Kontrola doraźna gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Narwi

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 lutego 2020 roku (znak: RIO.I.6003-3/20), o treści jak niżej:

Pani

Elżbieta Lewicka

Kierownik

Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej

w Narwi

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła, na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137), doraźną kontrolę gospodarki finansowej w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Narwi, obejmując jej zakresem zagadnienia związane z wydatkami na podróże służbowe ponoszonymi w 2019 r. na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Kontrolą objęto szczegółowo: rozliczanie kosztów podróży; zgodność terminów odbytych podróży z dokumentacją świadczącą o udziale w różnego rodzaju formach dokształcania, w związku z którymi odbywano te podróże; zgodność między terminami podróży odbywanych na podstawie poleceń wyjazdu a terminami zadań wykonywanych w terenie z podopiecznymi, wynikającymi z przedstawionej ewidencji wyjść służbowych oraz między terminami podróży służbowych i danymi ewidencji wyjść a okresami przebywania pracownika na urlopie.

W oparciu o rejestr delegacji ustalono, że w 2019 r. wystawiono 39 poleceń wyjazdu służbowego. Rozliczenie kosztów dotyczyło 19 delegacji o numerach: 2-5, 7-9, 11-12, 15-21, 24-25 i 31. W trakcie kontroli Pani Kierownik złożyła wyjaśnienie, że niektóre podróże nie wiązały się z rozliczeniem kosztów, ponieważ miejscem szkolenia było miejsce zamieszkania pracownika albo pracownik skorzystał z innego środka transportu niż wskazany w poleceniu wyjazdu służbowego i nie przedstawił kosztów do rozliczenia.

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

a) nieokreślenie przez pracodawcę środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej w poleceniach wyjazdu nr 21 i 24; zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca;

b) brak daty przedłożenia do rozliczenia rachunku kosztów podróży służbowej w przypadku podróży odbywanych na podstawie poleceń wyjazdu nr 2, 3, 5, 10 i 16; stosownie do § 5 ust. 1 rozporządzenia pracownik obowiązany jest do rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży; brak daty przedłożenia rozliczenia kosztów nie pozwala na jednoznaczne potwierdzenie przestrzegania tego przepisu w niektórych przypadkach;

c) przedłożenie rozliczenia kosztów po upływie 14 dni od dnia zakończenia podróży przez delegowanego do odbycia podróży poleceniem wyjazdu służbowego nr 21, co narusza § 5 ust. 1 rozporządzenia;

d) brak na rozliczeniu kosztów podróży godzin rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej; kontrola wykazała, że w przypadkach tych nie rozliczano diety (większość wyjazdów dotyczyła terenu gminy Narew, w tym bez określenia celu podróży lub z określeniem go jako „służbowo”);

e) nieprawidłowo ustalano i wypłacano diety związane z podróżą służbową, nie pomniejszając ich o zapewnione wyżywienie. Kontrola wykazała, że wypłacone w 2019 r. diety zostały zawyżone ogółem o 180 zł (w tym o 90 zł dla Pani Kierownik) względem danych o przysługującym pracownikom wyżywieniu i czasie trwania podróży. Dotyczy to poleceń wyjazdu służbowego nr 5, 8, 17, 18, 24 i 25. Dodatkowo o nieprawidłowym ustalaniu wysokości diet świadczy okoliczność, że w przypadku poleceń nr 24 i 25, dotyczących podróży dwóch pracowników w to samo miejsce, w tym samym celu i czasie, pracownikowi wypłacono dietę w wysokości 30 zł, zaś Pani Kierownik 60 zł. W świetle § 7 rozporządzenia dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży (ust. 1). Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, w sposób określony w ust. 2. Należność pracownika z tytułu diety ulega stosownemu zmniejszeniu bądź w ogóle nie występuje, jeśli pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie podczas podróży służbowej. Między innymi w przypadku, gdy podróż służbowa trwała powyżej 8 godzin, ale nie przekraczała 12 godzin, a pracownik miał zapewniony obiad, należność z tytułu diety nie przysługuje. Obliczona zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b) połowa diety (15 zł) podlega bowiem zmniejszeniu o równowartość obiadu wynoszącą 15 zł (30 zł x 50%). Zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia, kwotę diety, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 25% diety; obiad – 50% diety; kolacja – 25% diety.

W jednym przypadku kontrola wykazała, że pomimo przebywania pracownika w podróży służbowej (polecenie wyjazdu nr 21 wystawione na dni 22-23 sierpnia 2019 r. do Białegostoku) w ewidencji wyjść służbowych widnieje adnotacja o wyjściu tej osoby w teren w dniu 23 sierpnia 2019 r. w godz. 10.00-10.50. Ponieważ w delegacji nie podano godzin trwania podróży, kontrolujący nie był w stanie jednoznacznie stwierdzić, czy godziny wyjścia w teren pokrywają się z godzinami szkolenia. Mając jednakże na uwadze cel wyjazdu do Białegostoku, przedstawione okoliczności budzą wątpliwości co do rzetelności któregoś z tych dokumentów. W trakcie kontroli zostało złożone przez pracownika wyjaśnienie, zgodnie z którym W dniu 23.08.2019 r. uczestniczyłam w warsztatach organizowanych przez ROPS w Białymstoku w drugiej połowie szkolenia. W godzinach rannych byłam w pracy. Odnosząc się do złożonego wyjaśnienia wskazać należy, że zgodnie z harmonogramem warsztatów spotkanie w dniu 23 sierpnia 2019 r. trwało od godziny 8.00 do godziny 15.15. Przedłożony do rozliczenia rachunek kosztów podróży opiewał jedynie na 12 zł (2 x 6 zł ryczałtu za dojazdy środkami komunikacji miejscowej). W oparciu o druk wywiadu środowiskowego kontrolujący ustalił, że część I i II druku została podpisana w dniu 23 sierpnia 2019 r. przez osobę, z którą przeprowadzono wywiad; plan pomocy i działań podpisany został przez pracownika w dniu 26 sierpnia 2019 r.

Kontrolujący dokonał też porównania danych wynikających z przedstawionej ewidencji wyjść służbowych jednego z pracowników socjalnych z urlopami odnotowanymi w rozliczeniu czasu pracy oraz rejestrem delegacji. Przeprowadzona analiza wykazała, że pracownik w dniu 10 stycznia 2019 r. przebywał na urlopie, mimo czego odnotowano wyjście służbowe w godz. 11.00-12.00; analogiczna sytuacja dotyczyła dni: 18 stycznia (wyjście w godz. 10.00-11.00); 29 stycznia (wyjście w godz. 09.00-11.00); 12 sierpnia (wyjście w godz. 10.00-12.00) i 28 sierpnia (wyjście w godz. 10.00-12.00). W trakcie kontroli zostało złożone przez tego pracownika wyjaśnienie, zgodnie z którym (…) nie była prowadzona ewidencja wyjść (…). Jest to prywatny zeszyt, zawierający prywatne zapiski pracowników. Zabrany w GOPS Narew „zeszyt wyjść” nie jest obowiązujący w GOPS i stanowi formę zapisów prywatnych.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących rozliczania kosztów podróży służbowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową GOPS jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Kierownik zgodnie z art. 53 ust. 1 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.).

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Określanie w poleceniu wyjazdu środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej.

2. Zapewnienie każdorazowego wskazywania przez delegowanych, na przedkładanym rozliczeniu kosztów podróży, daty przedłożenia dokumentu do rozliczenia z uwzględnieniem, że przedłożenie to powinno nastąpić przez upływem 14 dni od dnia zakończenia podróży.

3. Egzekwowanie od delegowanych w podróż służbową podawania godzin rozpoczęcia i zakończenia podróży w przedkładanym rozliczeniu kosztów.

4. Ustalanie wysokości należnych pracownikowi diet związanych z podróżą służbową zgodnie z przepisami podanymi w części opisowej wystąpienia, przy uwzględnieniu zapewnionego bezpłatnego wyżywienia i czasu trwania podróży.

5. Dokonanie zwrotu przez Panią Kierownik nienależnie otrzymanych w 2019 r. diet w łącznej wysokości 90 zł oraz wyegzekwowanie zwrotu nienależnie otrzymanych diet w łącznej wysokości 90 zł od pracowników wskazanych w protokole kontroli.

6. Zapewnienie zgodności między poleceniami wyjazdu służbowego, ewidencją urlopów i innymi posiadanymi danymi obrazującymi miejsce i czas wykonywania obowiązków służbowych.

           O sposobie wykonania wniosków pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartego w wystąpieniu wniosku, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie wówczas zawieszeniu.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                   Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Narew