Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Sztabin

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 lutego 2019 roku (znak: RIO.V.6001-7/18), o treści jak niżej:

Pan

Jarosław Karp

Wójt Gminy Sztabin

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sztabin za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Sztabin na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono stosunkowo nieliczne nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

           Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Wszystkie stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia dotyczą okresu sprawowania funkcji Wójta Gminy Sztabin przez Tadeusza Drągiewicza, który zajmował to stanowisko do dnia 22 listopada 2018 r.

W gminie Sztabin nie jest obsadzone stanowisko Sekretarza Gminy. Stwierdzono, że w dniu 11 grudnia 2015 r. były Wójt rozwiązał umowę o pracę z Sekretarzem na mocy porozumienia stron i od tego dnia do zakończenia kontroli nie zatrudniono Sekretarza. Z ustaleń kontroli wynika, że w 2015 r. zorganizowany był bezskutecznie jeden konkurs na to stanowisko. Począwszy od 2016 r. – według złożonych wyjaśnień – nie podejmowano żadnych działań w celu zatrudnienia Sekretarza. Nieobsadzenie stanowiska Sekretarza pozostaje w sprzeczności z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1260, ze zm.), który jednoznacznie wskazuje na obowiązek jego utworzenia w gminie. Stanowisku temu przypisane są też zadania w regulaminie organizacyjnym Urzędu – str. 5 protokołu kontroli.

           W zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej ustalono, że w 2017 r. nie zostało udokumentowane przeprowadzenie samooceny systemu kontroli zarządczej, co narusza standardy kontroli zarządczej ogłoszone komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84). Ze standardów nr 20 i 22 wynika, że zaleca się przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki, która powinna być dokumentowana oraz, że źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli. Przykładowe ankiety samooceny zostały określone komunikatem Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 2 poz. 11). W trakcie kontroli okazano arkusze samooceny sporządzone przez osoby zarządzające i pracowników Urzędu Gminy Sztabin z datą 3 grudnia 2018 r., które posłużyć mają do przygotowania samooceny systemu kontroli zarządczej za 2018 r. – str. 14 protokołu kontroli.

           W okresie objętym kontrolą obowiązek prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania był powierzony zakresem czynności z dnia 18 lutego 2015 r. inspektorowi prowadzącemu obsługę kasową Urzędu. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania przez kasjera prowadzi do sytuacji nieakceptowalnej z punktu widzenia standardów kontroli zarządczej w przypadku druków dokumentujących operacje kasowe (standard C.14. „Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” w zakresie podziału obowiązków), gdyż ta sama osoba pobiera druki, prowadzi ewidencję ich przychodu i wydania oraz dokonuje za ich pomocą operacji – str. 35 protokołu kontroli.

           Badanie dowodów księgowych wykazało, że w celu dodatkowego powiązania dokumentu z zapisem księgowym stosowano pieczątkę o treści „Zaksięgowano Nr Dz. …, Dokument …, Pozycja …, Rejestr: Budżet Główny/Organ … podpis” – wzór takiej pieczęci został zamieszczony w Instrukcji kontroli wewnętrznej, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych wprowadzonej zarządzeniem Wójta z dnia 2 stycznia 2017 r. Ustalono, że w 2017 r. wszystkie badane dowody zostały ostemplowane tą pieczęcią, lecz większość z nich nie została wypełniona, co narusza wewnętrzne regulacje w tym zakresie. Skarbnik wyjaśniła tę sytuację długotrwałą absencją pracowników Referatu Księgowo-Budżetowego, co nadmiernie obciążyło pracą pozostałe osoby i stąd powstało niedociągnięcie w zakresie stosowania wewnętrznych przepisów – str. 19 protokołu kontroli.

           Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911) wykazała, że:

a) niewłaściwie księgowano operacje dotyczące należności wyegzekwowanych i przekazanych przez organ egzekucyjny na rachunek budżetu po potrąceniu kosztów komorniczych (na przelewie była wskazana kwota potrąconej opłaty komorniczej). Wpływ środków na rachunek budżetu (bez kosztów komorniczych) księgowany był 133-1 „Rachunek bieżący budżetu” – Ma 901-1 „Dochody budżetu-jednostka” oraz dodatkowo na kontach Urzędu Wn 130-1 „Rachunek bieżący dochody” – Ma 221-1 „Należności z tytułu podatków”. Następnie na kwotę potrąconych kosztów komorniczych kontrolowana jednostka sporządzała wewnętrzne polecenie przelewu, w którym koszty komornicze zaliczane były jednocześnie w ciężar rachunku budżetu oraz na dobro tego rachunku. Operacja ta księgowana była w księgach budżetu: Wn 133 – Ma 901 oraz Wn 902 „Wydatki budżetu” – Ma 133, zaś w księgach Urzędu Wn 130-01 – Ma 221-1 oraz Wn 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” – Ma 130-2 „Rachunek bieżący wydatki”. Spowodowało to zaliczenie tych kwot do dochodów i wydatków budżetu, mimo że rzeczywisty przebieg operacji poniesienia przez gminę ciężaru kosztów egzekucyjnych polegał na niekasowym rozliczeniu ich z organem egzekucyjnym. Brak wpływu i wypływu środków na rachunku bieżącym dla tej operacji oznacza, że – zgodnie z zasadą kasowego ustalania wyniku budżetu, wyrażoną w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) i § 5 rozporządzenia – rozliczenia tego nie należy księgować ich jako dochodu i wydatku budżetu, ponieważ pozostaje to wbrew rzeczywistemu przebiegowi operacji gospodarczej. Rozliczenie należności z dłużnikiem w zakresie potrąconych kosztów egzekucyjnych należy księgować Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne – Ma 221. W 2017 r. do dochodów i wydatków budżetu na podstawie stworzonych przez jednostkę przelewów dotyczących tych operacji zaliczono kwotę 764,47 zł – str. 20-21 protokołu kontroli,

b) przyjęto zasadę – niemającą uzasadnienia w świetle przepisów ustawy i rozporządzenia oraz nie służącą, jak wynika z ustaleń kontroli, uzyskaniu dodatkowych danych w zakresie prezentacji sytuacji finansowej jednostki – ewidencji otrzymanych kredytów oraz ich spłaty wraz z odsetkami na utworzonych dodatkowo 2 kontach: 133-15 (dotyczącym 2 kredytów zaciągniętych w BGK księgowanych w ramach konta 134 „Kredyty bankowe” na kontach 134-5 i 134-8) i 133-35 (dotyczącym kredytu w BS księgowanego na koncie 134-10). W rezultacie takiej ewidencji na koncie 133-15 wystąpiło na koniec 2017 r. saldo Wn w kwocie 67,80 zł (odpowiadające zapłaconym w zawyżonej kwocie odsetkom od kredytu w BGK). Skutkiem przedstawionych w protokole kontroli księgowań było zaniżenie wydatków budżetu o kwotę 67,80 zł, ponieważ zamiast zaliczenia przelanych odsetek do wydatków na koncie 902 – zgodnie z zasadą kasowego ustalania wyniku budżetu – uwidoczniono je bezpodstawnie na stronie Wn konta 133-15. W księgach budżetu nie powinno wystąpić żadne saldo wynikające z nadpłaty odsetek – zdarzenie to powinno zostać ujęte wyłącznie w ewidencji Urzędu zapisem Wn 240 „Pozostałe rozrachunki” – Ma 751 „Koszty finansowe”. W wysokości zawyżonej o 67,80 zł wykazano w efekcie stan środków na rachunku bankowym w sprawozdaniach Rb-ST i w bilansie z wykonania budżetu oraz kwotę w rubryce „gotówka i depozyty” sprawozdania Rb-N. Zawyżono też o 67,80 zł kwotę wolnych środki obliczonych jako pozostające w dyspozycji gminy w 2018 r. Analogicznie błędny wynik w ewidencji budżetu związany z nadpłatą odsetek wystąpił na koniec 2016 r. i dotyczył kwoty 191,10 zł, co również miało wpływ na dane sprawozdawczości – str. 21-22 i 28-29 protokołu kontroli,

c) w zakresie danych wynikających z niektórych kont analitycznych prowadzonych do konta 221 – dotyczących podatków i opłat lokalnych oraz opłat za odpady komunalne, obrazujących należności i nadpłaty (salda strony Wn i Ma) – stwierdzono, że w ewidencji syntetycznej wykazywane było persaldo (saldo na stronie Wn konta pomniejszone o nadpłaty, których na koncie syntetycznym nie wykazywano). Skutkowało to niezgodnością ewidencji analitycznej z syntetyczną o kwotę 3.452,74 zł, wbrew art. 16 ustawy o rachunkowości. W wyniku czynności kontrolnych dokonano korekty zapisów na koncie syntetycznym 221 – należności oraz nadpłaty zostały zwiększone o kwotę 4.785,49 zł na dzień 31 października 2018 r. Ponadto do ewidencji księgowej wprowadzono dodatkowe konta do księgowania nadpłat; według ustaleń kontroli od listopada 2018 r. ewidencja na koncie syntetycznym 221 przebiega prawidłowo – str. 23 protokołu kontroli,

d) wbrew zasadzie memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy do kosztów i zobowiązań 2017 r. nie została ujęta kwota 26.417,94 zł wynikająca z trzech faktur wystawionych przez MPO w dniu 30 grudnia 2017 r., które zostały opłacone w dniach 11 i 16 stycznia 2018 r., a więc wpłynęły do Urzędu w terminie umożliwiającym zaksięgowanie kosztów i zobowiązań w księgach 2017 r. oraz wykazanie zobowiązań w sprawozdaniu Rb-28S za 2017 r. – str. 23-24 protokołu kontroli.

           Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), zastąpionego od 2018 r. rozporządzeniem z dnia 9 stycznia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 109) wykazała, że dla szkół podstawowych w Krasnowie, Sztabinie i Jaziewie sporządzano bezzasadnie sprawozdania Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych j.s.t. ustawami, w których nie wykazano żadnych danych. Szkoły nie realizują zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami związanych z realizacją dochodów, zatem sporządzanie negatywnych sprawozdań Rb-27ZZ jest bezprzedmiotowe – str. 27 protokołu kontroli,

           W zakresie sporządzania sprawozdań finansowych stwierdzono, że bilanse, rachunki zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu sporządzone na dzień 31 grudnia 2017 r. dla szkół obsługiwanych przez Urząd Gminy zostały podpisane przez głównego księgowego i dyrektorów szkół. Dodatkowo dla szkół został sporządzony „zbiorczy” bilans, „zbiorczy” rachunek zysków i strat oraz „zbiorcze” zestawienie zmian w funduszu jednostki, które zostały podpisane przez głównego księgowego i Wójta. W myśl art. 10c ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, ze zm.) w przypadku powierzenia Urzędowi Gminy przez Radę Gminy obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, są one przekazywane w całości. W konsekwencji wszystkie sprawozdania obsługiwanych jednostek powinny być podpisywane przez kierownika jednostki obsługującej – w przypadku gdy jest nią Urząd Gminy, przez Wójta). Odpowiedzialność kierownika jednostki obsługującej za rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej wynika również z art. 53 ust. 5 ustawy o finansach publicznych – str. 29 protokołu kontroli.

Środki wniesione przez wykonawców tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umów były przetrzymywane na nieoprocentowanym rachunku bankowym (konto 139 „Inne rachunki bankowe”), wbrew postanowieniom art. 148 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, ze zm.) określającego, że jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym; zamawiający zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy – str. 41 protokołu kontroli.

           W wyniku analizy procedury sprzedaży nieruchomości stwierdzono, że:

a) zarządzeniem Wójta Nr 231/2017 z 25 listopada 2016 r. została przeznaczona do sprzedaży działka nr 250/14 położona w Sztabinie. Załącznikiem do zarządzenia był wykaz nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży w drodze bezprzetargowej użytkownikowi wieczystemu. Informacja o wywieszeniu tego wykazu nie została jednak podana do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej, czym naruszono art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204, ze zm.) – str. 93-94 protokołu kontroli,

b) komisja przetargowa w dniu 28 czerwca 2017 r. sporządziła protokół z przetargu nieograniczonego na sprzedaż nieruchomości nr 135 położonej we wsi Polkowo, który nie zawierał wszystkich informacji wymaganych przepisami § 10 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490), tj. informacji o osobach dopuszczonych do uczestnictwa w przetargu. Wskazanie w protokole, że „komisja zakwalifikowała wszystkie osoby do udziału w przetargu” nie personalizuje osób dopuszczonych do przetargu, a zatem nie spełnia wymogu § 10 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia – str. 97-98 protokołu kontroli,

c) informacja o wyniku przetargu na sprzedaż nieruchomości nr 135 we wsi Polkowo nie zawierała wszystkich elementów wymaganych przepisami § 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów…, tj. liczby osób dopuszczonych oraz osób niedopuszczonych do uczestnictwa w przetargu (§ 12 ust. 1 pkt 3) oraz ceny wywoławczej nieruchomości i najwyższej ceny osiągniętej w przetargu (§ 12 ust. 1 pkt 4) – str. 98 protokołu kontroli.

           Kontrola dochodów z najmu lokali użytkowych i garaży wykazała, że Wójt realizował postanowienia uchwały Nr 198/2016 Rady Gminy z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie zasad wynajmowania lokali użytkowych i garaży, zgodnie z którymi „stawka czynszu podlega zwiększeniu każdego roku od dnia 1 stycznia do 1,5% do 3%” – str. 105-109 i 111 protokołu kontroli. Kontrola wykazała jednak błędy w obliczeniach, co spowodowało nieznaczne skutki w ustaleniu czynszu dla kontrahentów o następujących numerach ewidencyjnych :

a) 11004 – w 2016 r. ustalono czynsz zawyżony łącznie o 4,44 zł, a w 2017 r. o 6,24 zł,

b) 11005 – w 2016 r. ustalono czynsz zawyżony łącznie o 4,08 zł, a w 2017 r. o 9,48 zł,

c) 11006 – w 2017 r. ustalono czynsz zaniżony łącznie o 5,04 zł,

d) 12001 – w 2017 r. ustalono czynsz zawyżony łącznie o 0,64 zł,

e) 12002 – w 2017 r. ustalono czynsz zaniżony łącznie o 2 zł, a w 2018 r. o 1 zł.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

W wyniku analizy przedłożonych zakresów czynności oraz akt osobowych ustalono brak w dokumentacji jednej z pracownic odpowiedzialnej za rachunkowość opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oświadczenia o znajomości przepisów obowiązującej w okresie objętym kontrolą ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922, ze zm.) oraz przestrzeganiu ich, co stanowiło naruszenie art. 39 ust. 2 przywołanej ustawy. W trakcie kontroli, złożono odpowiednie oświadczenie – str. 77 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości wymiaru podatków lokalnych osobom fizycznym wykazało nieprawidłowości w przypadku istnienia współwłasności gruntowej. Stwierdzono następujące uchybienia:

a) podatek rolny:

- dokonanie wymiaru podatku współwłaścicielowi użytków rolnych stosownie do posiadanego udziału, kierując się faktem, iż jednym ze współwłaścicieli jest Skarb Państwa, korzystający z wyłączenia z podatku rolnego na gruncie art. 3a ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892, ze zm.). Taki schemat postępowania stanowi naruszenie art. 3 ust. 5 ustay, zgodnie z którym, jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach. Właściwy tryb postępowania w takiej sytuacji przedstawia m.in. wyrok WSA w Krakowie z dnia 16 kwietnia 2015 r. (sygn. akt I Sa/Kr 210/15), zgodnie z którym zasadne byłoby wydanie jednej decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego w stosunku do każdego ze współwłaścicieli i wskazania obowiązku podatkowego odnoszącego się do całego przedmiotu opodatkowania, z wyłączeniem wymiaru obejmującego część nieruchomości gruntowej przypadającej Skarbowi Państwa – str. 56 protokołu kontroli;

- wspólne opodatkowanie nieruchomości gruntowych będących odrębną własnością małżonków z nieruchomościami stanowiącymi ich współwłasność. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o podatku rolnym podatnikami podatku rolnego są m.in. osoby fizyczne będące w pierwszej kolejności właścicielami gruntów. Natomiast wspólne opodatkowanie może nastąpić wyłącznie w przypadku istnienia współwłasności, na podstawie art. 3 ust. 5 ustawy – str. 56 protokołu kontroli;

b) podatek od nieruchomości od osób prawnych:

- przeniesienie obowiązku podatkowego z właściciela lokalu na jego najemcę, co stanowi naruszenie przepisów art. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445, ze zm.), zgodnie z którymi podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, będące właścicielami nieruchomości, posiadaczami samoistnymi lub użytkownikami wieczystymi gruntów. Natomiast art. 3 ust. 1 pkt 4 wskazuje, iż obowiązek podatkowy spoczywa na posiadaczu zależnym (np. najemcy) tylko w sytuacji, gdy dotyczy nieruchomości będącej własnością Skarbu Państwa bądź jednostki samorządu terytorialnego – str. 68 protokołu kontroli;

c) podatek leśny:

- przypisanie podatnikowi, będącemu współwłaścicielem w części ¼ powierzchni użytków leśnych, powierzchni gruntów przypadającej jego udziałowi i opodatkowanie wspólnie z powierzchnią lasu będącą jego własnością. Takie działanie stoi w sprzeczności z art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1821, ze zm.), zgodnie z którym jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach – str. 62 protokołu kontroli.

Stwierdzono także pojedyncze nieprawidłowości polegające na przyjęciu do opodatkowania niewłaściwej powierzchni gruntów jako podstawy opodatkowania we wskazanych należnościach:

- podatek rolny od osób prawnych – zaniżenie powierzchni gruntów sklasyfikowanych jako ŁIV, wskutek czego zaniżono kwotę dochodów z tego tytułu o 30 zł – str. 61 protokołu kontroli;

- podatek leśny od osób fizycznych – zawyżenie powierzchni gruntów leśnych, wskutek czego zawyżono kwotę podatku o 4 zł – str. 63 protokołu kontroli.

Badanie powszechności opodatkowania wykazało brak złożenia informacji w przypadku 2 osób fizycznych będących podatnikami podatku rolnego oraz leśnego, mimo wielokrotnych wezwań do jej złożenia. Niezłożenie informacji stanowi naruszenie art. 6a ust. 4 i 5 ustawy o podatku rolnym oraz art. 6 ust. 2 ustawy o podatku leśnym, zgodnie z którymi osoby fizyczne są zobowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informacje o gruntach (lasach), sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie, zmiany lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Mimo braku informacji, organ podatkowy dokonał prawidłowego wymiaru podatku rolnego, bazując na zmianach geodezyjnych uzyskanych ze Starostwa Powiatowego w Augustowie. W takiej sytuacji należy wskazać, że organ podatkowy ma możliwość wystąpienia do właściwego Urzędu Skarbowego z wnioskiem o ukaranie podatników uchylających się od obowiązków nałożonych przez ustawodawcę – art. 54 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2017 r. poz. 2226) – str. 56 i 62 protokołu kontroli.

Ponadto kontrola wykazała nieprzeprowadzanie przez organ podatkowy kompletnych czynności sprawdzających, do dokonywania których jest zobowiązany na mocy art. 272 Ordynacji podatkowej. Nieprawidłowość dotyczyła następujących należności:

- podatek leśny od osób fizycznych – obniżenie kwoty wymiaru podatku leśnego o 50% grupie podatników w jednej z miejscowości, z uwagi na występowanie lasów wchodzących w skład rezerwatów przyrody i parków narodowych (art. 4 ust. 3 ustawy o podatku leśnym). Mając na względzie brak przedłożenia dokumentacji źródłowej uzasadniającej zastosowanie ustawowego obniżenia oraz fakt, iż w złożonych informacjach powierzchnie sklasyfikowane jako las nie zostały wykazane jako te, które miałyby korzystać ze wskazanego zwolnienia, brak jest racjonalnej pewności, co do prawidłowości zastosowanej procedury. Wskazana nieprawidłowość jest przejawem nieprzeprowadzenia kompletnych czynności sprawdzających wskazanych m.in. w treści art. 272 § 3 Ordynacji, który stanowi, iż organ podatkowy pierwszej instancji zobowiązany jest do dokonywania czynności sprawdzających, mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Ułatwieniu wykonania ustawowego obowiązku służą instrumenty zawarte w dziale V Ordynacji, m.in. art. 274a § 2, który uprawnia organ podatkowy do żądania złożenia niezbędnych wyjaśnień, w razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji (informacji) – str. 63 protokołu kontroli;

- podatek od nieruchomości od osób prawnych – brak przeprowadzania kompletnych czynności sprawdzających przejawił się w obszarze ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami, do czego zobowiązuje art. 272 § 3 Ordynacji. Brak odpowiednich danych uniemożliwia przeprowadzenie czynności sprawdzających, które są ustawowym obowiązkiem organu podatkowego. Zadaniem organu jest nie tylko kontrola, czy wysokość wpłacanego podatku jest zgodna z wysokością deklarowaną, ale także czy zadeklarowany podatek jest pochodną prawidłowych danych, których wadliwość może mieć wpływ na nieuzasadnione zaniżenie bądź podwyższenie podatku – str. 68 protokołu kontroli;

- opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi – niekompletne przeprowadzenie czynności sprawdzających w stosunku do właściciela nieruchomości, który zadeklarował zmniejszenie liczby osób z uwagi na wyjazd dziecka do bursy międzyszkolnej. Do dnia kontroli wymiar opłaty obejmuje zmniejszoną liczbę mieszkańców. W takiej sytuacji organ podatkowy powinien w sposób systematyczny dokonywać czynności sprawdzających (m.in. art. 274a Ordynacji), mających na celu ustalenie faktycznej liczby mieszkańców, w szczególności w okresie ferii zimowych czy wakacji, kiedy istnieje wysokie prawdopodobieństwo powrotu dziecka, a tym samym zwiększenie liczby osób w gospodarstwie. Zgodnie z art. 6m ust. 1 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2018 r. poz. 1454, ze zm.) właściciel nieruchomości jest obowiązany złożyć do wójta, burmistrza, prezydenta miasta deklarację o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, która stanowi podstawę do uiszczania opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Wysokość zobowiązania określonego w deklaracji obowiązuje za kolejne miesiące do czasu korekty deklaracji lub zmiany stawki opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Zgodnie z art. 6m ust. 2 ustawy, w przypadku zmiany danych będących podstawą ustalenia wysokości należnej opłaty lub określonej w deklaracji ilości odpadów komunalnych powstających na danej nieruchomości właściciel nieruchomości jest obowiązany złożyć nową deklarację w terminie 14 dni od dnia nastąpienia zmiany. Opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi w zmienionej wysokości uiszcza się za miesiąc, w którym nastąpiła zmiana. Oceniając opisaną sytuację przez pryzmat obowiązku dbałości o dochody jednostki, systematyczne dokonywanie czynności sprawdzających ma na celu wykrycie sytuacji, w której podmiot nie wywiązując się z nałożonego obowiązku, przyczyniając się tym samym do uszczuplenia dochodów budżetu gminy – str. 79-80 protokołu kontroli.

Badaniu kontrolnemu poddano również prawidłowość sporządzenia deklaracji na podatek od nieruchomości przez gminę Sztabin. Ustalono wystąpienie różnorodnych rodzajowo nieprawidłowości, wskazanych w treści str. 70-73 protokołu kontroli, to jest m. in.:

- przekazanie nieruchomości gruntowych oraz budynkowych będących własnością gminy w bezpłatne użytkowanie stowarzyszeniom Ochotniczych Straży Pożarnych. Wskazane podmioty nie złożyły deklaracji podatkowych – powierzchnia gruntów i budynków została wykazana w deklaracji gminnej i opodatkowana. Takie działanie stoi w sprzeczności z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowi, iż podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, będące posiadaczami nieruchomości lub ich części, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie wynika z umowy zawartej z właścicielem (…). W obowiązującym stanie prawnym, brak jest możliwości przeniesienia obowiązku podatkowego na mocy umowy stron lub zarządzenia. Zatem wskazane podmioty zobowiązane są do złożenia stosownej deklaracji i uiszczenia podatku. Wprowadzenie zwolnień przedmiotowych, innych niż wymienione w treści art. 7 ust. 1, może nastąpić wyłącznie w drodze uchwały Rady Gminy, o czym stanowi art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Wówczas zadeklarowana przez posiadaczy powierzchnia nieruchomości korzystająca ze zwolnienia stanowiłaby podstawę do wykazania w deklaracji gminnej powierzchni nieruchomości zwolnionej na mocy uchwały gminy oraz w konsekwencji wykazanie skutków w sprawozdaniu Rb-PDP. W wyniku nieprawidłowości, potencjalna kwota zawyżenia obciążenia podatkowego gminy za 2017 r. wynosiła 10.419 zł;

- (…)[1]

- błędne wykazanie w deklaracji nieruchomości stanowiących własność gminy, wbrew art. 7 ust. 1 pkt 15 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym zwalnia się od podatku grunty i budynki lub ich części, stanowiące własność gminy z wyjątkiem zajętych na działalność gospodarczą lub będących w posiadaniu innych niż gmina jednostek sektora finansów publicznych. Grunty i budynki stanowiące własność gminy powinny być wykazane w deklaracji w rubryce dotyczącej przedmiotów zwolnionych z opodatkowania na mocy ustawy.

Badaniu poddano zagadnienie prowadzenia przez wierzyciela czynności windykacyjnych co wykazało, iż zaległości w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi obejmujące 2016 r. zostały objęte działaniami upominawczymi oraz tytułami wykonawczymi z przekroczeniem terminów określonych w uregulowaniach wewnętrznych jednostki. Terminowe, bieżące wystawianie i doręczanie dłużnikom upomnień ma istotne znaczenie dla dalszego przebiegu postępowania egzekucyjnego. Stwierdzona w trakcie kontroli zwłoka skraca czas na prowadzenie czynności egzekucyjnych przez właściwe organy, co stwarza ryzyko niezapewnienia skuteczności wyegzekwowania należności gminy. Opieszałość w wystawianiu upomnień i tytułów wykonawczych ma istotny wpływ na obniżenie skuteczności egzekucji. Znaczny upływ czasu między terminem zapłaty należności a wystawieniem upomnienia lub tytułu wykonawczego umożliwia dłużnikowi wyzbywanie się składników majątkowych mogących stanowić przedmiot egzekucji. Opieszałość w podejmowaniu działań egzekucyjnych utwierdza u dłużników przeświadczenie o niskiej efektywności windykacji, w tym o realnej możliwości jej uniknięcia.

Należy zaznaczyć, iż wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym dłużnik został powiadomiony, bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany i biegnie na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny (art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej) – str. 82-83 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli ustalono brak na składanych przez podatników dokumentach dat ich wpływu. Z treści § 42 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 1 Instrukcja Kancelaryjna do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) wynika, że punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Umieszczenie daty wpływu na dokumentacji składanej przez podatników ma istotne znaczenie w przypadku określenia rzetelności wywiązywania się z obowiązku terminowości składanych deklaracji podatkowych, a także w niektórych przypadkach prawidłowego określenia okresu trwania obowiązku podatkowego – str. 74 protokołu kontroli.

Z kolei kontrola realizacji dochodów z tytułu opłat lokalnych wykazała w przedmiocie opłaty skarbowej brak ewidencji wydanych zaświadczeń, która powinna być prowadzona w celach rewizyjnych oraz kontrolnych nad kompletnością uzyskiwanych przez gminę dochodów budżetowych. Ponadto wydane zaświadczenia, które skorzystały z ustawowego zwolnienia (z wyjątkiem wydanych na wniosek jednostek budżetowych), posiadały niewłaściwą podstawę prawną – wszystkie zwolniono na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. c) ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1044),  mimo iż tylko część z nich korzystała ze zwolnienia na mocy tego przepisu. Zastosowanie wszelkich zwolnień z tytułu podatków i opłat lokalnych jest odstępstwem od zasady powszechności opodatkowania i powinno być stosowane wyłącznie ze wskazaniem szczegółowej podstawy prawnej – str. 75-76 protokołu kontroli.

           Kontroli poddano procedury dotyczące zatwierdzania taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę. W dniu 2 maja 2018 r. Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie wydało decyzję BI.RET.070.594.2018.TR zatwierdzającą Urzędowi Gminy Sztabin taryfę dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę na okres 3 lat. Nie stwierdzono, aby zatwierdzone taryfy zostały zamieszczone na stronie BIP. Kontrolującemu wskazano, że taryfy zostały zamieszczone na stronie www.sztabin.ug.gov.pl w dniu 6 czerwca 2018 r. Zgodnie z art. 24e ust. 2 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2018 r. poz. 1152, ze zm.) wójt zamieszcza zatwierdzoną taryfę albo tymczasową taryfę na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej gminy. Dokumentację dotyczącą wykonywania przez Urząd obowiązków wynikających z tej ustawy okazała podinspektor ds. rolnictwa i środowiska, której w zakresie czynności nie przypisano zadań związanych z tym zagadnieniem – str. 116-118 protokołu kontroli.

           W zakresie wynagrodzeń ustalono, że na stanowisku zastępcy kierownika USC zatrudniona jest osoba na 1/5 etatu, której przyznano wynagrodzenie w XVII kategorii zaszeregowania, pomimo że obwiązujący w Urzędzie regulamin wynagradzania pracowników wprowadzony zarządzeniem Wójta Nr 316/09 z dnia 23 czerwca 2009 r. nie przewidywał stanowiska zastępcy kierownika USC i nie zostało ustalone wynagrodzenie dla tego stanowiska. Również nowy regulamin wynagradzania pracowników wprowadzony zarządzeniem Wójta Nr 354/2018 z dnia 2 stycznia 2018 r. nie przewiduje tego stanowiska – str. 123 protokołu kontroli.

           Z ustaleń kontroli w zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1393, ze zm.), wynikają następujące błędy w stosowaniu klasyfikacji dochodów i wydatków:

a) dochody ze zbycia nieruchomości na rzecz użytkowników wieczystych w trybie przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami w kwocie 17.117,50 zł zaliczono błędnie do par. 0760 „Wpływy z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności” zamiast do par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” – str. 93 protokołu kontroli,

b) dotacja w kwocie 31.809 zł otrzymana z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska na „Usuwanie wyrobów zawierających azbest z terenu Gminy Sztabin” została zaliczona do par. 6280 „Środki otrzymane od pozostałych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji” zamiast do par. 2460 „Środki otrzymane od pozostałych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych na realizację zadań bieżących jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych”, natomiast wydatki na to zadanie zaliczone zostały do par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, zamiast do par. 4300 „Zakup usług pozostałych”. Usługa usunięcia azbestu nie ma żadnych cech wydatku inwestycyjnego, ponieważ nie dotyczy nabycia lub wytworzenia środka trwałego albo wartości niematerialnych i prawnych, czy tez ich ulepszenia – str. 100-101 protokołu kontroli,

c) dochody z dzierżawy działki dla POLKOMTEL z przeznaczeniem pod budowę stacji bazowej telefonii komórkowej (w 2017 r. kwota 12.689,41 zł) nie powinny być zaliczone do działu 010 „Rolnictwo i łowiectwo” rozdział 10095 „Pozostała działalność”, lecz do rozdziału 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami”, ponieważ nie jest to dzierżawa gruntu na cele rolnicze – str. 102 protokołu kontroli,

d) zwrot kosztów podróży w kwocie 58,46 zł dla członka Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, który nie jest pracownikiem Urzędu Gminy został zaliczony do par. 4700 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej” zamiast do par. 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych” – str. 126-127 protokołu kontroli,

e) wydatek na zakup traktora został nieprawidłowo zaklasyfikowany do par. 6050 zamiast do par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” – str. 150 protokołu kontroli,

f) wydatek na zakup samochodu strażackiego został nieprawidłowo zaliczony do par. 6057 (kwota 845.286 zł) i par. 6059 (kwota 149.168,25 zł) zamiast do wydatków na zakupy inwestycyjne (par. 6067 i par. 6069) – str. 150 protokołu kontroli.

           W zakresie dokumentowania wydatków poniesionych na zwrot producentom rolnym podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego ustalono, że:

a) osoba dokonująca przyjęcia faktur zakupu oleju do zwrotu podatku akcyzowego nie zamieszczała swojego podpisu przy wskazaniu na fakturach „Przyjęto w dniu … do zwrotu części podatku akcyzowego”, wymaganym przez art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 10 marca 2016 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1340). Nie pozwala to na zidentyfikowanie osoby odpowiedzialnej za przyjęcie faktur, w sytuacji gdy przyjmowaniem wniosków zajmuję się więcej niż jedna osoba – str. 165 protokołu kontroli,

b) we wszystkich wnioskach objętych próbą brak było wskazania numeru NIP producenta rolnego, co jest niezgodne z art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego…, według którego wniosek o zwrot podatku zawierać powinien numer identyfikacji podatkowej (NIP) producenta rolnego – str. 166 protokołu kontroli.

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Wójcie – kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, a także na pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Nieprawidłowości i uchybienia zaprezentowane w niniejszym wystąpieniu dotyczą okresu sprawowania funkcji Wójta przez Tadeusza Drągiewicza.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Niezwłoczne obsadzenie stanowiska Sekretarza Gminy.

2. Dokumentowanie przeprowadzenia samooceny systemu kontroli zarządczej.

3. Powierzenie prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania wykorzystywanych do dokumentowania operacji kasowych innej osobie niż kasjer.

4. Przestrzeganie przepisów wewnętrznych w zakresie wypełniania treści pieczęci „Zaksięgowano Nr Dz. …, Dokument …, Pozycja …, Rejestr: Budżet Główny/Organ … podpis”, którą ostemplowane są dowody księgowe.

5. Wskazanie Skarbnikowi Gminy na wyeliminowanie nieprawidłowości i uchybień w zakresie dokonywania zapisów w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ewidencjonowanie operacji związanych z kosztami komorniczymi potrąconymi z wyegzekwowanych należności w sposób wskazany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia, mając na uwadze, że nie stanowią one dochodów i wydatków budżetu ze względu na brak kasowej realizacji,

b) zaprzestanie tworzenia w ramach konta 133 dodatkowych kont służących ewidencji operacji spłaty kredytów, mając na uwadze, że skutkowało to w kontrolowanej jednostce wypaczeniem wyniku budżetu oraz powstawaniem nierealnych sald, skutkujących nierzetelnymi danymi bilansu z wykonania budżetu, sprawozdań Rb-N i Rb-ST oraz Rb-NDS w zakresie poziomu wolnych środków,

c) ustalanie wydatków budżetu z tytułu odsetek od kredytów w wysokości faktycznych wypływów z rachunku budżetu na rzecz banku, niezależnie od ustalonej na koniec roku prawidłowości kwoty poniesionych wydatków; ujmowanie ewentualnych nadpłat z tytułu tych odsetek wyłącznie zapisem Wn 240 – Ma 751 w księgach Urzędu Gminy,

d) ujmowanie na koncie 201 wszystkich nieopłaconych zobowiązań co najmniej według stanu na koniec każdego miesiąca kończącego kwartał oraz wykazywanie ich w sprawozdaniach Rb-28S, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mając na uwadze w szczególności brak uzasadnienia dla zaniechania księgowania – i pomijania w sprawozdawczości – zobowiązań poświadczonych dokumentami, które wpłynęły do jednostki na długo przed terminem sporządzenia sprawozdania Rb-28S za okres, którego dotyczą,

6. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) zaniechanie sporządzania sprawozdań Rb-27ZZ dla obsługiwanych szkół,

b) podpisywanie przez Pana Wójta bilansów, rachunków zysków i strat oraz zestawień zmian w funduszu szkół obsługiwanych przez Urząd.

7. Przechowywanie zabezpieczeń należytego wykonania umów w sprawie zamówienia publicznego na oprocentowanym rachunku bankowym oraz zwracanie wykonawcom kwot wniesionych tytułem zabezpieczenia wraz z naliczonymi od tych środków odsetkami, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku oraz koszty prowizji za przelew.

8. W zakresie sprzedaży nieruchomości:

a) podawanie do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży,

b) zawieranie wszystkich wymaganych danych w protokole z przeprowadzonego przetargu,

c) zawieranie wszystkich wymaganych danych w informacji o wyniku przetargu.

9. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy obliczaniu zwiększonych stawek czynszu najmu. Rozliczenie z najemcami wskazanymi w protokole kontroli kwot zawyżenia i zaniżenia czynszu w wyniku błędnych obliczeń.

10. (…)[2]

11. Przeprowadzanie systematycznych i kompletnych czynności sprawdzających, do których zobowiązują przepisy Ordynacji podatkowej, z wykorzystaniem procedur zawartych w dziale V tej ustawy.

12. Rozważenie możliwości wystąpienia do właściwego urzędu skarbowego o ukaranie podatników uchylających się od złożenia organowi podatkowemu informacji na poszczególne podatki, do czego zobowiązani są na mocy właściwych przepisów.

13. (…)[3]

14. Prowadzenie systematycznych czynności windykacyjnych w stosunku do zaległości występujących w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

15. Zapewnienie procedur umożliwiających przeprowadzanie czynności kontrolnych w przedmiocie prawidłowości poboru opłaty skarbowej.

16. Umieszczanie dat wpływu na składanych w Urzędzie dokumentach, do czego zobowiązuje rozporządzenie przywołane w części opisowej wystąpienia.

17. Zamieszczanie w Biuletynie Informacji Publicznej gminy Sztabin taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę zatwierdzonych przez organ regulacyjny.

18. Pisemne powierzenie obowiązków dotyczących wykonywania przez Urząd Gminy obowiązków wynikających z ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę…

19. Wprowadzenie do regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy stanowiska zastępcy kierownika USC.

20. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej, z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, mając na uwadze w szczególności, aby zadania o charakterze bieżącym nie były planowane i finansowane jako wydatki inwestycyjne.

21. W zakresie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego:

a) zapewnienie identyfikacji pracownika opatrującego poszczególne faktury adnotacją „Przyjęto w dniu … do zwrotu części podatku akcyzowego”,

b) egzekwowanie obowiązku podawania w złożonych wnioskach o zwrot podatku akcyzowego numeru NIP producenta rolnego.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

          Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach