Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Czeremcha

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 lipca 2020 roku (znak: RIO.I.6001-6/20), o treści jak niżej:

Pan

Jerzy Wasiluk

Wójt Gminy Czeremcha 

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Czeremcha za 2019 r. oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Czeremcha na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. 

Badając dokumentację opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), stwierdzono w szczególności, że opisy kont 133 „Rachunek budżetu” i 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” w planie kont budżetu oraz kont 130 „Rachunek bieżący jednostki” i 222 w planie kont Urzędu Gminy nie przewidują, iż za pomocą odrębnych rachunków bankowych ewidencjonowanych w ramach konta 130 realizowane są tylko dochody z tytułu dostaw wody i odprowadzania ścieków oraz opłat za odpady, zaś pozostałe dochody są realizowane w formie bezpośrednich wpłat na rachunek budżetu gminy (konto 133) – str. 7-12 protokołu kontroli.    

W wyniku kontroli zapisów w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…, stwierdzono, że:

a) odsetki dopisane w 2019 r. przez bank od wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów zgromadzonych na rachunku sum depozytowych w łącznej kwocie 198,38 zł zaksięgowano na dochody budżetu, po uprzednim przekazaniu na rachunek budżetu. Z kolei koszty prowadzenia w 2019 r. rachunku depozytów pokrywano ze środków budżetu, przekazując na ten cel 60 zł. Przepisy art. 46 ust. 4 i art. 148 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843) przewidują, że jeżeli wadium lub zabezpieczenie należytego wykonania warunków umowy wniesiono w pieniądzu, zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym i  zwraca z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy. Ustalenia kontroli świadczą o naruszeniu tych regulacji, ponieważ zwrot wadów i zabezpieczeń jest dokonywany w wysokości kwot wpłaconych przez kontrahentów. W sytuacji stwierdzonej za 2019 r. na dochody budżetu należało ująć kwotę 60 zł, zaś kwotę 138,38 zł dopisać do środków podlegających zwrotowi wykonawcom i ująć na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 15 i 46-47  protokołu kontroli;

b) nie zachowano zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, ponieważ nie ujęto w księgach 2018 i 2019 r. kosztów finansowych i zobowiązań dotyczących odsetek od kredytów i pożyczek za IV kwartał 2018 i 2019 r., opłaconych odpowiednio w styczniu 2019 i 2020 r. Kwota nieujętych w księgach danego roku kosztów i zobowiązań z tego tytułu według stanu na 31 grudnia wynosiła 20.331,18 zł za 2018 r. i 14.381,78 zł za 2019 r. – str. 15-16 protokołu kontroli;

c) na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne” ujmowano przychody z tytułów niemających uzasadnienia w świetle zasad funkcjonowania tego konta zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, w tym dotyczące dochodów budżetu z tytułu wpłat mieszkańców na montaż kolektorów słonecznych oraz przychody związane z dochodami podlegającymi klasyfikacji w par. 0830 „Wpływy z usług”. Ponadto z ustaleń kontroli dotyczących ewidencji na koncie 760 wynika, że 4 mieszkańców zrezygnowało z montażu kolektorów, na których wykonanie dokonano pierwotnie przypisu należności w łącznej kwocie netto 8.180 zł, a 3 mieszkańcom zamontowano kolektory o niższej wartości, w związku z czym doszło do zmniejszenia należności o kwotę 1.438,20 zł. Zmniejszenie należności z przedstawionych powodów nie zostało jednak zaksięgowane zapisem zmniejszającym jednocześnie przychody (Wn 760 – Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”), lecz zapisem Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne – Ma 221 – str. 16-18 protokołu kontroli. Z ustaleń kontroli dotyczących sprawozdawczości finansowej wynika też bezpodstawne ujmowanie na koncie 760 części przychodów podlegających ewidencji na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” w GOPS, gdzie do pozostałych przychodów operacyjnych zaliczono przychody związane z dochodami z tytułu realizacji usług opiekuńczych – str. 36-37 protokołu kontroli;

d) rozrachunki z tytułu diet radnych księgowano z wykorzystaniem konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, co nie ma uzasadnienia, ponieważ radny nie jest pracownikiem Urzędu Gminy; zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia rozrachunki z tego tytułu powinny być księgowane z wykorzystaniem konta 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 124 protokołu kontroli,

e) wbrew zasadom wynikającym z przepisów wewnętrznych zakupioną za 1.600 zł bramkę do piłki nożnej przyjęto do ewidencji ilościowej, podczas gdy powinna być ujęta na koncie 013 „Pozostałe środki trwale” w ewidencji ilościowo-wartościowej. W trakcie kontroli bramkę ujęto na koncie 013 – str. 129 protokołu kontroli. 

W wyniku kontroli sporządzania sprawozdawczości budżetowej i finansowej za 2019 r., na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393, ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…, stwierdzono, że: 

a) w sprawozdaniu Rb-27S za 2019 r. nieprawidłowo zostały wykazane dochody otrzymane z tytułu:

- dotacji celowych otrzymanych z budżetu państwa, które we wszystkich podziałkach klasyfikacji budżetowej zostały wykazane w takiej samej wysokości jak dochody wykonane, a  prawidłowo powinny być  wyższe  od dochodów wykonanych o  kwoty niewykorzystanych dotacji zwróconych do PUW  w styczniu 2020 r., wynoszące łącznie 84.787 zł,

- udziałów gminy w podatku dochodowym od osób prawnych, które wykazano w sprawozdaniu w wysokości 54.192,32  zł, zamiast w wysokości 54.669,29 zł (zaniżenie o 476,97 zł odpowiadające udziałom otrzymanym w styczniu 2019 r. zaliczonym do dochodów wykonanych 2018 r.),

- podatku od czynności cywilnoprawnych, które wykazano w wysokości 49.726,40 zł, zamiast 50.436,40 zł (zaniżenie o 710 zł odpowiadające wpłatom otrzymanym w styczniu 2019 r. zaliczonym do dochodów wykonanych 2018 r.),

- podatku od działalności gospodarczej osób fizycznych, opłacanego w formie karty podatkowej które wykazano w kwocie 1.388 zł, zamiast w wysokości 1.510 zł (zaniżenie o 122 zł, również z przyczyny podanej wyżej) – str. 22-23 protokołu kontroli. Zasady wypełniania kolumny „Dochody otrzymane” sprawozdania Rb-27S określają przepisy § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 2 pkt 1 i 2, ust. 4 pkt 4 i ust. 5 pkt 3 załącznika nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej;

b) w bilansie Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Czeremsze za 2019 r. wykazany w pasywach wynik finansowy netto (poz. A.II) według stanu na początek roku stanowi stratę w kwocie 3.243.662,33 zł, składającą się z zysku netto w kwocie 1.085,48 zł (poz. A.II.1 – odpowiadająca wynikowi z rejestru działalności finansowanej z dochodów własnych) i straty netto w kwocie 3.244.747,71 zł (poz. A.II.2 – odpowiadająca wynikowi z rejestru działalności finansowanej ze środków z budżetu gminy). Prawidłowo w poz. A.II.1 należało wykazać wartość zerową, a w poz. A.II.2 kwotę 3.243.584,48 zł. Ponadto w okazanym podczas kontroli, wraz ze sprawozdaniem finansowym, zestawieniu obrotów i sald kont syntetycznych ZS-P za 2019 r. uwagę zwraca brak konta 870 „Podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy”, które zgodnie z opisem zamieszczonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. służy do ewidencji nadwyżki dochodów jednostek budżetowych prowadzących działalność oświatową. Przekazanie pozostałości środków na tym rachunku na koniec 2019 r. w kwocie 16,74 zł ujęto w ewidencji księgowej ZS-P niewłaściwym zapisem Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – Ma 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”, zamiast zapisem Wn 870 – Ma 132. Wpływ błędnej ewidencji na sprawozdawczość finansową przedstawiono na str. 32-33 i 38 protokołu kontroli;

c) w jednostkowym bilansie  Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Czeremsze za 2019  r. należności GOPS od dłużników alimentacyjnych wynoszące według stanu na koniec roku  1.590.273,97 zł, w bilansie zostały wykazane w kwocie 20.603,82 zł, tj. pomniejszonej o odpisy aktualizujące należności wątpliwe w wysokości 1.569.670,15 zł. Z okazanego opisu konta 290 „Odpisy aktualizujące należności”, przyjętego w zakładowym planie kont GOPS, wynika, że „Odpisów aktualizujących należności dokonuje się w szczególności do należności z tytułu zaliczki alimentacyjnej i funduszu alimentacyjnego. Na podstawie poprzedniego roku ustala się procentowo stopień ściągalności tychże należności i na tej podstawie dokonuje się odpisu w roku bieżącym pod datą 31 grudnia.” Regulacje przyjęte w polityce rachunkowości w zakresie dokonywania odpisów aktualizujących należności od dłużników alimentacyjnych nie znajdują należytego uzasadnienia w przepisach ustawy o rachunkowości. Do dokonywania odpisów aktualizujących należności od dłużników alimentacyjnych zastosowanie ma przepis art. 35b ust. 1 pkt 3 ustawy stanowiący, że wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do należności z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności. Z uwagi na znikomy stopień ściągalności omawianych zaległości w postępowaniu egzekucyjnym (w 2017 i 2018 r. odpowiednio: zaliczka alimentacyjna – 0,88% i 0,75%, fundusz alimentacyjny – 1,42% i 1,62%, odsetki – 0,32% i 0,83%) oraz brak jakichkolwiek gwarancji lub zabezpieczeń, uzasadnione jest dokonywanie odpisów aktualizacyjnych od tych zaległości w pełnej wysokości, za wyjątkiem należności od dłużników regularnie je spłacających – str. 34-35 protokołu kontroli. 

Zgodnie z uchwałą Nr XXVII/221/10 Rady Gminy Czeremcha z dnia 30 sierpnia 2010 r. w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego, dokonywania zmian w tym planie i ich zatwierdzania, prawo gromadzenia dochodów na wydzielonych rachunkach bankowych uzyskały następujące jednostki: Szkoła Podstawowa w Czeremsze, Gimnazjum Publiczne w Czeremsze i Przedszkole w Czeremsze. W 2019 r. sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na przedmiotowym rachunku składał tylko Zespół Szkolno-Przedszkolny w Czeremsze, który jest po reformie oświaty jedyną prowadzoną przez gminę oświatową jednostką budżetową. W związku z tym niezbędne jest przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały zmieniającej uchwałę z dnia 30 sierpnia 2010 r. poprzez dostosowanie wykazu jednostek prowadzących wydzielony rachunek do rzeczywistości – str. 153 protokołu kontroli. 

           W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej stwierdzono w szczególności, że:

a) dokonany w dniu 14 sierpnia 2019 r. zwrot dotacji otrzymanej w 2017 r. w kwocie 11.472,37 zł oraz odsetek od niej naliczonych w wysokości 2.519 zł sklasyfikowano w całości w par. 2910 „Zwrot dotacji oraz płatności wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem…”, podczas gdy kwotę odsetek należało sklasyfikować w par. 4560 „Odsetki od dotacji oraz płatności: wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem…” – str. 16 i 18 protokołu kontroli;

b) całość dochodów i wydatków związanych z działalnością w zakresie zbiorowych dostaw wody i zbiorowego odprowadzania ścieków jest prezentowana w dziale 010 „Rolnictwo”, rozdział 01010 „Infrastruktura wodociągowa i sanitacyjna wsi”. Zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową dochody i wydatki związane ze zbiorowymi dostawami wody powinny być planowane i realizowane w dziale 400 „Wytwarzanie i zaopatrywanie w energię elektryczną, gaz i wodę”, rozdział 40002 „Dostarczanie wody”, a dochody i wydatki związane ze zbiorowym odprowadzaniem ścieków – w dziale 900 „Gospodarka komunalna i ochrona środowiska”, rozdział 90001 „Gospodarka ściekowa i ochrona wód”. W wymienionych podziałkach klasyfikacji budżetowej nie wykazuje się dochodów i wydatków inwestycyjnych związanych z budową urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych na terenach wiejskich, które należy planować w dziale 010, rozdział 01010 – str. 25-26 protokołu kontroli.

Analiza planów finansowych instytucji kultury wykazała, że nie zawierały one wszystkich danych wymaganych przepisami art. 31 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.). Projekt planu finansowego Gminnej Biblioteki Publicznej w Czeremsze z 13 grudnia 2018 r., pełniący następnie funkcję planu finansowego – jak wynika z protokołu kontroli, nie zawierał informacji o planowanym stanie należności i zobowiązań na koniec roku, a plan finansowy Gminnego Ośrodka Kultury z 21 grudnia 2018 r. oprócz braku informacji o planowanym stanie należności i zobowiązań na początek i koniec roku nie wskazywał także stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku. W planach obu instytucji kultury nie ujęto również informacji o ewentualnych środkach na wydatki majątkowe oraz o środkach przyznanych innym podmiotom (w praktyce środki na te cele nie były przeznaczane). Plany te posługiwały się ponadto terminologią dochodów i wydatków, podczas gdy w art. 31 ustawy o finansach publicznych mowa o przychodach i kosztach instytucji kultury.

Ze sprawozdań z wykonania planów finansowych instytucji kultury za 2019 r. wynika brak informacji o należnościach i zobowiązaniach na początek roku a także należnościach na koniec roku. Zgodnie z art. 265 pkt 2 ustawy o finansach publicznych sprawozdania te powinny być sporządzane w szczegółowości nie mniejszej niż w planie finansowym, a zatem  powinny zawierać dane odnoszące się do wszystkich elementów planu wymienionych w art. 31 ustawy – str. 61 protokołu kontroli. 

W 2019 r. gmina Czeremcha sprzedała po przeprowadzeniu postępowania w formie przetargu ustnego ograniczonego nieruchomość w m. Opaka Duża za kwotę 7.390 zł. Kontrola wykazała, że nabywcy nie powiadomiono w formie pisemnej o miejscu i terminie podpisania aktu notarialnego. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2020 r. poz. 65, ze zm.) organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie – str. 63 protokołu kontroli. 

Kontrola wykazała, że dochody z czynszu za najem lokali mieszkalnych klasyfikowano w par. 0830 Wpływy z usług”, razem z opłatami najemców za wodę, ścieki i centralne ogrzewanie. Między innymi w par. 0830 ujęto w 2019 r. w całości wpłatę od spadkobierców dłużnika obejmującą 22.936,12 zł zaległości za czynsz i media oraz 10.527,67 zł za koszty sądowe i koszty egzekucji, wniesioną jednorazowo jako warunek umorzenia 75% odsetek naliczonych od zaległości. Prawidłowo wpływy od najemców w wysokości odpowiadającej czynszowi ustalonemu jako stawka bazowa za 1 m² skorygowana o czynniki podwyższające i obniżające powinny być klasyfikowane w par. 0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego…”, stosownie do zasad określonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) – str. 67-68 i 77-78 protokołu kontroli.

Ustalono, iż dla nieruchomości wskazanej w protokole kontroli (w skład której wchodzą 2 lokale mieszkalne) były Wójt Gminy Czeremcha zarządzeniem z dnia 31 października 2012 r. ustalił stawkę za c.o. w kwocie 4,58 zł/m² a zarządzeniem z dnia 29 marca 2013 r. ustalił stawkę za ciepłą wodę w kwocie 12,36 zł/m³. Opłaty w tej wysokości pobierano także w 2019 r. Kontrolującym nie okazano kalkulacji pobieranych opłat (ich rozliczenia z faktycznymi kosztami). W złożonym wyjaśnieniu opisał Pan szeroko przyczyny pobierania opłat w tej wysokości, stwierdzając, że (…) Co roku dokonywana jest przez Gmine czeremcha analiza przychodów i kosztów związanych z funkcjonowaniem kotłowni i sprzedażą usług. Według  dokonywanych wyliczeń stawki przyjęte w Zarządzeniach (…) są adekwatne do kosztów ponoszonych przez Gminę Czeremcha na przestrzeni 8 lat. (…) – str. 71-72 protokołu kontroli. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że okresowe porównanie kosztów dostarczenia do lokali mieszkalnych mediów z faktycznie pobieranymi od najemców opłatami z tego tytułu powinno być udokumentowane. Tylko na tej podstawie można stwierdzić przestrzeganie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 611), który stanowi, że wysokość opłat niezależnych od właściciela powinna być ustalana w taki sposób, aby zapewniała wyłącznie pokrycie przez odbiorców kosztów wytworzenia i dostarczenia mediów. Dokumentacja powinna umożliwiać zweryfikowanie prawidłowości wnoszonych przez najemców opłat. W świetle przywołanego przepisu ustawy opłaty te nie mogą być ustalone na poziomie niższym od faktycznych kosztów wytworzenia ciepła, jak również nie mogą obciążać najemców ponad faktycznie poniesione przez gminę koszty. Wynik rozliczenia powinien skutkować ustaleniem dopłat lub nadpłat najemców. 

Kontrola wykazała, że w dwóch decyzjach błędnie wyliczono opłatę za zajęcie pasa drogowego z powodu niezastosowania się do art. 40 ust. 10 ustawy z 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. 2020 r. poz. 470). Przepis ten stanowi, że zajęcie pasa drogowego o powierzchni mniejszej niż 1 m² lub powierzchni pasa drogowego zajętej przez rzut poziomy obiektu budowlanego lub urządzenia mniejszej niż 1 m² jest traktowane jak zajęcie 1 m² pasa drogowego. W jednej decyzji, wydanej w 2018 r., opłatę zaniżono za 2018 r. o 13,96 zł a za każdy kolejny rok o 18,68 zł. W drugiej, z dnia 31 marca 2017 r., o 0,41 zł za 2017 r. a za każdy kolejny rok o 0,51 zł – str. 74-75 protokołu kontroli. 

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

W 2019 r. organ podatkowy nie przeprowadzał kontroli podatkowych, o których mowa w art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej. Brak jakichkolwiek działań w tym zakresie należy uznać za naruszenie przedmiotowego przepisu. Stan taki ogranicza organowi podatkowemu dostęp do informacji na temat przedmiotów opodatkowania m.in. w zakresie powierzchni użytkowej budynków, wartości budowli oraz istotnego z punktu widzenia prawidłowości opodatkowania sposobu wykorzystania gruntów. Brak działań w tym obszarze oznacza także ograniczenie dostępu do danych, które są niezbędne z punktu widzenia realizacji obowiązków w zakresie czynności sprawdzających, kreowanych przepisami art. 272 Ordynacji podatkowej – str. 79 protokołu kontroli.

Opis na str. 80 protokołu kontroli, dotyczący realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych, wskazuje  przypadek braku możliwości zweryfikowania deklaracji na podatek rolny złożonej przez podatnika zarządzającego gruntami Skarbu Państwa. Powodem tej sytuacji było nie okazanie w czasie kontroli zestawienia gruntów wydzierżawianych osobom fizycznym. Ustalono również, analizując dane z ewidencji gruntów i budynków dotyczące kontrolowanej jednostki, iż posiada ona we współwłasności grunty rolne z osobami fizycznymi, a osoby te nie złożyły deklaracji podatkowych. Zostały w ten sposób  naruszone przepisy art. 6a ust 10 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 333), który stanowi, że jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składają deklarację na podatek rolny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne.

Z kolei w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatku leśnego od osób prawnych stwierdzono pojedynczy przypadek braku możliwości przeprowadzenia pełnej weryfikacji gruntów podatnika mającego w zarządzie grunty Skarbu Państwa, co spowodowane było brakiem pełnej dokumentacji dotyczącej gruntów leśnych wydzierżawionych osobom fizycznym oraz prawnym – str. 85 protokołu kontroli.

Kontroli w zakresie prawidłowości realizacji dochodów z tytułu podatku rolnego dokonano również w grupie podatników będących osobami fizycznymi, którym wymierzono podatek rolny w formie decyzji na łączne zobowiązanie pieniężne. W jej wyniku ustalono następujące przypadki nieprawidłowości opisane na str. 80-83 protokołu kontroli:

a) organ podatkowy wymierzając podatek rolny, leśny oraz od nieruchomości dołączył do gruntów rolnych oraz leśnych mających status własności małżeńskiej, grunty będące wyłączną własnością jednego z małżonków; taki sposób opodatkowania stanowi naruszenie postanowień art. 3 ust. 5 ustawy o podatku rolnym, który stanowi, że jeżeli grunty, o których mowa w art. 1, stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowią odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Naruszone zostały również postanowienia art. 2 ust. ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 888, ze zm.), który stanowi, iż jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi wówczas odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Powyższa sytuacja narusza także art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170, ze zm.), stanowiący, że jeżeli nieruchomość lub obiekt budowlany stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowi odrębny przedmiot opodatkowania, a obowiązek podatkowy od nieruchomości lub obiektu budowlanego ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach;

b)  błędne ustalenie podstawy opodatkowania w podatku rolnym przez organ podatkowy jako 13,0731 ha przeliczeniowego, podczas gdy wyliczona w trakcie trwania kontroli powierzchnia wynosi 14,3819 ha przeliczeniowego;

c) dwa przypadki, gdy w trakcie trwania kontroli nie było możliwości zweryfikowania poprawności opodatkowania podatkiem rolnym z powodu braku pełnych danych dotyczących wydzierżawionych od Skarbu Państwa gruntów;

d) pojedynczy przypadek, w którym tylko jeden współwłaściciel złożył informację podatkową na podatek rolny oraz leśny, natomiast pozostali współwłaściciele nie dopełnili obowiązków wynikających odpowiednio z art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym oraz art. art. 6 ust. 2 ustawy o podatku leśnym i nie dokonali czynności złożenia informacji podatkowych na te podatki właściwemu organowi podatkowemu.

Opis na str. 86-94 protokołu kontroli wskazuje na nieprawidłowości w opodatkowaniu podatkiem leśnym podatników będących osobami fizycznymi. Do najpoważniejszych nieprawidłowości należy zaliczyć następujące przypadki:

a) przyjęcie do opodatkowania niezweryfikowanej podstawy opodatkowania, co stanowi naruszenie art. 3 ustawy o podatku leśnym i jest pochodną braku kompletnych czynności sprawdzających, co z kolei narusza art. 272 Ordynacji podatkowe;

b) niedostateczne weryfikowanie lub nieustalanie wieku lasu, co przekładało się na nieprawidłowe stosowanie zwolnienia od podatku leśnego stanowiące naruszenie art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym;

c) niewyegzekwowanie obowiązku wynikającego z treści art. 5 ust. 4 ustawy o podatku leśnym, polegającego na złożeniu przez wszystkich właścicieli lub współwłaścicieli gruntów leśnych informacji podatkowych;

d) nieobjęciu postępowaniem podatkowym wszystkich właścicieli lub współwłaścicieli gruntów leśnych w przypadkach wymiaru podatku w drodze decyzji ustalającej lub zmieniającej jego wysokość, co narusza postanowienia art. 165 Ordynacji podatkowej. 

Badanie realizacji dochodów gminy z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych pozwoliło ustalić następujące nieprawidłowości opisane na str. 95-104 protokołu kontroli:

a) spółka jawna w złożonej deklaracji podatkowej ujawnia 2.458 m² gruntów do opodatkowania stawką jak za związane z działalnością gospodarczą oraz 307 m² budynków związanych z działalnością gospodarczą, deklarując w sumie  podatek od nieruchomości na kwotę 9.491 zł. Na podstawie pomiarów dokonanych za pomocą internetowego sytemu  Geoportal ustalono, iż powierzchnia zabudowy wyżej wymienionego budynku, po obmiarach zewnętrznych, wynosi około 455 m², a na podstawie zdjęć lotniczych stwierdzono, iż na działce posiadanej przez podatnika znajduje się utwardzony parking, który prawdopodobnie jest budowlą – podatnik nie ujawnił budowli do opodatkowania. W tym wypadku niezbędne jest przeprowadzenie przez organ podatkowy kontroli bezpośrednio u podatnika, mającej na celu ustalenie poprawnej powierzchni budynków związanych z działalnością gospodarczą oraz wartości budowli podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości;

b) podatnik w złożonej deklaracji podatkowej ujawnił między innymi 84,40 m² budynków obciążonych stawką jak za pozostałe, deklarując w sumie  podatek od nieruchomości na kwotę 840 zł. Zadeklarowanie przez podatnika budynków pozostałych narusza postanowienia art. 40 ust. 4 ustawy z dnia 4 lipca 1991 r. o stosunku Państwa do Polskiego Autokefalicznego Kościoła Prawosławnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 1726), który stanowi, iż kościelne osoby prawne są zwolnione od podatku od nieruchomości lub ich części, stanowiących własność tych osób lub używanych przez nie na podstawie innego tytułu prawnego na cele niemieszkalne, z wyjątkiem części zajmowanej na wykonywanie działalności gospodarczej. Podobna sytuacja zachodzi również w przypadku innego podmiotu podlegającego przepisom wskazanej ustawy (str. 98 protokołu kontroli) gdzie ujawnione zostało 12 m² budynków w kategorii pozostałe, a zadeklarowano w sumie  podatek od nieruchomości na kwotę 169 zł. Inny podmiot ujawnił 50,15 m² budynków do opodatkowania stawką jak za pozostałe, deklarując w sumie nienależny podatek od nieruchomości na kwotę 423 zł. W tym przypadku zadeklarowanie przez podatnika budynków pozostałych narusza postanowienia art. 55 ust. 4 ustawy o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1347), który stwierdza, iż kościelne osoby prawne są zwolnione od opodatkowania i od świadczeń na fundusz gminny i fundusz miejski, od nieruchomości lub ich części, stanowiących własność tych osób lub używanych przez nie na podstawie innego tytułu prawnego na cele niemieszkalne, z wyjątkiem części zajmowanej na wykonywanie działalności gospodarczej;

c) podatnik będący reprezentantem administracji rządowej w złożonej deklaracji podatkowej nie ujawnił 27.842 m² gruntów sklasyfikowanych jako „dr”, które prawdopodobnie stanowią drogi publiczne na przejściu granicznym;

d) podatnik w złożonej deklaracji podatkowej nie ujawnił powierzchni 2.953 m² gruntów sklasyfikowanych jako pasy drogowe, kontrolowana jednostka nie posiada danych, według których można byłoby potwierdzić, że stanowią one drogi publiczne;

e) podatnik wskazany na str. 101 protokołu kontroli w deklaracji podatkowej ujawnił dane dotyczące powierzchni gruntów, które różnią się od powierzchni wynikających z okazanej ewidencji gruntów i budynków. W tym wypadku niezbędne jest przeprowadzenie przez organ podatkowy czynności sprawdzających mających na celu ustalenie przyczyn powstałych różnic oraz czy powierzchnie te należy zaliczyć do gruntów zwolnionych z podatku od nieruchomości, czy też podlegają one opodatkowaniu.

Ponadto w wyniku kontroli deklaracji złożonej przez Urząd Gminy w Czeremsze ustalono, iż kontrolowana jednostka nie ujawniła gruntów o łącznej powierzchni 43.833 m² co potencjalnie oznacza kwotę zaniżonego podatku od nieruchomości w wysokości 21.478,17 zł (43.833 x 0,49 zł). W wyliczeniach tych nie uwzględniono powierzchni 105.100 m² gruntów, które sklasyfikowane są w ewidencji gruntów i budynków symbolem „dr” (podatnikowi jako rodzaj posiadania wpisano „Gospodarowanie zasobem nieruchomości SP oraz gminnymi, powiatowymi i wojewódzkimi zasobami nieruchomości”). Grunty te stanowią prawdopodobnie granicę Rzeczypospolitej Polskiej, do której kontrolowana jednostka nie ma dostępu. Pracownicy Urzędu Gminy, w tym Pan Wójt, nie potrafili wyjaśnić dlaczego służby geodezyjne Starostwa Powiatowego w Hajnówce przypisały gminie władanie tymi gruntami.  Gdyby na skutek przeprowadzonego przez Pana postępowania wyjaśniającego okazało się, iż grunty te jednak podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości należałoby powiększyć podatek o kwotę 51.499 zł (105.100 m² x 0,49 zł). 

Czynności kontrolne pozwoliły również ustalić nieprawidłowości w realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości w grupie osób fizycznych, opisane na str. 104-109 protokołu kontroli. Do najpoważniejszych należy zaliczyć następujące przypadki (według numeracji w ewidencji podatkowej):

a) 38108 – informację podatkową złożyła osoba niebędąca pełnomocnikiem w rozumieniu  przepisów zawartych w rozdziale 3a ustawy Ordynacji podatkowej;

b) 38138 – na podstawie umowy zawartej między kontrolowaną jednostką a podatnikiem jest on w posiadaniu budynków będących własnością gminy Czeremcha o powierzchni  46,12 m². W dniu 23 stycznia 2013 r. podatnik złożył informację podatkową, w której ujawnia 49,12 m² gruntów do opodatkowania stawką jak za związane z działalnością gospodarczą oraz budynki związane z działalnością gospodarczą o łącznej powierzchni 46,12 m². W dniu 2019 r. decyzją wymiarową organ podatkowy wymierzył podatek od nieruchomości, opodatkowując przedmioty opodatkowania zgodnie z danymi znajdującymi się w złożonej informacji podatkowej, w wysokości 1.128 zł. Na podstawie okazanej w czasie kontroli dokumentacji nie stwierdzono, aby lokal, w którym podatnik prowadzi działalność gospodarczą miał wyodrębnione udziały w gruntach, w związku z czym należy stwierdzić, iż w decyzji wymiarowej dokonano zawyżenia podatku od nieruchomości o kwotę 45,68 zł;

c) 38142 i 38183 – kontrolującemu nie okazano informacji podatkowych złożonych przez podatników w latach ubiegłych, na podstawie których wymierzono podatnikom podatek od nieruchomości; okazano tylko informacje podatkowe złożone w trakcie 2019 r.;

d) 38541 – jeden współwłaściciel złożył informację podatkową, natomiast pozostali dwaj nie dopełnili obowiązku nałożonego przez art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który nakazuje osobom fizycznym złożyć właściwemu organowi podatkowemu informację o nieruchomościach i obiektach budowlanych, sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości lub od dnia zaistnienia zdarzenia;

e) 38637 – podatnik ujawnia 24,50 m² budynków związanych z działalnością gospodarczą. Na podstawie pomiarów dokonanych za pomocą systemu internetowego Geoportal stwierdzono, iż powierzchnia budynku po obmiarach zewnętrznych prawdopodobnie wynosi około 39 m², w tym wypadku niezbędna jest kontrola przeprowadzona przez organ podatkowy bezpośrednio u podatnika mająca na celu ustalenie prawidłowej powierzchni budynku związanego z działalnością gospodarczą. 

Badaniem objęto również prawidłowość realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych. Opis na str. 110 protokołu kontroli wskazuje na przypadek braku reakcji służb organu podatkowego na opodatkowanie w deklaracji pojazdu specjalnego, który jest zwolniony z opodatkowania na mocy art. 12 ust.1 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, w wyniku czego kontrolowana jednostka osiągnęła w 2019 r. podatek od środków transportowych zawyżony o kwotę 1.400 zł. W trakcie kontroli podatnik złożył korekty deklaracji podatkowych za okres 5 lat, w wyniku czego podatek został pomniejszony o łączną kwotę 7.707 zł. Na wskazanej stronie protokołu zawarto także opis przypadku braku reakcji na błędne wyliczenie podatku od środków transportowych, co w rezultacie spowodowało jego zaniżenie o kwotę 142 zł.

Jednoznacznie należy wskazać, iż podstawową przyczyną opisanych powyżej nieprawidłowości, tak w obszarze powszechności opodatkowania, jak jego prawidłowości jest nieprowadzenie lub niekompletne dokonywanie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści art. 272 Ordynacji podatkowej. Może to również sugerować wadliwą organizację systemu kontroli zarządczej. Należy wskazać, iż obowiązek zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej spoczywa na kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, tj. m.in. na wójcie gminy, zgodnie z art. 69 ustawy o finansach publicznych.   

W zakresie stosowania ulg i zwolnień ustawowych w podatku rolnym ustalono nieprawidłowości dotyczące trzech decyzji, w których przyznano zwolnienia i ulgi z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie nowego gospodarstwa rolnego. Dotyczy to wadliwie ustalonych okresów stosowania przyznanych ulg i zwolnień, przez co naruszono postanowienia art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku rolnym, który stanowi, iż zwalnia się z podatku rolnego grunty przeznaczone na utworzenie nowego gospodarstwa rolnego lub powiększenie już istniejącego do powierzchni nieprzekraczającej 100 ha, będące przedmiotem prawa własności lub prawa użytkowania wieczystego, nabyte w drodze umowy sprzedaży, będące przedmiotem umowy o oddanie gruntów w użytkowanie wieczyste, wchodzące w skład Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa, objęte w trwałe zagospodarowanie. Dalsza treść tego artykułu stanowi, iż okres zwolnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy; natomiast ustęp 6 wskazuje, że po upływie okresu zwolnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, 5 i 6, stosuje się ulgę w podatku rolnym, polegającą na obniżeniu podatku w pierwszym roku o 75% i w drugim roku o 50%.  

W trakcie kontroli wydano decyzje zmieniające, w których ustalone zostały prawidłowe okresy stosowania przyznanych ulg w podatku rolnym – str. 113-115 protokołu kontroli. 

W zakresie prawidłowości wynagrodzeń kontrola wykazała, że kierowca otrzymywał co miesiąc dodatek przewidziany w umowie o pracę z dnia 3 marca 2008 r., zawartej na „kierowcę dowozu dzieci szkolnych w Urzędzie Gminy Czeremcha”. Był on przyznany za dodatkowe czynności na podstawie obowiązującego w czasie zawierania umowy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin… (Dz. U. Nr 146, poz. 1223). Rozporządzenie to w § 15 przewidywało, że kierowcy, z wyjątkiem kierowcy samochodu osobowego, za powierzone mu dodatkowe czynności niewchodzące w zakres jego normalnych obowiązków, może być przyznany dodatek w wysokości nieprzekraczającej 60% najniższego wynagrodzenia zasadniczego a także, iż wysokość dodatku jest uzależniona od rodzaju czynności lub ich trudności. Przepis ten został uchylony z dniem 30 kwietnia 2008 r.  Kolejne rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, w tym aktualnie obowiązujące z dnia 15 maja 2018 r. (Dz. U z 2018 r. poz. 936 ze zm.), takiego dodatku nie przewidują. Zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282, ze zm.) pracodawca w regulaminie wynagradzania może określić dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę warunki i sposób przyznawania innych dodatków niż określone przepisami ustawy. W regulaminie wynagrodzeń obowiązującym w Urzędzie Gminy Czeremcha nie przewidziano dodatku dla kierowcy przyznawanego w związku z przesłankami wynikającymi z przepisów prawa do dnia 30 kwietnia 2008 r.

Ponadto w wyniku kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że konserwator był zatrudniony w VII kategorii zaszeregowania, podczas gdy zgodnie z obowiązującym w Urzędzie Gminy regulaminem wynagradzania pracownik na tym stanowisku powinien być zatrudniony w kategorii VIII-IX. Uchybienie to nie miało wpływu na prawidłowość kwoty wynagrodzenia – str. 118-119 protokołu kontroli. 

W 2019 r. sfinansowano koszty jednej podróży zagranicznej – do miejscowości Prużany na Białorusi. Kontrola rozliczenia kosztów w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) wykazała, że pracownikowi odbywającemu podróż nie wypłacono zaliczki na koszty podróży, o której mowa w § 20 ust. 1 rozporządzenia. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu, pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Oznacza to, że pracodawca jest zobligowany do jej wypłaty niezależnie od tego czy pracownik wystąpi z wnioskiem o jej wypłatę czy też nie. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Przepisy nie wskazują, w jakiej wysokości zaliczka powinna zostać wypłacona. Kwota ta powinna być jednak wystarczająca na „niezbędne koszty podróży”. Wynika z tego, że wysokość zaliczki powinna pozwolić co najmniej na pokrycie wszystkich przewidywalnych kosztów wyjazdu (przejazdy, noclegi, dojazdy lokalne). Ponadto według § 20 ust. 3 rozporządzenia rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki (w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej) według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Zastosowanie tego przepisu nie jest możliwe w sytuacji, gdy nie została wypłacona zaliczka – str. 126 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli wydatków z tytułu ryczałtów za jazdy lokale pracowników Urzędu Gminy stwierdzono nieprawidłowości polegające na potrąceniu mniejszej ilości dni niż wynika to z okazanej dokumentacji poświadczającej nieobecność w pracy, w tym odbywanie podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin. W efekcie wypłacono w 2019 r. o 57 zł brutto ryczałtu więcej niż należało, w tym kwota 45,60 zł dotyczy Pana Wójta. W trakcie kontroli zawyżone ryczałty zostały rozliczone. Zgodnie z § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli, motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne ustalonego w umowie z pracodawcą, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Natomiast kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych – str. 126-127 protokołu kontroli. 

Kontroli poddano organizację konkursu na realizację zadań własnych gminy Czeremcha w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu – str. 133-134 protokołu kontroli. Stwierdzono, że ogłoszenie o konkursie nie zawierało informacji o zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1057). Wymóg zawarcia w ogłoszeniu takiej informacji wynika z art. 13 ust. 2 pkt 7 przywołanej ustawy.

W wyniku badania realizacji umowy zawartej w dniu 1 marca 2019 r. z ŚKS „Kolejarz” na wymienione wyżej zadanie stwierdzono, że:

a) przyznana dotacja w wysokości 65.000 zł miała być przekazana w dwóch transzach: 35.000 zł do 30 dni od dnia zawarcia umowy i 30.000 zł do 15 września 2019 r. Stwierdzono nieterminowe przekazanie drugiej transzy, ponieważ do 15 września przekazano jedynie 10.000 zł, natomiast pozostałe 20.000 zł w dniu 30 września 2019 r.,

b) według umowy wydatek finansowany z dotacji wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego, który nie jest równy odpowiedniemu kosztowi określonemu w umowie, uznaje się za zgodny z umową wtedy, gdy nie nastąpiło zwiększenie tego wydatku o więcej niż 10% względem umowy. Beneficjent dotacji pismem z dnia 5 grudnia 2019 r. zwrócił się o aneksowanie umowy w związku ze zmianami w zakresie finansowania zadania. Aneks zawarto w dniu 6 grudnia 2019 r.; załącznikiem do niego był zaktualizowany kosztorys realizacji zadania. Łączna kwota wydatków planowanych do opłacenia z dotacji nie uległa zmianie. Ustalono, że aktualizacja była następstwem przekroczenia kwot wydatków w 3 pozycjach kosztorysu ofertowego o więcej niż dozwolone umową 10%, tj.: transport na mecze o 11,5%, ubezpieczenia o 12,1% i utrzymanie boiska o 60,7%. Przeprowadzona podczas kontroli analiza okoliczności przekroczenia zawartych w kosztorysie wydatków na poszczególne cele wykazała, że:

- ostatnia wydatek z dotacji dotyczący transportu, w kwocie 369 zł, został dokonany w dniu 27 listopada 2019 r., czym przekroczono kwotę wydatków w tej pozycji o więcej niż 10% (do tego dnia wydatki w tej kategorii wynosiły 14.052,99 zł i przekraczały limit o 8,6%).

- wypłata z dotacji przeznaczona na ubezpieczenie została dokonana w całości w kwocie 2.691 zł w dniu 4 kwietnia 2019 r., w tym też dniu miało miejsce przekroczenie limitu o więcej niż dopuszczalne 10%,

- wydatek ŚKS „Kolejarz” na utrzymanie boiska został poniesiony w kwocie 7.870,16 zł w dniu 11 września 2019 r. i oznaczał automatycznie przekroczenie kosztów w tej pozycji o więcej niż 10% kwoty przewidzianej kosztorysem. Do 10 września poniesiono wydatek z dotacji w kwocie 6.432,70 zł (72,3% planu).

           Z ustaleń kontroli wynika, że do dnia zawarcia aneksu łączna kwota wydatków przekraczających dopuszczalny limit, tj. kwotę z kosztorysu powiększoną o 10%, poniesionych w tych pozycjach wyniosła 4.751,85 zł. Stosownie do § 6 ust. 2 umowy kwota ta winna stanowić dotację pobraną w nadmiernej wysokości w świetle postanowień umowy obowiązujących w czasie ponoszenia wydatków przez beneficjenta dotacji. Zgodnie z § 16 ust. 1 umowy wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z tą umową wymagały formy pisemnej pod rygorem nieważności. 

Kontroli poddano procedurę udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na przebudowę dróg gminnych nr 109217B (Czeremcha wieś – ul. Duboisa) i 109231B (ul. Duboisa) w świetle przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, ze zm.) – str. 136-139 protokołu kontroli. Stwierdzono, że według specyfikacji istotnych warunków zamówienia kryteriami wyboru oferty była cena (waga 60%) i okres udzielonej gwarancji (waga 40%), przy czym za okres 3 lat oferta miała otrzymać 0 pkt, za 4 – 20 pkt i za 5 lat – 40 pkt. Z ustaleń kontroli wynika, że ani w specyfikacji ani w umowie z wykonawcą nie określono zasad i warunków gwarancji, a tylko jej okres. Wskazano, że do gwarancji stosuje się przepisy art. 577-582 Kodeksu cywilnego. Przepisy te określają m.in., że udzielenie gwarancji następuje poprzez złożenie oświadczenia gwarancyjnego określającego obowiązki gwaranta i uprawnienie kupującego (art. 577 § 1), jeżeli została udzielona gwarancja jakości rzeczy sprzedanej w razie wątpliwości przyjmuje się, że gwarant jest obowiązany do usunięcia wady fizycznej rzeczy lub dostarczenia rzeczy wolnej od wad (art. 577 § 3), kupujący może wykonywać uprawnienia z tytułu rękojmi za wady niezależnie od uprawnień wynikających z gwarancji (art. 579), jeżeli w wykonaniu swoich obowiązków gwarant dostarczył uprawnionemu z gwarancji zamiast rzeczy wadliwej rzecz wolną od wad albo dokonał istotnych napraw rzeczy objętej gwarancją, termin gwarancji biegnie na nowo od chwili dostarczenia rzeczy wolnej od wad lub zwrócenia rzeczy naprawionej (art. 581 § 1).

W wyjaśnieniu złożonym w sprawie powodów przyznania kryterium okresu gwarancji wagi aż 40% – przy maksymalnym punktowanym okresie gwarancji wynoszącym 5 lat, podczas gdy Kodeks Cywilny gwarantuje 5-letni okres rękojmi i uprawnienia do usuwania wad nieruchomości, zaś w specyfikacji i umowie nie określono warunków gwarancji – stwierdził Pan m.in., że (…) było zasadnym zastosowanie kryterium gwarancji jako jednego z kryteriów oceny złożonych ofert (…) w intencji zamawiającego oraz mając na uwadze mogące występować nieprawidłowości było osiągnięcie jak najkorzystniejszego rozwiązania na usuwanie wad i ich jakość. Zamawiający informuje, ze zgodnie z obowiązującą nomenklaturą w omawianym zakresie  usuwanie wad w ramach rękojmi nie powoduje wydłużenia terminu do skorzystania z niej. (…) Inaczej wygląda odpowiedzialność w ramach odpowiedzialności gwarancyjnej. Naprawa w ramach gwarancji powoduje, że jej termin pierwotnie określony w umowie biegnie na nowo w stosunku na naprawianego elementu. Oznacza to, że odpowiedzialność Wykonawcy nie wygaśnie jednocześnie w stosunku do całego przedmiotu umowy, gdyż w stosunku do naprawianej części uległ on przedłużeniu – str. 137-138 protokołu kontroli.

Kodeks cywilny gwarantuje 5-letni okres rękojmi i zapewnia roszczenie do wykonawcy o usunięcie wad w tym okresie w przypadku wad nieruchomości – art. 568 § 1 k.c. Istotą robót budowlanych jest zaś dokonywanie przekształcenia nieruchomości (jej części składowych). Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać po pierwsze, że podnoszona przez Pana kwestia przedłużenia terminu skorzystania z gwarancji może dotyczyć wyłącznie dokonania „istotnych napraw” drogi, co wynika z art. 581 § 1 k.c. (ze względu na to, że przedmiotem zamówienia jest przebudowa drogi, nie można rozważać drugiej okoliczności przedłużenia gwarancji, tj. dostarczenia rzeczy wolnej od wad). Jest to więc kwestia niejednoznaczna do oceny w przypadku sporu z wykonawcą. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku nie ma na celu ogólnego zakwestionowania możliwości formułowania kryterium gwarancji jako jednego z kryteriów oceny ofert, a jedynie zwrócenie uwagi na zachowanie adekwatności między potencjalnymi korzyściami, jakie mogą wyniknąć ze sposobu określenia warunków tego kryterium a nadaną mu wagą. Przyjęty poziom wagi kryteriów pozacenowych wyznacza bowiem, o ile droższą ofertę być może będzie musiał zamawiający uznać za najkorzystniejszą i należy rozważyć, jakie korzyści w związku z tym odniesie. W przypadku kryterium pozacenowego na poziomie 40% powstaje ewentualność wybrania oferty istotnie droższej z powodu zróżnicowania ofert w kryterium pozacenowym. W ocenie Izby ewentualna korzyść względem uprawnień z rękojmi (wobec faktu nieokreślenia w postępowaniu szczegółowych warunków gwarancji) nie wykazuje adekwatności w stosunku do potencjalnych wyższych wydatków wynikających z konieczności wyboru droższej oferty.

Ponadto stwierdzony sposób określenia wagi kryterium gwarancji i punktowanych jej okresów stwarzał możliwość wybrania oferty znacząco droższej o terminie ochrony gwarancyjnej krótszym niż gwarantowana Kodeksem cywilnym rękojmia – taka sytuacja zaistniałaby np. w przypadku otrzymania ofert z okresem gwarancji 4 lat, lecz z wyższą ceną i 3 lat, lecz z ceną o tyle niższą, że nie zapewniałaby uzyskania najwyższej liczby punktów.

           Podstawowym celem prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 Prawa zamówień publicznych. Sformułowanie kryteriów oceny ofert, które mogą choćby potencjalnie prowadzić do wyboru oferty istotnie droższej przy korzyściach, których nie można obiektywnie uznać za adekwatnie rekompensujące potencjalnie wyższe wydatki na realizację zamówienia świadczy o nieprawidłowym przygotowaniu postępowania. Zamawiający powinien kształtować kryteria w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej, ustalając inne niż cena kryteria na poziomie odpowiednim do ich rzeczywistej istotności względem wydatków, które będą poniesione na realizację zamówienia. Należy przy tym podkreślić, że Prawo zamówień publicznych nie nakazuje bezwzględnie, aby kryteria pozacenowe musiały posiadać wagę co najmniej 40%. Prawo zamówień publicznych nie znosi też obowiązku stosowania art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Zasada ta musi być uwzględniania przy formułowaniu wagi i warunków kryteriów pozacenowych. 

Kontroli poddano także postępowanie na dostawę paliw płynnych w latach 2020-2021, prowadzone według procedur wewnętrznych, ponieważ jego wartość nie przekraczała 30.000 euro. Ustalono ją na 74.888 zł (17.368,55 euro) na podstawie przewidywanej ilości oleju napędowego – 17.000 l i benzyny – 1.200 l. Z dokumentacji rozpoznania cenowego wynika, że wpłynęła jedna oferta w kwocie brutto 92.154 zł. Nie udokumentowano, jak została obliczona cena wynikająca z oferty, w tym jaką cenę wykonawca zaoferował za olej napędowy a jaką za benzynę. Zamawiający nie wymagał od wykonawcy przedstawienia w ofercie ceny jednostkowej paliwa, a także stosunku oferowanych cen do cen producenta paliwa, tj. marży lub upustu, które byłyby stałymi wartościami umożliwiającymi weryfikację wyceny późniejszych dostaw. Umowę zawarto w dniu 27 grudnia 2019 r. Zawarto w niej m.in. zapis „ceny jednostkowe brutto zgodnie z załączoną ofertą, której kserokopia stanowi integralną część umowy”, podczas gdy z oferty załączonej do protokołu kontroli takie ceny nie wynikają. W umowie znalazło się też postanowienie, według którego strony ustalają, że w całym okresie wykonawca zobowiązany jest do sprzedaży przedmiotu zamówienia „w jednostkowych cenach obowiązujących w dniu zakupu z uwzględnieniem stałego rabatu w wysokości 0%”. Zamawiający w postępowaniu nie wymagał od wykonawcy określenia wartości rabatu. Konstruując wymagania ofertowe na zakup paliwa nie uzależniano ceny oferowanej przez wykonawcę od ceny producenta paliwa. Brak takiego związku w praktyce wyklucza możliwość weryfikacji zgodności stosowanych faktycznie cen dostaw z oferowanymi warunkami, ponieważ nie wynikają one ani z oferty ani z umowy; skutkiem jest całkowita swoboda wykonawcy w ustalaniu cen, co poddaje w wątpliwość zasadność prowadzenia tak zorganizowanych postępowań – nie zabezpieczają one bowiem realizacji wydatków po najkorzystniejszych zaoferowanych warunkach. W podobny sposób zorganizowano postępowanie na dostawę paliwa w latach 2018-2019 – str. 142-144 protokołu kontroli.

Sprawdzono również postępowanie na wyłonienie dostawcy oleju opałowego na sezon grzewczy 2019/2020. Wartość szacunkową zamówienia ustalono na 16.151,33 zł (3.693,08 euro), nie wskazano jednak, jaka ilość oleju była przedmiotem jej obliczenia. Sporządzono dokumentację rozpoznania cenowego, z której wynika, że oferty złożyły 3 firmy proponując ceny 2,93 zł, 2,94 zł i 2,96 zł za litr. Z wybranym wykonawcą nie zawarto umowy; okazano zlecenie podpisane przez Pana Wójta, z którego wynika, że gmina Czeremcha zleca wykonawcy dostawę oleju opałowego w okresie od 1 października 2019 r. do 31 kwietnia 2020 r. Również w tym postępowaniu należy stwierdzić, że nie zabezpieczono ceny dostaw po najkorzystniejszych warunkach wynikających ze złożonych ofert, ponieważ ceny ofertowe nie informują o ich stosunku do aktualnych cen producenta. W konsekwencji zamawiający nie jest w stanie ustalić prawidłowości ceny przedstawionej przez wykonawcę w fakturach względem ceny z oferty.

W wyjaśnieniu złożonym przez Pana Wójta w sprawie braku powiązania cen oferowanych przez wykonawców z cenami producenta w przypadku paliwa podniósł Pan kwestię odległości do najbliższej stacji paliw znajdującej się poza gminą Czeremcha (oprócz stacji, która świadczyła dostawy). Poinformował Pan też, że (…) Cena oferowana przez Wykonawcę zgodnie z zapisami zapytania była ceną z dystrybutora na dzień składania oferty. (…) zamawiający nie ma wpływu na marżę dostawcy paliw a stosowanie innych rozwiązań jest nieakceptowane ze względu na uwarunkowania ekonomiczne czyli podniesienie kosztów fizycznego dojazdu celem zatankowania pojazdów będących w posiadaniu Urzędu Gminy Czeremcha. Pragnę wskazać Panu Wójtowi, że okoliczność posiadania jednej stacji paliw na terenie gminy nie czyni bezzasadnym ustalenia z dostawcą jasnych, obiektywnych warunków co do sposobu obliczania cen obowiązujących przy dostawach.

Odnośnie zamówienia na dostawę oleju opałowego wyjaśnił Pan, iż (…) Została wybrana najkorzystniejsza oferta na dzień wykonywania rozpytania przez pracownika (…) została wybrana oferta firmy która była najkorzystniejsza pod względem zaproponowanej ceny, różnica w cenie innych oferentów była minimalna. Ceny oleju opałowego nie są regulowane i są uzależnione od cen ropy naftowej na rynkach światowych. Na dzień  zapytania  cena producenta   oleju opałowego  PKN Orlen  SA widniała  na stronie   producenta i ta informacja była powszechnie dostępna. Również w tym przypadku wskazania wymaga, że najkorzystniejsze warunki wynikające z wybranej oferty mają być stosowane w stosunku do wszystkich dostaw, a nie tylko służyć wyborowi wykonawcy, który następnie – przy braku odpowiednich postanowień zabezpieczających wycenę kolejnych dostaw – może już realizować przedmiot zamówienia po dowolnie ustalonej cenie. 

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych. 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam: 

1. Zmodyfikowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez uwzględnienie w opisach funkcjonowania poszczególnych kont wskazówek zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli, dostosowujących te opisy do faktycznie stosowanych rozwiązań w zakresie realizacji dochodów i wydatków budżetu.

2. Dokonywanie zwrotu wykonawcom zamówień publicznych wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów łącznie z naliczonym od wniesionych kwot oprocentowaniem, po pomniejszeniu go o koszty prowadzenia rachunku i koszty przelewu. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do:

a) przekazywania z rachunku depozytów na dochody budżetu oprocentowania naliczonego od tych środków w kwocie nie wyższej od sfinansowanych z budżetu kosztów prowadzenia rachunku i opłat za przelew,

b) obliczenia i przypisania poszczególnym wykonawcom należnych im odsetek od wniesionych kwot depozytów, które za lata poprzednie bezpodstawnie zostały zaliczone do dochodów budżetu.

3. Wskazanie Skarbnikowi Gminy na wyeliminowanie uchybień w ewidencji operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) przestrzeganie zasady memoriału w stosunku do kosztów odsetek od kredytów i pożyczek dotyczących danego roku, których termin zapłaty przypada w następnym roku,

b) ujmowanie na koncie 760 wyłącznie przychodów z tytułów mających należyte uzasadnienie w zasadach funkcjonowania tego konta,

c) księgowanie zmniejszenia przypisu należności dokonanej w tym samym roku zapisem zmniejszającym przychody po stronie Wn konta, na którym pierwotnie ujęto przychód,

d) księgowanie rozrachunków z tytułu diet radnych na koncie 240,

e) przestrzeganie przyjętych zasad ewidencjonowania pozostałych środków trwałych na koncie 013.

4. Wypełnianie kolumny „Dochody otrzymane” sprawozdania Rb-27S zgodnie z przepisami podanymi w części opisowej wystąpienia.

5. Przekazanie dyrektorowi i głównemu księgowemu ZS-P w Czeremsze zawartych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu uwag dotyczących wykazywania danych w sprawozdawczości finansowej oraz ewidencjonowania rozliczenia z budżetem gminy środków pozostałych na koniec roku na wydzielonym rachunku dochodów.

6. Przekazanie kierownikowi i głównemu księgowemu GOPS zawartych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu uwag dotyczących braku uzasadnienia dla przyjętego w przepisach wewnętrznych rozwiązania w zakresie ustalania odpisów aktualizujących należności od dłużników alimentacyjnych oraz dla ujmowania przychodów ze świadczenia usług opiekuńczych na koncie 760.

7. Przedstawienie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały Nr XXXVII/221/10 z dnia 30 sierpnia 2010 r., uwzględniającej wynikające z reformy systemu oświaty zmiany w katalogu jednostek oświatowych prowadzonych przez gminę Czeremcha.

8. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej, w tym poprzez dokonanie odpowiednich zmian w budżecie gminy na 2020 r.:

a) przeniesienie z działu 010 rozdział 01010 do działu 400 rozdział 40002 dochodów i wydatków bieżących związanych ze zbiorowymi dostawami wody, a do działu 900 rozdział 90001 dochodów i wydatków bieżących związanych ze zbiorowym odprowadzaniem ścieków,

b) wykazywanie w par. 4560 wydatków z tytułu odsetek od zwróconych dotacji,

c) wykazanie w par. 0750 dochodów obejmujących wpłaty z tytułu czynszu najmu, czyli należności pobieranej za sam fakt udostępnienia lokalu.

9. Zobowiązanie kierowników instytucji kultury do ujmowania w planach finansowych i sprawozdaniach z ich realizacji wszystkich danych wymaganych przepisami art. 31 i art. 265 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

10. Pisemne zawiadamianie nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, jak tego wymaga art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

11. Dokumentowanie okresowego ustalania kosztów związanych z funkcjonowaniem kotłowni i porównania ich z opłatami, którymi z tego tytułu za dany okres zostali obciążeni najemcy lokali mieszkalnych. W zależności od wyniku porównania ustalenie nadpłat lub dopłat najemców, mając na uwadze regulację art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…

12. Ustalanie opłat za umieszczenie urządzenia w pasie drogowym z uwzględnieniem art. 40 ust. 10 ustawy o drogach publicznych. Podjęcie działań w celu zmiany decyzji wskazanych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu poprzez ustalenie opłat w wysokości zgodnej z przywołanym przepisem ustawy.

13. Realizowanie ustawowych obowiązków w zakresie przeprowadzania kontroli podatkowych z uwzględnieniem przywołanych przepisów Ordynacji podatkowej.

14. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych opisanych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu. Poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

15. Prowadzenie kompletnych czynności sprawdzających nakazanych treścią wskazanych przepisów  ustawy Ordynacja podatkowa.

16. W zakresie wynagrodzeń pracowników:

a) wyeliminowanie sprzeczności między faktem otrzymywania przez kierowcę stałego dodatku za wykonywanie dodatkowych czynności, o którym była mowa w przepisach prawa do dnia 30 kwietnia 2008 r., a brakiem postanowień przewidujących taki dodatek w obowiązującym w Urzędzie Gminy regulaminie wynagradzania – poprzez uwzględnienie takiego dodatku w regulaminie na podstawie art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych albo usunięcie go z angażu kierowcy i uwzględnienie wykonywanych zadań np. w poziomie wynagrodzenia zasadniczego,

b) nadanie prawidłowej kategorii zaszeregowania konserwatorowi.

17. Wypłacanie zaliczek na niezbędne koszty podróży zagranicznej, mając na uwadze m.in. umożliwienie rozliczenia kosztów podróży w danej walucie według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki, jak tego wymagają obowiązujące przepisy

18. Zapewnienie prawidłowej wysokości miesięcznych ryczałtów wypłacanych za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych, poprzez właściwe ustalanie liczby dni, za które ryczałt powinien być pomniejszony.

19. W zakresie dotacji dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych:

a) zamieszczanie w treści ogłoszenia o konkursie wszystkich informacji wymaganych przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

b) przekazywanie dotacji w terminie określonym umową,

c) rozważenie wystąpienia do ŚKS „Kolejarz” o zwrot dotacji w łącznej kwocie 4.751,85 zł, wydanej niezgodnie z umową według jej brzmienia obowiązującego w dniu dokonania wydatków.

20. Zwrócenie uwagi przy określaniu – na etapie organizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – kwestii dotyczących okresu i warunków gwarancji (w szczególności gdy mają stanowić one kryterium oceny ofert o wysokiej wadze), aby zapewniały one dla zamawiającego korzyści jednoznaczne względem uprawnień z rękojmi wynikających wprost z przepisów k.c. oraz adekwatne do potencjalnych wyższych wydatków, które gmina musiałaby ponieść w sytuacji zróżnicowania przez wykonawców warunków oferowanych w tym zakresie.

21. Konstruowanie zasad ustalania cen ofertowych za paliwa płynne i olej opałowy poprzez odnoszenie ich do cen producentów paliw, mając na uwadze umożliwienie dokonania wyboru oferty zawierającej faktycznie najkorzystniejsze warunki na rynku oraz późniejszego egzekwowania zaoferowanych warunków w przypadku zmiany cen producentów, jako okoliczności niezależnej od wykonawcy. 

           O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

    Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku