Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Raczki

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 sierpnia 2018 roku (znak: RIO.V.6001-1/18), o treści jak niżej:

Pan

Andrzej Szymulewski

Wójt Gminy Raczki

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Raczki za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Raczki na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, z zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

           W zakresie przestrzegania przyjętych w jednostce procedur kontroli zarządczej, wynikających z zarządzenia Nr 153/12 Wójta Gminy Raczki z dnia 8 maja 2012 r. w sprawie kontroli zarządczej gminy Raczki, stwierdzono, że nie wszyscy pracownicy sporządzili do dnia 15 lutego 2017 r. wymagane procedurami (§ 31 ust. 2 pkt 1 zarządzenia) kwestionariusze samooceny; obowiązku tego nie dopełniło 6 pracowników. Dodatkowo nie stwierdzono, aby Sekretarz Gminy, zgodnie z wymogami zawartymi w § 31 ust. 2 pkt 1 zarządzenia, przekazał Panu Wójtowi do końca lutego 2017 r. wynik samooceny sporządzony według wzoru kwestionariusza samooceny stanowiącego załącznik nr 7 do zarządzenia – str. 13 protokołu kontroli.

           Badając dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911) stwierdzono, że zakładowy plan kont w dalszym ciągu przewiduje konta 770 „Zyski nadzwyczajne” i 771 „Straty nadzwyczajne” (konta te nie wykazywały obrotów), które zostały usunięte z treści rozporządzenia na mocy § 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 listopada 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U z 2015 r. poz. 1954) – str. 16 protokołu kontroli.

           Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych pod kątem zgodności z ustawą o rachunkowości i rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… wykazała, że:

a) do konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” prowadzono 8 subkont: 130-1 „Rachunek bieżący dochodów”, 130-2 „Rachunek bieżący – środki na wydatki (zasilenie)”, 130-3 „Rachunek bieżący wydatki”, 130-4 „Rachunek bieżący – odprowadzanie dochodów”, 130-5 „Rachunek na kształcenie młodocianych pracowników”, 130-6 „Rachunek bieżący sumy do wyjaśnienia”, 130-7 „Rozliczenie z US Suwałki z tytułu podatku VAT” i 130-8 „Rachunek bieżący – gospodarka odpadami”, z czego subkonto 130-5 służyło do ewidencji odrębnego rachunku bankowego, zaś pozostałe subkonta zostały wyodrębnione w ramach rachunku bieżącego Urzędu służącego do realizacji dochodów i wydatków i były wykorzystywane do ewidencji operacji zachodzących na tym rachunku. Przyjęty sposób ewidencji na koncie 130 powodował, że z ksiąg Urzędu nie wynikało saldo rachunku bieżącego Urzędu; ustalenie obrotów i salda tego rachunku wymagało sumowania zapisów z różnych subkont lub odjęcia zapisów dotyczących subkonta 130-5 od łącznych wszystkich subkont. Poza tym skutkował on wykazaniem wyższych obrotów od zrealizowanych przez Urząd dochodów i wydatków budżetowych. Na koniec 2017 r. dla zamknięcia m.in. subkont 130-2 i 130-4 niezbędne było bowiem przeksięgowanie na podstawie dowodów PK wykazanych na nim sald na subkonta 130-1 i 130-3. W efekcie obroty stron Wn i Ma konta 130 (zbiorczo) stanowiły po 22.776.983 zł, podczas gdy zrealizowane wydatki Urzędu to 8.306.268,25 zł a dochody 3.113.854,91 zł. Od 1 czerwca 2018 r. dla Urzędu prowadzone są odrębne rachunki bankowe dochodów i wydatków, co wyeliminowało sztuczne zawyżanie obrotów powstające z konieczności zamykania na koniec roku każdego z opisywanych subkont dodatkowymi zapisami – str. 18-19 i 22-23 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowo ewidencjonowano środki otrzymywane na dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników; ujmowano je na subkoncie 130-5, na którym ewidencjonowano operacje otwartego w tym celu rachunku bankowego (obroty stron Wn i Ma subkonta w 2017 r. wyniosły 55.166,77 zł). Wpływ ujmowany był w korespondencji z kontem 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, zaś przelewy z tytułu dofinansowania kosztów kształcenia przy użyciu konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. Jednocześnie wpływy i wypłaty dokonywane z wyodrębnionego rachunku uwzględniono w sprawozdawczości budżetowej odpowiednio jako dochody (w dziale 801 „Oświata i wychowanie”, rozdz. 80195 „Pozostała działalność” i par. 2030 „Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin, związków powiatowo-gminnych)”) i wydatki budżetowe (par. 4300 „Zakup usług pozostałych”). Prawidłowym ujęciem opisywanych środków, jako wpływów niebędących środkami budżetu (tj. dochodami i wydatkami budżetowymi), powinno być ewidencjonowanie na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”, służącym do ujmowania środków pieniężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych, w tym sum depozytowych, w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”. Z tego powodu zakwestionowaniu podlega także fakt wyodrębnienia w ewidencji budżetu subkonta 133-4 „Rachunek budżetu – środki na kształcenie młodocianych pracowników” – str. 18-19 i 28 protokołu kontroli,

c) w wyniku błędnych księgowań kwota 73,11 zł należna od Stowarzyszenia “Edukator” z tytułu niewykorzystanej do końca 2017 r. dotacji na sfinansowanie kosztu zakupu podręczników, materiałów edukacyjnych lub materiałów ćwiczeniowych przypisanej do zwrotu, która nie wpłynęła do końca tego roku na rachunek bankowy, składała się na saldo Ma konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji Urzędu oraz na saldo Wn konta 223 w ewidencji budżetu (oprócz tego prawidłowo stanowiła saldo Wn konta 221 w ewidencji Urzędu i saldo Ma konta 224 „Rozrachunki budżetu” w ewidencji budżetu). Salda te należy uznać za nierealne, gdyż nie znajdowały one potwierdzenia w środkach pieniężnych na rachunku bankowym Urzędu. Prawidłowe księgowania powinny skutkować wykazaniem na koniec roku kwoty dotacji podlegającej zwrotowi w następnym roku wyłącznie na koncie 221 w ewidencji Urzędu (zapis Wn 221 – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, zaś w roku następnym, pod datą wpłaty, Wn 130 – Ma 221) i na koncie 224 w ewidencji budżetu (zapis Wn 901 „Dochody budżetu” (jako pomniejszenie dochodów) – Ma 224). Także zapisy związane ze zwrotem dotacji przez Stowarzyszenie i ich przekazaniem do budżetu w styczniu 2018 r., w związku z opisanymi wyżej błędnymi księgowaniami, były nieprawidłowe, gdyż dokonano ich w korespondencji z kontem 223, zamiast z kontem 222 (wpływ Wn 130 – Ma 221 (prawidłowo), przekazanie do budżetu Wn 223 – Ma 130; wpływ na rachunek budżetu Wn 133 – Ma 223 i przekazanie do Urzędu Wojewódzkiego Wn 224 – Ma 133 (prawidłowo)) – str. 20, 29 i 49 protokołu kontroli,

d) konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” wykorzystywano do księgowania operacji niezgodnych z treścią ekonomiczną tego konta, określoną w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Zgodnie z zawartym w nim opisie służy ono do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Ujmowano zaś na nim przekazywane na rachunek Urzędu przez Gminny Ośrodek Kultury w Raczkach i Gminną Bibliotekę w Raczkach składki na grupowe ubezpieczenie pracownicze potrącone z wynagrodzeń pracowników tychże instytucji kultury. Poza tym ujmowano na nim potrącenia z wynagrodzeń pracowników Urzędu na PZU. Właściwsze w obu przypadkach jest konto 240 „Pozostałe rozrachunki”, które służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234 – str. 24 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowo ujmowano odsetki dopisywane do rachunku sum depozytowych: w księgach Urzędu zapisem Wn 139 – Ma 222 i w księgach budżetu zapisem Wn 133 – Ma 901 (w 2017 r. na dochody budżetu przekazano łącznie kwotę 6,61 zł), zamiast jedynie w księgach Urzędu zapisem Wn 139 – Ma 240, odpowiednim ze względu na charakter i przeznaczenie tych środków. Stosowana praktyka stanowiła uchybienie zasadom funkcjonowania konta 139 oraz konta 240 w ewidencji Urzędu zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, zgodnie z którymi konto 139 służy do ewidencji operacji dotyczących środków pieniężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych niż rachunki bieżące, zaś ewidencja szczegółowa do konta 240 powinna umożliwiać ustalenie przebiegu rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem na kontrahentów. Szczegółowość ewidencji ma istotne znaczenie w przypadku ujmowania na koncie 240 zobowiązań dotyczących zawrotu wadiów i zabezpieczenia należytego wykonania umów wynikających z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, ze zm.). Na skutek przekazywania odsetek na dochody budżetu kwoty zdeponowane na rachunku sum depozytowych nie obejmowały odsetek, a tym samym z ewidencji nie wynikało, od depozytów których podmiotów i w jakiej wysokości zostały one naliczone. Ponadto należy wskazać, że co do zasady odsetki od wadiów i zabezpieczeń nie podlegają zaliczeniu do dochodów budżetu, lecz powinny być przekazane wykonawcom (po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku i opłatę za przelew) wraz ze zwrotem wniesionych przez nich depozytów – str. 24-25 protokołu kontroli,

f) błędnie ujmowano korektę naliczenia czynszu za lokale mieszkalne; stosowano zapis ujemny Wn 221 – Ma 720. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia zmniejszenie (odpisy) uprzednio przypisanych należności z tytułu dochodów budżetowych powinno następować zapisem Wn 720 – Ma 221 – str. 25 protokołu kontroli,

g) kwotę niewykorzystanych przez gminę dotacji podlegających zwrotowi w wysokości 82.228,79 zł niewłaściwie ujęto w ewidencji budżetu zapisem ujemnym Wn 224 – Ma 901, który nie znajduje uzasadnienia w zasadach funkcjonowania tych kont. Prawidłowo operację tę należy ewidencjonować zapisem Wn 901 – Ma 224  – str. 25 protokołu kontroli,

h) nieprawidłowo księgowano koszty komornicze potrącone przez urząd skarbowy, które nie są uwidoczniane w wyciągu bankowym. Wyciąg obrazujący wpływ środków wyegzekwowanych przez urząd skarbowy księgowano prawidłowo Wn 130-1– Ma 221-1 (kwota pomniejszona o koszty komornicze, a więc kwota faktycznego wpływu zgodna z wyciągiem). Następnie, celem zobrazowania w ewidencji księgowej kwoty potrąconych kosztów komorniczych, raz w miesiącu sporządzano dwa odrębne polecenia przelewu (w ramach rachunku bieżącego Urzędu), które księgowano zapisami Wn 130-1 (subkonto dochodów) – Ma 221-1 i Wn 403 „Podatki i opłat” – Ma 130-3 (subkonto wydatków). Prawidłowo ewidencj tych operacji powinna przebiegać następująco: wpływ od urzędu skarbowego Wn 130 – Ma 221 oraz zmniejszenie należności z tytułu pokrycia opłaty komorniczej Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 221 (na podstawie polecenia księgowania) – str. 25–26 protokołu kontroli,

i) operacje związane z przyznanym gminie wynagrodzeniem płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych błędnie ewidencjonowano jako dochód i wydatek jednostki. Na kwotę potrącanego co miesiąc wynagrodzenia płatnika sporządzano dwa odrębne polecenia przelewu, w których wynagrodzenie to ujmowano jako wydatek (ujęty następnie na subkoncie wydatków zapisem Wn 225-2 „Rozrachunki z budżetami” – Ma 130-3) i jako dochód (ujęty następnie na subkoncie dochodów zapisem Wn 130-1 – Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”), mimo że operacja gospodarcza polegała faktycznie na zmniejszeniu kwoty podlegającej przelaniu do urzędu skarbowego. Tworzenie przez jednostkę dokumentów mających obrazować rzekomy wpływ i wypływ środków na rachunku jednostki nie ma uzasadnienia w przypadku zarówno kosztów komorniczych, jak i wynagrodzenia płatnika, ponieważ nie obrazuje rzeczywistego przebiegu operacji. Brak przelewów od i do podmiotu, który odpowiednio pomniejsza koszty komornicze i przyznaje wynagrodzenie, powoduje, że nie ma podstaw do wykazywania dochodów i wydatków budżetu związanych z tymi operacjami i tworzenia dokumentów mających takie operacje imitować. Pozostaje to wbrew zasadzie kasowego ustalania wyniku budżetu, wyrażonej w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2007 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. (obecnie § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r.) – str. 26 protokołu kontroli,

j) do ewidencji wydatku poniesionego w 2017 r. na prenumeratę czasopism na 2018 r. błędnie wykorzystano konto 300 „Rozliczenie zakupu”, które służy do ewidencji rozliczenia zakupu materiałów, towarów, robót i usług, a w szczególności do ustalenia wartości materiałów, towarów w drodze oraz wartości dostaw niefakturowanych. Prawidłowo ewidencja poniesionych kosztów dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych powinna być prowadzona na koncie 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”; stosowny zapis to Wn 640 – Ma 490 „Rozliczenie kosztów”. Wskazania wymaga, iż w jednostce można zrezygnować z rozliczeń międzyokresowych kosztów, gdy poniesione koszty stanowią dla niej wartość mało istotną. Wtedy operacja powinna być jednorazowo zaliczona w koszty. W tym celu należy wprowadzić odpowiedni zapis w polityce rachunkowości, np. „Jednostka nie stosuje rozliczenia międzyokresowego kosztów, jeśli dotyczy to kosztów mało istotnych co do ich znaczenia lub kosztów przechodzących z roku na rok w przybliżonej wysokości i tego samego rodzaju”. Wówczas prenumeratę należałoby zaliczyć do kosztów bieżącego roku i nie ma w tej sytuacji potrzeby stosowania konta 640 – str. 26-27 protokołu kontroli,

k) konto 223-1 „Rozrachunki budżetu - Urząd gminy” w ewidencji budżetu, służące do rozliczeń z tytułu wydatków budżetowych z Urzędem Gminy jako jednostką budżetową, w trakcie 2017 r. wykazywało przejściowo (na koniec poszczególnych miesięcy) saldo strony Ma. Opis konta 223 zawarty w załącznikach nr 2 do obu rozporządzeń Ministra Finansów (obowiązującego do końca 2017 r. i od 2018 r.) nie przewiduje możliwości wystąpienia salda Ma konta 223. Saldo takie oznacza, że wydatki Urzędu wykazane w miesięcznych sprawozdaniach Rb-28S były wyższe od kwoty środków otrzymanych z budżetu na ich realizację, a zatem sfinansowano je przejściowo posiadanymi na rachunku bieżącym dochodami, które nie zostały odprowadzone do budżetu. Z opisu konta 223 wynika, że konto to może wykazywać saldo Wn oznaczające stan przelanych środków budżetowych na rachunki bieżące jednostek budżetowych, lecz niewykorzystanych na pokrycie wydatków budżetowych. Zgodnie zaś z art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek budżetu. Kontrola wykazała, iż bezpośrednio na wydatki przeznaczono dochody w następującej wysokości (według stanu na koniec poszczególnych miesięcy): na koniec stycznia 29.027,80 zł, na koniec maja 14.604,80 zł, na koniec czerwca 89.191,91 zł, na koniec lipca 83.851,15 zł, na koniec sierpnia 68.942,08 zł, na koniec października 107.867,38 zł i na koniec listopada 130.236,88 zł – str. 181-182 protokołu kontroli.

Od 1 stycznia 2018 r. analogiczne zasady ewidencji przewidują przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…

           W wyniku kontroli operacji i ewidencji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT stwierdzono, iż w dniu 22 lutego 2018 r. z budżetu gminy zostały zwrócone ZGKiM w Raczkach środki w kwocie 1.071,95 zł stanowiące różnicę pomiędzy VAT naliczonym podlegającym odliczeniu i VAT należnym wykazanym w tzw. cząstkowej deklaracji VAT Zakładu za grudzień 2017 r. Przelewu środków dokonano pomimo braku określenia przez Radę Gminy zasad ustalania i przekazywania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego środków finansowych wynikających z rozliczenia podatku od towarów i usług, które to zasady powinny zostać uchwalone przez organ stanowiący, jeżeli przewiduje przekazywanie się przekazywanie zakładowi budżetowemu środków z tego tytułu. Delegację ustawową do podjęcia uchwały w tej sprawie zawiera art. 16 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych,. Odnosząc się do kwestii braku uchwały wyjaśniono: Nie podjęto uchwały określającej zasady ustalania i przekazywania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego środków finansowych wynikających z rozliczenia podatku od towarów i usług, gdyż nie wiedzieliśmy o takiej konieczności i byliśmy przeświadczeni, że zasady rozliczeń podatku VAT w naszej Gminie określone w zarządzeniu Nr 207/16 Wójta Gminy Raczki z dnia 17 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku VAT w Gminie Raczki i jej jednostkach organizacyjnych są wystarczające. W § 4 pkt 6 w/w zarządzenia określono sposób rozliczeń podatku VAT wynikającego z deklaracji jednostkowych w przypadku kwot przypadających do wpłaty oraz do zwrotu z Urzędu Skarbowego i na podstawie tych zapisów środki wynikające z rozliczenia podatku od towarów i usług wykazywane w deklaracjach jednostkowych zakładu budżetowego zostały przekazane ZGKiM w Raczkach – str. 51–52 protokołu kontroli.

Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), zastąpionego od 2018 r. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 109) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała następujące nieprawidłowości:

a) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ sporządzonym za 2017 r. przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Raczkach w kolumnie 8 „dochody przekazane” wykazano kwotę 28.354,06 zł, zamiast 49.100,23 zł (różnica 20.746,17 zł). Należy wskazać, że zgodnie z zasadami sporządzania sprawozdania Rb-27ZZ zawartymi w § 6 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia z 16 stycznia 2014 r. oraz analogicznymi przepisami załącznika nr 36 do rozporządzenia z 9 stycznia 2018 r., w sprawozdaniu jednostkowym w kolumnie „dochody przekazane” jednostka realizująca zadanie wykazuje dochody przekazane na rachunek bieżący j.s.t. (rachunek budżetu). W omawianej kolumnie sprawozdania winna zatem zostać wykazana cała kwota zrealizowanych dochodów z zadań zleconych, która została przekazana na rachunek budżetu, niezależnie od tego czy stanowi część podlegającą odprowadzeniu do PUW czy część stanowiącą dochód budżetu gminy – str. 35-36 protokołu kontroli,

b) w jednostkowych sprawozdaniach Rb-N i Rb-27S Urzędu za okres 2017 r. odpowiednio w poz. N.4 „Należności wymagalne” i kol. 10 „Zaległości netto” wykazano kwoty o 9,15 zł niższe od prawidłowych, co naruszało przepis § 13 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. i przepis § 3 ust. 1 pkt 7 załącznika nr 39 do rozporządzenia z 16 stycznia 2014 r. oraz analogiczny przepis załącznika nr 36 do rozporządzenia z 9 stycznia 2018 r. Powodem nieprawidłowości było błędne zakwalifikowanie, jako należności niewymagalnej, niedopłaty czynszu za luty 2017 r. – str. 46 i 48 protokołu kontroli,

c) przy ustalaniu kwoty podlegającej wykazaniu w poz. N.3 „gotówka i depozyty” własnego jednostkowego sprawozdania Rb-N Urzędu sporządzonego według stanu na koniec IV kwartału 2017 r. nieprawidłowo uwzględniono kwotę 73,11 zł, należną od Stowarzyszenia “Edukator” z tytułu dotacji niewykorzystanej do końca 2017 r., która jak już wyżej wskazano błędnie stanowiła saldo Wn konta 223 w ewidencji budżetu.. Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r., w poz. „Gotówka i depozyty” uwzględnia się sumę stanu środków na rachunku budżetu i rachunkach Urzędu prowadzonych dla dochodów i wydatków, skorygowaną m.in. o środki podlegające przekazaniu jednostce w następnym roku budżetowym, a pozostające na dzień sprawozdawczy na rachunkach innych jednostek, zobowiązanych do ich przekazania – str. 47 protokołu kontroli.

           W zakresie gospodarki pieniężnej ustalono, że osobą prowadzącą w praktyce księgę druków ścisłego zarachowania jest kasjer. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania przez kasjera prowadzi do sytuacji nieakceptowalnej z punktu widzenia standardów kontroli zarządczej w przypadku druków dokumentujących operacje kasowe (standard C.14. „Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” w zakresie podziału obowiązków), gdyż ta sama osoba pobiera druki (np. czeki z banku), prowadzi ewidencję ich przychodu i wydania oraz dokonuje nimi operacji. Dodania wymaga jednocześnie, iż w zakresie czynności kasjera nie znajdują się postanowienia o prowadzeniu ewidencji druków ścisłego zarachowania – str. 43 protokołu kontroli.

           Z ustaleń kontroli w zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), wynika błędne zaliczenie do par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” dochodów z tytułu wykupu przydomowych oczyszczalni w kwocie 154,85 zł – str. 129 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że obowiązująca uchwała Rady Gminy Raczki Nr XXXVI/177/2010 z dnia 24 czerwca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych, mających charakter cywilnoprawny, przypadających Gminie lub jej jednostkom podległym, nie została dostosowana do brzmienia delegacji ustawowej nadanego 28 kwietnia 2017 r. ustawą z dnia 10 lutego 2017 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 659). Od tego czasu, w związku ze zmianą art. 59 ust. 1 ustawy, także instytucje kultury mogą stosować ulgi w spłacie przypadających im należności cywilnoprawnych, jednakże warunkiem możliwości ich stosowania jest uregulowanie tej kwestii w treści uchwały – str. 128 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli podstaw gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości ustalono, że badana jednostka w okresie objętym kontrolą nie posiadała opracowanego planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, o którym od 1 stycznia 2017 r. mowa w art. 25 ust. 2 i 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomości (Dz. U. z 2018 r. poz. 121, ze zm.) – str. 128 protokołu kontroli.

W obrębie prawidłowości zbycia nieruchomości oznaczonej w ewidencji gruntów jako działki nr 545/13 i nr 546/6, w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490), ustalono, że:

a) sporządzony wykaz nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży, wbrew wymogom art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy, nie określał terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2. Zgodnie z przywołanymi przepisami, termin złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje prawo pierwszeństwa, nie może być krótszy niż 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu. Należy ponadto wskazać, iż upływ wskazanego terminu pozostaje w związku z terminem ogłoszenia o przetargu. Na mocy normy zawartej w art. 38 ust. 2 ustawy istnieje bowiem wymóg, aby ogłoszenie o przetargu podawane było do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie tego terminu. Przed ogłoszeniem o przetargu należy zaś rozpatrywać wnioski osób uprawnionych do nabycia nieruchomości w drodze bezprzetargowej, tj. m.in. tych, którym przysługuje pierwszeństwo w jej nabyciu. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, informacji o nieruchomości, której wniosek dotyczył, nie zamieszcza się w ogłoszeniu o przetargu. Odstęp minimum 6-tygodniowy pomiędzy dniem wywieszenia wykazu, a dniem podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu nie został zachowany przy omawianej sprzedaży nieruchomości,

b) w ogłoszeniu termin przetargu wyznaczono na 15 grudnia 2017 r., natomiast termin wpłaty wadium do dnia 14 grudnia 2017 r. Określenie w ten sposób terminu wpłaty wadium było niezgodne z § 4 pkt 6 rozporządzenia, według którego termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, ab umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty – str. 129-131 protokołu kontroli.

Poprzednia kompleksowa kontrola dochodów z najmu lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy wykazała, że w umowie zawartej w dniu 11 października 2011 r. na najem lokalu położonego w budynku Szkoły Podstawowej w Wierciochach zastosowano niewłaściwą stawkę czynszu w świetle art. 23 ust. 4 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1234, ze zm.). Na mocy postanowień uchwały Nr XXXIV/167/10 Rady Gminy Raczki z dnia 27 kwietnia 2010 r. w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy na lata 2010-2015 wskazany lokal wyodrębniono jako lokal socjalny, zatem zgodnie z przywołanym przepisem stawka czynszu nie mogła przekraczać połowy stawki najniższego czynszu obowiązującego w gminnym zasobie mieszkaniowym. Poprzednim wystąpieniem pokontrolnym zwrócono się o ustalenie prawidłowej stawki czynszu, która nie mogła przekraczać kwoty 0,27 zł za 1 m2, podczas gdy w umowie najmu stosowano wówczas stawkę w wysokości 0,99 zł za 1m2, oraz rozliczenie z najemcą tego lokalu czynszu pobranego w latach 2012-2014 w kwocie zawyżonej o 1.553,76 zł. W udzielonej odpowiedzi na zalecenia pokontrolne wskazał Pan m.in., iż ustalono w drodze aneksu do umowy z najemcą lokalu mieszkalnego prawidłową stawkę czynszu za najem. Rozliczono z w/w najemcą czynsz pobrany w latach 201202014 w zawyżonej wysokości. Weryfikacja realizacji zaleceń pokontrolnych przeprowadzona podczas niniejszej kontroli kompleksowej wykazała, iż na mocy aneksu z dnia 10 marca 2015 r. czynsz najmu został ustalony w wysokości 29,67 zł (0,99 zł x 50% x 59,94 m2), co oznacza pomniejszenie o 50%, lecz od stawki dotychczas obowiązującej, zamiast od najniższej stawki czynszu za lokale mieszkalne wynoszącej 0,55 zł za 1 m2. Prawidłowo stawka czynszu powinna była winna wynosić 0,27 zł za 1 m2, podczas gdy ustalono ją w kwocie 0,49 zł (odpowiednio miesięczny czynsz powinien wynosić 16,18 zł, zaś stanowił kwotę 29,67 zł). Według postanowień aneksu jego postanowienia weszły w życie z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2012 r. Na mocy aneksu nr 4 z dnia 9 października 2015 r. termin obowiązywania umowy przedłużono do dnia 9 października 2018 r.

Dodania wymaga, iż z obecnie obowiązującej uchwały Nr XII/113/16 Rady Gminy Raczki z dnia 22 marca 2016 r. sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Raczki na lata 2016-2020 nie wynika, aby z mieszkaniowego zasobu gminy wydzielono część lokali, które przeznacza się na wynajem jako lokale socjalne (brak jakichkolwiek postanowień w tym względzie). Jednocześnie w złożonym wyjaśnieniu kierownik Referatu Inwestycji, Planowania Przestrzennego i Gospodarki Nieruchomościami oświadczył, iż gmina Raczki posiada w swoich zasobach mieszkaniowych dwa mieszkania socjalne – jedno w miejscowości Bakaniuk i jedno w miejscowości Wierciochy (wyżej opisane), co jednakże nie znajduje potwierdzenia ani w treści uchwały, ani w treści umów zawartych z najemcami. Stosownie do treści art. 22 ustawy z zasobu mieszkaniowego gmina wydziela część lokali, które przeznacza się na wynajem jako lokale socjalne, zaś zgodnie z brzmieniem art. 21 ust. 2 pkt 2 tej ustawy wieloletni program powinien obejmować m.in. prognozę dotyczącą wielkości oraz stanu technicznego zasobu mieszkaniowego gminy w poszczególnych latach, z podziałem na lokale socjalne i pozostałe lokale mieszkalne. Z zaprezentowanego opisu wynika, iż w okresie od marca 2016 r. lokal położony w budynku Szkoły Podstawowej w Wierciochach, będący przedmiotem niniejszego opisu, formalnie nie był już wydzielony z mieszkaniowego zasobu gminy jako lokal socjalny, a zatem nie mógł być wynajęty jako tego typu lokal. Tym samym brak uzasadnienia dla stosowania 50% stawki czynszu, co skutkowało zaniżeniem czynszu w okresie od kwietnia 2016 r. do końca czerwca 2018 r. (łącznie 27 miesięcy) na łączną kwotę 771,42 zł (stawka 0,99 zł × powierzchnia 59,94 m2 × 26 miesięcy = 1.542,84 zł, podczas gdy pobrano w tym okresie połowę tej kwoty). Na uwagę zasługuje ponadto, iż umowa najmu tego lokalu została zawarta na czas oznaczony, podczas gdy stosownie do art. 5 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…, umowa najmu lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy lub innych jednostek samorządu terytorialnego, z wyjątkiem lokalu socjalnego lub lokalu związanego ze stosunkiem pracy, może być zawarta wyłącznie na czas nieoznaczony, chyba że zawarcia umowy na czas oznaczony żąda lokator.

Ponadto stwierdzono, że czynsz za najem innego lokalu mieszkalnego położonego w budynku po byłej szkole podstawowej w Wierciochach ustalony był w wysokości 25,92 zł miesięcznie (stawka 0,55 zł × powierzchnia 47,13 m2), tj. niezgodnie z zarządzeniem Nr 100/04 Wójta Gminy Raczki z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie ustalenia wysokości stawek czynszu. Zgodnie z zarządzeniem stawka 0,55 zł może być stosowna dla lokali bez centralnego ogrzewania i bez bieżącej wody, podczas gdy z umowy najmu z dnia 30 czerwca 2016 r. wynika, iż lokal jest wyposażony w instalację elektryczną olicznikowaną, wodną, kanalizacyjną i piec kaflowy. Dla tego typu lokali przewidziana została stawka 0,99 zł za 1 m2 (lokale bez centralnego ogrzewania)., co stanowi czynsz w wysokości 46,66 zł miesięcznie. Łączne zaniżenie czynszu w okresie od lipca 2016 r. do lipca 2018 r. stanowiło kwotę 497,68 zł – str. 134-137 protokołu kontroli.

           Sprawdzeniem objęto również uzyskiwanie dochodów z najmu lokali użytkowych. Miesięczne stawki czynszu za najem lokali przez Indywidualną Specjalistyczną Praktykę Lekarską i „KORAMED” Sp. z o.o. (umowy z 2 stycznia 2002 r.) zostały ustalone w kwocie 50 zł plus VAT, z zastrzeżeniem, iż wysokość czynszu ulegać będzie automatycznie, corocznie od dnia 1 stycznia danego roku podwyższeniu o 10%. Z ustaleń kontroli wynika, iż począwszy od 1 stycznia 2017 r. miesięczny czynsz powinien w obu przypadkach wynosić 208,78 zł netto, podczas gdy najemcy byli obciążani kwotą 193,83 zł netto (niższą o 14,95 zł miesięcznie, co w skali 2017 r. łącznie stanowiło kwotę 358,80 zł). Stwierdzono, że związane to było z zaniechaniem zwiększenia czynszu o 10% w 2007 r. (w kolejnych latach czynsz był zwiększany, lecz od innej kwoty niż należało). Obliczono, iż za okres trzech ostatnich lat (od 2016 r. do 30 czerwca 2018 r.) zaniżenie czynszu, spowodowane opisanym błędem, wyniosło po 441,12 zł od każdego najemcy (łącznie 882,24 zł) – str. 137-139 protokołu kontroli.

Analizując dochody z majątku stwierdzono, że następujące umowy dzierżawy gruntu zostały zawarte na okres powyżej 3 lat bez przeprowadzenia przetargu oraz przy braku uchwały Rady Gminy, którą Rada wyraziłby zgodę na odstąpienie od przetargowego trybu zawarcia umowy:

a) umowa dzierżawy zawarta z Polską Telefonią Cyfrową w dniu 12 stycznia 2015 r., którą przedłużono o kolejne 10 lat obowiązywanie pierwotnej umowy z 11 maja 2000 r.,

b) umowa dzierżawy zawarta z „ABM” Usługi Instalatorskie z Raczek w dniu 1 kwietnia 2016 r. na okres 5 lat.

Naruszono tym samym art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Możliwość odstąpienia przez Wójta Gminy Raczki od przetargu nie wynika z treści uchwały Nr XVIII/88/04 Rady Gminy Raczki z dnia 31 sierpnia 2004 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążenia nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony. Dodania wymaga, iż przywołany przepis ustawy nie wprowadza bezwzględnego obowiązku organizowania przetargu. Przewiduje bowiem, iż Rada może wyrazić zgodę na odstąpienie od obowiązku przetargowego trybu zawarcia tych umów  – str. 140-141 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, a jej wyniki doprowadziły do następujących ustaleń.

Badanie zagadnień związanych z terminowością prac wymiarowych w obszarze zobowiązań podatkowych opłacanych przez osoby fizyczne wykazało, że w kontrolowanym okresie organ podatkowy nie doręczył 3 decyzji wymiarowych, w tym 2 decyzje powtórnie awizowane – w oparciu o art. 150 § 2 Ordynacji podatkowej – uznano za doręczone i dokonano przypisu podatku, natomiast podatnikowi wskazanemu w protokole kontroli ze względu na brak aktualnego adresu decyzja nie została doręczona (nie powstało zobowiązanie podatkowe w kwocie 68 zł) – str. 119 protokołu kontroli.

Brak szybkich i efektywnych działań, mających na celu doręczenie nakazów płatniczych, powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega on przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy.

Następnym obszarem, w obrębie którego stwierdzono nieprawidłowości, były czynności windykacyjne, w zakresie których stwierdzono ich niepodejmowanie lub prowadzenie zbyt opieszale w stosunku do zaległości występujących w poniższych należnościach:

a) opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi – postępowanie upominawcze podejmowano średnio 36 dni po terminie płatności. Ponadto przyjęta do kontroli próba wykazała brak podjęcia działań windykacyjnych w stosunku do 3 podatników. W kontekście czynności zmierzających do skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego stwierdzono, iż zaległości z lat 2013-2016 zostały objęte tytułami wykonawczymi dopiero w  dniu 3 sierpnia 2017 r. W przypadku zaległości z 2017 r. tytuły wykonawcze wystawiono podczas kontroli, w dniach 5-7 lutego 2018 r. i nie objęto nimi podatnika o nr konta 140010. Ponadto, jak wynika z analizy próby przyjętej do kontroli, w przypadku podatników o nr kont: 170026, 140022 i 140023 zaległości nie zostały objęte postępowaniem egzekucyjnym do końca 2017 r. i przeszły na kolejny rok (objęto je dopiero w 2018 r.) – str. 104-107 protokołu kontroli;

b) podatek od środków transportowych – brak podjęcia działań egzekucyjnych w stosunku do podatników o nr kont 100010, 100011, 100016 i 100033. Na dzień 31 grudnia 2017 r. postępowaniem egzekucyjnym nie została objęta zaległość w kwocie 16.432,59 zł – str. 93-94 protokołu kontroli;

c) łączne zobowiązanie pieniężne – brak jakichkolwiek czynności egzekucyjnych w zakresie zaległości powstałych w 2017 r. Postępowaniem egzekucyjnym nie objęto kwoty 19.280 zł – str. 121 protokołu kontroli.

W wyniku braku uregulowań wewnętrznych w tym zakresie (oznaczających przede wszystkim ramy czasowe podejmowania przedmiotowych czynności), wskazane nieprawidłowości w obszarze postępowania upominawczego stanowią naruszenie § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483, ze zm.). Wierzyciel (organ podatkowy) przesyła zobowiązanemu (podatnikowi) upomnienie niezwłocznie w każdym przypadku, jeżeli nie zostały podjęte działania informacyjne lub z podjętych działań wynika, iż obowiązek nie zostanie dobrowolnie wykonany, a w szczególności jeżeli łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnych przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia. Jeżeli jednak takie działania zostały podjęte, a z nich wynika, iż obowiązek zostanie dobrowolnie wykonany, organ podatkowy powinien przesłać zobowiązanemu upomnienie nie później niż po upływie 21 dni od dnia, w którym po raz pierwszy podjęto działania informacyjne. W wyniku braku prowadzenia dokumentacji potwierdzającej podejmowanie działań informacyjnych, do czego zobowiązuje § 4 rozporządzenia, nie ma pewności, czy takie działania były rzeczywiście podejmowane. Analizując pojęcie „niezwłocznie”, które nie jest zdefiniowane w obowiązującym stanie prawnym, w jego interpretacji zasadne jest odwołanie się do poglądów doktryny i orzecznictwa, gdzie wskazywane jest, iż jest to podjęcie działań bez zbędnej zwłoki, w najkrótszym możliwym terminie. Dalej ustalono nieprawidłowości dotyczące terminowości lub braku wystawiania tytułów wykonawczych. Należy wskazać, iż po upływie terminu 7 dni od dnia doręczenia upomnienia, organ podatkowy ma możliwość wystawienia tytułu wykonawczego i skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego, na podstawie art. 15 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2017 r. poz. 1201, ze zm.), w związku z realizowaniem obowiązku wyrażonego w art. 6 ustawy, dotyczącego podejmowania przez wierzyciela czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych w razie uchylania się zobowiązanego od wykonania obowiązku.

Podsumowując wyniki kontroli zagadnień dotyczących postępowania upominawczego i windykacyjnego należy zauważyć, iż przepisy egzekucyjne nie precyzują wszelkich terminów podejmowania czynności, dlatego powinny być one uregulowane w przepisach wewnętrznych jednostki. W przypadku kontrolowanej jednostki brak jest niezbędnych uregulowań w tym zakresie, zatem należy stosować powszechnie obowiązujące przepisy. Terminowe, bieżące wystawianie i doręczanie dłużnikom upomnień ma istotne znaczenie dla dalszego przebiegu postępowania egzekucyjnego. Mimo, że przepisy nie określają precyzyjnie terminów podjęcia tych czynności, to biorąc pod uwagę kryterium rzetelności, powinny być one podejmowane bez zbędnej zwłoki. Stwierdzona w trakcie kontroli zwłoka skraca czas na prowadzenie czynności egzekucyjnych przez właściwe organy, co stwarza ryzyko niezapewnienia skuteczności wyegzekwowania należności gminy. Stosowanie zasady polegającej na wystawianiu tytułów wykonawczych raz lub dwa razy w roku oznacza systemową zwłokę wierzyciela w podejmowaniu działań oraz skraca czas pozostający na skuteczne dochodzenie należności. Opieszałość w wystawianiu upomnień i tytułów wykonawczych ma istotny wpływ na obniżenie skuteczności egzekucji. Znaczny upływ czasu między terminem zapłaty należności a wystawieniem upomnienia lub tytułu wykonawczego umożliwia bowiem dłużnikowi m.in. wyzbywanie się składników majątkowych mogących stanowić przedmiot egzekucji. Opieszałość w podejmowaniu działań egzekucyjnych utwierdza u dłużników przeświadczenie o niskiej efektywności windykacji, a także o realnej możliwości jej uniknięcia. Należy zaznaczyć, iż wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym dłużnik został powiadomiony, bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany i biegnie na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny (art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej).

Badając aspekt powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym i prawnym, stwierdzono nieprawidłowości w następujących należnościach:

a) podatek rolny od osób prawnych – zgodnie z danymi z ewidencji gruntów i budynków podatnik wskazany w opisie na str. 80 protokołu kontroli posiada gospodarstwo o powierzchni ogółem 7,5854 ha fiz., w tym grunty sklasyfikowane jako Ps IV 0,7095 ha (0,3902 ha przelicz.) oraz W-ŁIV 0,0351 ha (0,00702 ha przelicz.), które zostały przyjęte do opodatkowania łącznie jako całość Ps IV 0,7446 ha (0,40953 ha przelicz.), bez wyodrębnienia rowów, co spowodowało zawyżenie podatku o 2 zł;

b) podatek rolny od osób fizycznych, w przypadku podatników wymienionych na str. 74 protokołu kontroli:

- zgodnie z danymi z ewidencji gruntów, podatnik był w posiadaniu m.in. gruntów sklasyfikowanych jako W-Ps IV o pow. 0,3642 ha, które do ewidencji podatkowej ujęte zostały jako Ps IV. Nieprawidłowość dotyczyła 0,1275 ha przelicz., tym samym kwota podatku w latach 2016-2017 została zawyżona o 34 zł;

- podatnik posiadał m.in. grunty sklasyfikowane jako R IVb o pow. 0,5799 ha, które do ewidencji podatkowej ujęte zostały jako R IIIb. Zawyżenie wynosiło 0,2320 ha przelicz., natomiast kwota podatku w latach 2015-2017 została zawyżona o 69 zł;

c) opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi – właściciel nieruchomości złożył deklarację korygującą w dniu 28 lipca, zatem zgodnie z przepisami odpis opłaty powinien być dokonany od sierpnia i obejmować odpowiednio 5 miesięcy, natomiast został dokonany od stycznia, obejmując tym samym 12 miesięcy. W wyniku nieprawidłowości zaniżono kwotę należnej opłaty o 42 zł – str. 99 protokołu kontroli.

Ogółem, w próbie przyjętej do kontroli, kwota zawyżonych należności podatkowych w 2017 r. wyniosła 105 zł, a kwota zaniżenia opłaty za gospodarowanie odpadami 42 zł.

Czynności kontrolne pozwoliły stwierdzić nieprzeprowadzanie systematycznie przez organ podatkowy czynność sprawdzających, nakazanych treścią przepisów działu V Ordynacji podatkowej. Świadczą o tym następujące nieprawidłowości:

a) brak prowadzenia kompletnej dokumentacji źródłowej w podatku od nieruchomości od osób prawnych, dającej rzetelny obraz przedmiotów i podstaw opodatkowania. Zgodnie z art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej, organ podatkowy wykonując czynności sprawdzające zobowiązany jest do ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do weryfikacji zgodności z przedstawionymi dokumentami. Akta 15 podmiotów (stanowiące 46 % przyjętej do kontroli próby) nie zawierały dokumentacji źródłowej, na podstawie której możliwe byłoby sprawdzenie prawidłowości wymiaru podatku od nieruchomości. Obowiązkiem organu podatkowego jest nie tylko kontrola czy wysokość wpłacanego podatku jest zgodna z wysokością deklarowaną, ale także ustalenie czy podatnik zaprezentował w złożonej deklaracji (informacji) dane zgodne ze stanem faktycznym, a tym samym w przypadku osób prawnych prawidłowo wyliczył wartość należnego podatku. Jakiekolwiek wątpliwości dotyczące danych wykazywanych w deklaracjach (informacjach) podatkowych, a szczególnie co do ich zgodności z rzeczywistym stanem powinny być jak najszybciej weryfikowane przy zastosowaniu czynności sprawdzających i kontrolnych wskazanych ustawą – str. 88 protokołu kontroli;

b) nieopodatkowanie podatnika będącego osobą prawną podatkiem leśnym – na podstawie informacji nadesłanej przez Starostwo Powiatowe w Suwałkach stwierdzono, iż podatnik będący samorządową jednostką budżetową, mający w trwałym zarządzie 0,0332 ha lasów nie jest objęty ewidencją, ani nie złożył deklaracji – str. 83 protokołu kontroli. W takiej sytuacji, obowiązkiem organu podatkowego było przede wszystkim wezwanie podatnika do złożenia deklaracji i stosownych wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji, a zaniechanie wskazanych czynności stanowi naruszenie art. 274a Ordynacji podatkowej. Ponadto, niezłożenie deklaracji mimo istnienia takiego obowiązku, naraża należności gminy na uszczuplenie i stanowi odpowiednio przestępstwo lub wykroczenie skarbowe zgodnie z art. 54 ustawy z dnia 10 września 1999 r. kodeks karny skarbowy (Dz. U. 2017 poz. 2226, ze zm.). Nieprawidłowość ta stanowi naruszenie art. 6 ust. 5 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. 2017 poz. 1821, ze zm.), zgodnie z którym osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki, nieposiadające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Lasów Państwowych, a także jednostki organizacyjne Agencji Nieruchomości Rolnych są obowiązane składać, w terminie do 15 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia lasów na dany rok podatkowy, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku.

Wskazane nieprawidłowości są przejawem nierealizowania obowiązku wykonywania czynności sprawdzających, nakazanych treścią działu V Ordynacji podatkowej. Mając na uwadze treść art. 274a Organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku. Należy zauważyć, iż owe oczywiste zaniedbania stanowią realne zagrożenie utraty przez organ podatkowy kontroli nad realizacją dochodów podatkowych gminy.

Sprawdzeniu poddano także realizację przez podatników obowiązku terminowego składania deklaracji (korekt) i stwierdzono niżej wskazane uchybienia:

a) w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi: 2 podmioty złożyły korektę deklaracji, średnio 46,5 dnia po terminie przewidzianym w art. 6m ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. (Dz. U. z 2017 r. poz. 1289 ze zm.) – po uprzednim wezwaniu organu podatkowego do jej złożenia – str. 99 protokołu kontroli;

b) w podatku od środków transportowych od osób prawnych – dwóch podatników złożyło korekty deklaracji średnio 43,5 dnia po terminie – po uprzednim wezwaniu organu podatkowego do jej złożenia – str. 90-91 protokołu kontroli.

Składanie deklaracji (korekt) po terminie jest nieprawidłowością, która narusza art. 9 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445), gdyż zgodnie z jego istotą, na właścicielach środków transportowych (os. fizycznych i prawnych) oraz podmiotach traktowanych zgodnie z ustawą jak właścicieli (wymienionych w treści art. 9 ust. 1), spoczywa bezwarunkowy obowiązek złożenia w terminie do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu, deklaracji na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzonej na formularzu według ustalonego wzoru. Natomiast w razie zaistnienia okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego lub zmianę miejsca zamieszkania, lub siedziby – termin ten wynosi 14 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności.

We wskazanych przypadkach organ podatkowy systematycznie dokonywał czynności sprawdzających, do których zobowiązuje przepis art. 272 Ordynacji podatkowej.

Sprawdzeniu poddano terminowość wpłat podatku i ich zgodność z kwotami zadeklarowanymi lub wymierzonymi i ustalono brak terminowych wpłat we wskazanych należnościach:

a) podatek od środków transportowych (osoby prawne) – 2 podatników dokonało wpłat średnio 40 dni po terminie. Przypis podatku wpłaconego po terminie wyniósł 18 974 zł – str. 91-92 protokołu kontroli;

b) podatek rolny (osoby prawne) – 1 podatnik wpłacił 152 dni po terminie kwotę 55 zł – str. 81 protokołu kontroli;

c) podatek od nieruchomości (osoby prawne) – 2 podatników uiściło wpłatę średnio 8 dni po terminie. Przypis podatku wpłaconego po terminie wyniósł 168.959 zł – str. 89 protokołu kontroli;

d) podatek od środków transportowych (osoby fizyczne) – 5 podatników dokonywało wpłat po terminie płatności, kwota podatku wpłacona po terminie wynosiła 25.544,40 zł – str. 93 protokołu kontroli;

e) łączne zobowiązanie pieniężne – 3 podatników dokonywało wpłat po terminie, kwota podatku wpłacona po terminie wynosiła 1.523 zł;

f) opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi – 5 podatników dokonywało wpłat średnio 20 dni po terminie płatności, kwota opłaty uiszczonej po terminie wyniosła          1.508 zł – str. 103 protokołu kontroli.

Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie płatności naraża na uszczuplenie należności publicznoprawnych, stanowiąc naruszenie przepisów materialnego prawa podatkowego w zakresie terminów płatności podatków i opłat (odpowiednio ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, ustawy o podatku rolnym oraz ustawy o porządku i czystości w gminach) a ponadto jest zachowaniem wypełniającym znamiona czynu zabronionego i podlega karze grzywny (art. 57 § 1 k.k.s.). Wobec powyższego, w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy ma możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego o wymierzenie podatnikom grzywny w postaci mandatu.

Analiza podejmowanych przez organ podatkowy kontroli podatkowych wykazała, że członkowie komisji nie posiadają legitymacji służbowych. Jest to nieprawidłowość naruszająca art. 284 § 1 Ordynacji podatkowej, gdyż wszczęcie kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem § 4 i art. 284a § 1, następuje przez doręczenie kontrolowanemu lub osobie, o której mowa w art. 281a, upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej. Na brak legitymacji służbowych zwracana była uwaga także na poprzedniej kontroli kompleksowej, po której zalecono „Przestrzeganie, wynikających z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej, zasad przeprowadzania kontroli podatkowych poprzez wydanie legitymacji służbowych wszystkim członkom komisji biorącym udział w przeprowadzaniu kontroli”. Odpowiadając na powyższe zalecenie Pan Wójt poinformował: „Dla wszystkich pracowników komisji biorących udział w przeprowadzanych kontrolach podatkowych zostały zamówione legitymacje służbowe, które zostaną im wydane przed przeprowadzeniem czynności kontrolnych, w celu okazania dla kontrolowanych podatników” Jak stwierdzono podczas obecnej kontroli, odpowiedź Pana Wójta była niezgodna ze stanem faktycznym – str. 124 protokołu kontroli. Niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

Badaniu poddano prawidłowość wyliczenia skutków udzielonych ulg i zwolnień za 2016 r. (sprawozdanie Rb-PDP) i stwierdzono że zostały one zaniżone o kwotę 5.541,91 zł – jest 605.689 zł, powinno być 611.229,91 zł. Nieprawidłowość jest skutkiem nieuwzględnienia powierzchni 1.285,72 m2 budynków pozostałych należących do podmiotu korzystającego ze zwolnienia na podstawie uchwały Rady Gminy. Stanowi to naruszenie § 9 obowiązującego wówczas rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którym kierownicy jednostek sporządzają sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. W czasie kontroli została sporządzona korekta sprawozdania – str. 125 protokołu kontroli.

           Analiza dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Przebudowę dróg gminnych nr 109751B na odcinku km 0+000 do km 0+309, nr 109757B na odcinku od km 0+000 do km 0+105 oraz Placu Kościuszki na odcinku od km 0+000 do km 0+087 wraz z budową i przebudową sieci gminnych wykazała, że w zarządzeniu Nr 227/17 z dnia 25 stycznia 2017 r. o powołaniu komisji przetargowej nie określił Pan postanowień zapewniających indywidualizację odpowiedzialności członków komisji. Zgodnie z art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac – str. 165-166 protokołu kontroli.

Podczas przeprowadzonej w Biurze Obsługi Szkół w Raczkach problemowej kontroli gospodarki finansowej przeanalizowano m.in prawidłowość wynagrodzenia pobieranego przez dyrektora Gimnazjum w Raczkach, wobec którego funkcję pracodawcy pełni Pan Wójt. Stwierdzono, iż według § 7 regulaminu wynagradzania nauczycieli wprowadzonego uchwałą Nr XXII/113/09 Rady Gminy Raczki z dnia 23 stycznia 2009 r. dodatek funkcyjny przysługuje dyrektorowi w wysokości zależnej od liczby oddziałów w szkole: dyrektor szkoły liczącej 6-10 oddziałów – od 200 zł do 600 zł, dyrektor szkoły liczącej powyżej 10 oddziałów – od 300 zł do 750 zł. Kontrola wykazała, iż w latach szkolnych od 2014/2015 do 2017/2018 w Gimnazjum w Raczkach funkcjonowało maksymalnie 10 oddziałów, w związku z czym dodatek funkcyjny dla dyrektora tej szkoły mógł wynosić w tym okresie najwyżej 600 zł. Tymczasem Pan Wójt przydzielał dyrektorowi Gimnazjum dodatek funkcyjny w wysokości 750 zł, tj. zawyżonej o 150 zł w stosunku do maksymalnej wysokości dopuszczonej regulaminem. Z wyliczeń dokonanych w trakcie kontroli wynika, że łącznie w okresie od września 2014 r. do marca 2018 r. (do momentu zakończenia kontroli w BOS), tj. przez okres 43 miesięcy, dyrektorowi Gimnazjum przyznano i wypłacono dodatek funkcyjny w wysokości zawyżonej względem obowiązujących przepisów o 6.450 zł.

                      Analiza liczby godzin ponadwymiarowych przydzielonych w arkuszach organizacyjnych dyrektorom szkół prowadzonych przez gminę Raczki wykazała przypadki naruszenia przepisów art. 35 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 6 Karty Nauczyciela. Zgodnie z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela, w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć 1/4 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, a przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Na podstawie art. 42 ust. 7 pkt 2 Karty Nauczyciela Rada Gminy Raczki w uchwale Nr VIII/50/15 z dnia 28 października 2015 r. określiła zasady udzielania i rozmiar obniżek tygodniowego wymiaru zajęć nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze. Zgodnie z § 1 uchwały tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin dyrektora szkoły liczącej 6 i więcej oddziałów wynosi po obniżce 3 godziny, zaś wicedyrektora szkoły liczącej 12 i więcej oddziałów wynosi po obniżce 10 godzin. Zatem tygodniowy dopuszczalny limit planowanych i realizowanych godzin ponadwymiarowych nie powinien przekraczać dla dyrektorów SP i Gimnazjum 3 godzin, zaś dla wicedyrektora SP 5 godzin tygodniowo, co wynika bezpośrednio z dyspozycji cytowanych wyżej przepisów. Tymczasem, jak wynika z arkuszy organizacyjnych oraz aneksów do arkuszy, na rok szkolny 2016/2017 wicedyrektorowi Szkoły Podstawowej w Raczkach przydzielono 10 godzin ponadwymiarowych, zaś dyrektorowi Gimnazjum w Raczkach – 4 godziny ponadwymiarowe. Nieprawidłowości wykazała również analiza arkuszy organizacyjnych na rok szkolny 2017/2018: dyrektorom obu szkół przydzielono po 4 godziny ponadwymiarowe, zaś wicedyrektorowi SP 9 godzin ponadwymiarowych.

Należy zwrócić uwagę, że z dniem 1 września 2018 r. wszedł w życie dodany do art. 42 Karty Nauczyciela ust. 6a – na mocy art. 76 pkt 22 lit. c) w zw. z art. 147 pkt 3 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2203) – zgodnie z którym dyrektorowi i wicedyrektorowi szkoły oraz innym nauczycielom, o których mowa w art. 42 ust. 6, korzystającym z obniżonego tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, nie przydziela się godzin ponadwymiarowych, chyba że jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w jednym oddziale, a za zgodą organu prowadzącego szkołę także, gdy jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w więcej niż jednym oddziale.

Z ustaleń kontroli problemowej przeprowadzonej w Biurze Obsługi Szkół w Raczkach – w obrębie zagadnień prawidłowości udostępniania nieruchomości gminnym jednostkom organizacyjnym – wynika, iż Biuro zajmuje pomieszczenia w budynku byłej agronomówki na podstawie „umowy najmu o charakterze nieodpłatnym” zawartej w dniu 2 stycznia 2007 r. na czas nieokreślony pomiędzy ówczesnym Kierownikiem Biura a Wójtem Gminy Raczki. Zgodnie z przepisami art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami formą prawną władania nieruchomościami przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej jest trwały zarząd. Ustanawiany jest on w drodze decyzji, której elementy określają przepisy art. 45 ust. 2 ustawy. Również w zakresie podstawy władania przez szkoły nieruchomościami zabudowanymi budynkami szkolnymi stwierdzono brak decyzji Wójta ustanawiających trwały zarząd. W księgach rachunkowych szkół ujęta jest mimo tego wartość budynków szkolnych (bez wartości gruntów, które objęte są ewidencją Urzędu), co nie ma uzasadnienia zarówno w świetle § 2 pkt 5 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa…, jak i § 2 pkt 5 obowiązującego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa… Stosownie do treści przywołanych przepisów, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o środkach trwałych rozumie się przez to m.in. środki trwałe otrzymane w zarząd i użytkowanie na potrzeby jednostki; zatem w sposób prawidłowy w księgach szkoły powinna być ujęta wartość gruntów oddanych szkole w trwały zarząd wraz z budynkami.

W tym zakresie podczas kontroli kompleksowej stwierdzono, iż nieruchomości, którymi dysponuje ZGKiM w Raczkach, także nie zostały mu oddane w trwały zarząd. Z kolei instytucje kultury (Gminna Biblioteka Publiczna w Raczkach i Gminny Ośrodek Kultury w Raczkach) nie zostały formalnie wyposażone w majątek (nieruchomości), na bazie których prowadzą działalność kulturalną. Zgodnie z art. 56 w zw. z art. 51 ustawy o gospodarce nieruchomościami, właściwą formą władania przez samorządowe osoby prawne jest własność lub użytkowanie wieczyste. Za dopuszczalne należy uznać także zastosowanie innej formy cywilnoprawnej, np. użytkowania lub użyczenia. Dodania wymaga jednocześnie, iż formą niewłaściwą jest trwały zarząd będący, na gruncie przepisów art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 przywołanej ustawy, formą władania nieruchomościami jedynie przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej– str. 5 i 172 protokołu kontroli.

Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Raczkach nie planował na 2017 r. nadwyżki środków obrotowych. Ze sprawozdania Rb-30S Zakładu za 2017 r. wynikała nadwyżka środków obrotowych na koniec roku w kwocie 6.950,94 zł, którą przekazano na rachunek budżetu gminy 28 marca 2018 r. Sposób ustalania nadwyżki środków obrotowych w samorządowych zakładach budżetowych określił Minister Finansów przepisami rozporządzenia z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz.1542, ze zm.). Z kolei na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych organ stanowiący (Rada Gminy) powinien określić terminy i sposób ustalania zaliczkowych wpłat do budżetu nadwyżki środków obrotowych przez zakład, a także sposób i terminy rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu. Analiza uchwał podjętych przez Radę Gminy, odnoszących się do funkcjonowania ZGKiM, wykazała, że w żadnym z aktów nie określono tych kwestii – str. 184 protokołu kontroli.

           Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

           Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym).Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

           Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

           Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

           Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przestrzeganie ustanowionych procedur wewnętrznych określających zasady funkcjonowania i dokumentowania kontroli zarządczej.

2. Zmodyfikowanie zakładowego planu kont Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej poprzez usunięcie kont 770 i 771.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ewidencjonowanie operacji dotyczących środków na dofinansowanie kształcenia młodocianych pracowników za pośrednictwem kont 139 i 240,

b) wykazywanie należności z tytułu dotacji podlegających zwrotowi w następnym roku wyłącznie na koncie 221 w ewidencji Urzędu; prowadzenie ewidencji w zakresie tych operacji w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

c) ujmowanie na koncie 234 operacji zgodnych z treścią ekonomiczną tego konta, ustaloną w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r.,

d) zaprzestanie dokonywania przelewów na rachunek budżetu i zaliczania do dochodów budżetu odsetek naliczonych od środków depozytowych przechowywanych na rachunku ewidencjonowanym w ramach konta 139,

e) ewidencjonowanie odpisów (zmniejszenia) należności z tytułu dochodów budżetowych zapisem Wn 720 – Ma 221,

f) zaprzestanie stosowania zapisów ujemnych przy ewidencjonowaniu niewykorzystanych przez gminę dotacji podlegających zwrotowi,

g) ewidencjonowanie operacji związanych z kosztami komorniczymi potrąconymi z wyegzekwowanych przez komornika należności w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia,

h) zaniechanie ewidencjonowania operacji związanych z przyznanym jednostce wynagrodzeniem płatnika podatku dochodowego jako dochodu i wydatku jednostki – ze względu na brak kasowej realizacji tej operacji gospodarczej,

i) zaprzestanie wykorzystywania konta 300 do ewidencji kosztów działalności dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych; rozważenie zaniechania rozliczania w czasie kosztów prenumerat.

4. Zaprzestanie pokrywania wydatków Urzędu bezpośrednio z uzyskanych przez Urząd dochodów. W tym celu odprowadzanie na rachunek budżetu wszystkich zrealizowanych przez Urząd dochodów i ponoszenie wydatków Urzędu jedynie do wysokości środków przelanych z rachunku budżetu, zaksięgowanych po stronie Wn subkonta wydatków w korespondencji z kontem 223.

5. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej zasady ustalania i przekazywania ZGKiM w Raczkach z budżetu gminy środków finansowych wynikających z rozliczenia podatku od towarów i usług.

6. W zakresie sprawozdawczości:

a) zapewnienie wykazywania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Raczkach danych w kolumnie „dochody przekazane” zgodnie z instrukcją sporządzania tego sprawozdania,

b) wykazywanie w sprawozdaniach Rb–27S i Rb-N prawidłowych danych w zakresie należności wymagalnych (zaległości),

c) wykazywanie danych w pozycji „gotówka i depozyty” sprawozdania Rb-N zgodnie z zasadami wynikającymi z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych,

d) zapewnienie rzetelnego sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy, zgodnie z obowiązującym stanem prawnym.

7. Podjęcie działań w celu zmiany faktycznego funkcjonowania procesów związanych z gospodarką drukami ścisłego zarachowania, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, w szczególności dotyczące wykonywania przez jednego pracownika obowiązków w zakresie przyjmowania, ewidencji, rozchodu i wykorzystania druków przy jednoczesnym braku formalnego ich powierzenia.

8. Zaprzestanie klasyfikowania w par. 0770 dochodów za wykup przydomowych oczyszczalni ścieków.

9. Przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały zmieniającej uchwalę w sprawie szczegółowych zasad umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności… poprzez objęcie jej treścią instytucji kultury.

10. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

11. W zakresie procedur zbywania nieruchomości:

a) zawieranie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży wszystkich informacji wymaganych przepisami art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) ustalanie terminu wpłaty wadium nie później niż na 3 dni przed datą przetargu.

12. W zakresie dochodów z najmu lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy:

a) wyeliminowanie rozbieżności pomiędzy okresem obowiązywania umowy i stosowaną stawką czynszu za najem lokalu mieszkalnego położonego w Wierciochach a postanowieniami uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Raczki na lata 2016-2020; w tym celu albo dokonanie zmiany umowy w zakresie dotyczącym okresu jej obowiązywania i wysokości czynszu dostosowującej ją do treści uchwały lub wprowadzenie stosownych zmian w uchwale polegających na wydzieleniu tego lokalu jako lokalu socjalnego,

b) ustalanie wysokości czynszu zgodnie ze stawkami określonymi zarządzeniem w sprawie ustalenia wysokości stawek czynszu; wyegzekwowanie od najemcy lokalu położonego w Wierciochach czynszu pobranego w kwocie zaniżonej o 497,68 zł.

13. W zakresie najmu lokali użytkowych:

a) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do prawidłowego ustalenia czynszu za najem lokali użytkowych, z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej niniejszego wystąpienia,

b) zawieranie umów dzierżawy nieruchomości gruntowych na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony po przeprowadzeniu postępowania przetargowego, chyba że Rada Gminy wyrazi zgodę na odstąpienie od przetargowego trybu zawarcia takiej umowy, stosownie do art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami (z zastrzeżeniem ust. 4a).

14. Prowadzenie niezbędnych działań zmierzających do doręczenia wszystkich decyzji wymiarowych podatnikom.

15. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i aktów wykonawczych.

16. Prowadzenie systematycznych czynności sprawdzających, nakazanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej, z wykorzystaniem procedur zawartych w dziale V Ordynacji;

17. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkami lokalnymi, w tym przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikających odpowiednio z ustaw o podatku rolnym, leśnym oraz podatkach i opłatach lokalnych.

18. Egzekwowanie dokumentów źródłowych od podatników w zakresie  podatku nieruchomości, dających możliwość prowadzenia czynności sprawdzających w zakresie rzetelności prezentowania podstaw opodatkowania.

19. Rozważenie możliwości dyscyplinowania podatników w zakresie terminowego składania deklaracji podatkowych oraz terminowej wpłaty podatków.

20. Przestrzeganie zasad przeprowadzania kontroli podatkowych poprzez wydanie legitymacji służbowych wszystkim członkom komisji biorącym udział w przeprowadzaniu kontroli.

21. Określanie zasad funkcjonowania komisji przetargowej powołanej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, tj. w sposób zapewniający sprawność jej działania, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystość jej prac.

22. Ustalenie dyrektorowi Gimnazjum dodatku funkcyjnego zgodnie z obowiązującym regulaminem wynagradzania nauczycieli. Wystąpienie do dyrektora Gimnazjum o dobrowolny zwrot dodatku funkcyjnego w części przyznanej i wypłaconej niezgodnie z regulaminem.

23. Zwracanie uwagi przy zatwierdzaniu arkuszy organizacyjnych szkół, aby zakładana w ich treści liczba godzin ponadwymiarowych nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze była zgodna z powszechnie obowiązującymi przepisami przywołanymi w części opisowej wystąpienia.

24. Formalne uregulowanie podstaw władania mieniem przez jednostki organizacyjne gminy, mając na uwadze, że prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki nieposiadające osobowości prawnej (szkoły i ZGKiM) jest trwały zarząd, zaś przez instytucje kultury – jako osoby prawne – forma cywilnoprawna. Przeniesienie na podstawie wydanych decyzji o ustanowieniu trwałego zarządu wartości gruntów, którymi władają poszczególne jednostki, z ewidencji Urzędu do ewidencji każdej z nich.

25. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały (np. jako projektu zmian w statucie ZGKiM) regulującej na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych terminy i sposób ustalania zaliczkowych wpłat do budżetu nadwyżki środków obrotowych przez zakład, a także sposób i terminy rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu. 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach