Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miasta Hajnówka

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 01 września 2016 roku (znak: RIO.I.6001-7/16), o treści jak niżej:

Pan

Jerzy Sirak

Burmistrz Hajnówki

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Hajnówka za 2015 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miasta Hajnówka na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono liczne nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce. 

                      Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania miasta oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W zakresie spraw ogólnoorganizacyjnych ustalono, że Pan Burmistrz, powołując się na art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446), udzielił pełnomocnictw do dokonywania czynności prawnych dyrektorom Hajnowskiego Domu Kultury i Miejskiej Biblioteki Publicznej. Należy wskazać, że udzielanie takich pełnomocnictw osobom zarządzającym instytucjami kultury, jako osobami prawnymi, jest bezprzedmiotowe. Dyrektor instytucji kultury zarządza instytucją i reprezentuje ją na zewnątrz z mocy prawa – art. 17 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. Nr 406, ze zm.). Cytowana ustawa gwarantuje także instytucji kultury samodzielne prowadzenie gospodarki finansowej w ramach posiadanych środków i samodzielne gospodarowanie mieniem (art. 27 ust. 1). Przywołany art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym odnosi się tylko do kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – str. 3 protokołu kontroli.

Badając procedurę opracowania planów finansowych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że plany finansowe instytucji kultury na 2015 rok zostały sporządzone w szczegółowości, która nie wynika z obowiązujących przepisów prawa. Zakres danych, jakie powinny być wyodrębnione w planie finansowym instytucji kultury wynika z art. 30 ust. 3 i art. 31 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) oraz art. 27 ust. 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Sporządzone na 2015 r. plany finansowe nie zawierały w szczególności danych o planowanych należnościach i zobowiązaniach oraz stanie środków pieniężnych na koniec roku. Ponadto w planie finansowym Miejskiej Biblioteki Publicznej posługiwano się pojęciami niezgodnymi z przepisami przywołanych ustaw, tj. „dochody” i „wydatki” – str. 70-71 protokołu kontroli.

Kontrola postanowień zawartych w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.), wykazała, że:

a) w regulacjach wewnętrznych zawarto sprzeczne ze stanem faktycznym postanowienia stanowiące, że gmina prowadzi obsługę bankową budżetu i Urzędu Miasta jako jednostki budżetowej poprzez: rachunek budżetu – do obsługi budżetu jednostki samorządu terytorialnego, rachunek wydatków – do ewidencji wydatków Urzędu jako jednostki budżetowej oraz rachunek dochodów – do ewidencji dochodów Urzędu jako jednostki budżetowej. Faktycznie dochody budżetowe realizowane były bezpośrednio na rachunek budżetu (nie jest prowadzony odrębny rachunek Urzędu dla dochodów) – str. 9-10 protokołu kontroli,

b) błędnie zostały zdefiniowane w przepisach wewnętrznych pojęcia pozostałych środków trwałych i materiałów – materiały takie jak materiały biurowe czy paliwo zakwalifikowano do pozostałych środków trwałych. W świetle art. 3 ust. 1 pkt 13 ustawy o rachunkowości przez aktywa trwałe rozumie się aktywa jednostki, które nie są zaliczane do aktywów obrotowych zdefiniowanych w art. 3 ust. 1 pkt 18 ustawy; środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Przez rzeczowe aktywa obrotowe należy zaś rozmieć, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. a) i pkt 19 ustawy, m.in. materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby, przeznaczone do zbycia lub zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego – str. 141 protokołu kontroli.

Analiza regulacji wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej wykazała, że według instrukcji gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta Hajnówka, wprowadzonej zarządzeniem Burmistrza Miasta z dnia 29 lipca 2013 r., kasjer dokonuje wypłat z pogotowia kasowego, zaś w przypadku wypłat, na które kasjer nie posiada odpowiedniej ilości gotówki, kasjer dokonuje wypłaty z bieżących wpłat, niezwłocznie dokonując zgłoszenia do księgowości potrzeby podjęcia z banku gotówki na dokonane wypłaty – str. 35 protokołu kontroli. Przytoczone uregulowanie sprzeczne jest z zasadami funkcjonowania jednostki budżetowej w zakresie realizacji dochodów i wydatków (w tym zwłaszcza zakazem przeznaczania dochodów zrealizowanych przez jednostkę bezpośrednio na wydatki w tej jednostce), wynikającymi z art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, wedle którego jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek budżetu, a także § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… oraz zasadami sporządzania sprawozdawczości w zakresie dochodów i wydatków określonymi przepisami załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U .z 2016 r. poz. 1015).

Badanie zgodności ewidencjowania operacji w księgach rachunkowych budżetu i Urzędu Miasta jako jednostki budżetowej z zasadami określonymi przepisami ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… wykazało, że:

a) w księgach Urzędu Miasta jako jednostki budżetowej ewidencjonowano, na koncie 130-99 „Rachunek bieżący dochodów Urzędu”, cześć dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunku budżetu (powielając w księgach Urzędu zapisy dokonywane na podstawie wyciągów do rachunku budżetu), wykorzystując do tego konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”. W świetle zasad określonych przepisami załącznika nr 3 do rozporządzenia, prowadzenie konta 222 jest bezpodstawne w przypadku braku odrębnego rachunku bieżącego Urzędu. Konto to służy bowiem rozliczeniu dochodów przekazywanych z rachunku Urzędu na rachunek budżetu. W przypadku braku odrębnego rachunku w Urzędzie saldo subkonta dochodów powinno być przenoszone z konta 130 bezpośrednio na konto 800 „Fundusz jednostki” – str. 8-9 protokołu kontroli,

b) środki Funduszu Pracy przeznaczone na dofinansowanie pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników księgowane były przy użyciu konta 130-2, podczas gdy prawidłowo – jako niestanowiące środków budżetu – powinny być ujmowane na koncie 139 „Inne rachunki bankowe” służącym do ewidencji środków pieniężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych, w tym sum depozytowych – str. 7 protokołu kontroli,

c) konto 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji budżetu na dzień 31 grudnia 2015 r. wykazuje nierealne saldo strony Ma w kwocie 9.602,40 zł, oznaczające rzekomą kwotę zobowiązań jednostki. Składają się na nią dwie błędnie zaksięgowane kwoty potrąceń z faktur wykonawców za nieterminowe lub niewłaściwe wykonanie zamówienia publicznego – kwota 4.000 zł dotyczyła kary naliczonej za nieterminowe wykonanie dokumentacji projektowej, a kwota 5.602,40 zł niedopłaty do faktury wykonawcy z tytułu naliczonej kary za nieusunięcie usterek powstałych podczas przebudowy ulicy. Powstanie salda strony Ma konta 240 było wynikiem zastosowania zapisu Wn 133 „Rachunek budżetu” – Ma 240 dla zaksięgowania bezpodstawnego przelewu z rachunku wydatków Urzędu wymienionych kwot. Rzeczywisty przebieg operacji gospodarczych polegał na przekazaniu wykonawcom wynagrodzenia niższego od wynikającego z wystawionych faktur, zatem kwota wydatków budżetu powinna odpowiadać przelewom na rzecz wykonawców. Dokonana operacja między rachunkiem wydatków Urzędu i rachunkiem budżetu spowodowała zawyżenie wydatków budżetu za 2015 r. o 9.602,40 zł, powstanie nierealnych zobowiązań budżetu w tej wysokości, a także zaniżenie wyniku budżetu za 2015 r., ponieważ mimo uznania kwoty potrąceń za wydatki – co było operacją bezpodstawną – jednostka niekonsekwentnie nie zaliczyła przelewu na rachunek budżetu do dochodów za 2015 r., w wyniku czego wynik budżetu został zaniżony – str. 18-19 protokołu kontroli,

d) dublowane są w ewidencji budżetu na koncie 224 „Rozrachunki budżetu” i w ewidencji Urzędu na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” te same kwoty rozrachunków dotyczące podatku VAT  – str. 6 i 18 protokołu kontroli; zarówno saldo konta 225 w księgach Urzędu, jak i konta 224 w księgach budżetu na koniec 2015 r. wykazuje kwotę VAT należnego do zapłaty dla urzędu skarbowego z tytułu czynszów dzierżawnych, sprzedaży materiałów i  sprzedaży nieruchomości,

e) w ewidencji księgowej (zestawieniu obrotów i sald kont analitycznych) konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazuje saldo jednostronne ustalone jako per saldo w wysokości 3.772.039,01 zł, podczas gdy saldo strony Wn powinno stanowić 3.859.360,04 zł i strony Ma 87.321,03 zł; wykazanie salda jednostronnego konta 221 w sytuacji ujęcia na nim zarówno należności i zobowiązań jednostki narusza zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 44-45 protokołu kontroli,

f) w księdze głównej Urzędu nie zostało otwarte konto 290 „Odpisy aktualizujące należności”, mimo iż przewiduje je załącznik nr 3 do rozporządzenia oraz zakładowy plan kont Urzędu. Brak konta 290 oraz stwierdzenie podczas kontroli istnienia należności od podmiotu w stanie upadłości (opisana na str. 46 protokołu kontroli należność główna z użytkowania wieczystego w kwocie 19.176,69 zł i odsetki od niej w wysokości 9.622,17 zł) świadczy o niedokonywaniu analizy należności pod kątem zaistnienia przesłanek uzasadniających zaksięgowanie odpisu aktualizującego, określonych w art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości,

g) na koncie 226-2 „Długoterminowe należności budżetowe” ewidencjonowano należności z podatku od nieruchomości zabezpieczone hipoteką i odsetki od nich naliczone; saldo z tego tytułu na dzień 31 grudnia 2015 r. wynosiło 548.754 zł; jednocześnie te same należności były ewidencjonowane na koncie 221, w wyniku czego księgi rachunkowe nie wykazywały rzetelnego stanu należności, wbrew przepisom art. 24 ust. 1 i 2 ustawy – str. 54-55 protokołu kontroli. Należy zauważyć, że należności zabezpieczone hipoteką nie spełniają definicji należności długoterminowej. Stanowią one należność wymagalną (zaległość) już w chwili ustanowienia hipoteki. Zaległości (należności, których termin płatności minął) nie posiadają cech należności długoterminowych według żadnej z definicji tego pojęcia i w związku z tym nie mogą być ewidencjonowane na koncie 226. W bilansie Urzędu należności te zostały pokazane jako należności długoterminowe i jako rozliczenia międzyokresowe,

h) jak wynika z ustaleń zawartych na str. 45 protokołu kontroli i wyjaśnienia stanowiącego załącznik nr 1/1 do protokołu kontroli, w ewidencji na koncie 221 i w sprawozdaniu Rb-27S za 2015 r. zaniżono należności z tytułu użytkowania wieczystego o kwotę 1.430,91 zł,

i) należne odsetki z tytułu nieterminowo wnoszonych opłat za użytkowanie wieczyste i czynszów dzierżawnych, wynoszące według stanu na koniec 2015 r. 13.266,03 zł, zostały zaewidencjonowanie w par. 091 „Odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu podatków i opłat” i w tej podziałce wykazane w sprawozdaniu Rb-27S (nie zostały wykazane jako zaległości), zamiast w par. 092 „Wpływy z pozostałych odsetek” (w tym jako zaległości) – str. 45 protokołu kontroli. Według złożonego wyjaśnienia Od 31.05.2016 odsetki za wieczyste użytkowanie księgowane są w § 0920 i będą wykazywane w Rb-27S jako zaległości,

j) stwierdzono niezgodność między danymi ewidencji analitycznej i syntetycznej na koncie 221, naruszającą art. 16 ust. 1 ustawy – na koncie dłużnika odsetki należne za 2015 r. przypisano dopiero w dacie wpłaty należności głównej, tj. 4 stycznia 2016 r., zaliczając je do ksiąg 2016 r., natomiast na koncie syntetycznym 221 pod datą 31 grudnia 2015 r.; w drugim przypadku odsetki również zostały ujęte na koncie syntetycznym 221 według stanu na koniec 2015 roku, natomiast na kartotece dłużnika nie zostały w ogóle przypisane – str. 48-49 protokołu kontroli,

k) na koncie 240 w ewidencji Urzędu wykazano na koniec 2015 r. nierealne saldo zobowiązań w kwocie 39.383,53 zł wynikające z błędnego księgowania w 2014 r. różnic kursowych od środków otrzymanych w euro na realizację projektu, przedstawionego na str. 53 protokołu kontroli; w trakcie kontroli dokonano księgowań korygujących usuwających nierealne saldo,

l) z analizy sprawozdania Rb-27S za 2015 r. wynika, że wykazano w nim należność na kwotę 3.011,08 zł pomimo tego, że kwota ta nie wynika z konta syntetycznego 221. Według złożonego przez Skarbnika wyjaśnienia Kwotę 3.011,08 zł z tytułu odroczonych terminów płatności wykazano w sprawozdaniu Rb-27S jako należności niewymagalne do zapłaty na podstawie rejestru przypisów i odpisów ewidencji podatkowej. Wynika stąd, że doszło do niezgodności między danymi ewidencji analitycznej syntetycznej wbrew wymaganiom art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 30 i 51 protokołu kontroli.

Odrębnego potraktowania wymagają nieprawidłowości dotyczące ewidencji operacji gospodarczych związanych z realizacją projektów objętych dofinansowaniem ze środków zewnętrznych. Kontrola wykazała, że na konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu” przeksięgowano pod datą 31 grudnia 2015 r. na podstawie dowodów PK tzw. „niewykorzystane środki” z konta 133-9-9 (nieprzewidzianego zakładowym planem kont). Jak ustalono, obroty i salda konta 133-9-9 nie odpowiadają żadnemu rachunkowi bankowemu (konto takie nie zostało też wyszczególnione w zakładowym planie kont). Ujmowano na nim kwoty związane z operacjami dotyczącymi realizowanych projektów. Środki projektu (zaliczki) wpływały na wyodrębnione rachunki prowadzone w euro, których ewidencję prowadzono w księgach Urzędu Miasta na kontach: 130-1 (euro) i 130-2 (PLN). Część środków wpływających na wskazane rachunki przekazywana była białoruskiemu partnerowi projektu, zaś część środków należna miastu Hajnówka ujmowana była jako dochód budżetu, w wyniku bezpodstawnego księgowania w ewidencji budżetu na podstawie dowodu PK – Wn 133-9-9 – Ma 901-1-1. Na koncie 133-9-9 ujmowano na podstawie PK również wydatki dokonywane ze środków na realizację projektów, które wpłynęły na wyodrębnione rachunki (zapisy na podstawie PK Wn 223 – Ma 133-9-9), zaś w przypadku realizacji wydatków z własnych środków (badana jednostka zasilała konto 130-2 dla projektu) dokonywano, po wpływie środków z projektu na rachunek w euro księgowany na koncie 130-1, przelewu tych środków na rachunek budżetu (Wn 133 – Ma 901) jednocześnie eliminując obroty dotyczące tej operacji zapisem technicznym na koncie 130-1. Zaksięgowanie tzw. „niewykorzystanych środków” na koncie 960 zaniżyło skumulowany wynik budżetu o 16.382,79 zł.

Wskazany sposób prowadzenia ewidencji powodował, że sprawozdanie Rb-27S za 2015 rok w zakresie dochodów ze środków na realizację projektów było sporządzone do konta 901, zamiast do subkonta dochodów konta 130 odpowiadającego rachunkowi bankowemu, na który wpływały bezpośrednio środki stanowiące dochody budżetu, co jest sprzeczne z zasadami sporządzania sprawozdań Rb-27S zawartymi w załączniku nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Odnosząc się do zapisów dokonywanych na koncie 133-9-9 na podstawie poleceń księgowania (PK) należy ponadto zauważyć, że zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, zapisy na koncie 133 powinny być dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem – str. 21-23 protokołu kontroli.

Na konto 133-9-9 w księgach budżetu ewidencjonowano również bezpodstawnie różnice kursowe dotyczące środków otrzymanych w walucie euro i przechowywanych na rachunkach projektów księgowanych w ramach konta 130 w ewidencji Urzędu. Zapisów w tym zakresie dokonywano z kontem 962 „Wynik na pozostałych operacjach”. Mając na uwadze, że rachunek bankowy i przechowywane na nim środki ujmowane były w ewidencji Urzędu, dokonywanie księgowań korygujących wycenę środków w ewidencji budżetu było bezpodstawne. Stosowne zapisy powinny mieć miejsce tylko na koncie 130 i skorygować w ten sposób kwotę osiągniętych dochodów (konto 130) i przychodów (konto zespołu 7) na dzień wyceny.

Kontrola zagadnień związanych z ewidencją projektów objętych dofinansowaniem wykazała ponadto, że konto 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji budżetu wykazuje na koniec 2015 r. saldo Ma w kwocie 11.865,41 zł – str. 14-15, 33 i 57 protokołu kontroli. Stosownie do złożonych przez Skarbnika wyjaśnień saldo to składa się z zobowiązań wobec Ośrodka Sportu i Rekreacji – 5.014,67 zł i Zespołu Szkół Nr 1 – 6.850,74 zł. Podobnie na dzień 1 stycznia 2015 r. konto 223 również wykazywało saldo Ma w kwocie 2.121,43 zł. W trakcie kontroli zostały złożone wyjaśnienia z których wynika, że ZS nr 1 realizował projekt w walucie EURO z Programu Współpracy Transgranicznej Polska – Białoruś – Ukraina, pn: „Różni a tacy sami”. Szkoła podpisała umowę o dofinansowanie projektu ze Stowarzyszeniem Samorządów Euroregionu Puszcza Białowieska, z której wynikało, że dotacja będzie przekazywana bezpośrednio na wyodrębniony rachunek bankowy wyżej wymienionej jednostki. Projekt był realizowany w walucie EURO, we współpracy z partnerami w Białorusi. ZS nr 1 otrzymaną dotację przekazał w części białoruskim partnerom i w części Gminie Miejskiej Hajnówka (…) obie jednostki złożyły również wyjaśnienia, z których wynika, że nie odprowadziły do budżetu całych dochodów, ponieważ realizowały tego typu projekty po raz pierwszy i brak doświadczenia spowodował takie niedociągnięcia. Nie były one świadomym działaniem ani aktem złej woli. W 2016 roku nastąpi całkowite rozliczenie projektów i wpływ ostatniej transzy. Wówczas jednostki przekażą otrzymane środki do budżetu i możliwe będzie wyzerowanie salda na koncie 223.

Powstanie salda Ma konta 223 w ewidencji budżetu świadczy o nieprawidłowościach w źródłach finansowania wydatków jednostek budżetowych – wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniach Rb-28S są bowiem wyższe niż przekazane z budżetu środki na ich realizację – naruszających art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek budżetu.

           Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 39 protokołu kontroli na rachunkach projektów prowadzonych w euro na koniec 2015 r. widniały salda w kwotach 35.070,34 euro i 85.389,66 euro; według zestawienia obrotów i sald Urzędu konto 130 łącznie wykazywało na koniec roku saldo w wysokości 512.303,78 zł. Było ono zbliżone do salda strony Ma konta 223 w ewidencji Urzędu wynoszącego 507.518,93 zł. Jednocześnie nie stwierdzono, aby w księgach budżetu widniało jakiekolwiek saldo strony Wn konta 223 wykazujące związek ze środkami na rachunkach Urzędu (konto 130) zaprezentowanymi w przeważającej wysokości jako nierozliczone środki na wydatki otrzymane z budżetu miasta (saldo Ma konta 223 w ewidencji Urzędu). Brak spójności między danymi kont 223 w księgach budżetu i Urzędu dodatkowo potwierdza nieprawidłowość stosowanych zapisów w zakresie ewidencji projektów.

           Przyczyn przedstawionych nieprawidłowości należy doszukiwać się w ewidencjonowaniu rachunków projektów w księgach Urzędu (jako subkont do konta 130) przy jednoczesnym braku umiejętności ewidencji operacji polegających na realizacji dochodów na rachunek ewidencjonowany w ramach konta 130 (wszystkie pozostałe dochody budżetu są bowiem realizowane bezpośrednio na rachunek budżetu, tj. konto 133). Należy jednak zaznaczyć, że księgowanie rachunków projektów w ewidencji budżetu (jako subkont do konta 133), o ile pozwoliłoby na księgowanie dochodów w sposób stosowany dla wszystkich innych dochodów (powielenie operacji na koncie 130), to jednak wymagałoby odmiennego ewidencjonowania wydatków projektów niż pozostałych wydatków Urzędu (realizowanych z wyodrębnionego rachunku Urzędu ewidencjonowanego na koncie 130). Niezależnie zatem od ksiąg rachunkowych, w których byłyby ujmowane konta rachunków projektów, ich ewidencja (albo w zakresie dochodów albo w zakresie wydatków) musi różnić się od zasad stosowanych „na co dzień” w księgach Urzędu i budżetu miasta. Należy przy tym zaznaczyć, że z ustaleń kontroli nie wynika jednoznacznie, czy fakt nieodprowadzania na rachunek budżetu wszystkich środków stanowiących dochody z dofinansowania projektów był wymuszony w każdym przypadku umowami o dofinansowanie. Jeżeli tak nie było, to środki na realizację projektu powinny być jako dochody przelane fizycznie na rachunek budżetu (zapis Wn 222 – Ma 130) i wrócić na rachunek projektu jako środki na wydatki (Wn 130 – Ma 223). Istnienie obowiązku poniesienia wydatków bezpośrednio ze środków otrzymanych na rachunek projektu powoduje zaś, że właściwsze jest ujmowanie obrotów i sald tego rachunku w ramach konta 133.

Analiza salda strony Ma konta 240 „Pozostałe rozrachunki” wykazała, że na rachunku depozytowym Urzędu przetrzymywano bezpodstawnie na dzień 31 grudnia 2015 r. zabezpieczenia należytego wykonania umów wniesione przez wykonawców zamówień publicznych – str. 52 protokołu kontroli. Przetrzymywanie zabezpieczeń nie miało uzasadnienia w świetle terminów ich zwrotu określonych przepisami art. 151 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.). W trakcie kontroli z rachunku sum depozytowych przekazano na dochody budżetu wadia i zabezpieczenia wraz z obliczonymi od nich odsetkami bankowymi na łączną kwotę 15.482,30 zł (depozyty dotyczyły 12 kontrahentów). Jak wyjaśniła Skarbnik Miasta, środki te pochodziły sprzed 2004 r. (ewidencja prowadzona była do tego roku ręcznie) i ze względu na brak dokumentów nie było możliwości ustalenia, komu powinny być zwrócone.

Z zestawienia analitycznego do konta 240 wynika, że na rachunku depozytowym znajdowały się odsetki od środków depozytowych w łącznej wysokości 101.651,63 zł, podczas gdy zabezpieczenia należytego wykonania umów oraz wadia stanowiły kwotę 344.671,91 zł. Odsetki naliczone od wadiów i zabezpieczeń przechowywanych na koniec 2015 r. stanowiły 8.435,52 zł. Z powyższego wynika, że na koncie 240 ujęte były zobowiązania z tytułu odsetek od wadiów i zabezpieczeń przechowywanych i zwróconych w latach wcześniejszych w kwocie 92.591,59 zł. W wyjaśnieniu Skarbnik przedstawiła, że koszty prowadzenia depozytów pokrywane są z wydatków bieżących, a odsetki od zwracanych depozytów czasami nie pokrywały kosztów obsługi rachunku, dlatego dokonywano zwrotu depozytu bez odsetek. W chwili obecnej środki z rachunku depozytowego są na koniec dnia przekazywane na lokatę „nocną” i z tego też powodu są naliczone wyższe odsetki bankowe, jak również od zwracanych depozytów naliczane są odsetki.

W wyniku kontroli ustalono, że stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych wynikający z ewidencji księgowej prowadzonej na poszczególnych kontach na dzień 31 grudnia 2015 r. był niezgodny z bankowym potwierdzeniem sald – str. 59 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, nie rzadziej niż na dzień bilansowy wycenia się wyrażone w walutach obcych składniki aktywów i pasywów – po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski, z zastrzeżeniem pkt 2. Stosownie do Tabeli nr 254/A/NBP/2015 z dnia 31 grudnia 2015 kurs euro wynosił 4,2615 zł, co w przeliczeniu na polski złoty powinno stanowić 363.888,04 zł dla rachunku nr 92…6638 – jednostka wyceniła i ujęła w księgach kwotę 362.346,04 zł (różnica 1.542 zł) oraz 149.452,25 zł dla rachunku Nr 33…8345 – jednostka wyceniła i ujęła w księgach kwotę 149.640,85 zł (różnica 188,60 zł). Przy prawidłowej wycenie konto 130 dla rachunków prowadzonych w euro powinno pokazywać saldo w łącznej kwocie 513.340,29 zł, natomiast wykazuje 511.986,89 zł – różnica stanowi 1.352,40 zł. Należy również zauważyć, że wycena walut na dzień 31 grudnia 2015 r. została w jednym przypadku zawyżona a w drugim zaniżona, co oznacza, że nie były one przeliczane po tym samym kursie. Według wyjaśnienia złożonego przez Skarbnika wycena walut na obu kontach została wykonana po tym samym kursie. Po zaksięgowaniu wyceny walut, w dalszym ciągu uzgadniano salda na pozostałych kontach księgowych. W wyniku tych uzgodnień okazało się, że należy poprawić również księgowania na koncie 130. Po poprawie księgowań na koncie 130 powinno się skorygować wycenę walut, co nie zostało wykonane. Z wyjaśnienia wynika zatem, że „poprawianie księgowań” na koncie 130 polegało na dokonywaniu zapisów bez wyciągów bankowych, co stoi w sprzeczności z zasadami funkcjonowania tego konta.

Kontrola realizacji przez gminę obowiązków inwentaryzacyjnych wykazała nieprawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji materiałów odpisywanych w koszty w momencie zakupu – str. 142-144 protokołu kontroli. Ustalono, ze inwentaryzacją w drodze spisu z natury objęto olej napędowy i benzynę 95. Jak wynika z okazanego arkusza spisu z natury, inwentaryzacji dokonano poprzez „spust do karnistra” w dniu 4 stycznia 2016 r. o godz. 11.00. Przepisy art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości stanowią, że w przypadku rezygnacji z ilościowo-wartościowej ewidencji materiałów i przyjęcia metody odpisywania ich wartości w koszty na dzień zakupu, wymagane jest ustalanie stanu tych składników aktywów, ich wycena i korekta kosztów o wartość stwierdzonego stanu, nie później niż na dzień bilansowy. Jak wyjaśniła wskazana w protokole kontroli inspektor ds. księgowości Pod arkuszem spisu z natury znajdują się, jako załącznik, tabelki rozliczenia paliwa w pojazdach samochodowych, ciągnikach rolniczych i maszynach roboczych, sporządzone przez pracowników materialnie odpowiedzialnych z Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska oraz Referatu Budownictwa w obecności komisji inwentaryzacyjnej w składzie (…). Dane z zestawienia – czyli stan paliwa na 31.XII.2015 w poszczególnych pojazdach i urządzeniach - wpisałam na arkusz spisowy, ponieważ byłam przewodniczącą komisji. Wycena została przeprowadzona w ten sposób, że z ostatnich faktur zakupu paliwa, do których dołączona jest asygnata rozchodowa stacji paliw, odszukiwałam poszczególne pojazdy i sprzęty wg nr rejestracyjnego w celu ustalenia ceny paliwa, aby wycenić jego wartość na koniec roku. Wynika stąd, że na arkuszu spisowym wpisano nieprawdziwą informację sugerującą spis z natury poprzez „spust do karnistra”. Faktycznie inwentaryzacji dokonano w oparciu o zestawienia sporządzone na podstawie kart drogowych oraz ostatnią fakturę zakupu, a zatem niezgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Kontrola tego zagadnienia wykazała ponadto, że w ewidencji księgowej badanej jednostki nie funkcjonuje konto 310 „Materiały”. Ustalony na koniec roku w powyższy sposób stan paliwa wyceniony na kwotę 1.032,89 zł wyksięgowano z kosztów w korespondencji z kontem 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, które na dzień 31 grudnia 2015 r. wykazywało saldo w takiej wysokości, sugerując bezpodstawnie istnienie należności od pracowników, zamiast wartości materiałów. Korekta kosztów o wartość materiałów niezużytych do końca roku powinna odbywać się zapisem Wn 310 – Ma 401 „Zużycie materiałów i energii”.

Z ustaleń dotyczących sporządzania sprawozdań, w świetle przepisów rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), wynika, że:

a) nie ujęto do sprawozdania Rb-27S należności z tytułu naliczonej do zwrotu dotacji przedmiotowej w kwocie 40.586,92 zł, zaewidencjonowanej prawidłowo na koncie 221; naruszono tym samym wymóg zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, określony w § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej – str. 30 i 51 protokołu kontroli. Według wyjaśnienia Skarbnika Dotacja przedmiotowa została zwrócona przez zakład po raz drugi, więc brak doświadczenia w tym temacie spowodował, iż dokonano naliczenia na koncie 221 a nie ujęto w sprawozdaniu. W przyszłości, jeżeli wystąpi taka sytuacja, na pewno zostanie również ujęta do sprawozdania Rb-27S,

b) nie były sporządzane przez Urząd Miasta sprawozdania jednostkowe Rb-27ZZ, zaś dane dotyczące realizacji przez Urząd dochodów z zadań zleconych ujmowano bezpośrednio w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27ZZ sporządzanym dla danych wynikających z jednostkowego Rb-27ZZ MOPS i ewidencji Urzędu Miasta. Jak wynika z załączonych do protokołu kontroli kserokopii sprawozdań Rb-27ZZ za 2015 r., bezpośrednio w sprawozdaniu zbiorczym ujęto należności i dochody wykonane w rozdziale 75011 „Urzędy wojewódzkie” w wysokości 1.147 zł. Skarbnik w złożonym wyjaśnieniu wskazała, że sprawozdania jednostkowe Rb-27ZZ dla Urzędu są sporządzane od I kwartału 2016 r. – str. 31-32 protokołu kontroli,

c) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzonym na podstawie ewidencji Urzędu i budżetu wykazane zostały – mimo, że nie wynikały z ewidencji Urzędu i budżetu – dane dotyczące należności miasta z tytułu realizacji zadań zleconych, ustalone na podstawie sprawozdania Rb-27ZZ sporządzonego przez MOPS. Dane te nie zostały zaś wykazane w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S MOPS. Zgodnie z § 6 ust. 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, wykazywane w sprawozdaniu Rb-27ZZ w części B należności, zaległości i nadpłaty z tytułu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, powinny być w takiej samej wysokości wykazywane w sprawozdaniu Rb-27S. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu Skarbnik wskazała, że (…) wyżej wymienione dane będą wykazywane w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S począwszy od II kwartału 2016 r. Ponadto zaprezentowane w sprawozdaniu Rb-27S Urzędu i budżetu należności w części przypadającej miastu nie były zgodne z częścią B sprawozdania Rb-27ZZ sporządzonego przez MOPS – należności z części B stanowiły 3.368.901,77 zł, a w sprawozdaniu Rb-27S pokazane zostały w kwocie 3.370.466,38 zł (różnica 1.564,61 zł) – str. 31-32 protokołu kontroli,

d) we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-N sporządzonym według stanu na koniec IV kwartału 2015 r. w wierszu N.3 „gotówka i depozyty” wykazano kwotę 961.083,91 zł, podczas gdy prawidłowo, zgodnie z przepisami § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, wykazaniu podlegała kwota niższa o 8.639,98 zł – szczegółowe wyliczenie zaprezentowano na str. 56-57 protokołu kontroli. Ustalono ponadto, że w sprawozdaniu Rb-N nie zostały ujęte w pozycji „należności wymagalne” zaległości z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych w kwocie 593 zł, a bezpodstawnie ujęto w niej odsetki podatkowe przypisane decyzją o odpowiedzialności spadkobiercy w podatku od nieruchomości od osób fizycznych w kwocie 335 zł. Prawidłowo należności wymagalne powinny stanowić 3.251.766,42 zł (wykazano 3.251.508,42 zł). W zakresie pozycji „pozostałe należności” ustalono, że jednostka nieprawidłowo wykazała w niej saldo Ma konta 224-1 dotyczące dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa w kwocie 2.075,84 zł, saldo Ma konta 224-5 dotyczące dochodów pobranych na rzecz innych gmin w kwocie 6 zł oraz saldo Ma konta 224-6 dotyczące VAT należnego do Urzędu Skarbowego w kwocie 12.426 zł – czyli salda zobowiązań, a nie należności – oraz bezpodstawnie wykazała jako pozostałe należności kwotę salda Wn konta 224 w wysokości 407.136,65 zł odpowiadającą zaliczonym do dochodów 2015 r. a nieprzekazanym udziałom w podatkach dochodowych oraz podatkom pobieranym przez urzędy skarbowe, dublując kwotę ujętą już prawidłowo w pozycji „gotówka i depozyty”. Prawidłowo pozostałe należności powinny zostać wykazane w kwocie 27.717,30 zł zamiast 449.361,79 zł – str. 58 protokołu kontroli. Stosownie do przepisów załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, pozostałe należności rozumiane są jako bezsporne należności niewymagalne z tytułu dostaw towarów i usług, podatków i składek na ubezpieczenia społeczne oraz z wszelkich innych tytułów nieobjętych pozostałymi kategoriami przedmiotowego sprawozdania, wyłączając odsetki i inne należności uboczne. Wymagalne należności zaś rozumiane są jako wartość wszystkich bezspornych należności, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone. Są to należności wynikające głównie z dostaw towarów i usług (np. niezapłaconych w terminie faktur), prawomocnych orzeczeń sądu, udzielonych poręczeń i gwarancji. Kategoria ta nie obejmuje należności wymagalnych z tytułu papierów wartościowych, pożyczek i kredytów, depozytów, odsetek od wymagalnych należności czy też innych należności ubocznych,

e) w zakresie rozliczeń z jednostkami organizacyjnymi miasta kontrola wykazała, że dla zakładu budżetowego Park Wodny została naliczona do zwrotu dotacja przedmiotowa w kwocie 40.586,92 zł – str. 150-151 protokołu kontroli. Ustalono, że kwota dotacji do zwrotu została niewłaściwie pokazana w sprawozdaniu Rb-N zakładu jako gotówka i depozyty. W sprawozdaniu Rb-N zakładu jako „gotówka i depozyty” została wykazana kwota 158.340,96 zł, tj. równa środkom pieniężnym wykazanym w sprawozdaniu Rb-30S za 2015 r. Prawidłowo zakład budżetowy Park Wodny powinien pomniejszyć pozycję „gotówka i depozyty” o środki dotacji podlegające zwrotowi do budżetu miasta w I kwartale 2016 r., stosownie do postanowień zgodnie z przepisami § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 56 protokołu kontroli, kwota 40.586,92 zł została wykazana w poz. „gotówka i depozyty” także we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N sporządzonym przez Pana Burmistrza, co powoduje, że została ona w efekcie zdublowana w sprawozdaniu łącznym,

f) w zakresie wolnych środków zaprezentowanych w sprawozdaniu Rb-NDS za 2015 r. ustalono, że kwota ta została wyliczona nieprawidłowo, tj. przy uwzględnieniu nierealnego salda na koncie 133-9-9 występującego na początek 2015 r. – str. 64-65 protokołu kontroli. Stan ten był pochodną opisanej już wcześniej błędnej ewidencji na koncie 133-9-9. Kwota wolnych środków została zawyżona o 75.711,26 zł, czyli saldo konta 133-9-9, które nie oznaczało środków budżetu. Zgodnie z bankowym potwierdzeniem salda konta 133 środki budżetu stanowiły 891.678,01 zł, a nie 967.389,27 zł – str. 65 protokołu kontroli.

           Analizy bilansu z wykonania budżetu za 2015 r. dokonano pod kątem prawidłowości wykazania w nim danych wynikających z ewidencji księgowej i zgodności ze stanem faktycznym. Kontrola wykazała, że:

a) zaprezentowane w bilansie z wykonania budżetu środki budżetu na dzień 1 stycznia 2015 r. wynikały co prawda z konta 133, jednakże były zawyżone o 75.711,26 zł z powodu przedstawionego wyżej błędnego salda na koncie 133-9-9, niemającego oparcia w bankowym potwierdzeniu salda rachunku budżetu – str. 32-33 i 65 protokołu kontroli,

b) nieprawidłowo wykazane zostały finansowe zobowiązania długoterminowe w kwocie 19.583.675 zł, ponieważ część z nich stanowiła zobowiązania krótkoterminowe. Zobowiązania długoterminowe należało wykazać w kwocie 13.451.422 zł, a kwota 6.132.253 zł stanowiła zobowiązania krótkoterminowe tj. przypadające do spłaty w 2016 r. – str. 67 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości przez zobowiązania krótkoterminowe rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,

c) jako pozostałe zobowiązania wykazano nierzetelnie ustalone w ewidencji kwoty 11.865,41 zł, 4.000 zł i 5.602,40 zł, co było konsekwencją opisanych już wcześniej w niniejszym wystąpieniu błędnych księgowań – str. 33 protokołu kontroli.

Kontrola terminowości regulowania zobowiązań, której wyniki przedstawiono na str. 43 protokołu kontroli, ujawniła, że badana jednostka zapłaciła odsetki w wysokości 2.793,80 zł z tytułu nieterminowo wniesionej opłaty za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności. Opłata w wysokości 61.283 zł została ustalona decyzją Starosty Hajnowskiego Nr GK.6825.1.2.2015 27 z dnia 29 lipca 2014 r. i należało ją wnieść w terminie 14 dni od dnia, w którym decyzja stała się ostateczna, tj. do dnia 27 sierpnia 2014 r. Miasto Hajnówka wskazaną należność wpłaciło na konto Starostwa w dniu 31 grudnia 2014 r. Ponadto stwierdzono przypadki zapłaty innych zobowiązań z przekroczeniem terminu płatności wynoszącym do 13 dni. Opóźnienia te nie spowodowały jednak poniesienia kosztów odsetek przez gminę. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że uchybienie terminom płatności wynikało z braku wpływów na rachunek budżetu. Na początku roku regulowane były płatności do ZUS i US oraz wynagrodzenia nauczycielom. Wpływy z podatku od nieruchomości to koniec stycznia, zaś udziały w pdof wpłynęły 8.02.2016 r. (…) W 2014 r. miasto realizowało m.in. dwie duże inwestycje ze środków zagranicznych. W IV kwartale 2014 r. należało uregulować zobowiązania wobec wykonawców, aby móc ubiegać się o refundację poniesionych wydatków. W tym celu miasto korzystało z kredytu i pożyczki na wyprzedzające finansowanie inwestycji. Przejściowy brak pieniędzy na rachunku gminy był przyczyną nieuregulowania zobowiązań w terminie – str. 43 protokołu kontroli.

Stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Kontrola wykazała, że odsetki w kwocie 2.793,80 zł zapłacone w dniu 25 lutego 2015 r. zostały nieprawidłowo sklasyfikowane w par. 4520 „Opłaty na rzecz budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, zamiast w par. 4580 „Pozostałe odsetki”, jak to wynika z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.).

Rozliczenie dotacji przedmiotowej udzielonej Zakładowi Komunikacji Miejskiej w Hajnówce wykazało, że na koniec 2015 r. powstała nadwyżka środków obrotowych w kwocie 5.505,57 zł – str. 152 protokołu kontroli. Wpłata nadwyżki środków obrotowych przez ZKM do budżetu miasta nastąpiła w dniu 12 maja 2016 r. (w trakcie kontroli). Na podstawie art. 15 ust. 7 ustawy o finansach publicznych samorządowe zakłady budżetowe zobowiązane są do wpłaty do budżetu jednostki samorządu terytorialnego nadwyżki środków obrotowych, ustalonej na koniec okresu sprawozdawczego, chyba że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego postanowi inaczej. Zasady dokonywania wpłat nadwyżki środków obrotowych do budżetu jednostki samorządu terytorialnego powinny zostać szczegółowo określone przez Radę Miasta. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, tworząc samorządowy zakład budżetowy, organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego określa terminy i sposób ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakład do budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz sposób i terminy rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu. Jak wynika z ustaleń kontroli Rada Miasta Hajnówka nie podejmowała żadnej uchwały w powyższym zakresie. Stosownych uregulowań, o których mowa w cytowanym przepisie, nie zawiera również statut ZKM.

Kontrola wykazała, że nie jest prowadzona ewidencja księgowa należności z opłat za zajęcie pasa drogowego, wynikających z decyzji ustalających opłaty (nie jest dokonywany przypis należności w ewidencji syntetycznej na koncie 221, ani w ewidencji analitycznej) – str. 49-51 protokołu kontroli. Jak ustalono, w Urzędzie jest prowadzona jedynie ewidencja podmiotów, którym wydano decyzję ustalającą opłatę za zajęcie pasa drogowego, jednakże kontrolujący nie stwierdzili kwoty należności z opłat za zajęcie pasa drogowego ani w księgach ani w sprawozdawczości na dzień 31 grudnia 2015 r. – brak danych księgowych w zakresie tych należności stanowi naruszenie wymogu rzetelności ksiąg wynikającego z art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. W trakcie kontroli dokonano przypisu opłat należnych za 2016 r., na koncie 221-9.

Prowadzenie ewidencji opłat za korzystanie z dróg, w sposób szczególny kontrola terminowości realizacji zobowiązań oraz sporządzanie upomnień egzekucyjnych, zostało przypisane zakresem czynności wskazanemu w protokole kontroli inspektorowi Referatu Finansowo-Budżetowego w Urzędzie Miasta. Na podstawie informacji złożonej przez tego pracownika ustalono, że z prowadzonego rejestru wnoszonych opłat za rok 2015 (nie posiada on cech ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości) wynikają należności wymagalne za lata 2004-2015 w kwocie 1.087,92 zł i dotyczą 15 podmiotów z łącznej liczby 557. Z kolei zaległości z lat 2004-2011, w stosunku do których nie jest prowadzone postępowanie egzekucyjne, dotyczą 7 podmiotów na kwotę 961,52 zł.

Stosownie do przepisów art. 40d ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 460, ze zm.) opłaty za zajęcie pasa drogowego, wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, podlegają przymusowemu ściągnięciu w trybie określonym w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2016 r. poz. 599, ze zm.), zaś obowiązek uiszczenia tych opłat przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym opłaty lub kary powinny zostać uiszczone. Jak wynika z ustaleń kontroli, brak działań windykacyjnych doprowadził do przedawnienia części należności.

Kontrolą objęto czynności prowadzone przez jednostkę w celu wyegzekwowania wybranych zaległości z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste według stanu na dzień 31 grudnia 2015 r. – str. 45-49 protokołu kontroli. W wyniku analizy tego zagadnienia stwierdzono, że:

a) za 2015 rok nie została naliczona i ujęta na koncie użytkownika opłata roczna za wieczyste użytkowanie gruntów. Opłata ta nie została również naliczona za 2016 rok. Badana jednostka naliczała wyłącznie odsetki od zaległości z tytułu wieczystego użytkowania gruntu za lata 2009-2014. W trakcie kontroli dokonano przypisu za lata 2015-2016 na kwotę łączną 6.392,46 zł. Po dokonaniu przypisu saldo zaległości stanowi 25.569,15 zł (przypisu dokonano bez odsetek). Jak wyjaśniono w trakcie kontroli na koncie użytkownika wieczystego ,,Euro Postęp” Sp. z o.o. w Hajnówce nie została naliczona opłata roczna za użytkowanie wieczyste gruntów za lata 2015 i 2016 z powodu błędnie wprowadzonej daty ,,od kiedy płaci” w programie „UW kartoteki opłat za użytkowanie wieczyste i trwały zarząd”. Zamiast 1993-03-25 było wprowadzone 2093-03-25 i w związku z tym program potraktował kartotekę tego użytkownika jako decyzję przyszłą i nie został wygenerowany przypis za 2015r. i 2016r. Błąd ten poprawiono w trakcie czynności kontrolnych,

b) badana jednostka wysyła do dłużników upomnienia, w których przypomina się o obowiązku wpłacenia zaległości powołując się na art. 15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, podczas gdy przedmiotem upomnień są należności cywilnoprawne. Upomnienia dotyczyły lat 2011-2015; jak ustalono dłużnicy nie żyją,

c) należności, których termin płatności minął w 2012 r. stanowiły kwotę 14.952,58 zł; stwierdzono, że w stosunku do 10 dłużników, których zaległości wchodzą w skład tej kwoty, nie jest prowadzone żadne postępowanie mające na celu wyegzekwowanie należności. Stosownie do złożonych przez Skarbnika wyjaśnień W stosunku do należności z tytułu użytkowania wieczystego gruntów, których termin płatności minął w 2012r. - 10 dłużników (kwota 1.375,61 zł) nie jest prowadzone postępowanie mające na celu wyegzekwowanie wskazanych zaległości, ponieważ 6 dłużników nie żyje i nie było przeprowadzone postępowanie spadkowe ustalające spadkobierców (kwota 1.294,28 zł), natomiast pozostali 4 dłużnicy (kwota 81,33 zł) przebywają za granicą i po rozmowie telefonicznej zadeklarowali spłatę należności w 2016r. Osobą, która w zakresie czynności ma windykację należności jest (…). Zakres czynności w załączeniu.

Należy zauważyć, że brak określonych prawem działań prowadzonych w celu wyegzekwowania należności prowadzi do upływu okresu przedawnienia, po którym dłużnik może odmówić spełnienia świadczenia na rzecz wierzyciela. Okoliczności skutkujące przerwaniem biegu przedawnienia określa art. 123 k.c. Okres przedawnienia w przypadku roszczeń o świadczenia okresowe wynosi 3 lata – art. 118 k.c. Przez świadczenia okresowe należy rozumieć świadczenia, które dłużnik jest zobowiązany spełniać periodycznie, w określonych z góry odstępach czasu.

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości wykazała, iż w jednym przypadku nie sporządzono protokołu z przeprowadzonego przetargu. Zgodnie z § 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490) przewodniczący komisji przetargowej sporządza protokół przeprowadzonego przetargu zawierający określone przepisami informacje – str. 75 protokołu kontroli.

Analiza realizacji postanowień umowy z dnia 29 stycznia 2015 r. na dzierżawę gruntu o pow. 13,5 m2 pod kioskiem wykazała, że za miesiące luty-wrzesień 2015 r. czynsz był uiszczany nieterminowo, za miesiące październik-grudzień tego roku nie był w ogóle uiszczony do końca 2015 r. Kontrolowana jednostka od wpłat wniesionych po terminie nie naliczała i nie ujmowała w księgach odsetek, naliczając je i egzekwując jedynie od czynszu, który nie został w ogóle wniesiony według stanu na koniec 2015 r. Obowiązek ustalania przysługujących gminie należności z tytułu odsetek wynika z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, zaś obowiązek ich ujmowania w księgach według stanu na koniec kwartału z § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… Łącznie nie naliczono w 2015 r. odsetek dotyczących tej umowy w wysokości 8,18 zł – str. 80 protokołu kontroli.

Stawka opłaty adiacenckiej, zgodnie z uchwałą Nr XI/55/07 Rady Miejskiej Hajnówka z dnia 25 października 2007 r. w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy Miejskiej Hajnówka, wynosi 25% różnicy pomiędzy wartością nieruchomości przed podziałem a wartością nieruchomości po dokonanym podziale. Kontrolującym okazano trzy opinie rzeczoznawcy majątkowego z dnia 12 lutego 2015 r. dotyczące ustalenia czy i ewentualnie jaki wpływ na wzrost wartości nieruchomości miały podziały nieruchomości zatwierdzone decyzjami GGR683.17.2014 z dnia 18 grudnia 2014 r., GGR6831.16.2014 z dnia 18 listopada 2014 r. oraz GGR6831.2.2014 z dnia 6 października 2014 r. Z opinii wynika, iż przy podziałach dokonanych na podstawie zbadanych decyzji „nie nastąpił istotny wzrost wartości nieruchomości”. Opinie nie precyzują, jaki wzrost nastąpił, ani nie odnoszą się do zagadnienia „istotności”. Z wyjaśnień złożonych przez wskazanego w protokole kontroli inspektora Urzędu Miasta wynika, że forma opracowania (operat czy opinia) jest wyborem rzeczoznawcy. Ponadto w podsumowaniu analizy cen rzeczoznawca stwierdził (…) że w danym przypadku nie nastąpił wzrost wartości, który byłby następstwem podziału nieruchomości. Jak wskazano powyżej opinia posługuje się pojęciem „nie nastąpił istotny wzrost wartości”, a zatem wzrost wartości wystąpił, ale rzeczoznawca stwierdził, że nie był istotny. Brak konkretnych kwot uniemożliwia zarówno pracownikom Urzędu jak i kontrolującym stwierdzenie czy faktycznie wzrost był nieistotny – z punktu widzenia zasadności ewentualnego zlecania wycen w stosunku do innych decyzji podziałowych – oraz jakie dochody miasto uzyskałoby wydając decyzje ustalające opłatę w związku ze wzrostem wartości ocenionym przez rzeczoznawcę jako „nieistotny” – str. 85-86 protokołu kontroli.

W toku kontroli dochodów budżetu miasta badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Stwierdzono, że organ podatkowy naruszył art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej ponieważ nie weryfikuje, w toku kontroli podatkowych, jak podatnicy wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów materialnego prawa podatkowego. Przywołany przepis nadaje organowi podatkowemu uprawnienia oraz jednocześnie zobowiązuje do określonego zachowania, ponieważ zgodnie z jego brzmieniem organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem art. 281 § 3, przeprowadzają kontrolę podatkową u podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych, zwanych dalej „kontrolowanymi”. Ponadto dokumentacja kontroli może stanowić istotne źródło wiedzy o poszczególnych przedmiotach opodatkowania, niezbędne w trakcie prowadzonych czynności sprawdzających. Ze złożonych przez Kierownika Referatu Finansowo-Budżetowego wyjaśnień wynika, że pomimo nieprzeprowadzania kontroli podatkowych, w rozumieniu art. 281 Ordynacji podatkowej, w ramach czynności sprawdzających systematycznie porównywano dane zawarte w informacjach podatkowych pozyskanych od podatników z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów i budynków. W przypadku stwierdzenia rozbieżności, podatnicy byli wzywani do złożenia wyjaśnień (we wskazanym okresie  wysłano 1.208 wezwań). Ponadto w roku 2015 wezwano 24 podmioty (osoby prawne prowadzące działalność gospodarczą) do złożenia szczegółowych zestawień lub wyciągów z ewidencji środków trwałych, w celu sprawdzenia prawidłowości opodatkowania budowli związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Niewątpliwie wskazane działania, będące elementem czynności sprawdzających, nie są substytutem kontroli podatkowej. Ich prowadzenie nie zwalania organu podatkowego z realizacji obowiązków w zakresie kontroli podatkowych – str. 88 protokołu kontroli.

Ustalono, że wykorzystywany przez organ podatkowy program EWOPIS zawiera m.in. dane dotyczące budynków. Jednak informacje w nich zawarte dotyczą jedynie powierzchni zabudowy i ilości kondygnacji, co tylko w pewnym stopniu jest przydane do celów podatkowych, w tym do czynności sprawdzających. Umożliwia ustalenie jedynie w przybliżeniu powierzchni użytkowej budynków. W niektórych przypadkach wykryte różnice pomiędzy powierzchnią użytkową budynków, zadeklarowaną w złożonych przez podatników deklaracjach i informacjach podatkowych, a ich przybliżoną powierzchnią, ustaloną na podstawie danych geodezyjnych, poddają w wątpliwość dane prezentowane przez podatników. Stwierdzono przypadki, w których powierzchnia użytkowa podawana przez podatnika jest o blisko 50% mniejsza od powierzchni geodezyjnej, jak również przypadki odwrotne. W trakcie kontroli służby organu podatkowego wskazywały, że dane geodezyjne są bardzo często niezgodne ze stanem faktycznym. Ponieważ organy administracji, w tym samorządowe organy podatkowe, winny działać na podstawie i w zakresie obowiązującego prawa, do momentu uzyskania dokumentów podważających zapisy geodezyjne należy przyjąć, że informacje te są zbliżone do stanu faktycznego i mogą stanowić podstawę do wszczęcia postępowania. W grupie podatników zaliczanych do kategorii osoby prawne i jednostki niemające osobowości prawnej, powyższe nieprawidłowości stwierdzono w przypadkach opisanych na str. 90-92 protokołu kontroli. Wskazuje to na nierealizowanie przez organ podatkowy w pełnym zakresie obowiązków wynikających z treści przepisów Działu V „Czynności sprawdzające” Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych przepisami działań, przy zastosowaniu wymienionych w nich procedur, organ podatkowy winien zweryfikować składane przez podatników dokumenty m.in. pod kątem zgodności ze stanem faktycznym. Powinno to zapewnić realizacji dochodów z określonego tytułu pożądane przymioty powszechności, kompletności i prawidłowości.

Ponadto w trakcie kontroli tego obszaru dochodów gminy stwierdzono naruszenie wskazanych niżej przepisów ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 poz. 849, ze zm.):

a) art. 3 ust. 4 przez podatników wymienionych pod poz. 4, 8 i 17 załącznika do protokołu kontroli. W przypadku dwóch pierwszych podatników chodzi o wykazanie w jednej deklaracji obiektów budowalnych będących w wyłącznym posiadaniu podatników oraz nieruchomości będących we współposiadaniu. Natomiast ostatni z wymienionych podatników wraz gruntami będącymi w jego wyłącznym posiadaniu wykazał powierzchnię gruntów odpowiadającą posiadanemu udziałowi w działkach 1014/12 i 3038/12, 

b) art. 2 ust. 2 przez podatnika wymienionego pod poz. 10 w związku z wykazaniem do opodatkowania jako grunty pozostałe użytków rolnych o pow. 297 m2, sklasyfikowanych jako R VI,

c) art. 6 ust. 9 pkt 1 przez podatników wymienionych pod poz. 29 i 32 w związku ze złożeniem deklaracji odpowiednio w dniach 2 marca i 19 lutego 2015 r.

Z kolei dokonana pod kątem prawidłowości i powszechności opodatkowania analiza deklaracji złożonych przez podatników podatku rolnego od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej wykazała, że podatnik wymieniony pod poz. 3 załącznika do protokołu kontroli zaniżył powierzchnię gruntów sklasyfikowanych jako łąki i pastwiska. W trakcie kontroli tej grupy podatników stwierdzono również naruszenie art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 617) przez podatników wymienionych pod poz. 5, 6 i 8 załącznika. Polegało to na złożeniu deklaracji przez wymienionych podatników z naruszeniem terminu wskazanego przywołanym przepisem. Należy mieć na uwadze, że nieterminowe złożenie deklaracji podatkowej może stanowić wykroczenie skarbowe, o którym mowa w art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 kwietnia 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186, ze zm.). W przypadku stwierdzenia powtarzalności takiej sytuacji organ podatkowy winien rozważyć możliwość powiadomienia o naruszeniu przepisów właściwego miejscowo urzędu skarbowego. Ten sam rodzaj nieprawidłowości stwierdzono również w przypadku podatników podatku leśnego, wymienionych w załącznika nr 3/5 pod poz. 1 i 2, których deklaracje wpłynęły z naruszeniem terminu, co stanowi to naruszenie art. 6 ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 374) – str. 94-95 i 97 protokołu kontroli.

Mając na uwadze opis zawarty w protokole kontroli na str. 97-100 należy stwierdzić, że w przypadku podatników będących osobami fizycznymi wymagana jest kompleksowa weryfikacja opodatkowania budynków. Wynika to z rozbieżności, jakie wykryto porównując dane zawarte w informacjach podatkowych i ewidencji podatkowej z zapisami ewidencji geodezyjnej. W jej wyniku, tak jak w przypadku osób prawnych, stwierdzono rozbieżności pomiędzy deklarowaną powierzchnią użytkową budynków a powierzchnią hipotetyczną, ustaloną na podstawie powierzchni zabudowy i ilości kondygnacji. Różnice te występują zarówno w zakresie ewentualnego zaniżenia jak i zawyżenia powierzchni budynku. Stwierdzono je u podatników wymienionych w załączniku nr 3/6 do protokołu kontroli.

Ponadto w tej grupie podatników stwierdzono również przypadki naruszenia:

- art. 3  ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych przez podatnika wymienionego pod poz. 33 załącznika, w związku z łącznym opodatkowaniem gruntów stanowiących wyłączną własność podatnika oraz gruntów o powierzchni odpowiadającej posiadanemu udziałowi we współwłasności,

- art. 6c ust. 1 ustawy o podatku rolnym w przypadku podatników wymienionych pod poz. 30, 38 i 52 ponieważ oddzielnie opodatkowano grunty podlegające opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości od gruntów podlegających opodatkowaniu podatkiem rolnym,

 - art. 3 ust. 5 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych przez podatnika wymienionego pod poz. 48 w związku z łącznym opodatkowaniem gruntów będących własnością podatnika i stanowiących współwłasność małżeńską,

- art. 4 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 50 w związku z wadliwym opodatkowaniem gruntów, niezgodnie  z ewidencją geodezyjną.

Kontrola prawidłowości realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej wykazała, że inkasenci opłaty część pobranych wpłat odprowadzali po terminie wynikającym z postanowień uchwał w sprawie ustalenia stawek opłaty targowej od osób fizycznych, prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej. Z ich treści wynika, że do 7 października 2015 r. inkasenci zobowiązani byli do wpłacania opłaty co najmniej raz w miesiącu, natomiast po tej dacie, do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano opłatę – str. 102-103 protokołu kontroli.

                      Z opisu zawartego na str. 104-109 protokołu kontroli, dotyczącego oceny prawidłowości udzielania ulg na podstawie przepisów Działu III Rozdziału 7a Ordynacji podatkowej, wynika, że w przypadku decyzji Fn.3120.18.6.2015 i Fn.3120.17.8.2015 zebrany materiał dowodowy:

- nie wskazuje aby postępowanie było szczególnie skomplikowane i w jego trakcie prowadzono czasochłonne procedury sankcjonujące prowadzenie postepowania ponad miesiąc. W związku tym należy uznać, że doszło do naruszenia art. 139 § 1 Ordynacji podatkowej,

- nie potwierdza argumentów wskazywanych przez podatników we wniosku, mających być podstawą do zastosowania ulg w zapłacie podatku. Ponadto z całokształtu dokumentacji wynika, że organ podatkowy rozstrzygając poszczególne sprawy w niejednakowy sposób stosuje tą samą podstawę. Podstawą zastosowania ulg w każdym badanym przypadku była trudna sytuacja materialna lub finansową podatników. Jednak w jednym przypadku argumentacja ta znajdowała uznanie organu i stosowano ulgę, a w innym wskazywano, że trudności finansowe nie mogą stanowić przesłanki do zastosowania ulgi. Z zebranego materiału dowodowego nie wynika, aby w którymkolwiek przypadku występowały (lub zostały potwierdzone) zdarzenia lub okoliczności wskazane przez organ podatkowy w uzasadnieniu prawnym decyzji. W związku z powyższym zasadne jest stwierdzenie, iż w żadnym przypadku nie zaistniały przesłanki wskazane w art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej, a tym samym organ podatkowy nie uzyskał prawa stosowania ulg. Stwierdzenie to jest oparte jedynie o materiał dowodowy, jaki zebrano w toku postępowania. Istnieje bowiem możliwość, iż organ podatkowy posiada wiedzę, która nie została jednak odpowiednio udokumentowana lub, w przypadku braku takiej możliwości, opisana w uzasadnieniu decyzji.  Należy wiec przyjąć i uznać, że przynajmniej dwie podstawowe zasady wynikające z Ordynacji podatkowej, dotyczące postępowania podatkowego, zostały naruszone. Pierwsza z nich, wynikająca z art. 121 § 1 ustawy, stanowi, iż organy podatkowe są zobowiązane do prowadzenia postępowania podatkowego w sposób budzący zaufanie. Natomiast druga, zawarta w  art. 122 ustawy (tzw. zasada prawdy obiektywnej w postępowaniu podatkowym), zobowiązuje organ podatkowy do podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym.

Z kolei kontrola realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych wykazała, że organ podatkowy nie reagował na wadliwe działania podatników, naruszające następujące przepisy ustawy o podatkach i opłatach lokalnych:

-  art. 8 pkt 5 i 6 poprzez błędne ustalenie dmc zespołu pojazdów oraz stawki podatkowej,

- art. 6 ust. 9 pkt 1 poprzez uchybienie terminowi złożenia deklaracji podatkowej.

Kontrola powszechności i prawidłowości działań upominawczych i egzekucyjnych, przeprowadzona na grupie dłużników wymienionych w załączniku nr 3/6  do protokołu kontroli, wykazała, że:

- w przypadku zaległości dotyczących I raty podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości od osób fizycznych upomnienia wystawiono w czerwcu i lipcu, a w przypadku I raty podatku od środków transportowych w grudniu 2015 r. Na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej stwierdzono, że w większości przypadków wartość zaległości przekraczała każdorazowo kwotę 116 zł. Służby wierzyciela były zatem zobowiązane do niezwłocznego wystawiania upomnień. Doszło więc do naruszenia przepisów obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656),

- w kontrolowanym okresie organ podatkowy nie wystawiał tytułów wykonawczych dotyczących zobowiązań powstałych w roku 2015. Naruszało to § 6 przywołanego rozporządzenia. Przepis ten zobowiązywał wierzyciela do niezwłocznego wystawiania tytułów wykonawczych, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. Ustanowione przepisami rozporządzenia kryterium wysokości zaległości dla  poszczególnych rat spełnione było w 19 przypadkach na 20 kontrolowanych podatników – str. 112-113 protokołu kontroli. Należy wskazać, iż według § 7 aktualnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2367) wierzyciel jest zobowiązany wysłać upomnienia niezwłocznie w każdym przypadku. Termin ten może być przesunięty w przypadku zaległości poniżej 116 zł, jeżeli wierzyciel podjął działania informacyjne określone w § 4 rozporządzenia. Wówczas upomnienia należy wysłać nie wcześniej niż 7 dni, ale nie później niż 21 od dnia podjęcia tych działań.

Kontrola wynagrodzeń pracowników Urzędu Miasta wykazała, że 16 pracownikom przyznano dodatek specjalny. Zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902) pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny. Z brzmienia tego przepisu wynika więc, że przyznanie dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch wymienionych w nim przesłanek. Z pism przyznających dodatek specjalny pracownikom Urzędu nie wynika, aby zaistnienie przesłanek zostało uzasadnione. Pan Burmistrz przyznając dodatki specjalne wskazał jedynie ich wysokość i czas, w jakim będą wypłacane, nie odnosząc się do zwiększenia obowiązków lub powierzenia dodatkowych zadań lub wskazał ogólnie, iż przyznanie dodatku następuje „ze względu na okresowe zwiększenie wykonywanych obowiązków”. Żadne z pism nie precyzowało na czym polegało „zwiększenie obowiązków”. Każdemu pracownikowi dodatek specjalny był przyznany na czas określony (po upływie tego czasu, przyznawano kolejny dodatek na czas określony). W okresie objętym kontrolą wypłacono łącznie przyznane w ten sposób dodatki w łącznej wysokości 107.661,80 zł.

Dodatkowo stwierdzono, że w odniesieniu do dwóch pracowników UM od 1 maja 2015 r. zwiększono dotychczas otrzymywany dodatek specjalny po otrzymaniu od tych pracowników pism o treści: W związku z planowanym przejściem na emeryturę (w pismach wskazano 2017 i 2018 rok jako czas przejścia na emeryturę), zwracam się z prośbą o przyznanie dodatku specjalnego wg zasad przyjętych w Urzędzie Miasta, na co Pan Burmistrz wyraził zgodę. Brak jest jakichkolwiek podstaw prawnych w przepisach powszechnie obowiązujących, które uzasadniałyby przyznanie bądź zwiększenie dodatku specjalnego w związku z planowanym przejściem na emeryturę. Z wyjaśnień złożonych przez Pana Burmistrza wynika, że W Urzędzie Miasta Hajnówka od wielu lat przyjęty jest zwyczaj, ze pracownik przed nabyciem praw emerytalnych otrzymuje okresowy dodatek specjalny w kwocie ok. 2 tys. zł (…). Dodatek jest rekompensatą za wdrażanie (przyuczanie) innego pracownika do objęcia stanowiska wolnego po przejściu takiej osoby na emeryturę – str. 116-118 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości wypłacanych wynagrodzeń w świetle przyznanych składników (niezależnie od merytorycznej oceny prawidłowości ich przyznania) wykazała, że Zastępcy Burmistrza wypłacano w 2015 r. dodatek specjalny w wysokości 1.100 zł brutto miesięcznie, podczas gdy pismem Pana Burmistrza przyznany został od 5 stycznia 2015 r. dodatek w wysokości 1.260 zł. W trakcie kontroli wypłacono zaniżony dodatek – str. 116 protokołu kontroli.

Analiza dotacji przekazywanych przedszkolom niepublicznym wykazała, że w okresie od 1 września 2014 r. do 30 maja 2015 r. przekazywano na rzecz Przedszkola Niepublicznego „Leśna Kraina” w Hajnówce dotację w wysokości równej wydatkom bieżącym przewidzianym na jednego ucznia w przedszkolach prowadzonych przez miasto, pomniejszonym o opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego oraz za wyżywienie, stanowiące dochody budżetu miasta. W takiej samej wysokości wypłacano dotację również począwszy od 1 września 2015 r., do czasu kontroli. Z ustaleń kontroli wynika, że w okresie od 1 września 2015 r. należna przedszkolu dotacja powinna wynosić 75% ustalonych w budżecie miasta wydatków bieżących ponoszonych w przedszkolach publicznych prowadzonych przez miasto w przeliczeniu na jedno dziecko, pomniejszonych o opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego oraz za wyżywienie, stanowiące dochody budżetu miasta. Należy bowiem wskazać, iż od 1 września 2015 r. obowiązuje przepis art. 90 ust. 1d ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r. poz. 2156, ze zm.), zgodnie z którym obligatoryjnym warunkiem przyznania przedszkolu niepublicznemu dotacji w wysokości równej wydatkom bieżącym na dziecko w przedszkolach prowadzonych przez gminę (po stosownych pomniejszeniach) jest przeprowadzenie konkursu. Podstawy przyznawania dotacji w tej wysokości od 1 września 2015 r. nie mogła zatem stanowić uchwała Nr XXXVI/277/14 Rady Miasta Hajnówka z dnia 14 maja 2014 r. w sprawie wyrażenia zgody na udzielenie dotacji Przedszkolu Niepublicznemu „Leśna Kraina” w Hajnówce, podjęta na podstawie art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 r. poz. 827, ze zm.). W treści uchwały – stosownie do przepisu stanowiącego podstawę jej podjęcia – wskazano, że Rada Miasta wyraża zgodę na udzielenie na każdego ucznia przedszkola „Leśna Kraina” dotacji w wysokości równej wydatkom bieżącym na dziecko w przedszkolach prowadzonych przez miasto (po wymaganych prawem pomniejszeniach kwoty wydatków), jeżeli przedszkole to spełni ustawowo określone warunki. Jak bowiem wynika z art. 13 ust. 1 i 2 ustawy o zmianie ustawy o systemie oświaty… tryb wyrażenia zgody przez organ stanowiący na udzielanie dotacji na poziomie równej wydatkom bieżącym na dziecko (po stosownych pomniejszeniach) stanowił regulację o charakterze wyjątku, umożliwiającą przyznawanie dotacji w takiej wysokości jeszcze przed wejściem w życie przepisów wymagających trybu konkursowego dla powstania prawa do jej udzielania, które miało miejsce 1 września 2015 r. Zatem od 1 września 2015 r. podstawę udzielania dotacji w tej wysokości musi stanowić przeprowadzony konkurs, o którym mowa w przepisach ustawy.

Za okres od 1 września 2015 r. do 31 maja 2016 r. wypłacono przedszkolu „Leśna Kraina” łącznie 188.661,69 zł dotacji na dzieci pełnosprawne, podczas gdy zgodnie ze stwierdzonym stanem faktycznym miasto mogło wypłacić 75% tej kwoty, tj. 141.496,27 zł. Jak wynika z wyliczenia, kwota dotacji w wysokości 47.165,42 zł została wypłacona bez podstawy wynikającej z obowiązujących przepisów. W trakcie kontroli badana jednostka rozpoczęła wypłacanie dotacji temu przedszkolu w wysokości 75% wydatków, a nie jak dotychczas w wysokości 100% wydatków. Dotację stanowiącą 75% wydatków na dziecko wypłacono za czerwiec 2016 r. Wynosiła ona 15.822,18 zł zamiast 21.096,24 zł (o 5.274,06 mniej; do końca roku szkolnego 2015/2016 oszczędność wynikająca z ustaleń kontroli powinna zatem wynieść 15.822,18 zł).

Odnosząc się do tego zagadnienia należy ponadto wskazać, że żaden z pracowników Urzędu nie ma pisemnie powierzonych obowiązków w zakresie obliczania wysokości dotacji dla niepublicznych jednostek oświatowych. W praktyce wszystkie czynności związane z tym zagadnieniem wykonywane są przez Skarbnika – str. 122-127 protokołu kontroli.

W Urzędzie Miasta obowiązuje zarządzenie Nr 64/15 Pana Burmistrza z dnia 21 maja 2015 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość wyrażona w złotych przekracza równowartość kwoty 14.000 euro i jest mniejsza od równowartości kwoty 30.000 euro. Ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, iż wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zatem zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy wyłanianiu wykonawców odpłatnych dostaw, robót i usług, do których nie mają zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych. Przyjęte w kontrolowanej jednostce regulacje – z uwagi na wysoki próg wartości szacunkowej, od której przewidziano konkurencyjność postępowania oraz odstąpienie od obowiązku dokumentowania zasady konkurencyjności w przypadku zamówień poniżej tego progu – nie zapewniają potwierdzenia, iż przy zlecaniu większości odpłatnych dostaw, robót i usług (w tym o znaczącej wysokości) przestrzegano zasady dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem reguły uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Mimo tak sformułowanego regulaminu kontrola wykazała, że w przyjętej do badania próbie wydatków o znaczącej wysokości, lecz nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro, co do zasady dokumentowano działania w celu wyboru najkorzystniejszej oferty (zamówienia na opracowanie strategii rozwoju miasta o wartości szacunkowej 47.500 zł oraz dostawę i montaż siłowni zewnętrznych o wartości szacunkowej 50.406,50 zł), za wyjątkiem zamówienia na usuwanie wyrobów azbestowych, gdzie okazano zapytanie skierowane do jednego tylko wykonawcy (poniesiony wydatek 42.040,41 zł) – str. 129-130 protokołu kontroli.

           Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

           Organem wykonawczym gminy miejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miasta, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

           Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

           Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały na Skarbniku Miasta, stosownie do postanowień zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Udzielanie pełnomocnictw na podstawie art. 47 ustawy o samorządzie gminnym wyłącznie kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

2. Wyegzekwowanie od dyrektorów instytucji kultury obowiązku sporządzania planów finansowych zgodnych z przepisami art. 31 ustawy o finansach publicznych.

3. Dokonanie zmian w przepisach wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości oraz procedury kontroli zarządczej, poprzez:

a) wyeliminowanie sprzeczności między postanowieniami przepisów wewnętrznych a faktycznym sposobem zorganizowania gospodarki pieniężnej, polegającym na przyjmowaniu dochodów realizowanych przez Urząd bezpośrednio na rachunek budżetu,

b) usunięcie postanowień sugerujących zaliczanie przez kontrolowaną jednostkę rzeczowych składników aktywów obrotowych do środków trwałych,

c) usunięcie postanowień przewidujących możliwość finansowania wypłat z kasy z bieżących wpływów do kasy.

4. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zaniechanie ewidencjonowania z wykorzystaniem konta 222 dochodów, które wpływają bezpośrednio na rachunek budżetu (nie są odprowadzane na rachunek budżetu z rachunku Urzędu ewidencjonowanego w ramach konta 130),

b) ewidencjonowanie na koncie 139 obrotów i sald rachunku bankowego środków przeznaczonych na pokrycie kosztów kształcenia młodocianych pracowników,

c) wyksięgowanie na konto 960 nierealnego salda zobowiązań wynikającego ze strony Ma konta 240 w ewidencji budżetu, wynoszącego 9.602,40 zł; zaprzestanie dokonywania niewynikających z rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczych przelewów między rachunkami budżetu i Urzędu w związku z potrąceniem wynagrodzenia wykonawcy z faktur, zawyżających faktyczne wydatki i dochody budżetu,

d) zaniechanie dublowania tych samych rozrachunków w księgach budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej,

e) ustalanie dwustronnego salda syntetycznych kont rozrachunkowych w przypadku ujęcia na nich zarówno należności, jak i zobowiązań jednostki,

f) otwarcie w księgach Urzędu jako jednostki budżetowej konta 290, przeanalizowanie posiadanych należności pod kątem występowania przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz dokonanie odpisu aktualizującego należności posiadające cechy uzasadniające zaksięgowanie odpisu,

g) zaprzestanie wykorzystywania konta 226 do ewidencji należności niemających cech należności długoterminowych; wyksięgowanie z tego konta należności z tytułu podatku od nieruchomości zabezpieczonych hipoteką i odsetek od nich naliczonych, mając na uwadze, że powinny być one wykazane na koncie 221,

h) należyte weryfikowanie sald kont rozrachunkowych w celu zapewnienia wykazywania na nich rzetelnych danych,

i) zapewnienie zgodności między ewidencją na koncie syntetycznym 221 a zapisami dokonywanymi w ewidencji analitycznej do tego konta,

j) usunięcie z księgi głównej budżetu konta 133-9-9,

k) dokonywanie zapisów na kontach otwartych w ramach konta 133 wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych; stosowanie tej samej zasady na kontach 130 służących ewidencji obrotów i sald rachunków bankowym, z zastrzeżeniem obowiązku dokonywania technicznego zapisu ujemnego dla błędnych operacji, zwrotów nadpłat i korekt,

l) księgowanie operacji dotyczących dochodów i wydatków realizowanych na rachunkach projektów z uwzględnieniem uwag zawartych w części opisowej niniejszego wystąpienia, mając na uwadze w szczególności różnice w zasadach prawidłowej ewidencji dochodów i wydatków budżetu wynikające z przyjęcia jednego ze sposobów ewidencji księgowej rachunków projektów – w ewidencji budżetu (w ramach konta 133) lub w ewidencji Urzędu (w ramach konta 130),

ł) księgowanie różnic kursowych dotyczących środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych w tych księgach (budżetu lub Urzędu), w których prowadzona jest ewidencja obrotów i sald rachunku bankowego, na którym przechowywane są środki,

m) bieżące uzgadnianie i wyjaśnianie stanu konta 223 w ewidencji budżetu i konta 223 w ewidencji Urzędu, mając na uwadze, że powinny one wykazywać analogiczne dane po odwrotnych stronach, odpowiadające rozliczeniu przekazanych środków na wydatki,

n) monitorowanie uwidocznionych na koncie 223 w ewidencji budżetu rozliczeń z tytułu środków na wydatki z jednostkami budżetowymi, mając na uwadze, że konto to nie może wykazywać salda Ma przy prawidłowej realizacji wydatków przez jednostki budżetowe; podejmowanie czynności wyjaśniających w przypadku powstania salda Ma na tym koncie w rozliczeniach z daną jednostką budżetową,

o) bezwzględne zachowywanie zgodności między saldami i obrotami kont otwartych w celu ewidencji operacji na rachunkach bankowych a danymi wynikającymi z wyciągów bankowych,

p) ujmowanie wartości stanu materiałów ustalonego w drodze inwentaryzacji na koncie 310,

r) dokonywanie przypisu należnych odsetek według stanu na koniec każdego kwartału,

s) dokonywanie na początku roku przypisu należnych w danym roku opłat za zajęcie pasa drogowego, wynikających z obowiązujących decyzji, oraz prowadzenie ewidencji analitycznej obrazującej stan rozliczeń z tego tytułu z poszczególnymi podmiotami zobowiązanymi do wniesienia opłaty. Przypisanie w księgach i wykazywanie w sprawozdawczości zaległości z lat poprzednich (wraz z odsetkami) dotyczących nieuregulowanych opłat za zajęcie pasa drogowego.

5. Zobowiązanie Skarbnika Miasta do bieżącego analizowania terminów dokonania zwrotu poszczególnych depozytów i zwracania ich niezwłocznie po upływie tych terminów wraz z naliczonymi odsetkami, po pomniejszeniu o koszty prowadzenia rachunku depozytowego.

6. Przekazanie na dochody budżetu miasta kwoty naliczonych w latach poprzednich odsetek od przechowywanych środków depozytowych w wysokości 92.591,59 zł, mając na uwadze, że – według złożonych wyjaśnień – koszty prowadzenia obsługi rachunku depozytowego były w latach wcześniejszych pokrywane z budżetu.

7. Zapewnienie przeprowadzania w drodze spisu z natury, na dzień 31 grudnia danego roku, i rzetelnego udokumentowania inwentaryzacji materiałów odpisywanych w koszty w momencie zakupu.

8. W zakresie sprawozdawczości budżetowej i finansowej:

a) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-27S danych zgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej,

b) sporządzanie sprawozdania jednostkowego Rb-27ZZ dla Urzędu Miasta, stanowiącego podstawę wykazania danych wynikających z ewidencji Urzędu w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27ZZ,

c) zaprzestanie wykazywania w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym na podstawie ewidencji budżetu i Urzędu Miasta danych wynikających z ewidencji MOPS w zakresie należności miasta z realizacji zadań zleconych; zobowiązanie kierownika MOPS do wykazywania tych danych w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S MOPS oraz zachowania ich zgodności z danymi części B sporządzanego przez MOPS sprawozdania Rb-27ZZ,

d) wyeliminowanie przedstawionych w części opisowej wystąpienia rażących nieprawidłowości w zakresie wykazywania danych we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N,

e) zobowiązanie kierownika zakładu budżetowego Park Wodny do prawidłowego prezentowania danych w pozycji „gotówka i depozyty” sprawozdania Rb-N, w której – zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych – nie powinny być wykazywane kwoty dotacji podlegające zwrotowi do budżetu za dany rok w I kwartale roku następnego,

f) rzetelne ustalanie kwoty wolnych środków prezentowanej w sprawozdaniu Rb-NDS,

g) dokonywanie analizy zobowiązań finansowych wykazywanych w bilansie z wykonania budżetu w celu ustalenia kwoty zobowiązań podlegających zakwalifikowaniu jako krótko- i długoterminowe.

9. Zapewnienie terminowego regulowania zobowiązań.

10. W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej:

a) ewidencjonowanie odsetek od nieopłaconych terminie należności cywilnoprawnych miasta w par. 092,

b) ewidencjonowanie odsetek od nieterminowo regulowanych zobowiązań miasta w par. 458.

11. Przedłożenie Radzie Miasta projektu uchwały określającej terminy i sposób ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakład do budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz sposób i terminy rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu.

12. Zapewnienie wyeliminowania przypadków dopuszczania do upływu okresu przedawnienia należności z opłat za zajęcie pasa drogowego i z opłat za użytkowanie wieczyste. W tym celu zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do terminowego podejmowania przepisanych prawem czynności egzekucyjnych, skutkujących przerwaniem okresu przedawnienia.

13. Prawidłowe formułowanie treści upomnień kierowanych do dłużników należności cywilnoprawnych.

14. Sporządzanie protokołów wszystkich postepowań przetargowych na zbycie nieruchomości.

15. Zlecanie rzeczoznawcy majątkowemu sporządzenia operatu szacunkowego w celu ustalenia możliwości naliczenia opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem.

16. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie obowiązku przeprowadzania kontroli podatkowych

17. Prowadzenie pełnych czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

18. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników (w tym finansowych) poszczególnych ustaleń (dotyczących każdego podatnika).

19. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prawidłowości       prowadzenia postępowania podatkowego i formalnoprawnej prawidłowości wydawanych decyzji.

20. Przestrzeganie aktualnie obowiązujących przepisów wykonawczych w zakresie prowadzenia działań upominawczych.

21. W zakresie wynagrodzeń:

a) precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wskazania dodatkowych zadań lub zwiększonych obowiązków (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika) i ich okresowego charakteru,

b) zaprzestanie uzasadniania przyznania dodatku specjalnego wyłącznie okolicznością planowanego przejścia na emeryturę,

c) zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do dołożenia należytej staranności w zakresie zgodności naliczanych wynagrodzeń z dokumentami określającymi ich wysokość.

22. W zakresie wydatków z tytułu dotacji na prowadzenie niepublicznych przedszkoli:

a) wypłacanie dotacji w wysokości równej wydatkom ponoszonym na dziecko w przedszkolach prowadzonych przez miasto (po pomniejszeniach przewidzianych prawem) wyłącznie przedszkolom wybranym w konkursie, stosownie do art. 90 ust. 1d ustawy o systemie oświaty,

b) podjęcie działań w celu rozliczenia z Przedszkolem Niepublicznym „Leśna Kraina” w Hajnówce dotacji nienależnie wypłaconej za rok szkolny 2015/2016 w kwocie 47.165,42 zł,

c) pisemne powierzenie obowiązków w zakresie ustalania kwoty dotacji należnej niepublicznym przedszkolom.

23. Rozważenie zmodyfikowania procedur wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, poprzez obniżenie progu kwotowego wymagającego udokumentowania konkurencyjnego wyłonienia wykonawcy, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku