Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Narew

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 stycznia 2017 roku (znak: RIO.I.6001-11/16), o treści jak niżej:

Pan

Andrzej Pleskowicz

Wójt Gminy Narew

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Narew za 2015 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Narew na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono szereg nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

           Zgodnie z obowiązującym regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy pracą Urzędu kieruje Wójt przy pomocy zastępcy, sekretarza i skarbnika oraz kierowników referatów. Ustalono, że w jednostce nie został powołany zastępca Wójta. W wyniku poprzednio przeprowadzonej kontroli, wystąpieniem pokontrolnym z dnia 20 kwietnia 2012 r., wskazano na podjęcie działań w celu powołania zastępcy Pana Wójta, mając na uwadze przyjęte w regulaminie organizacyjnym zasady funkcjonowania Urzędu Gminy. W odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń wskazał Pan, że stanowisko zastępcy Wójta zostanie obsadzone w czerwcu 2012 r. Jak wynika z ustaleń kontroli, zalecenie nie zostało wykonane. Nieobsadzenie stanowiska zastępcy Wójta tworzy ponadto sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446), w gminie Narew może być powołany jeden zastępca Wójta. Należy wskazać, że art. 28g przywołanej ustawy określa w sposób jednoznaczny sposób kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji Wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością  do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje Wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy – str. 2 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że księgi rachunkowe Gminnej Biblioteki Publicznej oraz Narwiańskiego Ośrodka Kultury w dalszym ciągu prowadzi pracownik zatrudniony w Urzędzie Gminy na stanowisku podinspektora w referacie finansowym. Zakresem czynności nadanym przez poprzedniego Wójta Gminy Narew w dniu 25 września 2007 r. przypisano osobie tej m.in. prowadzenie spraw finansowo-księgowych Narwiańskiego Ośrodka Kultury. Zakresem czynności z dnia 1 kwietnia 2016 r. dodał Pan do obowiązków tego pracownika także prowadzenie spraw finansowo-księgowych Gminnej Biblioteki Publicznej w Narwi – str. 6 protokołu kontroli. Na niezgodność tego stanu z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) wskazywałem Panu w wystąpieniu wystosowanym po kontroli kompleksowej przeprowadzonej w 2012 r. W odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń zapewniał Pan, że warunki do wykonywania obowiązków z zakresu rachunkowości przez kierowników instytucji kultury zostaną stworzone.

W okresie objętym kontrolą, tj. w 2015 r., stwierdzony stan faktyczny podlegał analogicznej ocenie jak w 2012 r. Pragnę jednak wskazać, że od 1 stycznia 2016 r. obowiązują regulacje wynikające z ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. w sprawie zmiany ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045), wprowadzające w treści ustawy o samorządzie gminnym jednolite zasady organizowania i wykonywania wspólnej obsługi wszelkiego rodzaju gminnych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych (w tym instytucji kultury). Wykładnia tych przepisów dokonana przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku wskazuje jednak na brak możliwości objęcia wspólną obsługą na terenie gminy tylko instytucji kultury. Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2016 r. art. 10b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym instytucje kultury mogą przystępować do wspólnej obsługi na podstawie porozumień zawieranych z jednostką obsługującą, określając w treści porozumienia zakres wspólnej obsługi. Zwrócenia uwagi wymaga jednak, że regulacje wprowadzone od 1 stycznia 2016 r. wskazują jako „jednostkę obsługującą” wyłącznie jednostkę wskazaną uchwałą rady gminy do obsługi jednostek niemających osobowości prawnej (jednostek budżetowych i zakładów budżetowych) – art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. Brak woli organów gminy co do organizowania na terenie gminy wspólnej obsługi jakiejkolwiek jednostki budżetowej powoduje więc, że nie ma potrzeby podejmowania uchwały na podstawie art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, a w konsekwencji na terenie gminy nie ma żadnej jednostki o charakterze jednostki obsługującej. Uniemożliwia to w ocenie Izby zorganizowanie wspólnej obsługi instytucji kultury zgodnie z przepisami ustawy. Za wnioskiem tym przemawia również wskazanie w art. 10b ust. 3 ustawy, że zorganizowanie wspólnej obsługi instytucji kultury polega na „przystąpieniu” jej do wspólnej obsługi. „Przystąpienie” może mieć miejsce tylko wtedy, gdy na terenie gminy są już jednostki budżetowe lub zakłady budżetowe objęte wspólną obsługą przez jednostkę obsługującą wskazaną uchwałą rady gminy, tzn. gdy istnieje jednostka, z którą kierownik instytucji kultury może zawrzeć stosowne porozumienie w sprawie przystąpienia do obsługi.

           Reasumując, obowiązek zatrudnienia głównego księgowego przez kierowników instytucji kultury – na podstawie art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870) – jest aktualny także po 1 stycznia 2016 r., chyba że Rada Gminy Narew podejmie na podstawie art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym uchwałę określającą np. Urząd Gminy jako jednostkę obsługującą dla GOPS czy Zespołu Szkolno-Przedszkolnego (jednostek budżetowych). Tylko w takiej sytuacji kierownicy instytucji kultury mogliby z Panem Wójtem – jako kierownikiem istniejącej na terenie gminy jednostki obsługującej – zawrzeć porozumienie na podstawie art. 10b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.

           Z ustaleń kontroli wynika, że zarówno GOPS jak i ZS-P zatrudniają głównych księgowych na podstawie umowy o pracę i stan ten nie uległ zmianie do czasu zakończenia kontroli.

           Analiza obowiązujących w jednostce regulacji wewnętrznych składających się na przyjęte zasady (politykę) rachunkowości wykazała, iż nie spełniają one podstawowych wymogów określonych w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.). Brak w nich m.in. określenia systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Regulacje wewnętrzne nie odnoszą się też do prowadzenia ksiąg za pomocą komputera. Zgodnie z postanowieniami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) i c) ustawy dokumentacja powinna zawierać wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji – str. 13-14 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała ponadto rozbieżności między wykazem kont przyjętym w zakładowym planie kont a treścią załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.). Załącznik nr 3 do zarządzenia Pana Wójta Nr 60/2015 z dnia 21 sierpnia 2015 r., zatytułowany „Wykaz kont syntetycznych Urzędu Gminy Narew”, wśród kont bilansowych zespołu 7 „Przychody, dochody i koszty” wymienia konta 770 „Zyski nadzwyczajne” i 771 „Straty nadzwyczajne”, które zostały usunięte z rozporządzenia od 1 stycznia 2016 r. na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 listopada 2015 r. (Dz. U. z 2015 r. poz. 1954), zmieniającego rozporządzenie z dnia 5 lipca 2010 r. Z kolei konto 140 według zakładowego planu kont nosi nazwę „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, natomiast zgodnie z treścią załącznika nr 3 do rozporządzenia nazwa konta 140 brzmi „Krótkoterminowe aktywa finansowe” – str. 14 protokołu kontroli.

           W wyniku porównania kont syntetycznych prowadzonych w księdze głównej z kontami przewidzianymi zakładowym planem kont stwierdzono, że w księdze Urzędu występuje konto 721 „Przychody urzędu z tytułu dochodów zrealizowanych w budżecie”, które nie zostało przewidziane zakładowym planem kont – str. 28 protokołu kontroli.

           W zakresie organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej stwierdzono, że osobą prowadzącą ewidencję druków ścisłego zarachowania jest pracownik zatrudniony na stanowisku pomocy administracyjnej, zajmujący się jednocześnie poborem wpłat gotówkowych w jednostce, m.in. opłaty skarbowej. Nie stwierdzono przy tym, aby obowiązki w zakresie prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania i przyjmowania wpłat gotówkowych zostały powierzone pracownikowi zakresem czynności. Osoba ta została natomiast wyznaczona uchwałą Rady Gminy jako inkasent opłaty skarbowej. W praktyce omawiany pracownik jest zatem osobą, która sama sobie wydaje druki ścisłego zarachowania (w celu przyjęcia wpłat) i jednocześnie prowadzi ewidencję przyjęcia, wydania i rozliczenia wykorzystania tych druków. Poczynione ustalenia wskazują na wadliwość przyjętej organizacji gospodarki drukami ścisłego zarachowania, jako niezapewniającej należytej kontroli tych procesów.

Ponadto nie stwierdzono, aby pobieranie opłat na kwitariusze przychodowe i ich odprowadzanie do banku było przedmiotem okresowej kontroli wewnętrznej w jednostce, przeprowadzanej przez Skarbnika Gminy bądź innego upoważnionego pracownika, jak to przewidują postanowienia Instrukcji w sprawie systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Według regulacji wewnętrznych pracownik przyjmujący wpłaty na kwitariusze przychodowe niezwłocznie rozlicza je w banku. Ustalono, że w praktyce przyjęta gotówka odprowadzana jest do banku np. po kilkunastu dniach od pobrania, a w tym czasie przechowywana jest w szafie pancernej – str. 35-37 protokołu kontroli.

Analiza zagadnień dotyczących kontroli zarządczej wykazała też, że w wykazie osób uprawnionych do sprawdzania dowodów księgowych Urzędu Gminy pod względem merytorycznym wskazano, jako osobę upoważnioną, kierownika GOPS. Wykaz wymienia także głównego księgowego GOPS jako jedną z osób upoważnionych do „zatwierdzania dowodów do wypłaty”. Ponadto instrukcja systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych została określona jako opracowana dla Urzędu Gminy Narew oraz GOPS w Narwi – str. 10-11 protokołu kontroli. Należy wskazać, że stosownie do przepisów art. 53 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych odpowiedzialność za gospodarkę finansową każdej jednostki oraz za należyte funkcjonowanie kontroli zarządczej ponosi kierownik danej jednostki. Jego obowiązki i odpowiedzialność w zakresie kontroli procesów składających się na gospodarkę finansową kierowanej jednostki stanowią jeden z głównych elementów pełnionej funkcji – niezależny od ustaleń Pana Wójta. Kierownicy jednostek mogą zaś przekazywać obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wykonywania zadań składających się na gospodarkę finansową tylko na rzecz pracowników kierowanych przez siebie jednostek. Za bezpodstawne należy uznać zatem wskazywanie w zarządzeniach Pana Wójta pracownika innej jednostki organizacyjnej jako osoby uprawnionej do wykonywania czynności kontrolnych wobec dokumentów finansowo-księgowych Urzędu Gminy lub regulowanie zasad obiegu i kontroli dokumentów w innej jednostce, należące do obowiązków przynależnych kierownikowi tej jednostki.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… wykazała, że:

a) do konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” prowadzono sześć subkont: 130-1 subkonto dochodów, 130-2 subkonto wydatków, 130-3 rachunek bieżący wydatków projektu „Narodowy program przebudowy dróg lokalnych Etap II Bezpieczeństwo-Dostępność-Rozwój” Przebudowa ul. Ogrodowej w Narwi, 130-4 rachunek bieżący wydatków – współdziałanie w realizacji projektu „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego – część II, administracja samorządowa”, 130-5 rachunek bieżący wydatków projektu „Remont i przebudowa oczyszczalni ścieków w Narwi” i 130-6 rachunek bieżący wydatków projektu „Wspólnie chronimy Puszczę Białowieską” – zakup pozostałych środków trwałych do OSP, z czego subkonto 130-4 służyło ewidencji odrębnego rachunku bankowego, zaś pozostałe subkonta zostały wyodrębnione w ramach rachunku bieżącego Urzędu służącego realizacji dochodów i wydatków i były wykorzystywane do ewidencji operacji zachodzących na tym rachunku. Przyjęty sposób ewidencji na koncie 130 powoduje, że z ksiąg Urzędu nie wynika saldo rachunku bieżącego Urzędu; ustalenie obrotów i salda tego rachunku wymaga dokonywania ręcznych obliczeń – str. 22 protokołu kontroli,

b) obroty strony Ma subkonta wydatków (130-2) w wysokości 10.455.155,11 zł zawyżono o dokonane pod datą 31 grudnia 2015 r. następujące księgowania: Wn 130-1 – Ma 130-2 na kwotę 101.722,97 zł, Wn 130-3 – Ma 130-2 na kwotę 1.179.437,06 zł, Wn 130-5 – Ma 130-2 na kwotę 1.330.751,83 zł i Wn 130-6 – Ma 130-2 na kwotę 21.976,92 zł (które ujęto uprzednio na subkontach: 130-3, 5 i 6 i dodatkowo wskazanym księgowaniem przeniesiono na subkonto 130-2), tj. razem o 2.633.888,78 zł; dodatkowo zawyżono je o podwójne ujęcie kwoty 367.854,14 zł dotyczącej zwrotów wydatków lub mylnych wpłat, do których nie zastosowano technicznego zapisu ujemnego; obroty zaniżono też o kwotę 943,24 zł z powodu nieujęcia na koncie 130 wydatku z tytułu odsetek, poniesionego bezpośrednio z rachunku budżetu – pod datą 31 grudnia 2015 r. dokonano w księgach Urzędu zapisu na kwotę 943,24 zł w korespondencji kont Wn 240-4 „Pozostałe rozrachunki” – Ma 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”. Natomiast w ewidencji budżetu pod datą 31 grudnia 2015 r. widnieje zapis Wn 223-1 – Ma 133-3 „Rozrachunki budżetu” na kwotę 943,24 zł jako mylne pobranie odsetek. Wydatek nie został ujęty na koncie 130, natomiast wykazano go w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S – str. 22-23 i 25 protokołu kontroli; w efekcie suma obrotów strony Ma subkont prowadzonych dla ewidencji wydatków przekraczała kwotę zrealizowanych wydatków Urzędu, co sprzeciwia się zasadom funkcjonowania konta 130 określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia,

c) w księgach Urzędu błędnie zaksięgowano wydatek na kwotę 729,66 zł z tytułu zakupu artykułów biurowych na potrzeby organizacji wyborów; wydatek ujęto na koncie 130-3 przeznaczonym do ewidencji wydatków poniesionych na realizację projektu „Narodowy program przebudowy dróg lokalnych Etap II Bezpieczeństwo – Dostępność – Rozwój – przebudowa ulicy Ogrodowej w Narwi”, pomimo, iż zgodnie z dekretacją ujętą na fakturze wydatek zakwalifikowano w rozdz. 75107 „Wybory Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej” wskazując konta Wn 401-1 „Zużycie materiałów i energii” – Ma 130-2 – str. 24-25 protokołu kontroli,

d) nie zachowywano, w szeregu przypadków, określonej załącznikami nr 2 i 3 do rozporządzenia zasady, w myśl której zapisy na kontach 130 i 133 dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów pomiędzy jednostką a bankiem, a także, że na koncie 130 obowiązuje zasada czystości obrotów nakazująca stosowanie do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt (zaksięgowanych zgodnie z danymi wyciągu bankowego) dodatkowego technicznego zapisu ujemnego. Opis operacji, których dotyczą ustalenia zawarto na str. 23-24, 26 i 27 protokołu kontroli,

e) opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi uiszczane były przez kontrahentów na indywidualne rachunki bankowe otwarte w Banku Spółdzielczym w Narwi, prowadzącym bankową obsługę gminy. Wpłaty przekazywane były przez bank (codziennie) na zbiorczy rachunek bankowy przeznaczony dla opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, a następnie na rachunek bieżący Urzędu, którą to operację ujmowano w ewidencji jednostki zapisem Wn 130-1 – Ma 221-4 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Nie stwierdzono, aby prowadzono ewidencję obrotów na rachunku zbiorczym; rachunkowi temu nie przypisano żadnego konta w ewidencji. Jako realizację dochodów i uregulowanie należności przez zobowiązanego traktowano dopiero wpływ środków na rachunek bieżący Urzędu – str. 40-41 protokołu kontroli,

f) jednostka posiada dwa otwarte pomocnicze rachunki bankowe o nazwie „Lepszy start, wyrównanie szans uczniów” oraz „Dofinansowanie kosztów kształcenia pracownika młodocianego”, pomimo, iż ukończono realizację zadań, w związku z którymi zostały one otwarte; rachunki te nie są objęte ewidencją księgową; w 2015 r. na rachunkach tych nie wystąpiły żadne obroty, a zerowe salda na dzień 31 grudnia 2015 r. zostały potwierdzone przez bank – str. 41 protokołu kontroli,

g) ewidencja analityczna do konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” jest prowadzona ręcznie na kartach kontowych, przy czym dla każdego roku zakłada się oddzielną teczkę z kartami kontowymi dla każdego z kontrahentów, i tak w przypadku występowania zobowiązania wobec danego kontrahenta na koniec roku zapłata zobowiązania ujmowana jest już na nowo otwartej karcie kontowej danego kontrahenta w kolejnym roku budżetowym (BO stanowi kwotę zobowiązania według stanu na koniec poprzedniego roku); zapisy na kartach kontowych nie posiadają cech zapisów księgowych, o których mowa w art. 23 ust. 2 ustawy; ponadto wszystkie zobowiązania występujące w ewidencji analitycznej do konta 201 zostały zaewidencjonowane zbiorczą kwotą w ewidencji syntetycznej pod datą 31 grudnia 2015 r. na podstawie dowodu PK, zatem występowała okresowa niezgodność między ewidencją syntetyczną i analityczną, wbrew postanowieniom art. 16 ust. 1 ustawy; dane zawarte na wskazanym wyżej dowodzie PK nie pozwalają na uznanie go za posiadający cechy dowodu księgowego – zawierały niezrozumiały tekst opisu operacji, liczne skreślenia, przeprawienia, dopiski innym kolorem tuszu – str. 44 protokołu kontroli,

h) stan konta syntetycznego 224 „Rozrachunki budżetu” w ewidencji budżetu wykazano na koniec 2015 r. per saldo; na koncie wykazane zostało saldo Wn w wysokości 43.432,85 zł, podczas gdy należało wykazać należności w kwocie 46.882,21 zł i zobowiązania w wysokości 3.449,36 zł. Zaniechanie ustalenia salda dwustronnego narusza zasady funkcjonowania konta 224 zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Przedstawiona nieprawidłowość miała wpływ na prezentację danych w bilansie z wykonania budżetu za 2015 r., w którym wykazano należności od budżetów na kwotę 43.432,85 zł, nie wykazując zobowiązań wobec budżetów, które powinny wynosić 3.449,36 zł – str. 17 i 34 protokołu kontroli,

i) w dniu 31 grudnia 2015 r. na konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu” przeksięgowano salda kont 961 „Wynik wykonania budżetu” w kwocie 490.580,37 zł, oznaczające nadwyżkę za 2014 r., oraz 962 „Wynik na pozostałych operacjach” w kwocie 46.838 zł ustalone na koniec 2014 r. Zgodnie z zasadami funkcjonowania kont 961 i 962 zawartymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia, salda te przenosi się na konto 960 w roku następnym, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu; zatwierdzenie sprawozdania za 2014 r. przez Radę Gminy miało miejsce 22 czerwca 2015 r. – str. 20-21 protokołu kontroli,

j) nieprawidłowo ewidencjonowano rozliczenia dotyczące należności i dochodów z tytułu wypłaconych świadczeń alimentacyjnych; wpływy środków od dłużników ujmowano tylko w księgach budżetu, przy użyciu konta 133-2 – środki z zaliczek i funduszu alimentacyjnego (do którego prowadzony jest odrębny rachunek bankowy), zaś rozliczenia z PUW przy użyciu konta 224-5 – rozrachunki z tytułu dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa; należności z tytułu funduszu alimentacyjnego ewidencjonowano w księgach Urzędu jako jednostki budżetowej na koncie 221-3. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 30-33 protokołu kontroli, wydatki na wypłatę świadczeń alimentacyjnych realizowane są z planu finansowego Urzędu, na podstawie decyzji wydawanych przez Pana Wójta. Analiza widniejącej na koncie 221-3 kwoty należności – wynoszącej 414.300,86 zł i w takiej wysokości wykazanej w sprawozdaniu Rb-27S oraz jako zaległości w części B sprawozdania Rb-27ZZ – wykazała, że w ewidencji syntetycznej nie zaksięgowano na koniec 2015 r. należności w części przypadającej budżetowi państwa na łączną kwotę 559.284,16 zł, pomimo iż widnieją one w ręcznie prowadzonych kartotekach poszczególnych dłużników (na podstawie tej ewidencji sporządzono sprawozdanie Rb-27ZZ). W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Gminy wskazała, że należności Skarbu Państwa w zakresie funduszu alimentacyjnego nie zostały wykazane w urządzeniach księgowych (…) z powodu braku świadomości obowiązku wykazywania ich w ewidencji księgowej urzędu,

k) nie prowadzono żadnej ewidencji analitycznej dochodów z zadań zleconych według podziałek klasyfikacji budżetowej na potrzeby sporządzenia sprawozdania Rb-27ZZ; ewidencja taka powinna stanowić podstawę wykazania w sprawozdaniu Rb-27ZZ danych w paragrafach, w których realizowane są dochody, tj. par. 0920, 0970 i 0980; stosownie do § 6 ust. 1 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015) dane w zakresie dochodów wykonanych wykazuje się w sprawozdaniu Rb-27ZZ na podstawie ewidencji analitycznej do konta rachunek bieżący jednostki budżetowej, tj. do konta 130. Jak wyżej wskazano, rachunek służący gromadzeniu dochodów z zadań zleconych księgowano w ewidencji budżetu na koncie 133-2, zamiast jako jedno z kont prowadzonych w ramach konta 130, do którego prowadzona byłaby ewidencja analityczna według podziałek klasyfikacji budżetowej. Rozliczenia dochodów z PUW powinny zaś być prowadzone z rachunku budżetu. Jak wynika z wyjaśnienia Skarbnika, sprawozdanie sporządzane było na podstawie ręcznie prowadzonego rejestru, w którym ujmowano wpłaty rozdzielając je na część dotyczącą Skarbu Państwa i gminy – str. 31-32 protokołu kontroli,

l) nie zachowano, wbrew wymogom art. 16 ust. 1 ustawy, zgodności pomiędzy ewidencją syntetyczną prowadzoną do konta 221 a ewidencją analityczną – na koniec 2015 r. wystąpiła rozbieżność na kwotę 11.077,23 zł, na którą składają się następujące wielkości odpowiadające różnicom między danymi konta syntetycznego 221 a danymi wynikającymi ze sprawozdania Rb-27S i ewidencji analitycznej: 0,30 zł w rozdz. 75616 „Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego…” par. 0310 „Wpływy z podatku od nieruchomości”, 1.382,40 zł w rozdz. 90001 „Gospodarka ściekowa i ochrona wód” par. 0830 Wpływy z usług” i 9.694,53 zł w rodz. 90002 „Gospodarka odpadami” par. 0490 „Wpływy z innych lokalnych opłat…”. Powyższe jest konsekwencją przede wszystkim ujmowania w ewidencji syntetycznej Urzędu na koncie 221 samych zaległości (należności wymagalnych) z pominięciem kwot należności niewymagalnych, ujętych w ewidencji analitycznej, co przejawiało się tym, iż stwierdzone różnice odpowiadały kwotom, o które należności pozostałe do zapłaty przekraczały zaległości netto wykazane w sprawozdaniu w tych podziałkach klasyfikacyjnych – str. 50-51 protokołu kontroli,

ł) dane w zakresie zaległości i nadpłat z tytułu dochodów budżetowych pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz gminy nie zostały ujęte na koncie 221 w ewidencji jednostki, jak tego wymaga załącznik nr 3 do rozporządzenia, zaś do sprawozdania Rb-27S wprowadzono je bezpośrednio z informacji przekazywanych jednostce przez urzędy skarbowe (zostały wykazane jako należności w kol. 9 sprawozdania, nie zostały zaś wykazane jako zaległości); ustalenie dotyczyło kwoty należności 5.576,32 zł, w tym zaległości 5.438,20 zł. Spowodowało to rozbieżności między danymi ksiąg a danymi sprawozdania Rb-27S – str. 48-49 protokołu kontroli,

m) w ewidencji Urzędu wykazano nierealne saldo Ma na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”; saldo wynosiło 5.464,71 zł, a w jego skład wchodziła m.in. kwota 3.000 zł (saldo Ma konta 240-4 „Sumy do wyjaśnienia”) wynikająca z faktury z dnia 7 września 2015 r. za zakup sprzętu i odzieży strażackiej, wystawionej przez Oddział Wojewódzki Związku OSP RP Województwa Podlaskiego. Faktura opiewała na łączną kwotę 12.235,20 zł, z czego zapłacono gotówką 5.010 zł, a do zapłaty pozostało 7.225,20 zł z terminem płatności do 21 września 2015 r. Fakturę opłacono w kwocie 4.225,20 zł (stwierdzono, że w ramach przyjęcia środków trwałych z zakupu zastosowano m.in. błędne zapisy Wn 013 „Pozostałe środki trwałe” – Ma 800 „Fundusz jednostki” i Wn 800 – Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych…”). W dniu 25 stycznia 2016 r. Oddział Wojewódzki Związku OSP RP wystawił notę księgową na kwotę 3.000 zł, o treści „Uznajemy Was na kwotę 3.000 zł za fakturę (…) z dnia 07.09.2015 r.”. Na podstawie noty w księgach 2016 roku wprowadzono zapis księgowy (-) Wn 800 – (-) Ma 240-4, natomiast w księgach rachunkowych 2015 r. ujęto ją zapisem Wn 401-1 – Ma 240-4 (poz. PK 29 z 31.12.2015 r.), w wyniku czego powstało omawiane saldo, które nie powinno wystąpić, ponieważ zgodnie z zasadą memoriału wyrażoną w treści art. 6 ust. 1 ustawy koszty i zobowiązania według stanu na koniec 2015 r. nie istniały – str. 51-53 protokołu kontroli,

n) jednostka prowadzi odrębny rachunek bankowy, któremu w ewidencji Urzędu odpowiada konto 139-2 o nazwie „Rachunek wpłat za sprzedane mienie gminne, wadia za uczestnictwo w przetargach na sprzedaż mienia gminnego”, służący do gromadzenia środków pieniężnych z tytułu sprzedaży nieruchomości gminnych, które są następnie okresowo przelewane na rachunek bieżący Urzędu i dopiero wtedy ujmowane jako dochody budżetu; należy podkreślić, że wpływ środków na konto 139-2 nie był ewidencjonowany jako realizacja dochodu w momencie jego faktycznej, kasowej realizacji, zaś stosowana częstotliwość przelewów na konto 130 spowodowała nieprawidłowe wykazywanie (okresowe zaniżanie) w ewidencji i sprawozdaniu Rb-27S osiąganych przez gminę dochodów z tytułu sprzedaży mienia. Naruszono tym samym zasadę kasowego ustalania dochodów budżetu wynikająca m.in. z § 5 rozporządzenia. Przykładowo, w sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym na koniec marca 2015 r. nie wykazano żadnych dochodów ze sprzedaży nieruchomości, podczas gdy na koncie 139-2 znajdowały się tego dnia środki w wysokości 36.990 zł, w tym 36.907 zł z tytułu sprzedaży nieruchomości, z kolei wpływy na rachunek ewidencjonowany na koncie 139-2 zrealizowane w okresie od 8 lipca do 30 września 2015 r. przekazano na rachunek bieżący Urzędu dopiero 17 grudnia 2015 r., co przełożyło się na zaniżenie dochodów ze sprzedaży nieruchomości według stanu na 30 września 2015 r. o 16.498,18 zł – str. 53-54 protokołu kontroli,

o) w księgach Urzędu nie funkcjonuje konto 290 „Odpisy aktualizujące należności”, przewidziane zakładowym planem kont, a tym samym nie są dokonywane odpisy aktualizujące należności, pomimo zaistnienia okoliczności wskazanych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy. Z analizy należności ujętych na koncie 221 na początek i koniec 2015 r. wynika, że część z nich posiadała cechy kwalifikujące do dokonania odpisu ze względu na niewielkie prawdopodobieństwo ściągnięcia, co dotyczy m.in. większości ujętych w księgach Urzędu należności od dłużników alimentacyjnych – str. 57 protokołu kontroli,

p) jednostka nie prowadzi ewidencji analitycznej gruntów spełniającej wymagania określone przepisami ustawy o rachunkowości i zasadami funkcjonowania konta 011 „Środki trwałe”; jak wynika z ustaleń zawartych na str. 81-82 i 147-148 protokołu kontroli, ewidencję wartości gruntów prowadzono na koncie syntetycznym 011-1. Wartość ta na koniec 2015 r. wyniosła 266.741,92 zł. Zmiany w stanie gruntów wynikające z nabywania i zbywania nanoszone są tylko w ewidencji syntetycznej przy zastosowaniu „wartości średniej” dla poszczególnych rodzajów gruntu, bowiem pojedyncze działki nie są wycenione. Naruszono tym samym przepisy art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy, a także art. 28 ust. 1 pkt 1, zgodnie z którym środki trwałe nie rzadziej niż na dzień bilansowy ujmuje się w księgach rachunkowych po cenie nabycia lub koszcie wytworzenia. Na „arkuszu spisu z natury Nr 14/2015” wycenionym przez Skarbnika Gminy wykazano: grunty rolne (152 ha) o wartości 92.687,21 zł, lasy (48 ha), grunty zakrzaczone (13 ha), tereny mieszkaniowe (3 ha), tereny przemysłowe (1 ha) o wartości 158.023,40 zł, inne tereny zabudowane (8 ha), tereny rekreacyjno-wypoczynkowe (6 ha), drogi (153 ha) o wartości 7.533.211,49 zł, użytki kopalne (15 ha) i nieużytki (16 ha) o łącznej wartości 16.031,31 zł, tj. razem 7.799.953,41 zł – wartości te nie wynikają z ewidencji księgowej gruntów, bowiem – poza faktem rozbieżności kwot z ewidencją syntetyczną – nie jest też prowadzona ewidencja analityczna na poszczególne działki. Należy przy tym wskazać, że wycena dokonana w oderwaniu od wartości księgowej nie stanowi danych umożliwiających porównanie wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach, tj. realizacji obowiązku wynikającego z art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zaś inwentaryzacja gruntów powinna być dokumentowana w sposób właściwy metodzie jej przeprowadzenia, tj. metodzie porównania danych ksiąg z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, a nie metodzie spisu z natury – art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości,

q) do ewidencji środków trwałych prowadzonej na koncie 011 przyjęto drukarkę zakupioną za kwotę 2.715 zł (wydatek sklasyfikowano jako bieżący) oraz zestaw komputerowy zakupiony za kwotę 3.430 zł (wydatek poniesiono jako majątkowy w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”); zgodnie z obowiązującą w jednostce „Instrukcją w sprawie gospodarowania majątkiem trwałym…” za środki trwałe uważa się składniki majątku, których wartość początkową określa ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. 3.500 zł). Traktowanie jako wydatków majątkowych zakupów środków trwałych o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł sprzeciwia się natomiast opisowi zawartemu  w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) – str. 147 protokołu kontroli,

r) mimo ustalenia dolnej granicy wartości pozostałych środków trwałych podlegających ewidencji ilościowo-wartościowej na poziomie 10% wartości środków trwałych określonych odrębnymi przepisami (tj. na poziomie 350 zł) stwierdzono przypadki ujmowania na tym koncie składników majątkowych o wartości nieprzekraczającej 350 zł – str. 158 protokołu kontroli,

s) nie wskazywano w ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych numerów inwentarzowych, miejsc znajdowania się składników majątku oraz dowodów księgowych będących podstawą zapisu w ewidencji szczegółowej. Konsekwencją nieoznakowania środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych numerami inwentarzowymi oraz niewskazania miejsc znajdowania się przedmiotów było w większości przypadków pominięcie tych danych w arkuszach spisowych. Numery inwentarzowe stanowią element umożliwiający jednoznaczną identyfikację środków trwałych, co ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych, w tym jednoznacznego powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych (art. 27 ustawy). Wymagania co do treści zapisów w księgach rachunkowych, w tym pomocniczych, określa zaś art. 23 ust. 2 ustawy.  Obowiązek prowadzenia ksiąg inwentarzowych z uwzględnieniem m.in. miejsc użytkowania oraz osoby, której przekazano środek do użytku wynika z zasad funkcjonowania konta 011 oraz z obowiązującej w Urzędzie Gminy „Instrukcji w sprawie gospodarowania majątkiem trwałym…” – str. 147-148 oraz 157-158 protokołu kontroli,

t) okazana ewidencja analityczna środków trwałych to karty środków trwałych, przechowywane w jednym segregatorze łącznie z kartami nieaktualnymi (dotyczącymi środków trwałych, które zostały już sprzedane, zutylizowane czy przekazane). Część kart jest wypełniona ręcznie z licznymi skreśleniami, przeprawieniami, dopiskami ołówkiem). Karty nie są pogrupowane według kont, których dotyczą (prowadzone są konta od 011-1 do 011-8), niektóre nie zawierają grupy klasyfikacyjnej środków trwałych. Wobec powyższego nie było możliwe jednoznaczne stwierdzenie ich zgodności z kontami prowadzonymi w ramach konta 011 w programie komputerowym – str. 147-148 protokołu kontroli,

u) stwierdzono dwa przypadki niezachowania zgodności zapisów ewidencji syntetycznej z zapisami ewidencji analitycznej na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, które szczegółowo opisano na str. 150-151 protokołu kontroli,

w) funkcja konta 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje” została ograniczona do ewidencji wydatków dotyczących rozliczenia dotacji budżetowych z planu finansowego Urzędu – nie ujmowano na nim równowartości wydatków poniesionych na inwestycje. W efekcie na koncie 800 nie występują zapisy zwiększające fundusz w związku z wykorzystaniem środków budżetu gminy na finansowanie inwestycji i zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także zapis zmniejszający fundusz z tytułu przeksięgowania z konta 810 równowartości środków wykorzystanych na finansowanie wydatków inwestycyjnych – str. 152 protokołu kontroli.

Analiza zapisów w ewidencji księgowej wykazała ponadto błędne przeksięgowanie pod datą 31 grudnia 2015 r. kwoty 26.768 zł dotyczącej dochodów z tytułu odszkodowania za przejętą z mocy prawa na rzecz Województwa Podlaskiego działkę stanowiącą uprzednio własność gminy Narew – z prawidłowego par. 0800 „Wpływy z tytułu odszkodowania za przejęte nieruchomości pod inwestycje celu publicznego” do par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” – str. 19 protokołu kontroli. Naruszono tym samym postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Ponadto należy wskazać, że zgodnie z instrukcją zawartą na wstępie załącznika nr 3 do rozporządzenia dochody w par. 0800 stanowią dochody majątkowe gminy, podczas gdy dochody w par. 0970 są dochodami bieżącymi. Błędna operacja przeniesienia dochodów do par. 0970 zaniżyła zatem kwotę dochodów majątkowych. Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków majątkowych i bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych). W stwierdzonym stanie faktycznym omówiona błędna operacja miała wpływ na mniej korzystne ukształtowanie się wskaźnika i relacji względem rzeczywistej realizacji dochodów majątkowych. Z kolei zawyżenie dochodów majątkowych nastąpiło o kwotę 3.430 zł w związku z ujęciem w par. 6060 wydatku na zakup komputera, o czym była mowa w części wystąpienia dotyczącej nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej stwierdzono ponadto inne przypadki nieprawidłowego kwalifikowania operacji w świetle przepisów rozporządzenia. Polegało to na klasyfikowaniu wpływów z tytułu wieczystego użytkowania w dziale 010 „Rolnictwo i łowiectwo”. Jak wynika z ustaleń kontroli, grunty oddano w użytkowanie wieczyste m.in. spółce prowadzącej działalność gospodarczą i spółdzielni mieszkaniowej, co nie uzasadnia ujmowania ich w dziale 010. Z kolei dochody z czynszów za najem lokali mieszkalnych ujmowano bezpodstawnie w dziale 710 „Działalność usługowa”, zamiast w dziale 700 „Gospodarka mieszkaniowa”. Dodatkowo wskazania wymaga, że wpływy z najmu lokali mieszkalnych były klasyfikowane w par. 083 „Wpływy z usług”, zamiast w par. 075 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych…” – str. 72-74 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że saldo zobowiązania z tytułu spłaty pożyczki zaciągniętej umową zawartą w dniu 20 maja 2010 r. z WFOŚiGW w Białymstoku, wynikające na dzień 31 grudnia 2015 r. z ewidencji analitycznej do konta 260 „Zobowiązania finansowe”, było niższe o 4.950 zł niż wynikające z zawartej umowy i załączonego do niej harmonogramu spłaty. Przyczyną zaistniałej sytuacji jest fakt otrzymania przez jednostkę pożyczki w rzeczywistej kwocie 213.116 zł, tj. o 4.950 zł niższej niż wynika to z zawartej umowy, przewidującej pożyczkę w kwocie 218.066 zł oraz brak stosownego aneksu do umowy (nie okazano go w trakcie kontroli). Jak wynika z ustaleń kontroli Fundusz nie dokonywał uzgodnienia salda z gminą według stanu na koniec 2015 r. Rozbieżność ta przełożyła się na przyjęcie zawyżonej o 4.950 zł kwoty rozchodów z tytułu spłaty pożyczek w WPF prognozowanej na 2018 r., w którym to roku pożyczka ma być ostatecznie spłacona (kontrolą objęto uchwałę Nr XXI/101/2016 Rady Gminy Narew z dnia 28 listopada 2016 r. w sprawie zmian w Wieloletniej Prognozie Finansowej Gminy Narew na lata 2015-2032). Kwotę rozchodów kontrolowana jednostka przyjęła bowiem w wartości wynikającej z harmonogramu spłat załączonego do umowy, opracowanego dla kwoty pożyczki wynoszącej 218.066 zł – str. 63-64 i 68-69 protokołu kontroli.

Kontrola sporządzonej sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała szereg nieprawidłowości:

a) jako sporządzone przez Pana Wójta jednostkowe sprawozdanie Rb-27S za 2015 r. okazano sprawozdanie obejmujące jedynie dane o dochodach wynikające z ewidencji Urzędu Gminy w wysokości 5.852.568,62 zł, dotyczące dochodów, które wpłynęły na rachunek Urzędu; w sprawozdaniu tym pominięto dochody zaewidencjonowane wyłącznie w ewidencji budżetu w kwocie 9.931.919,77 zł, tj. dochody, które wpłynęły bezpośrednio na rachunek budżetu. Zakres danych podlegających wykazaniu w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S, którego obowiązek sporządzenia spoczywa na Panu Wójcie, wynika z § 2 ust. 1 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W konsekwencji sprawozdanie zbiorcze Rb-27S sporządzono niezgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, który wymaga sporządzenia sprawozdań zbiorczych na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu, o którym mowa w § 2 ust. 1 załącznika nr 39 do rozporządzenia. Dane o dochodach ujętych wyłącznie w ewidencji budżetu wykazano w sprawozdaniu zbiorczym bezpośrednio z ksiąg rachunkowych – str. 27-28 protokołu kontroli. Należy przy tym wskazać, ze konto 901 „Dochody budżetu” nie zostało podzielone w sposób umożliwiający ustalenie kwoty dochodów wpływających bezpośrednio na rachunek budżetu (dla dochodów tych prowadzona była ewidencja według podziałek klasyfikacji), w związku z czym nie można na podstawie konta 901 bezpośrednio ustalić kwoty dochodów wpływających na rachunek budżetu, ponieważ jest ona księgowana razem z dochodami wpływającymi z rachunku Urzędu, które w sprawozdaniu jednostkowym wykazywane są na podstawie danych konta 130-1 – str. 28 protokołu kontroli. W trakcie czynności kontrolnych zwrócono się o okazanie sprawozdania jednostkowego Rb-27S sporządzonego na koniec czerwca 2016 r. Stwierdzono, że zawierało ono zarówno dane z ewidencji Urzędu jak i z ewidencji budżetu. Prawidłowości innych sprawozdań jednostkowych Rb-27S za 2016 r. nie weryfikowano,

b) w omówionym wyżej jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu za 2015 r. wykazano dochody wykonane w kwocie 5.852.568,62 zł (kwota ta odpowiada obrotom konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” w ewidencji Urzędu), natomiast roczne obroty strony Wn konta 130-1, służącego do ewidencji dochodów realizowanych przez Urząd, wynosiły po stronie Wn 6.199.825,49 zł. Różnica w kwocie 347.256,87 zł świadczy o niezachowaniu zasady czystości obrotów na koncie 130, o której mowa w opisie tego konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… – str. 27 protokołu kontroli,

c) sprawozdania jednostkowe Rb-27S dla Urzędu sporządzano jedynie za miesiące kończące kwartał – str. 27 protokołu kontroli. Brak daty sporządzenia sprawozdania według stanu na 31 grudnia 2015 r. uniemożliwia jednoznaczne stwierdzenie, czy jest to sprawozdanie miesięczne za grudzień czy za rok budżetowy. (Wątpliwość tą uzasadnia dodatkowo fakt niewykazania w nim żadnych należności, o czym niżej.) Na obowiązek sporządzania miesięcznych sprawozdań jednostkowych oraz za rok budżetowy wskazuje § 18 ust. 1 i 6 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

d) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2015 r., które jak wyżej wskazano obejmowało wyłącznie dane o dochodach zrealizowanych na rachunek Urzędu, nie wykazano żadnych należności pozostałych do zapłaty (w tym zaległości netto) oraz żadnych nadpłat, pomimo iż według zestawienia obrotów i sald za 2015 r. (wydruk z datą 4 marca 2016 r.) konto 221 wykazywało saldo po stronie Wn w wysokości 904.638,36 zł i Ma w wysokości 4.858,70 zł. Ponadto ustalono, iż w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2016 r. w części dotyczącej Urzędu wykazano należności ogółem (kol. 9) w łącznej kwocie 2.499.023,57 zł, zaległości netto (kol. 10) w wysokości 484.899,82 zł i nadpłaty (kol. 11) w kwocie 1.247,35 zł. Natomiast w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S w części dotyczącej ewidencji budżetu za ten okres wykazano należności ogółem (kol. 9) w łącznej kwocie 1.916,46 zł. Z okazanego zestawienia obrotów i sald Urzędu za okres od początku 2016 r. do 30 czerwca 2016 r. (wydruk z dnia 7 grudnia 2016 r.) wynika saldo Wn konta syntetycznego 221 w wysokości 1.006.238,56 zł i saldo Ma konta 221 w wysokości 1.453,89 zł. Z kolei z zestawienia obrotów i sald budżetu za ten okres wynika saldo Wn konta 224 „Rozrachunki budżetu” w wysokości 116.639,15 zł. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Gminy poinformowała, iż powyższe dane ujęte w sprawozdaniu jednostkowym Urzędu Gminy Narew wynikają z wewnętrznych sprawozdań jednostkowych sporządzanych przez osoby zajmujące się ewidencją podatków, opłat z tytułu gospodarowania odpadami oraz należności z tytułu świadczonych usług. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, iż „wewnętrzne sprawozdania jednostkowe” nie stanowią ewidencji księgowej jednostki, zaś obowiązek sporządzania sprawozdań jednostkowych na podstawie ewidencji księgowej wynika z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Ponadto, jak wskazano w części dotyczącej ustaleń z zakresu prowadzenia ksiąg, dane wykazane w ewidencji syntetycznej wykazywały niezgodność z danymi analitycznymi, które stanowią podstawę sporządzania „wewnętrznych sprawozdań” – str. 28-29 protokołu kontroli,

e) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu w kolumnie „Dochody otrzymane” wykazano 0 zł, natomiast w sprawozdaniu zbiorczym kwotę 15.834.890,59 zł, tj. w wysokości równej dochodom wykonanym, podczas gdy prawidłowo należało wykazać 15.810.282,80 zł (różnica 24.607,79 zł); szczegółowe wyliczenie różnicy zawarto na str. 29-30 protokołu kontroli. Zasady wypełniania kolumny „Dochody otrzymane” określają przepisy § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

f) w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S za 2015 r. (korekta nr 1 z dnia 26 lutego 2016 r.) w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty ogółem” wykazano kwotę 921.550,48 zł, tj. o 16.912,12 zł wyższą niż wynika to z ewidencji syntetycznej jednostki; na wskazaną różnicę składają się opisane w części dotyczącej prowadzenia ksiąg nieprawidłowości w zakresie danych ewidencji syntetycznej. Ustalono, iż sprawozdanie zbiorcze Rb-27S zostało sporządzone na podstawie sprawozdań jednostkowych (Urzędu /bez części dotyczącej ewidencji budżetu/, ZSP i GOPS), danych ewidencji budżetu oraz informacji o dochodach budżetowych przekazywanych przez Ministerstwo Finansów i urzędy skarbowe. Z kolei dane jednostkowego sprawozdania Urzędu wynikały ze zbiorczych danych przekazywanych przez poszczególnych pracowników – m.in. księgowości podatkowej, pracowników merytorycznych w zakresie czynszów najmu i dzierżawy oraz odpadów i ścieków – którzy sporządzali (odręcznie, w układzie zgodnym ze sprawozdaniem Rb-27S) zestawienia zbiorcze księgowań według klasyfikacji budżetowej i przekazywali je do księgowości budżetowej, Pomiędzy zbiorczymi danymi przekazanymi przez pracowników Urzędu a danymi sprawozdania zbiorczego Rb-27S za 2015 r. wykazanymi w poszczególnych podziałkach klasyfikacji budżetowej stwierdzono niewielkie rozbieżności szczegółowo opisane na str. 46-51 protokołu kontroli,

g) sprawozdania jednostkowe Rb-28S Urzędu Gminy sporządzano jedynie na koniec miesięcy kończących kwartał (marzec, czerwiec i wrzesień); sporządzono też sprawozdanie roczne. Nie sporządzono sprawozdań jednostkowych za miesiące styczeń, luty, kwiecień, maj, lipiec, sierpień, październik i listopad, a także miesięcznego sprawozdania za grudzień 2015 r. Sprawozdanie jednostkowe Rb-28S Urzędu według stanu na 31 grudnia 2015 r. należy traktować jako sprawozdanie za rok budżetowy, o czym świadczy data jego sporządzenia – 26 stycznia 2016 r. Obowiązek sporządzania miesięcznych sprawozdań jednostkowych wynika z § 18 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 25 protokołu kontroli. Sprawozdania zbiorcze Rb-28S okazano jedynie za miesiące objęte obowiązkiem przekazywania do organu nadzoru, tj. za styczeń, marzec, czerwiec, wrzesień, listopad i grudzień 2015 r. Obowiązek sporządzania zbiorczych sprawozdań za każdy miesiąc wynika z treści § 6 ust. 1 pkt 3 w zw. z § 18 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 21 protokołu kontroli,

h) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S Urzędu za 2015 r. w pozycji „zobowiązania ogółem” nie wykazano żadnej kwoty, pomimo iż konta rozrachunkowe w ewidencji Urzędu wykazywały zobowiązania na łączną kwotę 209.796,23 zł. Zgodnie z § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Obowiązek wykazywania zobowiązań w sprawozdaniu rocznym Rb-28S wynika z § 9 ust. 1 pkt 4 i ust. 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Z kolei w sprawozdaniu zbiorczym Rb-28S za 2015 r. „zobowiązania ogółem” wykazano w łącznej kwocie 467.994,48 zł, podczas gdy zobowiązania wykazane w sprawozdaniach jednostkowych wyniosły odpowiednio: ZSP w Narwi – 243.909,88 zł, w GOPS w Narwi – 0 zł, w Urząd Gminy – 0 zł. Zgodnie z treścią § 9 załącznika nr 39 do rozporządzenia, w sprawozdaniu jednostkowym w kolumnie „zobowiązania ogółem” wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone według stanu na koniec okresu sprawozdawczego. Natomiast § 10 załącznika nr 39 do rozporządzenia określa, iż jednostki samorządu terytorialnego sporządzają zbiorcze sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych w pełnym zakresie informacji wynikających ze sprawozdań jednostkowych z wykonania planu wydatków budżetowych. Naruszono też ogólną zasadę z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, zgodnie z którą sprawozdania zbiorcze sporządzane są na podstawie sprawozdań jednostkowych – str. 55-56 protokołu kontroli;

i) dla Urzędu Gminy nie sporządzono jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ za 2015 r., a jedynie sprawozdanie Rb-27ZZ o cechach sprawozdania zbiorczego (jako adresata wymieniono w nim Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku). Dane wykazane w tym sprawozdaniu (opatrzonym datą 1 lutego 2016 r.), którego szczegółowy opis zamieszczono na str. 30-33 protokołu kontroli, nie wynikają z ewidencji księgowej, o czym była mowa wyżej przy omówieniu nieprawidłowości w zakresie ewidencji dochodów z zadań zleconych. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Gminy poinformowała, że sprawozdanie budżetowe zbiorcze Rb-27ZZ za okres od początku roku 2015 do dnia 31.12.2015 r. zostało sporządzone na podstawie ręcznie prowadzonego rejestru wpłat dotyczących zaliczki alimentacyjnej i funduszu alimentacyjnego. Rejestr prowadzony był w szczegółowości – wpłata główna, która następnie została rozdzielana na należności dot. jednostek samorządu terytorialnego (należność główna) oraz należności Skarbu Państwa (w tym należność główna i odsetki). Należy wskazać, iż obowiązek sporządzenia sprawozdania jednostkowego Rb-27ZZ, zgodnie z § 4 pkt 3 lit. a) oraz § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, ciąży na Panu Wójcie jako kierowniku jednostki realizującej dochody z zadań zleconych. Natomiast sprawozdanie zbiorcze sporządza się na podstawie sprawozdań jednostkowych, o czym mowa w § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia,

j) nieprawidłowo sporządzono własne sprawozdanie jednostkowe Rb-N jednostki samorządu terytorialnego, które powinno obejmować dane z ewidencji budżetu i Urzędu, jak tego wymaga § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. W sporządzonym jako jednostkowe własne sprawozdaniu Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2015 r. ujęto wyłącznie dane z ewidencji Urzędu, pomijając kwoty wynikające z ksiąg budżetu w zakresie gotówki i depozytów, które wykazano w sprawozdaniu łącznym w wysokości 1.145.284,73 zł (stan środków na rachunku budżetu minus kwota raty części oświatowej subwencji na rok 2016 r.) – błędnej, o czym niżej. W efekcie sprawozdanie łączne Rb-N zostało sporządzone niezgodnie z § 4 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, ponieważ ujęte w nim dane z ewidencji budżetu pochodziły wprost z ksiąg rachunkowych, a nie ze sprawozdań jednostkowych – str. 33-34 protokołu kontroli,

k) w sprawozdaniu łącznym Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2015 r. (korekta nr 2 z dnia 20 kwietnia 2016 r.) w wierszu N3. „gotówka i depozyty” wykazano kwotę 1.145.284,73 zł zamiast 1.188.717,58 zł, którą kontrolujący ustalili w wyniku wyliczenia dokonanego zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych; szczegółowe wyliczenie zaprezentowano na str. 56-57 protokołu kontroli,

l) nie stwierdzono, aby sporządzono własne sprawozdanie jednostkowe Rb-Z Urzędu według stanu na koniec IV kwartału 2015 r. Naruszono tym samym § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Zatem sprawozdanie łączne Rb-Z zostało sporządzone niezgodnie z przepisem § 4 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, ponieważ ujęte w nim dane pochodziły, w zakresie zadłużenia z tytułu kredytów i pożyczek, wprost z ksiąg rachunkowych, a nie ze sprawozdania jednostkowego – str. 67-68 protokołu kontroli.

           W zakresie sprawozdawczości finansowej stwierdzono, iż w pasywach bilansu z wykonania budżetu za 2015 r. całość zobowiązań finansowych wykazano jako zobowiązania długoterminowe (powyżej 12 miesięcy) – na początek 2015 r. 2.041.818 zł i na koniec roku 2.424.318 zł. W wierszu I.1.1. „Zobowiązania finansowe krótkoterminowe (do 12 miesięcy)” nie wykazano żadnych danych. Prawidłowo w tej pozycji bilansu należało wykazać kwoty rat kredytów i pożyczek przypadających do spłaty w 2016 r. (tj. łącznie 354.345 zł), a w wierszu I.1.2. „Zobowiązania długoterminowe (powyżej 12 miesięcy) kwotę zobowiązań finansowych ogółem pomniejszoną o zobowiązania krótkoterminowe, stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości – str. 34-35 protokołu kontroli.

Analiza projektu planu finansowego i planu finansowego instytucji kultury wykazała, że wbrew regulacjom zawartym w art. 31 ustawy o finansach publicznych sporządzone projekty planu i plany nie zawierały m.in. informacji w zakresie stanu należności i zobowiązań na początek i koniec roku oraz stanu środków pieniężnych na początek i koniec roku – str. 71 protokołu kontroli.

Kontrolującym nie okazano projektu planu finansowego Urzędu jako jednostki budżetowej. Stosowana jest praktyka, w której za projekt planu finansowego Urzędu są uważane materiały planistyczne. Zgodnie z przepisami art. 249 ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych zobowiązany jest Pan do sporządzenia planu finansowego Urzędu Gminy, zatem niezbędne jest również sporządzenie jego projektu – str. 71 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli realizacji zadań gminy polegających na zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków ustalono, że w gminie Narew sprzedażą wody zajmuje się spółka Wodociągi Podlaskie, a odprowadzeniem ścieków Urząd Gminy Narew (do oczyszczalni w Narwi) oraz spółka Wodociągi Podlaskie (do oczyszczalni w Łosince).  Uchwałą Nr IX/41/15 Rady Gminy Narew z dnia 12 października 2015 r. ustalono „dla wszystkich taryfowych grup odbiorców dopłatę do taryfy dla zbiorowego odprowadzania ścieków realizowanego przez Gminę Narew”. Dopłata wynosiła 1,78 zł netto do 1m3 (analogicznej treści uchwałę podjęto 17 października 2016 r.). W praktyce dopłata jest stosowana wyłącznie do odbiorców odprowadzających ścieki do oczyszczalni w Narwi; nie są nią objęci odbiorcy dostarczający ścieki do oczyszczalni w Łosince. Na podstawie wyciągu z protokołu sesji Rady Gminy można wywnioskować, ze dopłata miała przysługiwać wyłącznie dostawcom ścieków do oczyszczalni w Narwi. Trzeba jednakże wskazać, że zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2015 r. poz. 139, ze zm.) zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków jest zadaniem własnym gminy – niezależnie od tego, ile podmiotów prowadzi faktycznie działalność w tym zakresie. Z kolei podmiot prowadzący faktycznie tego rodzaju działalność jest przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym, którym według art. 2 pkt 4 ustawy może być przedsiębiorca w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej oraz gminne jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Wskazania w uchwale, że dopłata ma dotyczyć odbiorców zbiorowego odprowadzania ścieków „realizowanego przez gminę Narew” nie można zatem uznać za postanowienie jednoznacznie ograniczające stosowanie dopłat do odbiorców odprowadzających ścieki do oczyszczalni w Narwi albo odbiorców, dla których funkcję przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego pełni Urząd Gminy Narew – dopiero tego rodzaju postanowienia jednoznacznie wskazywałyby bowiem, że nie są objęci dopłatą odbiorcy odprowadzający ścieki do oczyszczalni w Łosince (zgodnie z intencją Rady Gminy wynikającą z protokołu sesji) – str. 88-89 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że wniosek o zatwierdzenie taryfy za zbiorowe odprowadzanie ścieków do oczyszczalni w Narwi został złożony przez Pana Wójta do Rady Gminy w dniu 21 sierpnia 2015 r. Jako rok obrachunkowy poprzedzający wprowadzenie nowej taryfy przyjęto, dla celu ustalenia kosztów działalności, okres 2014 roku. Zgodnie z prawem za rok obrachunkowy poprzedzający wprowadzenie nowych taryf należało przyjąć 12 kolejnych pełnych miesięcy poprzedzających nie więcej niż o 2 miesiące dzień złożenia wniosku – § 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886, ze zm.) – str. 89 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, że Rada Gminy Narew podjęła w dniu 12 października uchwałę w sprawie ustalenia taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków do oczyszczalni w Narwi po upływie terminu określonego w art. 24 ust. 5 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, wskazującym, że rada gminy podejmuje uchwałę o zatwierdzeniu taryf w terminie 45 dni od dnia złożenia wniosku (złożenie wniosku nastąpiło 21 sierpnia 2015 r.) albo o odmowie zatwierdzenia taryf, jeżeli zostały one sporządzone niezgodnie z przepisami. Podejmowanie tej uchwały 12 października było bezprzedmiotowe, zgodnie bowiem z art. 24 ust. 8 ustawy, jeżeli rada nie podejmie uchwały w terminie, o którym mowa w ust. 5, taryfy zweryfikowane przez wójta wchodzą w życie po upływie 70 dni od dnia złożenia wniosku o zatwierdzenie taryf – str. 89-90 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości przeznaczenia środków uzyskanych z opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami komunalnymi w 2015 r. oraz ich prezentacji w sprawozdawczości wykazało, że gmina Narew w 2015 r. uzyskała dochody z opłat za gospodarowanie odpadami (rozdział 90002 „Gospodarka odpadami”) w wysokości 231.368,77 zł, na plan 219.000 zł (należności pozostałe do zapłaty na koniec 2015 r. wynosiły 22.634,83 zł, w tym zaległości 12.940,30 zł). Natomiast w zakresie wydatków na zadania wynikające z art. 6r ust. 2-2c ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2016 r. poz. 250) w uchwale budżetowej na 2015 rok zaplanowano, po zmianach, kwotę 379.667 zł. Wykonane w 2015 r. wydatki na te cele wyniosły 357.553,63 zł. Ujemna różnica między dochodami z opłat a wydatkami na funkcjonowanie systemu gospodarki odpadami wyniosła 126.184,86 zł, co odpowiada sfinansowaniu wskazanych kosztów opłatami na poziomie 64,7%. Jak wynika z ustaleń kontroli, sama kwota wydatków w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, dotycząca usługi odbioru i zagospodarowania odpadów, przekraczała w 2015 r. uzyskane dochody z opłat, wyniosła bowiem 260.123,78 zł. Pozostałe wydatki stanowiły koszty obsługi systemu gospodarki odpadami (przede wszystkim wynagrodzenia dwóch pracowników z pochodnymi). Mając na uwadze postanowienia art. 6r ust. 2 ustawy, zgodnie z którymi z pobranych opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi gmina pokrywa koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami komunalnymi, w trakcie kontroli zwrócono się do Pana Wójta o złożenie wyjaśnienia, czy podjęto działania w celu ustalenia przez Radę Gminy opłat na poziomie umożliwiającym sfinansowanie kosztów funkcjonowania systemu. Otrzymana od Pana odpowiedź nie odnosi się do będącej przedmiotem pytania kwestii ustalania opłat – str. 93-95 protokołu kontroli.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 6 listopada 2013 r. (sygn. akt I SA/Bk 127/13) stwierdził, że W świetle powyższych przepisów nie budzi wątpliwości, że rada gminy podejmując uchwałę w przedmiocie stawek opłaty za gospodarowanie odpadami jest zobowiązana do dokonania rzetelnej i wnikliwej kalkulacji wysokości stawki, tak aby pobierane opłaty pokrywały rzeczywiste koszty związane z funkcjonowaniem systemu zagospodarowania odpadami na terenie gminy. Prawidłowo skalkulowana opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi powinna z jednej strony zapewniać sprawne funkcjonowanie systemu odbioru odpadów na terenie gminy, z drugiej zaś nie powinna stanowić źródła dodatkowych zysków gminy. Rzetelna kalkulacja wysokości opłat powinna w szczególności uwzględniać liczbę mieszkańców gminy, ilość wytwarzanych na terenie gminy odpadów komunalnych oraz koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami, na który składają się koszty odbierania, transportu, zbierania, odzysku i unieszkodliwiania odpadów komunalnych, tworzenia i utrzymania punktów selektywnego zbierania odpadów komunalnych oraz obsługi administracyjnej tego systemu.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, i wykazała nieprawidłowości opisane w protokole kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716). Zasady prowadzenia tej ewidencji reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. z 2004 r nr 107, poz. 1138). Wynikiem sprawdzenia było ustalenie, iż prowadzona w systemie informatycznym ewidencja nie spełnia wszystkich warunków przewidzianych w § 5 wymienionego rozporządzenia, co polega na braku możliwości eksportu danych do formatu plików określonego w treści przepisu – str. 96 protokołu kontroli.

W zakresie podatku leśnego w grupie podatników stanowiących osoby prawne stwierdzono przypadki nieprawidłowości, opisane na str. 97 protokołu kontroli, dotyczące opodatkowania lasów będących we współwłasności. Podatnicy zadeklarowali tylko części powierzchni lasów stanowiące ich udziały. Taki sposób deklarowania gruntów leśnych będących we współwłasności stoi w sprzeczności z art. 2 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2016 r., poz. 374), który stanowi, iż jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, jest odrębnym przedmiotem opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Oznacza to, iż podatnicy winni zadeklarować całość gruntów będących we współwłasności. Dalszy opis na tej stronie protokołu kontroli wskazuje podatników, w przypadku których kontrolujący nie mógł zweryfikować poprawności zadeklarowanych powierzchni lasów. Powodem tego stanu rzeczy był brak historycznych danych z ewidencji gruntów i budynków dotyczących roku 2015. Udostępnione dane dotyczyły roku 2016 i różniły się od danych zawartych w deklaracjach podatkowych ze względu na to, iż na terenie kontrolowanej jednostki Starostwo Powiatowe w Hajnówce przeprowadzało operację odnowienia gruntów. Sytuacja powodowała brak możliwości przeprowadzenia pełnej weryfikacji złożonych przez podatników deklaracji podatkowych. Identyczną sytuację stwierdzono w obrębie dochodów z tytułu podatku rolnego w grupie osób prawnych, a opis na str. 100 protokołu kontroli wskazuje podatników, których deklaracje podatkowe nie mogły być poddane pełnej weryfikacji przez kontrolującego. Przeprowadzono również kontrolę losowo wybranych deklaracji podatkowych złożonych przez osoby prawne – podatników podatku rolnego. W jej wyniku ustalono jeden przypadek, wskazany na str. 100 protokołu kontroli, błędnego wyliczenia podstawy opodatkowania co spowodowało zaniżenie deklarowanego przez podatnika podatku o kwotę 3 zł.

W zakresie podatku leśnego od osób fizycznych stwierdzono dwa przypadki wymiaru podatku leśnego za inne powierzchnie niż wynika to z ewidencji gruntów i budynków. Ustalono również pojedynczy przypadek zwolnienia powierzchni lasów z podatku leśnego mimo, iż podatnik wykazuje je jako w wieku powyżej 40 lat – str. 98-99 protokołu kontroli.

W opisie na str. 101 protokołu kontroli wskazano pojedyncze nieprawidłowości dotyczące wymiaru podatku rolnego w grupie osób fizycznych. Między innymi przypadek błędnego zamieszczenia nazwiska podatnika w decyzji wymiarowej, niewyjaśnionych różnic pomiędzy danymi dotyczącymi użytków rolnych zawartymi w informacji podatkowej i decyzji wymierzającej podatek oraz braku zmiany w wymiarze podatku rolnego podatnikowi u którego zmieniła się klasyfikacja posiadanych użytków rolnych w miesiącu czerwcu. Ten ostatni przypadek stanowi naruszenie art. 6a ust. 4 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 617, ze zm.) stanowiącego, iż jeżeli w ciągu roku podatkowego grunty gospodarstwa rolnego zostały zajęte na prowadzenie innej działalności gospodarczej niż działalność rolnicza lub po zaprzestaniu prowadzenia tej działalności przywrócono na tych gruntach działalność rolniczą albo z innych powodów ich powierzchnia uległa zmniejszeniu lub zwiększeniu, kwota należnego podatku rolnego ulega obniżeniu lub podwyższeniu, poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła ta zmiana.

Nieprawidłowości ustalono również w toku badania realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości w grupie osób prawnych. Opis na str. 104 protokołu kontroli wskazuje przypadek złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. W myśl art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych osoby fizyczne są zobowiązane do złożenia właściwemu organowi podatkowemu informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, sporządzonej na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości lub od dnia zaistnienia zdarzenia. Natomiast w myśl ust. 7 tego artykułu organ podatkowy powinien ustalić należny podatek od nieruchomości w drodze decyzji. W tym wypadku podatek jest płatny w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminach do dnia: 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada roku podatkowego. Przywołany opis wskazuje także jednostkowy przypadek opodatkowania w złożonej deklaracji podatkowej wyłącznie budowli związanych z działalnością gospodarczą, bez opodatkowania gruntów, na których są one usytuowane. Ustalono, iż  grunty są własnością osoby fizycznej, która w złożonej informacji podatkowej nie ujawnia ich powierzchni do opodatkowania stawką właściwą dla gruntów związanych z działalnością gospodarczą. W trakcie kontroli nie można było ustalić, jaka powierzchnia gruntów jest pod nią zajęta. Stwierdzono również dwa przypadki ujawnienia innej powierzchni gruntów, niż wynika to z materiału dowodowego okazanego podczas kontroli. W pierwszym podatnik zawyżył ich powierzchnię o 1 m2 w drugim natomiast dokonano zaniżenia o 3 m2.

Wykazano również błędy dotyczące deklaracji podatkowej opisanej na str. 105 protokołu kontroli. Podatnik ujawnia do opodatkowania stawką jak za pozostałe grunty działkę nr ….[1] o powierzchni 890 m2, która według danych z ewidencji gruntów i budynków jest sklasyfikowana jako użytki rolne klasy R Br VI. W myśl art.  2 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości podlegają następujące nieruchomości lub obiekty budowlane: grunty; budynki lub ich części oraz budowle lub ich części związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Ustęp 2 tego artykułu stwierdza, iż opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych lub lasy, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Przepis ten jednoznacznie stwierdza, że grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne, w przypadku gdy są na nich posadowione budynki mieszkalne lub pozostałe nie związane z działalnością gospodarczą nie mogą być opodatkowane podatkiem od nieruchomości. Należy podnieść, iż podatnik deklaruje również budynki mieszkalne, chociaż kontrolowany organ podatkowy nie ma pełnych danych dotyczących przeznaczenia tych gruntów, w wyniku kontroli mona jedynie domniemywać, że są one związane z tymi budynkami. Ze względu na to, iż składający deklarację podatkową jest również przedsiębiorcą nie można również wykluczyć, iż mogą być one związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. W pierwszym wypadku, jeżeli grunty są związane z budynkami mieszkalnymi zawyżono podatek od nieruchomości o kwotę 400,50 zł, natomiast w drugim przypadku mogło nastąpić zaniżenie podatku od nieruchomości o kwotę 240,30 zł. W dniu 12 lutego 2015 r. wpłynęła do kontrolowanego organu podatkowego kolejna deklaracja podatnika, w której zwiększa powierzchnię gruntów do opodatkowania stawką jak za związane z działalnością gospodarczą o 19.995 m2. W wyjaśnieniach do korekty deklaracji stwierdza, iż korekta jest związana  z wydaną decyzją dotyczącą użytkowania działki oznaczonej nr …[2]. Na podstawie zawiadomienia o zmianie w ewidencji gruntów i budynków z dnia 6 lutego 2015 r. stwierdzono, iż podstawą do jej wydania jest dokument oznaczony symbolem GK.6620.8.1.2015 z dnia 4 lutego 2015 r. Podatnik zadeklarował podatek za te grunty, za 11 miesięcy 2015 r., w kwocie.13 196,70 zł.  Prawidłowy okres to 10 miesięcy wskazanego roku, a kwota deklarowanego podatku powinna wynieść 11.997 zł. Prawdopodobnie podatek został więc zawyżony o kwotę 1.199,70 zł.

Przedmiotem kontroli było również sprawdzenie kompletności stosowania procedur upominawczych, których zasady zawarte były w okresie objętym kontrolą w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656). W wyniku przeprowadzonej analizy wystawionych tytułów wykonawczych ustalono, iż duża część postępowań windykacyjnych dotyczących podatków lokalnych w 2015 r. została przeprowadzona z opóźnieniem. Jak ustalono spowodowane to było długotrwałą chorobą osoby odpowiedzialnej za postępowania windykacyjne. Z opóźnieniem zostały przeprowadzone również postępowania windykacyjne  dotyczące zaległości w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Wszystkie zostały wszczęte w listopadzie 2015 r. Należy podnieść, iż kontrolowany wierzyciel w okresie objętym kontrolą miał obowiązek przestrzegać przepisów przywołanego rozporządzenia, a w szczególności jego § 5 oraz § 6, z treści których wynika, iż organ podatkowy ma obowiązek niezwłocznie wystawić upomnienie oraz po nim tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. W badanym okresie koszty upomnienia wynosiły 11,60 zł – str. 115 protokołu kontroli. Należy nadmienić, iż aktualnie we wskazanym obszarze obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2367).

Wskazany na str. 116-117 protokołu kontroli opis wskazuje trzy przypadki poprawiania korektorem kopii kwitariuszy służących do poboru podatków lokalnych przez inkasentów. Stwierdzono również, iż do tworzenia kopii pokwitowania wpłat dokonanych przez podatników nie stosowano kalki ani druków samokopiujących, były one każdorazowo wypisywane długopisem przez inkasenta. Kontrola nie miała możliwości jednoznacznego stwierdzenia czy jednakowe dane znajdują się na oryginałach pokwitowań wpłat znajdujących się u podatników oraz na ich kopiach dostarczonych przez inkasentów do kontrolowanej jednostki w celu rozliczenia się z pobranych podatków. Stwierdzono również błędy w przypadku kwitariuszy dotyczących inkasentów z sołectw Przybudki i Makówka. Polegały one na nie wpisywaniu w kwitariuszach słownie kwot pobranych podatków.

W wyniku kontroli wydatków na wynagrodzenia stwierdzono nieprawidłowe ustalenie wynagrodzenia dla radcy prawnego. Wymiar czasu pracy w umowach zawartych z radcą określono jako ¼ etatu, zaś wynagrodzenie ustalono w kwocie …[3]. Na podstawie załącznik nr 3 do regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy stwierdzono, że maksymalna kategoria zaszeregowania dla radcy prawnego to XVIII, zaś maksymalna kwota wynagrodzenia zasadniczego w tej kategorii wynosi 5.400 zł. Wynagrodzenie zasadnicze radcy prawnego zatrudnionego na ¼ etatu nie powinno zatem przekroczyć kwoty 1.350 zł. Ustalono, że w okresie od 16 kwietnia 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. grudnia wynagrodzenie zostało zawyżone o łączną kwotę 1.955 zł, zaś w 2016 r. wynagrodzenie o łączna kwotę 2.070 zł. W związku z nieprawidłowo ustaloną kwotą wynagrodzenia zasadniczego zawyżone zostało też dodatkowe wynagrodzenie roczne, o kwotę 166,18 zł – str. 120-121 protokołu kontroli.

Podczas kontroli badaniu poddano również prawidłowość stosowania procedur udzielania zamówień publicznych, określonych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.). Ustalono, że badana jednostka nie sporządziła rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, przez co nie przestawiła go Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych. Stosownie do przepisów art. 98 Prawa zamówień publicznych zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach i jest zobowiązany przekazać je Prezesowi UZP w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Zakres sprawozdania za 2015 r. określony był rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2013 r. poz. 1530), które zostało uchylone z dniem 28 lipca 2016 r. Zgodnie z delegacja zawartą w art. 98 ust. 4 Prawa zamówień publicznych nowe rozporządzenie w tej sprawie zostanie wydane przez ministra właściwego do spraw gospodarki – str. 125 protokołu kontroli.

W ramach kontroli zagadnienia zamówień publicznych sprawdzono postępowanie przeprowadzone w 2015 r. w trybie przetargu nieograniczonego na roboty budowlane pod nazwą „Budowa łącznika od GOPS (Narwiańskiego Ośrodka Kultury) do ulicy Mickiewicza w Narwi”. Ustalono, że zarządzenia Pana Wójta w sprawie zasad stosowania w Urzędzie Gminy Narew ustawy Prawo zamówień publicznych oraz powołania komisji ds. zamówień publicznych nie określają organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, które mają służyć m.in. zapewnieniu indywidualizacji odpowiedzialności członków komisji za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac, o czym stanowi art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.

Ustalono ponadto, że członkowie komisji przetargowej (poza jednym, wskazanym w protokole kontroli), a także Pan Wójt jako kierownik zamawiającego, nie złożyli na druku ZP-1 oświadczeń wymaganych przez art. 17 ust. 2 Prawa zamówień publicznych, o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie ich z udziału w pracach komisji. Stosownie do złożonego przez Pana wyjaśnienia (…) było to przeoczenie pracownika. Przetarg został poprowadzony zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych zaś brakujące podpisy miały być uzupełnione. W natłoku obowiązków zostało nieświadomie pominięte. Odpowiedzialny pracownik zapewne zwróciłby na to uwagę porządkując akta na koniec roku budżetowego, lecz odszedł na emeryturę. Nadmieniam, iż w trakcie kontroli postępowań przetargowych takie przypadki nie miały miejsca – str. 128 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto zagadnienie zlecania i realizacji usług w zakresie odłowienia, transportu i sprawowania opieki nad bezpańskimi psami odłowionymi na terenie gminy Narew – str. 131-135 protokołu kontroli. Stwierdzono, że badana jednostka posiadała na dzień 31 grudnia 2014 r. zobowiązania w kwocie 20.900 zł wynikające z 11 faktur za utrzymanie psów z terenu gminy Narew w Schronisku dla Bezdomnych Zwierząt Zygmunt Dworakowski. Faktury były wystawiane na koniec każdego miesiąca w okresie od lutego do grudnia 2014 r. Zobowiązań wynikających z faktur nie ujęto w księgach rachunkowych. Każda z faktur została wystawiona na kwotę 1.900 zł z czternastodniowym terminem płatności za „usługę utrzymania psów w schronisku odłowionych na terenie gminy Narew”. Faktury te zostały opłacone na podstawie pisma Pana Wójta z dnia 7 kwietnia 2015 r., skierowanego do referatu finansowego z prośbą o opłacenie faktur o numerach wskazanych powyżej.

W trakcie kontroli ustalono, że w dniu 15 lutego 2013 r. została zawarta przez gminę umowa ze wskazanym wyżej podmiotem prowadzącym schronisko dla bezdomnych zwierząt, na podstawie której wykonawca zobowiązał się na zlecenie zamawiającego do wyłapywania bezdomnych psów na terenie gminy oraz utrzymania tych zwierząt w schronisku. Wyłapywanie bezdomnych zwierząt miało odbywać się na telefoniczne lub pisemne zlecenie zamawiającego. Za wyłapywanie i utrzymywanie w schronisku psów ustalono miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 1.900 zł brutto. Zamawiający zastrzegł sobie prawo kontroli działalności wykonawcy. Umowa została zawarta na czas określony od 15 lutego 2013 r. do 15 lutego 2014 r. W § 5 umowy postanowiono, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie za utrzymanie zwierząt w schronisku wykonawcy do czasu odebrania tych zwierząt, zaś wykonawca zobowiązał się utrzymać bezdomne zwierzęta w schronisku do czasu ich odebrania.

           W trakcie kontroli została okazana notatka urzędowa (L.DZ.22/02/15-2) sporządzona w dniu 18 lutego 2015 r. przez kierownika Schroniska Zwierząt Stowarzyszenia TEMPL (podmiotu wybranego na kolejnego wykonawcę tych usług), z której wynika, że w dniu 18 lutego 2015 r. na zlecenie Urzędu Gminy Narew dokonano odbioru 8 psów odłowionych w latach 2010-2013 z terenu gminy Narew przez schronisko dla bezdomnych zwierząt we wsi Radysy. Zlecenie opiewało ogółem na 24 psy. Według notatki stwierdzono niezgodność faktu wszczepienia niektórym psom chipów z danymi kart ewidencyjnych oraz niezgodność danych z chipów z danymi ewidencyjnymi. Kierownik stowarzyszenia TEMPL sugerował zatem w notatce, że „przekazane psy nie są zgodne z przypisanymi im kartami ewidencyjnymi a tym samym nie są to psy z Gminy Narew”.  Za transport i przyjęcie psów firma TEMPL wystawiła fakturę na kwotę 9.840 zł (odebrano 8 ze zleconych 24 po 1.230 zł każdy). W wyjaśnieniu złożonym w zakresie przedstawionych spraw wskazał Pan m.in., że: (…) zobowiązani byliśmy do ponoszenia kosztów za utrzymanie zwierząt w schronisku Pana Zygmunta Dworakowskiego (…). Ze względu na brak porozumienia oraz identyfikacji zwierząt zostaliśmy poinformowani, iż zwierzęta przedstawione do odebrania niekoniecznie muszą być nasze. Ze względu na czas przebywania zwierząt w schronisku w Radysach przez około 4 lata nie byliśmy w stanie zrobić identyfikacji pomimo prowadzonej kartoteki przez schronisko. (…) Opłacono 11 faktur na kwotę 20500 zł ze względu na brak możliwości udokumentowania, iż wskazane psy nie są z terenu gminy. Opieraliśmy się na sugestiach właściciela schroniska, które to wygrało przetarg na lepszych niż dotychczasowe warunki. Opłacenie faktur doszło do skutku dopiero  po podpisaniu porozumienia z dnia 01.04.2015 i zgodnie z umową z dnia 15.02.2013r. Gmina Narew nie poniosła dodatkowych kosztów z tytułu odsetek. Jednocześnie w § 3 lit. b Pan Zygmunt Dworakowski jako właściciel schroniska zwalnia Gminę Narew z obowiązku odebrania pozostałych zwierząt odłowionych w Gminie Narew przejmując ich utrzymanie na swój koszt. Zobowiązania z tytułu nieopłaconych faktur nie zostały ujęte na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, ponieważ porozumienie ze schroniskiem w Radysach zostało podpisane dopiero 7.04.2015r. (porozumienie w załączniku).

Kontrola wykazała również, że nie przestrzegano zapisów umowy odnośnie potwierdzania wykonania usług. Stosownie do § 3 umowy, pracownik zatrudniony na stanowisku inspektora w referacie gospodarki komunalnej został wyznaczony jako „osoba kontaktowa” mająca potwierdzać wykonanie zleconych usług na druku firmowym usługodawcy będącym podstawą rozliczenia finansowego pomiędzy usługodawcą a usługobiorcą. Jak wyjaśnił wskazany wyżej pracownik, w 2015 roku nie dokonywano takich potwierdzeń. Mimo tego pracownik ten podpisywał faktury jako prawidłowe pod względem merytorycznym.

Z analizy załączonej do protokołu kontroli dokumentacji wynika, że niektóre z umów zawartych z wymienionymi wyżej podmiotami nie zostały kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy, czym naruszono art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym wymagający kontrasygnaty skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej dla skuteczności czynności prawnych mogących powodować powstanie zobowiązań pieniężnych.

Kontrolą objęto także procedurę udzielenia innych zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro, w tym na usługę polegającą na całodobowej obsłudze kotłowni osiedlowej w sezonie grzewczym 2015/2016 – str. 135-137 protokołu kontroli. Wydatki z tego tytułu wyniosły w 2015 r. 32.816,40 zł. W okazanej dokumentacji znajduje się 6 zawiadomień podpisanych przez Pana Wójta, adresowanych do 6 podmiotów. W dokumentacji brak potwierdzeń wysłania (doręczenia) zawiadomień oraz sposobu przeprowadzenia rozeznania cenowego. Stosownie do obowiązującego w Urzędzie Gminy regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro powinno być prowadzone rozeznanie cenowe w formie sondażu telefonicznego, internetowego lub pisemnego (np. faks, e-mail), osobiście w siedzibie zamawiającego oraz na podstawie wszelkich możliwych źródeł informacji, np. aktualnych katalogów cenowych, kosztorysów, wśród co najmniej 2 wykonawców. W trakcie kontroli zwrócono się do Pana z wyjaśnieniem, w jaki sposób prowadzono rozeznanie cenowe i czy zostało to udokumentowane. Stosownie do uzyskanej odpowiedzi Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty pracownik prowadzący postępowanie prawdopodobnie przekazał wyłonionemu wykonawcy bez pośrednictwa poczty, gdyż jest to osoba pracująca przy konserwacji wodociągu gminnego. Nie zadbał jednak o uzyskanie potwierdzenia otrzymania zawiadomienia. Pracownik prowadzący postępowanie o udzielenie zamówienia jest już na emeryturze, a dokumentacja z tego postępowania nie zawiera udokumentowania prowadzonego rozeznania cenowego. Wyjaśnienie nie odnosi się do sprawy objętej zapytaniem, ponieważ pytanie nie dotyczyło sposobu zawiadomienia wykonawcy o wyborze jego „oferty”, lecz potwierdzeń dostarczenia zawiadomień do 6 podmiotów, do których były zaadresowane. Ponadto, jak wynika z ustaleń kontroli, w protokole zamówienia wskazano, że zawiadomienia zostały wysłane pocztą, lecz tylko do 4 podmiotów, a nie do 6, dla których je sporządzono. Z danych zawartych w protokole kontroli wynika też, że wybrany wykonawca Drwal s.c. jest spółką tworzoną przez osoby fizyczne, do których – jako odrębnych wykonawców – sporządzano i przekazywano (według protokołu zamówienia) oddzielne zawiadomienia. Z protokołu zamówienia wynika, że otrzymano ofertę jedynie od Drwal s.c. Należy przy tym zauważyć, że o ile zawiadomienia do 6 podmiotów sporządzono z datą 31 lipca 2015 r. wskazując błędnie jako termin otwarcia ofert 13 lipca 2016 r., to tylko na zawiadomieniu do firmy Drwal poprawiono datę 13 lipca na właściwą, tj. 17 sierpnia. Reasumując, z okazanej dokumentacji nie wynika jednoznacznie, kto i w jakiej formie został rzeczywiście powiadomiony o możliwości złożenia oferty, a zatem czy zachowano wymagania wynikające z regulacji wewnętrznych.

           W procedurze zakupu i dostawy 150 ton węgla kamiennego kostki „dobrej jakości, bez miału”, nie określono jednoznacznie co należy rozumieć przez określenie „dobrej jakości” – str. 137-138 protokołu kontroli. Nie zostały określone żadne obiektywne wymagania (np. energetyczne), które powinien spełniać węgiel. Według złożonego przez Pana wyjaśnienia: postępowanie przetargowe prowadzono w taki sam sposób jak poprzednie dotyczące zakupu i dostawy węgla. Z dokumentacji postępowania przetargowego na dostawę 150 ton węgla wynika, że jakość węgla określono w opisany sposób, tj. „kostka dobrej jakości, bez miału”. Oferta złożona przez wyłonionego dostawce zawierała dokument: „Sprawozdanie z badań Nr… Laboratorium Chemiczne w Sławkowie” określający parametry techniczne oferowanego węgla. Do jakości dostarczonego węgla i jego wartości opałowej zamawiający nie miał zastrzeżeń. Odnosząc się do złożonych wyjaśnień należy zauważyć, przedmiot zamówienia powinien zostać opisany w sposób zapewniający realizację przez zamawiającego zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów przy dokonywaniu wydatków publicznych (art. 43 ust. 3 pkt 1 lit a) ustawy o finansach publicznych). Brak wymagań w zakresie określonych parametrów węgla i sposobu udokumentowania jego minimalnej wymaganej jakości na etapie określenia warunków postępowania uniemożliwia podjęcie odpowiednich kroków zapewniających należyte wykonanie zamówienia w sytuacji, gdyby zamawiający „miał zastrzeżenia” do np. wartości opałowej dostarczonego węgla.

Kontrola naliczania i odprowadzania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, że nieprawidłowo obliczono wysokość odpisu za 2015 r. w zakresie kwoty przypadającej od pracowników Urzędu – str. 138-141 protokołu kontroli. Analiza faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w 2015 r., obliczonej przy uwzględnieniu § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349), wykazała, że prawidłowo odpis na ZFŚS obliczony od faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych powinien wynosić 37.488,98 zł, czyli o 4.488,76 zł więcej od ustalonego przez jednostkę na 33.000,22 zł. Stosownie do art. 5 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800, ze zm.) fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, zaś sposób ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych określa przywołane wyżej rozporządzenie.

           Badanie inwentaryzacji przeprowadzonej w Urzędzie na podstawie zarządzenia Nr 83/2015 Pana Wójta z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych wykazało, że nie objęła ona składników ujętych na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” (saldo na koniec 2015 r. wynosiło 94.381,14 zł). Należy wskazać, iż zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 i ust. 3 ustawy o rachunkowości inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. W złożonym wyjaśnieniu poinformował Pan, że wartości niematerialne i prawne będące własnością Urzędu Gminy Narew nie zostały objęte inwentaryzacją poprzez weryfikację salda konta 020, gdyż podstawą wydania zarządzenia nr 83/2015 z dnia 17.11.2015 r. była „Instrukcja w sprawie zasad gospodarki majątkiem trwałym i wprowadzeniem zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Gminy Narew” stanowiąca załącznik nr 1 do Zarządzenia Wójta Gminy Narew z dnia 01 grudnia 2006 r. W niniejszej instrukcji nie określono metod oraz terminu dokonania inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych, w związku z czym w zarządzeniu dotyczącym inwentaryzacji nie ujęto tego składnika majątkowego – str. 157 protokołu kontroli. Zwrócenia uwagi wymaga, że obowiązek inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych oraz terminy i częstotliwość jej przeprowadzania wynikają wprost z przewołanych przepisów ustawy o rachunkowości, zatem pominięcie tych zagadnień w regulacjach wewnętrznych nie usprawiedliwia nieprzeprowadzenia inwentaryzacji.

           Inwentaryzacja rzeczowych składników majątku przeprowadzona na podstawie przywołanego wyżej zarządzenia z dnia 17 listopada 2015 r. wykazała niedobór prądownicy o wartości 167,99 zł. Z treści protokołu z rozliczenia wyników inwentaryzacji wynika, iż powstały niedobór uznał Pan za niezawiniony i postanowił o jego spisaniu w straty nadzwyczajne. W wyjaśnieniu w sprawie podjęcia takiej decyzji wskazał Pan, iż prądownica o wartości 167,99 zł ujęta na koncie 013 – pozostałe środki trwałe była niskocennym środkiem trwałym będącym w użytkowaniu OSP Trześcianka. W wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego uzyskano informację, iż w/w rzecz zaginęła w wyniku kradzieży. Inwentaryzacja przeprowadzona w 2015 r. w formie spisu z natury użytkowanych przedmiotów nie obejmuje w/w rzeczy, uznano, iż niedobór został niezawiniony i postanowiono o spisaniu w straty nadzwyczajne – str. 158 protokołu kontroli. Z wyjaśnienia wynika, że nie podjęto żadnych czynności w celu ustalenia sprawcy domniemanej kradzieży. Zgodnie zaś z art. 50 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446) obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu mieniem, w tym jego ochrona.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej, w tym niewłaściwego wykonywania obowiązków przez pracowników.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt  jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych. Do dnia 29 marca 2016 r. funkcję Skarbnika pełniła Halina Niesteruk, zaś od dnia 30 marca 2016 r. Skarbnikiem Gminy Narew jest Iwona Nikonowicz.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu usunięcia rozbieżności między postanowieniami regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy a stanem faktycznym w zakresie obsadzenia stanowiska zastępcy Wójta Gminy, mając jednocześnie na uwadze kwestie związane z zapewnieniem funkcjonowania gminy w przypadku zaistnienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Pana Wójta.

2. Niezwłoczne zapewnienie warunków organizacyjnych i finansowych do zatrudnienia głównego księgowego przez kierowników instytucji kultury, z zastrzeżeniem rozważenia zasadności skorzystania przez gminę z rozwiązań w zakresie wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych obowiązujących od 1 stycznia 2016 r.

3. W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli zarządczej:

a) dostosowanie obowiązujących w jednostce zasad (polityki) rachunkowości do wymogów określonych przepisami art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mając na uwadze wskazania zawarte w niniejszym wystąpieniu i protokole kontroli,

b) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej kont 770 i 771 oraz nadanie kontu 140 nazwy zgodnej z obowiązującymi przepisami,

c) wprowadzenie do zakładowego planu kont Urzędu faktycznie stosowanego konta 721 lub rozważenie zaniechania jego prowadzenia, mając na uwadze, że dzielenie przychodów na dotyczące dochodów zrealizowanych przez Urząd i bezpośrednio na rachunku budżetu nie ma uzasadnienia z punktu widzenia obowiązków sprawozdawczych,

d) wyeliminowanie z treści instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miejskim bezprzedmiotowych regulacji upoważniających kierownika GOPS do kontroli merytorycznej dowodów księgowych, tj. czynności mieszczących się w ramach jego ogólnych obowiązków i odpowiedzialności jako kierownika jednostki sektora finansów publicznych na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, a także postanowień odnoszących się do głównego księgowego GOPS.

4. W zakresie pobierania wpłat gotówkowych na kwitariusze przychodowe:

a) pisemne powierzenie obowiązków w zakresie prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania, w tym kwitariuszy przychodowych, mając na względzie, że z punktu widzenia standardów kontroli zarządczej ewidencji tej nie powinna prowadzić osoba pobierająca wpłaty za pomocą tych druków,

b) zobowiązanie pracowników Urzędu przyjmujących wpłaty gotówkowe na kwitariusze przychodowe do niezwłocznego odprowadzania do banku pobranych środków; ewentualnie rozważenie zmodyfikowania procedur wewnętrznych w zakresie określenia tego terminu, jeżeli w obecnym kształcie nie są dostosowane do faktycznych potrzeb jednostki,

c) zapewnienie wykonywania i dokumentowania okresowej kontroli kompletności i terminowości odprowadzenia do banku wpłat przyjętych przez pracowników.

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji na koncie 130 w sposób obrazujący bezpośrednio obroty i salda rachunku bieżącego Urzędu; w tym celu odpowiednie zmodyfikowanie analitycznego podziału tego konta,

b) zapewnienie zgodności między sumą obrotów strony Ma subkont do konta 130 prowadzonych w celu ewidencji wydatków a kwotą wydatków wykonanych wykazaną w sprawozdaniu jednostkowym Rb-28S Urzędu oraz między obrotami strony Wn subkonta dochodów prowadzonego do konta 130 a kwotą dochodów wykonanych wykazaną w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S w części dotyczącej Urzędu Gminy; w tym celu przede wszystkim zaniechanie dokonywania przeksięgowań zrealizowanych wydatków między subkontami oraz przestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130

c) dokonywanie na kontach 130 i 133 wyłącznie zapisów zgodnych z danymi wyciągów bankowych, za wyjątkiem technicznych zapisów ujemnych na koncie 130 służących zachowaniu zasady czystości obrotów,

d) zapewnienie wyeliminowania sytuacji dokonania zapisu księgowego niezgodnie z dekretacją zawartą na dowodzie księgowym,

e) ewidencjonowanie w księgach Urzędu, w ramach konta 130, obrotów i sald wynikających z wyciągów bankowych do zbiorczego rachunku opłaty za gospodarowanie odpadami; rozważenie zasadności utrzymywania rozwiązania polegającego na przelewaniu przez bank środków z tego rachunku na rachunek bieżący Urzędu, mając na uwadze, że wpływ na ten rachunek (stanowiący w praktyce jeden z rachunków Urzędu) obrazuje już realizację dochodów z opłaty za gospodarowanie odpadami, zatem właściwe jest odprowadzanie zgromadzonych na nim środków bezpośrednio na rachunek budżetu, co – po objęciu rachunku ewidencją – powinno być obrazowane zapisem Wn 222 – Ma odpowiednie (utworzone dla tego rachunku) subkonto konta 130,

f) zamknięcie niewykorzystywanych rachunków bankowych wskazanych w części opisowej wystąpienia,

g) dokonywanie zapisów w ewidencji analitycznej do kont 011 i 201 w sposób spełniający ustawowe wymagania dla zapisów w księgach rachunkowych, których element stanowi ewidencja analityczna,

h) dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych spełniających wszystkie wymagania ustawy o rachunkowości,

i) poprawianie błędów w wewnętrznych dowodach księgowych zgodnie z zasadami określonymi w art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości, zaś błędów w zapisach księgowych dokonanych w ręcznie prowadzonej ewidencji analitycznej zgodnie z zasadami określonymi w art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

j) zapewnienie zgodności między danymi ewidencji syntetycznej i analitycznej prowadzonej dla danego konta; w tym celu w zakresie konta 221 ujmowanie na koncie syntetycznym wszystkich należności niewymagalnych,

k) ustalanie w księgach dwustronnych sald kont rozrachunkowych w przypadku ujęcia na nich zarówno należności jak i zobowiązań,

l) dokonywanie przeksięgowań sald kont 961 i 962 na konto 960 pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu,

ł) ujęcie w księgach Urzędu zapisem Wn 221 – Ma 720 należności od dłużników alimentacyjnych w części przypadającej budżetowi państwa oraz Wn 221 – Ma 750 odsetek z tego tytułu, pozostających dotychczas poza księgami rachunkowymi, a ujętych tylko w „ręcznym rejestrze”,

m) dokonanie – po uprzedniej analizie – odpisu aktualizującego należności od dłużników alimentacyjnych (zarówno w części należnej gminie jak i budżetowi państwa), mając na uwadze, że większość z nich posiada cechy kwalifikujące do dokonania odpisu na podstawie przepisów art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości; dokonanie odpisu zapisami Wn 761 – Ma 290 w zakresie należności głównych i Wn 751 – Ma 290 w zakresie odsetek; przeanalizowanie zaległości z pozostałych tytułów w celu ustalenia ewentualnych podstaw do dokonania odpisu aktualizującego,

n) ewidencjonowanie obrotów i sald rachunku służącego wpływom należności od dłużników alimentacyjnych w ewidencji Urzędu, w ramach konta 130, do którego prowadzona będzie ewidencja analityczna według podziałek klasyfikacji budżetowej służących sporządzeniu sprawozdania Rb-27ZZ; stosowanie następujących zapisów:

- przypis należności głównej w pełnej wysokości Wn 221 – Ma 720,

- odpis aktualizujący na zasadach wskazanych w punkcie n),

- wpłata należności nieobjętej odpisem aktualizującym Wn 130 – Ma 221 i Wn 720 (750) – Ma 225 „Rozrachunki z budżetami” w części dotyczącej budżetu państwa,

- wpłata należności  w części objętej odpisem aktualizującym Wn 130 – Ma 221 i Wn 290 – Ma 720 (750) w części stanowiącej dochód budżetu gminy oraz Wn 290 – Ma 225 w części stanowiącej dochód budżetu państwa,

- przekazanie środków budżetu państwa z rachunku dochodów z zadań zleconych na rachunek budżetu Wn 225 – Ma 130 oraz wpływ na rachunek budżetu Wn 133 – Ma 224,

- przekazanie środków stanowiących dochód budżetu gminy z rachunku dochodów z zadań zleconych na rachunek bieżący dochodów Urzędu w celu ujęcia ich jako dochodów budżetu w par. 2360 i objęcia jednostkowym sprawozdaniem Rb-27S Urzędu,

- przekazanie środków z rachunku bieżącego Urzędu na rachunek budżetu Wn 222 – Ma 130 oraz wpływ na rachunek budżetu Wn 133 – Ma 222,

o) ujmowanie na koncie 221 w ewidencji Urzędu danych dotyczących wykazywanych w sprawozdaniu Rb-27S zaległości i nadpłat z tytułu dochodów budżetowych, wynikających z informacji publikowanych przez Ministerstwo Finansów, mając na uwadze obowiązek wykazania w sprawozdaniu Rb-27S danych zgodnych z danymi ksiąg rachunkowych,

p) dołożenie należytej staranności przy dokonywaniu zapisów na kontach rozrachunkowych, mając na uwadze niedopuszczanie do powstania nierealnych sald; w tym celu w szczególności dokonywanie zapisów z uwzględnieniem zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

q) zlikwidowanie rachunku bankowego ewidencjonowanego na koncie 139-2, wykorzystywanego do gromadzenia uzyskanych wpływów z tytułu sprzedaży nieruchomości; przyjmowanie wpłat za sprzedane nieruchomości, stanowiących dochody budżetu, bezpośrednio na rachunek bieżący Urzędu (konto 130),

r) założenie ewidencji analitycznej gruntów do konta 011, spełniającej wymagania dla ewidencji analitycznej środków trwałych, tj. w szczególności zawierającej wartość każdej działki ustaloną zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości,

s) zawarcie w ewidencji analitycznej do konta 011 danych wymaganych zasadami funkcjonowania tego konta oraz uporządkowanie sposobu przechowywania kart środków trwałych, mając na uwadze ustalenia zawarte w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

t) zaniechanie ujmowania na koncie 011 składników majątkowych o wartości poniżej 3.500 zł; przeniesienie składników o takiej wartości do ewidencji pozostałych środków trwałych na koncie 013

u) przestrzeganie regulacji wewnętrznych określających dolny próg wartości pozostałych środków trwałych, od którego obejmowane są one ewidencją na koncie 013; ewentualnie rozważenie zmiany zasad przyjętych w tym zakresie, jeżeli nie odpowiadają one faktycznym potrzebom jednostki,

w) ewidencjonowanie na koncie 810 – w korespondencji z kontem 800 – równowartości środków wydatkowanych z budżetu na inwestycje,

x) prowadzenie ewidencji do konta 901 w sposób umożliwiający wyodrębnienie dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu od dochodów przekazywanych przez jednostki budżetowe,

y) ujmowanie w księgach wszystkich zobowiązań jednostki.

6. Prawidłowe klasyfikowanie dochodów i wydatków budżetu, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli. W szczególności właściwe kwalifikowanie dochodów i wydatków jako majątkowych lub bieżących, mając na uwadze zapewnienie rzetelnych danych do obliczenia relacji z art. 242 ustawy o finansach publicznych oraz wskaźnika z art. 243 tej ustawy.

7. Podjęcie działań w celu dostosowania treści umowy pożyczki nr 011/10/B-GW/ZW-062/PO zawartej z WFOŚiGW w dniu 20 maja 2010 r. do rzeczywistości w zakresie kwoty pożyczki i harmonogramu jej spłaty. Przyjęcie w WPF rozchodów z tytułu spłaty tej pożyczki w kwocie wynikającej z faktycznie otrzymanych środków.

8. Zapewnienie kompletności i rzetelności sporządzanej sprawozdawczości, poprzez:

a) sporządzanie sprawozdań jednostkowych Rb-27S oraz własnych sprawozdań jednostkowych Rb-N i Rb-Z zawierających dane wynikające z ewidencji księgowej Urzędu jako jednostki budżetowej oraz ewidencji budżetu, jak tego wymagają zasady sporządzania tych sprawozdań wskazane w części opisowej wystąpienia, mając na uwadze, że podstawą wykazania danych w sprawozdaniach zbiorczych są dane sprawozdań jednostkowych, a nie dane czerpane bezpośrednio z ksiąg rachunkowych,

b) wykazywanie w sprawozdaniach jednostkowych danych zgodnych z danymi ksiąg rachunkowych, w tym wykazywanie w sprawozdaniach jednostkowych Rb-27S kwoty należności a w sprawozdaniach jednostkowych Rb-28S kwoty zobowiązań,

c) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty dochodów otrzymanych obliczonej zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

d) sporządzanie sprawozdań jednostkowych oraz zbiorczych Rb-27S i Rb-28S za każdy miesiąc oraz za rok budżetowy,

e) sporządzanie jednostkowych sprawozdań Rb-27ZZ dla Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej realizującej dochody z zadań zleconych,

f) wykazywanie danych w pozycji „gotówka i depozyty” sprawozdania Rb-N zgodnie z zasadami wynikającymi z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych,

g) wykazywanie w bilansie z wykonania budżetu danych w zakresie zobowiązań finansowych z podziałem na zobowiązania krótkoterminowe i długoterminowe.

9. Zobowiązanie kierowników instytucji kultury do ujmowania w planach finansowych wszystkich danych wymaganych przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych,

10. Sporządzanie projektu planu finansowego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej.

11. W zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków:

a) precyzyjne wskazywanie w treści uchwał określających dopłatę do 1m3 ścieków, których odbiorców dotyczy dopłata, tj. odnoszenie się do konkretnej oczyszczalni przyjmującej ścieki lub do przedsiębiorstwa kanalizacyjnego, którym jest Urząd Gminy, a nie gmina,

b) zapewnienie możliwości podjęcia (lub odmowy podjęcia) przez Radzę Gminy uchwały w sprawie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków w terminie wynikającym z art. 24 ust. 5 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę…,

c) przyjmowanie za rok obrachunkowy dla potrzeb kalkulacji stawek za zbiorowe odprowadzanie ścieków 12 kolejnych pełnych miesięcy poprzedzających nie więcej niż o 2 miesiące dzień złożenia wniosku w sprawie zatwierdzenia taryf.

12. Podjęcie stosownych działań mających na celu, aby pobierane opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi zapewniały sfinansowanie funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami.

13. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

14. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podatków lokalnych opisanych w protokole kontroli; poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

15. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników (w tym osób zobowiązanych do wniesienia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi), na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie aktualnie obowiązujące przepisy zawarte w szczególności w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych.

16. Bezwzględne zapewnienie sprawdzalności i prawidłowego wypełniania kwitariuszy, za pomocą których inkasenci dokonują poboru podatków.

17. Ustalenie wynagrodzenia radcy prawnego zgodnie z obowiązującym w Urzędzie Gminy regulaminem wynagradzania pracowników.

18. W zakresie zamówień publicznych:

a) sporządzanie sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, o którym mowa w przepisach art. 98 Prawa zamówień publicznych,

b) określanie organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, jak tego wymaga art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych,

c) zapewnienie składania oświadczeń, o których mowa w art. 17 ust. 2 Prawa zamówień publicznych, przez wszystkie osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,

d) należyte dokumentowanie przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro, w szczególności w zakresie zachowania zasady konkurencyjności wynikającej z regulaminu udzielania tego typu zamówień wprowadzonego przez Pana Wójta,

e) obiektywne określanie wymagań jakościowych przedmiotu zamówienia w zakresie dostaw, w sposób umożliwiający jednoznaczne zweryfikowanie zgodności między jakością wykonanej dostawy a warunkami określonymi w postępowaniu i w zgodnej z nimi ofercie wykonawcy.

19. Zapewnienie należytego nadzoru i kontroli nad realizacją zleconych przez gminę usług w zakresie odłowienia, transportu i sprawowania opieki nad bezpańskimi psami, w tym poświadczanie zrealizowania usługi w formie przewidzianej umową.

20. Przedkładanie Skarbnikowi Gminy lub osobie przez niego upoważnionej wszystkich dokumentów poświadczających dokonanie czynności prawnych mogących powodować powstanie zobowiązań pieniężnych.

21. W zakresie Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych:

a) zwiększenie wysokości odpisu na ZFŚS na 2017 r. o kwotę 4.488,76 zł, odpowiadającą jego zaniżeniu w 2015 r.,

b) dokonywanie w końcu roku korekty naliczenia odpisu na ZFŚS do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych na zasadach określonych rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

22. W zakresie inwentaryzacji:

a) dokumentowanie inwentaryzacji gruntów w sposób właściwy metodzie porównania danych ksiąg z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, a nie w sposób sugerujący przeprowadzenie spisu z natury,

b) dokonywanie wyceny inwentaryzacji gruntów według wartości księgowej, która będzie wynikała z założonej ewidencji analitycznej dla poszczególnych działek,

c) coroczne przeprowadzanie inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników,

d) uregulowanie przepisami wewnętrznymi zagadnień dotyczących inwentaryzowania wartości niematerialnych i prawnych, w szczególności zasad dokumentowania inwentaryzacji tych składników.

23. Rozważenie podjęcia stosownych działań w celu ustalenia sprawcy kradzieży prądownicy w OSP Trześcianka.

24. Zapewnienie rzetelnej realizacji wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej  

           w Białymstoku