Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej w Dziadkowicach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 marca 2018 roku (znak: RIO.I.6002-4/18), o treści jak niżej:

Pan

Robert Zalewski

Dyrektor

Szkoły Podstawowej

w Dziadkowicach

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Dziadkowicach (działającej do dnia 31 sierpnia 2017 r. pod nazwą Zespół Szkół w Dziadkowicach) za 2017 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U z 2017 r. poz. 1189, ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

W zakresie podstaw władania nieruchomościami nie stwierdzono, aby Wójt Gminy Dziadkowice wydał decyzję ustanawiającą trwały zarząd na rzecz kontrolowanej jednostki. Okazano kontrolującemu jedynie uchwałę Nr XIX/145/13 Rady Gminy Dziadkowice z dnia 18 września 2013 r., według której Rada oddaje Zespołowi Szkół w Dziadkowicach w trwały zarząd nieruchomości zabudowane. Ustanowienie trwałego zarządu w drodze uchwały Rady Gminy lub upoważnianie Wójta przez Radę do ustanowienia trwałego zarządu nie znajduje oparcia w obowiązujących przepisach. Stosownie do art. 44 i 45 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 121, ze zm.) trwały zarząd na rzecz jednostki organizacyjnej ustanawia właściwy organ w drodze decyzji. Przez właściwy organ w myśl art. 4 pkt 9 ustawy o gospodarce nieruchomościami należy rozumieć organ wykonawczy gminy (Wójta Gminy Dziadkowice). Do kompetencji Rady Gminy należy zaś podejmowanie uchwał w sprawie wyposażania jednostek organizacyjnych w majątek – art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. h) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1875, ze zm.), tj. wskazywania mienia, które będzie przekazane jednostce. Przepis ten nie został podany w podstawie prawnej uchwały – str. 5 protokołu kontroli.

           Zagadnienie to będzie poddane kontroli podczas kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Dziadkowice, po której organowi wykonawczemu gminy zostaną wydane odpowiednie wnioski pokontrolne.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz prawidłowości zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona pod kątem przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. przez rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), wykazała, że:

a) zakładowy plan kont nie przewidywał konta 740 „Dotacje i środki na inwestycje”, mającego potencjalne zastosowanie w jednostce posiadającej wyodrębniony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych – str. 9 protokołu kontroli,

b) bezpodstawnie objęto ewidencją na koncie 011 „Środki trwałe” przedmioty o wartości poniżej 3.500 zł: jarzyniarkę o wartości 1.266,17 zł, kocioł warzelno-elektryczny o wartości 3.259,23 zł, patelnię elektryczną o wartości 2.884,93 zł oraz taboret gazowy o wartości 2.562 zł, które podlegały ujęciu na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” oraz jednorazowemu umorzeniu – str. 43-44 protokołu kontroli. Należy wskazać, że obecnie na koncie 011 – jako umarzane stopniowo środki trwałe finansowane z wydatków majątkowych – mają być ujmowane środki trwałe o wartości przekraczającej 10.000 zł, przyjęte do używania począwszy od 1 stycznia 2018 r. – art. 11 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych… (Dz. U. z 2017 r. poz. 2175).

W zakresie dochodów budżetowych stwierdzono, że dochody jednostki wykazane w rozdz. 80101 „Szkoły podstawowe” w wysokości 589,75 zł dotyczyły wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego wpłacenia podatku dochodowego od osób fizycznych. Na kwotę potrącanego co miesiąc wynagrodzenia płatnika sporządzano odrębne polecenie przelewu, w którym wynagrodzenie to wskazywano jako wydatek (ujęty następnie na subkoncie wydatków) i jako dochód (ujęty następnie na subkoncie dochodów), mimo że operacja gospodarcza polegała faktycznie na zmniejszeniu kwoty podlegającej przelaniu do urzędu skarbowego. Szczegółowy przebieg operacji opisano na str. 12-13 protokołu kontroli.

Tworzenie przez jednostkę dokumentów mających obrazować rzekomy wpływ i wypływ środków na rachunku jednostki nie ma uzasadnienia w przypadku wynagrodzenia płatnika, ponieważ nie obrazuje rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczej. Brak przelewów od i do podmiotu, który przyznaje wynagrodzenie, powoduje, że nie ma podstaw do wykazywania dochodów i wydatków budżetu związanych z tymi operacjami oraz tworzenia dokumentów mających takie operacje imitować. Pozostaje to wbrew zasadzie kasowego ustalania wyniku budżetu, wyrażonej w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r., a od 1 stycznia 2018 r. § 5 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r.

W zakresie naliczania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz przekazania środków na rachunek bankowy Funduszu stwierdzono uchybienie polegające na przelaniu na rachunek ZFŚS w 2017 r. kwoty o 0,96 zł wyższej niż wynikająca z faktycznego przeciętnego zatrudnienia, co było wynikiem bezpodstawnego zaokrąglenia naliczonego odpisu – str. 33 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowej organizacji kontroli zarządczej.

           Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wprowadzenie do zakładowego planu kont konta 740.

2. Wskazanie głównej księgowej na wyeliminowanie uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach, poprzez:

a) ujmowanie na koncie 011 wyłącznie zakupionych środków trwałych o wartości przekraczającej 10.000 zł; przeksięgowanie na konto 013 wskazanych w części opisowej wystąpienia środków trwałych bezpodstawnie ujętych na koncie 011,

b) zaprzestanie ewidencjonowania operacji związanych z przyznanym jednostce wynagrodzeniem płatnika podatku dochodowego jako dochodu i wydatku jednostki – ze względu na brak kasowej realizacji tej operacji gospodarczej.

3. Przekazywanie na rachunek ZFŚS równowartości naliczonego odpisu bez stosowania zaokrągleń. Zmniejszenie odpisu na 2018 r. o kwotę 0,96 zł odpowiadającą jego zawyżeniu w 2017 r.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

Wójt Gminy Dziadkowice

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku