Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Łomża

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 listopada 2018 roku (znak: RIO.IV.6001-3/18), o treści jak niżej:

Pan

Piotr Kłys

Wójt Gminy Łomża

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Łomża za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Łomża na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Kontrola zagadnień organizacyjnych wykazała, że nie zostało obsadzone stanowisko Zastępcy Wójta, mimo że stanowisku temu przypisano zadania i kompetencje w statucie gminy i regulaminie organizacyjnym Urzędu. Ponadto w załączniku nr 4 do statutu gminy, zawierającym wykaz jednostek organizacyjnych gminy, nie wymieniono Zakładu Usług Komunalnych, który jest gminnym zakładem budżetowym. Z kolei załącznik nr 6 do statutu odwołuje się do nie istniejącego już Międzygminnego Związku Wodociągów i Kanalizacji – str. 4-5 protokołu kontroli.

Analizując zakresy czynności pracowników Urzędu Gminy stwierdzono, że pracownicy posiadają zakresy czynności, które nie zawsze odzwierciedlają faktycznie realizowane przez nich zadania lub nie pozwalają ustalić zakresu odpowiedzialności za niektóre zadania – str. 6-7 protokołu kontroli. Na przykład:

a) w zakresie czynności Skarbnika Gminy w pkt 11 zawarto „Prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta wydawanych, jako kierownik urzędu” – faktycznie Skarbnik rejestru tego nie prowadzi, zadanie to wykonuje pracownik do spraw obsługi Rady Gminy,

b) dwóm pracownikom zakresem obowiązków przypisano takie same zadania, formułując je następująco: „prowadzenie pełnej księgowości syntetycznej i analitycznej w zakresie dochodów i wydatków budżetu” oraz „prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w zakresie księgowości budżetowej wydatków i księgowości budżetowej dochodów”,

c) wskazanemu w protokole kontroli pracownikowi przypisano w pkt 26 zakresu czynności „rozliczenie wykonawców zgodnie z warunkami określonymi w umowach dot. realizacji zadań inwestycyjnych”, zaś w pkt 27 „rozliczanie zrealizowanych zadań inwestycyjnych, sporządzanie końcowych materiałów rozliczeniowych”. Nie sprecyzowano zakresu „rozliczania”. W praktyce zadania takie ma w zakresie również naczelnik Wydziału Infrastruktury, któremu powierzono „odbiory wykonanych prac i rozliczenie finansowo – rzeczowe”,

d) dwóm pracownikom Wydziału Infrastruktury powierzono zakresami obowiązków te same zadania dotyczące prowadzenia ewidencji dróg.

W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych kontrolę przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911). Stwierdzono, że:

a) konto 224 „Rozrachunki budżetu” w ewidencji budżetu wykazywało na koniec 2017 r. w zakresie zobowiązań z tytułu podatku VAT saldo Ma w wysokości 9.585,29 zł. Saldo to nie było zgodne ze stanem zobowiązań gminy wynikającym z deklaracji VAT-7 za grudzień 2017 r., wynoszącym 10.898 zł. Różnica wynosząca 1.312,75 zł stanowi według danych zawartych w protokole kontroli „nieopłacony VAT przez kontrahentów”. Kwota 10.898 zł została odprowadzona do urzędu skarbowego w dniu 25 stycznia 2018 r. Rzetelność zaprezentowania zobowiązań gminy (jako podatnika VAT) wobec urzędu skarbowego na koniec roku, które to zobowiązania oznaczają konieczności wydatkowania w styczniu środków pozostających na rachunku budżetu na koniec roku, ma istotne znaczenie dla prawidłowości ustalenia wolnych środków, którymi gmina dysponuje w następnym roku oraz wypełnienia wiersza „gotówka i depozyty w sprawozdaniu Rb-N – str. 14-16 protokołu kontroli,

b) na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe” ujęto kwotę 541.429,25 zł, na która składały się:

- kwota 5.623 zł stanowiąca zaległość podatkową zabezpieczoną hipoteką. Kwotę tę, jako należność wymagalną, należało ująć na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Należy bowiem wskazać, że sposób zabezpieczenia należności nie ma wpływu na jej długo- lub krótkoterminowy charakter. Na koncie 226 podlegają zaś ujęciu długoterminowe należności lub długoterminowe rozliczenia z budżetem,

- kwota 535.806,25 zł wyrażająca sumę opłat określonych w decyzjach zezwalających  na wycinkę drzew. Decyzje zezwalające na wycinkę drzew, wydane na podstawie  ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o. ochronie przyrody (Dz. U. z 2018 r. poz. 1614), określają wysokość opłat, które kontrahenci będą zobowiązani uiścić, ale tylko w przypadku nie wywiązania się z obowiązku wykonania nasadzeń zastępczych. Nie zawierają zatem bezwzględnego obowiązku ich wpłaty. Według przepisów art. 84 ust. 3 i 4  ustawy o ochronie przyrody, w przypadku naliczenia opłaty za usunięcie drzewa lub krzewu oraz uzależnienia wydania zezwolenia na usunięcie drzewa od wykonania nasadzeń zastępczych, organ właściwy do wydania zezwolenia odracza termin uiszczenia opłaty za jego usunięcie na okres 3 lat od dnia upływu terminu wskazanego w zezwoleniu na jego przesadzenie lub wykonanie nasadzeń zastępczych. Jeżeli przesadzone albo posadzone drzewa lub krzewy zachowały żywotność po upływie okresu, o którym mowa w ust. 3, lub nie zachowały żywotności z przyczyn niezależnych od posiadacza nieruchomości, należność z tytułu ustalonej opłaty za usunięcie drzew lub krzewów podlega umorzeniu. W praktyce oznacza to, że podlegająca realizacji należność z tytułu dochodów może ewentualnie powstać dopiero po 3 latach. Kontrola wykazała, że przypadki takie nie wystąpiły. W opisanej sytuacji w ocenie Izby właściwszym byłoby obejmowanie potencjalnych opłat (jako należności warunkowych) ewidencją pozabilansową i przenoszenie ich do ewidencji bilansowej dopiero w przypadku ziszczenia się warunku umożliwiającego dochodzenie tych należności – str. 18-19 protokołu kontroli,

c) nie ujmowano w księgach rachunkowych operacji naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, która powinna skutkować wykazaniem na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” zobowiązania działalności podstawowej wobec działalności socjalnej (w korespondencji z kontem kosztów). Przelewy równowartości odpisu na rachunek ZFŚS powinny być ujmowane jako zmniejszenie zobowiązania działalności podstawowej wobec działalności socjalnej – str. 64 protokołu kontroli,

d) wykonawcy robót dotyczących budowy parkingu przy Urzędzie Gminy Łomża z faktury wystawionej na kwotę 283.286,97 zł potrącono kwotę 4.249,30 zł jako karę za nieterminowe wykonanie umowy, w związku z czym poniesiono na rzecz wykonawcy wydatek w wysokości 279.037,67 zł. Potrąconą kwotę zarachowano na dochody budżetu, mimo że Urząd Gminy nie zrealizował kasowo na rachunku bieżącym wpłaty od wykonawcy z tytułu kar umownych, a także nie wypłacił całości wynagrodzenia na rzecz wykonawcy (kwotę 4.249,30 zł zaliczono też do wydatków budżetu). O kwotę 4.249,30 zł zawyżono zatem dochody i wydatki budżetu gminy w 2017 r., wbrew rzeczywistemu przebiegowi operacji gospodarczej i zasadzie kasowego ustalania dochodów i wydatków, o której mowa w § 5 rozporządzenia oraz art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) – str. 93  protokołu kontroli,

e) w ewidencji analitycznej środków trwałych nie zamieszczono wszystkich danych służących jednoznacznej identyfikacji poszczególnych obiektów, np. brak w niektórych przypadkach długości sieci wodociągowej i miejsca jej położenia czy długości niektórych dróg. Ujęcie w ewidencji wszystkich danych służących jednoznacznej identyfikacji środka trwałego jest niezbędne m.in. dla prawidłowego wypełniania obowiązków z art. 27 ustawy o rachunkowości, dotyczących powiązania wyników inwentaryzacji z danymi ksiąg rachunkowych – str. 107 protokołu kontroli,

f) wartości realizowanych inwestycji nie zwiększano o koszty projektowania i nadzoru wykonywanego przez pracowników Urzędu Gminy w ramach zakresu obowiązków. Dotyczyło to budowy parkingu (dokumentacja i nadzór) oraz budowy drogi i boiska w Jednaczewie (nadzór). Z opisu konta 080 „Środki trwałe w budowie ( inwestycje)” zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia wynika, że do kosztów inwestycji należy zaliczyć poniesione koszty dotyczące środków trwałych w budowie w ramach prowadzonych inwestycji zarówno przez obcych wykonawców, jak i we własnym zakresie. Artykuł 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości stanowi zaś, iż środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem. W praktyce zwiększenie kosztów inwestycji o koszty nadzoru wykonywanego przez pracowników Urzędu powinno polegać na przeniesieniu na konto 080 z kont zespołu 4 odpowiednio ustalonej kwoty kosztów ich wynagrodzenia, adekwatnej do nakładu pracy przy realizowanej inwestycji. Należy dodatkowo podkreślić, że obowiązujące przepisy nie zawierają wymogów w zakresie zachowania zgodności między kwotą wydatków w par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” a wartością kosztów inwestycyjnych ujętych na koncie 080, jak również zgodności wydatków bieżących poniesionych w poszczególnych paragrafach klasyfikacyjnych z odpowiednimi kontami zespołu 4. Zatem właściwe ustalenie wartości inwestycji – z uwzględnieniem kosztów pracy własnych pracowników – nie może skutkować zmianą klasyfikacji budżetowej wydatków poniesionych na wynagrodzenia – str. 91, 96 i 104 protokołu kontroli.

           Z danych zawartych na str. 8 protokołu kontroli wynika, że nieprawidłowo wypełniono wiersz „gotówka i depozyty” w sprawozdaniu Rb-N za IV kwartał 2017 r. w świetle instrukcji wypełniania tej pozycji sprawozdania zawartej w § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773). Wykazana w tym wierszu sprawozdania łącznego kwota 1.173.411,31 zł była bowiem wynikiem jedynie odjęcia od stanu środków na rachunku budżetu wynoszącego 2.232.701,51 zł niewykorzystanych dotacji podlegających zwrotowi do budżetu państwa (596.877,16 zł) oraz raty części oświatowej subwencji na styczeń 2018 r. (546.004 zł); ponadto w skład tej kwoty w sprawozdaniu łącznym wchodziły środki na rachunku ZUK w wysokości 83.590,96 zł. Wynika stąd, że wbrew przywołanemu przepisowi rozporządzenia nie powiększono jej o podlegające przekazaniu gminie w styczniu 2018 r. środki dotyczące dochodów z tytułu udziałów w podatkach dochodowych (174.241,89 zł) oraz nie pomniejszono o VAT należny podlegający odprowadzeniu w styczniu 2018 r. do urzędu skarbowego (według ewidencji 9.585,29 zł, a w rzeczywistości 10.898 zł). Według danych ewidencji kwota w pozycji „gotówka i depozyty” powinna wynosić 1.338.067,91 zł.

Analizując bilans Ośrodka Pomocy Społecznej w korespondencji z okazaną ewidencją księgowa tej jednostki stwierdzono m.in., że w bilansie i na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazano należności na kwotę 1.837.857,80 zł z tytułu wypłaconych świadczeń alimentacyjnych. Tożsamość kwot wynikających z ewidencji i wykazanych w bilansie OPS świadczy o niedokonywaniu odpisów aktualizujących należności od dłużników alimentacyjnych, mimo że z samego ich charakteru wynika, iż co do zasady posiadają one cechy wypełniające przesłanki dokonania odpisu, o których mowa w art. 35b ust. 1 pkt 3 i 5 ustawy o rachunkowości, jako należności o niskim prawdopodobieństwie ściągalności. Odpis aktualizujący powinien być dokonywany zapisami Wn 761 „Pozostałe koszty rodzajowe” – Ma 290 „Odpisy aktualizacyjne należności” w zakresie należności głównej i Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 w zakresie należności z tytułu odsetek – str. 8-10 protokołu kontroli.

           Analizując dokumentację dotyczącą wydatków niewygasających stwierdzono, że na 10 zadań objętych wykazem wydatków niewygasających 3 zadania nie zostały sfinansowane ze środków na wydatki niewygasające do upływu terminu określonego w wykazie stanowiącym załącznik do uchwały Nr XXXV/230/17 Rady Gminy Łomża z dnia 29 grudnia 2017 r. w sprawie zmian w budżecie na 2017 r. W dokumentacji dotyczącej 2 zadań stwierdzono rozbieżność między terminami realizacji wydatków ujętymi w wykazie a umowami obowiązującymi w czasie podejmowania uchwały, która to rozbieżność wskazywała na niemożliwość zrealizowania wydatków w ramach uchwalonego planu wydatków niewygasających:

a) w wykazie wydatków niewygasających przyjęto, że wydatki w kwocie 6.023 zł na dokumentację budowy ul. Leśnej w Konarzycach zostaną zrealizowane w terminie do 30 kwietnia 2018 r., zaś w treści umowy ustalonej aneksem z dnia 18 grudnia 2017 r. termin realizacji zadania przewidziano do 30 maja 2018 r.,

b) w wykazie wydatków niewygasających przyjęto, że wydatki w kwocie 52.710 zł na dokumentację przebudowy ul. Wiejskiej w Starej Łomży przy Szosie zostaną zrealizowane w terminie do 30 kwietnia 2018 r., zaś w treści umowy ustalonej aneksem z dnia 18 grudnia 2017 r. termin realizacji zadania przewidziano do 31 maja 2018 r.

Ponadto w wykazie wydatków niewygasających przyjęto, że wydatki w kwocie 14.760 zł na dokumentację budowy skrzyżowania drogi Mikołajki – Boguszyce zostaną zrealizowane w terminie do 30 kwietnia 2018 r. Jak wynika ze złożonych wyjaśnień, w czasie podejmowania uchwały umowa przewidywała termin realizacji zadania do 31 marca 2018 r. W 2018 r. przesunięto go na 15 kwietnia 2018 r. Jak wynika z ustaleń kontroli, faktura za to zadanie wpłynęła do Urzędu Gminy 20 kwietnia 2018 r., tj. w terminie umożliwiającym jej opłacenie w ciężar planu wydatków niewygasających. Mimo tego fakturę opłacono 4 maja 2018 r. ze środków budżetu na 2018 r., zaś środki z rachunku wydatków niewygasających zwrócono jako dochody na rachunek budżetu – str. 11-13 protokołu kontroli.

Łącznie z powodu niedostosowania w wykazie terminu realizacji wydatków niewygasających do terminów realizacji zadań zawartych w umowach z wykonawcami zawyżono wydatki 2017 r. i dochody 2018 r. o 58.733 zł. Z kolei z powodu nieopłacenia z rachunku wydatków niewygasających – mimo posiadania takiej możliwości – faktury za budowę skrzyżowania drogi Mikołajki – Boguszyce zawyżono dochody i wydatki 2018 r. o 14.760 zł.

W wyniku analizy postanowień uchwały Nr XIV/73/2000 Rady Gminy Łomża z dnia 25 lutego 2000 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych stanowiących własność gminy oraz ich wydzierżawienia lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata stwierdzono następujące brzmienie § 10: „ustala się, że wysokość opłaty adiacenckiej wynosi nie miej niż 50% różnicy między wartością nieruchomości przed wykonaniem urządzeń infrastruktury technicznej i wartością nieruchomości po ich wykonaniu”. Zapis ten obarczony jest błędem w świetle art. 146 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 121, ze zm.), ponieważ zgodnie z tym przepisem wysokość opłaty adiacenckiej może wynosić nie więcej niż 50% różnicy wartości nieruchomości, zaś stawka procentowa powinna zostać precyzyjnie ustalona przez organ stanowiący.

Ponadto na terenie gminy Łomża nie obowiązuje stawka opłaty adiacenckej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem. Stawkę tę Rada Gminy ma obowiązek określić na podstawie art. 98a ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Według okazanego wykazu, w 2017 r. wydano 78 decyzji w sprawie podziału nieruchomości, w tym 38 decyzji na „postanowienia o warunkach zabudowy”. Z protokołów z sesji Rady Gminy wynika, że Pan Wójt kilkukrotnie występował do Rady z projektem uchwały w przedmiocie ustalenia opłaty adiacenckiej (ostatni raz 29 listopada 2017 r.), jednakże Rada nie podjęła stosownej uchwały. Należy wskazać, że opłaty adiacenckie są jednym ze źródeł dochodów gminy, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z 13 listopada 2013 r. o dochodach jednostkach samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1530), zaś zaniechanie określenia przez Radę stawki uniemożliwia podejmowanie czynności w sprawie wydania decyzji ustalających należne gminie dochody – str. 28-29 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.       

Badaniu poddano powszechność opodatkowania podatkiem rolnym i stwierdzono nieprawidłowości polegające na nieprzedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które w myśl art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892) stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z powyższym organ podatkowy naruszył także art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego, także poprzez ewentualne wyegzekwowanie prawidłowo wypełnionych informacji. Łącznie w próbie przyjętej do kontroli stwierdzono w 2 przypadkach brak informacji zawierającej dane, na podstawie których dokonany został wymiar zobowiązania podatkowego w łącznej kwocie 218 zł – str. 39 protokołu kontroli.

           Ustalono ponadto, że kontrolowany organ podatkowy w roku 2017 wydał 5 decyzji w sprawie zmiany wysokości wymiaru należności podatkowych. Analizie poddano zgromadzony materiał dowodowy i stwierdzono, że wydawane decyzje nie uwzględniają wszystkich elementów uzasadnienia. Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu podatkowego, datę jej wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie – oraz podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego (art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej). Natomiast zgodnie z art. 210 § 1 HYPERLINK "http://sip.lex.pl/"pktHYPERLINK "http://sip.lex.pl/" 6 ustawy, integralną częścią każdej decyzji jest jej uzasadnienie faktyczne i prawne. Przytoczenie przepisów prawa to również wskazanie ich treści i relacji do stanu faktycznego sprawy i zasadami prawidłowo prowadzonego postępowania administracyjnego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Decyzja powinna wskazywać ustalony przez organ stan faktyczny, określać przesłanki zastosowania tej a nie innej kwalifikacji prawnej i ustalać, jakie okoliczności stanu faktycznego odpowiadają którym z fragmentów normy prawnej zastosowanej w sprawie, co nie zostało dopełnione przez organ podatkowy. Kompletność materiału zgromadzonego w sprawie jest zupełnie podstawowym, niejako pierwotnym warunkiem uznania, że po pierwsze została zrealizowana zasada prawdy obiektywnej, a po drugie, że ocena dowodów dokonana przez organ podatkowy jest oceną korzystającą z ochrony art. 191 Ordynacji podatkowej. Natomiast z art. 210 § 4 oraz z art. 235 tej ustawy nie wynika, aby uzasadnienie decyzji musiało przedstawiać stanowisko organu we wszystkich najdrobniejszych kwestiach proceduralnych. Uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia organu powinno odnosić się do okoliczności, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy – str. 40-41 protokołu kontroli.

           Analogiczne naruszenia zasad prowadzenia postępowania podatkowego oraz konstruowania decyzji podatkowych stwierdzono w wyniku dokonanej analizy decyzji wydawanych na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Ustalono, że w większości przypadków materiał dowodowy oraz treść uzasadnienia faktycznego nie wskazują faktów i dowodów, które pozwalałyby na uzyskanie przez organ podatkowy przywileju w postaci możliwości zastosowania ulgi w zapłacie zobowiązania podatkowego. Zdaniem organu podatkowego za ważny interes podatnika, który jest jedną z przesłanek umożliwiających zastosowanie ulgi należy rozumieć „zdarzenia losowe powodujące znaczne osłabienie zdolności płatniczych podatnika (gradobicie, powódź)”. Natomiast zgromadzony materiał dowodowy w niektórych przypadkach nie przedstawia (uwiarygodnia) uzyskiwanych dochodów i ponoszonych wydatków oraz nie pozwala stwierdzić czy sytuacja ma charakter nagły, niedający się przewidzieć i przejściowy. W konsekwencji należy uznać, że organ nie wypełnia dyspozycji wynikającej z art. 122 Ordynacji podatkowej, w myśl którego jest zobligowany do podejmowania w toku postępowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy – str. 56-57 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1445 ze zm.), której zasady prowadzenia określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Kontrola pozwoliła ustalić, że system informatyczny obsługujący w jednostce przedmiotową ewidencję nie spełnia warunków przewidzianych w § 2 rozporządzenia, zgodnie z którymi powinien umożliwiać:

- tworzenie raportów i zbiorczych zestawień według kryteriów definiowanych przez użytkownika;

- eksport danych zawartych w ewidencji do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego.

Struktura i zasady budowy pliku w formacie XML zostały określone w załączniku do rozporządzenia. Stwierdzono, że użytkowany przez kontrolowaną jednostkę program komputerowy nie odpowiada wymogom określonym w załączniku do rozporządzenia w zakresie struktur i zasad budowy pliku w formacie Rozszerzalnego Znacznika Języków XML po wygenerowaniu – str. 50-51 protokołu kontroli.

W związku z kontrolą wydatków na wynagrodzenia pracowników Urzędu Gminy kontrolującemu okazano dwa pisma z dnia 6 grudnia 2017 r. ustalające wynagrodzenie miesięczne dla Sekretarza Gminy, różniące się jedynie tym, że jedno z nich powołuje się tylko na przepisy powszechnie obowiązujące jako podstawę ustalenia wynagrodzenia, a drugie powołuje też regulamin wynagradzania pracowników Urzędu, w którego treści określona została przyjęta pismem XIX kategoria zaszeregowania (według adnotacji inspektora kontroli pierwsze pismo otrzymał on 10 maja 2018 r., a drugie 14 czerwca 2018 r.). Na obu okazanych pismach brak było numeru świadczącego o przechowywaniu ich w prawidłowo prowadzonych aktach osobowych. Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894) dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane

           Podczas kontroli wynagrodzeń weryfikacji poddano m.in. prawidłowość uzasadnienia i okresów przyznawania dodatków specjalnych w świetle postanowień art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936). Ustalono, że dwóm wskazanym w protokole kontroli pracownikom dodatek specjalny wypłacany jest nieprzerwanie od 2011 i 2012 r. Nie posiada on zatem charakteru świadczenia okresowego, stając się stałym elementem wynagrodzenia pracownika z tytułu ciągle wykonywanych zadań, które powinny być w związku z tym wynagradzane w ramach stałych składników. Zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań – str. 60-63 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków na obsługę prawną Urzędu, w tym realizacji postanowień wynikających z umów zawartych z dwoma radcami prawnymi, wykazała, że do obowiązków radców należy m.in. opiniowanie umów, porozumień i innych dokumentów. W wyniku kontroli wydatków inwestycyjnych stwierdzono, że na badanych umowach z wykonawcami brak dowodów zaopiniowania ich przez któregoś z radców prawnych – str. 64-65 protokołu kontroli.

W wyniku analizy zagadnień związanych z wykonywaniem zadań dotyczących zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków, realizowanych przez Zakład Usług Komunalnych, stwierdzono, że w treści sprawozdania M-06 za 2017 r. wykazano m.in. wodę pozyskaną z sieci (6 hydroforni na terenie gminy) i z zakupu –  odpowiednio 617,3 dam³ i 29,7 dam³, natomiast nie wykazano żadnych strat wody. Z kolei w rubryce sprawozdania „woda pozyskana na własne cele technologiczne” wykazano aż 213,1 dam³, co stanowi 32,94% do wody pozyskanej. W czasie kontroli dyrektor i główna księgowa ZUK złożyli wyjaśnienie, zgodnie z którym (…) W ilości 213,1 dam³ zawarto ilość pobranej wody na cele technologiczne, ale również straty wody. Prawidłowo wody pobrano na własne cele technologiczne w ilości 4,6 dam³ a straty wody 208,5 dam^3. W dniu 7 maja 2018 r. w/w błąd zgłoszono do Urzędu Statystycznego.

Według danych z wyjaśnienia straty wody w 2017 r. odpowiadały kwocie 619.245 zł (przychody z tytułu sprzedaży wody za 2017 r. wyniosły 1.358.404,43 zł). W złożonym wyjaśnieniu dyrektor ZUK stwierdził, że Z dniem 01.01.2017 roku Zakład Usług Komunalnych Gminy Łomża przejął obsługę sieci wodociągowych i kanalizacyjnych Gminy Łomża obsługiwanych do tego czasu przez Wodociągi Wiejskie sp. z o.o. w Łomży. Zostały przejęte sieci wodociągowe i kanalizacyjne, stacje uzdatniania wody, a także inne urządzenia wodociągowo – kanalizacyjne. Trzeba zauważyć, że w/w infrastruktura znajdowała się w bardzo złym stanie technicznym, a dodatkowo była bardzo zaniedbana (…). W takiej sytuacji jest oczywiste, że jest bardzo dużo awarii, a z tym wiążą się poważne straty wody i kosztowne naprawy urządzeń wodnokanalizacyjnych. Podstawowym zadaniem ZUK Gminy Łomża w pierwszym roku funkcjonowania było przede wszystkim zapewnienie ciągłości dostaw wody i odbiór ścieków. (…) Na rok 2018 przewidziana jest przebudowa i modernizacja dwóch najważniejszych stacji uzdatniania wody (…) Na pewno ta modernizacja przyczyni się do ograniczenia strat wody, gdyż będzie mniej awarii na stacjach i na sieciach wodociągowych, co pozwoli na oszczędności czasu, który będzie można wykorzystać w celu poszukiwań przyczyn strat wody w tym nielegalnego poboru wody.” – str. 69-70 protokołu kontroli.

Kontroli poddano prawidłowość naliczenia i przekazania w 2017 r. dotacji dla Społeczno-Oświatowego Stowarzyszenia Pomocy Pokrzywdzonym i Niepełnosprawnym „Edukator” w Łomży na prowadzenie publicznej szkoły podstawowej z oddziałem przedszkolnym w Lutostani. Przekazano dotację w łącznej wysokości 400.458,88 zł, która według ustaleń kontroli została wyliczona w skali całego roku zgodnie z obowiązującymi w 2017 r. przepisami art. 78b ust. 2 i 3 oraz art. 80 ust. 2da i 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2018 r. poz. 1457), mimo nieprawidłowości w jej przekazywaniu i aktualizowaniu w trakcie roku. Jak wynika z ustaleń kontroli, dotacja w części przypadającej na uczniów niepełnosprawnych, wynosząca 144.776,52 zł za 2017 r., została przekazana (w całości w tej kwocie) dopiero w dniu 19 grudnia 2017 r., mimo że we wniosku o udzielenie dotacji z 26 września 2016 r. podmiot prowadzący szkołę wykazał 2 uczniów niepełnosprawnych. W trakcie roku dotacja na prowadzenie szkoły była zatem przekazywana bez uwzględnienia wynikającej z części oświatowej subwencji kwoty przypadającej na uczniów niepełnosprawnych, co świadczy o jej pierwotnym ustaleniu w nieprawidłowej wysokości. Zgodnie z obowiązującym w 2017 r. art. 80 ust. 3c ustawy o systemie oświaty, dotację na prowadzenie szkoły należało przekazać się w 12 częściach, z czego wynika, że części te powinny stanowić 1/12 należnej, prawidłowo obliczonej dotacji (z zastrzeżeniem zmian jej wysokości w wyniku aktualizacji w trakcie roku). W złożonym wyjaśnieniu, podpisanym przez dyrektora Zarządu Ekonomicznego Szkół Gminy Łomża, wskazano, że (…) Z powodu braku zabezpieczenia środków w klasyfikacji budżetowej na uczniów niepełnosprawnych, comiesięczna dotacja była przekazywana na wszystkich uczniów Szkoły Podstawowej w Lutostani w podstawowej wysokości. Ponadto w wyjaśnieniu tym stwierdzono, że (…) Aktualizacji podstawowych kwoty dotacji dokonano w terminie innym niż przewidziane w art. 78c ust 3 pkt 1 i 2 ustawy. Brak możliwości dokonania wcześniejszych przeliczeń wynikał ze zmian kadrowych w Zarządzie Ekonomicznym Szkół Gminy Łomża (…). Po dokonaniu zmian w budżecie gminy (…) przelewem z dnia 19 grudnia 2017 r. przekazano stowarzyszeniu z wyrównaniem od początku roku środki z tytułu należnej dotacji.

Nie stwierdzono także dokumentacji potwierdzającej realizację obowiązku opublikowania w BIP podstawowej kwoty dotacji, jak tego wymagał art. 78e ustawy o systemie oświaty – str. 70-72 protokołu kontroli.

Obecnie obowiązki gminy dotującej prowadzenie przez inny podmiot publicznej szkoły podstawowej określają przepisy ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2203).

W zakresie prawidłowości zaciągania zobowiązań stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika na zawieranych przez gminę umowach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych. Wymóg opatrzenia takich umów kontrasygnatą Skarbnika, dla ich skuteczności, wynika z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, ze zm.) – str. 21 protokołu kontroli.

Sprawdzając rozliczenia kosztów podróży służbowych stwierdzono w przyjętej do kontroli próbie jeden przypadek nieprawidłowego delegowania Pana Wójta w podróż służbową w świetle przepisów § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) oraz art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych. Polecenie wyjazdu służbowego Pana Wójta podpisane zostało przez Skarbnika Gminy, zamiast przez Sekretarza – str. 66 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że z dniem 1 stycznia 2017 r. Zakład Usług Komunalnych Gminy Łomża przejął obsługę sieci wodociągowych i kanalizacyjnych od Wodociągi Wiejskie sp. z o.o. w Łomży, które to zadania zapisano w statucie ZUK. Od momentu powołania ZUK gmina przekazała temu zakładowi budżetowemu składniki majątkowe (środki transportowe, sprzęt, itp.) o wartości 596.481,75 zł, które ujęte są w ewidencji ZUK. Nie stwierdzono natomiast, aby ustanowiony został trwały zarząd nieruchomościami wykorzystywanymi przez ZUK do prowadzenia działalności wodociągowo-kanalizacyjnej. W szczególności wskazać należy na grunty, na których posadowionych jest 6 hydroforni. Nieruchomości te znajdują się w księgach rachunkowych Urzędu Gminy. Stosownie do postanowień art. 43 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 10 i art. 45 ustawy o gospodarce nieruchomościami, formą prawną władania nieruchomościami przez gminną jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej jest trwały zarząd, ustanowiony w drodze decyzji administracyjnej. Z kolei przez środki trwałe jednostki należy rozumieć środki stanowiące własność gminy, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki (§ 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont…) – str. 105-106 protokołu kontroli.

Jak wynika z ustaleń kontroli, okazany plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości na lata 2017-2019 nie odnosił się do niektórych elementów, które powinny składać się na jego treść w świetle przepisów art. 25 ust. 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomości (Dz. U. z 2018 r. poz. 121, ze zm.), a mianowicie nie zawierał postanowień dotyczących poziomu wydatków związanych z udostępnieniem nieruchomości zasobu oraz z nabywaniem nieruchomości do zasobu (art. 25 ust. 2a pkt 2 lit. b) ustawy) – str. 106 protokołu kontroli.

Analizując okazaną dokumentację dotyczącą przeprowadzonej w 2014 r. pełnej inwentaryzacji, w kontekście wymagań obowiązującej w Urzędzie instrukcji gospodarowania majątkiem trwałym…, stwierdzono brak harmonogramu inwentaryzacji, o którym mowa w § 12 pkt 5 instrukcji. Ponadto na arkuszach spisu z natury w 3 pozycjach brak wartości spisywanych składników (2 aparaty telefoniczne „Slican” i „Panasonic”, „szafa na dokumenty”). Z wyjaśnienia osoby odpowiedzialnej za rozliczenie inwentaryzacji wynika, że (…) nie wpisałem wartości środków, ponieważ środki te zostały już zdjęte ze stanu (zlikwidowane), omyłkowo znalazły się na wykazach – str. 108-109 protokołu kontroli.

           Ustalenia kontroli wynikające z analizy sprawozdania o zamówieniach publicznych udzielonych w 2017 r. wskazują na nieprawidłowe wykazanie danych dotyczących zamówień klasycznych o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986) i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy. Jako tego rodzaju zamówienia wykazano 3 zamówienia na roboty budowlane udzielone w trybie z wolnej ręki. Kontrola wykazała, że faktycznie liczba zamówień udzielonych w tym trybie to 2, ponieważ w rubryce tej ujęto bezpodstawnie zamówienie udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie (kwota 43.740 zł) – str. 78 protokołu kontroli.

    Nie stwierdzono opracowania planu zamówień publicznych. Zgodnie z art. 13a ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszczają je na stronie internetowej. Wymaganą treść planu określają przepisy art. 13 ust. 2 ustawy – str. 79 protokołu kontroli.

Badając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na budowę parkingu przy Urzędzie Gminy stwierdzono, że ogłoszenie o udzieleniu zamówienia opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 9 sierpnia 2017 r., tj. po 47 dniach od zawarcia umowy. Naruszono tym samym art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którym zamawiający ma obowiązek zamieścić ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego w BZP nie później niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego – str. 92 protokołu kontroli.

Kontrola zamówienia publicznego na budowę dróg w m. Podgórze wykazała, że w związku z przesunięciem o 15 dni terminu zakończenia robót (z 15 sierpnia na 31 sierpnia 2017 r.) i faktyczną datą odbioru (31 sierpnia 2017 r.) oraz zwiększeniem wartości robót, w drodze aneksu do umowy pierwotnej, z kwoty 284.340,50 zł do kwoty 321.814,24 zł nie wyegzekwowano od wykonawcy zaktualizowania gwarancji ubezpieczeniowej usunięcia wad i usterek. Kwota zabezpieczenia pierwotnie wynosiła 14.217,03 zł, a po aneksowaniu umowy powinna wynosić 16.080,94 zł – str. 85 protokołu kontroli.

           Kontroli poddano dokumentację zrealizowanych robót budowlanych oraz zbadano jej zgodność ze stanem faktycznym poprzez oględziny efektów wykonanych zadań, stwierdzając w szczególności, że:

a) w przedmiarach robót będących częścią dokumentacji technicznej nie wskazywano pozycji specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych zawierającej wymagania dla danej pozycji przedmiaru. Wymóg tego wskazania wynika z § 10 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (Dz. U. z 2013 r. poz. 1129) wydanego na podstawie art. 31 ust. 4 Prawa zamówień publicznych – str. 83, 88, 102 i 104 protokołu kontroli,

b) wystąpiły rozbieżności między stanem faktycznym stwierdzonym podczas oględzin a dokumentacją dotyczącą boiska w Jednaczewie:

- fundamenty pod słupy (ogrodzeniowe) według opisu do projektu miały mieć wymiary 50 x 50 x 120 cm, natomiast faktycznie posiadają kształt walca o Ø 35 cm i wysokości 112 cm. Według oświadczenia wykonawcy otwory pod fundamenty wykonano metodą „świdrowania”,

- boisko obramowane było (bok dłuższy od strony zachodniej) obrzeżem betonowym 8 x 30 cm ze śladami obetonowania (grubości kilku centymetrów). W opisie do projektu projektant wskazał „Po dłuższych bokach ogrodzenie systemowym ogrodzeniem panelowym o wysokości 4 m osadzono w fundamencie betonowym stanowiącym jednocześnie opór dla gruntu nasypowego.” W opisie jak i na rysunkach nie wskazano parametrów fundamentu.

W trakcie kontroli okazano protokół na okoliczność doprowadzenia przedstawionych rozbieżności do zgodności z dokumentacją. Wartość robót wykonanych w następstwie ustaleń kontroli to kwota 9.744,66 zł brutto – według wyliczeń inspektora ds. inwestycji Urzędu Gminy, który był jednocześnie inspektorem nadzoru budowy tego boiska. Ustalenia kontroli dotyczące budowy boiska świadczą o nierzetelnym wykonawstwie, nadzorze i odbiorze. W protokole odbioru końcowego zapisano, że nie stwierdzono „usterek i niedoróbek”. Przewodniczącym komisji odbierającej roboty był Pan Wójt, jak wynika z protokołu odbioru – str. 103-104 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

           Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wyeliminowanie sprzeczności między stanem faktycznym a postanowieniami regulaminu organizacyjnego Urzędu i statutu gminy odnośnie stanowiska Zastępcy Wójta.

2. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmian w statucie gminy dotyczących jednostek realizujących zadania gminy, stosownie do uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

3. Przeanalizowanie zakresów czynności pracowników i dokonanie w nich stosownych zmian, przy wykorzystaniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

4. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie dokonywania zapisów w księgach rachunkowych, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT w sposób zapewniający odzwierciedlenie w księgach rzeczywistego stanu rozrachunków gminy z urzędem skarbowym wynikającego z deklaracji VAT-7 gminy,

b) zaprzestanie ujmowania na koncie 226 zaległości podatkowych za względu na fakt zabezpieczenia ich hipoteką, mając na uwadze, że konto to służy do ewidencji należności długoterminowych, zaś sposób zabezpieczania należności nie świadczy o jej długo – lub krótkoterminowym charakterze; wyksięgowanie należności na kwotę 5.623 zł z konta 226 na konto 221; ponadto rozważenie przeniesienia z konta 226 do ewidencji pozabilansowej należności o charakterze warunkowym wynikających z decyzji zezwalających na wycinkę drzew, które kontrahenci byliby zobowiązani uiścić dopiero w przypadku nie wywiązania się z obowiązku wykonania nasadzeń zastępczych,

c) ujmowanie w księgach rachunkowych operacji naliczenia odpisu na ZFŚS, jako kosztu działalności podstawowej i zobowiązania wobec działalności socjalnej,

d) zaprzestanie dokonywania między rachunkami bankowymi jednostki przelewów niemających uzasadnienia w treści dokumentów obrazujących rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej, skutkujących zawyżeniem kwoty dochodów i wydatków budżetu,

e) zamieszczenie w ewidencji analitycznej środków trwałych wszystkich cech służących jednoznacznej identyfikacji poszczególnych obiektów inwentarzowych,

f) ustalanie wartości inwestycji z uwzględnieniem kosztów pracy pracowników Urzędu Gminy wykonujących dokumentację projektową i sprawujących nadzór inwestorski; stosowanie w tym zakresie zasad wskazanych w części opisowej wystąpienia.

5. Wypełnianie pozycji „gotówka i depozyty” sprawozdania Rb-N zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów wskazanych w części opisowej wystąpienia.

6. Przekazanie kierownikowi GOPS zawartych w części opisowej wystąpienia uwag dotyczących dokonywania odpisów aktualizacyjnych od należności przypadających od dłużników alimentacyjnych.

7. Zapewnienie, aby uchwalenie wykazu wydatków niewygasających nie prowadziło do sztucznego zawyżania dochodów i wydatków budżetu poprzez dokonywanie zwrotu środków z rachunku wydatków niewygasających na rachunek budżetu. W tym celu:

a) określanie terminów realizacji wydatków niewygasających ujętych w wykazie przyjętym przez Radę Gminy w sposób umożliwiający sfinansowanie tych wydatków według terminów realizacji zadań określonych w obowiązujących umowach z wykonawcami,

b) opłacanie faktur za realizację zadań objętych wykazem przed upływem terminu wykonania wydatków niewygasających, jeżeli faktury wpłynęły do jednostki przed tym terminem.

8. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej:

a) stawkę opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem,

b) precyzyjną stawkę opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej.

9. Egzekwowanie od podatników informacji w sprawie podatku rolnego w przypadkach przewidzianych przepisami ustawy o podatku rolnym.

10. Przestrzeganie wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie wymogów stawianych decyzjom podatkowym.

11. Stosowanie ulg w spłacie zobowiązań podatkowych wyłącznie po udowodnieniu w postępowaniu podatkowy istnienia przesłanek do ich zastosowania w kontekście wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

12. Dostosowanie programu komputerowego obsługującego ewidencję podatkową nieruchomości do wymogów określonych w przepisach rozporządzenia przywołanego w części opisowej wystąpienia.

13. Przestrzeganie obowiązku numerowania wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach osobowych pracownika.

14. Zaniechanie przyznawania dodatków specjalnych za stale wykonywane przez pracownika zadania, mając na uwadze okresowy charakter tego świadczenia wynikający z ustawy. Objęcie zadań stale wykonywanych przez pracownika zakresem jego obowiązków i wynagradzanie ich realizacji w ramach stałych składników wynagrodzenia.

15. Dokumentowanie realizowania przez radców prawnych spoczywającego na nich obowiązku opiniowania zawieranych przez gminę umów.

16. Zobowiązanie dyrektora ZUK do prawidłowego sporządzania sprawozdania M-06.

17. Podjęcie w porozumieniu z dyrektorem ZUK efektywnych działań minimalizujących straty wody.

18. Przestrzeganie wynikających z ustawy o finansowaniu zadań oświatowych obowiązków w zakresie przekazywania dotacji na prowadzenie szkoły podstawowej w prawidłowej wysokości, terminów aktualizowania jej wysokości oraz publikacji wymaganych danych w BIP.

19. Przedkładanie Skarbnikowi Gminy, lub osobie przez niego upoważnionej, dokumentów poświadczających dokonanie wszystkich czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, celem ich kontrasygnowania.

20. Odbywanie przez Pana Wójta podróży służbowych wyłącznie na podstawie poleceń wyjazdu służbowego wystawionych przez osobę pełniącą wobec Pana funkcje pracodawcy.

21. Wydanie decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami, którymi faktycznie włada Zakład Usług Komunalnych. Po wydaniu decyzji przekazanie wartości księgowej nieruchomości oddanych w trwały zarząd z ewidencji Urzędu do ewidencji ZUK.

22. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości zawierającego wszystkie elementy wymienione przepisami art. 25 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami.

23. Zapewnienie rzetelnego przeprowadzania inwentaryzacji drogą spisu z natury i dokumentowania jej zgodnie z wymaganiami przepisów wewnętrznych.

24. Prawidłowe sporządzanie sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych.

25. Zamieszczanie na stronie internetowej planów postępowań o udzielenie zamówień publicznych, stosownie do przepisów art. 13a Prawa zamówień publicznych.

26. Przestrzeganie terminu publikacji w BZP ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego.

27. Egzekwowanie od wykonawców zamówień publicznych przedłużenia ważności oraz zaktualizowania wartości gwarancji stanowiącej zabezpieczenie należytego wykonania umowy w przypadku przedłużenia terminu wykonania zamówienia i zwiększenia jego wartości.

28. Dołożenie większej staranności przy weryfikacji rzetelności, wewnętrznej spójności i zgodności z obowiązującymi przepisami treści dokumentacji stanowiącej podstawę wykonania robót budowlanych, mając na uwadze ustalenia zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

29. Zobowiązanie osób biorących ze strony gminy udział w nadzorowaniu i odbiorze robót budowlanych do dołożenia należytej staranności przy weryfikacji ich wykonania zgodnie z dokumentacją.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku