Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Wyszki

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 listopada 2020 roku (znak: RIO.I.6001-9/20), o treści jak niżej:

Pan

Mariusz Korzeniewski

Wójt Gminy Wyszki

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Wyszki za 2019 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Wyszki na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

           Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), stwierdzono, że:

a) w planie kont Urzędu Gminy przewidziano konto 014 „Zbiory biblioteczne”, które zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia służy do ewidencji wartości zbiorów zgromadzonych w bibliotekach (naukowych, fachowych, szkolnych, pedagogicznych, publicznych), zatem konto to nie może występować w Urzędzie Gminy, w którym nie ma zorganizowanej biblioteki. Konto 014 było w praktyce prowadzone, jednakże w 2019 r. nie zanotowano na nim obrotów. Pozostające na nim saldo w wysokości 7.387,32 zł dotyczyło wartości książek przejętych po Szkole Podstawowej w Strabli a następnie przekazanych w użyczenie stowarzyszeniu, które przejęło prowadzenie tej szkoły. Wartość książek należało ująć na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” lub objąć ewidencją pozabilansową, w zależności od przyjętych w Urzędzie rozwiązań dotyczących ewidencji aktywów trwałych – str. 11 protokołu kontroli,

b) w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach informatycznych wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych było zalecane po poprzedniej kontroli kompleksowej RIO przeprowadzonej w 2016 r. W odpowiedzi, pismem nr Or.070.1.2016.STF z dnia 29 lipca 2016 r., odpowiedział Pan, iż „Zarządzeniem (…) w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości m.in. usunięto postanowienia prowadzenia wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych”. Analiza treści tego zarządzenia wykazała, iż w załączniku nr 1 w pkt 3 „Wykaz ksiąg rachunkowych i technika ich prowadzenia” widnieje zapis, iż „Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą (…) - wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz)”, co wskazuje na niezgodne z prawną poinformowanie o wykonaniu zalecenia. Z wyjaśnień złożonych przez Skarbnika Gminy w trakcie kontroli wynika, że zalecenia w powyższym zakresie nie zostały wykonane w wyniku przeoczenia i niedopatrzenia (…) zostały powielone w/w zapisy z wcześniej obowiązujących zasad – str. 12-13 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…, wykazała, że:

a) rachunek bankowy otwarty dla środków przeznaczonych na dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników ewidencjonowano przy wykorzystaniu konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia”. Zgodnie z art. 122 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 910) dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników następuje ze środków Funduszu Pracy, przekazanych na wyodrębniony rachunek gminy za pośrednictwem Wojewody. Środki te z punktu widzenia gminy nie są środkami funduszu celowego, ponieważ od 2010 r. – zgodnie z art. 9 pkt 7 i art. 29 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.) – w systemie finansów publicznych występują jedynie państwowe fundusze celowe. Nie są też środkami budżetu gminy. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia operacje dotyczące wydzielonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, środków pieniężnych na kontach jednostki samorządu terytorialnego ewidencjonuje się na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” – str. 25 protokołu kontroli,

b) ewidencja środków na rachunku dotyczącym szkoleń pracowników Urzędu Gminy współfinansowanych przez Urząd Pracy była prowadzona także przy użyciu konta 135. Środki te również nie są środkami funduszu celowego, zatem – wobec tego, że nie stanowią dochodów budżetu – powinny być ujęte na koncie 139 – str. 25 protokołu kontroli,

c) wykazane na koniec 2019 r. na koncie syntetycznym 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” salda Wn 111.497,35 zł i Ma 208,77 zł były efektem ujęcia części rozrachunków jako per salda należności i zobowiązań; zgodnie ze stanem faktycznym odzwierciedlonym w ewidencji analitycznej po stronie Wn konta syntetycznego 221 należało wykazać należności w kwocie 133.437,42 zł a po stronie Ma nadpłaty w kwocie 22.148,84 zł; art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi, że konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, natomiast zasady funkcjonowania konta 221 wymagają wykazywania salda dwustronnego, jeżeli są na tym koncie ujęte zarówno należności, jak i nadpłaty. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez m.in. wykazywanie dwustronnych sald kont rozrachunkowych w przypadku, gdy ujęte są na nich zarówno należności jaki i zobowiązania jednostki, było przedmiotem zaleceń po poprzedniej kontroli RIO. W odpowiedzi stwierdził Pan, iż zalecenie zostało zrealizowane, co – jak wykazała kontrola – nie jest zgodne ze stanem faktycznym. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że brak sald dwustronnych dotyczy tych należności, dla których analityka prowadzona jest w odrębnych programach komputerowych – str. 27 protokołu kontroli,

d) w skład obrotów kont syntetycznych 011 „Środki trwałe” i 013 „Pozostałe środki trwałe” wykazanych za 2019 r. wchodziły przeksięgowania analityczne dotyczące zmiany miejsca użytkowania majątku po zlikwidowanej OSP Bujnowo oraz przekazanych w użyczenie krzeseł. Obroty z tego tytułu na koncie 011 wyniosły 85.883 zł a na koncie 013 12.293,12 zł – str. 160-161 protokołu kontroli. Wymienione zdarzenia nie stanowią podstawy odzwierciedlenia obrotów na kontach syntetycznych 011 i 013 w świetle zasad ich funkcjonowania określonych załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, ponieważ nie doszło ani do zwiększenia ani do zmniejszenia stanu składników majątkowych Urzędu,

e) konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” w ewidencji budżetu służyło nie tylko do rozliczenia dochodów budżetu gminy, ale również do księgowania dochodów budżetu państwa uzyskanych w związku z realizacją przez gminę zadań zleconych. Prowadzono konto 222-11 „rozliczenie dochodów budżetowych 100% PUW”, na którym księgowano całość wpływów związanych z realizacją zadań zleconych, przekazanych na rachunek budżetu przez GOPS, a następnie przeksięgowywano te wpływy, jako należne budżetowi państwa, na konto 224 „Rozrachunki budżetu”. W konsekwencji obroty konta 222-11 w ewidencji budżetu zostały bezpodstawnie zawyżone o kwotę 8.971,08 zł obrazującą dochody należne Skarbowi Państwa. Ewidencjonowanie na koncie 222 wpływów stanowiących dochody budżetu państwa nie ma uzasadnienia w zasadach funkcjonowania tego konta wynikających z załącznika nr 2 do rozporządzenia; błędem jest samo otwarcie konta 222, z którego nazwy wynika, że ma służyć księgowaniu wpływów z zadań zleconych w całości stanowiących dochody budżetu państwa. Wpływ tych środków należało księgować Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 224 a ich przelew do PUW po odwrotnych stronach tych kont. W przypadku dochodów z zadań zleconych ujmowanych na koncie 222-15 (realizowanych za specjalistyczne usługi opiekuńcze) również stwierdzono bezpodstawnie księgowanie na nim 95% zrealizowanych wpływów, stanowiących dochód budżetu państwa. Na koncie 222-15 powinno zostać ujęte wyłącznie 5% kwoty przelanej przez GOPS z tytułu realizacji tych dochodów, natomiast 95% powinno być księgowane w momencie wpływu bezpośrednio z kontem 224. Obroty konta 222-15 zawyżono w 2019 r. o 5.895,33 zł – str. 169 protokołu kontroli,

f) zwrot przez jednostki budżetowe niewykorzystanych środków na wydatki ujmowano zapisami ujemnymi. Należy zauważyć, że zasady funkcjonowania konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia nie przewidują dokonywania na nim zapisów ujemnych (stosowanie takich zapisów jest też równoznaczne z naruszeniem zasad ewidencji na koncie 133 korespondującym z kontem 223); zasady funkcjonowania konta 223 nie wymagają też zachowania na nim czystości obrotów – str. 170 protokołu kontroli,

g) na kontach 310-2 i 310-10 wartość zinwentaryzowanych materiałów (ujętych w koszty w momencie zakupu) na koniec roku ujmowano zapisami Wn 310 „Materiały” – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” i zapisem ujemnym Wn 401 „Zakup materiałów i wyposażenia” – Ma 240. Z kolei wyksięgowanie w koszty wartości tych materiałów na początku roku ujmowano zapisem Wn 401 – Ma 240 i zapisem ujemnym Wn 310 – Ma 240. Zasady ewidencji na kontach 240, 310 i 401 nie przewidują dokonywania księgowań zapisami ujemnymi; ponadto użycie konta 240 do tych operacji jest niezgodne z jego przeznaczeniem. Ujęcie wartości niezużytych materiałów na koncie 310 powinno być księgowane w korespondencji z kontem 401, natomiast wyksięgowanie w koszty na początku roku zapisem Wn 401 – Ma 310 – str. 163-164 protokołu kontroli,

h) nie przestrzegano zasad ewidencji materiałów przyjętych na podstawie zaleceń wystosowanych do Pana po poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej w 2016 r. W wykonaniu wniosku pokontrolnego uregulowano przepisami wewnętrznymi, że „Jednostka nie prowadzi ewidencji obrotu materiałowego. Zakupione materiały przekazywane są bezpośrednio do zużycia w działalności. Na koniec roku na podstawie spisu z natury ustalana jest wartość niezużytych materiałów w cenie zakupu, którą ujmuje się na koncie 310 „Materiały” zmniejszając równocześnie koszty działalności”. W praktyce zasady te są stosowane w odniesieniu do oleju napędowego znajdującego się w zbiornikach warsztatu UG, paliwa znajdującego się w zbiornikach samochodów OSP znajdujących się na stanie gminy oraz gazu. W przypadku pozostałych materiałów, tj. węgla znajdującego się w „ośrodkach zdrowia” oraz w budynku w Pulszach, nie stosowano zacytowanej zasady ewidencji materiałów (odpisywania w koszty w momencie zakupu), ujmując na koncie 310 zakupy węgla a następnie dokonując jego rozchodu na podstawie rozliczenia zużycia – str. 162-163 protokołu kontroli,

i) na koncie 310 ujęto wartość m.in. młota, wkrętarki, pilarki i młotowiertarki wynoszącą łącznie 4.496,55 zł. Wymienione składniki majątkowe posiadają cechy kwalifikujące je do środków trwałych w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy, ponieważ ich przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok. Wobec tego powinny być ujęte na koncie 013 lub objęte ewidencją pozabilansową, w zależności od przyjętych w Urzędzie rozwiązań dotyczących ewidencji aktywów trwałych – str. 163 protokołu kontroli.

Kontrola sporządzonej sprawozdawczości, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 1564) w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), wykazała, że:

a) w rocznym sprawozdaniu Rb-27S za 2019 r. nie wykazano należności z tytułu dochodów budżetowych (kol. 9) w wysokości 235.184 zł. Jest to należność wynikająca z korekty deklaracji VAT-7 gminy za sierpień 2018 r. złożonej w związku z wyrokiem WSA z dnia 17 kwietnia 2019 r., na mocy którego uchylono negatywną dla gminy interpretację indywidualną w zakresie odliczenia podatku VAT. Wskazana w korekcie kwota została wpłacona na rachunek gminy przez urząd skarbowy w dniu 29 stycznia 2020 r. i została zaliczona do dochodów budżetu, zatem istniejąca na koniec 2019 r. należność z tego tytułu stanowiła należność z tytułu dochodów budżetowych. W związku z ustaleniami kontroli, w dniu 29 czerwca 2020 r. została sporządzona korekta rocznego sprawozdania Rb-27S, uwzględniająca tą należność – str. 17 i 29 protokołu kontroli,

b) w jednostkowym rocznym sprawozdaniu Rb-28S Urzędu Gminy za 2019 r. w kwocie zobowiązań wykazanych w poz. „ogółem” ujęto sumę 1.439.715 zł, która nie wynikała z ewidencji księgowej. Naruszono w ten sposób podstawowe zasady sporządzania jednostkowych sprawozdań budżetowych określone w § 6 ust. 1 pkt 1 oraz § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Kwota 1.439.715 zł była kwotą wynikającą z umów dotyczących termomodernizacji budynku Zespołu Szkół w Wyszkach, zawartych w dniach 22 października 2019 r. i 14 listopada 2019 r., których realizacja miała nastąpić w 2020 r. Na dzień 31 grudnia 2019 r. gmina nie posiadała żadnych zobowiązań z tego tytułu – co potwierdza ewidencja księgowa – a doszło jedynie do zaangażowania planu wydatków roku przyszłego w związku z zawarciem umów. W dniu 29 czerwca 2020 r. została sporządzona korekta sprawozdania Rb-28S usuwająca tę kwotę ze sprawozdania – str. 18 protokołu kontroli,

c) sprawozdanie jednostkowe Rb-27ZZ Urzędu Gminy zostało sporządzone w zakresie dochodów wykonanych sklasyfikowanych w rozdziale 85228 „Usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze” (zrealizowanych przez Urząd Gminy) oraz w rozdziale 85502 „Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego…”. Dochody wykonane z rozdziału 85502 zostały bezpodstawnie powielone do sprawozdania Urzędu ze sprawozdania jednostkowego Rb-27ZZ GOPS – przy czym powielono tylko dane o dochodach wykonanych pomijając dane o należnościach (kol. 5) oraz należnościach pozostałych do zapłaty i zaległościach (kol. 9 i 10). Dodatkowo dane o dochodach wykonanych w rozdz. 85502 wykazano w sprawozdaniu Urzędu tylko w pierwszej części sprawozdania, pomijając je w danych uzupełniających (część A i B). Wybiórcze powielenie w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ Urzędu danych wykazanych już prawidłowo w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ GOPS nie ma w ocenie Izby żadnego uzasadnienia; w szczególności sprzeciwia się przywołanym wyżej przepisom rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej określającym zasadę sporządzania sprawozdań jednostkowych zgodnie z danymi ewidencji księgowej – str. 19-20 protokołu kontroli,

d) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Urzędu Gminy wypełniono kolumnę 6 „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”, czym naruszono § 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej (dane w tej kolumnie ujęto i w rozdz. 85528 i w rozdz. 85502, mimo że w jednostkowym sprawozdaniu GOPS sporządzonym dla rozdz. 85502 kolumna ta prawidłowo pozostała niewypełniona) – str. 20 protokołu kontroli,

e) w kol. 8 „Dochody przekazane” jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ Urzędu wykazano kwotę dochodów przekazanych do budżetu państwa, zamiast – zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 36 do rozporządzenia – kwotę dochody przekazaną na rachunek budżetu gminy (czyli kwotę równą dochodom wykonanym; w praktyce dochody z zadań zleconych Urząd realizował przy pomocy rachunku budżetu). Wykazana w ten sposób kwota dochodów przekazanych byłaby prawidłowa dla sprawozdania zbiorczego – § 6 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 36 do rozporządzenia. Także w tym miejscu należy wskazać, że kwota dochodów przekazanych dla rozdz. 85502 została prawidłowo wykazana w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ GOPS – str. 20 protokołu kontroli,

f) jak wynika z dokumentacji kontroli, w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S GOPS nie zostały wykazane dochody wykonane w par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami” w części zrealizowanej przez tę jednostkę. W konsekwencji kwota wykazana w kol. 5 „Należności” tego sprawozdania (331.026,53 zł) była niezgodna z danymi kol. 5 części B sprawozdania Rb-27ZZ GOPS (339.669,32 zł). Zgodnie z § 6 ust. 5 załącznika nr 36 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, wykazywane w sprawozdaniu Rb-27ZZ w części B danych uzupełniających należności, zaległości i nadpłaty z tytułu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami powinny być w takiej samej wysokości wykazywane w sprawozdaniu Rb-27S. Pominięcie dochodów wykonanych w par. 2360 w sprawozdaniu Rb-27S GOPS powoduje, że zachowanie tej zasady nie jest możliwe w zakresie sprawozdań jednostkowych tej jednostki – str. 21 protokołu kontroli. Obowiązek prawidłowego sporządzenia sprawozdań GOPS należy do Pana Wójta jako kierownika jednostki obsługującej GOPS w zakresie rachunkowości,

g) w sprawozdaniu Rb-N Gminnego Centrum Biblioteczno-Kulturalnego w Wyszkach (instytucja kultury) wykazano w poz. „depozyty” kwotę 3.038,30 zł, która stanowiła zabezpieczenie należytego wykonania umowy. Według § 12 pkt 8 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, sprawozdanie Rb-N nie dotyczy środków zgromadzonych na rachunku sum depozytowych. Natomiast zasady wypełniania wiersza „depozyty” określa § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia. Obsługa instytucji kultury w zakresie rachunkowości jest wykonywana przez Urząd Gminy, na podstawie porozumienia zawartego przez Pana Wójta – str. 171 protokołu kontroli.

W zakresie procedury opracowywania uchwały budżetowej i planów finansowych jednostek budżetowych na 2019 r. stwierdzono brak dowodów na wypełnienie dyspozycji § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1718). Zgodnie z tym przepisem organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego w terminie do 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy weryfikuje otrzymane projektów planów finansowych pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej. Właściwe zatem, aby otrzymane od kierowników jednostek projekty planu zawierały stosowna adnotację o potwierdzeniu zgodności z projektem uchwały budżetowej – str. 37 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów budżetu z udostępniania majątku wykazała w szczególności, że w przypadku najmu lokalu użytkowego znajdującego się w „ośrodku zdrowia” w Strabli zawarł Pan kolejną umowę z najemcą na okres do 3 lat bez uzyskania zgody Rady Gminy, co stanowi naruszenie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713, ze zm.). Również § 13 ust. 1 uchwały Nr XIII/80/08 Rady Gminy Wyszki z dnia 27 maja 2008 r. w sprawie określania zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż trzy lata lub na czas oznaczony stanowi, że w przypadku zamiaru zawarcia kolejnej umowy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat, której przedmiotem jest ta sama nieruchomość, konieczna jest odrębna zgoda Rady. Ponadto wola dalszego wynajmowania lokalu (zawarcia kolejnej umowy) powinna być uzewnętrzniona w pisemnym wniosku najemcy, złożonym po wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia – str. 47 protokołu kontroli.

Na terenie gminy Wyszki nadal nie obowiązują stawki opłaty adiacenckiej. Na podstawie ustaleń poprzednich kontroli kompleksowych – w 2013 i 2016 r. – przedkładane były Radzie Gminy projekty uchwał w tej sprawie, które były przez Radę odrzucane. W zakresie prawnego uzasadnienia obowiązku podjęcia przez Radę uchwały w tej sprawie zachowują aktualność uwagi poczynione w wystąpieniach wystosowanych po poprzednich kontrolach kompleksowych. Biorąc pod uwagę upływ kadencji poprzedniej Rady Gminy, właściwe jest ponowne przedłożenie przez Pana projektu uchwały w sprawie ustalenia wysokości stawek procentowej opłaty adiacenckiej. Przedłożenie projektu powinno być połączone z poinformowaniem radnych przez Pana Wójta o obowiązku uchwalenia stawek wynikającym z art. 98a ust. 1 i art. 146 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1990) oraz zaprzestaniu naruszania w prawa w tym zakresie – str. 48-49 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, której wynik doprowadził do następujących ustaleń.

Analiza akt kontroli jakie organ podatkowy przeprowadził w 2019 r. wykazała, że protokoły z kontroli nie zawierają oceny prawnej sprawy oraz nie były dokumentowane prowadzone czynności. Zakres kontroli obejmował zweryfikowanie rzetelności i prawidłowości ustalenia i wpłacenia podatku od nieruchomości. Zgodnie z art. 290 § 2 pkt 6a Ordynacji podatkowej ocena prawna sprawy jest obligatoryjnym elementem protokołu kontroli. W związku z tym każdy dokument powinien zawierać ten element. Z okazanej dokumentacji wynika również, że w trakcie kontroli dokonywano oględzin nieruchomości. Z czynności tej nie sporządzano protokołów. W art. 290 § 4 Ordynacji wskazano, że załącznikami do protokołu kontroli są protokoły z czynności, o których mowa w art. 289 § 1. Należy zatem w każdym przypadku po przeprowadzeniu takich czynności sporządzić protokół, który będzie stanowił załącznik do protokołu kontroli. Ponadto z treści protokołu kontroli wynika, że w jej trakcie nie weryfikowano wszystkich kwestii wskazanych w zakresie kontroli. Miedzy innymi brak jest opisu dotyczącego badania rzetelności wpłacania podatku oraz opodatkowania budowli. O ile pierwszy z elementów można przeprowadzić na podstawie dokumentacji posiadanej przez organ podatkowy w jego siedzibie, o tyle rzetelność opodatkowania budowli w praktyce jest możliwa do zbadania bezpośrednio u podatnika – str. 67-68 protokołu kontroli.

Weryfikując dane wykazane w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP za 2019 r. w zakresie prawidłowości wykazania skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków udzielonych ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych w postaci odroczeń, umorzeń, zwolnień oraz zaniechania poboru ustalono, że:

a) w części dotyczącej umorzenia zaległości podatkowej z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych opłacanego w formie karty podatkowej wykazano kwotę 60.880,50 zł, podczas gdy z decyzji Naczelnika Urzędu Skarbowego w Bielsku Podlaskim wynika, że umorzony został zaległy podatek z tego tytułu w wysokości 13.036,50 zł. W związku z tym nastąpiło zawyżenie skutków o kwotę 47.844 zł,

b) z ewidencji podatkowej wynika, iż opodatkowano budynki mieszkalne o pow. 420,05 m² będące własnością osób fizycznych (podatek 318,21 zł). Z treści uchwały Nr XV/163/12 Rady Gminy Wyszki wynika, że wszystkie budynki mieszkalne, jeżeli nie są zajęte na działalność gospodarczą, są zwolnione  z podatku. A zatem o powyższą kwotę zaniżono skutki zwolnienia,

c) w podatku rolnym wykazano kwotę zwolnień wysokości 27,18 zł. Ustalono, że podatnik w deklaracji na podatek rolny powołał się na uchwałę regulującą zwolnienia w podatku od nieruchomości. Przepisy uchwały dotyczą nieruchomości podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości a zatem nie mają zastosowania do gruntów opodatkowanych podatkiem rolnym. W związku z powyższym podatnik był zobowiązany do zapłaty podatku.

Dokonane ustalenia wskazują, że we wskazanych pozycjach dane wykazano niezgodne z ewidencją podatkową i obowiązującymi  przepisami, naruszając § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którymi kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym a kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej – str. 68-69 protokołu kontroli.

Kontrolując prawidłowość realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej stwierdzono, że:

a) w przypadku podatników wymienionych w załączniku nr 3/2 do protokołu kontroli pod poz. 20, 34, 35 i 36 należy wyjaśnić prawidłowość opodatkowania powierzchni budynków. Opierając się na zapisach ewidencji gruntów i budynków oraz posiłkując się informacjami zawartymi na portalach internetowych (geoportal, googlemaps) ustalono, że we wskazanych przypadkach deklarowana powierzchnia budynków może nie odzwierciedlać stanu faktycznego. Ponieważ dane uzyskane w powyższy sposób mogą być nieprecyzyjne, służby organu podatkowego powinny przeprowadzić postępowanie wyjaśniające umożliwiające ustalenie faktycznej podstawy opodatkowania. Z opisu zawartego w protokole kontroli wynika, że zazwyczaj wykazana przez podatników powierzchnia wykazuje zaniżenie w stosunku do szacunkowych danych ustalonych podczas kontroli. Poniżej podano przykłady stwierdzonych rozbieżności:

- podatnik wymieniony pod poz. 20 wykazał w deklaracji budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 266,24 m². Z ustaleń kontroli wynika, że powierzchnia zabudowy wynosi około 320 m² i posiada on dwie kondygnacje. Suma rzutów kondygnacji wynosi około 644 m² a zatem przybliżona powierzchnia użytkowa może oscylować w granicach 500 m²,

- podatnik wymieniony pod poz. 34 wykazał do opodatkowania budynek mieszkalny o pow. 180 m². Ustalono, że w jego posiadaniu są dwa budynki mieszkalne. Jeden ma powierzchnię zabudowy około 250 m² i półtorej kondygnacji. Suma rzutów poszczególnych kondygnacji wynosi 380 m² a przybliżona powierzchnia użytkowa może oscylować w granicach 300 m². Drugi ma powierzchnię zabudowy około 100 m² i jedną kondygnację. Przybliżona powierzchnia użytkowa może wynosić około 80 m²;

b)  podatnik wymieniony pod poz. 5 załącznika nr 3/2 do protokołu kontroli, według ustaleń kontroli mógł wykazać do opodatkowania budynek o powierzchni zabudowy wynoszącej około 56 m², podczas gdy z danych geodezyjnych wynika, że nie jest on właścicielem gruntu. Należy więc ustalić, czy na gruncie prawa podatkowego winien wykazywać go do opodatkowania w świetle definicji nieruchomości określonej przepisami Kodeksu cywilnego, której część składową stanowią budynki trwale związane z gruntem (z zastrzeżeniem wyjątków). Mając na uwadze pojęcie nieruchomości oraz przepisy art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170, ze zm.) należy ustalić czy spełnione zostały ustawowe warunki do uznania wykazującego budynek za podatnika,

c) podatnik wymieniony pod poz. 11 załącznika nr 3/2 wykazał do opodatkowania budynki mieszkalne o pow. 412,54 m². Z załącznika do deklaracji wynika, że powierzchnia lokali mieszkalnych wraz z piwnicami i części wspólnymi budynków wynosi 423,65 m².  Ponadto ustalono, że w przypadku dwóch lokali ich wykazanie naruszyło art. 3 ust. 5 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych ponieważ mamy do czynienia z lokalami z wyodrębnioną własnością. W związku z powyższym obowiązek podatkowy w zakresie podatku od nieruchomości, od gruntu oraz od części budynku stanowiących nieruchomość wspólną w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2019 r. poz. 737), ciąży na właścicielach,

d) w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 21 załącznika nr 3/2 stwierdzono, że wykazał on do opodatkowania podatkiem od nieruchomości, jako grunty pozostałe, grunty rolne o pow. 1.466 m². Tym samym doszło do naruszenia art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, w myśl którego opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają użytki rolne lub lasy, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. W wyniku tej pomyłki zawyżony został podatek od nieruchomości o 718 zł. Podatek rolny za przedmiotowe grunty wynosi 1zł – str. 70-72 protokołu kontroli.

Z kolei kontrola realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego i podatku leśnego od osób prawnych, przeprowadzona na grupie podatników o wskazanych niżej numerach kont,  wykazała, że:

a) 720010 – w złożonej na podatek rolny deklaracji, w przypadku posiadanych użytków rolnych  o pow. 0,1 ha i sklasyfikowanych jako  Ps Br IV, wskazano, że grunty te korzystają ze zwolnienia na mocy uchwały Nr XV/163/12 Rady Gminy Wyszki z dnia 30 października 2012 r. w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości. Z uwagi, iż uchwała dotyczy zwolnień w podatku od nieruchomości, nie ma ona zastosowania do gruntów rolnych (nie zajętych na działalność gospodarczą). Podatnik jest zobowiązany do zapłaty podatku rolnego w wysokości 27 zł,

b) 700002 – na podstawie okazanej w trakcie kontroli dokumentacji ustalono, że w złożonej deklaracji wykazano powierzchnię odpowiadającą udziałom we współposiadanych gruntach, co narusza art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U z 2020 r. poz. 333). Na przykład w deklaracji złożonej w 2019 r. wykazano grunty rolne o pow. 38,5326 ha, z których powierzchnia przeliczeniowa do opodatkowania wynosiła 8,6291 ha. Natomiast na podstawie ewidencji geodezyjnej i wykazu dzierżawców sporządzonego na dzień 31 grudnia 2019 roku wynika, że w posiadaniu podatnika pozostały użytki rolne o pow. 32,1428 ha (udział 1/1), z których powierzchnia przeliczeniowa wynosiła 9,0637 ha oraz grunty stanowiące współwłasność o pow. 25,8106 ha (powierzchnia przeliczeniowa 1,7352 ha). W analogiczny sposób podatnik sporządził deklarację na podatek leśny. Wykazał w niej grunty o pow. 3,9676 ha. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że podatnik posiada grunty leśne o pow. 15,5057 ha, w tym 14,02 ha to grunty we współposiadaniu. Powierzchnia gruntu odpowiadająca udziałom wynosi 3,1101 ha. Z przekazanego przez podatnika wykazu dzierżawców wynika, że przekazano w posiadanie grunty leśne o powierzchni 0,9019 ha. Mając na uwadze zapisy geodezyjne i wykaz dzierżawców podatnik w deklaracji dotyczącej gruntów posiadanych w wyłącznej własności powinien wykazać 0,5838 ha a w deklaracjach dotyczących współposiadania 14,02 ha. W związku z tym należy stwierdzić, że sposób sporządzenia deklaracji narusza art. 6 ust. 7 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 888) – str. 73-74 protokołu kontroli.

Badaniu poddano także prawidłowość realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego w grupie podatników będących osobami fizycznymi, w wyniku czego stwierdzono, że (według numerów kont podatników):

a) w przypadku podatników o numerach kont 440074; 400038; 310119; 60038; 60046; 190115; 230099; 270013; 300009 należy wyjaśnić prawidłowość opodatkowania powierzchni budynków. Opierając się na zapisach ewidencji gruntów i budynków oraz posiłkując się informacjami, jakie można ustalić przy pomocy wymienionych wcześniej portali ustalono, że deklarowana powierzchnia budynków może nie odzwierciedlać stanu faktycznego. Ponieważ dane uzyskane w ten sposób mogą być nieprecyzyjne, służby organu podatkowego powinny przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, w trakcie którego zostaną podjęte działania umożliwiające ustalenie faktycznej podstawy opodatkowania. Z opisu zawartego w protokole kontroli wynika, że zazwyczaj wykazana przez podatników powierzchnia jest zaniżona w stosunku do szacunkowych danych ustalonych w trakcie kontroli,

b) 510103 – według ewidencji gruntów i budynków w posiadaniu podatnika są użytki rolne o pow. 48,29 ha, z których powierzchnia przeliczeniowa do opodatkowania wynosi 27,7045 ha. Natomiast w ewidencji podatkowej powierzchnia użytków rolnych wynosi 47,86 ha a powierzchnia przeliczeniowa do opodatkowania 27,3305 ha. Należy również wyjaśnić, dlaczego podatnik nie wykazał w informacji podatkowej budynku mieszkalnego, którego powierzchnia  zabudowy wynosi 76 m² (przybliżona powierzchnia użytkowa około 60 m²). Obiekt ten nie figuruje również w ewidencji podatkowej,

c) 460172 – stwierdzono, że według informacji podatkowej i ewidencji podatkowej podatnik nie posiada budynku mieszkalnego. Z akt podatkowych wynika natomiast, że podatnik  użyczył pomieszczenia niezidentyfikowanego budynku na biuro i magazynek wraz z dostępem do łazienki. W takcie kontroli ustalono, że na działce jest posadowiony budynek o powierzchni zabudowy około 110 m², posiadający prawdopodobnie co najmniej 1,5 kondygnacji, o cechach mieszkalnego. Należy zatem ustalić, jakie budynki są w posiadaniu podatnika i czy spełniają wszystkie kryteria aby korzystać ze zwolnień podatkowych,

d) 490195 – według  informacji podatkowej i ewidencji podatkowej opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości podlegają: budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 186,50 m², grunty związane z działalnością gospodarczą o pow. 173 m² i grunty pozostałe o pow. 200 m². Na podstawie  ewidencji gruntów i budynków ustalono, że podatnik posiada dwie działki: w skład jednej wchodzą grunty R Br VI o pow. 821 m² oraz o pow. 124 m², natomiast druga ma pow. 200 m² i jest sklasyfikowana jako „dr”. Na podstawie danych portali ustalono, że druga z działek wykazuje cechy fragmentu drogi publicznej. Jeżeli ten stan zostałby ostatecznie potwierdzony, to korzystałaby ona z wyłączenia z opodatkowania na mocy art. 2 ust. 3 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Analiza podstaw opodatkowania wykazała też uzasadnione wątpliwości dotyczące opodatkowania gruntów. Na podstawie portali ustalono, że oprócz powierzchni gruntu związanej z budynkiem, za zajętą na działalność należałoby uznać powierzchnię przeznaczoną na parking. Łącznie daje to około 490 m². Ponadto utwardzone place zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2020 r. poz. 1333) są budowlami a ponieważ znajdują się w posiadaniu przedsiębiorcy, to podlegają opodatkowaniu jako związane z działalnością gospodarczą na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy  podatkach i opłatach lokalnych,

e) 490028 – według informacji podatkowej i ewidencji podatkowej podatnik nie posiada budynku mieszkalnego. Natomiast z ustaleń kontroli dokonanych na podstawie portali stwierdzono, że na działce znajduje się budynek mieszkalny o powierzchni zabudowy około 80 m². Należy zatem ustalić, czy faktycznie mamy do czynienia z budynkiem mieszkalnym i jaka jest jego powierzchnia użytkowa. Również w przypadku podatnika o nr konta 460062 stwierdzono, że według dokumentacji nie posiada on budynków mieszkalnych, natomiast w trakcie kontroli ustalono, że na jego działkach są posadowione dwa budynki prawdopodobnie posiadające funkcje mieszkalne o powierzchni użytkowej wynoszącej około 700 m²,

f) 60038 – według ewidencji podatkowej posiada on użytki rolne o powierzchni 20,442 ha, których powierzchnia przeliczeniowa wynosi 7,1669 ha. Dane geodezyjne potwierdzają wielkość fizyczną użytków rolnych, natomiast ustalona na ich podstawie powierzchnia przeliczeniowa wynosi 7,1853 ha,

g) 230119 – według akt podatkowych nie posiada budynku mieszkalnego. Z dokonanych podczas kontroli ustaleń wynika, że na działce jest posadowiony dom o jednej kondygnacji. W wyniku podjętych przez służby podatkowe działań, w trakcie kontroli podatnik złożył korektę informacji i wykazał budynek o pow. 63 m²,

h) 460062 – stwierdzono zaniżenie powierzchni przeliczeniowej gruntów do opodatkowania o 0,709 ha. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że wynosi ona 120,0597 ha, natomiast w ewidencji podatkowej powierzchnia przeliczeniowa wynosi 119,3507 ha,

i) 280007 – według ewidencji podatkowej w posiadaniu podatnika są grunty rolne o pow. 5,12 ha, z których powierzchnia przeliczeniowa wynosi 2,598 ha. Dane geodezyjne potwierdzają, że w posiadaniu podatnika są użytki rolne o wskazanej powierzchni, jednak ustalona na ich podstawie powierzchnia przeliczeniowa wynosi 2,886 ha. W trakcie kontroli dokonano zmiany wymiaru podatku rolnego i przypisano kwotę 39 zł. W przypadku podatnika wątpliwości budziła również wykazana powierzchnia budynku mieszkalnego, która wynosiła 50 m². W wyniku działań służb podatkowych podatnik złożył nową informację, w której wykazał budynek o pow. 120 m²,

j) 490139 – z ustaleń kontroli wynika, że należy wyjaśnić:

- powierzchnię gruntów zajętych na działalność gospodarczą. Portale internetowe wskazują, że z działalnością gospodarczą jest związanych około 2.200 m² z jednej działki i około 2.800 m² z dwóch innych działek, tj. łącznie około 5.000 m². W informacji podatkowej wykazana powierzchnia wynosi 1.741 m². W związku z ustaleniami zmieni się też sposób opodatkowania posiadanych przez podatnika użytków rolnych. Ponieważ ich powierzchnia podlegająca opodatkowaniu podatkiem rolnym nie przekracza 1 ha fizycznego (0,9441 ha), jak i 1 ha przeliczeniowego, podatnik będzie podlegał opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku rolnym,

- powierzchnię budynków związanych z działalnością gospodarczą. Opodatkowana powierzchnia budynków wynosi 746,04 m². W trakcie kontroli ustalono, że na działkach znajdują się 2 budynki każdy o powierzchni zabudowy około 530 m², z czego jeden o co najmniej półtorej kondygnacji, natomiast drugi o co najmniej dwóch kondygnacjach. Łączna suma rzutów poszczególnych kondygnacji wynosi więc około 1.855 m². W związku z tym przybliżona powierzchnia użytkowa może oscylować w granicach 1.480 m²,

- dlaczego  podatnik nie wykazał do opodatkowania budowli. Ustalono, że część nieruchomości zajętych na działalność posiada utwardzone place. Tego rodzaju obiekty budowlane są budowlami w rozumieniu przepisów Prawa budowlanego a ponieważ są związane z działalnością gospodarczą podlegają opodatkowaniu na mocy art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Należy zatem ustalić wszystkie obiekty (urządzenia) budowlane spełniające kryteria budowli związanych z działalnością gospodarczą oraz ich wartość, mając przy tym na uwadze treść art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych,

k) 490107 – według dokumentacji podatkowej w posiadaniu podatnika są budynki mieszkalne o pow. 133 m², budynki związane z działalnością gospodarczą o pow. 173 m² i budynki zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu kwalifikowanym materiałem siewnym o pow. 108 m². Ponadto do opodatkowania wykazano grunty zajęte na działalność gospodarczą o pow. 440 m². Ustalenia kontroli dokonane na podstawie portali wskazują na istnienie uzasadnionych wątpliwości, co do rzetelności tych danych. Między innymi w posiadaniu podatnika jest 8 budynków niemieszkalnych, dwa budynki mieszkalne oraz dwa obiekty budowlane mogące spełniać kryteria budynków (powierzchnia zabudowy tych obiektów wynosi 580 m²). Łączna suma rzutów powierzchni zabudowy 8 budynków niemieszkalnych wynosi około 1.309 m², zaś suma rzutów poszczególnych kondygnacji budynków mieszkalnych wynosi około 600 m². A zatem w przypadku budynków niemieszkalnych przybliżona powierzchnia użytkowa powinna wynosić około 1.050 m² a budynków mieszkalnych 480 m² (jeden z budynków mieszkalnych jest zajęty na działalność gospodarczą). Ponadto powierzchnia budynków niemieszkalnych może ulec zwiększeniu, jeżeli wyżej wskazane obiekty spełniałyby kryteria budynków. Mając na uwadze, że łączna powierzchnia budynków wykazanych w informacji i ewidencji podatkowej wynosi tylko 414 m² należy ustalić faktyczną powierzchnię posiadanych przez podatnika obiektów oraz sposób ich wykorzystywania. Wątpliwości budzi również wykazana powierzchnia gruntów zajętych na działalność gospodarczą oraz brak opodatkowania budowli. Z ustaleń kontroli wynika, że większość z posiadanych przez podatnika obiektów wykazuje cechy związku z działalnością gospodarczą; powierzchnia gruntów z nimi związanych wynosi około 5.100 m². Część z tych gruntów jest utwardzona, nieruchomości są ogrodzone a do działalności są też prawdopodobnie wykorzystywane obiekty budowlane nie będące budynkami. W związku z powyższym mogą być spełnione kryteria wynikające z art. 3 ust. 3 Prawa budowlanego, aby tego rodzaju urządzenia i obiekty budowlane uznać za budowle podlegające opodatkowaniu.

Ponadto w badanym obszarze stwierdzono nieprzestrzeganie zasad postępowania podatkowego wynikających z art. 130 § 1, 3 i 4 oraz art. 132 § 1 i 3 Ordynacji podatkowej. Z dokumentacji podatkowej wynika, że Pan Wójt wraz z małżonką oraz Skarbnik Gminy posiadają na terenie gminy nieruchomości, które były opodatkowywane bez zachowania procedur wyłączenia organu podatkowego. Analogicznie w przypadku pracowników ustalono, że dokonywali oni wymiaru podatku członkom swoich rodzin. Taka sytuacja spełnia warunki do wyłączenia wskazane w art. 130 § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej. Nie stwierdzono aby organ podatkowy wyłączył ich z postępowania i wskazał innego pracownika do załatwienia spraw związanych z wymiarem podatków.

Natomiast naruszenie art. 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym w związku z łącznym opodatkowaniem gruntów będących wyłącznie własnością podatnika z gruntami posiadanymi we współwłasności stwierdzono w przypadku podatników o nr kont 500014, 460172, 510018 i 490139 – str. 76-82 protokołu kontroli.

Kolejnym obszarem objętym działaniami kontrolnymi było postępowanie windykacyjne prowadzone przez wierzyciela. Były one prowadzone pod kątem powszechności i prawidłowości działań upominawczych i egzekucyjnych, wykazując, że:

a) naruszono § 36 ust. 1 instrukcji ewidencji i poboru podatków i opłat lokalnych obowiązującej w Urzędzie Gminy, w myśl którego podstawą odpisu należności przedawnionych jest polecenie odpisu podpisane przez kierownika jednostki. Z okazanych dokumentów wynika, że odpisu dokonali pracownicy zajmujący się wymiarem i księgowością podatkową, przy braku upoważnienia w tym zakresie;

b) w czterech na sześć badanych przypadków zaistniały okoliczności wskazujące na przedawnienie należności. Nie ma jednak w aktach podatkowych zapisów, które jednoznacznie wskazywałyby, iż organy egzekucyjne nie zastosowały działań powodujących przerwanie lub zawieszenie biegu przedawnienia (art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej). Natomiast w przypadku podatników o nr kont 330074 i 320073 istnieją wątpliwości co do samego faktu powstania zobowiązania podatkowego. Konta te figurują na osoby nieżyjące w czasie wydania decyzji wymiarowych na 2013 r.  Z akt podatkowych wynika, że nie ma ustalonych spadkobierców i ewentualnych posiadaczy samoistnych. Nie było więc możliwości skutecznego doręczenia decyzji i tym samym powstania zobowiązania podatkowego. A zatem mamy sytuację, w której przypis podatku został dokonany z naruszeniem art. 21 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, ponieważ nie było możliwe skuteczne doręczenie decyzji wymiarowych;

c) w przypadku podatników o nr kont 80019, 90020, 210014 i 440032; nie wystawiono upomnień, czym naruszono art. 15 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1427) i § 7 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483);

d) w przypadku podatników wymienionych w tabeli nr 2 na str. 85-86 protokołu kontroli upomnienia wystawiano z naruszeniem § 34 ust. 3 instrukcji ewidencji i poboru podatków i opłat lokalnych. Zgodnie z jego treścią jeżeli podatnik nie zapłacił należności w terminie, księgowy sporządza, po upływie 30 dni, a wyjątkowo w ciągu 60 dni, upomnienie, które wysyła się do dłużnika za potwierdzeniem odbioru. W przypadku przedmiotowych podatników upomnienia wystawiono po upływie 60 dni;

e) w przypadku podatników wymienionych w tabeli nr 3 na str. 86 protokołu kontroli nie wystawiono tytułów wykonawczych, czym naruszono wskazania art. 15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz § 9 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych;

f) w przypadku podatników wymienionych w tabeli nr 4 na str. 86 protokołu kontroli stwierdzono, że w badanej grupie tylko dwóm podatnikom wystawiono tytuły wykonawcze, ponadto po upływie 30 dni od dnia doręczenia upomnienia, co stanowi naruszenie § 34 ust. 4 instrukcji ewidencji i poboru podatków i opłat lokalnych.

Ocenie poddano przestrzeganie przez organ podatkowy zasad postepowania podatkowego kreowanych przepisami Ordynacji podatkowej, m.in. w zakresie ulg w spłacie zobowiązań podatkowych. Z opisu zawartego na str. 90-97 protokołu kontroli wynika, że:

a) organ podatkowy powołując się na art. 169 § 1 Ordynacji podatkowej wysyłał do podatników wezwania do uzupełnienia wniosków o materiał dowodowy pouczając, iż nie uzupełnienie wniosku spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia. Przedmiotowy przepis stanowi, że jeżeli podanie nie spełnia wymogów określonych przepisami prawa, organ podatkowy wzywa wnoszącego podanie do usunięcia braków w terminie 7 dni, z pouczeniem, że niewypełnienie tego warunku spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia. Należy wskazać, że żądanie uzupełnienia wniosku o materiał dowodowy jest nieprawidłowe i sprzeczne z art. 187 § 1 Ordynacji podatkowej, w myśl którego organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Czynności te organ prowadzi po skutecznym wniesieniu podania, co skutkuje wszczęciem postępowania podatkowego. Nie dołączenie do podania dokumentów świadczących o sytuacji materialnej nie może stanowić podstawy do zastosowania przedmiotowego przepisu. Stosowanie wezwania w oparciu o art. 169 § 1 Ordynacji podatkowej może mieć zastosowanie jedynie w sytuacji, gdy organ podatkowy uzna, że podatnik jest zobowiązany do dostarczenia dokumentów związanych np. z pomocą publiczną. A zatem może być mylące dla podatników przywoływanie wskazanych przepisów w wezwaniu, w którym oprócz dokumentów dotyczących pomocy publicznej wymienienia się inne dokumenty, które nie stanowią elementów podania wymienionych w 168 Ordynacji podatkowej;

b) decyzje nie zawierają uzasadnienia w formie przewidzianej w art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej. Uzasadnienie prawne wraz z jego wyjaśnieniem wskazuje, w jaki sposób organy podatkowe rozumieją zawarte w ustawie pojęcia ważnego interesu podatnika lub interesu publicznego. Natomiast uzasadnienie faktyczne zgodnie z tym przepisem powinno zawierać ocenę zebranych dokumentów oraz ustalonych faktów. Brak tak istotnych elementów decyzji wraz z bardzo ubogim materiałem dowodowym, nie odnoszącym się do argumentacji zawartej we wniosku, powoduje, że organ podatkowy naraża się na zarzuty naruszenia postanowień art. 121 § 1 Ordynacji podatkowej, a w efekcie kwestionowania zasadności podejmowanych rozstrzygnięć i możliwości stosowania ulg. Należy podkreślić, że organ podatkowy może zastosować ulgę w spłacie zobowiązań podatkowych jedynie w przypadku, gdy w toku postępowania zostanie udowodnione występowanie przesłanek wskazanych w art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Brak spełnienia kryteriów wskazanych w wyjaśnieniu do uzasadnienia prawnego skutkuje tym, iż organ podatkowy nie nabywa uprawnień do zastosowania ulgi. A zatem nie może podjąć innego rozstrzygnięcia niż odmowa zastosowania ulgi.

Również w przypadku decyzji, na podstawie których przyznawano ulgi inwestycyjne w podatku rolnym stwierdzono, iż nie zawierały uzasadnienia faktycznego spełniającego kryteria wynikające z art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej, ponieważ nie odnosiło się ono do zebranych w trakcie postępowania dowodów i ustalonych faktów poprzez wskazanie, którym dał wiarę, a którym jej odmówił. Tym samym mamy do czynienia z naruszeniem art. 210 § 1 pkt 6 Ordynacji podatkowej. Ponadto część podatników jako dowód w sprawie składała nieuwierzytelnione kopie dokumentów, co stanowi naruszenie art. 13d ust. 2 ustawy o podatku rolnym. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1546) poświadczenie zgodności duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii, dokonane przez organy administracji rządowej lub samorządowej lub archiwum państwowe, od każdej pełnej lub zaczętej stronicy podlega opłacie w wysokości 5 zł (załącznik do ustawy – tabela część II pkt 4). Opłata ta stanowi dochód gminy – str. 90 protokołu kontroli.

Kontrola realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych wykazała, następujące przypadki nieprawidłowości:

a)  podatnik wymieniony w załączniku nr 3/9 do protokołu kontroli pod poz. 7 w przypadku jednej z posiadanych naczep wskazał, że dmc zespołu jest takie samo jak dmc pojazdu i wynosi 36,5 ton (pojazd posiada 3 osie i zawieszenie pneumatyczne) oraz ustalił podatek w wysokości 794 zł. Z deklaracji wynika również, że podatnik posiada ciągnik siodłowy o masie 5,6 tony. Można zatem uznać, że dmc zespołu pojazdów w przypadku naczepy przekroczy 40 ton a należny podatek będzie wynosił 968 zł. Ponadto stwierdzono, że wykazane w deklaracji nowo nabyte pojazdy zostały opodatkowane od następnego miesiąca po miesiącu zakupu. Ponieważ z deklaracji wynika, że pierwsza rejestracja miała miejsce w miesiącach późniejszych od daty zakupu, to zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych obowiązek podatkowy powstaje od następnego miesiąca po miesiącu pierwszej rejestracji. Skutkiem tej nieprawidłowości jest zawyżenie podatku o 564 zł;

b) w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 3/9 pod poz. 6 stwierdzono, że:

- zgodnie z opisem zawartym w protokole kontroli na str. 98-100 w przypadku części posiadanych naczep (7 pojazdów) podatnik wykazując dmc zespołu pojazdów nie uwzględnił masy ciągnika siodłowego. Wykazana w załączniku wartość dmc zespołu była zazwyczaj równa lub niewiele większa niż dmc samej naczepy. W przypadku 6 pojazdów skutkowało to zaniżeniem podatku o 1.046 zł;

- w przypadku jednego z ciągników podatnik wykazał dmc pojazdu wynoszące 18,6 ton a dmc zespołu 18 ton (pojazd posiada 2 osie i zawieszenie pneumatyczne). Zadeklarowana wartość podatku wynosi 84 zł (pojazd nabyty we wrześniu 2019). Z dowodu rejestracyjnego wynika, że 18 ton to dmc pojazdu a nie zespołu pojazdów.  W wyniku działań podjętych przez służby podatkowe podatnik złożył korektę deklaracji, z której wynika, że dmc zespołu wynosi 40 ton a należny podatek 359 zł;

- w przypadku samochodu wskazał, że mamy do czynienia z samochodem ciężarowym o dmc wynoszącym 18 ton (wskazał również dmc zespołu 40 ton i masę własną ciągnika 7,665 t.). Pojazd podlegał opodatkowaniu przez 9 miesięcy a naliczony podatek wynosił 608 zł. Z dokumentów przekazanych przez Starostwo Powiatowe w Bielsku Podlaskim wynika, że mamy do czynienia z ciągnikiem siodłowym a zatem biorąc pod uwagę podane przez podatnika parametry powinien on być opodatkowany stawką 1.436 zł a należny podatek za 9 miesięcy wynosi 1.077 zł;

c) podatnik wymieniony w załączniku nr 3/9 pod poz. 10 w przypadku jednej z posiadanych naczep wskazał, że dmc pojazdu, jak i dmc zespołu wynosi 35 ton. Naliczony podatek wynosi 794 zł. Z deklaracji wynika również, że masa ciągnika siodłowego wynosi 8,9 tony. Suma dmc pojazdu i masy ciągnika przekroczy zatem 40 ton a należny podatek powinien wynieść 968 zł. W korekcie deklaracji z dnia 16 października 2019 r. złożonej w związku ze sprzedażą pojazdu w lutym 2019 r. podatnik zadeklarował podatek w wysokości 132 zł. W trakcie kontroli podatnik złożył korektę deklaracji, w której wykazał należny podatek w wysokości 161 zł;

d) podatnik wymieniony w załączniku nr 3/9 pod poz. 13:

- wykazał, że posiada samochód ciężarowy, którego dmc wynosi 32 tony i zdeklarował podatek w wysokości 1.390 zł. Ustalono, że do jego obliczenia wykorzystano stawkę podatku określoną dla ciągników samochodowych – 1.853 zł. Samochody ciężarowe o wskazanych parametrach  opodatkowane powinny być stawką 1.729 zł. Podatnik złożył korektę deklaracji, w której zadeklarował podatek w wysokości 1.436 zł (uwzględniając moment powstania obowiązku podatkowego);

- w przypadku jednego z posiadanych ciągników siodłowych wykazał, że posiada on 3 osie (dmc zespołu 40 ton  i zawieszenie pneumatyczne) i zadeklarował podatek w wysokości 1.853 zł. Z dowodu rejestracyjnego wynika, że pojazd posiada dwie osie. W związku z tym pojazdy o takich parametrach podlegają opodatkowaniu stawką 1.436 zł. Podatnik złożył korektę deklaracji, w której zadeklarował podatek w wysokości 1.436 zł;

- w dniu 14 listopada 2019 r. podatnik złożył kolejną deklarację, w której wykazał do opodatkowania naczepę. Pojazd został zakupiony w czerwcu 2019 r. i został zarejestrowany pierwszy raz na terenie Polski w lipcu 2019 r. Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych podlegał on opodatkowaniu od sierpnia, tj. za 5 miesięcy i podatek powinien wynieść 403 zł a nie jak zadeklarował podatnik 484 zł;

e) podatnik wymieniony w załączniku nr 3/9 pod poz. 14 w dniu 15 listopada 2019 r. złożył deklarację dotyczącą opodatkowania przyczepy zakupionej w sierpniu 2019 r. a zarejestrowanej pierwszy raz na terenie Polski w październiku 2019 r. W związku z powyższym, zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych podlegał on opodatkowaniu od listopada (za 2 miesiące) i podatek powinien wynieść 161 zł, natomiast podatnik zadeklarował 362 zł.

Analiza zapisów zawartych w instrukcji w sprawie ewidencji poboru podatków i opłat w Urzędzie Gminy Wyszki wykazała, że cześć z nich nie ma umocowania w obowiązujących przepisach oraz jest nieprzystosowana do potrzeb kontrolowanej jednostki. W stosunku do uregulowań dotyczących inkasentów należy wskazać, że od 2016 r. nie ma wyznaczonych przez Radę Gminy inkasentów. Podatnicy mają możliwość zapłaty podatku przelewem lub bezpośrednio w placówce bankowej. Z kolei w przypadku działań upominawczych z instrukcji wynika, że księgowy dokonuje przeglądu kont podatników w zbiorze sprawdzając, czy należność została zapłacona. Jeżeli podatnik nie zapłacił należności w terminie, księgowy sporządza, po upływie 30 dni, a wyjątkowo w ciągu 60 dni, upomnienie, które wysyła się do dłużnika za potwierdzeniem odbioru. Nie sporządza się upomnień po racie podatku, jeżeli wysokość zaległości nie przekracza wysokości kosztów upomnienia. Wówczas na koniec roku podatkowego sporządza się czteropozycyjne upomnienie i doręcza się zobowiązanemu za potwierdzeniem odbioru. Po pierwsze przyjęte rozwiązania nie uwzględniają przepisów rozporządzenia w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych m.in. w zakresie działań informacyjnych. Zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, przed podjęciem działań upominawczych i egzekucyjnych wskazane jest skontaktowanie się wierzyciela z dłużnikiem i ustalenie, czy ten dobrowolnie wywiąże się ze spoczywających na nim zobowiązań.

Omawiana instrukcja powinna zawierać uregulowania będące uszczegółowieniem powszechnie obowiązujących przepisów, z uwzględnieniem specyfiki i potrzeb danej jednostki, a zatem nie ma uzasadnienia do zawierania w niej zapisów niemających zastosowania w jednostce oraz sprzecznych z prawem.

Podczas weryfikacji kont podatkowych dokonanej pod kątem prawidłowości stosowania zasad rachunkowości oraz realizacji dochodów budżetu gminy z tytułu odsetek za zwłokę od wpłat należności podatkowych dokonywanych po terminie płatności stwierdzono naruszenie art. 53 § 1, art. 54 § 1 pkt 5, art. 55 § 2 i art. 56 § 1 Ordynacji podatkowej.  Polegało to na nie naliczeniu lub błędnym naliczeniu odsetek od zaległości podatkowych. Sytuację taką stwierdzono w przypadku podatników o nr kont 460062 i 440074 oraz podatników wymienionych w załączniku nr 3/9 do protokołu kontroli pod poz. 12 i 5. Ponadto w przypadku podatnika wymienionego w załączniku nr 3/9 pod poz. 13 stwierdzono, że widniejące na koncie saldo w wysokości 472,50 zł (nadpłata) jest nieprawidłowe, ponieważ błędnie zaksięgowano deklarację korygującą. Ostatecznie na koncie powinna figurować zaległość w wysokości 245,50 zł – str. 104-105 protokołu kontroli.

Kontroli poddano działania organu podatkowego w zakresie realizacji potencjalnych dochodów budżetu gminy z tytułu opłaty za usługi wodne, o której mowa w art. 269 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2017 r. Prawo wodne (Dz. U. z 2020 r. poz. 310, ze zm.). Ustalono, że działań w tym zakresie nie podejmowano, a równocześnie żaden podmiot nie złożył Panu Wójtowi oświadczenia, o którym mowa w art. 552 ust. 2a pkt 2 i ust. 2b pkt 2 ustawy. Tymczasem z dokonanych w trakcie kontroli ustaleń wynika, że na terenie gminy jest podmiot, u którego mogą być spełnione kryteria wymienione w art. 269 ust. 1 pkt 1 Prawa wodnego, skutkujące obowiązkiem uiszczenia opłaty za usługi wodne związane ze zmniejszeniem retencji. Przedmiotowy przepis stanowi, że opłatę za usługi wodne uiszcza się za zmniejszenie naturalnej retencji terenowej na skutek wykonywania na nieruchomości o powierzchni powyżej 3500 m² robót lub obiektów budowlanych trwale związanych z gruntem, mających wpływ na zmniejszenie tej retencji przez wyłączenie więcej niż 70% powierzchni nieruchomości z powierzchni biologicznie czynnej na obszarach nieujętych w systemy kanalizacji otwartej lub zamkniętej. Podmiot, o którym mowa, posiada działkę o pow. 12.500 m², na której znajdują się budynki o powierzchni zabudowy około 6.884 m². Ponadto część niezbudowana działki o powierzchni około 3.000 m² może być utwardzona w sposób uniemożliwiający wsiąkanie wód opadowych. Wskazuje to na powierzchnię gruntu (około 9.800 m²) kwalifikującą się do naliczenia opłaty. Z ustaleń kontroli wynika, że na terenie miejscowości położenia nieruchomości nie ma kanalizacji systemu otwartego i zamkniętego. W przypadku gdyby ustalenia dotyczące posiadacza działki zostały potwierdzone, byłby on zobowiązany do wniesienia opłaty w wysokości 4.900 zł (9.800 m² x 0,50 zł). Dochodem budżetu gminy jest 10% należnej opłaty – str. 106 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto analizę osiągania w 2019 r. średnich wynagrodzeń nauczycieli w szkołach prowadzonych przez gminę Wyszki – str. 153-158 protokołu kontroli. Stwierdzono, że dla nauczycieli stażystów w okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia ustalono liczbę etatów na poziomie 4,49. Kontrola wykazała, że prawidłowo należało wykazać 4,45 etatu. Różnica wynikała z nie pomniejszenia wymiaru etatu jednego nauczyciela w czerwcu, w związku z 5 dniami nieobecności. W efekcie iloczyn średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń powinien być niższy o 974,46 zł. Spowoduje to zwiększenie o tę kwotę dodatniej różnicy między wskazanym iloczynem a wydatkami poniesionymi w 2019 r. na wynagrodzenia nauczycieli stażystów – z 2.113,47 zł na 3.087,93 zł. Nieprawidłowość ta nie miała zatem wpływu na wypłatę dodatku uzupełniającego dla nauczycieli stażystów.

Błąd stwierdzono również w przypadku nauczycieli kontraktowych. W okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia wykazano liczbę etatów na poziomie 4,95. Kontrolujący ustalili, iż prawidłowo należało wykazać 4,89 etatu. W efekcie iloczyn średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń powinien być niższy o 1.622,49 zł. Spowoduje to zwiększenie o tę kwotę dodatniej różnicy między wskazanym iloczynem a wydatkami poniesionymi w 2019 r. na wynagrodzenia nauczycieli stażystów z 8.303,57 zł na 9.926,06 zł. Również w tym przypadku nie powstał obowiązek wypłaty dodatku uzupełniającego.

W odniesieniu do nauczycieli dyplomowanych stwierdzone uchybienie polegające na nie pomniejszeniu etatu nauczyciela zatrudnionego w Szkole Podstawowej w Topczewie nie miało wpływu na dane o średniorocznej liczbie etatów.

Z ustaleń kontroli dotyczących zagadnień organizacyjnych oraz wynagrodzeń wynika, że nie zostało należycie wykonane zalecenie z poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Wyszki, którego przedmiotem było formalne uregulowanie wymiaru czasu pracy na poszczególnych stanowiskach pracownikowi, którego określono jako pełniącego jednocześnie funkcję Sekretarza Gminy i Zastępcy Wójta oraz ustalenie wynagrodzenia za pełnienie każdej z tych funkcji, adekwatnie do ustalonego czasu pracy, mając na uwadze, że ich pełnienie wynika z dwóch odrębnych stosunków pracy. Niniejsza kontrola wykazała, że w dalszym ciągu nie jest możliwe ustalenie wymiaru zatrudnienia w każdym ze stosunków pracy oraz wynagrodzenia za pełnienie każdej z funkcji. Kontrolującym okazano pismo Pana Wójta z dnia 29 lipca 2016 r. skierowane do pracownika zajmującego wymienione stanowiska, w treści którego wskazuje Pan – powołując się na art. 140 Kodeksu pracy – na ustalenie temu pracownikowi „systemu zadaniowego czasu pracy”, a także, że funkcje te będą pełnione „co do zasady” od poniedziałki do piątku w godzinach 7.30 – 15.30 w wymiarze dotyczącym poszczególnych stanowisk wynikającym z bieżących potrzeb pracodawcy – str. 2 i 109-110 protokołu kontroli. Przywołana treść pisma nie zmienia wniosku z poprzedniej kontroli, iż nie jest możliwe stwierdzenie podstawy ustalenia wynagrodzenia tego pracownika za pełnienie każdej z funkcji, ponieważ nie jest znany wymiar etatu na każdym ze stanowisk, na którym zatrudnienie następuje na podstawie odrębnego stosunku pracy – powołania (Zastępca Wójta) i umowy o pracę (Sekretarz) – a wynagrodzenie ustalane jest na podstawie odrębnego aktu – rozporządzenia Rady Ministrów (Zastępca Wójta) i obowiązującego w Urzędzie regulaminu wynagradzania (Sekretarz). Pismo jest zaś sformułowane w sposób sugerujący, że w istocie pracownika łączą dwa stosunki pracy.

Wynagrodzenie tego pracownika ustalono powołując się wyłącznie kategorię zaszeregowania, co wskazuje na wynagrodzenie wyłącznie jako pracownika zatrudnionego na stanowisku Sekretarza (na podstawie regulaminu). Przy czym zastosowana kategoria zaszeregowania jest niezgodna z regulaminem – XV, zamiast XVII-XXII; wysokość przyznanego faktycznie wynagrodzenia zasadniczego wskazuje, że odpowiada mu tylko kategoria XXII. Z kolei za pełnienie zadań Zastępcy Wójta pracownik ten otrzymuje dodatek specjalny, co sugeruje, że stosunek pracy z powołania nie wiązał się w ogóle z ustaleniem wynagrodzenia. Uprawnia to też do powzięcia wątpliwości, czy został on w ogóle zawarty, czy też zamiarem było jedynie powierzenie Sekretarzowi dodatkowych obowiązków Zastępcy Wójta. W takiej jednak sytuacji formułowanie przez Pana do tego pracownika pism o treści wskazującej na zatrudnienie na dwóch stanowiskach „Sekretarz Gminy/Zastępca Wójta” należałoby uznać za niemające uzasadnienia. Z protokołu kontroli wynika, że dodatek specjalny z tytułu wykonywania zadań Zastępcy przyznawany jest nieprzerwanie od 2010 r., co przeczy okresowemu charakterowi tego składnika wynagrodzenia określonemu w art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282). Jeżeli pracownik stale wykonuje określone obowiązki, to okoliczność ta powinna być uwzględniona w stałych składnikach jego wynagrodzenia.

Badając zagadnienia dotyczące wynagrodzeń ustalono również, iż kierownik Urzędu Stanu Cywilnego otrzymała w 2019 r. jednorazowy dodatek specjalny z tytułu prowadzenia rejestru wyborców. Zgodnie z obowiązującym od 1 marca 2014 r. zakresem czynności tego pracownika, prowadzenie rejestru wyborców i sporządzanie spisów wyborców dla potrzeb wyborów, wchodzi w skład jego stałych obowiązków. Zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych dodatek specjalny może być przyznawany z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań – w stosunku do obowiązującego zakresu czynności. W wyjaśnieniu wskazał Pan, iż zakres obowiązków jest wskazaniem katalogu spraw, które pracownik wykonuje. Dodatek specjalny przyznawany jest w przypadku stwierdzenia znacznego zwiększenia wykonywanych zadań w pewnym okresie, co w tym przypadku nastąpiło. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że niektóre obowiązki powierzone pracownikowi zakresem czynności ze swej istoty wiążą się z większym nakładem pracy tylko w związku z wystąpieniem różnego rodzaju okoliczności lub w danym okresie roku a z mniejszym (lub wręcz z brakiem) w innych okresach. Należy zatem zakładać, że pracodawca powierzając stałym zakresem czynności tego rodzaju obowiązki uwzględnił przedstawione okoliczności w przyznanym pracownikowi wynagrodzeniu. W ocenie Izby nie ma uzasadnienia w takiej sytuacji przyznawanie dodatku specjalnego na okres, w którym występuje większy nakład pracy związany z realizacją zadania objętego stałym zakresem obowiązków, jeżeli nakład ten wynika z cyklicznej istoty realizacji danego rodzaju zadań a więc i brakiem konieczności ich realizacji w innych okresach roku, z którego to powodu wynagrodzenie nie ulega obniżeniu – str. 109-111 protokołu kontroli.

Ponadto w 2 przypadkach w pismach przyznających pracownikom dodatki specjalne w 2018 r. (co badano w związku z kontrolą prawidłowości naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego wypłaconego w 2019 r.) nie wskazano okresu, na jaki przyznano dodatek specjalny, mimo że ten element wymagany jest postanowieniami § 9 ust. 2 regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy.  Pisma przyznające dodatek nie precyzowały ponadto, na czym ma polegać „zwiększenie obowiązków służbowych” lub „zwiększenie zakresu obowiązków” wskazywane w pismach jako podstawa przyznania dodatku. W złożonych podczas kontroli wyjaśnieniach wskazano, że podstawą przyznania tych dodatków była długotrwała nieobecność innych pracowników, których należało zastąpić (co nie budzi uwag w świetle art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych) – str. 111-112 protokołu kontroli.

W zakresie wynagrodzeń sprawdzono również prawidłowość przepisów zawartych w regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Wyszki, wprowadzonym zarządzeniem Nr 153/15 Pan Wójta z dnia 10 grudnia 2015 r. (ze zmianami). W treści regulaminu stwierdzono postanowienia uchybiające przepisom Tabeli I załącznika nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936, ze zm.) w zakresie minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego w poszczególnych kategoriach zaszeregowania. Szczegółowe uwagi w tym zakresie zawarto na str. 108 protokołu kontroli. W regulaminie wskazano m.in., iż minimalne wynagrodzenie w XVII kategorii zaszeregowania wynosi 2.000 zł, podczas gdy zgodnie z rozporządzeniem powinno wynosić 2.100 zł.

Analiza prawidłowości naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2018 r. wykazała, że w przypadku 3 pracowników do ustalenia kwoty „trzynastki” wliczono dodatki specjalne wypłacone pracownikom jednorazowo. Zgodnie z treścią art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1872), dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy. Z kolei na podstawie § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U.  Nr 2, poz. 14 ze zm.), przy obliczeniach nie bierze się pod uwagę jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, które pracownik otrzymał w rozliczanym roku. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego przymiotnik „periodyczny” oznacza „powtarzający się regularnie co pewien czas”. Przyjęcie do podstawy naliczenia „trzynastki” za 2018 r. dodatków specjalnych o charakterze jednorazowym spowodowało w świetle cytowanych wyżej przepisów zawyżenie wypłat o łączną kwotę 382,50 zł brutto (od 68 zł do 170 zł dla poszczególnych pracowników) – str. 111-113 protokołu kontroli.

W wyniku analizy prawidłowości naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych za 2019 r. stwierdzono, że kwota odpisu została zawyżona o 1.792,07 zł z powodu zawyżenia przeciętnej liczby zatrudnionych, w stosunku do obliczonej przez kontrolujących na podstawie § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349) – str. 114-115 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących gospodarowania w Urzędzie Gminy pojazdami służbowymi wykazała szereg nieprawidłowości. W kontrolowanym okresie obowiązywało zarządzenie wewnętrzne Pana Wójta Nr 6/16 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie zasad użytkowania samochodów służbowych i gospodarki paliwami płynnymi w Urzędzie Gminy Wyszki. Zgodnie z § 7 ust. 2 zarządzenia przy rozliczaniu paliwa stosuje się normy zużycia paliwa określone odrębnym zarządzeniem Wójta – w przypadku jednego z dwóch skontrolowanych samochodów nie wydał Pan stosownego zarządzenia. Wyjaśniając tę kwestię stwierdził Pan: (…) normę zużycia paliwa przyjęto na podstawie wyciągu świadectwa homologacji (…) uznano, że to dokument poświadczający normę zużycia i nie ma konieczności ustalana normy zużycia paliwa odrębnym zarządzeniem.

W części kart drogowych przyjęto określanie trasy przejazdów pojęciem „teren gminy”, co powoduje częściowy brak jawności i przejrzystości w zakresie celu i miejsca wyjazdów. Uniemożliwia to zweryfikowanie celu wyjazdu (jego związku z wykonywaniem czynności służbowych), a tym samym publicznego celu poniesienia wydatku na zakup paliwa.

W przypadku obu skontrolowanych samochodów z kart drogowych wynika, że miało miejsce rozliczenie zużycia paliwa w okresie dwumiesięcznym i trzymiesięcznym. Według § 7 ust. 1 zarządzenia rozliczenie przebiegu i zużycia paliwa dokonywane jest w okresach miesięcznych. Natomiast § 7 ust. 3 przewiduje, że celem prawidłowego rozliczenia paliwa pracownik kierujący zobowiązany jest do zatankowania do pełna na koniec każdego miesiąca. Pracownik Urzędu wyjaśnił, że (...) zgodnie z §7 ust. 3 pracownik kierujący samochodem służbowym nie zatankował do pełna samochodu na koniec każdego miesiąca (...). W związku z tym rozliczono wskazane miesiące łącznie.

Kolejną nieprawidłowością w zakresie eksploatacji samochodów służbowych jest niewyjaśnianie przepałów. Obligatoryjność przedstawienia przez pracownika kierującego samochodem pisemnych wyjaśnień w takim przypadku wynika z § 7 ust. 7 zarządzenia. W niektórych miesiącach z dokumentacji wynikały przepały (zużycia paliwa ponad normę) o charakterze rażącym, np. 77 l czy 41 l. W przypadku jednego z samochodów przepał wynikający z rozliczenia zużycia paliwa przez 9 miesięcy użytkowania wyniósł łącznie 187 l. Faktyczne spalanie w samochodzie wynosiło np. jednego miesiąca ok. 21 l/100 km, w następnym okresie rozliczeniowym ok. 7 l/100 km, a w kolejnym ok. 15 l/100 km. Przedstawione dane wskazują, że mogły wystąpić przesłanki do zastosowania przepisu § 7 ust. 8 zarządzenia, który upoważnia Pana Wójta do obciążenia pracownika kosztami ponadnormatywnego zużycia paliwa. Nieskorzystanie z tego uprawnienia wyjaśniono w trakcie kontroli brakiem osoby nadzorującej właściwą eksploatację samochodów służbowych – według § 7 ust. 8 zarządzenia to osoba nadzorująca eksploatację może wnioskować do Wójta o obciążenie kierującego kosztami.

Pracownik Urzędu wyjaśniając te kwestie wskazuje, iż nie wyjaśniono przepałów (...), ponieważ w różnych warunkach użytkowania pojazdów zużycie paliwa jest różne o czym świadczą oszczędności w niektórych miesiącach rozliczeniowych. W rocznym rozliczeniu paliwa w samochodzie (...) średnie roczne zużycie paliwa zmieściło się w określonej normie. W przypadku samochodu (...) przyjęto normę z wyciągu świadectwa homologacji, która okazała się zbyt niska. Wskazana w tym wyciągu wartość była ustalona dla nowego samochodu. (...), jest to pojazd użytkowany przez ponad 16 lat oraz eksploatowany w terenie wiejskim, w związku z tym przyjęta norma okazała się zaniżona. Wyjaśnienie skupia się na przyczynach rozbieżności między faktycznym zużyciem a normą. Nie ma to jednak wpływu na obowiązek formalnego wyjaśniania przepałów. Ponadto należy zwrócić uwagę, że w rocznym rozliczeniu drugiego z badanych samochodów zużycie paliwa wykazało w skali roku 206 l oszczędności. Jeżeli dostrzegane są znaczące rozbieżności faktycznego zużycia względem ustalonej normy, to w § 7 ust. 10 zarządzenia przewidziano instrument weryfikacji i ponownego ustalenia normy.

W treści rocznych rozliczeń zakupu i zużycia paliwa za 2019 r. brakowało w przypadku jednego samochodu podpisu pracownika prowadzącego gospodarkę pojazdami, co zostało uzupełnione w czasie kontroli. Konsekwencją wskazanego wyżej niewyznaczenia osoby nadzorującej właściwą eksploatację samochodów jest zaś brak możliwości przeprowadzenia procedury przewidzianej w § 8 ust. 3 zarządzenia, według której osoba nadzorująca dokonuje sprawdzenia rocznego rozliczenia, zatwierdza je i przekazuje do Referatu Finansowego do 15 stycznia. Ponadto w rozliczeniach miesięcznych dostrzeżono takie błędy, jak zaewidencjonowanie faktury z marca w kwietniu, nierozliczenie faktury, choć była załączona do rozliczenia danego okresu, niewykazanie przepału w grudniowej karcie kontroli zużycia paliwa jednego z samochodów, podczas gdy z ustaleń kontroli wynika, iż przepał wyniósł ok. 9 l – str. 118-123 protokołu kontroli.

Analiza funkcjonowania GKPiRPA wykazała, że na podstawie zarządzeń z dnia 12 czerwca 2015 r. i 24 października 2017 r. w sprawie powołania Gminnej Komisji Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Wyszkach, Pan Wójt pełnił funkcję Przewodniczącego Komisji. Podkreślenia wymaga, że pomimo, iż przepisy ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2277) nie precyzują składu i liczby członków gminnej komisji, a decyduje o nim wyłącznie wójt ustalając ilość członków komisji w wydanym zarządzeniu, to ze względów celowościowych wójt jako organ wykonawczy gminy nie powinien ustanawiać siebie członkiem gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych. W zakresie niezgodności z prawem „samopowołania” wójta w skład komisji przedstawioną wyżej interpretację zaprezentował Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 21 lipca 2010 r. (sygn. akt II GSK 705/09). W trakcie kontroli wydano nowe zarządzenie regulujące skład Komisji, w którym nie znajduje się już Pan Wójt – str. 124 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto udzielanie i rozliczanie dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych na realizację zadań publicznych (str. 131-135 protokołu kontroli). W dniu 29 lipca 2019 r. wydał Pan zarządzenie Nr 84/19 w sprawie ogłoszenia drugiego konkursu ofert na realizację zadania własnego gminy Wyszki z zakresu sportu, w trybie określonym uchwałą Rady Gminy Wyszki z dnia 8 września 2011 r. w sprawie określenia warunków i trybu finansowania rozwoju sportu. W dniu 19 sierpnia 2019 r. zawarto umowę dotacyjną na wsparcie realizacji zadań z zakresu rozwoju sportu z terminem realizacji do 30 listopada 2019 r. i kwotą dotacji celowej w wysokości 9.200 zł. Aneks do umowy podpisano 27 listopada 2019 r., dokonując przesunięć między pozycjami kosztów – koszty z pozycji 2, 7, 8 i 9 w kwocie 739,64 zł przeniesiono do pozycji 10 „zakup materiałów”, w której pierwotnie nie planowano żadnych kosztów finansowanych z dotacji. Zgodnie z § 3 ust. 4 umowy dopuszczono możliwość przesunięcia środków z uzyskanej dotacji pomiędzy pozycjami kosztorysu bez konieczności sporządzenia aneksu, jeżeli suma proponowanych zmian nie przekroczy 10% wartości danej kategorii wydatków. Należy wskazać, że zastosowanie tego mechanizmu nie było możliwe w stosunku do kosztów z pozycji 10, ponieważ nie przewidywano w niej pierwotnie żadnych kosztów finansowanych z dotacji, a zatem nie było możliwości ustalenia zwiększenia kosztów bez aneksu o 10%. Na podstawie danych sprawozdania końcowego z wykonania zadania, które wpłynęło do Urzędu 9 grudnia 2019 r., stwierdzono poniesienie wydatków zakwalifikowanych do poz. 10 przez podpisaniem aneksu, na łączną kwotę 271 zł. Rozliczenie uznane zostało w Urzędzie za prawidłowe, mimo że środki wydano na cel nieprzewidziany w kosztorysie w momencie dokonywania wydatku. Należy przy tym zauważyć, że z treści umowy z 19 sierpnia 2019 r. nie wynika wprost, jak należy traktować kwoty z poszczególnych pozycji kosztorysu i ich przekroczenia z punktu widzenia prawidłowości wykorzystania dotacji. W wyjaśnieniach wskazał Pan, iż klub sporządzając ofertę przedstawił szczegółowy kosztorys zawierający się w dwóch kategoriach wydatków tj. wynagrodzenie osobowe i zakup towarów i usług. Zgodnie z § 3 ust. 4 umowy oferent nie dokonywał zmian w kategorii wynagrodzeń oraz zmian przekraczających 10% wysokości kategorii zakup usług i towarów. Na koniec realizacji zadania został sporządzony aneks, ponieważ ostatni wydatek przekroczyłby 10% kategorii zakupu usług i towarów. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że sugerowany w jego treści podział kosztów na dwie kategorie (wynagrodzenia oraz zakup towarów i usług) nie znajduje umocowania we wzorach dokumentów (wniosku o udzielenie dotacji i sprawozdania) stanowiących załączniki do uchwały Rady Gminy Wyszki z dnia 8 września 2011 r., a także w treści umowy. Również aneks zawarty do umowy 27 listopada 2019 r. operuje zmianami wyłącznie w poszczególnych pozycjach kosztorysów.

W ramach kontroli wydatków bieżących sprawdzeniu poddano również wydatki z tytułu diet sołtysów – str. 140 protokołu kontroli. Zgodnie z uchwałą Nr XVII/228/17 Rady Gminy Wyszki z dnia 27 czerwca 2017 r. ustalono diety kwartalne, które wylicza się według wzoru: 150 zł + (2,50 zł x ilość mieszkańców według stanu na początek kwartału, za który przysługuje dieta). Wysokość diety zaokrągla się do pełnych dziesiątek złotych w górę. Kontrola wykazała, że w III kwartale 2019 r. w przypadku sołtysa wskazanego w protokole kontroli do wzoru błędnie podstawiono do obliczeń kwotę 25,50 zł zamiast 2,50 zł. W związku z tym zawyżono wypłaconą dietę o 620 zł. W trakcie kontroli kwota ta została zwrócona przez sołtysa. Osoba, która zatwierdziła tę operację pod względem formalno-rachunkowym wyjaśniła, że Podczas zastępstwa i zwiększonych czynności został przeoczony błąd wprowadzony na etapie merytorycznego tworzenia dokumentu.

W zakresie udzielania zamówień publicznych stwierdzono nieprawidłowości dotyczące powoływania komisji przetargowych. Tryb pracy i zakres obowiązków członków komisji przetargowej reguluje zarządzenie poprzedniego Wójta Gminy Wyszki Nr 3/11 z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie Regulaminu Komisji Przetargowej. Przepis § 2 załącznika do zarządzenia stanowi, że liczba członków komisji wynosi od 3 do 5. Według § 3 ust. 1 załącznika do zarządzenia w skład komisji przetargowej wchodzą przewodniczący, zastępca, sekretarz i członkowie, co oznacza, że według tego przepisu liczba jej członków nie może być niższa niż 4 (i to przy jednym członku, podczas gdy § 2 posługuje się liczbą mnogą „członkowie”). W postępowaniu na zakup biletów miesięcznych obowiązywało zarządzenie Pana Wójta z dnia 25 czerwca 2019 r. w sprawie powołania stałej komisji przetargowej do przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Powołał Pan nim stałą komisję w 6-osobowym składzie, jednakże bez sekretarza wymaganego przez § 3 ust. 1 zarządzenia z dnia 25 stycznia 2011 r. Brak wskazania osoby pełniącej funkcję sekretarza Komisji oraz powołanie 6 członków komisji (zamiast maksymalnie 5) wyjaśnił Pan następująco: omyłkowo nie wpisano funkcji sekretarza, omyłkowo wpisano szóstego członka komisji przetargowej – str. 147-148 protokołu kontroli.

Kontrolując dokumentację zamówień publicznych dostrzeżono braki w umowie na przebudowę dróg gminnych na terenie gminy Wyszki, polegające na pominięciu w jej treści części postanowień wymaganych przepisami art. 143d ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, ze zm.). Umowa nie odnosiła się do zasad zawierania umów o podwykonawstwo z dalszymi podwykonawcami (pkt 6) oraz wysokości kar umownych z tytułu zaniechań wymienionych w pkt 7 (m.in. braku zapłaty lub nieterminowej zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcom lub dalszym podwykonawcom i nieprzedłożenia do zaakceptowania projektu umowy o podwykonawstwo). Kontrola tego zamówienia wykazała również brak podpisu Pana Wójta na protokole postępowania sporządzonym na druku ZP-PN, czym naruszono § 2 ust. 2 pkt 24 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. z 2016 r. poz. 1128)  – str. 146 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto też udzielanie zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro w świetle zasad określonych zarządzeniem Nr 363/14 Wójta Gminy Wyszki z dnia 3 lipca 2014 r. w sprawie zasad dokonywania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. W postepowaniu na zakup samochodu ciężarowego o wartości szacunkowej przekraczającej 60.000 zł stwierdzono naruszenie zasad określonych regulaminem poprzez niezamieszczenie treści zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego, wbrew § 8 ust. 1 pkt 1 regulaminu – str. 150-151 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zmodyfikowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu konta 014,

b) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych jednostki.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) wyksięgowanie z konta 014 wartości książek użyczonych stowarzyszeniu prowadzącemu Szkołę Podstawową w Strabli oraz zaprzestanie prowadzenia tego konta w księdze głównej Urzędu; zaewidencjonowanie wartości książek przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

b) zaprzestanie ewidencjonowania na koncie 135 stanu środków przeznaczonych na dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników oraz środków na szkolenia pracowników Urzędu Gminy współfinansowane przez Urząd Pracy; ujmowanie obrotów i sald rachunków, na których przechowywane są te środki, w ramach konta 139,

c) wykazywanie dwustronnych sald syntetycznych kont rozrachunkowych w przypadku, gdy ujęte są na nich zarówno należności, jaki i zobowiązania,

d) wyeliminowanie sytuacji, w której przeniesienia składników majątkowych w ramach ewidencji analitycznej do kont zespołu 0 skutkują wykazaniem nieuzasadnionych obrotów na kontach syntetycznych, obrazujących rzekome zwiększenie i zmniejszenie stanu majątku objętego ewidencją Urzędu,

e) zaprzestane ujmowania na koncie 222 w ewidencji budżetu wpływu środków stanowiących dochód budżetu państwa; ujmowanie tych wpływów w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

f) zaprzestanie stosowania zapisów ujemnych dla operacji wpływu na rachunek budżetu zwrotu środków na wydatki niewykorzystanych przez jednostki budżetowe,

g) księgowanie na koniec roku wartości niezużytych materiałów odpisanych w koszty w momencie zakupu zapisem Wn 310 – Ma 401 a ich ponownego przeniesienia w koszty, na początku następnego roku, po odwrotnych stronach tych kont; zaprzestanie stosowania do tych operacji konta 240 oraz zapisów ujemnych,

h) prowadzenie ewidencji materiałów zgodnie z zasadami określonymi przepisami wewnętrznymi, z których wynika, że wszystkie materiały powinny być odpisywane w koszty w momencie zakupu; jeżeli przepisy wewnętrzne nie odpowiadają faktycznym potrzebom jednostki w zakresie prowadzenia ewidencji węgla – wprowadzenie odpowiednich przepisów dla tej grupy materiałów, stanowiących podstawę dla stosowanej praktyki,

i) zaprzestanie ewidencjonowania na koncie 310 wartości składników majątkowych o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok, tj. posiadających cechy środków trwałych.

3. W zakresie sprawozdawczości:

a) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S wszystkich należności z tytułu dochodów budżetowych, oprócz wyłączonych z prezentacji zasadami sporządzania tego sprawozdania,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-28S wyłącznie rzeczywiście istniejących zobowiązań z tytułu wydatków, wynikających z ksiąg rachunkowych,

c) zaprzestanie wykazywania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Urzędu Gminy jakichkolwiek danych wykazanych już w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ GOPS, dotyczących dochodów z zadań zleconych realizowanych przez GOPS,

d) zaprzestanie wypełniania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Urzędu Gminy kolumny 6 „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”,

e) wykazywanie w kol. 8 „Dochody przekazane” jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ Urzędu kwoty dochody przekazanych na rachunek budżetu gminy, czyli równej dochodom wykonanym,

f) wykazywanie w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S GOPS dochodów zrealizowanych przez tę jednostkę w par. 2360, mając na uwadze możliwość zachowania zgodności tego sprawozdania z jednostkowym sprawozdaniem Rb-27ZZ GOPS,

g) zaprzestanie wykazywania w sprawozdaniu Rb-N instytucji kultury środków zabezpieczenia należytego wykonania umowy przetrzymywanych przez tę jednostkę,

h) zweryfikowanie i skorygowanie danych wykazanych w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP za 2019 r. w zakresie skutków obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków udzielonych ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych w postaci odroczeń, umorzeń, zwolnień oraz zaniechania poboru.

4. Dokumentowanie przeprowadzenia weryfikacji projektów planów finansowych jednostek budżetowych na podstawie § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych…

5. Zawieranie kolejnej umowy najmu lub dzierżawy nieruchomości lub lokalu użytkowego z tym samym podmiotem na okres do 3 lat po uzyskaniu zgody Rady Gminy – jeżeli łączny czas trwania najmu lub dzierżawy będzie dłuższy niż 3 lata – oraz przestrzeganie innych zasad dotyczących zawierania takich umów, określonych przez Radę Gminy.

6. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości oraz wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej, ze wskazaniem radnym na obowiązek podjęcia uchwały w tej sprawie.

7. Przestrzeganie zasad przeprowadzania i dokumentowania kontroli podatkowych wynikających z przepisów Ordynacji podatkowej.

8. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia rozbieżności i niejasności w zakresie prawidłowości danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń oraz ich efektów finansowych.

9. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz formalno-prawnej zgodności wydawanych dokumentów.

10. Prowadzenie systematycznych i kompletnych działań upominawczych i egzekucyjnych w stosunku do zaległości podatkowych.

11. Dostosowanie wewnętrznych regulacji zawartych w instrukcji w sprawie ewidencji poboru podatków i opłat w Urzędzie Gminy Wyszki do faktycznych potrzeb jednostki oraz obowiązujących przepisów prawa.

12. Przestrzeganie określonych przepisami Ordynacji podatkowej zasad naliczania odsetek od wpłat wniesionych po terminie.

13. Dokonanie niezbędnych ustaleń w przedmiocie potwierdzenia lub wykluczenia obowiązku wnoszenia przez podmiot wskazany w protokole kontroli opłaty za usługi wodne na podstawie przesłanki wymienionej w art. 269 ust. 1 pkt 1 Prawa wodnego.

14. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy ustalaniu średniorocznej liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w celu przeprowadzenia analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli.

15. Sporządzenie korekty sprawozdania z osiągania w 2019 r. średnich wynagrodzeń nauczycieli, uwzględniającej wyniki kontroli, i przesłanie jej do RIO w Białymstoku.

16. Jednoznaczne rozstrzygnięcie statusu wykonywania przez pracownika zadań Sekretarza Gminy i Zastępcy Wójta, mając na uwadze poniższe uwarunkowania:

- jeżeli zamiarem Pana Wójta jest zatrudnienie tego pracownika na część etatu jako Zastępcy Wójta, to niezbędne jest określenie wymiaru tego etatu oraz wymiaru etatu Sekretarza; w innym wypadku nie jest bowiem możliwe prawidłowe ustalenie wynagrodzenia na żadnym ze stanowisk; w takiej sytuacji nie ma uzasadnienia wynagradzanie pracownika wyłącznie na podstawie regulaminu wynagradzania (jako Sekretarza) i przyznawanie dodatku specjalnego za wykonywanie zadań Zastępcy,

- jeżeli zamiarem Pana Wójta jest jedynie zwiększenie zakresu zadań Sekretarza o zadania właściwe Zastępcy Wójta (a więc niezatrudnianie Zastępcy), to należy zaprzestać tytułowania pracownika jako „Sekretarza/Zastępcy Wójta” oraz uwzględnić wynagrodzenie za realizację zadań właściwych Zastępcy w stałych składnikach wynagrodzenia Sekretarza, ponieważ długotrwały okres wykonywania tych zadań przeczy możliwości finansowania ich w formie dodatku specjalnego, będącego zgodnie z ustawą składnikiem wynagrodzenia służącym finansowaniu okresowego tylko zwiększenia obowiązków.

17. W zakresie wynagrodzeń pracowników:

a) stosowanie prawidłowej kategorii zaszeregowania dla Sekretarza Gminy,

b) zaniechanie przyznawania dodatku specjalnego za realizację zadań objętych zakresem czynności pracownika,

c) wskazywanie okresu, na jaki przyznawany jest pracownikowi dodatek specjalny,

d) precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznawania dodatku specjalnego poprzez wskazanie dodatkowych zadań lub zwiększonych obowiązków,

e) zaniechanie uwzględniania przy ustalaniu podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie; wystąpienie do pracowników wskazanych w protokole kontroli o dobrowolny zwrot tych kwot dodatkowego wynagrodzenia rocznego, o które wynagrodzenie to zostało zawyżone z powodu uwzględnienia w podstawie jego naliczenia jednorazowo wypłacanych dodatków specjalnych,

f) wyeliminowanie rozbieżności między regulaminem wynagradzania pracowników Urzędu a przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych w kwestii minimalnego poziomu wynagrodzenia zasadniczego.

18. W zakresie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych:

a) prawidłowe ustalanie przeciętnej liczby zatrudnionych na potrzeby naliczenia odpisu,

b) zmniejszenie odpisu na 2020 r. o kwotę 1.792,07 zł odpowiadającą jego zawyżeniu w 2019 r. z powodu zawyżenia liczby etatów.

19. W zakresie gospodarowania pojazdami służbowymi:

a) formalne ustalenie przez Pana Wójta normy zużycia paliwa dla każdego z pojazdów, jak to wynika z przepisów wewnętrznych,

b) zapewnienie wypełniania kart drogowych w sposób umożliwiający ustalenie celów i miejsc wyjazdu,

c) zapewnienie przestrzegania przyjętej procedury przewidującej miesięczne rozliczanie zużycia paliwa,

d) wyjaśnianie przepałów wynikających z rozliczeń zużycia paliwa; zastosowanie w tym zakresie procedury zgodnej z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi wymaga od Pana Wójta wyznaczenia osoby nadzorującej właściwą eksploatację samochodów służbowych,

e) zweryfikowanie norm zużycia paliwa dla pojazdów służbowych w trybie określonym przepisami wewnętrznymi, mając na uwadze skalę rozbieżności między faktycznym zużyciem a normami,

f) wyeliminowanie niezgodności między danymi kart drogowych i danymi wynikającymi z faktur za paliwo oraz zapewnienie rzetelności ustalania faktycznego zużycia.

20. Określanie w umowie o udzielenie dotacji na finansowanie rozwoju sportu sankcji za wydatkowanie środków niezgodnie z poszczególnymi pozycjami kosztorysu (z uwzględnieniem dopuszczalnego przekroczenia). Rzetelne weryfikowanie zgodności poniesionych z dotacji wydatków z kosztorysem obowiązującym w czasie ich poniesienia. Rozważenie zasadności wystąpienia do beneficjenta dotacji o zwrot kwoty 271 zł wydatkowanej na cel nieprzewidziany kosztorysem w momencie poniesienia wydatku.

21. Zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do prawidłowego ustalania wysokości diet sołtysów i należytego wykonywania formalno-rachunkowej kontroli naliczonych diet.

22. W zakresie zagadnień dotyczących udzielania zamówień publicznych:

a) wyeliminowanie sprzeczności między § 2 oraz § 3 ust. 1 Regulaminu Komisji Przetargowej wprowadzonego zarządzeniem Nr 3/11 z dnia 25 stycznia 2011 r. w zakresie liczby członków komisji,

b) powoływanie komisji przetargowych zgodnie z zasadami wynikającymi z zarządzenia Nr 3/11 z dnia 25 stycznia 2011 r.,

c) zawieranie w umowach o zamówienie publiczne na roboty budowlane wszystkich wymaganych ustawą postanowień regulujących kwestie związane z realizacją zamówienia przez podwykonawców,

d) podpisywanie przez Pana Wójta (lub osobę upoważnioną) protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

e) przestrzeganie, wynikającego z procedur wewnętrznych regulujących udzielanie zamówień o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro, obowiązku zamieszczania treści zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego, jeżeli wartość zamówienia jest większa niż 60.000 zł.

23. Zapewnienie rzetelnego wykonania wniosków pokontrolnych, zgodnie z udzieloną odpowiedzią o sposobie ich realizacji.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca Prezesa

 Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku