Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Nowinka

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02 stycznia 2017 roku (znak: RIO.V.6001-5/16), o treści jak niżej:

Pani

Dorota Winiewicz

Wójt Gminy Nowinka

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Nowinka za 2015 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Nowinka na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

           Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

           Kontrola zakresów czynności pracowników Referatu Finansowo-Podatkowego wykazała, iż Skarbnikowi Gminy, powołanej z dniem 15 lutego 2013 r., nie został nadany zakres czynności. W trakcie kontroli nieprawidłowość ta została usunięta poprzez nadanie Skarbnikowi zakresu czynności obowiązującego od 5 października 2016 r. W dokumencie tym zostały określone obowiązki i odpowiedzialność zgodnie z przepisami art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870) oraz inne faktycznie wykonywane zadania – str. 5-6 protokołu kontroli.

W zakresie prawidłowości powierzenia obowiązków pracownikom stwierdzono również, że:

a) inspektor ds. funduszy pomocowych i promocji przedsiębiorczości prowadziła rejestr instytucji kultury, co wynikało z jej zakresu czynności na tym stanowisku, zajmowanym do końca kwietnia 2015 r. Z dniem 1 maja 2015 r. pracownica ta została przeniesiona na stanowisko księgowej ds. oświaty. Został jej nadany nowy zakres czynności, który nie uwzględnia zadań dotyczących prowadzenia rejestru kultury, mimo że faktycznie zadania te nadal są przez nią realizowane – str. 8 protokołu kontroli,

b) naliczanie wynagrodzeń dla pracowników oświaty, rozliczanie wynagrodzeń, prowadzenie kartotek wynagrodzeń zostało pisemnie powierzone inspektorowi ds. wynagrodzeń pracowników oświaty. W zakresie czynności tej pracownicy nie zostały natomiast przypisane zadania dotyczące ustalania danych na potrzeby sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli – str. 156 protokołu kontroli.

           Kontrola procedur wewnętrznych wykazała, że obowiązująca w Urzędzie Gminy Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych nie reguluje kompleksowo zasad sporządzania, sprawdzania i obiegu dowodu „polecenie księgowania”. W § 10 pkt 5 ppkt 3 Instrukcji określono jedynie, że dowodem księgowym rozliczeniowym jest m.in. polecenie księgowania – oryginał sporządzany jest przez referat finansowy na bieżąco, na drukach ogólnie dostępnych lub zastępczych – str. 20 protokołu kontroli.

           W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.), poprzez:

a) niedokonanie na koniec 2015 r. odpisu aktualizującego należności z tytułu odsetek naliczonych od należności głównych, które objęto odpisem; należy wskazać, że przesłanki dokonywania odpisu aktualizującego wynikające z przepisów art. 35b ust. 1 ustawy nie różnicują należności ze względu na jej główny czy uboczny (odsetkowy) charakter, skupiając się na kwestii prawdopodobieństwa uzyskania wpłaty należności, uzależnionej przede wszystkim od właściwości dłużnika (jego sytuacji majątkowej i finansowej). Nie ma zatem uzasadnienia obejmowanie odpisem tylko należności głównej od danego dłużnika, bez odsetek; kwota odsetek nieobjętych odpisem aktualizującym, wynosząca 17.478,28 zł, została zaksięgowana na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” w trakcie kontroli, pod datą 21 września 2016 r. – str. 21-22 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowe księgowanie odpisów aktualizujących należności główne (w łącznej kwocie 45.926,43 zł) zapisem Wn 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 290. Odpisy aktualizujące należności, stosownie do postanowień art. 35b ust. 2 ustawy, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych – zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizujący. Właściwym kontem do ujmowania odpisów aktualizujących należności główne jest zatem konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”, co wynika wprost z zasad jego funkcjonowania określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Z kolei odpis aktualizujący należności z tytułu odsetek powinien być ujmowany na koncie 751 „Koszty finansowe”. Błędy ewidencyjne rzutowały na prezentację danych w jednostkowym rachunku zysków i strat Urzędu – str. 22 protokołu kontroli,

c) niewłaściwe ujmowanie w ewidencji księgowej oraz pomijanie w sprawozdawczości budżetowej sporządzanej przez GOPS w Nowince zwrotów nienależnie wypłaconych świadczeń rodzinnych, dokonanych po zakończeniu roku budżetowego, w którym została przyznana dotacja na ten cel (za 2015 r. stanowiły one kwotę 281,77 zł). Do dnia kontroli środki z tytułu zwrotów nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, pomimo wpływu na rachunek bieżący GOPS i ujęcia na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”, nie były prezentowane w sprawozdaniach GOPS – Rb-27S jako dochód oraz Rb-28S jako wydatek (operacja przekazania ich do PUW); jak wynika z ustaleń kontroli wpływy nie były przekazywane przez GOPS na rachunek budżetu gminy. Dodania wymaga, iż decyzje o zwrocie nienależnie pobranego zasiłku rodzinnego za lata ubiegłe nie były ewidencjonowane w księgach rachunkowych GOPS w Nowince; prawidłowo przypis z tego tytułu należy ująć Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 720. W trakcie kontroli wpłaty z tytułu zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych dokonane w 2016 r. zostały w sposób prawidłowy zaewidencjonowane w księgach GOPS i wykazane w sprawozdawczości budżetowej GOPS za okres od początku roku do dnia 30 września 2016 r. – str. 23 protokołu kontroli,

d) niewskazywanie w dowodzie KP (kasa przyjmie) pozycji raportu kasowego oraz podpisu kasjera otrzymującego gotówkę, co narusza art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy, zgodnie z którym księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. Według obowiązującej w Urzędzie Instrukcji kasowej jedynie rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane; nie znajduje to uzasadnienia z punktu widzenia wymogu kompletnego powiązania dowodów z zapisami. W odniesieniu do podpisu osoby otrzymującej gotówkę w § 20 pkt 5 Instrukcji kasowej uregulowano, że Przyjęcie gotówki do kasy kasjer potwierdza swoim podpisem na dowodzie wpłaty – str. 32 protokołu kontroli,

e) niewskazywanie daty odbioru gotówki z kasy; w raporcie kasowym z dnia 30 października 2015 r. stwierdzono taką sytuację w odniesieniu do dwóch faktur – na kwotę 219,24 zł i 59,98 zł; jest to niezgodne z § 14 pkt 2 Instrukcji kasowej, według którego gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym, zaś odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie podając m.in. datę jej otrzymania; brak daty odbioru gotówki uniemożliwia potwierdzenie bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie wymogu z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy, dotyczącego ujmowania w ewidencji operacji gotówkowych w dniu ich dokonania – str. 32 protokołu kontroli,

f) niewskazywanie w poleceniu księgowania (wewnętrzny dowód zastępczy), znajdującym się pod raportem kasowym w miejsce list płac wyłączonych do odrębnego zbioru dokumentów księgowych, podmiotu, który dokonał operacji gospodarczej (nazwa, adres, pieczęć), daty wystawienia PK, jego numeru oraz podpisu osoby sporządzającej, sprawdzającej i zatwierdzającej dowód, co narusza przepisy art. 21 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 ustawy – str. 32-33 protokołu kontroli,

g) zaniechanie w niektórych przypadkach prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 221 według dłużników; stwierdzono prowadzenie ewidencji tylko według tytułów należności: na koncie 221-6 ewidencjonowano należności dotyczące wynajęcia autobusu, na koncie 221-11 należności za zajęcia pasa drogowego, a na koncie 221-22 należności dotyczące przydomowych oczyszczalni ścieków; zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 221, zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, ewidencja szczegółowa do tego konta powinna być prowadzona według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej oraz budżetów, których należności dotyczą – str. 39-40 protokołu kontroli,

h) nienaliczenie oraz nieujęcie w księgach odsetek za nieterminowo opłacany czynsz najmu w łącznej wysokości 19,87 zł, czym naruszono § 8 ust. 5 rozporządzenia, zgodnie z którym odsetki od należności należy ujmować w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Ponadto w jednym przypadku przypis odsetek za opóźnienie w zapłacie dokonany był w nieprawidłowej wysokości; odsetki zostały naliczone w kwocie zaniżonej o 4,08 zł – str. 109-110 protokołu kontroli.

           Niektóre z uchybień stwierdzonych przez kontrolujących w zakresie sposobu ewidencjonowania operacji w księgach 2015 roku zostały przez badaną jednostkę wyeliminowane we własnym zakresie od 2016 r. Ustalenia dotyczące tych zagadnień zamieszczono na str. 21 i 24 protokołu kontroli, związane były one z ewidencją na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” zobowiązań, które powinny być ujęte na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” oraz bezpodstawnego powielania w ewidencji Urzędu Gminy dochodów realizowanych przez GOPS.

Kontrola wykazała, że mimo prowadzenia kasy nie są do niej przyjmowane wpłaty z tytułu opłaty skarbowej. Jednocześnie trzech pracowników Urzędu zostało wyznaczonych uchwałą Rady Gminy jako inkasenci opłaty skarbowej za wynagrodzeniem wynoszącym 10% pobranych opłat (w 2015 r. wypłacono z tego tytułu wynagrodzenie w kwocie 602,25 zł). Mając na uwadze postanowienia art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, właściwe jest rozważenie zgodności przyjętego rozwiązania z tą zasadą, gdyż pracownicy wykonują czynności poboru opłaty w godzinach pracy w Urzędzie – str. 30-31 protokołu kontroli.

Do kasy nie były też przyjmowane wpłaty z tytułu świadczonych usług ksero. Zarządzeniem Nr 44/15 z dnia 25 czerwca 2015 r. wprowadziła Pani zasadę odprowadzania tego rodzaju opłat, przyjmowanych na kwitariusze przychodowe, bezpośrednio na konto Urzędu Gminy, podczas gdy równolegle obowiązująca Instrukcja kasowa przewiduje przyjmowanie wpłat gotówkowych do kasy na podstawie m.in. kwitariuszy przychodowych. Również w Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych wskazano kwitariusz przychodowy K-103 jako dowód kasowy stosowany w jednostce – str. 33-34 protokołu kontroli.

W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Gminy wskazała, że od 1 grudnia 2016 r. opłata skarbowa i opłaty ksero będą przyjmowane do kasy Urzędu Gminy, a także, że zostanie to poparte odpowiednimi uregulowaniami.

           W zakresie dochodów budżetu przedmiotem kontroli był m.in. najem mieszkalnych. Analiza wszystkich trzech obowiązujących umów najmu lokali socjalnych wykazała naruszenie przepisów ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowy zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1610, ze zm.). W pierwszej kolejności należy wskazać na zawarcie tych umów na czas nieoznaczony, co jest sprzeczne z art. 23 ust. 1 ustawy, według którego umowę najmu lokalu socjalnego zawiera się na czas oznaczony – str. 102-103 protokołu kontroli.

           Badając prawidłowość uzyskiwania dochodów z najmu lokali socjalnych stwierdzono zaś, że we wszystkich umowach zastosowano stawki czynszu niezgodne z art. 23 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów... Według przywołanego przepisu stawka czynszu za lokal socjalny nie może przekraczać połowy stawki najniższego czynszu obowiązującego w gminnym zasobie mieszkaniowym. Zarządzeniami z dnia 19 lutego 2013 r. i z dnia 21 stycznia 2015 r. w sprawie ustalenia stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych i innych opłat za używanie lokalu ustaliła Pani stawkę bazową czynszu w wysokości 2,50 zł za 1m² lokalu. Po zastosowaniu czynników obniżających najniższa stawka czynszu za lokale mieszkalne wynosi 1,88 zł za 1m² miesięcznie, a zatem ustalone umowami stawki czynszu za najem lokali socjalnych nie mogły przekraczać kwoty 0,94 zł za 1m² miesięcznie. Kontrola wykazała, że w 2 umowach najmu lokali socjalnych zastosowano stawkę w wysokości 2,63 zł za 1m² a w 1 umowie stawkę 2,50 zł za 1m² lokalu. Lokale te określono jako lokale socjalne w treści załącznika nr 1 do uchwały Nr XVII/104/12 Rady Gminy Nowinka z dnia 30 listopada 2012 r. w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy na lata 2013-2017.

 Jak ustalono podczas kontroli, suma nadpłaconego przez najemców czynszu za najem 3 lokali socjalnych wynosi za lata 2013-2016 kwotę 10.019,99 zł – str. 102-105 protokołu kontroli.

Nieprawidłowe ustalenie wysokości czynszu stwierdzono także w przypadku dwóch umów najmu lokali mieszkalnych omówionych na str. 105-106 protokołu kontroli. Z załącznika nr 1 do uchwały Nr XVII/104/12 Rady Gminy Nowinka z dnia 30 listopada 2012 r. w sprawie wieloletniego programu… wynika, że lokale mieszkalne wyposażone były w instalację wodociągową i kanalizacyjną, c.o. i w.c. oraz położone były na parterze, zatem stawka bazowa czynszu winna być podwyższona o 35% i wynosić 3,38 zł, a nie odpowiednio 3,12 zł i 3,25 zł. Przeliczenie czynszu od czerwca 2013 r. do czasu kontroli wykazało zaniżenie czynszu z powodu niewłaściwej stawki o łączną kwotę 1.118,48 zł.

Ponadto w jednym przypadku stwierdzono nieprawidłowe ustalenie stawki czynszu za pomieszczenia przynależne do lokalu o pow. 98 m² (pomieszczenia gospodarcze, składowe, weranda). Zarządzeniem Pani Wójt z dnia 21 stycznia 2015 r. została określona stawka bazowa czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej pomieszczeń przynależnych w wysokości 1 zł (wcześniej czynsz za te pomieszczenia był naliczany w wysokości 0,50 zł za 1m²). Mimo formalnego ustalenia w 2015 r. stawki bazowej czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej pomieszczeń przynależnych do lokalu, wysokość czynszu za te pomieszczenia nie została zmieniona, nadal pobierano go w dotychczasowej wysokości 61,74 zł miesięcznie, zamiast 98 zł miesięcznie; zaniżenie wynosiło 36,26 zł miesięcznie; od maja 2015 r. do końca 2016 r. kwota zaniżenia wynosi 725,20 zł – str. 105 protokołu kontroli.

Trzech najemców lokali mieszkalnych i trzech najemców lokali użytkowych wnosiło opłaty za centralne ogrzewanie. Opłata za centralne ogrzewanie wynikała z przemnożenia powierzchni użytkowej przez stawkę za ogrzewanie pobieraną w danym okresie. Nie dokonywano rozliczenia wpłat najemców z rzeczywistymi kosztami dostarczenia ciepła w danym okresie. Z art. 9 ust. 2 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie praw lokatorów… wynika, że najemcy lokali mieszkalnych powinni wnosić opłaty za dostawę ciepła w wysokości niezbędnej do pokrycia ponoszonych kosztów ich dostarczenia do lokalu używanego przez lokatora. Pobierane opłaty mogą być zatem traktowane jedynie jako forma zaliczek na poczet rzeczywistych kosztów za dany okres rozliczeniowy. Po ustaleniu faktycznej wielkości kosztów dostaw ciepła, poniesionych w danym okresie, wynik rozliczenia kosztów z zaliczkami powinien być ujęty w ewidencji księgowej jako zwiększenie lub zmniejszenie stanu należności od lokatorów. Na powyższą nieprawidłowość zwrócono uwagę na poprzedniej kontroli. W odpowiedzi na zalecenie pokontrolne dotyczące rozliczania wpłat najemców lokali mieszkalnych z kosztami dostarczenia ciepła stwierdziła Pani, że został przygotowany projekt regulaminu rozliczeń ciepła przeznaczonego na ogrzewanie budynku należącego do Gminy Nowinka. Do końca br. zostaną przygotowane nowe umowy zmieniające sposób rozliczenia za lokale. Odnośnie nierozliczania opłat wnoszonych za ogrzewanie lokali użytkowych należy zaś wskazać, że mimo braku regulacji prawnych określających wprost charakter rozliczeń z tego tytułu – w odróżnieniu od przywołanych wyżej przepisów dotyczących lokali mieszkalnych – gmina powinna monitorować adekwatność ponoszonych kosztów dostarczenia ciepła z pobieranymi opłatami. Do zadań gminy nie należy bowiem ponoszenie kosztów funkcjonowania podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (dostarczanie ciepła za odpłatnością nie pokrywającą kosztów jego wytworzenia). Należy też mieć na uwadze, że opłata mająca stanowić co najmniej zwrot kosztów ogrzewania dostarczanego przez gminę jest świadczeniem innego rodzaju od czynszu najmu, stanowiącego należność gminy za samo udostępnienie powierzchni – str. 106-107 protokołu kontroli.

           Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 108-110 protokołu kontroli, Pani Wójt przedłużała czas obowiązywania umów z najemcami lokali użytkowych na okresy nieprzekraczające 3 lat bez stosownej uchwały Rady Gminy wrażającej zgodę na zawarcie kolejnych umów z tymi najemcami, mimo że łączny czas trwania najmu przekraczał 3 lata. Naruszono tym samym dyspozycję art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446). W dniu 29 września 2016 r. (w trakcie kontroli) Rada Gminy podjęła uchwałę wyrażającą zgodę na podpisanie z najemcami umów na czas nieoznaczony.

           Z ustaleń zawartych na str. 113 protokołu kontroli wynika, że co najmniej od 2005 r. nie dokonywano aktualizacji wysokości opłat za użytkowanie wieczyste. Stosownie do postanowień art. 77 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774, ze zm.), w brzmieniu obowiązującym od dnia 9 października 2011 r., wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego podlega aktualizacji nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. Na zaniechanie aktualizacji opłat z tytułu wieczystego użytkowania zwrócono uwagę na poprzedniej kontroli kompleksowej. W odpowiedzi o sposobie wykonania wniosku pokontrolnego stwierdziła Pani, że Dokonana zostanie aktualizacja wysokości opłat rocznych za użytkowanie wieczyste. W trakcie kontroli zarządzonej w celu sprawdzenia wykonania wniosków pokontrolnych wystosowanych po poprzedniej kontroli kompleksowej wyjaśniała Pani, że niepodjęcie działań w celu aktualizacji jest spowodowane zamiarem zbycia nieruchomości na rzecz wszystkich użytkowników wieczystych. W złożonym aktualnie wyjaśnieniu co do powodów niedokonania aktualizacji opłat wskazuje Pani, że W ostatnich latach nie było znaczącego zróżnicowania cen nieruchomości gruntowych a nawet zaobserwowano spadek wartości za metr kwadratowy nieruchomości w miejscowościach Ateny i Kopanica. W związku z tym szacowane koszty wyceny nieruchomości przez właściwego rzeczoznawcę przekroczyłyby kwotę ewentualnej zwyżki opłat. (…) Tym samym istniało zagrożenie zmniejszenia dochodów gminy przy poniesionych jednocześnie kosztach wyceny. Pragnę wskazać, że przywołany wyżej przepis art. 77 ust. 1 ustawy w brzmieniu obowiązującym od 9 października 2011 r. zobowiązuje do dokonywania aktualizacji. Mając na uwadze okres, jaki upłynął od czasu ustalenia stosowanych nadal opłat, zasadność ich zaktualizowania jest niezbędna.

           Analiza dochodów uzyskanych w 2015 r. z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, przeprowadzona w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2016 r. poz. 487, ze zm.), wykazała, że:

a) w przypadku sześciu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia poza miejscem sprzedaży nie dokonano zwrotu części opłat wniesionych przez  czterech przedsiębiorców w kwocie zawyżonej względem faktycznego okresu ważności zezwoleń, liczonego do czasu ich przedterminowego wygaśnięcia. Zgodnie z dyspozycją art. 11¹ ust. 8 ustawy gmina powinna zwrócić przedsiębiorcom wskazanym w protokole kontroli łączną kwotę 1.004,97 zł (dla poszczególnych podmiotów odpowiednio: 508,74 zł, 316,44 zł, 176,91 zł i 2,88 zł), wynikającą z okresu faktycznego korzystania z zezwoleń. Z przepisu tego wynika bowiem, że w roku nabycia zezwolenia lub utraty jego ważności, opłat dokonuje się w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia – str. 115-117 protokołu kontroli. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu pracownica Urzędu Gminy napisała, że nie dokonywano zwrotu nadpłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadku likwidacji punktu sprzedaży, ponieważ w ustawie nie ma informacji o zwrocie opłat w przypadku likwidacji punktu sprzedaży oraz nie otrzymano wniosku/podania o zwrot tych opłat. Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że w orzeczeniu z dnia 19 maja 2010 r. (sygn. akt III SA/Kr 24/10) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, opierając się na wykładni systemowej i celowościowej art. 11¹ ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, skonstatował, że wykładnia przepisu z odniesieniem do innych przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi prowadzi do wniosku, że gdy zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych utraci w danym roku kalendarzowym ważność z jakiejkolwiek przyczyny, powodującej zgodnie z przepisami tej ustawy taki skutek, a podmiot gospodarczy, w myśl ustawowych regulacji, uiści opłatę z góry, to gmina jest zobowiązana zwrócić mu opłatę za niewykorzystany okres zezwolenia. Dalej Sąd wskazuje, że Celem wprowadzenia opłaty było wprawdzie zapewnienie środków finansowych na realizację zadań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowym, nie mniej jednak, skoro podmiot ze sprzedaży napojów alkoholowych czerpie określone korzyści, to działając w zaufaniu do organów Państwa (art. 8 k.p.a.) ma prawo oczekiwać, że opłata za korzystanie z udzielonego mu zezwolenia na sprzedaż będzie adekwatna to okresu jego wykorzystania. (…) nie może budzić wątpliwości, iż Prezydent Miasta zobowiązany był do zwrotu opłaty za niewykorzystany okres zezwolenia przez (…), skoro opłata ta wiąże się z korzystaniem z zezwolenia, proporcjonalnie do jego okresu ważności;

b) w jednym przypadku opłata nie została wniesiona przez przedsiębiorcę w wymaganym terminie; opłata na 2015 r. wynosiła 525 zł i została wniesiona jednorazowo w dniu 18 lutego 2015 r. Pierwsza rata powinna zaś zostać wniesiona do 31 stycznia – art. 11¹ ust. 7 ustawy. Zgodnie z art. 18 ust. 12 pkt 5 lit. b) ustawy, w stanie prawnym obowiązującym w okresie objętym kontrolą, zezwolenie wygasało w przypadku niedopełnienia w terminach obowiązku dokonania opłaty w prawidłowej wysokości. Przedsiębiorca, którego zezwolenie wygasło z przyczyn określonych w art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy może wystąpić z wnioskiem o wydanie nowego zezwolenia nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia wydania decyzji o wygaśnięciu zezwolenia – zgodnie z art. 18 ust. 13 ustawy. Decyzja o wygaśnięciu zezwolenia nie została wydana. W aktualnym stanie prawnym, obowiązującym od 1 stycznia 2016 r., niewniesienie opłaty za sprzedaż alkoholu w terminie i odpowiedniej wysokości nie oznacza automatycznie obowiązku wygaszenia zezwolenia. Zgodnie z dodanym art. 18 ust. 12b ustawy zezwolenie wygasa od 1 stycznia 2016 r. z upływem 30 dnia od dnia upływu terminu na dokonanie opłaty w prawidłowej wysokości, chyba że przedsiębiorca w ciągu tych 30 dni wniesienie opłatę w prawidłowej wysokości, powiększoną o 30% wysokości opłaty należnej w tym terminie – str. 117 protokołu kontroli.

Ponadto analiza tego zagadnienia wykazała, że na dziesięć zbadanych wniosków o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych sześć wniosków nie zawierało informacji dotyczącej numeru w rejestrze przedsiębiorców lub w ewidencji działalności gospodarczej, wymaganej przepisami art. 18 ust. 5 pkt 3 ustawy o wychowaniu w trzeźwości… w brzmieniu obowiązującym w okresie objętym kontrolą. Aktualnie przepis ten wymaga podania we wniosku numeru w rejestrze przedsiębiorców w KRS, o ile przedsiębiorca taki numer posiada, oraz numeru NIP – str. 118 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.), jest Pani Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli.

Badanie zagadnienia powszechności doręczania decyzji wymiarowych wykazało 8 przypadków braku wszczęcia postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego. Dotyczyło to podatników nieżyjących, w której to sytuacji obowiązkiem organu podatkowego jest wydanie decyzji o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w zw. z art. 102 Ordynacji podatkowej. Ustalenie spadkobierców możliwe jest m.in. poprzez wystąpienie do sądu z wnioskiem o wszczęcie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku – zgodnie z art. 1025 Kodeksu cywilnego. Brak niezbędnych działań w tym kierunku, mających na celu doręczenie decyzji wymiarowych (nakazów płatniczych), zgodnie z art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej spowoduje, że zobowiązanie podatkowe w ogóle nie powstanie. W konsekwencji, jeżeli decyzja ustalająca zobowiązanie nie zostanie doręczona przed upływem 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, organ podatkowy utraci możliwość jej wydania, stosownie do przepisów art. 68 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 90 protokołu kontroli.

Ustalono ponadto, że w przypadku 17 sołectw dokumentacja nie zawiera kompletnych potwierdzeń doręczenia decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego, tj. brak dat i podpisów odbiorców na „liście do potwierdzeń odbioru”, w przypadku doręczeń dokonywanych przez sołtysów za pokwitowaniem (na podstawie art. 147 § 4 Ordynacji podatkowej), lub ewentualne zagubienie zwrotek pocztowych przy doręczeniach drogą pocztową. Stanowi to naruszenie art. 152 § 1 Ordynacji oraz uniemożliwia ustalenie daty faktycznego doręczenia decyzji, co powoduje, szczególnie w przypadku płatności I raty podatku, brak możliwości stwierdzenia terminowości jej zapłaty, w związku z art. 47 § 1 Ordynacji, i ewentualnego obowiązku zapłaty odsetek za zwłokę przy wpłacie dokonanej po terminie płatności (art. 53 Ordynacji) – str. 90-91 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych stwierdzono następujące uchybienia w przypadku 6 podatników o niżej wskazanych nr ewidencyjnych:

- podatnik o nr ewid. … [1]posiada m.in. grunty sklasyfikowane jako SR IVb o pow. 0,0924 ha (0,0554 ha przelicz.), które opodatkowane zostały jako grunty R IVa; zawyżenie podatku z tego tytułu za lata 2013-2016 wyniosło 11 zł;

- podatnik o nr ewid. …. [2] posiada m.in. grunty sklasyfikowane jako SR IVa o pow. 0,1000 ha (0,0800 ha przelicz.), które opodatkowane zostały jako grunty R IVb, zaniżenie podatku z tego tytułu za lata 2013-2016 wyniosło 12 zł;

- podatnik o nr ewid. ….[3] posiada grunty ogółem o powierzchni 12,9800 ha, która jest zgodna z powierzchnią gruntów ujętych do ewidencji podatkowej; stwierdzono natomiast różnice w poszczególnych klasach gruntów – różnica wynosiła 0,1345 ha przeliczeniowego, zaś zawyżenie podatku z tego tytułu za lata 2013-2016 wynosiło 83 zł;

- podatnik o nr ewid. …[4] posiada grunty o powierzchni ogółem 2,9700 ha, która jest zgodna z powierzchnią gruntów ujętych do ewidencji podatkowej; stwierdzono natomiast różnice w poszczególnych klasach gruntów wynoszące 0,2350 ha przeliczeniowego, z którego to tytułu zaniżenie podatku za lata 2013-2016 wynosiło 144 zł;

- podatnik o nr ewid. …[5] posiada m.in. grunty sklasyfikowane jako Ps IV o pow. 0,0140 ha (0,0077 ha przelicz.), które nie zostały opodatkowane; zaniżenie podatku z tego tytułu za lata 2013-2016 wynosiło 4 zł.

- podatnik o nr ewid. …[6] posiada m.in. 0,0300 ha sklasyfikowanych jako R VI, które opodatkowane zostały jako grunty Ł IV; zawyżenie podatku z tego tytułu za lata 2013-2016 wynosiło 11 zł.[7]

Ogółem w 3 przypadkach zawyżono wymiar podatku rolnego o kwotę 105 zł, zaś w 3 przypadkach wymiar podatku zaniżono o kwotę 160 zł – str. 52-54 protokołu kontroli.

W zakresie powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym stwierdzono też niekompletne prowadzenie przez organ podatkowy czynności sprawdzających w zakresie wskazanym treścią art. 272 Ordynacji podatkowej. Wskazuje na to niepełna reakcja organu podatkowego na naruszenie przez podatników obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego. Informacji podatkowych nie wyegzekwowano od:

- 5 podatników podatku rolnego – wartość wymiaru w tych przypadkach wyniosła 861 zł,

- 4 podatników podatku od nieruchomości – wartość wymiaru w tych przypadkach wyniosła 112 zł,

- 2 podatników podatku leśnego – wartość wymiaru w tych przypadkach wyniosła 23 zł.

Brak informacji podatkowych uniemożliwił sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności. W przypadku podatku od nieruchomości informacja jest podstawowym dokumentem źródłowym o powierzchni użytkowej budynków oraz ich przeznaczeniu, natomiast w przypadku podatku leśnego z informacji podatkowej winno wynikać czy las podlega obciążeniu podatkiem leśnym, czy korzysta ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 374) – str. 55, 63 oraz 68 protokołu kontroli.

Działania kontrolne prowadzone w zakresie prawidłowości wymiaru podatku rolnego obejmowały również zagadnienia dotyczące stosowania ulg i zwolnień. Stwierdzone w tym obszarze nieprawidłowości dotyczyły obu zbadanych przypadków, w których wnioski podatników nie zostały uwzględnione w całości a stronom nie zapewniono czynnego udziału w postępowaniu i nie wyznaczono siedmiodniowego terminu do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego. Jest to sprzeczne z art. 123 § 1 Ordynacji podatkowej, który stanowi, że organ podatkowy jest obowiązany zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, zaś art. 200 § 1 i 2 Ordynacji stanowi, iż przed wydaniem decyzji organ podatkowy wyznacza stronie siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego – str. 59 protokołu kontroli.

Badanie powszechności i prawidłowości opodatkowania nieruchomości związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą pozwoliło stwierdzić, iż właściciel nieruchomości o nr ewid. …[8], na której od dnia 8 marca 2013 r.  prowadzona jest działalność gospodarcza w zakresie produkcji mebli kuchennych, do dnia kontroli nie został opodatkowany. W trakcie kontroli osoba odpowiedzialna za powyższe zagadnienie wezwała podatnika do złożenia informacji podatkowej. W dniu 14 października 2016 r. podatnik złożył informację, zaś organ podatkowy wydał decyzje ustalające wymiar podatku od nieruchomości za lata 2013-2016, w łącznej kwocie 3.259 zł – str. 69 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczyły także niedostatecznej reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będących osobami fizycznymi, prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych przez:

a) 4 podatników podatku rolnego, średnio 78,75 dni po terminie; kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 96 zł – str. 61 protokołu kontroli,

b) 4 podatników podatku leśnego, średnio 20,5 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 121 zł – str. 65 protokołu kontroli,

c) 2 podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych, średnio 33 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 2.638 zł – str. 75 protokołu kontroli.

Niedopełnienie obowiązku terminowego składania deklaracji (korekt deklaracji) jest nieprawidłowością naruszającą art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.) – podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu deklaracji podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Ponadto dokonane ustalenia wskazują, że organ podatkowy z opóźnieniem dokonywał czynności sprawdzających m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji, wbrew przepisom art. 272 Ordynacji podatkowej. Niedotrzymanie przez podatników ustawowych terminów składania deklaracji w większości przypadków skutkowało nieterminową wpłatą pierwszej raty podatku.

Brak czynności sprawdzających potwierdza również opis wskazujący na niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku od środków transportowych deklaracji, co skutkowało również tym, że 8 podatników (o nr ewid.: …[9]) w złożonych deklaracjach wykazało nieprawidłowe dane dotyczące parametrów posiadanych pojazdów (głównie dmc zespołu pojazdów), a w konsekwencji zaniżyło deklarowany podatek o kwotę 3.773 zł. Podjęte w trakcie kontroli działania skutkowały tym, iż 6 podatników (o nr ewid.: …[10]) złożyło korekty deklaracji, z których wynikał przypis podatku w kwocie 3.269 zł – str. 76 protokołu kontroli.

Kontrola powszechności oraz terminowości złożenia deklaracji na podatek od środków transportowych wykazała również, iż w przypadku braku deklaracji wezwania do jej złożenia wysłane zostały przez organ podatkowy w dniu 6 marca 2015 r., natomiast postępowanie podatkowe wszczęto dopiero w dniu 4 sierpnia 2015 r., tj. po upływie 5 miesięcy. Po przeprowadzeniu postępowania podatkowego decyzję określającą wysokość zobowiązania w podatku od środków transportowych wydano w dniu 16 września 2015 r. – str. 74 protokołu kontroli.

Badanie zagadnień z zakresu opodatkowania osób prawnych podatkiem od nieruchomości doprowadziło do ustalenia, iż dwóch niżej wskazanych podatników zaniżyło powierzchnie posiadanych gruntów:

- podatnik o nr ewid. …[11] zaniżył powierzchnię gruntów związanych z działalnością gospodarczą o 10 m² (jest 629 m² winno być 639 m²). Zaniżenie dochodów z tego tytułu w latach 2013-2016 wyniosło 36 zł – str. 71 protokołu kontroli;

- podatnik o nr ewid. …[12], korzystający ze zwolnienia od podatku od nieruchomości na podstawie uchwały Nr IX/50/03 Rady Gminy Nowinka z dnia 12 grudnia 2003 r., zaniżył powierzchnię gruntów pozostałych o 3.516 m² (jest 991.733 m² winno być 995.249 m²); skutki finansowe z tego tytułu wyniosły 1.582,20 zł – str. 71 protokołu kontroli.

W zakresie dochodów z tytułu podatku leśnego, w grupie podatników osób prawnych, stwierdzono jeden przypadek (konto nr …) braku przypisu podatku za 2015 r. w kwocie 24 zł, określonego decyzją … z dnia 2 września 2015 r.; brak jest również wpłaty podatku – str. 66 protokołu kontroli.[13]

Analiza deklaracji podatkowych na podatek rolny od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej wykazała, że w dwóch przypadkach (nr ewid. … oraz …[14]) grunty rolne należą do – w pierwszym przypadku – 17 współwłaścicieli będących osobami fizycznymi (15) i prawnymi (2), a w drugim przypadku – do 8 współwłaścicieli będących osobami fizycznymi (4) i prawnymi (4). Natomiast deklarację złożyła tylko 1 osoba prawna (w pierwszym przypadku), zaś w drugim przypadku tylko 2 osoby prawne. Jest to naruszenie art. 6a ust. 10 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 617), gdyż jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składają deklarację na podatek rolny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne – str. 60-61 protokołu kontroli.

Badanie przeprowadzone w zakresie prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi pozwoliło stwierdzić dwie nieprawidłowości w stosowaniu obowiązujących przepisów, które polegały na:

a) braku daty wpływu do Urzędu Gminy Nowinka na 85,71% sprawdzonych deklaracji dotyczących opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Jest to niezgodne z § 40 ust. 1 i ust. 3 pkt 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), gdyż w myśl tego przepisu punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające, tj. umieszcza w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej daty wpływu przesyłki do Urzędu (od 1 stycznia 2016 roku wszystkie deklaracje posiadają datę wpływu i nr ewidencyjny z rejestru przesyłek wpływających do Urzędu) – str. 81 protokołu kontroli;

 b) niezłożeniu korekty deklaracji przez spadkobiercę nieruchomości o nr ewid. …[15], który w złożonej w dniu 13 lipca 2015 r. deklaracji wskazał, że odpady komunalne będą wytwarzane przez dwie osoby, przez okres dwóch miesięcy. Zgodnie z art. 6m ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2016 r. poz. 250, ze zm.) właściciel nieruchomości jest obowiązany złożyć do wójta, burmistrza, prezydenta miasta deklarację o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, natomiast wysokość zobowiązania określonego w deklaracji obowiązuje za kolejne miesiące do czasu korekty deklaracji lub zmiany stawki opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Wobec powyższego spadkobierca we wrześniu winien złożyć korektę deklaracji wskazując brak wytwarzania odpadów komunalnych, co byłoby zgodne z art. 6m ust. 2 ustawy, który stanowi, że w przypadku zmiany danych będących podstawą ustalenia wysokości należnej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi lub określonej w deklaracji ilości odpadów komunalnych powstających na danej nieruchomości właściciel nieruchomości jest obowiązany złożyć nową deklarację w terminie 14 dni od dnia nastąpienia zmiany. Opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi w zmienionej wysokości uiszcza się za miesiąc, w którym nastąpiła zmiana. Wskazane również byłoby w tym przypadku, aby organ podatkowy przeprowadził postępowanie podatkowe, którego celem byłoby ustalenie, w jakim celu wykorzystywana jest nieruchomość w sezonie letnim przez okres dwóch miesięcy, a w przypadku stwierdzenia, że jest wykorzystywana do celów rekreacyjno-wypoczynkowych ustalił ryczałtową stawkę opłaty.

Ponadto stwierdzono, że osoba odpowiedzialna za prowadzenie omawianego zagadnienia dokonała przypisu opłaty tylko za jeden miesiąc w kwocie 12 zł (6 zł x 2 osoby), a powinna była ustalić ją za okres dwóch miesięcy w kwocie 24 zł. Zaniżenie dochodów z tego tytułu wyniosło 12 zł – str. 81 protokołu kontroli.

W trakcie analizy uchwały Nr IX/50/03 Rady Gminy Nowinka z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie zwolnień z podatku od nieruchomości stwierdzono niezgodność treści § 1 uchwały z art. 7 ust. 3 z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716) oraz art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446) poprzez zwolnienie od podatku od nieruchomości: budynków i gruntów stanowiących własność (współwłasność) gminy o ile nie są we władaniu osób fizycznych, osób prawnych lub jednostek organizacyjnych w tym spółek nieposiadających osobowości prawnej, budynków i gruntów stanowiących własność gminy, będących w posiadaniu lub trwałym zarządzie straży pożarnych i instytucji kultury, budynków i gruntów stanowiących własność emerytów i rencistów stale zamieszkujących na terenie gminy.  Przywołany wyżej art. 7 ust. 3 ustawy, stanowiący delegację do stosowania prawa miejscowego, ma jednoznacznie charakter normy ograniczającej rady gmin, co do charakteru zwolnień, jakie może ona wprowadzić na terenie swojego działania. Przepis ten dopuszcza możliwość wprowadzenia zwolnień od podatku od nieruchomości jedynie o charakterze przedmiotowym. Zwolnienie podatkowe, jakie zastosowała Rada Gminy, tj. o charakterze przedmiotowo-podmiotowym oznacza przekroczenie ustawowej delegacji określonej w przywołanych wyżej przepisach. Organ wykonawczy gminy, realizując zasadę legalizmu, powinien wystąpić do Rady Gminy z projektem zmiany uchwały – str. 67-68 protokołu kontroli.

Weryfikacja powszechności i prawidłowości poboru opłaty miejscowej pozwoliła ustalić, iż inkasent pobierający ją na kwitariusz przychodowy seria DH od nr 1793411 do nr 1793480 (pobrany w dniu 9 lipca, zwrócony w dniu 22 sierpnia) pobierał ją także od osób przebywających w miejscowości turystycznej tylko jedną dobę. Jest to sprzeczne z art. 17 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, gdyż opłatę miejscową pobiera się od osób fizycznych przebywających dłużej niż dobę w celach turystycznych, wypoczynkowych lub szkoleniowych w miejscowościach posiadających korzystne właściwości klimatyczne, walory krajobrazowe oraz warunki umożliwiające pobyt osób w tych celach. Bezpodstawnie pobrano opłatę w 29 przypadkach w łącznej kwocie 200 zł. W myśl art. 72 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej nienależnie pobrany podatek (opłata) stanowi nadpłatę. Nadpłaty podlegają przepisom rozdziału 9 ustawy i należy rozważyć możliwość ich zwrotu, ewentualnie zarachowania w trybie art. 76 Ordynacji podatkowej. Od kwoty nienależnie pobranej opłaty wypłacona została inkasentowi prowizja w wysokości 40 zł (200 zł x 20%). W tym przypadku należy mieć na uwadze treść art. 52a Ordynacji podatkowej, w myśl którego zwrotowi bez wezwania organu podatkowego podlega wynagrodzenie płatników lub inkasentów pobrane nienależnie lub w wysokości większej od należnej, które traktuje się jako zaległość podatkową. Organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zaległości podatkowej – str. 87-88 protokołu kontroli.

Kontrola terminowości dokonywania wpłat podatków i opłat wykazała, w przypadkach podanych niżej, nieprzestrzeganie ustawowych terminów ich wnoszenia przez podatników podatku:

a) od środków transportowych od osób fizycznych, kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 26.678,96 zł (dotyczyła 3 podatników) – str. 76 protokołu kontroli,

b) łącznego zobowiązania pieniężnego, kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 1.058  zł (dotyczyła 5 podatników) – str. 92-93 protokołu kontroli,

c) opłaty za gospodarowanie odpadami, kwota opłaty uiszczona po terminie wynosiła 3.564 zł (dotyczyła 15 właścicieli nieruchomości) – str. 84 protokołu kontroli.

Nieprzestrzeganie ustawowych terminów wnoszenia wpłat stwierdzono także w przypadku inkasenta opłaty miejscowej (kwitariusz DH od nr 1793411 do nr 1793480); kwota opłaty wniesiona po terminie wynosiła 830 zł – str. 87 protokołu kontroli.

Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie naraża na uszczuplenie należności publicznoprawnych i jest czynem zabronionym, który zgodnie z art. 57 § 1 k.k.s. podlega karze grzywny, jako wykroczenie skarbowe. Wobec powyższego, w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy powinien rozważyć możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego z wnioskiem o wszczęcie postępowania karnoskarbowego.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości, które polegały na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych. Świadczy to o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązku wynikającego z art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1619, ze zm.), zgodnie z którym, gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku, wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych. Natomiast przepisy § 5 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656), obowiązującego w kontrolowanym okresie, stanowiły, że wierzyciel niezwłocznie doręcza zobowiązanemu upomnienie, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy oraz niezwłocznie wystawia tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednakże w myśl art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny. Ponadto nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Należy wskazać, iż aktualnie zagadnienia windykacji i zasady postępowania wierzycieli reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2367).

Na dzień 31 grudnia 2015 r. zaległość nieobjęta tytułami egzekucyjnymi dotyczyła łącznego zobowiązania pieniężnego i wynosiła 11.400,67 zł – str. 94 protokołu kontroli.

Uchybienia stwierdzono także w obrębie formalnoprawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one przypadków niestosowania odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zarachowania lub zwrotu, tj. przepisów art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 62 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli analizie poddano również decyzje podatkowe wydane na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Przedmiotem kontroli był sposób prowadzenia postępowania podatkowego oraz zebrany materiał dowodowy. Z analizy decyzji uznaniowej Nr …[16] dotyczącej odroczenia terminu płatności wynika, iż nie przestrzegano zasad określonych w art. 122 i art. 187 § 1 Ordynacji, gdyż decyzja została wydana bez zgromadzenia materiałów dowodowych świadczących o przejściowych trudnościach finansowych podatnika. Zgodnie ze wskazanym przepisem organ podatkowy wydaje decyzję przyznającą ulgę w zapłacie podatku w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym. Obowiązek ustalenia czy owe przesłanki występują ciąży na organie podatkowym (jego służbach), a realizowany być winien poprzez zebranie materiału dowodowego w trakcie postępowania podatkowego – str. 95-96 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości i rzetelności sporządzania sprawozdania z wykonania podstawowych dochodów podatkowych (Rb-PDP) za rok 2015 wykazała nieprawidłowości, w niżej wskazanych pozycjach:

- w wierszu A 5 – podatek od nieruchomości, w kolumnie 3 – skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy zaniżono skutki finansowe o kwotę 70,32 zł (jest 33 362,77 zł, winno być 33 433,09 zł). Różnica wynika z zaniżenia, w deklaracji gminy, powierzchni gruntów pozostałych ogółem o 3.516 m²;

- w wierszu A 5 – podatek od nieruchomości, w kolumnie 4 – skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy zaniżono skutki finansowe o kwotę 1.582,20 zł (jest 403.740,06 zł, winno być 405.322,26 zł). Różnica, podobnie jak wyżej, wynika z zaniżenia w deklaracji gminnej powierzchni gruntów pozostałych o 3.516 m²;

- w wierszu A 7 – podatek od środków transportowych, w kolumnie 6 – skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy (rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności…) zaniżono skutki finansowe o 1 zł (jest 2.165 zł, winno być 2.166 zł). Różnica wynika z oczywistej omyłki (cyfrę 6 odczytano jako cyfrę 5).

W związku z powyższym naruszono obowiązujące zasady sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-PDP zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015). Przepis § 9 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Nierzetelne wykazanie omawianych skutków ma wpływ na prawidłowość ustalania kwoty podstawowej stanowiącej element składowy części wyrównawczej subwencji ogólnej dla gmin.

W trakcie kontroli, w dniu 14 listopada 2016 r., dokonano korekty sprawozdania i  przekazano ją do Ministerstwa Finansów – str. 99 protokołu kontroli. 

           Z ustaleń kontroli w zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), wynika błędne zaliczenie do:

a) par. 0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy…”, zamiast do par. 0830 „Wpływy z usług”, kwoty 250 zł uzyskanej z tytułu wpływu za zużycie zimnej wody i odprowadzanie nieczystości płynnych oraz naprawę armatury łazienkowej w budynku Ośrodka Zdrowia – str. 112 protokołu kontroli;

b) rozdz. 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami” par. 0470 kwoty 586,71 zł dotyczącej dochodów za dzierżawę obwodów łowieckich, zamiast do rozdz. 02001 „Gospodarka leśna” par. 0750. Na uchybienie to zwracano uwagę podczas poprzedniej kontroli kompleksowej – str. 112 protokołu kontroli.

            Pośród wydatków bieżących sprawdzeniu poddano m.in. kwoty wydatków z tytułu wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy, w wyniku czego stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) regulamin wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Nowinka wprowadzony zarządzeniem Nr 65/11 Pani Wójt z dnia 3 października 2011 r. zawierał błędne postanowienia dotyczące przyznawania dodatków specjalnych. W § 13 regulaminu ustalono, że w szczególnie uzasadnionych, indywidualnych przypadkach pracownikowi może być przyznany dodatek specjalny na czas nieokreślony, co narusza przepis art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902). W trakcie kontroli, w dniu 30 września 2016 r., zarządzeniem Nr 51/16 wprowadziła Pani nowy regulamin wynagradzania, który w § 13 ust. 3 również przewiduje możliwość przyznania dodatku specjalnego na czas nieokreślony: W szczególnie uzasadnionych, indywidualnych przypadkach dodatek może być przyznany na czas nieokreślony – w przypadku powierzenia dodatkowych zadań. Należy wskazać, że ustawową podstawą przyznania dodatku specjalnego jest okresowe zwiększenie obowiązków służbowych pracownika lub powierzenie dodatkowych zadań. Z brzmienia przywołanego przepisu wynika, że przyznanie dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch wymienionych w nim przesłanek. Jednakże okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzenia jest zawsze cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenia zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego. Dodania wymaga, że możliwość przyznawania dodatku specjalnego na czas nieokreślony przewidywał § 8 ust. 2 nieobowiązującego od 1 kwietnia 2009 r. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.). Kontrola tego zagadnienia nie wykazała przypadków udzielania dodatków specjalnych na czas nieokreślony, jednakże niezgodność regulacji wewnętrznych z przepisami ustawy powinna zostać usunięta – str. 129-130 protokołu kontroli,

b) w przypadku dwóch pracowników nie dostosowano przyznanej im kategorii zaszeregowania do aktualnie obowiązujących regulacji wewnętrznych. Nieprawidłowość ta nie miała wpływu na zgodność wysokości przyznanego wynagrodzenia z obowiązującymi przepisami – str. 133 protokołu kontroli,

c) w umowie o pracę zawartej w dniu 30 grudnia 2014 r. z pracownikiem zatrudnionym na stanowisku inspektora w Urzędzie Gminy nie przewidziano dodatku za wieloletnią pracę (dodatku stażowego), mimo że był on wypłacany; stosownie do art. 29 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy w zw. z art. 43 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych umowa o pracę określa m.in. wynagrodzenie za pracę ze wskazaniem składników wynagrodzenia – str. 133-134 protokołu kontroli,

d) zawarcie przez Panią Wójt w dniu 22 października 2015 r. z Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego umowy zlecenia na kwotę 611,50 zł na obsługę i aktualizację spisu wyborców związanych z wyborami parlamentarnymi (str. 136-137 protokołu kontroli). W umowie określono, iż do szczegółowych zadań zleceniobiorcy należy sporządzenie oraz aktualizowanie spisów osób uprawnionych do udziału w wyborach. Przedmiot zlecenia pokrywa się z zakresem czynności pracownika obowiązującym od 19 września 2011 r., w którym ujęto obowiązek prowadzenia i aktualizacji rejestru wyborców oraz sporządzania spisu wyborców przy wszystkich wyborach. Wskazuje to, że umową zlecenia, za odrębnym wynagrodzeniem, zostały objęte zadania wynikające wprost z zakresu czynności pracownika, za które pobiera on wynagrodzenie w ramach stosunku pracy. Sprzeciwia się to zasadzie oszczędnego i celowego dokonywania wydatków publicznych, wyrażonej w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. W złożonym wyjaśnieniu wytłumaczyła Pani, że do opisanej powyżej sytuacji doszło w wyniku niedopatrzenia pracownika działu kadr, który nie dopełnił obowiązku przygotowania aneksu do zakresu czynności osoby zajmującej się sporządzaniem spisów osób uprawnionych do udziału w wyborach, podczas gdy (…) zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami pracownik działu kadr miał za zadanie przygotowania aneksu do zakresu czynności osoby zajmującej się sporządzaniem spisu osób uprawnionych do udziału w wyborach co miało skutkować możliwością korzystania ze środków przekazanych na ten cel przez Krajowe Biuro Wyborcze (…). Ponadto wskazała Pani, iż 11 stycznia 2016 r. sporządzono nowy zakres czynności Zastępcy Kierownika USC, który umożliwi zawieranie w przyszłości podobnych umów.

Analizie poddano również inne wydatki z umów zlecenia. W przypadku umowy dotyczącej prowadzenia zajęć tańca integracyjnego dla dzieci w wieku szkolnym (str. 135 protokołu kontroli) stwierdzono brak potwierdzenia wykonania zlecenia zgodnie z umową. Według art. 744 Kodeksu cywilnego w razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonania zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych. W przedmiotowej umowie nie ustalono sposobu udokumentowania wykonania zlecenia zgodnie z umową. Natomiast art. 740 k.c. stanowi, że przyjmujący zlecenie powinien udzielać dającemu zlecenie potrzebnych wiadomości o przebiegu sprawy, a po wykonaniu zlecenia złożyć mu sprawozdanie.

Kontrola prawidłowości naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, że w wyniku korekty odpisu dokonanej pod koniec 2015 r. na rachunek bankowy funduszu przekazano łącznie kwotę 28.153,45 zł, tj. zawyżoną o 82,01 zł w stosunku do obliczeń (zawartych na str. 147 protokołu kontroli) dokonanych przez kontrolującego. W trakcie kontroli dokonano zwrotu środków z rachunku ZFŚS w tej wysokości.

Nieprawidłowości wykazała kontrola zagadnień dotyczących funduszu sołeckiego, regulowanego przepisami ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301, ze zm.). Na podstawie analizy całości przedstawionej dokumentacji związanej z wydatkowaniem środków w ramach funduszu sołeckiego w 2015 r. dotyczącej wszystkich sołectw (str. 147-155 protokołu kontroli), stwierdzono m.in., że:

a) pracownik zatrudniony na stanowisku podinspektora do spraw gospodarki komunalnej, dróg, ochrony środowiska i turystyki prowadził sprawy związane z funduszem sołeckim pomimo niezamieszczenia tych obowiązków w jego zakresie czynności. Powierzenie pracownikowi weryfikacji merytorycznej i analizy realizacji zadań wynikających ze złożonych wniosków w sprawie przeznaczenia funduszu sołeckiego nastąpiło dopiero zakresem czynności obowiązującym od dnia 22 maja 2015 r.,

b) wniosek sołectwa Danowskie w sprawie przeznaczenia funduszu sołeckiego na 2015 r. przewidywał, jako jedno z przedsięwzięć, „wyjazd edukacyjny dla mieszkańców wsi”; jak wynika z ustaleń kontroli, w uzasadnieniu tego wniosku nie odniesiono się do tego przedsięwzięcia, jako jednego z elementów wniosku, co sprzeciwia się postanowieniom art. 5 ust. 3 ustawy o funduszu sołeckim, a także uniemożliwia rozpoznanie związku tak określonego przedsięwzięcia z zadaniami własnymi gminy,

c) przyjęto do realizacji wnioski przewidujące przedsięwzięcia niewykazujące dostatecznego związku z realizacją zadań własnych gminy (w kontekście uzasadnień wniosków przedstawionych przez sołectwa); jednym z nich było wskazane wyżej przedsięwzięcie sołectwa Danowskie z przewidywanymi kosztami 1.107,05 zł, a oprócz tego przedsięwzięcia zgłoszone przez sołectwa: Gatne Pierwsze – „organizacja ogniska sołeckiego” (1.000 zł), Olszanka – „wyjazd lub spotkanie integracyjne” (2.000 zł) oraz Szczeberka – „fundusz wycieczkowy dla dzieci i młodzieży” (2.000 zł). Uzasadnienia tych wniosków odnosiły się do zadania własnego gminy wymienionego w art. 7 ust. 1 pkt 17 ustawy o samorządzie gminnym, tj. wspierania i upowszechniania idei samorządowej, w tym tworzenia warunków do działania i rozwoju jednostek pomocniczych i wdrażania programów pobudzania aktywności obywatelskiej. Należy jednakże zwrócić uwagę, iż przepisy prawa nie przewidują takiego zadania gminy jak „integracja mieszkańców” czy „organizacja wycieczek”; nie można też tak określonemu we wniosku celowi jednoznacznie przypisać charakteru sprawy publicznej ani w oparciu o art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy, ani na podstawie ogólnej normy z art. 6 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Wskazania wymaga, iż na gruncie postanowień art. 2 ust. 6 ustawy o funduszu sołeckim środki funduszu przeznacza się na realizację przedsięwzięć, które są zadaniami własnymi gminy, służą poprawie warunków życia mieszkańców i są zgodne ze strategią rozwoju gminy, przy czym przesłanki te muszą być spełnione łącznie. Wydatki na podstawie tych wniosków zostały wykonane tylko w sołectwach Danowskie i Szczeberka. Ze zgromadzonej dokumentacji (faktur oraz sprawozdań z wyjazdów) również nie wynika, aby organizacja wyjazdów integracyjnych miała wyraźny związek z realizacją zadań własnych gminy (wyjazd do Białowieży, rejs statkiem, faktura z parku linowego). W złożonym wyjaśnieniu wskazała Pani m.in., że spotkania służyły wzmacnianiu więzi mieszkańców sołectwa jako jednostki pomocniczej gminy, co ma pomóc upowszechnianiu w sołectwie idei wspólnoty obywatelskiej (…) organizowanie zajęć dla dzieci umożliwia zapobieganie negatywnym zjawiskom (…) ponadto wszelkie wyjazdy mają charakter edukacyjny. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku stoi na stanowisku, że każde przedsięwzięcie zgłoszone we wniosku sołectwa powinno być sformułowane w sposób niebudzący wątpliwości co do jego publicznego charakteru. Przy tego rodzaju zadaniach jak wyżej wskazane za niewystarczające należy uznać jedynie odwołanie się do regulacji z art. 7 ust. 1 pkt 17 ustawy o samorządzie gminnym; zgodności z nim nie poświadczają bowiem same wskazania na „integrację” czy „wyjazd”. Obowiązkiem Pani Wójt jest odrzucenie wniosku, w którym publiczny charakter przedsięwzięcia nie został należycie uzasadniony poprzez określenie, co ma być – w kontekście zadań własnych gminy – przedmiotem danej imprezy czy wyjazdu, niemających ze swej istoty związku z celami publicznymi,

d) we wniosku sołectwa Olszanka nie wskazano jednoznacznie przedsięwzięcia do realizacji, lecz w ramach przeznaczonej kwoty 2.000 zł przewidziano realizację alternatywnych przedsięwzięć: „wyjazd lub spotkanie integracyjne” (wariant I – wyjazd do Szepietowa na wystawy rolnicze; wariant II – organizacja dożynek). Przepisy ustawy o funduszu sołeckim nie przewidują wskazywania we wnioskach przedsięwzięć w postaci kilku wariantów, tym bardziej nie określają żadnego trybu, w którym Pani Wójt miałaby dokonać wyboru jednej z zaproponowanych możliwości. W ustawie przewidziano natomiast instytucję zmiany złożonego wniosku w roku jego realizacji (art. 7 ustawy) w zakresie określenia przedsięwzięcia,

e) nie zrealizowano wydatków wynikających z wniosków sołectw Józefowo, Monkinie i Tobołowo. Wynikające z tych wniosków przedsięwzięcia dotyczyły poprawy stanu dróg, a w przypadku sołectwa Tobołowo również zakupu trzech latarni. Z wyjaśnienia złożonego przez Panią wynika, iż przyczyną niewykonania przedsięwzięć w zakresie dróg był brak zainteresowania sołectw realizacją funduszu sołeckiego przejawiający się nie złożeniem przez sołtysów ankiet dotyczących potrzeb remontowych dróg na terenie sołectwa wraz ze wskazaniem dróg, których ma dotyczyć remont. Należy wskazać, że okoliczność taka formalnie nie może wpływać na zaniechanie realizacji przedsięwzięć w ramach funduszu sołeckiego, ponieważ dokumentem stanowiącym podstawę działania Pani Wójt w ramach funduszu sołeckiego jest przyjęty wniosek sołectwa. Wola zebrania wiejskiego wyrażona we wniosku stanowi podstawę postanowień uchwały budżetowej w tym zakresie, których realizacja formalnie należy do obowiązków Pani Wójt, a nie jest zależna od dodatkowych decyzji sołectw. Należy przy tym podkreślić, że z ustaleń kontroli nie wynika żadna dokumentacja świadcząca o formalnym podjęciu przez sołectwa decyzji o zaniechaniu realizacji zgłoszonych przedsięwzięć w zakresie poprawy stanu dróg.

           W zakresie udzielania zamówień publicznych stwierdzono, że ogłoszenie o udzieleniu zamówienia na „Żwirowanie dróg Gminy Nowinka w 2015 roku” zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 15 maja 2015 r. a umowa została zawarta 14 kwietnia 2015 r. – str. 169 protokołu kontroli. Obowiązek zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w BZP niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego wynikał z art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.). Natomiast od 28 lipca 2016 r. art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych wymaga zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w BZP nie później niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

           Analiza tego zamówienia wykazała bardzo dużą różnicę pomiędzy ilościowym określeniem przedmiotu zamówienia a faktyczną ilością zrealizowanych dostaw pospółki. Przedmiot zamówienia określono na 1.200 ton pospółki naturalnej oraz przewidziano zamówienia uzupełniające w wysokości 20% zamówienia podstawowego (co odpowiada dodatkowo 240 tonom pospółki), zaś faktyczna ilość zamówionej pospółki to 5.475 ton. Należy przy tym zaznaczyć, że mimo iż wartość tak określonego przedmiotu zamówienia nie przekraczała 30.000 euro, zastosowano tryb przetargu nieograniczonego zgodnie z procedurami wynikającymi z przepisów Prawa zamówień publicznych. Wartość zamówienia została ustalona na kwotę 42.840 zł, a wydatki faktycznie poniesione na żwirowanie dróg na podstawie umowy zawartej z wykonawcą to 143.132,03 zł. W związku z zastosowaniem ustawowej procedury przetargu nieograniczonego nie doszło jednak w tej sytuacji do zaniżenia wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania procedur ustawy.

W związku ze stwierdzoną rozbieżnością między przedmiotem zamówienia a faktycznymi dostawami zwrócono się do wyjaśnienie, w którym podinspektor ds. gospodarki komunalnej, dróg, ochrony środowiska i turystyki napisała: (…) zgodnie z notatką służbową z dnia 04.03.2015 r. dot. określenia szacunkowej wartości zamówienia w postępowaniu przetargowym: Żwirowanie dróg Gminy Nowinka w 2015 r. przyjęto szacunkową ilość zamówienia tj. 1200 ton. Przyjęta ilość wynika z SIWZ do przetargu „Żwirowanie, równanie i profilowanie dróg Gminy Nowinka w 2014 roku”. (…) Na rok 2015 planowane było rozszerzenie przedmiotu zamówienia o pospółkę z domieszka kamienia łamanego (30%) o frakcji 0 – 31,5 mm. (…) W związku z powyższym założono szacunkową ilość i wartość zamówienia przedstawioną w notatce, na podstawie wyliczeń matematycznych. Niemniej jednak na etapie planowania przewidziano możliwość zwiększenia zamówienia, co wskazano w notatce oraz uwzględniono w wyborze procedury zamówień publicznych w formie przetargu nieograniczonego

           Zwrócenia uwagi wymaga, że już pierwsza faktura, wystawiona przez wykonawcę w dniu 11 maja 2015 r. (niespełna miesiąc po zawarciu umowy) dotyczyła dostawy 3.900 ton pospółki, tj. ilości blisko trzykrotnie większej niż przedmiot zamówienia określony w postępowaniu po uwzględnieniu zamówień uzupełniających. Odwołując się do przepisów Prawa zamówień publicznych dotyczących sposobu określania przedmiotu zamówienia należy wskazać, że zgodnie z art. 29 ust. 1 i 2 tej ustawy przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Przedmiotu zamówienia nie można też opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Zakres rzeczowy dostaw i usług podlegających wykonaniu przez zamawiającego niezaprzeczalnie jest okolicznością mającą wpływ na wysokość oferowanej ceny. W szczególności wniosek taki należy sformułować w sytuacji, gdy faktyczne świadczenie wykonawcy dotyczyło dostaw w rozmiarze blisko czterokrotnie wyższym niż najwyższe potencjalne (z uwzględnieniem zamówień uzupełniających) dostawy wynikające ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Przedstawione okoliczności nie pozwalają na uznanie zbadanego postępowania za przygotowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji – str. 166-169 protokołu kontroli.

Kontrola zagadnień dotyczących gospodarowania nieruchomościami wykazała, że nie sporządziła Pani planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości – obowiązek opracowania planu wynika z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wymagania co do treści planu określają przepisy art. 23 ust. 1d tej ustawy – str. 170 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że nie zostało zrealizowane zalecenie pokontrolne zawarte w wystąpieniu z dnia 16 sierpnia 2012 r. dotyczące dokonania zmian w Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w zakresie podstaw naliczania umorzenia i klasyfikacji środków trwałych (akt ten odwoływał się do przepisów prawa niedotyczących tego zagadnienia lub już nieobowiązujących). W odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń sporządzonej 19 października 2012 r. potwierdziła Pani wykonanie zalecenia, co nie było zgodne z prawdą. Stosowne zmiany zostały wprowadzone przez Panią w trakcie kontroli zarządzeniem Nr 53/16 z dnia 30 września 2016 r. wprowadzającym nową Instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy w Nowince – str. 174 protokołu kontroli.

Kontrolą objęto również prawidłowość sporządzenia informacji o stanie mienia komunalnego na dzień 31 grudnia 2015 r. Wynikało z niej, iż od grudnia 1990 r. gmina Nowinka jest akcjonariuszem Międzykomunalnej Spółki Akcyjnej MUNICIPIUM S.A., w której posiada 10 akcji uprzywilejowanych o wartości 1.000 zł, co nie znajdowało odzwierciedlenia w kwocie 20.500 zł stanowiącej saldo konta 030 „Długoterminowe aktywa finansowe”, na którą składały się udziały gminy w spółkach Wodociągi Podlaskie (20.000 zł) i BIOM (500 zł). Skarbnik Gminy wyjaśniła, iż niezgodność ta wynika z nieujęcia w latach ubiegłych zakupionych akcji w księgach rachunkowych. W trakcie kontroli dokonano stosownego zapisu na koncie 030 w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki”, czym doprowadzono do zgodności stan ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym w zakresie stanu aktywów trwałych i funduszu – str. 172 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości ewidencji analitycznej środków trwałych (str. 175 protokołu kontroli), prowadzonej metodą „ręczną” w księdze środków trwałych, wykazało nieprawidłowości polegające na:

- niezamieszczaniu numerów inwentarzowych obiektów,

- niewskazywaniu symbolu klasyfikacji rodzajowej środków trwałych,

- braku daty i numeru dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu,

- braku daty skreślenia z ewidencji,

- dokonywaniu zapisów w sposób nietrwały (ołówkiem),

Odnosząc się do powyższych ustaleń należy wskazać, że:

a) oznaczanie środków trwałych numerami inwentarzowymi ma zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych zasobów rzeczowych, w tym jednoznacznego powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy o rachunkowości,

b) symbol klasyfikacji rodzajowej służy ustalaniu stawek odpisów amortyzacyjnych środków trwałych, zaś zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 011 „Środki trwałe” zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… ewidencja szczegółowa do tego konta ma zapewnić m.in. należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji,

c) zapisy w księgach pomocniczych stanowią zapisy księgowe w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości, powinny zatem odpowiadać wymaganiom co do treści zapisów oraz sposobu ich dokonywania, wynikającym z przepisów art. 23 ustawy.

Sprawdzeniu poddano również prawidłowość naliczania umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W wyniku kontroli tego zagadnienia stwierdzono, iż:

a) ogrodzenia przy 6 budynkach umarzano jako odrębne środki trwałe według stawki amortyzacyjnej 4,5%. Natomiast zgodnie z opisem do grupy 1 „Budynki i lokale…” zawartym w objaśnieniach szczegółowych do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 242, poz. 1622) w skład budynku, jako pojedynczego obiektu inwentarzowego, wlicza się także obiekty pomocnicze obsługujące dany budynek, np. chodniki, dojazdy, podwórka, place, ogrodzenia, studnie itp. W związku z powyższym wartość obiektów pomocniczych (np. ogrodzeń) powinna zwiększać wartość początkową budynku. Obiekty pomocnicze budynku podlegają umorzeniu wraz z nim – str. 178 protokołu kontroli,

b) w przypadku czterech środków trwałych zastosowano nieprawidłową stawkę umorzeniową (w trzech przypadkach skutkowało to zaniżeniem umorzenia a w jednym zawyżeniem), co doprowadziło łącznie do zaniżenia rocznego umorzenia o 1.425,95 zł – str. 178 protokołu kontroli,

c) roczne umorzenie wartości niematerialnych i prawnych zostało zawyżone o 176,85 zł. Zawyżenie to powstało na skutek dokonywania odpisów amortyzacyjnych od licencji na Lokalną Szynę Danych i oprogramowanie do EZD – System Elektronicznego Obiegu Dokumentów przez 8 miesięcy, podczas gdy w oparciu o dokument OT i fakturę z dnia 26 maja 2015 r. należało licencję tę amortyzować począwszy od czerwca 2015 r. (tj. przez okres 7 miesięcy), mając na uwadze art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 179-180 protokołu kontroli.

           Badanie wykonania obowiązków inwentaryzacyjnych drogą spisu z natury (opis na str. 181-184 protokołu kontroli) wykazało, że ostatnia inwentaryzacja tą metodą została przeprowadzona w 2012 r. Ustalono, że podczas inwentaryzacji nie były przestrzegane przepisy ustawy o rachunkowości oraz wymogi Instrukcji inwentaryzacyjnej, a także Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy w Nowince, w odniesieniu do wypełniania arkuszy spisu z natury. Analiza arkuszy spisowych wykazała m.in., że:

a) inwentaryzację gruntów nieprawidłowo udokumentowano w formie właściwej dla spisu z natury (arkusze o nr 47/12, 48/12, 49/12, 50/12). Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości jednostki przeprowadzają inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, a także gruntów – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników,

b) nie wypełniano wszystkich rubryk arkusza spisu z natury, do czego zobowiązuje Instrukcja inwentaryzacyjna. Błędy polegały na: nieopatrzeniu arkuszy nazwą i adresem jednostki inwentaryzowanej, braku kolejnego numeru arkusza, braku wskazania osoby materialnie odpowiedzialnej, braku podpisów na arkuszach na dowód ich sprawdzenia,

c) wbrew postanowieniom Instrukcji inwentaryzacyjnej spisywano na jednym arkuszu składniki majątku powierzone różnym osobom materialnie odpowiedzialnym. Dotyczyło to m.in. zamieszczenia na jednym arkuszu spisu telefonów komórkowych przekazanych 9 osobom (arkusz nr 38/12) – pod arkusz ten podpięto oświadczenia złożone jedynie przez 4 osoby,

d) brak podpisów członków komisji inwentaryzacyjnej i osób materialnie odpowiedzialnych na każdej stronie arkusza spisu z natury,

e) na niektórych dołączonych do arkuszy oświadczeniach osób materialnie odpowiedzialnych składanych przed i po inwentaryzacji brakowało daty lub podpisu,

f) na niektórych sprawozdaniach z przebiegu spisu z natury brakowało daty lub podpisu jednego z członków komisji inwentaryzacyjnej.

           Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

           Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym).Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

           Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

           Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały na Skarbniku Gminy, stosownie do przepisów art. 54 ustawy o finansach publicznych.

           Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Uzupełnienie zakresów czynności pracowników wskazanych w części opisowej wystąpienia o obowiązki faktycznie przez nich wykonywane, dotyczące prowadzenie rejestru instytucji kultury oraz ustalania danych na potrzeby sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli.

2. Kompleksowe uregulowanie w przepisach wewnętrznych zasad sporządzania, sprawdzania i obiegu dowodu „polecenie księgowania”.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zaniechanie pomijania ujętych w księgach należności z tytułu odsetek przy ustalaniu odpisu aktualizującego należności od danego dłużnika,

b) księgowanie odpisu aktualizującego należności główne i należności z tytułu odsetek zapisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

c) opatrywanie dowodu KP „kasa przyjmie” pozycją raportu kasowego, pod którą został ujęty, oraz podpisem kasjera jako otrzymującego gotówkę,

d) zapewnienie wskazywania na rozchodowych dowodach kasowych daty odbioru gotówki z kasy,

e) sporządzanie dowodów PK z zachowaniem wszystkich wymagań stawianych dowodom księgowym,

f) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 221 według dłużników dla wszystkich rodzajów należności,

g) naliczanie i ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału prawidłowej kwoty odsetek od wszystkich należności nieopłaconych w terminie,

h) zapewnienie należytego prowadzenia ewidencji analitycznej środków trwałych; w tym celu:

- ujęcie w niej numerów inwentarzowych środków trwałych, które je posiadają

- nadanie wszystkim środkom trwałym symboli klasyfikacji rodzajowej,

- zaniechanie ujmowania w ewidencji obiektów pomocniczych jako odrębnych obiektów inwentarzowych,

- dokonywanie w niej zapisów spełniających wymagania przepisów art. 23 ustawy o rachunkowości,

i) stosowanie prawidłowych stawek umorzeniowych środków trwałych,

j) rozpoczynanie naliczania umorzenia wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

4. W zakresie dochodów z najmu lokali mieszkalnych, w tym socjalnych:

a) zawarcie umów najmu lokali socjalnych na czas oznaczony,

b) określenie w umowach najmu lokali socjalnych stawek czynszu zgodnych z art. 23 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów…

c) rozliczenie z najemcami poszczególnych lokali socjalnych kwot niezgodnie z prawem pobranego czynszu, wskazanych w protokole kontroli, wynoszących łącznie 10.019,99 zł,

d) obciążenie najemców dwóch lokali mieszkalnych kwotami zaniżonego czynszu, wskazanymi w protokole kontroli, wynoszącymi łącznie 1.118,48 zł; określenie stawek czynszu w umowach z tymi najemcami zgodnie z zasadami obowiązującymi na terenie gminy,

e) obciążenie najemcy kwotą 725,20 zł odpowiadającą pobieranemu w zaniżonej wysokości czynszowi od pomieszczeń przynależnych do lokalu,

f) rozliczanie opłat wnoszonych przez najemców lokali mieszkalnych na poczet dostaw ciepła z faktycznie ponoszonymi przez gminę kosztami, mając na uwadze postanowienia art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…

5. Monitorowanie rzeczywistych kosztów dostarczania ciepła do lokali użytkowych, mając na uwadze, że wpłaty wnoszone przez najemców na ten cel nie mogą być niższe od kosztów wytworzenia ciepła ponoszonych przez gminę.

6. Przestrzeganie wynikających z art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym zasad zawierania z najemcami lokali użytkowych kolejnych umów najmu na okres do 3 lat.

7. Niezwłoczne przeprowadzenie aktualizacji wysokości opłat za użytkowanie wieczyste.

8. W zakresie dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych:

a) rozliczanie z przedsiębiorcami wniesionych przez nich opłat z uwzględnieniem faktycznego okresu korzystania z zezwolenia, jeżeli zezwolenia wygasły w trakcie roku,

b) dokonanie zwrotu przedsiębiorcom wskazanym w protokole kontroli kwoty wynoszącej łącznie 1.004,97 zł, wniesionej przez nich w 2015 r. w wysokości zawyżonej względem faktycznego okresu korzystania z zezwoleń na sprzedaż alkoholu,

c) stosowanie sankcji przewidzianych ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi wobec przedsiębiorców dokonujących opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych po terminach wynikających z ustawy, z uwzględnieniem stanu prawnego obowiązującego w tym zakresie od 1 stycznia 2016 r.,

d) przyjmowanie wniosków o wydanie zezwolenia zawierających wszystkie informacje wymagane przepisami ustawy o wychowaniu w trzeźwości…

9. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji, w zakresie potwierdzeń doręczenia wszystkich decyzji wymiarowych, zawierającej w szczególności daty i podpisy odbiorców.

10. Realizowanie zasady powszechności opodatkowania poprzez prowadzenie działań, wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, zmierzających do wydania decyzji o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, z wykorzystaniem przywołanych procedur prawnych.

11. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkami lokalnymi, w tym przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego wynikających odpowiednio z ustaw o podatku rolnym, leśnym oraz o podatkach i opłatach lokalnych.

12. Egzekwowanie od podatników informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w przypadkach przewidzianych przepisami ustaw: o podatku rolnym, o podatku leśnym oraz o podatkach i opłatach lokalnych.

13. Wyeliminowanie nieprawidłowości w realizacji dochodów z tytułu opłaty miejscowej, mając na względzie przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy prawa lokalnego dotyczące terminów rozliczania się inkasenta z pobranych opłat.

14. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego i formalnoprawnej prawidłowości wydawanych decyzji.

15. Doprowadzenie do likwidacji nadpłat na kontach podatników, w myśl obowiązujących przepisów.

16. Wydawanie decyzji uznaniowych zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, opartych o wyczerpujący materiał dowodowy zebrany w celu wszechstronnego wyjaśnienia okoliczności sprawy.

17. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i aktów wykonawczych.

18. Dyscyplinowanie podatników w zakresie terminowego składania deklaracji podatkowych oraz terminowości wpłat podatków i opłat lokalnych.

19. Rozważenie możliwości wystąpienia o ukaranie podatników uchylających się od terminowego składania deklaracji podatkowych, który to czyn jest wykroczeniem skarbowym.

20. Wystąpienie do Rady Gminy o uchylenie uchwały dotyczącej zwolnień przedmiotowo-podmiotowych w podatku od nieruchomości.

21. Zapewnienie rzetelnego sporządzania sprawozdań z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy.

22. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej, z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

23. W zakresie wydatków na wynagrodzenia:

a) usunięcie z regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Nowinka postanowienia przewidującego przyznawanie dodatków specjalnych na czas nieokreślony,

b) zapewnienie zgodności przyznanych pracownikom kategorii zaszeregowania z aktualnie obowiązującymi przepisami,

c) uwzględnianie w angażach wszystkich składników wynagrodzenia przysługujących pracownikowi,

d) zapewnienie wyeliminowania sytuacji zawierania z pracownikiem umowy zlecenia na wykonywanie czynności mieszczących się w ramach jego obowiązków ze stosunku pracy.

24. Uwzględnienie zawartych w części opisowej wystąpienia uwag dotyczących potwierdzania wykonania zlecenia wynikającego z umowy.

25. W zakresie funduszu sołeckiego:

a) przyjmowanie tylko tych wniosków sołectw, z uzasadnienia których wynika dostateczny związek między zgłaszanymi przedsięwzięciami a zakresem zadań własnych gminy, mając jednocześnie na uwadze, że ogólne pojęcie „integracji mieszkańców” lub wskazanie na organizację różnego rodzaju imprez lub wyjazdów nie świadczy o realizacji zadań własnych gminy, w tym także i zadania z art. 7 ust. 1 pkt 17 ustawy o samorządzie gminnym,

b) zaniechanie przyjmowania wniosków nie zawierających konkretnie określonego przedsięwzięcia do realizacji, a wskazujących różne warianty przeznaczenia środków przypadających sołectwu,

c) podejmowanie wszelkich działań w celu wykonania przedsięwzięć zgłoszonych we wnioskach sołectw, mając na względzie, że nie ma uzasadnienia przyjmowanie stanowiska uzależniającego realizację funduszu sołeckiego od dodatkowych czynności podejmowanych przez sołtysów (sołectwa) w roku realizacji funduszu.

26. W zakresie zamówień publicznych:

a) zamieszczanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych z zachowaniem wymagań art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, mając na uwadze, że od 28 lipca 2006 r. przepis ten wymaga zamieszczenia ogłoszenia w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy,

b) rzetelne określanie przedmiotu zamówienia, mając na uwadze, że ilość przewidywanych w zamówieniu dostaw jest okolicznością mającą istotny wpływ na treść oferty.

27. Sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

28. W zakresie inwentaryzacji środków trwałych:

a) zaprzestanie dokumentowania inwentaryzacji gruntów na arkuszach spisu z natury,

b) zapewnienie przestrzegania przez pracowników biorących udział w przeprowadzaniu inwentaryzacji określonych przepisami wewnętrznymi zasad jej przeprowadzania i dokumentowania.

29. Zapewnienie rzetelnej realizacji wniosków pokontrolnych, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach