Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zarządzie Dróg Powiatowych w Wysokiem Mazowieckiem

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 października 2016 roku (znak: RIO.IV.6002-3/16), o treści jak niżej:

Pan

Marcin Korcz

Dyrektor

Zarządu Dróg Powiatowych

w Wysokiem Mazowieckiem

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zarządu Dróg Powiatowych w Wysokiem Mazowieckiem za 2015 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

           Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

Do końca 2015 r. dyrektorem ZDP był Edward Roszkowski.

           Kontrola wykazała, że postanowienia regulaminu organizacyjnego ZDP z dnia 9 maja 2005 r. w części dotyczącej struktury organizacyjnej ZDP nie zostały dostosowane do aktualnej organizacji jednostki, bowiem w strukturze organizacyjnej wymieniona jest sekcja patrolowo-remontowa w Czyżewie, która została zlikwidowana 31 października 2015 r. – str. 1 protokołu.

Badając zakresy obowiązków pracowników sekcji finansowo-księgowej stwierdzono w aktach osobowych głównej księgowej 2 zakresy obowiązków, tj. „zakres obowiązków se kcji finansowo-księgowej i spraw pracowniczych” z 2 stycznia 2013 r. odnoszący się do zadań związanych z prowadzeniem rachunkowości i drugi z tego samego dnia, zatytułowany „zakres obowiązków i odpowiedzialności w zakresie przestrzegania dyscypliny finansowej…”, w którym postanowiono m.in., że główny księgowy odpowiada za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. W jego treści wymieniono wszystkie czyny naruszenia dyscypliny finansów publicznych określone przepisami ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 168, ze zm.), w tym te, które może popełnić wyłącznie kierownik jednostki (np. niezgodne z przepisami umorzenie należności, zaciągnięcie zobowiązania bez upoważnienia określonego planem finansowym), a także te, które nie mogą wystąpić w ZDP, jak np. przekazanie lub udzielenie dotacji z naruszeniem zasad lub trybu jej przekazywania lub udzielania – str. 2 protokołu kontroli. Należy wskazać, że o winie i odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych decydują wskazane prawem organy, a nie postanowienia aktów wydanych przez kierownika jednostki, zatem przyjmowanie przez pracownika „odpowiedzialności” z tego tytułu jest bezprzedmiotowe.

W zakresie prawidłowości zaciągania zobowiązań stwierdzono przypadki braku podpisu głównego księgowego na umowach zawieranych przez jednostkę, powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych. Podpis głównego księgowego na dokumencie operacji gospodarczej polegającej na zaciągnięciu zobowiązania potwierdza dokonanie wstępnej kontroli tej operacji w zakresie wynikającym w szczególności z art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) i dokumentuje fakt mieszczenia się zaciąganego zobowiązania w planie finansowym jednostki – str. 5 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości zapisów dokonanych w księgach rachunkowych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.) wykazała, że:

a) w kosztach inwestycji nie uwzględniano kosztów sprawowania nadzoru inwestorskiego przy ich realizacji. Nadzór wykonywany jest przez pracowników ZDP w ramach zakresu obowiązków. Według opisu konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia, do inwestycji należy zaliczyć poniesione koszty dotyczące środków trwałych w budowie w ramach prowadzonych inwestycji zarówno przez obcych wykonawców, jak i we własnym zakresie. Przepisy zawarte w art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy stanowią zaś, iż środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, co w przypadku kontrolowanej jednostki dotyczy kosztów zatrudnienia pracowników sprawujących nadzór inwestorski. W praktyce zwiększenie kosztów inwestycji powinno polegać na przeniesieniu na konto 080 z kont zespołu 4 odpowiednio ustalonych kwot kosztów bieżących. Należy dodatkowo podkreślić, że obowiązujące przepisy nie zawierają wymogów w zakresie zachowania zgodności między kwotą wydatków w par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” a wartością kosztów inwestycyjnych ujętych na koncie 080, jak również zgodności wydatków bieżących poniesionych w poszczególnych paragrafach klasyfikacyjnych z odpowiednimi kontami zespołu 4. Zatem właściwe ustalenie wartości inwestycji – z uwzględnieniem kosztów pracy własnych pracowników – nie może skutkować zmianą klasyfikacji budżetowej wydatków poniesionych na ten cel (w szczególności na wynagrodzenia) – str. 23 i 24 protokołu kontroli,

b) w ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych prowadzonej do konta 013 „Pozostałe środki trwałe” nie zawarto, w niektórych przypadkach, danych na temat wszystkich istotnych cech identyfikujących poszczególne obiekty inwentarzowe, np. numerów fabrycznych składników majątkowych, które je posiadają. Dokładne oznaczenie poszczególnych obiektów inwentarzowych należy uznać za warunek służący zarówno należytej ochronie posiadanych zasobów majątkowych, jak i prawidłowemu wypełnianiu obowiązków w zakresie powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych, o których mowa w art. 27 ustawy –  str. 27 protokołu kontroli,

c) pod datą 31 grudnia 2015 r. z konta 080 na konto 011 „Środki trwałe” przeksięgowano bezpodstawnie wartość opracowanych w latach wcześniejszych dokumentacji dotyczących 4 inwestycji drogowych, których realizacja nie została rozpoczęta do 2016 r. W ten sposób do środków trwałych zaliczono wartość dokumentacji na łączną kwotę 208.005,64 zł. Przeksięgowań dokonano na podstawie dowodów OT „przyjęcie środka trwałego”, do których dołączone były „protokoły odbioru końcowego” opatrzone również datą 31 grudnia 2015 r. Nakłady poniesione na dokumentację dotyczącą niezakończonego procesu wybudowania czy ulepszenia środka trwałego nie stanowią odrębnego środka trwałego (art. 3 ust. 1 pkt 15 i 16 ustawy o rachunkowości). Wartość tych nakładów wejdzie w skład wartości wybudowanego (ulepszonego) środka trwałego po oddaniu go do użytku. W efekcie bezpodstawnego księgowania o kwotę 208.005,64 zł zaniżono stan konta 080 (środków trwałych w budowie) i zawyżono wartość środków trwałych na koncie 011 – str. 20-21 protokołu kontroli,

d) na koncie 011 nie jest ujęta wartość gruntów oddanych ZDP w trwały zarząd, co jest sprzeczne z § 2 pkt 5 rozporządzenia; wykazano jedynie budynki i budowle objęte decyzjami w sprawie ustanowienia trwałego zarządu. Za przyczynę tej nieprawidłowości należy uznać nieprzekazanie wartości ewidencyjnej gruntów z ksiąg Starostwa do ksiąg ZDP – str. 27 protokołu kontroli.

Analizując wydatki poniesione w par. 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe” ustalono, że sklasyfikowano w nim wydatek za wykonanie dokumentacji technicznej inwestycji na dwóch drogach. Umowa z wykonawcą opiewała na kwotę 128.450 zł. W związku z nieterminowym wykonaniem zadania obniżono wynagrodzenie, zgodnie z umową, o 50% – do kwoty 64.225 zł. Wydatek ten winien być sklasyfikowany, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), w par. 6050, zaś wynikające z niego koszty ujęte na koncie 080, a nie na koncie zespołu 4. Jak wyżej wskazano, wynagrodzenie przewidziane w umowie zostało zmniejszone o połowę w związku z potrąceniem należnej ZDP kary umownej i wypłacone wykonawcy w kwocie 64.225 zł. Mimo, że ZDP nie zrealizował kasowo na rachunku bieżącym wpłaty z tytułu kar umownych, a także nie wypłacił całości wynagrodzenia, po stronie dochodów i wydatków ujęto dodatkowo kwotę 64.225 zł, o którą zawyżono dochody i wydatki budżetu powiatu w 2015 r. Zapisy księgowe skutkujące powstaniem rzekomych dochodów i wydatków w tej wysokości zostały dokonane wbrew rzeczywistemu przebiegowi operacji gospodarczej – brak bowiem dochodów i wydatków udokumentowanych wyciągami bankowymi. Naruszono tym samym zasadę kasowego ustalania dochodów i wydatków budżetu, o której mowa w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… oraz art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, według której dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty, w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków dokonanych na rachunkach bankowych m.in. jednostek budżetowych, za wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach.

W efekcie bezpodstawnych zapisów kwotę 64.225 zł odprowadzono do budżetu powiatu jako zrealizowany dochód, zamiast jako niewykorzystane środki na wydatki – str. 11-12 protokołu kontroli.

           Badając procedury wyłonienia dostawcy paliwa do pojazdów i sprzętu oraz ewidencjonowania zakupionego paliwa stwierdzono, że wykonawcę wyłoniono w trybie przetargu nieograniczonego. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia jako kryteria oceny ofert podano cenę – 95% i jakość paliwa – 5%, nie wskazując wymaganych przez zamawiającego parametrów dotyczących jakości ani sposobu ich oceniania (punktowania). Zastępca dyrektora ZDP wskazała, że zapis „jakość paliw” dotyczy dokumentów potwierdzających jakość tych paliw (aktualne orzeczenia laboratoryjne) i z tym związana jest punktacja; Maksymalna ilość punktów (5 pkt.) uzyskałaby oferta, która przedstawiłaby lepsze wyniki badań laboratoryjnych w w/w postępowaniu. Zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.), w brzmieniu obowiązującym w czasie udzielania zamówienia, zamawiający zobowiązany był do określenia w specyfikacji opisu kryteriów, którymi będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. Podany w wyjaśnieniu „sposób oceny” w zakresie kryterium jakości paliwa nie wynika ze specyfikacji. Ponadto nie wynika z niego, jaką liczbę punktów należałoby przyznać, jeżeli wpłynęłaby tylko jedna oferta (Maksymalna ilość punktów (5 pkt.) uzyskałaby oferta, która przedstawiłaby lepsze wyniki). Należy też wskazać, że obowiązujący od 28 lipca 2016 r. art. 91 ust. 2d Prawa zamówień publicznych wprost wskazuje, że zamawiający określa kryteria oceny ofert w sposób jednoznaczny i zrozumiały.

           Analiza treści umowy wykazała, że znajduje się w niej zapis przewidujący, iż cena stacji paliw może ulegać zmianie w zależności od: podatków nakładanych na paliwa (VAT, akcyza), ceny ropy naftowej i gotowych produktów na światowych giełdach, kursu dolara oraz warunków na rynku krajowym kształtowanych przez konkurencję. Tego typu postanowienia powodują, że ustalona w postępowaniu cena oferty, uznana za najkorzystniejszą, w istocie może nie być stosowana przy realizacji dostaw. Wśród podstaw ewentualnych zmian ceny nie ma bowiem odniesienia do ceny zbytu rafinerii i narzutu stosowanego przez dostawcę od tej ceny, które to wartości stanowiły podstawę ustalenia wartości oferty w formularzu ofertowym. Dodatkowo w § 2 umowy, jako wyliczenie wartości umowy, zawarto tabelę, w której treści pominięto – względem danych s.i.w.z. oraz formularza ofertowego – dane o cenie zbytu rafinerii i narzucie dostawcy od tej ceny, wskazując jedynie cenę stacji paliw z dnia 8 grudnia 2014 r. i rabat w wysokości 0,10 zł/l od tej ceny. W istocie więc umowa przewiduje ceny stacji i rabat oraz zawiera podstawy jej zmiany niezwiązane z przyjętymi o s.i.w.z. zasadami ustalenia ceny stacji. W umowie brak natomiast jakichkolwiek postanowień zobowiązujących dostawcę do dokumentowania ceny zbytu rafinerii i stosowanego narzutu, czyli danych umożliwiających stwierdzenie przez zamawiającego, że stosowane są oferowane zasady ustalania ceny. Należy wskazać, że wzór umowy o takiej treści stanowił załącznik do s.i.w.z., zatem należy ocenić stwierdzony stan faktyczny jako wewnętrzną sprzeczność s.i.w.z. w zakresie sposobu ustalania (ewentualnych zmian) ceny, posiadającą cechy nakazujące uznać postępowanie za przygotowane w sposób utrudniający uczciwą konkurencję, tj. z naruszeniem art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

W umowie z wybranym dostawcą paliwa postanowiono m.in., że każdorazowe pobranie paliwa należy odnotować w asygnacie rozchodowej z podaniem: imienia i nazwiska osoby pobierającej paliwo, marki i numeru pojazdu lub nazwy maszyny, rodzaju paliwa, ceny stacji paliw w chwili pobrania, daty pobrania. Odbiór ma potwierdzać własnoręcznym podpisem osoba pobierająca paliwo. W okazanych asygnatach brak wskazania „ceny stacji paliw w chwili pobrania”, natomiast w fakturach wskazania jest m.in. ilość, cena jednostkowa, wartość ogółem i kwota rabatu, która – jak wynika z faktury – uwzględniona ma być w należności ogółem. Nie wskazano kwoty (wartości), od której uwzględniony jest rabat (0,10 zł/l). Zarówno „cena stacji paliw w chwili pobrania” w asygnacje, jak i wskazanie tych danych w fakturze, jest elementem weryfikacji prawidłowości udzielonego rabatu – str. 14 protokołu kontroli.

Badając dokumentację dotyczącą eksploatacji pojazdów, w tym m.in. samochodu Hyundai będącego w dyspozycji dyrektorów ZDP (poprzedniego i aktualnego), stwierdzono, że:

a) w kartach drogowych samochodu Hyundai w niektórych przypadkach wpisywano w rubryce skąd-dokąd „teren” i podawano przebieg ilości kilometrów, np. 3 marca 2016 r. – 150 km, 28 kwietnia 2016 r. – 188 km. Wynikający z takiego sposobu wypełniania kart brak jawności i przejrzystości w zakresie korzystania z samochodu służbowego uniemożliwia zweryfikowanie celowości wyjazdów w zakresie ich związku z wykonywaniem czynności służbowych, a tym samym związku z zadaniami publicznymi wydatku poniesionego na zakup paliwa. W procedurach wewnętrznych nie znalazły się postanowienia zobowiązujące do ujmowania w kartach drogowych danych pozwalających na zidentyfikowanie miejsca wyjazdu i jego celu,

b) odbywano wyjazdy do Białegostoku i innych miejscowości poza terenem powiatu, na które nie wystawiano polecenia wyjazdu służbowego. Zgodnie z przepisami § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca – str. 11 protokołu kontroli.

Kontroli poddano dokumentację zrealizowanych inwestycji oraz zbadano jej zgodność ze stanem faktycznym przez oględziny efektów wykonanych zadań. Stwierdzono następujące rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym a danymi zawartymi w dokumentacji:

a) w zakresie robót dotyczących przebudowy mostu w m. Jamiołki-Godzieby w ciągu drogi powiatowej nr 2041B w poz. 29 kosztorysu powykonawczego wykazano humusowanie i obsianie trawą poszerzonych skarp drogowych – 500 m² o wartości brutto 4.920 zł; przeprowadzone oględziny nie wykazały humusu i obsiania trawą; na skarpach znajdował się żwir, wysokie chwasty i odrost drzewa – str. 23 protokołu kontroli,

b) w poz. 19 kosztorysu powykonawczego przebudowy drogi powiatowej nr 2043B w m. Kobylin Kuleszki wykazano ustawienie znaków drogowych odblaskowych o powierzchni ponad 0,30 m² na słupkach stalowych ø 70 mm – sztuk 6, cena jednostkowa netto 300 zł, wartość netto 1.800 zł. Faktycznie stwierdzono 2 znaki ze słupkami nowo wbudowane oraz 4 istniejące wcześniej wraz ze słupkami (stare) – tak jak to ujęto w projekcie stałej organizacji ruchu (wykonano zatem zgodnie z projektem). W kosztorysie inwestorskim i przedmiarach robót wykazano 6 sztuk znaków „nowych”, co – oprócz ujęcia w kosztorysie powykonawczym danych niezgodnych z rzeczywistością – świadczy też o rozbieżności miedzy projektem graficznym a danymi wynikającymi z przedmiarów i kosztorysu inwestorskiego. Powtórzenie danych o 6 „nowych” znakach w kosztorysie ofertowym i powykonawczym świadczy o bezpodstawnym wypłaceniu wynagrodzenia na kwotę 1.476 zł brutto (4 x 300 zł x 23% VAT). Ponadto w kosztorysie powykonawczym słupki do znaków wykazano ø 70 mm, zaś faktycznie słupki miały ø 60 mm co stwierdzono w wyniku oględzin.

Ustalenia wynikające z oględzin wykonanych robót świadczą o nierzetelnym wykonawstwie i nadzorze oraz braku należytej staranności przy odbiorze robót – str. 24 i 25 protokołu kontroli.

Badając stosowane w ZDP rozwiązania w zakresie ewidencji materiałów stwierdzono, że w jednostce zakupione materiały co do zasady ujmowano na koncie 310 „Materiały”, za wyjątkiem paliwa, którego zakup księgowany jest bezpośrednio w koszty. W unormowaniach wewnętrznych odniesiono się ogólnie do stosowanych metod ewidencjonowania materiałów – bez wskazania wprost, jakie grupy materiałów ujmuje się na koncie 310 i ewidencjonuje ilościowo-wartościowo, a jakie odnosi się bezpośrednio w koszty w momencie zakupu. Według wyjaśnienia głównej księgowej materiały i towary zakupione osoba z komórki merytorycznej dokonuje opisu na dokumencie zakupu, iż wymieniony towar przyjmuje na stan magazynu (konto 310) dotyczy to zapasów magazynowych jednostki lub ujmuje poniesiony wydatek w koszty - rozchoduje ze wskazaniem w jaki sposób, komu przekazano lub wbudowano, bądź rozchodowano - konto 401 (dotyczy to m.in. paliw płynnych) sposób dokumentowania zdarzeń gospodarczych omówiono w instrukcji obiegu, kontroli podpisywania dokumentów finansowo- księgowych (ksero w załączeniu). Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że to nie pracownik właściwy merytorycznie powinien decydować o przyjęciu materiałów na stan magazynu lub odpisaniu ich wartości w koszty w momencie zakupu. Sposób ewidencji właściwy każdej grupie rzeczowych składników aktywów obrotowych powinien określić kierownik jednostki na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Regulacje wewnętrzne wprowadzone przez kierownika jednostki określają obowiązujący sposób ewidencji poszczególnych grup materiałów – str. 28 protokołu kontroli.

Z ustaleń dotyczących ewidencjonowania obrotu materiałami wynika ponadto, że rozchód niektórych materiałów nie jest udokumentowany w sposób umożliwiający jednoznaczne zweryfikowanie ich przeznaczenia. W zakresie rozchodu z magazynu grysu, udokumentowanego „zestawieniem ilość robót” wykonanych w ramach bieżącego utrzymania dróg i mostów w sierpniu 2015 r. (stanowiącym załącznik do protokołu odbioru robót), nie wskazano drogi oraz szczegółowej lokalizacji rozchodowanego grysu, a także emulsji i słupków ze znakami – str. 16 protokołu kontroli.

W następstwie zmiany na stanowisku dyrektora ZDP sporządzono protokoły przekazania-przyjęcia samochodu osobowego Hyundai (w związku z przeprowadzoną inwentaryzacją doraźną); przyjmującym na podstawie protokołu z dnia 1 lutego 2016 r. był Pan Dyrektor. Z protokołów wynika m.in., że:

W samochodzie stwierdzono uszkodzenia:

- popękany zderzak przedni w części prawej dolnej ( widoczne na kanale),

- otwarty zderzak tylny z lewej strony,

- pogięty próg prawy w części przedniej.

Kontrolującemu nie udokumentowano przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sprawie ustalenia przyczyn i osób odpowiedzialnych za szkody. Stwierdzony stan faktyczny świadczy również o niezastosowaniu postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którą inwentaryzację doraźną przeprowadza się w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniającej jej przeprowadzenie, tj. m.in. zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, zaś według § 9 tej instrukcji Pracownik ponosi odpowiedzialność za zniszczenie mienia jednostki powstałe wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków. Odpowiedzialność pracownika z tego tytułu wiąże się z obowiązkiem wyrównania powstałej szkody…. – str. 28 protokołu kontroli.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Większość stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień dotyczy okresu sprawowania funkcji dyrektora ZDP przez Edwarda Roszkowskiego.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywają na głównym księgowym, stosownie do zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu dokonania zmiany regulaminu ZDP poprzez usunięcie ze struktury organizacyjnej sekcji patrolowo-remontowej w Czyżewie.

2. Anulowanie „zakresu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie przestrzegania dyscypliny finansowej…” głównej księgowej, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

3. Zapewnienie opatrywania przez głównego księgowego podpisem dokumentów poświadczających dokonanie operacji gospodarczej polegającej na zaciągnięciu zobowiązania, mając na uwadze postanowienia art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) dokonywanie wyceny i uwzględnianie w wartości nakładów na budowę lub ulepszenie środka trwałego wartości pracy pracownika ZDP pełniącego funkcję inspektora nadzoru,

b) uzupełnienie ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych o elementy służące jednoznacznej identyfikacji posiadanych składników majątkowych,

c) zaprzestanie ujmowania na koncie 011 wartości opracowanych dokumentacji projektowych jako odrębnych środków trwałych; przeksięgowanie kwoty 208.005,64 zł z konta 011 na konto 080,

d) wystąpienie do Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem o przekazanie ujętej w księgach Starostwa wartości ewidencyjnej gruntów oddanych ZDP w trwały zarząd, w celu ujęcia wartości tych gruntów na koncie 011 w księgach ZDP,

e) przestrzeganie zasady kasowego ustalania dochodów i wydatków budżetowych zrealizowanych przez ZDP; w tym celu zaniechanie ewidencjonowania jako dochodów i wydatków operacji niemających potwierdzenia w faktycznie wykonanych wpływach i wypływach na rachunku bieżącym, udokumentowanych wyciągami bankowymi.

5. Klasyfikowanie wydatków na wykonanie dokumentacji inwestycji w par. 6050.

6. W zakresie udzielania i realizacji zamówień publicznych na zakup paliwa:

a) określanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zrozumiałych zasad dokonywania oceny (punktacji) ofert według wszystkich przewidzianych w specyfikacji kryteriów oceny,

b) wyeliminowanie sprzeczności między treścią s.i.w.z. a załączonym do niej wzorem umowy w zakresie zasad ustalania cen dostaw; w tym celu zaprzestanie odwoływania się w umowie do takich okoliczności, mających stanowić podstawę ustalania cen dostaw, które nie podlegały uwzględnieniu w formularzu ofertowym przy ustaleniu ceny oferty,

c) zawieranie w umowie z dostawcą postanowień mających zapewnić udokumentowanie sposobu ustalenia ceny dostawy zgodnie z treścią złożonej oferty,

d) egzekwowanie podawania w asygnatach rozchodowych wszystkich danych umożlwiających potwierdzenie zastosowania przewidzianego ofertą rabatu.

7. Zapewnienie ujmowania w kartach drogowych danych umożliwiających stwierdzenie publicznego celu przejazdów wykonywanych samochodem służbowym. W tym celu wprowadzenie stosownych procedur wewnętrznych przewidujących obowiązki w tym zakresie i osoby odpowiedzialne.

8. Odbywanie podróży służbowych samochodem służbowym na podstawie polecenia wyjazdu służbowego.

9. Zobowiązanie inspektorów nadzoru i komisji odbierających roboty budowlane do dołożenia należytej staranności przy weryfikowaniu ich zgodności z dokumentacją.

10. Zapewnienie zgodności między poszczególnymi elementami dokumentacji robót budowlanych.

11. Wystąpienie do wykonawców:

a) przebudowy mostu w m. Jamiołki-Godzieby o wykonanie humusowania i obsiania trawą skarp lub zwrot bezpodstawnie wypłaconego wynagrodzenia za niewykonane roboty, wynoszącego 4.920 zł,

b) przebudowy drogi w m. Kobylin-Kuleszki o zwrot bezpodstawnie wypłaconego wynagrodzenia za nieprzewidziane projektem ustawienie nowych znaków, wynoszącego 1.476 zł.

12. W zakresie ewidencji materiałów:

a) wprowadzenie regulacji wewnętrznych określających sposób prowadzenia ewidencji poszczególnych grup materiałów, stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

b) zapewnienie dokumentowania rozchodu materiałów drogowych w sposób umożliwiający jednoznaczne potwierdzenie miejsca ich wykorzystania.

13. Rozważenie przeprowadzenia postepowania wyjaśniającego w odniesieniu do stwierdzonych podczas inwentaryzacji doraźnej szkód w samochodzie służbowym.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

1. Zarząd Powiatu Wysokomazowieckiego

2. Regionalna Izba w Białymstoku

Zespół w Łomży