Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Kolneńskim Ośrodku Kultury i Sportu w Kolnie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 marca 2018 roku (znak: RIO.IV.6002-2/18), o treści jak niżej:

Pani

Alicja Szymańska

Dyrektor Kolneńskiego Ośrodka

Kultury i Sportu

w Kolnie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Kolneńskiego Ośrodka Kultury i Sportu w Kolnie za 2017 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty objęte planem finansowym, zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem miasta Kolno.

W wyniku czynności kontrolnych mających na celu ocenę prawidłowości zapisów księgowych i danych wynikających z ksiąg rachunkowych stwierdzono, że:

a) wartość środków trwałych uwidoczniona w księgach jednostki wynosi 2.072.070,31 zł; składa się na nią m.in. wartość budynku biurowego wynosząca 1.209.562 zł. Z kolei działka gruntu, na której położony jest budynek, ujęta jest w ewidencji Urzędu Miasta Kolno. Według decyzji komunalizacyjnej oraz wyciągu z księgi wieczystej przedmiotowa nieruchomość zabudowana stanowi własność miasta Kolno – str. 2 protokołu kontroli. Mając na względzie, że miasto jest właścicielem gruntu, na którym posadowiony jest budynek, oraz brak dowodów na ustanowienie użytkowania wieczystego na rzecz KOKiS, należy w świetle art. 48 k.c. przyjąć, że miasto jest również właścicielem budynku. Budynek powinien zatem znajdować się w księgach Urzędu Miasta, a nie KOKiS, stosownie do zasad wynikających z art. 3 ust. 1 pkt 15 i ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395),

b) nie ujmowano w księgach rachunkowych operacji naliczania odpisu za Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, która powinna skutkować ujęciem w księgach na początku roku zobowiązania działalności podstawowej wobec działalności socjalnej. Przelewy równowartości odpisu na rachunek ZFŚS powinny zaś być ujmowane jako zmniejszenie zobowiązania – str. 16 protokołu kontroli,

c) do ewidencji księgowej na koncie 011 „Środki trwałe” wprowadzano składniki majątkowe o wartości poniżej 3.500 zł (np. przyczepa samochodowa o wartości 1.280,71 zł,
kosiarka rotacyjna – 2.433,31 zł), które w świetle zakładowego planu kont powinny być ujmowane na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” – str. 25 protokołu kontroli.

W księgach rachunkowych ujęto na koniec 2017 r. kwotę 39.672,49 zł stanowiącą zobowiązanie z tytułu nie uiszczonego podatku od nieruchomości za okres listopad-grudzień 2017 r. Decyzją z dnia 18 stycznia 2018 r. (po uprzednio prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym) Burmistrz Kolna odroczył termin zapłaty zaległości z tytułu podatku w kwocie 39.185,49 zł oraz odsetek w wysokości 486,60 zł i opłaty prolongacyjnej w wysokości 673 zł do dnia 30 kwietnia 2018 r. Zobowiązania wymagalnego istniejącego z tego tytułu na dzień 31 grudnia 2017 r. nie wykazano w sprawozdaniu Rb-Z za IV kwartał 2017 r. – str. 7-8 protokołu kontroli. Według wyjaśnienia p.o. zastępcy głównego księgowego KOKiS Nie wykazano w RBZ zobowiązań z tytułu podatku od nieruchomości, gdyż termin płatności tego podatku został wydłużony zgodnie z decyzją Burmistrza Miasta Kolno do 30.04.2018 r.

Zgodnie z zasadami sporządzania sprawozdania Rb-Z wynikającymi z § 2 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) zobowiązania wymagalne to wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone. Zobowiązanie staje się wymagalne w rozumieniu rozporządzenia, licząc od dnia następnego po upływie terminu płatności wskazanego w dokumencie zapłaty lub zapisanego w umowie. W sytuacji, w której zostanie zawarta ugoda pomiędzy dłużnikiem a wierzycielem i zobowiązanie uprzednio wymagalne zostanie zrestrukturyzowane (tj. wierzyciel wyznaczy nowy harmonogram spłat), zobowiązanie przestaje być wymagalne i nie wykazuje się go w wierszu E4. sprawozdania Rb-Z.

Niewątpliwym jest, że na dzień sprawozdawczy (31 grudnia 2017 r.) termin płatności zobowiązania nie był jeszcze odroczony, zatem posiadało ono na ten dzień charakter wymagalny w rozumieniu przywołanego przepisu. Stosownie do art. 6 ust. 9 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1785, ze zm.) osoby prawne są obowiązane wpłacać obliczony w deklaracji podatek od nieruchomości w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminie do 15 dnia każdego miesiąca, a za styczeń do dnia 31 stycznia. Rata należna za listopad stała się zatem zobowiązaniem wymagalnym w dniu 16 listopada 2017 r., a za grudzień w dniu 16 grudnia 2017 r. Wykazaniu w sprawozdaniu Rb-Z według stanu na koniec IV kwartału 2017 r. podlegała kwota 39.185,49 zł.

W zakresie prawidłowości zaciągania zobowiązań stwierdzono przypadki braku podpisu głównego księgowego na umowach zlecenia zawieranych przez jednostkę, które powodowały powstanie zobowiązań pieniężnych. Podpis głównego księgowego na dokumencie operacji gospodarczej polegającej na zaciągnięciu zobowiązania potwierdza dokonanie wstępnej kontroli tej operacji w zakresie wynikającym w szczególności z art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.), w tym dokumentuje fakt, że zaciągane zobowiązanie i wynikający z niego wydatek mają pokrycie w planie finansowym jednostki – str. 8 protokołu kontroli.

           Analiza wydatków ponoszonych przez KOKiS wykazała, że 24 listopada 2016 r. zawarto z Tomas Consulting umowę na wykonanie dokumentacji aplikacyjnej do Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020, której przedmiotem było:

a) opracowanie dokumentacji aplikacyjnej do Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Białoruś – Ukraina 2014-2020 zgodnie z zasadami I etapu naboru wniosków – przygotowanie tzw. concept note,

b) opracowanie dokumentacji aplikacyjnej do wymienionego Programu, zgodnie z zasadami II etapu naboru wniosków – wniosku aplikacyjnego oraz warunkowo przygotowanie stadium wykonalności.

Wynagrodzenie za usługę wymienioną pod literą a) miało wynosić 6.150 zł; faktura na tę kwotę została wystawiona 28 grudnia 2016 r. Wniosek w I etapie został odrzucony 16 marca 2017 r. (uzyskał 28 punktów na 45 możliwych). Wydatek pod datą 29 grudnia 2016 r. ujęto na koncie 080, jako dotyczący inwestycji rozpoczętej, zaś pod datą 30 czerwca 2017 r. nakłady zostały z tego konta wyksięgowane.

Z kolei w dniu 7 grudnia 2016 r. zawarto umowę z firmą „Ptaszyński Architektura” z Białegostoku na wykonanie dokumentacji projektowej zadania „Modernizacja Kolneńskiego Ośrodka Kultury i Sportu wraz z zagospodarowaniem terenu i niezbędną infrastrukturą techniczną” za kwotę 104.919 zł. Zawarcie umowy poprzedzono wyłonieniem wykonawcy z zastosowaniem procedur określonych w regulaminie wewnętrznym dla zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro. Umowę zawarto 7 grudnia 2016 r. z terminem wykonania 30 kwietnia 2017 r. W dniu 28 kwietnia 2017 r. podpisano aneks, którym zwiększono wartość robót o kwotę 9.225 zł (opracowanie projektów wykonawczych technologii sceny oraz projektu placu przed budynkiem KOKiS) i wydłużono – określony w zapytaniu jako wymagany – termin zakończenia prac do 15 października 2017 r. Mając na uwadze termin zlecenia wykonania dokumentacji projektowej i zbieżność jej przedmiotu z przedmiotem wstępnej dokumentacji aplikacyjnej (concept note), który to wniosek został odrzucony, zwrócono się o wyjaśnienie m.in. zasadności zwiększania zakresu dokumentacji i samego faktu dalszego jej opracowywania wobec wiedzy o nieotrzymaniu dofinansowania. Ze złożonego przez Panią wyjaśnienia w tej sprawie wynika, że dokumentację przygotowano w celu skorzystania z możliwych dofinansowań i brania udziału we wszystkich programach (…).

Stwierdzono, że w dniu 29 stycznia 2018 r. został przez kontrolowana jednostkę złożonych wniosek do Narodowego Centrum Kultury o dofinansowanie projektu „Cyfryzacja i uzupełnienie wyposażenia pracowni instruktorskich Kolneńskiego Ośrodka Kultury i Sportu”. Z zawartego we wniosku opisu zadania wynika, że jego przedmiotem ma być wyłącznie zakup sprzętu. Przedmiot zadania nie wykazuje zatem bezpośredniego związku ze sporządzoną dokumentacją. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby do czasu jej zakończenia składane były inne wnioski. W wyjaśnieniu wskazała Pani, że zamiarem jednostki jest złożenie wniosku do RPOWP, gdzie termin na składanie wniosków rozpoczyna się od 5 marca 2018 r., w którym to programie (…) skorzystamy z całej dokumentacji architektonicznej, będziemy remontować sale widowiskowo, hole, łazienki, piwnice.

Kontrola wykazała, że dokumentację tę, za opracowanie której poniesiono wydatek w kwocie 114.144 zł, przyjęto 9 października 2017 r. na konto 080 „Środki trwale w budowie”, jako element nakładów inwestycyjnych, natomiast pod datą 30 listopada 2017 r. wyksięgowano z ewidencji zapisem Wn 769 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 080, określając tę operację jako Utworzenie odpisu aktualizującego, ponieważ jest duże prawdopodobieństwo, że przygotowana dokumentacja projektowa w części lub w całości nie przyniesienie korzyści ekonomicznych. Zastosowane księgowanie nie miało w istocie charakteru utworzenia odpisu aktualizującego w rozumieniu m.in. art. 28 ust. 7 ustawy o rachunkowości (brak konta do księgowania wartości odpisów aktualizujących w celu urealnienia wartości bilansowej składników aktywów), lecz polegało na zupełnym usunięciu z ksiąg wartości dokumentacji. Jak wyjaśniła p.o. zastępcy głównego księgowego KOKiS W związku, że KOKIS nie wygrał konkursu na realizację inwestycji (…) utworzono odpis aktualizacyjny, ponieważ jest duże prawdopodobieństwo, że przygotowana dokumentacja projektowa w części lub w całości nie przyniesie korzyści ekonomicznych. Dokonane 30 listopada 2017 r. księgowanie oraz wyjaśnienie p.o. zastępcy głównego księgowego pozostają w sprzeczności ze złożonym przez Panią wyjaśnieniem, według którego dokumentacja była przygotowywana – mimo odrzucenia wstępnego wniosku – w celu skorzystania z możliwych dofinansowań i brania udziału we wszystkich programach – str. 19-24 protokołu kontroli.

Przyczyną wystąpienia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień było nieprzestrzeganie lub błędna interpretacja przepisów prawa oraz niewłaściwe funkcjonowanie kontroli zarządczej.

Stosownie do postanowień art. 53 ust. 1 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki.

Prowadzenie rachunkowości instytucji kultury należy do głównego księgowego, stosownie do art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz postanowień zakresu czynności. Osoba zatrudniona na stanowisku głównego księgowego KOKiS przebywa na urlopie macierzyńskim od 20 kwietnia 2017 r. i od tego czasu do zakończenia kontroli była zastępowana przez osobę zatrudnioną na stanowisku p.o. zastępcy głównego księgowego KOKiS.

           Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Doprowadzenie do prawidłowości stanu nieruchomości wykazywanego w księgach rachunkowych KOKiS. W tym celu przekazanie Urzędowi Miasta Kolno wartości budynku posadowionego na działce stanowiącej aktualnie własność miasta i nie oddanej w użytkowanie wieczyste instytucji kultury. Zobowiązanie osoby prowadzącej księgi rachunkowe KOKiS do dokonania odpowiednich zapisów w związku z przekazaniem wartości budynku.

2. Zobowiązanie osoby prowadzącej księgi rachunkowe KOKiS do wyeliminowania pozostałych nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencji operacji w księgach, poprzez:

a) ponowne ujęcie w ewidencji wartości dokumentacji na „Modernizację Kolneńskiego Ośrodka Kultury i Sportu wraz z zagospodarowaniem terenu i niezbędną infrastrukturą techniczną”,

b) dokonywanie w księgach odpisów aktualizujących wartość składników aktywów zapisami Wn konto pozostałych przychodów operacyjnych – Ma konto utworzone dla ewidencji odpisów aktualizujących, mając na uwadze, że dokonanie odpisu aktualizującego nie może skutkować usunięciem wartości składników aktywów z ewidencji, tj. wywoływać skutków właściwych dla ich sprzedaży lub likwidacji,

c) ujmowanie w księgach rachunkowych zobowiązania z tytułu naliczonego na początek roku odpisu na ZFŚS,

d) przestrzeganie ustalonych przepisami wewnętrznymi zasad ujmowania środków trwałych na kontach 011 i 013.

3. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-Z, jako zobowiązań wymagalnych, wszystkich zobowiązań występujących na koniec okresu sprawozdawczego, których termin płatności dla dłużnika minął przed dniem sprawozdawczym, a nie zostały przedawnione lub umorzone

4. Zapewnienie opatrywania przez głównego księgowego podpisem dokumentów poświadczające dokonanie operacji gospodarczej polegającej na zaciągnięciu zobowiązania, mając na uwadze postanowienia art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Do wiadomości:

1. Burmistrz Kolna

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku