Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Szkole Podstawowej Nr 12 w Białymstoku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07 marca 2016 roku (znak: RIO.I.6002-3/16), o treści jak niżej:

Pani

Anna Satuła

Dyrektor

Szkoły Podstawowej Nr 12

w Białymstoku

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej Nr 12 w Białymstoku za 2015 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem miasta.

Z analizy zakresów czynności pracowników administracji (w tym głównego księgowego) wynika, iż nie ustalono zastępstw poszczególnych pracowników w czasie ich nieobecności. Jednym ze standardów kontroli zarządczej spośród określonych komunikatem nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) jest zapewnienie ciągłości działania jednostki. Ustalenie zastępstw należy zaliczyć do podstawowych elementów służących jego realizacji – str. 8-10 i 12 protokołu kontroli.

W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte w Szkole zasady rachunkowości ustalono, że zarówno przepisy obowiązujące w okresie objętym kontrolą, wprowadzone przez Panią Dyrektor zarządzeniem Nr 9/2014 z dnia 26 września 2014 r. (z mocą obowiązywania od 1 stycznia 2014 r.), jak i wprowadzone w czasie kontroli zarządzeniem Nr 1/2016 z dnia 30 stycznia 2016 r. (z mocą obowiązywania od 1 stycznia 2016 r.) zostały opracowane na bazie zarządzenia Prezydenta Miasta Białegostoku Nr 4792/14 z dnia 25 sierpnia 2014 r. w sprawie stosowania jednolitych zasad rachunkowości w oświatowych jednostkach budżetowych Miasta Białegostoku z wykorzystaniem systemu informatycznego VULCAN. W wyniku kontroli zgodności tych regulacji z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.  z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289) stwierdzono m.in., że:

a) nie określono zasad gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych, które regulowałyby sposób wykonywania obowiązków wynikających z art. 4 ust. 3 pkt 6 i art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości; w praktyce prowadzone są odrębne zbiory dowodów odpowiadające pięciu prowadzonym dziennikom częściowym. Ponadto należy zwrócić uwagę, że w załączniku nr 5 do polityki rachunkowości wskazano, iż podstawowe funkcje systemu vEdukacja i Finanse to m.in. obsługa wielu dzienników, zaś w pkt 5 tego załącznika w wykazie zbiorów danych systemu wskazano, iż do dziennika tworzy się listę dzienników częściowych. Warunkiem stworzenia przez głównego księgowego w systemie listy dzienników częściowych powinna być jednakże decyzja Pani Dyrektor wyrażona w regulacjach wewnętrznych, jakiego rodzaju dzienniki częściowe będą w jednostce prowadzone – str. 16 protokołu kontroli;

b) nie określono daty rozpoczęcia eksploatacji programu, co naruszało przepis art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy. Uchybienie to wyeliminowano w treści polityki rachunkowości wprowadzonej od 1 stycznia 2016 r. – str. 16 protokołu kontroli;

c) w wykazie dowodów źródłowych w pkt 2.6.1. nie wskazano nazwy dowodu korygującego poprzedni zapis, czyli PK (polecenie księgowania); podobnie w pkt 2.6.6. lit. G wskazano, że błędy poprawia się poprzez wprowadzenie do ksiąg dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów bez wskazania, że jest to dowód PK. W opracowanej w trakcie kontroli polityce rachunkowości obowiązującej od 1 stycznia 2016 r. uchybienie to wyeliminowano – str. 20 protokołu kontroli;

d) w pkt 2.6.6. lit. D wskazano, że dokumenty źródłowe zewnętrzne takie jak faktury, rachunki, które zostaną dostarczone do jednostki po dniu, w którym jednostka jest zobowiązana sporządzić sprawozdanie roczne, a dotyczą poprzedniego roku, nie są ujmowane w sprawozdaniu budżetowym za poprzedni rok, ale są ujmowane w sprawozdaniu finansowym. W takim wypadku do bilansu musi zostać dołożona informacja dodatkowa wyjaśniająca różnice między sprawozdaniami. Wskazać należy, że w efekcie przyjęcia takiego rozwiązania sprawozdanie finansowe ma być sporządzane zgodnie z ewidencją księgową, zaś sprawozdania budżetowe nie będą zgodne z ewidencją księgową i sprawozdawczością finansową, ponieważ z polityki rachunkowości wyraźnie wynika, że korekta sprawozdania budżetowego nie podlega sporządzeniu. Jak stanowi § 10 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773) w przypadku zmiany stanu faktycznego w ewidencji księgowej lub w przypadku stwierdzenia błędu w uprzednio przekazanym sprawozdaniu jednostka niezwłocznie sporządza oraz przekazuje korektę sprawozdania nieodpowiadającego stanowi faktycznemu do jednostki będącej odbiorcą tego sprawozdania (jeżeli od końca okresu sprawozdawczego nie upłynęło 6 miesięcy). Z kolei z § 24 ust. 3 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119, ze zm.) wynika, że korekty danych w sprawozdaniach kwartalnych (za IV kwartały) Rb-34S oraz rocznych Rb-27S i Rb-28S jednostki samorządu terytorialnego (odbiorcy sprawozdań jednostek organizacyjnych) przekazują do właściwej regionalnej izby obrachunkowej w terminie do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym. Jednostki zobowiązane do sporządzania sprawozdań budżetowych obowiązuje zaś zasada zgodności sporządzanych przez nie sprawozdań z danymi ksiąg rachunkowych na dzień sprawozdawczy – § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 21 protokołu kontroli;

e) w pkt 6.2. „rzeczowe aktywa trwałe” w wykazie pozostałych środków trwałych pominięto odzież i umundurowanie wymienione w § 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia; od 1 stycznia 2016 r. przepisy wewnętrzne w tym zakresie uzupełniono;

f) nie określono, według jakiej metody prowadzona jest ewidencja materiałów, co naruszało przepis art. 17 ust. 2 pkt 1-4 ustawy. W regulacjach wprowadzonych od 1 stycznia 2016 r. określono metodę prowadzenia ewidencji materiałów, adekwatną do zasad faktycznie stosowanych w jednostce w okresie objętym kontrolą – str. 22 protokołu kontroli;

g) w pkt 6.4.2. części opisowej w opisie rachunków pomocniczych pominięto rachunki sum depozytowych (wymieniono rachunki na potrzeby projektów oraz ZFŚS). W polityce rachunkowości obowiązującej od 1 stycznia 2016 r. uchybienie to wyeliminowano – str. 22 protokołu kontroli;

h) w pkt 6.5.1. wskazano m.in., że należności z tytułu dostaw i usług bez względu na termin płatności zalicza się do należności krótkoterminowych, podczas gdy w zdaniu wcześniejszym wskazano, iż należności krótkoterminowe to te, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Oba zdania sobie przeczą. Wskazać należy, że należności o terminie płatności przypadającym po upływie 12 miesięcy od dnia bilansowego są należnościami długoterminowymi, które zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia podlegają ewidencjonowaniu na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe”; ponadto zgodnie z załącznikiem nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej nie podlegają one prezentacji w sprawozdaniu Rb-27S. Wzorcowy plan kont zawarty w zarządzeniu Prezydenta nie przewiduje konta 226 (jednostka również go nie wprowadziła). Należy w tym miejscu przywołać zapisy § 8 ust. 1 pkt 3 uchwały Nr LIII/687/10 Rady Miejskiej Białegostoku z dnia 22 marca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania wierzytelności Miasta Białystok i jednostek organizacyjnych Miasta z tytułu należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny…, którymi kierowników jednostek organizacyjnych upoważniono m.in. do rozkładania na raty i odraczania terminów płatności należności pieniężnych  w wysokości do 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia. Między innymi w wyniku działań podjętych na podstawie tej uchwały mogą powstać należności o charakterze długoterminowym. W polityce rachunkowości obowiązującej od 1 stycznia 2016 r. usunięto zdanie, iż należności krótkoterminowe to te, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Z uwagi na powyższe wskazania należałoby usunąć zapis, iż należności bez względu na termin płatności zalicza się do krótkoterminowych, a zapis usunięty pozostawić – str. 23 protokołu kontroli;

i) w wykazie sum depozytowych w pkt 6.5.2. wymieniono m.in. wadia wpłacone w postępowaniach w związku ze zbyciem nieruchomości lub oddaniem jej w użytkowanie wieczyste (szkoła nie może zbywać nieruchomości ani oddawać ich w użytkowanie wieczyste); ponadto w pkt 6.5.2. sporządzono błędny (i zbędny) wykaz dochodów budżetowych wskazując m.in., że zalicza się do nich zobowiązania przedawnione, co pozostawało w sprzeczności z zasadą ustalania dochodów na podstawie faktycznych, kasowo zrealizowanych wpływów na rachunki bankowe określoną w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010 r. W nowej polityce rachunkowości usunięto większość wskazanych wyżej błędnych zapisów, oprócz wskazania, iż do sum depozytowych zalicza się zaliczki oraz zabezpieczenie kosztów w przypadku uchylenia się do zawarcia umowy przez osoby biorące udział w przetargach i rokowaniach na zbycie nieruchomości komunalnych – str. 25 protokołu kontroli;

j) w pkt 7.1. wskazano m.in., że: - sprawozdanie finansowe obejmuje bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostki oraz informację dodatkową obejmującą wprowadzenie do sprawozdawczości finansowej oraz dodatkowe informacje i objaśnienia; - sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych; - roczne sprawozdanie finansowe zatwierdza kierownik tej jednostki, ale dopiero po uprzednim przyjęciu i pozytywnym zweryfikowaniu przez organ prowadzący; taki tryb jest niezgodny z § 25 ust. 1 oraz § 26 ust. 1 rozporządzenia oraz art. 52 ustawy o rachunkowości, z których wynika, że kierownik jednostki, odpowiadający za rachunkowość jednostki, sporządza i podpisuje (zatwierdza) sprawozdanie finansowe, które następnie przekazuje właściwemu organowi. Należy też wskazać, że elementy sprawozdania finansowego jednostki budżetowej określają przepisy § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.; nie wymieniają one informacji dodatkowej (wynikającej z ogólnych przepisów art. 45 ust. 2 ustawy), przewidując jednocześnie we wzorze każdego elementu sprawozdania pozycję na umieszczenie informacji uzupełniających. W nowej polityce rachunkowości usunięto zapis o informacji dodatkowej jako składowej sprawozdania finansowego oraz kwestionowany tryb zatwierdzania sprawozdania finansowego – str. 25 protokołu kontroli;

k) w zakładowym planie kont Szkoły powielono szereg błędnych postanowień wynikających z „wzorcowego planu kont” zawartego w zarządzeniu Prezydenta, m.in. w zakresie operacji podlegających ewidencji na kontach 101 „Kasa”, 130 „Rachunek bieżący jednostki” i 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” (szczegółowy opis na str. 27-29 protokołu kontroli), które m.in. odwołują się do operacji zachodzących w zakładach budżetowych czy dokonywanych w korespondencji z kontem 853 „Fundusze celowe”, niemogącym występować w jednostkach samorządowych. W nowym planie kont wprowadzonym od 1 stycznia 2016 r. nieprawidłowe zapisy zostały usunięte; zmianą zakładowego planu kont usunięto także konta niestosowane w jednostce, takie jak 490 „Rozliczenie kosztów”, 770 „Zyski nadzwyczajne”, 771 „Straty nadzwyczajne” i 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… wykazała, że:

a) w utworzonym w programie komputerowym wykazie kont prowadzonych dla dziennika budżetu wyodrębniono konto 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” niemające zastosowania do żadnych operacji ujmowanych przez jednostkę w tym dzienniku; oprócz tego zostało ono prawidłowo przewidziane w dzienniku wyodrębnionego rachunku dochodów – str. 26 protokołu kontroli;

b) konto 800 „Fundusz jednostki” prowadzono w podziale na 9 subkont (m.in. fundusz jednostki, fundusz w środkach trwałych, w środkach obrotowych, inwestycje), podczas gdy stosownie do zasad wynikających z załącznika nr 3 do rozporządzenia ewidencja szczegółowa do konta 800 powinna zapewniać możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki. Mając na uwadze spoczywające na jednostkach budżetowych obowiązki sprawozdawcze dotyczące sporządzenia zestawienia zmian w funduszu należy wskazać na brak zasadności prowadzenia ewidencji do konta 800 w podziale przedstawionym szczegółowo na str. 31-32 protokołu kontroli; niezależnie od powyższych uwag stwierdzono, że subkonto 800-02 „Fundusz środków trwałych”, które zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami miało odzwierciedlać stan środków trwałych, wykazywało na dzień 1 stycznia 2014 r. saldo niższe o 1.174.581,22 zł od stanu konta 011 „Środki trwałe” – str. 31-32 protokołu kontroli;

c) generowane w programie księgowym zestawienia sald i obrotów łączne dla wszystkich dzienników oraz zestawienia obrotów i sald sporządzone dla każdego z dzienników w ujęciu szczegółowym nie spełniają wymagań art. 18 ustawy o rachunkowości, ponieważ nie wykazują sald dwustronnych oraz sald po właściwych stronach: salda strony Wn wykazywane są jako kwoty dodatnie, zaś salda strony Ma wykazywane są jako kwoty ujemne, a w przypadku gdy salda są faktycznie obustronne, na wydruku widnieje per saldo; ponadto zestawienie nie wykazuje sumy sald końcowych (na wydrukach widnieje kwota 0 zł). Wskazania wymaga, że zestawienia obrotów i sald w ujęciu syntetycznym, sporządzane jednak dla każdego z dzienników częściowych odrębnie, zawierają wszystkie dane wymagane przepisami art. 18 ustawy o rachunkowości; możliwość sporządzenia prawidłowego zestawienia obrotów i sald z wszystkich kont księgi głównej jest wymogiem ustawy o rachunkowości, która w art. 18 ust. 1 odwołuje się do zgodności zestawienia obrotów i sald z zestawieniem dzienników częściowych, a więc sumą wszystkich operacji ujętych w księgach, niezależnie od liczby prowadzonych dzienników częściowych – str. 17 protokołu kontroli;

d) jak stwierdzono na przykładzie zapisów na koncie 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”, program księgowy w przypadku kont z saldami niezerowymi w bilansie zamknięcia danego roku przenosi bilans otwarcia do ksiąg roku następnego sumując salda kont analitycznych odrębnie dla strony Wn i strony Ma (gdy strony się nie wyzerowują, tj. strona Wn nie jest równa stronie Ma) i w efekcie pokazuje błędne salda. Konto 851 w bilansie zamknięcia ksiąg 2014 r. wykazywało persaldo po stronie Ma, zaś w bilansie otwarcia ksiąg 2015 r. widniało saldo dwustronne Wn 294.483,89 zł i Ma 355.802,02 zł, co nie było zgodne z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, zgodnie z którym konto 851 może wykazywać wyłącznie saldo strony Ma. W trakcie kontroli, po konsultacji z firmą VULCAN, pod datą 31 grudnia 2015 r. opracowano nowy plan kont dla dziennika ZFŚS dodając konto 851-00 stan zfśs w bilansie, na które przeksięgowano wszystkie salda kont analitycznych (od 851-01 do 851-09), wskutek czego konto 851 wykazuje wyłącznie saldo strony Ma – str. 18 protokołu kontroli;

e) nie zachowano zasady ciągłości sald, o której mowa w art. 5 ustawy o rachunkowości, także w zakresie subkont prowadzonych do konta 800 (przy prawidłowej sumie sald subkont) pomiędzy saldami bilansów zamknięcia 2013 i 2014 r., a odpowiednio saldami bilansów otwarcia ksiąg 2014 i 2015 r., np. konto 800-00 na koniec 2014 r. wykazywało saldo 306.360,05 zł, a w bilansie otwarcia na 2015 r. brak salda, zaś konto 800-02 odpowiednio 15.260.871,69 zł i 21.998.689,70 zł – str. 31-32 protokołu kontroli;

f) konto 130 „Rachunek bieżący jednostki” na wydrukach zestawień obrotów i sald odzwierciedla jedno saldo łącznie dla dwóch rachunków bankowych (rachunku dochodów i rachunku wydatków) – np. na koniec listopada 2015 r. saldo konta 130 wynosiło 11.182,09 zł, na co składały się salda rachunku bankowego dochodów w kwocie 648 zł oraz rachunku bankowego wydatków w kwocie 10.534,09 zł. Stosowany podział konta 130 na konta szczegółowe nie zapewnia również uzyskania bezpośrednich danych o obrotach i saldach poszczególnych rachunków bankowych, ponieważ ich ustalenie wymaga ręcznego sumowania – w przypadku rachunku dochodów z subkont 130-01 (dochody) i 130-03 (odprowadzenie środków z tytułu dochodów) a w przypadku rachunku wydatków z subkont 130-00 (zasilenie oraz odprowadzenie niewykorzystanych środków na wydatki) oraz 130-02 (wydatki). Podział taki nie ma uzasadnienia z punktu widzenia zasad funkcjonowania konta 130 zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia – salda i obroty rachunków bankowych dochodów i wydatków powinny wynikać z prowadzonych do konta 130 subkont dochodów i wydatków, na stronie Wn subkonta dochodów powinien być księgowany wpływ dochodów a na stronie Ma odprowadzenie środków do budżetu, a na subkoncie wydatków po Wn zasilenie z budżetu, a po Ma zrealizowane wydatki (zwrot niewykorzystanych środków powinien być opatrzony technicznym zapisem ujemnym; pełny stan rozliczeń budżetem obrazuje konto 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”) – str. 34-35 protokołu kontroli.

Analiza terminowości regulowania zobowiązań wykazała dwa przypadki nieznacznego przekroczenia terminu płatności, mimo że faktury wpłynęły w dniu umożliwiającym terminowe opłacenie. Kosztów odsetek nie poniesiono. Dotyczyło to kwoty 484,80 zł i zostało przez główną księgową wyjaśnione omyłką. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne winny być dokonywane w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 33 i 38 protokołu kontroli.

Badanie gospodarki kasowej wykazało, iż nie utrzymywano ustalonego przez Panią Dyrektor pogotowia kasowego. Jak wyjaśniła Pani ustnie do protokołu powodem był brak takiej potrzeby, ponieważ środki na niezbędne wydatki były pobierane każdorazowo czekiem. Ponadto stwierdzono, iż obowiązująca w jednostce instrukcja kasowa nie określa częstotliwości odprowadzania gotówki do banku, a jak wykazały ustalenia kontroli faktycznie pobrane środki odprowadzano do banku w dniu następnym po pobraniu lub kilka dni po pobraniu – str. 35-36 protokołu kontroli.

         Kontrola gospodarki drukami ścisłego zarachowania wykazała, że obowiązująca w jednostce instrukcja druków ścisłego zarachowania, stanowiącą załącznik do polityki rachunkowości, wymienia czeki rozrachunkowe, które faktycznie w jednostce nie występują. Pozostałe druki stosowane w jednostce wymienia (częściowo) procedura wydawania świadectw szkolnych, legitymacji i kart rowerowych wprowadzona przez Panią Dyrektor w dniu 17 czerwca 2010 r. Żadne z regulacji wewnętrznych nie wymieniają takich druków ścisłego zarachowania jak legitymacje dla uczniów niepełnosprawnych i zaświadczenia dla opiekuna dziecka/ucznia niepełnosprawnego. Ewidencję druków prowadzi sekretarz Szkoły, z tym, że prowadzenie ewidencji czeków, kwitariuszy, arkuszy spisowych oraz legitymacji dla uczniów niepełnosprawnych oraz zaświadczeń dla opiekuna dziecka/ucznia niepełnosprawnego nie wynika z zakresu czynności pracownika nadanego przez Panią Dyrektor w dniu 1 lipca 2015 r. Zakres czynności wskazuje natomiast na prowadzenie przez pracownika ewidencji kart motorowerowych, które faktycznie nie są w szkole wydawane – str. 37 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków budżetowych kontrola wykazała przekroczenie limitów wydatków na łączną kwotę 88.248,46 zł, w tym w rozdz. 80101 „Szkoły podstawowe” par. 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników” – 87.016,88 zł, w rozdz. 80101 par. 4300 „Zakup usług pozostałych” – 285,58 zł, w rozdz. 80146 „Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli” par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” – 946 zł. Realizacja wydatków przy braku limitu w planie finansowym nastąpiła w dniach: 28 października 2015 r., 20 i 27 listopada 2015 r. oraz 28 grudnia 2015 r. Stwierdzono, że wnioski w sprawie zmiany planu finansowego umożliwiające dokonanie wydatków zgodnie z planem finansowym jednostki w zakresie wymienionych podziałek klasyfikacji budżetowej składano do Urzędu Miejskiego odpowiednio 2 października 2015 r. w zakresie wydatków dokonanych z przekroczeniem limitu w październiku i listopadzie 2015 r. (dodatkowo w zakresie wynagrodzeń złożono drugi wniosek w dniu 12 listopada 2015 r.) oraz w dniu 16 grudnia 2015 r. Ze złożonych przez Panią Dyrektor i główną księgową wyjaśnień wynika, że powodem przekroczeń planu finansowego był brak zmian planu przez organ prowadzący we właściwym terminie, co w przypadku wynagrodzeń należy potraktować – zwłaszcza w kontekście czasu przekazania przez Szkołę wniosków o zmianę planu – jako okoliczność wskazującą na zawinienie tej sytuacji przez Urząd Miejski, mające swoje źródło w niewłaściwym planowaniu, w wyniku którego jednostka nie posiadała w planie na rok 2015 środków niezbędnych do opłacenia wynagrodzeń, oraz zbyt późno dokonaną zmianą w budżecie. W wyjaśnieniach wskazano ponadto, że wydatków dokonywano w związku z tym, iż wnioski uzyskały status „zaakceptowane” w programie informatycznym służącym do procedur wprowadzania zmian w planach finansowych jednostek oświatowych miasta „Sigma”, w ramach którego składane są wnioski do Departamentu Edukacji oraz wysyłane są pisma zwrotne w sprawie zmian w planach finansowych jednostek. Podniesiono również, iż szkoła uzyskała ustną akceptację pracownika Urzędu, iż zmiany budżetowe zostały przyjęte i planowane środki finansowe objęte wnioskami znajdują pokrycie w uchwale budżetowej. Odnosząc się w tym kontekście do wydatków poniesionych z przekroczeniem planu w par. 4210 i 4300 należy wskazać, że podstawą dokonywania wydatków jest plan finansowy Szkoły sporządzony przez Panią zgodnie z formalnym zawiadomieniem organu wykonawczego miasta, na podstawie którego ustala Pani aktualną wersję planu – § 12 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1542).

Przedstawiona nieprawidłowość narusza zasadę nieprzekraczalności limitów określonych w planie finansowym wydatków wynikającą z art. 44 ust. 1 pkt 2, art. 52 ust.1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Stwierdzone przekroczenia planu wydatków świadczą także o niewłaściwym wykonywaniu obowiązków przez główną księgową, która opatrywała podpisami dowody księgowe skutkujące przekroczeniem planu wydatków. Stosownie do art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych złożenie podpisu przez głównego księgowego oznacza m.in., że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki – str. 41-42 protokołu kontroli.

W zakresie inwentaryzacji stwierdzono, że podczas ostatniej inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych przeprowadzonej w 2014 r. na podstawie zarządzenia Pani Dyrektor Nr 3/2014 z dnia 28 marca 2014 r. nie zostały objęte spisem z natury środki trwałe zakupione i przyjęte na stan w trakcie prowadzonych czynności spisowych, tj. między 1 kwietnia a 29 maja 2014 r. Kontrola wykazała, że pomiędzy dniem, na który należało przeprowadzić inwentaryzację (31 marca 2014 r.), a datą faktycznego zakończenia spisu (ostatni arkusz z 29 maja 2014 r.) wystąpiła dostawa pozostałych środków trwałych na kwotę 3.270 zł – 3 komputery, 3 monitory i 3 głośniki; przyjęcie do ewidencji na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” w dniu 29 kwietnia 2014 r. w kwocie 3.120 zł, bowiem wartość głośników kwalifikowała je do objęcia tylko ewidencją ilościową. W wyjaśnieniu złożonym na okoliczność nieobjęcia tego sprzętu spisem z natury Pani Dyrektor wskazała, że sprzęt został przekazany do rzeczywistego użytku w salach wraz ze wskazaniem osoby materialnie odpowiedzialnej w dniu 2 czerwca 2014 r., mimo jego przyjęcia na stan wyposażenia w dniu 30 kwietnia 2014 r. (data w wyjaśnieniu inna niż na wydrukach z ewidencji pozostałych środków trwałych). Nie zmienia to faktu, iż zakupiony majątek, zgodnie z opisem na fakturze zakupu i zapisami w księgach rachunkowych jednostki, znajdował się w Szkole i w związku z tym przy rzetelnym przeprowadzeniu spisu powinien zostać ujawniony, w szczególności ze względu na fakt, że został on dostarczony na miesiąc przed zakończeniem inwentaryzacji – str. 73-74 protokołu kontroli. 

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej. Część stwierdzonych nieprawidłowości z zakresu stanu rachunkowości oraz dokonywania wydatków z przekroczeniem limitu należy wiązać z nieprawidłowymi działaniami organu prowadzącego Szkołę.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki sektora finansów publicznych, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości jest też Pani odpowiedzialna za prowadzenie rachunkowości jednostki, w tym za ustalenie i aktualizację dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości (art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. W zakresie powierzenia obowiązków pracownikom:

a) uzupełnienie zakresów czynności pracowników administracji o postanowienia określające zasady zastępstwa w czasie ich nieobecności,

b) zaktualizowanie zakresu czynności sekretarza Szkoły w zakresie rodzajów druków ścisłego zarachowania, których ewidencję ma prowadzić.

2. Dokonanie przez Panią Dyrektor zmian w regulacjach wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości oraz procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) uregulowanie stosowanych zasad gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych,

b) określenie w nich wykazu stosowanych dzienników częściowych,

c) wykreślenie postanowień, których zastosowanie skutkować może powstaniem niezgodności między danymi sprawozdawczości budżetowej a danymi ksiąg rachunkowych według stanu na koniec roku, a także niezgodności między danymi sprawozdawczości budżetowej i finansowej,

d) usunięcie zapisu stanowiącego, że należności bez względu na termin płatności zalicza się do krótkoterminowych, jako mogącego skutkować nieprawidłowym sporządzeniem sprawozdawczości; wprowadzenie do zakładowego planu kont konta 226,

e) usunięcie z pkt 6.5.2. części opisowej polityki rachunkowości zapisu odnoszącego się do sposobu postępowania w przypadku uchylenia się przez nabywcę nieruchomości od zawarcia umowy, jako operacji, która nie wystąpi w jednostce,

f) wprowadzenie do instrukcji kasowej terminów odprowadzania gotówki z kasy do banku; jednocześnie rozważenie zmiany przepisów dotyczących pogotowia kasowego, mając na uwadze, że ustalenia kontroli i wyjaśnienia Pani Dyrektor wykazały brak ich związku z faktycznymi potrzebami jednostki,

g) wskazanie w regulacjach wewnętrznych zgodnego ze stanem faktycznym wykazu dokumentów objętych ewidencją druków ścisłego zarachowania.

3. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) usunięcie konta 820 z wykazu kont utworzonego w systemie dla „dziennika budżetu”,

b) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 800 w układzie zwiększeń i zmniejszeń funduszu, zapewniającym dane do sporządzenia zestawienia zmian w funduszu jednostki,

c) sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej zgodnych z wymaganiami przepisów art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

d) zapewnienie bezwzględnego przestrzegania zasady ciągłości wyrażonej w art. 5 ustawy o rachunkowości, mając na uwadze, że jedną z podstawowych cech świadczących o prawidłowości oprogramowania stosowanego przy prowadzeniu ksiąg jest możliwość ustalenia prawidłowych sald oraz automatycznego ich przenoszenia z bilansu zamknięcia na bilans otwarcia kolejnego roku,

e) wydzielenie subkont w ramach konta 130 w sposób zapewniający bezpośrednie odzwierciedlenie w ewidencji księgowej sald rachunków bankowych dochodów i wydatków, mając na uwadze, że obowiązujące przepisy nie przewidują otwierania odrębnych subkont dla ewidencji operacji wpływu i odrębnych dla ewidencji operacji wypływu środków na danym rachunku bankowym.

4. Zapewnienie wyeliminowania przypadków nieterminowego regulowania zobowiązań.

5. Dokonywanie wydatków do wysokości limitów określonych w aktualnej wersji planu finansowego, sporządzonej przez Panią na podstawie zawiadomienia przekazanego przez organ wykonawczy miasta w trybie § 12 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych...

6. Zapewnienie rzetelnego przeprowadzania spisu z natury, który powinien skutkować ujawnieniem w toku inwentaryzacji wszystkich posiadanych przez jednostkę składników majątkowych podlegających spisowi.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

Do wiadomości:

Prezydent Białegostoku

W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 29 kwietnia 2016 roku, do organu wykonawczego:

Pan

Tadeusz Truskolaski

Prezydent Miasta Białegostoku

         Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w I kwartale 2016 r. problemowe kontrole gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej Nr 12 w Białymstoku, Publicznego Gimnazjum Nr 5 w Białymstoku oraz VII Liceum Ogólnokształcącego w Białymstoku. Stwierdzone podczas tych kontroli nieprawidłowości i uchybienia zawarte zostały w wystąpieniach pokontrolnych wystosowanych do dyrektorów szkół, których egzemplarze zostały przekazane Panu Prezydentowi. Z ustaleń kontroli wynika, że wyeliminowanie niektórych ze stwierdzonych nieprawidłowości wymaga podjęcia stosownych czynności przez Pana Prezydenta.

         W pierwszej kolejności wskazania wymaga, że do powstania najistotniejszych stwierdzonych nieprawidłowości z zakresu rachunkowości szkół przyczyniły się działania pojęte przez Pana Prezydenta w zakresie ujednolicenia rachunkowości szkół, polegające na swego rodzaju „zobowiązaniu” dyrektorów szkół do prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą programu księgowego VULCAN oraz wydaniu przez Pana w związku z tym zarządzenia Nr 4792/14 z dnia 25 sierpnia 2014 r. w sprawie stosowania jednolitych zasad rachunkowości w oświatowych jednostkach budżetowych Miasta Białegostoku z wykorzystaniem systemu informatycznego VULCAN. Zawarte w wystąpieniach pokontrolnych ustalenia dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych szkół przesądzają, że stosowany system informatyczny nie zapewnia realizacji wszystkich obowiązków określonych ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) w zakresie stanu ksiąg rachunkowych, w szczególności dotyczących sporządzania zestawień dzienników częściowych oraz zestawień obrotów i sald oraz przenoszenia sald.

         Uwagi sformułowane przez Izbę do przykładowych postanowień zarządzenia z dnia 25 sierpnia 2014 r. zostały Panu przekazane do wiadomości w treści wystąpień pokontrolnych kierowanych do dyrektorów szkół. W szczególności należy zwrócić uwagę na ich sprzeczność z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), a także niedostosowanie do procesów składających się na gospodarkę finansową, które faktycznie mogą zachodzić w jednostkach oświatowych. Jak zaś wynika z ustaleń kontroli przeprowadzonych w szkołach, badane jednostki traktowały zarządzenie z dnia 25 sierpnia 2014 r. jako obowiązującą je treść wprowadzanych regulacji wewnętrznych składających się m.in. na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości. Przyczyny takiego stanu należy szukać w postanowieniach części normatywnej zarządzenia, które w § 1 stanowi: „Wprowadzam do stosowania w oświatowych jednostkach budżetowych jednolite zasady rachunkowości”, w § 4: „Zobowiązuję kierowników jednostek oświatowych do stosowania wytycznych zawartych w niniejszym zarządzeniu”, a w § 2 zawiera niedający się jednoznacznie zinterpretować zapis „Zobowiązuję kierowników oświatowych jednostek budżetowych do prowadzenia ksiąg rachunkowych w oparciu o obowiązujące przepisy wpływające na gospodarkę finansową jednostki”.

         Mając na uwadze przywołane postanowienia części normatywnej zarządzenia z dnia 25 sierpnia 2014 r. Izba pragnie wskazać, że nie istnieją regulacje prawne uprawniające organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego do wiążącego i kompleksowego określania treści dokumentacji opisującej przyjęte w podległych jednostkach zasady rachunkowości, jeżeli jednostki te samodzielnie prowadzą księgi rachunkowe. W ocenie Izby uprawnienia takiego nie można wywodzić z przepisów podanych w podstawie prawnej zarządzenia, tj.:

- art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości – zobowiązującego kierownika każdej jednostki stosującej przepisy tej ustawy do określenia i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości (a wiec nie inne podmioty),

- art. 40 ustawy o finansach publicznych – nie odnoszącego się w ogóle do opracowywania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, a wskazującego jedynie na wymóg prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i zasadami określonymi ustawą o finansach publicznych,

- ogólnie wskazanych przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…; w zakresie wpływu organu wykonawczego j.s.t. na treść opracowywanej przez kierownika jednostki dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości rozporządzenie stanowi jedynie w § 15 ust. 1 pkt 4, że „zakładowy plan kont powinien uwzględniać ustalenia (…) zarządu jednostki samorządu terytorialnego dotyczące zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności”. Przepisu tego nie można jednak odczytywać jako upoważnienia do podjęcia próby wiążącego uregulowania wszelkich zagadnień składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości.

         Podkreślenia wymaga w tym miejscu, że jakakolwiek treść merytoryczna załączników do wydanego zarządzenia – nawet niebudząca zastrzeżeń w świetle przepisów prawa – nie zdejmuje odpowiedzialności za treść regulacji wewnętrznych z kierowników jednostek, do których jest adresowana. W związku z tym adresatami szczegółowych wniosków pokontrolnych dotyczących treści dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości – podobnie jak błędów w zakresie stanu ksiąg wynikających z niewłaściwego funkcjonowania programu komputerowego – są dyrektorzy szkół, a nie Pan Prezydent, ponieważ w ocenie Izby zarządzenie z 25 sierpnia 2014 r. nie posiada mocy prawnej zobowiązującej inne jednostki do tam określonego sposobu opracowania polityki rachunkowości czy prowadzenia ksiąg. Zdjęcie odpowiedzialności z kierownika samorządowej jednostki organizacyjnej w zakresie zagadnień składających się na rachunkowość jest możliwe tylko w przypadku zorganizowania wspólnej obsługi jednostek na zasadach obowiązujących od 1 stycznia 2016 r. na podstawie ustaw ustrojowych – np. art. 10a-10d ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446).

Kontrola zagadnień dotyczących wyodrębnionych rachunków dochodów i wydatków nimi finansowanych, o których mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, wykazała, że pobrane na te rachunki dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych były wydatkowane kwartalnie w wysokości 25% na zakup energii i w wysokości 5% na zakup środków czystości. Taki sposób przeznaczania dochodów z tego źródła na wydatki wynikał z pism przekazywanych przez Urząd Miejski (np. pismo z dnia 4 stycznia 2016 r. podpisane przez Ł. Orzechowską p.o. Dyrektora Departamentu Edukacji). Wskazać należy, iż stawiane tego rodzaju pismami wymagania co do sposobu przeznaczenia dochodów z określonych źródeł w konkretnej wysokości na imiennie wskazane wydatki nie mają umocowania w żadnych przepisach prawnych. Źródła dochodów wyodrębnionego rachunku i ich przeznaczenie określa uchwała organu stanowiącego. Z postanowień uchwały Nr V/41/15 Rady Miasta z dnia 23 lutego 2015 r. w sprawie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych dla jednostek oświatowych prowadzących działalność określoną w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty wynika, iż dochody z najmu i dzierżawy mogą być przeznaczone na wymienione w § 2 pkt 1, 3, 4, 5 i 6 rodzaje wydatków, tj.: finansowanie wydatków bieżących i majątkowych związanych z uzyskiwaniem przez jednostkę budżetową dochodów, wydatki związane z bankową obsługą rachunku dochodów, pozostałe wydatki i usługi związane z działalnością określoną w statucie jednostki, wypłaty wynagrodzeń bezosobowych. Tym samym nie ma prawnej możliwości nakazywania przeznaczenia pobranych dochodów z najmu w określonej wysokości na konkretne cele wskazywane w pismach Departamentu Edukacji UM, jeżeli nie ma to oparcia w postanowieniach uchwały. Pisma takie nie mogą mieć charakteru wiążącego dyrektorów szkół. Stanowią w istocie wkroczenie w kompetencje Rady Miasta.

         Analogiczne do powyższych uwagi należy odnieść do treści pisma Urzędu Miejskiego w Białymstoku z dnia 22 listopada 2012 r., z którego wynika, że dokonywane rozliczenia finansowe z „najemcami”, tj. z innymi placówkami oświatowymi funkcjonującymi w formie jednostek budżetowych miasta, stanowią dochody budżetowe, które należy oprowadzić na rachunek budżetu i ująć w rozdz. 75814 „Różne rozliczenia finansowe”. Treść pisma również wykazuje niezgodność z uchwałą Nr V/41/15 Rady Miasta Białegostoku z dnia 23 lutego 2015 r. w sprawie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych…, stanowiącą, iż źródłami dochodów tego rachunku są m.in. „wpływy z najmów i dzierżaw składników majątkowych będących w dyspozycji jednostki oraz z wynajmu powierzchni reklamowych”. Wyłączenie wpływów uzyskiwanych z umów o udostępnienie majątku, zawieranych z konkretnymi podmiotami, z katalogu dochodów wyodrębnionego rachunku powinno mieć swoje umocowanie w treści przywołanej uchwały Rady Miasta, a nie wynikać z pism kierowanych przez Urząd.

Podczas kontroli problemowej przeprowadzonej w Szkole Podstawowej Nr 12 stwierdzono, że w dalszym ciągu występują przypadki realizowania wydatków z tytułu wynagrodzeń mimo braku limitów w planie finansowym. Kontrola w tej szkole wykazała, że z przekroczeniem limitu wynikającego z aktualnej wersji planu finansowego zrealizowano w 2015 r.  m.in. wydatki w par. 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników” na kwotę 87.016,88 zł. Ustalono, że wnioski w sprawie zmiany planu finansowego umożliwiające terminowe opłacenie wynagrodzeń zostały złożone przez dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 12 w Departamencie Edukacji w dniu 2 października 2015 r. (dotyczy wydatków z października i listopada 2015 r.) i dodatkowo w dniu 12 listopada 2015 r. Wraz z tymi wnioskami przekazano Departamentowi Edukacji dane o wysokości wydatków do końca 2015 r., z których wynikało m.in., że w rozdz. 80101 „Szkoły podstawowe” par. 4010 należy dokonać zwiększenia środków o kwotę 510.733 zł (wniosek z 2 października 2015 r.) i o kwotę 499.500 zł (wniosek z 12 listopada 2015 r.), aby mieć możliwość wypłaty wynagrodzeń pracownikom zgodnie z planem finansowym. W odpowiedzi na wnioski zwiększenia dokonano w dniu 26 listopada 2015 r. w kwocie 241.500 zł. W odpowiedzi Departamentu wskazano, iż nawiązując do wniosków z miesiąca listopada (…) przekazano aktualny plan finansowy.

Ustalenia związane z tą problematyką były już przekazane Panu Prezydentowi pismem RIO.I.6001-11/12 z dnia 9 stycznia 2013 r., na podstawie poprzedniej kontroli kompleksowej i kontroli problemowych w jednostkach oświatowych miasta przeprowadzonych w 2012 r., w którym w pkt 10 zalecono: kształtowanie wysokości planu wydatków na wynagrodzenia i pochodne jednostek oświatowych w sposób zapewniający limity wydatków na ich sfinansowanie w tych dniach, w których muszą być one poniesione zgodnie z odrębnymi przepisami; w tym celu m.in. zobowiązanie Departamentu Edukacji, Kultury i Sportu do niezwłocznego zawiadamiania jednostek o dokonanych zmianach w budżecie, ponieważ zawiadomienia stanowią jedyną podstawę wprowadzenia zmian w planach finansowych przez kierowników jednostek. W odpowiedzi przesłanej do RIO w Białymstoku w dniu 8 lutego 2013 r. wskazał Pan, że zobowiązano pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie spraw związanych z planowaniem i realizacją planów finansowych przedszkoli, szkół i placówek oświatowych miasta do niezwłocznego zawiadamiania kierowników jednostek oświatowych o dokonanych zmianach planu dochodów i wydatków wprowadzanych w toku wykonywaniu budżetu Miasta.

Z uwagi na ustalenia kontroli należałoby podjąć bardziej zdecydowane działania zobowiązujące Departament Edukacji do przygotowywania pierwotnego planu wydatków budżetu miasta na wynagrodzenia w szkołach na poziomie pozwalającym zakładać ich sfinansowanie do końca roku, mając na uwadze, że Szkoła Podstawowa Nr 12 już w dniu 2 października 2015 r. sygnalizowała, iż do końca 2015 r. niepokryte planem zapotrzebowanie na środki finansowe na wypłatę wynagrodzeń wynosi około 500.000 zł. Jak bowiem wynika z ustaleń kontroli, bezpośrednią przyczyną konieczności składania przez szkołę wniosków o zmianę planu wydatków w zakresie wynagrodzeń i oczekiwania na dokonanie zmian, mimo zbliżającego się terminu wypłaty wynagrodzeń, było niedoszacowanie planu w par. 4010 na etapie uchwalania budżetu – nie zapewniał on środków na wynagrodzenia wystarczających na cały rok budżetowy.

Reasumując, dla usunięcia części nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie kontroli szkół prowadzonych przez miasto Białystok niezbędne jest podjęcie przez Pana Prezydenta stosownych działań, polegających na:

a) skoordynowaniu postępowania wobec producenta systemu informatycznego VULCAN w celu zapewnienia możliwości sporządzania przez jednostki oświatowe prawidłowych zestawień dzienników częściowych, zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz prawidłowego przenoszenia sald;

b) uchyleniu bądź zmodyfikowaniu zarządzenia Pana Prezydenta z dnia 25 sierpnia 2014 r. w sprawie stosowania jednolitych zasad rachunkowości w oświatowych jednostkach budżetowych Miasta Białegostoku z wykorzystaniem systemu informatycznego VULCAN; w przypadku decyzji o zmianie zarządzenia, zwrócenie uwagi na:

- usunięcie postanowień sugerujących obowiązkowe uwzględnienie jego treści przez kierowników jednostek oświatowych; ewentualnie zastąpienie ich zapisami jednoznacznie wskazującymi na możliwość uwzględnienia (wykorzystania) treści załączników do zarządzenia przy opracowywaniu regulacji wewnętrznych przez kierowników jednostek oświatowych,

- usunięcie postanowień sprzecznych z przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz niemających związku z gospodarką finansową i rachunkowością jednostek oświatowych, w tym w zakresie „typowych operacji” podlegających ewidencji na poszczególnych kontach;

c) zaprzestanie kierowania przez Urząd Miejski do jednostek oświatowych pism odnoszących się do sposobu gromadzenia i wydatkowania środków za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, niewynikającego z odpowiedniej uchwały Rady Miasta w sprawie wyodrębnienia tych rachunków,

d) przyjmowaniu w pierwotnej wersji uchwały budżetowej planu wydatków na wynagrodzenia w jednostkach oświatowych na poziomie umożliwiającym sfinansowanie wydatków w całym roku budżetowym, mając na uwadze, że przyjmowanie zaniżonego planu w tym zakresie – w połączeniu z opóźnieniami w jego zwiększeniu do niezbędnego poziomu, świadczącymi o nieprawidłowym monitoringu stopnia zaangażowania planu – jest podstawową przyczyną wymuszającą na kierownikach jednostek oświatowych dokonywanie wydatków na wynagrodzenia z przekroczeniem limitu określonego w planie finansowym.

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

         w Białymstoku