Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Lipsku

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 listopada 2020 roku (znak: RIO.V.6001-3/20), o treści jak niżej:

Pan

Lech Łępicki

Burmistrz Lipska

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Lipsk za 2019 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Lipsku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Analiza zagadnień składających się na rachunkowość jednostki wykazała niepożądany stan w zakresie zabezpieczenia dowodów księgowych. Stwierdzono, że nie wszystkie segregatory, w których kompletowane są dowody księgowe, są należycie zabezpieczone; do części z nich jest wolny dostęp. Inspektor do spraw księgowości budżetowej wyjaśniła, że jest to spowodowane „brakiem miejsca w szafach”. Wymogi w zakresie sposobu przechowywania dowodów księgowych (w tym zabezpieczenia przez nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem) formułuje art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.). Stwierdzony stan wykazuje też sprzeczność ze standardem 13 kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zgodnie z którym należy zadbać, aby dostęp do zasobów jednostki miały wyłącznie upoważnione osoby a osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki. Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone zostały komunikatem nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) – str. 17-18 protokołu kontroli.

W wyniku analizy sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dokonywanych w nich zapisów, przeprowadzonej pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342) stwierdzono, że:

a) ewidencja szczegółowa do konta 800 Fundusz jednostki” jest prowadzona na 13 kontach analitycznych, z podziałem na: fundusz środków trwałych (9 kont analitycznych), fundusz jednostki, fundusz inwestycyjny, fundusz wartości niematerialnych i prawnych, fundusz długoterminowe aktywa finansowe, tj. w sposób wzorowany na rozwiązaniach przyjętych w zarządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 1985 r. w sprawie planów kont dla jednostek gospodarki uspołecznionej (M.P. Nr 12, poz. 95). Przywołane zarządzenie dotyczyło m.in. jednostek i zakładów budżetowych i zalecało w zakresie funduszy jednostki prowadzenie kont służących do ewidencji funduszy stanowiących równowartość środków trwałych i środków obrotowych (zespół 8) i funduszy inwestycyjnych (zespół 9). Zgodnie z opisem konta 800 zamieszczonym w załączniku nr 3 do obowiązującego rozporządzenia, ewidencja szczegółowa do konta 800 powinna zapewnić możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki. Taki zapis pojawił się również w zakładowym planie kont dla Urzędu Miejskiego przy opisie konta 800 – str. 20 protokołu kontroli,

b) w ewidencji analitycznej do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na dzień 31 grudnia 2019 r. wystąpiło saldo zobowiązań w łącznej kwocie 12.601,62 zł, które dotyczyło nadpłat w podatkach lokalnych oraz opłacie za odpady komunalne. Natomiast w ewidencji syntetycznej na koncie tym nie były wykazane zobowiązania z tytułu nadpłat. W zestawieniu obrotów i sald kont konto 221 wykazuje saldo jednostronne w wysokości 1.146.747,07 zł, podczas gdy saldo strony Wn powinno stanowić 1.159.075,69 zł i strony Ma 12.601,62 zł; wykazanie salda jednostronnego konta 221 w sytuacji ujęcia na nim zarówno należności jak i zobowiązań jednostki narusza zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia oraz skutkuje niezgodnością danych ewidencji analitycznej i syntetycznej, wbrew art. 16 ust. 1 ustawy. W sprawozdaniu Rb-27S wykazano prawidłowe dane na podstawie ewidencji analitycznej. Natomiast w bilansie otwarcia na 2020 r. konto 221 wykazywało już prawidłowe salda – Wn 1.159.075,69 zł i Ma 12.601,62 zł, a więc odmiennie niż to wynika z okazanego zestawienia obrotów i sald na dzień 31 grudnia 2019 r. Pozostaje to w sprzeczności z zasadą ciągłości określoną w art. 5 ust. 1 ustawy, w myśl której wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości w księgach otwartych na następny rok obrotowy – str. 20-21 protokołu kontroli,

c) rozrachunki z tytułu wynagrodzeń ewidencjonowano prawidłowo na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, natomiast kwoty podlegające wypłacie pracownikom bezpodstawnie przenoszono na konto 240 „Pozostałe rozrachunki” dodatkowym zapisem Wn 231 – Ma 240/21; przelew wynagrodzenia na rachunek pracownika księgowano z kontem 240/21. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, do ewidencjonowania rozrachunków z tytułu wynagrodzeń służy konto 231, na którym po stronie Wn ujmuje się wypłatę wynagrodzeń (przelewy na rachunki bankowe), a na stronie Ma zobowiązania z tego tytułu. Konto 240 służy zaś do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234. Dodatkowe przenoszenie wynagrodzeń na konto 240 nie ma zatem uzasadnienia w przepisach rozporządzenia – str. 21-22 protokołu kontroli,

d) pracownikom w styczniu 2019 r. została wypłacona gotówka z kasy na podstawie opłaconych przez nich i przedłożonych rachunków dotyczących zakupu artykułów na paczki świąteczne z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Rachunki przedłożone do wypłaty z kasy księgowano: Wn 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” – Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, Wn 201 – Ma 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” i Wn 234 – Ma 101 „Kasa”. Analogicznie postępowano w przypadku rachunków zapłaconych przez pracowników w pozostałych miesiącach roku. Uwagą do zaprezentowanego sposobu księgowania jest zbędne angażowanie konta 201. Ewidencja na tym koncie ma uzasadnienie wtedy, gdy dochodzi do rozliczeń z odbiorcami i dostawcami, jak wskazuje jego nazwa. W świetle przepisów załącznika nr 3 do rozporządzenia właściwym kontem rozrachunkowym do opisanych rozliczeń jest wyłącznie konto 234, które służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia – str. 22 protokołu kontroli,

e) kontrolowana jednostka przyjęła rozwiązanie, iż dochody i wydatki szkół ujmowane są na podstawie „zbiorczych sprawozdań Zespołu Szkół Samorządowych w Lipsku” a następnie wyksięgowywane jedną kwotą w zakresie pozostałych szkół, co zostało uregulowane w § 15 pkt 2 zarządzenia Nr 29/19 wydanego przez Pana Burmistrza w dniu 2 stycznia 2019 r. Nie ma uzasadnienia i podstawy prawnej dla dokonywania zapisów na podstawie „zbiorczych sprawozdań Zespołu Szkół Samorządowych w Lipsku”, ponieważ według obowiązujących przepisów żadna jednostka budżetowa nie sporządza sprawozdań zbiorczych. Przebieg ewidencji księgowej na kontach analitycznych prowadzonych dla ZSS w Lipsku w ramach kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” przedstawiono na str. 23 protokołu kontroli. Z opisu zawartego w protokole wynika, że na kontach prowadzonych dla ZSS ujmowano pierwotnie dochody i wydatki zrealizowane przez wszystkie szkoły a następnie wyksięgowywano zapisami ujemnymi dochody i wydatki dotyczące szkół w Rygałówce i Bartnikach, co nie ma uzasadnienia w zasadach prowadzenia ewidencji na tych kontach wynikających z załącznika nr 2 do rozporządzenia, przewidujących prowadzenie odrębnego konta dla każdej jednostki budżetowej – wynika stąd, że na koncie otwartym dla danej jednostki powinny być księgowane wyłącznie operacje dotyczące jej dochodów lub wydatków na podstawie jej sprawozdań jednostkowych. Finalnie ustalone stany kont analitycznych był prawidłowe dla każdej ze szkół,

f) dokonywano technicznych zapisów ujemnych na kontach 223 (zwrot niewykorzystanych środków na wydatki) i 901 „Dochody budżetu” (zwroty dotacji), co nie wynika z zasad funkcjonowania tych kont zawartych w załączniku nr 2 do rozporządzenia – str. 23 protokołu kontroli,

g) nieprawidłowo zaksięgowano odpisy aktualizujące należności główne w kwocie 13.216 zł, zapisem Wn 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności” oraz odsetki od należności w kwocie 4.936 zł, zapisem Wn 750 „Przychody finansowe” – Ma 290. Odpisy aktualizujące należności, stosownie do postanowień art. 35b ust. 2 ustawy, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych – zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizujący. Właściwym kontem do ujmowania odpisów aktualizujących należności główne jest konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne” a odsetek – konto 751 „Koszty finansowe”. Błędy ewidencyjne rzutowały na prezentację danych w jednostkowym rachunku zysków i strat Urzędu – str. 23-25 protokołu kontroli,

h) bezpodstawnie dokonano odpisu aktualizującego należności zabezpieczone hipoteką w kwocie 104.635,86 zł; jak wynika z przepisów art. 35b ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy o rachunkowości odpisów aktualizujących nie dokonuje się od należności objętych gwarancją lub innym rodzajem zabezpieczenia, do wysokości objętej tych zabezpieczeniem – str. 43-44 protokołu kontroli,

i) bezpodstawnie przeksięgowano należność w kwocie 76.687,90 zł z konta 221 na konto 240 z powodu skierowania jej na drogę postępowania sądowego w celu wszczęcia egzekucji; należność ta jest bezsporna i składa się z czynszu dzierżawnego oraz naliczonych od niego odsetek. Podjęcie przed sądem czynności skierowanych na wyegzekwowanie należności nie zmienia charakteru należności jako należności (zaległości) z tytułu dochodów budżetowych ani zasad jej prezentacji w sprawozdawczości, zatem przenoszenie jej z konta 221 na konto 240 nie ma uzasadnienia – str. 43 protokołu kontroli,

j) nieprawidłowo ewidencjonowano przekazanie dotacji dla instytucji kultury (MGOK), ujmując wszystkie przelewy w rozdz. 92109 „Domy i ośrodki kultury, świetlice i kluby”, mimo że w uchwale budżetowej zaplanowano dotację dla MGOK (w skład którego wchodzi również Biblioteka Publiczna) w rozdz. 92109 oraz w rozdz. 92116 „Biblioteki”. w efekcie na podstawie kwartalnych rozliczeń przedstawianych przez dyrektora MGOK przenoszono zapisami ujemnymi w ewidencji budżetu i Urzędu wydatki z rozdz. 92109, do rozdz. 92116. Z ewidencji takiej wynika, że żadna z kwot dotacji nie była przekazana z budżetu na działalność Biblioteki – mimo planu wydatków w rozdz. 92116 – bowiem całe wykonanie w tej podziałce powstało z przeksięgowań na podstawie dowodów PK. Należy wskazać też, że dotacja podmiotowa ma charakter roczny a z ustaleń kontroli nie wynika, aby w przepisach wewnętrznych jednostki przewidziano jej kwartalne rozliczanie – str. 182-184 protokołu kontroli.

Kontrola sprawozdawczości, przeprowadzona na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z  2020 r. poz. 1564) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała, że w jednostkowym sprawozdaniu rocznym Rb-28S MGOPS za 2019 r. zostały bezpodstawnie wykazane zobowiązania wymagalne w wysokości 1.000 zł, które dotyczyły środków pieniężnych omyłkowo przekazanych z rachunku ZFŚS należącego do MGOPS na rachunek bieżący MGOPS. Powstałe z tytułu mylnej wpłaty zobowiązanie wobec ZFŚS zostało uregulowane w dniu 14 stycznia 2020 r. poprzez przekazanie środków na rachunek ZFŚS. Kwota ta, jako mylna wpłata, nie powinna być wykazana jako zobowiązanie wymagalne w sprawozdaniu jednostkowym MGOPS a w konsekwencji w sprawozdaniu zbiorczym, ponieważ jej zwrot nie stanowi wydatku budżetu; kwotę 1.000 zł MGOPS błędnie wykazał jako zobowiązanie wymagalne także w sprawozdaniu Rb-Z według stanu na koniec IV kwartału 2019 r., czym zawyżony został dług gminy – str. 28-29 protokołu kontroli.

           Kolejnym obszarem objętym kontrolą były zagadnienia związane z centralnym rozliczeniem podatku VAT. Uchwałą Nr XXI/157/17 z dnia 20 czerwca 2017 r. zmieniającą uchwałę w sprawie uchwalenia statutu Zakładu Gospodarki Komunalnej w Lipsku, Rada Miejska w Lipsku określiła, że Zakład otrzymywać będzie środki finansowe wynikające z rozliczenia podatku od towarów i usług; przekazaniu podlega nadwyżka podatku naliczonego nad należnym wynikająca ze złożonej do Urzędu Miejskiego w Lipsku cząstkowej deklaracji VAT-7 za okresy miesięczne. Nadwyżka podatku naliczonego nad należnym podlega zwrotowi w terminie 10 dni roboczych od dnia złożenia scentralizowanej deklaracji VAT – w przypadku wystąpienia nadwyżki podatku naliczonego nad należnym wynikającej z deklaracji cząstkowej Zakładu, natomiast 10 dni roboczych od dnia wpływu tego podatku z urzędu skarbowego na rachunek gminy – jeśli z deklaracji VAT-7 gminy wynika zwrot podatku VAT na rachunek gminy.

Ustalono, że deklaracja VAT-7 gminy Lipsk za lipiec 2019 r. została złożona w dniu 12 sierpnia; wykazana w niej nadwyżka podatku naliczonego nad należnym wyniosła 693 zł i została oznaczona jako kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy. Zwrotu podatku VAT dla Zakładu wynikającego z deklaracji cząstkowej Zakładu za lipiec 2019 r. w kwocie 1.612,95 zł dokonano 29 sierpnia 2019 r., tj. 7 dni po terminie określonym uchwałą – str. 39-40 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości stosowania przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2020 r. poz. 65, ze zm.) określających procedurę  zbywania oraz wydzierżawiania nieruchomości wykazała naruszenie regulacji zawartych w art. 35, z których wynikają obowiązki dotyczące sporządzenia i opublikowania wykazu nieruchomości przeznaczonych m.in. do sprzedaży i dzierżawy. Stwierdzono, iż w przeprowadzonej w 2019 r. procedurze sprzedaży nieruchomości rolnej nie opublikowano informacji o wywieszeniu wykazu w prasie lokalnej o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest nieruchomość. Natomiast przy dzierżawie gruntów na cele rolne oraz warzywne informacje o wywieszeniu wykazu nieruchomości były opublikowane w „Echo Lipska”, która to prasa nie ma zasięgu powiatowego – str. 103, 107-108 i 110 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z dzierżawy nieruchomości na cele rolne wykazała występowanie następujących nieprawidłowości:

a) niestosowanie postanowień uchwały Nr XIV/135/2000 Rady Miejskiej w Lipsku z dnia 31 sierpnia 2000 r. w sprawie określania zasad wydzierżawiania i sprzedaży nieruchomości gminnych na cele rolne oraz wydzierżawienia pod uprawy warzywne. Stwierdzono, iż umowa dzierżawy z dnia 8 listopada 2019 r. została zawarta na okres 10 lat, co narusza § 1 uchwały, zgodnie z którym pierwszorazowe umowy dzierżawy mogą być zawarte na okres 5 lat. Ponadto w uchwale wskazano, że wysokość czynszu dzierżawnego ustala się według zasad stosowanych przy dzierżawie gruntów rolnych AWRSP. Jedną z obowiązujących zasad wydzierżawiania gruntów z Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa jest nieustalanie czynszu dzierżawnego od użytków rolnych klasy VI, o czym mowa w § 7 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 1 sierpnia 2016 r. w sprawie wysokości ustalania czynszu dzierżawnego w umowach dzierżawy nieruchomości Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa (Dz. U. 2016 r. poz. 1186), wydanym na podstawie art. 38a ustawy z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa (Dz. U. z 2020 r. poz. 396). Ustalono, iż w wymienionej umowie a także w umowie dzierżawy z dnia 24 października 2018 r. został przewidziany czynsz od użytków rolnych klasy VI. Z wyjaśnienia pracownika prowadzącego te zagadnienia wynika, że niezastosowanie uchwały z 31 sierpnia 2000 r. wynikało z nieświadomości jej istnienia;

b) nieprawidłowe ustalenie kwoty czynszu dzierżawnego za 2019 r., wyliczanego na podstawie równowartości pieniężnej 1 dt pszenicy w wysokości 79,96 zł, podczas gdy zgodnie z obwieszczeniem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 18 stycznia 2019 r. w sprawie średniej ceny skupu pszenicy w II półroczu 2018 r. (M.P. z 2019 r. poz. 57), kwota ta wynosiła 76,96 zł za 1 dt.

Ustalenia kontroli wykazały zawyżenie czynszów o łączną kwotę 31,33 zł – str. 107-108 protokołu kontroli.

Z kolei na podstawie umowy dzierżawy gruntów na cele upraw warzywnych, zawartej na okres od 10 kwietnia 2019 r. do 1 listopada 2021 r., pobrano czynsz dzierżawny za 2019 r. w pełnej wysokości, który został ustalony na kwotę 13,20 zł rocznie. W takiej sytuacji kwota czynszu powinna być ustalona proporcjonalnie do ilości miesięcy objętych umową i wynosić 9,58 zł, zatem zawyżono czynsz za 2019 r. o 3,62 zł – str. 109 protokołu kontroli.

Badanie dochodów z opłaty za trwały zarząd nieruchomościami ustanowiony na rzecz Zakładu Gospodarki Komunalnej w Lipsku wykazało, iż wysokość opłaty ustalono na podstawie wartości nieruchomości ujętej w księgach inwentarzowych. Według art. 83 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami opłaty z tytułu trwałego zarządu ustala się według stawki procentowej od ceny nieruchomości ustalonej zgodnie z art. 67 ust. 3. Natomiast, wskazany przepis stanowi, iż cenę nieruchomości ustala się w wysokości nie niższej niż jej wartość. Rozdział 1 Działu IV „Określanie wartości nieruchomości” ustawy został poświęcony sposobom określania wartości nieruchomości, której dokonuje rzeczoznawca majątkowy a opinię o jej wartości sporządza w formie operatu szacunkowego (art. 156). Ustawa nie przewiduje innej formy określenia wartości nieruchomości mogącej być przedmiotem obrotu niż operat szacunkowy. Zatem podstawą ustalenia wysokości opłaty z tytułu trwałego zarządu nieruchomościami przez zakład budżetowy powinna być wartość nieruchomości oszacowana przez rzeczoznawcę majątkowego – str. 104 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, a jej wyniki doprowadziły do następujących ustaleń.

Stwierdzono niepodejmowanie lub opieszałość w podejmowaniu czynności windykacyjnych w stosunku do wprowadzonych w tym zakresie uregulowań wewnętrznych jednostki, zawartych w załączniku nr 5 do zarządzenia Nr 29/19 Pana Burmistrza z dnia 2 stycznia 2019 r., jak i przepisów powszechnie obowiązujących określonych w okresie objętym kontrolą rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483). Nieprawidłowości polegały na opieszałości w wystawianiu upomnień oraz tytułów wykonawczych w zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi (wobec podmiotów wskazanych na str. 68-69 protokołu kontroli) oraz łącznego zobowiązania pieniężnego (wobec podmiotów wskazanych na str. 95-96 protokołu kontroli). Z kolei w przypadku podatku leśnego oraz podatku rolnego od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej nie objęto postępowaniem egzekucyjnym kwoty 1.530,75 zł – str. 85 i 87-88 protokołu kontroli.

Opóźnienie w wystawianiu upomnień oraz tytułów wykonawczych może mieć istotnie negatywny wpływ na skuteczność egzekucji. Znaczny upływ czasu pomiędzy terminem zapłaty należności a wystawieniem tytułu wykonawczego umożliwia dłużnikom wyzbywanie się składników majątkowych mogących stanowić przedmiot egzekucji dla zaspokojenia roszczeń. Bierność w podejmowaniu czynności egzekucyjnych nie tylko utwierdza u dłużników przeświadczenie o niskiej efektywności windykacji, ale nawet o realnej możliwości jej uniknięcia. Stwierdzona w trakcie kontroli zwłoka skraca czas na prowadzenie czynności egzekucyjnych przez właściwe organy, co stwarza ryzyko niezapewnienia skutecznego wyegzekwowania należności podatkowych gminy.

Analiza kont podatkowych dokonana w celu oceny prawidłowości prowadzenia rachunkowości wykazała niestosowanie procedury zawartej w art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którą nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, odsetek za zwłokę od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek, kosztów upomnienia oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Nieprawidłowość stwierdzono w obrębie:

a) opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi – brak zarachowania nadpłaty w wysokości 165 zł na poczet zaległości podatkowej w wysokości 408 zł na koncie nr 90020, gdzie nadpłata i zaległość widniały równocześnie. Podczas kontroli dokonano właściwego zapisu – str. 67 protokołu kontroli;

b) podatku rolnego od osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz łącznego zobowiązania pieniężnego – przerachowanie nadpłat w łącznej wysokości 71 zł widniejących na kontach nr 4000047, 100063, 100082, 100103 i 100109 na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych bez wniosków podatników w tym zakresie. W takiej sytuacji, zgodnie z cytowanym przepisem ustawy nadpłata podlega zwrotowi z urzędu – str. 85 i 92-93 protokołu kontroli.

Badanie powszechności składania deklaracji podatkowych wykazało brak jej złożenia przez podatnika będącego trwałym zarządcą nieruchomości gminnych sklasyfikowanych jako Br-V o pow. 0,76 ha. W tym przypadku nie wystąpią skutki finansowe z uwagi na ustawowe zwolnienie z opodatkowania, jednakże nie upoważnia to do zaniechania złożenia deklaracji, o czym mowa w art. 6a ust. 9 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1256, ze zm.). Wskazany przepis stanowi, iż obowiązek składania informacji o gruntach oraz deklaracji na podatek rolny, o którym mowa w ust. 5 i ust. 8 pkt 1, dotyczy również podatników korzystających ze zwolnień i ulg na podstawie przepisów ustawy. Tym samym, brak wezwania do złożenia deklaracji świadczy o nieprzeprowadzaniu kompleksowych czynności sprawdzających nakazanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej – str. 72 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono brak deklaracji na podatek rolny od dwóch podatników wskazanych na str. 84 protokołu kontroli oraz od podatnika podatku leśnego wskazanego na str. 87 protokołu. Wobec zaistniałej sytuacji zostały wydane decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego i dokonano przypisu w łącznej wysokości 329 zł. Brak złożenia deklaracji jest nieprawidłowością naruszającą m.in. art. 6a ust. 8 ustawy o podatku rolnym, zgodnie z którym osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki, nieposiadające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa, a także jednostki organizacyjne Lasów Państwowych są obowiązane składać, w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia gruntów deklaracje na podatek rolny na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. Należy zauważyć, iż niezłożenie deklaracji oprócz naruszenia właściwych przepisów materialnoprawnych wypełnia także znamiona czynu zabronionego i podlega karze grzywny na gruncie art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2020 r. poz. 19, ze zm.). Zatem w takiej sytuacji organ podatkowy uprawniony jest do wystąpienia z wnioskiem o wymierzenie grzywny w postaci mandatu.

Badanie prawidłowości wymiaru podatku od nieruchomości osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej wykazało następujące rodzajowo nieprawidłowości:

a) rozbieżność między danymi wykazanymi w deklaracji złożonej przez stowarzyszenie, będące posiadaczem nieruchomości gminnych, a danymi wynikającymi z umów użyczenia zawartych z gminą Lipsk. W wyniku porównania powierzchni wynikających z umów a wykazanymi w deklaracji podatkowej ustalono następujące różnice:

- w zakresie gruntów zaniżenie powierzchni o 7.134 m² a tym samym zaniżenie kwoty dochodów podatkowych za 2019 r. w potencjalnej wysokości 563 zł. Natomiast za lata 2016-2018 będzie to potencjalnie kwota 1.634 zł;

- w zakresie budynków zawyżenie powierzchni użytkowej o 274,78 m² a tym samym została zawyżona kwoty dochodów podatkowych za 2019 r. w potencjalnej wysokości 1.923 zł, natomiast za lata 2016-2018 o 5.770,38 zł.

Należy podkreślić, iż podane różnice zostały stwierdzone na podstawie przedłożonych kontrolującemu dokumentów i umów. Na organie podatkowym spoczywa obowiązek weryfikacji danych wykazanych w deklaracji, w porównaniu ze wszystkimi zawartymi umowami, a także stanem faktycznym nieuregulowanym prawnie (tzw. bezumowne korzystanie) i wyliczenie skutków finansowych za kontrolowany okres oraz lata poprzednie. Ponadto należy wziąć pod uwagę nowo wzniesiony przez użytkownika budynek o pow. 78,29 m², nieobjęty umową, a wykazany w korekcie deklaracji i ustalić datę jego powstania, biorąc pod uwagę art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 poz. 1170, ze zm.), zgodnie z którym jeżeli okolicznością, od której jest uzależniony obowiązek podatkowy, jest istnienie budowli albo budynku lub ich części, obowiązek podatkowy powstaje z dniem 1 stycznia roku następującego po roku, w którym budowa została zakończona albo w którym rozpoczęto użytkowanie budowli albo budynku lub ich części przed ich ostatecznym wykończeniem – str. 73-74 protokołu kontroli;

b) wymiar podatku obejmujący wyłącznie budynek, z pominięciem gruntu, na którym został posadowiony, będący przedmiotem umowy najmu pomiędzy gminną jednostką organizacyjną (najemcą), wskazaną w treści protokołu kontroli na str. 74, a gminą Lipsk (wynajmującym). Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych najemca stał się podatnikiem podatku od nieruchomości od wynajmowanych budynków, jednakże kwestia dotycząca gruntów pod budynkami zajętymi na prowadzenie działalności gospodarczej nie została w umowie uregulowana. Przedmiotowy grunt, na którym stoi budynek, nie został wykazany w deklaracji na podatek od nieruchomości. Zgodnie z art. 46 § 1 Kodeksu cywilnego nieruchomościami są części powierzchni ziemskiej stanowiące odrębny przedmiot własności (grunty), jak również budynki trwale z gruntem związane lub części takich budynków, jeżeli na mocy przepisów szczególnych stanowią odrębny od gruntu przedmiot własności. Natomiast art. 47 k.c. stanowi, iż za część składową nieruchomości gruntowej uznawane jest wszystko, co nie może być od niej odłączone bez uszkodzenia lub istotnej zmiany całości albo bez uszkodzenia lub istotnej zmiany przedmiotu odłączonego. Zasadą jest, że budynki i ich części są częściami składowymi gruntu (poza wyżej podanymi wyjątkami). W praktyce oznacza to, że nie jest możliwe przeniesienie posiadania budynku z wyłączeniem posiadania gruntu, na którym budynek jest posadowiony – str. 74 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości deklarowania powierzchni oraz prawidłowości wyliczenia kwoty podatku rolnego przez osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, wykazała brak ujęcia w ewidencji podatkowej (na koncie nr 4000042) gruntów ustawowo zwolnionych z opodatkowania klasy RV, RVI i PsVI o pow. 1,1177 ha. Na podstawie opinii biegłego i dokonanych oględzin stwierdzono, iż są to grunty typowo rolne, niezwiązane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Zatem, biorąc pod uwagę ich klasyfikację, uprawniającą do skorzystania ze zwolnienia na gruncie art. 12 ust. 1 ustawy o podatku rolnym, skutki finansowe w tym zakresie nie wystąpią – str. 84-85 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto również prawidłowość wymiaru podatku od środków transportowych i ustalono, iż na koncie o nr 100042 dokonano przypisu podatku dwukrotnie za ten sam pojazd, którego numer rejestracyjny wskazano w treści protokołu na str. 90, co spowodowało zawyżenie podatku od środków transportowych o 267 zł.

Stwierdzono nieprawidłowość w przedmiocie ulg inwestycyjnych w podatku rolnym, polegającą na bezpodstawnym przyjęciu do wyliczenia kwoty ulgi taśmy malarskiej oraz pędzla o łącznej wartości 7,15 zł. Ponadto przy fakturze wskazanej w treści protokołu kontroli na str. 81 omyłkowo ujęto kwotę brutto 59,97 zł zamiast kwotę netto 48,76 zł (podatnik jest czynnym podatnikiem VAT), co daje różnicę 11,21 zł. Ogółem zawyżono kwotę wydatków inwestycyjnych o 18,36 zł, a samą ulgę inwestycyjną o 4,59 zł – str. 81 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli danych wykazywanych w sprawozdaniach Rb-27S oraz Rb-PDP za 2019 r. ustalono wykazanie w dziale 756 „Dochody od osób prawnych, od osób fizycznych…” rozdziale 75616 „Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego…” par. 0310 „Wpływy z podatku od nieruchomości” w kol. 15 „Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy dot. rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności, zwolnienia z obowiązku obrania…”, kwoty 878,01 zł wynikającej z decyzji o rozłożeniu na raty z 2017 r., opisanej na str. 100 protokołu kontroli. Kwota ta odpowiadała sumie rat za okres od stycznia 2020 r. do 10 maja 2022 r. i jest należnością pozostałą do spłaty. Nieprawidłowość objęła także sprawozdanie za 2018 r., w którym nienależnie wykazano kwotę 1.211,20 zł.

Stosowany przez jednostkę sposób corocznego wyliczania skutków wynikających z decyzji jest nieprawidłowy, ponieważ narusza instrukcję sporządzania sprawozdania Rb-27S zawartą w załączniku nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Według § 3 ust. 1 pkt 11 lit. b) załącznika nr 36 w zakresie rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności podatku, zwalniania z obowiązku pobrania bądź ograniczenia poboru – wykazuje się kwoty dotyczące skutków decyzji organów podatkowych za okres sprawozdawczy. Skutki wykazane w tej kolumnie powinny wynikać z wydanych decyzji organu podatkowego, zarówno w zakresie bieżących, jak i zaległych należności. W przypadku podjęcia przez organ podatkowy decyzji o odroczeniu terminu płatności lub rozłożeniu na raty zapłaty podatku bądź zaległości podatkowej, skutki finansowe wynikające z tych decyzji powinny być wykazywane za kolejne okresy sprawozdawcze w roku, w którym została wydana decyzja. Zatem skutki finansowe wynikające z wydanej decyzji powinny być wykazane w całości i wyłącznie w roku w którym ją wydano, tj. w roku 2017 i nie mogą być powielane w latach kolejnych.

Analogiczna nieprawidłowość wystąpiła także w sprawozdaniach Rb-PDP za lata 2018-2019, w których nieprawidłowo wykazano kwotę 2.089,21 zł – str. 100 protokołu kontroli.

W dalszej kolejności stwierdzono błędne obliczenie za 2019 r. skutków obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości od osób prawnych, polegające na zastosowaniu do ich obliczania stawek obowiązujących od 2020 r. Na podstawie prawidłowo wygenerowanego wydruku, z zastosowaniem właściwych stawek, stwierdzono, iż zaniżono skutki finansowe o 7.212 zł, tj. wykazano kwotę 39.448 zł, zamiast 46.660 zł – str. 101 protokołu kontroli.

           W wyniku analizy regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego w Lipsku, wprowadzonego zarządzeniem Nr 197/16 Pana Burmistrza z dnia 19 września 2016 r., stwierdzono rozbieżności dotyczące katalogu osób, którym przysługuje dodatek funkcyjny. W treści regulaminu określono w pkt V § 7, że „1. Pracownikom zatrudnionym na stanowiskach związanych z kierowaniem zespołem, tj. Sekretarzowi Gminy, Kierownikom Referatów oraz Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego przysługuje dodatek funkcyjny. 2. Wysokość dodatku określa załącznik nr 3”. Natomiast w treści załącznika nr 3 „Tabela maksymalnych stawek dodatku funkcyjnego” poza wymienionymi stanowiskami wskazano stanowisko „główny księgowy jednostek” i „stanowiska związane z koordynacją zadań (koordynatorzy)”. Wskazana w tabeli dodatku funkcyjnego kategoria „stanowiska związane z koordynacją zadań (koordynatorzy)” nie jest przewidziane w regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu. Ustalono, że dodatek funkcyjny dla „koordynatora” nie był wypłacany, natomiast był wypłacany dodatek funkcyjny dla głównego księgowego jednostek oświatowych – str. 120-121 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2019 r. wykazała, że w podstawie jego naliczenia uwzględniono wszystkie dodatki specjalne przyznane i wypłacone pracownikom Urzędu w 2019 r., wśród których były dodatki wypłacone tylko za 1 miesiąc w roku (w przypadku 7 pracowników) oraz wypłacone w 2 miesiącach i 3 miesiącach (w różnej wysokości i odstępie czasowym) – str. 123-125 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1872), dodatkowe wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Z kolei na podstawie § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U.  Nr 2, poz. 14 ze zm.), przy obliczeniach nie bierze się pod uwagę jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, które pracownik otrzymał w rozliczanym roku. Z przepisów tych wyraźnie wynika, że wypłata o charakterze jednorazowym – z punktu widzenia podstawy obliczenia „trzynastki”, jako wynagrodzenia rocznego, będzie to wypłata jedna w roku – nie może być uwzględniana przy naliczeniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Również okoliczność wystąpienia więcej niż jednej wypłaty nie powoduje automatycznie możliwości uwzględnienia danego składnika wynagrodzenia w podstawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Pominąć należy bowiem – obok wypłat jednorazowych – także wypłaty, które miały miejsce więcej niż jeden raz, jednakże nie miały przymiotu periodyczności. Jeżeli wypłata nie miała charakteru jednorazowego, do oceny w zakresie uwzględnienia w podstawie naliczenia „trzynastki” niezbędne jest więc potwierdzenie periodycznego charakteru wypłat. Pojęcie periodyczności nie jest definiowane rozporządzeniem MPiPS. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego przymiotnik „periodyczny” oznacza „powtarzający się regularnie co pewien czas”. Wypłata dodatku, która nastąpiła tylko w dwóch następujących po sobie miesiącach, nie może zatem świadczyć o periodyczności świadczenia, gdyż brak co najmniej jeszcze jednej wypłaty, która mogłaby udowodnić regularność, powtarzalność wypłat w czasie. Przy czym w ocenie Izby przypadki zróżnicowania okresów wypłat z tytułu świadczenia otrzymywanego (i przyznanego) w odpowiednio długiej perspektywie czasu nie muszą być jednoznaczne z utratą periodycznego charakteru wypłat (vide tezy wyroku SN z dnia 22 września 2000 r., przywołanego w cytowanym niżej wyjaśnieniu Skarbnika Gminy). Izba podziela pogląd, że z reguły wypłacanie dodatku specjalnego przez kilka miesięcy będzie równoznaczne z powinnością uwzględnienia go w podstawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Stanowisko Kolegium RIO w Białymstoku w tej sprawie zostało wyrażone uchwałą 6/104/20 z dnia 23 marca 2020 r.

           W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Gminy powołała się m.in. na wspomniany wyżej wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 września 2000 r. (I PKN 33/00), wywodząc jednakże z niego, że (…) dodatek specjalny, który został przyznany z tytułu zwiększenia obowiązków służbowych, należy zaliczyć do podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Stwierdzenie to pomija jednak wyjaśniony wyżej wymóg prawny dotyczący periodyczności. W wyjaśnieniu znalazło się też stwierdzenie utożsamiające cechę periodyczności z faktem jednorazowego przyznania dodatku, co również nie ma uzasadnienia w świetle wyżej przedstawionej argumentacji: (…) Dodatki specjalne pracowników miały cechy periodyczności – przyznawano je jednorazowo z tytułu nałożenia na pracownika dodatkowych zadań, co wynikało z nieprzewidzianych wcześniej okoliczności (…).

           Kontrola wykazała, że Pan Burmistrz pobierał ryczałt za używanie samochodu prywatnego w jazdach lokalnych na podstawie umowy z dnia 30 września 2016 r. zawartej z Sekretarzem Gminy, w której nie został określony przyznany limit kilometrów. Zastosowano natomiast odesłanie do uchwały Nr II/22/02 Rady Miejskiej w Lipsku z dnia 12 grudnia 2002 r. w sprawie ustalenia miesięcznego limitu przebiegu kilometrów za przejazdy samochodem prywatnym do celów służbowych przez Burmistrza Lipska, która wyznacza limit w wysokości 300 km. Z kolei w kwestii wysokości stawki za 1 km przebiegu pojazdu umowa odsyła do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych… (Dz. U. Nr 27, poz. 271), w którym została określona jedynie maksymalna wysokość stawek (w praktyce ryczałt jest rozliczany według maksymalnej stawki wynoszącej 0,8358 zł za 1 km). Należy wskazać, że organ stanowiący (Rada Miejska w Lipsku) nie posiada w obowiązującym stanie prawnym kompetencji do określania limitu kilometrów podlegającego ujęciu w umowie o używanie przez Burmistrza samochodu prywatnego w jazdach lokalnych. Zatem umowa zawarta przez Sekretarza w tej sprawie – pełniącego funkcję pracodawcy zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282) – nie może odwoływać się do ustaleń podjętych w latach ubiegłych przez Radę. Kwestię niezgodności z prawem podejmowania przez organ stanowiący uchwały w tej sprawie uzasadnił Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu w wyroku z dnia 21 lipca 2015 r. (sygn. akt II SA/Op 238/15).

W wyniku czynności kontrolnych w dniu 8 lipca 2020 r. Sekretarz Gminy zawarł z Panem nową umowę o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, w której wskazano miesięczny limit 300 km oraz określono stawkę za 1 km przebiegu w jazdach lokalnych wynoszącą 0,8358 zł – str. 126-128 protokołu kontroli.

Kolejnym obszarem objętym kontrolą były wydatki na zakup paliwa oraz proces rozliczania paliwa w samochodzie służbowym Opel Astra, co zostało opisane na str. 128-131 protokołu kontroli. Zarządzeniem z dnia 8 lutego 2016 r. ustalił Pan normy zużycia materiałów pędnych dla tego samochodu w wysokości 0,5 l benzyny i 8 l LPG/100 km. W zasadach rozliczania nie określono jednak sposobu postępowania w przypadku wystąpienia przepału (przekroczenia normy) oraz sposobu jego ewentualnego rozliczenia. Z rozliczeń dokonywanych w trakcie roku wynikają zarówno przekroczenia, jak i oszczędności paliwa w stosunku do ustalonych norm. W miesięcznych kartach drogowych wykazuje się prawidłowo rzeczywiste zużycie paliwa, lecz nie oblicza się czy wystąpił przepał czy oszczędność względem przyjętych norm. Kontrolujący dokonał takich obliczeń a ich wyniki zaprezentowano w protokole kontroli. Z poczynionych ustaleń wynika, że w przypadku LPG we wszystkich miesiącach występowały przepały względem normy. Benzyna używana jest w niewielkich ilościach do rozruchu samochodu; w przypadku benzyny występowały zarówno przepały, jak i oszczędności. Przekroczenia zużycia wynosiły także powyżej 10% normy. W  wyjaśnieniu w sprawie braku czynności w związku z przekroczeniem norm zużycia wskazał Pan na słabą jakość paliwa tankowanego na lokalnej stacji LPG (… W wyniku tych zdarzeń podczas normalnej eksploatacji elementy instalacji gazowej zatykały się, a kierowca wielokrotnie doświadczał awarii zasilania gazowego podczas podróży służbowych. (2-5 razy w miesiącu). Wymuszało to powrót na zasilaniu benzynowym, stąd również wyższe od założonych zużycie Pb95 we wskazanych miesiącach. (…) Tankowania podczas dłuższych podróży, na innych stacjach paliw ewidentnie wskazywały na jakość paliwa gazowego jako przyczynę podwyższonego spalania. Nie zmieniano norm zużycia paliw ze względu na jednostkowe przypadki, które z racji nieprzewidywalności występowały bez zapowiedzi. Zmiana stacji tankowania na początku 2020 r. pozwoliła na zmniejszenie zapotrzebowania na paliwa zarówno LPG jak i Pb95 oraz unormowania spalania na poziomie 0,7l Pb95/100km oraz 9l LPG/100km. Przekroczenie norm nie było zatem spowodowane niewłaściwą eksploatacją pojazdu, niewłaściwym stylem jazdy kierowcy oraz celową ingerencją w układ paliwowy. Zarządzeniem z dnia 29 maja 2020 r. wprowadził Pan nowe normy zużycia paliwa: benzyna 0,7 l/100 km, LPG 9 l/100 km.

           Ze środków pochodzących z opłat za sprzedaż napojów alkoholowych zostały dofinansowane warsztaty połączone z letnim wypoczynkiem dla członków Młodzieżowej Orkiestry Dętej w kwocie 5.000 zł. Z wnioskiem o dofinansowanie warsztatów zwrócił się do Pana Burmistrza dyrektor Miejsko Gminnego Ośrodka Kultury w Lipsku. We wniosku dyrektor MGOK wskazał m.in., że dzieci i młodzież pochodzą również z rodzin dotkniętych problemem alkoholowym. Do wniosku został dołączony „Program obozu z elementami socjoterapii w dniach 9-13.08.2019 r. w Gołdapi”. Pismem z dnia 17 maja 2019 r. wyraził Pan zgodę na dofinansowanie warsztatów w kwocie 5.000 zł uzasadniając, że w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych przyjętym uchwałą Nr II/18 Rady Miejskiej w Lipsku z dnia 17 grudnia 2018 r. w Zadaniu II. Udzielanie rodzinom, w których występują problemy alkoholowe pomocy psychospołecznej i prawnej, a w szczególności ochrony przed przemocą w rodzinie, w sposobie realizacji zadania w zdaniu 3 ujęto „Dofinansowanie obozów socjoterapeutycznych dla dzieci z rodzin z problemem alkoholowym, problemem przemocy i osób z problemem alkoholowym”. Kompleks Wypoczynkowy „Leśny Zakątek” w Gołdapi w dniu 13 sierpnia 2019 r. wystawił gminie Lipsk fakturę za zakwaterowanie i wyżywienie na obozie socjoterapeutycznym w dniach 9-13 sierpnia 2019 r. na kwotę 5.000 zł. Na fakturze pracownik Urzędu zamieścił adnotację „za obóz socjoterapeutyczny dla dzieci z rodzin z problemem alkoholowym w dniach 09-13.08.2019 r.”. Z opisu faktury ani też z jej treści nie wynika ile dzieci wzięło udział w obozie, czy był to całkowity koszt pobytu wszystkich dzieci czy też jedynie odpłatność za dzieci z rodzin z problemem alkoholowym. Kontrolujący zwrócił się o wyjaśnienie w tych sprawach oraz w kwestii sposobu ustalenia, że są to dzieci z rodzin obciążone problemem alkoholowym. Według wyjaśnienia (…) całkowity koszt obozu dla członków Młodzieżowej Orkiestry Dętej wyniósł 9.000,00 zł za 21 osób, z czego 5.000,00 zł zostało sfinansowane ze środków z tytułu wydawanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. Z uwagi, na to, że gmina Lipsk jest małą gminą ustalenie dzieci pochodzących z rodzin z problemem alkoholowym nastąpiło na podstawie rozeznania w środowisku  lokalnym. Wzięto pod uwagę fakt czy w rodzinie prowadzone było postepowanie w sprawie zobowiązania się do podjęcia leczenia odwykowego w związku z nadużywaniem alkoholu lub istniej uzasadnione podejrzenie nadużywania alkoholu (…).

           Według przedstawionego stanu faktycznego organizacja obozu, w tym wybór miejsca i uczestników były przedmiotem inicjatywy i działań MGOK w Lipsku, mimo czego fakturę opiewającą na część kosztów obozu wystawiono na gminę Lipsk. Jak wynika z ustaleń kontroli, wystawienie faktury na gminę nie miało umocowania w formalnych ustaleniach ani z MGOK ani z kompleksem wypoczynkowym. Mając na uwadze podane okoliczności, kwota 5.000 zł powinna być przekazana MGOK w formie dotacji celowej na realizację zadania z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi, stosownie do art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2020 r. poz. 194), z uwzględnieniem przepisów art. 250 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.). Ponadto kwota zakwalifikowana jako wydatkowana z przeznaczeniem na cele przeciwdziałania alkoholizmowi powinna znajdować szczegółowe uzasadnienie w dokumentacji obrazującej liczbę dzieci objętych finansowaniem i koszt pobytu jednej osoby – str. 146-147 protokołu kontroli.

W zakresie udzielania zamówień na podstawie przepisów ustawy z dnia 21 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, ze zm.) badaniem objęto m.in. zamówienie na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego. Ustalono, że kryteria oceny ofert określono tak samo dla obu części zamówienia: cena ryczałtowa brutto – waga 60%, termin płatności faktury od dnia jej przedłożenia – 40%. Termin płatności mógł zostać zaproponowany w przedziale 14-30 dni od dnia przedłożenia faktury, a w przypadku jeżeli wykonawca nie zadeklaruje żadnego terminu płatności, to zostanie mu przyznane 0 pkt i zamawiający uzna, że wykonawca zadeklarował minimalny wymagany termin płatności, tj. 14 dni. W kwestii przyjętych kryteriów oceny ofert – tj. nadania wagi aż 40% kryterium terminu płatności faktury – należy wskazać, że podstawowym celem prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 Prawa zamówień publicznych. Sformułowanie kryteriów oceny ofert, które mogą potencjalnie prowadzić do wyboru oferty istotnie droższej przy braku korzyści adekwatnie rekompensujących potencjalnie wyższe wydatki świadczy o nieprawidłowym przygotowaniu postępowania. Zamawiający powinien kształtować kryteria w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej, ustalając inne niż cena kryteria na poziomie odpowiednim do ich rzeczywistej istotności względem wydatków, które będą poniesione na realizację zamówienia. Prawo zamówień publicznych nie znosi obowiązku stosowania art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Zgodnie z art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych może zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określi w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykaże w załączniku do protokołu, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia. Z kolei cykl życia Prawo zamówień publicznych definiuje w art. 2 pkt 1a jako wszelkie możliwe kolejne lub powiązane fazy istnienia przedmiotu dostawy, usługi lub roboty budowlanej, w szczególności badanie, rozwój, projektowanie przemysłowe, testowanie, produkcję, transport, używanie, naprawę, modernizację, zmianę, utrzymanie przez okres istnienia, logistykę, szkolenie, zużycie, wyburzenie, wycofanie i usuwanie. Zagadnienie cyklu życia nie może mieć zatem wpływu na usługę, jaką jest odbiór odpadów komunalnych. W związku z przedstawionymi okolicznościami kontrolujący wystąpił do Pana Burmistrza o wyjaśnienie powodu takiego ustalenia kryteriów oceny ofert. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan m.in., że dłuższy termin regulowania zobowiązań za odbiór i transport odpadów komunalnych pozwalał na większą możliwość regulowania środkami z pobieranych opłat od mieszkańców, a nie angażowania środków własnych, w przypadku zrealizowania niższych wpływów z opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi – str. 135-136 protokołu kontroli. Odnosząc się do wyjaśnienia należy zwrócić uwagę, że przedstawione przez Pana korzyści nie mogłyby być uznane za obiektywnie rekompensujące poziom wyższych wydatków, które należałoby ponieść wybierając ofertę istotnie droższą tylko z tego powodu, że zawierałaby np. 30-dniowy termin płatności faktury, podczas gdy oferta istotnie tańsza termin płatności 14-dniowy. Z przyjętych zasad oceny ofert wynika, że w takim przypadku nawet mimo bardzo wysokiej różnicy w cenie nadal formalnie za najkorzystniejszą należałoby uznać ofertę droższą z 30-dniowym terminem płatności faktury.

Analizie poddano też postępowanie na udzielenie zamówienia na przebudowę nawierzchni ulicy Żłobikowskiego – str. 150-155 protokołu kontroli. Przy wyborze oferty zamawiający miał kierować się następującymi kryteriami: cena – 60% okres gwarancji – 40% (min. 36 miesięcy – max. 60 miesięcy). W § 8 umowy zawartej z wykonawcą  „Gwarancje” określono „ (…) W ramach gwarancji wykonawca zobowiązany jest do nieodpłatnego usunięcia wad stwierdzonych w trakcie gwarancji. 3. Wady zostaną usunięte przez wykonawcę w terminie 7 dni od dnia ich zgłoszenia przez zamawiającego. Okres ten może być wydłużony za zgodą zamawiającego (...)”. W istocie więc przedmiotem gwarancji było wyłącznie usuwanie wad przez wskazany okres, co zamawiający ma zapewnione przepisami Kodeksu cywilnego regulującymi 5-letni okres rękojmi za wady nieruchomości a więc i wykonanych na niej robót budowlanych – art. 568 § 1 w zw. z art. 656 i art. 638 k.c. Jednocześnie zaś warunki oceny ofert w ramach tego kryterium przewidywały możliwość zaoferowania przez wykonawcę gwarancji o terminie krótszym niż 5 lat, co odpowiadałoby oferowaniu usuwania wad przez okres krótszy niż już zabezpieczony Kodeksem cywilnym. Jednocześnie zróżnicowanie ofert w tym zakresie (np. zaoferowanie przez wykonawców okresu gwarancji 3 lata i 4 lata) mogło spowodować wybór oferty droższej przez braku jakichkolwiek korzyści dla zamawiającego w zakresie tak określonych w umowie warunków gwarancji i takiego jej okresu. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że Zastosowanie w postępowaniu przetargowym kryterium oceny ofert „okresu gwarancji” 40%, miało na celu zabezpieczenie jakości wykonania roboty budowlanej. Gwarancja jest narzędziem zapewniającym utrzymanie jakości przedmiotu umowy przez wskazany okres po zawarciu umowy, jak również obejmuje naprawę wszelkich usterek drogi powstałych w trakcie gwarancji, co stanowi niewątpliwie rodzaj zabezpieczenia na przyszłość oraz przekłada się na mniejsze koszty bieżącego utrzymania drogi w okresie gwarancji. Ponadto uznano, iż rękojmia zabezpiecza roszczenia zamawiającego za wady wykonanych robót i jest gwarantowana przez wykonawcę  jedynie przez okres 5 lat od dnia wydania rzeczy, ale nie ulega wydłużeniu. W związku z tym, iż gwarancja w zależności od ważkości naprawy zostaje przedłużona lub jej termin ulega przedłużeniu o czas, w ciągu, którego wskutek wady rzeczy objętej gwarancją, uprawniony do gwarancji nie mógł z niej korzystać, stwierdzono, że przyjęcie kryterium „okres gwarancji” daje zamawiającemu dodatkowe korzyści i jest zasadne. Podnoszone przez Pana kwestie ewentualnego przedłużenia okresu gwarancji na podstawie art. 581 k.c. wymagają uzupełnienia, że przedłużenie to ma miejsce tylko w przypadku napraw „istotnych” co w praktyce może rodzić spory z wykonawcą co do charakteru napraw gwarancyjnych i wynikającego stąd ewentualnego wydłużenia okresu gwarancji. Stopień uznaniowości kwestii czy miała miejsce naprawa o charakterze „istotnym” (w sytuacji gdy nie doszło do wyłączenia możliwości korzystania z drogi) uwzględniono w przyjętej wyżej ocenie ewentualnych korzyści, które gmina mogłaby odnieść z powodu wyboru oferty droższej w następstwie zróżnicowania przez wykonawców okresu gwarancji.

W praktyce w zbadanych postępowaniach ani termin płatności faktury ani okres gwarancji nie miały wpływu na wynik postępowania – wybrano oferty z najniższą ceną przy takich samych warunkach zaoferowanych przez wykonawców w zakresie drugiego kryterium.

Kontrola zagadnień organizacyjnych dotyczących obsługiwanych przez Urząd szkół wykazała, że w Szkole Podstawowej w Rygałówce (5 oddziałów) oraz w Szkole Podstawowej w Bartnikach (5 oddziałów) nie było zatrudnionego wicedyrektora. Nie zostali również wyznaczeni przez Pana Burmistrza nauczyciele, którzy zastępowaliby dyrektorów w czasie ich nieobecności. Stanowisko wicedyrektora obowiązkowo tworzy się w szkole, która liczy co najmniej 12 oddziałów – art. 97 ust. 1 ustawy z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 374, ze zm.). W szkołach liczących mniej niż 12 oddziałów nie ma obowiązku tworzenia stanowiska wicedyrektora. Zgodnie zaś z art. 68 ust. 9 Prawa oświatowego w przypadku nieobecności dyrektora szkoły zastępuje go wicedyrektor, a w szkołach i placówkach, w których nie utworzono stanowiska wicedyrektora – inny nauczyciel tej szkoły lub placówki, wyznaczony przez organ prowadzący. Obowiązki organu prowadzącego w tym zakresie należą do Pana Burmistrza (art. 29 ust. 1 pkt 2 Prawa oświatowego) – str. 160 protokołu kontroli.

Kontroli poddano również zagadnienia związane z inwentaryzacją. W dniu 20 listopada 2019 r. wydał Pan zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji według stanu na 31 grudnia 2019 r. Weryfikacją stanów ewidencyjnych należało, według zarządzenia, objąć: środki trwałe i pozostałe środki trwałe trudnodostępne, wartości niematerialne i prawne, środki trwałe w budowie, należności i zobowiązania, pożyczki, kredyty i papiery wartościowe, środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, długoterminowe aktywa finansowe według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. Wskazanie, iż wszystkie należności oraz środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych mają być objęte weryfikacją stanów ewidencyjnych pozostaje w sprzeczności z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości. W rzeczywistości jednostka otrzymała od banków i uzyskała od kontrahentów potwierdzenia prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów i pasywów, dla których ustawa wymaga uzgodnienia – str. 174 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz  jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zapewnienie należytego zabezpieczenia zbiorów dowodów księgowych.

2. Wskazanie Skarbnikowi Gminy na wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 800 w sposób umożliwiający ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu na potrzeby sporządzenia zestawienia zmian w funduszu jednostki,

b) wykazywanie na koncie syntetycznym 221 salda dwustronnego w przypadku ujęcia na nim zarówno należności, jak i nadpłat z tytułu dochodów oraz zapewnienie zgodności danych wykazanych w bilansie zamknięcia z danymi bilansu otwarcia tego konta na następny rok,

c) zaniechanie przenoszenia zobowiązań z tytułu wynagrodzeń podlegających wypłacie pracownikom z konta 231 na konto 240,

d) zaniechanie angażowania konta 201 do ewidencji rozliczeń z pracownikami z tytułu dokonanych przez nich zakupów,

e) księgowanie na kontach 222 i 223 otwartych w ewidencji budżetu dla Zespołu Szkół Samorządowych w Lipsku wyłącznie dochodów i wydatków wynikających z jednostkowych sprawozdań Rb-27S i Rb-28S tej jednostki,

f) zaprzestanie dokonywania technicznych zapisów ujemnych na kontach 223 i 901,

g) zaliczanie odpisów aktualizujących należności główne do pozostałych kosztów operacyjnych (konto 761) a odpisów aktualizujących należności z tytułu odsetek do kosztów finansowych (konto 751),

h) zaniechanie dokonywania odpisu aktualizującego należności zabezpieczone hipoteką,

i) zaniechanie przenoszenia z konta 221 na konto 240 należności skierowanej na drogę postępowania sądowego w celu wszczęcia jej egzekucji,

j) uwzględnienie zawartych w części opisowej wystąpienia uwag dotyczących sposobu ewidencjonowania w księgach wydatków z tytułu dotacji przyznanej MGOK w uchwale budżetowej w rozdz. 92109 i 92116.

3. Wzmożenie nadzoru nad prawidłowością danych wykazywanych w sprawozdawczości MGOPS, mając na uwadze stwierdzony przypadek bezpodstawnego wykazania w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z tej jednostki zobowiązania wymagalnego w kwocie 1.000 zł.

4. Przekazywanie ZGK w Lipsku nadwyżki podatku VAT naliczonego nad podatkiem należnym, wynikającej z cząstkowej deklaracji VAT-7 Zakładu, z zachowaniem terminów określonych uchwałą Rady Miejskiej.

5. Przestrzeganie określonych przepisami art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami obowiązków w zakresie zamieszczania informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych m.in. do sprzedaży i wydzierżawienia w prasie lokalnej o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest nieruchomość.

6. W zakresie dochodów z dzierżawy nieruchomości na cele rolne i na cele upraw warzywnych:

a) przestrzeganie postanowień uchwały Nr XIV/135/2000 Rady Miejskiej w Lipsku z dnia 31 sierpnia 2000 r. w sprawie określania zasad wydzierżawiania i sprzedaży nieruchomości gminnych na cele rolne oraz wydzierżawienia pod uprawy warzywne; ewentualnie rozważenie sporządzenia projektu uchwały w sprawie jej zmiany lub uchylenia, jeżeli jej postanowienia nie odpowiadają aktualnym potrzebom w zakresie gospodarowania tego rodzaju nieruchomościami,

b) prawidłowe ustalanie czynszu dzierżawnego,

c) rozliczenie z dzierżawcami kwot zawyżonego czynszu, stosownie do ustaleń zawartych w protokole kontroli.

7. Ustalanie wysokości opłaty za trwały zarząd nieruchomościami w oparciu o ich wartość oszacowaną na podstawie przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

8. Prowadzenie kompleksowych i systematycznych czynności windykacyjnych w zakresie należności podatkowych, mając na względzie uregulowania wewnętrzne jednostki oraz akty prawne wskazane w treści niniejszego wystąpienia.

9. Przestrzeganie procedury związanej z zarachowaniem i zwrotem nadpłat określonej przepisami Ordynacji podatkowej podanymi w części opisowej wystąpienia.

10. Dokonywanie systematycznych czynności sprawdzających, nakazanych treścią przywołanych przepisów Ordynacji podatkowej, w zakresie wskazanym w części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

11. Rozważenie zasadności wystąpienia do właściwych urzędów skarbowych o wymierzenie grzywny podatnikom uchylającym się od obowiązku złożenia deklaracji podatkowej.

12. Dokonywanie prawidłowego wymiaru podatków lokalnych. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o wysokości skutków finansowych działań podjętych w stosunku do nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzonych podczas kontroli.

13. Wyeliminowanie nieprawidłowości przy ustalaniu ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym.

14. Prawidłowe sporządzanie sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP w zakresie dotyczącym dochodów podatkowych.

15. Wyeliminowanie przedstawionych w części opisowej wystąpienia rozbieżności w regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego, dotyczących katalogu osób, którym przysługuje dodatek funkcyjny.

16. Pomijanie w podstawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników Urzędu dodatku specjalnego, który nie miał charakteru świadczenia periodycznego. Wystąpienie do pracowników wskazanych w protokole kontroli o dobrowolny zwrot kwot, o które zawyżono im dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2019 r. poprzez uwzględnienie w naliczeniu dodatków specjalnych niemających tego charakteru. Poinformowanie o skutkach finansowych podjętych działań w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń.

17. Uregulowanie w zasadach rozliczania materiałów pędnych samochodu służbowego sposobu postępowania w przypadku stwierdzenia przepału, w tym zasad jego ewentualnego rozliczenia.

18. Wydatkowanie środków sklasyfikowanych jako przeznaczone na przeciwdziałanie alkoholizmowi na podstawie dokumentacji zapewniającej należyte powiązanie wydatkowanej kwoty z tym celem.

19. Współfinansowanie z budżetu gminy konkretnych zadań czy projektów realizowanych przez MGOK w formie przekazania tej instytucji dotacji celowej, a nie poprzez opłacanie faktur wystawionych przez wykonawcę na gminę, stanowiących część kosztów zadania realizowanego przez MGOK.

20. Ustalanie kryteriów oceny ofert w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert. Uwzględnienie przy określaniu kryteriów oceny ofert, że:

a) przepisy Prawa zamówień publicznych nie nakazują ustalania we wszystkich postępowaniach innych kryteriów oceny ofert oprócz ceny, jak również nie ograniczają wagi kryterium ceny do maksymalnie 60%, zaś oczekiwany przez zamawiającego sposób wykonania zamówienia może być sformułowany jako jeden z warunków, który musi spełnić wykonawca,

b) w przypadku przyjęcia jako kryterium oceny okresu i warunków gwarancji, powinny one zapewniać dla zamawiającego jednoznaczne korzyści względem uprawnień z rękojmi wynikających wprost z przepisów k.c. oraz adekwatne do potencjalnych wyższych wydatków, które gmina musiałaby ponieść w sytuacji zróżnicowania przez wykonawców warunków oferowanych w tym zakresie.

21. Wyznaczenie nauczycieli zastępujących dyrektorów Szkół Podstawowych w Rygałówce i Bartnikach w czasie ich nieobecności, stosownie do art. 68 ust. 9 Prawa oświatowego.

22. Zaniechanie wskazywania w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji na jej przeprowadzanie drogą weryfikacji w przypadku aktywów, które zgodnie z ustawą podlegają inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej