Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Sokółce

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 lutego 2019 roku (znak: RIO.I.6001-13/18), o treści jak niżej:

Pani

Ewa Kulikowska

Burmistrz Sokółki

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sokółka za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Sokółce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Analiza zakresów czynności Skarbnika i głównego księgowego Urzędu Miejskiego wykazała, że ich postanowienia nie wyczerpują katalogu obowiązków i odpowiedzialności przypisanych głównemu księgowemu przepisami art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.). W okazanym zakresie czynności Skarbnika nie wskazano na dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych (art. 54 ust. 1 pkt 3 lit. b) ustawy), zaś w zakresie czynności głównego księgowego Urzędu nie wskazano na wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi (art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy) – str. 5-6 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała brak podstaw od 1 stycznia 2017 r. do wykonywania obsługi finansowo-księgowej szkół, przedszkoli i Żłobka gminy Sokółka. Okazano uchwałę Nr LX/350/17 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 31 sierpnia 2017 r. w sprawie zmiany uchwały w sprawie organizacji obsługi finansowej szkół prowadzonych przez Gminę Sokółka. Uchwałą tą zmieniono uchwałę Nr XLII/329/09 z dnia 12 października 2009 r., co polegało jedynie na wykreśleniu – z wykazu jednostek obsługiwanych i obsługujących – gimnazjów likwidowanych w związku z reformą oświaty. Nie określono uchwałą z 31 sierpnia 2017 r. żadnych postanowień wymaganych przepisem art. 10b ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, ze zm.), tj. zakresu obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi. Uchwała z 12 października 2009 r. ograniczała się zaś tylko do wykazu jednostek obsługujących i obsługiwanych.

W zakresie obsługi przedszkoli okazano jedynie uchwałę Nr XI/75/07 z dnia 26 czerwca 2007 r., którą Rada Miejska w Sokółce powierzyła wykonywanie obsługi finansowo-księgowej przedszkoli Przedszkolu Samorządowemu Nr 4 w Sokółce. Jak ustalono, w praktyce Przedszkole Nr 4 prowadzi obsługę finansowo-księgową przedszkoli Nr 1, 2, 3 i 5 oraz Żłobka Miejskiego.

Do końca 2016 r. nie została zatem podjęta przez Radę Miejską w Sokółce uchwała na podstawie art. 10b ustawy o samorządzie gminnym, która powinna być podstawą dla prowadzenia po 1 stycznia 2017 r. wspólnej obsługi finansowo-księgowej szkół, przedszkoli i Żłobka. Stosownie bowiem do art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustawy (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045, ze zm.) wspólna obsługa administracyjna, finansowa i organizacyjna szkół i placówek, zorganizowana przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie art. 5 ust. 9 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2018 r. poz. 1457), mogła być prowadzona na dotychczasowych zasadach nie dłużej niż przez 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy zmieniającej, tj. nie dłużej niż do 31 grudnia 2016 r. Od 1 stycznia 2017 r. jest więc wykonywana bezpodstawnie – str. 8-9 protokołu kontroli.

           W zakresie spraw ogólnoorganizacyjnych ustalono ponadto, że na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym udzielone zostały pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych dyrektorom instytucji kultury, tj. Sokólskiemu Ośrodkowi Kultury i Bibliotece Publicznej w Sokółce. Należy wskazać, że udzielenie takich pełnomocnictw osobom zarządzającym instytucjami kultury, jako osobami prawnymi – art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1983) – jest bezprzedmiotowe. Przywołany art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym odnosi się do kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – str. 9 protokołu kontroli.

           W dalszym ciągu nie zaktualizowano wykazu jednostek organizacyjnych gminy zawartego w załączniku nr 3 do statutu gminy (nie był zmieniany od dnia nadania statutu, tj. od 27 lutego 2003 r.), przez co nie wymienia on aktualnie funkcjonujących jednostek organizacyjnych gminy. Nieaktualny jest także wykaz sołectw zawarty w załączniku nr 4 do statutu, bowiem nie wymienia on sołectwa Wierzchłowce – str. 10-11 protokołu kontroli.

Badając przepisy wewnętrzne składające się na dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), stwierdzono, że:

a) w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 19-20 protokołu kontroli,

b) nie zachowano zgodności regulacji odnoszących się do zasad funkcjonowania konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia oraz z faktycznym sposobem prowadzenia ewidencji szczegółowej do tego konta. W przepisach wewnętrznych przewidziano mianowicie, że ewidencja pomocnicza prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów. W praktyce, zgodnie z zasadami zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, prowadzona jest także według dłużników oraz budżetów, których należności dotyczą – str. 20 protokołu kontroli,

c) w zakładowym planie kont Urzędu Miejskiego nie przewidziano (i nie stosowano w praktyce) pozabilansowego konta 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”, czym naruszono postanowienia załącznika nr 3 do rozporządzenia. Stosownie do przepisów § 20 ust. 2 i 3 rozporządzenia konto 976 powinno służyć do ewidencji wzajemnych rozliczeń między jednostkami w celu sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego; wyłączenia dotyczą zaś w szczególności wzajemnych należności i zobowiązań oraz innych rozrachunków o podobnym charakterze i wyniku finansowego ustalonego na operacjach dokonywanych między jednostkami. Dodatkowo ewidencjonowaniu na koncie 976 muszą podlegać także wzajemne rozliczenia z jednostkami i zakładami budżetowymi z tytułu nieodpłatnie przekazanych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w wartości nieumorzonej, a także inwestycji rozpoczętych. Nieodpłatnie otrzymane środki trwałe i wartości niematerialne i prawne w części nieumorzonej oraz inwestycje powodują zwiększenie funduszu, zaś nieumorzona wartość nieodpłatnie przekazanych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także przekazanych nakładów inwestycyjnych skutkuje zmniejszeniem funduszu. Operacje takie stanowią podstawę do dokonania wyłączeń w łącznym zestawieniu zmian w funduszu, ponieważ gmina nie otrzymała w ich wyniku ani nie przekazała żadnych wartości skutkujących zmianą wartości łącznego funduszu. Brak uregulowania w przepisach wewnętrznych zagadnienia dokonywania wzajemnych wyłączeń należy uznać za przyczynę nie dokonania w łącznym zestawieniu zmian funduszu jednostki wyłaczeń rozliczeń między jednostkami z tytułu nieodpłatnie przekazanych i otrzymanych środków trwałych, mimo, iż zdarzenia tego typu wystąpiły. Według ustaleń kontroli wartości środków trwałych przekazanych własnym jednostkom budżetowym w części nieumorzonej w trakcie 2017 r. wyniosła 1.907.532,86 zł – str. 21-22 protokołu kontroli.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. przez rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r., wykazała, że:

a) zmniejszenie wartości początkowej nieodpłatnie przekazywanych podległym jednostkom środków trwałych, całkowicie lub częściowo umorzonych, było w całości odnoszone na zmniejszenie funduszu (zapis Wn 801 „Fundusz jednostki” – Ma 011 „Środki trwałe”), a dotychczasowe umorzenie stanowiło czynnik zwiększający fundusz jednostki (zapis Wn 071 „Umorzenie środków trwałych…” – Ma 801). Zgodnie z zasadami funkcjonowania kont zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, zmniejszenie funduszu z tytułu wartości sprzedanych lub nieodpłatnie przekazanych środków trwałych dotyczy wartości bilansowej (wartość początkowa minus umorzenie), a nie wartości początkowej środków trwałych. Fundusz jednostki należy zatem zmniejszać jedynie o nieumorzoną wartość wyksięgowywanych środków trwałych (Wn 800 – Ma 011), a wartość początkową odpowiadającą kwocie umorzenia wyksięgowywać z konta 011 na stronę Wn konta 071. Na skutek nieprawidłowych księgowań obroty strony Wn konta 801 w ewidencji Urzędu zawyżono łącznie o 116.339,44 zł, zaś strony Ma tego konta o 25.589,43 zł. Analiza jednostkowych zestawień zmian w funduszu jednostek budżetowych wykazała, że jako zwiększenia funduszu w jednostkach ujęto, również niewłaściwie, wartość brutto otrzymanych nieodpłatnie środków trwałych, zamiast wartości netto. Skutkiem tego np. OSiR w Sokółce jako zwiększenie funduszu wykazał wartość brutto w pełni umorzonego samochodu (90.750,01 zł), podczas gdy prawidłowo pozycja ta powinna wynosić 0 zł. W zestawieniach zmian w funduszu Szkoły Podstawowej Nr 3 w Sokółce i Szkoły Podstawowej w Kamionce Starej nieprawidłowe zwiększenia funduszu z tytułu wartości brutto stanowiły zaś łącznie 4.820,46 zł – str. 22-23 protokołu kontroli,

b) w ewidencji Urzędu nie prowadzono konta 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. Zostało ono przewidziane zakładowym planem kont, lecz w praktyce nie wykazywało obrotów, mimo występowania gospodarczych podlegających zaewidencjonowaniu na tym koncie, m.in. przychodów ze sprzedaży nieruchomości. Podobnie w księdze głównej Urzędu nie prowadzono przewidzianego w polityce rachunkowości konta 245 „Wpływy do wyjaśnienia” – str. 23 protokołu kontroli,

c) zapisy w ewidencji Urzędu prowadzone były w sposób umożliwiający powiązanie jedynie z ogólnym numerem dowodu księgowego (wyciągu bankowego, raportu kasowego czy PK). Pod jednym numerem pozycji księgowej, odpowiadającej temu dowodowi, dokonywana jest z reguły duża liczba zapisów księgowych; pozycje zawarte w wyciągu bankowym czy raporcie kasowym (oraz załączone do tych dowodów dokumenty dotyczące poszczególnych operacji), stanowiące podstawę odrębnych zapisów, nie były oznaczane żadnym numerem, choć na podstawie każdej z nich dokonywany był odrębny zapis księgowy. Brak odpowiedniego oznakowania nie pozwalał na jednoznaczne powiązanie danych poszczególnych pozycji z dowodów księgowych z zapisami dziennika oraz na stwierdzenie ich kompletności. Z przepisów art. 24 ust. 4 ustawy wynika, iż księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. Nadto przepisami art. 14 ust. 2 ustawy przewidziano, iż sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi – str. 24-25 protokołu kontroli,

d) środki Funduszu Pracy przeznaczone na dofinansowanie kształcenia młodocianych pracowników księgowane były w ewidencji budżetu zapisami Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 901 „Dochody budżetu” jako dochody w par. 2440 „Dotacje otrzymane z państwowych funduszy celowych…”); dochody z tego tytułu wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r. wyniosły 100.929 zł. Następnie z rachunku budżetu przelewano je na wyodrębniony rachunek bankowy „Dokształcanie młodocianych”, przypisany do ksiąg Urzędu, traktując ten przelew jako przekazanie środków na wydatki: Wn 223-18 „Urząd” – Ma 133. W ewidencji Urzędu wyodrębniono subkonto 130-9 do realizacji wydatków z tego tytułu. Zgodnie z obecnie regulującymi to zagadnienie przepisami art. 122 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996, ze zm.), dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników następuje ze środków Funduszu Pracy, przekazanych na wyodrębniony rachunek gminy za pośrednictwem Wojewody, a zatem nie ze środków budżetu gminy. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia operacje dotyczące wydzielonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, środków pieniężnych na kontach jednostki samorządu terytorialnego ewidencjonuje się na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”. Natomiast do ewidencji rozrachunków dotyczących tych środków wykorzystuje się konto 240 – str. 26-27 protokołu kontroli,

e) operacje dotyczące otrzymywanej z urzędu pracy refundacji wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych ujmowano w ewidencji Urzędu na zmniejszenie wydatków zapisami ujemnymi Wn 404 „Wynagrodzenia” lub 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – Ma 130-2 i równoległym zapisem Wn 130-2 – Ma 130-2. Wskazany sposób ujmowania wpływów z urzędu pracy prowadził do zniekształcenia faktycznej wysokości kosztów poniesionych na wynagrodzenia pracowników świadczących pracę w ramach działalności Urzędu. Refundację z urzędu pracy należało przyjąć jako dochody budżetowe, objąć sprawozdaniem Rb-27S i odprowadzić na rachunek budżetu. Analogiczna metoda ewidencji stosowana jest także w 2018 r. Uregulowano ją w obowiązującej polityce rachunkowości jako uproszczenie w zasadach wyceny aktywów i pasywów, które – jak określono – nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego: ze względu na nieistotny wpływ na sytuację finansową refundacja wynagrodzeń z PUP i inne refundacje i zwroty wydatków w trakcie roku przyjmuje się na zmniejszenie kosztów i wydatków danego roku, natomiast w przypadku zwrotu w przyszłym roku ujmuje się jako dochód jednostki. Należy dodać, iż wskazane uchybienie zostało stwierdzone także podczas poprzedniej kontroli RIO w Białystoku. W odpowiedzi na zalecenie pokontrolne poinformowano, iż refundacja wynagrodzeń pracowników PUP zaliczana jest do dochodów, a nie jako zwrot kosztów i wydatków – str. 27 protokołu kontroli,

f) wpływy pochodzące od OPS w Sokółce z tytułu zwrotu wypłaconych świadczeń alimentacyjnych w części należnej gminie w sposób błędny ujmowano w ewidencji budżetu za pośrednictwem konta 224-85502 „Rozrachunki budżetu”, zaś na podstawie kwartalnych dowodów PK dokonywano zapisów Wn 224 – Ma 901, ujmując je jako dochody w par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami”. Dochody te wykazywano w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu i budżetu (za 2017 r. wyniosły one 45.425,98 zł). Z racji faktycznej realizacji omawianych dochodów przez OPS, powinny być one ujęte w sprawozdaniu Rb-27S tej jednostki i rozliczone przy wykorzystaniu konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, zarówno w ewidencji OPS jak i ewidencji budżetu. Prawidłowo, wpływy stanowiące dochody z zadań zleconych należy ujmować w następujący sposób: w ewidencji OPS: przypis należności Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” (cała kwota), wpłata dłużnika na rachunek bankowy OPS Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki” – Ma 221 (cała kwota), zmniejszenie przychodów i ustalenie kwoty dochodów podlegających przekazaniu na rachunek budżetu gminy jako część należna budżetowi państwa Wn 720 – Ma 225 „Rozrachunki z budżetami” (część stanowiąca dochód Skarbu Państwa), przekazanie środków na rachunek budżetu – Wn 222 – Ma 130 (dochód gminy) i Wn 225 – Ma 130 (dochód Skarbu Państwa) oraz w ewidencji budżetu: wpływ na rachunek budżetu środków przekazanych przez OPS Wn 133 – Ma 222 (dochód gminy) i Wn 133 – Ma 224 (dochód Skarbu Państwa), przelew dochodów budżetu państwa na rachunek PUW Wn 224 – Ma 133 – str. 27-29 protokołu kontroli,

g) operacje dotyczące lokat bankowych tworzonych w 2017 r. ze środków budżetu na łączną kwotę 4.000.000 zł błędnie ewidencjonowano przy wykorzystaniu konta 139 „Inne rachunki bankowe” wyodrębnionego w ewidencji budżetu. Konto to nie zostało przewidziane zakładowym planem kont, jak również nie występuje w planie kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego przewidzianym załącznikiem nr 2 do rozporządzenia. Wskazane operacje powinny być ujmowane na koncie utworzonym w ramach konta 133, jak to wynika z załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 36 protokołu kontroli,

h) na koniec 2016 i 2017 r. konto 224 w ewidencji budżetu, w związku z błędnymi księgowaniami rozliczeń z urzędami skarbowymi, wykazywało nierealne salda Wn i Ma sugerujące wyższe należności i zobowiązania z tytułu dochodów pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz gminy. Na koniec 2016 r. salda obu stron konta 224 zawyżono w kwotach po 7.873,77 zł, zaś na koniec 2017 r. zawyżono je po 8.142,72 zł. Błędne kwoty ujęto w bilansie z wykonania budżetu za 2017 r. zawyżając należności i zobowiązania. W trakcie kontroli urealniono stan konta 224 w księgach 2018 r. – str. 43-45 protokołu kontroli,

i) na saldo Ma konta 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji budżetu składała się na koniec 2017 r. kwota 8.112 zł odpowiadająca nadwyżce podatku VAT naliczonego nad należnym wynikającej z deklaracji VAT-7 OSiR w Sokółce za grudzień 2016 r., którą urząd skarbowy – z uwagi na centralizację rozliczeń podatku VAT obowiązującą od 1 stycznia 2017 r. – przelał w marcu 2017 r. na rachunek budżetu gminy. Od dnia centralizacji jednostki budżetowe gminy nie są podatnikami VAT, zatem kwota ta podlegała zarachowaniu na dochody budżetu 2017 r.; brak stosownego zapisu w księgach 2017 r. skutkował zaniżeniem dochodów budżetu 2017 r. o 8.112 zł – str. 30-31 protokołu kontroli,

j) występowała niezgodność między ewidencją syntetyczną i analityczną do konta 226 „Długoterminowe należności budżetowe” w zakresie należności z tytułu opłat adiacenckich rozłożonych na raty. Kwota niezgodności na 31 grudnia 2017 r. wynosiła 9.808 zł i dotyczyła ewidencji syntetycznej, w której zawyżono należności. Naruszono tym samym art. 16 ust. 1 ustawy – str. 62 protokołu kontroli,

k) na koncie 226 dokonywano zapisów niezgodnych z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Przeksięgowanie kwoty przypadającej do zapłaty w 2017 r. z należności długoterminowych do krótkoterminowych (na łączną kwotę 3.582,30 zł) ujęto zapisami Wn 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” – Ma 226 i Wn 221 – Ma 720, zamiast zapisami Wn 221 – Ma 226 oraz Wn 840 – Ma 720 – str. 62-63 protokołu kontroli,

l) suma należności wynikająca z konta 226 na koniec 2017 r. (113.685,99 zł) odpowiadała saldu Ma konta 840; na należności składały się należności z tytułu: opłat adiacenckich rozłożonych na raty (30.570,66 zł, w rzeczywistości powinno być 20.762,66 zł), opłat za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności rozłożonych na raty (72.034,50 zł), zaległości z podatków lokalnych wraz z odsetkami, rozłożonych na raty (9.808 zł), zaległości z opłat za gospodarowanie odpadami, rozłożonych na raty (1.272,83 zł). Należy zauważyć, iż w związku z tym, że należności długoterminowe z tytułu rozłożonych na raty zaległości nie powinny składać się na saldo Ma konta 840, gdyż wcześniej zostały już ujęte na przychody – w momencie ich przypisania jako należności do zapłaty. Prawidłowo, w momencie podjęcia decyzji o rozłożeniu spłaty tych zaległości na raty w sposób powodujący powstanie należności długoterminowych, zaksięgowanie należności długoterminowych powinno nastąpić jedynie zapisem Wn 226 – Ma 221 – str. 63 protokołu kontroli,

ł) na koncie 130-1 „Dochody” w ewidencji Urzędu wykazano obroty w wysokości 23.920.583,91 zł  – wyższe o 269.521,79 zł od kwoty dochodów w wysokości 23.651.062,12 zł zaprezentowanych w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S w części dotyczącej dochodów ujmowanych w ewidencji Urzędu, natomiast na koncie 130-2 „Wydatki” wykazano obroty w wysokości 31.990.823,66 zł – wyższe o 524.367,50 zł od kwoty wydatków w wysokości 31.633.881,61 zł zaprezentowanych w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu. Zawyżenie obrotów obu kont było wynikiem dokonywania błędnych zapisów mających na celu zachowanie zasady czystości obrotów dla operacji zwrotów, mylnych wpłat i nadpłat dochodów oraz rozliczeń podatku VAT (w zakresie konta rachunku bieżącego dochodów) oraz dla operacji zwrotów wydatków, zwrotów niewykorzystanych środków na wydatki, a także wpływów i zwrotów mylnych wpłat (w zakresie konta rachunku bieżącego wydatków). W efekcie obroty tych kont zostały zawyżone wbrew zasadom funkcjonowania konta 130 określonym załącznikiem nr 3 do rozporządzenia. Opis zasad funkcjonowania konta 130 zawarty w załączniku nr 3 do rozporządzenia z dnia 13 września 2017 r., obowiązującego od 1 stycznia 2018 r., nadal przewiduje obowiązek zachowania zasady czystości obrotów. Dodania wymaga, iż przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130 oraz dokonywanie na koncie 130 wyłącznie zapisów zgodnych z danymi wyciągów bankowych (za wyjątkiem technicznego zapisu ujemnego na koncie 130 służącego zachowaniu czystości obrotów) było przedmiotem zaleceń pokontrolnych wystosowanych po poprzedniej kompleksowej kontroli RIO w Białymstoku, na co kontrolowana jednostka udzieliła odpowiedzi: przyjęto do wiadomości i stosowania - zapisy na koncie 130 ujmowane są zgodnie z zapisami na wyciągu bankowym; na koncie 130 stosuje się zapisy w celu zachowania czystości obrotów. Uszczegółowiając to zagadnienie należy wskazać, iż przelewy z tytułu zwrotów dochodów (np. nadpłat podatków) ujmowano zapisem ujemnym Wn 130-1 – Ma 221 w danej podziałce klasyfikacji (czyli niezgodnie z danymi wyciągu bankowego) i równolegle zapisem Wn 130-1 – Ma 130-1 „bez klasyfikacji”, co w istocie zawyżało obroty Wn konta 130-1. Prawidłowe księgowanie, zgodne z danymi wyciągu bankowego, nie powodowałoby takiej sytuacji (Wn 221 – Ma 130-1 i techniczny zapis ujemny Wn 130-1 – Ma 130-1). Wpływy i zwroty mylnych wpłat ujmowano zaś albo w sposób wyżej opisany albo zapisami: wpływ Wn 130-1 bez klasyfikacji – Ma 240 i przekazanie Wn 240 – Ma 130-1, tj. z pominięciem zapisu technicznego niezbędnego dla zachowania czystości obrotów. Zapisy obarczone analogicznymi błędami były dokonywane na koncie 130-2 w zakresie dotyczącym operacji skutkujących zawyżeniem obrotów w zakresie wydatków – str. 81-83 protokołu kontroli,

ł) w dalszym ciągu nie jest przestrzegana zasada ewidencjonowania operacji na koncie 133 zgodnie z danymi wyciągów bankowych do rachunku budżetu, co stwierdzono w zakresie księgowania zwrotu niewykorzystanych środków na wydatki od jednostek budżetowych, ujmowanych zapisami ujemnymi Wn 223 – Ma 133, zamiast zapisami dodatnimi Wn 133 – Ma 223. Łączna suma błędnie ujętych operacji na przykładzie danych z końca 2017 r. wyniosła 475.078,71 zł – str. 273 protokołu kontroli,

m) ewidencję księgową projektu „Akademia Przedszkolaka” realizowanego w 2017 r. z dofinansowaniem ze środków Unii Europejskiej prowadzono w formie odrębnych ksiąg rachunkowych (w tym dziennik, zestawienie obrotów i sald oraz odrębne sprawozdania budżetowe i finansowe). W treści umowy o dofinansowanie projektu brak odniesień do kwestii ewidencji księgowej projektu. W 2018 r. w analogicznej formie prowadzona jest ewidencja projektu „Nowoczesne przedszkole”. Wskazania wymaga, że nawet nałożony umowami o dofinansowanie obowiązek ewidencyjnego wyodrębniania projektów oznacza jedynie obowiązek prowadzenia odpowiednich kont analitycznych i szczegółowych do kont syntetycznych budżetu gminy i Urzędu jako jednostki budżetowej (oraz ewentualnie dzienników częściowych czy odrębnych rejestrów), aby możliwe było wydzielenie operacji dotyczących projektu. W świetle przepisów ustawy o rachunkowości obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy jednostek wymienionych w art. 2 tej ustawy, a nie poszczególnych rodzajów operacji dokonywanych przez te jednostki. Zaprzestanie wyodrębniania oddzielnych ksiąg rachunkowych dla potrzeb ewidencji projektów realizowanych z udziałem środków UE zalecano na podstawie ustaleń poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy – str. 274-275 protokołu kontroli,

n) w dwóch przypadkach przyjęcie na stan środków trwałych (wiata przystankowa we wsi Słojniki o wartości 8.000 zł i linia oświetleniowa w wsi Nowa Rozedranka w części dotyczącej wartości 9.704,82 zł) nastąpiło przy zastosowaniu zapisu Wn 011 – Ma 800, przy jednoczesnym zaksięgowaniu kosztów wynikających z faktur na koncie 402 „Usługi obce”. Należy wskazać, że zapis Wn 011 – Ma 800 jest właściwy dla przyjęcia nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych. Z kolei zakup środków trwałych umarzanych stopniowo wyklucza ujęcie kosztów ich nabycia na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” – str. 261 protokołu kontroli,

o) na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” ujęto składniki w postaci „wyposażenia placu zabaw na terenie wiejskim gminy Sokółka” na kwotę 59.667,30 zł oraz „doposażenia placu zabaw na terenie miasta” na kwotę 17.485,68 zł, które z uwagi na wartość początkową wyższą niż 3.500 zł oraz fakt sfinansowania ich w ramach wydatków majątkowych przyjętych w uchwale budżetowej na 2017 r., kwalifikowały się do ujęcia na koncie 011. Jednocześnie należy wskazać na brak konsekwencji w klasyfikowaniu środków trwałych i pozostałych środków trwałych, gdyż inne nakłady poniesione na „doposażenie placu zabaw”, wynoszące 29.356,41 zł, ujęto na koncie 011 – str. 262 protokołu kontroli,

p) operację korekty kosztów o wartość materiałów ustaloną w drodze inwentaryzacji na sumę 18.397,90 zł ujęto zapisem ujemnym Wn 401 „Zakup materiałów i energii” – Ma 310 „Materiały”, podczas gdy prawidłowo, zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, należało dokonać zapisu dodatniego Wn 310 – Ma 401 – str. 263 protokołu kontroli,

q) po stronie dochodów bieżących i wydatków majątkowych budżetu w 2017 r. ujęto bezpodstawny przelew wewnętrzny między rachunkami dochodów i wydatków Urzędu, dokonany w związku z kompensatą wzajemnych należności gminy z Przedsiębiorstwem Instalacyjnym Prim z Ełku. W związku z niezakończeniem zleconych robót Urząd obciążył wykonawcę karami umownymi w łącznej sumie 42.374,77 zł, które nie zostały uregulowane. Wykonawca w dniu 2 października 2017 r. wystawił fakturę na kwotę 24.953,76 zł, która także nie została opłacona przez gminę. Gmina dokonała kompensaty należności z zobowiązaniem z faktury, a ponadto w dniu 17 października 2017 r. wykonano przelew w kwocie 24.953,76 zł z rachunku wydatków Urzędu na rachunek dochodów Urzędu. Wykonawca nie wpłacił kary, zaś Urząd nie dokonał zapłaty na rzecz wykonawcy. Dokonanie przelewu między rachunkami jednostki należy uznać za nieuzasadnione, ponieważ operacja ta nie wynikała z faktycznego przebiegu (sposobu rozliczenia) transakcji – jest zatem niezgodna z dokumentacją ją poświadczającą, przewidującą kompensatę do wysokości wzajemnych należności. W efekcie zawyżono dochody i wydatki w 2017 r. o kwotę 24.953,76 zł – str. 60-61 protokołu kontroli,

r) nie dokonano odpisu aktualizującego należność w kwocie 192.562,07 zł plus odsetki 137.179,46 zł, stanowiącą niezwrócone dotacje wykorzystane przez KS Sokół Sokółka niezgodnie z przeznaczeniem. Jak wynika z przedstawionej dokumentacji, zaistniały przesłanki do dokonania odpisu określone w art. 35b ust. 1 pkt 5 ustawy (należności przeterminowane lub nieprzeterminowane o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągnięte należności). Poza tym, nie dokonano odpisów aktualizujących należności na kwoty odpowiednio: 2.034 zł (zaległość za lata 2012-1017), 71.050,62 zł (zaległość za lata 2008-2017) i 50.027,05 zł (zaległość za lata 2012-2017), stanowiące należności z opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości. W przypadku wszystkich tych należności gmina wystąpiła na drogę sądową uzyskując stosowne nakazy zapłaty. Postępowania egzekucyjne wszczęte wobec wszystkich należności zostały umorzone wobec stwierdzenia bezskuteczności egzekucji. Mając na uwadze przesłanki z art. 35b ust. 1 ustawy, jednostka powinna dokonać odpisów aktualizujących te należności, jako należności o niskim prawdopodobieństwie wyegzekwowania – str. 62, 64-65 i 93-94 protokołu kontroli,

s) zakup drukarki o wartości 5.164,77 zł został ujęty za pośrednictwem konta 080-36 „Wydatki na zakupy inwestycyjne do Urzędu”, zaś w końcu roku poniesione koszty zostały bezpodstawnie wyksięgowane z konta 080-36 zapisem Wn 800 – Ma 080 jako inwestycja bez efektów majątkowych. W opisie znajdującym się na fakturze zakupu straszy informatyk Urzędu wskazał „proszę o przyjęcie na stan pok. 311”. W związku z błędnym księgowaniem, zakupiony środek trwały, pomimo przyjęcia do używania, nie został ujęty w ewidencji księgowej na koncie 011. Kontrola wykazała, że drukarka faktycznie znajduje się w Urzędzie. W trakcie kontroli, pod datą 13 września 2018 r., dokonano jej ujęcia  na koncie 011 w ewidencji Urzędu – str. 265-266 protokołu kontroli,

t) w ewidencji Urzędu nie ujęto obrzeży chodnikowych i kostki brukowej zakupionej w 2017 r. ze środków funduszu sołeckiego wsi Bogusze o wartości 3.990 zł, która nie została wbudowana do końca roku. Z uzyskanych w trakcie czynności kontrolnych wyjaśnień głównego specjalisty Urzędu Miejskiego wynika, że zakupione materiały były przechowywane pod zadaszeniem przy SP w Boguszach, pod nadzorem sołtysa wsi, a budowa chodnika z wykorzystaniem tych materiałów rozpoczęła się dopiero w 2018 r. – str. 209 protokołu kontroli. Z oświadczenia sołtysa wsi Bogusze z dnia 19 grudnia 2018 r. wynika, iż materiały budowlane zakupione w 2017 r. były składowane w miejscowości Bogusze. Ze względu na koniec roku i warunki pogodowe zostały tylko częściowe wbudowane czynem społecznym w 2017 r. Natomiast pozostała część materiałów została wbudowana w 2018 r. O fakcie tym Urząd Miejski w Sokółce poinformowany został w 2018 r. Z kolei główna księgowa Urzędu w wyjaśnieniu poinformowała, że (…) z kostki brukowej zakupionej w ramach funduszu sołeckiego wsi Bogusze został położony chodnik przy drodze gminnej we wsi Bogusze. Przy zakupie kostki i obrzeży zakładano, że chodnik zostanie ułożony w 2017 r. Natomiast prace zakończono w 2018 r., o czym Urząd Miejski został poinformowany w 2018 r., dlatego też nie przeprowadzono inwentaryzacji kostki i obrzeży pozostałych do ułożenia. (…) W związku z tym, że nie poinformowano Urzędu Miejskiego o fakcie częściowego wbudowania płytek i obrzeży nie było możliwości zinwentaryzowania na koniec 2017 r. powyższych materiałów i dlatego też nie ujęto na koncie 310-Materiały. Odnosząc się do powyższych wyjaśnień należy wskazać, że nieujęcie zakupionych obrzeży chodnikowych i kostki brukowej na koncie 310 w momencie zakupu powinno skutkować objęciem ich inwentaryzacją na koniec roku i zaksięgowaniem ustalonej wartości na koncie 310 z jednoczesnym zmniejszeniem kosztów, jak to wynika z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy. Uzasadnieniem dla ewentualnego odstąpienia od inwentaryzacji powinna być jedynie dokumentacja poświadczająca wydanie tych materiałów wykonawcy robót oraz potwierdzenie wykonania robót. Jak wynika z ustaleń kontroli, nie było dokumentów, które uzasadniałyby twierdzenie, iż materiały zostały już wbudowane, a zatem można odstąpić od ich inwentaryzacji na koniec roku.

Kontrola operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT oraz ich ewidencji wykazała, że według deklaracji VAT-7 za grudzień 2017 r. gmina – jako podatnik VAT – posiadała zobowiązanie w wysokości 35.371 zł z tytułu podatku VAT podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego, które opłacono 24 stycznia 2018 r. Tymczasem z ewidencji budżetu (konto 224-2 „Rozliczenia dochodów budżetowych z tytułu podatku VAT”, na którym ewidencjonowano rozrachunki gminy z urzędem skarbowym oraz rozrachunki dotyczące środków otrzymywanych od jednostek budżetowych innych niż Urząd Miejski na opłacenie podatku VAT wynikającego z deklaracji gminy) na koniec 2017 r. wynikały zobowiązania w kwocie 28.662,45 zł (tj. o 6.708,55 niższe), które wykazano w tej wysokości w bilansie budżetu. Stan rozrachunków gminy z US nie był więc należycie odzwierciedlony w księgach, czego powodem było:

- nieujęcie na koniec roku na stronie Ma konta 224-2 zobowiązania z tytułu podatku VAT podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego w kwocie 9.337,70 wynikającego z cząstkowych danych dotyczących ZGKiM w Sokółce za grudzień 2017 r. Ujęcia zobowiązania w tej części w księgach dokonano dopiero 19 stycznia 2018 r., tj. w momencie  przekazania przez ZGKiM, na rachunek budżetu środków w tej wysokości,

- nieujęcie na stronie Ma konta 224-2 jako zobowiązania z tytułu podatku VAT podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego pełnej kwoty wynikającej z cząstkowych danych dotyczących Urzędu Miejskiego za grudzień 2017 r., według których podatek do zapłaty wynosił 27.393,33 zł (mniej o 274,62 zł). Ewidencją objęto jedynie kwotę przelaną z Urzędu do końca grudnia 2017 r. na rachunek budżetu,

- nieuwzględnienie nadwyżki podatku naliczonego nad należnym w kwocie 2.905,12 zł wynikającej z danych dotyczących OSiR w Sokółce za grudzień 2017 r. – str. 31-32 protokołu kontroli.

W kwestii operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT stwierdzono ponadto, iż w dniu 11 grudnia 2017 r. z rachunku budżetu dokonano przelewu w kwocie 39.608,99 zł na rzecz OSiR w Sokółce jako „zwrot nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym - deklaracja VAT-7 za m-c X/2017 OSiR”. Jak ustalono, kwota ta stanowiła „nadwyżkę” podatku naliczonego nad należnym wynikającą z cząstkowej deklaracji VAT-7 tej jednostki za październik 2017 r. W ewidencji księgowej OSiR wpływ tych środków ujęto na zwrot wydatków, wypaczając kwotę wydatków budżetu. Dodania wymaga, iż z miesięcznych deklaracji VAT-7 OSiR w 2017 r. zawsze wynikała nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, w związku z czym jednostka ta nie dokonywała w trakcie roku żadnych wpłat na rachunek budżetu z tytułu podatku VAT podlegającego odprowadzeniu do US. Przekazanie na rachunek OSiR sumy 39.608,99 należy ocenić jako nieuzasadniony transfer środków, nie mający oparcia w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym centralizacji VAT, a także ogólnych zasadach finansowania jednostek budżetowych. Możliwość przekazania nadwyżki podatku naliczonego nad należnym wynikającej z cząstkowych danych podmiotu objętego centralnym rozliczeniem może dotyczyć jedynie zakładu budżetowego, a i to pod warunkiem podjęcia przez organ stanowiący stosownej uchwały w tej sprawie – art. 15 ust. 4a i art. 16 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych. W udzielonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazano: zwracaliśmy się o wydanie opinii prawnej do kancelarii Deloitte Doradztwo Podatkowe (…) Kancelaria wprawdzie nie udzieliła nam jednoznacznej odpowiedzi dotyczące zwrotu, ale też napisała, że z ekonomicznego punktu widzenia środki te należą się OSiR Sokółka. Zarekomendowała również rozważenie podjęcia uchwały w sprawie zasad ustalenia i przekazywania środków z budżetu gminy Sokółka pochodzących z rozliczeń podatku VAT dla jednostek budżetowych podległych gminie Sokółka. Na podstawie zarządzenia Nr 292/2016 Burmistrza Sokółki z dnia 30 grudnia 2016 r. w par. 2 pkt 2 jednostki budżetowe zobowiązane były do przedłożenia wykazu kont bankowych, na które zwracana będzie nadwyżka podatku VAT naliczonego nad należny, zgodnie z deklaracją VAT-7, dlatego uznaliśmy, że podjęcie następnej uchwały będzie dublowaniem powyższego zapisu wynikającego z przytoczonego zarządzenia (…). Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że przepisy prawa nie przewidują podejmowania uchwał w sprawie zwracania z budżetu nadwyżek VAT naliczonego nad należnym jednostkom budżetowym. Jest to w pełni uzasadnione, ponieważ są to podmioty finansowane środkami budżetu. Sposób przekazywania środków budżetu jednostkom budżetowym regulują przepisy prawa – jednostki te otrzymują z budżetu wyłącznie środki na realizację planu finansowego wydatków, w korespondencji z kontem 223, i przekazywanie im środków budżetu z innych tytułów nie ma podstaw, zwłaszcza jeżeli prowadzi dodatkowo do wypaczenia poziom wydatków budżetu (jak w przypadku OSiR). Wpływ cząstkowych danych jednostki budżetowej na deklarację gminy – skutkujący powstaniem należności z tytułu zwrotu VAT z US lub zmniejszeniem zobowiązań gminy wobec US – nie oznacza, że jednostka budżetowa może choćby teoretycznie rościć jakiekolwiek prawa do tych środków – str. 30-31 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości budżetowej sporządzonej za 2017 r., przeprowadzona w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), zastąpionego od 2018 r. rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 109), oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), wykazała, że:

a) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r., w części dotyczącej danych ewidencji budżetu, w kol. 8 „Dochody otrzymane” wykazano kwotę 69.551.020,54 zł, podczas gdy zgodnie z przepisami § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 1a pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia z dnia 16 stycznia 2014 r., należało wykazać kwotę 70.348.489,17 zł, a więc o 797.468,63 zł wyższą. Szczegółowe wyliczenie różnicy zaprezentowano na str. 37-38 protokołu kontroli. Począwszy od 2018 r. zasady wypełniania kolumny „dochody otrzymane” wynikają z § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 2 pkt 1 i 2, ust. 4 pkt 4 i ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia z dnia 9 stycznia 2018 r. Na tę nieprawidłowość wskazywano również podczas poprzedniej kontroli kompleksowej. Według udzielonej odpowiedzi od 2015 r. sprawozdania Rb-27S miały być sporządzane zgodnie z zaleceniami,

b) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym za 2017 r. na podstawie danych ewidencji budżetu w zakresie rozdz. 85502 par. 2360 bezpodstawnie wykazano: w kol. 5 „należności (salda początkowe plus przypisy minus odpisy)” sumę 3.081.127,04 zł, w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty ogółem” kwotę 3.035.701,06 zł i w kol. 10 „zaległości” sumę 2.990.080,36 zł. Wskazane należności z tytułu zaliczki alimentacyjnej i funduszu alimentacyjnego, jak wynika z ustaleń kontroli, są ewidencjonowane w księgach OPS w Sokółce; wydatki na wypłatę świadczeń alimentacyjnych są realizowane z planu finansowego OPS, na podstawie decyzji wydawanych przez kierownika OPS, zatem wynikające stąd rozrachunki powinny być wykazane w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S tej jednostki. Zgodnie z § 6 ust. 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. (obecnie § 6 ust. 5 załącznika nr 36 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r.), należności, zaległości i nadpłaty z tytułu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, wykazywane w sprawozdaniu Rb-27ZZ w części B danych uzupełniających, powinny być w takiej samej wysokości wykazywane w sprawozdaniu Rb-27S. Powinna je wykazać jednostka posiadająca je w ewidencji, czyli OPS. W jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ za okres 2017 r. w danych uzupełniających w części B dla rozdz. 85502 OPS w Sokółce wykazał w kol. „należności (z kol. 5 Rb-27ZZ w części dot. budżetu jst)” kwotę 3.035.506,35 zł, zaś w kol. „zaległości (z kol. 10 Rb-27ZZ w części dot. budżetu jst)” kwotę 2.990.080,36 zł. Dodatkowo dane wykazane w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym za 2017 r. na podstawie danych ewidencji budżetu nie pokrywały się ze wskazanymi wyżej danymi wynikającymi z części B jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ OPS. W kolumnie 5 „należności (salda początkowe plus przypisy minus odpisy)” sprawozdania Rb-27S w zakresie rozdz. 85502 wykazano sumę 3.081.127,04 zł, tj. większą od danych zawartych w części B sprawozdania Rb-27ZZ o 45.620,69 zł (na różnicę składają się sumy odpowiadające dochodom wykonanym w par. 2360, które wykazano bezpodstawnie w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzonym na podstawie ewidencji budżetu). Prawidłowo wykazaniu w tej kolumnie sprawozdania Rb-27S (rozdz. 85502) podlegała suma 3.035.701,06 zł. Dodatkowo, w kol. 9 i 10 omawianego sprawozdania Rb-27S wykazano różne kwoty (odpowiednio 3.035.701,06 zł i 2.990.080,36 zł), podczas gdy należało wykazać takie same kwoty, tj. odpowiadające zaległościom wynoszącym 2.990.080,36 zł. Odnosząc się do stwierdzonych nieprawidłowości w udzielonym wyjaśnieniu argumentowano: w jednostkowym Rb-27S organu w par. 2360 wykazane zostały dane z części B danych uzupełniających zbiorczego sprawozdania Rb-27ZZ w zakresie należności, zaległości oraz nadpłat - w wysokości wynikającej ze sprawozdania jednostkowego złożonego przez OPS za 2017 r., ponieważ par. 2360 nie może wystąpić w sprawozdaniu Rb-27S jednostki budżetowej, gdyż dotyczy jednostki samorządu terytorialnego – str. 28-29 protokołu kontroli. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku pragnie wskazać, że nie istnieje żaden przepis prawa zakazujący ujęcia par. 2360 w sprawozdaniu Rb-27S jednostki budżetowej. Przyjęcie, że nie może on wystąpić w sprawozdaniu jednostki budżetowej realizującej zadania powoduje, że niemożliwe staje się sporządzenie sprawozdań jednostkowych Rb-27S zgodnie z danymi ksiąg rachunkowych, a następnie sporządzenie sprawozdania zbiorczego na podstawie danych sprawozdań jednostkowych,

c) w wierszu N2.2. „pożyczki długoterminowe” własnego jednostkowego sprawozdania Rb-N na koniec IV kwartału 2017 r. wykazano kwotę 103.740,99 zł (na podstawie ewidencji analitycznej do konta 226, która była niezgodna z ewidencją syntetyczną), w ramach której niewłaściwie wykazano też odsetki od kwot należności rozłożonych na raty w łącznej sumie 1.091 zł. Z § 12 ust. 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia z dnia 4 marca 2010 r. wynika, iż do wartości nominalnej należności nie należy doliczać odsetek, opłaty prolongacyjnej i innych należności ubocznych – str. 65-66 protokołu kontroli,

d) we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2017 r. wypełniono wiersz N3. „gotówka i depozyty” kwotą 7.711.116,70 zł, podczas gdy prawidłowo uwzględnieniu w tej pozycji podlegała kwota 6.389.962,51 zł (tj. niższa 1.321.154,19 zł) ustalona przez kontrolujących w wyniku wyliczenia dokonanego zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia z dnia 4 marca 2010 r. Wynika z niego, iż przy ustalaniu kwoty podlegającej prezentacji w tej pozycji w szczególności nie uwzględniono na minus kwoty w wysokości 1.315.827 zł stanowiącej saldo Ma konta 909 „Rozliczenia międzyokresowe” z tytułu raty części oświatowej subwencji otrzymanej w grudniu 2017 r. na styczeń 2018 r. oraz kwoty w wysokości 5.734,72 składającej się na koniec roku na saldo Ma konta 240 w ewidencji budżetu dotyczące mylnej wpłaty zabezpieczenia należytego wykonania umowy – str. 66 protokołu kontroli,

e) suma wykazana w wierszu N4. „należności wymagalne” własnego jednostkowego sprawozdania Rb-N na koniec IV kwartału 2017 r. wynosiła 5.223.901,12 zł. Błędnie uwzględniono w niej należności o charakterze spornym, co dotyczyło: kwoty 164.297,25 zł należnej od Landfill Pure Home z tytułu czynszu dzierżawnego (do końca 2017 r. nie było rozpatrzone zażalenie od nakazu zapłaty wydanego na rzecz gminy w 2017 r.), kwoty 711.954,75 zł od Landfill Pure Home z tytułu bezumownego korzystania z gruntu (dłużnik zakwestionował należność w odpowiedzi na potwierdzenie salda), kwot 401.230,55 zł z tytułu czynszu dzierżawnego i 350.674,43 zł z tytułu opłaty za przyjmowanie odpadów od ZZO „EURO-SOKÓŁKA” (sprawa o wydanie nakazu zapłaty w zawieszeniu) oraz kwoty 17.421,01 zł z tytułu kar umownych od Przedsiębiorstwa Instalacyjnego Prim z Ełku (dłużnik zakwestionował należność w odpowiedzi na potwierdzenie salda). Z § 13 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 9 do rozporządzenia z dnia 4 marca 2010 r. wynika, że przez wymagalne należności podlegające prezentacji w sprawozdaniu Rb-N rozumie się wszystkie bezsporne należności, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione ani umorzone. Suma bezspornych należności podlegająca wykazaniu w wierszu „należności wymagalne” powinna zatem wynosić 3.578.323,13 zł, tj. być niższa o 1.645.577,99 zł – str. 66-67 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości sporządzenia bilansu z wykonania budżetu za 2017 r. opisana na str. 69-70 protokołu kontroli, wykazała, że nieprawidłowo zaprezentowano dane w zakresie:

a) zobowiązań finansowych gminy – wszystkie, na łączną kwotę 17.707.800 zł, wykazano jako długoterminowe, mimo iż terminy płatności rat przypadały zarówno w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego jak i po tym okresie. Było to niezgodne z art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zobowiązaniem krótkoterminowym jest ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub ta część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Z ustaleń kontroli wynika, że w poz. I.1.1. bilansu winna być wykazana kwota zobowiązań krótkoterminowych 1.747.800 zł a w poz. I.1.2. zobowiązania długoterminowe w wysokości 15.960.000 zł. Analogiczna nieprawidłowość została stwierdzona podczas poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sokółka,

b) wyniku wykonania budżetu – wykazano kwotę 8.400.854,21 zł, tj. odzwierciedlającą saldo konta 961 „Wynik wykonania budżetu” powstałe z przeksięgowania sald kont 901 „Dochody budżetu”, 902 „Wydatki budżetu” i 903 „Niewykonane wydatki” na 31 grudnia 2017 r. Pozycja ta była tożsama z poz. II.1.2. „Deficyt budżetu”, podczas gdy prawidłowo należało wykazać różnicę między kontami 901 i 902 jako deficyt budżetu w poz. II.1.2. (2.731.714,21 zł), a w poz. II.1.3. „Niewykonane wydatki” kwotę wydatków stanowiącą saldo konta 903 przed przeksięgowaniem na wynik budżetu (czyli 5.669.140 zł). Dodania wymaga, iż taka sama sytuacja dotycząca prezentacji danych w bilansie została stwierdzona podczas poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sokółka.

W zakresie prawidłowości sporządzania przez Urząd Miejski sprawozdawczości finansowej stwierdzono ponadto, że w jednostkowym rachunku zysków i strat za okres 2017 r. w poz. H.I. „Koszty finansowe - odsetki” wykazano kwotę 277.291,18 zł, podczas gdy z danych konta 751 „Koszty finansowe” wynikały koszty finansowe (odsetki) w wysokości 230.965,20 zł. Jak ustalono, w pozycji tej błędnie uwzględniono wartość wydatków „z tytułu podatku VAT” oraz wartość odpisów aktualizujących odsetki od należności z tytułu dochodów budżetowych, czyli wartości podlegające wykazaniu w poz. H.II „Koszty finansowe – inne”.

Zwrócenia uwagi wymaga także niewykazanie w jednostkowym zestawieniu zmian funduszu Urzędu za 2017 r. w poz. I.2.6. „Wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych i środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych” wartości sprzedanych gruntów na kwotę 6.567,28 zł; sumę tę błędnie uwzględniono w poz. I.2.9. „Inne zmniejszenia” – str. 22-23 protokołu kontroli.

Kontrola rozrachunków wykazała, że największe należności w księgach Urzędu Miejskiego na dzień 31 grudnia 2017 r. dotyczyły spółki ZZO „EURO-SOKÓŁKA” sp z. o.o. z Białegostoku – na łączną kwotę 822.760,18 zł + odsetki w wysokości 255.917,95 zł oraz Landfill Pure Home sp. z. o.o. z Warszawy – na łączną kwotę 876.252 zł + odsetki 21.993,24 zł. Należności od ZZO „EURO-SOKÓŁKA” pochodziły z dwóch tytułów: dzierżawy nieruchomości za okres od 1 marca 2012 r. do 2 listopada 2016 r. oraz bieżących płatności z 2017 r. i opłaty od ilości zgromadzonych odpadów za okres od 16 kwietnia 2012 r. do 23 października 2015 r. Podobnie należności od spółki Landfill Pure Home pochodziły z dwóch tytułów: dzierżawy nieruchomości z okresu czerwca, września i października 2016 r. i bezumownego korzystania z gruntu z okresu od grudnia 2016 r. do końca 2017 r. (711.954,75 zł plus odsetki).

W kwestii dochodzenia należności od ZZO „EURO-SOKÓŁKA” stwierdzono, że gmina wniosła pozew o zapłatę kwoty 956.984,54 zł dopiero 29 listopada 2016 r. Pozew obejmował należności z tytułu czynszu dzierżawnego (401.230,55 zł + odsetki 84.301,10 zł z okresu od 1 marca 2012 r. do 2 listopada 2016 r.) oraz opłaty od ilości zgromadzonych odpadów (350.674,43 zł + odsetki 120.778,46 zł z okresu od 16 kwietnia 2012 r. do 23 października 2015 r.). Najstarsze zaległości pochodziły zatem nawet sprzed czterech lat od daty wniesienia pozwu. W pozwie wskazano jednakże, iż termin przedawnienia został przerwany z uwagi na uznanie roszczenia (spółka w dniu 17 stycznia 2014 r. dokonała wpłaty 13.000 zł jako należności zaległej). Wcześniejsze czynności egzekucyjne ograniczały się jedynie do wysyłania wezwań do zapłaty. Od grudnia 2016 r. (tj. wniesienia pozwu) do końca 2017 r. wystawiane były faktury z tytułu czynszu dzierżawnego, stąd należność w stosunku do pozwu wzrosła o dodatkowe 70.855,20 zł, zaś według stanu na dzień zakończenia kontroli o kolejne 55.485,09 zł (za okres od stycznia do października 2018 r.). Podejmowane działania w kwestii dochodzenia należności powstałych od dnia wniesienia pozwu ograniczały się tylko do wysyłania wezwań do zapłaty. Z ustaleń kontroli wynika, że w dniu 19 kwietnia 2018 r. postępowanie nakazowe zostało zawieszone przez Sąd Okręgowy w Białymstoku; w uzasadnieniu wydanego postanowienia w tej sprawie wskazano: strona powodowa została zobowiązana do wskazania organu i jego składu uprawnionego do reprezentowania wspólnoty w terminie 30 dni pod rygorem zawieszenia postępowania. Z pisma procesowego pełnomocnika powódki wynika, iż pozwana spółka w dalszym ciągu nie posiada organu uprawnionego do reprezentacji. Postanowieniem Sądu Rejonowego w Białymstoku Wydział Gospodarczy KRS z dnia 10 stycznia 2018 r. został ustanowiony kurator w celu powołania zarządu do dnia 10 października 2018 r. Mając na uwadze powyższe, wobec braku organu uprawnionego do reprezentacji pozwanej od początku procesu i niewskazania przez powoda brakującego organu do chwili obecnej, postępowanie należało zawiesić…

W treści umowy dzierżawy nieruchomości (§ 10 ust. 1 pkt 1) zawartej w dniu 26 czerwca 2012 r. z ZZO „EURO-SOKÓŁKA” przewidziano, iż gminie służy prawo rozwiązania umowy m.in. w przypadku używania przez dzierżawcę przedmiotu dzierżawy w sposób sprzeczny z umową lub przeznaczeniem bądź w przypadku zalegania zapłatą czynszu przez kolejne 3 miesiące. Nie stwierdzono, aby gmina, pomimo zaistnienia przesłanek wskazanych umową, podjęła próby wcześniejszego rozwiązania umowy (umowę zawarto na okres do 1 lipca 2019 r.). W udzielonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazano m.in.: Dnia 18 listopada 2015 r. do Urzędu Miejskiego w Sokółce wpłynęło pismo p. Wiesława Szwaczko Prezesa ZZO „EURO-SOKÓŁKA”, w którym poinformował obu wspólników (gminę Sokółka i Staubach sp. z o.o.) cyt.: „informuję, iż z dniem dzisiejszym składam rezygnację z funkcji Prezesa Zarządu ZZO EURO-SOKÓŁKA”. Od chwili złożenia rezygnacji podmiot ten nie posiada organów za pośrednictwem, których mógłby działać, ponieważ dotychczasowi członkowie zarządu złożyli rezygnacje. Podejmowane były próby powołania zarządu. Postanowieniem Sądu Rejonowego w Białymstoku Wydział Gospodarczy KRS z dnia 10 stycznia 2018 r., w trybie art. 42 kc został ustanowiony kurator w celu powołania zarządu do dnia 10 października 2018 r. Jak wynika z KRS Spółki ZZO EURO-SOKÓŁKA (stan na 30.10.2018 r.) podmiot do chwili obecnej nie ma organu uprawnionego do reprezentowania spółki. (według ostatniego wpisu do KRS z dnia 20 listopada 2018 r. datę, do której ma działać kurator zmieniono z dnia 10 października 2018 r. na dzień 10 kwietnia 2019 r.). W związku z powyższym od dnia złożenia rezygnacji przez W. Szwaczko z funkcji prezesa zarządu gmina nie miała możliwości skutecznie doręczyć spółce wypowiedzenia umowy dzierżawy, gdyż podmiot nie posiada organu reprezentacji - zarządu. Dodano także, iż na spółce nadal ciąży obowiązek rekultywacji działki nr 25/5 w Karczach oraz monitorowania przez okres 30 lat. Ponadto, decyzją z dnia 2 marca 2015 r. Starosta Sokólski cofnął w całości bez odszkodowania pozwolenie z 26 czerwca 2009 r. i zobowiązał Zakład jako posiadacza odpadów magazynowanych na działkach nr 171/2, 174 i 175 w Karczach do usunięcia z wymienionych działek wszystkich odpadów zgromadzonych na nich, niezależnie od ich rodzaju i ilości. Decyzja została utrzymana w mocy przez SKO w Białymstoku (27 lipca 2015 r.). Zakład wniósł skargę do WSA w Białymstoku, który postanowieniem z 17 maja 2016 r. ją odrzucił. Na zakończenie dodano, iż w chwili wypowiedzenia umowy dzierżawy Burmistrz Sokółki uniemożliwiłby spółce wykonanie decyzji Starosty, tj. usunięcia z działek odpadów. W związku z powyższym gmina Sokółka nie wypowiadała Zakładowi umowy dzierżawy.

W związku z opisywaną należnością z tytułu czynszu dzierżawnego pozostaje także należność od ZZO „EURO-SOKÓŁKA” w kwocie 350.674,43 zł od ilości zgromadzonych odpadów na dzierżawionym terenie, którą objęto pozwem z dnia 29 listopada 2016 r. Źródłem powstania należności objętych pozwem była umowa z 30 czerwca 2009 r., a następnie umowa z dnia 26 czerwca 2012 r.; pierwszą z umów podpisano do dnia 30 czerwca 2012 r., zaś kolejną do dnia 1 lipca 2019 r. Obie umowy zostały zawarte przez byłego Burmistrza S. Małachwieja na dzierżawę gruntów o łącznej powierzchni 6,0500 ha (pod dotychczasowym składowiskiem – działki 25/5, 25/7 i 20/1) z przeznaczeniem na przeprowadzenie rekultywacji składowiska odpadów oraz magazynowanie odpadów do czasu ich zagospodarowania. W części pozew dotyczył ponadto dwóch innych umów dzierżawy zawartych z ZZO „EURO-SOKÓŁKA” przez Burmistrza S. Małachwieja – z dnia 13 października 2010 r. na dzierżawę gruntów w obrębie 20 Karcze o łącznej powierzchni 17,81 ha z przeznaczeniem na realizację inwestycji polegającej na budowie zakładu zagospodarowania odpadów oraz jego eksploatacji po wybudowaniu oraz z dnia 7 lutego 2013 r. na dzierżawę gruntów na okres do 4 lutego 2043 r., na mocy której rozwiązano umowę z dnia 13 października 2010 r. W treści wszystkich czterech umów przewidziano opłatę za przyjmowanie odpadów spoza terenu gminy Sokółka, przy czym w trzech pierwszych w wysokości 8 zł od każdej tony odpadów przyjętych na składowisko, zaś w ostatniej (z 7 lutego 2013 r.) w wysokości 4,5% opłaty netto pobranej za każdą tonę przyjętych odpadów. W sierpniu 2013 r. dokonano cesji umowy dzierżawy zawartej 7 lutego 2013 r. z ZZO „EURO-SOKÓŁKA” na ZZO Sokółka Spółka, który to podmiot z dniem 15 marca 2015 r. przekształcił się w Landfill Pure Home (umowa ta została rozwiązana w dniu 27 czerwca 2016 r., o czym będzie mowa niżej). Jak wyżej wskazano, pozew z dnia 29 listopada 2016 r. dotyczył tylko należności od ZZO „EURO-SOKÓŁKA”, zaś w odniesieniu do należności od ilości zgromadzonych odpadów obejmował okres do października 2015 r. W trakcie kontroli nie stwierdzono, aby od dnia jego wniesienia w ewidencji księgowej Urzędu dokonywane były jakiekolwiek przypisy należności od ilości przyjmowanych odpadów. O wyjaśnienie tej kwestii zwrócono się do Pani Burmistrz na piśmie; poproszono jednocześnie o odniesienie się do kwestii ważności stosownych pozwoleń w kontekście braku obciążeń za przyjmowanie odpadów oraz podejmowanych przez Urząd czynności w kwestii stwierdzenia prowadzenia przez dzierżawców takiej działalności w praktyce. Odpowiedź w tej sprawie została udzielona przez Wydział Polityki Finansowej i Budżetu, który wskazał m.in.: Wydział obciążał dzierżawcę ZZO „EURO-SOKÓŁKA” na podstawie comiesięcznych sprawozdań z ilości i rodzaju przyjmowanych odpadów, które otrzymywał bezpośrednio od przełożonego (poprzedniego Burmistrza) i z Wydziału Gospodarki Komunalnej i Rolnictwa. Wydział Polityki Finansowej i Budżetu jest w posiadaniu jedynie kserokopii sprawozdań, które były analizowane na poziomie ich zgodności z wystawianymi fakturami obciążeniowymi. W dniu 12 maja 2016 r. Wydział Polityki Finansowej i Budżetu otrzymał od Wydziału Gospodarki Komunalnej i Rolnictwa kserokopie ewidencji odpadów wraz z zestawieniem ilości przyjętych odpadów na składowisko w Karczach za lata 2015-2016 od Landfill. W dniu 30 maja 2016 r. Wydział Polityki Finansowej i Budżetu zwrócił się do Landfill z wnioskiem o uzupełnienie przedłożonej ewidencji o informację dotyczącą opłaty netto pobranej za każdą tonę odpadów przyjętych do zakładu zagospodarowania odpadów w poszczególnych miesiącach spoza terenu gminy Sokółka w latach 2015-2016. Odpowiedzi na pismo do dnia dzisiejszego nie otrzymano. Wobec powyższego Wydział Polityki Finansowej i Budżetu nie posiadał wystarczających danych o ilości przyjmowania odpadów, które można było zafakturować. Z treści odpowiedzi wynika, iż nie dokonano obciążenia spółki Landfill Pure Home za lata 2015-2016, pomimo iż z umowy dzierżawy wynikała opłata wysokości 4,5% opłaty netto pobranej za każdą tonę przyjętych odpadów. Na pozostałe postawione pytania nie uzyskano zaś odpowiedzi.

Wynikająca z ksiąg Urzędu należność w kwocie 711.954,75 zł dotyczyła bezumownego korzystania z gruntu przez Landfill Pure Home w okresie do końca grudnia 2017 r. Jak bowiem ustalono, pomimo, iż w dniu 27 czerwca 2016 r. dokonała Pani rozwiązania umowy dzierżawy z dnia 7 lutego 2013 r. (za 3-miesięcznym wypowiedzeniem, tj. ze skutkiem na 31 października 2016 r.), nieruchomość nie została wydana gminie. Spółka odmówiła wydania i wniosła pozew (26 września 2016 r.) o ustalenie, że strony od dnia 1 listopada 2016 r. łączy umowa dzierżawy z 7 lutego 2013 r. w dotychczasowym brzmieniu. W odpowiedzi gmina wniosła pozew o wydanie nieruchomości (31 stycznia 2017 r.), jednakże na dzień zakończenia kontroli postępowanie to pozostawało w zawieszeniu na mocy postanowienia Sądu Okręgowego W Białymstoku VII Wydział Gospodarczy z dnia 25 maja 2017 r. W uzasadnieniu postanowienia Sąd wskazał: rozpoznawana przed tutejszym sądem sprawa o ustalenie, że strony łączy umowa dzierżawy ma charakter prejudycjalny, gdyż jej wynik będzie mieć decydujący wpływ na rozstrzygnięcie, które zapadnie w niniejszej sprawie. W przypadku uznania przez Sąd, że strony łączy umowa dzierżawy bezzasadnym okaże się być roszczenie powodu w niniejszym postępowaniu. Pierwszą notę obciążeniową za bezumowne korzystanie z gruntu wystawiono 12 lipca 2017 r. na kwotę 438.126 zł; dotyczyła ona okresu 8 miesięcy – od listopada 2016 r. do czerwca 2017 r. po 54.765,75 zł za każdy miesiąc. Obciążenia naliczane są także w 2018 r.; na dzień 4 października 2018 r. łącznie wynosiły one 1.268.374,81 zł. Wysokość obciążeń odpowiada wysokości czynszu dzierżawnego określonego umową z uwzględnieniem corocznej waloryzacji. Na uwagę zasługuje, iż w wersji zarządzenia Nr 35/2011 Burmistrza Sokółki z dnia 17 marca 2011 r. w sprawie ustalenia opłat dzierżawnych za grunty oraz pomieszczenia w budynkach niemieszkalnych stanowiących własność gminy Sokółka obowiązującej do dnia 16 marca 2017 r., opłata z tytułu bezumownego korzystania z gruntu stanowiła trzykrotność wysokości stawki czynszu dzierżawnego za grunt wydzierżawiony na budowę zakładu zagospodarowania odpadów określonego w § 7 zarządzenia; po upływie dwóch lat od wydzierżawienia czynsz ów wynosił 0,25 zł za 1 m2 gruntu i 4,5% opłaty netto pobranej za każdą tonę odpadów przyjętych do zakładu w danym miesiącu spoza terenu gminy. Zarządzeniem Nr 325/2017 z dnia 16 marca 2017 r. zmieniła Pani zapisy odnoszące się do wysokości stawek za bezumowne korzystanie z gruntu wskazując, iż wysokość wynagrodzenia naliczona zostanie według stawki czynszu dzierżawnego określonej w niniejszym zarządzeniu dla danego gruntu (stawki nie uległy zmianie, lecz zniesiono trzykrotność). Odnosząc się do tej kwestii w udzielonym wyjaśnieniu argumentowano: (…) Analiza zapisów obowiązującego w chwili rozwiązania umowy dzierżawy zarządzenia Nr 35/2011 Burmistrza z dnia 17 marca 2011 r. wskazywała, iż ustalone stawki za bezumowne korzystanie z gruntu są zbyt wysokie biorąc pod uwagę orzecznictwo sądów powszechnych w tym zakresie (…) Mając na uwadze fakt, iż gmina będzie musiała w przyszłości wystąpić z roszczeniem o zapłatę kwoty wynagrodzenia za bezumowne korzystanie z gruntu, konieczna stała się zmiana zapisu zarządzenia z uwzględnieniem stanowiska reprezentowanego w orzecznictwie sądów powszechnych. W tym celu zostało wydane zarządzenie Nr 325/2017 Burmistrza z dnia 17 marca 2017 r. (…). Prace nad zarządzeniem trwały długo, podjęte zostało 17 marca 2017 r., ale doręczone Wydziałowi Polityki Finansowej i Budżetu w dniu 30 czerwca 2017 r. Prace nad zarządzeniem, jak wskazano w wyjaśnieniu, były powodem tego, iż pierwszą notę wystawiono dopiero w lipcu 2017 r. Należy zauważyć, iż objęto nią okres 8 miesięcy, w tym także miesiące od grudnia 2016 r. do 17 marca 2017 r., w którym to okresie obowiązywała poprzednia wersja zarządzenia. Stosując regulacje formalnie obowiązujące do 17 marca 2017 r., miesięczne obciążenie za bezumowne korzystanie z gruntu wynosiłoby 133.575 zł (0,25 zł x 178.100 m2 x 3). Do dnia zakończenia kontroli windykacja opłat za bezumowne korzystanie z gruntu ograniczała się do wysyłania wezwań do zapłaty. Zgodnie z udzielonym w tej sprawie wyjaśnieniem Urząd jest w trakcie przygotowywania dokumentów do sporządzenia pozwu do sądowego o zapłatę zaległości – str. 49-59 protokołu kontroli.

           Analiza ujętych w księgach Urzędu należności w rozdz. 92605 „Zadania w zakresie kultury fizycznej” i w rozdz. 80101 „Szkoły podstawowe” wykazała istnienie należności, w stosunku do których postępowania egzekucyjny okazały się bezskuteczne. W pierwszym przypadku dotyczy to należności na sumę 329.741,53 zł (w tym 137.179,46 zł odsetki) z tytułu przypisanych do zwrotu dotacji udzielonych z budżetu gminy w latach 2010-2011 i wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem przez Klub Sportowy „Sokół” Sokółka. W dniu 14 stycznia 2016 r. zostały wystawione trzy tytułu egzekucyjne i przekazane do US w Sokółce w celu wyegzekwowania należności. W związku ze zbiegiem egzekucji sądowej wobec Klubu (z wniosku wierzyciela będącego osobą fizyczną) i administracyjnej Sąd Rejonowy w Sokółce postanowieniem z dnia 5 lipca 2016 r. wyznaczył komornika sądowego do prowadzenia egzekucji. W dniu 29 września 2016 r. komornik poinformował wierzyciela o zajęciu rachunku bankowego dłużnika, zaś pismem z 18 listopada tego roku wskazał, iż postępowanie egzekucyjne zostanie umorzone z powodu bezskuteczności egzekucji z rachunku bankowego. Poinformował także, że wierzyciel nie wskazał mienia, z którego może być prowadzona egzekucja, a postępowanie przeprowadzone w trybie art. 801 i 761 § 1 k.p.c. nie doprowadziło do wyjawienia majątku dłużnika objętego wnioskiem, co skutkowało zawieszeniem postępowania egzekucyjnego w dniu 30 listopada 2016 r. Następnie pismami z dnia 20 kwietnia 2017 r. skierowanymi do komornika sądowego i Naczelnika US w Sokółce zwróciła się Pani o wznowienie zawieszonych postępowań egzekucyjnych. W dniu 26 czerwca 2017 r. komornik zwrócił tytuły wykonawcze, po czym umorzył postępowanie wobec stwierdzenia bezskuteczności egzekucji (7 czerwca 2017 r.). Podobnie Naczelnik US w dniu 23 czerwca 2017 r. wydał postanowienie w sprawie umorzenia postępowania egzekucyjnego. W świetle art. 64 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych właściwy organ może z urzędu umarzać należności w przypadku, gdy zachodzi jedna z okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 1 pkt 1-4 (pkt 3 – postępowanie egzekucyjne okazało się bezskuteczne).

Kolejna należność w łącznej kwocie 61.107,42 zł (w tym 20.689,04 zł odsetki) przypada od PW „Bud-System” z Białegostoku – wykonawcę prac remontowych w SP Nr 1 w Sokółce i dotyczy wykonania zastępczego usunięcia usterek oraz kar umownych naliczonych za okres od 1 sierpnia 2011 r. do 5 września 2011 r. w związku z nieterminowym usunięciem usterek. Nakaz zapłaty został wydany 21 grudnia 2011 r. i opatrzony klauzulą wykonalności w dniu 14 maja 2012 r. W dniu 10 kwietnia 2013 r. komornik poinformował, iż egzekucja z wierzytelności, wynagrodzenia i kont bankowych okazała się bezskuteczna. Wskazał jednocześnie, że przeciw dłużnikowi toczy się 78 postępowań egzekucyjnych, w których łączny stan zaległości przekracza 2 mln zł, a egzekucje są bezskuteczne. Po raz kolejny do umorzenia postępowania egzekucyjnego, z powodu jego bezskuteczności doszło 31 grudnia 2015 r. Z § 2 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 uchwały Nr LIII/415/10 Rady Miejskiej w Sokółce w sprawie określenia szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania spłaty i rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny… wynika, iż należność pieniężna może być umorzona z urzędu w całości lub w części, m.in. jeżeli nie ściągnięto jej w toku postępowania egzekucyjnego. Kontrola nie wykazała podjęcia działań w celu umorzenia tej należności – str. 61-64 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli badaniu poddano zasady ewidencji i rozliczeń bloczków mandatowych wykorzystywanych przez funkcjonariuszy Straży Miejskiej w Sokółce (działającej się w strukturze Urzędu Miejskiego). Nie stwierdzono, aby w praktyce były dokonywane rozliczenia ze strażnikami miejskimi (pracownikami Urzędu) nakładającymi grzywny w drodze mandatów karnych z wykorzystanych bloczków mandatowych i dokonanych wpłat. Rozliczanie z pobranych mandatów przez sprawdzenie zgodności ilości wydanych druków mandatów z wpłatami powierzono zakresem czynności kasjerowi. Z danych ewidencji druków ścisłego zarachowania prowadzonej przez kasjera wynika, że w trakcie 2017 r. wydano jeden bloczek mandatowy od nr 0250841 do nr 0250860; na koniec 2017 r. na stanie pozostało zaś łącznie 9 bloczków. Wykazane w sprawozdaniu Rb-27S Urzędu za okres 2017 r. dochody w rozdz. 75416 „Straż gminna”, par. 0570 „Wpływy z grzywien, mandatów i innych kar pieniężnych od osób fizycznych” dochody wyniosły 800 zł. Na przykładzie 2016 i 2017 r. stwierdzono, że mandaty wystawione w tym okresie posiadały w większości numery odpowiadające bloczkom pobranym przed tym okresem. Przykładowo, jeden ze strażników w 2016 r. wystawił 2 mandaty, do czego użył druków mandatów pobranych w 2014 r. W 2016 r. pobrał nowy bloczek (po zużyciu poprzedniego), z którego do dnia kontroli wystawił 2 mandaty (oba w 2017 r.). Na stanie tego strażnika na koniec 2016 r. był cały bloczek od nr 0250821 do nr 0250840, zaś na koniec 2017 r. dysponował on drukami mandatów od nr 0250823 do nr 0250840. Odnosząc się do kwestii braku rozliczeń ze strażnikami miejskimi z wykorzystanych bloczków mandatowych na koniec danego roku, Komendant Straży Miejskiej w Sokółce wskazał, iż mandaty karne są rozliczane zgodnie z wytycznymi PUW, co dotyczy starych bloczków wykorzystywanych jeszcze w chwili obecnej. Do wyjaśnienia załączono sprawozdanie z postępowania mandatowego prowadzonego w 2017 r., które zgodnie z wytycznymi należy przesyłać co roku do PUW w terminie do 25 stycznia (podawane w nim dane dotyczą liczby nałożonych mandatów w sztukach, kwoty nałożonych mandatów w złotych oraz kwoty wpłaconych mandatów gotówkowych i kredytowych), oraz informację przekazaną do PUW przez Wydział Finansów i Budżetu z przeprowadzonej inwentaryzacji bloczków mandatów karnych za 2017 r. Z informacji tej wynikało, iż stan bloczków mandatów wynosi ogółem 13 sztuk, w tym: 4 sztuki bloczków będących u funkcjonariuszy (bez podania numerów), 9 sztuk bloczków czystych u osób zaopatrujących (bez podania numerów) i 0 sztuk bloczków zakończonych i nie przekazanych. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, iż zaprezentowane w nim obowiązki rozliczeniowe dotyczyły rozliczeń bloczków mandatowych pomiędzy gminą a organem właściwym w sprawach rozprowadzania i rozliczania bloczków mandatowych, o czym stanowiły przepisy uchylonego z dniem 1 stycznia 2016 r. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 1994 r. w sprawie sposobu dokumentacji i ewidencji grzywien za wykroczenia, ściąganych w postępowaniu mandatowym, oraz organów właściwych w sprawach rozprowadzania i rozliczania bloczków mandatowych (Dz. U. Nr 131, poz. 663, ze zm.). W § 5 tego rozporządzenia znajdował się zapis, zgodnie z którym rozliczenia z funkcjonariuszami (pracownikami) nakładającymi grzywny w drodze mandatu karnego z wykorzystanych bloczków mandatowych i dokonanych wpłat przeprowadza organ upoważniony. Brak tego typu rozliczeń zakwestionowano w trakcie kontroli. Od dnia 5 lutego 2016 r. obwiązuje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 stycznia 2016 r. w sprawie sposobu postępowania w zakresie formularzy mandatu karnego, mandatów karnych generowanych przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, grzywien nakładanych w drodze mandatu karnego oraz podmiotów nabywających odpłatnie formularze mandatu karnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 960, ze zm.). W § 14 tego aktu w dalszym ciągu przewidziano, iż rozliczenia z funkcjonariuszami (pracownikami) nakładającymi grzywny w drodze mandatu karnego z wykorzystanych formularzy dokonanych wpłat przeprowadza organ uprawiony (tj. organ uprawniony do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego, czyli w tym przypadku gmina) – str. 73-75 protokołu kontroli.

Analiza zasad poboru i rozliczania druków ścisłego zarachowania, przy pomocy których dokumentowane jest pobieranie opłaty targowej oraz terminów wpłat tej opłaty przez inkasenta do kasy Urzędu wykazała brak jakichkolwiek regulacji wewnętrznych, za wyjątkiem powierzenia kasjerowi zakresem czynności obowiązku rozliczania inkasentów opłaty targowej z wpłat z tytułu wydanych ilości druków opłaty targowej. Przyjęta praktyka (nie mająca potwierdzenia w regulacjach wewnętrznych) polegała na wpłacaniu przez inkasenta raz w tygodniu (poniedziałki) do kasy gotówki z zebranych opłat targowych. W 2017 r. ostatnia wpłata miała miejsce 18 grudnia na kwotę 1.912 zł, zaś kolejna 8 stycznia 2018 r. na sumę 1.596 zł. Dodatkowo ustalono, iż kolejne druki opłat targowych (o poszczególnych nominałach) były wydawane inkasentowi przez kasjera, pomimo braku dowodów zużycia i rozliczenia się z bloczków wcześniej wydanych. Nie stwierdzono ponadto, aby na koniec 2017 r. dokonano sprawdzenia zgodności ilości wydanych bloczków z wpłatami do kasy dokonanymi na ich podstawie, a także formalnego rozliczenia inkasenta z ilości posiadanych przez niego niewykorzystanych druków opłat targowych o nominałach 2 zł, 5 zł, 9 zł i 11 zł. Ustalenia tego stanu dokonał kontrolujący stwierdzając, że inkasent na koniec 2017 r. był w posiadaniu: druków o nominale 2 zł – od nr 75301 do nr 75400, od nr 75501 do nr 75600, od nr 75691 do nr 75700, od nr 75701 do nr 75800, od nr 75801 do nr 75900 i od nr 75901 do nr 7600 (pobranych z kasy w dniach od 23 października do 11 grudnia 2017 r.); druków o nominale 5 zł – od nr 127533 do nr 127600, od nr 127701 do nr 127800, od nr 128226 do nr 128300, od nr 128401 do nr 128500, od nr 128501 do nr 128600, od nr 128601 do nr 1287700 i od nr 128701 do 128800 (pobranych w dniach od 20 listopada do 18 grudnia 2017 r.) i druków o nominale 11 zł – od nr 66848 do 66900, od nr 66901 do nr 67000, od r 67001 do 67100 i od nr 67101 do nr 67200 (pobranych w dniach od 23 października do 15 grudnia 2017 r.). Z udzielonego wyjaśnienia w tej sprawie wynika m.in.: (…) ikasentem opłaty targowej na terenie gminy Sokółka ustanowiono OSiR w Sokółce; w związku z tym, iż opłata targowa jest dochodem gminy ewidencję bloczków prowadzi kasa Urzędu i wydawane są za potwierdzeniem w książce druków ścisłego zarachowania dla inkasenta zatrudnionego w OSiR; inkasent nie jest w stanie powiedzieć dokładnie jaki będą potrzebne nominały i w jakiej ilości, stąd ma większą ilość bloczków; w każdy poniedziałek przynosi do kasy wszystkie bloczki, z których korzystał w danym okresie rozliczeniowym, tj. przez cały tydzień i na podstawie kopii pozostającej w bloczku kasjerka ustala ile zostało wydanych blankietów o danym nominale w okresie okresu rozliczeniowego, co potwierdza na ostatniej kopii (wpisuje od nr do nr, kwota, data, pieczątka, podpis), w ten sposób ustala kwotę jaką ma przyjąć od inkasenta. Dla lepszej kontroli kasjera dodatkowo prowadzi ewidencję zużytych blankietów opłaty targowej za każdy okres rozliczeniowy, wobec powyższego inkasent jest rozliczany na bieżąco, a nie po zużyciu całego bloczka i nie zachodzi konieczność sporządzania odrębnego rocznego rozliczenia; po zużyciu i rozliczeniu całego bloczka kopie (grzbiety) inkasent zwraca do kasy, co jest odnotowane w książce druków ścisłego zarachowania [tej praktyki nie stwierdzono w trakcie kontroli]; na dzień 29 grudnia 20017 r. OSiR sporządził protokół z niewykorzystanych druków (w załączeniu); Burmistrz Sokółki jest w trakcie przygotowywania zarządzenia określającego procedury poboru i rozliczenia opłaty targowej – str. 75-77 protokołu kontroli.

Badając procedurę opracowywania budżetu i planów finansowych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że analogicznie jak przy poprzedniej kontroli kompleksowej kierownicy jednostek budżetowych nie zostali poinformowani o wysokościach kwot dochodów ujętych w projekcie uchwały budżetowej, co stanowi częściowe niewykonanie obowiązku określonego w art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Po poprzedniej kontroli zalecono zawieranie w pisemnej informacji przekazywanej kierownikom jednostek budżetowych danych o kwotach dochodów przewidzianych do realizacji przez poszczególne jednostki, wynikających z projektu uchwały budżetowej. W odpowiedzi ówczesny Burmistrz S. Małachwiej wskazał: przyjęto do wiadomości i stosowania. Kontrola wykazała, że w projekcie budżetu na 2017 r. nie planowano dochodów szkół i gimnazjów oraz dochodów z tytułu odsetek od środków na rachunkach bankowych tych jednostek. Projekt budżetu uwzględniał natomiast plan dochodów z tytułu opłaty za pobyt dzieci w przedszkolach oraz w żłobku, a także plan dochodów OSiR w Sokółce. Jak ustalono, pomimo nie poinformowania formalnie kierowników przedszkoli, żłobka i OSiR o wysokości planu dochodów, wartości planowanych dochodów zostały uwzględnione przez te jednostki w projektach planów finansowych oraz w ostatecznych planach finansowych. Opisywana nieprawidłowość została wyeliminowana w procedurze planistycznej na 2018 r. Stwierdzono, że kierownicy wymienionych jednostek budżetowych zostali poinformowani przez Panią o wysokości kwot dochodów ujętych w projekcie uchwały budżetowej – str. 86-87 protokołu kontroli.

W wyniku analizy wypełniania obowiązków planistycznych przez instytucje kultury ustalono natomiast, że okazane plany finansowe Biblioteki Publicznej i Sokólskiego Ośrodka Kultury były sporządzane w szczegółowości niezgodnej z art. 31 w zw. z art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych oraz art. 27 ust. 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, tj. przepisów określających zakres danych, jakie winny być wyodrębnione w planie finansowym instytucji kultury jako samorządowej osoby prawnej. Sporządzone na 2017 r. plany finansowe nie zawierały w szczególności informacji w zakresie planowanych należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz informacji o stanie środków pieniężnych na początek i na koniec roku. Z ustaleń kontroli wynika ponadto, że Biblioteka Publiczna przedłożyła sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego jednostki za 2017 r. z uchybieniem terminu określonego art. 265 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Sprawozdanie Biblioteki opatrzone było bowiem datą 28 marca 2018 r. (wpływ do Urzędu w tym samym dniu), podczas gdy ustawowy termin upływał 28 lutego 2018 r. -str. 282 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ustalenia wykazu wydatków, które nie wygasły z końcem 2017 r., przyjętego uchwałą Nr LXVII/395/17 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 28 grudnia 2017 r., ujawniła, że kwotę wydatków uznanych za niewygasające zawyżono łącznie o 17.382.86 zł względem postanowień umów zawartych w 2017 r. na realizację 3 zadań opisanych na str. 39-42 protokołu kontroli (poz. 12, 8 i 25 wykazu). Kwota ta uwzględnia, oprócz wartości umów zawartych na realizację zadań z głównymi wykonawcami, także wydatki związane z umowami na pełnienie nadzoru inwestorskiego w kwocie 2.928,85 zł (poz. 12 wykazu), na wykonanie dokumentacji projektowej w kwocie 5.289 zł (poz. 8 wykazu) i na pełnienie nadzoru inwestorskiego w kwocie 1.924,28 zł (poz. 25 wykazu). W konsekwencji zaniżono wynik budżetu za 2017 r. o podaną sumę. Zgodnie z art. 263 ust. 3 ustawy o finansach publicznych w wykazie wydatków niewygasających mogą być ujęte wydatki związane z realizacją umów w sprawie zamówienia publicznego oraz te, które zostaną zawarte w wyniku zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym dokonano wyboru wykonawcy. Nie mogą zatem dotyczyć one kwot niemających oparcia w zawartych umowach lub rozstrzygniętych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. W udzielonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazano m.in., iż w wydatkach niewygasających 2017 r. w poz. 8, 12 i 25 ujęto kwoty wyższe niż wynikające z zawartych umów odpowiednio o 8.161 zł, 8.716,10 zł i 11.505,86 zł (…) Zwiększenie środków w poz. 12 i poz. 8 wykazu wynikało z prawdopodobieństwa zaistnienia dodatkowych prac ziemnych związanych z dużym nasączeniem gruntu wodą (…). Wysoki poziom wód gruntowych był zgłaszany przez wykonawcę i inspektora nadzoru. (…) Zwiększenie środków w poz. 25 wykazu związane było z prawdopodobieństwem zaistnienia prac nieprzewidzianych w dokumentacji projektowej z uwagi na stan techniczny budynku nieużytkowanego od wielu lat (…) Identyczna nieprawidłowość została stwierdzona również podczas poprzedniej kontroli kompleksowej, w wyniku której zalecono byłemu Burmistrzowi „ustalanie planu wydatków niewygasających w kwotach odpowiadających wartości zawartych umów (lub cen zaoferowanych w rozstrzygniętych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego) na wykonanie zadań objętych wykazem wydatków niewygasających”. W odpowiedzi Burmistrz wskazał: przyjęto do wiadomości i stosowania przy ustalaniu wydatków niewygasających na 2015 r.

Ocena realności i zgodności z posiadaną dokumentacją założeń przyjętych w treści wieloletniej prognozy finansowej (WPF) gminy Sokółka wykazała nieprawidłowość dotyczącą ujęcia po stronie planu dochodów ze sprzedaży majątku założeń niemających uzasadnienia w świetle okazanej dokumentacji stanowiącej podstawę planowania dochodów. W obowiązującej na dzień kontroli wersji WPF pochodzącej z 4 września 2018 r. dochody ze sprzedaży majątku na 2018 r. zaplanowano w wysokości 1.550.000 zł. W objaśnieniach do uchwały wskazano: Wpływy ze sprzedaży majątku założono uwzględniając zainteresowanie ewentualnych nabywców. Analogiczna kwota planowanych dochodów wynikała także z pierwotnej wersji uchwały w sprawie WPF na lata 2018-2028 z dnia 28 grudnia 2017 r. Na uwagę zasługuje, iż dochody wykonane z tego tytułu w 2017 r. wyniosły zaledwie 144.295 zł, zaś za okres 3 lat poprzedzających (2014-2016) odpowiednio: 303.337,58 zł w 2014 r., 216.285 zł w 2015 r. i 235.000 zł w 2016 r.

Z ustaleń kontroli wynika, iż dane do WPF na 2018 r. w zakresie dochodów klasyfikowanych w par. 0770 wprowadzone zostały na podstawie dokumentacji Wydziału Gospodarki Komunalnej i Rolnictwa Urzędu Miejskiego w Sokółce opracowanej na potrzeby projektu budżetu na 2018 r. (dokumentację opatrzył podpisem A. Stefanowicz – Zastępca Burmistrza). Planowane w niej dochody ze sprzedaży nieruchomości wynosiły 1.500.000 zł. Dokumentacja zawierała wykaz 45 pozycji – działek i lokali mieszkalnych – o łącznej wartości 2.359.200 zł. Znajdowała się na niej także adnotacja A. Stefanowicza o następującej treści: Z uwagi na dużą niepewność na rynku nieruchomości proponuję przyjąć do projektu budżetu sprzedaż około połowy nieruchomości z listy przeznaczonych do zbycia, tj. przychód 1,5 mln zł. Wykaz dotyczył zatem ogółu nieruchomości gminnych, które mogą być potencjalnie przedmiotem zbycia, zaś wskazana w adnotacji sugestia przyjęcia do budżetu i WPF na 2018 r. wartości około połowy nieruchomości nie była poparta wskazaniem, które nieruchomości będą podlegały zbyciu w 2018 r. Dodatkowo, jak wynika z ustaleń kontroli, dane zawarte w wykazie podlegały modyfikacji w trakcie 2018 r. Przykładowo, w dniu 30 maja 2018 r. A. Stefanowicz skierował do Przewodniczącego Rady Miejskiej w Sokółce pismo w sprawie akceptacji przez Radę wykazu nieruchomości stanowiących własność gminy przeznaczonych do sprzedaży w 2018 r., który zawierał tym razem 44 pozycje (o jedną mniej w stosunku do wykazu opisanego powyżej – ul. Przemysłowa w Sokółce). W przedmiotowej kwestii okazano ponadto protokół nr 33/18 z posiedzenia Komisji Infrastruktury, Ochrony Środowiska i Porządku Publicznego Rady Miejskiej w Sokółce w dniu 10 lipca 2018 r., z którego wynikało, iż Komisja udała się na teren miasta z wizją lokalną nieruchomości gminnych, w efekcie czego zgłosiła łącznie 18 wniosków w kwestii zbycia dotyczących zarówno nieruchomości zawartych we wskazanym wyżej wykazie  (np. wniosek 1 - ul. Żwirki i Wigury działki Nr 4142, 4142 i 4141 - nie sprzedawać w tym roku, scalić i dokonać nowego podziału oraz zmiany planu pod zabudowę jednorodzinną, wniosek 2 - ul. Skarżyńskiego działki Nr 1694 i 1695 - nie sprzedawać w tym roku dokonać scalenia i zmiany planu pod zabudowę wielorodzinną, wniosek 9 – ul. 3-Maja działka Nr 71/15 – przeznaczyć do sprzedaży), jak i innych nieruchomości (np. wniosek 3 – ująć w wykazie działkę nr 1687/12 przy ul. Skarżyńskiego, wniosek 7 – Plac Kościuszki 8/1 działka Nr 1014/13 – sprawdzić dojazd i stan techniczny i przeznaczyć do sprzedaży, wniosek 11 – ul. 3 Maja działka Nr 71/20 – ująć w wykazie do sprzedaży). Dodania wymaga, że protokół i jego ustalenia dotyczyły jedynie działek położonych w mieście Sokółka, podczas gdy w wykazie poz. od 12 do 40 i 43 dotyczyły nieruchomości poza terenem miasta.

           W czasie przeprowadzania kontroli (październik 2018 r.) nie były wykonane żadne dochody ze zbycia majątku; nie stwierdzono jednocześnie, aby do dnia zostały wydane przez Panią Burmistrz jakiekolwiek zarządzenia w sprawie przeznaczenia nieruchomości do zbycia. Jedynymi podjętymi do tego czasu czynnościami było oszacowanie 7 nieruchomości na łączną kwotę 766.815,10 zł. Uzyskanie w 2018 r. wpływów omawianego tytułu w kwocie 1.553.852 zł (w trakcie kontroli uchwałą Nr LXXXI/462/18 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 16 października 2018 r. w sprawie zmiany WPF na lata 2018-2028 kwotę planowanych dochodów ze sprzedaży majątku zwiększono do kwoty 1.553.852 zł), było mało prawdopodobne i rodziło uzasadnioną wątpliwość co do realistyczności danych w zakresie prognozowanych dochodów ze sprzedaży majątku planowanych do osiągnięcia w 2018 r. Potwierdzają to dane sprawozdania Rb-27S za grudzień 2018 r., z którego wynika realizacja w 2018 r. dochodów w par. 0770 na poziomie 185.359,26 zł. W udzielonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazano m.in.: (…) Z informacji uzyskanych we wrześniu br. od zastępcy Burmistrza p. A. Stefanowicza wynika, iż kwoty są realne. Natomiast na dzień sporządzenia wyjaśnienia uzyskano odpowiedź z Wydziału Gospodarki Komunalnej i Rolnictwa Urzędu Miejskiego w Sokółce informację, że dalsze szacunki nieruchomości położonych w m. Sokółka, których wartość według obecnej wiedzy pracowników Urzędu wynosi ok. 900.000 zł (…) pozwolą na sporządzenie wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w trybie przetargu nieograniczonego. W przypadku otrzymania pisemnej informacji z wydziału merytorycznego o niemożności wykonania planu sprzedaży w wielskości założonej, budżet gminy i WPF będzie dostosowany.

           Należy wskazać, że utrzymywanie planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości na poziomie 1.550.000 zł na koniec III kwartału 2018 r., mimo okoliczności wskazujących na brak możliwości jego zrealizowania, doprowadziło do wypaczenia wartości wskaźnika spłaty zadłużenia gminy, o którym mowa w przepisach art. 243 ustawy o finansach publicznych (przy czym, jak obliczono, nie przekłada się to na jego niezachowanie). Zgodnie z art. 243 ust. 2 ustawy wskaźnik na 2019 r. oblicza się bowiem przy uwzględnieniu planu dochodów ze sprzedaży majątku według stanu na koniec III kwartału 2018 r. Jak ustalono, omawiany plan urealniono – do kwoty 200.000 zł dopiero w końcu 2018 r. – str. 252-254 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała stosowanie nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej wydatków, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), co polegało na tym, że:

a) wydatki za wykonanie dokumentacji projektowej budowy dróg gminnych w 80% potraktowano jako wydatki inwestycyjne w rozdz. 60016 „Drogi publiczne gminne”, zaś w pozostałych 20% jako wydatki bieżące w innym rozdziale (71012 „Zadnia z zakresu geodezji i kartografii”). Stwierdzono, że w dniu 14 grudnia 2017 r. dokonano zapłaty faktur w kwotach 15.867 zł i 13.530 zł na rzecz wykonawcy dokumentacji projektowej, odpowiednio budowy drogi ul. Władysława Reymonta, Żwirki i Wigury, Skarżyńskiego, Dywizjonu 303 i budowy drogi we wsi w Wierzchłowce, stanowiących końcowe rozliczenie realizacji zadań (po 20% wartości umów). Oba wydatki sklasyfikowano w rozdz. 71012, par. 4300 „Zakup usług pozostałych” jako wydatki bieżące. Wcześniej wydatki na realizację obu zadań na podstawie tych samych umów (odpowiednio na kwotę 63.468 zł i 54.120 zł), poniesione w ramach wydatków niewygasających 2016 r., sklasyfikowano prawidłowo jako wydatki majątkowe i ujęto na kontach 080-83 i 080-22. Dodania wymaga, iż w wykazie wydatków niewygasających na koniec 2016 r. suma wydatków przewidzianych na pierwsze z zadań wynosiła 79.335 zł, zaś na drugie 67.650 zł, co oznacza, że w obu przypadkach obejmowała ona błędnie całą umowną wartość zadań. Limit wydatków niewygasających obowiązujący na opisywane zadania nie został w całości wykorzystany do końca czerwca 2017 r.; kwoty odpowiednio 15.867 zł i 13.530 zł zwrócono w lipcu 2017 r. na dochody budżetu – zawyżono wydatki budżetu 2016 r. i dochody budżetu 2017 r. o te kwoty. Według wyjaśnienia zgodnie z zawartymi umowami z dnia 28 grudnia 2016 r. (…) - 20% wynagrodzenia zostanie wypłacona po uzyskaniu decyzji zezwalającej na realizację inwestycji drogowej. (…) Inwestycje te nie były ujęte w planie zadań inwestycyjnych na 2017 r., termin zapłaty faktur zgodnie z umową upływał 15 grudnia 2017 r., stąd tez poniesione wydatki zakwalifikowano w wydatki bieżące 2017 r. (…). Z zasad funkcjonowania konta 080 wynika, że do kosztów inwestycji należy zaliczyć poniesione koszty dotyczące środków trwałych w budowie w ramach prowadzonych inwestycji. Artykuł 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości stanowi zaś, że środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem. Brak konsekwencji w ujmowaniu wydatków w klasyfikacji budżetowej przełożył się w tym przypadku na zaniżenie wartości kosztów środków trwałych w budowie wynikających z konta 080-22 i 080-83 – str. 25-26 protokołu kontroli,

b) wydatek w kwocie 8.000 zł za wiatę przystankową we wsi Słojniki (poniesiony w ramach funduszu sołeckiego) ujęto w par. 4300, zamiast w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” jako wydatek majątkowy. Mimo zastosowania przez jednostkę niewłaściwej klasyfikacji wartość zakupionego składnika jako nowego środka trwałego ujęto na koncie 011 „Środki trwałe” – str. 261 protokołu kontroli,

c) wydatek w kwocie 9.704,82 zł za częściowe wykonanie linii oświetleniowej w wsi Nowa Rozedranka poniesiony w grudniu 2016 r. ujęto jako wydatek bieżący, zaś wydatek w kwocie 19.630,68 zł poniesiony w sierpniu 2017 r. na podstawie tej samej umowy – jako wydatek inwestycyjny. Sumę obu wydatków (29.335,50 zł) zaksięgowano jako wartość środka trwałego na koncie 011, co potwierdza bezpodstawne ujęcie części nakładów do wydatków bieżących, przy czym w części sfinansowanej wydatkami bieżącymi wartość środka trwałego ujęto zapisem Wn 011 – Ma 800 – str. 261 protokołu kontroli,

d) wydatki w kwocie 214.170,55 zł na wykonanie remontu bieżącego nawierzchni żwirowych i gruntowych dróg na terenie gminy (zrealizowane w ramach środków funduszu sołeckiego 28 wsi) ujęto w par. 4300, zamiast w par. 4270 „Zakup usług remontowych” – str. protokołu 240-241 kontroli,

e) wydatki w kwocie 5.000 zł na wykonanie chodnika wraz ze schodami i wykonanie grilla (w ramach funduszu sołeckiego wsi Stara Kamionka) ujęto w par. 4300, zamiast w par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” – str. 220 protokołu kontroli,

f) wydatki w łącznej kwocie 654 zł na zakup podręczników oraz pomocy dydaktycznych do SP w Starej Kamionce oraz w kwocie 346 zł na wykonanie tablicy edukacyjno-dekoracyjnej do SP w Starej Kamionce (zrealizowane częściowo w ramach środków funduszu sołeckiego wsi Bilwinki i Stara Kamionka) ujęto w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, zamiast w par. 4240 „Zakup środków dydaktycznych i książek” – str. 222 protokołu kontroli,

g) wydatki w kwocie 2.438,03 zł na zakup siatki ogrodzeniowej (w ramach środków funduszu sołeckiego wsi Kraśniany) ujęto w par. 4270, zamiast w par. 4210 – str.213 protokołu kontroli.

Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących i majątkowych budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych).

W zakresie dochodów budżetowych stwierdzono zaś niewłaściwe ujęcie wpływów z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste (282.100,62 zł) do par. 0470 „Wpływy z opłat za trwały zarząd, użytkowanie i służebności”, zamiast do par. 0550 „Wpływy z opłat z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości” – str. 90 protokołu kontroli.

Kontrola ustalania opłat za użytkowanie wieczyste (str. 90-95 protokołu kontroli), w świetle przepisów art. 77 ust. 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204, ze zm.), wykazała przypadki błędnego ustalenia wysokości opłaty po aktualizacji dokonanej w listopadzie i grudniu 2011 r. z mocą obowiązującą od 2012 r. Zgodnie z przywołanym przepisem, w przypadku gdy zaktualizowana wysokość opłaty rocznej przewyższa co najmniej dwukrotnie wysokość dotychczasowej opłaty rocznej, użytkownik wieczysty wnosi opłatę roczną w wysokości odpowiadającej dwukrotności dotychczasowej opłaty rocznej. Pozostałą kwotę ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty (nadwyżka) rozkłada się na dwie równe części, które powiększają opłatę roczną w następnych dwóch latach. Opłata w trzecim roku od aktualizacji jest równa kwocie wynikającej z aktualizacji. W omawianych przypadkach zaktualizowana wysokość opłaty rocznej została pobrana w pełnej wysokości po raz pierwszy w 2015 r., podczas gdy trzecim rokiem od aktualizacji był rok 2014. Kontrolującemu okazano orzeczenie SKO w Białymstoku (nr 41.162/C-12/XXI/2012) z dnia 19 marca 2012 r. oddalające wniosek użytkownika wieczystego o ustalenie, że aktualizacja opłaty rocznej jest nieuzasadniona, w którego uzasadnieniu Kolegium wskazało na prawidłowość ustalenia przez Burmistrza Sokółki wysokości zaktualizowanej opłaty rocznej.

Regionalna Izba Obrachunkowa pragnie wskazać, że w kwestii sposobu ustalania wysokości opłaty w poszczególnych latach po aktualizacji stanowisko zajął kilkukrotnie Sąd Najwyższy (uchwała z dnia 28 lutego 2013 r., sygn. akt III CZP 110/12; wyrok z dnia 21 maja 2014 r., sygn. akt II CSK 451/13; wyrok z dnia 5 grudnia 2013 r., sygn. akt V CSK 5/13): w przypadku, gdy zaktualizowana wysokość opłaty osiągnie próg wyznaczony w przytoczonym przepisie, użytkownik wieczysty w drugim roku od aktualizacji wnosi opłatę w wysokości stanowiącej sumę dwukrotności dotychczasowej opłaty i połowy nadwyżki ponad dwukrotność tej opłaty, a w trzecim roku od aktualizacji wnosi opłatę w wysokości stanowiącej sumę opłaty ustalonej w drugim roku i połowy nadwyżki ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty. Uzasadniając to stanowisko, Sąd Najwyższy podkreślił, że przy zastosowaniu wskazanej metody w trzecim roku od aktualizacji opłata osiąga wysokość wynikającą z aktualizacji, co oznacza, że zdanie trzecie art. 77 ust. 2a u.g.n. jest w istocie pozbawione znaczenia normatywnego, potwierdza bowiem tylko to, co wynika ze zdania drugiego. Mając na uwadze czas podjęcia okazanego kontrolującym orzeczenia SKO (przed interpretacją art. 77 ust. 2a ustawy przez Sąd Najwyższy), metoda aktualizacji zastosowana przez gminę Sokółka w zbadanych przypadkach nie może stanowić w przyszłości podstawy zmiany wysokości opłat w świetle orzecznictwa SN.

Badanie zagadnienia opłat adiacenckich wykazało, że opłata w wysokości 7.057,80 zł, z tytułu podziału nieruchomości nr 144/11 o pow. 0,7039 ha, położonej w obrębie miasta Sokółka-Słojniki, ustalona decyzją z dnia 24 listopada 2015 r., została rozłożona na 10 rat rocznych, na podstawie art. 147 ustawy o gospodarce nieruchomościami, płatnych w sposób określony decyzją. W treści decyzji określono m.in., że wierzytelność gminy Sokółka z tego tytułu podlega zabezpieczeniu przez ustanowienie hipoteki. Nie stwierdzono, aby jednostka ustanowiła hipotekę na nieruchomości celem zabezpieczenia wierzytelności (brak wpisu w księdze wieczystej) – str. 117 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, ze zm.), jest Pani Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, której wynik doprowadził do następujących ustaleń.

Analiza uregulowań wewnętrznych jednostki dotyczących dochodów z podatków i opłat lokalnych wykazała różnorodne rodzajowo nieprawidłowości, w tym m.in.:

a) nieprawidłowe uregulowanie zasad postępowania w przypadku pojawienia się na koncie rozrachunkowym nadpłaty – pkt 7 załącznika nr 7 do zarządzenia Nr 458/2017 Pani Burmistrz z dnia 29 grudnia 2017 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, stanowi, że „nadpłaty, których wysokość nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlegają z urzędu zaliczeniu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku – na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, chyba że podatnik wystąpi o ich zwrot.” Tak sformułowany zapis jest sprzeczny z art. 76 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych może nastąpić wyłącznie na wniosek podatnika – brak przy tym wskazania minimalnego pułapu kwotowego, stanowiącego odstępstwo od tej zasady – str. 142 protokołu kontroli;

b) brak w zakładowym planie kont Urzędu kont pozabilansowych 990 „Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika” oraz 991 „Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników”, nakazanych treścią § 12 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) – str. 149 protokołu kontroli.

Kolejnym obszarem, w obrębie którego stwierdzono nieprawidłowości, była realizacja  dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Kontrola powszechności i terminowości składania deklaracji z tytułu przedmiotowej opłaty w zakresie zmiany danych będących podstawą ustalenia wysokości należnej opłaty wykazała pojedynczy przypadek złożenia korekty (w związku ze zmniejszeniem liczby osób na danej nieruchomości) po ustawowo wskazanym terminie. Dokonano odpisu na koncie podatnika zgodnie z jego wskazaniem, obejmującego zmianę od 1 kwietnia, podczas gdy deklaracja została złożona w maju. Zgodnie z art. 6m ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2018 r. poz. 1454, ze zm.), w przypadku zmiany danych będących podstawą ustalenia wysokości należnej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi lub określonej w deklaracji ilości odpadów komunalnych powstających na danej nieruchomości właściciel zobowiązany jest złożyć nową deklarację w terminie 14 dni od dnia nastąpienia zmiany. Opłatę w zmienionej wysokości uiszcza się za miesiąc, w którym nastąpiła zmiana. W związku ze znaczącym opóźnieniem w złożeniu korekty, odbiór odpadów do maja był zorganizowany w stosunku do większej liczby osób na danej nieruchomości. Dopiero na mocy korekty złożonej w dniu 9 maja właściciel nieruchomości uprawniony jest do uiszczania opłaty w niższej wysokości, poczynając od miesiąca, w którym złożył korektę. W efekcie zaniżono kwotę opłaty o 8 zł – str. 163-164 protokołu kontroli.

Z kolei sprawdzenie terminowości działań windykacyjnych w zaległościach z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wykazało opieszałość w podejmowaniu czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Z obszernego wyjaśnienia pracowników odpowiedzialnych za przedmiotowe zagadnienie wynika, że nieprawidłowość powstała z powodu zakupu przez jednostkę wadliwego systemu, czego skutki oddziaływały przez znaczący okres. Na dzień kontroli przyczyna nadmiernej zwłoki w wystawieniu tytułów wykonawczych została usunięta – str. 166 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych wykazało nieprawidłowość polegającą na zwolnieniu z opodatkowania, na podstawie art. 7 ust. 4a ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445, ze zm.), pomieszczenia będącego w posiadaniu podmiotu wskazanego w opisie na str. 127 protokołu kontroli, w którym prowadzone jest biuro służące realizacji zadań jednostki. Należy zauważyć, iż zgodnie ze wskazanym przepisem, zwalnia się od podatku od nieruchomości budynki gospodarcze lub ich części służące działalności leśnej lub rybackiej. Zgodnie z § 3 pkt 8 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. Nr 75, poz. 690 ze zm.) „budynek gospodarczy” to budynek przeznaczony do niezawodowego wykonywania prac warsztatowych oraz do przechowywania materiałów, narzędzi, sprzętu i płodów rolnych służących mieszkańcom budynku mieszkalnego, budynku zamieszkania zbiorowego, budynku rekreacji indywidualnej, a także ich otoczenia, a w zabudowie zagrodowej przeznaczony również do przechowywania środków produkcji rolnej i sprzętu oraz płodów rolnych. Zatem nieruchomość budynkowa niebędąca budynkiem gospodarczym nie korzysta ze zwolnienia na mocy obowiązujących przepisów. Stanowisko takie potwierdza, m.in. Wyrok NSA z dnia 7 października 2016 r. (sygn. akt II FSK 2897/14): „(…) Na akceptację zasługują także uwagi dotyczące sposobu wykorzystania budynku biurowego. Według Skarżącej sporny budynek służy przede wszystkim prowadzeniu działalności w zakresie leśnictwa polegającej na sprzedaży drewna, sporządzaniu planów pozyskiwania drewna, planowaniu zabiegów pielęgnacyjnych i innych prac gospodarczych, a do administracyjnej obsługi działalności biura i sekretariatu wykorzystywana jest niewielka część powierzchni budynku. W ocenie Sądu odwoławczego wskazane czynności są czynnościami typowo „biurowymi”. Czym innym jest bowiem techniczne „urządzanie lasu” czy „wykonywanie zabiegów pielęgnacyjnych”, co do których korzysta się z pomocniczych budynków gospodarczych, w których znajdują się urządzenia i maszyny służące działalności leśnej, a czym innym sporządzanie planów, kalkulacji odnośnie do tych czynności oraz dokonywanie transakcji sprzedaży drewna (zawieranie umów, sporządzanie dokumentacji). Zważywszy powyższe budynek biurowy nadleśnictwa nie korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 4 lit. a u.p.o.l.”.

Wynikające z ustaleń kontroli zaniżenie dochodów z tego tytułu w 2017 r. wynosiło 90,60 zł, natomiast w latach 2012-2016 (przy uwzględnieniu zmieniających się stawek) 448,20 zł – łącznie 538,80 zł. Natomiast potencjalna kwota podatku za lata 2012-2013, która uległa przedawnieniu wynosiła 181 zł.

Kontrola powyższego zagadnienia wykazała również brak kompletnych czynności sprawdzających w obszarze ustalenia stanu faktycznego, w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami, do czego zobowiązuje art. 272 § 3 Ordynacji podatkowej. Brak odpowiednich danych w zakresie powierzchni użytkowej budynków związanych z prowadzeniem działalności oraz budowli uniemożliwia przeprowadzenie czynności sprawdzających, które są ustawowym obowiązkiem organu podatkowego. Zadaniem organu jest nie tylko kontrola czy wysokość wpłacanego podatku jest zgodna z wysokością deklarowaną, ale także czy zadeklarowany podatek jest pochodną prawidłowych danych, których ewentualna nierzetelność może mieć wpływ na nieuzasadnione zaniżenie bądź zawyżenie podatku – str. 128 protokołu kontroli.

Niekompletne przeprowadzanie czynności sprawdzających stwierdzono również w zakresie pozyskiwania dochodów z tytułu podatku od nieruchomości oraz  rolnego od osób fizycznych, czego przejawem był brak reakcji organu podatkowego na naruszenie przez podatników obowiązku składania informacji na przedmiotowe podatki. Dwóch z nich złożyło informacje wskutek wezwania organu podatkowego dokonanego dopiero w trakcie kontroli. Zaniechanie podjęcia wcześniejszych działań nie miało w tych przypadkach wpływu na wymiar podatku, który został ustalony na podstawie informacji o zmianach geodezyjnych uzyskanych ze Starostwa Powiatowego. Ponadto, należy zauważyć, że niezłożenie informacji podatkowej stanowi naruszenie art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowi, że osoby fizyczne zobowiązane są złożyć właściwemu organowi podatkowemu informacje o nieruchomościach i obiektach budowalnych sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości lub zaistnienia zdarzenia, o którym mowa w ust. 3. Organ podatkowy, w celu zdyscyplinowania podatników regularnie niewywiązujących się z obowiązków nałożonych przepisami prawa, uprawniony jest do wystąpienia do urzędu skarbowego o wymierzenia podatnikom grzywny w postaci mandatu – art. 54 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958) – str. 133 i 138 protokołu kontroli.

W kontekście dokonanych ustaleń należy zaznaczyć, iż również złożone deklaracje podatkowe wymagają przeprowadzenia czynności sprawdzających (art. 272 § 2 Ordynacji podatkowej), polegających na stwierdzeniu formalnej poprawności tego dokumentu. Kontrola pozyskiwania dochodów z podatku od środków transportowych wykazała uchybienia w postaci nie wykazania w deklaracji danych, które są niezbędne do wyliczenia kwoty należności. Porównanie złożonych deklaracji ze złożonymi w poprzednich latach pozwoliło stwierdzić brak skutków finansowych w tym zakresie – str. 144 i 146 protokołu kontroli.

Następnym obszarem, w obrębie którego stwierdzono nieprawidłowości, było błędne określenie podmiotu, na którym spoczywa obowiązek podatkowy, jego zakresu lub momentu powstania w następujących obszarach:

a) podatek rolny od osób fizycznych – pojedynczy przypadek opodatkowania użytków rolnych będących współwłasnością dwóch podatników proporcjonalnie do posiadanych przez nich udziałów – stanowi to naruszenie art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892, ze zm.), zgodnie z którym jeżeli grunty rolne stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na współwłaścicielach, z wyjątkiem przewidzianym w ust. 6. W trakcie kontroli skorygowano nieprawidłowość wydając decyzję zmieniającą – str. 139 protokołu kontroli;

b) podatek od środków transportowych od osób prawnych – bezpodstawny zwrot podatku właścicielowi pojazdów w wysokości 1.929 zł i przypisanie go na koncie posiadacza (w tym przypadku przewłaszczającego), na którym zgodnie z obowiązującym stanem prawnym nie spoczywa obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych ciąży m.in. na podmiocie będącym właścicielem pojazdu. W wyniku zawartej umowy przewłaszczenia rzeczy oznaczonych co do tożsamości, co do zasady następuje przeniesienie własności rzeczy, a tym samym obowiązku podatkowego – str. 144-145 protokołu kontroli;

c podatek od nieruchomości od osób prawnych – brak przeniesienia obowiązku podatkowego z właściciela na posiadacza, w kontekście brzmienia art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Sprawdzenie prawidłowości sporządzenia gminnej deklaracji ujawniło brak wykazania nieruchomości będących w użytkowaniu wieczystym Gminy (nieruchomości stanowiące własność Skarbu Państwa). Należy wskazać, iż użytkowanie wieczyste jest ograniczonym prawem rzeczowym do nieruchomości i nie przenosi własności na jej posiadacza. Przedmiotowe grunty zostały obciążone służebnością przesyłu, jednakże nie oznacza to przejścia obowiązku podatkowego na przedsiębiorcę (Wyrok WSA z dnia 7 marca 2018 r. o sygn. akt II FSK 679/16). Gmina, jako użytkownik wieczysty nieruchomości, zobowiązana była do wykazania 9.831 m2 powierzchni gruntów i obciążenia siebie podatkiem od nieruchomości w kwocie 3.441 zł. Badanie deklaracji gminnej wykazało również, że gmina przekazała w drodze umów użyczenia z OSP nieruchomości gruntowe oraz budynkowe. Wskazane podmioty nie złożyły deklaracji oraz nie wpłaciły należnego podatku, w związku z przejściem obowiązku podatkowego na gruncie art. 3 ust. 1 pkt 4a ustawy, przy jednoczesnym braku uchwały o charakterze zwalniającym. Potencjalna kwota zaniżonego podatku od nieruchomości budynkowej za 2017 r. wyniosła 10.158 zł. W przypadku powierzchni gruntów obliczenie potencjalnych skutków z uwagi brak danych było niemożliwe. Wprowadzenie zwolnień przedmiotowych, innych niż wymienione w treści art. 7 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, może nastąpić wyłącznie w drodze uchwały, o czym stanowi art. 7 ust. 3 ustawy. Wówczas zadeklarowana przez posiadaczy powierzchnia nieruchomości korzystająca ze zwolnienia stanowiłaby podstawę do wykazania w deklaracji gminnej powierzchni nieruchomości zwolnionej na mocy uchwały gminy oraz w konsekwencji wykazanie skutków w sprawozdaniu Rb-PDP. Ponadto, w obowiązującym stanie prawnym brak jest możliwości przeniesienia obowiązku podatkowego na mocy umowy stron lub zarządzenia. Zatem wskazane podmioty zobowiązane są do złożenia stosownej deklaracji i uiszczenia należności na rachunek Urzędu Gminy – str. 131-133 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości wymiaru podatków lokalnych pozwoliło stwierdzić następujące uchybienia:

a) podatek od nieruchomości – zastosowanie stawki właściwej dla nieruchomości związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, polegającej na wydobywaniu kopalin, obrocie paliwami stałymi, płynnymi i gazem, wobec podmiotu niezajmującego się danym typem działalności gospodarczej. Kwota potencjalnie zawyżonego podatku  w 2017 r. wyniosła 21 zł – str. 129 protokołu kontroli;

b) podatek rolny od osób prawnych – pojedynczy przypadek nieobjęcia opodatkowaniem użytków rolnych sklasyfikowanych jako W, wskutek czego zaniżono kwotę podatku rolnego za 2017 r. o 12 zł – str. 137 protokołu kontroli;

c) podatek rolny od osób fizycznych – wprowadzenie do ewidencji wymiarowej nieprawidłowej powierzchni gruntów lub błędnej klasyfikacji w grupie obejmującej 5 podatników. Wskutek nieprawidłowości zawyżono kwotę wymiaru podatku o 4 zł oraz zaniżono o 44 zł – str. 138-139 protokołu kontroli.

Kontrola terminowości składania deklaracji podatkowych wykazała pojedyncze przypadki naruszenia, przez podatników będącymi osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, ustawowego obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek rolny, leśny oraz od środków transportowych. Deklaracje zostały złożone z nieznacznym opóźnieniem. Natomiast w przypadku osób fizycznych nieprawidłowość ta wystąpiła w przypadku podatku od środków transportowych i dotyczyła 7 podatników, a zwłoka w złożeniu deklaracji bądź jej korekty objęła dłuższy okres czasu. Organ podatkowy każdorazowo wzywał podatników do złożenia deklaracji (korekty), jednakże należy zauważyć, iż przypadki uporczywego, systematycznego lekceważenia obowiązku terminowego składania deklaracji wypełniają przesłanki art. 56 § 4 k.k.s. – podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu deklaracji podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe – str. 136, 142, 144 i 146 protokołu kontroli.

Natomiast badanie terminowości dokonywania wpłat przez osoby fizyczne wykazało zwłokę w zapłacie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi (dotyczy 3 właścicieli nieruchomości), podatku od środków transportowych (dotyczy 11 podatników) i łącznego zobowiązania pieniężnego (dotyczy 9 podatników). Wskazane uchybienia także podlegają przepisom kodeksu karnego skarbowego, które do wykroczeń skarbowych zaliczają uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie – str. 147, 150 i  164 protokołu kontroli. Wobec powyższego, w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku złożenia deklaracji lub zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy ma możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego o wymierzenie podatnikom grzywny w postaci mandatu.

Kolejnym obszarem objętym kontrolą była prawidłowość stosowania w podatku rolnym zwolnień i ulg z tytułu nabycia gruntów. Ustalono nieprawidłowość polegającą na błędnym określeniu kwoty zwolnienia oraz ulgi w stosunku do dwóch podatników. W jednym przypadku  kwota ulgi została zawyżona o 7 zł, natomiast w drugim zaniżona o 24 zł. Podczas kontroli skorygowano wydane decyzje – str. 140 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości przyznawania ulg w spłacie zobowiązań podatkowych wykazało podstawy do sformułowania zastrzeżeń co do kompletności zebranego materiału dowodowego służącego ocenie zasadności wniosku. Z przedstawionych faktów i dowodów wynikało, że nie zaistniały przesłanki wymienione w art. 67a Ordynacji podatkowej, tj. ważny interes podatnika lub interes publiczny, umożliwiające uzyskanie przez organ podatkowy uprawnień do podjęcia rozważań w przedmiocie udzielenia ulgi. Zgodnie z wyrokiem WSA w Gliwicach z dnia 2 września 2015 r. (sygn. akt I SA/Gl 312/15) „Pojęcia "ważny interes podatnika" oraz "interes publiczny" to klauzule generalne i w związku z tym, organ podatkowy dysponuje pewnym marginesem swobody zarówno w odniesieniu do wykładni tych pojęć, jak i oceny sytuacji faktycznej sprawy, to jednak tej swobody nie można utożsamiać z uznaniem administracyjnym. Weryfikacja istnienia przesłanek udzielenia ulgi, o której mowa w art. 67a § 1 pkt 3 O.p. poddana jest bowiem rygorom postępowania podatkowego. Posłużenie się przez ustawodawcę pojęciami niedookreślonymi wymaga od organu wszechstronnego wyjaśnienia okoliczności faktycznych po to, aby na tej podstawie stwierdzić, czy dana sytuacja faktyczna mieści się w zakresie przesłanki "ważny interes podatnika", względnie przesłanki "interes publiczny", czy też nie”.

Przez ważny interes podatnika należy rozumieć nadzwyczajne względy (przypadki losowe), które mogłyby zachwiać podstawami egzystencji podatnika oraz bliskich mu osób, uniemożliwiające uregulowanie zaległości podatkowych. Będzie to również utrata możliwości zarobkowania lub utrata losowa majątku (wyrok NSA z dnia 17 maja 2016 r.; sygn. akt II FSK 963/14), a także sytuacja zdrowotna podatnika kwalifikująca jego rodzinę do świadczeń z pomocy społecznej, mimo iż nie są to sytuacje nagłe i nieprzewidywalne (wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 19 kwietnia 2017 r.; sygn. akt I Sa/Wr 1048/16). Art. 121 Ordynacji podatkowej nakazuje prowadzenie postępowania podatkowego w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych. Ponadto art. 84 Konstytucji RP stanowi, że każdy jest zobowiązany do ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych, w tym podatków określonych w ustawie. Przyznanie ulgi w zapłacie podatku jest odstępstwem od zasady powszechności opodatkowania, więc powinno być poprzedzone dokładnym wyjaśnieniem stanu faktycznego i przyznane w wyjątkowych sytuacjach (art. 122 Ordynacji) – str. 156-157 protokołu kontroli.

W zakresie uregulowań zawartych w treści regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego w Sokółce – opisanych na str. 168-169 protokołu kontroli – ustalono, że dane „Tabeli stanowisk, zaszeregowań i stawek dodatku funkcyjnego, wymagań kwalifikacyjnych pracowników, w tym pracowników zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach urzędniczych, stanowiskach urzędniczych, stanowiskach pomocniczych i obsługi oraz doradców i asystentów” (stanowiącej załącznik nr 3 do regulaminu) wykazują liczne rozbieżności zarówno w stosunku do postanowień rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786, ze zm.), jak i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936, ze zm.), obowiązującego od dnia 19 maja 2018 r., tj.:

a) w tabeli I. „Kierownicze stanowiska urzędnicze” w zakresie wymagań kwalifikacyjnych kierownika wydziału wskazano kategoria zaszeregowania – XIII-XVIII, minimalne wymagania kwalifikacyjne: wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – wyższe, staż pracy (w latach) – 4, natomiast zgodnie z tabelą IV F. wiersz 1, stanowiącą załącznik nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r., minimalna kategoria zaszeregowania to XV, zaś minimalny staż pracy 5 lat. Analogiczne wymagania co do kategorii zaszeregowania oraz stażu pracy na tym stanowisku zawiera tabela II D. (wiersz 2 części „Stanowiska kierownicze urzędnicze”) zamieszczona w załączniku nr 3 do obecnie obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r.,

b) w tabeli III. „Stanowiska pomocnicze i obsługi”:

- w zakresie wymagań kwalifikacyjnych sekretarki wskazano kategoria zaszeregowania – IX-X, minimalne wymagania kwalifikacyjne: wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – wyższe, staż pracy (w latach) – 1, natomiast zgodnie z tabelą IV F. (wiersz 6 części „Stanowiska pomocnicze i obsługi”) załącznika nr 3 do rozporządzenia  z dnia 18 marca 2009 r., minimalny staż pracy (w latach) na tym stanowisku nie jest wymagany przy średnim wykształceniu, co analogicznie uregulowano w tabeli II D. (wiersz 7 części „Stanowiska pomocnicze i obsługi”) załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 15 maja 2018 r.;

- w zakresie wymagań kwalifikacyjnych zaopatrzeniowca wskazano kategoria zaszeregowania – VIII-IX, minimalne wymagania kwalifikacyjne: wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – wyższe, staż pracy (w latach) – 2, natomiast zgodnie z tabelą IV F. (wiersz 5 części „Stanowiska pomocnicze i obsługi”) załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 18 marca 2009 r., na tym stanowisku wymagane jest minimum średnie wykształcenie; analogicznie ujęto w tabeli II D. (wiersz 10 części „Stanowiska pomocnicze i obsługi”) załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 15 maja 2018 r.;

- w zakresie wymagań kwalifikacyjnych kancelisty wskazano kategoria zaszeregowania – VII-VIII, minimalne wymagania kwalifikacyjne: wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – średnie, staż pracy (w latach) – -, natomiast zgodnie z tabelą IV F. (wiersz 7 części „Stanowiska pomocnicze i obsługi”) załącznika nr 3 do rozporządzenia  z dnia 18 marca 2009 r., minimalny staż pracy (w latach) na tym stanowisku wynosi 3 lata przy średnim wykształceniu. Aktualnie obowiązujące przepisy rozporządzenia z dnia 15 maja 2018 r. przewidują na stanowisku kancelisty minimalny staż pracy w wymiarze 2 lat (tabela II D., wiersz 15 części „Stanowiska pomocnicze i obsługi”);

- w zakresie wymagań kwalifikacyjnych dozorcy wskazano kategoria zaszeregowania – IV-VI, minimalne wymagania kwalifikacyjne: wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – średnie, staż pracy (w latach) – -, natomiast zgodnie z tabelą IV F. (wiersz 18 części „Stanowiska pomocnicze i obsługi”) załącznika nr 3 do rozporządzenia  z dnia 18 marca 2009 r., na tym stanowisku wymagane jest wykształcenie podstawowe; analogicznie ujęto w tabeli II D. (wiersz 20 części „Stanowiska pomocnicze i obsługi”) załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 15 maja 2018 r.;

- w zakresie wymagań kwalifikacyjnych gońca wskazano kategoria zaszeregowania – II-V, minimalne wymagania kwalifikacyjne: wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – średnie, staż pracy (w latach) – -, natomiast zgodnie z tabelą IV F. (wiersz 20 części „Stanowiska pomocnicze i obsługi”) załącznika nr 3 do rozporządzenia  z dnia 18 marca 2009 r., na tym stanowisku wymagane jest wykształcenie podstawowe; analogicznie ujęto w tabeli II D. (wiersz 23 części „Stanowiska pomocnicze i obsługi”) załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 15 maja 2018 r.;

- w zakresie wymagań kwalifikacyjnych operatora urządzeń powielających wskazano kategoria zaszeregowania – VI-VII, minimalne wymagania kwalifikacyjne: wykształcenie oraz umiejętności zawodowe – średnie, staż pracy (w latach) – -, natomiast zgodnie z tabelą IV F. (wiersz 16 części „Stanowiska pomocnicze i obsługi”) załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 18 marca 2009 r., na tym stanowisku wymagane jest wykształcenie podstawowe; analogicznie ujęto w tabeli II D. (wiersz 18 części „Stanowiska pomocnicze i obsługi”) załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 15 maja 2018 r.

           Kontrola wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego Citroen C5 wykazała liczne nieprawidłowości opisane na str. 188-191 protokołu kontroli, polegające m.in. na:

a) braku związku między tankowaniami wpisanymi na kartach pojazdu a danymi z faktur zakupu, co szczegółowo obrazuje tabela zamieszczona na str. 189-190 protokołu kontroli. Przykładowo, tankowanie z dnia 31 stycznia 2017 r. w ilości 56,37 l i z dnia 25 sierpnia 2017 r. w ilości 59,60 l nie zostały w ogóle odnotowane w karcie pojazdu; tankowanie z dnia 13 marca 2017 r. w ilości 31,76 l, wpisano w karcie drogowej jako 30 l,

b) rozbieżnościach między datami poszczególnych tankowań a danymi w kartach pojazdu, co może świadczyć o niebieżącym wypełnianiu kart pojazdu i braku należytej kontroli,

c) wielokrotnym korzystaniu, m.in. przez Panią Burmistrz, z samochodu służbowego na wyjazdy odbywane poza miejscowość, w której znajduje się miejsce pracy, bez wystawionego polecenia  wyjazdu służbowego (delegacji). Odbywanie podróży przy braku dokumentu polecenia wyjazdu służbowego stanowi naruszenie § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), zgodnie z którymi termin, miejsce rozpoczęcia i zakończenia oraz środek transportu do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Brak poleceń wyjazdu służbowego stanowi również naruszenie przepisów wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie Miejskim. Ponadto w kartach drogowych nie określano godzin wyjazdu i powrotu oraz celów wyjazdu (druk karty nie zawierał stosowanych rubryk w tym zakresie). Wynikający z przyjętego sposobu wypełniania kart drogowych brak jawności i przejrzystości w zakresie korzystania z samochodu służbowego – w połączeniu z brakiem poleceń wyjazdu służbowego – uniemożliwia zweryfikowanie celowości wyjazdów w zakresie ich związku z wykonywaniem czynności służbowych, a tym samym celowości wydatku poniesionego na zakup paliwa.

           W zakresie wydatków poniesionych tytułem zwrotu kosztów zagranicznych podroży służbowych odbywanych w okresie objętym kontrolą przez Panią Burmistrz (szczegółowo opisanych na str. 179-187 protokołu kontroli), stwierdzono nieprawidłowości polegające na:

a) niewskazywaniu na drukach delegacji miejscowości docelowej (delegacje nr 67, 134 i 226) oraz środka lokomocji (delegacja nr 134), wbrew postanowieniom § 2 i § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej,

b) niewskazaniu w rachunku kosztów podróży (delegacja nr 65) godziny i miejscowości, w której przekroczono granicę państwa, co stanowi istotne utrudnienie w określeniu łącznego czasu trwania podróży zagranicznej; zgodnie z § 12 pkt 1 rozporządzenia czas podróży zagranicznej liczy się, w przypadku odbywania jej środkami komunikacji lądowej, od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

c) niewypłaceniu 25% diety (tj. 10,5 euro) za podróż służbową na Białoruś w dniach 22-23 września 2017 r. (delegacja nr 226 z dnia 22 września 2017 r.), wbrew § 14 ust. 1 przywołanego wyżej rozporządzenia;

d) niewypłacaniu zaliczki, o której mowa w § 20 ust. 1 przywołanego wyżej rozporządzenia. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu, pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Oznacza to, że pracodawca jest zobligowany do jej wypłaty niezależnie od tego czy pracownik wystąpi z wnioskiem o jej wypłatę czy też nie. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Przepisy nie wskazują, w jakiej wysokości zaliczka powinna zostać wypłacona. Kwota ta powinna być jednak wystarczająca na „niezbędne koszty podróży”;

e) rozliczaniu kosztów podróży w walucie obcej według różnych kursów, np. z dnia poprzedzającego przedłożenie kosztów podróży do rozliczenia – delegacja nr 65 i 67; z dnia przedłożenia delegacji do rozliczenia – delegacja nr 211; przy braku wskazania daty zastosowanego kursu – delegacja nr 134, czy też z zastosowaniem kursu obowiązującego na miesiąc po przedłożeniu kosztów podróży służbowej do rozliczenia – delegacja nr 226. Postępowanie takie nie ma uzasadnienia w świetle § 20 ust. 3 rozporządzenia, zgodnie z którym rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki (w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej) według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Zastosowanie tego przepisu nie było możliwe, gdyż nie były wypłacane zaliczki;

f) pomijaniu w poleceniu wyjazdu zagranicznego miejscowości na terenie kraju, od której rozpoczyna się i kończy podróż zagraniczna (tj. następuje: przekroczenie granicy państwowej w przypadku podróży lądowej, start samolotu w drodze za granicę lub lądowanie w drodze powrotnej w przypadku podroży lotniczej oraz wyjście statku z portu polskiego w drodze za granicę i jego wejście do tego portu w drodze powrotnej w przypadku podróży morskiej). Zgodnie z § 21 rozporządzenia, w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału 2 „Podróż krajowa”. Stosownie zaś do § 6 rozporządzenia pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Na gruncie przywołanych przepisów krajowe odcinki podróży, mimo iż są integralnie złączone z podróżą zagraniczną, podlegają przepisom regulującym podróże krajowe. Z tego wynika, że należy oddzielnie traktować krajową część podroży zagranicznej, co wiąże się m.in. z obowiązkiem określania miejscowości jej rozpoczęcia i zakończenia, mającej zasadnicze znaczenie dla miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży zagranicznej (np. miejsca przekroczenia granicy czy startu samolotu),

g) klasyfikowaniu wydatków dotyczących krajowych odcinków podróży zagranicznej w par. 4420 „Podróże służbowe zagraniczne”, zamiast w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe”.

           W zakresie wydatków poniesionych na promocję gminy, których szczegółowy opis znajduje się na str. 191-194 protokołu kontroli, zwrócono się – w związku z ustaleniami kontroli – do pani Burmistrz o wskazanie, co składało się na koszty zawarte w rachunku na kwotę 4.500 zł za pobyt w gospodarstwie agroturystycznym w Bachmatówce. W złożonym wyjaśnieniu wskazano (pod wyjaśnieniem widnieje podpis podinspektora UM w Sokółce jako osoby sporządzającej oraz Sekretarza Gminy): (…) W zakresie promocji przedstawiono jednostkom pomocniczym (sołtysom) zagadnienia związane z planem promocji gminy Sokółka na rok 2017 oraz oczekiwania Burmistrza Sokółki co do roli w/w jednostek w promocji gminy. Dla uczestników spotkania przygotowano degustację produktów regionalnych promowanych w całej Polsce (swojskie sery, wędliny, chleby, miody). Zarówno cel wydatku, jak i argumentacja zawarta w wyjaśnieniu nie świadczą w ocenie Izby wystarczająco o związku pomiędzy wydatkiem poniesionym na pobyt sołtysów w gospodarstwie agroturystycznym a promocją gminy Sokółka. Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 216 ust. 2 ustawy o finansach publicznych wydatki budżetu jednostki samorządu terytorialnego są przeznaczone na realizację zadań określonych  w odrębnych przepisach. Dodatkowo art. 44 ust. 2 tej ustawy wskazuje na obowiązek dokonywania wydatków przez jednostki sektora finansów publicznych zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Tymczasem zarówno z opisu zawartego na rachunku, jak i złożonego wyjaśnienia nie wynika dostateczny związek między wydatkami na pobyt sołtysów w gospodarstwie agroturystycznym a realizacją zadań z zakresu promocji gminy.

           Zarządzeniem Nr 133/11 z dnia 12 grudnia 2011 r. (wraz ze zmianami) Burmistrz Sokółki ustalił piętnastoosobowy skład Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Sokółce. Kontrolującym nie okazano zaświadczenia o posiadanym przeszkoleniu przez trzech z członków Komisji – str. 194 protokołu kontroli. Zgodnie z treścią art. 4¹ ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2018 r. poz. 2137, ze zm.), w skład gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych wchodzą osoby przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

Kontrola wydatków związanych z realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w 2017 r. wykazała, w przypadku części wydatków sklasyfikowanych w rozdz. 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” brak dostatecznego uzasadnienia ich związku z realizacją Programu. Większość z okazanych kontrolującym faktur zakwalifikowanych do wydatków w rozdz. 85154 nie zawierała  opisu pozwalającego stwierdzić, że dokonane wydatki mają należyty związek z realizacją zadań ujętych w Programie na 2017 r. Dotyczy to m.in. wydatków na usługi gastronomiczne czy przewozy osób – str. 197 i 202-205 protokołu kontroli. Jak stanowi art. 182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wykorzystywane będą na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnych programów przeciwdziałania narkomanii, a także zadań realizowanych przez placówkę wsparcia dziennego, o której mowa w przepisach o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, w ramach gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnego programu przeciwdziałania narkomanii, i nie mogą być przeznaczane na inne cele. Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Z treści wymienionych w protokole kontroli faktur i zamieszczonych na nich opisów nie wynika dostatecznie, jaki związek wydatkowane środki miały z realizacją Gminnego Programu. Świadczyć miała o tym dekretacja na fakturze wskazująca na sklasyfikowanie wydatku jako dotyczącego realizacji Programu. W wyjaśnieniu przewodnicząca GKRPA poinformowała m.in., że (…) wszystkie wymienione wyżej wydatki są zgodne z założeniami Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Gminnego Programu Przeciwdziałania Narkomanii w 2017 r. i dotyczą działań tam określonych czyli m.in. wspieranie działalności rad sołeckich, wspieranie i aktywizacja osób dorosłych czy też wspieranie wolontariatu. Są to również elementy profilaktyki czyli m.in. znajdywania alternatyw spędzania wolnego czasu przez: wspólne spotkania seniorów, działalność kółek wolontariuszy, czy też aktywizacja mieszkańców na terenach wiejskich poprzez spotkania w klubach wiejskich.

           Nieprawidłowości wykazała kontrola zagadnień dotyczących funduszu sołeckiego, regulowanego przepisami ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301, ze zm.). Na podstawie analizy dokumentacji dotyczącej funduszu sołeckiego przyjętej do badania próby 17 sołectw (str. 205-227 protokołu kontroli), stwierdzono m.in., że:

a)  nie uwzględniono w wydatkach zrealizowanych w ramach funduszu sołeckiego wsi Stara Kamionka wydatku na kwotę 346 zł za wykonanie tablicy edukacyjno-dekoracyjnej do SP w Starej Kamionce (faktura z dnia 18 grudnia 2017 r.), mimo że był on zgodny z prawidłowym wnioskiem sołectwa, co skutkowało utraceniem przez gminę dotacji z budżetu państwa z tytułu zwrotu części wydatków wykonanych w ramach funduszu w kwocie 120,94 zł (346 zł x 34,954%),

b) przyjęto do realizacji, jako prawidłowe, wnioski sołectw Igryły i Kraśniany o zmianę przedsięwzięcia w trakcie roku budżetowego, które nie zawierały uzasadnienia wymaganego przez art. 7 ust. 4 w zw. z art. 5 ust. 3 ustawy. Zgodnie z art. 5 ust. 5 ustawy powinna Pani, w terminie 7 dni od dnia otrzymania, odrzucić te wnioski, jednocześnie informując o tym sołtysów. W wyjaśnieniu Zastępca Burmistrza wskazał, że Wnioski o zmianę przedsięwzięcia w trakcie roku budżetowego sołectw Igryły i Kraśniany przyjęto do realizacji, ponieważ jednoznacznie spełniały wymóg poprawy warunków życia mieszkańców danych sołectw. Treść wniosków, pierwotnego i wniosku po zmianie jest tożsama. We wnioskach po zmianie wydatki są doprecyzowane o kwoty na poszczególne zadania. Odnosząc się do powyższych wyjaśnień należy wskazać, że o ile wniosek o zmianę przedsięwzięcia sołectwa Igryły w rzeczywistości zawiera te same zadania do realizacji, co pierwotny wniosek w sprawie przeznaczenia funduszu sołeckiego na 2017 r. tego sołectwa, o tyle we wniosku sołectwa Kraśniany zgłoszono zupełnie nowe przedsięwzięcie, tj. „Spotkanie integracyjno-informacyjne mieszkańców, na którym zostaną omówione wykonane oraz planowane inwestycje w sołectwie Kraśniany”. We wniosku o częściowy zwrot z budżetu państwa wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego ujęto wydatki dotyczące sołectwa Kraśniany na łączną kwotę 14.050,90 zł, z czego kwota 1.218,47 zł dotyczyła wydatków związanych z organizacją „spotkania” mieszkańców sołectwa,

c) przyjęto do realizacji wnioski sołectw: Bachmatówka, Bilwinki, Bogusze, Gliniszcze Małe, Kraśniany, Malawicze Górne, Polanki, Puciłki, Stara Kamionka, Straż, Szyszki i Wojnachy, w których jako przedsięwzięcie przewidziane do realizacji wskazano m.in.: „spotkanie integracyjne mieszkańców wsi” – Bachmatówka (zadanie zgłoszone we wniosku o zmianę przedsięwzięcia), Puciłki, Szyszki; „zorganizowanie spotkania integracyjnego mieszkańców wsi” – Bilwinki i Polanki (zadanie zgłoszone we wniosku o zmianę przedsięwzięcia); „organizacja pikniku rodzinnego” – Bogusze i Wojnachy; „spotkanie integracyjne” – Gliniszcze Małe i Malawicze Górne; „spotkanie integracyjno-informacyjne mieszkańców” – Kraśniany (zadanie zgłoszone we wniosku o zmianę przedsięwzięcia); „imprezy integracyjne w tym: Powitanie Lata, Obchody Dnia Matki i Dziecka” – Stara Kamionka; „impreza integracyjno-kulturalna dla mieszkańców wsi” –  Straż. Ostatecznie w przypadku sołectw Bilwinki, Malawicze Górne i Straż nie poniesiono wydatków na te cele. Potrzebę realizacji wymienionych przedsięwzięć uzasadniono np. w następujący sposób: „z funduszu przeznaczonego na remont drogi pozostała kwota 872 zł, którą przeznaczymy na spotkanie mieszkańców wsi” (Bachmatówka); „integracja mieszkańców” (Bogusze i Wojnachy); „poprawa warunków życia” (Gliniszcze Małe); „spotkanie integracyjne ma na celu spowodowanie lepszej współpracy między sąsiadami” (Polanki); „impreza integracyjna ma na celu pobudzenie aktywności społeczności” (Puciłki); „możliwość spotkania się wszystkich mieszkańców wsi; forma podziękowania mieszkańcom za ich pracę na rzecz wsi; imprezy przyczynią się też do promowania samorządności” – w zakresie imprezy „Powitanie Lata” – oraz „impreza połączona, integracyjna, współpraca szkoły i sołectwa, zaangażowanie mieszkańców w projekt, a także mieszkańców innych wsi, których dzieci uczą się w Starej Kamionce” – w zakresie imprezy „Obchody Dnia Matki i Dziecka” (Stara Kamionka); „integracja sąsiedzka” (Szyszki). W związku z realizacją tych celów poniesiono wydatki na: usługę cateringową za 870 zł (Bachmatówka); naczynia jednorazowe, dyplomy, nagrody, artykuły spożywcze oraz węgiel do grilla z rozpałką za 3.250,03 zł (Bogusze); zakup artykułów spożywczych za 1.993,36 zł (Gliniszcze Małe); naczynia jednorazowe, artykuły spożywcze i usługi cateringowe za 1.218,47 zł (Kraśniany); artykuły spożywcze, naczynia jednorazowe i sękacz za 389,95 zł (Polanki); artykuły spożywcze za 1.241,95 zł (Puciłki); naczynia jednorazowe. artykuły spożywcze, wynajem urządzeń rekreacyjnych („dmuchańce”), organizację imprezy dla dzieci, występów artystycznych i animacji dla dzieci 5.076,67 zł (Stara Kamionka); naczynia jednorazowe i artykuły spożywcze za 2.000 zł (Szyszki); catering, oprawę muzyczną oraz „obsługę pikniku rodzinnego” na co według wyjaśnień składały się koszty wypożyczenia zjeżdżalni i trampoliny za 7.776 zł.

Stosownie do postanowień art. 2 ust. 6 ustawy o funduszu sołeckim, środki funduszu przeznacza się na realizację przedsięwzięć, które są zadaniami własnymi gminy, służą poprawie warunków życia mieszkańców i są zgodne ze strategią rozwoju gminy, przy czym przesłanki te muszą być spełnione łącznie. W odpowiedzi na pytanie o związek z realizacją zadań własnych gminy przyjętych przedsięwzięć przewidujących organizację różnego rodzaju imprez (ponieważ nie wynika on z uzasadnień wniosków) Zastępca Burmistrza poinformował, że wnioski przewidujące organizację różnego rodzaju spotkań integracyjnych przyjęto do realizacji, ponieważ na spotkaniach były przekazywane informacje między innymi o konieczności selektywnej zbiórki odpadów, zakładaniu kompostowników, utrzymaniu czystości i porządku na nieruchomościach, funkcjonowaniu PSZOK, zakazie spalania odpadów komunalnych. Ponadto ustawodawca dopuszcza organizację takich imprez jak dożynki, majówki i różnego rodzaju święta np. Dzień Dziecka, Dzień Babci, Dzień Dziadka, Dzień Matki, wykopki dla mieszkańców sołectwa, organizację imprez kulturalno-sportowych, np. obejmujących rywalizację między dziećmi a dorosłymi, konkursy dla rodzin itp., wspieranie innych inicjatyw integracyjnych na rzecz mieszkańców sołectwa, prowadzonych przez organizacje działające na jego terenie, których integralną częścią jest oprawa muzyczna i okolicznościowy adekwatny do rodzaju święta symboliczny poczęstunek. Odnosząc się do opisywanej kwestii należy wskazać, że z uzasadnienia wniosków nie wynika, jakie zadania własne gminy mają być realizowane za pośrednictwem tego rodzaju przedsięwzięcia. W szczególności podkreślenia wymaga, że przepisy prawa nie przewidują takiego zadania jak „integracja mieszkańców”; nie można też tak określonemu celowi jednoznacznie przypisać charakteru sprawy publicznej na podstawie ogólnej normy z art. 6 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. W przepisach prawa nie ma regulacji odnoszących się do organizacji imprez podanych w wyjaśnieniu, a tym bardziej do nabywania w związku z nimi artykułów żywnościowych. W ocenie Izby nie zachodzi też związek między przekazywaniem mieszkańcom informacji o charakterze publicznym a nabywaniem artykułów żywnościowych czy usługi konsumpcyjnej,

d) jako wydatki wykonane w ramach funduszu sołectwa Straż wykazano wydatki m.in. na wykonanie usługi montażowej skrzydeł drzwiowych 3 szt. – prace modernizacyjne w budynku SP w Geniuszach (zgodnie z wnioskiem sołectwa Straż), podczas gdy sołectwo Geniusze w ramach środków funduszu sołeckiego przewidziało tylko zadanie polegające na wykonaniu oświetlenia ulicznego w miejscach o zabudowie kolonijnej w sołectwie. W odpowiedzi na pytanie dotyczące przyjęcia do realizacji wniosku sołectwa Straż, dotyczącego zadania realizowanego poza obszarem sołectwa, Zastępca Burmistrza poinformował, że (…) przyjęto do realizacji, ponieważ dzieci z tych sołectw zgodnie z obwodami szkolnymi (w załączeniu) uczą się w wymienionych szkołach a ustawodawca dopuszcza realizację wniosku na obszarze innego sołectwa w danej gminie. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że możliwość realizacji przez dane sołectwo wniosku na obszarze innego sołectwa w danej gminie ustawodawca przewidział wyłącznie w ramach realizacji wspólnego przedsięwzięcia, o czym mowa w art. 6 ustawy. Wniosek sołectwa o realizację przedsięwzięcia poza obszarem sołectwa jest zatem prawidłowy tylko w przypadku wspólnego przedsięwzięcia, czyli wówczas gdy co najmniej dwa sołectwa przeznaczą środki na ten sam cel. Wobec braku cech wspólnego przedsięwzięcia wniosek powinien zostać odrzucony na podstawie art. 5 ust. 3 ustawy,

e) przyjmowaniem pierwotnych wniosków sołectw zajmuje się w praktyce referent ds. rolnictwa, z kolei przyjmowaniem wniosków o zmianę przedsięwzięcia w trakcie roku budżetowego oraz rozliczaniem środków funduszu sołeckiego zajmuje się główny specjalista, co nie wynika wprost z przydzielonych tym pracownikom zakresów czynności.

           W zakresie stosowania procedur ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, ze zm.) stwierdzono, że ogłoszenie o udzieleniu zamówienia na wykonanie remontu bieżących nawierzchni żwirowych i gruntowych dróg zostało umieszczone w BZP po upływie 30 dni od dnia zawarcia umowy, tj. wbrew postanowieniom art. 95 ust. 1 – str. 239 protokołu kontroli.

Analiza specyfikacji istotnych warunków tego zamówienia wykazała, że w jej treści zamawiający określił, iż „wykonawca udzieli zamawiającemu gwarancji jakości na przedmiot umowy – minimalny termin gwarancji jakości wynosi 12 miesięcy od daty odbioru ostatecznego przez zamawiającego”. Należy wskazać, że zastrzeżony przez zamawiającego minimalny termin gwarancji jest mniej korzystny niż przewidują to obowiązujące przepisy Kodeksu cywilnego, bowiem zgodnie z treścią art. 577 § 4 k.c., jeżeli nie zastrzeżono innego terminu, termin gwarancji wynosi dwa lata licząc od dnia, w którym rzecz została kupującemu wydana – str. 234 protokołu kontroli.

W przedmiocie kompletności wymaganych prawem aktów stanowiących podstawę gospodarowania nieruchomościami ustalono, że gmina w dalszym ciągu nie posiada aktualnego planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. W odpowiedzi na zalecenia wydane przez RIO w Białymstoku po ostatniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy, ówczesny Burmistrz S. Małachwiej poinformował, że Plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości będzie wykonywany na bieżąco, stosownie do przepisów ustawy (…) i przedkładany co roku Radzie Miejskiej w Sokółce w formie Zarządzenia Burmistrza). Zgodnie z dyspozycją art. 25 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami plan ten powinien być opracowany przez na okres trzech lat i zawierać dane wymienione w tym przepisie – str. 255 protokołu kontroli.

           Kontrola zagadnienia prawidłowości udostępniania nieruchomości gminnych jednostkom pomocniczym i organizacyjnym gminy wykazała, że:

a) zawarto 6 „umów” nieodpłatnego użyczenia gruntów wraz z budynkami klubów wiejskich na cele utrzymania świetlic dla młodzieży wiejskiej z sołectwami: Zadworzany, Nomiki, Żuki-Sierbowce, Nowa Kamionka, Malawicze Dolne oraz Drahle; „umowy” te zostały zawarte z poszczególnymi sołectwami na podstawie postanowień uchwały Nr XXXV/260/05 Rady Miejskiej z dnia 17 czerwca 2005 r. (dot. sołectw: Zadworzany, Żuki-Sierbowce, Nowa Kamionka, Nomiki, Malawicze Dolne) oraz uchwały Nr XXVIII/217/04 Rady Miejskiej z dnia 30 grudnia 2004 r. (dot. sołectwa Drahle); dodatkowo „umowy” poprzedzone były bezpodstawnym sporządzeniem wykazu nieruchomości, o którym mowa w art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Należy wskazać, że wobec braku przymiotu osobowości prawnej jednostka pomocnicza gminy nie może być stroną jakiejkolwiek czynności cywilnoprawnej. Zgodnie z art. 48 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym jednostka pomocnicza zarządza i korzysta z mienia komunalnego oraz rozporządza dochodami z tego źródła w zakresie określonym w statucie. Statut ustala również zakres czynności dokonywanych samodzielnie przez jednostkę pomocniczą w zakresie przysługującego jej mienia. Zatem zakres tego uregulowania powinien być unormowany nie odrębną uchwałą, lecz w statucie sołectwa. Potwierdza to m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w wyroku z dnia 18 grudnia 2013 r. (sygn. akt II SA/Bd 347/13): „prawo sołectwa do korzystania z mienia komunalnego, zgodnie z art. 48 ust. 1 u.s.g., określone jest w statucie sołectwa, który powinien precyzować jakimi składnikami mienia komunalnego sołectwo zarządza i z jakich korzysta”. Z kolei Wojewoda Dolnośląski w rozstrzygnięciu nadzorczym z dnia 24 grudnia 2009 r. (NK.II.0911-8/577/09) stwierdził: „zakres czynności dokonywanych przez jednostkę pomocniczą (jej organy) w zakresie przysługującego jej mienia unormowany winien być statutem tej jednostki, ewentualnie statutem gminy". Analiza treści statutów poszczególnych sołectw (wprowadzonych uchwałą Nr VI/36/03 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 27 lutego 2003 r. w sprawie statutów sołectw gminy Sokółka) nie wykazała, aby określały one zasady zarządu i korzystania ze składników mienia komunalnego przez jednostki pomocnicze gminy. Z kolei w § 92 Statutu Gminy Sokółka Rada Miejska postanowiła ogólnie, że jednostki pomocnicze posiadają w zarządzie mienie komunalne przekazane im przez Gminę (ust. 1), zaś jednostka pomocnicza może dokonywać samodzielnie wszelkich czynności dotyczących przyznanego jej mienia, w ramach czynności zwykłego zarządu (ust. 2). Wszelkie kwestie związane z „zarządzaniem i korzystaniem z mienia komunalnego oraz rozporządzaniem dochodami z tego źródła” powinny zatem mieć oparcie w regulacji statutowej; nie ma też uzasadnienia zawieranie przez Burmistrza „umów” w tej sprawie z sołectwami – str. 256-258 protokołu kontroli;

b) zawarto „umowę użyczenia” z Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sokółce (gminnym zakładem budżetowym), na podstawie uchwały Nr XL/306/05 z dnia 29 grudnia 2005 r., zgodnie z którą Rada Miejska w Sokółce przeznaczyła do użyczenia ZGKiM w drodze bezprzetargowej 39 nieruchomości stanowiących własność gminy wraz z budynkami i urządzeniami zlokalizowanymi na tych nieruchomościach. Poza nieruchomościami będącymi przedmiotem tej „umowy” Zakład wykonuje czynności o cechach administrowania także wobec innych nieruchomości zabudowanych budynkami mieszkalnymi, przy czym nieruchomości te zostały mu przekazane w trwały zarząd. W złożonym wyjaśnieniu pracownik Referatu Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej w UM w Sokółce poinformowała następująco: (…) Gmina Sokółka w drodze procesu komunalizacyjnego pozyskiwała systematycznie do gminnego zasobu nieruchomości Skarbu Państwa, które z mocy prawa podlegały komunalizacji. Były tam także nieruchomości zabudowane budynkami mieszkalnymi pochodzącymi po dawnym zlikwidowanym POM–ie w Sokółce (…). Rada Miejska w Sokółce w dniu 29 grudnia 2005 roku podjęła Uchwałę Nr XL/306/05 o przeznaczeniu do użyczenia wymienione w uchwale nieruchomości na rzecz Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sokółce. W następstwie tej uchwały protokołem zdawczo-odbiorczym zostały one przekazane Zakładowi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sokółce. Jednak było to działanie jednorazowe. Gmina Sokółka w oparciu o art. 43 ustawy o gospodarce nieruchomościami, na wniosek jednostki organizacyjnej przekazuje nieruchomości w trwały zarząd, o które ta jednostka się ubiega. W konsekwencji istnieją dwie odrębne podstawy władania przez ZGKiM nieruchomościami zabudowanymi budynkami mieszkalnymi, mimo że wszystkie te nieruchomości służą wykonywaniu tych samych zadań Zakładu.

           Ponadto ustalono, że grunty objęte „umową użyczenia” znajdują się w ewidencji środków trwałych Urzędu Miejskiego w Sokółce, z kolei budynki i urządzenia usytuowane na tych gruntach są ujęte w ewidencji środków trwałych (wartościowo) ZGKiM w Sokółce. Stan taki – w zakresie dotyczącym nieruchomości – nie ma uzasadnienia w świetle § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, jak też obecnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont… i przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którymi podstawą prawną władania nieruchomościami przez jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej jest trwały zarząd.

Mając na uwadze charakter zadań wykonywanych przez Zakład w stosunku do budynków mieszkalnych – posiadających cechy odpowiadające zarządzaniu gminnym zasobem mieszkaniowym  – w ocenie Izby nieruchomości te nie muszą być formalnie przekazywane Zakładowi w trwały zarząd (na podobnej zasadzie, jak jednostkom zarządzającym drogami nie są przekazywane w trwały zarząd drogi, którymi mają one zarządzać), generuje zaś dodatkowe koszty po stronie zakładu z tytułu opłat za trwały zarząd – str. 258-260 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarki rzeczowymi składnikami majątku obrotowego stwierdzono, że od 2009 r. jednostka sprzedaje monety, tzw. „Sokole” z mosiądzu oraz ze srebra. W trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej w 2014 r. stwierdzono m.in., iż monety nie były objęte ewidencją księgową Urzędu, co do czasu niniejszej kontroli nie uległo zmianie. Poprzednio zakwestionowano także fakt niezinwentaryzowania rzeczywistego stanu monet. Z ustaleń obecnej kontroli wynika, że monety zostały zinwentaryzowane w dniu 2 stycznia 2018 r. na stanowisku pracy pracownika i w dniu 29 grudnia 2017 r. w kasie. Arkusz spisu monet znajdujących się u pracownika materialnie odpowiedzialnego zawierał 2 pozycje (304 szt. monet srebrnych i 8.911 szt. monet mosiężnych), zaś według protokołu z inwentaryzacji kasy na stanie znajdowało się 26 szt. monet mosiężnych. Pomimo przeprowadzenia inwentaryzacji, czyli ustalenia faktycznego stanu tych składników aktywów, nie dokonano ich wyceny, a tym samym ujęcia ich wartości w ewidencji księgowej, wbrew przepisom art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. W dalszym ciągu nie stwierdzono, aby w kontrolowanej jednostce obowiązywały wewnętrzne procedury określające sposób gospodarowania monetami oraz dokumentowania tych procesów, pomimo, iż w udzielonej odpowiedzi na zalecenia po poprzedniej kontroli wskazano: od stycznia 2015 r. zostaną wdrożone procedury gospodarowania nimi zgodnie z zaleceniami RIO. W trakcie obecnej kontroli wyjaśniono, iż procedury dotyczące gospodarowania monetami są w trakcie opracowywania i po podpisaniu przez Burmistrza Sokółki zostaną niezwłocznie przekazane do RIO w Białymstoku. Nie okazano ponadto żadnej dokumentacji potwierdzającej ustalenie stosowanej w praktyce ceny sprzedaży wynoszącej 4 zł, co potwierdzono także w udzielonym wyjaśnieniu wskazując, iż nie odnaleziono dokumentów wewnętrznych ustalających wartość za jaką mogłaby być sprzedawana; w związku z powyższym, iż dukat „4 sokole” będący monetą niekruszcową posiada wyraźnie określoną wartość liczbową 4, potraktowano ją jako umowną cenę sprzedaży 4 zł; obecnie podjęto decyzję, iż dalsza sprzedaż monet nie będzie prowadzona i wszystkie monety zostaną wycofane ze sprzedaży i przekazane do celów promocyjnych. Dochód z tego tytułu w 2017 r. wyniósł 972 zł. Odnosząc się do kwestii braku ustalenia wartości monet „Sokole” ze srebra argumentowano, iż przedmiotowa moneta kruszcowa stanowi materiał promocyjny gminy Sokółka; w 2017 r. nie prowadzono sprzedaży przedmiotowych monet; monety wykonane ze srebra traktowane są jako pamiątki promujące gminę Sokółka; wręczane były zasłużonym dla Sokółki mieszkańcom i ważnym gościom. Na uwagę zasługuje, iż łączna ilość monet mosiężnych będących na stanie Urzędu na 31 grudnia 2017 r. wynosiła 8.937 zł, co przyjmując cenę 4 zł stanowiło wartość 35.748 zł. Ustalenie wartości monet srebrnych (304 szt.) w trakcie kontroli nie było możliwe – str. 263-265 protokołu kontroli.

Badanie wykonywania obowiązków inwentaryzacyjnych drogą spisu z natury wykazało, że ostatnia inwentaryzacja tą metodą została przeprowadzona w 2014 r., na podstawie zarządzenia poprzedniego Burmistrza z dnia 11 września 2014 r. Według tego zarządzenia inwentaryzacją należało objąć m.in. środki trwałe (np. sprzęt komputerowy, monitoring miejski), środki trwałe w użytkowaniu (np. meble, sprzęt i wyposażenie) i mienie gminne - budynki, budowle. Inwentaryzacja ta, zgodnie z zarządzeniem, została przeprowadzona według stanu na dzień 30 września 2014 r. Stosownie do postanowień art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym przeprowadzono raz w ciągu 4 lat. W celu zachowania częstotliwości inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych składniki te należało zatem zinwentaryzować ponownie najpóźniej na koniec września 2018 r. Dopiero w trakcie kontroli tego zagadnienia, w dniu 26 października 2018 r., wydała Pani zarządzenie Nr 12/18 o przeprowadzeniu spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych według stanu na dzień 30 września 2018 r. (w terminie do 30 listopada 2018 r.), co świadczy o niepodjęciu działań w celu zorganizowania inwentaryzacji przed upływem okresu 4 lat od poprzedniej inwentaryzacji – str. 268-270 protokołu kontroli.

Analiza rozliczeń gminy z zakładem budżetowym w 2017 r. wykazała, że z budżetu gminy udzielono ZGKiM w Sokółce dotacji przedmiotowej w kwocie 36.347 zł. Dotacja wynikała z uchwały Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 16 stycznia 2017 r. w sprawie uchwalenia budżetu gminy Sokółka na rok 2017; w trakcie roku jej wysokość nie uległa zmianie. Kontrola wykazała, że w Rada Miejska nie ustaliła stawek jednostkowych dotacji przedmiotowej na 2017 r., co narusza przepisy art. 219 ust. 1 i 4 ustawy o finansach publicznych. Zalecenia przestrzegania zasad udzielania dotacji przedmiotowych dla zakładu budżetowego w zakresie obowiązku kalkulowania kwoty dotacji, jako wypadkowej stawki dopłaty do jednostki wyrobu lub usługi uchwalonej przez Radę Miejską i zakresem realizowanych przez ZGKiM wyrobów lub usług oraz przedkładanie projektów uchwał w tym zakresie, wystosowywane były do poprzedniego Burmistrza wystąpieniami pokontrolnymi z dwóch ostatnich kontroli kompleksowych (z dnia 27 września 2010 r. i 20 sierpnia 2014 r.). W odpowiedzi na wystąpienie z ostatniej kontroli wskazano: Pismem F.3031.74.2014 z dnia 29 sierpnia 2014 r. Pan Dyrektor ZGKiM w Sokółce został zobligowany do przedstawienia kalkulacji stawek jednostkowych dotacji, które będą służyły do przygotowania projektu uchwały, która zostanie przedłożona pod obrady Rady Miejskiej. Dodania wymaga, iż według ustaleń poprzedniej kontroli RIO dotację przedmiotową przeznaczono na dopłatę do różnicy wartości funduszu remontowego wpłacanego przez właścicieli lokali, a wysokością funduszu wpłacanego przez lokatorów (najemców lokali mieszkalnych) w 9 wspólnotach mieszkaniowych, których członkiem jest gmina reprezentowana przez ZGKiM, co w dalszym ciągu jest praktykowane. Z okazanej podczas obecnej kontroli „Kalkulacji dotacji do funduszu remontowego we wspólnotach mieszkaniowych”, stanowiącej załącznik do pisma Dyrektora ZGKiM z dnia 18 października 2016 r., wynika, iż stawki dotacji w podziale na poszczególne lokale będące w zarządzie ZGKiM, obliczano jako iloczyn różnicy pomiędzy wysokością stawki na fundusz remontowy i stawki czynszu uwzględniającej zmniejszenie procentowe czynszu lokatora a powierzchnią lokali i ilością miesięcy. Dane w zakresie ilości miesięcy obejmowały różne okresy – przeważnie rok 2016, ale także lata wcześniejsze (z okresu od 2011 r. do 2015 r. w zależności od położenia lokali i rodzaju remontów w nich przeprowadzonych; np. dotacja na Grodzieńską 70 ustalona w kwocie 240,70 zł dotyczyła 12 miesięcy 2011 r., 10 miesięcy 2012 r,. 2 miesięcy 2012 r. i 12 miesięcy 2012 r.). Wyliczony iloczyn różnicy różnił się kwotowo w zależności od położenia lokali i przyjmowanych do jego wyliczenia lat. W dalszym ciągu dotacja nie była zatem przyznawana jako dopłata do konkretnych rodzajów usług kalkulowanych według stawek jednostkowych, wbrew art. 219 ust. 1 w zw. z art. 130 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Dotacje przedmiotowe nie służą wyrównywaniu poziomu przychodów i kosztów beneficjenta dotacji. Uzasadnieniem dotowania przedmiotowego jest założenie, że cena usługi komunalnej nie kompensuje kosztów jej wytworzenia. Wskazania wymaga jednocześnie, iż w wykonaniu zaleceń po poprzedniej kompleksowej kontroli Rada Miejska w Sokółce podjęła w dniu 22 grudnia 2014 r. uchwałę Nr III/16/2014 w sprawie ustalenia wysokości stawki dotacji przedmiotowej udzielonej samorządowemu zakładowi budżetowemu w 2014 r. jako dopłaty do 1m2 powierzchni lokali stanowiących własność gminy Sokółka w ramach wspólnot mieszkaniowych, w wysokości 0,63 zł. Był to akt jednorazowy, który nie wystąpił w kolejnych latach. W udzielonym w tej sprawie wyjaśnieniu argumentowano (…) został przygotowany projekt uchwały w sprawie ustalenia stawki dotacji przedmiotowej dla ZGKiM. Zostanie on przedłożony Radzie Miejskiej celem podjęcia. Metoda obliczania dotacji przedmiotowej jest wynikiem kalkulacji jednostkowej usług najmu lokali mieszkalnych. (…).

Jak wykazała kontrola, dotacja przedmiotowa została przekazana jednorazowo, w dniu 25 maja 2017 r., co nie czyni zadość przepisom § 45 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542, ze zm.), stanowiącym o obowiązku przekazywania dotacji przedmiotowej w wysokości odpowiedniej do stopnia realizacji finansowanych zadań. Nie stwierdzono ponadto, aby ZGKiM do dnia 31 stycznia 2018 r. przekazał rozliczenie z wykorzystania dotacji przedmiotowej, jak tego wymaga § 45 ust. 2 przywołanego rozporządzenia. Było to m.in. pochodną nie określenia – wbrew § 45 ust. 2 rozporządzenia – szczegółowości rozliczenia wykorzystania dotacji przedmiotowej przez Panią Burmistrz, w związku z czym kierownik ZGKiM nie miał wytycznych co do sposobu rozliczenia dotacji. Odnosząc się do tej kwestii w udzielonym wyjaśnieniu wskazano, iż dotacje przedmiotowe otrzymywane przez ZGKiM są rozliczane terminowo poprzez złożenie w formie załącznika o nazwie „Kalkulacja dotacji do funduszu remontowego we wspólnotach mieszkaniowych”. ZGKiM wnioskuje pod koniec roku o ujęcie w planach następnego roku dotacji przedmiotowej skalkulowanej jednostkowo w rozbiciu na wspólnoty na bieżący rok. Kalkulacja ta jest więc jednocześnie rozliczeniem dotacji. W przygotowaniu jest projekt zarządzenia w sprawie określenia zasad przekazywania i rozliczania dotacji dla zakładu.

Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w trakcie 2017 r. otrzymał z budżetu gminy dwie dotacje celowe na inwestycje – w dniu 14 grudnia 2017 r. na rachunek Zakładu przelano 497.550 zł, zaś w dniu 21 grudnia 10.000 zł. W trakcie kontroli okazano pismo z dnia 20 stycznia 2017 r. skierowane do dyrektora ZGKiM w Sokółce podpisane „z upoważnienia Burmistrza” przez Skarbnika (nie stwierdzono dowodu upoważnienia Skarbnika do tych działań), w sprawie ustalenia warunków przyznawania i rozliczania dotacji celowych dla samorządowego zakładu budżetowego. W jego treści zawarto postanowienia wymagane przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych, w tym m.in. termin zwrotu niewykorzystanej dotacji i rozliczenia udzielonej dotacji ustalony do dnia 31 stycznia 2018 r. Okazane rozliczenia dotacji celowych opatrzone były datą 14 lutego 2018 r., co oznacza, że przedłożone zostały po terminie wskazanym w piśmie Skarbnika z dnia 20 stycznia 2017 r., jak też po terminie ustawowym określonym w art. 251 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. W przypadku dotacji w kwocie 497.550 zł z rozliczenia wynikała niewykorzystana kwota do zwrotu w wysokości 73,58 zł. Jej przelewu na rachunek Urzędu ZGKiM dokonał w dniu 23 lutego 2018 r. Zwrócenia uwagi wymaga, iż na podstawie dowodu PK 1379/44 z dnia 29 grudnia 2017 r. w ewidencji Urzędu dokonano zapisu Wn 810 – Ma 224-7 na pełną kwotę 497.550 zł, czyli obrazującego uznanie dotacji za wykorzystaną i rozliczoną w całości (co nie było prawdą). Uznanie dotacji za wykorzystaną i rozliczoną może nastąpić dopiero na podstawie rozliczenia sporządzonego przez dotowany podmiot, zatem dokonywanie zapisu mającego obrazować to zdarzenie, mimo braku dokumentacji obrazującej jej wykorzystanie, nie odpowiada rzeczywistemu przebiegowi operacji. W rezultacie na koniec 2017 r. konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” nie wykazywało salda Wn w kwocie 73,58 zł – wbrew zasadom ewidencji dotacji podlegającej zwrotowi wynikających z opisu funkcjonowania konta 224, zgodnie z którym rozliczone i przypisane do zwrotu w następnym roku dotacje powinny być zaliczone do dochodów budżetowych – i nie zostało wykazane w sprawozdaniu Rb-27S jako należność z tytułu dochodów.

W kwestii rozliczeń z ZGKiM stwierdzono ponadto, że w sprawozdaniu Rb-Z za okres 2017 r. Zakład wykazał zobowiązania wymagalne na sumę 398.695,47 zł, które w większości dotyczą zobowiązań wobec MPEC sp. z o.o. w Sokółce ciągnących się od 1991 r., tj. od chwili przekształcenia Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w zakład budżetowy. W udzielonym w tej sprawie wyjaśnieniu Skarbnik wskazała m.in., iż kondycja finansowa była przedmiotem analiz ze strony Pani Burmistrz. Wielokrotne spotkania z Panem Dyrektorem ZGKiM skutkują stopniowym zmniejszeniem wymagalnych zobowiązań wynikających z zaległości w należnościach czynszowych najemców lokali mieszkalnych. (…) Gmina Sokółka dofinansowuje zakład budżetowy poprzez dotację przedmiotową (…) oraz poprzez dotacje celowe na zadania inwestycyjne. Ustawa o finansach publicznych nie dopuszcza możliwości regulowania zobowiązań w imieniu zakładu budżetowego. (…) Analiza zobowiązań wymagalnych ZGKiM wskazuje na stałą tendencję spadkową. Mimo aprobaty tez zawartych w wyjaśnieniu zwrócenia uwagi wymaga, iż opisana sytuacja wskazuje na konieczność podjęcia bardziej zintensyfikowanych działań, przewidzianych prawem, zmierzających do poprawy płynności finansowej ZGKiM, gdyż nieterminowe regulowanie zobowiązań może być przyczyną strat w postaci odsetek za zwłokę. W sprawozdaniu opisowym za 2017 r. dyrektor Zakładu wskazał, iż na ujemny wynik finansowy w znacznym stopniu wpłynęła działalność szaletu miejskiego. Jak ustalono, dyrektor dwukrotnie (26 października 2016 r., a następnie 29 czerwca 2017 r.) zwracał się o przyjęcie do planu finansowego ZGKiM na 2017 r. dotacji przedmiotowej do działalności szaletu miejskiego, na co nie uzyskał zgody. Dodatkowo w dniu 30 czerwca 2017 r. zwrócił się o pokrycie zobowiązań ZGKiM wobec MPEC sp. z o.o. w Sokółce, które wg stanu na ten dzień wynosiły 324.940,43 zł. W piśmie tym wskazał także, iż obciążeniem finansowym Zakładu jest również płacenie na rzecz gminy Sokółka opłaty za trwały zarząd, która wyniosła np. za 2017 r. - 26.575,67 zł, jak również podatku od nieruchomości, który na dzień 30.06.2017 r. wyniósł 41.625 zł. Poprosił o przyznanie dotacji lub uwzględnienie na następny rok podatkowy 2018 zwolnienia Zakładu z tych opłat, które przeznaczymy na spłatę zobowiązań wobec MPEC. Jak ustalono, pismo z dnia 30 czerwca 2017 r. pozostawiono bez odpowiedzi – str. 276-281 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli problemowej przeprowadzonej w Szkole Podstawowej z Oddziałami Integracyjnymi Nr 2 w Sokółce wynika, że Szkoła do końca 2017 r. ponosiła na rzecz gminy opłatę w wysokości 0,3% ceny nieruchomości, tj. 6,30 zł rocznie, za trwały zarząd nieruchomością nr 463/6 położoną przy ul. Szkolnej w Sokółce i nr 467 położoną przy ul. Warszawskiej w Sokółce, ustanowiony na rzecz Szkoły decyzją z dnia 15 grudnia 1999 r. W treści decyzji wskazano, iż trwały zarząd ustanawia się celem prowadzenia przez Szkołę spraw związanych z działalnością dydaktyczną i opiekuńczo-wychowawczą. Z uzasadnienia decyzji wynikało, iż o ustanowienie trwałego zarządu wystąpił dyrektor Szkoły argumentując, iż na nieruchomościach urządzone zostanie trawiaste boisko do gry w piłkę siatkową oraz parking szkolny. Decyzją z dnia 28 sierpnia 2018 r. wypowiedziano dotychczasową wysokość opłaty rocznej i ustalono nową opłatę roczną w wysokości 29,30 zł (z mocą od 1 stycznia 2019 r.); w treści decyzji wprost określono, iż opłata ustalona jest na nieruchomościach niezabudowanych wykorzystywanych na cele dydaktyczne, opiekuńczo-wychowawcze.

Należy wskazać, że ustalenie opłaty za trwały zarząd nieruchomościami ustanowiony na rzecz jednostki oświatowej było niezgodne z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, który zwalniał publiczne szkoły opłat za trwały zarząd nieruchomości zajętych na działalność oświatową. Przyjęta w obu decyzjach kwalifikacja nieruchomości przesądza o intencji ich wykorzystywania na działalność oświatową. Dodatkowo, z istoty ustawowego uprawnienia do korzystania z nieruchomości oddanej w trwały zarząd, zawartej w treści art. 43 ust. 2 pkt 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami wynika, iż polega ono m.in. na korzystaniu z nieruchomości w celu prowadzenia działalności należącej do zakresu działania danej jednostki organizacyjnej; w przypadku szkoły publicznej zakres działania odnosi się do działalności oświatowej przypisanej jej w akcie powołania lub statucie. W obowiązującym stanie prawnym szkoły publiczne są także zwolnione z opłat z tytułu trwałego zarządu nieruchomości zajętych na działalność oświatową, o czym stanowi art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. 2017 poz. 2203, ze zm.).

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej. Część z nich była natomiast wynikiem niezapewnienia realizacji wniosków pokontrolnych wystosowanych do poprzedniego Burmistrza na podstawie poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy i głównym księgowym Urzędu Miejskiego. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie rzetelnego realizowania wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. W tym celu objęcie wnikliwym nadzorem sposobu realizacji zaleceń pokontrolnych przez pracowników odpowiedzialnych za poszczególne zagadnienia.

2. Uzupełnienie zakresów czynności:

a) Skarbnika o obowiązki i odpowiedzialność w zakresie dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

b) głównego księgowego Urzędu Miejskiego o obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi.

3.  Niezwłoczne wyeliminowanie istniejącego od 1 stycznia 2017 r. sprzecznego z prawem stanu w zakresie obsługi finansowo-księgowej szkół, przedszkoli i Żłobka gminy Sokółka, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia. W tym celu przedłożenie Radzie Miejskiej projektu stosownej uchwały na podstawie art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, wyznaczającej szkoły podstawowe (prowadzące dotychczas obsługę innych szkół) oraz Przedszkole Nr 4 jako jednostki obsługujące, jeżeli zamiarem Pani Burmistrz jest zachowanie dotychczasowego sposobu wykonywania obsługi finansowo-księgowej jednostek obsługiwanych przez te jednostki.

4. Udzielanie pełnomocnictw na podstawie art. 47 ustawy o samorządzie gminnym wyłącznie kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

5. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały dostosowującej do rzeczywistości zawarte w statucie gminy wykazy jednostek organizacyjnych oraz sołectw.

6. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

b) prawidłowe określenie zasad prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 221,

c) ujęcie w wykazie kont pozabilansowych konta 976; zobowiązanie głównego księgowego Urzędu Miejskiego do prowadzenia na tym koncie ewidencji wyłączeń wzajemnych rozliczeń Urzędu z jednostkami budżetowymi gminy i ZGKiM oraz zapewnienie prowadzenia ewidencji tych wyłączeń przez gminne jednostki budżetowe oraz ZGKiM,

d) usunięcie z przepisów wewnętrznych „uproszczenia” przewidującego zmniejszanie wydatków i kosztów dotyczących wynagrodzeń zatrudnianych pracowników o refundacje tych wynagrodzeń otrzymywane z urzędu pracy, mając na uwadze potencjalny wpływ przyjętego rozwiązania na dane ewidencyjne, w tym na ustalenie kosztów wytworzenia środków trwałych. Zaliczanie tych wpływów do dochodów budżetu,

e) ujęcie w wykazie kont pozabilansowych planu kont Urzędu kont 990 i 991 dotyczących ewidencji rozliczeń związanych z poborem podatków i opłat lokalnych.

7. Zobowiązanie Skarbnika i głównego księgowego Urzędu Miejskiego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) zaprzestanie wyksięgowywania wartości początkowej umorzonych środków trwałych i wartości umorzenia z wykorzystaniem konta 800; stosowanie zapisu Wn 071 – Ma 011 dla wartości umorzonej oraz zapisu Wn 800 – Ma 011 dla nieumorzonej wartości środków trwałych. Zapewnienie przestrzegania powyższych zasad także przez jednostki podległe,

b) ewidencjonowanie pozostałych przychodów operacyjnych na koncie 760,

c) prowadzenie konta 245 przewidzianego zakładowym planem kont Urzędu dla ewidencji niewyjaśnionych kwot z tytułu dochodów budżetowych i innych tytułów,

d) zapewnienie jednoznacznego powiązania poszczególnych danych wynikających z dowodów księgowych z dokonanymi zapisami,

e) zaniechanie ewidencjonowania środków otrzymanych na dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników jako dochodów i wydatków budżetu; ujmowanie na koncie 139 w korespondencji z kontem 240 operacji zachodzących na rachunku bankowym otwartym w celu ich gromadzenia i przekazywania,

f) ewidencjonowanie – po przekazaniu stosownych uwag głównemu księgowemu OPS co do sposobu ewidencji w tej jednostce – operacji dotyczących rozliczenia dochodów z zadań zleconych w księgach budżetu w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia;

g) ewidencjonowanie rachunków lokat utworzonych ze środków budżetu w ramach konta 133,

h) rzetelne ustalanie sald stron Wn i Ma konta 224 w ewidencji budżetu,

i) zarachowanie na dochody budżetu kwoty 8.112 zł odpowiadającej nadwyżce podatku naliczonego nad należnym, która została fizycznie zwrócona na rachunek budżetu gminy i dotyczyła roku 2016, tj. okresu sprzed centralizacji VAT,

j) zapewnienie zgodności między danymi ewidencji syntetycznej i analitycznej do konta 226; w tym celu okresowe uzgadnianie stanów ewidencji analitycznej i odpowiadających jej kont syntetycznych,

ł) przeksięgowywanie należności z długoterminowych do krótkoterminowych zapisami Wn 840 – Ma 720 i Wn 221 – Ma 226,

m) ujmowanie należności długoterminowych powstałych na skutek rozłożenia na raty spłaty zaległości jedynie zapisem Wn 226 – Ma 221,

n) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130; w tym celu ewidencjonowanie wszystkich operacji wynikających z wyciągów bankowych zapisami dodatnimi, a w przypadku wystąpienia operacji zawyżających obroty obrazujące dochody lub wydatki stosowanie dodatkowo technicznego zapisu ujemnego,

o) dokonywanie zapisów na koncie 133 zgodnie z danymi wyciągów bankowych; zaprzestanie dokonywania zapisów ujemnych na tym koncie dla ewidencji operacji gospodarczych,

p) zaprzestanie wyodrębniania oddzielnych ksiąg rachunkowych dla potrzeb ewidencji projektów realizowanych z  udziałem środków Unii Europejskiej,

q) zaprzestanie stosowania konta 800 dla ewidencji operacji przyjęcia do używania odpłatnie nabytych środków trwałych. Ewidencjonowanie zapisem Wn 011 – Ma 800 jedynie nieodpłatnego nabycia środków trwałych (w części nieumorzonej lub niepodlegającej umorzeniu),

r) zaprzestanie ujmowania na kontach zespołu 4 kosztów nabycia lub wytworzenia środków trwałych podlegających ze względu na wartość stopniowemu umorzeniu i finansowaniu z wydatków majątkowych,

s) ujmowanie na koncie 011 wartości środków trwałych, których nabycie lub wytworzenie sfinansowano wydatkami majątkowymi; przeksięgowanie na konto 011 wartości środków trwałych nieprawidłowo ujętych na koncie 013,

t) ujmowanie wartości stanu materiałów ustalonego w wyniku inwentaryzacji, ujętego w koszty w momencie zakupu, zapisem dodatnim Wn 310 – Ma 401,

u) zaprzestanie dokonywania pomiędzy rachunkami bankowymi jednostki przelewów niemających uzasadnienia w treści dokumentów obrazujących rzeczywisty przebieg operacji, skutkujących zawyżeniem dochodów i wydatków budżetu,

v) dokonywanie na koncie 290 odpisów aktualizujących należności posiadające cechy wypełniające którąś z przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości; stosowanie zapisów Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290 (dla odpisu należności głównej) i Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290 (do odpisu odsetek od należności głównej). Dokonanie odpisów aktualizujących należności wskazane w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia,

w) prowadzenie ewidencji operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT w sposób zapewniający odzwierciedlenie w księgach rzeczywistego stanu rozrachunków gminy z urzędem skarbowym wynikającego z deklaracji VAT-7 gminy,

x) zaprzestanie przekazywania z budżetu środków dla OSiR, jako jednostki budżetowej, w związku z wystąpieniem w tej jednostce nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym, mając na uwadze że przepisy prawa przewidują transfery środków z tego tytułu tylko między budżetem a zakładami budżetowymi,

y) prawidłowe ewidencjonowanie rozliczenia dotacji w sytuacji, gdy w następnym roku budżetowym następuje zwrot wynikający z rozliczenia,

z) ujęcie w ewidencji środków trwałych Urzędu Miejskiego w Sokółce budynków i budowli usytuowanych na gruntach przekazanych ZGKiM w Sokółce „umową użyczenia”, mając na uwadze, że prawną formą władania nieruchomościami przez jednostkę niemającą osobowości prawnej – skutkującą przeniesieniem wartości środków trwałych do ewidencji tej jednostki – jest w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami trwały zarząd.

8. Inwentaryzowanie na koniec roku materiałów budowlanych ujętych w koszty w momencie zakupu, które nie zostały wbudowane, oraz zapewnienie ujmowania wartości ich zapasu na koncie 310.

9. W zakresie sprawozdawczości:

a) wypełnianie kolumny „dochody otrzymane” w sprawozdaniu Rb-27S zgodnie z przepisami podanymi w części opisowej wystąpienia,

b) zaprzestanie wykazywania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzanym na podstawie danych ewidencji budżetu należności z tytułu zaliczki alimentacyjnej i funduszu alimentacyjnego oraz dochodów wykonanych z tego tytułu, mając na uwadze, że dane te powinny być wykazane w sprawozdaniu Rb-27S OPS (par. 2360), stosownie do zapisów księgowych zaleconych w części opisowej wystąpienia, oraz muszą wykazywać zgodność z danymi części B sprawozdania jednostkowego Rb-27ZZ OPS,

c) zaniechanie doliczania odsetek do wartości nominalnej należności podlegających wykazaniu w sprawozdaniu Rb-N,

d) wypełnianie wiersza N3. „gotówka i depozyty” w sprawozdaniu Rb-N zgodnie z zasadami określonymi przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

e) wykazywanie w wierszu N4. „należności wymagalne” sprawozdania Rb-N jedynie bezspornych należności, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione ani umorzone,

f) prezentowanie w bilansie z wykonania budżetu krótkoterminowych zobowiązań finansowych zgodnie z zasadami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

g) właściwe wypełnianie wierszy uszczegółowiających w bilansie z wykonania budżetu wynik wykonania budżetu za rok, w którym uchwalono plan wydatków niewygasających, co powinno polegać na podawaniu w poz. II.1.3. kwoty wydatków uznanych za niewygasłe, a w pozycji nadwyżki lub deficytu (poz. II.1.1. lub II.1.2.) kwoty dającej wynik wykonania budżetu po odjęciu od niej kwoty wydatków niewygasających,

h) prawidłowe wykazywanie kosztów finansowych w rachunku zysków i strat Urzędu,

i) ujmowanie wartości sprzedanych gruntów w poz. I.2.6. jednostkowego zestawienia zmian w funduszu Urzędu,

j) zapewnienie zamieszczania w informacjach dodatkowych do sprawozdań finansowych jednostek podległych stosownych danych stanowiących podstawę wyłączania w łącznym zestawieniu zmian w funduszu wyłączeń wzajemnych rozliczeń między jednostkami budżetowymi lub między tymi jednostkami a zakładami budżetowymi w zakresie zwiększeń i zmniejszeń stanu funduszu z tytułu nieodpłatnego przekazywania środków trwałych w wartości nieumorzonej.

10. Podjęcie działań w celu ustalenia kwoty należności gminy od spółki Landfill Pure Home za lata 2015-2016, która powinna wynosić 4,5% opłaty netto pobranej za każdą tonę przyjętych odpadów.

11. Wystąpienie z pozwem o zapłatę przez spółkę Landfill Pure Home należności naliczonej za okres bezumownego – w ocenie gminy – korzystania z gruntu, biegnący od upływu okresu wypowiedzenia przez Panią umowy dzierżawy z 7 lutego 2013 r.

12. Rozważenie wystąpienia do Sądu Apelacyjnego w Białymstoku ze skargą na naruszenie prawa gminy do rozpoznania sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki, stosownie do przepisów art. 2, art. 4 ust. 1a, i art. 5 ustawy z dnia 17 czerwca 2004 r. o skardze na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora i postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki (Dz. U. z 2018 r. poz. 75), mając na uwadze zawieszenie na mocy postanowienia Sądu Okręgowego w Białymstoku VII Wydział Gospodarczy z dnia 25 maja 2017 r. i nierozstrzygnięcie do dnia zakończenia kontroli postępowania wynikającego z wniesienia przez Landfill Pure Home pozwu z 26 września 2016 r. o ustalenie, że strony od dnia 1 listopada 2016 r. łączy umowa dzierżawy z 7 lutego 2013 r. w dotychczasowym brzmieniu (wniesionego w związku z dokonanym przez Panią wypowiedzeniem umowy) oraz pozwu gminy o wydanie nieruchomości z dnia 31 stycznia 2017 r. w związku z wypowiedzeniem umowy.

13. Rozważenie wystąpienia do Sądu Rejonowego w Białymstoku Wydział Gospodarczy o podjęcie stosownych działań nadzorczych wobec ustanowionego w dniu 10 stycznia 2018 r. kuratora w celu powołania zarządu spółki ZZO „EURO-SOKÓŁKA”, mając na uwadze przepisy art. 42 i 421 Kodeksu cywilnego, niepowołanie zarządu do dnia zakończenia kontroli oraz przesunięcie terminu jego powołania na 10 kwietnia 2019 r.

14. Podjęcie działań w celu formalnego umorzenia z urzędu należności od KS „Sokół” Sokółka i PW „Bud-System” z Białegostoku, w stosunku do których zachodzą przywołane w części opisowej wystąpienia przesłanki umorzenia określone przepisami ustawy o finansach publicznych oraz uchwałą Rady Miejskiej.

15. Opracowanie i wdrożenie procedur rozliczania strażników miejskich z wykorzystanych bloczków mandatowych i dokonanych wpłat.

16. Uzupełnienie regulacji wewnętrznych o zasady rozliczania inkasenta opłaty targowej z wydanych druków stanowiących podstawę poboru tej opłaty.

17. Przekazanie dyrektorom Biblioteki Publicznej i Sokólskiego Ośrodka Kultury uwag zwartych w części opisowej wystąpienia dotyczących prawidłowości sporządzania planów finansowych instytucji kultury oraz terminowości przedkładania rocznego sprawozdania z wykonania planu, o którym mowa w art. 265 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

18. Zaniechanie ustalania planu wydatków niewygasających w kwotach nie mających odzwierciedlenia w wartości zawartych umów (lub cen zaoferowanych w rozstrzygniętych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego) na wykonanie zadań objętych wykazem wydatków niewygasających.

19. Zapewnienie realnego poziomu prognozowanych w wieloletniej prognozie finansowej dochodów ze sprzedaży majątku, w tym bezwzględne urealnianie ujętego w budżecie planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości przed końcem III kwartału roku budżetowego.

20. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej, z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia, mając na uwadze w szczególności, aby zadania o charakterze bieżącym nie były planowane i finansowane jako wydatki inwestycyjne, zaś zadania inwestycyjne nie były planowane i finansowane wydatkami bieżącymi. Z uwagi na zakres nieprawidłowości stwierdzonych w tym obszarze podjęcie działań dyscyplinujących w stosunku do osób dekretujących dowody księgowe, w szczególności głównego księgowego i Skarbnika Gminy.

21. Ustalanie opłat za użytkowanie wieczyste w przypadkach, w których zaktualizowana wysokość opłaty rocznej przewyższa ponad dwukrotnie wysokość dotychczasowej opłaty rocznej, zgodnie z zaprezentowanymi w części opisowej wystąpienia tezami orzeczeń Sądu Najwyższego.

22. Zabezpieczenie należności gminy z tytułu rozłożenia na raty opłaty adiacenckiej dotyczącej wzrostu wartości nieruchomości nr 144/11 spowodowanego jej podziałem poprzez ustanowienie hipoteki zgodnie z decyzją nr GR.3134.1.2014.WB z dnia 24 listopada 2015 r.

23. Uregulowanie prawidłowego sposobu postępowania z powstałymi nadpłatami, mając na względzie obowiązujące przepisy Ordynacji podatkowej.

24. Zaktualizowanie planu kont jednostki kompatybilnego ze wskazanym w wystąpieniu pokontrolnym aktem normatywnym.

25. Zachowanie przymiotu prawidłowości przy realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych oraz opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

26. Przeprowadzanie systematycznych i kompletnych czynności sprawdzających nakazanych treścią przywołanych przepisów Ordynacji podatkowej, z wykorzystaniem procedur zawartych w dziale V tej ustawy, w szczególności w zakresie wskazanym treścią wystąpienia pokontrolnego.

27. Zachowanie przymiotu powszechności poprzez wymiar należności podatkowych wszystkim podmiotom, na których zgodnie z przepisami ustaw spoczywa obowiązek podatkowy, mając na względzie jego zakres oraz czas obowiązywania.

28. Skorygowanie nieprawidłowości stwierdzonych w deklaracji na podatek od nieruchomości złożonej przez Urząd Miejski oraz podjęcie w tym zakresie odpowiednich kroków wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

29. Rozważenie wystąpienia do właściwego urzędu skarbowego z wnioskiem o ukaranie podatników, którzy w sposób regularny i uporczywy nie wywiązują się z obowiązku terminowego składania deklaracji lub wpłacania należności podatkowych.

30. Przestrzeganie nadrzędnych zasad postępowania podatkowego przy udzielaniu ulg uznaniowych w zapłacie podatku, mając na względzie wskazane przepisy Ordynacji podatkowej.

31. Dostosowanie treści regulaminu wynagradzania pracowników do przepisów aktualnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych w zakresie wymaganego zaszeregowania, wykształcenia oraz stażu pracy na stanowiskach: kierownika wydziału, sekretarki, zaopatrzeniowca, kancelisty, dozorcy, gońca oraz operatora urządzeń powielających.

32. W zakresie eksploatacji samochodu służbowego:

a) zapewnienie zgodności między danymi kart pojazdu a danymi z faktur za paliwo w zakresie dat i ilości tankowanego paliwa,

b) wystawianie poleceń wyjazdu służbowego jako podstawy odbywania samochodem służbowym podróży poza miejscowość, w której znajduje się miejsce pracy,

c) wypełnianie kart drogowych w sposób umożliwiający ustalenie celów wyjazdu oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia podróży.

33. W zakresie zagranicznych podróży służbowych:

a) wskazywanie w poleceniu wyjazdu miejscowości docelowej oraz środka lokomocji,

b) zapewnienie podawania w rozliczeniu kosztów podróży godziny i miejscowości przekroczenia granica państwa,

c) zobowiązanie osób dokonujących rozliczeń kosztów podróży do należytego ustalania wysokości przysługującej pracownikowi diety z tytułu podróży,

d) wypłacanie zaliczek na niezbędne koszty podróży, mając na uwadze m.in. umożliwienie rozliczenia kosztów podróży w danej walucie według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki, jak tego wymagają obowiązujące przepisy,

e) wystawianie pracownikom poleceń wyjazdu służbowego w sposób umożliwiający określenie miejscowości rozpoczęcia i zakończenia krajowej podróży związanej z podróżą zagraniczną.

34. Ponoszenie wydatków budżetu na cele wykazujące należyty związek z realizacją zadań publicznych, których finansowaniu miały te wydatki służyć według przyjętego sposobu ich sklasyfikowania.

35. Zapewnienie, aby wszyscy członkowie Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych posiadali przeszkolenie w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

36. Dołożenie należytej staranności w zakresie opisywania dowodów księgowych dokumentujących wydatki pod kątem ich zgodności z gminnym programem profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii.

37. W zakresie funduszu sołeckiego:

a) wdrożenie należytych procedur wewnętrznych zapewniających zakwalifikowanie do wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego wszystkich wydatków poniesionych na podstawie prawidłowych wniosków sołectw, mając na uwadze stwierdzoną w 2017 r. nieprawidłowość polegającą na pominięciu we wniosku złożonym do Wojewody Podlaskiego wydatku wykonanego na podstawie wniosku sołectwa Stara Kamionka, w wyniku czego gmina utraciła dotację w wysokości 120,94 zł,

b) zapewnienie rzetelnej analizy prawidłowości wniosków składanych przez sołectwa w sprawie przeznaczenia środków funduszu sołeckiego, skutkującej odrzuceniem wniosków niespełniających wymagań określonych przepisami art. 5 ust. 2-4 ustawy o funduszu sołeckim, w tym niezawierających uzasadnienia,

c) przyjmowanie tylko tych wniosków sołectw, z uzasadnienia których wynika dostateczny związek między zgłaszanymi przedsięwzięciami a zakresem zadań własnych gminy, mając jednocześnie na uwadze, że ogólne pojęcie „integracji mieszkańców” nie świadczy o realizacji zadań własnych gminy, w tym także i zadania z art. 7 ust. 1 pkt 17 ustawy o samorządzie gminnym,

d) odrzucanie wniosków sołectw przewidujących wykonanie przedsięwzięć poza ich obszarem, jeżeli zadania te nie mają cech wspólnych przedsięwzięć, o których mowa w art. 6 ustawy o funduszu sołeckim,

e) pisemne powierzenie obowiązków w zakresie przyjmowania wniosków sołectw oraz wniosków o zmianę wniosków w trakcie roku budżetowego i rozliczania środków funduszu sołeckiego zgodnie z ustawą o funduszu sołeckim pracownikom, którzy wykonują powyższe obowiązki w praktyce.

38. Publikowanie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzielonym zamówieniu publicznym w terminie określonym przepisami art. 95 Prawa zamówień publicznych.

39. Zaniechanie określania w specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego wymagań wobec wykonawców, które dotyczą warunków mniej korzystnych dla zamawiającego niż gwarantowane obowiązującymi przepisami prawa.

40. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

41. Zaprzestanie regulowania w formie „umów” z sołectwami kwestii dotyczących zarządzania i korzystania z mienia komunalnego oraz rozporządzania dochodami z tego źródła, a także zakresu czynności dokonywanych samodzielnie przez jednostkę pomocniczą w zakresie tego mienia. Rozważenie przedłożenia Radzie Miejskiej w Sokółce projektu zmiany uchwały w sprawie statutów sołectw, polegającej na uregulowaniu w treści statutów kwestii wymienionych w treści art. 48 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

42. Rozważenie wygaszenia trwałego zarządu ZGKiM nieruchomościami zabudowanymi budynkami mieszkalnymi oraz rozwiązania „umowy użyczenia” z ZGKiM dotyczącej tego samego rodzaju nieruchomości, mając na uwadze, że są one tylko przedmiotem wykonywania przez Zakład obowiązków statutowych polegających na zarządzaniu nimi.

43. Opracowanie i wdrożenie procedur gospodarowania monetami „Sokole” oraz dokumentowania tych procesów, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

44. Zarządzanie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych przez upływem okresu wymaganej częstotliwości jej przeprowadzania.

45. W zakresie rozliczeń z Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sokółce:

a) kalkulowanie dotacji przedmiotowej w oparciu o stawkę jednostkową przyjętą uchwałą Rady Miejskiej; coroczne przedkładanie Radzie projektów uchwał określających stawki jednostkowe dotacji, jak tego wymagają przepisy art. 219 ust. 1 i 4 ustawy o finansach publicznych,

b) przekazywanie dotacji przedmiotowej w wysokości odpowiedniej do stopnia realizacji finansowanych zadań,

c) określenie szczegółowości, z jaką Zakład winien przedstawiać rozliczenie dotacji,

d) przekazanie dyrektorowi ZGKiM uwag zawartych w części opisowej wystąpienia dotyczących terminowości przekazywania rozliczenia wykorzystania dotacji celowych,

e) podjęcie dopuszczalnych w świetle obowiązujących przepisów prawa działań umożliwiających dokonanie przez ZGKiM spłaty zobowiązań wymagalnych.

46. Stwierdzenie nieważności decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami na rzecz Szkoły Podstawowej z Oddziałami Integracyjnymi Nr 2 w Sokółce, mając na uwadze art. 156 § 1 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego. Wydanie decyzji ustanawiającej nieodpłatny trwały zarząd nieruchomościami na rzecz tej szkoły, stosownie do postanowień art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

          Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku