Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Czyżewie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 marca 2020 roku (znak: RIO.I.6002-1/20), o treści jak niżej:

Pani

Anna Bogucka

Burmistrz Czyżewa

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej gminy Czyżew za 2019 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Czyżewie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, ze zm.), jest Pani Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

           Badaniu, na wybranej próbie, poddano decyzje w sprawie zmiany wysokości wymiaru podatku rolnego, których w kontrolowanym okresie organ podatkowy wydał 4, generując przypis na kwotę 82 zł oraz odpis na kwotę 486 zł. Analizując zgromadzone materiały, w tym także wydane decyzje, stwierdzono, że nie uwzględniają one wszystkich elementów wskazanych treścią art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej. Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu podatkowego, datę jej wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie oraz podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Zatem HYPERLINK "http://sip.lex.pl/"HYPERLINK "http://sip.lex.pl/"integralną częścią każdej decyzji jest jej uzasadnienie faktyczne i prawne. Przytoczenie przepisów prawa to również wskazanie ich treści i relacji do stanu faktycznego sprawy oraz zasad prawidłowo prowadzonego postępowania na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Decyzja powinna wskazywać ustalony przez organ administracyjny stan faktyczny, określać przesłanki zastosowania tej a nie innej kwalifikacji prawnej i ustalać, jakie okoliczności stanu faktycznego odpowiadają którym z fragmentów normy prawnej zastosowanej w sprawie, co nie zostało dopełnione przez organ podatkowy. Kompletność materiału zgromadzonego w sprawie jest zupełnie podstawowym, niejako pierwotnym warunkiem uznania, że po pierwsze została zrealizowana zasada prawdy obiektywnej, a po drugie, że ocena dowodów dokonana przez organ podatkowy jest oceną korzystającą z ochrony na mocy art. 191 Ordynacji podatkowej. Natomiast z art. 210 § 4 ustawy nie wynika, aby uzasadnienie decyzji musiało przedstawiać stanowisko organu we wszystkich najdrobniejszych kwestiach proceduralnych. Uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia organu powinno odnosić się do okoliczności, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy – str. 3-4 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170, ze zm.), której zasady prowadzenia określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Kontrola pozwoliła ustalić, że system informatyczny obsługujący w jednostce przedmiotową ewidencję, nie spełnia warunków przewidzianych w § 2 rozporządzenia, zgodnie z którymi powinien umożliwiać:

- tworzenie raportów i zbiorczych zestawień według kryteriów definiowanych przez użytkownika;

- eksport danych zawartych w ewidencji do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego.

           Struktura i zasady budowy pliku w formacie XML zostały określone w załączniku do rozporządzenia. Stwierdzono, że użytkowany przez kontrolowaną jednostkę program komputerowy nie odpowiada wymogom określonym w załączniku do rozporządzenia w zakresie struktur i zasad budowy pliku w formacie Rozszerzalnego Znacznika Języków XML po wygenerowaniu. Jednocześnie ustalono, że kontrolowana jednostka nie prowadząc ewidencji w wymaganym formacie (powinna zawierać dane dotyczące przedmiotów opodatkowania), narusza wskazania § 5 rozporządzenia – str. 11-12 protokołu kontroli.

Kontrolując zagadnienia dotyczące realizacji dochodów budżetu gminy z tytułu  opłaty targowej stwierdzono, że będące w użyciu kontrolowanej jednostki pokwitowania wpłaty (bloczki opłaty targowej) uniemożliwiają sprawowanie kontroli ze strony organu podatkowego w zakresie prawidłowości poboru. Na biletach brak jest danych osoby uiszczającej opłatę, stwierdzono również, że pokwitowania wystawiane są w jednym egzemplarzu i nie zawierają wszystkich elementów określonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208 poz. 1375). Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia pokwitowanie wpłaty lub wypłaty powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację: egzemplarza pokwitowania, podatnika, podatku lub innego tytułu wpłaty lub wypłaty, wysokości kwoty wpłaty lub wypłaty, w przypadku wpłaty również okres, którego dotyczy wpłata, daty wpłaty. Oryginał pokwitowania wpłaty otrzymuje wpłacający. Wobec powyższych ustaleń nie ma możliwości przeprowadzenia prawidłowo kontroli inkasentów. Zgodnie z art. 272 Ordynacji podatkowej organ podatkowy zobowiązany jest do prowadzenia czynności sprawdzających mających na celu monitorowanie wpłacania zadeklarowanych podatków (opłat), w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów – str. 14 protokołu kontroli.

Kontroli poddano także działania windykacyjne prowadzone przez wierzyciela. Ustalono, iż łącznie zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na dzień 31 grudnia 2018 r. wynosiły 21.353,90  zł (w tym zaległości z lat ubiegłych 7.981,53 zł). W 2018 r. wystawiono 471 upomnień w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi na kwotę 15.866,26 zł (w tym koszty upomnień w kwocie 5.463,60 zł). Wystawiono też 36 tytułów wykonawczych na ogólną kwotę 8.481,21 zł. Zaległość na dzień kontroli nieobjęta tytułami wykonawczymi to 12.871,79zł (w tym z 2018 r. – 4.891,13 zł). W stosunku do tych zaległości nie wszczęto egzekucji oraz nie podjęto działań windykacyjnych zmierzających do ich wyegzekwowania. Ustalenia kontroli wskazują na niedopełnienie przez wierzyciela obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1438, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483) – str. 17-18 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy w zakresie obowiązków spoczywających na Pani Burmistrz jako organie podatkowym w myśl art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej, a także nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy jest Burmistrz, na którym spoczywają ogólne obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową – art. 30 ust. 1 i 2 i art. 60 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506, ze zm.). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.).

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przestrzeganie wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie wymogów stawianych decyzjom podatkowym.

2. Dostosowanie programu komputerowego obsługującego ewidencję podatkową nieruchomości do wymogów określonych w przepisach rozporządzenia przywołanego w części opisowej wystąpienia oraz właściwe prowadzenie ewidencji podatkowej.

3. Dostosowanie pokwitowań wpłat opłaty targowej do obowiązujących przepisów.

4. Przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie kompletności i terminowości działań windykacyjnych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku