Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Grajewo

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 listopada 2020 roku (znak: RIO.IV.6001-3/20), o treści jak niżej:

Pan

Stanisław Szleter

Wójt Gminy Grajewo

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Grajewo za 2019 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Grajewo na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży i Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. 

Analiza regulacji wewnętrznych opisujących przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342) wykazała, że:

a) wbrew dyspozycji art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy w polityce rachunkowości jednostki nie wskazano stosowanych wersji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych – str. 9-10 protokołu kontroli,

b) przyjęty w zakładowym planie kont Urzędu Gminy opis konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” przewiduje wszystkie warianty ewidencji na tym koncie określone załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, zamiast wskazywać wyłącznie na rozwiązanie wynikające z faktycznego sposobu obsługi bankowej Urzędu Gminy, tj. realizowania dochodów i wydatków bezpośrednio za pomocą rachunku budżetu i powielania tych operacji na koncie 130 – str. 39 protokołu kontroli,

c) w treści „Obowiązujących metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego” przewidziano, że przy ustalaniu odpisu aktualizującego bierze się pod uwagę ściągalność danej należności zbiorczo, a jeżeli ściągalność należności przekracza 90% to nie ma konieczności dokonywania odpisu. Zapisy dotyczące „stopniowania ściągalności” należności nie powinny pojawić się w regulacjach wewnętrznych jednostki, gdyż ustawa o rachunkowości nie przewiduje możliwości dokonywania odpisów z pominięciem przesłanek określonych w treści przepisów art. 35b tej ustawy – przesłanki te odnoszą się zaś przede wszystkim do właściwości danego dłużnika a nie do „zbiorczej ściągalności” danego rodzaju należności. Biorąc pod uwagę, że Urząd Gminy – jako jednostka sektora finansów publicznych – obowiązany jest do prowadzenia terminowych czynności egzekucyjnych wobec wszystkich przypadających mu należności, stosownie do art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.), podstawą oceny zaistnienia przesłanek do dokonania odpisu powinny być wyniki postępowania egzekucyjnego (jego ewentualna bezskuteczność jako wyznacznik sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika) a nie kwoty szacunkowe, które mogą nie mieć związku z faktycznymi uwarunkowaniami dotyczącymi windykacji danej należności – str. 47-48 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dokonywanych w nich zapisów i dowodów stanowiących ich podstawę, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont…, wykazała, że:

a) wbrew zasadom ewidencji na koncie 961 „Wynik wykonania budżetu” zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia, nadwyżkę budżetu za 2018 r. w wysokości 901.687,56 zł przeksięgowano na konto 960 „Skumulowany wynik budżetu” w dniu 31 maja 2019 r., podczas gdy operacja ta powinna być dokonana pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, tj. w dniu 27 czerwca 2019 r. – str. 20 protokołu kontroli,

b) wystąpiły przypadki niezachowania czystości obrotów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” w księgach jednostek budżetowych obsługiwanych przez Urząd Gminy – Gminnego Zakładu Komunalnego w Wierzbowie, GOPS w Grajewie, szkół podstawowych w Białaszewie, Danówku i Wierzbowie oraz Przedszkola w Rudzie; obowiązek zachowania tej zasady wynika z opisu funkcjonowania konta 130 zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 21-24 protokołu kontroli,

c) na koniec 2019 r. na koncie syntetycznym 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazano jednostronne saldo strony Wn w kwocie 210.822,25 zł, co było efektem ujęcia części rozrachunków jako per salda należności i zobowiązań; zgodnie ze stanem faktycznym odzwierciedlonym w ewidencji analitycznej po stronie Wn konta syntetycznego 221 należało wykazać należności w kwocie 222.127,16 zł a po stronie Ma nadpłaty w kwocie 11.304,91 zł; zasady funkcjonowania konta 221 wymagają wykazywania salda dwustronnego, jeżeli są na tym koncie ujęte zarówno należności, jak i nadpłaty. W sprawozdaniu Rb-27S wykazano rzetelne dane, wynikające z ewidencji analitycznej – str. 25-26 i 43-44 protokołu kontroli,

d) jak wynika z ustaleń zawartych na str. 36 protokołu kontroli, w ewidencji Urzędu Gminy obroty i salda 4 rachunków lokat terminowych utworzonych ze środków depozytowych ewidencjonowane są na jednym koncie 139-1. W ramach konta 139 „Inne rachunki bankowe” nie ma zatem urządzeń analitycznych obrazujących obroty i salda każdego z rachunków, zaś podział środków wykazanych na koncie 139-1 zobrazowany jest analitycznie według poszczególnych kontrahentów w ramach konta 240-4 „Pozostałe rozrachunki”. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 139 prowadzona do niego ewidencja szczegółowa powinna zapewnić ustalenie stanu środków pieniężnych dla każdego wydzielonego rachunku bankowego,

e) pod datą 31 grudnia 2019 r. ujęto na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” odpis aktualizujący należności na ogólną kwotę 1.616 zł, na którą składały się m.in. kwoty należności, wobec których stwierdzenie przez organy egzekucyjne bezskuteczności egzekucji miało miejsce w 2015, 2016 i 2018 r. Objęcie tych należności odpisem powinno mieć miejsce już na 31 grudnia każdego z tych lat, ponieważ były już znane okoliczności wskazujące na znaczne prawdopodobieństwo nieściągalności należności. Jak zaś stanowi § 10 ust. 4 rozporządzenia, odpisy aktualizujące wartość należności są dokonywane nie później niż na dzień bilansowy co należy odnosić do dnia bilansowego roku, w którym powstała przesłanka dokonania odpisu – str. 46-48 protokołu kontroli,

f) jak wynika z ustaleń zawartych na str. 46 protokołu kontroli operacje związane z odpisem aktualizującym należności księgowane są nieprawidłowo. Wynika z nich bowiem, że bilans otwarcia konta 290 na 2019 r. wynoszący po stronie Ma 2.839,36 zł został wyksięgowany w dniu 31 stycznia 2019 r. z kontem 761 „Pozostałe koszty operacyjne”. Zamieszczona w protokole kontroli charakterystyka należności objętych bilansem otwarcia na koncie 290 (wobec każdej z nich stwierdzono bezskuteczność egzekucji) wykazuje, że żadna z nich nie wchodziła w skład salda bilansu zamknięcia tego konta wynoszącego na koniec 2019 r. 1.616 zł. Żadne z możliwych zdarzeń gospodarczych nie mogło być powodem wyksięgowania w dniu 31 stycznia 2019 r. salda bilansu otwarcia konta 290 z kontem 761. Wyksięgowanie to mogło nastąpić w wyniku umorzenia należności objętej odpisem (z kontem 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”) oraz zapłaty należności lub ustania przesłanki kwalifikującej do dokonania odpisu (z kontem 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” w zakresie należności głównej i z kontem 750 „Przychody finansowe” w zakresie odsetek).

Kontrola sporządzonej sprawozdawczości, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1564) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), wykazała, że w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym przez Pana Wójta – które powinno obejmować dane wynikające z ewidencji budżetu i Urzędu Gminy – wykazane zostały w rozdz. 85502 „Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego…” par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami”, należności od dłużników alimentacyjnych w części przypadającej gminie w wysokości 476.290,63 zł, mimo że objęte są ewidencją w księgach rachunkowych GOPS i w związku z tym powinny być wykazane w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S GOPS, zgodnie z zasadą wyrażoną w § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W ten sposób zachowana byłaby też zgodność między danymi części B jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ GOPS i danymi sprawozdania Rb-27S sporządzonego przez tę jednostkę, nakazana przez § 6 ust. 5 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 26 i 29-31 protokołu kontroli. Według wyjaśnienia Skarbnika Gminy, wykazanie w sprawozdaniu jednostkowym Urzędu i budżetu danych objętych księgami GOPS nastąpiło (…) z uwagi na to, że paragraf 236 nie może wystąpić w sprawozdaniu Rb-27S jednostki budżetowej, gdyż dotyczy jednostki samorządu terytorialnego (…). W ocenie Izby obowiązujące zasad sporządzania sprawozdań budżetowych nie uzasadniają przyjęcia takiego stanowiska.

Analiza bilansu z wykonania budżetu gminy wykazała błędną prezentację zobowiązań finansowych poprzez uznanie całości ich kwoty za zobowiązania długoterminowe. Kwota zobowiązań wykazanych jako długoterminowe powinna być niższa o 739.153,68 zł, tj. kwotę podlegającą zaliczeniu do zobowiązań krótkoterminowych. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości zobowiązaniami krótkoterminowymi jest ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub ta część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Do krótkoterminowych zobowiązań finansowych w bilansie z wykonania budżetu powinny zatem zostać zaliczone te zobowiązania, które podlegają spłacie w następnym roku budżetowym – str. 33-35 protokołu kontroli,

Kontrola wykazała stosowanie nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), co polegało na tym, że wydatki za przeprowadzanie badań i wydawanie opinii w zakresie uzależnienia od alkoholu – kwalifikowano do par. 4610 „Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego” zamiast do par. 4390 „Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii…” – str. 36 protokołu kontroli. 

W wyniku analizy zagadnień dotyczących środków depozytowych przetrzymywanych przez jednostkę na rachunkach ewidencjonowanych w ramach konta 139 ustalono, że:

a) w przypadku 2 depozytów na 4 poddane analizie zmawiający dokonał zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy ze zwłoką w świetle art. 151 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, ze zm.). Z ustawy wynika, że zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane (70%), a kwotę pozostawioną na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady (30%) nie później niż w 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady. Kontrola wykazała, że:

- 70% zabezpieczenia wniesionego w wysokości 17.569,44 zł przez firmę STRABAG zwrócono 25 stycznia 2016 r. podczas gdy zamawiający był zobowiązany oddać je najpóźniej do 23 lipca 2015 r.; z kolei pozostałe 30% zabezpieczenia tego wykonawcy – pomimo, iż należało zwrócić do 15 dnia „od wygaśnięcia okresu rękojmi i gwarancji”, tj. do 24 grudnia 2018 r. przekazano wykonawcy dopiero podczas kontroli, w dniu 27 lipca 2020 r.;

- 70% zabezpieczenia wniesionego w wysokości 21.616,98 zł przez firmę MEGAWAT zwrócono w dniu 12 grudnia 2018 r., podczas gdy zamawiający był zobowiązany zwrócić je najpóźniej do dnia 10 października 2018 r. – str. 40-43 protokołu kontroli;

b) zapisy umowy z wykonawcą robót budowlanych polegających na przebudowie drogi w m. Lipińskie oraz protokołu odbioru robót, odnoszące się do upływu okresu gwarancji i rękojmi jako podstawy zwrotu części zabezpieczenia należytego wykonania umowy, sformułowane zostały w sposób polegający na zamiennym używaniu pojęć gwarancji i rękojmi, mimo że wykonawca udzielił 42-miesięcznej gwarancji na przebudowę drogi, zaś określony Kodeksem cywilnym okres rękojmi za wady nieruchomości (a więc i wykonanych na niej robót budowlanych) wynosi 5 lat (60 miesięcy). Powoduje to rozbieżności w dokumentacji co do przewidzianego w niej terminu zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, który zgodnie z art. 151 ust. 3 Prawa zamówień publicznych uzależniony jest od upływu okresu rękojmi – str. 40-41 protokołu kontroli.

Analizując decyzje ustalające opłaty za zajęcie pasa drogowego stwierdzono, że w 10 przypadkach w decyzjach zezwalających na umieszczenie urządzeń w pasie drogowym niewłaściwie naliczono opłatę, bowiem przyjmowano do naliczania opłaty powierzchnię faktycznie zajmowaną przez urządzenie w sytuacji, gdy powierzchnia ta była mniejsza niż 1 m². Ustawa z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 470) stanowi w art. 40 ust. 10, że zajęcie pasa drogowego o powierzchni mniejszej niż 1 m² jest traktowane jako zajęcie 1 m² pasa drogowego. Łączna kwota różnicy między kwotą ustalonej opłaty a kwotą należną to 295,69 zł za lata 2017-2019. W czasie kontroli Pan Wójt zwrócił się do PGE Dystrybucja S.A. Oddział Białystok o wyrażenie zgody na zmianę decyzji; adresat decyzji wyraził zgodę – str. 66-67 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badanie prawidłowości sporządzenia sprawozdań podatkowych wykazało:

a) nieprawidłową prezentację danych w sprawozdaniu Sp-1 za 2019 r. część B, w zakresie podatku od nieruchomości oraz podatku rolnego. W wyniku porównania przedłożonych dokumentów źródłowych z danymi wykazanymi w sprawozdaniu stwierdzono różnice w powierzchniach następujących przedmiotów opodatkowania:

- budynki pozostałe – wykazano 12.933 m², rzeczywista powierzchnia wynosi 12.715 m² – zawyżono o 218 m²;

- grunty pozostałe – wykazano 269.898 m², rzeczywista powierzchnia wynosi 272.009,44 m², co oznacza zaniżenie o 2.111,44 m²;

-  grunty gospodarstw rolnych – wykazano 3.013,4542 ha przeliczeniowych, rzeczywista powierzchnia wynosi 3.302,6172 ha – zaniżono o 289,163 ha przeliczeniowych;

- pozostałe grunty rolne – wykazano 35,2985 ha, rzeczywista powierzchnia wynosi 34,6225 ha – zawyżono o 0,676 ha – str. 110-111 protokołu kontroli.

Analiza uregulowań wewnętrznych wykazała, że zasady ewidencji podatków i opłat zostały wprowadzone do stosowania zarządzeniem wewnętrznym Nr 28/08 Wójta Gminy Grajewo z dnia 18 sierpnia 2008 r., w oparciu o obowiązujące wówczas rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761), które zastąpione zostało rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). Pomimo, iż w 2010 r. zostało przyjęte nowe rozporządzenie dotyczące ewidencji podatków i opłat, uregulowania wewnętrzne nie zostały zaktualizowane – str. 95 protokołu kontroli.

Poddanie analizie dokumentacji przeprowadzonych przez organ podatkowy kontroli podatkowych pozwoliło stwierdzić występowanie szeregu różnorodnych nieprawidłowości w tym  obszarze, opisanych na str. 108-109 protokołu kontroli, polegających na:

a) niewykonaniu liczby kontroli przewidzianej zarządzeniem Nr 11/2012 z dnia 19 kwietnia 2012 r., określającym ilość kontroli przeprowadzanych rocznie – w 2019 r. przeprowadzono 9 kontroli, co stanowi 16% wymagań przepisów wewnętrznych;

b) naruszeniu art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej w wyniku niewydania decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego na lata 2014-2019 w stosunku do 4 podatników. Obowiązek wydania decyzji był wynikiem przeprowadzonych kontroli podatkowych, które wykazały rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym a zgłoszonym do opodatkowania. Różnica objęła 620,33 m² zaniżonej powierzchni budynków mieszkalnych. Zmiany zostały ujęte w decyzjach ustalających wysokość zobowiązania podatkowego na 2020 r. Należy zaznaczyć, iż opieszałość organu podatkowego spowodowała utratę dochodów za 2014 r. w potencjalnej kwocie 307 zł, które w 2020 r. uległy przedawnieniu. Organ podatkowy do dnia kontroli nie wydał decyzji zmieniających wysokość zobowiązania podatkowego za lata 2015-2019 o potencjalnej wartości 1.738 zł;

c) niewydaniu legitymacji służbowych osobom upoważnionym do przeprowadzenia kontroli podatkowych, co stanowi naruszenie art. 284 § 1 Ordynacji podatkowej. Zgodnie ze wskazanym przepisem, wszczęcie kontroli podatkowej następuje przez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej. Ponadto, art. 283 § 2 Ordynacji podatkowej wymienia obligatoryjne elementy, jakie powinno zawierać upoważnienie, m.in. jest to numer legitymacji służbowej kontrolującego. Należy zauważyć, iż upoważnienie, które nie spełnia wymagań nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli (art. 283 § 4).

Ustalenia dotyczyły także niepełnych i niesystematycznych czynności upominawczych oraz windykacyjnych (wystawiania tytułów wykonawczych). Nieprawidłowość dotyczy zaległości występujących:

a) w łącznym zobowiązaniu pieniężnym i w podatku od środków transportowych za lata 2018-2019, których kompleksowo nie objęto postępowaniem egzekucyjnym w roku, w którym powstała zaległość – str. 94 i 97 protokołu kontroli;

b) w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi, w próbie przyjętej do kontroli wystawiono zaledwie 9 upomnień na kwotę 2.948 zł (5 upomnień w maju, 2 upomnienia we wrześniu oraz po 1 upomnieniu w listopadzie i grudniu) oraz 3 tytuły wykonawcze na kwotę 1.313,00 zł, a kwota 677 zł nie została objęta postępowaniem egzekucyjnym – str. 105-106 protokołu kontroli.

Stanowi to naruszenie art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1427), zgodnie z którym, w razie uchylania się zobowiązanego od wykonania obowiązku wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych. Ponadto z § 2 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483) wynikał obowiązek wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty należności pieniężnych. Od 30 lipca 2020 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 lipca 2020 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1294). Opieszałość w wystawianiu tytułów wykonawczych ma istotny wpływ na obniżenie skuteczności egzekucji. Znaczny upływ czasu między terminem zapłaty należności a wystawieniem upomnienia lub tytułu wykonawczego umożliwia bowiem dłużnikowi m.in. wyzbywanie się składników majątkowych mogących stanowić przedmiot egzekucji. Utwierdza też u dłużników przeświadczenie o niskiej efektywności windykacji oraz o realnej możliwości jej uniknięcia. Należy zaznaczyć, iż wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym dłużnik został powiadomiony, bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany i biegnie na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny (art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej) – str. 105-106 protokołu kontroli.

Przeprowadzona kontrola terminowości dokonywania wpłat należności podatkowych oraz zgodności wpłat z zadeklarowanymi kwotami wykazała nieprzestrzeganie ustawowych terminów ich wnoszenia przez:

- 4 podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych; kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 156.020 zł – str. 78 protokołu kontroli;

- 16 właścicieli nieruchomości; kwota opłaty za odpady komunalne wniesiona po terminie wynosiła 5.522 zł – str. 104 protokołu kontroli.

Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie naraża na uszczuplenie należności publicznoprawnych i jest czynem zabronionym oraz w świetle art. 57 § 1 k.k.s. podlega karze grzywny, jako wykroczenie skarbowe.

Weryfikacja kont zobowiązanych do wnoszenia opłaty za odpady komunalne wykazała 9 przypadków występowania nadpłat (ogółem w kwocie 460 zł), które powstały w latach 2018-2019; w 1 przypadku nadpłata z 2017 r. widnieje na koncie nieczynnym (na 8 kontach nadpłata przekracza kwotę 11,60 zł). Zgodnie z § 12 pkt 3 obowiązującego w Urzędzie Gminy zarządzenia, nadpłaty, których wysokość nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlegają z urzędu zaliczeniu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań, a w razie ich braku na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych chyba, że podatnik wystąpi o zwrot. Mają tu również zastosowanie przepisy działu III, rozdziału 9 Ordynacji podatkowej. Nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, odsetek za zwłokę od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek, kosztów upomnienia oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu chyba, że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych – str. 103-104 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego w przedmiocie udzielania ulg w podatku rolnym wykazała nieprawidłowość w przypadku dwóch podatników wymienionych na str. 86 protokołu kontroli. Nieprawidłowość w przypadku pierwszym polegała na udzieleniu ulgi z tytułu nabycia gruntów począwszy od miesiąca, w którym został złożony wniosek. Narusza to art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 333), zgodnie z którym zwolnienia i ulgi podatkowe stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Uchybienie spowodowało przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów w kwocie wyżej od należnej o 16,77 zł. Następnie, w obszarze udzielenia ulgi inwestycyjnej stwierdzono brak protokołu z przeprowadzonych oględzin lub innego dokumentu stwierdzającego przeprowadzenie budowy/modernizacji budynku inwentarskiego lub zainstalowania obiektów fotowoltaicznych, tj. przesłanek objętych wnioskami podatników. Oznacza to nieprzestrzeganie regulacji wewnętrznych jednostki, bowiem zarządzenie Nr 11/2012 z dnia 19 kwietnia 2012 r. w § 4 obliguje do przeprowadzenia kontroli w zakresie stosowania ulg inwestycyjnych w podatku rolnym, każdorazowo przed przyznaniem ulgi. Zgodnie z art. 290 Ordynacji podatkowej przebieg kontroli kontrolujący dokumentuje w protokole kontroli. Sporządzony dokument ma charakter dowodowy i powinien stanowić podstawę do przyznania ulgi inwestycyjnej – str. 87-88 protokołu kontroli.

Badanie dokonane pod kątem prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości w grupie podatników osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pozwoliło ujawnić występowanie różnorodnych rodzajowo nieprawidłowości, takich jak:

a) brak kompletnych danych źródłowych potwierdzających wykazaną podstawę opodatkowania w zakresie powierzchni budynków i wartości budowli w przypadku 11 podmiotów o następujących numerach ewidencyjnych: 560042, 560041, 560033, 560030, 560029, 560024, 560021, 560013, 560010, 560009, 5600001, co stanowiło 39,28% sprawdzonych pozycji. Deklaracja na podatek od nieruchomości oraz charakter danych w niej zawartych jest obszarem, w którym organ podatkowy został uprawniony, na podstawie art. 272 § 3 Ordynacji podatkowej, do dokonywania ustaleń faktycznych. Weryfikacja dokumentacji będącej podstawą sporządzenia deklaracji pozwala ograniczyć ryzyko związane z samoobliczeniem wysokości zobowiązań podatkowych przez podatników, a także daje możliwości skorygowania deklaracji podatkowej. Zatem pożądane w tej kwestii jest podjęcie czynności zmierzających do zebrania niezbędnego materiału dowodowego będącego potwierdzeniem danych zawartych w deklaracji, w której określany jest wymiar podatku – str. 71-73 protokołu kontroli;

b) brak możliwości zweryfikowania wykazanych w deklaracjach powierzchni budynków oraz ustalenia powierzchni gruntów ze względu na fakt, iż kontrolującemu nie przedłożono podstawowej dokumentacji, tj. umów użyczenia w stosunku do podmiotów korzystających ze zwolnienia na mocy uchwały Rady Gminy Grajewo (jednostek organizacyjnych gminy) – str. 71 protokołu kontroli;

c) zaniżenie przez podatnika nr ewid. 560007 powierzchni posiadanych gruntów o 15.352 m². W trakcie analizy przedłożonych dokumentów stwierdzono, iż różnica ta wynika z niewykazania w deklaracji 3 działek wymienionych w protokole kontroli. Podatnik zadeklarował podatek od nieruchomości za powierzchnię 97.419 m² gruntów związanych z działalnością gospodarczą, zaś z umowy zawartej w dniu 19 lutego 2009 r.  na okres od 1 kwietnia 2009 r. do 31 marca 2034 r. wynika, iż podatnik wydzierżawił z przeznaczeniem na prowadzenie działalności gospodarczej nieruchomość o łącznej powierzchni 11,2771 ha (112.771 m²) wraz z urządzeniami, w skład której wchodzą również 3 pominięte w deklaracji działki. W następstwie ustaleń kontroli podatnik, na wezwanie pracownika Urzędu Gminy, przedłożył deklaracje na podatek rolny i leśny za lata 2015-2019 wykazując: w deklaracji na podatek rolny grunty orne-R VI o pow. 1,1557 ha oraz na podatek leśny grunty sklasyfikowane, jako Ls o pow. 0,3735 ha w pozycji zwolnione (art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 888)), zaś w złożonym wyjaśnieniu stwierdził, m.in.: „Nieruchomości (…) stanowią grunty rolne i leśne, które nigdy nie były i nie są zajęte pod prowadzenie działalności gospodarczej. Grunty sklasyfikowane, jako użytki rolne i lasy opodatkowane są, co do zasady odpowiednio podatkiem rolnym i leśnym, chyba, że są zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej…”. Z art. 1a pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170, ze zm.) wynika, iż grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą związane są z prowadzeniem działalności gospodarczej. Z kolei z art. 2 ust. 2 tej ustawy wynika, że opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości podlegają grunty rolne i leśne zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej. Przepisy § 10 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 30 kwietnia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 523) w sprawie składowisk odpadów stanowią, iż składowisko odpadów otacza się pasem zieleni złożonym z drzew i krzewów, w celu ograniczenia do minimum niedogodności i zagrożeń powstających na składowisku odpadów w wyniku emisji odorów i pyłów, roznoszenia odpadów przez wiatr, hałasu i ruchu drogowego, oddziaływania zwierząt, tworzenia się aerozoli oraz pożarów a minimalna szerokość pasa zieleni wynosi 10 m. W kontekście postanowień umowy dzierżawy okoliczności te wskazują, iż pominięcie w deklaracji na podatek od nieruchomości gruntów o przeznaczeniu wynikającym z cytowanego wyżej rozporządzenia nie miało należytych podstaw. Z ustaleń kontroli wynika, że powinny być one opodatkowane stawką podatku od nieruchomości przewidzianą dla nieruchomości zajętych na działalność gospodarczą, ponieważ posiadanie ich stanowi realizację prawnego wymogu prowadzenia tego rodzaju działalności. Wyliczone na tej podstawie zaniżenie podatku za lata 2015-2020 wynosiłoby 83.974 zł – str. 71-73 protokołu kontroli;

d) zawyżenie o 1.000 m² powierzchni gruntów związanych z działalnością gospodarczą przez podatnika nr ewid. 560010, który w złożonej deklaracji na podatek od nieruchomości zadeklarował podatek od powierzchni 6.350 m², zaś z danych geodezyjnych znajdujących się w zbiorze dokumentów wynika, iż powierzchnia posiadanych gruntów wynosi 5.350 m². Wynikające stąd zawyżenie podatku za lata 2015-2020 wynosiło 5.470 zł – str. 74 protokołu kontroli;

e) zaniżenie o 79 m² powierzchni gruntów związanych z działalnością gospodarczą przez podatnika nr ewid. 560024, który w złożonej deklaracji na podatek od nieruchomości, zadeklarował podatek od powierzchni 16.000 m², zaś z danych geodezyjnych znajdujących się w zbiorze dokumentów wynika, iż powierzchnia posiadanych gruntów wynosi 16.079 m². Zaniżenie podatku za lata 2015-2020 wynosiło 431 zł – str. 75 protokołu kontroli;

f) brak zadeklarowania podatku od posiadanych budowli przez podatnika o nr ewid. 560015 prowadzącego działalność gospodarczą. W trakcie kontroli osoba odpowiedzialna za omawiane zagadnienie ustaliła, że podatnik posiada utwardzony plac oraz ogrodzenie – wezwała podatnika do złożenia korekty deklaracji z uwzględnieniem posiadanych budowli, jednak do dnia zakończenia kontroli korekta deklaracji nie wpłynęła – str. 75 protokołu kontroli;

g) złożenie przez podatnika o nr ewid. 560040, będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, deklaracji na podatek od nieruchomości i wpłacanie zadeklarowanego podatku w ratach proporcjonalnych w terminie do dnia 15 każdego miesiąca, a za styczeń do dnia 31 stycznia. Zgodnie z art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych osoby fizyczne, z zastrzeżeniem ust. 11, są obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informację o nieruchomościach i obiektach budowlanych, sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości lub od dnia zaistnienia zdarzenia, o którym mowa w ust. 3 oraz wpłacać, ustalony w drodze decyzji przez organ podatkowy, podatek w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminach: do dnia 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada roku podatkowego – str. 72 protokołu kontroli.

Badanie pod kątem powszechności i terminowości składania deklaracji na podatek rolny i leśny przez osoby prawne wykazało z kolei, że w przypadku podatników wskazanych na str. 89 protokołu kontroli:

a) deklaracji na podatek rolny i leśny nie złożyli dwaj podatnicy, którzy wydzierżawiają grunty sklasyfikowane jako grunty rolne, pastwiska i sady oraz grunty sklasyfikowane jako Ls z drzewostanem powyżej 40 lat. Wydzierżawione grunty rolne korzystają z ustawowego zwolnienia na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym i powinny być wykazane w deklaracji na podatek rolny w części dotyczącej informacji o przedmiotach opodatkowania zwolnionych, natomiast grunty sklasyfikowane jako las podlegają opodatkowaniu. Niewywiązanie się z obowiązku złożenia deklaracji narusza przepis art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym oraz art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy o podatku leśnym, które stanowią, iż osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki, nieposiadające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa, a także jednostki organizacyjne Lasów Państwowych są obowiązane składać, w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia gruntów (lasów) deklaracje na podatek rolny (leśny) na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku – str. 83 oraz str. 89 protokołu kontroli;

b) zaniżenie o 4,5842 ha powierzchni lasów przez podatnika, który zadeklarował podatek leśny od powierzchni 1,7500 ha, zaś z „Wykazu podmiotów dzierżawiących grunty sklasyfikowane, jako las od (…)” wynika, że dzierżawi on grunty leśne z drzewostanem powyżej 40 lat o powierzchni 6, 3342 ha, a więc w całości podlegające opodatkowaniu.  Zaniżenie podatku w przypadkach opisanych w punktach a) i b) wynosiło w 2019 r. 220 zł;

c) zadeklarowanie przez podatnika podatku rolnego od gruntów o pow. 0,3300 (Ps IV) sklasyfikowanych, jako las. Bezpodstawnie zadeklarowany podatek rolny wynosił 25 zł, a przy założeniu, że drzewostan jest w wieku powyżej 40 lat podatek leśny wyniósłby 14 zł.

Kontrola powszechności opodatkowania gospodarstw rolnych oraz pozostałych gruntów osób fizycznych, polegająca na porównaniu powierzchni gruntów wykazanej w sprawozdaniu Starostwa Powiatowego w Grajewie z powierzchnią gruntów wynikającą z akt wymiarowych na dzień 1 stycznia 2019 r., wykazała różnicę pomiędzy stanem gruntów do opodatkowania według danych geodezyjnych a stanem gruntów wynikającym z akt wymiarowych, która wynosiła 66 ha (22.244 ha – 22.178 ha). Do dnia zakończenia kontroli przez inspektorów badających zagadnienia podatków i opłat lokalnych wskazana różnica nie została wyjaśniona przez organ podatkowy – str. 81 protokołu kontroli.

Kolejnym obszarem poddanym kontroli była realizacja  dochodów z tytułu podatków od nieruchomości, rolnego oraz leśnego od osób fizycznych, gdzie stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) podatek od nieruchomości:

 - brak złożenia informacji/korekt przez grupę podatników wskazaną na str. 79-80 protokołu kontroli, obejmującą 10 podmiotów. Ponadto, przy wykorzystaniu danych z systemu „geoportal.gov.pl” (dalej jako portal) stwierdzono 3 przypadki niewykazania do opodatkowania budynków znajdujących się na gruntach sklasyfikowanych jako „Br” (grunty rolne zabudowane);

- 6 błędnie sporządzonych informacji, w których wykazano grunty sklasyfikowane jako „N” (nieużytki), podlegające ustawowemu zwolnieniu, w rubryce przeznaczonej dla gruntów pozostałych, podlegających opodatkowaniu, bądź wykazano powierzchnię budynku mieszkalnego w rubryce przeznaczonej dla budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Podczas kontroli podatnicy zostali wezwani do złożenia korekt informacji – str. 80 protokołu kontroli;

- pojedynczy przypadek omyłkowego wprowadzenia do ewidencji wymiarowej powierzchni użytkowej budynku mieszkalnego o 80 m² mniejszej niż zadeklarowana. Spowodowało to potencjalne uszczuplenie należności w 2019 r. o kwotę 63 zł, natomiast ogółem, biorąc pod uwagę należności za lata, które na dzień kontroli nie uległy przedawnieniu, kwota ta wynosi 188 zł – str. 79 protokołu kontroli;

b) podatek rolny:

- brak złożenia informacji/korekty na podatek rolny w przypadku 8 podatników wymienionych na str. 85 protokołu kontroli. W trakcie kontroli wezwano podatników do złożenia informacji oraz korekt;

- w grupie podatników obejmującej 8 podmiotów, polegające na opodatkowaniu niewłaściwej powierzchni gruntów bądź wprowadzenie do ewidencji wymiarowej nieprawidłowej ich klasyfikacji, co spowodowało w latach 2017-2019 zaniżenie podatku rolnego o 348 zł oraz zawyżenie o 107 zł – str. 84-85 protokołu kontroli;

c) podatek leśny:

- brak złożenia informacji na podatek leśny przez 4 podatników wymienionych na str. 90 protokołu kontroli. Ponadto 23 złożone informacje wzbudziły zastrzeżenia w kontekście rzetelności wykazanych w nich danych. Nie wskazywały one podstawy prawnej zwolnienia, wieku drzewostanu, jak również nie wskazywały powierzchni posiadanego lasu oraz roku, na który jest składana informacja;

- opodatkowanie nieprawidłowej powierzchni (większej lub mniejszej od posiadanych) gruntów leśnych lub błędnego sklasyfikowania ich w przypadku 3 podatników, co spowodowało w latach 2017-2019 zaniżenie podatku leśnego o 18 zł oraz zawyżenie o 82 zł – str. 91 protokołu kontroli.

Wskazane nieprawidłowości świadczą przede wszystkim o nieprzeprowadzaniu przez organ podatkowy czynności sprawdzających w stosunku do wpływających do Urzędu informacji (lub reakcji na ich brak), nakazanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej z wykorzystaniem procedur zawartych w dziale V Ordynacji. Organ podatkowy zobowiązany jest do sprawdzenia formalnej poprawności składanych informacji, a w razie uchybień ma możliwość wezwania podatnika do złożenia niezbędnych wyjaśnień (art. 274a). Dane zawarte w informacji na podatek od nieruchomości są podstawowym źródłem wiedzy organu podatkowego na temat posiadanych przez podatnika budynków i ich powierzchni a także sposobu wykorzystania. Natomiast informacja na podatek leśny, w której wskazany jest wiek drzewostanu stanowi podstawę do wymierzenia podatku bądź odstąpienia od wymiaru (zastosowania ustawowego zwolnienia). Należy zaznaczyć, iż realizacji czynności sprawdzających mogą być podstawą do przeprowadzenia kontroli podatkowej (art. 281 Ordynacji podatkowej).

Nieskładanie informacji (deklaracji) jest także przejawem nierealizowania obowiązków ustawowych przez podatników, bowiem zgodnie z treścią m.in. art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, osoby fizyczne są obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informacje o nieruchomościach i obiektach budowlanych sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Analogiczny obowiązek ciąży również na podatnikach podatku rolnego oraz leśnego i wynika z przepisów właściwych ustaw normujących wskazane należności publicznoprawne. Ponadto, wykazywanie danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym, bądź zatajanie stanowi czyn zagrożony karą według przepisów art. 54 i art. 56 k.k.s.

Kolejny obszarem objętym kontrolą, w którym stwierdzono nieprawidłowości będące przejawem braku przeprowadzania czynności sprawdzających, nakazanych treścią działu V Ordynacji, była realizacja dochodów z tytułu  podatku od środków transportowych od osób fizycznych, co polegało m. in na:

a) złożeniu korekty deklaracji, przez podatnika o nr konta 100006, 190 dni po ustawowo określonym terminie, wynoszącym 14 dni od dnia powstania okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego (art. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych). Należy zauważyć, że organ podatkowy dysponuje informacjami ze Starostwa Powiatowego w Grajewie o zbyciu bądź nabyciu pojazdu, przy pomocy których ma możliwość bieżącej weryfikacji wywiązywania się podatników z ustawowego obowiązku. Stwierdzono, iż w tym przypadku nie podjęto czynności zmierzających do wezwania podatnika do złożenia korekty;

b) przyjęciu błędnie wypełnionej deklaracji złożonej przez podatnika o nr konta 100009 i zaniechanie wezwanie go do jej poprawienia. Deklaracja zawierała błędy w zakresie wskazania właściwego typu pojazdu, dopuszczalnej masy całkowitej zespołu pojazdów, masy własnej pojazdu. Weryfikacja danych z informacjami ze Starostwa Powiatowego pozwoliła stwierdzić, iż mimo wykrytych uchybień wysokość podatku została ustalona prawidłowo – str. 92 protokołu kontroli.

           Podczas kontroli wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy Grajewo weryfikacji poddano m.in. prawidłowość uzasadniania i okresów przyznawania dodatków specjalnych w świetle postanowień art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936, ze zm.). Stwierdzono m.in., że w przypadku niektórych pracowników dodatek ten ma charakter świadczenia ciągłego a nie okresowego, jak to wynika z ustawy. Dodatek przyznawany był pismami na okres jednego roku, jednakże coroczne powielanie go powoduje w praktyce utratę okresowego charakteru. W przypadku 2 pracowników przyznawany jest on nieprzerwanie od 2015 r., 1 pracownik otrzymuje go nieprzerwanie od 2016 r., 1 od 2017 r. a 4 pracowników od 2018 r. W przypadku tych pracowników stał się zatem już stałym elementem wynagrodzenia. Ponadto stwierdzono przypadki przyznawania go z tytułu wykonywania ciągle tych samych zadań. Zadania te – jako wykonywane ciągle – powinny być wynagradzane w ramach stałych składników wynagrodzenia. Zgodnie bowiem z art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych dodatek specjalny może być przyznany z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Podstawa jego przyznania zawsze musi zatem wykazywać okresowy charakter.

Należy też wskazać, że wśród uzasadnień przyznania dodatku specjalnego znajdowały się zadania, które ze swej istoty nie mają okresowego charakteru, jak w przypadku dodatku specjalnego Skarbnika Gminy, który przyznany został „w związku z przejęciem zadań z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości GOPS”, tj. wykonywania zadania, które jest realizowane ciągle przez Urząd Gminy jako jednostkę obsługującą zgodnie z uchwałą podjętą przez Radę Gminy. Z kolei pracownikowi Referatu Rolnictwa i Rozwoju Gospodarczego Urzędu Gminy przyznano dodatek z tytułu powierzenia dodatkowych zadań dotyczących organizacji i nadzorowania funkcjonowania punktów przedszkolnych na terenie gminy oraz organizacji zajęć dla dzieci w wieku przedszkolnym w świetlicach wiejskich, podczas gdy zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy prowadzenie spraw oświatowych gminy przypisane jest do podstawowych zadań Referatu Ogólnoorganizacyjnego – str. 111-115 protokołu kontroli.

           Badając wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy stwierdzono,
że wypłacono Panu Wójtowi, w związku z upływem kadencji w dniu 20 listopada 2018 r., ekwiwalent w wysokości 24.436 zł za 50 dni niewykorzystanego urlopu, tj. 26 dni za 2017 r. i 24 dni za 2018 r. Zgodnie z art. 168 Kodeksu Pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego Jak wynika z ustaleń kontroli, zasada ta nie była przestrzegana przez Pana Wójta i pracownika wykonującego wobec Pana czynności z zakresu prawa pracy na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych. Przy zachowaniu przepisów Kodeksu pracy dotyczących obowiązku terminu wykorzystywania urlopu w związku z zakończeniem kadencji powinien Pan posiadać co najwyżej 24 dni urlopu należnego za 2018 r., za który ekwiwalent wyniósłby 11.729,28 zł. Nieprzestrzeganie Kodeksu pracy skutkowało dodatkowym obciążeniem budżetu gminy kwotą 12.706,72 zł – str. 115-116 protokołu kontroli.

Z przywołanych wyżej przepisów art. 168 i 163 Kodeksu pracy wynika, że pracodawca nie może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi terminu wykorzystania urlopu, może natomiast zobowiązać pracownika do wskazania terminów korzystania z zaległych urlopów w wyznaczonym przepisami okresie, czyli do 30 września następnego roku kalendarzowego. Za brak współpracy ze strony pracowników w tym zakresie pracodawca może zaś nakładać kary porządkowe zgodnie z art. 108 k.p., gdyż takie działanie może zostać uznane za nieprzestrzeganie przez pracowników ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. Ponadto nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 2 k.p. zagrożonym karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. Jak z kolei orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 25 stycznia 2005 r. (sygn. akt I PK 124/05) „Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Ekwiwalent pieniężny przysługuje tylko wtedy, gdy wykorzystanie urlopu w naturze nie jest możliwe”

Analizując zakresy czynności i angaże pracowników stwierdzono, że w niektórych aktach osobowych znajdują się dokumenty nie ponumerowane (zakresy czynności, pisma w sprawie przyznania dodatku specjalnego). Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369) w § 4 ust. 1 stanowi, że dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane – str. 115 protokołu.

           W wyniku kontroli kart drogowych samochodu Skoda Octavia stwierdzono w większości zbadanych przypadków brak poleceń wyjazdu służbowego w związku z przejazdami odbywanymi poza teren gminy (np. do Białegostoku i Łomży). W myśl § 2, § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Z kolei art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy stanowi, że podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Wskazania wymaga przy tym, że obowiązek formalnego, zgodnego z przepisami rozporządzenia, delegowania pracownika w podróż służbową nie dotyczy tylko podróży skutkujących wypłatą należności osobie delegowanej, lecz stanowi m.in. uzasadnienie nieobecności pracownika w miejscu wykonywania pracy. Zatem fakt odbywania podróży pojazdem służbowym i wynikający stąd brak kosztów podróży do rozliczenia nie stanowi okoliczności uzasadniającej pominięcie wystawienia polecenia wyjazdu służbowego.

Ponadto kontrola tego zagadnienia wykazała, że w badanym okresie (IV kwartał 2019 r. i I kwartał 2020 r.) karty drogowe wydawane były 2 razy w miesiącu; wyjątkiem był marzec 2020 r., kiedy to wydano jedną kartę. Zagadnienie wystawiania i wypełniania kart drogowych nie jest regulowane przepisami wewnętrznymi. W stosowanych drukach kart drogowych nie wypełniano rubryki „przebieg kilometrów” (podawano stan licznika na moment rozpoczęcia i zakończenia podróży), ponadto brak danych w rubryce „zużycie paliwa rzeczywiste” oraz „przepał/oszczędność w l.”; wypełniano jedynie pozycję „zużycie wg normy”. Świadczy to o nie weryfikowaniu na bieżąco (na moment tankowania do pełna) faktycznego zużycia paliwa w celu porównania go z przyjętą normą i ustalenia ewentualnego przepału czy oszczędności. Taką samą sytuację – ewidencjonowanie rozchodu paliwa przy pomocy normy zużycia – stwierdzono na podstawie dokumentacji autobusu Mercedes i Forda Transita. Prowadzona w ten sposób ewidencja zużycia paliwa nie może dawać rzetelnego obrazu jego rzeczywistego stanu oraz zachowania przyjmowanych w jednostce norm – str. 118-119 i 155-157 protokołu kontroli.

           Kontrola realizacji przez gminę obowiązków inwentaryzacyjnych w odniesieniu do zapasu paliwa wykazała, że przeprowadzona inwentaryzacja według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. polegała na ustaleniu ilości i wartości paliwa znajdującego się w zbiornikach w oparciu dane wynikające z kart drogowych i kart kontroli zużycia miesięcznego paliwa, a nie w drodze spisu z natury. Naruszono tym samym art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości stanowiący, że inwentaryzacja rzeczowych składników aktywów obrotowych przeprowadzana drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Właściwym sposobem ustalenia rzeczywistego zapasu na dzień inwentaryzacji było zatem np. dotankowanie pojazdów do pełna i wyliczenie różnicy między pojemnością zbiornika a ilością dotankowaną i porównanie tej różnicy z danymi ewidencyjnymi – str. 156-157 protokołu kontroli.

           Weryfikacją objęto prawidłowość udzielenie i rozliczenia dotacji celowej przekazanej powiatowi grajewskiemu tytułem pomocy finansowej na dofinansowanie części kosztów rehabilitacji w Warsztacie Terapii Zajęciowej w Grajewie nieobjętej dofinansowaniem ze środków PFRON. W następstwie wniosku Stowarzyszenia Wspierania Inicjatyw Społecznych na Rzecz Osób Niepełnosprawnych w Grajewie oraz stosownych uchwał Rady Gminy określających wysokość pomocy finansowej powiatowi udzielona została w 2019 r. na ten cel dotacja w wysokości 10.052 zł. Pismem z dnia 14 stycznia 2020 r. Starostwo Powiatowe w Grajewie poinformowało o wykorzystaniu dotacji. Do pisma dołączono kserokopię rocznego sprawozdania z wykorzystania dotacji otrzymanej przez WTZ od powiatu grajewskiego w kwocie łącznej 120.640 zł (w skład której wchodziła m.in. pomoc przekazana przez gminę Grajewo). W formie tabelarycznej wskazano w nim planowane i wydatkowane w 2019 r. środki z określeniem ich kategorii (wynagrodzenie, koszty materiałów i energii, itd.). Do dokumentu tego Starostwo załączyło kserokopie przelewów otrzymanych środków z Urzędu Gminy i przekazanych Stowarzyszeniu.

Wnioskiem wynikającym z przedstawionej dokumentacji jest brak w rozliczeniu przedłożonym przez powiat podstawowej informacji istotnej dla rozliczenia dotacji udzielonej mu z budżetu gminy, tj. informacji o liczbie osób z gminy Grajewo uczestniczących w zajęciach. Dokument rozliczeniowy nie był bowiem dokumentem sporządzonym przez powiat, lecz przez WTZ jako beneficjenta dotacji z powiatu. Przekazywane w trakcie roku wykazy uczestników służyły ustaleniu kwoty udzielonej dotacji. W ocenie Izby okoliczność przedkładania w trakcie roku dokumentów stanowiących podstawę ustalania wysokości przekazywanej dotacji nie może zwalniać dotowanego z obowiązku należytego udokumentowania rozliczenia dotacji. Dla rozliczenia niezbędne jest w tym przypadku potwierdzenie, iż faktycznie w zajęciach uczestniczyła liczba osób z gminy Grajewo, którą przyjęto w roku udzielenia dotacji jako podstawę ustalenia jej wysokości – str. 119-120 protokołu kontroli.

           Analizując wydatki na realizację Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii stwierdzono, że nie wszystkie zadania objęte Programem były realizowane w 2019 r. Dotyczy to np. zadania przewidującego dożywianie dzieci uczestniczących w pozalekcyjnych programach opiekuńczo-wychowawczych i socjoterapeutycznych (§ 3 pkt 3 Programu). Należy przy tym zauważyć, że nie zostały częściowo wykorzystane w 2019 r. środki przeznaczone na realizację programu. Dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych były wyższe od wydatków poniesionych na realizację Programu o 13.087,95 zł – str. 123 protokołu kontroli.

           Kontrolą objęto udzielanie zamówień publicznych na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych. Stwierdzono, że jako drugie, obok ceny, kryterium oceny ofert w postępowaniu na przebudowę drogi Dybła – Mareckie przyjęto „okres gwarancji i rękojmi” z wagą 40%. W zasadach przyznawania punktacji wskazano, że „zaproponowany termin gwarancji i rękojmi nie może być krótszy niż 4 lata”. Należy wskazać, że przewidziany w warunkach punktacji (jako dopuszczalny) okres rękojmi był mniej korzystny niż przewidują to obowiązujące przepisy Kodeksu cywilnego, czyli 5 lat na wady nieruchomości, a zatem i wykonanych na niej robót budowlanych (art. 656 § 1 w zw. z art. 638 § 1 i art. 568 § 1 k.c. – istotą robót budowlanych jest bowiem co do zasady przekształcenie nieruchomości). Trzyletni okres rękojmi obowiązywał dla wad budynku do dnia 25 grudnia 2014 r., na mocy ówczesnego brzmienia art. 568 § 1 k.c. Ustalenia kontroli sugerują oparcie zasad punktowania ofert na nieobowiązujących przepisach w zakresie rękojmi. Okres rękojmi ustalony jest przepisami Kodeksu cywilnego, w związku z czym bezpodstawne jest przewidywanie oceniania ,,proponowanych” przez wykonawcę  warunków w tym zakresie na zasadach mniej korzystnych od gwarantowanych przepisami prawa – str. 144 protokołu kontroli.

           Analiza dokumentacji dotyczącej przebudowy drogi Dybła – Mareckie wykazała, że w umowie z inspektorem nadzoru przewidziano obowiązki inspektora dotyczące obecności na terenie inwestycji w stopniu zapewniającym skuteczność czynności nadzoru inwestorskiego, tj. nie mniej niż 4 razy w tygodniu w okresie wykonywania robót. Z ustaleń kontroli wynika, że wpisy w dzienniku budowy nie potwierdzają wymaganej obecności, ponieważ w dwóch okresach tygodniowych odnotowano w dzienniku po 1 wpisie a w jednym okresie 2 wpisy – str. 145 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości wykonania dyspozycji art. 106 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 910, ze zm.) stanowiącej, że do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłków w stołówce szkolnej nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki wykazała, że w obsługiwanym przez Urząd Gminy Przedszkolu w Rudzie wyżywienie dzieci realizowane jest poprzez zamówienie usługi firmy cateringowej przygotowującej i dowożącej posiłki, które następnie wydawane są dzieciom przez pracowników Przedszkola. Jak wynika ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia i zawartej z wykonawcą umowy (zamawiającym w tym postępowaniu było Przedszkole w Rudzie), cena posiłku obejmuje również koszt jego przygotowania i dowozu. Rodzice obciążani są natomiast odpłatnością za posiłki w wysokości odpowiadającej cenie, jaką Przedszkole opłaca wykonawcy z budżetu gminy. Jest to sprzeczne z art. 106 ust. 4 Prawo oświatowego, z którego wynika, że opłaty pobierane od uczniów za żywienie mogą dotyczyć wyłącznie zwrotu kosztów artykułów żywnościowych zużytych do przygotowania posiłków – pozostałe koszty powinien zaś ponosić organ prowadzący. Założenie, że koszty przygotowania posiłków obciążają budżet gminy tylko w przypadku, gdy posiłki przygotowywane są w szkole tworzyłoby sytuację, w której rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których prowadzone są kuchnie, nie ponosiliby kosztów przygotowania posiłków, zaś rodzice dzieci uczęszczających do szkół, w których nie ma kuchni, zobowiązani byliby do poniesienia kosztów przygotowania dostarczanych posiłków. Interpretację w kwestii ponoszenia tych kosztów zaprezentował NSA m.in. w wyroku z dnia 24 listopada 2010 r. (I OSK 1554/10, Lex nr 745087): Opłaty za korzystanie z posiłku w stołówce zorganizowanej w publicznej szkole czy też publicznym przedszkolu (…) powinny być ustalane (…) jako równowartość surowców wykorzystanych do ich przygotowania. Pozostałe koszty, takie jak wynagrodzenie pracowników, składki naliczane od ich wynagrodzeń oraz nakłady na utrzymanie kuchni powinny obciążać organ prowadzący. W przypadku braku kuchni w placówce, co powoduje, że organ prowadzący nie ponosi kosztów wyżej wymienionych, rodzi po stronie tego organu obowiązek pokrycia wydatków związanych z przygotowaniem i dowozem posiłków (…).

Z wyjaśnienia, które złożył kontrolującym dyrektor Przedszkola w Rudzie wynika, że zorganizowanie postępowania o udzielenie zamówienia w sposób nieprzewidujący wydzielenia ceny „wsadu do kotła” oraz pozostałych kosztów składających się na przygotowanie i dowóz posiłków jest rezultatem (…) braku wiedzy w tym zakresie (…).

Nie stwierdzono również, aby wysokość odpłatności i pozostałe warunki korzystania z żywienia zostały formalnie ustalone przez dyrektora Przedszkola, co jest niezgodne z art. 106 ust. 3 Prawa oświatowego stanowiącym, że warunki korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokość opłat za posiłki, ustala dyrektor szkoły w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę. Z wyjaśnienia dyrektora Przedszkola wynika, że Regulaminu nie ma gdyż stołówka faktycznie nie funkcjonuje a posiłki dostarczane są do sal, a na kalkulacji Wójt gminy potwierdził wysokość ustalonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego stawki – str. 126-128 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że w żadnej ze szkół prowadzonych przez gminę Grajewo nie ma obowiązku tworzenia stanowiska wicedyrektora i w praktyce wicedyrektorów nie powoływano. Nie zostali jednakże wyznaczeni przez Pana Wójta nauczyciele, który zastępowaliby dyrektorów w czasie ich nieobecności. Stanowisko wicedyrektora obowiązkowo tworzy się w szkole, która liczy co najmniej 12 oddziałów – art. 97 ust. 1 Prawa oświatowego. W szkołach liczących mniej niż 12 oddziałów nie ma obowiązku tworzenia stanowiska wicedyrektora. Zgodnie zaś z art. 68 ust. 9 Prawa oświatowego w przypadku nieobecności dyrektora szkoły zastępuje go wicedyrektor, a w szkołach i placówkach, w których nie utworzono stanowiska wicedyrektora – inny nauczyciel tej szkoły lub placówki, wyznaczony przez organ prowadzący. Obowiązki organu prowadzącego w tym zakresie należą do Pana Wójta (art. 29 ust. 1 pkt 2 Prawa oświatowego).

W trakcie kontroli Pan Wójt zrealizował obowiązek wynikający z art. 68 ust. 9 Prawa oświatowego wyznaczając spośród nauczycieli osoby zastępujące dyrektorów poszczególnych szkół podczas ich nieobecności – str. 128-129 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym).Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Skarbniku Gminy, stosownie do przepisów art. 54 ustawy o finansach publicznych oraz postanowień zakresu czynności.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości:

a) wskazanie stosowanych wersji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych

b) zamieszczenie w zakładowym planie kont Urzędu opisu konta 130 adekwatnego do przyjętego w praktyce sposobu obsługi bankowej dochodów i wydatków realizowanych przez Urząd Gminy jako jednostkę budżetową,

c) usunięcie postanowień odnoszących się do „stopniowania ściągalności” jako podstawy ustalania wysokości odpisów aktualizujących należności.

2. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w ewidencjonowaniu operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) przeksięgowywanie wyniku budżetu za dany rok na konto 960 w roku następnym pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu,

b) zachowywanie zasady czystości obrotów na koncie 130 w ewidencji jednostek budżetowych obsługiwanych przez Urząd Gminy,

c) wykazywanie dwustronnego salda konta syntetycznego 221, jeżeli są na nim ujęte zarówno należności, jak i nadpłaty,

d) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 139 w sposób zapewniający ustalenie stanu środków pieniężnych na każdym z rachunków lokat,

e) wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących ewidencjonowania odpisów aktualizujących należności, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

3. W zakresie sprawozdawczości:

a) zaniechanie wykazywania w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzanym przez Pana Wójta danych wynikających z ksiąg rachunkowych GOPS dotyczących realizacji dochodów gminy z zadań zleconych; wykazywanie tych danych w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S GOPS,

b) wykazywanie w bilansie z wykonania budżetu gminy zobowiązań finansowych długoterminowych i krótkoterminowych, ustalonych zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości.

4. Klasyfikowanie wydatków na wydanie opinii w przedmiocie uzależnienia od alkoholu, w par. 4390.

5. Dokonywanie systematycznej analizy zasadności przetrzymywania środków pieniężnych wniesionych przez wykonawców tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy w celu ich zwrotu niezwłocznie po upływie terminów określonych przepisami Prawa zamówień publicznych.

6. Zwrócenie uwagi, aby postanowienia dokumentacji dotyczącej udzielania i realizacji zamówień publicznych na roboty budowlane nie zawierały sprzecznych postanowień dotyczących gwarancji i rękojmi oraz umożliwiały jednoznaczne ustalenie terminu zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

7. Ustalanie opłat za zajęcie pasa drogowego z uwzględnieniem art. 40 ust. 10 ustawy o drogach publicznych.

8. Prawidłowe sporządzanie sprawozdania Sp-1.

9. W zakresie kontroli podatkowych:

a) przestrzeganie procedur wewnętrznych w zakresie liczby realizowanych rocznie kontroli podatkowych; ewentualnie rozważenie aktualizacji tych procedur poprzez uwzględnienie w nich obowiązku realizacji kontroli w liczbie odpowiadającej realnym możliwościom czasowym osób upoważnionych do przeprowadzania kontroli;

b) wydanie legitymacji służbowych stanowiących podstawę do przeprowadzenia kontroli przez osoby upoważnione,

c) przestrzeganie przyjętych procedur, z których wynika obowiązek przeprowadzania kontroli każdorazowo przed przyznaniem ulgi inwestycyjnej i sporządzanie protokołu kontroli stanowiącego materiał dowodowy w postępowaniu podatkowym zakończonym wydaniem decyzji.

10. Efektywne przeprowadzanie postępowania podatkowego w przypadku konieczności określenia wysokości zobowiązania podatkowego w drodze decyzji.

11. Dostosowanie uregulowań wewnętrznych w zakresie ewidencji podatków i opłat lokalnych do aktualnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont w zakresie ewidencji podatków, opłat...

12. Systematyczne podejmowanie czynności windykacyjnych w stosunku do zaległości z tytułu należności podatkowych, z uwzględnieniem powszechnie obowiązujących przepisów, przy zachowaniu ram czasowych określonych w uregulowaniach wewnętrznych jednostki.

13. Przestrzeganie zasad postępowania z nadpłatami określonych przepisami Ordynacji podatkowej, w szczególności podejmowanie niezbędnych działań zmierzających do ich zwrotu.

14. Rozważenie zasadności dyscyplinowania podatników w zakresie powszechności i terminowości składania deklaracji podatkowych oraz regulowania zobowiązań podatkowych, poprzez wystąpienie do właściwego urzędu skarbowego z wnioskiem o ich ukaranie.

15. Przestrzeganie przepisów ustawy o podatku rolnym odnoszących się do stosowania ulgi z tytułu nabycia gruntów.

16. Prowadzenie kompletnych i skutecznych czynności sprawdzających względem złożonych przez podatników dokumentów (deklaracji, informacji, korekt).

17. Gromadzenie wszelkich materiałów źródłowych potwierdzających zasadność i rzetelność wykazanych w deklaracjach danych.

18. Wyegzekwowanie od podatników wskazanych w części opisowej wystąpienia, w tym od jednostek organizacyjnych gminy, korekt deklaracji na podatek od nieruchomości, gminy ze wskazaniem wszystkich podstaw opodatkowania.

19. Zachowanie powszechności opodatkowania podatkiem rolnym i leśnym, w tym poprzez wyegzekwowanie od wszystkich zobowiązanych deklaracji na podatek rolny i leśny.

20. Doprowadzenie do zgodności powierzchni gruntów wynikających z akt wymiarowych z powierzchnią gruntów wynikającą z ewidencji geodezyjnej.

21. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych działań podjętych w celu wyeliminowania przedstawionych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych.

22. Uwzględnienie w zakresie przyznawania dodatków specjalnych dla pracowników uwag zawartych w części opisowej wystąpienia, dotyczących w szczególności okresowego charakteru tego składnika wynagrodzenia oraz należytej podstawy jego przyznania.

23. Przestrzeganie obowiązku wykorzystywania przez Pana Wójta urlopu wypoczynkowego w terminie wynikającym z przepisów Kodeksu pracy przywołanych w części opisowej wystąpienia.

24. Prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem podanym w części opisowej wystąpienia.

25. Odbywanie podróży służbowych samochodami służbowymi wyłącznie na podstawie poleceń wyjazdu służbowego.

26. Wprowadzenie pisemnych procedur dotyczących gospodarowania pojazdami, w tym zwłaszcza wystawiania i prowadzenia kart drogowych oraz zasad rozliczania zużycia paliwa, które powinny polegać na bieżącym ustalaniu zużycia rzeczywistego i porównywaniu go z obowiązującą normą w celu stwierdzenia ewentualnych przepałów lub oszczędności.

27. Przeprowadzanie inwentaryzacji paliwa drogą spisu z natury.

28. Egzekwowanie od powiatu grajewskiego przedkładania rozliczenia otrzymanej dotacji
na dofinansowanie części kosztów rehabilitacji w Warsztacie Terapii Zajęciowej w Grajewie, które będzie odnosiło się również do ilości osób z gminy Grajewo uczestniczących w zajęciach w ciągu całego roku, w związku z tym, że liczba tych osób stanowiła podstawę ustalenia kwoty dotacji.

29. Zapewnienie realizacji wszystkich zadań objętych Gminnym Programem Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Przeciwdziałania Narkomanii.

30. Zaniechanie posługiwania się w specyfikacji istotnych warunków zamówienia okresem rękojmi dla robót budowlanych, który jest mniej korzystny niż uregulowany obowiązującymi przepisami Kodeksu cywilnego.

31. Egzekwowanie od inspektora nadzoru robót budowlanych udokumentowania wykonywania obowiązków zgodnie z zawartą umową,

32. Zobowiązanie dyrektora Przedszkola w Rudzie do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie zorganizowania żywienia dzieci, poprzez:

a) określenie warunków zamówienia publicznego na dostawę posiłków w sposób zapewniający ustalenie kosztu artykułów żywnościowych zużywanych na przygotowanie posiłku („wsadu do kotła”) oraz pozostałych kosztów składających się na oferowaną cenę posiłku (m.in. kosztów przygotowania i dowozu), co jest warunkiem dla stworzenia możliwości obciążania rodziców wyłącznie kosztami artykułów żywnościowych, jak tego wymaga art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego,

b) wystąpienie do dostawcy posiłków o wskazanie, jaką kwotę w ramach pobieranej dotychczas ceny za posiłki stanowią koszty zakupu artykułów żywnościowych, a jaką pozostałe koszty; na podstawie uzyskanych informacji dokonanie zwrotu bezpodstawnie pobranych od rodziców opłat za posiłki, tj. opłat w części obejmującej koszty inne niż „wsad do kotła”. Poinformowanie przez Pana Wójta o skutkach finansowych działań podjętych przez dyrektora Przedszkola w odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych,

c) formalne ustalenie zasad korzystania ze stołówki przedszkolnej, w tym wysokości opłat za posiłki, mając na uwadze art. 106 ust. 3 Prawa oświatowego, z uwzględnieniem, że ustalona opłata za posiłki, pobierana od rodziców, może obejmować wyłącznie koszty artykułów żywnościowych zużytych do przygotowania posiłków.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku