Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Suwałkach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 01 czerwca 2020 roku (znak: RIO.V.6001-1/20), o treści jak niżej:

                                                                                      Pan

                                                                                      Witold Kowalewski

                                                                                      Starosta Suwalski

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej powiatu suwalskiego za 2019 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Suwałkach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

           Badając prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dokonywanych w nich zapisów oraz dowodów stanowiących ich podstawę, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), stwierdzono, że:

a) w dwóch przypadkach nie zachowano zasady memoriału wynikającej z art. 6 ust. 1 ustawy, w myśl której w księgach rachunkowych jednostki należy ująć osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Uchybienie dotyczyło nieujęcia w księgach 2018 r. zobowiązań i kosztów dotyczących opłaconych w 2019 r. kosztów podróży służbowej  na kwotę 26,84 zł i ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej na kwotę 280 zł. Ustalenie kontroli wykazuje związek z przyjętym w zakładowym planie kont opisem konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, według którego tylko dowody księgowe obce, które wpłynęły do 31 stycznia a dotyczą zobowiązań roku ubiegłego, zalicza się do poprzedniego roku (w przypadku miesięcy w trakcie roku wyznaczono datę 6 dnia następnego miesiąca jako tę, do której wpływ dowodu obcego wymaga ujęcia go do poprzedniego miesiąca). W ocenie Izby nie ma uzasadnienia ograniczenie zasady dokonywania zapisów w księgach okresu, którego dotyczy operacja, tylko do operacji dokumentowanych dowodami obcymi. Należy też zwrócić uwagę, że żadna z wymienionych operacji zaksięgowanych niezgodnie z zasadą memoriału nie podlegała ewidencji na koncie 201 zgodnie z zasadami funkcjonowania kont określonymi załącznikiem nr 3 do rozporządzenia – str. 21 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowo ewidencjonowano operacje związane z przyznanym jednostce wynagrodzeniem płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych – jako dochód i wydatek jednostki wykazywany następnie w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S. Na kwotę potrącanego co miesiąc wynagrodzenia płatnika sporządzano polecenie księgowania a następnie polecenie przelewu, w którym wynagrodzenie to wskazywano jako wydatek (konto 130-2) i jako dochód (konto 130-1), mimo że operacja gospodarcza faktycznie polegała na zmniejszeniu kwoty podlegającej przelaniu do urzędu skarbowego. Tworzenie przez jednostkę dokumentów mających obrazować rzekomy wpływ i wypływ środków na rachunku jednostki nie miało uzasadnienia, ponieważ nie obrazowało rzeczywistego przebiegu operacji. Pozostawało to wbrew zasadzie kasowego ustalania wyniku budżetu. Ustalono, że od stycznia 2020 r. ewidencja tych operacji prowadzona jest prawidłowo (z pominięciem dochodów i wydatków) – str. 21-22 protokołu kontroli,

c) w księgach budżetu dokonywano technicznych zapisów ujemnych na kontach 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” (zwrot niewykorzystanych środków przez jednostki budżetowe), 224 „Rozrachunki budżetu” (zwrot nadpłaty podatku), 901 „Dochody budżetu” (zwrot dotacji); zasady ewidencji na wymienionych kontach zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia nie przewidują zachowywania na nich czystości obrotów; stosowanie jej nie jest też uzasadnione obowiązkami sprawozdawczymi – str. 22 protokołu kontroli,

d) dochody z tytułu zadań z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami realizowane przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Suwałkach (w 2019 r. kwota 978,64 zł) i Środowiskowy Dom Samopomocy w Lipniaku (w 2019 r. kwota 299,19 zł) w części należnej budżetowi powiatu jednostki te przekazywały na wydzielony rachunek Starostwa Powiatowego 130-3 „Dochody Skarbu Państwa” a w części należnej budżetowi państwa bezpośrednio na rachunek budżetu powiatu. Wpływ tych dochodów w Starostwie ewidencjonowano zapisem Wn 130-3 – Ma 240-9 „Pozostałe rozrachunki” a następnie przekazywano je na rachunek budżetu zapisem Wn 240-9 – Ma 130-3. Wpływ środków na rachunek budżetu ewidencjonowano Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Przekazywanie przez PINB i ŚDS dochodów należnych budżetowi powiatu na rachunek Starostwa a następnie przekazywanie ich na rachunek budżetu powiatu nie ma uzasadnienia. Jednostki bezpośrednio realizujące zadania zlecone przekazują zrealizowane w związku z tym dochody bezpośrednio na rachunek budżetu j.s.t. Wynika to m.in. z § 6 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 36 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393). Ustalenie poczynione w tym zakresie ma związek z nieprawidłowymi danymi wykazywanymi w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Starostwa, o czym będzie mowa niżej przy prezentacji ustaleń kontroli dotyczących sprawozdawczości – str. 22 protokołu kontroli,

e) na koniec 2019 r. wystąpiło nierealne saldo należności na koncie 224-27 w ewidencji budżetu dotyczące rozliczenia z UMWP z tytułu opłaty środowiskowej w kwocie 406,05 zł, która wpłynęła na rachunek budżetu powiatu w dniu 10 stycznia 2020 r. W księgach 2019 r. należność związana z tą opłatą została zaksięgowana Wn 224-27 – Ma 901 i w związku z tym bezpodstawnie zaliczona do dochodów wykonanych w 2019 r. Pozostawało to w sprzeczności z zasadą kasowego ustalania wyniku budżetu wyrażoną m.in. w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którą dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą. W stosunku do opłaty środowiskowej nie ma przepisów szczególnych, które przewidywałyby ewidencjonowanie związanych z nią dochodów na innych zasadach. Należność z tego tytułu podlegająca zaliczeniu do ksiąg 2019 r. powinna być wykazana w księgach Starostwa jako jednostki budżetowej  – str. 36 protokołu kontroli,

f) na koniec 2019 r. wystąpiło nieprawidłowe saldo Wn na koncie 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” w księgach Starostwa jako jednostki budżetowej wynoszące 1.829,02 zł. Dotyczyło ono należności od miasta Suwałki z tytułu rozliczenia dotacji przekazanej na dofinansowanie utrzymania Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej; należność uregulowana została 4 lutego 2020 r. Wskazać należy, że po otrzymaniu w styczniu 2020 r. i zaksięgowaniu w księgach 2019 r. rozliczenia udzielonej dotacji, pozostałe w wyniku rozliczenia saldo Wn konta 224 podlegało przeniesieniu w księgach 2019 r. na konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, bowiem oznaczało wartość dotacji podlegających zwrotowi w roku przyszłym, a przez to zaliczanych do dochodów budżetowych, jak to wynika z zasad funkcjonowania konta 224 określonych załącznikiem nr 3 do rozporządzenia – str. 38 protokołu kontroli,

g) w przypadku 4 należności na łączną kwotę 12.369,86 zł, ujętych na wskazanych w protokole kontroli kontach prowadzonych w ramach konta 221, nie wystąpiły okoliczności uzasadniające dokonanie odpisu aktualizującego, gdyż nie stwierdzono przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z ustaleń zawartych na str. 39-40 protokołu kontroli wynika, że jedna należność została zabezpieczona hipoteką, zaś w stosunku do 3 na dzień 31 grudnia 2019 r. nie były znane wyniki postępowania egzekucyjnego, w tym w 2 przypadkach tytuły wykonawcze złożono do urzędu skarbowego w dniu 30 grudnia 2019 r. Brak zatem danych o ewentualnej bezskuteczności postępowania egzekucyjnego, jako obiektywnej przesłance poświadczającej niskie prawdopodobieństwo wyegzekwowania zaległości,

h) na koncie 310 „Materiały” ewidencjonowano pojazdy, które na podstawie postanowienia Sądu Rejonowego w Suwałkach w przedmiocie przepadku na rzecz powiatu zostały przeznaczone do kasacji (na złom). W 2019 r. były to 3 pojazdy o wartości 500 zł, 450 zł i 400 zł (wartość rynkowa ustalona przez rzeczoznawcę majątkowego). Starostwo nie posiada własnego parkingu, zatem pojazdy przechowywane są odpłatnie na wyznaczonym do tego celu parkingu na podstawie umowy zawartej z firmą Transdźwig na usuwanie i przechowywanie pojazdów. Opis konta 310 w zakładowym planie kont przewiduje, że służy ono do ewidencji własnych zapasów materiałów znajdujących się w magazynie, w szczególności do ewidencji oleju napędowego znajdującego się w zbiorniku na terenie byłego Biura Obsługi Nieruchomości w Budzisku oraz pozostałości na koniec roku paliwa w samochodach. Nie przewiduje więc księgowania na nim pojazdów zgromadzonych na obcym parkingu. Ponadto zapisy na koncie 310 w tym zakresie dokonywane są w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki”, co nie znajduje uzasadnienia w zasadach funkcjonowania konta 800. Operacje związane z wystawieniem faktury sprzedaży księgowane są prawidłowo z wykorzystaniem kont 221 i 760 „Pozostałe przychody operacyjne” – str. 147-148 protokołu kontroli,

i) w raportach kasowych sporządzonych w grudniu 2019 r. wystąpiły nieprawidłowości polegające na zaniechaniu oznaczenia wskazanych na str. 32-34 protokołu kontroli dowodów kasowych (zarówno przychodowych, jak i rozchodowych, tj. bankowych dowodów wpłaty) datą, numerem i pozycją raportu kasowego, co narusza § 9 pkt 9 obowiązującej w Starostwie instrukcji gospodarki kasowej a także postanowienia art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Instrukcja gospodarki kasowej wprowadzona zarządzeniem Starosty Nr 18/2017 z dnia 12 maja 2017 r. stanowi, że „zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane”. W instrukcji brak regulacji przewidującej stosowanie tych zasad w odniesieniu do przychodowych dowodów kasowych (KP, kwitariusz przychodowy K-103), co nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia dokumentowania operacji gotówkowych. Obowiązek oznaczania dowodów pozycją raportu kasowego jest istotnym elementem umożliwiającym jednoznaczne powiązanie zapisów w raportach z dowodami księgowymi, jak tego wymaga m.in. art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

        Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z  dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała, że:

a) w sprawozdaniu Rb-27S za 2019 r. w kolumnie 8 „Dochody otrzymane” wykazano kwotę 40.248.367,37 zł a należało wykazać kwotę 40.369.752,54 zł, tj. wyższą od wykazanej o 121.385,17 zł. Zasady wypełniania kolumny „Dochody otrzymane” określają przepisy § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 2 pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 4 pkt 4, ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Szczegółowy opis sposobu obliczenia prawidłowej kwoty dochodów otrzymanych został zawarty na str. 23-24 protokołu kontroli,

b) jednostkowe sprawozdanie Rb-27ZZ Starostwa według stanu na koniec IV kwartału 2019 r. zostało sporządzone z naruszeniem zasad określonych przepisami § 6 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W sprawozdaniu tym w kolumnie 7 wykazano kwoty potrącone na rzecz j.s.t., co pozostaje w sprzeczności z § 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 36, zgodnie z którym jednostka realizująca zadania zlecone nie wypełnia w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ kolumny „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”; kolumna ta powinna być wypełniona tylko w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27ZZ. Ponadto w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Starostwa, w tym w danych uzupełniających do tego sprawozdania, ujęto kwoty wynikające z jednostkowych sprawozdań Rb-27ZZ PINB w Suwałkach i ŚDS w Lipniaku w zakresie dochodów wykonanych należnych powiatowi, mimo, że były one już wykazane w ich sprawozdaniach jednostkowych. Ma to związek z przedstawionym wyżej bezpodstawnym przelewaniem przez te jednostki części dochodów z zadań zleconych na rachunek ewidencjonowany w księgach Starostwa jako jednostki budżetowej. W efekcie sprawozdanie jednostkowe Starostwa było tożsame ze sprawozdaniem zbiorczym a suma sprawozdań sporządzonych jako jednostkowe nie odpowiada danym sprawozdania zbiorczego – str. 27-28 protokołu kontroli.

           Analiza realizowanych wpływów z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości Skarbu Państwa wykazała nieprawidłowość polegającą na bezpodstawnym zastosowaniu bonifikaty od opłat rocznych wobec przedsiębiorcy z branży handlowo-spożywczej Osaühing Aldar Eesti z siedzibą w Rakvere (Estonia), w wyniku czego zaniżono dochody z gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa – str. 82-90 protokołu kontroli.

Zarządzeniami Nr 84 i 85/2013 Wojewody Podlaskiego z dnia 17 maja 2013 r. wyrażona została zgoda na oddanie w drodze bezprzetargowej przez ówczesnego Starostę Suwalskiego na rzecz powiatu suwalskiego prawa użytkowania wieczystego 8 działek w obrębie Budzisko oraz sprzedaży na rzecz użytkownika posadowionych na tych działkach budynków i budowli. Zarządzeniami tymi Wojewoda ustalił bonifikatę od opłat rocznych za użytkowanie wieczyste w wysokości 80%, natomiast w zakresie sprzedaży budynków i budowli wyraził zgodę na ich sprzedaż za cenę stanowiącą 0,3% wartości rynkowej. W zakresie warunków udzielenia bonifikaty od opłat rocznych za użytkowanie wieczyste w zarządzeniach Wojewody wskazano, że warunkiem tym jest przeznaczenie nieruchomości „(…) na uaktywnienie promocji turystycznej i gospodarczej Suwalszczyzny, a w szczególności województwa podlaskiego i warmińsko mazurskiego i innych województw Polski wschodniej”.

Akt notarialny ustanawiający na rzecz powiatu prawo użytkowania wieczystego oraz przenoszący własność budynków i budowli został zawarty w dniu 31 lipca 2013 r. W akcie wskazano, że nieruchomości oddano w użytkowanie wieczyste „z przeznaczeniem na uaktywnienie promocji turystycznej i gospodarczej Suwalszczyzny, a w szczególności województwa podlaskiego i warmińsko-mazurskiego i innych województw Polski wschodniej”. Ten sam warunek przywołano w akcie jako podstawę udzielenia bonifikaty od opłat rocznych w wysokości 80%. Opłatę roczną w wysokości 2% od wartości gruntów (900.100 zł), po zastosowaniu bonifikaty w wysokości 80% od tak ustalonej opłaty, określono na 3.600,40 zł. Cenę za przeniesienie własności budynków i budowli ustalono na 27.241,80 zł (0,3% od wartości zabudowy wynoszącej 9.080.600 zł).

Uchwałą Nr LXXIII/231/2016 z dnia 14 listopada 2016 r. Zarząd Powiatu w Suwałkach przeznaczył do sprzedaży prawo użytkowania wieczystego działek stanowiących część nieruchomości otrzymanych w 2013 r. w użytkowanie wieczyste od Skarbu Państwa. Przeprowadzono 2 przetargi nieograniczone na zbycie prawa użytkowania wieczystego 3 działek o łącznej powierzchni 1,7327 ha, zakończone wynikiem negatywnym. Cena wywoławcza przedmiotu zbycia wynosiła w pierwszym przetargu łącznie 5.619.700 zł, w drugim została obniżona do 2.900.000 zł. W dniu 29 czerwca 2017 r. Zarząd Powiatu w Suwałkach podjął uchwałę w sprawie przeznaczenia nieruchomości do zbycia w drodze rokowań za 2.250.000 zł (40,04% wartości). Na podstawie rokowań dokonano zbycia nieruchomości za 2.250.000 zł. Kontrola nie wniosła uwag do formalnej strony procedury prowadzenia przetargów i rokowań.

Aktem notarialnym z dnia 19 grudnia 2017 r. powiat dokonał sprzedaży prawa własności zabudowy i prawa użytkowania wieczystego gruntu. W treści aktu nie zawarto postanowień odnoszących się do zasad wnoszenia opłat rocznych za użytkowanie wieczyste (ich aktualnej wysokości) oraz do przeznaczenia nieruchomości określonego przez Wojewodę Podlaskiego przy oddaniu jej powiatowi w użytkowanie wieczyste na preferencyjnych warunkach. W odniesieniu do braku postanowień określających przeznaczenie nieruchomości wyjaśnił Pan, że (…) przy sprzedaży użytkowania wieczystego poinformowano nabywcę o celu przeznaczenia nieruchomości i obowiązujących stawkach za użytkowanie wieczyste (ogłoszenie o przetargu). Opłata roczna wiąże także nabywcę przez cały czas trwania prawa nabywcy do czasu jej aktualizacji. Ponadto wskazał Pan, że (…) Wojewoda Podlaski nie był informowany o zamiarze dokonają przez powiat suwalski zbycia prawa użytkowania wieczystego. Obowiązek taki nie wynika z żadnego przepisu prawnego. Mając na uwadze charakterystykę podmiotu, na który przeniesiono prawo użytkowania wieczystego (zagraniczny przedsiębiorca handlowo-spożywczy), zwrócono się też do Pana Starosty o wyjaśnienie, w jaki sposób zabezpieczono realizację celu, na jaki Wojewoda oddał nieruchomość powiatowi na preferencyjnych warunkach. Stwierdził Pan m.in., że (…) Starostwa nie był zobowiązany do zawarcia w akcie notarialnym sprzedaży użytkowania wieczystego zabezpieczenia na wypadek zmiany przeznaczenia nieruchomości bowiem w tym zakresie obowiązuje przepis art. 73 ust. 6 ustawy z dnia 21.08.1997 r. o gospodarce nieruchomościami, przewidujący tryb postępowania przy zmianie celu przeznaczenia nieruchomości. Nadmieniam również, że w najbliższym czasie Starosta dokonana analizy celu, na jaki jest obecnie wykorzystywana nieruchomość i ewentualnie dokona wypowiedzenia bonifikaty za opłaty roczne dla obecnego użytkownika wieczystego. Z wyjaśnień wynika zatem, że nie posiada Pan wiedzy o rzeczywistym sposobie i celu wykorzystywania nieruchomości przez użytkownika wieczystego. Powoduje to m.in. brak możliwości stwierdzenia, czy uzasadnione jest stosowanie wobec użytkownika wieczystego dotychczasowej stawki opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste w wysokości 2%, właściwej dla nieruchomości gruntowych związanych z działalnością turystyczną (w przypadku wykorzystywania nieruchomości np. na działalność handlową właściwa byłaby stawka 3%).

Odnosząc się do podniesionej w Pana wyjaśnieniu kwestii ewentualnego wypowiedzenia użytkownikowi wieczystemu bonifikaty – w zależności od ustaleń co do sposobu wykorzystywania nieruchomości – Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku stoi na stanowisku, że stosowanie bonifikaty w opłatach rocznych pobieranych od 2018 r. od firmy Osaühing Aldar Eesti było nieuprawnione niezależnie od faktycznego sposobu wykorzystywania nieruchomości. Zgodnie bowiem z art. 73 ust. 6 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2020 r. poz. 65, ze zm.), właściwy organ wypowiada udzieloną bonifikatę, jeżeli osoba, której oddano nieruchomość w użytkowanie wieczyste, przed upływem 10 lat, licząc od dnia ustanowienia tego prawa, dokonała jego zbycia lub wykorzystała nieruchomość na inne cele niż cele uzasadniające udzielenie bonifikaty. Regulacji tej nie stosuje się jedynie w przypadku zbycia prawa użytkowania wieczystego na rzecz osoby bliskiej, między j.s.t. oraz między j.s.t. a Skarbem Państwa – art. 73 ust. 7 ustawy. Sam fakt zbycia przez powiat w 2017 r. na rzecz zagranicznego przedsiębiorcy prawa użytkowania wieczystego nieruchomości Skarbu Państwa nabytego przez powiat w 2013 r. wypełnił zatem dyspozycję art. 73 ust. 6 i 7 ustawy o gospodarce nieruchomościami i powinien skutkować wypowiedzeniem przez ówczesnego Starostę S. Ołdakowskiego bonifikaty od opłat rocznych w wysokości 80%, przysługującej powiatowi suwalskiemu na podstawie zarządzenia Wojewody Podlaskiego. Ustalenia podjęte przez Pana w ramach zadeklarowanej w wyjaśnieniach analizy faktycznego celu wykorzystywania nieruchomości powinny stać się – w przypadku stwierdzenia nierealizowania celu określonego przez Wojewodę – podstawą podjęcia działań skierowanych na zmianę celu użytkowania wieczystego i wynikające stąd ewentualne podwyższenie stawki opłaty, mając na uwadze przepisy art. 73 ust. 2, 2d i 2f ustawy o gospodarce nieruchomościami. Ponadto odnosząc się do wyjaśnienia Pana Starosty należy wskazać, że bonifikata w wysokości 80% opłat rocznych nie jest już uwzględniana od 2020 r., co wynika z wypowiedzenia dotychczasowej opłaty z dnia 13 listopada 2019 r., omówionego poniżej.

Skutek finansowy stosowania bonifikaty z tytułu opłat rocznych pobieranych od Osaühing Aldar Eesti odpowiada według ustaleń kontroli rocznemu zaniżeniu opłat o 12.752,72 zł, co za lata 2018-2019 daje kwotę zaniżenia dochodów na poziomie 25.505,44 zł (z tego 19.129,08 zł dochodów budżetu państwa i 6.376,36 zł dochodów budżetu powiatu).

Opłaty roczne pobierano w latach 2018-2019 w wysokości 3.188,18 zł, co daje bonifikatę w wysokości 80% od opłaty ustalonej na poziomie 15.940,90 zł. Pismem z dnia 13 listopada 2019 r. dokonano „aktualizacji opłaty rocznej” od 1 stycznia 2020 r., wypowiadając dotychczasową opłatę. Łączna powierzchnia gruntu pozostającego w użytkowaniu wieczystym Osaühing Aldar Eesti zmniejszyła się z 1,7327 ha do 1,6982 ha. Jak wynika z treści pisma z 13 listopada 2019 r., zmniejszenie powierzchni było następstwem decyzji Wojewody Podlaskiego z dnia 20 maja 2019 r. o zezwoleniu na realizację inwestycji drogowej polegającej na budowie drogi ekspresowej S-61 na odcinku koniec obwodnicy Suwała – granica państwa.

Opłata obowiązująca od 1 stycznia 2020 r., wynikająca z wypowiedzenia z 13 listopada 2019 r., została obliczona jako 2% aktualnej wartości gruntu wynikającej z operatu szacunkowego + podatek VAT, tj. w wysokości łącznej 14.132,70 zł. W treści pisma brak odniesienia do ewentualnej bonifikaty, zatem od 2020 r. nie jest już ona uwzględniana w wysokości opłaty rocznej. Jednocześnie w piśmie wypowiadającym dotychczasową opłatę wskazano, że zaktualizowana wartość opłaty przekracza ponad dwukrotnie wysokość dotychczasowej opłaty, w związku z czym zastosowanie ma mechanizm obliczania wysokości opłaty z art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami. Opłatę na 2020 r. ustalono w wysokości 7.687,06 zł brutto (jako dwukrotność kwoty 3.843,53 zł), co wskazuje, że zastosowanie art. 77 ust. 2a ustawy było błędne, ponieważ odniesiono opłatę ustaloną od 2020 r. bez bonifikaty do wcześniejszej pobieranej opłaty z 80%-ową bonifikatą. Przepis ten ma zaś zastosowanie w przypadku ponad dwukrotnego wzrostu wartości nieruchomości wynikającego z jej aktualizacji a nie z zaprzestania uwzględniania bonifikaty.

Z ustaleń kontroli i załączonej dokumentacji nie wynika jasno przyczyna rozbieżności między kwotą pobieraną w latach 2018-2019, tj. 3.188,18 zł, a przyjętą jako podstawa ustalenia dwukrotności opłaty w roku 2020 i jej wysokości w 2021 r. po zastosowaniu mechanizmu z art. 77 ust. 2a ustawy, tj. 3.843,53 zł. Przyjęta kwota uzasadnia jednakże dostatecznie wniosek o zaniżeniu opłat w latach 2020 i 2021 z powodu braku przesłanek do zastosowana mechanizmu obliczeń określonego w art. 77 ust. 2a ustawy. W każdym z tych lat opłata roczna powinna wynosić brutto 14.132,30 zł, zatem jej zaniżenie wpływów z tego tytułu wynosiło 6.445,64 zł za 2020 r. i 3.222,82 zł za 2021 r. – łącznie 9.668,46 zł.

Kontrola zagadnień dotyczących użytkowania wieczystego wykazała, że bezpodstawne niezastosowanie się do postanowień art. 73 ust. 6 i 7 ustawy o gospodarce nieruchomościami – tj. zaniechanie wypowiedzenia bonifikaty mimo sprzedaży prawa przed upływem 10 lat od jego ustanowienia – miało też miejsce w przypadku sprzedaży przez powiat suwalski w dniu 28 czerwca 2018 r. prawa użytkowania wieczystego działki o pow. 0,2239 ha i własności budynku wieży stacji transformatorowej na rzecz PGE Dystrybucja S.A. W efekcie zaniżono wysokość opłaty za 2019 r. o 90,48 zł – str. 90 protokołu kontroli.

Stwierdzono nieprawidłowe obliczanie odsetek za opóźnienie w regulowaniu opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości Skarbu Państwa. Z ustaleń zawartych na str. 81-82 protokołu kontroli wynika, że uchybienie dotyczyło 4 kontrahentów, z których trzem nieznacznie zaniżono odsetki (o 0,87 zł) a jednemu zawyżono (o 0,02 zł).

Badanie procedury sprzedaży nieruchomości powiatu wykazało zaniechanie pisemnego powiadomienia nabywcy nieruchomości wyłonionego w drodze przetargu o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego – str. 68-69 protokołu kontroli. Artykuł 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami określa obowiązek pisemnego zawiadomienia osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży; zawiadomienie powinno być przekazane najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (co przesądza o jego pisemnej formie); nadto zawiadomienie powinno zawierać w swej treści informację o zatrzymaniu przez organizatora przetargu wadium w przypadku nie przystąpienia wyłonionego nabywcy, bez usprawiedliwienia, do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym w zawiadomieniu (art. 41 ust. 2 ustawy). Ze złożonego w tej sprawie wyjaśnienia wynika, że (…) w urzędzie przyjęta została praktyka telefonicznego ustalania ze stronami terminu i miejsca podpisania aktu notarialnego (…). Z rozmowy telefonicznej sporządzana jest notatka służbowa.

Kontrola wydatków z tytułu wynagrodzeń pracowników Starostwa wykazała, że dodatek specjalny został przyznany Skarbnikowi w związku z powierzeniem dodatkowych zadań polegających na „koordynacji systemu kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym i powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzór nad rozliczaniem finansowym i zabezpieczeniem płynności finansowej w projektach ze współudziałem środków Unii Europejskiej realizowanych przez Starostwo i jednostki organizacyjne powiatu” na okres od 12 lipca 2016 r. do 31 lipca 2017 r., następnie od 1 sierpnia 2017 r. do 31 lipca 2018 r. W tym czasie pismem z dnia 4 kwietnia 2018 r. zmieniono wysokość dodatku specjalnego oraz termin jego przyznania – od 1 kwietnia 2018 r. do 31 marca 2019 r. dodając zapis „w związku z kontynuacją zadań polegających na koordynacji…”. Pismem z dnia 17 kwietnia 2019 r. w związku z kontynuacją wymienionych zadań został przyznany dodatek specjalny na kolejny rok, tj. od 1 kwietnia 2019 r. do 31 marca 2020 r. Należy przy tym wskazać, że Skarbnik został powołany na stanowisko z dniem 22 czerwca 2016 r., a zatem dodatek został mu przyznany po 21 dniach od dnia nawiązania stosunku pracy.

W pismach przyznających Skarbnikowi dodatek specjalny nie wskazano, jakich konkretnie zwiększonych obowiązków koordynacji i nadzoru dotyczy przyznanie dodatku. Z powyższych ustaleń wynika, że dodatki, pomimo przyznawania ich na konkretne okresy, stanowią stały element wynagrodzenia Skarbnika i dotyczą stale wykonywanych czynności.  Zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282) przyznanie dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch wymienionych w nim przesłanek – zwiększenia obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań. Jednakże okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzenia jest zawsze cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenia zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego. Powoduje to, że dodatek specjalny nie może być stałym składnikiem wynagrodzenia. Jeżeli pracownik stale wykonuje określone czynności, to wynagrodzenie z tego tytułu powinno być uwzględnione w poziomie jego wynagrodzenia zasadniczego czy dodatku funkcyjnego. Okresowe zwiększenie obowiązków służbowych w ramach realizowanych zadań lub powierzenie dodatkowych zadań należy uznać za okoliczność nieudokumentowaną w opisywanym przypadku. Ponadto wskazania wymaga, że sam fakt przyznania dodatku specjalnego po 21 dniach od objęcia funkcji przez pracownika wykazuje sprzeczność z treścią pojęć „zwiększenia obowiązków” czy „powierzenia dodatkowych zadań”. W ocenie Izby po takim czasie od zatrudnienia nie można racjonalnie zakładać zwiększenia obowiązków, ponieważ pracownik otrzymał dopiero zakres podstawowy obowiązków. Biorąc pod uwagę liczbę lat, w których wskazywano następnie takie uzasadnienie dodatku należy stwierdzić, że świadczy to o nieprawidłowym opracowaniu zakresu obowiązków przypisanych temu stanowisku po objęciu funkcji a nie o faktycznym zwiększeniu ich zakresu – str. 97-98 protokołu kontroli.

Kolejnym zagadnieniem objętym kontrolą była prawidłowość ponoszenia wydatków na krajowe podróże służbowe. Ustalenia w tym zakresie zawarto na str. 109-112 protokołu kontroli. W odniesieniu do stosowania regulacji wewnętrznych obowiązujących w Starostwie stwierdzono przypadki braku we wnioskach o odbycie podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy części informacji wymaganych załącznikiem nr 1 do zarządzenia Nr 22/2013 Starosty Suwalskiego z dnia 29 kwietnia 2013 r., tj. wskazania pojemności skokowej silnika (36 wniosków) oraz, w pojedynczych sytuacjach, podpisu wnioskodawcy i numeru rejestracyjnego pojazdu.

W zakresie przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) kontrola wykazała w 7 przypadkach przedłożenie do rozliczenia kosztów podróży po 14 dniach od dnia zakończenia podróży, tj. po terminie wynikającym z § 5 ust. 1 rozporządzenia. Na obowiązek przedkładania rozliczenia delegacji do księgowości w terminie do 14 dni po zakończeniu podróży służbowej wskazano również w § 18 Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych. Rozliczenia z przekroczeniem terminu były przedłożone od 15 do 36 dni od zakończenia podróży i wszystkie dotyczyły pracownika wykonującego zadania z zakresu leśnictwa. Uchybianie terminowi rozliczenia należy wiązać z nieregulowaną przepisami wewnętrznymi praktyką dotyczącą podróży tego pracownika, polegającą na sporządzaniu jednego wniosku na odbywanie podróży służbowych w danym miesiącu i wystawianiu na jego podstawie poleceń wyjazdu służbowego kilka razy w miesiącu. Pracownik rozlicza zaś koszty wszystkich podróży łącznie w następnym miesiącu.

           Kontroli poddano także prawidłowość rozliczania paliwa w samochodach służbowych – str. 114-115 protokołu kontroli. Starostwo Powiatowe w Suwałkach posiada 2 samochody, które wykorzystywane są do celów służbowych. Zarządzeniem Nr 20/2016 ówczesny Starosta Suwalski ustalił normy zużycia paliwa i olejów oraz zasady ich rozliczania. Dla obu pojazdów zostały ustalone takie same normy wynoszące 10 l/100 km, podlegające podwyższeniu w okresie od 1 października do 31 marca o 10%. Ustalono, że na koniec każdego miesiąca paliwo w pojazdach było tankowane do pełnego zbiornika, co pozwala na rzeczywiste miesięczne rozliczenie zużycia paliwa w każdym pojeździe. Kontrola wykazała, że w obu samochodach w większości miesięcy wystąpiły oszczędności paliwa, w tym wykazujące dość znaczne wartości (największe w październiku – 8,30 i 5,08 litra w każdym z pojazdów). Zasadnym jest więc rozważenie weryfikacji przyjętych norm. W szczególności, że kontrola wykazała brak udokumentowania na sposób ich obliczenia. W treści protokołu kontroli zawarto wskazówki co do sposobów pomiaru rzeczywistego zużycia paliwa.

           Stwierdzono też, że w Starostwie Powiatowym w Suwałkach nie określono wewnętrznych procedur dotyczących wydawania, wypełniania i rozliczania kart drogowych. Dla właściwej kontroli i dokumentowania tych procesów właściwe jest także m.in. określenie  stanowisk odpowiedzialnych za proces rozliczenia oraz zasad postępowania w przypadku wystąpienia oszczędności lub przepału.

           Zbadano wyłanianie wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro w świetle obowiązujących w Starostwie procedur.

W postępowaniu na remont kominów budynku położonego przy ul. Świerkowej 60 w Suwałkach (str. 118-122 protokołu kontroli) zarządzeniem z dnia 21 maja 2019 r. powołał Pan czteroosobową komisję do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie tego zamówienia. W zarządzeniu określono m.in., że komisja działa w trybie i na zasadach określonych Prawem zamówień publicznych. Wskazać należy, że ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, ze zm.) nie reguluje kwestii związanych z trybem i zasadami działania komisji przetargowej. Uregulowanie tych kwestii należy do kierownika zamawiającego (art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych). Natomiast z postanowień obowiązujących w Starostwie procedur udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro wynika, że w szczególnie uzasadnionych przypadkach naczelnik może wystąpić do Starosty z umotywowanym wnioskiem o powołanie komisji przetargowej, który powinien zawierać propozycję składu oraz zadań komisji według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do zarządzenia Starosty Suwalskiego Nr 58/07. W badanym postępowaniu nie okazano wniosku o powołanie komisji, a co za tym idzie nie udokumentowano określenia jej zadań. Wniosek w sprawie powołania komisji był natomiast złożony w zapytaniu ofertowym na „Budowę Miejsca Obsługi Rowerowej, utwardzenie ciągu pieszego oraz nasadzenie zieleni w zespole parkowo-pałacowym hrabiego Paca w Dowspudzie”. W zakresie zadań komisji wskazano jednakże tylko „przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego”.

           W postępowaniu na remont kominów złożono dwie oferty – w odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone w internecie, bowiem, jak wyjaśniła pracownica Starostwa, nie znaleziono podczas badania rynku 3 firm zainteresowanych zamówieniem, do których zgodnie z procedurą można byłoby przekazać zaproszenie do składania ofert. Kontrola wykazała, że obie oferty nie zawierały wszystkich wymaganych dokumentów. Oferta najkorzystniejsza nie zawierała dokumentu potwierdzającego opłacenie polisy ubezpieczeniowej (w formularzu ofertowym w wykazie załączników wykonawca nie zamieścił dowodu opłacenia polisy), natomiast w drugiej ofercie brak kserokopii uprawnień do sprawowania samodzielnych funkcji technicznych adekwatnie do przedmiotu zamówienia oraz aktualnego zaświadczenia przynależności do Izby Inżynierów Budownictwa. W wyjaśnieniu w sprawie przyjęcia ofert mimo braków pracownica Starostwa wyjaśniła: (…) Nie potrafię sobie przypomnieć dlaczego nie ma w dokumentacji potwierdzenia opłaconej polisy, najprawdopodobniej musiałam dowód wpłaty zgubić podczas kompletowania dokumentacji. W dniu 3 marca 2020 r. poprosiłam Wykonawcę o dostarczenie polisy wraz z dowodem wpłaty polisy (…) Kserokopia dowodu wpłaty w załączeniu.

W postępowaniu o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro na zakup tablic rejestracyjnych w protokole dotyczącym streszczenia oceny i porównania ofert, w części dotyczącej szacunkowej wartości zamówienia, wskazano informacje rozbieżne z dokumentem szacującym wartość zamówienia. Według protokołu wartość zamówienia wynosiła 107.813 zł, natomiast według dokumentu w sprawie oszacowania wartości – 120.697,50 zł – str. 124 protokołu kontroli.

           Roczny program współpracy powiatu suwalskiego z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na 2019 rok został przyjęty uchwałą Nr III/20118 Rady Powiatu z dnia 28 grudnia 2018 r., tj. z naruszeniem terminu wynikającego z art. 5a ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. z 2019 r. poz. 688, ze zm.), zgodnie z którym roczny program współpracy jest uchwalany do dnia 30 listopada roku poprzedzającego okres obowiązywania programu. Na poprzedniej kontroli zwracano uwagę na tę kwestię. W odpowiedzi na wniosek pokontrolny były Starosta Suwalski wskazał, że „Pisemnie zobowiązano pracownika odpowiedzialnego za opracowanie rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego, aby dokument był uchwalany w terminie do dnia 30 listopada roku poprzedzającego okres obowiązywania programu”. W aktach osobowych pracownika zajmującego się współpracą z organizacjami pozarządowymi ani w innych zbiorach nie odnaleziono dokumentu zobowiązującego pracownika do odpowiedzialności za opracowanie i terminowe uchwalenie rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego, nie stwierdzono też przypisania tego obowiązku w zakresie czynności – str. 125 protokołu kontroli.

           Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Starostwa Powiatowego jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Staroście jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 920). Starosta jest też organem reprezentującym Skarb Państwa w sprawach gospodarowania nieruchomościami, na mocy art. 11 ust. 1 i art. 23 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Powiatu należy do zadań Zarządu Powiatu, stosownie do art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie powiatowym.

           Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do Skarbnika Powiatu, zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych oraz postanowieniami zakresu czynności.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zobowiązanie Skarbnika Powiatu do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) przestrzeganie zasady memoriału, w tym również w przypadku operacji dokumentowanych dowodami księgowymi własnymi,

b) zaniechanie dokonywania technicznych zapisów ujemnych na kontach 223, 224 i 901 w ewidencji budżetu, mając na uwadze, że obowiązujące zasady funkcjonowania kont przewidują zachowanie czystości obrotów wyłącznie na koncie 130,

c) zapewnienie, aby środki stanowiące dochody należne budżetowi powiatu w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami, realizowane przez PINB i ŚDS, wpływały bezpośrednio na rachunek budżetu powiatu, bez pośrednictwa rachunku bieżącego Starostwa,

d) przestrzeganie zasady kasowego ustalania wyniku budżetu, mając na względzie, że odstąpienie od niej jest możliwe tylko w przypadkach określonych prawem,

e) przenoszenie z konta 224 na konto 221 należności z tytułu dotacji podlegających zwrotowi do budżetu powiatu, które w momencie wpływu podlegają zaliczeniu do dochodów budżetu powiatu,

f) dokonywanie odpisów aktualizujących należności po potwierdzeniu wystąpienia którejś z przesłanek spośród określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości,

g) ewidencjonowanie operacji związanych ze sprzedażą na złom przejętych pojazdów z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia,

h) wskazywanie numeru i pozycji raportu kasowego na wszystkich dowodach dokumentujących operacje ujęte w raporcie; zapewnienie wprowadzenia odpowiednich postanowień w tym zakresie w treści instrukcji kasowej.

2. W zakresie sprawozdawczości:

a) ustalanie kwoty dochodów otrzymanych w sprawozdaniu Rb-27S zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

b) zaprzestanie wykazywania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Starostwa danych w kolumnie 7 „Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego”,

c) zaprzestanie wykazywania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ Starostwa dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami realizowanych przez PINB w Suwałkach i ŚDS w Lipniaku.

3. Wypowiadanie udzielonej powiatowi bonifikaty od opłat rocznych za użytkowanie wieczyste w przypadku zbycia przez powiat prawa użytkowania wieczystego na rzecz innego podmiotu przed upływem 10 lat od jego ustanowienia, stosownie do postanowień art. 73 ust. 6 i 7 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

4. Podjęcie działań w celu usunięcia skutków zaniżenia wpływów z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości Skarbu Państwa przez Osaühing Aldar Eesti, spowodowanych niezastosowaniem art. 73 ust. 6 i 7 ustawy o gospodarce nieruchomościami i bezpodstawnym zastosowaniem od 2020 r. art. 77 ust. 2a tej ustawy, wynoszących według ustaleń kontroli 35.173,90 zł.

5. Niezwłoczne podjęcie działań w celu ustalenia faktycznego sposobu wykorzystywania nieruchomości Skarbu Państwa znajdujących się w użytkowaniu wieczystym Osaühing Aldar Eesti, mając na względzie ewentualne podjęcie działań w sprawie zmiany stawki procentowej opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste na podstawie przepisów art. 73 ust. 2, 2d i 2f ustawy o gospodarce nieruchomościami.

6. Podjęcie działań w celu usunięcia skutków zaniżenia wpływów z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości Skarbu Państwa przez PGE Dystrybucja S.A., spowodowanych niezastosowaniem art. 73 ust. 6 i 7 ustawy o gospodarce nieruchomościami, wynoszących według ustaleń kontroli 90,48 zł.

7. Prawidłowe naliczanie odsetek za opóźnienie w regulowaniu opłat rocznych za użytkowanie wieczyste.

8. Pisemne informowanie wyłonionych w drodze przetargu nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego.

9. Zaniechanie przyznawania dodatku specjalnego jako stałego składnika wynagrodzenia, mając na uwadze, że posiada on charakter okresowy. W przypadku, gdy czynności traktowane dotychczas jako podstawa przyznania dodatku są wykonywane stale przez pracownika, uwzględnienie wynagrodzenia z tego tytułu w poziomie wynagrodzenia zasadniczego lub dodatku funkcyjnego, a nie poprzez przyznawanie dodatku specjalnego.

10. Zapewnienie, aby wnioski o odbycie podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy zawierały wszystkie dane przewidziane przepisami wewnętrznymi.

11. Zobowiązanie pracownika wskazanego w protokole kontroli do przedkładania rozliczenia kosztów każdej podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.

12. W zakresie rozliczania paliwa w samochodach służbowych:

a) kompleksowe unormowanie zasad gospodarowania samochodami, w tym w szczególności wydawania, wypełniania i rozliczania kart drogowych oraz kontroli tych procesów, a także zasad postępowania w przypadku wystąpienia oszczędności lub przepału,

b) rozważenie zweryfikowania stosowanych dotychczas norm zużycia paliwa, przy wykorzystaniu uwag zawartych w protokole kontroli.

13. W zakresie wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro:

a) zapewnienie przestrzegania określonego przepisami wewnętrznymi trybu powoływania i określania zasad funkcjonowania komisji przetargowej,

b) zobowiązanie osoby wyznaczonej do sprawdzania prawidłowości ofert do rzetelnej weryfikacji kompletności dokumentów wymaganych w postępowaniu,

c) wykazywanie w protokole postepowania prawidłowej wartości szacunkowej zamówienia.

14. Przedkładanie Radzie Powiatu projektu uchwały w sprawie rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w terminie umożliwiającym jej podjęcie do dnia 30 listopada roku poprzedzającego okres obowiązywania programu.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku