Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Szudziałowo

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 stycznia 2019 roku (znak: RIO.I.6001-6/18), o treści jak niżej:

Pan

Tadeusz Tokarewicz

Wójt Gminy Szudziałowo

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Szudziałowo za 2017 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Szudziałowo na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W wyniku analizy przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzonej pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. przez rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), stwierdzono, że:

a) w planie kont dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej przyjęto opis konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” w  brzmieniu: „Konto 130 - Rachunek bieżący jednostki służy do ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki z tytułu wydatków budżetowych objętych planem finansowym. Ewidencja szczegółowa do konta 130 powinna umożliwiać ustalenie stanu poszczególnych wydatków budżetu według podziałek klasyfikacji. Na koncie 130 obowiązuje zasada czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, korekt, zwrotów i nadpłat wprowadza się dodatkowy techniczny zapis ujemny.” Z przytoczonego opisu konta 130 można wnioskować, że Urząd posiada odrębny rachunek bankowy, który służy do realizacji wydatków budżetowych objętych planem finansowym Urzędu. W rzeczywistości wydatki, podobnie jak dochody Urzędu, są realizowane bezpośrednio z rachunku budżetu gminy. Brak rachunku bieżącego Urzędu wymaga również odpowiednich zmian w opisie konta 800 „Fundusz jednostki”. W zakładowym planie kont przyjęto, że na koncie tym ujmuje się przeksięgowanie, pod datą sprawozdań budżetowych, zrealizowanych dochodów i wydatków budżetowych, w korespondencji odpowiednio z kontami 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, na których w ewidencji Urzędu nie występują żadne zapisy. W opisie konta 800 należało w miejsce wymienionych operacji wprowadzić przeksięgowania zrealizowanych dochodów i wydatków budżetowych, w korespondencji odpowiednio z kontem 130, zaś prowadzenie kont 222 i 223 wobec braku rachunku bieżącego Urzędu jest w ewidencji Urzędu zbędne – str. 5 protokołu kontroli,

b) w wykazie kont analitycznych określono, że do konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” są prowadzone konta analityczne 135-1 „Rachunek funduszu świadczeń socjalnych urzędu” i 135-2 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia – młodociani”. Z ustaleń kontroli wynika, że wpływ środków na dofinansowanie kosztów kształcenia pracowników młodocianych jest księgowany zapisem Wn 135-2 – Ma 853 „Fundusze specjalne”, a wypłaty środków pracodawcom kształcącym młodocianych zapisami Wn 853 – Ma 135-2. W planie kont Urzędu występuje konto 853, które spełnia funkcję konta służącego do rozliczeń środków otrzymanych na dofinansowanie kosztów kształcenia pracowników młodocianych. Należy wskazać, że w gospodarce finansowej jednostek samorządu terytorialnego fundusze celowe aktualnie nie funkcjonują, zatem nie mogą wystąpić środki ujmowane na koncie 135 w korespondencji z kontem 853. Zgodnie z art. 9 pkt 7 i art. 29 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) w systemie finansów publicznych występują jedynie państwowe fundusze celowe. Środki na kształcenie młodocianych powinny zatem być ujmowane na rachunku ewidencjonowanym w ramach konta 139 „Inne rachunki bankowe” w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 6 protokołu kontroli,

c) z wykazu kont analitycznych do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wynika, że na tym koncie w Urzędzie Gminy są ewidencjonowane rozliczenia z dłużnikami alimentacyjnymi z tytułu wypłaconych przez gminę świadczeń w ramach funduszu alimentacyjnego i zaliczki alimentacyjnej. Do ewidencji należności od dłużników alimentacyjnych według wykazu służą konta: 221-36 „Fundusz alimentacyjny 20% – nasza gmina”, 221-37 „Fundusz alimentacyjny 20% – obca gmina”, 221-38 „Fundusz alimentacyjny 60% – budżet państwa”, 221-39 „Fundusz alimentacyjny – odsetki – budżet państwa”, 221-41 „Zaliczka alimentacyjna 50% – nasza gmina” oraz 221-42 „Zaliczka alimentacyjna 50%  – budżet państwa”, a do rozliczeń zrealizowanych dochodów z budżetem państwa i budżetem gminy dłużnika alimentacyjnego przyjęto w analizowanym wykazie konto 225-4 „Rozrachunki z tytułu funduszu alimentacyjnego”, z dalszym podziałem analitycznym. Przyjęty system kont analitycznych nie uwzględnia faktu, że od 2016 r. w dochodach wyegzekwowanych od dłużników alimentacyjnych nie partycypują gminy według miejsca zamieszkania dłużników alimentacyjnych – str. 6-7 protokołu kontroli,  

d) w planie kont dla Urzędu jako jednostki budżetowej przyjęto opis konta 290 „Odpisy aktualizujące należności” w brzmieniu „(…) służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności wątpliwe i odsetek od należności przypisanych, a niewpłaconych. Odpisy są dokonywane na koniec każdego kwartału”. Jest on oparty na zasadach funkcjonowania konta 290 zamieszczonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… z dnia 28 lipca 2006 r. (nie mającego zastosowania od początku 2011 r.). Mimo błędnego opisu konta przypis odsetek ewidencjonowany jest są prawidłowo na koncie 750 „Przychody finansowe” – str. 7 protokołu kontroli.

Analiza zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, pod kątem zgodności z ustawą o rachunkowości i rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, wykazała, że:  

a) niewłaściwie były księgowane operacje dotyczące przekwalifikowania środków trwałych do pozostałych środków trwałych ze względu na ich wartość. Zdjęcie ze stanu środków trwałych przekwalifikowanych składników majątkowych następowało zapisami: Wn 800 – Ma 011 „Środki trwałe” (nieumorzona wartość) i Wn 071 „Umorzenie środków trwałych…” – Ma 011 (dotychczasowe umorzenie), a przyjęcie na stan pozostałych środków trwałych zapisem Wn 013 „Pozostałe środki trwałe” – Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych…”.  Prawidłowo zdjęcie ze stanu środka trwałego przenoszonego do pozostałych środków trwałych powinno być ujmowane zapisem Wn 013 – Ma 011. Równolegle do tego zapisu powinno nastąpić przeniesienie dotychczasowego umorzenia z konta 071 na konto 072 i dokonanie jednorazowego umorzenia w odniesieniu do nieumorzonej wartości przekwalifikowywanego środka trwałego zapisem Wn 401 „Zużycie materiałów i energii” – Ma 072. Poza przekwalifikowaniem środków trwałych mających charakter wyposażenia w kontrolowanej jednostce czynnością tą objęto bezpodstawnie budynek gospodarczy i garaże – str. 8-9 protokołu kontroli,

b) pod datą 2 stycznia 2017 r. ujęto w ewidencji księgowej zapisem Wn 013 – Ma 072 przyjęcie na stan przekazanych do używania w 2016 r. pozostałych środków trwałych (6 kompletów specjalistycznych ubrań ochronnych oraz 2 radiotelefonów cyfrowych zakupionych dla gminnych jednostek OSP) o łącznej wartości 16.965,40 zł. Dostawy sprzętu przeciwpożarowego otrzymanego w 2016 r., zafakturowane przez Oddział Wojewódzki ZOSPRP w dniu 9 listopada 2016 r. zostały sfinansowane w 2016 r. ze środków budżetu gminy w wysokości 11.625,40 zł oraz ze środków ZOSPRP w kwocie 5.700 zł przekazanej bezpośrednio wystawcy faktury. W księgach rachunkowych 2016 r. analizowane zakupy zostały ujęte zapisem Wn 401 – Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” na kwotę 11.625,40 zł. Prawidłowe zapisy powinny przedstawiać się następująco: wartość zakupów opłacona z budżetu gminy Wn 013 – Ma 201 (11.265,40 zł), wartość zakupów opłacona przez ZOSPRP Wn 013 – Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne” (5.700 zł), jako nieodpłatnie otrzymane aktywa umarzane jednorazowo oraz jednorazowe umorzenie oddanych do użytkowania składników Wn 401 – Ma 072 (16.965,40 zł). W  przypadku dokonania właściwych księgowań w danych uzupełniających do bilansu za 2016 r. zostałoby wykazane umorzenie pozostałych środków trwałych wyższe o 16.965,50 zł, a w rachunku zysków i strat za 2016 r. dane obrazujące zużycie materiałów i energii oraz wysokość pozostałych przychodów operacyjnych  byłyby wyższe o 5.700 zł. Zaniżono również stan pozostałych środków trwałych na koniec 2016 r. o 16.965,40 zł – str. 9-10 protokołu kontroli,

c) w 2017 r. gmina Szudziałowo opłaciła, na podstawie wyroku Sądu Okręgowego Wydział I Cywilny w Białymstoku z dnia 23 listopada 2016 r. (sygn. akt IC 705/14), na rzecz Zakładu Murarskiego Sp. J. Wincenty Krahel, Elżbieta Krahel-Rowińska w Dąbrowie Białostockiej wartość robót dodatkowych związanych z przeprojektowaniem konstrukcji dachu hali sportowej SP w Szudziałowie w wysokości 87.014,76 zł. Wykonawca dochodził od gminy na drodze sądowej należności za dodatkowe roboty w wysokości 310.922,57 zł z odsetkami od 10 marca 2012 r. Z ustaleń kontroli wynika, że opłacona wartość robót dodatkowych w wysokości zasądzonej przez Sąd Okręgowy nie została odniesiona w koszty budowy hali sportowej – jako dotycząca opłacenia należności za roboty budowlane – lecz została ujęta w ewidencji księgowej jako pozostałe koszty operacyjne na koncie 761. Wydatek z omawianego tytułu został zakwalifikowany w rozdziale 92601 „Obiekty sportowe”, paragrafie 4600 „Kary i odszkodowania…”, zamiast w paragrafie 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”. W związku z ustaleniami kontroli konieczne jest dokonanie w księgach Urzędu następujących zapisów korygujących: przyjęcie na stan poniesionych nakładów inwestycyjnych dotyczących budowy hali sportowej Wn 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” – Ma 800 (87.014,76 zł) oraz przekazanie tych nakładów zapisem po odwrotnych stronach konta do ewidencji Szkoły Podstawowej w celu zwiększenia w ewidencji Szkoły wartości początkowej hali – str. 11-12 protokołu kontroli,     

d) w 2016 r. nie ujęto na koncie 761 pozostałych kosztów operacyjnych w wysokości  190.369,36 zł zasądzonych od gminy Szudziałowo wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Białymstoku I Wydział Cywilny z dnia 7 października 2016 r. (sygn. akt I A ca 463/16 ) na rzecz Zakładu Murarskiego Sp. J. Wincenty Krahel, Elżbieta Krahel-Rowińska w Dąbrowie Białostockiej z tytułu zmniejszenia kar umownych naliczonych przez gminę i potrąconych z zobowiązań wobec wykonawcy hali sportowej. Zwrot wykonawcy wcześniej naliczonych i wyegzekwowanych kar umownych ujęto jako koszty działalności bieżącej – str. 14 protokołu kontroli,

e) z ustaleń zawartych na str. 12-13 i 30-31 protokołu kontroli wynika, że należności dotyczące dochodów z realizacji zadań zleconych odpisane z ewidencji w związku ze śmiercią dłużnika alimentacyjnego księgowane są zapisem ujemnym Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” lub 750 „Przychody finansowe”. Należności od dłużników alimentacyjnych, które zostały przypisane w latach ubiegłych i objęte już były odpisami aktualizującymi, powinny zostać usunięte z ewidencji zapisem Wn 290 „Odpisy aktualizujące należności” – Ma 221. Ponadto na stronie Wn konta 290 nie zostały ujęte operacje zmniejszające wartość odpisów aktualizujących utworzonych w poprzednich latach w związku z zapłatą należności objętych odpisami,

f) w 2017 r. w ewidencji Urzędu nie ujęto równowartości wydatków dokonanych ze środków budżetu na finansowanie środków trwałych w budowie, zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o łącznej wartości 168.249,32 zł, która powinna zostać zaksięgowana zapisem Wn 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” – Ma 800 – str. 15 protokołu kontroli,

g) z zapisów na koncie 133 „Rachunek budżetu” wynika, że wpływy dochodów z zadań zleconych realizowanych przez Urząd, następujące bezpośrednio na rachunek budżetu, są ewidencjonowane (z pominięciem konta 224 „Rozrachunki budżetu”) bezpośrednio na koncie 901 „Dochody budżetu”, mimo że w części nie stanowią dochodów budżetu gminy. Przekazanie na rachunek PUW części tych wpływów, stanowiącej dochody budżetu państwa, jest księgowane zapisem Wn 901 – Ma 133 – str. 25 protokołu kontroli,

h) jak wynika z ustaleń zawartych na str. 19-20 i 27-28 protokołu kontroli, stan rozliczeń gminy z urzędem skarbowym na dzień 31 grudnia 2017 r. nie był odzwierciedlony w księgach rachunkowych. Z deklaracji VAT-7 gminy Szudziałowo za grudzień 2017 r. wynika zobowiązanie z tytułu do odprowadzenia do US podatku w wysokości 7.759 zł, natomiast w księgach budżetu i Urzędu na koniec 2017 r. zaprezentowano jedynie rzekomą należność w kwocie 601,29 zł na koncie 224 w ewidencji budżetu od jednostek budżetowych objętych centralnym rozliczeniem VAT. Zobowiązania wobec US nie wykazano. Ponadto dane zaprezentowane w protokole kontroli w zakresie centralnego rozliczenia podatku VAT wskazują, że:

- dokonywano z rachunku budżetu przelewów na rachunek ZGK (jednostki budżetowej) środków VAT w wysokości nadwyżki podatku naliczonego nad podatkiem należnym wynikającej z cząstkowych danych dotyczących ZGK. Wskazać należy, że centralnym rozliczeniem w gminie Szudziałowo objęte są wyłącznie jednostki budżetowe, a więc podmioty odprowadzające wszelkie wpływy do budżetu i realizujące wydatki ze środków budżetu. Zatem przekazywanie na ich rachunki rzekomo należnych im środków z tytułu cząstkowych danych dotyczących VAT (wynikających z dokonanych przez te jednostki operacji stanowiących dochody i wydatki budżetu) należy ocenić jako nieuzasadniony transfer środków. Rozwiązanie takie miałoby uzasadnienie w przypadku rozliczeń budżetu z zakładem budżetowym,

- dokonywano zapisów zmniejszających wydatki budżetu mimo braku wyciągów bankowych obrazujących wpływ środków na rachunek budżetu (Wn 224 – Ma 902 „Wydatki budżetu”), które to zapisy dotyczyły kwot podatku naliczonego rozliczonego z podatkiem należnym. Ogółem ujęto w ten sposób w 2017 r. kwotę 3.438,50 zł w zakresie Urzędu Gminy. Zapisów tego rodzaju dokonywano bezpodstawnie, gdyż nie miały one uzasadnienia w danych wyciągów bankowych. Okoliczność braku konieczności odprowadzenia do US VAT należnego, wynikająca z rozliczenia go z podatkiem naliczonym, nie powinna skutkować zmniejszeniem wydatków, lecz zaliczeniem pozostałych w jednostce z tego tytułu środków pieniężnych do dochodów budżetowych w paragrafie odpowiednim do rodzaju sprzedaży, w związku z którą jednostka uzyskała te środki – pozostałe na rachunku w wyniku rozliczenia środki otrzymano bowiem w związku z realizacją dochodów; nie znalazły się one na rachunku w wyniku zwrotów dokonanych przez kontrahentów, na rzecz których poniesiono wydatki. Zaobserwowana metoda ewidencji prowadzi do wypaczenia faktycznej kwoty wydatków, które zostały poniesione na dane zadanie w wysokości udokumentowanej wyciągami bankowymi, obrazującymi przelewy na rzecz dostawców czy wykonawców.

Kontrola sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych wykazała  następujące nieprawidłowości:

a) jednostkowe sprawozdania kwartalne Rb-27ZZ  były sporządzane przez  Urząd Gminy w 2017 r. niezgodnie z zasadami określonymi w § 6 załącznika nr 39 do obowiązującego do końca 2017 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.). W sprawozdaniach tych jednostka budżetowa bezpośrednio realizująca zadania nie powinna wypełniać kolumny 7 „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”, a w kolumnie 8 „Dochody przekazane” powinna wykazywać dochody przekazane na rachunek bieżący budżetu gminy. Analogiczne nieprawidłowości dotyczące prezentacji danych w jednostkowych sprawozdaniach Rb-27ZZ wystąpiły również w sprawozdaniach sporządzanych przez GOPS – str. 17-18 protokołu kontroli. Przedstawione zasady sporządzania sprawozdań jednostkowych Rb-27ZZ obowiązują od początku 2018 r. na podstawie § 6 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 9 stycznia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 109),

b) zobowiązania finansowe  zamieszczone w poz. I.1 pasywów bilansu z wykonania budżetu według stanu na początek i koniec 2017 r. zostały wykazane bez podziału na zobowiązania krótkoterminowe (do 12 miesięcy) i długoterminowe (powyżej 12 miesięcy), wbrew art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości. Całość zobowiązań finansowych wykazano w bilansie jako zobowiązania długoterminowe wynoszące na początek roku 4.500.000 zł a na koniec roku 4.420.000 zł. W 2017 r. wymagalna była spłata pożyczki w wysokości 80.000 zł, w związku z czym kwota ta powinna być wykazana jako zobowiązanie krótkoterminowe według stanu na początek roku a kwota 4.420.000 zł jako zobowiązania długoterminowe. Natomiast na koniec 2017 r. zobowiązania krótkoterminowe powinny być wykazane w wysokości 60.000 zł a długoterminowe w wysokości 4.360.000 zł – str. 20 protokołu kontroli,

c) w aktywach trwałych bilansu Urzędu Gminy na dzień 31 grudnia 2017 r. nie zostały wykazane należności długoterminowe (poz. A.III) w wysokości 31.690 zł odpowiadające wysokości salda Wn konta 226 „Długoterminowe należności budżetowe”. Saldo to zostało wykazane jako aktywa obrotowe, w należnościach krótkoterminowych jako pozostałe należności (poz. B.II.4) – str. 21 protokołu kontroli,

d) saldo Ma konta 240-2 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji Urzędu zostało wykazane w pasywach bilansu jako pozostałe zobowiązania w poz. C.II.5, zamiast w poz. C.II.6. „Sumy obce (depozytowe, zabezpieczenie wykonania umów)” – str. 21 protokołu kontroli,

e) kwota pozostałych przychodów operacyjnych wykazana na koniec roku w poz. D rachunku zysków i strat Urzędu za 2017 r. w wysokości 18.349,89 zł odpowiada wartości przychodów finansowych przeksięgowanych na koniec roku z konta 750 na konto 860 „Wynik finansowy”. Natomiast kwota ujętych na koncie 760 pozostałych przychodów operacyjnych  (224.299,53 zł) w rachunku zysków i strat nie została wykazana jako pozostałe przychody operacyjne, lecz jako inne przychody finansowe (poz. G.III) – str. 21-22  protokołu kontroli,

f) kwota pozostałych kosztów operacyjnych wykazana w poz. E.II rachunku zysków i strat Urzędu w wysokości 213.430,29 zł jako inne koszty operacyjne odpowiada wartości kosztów finansowych przeksięgowanych na koniec roku z konta 751 „Koszty finansowe” na konto 860. Natomiast pozostałe koszty operacyjne z konta 761 w wysokości 122.916,49  zł w rachunku zysków i strat zostały wykazane w kosztach finansowych jako odsetki (poz. H.I) – str. 21-22 protokołu kontroli,

g) w łącznym rachunku zysków i strat za 2017 r. wykazano w poz. A.IV przychody netto ze sprzedaży towarów i materiałów wynoszące według stanu na koniec 2016 r. 447.657,01 zł i na koniec 2017 r. 414.295,29 zł. O prawidłowości prezentacji przedstawionych danych świadczyłaby zamieszczona w części B rachunku zysków i strat wartość sprzedanych towarów i materiałów (poz. B.VIII), podczas gdy wykazano w tej pozycji wartość zerową. Z ustaleń kontroli wynika, że nieprawidłowość jest pochodną zamieszczenia w jednostkowym rachunku zysków i strat Zakładu Gospodarki Komunalnej w poz. A.IV przychodów netto ze sprzedaży produktów, które należało wykazać w poz. A.I. – str. 22 protokołu kontroli,

h) w zestawieniu zmian w funduszu ZGK na koniec 2017 r. z danych wykazanych w kol. „Stan na koniec roku poprzedniego” wynika, że stan funduszu jednostki na koniec roku powinien wynosić 5.459.535,90 zł, podczas gdy w sprawozdaniu wykazano kwotę 4.137.897,51 zł. Nieprawidłowość została wyeliminowana podczas kontroli – str. 23 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy danych jednostkowych sprawozdań Rb-27S i Rb-28S sporządzanych przez ZGK stwierdzono, że całość dochodów i wydatków związanych z działalnością w zakresie zbiorowych dostaw wody i zbiorowego odprowadzania ścieków jest prezentowana w dziale 900 „Gospodarka komunalna i ochrona środowiska”, rozdział 90001 „Gospodarka ściekowa i ochrona wód”.  Zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową w wymienionym rozdziale klasyfikacji należy wykazywać dochody i wydatki związane ze zbiorowym odprowadzaniem ścieków, a dochody i wydatki związane ze zbiorowymi dostawami wody powinny być planowane i realizowane w dziale 400 „Wytwarzanie i zaopatrywanie w energię elektryczną, gaz i wodę”, rozdział 40002 „Dostarczanie wody”. Wydatki  inwestycyjne związane z budową urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych na terenach wiejskich, poniesione przez ZGK w wysokości 6.213,60 zł, zostały prawidłowo sklasyfikowane w dziale 010 „Rolnictwo”, rozdział 01010 „Infrastruktura wodociągowa i sanitacyjna wsi”. Nieprawidłowo natomiast został sklasyfikowany wydatek na sporządzenie dokumentacji przebudowy oczyszczalni ścieków poniesiony przez Urząd Gminy w wysokości 73.800 zł. Wydatek ten został sklasyfikowany w dziale 900 rozdział 90001 par. 6050, zamiast w dziale 010 rozdział 01010 par. 6050 – str. 17 protokołu kontroli.

Analizę danych wieloletniej prognozy finansowej gminy Szudziałowo na lata 2018-2027 (według stanu wynikającego z obowiązującej w czasie kontroli uchwały Nr XXX.199.2018 Rady Gminy Szudziałowo z dnia 27 czerwca 2018 r.) przeprowadzono m.in. w zakresie prognozowanych wydatków związanych z obsługą wyemitowanych obligacji komunalnych w latach 2019-2024. Ustalenia kontroli wykazały, że ujęte w tej wersji WPF wydatki z tytułu odsetek od wyemitowanych obligacji w latach 2019-2024 byłyby realne w przy oprocentowaniu wynoszącym: w 2019 r. – 3,03%, w 2020 r. – 3,03%, w 2021 – 2,99%, w 2022 r. – 2,93%, w 2023 r. – 2,92 % i w 2024 r. – 2,90 %, a więc przy założeniu obniżenia stawki WIBOR 6M do poziomu: w 2019 r. – 1,22%, w 2020 r. – 1,22%, w 2021 – 1,18 %, w 2022 r. – 1,12%, w 2023 r. – 1,11 % i w 2024 r. – 1,09%. Za ostatni okres odsetkowy kończący się w listopadzie 2018 r. bank obciążył gminę odsetkami według stawki 3,53% (stawka WIBOR – 1,78%, marża banku – 1,75%) – str. 35 protokołu kontroli.

Z otrzymanego przez RIO w Białymstoku projektu WPF gminy Szudziałowo na lata 2019-2027 wynika, że wydatki na obsługę długu w latach 2019-2022 są wyższe niż w WPF badanej podczas kontroli (na 2023 r. są na podobnym poziomie, a na 2024 r. niższe). Podkreślić należy jednak, że w projekcie uchwały budżetowej na 2019 r. przewidziany został kredyt do zaciągnięcia w 2019 r. w kwocie 800.000 zł, który ma być spłacany w latach 2020-2027. Będzie on więc generował dodatkowe koszty obsługi długu. Wobec tego prognozy wydatków z tytułu obsługi długu nie można uznać za prawidłową również w projekcie WPF, która ma obowiązywać od 2019 r. Świadczy o tym np. stosunek prognozowanych kosztów odsetek na 2019 r. w badanej podczas kontroli WPF z dnia 27 czerwca 2018 r. (132.300 zł) do rzeczywiście zaplanowanych wydatków z tego tytułu w projekcie uchwały budżetowej na 2019 r. (157.352 zł). W projekcie WPF na lata 2019-2027 wydatki na obsługę długu w latach 2019-2022 są corocznie o około 25.000 zł wyższe niż w WPF z dnia 27 czerwca 2018 r. badanej podczas kontroli, jednakże dodatkowo kwoty te muszą uwzględniać także koszty obsługi kredytu, który ma być zaciągnięty w 2019 r. (koszty te w 2019 r. będą ewentualnie ponoszone tylko przez część roku). Natomiast prognozowane w projekcie koszty obsługi długu w latach 2023-2024 oprócz tego, że pozostały na poziomie nie wyższym niż w wersji WPF z 27 czerwca 2018 r., to nie uwzględniają dodatkowych kosztów z tytułu zaciągnięcia planowanego na 2019 r. kredytu, który ma być spłacany do 2027 r.

W dniu 30 stycznia 2018 r. do Urzędu Gminy wpłynęło sprawozdanie Gminnego  Ośrodka Animacji Kultury i Rekreacji z częścią tabelaryczną „Zestawienie dochodów za 2017 r.” i „Zestawienie wydatków za 2017 r.” a także częścią opisową. Ze sprawozdania nie wynika stan należności i zobowiązań na początek i koniec roku. Zgodnie z art. 265 pkt 2 ustawy o finansach publicznych samorządowe instytucje kultury przedstawiają organowi wykonawczemu gminy w terminie do dnia 28 lutego roku następującego po roku budżetowym sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego, w szczegółowości nie mniejszej niż w planie finansowym. Jak stanowi art. 31 ustawy o finansach publicznych, samorządowe osoby prawne wyodrębniają w planach finansowych m.in. stan należności i zobowiązań na początek i koniec roku, zatem dane na ten temat powinny znaleźć się w sprawozdaniu. Ponadto plan sporządza się dla przychodów i kosztów instytucji, a nie dochodów i wydatków – str. 37-38 protokołu kontroli.

Badając dochody ze sprzedaży nieruchomości stwierdzono błędną klasyfikację wpłat nabywców wnoszonych na poczet kosztów związanych z przygotowaniem nieruchomości do sprzedaży, które ujmowano w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego prawa własności nieruchomości…” zawyżając dochody ze sprzedaży nieruchomości. Kwoty te nie wchodzą w skład ceny wywoławczej nieruchomości, są one ponoszone dodatkowo a o ich poniesieniu informowano w ogłoszeniach o przetargach. Należy wskazać, że obowiązujące przepisy prawa nie przewidują obowiązku uiszczania przez nabywców nieruchomości poniesionych przez gminę kosztów dokumentacji związanej z przygotowaniem nieruchomości do zbycia. W związku z tym wpłaty z tego tytułu nie stanowią dochodów ze zbycia nieruchomości i nie powinny być klasyfikowane jako dochody majątkowe. Łącznie zawyżono dochody majątkowe o 1.800 zł z powodu błędnej klasyfikacji wpłat z tego tytułu przy 3 transakcjach sprzedaży nieruchomości – str. 39-41 protokołu kontroli.

Zwycięzca przetargu na sprzedaż nieruchomości gruntowej w obrębie ewidencyjnym nr 22 Pierożki został powiadomiony pismem z 5 stycznia 2018 r. o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204) organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Rozstrzygnięcie przetargu nastąpiło 1 grudnia 2017 r., a zatem powiadomiono nabywcę po upływie 21 dni od rozstrzygnięcia przetargu, czym naruszono cytowany przepis – str. 41 protokołu kontroli.

Badając dochody z najmu i dzierżawy ustalono, że należności w kwocie 990 zł z tytułu dzierżawy części działki nr 1214 o pow. 0,7780 ha, wynikające z umowy z dnia 21 grudnia 2012 r., uległy przedawnieniu. Czynsz w myśl umowy miał był płatny w kwocie 500 zł w terminie do 31 marca 2013 r. i 31 marca 2014 r. Z ewidencji księgowej wynika, że należność gminy od dzierżawcy dotyczy nieopłaconego czynszu za 2013 i 2014 r. (po odjęciu 10 zł wadium, które wniósł on przystępując do przetargu). W 2013 i 2014 r. wysłano do dłużnika jedynie upomnienia, które pozostały bez odpowiedzi. Pracownik Urzędu Gminy prowadząca te zagadnienia wyjaśniła, że Gmina Szudziałowo nie podejmowała innych czynności w celu wyegzekwowania należności z tytułu dzierżawy w/w nieruchomości ponieważ: Podpisując umowę dzierżawy Gmina informuje dzierżawcę o lokalizacji wydzierżawionej działki, a dzierżawca oświadcza, że granice nieruchomości są mu znane. Okazało się, że dzierżawca  nie miał rozeznania co do położenia wydzierżawionej działki i  zamierzał użytkować inną działkę. Ponadto na działce nr 1214 mieszkańcy okolicznych wsi zrobili nielegalne wysypisko śmieci. W upomnieniu wysyłanym do dzierżawcy, informowało się dzierżawcę, aby wystąpił z podaniem o rozwiązanie umowy dzierżawy. Ponieważ Dzierżawca nie wystąpił o rozwiązanie umowy dzierżawy Gmina naliczyła należność za dzierżawę oraz odsetki ustawowe – str. 42 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że do obliczenia kosztów centralnego ogrzewania zapewnianego najemcom lokali z kotłowni znajdujących się przy ul. Szkolnej 1 i Górnej 4A w Szudziałowie przyjmowano tylko wartość oleju opałowego (koszty są corocznie rozliczane z wpłatami najemców zgodnie z zaleceniami z poprzedniej kontroli kompleksowej). Uwzględniając tylko koszty oleju stawka c.o. dotycząca kotłowni przy ul. Szkolnej 1 wyniosła 2,29 zł za 1 m2 a przy ul. Górnej 4A 6,05 zł. Do ustalenia stawki nie ujęto innych kosztów ponoszonych przez gminę, a mianowicie wynagrodzenia pracownika dozorującego kotłownię, kosztów energii elektrycznej oraz innych kosztów związanych z jej funkcjonowaniem (np. usług kominiarskich). Pracownik Urzędu Gminy wyjaśniła, że Urząd do rozliczenia kosztów c.o. przyjął tylko wartość oleju opałowego z uwagi na to, że osoba dozorująca kocioł grzewczy zatrudniona jest w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i jest to jedna z wielu innych czynności, którymi się zajmuje. Z kolei energia elektryczna za budynek kotłowni i za kotły grzewcze jest opłacana przez Szkołę Podstawową w Szudziałowie, ponieważ kotłownia c.o. jest integralną częścią budynku szkoły i nie posiada osobnych liczników czy podliczników. Mając na uwadze, że koszty wskazane w wyjaśnieniu pokrywane są bezpośrednio z budżetu (ZGK i Szkoła są jednostkami budżetowymi gminy), powinny być uwzględniane przy rozliczania wpłat najemców – str. 43-44 protokołu kontroli.

W zawieranych przez gminę Szudziałowo umowach najmu lokali mieszkalnych zawierany jest zapis, że wynajmujący może podwyższyć czynsz wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego. Waloryzacja będzie dokonana za jednostronnym powiadomieniem pisemnym bez konieczności wypowiadania warunków umowy. Należy zauważyć, że takie zapisy nie mogą stanowić podstawy do zmiany wysokości czynszu, ponieważ są sprzeczne z przepisami art. 8 pkt 1 i art. 8a ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. 2018 r. poz. 1234, ze zm.). Przywołane regulacje określają, że obowiązującą na terenie gminy stawkę bazową czynszu, stanowiącą podstawę ustalenia czynszu w poszczególnych umowach, określa organ wykonawczy gminy. Na podstawie formalnie dokonanej zmiany stawki bazowej możliwe jest przekazanie pisemnego wypowiedzenia dotychczasowej stawki czynszu. Ustawowy termin wypowiedzenia wynosi 3 miesiące i nie może być skrócony.

W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym do Pana Wójta 19 lutego 2015 r. po poprzedniej kontroli kompleksowej RIO w Białymstoku zaleciła usunięcie z umów z najemcami postanowień sugerujących automatyczne waloryzowanie czynszu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług, jako sprzecznych z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów… W ówczesnych umowach zawarto bowiem zapis, że czynsz będzie waloryzowany w okresach rocznych, w przypadku zmiany siły nabywczej pieniądza, stosownie do wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych za rok poprzedni ogłoszony przez Prezesa GUS. W odpowiedzi z 24 kwietnia 2015 r. o sposobie wykonania zaleceń wskazał Pan, iż zawarto aneksy do umów z najemcami, w których usunięto zapisy sugerujące automatyczne waloryzowanie czynszu o wskaźnik wzrostu towarów i usług. Jak wyżej wykazano, wprowadzone do umów zmiany nadal nie są zgodne z ustawą. Pragnę wskazać, że  w świetle przywołanych przepisów ustawy regulowanie w umowach najmu lokali mieszkalnych zasad zmieniania i okresu wypowiadania stawek czynszu jest zbędne, ponieważ przepisy ustawy są w tym zakresie kompletne – str. 46-47 protokołu kontroli.

Badając dochody z tytułu użytkowania wieczystego stwierdzono nieprzestrzeganie art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami przy aktualizacji opłat za użytkowanie wieczyste. Pismem z 18 grudnia 2013 r. wypowiedział Pan dotychczasową stawkę opłaty rocznej Spółdzielni Mleczarskiej MLEKPOL w Grajewie, wynoszącą 195 zł z tytułu użytkowania dwóch działek, i ustalił nową w kwocie 492,60 zł. Wysokość zaktualizowanej opłaty w 2014 r. ustalono w kwocie 390 zł, w latach 2015 i 2016 po 441,30 zł a począwszy od 2017 r. 492,60 zł. Należy wskazać, że już w 2016 r. opłata roczna powinna wynosić 492,60 zł. Została więc za ten rok zaniżona o 51,30 zł. W dniu 18 grudnia 2013 r. wypowiedziane zostały także opłaty za użytkowanie wieczyste osobom fizycznym:

- z 323,10 zł rocznie na 1.858,80 zł. Wysokość zaktualizowanej opłaty w 2014 r. ustalono w kwocie 646,20 zł, w latach 2015 i 2016 po 1.252,50 zł a począwszy od 2017 r. 1.858,80 zł. Należy wskazać, że już w 2016 r. opłata roczna powinna wynosić 1.858,80 zł. Została więc zaniżona o 606,30 zł;

- z 89,10 zł rocznie na 310,80 zł. Wysokość zaktualizowanej opłaty w 2014 r. ustalono w kwocie 178,20 zł, w latach 2015 i 2016 po 244,50 zł a począwszy od 2017 r. 310,80 zł. Opłata roczna już w 2016 r. powinna wynosić 310,80 zł. Została więc zaniżona o 66,30 zł – str. 47-50 protokołu kontroli. 

           Łącznie opłaty roczne zostały w 2016 r. zaniżone o 723,90 zł. Zgodnie z art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami, w przypadku gdy zaktualizowana wysokość opłaty rocznej przewyższa co najmniej dwukrotnie wysokość dotychczasowej opłaty rocznej, użytkownik wieczysty wnosi opłatę roczną w wysokości odpowiadającej dwukrotności dotychczasowej opłaty rocznej; pozostałą kwotę ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty (nadwyżka) rozkłada się na dwie równe części, które powiększają opłatę roczną w następnych dwóch latach; opłata roczna w trzecim roku od aktualizacji jest równa kwocie wynikającej z aktualizacji. Interpretacja tego przepisu w orzecznictwie Sądu Najwyższego (wyrok z dnia 21 maja 2014 r., sygn. akt II CSK 451/13; uchwała z dnia 28 lutego 2013 r., sygn. akt III CZP 110/12, wyrok z dnia 9 grudnia 2013 r., sygn. akt V CSK 5/13) jest następująca: w przypadku, gdy zaktualizowana wysokość opłaty osiągnie próg wyznaczony w przytoczonym przepisie, użytkownik wieczysty w drugim roku od aktualizacji wnosi opłatę w wysokości stanowiącej sumę dwukrotności dotychczasowej opłaty i połowy nadwyżki ponad dwukrotność tej opłaty, a w trzecim roku od aktualizacji wnosi opłatę w wysokości stanowiącej sumę opłaty ustalonej w drugim roku i połowy nadwyżki ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty. Uzasadniając to stanowisko, Sąd Najwyższy podkreślił, że przy zastosowaniu wskazanej metody w trzecim roku od aktualizacji opłata osiąga wysokość wynikającą z aktualizacji, co oznacza, że zdanie trzecie art. 77 ust. 2a u.g.n. jest w istocie pozbawione znaczenia normatywnego, potwierdza bowiem tylko to, co wynika ze zdania drugiego.

W zakresie zagadnień dotyczących opłaty adiacenckiej stwierdzono, że decyzją z dnia 28 kwietnia 2015 r. zatwierdził Pan projekt podziału nieruchomości nr 687/11 o pow. 0,2794 ha w obrębie Wierzchlesie na 3 działki. Z decyzji o warunkach zabudowy wynika, iż działka nr 687/11 przeznaczona jest pod budowę 3 budynków mieszkalnych jednorodzinnych. Nie stwierdzono żadnych działań w celu ustalenia opłaty adiacenckiej, które powinny zostać podjęte na podstawie przepisów art. 98a ustawy o gospodarce nieruchomościami. W złożonym wyjaśnieniu stwierdził Pan, że Gmina Szudziałowo nie podjęła czynności zmierzających do wszczęcia postępowania w sprawie naliczenia opłat adiacenckich w związku z podziałem nieruchomości o nr 687/11 o powierzchni 0,2794 ha położonej w obrębie Wierzchlesie na  3 działki: (…) z powodu  braku możliwości dokonania  analizy pod kątem naliczenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w wyniku podziału. Na terenie Gminy Szudziałowo nie było transakcji sprzedaży działek rolnych o powierzchni do 0,10 ha, dlatego też nie jest możliwe określenie wzrostu wartości w/w nieruchomości z tytułu jej podziału. Ponadto koszty związane z wyceną nieruchomości przewyższą wysokość możliwej do naliczenia opłaty adiacenckiej – str. 50-51 protokołu kontroli.

Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać na tezy uzasadnienia wyroku WSA w Olsztynie z dnia 24 lipca 2009 r. (II SA/OI 581/09), w którym Sąd wskazał, że Kwestię wzrostu wartości nieruchomości ustala się przede wszystkim na podstawie sporządzonego przez rzeczoznawcę majątkowego operatu szacunkowego (...) Gdyby bowiem ze sporządzonego operatu szacunkowego wynikało, że na skutek podziału nieruchomości nie doszło do wzrostu jej wartości, bezprzedmiotowe byłoby wszczynanie postępowania na podstawie art. 98a ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Dokonywanie wycen wzrostu wartości nieruchomości jest niezbędne, ponieważ tylko w ten sposób można ustalić czy faktycznie nastąpił wzrost wartości i w jakiej wysokości. Niedokonanie wyceny uniemożliwia zaś rzetelne określenie przez gminę zasadności wszczęcia postępowania w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej.

W wyniku kontroli dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego stwierdzono, że PGE Dystrybucja z Lublina naliczono decyzją nr RG. OC.7230.10.2017 z 14 marca 2017 r. opłatę roczną w kwocie 4.104 zł za umieszczenie urządzeń w pasie drogi gminnej, w tym za okres od 22 marca do 31 grudnia 2017 r. naliczono opłatę w wysokości 3.146,72 zł, przyjmując 284 dni zajęcia pasa. Według ustaleń kontroli kwota za 284 dni 2017 r. powinna wynosić 3.192,16 zł i wynikać z obliczenia: 4.104 zł : 365 dni = 11,24 zł/dzień x 284 dni (przy czym zastrzec należy, że jednostka pominęła przy obliczeniach pierwszy dzień zajęcia; do obliczenia należało przyjąć 285 dni). Wyliczona różnica dla 284 dni wynika ze stosowania przez jednostkę szeregu przedstawionych w protokole kontroli przeliczeń dla ustalenia opłaty proporcjonalnej za część roku połączonych z zaokrąglaniem poszczególnych częściowych wyników obliczeń (m.in. liczbę 0,2739726 zł zaokrąglono do 0,27 zł). Uwzględniając 285 dni zajęcia i stosując metodę obliczenia polegającą na podziale rocznej opłat przez liczbę dni w roku i pomnożenia przez 285 opłata za wyniosłaby 3.203,40 zł i byłaby większa o 56,68 zł od przyjętej w decyzji.

O 1 dzień mniej niż obejmowało w 2017 r. zajęcie pasa przyjęto także w decyzji wydanej PGE Dystrybucja z Lublina w dniu 11 grudnia 2017 r., zezwalającej na umieszczenie w pasie drogowym kabla ziemnego i złączy kablowych w dniach od 29 listopada do 31 grudnia 2017 r. (stosowano też analogiczną jak w opisanej wyżej decyzji technikę obliczeń). Za 32 dni zajęcia pasa naliczono 179,84 zł, podczas gdy według ustaleń kontroli kwota ta powinna wynosić 188,43 zł i byłaby większa o 8,59 zł od ustalonej w decyzji – str. 52-53 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

W zakresie prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego w grupie podatników osób prawnych stwierdzono przypadek opisany na str. 57 protokołu kontroli, w którym podatnik deklarując podatek rolny zaniżył jego kwotę o 60 zł. Jak ustalono, sytuacja ta była pochodną nieobjęcia opodatkowaniem powierzchni 2,3040 ha gruntów sklasyfikowanych w ewidencji gruntów i budynków jako rowy. Grunty te zostały przez podatnika ujęte w deklaracji na podatek od nieruchomości jako zwolnione od podatku. Taki sposób opodatkowania użytków rolnych stoi  w sprzeczności z zapisami art. 1 i art. 4 ust. 7 pkt 2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892, ze zm.), z których wynika, iż opodatkowaniu podatkiem rolnym podlegają grunty sklasyfikowane jako użytki rolne a 1 ha gruntów pod rowami winien być przeliczony do celów podatkowych jako 0,20 ha. Konstrukcja taka jednoznacznie wskazuje, ze przedmiotowe grunty powinny zostać opodatkowane podatkiem rolnym. Równocześnie stwierdzono, iż część gruntów rolnych sklasyfikowanych jako rowy o powierzchni 1,0825 ha została prawidłowo zadeklarowana i opodatkowana podatkiem rolnym.

Nieprawidłowości ustalono również w obrębie realizacji dochodów z tytułu podatku leśnego od  osób prawnych. Podatnik wskazany w opisie na str. 61 protokołu kontroli w złożonej deklaracji podatkowej zaniżył podatek leśny o kwotę 3 zł. Natomiast w dniu 18 września 2018 r. (w trakcie trwania kontroli) złożył prawidłową deklarację podatkową na ogólną wartość podatku leśnego 286 zł.

Opis na przywołanej stronie protokołu kontroli wskazuje też sytuację, w której pracownik organu podatkowego „zastępczo” sporządzał za podatnika deklaracje podatkowe na podatek leśny powołując się na art. 274 Ordynacji podatkowej. Przepis ten wskazuje sposób postępowania organu podatkowego w przypadku stwierdzenia w złożonej przez podatnika deklaracji podatkowej błędów rachunkowych lub innych oczywistych omyłek. Organ podatkowy w zależności od charakteru i zakresu uchybień:

- koryguje deklarację, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku albo kwoty nadwyżki podatku do przeniesienia lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty 5.000 zł;

- zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość.

Natomiast § 2 w art. 274 wskazuje, że  organ podatkowy:

-  uwierzytelnia kopię skorygowanej deklaracji, o której mowa w § 1 pkt 1;

-  doręcza podatnikowi uwierzytelnioną kopię skorygowanej deklaracji wraz z informacją o związanej z korektą deklaracji zmianie wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty lub zwrotu podatku albo kwoty nadwyżki podatku do przeniesienia lub wysokości straty, albo informacją o braku takich zmian, oraz pouczeniem o prawie wniesienia sprzeciwu.

Reasumując, sporządzenie deklaracji podatkowej przez organ podatkowy (jego służby) jest sprzeczne z treścią przywołanego przepisu. W 2018 r. organ podatkowy dokonywał korekt deklaracji zgodnie z tym przepisem.

Dokonane ustalenia dotyczyły również wadliwego opodatkowania współwłasności leśnych. Podatnik wskazany na str. 62 protokołu kontroli w 2018 r. nie złożył deklaracji podatkowych na grunty leśne będące we współwłasności. Czynności tej dokonał natomiast dopiero w 2018 r. i tylko w zakresie roku bieżącego. Nie deklarując tych gruntów w 2017 r. podatnik naruszył art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1821, ze zm.), który stwierdza, że jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi wówczas odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Natomiast z treści art. 6 ust. 7 ustawy wynika, że jeśli las stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składają deklarację na podatek leśny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne.

W zakresie realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych ustalono, że w deklaracji złożonej przez podatnika ujawniono do opodatkowania 0,25 m2 budynku związanego z działalnością gospodarczą. Z informacji uzyskanych w czasie kontroli wynika, iż jest to tak zwana „półkabina”. W trakcie kontroli nie udało się ustalić czy zadeklarowany obiekt jest budynkiem czy ewentualnie budowlą w myśl art. 3 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2018 r. poz. 1202, ze zm.). Stwierdzono także, iż podatnik zadeklarował powierzchnię 251 m2 gruntów do opodatkowania stawką jak za związane z działalnością gospodarczą. Tymczasem na podstawie okazanych umów dzierżawy ustalono, że wydzierżawia on od kontrolowanej jednostki powierzchnię 250 m2 to jest o 1 m2 mniejszą niż ujawnił w deklaracji podatkowej – str. 70 protokołu kontroli. Tamże opisano sytuację, w której podatnik w deklaracji podatkowej ujawnił do opodatkowania powierzchnię 3.140 m2 jako grunty związane z działalnością gospodarczą. Jest to powierzchnia równa powierzchni budynków zadeklarowanych do opodatkowania stawką jak za działalność gospodarczą. Za pomocą systemu internetowego GEOPORTAL (zamieszczonych tam zdjęć) stwierdzono, iż zachodzi prawdopodobieństwo, że powierzchnia zadeklarowanych gruntów związanych z prowadzoną  działalnością gospodarczą została zaniżona o około 11.000 m2. Pomiary dokonane za pomocą wyżej wymienionego systemu są niedokładne, brak jest również informacji na temat okresu, w którym zostały wykonane zdjęcia, dlatego niezbędne jest prowadzenie przez organ podatkowy działań mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do oceny prawidłowości opodatkowania.

Ustalono trzy przypadki nie dopełnienia w latach 2013-2018 przez jednostki OSP obowiązku nałożonego treścią art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r.  o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445, ze zm.) poprzez nie złożenie deklaracji na podatek od nieruchomości. W dniu podpisania protokołu pracownicy organu podatkowego przedstawili deklaracje podatkowe złożone przez podatników za lata 2013-2018, w których zadeklarowano podatek w łącznej kwocie 15.453 zł – str. 70-71 protokołu kontroli.

Nieprawidłowości stwierdzono również w deklaracjach złożonych przez Urząd Gminy. Polegają one na tym, iż 4.608.866 m2 gruntów wykazano w rubryce D.5. deklaracji jako pozostałe grunty, wyliczając za tę powierzchnię podatek w kwocie 2.119.215,43 zł, a następnie nie ujęto tej kwoty w rubryce E „Łączna kwota podatku”. Według wyjaśnień złożonych przez pracownika kontrolowanej jednostki oraz Wójta Gminy Szudziałowo są to grunty zwolnione ustawowo, powinny więc się one znaleźć się w rubryce F „Informacja o nieruchomościach zwolnionych” – str. 71 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli badaniu poddano także prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatków lokalnych w grupie podatników będących osobami fizycznymi. Stwierdzono różnorodne rodzajowo nieprawidłowości dotyczące podatników wymienionych w treści przywołanych stron protokołu kontroli:

a) podatek rolny:

- opodatkowanie niewłaściwej powierzchni (zawyżonej bądź zaniżonej) w przypadku 4 podatników, co skutkowało zaniżeniem wymiaru podatku w 2017 r. o 77 zł oraz jego zawyżeniem o 3 zł. W latach 2015, 2016 i 2018 kwota zaniżonego podatku rolnego wyniosła 436 zł oraz zawyżonego 172 zł – str. 72 protokołu kontroli;

- pojedynczy przypadek nieprawidłowego przeliczenia gruntów – różnica wyniosła 0,2495 ha przeliczeniowych gruntów, wskutek czego zaniżono wymiar podatku za 2017 r. o 33 zł – str. 73 protokołu kontroli;

 - objęcie zobowiązaniem podatkowym 5 podatników nie będących prawnymi właścicielami nieruchomości, tj. przedmioty opodatkowania będące własnością jednego małżonka opodatkowywano (wystawiano jedną decyzję) wspólnie z gruntami należącymi do drugiego współmałżonka lub grunty stanowiące własność ojca opodatkowywano wspólnie z gruntami będącymi własnością syna. Należy zauważyć, iż jedną decyzję ustalającą wymiar zobowiązania podatkowego, obejmującą więcej niż jeden podmiot, można wystawić wyłącznie w przypadku istnienia współwłasności, o czym mowa w art. 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym – str. 74 protokołu kontroli;

b) podatek od nieruchomości – pojedynczy przypadek opodatkowania powierzchni użytkowej budynku mieszkalnego innej niż wskazana w informacji. Skutkiem nieprawidłowości było zaniżenie kwoty podatku za 2017 r. o 12 zł, natomiast za lata 2016 i 2018 o kwotę 36 zł – str. 74 protokołu kontroli;

c) podatek leśny – pojedynczy przypadek opodatkowania powierzchni lasu przy braku informacji o wieku drzewostanu (nieczytelność danych w złożonej informacji). W konsekwencji kwota zawyżonego podatku leśnego w 2017 r. wyniosła 51 zł. Ogółem, w latach 2015, 2016 i 2018 zawyżono kwotę podatku leśnego o 205 zł – str. 74 protokołu kontroli.

Ponadto, kontrola wykazała nierealizowanie przez badany organ podatkowy obowiązków nakazanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej – prowadzenia czynności sprawdzających w stosunku do 4 podatników wymienionych na str. 79 protokołu kontroli. Świadczy o tym brak reakcji organu podatkowego na niezłożenie przez podatników informacji na podatek rolny, leśny i od nieruchomości lub brak ich weryfikacji po złożeniu. W przypadku podatku od nieruchomości, informacja jest podstawowym źródłem wiedzy o powierzchni użytkowej budynków przeznaczonych na cele mieszkalne oraz budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Natomiast w przypadku lasów, informacja podatkowa jest podstawowym źródłem informacji o wieku drzewostanu, który stanowi przesłankę decydującą o opodatkowaniu podatkiem leśnym bądź o ustawowym zwolnieniu. Takie zaniechanie organu podatkowego jest zjawiskiem niepożądanym, mogącym prowadzić do utraty kontroli nad powszechnością, prawidłowością i kompletnością realizacji dochodów podatkowych gminy. W trakcie kontroli, wskutek wezwania, podatnicy złożyli poprawnie wypełnione informacje;

d) podatek od środków transportowych – występujące nieprawidłowości polegały głównie na zastosowaniu stawek niezgodnych z uchwałą Rady Gminy oraz na zastosowaniu przy opodatkowaniu ciągników siodłowych i balastowych oraz przyczep i naczep jako parametru dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu, zamiast dopuszczalnej masy całkowitej zespołu pojazdów. Należy zauważyć, iż ciągniki siodłowe i balastowe oraz przyczepy i naczepy podlegają opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych jako odrębne przedmioty opodatkowania. Jedynie stawka podatku dla tych przedmiotów opodatkowania, a w konsekwencji wysokość podatku, zależy od wyrażonej w tonach dmc zespołu pojazdów, jaki może zostać utworzony przez każdy z przedmiotów opodatkowania. Takie stanowisko przyjmuje także liczne orzecznictwo, m.in. wyrok WSA w Gdańsku z dnia 19 czerwca 2008 r. (sygn. akt I SA/Gd 239/08). Skutkiem pojawienia się opisanych nieprawidłowości było zaniżenie kwoty podatku od środków transportowych o 746,42 zł oraz zawyżenie o 750 zł – str. 79-81 protokołu kontroli.

Kontrola terminowości składania deklaracji na podatek od środków transportowych lub ich korekt wykazała nieprawidłowość w 3 przypadkach. Deklaracje o przypisie 7.755,14 zł zostały złożone średnio 11 dni po terminie. Składanie deklaracji po terminie jest nieprawidłowością naruszającą przepis art. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym złożenie deklaracji na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy powinno odbywać się do dnia 15 lutego, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. Organ podatkowy w celu zdyscyplinowania podatników ma możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego o ich ukaranie na podstawie art. 56 § 4 k.k.s. – str. 80 protokołu kontroli.

Badając zagadnienie terminowości składania deklaracji podatkowych stwierdzono przy dwóch złożonych korektach deklaracji na podatek od środków transportowych brak pieczątki określającej datę wpływu dokumentów do Urzędu Gminy Szudziałowo. Z § 42 ust. pkt 2 załącznika nr 1 Instrukcja Kancelaryjna do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) wynika, że punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Umieszczenie daty wpływu na dokumentacji składanej przez podatników ma istotne znaczenie w przypadku określenia rzetelności wywiązywania się z obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych, a także w niektórych przypadkach prawidłowego określenia okresu trwania obowiązku podatkowego – str. 81-82 protokołu kontroli.

Brak reakcji organu podatkowego, uprawnionego do wystąpienia z wnioskiem o ukaranie podatnika, stwierdzono w przypadku utrudniania kontroli podatkowej (art. 83 k.k.s.). Ustalono, iż w przypadku jednego z podatników, mimo doręczonego pisemnego zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej wraz z powiadomieniem o terminie i godzinie jej wszczęcia, podatnik nie stawił się w miejscu oględzin, tym samym uniemożliwił komisji przeprowadzenie czynności kontrolnych – str. 83 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu opłaty skarbowej wykazało brak wskazania właściwej podstawy prawnej przy odstąpieniu od jej pobrania. Stosowanie wszelkich zwolnień w podatkach i opłatach jest odstępstwem od zasady powszechności opodatkowania i powinno być realizowane w oparciu o przywołane podstawy prawne – str. 84 protokołu kontroli.

Z kolei w wyniku kontroli działań upominawczych oraz windykacyjnych ustalono,  iż wobec wskazanych na str. 88-89 protokołu kontroli podatników działania te podejmowano z opóźnieniem. Narusza to przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2017 r. poz. 1201, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483), które wprowadzają, ciążący na wierzycielu, obowiązek podjęcia czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (art. 6 ust. 1 ustawy), przy czym niezwłocznie ma to nastąpić poprzez wydanie upomnienia w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnych przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia (aktualnie jest to kwota 116 zł).

W takcie badania rachunkowości podatków i opłat lokalnych stwierdzono przypadki poprawiania przez inkasentów długopisem kopii kwitariuszy, za pomocą których pobierane były należności podatkowe od osób fizycznych – str. 90 protokołu kontroli.

Analizie pod kątem prawidłowości sporządzenia oraz rzetelności zamieszczonych danych poddano sprawozdania roczne Rb-PDP oraz Rb-27S za 2017 r. W jej wyniku ustalono, iż w wierszu A7 sprawozdania „podatek od środków transportowych”,  w kolumnie 4 „skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy” wykazano błędnie kwotę 5.038,64 zł. Kwota ta, według okazanej ewidencji wymiarowo-księgowej, winna być wykazana jako skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy, w kolumnie 3 – str. 91-92 protokołu kontroli.

Kontroli poddano zagadnienia dotyczące funduszu sołeckiego, regulowanego przepisami ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301, ze zm.). Stwierdzono, że przy ustaleniu wysokości środków funduszu przypadających na poszczególne sołectwa w 2017 r. posłużono się liczbą mieszkańców poszczególnych sołectw zameldowanych na pobyt stały. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim wysokość środków przypadających na dane sołectwo oblicza się przy uwzględnieniu liczby mieszkańców sołectwa według stanu na dzień 30 czerwca roku poprzedzającego rok budżetowy, określonej na podstawie prowadzonego przez gminę rejestru mieszkańców, o którym mowa w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2017 r. poz. 657). Jak stanowi art. 7 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności, w rejestrze mieszkańców gromadzone są dane osób, które wykonały obowiązek meldunkowy na terenie danej gminy. Natomiast zgodnie z art. 24 ust. 2 tej ustawy obowiązek meldunkowy polega na zameldowaniu lub wymeldowaniu w miejscu pobytu stałego lub czasowego. Dane do obliczenia wysokości funduszu muszą zatem po obejmować zarówno osoby zameldowane na pobyt stały, jak i czasowy. Interpretację tę potwierdza pismo Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2015 r. skierowane do Wojewodów (znak DAP.WSUST.701.26.2015), zgodnie z którym od 2015 r. obliczając wysokość funduszu sołeckiego przypadającego na sołectwo należy uwzględnić liczbę mieszkańców zameldowanych na pobyt stały i na pobyt czasowy. Ogółem, zgodnie ze sporządzonym przez kierownika USC wykazem, liczba mieszkańców zameldowanych na pobyt czasowy na dzień 30 czerwca 2016 r. wynosiła 31 osób, co przekłada się na zaniżenie ogólnej kwoty funduszu przypadającej do dyspozycji sołectw na 2017 r. o 1.206,25 zł.

Analiza dokumentacji określającej przeznaczenie przez sołectwa środków funduszu oraz dotyczącej wydatkowania środków w ramach funduszu sołeckiego wykazała, że:

a) wniosek uchwalony przez sołectwo Wierzchlesie przewidywał takie zadania jak wymiana okien w budynku świetlicy, remonty łazienek i pomieszczenia OSP na parterze, osiatkowanie boiska i żwirowanie drogi do lasu za szacunkową kwotę 21.012,10 zł. Wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego wykazano w wysokości tylko 1.974 zł (naprawę stolarki okiennej 159 zł, naprawę instalacji odgromowej 615 zł i wznowienie znaków granicznych 1.200 zł). Wznowienie znaków granicznych nie było ujęte we wniosku sołectwa. Wyjaśniono, że był to wydatek niezbędny do przeprowadzenia remontu drogi, ponieważ nie był znany jej dokładny przebieg. W złożonym wyjaśnieniu w sprawie braku wydatków na remonty łazienek i pomieszczenia OSP, osiatkowanie boiska i żwirowanie drogi wskazał Pan, że remont łazienek i pomieszczeń w remizie OSP w Wierzchlesiu został wykonany. Na ten cel były pozyskane środki spoza budżetu. Została też wykonana w niezbędnym zakresie naprawa ogrodzenia nieruchomości. Roboty wykonał Zakład Gospodarki Komunalnej. Nie może jednak on wystawić faktury dla Urzędu Gminy. Koszt robót był zdecydowanie niższy niż gdyby roboty zostały zlecone innemu podmiotowi. O takim sposobie wykonania zadań zdecydowała zasada właściwego gospodarowania finansami publicznymi. Wykonanie robót drogowych przez ZGK – czym tłumaczy Pan na brak jakichkolwiek wydatków na realizację tego rodzaju przedsięwzięć – wystąpiło ponadto w 12 sołectwach (oprócz szczegółowo omówionych w pkt a)-d)).

           W związku ze złożonym przez Pana wyjaśnieniem niezbędne jest wskazanie, że wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego związane z realizacją przedsięwzięć zgłoszonych przez sołectwa mogą być realizowane także przez inne jednostki budżetowe gminy niż Urząd Gminy – wydatki na realizację funduszu finansowane są z budżetu gminy, a więc nie muszą być ponoszone tylko z planu finansowego Urzędu. Wykonanie części przedsięwzięć sołectw przez Zakład Gospodarki Komunalnej (gminną jednostkę budżetową) musiało powodować poniesienie przez Zakład określonych, udokumentowanych fakturami, wydatków na te cele (np. związanych z zakupem paliwa czy innych materiałów). Wydatki tego rodzaju – po należytym udokumentowaniu ich związku z realizacją poszczególnych wniosków sołectw – ZGK powinien wykazać w rocznym sprawozdaniu Rb-28S w kol. 10 jako wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego, zaś Pan Wójt ująć je we wniosku składanym Wojewodzie Podlaskiemu jako podlegające częściowemu zwrotowi z budżetu państwa. Z ustaleń kontroli i wyjaśnień nie wynika, jaka kwota wydatków poniesionych przez ZGK w związku z realizacją wniosków sołectw mogła być uznana za wydatki wykonane w ramach funduszu, a zatem o jaką kwotę zaniżono należną gminie dotację tytułem częściowego ich zwrotu;

b) wniosek sołectwa Boratyńszczyzna przewidywał zadania polegające na „postawieniu dwóch krzyży we wsi Boratyńszczyzna z żelaza” oraz „wysypanie żwirem boiska”. We wniosku w części dotyczącej oszacowania kosztów zawarto, oprócz poprawy płyty boiska (koszt 4.000 zł), cel „poprawa estetyki wsi” – 5.000 zł, mimo że takiego przedsięwzięcia brak w zacytowanym wyżej wykazie przedsięwzięć. Jako wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego tej wsi w 2017 r. wykazano kwotę 2.521,93 zł. Została ona wydatkowana na zakup materiałów na poprawę estetyki wsi 2.356,37 zł i zakup 2 ceowników 165,56 zł (w opisie faktury „na poprawę elementów estetyki wsi”) – z rodzaju nabywanych materiałów wynika, że dotyczyły one wykonania krzyży. W myśl art. 2 ust. 6 ustawy o funduszu sołeckim środki funduszu przeznacza się na realizację przedsięwzięć, które są zadaniami własnymi gminy, służą poprawie warunków życia mieszkańców i są zgodne ze strategią rozwoju gminy, przy czym przesłanki te muszą być spełnione łącznie. Z wniosku nie wynika, jakiego rodzaju zadanie gminy ma być realizowane poprzez „postawienie dwóch krzyży z żelaza we wsi” (w uzasadnieniu wskazano jedynie, że „stare krzyże nie nadają się do reperacji”). Według wyjaśnienia Pana Wójta (…) Wymiana krzyża związana była z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa publicznego. Stary, wieloletni krzyż drewniany był pochylony nad drogą. W każdej chwili groził upadkiem i doprowadzeniem do nieprzewidywalnych skutków dla uczestników ruchu drogowego. Prócz ustawienia nowego krzyża dokonano naprawy poboczy drogi oraz uporządkowania terenu, co zdecydowanie poprawiło estetykę wsi, co też ma znaczenie dla mieszkańców. Zapewnienie bezpieczeństwa i porządku jest zadaniem własnym gminy. Przedstawione przez Pana tezy dotyczące związku wymiany krzyży z bezpieczeństwem ruchu drogowego nie wynikają z dokumentacji przedstawionej przez sołectwo, w której postawienie krzyży jest wiązane z „poprawą estetyki wsi”;

c) we wniosku sołectwa Zubrzyca Wielka przeznaczono środki funduszu na ocieplenie budynku remizy i wymianę mebli kuchennych. Środki wykorzystano na zakup gabloty i mebli kuchennych (5.050 zł) oraz materiałów na budowę podjazdu i chodnika (978,03 zł). We wniosku w części dotyczącej oszacowania kosztów zawarto jedynie zadanie „ocieplenie budynku remizy” za 10.000,20 zł, brak określenia kosztów przedsięwzięcia polegającego na wykonaniu mebli kuchennych. Kontrolującym okazano protokół z zebrania wiejskiego sołectwa z 15 października 2017 r. i uchwałę w sprawie przyjęcia wniosku o zmianę przeznaczenia funduszu sołeckiego na 2017 r. We wniosku z 15 października 2017 r. w sprawie zmiany pierwotnego wniosku wskazano na „wprowadzenie zadań polegających na: zakup kostki brukowej i obrzeży na budowę podjazdu do remizy OSP”. Podano szacunkowy koszt 2.500 zł, nie odnosząc się do przedsięwzięć wynikających z pierwotnego wnioski – ich szacunkowego kosztu po zmianie, ewentualnie do kwestii rezygnacji z przedsięwzięcia polegającego na ociepleniu remizy. Literalnie z wniosku w sprawie zmiany wynika, że zmiana polega jedynie na dodaniu przedsięwzięcia za 2.500 zł, co łącznie z brakiem danych o innych zmianach oznacza, że kwota rozdysponowana przez sołectwo we wnioskach w sumie byłaby wyższa niż przypadająca sołectwu na 2017 r., co wskazywałoby na sprzeczność z art. 7 ust. 2 ustawy. Meble kuchenne zakupiono po zmianie wniosku;

d) we wniosku sołectwa Nowinka wskazano na gruntowną naprawę stanu drogi gminnej i ewentualnie zakup kosiarki samobieżnej – traktorek na potrzeby mieszkańców za szacunkową kwotę 9.400 zł. Do uchwały budżetowej przyjęto kwotę 9.494,36 zł (a zatem wyższą niż to wynika z wniosku sołectwa) a wykorzystano tylko 1.081,17 zł.  Środki przeznaczono na krawężniki i kostkę brukową. Jak wynika z wyjaśnienia Pana Wójta naprawy drogi dokonał, podobnie jak we wcześniej opisanych przypadkach, ZGK. W przypadku sołectwa Nowinka wskazać należy, że określenie przedsięwzięć we wniosku nie może polegać na zakładaniu alternatywy, z której nie wiadomo kto i w jakim trybie miałby korzystać na etapie realizacji wniosku. Z ustawy o funduszu soleckim można wywieść, że wniosek powinien określać jednoznaczną decyzję sołectwa, jasno informującą organy gminy o celu przeznaczenia środków, a nie sugerującą możliwość realizacji różnych zadań w ramach tej samej kwoty. W części dotyczącej oszacowania kosztów wskazano zarówno na naprawę drogi, jak i „ew. zakup kosiarki”, przy każdym z przedsięwzięć podając kwotę 9.400 zł, co potwierdza, że we wniosku stworzono możliwość wyboru zadań.

           Ponadto wskazania wymaga, że kwotę funduszu sołeckiego do rozdysponowania przez dane sołectwo, podlegającą zaprezentowaniu w uchwale budżetowej, określa decyzja zawarta we wniosku sołectwa, z której wynika, jaką kwotę sołectwo zamierzało rozdysponować. Jeżeli więc wniosek sołectwa Nowinka opiewał na kwotę 9.400 zł, to w uchwale budżetowej nie mogła być przyjęta kwota 9.494,36 zł. W uchwale budżetowej należy ujmować kwoty wydatków w ramach funduszu do takiej wysokości, do jakiej sołectwo podjęło decyzję we wniosku o przeznaczenie funduszu.

Kontrola wykazała, że nie powierzył w formie pisemnej konkretnemu pracownikowi (pracownikom) obowiązków w zakresie weryfikacji prawidłowości składanych przez sołectwa wniosków. Wyznaczył Pan natomiast pracownika właściwego do merytorycznej kontroli dowodów księgowych i zatwierdzania ich jako dokumentujących wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego.

Kontrolą objęto prawidłowość udokumentowania i rozliczania kosztów podróży służbowych na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Wszystkie wydatki ujęto w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”, mimo iż na podstawie polecenia wyjazdu z dnia 4 grudnia 2017 r. odbył Pan podróż do Grodna (Białoruś) samochodem prywatnym w celu „uzgodnienia”. Z rozliczenia wynika, że czas pobytu za granicą wynosił poniżej 8 godzin (aczkolwiek nie podano dokładnych godzin przekroczenia granicy w obie strony). Nie wypełniono wiersza dotyczącego należnej diety. W poleceniu wyjazdu służbowego nie wskazano miejsca, gdzie ma być przekroczona granica polsko-białoruska; brak zatem delegacji na krajową część podróży, tj. do granicy Polski, gdzie miała być ona przekroczona i od granicy. W myśl § 12 rozporządzenia czas podróży zagranicznej w przypadku odbywania jej środkami komunikacji lądowej liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju. Za podróż zagraniczną na terytorium Białorusi trwającą do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, czyli 14 euro. Ponadto według § 20 rozporządzenia przy podróży zagranicznej obowiązkowe jest udzielenie pracownikowi zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest bowiem dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki (w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej) według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Wydatek z tytułu zagranicznej podróży powinien zostać sklasyfikowany w par. 4420 „Podróże służbowe zagraniczne” – str. 104 protokołu kontroli.

Zbadano wydatki na dotacje dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych. Stwierdzono nieprawidłową klasyfikację budżetową przy przekazaniu dotacji dla Caritas Archidiecezji Białostockiej w kwocie 20.000 zł, którą ujęto w par. 2820 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom”. Caritas Archidiecezji Białostockiej jest instytucją charytatywną Kościoła Katolickiego posiadającą osobowość prawną (kościelną osobą prawną) a nie stowarzyszeniem działającym na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2017 r. poz. 210, ze zm.) . Dotacja dla Caritas powinna zatem być ujmowana w par. 2830 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych” – str. 106 protokołu kontroli.

Ponadto ustalenia kontroli wskazują, że z dotacji udzielonej UKS Sudovia na zadania z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu wśród dzieci i młodzieży wydano, do dnia złożenia pisma o aktualizację kosztorysu (30 listopada 2017 r.), kwotę na zakup sprzętu sportowego przekraczającą wysokość dotacji na ten cel o więcej niż 10% (kwota w pierwotnym kosztorysie 1.500 zł, wydatki na ten dzień według ustaleń kontroli 1.957,96 zł, czyli więcej o 307,96 zł niż dopuszczała umowa). Według umowy o dofinansowanie zadania naruszenie tego postanowienia uważa się za pobranie części dotacji w nadmiernej wysokości. Ze sprawozdania z wykonania zadania publicznego wynika, że wydatki z dotacji były zgodne z kosztorysem przedstawionym w piśmie. Pisemnego aneksu do umowy zmieniającego kosztorys wydatków nie zawarto. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby kontrolowana jednostka kwestionowała sprawozdanie z realizacji zadania w części dotyczącej wydatków poniesionych do czasu złożenia przez UKS wniosku o zmianę kosztorysu – str. 108-110 protokołu kontroli.

Sprawdzono realizację umowy na usługi z zakresu konserwacji i drobnych napraw instalacji oświetlenia ulicznego na terenie gminy Szudziałowo. W dniu 8 grudnia 2017 r. zawarto umowę z wykonawcą PPHU Elmecht z Sokółki. Wynika z niej, że wykonawca otrzyma wynagrodzenie za faktyczną i potwierdzoną przez zamawiającego ilość usług według cen jednostkowych zgodnych z ofertą złożoną w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości poniżej 30.000 euro. Kontrola wykazała, że ceny jednostkowe zawarte w fakturze z 27 grudnia 2017 r. różniły się nieznacznie od cen ofertowych w przypadku wymiany żarówek 70W (40,24 zł netto zamiast 40,20 zł) i 100W (40,65 zł zamiast 40,60 zł), co świadczy o nieprawidłowej kontroli faktury – str. 110-111 protokołu kontroli.

W zakresie zamówień publicznych udzielanych na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, ze zm.) zbadano m.in. postępowanie na odbiór odpadów komunalnych w latach 2018/2019. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia z dnia 27 listopada 2017 r. ustalała, że kryteriami wyboru oferty są: cena – 60% (max. 60 pkt) i termin płatności faktury – 40% (max. 40 pkt, przy czym do 14 dni – 0 pkt, do 21 dni – 20 pkt i do 30 dni – 40 pkt). Zwrócono się do Pana z pytaniem, dlaczego mając ma uwadze art. 91 ust. 2a ustawy Prawo zamówień publicznych oraz charakter usługi określono kryterium ceny na poziomie jedynie 60%? Wyjaśnił Pan, że w postępowaniu na odbiór odpadów komunalnych z nieruchomości znajdujących się na terenie gminy  Szudziałowo w latach 2018-2019 Zamawiający określił kryterium cena na poziomie 60 % ponieważ jest to zgodne z zapisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz interesem Gminy Szudziałowo. Zastosowanie kolejnego kryterium o wadze 40 % pozwoliło Gminie na wydłużenie okresu płatności faktury co jest bardzo istotne w przypadku rachunku ekonomicznego. Zamawiający może zastosować kryterium o wadze przekraczającej 60% lecz nie jest to wymóg obligatoryjny. Zgodnie z art. 91 ust. 2a Pzp przy kryterium o wadze przekraczającej 60 % Zamawiający określa  w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykazują w załączniku do protokołu w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia – str. 116-118 protokołu kontroli.

Odnosząc się do przyjętych przez zamawiającego kryteriów oceny ofert na odbiór i zagospodarowanie odpadów wskazać należy, że zgodnie z art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych może zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określi w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykaże w załączniku do protokołu, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia. Przy czym warunki te nie dotyczą – co nie wymaga specjalnego uzasadnienia – postępowań dotyczących przedmiotu zamówienia uprawniającego do zastosowania np. trybu zapytania o cenę, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena (art. 91 ust. 2a w zw. z przepisami Oddziału 6 „Zapytanie o cenę” Prawa zamówień publicznych). W ocenie kontroli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określono przedmiot zamówienia dostatecznie precyzyjnie.

Z kolei cykl życia Prawo zamówień publicznych definiuje w art. 2 pkt 1a jako wszelkie możliwe kolejne lub powiązane fazy istnienia przedmiotu dostawy, usługi lub roboty budowlanej, w szczególności badanie, rozwój, projektowanie przemysłowe, testowanie, produkcję, transport, używanie, naprawę, modernizację, zmianę, utrzymanie przez okres istnienia, logistykę, szkolenie, zużycie, wyburzenie, wycofanie i usuwanie. Zagadnienie cyklu życia nie może mieć zatem wpływu na usługę, jaką jest odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych.

Nie negując tez zawartych w wyjaśnieniu wskazać należy, że nie ma przeszkód, aby określony termin płatności faktur stanowił jeden z wymaganych przez zamawiającego warunków realizacji zamówienia. Podstawowym celem prowadzenia postępowania o udzielenie udzielenia zamówienia publicznego jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy. Sformułowanie kryteriów oceny ofert, które mogą prowadzić do wyboru oferty istotnie droższej przy braku korzyści adekwatnie rekompensujących potencjalnie wyższe wydatki świadczy o przygotowaniu postępowania z naruszeniem zasad z art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Usprawiedliwieniem dla tego stanu nie jest wskazanie w art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych, że zamawiający „może” ukształtować wagę kryterium ceny w dowolny sposób. Zamawiający powinien kształtować kryteria w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej, ustalając inne niż cena kryteria na poziomie odpowiednim do ich rzeczywistej istotności względem wydatków, które będą poniesione na realizację zamówienia. Prawo zamówień publicznych nie znosi obowiązku stosowania art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

Kontrola prawidłowości sporządzenia sprawozdania z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2017 r. wykazała błąd w ustaleniu danych zawartych w sprawozdaniu. Ustalono, iż nauczyciel mianowany zatrudniony na pełnym etacie od 1 września był zatrudniony na 2/18 jako nauczyciel stażysta a od 16 października 2017 r. na 4/18 na tym stopniu awansu. W dniach od 8 do 15 listopada 2017 r. przebywał na zwolnieniu z tytułu opieki nad dzieckiem, płatnym z ZUS. O całą kwotę wydatków nieponiesionych w tym okresie z planu finansowego szkoły zmniejszono wydatki na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych, co miało wpływ na wysokość wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych oraz stażystów. Mianowicie do wydatków poniesionych w listopadzie na wynagrodzenia stażystów ujęto 642,31 zł, która to kwota powinna być niższa o 135,94 zł (proporcjonalna kwota nieponiesionych wydatków na wynagrodzenie nauczycielowi jako stażysty) i wynosić 506,37 zł. O kwotę 135,94 zł zmniejszono zaś wydatki za listopad nauczycieli mianowanych.

W konsekwencji łączne wydatki poniesione na wynagrodzenia stażystów w 2017 r. powinny zmniejszyć się o 135,94 zł a na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych zwiększyć się o tę kwotę. Korekta ta zwiększa wysokość ujemnej różnicy między wynagrodzeniami faktycznie poniesionymi a iloczynem średniej liczby etatów i średnich wynagrodzeń w odniesieniu do stażystów (i powoduje konieczność dopłaty dodatku uzupełniającego) oraz zmniejsza dodatnią różnicę między tymi wartościami w przypadku nauczycieli mianowanych.

W następstwie ustaleń kontroli sporządzono korektę sprawozdania i dopłacono dwóm nauczycielom stażystom należne im dodatki uzupełniające w łącznej wysokości 135,94 zł – str. 118-120 protokołu kontroli.

W 2017 r. nie obowiązywał plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Na podstawie art. 25 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami plan taki powinien być opracowywany na okres 3 lat. Zarządzeniem Nr 216.2018 z dnia 14 marca 2018 r. przyjął Pan plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości na lata 2018-2020 – str. 122 protokołu kontroli.

W 2017 r. gmina Szudziałowo przekazała powiatowi sokólskiemu środki finansowe w kwocie 37.500 zł na dofinansowanie zadania „Opracowanie dokumentacji na przebudowę drogi powiatowej nr 1273B Zubrzyca Wielka – Zubrzyca Mała – Minkowce – do drogi powiatowej nr 1272B na terenie Gminy Szudziałowo”. Szacunkowa wartość zadania wynosiła w myśl umowy z dnia 6 marca 2017 r. 80.000 zł, z czego gmina i powiat zapewniały na ten cel po 40.000 zł. Rada Gminy nie podejmowała odrębnej uchwały w sprawie udzielenia powiatowi pomocy finansowej, co stanowi naruszenie art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

W myśl umowy środki finansowe miały zostać przekazane na konto powiatu „nie później niż w ciągu 14 dni licząc od daty odbioru końcowego zadania i przekazania dokumentów rozliczeniowych (faktura z protokołem odbioru) i nie później niż do 15 maja 2017 r.” Z kolei termin realizacji zadania w § 5 ust. 1 umowy określono do końca roku budżetowego. W umowie określono też, że Zarząd Powiatu przedłoży rozliczenie finansowe w terminie 30 dni od całkowitego zakończenia inwestycji. Z umowy nie wynika zatem jednoznacznie, w jaki sposób mają zostać przez gminę przekazane środki – czy do 15 maja czy po przedstawieniu przez powiat dokumentacji rozliczeniowej.

W praktyce pomoc finansową przelano na rachunek powiatu 24 sierpnia 2017 r., co nie było zgodne z żadnym z postanowień umowy odnoszącym się do terminu przekazania dotacji, ponieważ dopiero w dniu 18 września 2017 r. wpłynęło do Urzędu Gminy rozliczenie zadania. Do rozliczenia powiat dołączył kserokopię faktury wykonawcy na kwotę 75.000 zł z dnia 22 czerwca 2017 r. wraz z potwierdzeniem jej opłacenia w dniu 17 lipca 2017 r. oraz protokołem zdawczo-odbiorczym poprawionej dokumentacji z 30 maja 2017 r. Daty te świadczą o tym, że rozliczenie powiat złożył po wymaganym umową 30-dniowym terminie od zakończenia zadania – str. 124 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zmodyfikowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) dostosowanie opisu zasad funkcjonowania kont 130 i 800 w zakładowym planie kont Urzędu do rozwiązań stosowanych w praktyce w zakresie sposobu realizacji dochodów i wydatków oraz usunięcie z planu kont Urzędu postanowień odnoszących się do kont 222 i 223,

b) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu kont 135-2 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia – młodociani” i 853 „Fundusze specjalne”,

c) dostosowanie określonych zakładowym planem kont Urzędu zasad ewidencji rozliczeń dotyczących dochodów wyegzekwowanych od dłużników alimentacyjnych do aktualnie obowiązujących przepisów,

d) dostosowanie opisu konta 290 w zakładowym planie kont Urzędu do obowiązujących zasad dokonywania odpisów aktualizujących, które nie przewidują automatycznego księgowania na tym koncie równowartości odsetek przypisanych a niewpłaconych; podstawą dokonania odpisu aktualizującego należności z odsetek jest stwierdzenie jednej z przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, co z reguły oznacza, że dokonanie odpisu aktualizującego należności od danego dłużnika obejmuje jednocześnie odsetki i należność główną, od której zostały naliczone.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji środków otrzymywanych na dofinansowanie kosztów kształcenia pracowników młodocianych i ich rozliczenia na kontach 139 i 240,

b) księgowane operacji dotyczących przekwalifikowania środków trwałych do pozostałych środków trwałych w sposób wskazany w części opisowe wystąpienia,

c) księgowanie przyjęcia na stan pozostałych środków trwałych z zakupu zapisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia, ze szczególnym uwzględnieniem dokonywania zapisów w księgach roku, w którym przyjęto środki trwałe do używania,

d) dokonanie wskazanych w części opisowej wystąpienia zapisów dotyczących ujęcia w ewidencji Urzędu i przekazania do ewidencji Szkoły wartości nakładów inwestycyjnych wynikających z opłacenia w 2017 r. robót dodatkowych związanych z przeprojektowaniem konstrukcji dachu hali sportowej,

e) księgowanie zmniejszenia naliczonych od wykonawców kar umownych jako pozostałych kosztów operacyjnych na koncie 761,

f) ewidencjonowanie zapisem Wn 290 – Ma 221 operacji wyksięgowania należności objętych uprzednio odpisem aktualizującym,

g) zmniejszanie odpisu aktualizującego w związku z uregulowaniem należności nim objętej, zapisem Wn 290 – Ma 720 lub 750 (w zależności od tego, czy wyegzekwowana została należność główna czy odsetki),

h) ujmowanie zapisem Wn 810 – Ma 800 równowartości wydatków poniesionych ze środków budżetu na finansowanie środków trwałych w budowie, zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

i) zaprzestanie ujmowania na koncie 901 wpływu dochodów z zadań zleconych w części stanowiącej dochody budżetu państwa; rozliczeń tych środków z PUW z wykorzystaniem konta 224,

j) prowadzenie ewidencji centralnego rozliczenia podatku VAT w sposób zapewniający rzetelne odzwierciedlenie w księgach rachunkowych stanu rozrachunków gminy z urzędem skarbowym oraz należyte ustalenie dochodów i wydatków budżetu. W tym celu:

- wykazywanie w księgach rzetelnej kwoty zobowiązania gminy z tytułu podatku VAT podlegającego odprowadzeniu do urzędu skarbowego,

- zaprzestanie zmniejszania wydatków budżetu o kwoty przyjętego do rozliczenia w deklaracji VAT podatku naliczonego, mając na uwadze, że skutkiem takiego rozliczenia jest w istocie brak konieczności odprowadzenia do US części podatku należnego, stanowiącego środki uzyskane w związku z realizacją dochodów, a nie zwrot środków przez kontrahentów, na rzecz których poniesiono wydatki; zaliczanie podatku VAT należnego w części niepodlegającej odprowadzeniu do US do dochodów budżetu,

- wyeliminowanie przekazywania z budżetu środków dla poszczególnych jednostek budżetowych w związku z wystąpieniem w tych jednostkach nadwyżki podatku naliczonego nad należnym.

3. W zakresie sprawozdawczości:

a) zaprzestanie wypełniania w jednostkowych sprawozdaniach Rb-27ZZ kolumny 7 „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” oraz wykazywanie w kolumnie 8 „Dochody przekazane” jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ całej kwoty dochodów z zadań zleconych, która wpłynęła na rachunek budżetu gminy; zapewnienie przestrzegania tych zasad przez kierownika GOPS,

b) wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli nieprawidłowości dotyczących sprawozdań Rb-PDP i Rb-27S za 2017 r. Sporządzenie i przesłanie ich korekt do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku,

c) wykazywanie w bilansie z wykonania budżetu gminy zobowiązań finansowych w podziale na długoterminowe i krótkoterminowe,

d) wykazywanie w aktywach bilansu Urzędu Gminy należności wynikających z salda konta 226 w poz. III. „Należności długoterminowe”,

e) prawidłowe wykazywanie w pasywach bilansu Urzędu zobowiązań z tytułu sum depozytowych,

f) prawidłowe prezentowanie w rachunku zysków i strat wynikających z ksiąg rachunkowych kwot przychodów finansowych, kosztów finansowych, pozostałych przychodów operacyjnych i pozostałych kosztów operacyjnych,

g) wskazanie kierownikowi ZGK na prawidłowe wykazywanie w rachunku zysków i strat przychodów netto ze sprzedaży produktów oraz prawidłowe sporządzanie zestawienie zmian w funduszu jednostki.

4. Planowanie w budżecie gminy wydatków inwestycyjnych związanych z infrastrukturą wodociągowo-kanalizacyjną w dziale 010 rozdział 01010, zaś dochodów i wydatków związanych ze zbiorowym zaopatrzeniem w wodę w dziale 400 rozdział 40002.

5. Urealnienie prognozowanych w WPF wydatków na obsługę długu, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

6. Zobowiązanie kierownika instytucji kultury do wykazywania w sprawozdaniach z wykonania planu finansowego wszystkich danych wymaganych przepisami art. 265 pkt 2 w zw. z art. 31 ustawy o finansach publicznych.

7. Zaprzestanie ujmowania w par. 0770 dochodów z tytułu wpłat dotyczących sporządzenia dokumentacji związanej z przygotowaniem nieruchomości do zbycia.

8. Przestrzeganie obowiązku powiadomienia wyłonionego w drodze przetargu nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu.

9. Podjęcie działań w celu formalnego rozstrzygnięcia kwestii uwidocznionej w księgach należności w kwocie 990 zł z tytułu dzierżawy części działki nr 1214 o pow. 0,7780 ha, która w świetle przepisów k.c. uległa przedawnieniu. W szczególności rozważenie umorzenia tej należności, mając na uwadze upływ terminu przedawnienia i okoliczności podane w wyjaśnieniach.

10. Uwzględnianie przy ustalaniu kosztów ogrzewania lokali wszystkich kosztów związanych z dostarczeniem ciepła poniesionych z budżetu gminy.

11. Usunięcie z umów z najemcami lokali mieszkalnych postanowień określających zasady zmiany wysokości czynszu sprzecznie z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów…  

12. Obciążanie użytkowników wieczystych zaktualizowanymi opłatami rocznymi w trybie art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami zgodnie z interpretacją tego przepisu zawartą w przywołanym w części opisowej wystąpienia orzecznictwie Sądu Najwyższego.

13. Zlecanie wyceny wzrostu wartości nieruchomości w wyniku dokonanego podziału, w celu ustalenia podstaw do naliczenia opłaty adiacenckiej w odniesieniu do podziałów nieruchomości na działki, których przeznaczenie (możliwość wykorzystania na cele budowlane lub usługowe) oraz liczba wskazuje na realność ustalenia opłaty.

14. Obliczanie opłat za zajęcie pasa drogowego w sposób przedstawiony w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu. Uwzględnianie na potrzeby obliczenia opłaty również pierwszego dnia zajęcia pasa.

15. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podatków: rolnego, leśnego, od nieruchomości oraz od środków transportowych opisanych w protokole kontroli; poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

16. Prowadzenie systematycznie czynności sprawdzających w zakresie wskazanym przywołanymi przepisami Ordynacji podatkowej.

17. Prowadzenie systematycznych i kompletnych postępowań upominawczych oraz windykacyjnych.

18. Umieszczanie daty wpływu na pierwszej stronie pisma zaraz po zarejestrowaniu go na nośniku papierowym, zgodnie z treścią przywołanej w treści wystąpienia pokontrolnego podstawy prawnej.

19. Rozważenie możliwości wystąpienia z wnioskiem o ukaranie podatników uporczywie uchylających się od spełnienia obowiązków przewidzianych w przepisach prawa podatkowego.

20. Wskazywanie prawidłowej podstawy prawnej zaniechania poboru opłaty skarbowej.

21. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących poprawiania kopii kwitariuszy przychodowych przez inkasentów.

22. W zakresie funduszu sołeckiego:

a) obliczanie środków przypadających do dyspozycji poszczególnych sołectw przy uwzględnieniu liczby stałych i czasowych mieszkańców sołectwa według stanu na dzień 30 czerwca roku poprzedzającego rok budżetowy, określonej na podstawie prowadzonego przez gminę rejestru mieszkańców,

b) zobowiązanie kierownika ZGK, aby w związku z realizacją przedsięwzięć wynikających z wniosków sołectw dokumentował wydatki poniesione przez ZGK na realizację poszczególnych zadań i wykazywał je w kol. 10 sprawozdania Rb-28S, na podstawie czego Pan Wójt mógłby ująć je we wniosku o częściowy zwrot z budżetu państwa,

c) przyjmowanie tylko wniosków sołectw, z uzasadnienia których wynika dostateczny związek między zgłaszanymi przedsięwzięciami a zakresem zadań własnych gminy,

d) egzekwowanie od sołtysów, aby wnioski wykazywały wewnętrzną zgodność między sposobem opisu uchwalonych przedsięwzięć a sposobem opisu przeznaczenia szacowanych kosztów,

e) egzekwowanie od sołtysów, aby wnioski w sprawie zmiany pierwotnego wniosku były sformułowane w sposób umożliwiający stwierdzenie pełnego brzmienia wniosku po zmianach i w efekcie jego zgodności z przepisami ustawy o funduszu soleckim,

f) egzekwowanie od sołtysów przedstawiania wniosków jednoznacznie określających przeznaczenie funduszu, mając na uwadze, że ewentualna zmian decyzji zebrania wiejskiego co do przeznaczenia środków może nastąpić tylko w trybie art. 7 ustawy o funduszu sołeckim,

g) ujmowanie w uchwale budżetowej środków na realizację funduszu sołeckiego poszczególnych sołectw w kwotach nieprzekraczających kwot rozdysponowanych przez sołectwa we wnioskach w sprawie przeznaczenia środków funduszu,

h) powierzenie w formie pisemnej obowiązków w zakresie weryfikacji prawidłowości składanych przez sołectwa wniosków.

23. Zlecanie i rozliczanie kosztów podróży służbowych zagranicznych z zastosowaniem przepisów podanych w części opisowej wystąpienia. Klasyfikowanie wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży zagranicznych w par. 4420.

24. W zakresie dotacji udzielanych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych:

a) klasyfikowanie dotacji udzielanych kościelnym osobom prawnym w par. 2830,

b) sporządzanie pisemnego aneksu do umowy w przypadku zmiany kosztorysu,

c) rozważenie wystąpienia do UKS Sudovia o zwrot dotacji w części wydanej niezgodnie z kosztorysem według jego brzmienia obowiązującego w dniu dokonania wydatków, do czasu przedłożenia wniosku o zmianę umowy, tj. kwoty 307,96 zł.

25. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy weryfikowaniu zgodności cen zawartych w fakturach z umową.

26. Ustalanie kryteriów oceny ofert w postępowaniach na odbiór odpadów komunalnych w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert. Uwzględnienie przy określaniu kryteriów oceny ofert na tego typu usługi, że przepisy Prawa zamówień publicznych nie nakazują ustalania we wszystkich postępowaniach innych kryteriów oceny ofert oprócz ceny, jak również nie ograniczają wagi kryterium ceny do maksymalnie 60%, zaś oczekiwane przez zamawiającego warunki wykonywania usługi mogą być sformułowane jako jeden z warunków zamówienia, który musi spełnić wykonawca.

27. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do odłożenia większej staranności przy ustalaniu danych na potrzeby sporządzenia sprawozdania z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli.

28. Sporządzanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości w terminie zapewniającym ciągłość obowiązywania planu na terenie gminy.

29. W zakresie udzielania pomocy finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego:

a) udzielanie pomocy na podstawie odrębnej uchwały Rady Gminy w tej sprawie, jak tego wymaga art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych,

b) zawieranie w umowach w sprawie udzielenia pomocy niewykluczających się postanowień w kwestii podstaw przekazania dotacji,

c) przekazywanie dotacji po uzyskaniu wymaganej umową dokumentacji.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku