Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w II Liceum Ogólnokształcącym w Augustowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06 lutego 2017 roku (znak: RIO.V.6002-1/16), o treści jak niżej:

Pani

Barbara Koronkiewicz

Dyrektor II Liceum Ogólnokształcącego w Augustowie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej II Liceum Ogólnokształcącego w Augustowie za 2015 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, dochody budżetowe, wydatki budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379, ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

W sferze zagadnień organizacyjnych ustalono, że zakres czynności głównej księgowej (nadany w dniu 1 grudnia 2016 r.) nie odnosił się w pełni do obowiązków i odpowiedzialności przypisanych stanowisku głównego księgowego przepisami art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.). Pominięto w nim kwestię wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Stosownej zamiany zakresu czynności głównej księgowej dokonano w trakcie kontroli. Na uwagę zasługuje ponadto fakt, iż w stosunku do tego pracownika stwierdzono brak zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności w okresie od 1 stycznia 2011 r. do dnia 30 listopada 2016 r. Powyższe pozostawało w sprzeczności ze standardami kontroli zarządczej ogłoszonymi komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84).

Nadto badanie zakresów czynności pracowników administracyjnych Liceum, w świetle faktycznie wykonywanych przez nich zadań dotyczących gospodarki finansowej jednostki, wykazało braki polegające na tym, że:

a) zadania w zakresie ustalania wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz obliczania jednorazowego dodatku uzupełniającego wykonuje główna księgowa, której formalnie nie powierzono wykonywania tego typu obowiązków,

b) ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadził pracownik zatrudniony na stanowisku sekretarza przy braku formalnego powierzenia tych obowiązków – str. 4, 14 i 37 protokołu kontroli.

Analiza mająca na celu ocenę dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz zgodności zapisów księgowych z regulacjami zawartymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.), wykazała następujące nieprawidłowości:

a) do dnia kontroli nie zaktualizowano postanowień zakładowego planu kont w celu dostosowania do zmian przepisów stanowiących od dnia 1 stycznia 2016 r. podstawę jego opracowania. W trakcie kontroli, w dniu 28 grudnia 2016 r., zmodyfikowano zakładowy plan kont w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 listopada 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… (Dz. U. z 2015 r. poz. 1954) – str. 8-9 protokołu kontroli,

b) w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. W trakcie kontroli, zarządzeniem z dnia 28 grudnia 2016 r., usunęła Pani przedmiotowe zapisy z treści dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości – str. 9 protokołu kontroli,

c) na podstawie danych dotyczących grudnia 2015 r. stwierdzono jeden przypadek nieprzestrzegania chronologii zapisów zdarzeń gospodarczych w dzienniku. Zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy dziennik winien zawierać chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym – str. 10 protokołu kontroli,

d) nieprawidłowo ujęto w księgach operacje związane z naliczeniem i przekazaniem równowartości odpisu na rachunek ZFŚS. Zostały one uwidocznione zapisami Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” – Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki” i Wn 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” – Ma 851 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”. Właściwym ujęciem w księgach rachunkowych tych operacji powinno być: Wn 405 – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (naliczenie odpisu jako zobowiązania działalności podstawowej wobec Funduszu), Wn 240 – Ma 130 (przelew środków na rachunek Funduszu) i Wn 135 - Ma 851 (wpływ środków na rachunek Funduszu) – str. 11 protokołu kontroli,

e) zaniechano naliczania i ewidencjonowania na koniec każdego kwartału należnych odsetek od nieopłaconych w terminie należności z tytułu najmu pomieszczeń szkolnych w łącznej wysokości 26,47 zł, czym naruszono § 8 ust. 5 rozporządzenia – str. 18-21 protokołu kontroli,

f) części składowe budynku w postaci sieci energetycznej i kanalizacyjnej błędnie klasyfikowano jako oddzielne środki trwałe (w grupie II „Budowle”). Zgodnie z postanowieniami zawartymi w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 242, poz. 1622), w brzmieniu obowiązującym do dnia 1 stycznia 2017 r., za podstawową jednostkę ewidencyjną należało przyjmować pojedynczy element majątku trwałego spełniający określone funkcje w procesie wytwarzania wyrobów i świadczenia usług. W skład wyposażenia budynku wliczano zaś wszystkie instalacje wbudowane w konstrukcje budynku na stałe, np. instalacje sanitarne, elektryczne, sygnalizacyjne, komputerowe, telekomunikacyjne, przeciwpożarowe oraz normalne wyposażenie budynku. Analogiczne regulacje zawiera obecnie obowiązujące rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. z 2016 r. poz. 1864). Prawidłowo, wartość początkowa budynku powinna być zwiększona o wartość części składowych, gdyż nie spełniają one warunków od zakwalifikowania ich jako odrębnych środków trwałych. Dodania wymaga, iż mogą być jednocześnie wyodrębnione w ewidencji szczegółowej, np. na karcie środka trwałego. Jak ustalono, na dzień 31 grudnia 2015 r. wymienione części składowe budynku nie były w całości zamortyzowane. Niewłaściwa klasyfikacja obiektów skutkowała stosowaniem nieprawidłowych stawek amortyzacyjnych. Wymienione części składowe budynku amortyzowano według stawki 4%, a nie według stawki 2,5% obowiązującej dla budynków – str. 44 protokołu kontroli,

g) nie ewidencjonowano na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” rozliczeń należności z tytułu dochodów budżetowych dotyczących wynajmu sali gimnastycznej, realizowanych na podstawie umowy nr 3/2014 zawartej na okres od dnia 1 września 2014 r. do dnia 30 czerwca 2015 r. i umowy nr 6/2015 zawartej na okres od dnia 1 września 2015 r. do dnia 30 czerwca 2016 r. Obowiązek ewidencji należności z tytułu dochodów budżetowych wynika z zasad funkcjonowania tego konta określnych w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Ponadto do konta 221 należy prowadzić ewidencję szczegółową według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej, czego w odniesieniu do wskazanych umów także zaniechano. Dodania wymaga, iż wskazany błąd został wyeliminowany począwszy od września 2016 r. Z ustaleń kontroli wynika, iż w związku z nieterminowym regulowaniem należności przez najemcę, suma należności na koniec 2014 r. i 2015 r. wnosiła odpowiednio 220 zł i 260 zł, przy czym z uwagi na wskazane zaniechanie ewidencjonowania rozrachunków nie zostały one wykazane w sprawozdaniach Rb-27S Liceum za okres 2014 r. i 2015 r. w rubrykach „Należności (salda początkowe plus przypisy minus odpisy)” oraz „Saldo końcowe – należności pozostałe do zapłaty ogółem, w tym zaległości i nadpłaty”. Wymienione kwoty należności nie zostały także wykazane w sprawozdaniach Rb-N za te okresy – str. 19-20 protokołu kontroli.

           Badając prawidłowość ustalania i pobierania dochodów realizowanych na rzecz budżetu powiatu z tytułu najmu stwierdzono, że zaniechano wykonania obowiązku zawiadomienia organów powiatu o oddaniu w najem części nieruchomości (co dotyczyło umów najmu: sali wykładowej, pomieszczeń na gabinet lekarski i sali gimnastycznej), a także uzyskania zgody organów powiatu, w przypadkach, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość (co odnosiło się do najmu pomieszczeń na sklepik szkolny). Zaniechania te naruszają art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 poz. 2147, ze zm.), zgodnie z którym zarządca ma prawo do oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat, albo za zgodą tych organów, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub czas nieoznaczony, jednak na okres nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd; zgoda jest wymagana również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość – str. 22 protokołu kontroli.

           W przedmiocie prawidłowości ustalania i egzekwowania dochodów z najmu pomieszczenia z przeznaczeniem na sklepik szkolny stwierdzono ponadto, że umowa, zawarta na okres od 1 września 2013 r. do 30 czerwca 2016 r., przewidywała czynsz w wysokości 250 zł miesięcznie płatny w terminie do dnia 20 każdego miesiąca. Jak ustalono, czynsz nie był pobierany w okresach wakacyjnych, tj. lipcu i sierpniu, co jednakże nie miało umocowania w postanowieniach umowy. Powyższe spowodowało uszczuplenie dochodów budżetowych na łączna sumę 1.000 zł – str. 17-18 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli dotyczących prawidłowości naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych pracowników Liceum wynika, że odpis na 2015 r. został zawyżony o kwotę 1.467,60 zł. Powodem zawyżenia odpisu był błąd przy obliczeniu odpisu na nauczycieli emerytów – odpis został ustalony w wysokości 10.273,27 zł, podczas gdy prawidłowo powinien on stanowić kwotę 8.805,67 zł (tj. 5% od sumy 176.113,34 zł stanowiącej wartość pobieranych przez nauczycieli emerytów emerytur i rent) – str. 33-34 protokołu kontroli.

           W § 8 pkt 8 regulaminu wynagradzania pracowników administracji i obsługi Liceum określono, że nagrody przyznawane są w następujących terminach: Dzień Edukacji Narodowej, na koniec roku kalendarzowego, podczas gdy zgodnie z art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902) podstawą przyznania nagrody mogą być wyłącznie szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej – str. 27 protokołu kontroli.

Istotne nieprawidłowości wykazała analiza arkuszy organizacyjnych II Liceum Ogólnokształcącego w Augustowie przeprowadzona pod kątem przestrzegania przepisów art. 35 ust. 1 i 2 w zw. z art. 42 ust. 6 i 7 Karty Nauczyciela oraz uchwały Nr 183/XXX/10 Rady Powiatu w Augustowie z dnia 26 lutego 2010 r. w sprawie określenia zasad rozliczania tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczycieli, dla których ustalony plan zajęć jest różny w poszczególnych okresach roku szkolnego, zasad udzielania i rozmiar obniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych i wychowawczych nauczycielom, którym powierzono stanowisko kierownicze… Paragrafem 2 uchwały obniżono dyrektorom i wicedyrektorom szkoły tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych określony w art. 42 ust. 3 Karta Nauczyciela. Wskazano, że wymiar po obniżeniu wynosi dla dyrektora szkoły lub zespołu liczącego od 9 do 16 oddziałów – 5 godzin tygodniowo, zaś dla wicedyrektora szkoły lub zespołu liczącego do 16 oddziałów – 9 godzin tygodniowo.

Analiza arkuszy organizacyjnych Liceum na lata szkolne 2014/2015 i 2015/2016 wykazała, że w przypadku Pani Dyrektor, w okresie od dnia 9 grudnia 2014 r. (tj. powierzenia Pani funkcji Dyrektora) do końca sierpnia 2015 r., stosowano zawyżoną liczbę tygodniowego pensum w ten sposób, iż zaplanowano na rok szkolny 2014/2015 ogółem 9 godzin jako realizowanych w ramach obowiązkowego wymiaru i 7 godzin ponadwymiarowych, podczas gdy według uchwały Rady Powiatu obowiązujące pensum dla dyrektora powinno wynosić 5 godzin tygodniowo (do momentu powierzenia Pani funkcji dyrektora sprawowała Pani funkcję wicedyrektora, dla którego pensum wynikające z uchwały wynosiło 9 godzin). Na rok szkolny 2015/2016 dla Pani Dyrektor zaplanowano 5 godzin tygodniowego pensum (co było zgodne z uchwałą) + 4 godziny ponadwymiarowe.

Wynikające z arkusza organizacyjnego na rok szkolny 2014/2015 godziny ponad limit (ogółem 4 tygodniowo w podanym wyżej okresie) powinny były być traktowane jako godziny ponadwymiarowe. Odbiegały one bowiem od postanowień uchwały, co nie znajduje uzasadnienia w świetle obowiązujących przepisów prawa. Na uwagę zasługuje, iż omawiany arkusz organizacyjny nie został aneksowany w związku z powołaniem Pani na dyrektora Liceum. Według regulacji zawartych w § 12 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola i publicznych szkół (Dz. U. Nr 61, poz. 624, ze zm.) arkusz organizacyjny opracowuje dyrektor szkoły; w arkuszu zamieszcza się w szczególności liczbę pracowników szkoły, w tym zajmujących stanowiska kierownicze oraz ogólną liczbę godzin zajęć edukacyjnych finansowanych ze środków przydzielonych przez organ prowadzący szkołę. Nie stwierdzono, aby za godziny wykonane przez Panią powyżej obowiązującego na podstawie uchwały pensum (4 godziny tygodniowo), wypłacono stosowne wynagrodzenie, mimo że należało traktować je jako ponadwymiarowe. Z ustaleń kontroli wynika, iż kwota tego wynagrodzenia, obliczona za okres od dnia objęcia stanowiska dyrektora do końca czerwca 2015 r. wyniosła 3.481,80 zł.

Jednocześnie należy zauważyć, że przyznana Pani Dyrektor arkuszami organizacyjnymi na lata szkolne 2014/2015 i 2015/2016 liczba godzin ponadwymiarowych (z wyłączeniem owych 4 godzin tygodniowo, które także należało traktować jako godziny ponadwymiarowe), jak i realizowanych faktycznie, naruszała przepisy art. 35 ust. 1 i 2 w zw. z art. 42 ust. 6 Karty Nauczyciela. Zgodnie z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela, w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć 1/4 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, a przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Zgodnie z treścią uchwały tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin Pani Dyrektor po obniżce wynosi 5 godzin. Zatem tygodniowy dopuszczalny limit planowanych i realizowanych godzin ponadwymiarowych nie powinien przekraczać dla Pani Dyrektor 3 godzin tygodniowo (po zaokrągleniu), co wynika bezpośrednio z dyspozycji cytowanych wyżej przepisów. Tymczasem, jak wynika z arkuszy organizacyjnych, na rok szkolny 2014/2015 przyznano Pani 7 godzin ponadwymiarowych (przy pensum 9 godzin przewidzianym uchwałą liczba godzin ponadwymiarowych mogła nie mogła przekroczyć 5 godzin), zaś na rok szkolny 2015/2016 przewidziano Pani Dyrektor 4 godziny ponadwymiarowe. Organ prowadzący zatwierdził zatem w arkuszach organizacyjnych liczbę godzin ponadwymiarowych ponad dopuszczalny ustawowy limit (1/2 tygodniowego wymiaru godzin zajęć obowiązującego Panią po obniżce dokonanej przez Radę Powiatu). Jak stwierdzono ponadto, faktyczna liczba godzin ponadwymiarowych zrealizowanych przez Panią Dyrektor, wynikająca z okazanych wykazów rozliczeń godzin ponadwymiarowych, przewyższała liczbę godzin przewidzianą w zatwierdzonych arkuszach organizacyjnych. Z przyjętego w trakcie czynności kontroli do rozliczeń okresu do 1 stycznia do 22 grudnia 2015 r. wynika, iż zrealizowała Pani łącznie 281 godzin ponadwymiarowych, przy limicie ustalonym arkuszami organizacyjnymi wynoszącym łącznie w podanym okresie 204 godziny. Przyjmując natomiast liczbę godzin zajęć ponadwymiarowych, wynikającą z przywołanych wyżej przepisów Karty Nauczyciela i uchwały Rady Powiatu (1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć), wynoszącą w podanym okresie 117 godzin, realizacja przez Panią Dyrektor łącznie 281 godzin ponadwymiarowych, przewyższała dopuszczalny limit o 164 godziny. W udzielonym w tej sprawie wyjaśnieniu argumentowała Pani m.in., iż Obejmując 9 grudnia 2014 roku pełnienie obowiązków dyrektora II LO, skierowałam prośbę do organu prowadzącego o zachowanie możliwości uczenia przedmiotu w klasach, które zostały mi przydzielone z rozpoczęciem roku szkolnego 2014/2015, chociaż mój wymiar godzin ponadwymiarowych stał się wyższy (średniorocznie 5,11 – w związku z realizowaniem przez nauczycieli szkół ponadgimnazjalnych różnego wymiaru zajęć w poszczególnych okresach roku szkolnego (klasy programowo najwyższe kończą rok szkolny w kwietniu) w przydziale godzin stosuje się wskaźnik średnioroczny) niż określają to dokumenty prawa (…). W trakcie roku szkolnego szkodliwą jest dla uczniów zmiana nauczyciela prowadzącego przedmiot. Tym bardziej, że byli to uczniowie klasy trzeciej przygotowujący się do egzaminu maturalnego, pracowali oni ze mną od klasy pierwszej. Organ prowadzący szkołę wyraził w rozmowie ustnej zgodę na to, bym kontynuowała pracę ze wszystkimi przydzielonymi mi w arkuszu organizacyjnym pracę w roku szkolnym 2014/2015 klasami. Zawyżona liczba godzin ponadwymiarowych u mnie jako dyrektora szkoły trwała przez niecałe pięć miesięcy, od 9 grudnia 2014 roku do 24 kwietnia 2015 roku. Z zakończeniem przez klasy trzecie roku szkolnego z końcem kwietnia mój wymiar godzin ponadwymiarowych był zgodny z zapisami ww. uchwały.

Analiza wydatków za godziny ponadwymiarowe nauczyciela pełniącego od dnia 1 września 2015 r. funkcję wicedyrektora Liceum wykazała, że w próbie obejmującej okres od 1 września do końca grudnia 2015 r., wypłacono wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe faktycznie zrealizowane w wymiarze naruszającym art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela. Zgodnie z uchwałą Rady Powiatu Augustowskiego tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin wicedyrektora po obniżce wynosił 9 godzin, zatem tygodniowy dopuszczalny limit planowanych i realizowanych godzin ponadwymiarowych nie powinien był przekraczać 5 godzin tygodniowo (tyle godzin przewidziano w arkuszu organizacyjnym na rok szkolny 2015/2016); w podanym wyżej okresie łączna liczba tych godzin mogła wynieść zatem 80. Tymczasem, według okazanych wykazów rozliczeń godzin ponadwymiarowych, wicedyrektor zrealizował łącznie 94 godziny ponadwymiarowe, tj. o 14 godzin więcej. Odnosząc się do tej kwestii wskazała Pani, iż Wymiar godzin ponadwymiarowych wicedyrektora w roku szkolnym 2015/2016 – średniorocznie 3,11. W związku z satysfakcjonującym naborem uczniów do II LO w czerwcu/lipcu 20015 r. w II LO został utworzony dodatkowy czwarty oddział. Panu (…) zostało przydzielone wychowawstwo, które wcześniej nie było planowane. Pod koniec sierpnia 2015 r. powierzono mi stanowisko dyrektora II LO na czas od 1 września 2015 do 31 sierpnia 2016 r. Zaproponowałam panu (…) funkcję wicedyrektora, którą przyjął. Stanowisko wicedyrektora mogłam zaproponować tylko na rok (ze względu wyżej wskazanego). Ponieważ nowoprzyjęci uczniowie i ich rodzice już znali nazwisko swojego wychowawcy, kontaktowali się z nim, przygotowując do nowej szkoły, mniejszą szkodą wydawało się mi zawyżenie wymiaru godzin ponadwymiarowych pana (…), niż odebranie uczniom polubionego wychowawcy. W obu przypadkach przyczyna zawyżenia wymiaru godzin ponadwymiarowych było dobro ucznia – str. 28-33 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ustalenia przez II Liceum Ogólnokształcące w Augustowie danych na potrzeby sporządzenia przez Zarząd Powiatu Augustowskiego sprawozdania, o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela, dotyczących przede wszystkim struktury zatrudnienia na poszczególnych stopniach awansu zawodowego nauczycieli oraz faktycznych wydatków na wynagrodzenia nauczycieli poniesionych w 2015 r., wykazała, że:

a) błędnie ustalono średnioroczną strukturę zatrudnienia nauczycieli stażystów, mianowanych i dyplomowanych. Według danych zamieszczonych w sprawozdaniu Liceum średnia liczba etatów nauczycieli stażystów wynosiła 0,00 w okresie od stycznia do sierpnia 2015 r. oraz 0,38 w okresie od września do grudnia 2015 r., nauczycieli mianowanych wynosiła 8,01 w okresie od stycznia do sierpnia 2015 r. oraz 8,51 w okresie od września do grudnia 2015 r., zaś nauczycieli dyplomowanych – 15,86 w okresie od stycznia do sierpnia i 15,98 od września do grudnia 2015 r. Tymczasem prawidłowo ustalona średnioroczna struktura zatrudnienia wyniosła: na stopniu nauczyciela stażysty w okresie od stycznia do sierpnia 2015 r. 0,00 etatu oraz w okresie od września do grudnia 2015 r. 0,35 etatu, na stopniu nauczyciela mianowanego w okresie od stycznia do sierpnia 2015 r. 7,97 etatu oraz w okresie od września do grudnia 2015 r. 8,51 etatu i na stopniu nauczyciela dyplomowanego w okresie od stycznia do sierpnia 2015 r. 15,84 etatu oraz od września do grudnia 2015 r. 15,48 etatu. Przyczyną zawyżenia średniorocznej liczby etatów nauczycieli było ujęcie do liczby etatów 9 nauczycieli dni nieobecności, za które otrzymali wynagrodzenie ze środków ZUS (odpowiednio zasiłek chorobowy i zasiłek opiekuńczy), a także dni nieobecności w pracy, za które wynagrodzenie nie przysługuje (urlop bezpłatny). Naruszono tym samym § 3 ust. 7 i 8 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 6, poz. 35 ze zm.),

b) do ustalenia wydatków faktycznie poniesionych w 2015 r. na wynagrodzenia nauczycieli niewłaściwie ujęto kwoty zasiłków chorobowych i opiekuńczych wypłacone przez ZUS. Wskazany błąd doprowadził do zawyżenia wydatków poniesionych w 2015 r. na wynagrodzenia nauczycieli łącznie o kwotę 27.182,89 zł.

W trakcie kontroli została sporządzona i przekazana dla Starosty Augustowskiego korekta danych w zakresie średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli i wydatków poniesionych w 2015 r. przez Liceum na wynagrodzenia (jak wynika z treści protokołu kontroli, korekta w zakresie danych dotyczących struktury zatrudnienia nauczyciela stażysty błędnie uwzględniała za miesiąc październik etat 0,5, zamiast 0,42 ustalony przez kontrolującego). Opisane błędy nie wpłynęły na powstanie obowiązku wypłaty dodatków uzupełniających dla nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez powiat Augustowski – str. 37-43 protokołu kontroli.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowej organizacji kontroli zarządczej.

           Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

           Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

           Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Nadanie pracownikom wymienionym w części opisowej wystąpienia zakresów czynności adekwatnych do faktycznie wykonywanych przez nich obowiązków.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) dokonywanie zapisów w ewidencji księgowej z zachowaniem zasady chronologii,

b) ujmowanie w księgach rachunkowych operacji związanych z naliczeniem i przekazaniem równowartości odpisu na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

c) ujmowanie w księgach rachunkowych odsetek od nieopłaconych w terminie należności z tytułu najmu w wysokości odsetek należnych na koniec każdego kwartału,

d) zaniechanie ujmowania części składowych budynków w ewidencji środków trwałych jako odrębnych obiektów inwentarzowych,

e) stosowanie właściwych stawek amortyzacyjnych,

f) ewidencjonowanie rozrachunków z tytułu najmu na koncie syntetycznym 221, mając w szczególności na uwadze obowiązek wykazania realnego stanu należności jednostki w ewidencji i sprawozdawczości.

3. W zakresie dochodów z najmu:

a) zawieranie umów najmu pomieszczeń szkolnych po zawiadomieniu albo uzyskaniu zgody organów powiatu, mając na uwadze postanowienia art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami określające zakres obowiązków trwałego zarządcy uzależniony od czasu trwania najmu,

b) formułowanie w umowach najmu pomieszczeń na sklepik szkolny wszystkich istotnych postanowień odnoszących do zasad obciążania najemców należnościami, w szczególności rozstrzygających kwestie odpłatności za najem w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień),

c) obciążenie najemcy wskazanego w części opisowej wystąpienia kwotą 1.000 zł z tytułu niepobranego czynszu za miesiące lipiec-sierpień 2014 r. i 2015 r.

4. Zmniejszenie wysokości odpisu na ZFŚS na 2017 r. o kwotę 1.467,60 zł, odpowiadającą jego zawyżeniu w 2015 r.

5. Wyeliminowanie sprzeczności między postanowieniami regulaminu wynagradzania pracowników administracji i obsługi Liceum a obowiązującymi przepisami w zakresie podstaw przyznawania nagród.

6. Sporządzanie projektów arkuszy organizacyjnych zawierających w zakresie nauczycieli na stanowiskach kierowniczych dane zgodne z obowiązującym tygodniowym wymiarem godzin zajęć ustalonym po uwzględnieniu obniżek uchwalonych przez Radę Powiatu, z jednoczesnym zwróceniem uwagi na zgodność przewidzianej w arkuszu liczby godzin ponadwymiarowych z przepisami art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela.

7. Zapewnienie realizacji przez wicedyrektora Liceum liczby godzin ponadwymiarowych nieprzekraczającej ½ ustalonego przez organ prowadzący obowiązkowego tygodniowego wymiaru godzin zajęć, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela i postanowień arkusza organizacyjnego.

8. Wypłacenie Pani Dyrektor wynagrodzenia należnego za godziny zrealizowane w roku szkolnym 2014/2015 ponad obowiązujący Panią wymiar godzin zajęć w wysokości wynoszącej 3.481,80 zł.

9. W zakresie ustalania danych stanowiących podstawę sporządzania przez Starostę Augustowskiego sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli oraz obliczania jednorazowych dodatków uzupełniających:

a) nieuwzględnianie przy obliczaniu średniej arytmetycznej liczby etatów dla poszczególnych okresów obowiązywania kwot bazowych na poszczególnych stopniach awansu zawodowego nauczycieli dni nieobecności nauczycieli, za które nie jest im wypłacane wynagrodzenie z planu finansowego Liceum,

b) ustalanie kwoty wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli na podstawie wydatków faktycznie poniesionych z planu finansowego szkoły w roku, za który sporządzane jest sprawozdanie.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

               Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

         w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Augustowskiego

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach