Kontrola sprawdzająca gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Mońkach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 sierpnia 2018 roku (znak: RIO.I.6000-1/18), o treści jak niżej:

Pan

Zbigniew Karwowski

Burmistrz Moniek

           W wyniku sprawdzającej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Mońkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

           Zakresem kontroli objęto sprawdzenie wykonania wybranych zaleceń pokontrolnych spośród wystosowanych pismem RIO.I.6001-2/17 z dnia 8 sierpnia 2017 r. po przeprowadzonej w 2017 r. kontroli kompleksowej. Odpowiedź o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych została zawarta w piśmie z dnia 6 września 2017 r. (OR.1710.2.2017) podpisanym z upoważnienia Pana Burmistrza przez A. Zdanowicza – Zastępcę Burmistrza oraz w piśmie Pana Burmistrza z dnia 6 października 2017 r. (OR.1710.2.2017/1).

Kontrola sprawdzająca, polegająca na porównaniu stanu faktycznego z udzielonymi w 2017 r. odpowiedziami o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych, wykazała, że podjęte działania nie przyczyniły się do wyeliminowania wszystkich nieprawidłowości. Część z nich występuje nadal mimo deklaracji o ich usunięciu (w tym w określonym terminie), zawartych przez Pana w przywołanych wyżej pismach. Z kontroli sprawdzającej wynikają ponadto inne nieprawidłowości (względem ustaleń kontroli kompleksowej) w zakresie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, stanowiące naruszenie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911).

Zwrócenia uwagi wymaga przede wszystkim niezgodność sumy sald strony Wn i strony Ma kont księgi głównej w zestawieniu obrotów i sald Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej za 2017 r. w bilansie otwarcia i bilansie zamknięcia. Różnica między sumami sald stron Wn i Ma w obu przypadkach stanowiła kwotę 25.557.763,54 zł. Świadczy to o niezachowaniu zasady podwójnego zapisu wyrażonej przepisami art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wskazana regulacja wymaga stosowania zasady podwójnego zapisu w zakresie ujmowania na kontach księgi głównej zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, czego efektem powinna być zgodność obrotów i sald stron Wn i Ma. Zestawienie obrotów i sald pełni funkcję kontrolną dla zachowania tej zasady. Jest ono punktem wyjścia do opracowania bilansu. Jak ustalono, bilans Urzędu za 2017 r. wykazywał zgodność sum aktywów i pasywów, co jednakże nie znajdowało potwierdzenia w danych ewidencji księgowej. Suma obrotów debetowych wszystkich kont w zakresie operacji ujętych w księgach 2017 r. (bez bilansu otwarcia) była równa sumie obrotów kredytowych. Różnica w wysokości 25.557.763,54 zł występowała bowiem już w bilansie otwarcia i pozostała niezmienna w bilansie zamknięcia 2017 r. Dowodzi to, iż błędne ujmowanie operacji na kontach księgi głównej miało miejsce przed 2017 r., zaś w zakresie operacji dotyczących 2017 r. księgowań dokonano z zachowaniem zasady podwójnego zapisu. W udzielonym wyjaśnieniu inspektor Urzędu Miejskiego prowadząca ewidencję dziennika i księgi głównej Urzędu wskazała: W dniu dzisiejszym nie jestem w stanie udzielić odpowiedzi na powyższe pytania [odpowiedź dotyczyła bowiem także innych zadanych pytań] bez głębszej analizy dokumentacji i niezbędnej informacji na temat istniejących zależności, które pozwoliłby ustalić powstałe różnice i nieścisłości. Z powodu braku zamknięcia księgi głównej za 2016 r. na moment trwania kontroli stan B.O. na 2017 r. został ustalony na podstawie ksiąg pomocniczych – str. 3-4 protokołu kontroli.

Do ksiąg rachunkowych Urzędu wprowadzono konto pozabilansowe 090 „Środki trwałe – grunty przekazane w użytkowanie wieczyste”, którego nie przewidziano w obowiązującej polityce rachunkowości. W trakcie 2017 r. zaksięgowano na nim jedną operację – dowodem PK 355/5 z dnia 31 grudnia 2017 r. po stronie Wn ujęto na nim kwotę 5.486.127,10 zł jako „rozliczenie protokołu z inwentaryzacji weryfikacji kont na 31.12.2017 – środki trwałe przekazane innym jednostkom użytkowanie wieczyste”. Należy zakwestionować fakt ujęcia wartości gruntów stanowiących własność gminy Mońki, a oddanych w użytkowanie wieczyste, poza bilansową ewidencją środków trwałych, gdyż nie znajduje to uzasadnienia w świetle obowiązujących przepisów. W opisie zasad funkcjonowania konta 011 „Środki trwałe”, zawartym w obecnie obowiązującym rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa…, wskazano wprost, iż ewidencja analityczna prowadzona do konta 011 powinna umożliwić ustalenie wartości gruntów stanowiących własność jednostek samorządu terytorialnego przekazanych w użytkowanie wieczyste innym podmiotom. Uzasadniając przyjęte w rozporządzeniu rozwiązanie, Departament Rachunkowości i Rewizji Finansowej Ministerstwa Finansów wskazał, że takie grunty, mimo przekazania ich w użytkowanie wieczyste, powinny być dalej ujęte w ewidencji właściwego urzędu jednostki samorządu terytorialnego, ponieważ:

- są one przedmiotem prawa własności, a więc prawa w rozumieniu k.c. odrębnego od prawa wieczystego użytkowania gruntów – ustanawiając prawo wieczystego użytkowania gruntów, j.s.t. zachowuje dalej prawo własności,

- jednostka samorządu terytorialnego nie traci w pełni kontroli nad gruntem, ponieważ sposób korzystania z gruntu określa zawarta umowa,

- użytkownik wieczysty wprowadza do ksiąg rachunkowych i wykazuje w bilansie jako składnik środków trwałych prawo wieczystego gruntu, a nie grunt, który ujmuje na koncie pozabilansowym – str. 4-5 protokołu kontroli.

Stwierdzono występujące w dalszym ciągu niezgodności między ewidencją analityczną i ewidencją syntetyczną, co stanowi naruszenie art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. W szczególności dotyczyło to konta syntetycznego 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, które wykazywało saldo Wn 7.450.502,70 zł oraz saldo Ma 7.187.132,55 zł. W jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r. w zakresie należności pozostałych do zapłaty wykazano natomiast kwotę 1.263.450,28 zł, zaś w zakresie nadpłat 37.464,06 zł. Różnice między ewidencją syntetyczną a danymi sprawozdawczymi obrazują skalę rozbieżności między ewidencją syntetyczną i analityczną, ponieważ dane jednostkowego sprawozdania Rb-27S ustalane były przez jednostkę na podstawie danych ewidencji analitycznej.

Podstawową przyczyną występowania tak dużych rozbieżności jest stosowany (także w 2018 r.) podział konta syntetycznego 221 na subkonto 221-1 „Nadpłaty i wpłaty, odpisy”, które w wykazywało saldo Ma 6.705.802,02 zł i subkonto 221-2 „Zaległości, zwroty, przypisy”, które wykazywało saldo Wn 6.788.994,57. Per saldo (nie ustalone przez kontrolowaną jednostkę ze względu na zaprezentowany podział konta 221 w zakresie w szczególności przypisów i wpłat) stanowiłoby kwotę 83.192,55 zł. Z ustaleń kontroli wynika, iż wynikające z obu subkont salda były nierealne, gdyż zgodnie z danymi ewidencji analitycznej faktyczne salda należności i nadpłat wynosiły odpowiednio 107.448,05 zł i 24.300,50 zł (per saldo tych sum różni się od wskazanego wyżej per salda o 45 zł). Powodem nieprawidłowości powodującej powstanie nierealnych sald w ewidencji syntetycznej jest ujmowanie na odrębnych kontach operacji, które powinny być ujmowane po stronach Wn i Ma jednego konta.

Ponadto na niezgodność między ewidencją analityczną i ewidencją syntetyczną do konta 221 składało się nierealne saldo wykazane po stronie Ma, zamiast po stronie Wn w kwocie 481.330,53 zł na subkoncie 221-3 „Wpłaty komornicze od L.”. Powstało ono w wyniku ujęcia w ewidencji operacji wyksięgowania nierealnej należności błędnym zapisem Wn 290 „Odpisy aktualizujące należności” – Ma 221-3 – podczas gdy wystarczającym było jej skorygowanie (zmniejszenie) zapisem Wn 800 „Fundusz jednostki” – Ma 221-3 – a następnie zaksięgowania te należności wraz z odsetkami w prawidłowej wysokości wynoszącej łącznie 481.330,53 zł zapisem Wn 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 221, zamiast Wn 221 – 720 (w zakresie należności głównej) i Wn 221- Ma 750 „Przychody finansowe” (w zakresie odsetek). Dodania wymaga, iż prawidłowo przypisu odsetek od należności głównej, które wynosiły 316.449,15 zł, należało dokonać przy wykorzystaniu konta 750, a nie 720. Powyższe błędne zapisy skutkowały zniekształceniem wyniku finansowego, gdyż zapisem po stronie Wn konta 720 dokonano nieuzasadnionego zmniejszenia przychodów.

Nieprawidłowo ustalono także w ewidencji syntetycznej saldo subkonta 221-4 „Odpady komunalne” jako występujące po stronie Wn w kwocie 64.115,38 zł. Zgodnie z ujętymi na tym koncie w ewidencji analitycznej operacjami i zasadami wynikającymi z załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, powinno ono wykazywać saldo dwustronne – Wn 77.041,68 zł i Ma w wysokości 12.926,30 zł. Wykazana w księgach kwota 64.115,38 zł została ustalona jako per saldo stron Wn i Ma. Podobnie wykazano stan subkonta 221-5 „Należności US” w ewidencji syntetycznej. Zobrazowano na nim saldo Wn 53.138,23 zł, zaś zgodnie z ewidencją analityczną należało wykazać należności w kwocie 53.375,40 zł i nadpłaty w wysokości 237,17 zł. Uchybienia dotyczące ustalenia sald na kontach syntetycznych jako per saldo nie miały wpływu na prawidłowość danych sprawozdawczości finansowej i budżetowej, które wykazano na podstawie kont ksiąg pomocniczych – str. 6-9 protokołu kontroli.

Brak zgodności między ewidencją analityczną i syntetyczną stwierdzono także w zakresie stanu wartości niematerialnych i prawnych oraz ich umorzenia. Ewidencja syntetyczna do konta 020 na koniec 2017 r. była niezgodna z analityką na kwotę 45.453,77 zł (w analityce o tyle mniej), zaś do kont 071-2 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” i 072-2 „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych…” na kwotę 20.468 zł (w analityce o tyle więcej). Niezgodność w ramach konta 020 powstała na skutek dokonanego pod datą 31 grudnia 2017 r. przyjęcia na stan wartości niematerialnych i prawnych opracowań ujawnionych w toku przeprowadzonej w wykonaniu zaleceń pokontrolnych inwentaryzacji: „Plan gospodarki niskoemisyjnej gminy Mońki” i „Koncepcja terenów inwestycyjnych” o łącznej wartości 45.453,77 zł, co uwzględniono jednie na koncie syntetycznym. Stosownego doksięgowania w ewidencji analitycznej do konta 020 dokonano już w 2018 r. Dodania wymaga, iż w trakcie poprzedniej kontroli wskazano na zaniechanie księgowania na koncie 080 wydatków na cele niestanowiące nakładów inwestycyjnych w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości, co skutkowało przeniesieniem wartości obu dokumentów na konto 020. Nie był to jednak również prawidłowy zapis, gdyż opracowania te nie mieszczą się w definicji wartości niematerialnych i prawnych - nie stanowią praw majątkowych w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości – str. 16-17 protokołu kontroli.

W wydanych zaleceniach pokontrolnych wnioskowano o bezwzględne zachowywanie zgodności między danymi kont syntetycznych i odpowiednich kont analitycznych prowadzonych do kont syntetycznych. W udzielonej odpowiedzi zobowiązano się do zastosowania przy zamknięciu 2017 r. i od stycznia 2018 r., co świadczy o niewykonaniu zaleceń pokontrolnych.

Wbrew przepisom art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości wykazane w księgach rachunkowych na dzień zamknięcia (31 grudnia 2017 r.) stany aktywów i pasywów nie zostały ujęte w tej samej wysokości w księgach otwartych na dzień 1 stycznia 2018 r. Stwierdzone różnice dotyczyły:

a) konta 221 – w bilansie otwarcia na 2018 r. przyjęto saldo Wn w kwocie 782.164,77 zł przy saldzie końcowym wynoszącym 7.450.502,70 zł (mniej o 6.681.501,52 zł) i saldo Ma w kwocie 37.464,06 zł przy saldzie końcowym na kwotę 7.187.132,55 zł (mniej o 7. 149.668,49 zł); wyżej opisano nierealność sald bilansu zamknięcia za 2017 r.,

b) konta 800 – w bilansie otwarcia na 2018 r. nie wykazano żadnego salda, podczas gdy na koniec 2017 r. na koncie tym widniało saldo Ma na kwotę 137.235.988,13 zł,

c) konta 860 „Wynik finansowy” – w bilansie otwarcia na 2018 r. w ogóle nie uwzględniono tego konta, które na koniec 2017 r. wykazywało saldo Wn w wysokości 7.537.798,29 zł.

Łącznie suma sald Wn według bilansu otwarcia na 2018 r. wynosiła 124.914.408,66 zł, podczas gdy na koniec 2017 r. suma ta stanowiła kwotę 139.133.708,47 zł (różnica 14.219.299,81 zł = 6.681.501,52 zł + 7.537.798,29 zł). Suma sald po stronie Ma według bilansu otwarcia na 2018 r. łącznie wynosiła 14.806.524,73 zł, podczas gdy na koniec 2017 r. stanowiła ona kwotę 159.205.344,91 zł (różnica 144.398.820,17 zł = 137.235.988,13 zł + 7.149.668,49 zł i minus 13.163,47 zł, tj. kwota wynikająca z błędnego podsumowania subkont do konta 221).

Zwrócenia uwagi wymaga ponadto niezgodność sum sald kont księgi głównej po stronach Wn i Ma na początek 2018 r. – strona Wn wykazywała sumę sald w wysokości 119.428.281,56 zł, zaś strona Ma w wysokości 14.806.524,73 zł, co stanowi różnicę w wysokości 104.621.756,83 zł. Na zapytanie o przyczyny wprowadzenia bilansu otwarcia na 2018 r. w kwotach innych niż wynikające z bilansu zamknięcia na 2017 r. oraz źródła różnicy pomiędzy stronami Wn i Ma nie uzyskano odpowiedzi.

W wydanych zaleceniach pokontrolnych wnioskowano o bezwzględne przestrzeganie zasady ciągłości poprzez zachowanie zgodności bilansu otwarcia danego roku obrotowego na poszczególnych kontach z saldami bilansu zamknięcia za rok poprzedzający. W udzielonej odpowiedzi zobowiązano się do zastosowania przy zamknięciu 2017 r. i od stycznia 2018 r., co oznacza niewykonanie zaleceń pokontrolnych.

Kontrola wykazała powtarzające się w dalszym ciągu rozbieżności między danymi zaprezentowanymi w sprawozdaniu finansowym Urzędu za okres 2017 r.  a okazanymi danymi ewidencyjnymi i stanem faktycznym, pomimo wystosowanego zalecenia nakazującego bezwzględne przestrzeganie obowiązku sporządzania sprawozdawczości budżetowej i finansowej na podstawie danych wynikających z prowadzonych rzetelnie, bieżąco i sprawdzalnie ksiąg rachunkowych oraz odpowiedzi, według której przyjęto do zastosowania do końca 2017 r. Do zakwestionowanych pozycji sprawozdania finansowego Urzędu (opisanych na str. 8-15 i 16-17 protokołu kontroli) należą w szczególności:

a) należności krótkoterminowe (poz. B.II aktywów bilansu) – według wyliczeń kontrolującego wykazaniu podlegała kwota 280.855,06 zł, podczas gdy wykazano kwotę 255.472,15 zł, tj. o 25.382,91 zł mniejszą. Błąd dotyczył danych składających się na saldo Wn konta 221-6 „Należności zahipotekowane” wynoszące 44.254,52 zł (powstało ono na skutek zaleconego przeniesienia należności podatkowych zabezpieczonych hipotekami wraz z odsetkami z konta 226 „Długoterminowe należności budżetowe” na konto 221). W bilansie Urzędu w omawianej pozycji uwzględniono jedynie sumę 18.826,53 zł, która pomijała odsetki wynoszące 25.428 zł. W udzielonym w tej sprawie wyjaśnieniu podnoszono prawidłowość pomniejszenia należności o „odsetki od należności zahipotekowanych”. Tez zawartych w wyjaśnieniu nie można jednakże uznać za właściwe z tego powodu, że suma przedmiotowych odsetek nie składała się na saldo konta 290 (nie dokonano odpisu aktualizującego należności z tytułu odsetek),

b) rozliczenia międzyokresowe przychodów (poz. E.I pasywów bilansu) – wykazano kwotę 44.254,52 zł, która – jak ustalono – bezpodstawnie figurowała jako saldo Ma konta 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Fakt istnienia salda wynikał z braku jego likwidacji przy dokonywaniu operacji przeniesienia należności podatkowych zabezpieczonych hipoteką wraz z odsetkami z konta 226 na konto 221. Prawidłowo należało dokonać równoległego zapisu Wn 840 – Ma 800 znoszącego saldo na koncie 840, które na koniec 2017 r. było nierealne, ponieważ należności na koncie 226 dotyczyły zaległości zabezpieczonych hipoteką, a więc należności, które były zaliczone już do przychodów w momencie przypisu,

c) wartości niematerialne i prawne (poz. A.I. aktywów i wyjaśnienia do bilansu poz. 1 „umorzenie wartości niematerialnych i prawnych”) – bilans Urzędu wykazywał stan netto wartości niematerialnych i prawnych na koniec 2017 r. w kwocie 72.602,35 zł i umorzenie wartości niematerialnych i prawnych na sumę 112.814,42 zł; kwota brutto 185.416,77 zł. Z zestawienia obrotów i sald za 2017 r. wynika zaś wartość brutto wartości niematerialnych i prawnych 220.261,71 zł (więcej niż w bilansie o 34.844,94 zł) i umorzenie wartości niematerialnych i prawnych – 112.814,42 zł (analogicznie jak bilansie); stan netto wartości niematerialnych i prawnych 107.447,29 zł (mniej niż w bilansie o 34.844,94 zł). Jeszcze inne różnice wynikały z porównania danych bilansu z ewidencją analityczną. Dane okazanej ewidencji analitycznej wykazywały wartość brutto wartości niematerialnych i prawnych na kwotę 174.807,94 zł (mniej niż w syntetyce o 45.453,77 zł i o 10.608,83 zł mniej niż to wynika z bilansu), umorzenie na koniec 2017 r. – 133.283,07 zł (więcej niż w syntetyce o 20.468,65 zł i o tyle samo więcej niż w bilansie) oraz wartość netto 41.524,87 zł (mniej niż w syntetyce o 65.922,42 zł i o 31.077,48 zł mniej niż w bilansie). Stwierdzono zatem brak zgodności danych z bilansu w zakresie wartości niematerialnych i prawnych oraz ich umorzenia zarówno z  ewidencją analityczną jak i syntetyczną,

d) odpisy aktualizujące należności (wyjaśnienia do bilansu poz. 7) – wykazano kwotę 537.713,64 zł, która była o 395.902,53 zł mniejsza, niż dane konta 290; według udzielonego wyjaśnienia było to efektem błędu ludzkiego,

e) wynik finansowy (poz. A.II.2 „Strata netto” bilansu) - wykazano minus 7.077.608,85 zł, podczas gdy według ewidencji do konta 860 „Wynik finansowy” strata netto wyniosła 7.559.801,49 zł, a więc była wyższa o 482.192,64 zł. Jak ustalono, rozbieżność pomiędzy ewidencją a bilansem za 2017 r. w zakresie wyniku finansowego związana była w szczególności z błędnym zaksięgowaniem na stronie Wn konta 720 kwoty 481.330,53 zł (opisanej już przy omówieniu konta 221), co zniekształciło ten wynik w ewidencji księgowej (w bilansie wykazano zaś prawidłowo). Prawidłowo na wynik finansowy należało przenieść z konta 720 kwotę 9.848.701,78 zł, a przeniesiono 9.367.371,25 zł. Różnica wynikała ona ponadto rozbieżności pomiędzy wartościami kosztów przeniesionymi w końcu roku z kont 401 „Zużycie materiałów i energii” i 402 „Usługi obce” na konto 860 a danymi wykazanymi w tym względzie w sprawozdaniu finansowym (co obrazował rachunek zysków i strat jednostki). W końcu roku z konta 401 na wynik finansowy przeniesiono sumę 748.548,75 zł, zaś w rachunku zysków i strat jednostki uwzględniono kwotę 747.595,64 zł, tj. o 953,11 zł mniejszą. Z konta 402 przeniesiono natomiast kwotę 4.733.388,92 zł, podczas gdy w rachunku zysków i strat jednostki wykazano sumę 4.733.479,92 zł, tj. większą o 91 zł,

f) fundusz jednostki (poz. A.I „Fundusz jednostki” bilansu) – wykazano kwotę 112.120.423,27 zł, zaś z konta 800 wynikało saldo Ma w łącznej wysokości 137.262.098,93 zł, czyli w wysokości o 25.141.675,66 zł wyższej od danych bilansu. Przeprowadzona analiza obrotów strony Ma konta 800 wykazała różnicę na kwotę 28.309.562,78 zł pomiędzy tymi obrotami (162.681.594,01 zł) a zwiększeniami funduszu wykazanymi w zestawieniu zmian w funduszu (134.372.031,23 zł). Różnica spowodowana była m.in. tym, iż w ewidencji w ramach operacji „przeksięgowania wyniku (zysku) za 2016 r.” ujęto kwotę 63.501.303,67 zł (składającą się na saldo Ma konta 860 na początek 2017 r.), zaś w zestawieniu zmian w funduszu w poz. I.1.1. „Zysk bilansowy za rok ubiegły” uwzględniono jedynie kwotę 31.171.125,03 zł, czyli mniejszą o 32.330.178,64 zł. Jak ustalono, w tej pozycji zestawienia uwzględniono wynik finansowy wykazany w bilansie za 2016 r. (opisywany przy kontroli kompleksowej), nie zaś sumę wynikająca z ksiąg rachunkowych na początek 2017 r. Przeksięgowano zatem błędny (zawyżony w stosunku do danych bilansu) wynik za 2016 r. Obroty Ma konta 800 zawyżono zatem o 32.330.178,64 zł. Dodatkowo, opisywana różnica związana była z uwzględnieniem w poz. I.1.9. „Pozostałe odpisy z wyniku za rok bieżący” zestawienia zmian w funduszu kwoty 4.020.615,86 zł, która z kolei nie znajdowała  oparcia w operacjach ujętych na stronie Ma konta 800. Na zapytanie, co się składa na tę kwotę oraz z jakich urządzeń księgowych ona wynika, nie uzyskano odpowiedzi. Brak zgodności pomiędzy ewidencją a zestawieniem zmian w funduszu dotyczył także poz. I „Fundusz jednostki na początek okresu (BO)”. W zestawieniu zmian w funduszu, jak i w bilansie za 2017 r. w poz. A. I. „Fundusz jednostki na początek roku” uwzględniono kwotę (minus) 9.151.304,12 zł (w trakcie kontroli kompleksowej wskazano na jej nierealność), podczas gdy z ewidencji do konta 800 na początek 2017 r. wynikała suma minus 12.319.191,24 zł (różnica 3.167.887,12 zł). Zaprezentowane kwoty różnic łącznie składają się na wyjściową sumę różnicy pomiędzy ewidencją a bilansem wynoszącą 25.141.675,66 zł (32.330.178,64 zł minus 4.020.615,86 zł + 3.167.887,12 zł), której przyczyn powstania kontrolowana jednostka nie wyjaśniła pomimo prośby o jej zweryfikowanie. Kwota ta jest zbliżona do omówionej wyżej różnicy między sumami sald stron Wn i Ma w zestawieniu obrotów i sald za 2017 r. (25.557.763,54 zł), co świadczy o tym, że stan funduszu wykazany w sprawozdawczości finansowej miał jedynie zapewnić równowagę stron w bilansie, która nie była zachowana w księgach.

Kontrola prawidłowości zapisów w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz przywołanego wyżej rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r., wykazała ponadto, że:

a) w odpowiedzi na zalecenie o treści: Zaprzestanie „automatycznego” księgowania na koncie 290 równowartości przypisanych odsetek. Dokonywanie odpisów aktualizujących należności (zarówno główne, jak i naliczone od nich odsetki) po ustaleniu przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, zadeklarowano realizację od 1 stycznia 2018 r. Ustalono, iż zalecenia zostały wdrożone z tą datą, przy czym według stanu na 31 grudnia 2017 r., wyksięgowaniu z konta 290 podlega kwota w wysokości 12.285,64 zł stanowiąca odpisy uwzględniające jedynie odsetki bez należności głównej – 1.919,28 zł (zapisy z 2017 r.) i 10.366,36 zł (saldo Ma na początek 2017 r.) – str. 10 protokołu kontroli,

b) na kontach 401 i 402 dokonano przeksięgowań na klasyfikacji budżetowej zapisami Wn 240-1 – Ma 401 lub 402 i równocześnie Wn 401 lub 402 – Ma 401 lub 402, które w świetle zasad funkcjonowania tych kontach, opisanych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, są zbędne z uwagi na brak zasadności – w świetle obowiązków sprawozdawczych – prowadzenia do kont zespołu 4 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie” ewidencji analitycznej według podziałek klasyfikacji. Zgodnie z zasadami funkcjonowania kont 401 i 402 strona Ma służy jedynie do zmniejszenia kosztów poniesionych oraz do przeniesienia salda na dzień bilansowy. W przypadku konta 401 przeksięgowanie dotyczyło kwoty 1.992,98 zł, zaś konta 402 kwoty 25.018 zł – str. 11 protokołu kontroli,

c) w ewidencji księgowej Urzędu jako jednostki budżetowej nie ujęto przychodów z tytułu dochodów wpływających bezpośrednio na rachunek budżetu (subwencji, dotacji, dochodów pobieranych przez urzędy skarbowe oraz udziałów w PIT i CIT) wynoszących łącznie 42.191.350,60 zł. W przypadku wyodrębnienia rachunku Urzędu do realizacji dochodów, ujęcie w księgach przychodów, które dotyczą dochodów nieujętych na tym rachunku, powinno następować zapisem Wn 800 „Fundusz jednostki” – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” lub ewentualnie z wykorzystaniem utworzonego w tym celu subkonta do konta 130 służącego tylko do powielania operacji o dochodach zrealizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu (Wn 130 – Ma 800). Tym samym nie zostały one uwzględnione w wyniku finansowym Urzędu – str. 12 protokołu kontroli,

d) operację przekazania w pełni umorzonego środka trwałego (syreny elektrycznej o wartości 18.500 zł) błędnie zaksięgowano zapisami Wn 800 – Ma 011 i równolegle Wn 071-1 – Ma 800, zamiast zapisem Wn 071-1 – Ma 011 – str. 13 protokołu kontroli,

e) na koncie 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” nie ewidencjonowano równowartości poniesionych wydatków inwestycyjnych. Zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, na jego stronie Wn powinna być ujęta równowartość wydatków inwestycyjnych dokonywanych przez jednostki budżetowe, w korespondencji z kontem 800 (na podstawie danych sprawozdania Rb-28S ustalono, iż 2017 r. wydatki inwestycyjne stanowiły kwotę 1.693.275,14 zł). Stwierdzono, iż w ewidencji Urzędu funkcjonuje konto 810, jednakże jego funkcja jest ograniczona do ewidencji rozliczonych dotacji udzielonych z planu finansowego Urzędu. W efekcie na koncie 800 nie wystąpiły zapisy zwiększające fundusz w związku z wykorzystaniem środków budżetu gminy na finansowanie inwestycji i zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także zapis zwiększający fundusz z tytułu przeksięgowania z konta 810 równowartości środków wykorzystanych na finansowanie wydatków inwestycyjnych. Tym samym zwiększenia i zmniejszenia funduszu z tytułu równowartości wydatków dokonanych na finansowanie inwestycji nie zostały wykazane w zestawieniu zmian w funduszu (poz. I.1.4. „Środki na inwestycje” i poz. I.2.4. „Dotacje i środki na inwestycje”) – str. 14-15 protokołu kontroli,

f) w dalszym ciągu występowały nieprawidłowości w zakresie bieżącego przenoszenia wartości przyjętych do używania środków trwałych z konta 080 na konto 011, pomimo deklaracji o sprostowaniu i zastosowaniu do końca 2017 r. Przeprowadzone czynności kontrolne wykazały, iż na saldo konta 080 na koniec 2017 r. składały się koszty w łącznej wysokości 431.179,90 zł (poniesione przed 2017 r.), które nie powinny na nim figurować z uwagi na zakończenie i odbiór robót potwierdzony protokołami odbioru. W dniu 27 lipca 2018 r., przed podpisaniem protokołu kontroli, okazano dokumentację stwierdzającą zdjęcie z ewidencji do konta 080 nakładów inwestycyjnych poniesionych przez gminę na wykonanie oświetlenia ulicznego we wskazanej kwocie i ich przeniesienie na konto 011 – str. 19-20 protokołu kontroli,

g) wbrew udzielonej odpowiedzi na zalecenie w przedmiocie dokonywania przypisu należności z opłaty planistycznej na koncie syntetycznym 221 i w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta, w księgach 2017 r. nie przypisano należności z dwóch decyzji ustalających opłatę planistyczną w wysokościach odpowiednio 3.272,40 zł i 3.223,20 zł z terminami płatności przypadającymi w 2017 r. W odpowiedzi zadeklarowano, iż dokonywanie stosownych zapisów nastąpi od 1 września 2017 r. Stosownego zaksięgowania należności dokonano w trakcie kontroli – str.  22 protokołu kontroli,

h) na koniec 2017 r. w ewidencji Urzędu wystąpiło saldo Wn konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich” w kwocie 3.436 zł. Należy wskazać, że prawidłowo konto 224 na koniec roku nie może wykazywać salda, ponieważ zgodnie z jego opisem, zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia i przyjętym w zakładowym planie kont Urzędu, rozliczone i przypisane do zwrotu dotacje, które Urząd zalicza do dochodów budżetowych, należy ujmować na koncie 221. Dochody budżetowe zrealizowane w 2018 r. z tytułu zwrotu dotacji zostały ujęte zapisami Wn 130 – Ma 224 – str. 23 protokołu kontroli,

i) nie wykonano zalecenia dotyczącego prowadzenia ewidencji wyłączeń wzajemnych rozliczeń na koncie pozabilansowym 976; wskazanego konta nie przewidziano także w zakładowym planie kont. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne poinformowano o zastosowaniu przy zamknięciu 2017 r. Odnosząc się do tej kwestii poinformowano, iż na dzień 31 grudnia 2017 r. w Urzędzie nie stwierdzono należności i zobowiązań wobec jednostek podległych - szkół podstawowych, Przedszkola, gimnazjum i MOPS w Mońkach. W związku z czym nie otwarto konta 976 i nie było tam operacji. Niezwłocznie po zakończeniu kontroli konto to zostanie utworzone w podziale na konkretne jednostki i będzie prowadzone. W dniu 27 lipca 2018 r., przed podpisaniem protokołu kontroli, okazano zarządzenie Nr 533/2018 Pana Burmistrza z dnia 23 lipca 2018 r. w sprawie zmiany w zarządzeniu Nr 407/17 z dnia 26 października 2017 r., na mocy którego do zakładowego planu kont dodano konto 976 oraz zarządzenie Nr 534/18 Pana Burmistrza z dnia 23 lipca 2018 r. w sprawie wzajemnych rozliczeń między jednostkami w ewidencji i łącznym sprawozdaniu finansowym – str. 26-27 protokołu kontroli.

W kwestii prawidłowości sporządzania sprawozdawczości budżetowej stwierdzono nie wykonanie zaleceń pokontrolnych w następującym zakresie:

a) kwota dochodów otrzymanych wykazana w sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r. ustalona została wbrew obowiązującym przepisom. W sprawozdaniu Rb-27S tzw. organu (odpowiednik konta 901-1 „Dochody budżetu”) sporządzonym przez Pana Burmistrza za okres 2017 r. w kolumnie „dochody otrzymane” wykazano kwotę 42.252.235,60 zł zamiast sumy 42.483.112,29 zł (różnica 230.876,69 zł) ustalonej przez kontrolującego na podstawie przepisów zawartych w § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 1a pkt 1 i 2, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), której szczegółowe wyliczenie zawarto na str. 27-28 protokołu kontroli. Kontrolowana jednostka w kolumnie „dochody otrzymane” nie uwzględniła na minus różnicy między udziałami gminy we wpływach z podatku dochodowego od osób prawnych i dochodami zrealizowanymi przez US, które nie wpłynęły na rachunek bankowy w 2017 r. a wpływami z tego tytułu w 2017 r., stanowiącymi dochody 2016 r. (1.590,35 zł) oraz nie uwzględniła na plus kwoty dotacji niewykorzystanych w 2017 r. a zwróconych do końca stycznia 2018 r. w wysokości 232.467,04 zł składającej się na saldo Ma konta 224-1/58 na koniec 2017 r. W trakcie kontroli została sporządzona stosowna korekta sprawozdania Rb-27S uwzględniająca ustalenia kontroli. Począwszy od 2018 r. zasady wypełniania kolumny „dochody otrzymane” wynikają z § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 2 pkt 1 i 2, ust. 4 pkt 4 i ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 9 stycznia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 109, ze zm.),

b) ponownie, mimo wydanego zalecenia, w kolumnie 10 „Zaległości netto” jednostkowego sprawozdania Rb-27S Urzędu za okres 2017 r. nie wykazano odsetek od nieopłaconych w terminie należności niepodatkowych, co dotyczyło rozdziału 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami” na kwotę 316.449,15 zł, rozdziału 70095 „Pozostała działalność” na kwotę 405,48 zł, rozdziału 75618 „Wpływy z innych opłat stanowiących dochody jednostek samorządu terytorialnego…” na kwotę 5.505,26 zł i rozdz. 90095 „Pozostała działalność” na kwotę 601,40 zł. Należy powtórzyć, iż odsetki są naliczane i ujmowane w księgach na koniec poszczególnych kwartałów od wymagalnych należności, więc w omawianym sprawozdaniu dane w kolumnach 9 i 10 powinny być wykazane w takiej samej wysokości,

c) nie zaprzestano wypełniania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Urzędu kolumny 7 „Dochody wykonane potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”, podlegającej wypełnieniu wyłącznie w sprawozdaniu zbiorczym. W sprawozdaniu Rb-27ZZ Urzędu za okres 2017 r. w przedmiotowej kolumnie wykazano kwotę 3,10 zł. W wydanych zaleceniach pokontrolnych wskazano, iż zgodnie z zasadami sporządzania sprawozdań Rb-27ZZ zawartymi w § 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, jednostka realizująca zadanie podległa jednostce samorządu terytorialnego (w tym przypadku Urząd) nie wypełnia w sporządzanym sprawozdaniu jednostkowym kolumny „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”. Analogiczne zasady wynikają z § 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 36 do rozporządzenia z dnia 9 stycznia 2018 r.

Odnosząc się do stwierdzonych błędów w sprawozdawczości wyjaśniono, iż były one spowodowane nawarstwieniem się prac, które ma miejsce na koniec i początek roku budżetowego. Zadeklarowano jednocześnie, iż zalecenia zostaną wdrożone w całości w sprawozdaniach za II kwartał 2018 r. – str. 27-29 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała dalsze, uporczywe niestosowanie wniosków dotyczących usunięcia nieprawidłowości polegających na nieprzekazywaniu kierownikom podległych jednostek organizacyjnych informacji niezbędnych opracowania projektów planów finansowych oraz egzekwowania obowiązku przedkładania przez kierowników projektów tych planów, które to wnioski kierowane były do Pana Burmistrza dwukrotnie, tj. po dwóch poprzednich kompleksowych kontrolach gospodarki finansowej gminy Mońki przeprowadzonych w 2013 r. i w 2017 r. Wymogi w tym zakresie wynikają z art. 248 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) oraz § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542). W efekcie jednostki nie przedłożyły projektów planów finansowych na 2018 r. w trybie wskazanym w art. 248 ust. 2 ustawy. W odpowiedzi na ostatnie zalecenia poinformował Pan o zastosowaniu przy przygotowaniu projektu budżetu na 2018 r. Odnosząc się do kwestii niewykonania zaleceń wskazał Pan m.in.: Projekt budżetu gminy zostaje przyjęty do 15 listopada każdego roku. Kierownicy podległych jednostek budżetowych do 10 października każdego roku przedkładają projekty planów finansowych na rok następny. Projekt budżetu gminy zawiera wielkości z projektów tychże jednostek podległych. (…) W miesiącu grudniu z uwagi na spiętrzenie się spraw związanych z zamykaniem roku budżetowego nie było możliwości przekazania do 22 grudnia 2017 r. projektów planów finansowych jednostkom podległym – str. 30 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynikają powtarzające się w dalszym ciągu przekroczenia aktualnych limitów wydatków budżetu, które miały miejsce w 2017 r. na łączną kwotę 65.176,08 zł (w badanej próbie). Dotyczyło to następujących podziałek klasyfikacji budżetowej:

- rozdz. 60016 „Drogi publiczne gminne”, par. 4300 „Zakup usług pozostałych” na sumę 2.346,43 zł.,

- rozdz. 70095 „Pozostała działalność”, par. 4300 na sumę 3.287,11 zł,

- rozdz. 70095, par. 4400 „Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki…” na sumę 13.945,57 zł,

- rozdz. 90002 „Gospodarka odpadami”, par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” na sumę 17.608,68 zł,

- rozdz. 90095 „Pozostała działalność”, par. 4300 na sumę 27.988,29 zł.

Na koniec grudnia 2017 r. – w związku ze zmianami dokonanymi w uchwale budżetowej w dniach 18, 20 i 27 tego miesiąca (uchwałą Rady Miejskiej Nr XLI/278/17 z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie wprowadzenia zmian w uchwale budżetowej na 2017 r., zarządzeniem Nr 438/17 Pana Burmistrza z dnia 18 grudnia 2017 r. w sprawie wprowadzenia zmian w budżecie i zarządzeniem Nr 440/17 Pana Burmistrza z dnia 27 grudnia 2017 r. w sprawie wprowadzenia zmian w budżecie) – kwoty wydatków wykonanych we wszystkich wymienionych podziałkach klasyfikacji mieściły się w ustalonych limitach.

Powtórzenia wymaga, iż przedstawiona nieprawidłowość narusza zasadę nieprzekraczalności limitów określonych w planie finansowym wydatków wynikającą z art. 44 ust. 1 pkt 2, art. 52 ust.1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Dowody źródłowe składające się na opisane przekroczenia planu wydatków opatrzone zostały podpisami zatwierdzającymi do wypłaty złożonymi przez Pana Burmistrza lub Zastępcę Pana Burmistrza A. Zdanowicza. Stwierdzone przekroczenia planu wydatków świadczą o niewłaściwym wykonywaniu obowiązków przez Skarbnika, który opatrywał podpisami dowody księgowe skutkujące przekroczeniem planu wydatków. Stosownie do art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych złożenie podpisu na dokumencie przez głównego księgowego oznacza m.in., że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. Czynności skutkujące przekroczeniem limitu wydatków we wskazanych podziałkach klasyfikacji budżetowej opisano szczegółowo na str. 31-33 protokołu kontroli. W udzielonym wyjaśnieniu w tej sprawie wskazano m.in.: (…)  W 2017 r. nastąpiło przesunięcie pracownicy zajmującej się księgowością wydatkową Urzędu. Pojawił się okres, w którym nie było pracownicy, a pozostałe pracownice zmuszone były dokonywać przelewów, aby uniknąć nieterminowego regulowania zobowiązań i dodatkowych kosztów w postaci odsetek. Wydatki były księgowane na bieżąco, a zmiany w planie nie były na bieżąco aktualizowane. W tym czasie trudne było określenie, czy dany wydatek mieści się w planie finansowym jednostki. Nie była możliwa korekta tego. Na koniec 2017 r. dokonano zwiększenia w planie w paragrafach, gdzie wystąpiło przekroczenie wydatku nad planem. Plan na koniec roku w poszczególnych paragrafach nie został przekroczony. (…) Od 1 stycznia 2018 r. do dnia dzisiejszego nie wystąpiło omawiane zjawisko.

Kontrola wykazała brak wdrożenia części zaleceń pokontrolnych w zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, co dotyczyło dwóch przypadków:

a) w dalszym ciągu (także w 2018 r.) wpływy z opłat za użytkowanie wieczyste klasyfikowano w rozdz. 75618 „Wpływy z innych opłat stanowiących dochody jednostek samorządu terytorialnego na podstawie ustaw” (86.510,11 zł), zamiast w rozdz. 70005 „Gospodarowanie gruntami i nieruchomościami”,

b) nie wyodrębniono par. 0470 „Wpływy z opłat za trwały zarząd, użytkowanie i służebności”, w związku z czym wpływy z tytułu użytkowania na rzecz „Cechu Rzemiosł Różnych” (872,99 zł) ujmowane są błędnie w par. 0550 „Wpływy z opłat z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości”.

W udzielonej odpowiedzi na zalecenia pokontrolne w tym względzie wskazano: Zobowiązano Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i stosowanie prawidłowej klasyfikacji budżetowej – str. 34 protokołu kontroli.

W odpowiedzi na zalecenie pokontrolne rekomendujące niezwłoczne przedłożenie Radzie Miejskiej projektu zmian w wieloletniej prognozie finansowej na lata 2017-2027, polegających na ujęciu w WPF danych dotyczących rozchodów w poszczególnych latach z tytułu spłat rat kredytów i pożyczek zgodnych z kwotami spłat w poszczególnych latach wynikającymi z harmonogramów zawartych w obowiązujących gminę umowach kredytu i pożyczki poinformowano, iż Projekt uchwały Radzie Miejskiej zostanie przedstawiony na sesji w październiku 2017 r., co jednakże nie miało miejsca. Stosownej zmiany w zakresie rozchodów w uchwale w sprawie WPF na lata 2017-2027 dokonano bowiem na mocy uchwały Nr XLI/279/17 Rady Miejskiej z dnia 20 grudnia 2017 r., pomimo tego, iż w październiku 2017 r. odbyły się 2 sesje Rady Miejskiej w dniach 9 i 30 tego miesiąca. Dodatkowo z okazanych protokołów Nr XXXVIII/17 i Nr XXXIX/17 z odbytych w październiku sesji nie wynikało, aby kwestia zmian w uchwale w sprawie WPF na lata 2017-2027 była przedmiotem analizy Rady Miejskiej.

W odpowiedzi na pytanie: Dlaczego na sesjach Rady Miejskiej w Mońkach odbytych w październiku 2017 r., pomimo takiej deklaracji zawartej w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne, nie został przedstawiony projekt uchwały w sprawie zmiany WPF na lata 2017-2027, argumentowano: wykonując zalecenie pokontrolne na posiedzenie październikowej sesji Rady Miejskiej w Monkach planowano dokonać poprawek rozchodów w poszczególnych latach z tytułu spłat rat kredytów i pożyczek zgodnie z harmonogramami umów. Z uwagi na prowadzenie bieżących spraw i wprowadzenie nowej pracownicy do zadań z zakresu księgowości budżetowej, nie było możliwości wcześniejszej poprawki WPF, co stało się możliwe w grudniu 2017 r. - str. 34-35 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości były wynikiem niewykonania lub nienależytego wykonania części zaleceń pokontrolnych spośród wystosowanych do Pana Burmistrza po kontroli kompleksowej, mimo zadeklarowania przez Pana ich realizacji. Jako główną przyczynę powtórzenia się niektórych nieprawidłowości należy uznać nieprzestrzeganie lub brak rozumienia przepisów prawnych przez pracowników Urzędu odpowiedzialnych za wykonywanie zadań z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych, opracowywania sprawozdań i weryfikowania zgodności ponoszonych wydatków z planem finansowym.

Odpowiedzialność za zaistniałe nieprawidłowości ponosi Pan Burmistrz – jako odpowiedzialny za zapewnienie należytego wykonania wniosków pokontrolnych i ponoszący ogólną odpowiedzialność za gospodarkę finansową gminy – art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, ze zm.) i art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

           Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie rzetelnego zrealizowania wszystkich wniosków pokontrolnych wystosowanych na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej i niniejszej kontroli. W tym celu objęcie wnikliwym nadzorem sposobu realizacji zaleceń pokontrolnych przez pracowników odpowiedzialnych za poszczególne zagadnienia,  w szczególności z zakresu rachunkowości.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) niezwłoczne doprowadzenie do zgodności między sumą sald debetowych kont księgi głównej Urzędu a sumą sald kredytowych,

b) obligatoryjne przestrzeganie zasady ciągłości poprzez zachowanie zgodności bilansu otwarcia danego roku obrotowego na poszczególnych kontach z saldami bilansu zamknięcia za rok poprzedzający. Stosowne poprawienie sald bilansu otwarcia ksiąg 2018 r.,

c) ujęcie na koncie 011 w ewidencji Urzędu wartości gruntów stanowiących własność gminy Mońki oddanych w użytkowanie wieczyste wraz z zaprzestaniem prowadzenia konta pozabilansowego 090,

d) dołożenie należytej staranności przy dokonywaniu zapisów na koncie 221, mając na uwadze niedopuszczanie do powstawania nierealnych sald, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. W tym celu w szczególności:

- bezwzględne zachowywanie zgodności między danymi konta 221 w księdze głównej Urzędu a danymi ksiąg pomocniczych prowadzonych do tego konta, mając na uwadze wymogi wynikające z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

- zaprzestanie księgowania na odrębnych subkontach przypisów, wpłat i odpisów,

- ustalanie dwustronnego salda konta syntetycznego 221,

e) uzgadnianie sald kont syntetycznych z analitycznymi w zakresie kont 020, 071 i 072,

f) księgowanie na koncie 020 wyłącznie wartości niematerialnych i prawnych w rozumieniu ustawy o rachunkowości; usunięcie ujętych na nim opracowań wskazanych w części opisowej niniejszego wystąpienia,

g) dokonywanie przypisu należnych gminie odsetek na koniec kwartału zapisem Wn 221 - Ma 750,

h) dokonanie stosownej korekty (zmniejszenia) salda ujętego na koncie 290 w zakresie odpisów uwzględniających jedynie należności z odsetek bez należności głównej, od której te odsetki zostały naliczone,

i) dokonanie zapisu Wn 840 – Ma 800 znoszącego nierealne saldo na koncie 840,

j) rozważenie zasadności prowadzenia ewidencji szczegółowej do kont zespołu 4 według podziałek klasyfikacji budżetowej, mając na uwadze brak zastosowania takiego podziału dla realizacji obowiązków sprawozdawczych,

k) ewidencjonowanie w księgach Urzędu przychodów dotyczących dochodów zrealizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

l) zaniechanie wyksięgowywania wartości początkowej umorzonych w całości środków trwałych z wykorzystaniem konta 800; stosowanie zapisu Wn 071 – Ma 011 dla wartości umorzonej oraz zapisu Wn 800 – Ma 011 dla nieumorzonej wartości podstawowych środków trwałych,

ł) ewidencjonowanie na koncie 810 – w korespondencji z kontem 800 – równowartości środków wydatkowanych w budżetu na inwestycje,

m) bieżące przenoszenie wartości przyjętych do używania środków trwałych z konta 080 na konto 011,

n) bieżące dokonywanie przypisu należności z tytułu opłaty planistycznej na koncie syntetycznym 221 i w ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta, na podstawie wydanej decyzji ustalającej opłatę,

o) ujmowanie na koniec roku przypisanych do zwrotu dotacji, niezwróconych w roku budżetowym, na koncie 221,

p) prowadzenie ewidencji wyłączeń wzajemnych rozliczeń na koncie pozabilansowym 976.

3. Bezwzględne przestrzeganie obowiązku sporządzania sprawozdawczości finansowej na podstawie danych wynikających z rzetelnie prowadzonych ksiąg rachunkowych.

4. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty dochodów otrzymanych ustalonej zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

b) wykazywanie w kolumnie „Zaległości netto” sprawozdania Rb-27S wszystkich przypisanych odsetek od nieopłaconych w terminie należności niepodatkowych,

c) zaprzestanie wypełniania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Urzędu kolumny 7 „Dochody wykonane potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”, podlegającej wypełnieniu wyłącznie w sprawozdaniu zbiorczym.

5. Przestrzeganie obowiązku przekazywania kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych w terminie 7 dni od dnia przedstawienia Radzie Miejskiej projektu uchwały budżetowej oraz egzekwowanie obowiązku przedkładania przez kierowników projektów tych planów w celu dokonania przez Pana Burmistrza weryfikacji ich zgodności z projektem uchwały budżetowej.

6. Dokonywanie wydatków Urzędu do wysokości limitów określonych w wersji uchwały budżetowej aktualnej na dzień poniesienia wydatku. W tym celu podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec Skarbnika Gminy oraz innych pracowników opatrujących dowody księgowe podpisami na dowód zgodności wynikających z nich wydatków z planem finansowym.

7. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji dochodów i wydatków.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

         w Białymstoku