Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Szepietowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 listopada 2020 roku (znak: RIO.IV.6001-4/20), o treści jak niżej:

Pan

Robert Lucjan Wyszyński        

Burmistrz Szepietowa

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Szepietowo za 2019 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Szepietowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W przedmiocie zagadnień organizacyjnych stwierdzono, że według postanowień uchwały Nr XX/148/16 Rady Miejskiej w Szepietowie z dnia 21 grudnia 2016 r. w sprawie organizacji wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych… wspólną obsługą w Urzędzie Miejskim objęte jest m.in. Publiczne Gimnazjum w Szepietowie. Z uwagi na fakt, iż z dniem 31 sierpnia 2017 r. szkoła ta zakończył swoją działalność, treść uchwały w tym zakresie utraciła swoją aktualność – str. 8 protokołu kontroli.

Ponadto kontrola zagadnień związanych z obsługą jednostek przez Urząd Miejski wykazała, że nie została opracowana przez Pana Burmistrza dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości dla poszczególnych obsługiwanych jednostek. Na podstawie powołanej wyżej uchwały Nr XX/148/16 Urząd jest jednostką obsługującą jednostki oświatowe gminy m.in. w zakresie rachunkowości. Stosownie do art. 10c ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713, ze zm.) na Urzędzie Miejskim spoczywa zatem realizacja wszystkich obowiązków dotyczących rachunkowości i sprawozdawczości każdej z jednostek obsługiwanych, w tym opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte w każdej z jednostek zasady rachunkowości, stanowiącej element rachunkowości na podstawie art. 4 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.). W zarządzeniu Pana Burmistrza Nr 188/17 z dnia 18 stycznia 2017 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miejskim w Szepietowie dokumentacji regulującej politykę rachunkowości wskazano tylko, że „Zakładowy plan kont zarówno dla budżetu (organu) jak i jednostek budżetowych Gminy Szepietowo opracowany został w oparciu o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i oraz planów kont… (Dz. U. z 2013 r. poz. 289)”. Pomijając kwestię braku odrębnych przepisów wewnętrznych z zakresu rachunkowości dla każdej z obsługiwanych jednostek – co wynika z treści tego zarządzenia – należy dodatkowo wskazać, że od 1 stycznia 2018 r. podstawą formułowania treści m.in. zakładowego planu kont są przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 poz. 342) – str. 9-10 protokołu kontroli.

Analiza obowiązujących w Urzędzie regulacji wewnętrznych opisujących przyjęte zasady rachunkowości, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont… wykazała, że:

a) wbrew dyspozycji art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy o rachunkowości, w polityce rachunkowości jednostki nie zawarto danych o stosowanej wersji oprogramowania użytkowanego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych i datach rozpoczęcia jego eksploatacji – str. 10 protokołu kontroli,

b) pomimo braku obowiązku sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WSa w zakresie wydatków strukturalnych (począwszy od sprawozdania za 2017 r.) na dokumentację zasad rachunkowości jednostki składała się nadal „Instrukcja ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WSa w zakresie wydatków strukturalnych” – str. 11 protokołu kontroli,

c) przyjęty w zakładowym planie kont Urzędu opis konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” przewiduje wszystkie warianty ewidencji na tym koncie określone załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, zamiast wskazywać na rozwiązania adekwatne do faktycznego sposobu obsługi bankowej dochodów i wydatków realizowanych przez Urząd Miejski, tj. realizowania operacji stanowiących dochody i wydatki bezpośrednio na rachunku budżetu gminy i ujmowania obrotów związanych z dochodami i wydatkami w ewidencji Urzędu na koncie 130 na podstawie polecenia księgowania – str. 39 protokołu kontroli,

d) uregulowania wewnętrzne dotyczące zasad ewidencji materiałów zawarte w „Instrukcji w sprawie gospodarki magazynowej” zostały określone na tyle ogólnikowo, że uprawnione jest przyjęcie wniosku, iż jednostka nie posiada zasad ewidencji dla poszczególnych grup materiałów spełniającej wymagania wynikające z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przedstawiona na str. 179 protokołu kontroli treść przepisów wewnętrznych nie odnosi się do żadnych grup materiałów ani nie pozwala na stwierdzenie, iż wynika z niej jednoznacznie metoda ewidencji dla wszystkich materiałów, zgodna ze stosowaną praktyką. Z przepisów wewnętrznych wynika sugestia, jakoby w jednostce występowały tylko materiały w magazynie, w którym ewidencja obejmuje „ewidencję ilościową, ewidencję ilościowo-wartościową”, podczas gdy paliwo gromadzone jest w zbiornikach pojazdów.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dokonywanych w nich zapisów i dowodów stanowiących ich podstawę, przeprowadzona pod kątem zgodności z ustawą o rachunkowości i  rozporządzeniem w sprawie rachunkowości oraz planów kont… wykazała, że:

a) dochody wykazane na koncie 901 „Dochody budżetu” za 2019 r. i przeksięgowane na wynik wykonania budżetu były niższe o 458,26 zł od kwoty dochodów wykonanych ujętej w rocznym sprawozdaniu Rb-27S, czego przyczyną było błędne zaksięgowanie, na konto 902 „Wydatki budżetu” zamiast na konto 901, kwoty wpłaconej na rachunek budżetu przez gminę Nowe Piekuty; z ustaleń kontroli wynika, że ewidencja analityczna według paragrafów klasyfikacji budżetowej wykazywała kwotę dochodów zgodną ze sprawozdaniem Rb-27S – str. 17 i 23 protokołu kontroli,

b) zaniechano podziału konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” w ewidencji Urzędu na subkonta dochodów i wydatków; analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w księgach szkół obsługiwanych przez Urząd Miejski; naruszono tym samym zasady prowadzenia ewidencji na koncie 130 wynikające z załącznika nr 3 do rozporządzenia, stanowiące, że saldo konta 130 jest równe saldu sald wynikających z ewidencji szczegółowej prowadzonej dla kont wydatków budżetowych i dochodów budżetowych. Okoliczność podana przez Skarbnika w wyjaśnieniu, iż Konto 130 dla Urzędu Miejskiego nie było podzielone na subkonta dochodów i wydatków, w związku z tym iż obsługa dochodów i wydatków jest prowadzona na jednym rachunku bankowym nie stanowi uzasadnienia dla zaniechania realizacji tego obowiązku – str. 17, 20-22 i 39 protokołu kontroli,

c) wbrew zasadom ewidencji na koncie 961 „Wynik wykonania budżetu”, zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia, deficyt budżetu za 2018 r. przeksięgowano na konto 960 „Skumulowany wynik budżetu” dwoma zapisami w dniach 31 marca 2019 r. (134.696,01 zł) i 31 grudnia 2019 r. (1.763.541,52 zł), podczas gdy przeniesienie wyniku powinny być dokonane pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, które miało miejsce w dniu 13 czerwca 2019 r. – str. 18-19 protokołu kontroli,

d) stwierdzono przypadki niezachowania czystości obrotów na koncie 130 w ewidencjach Urzędu Miejskiego i Szkoły Podstawowej w Dąbrówce Kościelnej, wbrew zasadom funkcjonowania tego konta określonym załącznikiem nr 3 do rozporządzenia – str. 21-22 i 39-40 protokołu kontroli,

e) wykazane na koniec 2019 r. na koncie syntetycznym 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” salda Wn 561.682,80 zł i Ma 91,51 zł były efektem ujęcia części rozrachunków jako per salda należności i zobowiązań; zgodnie ze stanem faktycznym odzwierciedlonym w ewidencji analitycznej, po stronie Wn konta syntetycznego 221 należało wykazać należności w kwocie 574.827,41 zł a po stronie Ma nadpłaty w kwocie 13.236,12 zł; art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi, że konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, natomiast zasady funkcjonowania konta 221 wymagają wykazywania salda dwustronnego, jeżeli są na tym koncie ujęte zarówno należności, jak i nadpłaty. W sprawozdaniu Rb-27S wykazano rzetelne dane, wynikające z ewidencji analitycznej – str. 24-25 i 46 protokołu kontroli. Naruszenie zasady wykazywania dwustronnych sald w ewidencji syntetycznej – na rzecz per salda należności i zobowiązań – stwierdzono również na kontach 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 225 „Rozrachunki z budżetami” i 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji Urzędu – str. 46-47 i 49 protokołu kontroli,

f) konto 290 „Odpisy aktualizujące należności” nie wykazywało salda, co – jak wynika z ustaleń kontroli – było efektem zaniechania analizy należności pod kątem zaistnienia przesłanek do dokonania odpisu. Z przedstawionej kontrolującym dokumentacji wynika, iż wystąpiły należności posiadające cechy uzasadniające dokonanie odpisu, określone w art. 35b ust. 1 ustawy. Na dzień 31 grudnia 2019 r. wykazano w księgach kwotę 1.576,18 zł należności głównej i 448,61 zł odsetek stanowiącą zaległość z tytułu wieczystego użytkowania nieruchomości za lata 2010-2016, w stosunku do której wpłynęło od komornika postanowienie z dnia 12 czerwca 2017 r. o umorzeniu postepowania egzekucyjnego w wyniku stwierdzenia jego bezskuteczności. Należy podkreślić, że kwestia dokonywania analizy należności pod kątem zaistnienia przesłanek do odpisu aktualizującego na koncie 290 była już przedmiotem zaleceń skierowanych po poprzedniej kontroli kompleksowej, przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w 2016 r. – str. 27 protokołu kontroli,

g) w gospodarce kasowej nie stosowano się do wewnętrznej regulacji zawartej w § 12 ust. 6 „Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej” stanowiącej, że zamknięcia raportu kasowego dokonuje się w okresach kilkudniowych, nie dłuższych niż 5 dni. Stwierdzono, że np. raport kasowy nr 0015/2019 został otwarty 1 listopada 2019 r. i zamknięty w dniu 29 listopada 2019 r. Ponadto wpłaty do kasy opłaty skarbowej odprowadzano na rachunek budżetu przy wykorzystaniu konta 140 „Krótkoterminowe aktywa finansowe” a środki pieniężne pobierane z rachunku bankowego do kasy czekami ewidencjonowano z pominięciem konta 141 „Środki pieniężne w drodze”. Zarówno w jednym, jak i drugim przypadku operacje te należy ewidencjonować poprzez konto 141 – str. 37-38 i 45 protokołu kontroli,

h) zapłatę podatku VAT do urzędu skarbowego, wynikającego z deklaracji VAT-7 gminy, księgowano zapisem ujemnym Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 901 (jednostka ujmuje dochody w kwocie brutto, natomiast zapłata podatku VAT jest ujmowana na zmniejszenie dochodów). Zapis taki jest niezgodny z zasadami funkcjonowania kont 133 i 901, które nie przewidują dokonywania zapisów ujemnych – właściwy zapis to Wn 901 – Ma 133. Również powielenie tej operacji w ewidencji Urzędu księgowano zapisem ujemnym na stronie Wn konta 130 i stronie Ma konta 225 „Rozrachunki z budżetami”, zamiast zapisem dodatnim po odwrotnych stronach tych kont i z zastosowaniem dodatkowo technicznego zapisu ujemnego na koncie 130 – str. 47 protokołu kontroli,

i) na koniec 2019 r. konto 225-3 służące do ewidencjonowania rozliczeń dotyczących podatku VAT z jednostkami objętymi centralnym rozliczeniem wykazywało saldo Wn w kwocie 1.326,41 zł, na które składały się wyniki deklaracji cząstkowych VAT-7 zakładu budżetowego (453,07 zł) oraz szkół podstawowych w Szepietowie (839,68 zł) i Wojnach Krupach (33,66 zł). Wskazać należy, że o ile w przypadku zakładu budżetowego saldo to oznacza rzeczywistą należność odpowiadającą środkom podlegającym przekazaniu przez zakład na rachunek budżetu gminy (w związku z wykazaniem w deklaracji cząstkowej VAT-7 danych obciążających wynik centralnego rozliczenia gminy), o tyle w przypadku szkół należy uznać je za nierealne, ponieważ jednostki te na koniec 2019 r. nie posiadały na rachunkach bieżących żadnych środków, które mogłyby być przekazane tytułem podatku VAT a dodatkowo gmina wykazała w deklaracji za grudzień należność od US w wysokości 20.797 zł (zatem nie miała zobowiązań do uregulowania, na które miałyby „składać się” jednostki wykonujące budżet); ponadto błędne saldo dotyczące rozliczeń z VAT widniało po stronie Wn konta 225-12 w wysokości 45,79 zł – str. 46-48 protokołu kontroli,

j) operacje rozchodu środków trwałych księgowano zapisami ujemnymi na stronie Wn konta 011 „Środki trwałe”, wbrew zasadom funkcjonowania tego konta określonym załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, czym zaniżono obroty stron Wn i Ma tego konta w 2019 r. o kwotę 224.438 zł – str. 172 i 175 protokołu kontroli,

k) w ewidencji analitycznej do konta 013 „Pozostałe środki trwałe” stwierdzono brak numerów fabrycznych urządzeń elektronicznych, które je posiadają; dane w tym zakresie zapewniają jednoznaczną identyfikację środków trwałych, co ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych, w tym powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych stosownie do wymagań art. 27 ustawy o rachunkowości – str. 178 protokołu kontroli.

Kontrola sporządzonej sprawozdawczości, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 1564) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), wykazała, że:

a) sprawozdania jednostek oświatowych obsługiwanych przez Urząd Miejski podpisywane są przez dyrektorów tych jednostek, co pozostaje w sprzeczności z art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym w przypadku powierzenia jednostce obsługującej obowiązków w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości, są one przekazywane w całości. Przepisy § 4 pkt 3 lit. f) i § 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej stanowią wprost, że sprawozdania jednostki obsługiwanej powinien podpisywać kierownik jednostki obsługującej, tj. Pan Burmistrz. W stosunku do sprawozdawczości finansowej zasada ta wyrażona została w § 33 ust. 6 rozporządzenia z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont… – str. 20-22 i 191 protokołu kontroli,

b) zaniżono dane wykazane w kolumnie 10 „zaległości netto” rocznych sprawozdań Rb-27S Szkół Podstawowych w Wojnach Krupach i Dąbrówce Kościelnej o kwoty odpowiednio 2.052,41 zł i 308,85 zł, a w zakresie sprawozdania jednostkowego sporządzonego przez Pana Burmistrza na podstawie danych budżetu gminy i Urzędu Miejskiego o kwotę 11.348,61 zł. Nieprawidłowość wynikała z bezpodstawnego – w świetle zasad sporządzania sprawozdania Rb-27S – pominięcia w tej kolumnie należności z tytułu odsetek prezentowanych w par. 0920 „Wpływy z pozostałych odsetek”, naliczonych od zaległości cywilnoprawnych ujętych w par. 0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych…” i par. 0550 „Wpływy z opłat z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości” – str. 21-23 i 25-29 protokołu kontroli,

c) w rocznym sprawozdaniu Rb-27S za 2019 r. w kolumnie 8 „Dochody otrzymane” wykazano 35.945.001,98 zł, podczas gdy zgodnie z przepisami zawartymi w § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 1a pkt 1 lit. c) i pkt 2 lit. c), ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej należało wykazać kwotę 35.943.061,06 zł, tj. o 1.940,92 zł niższą. Szczegółowe wyliczenie różnicy zawarto na str. 23-24 protokołu kontroli,

d) zaniechano sporządzania jednostkowych sprawozdań Rb-27ZZ dla Urzędu Miejskiego w Szepietowie, wykazując dane dotyczące dochodów z zadań zleconych zrealizowanych przez Urząd (rozdz. 75011 „Urzędy wojewódzkie” par. 0690 „Wpływy z różnych opłat”) bezpośrednio w sprawozdaniu zbiorczym, wbrew przepisom § 6 ust. 1 i 2 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej określającym treść sprawozdania jednostkowego Rb-27ZZ sporządzanego przez jednostkę bezpośrednio realizującą zadania oraz zasadzie sporządzania sprawozdania zbiorczego na podstawie sprawozdań jednostkowych – str. 30 protokołu kontroli,

e) w sprawozdaniu Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2019 r. w kolumnie N3. „Gotówka i depozyty” i N3.2. „Depozyty na żądanie” wykazano wartości zawyżone o kwotę 310.362,08 zł; wykazana kwota powinna być niższa o 438.234 zł stanowiące subwencję oświatową na 2020 r., która wpłynęła w grudniu 2019 r., oraz powiększona o udziały w podatkach dochodowych i podatki realizowane na rzecz gminy przez urzędy skarbowe, które wpłynęły w styczniu 2020 r., wynoszące 127.871,92 zł. Prawidłowo wartość wykazana w tej pozycji powinna wynosić 2.020.099,35 zł, stosownie do zasad jej wypełniania wynikających z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych – str. 31 protokołu kontroli,

f) w łącznym sprawozdaniu Rb-Z według stanu na koniec IV kwartału 2019 r. pozycję E2.1 „Kredyty i pożyczki krótkoterminowe” zawyżono kosztem kolumny E2.2 „Kredyty i pożyczki długoterminowe” o kwotę 375 zł odpowiadającą wartości spłacanego w ratach przez okres 2 lat zobowiązania za telefon służbowy (spłaty miały następować do grudnia 2020 r.). W § 1 ust. 3 i 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych wskazano, iż w sprawozdaniu Rb-Z, w pozycjach odnoszących się do zobowiązań według tytułów dłużnych, wykazuje się kwoty zadłużenia ogółem, w tym zobowiązania długoterminowe, przy czym przez pojęcie „zobowiązania długoterminowe” rozumie się zadłużenie, którego pierwotny termin spłaty czy też wykupu jest dłuższy niż rok. Przez pierwotny termin zapadalności należy rozumieć termin, wynikający z umowy, do końca którego dłużnik zobowiązał się spłacić dane zobowiązanie, niezależnie od harmonogramu spłat. Według pierwotnego terminu zapadalności klasyfikuje się zobowiązania na podstawie terminu ostatecznej spłaty względem terminu powstania zobowiązania. Jeżeli zobowiązanie jest spłacane w ratach, do ustalenia zapadalności jest brana pod uwagę data spłaty ostatniej raty. Tym samym przedmiotowe zobowiązania powinny być kwalifikowane do długoterminowych. Z ustaleń zawartych na str. 32 protokołu kontroli wynika, że błędna prezentacja tej kwoty miała miejsce w jednostkowym sprawozdaniu Rb-Z sporządzonym przez MGOPS.

Nieprawidłową prezentację zobowiązań jako długoterminowych lub krótkoterminowych stwierdzono również w bilansie z wykonania budżetu za 2019 r., w którym jako zobowiązania długoterminowe finansowe wykazano kwotę zawyżoną o 983.766 zł. Było to wynikiem wykazania w tej pozycji danych niezgodnie z definicją zobowiązań krótkoterminowych zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości, według której rozumie się przez nie ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego – str. 34-35 protokołu kontroli,

Kontrola wykazała nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.):

a) dochody przypadające gminie z tytułu realizacji zadań zleconych osiągnięte w rozdz. 75011 „Urzędy wojewódzkie” i rozdz. 85503 „Karta Dużej Rodziny” wykazano w sprawozdaniu Rb-27S w par. 0690 „Wpływy z różnych opłat”, zamiast w par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami”; w ten sposób powstała też rozbieżność między danymi sprawozdania Rb-27-ZZ i Rb-27S, naruszająca § 6 ust. 4 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 29-30 protokołu kontroli

b) na podstawie sprawozdań Rb-34S Szkoły Podstawowej w Szepietowie i Szkoły Podstawowej w Dąbrówce Kościelnej ustalono, że dochody pozyskiwane z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (par. 0660 klasyfikacji budżetowej) wykazywano w rozdz. 80148 „Stołówki szkolne i przedszkolne”, podczas gdy ze względu na charakter tych wpływów i miejsce ich powstawania należało je zaewidencjonować w rozdz. 80103 „Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych” – str. 189 i 191-192 protokołu kontroli,

c) do par. 0760 „Wpływy z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności” błędnie ujęto dochody uzyskane ze sprzedaży nieruchomości na rzecz jej użytkownika wieczystego na podstawie aktu notarialnego. Dochód ten powinien być zakwalifikowany w par. 0770 „Wpływy z tytułu odpłatnego nabycie prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” – str. 75 protokołu kontroli,

d) wydatek w kwocie 840 zł poniesiony za opinię lekarską i psychologiczną został ujęty w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”; w świetle obowiązujących zasad klasyfikacji właściwym paragrafem dla wydatków na taki cel jest par. 4390 „Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii... Z kolei w par. 4430 „Różne opłaty i składki” ujęto wydatki na opłatę stałą od wniosku o wszczęcie postępowania o zastosowanie obowiązku poddania się leczeniu odwykowemu oraz na wydanie odpisu postanowienia. Wydatki te powinny zostać ujęte w par. 4610 „Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego” – str. 136-138 protokołu kontroli.

W wyniku analizy zagadnień związanych ze środkami depozytowymi przetrzymywanymi przez jednostkę na rachunku bankowym ewidencjonowanym w ramach konta 139 „Inne rachunki bankowe” ustalono przypadek nieznacznego uchybienia terminowi zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy na „Dostawę i montaż mebli biurowych oraz pozostałego wyposażenia w Urzędzie Miejskim w Szepietowie”. Kwotę stanowiącą 70% zabezpieczenia (23.563,37 zł) zwrócono 5 dni po terminie wynikającym z art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, ze zm.) oraz z umowy – str. 42 protokołu kontroli.

           Kontrola przechowywanych depozytów była połączona z analizą postanowień umów, na podstawie których były one wnoszone. W zakresie warunków zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy na „Wykonanie robót remontowo - budowlanych w ramach projektu pn. Dostosowanie obiektów oświatowych gminy Szepietowo na cele realizacji zadań z zakresu wychowania przedszkolnego” wskazano w umowie, że 30% zabezpieczenia zostanie zwrócone wykonawcy w terminie 30 dni od upływu okresu gwarancji. Jest to sprzeczne z przepisami art. 151 ust. 2 i 3 Prawa zamówień publicznych, który wskazuje, że kwota pozostawiona na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady jest zwracana nie później niż w 15 dniu po upływie okresu tej rękojmi. Nadto zamawiający w umowie stosował zamiennie pojęcia rękojmi i gwarancji, które nie posiadają tożsamego znaczenia i okresów. W sytuacji zatem, gdy ustawowe terminy rękojmi za wady nie będą pokrywały się z przyjętymi okresami gwarancyjnymi, może to być przyczyną braku możliwości jednoznacznego określenia terminu zwrotu zabezpieczenia – str. 41-42 protokołu kontroli.

W przedmiocie prowadzenia czynności windykacyjnych w stosunku do należności cywilnoprawnych stwierdzono, że gmina posiadała na koniec 2019 r. należność wymagalną z tytułu najmu przypadającą od dłużnika HYPERION S.A. w wysokości 115.608,54 zł (w tym 8.869,86 zł stanowią naliczone odsetki). Jak wynika z ustaleń kontroli, należność ta została naliczona za okres od lipca 2016 r. do grudnia 2019 r. Przy czym należy zauważyć, że według ustaleń kontroli w dniu 31 maja 2018 r. Pan Burmistrz dokonał (na mocy porozumienia z syndykiem) rozwiązania umów z dłużnikiem, wnioskując o opróżnienie i wydanie lokali do 11 czerwca 2018 r. W odniesieniu do posiadanych należności gmina uzyskała nakaz zapłaty zaległości przypadających za okres od lipca 2016 r. do listopada 2016 r. w wysokości 20.795,99 zł. Natomiast zaległość w kwocie 94.812,55 zł naliczona za okres od grudnia 2016 r. do grudnia 2019 r. nie była objęta postępowaniem egzekucyjnym przed sądem. Z ustaleń kontroli wynika jednakże, że w odpowiedzi na wezwanie do zapłaty z dnia 30 października 2019 r. opiewające na kwotę 77.958,74 zł dłużnik – pismem z dnia 7 listopada 2019 r. – oprócz stwierdzenia, iż nie posiada środków pieniężnych na pokrycie zobowiązań wskazanych w wezwaniu (abstrahując od zasadności tych roszczeń) wniósł o zaprzestanie fakturowania przez gminę rzekomego korzystania przez spółkę z usług, z których faktycznie nie korzysta. W treści protokołu kontroli nie odniesiono się do kwestii zasadności naliczania czynszu przez gminę w kontekście rozwiązania umów w dniu 31 maja 2018 r. i uzależnionej od tego prawidłowości kwoty należności z czynszu ujętej w księgach. Z pisma dłużnika wynika natomiast, że kwota ta jest przez niego w części kwestionowana (według ustaleń zawartych na str. 49-50 protokołu kontroli o dodatkowe potwierdzenie salda na koniec 2019 r. nie występowano). Niezależnie od powyższego należy wskazać, że na dzień kontroli dochodziło już – w świetle art. 118 k.c. – do przedawnienia należności za grudzień 2016 r. i pierwsze miesiące 2017 r., do zasadności których w świetle podanej w protokole dokumentacji nie ma zastrzeżeń (należności powstały przed działaniami dotyczącymi rozwiązania umowy). Nie zostały bowiem podjęte działania przez sądem przerywające bieg terminu przedawnienia (art. 123 § 1 pkt 1), natomiast podana w protokole treść pisma dłużnika z dnia 7 listopada 2019 r. nie wskazuje, aby dłużnik uznawał roszczenie gminy (art. 123 § 1 pkt 2 k.c.) – str. 27-29 protokołu kontroli.

Ponadto kontrola tych zagadnień wykazała, że nie podejmowano działań przed sądem w celu wyegzekwowania zaległości z użytkowania wieczystego za lata 2017-2019 od dłużnika zalegającego od 2010 r., wobec którego zaległości przypadające do 2016 r. objęto nakazem zapłaty. W świetle art. 118 k.c. przedawnieniu na dzień kontroli uległy zatem należności za 2017 r. wynoszące 260,07 zł – str. 26-27 protokołu kontroli.

Kolejnym obszarem objętym kontrolą były zagadnienia związane z centralnym rozliczeniem podatku VAT. Uchwałą Nr XIX/136/16 z dnia 23 listopada 2017 r. Rada Miejska w Szepietowie określiła, że Zakład Wodociągów, Kanalizacji i Oczyszczania (zakład budżetowy gminy) otrzymywać będzie środki finansowe wynikające z rozliczenia podatku od towarów i usług; przekazaniu podlega nadwyżka podatku naliczonego nad należnym wynikająca ze złożonej do Urzędu Miejskiego cząstkowej deklaracji VAT-7 za okresy miesięczne. Nadwyżka podatku naliczonego nad należnym podlega zwrotowi dla Zakładu w terminie zapłaty tego podatku do urzędu skarbowego, jeśli ze scentralizowanej deklaracji VAT-7 wynika obowiązek zapłaty podatku, lub w terminie 7 dni od dnia wpływu podatku na rachunek gminy, jeżeli ze scentralizowanej deklaracji gminy wynika zwrot podatku VAT z US. Z ustaleń zawartych na str. 194 protokołu kontroli wynika, że za listopad 2019 r. Zakład wykazał nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym w kwocie 8.330,57 zł, która wbrew postanowieniom uchwały nie została mu zwrócona z budżetu lecz potraktowana jako podlegająca rozliczeniu w następnych okresach.

Nie negując praktycznego uzasadnienia dla przyjętego rozwiązania polegającego na przenoszeniu nadwyżki wykazywanej przez Zakład na następne okresy – wynikającego z faktycznego kształtowania się rozliczeń podatku VAT Zakładu za poszczególne miesiące w skali całego roku – należy jednak podkreślić, że powinno mieć ono swoje umocowanie w uchwale Rady Miejskiej, zgodnie z zakresem delegacji do jej podjęcia wynikającym z art. 16 ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.).

Podczas kontroli zagadnień dotyczących organizacji i funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych okazano decyzję nr MK.7224-6/04, którą w dniu 17 lutego 2004 r. ówczesny Wójt Gminy Szepietowo oddał w trwały zarząd na rzecz Zakładu Wodociągów, Kanalizacji i Oczyszczania w Szepietowie nieruchomość gruntową nr 930 o pow. 0,2734 ha wraz z obiektem oczyszczalni ścieków, w celu realizacji zadań statutowych o charakterze użyteczności publicznej. Według treści decyzji, na mocy uchwały Nr XXVIII/218/2002 Rady Gminy Szepietowo z dnia 28 czerwca 2002 r. w sprawie wyrażenia zgody na udzielenie bonifikaty od opłat rocznych komunalnym jednostkom organizacyjnym…, „zwolniono” ZWKiO z uiszczania opłaty rocznej z tytułu trwałego zarządu w wysokości 0,3% ceny, wynoszącej 7.106 zł. W § 1 uchwały Rada wyraziła zgodę na udzielenie bonifikaty od opłat rocznych za nieruchomości oddane w trwały zarząd w wysokości 100% ustalonej opłaty. Uchwała przewidywała zatem w istocie zwolnienie Zakładu z opłaty za trwały zarząd, co potwierdza decyzja. Jako podstawę podjęcia uchwały wskazano w jej treści art. 84 ust. 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1990). Zgodnie z tym przepisem właściwy organ może udzielić, za zgodą Rady, bonifikaty od opłat rocznych, jeżeli nieruchomość jest oddana m.in. na realizację urządzeń infrastruktury technicznej oraz innych celów publicznych. Ustawa nie określa wysokości dopuszczalnej bonifikaty, jednakże w ocenie Izby pojęcia tego nie można utożsamiać z prawem do całkowitego zwolnienia z opłaty. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego pojęcie „bonifikata” w tym kontekście oznacza „zmniejszenie ustalonej ceny towaru lub usługi” a więc nie jest tożsame z całkowitym zwolnieniem z odpłatności. Żaden z przepisów nie stanowi zaś o możliwości zwolnienia z opłat za trwały zarząd nieruchomościami zabudowanymi oczyszczalnią ścieków, przy pomocy której prowadzi działalność zakład budżetowy – str. 4 protokołu kontroli.

Analiza dochodów gminy z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste gruntów (str. 54-56 protokołu kontroli) wykazała, że od 2010 r. nie dokonywano aktualizacji wysokości tych opłat przypadających od podmiotów wskazanych w protokole kontroli. Zgodnie z art. 77 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej podlega aktualizacji nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość nieruchomości ulegnie zmianie. Przeprowadzenie aktualizacji tej opłaty przez Pana Burmistrza jest więc uzasadnione z uwagi na odległy termin jej ustalenia, nakazujący zakładać zmianę wartości nieruchomości. W wyjaśnieniu w tej sprawie wskazano, że ustawa nie określa terminu, w którym należałoby obligatoryjnie zaktualizować wysokość opłaty rocznej oraz, że Zważywszy na fakt, że grunty stanowiące własność gminy przekazane w użytkowanie wieczyste stanowią stosunkowo niewielki areał nie podejmowano długotrwałych i kosztownych procedur związanych z ustaleniem ewentualnych zmian wartości gruntu, które miałyby wpływ na ewentualne zmiany wysokości opłaty rocznej. W wyjaśnieniu potwierdzono jednak równocześnie zasadność podjęcia w najbliższym czasie działań zmierzających do aktualizacji opłaty rocznej.

           Ponadto z ustaleń kontroli w zakresie dochodów z użytkowania wieczystego wynika, że zaniechano naliczania i ujmowania w księgach należnych gminie odsetek z tytułu opłat rocznych wniesionych nieterminowo w 2019 r. Łącznie nie ustalono należności z tytułu odsetek w wysokości 168,88 zł. Naruszono tym samym art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych oraz § 11 rozporządzenia z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…

Kontrola dochodów z najmu lokali użytkowych wykazała, że w latach 2018-2020 nie dokonywano waloryzacji czynszów najmu. W wyjaśnieniu dotyczącym braku waloryzacji wskazano, że aneksami z dnia 20 marca 2017 r. do umów najmu lokali użytkowych zawartych przez gminę Szepietowo z poszczególnymi podmiotami dokonano skreśleń w zakresie zapisów odnoszących się do waloryzacji stawki czynszu, co umożliwiło ograniczenie skomplikowanej i czasochłonnej przyjętej metodzie wyliczania czynszu przy niewspółmiernie niskich dochodach uzyskiwanych w wyniku dokonywanej waloryzacji czynszu. Zgodnie z art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami organ działający za jednostkę samorządu terytorialnego zobowiązany jest do gospodarowania nieruchomościami zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki. Za jeden z elementów prawidłowej gospodarki należy uznać zachowywanie adekwatności kwoty pobieranego czynszu do zmiany siły nabywczej pieniądza. Jest to szczególnie uzasadnione w przypadku zawierania umów najmu lokali użytkowych na czas nieokreślony, w stosunku do których zaniechanie waloryzacji może prowadzić z czasem do istotnej utraty adekwatności przez ustaloną pierwotnie w umowie stawkę czynszu. Zaniechanie waloryzacji czynszów skutkowało niższymi należnościami gminy z tytułu najmu tych lokali za 2019 r. i 2020 r. (do dnia kontroli) o łączną kwotę 735 zł. Szczegółowe wyliczenia w stosunku do poszczególnych najemców zawarto na str. 59-67 protokołu kontroli.

Błąd w zakresie waloryzowania czynszu stwierdzono natomiast w wyniku analizy dochodów gminy z dzierżawy nieruchomości. W latach 2014-2017 dokonywano waloryzacji czynszu z tytułu dzierżawy nieruchomości położonej w miejscowości Szepietowo Wawrzyńce ODR o powierzchni 0,0260 ha, jednakże w 2016 r. do obliczenia waloryzacji przyjęto stawkę czynszu wynikającą pierwotnie z umowy, nie zaś stawkę zwaloryzowaną w latach następnych. Ponadto od 2018 r. nie dokonywano waloryzacji czynszu. Wskazany błąd oraz późniejsze zaniechanie waloryzacji czynszu skutkowało nieznacznym zaniżeniem dochodów uzyskanych przez gminę w latach 2019-2020 (o kwotę 7,77 zł) – str. 67-68 protokołu kontroli.

Kontrola dochodów gminy z tytułu dzierżawy nieruchomości wykazała, że przed zawarciem umowy z dnia 4 czerwca 2018 r. na dzierżawę nieruchomości położonej w miejscowości Szepietowo Wawrzyńce o pow. 6,00 ha nie dopełniono obowiązku wynikającego z art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami, tj. nie sporządzono wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę. W umowie tej postanowiono, że jej przedmiotem jest niezabudowana nieruchomość rolna oraz ustalono roczny czynsz za dzierżawę w wysokości 8.309,40 zł netto. Aneksem nr 1 z dnia 8 kwietnia 2019 r. wydłużono okres obowiązywania umowy dzierżawy o kolejne 12 miesięcy, tj. do dnia 3 czerwca 2020 r. Pozostałe warunki umowy nie uległy zmianie. W dniu 24 czerwca 2019 r. wystawiona została dzierżawcy faktura zawierająca roczną należność na kwotę brutto 10.220,56 zł (czynsz netto 8.309,40 zł). W dniu 13 marca 2020 r. zawarto kolejną umowę dzierżawy tej działki na okres 12 miesięcy; jej postanowienia były tożsame z umową zawartą w 2018 r. Ponownie nie dopełniono obowiązku wynikającego z art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Przedmiot umowy określono jako oddanie dzierżawcy do używania i pobierania pożytków niezabudowanej nieruchomości rolnej. W trakcie kontroli okazano wypis z rejestru gruntów, zgodnie z którym działka ta stanowi grunty orne. Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (Dz. U. z 2018 r. poz. 701, ze zm.) zwalnia się od podatku dzierżawę gruntów przeznaczonych na cele rolnicze. W związku z naliczaniem podatku VAT od czynszu dzierżawnego określonego w tej umowie zwrócono się o wyjaśnienie, w treści którego pracownik Urzędu Miejskiego prowadzący te zagadnienia wskazał na wstępie, że gmina Szepietowo nabyła prawo użytkowania wieczystego przedmiotowej nieruchomości aktem notarialnym z dnia 29 czerwca 2016 r. i ponosi w związku z tym opłaty roczne ustalone przez Zarząd Województwa Podlaskiego, które opodatkowane są podatkiem VAT. Następnie w treści wyjaśnienia wskazano, że (…) Wymieniona nieruchomość jest objęta miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, który został zatwierdzony Uchwałą (…) z dnia 19 kwietnia 2018 roku. Zgodnie z w/w planem działka Nr 4/1 o pow. 6,00ha ujęta jest jako teren inwestycyjny: zabudowa usługowo – produkcyjna (…) – str. 68-69 protokołu kontroli. Z treści wyjaśnienia wynika zatem, że jako podstawę opodatkowania dzierżawy tej nieruchomości podatkiem VAT przyjęto jej przeznaczenie określone w planie zagospodarowania przestrzennego a także fakt, że gmina wnosi opłaty roczne za użytkowanie wieczyste tego gruntu opodatkowane VAT. W wyjaśnieniu nie odniesiono się natomiast do przepisu § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług…, według którego ze zwolnienia od podatku VAT korzysta „dzierżawa gruntów przeznaczonych na cele rolnicze”; nie zanegowano też faktu, że grunty te wykorzystywane są na cele rolnicze. W uzasadnieniu wyroku WSA w Gdańsku z dnia 20 września 2020 r. (I SA/Gd 538/20) stwierdzono, że (…) o zastosowaniu zwolnienia od podatku od towarów i usług decyduje wykorzystanie dzierżawionych gruntów na cele rolnicze. Należy podkreślić, że ustawodawca regulując przedmiotowe zwolnienie nie odwołuje się do klasyfikacji gruntu, ale do jego rzeczywistego wykorzystania na cele rolnicze. Stanowisko to zostało potwierdzone w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 25 listopada 2011 r. (sygn. I FSK 216/11).

W zakresie wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych (str. 76-81 protokołu kontroli) stwierdzono, że we wnioskach o wydanie zezwolenia złożonych w dniu 19 stycznia 2017 r. przez Gminną Spółdzielnię „Samopomoc Chłopska”, dotyczących sprzedaży w sklepie nr 5 w Szepietowie oraz w sklepie w m. Szepietowo Wawrzyńce, nie wskazano adresu punktu składowania napojów alkoholowych (magazynu dystrybucyjnego) wymaganego przez art. 18 ust. 5 pkt 6 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2277).

Badaniu poddano również dochody z opłat za zajęcie pasa drogowego (str. 81-85 protokołu kontroli). W próbie decyzji poddanej kontroli stwierdzono błąd w zakresie ustalenia wysokości opłaty za zajęcie pasa drogowego drogi gminnej w celu umieszczenia urządzeń niezwiązanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego. Decyzją z dnia 22 stycznia 2019 r. naliczono opłatę za rok 2019 (od dnia 6 lutego) w wysokości 39,48 zł oraz opłatę roczną za lata kolejne w wysokości 42,88 zł. Zgodnie z wyliczeniami dokonanymi przez kontrolującego opłata za 2019 r. powinna wynieść 38,65 zł, czyli o 0,83 zł mniej niż opłata ustalona i pobrana. Ponadto w przypadku jednej decyzji stwierdzono, że opłata została wniesiona 46 dni po terminie, mimo czego nie zostały naliczone odsetki.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, a jej wyniki doprowadziły do następujących ustaleń.

           Kontroli poddano decyzje w sprawie zmiany wymiaru podatku rolnego. Organ podatkowy wydał łącznie dla wsi Zalesie Nowe, Plewki, Średnica-Jakubowięta 5 tego typu decyzji, skutkujących odpisem na kwotę 1.127 zł i przypisem w kwocie 56 zł. Analizując zgromadzone materiały, w tym także wydane decyzje, stwierdzono, że nie uwzględniają one wszystkich elementów przewidzianych w treści art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej. Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu podatkowego, datę jej wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie oraz podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Natomiast zgodnie z § 1 pkt 6HYPERLINK "http://sip.lex.pl/"HYPERLINK "http://sip.lex.pl/", integralną częścią każdej decyzji jest jej uzasadnienie faktyczne i prawne. Przytoczenie przepisów prawa to również wskazanie ich treści i relacji do stanu faktycznego sprawy i zasad prawidłowo prowadzonego postępowania na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Decyzja powinna wskazywać ustalony przez organ stan faktyczny, określać przesłanki zastosowania tej a nie innej kwalifikacji prawnej i ustalać, jakie okoliczności stanu faktycznego odpowiadają, którym z fragmentów normy prawnej zastosowanej w sprawie, co nie zostało dopełnione przez organ podatkowy. Kompletność materiału zgromadzonego w sprawie jest zupełnie podstawowym, niejako pierwotnym warunkiem uznania, że po pierwsze została zrealizowana zasada prawdy obiektywnej, a po drugie, że ocena dowodów dokonana przez organ podatkowy jest oceną korzystającą z ochrony art. 190 Ordynacji podatkowej. Natomiast z treści art. 210 § 4 ustawy nie wynika, aby uzasadnienie decyzji musiało przedstawiać stanowisko organu we wszystkich najdrobniejszych kwestiach proceduralnych. Uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia organu powinno odnosić się do okoliczności, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy – str. 101-103 protokołu kontroli.

           Kontrolując zagadnienie prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych pod kątem terminowości składania deklaracji podatkowych stwierdzono, że pięć podmiotów o numerach ewidencyjnych podanych w protokole kontroli złożyło deklaracje po terminie. Organ podatkowy nie podjął działań mobilizujących podatników do terminowego składania deklaracji i nie wystąpił do właściwego urzędu skarbowego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie popełnienia wykroczenia, o którym mowa w art. 56 ustawy z dnia 10 kwietnia 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2020 r. poz. 19, ze zm.) – str. 103-104 protokołu kontroli.

           Na str. 110 protokołu kontroli opisano wyniki badania zagadnień dotyczących powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości podatników prowadzących działalność gospodarczą. Ustalono, że w przypadku podatnika o numerze ewidencyjnym 270078 na podstawie złożonych informacji organ podatkowy nie dokonał zmiany wymiaru zobowiązania podatkowego i uszczuplił podatek od nieruchomości z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej od budowli za poszczególne lata w kwotach po 8.511 zł za 2016 i 2017 r. oraz po 10.013 zł za rok 2018, 2019 i 2020. Łącznie zaniżono podatek od nieruchomości o kwotę 47.061 zł. Tym samym doszło do naruszenia art. 4 ust. 1  ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170, ze zm.).

W drugim przypadku ustalono, na podstawie przedłożonych dokumentów, że podatnik wydobywał kruszywa w ramach powadzonej działalności gospodarczej, nie zgłaszając gruntów na nią zajętych do opodatkowania. Przyjmując, że działalność gospodarcza prowadzona była na całej powierzchni, na którą wydano koncesję (13.790 m2), podatek od nieruchomości zaniżono za 2017 r. o 7.033 zł, za 2018 i 2019 r. po 7.584 zł rocznie, a za 2020 r. o 7.860 zł. Łącznie zaniżono podatek od nieruchomości o kwotę 30.061 zł.

Przyczyną zaistniałych nieprawidłowości był brak czynności sprawdzających prowadzonych w celu i na zasadach opisanych w art. 272 Ordynacji, a także wadliwy system obiegu informacji. W przypadku pierwszego podatnika organ podatkowy posiadał informacje o przedmiotach opodatkowania podlegających opodatkowaniu. W drugim zaś, zgodnie ze znajdującą się w Urzędzie dokumentacją podatnik złożył informację dotyczącą opłaty za wydobytą kopalinę ze złoża za 2018  r., na podstawie wydobycia za II półrocze 2017 r. oraz dokonywał wpłat za poszczególne lata.

           Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, której zasady prowadzenia określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Kontrola pozwoliła ustalić, że system informatyczny obsługujący w jednostce przedmiotową ewidencję nie spełnia warunków przewidzianych w § 2 rozporządzenia, zgodnie z którymi powinien umożliwiać:

- tworzenie raportów i zbiorczych zestawień według kryteriów definiowanych przez użytkownika;

- eksport danych zawartych w ewidencji do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego.

           Struktura i zasady budowy pliku w formacie XML zostały określone w załączniku do rozporządzenia. Stwierdzono, że użytkowany przez kontrolowaną jednostkę program komputerowy nie odpowiada wymogom określonym w załączniku do rozporządzenia w zakresie struktur i zasad budowy pliku w formacie Rozszerzalnego Znacznika Języków XML po wygenerowaniu. Jednocześnie ustalono, że kontrolowana jednostka nie prowadząc ewidencji w wymaganym formacie (powinna zawierać dane dotyczące przedmiotów opodatkowania), narusza wskazania § 5 rozporządzenia – str. 111 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że będące w użyciu w kontrolowanej jednostce pokwitowania wpłaty opłaty targowej (bloczki opłaty targowej) uniemożliwiają sprawowanie kontroli ze strony organu podatkowego w zakresie prawidłowości poboru. Na biletach brak jest danych osoby uiszczającej opłatę, a pokwitowania wystawiane są w jednym egzemplarzu i nie zawierają wszystkich elementów określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208  poz. 1375). Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia pokwitowanie wpłaty lub wypłaty powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację: egzemplarza pokwitowania, podatnika, podatku lub innego tytułu wpłaty lub wypłaty, wysokości kwoty wpłaty lub wypłaty, w przypadku wpłaty również okres, którego dotyczy wpłata, daty wpłaty. Z kolei według § 7 ust. 1 wpłaty gotówkowe przyjmuje kasjer w kasie lub w tym wypadku inkasent i dla każdego rodzaju podatku wypełnia się oddzielne pokwitowanie wpłaty albo pokwitowanie wypłaty, co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał pokwitowania wpłaty otrzymuje wpłacający. W świetle powyższych ustaleń nie ma możliwości przeprowadzenia prawidłowo kontroli inkasentów. Zgodnie z art. 272 Ordynacji podatkowej organ podatkowy zobowiązany jest do prowadzenia czynności sprawdzających mających na celu monitorowanie wpłacania zadeklarowanych podatków, w tym również pobieranych przez płatników oraz inkasentów, co uniemożliwia opisana nieprawidłowość – str. 112-114 protokołu kontroli.

Kolejnym obszarem objętym działaniami kontrolnymi były działania windykacyjne prowadzone przez wierzyciela. Ustalono, że zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na dzień 31 grudnia 2019 r. wynosiły 99.754,56 zł (w tym zaległości z lat ubiegłych 49.902,62 zł). W 2019 r. wystawiono 913 upomnień w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi na kwotę 114.097,69 zł (w tym koszty upomnień w kwocie 10.590,80 zł). Wystawiono też 47 tytułów wykonawczych na ogólną kwotę 25.665 zł. Zaległość na dzień kontroli nieobjęta tytułami wykonawczymi to  30.363,63zł  (w tym z 2019 r. 27.160,21 zł). W stosunku do tych zaległości nie wszczęto egzekucji oraz nie podjęto działań windykacyjnych zmierzających do wyegzekwowania należności. Ustalenia wskazują na niedopełnienie przez wierzyciela obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1438, ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1483) – str.116 protokołu kontroli.

           Badanie zagadnień związanych z przeprowadzaniem kontroli podatkowych wykazało, że kontrolowana jednostka nie posiada regulacji wewnętrznych dotyczących zasad przeprowadzania kontroli w zakresie podatków i opłat lokalnych. Kontrola podatkowa jako proces zmierzający do zweryfikowania czy podatnicy rzetelnie wywiązują się z obowiązku realizacji zobowiązań podatkowych powinna być przeprowadzana w ramach posiadanych możliwości czasowych. Systematyczne przeprowadzanie kontroli podatkowych jest niezbędnym elementem prawidłowej realizacji dochodów podatkowych oraz daje pewność pozyskiwania ich w prawidłowym wymiarze. Kontrolowana jednostka ustaliła plan kontroli na rok 2019; pracownicy przeprowadzili tylko jedną kontrolę podatkową. W jej wyniku nieprawidłowości nie stwierdzono – str. 119-120 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli stwierdzono, że uchwałą Nr XXXVIII/284/18 z dnia 18 października 2018 r. Rada Miejska zwolniła „budynki lub ich części znajdujące się na gruntach gospodarstw rolnych w rozumieniu ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym”. Należy przez to rozumieć, że zwolniono wszystkie budynki, w tym mieszkalne i inne. W informacjach podatkowych składanych przez podatników brak jest wskazania powierzchni budynków mieszkalnych i innych, które zostały zwolnione w myśl cytowanej uchwały a w związku z powyższym brak możliwości prawidłowego ustalenia skutków udzielonych ulg i zwolnień oraz skutków obniżenia górnych stawek podatkowych podlegających prezentacji w sprawozdawczości. Pracownica zajmująca się wymiarem podatków złożyła pisemne wyjaśnienie na temat przyjętej metody ustalania podstaw opodatkowania budynków zwolnionych (średniej powierzchni budynków mieszkalnych przyjętej do sprawozdań). Należy wskazać, iż przyjęta metoda nie może zostać uznana za właściwą a ustalone w ten sposób skutki za prezentowane rzetelnie – str. 120 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących funduszu sołeckiego, regulowanego przepisami ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301, ze zm.), wykazała nieprawidłowość w zakresie wniosku sołectwa Stawiereje Michałowięta – str. 92-93 protokołu kontroli. W ramach funduszu sołeckiego zrealizowano wskazane we wniosku tego sołectwa przedsięwzięcie polegające na „renowacji zabytkowego krzyża”. Wydatek w wysokości 9.000 zł poniesiony został na podstawie faktury z dnia 14 października 2019 r. i zakwalifikowany do rozdziału 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami”, a zatem nie w podziałce właściwej dla wydatków na ochronę zabytków. W celu wyjaśnienia związku tego przedsięwzięcia z zadaniami własnymi gminy zwrócono się o wyjaśnienie, z którego wynika, że Krzyż nie jest wpisany do gminnej ewidencji zabytków lecz według informacji ustnych (…) został wykonany po II wojnie światowej. W bezpośrednim sąsiedztwie krzyża znajduje się mogiła żołnierzy armii niemieckiej i armii rosyjskiej (…) Krzyż upamiętnia żołnierzy poległych w czasie I wojny światowej. Dalej w wyjaśnieniu pracownik Urzędu wskazał, że krzyż i mogiła znajdują się na działce stanowiącej własność osoby fizycznej.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że uznanie tego przedsięwzięcia przez Pana Burmistrza za zadanie własne gminy i przyjęcie wniosku sołectwa nie miało dostatecznych podstaw prawnych. Zgodnie z art. 2 ust. 6 ustawy o funduszu sołeckim środki funduszu przeznacza się na realizację przedsięwzięć zgłoszonych we wniosku, które są zadaniami własnymi gminy, służą poprawie warunków życia mieszkańców i są zgodne ze strategią rozwoju gminy; warunki te muszą być spełnione łącznie. Do zadań własnych gminy należą zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 9 ustawy o samorządzie gminnym sprawy ochrony zabytków i opieki nad zabytkami. Tryb finansowania zadań w tym zakresie określają przepisy ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. z 2020 r. poz. 282, ze zm.). W art. 71 ust. 2 tej ustawy postanowiono, że zadaniem własnym gminy jest sprawowanie opieki nad zabytkami, do których gmina posiada tytuł prawny. Natomiast w przypadku, gdy tytuł prawny do obiektu wpisanego do rejestru zabytków lub znajdującego się w gminnej ewidencji zabytków posiada inny podmiot, podstawą finansowania z budżetu gminy prac przy tym zabytku jest dotacja udzielona przez organ stanowiący na zasadach określonych w uchwale tego organu – art. 81 ust. 1 ustawy. Powyższe przedstawienie stanu prawnego ma na celu wykazanie, że nawet gdyby obiekt był wpisany do rejestru lub ewidencji zabytków – co w tej sprawie nie miało miejsca – i jednocześnie stanowił własność innego podmiotu (jako składnik jego nieruchomości), to gmina, nie mając tytułu prawnego do obiektu, nie miałaby podstaw prawnych do bezpośredniego finansowania prac przy tym obiekcie. Właściciel obiektu zabytkowego musiałby ubiegać się o udzielenie dotacji na jego ochronę. W stwierdzonym stanie faktycznym doszło natomiast do poniesienia z budżetu gminy wydatków bezpośrednio na obiekt znajdujący się na nieruchomości prywatnej, który formalnie zabytkiem nie jest (mimo posiadania wartości historycznej, co wynika z wyjaśnienia). Świadczy to więc o sfinansowaniu przedsięwzięcia nieprawidłowego z punktu widzenia art. 2 ust. 6 ustawy o funduszu sołeckim ze względu na brak cech zadania własnego gminy. Wniosek sołectwa zawierający to przedsięwzięcie powinien zatem zostać odrzucony. W konsekwencji w ocenie Izby brak podstaw do zaliczenia tego wydatku do wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego i uwzględnienia we wniosku złożonym do Wojewody Podlaskiego o zwrot części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego za 2019 r. W efekcie kwota dotacji otrzymanej z budżetu państwa przez gminę Szepietowo tytułem zwrotu wydatków powinna być w ocenie Izby niższa o 2.358,36 zł (9.000 zł x 26,204%).

           Badanie prawidłowości udokumentowania i rozliczenia wydatków z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych wykazało 4 przypadki odbycia podróży komunikacją zbiorową, gdzie delegowani nie przedłożyli biletów w celu udokumentowania kosztów przejazdów, jak również nie złożyli oświadczeń o braku możliwości przedłożenia biletów. Zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu. Natomiast § 5 ust. 2 rozporządzenia przewiduje, że do rozliczenia kosztów pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania – str. 131-132 protokołu kontroli.

Analiza wydatków poniesionych z tytułu ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych wykazała, że zgodnie z listą obecności w listopadzie 2019 r. przebywał Pan dwa dni na urlopie wypoczynkowym oraz jeden dzień w delegacji, zaś w oświadczeniu o używaniu samochodu wykazał Pan pomniejszenie ryczałtu tylko o jeden dzień delegacji służbowej. W wyjaśnieniu złożonym przez pracownika odpowiedzialnego za rozliczanie ryczałtu wskazano, że w oświadczeniu Pana Burmistrza popełniony został błąd. Ryczałt za listopad 2019 r. został zatem Panu wypłacony w kwocie zawyżonej o 22,79 zł w świetle przepisów § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271) – str. 139-140 protokołu kontroli.

Podczas kontroli dokonano oceny zagadnienia gospodarowania pojazdami służbowymi wykorzystywanymi przez Urząd Miejski oraz ewidencjonowania zakupu i zużycia paliwa w tych pojazdach – str. 180-184 protokołu kontroli. Analizie poddano próbę obejmującą luty, czerwiec i grudzień 2019 r., stwierdzając, że:

a) w jednym przypadku zaniechano wystawienia polecenia wyjazdu służbowego dla osoby podpisanej na karcie drogowej jako odbywająca podróż, co stanowi naruszenie § 6 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej określającego, że miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, a to oznacza, że wystawienie polecenia wyjazdu służbowego nie służy tylko rozliczeniu przez pracowników kosztów podróży, które podlegają zwróceniu. Polecenie takie stanowi podstawę wyjazdu pracownika poza miejscowość wykonywania pracy, niezależnie od środka transportu i usprawiedliwia jego nieobecność w miejscu pracy. Także wówczas, gdy podróż służbowa odbywana jest pojazdem służbowym, tj. gdy pracownik nie ponosi żadnych kosztów podróży;

b) wystąpiły liczne braki we wpisach w kartach drogowych, dotyczące godzin rozpoczęcia pracy, stanu paliwa przy wydaniu karty, godzin zakończenia pracy, rubryk „skąd-dokąd”, celu wyjazdu (np. poprzestawano na zapisie „teren gminy”). Ujawnione uchybienia naruszają zasady używania pojazdów służbowych określone w zarządzeniu Nr 224/17 Pana Burmistrza z dnia 19 maja 2017 r. oraz tworzą stan częściowego braku jawności i przejrzystości w zakresie celu wykonywanych przejazdów, co uniemożliwia jednoznaczne powiązanie ich z wykonywaniem czynności służbowych, a tym samym potwierdzenia publicznego celu poniesienia wydatku na zakup paliwa;

c) zużycie paliwa ewidencjonowano w ten sposób, że jego rozchód ujmowano nie na podstawie faktycznego zużycia, a na podstawie obliczenia dokonanego przy użyciu przyjętej normy. Wskazać należy, że przyjęta dla pojazdu norma nie służy do ustalania zużycia paliwa, a jedynie do weryfikacji prawidłowości poziomu rzeczywistego zużycia paliwa, które powinno być ustalane poprzez odniesienie liczby przejechanych kilometrów do faktycznie zatankowanego paliwa. Faktyczne zużycie podlega następnie porównaniu z ustaloną normą w celu ustalenia ewentualnych przepałów lub oszczędności. Z ustaleń zawartych na str. 181 protokołu kontroli wynika, że błędne ustalanie zużycia „zgodnie z przyjęta normą” wynika z treści zarządzenia Pana Burmistrza z dnia 19 maja 2017 r.

Analizie poddano także prawidłowość rozliczania paliwa w pojazdach i urządzeniach OSP w Szepietowie za listopad 2019 r. stwierdzając, że analogicznie jak miało to miejsce przy rozliczaniu zużycia paliwa w pojazdach Urzędu Miejskiego, rozchodowanie paliwa w oparciu o „karty pracy sprzętu” odbywa się według norm ustalonych dla poszczególnych urządzeń, a nie według faktycznego jego zużycia. Ponadto stwierdzono zakup 50 litrów benzyny udokumentowany fakturą z dnia 4 listopada 2019 r., który opisano na fakturze jako przeznaczony do „sprzętu”. Przychód i rozchód tego zakupu ujawniono w dwóch motopompach PO-5 po 25 litrów, jednakże rozchód nie został udokumentowany (opisany). Miesięczne karty pracy sprzętu silnikowego nr B/3/2019 i B/4/2019 ze stycznia 2019 r., obejmujące cały 2019 r., nie posiadały wypełnionych rubryk dotyczących daty, nazwiska i imienia obsługującego, ilości minut pracy sprzętu, celu użycia i podpisu dysponenta, pomimo że dane rozliczeniowe materiałów pędnych w kartach wykazywały zużycie po 30 litrów paliwa. W wyjaśnieniu złożonym do protokołu kontroli pracownik Urzędu odpowiedzialny za przedmiotowe rozliczenia oświadczył – powołując się na notatkę służbową sporządzoną w trakcie kontroli przez komendanta OSP w Szepietowie – że paliwo faktycznie zużyto na udziały w działaniach ratowniczych i comiesięczne rozruchy, a brak stosownych wpisów w kartach prowadzonych w systemie kwartalnym wynika z niedopatrzenia – str. 184-186 protokołu kontroli.

Gmina Szepietowo przyjęła nieodpłatnie od Podlaskiego Oddziału Straży Granicznej w Białymstoku, w oparciu o protokół zdawczo-odbiorczy nr 88/2019 z dnia 6 maja 2019 r., środki trwałe (niesprawne technicznie pojazdy – samochody i motocykle) o łącznej wartości 400.298,70 zł, aby następnie wszystkie z nich (oprócz jednego), o łącznej wartości 317.182,95 zł przekazać nieodpłatnie już w dniu 13 maja 2019 r. dla OSP w Szepietowie.

Przekazanie tych pojazdów gminie przez POSG nastąpiło z przeznaczeniem na realizację zadań będących we właściwości Urzędu Miejskiego w Szepietowie, na podstawie § 38 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 kwietnia 2017 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania niektórymi składnikami majątku Skarbu Państwa (Dz. U. z 2017 r. poz. 729, ze zm.) – które od dnia 23 października 2019 r. zostało zastąpione rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 października 2019 r. w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego Skarbu Państwa (Dz. U. z 2019 r. poz. 2004) – stanowiącego, że jednostka może nieodpłatnie przekazać składniki rzeczowe majątku ruchomego oraz prawa na dobrach niematerialnych innej jednostce lub jednostce samorządu terytorialnego na czas oznaczony, nieoznaczony albo bez zastrzeżenia obowiązku zwrotu. Z kolei w treści protokołu przekazania pojazdów przez gminę dla OSP w Szepietowie z dnia 13 maja 2019 r. nie zostało już konkretnie wskazane, na jaki cel mają być one wykorzystywane. Przywołano zaś w tym protokole ogólnie przepis art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 961), z którego wynika, że koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczej straży pożarnej ponosi gmina.

W 2020 r. procedura została powtórzona w zakresie rodzaju i treści dokumentów, w tym przeznaczenia pojazdów. Podlaski Odział Straży Granicznej protokołem zdawczo odbiorczym nr 131/2020 z dnia 22 kwietnia 2020 r. nieodpłatnie przekazał na czas nieokreślony bez obowiązku zwrotu na realizację zadań będących we właściwości Urzędu Miejskiego w Szepietowie 7 pojazdów (w tym Star, ciągnik rolniczy, 4 motocykle i ARCTIC CAT 500 4x4, o łącznej wartości 920.921,02 zł). Urządzenia te, za wyjątkiem pojazdu ARCTIC CAT 500 4x4 (pozostawiony w Urzędzie, wartość 32.299,50 zł) przekazano nieodpłatnie już w dniu 24 kwietnia 2020 r. do OSP w Szepietowie, nie wskazując konkretnego celu ich przekazania a powołując się znów ogólnie na art. 32 ust. 2 ustawy o ochronie przeciwpożarowej.

Z wyjaśnienia Pana Burmistrza co sposobu korzystania z tych pojazdów przez OSP wynika, że Niesprawne technicznie pojazdy pozyskiwane były nieodpłatnie z myślą o realizacji zadań własnych gminy z zakresu ochrony p.poż. oraz utrzymywania czystości i porządku. Po przeprowadzeniu analizy kosztów naprawy niektóre pojazdy były remontowane i pozostawiane do użytku pracowników sprzątających (…) Pojazdy które w naszej ocenie nie nadawały się do naprawy lub koszt naprawy był za wysoki przekazywane były do jednostki OSP KSRG która część tych pojazdów remontowała we własnym zakresie na swoje potrzeby, część przekazywała swoim członkom a pozostałe wykorzystywała do ćwiczeń z zakresu ratownictwa drogowego i pokazów dla ludności.

Odnosząc się do stwierdzonego stanu faktycznego należy wskazać, że wykorzystanie przez OSP otrzymanego od gminy sprzętu na cele wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej jest zgodne z przeznaczeniem pojazdów określonym przez POSG przy przekazaniu ich nieodpłatnie gminie, ponieważ zadania te są zadaniami własnymi gminy. Natomiast przekazywanie przez OSP otrzymanych od gminy w ten sposób pojazdów na rzecz swoich członków (osób prywatnych) stanowi w ocenie Izby czynność nieuprawnioną w świetle celu, na jaki gmina otrzymała pojazdy od POSG – realizacji zadań będących we właściwości gminy. Jeżeli pojazdy okazały się zbędne dla realizacji zadań OSP, powinny zostać zwrócone gminie, jako podmiotowi, który zobowiązał się w protokole zdawczo-odbiorczym podpisanym z POSG do przeznaczenia ich na realizację zadań własnych. Należy przy tym wskazać, że wymagany przez POSG sposób wykorzystania pojazdów nie został przez Pana Burmistrza dostatecznie jasno zabezpieczony w protokołach nieodpłatnego przekazania majątku na rzecz OSP, co mogło mieć wpływ na przeświadczenie o możliwości swobodnego rozporządzania przez OSP tym sprzętem, wbrew postanowieniom dokumentacji stanowiącej podstawę jego otrzymania przez gminę – str. 171-173 protokołu kontroli.

           W zakresie zagadnień dotyczących udzielania zamówień publicznych na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych stwierdzono, że:

a) w przetargu na przebudowę ulicy Przemysłowej w Szepietowie zamawiający określił jako kryteria wyboru ofert cenę (waga 60%) oraz termin udzielonej gwarancji (waga 40%), przy czym zasady punktacji w zakresie gwarancji przyjęto w sposób skutkujący otrzymaniem następującej liczby punktów: za 60-miesięczny okres gwarancji – 40 pkt, 48-miesięczny – 32 pkt, 36-miesięczny – 24 pkt. W specyfikacji zawarto też zapis stanowiący, że na wykonane roboty zamawiający wymaga minimum 36-miesięcznej gwarancji. Kryterium gwarancji nie miało w praktyce wpływu na wynik postępowania, bowiem wszyscy oferenci oświadczyli, że udzielają 60-miesięcznej gwarancji. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby warunki gwarancji wykraczały poza uprawnienia przysługujące już zamawiającemu na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego regulujących 5-letni okres rękojmi za wady nieruchomości a więc i wykonanych na niej robót budowlanych – art. 568 § 1 w zw. z art. 656 i art. 638 k.c. Jednocześnie zaś warunki oceny ofert w ramach tego kryterium przewidywały możliwość zaoferowania przez wykonawcę gwarancji o terminie krótszym niż 5 lat, co odpowiadałoby oferowaniu usuwania wad przez okres krótszy niż już zabezpieczony Kodeksem cywilnym. Jednocześnie zróżnicowanie ofert w tym zakresie (np. zaoferowanie przez wykonawców okresu gwarancji 3 lata i 4 lata) mogło spowodować wybór oferty droższej przez braku jakichkolwiek korzyści dla zamawiającego w zakresie tak określonych w umowie warunków gwarancji i takiego jej okresu. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazano jedynie na treść art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych oraz na to, że stosowanie kryterium ceny jako kryterium o wadze nieprzekraczającej 60% jest zasadą.

           Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że podstawowym celem prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 Prawa zamówień publicznych. Sformułowanie kryteriów oceny ofert, które mogą potencjalnie prowadzić do wyboru oferty istotnie droższej przy braku korzyści adekwatnie rekompensujących potencjalnie wyższe wydatki świadczy o nieprawidłowym przygotowaniu postępowania. Usprawiedliwieniem dla tego stanu nie jest treść art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych określający zasady kształtowania wagi kryterium ceny. Zamawiający powinien kształtować kryteria w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej, ustalając inne niż cena kryteria na poziomie odpowiednim do ich rzeczywistej istotności względem wydatków, które będą poniesione na realizację zamówienia. Prawo zamówień publicznych nie znosi obowiązku stosowania art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów – str. 145-151 protokołu kontroli;

b) w przetargu na dowóz uczniów do szkół zamawiający określił jako kryteria wyboru ofert cenę (waga kryterium 60%) oraz czas podstawienia pojazdu zastępczego (waga kryterium 40%), przy czym należy wskazać, że zarówno w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jak i w umowie nie zawarto postanowień odnoszących się do momentu, od którego ma być liczony czas podstawienia pojazdu zastępczego oraz weryfikowania rzeczywistego czasu serwisu. Określenie szczegółowych zasad liczenia oraz weryfikowania czasu podstawienia pojazdu zastępczego ma kluczowy wpływ na umożliwienie weryfikowania przestrzegania przez wykonawcę zawartych w ofercie warunków realizacji zamówienia oraz ewentualne naliczanie kar przewidzianych umową. Według wyjaśnienia czas podstawienia pojazdu zastępczego ma być liczony (…) od momentu stwierdzenia braku możliwości kontynuowania jazdy w związku z zaistniałymi okolicznościami (…) i zgłoszenia tego faktu do Urzędu Miejskiego w Szepietowie lub Dyrektora Szkoły (…).

Zasady punktowania czasu podstawienia pojazdu były sformułowane w ten sposób, że za zaoferowanie czasu 15 minut wykonawca otrzymałby 40 pkt, natomiast za 26 minut już 0 pkt. Różnica 11 minut mogłaby zaś potencjalnie spowodować, że za „najkorzystniejszą ofertę” (z powodu uzyskania większej liczby punktów) należałoby uznać ofertę blisko trzykrotnie droższą z czasem podstawienia pojazdu wynoszącym 15 minut od oferty o tyle tańszej z czasem podstawienia pojazdu wynoszącym 26 minut. W stosunku do tego postępowania należy sformułować podobne uwagi dotyczące ukształtowania kryteriów oceny ofert i braku obiektywnej adekwatności ewentualnego zróżnicowania ofert w zakresie kryterium pozacenowego w stosunku do potencjalnie wyższych wydatków, które należałoby ponieść na realizację zamówienia z powodu tego zróżnicowania. Przy czym należny jeszcze podkreślić, że zgodnie z art. 91 ust. 2a Prawa zamówień publicznych zamawiający będący jednostką sektora finansów publicznych może zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, jeżeli określi w opisie przedmiotu zamówienia standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia oraz wykaże w załączniku do protokołu, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia. Z kolei cykl życia Prawo zamówień publicznych definiuje w art. 2 pkt 1a jako wszelkie możliwe kolejne lub powiązane fazy istnienia przedmiotu dostawy, usługi lub roboty budowlanej, w szczególności badanie, rozwój, projektowanie przemysłowe, testowanie, produkcję, transport, używanie, naprawę, modernizację, zmianę, utrzymanie przez okres istnienia, logistykę, szkolenie, zużycie, wyburzenie, wycofanie i usuwanie. Zagadnienie cyklu życia nie może mieć zatem wpływu na usługę, jaką jest dowóz dzieci do szkół. Wymagany czas podstawienia pojazdu może zaś być określony jako jeden z warunków, które ma spełnić wykonawca.

           Kontrola realizacji tego zamówienia wykazała, że zapłata za wystawione przez wykonawcę faktury była dokonywana z planu finansowego Urzędu Miejskiego. Faktury zatwierdzane były pod względem merytorycznym przez Zastępcę Burmistrza, jako pełniącego nadzór nad oświatą. Według umowy wynagrodzenie miesięczne wykonawcy miało wynikać z określonej umową ceny za bilet oraz liczby uczniów zgłoszonych do dowozu w danym miesiącu. W trakcie kontroli nie udostępniono kontrolującym dokumentów umożliwiających sprawdzenie prawidłowości wystawiania faktur w zakresie liczby uczniów korzystających w danym miesiącu z transportu. W związku z tym zwrócono się do Zastępcy Burmistrza o wyjaśnienie, na podstawie jakich dokumentów dokonywana jest akceptacja danych zawartych w fakturach za dowóz uczniów. Według wyjaśnienia Dokumentem jest umowa zawarta z przewoźnikiem na dowóz dzieci do/z szkoły. W umowie określone są warunki zakupu biletów i ich cena (…). Wyjaśnienie potwierdza więc, że dane o liczbie uczniów nie były znane przy zatwierdzaniu faktury, co obiektywnie uniemożliwia rzetelne przeprowadzenie kontroli prawidłowości danych zawartych w fakturze – str. 155-161 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień związanych z udzielaniem zamówień publicznych wykazała ponadto, że w przypadku zamówienia na wykonanie „Zagospodarowania terenu przy UM w Szepietowie”, realizowanego w oparciu o umowę z dnia 9 października 2019 r. kontrahent miał otrzymać wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 308.344,78 zł. W trakcie realizacji umowy dokonano zmian w sposobie realizacji zamówienia, polegających na rezygnacji z niektórych prac przy jednoczesnej zamianie i rozszerzeniu innych elementów, skutkujących – jak wynika z przedłożonych do kontroli dokumentów – zwiększeniem kosztów zamówienia po stronie wykonawcy, ponieważ wartość prac niezrealizowanych wyniosła ogółem 20.522,40 zł, a prac zastępujących i dodatkowych 44.900 zł. Nie skutkowało to zwiększeniem wynagrodzenia wykonawcy, co było zgodne z art. 632 § 1 k.c. określającym znaczenie wynagrodzenia ryczałtowego. Z ustaleń kontroli wynika jednakże, iż w świetle postanowień umowy z wykonawcą w przypadku takim niezbędne było podpisanie formalnego aneksu do umowy, czego nie uczyniono. Sporządzono natomiast „Protokół robót zamiennych…” oraz „zestawieniem prac i ich wartości”, które nie zostało podpisane przez osobę sporządzającą; z informacji uzyskanej od pracownika Urzędu wynika, że sporządził je wykonawca w oparciu o kosztorys ofertowy. Podczas kontroli porównano dane zawarte w kosztorysie ofertowym i „zestawieniu” formułując uwagi dotyczące nieznacznych rozbieżności w ich ilości i wycenie (niemających wpływu na wynagrodzenie w związku z jego ryczałtowym charakterem) – str. 161-163 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Skarbniku Gminy, stosownie do przepisów art. 54 ustawy o finansach publicznych i postanowień zakresu czynności.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Przedłożenie Radzie Miejskiej w Szepietowie projektu uchwały uaktualniającej wykaz jednostek obsługiwanych przez Urząd Miejski w Szepietowie poprzez usunięcie z jego treści Publicznego Gimnazjum.

2. W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości:

a) opracowanie przez Pana Burmistrza, w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy, dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości odrębnie dla każdej z jednostek obsługiwanych przez Urząd Miejski,

b) uwzględnienie aktualnej podstawy prawnej w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości przyjęte dla budżetu i Urzędu Miejskiego,

c) uwzględnienie stosowanych wersji oprogramowania użytkowanego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych i dat rozpoczęcia jego eksploatacji, jak tego wymaga art. 10 ust. 1 pkt 3 pkt c) ustawy o rachunkowości,

d) usunięcie „Instrukcji ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WSa w zakresie wydatków strukturalnych”,

e) zamieszczenie w zakładowym planie kont Urzędu opisu konta 130 adekwatnego do przyjętego w praktyce sposobu obsługi bankowej dochodów i wydatków realizowanych przez Urząd Gminy jako jednostkę budżetową,

f) opracowanie precyzyjnie określonych, dostosowanych do faktycznych potrzeb jednostki, zasad ewidencji poszczególnych grup materiałów posiadanych przez jednostkę.

3. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w ewidencjonowaniu operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) zapewnienie zgodności między danymi zbiorczego sprawozdania Rb-27S i kwotą przeksięgowywaną z konta 901 na konto 961,

b) dokonanie podziału konta 130 na subkonta dochodów i wydatków w ewidencji Urzędu Miejskiego oraz w ewidencjach obsługiwanych jednostek budżetowych,

c) przeksięgowywanie wyniku budżetu za dany rok na konto 960 w roku następnym pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu,

d) zachowywanie zasady czystości obrotów na koncie 130 w ewidencji Urzędu i obsługiwanych jednostek budżetowych,

e) wykazywanie dwustronnego salda na kontach syntetycznych zespołu 2, w przypadku ujęcia na nich zarówno należności, jak i zobowiązań jednostki,

f) dokonywanie analizy należności pod kątem zaistnienia przesłanek do dokonania odpisu aktualizującego na koncie 290, mając na uwadze postanowienia art. 35b ustawy o rachunkowości; wprowadzanie do ksiąg stosownych zapisów w przypadku stwierdzenia określonych ustawą przesłanek do dokonania odpisu,

g) zapewnienie przestrzegania przyjętych okresów zamykania raportów kasowych,

h) ewidencjonowanie operacji przekazania środków między kasą i rachunkiem bankowym z wykorzystaniem konta 141,

i) zaprzestanie stosowania zapisów ujemnych w przypadku operacji wskazanych w części opisowej wystąpienia, w tym na kontach 133 i 901 w ewidencji budżetu oraz 011 w ewidencji Urzędu,

j) ewidencjonowanie w księgach Urzędu operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT w sposób zapewniający odzwierciedlenie rzeczywistego stanu rozrachunków z tego tytułu, mając na uwadze, że realnymi rozrachunkami są co do zasady wyłącznie rozrachunki gminy – jako podatnika – z urzędem skarbowym wynikające z deklaracji VAT-7 gminy oraz rozrachunki budżetu gminy z gminnym zakładem budżetowym,

k) podawanie w ewidencji analitycznej środków trwałych numerów fabrycznych tych środków trwałych, które je posiadają,

l) naliczanie i ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału odsetek należnych gminie z tytułu nieterminowo regulowanych należności; naliczenie odsetek od nieuregulowanych w terminie należności wskazanych w protokole kontroli oraz poinformowanie o wysokości naliczonych kwot.

4. W zakresie sprawozdawczości:

a) podpisywanie przez Pana Burmistrza sprawozdań jednostek obsługiwanych przez Urząd Miejski,

b) wykazywanie w kolumnie 10 sprawozdania Rb-27S należności z tytułu odsetek od zaległości cywilnoprawnych,

c) ujmowanie w kol. 8 „Dochody otrzymane” sprawozdania Rb-27S danych ustalonych zgodnie z przepisami podanymi w części opisowej wystąpienia,

d) sporządzanie jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ Urzędu Miejskiego,

e) zapewnienie zgodności między danymi sprawozdania Rb-27-ZZ i Rb-27S w zakresie wymaganym przez § 6 ust. 4 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej

f) wykazywanie w poz. N3. „Gotówka i depozyty” i N3.2 „Depozyty na żądanie” sprawozdania Rb-N danych ustalonych zgodnie z zasadami sporządzania tego sprawozdania,

g) zapewnienie wykazywania przez MGOPS prawidłowych danych w poz. E2.1 „Kredyty i pożyczki krótkoterminowe” i E2.2 „Kredyty i pożyczki długoterminowe” sprawozdania Rb-Z,

h) wykazywanie w bilansie z wykonania budżetu gminy prawidłowej, zgodnej z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości, wysokości zobowiązań finansowych długoterminowych i krótkoterminowych.

5. Prawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

6. Zwracanie wykonawcom zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminie określonym Prawem zamówień publicznych.

7. Zaprzestanie posługiwania się w umowach o udzielenie zamówień publicznych pojęciem upływu okresu gwarancji jako podstawy dokonania zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz zamiennego stosowania pojęć gwarancji i rękojmi.

8. Systematyczne podejmowanie prawem przewidzianych działań windykacyjnych, mając na uwadze niedopuszczenie do upływu terminu ich przedawnienia.

9. Zweryfikowanie rzetelności naliczonych w księgach należności z najmu od HYPERION S.A. w kontekście stanu faktycznego przedstawionego w części opisowej wystąpienia, wskazującego m.in. na rozwiązanie umów najmu w maju 2018 r.

10. Przekazywanie ZWKiO w Szepietowie środków pieniężnych odpowiadających nadwyżce podatku VAT naliczonego nad należnym za dany miesiąc, jak to wynika z uchwały Rady Miejskiej w Szepietowie z dnia 23 listopada 2017 r. Ewentualnie rozważenie przedłożenia Radzie projektu zmian w tej uchwale, które stanowiłyby podstawę stosowania praktyki polegającej na przenoszeniu wykazanej przez Zakład nadwyżki podatku naliczonego nad należnym, podlegającej zwrotowi z budżetu gminy, do rozliczenia w następnym okresie.

11. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały określającej bonifikatę z tytułu trwałego zarządu nieruchomościami przez ZWKiO w sposób nie skutkujący całkowitym zwolnieniem z opłaty oraz dokonanie na podstawie podjętej uchwały odpowiedniej zmiany w treści decyzji z dnia 17 lutego 2004 r.

12. Podjęcie działań w celu zaktualizowania wysokości opłat za użytkowanie wieczyste.

13. Zamieszczenie w umowach najmu lokali użytkowych, w szczególności zawieranych na czas nieokreślony i długookresowych, postanowień odnoszących się do waloryzowania czynszu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług, mając na uwadze zapewnienie pobierania przez gminę czynszu w wysokości adekwatnej do zmian siły nabywczej pieniądza.

14. Prawidłowe – po wyeliminowaniu wskazanego w protokole kontroli błędu w waloryzacji – ustalenie czynszu z tytułu dzierżawy nieruchomości położonej w miejscowości Szepietowo Wawrzyńce ODR o pow. 0,0260 ha.

15. Sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia lub wydzierżawienia w przypadkach, kiedy jest to wymagane przepisami art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

16. Przeanalizowanie zasadności naliczania podatku VAT od czynszu z tytułu dzierżawy nieruchomości rolnej nr 4/1 o pow. 6,00 ha położonej w miejscowości Szepietowo Wawrzyńce, przy uwzględnieniu przepisów prawa i orzeczeń sądowych wskazanych w części opisowej wystąpienia, według których decydujący dla zwolnienia dzierżawy z podatku VAT jest fakt rzeczywistego wykorzystywania nieruchomości na cele rolnicze.

17. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wyłącznie na podstawie wniosków zawierających wszystkie elementy wymagane ustawą.

18. Wskazanie pracownikowi odpowiedzialnemu za ustalanie wysokości opłat za zajęcie pasa drogowego na dołożenie większej staranności przy naliczaniu opłat.

19. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie wymogów stawianych decyzjom podatkowym.

20. Rozważenie zasadności dyscyplinowania podatników uchybiających obowiązkom wynikającym z przepisów materialnego prawa podatkowego poprzez przekazywanie do właściwych urzędów skarbowych informacji o możliwości popełnienia przez nich wykroczenia skarbowego.

21. Wszczęcie postępowania podatkowego oraz dokonanie korekty wymiaru podatku od nieruchomości podatnikom wymienionym w protokole kontroli.

22. Dostosowanie programu komputerowego obsługującego ewidencję podatkową nieruchomości do wymogów określonych w przepisach rozporządzenia przywołanego w części opisowej wystąpienia oraz właściwe prowadzenie ewidencji podatkowej.

23. Dostosowanie bloczków opłaty targowej do obowiązujących przepisów oraz prowadzenie czynności sprawdzających mających na celu monitorowanie wpłacania należności pobieranych przez inkasentów.

24. Przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie kompletności i terminowości działań windykacyjnych w zakresie należności podatkowych.

25. Właściwe realizowanie ustawowych obowiązków w zakresie kontroli podatkowych.

26. Ustalenie zgodnie z obowiązującymi przepisami podstaw opodatkowania budynków zwolnionych uchwałą organu stanowiącego. Rzetelne ustalenie skutków finansowych zwolnienia. W przypadku stwierdzenia rozbieżności dokonanie korekty sprawozdań.

27. W zakresie funduszu sołeckiego:

a) odrzucanie wniosków sołectw przewidujących realizację przedsięwzięć, które nie spełniają warunków określonych w art. 2 ust. 6 ustawy o funduszu sołeckim,

b) skorygowanie złożonego do Wojewody Podlaskiego wniosku o zwrot części wydatków wykonanych w 2019 r. w ramach funduszu sołeckiego, poprzez zmniejszenie wykazanych w nim wydatków o kwotę 9.000 zł wydatkowaną na opisane w niniejszym wystąpieniu przedsięwzięcie sołectwa Stawiereje Michałowięta, które nie miało cech zadania własnego gminy.

28. W zakresie podróży służbowych:

a) dokonywanie zwrotu kosztów podróży służbowych odbytych środkami komunikacji zbiorowej na podstawie biletów potwierdzających poniesienie wydatków, a w przypadku gdy przedstawienie biletów nie jest możliwe, egzekwowanie od pracownika pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania,

b) wystawianie polecenia wyjazdu służbowego dla każdej podróży służbowej odbywanej przez pracownika, w tym odbywanej pojazdem służbowym.

29. Dołożenie przez Pana Burmistrza większej staranności przy sporządzaniu oświadczeń o wykorzystaniu samochodu prywatnego dla celów służbowych w jazdach lokalnych oraz zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do należytej weryfikacji prawidłowości składanych oświadczeń. Zwrócenie przez Pana Burmistrza kwoty 22,79 zł, o którą zawyżono Panu wypłatę ryczałtu za korzystanie z samochodu w jazdach lokalnych w listopadzie 2019 r.

30. W zakresie gospodarowania pojazdami służbowymi oraz ewidencji i kontroli zużycia paliwa:

a) zobowiązanie korzystających z pojazdów służbowych i innych urządzeń silnikowych do rzetelnego wypełniania kart drogowych i kart pracy sprzętu silnikowego, zgodnie z wymaganiami przepisów wewnętrznych, oraz zapewnienie należytej kontroli realizacji tych obowiązków. W szczególności wzmożenie nadzoru nad kompletnością i rzetelnością danych zawartych w kartach dotyczących pojazdów i sprzętu OSP,

b) zaprzestanie „rozliczania” zużycia paliwa w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia, tj. według ustalonej normy zużycia, mając na uwadze, że ustalona norma nie służy do ustalania zużycia, a tylko do weryfikacji prawidłowości poziomu rzeczywistego zużycia paliwa; dokonanie odpowiednich zmian w przepisach wewnętrznych polegających na usunięciu postanowień wskazujących na wpisywanie w kartach „zużycia paliwa zgodnie z przyjętą normą”. Rozpoczęcie ustalania rzeczywistego poziomu zużycia paliwa przy uwzględnieniu przejechanych kilometrów względem zakupionego paliwa oraz ustalanie na tej podstawie przepału/oszczędności paliwa względem formalnie określonych norm zużycia.

31. Przyjmowanie od POSG wyłącznie tych pojazdów, które będą służyć realizacji zadań gminy. Wyeliminowanie sytuacji przekazywania przez OSP osobom prywatnym pojazdów otrzymanych przez gminę od POSG na realizację zadań własnych, jako niezgodnej z celem nieodpłatnego przekazania. W tym celu zawieranie odpowiednich postanowień w protokołach przekazania pojazdów przez gminę na rzecz OSP. Ustalenie okoliczności i warunków przekazania pojazdów przez OSP osobom prywatnym oraz rozważenie na tej podstawie zasadności podjęcia działań w celu usunięcia skutków tych zdarzeń.

32. W zakresie udzielania i realizacji zamówień publicznych:

a) ustalanie kryteriów oceny ofert w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert. Uwzględnienie przy określaniu kryteriów oceny ofert, że przepisy Prawa zamówień publicznych nie nakazują ustalania we wszystkich postępowaniach innych kryteriów oceny ofert oprócz ceny, jak również nie ograniczają wagi kryterium ceny do maksymalnie 60%, zaś oczekiwane przez zamawiającego warunki wykonywania dostawy, usługi czy roboty budowlanej mogą być sformułowane jako jeden z warunków zamówienia, który musi spełnić wykonawca,

b) zawieranie w umowach szczegółowych regulacji umożliwiających weryfikowanie przestrzegania przez wykonawcę zawartych w ofercie warunków realizacji zamówienia, w szczególności tych, które były poddawane ocenie w zakresie kryteriów oceny ofert oraz stanowią podstawę do naliczania kar umownych,

c) zapewnienie dokumentacji umożliwiającej rzetelne zweryfikowanie przez pracowników Urzędu Miejskiego prawidłowości faktur wystawianych za dowóz dzieci do szkół, tj. w szczególności danych o liczbie uczniów korzystających z dowozu w danym miesiącu,

d) podpisywanie aneksów do umów w przypadkach wymaganych tymi umowami oraz uwzględnienie zawartych w protokole kontroli uwag dotyczących sposobu sporządzania dokumentacji stanowiącej podstawę zmiany zakresu lub sposobu wykonania robót.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

               Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku