Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Galerii im. Sleńdzińskich w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 marca 2016 roku (znak: RIO.I.6002-1/16), o treści jak niżej:

Pani  

Jolanta Szczygieł-Rogowska

Dyrektor 

Galerii im. Sleńdzińskich

                                                                                              w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Galerii im. Sleńdzińskich w Białymstoku za 2015 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu kontroli zarządczej i ich przestrzeganie, wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, przychody i koszty objęte planem finansowym, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem miasta Białegostoku.

Badając dokumentację opisującą przyjętą w Galerii politykę rachunkowości stwierdzono, że w planie kont przewidziano błędne rozwiązania, polegające na:

a) prowadzeniu do kont 010 „Środki trwałe amortyzowane sukcesywnie” i 070 „Umorzenie środków trwałych” kont analitycznych 010-1 „Grunty własne i prawo wieczystego użytkowania gruntów” oraz 070-1 „Umorzenie gruntów własnych”, mimo że Galeria nie posiada gruntów, ani prawa użytkowania wieczystego, prowadząc działalność w pomieszczeniach wynajmowanych od Zarządu Mienia Komunalnego. Stosownie zaś do art. 31 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) od wartości gruntów nie dokonuje się odpisów umorzeniowych – str. 6 protokołu kontroli,

b) wskazaniu w zasadach wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania i rozliczania wyniku finansowego, że  konta zespołu 5 są zamykane w korespondencji z kontem 490 Rozliczenie kosztów”. W opisie kont zespołu 5 regulacja taka nie występowała. Ponadto z ustaleń kontroli wynika potrzeba doprecyzowania opisu konta 490 w zakresie kosztów podlegających przeksięgowaniu na to konto – str. 6 protokołu kontroli,

c) nieuwzględnieniu, do czasu kontroli, zmian wprowadzonych od 30 listopada 2015 r. do art. 29 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406, ze zm.), mających wpływ na ewidencję funduszy instytucji kultury. Zgodnie z aktualnym stanem prawnym instytucja kultury tworzy fundusz instytucji kultury – odzwierciedlający wartość mienia wydzielonego dla instytucji kultury w momencie jej utworzenia i ulegający zwiększeniu o wartość niepodlegających amortyzacji aktywów trwałych sfinansowanych z dotacji lub otrzymanych nieodpłatnie oraz zmniejszeniu o wartość niepokrytej funduszem rezerwowym – oraz fundusz rezerwowy, który tworzy się z zysku netto za poprzedni rok obrotowy i przeznacza się na pokrycie strat instytucji kultury. Wykaz kont instytucji kultury powinien zatem zostać rozszerzony o odpowiednie konto zespołu 8 pod nazwą „Fundusz rezerwowy”, służące ewidencji operacji określonych w art. 29 ust. 3 ustawy – str. 6 protokołu kontroli. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 10 protokołu kontroli, fundusz rezerwowy Galerii zostanie utworzony w 2016 r. w wyniku przeksięgowania zysku za 2015 r. w przewidywanej kwocie 14.188,04 zł – str. 6 protokołu kontroli.

Badając zapisy na koncie 800 „Fundusz instytucji kultury” stwierdzono, że fundusz ten w latach 2014-2015 składał się z funduszu w środkach trwałych (konto 800-1), funduszu w dziełach sztuki (konto 800-2) i funduszu w środkach obrotowych (konto 800-3). Według zestawienia obrotów i sald na koniec 2015 r. fundusz Galerii (saldo Ma konta 800) wynosił 1.277.863,29 zł i składał się z: funduszu środków trwałych w wysokości 52.411,51 zł – niższej o 64.329,29 zł od wartości początkowej środków trwałych; funduszu w dziełach sztuki w wysokości 1.131.959,54 zł – niższej o 72.668,25 zł od salda Wn konta 016; funduszu w środkach obrotowych w kwocie 93.492,24 zł – wyższej o 36.044,59 zł od aktywów obrotowych pomniejszonych o aktywa obrotowe zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Przedstawione dane wskazują, że poszczególne konta prowadzone w ramach konta 800 nie odzwierciedlały właściwego stanu elementów funduszu.

         Z ustaleń kontroli dotyczących ewidencji na koncie 800 wynika ponadto, że jednostka nie stosowała się do brzmienia art. 29 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej obowiązującego w latach 2012-2014, według którego „Wartość majątku instytucji kultury odzwierciedla fundusz instytucji kultury, który odpowiada wartości mienia wydzielonego dla instytucji”. Przejawiało się to w odnoszeniu na fundusz wyników finansowych za lata 2011-2014, mimo że według ustawy miał on oznaczać wyłącznie wartość mienia wydzielonego dla Galerii. W konsekwencji w skład funduszu wchodził na koniec 2015 r. wynik za lata ubiegłe wyrażający się stratą w wysokości 24.802,05 zł – str. 8-10 protokołu kontroli.

Z zestawienia obrotów i sald za 2014 r. wynika, że stan środków na rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, wynoszący na koniec 2014 r. 2.100,37 zł (konto 132), był o 691,99 zł niższy od stanu tego funduszu wynoszącego 2.792,36  zł. Na koniec 2015 r. różnica pomiędzy stanem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (1.354,61 zł) i stanem środków na rachunku bankowym funduszu (662,62 zł), również wynosi  691,99 zł. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że niezgodność stanu środków na rachunku ZFŚS ze stanem funduszu wynikła m.in. z błędnych księgowań w 2012 r. W grudniu 2012 r. dokonano korekty naliczenia funduszu. W związku ze zmniejszeniem funduszu o 634,48 zł w dniu 24 grudnia 2012 r. przelano z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący kwotę 634,48 zł. Operację zaksięgowano zapisami: Wn 141 – Ma 132 (przelew środków z rachunku funduszu) i Wn 131 – Ma 141 (wpływ na rachunek bieżący), zamiast Wn 850 – Ma 132 i Wn 131 – Ma 409. Pozostała różnica w wysokości 57,51 zł powstała z korekty funduszu i analogicznych księgowań w 2013 r. – str. 10-11 protokołu kontroli.

Z zapisów na koncie 132 wynika, że ze środków ZFŚS sfinansowano 3 pracownikom część kosztów zakupu okularów korygujących wzrok w łącznej kwocie 750 zł. W regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ustalonym zarządzeniem Nr 8/2008 Dyrektora Galerii z dnia 3 listopada 2008 r. dofinansowanie zakupu okularów korekcyjnych nie występuje jako przeznaczenie środków funduszu. Źródło dofinansowania zakupu okularów korekcyjnych nie zostało wskazane również w zarządzeniu Nr 7/2014 Dyrektora Galerii z dnia 7 kwietnia 2014 r. w sprawie zasad dofinansowania pracownikom Galerii kosztów zakupu okularów korygujących wzrok. Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973) pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza. Finansowanie kosztów okularów powinno zatem stanowić koszt pracodawcy.  W związku z ustaleniami kontroli w dniu 18 lutego 2016 r. przelano z rachunku bieżącego na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kwotę 750 zł, stanowiącą równowartość kosztów zakupu okularów poniesionych ze środków funduszu – str. 15-16 protokołu kontroli.

         Na należność wynikającą z konta 201 w kwocie 8.295,66 zł składała się kaucja wpłacona do Zarządu Mienia Komunalnego na poczet zabezpieczenia bieżących należności w  związku z zawarciem w dniu 12 grudnia 2007 r. umowy najmu lokalu użytkowego przy ul. Waryńskiego oraz podpisaniem w 2010 r. nowych umów najmu lokali użytkowych przy ul. Legionowej, odpowiadająca wartości trzymiesięcznego czynszu. W  dniu 14 stycznia 2016 r. zostały zawarte pomiędzy Zarządem Mienia Komunalnego a Galerią umowy najmu od 1 stycznia 2016 r. lokali użytkowych przy ul. Waryńskiego 24A i przy ul. Legionowej 2. W umowach z 14 stycznia 2016 r. nie występują zapisy zobowiązujące Galerię do wniesienia kaucji na zabezpieczenie ewentualnych roszczeń wynajmującego. W związku z tym brak jest podstaw do dalszego przetrzymywania przez wynajmującego kaucji wniesionych przez Galerię w 2007 i 2010 r. W związku z ustaleniami kontroli, w dniu 17 lutego 2016 r. Galeria wystąpiła do ZMK (pismo GSL/A/13/2016) o zwrot kaucji w wysokości 8.295,66  zł – str. 17 protokołu kontroli.

W zakresie tego zagadnienia stwierdzono ponadto, że lokal użytkowy o pow. 14 m² położony w budynku przy ul. Legionowej 2 od 14 grudnia 2015 r. nie jest przedmiotem podnajmu. Została bowiem rozwiązana umowa podnajmu zawarta 10 stycznia 2013 r. W związku z brakiem podnajmu tego lokalu nieuzasadnione było obciążenie przez wynajmującego Galerii czynszem według stawki netto 31,86 zł/m², zamiast według stawki 2,73 zł – różnica czynszu odpowiada kwocie 407,82 zł netto. Z informacji uzyskanych w trakcie kontroli wynika, że lokal będącym przedmiotem podnajmu do dnia 14 grudnia 2015 r. jest aktualnie  remontowany. W związku z ustaleniami kontroli, w dniu 11 lutego 2016 r. Galeria wystąpiła do ZMK (pismo GSL/A/9/2016) o dokonanie korekty styczniowej faktury za najem lokali – str. 17-18 protokołu kontroli.   

Z regulaminu wynagradzania pracowników Galerii wprowadzonego w życie zarządzeniem Nr 15/2014 Dyrektora Galerii z dnia 15 lipca 2014 r. wynika, że wynagrodzenie pracownika może się składać z wynagrodzenia zasadniczego, dodatku funkcyjnego, dodatku stażowego i dodatku specjalnego. W regulaminie określono, że w Galerii jest tworzony fundusz nagród w ramach środków na wynagrodzenia osobowe w wysokości do 3% planowanych środków osobowego funduszu płac. Stawki wynagrodzenia zasadniczego określono dla następujących stanowisk: główny księgowy – 4.100-5.100 zł, starszy specjalista z zakresu działalności podstawowej – 3.000-4.100 zł, samodzielny pracownik do spraw edukacji – 2.500-4.100 zł, księgowy – 2.000-4.000 zł, pracownik do spraw administracyjno-gospodarczych – 2.600-3.500 zł, specjalista z zakresu działalności podstawowej – 2.700-3.400 zł i młodszy specjalista z zakresu działalności podstawowej – 2.000-2.900 zł. W tabeli stawek wynagrodzenia zasadniczego nie uwzględniono pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowników: Działu Zbiorów Artystycznych, Archiwalnych i Badań Regionalnych (DZAiBR) oraz Działu Wystaw, Wydawnictw i Promocji (DWWiP), wymienionych w § 4 ust. 1 pkt 2 regulaminu wynagradzania oraz w regulaminie organizacyjnym Galerii. W schemacie organizacyjnym stanowiącym załącznik do regulaminu organizacyjnego w strukturze DZAiBR i DWWiP są wymienione stanowiska: główny specjalista w zakresie działalności podstawowej – kierownik działu  oraz stanowiska specjalistów. W schemacie organizacyjnym w DZAiBR i DWWiP nie występują stanowiska starszych i młodszych specjalistów do spraw działalności podstawowej określone w regulaminie wynagradzania pracowników Galerii. Należy też zaznaczyć, iż w wykazie stanowisk określonym w § 2 pkt 2 i 3 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia  3 października 2012 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 1105) – obowiązującego w czasie wydania regulaminu – nie występowały stanowiska starszych i młodszych specjalistów – str. 21-22 protokołu kontroli.

Na podstawie akt osobowych pracownika zatrudnionego na stanowisku księgowego stwierdzono, że (…)[1]. Z akt osobowych pracownika, który do końca kwietnia 2014 r. był zatrudniony na stanowisku pomocy głównej księgowej, wynika, że nie został dotychczas określony zakres obowiązków na stanowisku księgowego. Z zakresu obowiązków na poprzednim stanowisku wynika, że do obowiązków pracownika, poza czynnościami księgowymi, należało m.in. prowadzenie spraw organizacyjnych i kadrowych. W wyniku czynności kontrolnych w dniu 18 lutego 2016 r. nadano zakres czynności temu pracownikowi oraz zmieniono warunki płacowe poprzez obniżenie wynagrodzenia zasadniczego do kwoty …[2] – str. 22 protokołu kontroli.

Analizując listy płac stwierdzono, że zarządzeniem Nr 8/2015 r. z dnia 9 lipca 2015 r. Panu Dyrektor przyznała nagrody głównej księgowej Galerii i 12 innym pracownikom Galerii w łącznej kwocie 24.300 zł, odpowiadającej 3,99% planowanego na 2015 r. osobowego funduszu płac (609.700 zł). W uzasadnieniu przyznania nagród podano, że są to nagrody roczne za doskonałą i sumienną pracę. Wypłaty nagród nastąpiły na podstawie listy płac z dnia 10 lipca 2014 r. Wypłacone nagrody są o 6.009  zł wyższe od 3%-owego limitu środków na nagrody określonego w regulaminie wynagradzania (3% od kwoty 609.700 zł = 18.291 zł). Regulamin stanowi w § 6 ust. 1, że Tworzy się fundusz nagród w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia osobowe w wysokości do 3% planowanych środków osobowego funduszu płac. Z treści protokołu kontroli wynika, że fundusz nagród został zwiększony o oszczędności funduszu płac wynikające z obniżenia wynagrodzeń za okresy zwolnień lekarskich, jednakże nie ma to uzasadnienia w świetle przywołanego postanowienia regulaminu.

Ponadto nie wskazano, że nagroda roczna głównej księgowej została przyznana na podstawie art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 3 marca 2000 r. o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. z 2015 r. poz. 2099). Należy wskazać, że podstawę przyznania nagrody rocznej głównej księgowej mogą stanowić jedynie przepisy ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi. Ustawa ta ma zastosowanie do wynagradzania osób kierującymi samorządowymi instytucjami kultury, tj. dyrektorów i głównych księgowych, z mocy jej art. 1 pkt 3 w zw. z art. 2 pkt 1 i 4. Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy osobom takim może być przyznana nagroda roczna, zaś jej przyznanie powinno nastąpić w trybie przepisów art. 10 ustawy. Z art. 10 ust. 2 i 3 ustawy wynika, że przyznanie nagrody rocznej głównemu księgowemu instytucji kultury należy do kompetencji dyrektora. Przesłanki udzielenia nagrody określają przepisy art. 10 ust. 4-5 ustawy – str. 22-23 protokołu kontroli.

Przyczyną wystąpienia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień było nieprzestrzeganie lub wadliwa interpretacja przepisów ustawy o rachunkowości i ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz regulacji określających zasad wynagradzania pracowników instytucji kultury.

Stosownie do postanowień art. 53 ust. 1 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.), odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, ponosi Pani Dyrektor, jako kierownik jednostki. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz nadzór nad prowadzeniem rachunkowości, stosownie do postanowień art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Prowadzenie rachunkowości instytucji kultury należy do głównego księgowego, stosownie do art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych i postanowień zakresu czynności.

         Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) wykreślenie kont 010-1 „Grunty własne i prawo wieczystego użytkowania gruntów” oraz 070-1 „Umorzenie gruntów własnych”,

b) doprecyzowanie zasad ewidencji kosztów przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli,

c) określenie zasad ewidencji funduszy instytucji w sposób, który będzie odpowiadał obowiązującemu od 30 listopada 2015 r. brzmieniu art. 29 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, w szczególności poprzez wprowadzenie konta zespołu 8 „Fundusz rezerwowy”.

2. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania błędów w ewidencjonowaniu operacji w księgach, poprzez:

a) ewidencjonowanie funduszy instytucji w sposób zapewniający prawidłowe wyodrębnienie wszystkich danych wymaganych przepisami ustawowymi oraz regulacjami wewnętrznymi,

b) doprowadzenie do zgodności między stanem aktywów i pasywów ZFŚS poprzez dokonanie zapisu Wn 850 – Ma 800 w zakresie kwoty 691,99 zł; ewidencjonowanie zmniejszenia ZFŚS w wyniku korekty w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia.

3. Zaprzestanie finansowania zakupu okularów korekcyjnych ze środków ZFŚS.

4. Dokonanie z zmian w regulaminie wynagradzania pracowników Galerii, polegających na zapewnieniu zgodności stanowisk uwzględnionych do określenia stawek wynagrodzenia zasadniczego ze strukturą zatrudnienia wynikającą z regulaminu organizacyjnego Galerii.

5. W zakresie przyznawania nagród pracownikom Galerii:

a) przeznaczanie na nagrody kwoty zgodnej z postanowieniami regulaminu wynagradzania; rozważenie doprecyzowania zasad przeznaczania środków na nagrody pracownikom poprzez określenie w regulaminie, że ustalona na ten cel kwota może być zwiększana o oszczędności w realizacji funduszu płac,

b) przyznawanie głównej księgowej nagrody rocznej na podstawie przepisów art. 10 ustawy o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi.

6. Przestrzeganie regulaminu wynagradzania poprzez przyznawanie pracownikom stawek wynagrodzenia zasadniczego na poziomie nieprzekraczającym maksymalnej ich wysokości ustalonej w regulaminie.

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

  Zastępca  Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Miasta Białegostoku