Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Krypnie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 kwietnia 2016 roku (znak: RIO.I.6002-8/16), o treści jak niżej:

Pani

Alina Radziwonowska

Dyrektor

Zespołu Szkolno-Przedszkolnego

w Krypnie

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Krypnie za 2015 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach  obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

Analiza zakresów czynności pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracji, wykonujących zadania związane z prowadzeniem gospodarki finansowej i rachunkowości Zespołu (główna księgowa, sekretarz szkoły i intendent), wykazała brak postanowień odnoszących się do zastępstwa pracowników w czasie ich nieobecności. Kwestia ustalenia zastępstw ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania jednostki wskazanego Standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonymi komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) – str. 5 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień związanych z gospodarowaniem składnikami majątku oraz inwentaryzacją wykazała natomiast, że księgi inwentarzowe były prowadzone przez sekretarza szkoły, co nie miało odzwierciedlenia w zakresie czynności tego pracownika – str. 65 protokołu kontroli.

Weryfikacji poddano postanowienia regulacji wewnętrznych obowiązujących w jednostce, składających się na procedury kontroli zarządczej i dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, a także ich przestrzeganie. Jako obowiązujące w Zespole regulacje wewnętrzne okazano m.in. pisma pod nazwą „Organizacja i funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w ZSP w Krypnie”, „Gospodarka drukami ścisłego zarachowania w ZSP w Krypnie”, „Zasady prowadzenia gospodarki magazynowej” czy „Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej”. Większość z nich nie jest opatrzona datą wprowadzenia w życie, a po analizie „Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej” stwierdzono, że nie jest opatrzona nawet podpisem kierownika jednostki. Należy przy tym wskazać, że okazane regulacje wewnętrzne Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Krypnie nie uwzględniały faktu stosowania w jednostce bezgotówkowych form rozliczeń pieniężnych – w Zespole nie jest i nie była prowadzona kasa. Do 30 czerwca 2015 r. intendent pobierał środki z tytułu opłaty stałej za przedszkole i opłaty za wyżywienie, które były następnie odprowadzane na odpowiednie rachunki bankowe, jednakże nie miało to formy prowadzenia kasy.

Zgodnie z treścią postanowień zawartych w Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów, wszelkie procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne składają się na dokumentację systemu kontroli zarządczej, która powinna być ze sobą spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna – str. 10 i 24-25 protokołu kontroli.

W treści regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości do 30.000 euro – w zakresie opisu obowiązujących w jednostce procedur udzielania zamówień publicznych i możliwości odstąpienia od nich w uzasadnionych przypadkach wymagających natychmiastowego wykonania – wskazano, iż dopuszcza się możliwość dokonania zamówienia po negocjacjach tylko z jednym oferentem. Wskazano, że możliwość taka dotyczy także braku ofert w przypadku zamówień o wartości 15.000 (bez wskazania waluty o jaką chodzi) a nieprzekraczających 30.000 euro – str. 50-51 protokołu kontroli.

W obowiązującym w jednostce regulaminie wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami wskazano, że wynagrodzenie zasadnicze podlega wzrostowi co najmniej o średnioroczny wskaźnik wzrostu cen towarów i usług z wyrównaniem od 1 stycznia. Nie stwierdzono, aby jednostka w praktyce stosowała się do powyższej regulacji. W złożonym wyjaśnieniu poinformowała Pani, że z uwagi na ograniczenia finansowe i plan naprawczy Urzędu Gminy wynagrodzenie zasadnicze pracowników niebędących nauczycielami nie podlegało wzrostowi o średnioroczny wskaźnik wzrostu cen  towaru i usług. Ponadto ceny nie uległy wzrostowi. Należy w tym miejscu wskazać, że przepisy powszechnie obowiązujące nie wymagają korygowania poziomu wynagrodzeń o wartość wskaźnika cen towarów i usług – str. 37 protokołu kontroli.

Podobnie ustalono, że jednostka nie stosowała się do przyjętych postanowień regulaminu stołówki szkolnej w zakresie obowiązku corocznego ustalania stawek żywieniowych obowiązujących w stołówce szkolnej. W złożonym wyjaśnieniu wskazała Pani, że nie zachodziła potrzeba zmian stawki żywieniowych w latach 2013-2015 na każdy okres 1 roku szkolnego z uwagi na niewielkie wahania cen towarów i usług przy organizowaniu posiłków w stołówce szkolnej. Nie miały one bowiem wpływu na koszty zakupów. Przepisy powszechnie obowiązujące nie formułują wymagań co do częstotliwości zmian stawek za żywienie – str. 56-57 protokołu kontroli.

Obowiązująca w jednostce instrukcja gospodarowania drukami ścisłego zarachowania oraz instrukcja w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych określają, że arkusze spisu z natury są drukami ścisłego zarachowania. Są wydawane zespołom spisowym po uprzednim ponumerowaniu przez księgową, za pokwitowaniem, do późniejszego rozliczenia po zakończeniu spisu. Kontrola wykazała, że w praktyce arkusze spisu z natury nie są ewidencjonowane w prowadzonej książce druków ścisłego zarachowania, nie stwierdzono też aby były objęte jakąkolwiek inną ewidencją – str. 28 i 65 protokołu kontroli.

Księga druków ścisłego zarachowania, zawierająca zapisy do dnia 10 czerwca 2015 r., obejmuje ewidencję jedynie kwitariuszy przychodowych K-103. Ustalono, że zapisów w księdze dokonywała każdorazowo osoba pobierająca druki – intendent szkoły, który jednocześnie zajmował się m.in. pobieraniem wpłat gotówkowych z tytułu opłat za wyżywienie i opłaty stałej za przedszkole na podstawie dowodów stanowiących druki ścisłego zarachowania. W praktyce więc intendent był osobą, która sama sobie wydawała druki ścisłego zarachowania (w celu przyjęcia wpłat) i jednocześnie prowadziła ewidencję przyjęcia, wydania i rozliczenia wykorzystania tych druków – str. 28-29 protokołu kontroli. Poczynione ustalenia wskazują na wadliwość przyjętej organizacji gospodarki drukami ścisłego zarachowania, jako niezapewniającej należytej kontroli tych procesów. 

W zakresie zgodności dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.  z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) stwierdzono, że:

a) jako element zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono – w § 4 ust. 5 polityki rachunkowości stanowiącej załącznik do zarządzenia z dnia 1 września 2011 r. – księgę główną, księgi pomocnicze oraz zestawienie obrotów i sald księgi głównej. Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych – str. 11 protokołu kontroli,

b) według postanowień polityki rachunkowości książki, inne zbiory biblioteczne, środki dydaktyczne, pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości od 250 zł do 3.500 zł są jednorazowo spisywane w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, amortyzacja 100% (zmiana wprowadzona aneksem nr 1 z dnia 15 czerwca 2015 r.). Należy wskazać, iż jest to zapis nieokreślający zasad ewidencji pozostałych środków trwałych, ponieważ również składniki majątkowe o wartości poniżej 250 zł są odnoszone w koszty w pełnej kwocie w momencie zakupu, jak to wynika z § 6 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia. Jeżeli zapis ten miałby stanowić wyznacznik stosowanych zasad ewidencji w zależności od wartości środka trwałego, powinien odnosić się do kwestii ujmowania bądź nieujmowania na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, a nie do jednorazowego spisywania w koszty – str. 60 protokołu kontroli,

c) zakładowy plan kont jednostki wykazuje sprzeczność z przepisami ustawy i rozporządzenia (str. 18-19 protokołu kontroli), co polegało na:

- nieokreśleniu szczegółowych zasad funkcjonowania poszczególnych kont i ich wzajemnej korespondencji, wbrew postanowieniom art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy,

- nieujęciu w wykazie kont bilansowych konta 740 „Dotacje i środki na inwestycje” oraz konta 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”, pomimo że w jednostce funkcjonuje wyodrębniony rachunek dochodów, o którym mowa w art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) – konta te nie były też w praktyce prowadzone,

- nieuwzględnieniu wśród kont pozabilansowych konta 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”, służącego do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych jednostki – konto to nie było też w praktyce prowadzone,

- nieusunięciu z wykazu kont konta pozabilansowego 951 „Podatek VAT”, które było używane w związku z realizacją projektu zakończonego w 2013 r.

Ponadto ustalono, że pomimo, iż zakładowy plan kont wymienia konto 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”, to w praktyce nie funkcjonuje ono w ewidencji pozabilansowej jednostki. Zespół dokonuje operacji skutkujących powstaniem wzajemnych rozliczeń z innymi jednostkami budżetowymi gminy, m.in. z GOPS w zakresie przychodów z tytułu dożywiania uczniów. Należy wskazać, że na podstawie danych informacji uzupełniającej do sprawozdania finansowego Zespołu, mających źródło w ewidencji na koncie 976, Skarbnik Gminy powinien dokonywać wyłączeń wzajemnych rozliczeń między jednostkami przy sporządzaniu sprawozdania finansowego gminy, stosownie do § 20 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… – str. 18 protokołu kontroli.

Na karcie wzorów podpisów do dysponowania rachunkami Zespołu upoważniona jest, poza pracownikami Zespołu, Skarbnik Gminy Krypno. Zgodnie z przepisami art. 53 ustawy o finansach publicznych, za całość gospodarki finansowej jednostki odpowiedzialny jest jej kierownik, który może powierzyć określone obowiązki w tym zakresie swoim pracownikom. Skarbnik Gminy nie jest pracownikiem Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Krypnie. Osobą odpowiedzialną za wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi jednostki, zatwierdzonych przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, jest główny księgowy danej jednostki, co wynika z art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych – str. 22 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości dokonywania zapisów w księgach rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… wykazała, że:

a) do konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” były prowadzone dwa subkonta: 130-1 subkonto dochodów – stosowane do księgowania na stronie Wn wpływu środków otrzymanych z budżetu gminy na realizację wydatków budżetowych, wpływu środków z tytułu zrealizowanych przez jednostkę dochodów budżetowych, wpływu środków na ubezpieczenie uczniów oraz różnego rodzaju zwrotów wydatków, np. wynagrodzeń czy zwrotów za wynajęcie autokaru i 130-2 subkonto wydatków – stosowane do księgowania na stronie Ma przelewów zrealizowanych dochodów na rachunek budżetu gminy, zrealizowanych wydatków budżetowych oraz przelewu niewykorzystanych środków na wydatki do budżetu. Z obrotów konta 130-1 wynika, że w 2015 r. na stronie Wn zaksięgowano wpływy w wysokości 3.061.626,03 zł (w tym środki zapożyczone z rachunku ZFŚS na realizację wydatków – 87.000 zł), podczas gdy dochody wykonane według sprawozdania Rb-27S wynoszą 3.742,78 zł, natomiast na stronie Ma konta 130-2 wypływy w wysokości 3.048.892,06 zł, gdzie wydatki wykonane w sprawozdaniu Rb-28S wykazano w kwocie 3.046.664,13 zł, co oznacza, że obroty strony Wn subkonta dochodów i strony Ma subkonta wydatków nie są zgodne ze zrealizowanymi, odpowiednio, dochodami i wydatkami budżetowymi. Przedstawione księgowania na subkontach do konta 130 są niezgodne z opisem konta 130 zamieszczonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Prawidłowy sposób prowadzenia ewidencji na subkontach dochodów i wydatków konta 130 został podany na str. 12-14 protokołu kontroli – na stronie Wn subkonta dochodów powinien być ujmowany wpływ dochodów a na stronie Ma ich odprowadzenie do budżetu i ewentualne zwroty dochodów, z kolei na stronie Wn subkonta wydatków powinny być ujmowane wpływy z budżetu środków na wydatki i ewentualne zwroty wydatków, a na stronie Ma ponoszone wydatki; pochodną opisanego wyżej niewłaściwego ujmowania operacji na subkontach do konta 130 były liczne błędne księgowania (szczegółowo opisane na str. 14-16 protokołu kontroli), polegające m.in. na dokonywaniu technicznych zapisów ujemnych na stronie Wn i Ma różnych subkont do konta 130 (Wn 130-1 – Ma 130-2 lub Wn 130-2 – Ma 130-1), nie zaś po obu stronach tego samego subkonta, jak to wynika z zasad funkcjonowania konta 130 zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Prawidłowe stosowanie zasady czystości obrotów jest warunkiem zachowania zgodności obrotów stron Wn i Ma danego subkonta z kwotą zrealizowanych dochodów lub wydatków, wynikającą z ewidencji analitycznej prowadzonej według podziałek klasyfikacji budżetowej,

b) zwrot na koniec 2015 r. środków pozostających na wyodrębnionym rachunku bankowym dochodów, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, w wysokości 42,05 zł błędnie zaksięgowano przy użyciu konta 222 oraz wykazano jako dochód w sprawozdaniu Rb-27S za 2015 r. Zgodnie z zasadami zwrotu pozostałości środków na tym rachunku, wynikającymi z załącznika nr 3 do rozporządzenia, zwrot powinien być ewidencjonowany z wykorzystaniem konta 820 (niewystępującego w ewidencji Zespołu, o czym była mowa wyżej), co – w świetle zasad ewidencji dochodów i sporządzania sprawozdania Rb-27S – wyklucza możliwość ujęcia zwracanych środków jako dochodu budżetowego w sprawozdaniu jednostki dokonującej zwrotu. Prawidłowo operacja ta, dokonana w dniu 31 grudnia, powinna być uwidoczniona zapisami Wn 820 – Ma 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych” i zostać wykazana w sprawozdaniu Rb-34S jako wydatek w par. 2400 „Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej”, a jako dochód w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S Urzędu Gminy – str. 54-55 protokołu kontroli,

c) naruszono zasadę memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy, zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Polegało to na nieujęciu w księgach 2015 r., a w konsekwencji i w sprawozdaniu Rb-28S za 2015 r., zobowiązań dotyczących 2015 r. na łączną kwotę 50.959,67 zł, opłaconych w styczniu i lutym 2016 r. – str. 28 protokołu kontroli, zobowiązania zostały ujęte w księgach 2015 r. w trakcie kontroli,

d) zapisy dziennika nie posiadają jednolitej numeracji stosowanej w sposób ciągły, jak wymagają tego postanowienia art. 14 ust. 2 ustawy; ustalono, że zapisy wprowadzone na podstawie WB mają w dzienniku własną numerację, natomiast zapisy dokonane na podstawie PK własną, co w konsekwencji skutkowało brakiem ciągłej numeracji liczby zapisów w dzienniku – str. 11 protokołu kontroli,

e) jako podstawę zapisu księgowego stosowano jedynie wyciągi bankowe i polecenia księgowania, pomijając np. faktury zakupu, które zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy są zewnętrznymi obcymi dowodami księgowymi otrzymywanymi od kontrahentów, stanowiącymi podstawę zapisu księgowego; polecenie księgowania stanowi dowód wewnętrzny, który zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy powinien dokumentować operacje wewnątrz jednostki – str. 11 protokołu kontroli,

f) sumy obrotów dziennika oraz zestawienia obrotów i sald za 2015 r. różnią się o kwotę 51 zł, co jest sprzeczne z treścią art. 18 ust. 1 zd. 2 ustawy (obroty zestawienia obrotów i sald są niższe o tę kwotę po stronach Wn i Ma od obrotów dziennika); w złożonym wyjaśnieniu główna księgowa wskazała (…) odnośnie różnicy między dziennikiem, a dziennikiem roboczym, były prowadzone rozmowy z informatykami ZETO, ponadto były sprawdzane księgowania, co potwierdzono prawidłowość. Został wykonany telefon do programisty p. Groszka, bez skutku. Również porównywałam strony w programie Excel, różnic nie znaleziono – str. 12 protokołu kontroli;

g) błędnie zaksięgowano zwrot wynagrodzenia nienależnie wypłaconego 2 nauczycielom w łącznej kwocie 1.277,29 zł, przy użyciu kont 222 i 720, oraz wykazano go jako dochód w sprawozdaniu Rb-27S za 2015 r. Jako zrealizowane dochody jednostka winna wykazać jedynie kwotę 895,65 zł z tytułu zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia za okres wrzesień-grudzień 2014 r. (zapis Wn 130-1 – Ma 720), z kolei kwota 381,64 zł stanowiła faktyczne zmniejszenie wydatków 2015 r. i powinna być ujęta Wn 130-2 – Ma 404 „Wynagrodzenia” z dodatkowym technicznym zapisem ujemnym po obu stronach konta 130-2; zawyżono zatem dochody w ewidencji i sprawozdaniu Rb-27S o 381,64 zł – str. 15-16 i 20-21 protokołu kontroli,

h) dwukrotnie na rachunek bieżący jednostki wpłynął zwrot wynagrodzenia, w łącznej kwocie 452,05 zł, przelanego na zamknięte rachunki pracowników, co główna księgowa ujęła zapisem Wn 130-1 – Ma 404-1, zamiast Wn 130-2 – Ma 231-1 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, zaniżając tym samym koszty oraz zobowiązania z tytułu wynagrodzeń; z kolei zwrot wynagrodzenia w kwocie 1.146,18 zł przelanego w zawyżonej wysokości nauczycielce, która odeszła na emeryturę w trakcie miesiąca w ewidencji jednostki ujęto zapisem Wn 130-1 – Ma 231-1, zamiast Wn 130-2 – Ma 404 jako zmniejszenie kosztów z tytułu wynagrodzeń – str. 15-16 protokołu kontroli,

i) błędnie wprowadzono na konto 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” w bilansie otwarcia na 2015 r. saldo Wn w wysokości 3.013.972,88 zł i saldo Ma w wysokości 53.464,47 zł; konto to na koniec 2014 r. prawidłowo wykazywało saldo Ma na kwotę 53.464,47 zł; na stronę Wn konta 851 w bilansie otwarcia zostało omyłkowo przeniesione saldo końcowe ze strony Wn konta 860 „Wynik finansowy” według stanu na koniec 2014 r. (3.013.972,88 zł). Natomiast bilans otwarcia na początek 2015 r. konta 860 wynosił 0 zł. Bilans otwarcia na 2015 r. był wprowadzany ręcznie. Brak automatycznego przeniesienia sald bilansu zamknięcia 2014 r. – jako sald bilansu otwarcia 2015 r. – pozostawał w sprzeczności z przepisami art. 13 ust. 5 ustawy. Stanowią one, iż przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów i sald. Ze złożonego wyjaśnienia wynika, że (…) przy najbliższej wizycie informatyków ZETO zostanie opcja uruchomiona. Dotychczas w jednostce nie stosowano z uwagi na jej brak – str. 12 protokołu kontroli,

j) obroty konta 130 były corocznie zawyżane o wartość opłat na ubezpieczenie uczniów (w 2015 r. – 9.655 zł), które nie stanowią środków budżetowych; ustalono, że sekretarz szkoły pobiera od uczniów środki na ubezpieczenie, które wpłaca na rachunek bieżący jednostki, a następnie główna księgowa przelewa je na rachunek ubezpieczyciela; powyższe ma na celu – jak wyjaśniono – uniknięcie płacenia prowizji bankowej przy dokonywaniu w banku wpłaty bezpośrednio na rachunek ubezpieczyciela – str. 15 protokołu kontroli.

         Z ustaleń dotyczących sporządzania sprawozdań w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wynika, że:

a) w sprawozdaniu Rb-28S za 2015 r. w pozycji „Zobowiązania ogółem” wykazano zobowiązania z tytułu składek na ubezpieczenia zdrowotne, społeczne oraz fundusz pracy pracowników w kwocie o 290,40 zł wyższej niż wynikało to z ewidencji księgowej do konta 229 „Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne”. Powyższe wynikało z uwzględnienia w sprawozdaniu dokonanej nadpłaty na rzecz ZUS, co nie miało potwierdzenia w prowadzonej ewidencji na kontach rozrachunkowych – str. 20 i 27 protokołu kontroli,

b) w sprawozdaniu Rb-28S za 2015 r. w pozycji „Zobowiązania ogółem” nie wykazano kwoty 779,80 zł z tytułu zwrotu wynagrodzenia przelanego na zamknięty rachunek pracownika, wykazanej na stronie Ma konta 231-1; zwrot wpłynął na rachunek bieżący w dniu 31 grudnia 2015 r. i w tym samym dniu środki te zostały przelane do budżetu – str. 16 protokołu kontroli,

c) kwota wykazana w kolumnie „Zaangażowanie” w sprawozdaniu Rb-28S za 2015 r. jest wyższa od salda konta pozabilansowego 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” o 124,47 zł; różnica wynika z pominięcia księgowania operacji zapłaty za najem autokaru z dnia 20 marca 2015 r.; zapisu doprowadzającego do zgodności dane wykazane w ewidencji z danymi sprawozdawczymi dokonano w trakcie kontroli – str. 19 protokołu kontroli,

d) w sprawozdaniu Rb-27S za 2015 r. wykazano dochody z tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunku podstawowym jednostki łącznie z odsetkami od środków pieniężnych gromadzonych na wyodrębnionym rachunku dochodów własnych (konto 132), które zgodnie z treścią uchwały Nr III/8/10 Rady Gminy Krypno z dnia 10 grudnia 2010 r. stanowią źródło dochodów gromadzonych na wyodrębnionym rachunku, co zawyżyło zrealizowane dochody w sprawozdaniu szkoły o 42,05 zł; zasady sporządzania sprawozdania Rb-27S zawarte w załączniku nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej nie przewidują możliwości ujmowania w nim danych na podstawie ewidencji wyodrębnionego rachunku dochodów;

e) pomimo, że w ewidencji księgowej do konta 221 na dzień 31 grudnia 2015 r. widniało saldo po stronie Wn w wysokości 1.667,89 zł, kwota taka nie została wykazana jako należność w żadnym ze sporządzonych sprawozdań (Rb-27S, Rb-N, Rb-34S). W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że saldo należności w kwocie 1.667,89 zł było nierealne; w trakcie kontroli główna księgowa usunęła z ewidencji to saldo z jednoczesnym zmniejszeniem przychodów. Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty – str. 21 i 26-27 protokołu kontroli,

f) w sprawozdaniu Rb-34S za IV kwartał 2015 r. nie wykazano dochodów w par. 0920 „Wpływy z pozostałych odsetek” i wydatków w par. 2400 na kwotę 42,05 zł, pomimo obrotów na wyodrębnionym rachunku dochodów dotyczących wpływu odsetek oraz przelewu do budżetu pozostałości środków finansowych na koniec roku – str. 54-55 protokołu kontroli.

Na podstawie przepisów § 6 ust. 1 pkt 1 i § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej istnieje wymóg sporządzania sprawozdań jednostkowych na podstawie ewidencji księgowej oraz zgodności kwot wykazanych w sprawozdaniach z danymi wynikającymi z tej ewidencji. Do czasu zakończenia kontroli nie dokonywano żadnych korekt sprawozdań dostosowujących je do danych wynikających z ksiąg.

Kontrola prawidłowości procedury planistycznej (str. 29-31 protokołu kontroli) wykazała, że badana jednostka nie przekazała Wójtowi Gminy Krypno projektu planu finansowego na 2015 r. celem weryfikacji. Naruszono tym samym przepisy art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych oraz § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542). Wójt Gminy Krypno przekazał jednostce dane niezbędne do sporządzenia projektu planu finansowego. Z kolei jednostka przekazała jedynie telefonicznie (Skarbnikowi Gminy) informację, że wielkości przedstawione we wstępnym projekcie planu, przekazanym do Urzędu Gminy w dniu 15 października 2015 r., nie uległy zmianom. Zgodnie z przywołanymi przepisami kierownik jednostki budżetowej jest zobowiązany do sporządzenia – na podstawie otrzymanych informacji – projektu planu finansowego, zapewniającego zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej oraz przekazania go Wójtowi Gminy w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia.

Analiza terminowości regulowania zobowiązań wykazała 2 przypadki nieterminowego opłacenia faktur za zakup oleju opałowego (w obu przypadkach 2 dni po terminie), czego przyczyną – jak wyjaśniła główna księgowa – był brak środków na rachunku. Kosztów odsetek nie poniesiono. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 52 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli prawidłowości naliczenia i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r. ustalono w zbadanej próbie, że w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku administracyjnym do podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie ujęto kwoty dodatku funkcyjnego za okres 2015 r. ….[1] zaś w przypadku nauczyciela mianowanego przy naliczaniu podstawy „trzynastki” pominięto kwotę dodatku motywacyjnego …[2] zaniżając w efekcie wypłacone tym pracownikom dodatkowe wynagrodzenie roczne łącznie …[3]. Zgodnie z obowiązującymi przepisami do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego wliczane są wszystkie składniki wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy – art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1144, ze zm.). Pominięcie dodatku funkcyjnego nie znajduje uzasadnienia w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U.  z 1997 r. Nr 2, poz. 14 ze zm.). W przypadku nauczycieli zastosowanie znajdują postanowienia § 1 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz. U. Nr 71, poz. 737 ze zm.) określające, że w wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy nauczyciela (a zatem także w podstawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nauczycieli) uwzględnia się dodatek motywacyjny – str. 41-42 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ustalenia przez badaną jednostkę danych na potrzeby analizy osiągania przez gminę Krypno w 2015 r. wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego (str. 42-46 protokołu kontroli) wykazała nieprawidłowe ustalenie średniej arytmetycznej liczby etatów dla poszczególnych okresów obowiązywania kwot bazowych:

- w przypadku nauczycieli stażystów zaniżono średnią liczbę etatów o 0,05 za okres styczeń-sierpień 2015 r.,

- w przypadku nauczycieli kontraktowych zaniżono średnią liczbę etatów o 1,00 za okres styczeń-sierpień 2015 r.,

- w przypadku nauczycieli mianowanych zawyżono średnią liczbę etatów o 1,00 za okres styczeń-sierpień 2015 r..

Nieprawidłowości były spowodowane błędnym ujęciem etatów dwóch nauczycieli do obliczenia średniorocznej struktury zatrudnienia. W odniesieniu do nauczyciela stażysty przyjęto 17/18 etatu we wskazanym okresie, zaś winno być 16/18. Z kolei etat nauczyciela kontraktowego w tym samym okresie został błędnie wliczony do średniorocznej liczby etatów nauczycieli mianowanych. Błędy te skutkowały nieprawidłowym obliczeniem iloczynu średniego wynagrodzenia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego i średniorocznej liczby etatów, co szczegółowo przedstawiono w treści protokołu kontroli.

Ponadto nieprawidłowo ustalono kwoty wydatków poniesionych w 2015 r. na wynagrodzenia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego:

- kwota wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli stażystów została zaniżona o 2.063,56 zł; przyjęto 50.777,40 zł, winno być 52.840,96 zł,

- kwota wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli kontraktowych została zaniżona o 32.642,45 zł; przyjęto 148.344,11 zł, winno być 180.986,56 zł,

- kwota wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych została zawyżona o 40.932,99 zł; przyjęto 410.495,62 zł, winno być 369.562,63 zł.

W związku z ustaleniami kontroli zmianie podlega kwota różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli na danym stopniu awansu zawodowego a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń, wykazywana w kolumnie 10 sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli. Po skorygowaniu danych o ustalenia kontroli stwierdzono, że w gminie Krypno za 2015 r.:

- tytułem dodatków uzupełniających winna zostać wypłacona nauczycielom mianowanym zatrudnionym Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Krypnie kwota w łącznej wysokości 8.308,51 zł (według danych pierwotnie sporządzonego sprawozdania nauczycielom na tym stopniu awansu dodatki uzupełniające nie przysługiwały, bowiem wykazano różnicę dodatnią między wydatkami faktycznie poniesionymi a iloczynem średniej liczby etatów i średnich wynagrodzeń w wysokości 1.317,84 zł),

- bezpodstawnie wypłacono kwotę 3.139,59 zł tytułem dodatków uzupełniających dla nauczycieli stażystów (z ustaleń kontroli wynika, że dodatki uzupełniające nauczycielom stażystom nie przysługiwały; kwota dodatniej różnicy po korekcie danych wynosi 11,01 zł),

- zmianie podlega kwota dodatniej różnicy w zakresie dotyczącym nauczycieli kontraktowych – według pierwotnego sprawozdania gminy wynosiła ona 12.238,73 zł, a po korekcie o ustalenia kontroli powinna ona wynosić 20.749,02 zł.

         Dane dotyczące nauczycieli dyplomowanych nie były objęte próbą kontrolną.

W wyniku kontroli wydatków z tytułu podróży służbowych (str. 48-50 protokołu kontroli) stwierdzono różnicę w wysokości 233,97 zł pomiędzy ewidencją analityczną do par. 4410 „Podróże służbowe krajowe” a wydatkami faktycznie poniesionymi na ten cel. Różnica wynikała z ujęcia kosztów 2 poleceń wyjazdów służbowych (108,60 zł) w par. 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników” i 1 polecenia (125,37 zł) w par. 4110 „Składki na ubezpieczenie społeczne”, zamiast w par. 4410 (pomimo, że dekretacja na rozliczeniach kosztów podróży była prawidłowa – par. 4410). W trakcie kontroli główna księgowa ujęła kwotę 233,97 zł w par. 4410 klasyfikacji budżetowej, co w konsekwencji przełożyło się na przekroczenie planu o 161,43 zł w rozdziale 80101 „Szkoły podstawowe” i o 45,49 zł w rozdziale 80150 „Realizacja zadań wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki…”. Przedstawiona nieprawidłowość narusza zasadę nieprzekraczalności limitów określonych w planie finansowym wydatków wynikającą z art. 44 ust. 1 pkt 3, art. 52 ust. 1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Stwierdzone przekroczenia planu wydatków świadczą także o niewłaściwym wykonywaniu obowiązków przez główną księgową opatrującą stosownymi podpisami dowody księgowe, których realizacja przy prawidłowym ujęciu w ewidencji skutkowała przekroczeniem planu wydatków. Stosownie do art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych złożenie podpisu przez głównego księgowego oznacza m.in., że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

         W kwestii stosowania w jednostce procedur wewnętrznych w zakresie wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartości 30.000 euro stwierdzono dokumenty sugerujące prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na zakup i dostawę własnym transportem oleju opałowego na 2015 r. Okazano pisma z dnia 2 stycznia 2015 r. skierowane do 2 wykonawców oraz notatkę służbową z dnia 10 stycznia 2015 r., sporządzoną przez Panią Dyrektor, której treść wskazuje na dokonanie wyboru wykonawcy mimo braku pisemnej oferty. Podjęte czynności nie wynikały z obowiązujących w Zespole regulacji wewnętrznych, określonych regulaminem udzielania zamówień publicznych do 30.000 euro. Nie została przez Panią, jako kierownika jednostki, zawarta pisemna umowa na zakup i dostawę oleju opałowego z wybranym wykonawcą, w której określono by jakiekolwiek warunki dostawy, w tym m.in. zasady ustalania ceny. W złożonym wyjaśnieniu poinformowała Pani, iż zamówienie na usługę zakupu i dostawę własnym transportem oleju opałowego wchodziło w skład  zamówienia grupowego składanego przez UG. Kontrola cen pod względem merytorycznym dokonywana była telefonicznie w uzgodnieniem z UG. Z wyjaśnienia wynika zatem, że bezprzedmiotowe jest sporządzanie jakiejkolwiek dokumentacji mającej sugerować wyłanianie przez ZSP wykonawcy dostaw w sytuacji, gdy postępowanie na to zamówienie prowadził Urząd Gminy – str. 51-52 protokołu kontroli.

Badanie wydatków z tytułu odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz gospodarowania środkami Funduszu przeprowadzono pod kątem przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111) oraz art. 53 Karty Nauczyciela. Stwierdzono, że wbrew art. 1 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z którym środki Funduszu są przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej i innych wymienionych enumeratywnie zadań, środki te wykorzystywano przejściowo na realizację wydatków budżetowych. Ustalono, iż na koncie 135, służącym do ewidencji środków Funduszu, obroty w wysokości 87.000 zł dotyczyły zapożyczania środków Funduszu na rachunek bieżący z przeznaczeniem na finansowanie wydatków budżetowych. W czerwcu 2015 r. zapożyczenie wyniosło 67.000 zł, a w lipcu 2015 r. 20.000 zł. Przed upływem miesiąca, w którym miały miejsce zapożyczenia, pobrana kwota była zwracana na rachunek ZFŚS. Przejściowe wykorzystywanie środków Funduszu na realizację wydatków budżetowych wyjaśniono brakiem terminowego zasilenia rachunku bieżącego z budżetu gminy – str. 14 protokołu kontroli.

Ponadto kontroli poddano badaniu prawidłowość naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych pracowników Zespołu oraz przekazania środków na rachunek Funduszu. Jak wynika z ustaleń kontroli odpis pierwotnie naliczony został zaniżony o 3.544,40 zł i winien wynosić 135.044,40 zł (różnice w obliczeniach wskazane w protokole kontroli dotyczą odpisu na nauczycieli, pracowników administracji i obsługi oraz emerytów administracji i obsługi; nie weryfikowano kwoty na nauczycieli emerytowanych ze względów podanych niżej). Przelana na rachunek ZFŚS kwota wynosiła 131.500 zł i stanowiła 100% planu finansowego. Do obliczenia wysokości odpisu na ZFŚS emerytowanych nauczycieli należy przyjąć, zgodnie z art. 53 ust. 2 Karty Nauczyciela, kwotę stanowiącą 5% pobieranych przez nich emerytur. Zgodnie z wyjaśnieniem udzielonym przez główną księgową, iż z uwagi na brak danych, jednostka nie posiada pitów na podstawie, których mogłaby dokonać obliczeń, przyjęto kwotę 930 zł do obliczenia wysokości odpisu. Podkreślenia wymaga także fakt, że wielkość zatrudnienia nauczycieli uległa zmianie w trakcie roku, w związku z czym odpis na ZFŚS nauczycieli także powinien ulec zmianie na koniec 2015 r. Po przeliczeniu zgodnie z faktycznym przeciętnym stanem zatrudnienia w jednostce odpis powinien być mniejszy o 2.620,72 zł. Ostatecznie niedokonanie korekty odpisu w związku ze zmianą w trakcie roku przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli w stosunku do planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych spowodowało zaniżenie kwoty odpisu o 923,68 zł w zakresie kwot, które kontrolujący był w stanie zweryfikować (135.044,40 zł – 2.620,72 zł = 132.423,68 zł; 132.423,68 zł – 131.500 zł = 923,68 zł). Naruszono tym samym przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349). Środki pieniężne z tytułu odpisu na ZFŚS zostały przelane na wyodrębniony rachunek Funduszu z naruszeniem art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z jego brzmieniem równowartość dokonanych odpisów i naliczonych zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości planowanych odpisów. Jak wynika z ustaleń kontroli pierwszy przelew odpisu na rachunek Funduszu miał miejsce 1 czerwca 2015 r. i dotyczył kwoty 71.000 (54% planu wydatków w par. 4440 „Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”) – str. 46-48 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących rzeczowych składników majątku obrotowego (str. 59-64 protokołu kontroli) wykazała potrzebę dookreślenia regulacji wewnętrznych w zakresie realizacji wymogu wynikającego z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj. wskazania metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę. W polityce rachunkowości znajduje się jedynie zapis, że materiały zakupione w niewielkich ilościach i przeznaczone bezpośrednio do zużycia podlegają zaliczeniu do kosztów bezpośrednio po zakupie i nie podlegają ewidencji na kartach zapasów, a tym samym nie prowadzi się dla nich ewidencji szczegółowej. Z kolei w treści pisma Dyrektora Zespołu pn. „Zasady prowadzenia gospodarki magazynowej” (brak daty) wskazano, że w ZSP prowadzony jest magazyn żywności. Żadna z innych obowiązujących w jednostce regulacji nie odnosi się do określenia sposobu prowadzenia ewidencji materiałów. W praktyce dla materiałów biurowych, chemicznych oraz oleju opałowego posługiwano się metodą określoną w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy polegającą na odpisywaniu w koszty wartości materiałów na dzień ich zakupu połączoną z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy. Natomiast w przypadku artykułów żywnościowych stosowano metodę prowadzenia kont ksiąg pomocniczych wymienioną w art. 17 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, tj. ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych.

Stwierdzone nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do  art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Zmodyfikowanie zakresów czynności pracowników, poprzez:

a) określenie zasad zastępstwa pracowników wskazanych w części opisowej wystąpienia w czasie ich nieobecności,

b) pisemne powierzenie obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg inwentarzowych.

2. W zakresie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej:

a) opatrywanie wszystkich regulacji wewnętrznych podpisem kierownika jednostki oraz datami wprowadzenia ich do stosowania,

b) usunięcie z treści regulacji wewnętrznych postanowień odnoszących się do prowadzenia kasy i innych gotówkowych form rozliczeń pieniężnych,

c) wskazanie w treści regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości do 30.000 euro rodzaju waluty dla kwoty określonej jako 15.000 na potrzeby wskazania możliwości dokonania zamówienia po negocjacjach z jednym wykonawcą,

d) usunięcie z regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami postanowień wskazujących na coroczny wzrost wynagrodzenia zasadniczego pracowników co najmniej o średnioroczny wskaźnik wzrostu cen towarów i usług z wyrównaniem od 1 stycznia, mając na uwadze jego nieprzestrzeganie w praktyce, a także brak obowiązku zawierania w regulaminie tego typu regulacji,

e) usunięcie z regulaminu stołówki szkolnej postanowień przewidujących obowiązek corocznego ustalania stawek za żywienie, mając na uwadze jego nieprzestrzeganie w praktyce, a także brak takiej konieczności według przepisów prawa,

f) dostosowanie postanowień polityki rachunkowości do przepisów ustawy o rachunkowości i stanu faktycznego w zakresie wykazu prowadzonych ksiąg rachunkowych,

g) określenie zasad ewidencji pozostałych środków trwałych w zależności od ich wartości,

h) precyzyjne określenie zasad prowadzenia ewidencji poszczególnych grup materiałów,

i) określenie w zakładowym planie kont szczegółowych zasad funkcjonowania poszczególnych kont w ewidencji jednostki,

j) wprowadzenie do zakładowego planu kont kont 740, 820 i 980

k) usunięcie z zakładowego planu kont konta pozabilansowego 951.

3. Przestrzeganie regulacji wewnętrznych przewidujących objęcie arkuszy spisu z natury ewidencją druków ścisłego zarachowania.

4. Usunięcie Skarbnika Gminy z karty wzorów podpisów wskazującej osoby upoważnione do dysponowania rachunkami Zespołu, mając na uwadze, że nie jest pracownikiem jednostki.

5. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach, poprzez:

a) ujmowanie na koncie 976 wzajemnych rozliczeń z innymi jednostkami budżetowymi gminy (Urzędem i GOPS), a następnie prezentowanie ich w informacji uzupełniającej do sprawozdania finansowego Zespołu jako podlegających wyłączeniu przy sporządzaniu sprawozdania finansowego gminy,

b) prowadzenie ewidencji na subkontach dochodów i wydatków do konta 130 w sposób opisany w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia, mając na uwadze przede wszystkim, że na subkoncie dochodów nie mogą być ujmowane operacje związane z realizacją wydatków (zasilenie, wydatki wykonane, zwroty wydatków), a na subkoncie wydatków operacje związane z realizacją dochodów (wpływ, odprowadzenie do budżetu, zwroty dochodów),

c) prowadzenie ewidencji na koncie 130 z zachowaniem zasady czystości obrotów, polegającej na stosowaniu do błędnych operacji, zwrotów, nadpłat i korekt technicznego zapisu ujemnego po obu stronach tego samego subkonta w celu zapewnienia zgodności obrotów odpowiednich subkont z kwotą wykonanych dochodów i wydatków – warunkiem właściwego stosowania technicznego zapisu ujemnego jest prawidłowe wykonanie wniosku dotyczącego ewidencji na subkontach konta 130,

d) ewidencjonowanie przekazania do budżetu środków pozostających na dzień 31 grudnia na wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych z wykorzystaniem konta 820,

e) przestrzeganie zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

f) zapewnienie ciągłości numeracji zapisów dziennika, zgodnie z art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

g) zaniechanie sporządzania dowodu PK (polecenie księgowania) dla operacji dokumentowanych dowodami zewnętrznymi,

h) doprowadzenie do zgodności obrotów zestawienia obrotów i sald i obrotów dziennika,

i) księgowanie zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia jako zwrotu poniesionych wydatków, jeżeli zwrot nastąpił w tym samym roku, w którym nastąpiła wypłata wynagrodzenia;

j) księgowanie zwrotów wynagrodzeń, w zależności od przyczyny zwrotu, w sposób podany w części opisowej wystąpienia, mając na uwadze wykazanie w ewidencji rzeczywistych kwot kosztów i zobowiązań dotyczących wynagrodzeń,

k) zapewnienie automatycznego przenoszenia sald bilansu zamknięcia na bilans otwarcia następnego roku, jak tego wymaga art. 13 ust. 5 ustawy o rachunkowości,

l) zaprzestanie wykorzystywania rachunku bieżącego do przyjmowania i odprowadzania środków zebranych na ubezpieczenie uczniów, mając na uwadze, że operacje te nie dotyczą gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych,

ł) zapewnienie rzetelności ksiąg w zakresie prezentowanego w nich stanu należności,

m) ewidencjonowanie operacji w ewidencji analitycznej wydatków zgodnie z treścią dekretacji wskazującej podziałki klasyfikacji budżetowej wydatku.

6. W zakresie sprawozdawczości:

a) wykazywanie w sprawozdaniach danych zgodnych z danymi wynikającymi  z ksiąg rachunkowych,

b) zaprzestanie ujmowania w sprawozdaniu Rb-27S Zespołu środków pozostających na wyodrębnionym rachunku dochodów (konto 132) na dzień 31 grudnia,

c) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-34S jako dochodów wyodrębnionego rachunku wszystkich wpływów stanowiących dochody tego rachunku (w tym odsetek dopisanych przez bank na koniec roku), zaś jako wydatków tego rachunku w par. 2400 odprowadzonej do budżetu pozostałości środków na tym rachunku na dzień 31 grudnia,

d) dokonanie korekt sprawozdań jednostkowych za 2015 r. przy uwzględnieniu ustaleń zawartych w protokole kontroli i niniejszym wystąpieniu, skutkujących zmianami danych ewidencyjnych, oraz przekazanie ich Wójtowi Gminy Krypno celem skorygowania sprawozdań zbiorczych gminy.

7. Przekazywanie projektów planów finansowych, sporządzonych zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia, Wójtowi Gminy Krypno celem weryfikacji ich zgodności z projektem uchwały budżetowej.

8.  Zapewnienie terminowego regulowania zobowiązań.

9. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy obliczaniu dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Wypłacenie dwóm pracownikom wskazanym w treści protokołu kwot, odpowiednio, …[4] o które zaniżono wysokość przysługującego im dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r.

10. W zakresie ustalania danych na potrzeby sporządzenia przez Wójta Gminy Krypno sprawozdania ze średnich wynagrodzeń nauczycieli:

a) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia należytej staranności przy ustalaniu danych w zakresie średniorocznej liczby etatów i wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego,

b) przygotowanie i przedłożenie Wójtowi Gminy Krypno danych za 2015 r. skorygowanych w wyniku ustaleń kontroli, w celu sporządzenia przez Wójta i przekazania do RIO sprawozdania za 2015 r. zawierającego rzetelne dane,

c) obliczenie – poprzez dokonanie stosownego podziału kwoty 8.308,51 zł – oraz wypłacenie jednorazowych dodatków uzupełniających należnych nauczycielom mianowanym zatrudnionym w 2015 r. w ZSP,

d) zwrócenie się do nauczycieli stażystów o dobrowolny zwrot jednorazowych dodatków uzupełniających wypłaconych im nienależnie za 2015 r. w łącznej wysokości 3.139,59 zł.

11. Angażowanie środków i ponoszenie wydatków w granicach limitów określonych w planie finansowym jednostki.

12. Zaniechanie podejmowania działań mających sugerować wybór przez Panią wykonawcy zamówienia w przypadku, gdy dostawy dla jednostki w tym zakresie objęte zostały zamówieniem prowadzonym przez Urząd Gminy Krypno.

13. W zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych:

a) zaprzestanie angażowania środków ZFŚS w realizację wydatków budżetowych,

b) naliczanie odpisu na ZFŚS zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym celu w szczególności realizowanie obowiązku korygowania jego wysokości w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych oraz pozyskiwanie danych umożliwiających rzetelne ustalenie kwoty odpisu na emerytowanych nauczycieli,

c) zwiększenie odpisu na 2016 r. o kwotę jego zaniżenia za 2015 r. wynoszącą 923,68 zł,

d) przekazywanie równowartości dokonanych odpisów na rachunek ZFŚS w terminach ustawowych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Wójt Gminy Krypno