budżetu zobowiązań finansowych w podziale na długo- i krótkoterminowe,

ł) terminowe sporządzanie bilansu z wykonania budżetu,

m) wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie prezentacji w rocznych sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości oraz podatku od środków transportowych, jak również skutków zwolnień w podatku od nieruchomości. Skorygowanie tych sprawozdań za 2017 r.

9. Zaniechanie udzielania zaliczek na wypłatę diet radnym, mając na uwadze, że jest to sprzeczne z przepisami wewnętrznymi wprowadzonymi przez Pana Wójta.

10. Zobowiązanie kasjera do zamieszczania daty odbioru gotówki na dowodach wypłaty gotówki z kasy.

11. W zakresie posiadanych przez Urząd Gminy środków depozytowych z tytułu wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umowy:

a) przyporządkowanie przechowywanych na rachunku depozytowym odsetek w wysokości 9.248,55 zł do depozytów należących do wykonawców, którzy złożyli je w czasie posiadania przez gminę oprocentowanego rachunku depozytowego. Dokonanie zwrotu odsetek poszczególnych wykonawcom po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku. W przypadku gdy koszty prowadzenia rachunku były wyższe od naliczonych odsetek, przerachowanie kwoty 9.248,55 zł na dochody budżetu,

b) przechowywanie wniesionych w pieniądzu zabezpieczeń należytego wykonania umowy na oprocentowanym rachunku, jak tego wymaga Prawo zamówień publicznych oraz dokonywanie zwrotów zabezpieczeń wraz z odsetkami po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku,

c) zobowiązanie Skarbnika do doprowadzenia do zgodności między stanem środków depozytowych wykazanym na koncie 139 a mającym go równoważyć stanem zobowiązań na koncie 240.

12. W zakresie procedury planowania finansowego:

a) przekazywanie kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych i planów finansowych tych jednostek, zaś kierownikowi instytucji kultury informacji o wysokości dotacji,

b) egzekwowanie sporządzania przez kierowników jednostek budżetowych projektów planów finansowych na podstawie przekazanej informacji i przedłożenia ich Panu Wójtowi celem weryfikacji zgodności z projektem uchwały budżetowej oraz sporządzania planów finansowych,

c) objęcie nadzorem realizacji przez kierowników jednostek organizacyjnych obowiązku sporządzenia i podpisania planów finansowych,

d) podpisywanie przez Pana Wójta planu finansowego Urzędu Gminy.

13. Zapewnienie realności zawartych w budżecie danych dotyczących planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości; aktualizowanie planu w tym zakresie w przypadku zmiany okoliczności mających wpływ na jego realizację.

14. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

15. W zakresie dochodów z opłat za użytkowanie wieczyste:

a) niezwłoczne wystąpienie do rzeczoznawcy majątkowego o potwierdzenie aktualności operatów szacunkowych sporządzonych w 2014 r. w celu aktualizacji opłat, a po uzyskaniu potwierdzenia niezwłoczne wszczęcie postępowania w sprawie aktualizacji opłat rocznych,

b) zmianę stawki opłaty z 3% na 1% wartości nieruchomości w przypadku użytkownika wieczystego wskazanego w protokole kontroli oraz rozliczenie z nim opłat pobranych w wysokości zawyżonej z powodu zastosowania niezgodnej z prawem stawki, które to zawyżenie za każdy rok wynosiło 38,40 zł. Poinformowanie w odpowiedzi o wykonaniu zaleceń o wysokości rozliczonej kwoty.

16. Zapewnienie należytego udokumentowania wszystkich okoliczności mogących mieć wpływ na ocenę zaistnienia przesłanki umorzenia należności cywilnoprawnej określonej uchwałą Rady Gminy.

17. Niezwłoczne przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Perlejewo.

18. Przestrzeganie postanowień wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy w zakresie częstotliwości wydawania przez Pana Wójta zarządzeń w sprawie podwyższania stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych. Rozważenie zasadności zawierania tego rodzaju zapisów w projekcie uchwały przełożonej w wykonaniu wniosku nr 17, jeżeli podwyższanie stawki czynszu co roku jest nie jest w praktyce potrzebne.

19. Dokonanie zmiany umowy z dnia 8 września 2015 r. z najemcą lokalu mieszkalnego w budynku Ośrodka Zdrowia poprzez zastosowanie w niej prawidłowej stawki czynszu wynoszącej 2,10 zł/m2 oraz rozliczenie z najemcą czynszu pobranego w zawyżonej wysokości na łączną kwotę 2.452,72 zł.

20. Rozliczanie opłat wnoszonych przez najemców lokali mieszkalnych na poczet ogrzewania z faktycznie ponoszonymi przez gminę kosztami, mając na uwadze przepisy art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…

21. Uregulowanie w umowach z najemcami lokali użytkowych w budynku Ośrodka Zdrowia kwestii odpłatności za ponoszone przez gminę koszty ogrzewania lokali.

22. Ponowne przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie ustalenia wysokości stawek procentowych opłaty adiacenckiej.

23. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

24. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podatku, rolnego, leśnego, od nieruchomości oraz od środków transportowych opisanych w protokole kontroli; poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

25. Prowadzenie systematycznych i kompletnych czynności sprawdzających w zakresie wskazanym przywołanymi przepisami Ordynacji podatkowej.

26. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

27. Zapewnienie należytej kontroli nad realizacją dochodów z tytułu opłaty targowej, mając na uwadze przywołane w części opisowej wystąpienia przepisy rozporządzenia oraz zasady organizacji kontroli zarządczej.

28. Prowadzenie systematycznie i kompletnie postępowań upominawczych oraz windykacyjnych.

29. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie ustalania wynagrodzenia inkasentów.

30. Przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie realizacji dochodów z tytułu odsetek za zwłokę w regulowaniu należności podatkowych.

31. Ujmowanie w rozdziale 90002 wszystkich wydatków stanowiących koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami, w tym w szczególności wynagrodzeń pracowników wraz z pochodnymi, stanowiących koszty obsługi systemu, mając na uwadze rzetelne zaprezentowanie stosunku pobieranych opłat za gospodarowanie odpadami do ponoszonych kosztów.

32. Dokonywanie wydatków klasyfikowanych jako przeznaczone na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii na podstawie dokumentacji zapewniającej jednoznaczne ustalenie związku finansowanych celów z realizacją zadań gminy z tego zakresu.

33. Zwrócenie uwagi, aby liczba godzin obowiązkowego tygodniowego wymiaru nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze była zgodna z zasadami określonymi uchwałą Rady Gminy w treści zatwierdzanych przez Pana arkuszy organizacyjnych szkół.

34. Zapewnienie, aby liczba godzin ponadwymiarowych nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze była zgodna z powszechnie obowiązującymi przepisami przywołanymi w części opisowej wystąpienia – zarówno w treści arkuszy organizacyjnych, jak i w praktyce.

35. W zakresie inwentaryzacji:

a) zapewnienie wyjaśniania i rozliczania w księgach różnic inwentaryzacyjnych wynikających z rozbieżności między danymi z ewidencji a stanem wynikającym z otrzymywanych potwierdzeń sald, mając na uwadze rażące zaniechania w tym zakresie skutkujące wykazywaniem od 2011 r. nierzetelnego salda konta 030,

b) zapewnienie rzetelnego przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych, mając na uwadze rażące zaniedbania w tym zakresie skutkujące nieustaleniem od 2000 r. – mimo szeregu inwentaryzacji przeprowadzonych w tym okresie – faktu braku w księgach nieruchomości zabudowanej budynkiem Ośrodka Zdrowia,

c) zapewnienie przeprowadzania inwentaryzacji wszystkich sald aktywów i pasywów drogą weryfikacji,

d) przeprowadzanie na koniec roku inwentaryzacji oleju opalowego odpisywanego w koszty w momencie zakupu.

36. Udzielanie pomocy innym jednostkom samorządu terytorialnego na podstawie uchwały Rady Gminy w sprawie jej udzielenia, określającej faktyczną kwotę udzielanej pomocy, jak tego wymaga art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

37. Ustalanie kryteriów oceny ofert w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych na usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert. Uwzględnienie przy określaniu kryteriów oceny ofert na tego typu uslugi, że przepisy Prawa zamówień publicznych nie nakazują ustalania we wszystkich postępowaniach innych kryteriów oceny ofert oprócz ceny, jak również nie ograniczają wagi kryterium ceny do maksymalnie 60%.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

       Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku