Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Stawiskach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 marca 2019 roku (znak: RIO.IV.6001-9/18), o treści jak niżej:

Pani

Agnieszka Rutkowska

Burmistrz Stawisk

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Stawiski za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Stawiskach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Wszystkie stwierdzone nieprawidłowości dotyczą okresu sprawowania funkcji Burmistrza Stawisk przez Krzysztofa Rafałowskiego, który zajmował to stanowisko w okresie objętym kontrolą i do 22 listopada 2018 r.

           Badając zagadnienia dotyczące organizacji i funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że statut gminy Stawiski nadany uchwałą Nr XXI/91/07 Rady Miejskiej w Stawiskach z dnia 29 grudnia 2007 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Stawiski w załączniku Nr 3 zawiera nieaktualny wykaz jednostek organizacyjnych gminy. Według statutu nadal funkcjonuje dziesięć jednostek organizacyjnych, podczas gdy do 2017 r. przekształcono lub zlikwidowano sześć jednostek organizacyjnych:

- Szkoła Filialna w Dzierzbi Szkoły Podstawowej w Porytem – zlikwidowana z dniem 31 sierpnia 2016 r.,

- Gimnazjum w Stawiskach – wygaszone z dniem 31 sierpnia 2017 r.,

- Szkoła Podstawowa w Stawiskach ze Szkołami Filialnymi w Budach Stawiskich i w Jurcu Szlacheckim oraz Miejskie Przedszkole w Stawiskach – przekształcone z dniem 1 września 2015 r. w Zespół Szkolno-Przedszkolny w Stawiskach – str. 3-4 protokołu kontroli.

Ponadto w związku z przedstawionymi zmianami nie dokonano stosownej modyfikacji treści uchwały Nr XXXV/116/16 Rady Miejskiej w Stawiskach z dnia 20 grudnia 2016 r. w sprawie zorganizowania wspólnej obsługi finansowej jednostkom organizacyjnym zaliczonym do sektora finansów publicznych, polegającej na usunięciu z niej Gimnazjum w Stawiskach – str. 4 protokołu kontroli.

           Badając dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), stwierdzono, że:

a) w wykazie ksiąg rachunkowych przewidziano, że w ich skład wchodzi wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), co nie ma uzasadnienia, bowiem zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 5 protokołu kontroli;

b) jednostki organizacyjne gminy obsługiwane przez Urząd Miejski w Stawiskach nie posiadają, poza zakładowymi planami kont, pozostałych regulacji wewnętrznych, które powinny składać się na przyjęte zasady rachunkowości stosownie do wymagań wynikających z art. 10 ust. 1 ustawy. Obowiązek ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte w jednostkach obsługiwanych zasady rachunkowości spoczywa na Burmistrzu Stawisk, jako kierowniku jednostki obsługującej. Wynika to z art. 10c ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, ze zm.), według którego w przypadku powierzenia jednostce obsługującej obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, są one przekazywane w całości – str. 9 protokołu kontroli;

c) do ewidencjonowania operacji na rachunku środków na wydatki niewygasające, wbrew postanowieniom załącznika nr 2  do rozporządzenia, wykorzystywano konto o symbolu 136, zamiast konta 135 „Rachunek środków na niewygasające wydatki”. Jak wyjaśniła Skarbnik Gminy, zaistniało ograniczenie programu księgowego – pomimo, iż w systemie zawarty jest symbol konta 135, nie było możliwe jego uruchomienie i w związku z powyższym dla ewidencji tych operacji przyjęto konto 136. Ponadto zaniechano rozliczania wydatków poniesionych w ciężar planu wydatków niewygasających za pośrednictwem konta 225 „Rozliczenie niewygasających wydatków”, którego nie przewidziano w zakładowym planie kont dla budżetu – na stronie Wn tego konta ujmuje się środki przelane z rachunku budżetu na pokrycie niewygasających wydatków jednostek budżetowych, a na stronie Ma konta 225 wydatki zrealizowane przez jednostki budżetowe w korespondencji z kontem 904 „Niewygasające wydatki” oraz przelewy środków niewykorzystanych w korespondencji z kontem 135; ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych im środków na realizację niewygasających wydatków; konto 225 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan nierozliczonych środków przekazanych jednostkom budżetowym na realizację niewygasających wydatków. Brak konta 225 wpłynął na nieprawidłową ewidencję operacji dotyczących realizacji wydatków niewygasających w księgach budżetu. Konto to byłoby bowiem zbędne jedynie w przypadku realizowania całości planu wydatków niewygasających przez Urząd Miejski – jako nieposiadający odrębnego rachunku dla realizacji wydatków. Mimo tego stwierdzono jednak, że konto 223-15 prowadzono bezpodstawnie dla księgowania wydatków niewygasających ujmowanych w ewidencji Urzędu Miejskiego. Plan wydatków, które nie wygasły z końcem 2016 r. realizował także Zespół Szkolno-Przedszkolny w Stawiskach, co wiązało się z koniecznością przekazania na rachunek Zespołu środków z rachunku wydatków niewygasających. Przekazanie to ewidencjonowano w księgach budżetu błędnie – od razu na koncie 904 jako zrealizowane wydatki niewygasające (Wn 904 – Ma 136), zamiast jako środki do rozliczenia poprzez konto 225. W ewidencji Zespołu były one natomiast ujmowane właściwie jako środki na wydatki na koncie 223-2 – str. 12-14, 24-26 i 62 protokołu kontroli.

Kontrola zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… wykazała ponadto, że:

a) w ewidencji budżetu dokonywano nieuzasadnionych – jak wynika z protokołu kontroli – zapisów na koncie 140 „Środki pieniężne w drodze”; ujmowano na nim bowiem wpływy z urzędów skarbowych z udziału w podatku dochodowym od osób prawnych i z podatków pobieranych przez te urzędy na rzecz gminy (zapisami Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 140 oraz Wn 140 – Ma 224 „Rozrachunki budżetu”) oraz operacje dotyczące dochodów zrealizowanych w kasie Urzędu zapisami Wn 133 – Ma 140 i Wn 140 – Ma 901 „Dochody budżetu”. Obroty tego konta wyniosły w 2017 r. 11.268,70 zł. Nie wynika z protokołu kontroli, aby były to operacje dotyczące środków przekazanych w innym okresie sprawozdawczym a otrzymanych w innym okresie sprawozdawczym, jak to wynika z zasad funkcjonowania konta 140 określonych załącznikiem nr 2 do rozporządzenia – str. 14-15 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowo prowadzono ewidencję na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” w księgach szkół obsługiwanych przez Urząd Miejski. Wbrew zasadom funkcjonowania konta 130 określonym załącznikiem nr 3 do rozporządzenia nie dokonano bowiem jego podziału na subkonta dochodów i wydatków – str. 24 i 26 protokołu kontroli,

c) nie zachowano czystości obrotów na subkoncie dochodów prowadzonym do konta 130 w ewidencji Urzędu Miejskiego, wbrew zasadom funkcjonowania konta 130 – obroty konta były wyższe od ujętych na nim dochodów wykonanych o 179.146,86 zł, na co wpływ miało przede wszystkim bezzasadne ujęcie w ewidencji Urzędu dochodów zrealizowanych przez inne jednostki budżetowe gminy na kwotę 179.069,30 zł. Kwotę tę odniesiono na przychody Urzędu na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, dublując w ten sposób przychody ujęte już w księgach innych jednostek budżetowych oraz zawyżając wynik finansowy Urzędu – str. 32 protokołu kontroli,

d) wystąpiła niezgodność między danymi ewidencji analitycznej i syntetycznej do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na koniec 2017 r., wynikająca głównie z ustalenia salda konta syntetycznego per saldo. Naruszono tym samym art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasady funkcjonowania konta 221 wymagające wykazywania salda dwustronnego, jeżeli są na nim ujęte zarówno należności, jak i nadpłaty. Na koniec 2017 r. na koncie syntetycznym wykazano tylko saldo po stronie Wn 177.985,44 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać należności po stronie Wn w wysokości 186.183.78 i nadpłaty po stronie Ma w kwocie 7.333,34 zł. Dodatkowo na niezgodność wpłynął fakt nieujęcia na koncie syntetycznym kwoty 865 zł stanowiącej należność za zajęcie pasa drogowego. Dane w sprawozdaniu Rb-27S wykazano prawidłowo, na podstawie ewidencji analitycznej – str. 32 protokołu kontroli,

e) wbrew przepisom § 8 ust. 5 rozporządzenia i art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych w szeregu przypadków zaniechano naliczenia i ujęcia w księgach odsetek za zwłokę w regulowaniu należności cywilnoprawnych; uchybienia te dotyczyły niewielkich kwot; od 2018 r. obowiązek naliczania i ujmowania w księgach odsetek od należności na koniec każdego kwartału wynika z § 11 rozporządzenia z dnia 13 września 2017 r. – str. 34-35 protokołu kontroli,

f) w księgach 2016 r. nieprawidłowo pominięto w dochodach i wydatkach kwoty kasowo zrealizowanych operacji ujmując je na koncie 240 w ewidencji budżetu; dotyczyły one zaniżenia dochodów o 30 zł z powodu błędnie zaksięgowanej opłaty skarbowej oraz o 1.500 zł z powodu pominiętej w dochodach zaliczki na rozgraniczenie nieruchomości oraz zaniżenia wydatków o kwotę 743,84 zł dotyczącą wydatku na usługi telekomunikacyjne poniesionego w 2016 r. z rachunku budżetu za Zespół Szkolno-Przedszkolny, który ujęto na koncie 240 zamiast na koncie 902 jako wydatek budżetu; sposób księgowania wskazanych operacji stanowił naruszenie zasady kasowego ustalania wyniku budżetu określonej m.in. w § 5 rozporządzenia – str. 21-22 protokołu kontroli,

g) nie ujmowano w księgach rachunkowych operacji naliczania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, która powinna skutkować wykazaniem na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” zobowiązania działalności podstawowej wobec działalności socjalnej (w korespondencji z kontem kosztów). Przelewy równowartości odpisu na rachunek ZFŚS powinny być ujmowane jako zmniejszenie zobowiązania działalności podstawowej wobec działalności socjalnej – str. 112-113 protokołu kontroli.

           W zakresie prawidłowości realizacji wydatków niewygasłych w budżecie na 2016 r. ustalono, że określając uchwałą Rady Miejskiej wartość zadania pod nazwą „Budowa nowej linii zasilania do pomp ciepła w SP w Stawiskach” na poziomie 42.607 zł, kwotę wydatków uznanych za niewygasające zawyżono łącznie o 835,52 zł względem postanowień umowy zawartej w 2016 r. z wykonawcą. W konsekwencji zaniżono wynik budżetu za 2017 r. o podaną sumę. Zgodnie z art. 263 ust. 3 ustawy o finansach publicznych w wykazie wydatków niewygasających mogą być ujęte wydatki związane z realizacją umów w sprawie zamówienia publicznego oraz te, które zostaną zawarte w wyniku zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym dokonano wyboru wykonawcy. Nie mogą zatem dotyczyć one kwot niemających oparcia w zawartych umowach lub rozstrzygniętych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego – str. 57-58 protokołu kontroli.

Na koncie 221 stwierdzono na koniec 2017 r. saldo należności głównej w wysokości 295,30 zł, w tym zaległość 135,18 zł, dotyczące przypadającej gminie kwoty za energię elektryczną dostarczaną osobie wynajmującej od gminy nieruchomość. Mimo zainstalowania urządzenia pomiarowego, było ono nadal zarejestrowane na Urząd Miejski. Prowadzi to do sytuacji, w której gmina ponosi za kontrahenta koszty zużytej przez niego energii, mimo że wydatki na ten cel nie stanowią zadania gminy. Potencjalnie może to też powodować, że gmina zostanie zmuszona do ponoszenia kosztów egzekucji należności z tego tytułu od najemcy, co może narazić budżet na straty. Z podanej w protokole kontroli informacji uzyskanej od Skarbnika Gminy wynika, że osoba ta została już zobowiązana do zawarcia osobiście stosownej umowy na dostawę prądu bezpośrednio z dystrybutorem energii elektrycznej – str. 39-40 protokołu kontroli.

           Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), zastąpionego od 2018 r. rozporządzeniem z dnia 9 stycznia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 109), oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała, że:

a) zarówno dla Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej, jak i Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Stawiskach nie sporządzono w 2017 r. jednostkowych sprawozdań Rb-28NWS wymaganych w związku z realizacja planu wydatków niewygasających z końcem 2016 r. Sporządzono jedynie zbiorcze sprawozdanie Rb-28NWS – str. 58 protokołu kontroli. Naruszono tym samym zarówno przepisy § 11-12 załącznika nr 39 do rozporządzenia z 16 stycznia 2014 r. określające obowiązek i zasady sporządzania sprawozdania Rb-28NWS (obecnie § 10-11 załącznika nr 36 do rozporządzenia z 9 stycznia 2018 r.), jak i ogólną zasadę sporządzania sprawozdań zbiorczych na podstawie sprawozdań jednostkowych wyrażoną w § 6 ust. 1 pkt i 3 rozporządzenia,

b) zaniechano wykazania w sprawozdawczości budżetowej po stronie dochodowej oraz wydatkowej kwot, odpowiednio, zwrotów nienależnie pobranych świadczeń dokonanych po zakończeniu roku budżetowego, w którym została przyznana dotacja celowa na ich wypłatę (tj. za lata 2011-2014) oraz ich odprowadzenia do PUW w wysokości 4.478,03 zł należności głównych oraz 1.017,60 zł z tytułu odsetek. Środki te powinny być wykazane jako dochody w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S OPS a ich odprowadzenie do PUW jako wydatki w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S Urzędu Miejskiego – str. 20-21 protokołu kontroli,

c) w rocznym sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie 8 „Dochody otrzymane” wykazano kwotę 26.141.436,57 zł, podczas gdy zgodnie z przepisami § 3 ust. 1 pkt. 5, ust. 1a pkt. 1 lit. c) i pkt. 2 lit. c), ust. 3 pkt. 4, ust. 4 pkt. 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z 16 stycznia 2014 r. w kol. 8 należało wykazać kwotę 26.522.002,47 zł, tj. o 380.565,90 zł wyższą. Szczegółowe wyliczenie różnicy zawarto na str. 43-44 protokołu kontroli. Począwszy od 2018 r. zasady wypełniania kolumny „dochody otrzymane” wynikają z § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 2 pkt 1 i 2, ust. 4 pkt 4 i ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia z dnia 9 stycznia 2018 r.,

d) we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N za 2017 r. w pozycji N4. „należności wymagalne” pominięto dwie zaległości łączną kwotę 58,31 zł – str. 49 protokołu kontroli; zaniżenie kwoty zaległości stwierdzono także w kol. 10 sprawozdania Rb-27S; obejmowało ono łącznie 51,13 zł – str. 34 protokołu kontroli,

e) stwierdzono niewielkie rozbieżności między danymi o zobowiązaniach ujętych na kontach 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” i 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” a sposobem ich wykazania w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu we właściwych rozdziałach i paragrafach; błąd dotyczył kwoty 20,04 zł, co opisano na str. 65-68 protokołu kontroli.

Natomiast w zakresie sprawozdawczości finansowej stwierdzono, że w aktywach bilansu z wykonania budżetu za 2017 r., w pozycji dotyczącej należności od budżetów (II.2) wykazano m.in. kwotę 1,55 zł stanowiącą dochody SP w Porytem i ZS-P w Stawiskach podlegające odprowadzeniu na rachunek budżetu oraz kwotę 6.890,81 zł stanowiącą niewykorzystane w 2017 r. przez jednostki budżetowe środki na wydatki; rozrachunki z własnymi jednostkami budżetowymi powinny być wykazane jako „pozostałe należności i rozliczenia” (poz. II.3), ponieważ nie są rozliczeniami z innymi budżetami – str. 52 protokołu kontroli.

           Kontrola prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) wykazała, że:

a) dwie kwoty po 191 zł stanowiące wynagrodzenie dla biegłego sądowego i psychologa za wydanie pisemnych opinii sklasyfikowano w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast w par. 4390 „Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii”;

b) kwotę 545,60 zł stanowiącą odszkodowanie dla Spółdzielni Mieszkaniowej za zajmowanie lokalu bez tytułu prawnego wykazano w par. 4300, zamiast w par. 4600 „Kary, odszkodowania i grzywny wypłacane na rzecz osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych” – str. 54 protokołu kontroli.

           W zakresie sum depozytowych przechowywanych przez kontrolowana jednostkę stwierdzono, że w przypadku zabezpieczenia należytego wykonania umowy na „Utworzenie centrum rekreacyjnego w Stawiskach” wniesionego przez PPHU JUMIRPOL bezpodstawnie, po upływie okresu objętego zabezpieczeniem tj. od 3 lipca 2017 r., przetrzymywano kwotę 556,70 zł. Kwota ta została zwrócona wykonawcy do czasu podpisania protokołu – str. 59 protokołu kontroli.

           Analiza deklaracji cząstkowych VAT za 2017 r. Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Stawiskach wykazała, że gmina w dniu 27 grudnia 2017 r. dokonała na rzecz ZGKiM zwrotu kwoty nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym wynikającej z rozliczeń za miesiące od stycznia do listopada 2017 r., tj. kwoty 9.087,19 zł, pomimo, że Rada Miejska w Stawiskach nie podejmowała uchwały na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z tym przepisem organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego określa zasady ustalania i przekazywania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego środków finansowych wynikających z rozliczenia podatku od towarów i usług, jeżeli przewiduje przekazywanie tych środków temu zakładowi.

Ponadto na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych (Rada Miejska) powinna określić terminy i sposób ustalania zaliczkowych wpłat do budżetu nadwyżki środków obrotowych przez zakład, a także sposób i terminy rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu. Z ustaleń kontroli wynika, że żadną z uchwał nie określono tych kwestii – str. 156 protokołu kontroli.

Analizując obowiązującą uchwałę Nr 46/XI/99 Rady Miejskiej w Stawiskach z 28 kwietnia 1999 r. w sprawie określania zasad nabywania, zbywania i obciążenia nieruchomości gruntowych stanowiących własność gminy, oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata stwierdzono, że § 10 uchwały ustala stawkę opłaty adiacenckiej w wysokości 50% różnicy między wartością nieruchomości przed wykonaniem urządzeń infrastruktury technicznej i wartością nieruchomości po jej wybudowaniu. Z kolei w uchwale Nr VI/16/15 Rady Miejskiej z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie ustalenia stawek procentowych opłaty adiacenckiej przewidziano wysokość stawki procentowej opłaty adiacenckiej na poziomie 3% różnicy między wartością nieruchomości przed wybudowaniem urządzeń a wartością po ich wybudowaniu. Z powyższego wynika, że w gminie formalnie uchwalone są 2 różne stawki – 50% i 3%. W uchwale z 29 stycznia 2015 r. nie anulowano wprost postanowienia uchwały z 28 kwietnia 1999 r. dotyczącego stawki 50% – str. 102 protokołu kontroli.

           Badając prawidłowość pobierania dochodów ujawniono, że bezpodstawnie naliczono oraz pobrano od dzierżawcy działki nr 730/1 wykorzystywanej na potrzeby działalności rolniczej podatek VAT od wartości czynszu. Za okres od 1 stycznia 2016 r. do 1 czerwca 2018 r. (z tym dniem umowa wygasła) bezpodstawnie pobrano podatek VAT w kwocie 518,81 zł. Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz. U. z 2018 r. poz. 701) zwalnia się od podatku od towarów i usług dzierżawę gruntów przeznaczonych na cele rolnicze – str. 35 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dochodów z wynajmowania pojazdów gminnych stwierdzono, że zarządzeniem Nr 26/2016 Burmistrza Stawisk z dnia 29 kwietnia 2016 r. ustalono stawki netto za wynajem pojazdów będących w dyspozycji Urzędu, obejmujące koszty ich eksploatacji oraz koszty wynagrodzenia kierowców, przewidując jednocześnie możliwość rozliczania najmu pojazdów poniżej kosztów ich eksploatacji – na podstawie norm zużycia paliwa. Stwierdzono, że z pojazdów korzystały jednostki oświatowe gminy, Ośrodek Pomocy Społecznej, GOKiS w Stawiskach, a także podmioty zewnętrzne – w tym Starostwo Powiatowe i Komenda Powiatowa PSP w Kolnie, parafia w Stawiskach, stowarzyszenia oraz osoby fizyczne. Szczegółowa analiza tego zagadnienia wykazała, że były Burmistrz wiele razy korzystał z regulacji przewidującej, że w tzw. „uzasadnionych przypadkach” można rozliczyć koszty najmu pojazdu po kosztach paliwa. Za wystarczające traktowano poczynienie przez najemcę we wniosku wzmianki, iż wnosi o rozliczenie usługi po kosztach paliwa – wówczas Burmistrz stosownym oświadczeniem zatwierdzał taki sposób rozliczenia. Skutkiem powyższego, przy wykazanych rocznych dochodach z niniejszego tytułu w wysokości 63.287,08 zł zaniechano ustalenia kwoty 39.345,28 zł, stanowiącej różnicę pomiędzy rozliczeniem najmu po pełnych kosztach eksploatacji (obciążających gminę) a kosztami samego paliwa. Po odjęciu kwoty z przejazdów na rzecz gminnych jednostek budżetowych różnica ta wynosi 29.015,96 zł, a po odjęciu usług najmu na rzecz gminnej instytucji kultury (3.555,06 zł) łączna kwota nieustalonych należności od podmiotów zewnętrznych wynosi 25.460,09 zł.

Nienaliczone i niepobrane koszty eksploatacji pojazdów nie są jedynymi dotyczącymi analizowanego zagadnienia, albowiem niejednokrotnie usługi realizowane były w dniach wolnych od pracy i w święta, zatem do kosztów świadczonych usług należy doliczyć również wartość wypłaconych kierowcom godzin nadliczbowych – obsługa pojazdów w ramach godzin ponadnormatywnych, prowadzona dla jednostek organizacyjnych gminy Stawiski kosztowała 2.602,02 zł, dla publicznych podmiotów zewnętrznych (Starostwa Powiatowego w Grajewie) – 197,42 zł, zaś dla podmiotów prywatnych – 4.624,64 zł – str. 35-38 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że zgodnie z art. 50 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia. Nieodpłatne udostępnianie i eksploatowanie mienia gminy na cele niestanowiące zadań gminy pozostaje w sprzeczności z tą zasadą. Przeznaczeniem tego mienia jest realizacja zadań publicznych, a nie interesów prywatnych podmiotów wynajmujących. O ile udostępnianie własnym jednostkom mienia w celu realizacji przez nie zadań publicznych jedynie po kosztach paliwa (czyli poniżej rzeczywistych kosztów eksploatacji mienia i wykonania usługi) nie budzi uwag, to w przypadku udostępniania go podmiotom zewnętrznym uchybia zasadom prawidłowej gospodarki finansowej oraz wykonywania zarządu mieniem zgodnie z jego przeznaczeniem.

W wyniku kontroli decyzji ustalających opłaty za zajęcie pasa drogowego stwierdzono, że w kilku przypadkach w decyzjach zezwalających na umieszczenie urządzeń w pasie drogowym niewłaściwie naliczono opłatę, bowiem przyjmowano do jej naliczenia powierzchnię faktycznie zajmowaną przez urządzenie w sytuacji, gdy powierzchnia ta była mniejsza niż 1 m2. Ustawa z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (Dz. U. z 2018 roku poz. 2068, ze zm.) stanowi w art. 40 ust. 10, że zajęcie pasa drogowego o powierzchni mniejszej niż 1 m2 jest traktowane jak zajęcie 1 m2 pasa drogowego. Łączna kwota różnicy między kwotą ustalonej opłaty a kwotą należną to 1.279,75 zł za lata 2011-2018. W czasie kontroli złożono wyjaśnienie, z którego wynika, że błędnie naliczone decyzje zostaną poprawione i wysłane do zajmującego pas drogowy celem pobrania właściwej opłaty – str. 102-104 protokołu kontroli.

           W przedmiocie pozyskania dochodów z tytułu sprzedaży lokali mieszkalnych stwierdzono, że aktem notarialnym z 5 kwietnia 2016 r. zbyto lokal mieszkalny w m. Dzierzbia za kwotę 5.460 zł (wartość po uwzględnieniu 80% bonifikaty). Kwota należności została rozłożona na 39 oprocentowanych rat miesięcznych płatnych w okresie od maja 2016 r. do lipca 2019 r. po 140 zł plus odsetki. Do 31 grudnia 2017 r. winna być wpłacona kwota 2.800 zł, czyli na ten dzień należności powinny wynosić 2.660 zł. Faktycznie na 31 grudnia 2017 r. wpłacono 1.396,74 zł, a więc należność wymagalna (zaległość) na ten dzień to kwota 1.403,26 zł. Suma kwot 2.660 zł i 1.403,26 zł daje łącznie 4.063,26 zł + odsetki 153,41 zł, która to należność powinna być wykazana w ewidencji i sprawozdawczości. Kontrola wykazała brak w księgach i sprawozdaniach należności z tego tytułu na koniec 2017 r., jak również na koniec pierwszego półrocza 2018 r. Wynika stąd, że stan ewidencyjny był w tym zakresie nierzetelny. Egzekucja należności jest prowadzona. Według wyjaśnienia Skarbnika Gminy W związku z błędną interpretacją przepisów nie ujęto w księgach rachunkowych należności i zaległości z tytułu ratalnej sprzedaży mieszkań komunalnych – str. 105-106 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800), jest Pani Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badaniu poddano powszechność opodatkowania podatkiem rolnym i stwierdzono nieprawidłowości polegające na nieprzedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które w myśl art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892, ze zm.) stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z powyższym organ podatkowy naruszył także art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego także poprzez ewentualne wyegzekwowanie prawidłowo wypełnionych informacji. Łącznie w próbie przyjętej do kontroli stwierdzono w 2 przypadkach brak informacji zawierających dane, na podstawie których dokonywany jest wymiar zobowiązania podatkowego w łącznej kwocie 45  zł – str. 78 protokołu kontroli.

           Badaniu poddano zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości przy realizacji przez organ podatkowy dochodów z tytułu podatku rolnego w grupie podatników osób prawnych. Stwierdzono, że w 2 przypadkach deklaracje zostały złożone po terminie przewidzianym w art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym. Z wyjaśnień uzyskanych  w trakcie kontroli wynika, że niezłożenie w terminie deklaracji nie miało istotnego wpływu na realizację dochodów podatkowych – str. 80-81 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1445, ze zm.), której zasady prowadzenia określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Pozwoliło to ustalić, że system informatyczny obsługujący w jednostce przedmiotową ewidencję nie spełnia warunków przewidzianych w § 2 rozporządzenia, zgodnie z którymi powinien umożliwiać:

- tworzenie raportów i zbiorczych zestawień według kryteriów definiowanych przez użytkownika;

- eksport danych zawartych w ewidencji do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego.

           Struktura i zasady budowy pliku w formacie XML zostały określone w załączniku do rozporządzenia. Stwierdzono, że użytkowany przez kontrolowaną jednostkę program komputerowy nie odpowiada wymogom określonym w załączniku do rozporządzenia w zakresie struktur i zasad budowy pliku w formacie Rozszerzalnego Znacznika Języków XML po wygenerowaniu. Jednocześnie stwierdzono, że prowadzona w kontrolowanej jednostce ewidencja przedmiotów opodatkowania nie zawiera wszystkich danych wskazanych w treści  §  5 rozporządzenia – str. 86 protokołu kontroli.

W zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej ustalono, iż organ podatkowy w 2017 r. nie przeprowadzał kontroli prawidłowości pracy inkasenta, czym naruszył art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej w zakresie obowiązku przeprowadzania kontroli podatkowej m.in. u inkasentów. Brak nadzoru w tej kwestii powoduje również uchybienie normom zawartym w art. 272 Ordynacji podatkowej, które zobowiązują organ podatkowy do prowadzenia czynności sprawdzających mających na celu monitorowanie wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów – str. 88 protokołu kontroli. Naruszenie wskazanego przepisu dotyczyło także braku kontroli podatkowych w przypadku podatników. Należy nadmienić, iż celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Systematyczne realizowanie obowiązków w tym zakresie jest niezbędnym elementem sprawowania kontroli nad właściwą realizacją dochodów z tytułu podatków lokalnych – str. 98 protokołu kontroli. 

              W wyniku przeprowadzonej analizy decyzji wydawanych na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej ustalono, że zebrany materiał dowodowy oraz treść uzasadnienia faktycznego nie wskazują faktów i dowodów, które pozwalałyby na uzyskanie przez organ podatkowy przywileju w postaci możliwości zastosowania ulgi. Zdaniem organu podatkowego za ważny interes podatnika, który jest jedną z przesłanek umożliwiających zastosowanie ulgi należy rozumieć „zdarzenia losowe powodujące znaczne osłabienie zdolności płatniczych podatnika (gradobicie, powódź, choroby i upadek zwierząt hodowlanych)”. Materiał dowodowy nie przedstawia (nie uwiarygodnia) uzyskiwanych dochodów i ponoszonych wydatków oraz nie potwierdza, czy sytuacja ma charakter nagły, nie dający się przewidzieć i przejściowy. W konsekwencji należy uznać, że organ nie wypełnia dyspozycji wynikającej z art. 122 Ordynacji podatkowej, w myśl którego jest on zobligowany do podejmowania w toku postępowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Ponadto zgodnie z art. 187 § 1 Ordynacji organ podatkowy jest zobowiązany do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, do którego należy zaliczyć m.in. deklaracje podatkowe, opinie biegłych, księgi podatkowe itp. (art. 181 Ordynacji). Stosownie do treści art. 207 tej ustawy organ podatkowy orzeka w sprawie w drodze decyzji. Decyzja rozstrzyga sprawę, co do jej istoty, albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji. Natomiast w wydanych decyzjach brak jest elementów uzasadnienia. Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu podatkowego, datę jej wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym - jeżeli od decyzji służy odwołanie oraz podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego (art. 210 § 1 Ordynacji). Jednocześnie pkt 6 w art. 210 § 1 wskazuje, że integralną częścią każdej decyzji jest jej uzasadnienie faktyczne i prawne. Przytoczenie przepisów prawa to również wskazanie ich treści i relacji do stanu faktycznego sprawy i zasad prawidłowo prowadzonego postępowania administracyjnego na podstawie przepisów ordynacji podatkowej, decyzja powinna wskazywać ustalony przez organ administracyjny stan faktyczny. Dodatkowo w obszarze tym ustalono, że nie stało się zadość wymogom wynikającym z treści  art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2018 r., poz. 362). Przywołany przepis obliguje podmioty udzielające pomocy, w tym przypadku Burmistrza Stawisk, do wydania beneficjentowi pomocy zaświadczenia stwierdzającego, że udzielona pomoc publiczna jest pomocą de minimis albo pomocą de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie, co nie zostało wykonane – str. 96-98 protokołu kontroli.

               Efektem kontroli zagadnień dotyczących prawidłowości realizacji dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi było ustalenie, że osoby zamieszkałe w budynkach wielolokalowych, wymienionych w załączniku do protokołu kontroli, zarządzanych przez spółdzielnie mieszkaniowe lub wspólnoty, składają indywidulnie deklaracje na opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi jako osoby fizyczne. Tymczasem zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 4 oraz art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2018 r. poz. 1454, ze zm.) obowiązek składania deklaracji ciąży na właścicielach nieruchomości. Jeżeli nieruchomość jest zabudowana budynkiem wielolokalowym, w którym ustanowiono odrębną własność lokalu, obowiązki właściciela nieruchomości wspólnej oraz właściciela lokalu obciążają wspólnotę mieszkaniową albo spółdzielnię mieszkaniową – str. 90 protokołu kontroli.

           Kontrola wydatków na obsługę prawną Urzędu Miejskiego, w tym realizacji postanowień wynikających z umowy zawartej z radcą prawnym, wykazała, że do obowiązków radcy należy m.in. opiniowanie umów i porozumień zawieranych przez zleceniodawcę. W wyniku kontroli wydatków inwestycyjnych stwierdzono, że na badanych umowach z wykonawcami brak dowodów zaopiniowania ich przez radcę prawnego – str. 113 protokołu kontroli.

           Analiza zarządzenia Nr 48/10 Burmistrza Stawisk z dnia 30 listopada 2010 r. w sprawie określenia zasad rozliczania i wykorzystania dotacji przedmiotowej przyznanej dla Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Stawiskach wykazała, że przewiduje ono m.in. zasady rozliczania dotacji do usługi odbioru odpadów komunalnych, których to usług Zakład w obecnym stanie prawnym nie realizuje. Ponadto zarządzenie powołuje się na nieaktualną w momencie jego podjęcia podstawę prawną – str. 116-117 protokołu kontroli. Na realizację zadania dotyczącego odbioru odpadów komunalnych wskazuje też statut ZGKiM. Jako podstawę prowadzenia gospodarki finansowej w ZGKiM statut powołuje też nieobowiązujące przepisy prawa. Ustalenia w tym zakresie poczyniono podczas problemowej kontroli gospodarki finansowej ZGKiM przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku.

           Porównując dane zawarte w rozliczeniu dotacji przedmiotowej do sprzedaży wody za 2017 r. wykazanej w sprawozdaniu M-06 stwierdzono rozbieżność, bowiem w rozliczeniu dotacji wykazana ilość sprzedanej wody to 288.466,90 m3, zaś w sprawozdaniu M-06 – 300.900 m3. Według wyjaśnień kierownika ZGKiM w Stawiskach W sprawozdaniu M-06 wykazano wodę dostarczoną zgodnie ze wskazaniem wodomierzy na stacjach uzdatniania wody zamiast faktycznie zafakturowaną w związku z błędną interpretacją objaśnień do sprawozdania M-06 – str. 116-117 protokołu kontroli.

           Badając wydatki związane z funkcjonowaniem Rady Miejskiej stwierdzono, że Przewodniczący Rady pobierał diety zryczałtowane należne Przewodniczącemu i dodatkowo diety należne sołtysowi za udział w sesji Rady, ponieważ jest też sołtysem. Mając na uwadze względy wykładni celowościowej i systemowej RIO w Białymstoku stoi na stanowisku, że przyjęta w kontrolowanej jednostce praktyka jest błędna. Uprawnienia osoby obecnej na sesji jako sołtysa zawierają się (są dalece węższe) w katalogu uprawnień radnego. Nie można więc wskazać, czego (jakich czynności tej osoby) miałaby dotyczyć dodatkowa dieta wypłacana tej osobie jako sołtysowi – str. 120 protokołu kontroli.

           W przedmiocie wydatków dotyczących odbioru i zagospodarowania odpadów komunalnych stwierdzono, że w umowie z 14 czerwca 2016 r. z wykonawczą tego zadania – firmą „BŁYSK” z Łomży – postanowiono, iż podstawą wystawienia faktury jest m.in. oświadczenie wykonawcy, że wszystkie odpady zostały odebrane (§ 9 pkt 5 lit. c) umowy). Kontrolującym nie okazano takich oświadczeń – str. 125 protokołu kontroli.

           Na podstawie sald kont analitycznych prowadzonych do konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” stwierdzono, że na 40 pozycji ewidencji analitycznej 17 dotyczyło wydatków, które zostały poniesione na sfinansowanie wykonania dokumentacji różnych zadań, których dalszej realizacji nie rozpoczęto do czasu kontroli. Wydatki na niewykorzystywaną dokumentację poniesione do 2015 r. włącznie wyniosły w sumie 300.117,12 zł.

Stwierdzony stan faktyczny świadczy albo o braku należytych działań w zakresie kontynuacji realizacji rozpoczętych zadań albo o ponoszeniu wstępnych nakładów bez właściwego rozpoznania możliwości wykonania tych zadań przez gminę w najbliższym czasie. W efekcie szereg poczynionych nakładów stanowi wydatki poniesione z budżetu bez uzyskania efektu. Pozostaje to w sprzeczności z art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być ponoszone w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, a także z art. 50 ustawy o samorządzie gminnym, który stanowi, że obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu. Według wyjaśnienia Pani Burmistrz Dokonam wspólnie ze Skarbnikiem Gminy i pracownikami merytorycznymi oceny przydatności dokumentacji technicznej wykonanych w roku 2015 i wcześniej dotyczących wodociągów, dróg, budynku UM, budynku SP Stawiski. Funkcję Burmistrza pełnie od 23 listopada 2018 roku i potrzebuję trochę czasu, aby dokładnie i rzetelnie przeanalizować powyższe zagadnienie – str. 137-138 protokołu kontroli.

           W zakresie prawidłowości zaciągania zobowiązań stwierdzono przypadki braku kontrasygnaty Skarbnika na umowach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych gminy, co jest  naruszeniem art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, który stanowi, że jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata Skarbnika gminy lub osoby przez niego upoważnionej – str. 142-143 protokołu kontroli.

           Kontroli poddano dokumentację zrealizowanych robót budowlanych oraz zbadano jej zgodność ze stanem faktycznym poprzez oględziny efektów wykonanych zadań, stwierdzając, że:

a) w zakresie budowy drogi w miejscowości Poryte szczegółowa specyfikacja techniczna (SST), przedmiar robót i kosztorys inwestorski odnoszą się w niektórych miejscach do miejscowości Opaleniec, co świadczy o braku staranności przy wykonaniu dokumentacji i odbiorze jej przez kontrolowaną jednostkę; wniosek ten potwierdza zawarcie w SST odniesień do obiektów mostowych, które to obiekty zarówno w projekcie, jak i faktycznie nie występowały w tej inwestycji. Nie okazano też kontrolującym kosztorysu powykonawczego; kosztorys ten był wymieniany kilkukrotnie w dokumentacji, np. w operacie kolaudacyjnym: „VI kosztorys powykonawczy, księga obmiarów”; księga obmiarów została dołączona, kosztorysu brak. W raporcie z 20 kwietnia 2018 r. z czynności kontrolnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego na stronie 2 stwierdzono m.in. „W oparciu o kosztorys powykonawczy zweryfikowano”. Według wyjaśnienia Pani Burmistrz (…) wykonawca zadania „Budowa drogi gminnej w Porytem” pomimo wykazania kosztorysu powykonawczego w dokumentacji powykonawczej nie przedłożył go zamawiającemu. W wyniku przeprowadzonych oględzin drogi poprzez porównanie stanu zastanego z obmiarami powykonawczymi dokonanymi przez wykonawcę stwierdzono:

- w poz. 10.1 ujęto „ustawienie słupów z rur stalowych dla znaków drogowych średnica 70 mm z wykopaniem i zasypaniem dołów i ubiciem warstwami – 4 sztuki” – stwierdzono 4 słupki, z tym że 1 słupek wraz ze znakiem ostrzegawczym został przeniesiony z innego miejsca drogi w związku z korektą tej drogi, czyli pochodził z odzysku nie stanowiąc kosztu wykonawcy (słupek Ø 60 mm),

- w pozycji 10.2 ujęto „ustawienie słupów z rur stalowych dla znaków drogowych, średnica 70 mm z wykopaniem i zasypaniem dołów i ubiciem warstwami – sztuk 6”. Faktycznie stwierdzono 4 słupki – brak 2 sztuk.

Wartość słupków brakujących i słupka zamontowanego z odzysku według kosztorysu inwestorskiego (kosztorysu powykonawczego brak) to łącznie 332,15 zł netto. Świadczy to o nierzetelnym wykonawstwie, takim samym nadzorze i odbiorze – str. 139-141 protokołu kontroli;

b) w umowie na wykonanie dokumentacji drogi w miejscowości Budy Poryckie, zawartej 21 maja 2016 r. z terminem realizacji do 31 lipca 2016 r., stwierdzono, że (§ 4 pkt 4) „za nie wywiązanie się przez wykonawcę z terminem opracowania powyżej 1 miesiąca zamawiający może obniżyć o 1% wartość wypłaty raty wynagrodzenia”. W § 5a dotyczącym wynagrodzenia (29.440 zł brutto) brak odniesienia do ratalnej wypłaty wynagrodzenia, czyli zapisy umowy nie są spójne. Protokół odbioru dokumentacji datowany jest na 29 lipca 2016 r., podczas gdy w SST zawarto zapis „Łomża wrzesień 2016”; podobnie na oświadczeniu projektanta branży drogowej o sporządzeniu projektu budowlanego – podana data to 10 września 2016 r. Występują zatem rozbieżności między datą na protokole odbioru a datami okazanej dokumentacji – str. 142 protokołu kontroli;

c) w zakresie dokumentacji na budowę hali sportowej w Stawiskach umowa z wykonawcą zawarta 28 lipca 2016 r. określała termin realizacji przedmiotu zamówienia na 7 miesięcy od daty podpisania umowy. Wynagrodzenie wynoszące 84.009 zł brutto miało być płatne w 2 transzach, tj. do 31 grudnia 2016 r. – 70.000 zł, zaś 14.009 zł w ciągu 14 dni od dnia uprawomocnienia się pozwoleń na budowę. Końcowy protokół odbioru datowany jest na 28 lutego 2017 r. (data zgodna z umową), natomiast z okazanej dokumentacji technicznej wynika, że niektóre elementy tej dokumentacji sporządzone zostały po tej dacie, np. 9 marca 2017 r. Wniosek do Starostwa Powiatowego w Kolnie o wydanie pozwolenia na budowę złożono 16 sierpnia 2017 r. (decyzja z 12 września 2017 r.) czyli po 5,5 miesiąca od umownego terminu wykonania zadania – str. 143-144 protokołu kontroli.

Analizując okazaną dokumentację dotyczącą przeprowadzonej w 2017 r. pełnej inwentaryzacji w powiązaniu z ewidencją analityczną prowadzoną dla poszczególnych składników majątkowych (str. 147 i 149 protokołu kontroli) stwierdzono, że:

a) w ewidencji środków trwałych, w części dotyczącej dróg brak numerów dróg w danej miejscowości, co utrudnia ich bliższą identyfikację,

b) wykazana wartość paliwa w samochodach na kwotę 6.642,94 zł wynikała z kartotek magazynowych na 31 grudnia 2017 r.; brak dokumentacji wskazującej na zinwentaryzowanie paliwa na koniec 2017 r., taki sam stan stwierdzono również na koniec 2018 r. Zakup paliwa jest księgowany na koncie 310 „Materiały”, natomiast jego rozchód na podstawie miesięcznych rozliczeń paliwa. Stosownie do art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości zapasy materiałów objętych ewidencją ilościowo-wartościową i znajdujących się na terenie strzeżonym mogą być inwentaryzowane raz w ciągu 2 lat; w § 2 ust. 1 pkt 3 zarządzenia Burmistrza Stawisk z 23 października 2017 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji postanowiono m.in., że „spisu z natury należy dokonywać składników majątkowych ewidencjonowanych na koncie 310 (magazyn, opał, paliwo)…”; słowo „paliwo” zostało skreślone bez zaparafowania (zarządzenie w sprawie inwentaryzacji na koniec 2018 r. nie było wydane). Według wyjaśnienia Skarbnika Inwentaryzacja paliwa w samochodach będących własnością UM Stawiski nie została przeprowadzona w związku z błędną interpretacją przepisów. Sugerowano się stwierdzeniem, że paliwo to nie jest materiał,

- przepisy wewnętrzne przewidują konto 330 „Towary”, które faktycznie nie jest prowadzone.

           Analiza sprawozdania z osiągania na terenie gminy Stawiski wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli ujawniła, że:

a) w zakresie wydatków poniesionych na wynagrodzenia w 2017 r. błędnie zaliczono do nich pochodne od wynagrodzeń za grudzień 2017 r. odprowadzone w styczniu 2018 r., jednocześnie nie ujmując pochodnych za grudzień 2016 r. opłaconych w styczniu 2017 r., co spowodowało, że w grupach awansu nauczycieli stażystów, kontraktowych i dyplomowanych zawyżono wydatki odpowiednio o 660,63 zł, 2.613,08 zł i 2.539,96 zł, a w grupie nauczycieli mianowanych nastąpiło zaniżenie tych wydatków o 454,26 zł – zgodnie z art. 30a ust. 1 i 2 Karty Nauczyciela, przedmiotowa analiza winna dotyczyć wydatków poniesionych w danym roku, a więc kwot faktycznie (kasowo) wydatkowanych z budżetu, a nie związanych z wynagrodzeniem za pierwszy i ostatni miesiąc roku mimo ich fizycznego nieopłacenia,

b) w grupie nauczycieli stażystów w okresie wrzesień-grudzień wykazano strukturę zatrudnienia na poziomie 2,17 etatu, zaniżając ją o 0,11 etatu – prawidłowo należało wykazać 2,28 etatu. Przyczyną błędów było niewłaściwe przyjęcie wymiaru etatu:

- nauczyciela, któremu zaniżono etat o 0,01 z powodu bezpodstawnego zastosowania reguły zawartej w pkt 2 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35) określającej, iż ustalając średnioroczną liczbę etatów, w przypadku nauczyciela, który przez część miesiąca pobierał zasiłek lub inne świadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, za miesiąc przyjmuje się 30 dni. Z uwagi na fakt, iż w badanej sytuacji stosunek pracy nauczyciela wygasł w trakcie miesiąca, strukturę zatrudnienia należało obliczyć na podstawie ogólnych przepisów, tj. według liczby dni przepracowanych do liczby dni pracujących w danym miesiącu;

- nauczyciela, któremu zaniżono etat o 0,10 ujmując go w grupie nauczycieli dyplomowanych, czym naruszono §  3 ust. 1 przywołanego rozporządzenia określający, że średnioroczną strukturę zatrudnienia nauczycieli ustala się na podstawie średniorocznej liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, z uwzględnieniem uzyskania przez nauczycieli kolejnych stopni awansu zawodowego w danym roku,

c) w grupie nauczycieli kontraktowych, w okresie styczeń-sierpień wykazano strukturę zatrudnienia na poziomie 2,96 etatu zaniżając ją o 0,24 etatu – prawidłowo powinna ona wynosi 3,20 etatu – przyczyną błędu było nieprawidłowe ujęcie struktury zatrudnienia jednego nauczyciela,

d) w grupie nauczycieli dyplomowanych, w okresie wrzesień-grudzień wykazano strukturę zatrudnienia na poziomie 52,63 etatu, zawyżając ją o 0,11 etatu – prawidłowo powinna ona wynosić 52,52 etatów – przyczyną błędu było doliczenie do nauczycieli dyplomowanych etatu nauczyciela stażysty, o czym była mowa wyżej.

Wskazane błędy powodują konieczność zmiany danych sprawozdania sporządzonego za 2017 r. przez Burmistrza Stawisk mającej wpływ na kwotę różnic wykazanych pierwotnie w kolumnie 10 sprawozdania między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń. Po uwzględnieniu ustaleń kontroli:

- kwota przypadająca do podziału między nauczycieli stażystów tytułem jednorazowych dodatków uzupełniający za 2017 r. powinna być wyższa o 1.871,92 zł,

- tytułem jednorazowych dodatków uzupełniających za 2017 r. powinna zostać wypłacona nauczycielom kontraktowym kwota w łącznej wysokości 7.523,57 zł. Według sprawozdania sporządzonego przez Burmistrza nie wypłacono nauczycielom kontraktowym żadnych dodatków, gdyż w kol. 10 sprawozdana wykazano dodatnią różnicę w wysokości 956,53 zł.

Ponadto kontrola wykazała, że sprawami analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli zajmuje się pracownik, któremu w zakresie obowiązków nie powierzono wykonywania zadań – str. 127-132 protokołu kontroli.

Oprócz przedstawionych wyżej ustaleń kontroli kompleksowej, pragnę wskazać Pani Burmistrz na niektóre z nieprawidłowości stwierdzonych podczas przeprowadzonej przez Izbę w okresie styczeń-luty 2019 r. problemowej kontroli Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Stawiskach. Wyeliminowanie ich zależy bowiem od podjęcia przez Panią odpowiednich działań.

           Funkcję kierownika ZGKiM sprawuje osoba, której ówczesny Burmistrz Stawisk powierzył w 2011 r. jedynie pełnienie obowiązków w tym zakresie. W § 1 zarządzenia Burmistrza w tej sprawie postanowiono, że powierzenie pełnienia obowiązków kierownika ZGKiM następuje na czas od 1 kwietnia 2011 r. do czasu powołania kierownika Zakładu. Stan ten – mający mieć według zarządzenia Burmistrza charakter tymczasowy – trwa zatem już blisko 8 lat. Z akt osobowych pełniącego obowiązki kierownika Zakładu wynika, że w/w posiada wykształcenie średnie – technik urządzeń sanitarnych. Aktualnie obowiązujące rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936, ze zm.) utrzymuje w zakresie kwalifikacji kierownika samorządowej jednostki organizacyjnej wymóg posiadania wyższego wykształcenia (tabela F poz. I.1 załącznika do rozporządzenia), wynikający z wcześniej obowiązujących przepisów w tym zakresie.

Kontrola w ZGKiM wykazała, że były Burmistrz zlecił Zakładowi w dniu 22 czerwca 2018 r. wykonanie prac drogowych w ramach funduszu sołeckiego w 5 miejscowościach za kwotę 33.103,60 zł, co skutkowało poniesieniem przez Zakład wydatków na zakup pospółki na drogi w kwocie 12.959,28 zł. Analizując okazaną dokumentację stwierdzono, że w zleceniu tym brak wskazania ilości pospółki, która miała być nawieziona na poszczególne drogi. Dostawcą pospółki był wykonawca, z którym były Burmistrz zawarł 30 grudnia 2016 r. umowę na dostawę pospółki obowiązującą w latach 2017-2018. Mimo obowiązywania umowy zawartej z Burmistrzem, przewidującej cenę 11 zł netto za tonę pospółki, Zakład płacił za 1 tonę kwotę 12 zł netto. Przyjęty przez byłego Burmistrza sposób realizacji zadania oraz brak należytego obiegu informacji między Urzędem a Zakładem spowodował bezzasadne wydatkowanie środków publicznych na kwotę 1.079,97 zł (878 ton x 1 zł + 23% VAT). Według wyjaśnienia kierownika ZGKiM Zakupu pospółki dokonywałem z wolnej ręki. Nie miałem wiedzy, że Urząd Miejski ma podpisaną umowę na dostawę pospółki z tym samym dostawcą. Kserokopię powyższej umowy na wniosek inspektora kontroli dostarczyłem z UM.

Badając podczas kontroli problemowej wyposażenie ZGKiM w majątek stwierdzono, że decyzją z 17 maja 2005 r. ówczesny Burmistrz przekazał w trwały zarząd ZGKiM nieruchomość gruntową zabudowaną budynkiem dwukondygnacjowym o pow. 197 m2. W księgach rachunkowych ZGKiM brak jednak wartości tej nieruchomości (gruntu i budynku). Jak wynika z ustaleń kontroli, wartość tej działki wraz z budynkiem ujęta jest w księgach Urzędu. Narusza to zasady ewidencjonowania środków trwałych wynikające z § 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont…, zgodnie z którymi środkami trwałymi jednostki są środki trwałe otrzymane przez tę jednostkę w zarząd.

Z ustaleń kontroli problemowej wynika z kolei, że w ewidencji ZGKiM znajduje się m.in. wartość oczyszczalni ścieków i hydroforni – bez gruntów, na których są one posadowione. Brak przy tym decyzji ustanawiających trwały zarząd tymi nieruchomościami. Świadczy to więc z jednej strony o nie ustanowienia trwałego zarządu nieruchomościami niezbędnymi do wykonywania działalności Zakładu, a z drugiej o nieprawidłowościach ewidencyjnych – Zakład nie będąc trwałym zarządcą ewidencjonuje w swoich księgach wartość części składowych nieruchomości, podczas gdy zgodnie z przywołanym wyżej § 2 pkt 5 rozporządzenia powinien ujmować w księgach albo całą wartość nieruchomości oddanej w trwały zarząd (gruntu oraz zabudowy) lub w ogóle jej nie wykazywać (jeżeli nie został ustanowiony trwały zarząd).

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Burmistrzu – kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, a także na pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Nieprawidłowości i uchybienia zaprezentowane w niniejszym wystąpieniu dotyczą okresu sprawowania funkcji Burmistrza przez Krzysztofa Rafałowskiego.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

           Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektów następujących uchwał:

a) dostosowującej do stanu rzeczywistego załącznik do statutu gminy określający wykaz jednostek organizacyjnych,

b) usuwającej Gimnazjum w Stawiskach z treści uchwały z 20 grudnia 2016 r. określającej jednostki obsługiwane przez Urząd Miejski.

2. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

b) wprowadzenie kompletnej, w świetle art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości dla jednostek obsługiwanych przez Urząd,

c) wprowadzenie do zakładowego planu kont dla budżetu konta 225 „Rozliczenie niewygasających wydatków”,

d) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu konta 330.

3. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) prawidłowe ewidencjonowanie operacji dotyczących realizacji planu wydatków niewygasających, mając w szczególności na uwadze, że przekazanie środków z rachunku wydatków niewygasających na rachunki jednostek realizujących plan tych wydatków powinno następować zapisem Wn 225 – Ma 135, zaś ponoszenie wydatków bezpośrednio z rachunku wydatków niewygasających – jak to ma miejsce w przypadku Urzędu Miejskiego w Stawiskach, który nie posiada odrębnego rachunku bankowego – nie powinno odbywać się z wykorzystaniem kont rozrachunkowych,

b) ewidencjonowanie na koncie 140 operacji gospodarczych zgodnych z jego treścią ekonomiczną,

c) prowadzenie konta 130 w podziale na subkonta dochodów i wydatków w księgach każdej z obsługiwanych jednostek budżetowych,

d) przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130,

e) zaprzestanie powielania w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej kwot dochodów zrealizowanych i wpłaconych na rachunek budżetu oraz wykazanych w sprawozdaniach Rb-27S przez inne gminne jednostki budżetowe,

f) zapewnienie zgodności stanu wykazanego na koncie syntetycznym 221 z danymi ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta, w tym poprzez ustalanie dwustronnego salda konta syntetycznego,

g) naliczanie i ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału należnych gminie odsetek od nieopłaconych w terminie należności cywilnoprawnych,

h) zaliczanie do dochodów budżetu kasowo zrealizowanych wpłat stanowiących dochody, niezależnie od budżetu, którego dotyczą, zaś do wydatków budżetu – wszystkich kasowo wykonanych operacji dotyczących wydatków, w tym również tych, które zostały dokonane z rachunku budżetu za inną niż Urząd Miejski jednostkę budżetową,

i) zapewnienie rzetelności wykazanego w księgach stanu należności, mając na uwadze stwierdzony podczas kontroli przypadek pominięcia w księgach na koniec 2017 r. należności w kwocie 4.063,26 zł oraz naliczonych od niej odsetek w kwocie 153,41 zł,

j) ujmowanie w księgach rachunkowych operacji naliczenia odpisu na ZFŚS, jako kosztu działalności podstawowej i zobowiązania wobec działalności socjalnej,

k) uzupełnienie ewidencji analitycznej dróg o ich numery, tj. o element zapewniający jednoznaczną identyfikację dróg podczas inwentaryzacji.

4. Zaniechanie ustalania planu wydatków niewygasających w kwotach nie mających odzwierciedlenia w wartości zawartych umów (lub cen zaoferowanych w rozstrzygniętych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego) na wykonanie zadań objętych wykazem wydatków niewygasających.

5. W przedmiocie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) sporządzanie jednostkowych sprawozdań Rb-28NWS dla jednostek budżetowych realizujących plan wydatków niewygasających,

b) zapewnienie wykazywania w sprawozdaniach budżetowych sporządzanych przez OPS i Urząd Miejski operacji dotyczących zwrotu nienależnie pobranych w latach wcześniejszych świadczeń rodzinnych,

c) wykazywanie w kol. 8 „dochody otrzymane” sprawozdania Rb-27S kwot ustalonych zgodnie z przepisami podanymi w części opisowej wystąpienia,

d) dołożenie większej staranności w celu zachowania pełnej rzetelności danych o należnościach wymagalnych (zaległościach) w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-N oraz pełnej zgodności zobowiązań w sprawozdaniu Rb-28S z danymi wynikającymi z ewidencji tych zobowiązań według podziałek klasyfikacji budżetowej,

e) wykazywanie w bilansie z wykonania budżetu należności od jednostek budżetowych z tytułu nieodprowadzonych co budżetu dochodów i niewykorzystanych środków na wydatki w pozycji „pozostałe należności i rozliczenia”.

6. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków budżetu, z uwzględnieniem uwag zawartych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

7. Terminowe zwracanie wykonawcom zabezpieczenia należytego wykonania umów.

8. Zaprzestanie przekazywania Zakładowi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Stawiskach kwot podatku VAT wynikających z nadwyżek podatku naliczonego nad należnym

do czasu uregulowania przez Radę Miejską w Stawiskach kwestii wynikających art. 16 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych. Niezwłoczne przedłożenie Radzie projektu uchwały w tej sprawie, jeżeli wolą Pani Burmistrz jest przekazywanie ZGKiM środków z tego tytułu.

9. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały określającej w stosunku do ZGKiM kwestie wymienione w art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

10. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie zmiany statutu ZGKiM, polegającej na dostosowaniu zakresu działania Zakładu do rzeczywistości oraz wskazaniu aktualnych podstaw prawnych prowadzenia gospodarki finansowej.

11. Przygotowanie i przedłożenie Radzie Miejskiej stosownego projektu uchwały, który wyeliminuje sytuację formalnego obowiązywania dwóch różnych stawek opłaty adiacenckiej z tego samego tytułu.

12. Dokonanie zwrotu wskazanemu w protokole kontroli dzierżawcy działki na cele rolne nienależnie pobranego podatku VAT w wysokości 518,81 zł.

13. Wykorzystywanie pojazdów stanowiących mienie gminy do celów służących realizacji zadań publicznych, a w przypadku świadczenia za ich pomocą usług niestanowiących celów publicznych – pobieranie stosownej odpłatności, co najmniej rekompensującej pełne koszty świadczenia usług.

14. Ustalanie opłaty za zajęcie pasa drogowego z uwzględnieniem art. 40 ust. 10 ustawy o drogach publicznych; podjęcie działań w celu wyegzekwowania opłat w wysokości prawidłowo naliczonej.

15. Egzekwowanie od podatników informacji w sprawie podatku rolnego w przypadkach przewidzianych przepisami ustawy o podatku rolnym.

16. Dostosowanie programu komputerowego obsługującego ewidencję podatkową nieruchomości do wymogów określonych w przepisach rozporządzenia przywołanego w części opisowej wystąpienia oraz właściwego prowadzenia ewidencji podatkowej.

17. Realizowanie ustawowych obowiązków w zakresie przeprowadzania kontroli podatkowych.

18. Przestrzeganie wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie zasad prowadzenia postepowania podatkowego oraz wymogów stawianych decyzjom podatkowym.

19. Wydawanie zgodnie z obowiązującymi przepisami zaświadczeń  o udzieleniu pomocy publicznej o charakterze de minimis.

20. Wyegzekwowanie od spółdzielni mieszkaniowych i wspólnot składania deklaracji na opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

21. Dokumentowanie realizowania przez radcę prawnego spoczywającego na nim obowiązku opiniowania zawieranych przez gminę umów.

22. Uaktualnienie zarządzenia z dnia 30 listopada 2010 r. w sprawie określenia zasad rozliczania i wykorzystania dotacji przedmiotowej…, przy wykorzystaniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

23. Zaprzestanie wypłacania Przewodniczącemu Rady Miejskiej diety należnej sołtysom za udział w sesji Rady Miejskiej.

24. Egzekwowanie od wykonawcy usługi odbioru odpadów komunalnych wymaganego umową oświadczenia, że wszystkie odpady zostały odebrane.

25. Wnikliwe analizowanie przez Panią Burmistrz zasadności ponoszenia wstępnych nakładów na inwestycje (koszty dokumentacji, ekspertyzy, itp.), przy uwzględnieniu realnych możliwości finansowych i organizacyjnych gminy, w celu uniknięcia stwierdzonych podczas pełnienia funkcji Burmistrza Stawisk przez Pani poprzedników nagminnych przypadków angażowania środków budżetu w projektowanie przedsięwzięć nie przynoszących efektów.

26. Przeprowadzenie analizy zasadności utrzymywania kosztów poszczególnych inwestycji rozpoczętych na koncie 080 i ewentualne przygotowanie dokumentacji stanowiącej podstawę wyksięgowania przez Skarbnika Gminy nakładów na te zadania, które nie będą lub nie mogą być kontynuowane.

27. Przedkładanie Skarbnikowi lub osobie przez niego uprawnionej celem kontrasygnowania dokumentów poświadczających dokonanie wszystkich czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.

28. Dołożenie większej staranności przy weryfikacji rzetelności, wewnętrznej spójności i zgodności z obowiązującymi przepisami treści dokumentacji stanowiącej podstawę wykonania robót budowlanych, mając na uwadze ustalenia zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

29. Zobowiązanie osób biorących ze strony gminy udział w nadzorowaniu i odbiorze robót budowlanych do dołożenia należytej staranności przy weryfikacji ich wykonania zgodnie z dokumentacją; wystąpienie do wykonawców o naprawienie szkody poprzez uzupełnienie niewykonanych elementów (słupki, znaki) lub zwrot wynagrodzenia pobranego za elementy, które nie zostały faktycznie wykonane.

30. Inwentaryzowanie paliwa znajdującego się w pojazdach.

31. W zakresie sporządzania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli:

a) ustalanie kwoty wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli na podstawie wydatków faktycznie poniesionych w roku, za który sporządzane jest sprawozdanie,

b) pomijanie przy ustalaniu średniorocznej struktury zatrudnienia liczby etatów nauczycieli proporcjonalnie do okresów, w których nie pobierali wynagrodzenia z planu finansowego szkoły, przyjmując – dla okresów, w których przez część miesiąca pobierali zasiłek lub inne świadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – za miesiąc 30 dni, w pozostałych przypadkach, w szczególności jeżeli rozpoczęcie lub zakończenie stosunku pracy nastąpiło w trakcie miesiąca albo gdy nauczyciel przebywał na urlopie bezpłatnym – ilość dni roboczych danego miesiąca,

c) ustalanie średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli poprzez prawidłowe zaliczanie liczby etatów do poszczególnych stopni awansu zawodowego,

d) dokonanie ponownego przeliczenia wysokości jednorazowych dodatków uzupełniających dla nauczycieli stażystów i kontraktowych za 2017 r., mając na uwadze, że kwota podlegająca podziałowi między nauczycieli stażystów powinna być wyższa o 1.871,92 zł, zaś nauczycielom kontraktowym należało za 2017 r. wypłacić łącznie 7.523,57 zł; niezwłoczne wypłacenie kwot zaniżonych lub niewypłaconych dodatków za 2017 r.,

e) sporządzenie przez Pana Burmistrza korekty sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2017 r. uwzględniającej wyniki kontroli oraz przekazanie jej właściwym podmiotom,

f) pisemne powierzenie zadań dotyczących przygotowywania danych na potrzeby sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli pracownikowi wykonującemu w praktyce te zadania.

32. Zapewnienie prawidłowego obsadzenia stanowiska kierownika ZGKiM, z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

33. Zaniechanie zlecania ZGKiM dostaw, robót i usług w tej części, w której ich realizacja wiąże się z dokonywaniem przez Zakład zamówień publicznych, na które Urząd Miejski posiada już wybranego wykonawcę.

34. Uregulowanie formalnych podstaw władania przez ZGKiM majątkiem gminy poprzez ustanowienie trwałego zarządu nieruchomościami niezbędnymi do wykonywania działalności Zakładu oraz przekazanie z ksiąg Urzędu do ksiąg Zakładu wartości ewidencyjnej nieruchomości (gruntów i zabudowy) objętych decyzjami w sprawie ustanowienia trwałego zarządu.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

         Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży