Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Krynkach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 lipca 2018 roku (znak: RIO.I.6001-3/18), o treści jak niżej:

Pan

Jolanta Gudalewska

Burmistrz Krynek

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Krynki za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Krynkach  na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Analiza zagadnień dotyczących procedur kontroli dokumentów finansowo-księgowych wykazała w szczególności, że w Urzędzie Miejskim w Krynkach obowiązuje instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych zawierająca wykaz osób upoważnionych do kontroli dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym, które nie są już pracownikami Urzędu (m.in. wymienia poprzednią Skarbnik Gminy i nie pracującą już osobę zajmującą stanowisko Zastępcy Skarbnika – str. 4-6 protokołu kontroli.

Badając dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), stwierdzono, że według postanowień przepisów wewnętrznych do konta 800 „Fundusz jednostki” mają być prowadzone konta analityczne: 800-1 „Fundusz środków obrotowych”, 800-2 „Fundusz środków trwałych” i 800-3 „Fundusz środków na inwestycje”. Tak określona ewidencja szczegółowa do konta 800 jest wzorowana na rozwiązaniach przyjętych w zarządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 1985 r. w sprawie planów kont dla jednostek gospodarki uspołecznionej (M.P. Nr 12, poz. 95). Zarządzenie to dotyczyło m.in. jednostek i zakładów budżetowych i zalecało w zakresie funduszy jednostki prowadzenie kont służących do ewidencji funduszy stanowiących równowartość środków trwałych i środków obrotowych (zespół 8) oraz funduszy inwestycyjnych (zespół 9). Zgodnie z opisem konta 800 zamieszczonym w załączniku nr 3 do obu wskazanych wyżej rozporządzeń, ewidencja szczegółowa do tego konta powinna zapewnić możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki. W następstwie uwag przekazanych przez kontrolujących w tym zakresie w ramach instruktażu, opracowano właściwe zasady prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 800, które zostały wprowadzone zarządzeniem Pani Burmistrz z dnia 6 kwietnia 2018 r. – str. 8-9  protokołu kontroli.

Ponadto w polityce rachunkowości przyjęto rozwiązanie, że jednorazowo przez spisanie w koszty umarza się książki i inne zbiory biblioteczne, odzież i umundurowanie, dywany oraz  pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnym, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania. Przyjęte rozwiązanie oznacza, że spośród środków trwałych, które mogą być umarzane jednorazowo – wymienionych w § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. – w polityce rachunkowości zostały wyłączone meble. W kontrolowanej jednostce w 2017 r. jednorazowo były umarzane meble o wartości jednostkowej poniżej 3.500 zł, natomiast 6 zestawów mebli biurowych  zakupionych w czerwcu 2017 r. jest umarzane stopniowo. Wartość poszczególnych zestawów wynosi od 3.560 zł do 12.650 zł, przy czym wartość każdego zestawu stanowi sumę wartości początkowych jednostkowych składników mebli kształtujących się od 100 zł do 2.000 zł. Ponadto do wyceny zestawów przyjęto odboje (cena jednostkowa 50-70 zł/kpl.) i wózki pod komputery (cena jednostkowa 35 zł/szt.). Zasadność przyjętego sposobu ewidencji budzi zastrzeżenia z punktu widzenia traktowania różnorodnych elementów mebli jako pojedynczego środka trwałego; definicję środka trwałego określa art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości – str. 7 i 11  protokołu kontroli.

Analiza zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, pod kątem zgodności z ustawą o rachunkowości, rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… oraz regulacjami przyjętymi w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, wykazała nieprawidłowości i uchybienia polegające na tym, że:     

a) przyjęcie na stan środków trwałych uzyskanych w wyniku rozliczenia zadań inwestycyjnych było księgowane zapisami Wn 011 „Środki trwałe” – Ma 800-2 i Wn 800-3, Ma 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, zamiast jednym zapisem Wn 011 – Ma 080 – str. 10 i 12 protokołu kontroli;

b) przyjęcie na stan używanych środków trwałych otrzymanych nieodpłatnie od gminnej instytucji kultury zostało zaksięgowane zapisami: wartość początkowa Wn 011 – Ma 800-2, dotychczasowe umorzenie Wn 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” – Ma 800-2, zamiast zapisami: nieumorzona część wartości początkowej – Wn 011 – Ma 800, dotychczasowe umorzenie – Wn 011 – Ma 071 – str. 9-10  protokołu kontroli;

c) w jednym przypadku dokonano nieprawidłowego księgowania rozchodu całkowicie umorzonego samochodu poprzez odniesienie całej wartości początkowej na zmniejszenie funduszu (zapis Wn 800-2 – Ma 011) i dokonanie przeniesienia dotychczasowego umorzenia z konta 071 na zwiększenie funduszu (zapis Wn 071 – Ma 800-2), zamiast wyksięgowania wartości początkowej samochodu z konta 011 w korespondencji z kontem 071 – str. 10  protokołu kontroli;

d) w grupie budynków w księdze środków trwałych nie został ujęty budynek Ośrodka Sportu i Rekreacji w Krynkach o wartości początkowej 172.782,04 zł, który błędnie został zakwalifikowany do obiektów inżynierii lądowej i wodnej. Z kolei grunty są wykazane w księdze inwentarzowej z podaniem wartości dla poszczególnych obrębów obejmujących dane miejscowości (łącznie 192.625 zł), bez zamieszczenia wartości poszczególnych działek; według zasad funkcjonowania konta 011 określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, ewidencja analityczna powinna umożliwiać ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych, zaś w świetle przepisów art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości za odrębny środek trwały należy uznać każdą działkę gruntu mogącą stanowić odrębny przedmiot własności – str. 12  protokołu kontroli;

e) przekwalifikowanie zestawu komputerowego o wartości początkowej 2.488 zł ze środków  trwałych do pozostałych środków zaksięgowano zapisami: Wn 071 – Ma 011 (dotychczasowe umorzenie 1.057,40 zł) i Wn 800 – Ma 011 (wartość nieumorzona 1.430,60 zł), zamiast zapisami: Wn 013 – Ma 011 (wartość początkowa 2.488 zł), Wn 071 – Ma 072 (dotychczasowe umorzenie 1.057,40 zł) i Wn 072 – Ma 401 „Zużycie materiałów i energii” (nieumorzona wartość 1.430,60 zł). Błędne księgowania zostały skorygowane w trakcie kontroli zapisem Wn 401 – Ma 800 na kwotę 1.430,60 zł – str. 10 i 12  protokołu kontroli;

f) na stan pozostałych środków trwałych przyjęto zakup 228 m2 siatki polipropylenowej o wartości 1.329,24 zł, której w ewidencji ilościowo-wartościowej nadano numer inwentarzowy. Według  informacji uzyskanych w trakcie kontroli zakupiony składnik w rzeczywistości jest urządzeniem boiskowym („piłkołapem”) zamontowanym na boisku na istniejących elementach ogrodzenia. Zakupiony „piłkołap”, stanowiący element boiska, nie jest odrębnym środkiem trwałym o niskiej wartości, lecz stanowi część składową boiska, w związku z czym jego wartość powinna zwiększyć wartość boiska – str. 12-13  protokołu kontroli;

g) przyjęcie stołu tenisowego o wartości 1.989 zł zakupionego dla Zespołu Szkół Samorządowych zaksięgowano zapisem Wn 013 „Pozostałe środki trwałe” – Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, dokonując równoległego księgowania jednorazowego umorzenia zapisem Wn 401 – Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych…”, zaś zdjęcie stołu ze stanu ujęto zapisem Wn 072 – Ma 013. Prawidłowo w tym przypadku należało przyjęcie środka trwałego o niskiej wartości ująć zapisem Wn 013 – Ma 201 (bez księgowania jednorazowego umorzenia, ponieważ nie został on przyjęty do używania w Urzędzie), a jego nieodpłatne przekazanie powinno być zaksięgowane zapisem Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 013 – str. 13  protokołu kontroli;

h) koszty finansowe ujęte w 2017 r. na koncie 751 „Koszty finansowe” są zawyżone o koszty usług bankowych wynoszące 1.881,71 zł (koszty te powinny być ujęte na koncie 402 „Usługi obce”) i opłat komorniczych – 56,64 zł (koszty te powinny być ujęte na koncie 403 „Podatki i opłaty”) oraz zaniżone o kwotę odsetek od pożyczek należnych za grudzień 2017 r. wynoszącą 424,26 zł, którą pominięto w księgach 2017 r. wbrew zasadzie memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy. Rzeczywiste koszty finansowe poniesione w 2017 r. powinny wynosić 34.058,30 zł – str. 14-15  protokołu kontroli.

i) niewłaściwie prowadzona ewidencja szczegółowa konta 800, polegająca na wyodrębnieniu funduszu w środkach obrotowych, w środkach trwałych i w środkach inwestycyjnych, oraz nieprawidłowe księgowania związane z przyjęciem na stan środków trwałych z inwestycji oraz z innymi przychodami i rozchodami środków trwałych w budowie spowodowały zawyżenie kwot zwiększeń i zmniejszeń funduszu po 2.277.952,61 zł. W związku z ustaleniami kontroli poinstruowano Skarbnika o konieczności dokonania w księgach rachunkowych 2017 r. korekt nieprawidłowych zapisów na koncie 800, mających na celu zapewnienie prawidłowej prezentacji danych w jednostkowym zestawieniu zmian w funduszu Urzędu za 2017 r.:

- w odniesieniu do rozliczeń efektów inwestycyjnych zapis ujemny Wn 800-3 – Ma 800-2 (1.986.882,82 zł),

- w odniesieniu do wartości nieodpłatnego otrzymania częściowo umorzonych środków trwałych zapis ujemny Wn 800-2 – Ma 800-2 (226.676,79 zł),

- w odniesieniu do księgowań związanych ze sprzedażą całkowicie umorzonych samochodów zapis ujemny Wn 800-2 – Ma 800-2 (64.393 zł) – str. 15-19  protokołu kontroli.

W dniu 17 kwietnia 2018 r. została sporządzona korekta jednostkowego zestawienia zmian w funduszu Urzędu Miejskiego, uwzględniająca uwagi wynikające z analizy zapisów na koncie 800. Szczegółowy opis zmian w poszczególnych pozycjach zestawienia zmian w funduszu jednostki zawarto na str. 27 protokołu kontroli.

Na podstawie zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych załączonych do sprawozdania finansowego Zakładu Komunalnego w Krynkach za 2017 r. (jednostka budżetowa gminy Krynki) stwierdzono, że mimo realizacji przez ZK wydatków majątkowych w zestawieniu tym nie występuje konto 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” służące do księgowania równowartości wydatków poniesionych z budżetu na finansowanie budowy środków trwałych i zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – str. 27-28 protokołu kontroli.

W okazanej kontrolującym wersji roboczej zestawienia zmian w funduszu Zakładu Komunalnego za 2017 r. zwiększenia i zmniejszenia funduszu wynoszące odpowiednio 1.367.555,21 zł i 2.014.785,42 zł są niższe od obrotów stron Ma i Wn konta 800 o kwotę 19.663,27 zł, odpowiadającą wartości środków wydatkowanych na wykonanie chodników, które następnie zostały przekazane na stan Urzędu Miejskiego. W zwiększeniach funduszu w pozycjach I.1.4. „Środki na inwestycje” i I.2.6. „Wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych i środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych” wykazano wartości zerowe. Równowartość środków budżetu wydatkowanych na finansowanie środków trwałych w budowie w wysokości 19.663,27 zł została w analizowanym sprawozdaniu pominięta (jak wyżej wskazano konto 810 nie występuje w planie kont ZK). Koszty związane z poniesieniem wydatków majątkowych na budowę chodników zostały ujęte na kontach zespołu 4, zamiast na koncie 080. Z zapisów na koncie 800 w Zakładzie Komunalnym wynika, że pod datą 31 grudnia 2017 r. dokonano księgowań związanych z przyjęciem na stan i nieodpłatnym przekazaniem do Urzędu chodników błędnymi zapisami Wn 013 – Ma 800 i Wn 800 – Ma 013) – str. 27-28 protokołu kontroli.

Kontrola operacji i ewidencji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT wykazała, że dochody budżetu realizowane przez Zakład Komunalny ze sprzedaży opodatkowanej podatkiem od towarów i usług są przekazywane do budżetu gminy w kwotach brutto (zawierających podatek VAT). Poza przekazaniem podatku VAT należnego w kwocie dochodów ze sprzedaży, Zakład Komunalny przelał na rachunek budżetu w lutym, maju, wrześniu i listopadzie kolejne środki pieniężne odpowiadające różnicy za te miesiące pomiędzy VAT należnym i VAT naliczonym podlegającym odliczeniu w łącznej kwocie 36.311,52 zł. Stwierdzono, że środki przekazane w celu rozliczenia podatku w ramach centralizacji w ewidencji Zakładu są kwalifikowane jako wydatki w par. 4530 „Podatek od towarów i usług (VAT)”, podobnie jak opłacenie faktur dostawców i wykonawców w części dotyczącej VAT podlegającego odliczeniu od należnego VAT (w efekcie część wydatków na zakup dostaw i usług prezentowana jest w par. 4530, zamiast w paragrafie właściwym dla finansowanego z budżetu zadania). Łączne wydatki sklasyfikowane w 2017 r. w par. 4530 wyniosły 70.009,28 zł. Z kolei środki zwracane z budżetu gminy do ZK w wysokości różnicy pomiędzy VAT naliczonym podlegającym odliczeniu i VAT należnym Zakład Komunalny wykazuje jako dochody w par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów”.

Stosowany w Zakładzie Komunalnym system rozliczenia VAT  powoduje dublowanie niektórych rozliczeń powodujące zawyżenie dochodów i wydatków budżetu. W związku z przekazywaniem  do budżetu dochodów ze sprzedaży w kwocie brutto następuje już bowiem przekazanie należnego VAT podlegającego rozliczeniu w ramach centralizacji z urzędem skarbowym. Bezzasadne jest więc dodatkowe przekazywanie środków w wysokości wynikającej z miesięcznych „deklaracji cząstkowych” Zakładu, który to wymóg wynika z pkt 7 załącznika nr 2 do zarządzenia Nr 190/2016 Pani Burmistrz z dnia 5 grudnia 2016 r. Podobne obiekcje budzi również zapis w zarządzeniu, że w przypadku wystąpienia w deklaracji cząstkowej nadwyżki podatku naliczonego nad należnym Gmina Krynki dokona zwrotu tej kwoty na rachunek jednostki w ciągu 60 dni od dnia złożenia deklaracji bądź po otrzymaniu tych środków z Urzędu Skarbowego. Wskazać należy, że centralnym rozliczeniem w gminie Krynki objęte są wyłącznie jednostki budżetowe, a więc podmioty odprowadzające wszelkie wpływy do budżetu. Zatem przekazywanie na ich rachunki środków stanowiących dochody budżetu (pochodzących z fizycznie dokonanych zwrotów VAT przez urząd skarbowy) należy ocenić jako nieuzasadniony transfer środków do i z jednostek. Rozwiązanie przyjęte w zarządzeniu miałoby uzasadnienie w przypadku rozliczeń budżetu z zakładem budżetowym. Zwrócenia uwagi wymaga też, że z ewidencji budżetu wynikają salda rozliczeń z tytułu podatku VAT, które nie powinny występować w tej ewidencji. Mianowicie na stronie Wn konta 224 „Rozrachunki budżetu” wykazano saldo w wysokości 3.213,64 zł opisane w protokole kontroli jako należność od US z tytułu zwrotu podatku VAT. Należy wskazać, że zwrot gminie podatku VAT od US stanowi operację skutkująca powstaniem dochodu budżetu, zatem należność z tego tytułu powinna być ujęta w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej. Mimo tak opisanego salda należności na koncie 224, na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” widnieje w ewidencji budżetu dodatkowo saldo należności w kwocie 758,07 zł jako należności od Urzędu Miejskiego i ZSS z tytułu VAT, co budzi istotne wątpliwości co do jego realności wobec istnienia należności gminy od US z tytułu zwrotu VAT, a także faktu gromadzenia dochodów Urzędu ze sprzedaży opodatkowanej VAT bezpośrednio na rachunku budżetu. Z drugiej strony, na koncie 240 w ewidencji budżetu ujęto zobowiązanie wobec ZK w wysokości 3.859,21 zł, które należy wiązać z opisanym wyżej transferowaniem środków do i z Zakładu Komunalnego w związku z centralnym rozliczeniem VAT – str. 32-36 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy budżetu gminy oraz jednostkowych sprawozdań Rb-27S i Rb-28S sporządzanych przez Zakład Komunalny w Krynkach, który pełni funkcje przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, ustalono, że całość dochodów i wydatków związanych z tą działalnością jest prezentowana w dziale 900 „Gospodarka komunalna i ochrona środowiska”, rozdział 90001 „Gospodarka ściekowa i ochrona wód”. Zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową, określoną rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) w wymienionym rozdziale klasyfikacji budżetowej należy wykazywać dochody i wydatki związane ze zbiorowym odprowadzaniem ścieków, zaś dochody i wydatki związane ze zbiorowymi dostawami wody powinny być planowane i realizowane w dziale 400 „Wytwarzanie i zaopatrywanie w energię elektryczną, gaz i wodę”, rozdział 40002 „Dostarczanie wody”. W wymienionych podziałkach klasyfikacji budżetowej nie wykazuje się natomiast wydatków inwestycyjnych związanych z budową urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych na terenach wiejskich, które należy planować w dziale 010 „Rolnictwo”, rozdział 01010 „Infrastruktura wodociągowa i  sanitacyjna wsi”. Uwagi kontrolujących w przedstawionym zakresie zostały uwzględnione przy zmianie budżetu gminy na 2018 r. – str. 21-22 protokołu kontroli; 

Badając procedurę opracowania projektu budżetu gminy na 2017 r. ustalono, iż w przekazanych w dniu 14 listopada 2016 r. jednostkom budżetowym informacjach niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych ujęto tylko łączną kwotę dochodów i wydatków. Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542) przekazywane kierownikom jednostek informacje w zakresie wydatków mają być sporządzone w szczegółowości określonej w art. 236 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.). Według ogólnej zasady z art. 236 ust. 1 ustawy szczegółowość planu wydatków budżetu gminy ma obejmować w zakresie klasyfikacji budżetowej co najmniej działy i rozdziały. Natomiast art. 236 ust. 5 ustawy przewiduje, że organ stanowiący gminy może ustalić większą szczegółowość planu wydatków. Informacje przekazane w dniu 4 stycznia 2017 r. o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek zawierały pełną szczegółowość klasyfikacji dochodów i wydatków – str. 42 protokołu kontroli.

Rada Miejska nie podjęła uchwały w sprawie przyjęcia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Krynki, który obowiązywałby od 2015 r.  Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1234) rada gminy uchwala wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy. W trakcie kontroli uchwałą Nr XXV/157/2018 z dnia 29 marca 2018 r. Rada Miejska w Krynkach przyjęła wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Krynki na lata 2018-2022 – str. 43 protokołu kontroli.

Nie okazano także planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Na podstawie art. 25 ust. 2a ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 121, ze zm.) plan taki Pani Burmistrz powinna opracować na okres 3 lat. W następstwie ustaleń kontroli, zarządzeniem Pani Burmistrz Nr 320/2018 z dnia 23 maja 2018 r. wprowadzono plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości na lata 2018-2020 – str. 43-44 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości wykazała, że opłacane przez nabywców koszty sporządzenia dokumentacji związanej z przygotowaniem nieruchomości do zbycia ewidencjonowano jako dochody w par. 0770 „Wpływy z odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”. Wpłacane przez nabywców kwoty z tego tytułu nie stanowiły ceny nabycia nieruchomości – były one ponoszone dodatkowo, o czym informowano w ogłoszeniach o przetargach. Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują obowiązku uiszczania przez nabywców nieruchomości poniesionych przez gminę kosztów dokumentacji związanej z przygotowaniem nieruchomości do zbycia (zaliczania ich na poczet ceny). W związku z tym nie stanowią one dochodów ze zbycia nieruchomości i nie powinny być kwalifikowane jako dochody majątkowe w par. 077. W badanych postępowaniach w ten sposób zaewidencjonowano łącznie 1.186 zł. Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość dochodów majątkowych i bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych) – str. 45-46 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość realizacji dochodów z najmu i dzierżawy stwierdzono, iż umowa dzierżawy części niezabudowanej nieruchomości zawarta 30 czerwca 2001 r. z Polkomtel S.A. przewiduje termin płatności czynszu w terminie 21 dni od otrzymania faktury. Faktury były wysyłane dzierżawcy zwykłym listem i zawierały – niezgodnie z umową – 3-tygodniowy termin płatności liczony od daty wystawienia faktury, a nie jej otrzymania. Z uwagi na wysyłanie faktur zwykłym listem nie można ustalić terminu otrzymania przez dzierżawcę faktury, a tym samym sprawdzić terminowości dokonywania przez niego wpłat i naliczania ewentualnych odsetek. Kwota należności wynosząca 874,36 zł, wynikająca z faktury z 4 grudnia 2017 r. została wykazana w należnościach wymagalnych. Z uwagi na wysłanie faktury listem zwykłym niemożliwe jest jednoznaczne zweryfikowanie rzeczywistej wymagalności tej kwoty na dzień 31 grudnia 2017 r. w świetle postanowień umowy – str. 48 protokołu kontroli.

W 2017 r. dochody gminy z opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste wyniosły 64,78 zł i pochodziły od dwóch użytkowników wieczystych. Wysokość pobieranych opłat nie była aktualizowana od czasu ustalenia prawa, tj. od 1996 r., mimo niewątpliwego wzrostu wartości nieruchomości. Zgodnie z art. 77 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w brzmieniu obowiązującym od 9 października 2011 r., wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej podlega aktualizacji nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. Przeprowadzenie aktualizacji ustalonych tak dawno opłat jest więc obowiązkiem Pani Burmistrz.

Ponadto jeden z dwóch użytkowników wnoszących opłaty, który nabył w 2005 r. prawo użytkowania wieczystego działki oddanej w użytkowanie wieczyste w 1996 r., wnosi opłatę roczną w wysokości 8,78 zł, zamiast 10,10 zł. Za okres 2006-2017 opłata została zaniżona o 15,84 zł.

W wyniku kontroli dochodów z tytułu użytkowania wieczystego ustalono, iż od części użytkowników nie pobierano żadnych opłat. W trakcie kontroli pracownik pełniący obowiązki kierownika Referatu Gospodarczego sporządził „Wykaz wieczystych użytkowników z gminy Krynki”. Na podstawie wykazu oraz danych z ewidencji gruntów na dzień 22 marca 2018 r. ustalono, iż w użytkowaniu wieczystym znajduje się 9 nieruchomości stanowiących własność gminy o łącznej powierzchni 0,5688 ha, za które gmina nie pobiera opłat rocznych. Według złożonego przez Panią wyjaśnienia W aktach notarialnych dotyczących użytkowania wieczystego nie wskazano wartości opłaty za użytkowanie wieczyste gruntu. W związku z powyższym, takiej opłaty nie pobierano. Na dzień dzisiejszy zostały wszczęte postępowania zmierzające do naliczania opłat za użytkowanie wieczyste.

W trakcie kontroli, pismem z dnia 22 marca 2018 r., gmina Krynki wystąpiła do rzeczoznawcy majątkowego o wycenę wszystkich działek, na których ustanowiono użytkowanie wieczyste. Podjęte czynności powinny zapewnić ustanowienie opłaty za użytkowanie wieczyste każdej z nieruchomości i rozpoczęcie jej pobierania, a także zaktualizowanie opłat od użytkowników wieczystych, którzy je wnosili – str. 49-53 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy zagadnień dotyczących opłaty adiacenckiej i renty planistycznej stwierdzono, że żaden z pracowników Urzędu nie ma w zakresie czynności powierzonych zadań z zakresu ustalania przesłanek do wszczęcia procedury naliczenia należności z wymienionych tytułów – str. 54 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800), jest Pani Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Przeprowadzona kontrola dotyczyła m.in. ewidencji podatkowej nieruchomości, przewidzianej treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1785, ze zm.). Zasady prowadzenia ewidencji reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Ustalono, że prowadzona w systemie informatycznym ewidencja podatkowa nie spełnia wszystkich warunków przewidzianych w § 5 wyżej wymienionego rozporządzenia. Główną nieprawidłowością jest to, iż całość ewidencji gruntów przetwarzanej przez system informatyczny nie jest prowadzona z podziałem na poszczególne działki posiadane przez podatników. Należy zaznaczyć również, iż § 2 ust. 2 pkt wyżej przytoczonego rozporządzenia stwierdza, że system informatyczny powinien umożliwiać eksport danych zawartych w prowadzonej ewidencji podatkowej do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego. Przeprowadzona kontrola nie stwierdziła, aby posiadany przez kontrolowaną jednostkę system komputerowy, służący do wymiaru oraz ewidencji podatków lokalnych, posiadał wyżej wymienioną funkcję pozwalającą wyeksportować dane w formacie i strukturze zgodnej ze wskazaniami załącznika. Brak poprawnie działającej funkcji eksportu danych uniemożliwia pracownikom kontrolowanej jednostki przeprowadzenie porównania danych z informatycznej ewidencji podatkowej prowadzonej przez kontrolowany organ podatkowy z ewidencją gruntów i budynków, która jest prowadzona przez Starostwo Powiatowe w Sokółce – str. 58 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych ustalono, że podatnik wskazany na str. 66 protokołu kontroli nie jest właścicielem zadeklarowanych gruntów i w złożonej deklaracji podatkowej ujawnia większą powierzchnię gruntów niż to wynika z umowy z właścicielem. Dalszy opis na tej stronie protokołu kontroli wskazuje przypadek podatnika, u którego kontrolujący nie mógł zweryfikować powierzchni gruntów zadeklarowanej do podatkowania ponieważ nie figuruje on w ewidencji gruntów i budynków jako właściciel, co jest pochodną zaniedbania pracowników jednostki. Nieprawidłowości stwierdzono również w deklaracji podatkowej osoby prawnej mającej współwłasność z osobami fizycznymi, gdzie podatnik połączył dwie różne współwłasności w jedną i w rezultacie podatek za nie zadeklarował w jednej deklaracji podatkowej. Taki sposób działania podatnika stanowi naruszenie art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892) stanowiącego, iż jeżeli grunty, o których mowa w art. 1, stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach), z zastrzeżeniem ust. 6 i 7 – str. 67 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości w podatku rolnym, opisane na str. 86-87 protokołu kontroli, stwierdzono również w grupie podatników stanowiących osoby fizyczne. Ustalono między innymi pojedynczy przypadek dołączenia gruntów będących wspólnotą małżeńską do gruntów będących odrębną własnością podatników, 4 przypadki błędnego ustalenia podstawy opodatkowania, 2 przypadki nieprawidłowego opodatkowania współwłasności.

Badaniu poddano prawidłowość osiągania dochodów z tytułu opodatkowania podatkiem leśnym osób prawnych. Ustalono, iż w deklaracji podatkowej kontrolowana jednostka zawyżyła powierzchnię posiadanych lasów. Spowodowane było to tym, iż podatnik ze współwłasności wyliczył posiadane udziały w powierzchniach lasów i dołączył je do deklaracji podatkowej, w której deklarował lasy będące jego wyłączną własnością. Taki sposób postępowania podatnika stoi w sprzeczności z zapisami art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1821), wskazującymi, iż jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi wówczas odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Podobna sytuacja zachodziła również u podatnika przywołanego na str. 73 protokołu kontroli, który składając deklaracje na podatek leśny na lasy stanowiące współwłasność z osobami fizycznymi, wyliczał tylko swoje udziały w posiadanych powierzchniach lasów i deklarował wyliczone ułamkowe części posiadanych lasów, natomiast osoby fizyczne będące również współwłaścicielami tych lasów deklarowały ich powierzchnie prawidłowo, zgodnie z cytowanymi wyżej przepisami. Nieprawidłowości ustalono również w przypadku deklaracji podatkowej złożonej przez innego podatnika wskazanego na str. 73 protokołu kontroli. W załączniku do deklaracji wykazał on prawidłową powierzchnię gruntów, tj. 7.077,8492 ha jako powierzchnię ogólną posiadanych lasów, zgodną z okazanymi przez kontrolowaną jednostkę danymi z ewidencji gruntów i budynków. Natomiast powierzchnia ogólna lasów wyliczona z danych znajdujących się w sekcjach D oraz E deklaracji podatkowej na podatek leśny wynosi 7.084,767 ha lasów i jest ustalona wadliwie.

W wyniku przeprowadzonej kontroli wymiaru podatku leśnego dla grupy podatników będących osobami fizycznymi stwierdzono jednostkowe nieprawidłowości. W przypadku opisanym na str. 91 protokołu kontroli wymierzono podatek leśny w wysokości 43 zł za powierzchnię 1,03 ha lasu osobie, która nie figuruje jako właściciel lub posiadacz lasu w ewidencji gruntów i budynków. Nie stwierdzono również, aby dzierżawił je od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego. Nieprawidłowo ustalono podatnika także w drugim przypadku, przenosząc obowiązek podatkowy na dzierżawcę gruntów leśnych za świadczenia emerytalno-rentowe. Przeniesienie obowiązku podatkowego w takiej sytuacji ma zastosowanie wyłącznie do podatku rolnego, natomiast z treści art 2 ust. 1 ustawy o podatku leśnym wynika, iż podatnikami podatku leśnego, z zastrzeżeniem ust. 2, są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, będące:

- właścicielami lasów,

- posiadaczami samoistnymi lasów;

- użytkownikami wieczystymi lasów;

- posiadaczami lasów, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego.

Wydzierżawienie lasów od osoby fizycznej nie powoduje więc przeniesienia obowiązku podatkowego w podatku leśnym.

Natomiast opis na str. 92 protokołu kontroli wskazuje przypadek, w którym nie opodatkowano podatkiem leśnym 0,13 ha lasów w wieku powyżej 40 lat przez co zaniżono podatek leśny o kwotę 5 zł.

Kontroli poddano również wybrane deklaracje podatkowe złożone przez osoby prawne na podatek od nieruchomości. W wyniku jej przeprowadzenia stwierdzono i opisano na stronach 83-85 protokołu kontroli nieprawidłowości w deklaracji złożonej przez Powiatowy Zarząd Dróg w Sokółce, który ujawnia do opodatkowania powierzchnię 119,6307 ha gruntów sklasyfikowanych jako pasy drogowe. Tymczasem na podstawie okazanych danych z ewidencji gruntów i budynków ustalono, iż powierzchnia tak sklasyfikowanych gruntów, będąca we władaniu podatnika, wynosi 121,5026 ha.

Przeprowadzona kontrola dotyczyła również zwolnień w podatku od nieruchomości dokonanych przez Radę Gminy Krynki uchwałą Nr XVIII/135/05 z dnia 24 listopada 2005 r., obejmująca między innymi budynki i grunty zajęte przez jednostki kultury, kultury fizycznej, oraz ochotnicze straże pożarne. Zwolnienie dotyczy również budynków, gruntów, budowli stacji wodociągowych związanych z dostarczeniem wody, sieci kanalizacyjnych, oczyszczalni ścieków płynnych oraz składowisk odpadów stałych stanowiących własność gminy. W czasie kontroli nie można było w pełni zweryfikować deklaracji podatkowych złożonych między innymi przez Ochotnicze Straże Pożarne oraz przez Zakład Komunalny w Krynkach. Przyczyną był fakt, iż wymienieni podatnicy nie figurują w ewidencji gruntów i budynków jako ich właściciele lub posiadacze. Prawdopodobnie budynki OSP posadowione są na gruntach, których właścicielem jest Gmina Krynki, a ze względu na brak pełnej dokumentacji dotyczącej wskazanych gruntów deklaracje te nie mogły być w pełni zweryfikowane. Identyczna sytuacja zachodzi w przypadku Zakładu Komunalnego. Podatnik ten jednocześnie złożył dwie różne deklaracje podatkowe dotyczące 2017 r., a każda prawdopodobnie dotyczy innych przedmiotów opodatkowania. Podmiot ten został utworzony przez kontrolowaną jednostkę, a mimo to nie potrafiono okazać dokumentacji potwierdzającej przekazanie majątku gminy powołanej jednostce organizacyjnej. Ponieważ został powołany w celu prowadzenia działalności w zakresie dostarczania wody, oczyszczania ścieków, gospodarki ściekami oraz odpadami komunalnymi, spełnia więc teoretycznie wszystkie warunki do zwolnienia z podatku od nieruchomości wskazaną uchwałą. Jednakże nie jest to jedyna działalność, która jest przez Zakład prowadzona – zajmuje się on również między innymi odśnieżaniem dróg gminnych. Niedopuszczalna jest więc sytuacja, gdy podatnik deklaruje wszystkie przedmioty opodatkowania związane z działalnością gospodarczą jako zwolnione, gdyż wykonuje również inne rodzaje działalności gospodarczej, których nie zwalnia uchwała Rady Gminy. W deklaracji podatkowej ujawniono powierzchnię 42.448 m2 gruntów związanych z działalnością gospodarczą jako zwolnioną na łączną kwotę podatku od nieruchomości 37.778,72 zł. Jak wskazano, deklarowane powierzchnie są nieweryfikowalne z powodu braku dokumentacji pozwalającej na sprawdzenie czy zamieszczone w deklaracji dane są prawidłowe. Zadeklarowano również 466,30 m2 budynków do opodatkowania stawką przewidzianą dla kategorii „pozostałe budynki”. Tymczasem wskazane przedmioty opodatkowania powinny być opodatkowane stawką przewidzianą dla budynków związanych z działalnością gospodarczą, co za tym idzie zaniżono podatek o kwotę 7.013,15 zł. Szczególnie, że z dostarczonego w trakcie kontroli zestawienia (ze zlikwidowanego Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej) jednoznacznie wynika, iż są one związane z prowadzoną działalnością gospodarczą inną niż dostarczanie wody oraz gospodarka ściekami i odpadami komunalnymi. Nie mogą zatem korzystać ze zwolnienia uchwałą Rady, a równocześnie w kontekście definicji budynków związanych z działalnością gospodarczą zawartą w treści art. 1a pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, jako będące w posiadaniu przedsiębiorcy podlegają opodatkowaniu stawką przewidzianą dla przedmiotów opodatkowania związanych z nią.

Wątpliwości budzi również zadeklarowanie do opodatkowania jako budowli związanych z działalnością gospodarczą wysypiska odpadów o wartości 99.678,26 zł. Jest ono bowiem zamknięte i wyłączone z działalności gospodarczej – przeprowadzono na nim proces rekultywacji, co zostało potwierdzono protokołem oględzin dokonanych przez pracowników kontrolowanej jednostki oraz osoby delegowanej przez Starostę Sokólskiego w 2014 r. Ponieważ jednak Starosta nie wydał decyzji o zakończeniu procesu rekultywacji, skutkuje to tym, że grunty, na których leży składowisko odpadów podlegają opodatkowaniu stawką przewidzianą dla gruntów związanych z działalnością gospodarczą. Powyższa sytuacja uzasadnia twierdzenie, iż w czasie trwania czynności kontrolnych nie można było ustalić czy złożone przez podatnika deklaracje są prawidłowe. Oznacza ponadto, że organ podatkowy miał ograniczone możliwości prowadzenia czynności sprawdzających w zakresie wskazanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej – str. 83-85 protokołu kontroli. 

Ponadto w badanym obszarze prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych stwierdzono przypadki braku reakcji organu podatkowego na:

- złożenie deklaracji podatkowej przez podmiot, na którym nie ciążył obowiązek podatkowy,

- sporządzenie deklaracji niezgodnie z obowiązującym wzorem – str. 85 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości w opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości stwierdzono również w grupie podatników stanowiących osoby fizyczne. Zostały one opisane na str. 89-91 protokołu kontroli i dotyczą między innymi:

- dwóch przypadków wystawienia decyzji wymiarowych dla osób nieżyjących,

- pięciu przypadków zaniżenia podstaw opodatkowania,

- pojedynczego przypadku wadliwego opodatkowania gruntów będących we współwłasności,

- dwóch przypadków nie ujawnienia budowli związanych z działalnością gospodarczą, a więc w myśl art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości,

- dwóch przypadków opodatkowania obiektów budowlanych nie będących budynkami w rozumieniu art. 1a pkt 1 ustawy, powodujących zawyżenie opodatkowania o kwotę 697 zł (wydano decyzje korygujące dla jednego podatnika za lata  2015-2018 na kwotę 310 zł oraz dla drugiego podatnika za lata 2014-2018 na kwotę 387 zł).

W zakresie prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych, według opisu znajdującego na str. 96 protokołu kontroli, stwierdzono dwie jednostkowe nieprawidłowości. Pierwsza dotyczy sytuacji, w której podatnik zadeklarował 3 naczepy podlegające opodatkowaniu, natomiast w załączniku do deklaracji DT-1 wykazał szczegółowe dane do opodatkowani dotyczące tylko jednej naczepy. Podobna sytuacja zachodzi również w 2018 r. Drugi przypadek dotyczy zaniżenia przez innego podatnika podatku od środków transportowych o kwotę 460,50 zł.

Z kolei badanie zagadnień z zakresu rachunkowości podatków i opłat lokalnych pozwoliło ustalić, że oryginały oraz kopie kwitariuszy służących do poboru podatków lokalnych były każdorazowo ręcznie wypełniane przez inkasenta. Taki sposób postępowania nie zapewnia organowi podatkowemu kontroli nad czynnościami inkasa. Rozliczając inkasentów na podstawie tak prowadzonej dokumentacji pracownicy kontrolowanej jednostki nie są w stanie sprawdzić czy została ona przeprowadzona prawidłowo, gdyż kopia wypełniana ponownie ręcznie nie jest tożsama z oryginałem – str. 98 protokołu kontroli.

Stwierdzono również przypadki prowadzenia dla osób fizycznych wielu kont podatkowych dla jednego podatnika w tym samym podatku. Stanowi to naruszenie § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), który nakazuje dla każdego podatnika i inkasenta prowadzić odrębne konto w każdym podatku – str. 99 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości stwierdzono również przy naliczaniu wynagrodzeń inkasentom. Polegały one na tym, iż kwoty brutto wyliczano z dokładnością w groszach wbrew zapisom art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej, który nakazuje  podstawy opodatkowania, kwoty podatków, odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrąglać do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych – str. 105 protokołu kontroli.

Analizie poddano roczne sprawozdanie Rb-PDP za 2017 r. Kontrolujący nie mógł stwierdzić czy dane zawarte w nim, a w szczególności dotyczące skutków ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości wynikających z uchwał Rady Miejskiej w Krynkach, są prawidłowe. Spowodowane było to tym, iż kontrolowana jednostka nie posiadała kompletnych danych dotyczących zwolnionych gruntów będących w posiadaniu OSP oraz Zakładu Komunalnego. Z tego względu niemożliwe było potwierdzenie poprawności danych znajdujących się w wyżej wymienionym sprawozdaniu. Całość zagadnienia została opisana w części protokołu dotyczącej podatku od nieruchomości od osób prawnych. Natomiast wątpliwość kontrolujących wzbudziła również prawidłowość zakwalifikowania wszystkich przedmiotów opodatkowania posiadanych przez Zakład Komunalny, a związanych z działalnością gospodarczą, jako zwolnione. Podatnik ten prowadzi również działalność gospodarczą inną niż zwolniona z podatku od nieruchomości uchwałą organu stanowiącego. Ponadto podatnik wykonujący działalność gospodarczą zadeklarował powierzchnię 466,30 m2 budynków do opodatkowania stawką jak za budynki pozostałe. W tym wypadku również należy wątpić czy zakwalifikowanie ich jako zwolnione było prawidłowe. Wątpliwości budzi również wartość zadeklarowanych budowli związanych z działalnością gospodarczą. Zawiera ona wartość składowiska odpadów, które zostało wyłączone z działalności gospodarczej i poddane procesowi rekultywacji po przez nasadzenie lasu. Możliwe zatem, iż w tym przypadku zachodzi sytuacja zawyżenia skutków udzielonych ulg i zwolnień o kwotę 1.994 zł – str. 105-106 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków budżetowych kontroli poddano m.in. prawidłowość udzielenia i rozliczenia dotacji dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych. Dotacji w kwocie 1.200 zł dla LUKS Feniks w Krynkach udzieliła Pani umową z dnia 28 kwietnia 2017 r., na podstawie oferty realizacji zadania złożonej przez LUKS w trybie art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2018 r. poz. 450, ze zm.). Analiza postanowień umowy wykazała sprzeczność jej treści z wzorem umowy określonym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300), mającym zastosowanie do dotacji udzielanych w trybie „uproszczonym” na podstawie art. 19a ust. 8 ustawy. W umowie brak bowiem regulacji dotyczących dokonywania dopuszczalnych przesunięć w zakresie ponoszonych wydatków względem kosztów przyjętych w umowie (§ 6 wzoru umowy).

Z ustaleń kontroli wynika, że według sprawozdania z realizacji tego zadania wystąpiły rozbieżności miedzy kosztorysem zatwierdzonym umową a faktyczną realizacją wydatków na poszczególne cele, co w zakresie paliwa przejawiało się poniesieniem wydatków na kwotę 445,26 zł, podczas gdy z oferty i umowy wynikało, że na paliwo ma być przeznaczone 180 zł.

Brak w umowach o udzielenie dotacji, zawartych na podstawie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego…, regulacji dotyczących dopuszczalnych przesunięć w zakresie ponoszonych wydatków względem kosztów przyjętych w umowie stwierdzono też w przypadku dwóch dotacji udzielonych w 2017 r. na podstawie przeprowadzonych konkursów (zadania w zakresie kultury fizycznej i pomocy społecznej) – str. 114-117 protokołu kontroli.

Badając postepowanie o udzielenie zamówienia publicznego na kredyt długoterminowy stwierdzono, że specyfikacja istotnych warunków zamówienia z dnia 2 listopada 2017 r. przewidywała jako kryteria oceny ofert cenę – waga 60% i czas uruchomienia kredytu – waga 40%. Drugie kryterium punktowano jako 40 pkt dla wypłaty w dniu złożenia dyspozycji, 20 pkt dla wypłaty w ciągu 3 dni od złożenia dyspozycji, 10 pkt dla wypłaty w ciągu 7 dni i 0 pkt dla wypłaty w terminie dłuższym niż 7 dni. W odpowiedzi na pytanie, dlaczego mając ma uwadze art. 91 ust. 2a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, ze zm.) oraz charakter usługi określono kryterium ceny na poziomie jedynie 60% wyjaśniła Pani, że Ustawa nie precyzuje, w ilu procentach o wyborze danej oferty ma decydować cena, a w ilu pozostałe kryteria. Decyzję w tym zakresie podejmuje każdorazowo sam zamawiający, kierując się specyfiką przedmiotu zamówienia oraz własnymi potrzebami. Ustawa Pzp. dopuszcza możliwość zastosowania kryterium ceny o wadze 60%, które zastosowano.  Drugim kryterium był czas uruchomienia kredytu o wadze 40%. Zważywszy na bliski czas zamykania roku i konieczność płatności, kryterium drugie wydawało się równie istotne.

Odnosząc się do przyjętych przez zamawiającego kryteriów oceny ofert wskazać należy, że zgodnie z art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych może zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określi w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykaże w załączniku do protokołu, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia. Przy czym warunki te nie dotyczą – co nie wymaga specjalnego uzasadnienia – postępowań dotyczących przedmiotu zamówienia uprawniającego do zastosowania np. trybu zapytania o cenę, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena (art. 91 ust. 2a w zw. z przepisami Oddziału 6 „Zapytanie o cenę” Prawa zamówień publicznych).

Z kolei cykl życia Prawo zamówień publicznych definiuje w art. 2 pkt 1a jako wszelkie możliwe kolejne lub powiązane fazy istnienia przedmiotu dostawy, usługi lub roboty budowlanej, w szczególności badanie, rozwój, projektowanie przemysłowe, testowanie, produkcję, transport, używanie, naprawę, modernizację, zmianę, utrzymanie przez okres istnienia, logistykę, szkolenie, zużycie, wyburzenie, wycofanie i usuwanie. Zagadnienie cyklu życia nie może mieć zatem wpływu na określenie kryteriów oceny ofert w postępowaniu, którego przedmiotem jest usługa udzielenia kredytu.

Podsumowując opisany stan faktyczny oraz tezy zawarte w wyjaśnieniu należy podkreślić, że podstawowym celem prowadzenia postępowania o udzielenie udzielenia zamówienia publicznego jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy. Sformułowanie kryteriów oceny ofert, które mogą prowadzić do wyboru oferty droższej przy braku korzyści adekwatnie rekompensujących potencjalnie wyższe wydatki świadczy o przygotowaniu postępowania z naruszeniem zasad z art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Usprawiedliwieniem dla tego stanu nie jest wskazanie w art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych, że zamawiający „może” ukształtować wagę kryterium ceny w dowolny sposób. Zamawiający powinien kształtować kryteria w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej, ustalając inne niż cena kryteria na poziomie odpowiednim do ich rzeczywistej istotności względem wydatków, które będą poniesione na realizację zamówienia. Prawo zamówień publicznych nie znosi obowiązku stosowania art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wymagany czas uruchomienia kredytu powinien stanowić jeden z warunków realizacji zamówienia, zamiast być kryterium oceny ofert i to o tak wysokiej wadze, która mogła spowodować wydatkowanie z budżetu istotnie wyższych środków przy braku adekwatnej rekompensaty, za którą trudno uznać np. uruchomienie kredytu jeden dzień później niż w ofercie droższej. Przy czym podkreślić należy też, że wskazywany przez Panią w wyjaśnieniu – jako kluczowy – szybki czas uruchomienia kredytu nie był w żaden sposób zabezpieczony poprzez objęcie go tak określonym kryterium oceny ofert. Możliwe było bowiem złożenie prawidłowej oferty przewidującej np. 14-dniowy czas uruchomienia kredytu, co z jednej strony nie powodowałoby sprzeczności oferty specyfikacją, a z drugiej nie zamykało teoretycznie drogi do uzyskania najwyższej liczby punktów po uwzględnieniu ceny oferty.

Sposób określenia kryteriów oceny ofert nie miał w praktyce wpływu na wynik postępowania – zamówienia udzielono wykonawcy, który zaproponował najniższą cenę.

Ponadto w wyniku kontroli tego zamówienia stwierdzono, że jako potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu zamawiający wymagał koncesji, zezwolenia lub licencji, tzn. stosownego dokumentu uprawniającego do wykonywania czynności bankowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe. Ustalono, iż od wybranego banku nie żądano złożenia takiego dokumentu. Bank Spółdzielczy w Sokółce przedstawił jedynie wypis z Krajowego Rejestru Sądowego. Według złożonego wyjaśnienia Bank Spółdzielczy w Sokółce, składając ofertę na udzielenie kredytu długoterminowego przeznaczonego na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu kredytów oraz sfinansowanie planowanego deficytu budżetowego Gminy Krynki na 2017 r., dołączył odpis z Krajowego Rejestru Sądowego Numer KRS: 0000139461, w którym w dziale 3 – rubryka 1 -  Przedmiot działalności -  zawiera informacje dotyczące rodzaju prowadzonej działalności bankowej. Biorąc powyższe pod uwagę, nie wystąpiono o dodatkowe dokumenty, gdyż te uznano za wystarczające – str. 120-123 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości udostępniania nieruchomości gminnym jednostkom organizacyjnym stwierdzono, iż GOK, Zespół Szkół Samorządowych i Zakład Komunalny w Krynkach nadal władają nieformalnie nieruchomościami, której wykorzystują na prowadzenie działalności. W wystąpieniu pokontrolnym z 1 sierpnia 2014 r., wydanym po poprzedniej kontroli kompleksowej gminy Krynki przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku, zalecono określenie cywilnoprawnej formy prawnej władania majątkiem przez GOK w Krynkach oraz wydanie decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami, którymi włada ZSS i Zakład Komunalny. W odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych (pismo z dnia 12 sierpnia 2014 r.) ówczesny Burmistrz Bogusław Panasiuk poinformował, iż zostanie określona cywilnoprawna forma władania majątkiem przez GOK w Krynkach. Po opracowaniu zostanie wydana decyzja ustanawiającą trwały zarząd nieruchomościami, którymi włada Zespół Szkół Samorządowych i Zakład Komunalny w Krynkach. Powyższego zalecenia nie zrealizowano. Ustalenia te, w zakresie dotyczącym ZSS w Krynkach, potwierdza protokół problemowej kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej w tej jednostce przez RIO w Białymstoku w 2018 r.

Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd ustanowiony w drodze decyzji na podstawie art. 45 tej ustawy. W zakresie prawidłowości udostępniania nieruchomości instytucjom kultury należy wskazać, że zgodnie z art. 51 ustawy o gospodarce nieruchomościami właściwą formą władania nieruchomościami przez samorządowe osoby prawne jest własność lub użytkowanie wieczyste, przy czym Izba za dopuszczalne uznaje także inne cywilnoprawne formy władania – str. 126 protokołu kontroli.

Zgodnie z polityką rachunkowości obowiązującą w 2017 r. gospodarką magazynową objęty miał być opał i paliwo. W praktyce zaś zakupiony olej opałowy był bezpośrednio księgowany w koszty, natomiast paliwo i węgiel zakupione do OSP ujmowano na koncie 310 „Materiały” i rozchodowano na koniec kwartału na podstawie rozliczenia zaakceptowanego przez Sekretarza. Wartość oleju opałowego na podstawie rocznej inwentaryzacji przenoszono z kosztów na konto 310, a na początku roku wyksięgowywano ponownie w koszty. Stosowany sposób ewidencji oleju opałowego był zatem niezgodny z wynikającym z przepisów wewnętrznych Urzędu. W trakcie kontroli, zarządzeniem z dnia 6 kwietnia 2018 r., zmieniono przepisy wewnętrzne w tym zakresie poprzez określenie, że zakup opału księgowany jest bezpośrednio w koszty i przyjmowany na stan konta 310 w wyniku inwentaryzacji – str. 126-127 protokołu kontroli.

           Badając prawidłowość inwentaryzacji składników majątku rzeczowego ustalono, że inwentaryzacja została przeprowadzona na podstawie zarządzenia Pani Burmistrz z dnia 9 października 2017 r., z którego wynika, że miała mieć miejsce w okresie od 9 października 2017 r. do 31 grudnia 2017 r., w tym czas trwania spisu z natury od 9 października do 20 listopada 2017 r. Nie ustalono jednak terminu, na jaki ma być przeprowadzana inwentaryzacja. Określenie dnia, na który należy przeprowadzić inwentaryzację, ma zasadnicze znaczenie dla jednoznacznego powiązania jej wyników z danymi ksiąg rachunkowych, tj. realizacji obowiązków z art. 27 ustawy o rachunkowości – str. 127-128 protokołu kontroli.

Skontrolowano prawidłowość wykorzystania dotacji otrzymanej przez gminę na dokonanie zwrotu rolnikom podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. Stwierdzono, że do wniosków o zwrot podatku akcyzowego załączane były faktury VAT w oryginale lub kserokopie faktur z adnotacją o przyjęciu do zwrotu podatku akcyzowego. W przypadku dwóch decyzji załączono kserokopie faktur, jednakże adnotacja o przyjęciu do zwrotu podatku akcyzowego została dokonana już na kserokopii, a nie na oryginale faktury. Praktyka taka może prowadzić do wykorzystania tych samych faktur do zwrotu podatku akcyzowego w innych gminach. Zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1340) na fakturach VAT należy umieścić adnotację o treści „przyjęto w dniu ... do zwrotu części podatku akcyzowego” – str. 129 protokołu kontroli.

Gmina Krynki udzieliła w 2017 r. pomocy finansowej powiatowi sokólskiemu na łączną kwotę 341.925 zł. Analiza zawartych przez Panią umów w sprawie udzielenia pomocy finansowej wykazała, że gmina miała przekazać powiatowi środki w ciągu 14 dni licząc od daty odbioru końcowego zadania i przekazania dokumentów rozliczeniowych, ale nie później niż do wyznaczonego w nich terminu. Faktycznie środki te przekazywano powiatowi przed otrzymaniem dokumentów rozliczeniowych potwierdzających wykonanie dofinansowanych zadań. Na przykład według umowy z 7 listopada 2017 r. na przebudowę przepustów drogowych w ciągu drogi powiatowej nr 1287B w m. Ozierany Wielkie w km 3+995 do 4+995 gmina miała zapewnić na ten cel 74.940 zł i przekazać w ciągu 14 dni licząc od daty odbioru końcowego zadania i przekazania dokumentów rozliczeniowych (faktura z protokołem odbioru), lecz nie później niż do 30 listopada 2017 r., zaś Zarząd Powiatu miał przedłożyć rozliczenia finansowe z otrzymanej dotacji w terminie 30 dni od dnia całkowitego zakończenia inwestycji i opłacenia faktury wykonawcy. Kontrola wykazała, że gmina przekazała środki powiatowi 14 grudnia 2017 r., zaś Powiat pismem z 5 stycznia 2018 r. przesłał rozliczenie otrzymanej dotacji oraz kserokopię protokołu odbioru robót i faktury wykonawcy datowanych na 29 grudnia 2017 r. Według wyjaśnienia Skarbnika w sprawie przekazywania powiatowi pomocy finansowej niezgodnie z zawartymi umowami  (...) Do tej pory miały być też zakończone i odebrane roboty oraz przedłożone do Powiatu Sokólskiego faktury za wykonane roboty. W związku z niesprzyjającymi warunkami, terminy wykonania robót zostały wydłużone i do dnia wskazanego w umowach, roboty nie zostały wykonane. W związku z powyższym ustaliliśmy ze Skarbnik Powiatu (…), że środki zostaną przekazane w terminie wskazanym telefonicznie przez Panią Skarbnik. (…) za zgodą Powiatu Sokólskiego, dotacje zostały przekazane w nowych terminach wskazanych przez Powiat Sokólski – str. 130-133 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zaktualizowanie określonego w przepisach wewnętrznych wykazu osób upoważnionych do kontroli dowodów księgowych pod względem formalnym i rachunkowym.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 800 w sposób określony przyjętymi w trakcie kontroli zmianami w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, z uwzględnieniem uwag przekazanych przez kontrolujących w ramach instruktażu,

b) zaprzestanie księgowania na koncie 011 przychodów środków trwałych z zakupu oraz z działalności inwestycyjnej w korespondencji z kontem 800,

c) zaniechanie wyksięgowywania środków trwałych z konta 011 w korespondencji z kontem 800 w pełnej kwocie wartości początkowej, mając na uwadze, że w części umorzonej wartość początkowa środka trwałego powinna być wyksięgowana z kontem 071,

d) zaniechanie księgowania przychodów środków trwałych przejętych nieodpłatnie w korespondencji z kontem 800 w pełnej kwocie wartości początkowej, mając na uwadze, że w część umorzonej wartość początkowa środka trwałego powinna być księgowana w korespondencji z kontem 071,

e) przeniesienie w księdze inwentarzowej środków trwałych budynku Ośrodka Sportu i Rekreacji w Krynkach z grupy 2 „Obiekty inżynierii lądowej i wodnej” do grupy 1 „Budynki i lokale…”,

f) prowadzenie ewidencji analitycznej gruntów z sposób zapewniający ustalenie wartości poszczególnych działek jako odrębnych środków trwałych,

g) zdjęcie ze stanu pozostałych środków trwałych (zapisem Wn 072 – Ma 013) siatki polipropylenowej o wartości 1.329,24 zł i zwiększenie o tę kwotę wartości boiska zapisem Wn 011 – Ma 800,

h) dokonywanie księgowań w przypadku przekwalifikowania środków trwałych do pozostałych środków trwałych w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

i) księgowanie przychodu środków trwałych o niskiej wartości zakupionych przez Urząd Miejski dla innych jednostek organizacyjnych (nie przyjętych do używania w Urzędzie) i ich przekazania w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

j) zaniechanie ujmowania na koncie 751 kosztów prowizji bankowych i opłat egzekucyjnych; księgowanie tych kosztów odpowiednio na kontach 402 i 403,

k) przestrzeganie zasady memoriału przy ewidencjonowaniu na koniec roku odsetek od kredytów i pożyczek należnych za dany rok, a wymagalnych w następnym roku,

l) ewidencjonowanie mebli z uwzględnieniem faktu, iż okoliczność zakupu zestawu mebli do danego pokoju w Urzędzie Miejskim nie przesądza o tym, iż wszystkie meble zakupione w ramach zestawu stanowią jeden środek trwały, mając na uwadze wynikającą z przepisów prawa definicję środka trwałego,

ł) prowadzenie kont szczegółowych ksiąg pomocniczych w ewidencji podatków na zasadach wynikających z przepisów wykonawczych wskazanych w części opisowej wystąpienia.

3. Przekazanie kierownikowi Zakładu Komunalnego w Krynkach uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia dotyczących ewidencji wydatków majątkowych, rozliczania i przekazywania efektów inwestycyjnych oraz sporządzania zestawienia zmian w funduszu jednostki.

4. Wskazanie Skarbnikowi na konieczność dokonania zmian w zasadach przebiegu i ewidencji operacji dotyczących centralnego rozliczenia podatku VAT, mających na celu:

a) wyeliminowanie nieuzasadnionych przelewów środków między Zakładem Komunalnym i budżetem gminy, zawyżających dochody i wydatki budżetu,

b) zapewnienie, aby w planie finansowym ZK nie występowały wydatki w par. 4530, mając na uwadze, że Zakład nie jest podatnikiem VAT rozliczającym się z urzędem skarbowym, zaś wydatki poniesione na realizację zadań publicznych (zakupy dostaw i usług) powinny być w całości ujęte w paragrafach klasyfikacji budżetowej właściwych dla sfinansowanych zadań, niezależnie od faktu czy opłacony od tych zakupów podatek naliczony podlega rozliczeniu z podatkiem należnym,

c) wyeliminowanie rozliczeń gminy z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu zwrotów VAT dokonanych przez urząd skarbowy (których skutkiem jest m.in. występowanie niemających treści ekonomicznej sald w ewidencji budżetu), mając na uwadze, że ewentualne zwroty VAT stanowią dochody budżetu realizowane przez Urząd Miejski jako jednostkę dokonująca centralnego rozliczenia, a zatem nie mogą stanowić jednocześnie zobowiązań wobec innych jednostek budżetowych,

d) prowadzenie ewidencji centralnego rozliczenia VAT w sposób zapewniający rzetelne odzwierciedlenie w księgach rozrachunków z tego tytułu, przy uwzględnieniu w szczególności, że:

- nie ma uzasadnienia dla wykazywania jakichkolwiek należności budżetu od Urzędu Miejskiego z tytułu centralnego rozliczenia VAT, ponieważ zarówno dochody realizowane przez Urząd (podatek należny z nimi związany), jak i rozliczenie VAT z US następuje przy pomocy jednego rachunku (rachunku budżetu),

- ewentualne należności z tytułu zwrotu VAT od US stanowią należności z tytułu dochodów budżetowych, a zatem powinny wynikać z ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej.

5. Przekazywanie jednostkom budżetowym informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych w wymaganej szczegółowości klasyfikacji budżetowej.

6. Przedkładanie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie przyjęcia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy w terminie zapewniającym ciągłość obowiązywania na terenie gminy regulacji objętych programem.

7. Sporządzanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości w terminie zapewniającym ciągłość obowiązywania regulacji objętych planem.

8. Ujmowanie dochodów z tytułu zwrotu kosztów sporządzenia dokumentacji związanej z przygotowaniem nieruchomości do zbycia w par. 097 „Wpływy z różnych dochodów”.

9. Zapewnienie możliwości ustalenia terminowości wpłat czynszu przez najemców i dzierżawców oraz zgodności terminów płatności określanych w fakturach z postanowieniami umów.

10. W zakresie dochodów z opłat rocznych za użytkowanie wieczyste:

a) niezwłoczne dokonanie aktualizacji opłat,

b) obciążanie użytkownika wieczystego wskazanego w protokole kontroli prawidłową kwotą opłaty rocznej, wynoszącą 10,10 zł; wyegzekwowanie opłat zaniżonych za lata 2006-2017 w łącznej wysokości 15,84 zł,

c) ustalenie opłat rocznych za użytkowanie wieczyste 9 nieruchomości o łącznej powierzchni 0,5688 ha, za które gmina dotychczas nie pobierała opłat; poinformowanie w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych o wysokości ustalonych opłat.

11. Pisemne powierzenie obowiązków w zakresie ustalania przesłanek do wszczęcia procedury naliczenia należności z tytułu opłaty adiacenckiej i renty planistycznej.

12. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

13. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podatku, rolnego, leśnego, od nieruchomości oraz od środków transportowych opisanych w protokole kontroli; poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

14. Prowadzenie systematycznych i kompletnych czynności sprawdzających w zakresie wskazanym przywołanymi przepisami Ordynacji podatkowej.

15. Stosowanie do poboru opłat lokalnych urządzeń dających należytą możliwość sprawowania kontroli nad prawidłowością realizacji dochodów.

16. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie ustalania wynagrodzenia inkasentów.

17. Wyeliminowanie nieprawidłowości wskazanych w protokole kontroli uniemożliwiających  potwierdzenie rzetelności danych zawartych w rocznym sprawozdaniu Rb-PDP za 2017 r. Skorygowanie sprawozdania w sytuacji stwierdzenia nieprawidłowości w obrębie danych służących do jego sporządzenia.

18. Zamieszczanie w umowach o udzielenie dotacji, zawieranych na podstawie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego…, regulacji dotyczących dopuszczalnych przesunięć w zakresie ponoszonych wydatków względem kosztów przyjętych w umowie, wymaganych wzorem umowy określonym rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r.

19. Ustalanie kryteriów oceny ofert w postępowaniach o udzielenie kredytu w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert. Uwzględnienie przy określaniu kryteriów oceny ofert na tego typu usługi, że przepisy Prawa zamówień publicznych nie nakazują ustalania we wszystkich postępowaniach innych kryteriów oceny ofert oprócz ceny, jak również nie ograniczają wagi kryterium ceny do maksymalnie 60%, zaś oczekiwane przez zamawiającego warunki wykonywania usługi mogą być sformułowane jako jeden z warunków zamówienia, który musi spełnić wykonawca.

20. Egzekwowanie od wykonawcy wybranego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego złożenia wszystkich dokumentów przewidzianych specyfikacją istotnych warunków zamówienia.

21. Ustanowienie trwałego zarządu nieruchomościami, którymi włada Zespół Szkół Samorządowych i Zakład Komunalny.

22. Formalne określenie cywilnoprawnej podstawy władania nieruchomością przez GOK.

23. Określanie dnia, na jaki ma być przeprowadzona inwentaryzacja.

24. Zamieszczanie adnotacji o przyjęciu faktury za paliwo do zwrotu podatku akcyzowego na oryginale faktury, przed sporządzeniem jej kserokopii.

25. Przekazywanie powiatowi pomocy finansowej zgodnie z postanowieniami zawartej umowy, w szczególności po otrzymaniu dokumentacji stanowiącej według umowy podstawę przekazania dotacji. W przypadku konieczności zmian przyjętych w umowie zasad przekazania dotacji, sporządzanie stosownych aneksów do umów.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

          Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku