Kontrola problemowa gospodarki finansowej przeprowadzona w

Młodzieżowym Centrum Edukacji i Readaptacji Społecznej w Goniądzu

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 marca 2016 roku (znak: RIO.I.6002-2/16), o treści jak niżej:

Pan

Sławomir Antoni Moczydłowski

Dyrektor Młodzieżowego Centrum

Edukacji i Readaptacji Społecznej

w Goniądzu

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Młodzieżowego Centrum Edukacji i Readaptacji Społecznej w Goniądzu za 2015 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach  obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

Okazany podczas kontroli zakres czynności osoby pełniącej obowiązki głównego księgowego w okresie od 1 do 24 stycznia 2016 r. (do końca 2015 r. roku osoba ta była zatrudniona na stanowisku głównego księgowego, począwszy od 14 grudnia 2007 r.) nie był kompletny w świetle przepisów art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Nie zawierał on postanowień odnoszących się do wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Wskazania wymaga też, że nie okazano zakresu czynności głównego księgowego obowiązującego w 2015 r. i wcześniej.

Pismem z dnia 21 stycznia 2016 r. powierzył Pan pełnienie obowiązków głównego księgowego innej osobie – na okres od 25 stycznia do 29 lutego 2016 r. W zakresie czynności tej osoby brak jest wskazania na wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych – str. 3-5 protokołu kontroli.

Z analizy zakresów czynności pracowników administracji wynika natomiast, że nie zostały ustalone zastępstwa poszczególnych pracowników w czasie ich nieobecności. Jednym ze standardów kontroli zarządczej spośród określonych komunikatem nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) jest zapewnienie ciągłości działania jednostki. Ustalenie zastępstw należy zaliczyć do podstawowych elementów służących jego realizacji – str. 5 protokołu kontroli.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała, że:

a) konto 201 zostało podzielone na konta 201-01 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 201-03 „Rozrachunki ZFŚS” i 201-04 Rozrachunki UP refundacja wynagrodzeń”, co nie wynika z zakładowego planu kont; zgodnie z zakładowym planem kont ewidencję analityczną prowadzi się z podziałem na poszczególnych kontrahentów oraz według podziałek klasyfikacji budżetowej; konto 221 zostało zaś podzielone analitycznie na 221-01 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 221-02 „Dochody gromadzone na wydzielonym rachunku”, co również nie wynika z zakładowego planu kont – str. 19 protokołu kontroli;

b) otrzymywana refundacja wynagrodzeń z PUP księgowana była na zmniejszenie kosztów i wydatków; uchwałą Nr 6/12/11 Zarządu Powiatu w Mońkach z dnia 12 stycznia 2011 r. w sprawie ustalenia niektórych jednolitych zasad rachunkowości dla Starostwa Powiatowego i pozostałych jednostek organizacyjnych powiatu monieckiego postanowiono, że zwroty wydatków (refundacje) zrealizowane w tym samym roku zmniejszają dokonane wydatki, a zwroty wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych są przyjmowane na rachunki bieżące dochodów i podlegają odprowadzeniu na dochody budżetu powiatu; należy jednak zauważyć, że refundacja wynagrodzeń księgowana jako zwrot wydatków powoduje, iż zaniżane są faktyczne koszty i wydatki wynagrodzeń związanych z funkcjonowaniem jednostki – str. 19 protokołu kontroli. Stosowne uwagi w tym zakresie przekażę Zarządowi Powiatu Monieckiego odrębnym pismem.

W zakresie gospodarki pieniężnej stwierdzono, że obowiązki kasjera zostały przypisane pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku referenta administracyjnego. Nie wyznaczono osoby zastępującej kasjera w razie jego nieobecności. Kontrolą objęto wszystkie raporty kasowe za 2015 rok pod kątem ewentualnego zastępstwa i stwierdzono, że Rk Nr 20/2015 za okres od 14 do 31 sierpnia 2015 r. sporządził inny pracownik, zatrudniony na stanowisku referenta. Raport ten został sporządzony za 18 dni kalendarzowych, natomiast stosownie do regulacji wewnętrznych raporty kasowe sporządza się i zamyka najpóźniej po 10 dniach (podobnie raport za okres od 13 do 27 listopada 2015 r.). Nie został również sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy przejęcia kasy, o którym mowa w obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej – str. 11-12 protokołu kontroli.

Kontrola raportów kasowych sporządzonych w okresie listopad-grudzień 2015 r. wykazała też inne nieprawidłowości polegające na nieprzestrzeganiu zasad gospodarki kasowej zawartych w instrukcji kasowej wprowadzonej zarządzeniem Pana Dyrektora z dnia 12 października 2012 r.:

a) nie oprowadzano do banku w tym samym dniu lub w następnym pozostałości gotówki podjętej na opłacenie wydatków (Rk Nr 27 – pobranie środków na wydatki 13 listopada, dokonanie rozchodu w tym samym dniu, odprowadzenie do banku kwoty nierozchodowanej 25 listopada; Rk Nr 30 – pobranie środków na wydatki 24 grudnia, dokonanie rozchodu w tym samym dniu, odprowadzenie do banku kwoty nierozchodowanej 28 grudnia – str. 12 protokołu kontroli,

b) nie ujmowano w raportach kasowych rozchodu gotówki z kasy pod datą faktycznego wystąpienia operacji gotówkowej; w Rk Nr 30 sporządzonym za okres od 22 do 28 grudnia zaewidencjonowano pobranie gotówki w dniu 22 grudnia, zaś dla rozchodu gotówki wstawiono datę 15 grudnia; jak ustalono 15 grudnia 2015 r. był dniem zatwierdzenia do wypłaty przez Pana Dyrektora jedenastu wniosków o dofinasowanie kosztów podróży do domu rodzinnego dla wychowanek placówki, zaś wnioski zawierają adnotację o odebraniu gotówki 22 grudnia 2015 r.; nieprawidłowość ta narusza również art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane – str. 12 protokołu kontroli,

c) na dokumencie ujętym jako podstawa wypłaty gotówki z kasy w kwocie 5.400 zł nie znajduje się potwierdzenie odbioru gotówki; w trakcie kontroli zostało złożone przez kasjera wyjaśnienie odnośnie braku potwierdzenia odbioru, zgodnie z którym Oświadczam, iż dnia 31.12.2015 roku opłaciłam fakturę FAS 365/2015 za przewóz osób gotówką w wysokości 5.400 zł. Na fakturze omyłkowo nie znalazła się pieczątka o treści kwota, otrzymał, data i podpis – str. 15 protokołu kontroli.

         Kontrola wykazała, że wskazany wyżej, niepotwierdzony przez odbierającego, rozchód gotówki na kwotę 5.400 zł został udokumentowany fakturą za przewóz osób wystawioną w dniu 31 grudnia 2015 r. przez firmę Usługi Transportowo-Handlowe Jędrys. Wystawienie faktury i rozchodowanie środków nastąpiło pomimo faktu, że żadna usługa, która stanowiłaby podstawę poniesienia wydatku przez MCEiRS, nie została zrealizowana przez firmę UT-H Jędrys; fakt ten został potwierdzony w złożonym przez Pana wyjaśnieniu – str. 14-15 protokołu kontroli. Faktura została sprawdzona pod względem merytorycznym oraz zatwierdzona do wypłaty przez Pana Dyrektora. Na  fakturze nie znalazła się w ogóle pieczęć o treści „kwota, otrzymał, data i podpis”. W wyjaśnieniu dotyczącym powodów wypłacenia kwoty 5.400 zł pomimo braku podstaw do dokonania wydatku wskazał Pan, że kwota 5400 została wypłacona na rzecz firmy Usługi Transportowo-Handlowe Jędrys w związku z planowanym wyjazdem dyrektora, wychowanek wraz z opiekunami prowadzącymi zajęcia pozalekcyjne do placówki w Węgrzech (…) W związku z planowanymi w 2015 roku wyjazdami zostały zabezpieczone środki w budżecie Centrum oraz na wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków oświatowych. Konieczność przesunięcia wyjazdów na kolejny okres spowodowała, iż zostały niewykorzystane w/w  środki finansowe, zwłaszcza na wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków oświatowych. Wpłacona kwota była traktowana jako opłata za planowany na styczeń wyjazd. Ponieważ koszt transportu do Węgrzech był głównym wydatkiem i bez jego zabezpieczenia nie było możliwości organizacji wyjazdu podjąłem decyzję o wpłacie powyższej kwoty wg kalkulacji 1080 km w jedną stronę x 2,50 stawka za km przejazdu BUS 18. Osobowy. Ze względu na aktualną kontrolę oraz inne sprawy organizacyjne planowany i opłacony wyjazd musiał być przesunięty na kolejny termin.

          Z ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz z treści wyjaśnienia nie wynika, aby istniała dokumentacja potwierdzająca zamiar organizacji wyjazdu na Węgry, w tym zlecenie ewentualnego przewozu podmiotowi, który wystawił fakturę.

Kontrola operacji dokonanych kartą płatniczą (zbadano wszystkie operacje dokonane kartą w 2015 r. – łącznie 79 operacji) wykazała, że były one dokonywane na rzecz różnego rodzaju podmiotów podczas wyjazdów z wychowankami (jak wyjaśniono). Zbadano również wszystkie pobrania gotówki w bankomacie i zaprzychodowanie jej w raportach kasowych bądź dokonanie zakupu (13 operacji w 2015 r.) – str. 15-16 protokołu kontroli. W jednym przypadku pobranie kwoty 80 zł nie zostało zaprzychodowane do kasy – z ustaleń kontroli wynika, że wypłacono te środki jako kieszonkowe dla 9 wychowanek (wykaz wychowanek został zatwierdzony przez Pana 8 dni po pobraniu środków); brak w jednostce regulacji określających zasady postępowania z gotówką pobraną z bankomatu. Jak wyjaśniono kontrolującemu, z karty płatniczej korzystają osoby zatrudnione w Centrum, zaś wszelkie rozrachunki z tego tytułu księgowane są na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” przyporządkowanym analitycznie Panu Dyrektorowi, co jest niezgodne ze stanem faktycznym, ponieważ operacji kartą dokonywali – według wyjaśnień – różni pracownicy.

Kontrola wykazała, że nie zostały określone przez Zarząd Powiatu w Mońkach szczegółowe zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych, a także zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia prawidłowości i gospodarności dokonywania wydatków. Obowiązek uregulowania tych kwestii w przypadku korzystania z kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków wynika z postanowień art. 247 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Na konieczność jego zrealizowania wskażę Zarządowi Powiatu w Mońkach odrębnym pismem.

Badając zagadnienia dotyczące opracowania planu finansowego jednostki stwierdzono, że na podstawie uchwały Nr 183/355/14 Zarządu Powiatu w Mońkach z dnia 13 listopada 2014 r. w sprawie przyjęcia projektu uchwały budżetowej powiatu monieckiego na rok 2015 Starosta Moniecki przekazał kontrolowanej jednostce w dniu 4 grudnia 2014 r. informację o kwotach dochodów i wydatków przyjętych w projekcie uchwały, niezbędne do opracowania projektów planów finansowych. Stosownie do postanowień zawartych w art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych przekazanie informacji powinno nastąpić w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego – str. 21 protokołu kontroli. Na terminowe przekazywanie informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych jednostek budżetowych wskażę Zarządowi Powiatu w Mońkach odrębnym pismem.

Kontrolą objęto również wydatki na wynagrodzenia. W obowiązującym w jednostce regulaminie wynagradzania pracowników niepedagogicznych określono, że dodatek funkcyjny przysługuje na stanowiskach: zastępca dyrektora, główny księgowy, kierownik ds. administracyjno-gospodarczych, a także, iż dyrektor może przyznać dodatek na stanowisku głównego specjalisty – str. 4-5 protokołu kontroli. Stwierdzono, że na podstawie § 18 regulaminu wynagradzania został przyznany od dnia 1 stycznia 2016 r. pracownikowi  dodatek funkcyjny w wysokości 40% wynagrodzenia zasadniczego, pomimo że powierzenie temu pracownikowi pełnienia obowiązków głównego księgowego nastąpiło dopiero z dniem 25 stycznia 2016 r. Wcześniej pracownik był zatrudniony na stanowisku księgowego, dla którego regulamin nie przewiduje dodatku funkcyjnego. W okresie od 1 do 24 stycznia 2016 r. wypłacono dodatek funkcyjny w kwocie 340 zł. Przywołany w piśmie § 18 regulaminu przewiduje jednakże, iż z tytułu okresowego zwiększenia zakresu obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań pracownikowi może być przyznany dodatek specjalny. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że (…) Dodatek specjalny był przyznany za okres 1-24 stycznia 2016 roku z tytułu wykonywania dodatkowych obowiązków, znacznie wykraczających poza wymiar pracy ½ etatu. Było to związane ze stopniowym przyjmowaniem obowiązków głównego księgowego i realizacją bieżących zadań. Pracownik kadr omyłkowo wpisał w angażu zamiast dodatek specjalny dodatek funkcyjny. Błąd został poprawiony. (…)

W zakresie wynagrodzeń stwierdzono ponadto, że minimalne miesięczne kwoty wynagrodzenia zasadniczego określone w załączniku nr 2 do regulaminu wynagradzania pracowników MCEiRS zostały zaniżone w stosunku do kwot wynikających z części B załącznika nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786). Dotyczyło to wynagrodzeń od VII kategorii zaszeregowania, gdzie zgodnie z rozporządzeniem minimalna kwota powinna stanowić 1.250 zł (w regulaminie 1.220 zł) do XIX kategorii, gdzie minimalna kwota w regulaminie została określona na poziomie 1.700 zł, zaś w rozporządzeniu 2.400 zł. Nie miało to jednak wpływu na zgodność z prawem ustalenia wynagrodzeń dla pracowników, których wynagrodzenia zostały objęte kontrolą – str. 41 protokołu kontroli.

Pracownicy administracji i obsługi otrzymywali premię wynikającą z regulaminu. Zgodnie z § 7 regulaminu tworzy się fundusz premiowy w wysokości 10% środków przeznaczonych na wynagrodzenia zasadnicze pracowników niepedagogicznych. Podziału funduszu premiowego dokonuje dyrektor. Premia w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego przysługuje pracownikowi za należyte wywiązywanie się z obowiązków służbowych. Stosownie do § 9 regulaminu, w ramach posiadanych środków dyrektor może zwiększyć wysokość premii do 50% wynagrodzenia zasadniczego za: zwiększony zakres pracy podlegający ocenie, wykonywanie czynności dodatkowych wynikających z zastępstwa za nieobecnego pracownika, wykonywanie czynności dodatkowych zleconych przez dyrektora, ważnych dla prawidłowego funkcjonowania Centrum. W trakcie kontroli zostały okazane wykazy premii regulaminowych sporządzone za poszczególne miesiące. Ustalono, że w grudniu wszyscy pracownicy administracji i obsługi otrzymali dwie premie – pierwszą w wysokości 10% wynagrodzenia i drugą w wysokości 40% wynagrodzenia. Z protokołu kontroli i załączonej dokumentacji nie wynika, aby sporządził Pan uzasadnienie zwiększenia premii do wysokości 50%. Złożone zostało przez Pana wyjaśnienie w sprawie okoliczności, które uzasadniały zwiększenie premii do 50% wszystkim pracownikom Centrum: dodatkowa premia wynikała z oceny pracy i analizy wykonywanych zadań pracowników w 2015 roku. Mogła być wypłacona dopiero na koniec roku, zgodnie z § 8 ust.1 Regulaminu, tylko w wypadku  posiadania  środków finansowych. Wydatki na płace w naszej placówce są uzależnione od czynników zmiennych. (…) Uznałem, iż wypłacona premia jest, uwzględniając niskie zarobki tych osób, minimalną w skali roku w stosunku do efektów pracy i nie wymaga różnicowania. Na podstawie analiz funkcjonowania Centrum w 2015 roku uznałem, iż z uwzględnieniem jakości i efektywności pracy oraz zaangażowania na rzecz Centrum, wszyscy zasługują na otrzymaną premię, a uznanie instytucji zewnętrznych jest wynikiem pracy całego zespołu. W związku z powyższym zespół jako całość otrzymał premię – str. 41-42 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków na wynagrodzenia wykazała ponadto, że w grudniu 2015 r. został wypłacony głównemu księgowemu zatrudnionemu do 31 grudnia 2015 r. ekwiwalent za niewykorzystany urlop w kwocie 18.127,08 zł – str. 42 protokołu kontroli. W trakcie kontroli okazano kartotekę urlopów z której wynika, że na koniec 2014 r. osoba ta posiadała 88 dni zaległego urlopu, w 2015 r. wykorzystała 18 dni urlopu, więc na koniec 2015 r. pozostawał niewykorzystany urlop w ilości 96 dni. Na potrzeby kontroli zostało sporządzone zestawienie zaległego urlopu tego pracownika, dotyczące lat 2004-2015. Ustalono, że wypłacony ekwiwalent za 96 dni dotyczył całego niewykorzystanego urlopu za 2013, 2014 i 2015 r. oraz części urlopu za 2012 r., która z mocy prawa przedawniłaby się z dniem 1 kwietnia 2016 r. W wyjaśnieniu w sprawie podania powodów, z jakich nie był udzielany zaległy urlop dla głównego księgowego wskazał Pan, że (…) Ze względu na zakres obowiązków i pełnioną funkcję nie było możliwości zastępstwa na dłuższy okres czasu co ograniczało w/w pracownikowi możliwość występowania o urlop. W centrum nie było do 2015 roku zatrudnionej innej osoby na stanowisku księgowego z odpowiednimi kompetencjami. Ograniczenia urlopowe były związane również z nieobecnościami pracowników administracyjnych wynikającymi z urlopów macierzyńskich, a w 2013 roku  z rozszerzeniem działalności i powołania w okresie wakacji nowych placówek. Dopiero w roku 2015 pozyskano pracownika, który pracował na stanowisku głównego księgowego. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 k.p.). Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.) Zaniechanie udzielania przez Pana zaległych urlopów głównemu księgowemu, wbrew przywołanym przepisom Kodeksu pracy, skutkowało obowiązkiem poniesienia wydatków ze środków publicznych.

Badając prawidłowość ustalania, pobierania i ewidencji dochodów z najmu stwierdzono, że kontrolowana jednostka wynajmuje mieszkanie zakładowe na podstawie umowy zawartej w dniu 1 stycznia 2000 r. pomiędzy Młodzieżowym Ośrodkiem Wychowawczym w Goniądzu a nauczycielem zawodu – str. 23-25 protokołu kontroli. Zgodnie z postanowieniami umowy przedmiotem najmu jest lokal o powierzchni 33,60 m2, wyposażony m.in. w instalację wodociągowo-kanalizacyjną i c.o. z dostawą ciepłej wody. Analiza poprawności ustalenia stawki czynszu wykazała, że nie zastosowano czynnika podwyższającego z tytułu dostawy ciepłej wody 12,5%. Zastosowano jedynie podwyższenie stawki z tytułu wyposażenia w c.o., mimo że uchwała Nr 10/18/03 Zarządu Powiatu w Mońkach z dnia 3 marca 2003 r. w sprawie określenia stawek czynszu za lokale mieszkalne w zasobach Powiatu Monieckiego rozróżnia te dwa czynniki. Ponadto stwierdzono rozbieżności pomiędzy powierzchnią określoną w umowie, a powierzchnią będącą podstawą do wystawienia noty obciążeniowej. Według Pańskiego wyjaśnienia metraż mieszkania wynajmowanego przez Panią (…) został określony na podstawie wcześniejszych umów a zawłaszcza  protokołu zdawczo-odbiorczego z dnia 05.09.1990 roku (…). W nim ustalono, iż metraż całkowity wynosi 32,25. Przy naliczaniu stawek  w aneksach umów określanych  przez kolejnych dyrektorów Ośrodka, brany pod uwagę był metraż 33,25. Umowa najmu  podpisywana w 01.01.2000 roku zawiera dwa metraże. W treści umowy 33,60, ale na dole, w określeniu stawek czynszu jest wpisany poprawny metraż tj. 33,25.  Osoba wpisująca dane do umowy omyłkowo wpisała wymiar 33,60. Wyjaśniam również, iż obecnie w mieszkaniu nie ma dostępu do wody zimnej i ciepłej. Najemca korzysta z łazienki w budynku szkoły. Dlatego w aktualnej kalkulacji kosztów nie uwzględniono podwyższenia za ciepłą wodę. Z wyjaśnienia wynika zatem, że treść umowy z najemcą zawiera nieprawdziwe dane – zarówno w zakresie wyposażenia lokalu jak i jego powierzchni.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do  art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należały w okresie objętym kontrolą do głównego księgowego, stosownie do postanowień zakresu czynności i przepisów art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Pisemne powierzenie głównemu księgowemu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wynikającym z art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

2. Uzupełnienie zakresów czynności pracowników administracji o postanowienia określające zasady zastępstwa w czasie ich nieobecności (w tym dotyczące wykonywania obowiązków w zastępstwie kasjera).

3. Uregulowanie w zakładowym planie kont stosowanych w praktyce zasad prowadzenia ewidencji analitycznej do kont 201 i 221.

4. Wskazanie głównemu księgowemu na wyeliminowanie uchybień w ewidencjonowaniu operacji w księgach, poprzez:

a) zaniechanie ujmowania w księgach rachunkowych refundacji wynagrodzeń jako zwrotu wydatków, mając na uwadze, że jednostka powinna wykazywać w ewidencji i sprawozdawczości rzeczywiste koszty i wydatki związane z jej funkcjonowaniem; ujmowanie refundacji wynagrodzeń jako dochodów budżetowych i odprowadzanie do budżetu powiatu,

b) ewidencjonowanie rozrachunków z pracownikami dotyczących wydatków dokonywanych za pomocą karty płatniczej zgodnie ze stanem faktycznym; właściwa ewidencja tego rodzaju operacji będzie możliwa po wdrożeniu przez Pana Dyrektora procedury umożliwiającej stwierdzenie, który z pracowników w danym dniu dysponuje kartą płatniczą oraz zasad ewidencji gotówki pobranej z bankomatu.

5. Zapewnienie przestrzegania zasad obrotu gotówkowego, poprzez:

a) sporządzanie protokołu zdawczo-odbiorczego przy przekazaniu prowadzenia kasy innemu pracownikowi, jak tego wymagają przepisy wewnętrzne,

b) odprowadzanie gotówki do banku w terminach określonych w instrukcji kasowej,

c) sporządzanie raportów kasowych z częstotliwością określoną w instrukcji kasowej,

d) ujmowanie w raportach kasowych rozchodu gotówki z kasy pod datą faktycznego wystąpienia operacji gotówkowej,

e) dokonywanie rozchodu gotówki z kasy wyłącznie na podstawie dowodów zawierających potwierdzenie jej odbioru.

6. Wystąpienie do firmy Usługi Transportowo-Handlowe Jędrys o zwrot kwoty 5.400 zł zapłaconej 31 grudnia 2015 r. za przewóz osób, który faktycznie nie był zrealizowany ani zlecony. Przyjęcie tej kwoty na dochody i odprowadzenie do budżetu powiatu.

7. W zakresie wynagrodzeń:

a) ustalenie w regulaminie wynagradzania minimalnych miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego na poziomie zgodnym z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych,

b) dołożenie większej staranności przy przyznawaniu pracownikom składników wynagrodzenia, mając na uwadze stwierdzony przypadek przyznania dodatku funkcyjnego (zamiast dodatku specjalnego) pracownikowi, któremu dodatek funkcyjny nie mógł być przyznany,

c) dokumentowanie zaistnienia przewidzianych regulaminem wynagradzania okoliczności stanowiących podstawę zwiększenia premii dla pracowników administracji i obsługi.

8. Udzielanie pracownikom zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, mając na uwadze, że zaniedbania Pana Dyrektora w tym zakresie (jako pracodawcy) prowadzą do konieczności ponoszenia dodatkowych wydatków ze środków publicznych.

9. Jednoznaczne zweryfikowanie prawidłowości ustalania czynszu za lokal mieszkalny; w tym celu zawarcie z najemcą aneksu do umowy określającego rzeczywiste wyposażenie lokalu i rzeczywistą jego powierzchnię.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

         w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu w Mońkach

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 21 marca 2016 roku, do organu wykonawczego:

Zarząd Powiatu w Mońkach

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie styczeń-marzec 2016 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Młodzieżowego Centrum Edukacji i Readaptacji Społecznej w Goniądzu. Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości i uchybienia zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym do dyrektora MCEiRS, którego egzemplarz przekazuję w załączeniu. Z ustaleń kontroli wynika, że wyeliminowanie niektórych ze stwierdzonych nieprawidłowości wymaga podjęcia stosownych czynności przez Zarząd Powiatu.

Analiza zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych wykazała, że otrzymywana przez MCEiRS w Goniądzu refundacja wynagrodzeń z PUP księgowana była na zmniejszenie kosztów i wydatków tej jednostki. Jako podstawę takiej ewidencji okazano kontrolującemu uchwałę Nr 6/12/11 Zarządu Powiatu w Mońkach z dnia 12 stycznia 2011 r. w sprawie ustalenia niektórych jednolitych zasad rachunkowości dla Starostwa Powiatowego i pozostałych jednostek organizacyjnych powiatu monieckiego, według której zwroty wydatków (refundacje) zrealizowane w tym samym roku zmniejszają dokonane wydatki, a zwroty wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych są przyjmowane na rachunki bieżące dochodów i podlegają odprowadzeniu na dochody budżetu powiatu. Nie kwestionując ogólnej prawidłowości przyjętego założenia o traktowaniu wpływów środków stanowiących zwrot wydatków w roku, w którym wydatki te zostały poniesione, należy jednak wskazać, że stosowanie tej zasady nie może prowadzić do wypaczenia (zaniżenia) rzeczywistych wydatków i kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników wykonujących pracę na rzecz jednostki.

Stwierdzono, że kontrolowana jednostka wykorzystuje przy dokonywaniu wydatków kartę płatniczą. Jak wynika z ustaleń kontroli, nie zostały określone przez Zarząd Powiatu w Mońkach szczegółowe zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych, a także zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia prawidłowości i gospodarności dokonywania wydatków. Obowiązek uregulowania tych kwestii w przypadku korzystania z kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków przez jednostki wynika z postanowień art. 247 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.).

Badając zagadnienia dotyczące opracowania planu finansowego jednostki stwierdzono, że na podstawie uchwały Nr 183/355/14 Zarządu Powiatu w Mońkach z dnia 13 listopada 2014 r. w sprawie przyjęcia projektu uchwały budżetowej powiatu monieckiego na rok 2015 dopiero w dniu 4 grudnia 2014 r. przekazano kontrolowanej jednostce informację o kwotach dochodów i wydatków przyjętych w projekcie uchwały budżetowej, niezbędne do opracowania projektów planów finansowych. Stosownie do postanowień zawartych w art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych przekazanie informacji powinno nastąpić w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Powiatu.

Reasumując, dla usunięcia przedstawionych wyżej nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Zarząd Powiatu Białostockiego następujących działań:

a) doprecyzowanie postanowień uchwały Zarządu Powiatu z dnia 12 stycznia 2011 r. poprzez wskazanie, że zastosowanie zasady zmniejszania wydatków o otrzymane w tym samym roku zwroty (refundacje) nie dotyczy prawidłowo poniesionych wydatków na funkcjonowanie jednostki (w szczególności wynagrodzenia pracowników), w zakresie których otrzymane zwroty (refundacje) podlegają zaliczeniu do dochodów budżetu,

b) określenie zagadnień związanych z przyznawaniem i korzystaniem ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków, stosownie do postanowień art. 247 ust. 3 ustawy o finansach publicznych,

c) przekazywanie kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Powiatu.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

         w Białymstoku