Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Łomży

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 stycznia 2017 roku (znak: RIO.I.6001-12/16), o treści jak niżej:

Pan

Mariusz Chrzanowski

Prezydent Łomży

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Łomży za 2015 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Łomży na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                      Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania miasta oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.) wykazała, że:

a) stan konta syntetycznego 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (w zakresie subkont: 221-101 „Należności z tytułu podatku od nieruchomości”, 221-102 „Należności z tytułu pozostałych podatków lokalnych”, 221-103 „Należności z tytułu opłat za nieruchomości gminne” i 221-111 „Należności z tytułu odpadów komunalnych”) wykazano per saldem, podczas gdy dane ewidencji analitycznej do tego konta wykazywały oprócz należności także nadpłaty. Zaniechanie ustalania salda dwustronnego narusza zasady funkcjonowania konta 221 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia. W udzielonym wyjaśnieniu wskazano: W zestawieniu obrotów i sald za 2015 r. konto 221 wykazuje saldo jednostronne w przypadku, gdy księgowania dotyczą jedynie operacji według klasyfikacji budżetowej, a nie kontrahenta. Z poziomu użytkownika jak i administratora programu księgowego zablokowana jest opcja ustawienia salda dwustronnego. Serwisant oprogramowania (Centrum Informatyki ZETO S. A. w Białymstoku) poinformował, że zmiany parametrów konta 221 będą dokonane przy otwarciu nowego rejestru księgowego na następny rok budżetowy. Jak ustalono, opisana nieprawidłowość nie rzutowała na dane sprawozdawcze, które generowano na podstawie ewidencji analitycznej – str. 86 protokołu kontroli,

b) ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 225 „Rozliczenie niewygasających wydatków” w ewidencji budżetu nie zapewniała możliwości ustalenia stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych im środków na realizację niewygasających wydatków, czego wymagają przepisy zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia opisujące zasady funkcjonowania konta 225. Wydatki niewygasające realizowane były przez dwie jednostki budżetowe – Urząd Miejski i MOSiR, zaś ewidencja analityczna prowadzona była w podziale na konto 225-1 „Zadania bieżące” i 225-2 „Zadania inwestycyjne” – str. 29-30 protokołu kontroli,

c) ujęcia operacji gospodarczej polegającej na rozłożeniu na raty podatku od nieruchomości (spłaty przypadające na kolejny rok/lata budżetowe) dokonano błędnym zapisem Wn 226 „Długoterminowe należności budżetowe” – Ma 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”, podczas gdy prawidłowo należało zastosować zapis Wn 226 – Ma 221 w związku z tym, że podlegająca rozłożeniu na raty zaległość została już zaliczona do przychodów w latach wcześniejszych, w momencie jej przypisania – str. 78 protokołu kontroli,

d) operację wyksięgowania (w następstwie bezskuteczności egzekucji) należności z tytułu mandatów karnych nałożonych w latach 2007-2010 na łączną kwotę 38.509,56 zł zaewidencjonowano zapisem Wn 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 221, zamiast zapisem Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 221, jak to wynika z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 74 protokołu kontroli,

e) w zarządzeniu Nr 43/16 Pana Prezydenta z dnia 9 lutego 2016 r. w sprawie określenia sposobu dokonywania odpisów aktualizujących należności w Urzędzie Miasta Łomża powielono zasady dokonywania odpisów wynikające z art. 35b ustawy. Dodatkowo wprowadzono zapisy, że wysokość odpisu aktualizującego jest równa iloczynowi wartości należności na dzień bilansowy i ustalonego dla nich procentowego wskaźnika aktualizującego należności; dodano, iż wysokość wskaźnika należności niewymienionych z rodzaju w przepisach zarządzenia ustala się corocznie dla poszczególnych rodzajów należności jedną z metod: 1) wskaźniki aktualizujące przyjmuje się dla wyznaczonych przedziałów czasowych opóźnienia w spłacie należności, przy czym zarówno przedziały, jaki i wysokość wskaźnika określa się z uwzględnieniem stosowanej dla tych należności procedury egzekucyjnej, i obowiązujących terminu przedawnienia, w ten sposób, że im dłuższe opóźnienie w spłacie należności tym wyższy wskaźnik aktualizujący, 2) wskaźnik aktualizujący ustala się uwzględniając stopień ściągalności należności z określonego tytułu w latach poprzednich, lub inne kryteria umożliwiające ocenę prawdopodobieństwa zapłaty, wynikające z posiadanych dokumentów. Postanowieniami zarządzenia ustalono także, że dla należności wymienionych w ust. 8 (np. najem, dzierżawa, opłaty adiacenckie, opłaty parkingowe), w przypadku zalegania z płatnością: do 6 miesięcy – nie stosuje się odpisu, od 6 miesięcy do 1 roku – stosuje się odpis w wysokości 50%, powyżej 1 roku – stosuje się odpis aktualizujący w wysokości 100%; dla należności, m.in. z tytułu użytkowania wieczystego, funduszu alimentacyjnego i zaliczek alimentacyjnych oraz mandatów karnych ustala się corocznie wskaźnik aktualizujący uwzględniając stopień ściągalności w stosunku do lat poprzednich, zaś dla należności z tytułu dochodów podatkowych (w tym opłaty za wywóz nieczystości stałych) ustala się wskaźnik aktualizujący, zależny od okresu zalegania z płatnością: do 12 miesięcy – nie stosuje się odpisu, powyżej 12 miesięcy – stosuje się odpis w wysokości 100% wartości należności. Należy wskazać, iż zapis dotyczący „wiekowania” należności nie powinien pojawić się w regulacjach wewnętrznych, gdyż ustawa nie przewiduje możliwości dokonywania odpisów z pominięciem przesłanek określonych w art. 35b ustawy o rachunkowości. Biorąc pod uwagę, że Urząd Miejski – jako jednostka sektora finansów publicznych – obowiązany jest do prowadzenia terminowych czynności egzekucyjnych wobec przypadających mu należności, stosownie do art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.), podstawą oceny zasadności dokonania odpisu powinny być wyniki postępowania egzekucyjnego (jego ewentualna bezskuteczność jako wyznacznik sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika), a nie okres zalegania z płatnością – str. 80-81 protokołu kontroli,

f) nieprawidłowo księgowano wpłaty do kasy należności z tytułu dochodów przypisanych i nieprzypisanych, które ujmowano zapisem Wn 101 „Kasa” – Ma 141 „Środki pieniężne w drodze”, odprowadzenie tych środków do banku zapisem Wn 141 – Ma 101, a także późniejszy wpływ tych środków na rachunek bankowy ewidencjonowany zapisem Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki” – Ma 221 lub 720. Zgodnie z przebiegiem operacji gospodarczej należało ująć wpłaty do kasy zapisem Wn 101 – Ma 221 lub odpowiednie konto zespołu 7, przekazanie środków z kasy do banku Wn 141 – Ma 101, zaś wpływ na rachunek bieżący Wn 130 – Ma 141. W związku z rezygnacją z prowadzenia kasy począwszy od września 2015 r. wymienione księgowania nie występują – str. 43-44 protokołu kontroli.

Z ustaleń dotyczących sporządzania sprawozdań, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), wynika, że:

a) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu Miejskiego (korekta nr 3) sporządzonym za okres 2015 r. w kolumnie 9 „Saldo końcowe - należności pozostałe do zapłaty” wykazano kwotę 13.365.286,57 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać 13.394.816,59 zł (wyliczenie różnicy na kwotę 29.530,02 zł: 13.365.286,57 zł minus 26.442 zł minus 13.752,22 zł i plus 69.724,28 zł). Różnica ta wynikała m.in. z błędnego ujęcia w omawianym sprawozdaniu salda konta 226 na sumę 26.442 zł, czym naruszono przepis § 3 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej; zgodnie z jego brzmieniem w kolumnie „Należności” nie wykazuje się należności długoterminowych. W udzielonym wyjaśnieniu Skarbnik wskazała na omyłkowe wykazanie w sprawozdaniu Rb-27S należności długoterminowej zaksięgowanej na koncie 226. Nadto, w omawianej kolumnie jednostkowego sprawozdania Rb-27S bezpodstawnie wykazano należności w kwocie 13.752,22 zł wynikające z jednostkowego sprawozdania Rb-27S MOPS z Łomży, co naruszało § 6 ust. 1 pkt 1 i 3 przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu sprawozdania jednostkowe sporządza się na podstawie ksiąg rachunkowych, zaś sprawozdania zbiorcze na podstawie sprawozdań jednostkowych. Nieprawidłowością było także pominięcie w kolumnach 9 i 10 „Saldo końcowe – należności do zapłaty ogółem, w tym zaległości” kwoty 69.724,28 zł. Jak ustalono, kwota ta, składająca się na koniec 2015 r. na saldo Wn konta 240-18 odpowiadała roszczeniu regresowemu związanemu z wypłaceniem przez miasto Łomża Komornikowi Sądowemu przy Sądzie Rejonowym w Białymstoku, działającemu w imieniu wierzyciela PW „LASTMAR” Drogi i Budowy z Rzekunia, wskazanej kwoty w związku z przeprowadzonym komorniczym postępowaniem egzekucyjnym na podstawie wyroku Sądu Rejonowego Gdańsk-Północ z dnia 1 października 2013 r. Wyżej wymienionym wyrokiem sąd zasądził od pozwanych – miasta Łomża i Panorama II sp. z o.o. z Gdyni (wykonawcy zadania pn. „Budowa boiska piłkarskiego przy Bursie Szkolnej Nr 3 przy ul. Polnej w Łomży oraz budowa boiska wielofunkcyjnego przy Zespole Szkół Ekonomicznych i Ogólnokształcących Nr 6 w Łomży”, w stosunku do którego miasto naliczyło karę umowną za nieterminowe wykonanie zamówienia na kwotę 57.000 zł, potrąconą z należnego mu wynagrodzenia) – solidarnie na rzecz powoda (PW „LASTMAR” Drogi i Budowy z Rzekunia – podwykonawcę przedmiotowego zadania inwestycyjnego) kwotę 35.005,84 zł wraz z odsetkami od dnia 5 stycznia 2010 r. do dnia zapłaty. Z ustaleń kontroli wynika, iż w związku z uiszczeniem przez miasto w listopadzie i grudniu 2014 r. na rzecz komornika sumy wynikającej z wyroku, dwukrotnie – 26 stycznia 2015 r. i 9 sierpnia 2016 r. – wzywano firmę Panorama II sp. z o.o. z Gdyni (dłużnika solidarnego) do wpłaty kwoty 69.724,28 zł w związku z roszczeniem regresowym. W wezwaniu do zapłaty wystosowanym w sierpniu 2016 r. wskazano, iż w przypadku nieuregulowania tej kwoty w oznaczonym terminie lub braku porozumienia sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego. Wyjaśniając tę kwestię Zastępca Naczelnika Wydziału Inwestycji argumentował, iż wykonawca do dnia dzisiejszego w żaden sposób nie odpowiedział na w/w wezwanie. Mając na uwadze aktualną sytuację finansową Panoramy sp. z o.o., dotychczasowy przebieg postępowania egzekucyjnego i skutki z niego wynikające czynią wystąpienie na drogę sądową wysoce ryzykowną i w konsekwencji mogą spowodować dodatkowe koszty związane z procesem. Występowanie na drogę sądową w aktualnym stanie prawnym i faktycznym wydaje się niecelowe. Z wyjaśnienia udzielonego przez Skarbnika wynika zaś, iż kwotę 69.727,28 zł ujęto na koncie 240-18 „Roszczenia sporne, a nie na koncie 221 ze względu na trudności w wyegzekwowaniu tej należności. Z tego też powodu nie ujęto tej należności w sprawozdaniu jednostkowym RB-27S za 2015 r. Z zasad sporządzania sprawozdania Rb-27S zawartych w § 3 ust. 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej wynika, że sprawozdanie to sporządza się w zakresie należności pozostałych do zapłaty, w tym zaległości netto (należności pozostałe do zapłaty, których termin płatności minął i mogą być egzekwowane). Na gruncie zaprezentowanego stanu faktycznego przedmiotowa należność może być – co do zasady – egzekwowana, zatem podlegała wykazaniu w sprawozdaniu Rb-27S. Z instrukcji sporządzania sprawozdania Rb-27S nie wynika ponadto, aby kwestionowanie należności przez dłużnika było podstawą pominięcia jej w sprawozdaniu (w odróżnieniu od zasad sporządzania sprawozdania Rb-N, w których wyraźnie wskazano, iż wykazywaniu w nim podlegają tylko należności bezsporne) – str. 70-71 i 83-86 protokołu kontroli,

b) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu Miejskiego sporządzonym za okres 2015 r. w kolumnie 8 „Dochody otrzymane” wykazano kwotę 256.057.934,87 zł, zamiast sumy 256.328.710,48 zł (różnica 270.775,61 zł), ustalonej przez kontrolujących na podstawie przepisów zawartych w § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 1a pkt 1 i 2, ust. 3 pkt 4, ust. 4 pkt 3 i ust. 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej; szczegółowe wyliczenie różnicy zamieszczono na str. 87 protokołu kontroli,

c) do sprawozdania jednostkowego Rb-28S Urzędu Miejskiego za 2015 r. błędnie nie ujęto zobowiązań na łączną kwotę 1.300.000 zł figurujących w księgach rachunkowych na koncie 240-17 „Pozostałe rozrachunki – lata przyszłe” – 1.000.000 zł i koncie 240-40 „Pozostałe rozrachunki – wykup gruntów” 300.000 zł. Pierwsza ze wskazanych kwot dotyczyła niedopłaconej dotacji za lata 2009-2012 na rzecz Policealnego Studium Farmaceutycznego w Łomży, dla którego organem prowadzącym jest Społeczne Stowarzyszenie Prasoznawcze STOPKA. Odnosząc się do tej kwestii Skarbnik wskazała, iż Zgodnie z zawartym porozumieniem płatność została rozłożona na raty, a kwota całkowita zaewidencjonowana na kontach Wn 640 - Ma 240-17 oraz kontach Ma 998 (236.479,56 zł) i Ma 999 (1.000.000 zł w ratach po 250.000 zł w poszczególnych latach). Ratę przypadającą do spłaty na dany rok przenosi się z konta Ma 640 na konto Wn 761-3 oraz z konta 999 na 998. Zatem koszt, zaangażowanie i wydatek w danym roku są zgodne z przyjętym planem wydatków budżetowych. W 2015 r. spłacono I ratę w wysokości 236.479,56 zł i wykazano w sprawozdaniu Rb-28S w rozdz. 80195 par. 4600. Ze względu na przyjęty sposób ewidencji księgowej, w sprawozdaniu Rb-28S za 2015 r. nie wykazano pozostałej kwoty (1.000.000 zł) przypadającej do spłaty w kolejnych latach. Druga z kwot (300.000 zł) stanowiła zobowiązanie wobec Spółdzielni Budownictwa Mieszkaniowego „Jedność” w Łomży z tytułu nabycia przez miasto w formie aktu notarialnego (Rep. A. nr 10958/2015 z dnia 4 grudnia 2015 r.) prawa własności nieruchomości, której płatność została rozłożona na raty (po 150.000 zł do 30 listopada 2016 r. i 2017 r.). W przedmiotowej sprawie Skarbnik argumentowała, że wykazane na koncie 240-40 „Wykup gruntów” saldo Ma w kwocie 300.000 zł nie zostało wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za 2015 r. ze względu na to, iż kwota powyższa została uznana jako forma kredytowania i została ujęta w sprawozdaniu Rb-Z cz. A „Zobowiązania według tytułów dłużnych” w kol. 12 „przedsiębiorstwa niefinansowe”.

Zgodnie z § 9 ust. 2 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w kolumnie „Zobowiązania ogółem” wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone według stanu na koniec okresu sprawozdawczego – str. 65-66, 68-69 i 82 protokołu kontroli,

d) we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N sporządzonym według stanu na koniec IV kwartału 2015 r. w wierszu N.3 „Gotówka i depozyty” uwzględniono kwotę w łącznej wysokości 18.216.834,35 zł zamiast 19.859.239,45 zł (różnica 1.642.405,10 zł), czym naruszono § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Wykazanie błędnej kwoty było efektem pominięcia w tej pozycji środków podlegających uwzględnieniu (tj. salda Wn kont: 222, 223 i 224-2, 224-3 i 224-4 w ewidencji budżetu na łączną sumę 1.656.630,07 zł) oraz bezpodstawnego uwzględnienia salda Wn konta 130 z ewidencji Urzędu Miejskiego na kwotę 14.125,04 zł – str. 87-88 protokołu kontroli,

e) w łącznym sprawozdaniu Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2015 r. (korekta nr 2 z 31 marca 2016 r.), sporządzonym na podstawie sprawozdań jednostkowych, w wierszu N.3 „Gotówka i depozyty” uwzględniono kwotę 9,52 zł znajdującą się na dzień 31 grudnia 2015 r. na rachunkach bankowych poszczególnych jednostek oświatowych z tytułu odsetek przypisanych przez bank, a nie zwróconych do końca roku na rachunek budżetu (suma ta składała się na saldo Wn konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” w ewidencji budżetu). W świetle przywołanego wyżej § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów, środki te podlegają wykazaniu we własnym sprawozdaniu jednostkowym sporządzanym przez Pana Prezydenta, na podstawie salda Wn konta 222 w ewidencji budżetu – str. 37 protokołu kontroli,

f) w sprawozdaniu Rb-NDS za okres 2015 r. nieprawidłowo wykazano dane w zakresie kwoty wykonanych przychodów z wolnych środków – w wysokości 17.022.161,80 zł. Kontrola wykazała, iż faktycznie posiadane przez jednostkę wolne środki na początek 2015 r. stanowiły kwotę 16.945.245,40 zł. Różnica w wysokości 76.916,41 zł wiązała się nierealnym saldem na koncie 224-5-14 „Rozrachunki dochodów budżetu państwa” w ewidencji budżetu na koniec 2015 r., które usunięto z ksiąg w maju 2016 r. – str. 26-27 i 54-55 protokołu kontroli.

Analiza sposobu prezentacji danych w bilansie z wykonania budżetu sporządzonym na dzień 31 grudnia 2015 r. wykazała, że w pozycji II.1.2 „Deficyt budżetu” uwzględniono kwotę (-) 9.569.032,90 zł, zamiast kwoty 1.119.603,90 zł stanowiącej różnicę pomiędzy dochodami budżetowymi przeksięgowanymi z konta 901 „Dochody budżetu” (264.902.033,47 zł) i z konta 902 „Wydatki budżetu” (266.021.637,37 zł) na konto 961 „Wynik wykonania budżetu”. W związku z tym pozycja II.1.3 bilansu „Niewykonane wydatki” błędnie nie wykazywała żadnej kwoty, podczas gdy prawidłowo należało w niej uwzględnić kwotę (-) 8.449.429,00 stanowiącą saldo konta 903 „Niewykonane wydatki” przed jego przeniesieniem pod datą ostatniego dania roku budżetowego na konto 961 – str. 36 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ustalenia i realizacji wykazu wydatków, które nie wygasły z końcem 2015 r. względem wartości umów zawartych na zadania wymienione w wykazie wydatków, które nie wygasają z upływem 2015 r., przyjętym uchwałą Nr 156/XX/15 Rady Miejskiej w Łomży z dnia 29 grudnia 2015 r., wykazała uwzględnienie w przedmiotowym wykazie w rozdziale 60015 „Drogi publiczne w miastach na prawach powiatu”, par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” wydatków niewygasających na kwotę 4.140.000 zł na realizację projektu pn. „Usprawnienie drogowych połączeń regionalnych w granicach Łomży – etap IV”. Ostateczny termin realizacji tego wydatku ustalono na dzień 30 czerwca 2016 r. Część zakresu przedmiotowego projektu (na który ostatecznie w 2015 r. nie przyznano środków z EFRR) stanowiło zadanie pn. „Budowa sieci kanalizacji deszczowej wraz z przebudową kolizyjnej infrastruktury technicznej w Łomży w rejonie ulic Przykoszarowa i Zawady Przedmieście”. W maju 2015 r. z powodu braku dofinansowania pierwszy przetarg na realizację tej inwestycji został unieważniony. Dodania wymaga, iż na zadanie pn. „Usprawnienie drogowych połączeń regionalnych w granicach Łomży – etap IV” w pierwotnej wersji budżetu na 2015 r. przewidziano środki w łącznej wysokości 30.050.000 zł (rozdział 60015), z tego w par. 6057 – 27.000.000 zł, 6059 – 3.000.000 zł i 6050 – 50.000 zł; uchwałą Nr 57/X/15 Rady Miejskiej w Łomży z dnia 3 czerwca 2015 r. w sprawie zmian w budżecie na 2015 r. dokonano zmniejszenia wydatków w par. 6057 na to zadanie o 27.000.000 zł (ogółem pozostała więc kwota 3.050.000 zł). W dniu 18 września 2015 r. zostało wszczęte kolejne postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na „Budowę sieci kanalizacji deszczowej wraz z przebudową kolizyjnej infrastruktury technicznej w Łomży w rejonie ulic Przykoszarowa i Zawady Przedmieście”. Termin składania ofert w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego upływał 20 października 2015 r., zaś zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty pochodziło z 16 listopada 2015 r. Jak wynika z ustaleń kontroli, zarządzeniem Nr 316/15 z dnia 5 listopada 2015 r. w sprawie zmian w budżecie miasta na 2015 r. dokonał Pan przeniesień w ramach działu 600 i rozdziałów 60011, 60015 i 60016 na łączną kwotę 4.200.000 zł, efektem czego ogólny plan wydatków w rozdziale 60015 par. 6050 zwiększono z kwoty 260.490 zł do sumy 4.460.490 zł, tj. zapewniono środki na realizację zadania, które według wybranej oferty miało kosztować 4.140.000 zł (w wykazie zadań inwestycyjnych nazwa zadania pozostała niezmieniona). Pomimo wyboru oferty, do końca 2015 r. umowa z wykonawcą nie została podpisana. Odnosząc się do tej kwestii Zastępca Prezydenta Łomży A. Garlicki wskazał m.in., że (…) od pewnego momentu firma POLAQUA straciła jakiekolwiek zainteresowanie realizacją zadania w postępowaniu, które wygrała, a później nie dopełniła ciążących na niej zobowiązań. W zaistniałej sytuacji koniecznym stało się ogłoszenie kolejnego postępowania do realizacji przedmiotowego zadania. Ogłoszenie o zamówieniu zostało umieszczone na stronie UZP i BIP Łomża w dniu 08.02.2016 r. Na przetarg wpłynęło 7 ofert. Umowę na wykonanie zadania za kwotę 4 302 048,25 zł. zawarto 05.04.2016 r. Zadanie jest w realizacji.

Zgodnie z art. 263 ust. 3 ustawy o finansach publicznych w wykazie wydatków niewygasających mogą być ujęte wydatki związane z realizacją umów w sprawie zamówienia publicznego oraz te, które zostaną zawarte w wyniku zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w którym dokonano wyboru wykonawcy. W opisywanym przypadku włączenie do wykazu wydatków niewygasających znajdowało oparcie w rozstrzygniętym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Należy jednakże zwrócić uwagę, że wynikający z dokumentacji przetargowej i wzoru umowy termin realizacji zadania, który wyznaczono na dzień 1 sierpnia 2016 r., kolidował z ostatecznym terminem realizacji wydatków niewygasających ustalonym na 30 czerwca 2016 r. Z tego punktu widzenia zawyżono bezzasadnie o bliżej nieokreśloną część wartości zadania wydatki budżetu 2015 r. Wzór umowy stanowiący załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia przewidywał m.in., iż zapłata wynagrodzenia za wykonane i potwierdzone przez inspektora nadzoru roboty realizowana będzie w okresach miesięcznych – na podstawie harmonogramu rzeczowo-finansowego robót oraz na podstawie protokołu odbioru części poszczególnych robót, stwierdzającego ilość i zakres rzeczowy wykonanych robót w danym miesiącu. Brak było zatem związku między terminem realizacji wydatków niewygasających dotyczących całości umowy, która miała zostać zawarta na podstawie oferty wykonawcy, ustalonym w uchwale Rady Miejskiej, a postanowieniami zawartymi we wzorze umowy w zakresie planowanego terminu realizacji zadania oraz płatności na rzecz wykonawcy. Dodania wymaga, iż w związku z niezawarciem umowy z wykonawcą wyłonionym w przetargu, kwotę 4.140.000 zł uchwałą Rady Miejskiej z dnia 25 stycznia 2016 r. przeniesiono na dochody budżetowe w 2016 r. – str. 30-32 protokołu kontroli.

Badając procedurę opracowania planu finansowego Muzeum Północno-Mazowieckiego w Łomży i Filharmonii Kameralnej w Łomży stwierdzono, że praktykowany układ (szczegółowość) planu przychodów i kosztów nie odpowiada obowiązującym przepisom prawa. Zgodnie z regulacją zawartą w art. 30 ust. 3 ustawy o finansach publicznych plany finansowe samorządowych osób prawnych są sporządzane zgodnie z ustawami o ich utworzeniu, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. Ustawa o finansach publicznych wymaga, aby państwowe i samorządowe osoby prawne wyodrębniały w planach finansowych elementy wymienione w art. 31 ustawy, w tym między innymi stan należności i zobowiązań na początek i koniec roku (art. 31 pkt 6) oraz stan środków pieniężnych na początek i koniec roku (art. 31 pkt 7) – str. 92 protokołu kontroli.

Analizie poddano ponadto zgodność planów finansowych zakładów budżetowych na 2015 r. z wymogami art. 15 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Według tego przepisu podstawą gospodarki finansowej samorządowego zakładu budżetowego jest roczny plan finansowy obejmujący przychody, w tym dotacje z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, koszty i inne obciążenia, stan środków obrotowych, stan należności i zobowiązań na początek i koniec okresu oraz rozliczenia z budżetem jednostki samorządu terytorialnego. Stwierdzono, że w okazanych planach finansowych Miejskiego Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Łomży oraz Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacji w Łomży nie występowały planowane stany należności i zobowiązań na początek i koniec roku; dodatkowo plan Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacji w Łomży datowany na dzień 31 stycznia 2015 r. nie uwzględniał dotacji celowej z budżetu w kwocie 20.000 zł – str. 237 i 243 protokołu kontroli.

W wyniku analizy procedury sprzedaży nieruchomości położonej w Łomży przy ul. Rybaki 19 oznaczonej w ewidencji gruntów jako działki nr 10077/8, nr 10081/1 i nr 10081/8, do zbycia której doszło w wyniku VI przetargu przeprowadzonego w dniu 19 marca 2015 r., ustalono, że:

a) nie sporządzono i nie podano do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży. W trakcie kontroli okazano jedynie wykaz nieruchomości przeznaczonej do oddania w użytkowanie wieczyste opatrzony datą 21 września 2011 r. obejmujący, oprócz działek wyżej wymienionych, także działkę o nr 10081/10. Jak bowiem ustalono, sprzedaż przedmiotowej nieruchomości poprzedzona była próbą oddania jej w użytkowanie wieczyste. Dodania wymaga, iż zgoda na sprzedaż nieruchomości w trybie przetargu ustnego nieograniczonego została udzielona przez Radę Miejską w Łomży uchwałą Nr 306/XXXV/13 z dnia 27 marca 2013 r. Zgodnie z przepisami art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147, ze zm.) właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu. W art. 35 ust. 2 ustawy wyliczono enumeratywnie elementy, które powinny znaleźć się w wykazie; wymieniono wśród nich m.in. informację o przeznaczeniu do sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste. Na gruncie przywołanych przepisów zakres informacji objętych wykazem uzależniony jest od rodzaju umowy, jaka ma zostać zawarta. Z powyższego wynika zatem, iż wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w użytkowanie wieczyste nie może być utożsamiany z wykazem nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży; są to bowiem dwie różne formy obrotu nieruchomościami,

b) przy ustaleniu ceny sprzedaży nieruchomości w drodze VI przetargu (ogłoszenie z dnia 12 stycznia 2015 r.) wykorzystano operat szacunkowy nieaktualny w świetle art. 156 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami stanowiącego, że operat szacunkowy może być wykorzystywany do celu, dla którego został sporządzony, przez okres 12 miesięcy od daty jego sporządzenia. Operat szacunkowy może być także wykorzystywany po upływie okresu, o którym mowa w ust. 3, po potwierdzeniu jego aktualności przez rzeczoznawcę majątkowego, zaś potwierdzenie aktualności następuje przez umieszczenie stosownej klauzuli w operacie szacunkowym przez rzeczoznawcę, który go sporządził (art. 156 ust. 4 ustawy). W przedmiotowym przypadku okazano operat szacunkowy sporządzony w dniu 13 września 2011 r. zawierający klauzulę o potwierdzeniu jego aktualności na dzień 22 marca 2013 r. Analogiczna nieprawidłowość dotyczyła sprzedaży nieruchomości położonej przy ul. Topolowej w Łomży, oznaczonej w ewidencji gruntów jako działki nr 30114/41, nr 30115/5 i nr 30114/19, do zbycia której doszło w wyniku X przetargu przeprowadzonego w dniu 18 grudnia 2015 r. Do zbycia wykorzystano w tym przypadku operaty szacunkowe sporządzone w dniach 9 i 16 sierpnia 2013 r., które nie zawierały klauzuli o potwierdzeniu ich aktualności,

c) nie okazano dokumentów potwierdzających zawiadomienie w formie pisemnej osoby ustalonej w przetargu jako nabywca nieruchomość o terminie i miejscu zawarcia umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży lub oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie. Nadto w zawiadomieniu winna być zawarta informacja o prawie zbywcy do podjęcia stosownych działań w sytuacji nie przystąpienia nabywcy bez usprawiedliwienia do zawarcia umowy we wskazanym miejscu i terminie, polegających na odstąpieniu od zawarcia umowy i zatrzymaniu wpłaconego wadium (art. 41 ust. 2 ustawy) – str. 93-97 protokołu kontroli.

Odnośnie procedur oddawania nieruchomości w najem ustalono, że kontrolowana jednostka zaniechała waloryzacji stawek czynszu najmu części nieruchomości przy ul. Rybaki w Łomży, mimo prawa do waloryzacji wynikającego z umowy z dnia 7 listopada 2013 r. Najemca umową zobowiązał się płacić wynajmującemu czynsz miesięczny – w wysokości 332,10 zł poza sezonem (tj. okresem od 1 października do 30 kwietnia) oraz czynsz w wysokości 8.364 zł za tzw. sezon trwający od 1 maja do 30 września, na podstawie faktury płatnej do 30 czerwca każdego roku – którego wysokość będzie corocznie powiększana o współczynnik inflacji GUS za rok miniony. Zgodnie z komunikatem Prezesa GUS z dnia 15 stycznia 2014 r. średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w 2013 r. w stosunku do 2012 r. wyniósł 100,9 (w latach 2015-2016 inflacja nie wystąpiła). Według ustaleń kontroli wpływy ogółem z najmu za okres 2014 r. zostały zaniżone o sumę 96,21 zł – str. 128 protokołu kontroli.

Przyznawanie dodatków specjalnych, stanowiących składnik wynagrodzenia, w kontrolowanej jednostce normuje regulamin wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego w Łomży, który stanowi, że dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi m.in. ze względu na charakter pracy lub warunki wykonywania pracy oraz, że dodatek przyznaje się na czas oznaczony, a w indywidualnych przypadkach także na czas nieokreślony. Wskazana regulacja narusza przepis art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902). Możliwość przyznawania dodatku specjalnego ze względu na charakter pracy lub warunki wykonywania pracy oraz na czas nieoznaczony przewidywał § 8 ust. 1 i 2 nieobowiązującego od 1 kwietnia 2009 r. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.). Według art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi (poza pracownikami wymienionymi w art. 36 ust. 3 ustawy) z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Z brzmienia tego przepisu wynika więc, że przyznanie dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch wymienionych w nim przesłanek. Jednakże okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzenia jest zawsze cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenia zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego. Nie stwierdzono jednocześnie, aby zakwestionowane postanowienia regulaminu wynagradzania były wykorzystywane w praktyce – str. 182-183 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli dotyczących prawidłowości naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych pracowników Urzędu Miejskiego wynika, że odpis na 2015 r. został zaniżony o kwotę 32,82 zł. Powodem zaniżenia odpisu było nieuwzględnienie, przy obliczaniu faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych w stosunku do planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych, okresu przebywania przez jednego z pracowników na urlopie bezpłatnym, czym uchybiono treści § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349). W trakcie kontroli dokonano zwiększenia wysokości odpisu na ZFŚS na 2016 r. o kwotę 32,82 zł, odpowiadającą jego zaniżeniu w 2015 r. – str.186-188 protokołu kontroli.

Analizując sprawozdanie o zamówieniach publicznych udzielonych w 2015 r. stwierdzono omyłkę pisarską skutkującą zawyżeniem o 3.400.000 zł wartości zamówień publicznych udzielonych w trybie przetargu nieograniczonego na usługi – w poz. IV sprawozdania w kolumnie „usługi” wykazano kwotę 4.472.021,96 zł, zamiast sumy 1.072.021,96 zł. Stosownej korekty sprawozdania dokonano w trakcie kontroli – str. 195-196 protokołu kontroli.

W zakresie udzielania zamówień publicznych stwierdzono nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.).

W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na budowę oświetlenia ulicznego przy ul. Skłodowskiej Curie w Łomży wartość szacunkową zamówienia ustalono na 282.951,03 zł, co stanowiło równowartość 66.972,24 euro. Podanej w dokumentacji postępowania wartości szacunkowej zamówienia nie zwiększono o przewidywane zamówienia uzupełniające. Zgodnie z treścią art. 32 ust. 3 Prawa zamówień publicznych (w brzmieniu obowiązującym w czasie prowadzenia postępowania), jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających.

Z okazanej dokumentacji postępowania wynikało ponadto, iż część czynności z zakresu postępowania przetargowego, w tym także zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego (np. zatwierdzenie specyfikacji istotnych warunków zamawiającego), wykonywał A. Garlicki – Zastępca Prezydenta. Świadczy o tym m.in. fakt, iż A. Garlicki złożył oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust. 1 ustawy jako pracownik zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył wykonywanie zastrzeżonych dla siebie czynności; poza tym w pkt 3 ppkt a) protokołu z postępowania zamieszczono informację, że Pan Prezydent – pełniący funkcję kierownika zamawiającego – nie wykonywał czynności w postępowaniu i przekazał pisemne upoważnienie do ich wykonywania A. Garlickiemu. W trakcie kontroli nie stwierdzono pisemnego upoważnienia Zastępca Prezydenta do wykonywania tego typu czynności w postępowaniu. Zgodnie z art. 18 ust. 2 Prawa zamówień publicznych kierownik może powierzyć zastrzeżone dla niego czynności pracownikom zamawiającego na piśmie. Powierzenie to musi mieć postać upoważnienia indywidualnie adresowanego do danego pracownika z wymienieniem czynności z zakresu postępowania przetargowego, które zostały mu powierzone. Dodania wymaga, iż na gruncie postanowień zarządzenia Nr 16/16 Pana Prezydenta z dnia 13 styczna 2015 r. w sprawie podziału zadań i kompetencji oraz powierzenia prowadzenia spraw Miasta Łomży w imieniu Prezydenta Miasta Łomży przez Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta, do swojej wyłącznej kompetencji zastrzegł Pan m.in. sprawy nadzoru nad udzielaniem zamówień publicznych; upoważnił Pan jednocześnie A. Garlickiego do powoływania komisji do przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Analogiczne uchybienie odnosi się także do postępowania na budowę ul. Kamiennej w Łomży.

Kontrola wykazała także, że oświadczenie o braku okoliczności uzasadniających wyłączenie z postępowania na budowę oświetlenia ulicznego przy ul. Skłodowskiej Curie w Łomży (art. 17 ust. 2 Prawa zamówień publicznych) zostało złożone przez A. Garlickiego – Zastępcę Prezydenta dopiero w dniu 24 września 2015 r., tj. po podpisaniu umowy z wykonawcą, które miało miejsce 15 września 2015 r. Przepisy ustawy nie określają co prawda wprost terminu, w którym oświadczenie to powinno być złożone, jednak analiza przesłanek wyłączenia z postępowania określonych w art. 17 ustawy prowadzi do wniosku, iż ustalenie istnienia bądź braku istnienia tych przesłanek możliwe jest już w momencie, gdy ujawnione zostaną wszystkie podmioty biorące udział w postępowaniu (wykonawcy). Oświadczenie to powinno być zatem składane bezpośrednio po otwarciu ofert. Z drugiej strony za moment graniczny na złożenie oświadczenia należy uznać moment podpisania umowy, która kończy czynności realizowane w ramach zamówienia publicznego – str. 196-203 protokołu kontroli.

W przedmiotowym postępowaniu zwrotu kwoty stanowiącej 70% wartości zabezpieczenia należytego wykonania umowy dokonano po upływie 30 dni od wykonania zamówienia (protokół odbioru z 6 listopada 2015 r., zaś zwrot w dniu 11 grudnia 2015 r.), co narusza art. 151 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Stanowi on, iż zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od wykonania zamówienia i uznania go przez zamawiającego za należycie wykonane, zaś kwota pozostawiona na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady (która nie może przekraczać 30% wysokości zabezpieczenia) zwracana jest nie później niż w 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady. Z ustaleń kontroli wynika ponadto, iż na rachunku sum depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”) i na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” na dzień 31 grudnia 2015 r. znajdowały się środki w łącznej wysokości 15.465,81 zł wniesione tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umów, których terminy zwrotu ustalone umowami upływały przed końcem 2015 r. Zwrotu tych środków wraz z odsetkami za opóźnienie dokonano w styczniu, lutym i kwietniu 2016 r. Przypadek nieterminowego zwrotu środków w kwocie 2.167,68 zł wniesionych tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umów miał miejsce także w sierpniu 2016 r. – str. 64 i 205-206 protokołu kontroli.

Kontrola ewidencji księgowej w zakresie realizowanych zadań inwestycyjnych wykazała, iż wartości inwestycji nie zwiększano o koszty sprawowania nadzoru inwestorskiego wykonywanego przez pracowników Urzędu Miejskiego w ramach zakresu obowiązków. Z opisu konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… wynika, że do kosztów inwestycji należy zaliczyć poniesione koszty dotyczące środków trwałych w budowie w ramach prowadzonych inwestycji zarówno przez obcych wykonawców, jak i we własnym zakresie. Artykuł 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości stanowi zaś, iż środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem. W praktyce zwiększenie kosztów inwestycji o koszty nadzoru wykonywanego przez pracowników Urzędu powinno polegać na przeniesieniu na konto 080 z kont zespołu 4 odpowiednio ustalonej kwoty kosztów ich wynagrodzeń, adekwatnej do nakładu pracy przy realizowanej inwestycji. Należy dodatkowo podkreślić, że obowiązujące przepisy nie zawierają wymogów w zakresie zachowania zgodności między kwotą wydatków w par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” a wartością kosztów inwestycyjnych ujętych na koncie 080, jak również zgodności wydatków bieżących poniesionych w poszczególnych paragrafach klasyfikacyjnych z odpowiednimi kontami zespołu 4. Zatem właściwe ustalenie wartości inwestycji – z uwzględnieniem kosztów pracy własnych pracowników – nie może skutkować zmianą klasyfikacji budżetowej wydatków poniesionych na wynagrodzenia – str. 198-199 protokołu kontroli.

W odniesieniu do wynagrodzeń wypłacanych na podstawie umowy o dzieło i zlecenia stwierdzono, iż w umowie zawartej w dniu 24 lutego 2015 r. z Kancelarią M. Wierzbicki i Wspólnicy sp. k. z Białegostoku na stałą obsługę prawną strony ustaliły, że w miesiącu, w którym umowa będzie obowiązywać w wymiarze krótszym niż miesiąc kalendarzowy wynagrodzenie wynikające z niniejszej umowy zostanie ustalone w wysokości odpowiadającej 1/30 wynagrodzenia za każdy dzień obowiązywania umowy w danym miesiącu (§ 3 pkt 3 umowy). Ustalono, że w dniu 12 marca 2015 r. wykonawca wystawił fakturę za miesiąc luty tego roku na kwotę 1.476 zł. Należy zauważyć, iż w lutym 2015 r. umowa obowiązywała przez okres 5 dni (od 24 lutego 2015 r. do 28 lutego 2015 r.), zatem zgodnie z postanowieniami umowy wynagrodzenie powinno wynieść 922,50 zł. Suma zawyżonego wynagrodzenia stanowiła 553,50 zł. Kancelaria wystawiła fakturę za 8 dni (pełne miesięczne wynagrodzenie wynosiło 5.535 zł, co daje 184,50 zł za dzień – zgodnie z umową wynagrodzenie za dzień to 1/30 wynagrodzenia miesięcznego), zamiast za 5 dni (184,50 x 5) – str. 212-213 protokołu kontroli.

Na podstawie analizy wydatków sklasyfikowanych w rozdziale 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi”, dotyczących wsparcia realizacji zadań w ramach Łomżyńskiego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Patologii Społecznej w 2015 r., na realizację których został przeprowadzony otwarty konkurs ofert (termin składania ofert upływał 30 kwietnia 2015 r.) stwierdzono, że opinia komisji konkursowej została przedłożona Panu Prezydentowi dopiero w dniu 30 czerwca 2015 r. Powyższe naruszało postanowienia zawarte w pkt 1 rozdziału VII Regulaminu otwartego konkursu ofert…, wprowadzonego zarządzeniem Nr 94/15 z dnia 30 marca 2015 r. w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych…, zobowiązujące komisję do przedkładania opinii w terminie 30 dni licząc od dnia następującego po dniu upływu terminu składania ofert – str. 216-217 protokołu kontroli.

Sprawdzenie przestrzegania postanowień rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167, ze zm.) oraz regulacji wewnętrznych w postaci zarządzenia Nr 8/13 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 10 stycznia 2013 r. w sprawie ustalenia zasad korzystania z obsługi transportowej w Urzędzie Miejskim w Łomży wykazało, że:

a) w czterech przypadkach nie zostały udokumentowane wnioski pracowników o wyrażenie zgody na przejazd w podróży służbowej samochodem prywatnym według wzoru określonego załącznikiem nr 2 do zarządzenia,

b) w dwóch przypadkach rozliczenie kosztów podróży przez pracowników było dokonane po upływie 14 dni od dnia zakończenia podróży, tj. z naruszeniem terminu ustalonego przepisem § 5 przywołanego rozporządzenia,

c) w jednym przypadku w poleceniu wyjazdu służbowego nie określono terminu odbycia podróży służbowej; jak wynika z § 2 rozporządzenia pracownik winien odbywać podróż w terminie określonym przez pracodawcę – str. 188-191 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków poniesionych tytułem zwrotu kosztów zagranicznych podroży służbowych stwierdzono niewypłacanie delegowanym pracownikom zaliczki, o której mowa w § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (1 przypadek). Zgodnie z brzmieniem tego przepisu, pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. Oznacza to, że pracodawca jest zobligowany do jej wypłaty niezależnie od tego czy pracownik wystąpi z wnioskiem o jej wypłatę, czy też nie. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Przepisy nie wskazują, w jakiej wysokości zaliczka powinna zostać wypłacona. Kwota ta powinna być jednak wystarczająca na „niezbędne koszty podróży” – str. 191-192 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków związanych z eksploatacją samochodów służbowych wykazała, że zgodnie z zarządzeniem Nr 8/13 Prezydenta Miasta Łomży z dnia 10 stycznia 2013 r. w sprawie ustalenia zasad korzystania z obsługi transportowej w Urzędzie Miejskim w Łomży kierujący pojazdem zostali zobowiązani do dokumentowania na bieżąco na formularzu karta drogowa – dziennej ewidencji pojazdu, stanu licznika, liczby przejechanych kilometrów, ilości zakupionego i zużytego paliwa oraz do dokonywania właściwych zapisów w karcie drogowej. Na podstawie przyjętej próby ustalono, iż wypełniając kartę drogową kierowcy zawierają informacje na temat przebytej trasy, ilości kilometrów oraz stanu paliwa przy otrzymaniu i zwrocie karty. Karta jest opatrzona podpisami kierowcy i osoby korzystającej z pojazdu. Zgodnie z zarządzeniem w przypadku podróży poza teren Łomży kierujący wpisywał trasę przejazdu. Natomiast w przypadku przejazdów po terenie miasta wpisywano jedynie „miasto Łomża”. Nie wskazywano ponadto godzin wyjazdu i przyjazdu, które to pozycje wynikają z przyjętego wzoru karty drogowej. Przyjęte określanie trasy przejazdów lokalnych pojęciem „miasto” powoduje częściowy brak jawności i przejrzystości w zakresie celu i miejsca wyjazdów. Uniemożliwia to pełne zweryfikowanie celu wyjazdu (jego związku z wykonywaniem czynności służbowych), a tym samym publicznego celu poniesienia wydatku na zakup paliwa. Dodatkowo na ocenę tę wpływa brak godzin rozpoczęcia i zakończenia podróży. Należy wskazać, że określenie zasad wypełniania kart drogowych dla pojazdów służbowych w sposób umożliwiający potwierdzenie w każdym przypadku, że wykorzystanie pojazdu i wynikające stąd koszty były związane z celami służbowymi zalecono na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli gospodarki finansowej miasta, pismem RIO.I.6001-7/12 z dnia 13 września 2012 r.

Nadto w regulacjach przywołanego wyżej zarządzenia Nr 8/13 przewidziano, że w przypadkach istotnych, uzasadnionych utrudnień w wykonaniu podróży służbowej środkami komunikacji publicznej, pracownicy Urzędu mogą skorzystać z samochodów służbowych, po zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta lub Zastępców Prezydenta albo Sekretarza Miasta i wcześniejszej akceptacji właściwego kierownika komórki organizacyjnej na podstawie złożonego wniosku, stanowiącego załącznik nr 1; wniosek powinien być złożony w Wydziale Organizacji i Obsługi – Kadry, aby otrzymać delegację (§ 5 pkt 2 i 3 zarządzenia). Z przyjętej do kontroli próby nie wynika, aby stosowne wnioski były przez pracowników składane. Ponadto brak było poleceń wyjazdu służbowego poza teren miasta dla osób podpisanych na kartach drogowych jako odbywające podróż. Zapewnienie zgodności między ewidencją poleceń wyjazdu służbowego a danymi kart drogowych wskazującymi na odbywanie podróży, które winny mieć umocowanie w poleceniu wyjazdu, także było przedmiotem zaleceń pokontrolnych wystosowanych po poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku – str. 192-195 protokołu kontroli.

Badając rozliczenia budżetu z zakładami budżetowymi ustalono, że w 2015 r. Miejskiemu Przedsiębiorstwu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Łomży oraz Miejskiemu Przedsiębiorstwu Komunikacji w Łomży udzielono dotacji celowych na realizację inwestycji w łącznej kwocie 381.971,85 zł. Powyższe odbyło się bez określenia na piśmie takich warunków, jak wysokość dotacji oraz cel i zakres rzeczowy dotowanych zadań, termin wykorzystania dotacji, termin i sposób rozliczenia dotacji oraz termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji, wymaganych przy udzielaniu dotacji celowej z budżetu miasta na podstawie przepisów art. 250 ustawy o finansach publicznych. Czynności kontrolne wykazały, że termin wykorzystania dotacji, termin i sposób rozliczenia dotacji oraz zwrotu niewykorzystanej części dotacji zostały ogólnie określone w zarządzeniu Nr 263/13 Prezydenta Miasta z dnia 27 listopada 2013 r. w sprawie wprowadzenia zasad przyznawania, przekazywania i rozliczania dotacji z budżetu miasta Łomża dla samorządowego zakładu budżetowego. Niezależnie od wątpliwości prawnych co do zakresu możliwości dokonywania czynności prawnych z kierownikiem zakładu budżetowego (działającym na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta) należy wskazać, że powinien zostać sporządzony dokument, w którym Pan Prezydent zawrze warunki niezbędne do prawidłowego (zgodnego z wolą dotującego) wykorzystania i rozliczenia dotacji, w tym także terminów dokonania tych czynności, adekwatnych do czasu realizacji dotowanego zadania, zaś kierownik zakładu potwierdzi ich znajomość – str. 241-242 i 245-246 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.), jest Pan Prezydent. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, i wykazała nieprawidłowości opisane w protokole kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716). Zasady prowadzenia tej ewidencji reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Wynikiem sprawdzenia było ustalenie, iż prowadzona w systemie informatycznym ewidencja nie spełnia wszystkich warunków przewidzianych § 5 wymienionego rozporządzenia, co polega na braku możliwości eksportu danych do formatu plików określonego w treści przepisu – str. 132 protokołu kontroli.        

W zakresie podatku od nieruchomości w grupie podatników stanowiących osoby prawne stwierdzono nieprawidłowości w opodatkowaniu gruntów będących we współwłasności z osobami fizycznymi. Podatnicy wskazani w opisie na str. 142 protokołu kontroli (osoby prawne i fizyczne) dokonali podziału gruntów mających status współwłasności na poszczególne udziały i do opodatkowania dołączyli je do gruntów będących ich wyłączną własnością. Stoi to w sprzeczności z zapisami art. 3 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, z których wynika, iż jeżeli nieruchomość lub obiekt budowlany stanowi współwłasność lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, to stanowi odrębny przedmiot opodatkowania, a obowiązek podatkowy od nieruchomości lub obiektu budowlanego ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Opis na tej stronie protokołu kontroli wskazuje także przypadek nieopodatkowania podatkiem od nieruchomości lokalu będącego własnością jednostki samorządu terytorialnego, wynajętego osobie prawnej prowadzącej działalność gospodarczą. W rezultacie przeprowadzonej kontroli podatnik złożył deklaracje podatkowe za lata 2015 – 2016, deklarując łączną kwotę podatku od nieruchomości w wysokości 377 zł. 

Z kolei na str. 143 protokołu kontroli wskazano dwóch podatników, którzy błędnie zadeklarowali posiadane grunty. W pierwszym przypadku zaniżono ich powierzchnię o 1 m2, Natomiast w drugim zawyżono o 69,2 m2 co skutkowało zawyżeniem deklarowanego podatku o kwotę 19,76 zł. Dalszy opis wskazuje przypadek podatnika, którego struktura organizacyjna składa się z wielu samodzielnych jednostek, na których spoczywa obowiązek składania deklaracji podatkowych. Ze względu na brak pełnej i kompletnej dokumentacji (między innymi umów) dotyczącej poszczególnych jednostek organizacyjnych podatnika nie dokonano weryfikacji zadeklarowanych przez niego gruntów. Natomiast w przypadku innego podatnika, również opisanego na str. 143 protokołu kontroli, ustalono, iż prawdopodobnie nie uiszcza opłaty za zajęcie pasa drogowego o powierzchni 7 m2.

Nieprawidłowości ustalono również w deklaracji podatkowej złożonej przez kontrolowaną jednostkę. Stwierdzono, iż pracownicy zajmujący się wymiarem podatku od nieruchomości nie posiadają w dokumentacji podatkowej danych dotyczących przedmiotów opodatkowania ujawnionych w tej deklaracji. Dotyczy to zwłaszcza deklarowanych gruntów podlegających opodatkowaniu. W trakcie kontroli ustalono, iż powierzchnia ujawnionych gruntów podlegających opodatkowaniu została znacząco zaniżona. Do zakończenia czynności kontrolnych nie okazano kontrolującemu dokumentacji, na podstawie której można by było wyliczyć poprawną powierzchnię gruntów do opodatkowania stawką jak za grunty pozostałe, a co za tym idzie wyliczyć poprawną kwotę podatku od nieruchomości. Już po zakończeniu czynności kontrolnych kontrolującemu przesłano korektę deklaracji podatkowej za rok 2015, w której zadeklarowano zwiększoną o 554.395 m2 powierzchnię gruntów pozostałych a co za tym idzie zwiększoną o kwotę 155.231 zł wartość podatku od nieruchomości – str. 143-144 protokołu kontroli.

Opis na str. 159-160 protokołu kontroli wskazuje szereg pojedynczych nieprawidłowości dotyczących wymiaru podatku od nieruchomości w grupie osób fizycznych. Do poważniejszych należy zaliczyć zaniżenie wymiaru podatku za grunty związane z działalnością gospodarczą za lata 2012-2013 o kwotę 2.305 zł. Szereg wymienionych przypadków dotyczy błędnego wyliczenia udziałów gruntów przynależnych do lokali mieszkalnych oraz dołączania udziałów ze współwłasności do własności w decyzjach wymierzających podatnikom podatek od nieruchomości. Stwierdzono również pojedynczy przypadek wymierzania podatnikowi podatku od nieruchomości mimo uprzedniego zbycia nieruchomości przez podatnika. W wyniku postępowania podatkowego przeprowadzonego przez kontrolowany organ podatkowy w czasie trwania czynności kontrolnych ustalono, iż w latach 2012-2016 osobie, która zbyła nieruchomość zawyżono podatek o kwotę 407 zł, natomiast osobie, która stała się jej właścicielem nie wymierzono podatku w kwocie 2.346 zł.

W przypadku podatnika o numerze konta …[1] ustalono, iż posiadając we współwłasności grunty o łącznej powierzchni 1.124 m2 w złożonej deklaracji podatkowej zadeklarował tylko ich połowę, to jest 562 m2 przy braku reakcji organu podatkowego.

W zakresie wymiaru podatku rolnego od osób fizycznych przeprowadzona kontrola ustaliła dwa pojedyncze przypadki nie złożenia przez podatników informacji podatkowych wymaganych treścią art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 617), który osobom fizycznym nakazuje złożenie właściwemu organowi podatkowemu informacje o gruntach, sporządzone na formularzach według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku rolnego, lub o zaistnieniu zmian. W jednym przypadku podatnik wskazany w protokole kontroli złożył brakującą informację podatkową w trakcie trwania czynności kontrolnych. Opis na str. 171 protokołu kontroli wskazuje także pojedynczy przypadek błędnego ustalenia podatnikowi podstawy opodatkowania poprzez jej zawyżenie. W dniu podpisania protokołu okazano kontrolującemu decyzje za okres 2012-2016, którymi pomniejszono wymiar podatku na łączną kwotę 14 zł.

Przedmiotem kontroli było również sprawdzenie kompletności stosowania procedur upominawczych, których zasady zawarte były w okresie objętym kontrolą w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656). Do oceny poprawności przebiegu czynności upominawczych wykorzystano komputerowy system analityczny „ACL”. W wyniku dokonanej analizy otrzymano zestawienie 90 kont podatkowych posiadających zaległości podatkowe na łączną kwotę 798.889,90 zł. Większość z tej kwoty (795.336 zł) stanowią zaległości podatkowe z tytułu zobowiązań podatkowych z roku 2015, ciążące na wskazanych w protokole kontroli pięciu podatnikach, wobec których (według uzyskanych informacji) wdrożono postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne. Na pozostałych zalegających, którym nie wystawiono upomnień przypada kwota 3.553,90 zł. Należy również wskazać, iż 55 podatników z listy zalegających posiada zaległości podatkowe w przedziale od 0,02 zł do 11 zł. Tylko w stosunku do niewielkiej części zalegających upomnienia wysłano z naruszeniem przepisów obowiązującego ówcześnie, wskazanego wyżej rozporządzenia, a w szczególności jego § 5 oraz § 6, z treści których wynikało, iż organ podatkowy ma obowiązek niezwłocznie wystawić upomnienie oraz po nim tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. W badanym okresie koszty upomnienia wynosiły 11,60 zł.

Podobną analizę przeprowadzono w stosunku do zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. W jej rezultacie otrzymano zestawienie zaległości z tego tytułu liczące 51 pozycji na łączną kwotę 1.544,30 zł – str. 177-178 protokołu kontroli.

Kontroli poddano również prawidłowość prowadzenia przez kontrolowaną jednostkę ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). W rezultacie podjętych działań kontrolnych w grupie podatników stanowiących osoby fizyczne ustalono, iż dla podatników posiadających na terenie miasta więcej niż jedną nieruchomość, ewidencja księgowa na indywidualnych kontach szczegółowych jest prowadzona w odniesieniu do poszczególnych przedmiotów opodatkowania. Stoi to w sprzeczności z § 11 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia, stanowiącym o prowadzeniu dla każdego podatnika oraz inkasenta odrębnego konta w każdym podatku. Za rozwiązanie czyniące zadość wymogom rozporządzenia należałoby uznać zmianę struktury baz danych idącą w kierunku prowadzenia indywidualnego konta podatkowego (subkonta) dla każdego podatnika, którego rozwinięciem byłyby podkonta prowadzone dla każdej nieruchomości – str. 179 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także nienależytego funkcjonowania i zorganizowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym miasta na prawach powiatu jest Prezydent, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową miasta (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Prezydent Miasta jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Prezydencie Miasta – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Prezydent Miasta jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do art. 54 ustawy o finansach publicznych, na Skarbniku Miasta oraz głównym księgowym Urzędu Miejskiego.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Dokonanie zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez usunięcie postanowień odnoszących się do „wiekowania” jako podstawy ustalania wysokości odpisów aktualizujących należności.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ustalanie w księgach dwustronnych sald syntetycznych kont rozrachunkowych w przypadku ujęcia na nich zarówno należności, jak i zobowiązań jednostki,

b) prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 225 w księgach budżetu w sposób obrazujący stan rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych im środków na realizację niewygasających wydatków,

c) ujmowanie należności długoterminowych powstałych w związku z rozłożeniem na raty spłaty przypisanych wcześniej zaległości przy zastosowaniu zapisu Wn 226 – Ma 221,

d) księgowanie umorzonych należności miasta na stronie Wn konta 761,

e) ustalanie wartości inwestycji z uwzględnieniem kosztów pracy pracowników Urzędu Miejskiego sprawujących nadzór inwestorski; stosowanie w tym zakresie zapisów wskazanych w części opisowej wystąpienia,

f) wyeliminowanie wskazanej w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości dotyczącej prowadzenia ewidencji podatków i opłat lokalnych.

3. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) zaniechanie wykazywania w sprawozdaniu Rb-27S należności długoterminowych,

b) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S danych zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, w tym, w zakresie należności pozostałych do zapłaty, należności, których termin płatności minął i mogą być egzekwowane,

c) wykazywanie w sprawozdaniach zbiorczych danych wynikających ze sprawozdań jednostkowych; w tym celu zaniechanie ujmowania w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S Urzędu danych wynikających już ze sprawozdania jednostkowego innej jednostki budżetowej,

d) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty dochodów otrzymanych ustalonej zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

e) zapewnienie ujmowania w sprawozdaniach Rb-28S wszystkich bezspornych zobowiązań podlegających prezentacji w tym sprawozdaniu, wynikających z ksiąg rachunkowych,

f) wypełnianie danych w pozycji „Gotówka i depozyty” sprawozdania Rb-N zgodnie z zasadami wynikającymi z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych…,

g) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS, jako wykonanych przychodów, rzeczywistej kwoty posiadanych przez jednostkę wolnych środków.

4. Prezentowanie w bilansie z wykonania budżetu danych w zakresie uszczegółowienia wyniku wykonania budżetu w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia.

5. Przestrzeganie, aby w wykazie wydatków niewygasających były uwzględniane wydatki, które nie wykazują sprzeczności z terminem realizacji zadania oraz zasadami płatności ustalonymi w umowie z wykonawcą lub dokumentacji stanowiącej podstawę wyboru wykonawcy.

6. Egzekwowanie od kierowników zakładów budżetowych oraz instytucji kultury obowiązku sporządzania planów finansowych zawierających dane wymagane odpowiednio przepisami art. 15 ust. 2 i art. 31 ustawy o finansach publicznych.

7. W zakresie procedur sprzedaży nieruchomości:

a) każdorazowe sporządzanie i upublicznianie wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w przypadkach określonych przepisami art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, z zastrzeżeniem art. 39 ust. 3 tej ustawy,

b) ustalanie ceny wywoławczej na podstawie operatu szacunkowego aktualnego w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) pisemne powiadamianie osoby ustalonej w przetargu jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

8. Waloryzowanie stawek czynszu za najem, stosownie do zasad przyjętych w umowach z kontrahentami; obciążenie najemcy kwotą 96,21 zł tytułem niedokonanej waloryzacji czynszu.

9. Usunięcie z regulaminu wynagradzania postanowień przewidujących przyznawanie dodatków specjalnych ze względu na charakter pracy lub warunki wykonywania pracy oraz na czas nieoznaczony.

10. Dokonywanie w końcu roku korekty naliczenia odpisu na ZFŚS do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych na zasadach określonych rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

11. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy sporządzaniu sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych.

12. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) ustalanie wartości zamówienia z uwzględnieniem wartości przewidzianych w specyfikacji zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 Prawa zamówień publicznych,

b) zapewnienie, aby wykonywanie czynności z zakresu postępowania przetargowego zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego było dokonywane wyłącznie przez Pana Prezydenta jako kierownika zamawiającego lub osoby pisemnie upoważnionej przez Pana do ich wykonywania,

c) zobowiązanie osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zmówienia publicznego do składania oświadczeń o braku okoliczności wykluczających z postępowania najpóźniej do dnia zawarcia umowy z wybranym wykonawcą,

d) zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do terminowego zwracania wykonawcom zabezpieczenia należytego wykonania umów.

13. Wystąpienie do wykonawcy stałej obsługi prawnej o zwrot nadpłaconego za luty 2015 r. wynagrodzenia w wysokości 553,50 zł.

14. Wzmożenie nadzoru nad terminowością przedkładania opinii przez komisje konkursowe powoływane do oceny ofert w postępowaniach konkursowych ogłaszanych na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 239, ze zm.).

15. W zakresie podróży służbowych i dysponowania samochodami służbowymi:

a) zlecanie odbywania podróży służbowych samochodami niebędącymi własnością pracodawcy na podstawie składanych przez pracowników wniosków wymaganych przepisami wewnętrznymi,

b) zobowiązanie pracowników odbywających podróże służbowe do przedkładania rozliczeń kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży,

c) każdorazowe określanie w poleceniach wyjazdu służbowego terminu odbywania podróży służbowej,

d) wypłacanie zaliczki na koszty podróży każdemu pracownikowi delegowanemu w zagraniczną podróż służbową,

e) określenie zasad wypełniania kart drogowych dla pojazdów służbowych w sposób umożliwiający potwierdzenie w każdym przypadku (także eksploatacji samochodów na terenie miasta), że wykorzystanie pojazdu i wynikające stąd koszty były związane z celami służbowymi,

f) zobowiązanie pracowników Urzędu Miejskiego do stosowania procedur wewnętrznych w zakresie korzystania przez nich z samochodów służbowych, mając na uwadze wymóg zapewnienia zgodności między ewidencją poleceń wyjazdu służbowego a danymi kart drogowych wskazującymi na odbywanie podróży, które w każdym przypadku winny mieć umocowanie w poleceniu wyjazdu służbowego.

16. Dokumentowanie przez Pana Prezydenta przy udzielaniu dotacji celowych zakładom budżetowym określenia elementów wskazanych przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych oraz zapoznania z nimi kierowników zakładów.

17. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

18. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie prawidłowości i powszechności realizowania dochodów miasta z tytułu podatków lokalnych opisanych w protokole kontroli; poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

19. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników (w tym osób zobowiązanych do wniesienia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi), na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie aktualnie obowiązującej w tym zakresie przepisy, zawarte w szczególności w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2367, ze zm.).

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

          Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku