Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Bargłów Kościelny

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 lutego 2019 roku (znak: RIO.V.6001-6/18), o treści jak niżej:

Pan

Radosław Wawiórko

Wójt Gminy Bargłów Kościelny

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Bargłów Kościelny za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Bargłów Kościelny na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono stosunkowo nieliczne nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Wszystkie stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia dotyczą okresu sprawowania funkcji Wójta Gminy Bargłów Kościelny przez Andrzeja Kwiecińskiego, który zajmował to stanowisko do dnia 21 listopada 2018 r.

W wyniku analizy przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzonej pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. przez rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm.) stwierdzono, że:

a) w polityce rachunkowości zapisano, że ewidencja księgowa prowadzona jest techniką komputerową, podczas gdy w rzeczywistości część ewidencji prowadzono ręcznie. Techniką ręczną prowadzono ewidencję analityczną: pozostałych środków trwałych, materiałów, rozrachunków dotyczących czynszów najmu i dzierżawy, opłaty eksploatacyjnej, opłaty za zajęcie pasa drogowego, podatku od środków transportowych oraz należności zabezpieczonych hipoteką – str. 12 protokołu kontroli,

b) według § 11 ust. 7 polityki rachunkowości przyjmuje się metodę ujmowania w ewidencji księgowej dochodów i wydatków w kwotach netto, tj. pomniejszonych o podatek od towarów i usług należny i naliczony, jeżeli obowiązek rozliczenia podatku VAT wynika z przepisów prawa (str. 19 protokołu kontroli). Należy wskazać, że pomniejszanie wydatków o podatek naliczony (a dochodów o rozliczony do jego wysokości podatek należny) prowadzi do wypaczenia rzeczywistej kwoty wydatków na poszczególne zadania publiczne, przy pomocy zapisów dokonywanych z naruszeniem zasady kasowego ustalania dochodów i wydatków budżetu. Zagadnienie ewidencji w tym zakresie opisano szerzej w dalszej części wystąpienia.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, wykazała, że:

a) ewidencja w księgach budżetu prowadzona była w 8 rejestrach (dziennikach częściowych): „Budżet Główny”, „Referat ds. Gospodarki Komunalnej” oraz w odrębnych rejestrach prowadzonych dla 6 projektów realizowanych z udziałem środków europejskich. W odpowiedzi na pytanie dotyczące zasadności prowadzenia odrębnego rejestru dla Referatu ds. Gospodarki Komunalnej Skarbnik Gminy wskazała, że Referat ds. Gospodarki Komunalnej został utworzony w Urzędzie Gminy Bargłów Kościelny w związku z likwidacją z dniem 31 grudnia 2015 r. Zakładu Gospodarki Komunalnej w Bargłowie Kościelnym. W celu usprawnienia i ułatwienia pracy księgowej ds. gospodarki komunalnej (pracownikowi, który wcześniej pełnił stanowisko głównej księgowej ZGK) został wyodrębniony rejestr „Referat ds. Gospodarki Komunalnej”. Zastosowanie takiego rozwiązania ułatwiło podział pracy i ewidencję zdarzeń gospodarczych – str. 31 protokołu kontroli.

Skutkiem wyodrębnienia takiej liczby rejestrów jest stosowanie konta 240 „Pozostałe rozrachunki” do dokonywania przeksięgowań między poszczególnymi rejestrami a rejestrem „Budżet Główny”. Za pomocą tego konta ewidencjonowano m.in. przelewy między podstawowym rachunkiem budżetu a rachunkiem projektu lub „rachunkiem Referatu ds. Gospodarki Komunalnej”, a także – pod datą 31 grudnia 2017 r. –  przeksięgowania sald konta 961 „Wynik wykonania budżetu” w poszczególnych rejestrach do rejestru „Budżet Główny” (np. zapisem Wn 961 – Ma 240 w rejestrze danego projektu oraz po odwrotnych stronach kont w rejestrze „Budżet Główny”). W konsekwencji jednostka dokonywała szeregu zapisów nie przedstawiających treści ekonomicznej, zawyżających obroty poszczególnych kont. Dokonywane one były bowiem przy zastosowaniu korespondencji kont nieprzewidzianej rozporządzeniem dla ewidencji procesów zachodzących w ewidencji budżetu, tj. kont 240 i 961 oraz 240 i 960 „Skumulowane wyniki budżetu”. Ponadto w przypadku trzech projektów realizowanych przez jednostki organizacyjne gminy inne niż Urząd (GOPS i dwie szkoły) konto 240 w ewidencji budżetu stosowano do rozliczenia środków stanowiących wkład własny gminy. Operacje dotyczące przekazania środków stanowiących wkład własny gminy z rachunku budżetu na rachunek jednostki realizującej projekt księgowane były zapisem Wn 240 – Ma 133 „Rachunek budżetu” w rejestrze „Budżet Główny” oraz jednocześnie w rejestrze projektu zapisem Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – Ma 240. Analogicznie (tj. w korespondencji z kontem 240) księgowane były zwroty niewykorzystanych środków stanowiących wkład własny. Zgodnie z rozporządzeniem do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonanych przez te jednostki wydatków budżetowych służy konto 223, nie zaś 240. Przelew środków z rachunku budżetu na pokrycie wydatków jednostek budżetowych powinien być księgowany zapisem Wn 223 – Ma 133, nie zaś poprzez konto 240 – str. 23-26 i 30-34 protokołu kontroli,

b) rozrachunki dotyczące zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy ewidencjonowano na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, zamiast na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” – str. 35 protokołu kontroli,

c) na koncie 240-17/209 nieprawidłowo ujęto rozliczenie z pracownikiem Urzędu z tytułu zakupu dokonanego na potrzeby Urzędu. Właściwym kontem do ewidencji rozrachunków z pracownikami z innych tytułów niż wynagrodzenie jest konto 234 – str. 36 protokołu kontroli,

d) przypisy i wpłaty z tytułu poszczególnych dochodów budżetowych ewidencjonowanych na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” księgowano na odrębnych kontach analitycznych 221-… (WPŁATY) oraz 221-… (PRZYPIS). Na koniec roku dokonywano przeksięgowań z kont analitycznych służących do ewidencji wpłat na konta analityczne służące do dokonywania przypisów. Należy wskazać, że w opisie do konta 221 zawartym w rozporządzeniu przewidziano, że ewidencja szczegółowa do tego konta powinna być prowadzona według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej. Do księgowania przypisów z poszczególnych dochodów służy strona Wn danego konta analitycznego w ramach konta 221, zaś do księgowania wpłat służy strona Ma tego samego konta. Skarbnik Gminy zadeklarowała, że od 2019 r. zaprzestano księgowania przypisów i wpłat na odrębnych subkontach – str. 52-53 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowo księgowano koszty komornicze potrącone przez organ egzekucyjny, które nie są uwidoczniane w wyciągu bankowym. Wyciąg obrazujący wpływ środków wyegzekwowanych przez urząd skarbowy księgowano prawidłowo Wn 133-1 – Ma 901-1 „Dochody budżetu” i Wn 130-1 „Rachunek bieżący jednostki (dochody)” – Ma 221-1 (kwota pomniejszona o koszty komornicze, a więc kwota faktycznego wpływu zgodna z wyciągiem). Następnie, celem zobrazowania w ewidencji księgowej kwoty potrąconych kosztów komorniczych, sporządzano polecenie księgowania, w którym kwoty odpowiadające potrąconej opłacie komorniczej wykazywano jako dochody (zapisem Wn 240-7 – Ma 901-1 w ewidencji budżetu oraz Wn 130-1 – Ma 221-1 w ewidencji Urzędu) wraz z jednoczesnym ujęciem tych kwot jako wydatek (zapisem Wn 902-1 „Wydatki budżetu” – Ma 240-7 w księgach budżetu oraz Wn 761-1 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 130-2 „Rachunek bieżący jednostki (wydatki)” w księgach Urzędu). Prawidłowo ewidencja tych operacji powinna przebiegać następująco: wpływ środków od organu egzekucyjnego Wn 133 – Ma 901 w księgach budżetu i równolegle Wn 130 – Ma 221 w ewidencji Urzędu oraz zmniejszenie należności z tytułu niekasowego rozliczenia opłaty komorniczej Wn 761 – Ma 221 (na podstawie polecenia księgowania) – str. 27-29 protokołu kontroli. Brak wpływu i wypływu środków na rachunku dla operacji rozliczenia opłaty komorniczej oznacza, że – zgodnie z zasadą kasowego ustalania wyniku budżetu, wyrażoną w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) i § 5 rozporządzenia – rozliczenia tego nie należy księgować jako dochodu i wydatku budżetu, ponieważ pozostaje to wbrew rzeczywistemu przebiegowi operacji gospodarczej,

f) na analogicznej zasadzie tworzono dokumenty i zapisy mające obrazować rzekome dochody i wydatki związane z przysługującym gminie wynagrodzeniem płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych. Na kwotę potrącanego co miesiąc wynagrodzenia płatnika sporządzano polecenie księgowania, w którym wynagrodzenie to ujmowano jako wydatek (zapisem Wn 902-1 – Ma 240-7 w budżecie oraz Wn 225-1 ”Rozrachunki z budżetami” – Ma 130-2 w Urzędzie) i jako dochód (zapisem Wn 240-7 – Ma 901-1 w budżecie oraz Wn 130-1 – Ma 221 w Urzędzie), mimo że operacja gospodarcza rozliczenia należnego wynagrodzenia polegała faktycznie tylko na zmniejszeniu kwoty podlegającej przelaniu do urzędu skarbowego. Prawidłowo ewidencja tych operacji powinna przebiegać następująco: wykazanie zobowiązania wobec urzędu skarbowego w ewidencji Urzędu Wn 231 – Ma 225-1, przelew podatku (po potrąceniu wynagrodzenia płatnika) do urzędu skarbowego Wn 225 – Ma 130-2 (w ewidencji budżetu Wn 902-1 – 133-1) oraz zmniejszenie zobowiązania wobec urzędu skarbowego z tytułu przypadającego Urzędowi Gminy wynagrodzenia Wn 225-1 – Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Stosowany w jednostce sposób księgowania tych operacji nie obrazuje rzeczywistego ich przebiegu. Brak przelewów od i do podmiotu na kwoty objęte potrąceniami powoduje, że nie ma podstaw do wykazywania dochodów i wydatków budżetu związanych z tymi operacjami i tworzenia dokumentów mających takie operacje imitować – str. 28-29 protokołu kontroli,

g) ewidencja operacji związanych z rozliczeniem podatku VAT odbywała się z naruszeniem zasady określonej w § 5 rozporządzenia oraz w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którą operacje dotyczące dochodów i wydatków jednostek samorządu terytorialnego są ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach.

           Jak wynika z ustaleń kontroli (co zasygnalizowano już wyżej), jednostka dokonywała zapisów zmniejszających wydatki w zakresie kwot podatku naliczonego przyjętego w poszczególnych deklaracjach do rozliczenia z podatkiem należnym, mimo braku wyciągów bankowych obrazujących wpływ środków na rachunek budżetu (zapisem Wn 240 – Ma 902). Ogółem ujęto w ten sposób w 2017 r. kwotę 16.946,13 zł. O tę samą kwotę – stanowiącą równowartość podatku należnego rozliczonego z podatkiem naliczonym, tj. niepodlegającego zapłaceniu do urzędu skarbowego – zmniejszono dochody zapisami Wn 901 – Ma 240. Zapisów tego rodzaju dokonywano bezpodstawnie, gdyż nie miały one uzasadnienia w danych wyciągów bankowych. Mając na uwadze zasadę kasowego ustalania dochodów i wydatków budżetu oraz przyjętą przez kontrolowaną jednostkę metodę ewidencji rozliczeń z urzędem skarbowym z tytułu VAT, dochody budżetu powinny być pomniejszane wyłącznie o kwoty przelewane faktycznie do urzędu skarbowego oraz nie powinny być dokonywane żadne korekty wydatków w związku z podatkiem naliczonym przyjętym do rozliczenia – str. 20-23 protokołu kontroli.

           Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), zastąpionego od 2018 r. rozporządzeniem z dnia 9 stycznia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 109, ze zm.), oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała, że:

a) w jednostkowym rocznym sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r., podpisanym przez poprzedniego Wójta, w kolumnie 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 26.144.751,07 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać kwotę 26.148.015,81  zł (tj. o 3.264,74 zł wyższą); szczegółowe wyliczenie różnicy zamieszczono na str. 40-41 protokołu kontroli. Zasady wypełniania kolumny „dochody otrzymane” określały w 2017 r. przepisy § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 1a pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 16 stycznia 2014 r. Przyczyną stwierdzonej różnicy było odjęcie od dochodów otrzymanych kwot dotacji, które zwrócono do PUW do końca stycznia 2018 r. w wysokości 3.264,74 zł – wbrew § 3 ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia; od 2018 r. obowiązek wykazywania w kwocie dochodów otrzymanych dotacji celowych, które wpłynęły na rachunek bankowy gminy w okresie sprawozdawczym, po pomniejszeniu o dokonane zwroty (czyli w sprawozdaniu rocznym – po pomniejszeniu o zwroty dokonane do 31 grudnia, jako dnia sprawozdawczego, a z uwzględnieniem dotacji otrzymanych w okresie sprawozdawczym, które zwrócono w styczniu następnego roku, tj. po dniu sprawozdawczym), wynika z § 3 ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 9 stycznia 2018 r.,

b) w jednostkowych sprawozdaniach Rb-N i Rb-27S sporządzonych przez poprzedniego Wójta według stanu na koniec 2017 r. odpowiednio w poz. N.4 „Należności wymagalne” i kol. 10 „Zaległości netto” wykazano kwoty o 17.236,36 zł niższe od prawidłowych, co naruszało § 13 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. i § 3 ust. 1 pkt 7 załącznika nr 39 do rozporządzenia z 16 stycznia 2014 r. (obecnie § 3 ust. 1 pkt 7 załącznika nr 36 do rozporządzenia z 9 stycznia 2018 r.). Powodem nieprawidłowości było błędne zakwalifikowanie, jako należności niewymagalnej, należności z tytułu kary umownej za odstąpienie od umowy (wyznaczony przez gminę termin zapłaty upływał dnia 21 listopada 2016 r.) – str. 51-52 i 54 protokołu kontroli,

c) na koniec 2017 r. Gminna Biblioteka Publiczna sporządziła sprawozdania Rb-UZ i Rb-UN ze stanem zerowym. Stosownie do § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych jednostka nie sporządza sprawozdania Rb-UZ i Rb-UN w przypadku, gdy nie posiada zobowiązań lub należności podlegających wykazaniu w tym sprawozdaniu – str. 183 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445, ze zm.). Zasady prowadzenia tej ewidencji reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Ustalono, że prowadzona w systemie informatycznym ewidencja podatkowa nie spełnia wszystkich warunków przewidzianych w § 5 przywołanego rozporządzenia. Główną nieprawidłowością jest to, iż całość ewidencji gruntów przetwarzanej przez system informatyczny nie jest prowadzona z podziałem na poszczególne działki posiadane przez podatników. Należy zaznaczyć, iż z treści § 2 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia wynika, że system informatyczny powinien umożliwiać eksport danych zawartych w prowadzonej ewidencji podatkowej do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego, zwanej dalej „ewidencją gruntów i budynków”. W toku kontroli stwierdzono, iż kontrolowana jednostka nie posiada programu EWOPIS służącego do ewidencji podatków lokalnych, posiadającego wskazaną funkcję pozwalającą wyeksportować dane w formacie i strukturze zgodnymi z załącznikiem do rozporządzenia. Brak funkcji eksportu danych uniemożliwia pracownikom kontrolowanej jednostki przeprowadzenie automatycznego porównania danych z informatycznej ewidencji podatkowej prowadzonej przez kontrolowany organ podatkowy z ewidencją gruntów i budynków, która jest prowadzona przez Starostwo Powiatowe w Augustowie (w trakcie kontroli poinformowano, iż taki program został zakupiony) – str. 99-100 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono nieprawidłowości, które dotyczyły:

a) braku dokumentacji źródłowej w zakresie powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych w przypadku 2 podatników o nr ewid. 330008 oraz 330009 – str. 83 protokołu kontroli;

b) niezgodności zadeklarowanych powierzchni budynków i gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz wartości budowli z dokumentami źródłowymi w przypadku podatnika o nr ewid. 330007. W trakcie kontroli, w dniu 18 listopada 2018 r., na wezwanie podatnik złożył korektę deklaracji za 2017 r. wykazując podatek większy od zadeklarowanego pierwotnie o kwotę 4.424 zł – str. 83 protokołu kontroli;

c) niewyegzekwowania deklaracji na podatek od nieruchomości od podmiotów władających mieniem gminy, tj.:

- Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, który wykorzystuje do prowadzenia swojej działalności lokale w budynku siedziby Urzędu Gminy o pow. ogółem 130 m² (podczas kontroli GOPS złożył deklaracje za lata 2015-2017 deklarując podatek ogółem w kwocie 1.560 zł) – str. 82 protokołu kontroli;  

- 5 jednostek OSP, z którymi w dniu 30 grudnia 2017 r. zawarte zostały umowy użyczenia garaży o ogólnej powierzchni 403,10 m². W trakcie kontroli prezesi wszystkich zarządów OSP, na wezwanie organu podatkowego, złożyli deklaracje na 2017 r. deklarując podatek w łącznej wysokości  1.613 zł – str. 82 protokołu kontroli; 

- 4 szkół podstawowych; w trakcie kontroli deklaracje również zostały złożone, w tym 1 deklaracja bez podatku (wyłącznie nieruchomości korzystające wyłącznie ze zwolnienia na podstawie art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych) a w pozostałych 3 deklaracjach oprócz przedmiotów korzystających ze zwolnienia wykazano lokale mieszkalne o powierzchni ogółem 317,37 m² i zadeklarowano podatek łącznie w kwocie 160 zł – str. 82-83 protokołu kontroli; 

d) nierzetelnego wykazania i opodatkowania mienia gminy, w tym:

- wykazania powierzchni wszystkich lokali mieszkalnych oraz garaży przekazanych w użytkowanie innym podmiotom w gminnej deklaracji na podatek od nieruchomości – str. 84-85 protokołu kontroli;

- opodatkowania dróg wewnętrznych;

- zawyżenia powierzchni gruntów pozostałych;

e) braku deklaracji gminnej na podatek leśny za 2017 r. Zgodnie z wypisami z rejestru gruntów gmina Bargłów Kościelny posiada grunty sklasyfikowane, jako las o powierzchni 1,93 ha. Deklaracja złożono dopiero w dniu 3 lipca 2018 r. – powierzchnię lasu wykazano w informacji o zwolnieniach od podatku, jako lasy z drzewostanem do 40 lat – str. 78 protokołu kontroli.

Nie wyegzekwowanie przez organ podatkowy obowiązku złożenia deklaracji podatkowych od GOPS, OSP oraz szkół jest nieprawidłowością naruszająca przepisy art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Natomiast GOPS użytkujący lokale w budynku Urzędu Gminy winien składać deklaracje i opłacać podatek na ogólnych zasadach, gdyż w oparciu o postanowienia zawarte w art. 2 ust. 3 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają nieruchomości lub ich części zajęte na potrzeby organów jednostek samorządu terytorialnego, w tym urzędów gmin, starostw powiatowych, urzędów związków metropolitalnych i urzędów marszałkowskich. Jednostki organizacyjne gminy z tego zwolnienia nie korzystają.

Reasumując ustalono, że pracownicy Urzędu nie dochowali należytej staranności sporządzając zestawienia pomocnicze do deklaracji na podatek od nieruchomości, wykazując nierzetelne dane, co z kolei było pochodną nieprawidłowo zadeklarowanego podatku od nieruchomości. Złożona w dniu 31 grudnia 2018 r. korekta uwzględnia wszystkie nieprawidłowości dotyczące opodatkowania podatkiem od nieruchomości mienia gminnego. W stosunku do deklaracji złożonych w 2017 r. kwota podatku jest niższa o 122.469 zł, z czego: 2.553 zł tytułem opodatkowania nieruchomości przekazanych jednostkom organizacyjnym gminy oraz jednostkom straży pożarnych, 109.507 zł tytułem opodatkowania dróg wewnętrznych, które są zwolnione z opodatkowania na mocy art. 7 ust. 1 pkt 15 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Opis nieprawidłowości wynikających z opodatkowania nieruchomości gminnych zawarto na str. 84-85 protokołu kontroli.

Należy przy tym zaznaczyć, iż są to wartości zweryfikowane przez inspektora kontroli wyłącznie na podstawie okazanych w trakcie trwania kontroli zestawień pomocniczych.

Stwierdzono ponadto, że deklaracje na podatek od środków transportowych od osób fizycznych, z 74-dniowym opóźnieniem złożył (dokonując wpłaty w kwocie 571 zł) podatnik o nr ewid. 8, czym naruszył termin wskazany w art. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Zgodnie z tym przepisem na właścicielach środków transportowych (osobach fizycznych i prawnych) oraz podmiotach traktowanych zgodnie z ustawą jak właściciele (wymienionych w art. 9 ust. 1), spoczywa bezwarunkowy obowiązek złożenia w terminie do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu deklaracji na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzonej na formularzu według ustalonego wzoru. Natomiast, w razie zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego lub zmianę miejsca zamieszkania, lub siedziby – termin ten wynosi 14 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności – str. 87 protokołu kontroli.

Ustaleń w zakresie prawidłowości pozyskiwania dochodów podatkowych dokonano ponadto w obrębie podatku rolnego od osób fizycznych. Dotyczyły one sposobu przeliczania użytków rolnych dla potrzeb wymiaru podatku rolnego w sytuacji, gdy grunty te były oznaczone w ewidencji gruntów i budynków dwuczłonowo, tj. Br-RIVa i Br-RIVb, w przypadku 2 podatników o nr ewid. 240041 oraz 240083, a także braku przeliczenia gruntów sklasyfikowanych jako W w przypadku kolejnych dwóch podatników o nr ewid. 240001 i 240046. Stosownie do obowiązującego od dnia 1 stycznia 2016 r. brzmienia art. 4 ust. 7 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892, ze zm.), grunty pod rowami (W) oraz grunty rolne zabudowane (BR) należy przeliczać na hektary przeliczeniowe według przeliczników określonych w przywołanym przepisie, bez względu na zaliczenie do okręgu podatkowego, tj. 1 ha gruntów pod rowami – 0,20 ha przeliczeniowego, 1 ha gruntów rolnych zabudowanych – 1 ha przeliczeniowy. Natomiast jeżeli nie można ustalić przelicznika powierzchni użytków rolnych przyjmuje się, że 1 ha fizyczny odpowiada 1 ha przeliczeniowemu. Z analizy przedmiotowego zagadnienia wynika, iż w 2017 r., w przyjętej do badania próbie, zaniżenie podatku wyniosło 12 zł – str. 70 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości dotyczące sposobu przeliczania użytków rolnych dla potrzeb podatku rolnego w sytuacji, gdy grunty te są oznaczone w ewidencji gruntów i budynków dwuczłonowo (B-Ps III; W-Ł IV) stwierdzono także w grupie osób prawnych i dotyczyły 3 podatników o nr ewid. 350002, 350003 oraz 350005, a zaniżenie podatku z tego tytułu w 2017 r. wynosiło 35 zł, zaś zawyżenie 3 zł – str. 75 protokołu kontroli.

Wskazane wyżej nieprawidłowości były konsekwencją nie prowadzenia kompletnych czynności sprawdzających nakazanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej z wykorzystaniem procedur zawartych w dziale V ustawy.

Badanie aspektu terminowości wpłat pozwoliło ustalić systematyczne (wielokrotnie) uiszczanie należności podatkowych po terminie, w przypadku niżej wymienionych podatników:

a) łącznego zobowiązania pieniężnego – 4 podatników dokonywało wpłat po terminie płatności wskazanym w art. 6 a ust. 6 ustawy o podatku rolnym, kwota podatku uiszczonego po terminie wynosiła 895,80 zł – str. 102 protokołu kontroli;

b) podatku od środków transportowych od osób fizycznych – 5 podatników wpłacało podatek po terminie płatności wskazanym w art. 11 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych; kwota podatku uiszczonego po terminie wynosiła 9.208 zł – str. 88 protokołu kontroli;

c) opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi – 9 właścicieli nieruchomości opłatę wnosiło po terminie określonym uchwałą Nr V/54/2015 z dnia 29 czerwca 2015 r. ze zm., a kwota opłaty wniesionej po terminie wynosiła 3.895 zł – str. 95 protokołu kontroli.

Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie jest zachowaniem wypełniającym znamiona czynu zabronionego i podlega karze grzywny (art. 57 § 1 k.k.s.). Wobec powyższego, w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy ma możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego o wymierzenie podatnikom grzywny w postaci mandatu. W badanym okresie organ podatkowy nie występował z wnioskiem o ukaranie podatników.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości, które polegały na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych. Świadczy to o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązku wynikającego z art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2018 r. poz. 1314, ze zm.), zgodnie z którym, gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku, wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych. Ponadto § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483) przewiduje obowiązek wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty należności pieniężnych. Nie jest to również zgodne z uregulowaniami zawartymi w zarządzeniu Nr 19/2015 wydanym przez byłego Wójta w dniu 30 grudnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji i poboru opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, które stanowi, iż: „Tytuły wykonawcze wystawia się niezwłocznie, jeżeli zaległości objęte upomnieniem nie zostały w całości zapłacone”. Wyjaśnienie w tej sprawie złożył pracownik odpowiedzialny za prowadzenie czynności windykacyjnych, z którego wynika, że spowodowane to było dużą ilością obowiązków w poprzednim roku kalendarzowym, tj. kontrole przeprowadzane prze WIOŚ oraz SANEPID, prowadzenie prac bieżących z zakresu gospodarki komunalnej oraz z zakresu bhp i ppoż. Należy zwrócić uwagę, że obowiązujące przepisy prawa w obszarze finansów publicznych oraz postępowania egzekucyjnego w administracji nie przewidują minimalnej kwoty wolnej od objęcia postępowaniem egzekucyjnym. Dlatego też zasadna jest zmiana rozwiązań wewnętrznych jako elementu systemu kontroli zarządczej, za który w myśl przepisów ustawy o finansach publicznych odpowiada kierownik jednostki sektora finansów publicznych.

Na dzień 31 grudnia 2017 r. zaległość nieobjęta tytułami egzekucyjnymi dotyczyła:

- łącznego zobowiązania pieniężnego na kwotę 3.390,98 zł – str. 103 protokołu kontroli,

- opłaty z tytułu gospodarowania odpadami komunalnymi na kwotę 18.809 zł – str. 97 protokołu kontroli.

           W zakresie dochodów z najmu i dzierżawy nieruchomości stwierdzono 2 przypadki niezastosowania postanowień art. 35 ust. 1 i 1b ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204, ze zm.) zobowiązujących do sporządzenia i podania do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem i dzierżawę na okres dłuższy niż 3 miesiące. Wymienione na str. 113-115 protokołu kontroli umowy nie zostały poprzedzone upublicznieniem wykazów nieruchomości będących ich przedmiotem.

Kontrola prawidłowości zawierania umów z najemcami i dzierżawcami wykazała ponadto przypadki zawierania przez byłego Wójta kolejnych umów do 3 lat z danym kontrahentem, dotyczących tej samej nieruchomości, bez wymaganej zgody Rady Gminy – str. 113-117 protokołu kontroli. Uchwała Nr IX/74/2011 Rady Gminy Bargłów Kościelny z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony w § 9 ust. 1 stanowi, że dotychczasowemu dzierżawcy lub najemcy przysługuje pierwszeństwo do zawarcia umowy na kolejny okres, jeżeli wywiązywał się z postanowień umowy, złoży wniosek na 1 miesiąc przed jej wygaśnięciem a zawarcie umowy nie będzie sprzeczne z interesami gminy. Mając na uwadze, że brak w tej uchwale jakichkolwiek postanowień odnoszących się do umów zawieranych na okres do 3 lat, przyjąć należy, że przedmiotem jej regulacji są wyłącznie umowy zawierane na czas dłuższy niż 3 lata – zgodnie z delegacją ustawową do podjęcia tej uchwały wynikającą z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym oraz powtórzoną w określeniu przedmiotu uchwały. Wobec powyższego, na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, ze zm.), każdorazowo wymagana jest odrębna uchwała Rady Gminy wyrażająca zgodę na zawarcie z danym podmiotem kolejnej umowy dotyczącej tej samej nieruchomości na okres do 3 lat, jeżeli łączny czas trwania najmu lub dzierżawy jest dłuższy niż 3 lata.

W ramach kontroli wydatków budżetowych sprawdzeniem objęto m.in. wydatki z tytułu podróży służbowych. Sprawami dotyczącymi „rozliczania ryczałtów samochodowych” zajmuje się księgowa ds. księgowości finansowej; wykonywane w tym zakresie czynności nie wynikają z jej zakresu obowiązków – str. 137 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków majątkowych i ich ewidencji (str. 151-152 protokołu kontroli) stwierdzono, że na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” figurują 2 rozpoczęte inwestycje, na które nie zostały poniesione żadne nakłady w 2017 roku. Łączne saldo na wskazanych inwestycjach wyniosło 87.540 zł i dotyczyło rozbudowy Szkoły Podstawowej w Bargłowie Kościelnym – 69.540 zł (saldo z 2011 r. za wykonanie dokumentacji) oraz przebudowy remizy OSP w miejscowości Tajno – 18.000 zł (saldo z 2015 r. za wykonanie dokumentacji). W wyniku czynności kontrolnych Skarbnik Gminy wskazała, że dokumentacja na rozbudowę szkoły jest nieaktualna (pozwolenie na budowę wymaga nowej procedury), w związku z czym w dniu 15 lutego 2019 r. wyksięgowano to saldo na zmniejszenie funduszu jednostki. Natomiast zadanie dotyczące przebudowy remizy OSP jest planowane do wykonania w przypadku pozyskania przez gminę dofinansowania ze środków zewnętrznych.

           W 2017 r. w par. 2820 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom” poniesiono wydatki na kwotę 62.872,71 zł – na podstawie otwartego konkurs ofert ogłoszonego przez poprzedniego Wójta Gminy Bargłów Kościelny zostały wybrane oferty złożone przez OSP Bargłów Kościelny na realizację zadań publicznych z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu oraz rozpowszechniania turystyki. Dotacje w zakresie sportu i turystyki zostały przeznaczone m.in. na: wycieczkę do Białowieskiego Parku Narodowego, rajdy rowerowe, spływy kajakowe, obóz sportowy w Niemczech i zajęcia w parku linowym oraz na pływalni. Dofinansowano także kwotą 17.500 zł obóz zimowy w okresie ferii „na stoku narciarskim ZIELENIEC SKI ARENA. Podczas ośmiu dni dzieci i młodzież w wieku 8-18 lat oprócz nauki jazdy na nartach i snowboardzie będą aktywnie spędzać czas uczestnicząc w licznych zawodach i konkurencjach sportowych. Zaplanowane są dwa wyjazdy do Aquaparku w Kudowie Zdrój”. Jako cel realizacji ostatniego z wymienionych zadań wskazano w ofercie OSP „Wzrost aktywności fizycznej u 20-orga dzieci i młodzieży z terenu Gminy Bargłów Kościelny”.

W związku z powyższym poproszono o udzielenie wyjaśnień przybliżających publiczny charakter zadań zawartych w ofertach zgłoszonych przez OSP w zakresie realizacji zadań dotyczących kultury fizycznej, sportu i turystyki, w tym zwłaszcza w kontekście zasad wyboru osób (dzieci i młodzieży) mających brać udział w takich formach spędzania wolnego czasu, których koszty i sposób realizacji automatycznie wymuszają ograniczenie liczby korzystających. Wyjaśnienie w tej sprawie zostało podpisane przez Skarbnika Gminy. Wynika z niego, że zadania te wynikają z Rozdziału 3 programu współpracy Gminy Bargłów Kościelny z organizacjami pozarządowymi i podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na 2017 rok. Wycieczka do Białowieskiego Parku Narodowego, rajdy rowerowe, spływy kajakowe wpisują się w pkt 3 rozdziału 3 – rozpowszechnianie turystyki. Obóz zimowy w okresie ferii, obóz sportowy w Niemczech i zajęcia sportowe wpisują się w pkt 2 – kultura fizyczna i sport. W naszej ocenie (…) to realizacja zadań publicznych. (…) Ponadto w ramach realizacji powyższych zadań członkowie MDP [Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej] zdobywali niezbędne umiejętności oraz wiedzą przekazywaną przez opiekunów, w zakresie zadań ochrony przeciwpożarowej. Odnośnie wyboru osób na wyjazdy i zajęcia sportowe Skarbnik wskazuje, że grupę docelową stanowili (…) członkowie i kandydaci na członków Młodzieżowej Drużyny Pożarniczej działającej w strukturach Ochotniczej Straży Pożarnej w Bargłowie Kościelnym, którzy wyrazili chęć uczestnictwa w wybranych zadaniach publicznych. W przypadku większej liczby chętnych niż miejsc i możliwości finansowych, zastosowana została procedura rekrutacyjna zgodnie z zasadami i wytycznymi wewnętrznymi organizacji.

Z załączonej do protokołu kontroli oferty na realizację obozu zimowego nie wynika wprost, jakie obiektywne warunki muszą spełniać dzieci i młodzież, aby wziąć udział w dofinansowanych z budżetu zadaniach (np. zła sytuacja finansowa rodziny, zagrożenie alkoholizmem czy narkomanią). Niejasne są zatem kryteria uczestnictwa, o wyborze których nie decydowała gmina według obiektywnych zasad a sam beneficjent. Również finansowany cel, w kontekście podmiotu ubiegającego się o dotację, nie wskazuje na związek z konkretnymi publicznymi zadaniami sportowymi czy z zakresu ochrony przeciwpożarowej, o czym świadczy oferowany program wyjazdu (nauka jazdy na nartach i snowboardzie, wizyty w aquaparku). Stosownie do art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, ze zm.) do zakresu działania gminy należą wszystkie sprawy publiczne o znaczeniu lokalnym niezastrzeżone do kompetencji innych podmiotów. W ocenie Izby publiczny charakter tego rodzaju wyjazdów, jak omówiony wyżej „obóz zimowy”, nie jest dostatecznie uzasadniony. Wniosek ten wynika z jednej strony z braku obiektywnej dostępności dla mieszkańców gminy (z dokumentacji i wyjaśnień wynika, że to OSP decydowało, kto weźmie udział w wyjeździe), a z drugiej z samego programu (opisu) wyjazdu. Udział w obozie o takim programie nie może być uznany za realizację zadania związanego wyłącznie z członkostwem w OSP lub „kandydowaniem” do takiego członkostwa (jakkolwiek rozumieć ten zwrot). Zadania gminy w zakresie finansowania działalności OSP określają przepisy art. 32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 620, ze zm.). Stanowią one, że gmina ponosi koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczej straży pożarnej, a ponadto ma obowiązek bezpłatnego umundurowania członków ochotniczej straży pożarnej; ubezpieczenia członków ochotniczej straży pożarnej i młodzieżowej drużyny pożarniczej oraz ponoszenia kosztów okresowych badań lekarskich. Nie należy zatem do zadań gminy finansowanie nie wykazujących wyraźnego związku z tymi zadaniami obozów czy innego rodzaju wyjazdów członków OSP. Jeżeli OSP otrzymuje dotację na finansowanie tego typu przedsięwzięć z założeniem nieobiektywnych z punktu widzenia gminy zasad uczestnictwa – jak wynika z wyjaśnień według kryteriów stosowanych przez OSP (np. członków MDP) – to zadanie takie przestaje mieć charakter zadania publicznego, ponieważ z jednej strony nie dotyczy celów finansowanych przez gminę w ramach ustawowego obowiązku finansowania działalności OSP, a z drugiej nie służy realizacji zadania o zakresie podmiotowym umożliwiającym uznanie go za służące zaspokajaniu zbiorowych potrzeb wspólnoty – str. 144-149 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ustalenia danych na potrzeby analizy osiągania wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez gminę Bargłów Kościelny wykazała, że:

a) sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2017 rok zostało sporządzone dnia 18 stycznia 2018 r. oraz przekazane w dniu 7 lutego 2018 r. Przewodniczącemu Rady Gminy Bargłów Kościelny oraz dyrektorom szkół (13 dni po terminie), zaś Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Białymstoku oraz Związkowi Nauczycielstwa Polskiego Zarząd Oddziału w Augustowie w dniu 12 lutego 2018 r. (18 dni po terminie). Zgodnie z art. 30a ust. 5 Karty Nauczyciela organ prowadzący szkołę będący jednostką samorządu terytorialnego przedkłada sprawozdanie w terminie 7 dni od jego sporządzenia – str. 170 protokołu kontroli,

b) w sprawozdaniu błędnie ustalono średnioroczną strukturę zatrudnienia nauczycieli kontraktowych w okresie od stycznia do sierpnia 2017 r. (zawyżenie o 0,01). Przyczyną było omyłkowe zawyżenie etatu jednego z nauczycieli (do obliczeń przyjęto 0,80 etatu zamiast 0,76),

c) kwotę wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych wykazano w wysokości zaniżonej o 1.000 zł, co wynikało z omyłkowego uwzględnienia w obliczeniach zaniżonego wynagrodzenia jednego z nauczycieli.

Skutkiem stwierdzonych uchybień było zaniżenie dodatniej różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń: o 244,46 zł w zakresie nauczycieli kontraktowych, o 1.000 zł w zakresie nauczycieli dyplomowanych.

W trakcie kontroli została sporządzona i przekazana do RIO w Białymstoku korekta sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2017 r. Opisane błędy nie wpłynęły na powstanie obowiązku wypłaty dodatków uzupełniających dla nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego – str. 171-172 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Nieprawidłowości i uchybienia zaprezentowane w niniejszym wystąpieniu dotyczą okresu sprawowania funkcji Wójta przez Andrzeja Kwiecińskiego.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) określenie, które elementy ksiąg rachunkowych prowadzone są techniką ręczną (bez pomocy programu komputerowego),

b) usunięcie postanowień traktowanych jako podstawa do pomniejszania wydatków i dochodów budżetu o – odpowiednio – przyjęty do rozliczenia podatek VAT naliczony i rozliczony do jego wysokości podatek należny, mając na uwadze, że rozliczenie to nie jest efektem wpływów i wypływów środków na rachunkach bankowych, a zatem zgodnie z zasadą kasowego ustalania dochodów i wydatków nie może mieć wpływu na ich wysokość.

2. Wskazanie Skarbnikowi na wyeliminowanie nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) zaniechanie prowadzenia w przyjętej dotychczas formie odrębnych rejestrów dla projektów realizowanych z udziałem środków europejskich oraz dla Referatu ds. Gospodarki Komunalnej, z uwagi na fakt, że stosowana praktyka skutkuje koniecznością dokonywania szeregu zapisów niemających uzasadnienia w świetle obowiązujących zasad funkcjonowania kont oraz zawyżających ich obroty; wyodrębnianie operacji, które w ocenie kontrolowanej jednostki wymagają zapewnienia możliwości oddzielnego zaprezentowania, w sposób nie powodujący skutków ewidencyjnych przedstawionych w części opisowej wystąpienia,

b) ewidencjonowanie na koncie 234 rozrachunków z pracownikami z tytułu ryczałtów samochodowych oraz z tytułu dokonanych przez nich zakupów na potrzeby Urzędu,

c) ewidencjonowanie operacji związanych z kosztami komorniczymi potrąconymi z wyegzekwowanych przez organ egzekucyjny należności oraz z przyznanym jednostce wynagrodzeniem płatnika podatku dochodowego w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia; zaniechanie ewidencjonowania tych operacji jako dochodów i wydatków ze względu na brak ich kasowej realizacji,

d) w zakresie ewidencji centralnego rozliczenia podatku VAT:

- zaprzestanie dokonywania zapisów Wn 240 – Ma 902 i Wn 901 – Ma 240 w zakresie kwot przyjętego do rozliczenia w deklaracji podatku VAT naliczonego i zrównoważonego nim podatku należnego, mając na uwadze, że dokonywane w ten sposób zmniejszenia wykonanych dochodów i wydatków nie mają uzasadnienia w operacjach na rachunkach bankowych, a przez to pozostają w sprzeczności z zasadą kasowego ustalania dochodów i wydatków,

- dokonywanie (wobec przyjętej metody ewidencji rozliczeń) zapisów zmniejszających dochody budżetowe wyłącznie w zakresie kwoty podatku VAT podlegającej odprowadzeniu do urzędu skarbowego.

3. W zakresie sprawozdawczości:

a) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty dochodów otrzymanych ustalonej zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

b) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-N prawidłowych danych w zakresie należności wymagalnych (zaległości),

c) wskazanie dyrektorowi instytucji kultury na zaprzestanie sporządzania i przekazywania sprawozdań Rb-UZ i Rb-UN ze stanem zerowym.

4. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

5. Zachowanie prawidłowości opodatkowania podatkami lokalnymi, w szczególności w zakresie zgodności z danymi z ewidencji gruntów i budynków oraz składanymi informacjami/deklaracjami, a także przestrzeganie w tym zakresie aktualnie obowiązujących przepisów. 

6. Prowadzenie kompletnych i skutecznych czynności sprawdzających, w oparciu o wskazane przepisy Ordynacji podatkowej, w celu zapewnienia powszechności i prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych.

7. Rzetelne sporządzanie deklaracji gminnej na podatek od nieruchomości.

8. Rozważenie zasadności dyscyplinowania podatników w zakresie powszechności i terminowego składania deklaracji podatkowych oraz terminowej wpłaty podatków poprzez wystąpienie do właściwego urzędu skarbowego o ukaranie podatników.

9. Prowadzenie pełnych, terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników (właścicieli nieruchomości), na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i aktów wykonawczych.

10. Zapewnienie poprzedzania zawieranych umów najmu i dzierżawy nieruchomości opublikowaniem wykazu zawierającego te nieruchomości jako przeznaczone do oddania w najem lub dzierżawę, stosownie do przepisów podanych w części opisowej wystąpienia.

11. Zawieranie z danym podmiotem kolejnych umów najmu lub dzierżawy tej samej nieruchomości na okres do 3 lat wyłącznie po uzyskaniu zgody Rady Gminy, jeżeli łączny czas trwania najmu lub dzierżawy nieruchomości przekracza 3 lata.

12. Pisemne powierzenie obowiązków w zakresie rozliczania ryczałtów za używanie samochodów prywatnych w jazdach lokalnych pracownikowi wykonującemu te czynności.

13. Udzielanie dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych wyłącznie na zadania posiadające jednoznacznie publiczny charakter, tj. służące zaspokajaniu zbiorowych potrzeb wspólnoty lub realizacji szczegółowych zadań gminy wynikających z odrębnych przepisów prawa.

14. W zakresie zagadnień dotyczących analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego:

a) przestrzeganie terminu przekazywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego podmiotom wskazanym w art. 30a ust. 5 Karty Nauczyciela,

b) wskazanie odpowiedzialnemu pracownikowi na dołożenie większej staranności przy ustalaniu danych na potrzeby sporządzenia przez Wójta Gminy Bargłów Kościelny sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach