Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona

w Powiatowym Zespole Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Kolnie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07 lipca 2016 roku (znak: RIO.IV.6002-2/16), o treści jak niżej:

Pan

Sławomir Zalewski

Dyrektor Powiatowego Zespołu

Obsługi Szkół i Placówek

Oświatowych w Kolnie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Powiatowego Zespołu Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Kolnie za 2015 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, dochody budżetowe, wydatki budżetowe, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

Badając zagadnienia dotyczące władania nieruchomościami oddanymi w trwały zarząd Powiatowemu Zespołowi Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Kolnie oraz innym obsługiwanym jednostkom oświatowym ustalono, iż Powiatowa Biblioteka Pedagogiczna w Kolnie od dnia 1 stycznia 2015 r. korzysta z pomieszczeń będących w trwałym zarządzie Zespołu Szkół Technicznych w Kolnie przy ul. Teofila Kubraka 6, bez żadnych formalnych uregulowań tego stanu, w szczególności dotyczących ponoszenia kosztów korzystania z pomieszczeń – str. 6-7 protokołu kontroli. Stosowne uwagi w tym zakresie przekazałem odrębnym pismem dyrektorowi Zespołu Szkół Technicznych w Kolnie.

Analiza obowiązującej w PZOSiPO w Kolnie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, dokonana w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.) wykazała, że zawarty w załączniku nr 2 do zarządzenia Nr 18/2014 Pana Dyrektora z dnia 29 grudnia 2014 r. w sprawie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, opis konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” nie odpowiada stosowanej praktyce. Na koncie 130 ewidencjonowano dochody na subkontach 130-01 i 130-03 oraz wydatki na subkoncie 130-02, czego nie uregulowano w przepisach wewnętrznych – str. 15 protokołu kontroli.

Z kolei analiza regulacji wewnętrznych opisujących przyjęte zasady rachunkowości w obsługiwanym Zespole Szkół Technicznych w Kolnie wykazała, iż jednostka w okresie kontrolowanym nadal nie posiadała dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. W praktyce rachunkowość ZST w Kolnie prowadzona była w oparciu o treść dokumentacji opisującej zasady rachunkowości obowiązujące w innych obsługiwanych jednostkach oświatowych. Stan powyższy był do 31 grudnia 2015 r. sprzeczny z brzmieniem art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r. poz. 2156, ze zm.). Zgodnie z przywołanym przepisem, w ramach wykonywania obsługi administracyjnej i finansowej szkół mieściło się wykonywanie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości. Okoliczność obsługiwania szkoły przez inną jednostkę nie zwalniała zatem dyrektora szkoły z obowiązku określenia przyjętych zasad rachunkowości na podstawie art. 4 ust. 3 pkt 1 i art. 10 ustawy o rachunkowości. Ustalenia w tym zakresie były już przedmiotem pisma skierowanego do dyrektora ZST w Kolnie po kontroli przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w 2012 r. Stwierdzony stan faktyczny świadczy o niewykonaniu zalecenia pokontrolnego.

           Nadmienić należy, że z dniem 1 stycznia 2016 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045) dotyczące zmiany podstawy i sposobu wykonywania wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej samorządowych jednostek organizacyjnych powiatu. W ustawie z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2016 r. poz. 814) dodano przepisy art. 6a-6d, które przewidują, że rada powiatu, w odniesieniu do jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, może postanowić w drodze uchwały o zorganizowaniu ich wspólnej obsługi, określając jednostki obsługiwane, jednostki obsługujące oraz zakres obowiązków powierzanych jednostkom obsługującym w ramach sprawowania wspólnej obsługi. Do czasu podjęcia uchwały w tej sprawie, jednak nie dłużej niż do końca 2016 r., obsługa może być wykonywana na zasadach obowiązujących do 31 grudnia 2015 r. W powiecie kolneńskim nie została dotychczas podjęta przez Radę Powiatu Kolneńskiego uchwała w przedmiotowym zakresie, zatem obsługa jednostek oświatowych przez PZOSIPO w Kolnie odbywała się w czasie przeprowadzania kontroli na dotychczasowych zasadach, co oznacza, że do momentu zakończenia kontroli podstawą prowadzenia rachunkowości ZST nadal powinny być regulacje wewnętrzne wprowadzone przez dyrektora ZST. Po ewentualnym podjęciu przez Radę Powiatu uchwały, o której mowa w art. 6b ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym, obowiązek określenia dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości każdej z jednostek obsługiwanych będzie spoczywał na Panu Dyrektorze, stosownie do art. 6c ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym – str. 9-10 i 17 protokołu kontroli. Stosowne uwagi w tym zakresie przekazałem odrębnym pismem dyrektorowi Zespołu Szkół Technicznych.

           W tym miejscu wskazania Panu Dyrektorowi wymaga również, że zawieranie jakichkolwiek porozumień z kierownikami obsługiwanych jednostek budżetowych jest bezprzedmiotowe zarówno według stanu prawnego obowiązującego do końca 2015 r., jak i od

początku 2016 r. Stwierdzono, że porozumienia w sprawie zakresu obsługi wykonywanej przez PZOSiPO były zawierane z kierownikami jednostek w 2013 r. – str. 4-5 protokołu kontroli.

           W zakresie sprawozdawczości stwierdzono jednostkowe uchybienie polegające na wykazaniu w sprawozdaniu Rb-28S kwoty zobowiązań według stanu na koniec 2015 r. w kwocie niższej o 10 zł od wynikającej z ksiąg rachunkowych, co wskazuje na naruszenie § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.). Według wyjaśnienia głównego księgowego kwota zobowiązań wykazana na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” była zawyżona o 10 zł w wyniku błędnej korekty operacji, zaś w sprawozdaniu wykazano kwotę prawidłową – str. 23 protokołu kontroli.

           Kontrola dochodów budżetowych uzyskiwanych z mienia znajdującego się w trwałym zarządzie PZOSiPO w Kolnie wykazała, że:

a) brak udokumentowania zaistnienia przesłanek zawarcia w drodze bezprzetargowej  umowy najmu lokalu użytkowego na okres powyżej 6 lat (od 12 lutego 2009 r. do 31 grudnia 2015 r.), poprzedzonej umową zawartą z tym samym podmiotem w 2001 r. Zastosowanie do tego stanu faktycznego mają przepisy art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774, ze zm.) oraz postanowienia uchwały Nr XX/110/2000 Rady Powiatu Kolneńskiego z dnia 28 czerwca 2000 r. w sprawie zasad nabywania, zbywania, wydzierżawiania i przekazywania w użytkowanie oraz trwały zarząd nieruchomości na okres dłuższy niż trzy lata. Zgodnie z przywołaną regulacją ustawową zawarcie umowy na okres dłuższy niż 3 lata powinno nastąpić po uzyskaniu zgody organów powiatu. Z kolei według § 17 ust. 4 uchwały Rady wynajmowania nieruchomości na okres dłuższy niż 3 lata jednostka organizacyjna dokonuje za zgodą Zarządu Powiatu, z tym, że wynajmowanie lokali użytkowych następuje w drodze przetargu, zaś komisję przetargową powołuje Zarząd Powiatu na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej. Jak stanowi § 17 ust. 4 uchwały, drogę bezprzetargową można stosować w przypadkach określonych przepisami § 12 ust. 2, tj. m.in. w stosunku do umów, których dotychczasowy kontrahent został wyłoniony w drodze przetargu. Ponadto § 15 uchwały przewiduje, że dotychczasowemu najemcy wyłonionemu w drodze przetargu przysługuje pierwszeństwo zawarcia umowy na dalszy okres, m.in. jeżeli złoży pisemną ofertę jej zawarcia na 3 miesiące przed wygaśnięciem poprzedniej umowy. Nie przedstawiono kontrolującemu dokumentów potwierdzających zawarcie poprzedniej umowy w drodze przetargu umowy; zgoda Zarządu Powiatu na zawarcie umowy w 2009 r. została udzielona, z protokołu kontroli nie wynika jednak, aby zgody udzielała też Rada Powiatu – str. 33-36 protokołu kontroli,

b) umowa najmu lokalu użytkowego zawarta z Bankiem Spółdzielczym w Kolnie na okres od 1 grudnia 2014 r. do 30 listopada 2017 r. (do 3 lat) była poprzedzona kilkoma umowami zawieranymi od 1 stycznia 2002 r. (z reguły na okres do 3 lat); podobnie obowiązujący w trakcie kontroli stosunek najmu lokalu z „Walenty Szewczyk Ubezpieczenia” na okres od 1 kwietnia 2015 r. do 31 marca 2018 r. poprzedzony był umowami zawieranymi na okres do 3 lat, począwszy od 1 lipca 2012 r. Stwierdzono, że umowy zawierano za zgodą tylko Zarządu Powiatu Kolneńskiego, a bez zgody Rady Powiatu. Zgodnie z art. 43 ust 2 pkt. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami jednostka organizacyjna ma prawo m.in. oddania nieruchomości lub jej części w najem, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat, albo za zgodą tych organów, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub czas nieoznaczony; zgoda jest wymagana również w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. Ponadto należy zwrócić uwagę, iż według uchwały Nr 65/69/2000 Zarządu Powiatu Kolneńskiego z dnia 9 października 2000 r. w sprawie zasad oddawania w najem lub dzierżawę na okres do lat trzech nieruchomości będących własnością Powiatu Kolneńskiego podstawowym trybem wyłonienia dzierżawcy (najemcy) nieruchomości (lokalu) jest tryb przetargowy, od którego odstąpienie jest możliwe m.in. w przypadku gdy dotychczasowy najemca (dzierżawca) akceptuje nowe stawki czynszu. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby organizowano przetargi w celu zawarcia pierwszych umów z tymi podmiotami, co umożliwiałoby potraktowanie ich przy zawieraniu kolejnych umów jako „dotychczasowych najemców”, z którymi umowy mogą być zawarte bez przeprowadzenia przetargu – str. 33-38 protokołu kontroli.

c) umowy najmu lokali użytkowych zawarte z kancelariami notarialnymi w dniu 14 stycznia 2015 r. i w dniu 23 września 2015 r. na okresy trzyletnie podpisano w oparciu o wydanie uprzedniej zgody Zarządu Powiatu Kolneńskiego – w świetle art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami wystarczające było w przypadku tych umów zawiadomienie Zarządu, brak natomiast dowodów na zawiadomienie Rady Powiatu. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby organizowano przetargi w celu wyłonienia najemców, jak tego wymaga § 1 uchwały Zarządu Powiatu z dnia 9 października 2000 r. – str. 37-38 protokołu kontroli.

Uwagi dotyczące prawidłowości zawierania umów najmu sformułowano także w zakresie umów zawieranych przez Zespół Szkół Technicznych w Kolnie. W dniu 29 grudnia 2015 r. zawarte zostały na okres 1 roku czwarte kolejne umowy najmu sali gimnastycznej z przynależnymi pomieszczeniami (z MUKS „Dragon”) oraz kiosku handlowego. Kontrolującemu nie przedstawiono dokumentacji potwierdzających wykonanie dyspozycji art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami w zakresie uzyskania zgody organów powiatu na zawarcie kolejnych umów na czas oznaczony do 3 lat w sytuacji, gdy łączny czas trwania najmu przekroczy 3 lata. Analogicznie jak przy opisanych wyżej umowach zawieranych przez PZOSiPO, stosownie do uchwały Zarządu Powiatu Kolneńskiego z dnia 9 października 2000 r. w sprawie zasad oddawania w najem lub dzierżawę na okres do lat trzech nieruchomości…, podstawowym trybem zawarcia umów na czas do 3 lat jest tryb przetargowy, od którego odstąpienie jest możliwe m.in. w przypadku, gdy dotychczasowy najemca (dzierżawca) akceptuje nowe stawki czynszu. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby organizowano przetargi w celu wyłonienia najemców pierwszych zawieranych umów z tymi podmiotami, jak tego wymaga § 1 uchwały Zarządu Powiatu z dnia 9 października 2000 r. – str.  39-42 protokołu kontroli. Uchybienia w przedmiocie przestrzegania postanowień art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami były przedmiotem pisma skierowanego do dyrektora ZST w Kolnie po kontroli przeprowadzonej w 2012 r. Stosowne uwagi w przedstawionym wyżej zakresie przekazałem dyrektorowi ZST w Kolnie ponownie odrębnym pismem.

Kontrola umowy najmu kiosku handlowego wykazała, że czynsz ustalono ryczałtowo na 45 zł/m², tj. 315 zł miesięcznie (stawka minimalna wynikająca z uchwały Zarządu Powiatu Kolneńskiego z dnia 23 grudnia 2014 r. określającej minimalne miesięczne stawki czynszu),. Jednocześnie wskazano, że będzie on pomniejszany proporcjonalnie za dni niewykorzystywania przez najemcę sklepiku w dniach wskazanych w umowie. Pomniejszanie czynszu za dni jego niewykorzystywania powoduje, że pobierany miesięcznie czynsz jest niższy niż 45 zł za 1m² wynajmowanej powierzchni. W związku z nieprzedstawieniem kontrolującemu zgody Zarządu Powiatu na obniżenie stawki czynszu należy stwierdzić, iż uchybiono treści § 2 ust. 4 uchwały Zarządu Powiatu Kolneńskiego z dnia 9 października 2000 r. w sprawie zasad oddawania w najem lub dzierżawę na okres do lat trzech nieruchomości… wskazującego, że „Kierownik jednostki organizacyjnej może w uzasadnionych przypadkach zastosować niższą stawkę czynszu niż minimalna, wyłącznie po uzyskaniu zgody zarządu powiatu.” – str. 42 protokołu kontroli. Stosowne uwagi w tym zakresie przekazałem odrębnym pismem dyrektorowi ZST w Kolnie.

Analiza terminów płatności czynszu najmu za 2015 r., wynikającego z umów zawartych przez PZOSiPO i ZST w Kolnie, wykazała, że nie dokonywano naliczenia i ujęcia w księgach odsetek za opóźnienie w płatności czynszu. Mimo, iż kwoty należnych odsetek od nieterminowych płatności nie są znaczne, należy wskazać, że zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych, natomiast § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… nakazuje, aby należne odsetki były ewidencjonowane w księgach w momencie ich wpłaty, lecz nie później niż na koniec każdego kwartału. Łącznie za 2015 r. stwierdzono nienaliczenie odsetek w wysokości 16,85 zł – str. 35-36 i 39-44 protokołu kontroli.

           Kontrola wydatków z tytułu krajowych podróży służbowych pracowników ZST w Kolnie wykazała uchybienia w zakresie przestrzegania § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U z 2013 r. poz. 167) określającego, iż pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. W przyjętej do kontroli próbie ustalono 6 przypadków przedłożenia rozliczeń kosztów podróży po terminie, w tym nawet do półtora miesiąca po dacie odbycia podróży.  Ponadto w poleceniu wyjazdu służbowego nr 82/2015 wystawionym przez dyrektora ZST w Kolnie nie wskazano dnia odbycia podróży, czym uchybiono treści §  2 rozporządzenia wskazującego, iż termin i miejsce odbycia podróży określa pracodawca. Z kolei przy pomocy polecenia wyjazdu nr 110/2015 wystawionego na dzień 19 października 2015 r. rozliczono też podróż służbową odbytą w dniu 9 listopada 2015 r. (koszt 8 zł), czym również naruszono §  2 rozporządzenia. Jeżeli pracodawca nie określił formalnie pracownikowi terminu odbycia podróży, której koszty są rozliczane, pracownik PZOSiPO wykonujący kontrolę formalno-rachunkową rozliczenia kosztów powinien je zakwestionować – str. 56-58 protokołu kontroli. Stosowne uwagi w zakresie zlecania podróży i terminowości rozliczania ich kosztów przekazałem odrębnym pismem dyrektorowi ZST w Kolnie.

Stwierdzone uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywają na głównym księgowym, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uregulowanie w zakładowym planie kont faktycznie stosowanych rozwiązań w zakresie subkont prowadzonych do konta 130.

2. Zaniechanie zawierania porozumień w sprawie wspólnej obsługi z kierownikami obsługiwanych jednostek budżetowych.

3. Zapewnienie wyeliminowania sytuacji wykazania w sprawozdawczości danych niezgodnych z danymi ksiąg rachunkowych.

4. Przestrzeganie zasad wyłaniania stron umów najmu lokali użytkowych określonych uchwałami Zarządu Powiatu i Rady Powiatu oraz obowiązku uzyskiwania zgody obu organów powiatu na zawarcie umowy w przypadkach określonych w art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

5. Zobowiązanie głównego księgowego do naliczania i ujmowania w księgach na koniec każdego kwartału należnych odsetek od należności nieuregulowanych w terminie.

6. Zobowiązanie pracownika PZOSiPO odpowiedzialnego do formalno-rachunkowej kontroli rozliczeń kosztów podróży do dołożenia należytej staranności w zakresie weryfikacji zgodność rozliczanych kosztów z poleceniem wyjazdu.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Kolneńskiego

2. Regionalna Izba w Białymstoku

Zespół w Łomży

           W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 07 lipca 2016 roku (znak: RIO.IV.6002-2/16), do Dyrektora ZST w Kolnie:

Pan

Eugeniusz Gromadzki

Dyrektor

Zespołu Szkół Technicznych

w Kolnie

           Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła problemową kontrolę gospodarki finansowej Powiatowego Zespołu Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Kolnie za 2015 rok, obejmując nią elementy gospodarki finansowej jednostek, dla których PZOSIPO w Kolnie prowadzi obsługę finansowo-księgową, w tym Zespołu Szkół Technicznych w Kolnie. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli podpisanym 10 czerwca 2016 r. przez dyrektora i głównego księgowego PZOSiPO w Kolnie wynika także, że wystąpiły uchybienia których wyeliminowanie zależy od podjęcia stosownych działań przez Pana Dyrektora.

Badając zagadnienie dotyczące władania nieruchomościami oddanymi ZST w trwały zarząd stwierdzono, iż Powiatowa Biblioteka Pedagogiczna w Kolnie zajmuje od 1 stycznia 2015 r. pomieszczenia w budynku znajdującym się w trwałym zarządzie ZST. Ustalono, iż korzystanie z pomieszczeń odbywa się w formie bezpłatnego użyczenia i nie wynika żadnych ustaleń między ZST w Biblioteką, w szczególności dotyczących ponoszenia kosztów korzystania z pomieszczeń.

Z kolei analiza regulacji wewnętrznych opisujących przyjęte zasady rachunkowości wykazała, iż ZST w okresie kontrolowanym nadal nie posiadał dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Stan ten był do 31 grudnia 2015 r. sprzeczny z brzmieniem art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r. poz. 2156, ze zm.), na co RIO w Białymstoku wskazywała Panu po kontroli przeprowadzonej w 2012 r. Stwierdzony stan faktyczny świadczy o niewykonaniu zalecenia pokontrolnego.

           Nadmienić należy, że z dniem 1 stycznia 2016 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045) dotyczące zmiany podstawy i sposobu wykonywania wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej samorządowych jednostek organizacyjnych powiatu. W ustawie z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2016 r. poz. 814) dodano przepisy art. 6a-6d, które przewidują, że rada powiatu może, w odniesieniu do jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, postanowić w drodze uchwały o zorganizowaniu ich wspólnej obsługi, określając jednostki obsługiwane, jednostki obsługujące oraz zakres obowiązków powierzanych jednostkom obsługującym w ramach sprawowania wspólnej obsługi. Do czasu podjęcia uchwały, lecz nie dłużej niż do końca 2016 r., obsługa może by wykonywana na dotychczasowych zasadach. Do czasu zakończenia kontroli nie została podjęta przez Radą Powiatu Kolneńskiego uchwała w przedmiotowym zakresie, zatem obsługa jednostek oświatowych przez PZOSIPO w Kolnie odbywała się w czasie kontroli na dotychczasowych zasadach, co oznacza, że do momentu zakończenia kontroli podstawą prowadzenia rachunkowości ZST nadal powinny być regulacje wewnętrzne wprowadzone przez Pana Dyrektora. Po ewentualnym podjęciu przez Radę Powiatu uchwały, o której mowa w art. 6b ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym, obowiązek określenia dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości każdej z jednostek obsługiwanych będzie spoczywał na dyrektorze PZOSiPO, stosownie do art. 6c ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym.

Kontrola zagadnień dotyczących dochodów z majątku wykazała, że w dniu 29 grudnia 2015 r. zawarte zostały przez Pana Dyrektora na okres 1 roku czwarte kolejne (począwszy od 2013 r.) umowy najmu sali gimnastycznej z przynależnymi pomieszczeniami (z MUKS „Dragon”) oraz najmu kiosku handlowego. Kontrolującemu nie przedstawiono dokumentacji potwierdzających wykonanie przez Pana dyspozycji art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774, ze zm.) w zakresie uzyskania zgody organów powiatu na zawarcie kolejnych umów na czas oznaczony do 3 lat w sytuacji, gdy łączny czas trwania najmu przekroczy 3 lata. Stosownie zaś do uchwały Nr 65/69/2000 Zarządu Powiatu Kolneńskiego z dnia 9 października 2000 r. w sprawie zasad oddawania w najem lub dzierżawę na okres do lat trzech nieruchomości będących własnością Powiatu Kolneńskiego…, podstawowym trybem zawarcia umów na czas do 3 lat jest tryb przetargowy, od którego odstąpienie jest możliwe m.in. w przypadku, gdy dotychczasowy najemca (dzierżawca) akceptuje nowe stawki czynszu. Z ustaleń kontroli nie wynika, aby organizowano przetargi w celu wyłonienia najemców pierwszych umów zawieranych z tymi podmiotami, jak tego wymaga § 1 uchwały Zarządu Powiatu z dnia 9 października 2000 r. Uchybienia w przedmiocie przestrzegania postanowień art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami były przedmiotem pisma skierowanego do Pana Dyrektora również po kontroli przeprowadzonej w 2012 r.

Kontrola umowy najmu kiosku handlowego wykazała, że czynsz ustalono ryczałtowo na 45 zł/m², tj. 315 zł miesięcznie (stawka minimalna wynikająca z uchwały Zarządu Powiatu Kolneńskiego Nr 3/6/14 z dnia 23 grudnia 2014 r. określającej minimalne miesięczne stawki czynszu). Postanowiono, że czynsz będzie pomniejszany proporcjonalnie za dni niewykorzystywania przez najemcę sklepiku w dniach wskazanych w umowie. Pomniejszanie czynszu za dni niewykorzystywania sklepiku powoduje, że pobierany miesięcznie czynsz jest w praktyce niższy niż 45 zł za 1m² wynajmowanej powierzchni. W związku z nieprzedstawieniem kontrolującemu zgody Zarządu Powiatu na obniżenie miesięcznej stawki czynszu należy stwierdzić, iż uchybiono treści § 2 ust. 4 uchwały Zarządu Powiatu Kolneńskiego z dnia 9 października 2000 r. w sprawie zasad oddawania w najem lub dzierżawę na okres do lat trzech nieruchomości… wskazującego, że „Kierownik jednostki organizacyjnej może w uzasadnionych przypadkach zastosować niższą stawkę czynszu niż minimalna, wyłącznie po uzyskaniu zgody zarządu powiatu.”

Kontrola wydatków z tytułu krajowych podróży służbowych pracowników ZST w Kolnie wykazała uchybienia w zakresie przestrzegania § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U z 2013 r. poz. 167) określającego, iż pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. W przyjętej do kontroli próbie ustalono 6 przypadków przedłożenia rozliczeń kosztów podróży po terminie, w tym nawet do półtora miesiąca po dacie odbycia podróży,  Ponadto w poleceniu wyjazdu służbowego nr 82/2015 wystawionym przez Pana Dyrektora nie wskazano dnia odbycia podróży, czym uchybiono treści §  2 rozporządzenia wskazującego, iż termin i miejsce odbycia podróży określa pracodawca, pracownikowi przysługują m.in. zwrot kosztów przejazdów. Z kolei w poleceniu wyjazdu nr 110/2015 wystawionym na dzień 19 października 2015 r. rozliczono podróż służbową odbytą w dniu 9 listopada 2015 r. (koszt 8 zł), czym również naruszono §  2 rozporządzenia.

Reasumując, dla usunięcia niektórych uchybień stwierdzonych w trakcie kontroli PZOSiPO w Kolnie niezbędne jest podjęcie przez Pana Dyrektora stosownych działań, polegających na:

a) zapewnieniu formalnego uregulowania zasad korzystania z pomieszczeń będących w trwałym zarządzie ZST przez Powiatową Bibliotekę Pedagogiczną w Kolnie, mając na względzie m.in. kwestię ponoszenia przez Bibliotekę kosztów jej funkcjonowania,

b) przestrzeganiu zasad wyłaniania stron umów najmu lokali użytkowych określonych uchwałami Zarządu Powiatu i Rady Powiatu oraz obowiązku uzyskiwania zgody obu organów powiatu na zawarcie umowy w przypadkach określonych w art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) uzyskiwaniu zgody Zarządu Powiatu na wprowadzenie do umowy postanowień skutkujących zmniejszeniem pobieranej w praktyce miesięcznej stawki czynszu poniżej poziomu minimalnego określonego uchwałą Zarządu Powiatu,

d) zobowiązaniu pracowników odbywających podróże służbowe do rozliczania kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży,

e) wystawianiu poleceń wyjazdu służbowego określających termin odbycia podróży oraz weryfikowaniu zgodności rozliczonych podróży z terminem i miejscem określonymi w poleceniu wyjazdu.

 Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Kolneńskiego

2. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży