Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Lipsku

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 13 września 2016 roku (znak: RIO.V.6001-3/16), o treści jak niżej:

Pan

Lech Łępicki

Burmistrz Lipska

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Lipsk za 2015 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Lipsku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W gminie Lipsk w dalszym ciągu nie zostało obsadzone stanowisko Zastępcy Burmistrza, pomimo iż jest ono przewidziane w regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego. Już po kontroli gospodarki finansowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w 2008 r. zalecono podjęcie stosownych działań zmierzających do uregulowania kwestii dotyczących sposobu wykonywania, w zastępstwie lub z upoważnienia, zadań wchodzących w zakres kompetencji organu wykonawczego, mając na uwadze wskazane regulacje prawne oraz zapewnienie ciągłości funkcjonowania gminy podczas nieobecności Pana Wójta. O podjęcie działań w celu powołania zastępcy Burmistrza zwrócono się też po poprzedniej kontroli RIO w Białymstoku przeprowadzonej w 2012 r. Ówczesna Burmistrz odpowiedziała, iż czynione są starania o pozyskanie odpowiedniego kandydata na zastępcę Burmistrza, natomiast w przypadku okresowej nieobecności Burmistrza stosowne upoważnienia są przekazywane Sekretarzowi bądź innym pracownikom. Dodania wymaga, iż w zakresie czynności Sekretarza Gminy Lipsk wskazano na zastępowanie „Burmistrza i Zastępcy Burmistrza w razie nieobecności i niemożności wykonywania przez nich zadań”. Pomijając kwestię niezgodności stwierdzonego stanu z regulacjami wewnętrznymi należy też wskazać, że nieobsadzenie stanowiska Zastępcy Burmistrza tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Pana Burmistrza. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515, ze zm.), w gminie Lipsk może być powołany jeden Zastępca Burmistrza. Artykuł 28g przywołanej ustawy określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji Burmistrza (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje Burmistrza przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy. Wskazana regulacja w sposób jednoznaczny określa zasady kierowania gminą, z tego względu, przy zaistnieniu okoliczności w tej regulacji przewidzianych, nieobsadzenie stanowiska zastępcy Pana Burmistrza może prowadzić do naruszenia ciągłości działania organu wykonawczego gminy, w tym w zakresie wykonania budżetu – str. 3 i 8 protokołu kontroli.

Na terenie gminy funkcjonuje jedna instytucja kultury – Miejsko-Gminny Ośrodek Kultury w Lipsku. Kontrolującym okazano księgi rejestrowe instytucji kultury sporządzone zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru instytucji kultury (Dz. U. Nr 20, poz. 80). Należy wskazać, że z dniem 21 maja 2012 r. rozporządzenie to przestało obowiązywać, ponieważ zostało zastąpione rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189). Zgodnie z jego przepisami rejestr instytucji kultury winien być prowadzony w formie elektronicznej, pozwalającej na sporządzanie z niego wydruków oraz uniemożliwiającej dokonanie wpisu przez osobę nieuprawnioną. W trakcie kontroli nieprawidłowości w tym zakresie zostały wyeliminowane – rejestr instytucji kultury został sporządzony przez odpowiedzialnego pracownika i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w dniu 8 kwietnia 2016 r. – str. 5-6 protokołu kontroli.

           W zakresie przestrzegania zasad funkcjonowania kontroli zarządczej, wynikających z zarządzenia Pana Burmistrza Nr 119/15 z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie złożenia oświadczeń o stanie kontroli zarządczej, stwierdzono, że w myśl postanowień zarządzenia do złożenia takiego oświadczenia zostali zobowiązani m.in. kierownicy jednostek organizacyjnych gminy. Nie stwierdzono aby Pan Burmistrz, jako kierownik Urzędu Miejskiego, dopełnił tego obowiązku – str. 11-12 protokołu kontroli.

Czynności kontrolne mające na celu ocenę dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, względem regulacji zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ((Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.), wykazały następujące nieprawidłowości:

a) w opisie konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” w zakładowym planie kont zawarto postanowienia sprzeczne ze stosowanym w praktyce rozwiązaniem, polegającym na realizacji przez Urząd Miejski dochodów i wydatków bezpośrednio z rachunku budżetu; wynika to z niedostosowania do potrzeb jednostki opisu konta wynikającego z załącznika nr 3 do rozporządzenia, odnoszącego się głównie do sytuacji, gdy Urząd dysponuje wyodrębnionym rachunkiem bieżącym – str. 16-17 protokołu kontroli,

b) w opisach części kont, do których wymagane jest prowadzenie ewidencji szczegółowej, nie wskazano na obowiązek jej prowadzenia bądź wskazany sposób prowadzenia ewidencji analitycznej odbiegał od zasad funkcjonowania poszczególnych kont określonych przepisami załącznika nr 3 do rozporządzenia (szczegółowy opis rozbieżności zawarto na str. 17-19 protokołu kontroli).

W trakcie kontroli, zarządzeniem Nr 162/16 z dnia 2 maja 2016 r. w sprawie zmiany zakładowego planu kont, zakładowy plan kont został dostosowany do obecnie obowiązujących przepisów.

           W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, poprzez:

a) zaniechanie sporządzania zestawień obrotów dla prowadzonych dzienników częściowych (wyodrębniano dzienniki dwóch realizowanych projektów), co naruszało postanowienia art. 14 ust. 3 ustawy – str. 21 protokołu kontroli,

b) nieprawidłową ewidencję dochodów z czynszów dzierżawnych przyjmowanych do kasy, które księgowano zapisem Wn 101 „Kasa” – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”, Odprowadzenie gotówki na rachunek budżetu księgowane było po odwrotnych stronach tych kont. Prawidłowo, w przypadku wpłaty do kasy należności przypisanej, operacja wpływu środków winna być ujęta zapisem Wn 101 – Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, zaś w przypadku należności nieprzypisanej Wn 101 – Ma odpowiednie konto przychodów (w tym przypadku Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”). Nadto, przychody z tytułu dochodów budżetowych (w tym m.in. z czynszów dzierżawnych czy opłat za użytkowanie wieczyste) ewidencjonowano przy wykorzystaniu konta 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, zamiast konta 720 – wbrew zasadom funkcjonowania tych kont określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 22 protokołu kontroli,

c) niewłaściwe ujmowanie w ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości budżetowej sporządzanej przez MGOPS w Lipsku i Urząd Miejski zwrotów nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych wypłacanych przez gminy, dokonanych po zakończeniu roku budżetowego, w którym została przyznana dotacja celowa (za 2015 r. stanowiły one kwotę 4.663,51 zł). Do dnia kontroli środki z tytułu zwrotów nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, pomimo wpływu na rachunek bieżący MGOPS i ujęcia na koncie 130, nie były prezentowane w sprawozdaniu Rb-27S MGOPS. Podobnie zwrot świadczeń do Urzędu Wojewódzkiego nie był ujmowany w sprawozdaniach Rb-28S Urzędu Miejskiego. Dodania wymaga, iż decyzje o zwrocie nienależnie pobranego zasiłku rodzinnego za lata ubiegłe nie były ewidencjonowane w księgach rachunkowych MGOPS; prawidłowo przypis z tego tytułu należy ująć zapisem Wn 221 – Ma 720. W trakcie kontroli wpłaty z tytułu zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych dokonane w 2016 r. (kwota 7.212,30 zł) zostały w sposób prawidłowy zaewidencjonowane w księgach MGOPS i wykazane w sprawozdawczości budżetowej MGOPS oraz Urzędu Miejskiego za okres od początku roku do dnia 30 kwietnia 2016 r. – str. 23-24 protokołu kontroli,

d) błędne przyjęcie na rachunek budżetu i zaewidencjonowanie zapisem Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 240 sumy depozytowej z tytułu wadium w kwocie 50 zł (zaliczonej następnie na poczet czynsz dzierżawnego). Środki te powinny być ujęte na rachunku ewidencjonowanym w ramach konta 139 „Inne rachunki bankowe”. Kontrola wykazała, że badana jednostka posiada wyodrębniony rachunek sum depozytowych, którego obroty uwidaczniane są na koncie 139, lecz w praktyce wykorzystywano go jedynie do ujmowania obrotów dotyczących dofinansowywania kosztów nauki młodocianych pracowników. W trakcie kontroli założono odrębny rachunek bankowy służący do przechowywania wadiów i innych sum depozytowych – str. 24 protokołu kontroli,

e) błędnie ewidencjonowano na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” zobowiązania na łączną kwotę 13.808,85 zł z tytułu środków podlegających przekazaniu Izbie Rolniczej jako 2% udziału we wpływach z podatku rolnego oraz z tytułu składek członkowskich na rzecz stowarzyszeń, których członkiem jest gmina; mając na uwadze zasady funkcjonowania kont określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia tego typu zobowiązania powinny być ujęte na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”. Uchybienie to od 2016 r. już nie występuje – str. 24 protokołu kontroli,

f) nieprawidłowe ujmowanie odpisów aktualizujących należności główne (w łącznej kwocie 13.216 zł) zapisem Wn 720 – Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”. Odpisy aktualizujące należności, stosownie do postanowień art. 35b ust. 2 ustawy, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych – zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizujący. Właściwym kontem do ujmowania odpisów aktualizujących należności główne jest konto 761 „Pozostałe koszty operacyjne”. Błędy ewidencyjne rzutowały na prezentację danych w jednostkowym rachunku zysków i strat Urzędu – str. 25 protokołu kontroli,

g) uwzględnienie w wartości początkowej samochodu osobowego Opel Astra IV i samochodu ciężarowego Kamaz – środków trwałych ujętych na koncie 011 „Środki trwałe” pochodzących z zakupu – kosztów ubezpieczenia pojazdów w łącznej wysokości 2.670 zł, wbrew postanowieniom art. 28 ust. 2 ustawy zawierającego definicję ceny nabycia środka trwałego. Za cenę nabycia, w myśl ustawy, przyjmuje się cenę zakupu składnika aktywów obejmującą kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatków VAT oraz akcyzowego, powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, załadunku, wyładunku, składowania. Poniesione przez gminę koszty ubezpieczenia komunikacyjnego związane są bezpośrednio z używaniem samochodów, a nie z ich zakupem; właściwszym było zatem, aby kwotę ubezpieczenia zarachować w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. Dodania wymaga jednocześnie, iż koszty ubezpieczenia sklasyfikowano jako wydatki majątkowe w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”, zamiast w par. 4430 „Różne opłaty i składki” – str. 155-157 protokołu kontroli; nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej wydatków, mające wpływ na wysokość wydatków bieżących i majątkowych budżetu, wypacza poziom kształtowania się wskaźników z art. 242 i 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.),

h) sporządzanie dowodów zbiorczych służących dokonaniu zapisów danych wynikających z list płac, w oparciu o które dokonywane są wypłaty z kasy, z naruszeniem wymagań stawianych dowodom zbiorczym przez art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy, według których podstawą zapisów mogą być sporządzane przez jednostkę zbiorcze dowody księgowe służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Na okazanych dowodach zamieszczone były jedynie numery raportu kasowego oraz pozycje, pod którymi wypłaty zostały ujęte w raporcie kasowym. Nadto nie stwierdzono, aby listy płacy stanowiące podstawę wypłaty z kasy zostały oznaczone numerem i pozycją raportu kasowego, pod którą zostały ujęte wypłaty gotówkowe; tym samym nie zapewniono należytego powiazania zapisów w raportach kasowych z dowodami źródłowymi w świetle wymogu art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy. Na podstawie tego przepisu księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych – str. 32-35 protokołu kontroli,

i) błędne wyliczenie w jednym przypadku (budynek OSP) rocznej wartości umorzenia; naliczono umorzenie w wysokości 998,69 zł, a należało naliczyć umorzenie w kwocie 1.886,10 zł. Umorzenie środków trwałych zostało zatem zaniżone o kwotę 887,41 zł – str. 177 protokołu kontroli.

           W wyniku kontroli kwartalnych sprawozdań Rb-NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego stwierdzono, że po stronie rozchodów w poz. D.22 „Pożyczki (udzielone)” nie wykazano w sprawozdaniu za I kwartał kwoty 22.996,14 zł odpowiadającej sumie pożyczki udzielonej Miejsko-Gminnemu Ośrodkowi Kultury w Lipsku w dniu 21 stycznia 2015 r., na dofinansowanie kosztów operacji pn. „Dziedzictwo pokoleniowe – wydawnictwa i digitalizacja archiwów w Roku Kolbergowskim”. Spłaty pożyczki dokonano w dniu 15 maja 2015 r., co także nie zostało zaprezentowane w sprawozdaniu Rb-NDS za II kwartał 2015 r. w poz. D.12 „Spłata pożyczek udzielonych”. Niewykazanie tych danych pozostawało w sprzeczności z § 13 pkt 5 lit. b) i pkt 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.) stanowiącego, iż dane po stronie wykonania dotyczące przychodów z tytułu spłat pożyczek udzielonych powinny być zgodne z wykonanymi przychodami wynikającymi z urządzeń księgowych za dany okres sprawozdawczy, zaś dane dotyczące rozchodów jednostki samorządu terytorialnego po stronie wykonania powinny być zgodne z wykonanymi rozchodami, wynikającymi z urządzeń księgowych za dany okres sprawozdawczy. Na podstawie § 13 pkt 8 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawozdaniu Rb-NDS nie wykazuje się jedynie przychodów i rozchodów dotyczących zaciągniętych i spłaconych w danym okresie sprawozdawczym pożyczek i kredytów, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, czyli zaciągniętych przez jednostkę samorządu terytorialnego na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu – str. 27 i 171 protokołu kontroli.

           Kontrola dochodów z najmu lokali socjalnych wykazała nieprawidłowe ustalenie, za okres od dnia 1 sierpnia 2015 r do dnia kontroli, czynszu za najem lokalu położonego w Starych Leśnych Bohaterach. W związku z przeprowadzonym w 2015 r. remontem lokalu socjalnego, najemca od dnia 1 sierpnia nie korzystał z tzw. pomieszczeń wspólnych (łazienki, przedpokoju i kuchni); tym samym łączna powierzchnia wynajmowanego lokalu zmalała do 19,36 m2. Należny czynsz należało zatem zmniejszyć z kwoty 16,45 zł do kwoty 11,61 zł (łączne zawyżenie czynszu za 5 miesięcy 2015 r. i 4 miesiące 2016 r. wyniosło 43,56 zł). W trakcie kontroli do umowy najmu sporządzono aneks dostosowujący wielkość wynajmowanej powierzchni i stawkę czynszu do stanu faktycznego – str. 87-88 protokołu kontroli.

           Odnośnie procedur oddawania nieruchomości w dzierżawę na cele upraw warzywnych (obowiązywało łącznie 10 umów) stwierdzono dokonywanie przedłużenia umów pomimo braku pisemnych wniosków dotychczasowych dzierżawców, wymaganych na gruncie postanowień uchwały Nr XIV/135/2000 Rady Miejskiej w Lipsku z dnia 31 sierpnia 2000 r. w sprawie zasad wydzierżawiania i sprzedaży nieruchomości gminnych na cele rolne oraz wydzierżawiania pod uprawy warzywne – str. 91-95 protokołu kontroli.

           W zakresie dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych stwierdzono, że w dwóch przypadkach opłaty nie zostały wniesione przez przedsiębiorców w wymaganych terminach (raty na łączną wartość 820,50 zł). W takiej sytuacji, stosownie do art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2016 r. poz. 487), zezwolenie wygasa. Przedsiębiorca, którego zezwolenie wygasło z przyczyn określonych w art. 18 ust. 12 pkt 5 może wystąpić z wnioskiem o wydanie nowego zezwolenia nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia wydania decyzji o wygaśnięciu zezwolenia – art. 18 ust. 13 ustawy. Kontrola wykazała, że nieterminowe wpłaty nie skutkowały żadnymi czynnościami kontrolowanej jednostki związanymi z faktem wygaśnięcia zezwoleń. Z udzielonego przez Pana Burmistrza wyjaśnienia wynika, że na pisemną prośbę przedsiębiorcy zezwolił Pan na wniesienie przez niego należnych rat po terminie, uzasadniając to m.in. sytuacją rodzinną przedsiębiorcy oraz liberalizacją ustawy, która miała wejść w życie w dniu 1 stycznia 2016 r. Stosownie do przepisów obowiązujących od tego dnia (art. 18 ust. 12b ustawy), w przypadku niedopełnienia w terminach obowiązku wpłaty, zezwolenie wygasa z upływem 30 dni od dnia upływu terminu dopełnienia obowiązku dokonania opłaty, jeżeli przedsiębiorca w terminie 30 dni od dnia upływu terminu do dokonania czynności określonej w ust. 12 pkt 5 lit. b) nie wniesie raty opłaty określonej w art. 111 ust. 2 albo 5, powiększonej o 30% tej opłaty – str. 87 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i wykazała nieprawidłowości opisane w protokole kontroli.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości, które polegały na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych. Świadczy to o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązku wynikającego z art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1619, ze zm.), zgodnie z którym, gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku, wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych. Natomiast przepisy § 5 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656), obowiązującego w kontrolowanym okresie, stanowiły, że wierzyciel niezwłocznie doręcza zobowiązanemu upomnienie, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy oraz niezwłocznie wystawia tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednakże w myśl art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny. Ponadto nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Należy wskazać, iż aktualnie zagadnienia windykacji i zasady postępowania wierzycieli reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2367).

Na dzień 31 grudnia 2015 r. zaległość nieobjęta tytułami egzekucyjnymi w poszczególnych podatkach i opłatach lokalnych wynosiła:

a) w podatku rolnym od osób prawnych 89 zł – str. 56 protokołu kontroli,

b) w podatku leśnym od osób prawnych 697,18 zł – str. 60-61 protokołu kontroli,

c) w podatku od nieruchomości od osób prawnych 7.017 zł – str. 66-67 protokołu kontroli,

d) w łącznym zobowiązaniu pieniężnym 571,91 zł – str. 82 protokołu kontroli,

e) w opłacie za gospodarowanie odpadami komunalnymi 3.622,60 zł – str. 76 protokołu kontroli.

Przeprowadzona kontrola terminowości wpłat podatków i opłat wykazała również w przypadkach podanych niżej powtarzalne, wielokrotne nieprzestrzeganie ustawowych terminów ich wnoszenia przez tych samych podatników. Dotyczyło to:

a) 1 podatnika podatku od środków transportowych; kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 4.949 zł – str. 69 protokołu kontroli,

b) 8 podatników łącznego zobowiązania pieniężnego; kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 1.696 zł – str. 81 protokołu kontroli,

c) 19 właścicieli nieruchomości w zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, a kwota opłaty uiszczona po terminie wynosiła 3.186 zł – str. 75 protokołu kontroli.

Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie, narażające na uszczuplenie należności publicznoprawnych jest czynem zabronionym, który zgodnie z art. 57 § 1 k.k.s. podlega karze grzywny jako wykroczenie skarbowe. Wobec powyższego, w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy może wystąpić do urzędu skarbowego o wymierzenie podatnikom grzywny w postaci mandatu.

Ustalenia dotyczyły także niedostatecznej reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będących osobami fizycznymi, prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych przez:

a) 10 podatników podatku rolnego; kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 1 150 zł – str. 56 protokołu kontroli,

b) 7 podatników podatku leśnego; kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 93 zł – str. 60 protokołu kontroli.

Niedopełnienie obowiązku terminowego składania deklaracji wypełnia znamiona czynu określonego w art. 56 § 4 k.k.s. – podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu deklaracji podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

           Z ustaleń kontroli w zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), wynika błędne zaliczenie do par. 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych”, zamiast do par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, wydatków na kwotę 825 zł poniesionych na dojazdy na zajęcia terapeutyczne (zwrot za bilety) – str. 114 protokołu kontroli.

           Kontrola wykazała, iż faktury BIOM Sp. z o.o. z siedzibą w Dolistowie Starym, dokumentujące wydatki poniesione na zagospodarowanie odpadów komunalnych opatrywane były w sposób niewłaściwy klauzulą o niestosowaniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.) – ze względu na przepisy art. 4 pkt 13 tego aktu. Wskazania wymaga, iż przywołane przepisy wyłączają zastosowanie ustawy w odniesieniu do zamówień publicznych udzielanych instytucjom gospodarki budżetowej, tj. osobom prawnym uregulowanym w art. 23-28 ustawy o finansach publicznych, nie zaś spółek komunalnych. Z ustaleń kontroli wynika, że zagospodarowanie odpadów komunalnych odbywa się Zakładzie Zagospodarowania Odpadów w Koszarówce prowadzonym przez BIOM Sp. z o.o., której gmina jest współudziałowcem, przy zastosowaniu regionalnej instalacji przetwarzania odpadów będącej współwłasnością gminy Lipsk. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku (sygn. akt II SA/Bk 95/13) w wyroku z dnia 20 grudnia 2013 r. stwierdził, że spółce komunalnej mogą zostać przekazane uprawnienia w zakresie nadzorowania i gospodarowania odpadami komunalnymi. Sąd zwrócił uwagę, że zgodnie z unormowaniem art. 6d ust. 1 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2016 r. poz. 250), wójt jest podmiotem zobowiązanym do zorganizowania przetargu na odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości albo przetargu zarówno na odbieranie i zagospodarowanie tych odpadów. Dodał, iż gmina organizując przetarg, który dotyczy jedynie odbioru odpadów komunalnych może wskazać, pomijając tryb przetargowy, instalację, do której mają trafić odpady. Sąd uznał, że art. 3a ust. 1 ustawy nie uzasadnia potrzeby przeprowadzenia przetargu. Gmina może wykonywać zadania użyteczności publicznej zarówno poprzez utworzone w tym celu jednostki organizacyjne (w tym spółki prawa handlowego), jak i za pośrednictwem innych, niepowiązanych organizacyjnie z gminą podmiotów (koniecznym jest wówczas uwzględnienie m.in. przepisów o zamówieniach publicznych). W świetle przedstawionego orzecznictwa, prawidłową jest możliwość powierzenia własnej spółce zagospodarowania odpadów z pominięciem procedury uregulowanej w art. 3a ustawy o utrzymaniu porządku i czystości w gminach – str. 118-119 protokołu kontroli.

           Kontrolą objęto również wydatki na wynagrodzenia. W § 9 pkt 5 regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Miejskim w Lipsku określono, że nagrody mogą być wypłacane w ramach posiadanych na ten cel środków finansowych, w terminach świąt i okoliczności: 3 Maja, 11 Listopada, Dzień Pracownika Samorządowego (27 maja), na koniec roku kalendarzowego, podczas gdy zgodnie z art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902) podstawą przyznania nagrody mogą być wyłącznie szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej – str. 121 protokołu kontroli.

Dokonując analizy osiągania przez gminę Lipsk wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2015 r. ujawniono przypadki naruszenia przepisów art. 35 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 6 Karty Nauczyciela. Zgodnie z art. 35 ust 1 ustawy Karta Nauczyciela, w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć 1/4 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, a przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Na podstawie art. 42 ust. 7 pkt 2 Karty Nauczyciela Rada Miejska w Lipsku uchwałą Nr XXXIV/292/10 z dnia 20 kwietnia 2010 r. w sprawie określenia rozmiaru obniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze w szkołach, określenia tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczycieli realizujących w ramach stosunku pracy obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowy wymiarze godzin określiła tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć dla nauczycieli, o którym mowa w art. 42 ust. 6 tej ustawy. Zgodnie z postanowieniami przywołanej uchwały tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć dla dyrektora Zespołu Szkół Samorządowych w Lipsku po obniżce wynosi 3 godziny. Zatem tygodniowy dopuszczalny limit planowanych i realizowanych godzin ponadwymiarowych nie powinien przekraczać 2 godzin tygodniowo (w zaokrągleniu do góry). Analogiczne stanowisko w powyższej sprawie zajęło Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w uchwale nr 2378/13 z dnia 5 czerwca 2013 r. Kolegium RIO zaznaczyło, że istotą ustawowego nakazu obniżenia dyrektorom, wicedyrektorom i innym nauczycielom zatrudnionym na stanowisku kierowniczym tygodniowego wymiaru godzin zajęć jest zapewnienie im niezbędnego czasu i warunków do kierowania i zarządzania jednostką. Dopuszczalna liczba godzin ponadwymiarowych powinna być zatem ustalana z uwzględnieniem obowiązków innych niż dydaktyczne, spoczywających na dyrektorze lub wicedyrektorze szkoły, w następstwie realizacji których ustalono im obniżony tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć. Tymczasem kontrola wykazała, że dyrektorowi Zespołu Szkół Samorządowych w Lipsku przydzielono w okresie od stycznia do czerwca 2015 r. 4 godziny ponadwymiarowe, zaś w okresie a września do grudnia 2015 r. 3 godziny ponadwymiarowe. Z wyliczenia dokonanego przez główną księgową jednostek oświatowych wynika, że skutki finansowe realizacji przez dyrektora Zespołu nienależnie przyznanych godzin ponadwymiarowych stanowiły kwotę 3.245,58 zł – str. 164-167 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowych wykazała, że pracownicy wykorzystywali w celu odbycia podróży służbowych samochody prywatne. Burmistrz, zarządzeniem Nr 133/12 z dnia 27 czerwca 2012 r., ustalił stawki za 1 km przebiegu pojazdu w jednostkach budżetowych gminy Lipsk różnicując je w zależności od pojemności skokowej silnika (do 900 cm3 – 0,50 zł za 1 km i powyżej 900 cm3 – 0,80 zł za 1 km). Jak ustalono, w podstawie prawnej zarządzenia nadal przywołane są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi…, uchylonego z dniem 1 marca 2013 r. przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167, ze zm.). Sprawdzenie przestrzegania postanowień powszechnie obowiązujących przepisów oraz regulacji wewnętrznych wykazało, że:

a) w dwóch delegacjach określono środek lokomocji jako „samochód prywatny”, bez wskazania numeru rejestracyjnego, marki oraz pojemności skokowej silnika, od której zależy wysokość stawki za 1 km,

b) objęte próbą polecenia wyjazdu Pana Burmistrza (łącznie 10) rozliczone zostały według stawki 0,8358 zł za 1 km przebiegu, zamiast przy zastosowaniu stawki w wysokości 0,80 zł za 1 km przebiegu określonej zarządzeniem z dnia 27 czerwca 2012 r. Według udzielonego wyjaśnienia stosowanie tej stawki oparto o postanowienia uchwały Nr II/22/02 Rady Miejskiej w Lipsku z dnia 12 grudnia 2002 r. w sprawie używania samochodu i ustalenia miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na przejazdy samochodem prywatnym do celów służbowych przez Burmistrza Lipska, co należy uznać za niewłaściwe, gdyż przywołana uchwała – niezależnie od aktualnego braku podstawy prawnej do jej podjęcia – odnosi się jedynie do używania samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych – str. 133-135 protokołu kontroli.

           Z ustaleń kontroli rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego poza granice kraju, przeprowadzonej pod kątem zgodności z przepisami przywołanego wyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. wynika, że wbrew przepisowi § 20 ust. 1 pracownikowi nie została wypłacona zaliczka na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Wskazany przepis formułuje obowiązek udzielenia zaliczki. Nadto w uregulowaniach wewnętrznych (§ 12 ust. 3 zarządzenia Nr 19/15 Pana Burmistrza z dnia 2 stycznia 2015 r. w sprawie zakładowego planu kont dla budżetu gminy i jednostki budżetowej Urząd Miejski w Lipsku), jak i stosowanej praktyce przyjęto, iż delegacje zagraniczne rozlicza się po kursie z dnia poprzedzającego dzień przedłożenia rachunku delegacji. Powyższe pozostaje w sprzeczności z § 20 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., w myśl którego rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia – str. 136 protokołu kontroli.

           W kwestii wydatków z tytułu podróży stwierdzono ponadto, że podstawę wypłacania Panu Burmistrzowi ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do jazd lokalnych stanowiła umowa zawarta z Panem przez Przewodniczącego Rady Miejskiej. Należy wskazać, iż zgodnie z przepisem art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych czynności z zakresu prawa pracy wobec Pana Burmistrza (za wyjątkiem ustalenia wynagrodzenia) powinna wykonywać wyznaczona przez Pana osoba zastępująca lub Sekretarz Gminy – str. 133 protokołu kontroli.

           Analiza zagadnień związanych z udzieleniem dotacji na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 239, ze zm.) wykazała, że sprawozdanie z realizacji programu współpracy z organizacjami pozarządowymi za 2015 r. do dnia zakończenia kontroli nie zostało opublikowane w BIP. Na gruncie przepisów art. 5a ust. 3 ustawy istnieje wymóg publikacji sprawozdania w BIP nie później niż do dnia 31 maja każdego roku (sprawozdanie zostało natomiast terminowo przedłożone Radzie Miejskiej w Lipsku). Nieterminowa publikacja w BIP dotyczyła także sprawozdania z realizacji programu współpracy z organizacjami pozarządowymi za 2014 rok; zostało ono opublikowane w dniu dnia 30 września 2015 r., podczas gdy z obowiązującego wówczas brzmienia art. 5a ust. 3 ustawy wynikał obowiązek publikacji sprawozdania do dnia 30 kwietnia 2015 r. – str. 144 protokołu kontroli.

           Kontrolowana jednostka posiada przepisy wewnętrzne regulujące zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, wprowadzone zarządzeniem Nr 302/14 Burmistrza Lipska z dnia 5 maja 2014 r. w sprawie regulaminu udzielenia zamówień publicznych o wartości szacunkowej do 30.000 euro. Z zawartych w nim regulacji wynika, że dopiero przy zamówieniu o wartości większej niż 10.000 euro (odpowiadającej sumie 42.249 zł według średniego kursu stosowanego na podstawie Prawa zamówień publicznych) przyjęte procedury, zakładające konkurencyjność postępowania, znajdują zastosowanie. W przypadku zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 10.000 euro przyjęto odstąpienie od obowiązku stosowania procedur określonych regulaminem. Podkreślenia wymaga, że obowiązujące regulacje wewnętrzne z uwagi na wysoki próg wartości szacunkowej zamówienia, od której przewidziano konkurencyjność postępowania, nie zapewniają udokumentowania, iż przy zlecaniu większości odpłatnych dostaw, robót i usług (w tym o znaczącej wysokości) przestrzegana będzie zasada dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, wyrażona w art. 44 ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy o finansach publicznych. Dodania wymaga jednocześnie, iż analiza procedury wyłonienia dostawcy materiałów na przebudowę budynku remizy (cena wybranej ofert 19.411,19 zł netto) oraz wykonawcy dostawy i montażu bram do garażu (cena wybranej oferty 18.768 zł netto), tj. zamówień o wartości poniżej 10.000 euro wykazała udokumentowanie wyboru w sposób świadczący o przestrzeganiu przywołanej zasady, mimo że z przepisów wewnętrznych taki obowiązek nie wynikał – str. 149-150 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania procedur ustawy Prawo zamówień publicznych stwierdzono, iż ogłoszenie o zamówieniu na dostawę samochodu specjalnego do transportu środków gaśniczych dla OSP w Lipsku, zamieszczone w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej, nie zawierało, wbrew wymogom art. 40 ust. 6 pkt 3 ustawy, informacji o dniu zamieszczenia ogłoszenia w BZP. Dodania wymaga jednocześnie, iż wskazany przepis został uchylony przez art. 1 pkt 58 ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 1020) zmieniającej ustawę Prawo zamówień publicznych z dniem 28 lipca 2016 r. – str. 161-162 protokołu kontroli.

           Kontrola zagadnień dotyczących gminnych jednostek organizacyjnych wykazała, że Zakład Gospodarki Komunalnej w Lipsku nadal nie został formalnie wyposażony w majątek nieruchomy stanowiący własność gminy, którym faktycznie włada. Stosownie do postanowień art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 i art. 45 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774, ze zm.), formą prawną władania nieruchomościami przez gminną jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej jest trwały zarząd, ustanawiany w drodze decyzji administracyjnej. Podjęcie działań celem wydania decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami, którymi włada zakład budżetowy zalecono w wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym po poprzedniej kontroli kompleksowej. W odpowiedzi poprzednia Burmistrz wskazała, że rozpoczęto procedurę administracyjną mającą na celu wydanie decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomości na rzecz Zakładu Gospodarki Komunalnej w Lipsku (pismo Burmistrza Lipska nr GTK. 6844.1.2012 z dnia 28.12.2012 r. do ZGK w Lipsku dotyczące. złożenia wniosku przez zakład o ustanowienie trwałego zarządu). Kontrola wykazała, że Burmistrz Lipska pismem z dnia 28 grudnia 2012 r. zwróciła się do Zakładu z prośbą o złożenie stosownego wniosku. Dyrektor Zakładu Gospodarki Komunalnej w Lipsku w dniu 21 stycznia 2013 r. poinformował, że nie jest w stanie przyjąć nieruchomości stanowiących własność gminy w trwały zarząd, ponieważ nie pozwala na to sytuacja finansowa Zakładu; dodał, iż w przeciągu ostatnich kilku lat przychody zakładu systematycznie się zmniejszają; posiadane na stanie nieruchomości stanowią ok. 150% obrotów Zakładu, a i tak wynik finansowy zamyka się stratą. Przekazanie nam powyższych nieruchomości sprawi, że majątek zakładu będzie ponad 8 – krotnie wyższy niż obroty, co spowoduje znaczny wzrost kosztów działalności. Cen usług odbiorcom nie możemy podnieść wielokrotnie, a tylko takie działanie pozwoliłoby na przetrwanie zakładu. W związku powyższym zwracamy się z prośbą o wnikliwe rozpatrzenie nieprzekazywania nieruchomości w trwały zarząd.

Stan faktyczny wynikających z ustaleń kontroli należy ocenić jako nieuzasadniony brak formalnoprawnego uregulowania wykonywanego faktycznie władania nieruchomościami przez zakład budżetowy, z powodu braku wniosku jednostki, który w tej sytuacji nie powinien być jednak traktowany jako niezbędna podstawa wszczęcia procedury ustanowienia trwałego zarządu. Należy bowiem wskazać, że o ile instytucja wniosku o ustanowienie trwałego zarządu ma zapobiegać w szczególności oddawaniu nieruchomości jednostkom wbrew ich woli (tak np. E. Bończak-Kucharczyk, komentarz do art. 44 ustawy o gospodarce nieruchomościami, system informacji prawnej LEX), o tyle w przypadku nieruchomości zabudowanych budynkami ZGK – niezbędnych dla wykonywania zadań zakładu i pozostających od lat w ich faktycznym władaniu (zarządzie), złożenie wniosku należy ocenić tylko jako czynność formalną. Faktyczne władanie i zarządzanie nieruchomościami gminy Lipsk przez ZGK jest stanem już istniejącym, wymagającym jedynie formalnego umocowania poprzez wydanie decyzji, mając na względzie przepisy art. 43 ust. 1 i art. 45 ustawy o gospodarce nieruchomościami, a nie stanem, o którego spowodowanie ma wnioskować kierownik zakładu (mimo, że formalnie obowiązek złożenia wniosku na podstawie art. 44 ustawy o gospodarce nieruchomościami dotyczy również takich przypadków). W stwierdzonej podczas kontroli sytuacji niezłożenia wniosków konsekwentne postępowanie Pana Burmistrza powinno skutkować spowodowaniem usunięcia wartości nieruchomości i ich części składowych z ksiąg rachunkowych zakładu, ujęcia ich w księgach Urzędu oraz zakazaniem przez Pana wykonywania przez kierownika ZGK jakichkolwiek czynności zarządczych w stosunku do nieruchomości. Przypomnienia – w kontekście odmowy złożenia przez dyrektora Zakładu stosownego wniosku o ustanowienie trwałego zarządu – wymaga również, że Pan Burmistrz jest pracodawcą kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 5 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 7 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych, co umożliwia podjęcie odpowiednich działań dyscyplinujących – str. 173–175 protokołu kontroli.

           W obrębie zagadnień związanych z udzieleniem Zakładowi Gospodarki Komunalnej w Lipsku dotacji przedmiotowej stwierdzono, iż przedłożone przez Zakład rozliczenie roczne opiewało na kwotę 142.333.33 zł stanowiącą wartość netto dotacji, podczas gdy suma brutto przekazanej dotacji wynosiła 153.720 zł. Wskazania wymaga, iż zasadą jest rozliczanie dotacji w kwocie brutto. Tylko w sprawozdaniu Rb-30S, stosownie do przepisów § 17 ust. 2 pkt 1 lit. b) załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, istnieje obowiązek wykazywania w dziale A „Przychody” w kolumnach „Plan” i „Wykonanie” dotacji przedmiotowych w kwotach netto, tj. bez podatku VAT; rozliczenie podatku VAT wykazuje się w informacji 2 części D sprawozdania.

Z ustaleń kontroli wynika ponadto, że Zakład przedłożył rozliczenie dotacji przedmiotowej w formie opisowej także według stanu na dzień 30 czerwca 2015 r., co nie znajdowało oparcia zarówno w regulacjach wewnętrznych – w szczególności postanowieniach zarządzenia Burmistrza Nr 179/12 z dnia 27 grudnia 2012 r. w sprawie zasad rozliczania wykorzystania dotacji przedmiotowych udzielonych Zakładowi Gospodarki Komunalnej w Lipsku zobowiązujących Zakład od rozliczania dotacji przedmiotowych za dany rok budżetowy według stanu na dzień 31 grudnia w terminie do 31 stycznia następnego roku budżetowego) – jak i w przepisach powszechnie obowiązujących, gdzie § 45 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542) zobowiązuje kierownika zakładu budżetowego do przekazania zarządowi jednostki samorządu terytorialnego rozliczenia wykorzystania dotacji, w szczegółowości określonej przez ten zarząd, w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku. Dodania wymaga, iż w ślad za rozliczeniem półrocznym został dokonany zapis na koncie 810 „Dotacje budżetowe….” w zakresie dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone – str. 186-187 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz  jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Podjęcie działań w celu usunięcia rozbieżności między postanowieniami regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego a stanem faktycznym w zakresie obsadzenia stanowiska Zastępcy Burmistrza, mając jednocześnie na uwadze kwestie związane z zapewnieniem funkcjonowania gminy w przypadku zaistnienia przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji przez Pana Burmistrza.

2. Sporządzanie przez Pana Burmistrza oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Lipsku.

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) sporządzanie zestawień obrotów dzienników częściowych,

b) zaniechanie księgowania wpłat do kasy należności z tytułu dochodów budżetowych w korespondencji z kontem 240, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia,

c) ewidencjonowanie przychodów dotyczących dochodów budżetowych z dzierżawy, najmu oraz użytkowania wieczystego na koncie 720,

d) zaniechanie przyjmowania sum depozytowych na rachunek budżetu,

e) księgowanie odpisu aktualizującego należności główne w sposób podany w części opisowej wystąpienia,

f) ustalanie wartości początkowej składników majątkowych nabywanych odpłatnie w oparciu o definicję ceny nabycia określoną przepisami art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości; skorygowanie wartości początkowej samochodów zakupionych w 2015 r.,

g) sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych w sposób wymagany przepisem art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości,

h) dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych zawierających wszystkie elementy wymagane przepisami, w sposób pozwalający na powiązanie tych dowodów z dokonanymi zapisami w księgach rachunkowych,

i) zapewnienie prawidłowości naliczania umorzenia.

4. Zapewnienie stosowania uwag zawartych w części opisowej wystąpienia dotyczących prawidłowości ewidencjonowania, ujmowania w budżecie oraz w sprawozdaniach budżetowych sporządzanych przez MGOPS i Urząd Miejski operacji dotyczących zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych.

5. Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS za poszczególne kwartały przychodów i rozchodów z tytułu udzielonych pożyczek.

6. Rozliczenie z najemcą lokalu socjalnego czynszu pobranego w okresie od 1 sierpnia 2015 r. do 30 kwietnia 2016 r. w kwocie zawyżonej o 43,56 zł.

7. Przestrzeganie zasad ustalonych przez Radę Miejską w zakresie przedłużana umów z dzierżawcami.

8. Stosowanie sankcji przewidzianych ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi wobec przedsiębiorców dokonujących opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych po terminach wynikających z ustawy.

9. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji i aktów wykonawczych.

10. Dyscyplinowanie podatników w zakresie terminowego składania deklaracji podatkowych oraz terminowości wpłat podatków i opłat lokalnych.

11. Rozważenie możliwości wystąpienia z wnioskiem do właściwego urzędu skarbowego o ukaranie podatników uchylających się od realizacji obowiązków w sposób wypełniający przesłanki wykroczenia skarbowego.

12. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania wydatków budżetowych, w szczególności w zakresie dotyczącym ujęcia wydatków jako bieżących lub majątkowych.

13. Zaniechanie opatrywania faktur BIOM Sp. z o.o. adnotacją o niestosowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych w oparciu o przepisy art. 4 pkt 13 tej ustawy, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.

14. Wyeliminowanie sprzeczności między postanowieniami regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Miejskim w Lipsku a obowiązującymi przepisami w zakresie podstaw przyznawania nagród.

15. Zwrócenie uwagi przy zatwierdzaniu arkusza organizacyjnego Zespołu Szkół Samorządowych w Lipsku, aby przewidziana w nim liczba godzin ponadwymiarowych dyrektora nie przekraczała ½ wymiaru obniżonego przez Radę Miejską.

16. W zakresie wydatków na podróże służbowe:

a) uaktualnienie podstawy prawnej w zarządzeniu Nr 133/12 Burmistrza Lipska z dnia 27 czerwca 2012 r. w sprawie ustalenia stawki za 1 km przebiegu pojazdu w jednostkach budżetowych Gminy Lipsk,

b) określanie w poleceniach wyjazdu służbowego pojemności silnika pojazdu, mając na uwadze przyjęte zróżnicowanie stawek za 1 km przebiegu pojazdu,

c) rozliczanie kosztów podróży służbowych odbywanych przez Pana Burmistrza samochodem prywatnym według stawki obowiązującej pracowników Urzędu Miejskiego,

d) każdorazowe wypłacanie pracownikowi zaliczki na poczet kosztów podróży zagranicznej,

e) rozliczanie zwrotu kosztów podróży zagranicznej w danej walucie, według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki.

17. Zawarcie przez Pana Burmistrza umowy na korzystanie z prywatnego samochodu do jazd lokalnych z osobą wyznaczoną w trybie art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych.

18. Przestrzeganie ustalonych ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wymogów dotyczących publikowania sprawozdań z realizacji programu współpracy z organizacjami pozarządowymi.

19. Rozważenie obniżenia progu wymagającego stosowanie konkurencyjnych procedur wyłonienia wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.

20. Niezwłoczne wydanie decyzji ustanawiającej na rzecz Zakładu Gospodarki Komunalnej w Lipsku trwały zarząd nieruchomościami, którymi faktycznie włada.

21. W zakresie rozliczania dotacji przedmiotowych przez Zakład Gospodarki Komunalnej w Lipsku:

a) zobowiązanie kierownika Zakładu do przedkładania rozliczenia dotacji w kwocie brutto,

b) przekazanie kierownikowi Zakładu uwag w zakresie częstotliwości dokonywania rozliczeń dotacji przedmiotowej, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.

           O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach