Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Augustowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 04 listopada 2016 roku (znak: RIO.IV.6001-6/16), o treści jak niżej:

Pan

Zbigniew Tadeusz Buksiński

Wójt Gminy Augustów

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Augustów za 2015 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Augustów na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że dopiero w trakcie kontroli, w dniu 25 lipca 2016 r., wydał Pan zarządzenie na podstawie art. 26a ust. 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446, ze zm.) powołujące Zastępcę Wójta. Do czasu rozpoczęcia kontroli stanowisko Zastępcy Wójta, mimo iż przewidziane jest w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy, pozostawało nieobsadzone. W przeszłości wydał Pan dwa zarządzenia (z 22 sierpnia 2012 r. i 4 stycznia 2016 r.), wskazując jako podstawę ich wydania art. 28g ustawy o samorządzie gminnym, mające regulować kwestię zastępstwa Pana Wójta w okresie  wystąpienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta, o której mowa w tymże art. 28g ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z ich treścią wyznaczeni pracownicy Urzędu Gminy (według  zarządzenia z  22 sierpnia 2012 r. Skarbnik Gminy, a według zarządzenia z  4 stycznia 2016 r. Sekretarz Gminy) mieliby obejmować stanowisko Zastępcy Wójta jedynie na czas wystąpienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań Wójta. Wskazania wymaga, iż treść zarządzenia z 2012 r., poza błędną podstawą prawną jego wydania, przewidywała przejęcie funkcji Zastępcy Wójta przez Skarbnika za wynagrodzeniem wynoszącym 80% wynagrodzenia Wójta, zaś obowiązki i kompetencje Skarbnika Gminy przejmuje Zastępca Skarbnika. Postanowienie takie oznaczałoby w praktyce ingerencję w stosunek pracy ze Skarbnikiem, tj. odwołanie go z tego stanowiska w przypadku objęcia stanowiska Zastępcy Wójta, co wykracza poza kompetencje Wójta Gminy.  Powoływanie i odwoływanie skarbnika gminy należy do wyłącznej właściwości Rady Gminy (art. 18 ust. 2 pkt 3 ustawy  o samorządzie gminnym). Naruszające prawo postanowienia tego zarządzenia nie były stosowane w praktyce – str. 2-3 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych wykazała, że nie określono na piśmie podstawy prawnej władania nieruchomościami przez instytucję kultury. Nieruchomości ujęte w księgach rachunkowych Gminnego Ośrodka Kultury to: budynek w Żarnowie o pow. 886,14 m2 i wartości ewidencyjnej 250.298,35 zł oraz grunt o pow. 5.329 m2 o wartości ewidencyjnej 7.940,20 zł, a także budynek w Borze (świetlica wiejska) o pow. 153,40 m2 i wartości ewidencyjnej 34.788 zł oraz grunt o pow. 600 m2 i wartości ewidencyjnej 900 zł. Jedynym okazanym dowodem odnoszącym się do tytułu prawnego władania przez GOK nieruchomością w Żarnowie jest pismo Pana Wójta z dnia 7 kwietnia 2009 r. do Zakładu Energetycznego Białystok (kwestie związane z opłatami za energię elektryczną), w którym potwierdza Pan, że gmina Augustów jest właścicielem tej nieruchomości, użyczonej na czas nieokreślony na rzecz samorządowych instytucji kultury. Pisemnej umowy użyczenia nie przedstawiono.

Odnosząc się do kwestii ewidencji księgowej tych nieruchomości należy wskazać, że zgodnie z § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego… (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.) przez  środki trwałe należy rozumieć środki, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047). Zgodnie z przywołanym przepisem ustawy środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, w przypadku gdy umowa spełnia co najmniej jeden z warunków wskazanych w art. 3 ust. 4 ustawy. Wobec nieokreślenia umową warunków podanych w ustawie brak było formalnej podstawy do wyłączenia środków trwałych stanowiących własność gminy z ewidencji Urzędu Gminy i ujęcia ich w księgach GOK.

W badanym obszarze stwierdzono ponadto, iż w ewidencji Urzędu Gminy na koncie 011 „Środki trwałe” jako odrębny środek trwały ujęto w 2007 r. przeksięgowane z konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” koszty o wartości 588.138,45 zł dotyczące zadania polegającego m.in. na termomodernizacji i przebudowie łazienek (dostosowanie do potrzeb osób niepełnosprawnych) w budynku użytkowanym faktycznie przez GOK. Wynika z tego, że wartość początkowa modernizowanego budynku ujęta jest w księgach GOK, a nakłady na jego ulepszenie w księgach Urzędu Gminy. Samych  nakładów ulepszających dany obiekt nie można uznać za odrębny środek trwały. Według komentarza do konta 011 zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… o wartość ulepszeń należy zwiększyć wartość początkową środków trwałych (w tym przypadku budynku GOK). Analogicznie stanowi art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 5-6 protokołu kontroli.

Analiza regulacji opisujących przyjęte przez kontrolowaną jednostkę zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z ustawą o rachunkowości oraz rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, a także pozostałych przepisów wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej (str. 9-10  protokołu kontroli), wykazała:

a) brak pisemnych procedur odnoszących się do zasad wypełniania, kontroli i obiegu kart drogowych,

b) w zakładowym planie kont Urzędu Gminy:

- przewidziano konta, które nie mogą mieć zastosowania w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego lub – ze względu na specyfikę funkcjonowania Urzędu Gminy Augustów – operacje podlegające ujęciu na nich, zgodnie z zasadami ich funkcjonowania, nie wystąpią w kontrolowanej jednostce. Dotyczy to kont: 014 „Zbiory biblioteczne”, 015 „Mienie zlikwidowanych jednostek” i 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych".

- opis funkcjonowania konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” sugeruje, że służy ono w kontrolowanej jednostce do ujmowania obrotów w zakresie dochodów i wydatków na odrębnym rachunku bankowym. Jest to niezgodne ze stanem faktycznym, a ponadto niespójne z treścią innych fragmentów polityki rachunkowości, w których prawidło opisano  stosowany sposób obsługi bankowej dochodów i wydatków Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej – przy zastosowaniu rachunku budżetu, w związku z czym obroty ujmowane na koncie 130 stanowią powielenie części zapisów ujętych na koncie 133 w ewidencji budżetu.

Kontrola poprawności zapisów w ewidencji księgowej, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, wykazała, że:

a) na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” ujęto należność w kwocie 355.800,75 zł, obejmującą należność główną wynoszącą 304.690,42 zł wraz z odsetkami od firmy Sokólskie Przedsiębiorstwo Drogowe sp. z o.o., tytułem kary umownej. Firma ta nie wywiązała się w terminie określonym umową (do 30 września 2010 r.) z realizacji zamówienia polegającego na wykonaniu nawierzchni na odcinkach dróg gminnych. W związku z tym w dniu 14 grudnia 2010 r. powiadomiono wykonawcę o rozwiązaniu umowy i naliczono kary umowne w wysokości 1.127.932,32 zł. Należność w tej wysokości zaksięgowano na podstawie PK nr 278 z 31 grudnia 2010 r. zapisem Wn 240 – Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, który następnie skorygowano do kwoty 454.811,42 zł. Kwestia zapłaty kary umownej stała się przedmiotem sporu przed sądem – pozew skierowany przez gminę w dniu 10 lutego 2011 r. do Sądu Okręgowego w Białymstoku o zapłatę kwoty 454.811,42 zł (po kompensacie należności z zobowiązaniami na podstawie art. 498 k.c. – 304.690,42 zł). W dokumentacji przedłożonej do kontroli nie stwierdzono wyroku sądowego w przedmiotowej sprawie, który zapadł 5 listopada 2012 r. (sygn. akt. I C 632/11). Ustalona podczas kontroli data wyroku wynika z treści pisma z dnia 4 grudnia 2012 r. skierowanego do Sądu Okręgowego w Białymstoku z wnioskiem o nadanie wyrokowi klauzuli wykonalności. Zasądzona kara umowna przestała zatem mieć charakter roszczenia spornego, a stała się przysądzoną należnością z tytułu dochodów budżetowych. Skarbnik Gminy poinformowała kontrolującego, że wobec braku na piśmie wyroku sądowego nie miała podstawy do przeksięgowania tej należności na konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Skutkiem tego należność nadal utrzymywano nieprawidłowo na koncie 240 –  niezgodnie z funkcją ekonomiczną tego konta, a w konsekwencji – jak poinformowała Skarbnik – nie wykazywano tej należności w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-N za 2015 rok. Należy wskazać, że zgodnie z przepisami § 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015) w sprawozdaniu Rb-27S wykazuje się przypisane należności z tytułu dochodów budżetowych, a w zakresie zaległości – należności, których termin płatności minął i mogą być egzekwowane. Z kolei § 13 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) stanowi, że przez wymagalne należności podlegające prezentacji w sprawozdaniu Rb-N rozumie się wszystkie bezsporne należności, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone. Są to należności wynikające m.in. z prawomocnych orzeczeń sądu.

Zasądzona kara umowna była przedmiotem egzekucji komorniczej. Postanowieniem z dnia 17 stycznia 2013 r. Sąd Okręgowy w Białymstoku postanowił zawiesić postępowanie w sprawie o zapłatę. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan okoliczność, iż w trakcie procesu Prezes pozwanego zrezygnował z pełnionej funkcji. Tyma samym Sokólskie Przedsiębiorstwo drogowe Spółka z o.o. w Sokółce zostało pozbawione osoby prawnie umocowanej do reprezentowania go między innymi przed sądami powszechnymi (…) Sąd Okręgowy w Białymstoku był zobligowany do zawieszenia postepowania z urzędu, a nie na wniosek Gminy Augustów (…) Gmina Augustów w dniu 14 lipca 2016 r. złożyła do Sądu Okręgowego w Białymstoku wniosek o podjęcie zawieszonego postępowania. W dniu sporządzenia niniejszego wyjaśnienia Gmina Augustów nie otrzymała żadnej korespondencji sądowej w tej sprawie. Wniosek o podjęcie zawieszonego postępowania został sporządzony przez gminę w trakcie czynności kontrolnych – str. 24-25 protokołu kontroli,

b) bezpodstawnie dokonywano odpisów aktualizujących od wszystkich należności wymagalnych wraz z należnymi odsetkami; na dzień 31 grudnia 2015 r. odpisy wynosiły łącznie 433.153,61 zł (saldo  Ma  konta 290 „Odpisy aktualizujące należności” obejmujące odpis należności na sumę 358.226,01 zł od Sokólskiego Przedsiębiorstwa Drogowego i na sumę 74.927,60 zł od należności podatkowych). Sposób dokonywania odpisów wynikał z przyjęcia w dokumentacji opisującej zasady rachunkowości, iż w sytuacji braku informacji o sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika kwotę odpisu ustala się poprzez zakwalifikowanie należności wymagalnej do przedziału czasowego zalegania z płatnością. Wskazano, że przedziałom czasowym okresów zalegania z płatnością przypisane są stawki procentowe odpisów aktualizujących (np. zaległości podatkowe powyżej roku mają być obejmowane odpisem w wysokości 75% należności). Jak wynika z ustaleń kontroli, w rzeczywistości badana jednostka nie posiadała należności podatkowych, co do których udokumentowano by znaczny stopień prawdopodobieństwa nieściągalności (przede wszystkim poprzez stwierdzenie bezskuteczności postępowania egzekucyjnego), zatem uznanie należności wymagalnych objętych odpisem za nieściągalne należy uznać za przedwczesne. Mając na uwadze, że zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania, podstawową informacją o stopniu prawdopodobieństwa wyegzekwowania należności powinny być wyniki postępowania egzekucyjnego, do wszczęcia którego gmina jest zobowiązana przywołanym przepisem ustawy, a nie okres jaki dłużnik zalega z opłaceniem należności – str. 27-29 protokołu kontroli,

c) bezpodstawnie na koncie konta 080 utrzymywano do czasu kontroli koszty 17 zadań inwestycyjnych polegających na przebudowie odcinków dróg gminnych na łączną kwotę 1.271.631,19 zł, pomimo, iż końcowy odbiór robót i przyjęcie do używania (zakończenie poszczególnych budów) miało miejsce w latach 2011-2015. Zgodnie z przepisami rozporządzenia konto 080 służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne. Artykuł 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymaga zaś, aby w księgach danego okresu sprawozdawczego ująć wszystkie operacje dotyczące tego okresu. Prawidłowo zatem koszty zadań zakończonych powinny zwiększać stan środków trwałych w roku przyjęcia ich do używania (zakończenia budowy) poprzez przeksięgowanie na konto 011, przeznaczone do ujmowania przychodów środków trwałych pochodzących z inwestycji. Według wyjaśnienia Skarbnika zawartego w protokole kontroli inwestycje na drogach gminnych traktowano jako zadanie kontynuowane. Należy wskazać, że każda droga posiada cechy kwalifikujące ją jako odrębny środek trwały (obiekt budowlany), zatem traktowanie jako środka trwałego całej sieci dróg gminnych – jak wynika z wyjaśnienia – nie ma uzasadnienia w przepisach ustawy i rozporządzenia – str.87-89 protokołu kontroli,

W wyniku kontroli prawidłowości rozliczenia z kontrahentami wniesionego przez nich zabezpieczenia należytego wykonania umów, w świetle postanowień art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.) i zawartych umów, stwierdzono w jednym przypadku bezpodstawne przetrzymywanie na rachunku sum depozytowych środków w wysokości 3.390,45 zł, stanowiących 30% kwoty zabezpieczenia wniesionego w 2012 r. przez wykonawcę przebudowy dróg gminnych. Kwota 3.390,45 zł zatrzymana została na poczet zabezpieczenia ewentualnych roszczeń przysługujących z tytułu gwarancji ustalonej umową na 36 miesięcy.  Bezusterkowy odbiór zadania miał miejsce w dniu 17 września 2012 r.  Roszczeń wobec wykonawcy w okresie gwarancji nie wniesiono, zatem kwota 3.390,45 zł powinna być zwrócona w październiku 2015 roku; zwrotu dokonano w dniu 11 stycznia 2016 r. – str. 25-26 protokołu kontroli.

Analizie poddano wybrane zagadnienia dotyczące udzielenia i realizacji przez gminę Augustów zamówienia publicznego p.n. „Przebudowa ciągu komunikacyjnego obejmującego drogę powiatową nr 1187B oraz drogę gminą 10265B” dofinansowanego w 50%  środkami „Narodowego programu przebudowy dróg lokalnych - Etap II Bezpieczeństwo - Dostępność Rozwój” oraz rozliczeń w ramach tego zadania z powiatem augustowskim – str. 72-73 i 85-87 protokołu kontroli. Uchwałą Nr IX/54/2015 z dnia 28 października 2015 r. Rada Gminy Augustów postanowiła o udzieleniu pomocy finansowej powiatowi augustowskiemu na realizację tego zadania w kwocie 146.910,42 zł (ujęto ją w budżecie jako wydatek w rozdz. 60014 „Drogi publiczne powiatowe” par. 6300 „Dotacje celowe na pomoc finansową…”). Dotację na pomoc finansową dla powiatu uchwalono, a następnie przekazano, mimo że bezpośrednim inwestorem zadania była gmina Augustów, przeprowadzająca przetarg oraz podpisująca umowę z wykonawcą i dokonująca opłacenia robót. W istocie zatem pomoc świadczona przez gminę powiatowi w zakresie robót na drodze powiatowej miała charakter pomocy rzeczowej, a nie finansowej, ponieważ powiat nie realizował tego zadania przy pomocy środków przekazanych przez gminę w formie dotacji. Środki przekazane przez gminę tytułem „pomocy finansowej” zostały zwrócone przez powiat z powrotem na rachunek budżetu gminy. W wyniku tego transferu kwota 146.910,42 zł bezpodstawnie zawyżyła dochody majątkowe i wydatki majątkowe gminy, ponieważ została następnie drugi raz wydana – jako wynagrodzenie wypłacone wykonawcy. Z wyjaśnienia Skarbnika złożonego do protokołu kontroli wynika, że pomoc udzielona powiatowi miała na celu zabezpieczenie w budżecie powiatu pełnej wysokości środków na sfinansowanie inwestycji na drodze powiatowej. Spowodowane to było wymaganiami Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego: kazano dostosować uchwały budżetowe obu jednostek do wymogu polegającego na tym, by każda jednostka miała środki na zabezpieczenie realizacji swojej drogi. Dostosowanie uchwał budżetowych obu samorządów do w/w wymogu  było warunkiem niezbędnym przy podpisaniu umowy o dofinansowanie inwestycji… W związku z tym, zgodnie z poleceniem PUW gmina Augustów, oprócz wydatków w wartości całej inwestycji, ujęła w swoim budżecie po stronie wydatków (rozdział 60014, par. 6300) dotacje na pomoc finansową na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych powiatu w wysokości 146.910,42 zł (35 % wartości przebudowy drogi powiatowej), a dochody związane z realizacją tego zadania zwiększono o  146.910,42 zł. Po zmianach dochody w rozdziale 60014 wyniosły 419.910,42 zł (par.6220). Nadmienić też należy, iż kwota 419.910,42 zł otrzymana z powiatu obejmowała, oprócz kwoty 146.910,42 zł stanowiącej pomoc gminy, dotację w wysokości 209.872,02 zł pozyskaną przez Powiat z PUW na dofinansowanie wymienionego zadania, co oznacza w praktyce powielenie w budżecie gminy dochodu na tę kwotę, wcześniej ujętą w budżecie powiatu, a także zdublowanie wydatków z tej kwoty poprzez opłacenie (z jej udziałem) faktury wykonawcy przez gminę.

Kontrola poprawności stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), wykazała nieprawidłowe  kwalifikowanie w 2015 r. (zarówno po stronie planu jak i wykonania) do par. 2310 „Dotacje celowe przekazane gminie na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego” środków przekazywanych miastu Augustów tytułem zwrotu kosztów wychowania przedszkolnego dzieci z terenu gminy Augustów uczęszczających do przedszkoli położonych na terenie miasta Augustów (w 2015 r. na sumę 90.183,24 zł). Kontrolowana jednostka samodzielnie organizuje realizację zadań w zakresie wychowania przedszkolnego. Przekazywane środki stanowią więc zwrot kosztów w sytuacji, o której mowa w art. 79a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r. poz. 2156, ze zm.), nie mając charakteru dotacji, jak to błędnie określano w porozumieniach zawieranych przez gminy (ostatnie z 16 września 2015 r.). Na podstawie umów miasto Augustów zobowiązało się do wykonywania na rzecz Gminy Augustów zadań z zakresu oświaty dotyczących wychowania przedszkolnego ustalając – niekonsekwentnie w związku z cytowanym zapisem – zasady rozliczeń analogiczne jak w art. 79a ustawy o systemie oświaty. Zawieranie porozumień w opisanej sytuacji było bezprzedmiotowe, gdyż art. 79a ustawy o systemie oświaty wprost zobowiązuje gminy do pokrywania ustalonych kosztów. Należy je ujmować do par. 4330 „Zakup usług przez jednostki samorządu terytorialnego od innych jednostek samorządu terytorialnego”. W 2016 r. wydatki tytułem zwrotu kosztów klasyfikowane są poprawnie w par. 4330.

Konsekwencją nieprawidłowego traktowania zwrotu kosztów jako dotacji był sposób ich rozliczania za pośrednictwem konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…”. Analiza ewidencji księgowej dotyczącej rozliczeń z miastem Augustów z tego tytułu w powiązaniu z dokumentacją rozliczeniową wykazała ponadto, że na koniec 2014 r. i na początek 2015 r.  nie uwidoczniono w ewidencji zobowiązania wobec Urzędu Miasta Augustów na kwotę 6.677,86 zł – str. 73-75 protokołu kontroli.

W wyniku badania wydatków ponoszonych z tytułu zwrotu kosztów krajowych podróży służbowych stwierdzono następujące uchybienia:

a) w zakresie ryczałtów za używanie samochodów prywatnych w jazdach lokalnych, wypłacanych na podstawie zawartych na 2015 r. umów cywilnoprawnych, kontrola wykazała, że przy ustaleniu kwoty ryczałtu za kwiecień 2015 r. pracownikowi wskazanemu w protokole kontroli błędnie pomniejszono ryczałt (w pełnej wysokości wynoszący 146,82 zł) o kwotę 11,40 zł, zamiast o 6,67 zł. Skutkiem tego zaniżono kwotę należnego pracownikowi ryczałtu o 4,73 zł. Przyczyną uchybienia był błąd popełniony przez pracownika w oświadczeniu, który nie został wychwycony przez kontrolujących rozliczenie – str. 79-80 protokołu kontroli,

b) pracownikowi odbywającemu podróż służbową na podstawie polecenia wyjazdu służbowego nr 97/2015 z dnia 17 września 2015 r. wypłacono ½ diety w wysokości 11,50 zł, zaniżając jej wysokość o kwotę 3,50 zł w świetle § 7 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. b) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) – str. 80-81 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości udzielania zamówień publicznych wykazała w zakresie zamówienia na „Przebudowę dróg gminnych w miejscowościach Bargłów – Netta I – Białobrzegi, Janówka – Mikołajówek, Pruska Wielka, Promiski”, że zamawiający ustalając wartość zamówienia na ogólną kwotę 407.482,23 zł nie uwzględnił w niej wartości zamówień uzupełniających, których możliwość udzielenia przewidywał w wysokości do 50% wartości zamówienia podstawowego, tj. do 203.741,11 zł. Uchybiono tym samym treści art. 32 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którym, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających. Prawidłowo obliczona wartość zamówienia powinna stanowić kwotę 611.223,35 zł. W konsekwencji pominięto powyższą informację w sporządzonym protokole postępowania, czym z kolei uchybiono treści §  2 ust. 1 pkt 3 obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2010 r. Nr 223, poz. 1458) stanowiącej, że protokół zawiera informacje dotyczące m.in. wartości zamówień uzupełniających oraz daty i sposobu ich ustalenia. Obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1128) nie zawiera wymagań w zakresie podawania w protokole wartości zamówień uzupełniających – str. 90-91 protokołu kontroli.

Analiza postępowania o udzielenie tego zamówienia wykazała też, że zamawiający dokonując w dniu 18 maja 2015 r. zmiany ogłoszenia o przetargu (upublicznionego pierwotnie w dniu 15 maja 2015 r.), polegającej na zmianie kryteriów oceny ofert, nie dokonał przedłużenia terminu składania ofert o czas niezbędny na wprowadzenie zmian w ofertach, uchybiając treści art. 12a ust. 2 Prawa zamówień publicznych – str. 91 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli realizacji zadań gminy polegających na zbiorowym zaopatrzeniu w wodę stwierdzono, że pełniąca funkcję przedsiębiorstwa wodociągowego OPTIMA Sp. z o.o. w dniu 22 kwietnia 2015 r. przedstawiła Panu Wójtowi wniosek o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę na okres od 1 lipca 2015 r. do dnia 30 czerwca 2016 r. Po zweryfikowaniu przez Pana Wójta przedłożonych taryf, w trybie art. 24 ust. 4 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2015 r. poz. 139, ze zm.), Rada Gminy Augustów uchwałą Nr VII/43/2015 z dnia 29 czerwca 2015 r. zatwierdziła taryfy dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę. Mając na uwadze, że Rada Gminy Augustów podjęła uchwałę po upływie terminu określonego w art. 24 ust. 5 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę…, wskazującym, że rada gminy podejmuje uchwałę o zatwierdzeniu taryf w terminie 45 dni od dnia złożenia wniosku albo o odmowie zatwierdzenia taryf, jeżeli zostały one sporządzone niezgodnie z przepisami – podejmowanie tej uchwały było bezprzedmiotowe. Zgodnie bowiem z art. 24 ust. 8 ustawy, jeżeli rada nie podejmie uchwały w terminie, o którym mowa w ust. 5, taryfy zweryfikowane przez wójta wchodzą w życie po upływie 70 dni od dnia złożenia wniosku o zatwierdzenie taryf – str. 59-60 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości przeznaczenia środków uzyskanych z opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami komunalnymi w 2015 r. oraz ich prezentacji w sprawozdawczości wykazało, iż w sprawozdaniu Rb-28S za 2015 r. w rozdziale 90002 „Gospodarka odpadami” kwota wydatków wynosiła 437.933,47 zł. Złożyły się na nią koszty materiałów i wyposażenia, zakupu usług oraz szkoleń. Jak wynika z ustaleń kontroli, faktycznie poniesione wydatki związane z pokrywaniem kosztów funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami powinny być większe o kwotę 68.000 zł dotyczącą wynagrodzeń oraz pochodnych od wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy zajmujących się obsługą systemu gospodarowania odpadami. Nieujęcie wydatków stanowiących koszty funkcjonowania systemu w rozdziale 90002 stanowiło naruszenie przepisów załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów…, zgodnie z którymi w rozdziale 90002 ujmuje się wydatki gmin związane z pokrywaniem kosztów funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami, o których mowa w art. 6r ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2016 r. poz. 250, ze zm.), tj. m.in. dotyczące obsługi administracyjnej systemu (art. 6r ust. 2 pkt 3 ustawy).

Należy wskazać, że niewłaściwe sklasyfikowanie tych wydatków, poprzez pominięcie ich w rozdziale 90002, znacząco zniekształciło dane sprawozdawcze w zakresie stosunku dochodów z opłat za gospodarowanie odpadami do wydatków na funkcjonowanie systemu gospodarowania odpadami. Dochody wykazano w kwocie 515.847,78 zł a wydatki w kwocie 437.933,47 zł zamiast 505.933,47 zł – str. 70 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli realizacji dochodów z majątku gminy stwierdzono w zakresie zawierania umów najmu i dzierżawy uchybienia w procedurze realizacji uprawnień do pierwszeństwa w zwarciu kolejnych umów przez dotychczasowych kontrahentów, wynikających z § 20 ust. 3 pkt 1) uchwały Nr XII/99/08 Rady Gminy Augustów z dnia 13 sierpnia 2008 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości stanowiących własność Gminy Augustów oraz ich wydzierżawiania lub najmu na czas oznaczony dłuższy niż trzy lata, lub na czas nieoznaczony. Zgodnie z przywołanym uregulowaniem dotychczasowemu najemcy lub dzierżawcy przysługuje pierwszeństwo zawarcia umowy najmu lub dzierżawy na dalsze okresy, jeżeli spełni określone uchwałą warunki, m.in. złoży pisemny wniosek w czasie trwania dotychczasowej umowy, nie później niż na miesiąc przed wygaśnięciem umowy.

W odniesieniu do umowy dzierżawy części nieruchomości nr 196 w m. Janówka zawartej z POLKOMTEL S.A. w dniu 30 grudnia 2003 r. na okres 10 lat, aneksowanej 30 czerwca 2013 r. na kolejny okres, stwierdzono brak pisemnego wniosku dzierżawcy o ponowienie okresu dzierżawy, który powinien być złożony w czasie trwania dotychczasowej umowy, nie później niż na miesiąc przed wygaśnięciem umowy. Ponadto w treści aneksu z dnia 30 czerwca 2013 r. określono, iż „po upływie tego okresu umowa będzie automatycznie przedłużana na kolejne 3-letnie okresy, chyba że którakolwiek ze stron, nie później niż sześć miesięcy przed upływem okresu obowiązywania umowy, w formie pisemnej pod rygorem nieważności, złoży oświadczenie o braku woli przedłużenia obowiązywania umowy.”. Powyższy zapis pozostaje w sprzeczności z zasadami wydzierżawiania i wynajmowania nieruchomości określonymi przez Radę Gminy Augustów – str. 63-64 protokołu kontroli.

Z kolei w przedmiocie umowy najmu lokalu użytkowego we wsi Janówka, zawartej z NZOZ MEDIKOR w 2008 r. na okres 5 lat i przedłużonej 24 czerwca 2013 r. na kolejne 2 lata, najemca złożył wniosek o przedłużenie czasu trwania dotychczasowej umowy najmu na okres 2 lat w dniu 17 czerwca 2013 r., jednakże nie dochował wynikającego z uchwały terminu, zgodnie z którym wniosek powinien być złożony nie później niż na miesiąc przed wygaśnięciem umowy – str. 65 protokołu kontroli.

Analiza terminowości i wysokości opłat wnoszonych przez najemców, dzierżawców i użytkowników wieczystych wykazała incydentalne przypadki nienaliczenia kontrahentom odsetek za zwłokę w terminie płatności czynszu oraz opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego, co przejawiało się zaniechaniem ewidencjonowania w księgach odsetek na koniec każdego kwartału. Łącznie stwierdzono nienaliczenie odsetek w łącznej wysokości 5,24 zł. Mimo, iż kwota należnych odsetek od nieterminowych płatności nie jest znaczna, należy wskazać, że zgodnie z dyspozycją art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Z kolei § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… nakazuje, aby należne odsetki były ewidencjonowane w księgach na koniec każdego kwartału – str. 60-61 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

           Badając powszechność i prawidłowość opodatkowania podatkiem rolnym stwierdzono nieprawidłowości polegające na nieprzedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z powyższym organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji. W próbie poddanej badaniu, wskazanej w opisie na str. 37 protokołu kontroli, stwierdzono brak jednej informacji zawierającej dane, na podstawie których winien być dokonywany wymiar zobowiązania podatkowego (dotyczy to  należności w kwocie 1.547 zł).

Ponadto przeprowadzono kontrolę wznowionych w ciągu roku postępowań podatkowych, w wyniku, których dokonano zmiany decyzji ostatecznych ustalających wymiar podatków na 2015 r. (w przypadkach kupna lub sprzedaży przez podatników części nieruchomości). Analizując zgromadzony materiał dowodowy stwierdzono, że wydawane decyzje nie uwzględniają przepisów Ordynacji podatkowej dotyczących wznowienia postępowania podatkowego i stwierdzenia nieważności wcześniej wydanych decyzji w sprawie wymiaru podatku. Stosownie do treści art. 207 Ordynacji organ podatkowy orzeka w sprawie w drodze decyzji. Decyzja rozstrzyga sprawę co do jej istoty, albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji. Natomiast w wydanych decyzjach brak jest elementów uzasadnienia. Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu podatkowego, datę jej wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie oraz podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego (art. 210 § 1 Ordynacji). Zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 ustawy integralną częścią każdej decyzji jest jej uzasadnienie faktyczne i prawne. Przytoczenie przepisów prawa to również wskazanie ich treści i relacji do stanu faktycznego sprawy i zasad prawidłowo prowadzonego postępowania na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Decyzja powinna wskazywać ustalony przez organ administracyjny stan faktyczny, określać przesłanki zastosowania tej a nie innej kwalifikacji prawnej i ustalać, jakie okoliczności stanu faktycznego odpowiadają którym z fragmentów normy prawnej zastosowanej w sprawie, co nie zostało dopełnione przez organ podatkowy. Kompletność materiału dowodowego zgromadzonego w sprawie jest zupełnie podstawowym, niejako pierwotnym warunkiem uznania, że po pierwsze została zrealizowana zasada prawdy obiektywnej, a po drugie, że ocena dowodów dokonana przez organ podatkowy jest oceną korzystającą z ochrony art. 191 Ordynacji. Natomiast z art. 210 § 4 oraz z art. 235 ustawy nie wynika, aby uzasadnienie decyzji musiało przedstawiać stanowisko organu we wszystkich najdrobniejszych kwestiach proceduralnych. Uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia organu powinno odnosić się do okoliczności, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Jednocześnie ustalono, że decyzje zmieniające wydawane były w miesiącu marcu lub październiku, a więc po terminie płatności I lub II i III raty podatku, a pomimo tego w decyzjach nie umieszczano zapisu o nowych terminach płatności i wysokości rat – str. 39-40 protokołu kontroli.

W toku czynności kontrolnych ustalono, iż Rada Gminy Augustów nie podjęła uchwały w sprawie trybu i szczegółowych warunków zwolnienia od podatku rolnego użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej. Ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 617) w art. 12 ust. 1 pkt 7 stanowi, że zwalnia się z podatku rolnego grunty gospodarstw rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej, z tym, że zwolnienie może dotyczyć nie więcej niż 20% powierzchni użytków rolnych gospodarstwa rolnego – na okres nie dłuższy niż 3 lata, w stosunku do tych samych gruntów. Stwierdzono, że w 2015 r. nie wpłynął żaden wniosek dotyczący wyżej wymienionego zwolnienia – str. 41 protokołu kontroli.

Kontroli poddano także kwestie powszechności, kompletności oraz prawidłowości realizacji dochodów gminy z tytułu podatku od nieruchomości. Na podstawie wykazu osób, które otrzymały koncesje na wydobywanie kopalin od Starostwa Powiatowego w Augustowie (wydobycie żwiru) oraz informacji składanych do Urzędu o wydobytych kopalinach, ustalono że podatnik wskazany w protokole kontroli nie złożył informacji na podatek od nieruchomości za grunty zajęte pod wydobycie kopalin w latach 2014-2016. W trakcie kontroli podatnik (osoba fizyczna) złożył informacje za poszczególne lata, na podstawie których organ podatkowy wydał decyzje określające wysokość podatku od nieruchomości w następujących kwotach, za: 2014 r. – 4.400 zł, 2015 r. – 4.400 zł, za 2016 r. – 9.432 zł, tj. łącznie 18.232 zł. W dniu 18 lipca 2016 r. podatnik dokonał wpłaty wyżej wskazanych kwot  – str. 47 protokołu kontroli.

Ewidencja nieruchomości prowadzona jest komputerowo w programie „PODATKI” (wersja 17.51). Ustalono, że z poziomu aplikacji „podatki” nie ma możliwości wygenerowania pliku w formacie XML, czego wymaga § 2 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138) – str. 48 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że 17 podmiotów nie złożyło deklaracji w sprawie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi pomimo, iż figurują w ewidencji Urzędu jako zobowiązane do ich złożenia oraz uiszczania tej należności. Osobom tym wysłano jedynie wezwania do złożenia deklaracji (w dniach 25-27 marca 2016 r.). Brak reakcji wezwanych nie spowodował jednak podjęcia przez organ podatkowy czynności mających na celu ustalenie wysokości opłaty w drodze decyzji określających jej wysokość – str. 51-52 protokołu kontroli. W przypadku opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oznacza to, za art. 6o ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, że w razie niezłożenia deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi albo uzasadnionych wątpliwości, co do danych zawartych w deklaracji wójt, burmistrz lub prezydent miasta określa, w drodze decyzji, wysokość opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, biorąc pod uwagę dostępne dane właściwe dla wybranej przez Radę Gminy metody, a w przypadku ich braku – uzasadnione szacunki. Oczywistym jest, iż wydanie decyzji jest możliwe po wszczęciu i przeprowadzeniu postępowania podatkowego na zasadach Działu IV Ordynacji podatkowej (Postępowanie podatkowe). Należy mieć na uwadze, iż deklaracja, a w przypadku jej braku decyzja określająca, dają możliwość spersonalizowania i określenia wysokości zobowiązania podatkowego, co dla możliwości ewidencjonowania i realizacji dochodów z omawianego tytułu ma fundamentalne znaczenie.

Analizując decyzje wydawane na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej stwierdzono, że w większości przypadków materiał dowodowy oraz treść uzasadnienia faktycznego nie wskazują faktów i dowodów, które pozwalałyby na uzyskanie przez organ podatkowy przywileju w postaci możliwości zastosowania ulgi. Zdaniem organu podatkowego za ważny interes podatnika, który jest jedną z przesłanek umożliwiających zastosowanie ulgi należy rozumieć „…zdarzenia losowe powodujące znaczne osłabienie zdolności płatniczych podatnika (gradobicie, powódź, choroby i upadek zwierząt hodowlanych)…”. Materiał dowodowy, w większości przypadków, nie przedstawia (uwiarygodnia) uzyskiwanych dochodów i ponoszonych wydatków oraz nie stwierdza, czy sytuacja ma charakter nagły, niedający się przewidzieć i przejściowy. W konsekwencji należy uznać, że organ nie wypełnia dyspozycji wynikającej z art. 122 Ordynacji podatkowej, w myśl którego jest on zobligowany do podejmowania w toku postępowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Ponadto zgodnie z art. 187 § 1 Ordynacji organ podatkowy jest zobowiązany do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, do którego należy zaliczyć m.in. deklaracje podatkowe, opinie biegłych, księgi podatkowe itp. (art. 181 Ordynacji) – str. 56-57 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Określenie na piśmie formy prawnej władania przez GOK nieruchomościami.

2. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) uregulowanie zasad wypełniania, kontroli i obiegu kart drogowych,

b) usunięcie z zakładowego planu kont kont 014, 015 i 132, które nie mają zastosowania w Urzędzie,

c) określenie w zakładowym planie kont zasad funkcjonowania konta 130 dostosowanych do faktycznie przyjętego rozwiązania, polegającego na realizacji dochodów i wydatków Urzędu Gminy za pośrednictwem rachunku budżetu,

d) usunięcie postanowień przewidujących dokonywanie odpisów aktualizujących należności wymagalne w zależności od okresu zalegania przez dłużnika z płatnością, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych, w tym celu:

a) podjęcie działań w celu przeksięgowania wartości budynków i gruntów wykorzystywanych przez GOK z ksiąg GOK do ksiąg Urzędu oraz zwiększenie wartości początkowej budynku w Żarnowie o wartość jego ulepszenia – jeżeli w wykonaniu zalecenia nr 1 określony zostanie inny tytuł prawny władania nieruchomościami przez GOK niż przekazanie ich instytucji kultury na własność lub zawarcie umowy na warunkach określonych w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości,

b) przeksięgowanie z konta 240 na konto 221 należności od Sokólskiego Przedsiębiorstwa Drogowego, o której mowa w części opisowej wystąpienia, oraz wykazywanie jej w sprawozdawczości, 

c) przeanalizowanie kwoty dokonanych dotychczas odpisów aktualizujących należności, uwidocznionych na koncie 290, pod kątem istnienia rzeczywistych przesłanek mogących wskazywać na znaczne prawdopodobieństwo nieściągalności; wyksięgowanie z konta 290 na konto przychodów kwot bezpodstawnie objętych odpisem w świetle przepisów art. 35b ustawy o rachunkowości,

d) ujmowanie na koncie 011 środków trwałych pochodzących z inwestycji pod datą przyjęcia do używania danego obiektu. Przeksięgowanie z konta 080 na konto 011 nakładów inwestycyjnych na sumę 1.271.631,19 zł odpowiadającą wartości zadań drogowych zakończonych i przyjętych do używania w latach 2011-2015. Ujęcie poszczególnych dróg w ewidencji analitycznej do konta 011, jako odrębnych środków trwałych,

e) ujmowanie w księgach wszystkich zobowiązań jednostki istniejących na koniec okresu sprawozdawczego,

f) naliczanie i ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału wszystkich należnych odsetek od należności nieopłaconych w terminie.

4. Zapewnienie terminowego przekazywania do komórki księgowości dokumentów dotyczących postępowań sądowych, których wyniki mają wpływ na sposób ewidencji zdarzeń gospodarczych w księgach i zasady prezentacji danych ewidencyjnych w sprawozdawczości.

5. Terminowe zwracanie wykonawcom zabezpieczenia należytego wykonania umów.

6. W zakresie podróży służbowych:

a) zobowiązanie pracowników dokonujących kontroli rozliczeń kosztów podróży i oświadczeń o używaniu samochodu prywatnego w jazdach lokalnych do dołożenia większej staranności przy weryfikacji prawidłowości rozliczeń,

b) wypłacenie pracownikom wskazanym w protokole kontroli zaniżonych kwot: 4,73 zł tytułem ryczałtu za używanie samochodu prywatnego w jazdach lokalnych i 3,50 zł tytułem należnej diety.

7. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) uwzględnianie w wartości zamówienia wartości przewidywanych zamówień uzupełniających, jak tego wymaga art. 32 ust. 3 Prawa zamówień publicznych,

b) przedłużanie terminu składania ofert o czas niezbędny na wprowadzenie zmian w ofertach wykonawców w przypadku zmiany treści ogłoszenia o przetargu polegającej na zmianie kryteriów oceny ofert.

8. Przedkładanie Radzie Gminy taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę w terminie umożliwiającym podjęcie uchwały w sprawie ich zatwierdzenia zgodnie z art. 24 ust. 5 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę…

9. Klasyfikowanie w rozdziale 90002 wydatków na wynagrodzenia pracowników stanowiących koszty administracyjnej obsługi systemu gospodarowania odpadami.

10. W zakresie najmu i dzierżawy nieruchomości:

a) egzekwowanie od najemców i dzierżawców obowiązku składania wniosków o zawarcie umowy na kolejny okres, wynikającego z zasad określonych przez Radę Gminy,

b) dostosowanie treści umowy dzierżawy zawartej z POLKOMTEL S.A. do zasad określonych przez Radę Gminy w zakresie trybu przedłużania czasu trwania umowy na kolejne okresy.

11. Egzekwowanie od podatników obowiązku złożenia informacji w sprawie podatku rolnego w przypadkach przewidzianych przepisami ustawy o podatku rolnym.

12. Przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji podatkowych.

13. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie trybu i szczegółowych warunków zwolnienia od podatku rolnego użytków rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

14. Dostosowanie programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia ewidencji nieruchomości do wymagań rozporządzenia Ministra Finansów wskazanego w części opisowej wystąpienia.

 15. Podejmowanie wskazanych przywołanymi przepisami ustaw działań mających na celu realizację należnych gminie dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Podanie w odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne zakresu podjętych działań oraz ich skutków finansowych.

16. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie stosowania ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

               Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

        w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa  w Białymstoku

Zespół w Łomży