Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 października  2020 roku (znak: RIO.I.6001-11/20), o treści jak niżej:

Pan

Jan Zalewski

Starosta Powiatu

Siemiatyckiego

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej powiatu siemiatyckiego za 2019 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Siemiatyczach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym osiąganie przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie składnikami majątku, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi powiatu.

Analiza regulacji wewnętrznych opisujących przyjęte zasady rachunkowości oraz zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), wykazała, że:

a) w ramach konta syntetycznego 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazano część rozrachunków jako per salda należności i zobowiązań wynikających z ewidencji szczegółowej. Stwierdzono, iż na dzień 31 grudnia 2019 r. na koncie syntetycznym 221 wykazano po stronie Wn saldo w kwocie 228.365,68 zł i po stronie Ma w kwocie 9,50 zł, podczas gdy według ewidencji analitycznej na koniec 2019 r. faktyczne należności podlegające wykazaniu po stronie Wn powinny wynosić 234.907,21 zł, zaś nadpłaty po stronie Ma 6.551,03 zł. Artykuł 16 ust. 1 ustawy stanowi, że konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, natomiast zasady funkcjonowania konta 221 wymagają wykazywania salda dwustronnego, jeżeli są na tym koncie ujęte zarówno należności, jak i nadpłaty. W sprawozdaniu Rb-27S wykazano rzetelne dane w tym zakresie, wynikające z ewidencji analitycznej. Dodania wymaga, iż kwestia ustalania w księgach Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach dwustronnych sald kont rozrachunkowych w przypadku ujęcia na nich zarówno należności jak i zobowiązań jednostki była elementem wystąpienia pokontrolnego po ostatniej kompleksowej kontroli RIO w Białymstoku – str. 27-28 protokołu kontroli;

b) należności z tytułu dochodów budżetu powiatu stanowiące udział przypadający powiatowi we wpływach z realizacji zadań zleconych ujmowano błędnie za pośrednictwem konta 240 „Pozostałe rozrachunki”, które na koniec 2019 r. wykazywało z tego tytułu saldo Wn w kwocie 24.206,41 zł. Właściwym sposobem ewidencjonowania należności z tytułu dochodów budżetu powiatu jest stosowanie konta 221, co wynika z opisu zasad jego funkcjonowania zawartego w załączniku nr do 3 rozporządzenia – str. 27 i 35 protokołu kontroli;

c) konto 240 w ewidencji Starostwa wykazywało na koniec 2019 r. saldo Ma w wysokości 9.345,58 zł dotyczące odsetek naliczonych od przechowywanych depozytów. Z okazanego zestawienia nie wynikało, od jakich depozytów została naliczona kwota 2.139,54 zł, co oznacza, że nie dokonywano bieżącej analizy rozliczeń ujętych na koncie 240 wynikających z odsetek dopisanych przez bank do rachunku sum depozytowych – str. 36 protokołu kontroli;

d) stosowano podział konta 800 „Fundusz jednostki” m.in. na konta: 800-01 „Fundusz - zmiany”, 800-02 „Fundusz w środkach trwałych”, 800-03 „Fundusz inwestycyjny”, 800-04 „Fundusz - pokrycie straty ZOZ”, 800-05 „Fundusz - zmiany mające wpływ na stan funduszu”, 800-06 „Fundusz - rozliczenie podatku VAT”. Podział taki jest sprzeczny z zasadami funkcjonowania konta 800 zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia określającymi, że ewidencja szczegółowa powinna umożliwić ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu. Niewłaściwy układ konta 800 skutkował m.in. na prezentację danych w zestawieniu zmian w funduszu Urzędu za 2019 r. Jako zwiększenia funduszu wykazano kwotę 90.434.561,41 zł, zaś jako zmniejszenie kwotę 71.525.400,79 zł, które to sumy nie znajdowały oparcia w danych wymienionych subkont do konta 800 – str. 38-40 protokołu kontroli;

e) zakupiony środek trwały z inwestycji (samochód o wartości 89.862,11 zł netto) przyjęto na stan zapisami dokonanymi z bezpodstawnym wykorzystaniem konta funduszu (800), zamiast zastosowania wyłącznie zapisu Wn 011 „Środki trwałe” – Ma 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”. Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono także przy poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej powiatu. W odpowiedzi o sposobie wykonania zalecenia zadeklarowano przyjęcie do realizacji zaniechania ewidencjonowania operacji przyjęcia środka trwałego z inwestycji z wykorzystaniem konta funduszu. W trakcie niniejszej kontroli poinformowano, iż powodem niewykonania zalecenia było jego błędne zrozumienie i powiązanie treści zalecenia z pkt h) z pkt g) tzn. obowiązku wprowadzenia zapisu księgowego z wykorzystaniem kont 810 i 800 w obu tych przypadkach (…) – str. 39-40 protokołu kontroli;

f) do ujmowania rozliczeń z tytułu wpłat dokonanych kartą płatniczą wykorzystywano konto 101-04 „Kasa - płatności bezgotówkowe” (obroty w trakcie 2019 r. wyniosły 124.808,39 zł) i konto 101-05 „Kasa - płatności bezgotówkowe usług geodezyjnych” (obroty w trakcie 2019 r. wyniosły 82.561,40 zł), co nie odpowiada treści konta 101. Przykładowo, wpłatę w tej formie ujmowano Wn 101-05 – Ma 240, zaś rozliczenie z terminala zapisem Wn 141 – Ma 101-05. Dodatkowo, podziału konta 101 na konta 101-04 i 101-05 nie przewidziano w obowiązującej polityce rachunkowości. Właściwym kontem dla dokonywania tego typu operacji jest konto 141 „Środki pieniężne w drodze”, gdyż konto 101 służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasach jednostki; stosowane zapisy powinny zaś wyglądać w następujący sposób: Wn 141 – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” lub Ma 221 (raport z terminala) i Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki” – Ma 141 (wyciąg bankowy obrazujący wpływ środków na rachunek) – str. 19-20 protokołu kontroli;

g) w obowiązującej polityce rachunkowości przewidziano pozabilansowe konto 091 „Środki trwałe postawione w stan likwidacji” wskazując, iż służy ono do ewidencji księgowej wartości początkowej środków trwałych przeznaczonych do likwidacji, i którego saldo Wn oznacza, iż jednostka posiada środki trwałe w trakcie likwidacji. Stwierdzono, iż w praktyce zastosowano podział tego konta na konto 091-1 „Wartość początkowa” i konto 091-2 „Umorzenie” (przy braku stosownych regulacji w polityce rachunkowości), które na dzień 31 grudnia 2019 r. wykazywały odpowiednio saldo Wn i saldo Ma w kwotach po 119.644,39 zł. Wskazania wymaga, iż zasady funkcjonowania kont bilansowych 011 „Środki trwałe” oraz 013 „Pozostałe środki trwałe”, zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia przewidują, że na stronie Ma tych kont ujmuje się „wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji”. Zakończenie i udokumentowanie likwidacji środka trwałego stanowi więc podstawę usunięcia go z ewidencji bilansowej, natomiast przebieg procesu likwidacji nie jest zdarzeniem pozwalającym na usunięcie składnika z ewidencji bilansowej i przeniesienia go do pozabilansowej – str. 95 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli sprawozdawczości budżetowej za 2019 r. na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1564) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) oraz sprawozdawczości finansowej na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont…, stwierdzono, że:

a) w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym za okres 2019 r. w kolumnie „Dochody otrzymane” wykazano kwotę 64.031.050,56 zł, zamiast sumy 64.183.532,22 zł (różnica 152.481,66 zł) ustalonej przez kontrolującego na podstawie przepisów zawartych § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 1a pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej; szczegółowe wyliczenie różnicy zawarto na str. 13-14 protokołu kontroli;

b) w sprawozdaniu Rb-27S Starostwa sporządzonym za okres 2019 r. nie uwzględniono należności z tytułu kosztów sądowych w kwocie 1.907,50 zł i kosztów komorniczych w kwocie 416,63 zł związanych z zaległościami za lokale mieszkalne zarządzane przez Zarząd Mienia Komunalnego w Siemiatyczach, które ewidencjonowano za pośrednictwem konta 221-700-70005 w ewidencji Starostwa; naruszono tym samym zasadę sporządzania sprawozdania jednostkowego zgodnie z danymi ewidencji księgowej, określoną w § 6 ust. 1 pkt 1 oraz § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 30-31 protokołu kontroli;

c) we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2019 r. nie uwzględniono w pozycji N.3 „Gotówka i depozyty” należności z tytułu dochodów budżetowych zrealizowanych, lecz nieprzekazanych do końca roku przez PCPR w Siemiatyczach (2,15 zł składające się na saldo Wn konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” w ewidencji budżetu). Wskazaną kwotę błędnie uwzględniono zaś w jednostkowym sprawozdaniu Rb-N sporządzonym przez tę PCPR. Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, w kategorii depozyty jednostka nie wykazuje środków znajdujących się na rachunku bankowym na koniec IV kwartału, otrzymanych od innej jednostki lub na rzecz innej jednostki, które będzie zobowiązana zwrócić w wyniku rozliczenia w następnym kwartale, z uwzględnieniem okresu przejściowego, np. dotacji. Takie środki wykazuje jednostka, której zostały one zwrócone w kwartale następnego roku budżetowego i zaliczone przez nią do środków poprzedniego okresu sprawozdawczego, czyli IV kwartału.

Dodatkowo, we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2019 r. w wierszu „Gotówka i depozyty” wykazano kwotę 462,99 zł składającą się na saldo Wn konta 130 „Rachunek bieżący jednostki - rozliczenie podatku VAT” powstałe wskutek otrzymania przelewu środków na zapłatę podatku VAT za grudzień 2019 r. od PCPR w Siemiatyczach. Kwota ta po stronie Ma wchodziła w skład salda konta 225 „Rozrachunki z budżetami” w ewidencji Starostwa, wynoszącego łącznie 1.852,69 zł; sumę w tej wysokości w styczniu 2020 r. przelano na rachunek urzędu skarbowego. Potraktowanie kwoty środków pieniężnych w wysokości 462,99 zł jako podlegającej wykazaniu w sprawozdaniu Rb-N należy uznać za nieuzasadnione; nie posiadała ona cech depozytów określonych przepisami § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych…, gdyż były to wydzielone środki przeznaczone do odprowadzenia do urzędu skarbowego w styczniu następnego roku – str. 15-16 protokołu kontroli;

d) w rachunku zysków i strat Starostwa za 2019 r. koszty w kwocie 8.825,59 zł, przeksięgowane w końcu roku z konta 751-002 „Koszty finansowe” na konto 860 „’Wynik finansowy” z tytułu odpisów aktualizujących należności odsetkowe, błędnie wykazano w poz. H.I. „Odsetki”, zamiast w poz. H.II. „Inne” – str. 37-38 protokołu kontroli.

Badając zagadnienia związane z zadłużeniem powiatu stwierdzono, że w dniu 28 grudnia 2018 r. uruchomiono przewidziany uchwałą budżetową na 2018 r. kredyt w wysokości 8.400.000 zł na sfinansowanie części planowanego deficytu budżetu. Planowany deficyt na 2018 r. wynosił 9.036.000 zł i miał być pokryty wymienionym kredytem oraz wolnymi środkami. Faktycznie za 2018 r. osiągnięto zaś nadwyżkę budżetu w kwocie 1.328.727,08 zł, co jest równoznaczne z faktycznym brakiem potrzeb pożyczkowych budżetu w 2018 r. Wpływ na odmienny od planu wynik budżetu za 2018 r. miała przede wszystkim realizacja dochodów – wykonano dochody ogółem wyższe od planu o 6.868.070,78 zł (ich wykonanie stanowiło 109,50% planu), w tym dochody ze sprzedaży majątku były wyższe od planowanych o 7.276.939,17 zł (ich wykonanie stanowiło 216,35% planu). Wykonanie wydatków ogółem w stosunku do planu wyniosło 95,66% (było o 3.496.656,30 zł niższe od planu).

Na realizację dochodów ze sprzedaży majątku w kwocie ogółem 13.530.864,36 zł, ponad dwukrotnie wyższej od planu, składała się głównie sprzedaż zorganizowanego gospodarstwa rolnego oraz gruntów rolnych w Czartajewie za kwotę 11.313.231 zł. Na uwagę zasługuje, iż zbycia gospodarstwa rolnego w Czartajewie dokonano aktem notarialnym z dnia 11 lipca 2018 r., a więc w połowie roku budżetowego. Mimo to realizacja ponadplanowych dochodów w takiej wysokości nie przełożyła się na zmianę konstrukcji budżetu. Należyta analiza okoliczności mających wpływ na wykonanie budżetu w trakcie 2018 r. powinna doprowadzić do urealniania planu dochodów majątkowych już według stanu na koniec III kwartału roku budżetowego, czego jednakże nie uczyniono. Uwzględnienie w planie budżetu już osiągniętych dochodów ze sprzedaży majątku mogłoby skutkować brakiem podstaw do planowania zaciągnięcia w 2018 r. kredytu w wysokości 8.400.000 zł. Prognozę kwoty dochodów budżetu na 2018 r. w ostatecznej wersji należy więc uznać za nierzetelną. Nawet w przypadku niedokonania zmian w budżecie, urealniających jego treść – jak to miało miejsce – sama analiza faktycznego wykonania przed końcem roku budżetowego powinna skutkować stwierdzeniem braku deficytu, a w rezultacie brakiem potrzeby zaciągania zobowiązań na jego finansowanie. Zaciągnięcie kredytu generuje wydatki budżetu powiatu na obsługę powstałego zadłużenia, jak zaś stanowi art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.), wydatki publiczne powinny być ponoszone w sposób celowy i oszczędny – str. 43-44 protokołu kontroli. W wyjaśnieniu złożonym w sprawie zaciągnięcia kredytu podano m.in. okoliczności dotyczące zaoferowania przez banki większości kwoty kredytu ze środków EBI, co dawało korzystne warunki, oraz działania podjęte w 2019 r. celem zmniejszenia kosztów obsługi (umieszczenie środków na lokatach, dokonanie w styczniu 2019 r. jednorazowej spłaty kwoty 300.000 zł).

Kontrola dochodów budżetowych wykazała nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.). Wpływy z tytułu zwrotu kosztów sporządzenia operatów szacunkowych nieruchomości przeznaczonych do zbycia w kwocie 768,76 zł ujęto w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości”, zamiast w par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” – str. 53-54 protokołu kontroli.

Badając dochody z tytułu użytkowania wieczystego stwierdzono nieprzestrzeganie art. 77 ust. 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2020 r. poz. 65, ze zm.) przy aktualizacji opłat za użytkowanie wieczyste. Zgodnie z przywołanym przepisem, w przypadku gdy zaktualizowana wysokość opłaty rocznej przewyższa co najmniej dwukrotnie wysokość dotychczasowej opłaty rocznej, użytkownik wieczysty wnosi opłatę roczną w wysokości odpowiadającej dwukrotności dotychczasowej opłaty rocznej. Pozostałą kwotę ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty (nadwyżka) rozkłada się na dwie równe części, które powiększają opłatę roczną w następnych dwóch latach. Opłata w trzecim roku od aktualizacji jest równa kwocie wynikającej z aktualizacji.

Pismem z dnia 11 grudnia 2015 r. wypowiedziano użytkownikowi wieczystemu (OMYA sp. z o.o. z Warszawy) dotychczasową wysokość opłaty rocznej wynoszącą 3.624,15 zł i ustalono nową w kwocie 42.597,18 zł. Wysokość zaktualizowanej opłaty w 2016 r. ustalono w kwocie 7.248,30 zł, w 2017 r. w kwocie 24.922,74 zł i począwszy od 2018 r. 42.597,18 zł. Użytkownik nie zgodził się z zaproponowaną kwotą opłaty i odwołał się do SKO w Białymstoku, które orzeczeniem z dnia 16 grudnia 2016 r. uwzględniło wniosek spółki i ustaliło opłatę w pierwotnej wysokości wynoszącej 3.624,15 zł, argumentując to błędami w operacie szacunkowym. Na skutek sprzeciwu wniesionego przez Pana Starostę sprawę przekazano do Sądu Rejonowego w Białymstoku, który wyrokiem z dnia 3 października 2018 r. wysokość zaktualizowanej opłaty w 2016 r. ustalił na kwotę 7.248,30 zł, zaś w 2017 r. i w latach kolejnych w kwotach po 22.992,21 zł. W uzasadnieniu wyroku wskazano jednocześnie, iż pozostałą kwotę ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty (nadwyżkę) należy rozłożyć na dwie równe części, które powiększają opłatę roczną w dwóch następnych latach, tj. w 2017 i 2018 r., co czyni organ administracji na etapie pobierania opłaty za użytkowanie wieczyste. W wykonaniu wyroku należało zatem ustalić – zgodnie z art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami – opłatę za 2016 r. w kwocie 7.248,30 zł, za 2017 r. w kwocie 15.120,28 zł, a począwszy od 2018 r. w kwotach po 22.992,21 zł.

Z danych zamieszczonych w protokole kontroli wynika, że użytkownik w latach 2016-2018, tj. do czasu wydania wyroku, wniósł opłaty po 3.624,15 zł, zaś w dniu 7 marca 2019 r. uiścił opłatę w łącznej wysokości 65.352,52 zł, z czego 22.992,21 zł stanowiła opłata za rok bieżący (2019 r.). Tytułem wyrównania za lata poprzednie wpłacił więc kwotę 42.360,31 zł, podczas gdy uwzględniając fakt wniesienia w latach 2016-2018 opłat po 3.624,15 zł (łączne 10.872,45 zł), uiszczeniu podlegała kwota 31.487,86 zł. Powyższe oznacza zawyżenie wniesionego wyrównania o 10.872,45 zł - str. 56-58 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów z majątku powiatu wykazała, że Zarząd Powiatu zawarł w dniu 30 marca 2016 r. oraz w dniu 18 listopada 2016 r. umowy najmu lokali w budynku przy ul. Legionów Piłsudskiego 3 w Siemiatyczach odpowiednio ze Związkiem Powiatów Województwa Podlaskiego i Prokuraturą Okręgową w Białymstoku. Obie umowy zawarto na czas nieokreślony. Z ustaleń kontroli wynika, że Zarząd nie występował o zgodę Rady Powiatu na zawarcie umów najmu pomieszczeń na czas nieokreślony, pomimo, iż w uchwale Nr XI/103/15 Rady Powiatu Siemiatyckiego z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie określenia zasad gospodarowania nieruchomościami stanowiącymi własność Powiatu Siemiatyckiego wskazano, iż Zarząd Powiatu za zgodą Rady Powiatu, wyrażoną w formie uchwały, może oddawać w najem lub dzierżawę nieruchomości stanowiące własność Powiatu Siemiatyckiego osobom fizycznym lub osobom prawnym na czas dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony (§ 6 ust. 1). Poza tym, w obu przypadkach zawarcie umów najmu nie zostało poprzedzone przeprowadzeniem przetargu, którego wymaga art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W przywołanej uchwale Rady Powiatu Siemiatyckiego zawarto § 8, który stanowi, iż procedurę przetargową przeprowadza Zarząd Powiatu; Zarząd Powiatu ustala skład osobowy komisji przetargowej, ogłasza i odwołuje przetarg, ustala cenę wywoławczą, wysokość wadium i postąpienia. Podstawą ewentualnego wyrażenia przez organ stanowiący zgody na odstąpienie od obowiązku przetargowego trybu zawarcia umów najmu i dzierżawy na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony jest przepis zawarty w zdaniu drugim art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Stwierdzono także brak odniesienia w obu umowach do waloryzacji odpłatności za najem; w praktyce czynszu nie waloryzowano. Narusza to § 11 ust. 1 przywołanej wyżej uchwały Rady Powiatu Siemiatyckiego stanowiący, iż po upływie jednego roku i w latach następnych ustaloną stawkę czynszu podwyższa się o średnioroczny wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszony przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim za rok poprzedni. Kontrola wykazała, że w przypadku stosowania ustalonych uchwałą zasad waloryzacji czynszu najmu za lata 2018-2019 wpływy od Związku Powiatów Województwa Podlaskiego byłyby wyższe o 136,38 zł brutto, natomiast od Prokuratury Okręgowej w Białymstoku o 2.157,27 zł brutto – str. 62-64 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków na wynagrodzenia sprawdzono m.in. przyznawanie dodatków specjalnych pracownikom Starostwa w świetle postanowień art. 36 ust. 5 ustawy dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282), który stanowi, że dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań.

Ustalono, iż spośród pracowników objętych próbą dodatek specjalny otrzymywali m.in.:

a) Wicestarosta na podstawie pism Pana Starosty z dnia 3 grudnia 2018 r. i 24 lipca 2019 r. przyznających dodatek w związku z powierzeniem następujących dodatkowych obowiązków: nadzór i koordynowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków z funduszy UE oraz innych źródeł krajowych i zagranicznych, nadzór nad przebiegiem inwestycji realizowanych przez powiat Siemiatycki, koordynowanie i nadzór nad udzielaniem przez Starostwo Powiatowe w Siemiatyczach zamówień do 30.000 euro zgodnie z procedurą określoną w regulaminie udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza tej kwoty. Dodatek został przyznany odpowiednio na okres od 1 grudnia 2018 r. do 30 czerwca 2019 r. a następnie od 1 lipca 2019 r. do 30 czerwca 2020 r. Pracownik ten pełni funkcję Wicestarosty od 28 listopada 2014 r., przy czym ponownego aktualnie wyboru na to stanowisko dokonano uchwałą Nr I/4/18 Rady Powiatu Siemiatyckiego z dnia 19 listopada 2018 r.

Przywołany art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych przesądza, że dodatek specjalny jest świadczeniem o charakterze okresowym, zaś podstawą jego przyznania jest czasowe wystąpienie sytuacji zwiększenia obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań. Powoduje to, że dodatek specjalny nie może być stałym składnikiem wynagrodzenia. Z opisanego wyżej stanu faktycznego wynika natomiast, że założono nieprzerwane trwanie okoliczności przyjętej za podstawę przyznania dodatku specjalnego Wicestaroście. Skoro zatem pracownik ma nieprzerwanie wykonywać określone czynności, to powinny być one objęte stałym zakresem jego obowiązków, a wynagrodzenie związane z ich realizacją powinno zostać uwzględnione w stałych składnikach wynagrodzenia – w poziomie jego wynagrodzenia zasadniczego czy dodatku funkcyjnego. Wskazać też należy, że sam fakt przyznania dodatku specjalnego po dwóch tygodniach od dnia ponownego objęcia funkcji przez pracownika pozostaje w sprzeczności z treścią pojęć zwiększenia obowiązków czy powierzenia dodatkowych zadań. W ocenie Izby w pierwszych dniach pełnienia funkcji nie może nastąpić zwiększenie obowiązków, ponieważ pracownik dopiero co otrzymał zakres obowiązków. Podobnie nie można zakładać powierzenia w takich okolicznościach dodatkowych zadań na znaczny czas trwania zatrudnienia (w obu pismach przyznających dodatek zawarto identyczny zakres tych zadań) – świadczyłoby to bowiem o nieprawidłowym opracowaniu zakresu obowiązków przypisanych temu stanowisku w dniu objęcia funkcji;

b) Sekretarz na podstawie pism Pana Starosty z dnia 26 lipca 2018 r. i 24 lipca 2019 r. przyznających dodatek w związku z powierzeniem następujących dodatkowych obowiązków: kierowanie, organizacja oraz nadzór nad realizacją zadań realizowanych przez Wydział Organizacyjno-Prawny, zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań Wydziału, dokonywanie podziału zadań, uprawnień i odpowiedzialności między pracowników nadzorowanego Wydziału, organizowanie właściwego obiegu dokumentów w Wydziale, dokonywanie oceny okresowej podległych pracowników, udostępnianie informacji publicznej związanej z zakresem działania Wydziału. Dodatek został przyznany odpowiednio na okres od 1 lipca 2018 r. do 30 czerwca 2019 r. i od 1 lipca 2019 r. do 30 czerwca 2020 r. Treść tę powtórzono w obu pismach.

Wskazania wymaga, iż zgodnie z postanowieniami poprzednio obowiązującego – do dnia 30 września 2019 r. – regulaminu organizacyjnego Starostwa (wprowadzonego uchwałą Nr 105/497/17 Zarządu Powiatu Siemiatyckiego z dnia 14 sierpnia 2017 r.) do zadań Sekretarza należało sprawowanie nadzoru i wykonywanie czynności naczelnika w stosunku do Wydziału Organizacyjno-Prawnego (§ 12 pkt 9). Natomiast w treści regulaminu organizacyjnego obowiązującego od dnia 1 października 2019 r. (wprowadzonego uchwałą Nr 24/157/19 Zarządu Powiatu Siemiatyckiego z dnia 23 sierpnia 2019 r.) usunięto wskazany zapis o zwierzchnictwie Sekretarza nad tym Wydziałem. Przyznanie dodatku specjalnego, zarówno pismem z dnia 26 lipca 2018 r. jak i z dnia 24 lipca 2019 r., nastąpiło natomiast w czasie obowiązywania poprzedniej wersji regulaminu organizacyjnego. Z opisanego wyżej stanu faktycznego wynika zatem, że okoliczność przyjęta przez Pana jako podstawa przyznania dodatku specjalnego nie stanowiła w rzeczywistości zwiększenia obowiązków realizowanych przez Sekretarza, ponieważ obowiązki te Sekretarz wykonywał nieprzerwanie co najmniej od 14 sierpnia 2014 r.; począwszy od dnia 1 października 2019 r. zmodyfikowano jedynie treść regulaminu organizacyjnego przez co wykreowano stan, w którym Sekretarz otrzymuje dodatek specjalny za realizację obowiązków, które wcześniej były finansowane w ramach stałych składników wynagrodzenia – str. 71-72 protokołu kontroli.

                      W toku kontroli stwierdzono błędne naliczenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w części dotyczącej zatrudnionych osób, w stosunku do których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, w świetle zasad określonych ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2020 r. Nr 1070). Skutkowało to przekazaniem na rachunek Funduszu odpisu zawyżonego o 623,39 zł. W trakcie kontroli dokonano zwrotu wskazanej kwoty z rachunku ZFŚS na rachunek Starostwa – str. 79-80 protokołu kontroli.

                      Prawidłowość udokumentowania i rozliczenia wydatków z tytułu kosztów podróży służbowych zbadano pod kątem zgodności z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), a także wykonania zaleceń pokontrolnych wystosowanych po poprzedniej kompleksowej kontroli RIO w Białymstoku. Zarekomendowano wówczas wystawianie kierowcy samochodu służbowego polecenia wyjazdu służbowego w przypadku odbywania przez niego podróży służbowej oraz wypłacanie należnej mu diety w przypadku podróży trwającej powyżej 8 godzin bez zapewnionego wyżywienia, na co otrzymano odpowiedź potwierdzającą zastosowanie zaleceń. Z ustaleń obecnej kontroli wynika, iż co prawda kierowcy wystawiano polecenie wyjazdu służbowego w przypadku odbywania podróży poza teren powiatu siemiatyckiego, lecz nie wypłacano mu nadal diety (przykładem są 4 polecenia wyjazdu służbowego w dniach 2, 4, 10 i 13 grudnia 2019 r. do Białegostoku, w których diety rozliczyły jedynie osoby będące pasażerami). Odnosząc się do tej kwestii wskazał Pan, iż: Pracownik zatrudniony na stanowisku kierowcy w żadnym razie nie jest pozbawiony diety przysługującej w wyżej określonym przypadku. Nie mniej jednak pracodawca nie ma obowiązku rozliczania delegacji w imieniu pracownika. Kierowca otrzymuje za każdym razem polecenie wyjazdu służbowego i to do jego obowiązków należy rozliczenie delegacji. To pracownik dysponuje wiedzą na temat tego jak długo ostatecznie trwała delegacja oraz czy miał on zapewnione w tym czasie wyżywienie. Skoro pracownik nie dokonał rozliczenia delegacji, pracodawca miał prawo sądzić, iż dieta taka mu się nie należała. W udzielonym wyjaśnieniu kierowca argumentował zaś: Jestem świadomy przysługującej mi diety za podróże służbowe trwające powyżej 8 godzin. Jednak nie jestem zainteresowany ich rozliczaniem, z uwagi na fakt iż to nie jest obowiązkowe, i z uwagi na konieczność ich wypełniania i przedstawiania do podpisu. Powyższe postępowanie nie jest w żaden sposób mi z góry narzucane. Jednakże rozliczam delegacje w przypadku podróży służbowej trwającej powyżej 12 godzin lub gdy zachodzi potrzeba załączenia do delegacji kart parkingowych.

           W dalszym ciągu kierowcy samochodu służbowego nie wystawiano poleceń wyjazdu służbowego w przypadku odbywania podróży po terenie powiatu siemiatyckiego. Powyższe argumentował Pan w następujący sposób: Polecenia wyjazdu służbowego na terenie powiatu siemiatyckiego nie są wystawiane kierowcy samochodu służbowego, gdyż odbywa on podróż służbową najczęściej ze Starostą lub Wicestarostą, sporadycznie z innymi pracownikami i są to podróże poza teren powiatu siemiatyckiego. Na uwagę zasługuje również fakt, iż biorąc pod uwagę charakter pracy kierowcy, trudno jest uznać, że miejscem świadczenia przez niego pracy jest siedziba pracodawcy. W tym przypadku miejscem świadczenia pracy jest raczej obszar w znaczeniu geograficznym. Niezasadne wydaje się więc wystawianie delegacji w przypadku kiedy kierowca ma wykonać wyjazd służbowy na terenie Siemiatycz, czy też nawet na terenie powiatu siemiatyckiego.

                      Należy zauważyć, iż w rozumieniu przywołanego wyżej art. 775 § 1 Kodeksu pracy, podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Podróżą służbową pracownika Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach jest więc każdy wyjazd w celach służbowych poza miasto Siemiatycze. Ponadto według przepisów rozporządzenia podróż służbowa nie musi w każdym przypadku oznaczać konieczności wypłaty należności na rzecz osoby odbywającej tę podróż. Nie oznacza to jednak, że odbywana podróż przestaje przez to być podróżą służbową, a w efekcie, że możliwe jest pominięcie wymogów w zakresie formalnego delegowania pracownika przez osobę upoważnioną do zlecenia podróży. Formalne delegowanie w podróż służbową jest bowiem nie tylko warunkiem niezbędnym dla wypłaty należności pracownikowi, ale także do tego, aby uznać wydatki publiczne, np. na zakup zużywanego paliwa, za poniesione zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów ustawy o finansach publicznych – str. 76-78 protokołu kontroli.

                      Kontrola zagadnień dotyczących eksploatacji 3 pojazdów stanowiących własność powiatu wykazała brak regulacji wewnętrznych określających zasady gospodarowania tymi pojazdami, w tym m.in. dotyczących wydawania, wypełniania i rozliczania kart drogowych czy też rozliczania zużytego paliwa i weryfikacji wykazywanego zużycia. Dla właściwej kontroli i udokumentowania tych procesów właściwe jest także m.in. określenie stanowisk odpowiedzialnych za proces rozliczenia oraz zasad postępowania w przypadku wystąpienia oszczędności lub przepału. Stwierdzono także, iż w praktyce nie były prowadzone karty drogowe dla tych pojazdów. Nieprowadzenie kart drogowych powoduje brak jawności i przejrzystości w zakresie korzystania z samochodów służbowych oraz uniemożliwia zweryfikowanie celowości wyjazdów w zakresie ich związku z wykonywaniem czynności służbowych, a tym samym celowości wydatku poniesionego w związku z zakupem paliwa. Obowiązek prowadzenia kart drogowych i dokumentowania przejazdów stanowi wewnętrzną procedurę kontroli zarządczej, której celami są m.in. efektywność działania i ochrona zasobów – art. 68 ust. 2 pkt 2 i 4 ustawy o finansach publicznych. Ponadto z art. 50 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 920) wynika, że zarząd i ochrona mienia powiatu powinny być wykonywane ze szczególną starannością.

           W okazanej w trakcie kontroli dokumentacji znajdowały się jedynie miesięczne rozliczenia zużycia paliwa parafowane przez inspektora ds. administracyjno-gospodarczych, w których ujmowano: normę zużycia paliwa, przebieg (stan licznika na koniec i początek miesiąca), stan paliwa (ilość litrów pozostała z ubiegłego miesiąca i zakupionego w danym miesiącu), daty zakupu paliwa wraz z ilościami oraz ilość paliwa zużytego w miesiącu i pozostałego na następny miesiąc. Na ich podstawie ustalono, iż przykładowo w grudniu 2019 r. Dacia Duster przejechała 1.354 km, Toyota Avensis – 1.361 km i Kia Optima – 2.229 km. Po uwzględnieniu odbytych w tym miesiącu podróży służbowych (z rejestru poleceń wyjazdów służbowych wynikało, iż samochodami służbowymi odbyto 7 podroży, w tym 6 do Białegostoku i 1 do Rudki, co w przybliżeniu stanowiło ok. 1.500 km), pozostały przebieg nie został w żaden sposób udokumentowany. Dodatkowo na uwagę zasługuje, iż jako ilość zużytego paliwa w miesiącu w kartach zużycia paliwa wskazywano wartość, która po podstawieniu do liczby przejechanych km każdorazowo stanowiła 8 l na 100 km, czyli de facto odpowiadała przyjętej normie zużycia paliwa. Wskazania wymaga, iż prawidłowo należy ustalać rzeczywiste zużycie paliwa. Przyjęta norma nie może zaś służyć do ustalania zużycia paliwa, a jedynie do weryfikacji prawidłowości poziomu rzeczywistego zużycia paliwa, który można stwierdzić tylko po zatankowaniu do pełna i podawaniu stanu licznika przy każdym tankowaniu. Dodatkowo brak jawności w eksploatacji pojazdów służbowych pogłębia fakt, iż w poleceniach wyjazdów służbowych jako środek lokomocji wpisywano ogólnie samochód służbowy, co uniemożliwiało zidentyfikowanie konkretnego pojazdu, z którego korzystała osoba podróżująca. Brak możliwości ustalenia sposobu wykorzystywania samochodów służbowych pogłębia dodatkowo opisany już wyżej fakt niewystawiania poleceń wyjazdu służbowego dla podróży odbywanych tymi pojazdami po terenie powiatu siemiatyckiego – str. 98-100 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień związanych z udzielaniem zamówień publicznych wykazała, że ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego na „Dostawy energii elektrycznej do jednostek organizacyjnych powiatu i SP ZOZ w Siemiatyczach” zostało zamieszczone w BZP w dniu 3 stycznia 2020 r., podczas gdy umowę w sprawie zamówienia zawarto w dniu 25 listopada 2019 r. Naruszono tym samym art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, ze zm.), zgodnie z którym, jeżeli wartość zamówienia lub umowy ramowej jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający nie później niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Odnosząc się do tej nieprawidłowości pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku ds. zamówień publicznych wskazał, że Przetarg na dostawę energii elektrycznej prowadzony był przez Powiat Siemiatycki dla jednostek organizacyjnych Powiatu Siemiatyckiego i SP ZOZ w Siemiatyczach (…) umowy sprzedaży energii elektrycznej zawierane były odrębnie przez każdą jednostkę (…) Po wyborze oferty najkorzystniejszej, każda z jednostek będących uczestnikiem niniejszego postępowania we własnym zakresie realizowała zawarcie umowy. W związku z tym, że zamawiający jako „zamawiający wszystkich jednostek” publikował ogłoszenie o udzieleniu zamówienia po zawarciu wszystkich umów, a umowy te wpływały do jednostek w różnych terminach zamawiający musiał odczekać aż wszystkie umowy zostaną zawarte. Nadmienia się, że w związku z dużym zamieszaniem w okresie kończącego się roku 2019 na rynku energetycznym, umowy te spływały z opóźnieniem. Uwzględniając powyższe oraz okres świąteczny i dni wolne od pracy, nastąpiło niezamierzone opóźnienie w zamieszczeniu ogłoszenia o udzieleniu zamówienia – str. 85-87 protokołu kontroli.

           Kontroli poddano także postępowanie na dostawę paliw płynnych (ON i PB) w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2020 r., prowadzone według procedur wewnętrznych (wartość zamówienia nie przekraczała 30.000 euro). Umowę z wykonawcą podpisano w dniu 11 grudnia 2019 r. W jej treści postanowiono m.in., iż rozliczenie za wydane zamawiającemu paliwa dokonywane będzie w oparciu o obowiązujące w dniu odbioru ceny detaliczne pomniejszone o zaoferowany upust w trakcie trwania umowy, tj. 0,03 zł/l. Wskazania wymaga, iż zamawiający konstruując wymagania ofertowe nie wymagał od wykonawców podania stosunku oferowanych cen do cen producenta paliwa, tj. marży lub upustu, które byłyby stałymi wartościami umożliwiającymi weryfikację wyceny późniejszych dostaw. Brak takiego związku w praktyce wyklucza możliwość obiektywnego stwierdzenia stosowania przez dostawcę nadal najkorzystniejszych warunków wynikających z tak złożonej oferty. Posiada on bowiem swobodę w kształtowaniu cen na dystrybutorze, od czego zależne są wydatki powiatu. Umowa nie określa obiektywnych zasad ustalania ceny, w tym podstawy stosowania przewidzianego umową upustu. Poddaje to w wątpliwość zasadność prowadzenia tak zorganizowanych postępowań. W wyjaśnieniu w sprawie nie odnoszenia do cen producenta oferowanych zasad ustalania odpłatności pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku ds. zamówień publicznych argumentował m.in., że (…)Celem zamawiającego jest zakup paliwa z dystrybutorów bezpośrednio do zbiorników samochodów służbowych po aktualnej cenie w dniu zakupu (tankowania) (…) zamawiający dokonał oceny wszystkich wykonawców w jednakowy sposób, stosując te same kryteria oraz porównując ceny, które będą stosowane przy realizacji zamówienia, czyli ceny z dystrybutorów, tym samym nie naruszył zasady równego traktowania wykonawców. Do oceny wykonawcy zamawiający przyjął zasadę, że cena  brutto podana na dystrybutorze jest wiążąca na dzień oceny i służy porównaniu ceny oraz wyborze najkorzystniejszego wykonawcy. Cena  w dniu tankowania może ulegać zmianie, natomiast zaproponowany opust cenowy nie ulega zmianie przez cały okres realizacji umowy. W realizacji dostaw cenami obowiązującymi zamawiającego są ceny z dystrybutorów wynikające z daty kiedy następuje tankowanie pojazdów, dlatego też zamawiający uznał, że zasadnym jest porównanie cen paliw z dystrybutorów na wybranych stacjach paliw położonych w odległości najbliżej od siedziby zamawiającego – str. 89-91 protokołu kontroli.

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Starostwa Powiatowego jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Staroście jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 511, ze zm.) oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Powiatu należy do zadań Zarządu Powiatu, którego jest Pan Przewodniczącym, stosownie do art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie powiatowym.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do Skarbnika Powiatu, zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych oraz postanowieniami zakresu czynności.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zmodyfikowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez usunięcie regulacji, z których wynika przenoszenie do ewidencji pozabilansowej środków trwałych postawionych w stan likwidacji lub przeznaczonych do likwidacji.

2. Zobowiązanie Skarbnika Powiatu do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ustalanie dwustronnych sald kont rozrachunkowych, w przypadku ujęcia na nich zarówno należności jak i zobowiązań jednostki,

b) wykorzystywanie konta 221 do ewidencji należności powiatu siemiatyckiego z tytułu udziału w dochodach z zadań zleconych,

c) ustalenie źródeł pochodzenia odsetek w wysokości 2.139,54 zł, przechowywanych na koniec 2019 r. na rachunku sum depozytowych, a następnie dokonanie zwrotu środków tym wykonawcom, którym depozyty zostały zwrócone bez należnych odsetek; w przypadku nieskuteczności podjętych działań, wynikającej z nieistnienia danego wykonawcy lub braku możliwości jego ustalenia, przerachowanie odpowiedniej kwoty na dochody budżetu,

d) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 800 w sposób zapewniający możliwość ustalenia zwiększeń i zmniejszeń funduszu w układzie niezbędnym dla sporządzenia zestawienia zmian w funduszu jednostki,

e) zaniechanie księgowania operacji przyjęcia środków trwałych z inwestycji lub zakupu z wykorzystaniem konta 800,

f) ewidencjonowanie operacji dotyczących wpłat dokonanych kartą płatniczą w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia.

3. Zapewnienie prawidłowości sporządzanej sprawozdawczości, poprzez:

a) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty dochodów otrzymanych ustalonej zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S należności pozostałych do zapłaty zgodnie z danymi ewidencji księgowej,

c) wykazywanie danych w pozycji „Gotówka i depozyty” sprawozdania Rb-N zgodnie z zasadami wynikającymi z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych,

d) ujmowanie w rachunku zysków i strat kosztów finansowych z tytułu odpisów aktualizujących należności odsetkowe w poz. H.II. „Inne”.

4. Dołożenie należytej staranności w zakresie monitorowania faktycznej realizacji budżetu na dany rok oraz rzetelności przyjętych w nim założeń, w celu uniknięcia sytuacji zaciągania planowanych w budżecie kredytów, które w praktyce są zbędne dla zapewnienia finansowania budżetu.

5. Ujmowanie w par. 0970 wpłat dotyczących sporządzenia dokumentacji niezbędnej do zbycia nieruchomości.

6. Rozliczenie z OMYA sp. z o.o. z Warszawy zawyżonej wpłaty z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości wynoszącej 10.872,45 zł.

7. W zakresie procedur udostępniania nieruchomości:

a) zawieranie umów najmu i dzierżawy na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony po przeprowadzeniu przetargu, chyba że Rada Powiatu wyrazi zgodę na odstąpienie od trybu przetargowego na podstawie art. 37 ust. 4 zdanie drugie ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) waloryzowanie czynszu za najem lokali użytkowych, jak tego wymagają zasady gospodarowania nieruchomościami uchwalone przez Radę Powiatu. Przeprowadzenie waloryzacji w odniesieniu do umów wskazanych w części opisowej wystąpienia – zgodnie z wymogami prawa miejscowego uchwalonego przez Radę – oraz poinformowanie o skutkach finansowych podjętych działań. Ponadto wprowadzenie w treści tych umów postanowień przewidujących wymaganą waloryzację czynszu.

8. Uwzględnienie w zakresie przyznawania dodatków specjalnych dla pracowników uwag zawartych w części opisowej wystąpienia, dotyczących w szczególności okresowego charakteru tego składnika wynagrodzenia oraz należytej podstawy jego przyznania, w tym wynikającej z rzeczywistego zwiększenia obowiązków. W przypadku, gdy czynności traktowane dotychczas jako podstawa przyznania dodatku są wykonywane stale przez pracownika, uwzględnienie wynagrodzenia z tego tytułu w poziomie wynagrodzenia zasadniczego lub dodatku funkcyjnego, a nie poprzez przyznawanie dodatku specjalnego.

9. Zapewnienie prawidłowego naliczania odpisu na ZFŚS.

10. Wystawianie polecenia wyjazdu służbowego osobie prowadzącej samochód służbowy w każdej podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy przywołanych w części opisowej wystąpienia.

11. Kompleksowe unormowanie zasad gospodarowania pojazdami, dotyczących przede wszystkim sposobu przeprowadzania i dokumentowania rozliczeń zużycia paliwa oraz ewidencji, wydawania i wypełniania kart drogowych, mając na względzie zapewnienie przejrzystych i rzetelnych danych umożliwiających potwierdzenie publicznego celu wykorzystywania pojazdów znajdujących się na stanie Starostwa Powiatowego oraz ponoszonych wydatków na zakup paliwa. Przypisanie w zakresach czynności pracowników obowiązków dotyczących wykonywania powyższych czynności oraz zapewnienie ich należytej realizacji.

12. Zamieszczanie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w terminie zgodnym z art. 95 ust. 1 obowiązującego Prawa zamówień publicznych. Począwszy od 1 stycznia 2021 r. przestrzeganie obowiązków w zakresie terminowości zamieszczania w BZP ogłoszenia o wyniku postępowania, określonych w art. 309 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2020, ze zm.).

13. Konstruowanie zasad ustalania cen ofertowych za paliwa płynne poprzez odnoszenie ich do cen producentów paliw, mając na uwadze umożliwienie dokonania wyboru oferty zawierającej warunki rzeczywiście najkorzystniejsze na rynku oraz późniejszego egzekwowania zaoferowanych warunków w przypadku zmiany cen producentów, jako okoliczności niezależnej od wykonawcy.

14. Zapewnienie rzetelnej realizacji zaleceń pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

               Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku