Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Nowy Dwór

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18 października 2016 roku (znak: RIO.I.6001-8/16), o treści jak niżej:

Pan

Andrzej Humienny

Wójt Gminy Nowy Dwór

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Nowy Dwór za 2015 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Nowy Dwór na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono szereg nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                      Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Zgodnie z obowiązującym regulaminem organizacyjnym Urzędu Gminy, wprowadzonym zarządzeniem Nr 75/13 Pana Wójta z dnia 25 października 2013 r., w skład Urzędu wchodzi m.in. referat finansowy, który tworzą Skarbnik Gminy – główny księgowy pełniący funkcję kierownika referatu, zastępca głównego księgowego, stanowisko ds. księgowości budżetowej, pozabudżetowej i płac, stanowisko ds. księgowości podatkowej oraz stanowisko pracy ds. wymiaru zobowiązań pieniężnych. W referacie finansowym zatrudniona jest ponadto pracownica na stanowisku pomocy referenta, które nie jest przewidziane regulaminem organizacyjnym.

W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym do Pana Wójta po poprzedniej kontroli kompleksowej (pismo RIO.V.6001-13/12 z dnia 4 grudnia 2012 r.) zalecono dostosowanie regulaminu organizacyjnego do faktycznych potrzeb jednostki w zakresie stanowisk pracy w referacie finansowym. W odpowiedzi pismem z dnia 4 stycznia 2013 r. poinformował Pan, iż w związku z zaplanowaną w styczniu 2013 r. reorganizacją Urzędu Gminy zostanie nadany nowy regulamin organizacyjny a stanowiska pracy w nowym referacie zostaną dostosowane do faktycznych potrzeb jednostki. Jak wynika z ustaleń kontroli, zalecenie nie zostało w pełni wykonane – str. 3-4 protokołu kontroli.

Urząd Gminy Nowy Dwór – podobnie jak to stwierdzono podczas poprzedniej kontroli kompleksowej – prowadzi obsługę finansowo-księgową Zespołu Szkół w Nowym Dworze, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Nowodworskiego Ośrodka Kultury. Obsługa  finansowo-księgowa Zespołu Szkół prowadzona jest na podstawie § 2 uchwały Nr XVII/82/04 Rady Gminy Nowy Dwór z dnia 5 listopada 2004 r. w sprawie likwidacji Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Nowym Dworze. Księgi rachunkowe GOPS i instytucji kultury prowadzone były w 2015 r. przez Urząd nadal wbrew przepisom art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) oraz art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym w 2012 r. zalecono zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierowników GOPS i instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości. Zalecenia tego nie wykonano. W odpowiedzi na wystąpienie poinformował Pan, iż zobowiązano kierowników GOPS i instytucji kultury do podjęcia działań dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości. Należy jednak wskazać, że warunkiem wykonania tego zalecenia powinno być zaprzestanie prowadzenia ksiąg przez Urząd, a także zapewnienie środków na zatrudnienie głównych księgowych w tych jednostkach.

Od 1 stycznia 2016 r. obowiązują regulacje wynikające z ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. w sprawie zmiany ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045), wprowadzające w treści ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1515, ze zm.) zasady organizowania i wykonywania wspólnej obsługi wszelkiego rodzaju gminnych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych (w tym instytucji kultury). Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2016 r. art. 10b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym instytucje kultury mogą przystępować do wspólnej obsługi na podstawie porozumień zawieranych z jednostką obsługującą, określając w treści porozumienia zakres wspólnej obsługi. Zwrócenia uwagi wymaga jednak, że regulacje wprowadzone od 1 stycznia 2016 r. wskazują jako „jednostkę obsługującą” wyłącznie jednostkę wskazaną uchwałą rady gminy do obsługi jednostek niemających osobowości prawnej (jednostek budżetowych i zakładów budżetowych) – art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. Jeżeli zamiarem Pana Wójta jest utrzymanie dotychczasowego stanu, polegającego na prowadzeniu przez Urząd Gminy obsługi Zespołu Szkół, GOPS i NOK w Nowym Dworze, to niezbędne będzie podjęcie przez Radę Gminy do 31 grudnia 2016 r. uchwały wyznaczającej Urząd jako jednostkę obsługującą dla Zespołu Szkół i GOPS. Na terenie gminy powstanie zatem w efekcie „jednostka obsługująca” w rozumieniu ustawy (Urząd Gminy), z którą kierownik instytucji kultury będzie mógł zawrzeć porozumienie o przystąpieniu do wspólnej obsługi na podstawie art. 10b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.

Zaznaczyć należy, że formalnie do obsługi Zespołu Szkół ma zastosowanie art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. zezwalający na prowadzenie wspólnej obsługi szkół – zorganizowanej dotychczas przez gminę zgodnie z art. 5 ust. 9 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r. poz. 2156, ze zm.) – na dotychczasowych zasadach jeszcze przez okres 12 miesięcy od dnia wejścia w życie tej ustawy (tj. do 31 grudnia 2016 r.).

Według nowych regulacji ustawy o samorządzie gminnym zakres wspólnej obsługi ma być określony uchwałą Rady Gminy – dla Zespołu Szkół i GOPS na podstawie art. 10b ust. 2 pkt 3 ustawy, oraz porozumieniem zawartym następnie z Urzędem Gminy przez kierownika instytucji kultury – na podstawie art. 10b ust. 3 ustawy. Zakres ten musi być wyznaczony z uwzględnieniem regulacji zawartych w art. 10c ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Z przepisu tego wynika, że obowiązki powierzone jednostce obsługującej nie mogą obejmować kompetencji kierowników jednostek obsługiwanych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie. Ponadto art. 10c ust. 2 ustawy wskazuje, że w przypadku powierzenia jednostce obsługującej obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości – str. 6-8 protokołu kontroli.

Kontrola postanowień zawartych w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.), wykazała, że:

a) przewidziane w zakładowym planie kont konto 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia” podzielone zostało na subkonta: 135-1 „Rachunek funduszu świadczeń socjalnych Urzędu”, 135-2 „Rachunek funduszu świadczeń socjalnych Zespołu Szkół”, 135-2-1 „Rachunek funduszu świadczeń socjalnych Szkoły Podstawowej Sieruciowce” i 135-3 „Rachunek środków pozostałych”, zaś konto 240 „Pozostałe rozrachunki” m.in. na subkonta: 240-3 „Rozrachunki z tytułu potrąceń pożyczki mieszkaniowe szkoły” i 240-4 Rozrachunki ZFŚS – szkoła”. Mając na uwadze, że ewidencja księgowa operacji dotyczących ZFŚS Zespołu Szkół (Szkoła Podstawowa w Sieruciowcach została zlikwidowana w 2013 r.) prowadzona jest w księgach rachunkowych szkoły, wskazany podział kont w zakładowym planie kont Urzędu jest niezgodny z faktycznie ewidencjonowanymi operacjami – str. 9 protokołu kontroli,

b) w planie kont Urzędu Gminy przewidziano prowadzenie konta 014 „Zbiory biblioteczne”; konto takie w ewidencji księgowej Urzędu nie funkcjonuje i nie może funkcjonować mając na uwadze jego opis zawarty w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 147 protokołu kontroli,

c) przepisy wewnętrzne jednostki nie określają wprost jakie grupy materiałów powinny zostać objęte gospodarką magazynową, a jakie zostać odpisane w koszty w momencie zakupu. Określenia zasad ewidencji poszczególnych grup materiałów wymagają przepisy art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W regulacjach wewnętrznych postanowiono: materiały, paliwa i opał zakupiony do bieżącego roku nie objęte gospodarką magazynową kierowane są bezpośrednio w koszty. Zużycie tych paliw będzie dokumentowane rozliczanie kart drogowych poszczególnych pojazdów i sporządzenie miesięcznych protokołów rozchodów paliw. Paliwo i opał i materiały pozostałe na koniec roku należy zinwentaryzować i przenieść na konto 310 –Materiały. Z powyższego cytatu nie wynika, które materiały mają zostać „nie objęte gospodarką magazynową”, a które mają być ujmowane bezpośrednio w koszty. W Urzędzie faktycznie stosowano metodę odpisywania w koszty wartości materiałów na dzień ich zakupu – str. 154 protokołu kontroli.

           Analiza zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, wykazała następujące nieprawidłowości:

a) dochody z tytułu odsetek bankowych od środków na rachunku bieżącym przekazane przez Zespół Szkół (1.170,74 zł) i GOPS (310,84 zł) na koniec 2015 r. ujęto w ewidencji budżetu zapisem Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 901 „Dochody budżetu”, tj. z pominięciem konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia konto 222 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych. Jak wynika z ustaleń kontroli, dochody te nie zostały objęte przez Zespół Szkół i GOPS sprawozdaniami Rb-27S. Równolegle do zapisu Wn 133 – Ma 901 ujęto przychody z tych dochodów w ewidencji Urzędu zapisem Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki” – Ma 750 „Przychody finansowe”; w przypadku prawidłowego wykazania dochodów przez ZS i GOPS przychody finansowe powinny być wykazane w księgach tych jednostek, a nie w księgach Urzędu – str. 11 i 20 protokołu kontroli,

b) ewidencja operacji dotyczących dofinansowania kosztów kształcenia młodocianych pracowników prowadzona była pozaksięgowo, zamiast w ewidencji bilansowej na kontach  139 „Inne rachunki bankowe” i 240, jak to wynika z przepisów załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 18-19 protokołu kontroli,

c) nie prowadzono ewidencji analitycznej do konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji budżetu, która to ewidencja powinna być prowadzona z podziałem na poszczególne jednostki budżetowe (Zespołu Szkół i GOPS), jak tego wymaga załącznik nr 2 do rozporządzenia. Po poprzedniej kontroli kompleksowej zalecono prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 223 w sposób obrazujący rozliczenia z budżetem poszczególnych jednostek budżetowych z tytułu otrzymanych środków na wydatki. W odpowiedzi Pan Wójt przedstawił: założono i prowadzi się szczegółową ewidencję do konta 223 –Rozliczenie wydatków budżetowych. W sposób który obrazuje stan środków przekazanych poszczególnym jednostkom i środki wykorzystane  przez te jednostki na wydatki.

W trakcie kontroli (w księgach 2016 r.) konto 223 zostało podzielone na: 223-1 „Rozliczenie wydatków budżetowych – GOPS” i 223-2 „Rozliczenie wydatków budżetowych – Zespół Szkół” – str. 12 protokołu kontroli,

d) zaniechano wyodrębnienia, w ramach konta 130 w ewidencji Urzędu, subkont dochodów i wydatków budżetowych, naruszając zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia. W trakcie kontroli w ewidencji księgowej Urzędu wprowadzono podział konta 130 na subkonta: dochodów 130-1 i wydatków 130-2; podobna nieprawidłowość stwierdzona została także w zakresie konta 130, na którym ewidencjonowano operacje dotyczące rachunku realizowanego projektu – str. 17-18 protokołu kontroli,

e) do dnia 18 maja 2016 r. (co wynika z zestawienia obrotów i sald budżetu za 2015 r. – wydruk z datą 18 maja 2016 r.) nie dokonano odpowiednich przeksięgowań w ewidencji księgowej budżetu za 2015 r., tj. przeniesienia sald kont 901 „Dochody budżetu” i 902 „Wydatki budżetu” na konto 961 „Wynik wykonania budżetu”, wbrew zasadom funkcjonowania wymienionych kont zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Przeksięgowanie sald kont 901 i 902 na konto 961 powinno nastąpić pod datą ostatniego dnia roku budżetowego. Odpowiednich przeksięgowań dokonano podczas kontroli, w dniu 20 maja 2016 r. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła: Księgi rachunkowe  dotyczące budżetu zostały zamknięte  w dniu 20 maja 2016 roku z uwagi na przeoczenie. Księgowość budżetu i jednostki  prowadzona jest również ręcznie . Księgi rachunkowe zostały zamknięte w terminie. Na podstawie ich ewidencji zostały sporządzone poszczególne sprawozdania i bilanse.  Należy wskazać, że zgodnie z dokumentacją opisującą przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, księgi rachunkowe jednostki prowadzone są za pomocą programu komputerowego i to dane wynikające z programu komputerowego stanowią podstawę realizacji przez jednostkę obowiązków w zakresie rachunkowości – str. 14-16 protokołu kontroli,

f) na konto 800 „Fundusz jednostki” dokonano przeksięgowania (pod datą  31 grudnia 2015 r.) zrealizowanych dochodów budżetowych w kwocie o 322.461,66 zł wyższej niż wykazana w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2015 r. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła m.in.: (…) Różnica dotyczyła: (…)

- nie księgowanie  na koncie 130 zwrotu  w księdze jednostki opłaty skarbowej i zobowiązania pieniężnego i zwrotu dotacji  na kwotę –15 482,05 zł. Księgowano 901/133

- ujęcie na  tym koncie  podwójnie księgowanych kwot  udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych i udziałów od osób prawnych – 179 090,58 zł. Wpływ księgowano 133/901 i 133/224  i w jednostce 130/720 i na koniec okresu sprawozdawczego  w jednostce na ta kwotę  dodatkowo dokonano zapisu 130/221-7(…). Z powyższego wynika m.in., że nie dokonano zmniejszenia obrotów konta 130 o dokonane zwroty w ewidencji syntetycznej Urzędu – str. 20-21 protokołu kontroli,

g) bezpodstawnie oraz przy błędnej korespondencji kont księgowano na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” odpisy dotyczące należności z tytułu odsetek. Z zapisów konta 290 wynika, że w 2015 r. pod datą 30 czerwca 2015 r. dokonano wyksięgowania przypisanych wcześniej odsetek od nieterminowych wpłat za energię cieplną – kwota ogółem 74.667,64 zł (zapis ujemny Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych – Ma 290) i przypisania odsetek na koniec II kwartału od nieterminowych wpłat za energię cieplną – kwota ogółem 81.387,34 zł (zapis błędny Wn 221 – Ma 290, zamiast Wn 221 – Ma 750 „Przychody finansowe” i Wn 751 „Koszty finansowe” – Ma 290). Odnosząc się do podstaw dokonywania odpisów aktualizujących wynikających z przepisów art. 35b ustawy o rachunkowości należy wskazać, że podstawy te dotyczą przede wszystkim właściwości dłużnika, a nie rodzaju należności od niego przypadającej. Podstawa dokonania odpisu aktualizującego z tytułu odsetek zaistnieje zatem z reguły równocześnie z podstawą do odpisu należności głównej, od której odsetki są naliczone. Ponadto pod datą 31 grudnia 2015 r. dokonano m.in. przypisu należności skierowanej na drogę egzekucji w kwocie 200.000 zł stosując zapis Wn 221 – Ma 290 (należność nieujęta wcześniej w księgach). Pominięto ujęcie należności na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”. Prawidłowe zapisy w takim przypadku: Wn 221 – Ma 720 i Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 290. Należy przy tym wskazać, że sam fakt podjęcia przepisanych prawem czynności zmierzających do wyegzekwowania należności nie oznacza automatycznie, iż zaszła któraś z przesłanek dokonania odpisu aktualizującego. W ocenie Izby zdarzeniem takim jest w szczególności stwierdzenie bezskuteczności egzekucji – str. 38-39 protokołu kontroli,

h) błędnie dokonano w ewidencji księgowej zapisu Wn 020 „Wartości niematerialne i prawne” – Ma 800 dotyczącego zakupionego oprogramowania za łączną kwotę 11.248,21 zł, zawyżając w ten sposób obroty konta 800; przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych z zakupu powinno następować – w zależności od przebiegu operacji gospodarczej i przyjętego sposobu ewidencji – z kontami 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, 130 lub 201 – str. 150 protokołu kontroli,

i) bezpodstawnie na konto 310 „Materiały” w ewidencji Urzędu przyjęto wartość ustalonego w drodze inwentaryzacji stanu oleju opałowego w Zespole Szkół (w tym sali gimnastycznej) wynoszącą 15.957 zł oraz zmniejszono o tę kwotę koszty działalności Urzędu. Olej kupowany do Zespołu Szkół odpisywany jest w ciągu roku w koszty w ewidencji księgowej szkoły (faktury za zakup oleju wystawiane są na Zespół Szkół), zatem jego stan ustalony w drodze inwentaryzacji powinien być ujęty w księgach Zespołu Szkół i zmniejszyć koszty działalności ZS. W wyniku błędnego księgowania zawyżono stan materiałów Urzędu, który powinien wynosić 24.186,51 zł, a nie 40.143,51 zł – str. 154-155 protokołu kontroli,

j) nieodpłatne przyjęcie na stan materiałów płytek betonowych „trelinki” z rozbiórki ujęto na koncie 720, zamiast na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, jak to wynika z zasad funkcjonowania tego konta określonych załącznikiem nr 3 do rozporządzenia – str. 154 protokołu kontroli,

k) w księgach rachunkowych wykazywano nierzetelny stan zobowiązań z tytułu wydatków, czym naruszono art. 24 ust. 2 ustawy. W trakcie kontroli dowodów księgowych za październik 2015 r. stwierdzono opłacenie 13 października 2015 r. dwóch faktur z dnia 2 lipca 2013 r., które wpłynęły do Urzędu 5 lipca 2013 r., opiewających na łączną kwotę 93.480 zł, wystawionych przez firmę KOMI z Białegostoku za wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej na przebudowę odcinka drogi powiatowej na odcinku Różanystok-Grzebienie-Butrymowce. Do faktur załączono oświadczenia wykonawcy o niedochodzeniu ustawowych odsetek za zwłokę. Z oświadczeń wynika także, że należność dla wykonawcy ma zostać przekazana najpóźniej w ciągu 30 dni od dnia odbioru danej inwestycji. Protokół odbioru inwestycji sporządzono w dniu 15 grudnia 2015 r. Wynikające z faktur zobowiązanie wobec firmy KOMI nie zostało ujęte w księgach rachunkowych, a w konsekwencji nie było też wykazywane w sprawozdawczości budżetowej – str. 33 protokołu kontroli,

l) również z naruszeniem art. 24 ust. 2 ustawy w księgach rachunkowych nie ujęto zobowiązania gminy wobec Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, wynikającego z przypisanej do zwrotu dotacji celowej w wysokości 460.087,96 zł (decyzja Wojewody Podlaskiego WZF-II.3141.1.30.2013.WS z dnia 16 grudnia 2014 r.) oraz naliczonych odsetek od kwoty dotacji podlegającej zwrotowi, wynoszących na dzień 31 grudnia 2015 r. 67.588,81 zł. Decyzja Wojewody Podlaskiego określająca wysokość dotacji podlegającej zwrotowi  dotyczy dotacji przekazanej z budżetu państwa gminie Nowy Dwór i powiatowi sokólskiemu na wykonanie zadania „Przebudowa ulic: Dąbrowskiej położonej w ciągu drogi gminnej Nr 103598B, Ogrodowej, Kościelnej, położonej w ciągu drogi gminnej Nr 103595B, Szkolnej położonej w ciągu drogi powiatowej Nr 1243B, Plac Rynkowy, Kolejowej oraz Wesołej położonych w miejscowości Nowy Dwór” realizowanego w ramach programu wieloletniego „Narodowy program przebudowy dróg lokalnych – Etap II – Bezpieczeństwo – Dostępność – Rozwój”. W związku z ustaleniami kontroli w księgach rachunkowych Urzędu pod datą 30 czerwca 2016 r. zostały dokonane następujące księgowania:

- przypis do zwrotu do PUW dotacji w wysokości wynikającej z decyzji Wojewody Podlaskiego zapisem Wn 761 – Ma 225 „Rozrachunki z budżetami” – 460.087,96 zł;

- przypis zobowiązania z tytułu odsetek od dotacji orzeczonej do zwrotu, ustalonych na koniec czerwca 2016 r. zapisem Wn 751 – Ma 225 – 85.941,90 zł – str. 40-41 protokołu kontroli.

W zakresie obejmującym zagadnienia dotyczące gospodarki pieniężnej, kontrola ksiąg rachunkowych wykazała następujące nieprawidłowości:

a) bezpodstawne przekazywanie środków pieniężnych z rachunku budżetu na rachunek sum depozytowych, które były następnie zwracane na rachunek budżetu w różnych odstępach czasu. Ogółem w 2015 r. operacje te dotyczyły kwoty 70.547,27 zł.  Jak wynika z wyjaśnienia Skarbnika, operacji tych dokonywano w związku z otrzymaniem dotacji na wypłatę stypendiów dla uczniów: Środki te (…) były chwilowo przekazywane na rachunek sum depozytowych aby były zachowane do czasu wypłaty. Operacje te były dokonywane dlatego aby w okresie płatności danego zadania można było w całości je zrealizować. Nadmienić należy, że jednostka nie zawsze posiadała na rachunku wystarczających środków finansowych na pokrycie zobowiązań. Dlatego też środki przychodzące przekazywano chwilowo  na rachunek sum depozytowych aby mieć środki na pokrycie wykonania zadań. Wszystkie środki finansowe zostały przekazane z tego rachunku w określonych terminach. Po poprzedniej kontroli kompleksowej wydane zostało zalecenie o treści: bezwzględne zaniechanie przelewania środków budżetu na rachunek depozytowy, mając na uwadze brak uzasadnienia takich transferów oraz ustalone podczas kontroli wypaczanie danych o zrealizowanych dochodach i wydatkach. W odpowiedzi na zalecenia Pan Wójt przedstawił: Nie będą dokonywane przelewy środków finansowych na rachunki sum depozytowych bez uzasadnionych przyczyn – str. 29-30 protokołu kontroli,

b) środki pieniężne w kwocie 4.317,16 zł pozostające na dzień 31 grudnia 2015 r. na otwartym w Zespole Szkół wyodrębnionym rachunku bankowym dochodów i wydatków nimi finansowanych nie zostały przekazane na rachunek budżetu gminy, wbrew postanowieniom art. 223 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, w myśl których środki pozostające na wyodrębnionym rachunku na dzień 31 grudnia podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu w terminie do 5 stycznia roku następnego – str. 156-157 protokołu kontroli,

c) konto 240 „Pozostałe rachunki” w ewidencji Urzędu wykazywało na koniec 2015 r. saldo Ma 103.921,10 zł, w tym kwotę 1.122,72 zł stanowiły przypisane przez bank odsetki od środków znajdujących się na rachunku środków depozytowych. Kontrola wykazała, że wadia oraz zabezpieczenia należytego wykonania umów zwracane były przez gminę bez należnych odsetek wynikających z umowy rachunku bankowego, na którym były przechowywane. Stosownie do art. 46 ust. 4 i art. 148 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.), wnoszone przez wykonawców w pieniądzu wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów należy zwracać wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym są one przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy – str. 38 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości sporządzenia sprawozdań w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) wykazała następujące nieprawidłowości:

a) kwota zobowiązań wynikających z jednostkowych sprawozdań Rb-28S za 2015 r. sporządzonych przez Urząd Gminy, Zespół Szkół i GOPS jest wyższa od kwoty zobowiązań wykazanych w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S za 2015 r. o 5.191,10 zł; w sprawozdaniach jednostkowych zobowiązania wykazano w wysokości 312.827,80 zł, zaś w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S – 307.636,70 zł. Jako przyczynę różnicy Skarbnik wskazała: W sprawozdaniu zbiorczym Rb28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2015 rok z powodu przeoczenia  nie ujęto zobowiązań w  następujących działach i rozdziałach (…). Wykazanie w sprawozdaniu zbiorczym danych niezgodnych z danymi sprawozdań jednostkowych narusza § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 19-20 protokołu kontroli,

b) w jednostkowym rocznym sprawozdaniu Rb-27S, do sporządzenia którego obowiązany jest Pan Wójt na podstawie danych ewidencji Urzędu i budżetu, stwierdzono, że kolumna 9 „należności pozostałe do zapłaty – saldo końcowe”, kol. 10 „w tym zaległości” i kol. 11 „nadpłaty” zostały wypełnione ze stanem zerowym. Dane dotyczące należności, zaległości oraz nadpłat wykazano w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2015 r. (korekta nr 2 z datą 29 lutego 2016 r.) bezpośrednio z ksiąg rachunkowych. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła: (…) Przy drukowaniu sprawozdania Rb-27S Urzędu nie zaznaczono odpowiednich parametrów w związku z tym dokonano taki wydruk sprawozdania. (…); dane wykazane w sprawozdaniu jednostkowym są zatem niezgodne z danymi ksiąg rachunkowych, wbrew wymaganiom § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 34 protokołu kontroli,

c) dane dotyczące należności w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S, zaprezentowanych w nim bezpośrednio na podstawie ewidencji księgowej, nie są zgodne z danymi wynikającymi z ksiąg. Czynności kontrolne wykazały pominięcie w sprawozdaniu salda Wn konta 221-9 „należności z tytułu należności” wynoszącego 200.000 zł, oznaczającego należność (zaległość) od firmy, która na podstawie zawartej umowy zobowiązała się do wpłacenia do budżetu środków na współfinansowanie inwestycji drogowej. Przedsiębiorca wpłacił 314.484,26 zł, natomiast zalega z wpłatą 200.000 zł. W 2015 r. sprawę skierowano do sądu i wszczęto postępowanie egzekucyjne. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła: W sprawozdaniu Rb 27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za 2015 rok z powodu przeoczenia nie ujęto należności w wysokości – 200 000 zł. Analiza salda tej należności wykazała ponadto, że w księgach nie ujęto odsetek za opóźnienie w zapłacie, które na dzień 31 grudnia 2015 r. wynosiły 36.778 zł, zaś do dnia kontroli (5 lipca 2016 r.) – 44.975 zł – str. 36-37 protokołu kontroli,

d) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 11.164.735,55 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać 11.191.207,18 zł (różnica 26.471,63 zł); szczegółowe wyliczenie różnicy zamieszczono na str. 22 protokołu kontroli. Zasady wypełniania kolumny „dochody otrzymane” określają przepisy § 3 ust. 1 pkt 5, ust. 3 pkt 4 i ust. 4 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

e) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Nowym Dworze  w ogóle nie sporządzał w 2015 r. sprawozdań jednostkowych Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, mimo realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2016 r. poz. 169, ze zm.) i posiadania w księgach danych wynikających z realizacji tych zadań. Kierownik GOPS naruszył tym samym § 4 pkt 3 lit. b) rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz § 6 ust. 1 załącznika nr 39 do tego rozporządzenia. W trakcie kontroli okazano sprawozdanie Rb-27ZZ sporządzone przez Urząd Gminy za 2015 r. (korekta nr 1 z 11 lutego 2016 r.). oznaczone jako skierowane do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku (co nakazuje traktować to sprawozdanie jako zbiorcze). W sprawozdaniu wykazano wykonane dochody w wysokości 7.544,15 zł, które wpłynęły bezpośrednio na rachunek budżetu gminy. Jak ustalono, dochody ze zwrotu wypłaconych świadczeń alimentacyjnych nie wpływają na rachunek GOPS, tylko bezpośrednio na rachunek budżetu. Egzekucja należności prowadzona jest przez GOPS; jednostka ta wypłaca także osobom uprawnionym świadczenia alimentacyjne oraz posiada w księgach należności stąd wynikające. Wpłaty należności od dłużników alimentacyjnych, wpływające na rachunek budżetu, w ewidencji księgowej GOPS ujmowane są kwartalnie zapisem Wn 720 – Ma 221. Okazane sprawozdanie Rb-27ZZ za 2015 r. (korekta nr 1 z datą 11 lutego 2016 r.) podpisane zostało przez Pana Wójta i Skarbnika Gminy. Z ustaleń kontroli wynika, że okazane sprawozdanie Rb-27ZZ zostało sporządzone na podstawie ewidencji księgowej prowadzonej w GOPS w Nowym Dworze, w tym w zakresie dochodów wykonanych na podstawie obrotów strony Ma konta 221 w księgach GOPS. Kwota 257.667,16 zł, wykazana w danych uzupełniających do sprawozdania Rb-27ZZ w części B „należności z tytułu dochodów związanych z realizacja zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych j.s.t. ustawami w części należnej j.s.t na mocy odrębnych ustaw”, została zaprezentowana w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S za 2015 r. w tej samej wysokości w kolumnach 9 i 10 (jak wyżej wskazano, GOPS nie sporządza sprawozdań Rb-27S). Z kolei w kol. 5 „Należności” w par. 2360 rozdz. 85212 w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S wykazano 260.650,10 zł, zaś w części B sprawozdania Rb-27ZZ w kol. „Należności” wykazano 260.674,19 zł – różnica 24,09 zł. Mając na uwadze zasady sporządzania sprawozdania jednostkowego Rb-27ZZ, warunkiem jego prawidłowego sporządzenia przez GOPS jest uwidocznienie na koncie 130 w ewidencji GOPS operacji realizacji dochodów z zadań zleconych (§ 6 ust. 1 pkt 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej) – str. 23-25 protokołu kontroli,

f) we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-N sporządzonym według stanu na koniec IV kwartału 2015 r. w pozycji N.4 „należności wymagalne” wykazano 782.066,21 zł, zamiast 524.399 zł jak to wynika z ksiąg Urzędu i budżetu; różnica stanowi 257.667,16 zł i odpowiada kwocie należności wymagalnych GOPS, które zostały wykazane w jednostkowym sprawozdaniu Rb-N tej jednostki za 2015 r. W rzeczywistości zatem należności wymagalne we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-N dublują w kwocie 257.667,16 zł należności wymagalne wykazane już przez GOPS w sprawozdaniu jednostkowym Rb-N na podstawie danych ewidencji GOPS – str. 23 protokołu kontroli,

g) w sprawozdaniu Rb-NDS sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2015 r. wykazano w poz. D.16 po stronie wykonania wolne środki w kwocie 24.904,71 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać kwotę 28.024,71 zł (różnica 3.120 zł); szczegółowe wyliczenie różnicy zamieszczono na str. 44-45 protokołu kontroli.

           Analiza bilansu z wykonania budżetu za 2015 r. wykazała prezentowanie danych wynikających  z ewidencji budżetu w niewłaściwych pozycjach. Salda stron Wn i Ma konta 224 „Rozrachunki budżetu” zostały wykazane w nieprawidłowych pozycjach, i tak: saldo Wn w wysokości 14.528,60 zł w pozycji II.1.1 „Należności finansowe krótkoterminowe (do 12 miesięcy)”, zamiast w poz. II.2 „Należności od budżetów”, natomiast saldo Ma w wysokości 13.086,26 zł w poz. I.1.1 „Zobowiązania krótkoterminowe (do 12 miesięcy)”, zamiast w poz. I.2 „Zobowiązania wobec budżetów”. Z kolei w kolumnie „Stan na początek roku” należności w kwocie 120 zł wynikające z konta 222 wykazano jako „Należności od budżetów” w poz. II.2, zamiast w poz. II.3 „Pozostałe należności i rozliczenia” – str. 14-15 i 44 protokołu kontroli.

Ostatnia inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych przeprowadzona została na dzień 30 listopada 2014 r., na podstawie wydanego przez Pana Wójta zarządzenia Nr 22/14 z dnia 23 października 2014 r., którym powołał Pan komisję inwentaryzacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w Urzędzie Gminy, a także w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej i Nowodworskim Ośrodku Kultury. Ponadto instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona do stosowania przez Wójta Gminy Nowy Dwór w 2003 r. przewiduje, że wprowadza się ją do stosowania w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych Gminy – str. 150-151 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że w stanie prawnym obowiązującym w okresie objętym kontrolą wójtowi gminy nie przysługiwały kompetencje do wprowadzania regulacji składających się na dokumentację zasad rachunkowości jednostek organizacyjnych, a także do podejmowania czynności z zakresu inwentaryzacji należących do kierowników tych jednostek. Możliwość wykonywania przez Pana czynności z zakresu inwentaryzacji do końca 2015 r. można było uzasadnić tylko w stosunku do Zespołu Szkół, jako jednostki, którą Urząd miał prawo obsługiwać na zasadach wynikających art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty. Po 1 stycznia 2016 r. wprowadzanie przez Pana przepisów wewnętrznych w tym zakresie oraz organizowanie inwentaryzacji będzie możliwe w stosunku do jednostek, dla których obsługa zostanie zorganizowana zgodnie z przywołanymi na początku niniejszego wystąpienia przepisami ustawy o samorządzie gminnym, a jej zasady będą przewidywały przekazanie przez jednostki obsługiwane Urzędowi Gminy (jako jednostce obsługującej) obowiązków z zakresu rachunkowości. Do czasu zakończenia czynności kontrolnych nie stwierdzono podjęcia działań w celu zorganizowania obsługi jednostek zgodnie z zasadami obowiązującymi od 1 stycznia 2016 r.

Z ustaleń kontroli wynika, że wartość pozostałych środków trwałych wynikająca z arkuszy spisowych wynosiła 223.152,46 zł i była zgodna z ewidencją księgową prowadzoną na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”. Arkusz spisu z natury nr 34, oznaczony jako „protokół strat”, wyszczególniał przedmioty określone jako nienadające się do dalszego użytkowania, tj. czajnik bezprzewodowy (1 szt.), jednostka komputera (3 szt.), zestaw komputerowy (4 szt.), laptop (2 szt.), monitor 19 Beng  E 910 (1 szt.), drukarka HP 5150 (1 szt.). Arkusz został podpisany z upoważnienia Pana Wójta przez S. Hrynkiewicza Sekretarza Gminy z adnotacją zatwierdzam 31.12.2014 r. W dniu 30 grudnia 2014 r. wydał Pan zarządzenie wewnętrzne Nr 34/14 w sprawie przekazania nieodpłatnego zużytego sprzętu elektronicznego i innych rzeczy ruchomych używanych, ujętych w ewidencji księgowej Urzędu Gminy w Nowym Dworze. W zarządzeniu postanowiono:

- dokonać przekazania nieodpłatnie zużytego sprzętu elektronicznego i innych rzeczy ruchomych, używanych, ujętych w ewidencji księgowej Urzędu gminy w Nowym Dworze, jego dotychczasowym użytkownikom, tj. pracownikom Urzędu Gminy w Nowym Dworze,

- potwierdzenie nieodpłatnego przekazania rzeczy ruchomej podpisane przez odbierającego pracownika i wydającego jest podstawą wykreślenia z ewidencji księgowej Urzędu Gminy.

Z dokumentu „Oświadczenie komisji inwentaryzacyjnej” wynika, że czajnik przekazano do utylizacji do GPSOK w Nowym Dworze, natomiast sprzęt komputerowy zostanie przekazany nieodpłatnie dotychczasowym użytkownikom i pracownikom. W dokumentacji jednostki widnieje potwierdzenie odebrania sprzętu elektronicznego nieodpłatnie przez jego dotychczasowych użytkowników (m.in. przez Pana Wójta dokumentującego odbiór laptopa). Wartość księgowa sprzętu przekazanego nieodpłatnie wynosiła 22.966,70 zł. Do złożonego przez Pana wyjaśnienia w tej sprawie załączono opinię informatyka dotyczącą wyceny rynkowej sprzętu komputerowego na łączną kwotę 1.967 zł (w tym laptopy wycenione na 249 zł i 299 zł). W złożonym wyjaśnieniu co do podstaw nieodpłatnego przekazania sprzętu wskazał Pan m.in.:

1) Dokonanie  przekazania nieodpłatnie zużytego sprzętu elektronicznego i innych rzeczy ruchomych, używanych, ujętych w ewidencji księgowej , jego dotychczasowym użytkownikom t.j. pracownikom Urzędu Gminy w Nowym Dworze, podyktowane jest tym, że  sprzęt o którym jest mowa w znacznym stopniu zużyty i bez oprogramowania nie przedstawia żadnej wartości księgowej.

2) Gmina Nowy Dwór jako uczestnik projektu (…) otrzymała nowe zestawy sprzętu komputerowego z oprogramowaniem oraz urządzeniami technicznymi.

3) przekazanie nieodpłatnie zużytego sprzętu elektronicznego i innych rzeczy ruchomych, używanych, ujętych w ewidencji księgowej, jego dotychczasowym użytkownikom tj. pracownikom Urzędu Gminy w Nowym Dworze służyć będzie ich dalszemu podnoszeniu kwalifikacji zawodowych w zakresie obsługi informatycznej.

4) Wg wyceny informatyka aktualna wartość przekazanego pracownikom sprzętu opiewa na kwotę 1 967 zł. Zgodnie z opinią informatyka stacje robocze są wyposażone w system operacyjny Windows XP, którego wsparcie skończyło się 8 kwietnia 2014 r. Koszt aktualizacji do minimum Windows 7 przekracza wartość rynkową sprzętu, ponadto jego parametry nie pozwalałyby na sprawną pracę (…) – str. 152-153 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że zgodnie z art. 50 ustawy o samorządzie gminnym obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu. Jak wynika z ustaleń kontroli nie podjął Pan żadnych działań w celu uzyskania co najmniej kwoty ekwiwalentnej dla dokonanej przez informatyka wyceny wartości wycofywanego sprzętu. Ponadto z wyjaśnienia wynika z jednej strony, że sprzęt jest bezużyteczny, a z drugiej, że będzie służył podnoszeniu kwalifikacji pracowników.

Badając prawidłowość procedury sprzedaży nieruchomości stwierdzono, że:

a) zarządzeniem Nr 57/15 z 19 sierpnia 2015 r. Pan Wójt ogłosił przetarg na sprzedaż nieruchomości. Z ogłoszenia wynikało, że przetarg odbędzie się 23 września 2015 r., a w przetargu mogą wziąć udział zainteresowani, którzy w terminie do 21 września 2015 r. do godz. 9.00 wpłacą wadium w kasie Urzędu lub na rachunek bankowy. Następnie zmieniono treść ogłoszenia poprzez wskazanie, że termin wpłaty wadium upływa 23 września 2015 r. godz. 9.00 (w dniu wyznaczonym na przeprowadzenie przetargu). Zgodnie z § 4 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490, ze zm.) wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty – str. 50 protokołu kontroli,

b) z protokołu przetargu z dnia 23 września 2015 r. wynika, że komisja przetargowa przeprowadziła przetarg na sprzedaż działek o nr 8/31 i 8/32 położonych w Sieruciowcach – Bobra Wielka. Cena wywoławcza tych nieruchomości wynosiła po 24.828 zł (razem 49.656 zł). Uczestnicy przetargu (małżeństwo), którzy zaoferowali postąpienie w wysokości 500 zł (2 x 250 zł) nabyli te nieruchomości za łączną kwotę 50.156 zł. Nabywcy w dniu 12 października 2015 r. wpłacili kwotę 45.690 zł. Kwota nabycia nieruchomości stanowiła 50.156 zł, a po odjęciu 4.966 zł wpłaconego wadium nabywcy powinni wpłacić 45.190 zł, czyli kwotę o 500 zł mniejszą niż uiścili w tym dniu. W wyniku kontroli zwrócono nabywcom w dniu 7 lipca 2016 r. nadpłacone 500 zł – str. 51 protokołu kontroli,

c) nabywców nieruchomości wyłonionych w przetargach nie informowano pisemnie o miejscu i terminie podpisania aktu notarialnego. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774, ze zm.) organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie – str. 51 i 53 protokołu kontroli,

d) z protokołu przetargu z dnia 30 kwietnia 2015 r. w sprawie sprzedaży nieruchomości położonej w Nowym Dworze przy ul. Sidrzańskiej wynika, że do przetargu przystąpiła Spółka Financial & Capital Trust SA w Warszawie oferująca postąpienie w wysokości 1.844 zł i nabyła nieruchomości za 186.194 zł. Mając na uwadze, że cena wywoławcza wynosiła 184.350 zł, minimalna wysokość postąpienia powinna wynosić 1.850 zł. Zgodnie z § 14 ust. 3 rozporządzenia o wysokości postąpienia decydują uczestnicy przetargu, z tym, że postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych – str. 52-53 protokołu kontroli,

e) zarządzeniem Nr 29/11 z dnia 5 maja 2011 r. ogłoszono przetarg na sprzedaż m.in. lokalu mieszkalnego, a zarządzeniem Nr 44/11 z 11 lipca 2011 r. obniżono ceny wywoławcze w drugim przetargu. Według tego zarządzenia, w związku z zakończeniem I przetargu ustnego nieograniczonego na sprzedaż nieruchomości, który zakończył się wynikiem negatywnym, zostały obniżone ceny wywoławcze przy ogłoszeniu pierwszego przetargu w wysokości 20% na niżej wymienne nieruchomości. Z treści drugiego zarządzenia wynika, że mimo zacytowanego zwrotu z zarządzenia cena „po obniżeniu” w przypadku działki o nr 171/1 wzrosła z 25.857 zł do 26.555 zł a cena lokalu mieszkalnego wynosząca 30.682 zł pozostała bez zmian. Zgodnie z zarządzeniem cena wywoławcza tych nieruchomości, przyjmując wynikającą z treści obniżkę o 20%, powinna być zmniejszona w przypadku pierwszej nieruchomości do 20.685,60 zł, a lokalu mieszkalnego do 24.545,60 zł (tj. o 6.136,40 zł). Według wyjaśnienia Pana Wójta cena wywoławcza w II przetargu (…) wynosiła 30.682 zł i buła równa cenie z I przetargu (…) mimo jej obniżenia zarządzeniem (…) ponieważ, pomimo wcześniejszego braku zainteresowania nabyciem, przed ogłoszeniem II przetargu było kilkunastu potencjalnych chętnych na nabycie (…). Przetarg był jawny, a cena wywoławcza, oraz wadium podana do publicznej wiadomości. Na wniosek złożony przez (…) przedmiotową sprawę badały organy ścigania, które nie dopatrzyły się znamion przestępstwa. Ustalono, iż w II przetargu, który został przeprowadzony w dniu 16 sierpnia 2011 r., nabywca lokalu mieszkalnego zaoferował postąpienie w wysokości 307 zł i nabył nieruchomość za 30.989 zł (akt notarialny z 29 sierpnia 2011 r.). Należy wskazać, iż postąpienie od ceny wywoławczej powinno wynieść 310 zł (1% z zaokrągleniem do pełnych dziesiątek w górę). Wadium w kwocie 3.068 zł wpłacono 2 sierpnia 2011 r. a cenę nabycia wynoszącą – po zarachowaniu na jej poczet wpłaconego wadium – 27.921 zł w dniu 18 sierpnia 2011 r. Kwoty te zostały w chwili wpłaty poprawnie zaewidencjonowane w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności…”. Pod datą 31 grudnia 2011 r. zmniejszono jednak bezpodstawnie kwotę dochodów w par. 0770 (przed tym dniem zaewidencjonowano 54.202 zł) o kwotę 34.962 zł, do 19.240 zł. Powyższym zapisem przeniesiono zrealizowane dochody z par. 0770 do niewłaściwego par. 0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych…”. W konsekwencji w par. 0770 sprawozdania Rb-27S za 2011 r. ujęto tylko wadium 1.904 zł i wpłatę 17.336 zł za inną sprzedaną nieruchomość.

W odniesieniu do sprzedaży, o której mowa w pkt a) należy wskazać, że po ostatniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej w 2012 r. zalecono w zakresie procedury sprzedaży nieruchomości: pisemne informowanie nabywcy nieruchomości o terminie podpisania aktu notarialnego oraz wyznaczanie w ogłoszeniu o przetargu terminu wniesienia wadium w taki sposób, aby komisja przetargowa miała możliwość stwierdzenia, że dokonano wpłaty nie później niż 3 dni przed datą przetargu. Po kontroli doraźnej przeprowadzonej przez Izbę w 2014 r. również zalecono w zakresie procedury sprzedaży nieruchomości wyznaczanie w ogłoszeniu o przetargu terminu wniesienia wadium w taki sposób, aby komisja przetargowa miała możliwość stwierdzenia, że dokonano wpłaty nie później niż 3 dni przed datą przetargu. Pan Wójt w udzielonej odpowiedzi poinformował, że w zakresie procedury sprzedaży nieruchomości będą przestrzegane i realizowane zasady ustalone w rozporządzeniu Rady Ministrów. Zaprezentowane wyżej ustalenia niniejszej kontroli kompleksowej potwierdzają, że zalecenia te nie są realizowane.

Badając prawidłowość dochodów z najmu i dzierżawy gruntów i lokali użytkowych stwierdzono niezgodność wystawianych faktur VAT z postanowieniami zawartych umów, a także brak możliwości sprawdzenia terminowości wpłat (str. 58-59 protokołu kontroli):

a) w umowie z 8 stycznia 2015 r. na wynajem pomieszczeń pod punkt skupu żywca określono płatność miesięcznie z dołu, w terminie 7 dni od daty doręczenia najemcy faktury. Na fakturach podawano termin płatności inny niż zawarty w umowie. Ponadto z uwagi na brak potwierdzenia doręczenia niemożliwe jest stwierdzenie terminowości wpłat,

b) w umowie z 24 sierpnia 2001 r. z PTK Centertel sp. z o.o. na dzierżawę części działki 174/8 o pow. 400 m2 określono płatność z góry w okresach kwartalnych, w terminie 30 dni od daty doręczenia najemcy faktury. Kontrolowana jednostka wystawiała faktury za okresy kwartalne z terminem płatności niezgodnym z zawartą umową; np. faktura za I kwartał wystawiona w dniu 31 marca 2015 r. zawierała termin płatności 9 kwietnia, a za II kwartał z dnia 30 czerwca 2015 r. zawierała termin płatności 8 lipca Ponadto z uwagi na brak potwierdzenia doręczenia niemożliwe jest stwierdzenie terminowości wpłat względem umowy,

c) umowy z 20 lipca 1998 r. z TP na wynajem pomieszczeń pod centralę telefoniczną nie okazano kontrolującym. Aneksem nr 1 z dnia 1 marca 2005  r. zmieniono wysokość czynszu, który miał być płatny z dołu w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury. Z uwagi na brak potwierdzenia doręczenia niemożliwe jest stwierdzenie terminowości wpłat,

d) w porozumieniu z dnia 8 stycznia 2015 r. dotyczącym udostępnienia wagi i pomieszczeń w punkcie skupu żywca, wysokość czynszu uzależniono od sztuk zakupionych: trzoda chlewna – 10 zł netto, bydło 20 zł netto, z terminem płatności w ciągu 7 dni od daty wystawienia faktury. Faktury począwszy od czerwca 2015 r. wystawiono zgodnie z porozumieniem, natomiast w wystawionych od stycznia do maja 2015 r. wskazywano inne terminy płatności, np. faktura z 30 maja zawierała termin płatności 12 czerwca 2015 r. Z tytułu opóźnień w zapłacie nie naliczano odsetek, czym naruszono art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych oraz § 8 ust. 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…

Z kolei analiza zawierania umów najmu i dzierżawy wykazała, że niektóre wnioski dotychczasowych dzierżawców o przedłużenie umowy były składane w terminach niezgodnych z uchwałą Nr XXVIII/131/06 Rady Gminy Nowy Dwór z 30 czerwca 2006 r. określającą zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony. Z uchwały wynika, że najemców i dzierżawców wyłania się w drodze przetargu a dotychczasowemu dzierżawcy lub najemcy, gdy umowa była zawarta na czas oznaczony do 3 lat, przysługuje pierwszeństwo zawarcia umowy na dalszy okres, jeżeli na 1 miesiąc przed jej wygaśnięciem złoży pisemną ofertę, jednakże pod warunkiem, że wywiązał się z postanowień umowy. Kontrola wykazała, że wniosek o zawarcie umowy na dzierżawę działek nr 174/4, 174/5, 174/6, 174/7 i 174/8 o łącznej pow. 1,74 ha obowiązującej od 1 września  2014 r. do 1 września 2015 r. pochodził  z 11 sierpnia 2014 r. Z kolei dzierżawca działki nr 915 o pow. 0,26 ha złożył w dniu 22 sierpnia 2014 r. wniosek o zawarcie umowy na okres od 1 września  2014 r. do 1 września 2015 r. (Ponadto czynsz za 2015 r. od tego dzierżawcy płatny zgodnie z umową jednorazowo do 31 marca każdego roku opłacono dopiero 14 października 2015 r.; odsetek za opóźnienie nie naliczono). Kontrolującym nie okazano natomiast żadnego wniosku o zawarcie umowy dzierżawy obowiązującej od 1 stycznia 2015 r. i od 1 stycznia 2016 r. na wynajem pomieszczeń pod punkt skupu żywca – str. 57-60 protokołu kontroli.

                      Po poprzedniej kontroli kompleksowej w zakresie dochodów z najmu i dzierżawy nieruchomości zalecono przestrzeganie zasad ustalonych przez Radę Gminy w zakresie przedłużania umów z najemcami i dzierżawcami na podstawie pisemnych ofert składanych na 1 miesiąc przed wygaśnięciem dotychczasowej umowy oraz przestrzeganie umów zawartych z dzierżawcami i najemcami w zakresie terminu płatności i częstotliwości wystawiania faktur.

Jak wynika z ustaleń niniejszej kontroli zalecenia te nie były przestrzegane.

W wyniku kontroli dochodów gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy ustalono, iż do zasobu należy 6 lokali mieszkalnych w Nowym Dworze przy ul. Kościelnej i Placu Rynkowym. Zgodnie z umowami (jedna zawarta w 2013 r. a 5 w 2008 r.) najemcy zostali zwolnieni z obowiązku miesięcznych opłat czynszu najmu w zamian za ponoszenie wszelkich kosztów napraw i remontów, zaś obciążają ich inne opłaty związane z eksploatacją przedmiotu najmu, tj. dotyczące energii elektrycznej, ogrzewania, opłat telefonicznych i inne. Wójt Gminy zarządzeniem Nr 70/09 z 14 grudnia 2009 r. ustalił stawki czynszu za lokale mieszkalne w zasobach mieszkaniowych gminy Nowy Dwór. Zgodnie z zarządzeniem stawka czynszu za 1 m2 powierzchni lokalu mieszkalnego wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy wynosi 1 zł, a wysokość czynszu będzie naliczana zgodnie z załącznikiem do uchwały Nr XIX/129/09 Rady Gminy Nowy Dwór z dnia 28 sierpnia 2009 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy na lata 2009-2015.

Następnie Pan Wójt zarządzeniem Nr 21/16 z 18 marca 2016 r. ustalił stawki czynszu za lokale mieszkalne w zasobach mieszkaniowych Gminy Nowy Dwór – jako obowiązujące od 1 stycznia 2016 r. Wynika z niego stawka czynszu za 1 m2 powierzchni lokalu mieszkalnego wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy w wysokości 1,13 zł; wysokość czynszu będzie naliczana zgodnie z załącznikiem do uchwały Nr XIX/129/09 Rady Gminy Nowy Dwór Nr XI/63/15 Rady Gminy Nowy Dwór z dnia 29 grudnia 2015 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy na lata 2016-2022.

Ustalona podczas kontroli stawka czynszu najmu za lokale znajdujące się w zasobie, z uwzględnieniem wszystkich czynników podwyższających i obniżających, wynosiła do 31 grudnia 2015 r. 0,65 zł/m2 a od 1stycznia 2016 r. (jak to przewidywało zarządzenie z 18 marca 2016 r.) – 0,74 zł/m2. Należy w tym miejscu wskazać, że wydanie 18 marca 2016 r. zarządzenia określającego podwyższoną stawkę czynszu jako obowiązującą od 1 stycznia 2016 r. jest sprzeczne z art. 8a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150, ze zm.), ponieważ podwyższenie stawki czynszu następuje w drodze wypowiedzenia dotychczasowej stawki z zachowaniem terminu wypowiedzenia, który nie może być krótszy niż 3 miesiące; ustalona zarządzeniem stawka nie może zatem obowiązywać w okresie poprzedzającym wydanie zarządzenia.

Łączna powierzchnia użytkowa lokali mieszkalnych stanowiących własność gminy wynosi 294,10 m2, co przy zastosowaniu stawki 0,65 zł/m2 daje roczne należności w kwocie 2.293,98 zł, a przy stawce 0,74 zł – 2.611,61 zł. Pan Wójt złożył wyjaśnienie, w którym wskazał, że budynki mieszkalne będące w gminnym zasobie mieszkaniowym pobudowane zostały w okresie przedwojennym i są one w złym stanie technicznym spowodowanym tym, że od dziesiątek lat nie były one poddawane kapitalnym remontom. Na przełomie lat 80/90 Gmina Nowy Dwór budynki przy Placu Rynkowym 9 i 22  wraz z lokatorami przejęła od PGK i M w Dąbrowie Białostockiej. Od chwili przejęcia budynków po dzień dzisiejszy, gmina  w tych budynkach nie wykonywała żadnych napraw ani remontów z uwagi na wysokie koszta remontów. Ustalono z mieszkańcami, że w zamian za zwolnienie z czynszu sami swoim sposobem we własnym zakresie będą utrzymywać budynki i lokale w stanie nie pogorszonym umożliwiającym ich zamieszkanie. Najemcy w/w budynków po uzyskaniu zgody poprzednich Wójtów wszystkie remonty wykonanie których należy do wynajmującego, a polegające m.in. na wymianie stolarki okiennej i drzwiowej, wykonaniu instalacji wod.-  kan oraz co, budowie łazienek, remontach trzonów kominowych ,posadzek, dachów, wymianie instalacji elektrycznej itp. wykonywali we własnym zakresie ponosząc ogromne nakłady finansowe, które nie były współmierne do czynszu najmu należnego gminie. (…) Należny czynsz nie pokryłby kosztów wymaganych remontów. (…) Uchwałą Nr XI/63/15 z dnia 30 grudnia 2015 r. Rada Gminy Nowy Dwór  przyjęła wieloletni program gospodarowania  mieszkaniowym zasobem gminy. W załączniku do uchwały w rozdziale drugim „Analiza potrzeb oraz plan remontów i modernizacji wynikający ze stanu technicznego budynków i lokali” jest zapis, który w pewnym stopniu daje mi możliwość podjęcia  decyzji o zwolnieniu najemców z opłaty czynszu cyt.; ,,Przeprowadzenie remontów i modernizacji lokali mieszkalnych może być dokonywane przez najemców, po wyrażeniu zgody Wójta Gminy i ustaleniu z nim zasad rozliczenia poniesionych kosztów na remont lub modernizację budynku lub lokalu” – str. 60-63 protokołu kontroli.

Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że gmina nie ma prawa zaniechać ustalania należnego jej czynszu najmu, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej – art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, art. 7 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów, art. 659 k.c. W przypadku wykonania przez najemców robót, których koszty powinny obciążać gminę jako wynajmującego, udokumentowane przez najemców koszty stanowią podstawę do zaliczenia ich na poczet należnego czynszu, co może przekładać się na czasowe zaniechanie pobierania ustalonego czynszu (do momentu rozliczenia poniesionych przez najemców nakładów, które powinny obciążać wynajmującego). Należy przy tym podkreślić, że ponoszone przez najemców nakłady na lokale, do których odwołuje się Pan w wyjaśnieniu, nie w każdym przypadku stanowią podstawę zaliczenia na poczet czynszu. Podział obowiązków między najemcę i wynajmującego w zakresie finansowania napraw i innych robót dotyczących lokalu został określony przepisami art. 6a i 6b ustawy o ochronie praw lokatorów… W wyjaśnieniu wskazuje Pan, że najemcy we własnym zakresie wykonali wszystkie remonty wykonanie których należy do wynajmującego, a polegające m.in. na wymianie stolarki okiennej i drzwiowej, wykonaniu instalacji wod.-  kan oraz co, budowie łazienek , remontach trzonów kominowych ,posadzek,  dachów, wymianie instalacji elektrycznej itp. Tymczasem w świetle przepisów art. 6b ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów… m.in. naprawy i konserwacja trzonów kuchennych i posadzek obciążają najemcę, a zatem nie mogą być podstawą zaliczenia ich kosztów na poczet czynszu.

Reasumując, okoliczność sfinansowania przez najemców prac, które zgodnie z wyżej przywołanymi przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów… należą do obowiązków gminy (wynajmującego) nie stanowi podstawy odstąpienia przez gminę od naliczania czynszu najmu. Udokumentowane i zweryfikowane nakłady najemców na roboty obciążające gminę jako wynajmującego powinny być zaliczane na poczet należnego czynszu, co nie zwalnia gminy z obowiązku jego ustalenia w umowach i przypisania w księgach jako należności.

Badając prawidłowość pobieranych przez gminę opłat za użytkowanie wieczyste stwierdzono, iż zaktualizowaną w 2012 r. opłatę za użytkowanie wieczyste za 2013 r. powiększono o koszty sporządzenia operatu szacunkowego. Zgodnie z art. 72 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami opłaty z tytułu użytkowania wieczystego ustala się według stawki procentowej od ceny nieruchomości gruntowej określonej zgodnie z art. 67 ustawy. W myśl art. 67 ust. 1 ustawy cenę nieruchomości ustala się na podstawie jej wartości. W gminie Nowy Dwór opłaty z tytułu użytkowania wieczystego ustalono w 2013 r. na podstawie operatu szacunkowego oraz zwiększono ich wartość o 369 zł, tj. koszt sporządzenia operatu szacunkowego. Postanowienia uchwały z 30 stycznia 2006 r. w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości… stanowiące, iż do ceny ustalonej przez rzeczoznawcę majątkowego dolicza się koszty poniesione przez gminę, dotyczą jedynie sprzedaży nieruchomości w drodze przetargu. Po poprzedniej kontroli kompleksowej w zakresie dochodów z użytkowania wieczystego nieruchomości zalecono m.in. ustalanie wysokości opłaty na podstawie wartości nieruchomości ustalonej przez rzeczoznawcę majątkowego w operacie szacunkowym. Wójt Gminy poinformował, iż dokonano ustalenia opłaty rocznej na podstawie wartości nieruchomości ustalonej przez rzeczoznawcę majątkowego. Łącznie z tytułu obciążenia kosztami sporządzenia 7 operatów szacunkowych nienależnie pobrano od użytkowników wieczystych 2.583 zł (7 x 369 zł) – str. 63-65 protokołu kontroli.

W kontrolowanym okresie gmina Nowy Dwór nie ustalała opłat adiacenckich. Uchwałą Nr XVI/109/09 z 27 lutego 2009 r. Rada Gminy wprowadziła stawki opłaty adiacenckiej w wysokości 40% różnicy powstałej między wartością gruntu przed wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej a wartością gruntu po ich wybudowaniu oraz w wysokości 30% wartości nieruchomości przed podziałem a wartością jaką nieruchomość ma po podziale. Ustalono, iż w latach 2012-2013 miał miejsce tylko jeden podział nieruchomości. Pan Wójt decyzją z 25 lipca 2012 r. zatwierdził projekt podziału nieruchomości działki o nr 309 i pow. 0,7429 ha na 309/1 o pow. 0,1295 ha i 309/2 o pow. 0,6134 ha. Urząd Gminy nie posiada dokumentacji świadczącej o podjęciu działań w celu ustalenia możliwości naliczenia opłaty adiacenckiej z tytułu podziału nieruchomości. Według złożonego przez Pana wyjaśnienia Urząd Gminy w Nowym Dworze nie przeprowadzał postępowania w sprawie możliwości naliczenia opłaty adiacenckiej z tytułu podziału nieruchomości nr 309 (…) Postępowania takie będą w przyszłości przeprowadzane i w przypadku gdy wskaźnik wzrostu wartości nieruchomości na wskutek dokonanego podziału będzie uzasadniał wszczęcie postępowania w sprawie naliczenia opłaty adiacenckiej, opłata taka będzie naliczana – str. 66-67 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała, że Pan Wójt w 2015 r. umarzał należności za dostarczone ciepło, sprzedaż wody i odprowadzanie ścieków a także rozkładał należności na raty, w tym za użytkowanie wieczyste, z powołaniem się na nieobowiązującą uchwałę Nr XXXI/141/06 Rady Gminy z dnia 2 czerwca 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu umarzania wierzytelności z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się ustawy Ordynacja Podatkowa oraz udzielania innych ulg w spłacaniu tych należności. Należy przy tym wskazać, że w związku z wejściem w życie ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Rada Gminy podjęła 27 sierpnia 2010 r. uchwałę Nr XXV/162/10 w sprawie określenia zasad i trybu umarzania wierzytelności z tytułu należności pieniężnych. Oceny działań Pana Wójta w zakresie udzielania ulg w zapłacie należności cywilnoprawnych dokonano podczas kontroli w świetle postanowień obowiązującej uchwały z 27 sierpnia 2010 r. Zgodnie z uchwałą, m.in.:

- decyzja o umorzeniu należności musi być poprzedzona postępowaniem wyjaśniającym, które wykaże przynajmniej jedną z przesłanek umorzenia wymienionych w § 2 ust. 1 uchwały,

- umarzanie należności, a także udzielanie ulg w ich spłacaniu, następuje w odniesieniu do należności wynikających ze stosunków cywilnoprawnych w drodze umowy,

- do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające sytuację ekonomiczną wnioskodawcy.

Zarządzeniem Nr 26/15 z 26 listopada 2015 r. Pan Wójt rozłożył na raty zadłużenie w kwocie 4.548,68 zł za użytkowanie wieczyste dotyczące lat wcześniejszych w 4 ratach po 1.000 zł i ostatnia 548,68 zł (pierwsza rata do 30 czerwca 2016 r., II do 31 grudnia 2016. r., III do 30 czerwca 2017 r., IV do 31 grudnia 2017 r. i ostatnia do 30 czerwca 2018 r. ), w uzasadnieniu podając trudną sytuację materialną spowodowaną upadkami w hodowli koni, jak również suszę, która w sposób znaczący wpłynęła na pogorszenie sytuacji materialnej.  Zgodnie z uchwałą Wójt Gminy (kierownik jednostki organizacyjnej) na wniosek dłużnika może jednorazowo odraczać terminy zapłaty całości lub części należności lub rozłożyć płatność całości lub części należności na raty na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy licząc od dnia złożenia wniosku. Wniosek złożono 26 listopada 2015 r., zatem rozłożenie płatności na raty mogło nastąpić maksymalnie do 26 listopada 2016 r. a nie do 30 czerwca 2018 r. Z uchwały wynika także, iż jeżeli dłużnik nie spłaci w terminie albo w pełnej wysokości należności, której termin płatności odroczono, albo nie spłaci w pełnej wysokości ustalonych rat, należność pozostała do zapłaty staje się wymagalna natychmiast wraz z odsetkami ustawowymi lub umownymi liczonymi od pierwszej daty wymagalności zobowiązania. Pierwszą ratę wpłacono 8 lipca 2016 r. co powinno skutkować przedstawionymi wyżej konsekwencjami.

Dokonywane przez Pana Wójta umorzenia oraz rozłożenia na raty były poprzedzone złożeniem wniosków przez osoby zainteresowane, na których dokonywał Pan akceptacji. Kontrolującym nie okazano wymaganych uchwałą Nr XXV/162/10 z 27 sierpnia 2010 r. dokumentów potwierdzających sytuację ekonomiczną wnioskodawcy oraz dokumentacji świadczącej o prowadzeniu postępowania wyjaśniającego (poza uzasadnieniem stanowiącym załącznik do zarządzenia; umorzeń dokonywał Pan Wójt w formie zarządzeń wewnętrznych). Jako podstawa umorzenia wskazywana była w każdym przypadku trudna sytuacja finansowa wnioskodawców. Na podstawie zarządzeń w sprawie umorzenia należności za energię cieplną umorzono w 2015 r. kwotę 6.146,60 zł. Pan Wójt wyjaśnił, iż błędne stosowanie uchwał spowodowane było kwestią rutynowym podejściem do sprawy, natomiast w sprawie postępowania wyjaśniającego poprzedzającego stosowanie ulg wyjaśnił Pan, m.in. że w kampaniach wyborczych do samorządu w 2010 r oraz 2014 r. jako kandydat na stanowisko Wójta Gminy odwiedzałem osobiście wszystkie rodziny zamieszkałe na terenie gminy. Jest ich nie tak dużo z tego względu, że gmina liczy niespełna 2900 mieszkańców (…) W trakcie tych wizyt i nie tylko bo na co dzień mam kontakt z mieszkańcami doskonale poznałem sytuację materialną rodzin. Zapoznałem się z trudnościami jak również sukcesami poszczególnych rodzin. Wizyty te były pewnego rodzaju „wywiadem środowiskowym”. Zdobyte doświadczenia pozwalają mi dzisiaj określić sytuację materialno – bytową  każdej rodziny z mojej gminy, bez dodatkowego wysyłania podległych pracowników. Tą poznaną wiedzą kierowałem się i kieruję nadal przy rozpatrywaniu podań mieszkańców na umorzenia, rozłożenia na raty itp. różnego rodzaju należności na rzecz gminy (…) - str. 65-66 i 74-78 protokołu kontroli.

W zakresie zagadnień dotyczących gospodarki odpadami komunalnymi stwierdzono, że wydatki związane z funkcjonowaniem systemu gospodarki odpadami wyniosły w 2015 r. 232.951,20 zł i były wyższe od dochodów z opłat za gospodarowanie odpadami o 47.017,80 zł. Jak wynika z ustaleń kontroli, przyczyną powstania tej nadwyżki nie było błędne skalkulowanie stawki opłaty, która powinna pokrywać koszty funkcjonowania systemu stosownie do art. 6r ust. 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2016 r. poz. 250, ze zm.), a brak należytych działań windykacyjnych, o czym świadczy kwota należności na koniec roku wynosząca 72.765,10 zł, (przy 19.328,20 zł nadpłat) – str. 79-80  protokołu kontroli.

Badaniem objęto elementy rozliczeń prowadzonych przez gminę z odbiorcami ciepła za ogrzewanie mieszkań w Bobrze Wielkiej. Zarządzeniem Wójta Nr 10/11 z 30 czerwca 2011 r. ustalono regulamin rozliczeń kosztów dostawy ciepła do budynków oraz lokali mieszkalnych i użytkowych, dla których dostawcą jest Urząd Gminy Nowy Dwór. Wynika z niego, iż podstawą rozliczenia kosztów jest suma kosztów poniesionych na wytworzenie i dostarczenie ciepła do budynku lub lokali. Gmina Nowy Dwór sprzedawała w badanym okresie energię cieplną do budynków mieszkalnych w Bobrze Wlk. o nr 1, 3 (wyodrębniona wspólnota mieszkaniowa) i 4.

Kontrola wykazała, iż jednostka stosuje zasady rozliczania rocznych kosztów ogrzewania budynku przyjmując do rozliczenia faktycznie poniesione wydatki na zakup, łącznie z podatkiem VAT naliczonym podlegającym odliczeniu, a nie koszty netto. Jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli, za sezony grzewcze 2011/12, 2012/2013, 2013/2014 i 2014/2015 uwzględniono w taki sposób w rozliczeniach z odbiorcami, jako koszty, podatek VAT naliczony podlegający odliczeniu w kwocie 80.386,45 zł. Należy przy tym zaznaczyć, że – jak wykazała analiza załączonej do protokołu kontroli kserokopii dokumentacji dotyczącej tego zagadnienia, przeprowadzona na etapie postępowania pokontrolnego – ujęcie w rozliczeniach z odbiorcami VAT podlegającego odliczeniu w kwocie 80.386,45 zł nie przekłada się „automatycznie” na zawyżenie obciążeń dla odbiorców ciepła o tę kwotę, ponieważ z załączonych kserokopii rozliczeń wynika, że dla ustalenia dopłat lub nadpłat odbiorców za okres rozliczeniowy Urząd przyjmuje – jako przychody ze sprzedaży ciepła podlegające rozliczeniu z kosztami – kwotę należną od odbiorców również w wartości brutto, tzn. zawierającą podatek VAT należny podlegający rozliczeniu z podatkiem naliczonym. Wnioski zawarte w treści protokołu kontroli co do stanu rozliczeń z odbiorcami w tym zakresie muszą być zatem poddane weryfikacji o wyniki analizy dokonane na etapie postępowania pokontrolnego.

Mając na uwadze zasady ustalania wyników i rozliczeń prowadzonej działalności opodatkowanej podatkiem VAT przez podmioty gospodarcze, właściwsze wydaje się prowadzenie przez gminę rozliczeń na podstawie kosztów netto, do których następnie doliczony zostanie podatek VAT w stawce odpowiedniej dla świadczonej sprzedaży. Urząd stosuje taką metodę, lecz tylko przy skalkulowaniu zaliczek, które mają być opłacane przez odbiorców – ustalona kwota szacunkowych kosztów (zakupów) netto na okres rozliczeniowy, powiększonych o amortyzację, zwiększana jest o kwotę VAT właściwą stawce opodatkowania sprzedaży ciepła i tak ustalona stanowi podstawę wystawiania faktur za ciepło dla odbiorców.

Rozliczenie kosztów za okres grzewczy polega zaś na odmiennym ustaleniu ich kwoty – jako kwoty faktycznych zakupów brutto (wydatków) w odniesieniu do ilości sprzedanych jednostek ciepła (powiększonych o amortyzację i nadwyżkę podatku należnego odprowadzoną do urzędu skarbowego), która porównywana jest ze sprzedażą brutto dokonywaną według ceny wynikającej ze wstępnej, szacunkowej kalkulacji za jednostkę ciepła. Odniesienie faktycznie poniesionych kosztów netto do przychodów netto z wystawionych faktur (ustalonych w oparciu o szacowane wstępnie koszty netto) stanowiłoby w ocenie Izby najbardziej miarodajny sposób ustalenia różnicy między pobranymi zaliczkami na dostarczenie ciepła (za określoną liczbę szacunkowo ustalonych jednostek ciepła i szacunkowych kosztów), a faktycznymi kosztami wytworzenia sprzedanych jednostek ciepła. Należy też w tym miejscu zwrócić uwagę, że istotny wpływ na kształtowanie się wyników rozliczeń za ciepło w kwotach brutto mogą mieć od 1 stycznia 2017 r. wchodzące w życie po tym dniu obowiązki gmin dotyczące scentralizowanego rozliczenia podatku VAT, w szczególności związane z ustaleniem współczynnika sprzedaży opodatkowanej, mające wpływ na wysokość podatku podlegającego odliczeniu.

Analizując sposób ustalania kosztów dostarczania ciepła stwierdzono błędne przyjęcie do ewidencji składników majątkowych, od których naliczana jest amortyzacja ujmowana w kosztach sprzedaży. Odpisy amortyzacyjne (umorzenie) kotłowni wynoszą rocznie 8.779,46 zł. Ustalono, iż kotłownię wraz z przynależnymi gruntami przyjęto protokołem zdawczo-odbiorczym z 30 grudnia 2003 r. od AWRSP Oddział Terenowy w Olsztynie Filia w Suwałkach, a podstawą przekazania był akt notarialny z 11 grudnia 2003 r. Wartość początkowa przekazanego mienia to 474.218,77 zł, a umorzenie na dzień 31 grudnia 2003 r. wynosiło 114.280,84 zł. Na stan jednostki środek trwały przyjęto 31 grudnia 2003 r. błędnym zapisem Wn 011 – Ma 800. Należy wskazać, iż prawidłowo należało zaksięgować wartość umorzenia środka trwałego Wn 011 – Ma 071 w kwocie 114.280,84 zł oraz wartość nieumorzoną Wn 011 – Ma 800 w kwocie 359.937,93 zł. Ewidencyjne pominięcie dotychczasowego umorzenia może w przyszłości spowodować zawyżenie kosztów dostarczania ciepła poprzez ponowne umarzanie części wartości środka trwałego już umorzonej przez podmiot poprzednio użytkujący.

Dane dotyczące rozliczeń z tytułu sprzedaży ciepła zamieszczono na str. 67-74  protokołu kontroli oraz w załączniku nr 2/7 do protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych i wykazała nieprawidłowości opisane w protokole kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716). Zasady prowadzenia tej ewidencji reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. z 2004 r nr 107, poz. 1138). Wynikiem sprawdzenia było ustalenie, iż prowadzona w systemie informatycznym ewidencja nie spełnia wszystkich warunków przewidzianych w § 5  wymienionego rozporządzenia. Podstawowym uchybieniem jest brak identyfikatorów działek ewidencyjnych oraz brak możliwości eksportu danych do formatu plików określonych w rozporządzeniu – str. 82 protokołu kontroli.

W myśl opisu dokonanego na str. 84 protokołu kontroli podatnik – osoba prawna posiadający grunty we współwłasności z osobami fizycznymi, nie złożył, odrębnie dla każdej współwłasności, deklaracji podatkowych. Taki sposób postępowania stoi w sprzeczności z art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym  (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.), który wymaga, aby grunty stanowiące współwłasność lub znajdujące się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowiły odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem rolnym, a obowiązek podatkowy ciążył solidarnie na wszystkich współwłaścicielach (posiadaczach). Natomiast z art. 6a ust. 10 ustawy wynika, że jeżeli grunty stanowią współwłasność lub znajdują się w posiadaniu osób fizycznych oraz osób prawnych, jednostek organizacyjnych, w tym spółek, nieposiadających osobowości prawnej – osoby fizyczne składają deklarację na podatek rolny oraz opłacają podatek na zasadach obowiązujących osoby prawne. W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych ustalono, iż osoby fizyczne nie przestrzegały tego zapisu i nie złożyły deklaracji podatkowych.

W zakresie dochodów z tytułu podatku leśnego, w grupie podatników osób prawnych, stwierdzono jeden przypadek braku reakcji organu podatkowego na zaniżenie zadeklarowanej powierzchni lasów posiadanych przez podatnika o 0,38 ha – str. 92 protokołu kontroli. Ponadto w obszarze tym ustalono, iż wskazana na przywołanej stronie protokołu kontroli osoba prawna posiada lasy we współwłasności z osobami fizycznymi. Pomimo tego w 2015 r. złożyła jedną deklarację na współwłasności, umieszczając w niej wszystkie grunty mające taki status. Stwierdzony w toku kontroli sposób opodatkowania lasów narusza art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2016 poz. 374), wskazujący, że jeżeli las jest współwłasnością lub znajduje się w posiadaniu dwóch lub więcej podmiotów, stanowi odrębny przedmiot opodatkowania podatkiem leśnym, a obowiązek podatkowy ciąży solidarnie na wszystkich współwłaścicielach lub posiadaczach. Podatnik winien zatem złożyć odrębną deklarację podatkową na każdą z posiadanych współwłasności. Ponadto w zakresie dochodów z tytułu podatku leśnego w grupie podatników osób fizycznych ustalono pojedynczy przypadek, wskazany na str. 98 protokołu kontroli, opodatkowania gruntów sklasyfikowanych w ewidencji gruntów i budynków symbolem „lz” (grunty zadrzewione i zalesione). Narusza to zasady zapisane w treści art. 1 ust. 1 i 2 ustawy o podatku leśnym, z których jednoznacznie wynika, iż opodatkowaniu podatkiem leśnym podlegają określone w ustawie lasy (ust. 1), a lasem w rozumieniu ustawy są grunty leśne sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako lasy (ust. 2). Na przywołanej stronie protokołu kontroli wskazano również 4 przypadki przeniesienia obowiązku podatkowego na dzierżawców w sytuacji oddania w dzierżawę lasów wraz gruntami rolnymi innym podatnikom, stosownie do przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników. Wprawdzie art. 3 ust. 3 ustawy o podatku rolnym dopuszcza taką sytuację, ale jedynie dla gruntów stanowiących gospodarstwo rolne czyli użytków rolnych. Definicję podatnika w podatku leśnym ustala ustawa o podatku leśnym w art. 2. Według tego przepisu podatnikami podatku leśnego są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki, nieposiadające osobowości prawnej, będące:

- właścicielami lasów, z zastrzeżeniem ust. 3;

-  posiadaczami samoistnymi lasów;

-  użytkownikami wieczystymi lasów;

-  posiadaczami lasów stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego.

W opisywanych przypadkach osoby oddające w dzierżawę grunty gospodarstwa rolnego stosownie do przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników, pozostają nadal podatnikami podatku leśnego i to im organ podatkowy powinien nadal wystawiać decyzje wymiarowe za posiadane grunty leśne.

Nieprawidłowości ustalono również w toku badania realizacji dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych. Wskazany w opisie na str. 98 protokołu kontroli podatnik zadeklarował do opodatkowania grunty będące własnością osoby fizycznej. Z kolei opis na str. 99 protokołu kontroli wskazuje 4 przypadki złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. W myśl art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych osoby fizyczne są zobowiązane do złożenia właściwemu organowi podatkowemu informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, sporządzonej na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości lub od dnia zaistnienia zdarzenia. A w myśl ust. 7 tego artykułu organ podatkowy powinien ustalić im podatek od nieruchomości w drodze decyzji. W tym wypadku podatek jest płatny w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego, w terminach do dnia: 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada roku podatkowego. Przywołany opis wskazuje także jednostkowy przypadek opodatkowania przez osobę prawną gruntów sklasyfikowanych w ewidencji gruntów i budynków jako „Wp”, które w myśl art. 2 ust. 3 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości a więc w ogóle nie powinny być ujawnione przez podatnika w złożonej deklaracji podatkowej. W wyniku tej nieprawidłowości podatek został zawyżony o kwotę 4,58 zł. Natomiast dokonana weryfikacja deklaracji podatkowej złożonej przez UG Nowy Dwór wykazała, iż zaniżono w niej wartość zadeklarowanego podatku o kwotę 630,45 zł – str. 100 protokołu kontroli.

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości, które polegały na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych. Świadczy to o naruszeniu przez wierzyciela obowiązku wynikającego z art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1619, ze zm.), zgodnie z którym, gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku, wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych. Natomiast przepisy § 5 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656), obowiązującego w kontrolowanym okresie, stanowiły, że wierzyciel niezwłocznie doręcza zobowiązanemu upomnienie, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy oraz niezwłocznie wystawia tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednakże w myśl art. 70 § 4 Ordynacji podatkowej bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny. Ponadto nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym - str. 110-111 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż aktualnie zagadnienia windykacji i zasady postępowania wierzycieli reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2367).

Badaniem objęto także realizację dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. W obszarze tym weryfikacji pod kątem formalnej poprawności poddano deklaracje składane przez zobowiązanych do uiszczania opłaty i stwierdzono na części z nich brak daty wpływu. Taki stan rzeczy wskazuje, iż część dokumentów wpływa do Urzędu z pominięciem kancelarii. Naruszono tym samym § 42 ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), zgodnie z którym po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Uniemożliwia to również potwierdzenie dotrzymania terminu do złożenia deklaracji (jej korekty), co w kontekście art. 6m ust. 2 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach może powodować nieprawidłowości w ustalaniu wysokości zobowiązania z tego tytułu. Ponadto w przypadku większości poddanych badaniu deklaracji brak jest wpisanej miesięcznej stawki opłaty. W ocenie kontrolującego powodem wyżej wymienionych nieprawidłowości jest nieprzeprowadzanie względem złożonych deklaracji czynności sprawdzających nakazanych art. 272 Ordynacji podatkowej – str. 113 protokołu kontroli.

Dokonana kontrola wydawanych przez organ podatkowy decyzji przyznających ulgi w spłacie podatków, w oparciu o przepisy art. 67a Ordynacji podatkowej, pozwoliła ustalić nieprawidłowości opisane na str. 118-119 protokołu kontroli. W opisanej sytuacji decyzją umorzono podatnikowi zaległości w podatku od nieruchomości w kwocie 827 zł. Tymczasem z analizy zgromadzonego przez organ podatkowy materiału dowodowego wynika, iż pomimo tego, że nie wszystkie wydatki wskazywane przez podatnika zostały udokumentowane jako poniesione, uznano je za poniesione. Takie postępowanie organu podatkowego narusza wymogi art. 120-122 Ordynacji podatkowej, które zobowiązują organy podatkowe do działania w ramach obowiązujących przepisów prawa, prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych oraz podejmowania w toku postępowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy. Ponadto z punktu widzenia prowadzonego postępowania podatkowego istotne są również przepisy Działu IV ustawy mające charakter proceduralno-merytoryczny. Artykuł 187 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązuje organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, do którego należy zaliczyć m.in. deklaracje podatkowe, opinie biegłych, księgi podatkowe itp. (art. 181 Ordynacji). Organy podatkowe mają również obowiązek dokonania, na podstawie zebranego materiału dowodowego, oceny czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191 Ordynacji). Jej wyrażenie powinno się znaleźć w uzasadnieniu faktycznym decyzji (art. 210 § 4 Ordynacji). Przede wszystkim powinny być wskazane przesłanki, jakimi kierował się organ wydając rozstrzygnięcie, a w szczególności wskazanie faktów uznanych za udowodnione, przyczyn dla których innym dowodom odmówiono wiarygodności oraz przepisów prawa zastosowanych w sprawie. Takie podejście do załatwienia opisanej sprawy burzy obraz organu podatkowego, jaki można było sobie wyrobić na tle pozostałych decyzji, które takich błędów nie posiadają. 

Z kolei badanie działań służb organu podatkowego w zakresie ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych, prowadzone w kontekście ich zgodności z wymogami ustawy o rachunkowości i przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), pozwoliło stwierdzić:

a) jednostkowe przypadki wypełniania długopisem przez inkasenta kopii kwitariuszy służących do poboru zobowiązań podatkowych – str. 121 protokołu kontroli,

b) jednostkowy przypadek zaksięgowania należności podatkowych dwóch różnych osób fizycznych na jednym koncie podatkowym. Takie postępowanie stoi w sprzeczności z zapisami § 11 ust. 4 pkt 2 przywołanego rozporządzenia, które nakazują prowadzić odrębne konto w każdym podatku dla każdego podatnika i inkasenta – strona 121 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość naliczenia wynagrodzeń pracowników stwierdzono, iż w przypadku choroby pracownika posiadającego dodatek funkcyjny dodatek ten wchodzi do podstawy wynagrodzenia chorobowego. Zgodnie z regulaminem wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Nowy Dwór, przyjętego zarządzeniem Pana Wójta Nr 30/14 z 15 grudnia 2014 r. dodatek funkcyjny jest wypłacany w pełnej wysokości za okresy niezdolności do pracy wywołanej chorobą oraz korzystaniem ze zwolnień od pracy, których pracodawca ma obowiązek udzielić na podstawie kodeksu pracy i jego przepisów wykonawczych. W październiku do wynagrodzenia zastępcy głównego księgowego ujęto 540 zł dodatku funkcyjnego brutto (3 dni nieobecności spowodowanej chorobą) zamiast 600 zł, jak to wynika z regulaminu wynagradzania. Powyższe miało też konsekwencje dla naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2015 r., bowiem do podstawy jego ustalenia przyjęto dodatek funkcyjny zaniżony o 60 zł – str. 122-123 protokołu kontroli.

Sprawdzono prawidłowość wynagrodzenia przyznanego i wypłaconego w roku szkolnym 2015/2016 dyrektorowi Zespołu Szkół w Nowym Dworze, w świetle uchwały Nr XIII/75/12 Rady Gminy Nowy Dwór z dnia 30 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad udzielania i rozmiaru obniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze… oraz przepisów art. 35 Karty Nauczyciela. Zgodnie z uchwałą:

- nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze obniża się tygodniowy wymiar zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych, określony w art. 42 ust. 3 Karty Nauczyciela, do wysokości liczby godzin określonej w tabeli. Dyrektorowi Zespołu Szkół ustalono tygodniowy wymiar zajęć w ilości 8 godzin,

- dyrektor szkoły lub placówki może być zwolniony w części lub w całości z realizacji tygodniowego wymiaru godzin określonego w tabeli, tytułem wykonywania prac zleconych przez organ prowadzący. Zwolnienia z części lub całości dokonuje Wójt na wniosek zainteresowanego dyrektora szkoły lub placówki, złożony razem z projektami arkuszy organizacji szkół i placówek.

Według załączonego do protokołu kontroli arkusza organizacyjnego na rok szkolny 2015/2016, w wersji ustalonej zatwierdzonym przez Pana aneksem z dnia 17 sierpnia 2015 r., dyrektorowi Zespołu Szkół przydzielił Pan od 1 września 2015 r. tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć w liczbie 4 godzin. Mając na uwadze przywołane wyżej postanowienia § 2 i 3 załącznika do uchwały z 30 kwietnia 2012 r., ustalenie wymiaru godzin niższego niż 8 powinno mieć umocowanie po pierwsze w zleceniu przez organ prowadzący dyrektorowi dodatkowych prac, a po drugie we wniosku w sprawie zwolnienia złożonym przez dyrektora razem z projektem arkusza organizacyjnego. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazał Pan m.in., że Panią Dyrektor (…) zwolniłem z realizacji tygodniowego, obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych. Zwolnienie to było spowodowane ciągłym zwiększaniem się obowiązków Dyrektora Zespołu Szkół wynikającym z faktu, że jest on kierownikiem zakładu pracy (kontrola zarządcza, trwały zarząd, itp). W ostatnich latach doszło szereg nowych obowiązków związanych ze zmianami w nadzorze pedagogicznym oraz realizacją projektów dotacyjnych, rządowych i unijnych. W interesie Organu Prowadzącego jest to, by dyrektor placówki oświatowej był przede wszystkim dobrym menadżerem i gospodarzem obiektu dlatego, zasadnym było uwzględnienie wniosku złożonego przez Panią Dyrektora w całości. W roku szkolnym 2015/2016 Pani  Dyrektor (…) dodatkowo realizowała n/w zadania zlecone przez organ prowadzący…

W roku szkolnym 2015/2016 Pani (…) przy zerowym pensum, miała 4 godziny ponadwymiarowe tygodniowo. W Zespole Szkół w Nowym Dworze pracuje dwóch nauczycieli matematyki (…). Pan (…) jest jedynym nauczycielem posiadającym uprawnienia do nauczania matematyki dzieci z orzeczeniami o niepełnosprawności. Po przydziale godzin okazało się, że całkowita liczba godzin z matematyki (uwzględniając dzieci niepełnosprawne) przekracza dopuszczalną liczbę godzin dla jednego nauczyciela.

W lipcu 2015 roku Pani Dyrektor nie posiadała informacji o konieczności zapewnienia dodatkowych godzin z matematyki dla uczniów z orzeczeniami PPP (orzeczenia dostarczono w terminach późniejszych). W związku z powyższym godziny zajęć matematyki dla uczniów niepełnosprawnych musiały zostać przydzielone Panu (…) zgodnie z jego uprawnieniami. Pozostawały 4 godziny matematyki w klasie V, które wymagałyby zatrudnienia nowego nauczyciela, co byłoby niezasadne ekonomicznie. Godziny te zostały przydzielone Pani Dyrektor (…) jako ponadwymiarowe.

Dyrektor Zespołu Szkół w Nowym Dworze (…) w dniu 7 lipca 2015 r. złożyła na piśmie wniosek o zwolnienie z części tygodniowego wymiaru godzin w związku z wykonywaniem dodatkowych prac zleconych przez organ prowadzący.

Odnosząc się do treści wyjaśnienia Pana Wójta należy wskazać, że teza o całkowitym zwolnieniu przez Pana dyrektora ZS z realizacji godzin dydaktycznych w ramach podstawowego wymiaru nie znajduje potwierdzenia w treści aneksu z 17 sierpnia 2015 r., ustalającego wymiar godzin dyrektora na rok szkolny 2015/2016 na 4 godziny. Mając na uwadze przepisy art. 35 ust. 1 i 2 Karty Nauczyciela, zgodnie z którymi liczba realizowanych godzin ponadwymiarowych nie może przekraczać w żadnym wypadku ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczyciela, a przez godzinę ponadwymiarową rozumie się godzinę przydzieloną nauczycielowi powyżej tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin, kreowany przez Pana w wyjaśnieniu stan faktyczny jest jednoznacznie sprzeczny z przywołanymi przepisami Karty Nauczyciela. Całkowite zwolnienie z zajęć musi w świetle art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela skutkować brakiem możliwości realizacji godzin ponadwymiarowych. Zwrócenia uwagi wymaga przy tym, że przydzielenie dyrektorowi ZS zwolnienia z realizacji godzin decyzją Pana Wójta powoduje, przy godzinach faktycznie realizowanych miesięcznie przez dyrektora, że oprócz niezgodności z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela każda godzina faktycznie realizowana przez dyrektora jako ponadwymiarowa (a nie jako godzina obowiązkowego wymiaru) powoduje konieczność poniesienia dodatkowych wydatków z budżetu gminy. Jak bowiem wynika z miesięcznych list realizacji godzin ponadwymiarowych, godziny ponadwymiarowe rozliczane przez dyrektora ZS wynosiły w roku szkolnym 2015/2016 od 11 do 20 godzin miesięcznie (co potwierdzają naliczone kwoty za godziny ponadwymiarowe z kart wynagrodzeń), czyli od około 3 do około 5 godzin tygodniowo. Pomijając kwestię sprzeczności z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela takiej liczby godzin ponadwymiarowych należy wskazać, że stosowanie przez Pana Wójta liczby godzin obowiązkowego wymiaru zamieszczonego w arkuszu organizacyjnym, czyli 4 godzin, powodowałoby realizację praktycznie wszystkich godzin dyrektora w roku szkolnym 2015/2016 w ramach obowiązującego pensum, a zatem bez dodatkowych wydatków z budżetu. Realia dotyczące nauczania przedmiotu podane przez Pana w wyjaśnieniu oraz wynikające z list liczby realizowanych godzin ponadwymiarowych wskazują na brak zasadności rzekomego (bo niepotwierdzonego arkuszem organizacyjnym) całkowitego zwalniania przez Pana dyrektora ZS z realizacji wymiaru godzin w ramach pensum, bowiem mimo tego dyrektor realizuje i tak liczbę godzin zbliżoną do pensum, lecz za dodatkowym wynagrodzeniem – str. 127-129 protokołu kontroli, załącznik nr 2/4 do protokołu kontroli.

Badając wydatki z tytułu diet radnych stwierdzono, iż w 2015 r. naliczano je na podstawie uchwały Nr II/5/10 Rady Gminy z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie ustalenia wysokości diet radnym, która określała wysokość zryczałtowanych diet w zależności od pełnionej przez radnego funkcji oraz postanawiała, iż diety wzrastają o 5% rocznie w stosunku do roku. Stwierdzono, iż stawki „podstawowe” wynikające z uchwały obowiązywały w 2010 i 2014 r., natomiast począwszy od 2015 r. były powiększone o 5% (podobnie począwszy od 2011 r.). W kontrolowanej jednostce przyjęto interpretację, iż stawki z tej uchwały (bez waloryzacji) obowiązują dla nowo wybranych radnych, a dopiero w kolejnym roku ich kadencji są zwiększane o 5%. Należy jednakże wskazać, że nie wynika to wprost z treści uchwały – brak w niej wskazania, że stawki „podstawowe” diety obowiązują w momencie wyboru na nową kadencję i w pierwszym roku danej kadencji, a zwiększenia o 5% mają miejsce sukcesywnie do ostatniego roku danej kadencji. Literalne brzmienie uchwały wskazuje, że stawki przyjęte uchwałą corocznie ulegają zwiększeniu o 5% począwszy od roku obowiązywania uchwały. W takim wypadku np. dieta Przewodniczącego Rady w 2015 r. wyniosłaby 1.276 zł (ryczałt według uchwały to 1.000 zł), a faktycznie wypłacano w 2015 r. 1.050 zł – str. 124-125 protokołu kontroli.

W zakresie zagadnień dotyczących wydatków na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stwierdzono, że przelewów środków na rachunek Funduszu dokonano w łącznej wysokości 37.007,65 zł. Do dnia 31 maja 2015 r. przelano kwotę 28.306,71 zł (91,6% pierwotnie planowanego odpisu wynoszącego 30.903,52 zł) a w dniu 19 listopada 2015 r. kwotę 8.700,94 zł, po dokonaniu korekty odpisu. Do końca września nie dokonano zatem przelewu pełnej kwoty naliczonego odpisu, naruszając art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 111, ze zm.), zgodnie z którym równowartość dokonanych odpisów i naliczonych zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku – str. 129-130 protokołu kontroli.

Badając stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie postępowań na odbieranie odpadów komunalnych z nieruchomości zamieszkałych w gminie Nowy Dwór, przeprowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego w 2013 r. (umowę z wykonawcą podpisano 28 czerwca  2013 r.) i w 2014 r. (umowę z wykonawcą podpisano 15 grudnia 2014 r.) stwierdzono, iż w postępowaniu z 2014 r. kontrolowana jednostka nie sporządziła dokumentacji poświadczającej sposób obliczenia wartości szacunkowej zamówienia, a także protokołu z postępowania – dokumentów takich nie okazano kontrolującym. Zgodnie z art. 96 Prawa zamówień publicznych w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia, zawierający co najmniej opis przedmiotu zamówienia, informację o trybie udzielenia zamówienia, informacje o wykonawcach, cenę i inne istotne elementy ofert oraz wskazanie wybranej oferty lub ofert.

Ponadto jedna oferta nie zawierała wskazania wymaganego specyfikacją istotnych warunków zamówienia, tj. czy baza transportowa jest wyposażona w wagę transportową. Zamawiający wymagał zaznaczenia poprawnej odpowiedzi, poprzez skreślenie niepotrzebnej (oferta ta nie została w efekcie wybrana). 

Wybranych w obu postępowaniach wykonawców oraz pozostałych oferentów właściwie powiadomiono o wyniku przetargu, a ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono na stronie BIP oraz na tablicy ogłoszeń. Nie zamieszczono jednak ogłoszeń o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Zgodnie za art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, jeżeli wartość zamówienia lub umowy ramowej jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający niezwłocznie  (w obecnym stanie prawnym w ciągu 30 dni) po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Stwierdzono również, że umowa  z wykonawcą z 15 grudnia 2014 r. nie zawiera postanowień o zasadach wprowadzania odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy. Zgodnie z art. 142 ust. 5 ustawy umowa zawarta na okres dłuższy niż 12 miesięcy powinna zawierać postanowienia o zasadach wprowadzania odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy, w przypadku: zmiany stawki podatku od towarów i usług, wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę – str. 134-137 protokołu kontroli.

Badając procedurę udzielenia zamówienia publicznego na przebudowę i rozbudowę dróg powiatowych nr 1251B na odcinku Bieniowce-Butrymowce-Kudrawka i nr 1255B na odcinkach Różanystok-Grzebienie-Butrymowce wraz z drogowymi obiektami inżynierskimi i niezbędną infrastrukturą techniczną na terenie gm. Nowy Dwór stwierdzono, iż wykonawca wniósł wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej z 28 sierpnia 2015 r., ważne od 1 września do 30 września 2015 r. Pismem z 29 września 2015 r. wykonawca oświadczył, działając na podstawie art. 85 ust. 2 Prawa zamówień publicznych, o przedłużeniu terminu związania ofertą do dnia 14 października  2015 r. Mimo przedłużenia terminu związania ofertą kontrolującym nie okazano złożenia wadium na przedłużony okres związania ofertą. Stosownie do art. 85 ust. 4 Prawa zamówień publicznych przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą – str. 140-141 protokołu kontroli.

Łączną wartość robót budowlanych w ramach tej inwestycji zaksięgowano na podstawie PK z 21 grudnia 2015 r. zapisem Wn 080-2 – Ma 201-2 w kwocie 2.808.748,93 zł. Jak wynika z ustaleń kontroli, nakłady na przebudowę dróg powiatowych nie zostały dotychczas formalnie przekazane powiatowi, stan konta 080-2 został natomiast wyksięgowany na podstawie polecenia księgowania z 31 grudnia 2015 r. zapisem Wn 800 – Ma 080-2. Równowartości poniesionych wydatków inwestycyjnych nie księgowano na koncie 810 „Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje”, wbrew zasadom funkcjonowania konta 810 zawartym w rozporządzeniu z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… – str. 142  protokołu kontroli.

Gmina Nowy Dwór udzieliła powiatowi sokólskiemu pomocy finansowej na przebudowę i rozbudowę dróg powiatowych nr 1215B i 1255B wraz z drogowymi obiektami inżynierskimi i niezbędną infrastrukturą na terenie gminy. Uchwałą Nr XIII/86/2012 z 9 marca 2012 r. Rada Powiatu Sokólskiego powierzyła gminie Nowy Dwór zarządzanie publicznymi drogami powiatowymi, m.in. 1251B i 1255B. Porozumieniem z 28 marca 2012 r. powiat przekazał gminie Nowy Dwór na podstawie art. 19 ust. 4 ustawy z 21 marca  1985 r. o drogach publicznych prawa i obowiązki zarządcy drogi oraz zarządu dróg powiatowych. Uchwałą Nr XIII/76/12 z 30 kwietnia 2012 r. Rada Gminy nowy Dwór przyjęła zadania Powiatu Sokólskiego w zakresie zarządzania drogami powiatowymi. Wynika z niej m.in., iż: szczegółowe zasady realizacji zadania określi porozumienie zawarte między Wójtem Gminy Nowy Dwór a Zarządem Powiatu Sokólskiego.

W dniu 30 września 2014 r. zawarto umowę partnerską dotyczącą przebudowy i rozbudowy dróg powiatowych nr 1215B i 1255B wraz z drogowymi obiektami inżynierskimi i niezbędną infrastrukturą na terenie gminy Nowy Dwór pomiędzy gminą Nowy Dwór (partnera wiodącego), gminą Dąbrowa Białostocka i powiatem sokólskim (partnerami projektu). W myśl umowy gmina Nowy Dwór miała przeprowadzić przetarg na wyłonienie wykonawcy przebudowy drogi oraz dokonać odbioru końcowego  i rozliczenia inwestycji.  Aneksem do umowy partnerskiej z dnia 30 listopada 2015 r. ustalono ostateczną wartość kosztorysową zadania na 2.808.748,93 zł, a łączny udział partnerów projektu na 1.413.701,56 zł, z tego gminy Nowy Dwór – 554.984,56 zł, gminy Dąbrowa Białostocka – 575.793 zł i powiatu sokólskiego – 282.924 zł; pozostała kwota 1.395.047,37 zł miała pochodzić z Narodowego Programu Przebudowy Dróg Lokalnych. Z postanowień umowy wynika, że powiat otrzymuje środki od gmin Nowy Dwór i Dąbrowa Białostocka do 30 listopada 2015 r. (mimo, że podmiotem realizującym jest gmina Nowy Dwór), a następnie przekazuje gminie Nowy Dwór dotację z budżetu oraz dotacje otrzymane od gmin do 10 grudnia 2015 r. Postanowienie takie zawarto w umowie mimo faktu, że część środków mająca pochodzić od powiatu w formie „dotacji otrzymanych od gmin” stanowiła środki, które miała powiatowi przekazać gmina Nowy Dwór realizująca zadanie. W związku z tak skonstruowanym porozumieniem uchwałą Nr IX/52/15 z 5 listopada 2015 r. Rada Gminy Nowy Dwór udzieliła pomocy finansowej powiatowi sokólskiemu w kwocie 628.933,56 zł (kwota sprzed aneksu ustalającego ostateczne rozliczenie). W efekcie kwota 554.984,56 zł została przekazana powiatowi w dniu 15 grudnia 2015 r., a w ewidencji księgowej badanej jednostki ujęto ją jako wydatek w par. 6300 „Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między j.s.t. na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych” i wykazano w sprawozdaniu Rb-28S. Z kolei w rocznym sprawozdaniu Rb-27S gminy za 2015 r. w rozdz. 60014 „Drogi publiczne powiatowe” po stronie dochodów wykonanych wykazano kwotę 2.808.749 zł, na którą złożyła się dotacja przekazana z budżetu powiatu w dniu 18 grudnia 2015 r., zawierająca w sobie m.in. kwotę 554.984,56 zł przekazaną powiatowi przez gminę Nowy Dwór w dniu 15 grudnia 2015 r. W związku z przelewem środków do budżetu powiatu i z powrotem w dniach 15 i 18 grudnia 2015 r. w wysokości 554.984,56 zł, sztucznie zawyżone zostały dochody i wydatki budżetu gminy Nowy Dwór w 2015 r.; jak wynika z ustaleń kontroli przelewy te wymuszone były postanowieniami umowy o dofinansowanie zadania z NPPDL – str. 160-163 protokołu kontroli.

Zarządzeniem Nr 17/07 poprzedni Wójt Gminy Nowy Dwór wprowadził procedury udzielania zamówień publicznych do wydatków publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty 14 tys. euro. Zarządzenie to nie było zmieniane w związku ze zmianą art. 4 ust. 8 Prawo zamówień publicznych, podnoszącą wartość zamówień niewymagającą stosowania procedur ustawy z 14.000 na 30.000 euro. W trakcie kontroli, zarządzeniem Nr 46/16 z 22 czerwca 2016 r., Pan Wójt Gminy wprowadził regulamin udzielania przez gminę zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro.

W wyniku kontroli realizacji zamówień o wartości poniżej 30.000 euro w 2014 r. (w 2015 i w 2016 r. do czasu kontroli nie stwierdzono stosowania procedur w zakresie udzielania tego typu zamówień; obowiązujące ówcześnie w Urzędzie procedury przewidywały ich stosowanie dla zamówień o wartości od 6.000 euro) stwierdzono, iż na konto 013 przyjęto jako pozostałe środki trwałe m.in. huśtawkę 2-osobową z siedziskiem płaskim i koszykiem o wartości 9.288,96 zł oraz bujak konik o wartości 4.103,28 zł. Należy wskazać, iż składniki te ze względu na wartość przekraczającą 3.500 zł powinny być zaewidencjonowane jako podstawowe środki trwałe na koncie 011 i objęte stopniowym umorzeniem – str. 143-144 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość sporządzenia planu finansowego i sprawozdania instytucji kultury za 2015 r. stwierdzono, iż okazany plan finansowy sporządzono w zakresie wydatków i według podziałek klasyfikacji budżetowej w rozdziałach 92109 „Domy i ośrodki kultury, świetlice i kluby” i 92116 „Biblioteki” (w kwocie przyznanej z dotacji podmiotowej). Zgodnie z art. 30 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych podstawą gospodarki finansowej państwowych i samorządowych osób prawnych jest plan finansowy a plany finansowe państwowych i samorządowych osób prawnych są sporządzane zgodnie z ustawami o ich utworzeniu, z uwzględnieniem przepisów niniejszej ustawy. W myśl art. 31 ustawy jednostki te wyodrębniają w planach finansowych m.in. przychody z prowadzonej działalności, dotacje z budżetu, koszty, w tym: wynagrodzenia i składki od nich naliczane, płatności odsetkowe wynikające z zaciągniętych zobowiązań, zakup towarów i usług, stan należności i zobowiązań oraz środków pieniężnych na początek i koniec roku. Okazany plan finansowy instytucji kultury nie odpowiadał zatem wymogom ustawy o finansach publicznych.

Zarządzeniem Nr 4/16 z 12 stycznia 2016 r. Pan Wójt przyjął informację z wykonania planu finansowego instytucji kultury za 2015 r. Sprawozdanie z wykonania planu sporządzono identycznie jak plan finansowy, tj. w zakresie wydatków według podziałek klasyfikacji budżetowej. Natomiast z części opisowej z wykonania planu finansowego wynika, że poza dotacją z budżetu gminy instytucja ta otrzymała 2.100 zł z Biblioteki Narodowej, 1.000 zł od sponsorów na obchody Dni Nowego Dworu, 745,85 zł z wynajmu sali i 55,49 zł kapitalizacji odsetek. Zgodnie z art. 265 ustawy o finansach publicznych instytucje kultury przedstawiają organowi wykonawczemu jednostki samorządu terytorialnego do dnia 28 lutego roku następującego po roku budżetowym sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego jednostki, w szczegółowości nie mniejszej niż w planie finansowym. W części opisowej z wykonania planu zawarto informację o wszystkich przychodach instytucji kultury, jednak brak danych o stanie należności i zobowiązań oraz stanie środków pieniężnych na początek i koniec roku – str. 158-160 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, a także, iż powtarzające się naruszanie przepisów ustaw może stanowić podstawę wystąpienia Izby do Wojewody Podlaskiego o wezwanie Pana Wójta do zaprzestania naruszeń w trybie art. 96 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.

2. Dostosowanie regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy do faktycznych potrzeb jednostki w zakresie stanowisk pracy w referacie finansowym.

3. Podjęcie działań zmierzających do zgodnego z prawem zorganizowania obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych – jeśli zamiarem Pana Wójta jest utrzymanie stanu polegającego na prowadzeniu obsługi jednostek organizacyjnych przez Urząd Gminy. W tym celu przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie prowadzenia przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej Zespołu Szkół i GOPS w Nowym Dworze, a po podjęciu tej uchwały przez Radę zawarcie porozumienia dotyczącego przystąpienia do wspólnej obsługi między Urzędem Gminy a kierownikiem instytucji kultury. W przypadku niepodjęcia przez Radę stosownej uchwały na podstawie art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym zapewnienie kierownikom jednostek organizacyjnych warunków umożliwiających zatrudnienie głównego księgowego.

4. Dokonanie zmian w przepisach wewnętrznych składających się na dokumentację opisująca przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) dostosowanie zasad ewidencji na koncie 135 do operacji rzeczywiście zachodzących w księgach Urzędu, mając na uwadze, że operacje dotyczące ZFŚS szkoły ewidencjonowane są w księgach rachunkowych Zespołu Szkół,

b) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu konta 014,

c) precyzyjne określenie zasad ewidencji poszczególnych grup materiałów, stosownie do faktycznych potrzeb jednostki.

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) ujmowanie na koncie 222 w ewidencji budżetu wpłat od jednostek budżetowych z tytułu zrealizowanych dochodów; jednocześnie egzekwowanie od kierowników tych jednostek obowiązku sporządzenia sprawozdania Rb-27S, na podstawie którego należy dokonać rozliczenia zrealizowanych dochodów na koncie 222,

b) ewidencjonowanie w księgach rachunkowych na koncie 139 operacji dotyczących rachunku środków otrzymywanych na kształcenie młodocianych pracowników,

c) ewidencyjne wyodrębnianie subkont dochodów i wydatków w ramach konta 130 także dla kont rachunków projektów,

d) dokonywanie przeksięgowań sald kont 901 i 902 na konto 961 pod datą ostatniego dnia roku budżetowego, poprzez dokonanie stosownych zapisów księgowych nie później niż 31 marca roku następnego, mając na uwadze zapewnienie ustalenia w ewidencji księgowej wyniku budżetu za dany rok przed terminem sporządzenia bilansu z wykonania budżetu,

e) rzetelne ewidencjonowanie operacji na koncie syntetycznym 130 w zakresie zrealizowanych dochodów, w tym celu m.in. dokonywanie korekty obrotów na koncie 130 o ewentualne zwroty dochodów,

f) księgowanie odpisów aktualizujących należności w sposób wskazany w części opisowej niniejszego wystąpienia, zarówno w zakresie odnoszącym się do stwierdzenia przesłanek dokonania odpisu, jak i korespondencji kont,

g) zaniechanie księgowania z kontem 800 operacji przyjęcia wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych pochodzących z zakupu,

h) zaprzestanie ujmowania na koncie 310 w księgach Urzędu wartości ustalonego w drodze inwentaryzacji stanu oleju opałowego Zespołu Szkół, który w momencie zakupu księgowany był w koszty Zespołu Szkół; ujmowanie tej wartości na koncie 310 w księgach ZS z jednoczesną korektą kosztów ZS,

i) ewidencjonowanie na koncie 760 przychodów z tytułu nieodpłatnego przyjęcia na stan składników majątku obrotowego,

j) ewidencjonowanie w księgach wszystkich należności i zobowiązań jednostki, mając na uwadze zachowanie warunku rzetelności ksiąg rachunkowych,

k) ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału należnych gminie odsetek od nieterminowo regulowanych należności; naliczenie i przypisanie w księgach należnych odsetek, w tym od zaległości w kwocie 200.000 zł, o której mowa w części opisowej wystąpienia,

l) księgowanie umorzonej wartości nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych zapisem Wn 011 – Ma 071, a zapisem Wn 011 – Ma 800 wyłącznie wartości nieumorzonej lub niepodlegającej umarzaniu. Dokonanie korekty zapisów dotyczących nieodpłatnego przyjęcia kotłowni wraz z przynależnymi gruntami od AWRSP Oddział Terenowy w Olsztynie Filia w Suwałkach poprzez przeniesienie z konta 800 na konto 071 wartości umorzenia środka trwałego wynoszącego na dzień jego przyjęcia przez gminę 114.280,84 zł,

m) zapewnienie przestrzegania wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia zasad dotyczących ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych,

n) wyjaśnienie kwestii formalnego przekazania powiatowi sokólskiemu nakładów poniesionych na przebudowę dróg powiatowych, mając na uwadze, że powinny one zwiększyć wartość dróg ujętych w ewidencji odpowiedniej jednostki powiatowej,

o) ujmowanie środków trwałych o wartości powyżej 3.500 zł na koncie 011, chyba że stanowią jeden ze składników wymienionych w § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…

p) księgowanie równowartości poniesionych wydatków inwestycyjnych zapisem Wn 810 – Ma 800.

6. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie gospodarki pieniężnej, poprzez:

g) bezwzględne zaniechanie przelewania środków budżetu na rachunek depozytowy, mając na uwadze brak uzasadnienia takich transferów oraz wypaczanie danych o stanie środków na rachunku budżetu,

b) zapewnienie odprowadzania na rachunek budżetu, w terminie do 5 stycznia roku następnego, środków pieniężnych pozostających na dzień 31 grudnia na wyodrębnionym rachunku dochodów Zespół Szkół, jak tego wymaga art. 223 ust. 4 ustawy o finansach publicznych,

c) zwracanie wykonawcom kwot wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów wraz z odsetkami naliczonymi przez bank od tych środków, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku oraz o koszt prowizji za przelew.

7. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) bezwzględne zapewnienie zgodności między danymi zbiorczego sprawozdania Rb-28S a sumą danych jednostkowych sprawozdań Rb-28S jednostek budżetowych,

b) wykazywanie w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu wynikających z ksiąg rachunkowych danych o należnościach, zaległościach i nadpłatach podlegających prezentacji w sprawozdaniu zgodnie z zasadami jego sporządzania,

c) prawidłowe wykazywanie kwoty dochodów otrzymanych w sprawozdaniu Rb-27S,

d) zapewnienie sporządzania przez kierownika GOPS jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ; mając na uwadze możliwość prawidłowego sporządzenia tego sprawozdania zaprzestanie przyjmowania bezpośrednio na rachunek budżetu wpłat dochodów z realizacji zadań zleconych, które powinny być uwidocznione na koncie 130 w księgach GOPS,

e) zapewnienie zgodności między danymi jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ a danymi sprawozdania Rb-27S w zakresie wynikającym z załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej; dla realizacji tego obowiązku niezbędne jest zapewnienie sporządzania przez kierownika GOPS jednostkowego sprawozdania Rb-27S, które będzie zawierało w swojej treści m.in. dane dotyczące realizacji dochodów w par. 2360,

f) zaprzestanie wykazywania we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N należności wymagalnych GOPS wykazanych w jednostkowym sprawozdaniu Rb-N GOPS, mając na uwadze, że należności te powinny być wykazane w łącznym sprawozdaniu Rb-N na podstawie sprawozdania jednostkowego GOPS,

g) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS, jako wykonanych przychodów, rzeczywistej kwoty posiadanych przez jednostkę wolnych środków,

h) wykazywanie danych wynikających z ksiąg budżetu w prawidłowych pozycjach bilansu z wykonania budżetu gminy, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

8. Do czasu zorganizowania wspólnej obsługi GOPS i NOK zgodnie z obowiązującymi od 1 stycznia 2016 r. przepisami ustawy o samorządzie gminnym zaprzestanie wykonywania czynności z zakresu inwentaryzacji należących do obowiązków kierowników tych jednostek.

9. Dokonanie wpłaty wartości laptopa zatrzymanego nieodpłatnie przez Pana Wójta, ustalonej w wycenie informatyka, oraz wystąpienie do pracowników o wpłacenie kwot odpowiadających wycenionej wartości nieodpłatnie zatrzymanego sprzętu komputerowego.

10. W zakresie sprzedaży nieruchomości:

a) pisemne informowanie nabywcy nieruchomości wyłonionego w drodze przetargu o miejscu i terminie podpisania aktu notarialnego,

b) wyznaczanie w ogłoszeniu o przetargu terminu wniesienia wadium w taki sposób, aby komisja przetargowa miała możliwość stwierdzenia, że dokonano wpłaty nie później niż 3 dni przed datą przetargu,

c) monitowanie, aby wysokość postąpienia, o którym decydują uczestnicy przetargu, nie była mniejsza niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych.

11. W zakresie dochodów z najmu i dzierżawy gruntów i lokali użytkowych:

a) przestrzeganie umów zawartych z dzierżawcami i najemcami w zakresie terminu płatności czynszu. W tym celu określanie w fakturach zasad płatności zgodnych z umową,

b) dokumentowanie doręczenia faktury, jeżeli termin płatności czynszu został ustalony od daty otrzymania faktury,

c) przestrzeganie zasad ustalonych przez Radę Gminy w zakresie przedłużania umów z najemcami i dzierżawcami na podstawie pisemnych ofert składanych na 1 miesiąc przed wygaśnięciem dotychczasowej umowy.

12. W zakresie najmu lokali mieszkalnych:

a) określenie w umowach z lokatorami wysokości czynszu, ustalonego zgodnie z uchwałą Rady Gminy Nowy Dwór z dnia 29 grudnia 2015 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy na lata 2016-2022 i zarządzeniem Pana Wójta z 18 marca 2016 r. ustalającym stawki czynszu za lokale mieszkalne w zasobach mieszkaniowych Gminy Nowy Dwór,

b) przypisywanie wynikającego z umów czynszu jako należności w księgach Urzędu,

c) dokumentowanie nakładów poniesionych przez najemców na lokale w zakresie, w jakim dotyczą one sfinansowania robót obciążających gminę jako wynajmującego, stosownie do przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów…, oraz zaliczanie ich wartości na poczet należnego czynszu,

d) zaprzestanie wydawania zarządzeń w sprawie określenia stawki czynszu z mocą wsteczną, mając na uwadze, że wprowadzona przez Pana stawka czynszu może być stosowana w rozliczeniach z najemcami po wypowiedzeniu dotychczasowej stawki, zaś termin wypowiedzenia nie może być krótszy niż 3 miesiące.

13. Zaniechanie doliczania do opłaty za użytkowanie wieczyste kosztów sporządzenia operatu szacunkowego służącego aktualizacji opłaty. Zwrócenie użytkownikom wieczystym bezpodstawnie pobranych opłat za sporządzenie operatów szacunkowych w łącznej wysokości 2.583 zł.

14. Analizowanie dokonanych podziałów nieruchomości pod kątem możliwości ustalenia opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem, mając na uwadze przepisy art. 98a ustawy o gospodarce nieruchomościami.

15. W zakresie udzielania ulg w zapłacie należności cywilnoprawnych:

a) udzielanie ulg z powołaniem na postanowienia obowiązującej uchwały Nr XXV/162/10 z 27 sierpnia 2010 r.,

b) stosowne dokumentowanie przeprowadzenia wymaganego postępowania wyjaśniającego,

c) rozkładanie na raty należności na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy, jak to wynika z zasad ustalonych przez Radę Gminy.

16. Rozważenie dokonywania z odbiorcami rozliczenia z tytułu sprzedaży ciepła za sezon grzewczy przy uwzględnieniu przychodów i kosztów w kwotach netto (z następnym obłożeniem podatkiem VAT ustalonego wyniku rozliczenia), mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia, w szczególności dotyczące centralizacji rozliczeń VAT od 2017 r.

17. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących systemu informatycznego, w którym prowadzona jest ewidencja podatkowa nieruchomości.

18. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie podatków lokalnych opisanych w protokole kontroli, poinformowanie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku o efektach i skutkach finansowych tych działań.

19. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

20. Realizowanie obowiązków w zakresie czynności sprawdzających wynikających ze wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

21. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników (w tym osób zobowiązanych do wniesienia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi), na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz aktualnych aktów wykonawczych.

22. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego i wydawania decyzji podatkowych, w tym także dotyczących stosowania ulg w zapłacie zobowiązań podatkowych.

23. Wypłacanie dodatku funkcyjnego w pełnej wysokości za okresy niezdolności do pracy wywołanej chorobą oraz korzystaniem ze zwolnień od pracy, których pracodawca ma obowiązek udzielić na podstawie kodeksu pracy i jego przepisów wykonawczych, zgodnie z regulaminem wynagradzania. Rozliczenie z pracownikiem wskazanym w protokole kontroli dodatku zaniżonego o 60 zł w 2015 r.

24. W zakresie wymiaru godzin zajęć i ustalania wynagrodzenia dyrektora Zespołu Szkół:

a) egzekwowanie od dyrektora realizacji liczby godzin tygodniowego obowiązkowego wymiaru przewidzianego w arkuszu organizacyjnym; w sytuacji gdy – jak wynika z wyjaśnienia Pana Wójta – dyrektor korzysta z całkowitego zwolnienia z realizacji godzin w ramach pensum, zawieranie odpowiednich postanowień w arkuszu organizacyjnym,

b) wyeliminowanie sytuacji realizowania przez dyrektora jakichkolwiek godzin ponadwymiarowych w przypadku, gdy udzielił Pan całkowitego zwolnienia z realizacji godzin w ramach pensum, jako sprzecznej z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela,

c) uwzględnienie przy zatwierdzaniu organizacji szkoły, iż w sytuacji konieczności realizowania przez dyrektora określonej liczby godzin nauczania danego przedmiotu, która to liczba mieści się w ramach obniżonego przez Radę Gminy pensum, udzielanie takiego obniżenia liczby godzin lub całkowitego zwolnienia z realizacji godzin wymiaru przez Pana Wójta, w wyniku czego powstaje konieczność opłacania godzin ponadwymiarowych, jest sprzeczne z zasadą wyrażoną w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.

25. Rozważenie przygotowania projektu uchwały zmieniającej uchwałę Rady Gminy w sprawie wysokości diet radnych, usuwającego wątpliwości co do zasad interpretacji sposobu zwiększania diet.

26. Przestrzeganie obowiązku przekazania na rachunek ZFŚS do końca września całości naliczonego odpisu.

27. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) zamieszczanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych,

b) sporządzanie protokołu postępowania,

c) dołożenie większej staranności przy weryfikowaniu zgodności ofert ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia,

d) przewidywanie w treści umów zawartych na okres powyżej 12 miesięcy postanowień, o których mowa w art. 142 ust. 5 Prawa zamówień publicznych dotyczących zmiany wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy,

e) w przypadku przedłużenia terminu związania ofertą żądanie złożenia przez wykonawcę wadium na okres przedłużenia.

28. Zapewnienie zawierania w planach finansowych oraz w sprawozdaniach instytucji kultury wszystkich danych, o których mowa w przepisach art. 31 i art. 265 ustawy o finansach publicznych.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

            Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

             w Białymstoku