Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Przedszkolu Publicznym Nr 1 w Łomży

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 01 października 2020 roku (znak: RIO.IV.6002-3/20), o treści jak niżej:

Pani

Anna Kamińska

Dyrektor Przedszkola Publicznego

Nr 1 w Łomży

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Przedszkola Publicznego Nr 1 w Łomży za 2019 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, inwentaryzację, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U z 2019 r. poz. 2215), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, rozliczenia z budżetem miasta.

 Kontrola zakresu czynności pracownicy zatrudnionej na stanowisku starszego specjalisty wykazała, że w jego treści nie uwzględniono wykonywanych faktycznie obowiązków dotyczących przygotowywania informacji o średniorocznej strukturze zatrudnienia i faktycznych wydatkach poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli, tj. ustalania danych niezbędnych do przeprowadzenia analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli, o której mowa w art. 30a ust. 1 Karta Nauczyciela – str. 4-5 protokołu kontroli.

Analiza regulacji wewnętrznych opisujących przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), wykazała w szczególności, że przyjęty w przepisach wewnętrznych wykaz ksiąg rachunkowych uwzględnia wszystkie urządzenia księgowe określone w art. 13 ust. 1 ustawy, w tym wykaz składników aktywów i pasywów. Należy wskazać, że zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Nie ma zatem podstaw do wymieniania tego elementu ksiąg jako wchodzącego w skład ksiąg rachunkowych kontrolowanej jednostki – str. 13 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, że zasady prowadzenia ewidencji materiałów określone w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości nie odnoszą się bezpośrednio do artykułów żywnościowych służących sporządzaniu posiłków, mimo że w praktyce artykuły te są jedyną grupą materiałów objętą ewidencją ilościowo-wartościową na koncie 310 „Materiały”. Między innymi w polityce rachunkowości znalazł się niezgodny z rzeczywistością zapis pomijający te składniki aktywów obrotowych: „Zapasy obejmują materiały, tj. środki czystości, znaczki, artykuły papiernicze, materiały do remontu i konserwacji sprzętu” – str. 57-58 protokołu kontroli.

Badając poprawność zapisów w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont… oraz przepisów wewnętrznych jednostki, stwierdzono, że:

a) obroty subkonta 130-01-02 (wydatki) za 2019 r. wynosiły 1.809.043 zł i były wyższe o 4.625,05 zł od wydatków wykonanych ujętych w sprawozdaniu Rb-28S za 2019 r. Zawyżenie obrotów wynikało z niezachowania zasady czystości obrotów dla kwoty niewykorzystanych środków na wydatki, zwróconych do budżetu miasta w dniu 31 grudnia 2019 r. Naruszono w ten sposób zasady funkcjonowania konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” określone załącznikiem nr 3 do rozporządzenia – str. 14 protokołu kontroli,

b) konto 226 „Długoterminowe należności budżetowe” wykazywało na koniec 2019 r. saldo Wn w wysokości 14.116,20 zł. Kwota ta stanowiła należności z tytułu opłat za przedszkole za grudzień 2019 r. (żywienie i opłata stała) płatnych do 10 stycznia 2020 r. Jako podstawę zaewidencjonowania na koncie 226 należności z tytułu tych opłat wskazano zapis w obowiązującej w jednostce polityce rachunkowości stanowiący, że „W przedszkolu długoterminowe należności budżetowe z tytułu dochodów budżetowych, których termin płatności przypada na następy okres sprawozdawczy (opłaty za przedszkole za m-c XII zbierane w styczniu roku następnego) ujmowane są na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe””. Konsekwencją uznania tych należności za długoterminowe i zaksięgowania na koncie 226 było pominięcie ich w sprawozdaniu Rb-27S za 2019 r. Należy wskazać, że zgodnie z opisem konta 226 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia konto to służy do służy do ewidencji długoterminowych należności, zaś saldo Wn oznacza wartość długoterminowych należności. Należności krótkoterminowe zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. c) ustawy o rachunkowości to ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z tytułów innych niż te zaliczone do aktywów finansowych, które stają się wymagalne w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. A contrario należności długoterminowe to należności, których termin wymagalności jest dłuższy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Termin płatności należności z tytułu opłat za przedszkole przypadał na dzień 10 stycznia 2020 r., w związku z powyższym powinny one – jako należności krótkoterminowe w świetle przywołanych przepisów – zostać ujęte na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w korespondencji z kontem 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” oraz wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za 2019 r. – str. 16-17 protokołu kontroli,

c) w księgach rachunkowych Przedszkola nie ujęto wartości gruntu przekazanego jednostce w trwały zarząd decyzją Zarządu Miasta Nr GN.72244-144/99/2000 z dnia 12 kwietnia 2000 r.. Należy wskazać, że grunty otrzymane w trwały zarząd powinny być ujęte w ewidencji środków trwałych oraz wykazane w bilansie jednostki sprawującej trwały zarząd, co wynika z § 2 pkt 5 rozporządzenia. W trakcie kontroli dokonano przeniesienia wartości gruntów z ewidencji środków trwałych Urzędu Miejskiego w Łomży do ewidencji księgowej Przedszkola dokumentem PT z dnia 3 lipca 2020 r. – str. 3 protokołu kontroli.

Przeanalizowano prawidłowość ewidencjonowania i oznaczenia majątku rzeczowego. Ewidencja analityczna pozostałych środków trwałych była prowadzona w formie ręcznie wypełnianej księgi inwentarzowej. Składowe numeru inwentarzowego obowiązującego w jednostce zostały określone załącznikiem nr 3 do procedury gospodarowania mieniem wprowadzonej zarządzeniem Pani Dyrektor Nr 7A/2018 z dnia 1 sierpnia 2018 r. Według tej regulacji składowe numeru składają się z następujących części: PP1./ znacznik jednostki Przedszkole Publiczne Nr 1, K.in./ księga inwentarzowa str.1/ strona w księdze inwentarzowej poz.1/ numer kolejny przychodu. Na poszczególnych środkach trwałych jako numer inwentarzowy wskazywano w praktyce numer strony i pozycję zapisu. Od dnia 1 stycznia 2020 r. księgę inwentarzową nr 3 przepisano do księgi inwentarzowej nr 4 nie zachowując stron oraz pozycji zapisu poszczególnych pozostałych środków trwałych. W związku z tym niemożliwe stało się powiązanie poprzez numer inwentarzowy środka trwałego z zapisem w ewidencji. Ponadto sprzęt elektroniczny w większości przypadków nie jest opatrzony w ewidencji numerami fabrycznymi. Opatrzenie tymi numerami służy m.in. – podobnie jak oznaczenie numerem inwentarzowym – należytemu powiązaniu wyników inwentaryzacji z danymi ksiąg rachunkowych w wykonaniu obowiązków z art. 27 ustawy o rachunkowości – str. 55-57 protokołu kontroli.

Kontrola wypełniania przez Przedszkole obowiązków w zakresie inwentaryzacji (str. 22-26 protokołu kontroli) wykazała, co następuje:

a) zgodnie z postanowieniami wydanego przez Panią zarządzenia Nr 21/2019 w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji pełnej zarządziła Pani sporządzenie spisu z natury między innymi środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, wartości niematerialnych i prawnych oraz gruntów. Właściwymi metodami inwentaryzowania wymienionych składników aktywów są – zgodnie z obowiązującą w Przedszkolu instrukcją inwentaryzacyjną oraz przepisami art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

- dla środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych – uzyskanie potwierdzenia sald,

- dla wartości niematerialnych i prawnych oraz gruntów – porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników.

W praktyce inwentaryzację wymienionych aktywów przeprowadzono metodami zgodnymi z ustawą, jednakże w przypadku inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych oraz gruntów dla jej udokumentowania nie wykorzystano wzoru protokołu weryfikacji określonego instrukcji inwentaryzacyjną, a bezpodstawnie zastosowano arkusz spisu z natury. Na arkuszu jako metodę inwentaryzacji wskazano „spis z natury – weryfikacja sald”;

b) w arkuszu X/2019 wśród składników majątkowych zinwentaryzowanych drogą spisu z natury wymieniono między innymi kanalizację; zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej, środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów;

c) nie sporządzono wymaganych postanowieniami instrukcji inwentaryzacyjnej protokołów weryfikacji dokumentujących przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów dla części sald aktywów i pasywów. Fakt przeprowadzenia inwentaryzacji udokumentowano poprzez wydruk zestawień obrotów i sald oraz zawarcie na nich przez głównego księgowego adnotacji potwierdzającej prawidłowość sald. Postąpiono w ten sposób w stosunku do kont: 135 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”, 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 225 „Rozrachunki z budżetami”, 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” i 800 „Fundusz jednostki”;

d) w skontrolowanych arkuszach spisu z natury brak podpisu przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który powinien zostać zamieszczony przy nadanym numerze arkusza spisowego.

Szczegółowej analizie poddano dochody z tytułu opłat za żywienie zrealizowane w maju 2019 r. w łącznej wysokości 11.895 zł. Kontrola zestawienia należnych opłat za przedszkole (wydruk z programu ASOP) oraz miesięcznego rozliczenia z programu Progman Stołówka za ten miesiąc wykazała rozbieżności w zakresie ilości dni żywieniowych. W zestawieniu opłat wykazano 2.379 dni żywieniowych (suma dni żywieniowych wszystkich dzieci), zaś w miesięcznym rozliczeniu wykazano, iż wydano 7.149 posiłków (ilość zgodna z raportami dziennymi), co daje 2.383 dni żywieniowe (7.149 : 3 posiłki dziennie). Różnica wynosiła 4 dni żywieniowe. W złożonych w tym zakresie wyjaśnieniach intendent wskazała, że Powstała różnica wynikła na skutek nie kliknięcia się rodzica czipem na wejściu do przedszkola. Ilość dni żywieniowych w programie Stołówka zgadza się z listą dzieci korzystających z wyżywienia, która jest zgodna z dziennikami zajęć – str. 29-31 protokołu kontroli.

Uchwałą Nr 228/XXVIII/16 z dnia 6 lipca 2016 r. Rada Miejska określiła szczegółowe zasady udzielania i rozmiar zniżek nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach, przedszkolach i placówkach prowadzonych przez Miasto Łomża. Zgodnie z § 1 uchwały oraz tabelą stanowiącą załącznik do uchwały nauczycielowi, któremu powierzono stanowisko wicedyrektora w przedszkolu czynnym ponad 5 godzin dziennie oraz liczącym 6 i więcej oddziałów, obniża się tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin z zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych określony w art. 42 ust. 3 Karty Nauczyciela do wysokości 10 godzin. Analiza danych zawartych w arkuszach organizacyjnych Przedszkola Publicznego Nr 1 wykazała, że Wicedyrektorowi Przedszkola w roku szkolnym 2018/2019 oraz 2019/2020 przydzielono w wymiarze obowiązkowym 15 godzin tygodniowo, czyli liczbę godzin zawyżoną o 5 tygodniowo względem przepisów uchwały. W świetle zasad określonych uchwałą Rady Miejskiej wynikające z arkuszy organizacyjnych na lata szkolne 2018/2019 i 2019/2020 godziny przekraczające obowiązkowy wymiar godzin wicedyrektora po obniżce (5 godzin tygodniowo) powinny być traktowane jako godziny ponadwymiarowe, a zatem również dodatkowo opłacone. Z wyliczeń dokonanych w trakcie kontroli wynika, że za przepracowanie w okresie od września 2018 r. do czerwca 2020 r. 5 godzin tygodniowo ponad prawem określone pensum Wicedyrektora Przedszkola należne jest wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe w wysokości 8.916,91 zł. W wyliczeniach uwzględniono okresy zwolnień lekarskich oraz innych nieobecności – str. 4-6 protokołu kontroli.

W związku z tym, że przyczyną stwierdzonej nieprawidłowości były postanowienia arkusza organizacyjnego zatwierdzonego przez organ prowadzący Przedszkole, zagadnienie to będzie uwzględnione podczas kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Łomży.

           Kontrola wynagrodzeń pracowników obejmowała m.in. prawidłowość naliczania nagród jubileuszowych nauczycielom oraz pracownikom niepedagogicznym. W przypadku pracownika wskazanego w treści protokołu kontroli do wyliczenia wysokości nagrody jubileuszowej przyjęto składniki wynagrodzenia, w tym premię, w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu uzyskania prawa do nagrody. Wskazać jednakże należy, że wysokość premii dla poszczególnych pracowników Przedszkola, zgodnie z obowiązującym w tym okresie regulaminem wynagradzania, ustalała Pani każdego miesiąca odrębnie. W związku z tym premia nie może być uznana za składnik wynagrodzenia określony w stawce miesięcznej w stałej wysokości. Zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282) wysokość nagrody jubileuszowej oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Według § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2 poz. 14) w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu uwzględnia się składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości. Natomiast § 8 ust. 1 rozporządzenia stanowi, że składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W badanym przypadku wysokość premii wypłaconej pracownikowi w 3 miesiącach poprzedzających miesiąc uzyskania prawa do nagrody jubileuszowej nie była jednakowa. Zgodnie z przytoczonymi regulacjami oraz wyliczeniami kontrolującego należna nagroda powinna wynosić o 13 zł mniej niż wypłacono – str. 40-41 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano również prawidłowość naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nauczycieli, pracowników administracji i obsługi oraz emerytów i rencistów a także terminowość przekazywania środków na rachunek bankowy Funduszu – str. 43-47 protokołu kontroli. Kontrola tego zagadnienia wykazała następujące nieprawidłowości:

a) nie dokonano na koniec roku przeliczenia odpisu do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w stosunku do planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych, czym uchybiono treści § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349). W efekcie przyjęta do ustalenia wysokości odpisu przeciętna liczba zatrudnionych uwzględniała zatrudnienie w listopadzie i grudniu nauczycielki w wymiarze 0,5 etatu pomimo tego, iż stosunek pracy został rozwiązany z dniem 31 października 2019 r., pomijała zaś nauczycielkę zatrudnioną od 1 listopada 2019 r. (wymiar 0,6 etatu). Według złożonych wyjaśnień Na koniec 2019r dokonano przeliczenia przeciętnej liczby zatrudnionych w stosunku do stanu na 31.10.2019r. Po przeliczeniu nie wynikało, iż nastąpiła zmiana. Błąd ten wynikł z pomyłki nauczycieli o tym samym nazwisku;

b) w liczbie zatrudnionych będącej podstawą naliczenia odpisu nie uwzględniono pracowników przebywających na urlopie bezpłatnym. Jak wynika z przywołanego wyżej § 1 rozporządzenia przeciętna liczba zatrudnionych obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Przepisy rozporządzenia nie precyzują, aby jakiekolwiek grupy pracowników wyłączać ze stanu zatrudnienia ustalanego dla potrzeb odpisu na Fundusz, brak jest więc podstaw prawnych do wyłączania pracowników przebywających na urlopie bezpłatnym. W związku z powyższym należy przyjąć, że liczba zatrudnionych powinna zawierać wszystkie osoby mające status pracownika w rozumieniu przepisów prawa pracy. Według złożonego w tej sprawie wyjaśnienia pominięcie pracowników pozostających na urlopach bezpłatnych uzasadniano przepisami art. 174 Kodeksu pracy (…) na podstawie których pracownik nie korzysta z uprawnień pracowniczych na urlopie bezpłatnym oraz na podstawie zapisu w regulaminie ZFŚS przedszkola, iż na urlopie bezpłatnym pracownik jest wyłączony z korzystania z ZFŚS (…). Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że czym innym jest kwestia ustalenia podstawy do dokonania odpisu (zależnej od faktu zatrudnienia), a czym innym kwestia dopuszczalności korzystania przez danego pracownika ze świadczeń Funduszu w danym okresie.

W świetle przedstawionych ustaleń zaniżono na potrzeby naliczenia odpisu przeciętną liczbę zatrudnionych nauczycieli o 1,35 etatu w okresie całego 2019 r. oraz liczbę pracowników administracji i obsługi o 0,29 etatu w okresie od 1 stycznia do 31 lipca 2019 r. Po uwzględnieniu błędów odpis na ZFŚS za 2019 r. powinien być wyższy o 4.236,26 zł.

W oparciu o obowiązujący w jednostce regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 30.000 euro – wprowadzony zarządzeniem Pani Dyrektor z dnia 21 grudnia 2015 r. – przeprowadzono kontrolę wyłonienia wykonawcy zadania inwestycyjnego polegającego na utworzeniu nowej sali zajęć w budynku Przedszkola. Zgodnie z postanowieniami regulaminu procedura udzielenia zamówienia rozpoczyna się od złożenia przez głównego księgowego wniosku o udzielenie zamówienia, którego wzór stanowi załącznik do regulaminu. Wniosek powinien zostać zatwierdzony przez Panią Dyrektor. W trakcie kontroli nie okazano wniosku o udzielenie tego zamówienia. Ponadto kontrola wykazała brak dowodów na oszacowanie wartości zamówienia. W regulaminie wskazano, że przy ustalaniu wartości zamówienia stosuje się przepisy ustawy oraz, że ustala ją główny księgowy. Zasady ustalania wartości zamówienia określają przepisy art. 32-35 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1943, ze zm.). W przypadku robót budowlanych ustawa wskazuje w szczególności na kosztorys inwestorski jako podstawę ustalenia wartości szacunkowej.

Z wybranym wykonawcą zawarto umowę, w której określono m.in. termin płatności wynagrodzenia – 30 dni od daty dostarczenia zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. Odbioru robót dokonano w dniu 12 sierpnia 2019 r.; wad nie stwierdzono. Wykonawca wystawił fakturę w dniu 14 sierpnia 2019 r. na kwotę 58.500 zł. Termin płatności określono w fakturze na 31 sierpnia 2019 r., czyli niezgodnie z umową – str. 47-52 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.).

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych. Osoba aktualnie zajmująca to stanowisko pełni funkcję od 1 listopada 2019 r. Przez pozostały okres 2019 r. funkcję głównego księgowego pełniły osoby wskazane w protokole kontroli.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie zakresu czynności starszego specjalisty o wykonywane faktycznie zadania związane z przygotowaniem danych niezbędnych do przeprowadzenia analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli, o której mowa w art. 30a ust. 1 Karty Nauczyciela.

2. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

b) uzupełnienie zasad prowadzenia ewidencji materiałów o postanowienia odnoszące się do sposobu ewidencjonowania artykułów żywnościowych,

c) usunięcie sprzecznego z ustawą o rachunkowości postanowienia, według którego należności za grudzień danego roku posiadające termin płatności w styczniu następnego roku stanowią należności długoterminowe.

3. Wskazanie głównemu księgowemu na wyeliminowanie błędów w zakresie ewidencji operacji w księgach, poprzez:

a) stosowanie technicznego zapisu ujemnego na koncie 130 do operacji zwrotu niewykorzystanych środków na wydatki do budżetu miasta, mając na względzie obowiązek zachowania czystości obrotów,

b) ewidencjonowanie na koncie 226 wyłącznie należności, których termin wymagalności jest dłuższy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego,

c) ujmowanie należności związanych z odpłatnością za przedszkole przypadających za grudzień danego roku zapisem Wn 221 – Ma 720 w księgach tego roku oraz wykazywanie tych należności w rocznym sprawozdaniu Rb-27S, jeżeli nie zostały opłacone do końca roku.

d) wyeliminowanie rozbieżności między nadanymi poszczególnym pozostałym środkom trwałym numerami inwentarzowymi a aktualną ich pozycją w ewidencji analitycznej, od której przepisy wewnętrzne uzależniają kształt numeru inwentarzowego,

e) ujmowanie w ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych numerów fabrycznych sprzętu elektronicznego, który je posiada.

4. W zakresie inwentaryzacji:

a) określanie w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji prawidłowych metod inwentaryzacji poszczególnych aktywów,

b) dokumentowanie inwentaryzacji przeprowadzanej drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników zgodnie z zasadami przyjętymi w instrukcji inwentaryzacyjnej – poprzez sporządzanie protokołów weryfikacji,

c) inwentaryzowanie środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników,

d) opatrywanie arkuszy spisu z natury podpisem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

5. Bieżące kontrolowanie i uzgadnianie zgodności liczby dni żywieniowych wynikających z programu ASOP z rozliczeniami z programu „Stołówka”.

6. Wypłacenie Wicedyrektorowi Przedszkola wynagrodzenia w wysokości 8.916,91 zł, należnego za godziny zrealizowane w latach 2018/2019 i 2019/2020 ponad wymiar pensum określony przez Radę Miejską, które to godziny bezpodstawnie – w świetle uchwały Rady – traktowano jako mieszczące się w ramach pensum.

7. Ujmowanie w podstawie naliczenia nagrody jubileuszowej składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględniając ich średnią wysokość wypłaconą pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc przyznania nagrody. Wystąpienie do pracownika, który otrzymał nagrodę w zawyżonej wysokości o dobrowolny zwrot kwoty 13 zł

8. W zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych:

a) dokonywanie w końcu roku rzetelnego ustalenia faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych,

b) uwzględnianie pracowników przebywających na urlopie bezpłatnym przy obliczaniu faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych,

c) zwiększenie odpisu na ZFŚS za 2020 r. o kwotę 4.236,26 zł odpowiadającą jego zaniżeniu w 2019 r.

9. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro zgodnie z zasadami określonymi wprowadzonym przez Panią regulaminem.

10. Zapewnienie zgodności terminu płatności faktury wystawionej za realizację zamówienia publicznego z terminem płatności zawartym w umowie (korzystniejszym dla zamawiającego).

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydenta Miasta Łomża