Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Szepietowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Łomży

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia  27 grudnia 2016 roku (znak: RIO.IV.6001-7/16), o treści jak niżej:

Pan

Robert Lucjan Wyszyński

Burmistrz Szepietowa

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Szepietowo za 2015 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Szepietowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

                      Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

Badając zagadnienia dotyczące organizacji i funkcjonowania gminnych jednostek organizacyjnych stwierdzono, że:

a) dotychczas nie założono rejestru instytucji kultury (na terenie miasta funkcjonuje Gminny Ośrodek Kultury) w postaci elektronicznej. Od 21 maja 2012 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189) nakładające obowiązek prowadzenia rejestru instytucji kultury w formie elektronicznej. Dane podlegające ujęciu w rejestrze wymienia § 3 ust. 1 rozporządzenia. W myśl § 14 ust. 1 rozporządzenia dotychczas prowadzony rejestr podlega dołączeniu do akt rejestrowych prowadzonych rejestrze danej instytucji kultury – str. 3 protokołu kontroli,

b) w statucie Zakładu Wodociągów Kanalizacji i Oczyszczania w Szepietowie nadanym przez Radę Miejską w Szepietowie w dniu 30 grudnia 2010 r. uchwałą Nr III/10/10 zawarto zapisy, w myśl których celem Zakładu jest zaspokajanie bieżących potrzeb mieszkańców m.in. w zakresie: usuwania, transportu i unieszkodliwiania odpadów komunalnych stałych i płynnych, oczyszczania ścieków komunalnych; eksploatacji wysypiska i lokalnego transportu zbiorowego – dowóz uczniów do szkoły. Kontrola wykazała, iż odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych z terenu gminy oraz dowóz dzieci do szkoły realizują podmioty zewnętrzne wyłonione w drodze przetargu, zaś wysypisko zostało zrekultywowane w związku z czym zakład prowadzi tylko jego monitoring. Przywołane postanowienia Statutu nie odzwierciedlają zatem stanu faktycznego – str. 4  protokołu kontroli,

c) nie został ustanowiony trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają Szkoła Podstawowa w  Dąbrówce Kościelnej i Szkoła Podstawowa w Wojnach Krupach. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774, ze zm.), prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd ustanowiony w drodze decyzji na podstawie art. 45 tej ustawy – str. 8 protokołu kontroli.

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U z 2016 r. poz. 1047) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.), a także pozostałych przepisów wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej, wykazała, że:

a) w wykazie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 11 protokołu kontroli,

b) przyjęto postanowienie, iż podstawowe środki trwałe (z wyjątkiem gruntów) umarzane są stopniowo na podstawie aktualnego planu amortyzacji według stawek amortyzacyjnych ustalonych przez Burmistrza. Zapis ten nie znalazł zastosowania w praktyce, bowiem odpisy amortyzacyjne dokonywane są według stawek określonych ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851, ze zm.). W myśl przepisów § 6 ust. 2 rozporządzenia zarząd jednostki samorządu terytorialnego ustalając zasady umorzenia lub amortyzacji może przyjąć stawki umorzeniowe określone w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub określić własne – str. 11 protokołu kontroli,

c) pomimo, iż zgodnie z przepisami wewnętrznymi prowadzi się ewidencję obrotu materiałowego (ustalono, że badana jednostka posiada też w ewidencji księgowej konto 310 „Materiały”, na którym ewidencjonowano zapasy m.in. oleju opalowego, gazu, paliwa, rur, kostki brukowej, korytek ściekowych), stwierdzono brak postanowień odnoszących się do zasad prowadzenia gospodarki magazynowej i kontroli obrotu magazynowego. Należy też wskazać na konieczność formalnego dokonania przez Pana Burmistrza wyboru metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, jak tego wymaga art. 17 ust. 2 ustawy. Z ustaleń zawartych na str. 11 i 137-138 protokołu kontroli wynika bowiem, iż stosowane w praktyce zasady ewidencjonowania wszystkich rzeczowych aktywów obrotowych na koncie 310 w momencie zakupu oraz odnoszenia w koszty zużytych aktywów obrotowych w okresie ich poniesienia, nie zostały formalnie ustalone,

d) zapisy przyjęte w polityce rachunkowości sugerują, że gmina może prowadzić działalność polegającą na zakupie akcji, obligacji i innych papierów wartościowych w celu ich odsprzedaży, co sprzeciwia się postanowieniom ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 573, ze zm.). Zasady wnoszenia wkładów oraz obejmowania udziałów i akcji w spółkach prawa handlowego przez jednostki samorządu terytorialnego określone zostały w rozdziale 3 tej ustawy. Treść przywołanych regulacji wskazuje, że tworzenie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółek akcyjnych, a także przystępowanie do takich spółek przez jednostki samorządu terytorialnego winno służyć zaspokajaniu potrzeb wspólnoty mieszkańców w sferze użyteczności publicznej. Przystępowanie natomiast do spółek działających poza sferą użyteczności publicznej możliwe jest jedynie w warunkach określonych w art. 10 ustawy. Przywołane regulacje nie wskazują zatem na możliwość nabywania przez gminę dowolnych udziałów i akcji i jedynie w celach odsprzedaży. Operacji tych kontrolowana jednostka faktycznie nie prowadziła – str. 11-12 protokołu kontroli,

e) w wykazie kont Urzędu jako jednostki budżetowej przewidziano konta, które nie mają zastosowania w Urzędzie, m.in.: 014 „Zbiory biblioteczne”, 016 „Dobra kultury”, 017 „Uzbrojenie i sprzęt wojskowy”, 131 „Rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych”, 132 „Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych”, 134 „Kredyty bankowe”. Nadto zamieszczono konto 340 „Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów”, co nie koresponduje z postanowieniami dotyczącymi wyceny aktywów, według których ewidencja materiałów prowadzona jest wyłącznie według cen nabycia, a zatem konto to nie może mieć zastosowana w jednostce – str. 13-14 protokołu kontroli,

f) nie opisano stosowanych faktycznie zasad ewidencji na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”, wynikających z przyjętej formy obsługi dochodów i wydatków Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej przy pomocy rachunku budżetu; zasady funkcjonowania konta 130 zawarte w załączniku nr 3 do rozporządzenia przewidują dwa sposoby ewidencjonowania operacji na koncie 130 – w zależności od utworzenia bądź nieutworzenia rachunku bankowego dla Urzędu – zatem jednostka powinna określić je w sposób właściwy dla sposobu zorganizowania obsługi bankowej Urzędu – str. 14 protokołu kontroli.

Kontrola poprawności zapisów w ewidencji księgowej, w świetle postanowień ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… oraz regulacji wewnętrznych przyjętych w jednostce, wykazała, że:

a) zaniżono stan Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych o kwotę 751 zł względem stanu aktywów Funduszu (środków pieniężnych i należności stanowiących łącznie kwotę 7.808 zł); konto 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” na koniec 2015 r. wykazywało saldo Ma w wysokości 7.057 zł, zamiast 7.808 zł. Ustalono, iż błędnie ujęto w latach 2007, 2010 i 2011 sumy w łącznej kwocie 751 zł, odpowiadające wartości niepobranych w tych latach przez byłego Burmistrza świadczeń rzeczowych (bonów) przyznanych z ZFŚS, które zaksięgowano na zmniejszenie Funduszu zapisem Wn 851 – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki” (niepobrane świadczenie nie mogło stanowić kosztu związanego z działalnością socjalną). Powyższe, oprócz zniekształcenia (zaniżenia) Funduszu, skutkowało także utrzymywaniem nierealnego salda Ma na koncie 240 (bony nie są stosowane od 2012 r.) – str. 25 i 35 protokołu kontroli,

b) konto 226 „Długoterminowe należności budżetowe” na koniec 2015 r. wykazywało błędne saldo Wn na kwotę 328,26 zł; wynikało ono stąd, że w 2013 r. należność w łącznej kwocie 382 zł, niemającą cech należności długoterminowej w rozumieniu przepisów określających zasady sporządzania sprawozdawczości oraz ustawy o rachunkowości, ujęto nieprawidłowo na koncie 226. Należność ta dotyczyła czynszu określonego umową dzierżawy nieruchomości z 2013 r., zawartą na okres 10 lat, płatnego raz w roku. Wskazane okoliczności uzasadniają jedynie ujmowanie kwoty czynszu przypadającego do zapłaty w danym roku na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Dodania wymaga, iż zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności i długoterminowych rozliczeń z budżetem. Ujmuje się na nim w szczególności długoterminowe należności ewidencjonowane z kontem 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Na stronie Ma ujmuje się zaś w szczególności przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych – na konto 221. Stwierdzona metoda ewidencji spowodowała, oprócz nierealnego salda na koncie 226, zawyżenie przychodów 2013 r. o kwotę 343,80 zł odpowiadającą wysokości czynszu należnego za okres 9 przyszłych lat – str. 29 protokołu kontroli,

c) na saldo Wn konta 226 na koniec 2015 r. składała się ponadto należność w kwocie 1.257,63 zł, która także nie miała cech należności długoterminowej. Powstała ona na skutek zaniechania przeniesienia należności (odpowiadających dwóm rocznym ratom z tytułu sprzedaży nieruchomości) z długoterminowych do krótkoterminowych w korespondencji z kontem 221, jak tego wymagają zasady funkcjonowania konta 226 określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Z ustaleń kontroli wynika, że przypisów należności na koncie 221, jako przeniesienie z konta 226, łącznie z ratą należną na 2016 r., dokonano w momencie dokonania należnych wpłat, co miało miejsce w dniu 3 lutego 2016 r. W obrębie przedmiotowej należności stwierdzono także, iż kontrolowana jednostka nie ujmowała w księgach wynikającego z postanowień umowy sprzedaży nieruchomości oprocentowania z tytułu rozłożenia na raty oraz odsetek za opóźnienie w zapłacie należności. W trakcie kontroli zostało sporządzone zestawienie należnych odsetek; z którego wynikało, że nienaliczone na dzień kontroli odsetki stanowiły łącznie kwotę 592,07 zł; w związku z podjętymi podczas kontroli czynnościami zostały one w całości uregulowane przez kontrahenta. Należne odsetki powinny być ujmowane w księgach na koniec każdego kwartału, stosownie do § 8 ust. 5 rozporządzenia – str. 29-30 protokołu kontroli,

d) pożyczki udzielone pracownikom z ZFŚS (stan należności na 31 grudnia 2015 r. 6.450 zł) ewidencjonowano na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, zamiast na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" – str. 30-31 protokołu kontroli,

e) na koncie 240 w ewidencji Urzędu utrzymywano nierealne saldo Wn w wysokości 1.088 zł stanowiące równowartość uiszczonych przez gminę w 2005 r. (588 zł) i w 2008 r. (500 zł) opłat sądowych w związku z pozwami w sprawach majątkowych. Wskazania wymaga, iż fakt uiszczenia opłat sądowych nie wywołuje automatycznie skutku w postaci obowiązku ich zwrotu przez stronę pozwaną (czyli powstania należności); do czasu więc ewentualnego zasądzenia przez sąd zwrotu kosztów sądowych przez stronę przegrywającą sprawę, stanowią one wydatki związane z dochodzeniem należności na drodze sądowej podlegające zaliczeniu do pozostałych kosztów operacyjnych (konto 761). Kwotę orzeczonych do zapłaty przez dłużnika kosztów sądowych prawidłowo zarachowuje się na zwiększenie należności głównej w korespondencji z kontem 760 „Pozostałe przychody operacyjne”. W sytuacji zaś, gdy odzyskanie zasądzonych na rzecz jednostki kosztów jest mało prawdopodobne, równolegle należy utworzyć odpis aktualizujący ich wartość. W zakresie opłaty sądowej w wysokości 588 zł uiszczonej w 2005 r. nie okazano żadnej dokumentacji, która potwierdzałaby czy zapadło rozstrzygnięcie sądowe (stosownej dokumentacji nie odnaleziono w archiwum zakładowym). Odnośnie zaś opłaty sądowej wniesionej w 2008 r. sąd wyrokiem z 2012 r. zasądził na rzecz miasta zwrot kosztów sądowych w łącznej wysokości 2.225,48 zł (odpowiednio 1.113,48 zł od jednego pozwanego i 1.112 zł od drugiego pozwanego). Z ustaleń kontroli wynika, że kwota 1.113,48 zł wpłynęła w dniu 19 lipca 2013 r. natomiast kwotę 1.112 zł wyegzekwowano w trakcie kontroli. Nie stwierdzono jednocześnie, aby w dacie powstania wskazanych należności z tytułu zwrotu kosztów sądowych (tj. wydania wyroku przez sąd) zostały one przypisane w księgach rachunkowych Urzędu jako zwiększenie należności głównej. Zaniechanie dokonywania przypisu należności narusza przepisy art. 20 ust. 1 (stanowią one, iż do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym) oraz art. 24 ust. 2 ustawy (wymagającego, aby zapisy dokonane w księgach odzwierciedlały stan rzeczywisty). W związku z zaprezentowanymi ustaleniami, w trakcie kontroli dokonano wyksięgowania z konta 240 opisywanej nierealnej należności – str. 31-32 protokołu kontroli,

f) na rachunku sum depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”) i na koncie 240 przetrzymywano do 2016 r. środki w łącznej wysokości 39.508,24 zł wniesione w latach 2006-2012 przez łącznie 18 wykonawców zamówień publicznych na poczet zabezpieczenia ewentualnych roszczeń z tytułu gwarancji udzielonych przez wykonawców (ustalone umowami okresy gwarancji wynosiły 2 lata (w jednym przypadku), 3 lata (w 2 przypadkach) i 5 lat (w pozostałych 13 przypadkach)). W poszczególnych przypadkach środki te były przetrzymywane przez okresy wynoszące od 1 do 5 lat od upływu terminu ich zwrotu ustalonego umowami. W postanowieniach 16 umów przewidziano, iż kwoty zabezpieczeń podlegają zwrotowi po upływie okresu gwarancji jakości, na podstawie pozytywnego protokołu pogwarancyjnego odbioru robót w ciągu 15 dni po przedłożeniu protokołu. Powodem nieterminowego dokonania zwrotu zabezpieczeń wniesionych na podstawie tych umów był fakt, iż protokoły pogwarancyjne odbioru robót sporządzone zostały przez pracowników Urzędu dopiero w marcu 2016 r. W odniesieniu do 2 kolejnych umów termin zwrotu gwarancji upływał w 2014 r. (z ich treści wynikało, iż zabezpieczenie podlega zwrotowi 15 dni po upływie okresu gwarancji), zaś faktycznie przekazanie środków miało miejsce we wrześniu 2016 r. Jako powód nieterminowego zwrotu zabezpieczenia wskazano niedostarczenie, do września 2016 r., do komórki księgowości przez komórkę merytoryczną informacji o braku roszczeń w stosunku do wykonawców – str. 32-35 protokołu kontroli,

g) konto 290 „Odpisy aktualizujące należności” nie wykazywało salda, co – jak wynika z ustaleń kontroli – było efektem zaniechania analizy należności pod kątem zaistnienia przesłanek do dokonania odpisu. Z przedstawionej kontrolującym dokumentacji wynikało, iż zaistniały przesłanki do dokonania odpisu określone w art. 35b ust. 1 ustawy. Jak bowiem ustalono, na dzień 31 grudnia 2015 r. wykazano w księgach rachunkowych kwotę 33.735,26 zł należności głównej oraz 15.284,97 zł odsetek, stanowiącą zaległość z tytułu podnajmu na cele mieszkaniowe lokalu mieszkalnego wynajmowanego przez gminę. Stwierdzono, że uchwałą Nr XXI/144/09 z dnia 16 lutego 2009 r. w sprawie wynajmu lokalu mieszkalnego przez Gminę Szepietowo Rada postanowiła wyrazić zgodę na wynajem na okres jednego roku lokalu mieszkalnego mieszczącego się w budynku położonym w Szepietowie z przeznaczeniem dla rodzin wielodzietnych posiadających dochody nieprzekraczające minimum socjalnego. W dniu 25 marca 2010 r. Rada podjęła drugą uchwałę o tej samej treści, przedłużającej okres najmu o następny rok. W związku z tymi uchwałami zawarto umowy z właścicielką budynku o powierzchni 95 m2 za czynsz 1.000 zł miesięcznie. W dniu 27 lutego 2009 r. zawarto umowę podnajmu budynku z rodziną wielodzietną, przewidującą czynsz podnajmu w wysokości 1.000 zł miesięcznie. Umowa ta obowiązywała do 31 marca 2013 r. W związku z zaległościami w regulowaniu czynszu podnajmu sąd wydał nakaz zapłaty 24 sierpnia 2011 r., którym nakazał zapłacenie na rzecz gminy kwoty 15.057 zł (należność główna), 16 października 2012 r., którym nakazał zapłacenie 14.631,86 zł (należność główna) i 12 marca 2013 r. – 5.071,33 zł (należność główna). Komornik sądowy postanowieniem z 21 lutego 2014 r. umorzył postępowanie egzekucyjne na kwotę 20.660,15 zł (należność podstawowa + odsetki i inne koszty), postanowieniem z 27 lutego 2014 r. umorzył postępowanie na kwotę 18.597,75 zł, a kwota 7.259,61 zł (w tym odsetki i inne koszty) nadal była przedmiotem postępowania. Rada Miejska w Szepietowie w uchwale Nr XXXI/218/10 z dnia 28 czerwca 2010 r. w sprawie zasad umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych, mających charakter cywilnoprawny, przypadających gminie Szepietowo lub jej jednostkom organizacyjnym postanowiła o stosowaniu z urzędu ulg, w tym polegających na umorzeniu należności, w sytuacji, gdy przemawiają za tym uzasadnione względy społeczne i gospodarcze. W kontekście stwierdzenia okoliczności bezskuteczności egzekucji w stosunku do opisywanej należności rozważenia wymaga kwestia podjęcia działań w celu jej umorzenia w trybie określonym uchwałą Rady Miejskiej, mając na względzie brak możliwości wyegzekwowania – str. 35-36 i 56 protokołu kontroli,

h) przypisu należności za zajęcie pasa drogowego w przypadku decyzji z lat ubiegłych dokonywano na początku każdego roku na podstawie przedłożonego wykazu. Natomiast przypisu należności z danego roku dokonywano po uprawomocnieniu się decyzji, za wyjątkiem dwóch przypadków:

- decyzji nr DDG.7230.16/1.2015 z 4 sierpnia 2015 r. przewidującej opłatę w wysokości 40 zł. Wpłata nastąpiła w dniu 9 sierpnia 2016 r. Konsekwencją braku przypisu w księgach rachunkowych za 2015 r. było nieuwidocznienie w księgach i sprawozdawczości należności wymagalnej;

- decyzji nr DDG.7230.7/1.2015 z 3 listopada 2015 r. przewidującej opłatę w wysokości 1.874 zł. Wpłata nastąpiła również w dniu 9 sierpnia 2016 r. W księgach i sprawozdawczości za 2015 r. również nie wykazano należności wymagalnej. Odsetki należne gminie do dnia uregulowania należności wynosiły 75,20 zł. W wyniku działań kontrolnych, w dniu 15 września 2016 r., zobowiązany podmiot dokonał wpłaty odsetek – str. 51 protokołu kontroli.

W zakresie wykonania budżetu gminy za 2015 r. stwierdzono, że ostateczna wersja uchwały budżetowej przewidywała realizację dochodów w wysokości 21.918.150 zł i wydatków na poziomie 22.014.693 zł. Plan dochodów wykonano w wysokości 22.320.069,46 zł (102%), zaś wydatków w wysokości 21.392.238,83 zł (97,17%). Rozchody planowano w wysokości 863.453 zł Planowany deficyt w wysokości 96.543 zł nie został osiągnięty – wykonanie budżetu zamknęło się faktycznie nadwyżką na kwotę 927.830,63 zł. Jako źródło finansowania budżetu (deficytu i rozchodów) według ostatecznej wersji uchwały budżetowej przewidziano przychody z zaciągniętych kredytów i pożyczek w kwocie 422.996 zł oraz wolne środki w kwocie 537.356 zł. Kontrola wykazała, że wykonanie przychodów nastąpiło w 105% – pożyczka planowana do zaciągnięcia w wysokości 422.640 zł została zaciągnięta w tej wysokości na podstawie umowy z dnia 11 czerwca 2015 r.; oprócz tego faktyczne przychody z tytułu wolnych środków wyniosły 584.596,57 zł na plan 537.356 zł (108,80%).

Analizie poddano rozbieżność między kwotą planowanych i wykonanych dochodów, wynoszącą 401.919,46 zł. Stwierdzono, iż częściowo było to wynikiem realizacji przez miasto Szepietowo nieplanowanych dochodów w kwocie 179.041 zł z tytułu zwrotu podatku VAT. Dochody z tego tytułu nie zostały ujęte po stronie planu dochodów budżetu, mimo że faktyczny wpływ środków nastąpił już w lutym 2015 r. Ze złożonych przez Skarbnika wyjaśnień wynika, że nieujęcie zwrotu w budżecie po stronie dochodów spowodowane było obawą o możliwość cofnięcia decyzji o zwrocie podatku. Wiedzę na temat uzyskania nieplanowanych dochodów posiadał Pan zatem przed podpisaniem umowy w sprawie pożyczki na kwotę 422.996 zł, co jednakże nie skutkowało wprowadzeniem zmian po stronie dochodów w uchwale budżetowej i zmniejszeniem planowanego deficytu (w dacie podpisania umowy pożyczki planowany deficyt wynosił 945.068 zł, zmniejszenie go do kwoty 96.543 zł nastąpiło w dacie 2 października 2015 r.). Odnosząc się do zaprezentowanego stanu faktycznego należy zwrócić uwagę, że miasto nie miało rzeczywistej potrzeby zaciągania w celu sfinansowania budżetu na 2015 r. pożyczki w pełnej kwocie przewidzianej w budżecie, tj. 422.996 zł. Zaciągnięcie zobowiązania w tej wysokości skutkowało m.in. koniecznością ponoszenia zwiększonych kosztów z tytułu obsługi zadłużenia częściowo zbędnego dla finansowania budżetu. Prognozę kwoty dochodów budżetu na 2015 r. w ostatecznej wersji należy więc uznać za niemającą uzasadnienia w faktycznej realizacji budżetu – str. 37-39 protokołu kontroli.

Badając rozliczenia finansowe z jednostkami organizacyjnymi w 2015 r. stwierdzono, iż wynikający w ewidencji i sprawozdawczości transfer środków z rachunku budżetu na rachunek Zakładu Wodociągów Kanalizacji i Oczyszczania w Szepietowie tytułem dotacji na cele inwestycyjne (sklasyfikowany jako wydatek w rozdz. 90017, par. 6217 i 6219) na kwotę 1.063.427 zł nie odpowiadał faktycznym przepływom środków pieniężnych. Poza tym, dochód wykazany w ewidencji i w sprawozdawczości kontrolowanej jednostki na tę samą kwotę (sklasyfikowany w rozdz. 90017, par. 6207), związany z dotacją PROW do projektu pn. „Rozbudowa i przebudowa stacji uzdatniania wody w miejscowości Bryki gm. Wysokie Mazowieckie oraz budowa sieci kanalizacji sanitarnej w m. Szepietowo Wawrzyńce – etap I”, także nie znajdował oparcia w faktycznych wpływach na rachunek budżetu. Jak wynika z ustaleń kontroli, przyczyną pojawienia się dochodów i wydatków na tę kwotę było dokonywanie bezpodstawnych zapisów na koncie 133 „Rachunek budżetu”, z naruszeniem zasady wymagającej zachowania na tym koncie pełnej zgodności z danymi wynikającymi z wyciągów bankowych, której wymaga załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… Ustalenie dotyczyło ewidencji dotacji udzielonej przez PROW Zakładowi Wodociągów Kanalizacji i Oczyszczania w Szepietowie i przekazywanej na wyodrębniony w Banku Gospodarstwa Krajowego rachunek bankowy Zakładu oraz jednocześnie ewidencji pożyczki na wyprzedzające finansowanie zaciągniętej w imieniu gminy Szepietowo w BGK przez Zakład. Zgodnie z umową pożyczki uruchamianie transz pożyczki polegało na obowiązku opłacania faktur z rachunku pożyczki, zaś jej spłata polegała na przekazywaniu na ten rachunek środków dotacji od instytucji wdrażającej. Pomimo, że nie dokonano żadnych przelewów środków na rachunek budżetu, na podstawie dowodów PK i kserokopii dowodów bankowych Zakładu, zastosowano następujące błędne księgowania:

- Wn 133 – Ma 260 – „wpływ” pożyczki i Wn 902 – Ma 133 – „zapłata faktury wykonawcy” (z jednoczesnym powieleniem zapisów w ewidencji Urzędu Miejskiego Wn 224 – Ma 130 jako „przekazanie dotacji”),

- Wn 133 – Ma 901 – „wpływ” dotacji na rachunek budżetu i Wn 260 – Ma 133 „spłata pożyczki” z rachunku budżetu.

Nieprawidłowości w ewidencji danych niemających oparcia w wyciągach bankowych spowodowały, że dokonane zapisy nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego, a zatem księgi częściowo nie spełniały warunku rzetelności wymaganego przepisami art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Praktyka ta doprowadziła także do wypaczenia (zawyżenia) danych ewidencyjnych i sprawozdawczych w zakresie dochodów i wydatków o kwotę 1.063.427 zł – str. 142-144 protokołu kontroli.

Zakład Wodociągów Kanalizacji i Oczyszczania w Szepietowie jest przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym w rozumieniu ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2015 r.  poz. 139, ze zm.). Ustalono, że z budżetu miasta w 2015 r. przekazywane były Zakładowi w formie dotacji przedmiotowej dopłaty do 1 m3 wody w wysokości 0,20 zł (łączna kwota dotacji przedmiotowej z tego tytułu wyniosła 16.519,69 zł). Jako podstawę udzielenia dopłat wskazano uchwałę Nr XIV/84/12 Rady Miejskiej w Szepietowie z dnia 7 maja 2012 r. w sprawie dopłaty dla odbiorców wody z terenu Gminy Szepietowo pobierających wodę ze stacji wodociągowej Bryki, eksploatowanej przez Zakład Wodociągów Kanalizacji i Oczyszczania w Szepietowie. W treści uchwały, oprócz określenia wysokości dopłaty do ceny sprzedawanej wody, wskazano jedynie, iż będzie ona dokonywana co kwartał. W okresie objętym kontrolą obowiązywały taryfy za wodę zatwierdzone uchwałą Nr XXVIII/196/14 Rady Miejskiej z dnia 28 marca 2014 r. na okres od 26 kwietnia 2014 r. do 25 kwietnia 2015 r., przedłużone o 1 rok (tj. do dnia 26 kwietnia 2016 r.) na mocy uchwały Nr IV/19/15 Rady Miejskiej z dnia 13 marca 2015 r. Ustalona stawka dla taryfowej grupy odbiorców G2 ustalona została na poziomie 2,65 zł za 1 m3 dostarczonej wody (analogiczną stawkę przyjęto na kolejny okres, tj. od 26 kwietna 2016 r. do 25 kwietnia 2017 r., co znajduje odzwierciedlenie w uchwale Nr XIV/104/16 Rady Miejskiej z dnia 10 marca 2016 r. w sprawie zatwierdzenia taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i odprowadzania ścieków). Wskazania wymaga, iż zgodnie z art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 10 przywołanej ustawy, taryfa obowiązuje 1 rok, zaś zgodnie z art. 24 ust. 9a, na uzasadniony wniosek przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, rada gminy w drodze uchwały, przedłuża czas obowiązywania dotychczasowych taryf, lecz nie dłużej niż o 1 rok. Z treści uchwały Rady Miejskiej z 2012 r. w sprawie dopłaty dla odbiorców wody nie wynika, aby dotyczyła ona konkretnych taryf obowiązujących w danym przedziale czasowym. Uchwałę tę należy zatem ocenić jako ustalającą wysokość dopłaty na czas nieokreślony, co nie znajduje umocowania w obowiązujących przepisach prawa. Jak stanowi art. 24 ust. 6 ustawy, rada gminy może podjąć uchwałę o dopłacie dla jednej, wybranych lub wszystkich taryfowych grup odbiorców. Umiejscowienie tego przepisu w ustawie (wśród przepisów określających tryb ustalania taryf) jednoznacznie wskazuje, że ustalenie dopłaty jest czynnością związaną z przyjęciem danej rocznej taryfy. Z przywołanych regulacji ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków nie wynikają zatem podstawy do określania wysokości dopłaty na bliżej nieokreślony czas. Uchwała w tej sprawie winna dotyczyć konkretnych, zatwierdzonych przez Radę taryf – str. 5-7 protokołu kontroli.

W przedmiocie opłaty adiacenckiej z tytułu podziału nieruchomości stwierdzono, że decyzją byłego Burmistrza o zatwierdzeniu podziału nieruchomości z dnia 4 grudnia 2013 r. (która uprawomocniła się 19 grudnia 2013 r.) zatwierdzono projekt podziału nieruchomości o pow. 0,9210 ha na 17 działek budowlanych oraz dwie działki przeznaczone na projektowane drogi publiczne. Nie stwierdzono podjęcia działań w celu ustalenia ewentualnej opłaty adiacenckiej, mimo upływu okresu 2 lat i 10 miesięcy od dokonania podziału i znacznego prawdopodobieństwa wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem, wynikającego z przedmiotu decyzji. Okres, jak upłynął od czasu uprawomocnienia się decyzji wskazuje na brak możliwości wydania decyzji ustalającej opłatę w ustawowym terminie. Artykuł 98a ustawy o gospodarce nieruchomościami stanowi bowiem m.in., że ustalenie opłaty adiacenckiej może nastąpić w terminie trzech lat od dnia, w którym decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości stała się ostateczna. Wyjaśnienie w tej sprawie złożył podinspektor ds. gospodarki nieruchomościami Urzędu Miejskiego o treści: Brak woli i zrozumienia ówczesnego kierownictwa urzędu w latach 2013-2014 w kwestii ewentualnego podjęcia działań w sprawie dokonania oceny zasadności wszczęcia postępowania zmierzającego do ustalenia i wyegzekwowania opłaty adiacenckiej z tytułu podziału nieruchomości nr …[1] położonej w Szepietowie dokonanej na wniosek jej właściciela. Były Burmistrz pełnił funkcję do 30 listopada 2014 r., zaś od 1 grudnia 2014 r. obowiązki w zakresie wszczęcia postępowania spoczywały na Panu Burmistrzu – str. 53 protokołu kontroli.

Badając dochody z tytułu najmu lokali mieszkalnych położonych w Szepietowie i m. Wyliny Ruś stwierdzono, że:

a) w latach 2008-2016 dwukrotnie były Burmistrz wydawał zarządzenia ustalające stawkę podstawową czynszu – 10 stycznia 2008 r. (stosowane do końca 2013 r.) i 16 grudnia 2013 r., które nadal formalnie obowiązuje. Mimo obowiązywania stawki określonej zarządzeniem z 2013 r. aneksami do umów najmu zmieniano stawki czynszu o wskaźnik wzrostu cen. Zmian dokonywano bez zachowania terminu wypowiedzenia dotychczasowej stawki wynikającego z art. 8a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1610). Z przywołanych przepisów wynika, iż podwyższenie stawki czynszu za najem lokali mieszkalnych następuje w drodze wypowiedzenia dotychczasowych stawek, zaś ustawowy termin wypowiedzenia dotychczasowej wysokości czynszu wynosi 3 miesiące i nie może być skracany umową. Według wyjaśnienia osoby prowadzącej to zagadnienie formy wypowiedzenia nie przewidywał wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Szepietowo na lata 2013-2017. Z ustaleń kontroli wynika, iż w treści § 8 ust. 4 wieloletniego programu faktycznie przyjęto zapis, iż zmiana wysokości stawki podstawowej czynszu w wyniku waloryzacji nie wymaga wypowiedzenia warunków umowy; wynajmujący zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia najemcy o wysokości zwaloryzowanej stawki. Zapis ten sugeruje, iż w związku ze zmianą stawek czynszu najemca powinien być tylko poinformowany o tym fakcie, co w oczywisty sposób koliduje z cytowaną wyżej dyspozycją art. 8a ust. 1 i 2 ustawy. Należy wskazać, iż zawarcie w akcie prawa miejscowego postanowień w zakresie zagadnień regulowanych materią ustawową, co do których ustawa nie przewiduje ponadto delegacji dla Rady Miejskiej do ich odmiennego określania, nie upoważnia gminy do stosowania rozwiązań sprzecznych z ustawą. Ponadto wymaga podkreślenia, że w świetle art. 8 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów… każdorazowa zmian stawki bazowej powinna mieć swoje umocowanie w zarządzeniu organu wykonawczego zmieniającego stawkę obowiązującą na terenie gminy – str. 53-55 protokołu kontroli,

b) najemca lokalu mieszkalnego w m. Wyliny Ruś zalega z opłatami czynszu w kwocie 4.336,39 zł oraz odsetek za opóźnienie w zapłacie w kwocie 472,06 zł za okres od grudnia 2013 r. do 31 grudnia 2015 r. Jak wynika z ustaleń kontroli, czynności dotyczące wyegzekwowania należności od najemcy ograniczono do czasu kontroli tylko do wezwań do zapłaty (ostatnie z 30 września 2016 r.). Mając na uwadze termin przedawnienia roszczeń o świadczenia okresowe wynoszący 3 lata (art. 118 k.c.) oraz wynikający z ustaleń kontroli brak działań jednostki skutkujących przerwaniem biegu przedawnienia (art. 123 § 1 k.c.) należy wskazać, że dalsze poprzestawanie na wysyłaniu wezwań do zapłaty spowoduje dopuszczenie do przedawnienia należności, przy czym pierwsza kwota należnego czynszu przedawni się w sytuacji nie przerwania biegu przedawnienia już w dniu 26 grudnia 2016 r. – str. 57 protokołu kontroli.

Badając wydatki budżetu ustalono, że kontrolowana jednostka nie dokonała korekty odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, wbrew obowiązkowi wynikającemu z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349). Zgodnie z § 1 tego aktu podstawę naliczenia odpisu stanowi przeciętna planowana w dany roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętej liczby osób zatrudnionych. W wyniku zaniechania korekty odpis na 2015 r. został zawyżony o sumę 547,97 zł – str. 23 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli wydatków realizowanych w ramach funduszu sołeckiego stwierdzono, że wniosek sołectwa Szepietowo-Janówka wskazywał jako przedsięwzięcie przewidziane do realizacji „opłata za wodę w świetlicy wiejskiej” – poniesiony wydatek 38,88 zł, a wniosek sołectwa Szepietowo-Żaki „zakup paliwa do kosiarki” – poniesiony wydatek 280,02 zł. Wskazania wymaga, iż według postanowień art. 2 ust. 6 ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301, ze zm.), środki funduszu przeznacza się na realizację przedsięwzięć, które zostały zgłoszone we wniosku uchwalonym przez zebranie wiejskie, są zadaniami własnymi gminy, służą poprawie warunków życia mieszkańców i są zgodne ze strategią rozwoju gminy, przy czym przesłanki te muszą być spełnione łącznie. Według ustaleń zawartych w protokole kontroli z treści wniosków nie wynika, jak „zadania” te mają wpłynąć na poprawę warunków życia mieszkańców. W szczególności podkreślenia wymaga, że objęte wnioskami wydatki ponoszone są de facto na cele niezależnie od woli mieszkańców wyrażonej we wniosku, zatem nie ma podstaw aby przypisywać im cechy przedsięwzięć, o realizacji których mieliby decydować mieszkańcy sołectw – str. 43-44 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika, że w 2015 r. dotację z budżetu miasta Szepietowo w łącznej kwocie 436.661,58 zł otrzymały dwa niepubliczne przedszkola (Niepubliczne Przedszkole im. Kubusia Puchatka i Niepubliczne Przedszkole Agata Mokrzewska, które zakończyło działalność z dniem 31 sierpnia 2015 r.). Podstawę udzielenia dotacji stanowiły przepisy art. 90 ust. 2b ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2016 r. poz. 1943). Regulacje odnoszące się do zasad udzielania dotacji w okresie objętym kontrolą wynikały także z uchwały Nr XXXI/219/14 Rady Miejskiej w Szepietowie z dnia 7 października 2014 r. w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania oraz trybu i zakresu kontroli prawidłowości wykorzystania dotacji dla niepublicznych przedszkoli na terenie Gminy Szepietowo. Z uwagi na brak przedszkola prowadzonego przez gminę, w treści uchwały przyjęto, iż niepublicznym przedszkolom przysługuje dotacja w wysokości 75% wydatków bieżących najbliższej gminy na prowadzenie przedszkoli publicznych w przeliczeniu na jednego ucznia, pomniejszonych o opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego oraz za wyżywienie, stanowiące dochody budżetu tej gminy. Dodano, iż jako podstawę wyliczenia wysokości dotacji przyjmuje się wysokość zaplanowanych wydatków bieżących wpisanych w uchwale budżetowej najbliższej gminy na prowadzenie przedszkoli publicznych na dany rok, natomiast liczbę dzieci ustala się w oparciu o dane uzyskane z najbliższej gminy o liczbie dzieci uczęszczających do przedszkoli publicznych w roku poprzednim; pod uwagę bierze się wysokość wydatków bieżących oraz liczbę dzieci uczęszczających do wszystkich przedszkoli publicznych prowadzonych przez najbliższą gminę. W treści uchwały przyjęto ponadto, iż dotacja rozliczana jest na podstawie faktycznego wykonania w danym roku wydatków bieżących na prowadzenie przedszkoli publicznych przez najbliższą gminę, pomniejszonych o opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego oraz za wyżywienie oraz faktycznej liczby uczniów uczęszczających w danym roku do przedszkoli publicznych prowadzonych przez najbliższą gminę; faktyczne wykonanie ustala się na podstawie danych za rok budżetowy, którego dotyczą sprawozdania Rb-28S w zakresie wydatków i Rb-27S w zakresie wysokości dochodów za wyżywienie i opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego.

Z ustaleń kontroli wynika, iż wbrew zasadom określonym w uchwale Rady Miejskiej z 2014 r., zaniechano ostatecznego rozliczenia dotacji w oparciu o faktyczne wykonanie w 2015 r. wydatków bieżących na prowadzenie przedszkoli publicznych przez najbliższą gminę (miasto Wysokie Mazowieckie). Stwierdzono, iż kontrolowana jednostka była w posiadaniu stosownych sprawozdań Rb-28S i Rb-27S za okres 2015 r. sporządzonych przez Burmistrza Wysokiego Mazowieckiego, w oparciu o które pracownik Urzędu Miejskiego ustalił ostateczną stawkę dotacji na kwotę 447,26 zł; w stosunku do stawki pierwotnej wzrosła ona o 7,82 zł na jedno dziecko. Z okazanego w trakcie kontroli obliczenia wysokości dotacji uwzględniającego wydatki wykonane wynikało, że prawidłowo dotacja dla obu przedszkoli powinna wynosić łącznie 449.943,56 zł, zaś faktycznie wypłacono 436.661,58 zł (różnica 13.281,98 zł). Należy nadmienić, iż przedstawione kontrolującemu wyliczenie ostatecznej stawki dotacji za 2015 r. nie stanowiło oficjalnego dokumentu włączonego do obiegu (nie było przez nikogo autoryzowane oraz nie zawierało daty sporządzenia); m.in. z tego powodu nie zostało ono dostarczone do komórki księgowości, co skutkowało tym, iż w księgach rachunkowych Urzędu nie ujęto zobowiązań gminy wobec niepublicznych przedszkoli w wysokości 13.281,98 zł. Brak przypisu zobowiązań w ewidencji Urzędu skutkował zaś ich niewykazywaniem w sprawozdaniach Rb-28S.

Dodania wymaga, iż wskazana nieprawidłowość dotyczyła tylko 2015 r., gdyż w dniu 6 maja 2016 r. Rada Miejska w Szepietowie podjęła nową uchwałę w sprawie zasad udzielania dotacji (Nr XV/112/16) uchylającą uchwałę dotychczas obowiązującą. Przewiduje ona, iż do wyliczenia dotacji bierze się pod uwagę wysokość wydatków bieżących zaplanowanych w budżecie najbliższej gminy na prowadzenie przedszkola publicznego oraz zaplanowaną w tym budżecie wysokość dochodów uzyskanych z opłat za korzystanie za korzystanie z wychowania przedszkolnego oraz za wyżywienie – str. 89-93 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków związanych z udzielaniem dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych wykazała, że gmina Szepietowo w 2015 r. udzieliła w ramach realizacji gminnego programu przeciwdziałania alkoholizmowi 3 podmiotom – Klubowi Rodzin Abstynenckich „Łabędź”, Caritas Diecezji Łomżyńskiej i Parafii Rzymskokatolickiej w Dąbrowie Wielkiej – dotacji w kwotach odpowiednio 2.000 zł, 10.800 zł i 5.000 zł (wydatki z tego tytułu sklasyfikowano w rozdziale 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi”, par. 2820 i par. 2830). Podstawę udzielenia dotacji stanowiły umowy (porozumienia) zawarte z wymienionymi podmiotami (odpowiednio w dniach: 25 marca 2015 r., 27 kwietnia 2015 r. i 23 czerwca 2015 r.), w których określono następujące cele: realizacja zadań z zakresu profilaktyki i terapii uzależnień choroby alkoholowej, w tym m.in. udział członków Klubu w mityngach, prowadzenie punktu konsultacyjnego (Klub Rodzin Abstynenckich „Łabędź”), organizacja wakacyjnego wypoczynku z profilaktyką uzależnień w Czarnej Wsi (Caritas Diecezji Łomżyńskiej) i zorganizowanie turnusu kolonii terapeutyczno-rozwojowych z realizacją programu profilaktyki alkoholowej w Pucku (Parafia Rzymskokatolicka w Dąbrowie Wielkiej).

Z ustaleń kontroli wynika, iż zlecenie realizacji zadań i udzielenie dotacji w dwóch przypadkach (dotacji dla Klubu Rodzin Abstynenckich „Łabędź” i Parafii Rzymskokatolickiej w Dąbrowie Wielkiej) nastąpiło z pominięciem przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz. 239, ze zm.). Zgodnie z brzmieniem art. 221 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku mogą otrzymywać z budżetu j.s.t. dotacje celowe na zdania publiczne, związane z realizacją zadań tej jednostki, a także na dofinansowanie inwestycji związanych z realizacją tych zadań; przepis ustępu 2 przywołanego przepisu art. 221 stanowi zaś, iż zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli dotyczy ono innych zadań niż określone w tej ustawie – na podstawie umowy z podmiotem. Dodania wymaga, iż w sferze zadań publicznych określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie znajdują się zadania objęte umowami zawartymi przez kontrolowaną jednostkę, takie jak: przeciwdziałanie uzależnieniom i patologiom społecznym czy działalność na rzecz dzieci i młodzieży, w tym ich wypoczynku (art. 4 ust. 1 pkt 32 i pkt 15).

Przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie przewidziany jest tryb konkursowy zlecenia realizacji zadania oraz możliwość udzielenia dotacji z pominięciem ogłoszenia otwartego konkursu ofert (na podstawie oferty realizacji zadania publicznego), którą stwarzają przepisy art. 19a ustawy. W stwierdzonym stanie faktycznym art. 19a ustawy mógł być podstawą zlecenia zadania z pominięciem organizacji konkursu w odniesieniu do dotacji dla Parafii Rzymskokatolickiej w Dąbrowie Wielkiej; spełnione były bowiem w tym wypadku warunki określone w art. 19a ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, tj. wysokość dofinansowania lub finansowania zadania publicznego nie przekraczała kwoty 10.000 zł a zadanie publiczne miało być realizowane w okresie nie dłuższym niż 90 dni. Z okazanej dokumentacji odnoszącej się do dotacji dla Klubu Rodzin Abstynenckich „Łabędź” nie wynikało zaś spełnienie warunku 90-dniowego okresu realizacji zadania (w treści porozumienia określono bowiem, iż dotacja udzielona jest na realizację programu Klubu na rok 2015). Przywołane przepisy art. 19a ustawy (w brzmieniu obowiązującym do dnia 9 listopada 2015 r.) zobowiązywały obie strony (organizację pozarządową oraz organ administracji publicznej) do stosowania wzoru oferty, umowy i wzoru sprawozdania właściwych dla wszystkich zadań publicznych zlecanych na zasadach ogólnych, tj. w trybie otwartego konkursu ofert. Udzielenie dotacji na tej podstawie wymagało zatem uzyskania od Parafii oferty realizacji zadania publicznego, o której mowa w art. 14 ustawy. W dokumentacji jednostki nie stwierdzono oferty zawierającej elementy wymagane ustawą. Okazano jedynie prośbę z dnia 23 czerwca 2015 r. o wsparcie letnich kolonii. Brak sformalizowanej oferty dotyczy także Klubu Rodzin Abstynenckich „Łabędź”. Z ustaleń kontroli wynika ponadto niezachowanie wymogu upublicznienia ofert uregulowanego, w przypadku tzw. trybu uproszczonego, przepisami art. 19a ust. 3 ustawy, a także stosowania określonego przepisami wzoru umowy i wzoru sprawozdania z wykonania zadania publicznego. W udzielonym wyjaśnieniu odnoszącym się do dofinansowania wypoczynku organizowanego przez Parafię wskazano, iż zastosowanie pełnych procedur przewidzianych ustawą, z uwagi na krótki czas pozostający do rozpoczęcia realizacji, uniemożliwiłoby dzieciom z przygotowanego wakacyjnego wyjazdu. W zakresie zaś środków przekazanych Klubowi argumentowano, iż podpisanie porozumienia miało związek ze wskazaniem wprost w Planie wydatków na 2015 r. przedmiotowego zadania. Na uwagę zasługuje, iż w wyniku dodania z dniem 9 listopada 2015 r. w art. 19a przepisów ust. 7a-d Minister Pracy i Polityki Społecznej w dniu 14 kwietnia 2016 r. wydał rozporządzenie w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz. U. z 2016 r. poz. 570); zawarte w nim uproszczone wzory oferty i sprawozdania od dnia 10 maja 2016 r.  mają zastosowanie do zadań realizowanych w trybie, o którym mowa w art. 19a ustawy.

Kontrola wykazała ponadto, iż trzeciemu z dotowanych podmiotów – Caritas Diecezji Łomżyńskiej – zlecenie realizacji zadania, jak wynikało w okazanej dokumentacji, nastąpiło w trybie art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Stwierdzono jednakże uchybienia w przestrzeganiu właściwych temu trybowi wymogów. Przedmiotowy tryb zlecania zadań, jak wyżej wskazano, ograniczony jest maksymalną wysokością przekazywanej dotacji (do 10.000 zł). Wskazania wymaga, iż w związku udzieleniem dotacji na kwotę 10.800 zł, limit ten został przekroczony o 800 zł. Nie stwierdzono ponadto zachowania ustawowych warunków w zakresie upublicznienia oferty, wskazanych przepisami art. 19a ust. 3 ustawy – str. 96-98 protokołu kontroli.

W zakresie wydatków związanych z realizacją gminnego programu profilaktyki o rozwiązywania problemów alkoholowych kontrola wykazała, że w programie na 2015 r., uchwalonym przez Radę Miejską w Szepietowie uchwałą Nr IV/21/15 z dnia 13 marca 2015 r., nie dookreślono zasad wynagradzania członków gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych. Postanowiono jedynie, iż wynagrodzenie ustala się w wysokości 4% planowanych rocznych dochodów z tytułu opłat wnoszonych przez handlujących alkoholem; wysokość wynagrodzenia dla poszczególnych członków komisji jest uzależniona od obecności na posiedzeniu komisji. W preliminarzu wydatków z realizacji programu na wynagrodzenia członków komisji przewidziano sumę 2.800 zł. Zasady wynagradzania członków gminnych komisji powinny zostać ustalone w gminnym programie profilaktyki, stosownie do art. 41 ust. 5 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2016 r. poz. 487, ze zm.). W związku z niedookreśleniem przez radę zasad wynagradzania członków komisji w gminnym programie, konieczna okazała się odrębna regulacja w postaci wydanego przez Pana Burmistrza zarządzenia określającego zasady podziału ogólnej kwoty przewidzianej w programie na wynagrodzenia na poszczególnych członków komisji. Na uwagę zasługuje, iż z obowiązujących przepisów prawa nie wynika kompetencja organu wykonawczego do ustalania zasad wynagradzania członków komisji. W gminnym programie na 2016 r. wskazane uchybienie zostało wyeliminowane (przyjęto w nim zasadę, iż za każdy udział w posiedzeniu komisji członek otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 100 zł) – str. 108-109 protokołu kontroli.

Analiza realizacji przez gminę Szepietowo planu finansowego wykazała przypadek dokonania wydatku w kwocie 8.000 zł mimo braku limitu w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej uchwały budżetowej na 2015 r. Przekroczenie związane było z zapłatą w dniu 28 grudnia 2015 r. ceny za nabycie nieruchomości położonej w obrębie Stary Kamień, składającej się z działek Nr 143 i 144 o łącznej powierzchni 0,0950 ha, z przeznaczeniem na drogę dojazdową do pól. Należy zauważyć, że poniesiony koszt był wydatkiem o cechach uzasadniających zakwalifikowanie go jako wydatku inwestycyjnego. Świadczy o tym chociażby fakt dokonania stosownego zapisu w ewidencji środków trwałych na koncie 011 „Środki trwałe”, oznaczającego przyjęcie nabytego podstawowego środka trwałego. Wydatek został sklasyfikowany niewłaściwe jako wydatek bieżący w rozdziale 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami”, par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, wbrew zasadom określonym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.). Z ustaleń kontroli wynika, iż w przypisanych dla tego typu operacji podziałkach klasyfikacji wydatków majątkowych kontrolowana jednostka nie posiadała w uchwale budżetowej wystarczających limitów: w rozdziale 60016 „Drogi publiczne gminne” w par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” limit pozostały na koniec 2015 r. wynosił 7.392,18 zł, a w rozdziale 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami”, par. 6050 limit pozostały na koniec roku to 5.500 zł. Z kolei podziałka klasyfikacyjna par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” w ogóle nie była przewidziana w treści uchwały budżetowej. Przytoczone fakty świadczą zatem o tym, że ujęcie wydatku w kwocie 8.000 zł jako wydatku majątkowego (zgodnie z charakterem zakupu), było możliwe tylko w par. 6050 i spowodowałoby wówczas przekroczenie wykonania planu wydatków na koniec 2015 r. w rozdziale 60016 o kwotę 607,82 zł albo w rozdziale 70005 o kwotę 2.500 zł. Wynika stąd, że podjęto działania w celu zakupu nie mając na ten cel środków w budżecie, zaś zastosowanie niewłaściwej podziałki klasyfikacyjnej stanowiło działanie mające ukryć brak upoważnienia do dokonania wydatku majątkowego w podanej wysokości. Stosownie do art. 44 ust. 1 pkt 3 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wydatków dokonuje się na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym. W udzielonym wyjaśnieniu argumentował Pan m.in., iż Na mocy prawomocnego wyroku Sądu Rejonowego w Wysokiem Mazowieckiem pas gruntu (…) należący do drogi gminnej nr 243 został włączony do działki nr 145 (…), co spowodowało zawężenie drogi gminnej (…). Zaistniała pilna potrzeba zabezpieczenia drogi dojazdowej do pól i podjęto działania w celu zakupu (…). Podpisanie aktu notarialnego ustalono na 28 grudnia 2015 r. W związku z tak szybkim tokiem sprawy i okresem, w którym miała miejsce, tj. końcem roku budżetowego nie było możliwości przedłożenia Radzie Miejskiej propozycji zmian w budżecie dotyczących ww. zakupu i co za tym idzie dokonania zmian w budżecie (ostatnia sesja miała miejsce 18 grudnia 2015 r). (…) Były jeszcze niewykorzystane środki w wysokości 8.000 zł, dlatego wydatek ten zaewidencjonowano w paragrafie 4300.

Ocena poniesionych wydatków na roboty budowlane pod kątem prawidłowości sklasyfikowania ich jako wydatków majątkowych wykazała, że do par. 6050 w rozdziale 60016 zaliczono remont chodników na ul. Willowej i Wspólnej w Szepietowie o ogólnej wartości 17.343,73 zł. Ze względu na remontowy charakter robót właściwe było zastosowanie par. 4270 „Zakup usług remontowych”. Roboty remontowe polegają na przywróceniu pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego, zatem brak podstaw do traktowania kosztów ich finansowania jako ulepszenia środka trwałego zarówno w świetle przepisów art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r. poz. 290), zawierającego definicję remontu, jak i przepisów art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wskazujących jako podstawę zwiększenia wartości początkowej środka trwałego, poniesienie nakładów na jego ulepszenie (do nakładów tych nie zalicza się kosztów remontów, jako wydatków poniesionych na odtworzenie stanu pierwotnego, w tym przy zastosowaniu wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym).

Rozbieżności w sklasyfikowaniu wydatków jako bieżących lub majątkowych wystąpiły ponadto w przedmiocie wykonania dokumentacji technicznej dotyczącej kompleksowej modernizacji budynku Urzędu Miejskiego. Jak ustalono, łączna suma wydatków poniesionych na ten cel w latach 2008-2015 wynosiła 131.851,20 zł, z tego kwotę 26.845 zł wydatkowano w 2015 r. Z ogólnej sumy 131.851,20 zł, kwotę 75.332,70 zł zakwalifikowano do par. 6050 (składała się ona na saldo konta 080), zaś kwotę 56.518,50 zł (za projekt aranżacji wnętrz i projekt termomodernizacji oraz wejścia głównego wydatkowaną w 2013 r.) błędnie ujęto do par. 4270.

Dodania wymaga, iż niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu (wynikające z przykładów wyżej opisanych), powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych) – str. 121-124 i 136 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków na obsługę prawną Urzędu i realizacji zawartych w tym celu umów z kancelariami radców prawnych wykazała, że do obowiązków radców należało m.in. opiniowanie i parafowanie umów. W wyniku kontroli wydatków inwestycyjnych stwierdzono, że na badanych umowach z wykonawcami inwestycji brak było dowodów na ich parafowanie przez radcę prawnego – str. 102 protokołu kontroli.

Badając koszty podróży służbowych ustalono, że Pan Burmistrz pobierał ryczałt na podstawie umowy w sprawie używania prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych podpisanej z Przewodniczącym Rady Miejskiej w Szepietowie. Jest to niezgodne z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902), który stanowi, że czynności z zakresu prawa pracy wobec burmistrza – za wyjątkiem czynności związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy oraz ustaleniem wynagrodzenia – wykonuje wyznaczona przez burmistrza osoba zastępująca lub sekretarz gminy. Stosownie zaś do § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) podstawą zwrotu pracownikowi kosztów używania pojazdu w jazdach lokalnych jest umowa zawarta między pracownikiem a pracodawcą – str. 102 protokołu kontroli.

Urząd Miejski dysponuje do celów służbowych samochodem Fiat Panda. Zagadnienie użytkowania samochodu służbowego reguluje zarządzenie Nr 1/14 Pana Burmistrza z dnia 2 grudnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia „Regulaminu użytkowania samochodu służbowego do celów służbowych”. Analizując karty drogowe w kontekście postanowień regulaminu stwierdzono, że w kartach drogowych nie wskazywano:

- celu wyjazdu (§ 6 ust. 1 pkt 5 regulaminu),

- godziny rozpoczęcia i zakończenia użytkowania samochodu (§ 6 ust. 1 pkt 3 i 4 regulaminu),

- w niektórych przypadkach miejscowości wyjazdu; w kartach w rubryce „skąd-dokąd” wskazywano „teren gminy” (np. przejazdy na 123 km w karcie drogowej z 19 lutego 2015 r.).

                                Przyjęte określanie trasy przejazdów lokalnych pojęciem „teren gminy”, a także nieokreślanie celu wyjazdu powoduje częściowy brak jawności i przejrzystości w zakresie celu i miejsca wyjazdu. Uniemożliwia to zweryfikowanie związku wyjazdu z wykonywaniem czynności służbowych, a tym samym publicznego celu poniesienia wydatku na zakup paliwa. Dodatkowo na ocenę tę wpływa także brak godzin rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu.

                                Zakup paliwa ujmowany jest w księgach rachunkowych na bieżąco, na koncie 310 „Materiały”. Rozchód paliwa w 2015 r. dokonany był 2 razy, na co okazano rozliczenie zużycia paliwa za I kwartał i rozliczenie paliwa za 3 kwartały (II-IV). W 2015 r. wykazano przejazd 16.531 km na co zużyto 1.157,17 l – wartość zużytego paliwa 5.384,64 zł. W przywołanym wyżej regulaminie postanowiono, że dyspozytor po zakończeniu każdego miesiąca dokonuje rozliczenia przebiegu samochodu, zużycia paliwa (…) sprawdza prawidłowość dokonanych w nich zapisów – wzór miesięcznej karty stanowi załącznik do Regulaminu – druk nr TYP 803-1. Podany wzór to „miesięczna karta eksploatacyjna dla samochodu ciężarowego za okres…”, która nie ma zastosowania do rozliczenia paliwa samochodu znajdującego się na stanie Urzędu.

                                Z analizy kart drogowych wynika ponadto, że w większości przypadków pracownicy Urzędu wyjeżdżali samochodem służbowym poza teren gminy (np. Białystok, Łomża, Bielsk Podlaski) bez wystawienia polecenia wyjazdu służbowego. Zgodnie z § 3 ust. 1 i § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, a także środek transportu właściwy do jej odbycia, określa pracodawca – str. 103 protokołu kontroli.

Kontroli poddano dokumentację dotyczącą procesu realizacji inwestycji i innych robót budowlanych. W wyniku oględzin wykonania zadania „Integracja dróg gminnych z siecią dróg wyższych kategorii na terenie gminy Szepietowo” stwierdzono rozbieżności między dokumentacją (tj. projektem i kosztorysem powykonawczym) a stanem stwierdzonym podczas oględzin – dotyczy to ulicy Towarowej w Szepietowie:

- w kosztorysie powykonawczym w poz. 56 wykazano „krawężniki betonowe wtopione o wymiarach 12 x 25 cm bez ławy na podsypce cementowo-piaskowej jako opór na zjazdach bitumicznych – na granicy pasa drogowego” – 48 m o wartości 1.632 zł netto (48 m x 34 zł/m; 2.007,36 zł brutto) – w wyniku oględzin nie stwierdzono krawężników;

- w poz. 57 wykazano „ława pod krawężniki betonowa z oporem 48 m x 0,0617 m3 o wielkości 2,96 m3” i wartości 710,40 zł netto (2,96 m3 x 240 zł; 873,79 zł brutto) – nie stwierdzono wykonania tej pozycji;

- na jednym zjeździe stwierdzono 2 kałuże wody, co świadczy o braku spadku, jednostkowe przypadki pęknięć wzdłuż i wszerz jezdni.

Wartość zafakturowanych a niewykonanych robót to kwota 2.881,15 zł brutto, a wraz z odsetkami (na 29 września 2016 r.) to 3.045,73 zł. Ustalenia kontroli świadczą o nierzetelnym wykonawstwie i braku staranności przy odbiorze.

W obrębie realizacji przedmiotowej inwestycji stwierdzono ponadto brak odnotowania w dzienniku budowy przebiegu wykonania robót uzupełniających zleconych na kwotę 11.139,84 zł. Stosownie do postanowień § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 26 czerwca 2002 r. w sprawie dziennika budowy, montażu i rozbiórki, tablicy informacyjnej oraz ogłoszenia zawierającego dane dotyczące bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia (Dz. U. Nr 108, poz. 953 ze zm.) dziennik budowy jest przeznaczony do rejestracji, w formie wpisów, przebiegu robót budowlanych oraz wszystkich zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku ich wykonywania i mających znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonywania budowy, rozbiórki lub montażu – str. 115-118 protokołu kontroli.

Z ustaleń dotyczących analizy realizacji zadania pn. „Remont – modernizacja drogi dojazdowej do pół we wsi Wojny Pogorzel” wynika, że:

a) nie udokumentowano faktu prowadzenia dziennika budowy, pomimo, iż obowiązek prowadzenia dziennika budowy wynikał m.in. z postanowień zawartych w pkt 6.8 dokumentu pn. „Szczegółowe specyfikacje techniczne na wykonanie remontu-modernizacji drogi dojazdowej do pól we wsi Wojny Pogorzel w lok. 0+000 – 1+600,00” stanowiącego załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

b) nie stwierdzono wykonania przez wykonawcę obowiązku w zakresie opracowania i przedstawienia do aprobaty inspektora nadzoru programu zapewnienia jakości, który został nałożony regulacjami poz. 6.1 dokumentu „Szczegółowe specyfikacje techniczne…”,

c) przewidziana w dokumencie „Szczegółowe specyfikacje techniczne…”, w części D.02.02.01 „Wykonanie wykopów”, pozycja 5.3.2.2 „Wykonywanie nasypów na dojazdach do obiektów mostowych” nie miała uzasadnienia w przedmiarze robót, a także w faktycznie wykonanych robotach – str. 130-132 protokołu kontroli.

Analizując sprawozdanie o zamówieniach publicznych udzielonych w 2015 r. stwierdzono, że dwukrotnie ujęto kwotę w nim kwotę 486.453,18 zł – zarówno w pozycji dotyczącej zamówień udzielanych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.), jak i w pozycji dotyczącej zamówień udzielonych w trybie procedur ustawy. Kwota ta dotyczyła zamówienia na  przebudowę dróg (ul. Krótka i ul. Towarowa) udzielonego w przetargu nieograniczonym, na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych – str. 110 protokołu kontroli.

Przeprowadzone badanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy oleju opałowego wykazało, że ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w BZP po prawie 4 miesiącach od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które miało miejsce 5 stycznia 2015 r. Naruszono tym samym dyspozycję art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, który w brzmieniu obowiązującym do dnia 28 lipca 2016 r., w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, nakazywał zamieszczanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia niezwłocznie po zawarciu umowy. Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 95 ust. 1, wprowadzonym ustawą z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 1020), zamieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia musi nastąpić nie później niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy – str. 133-134 protokołu kontroli.

W kwestii prawidłowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków budżetowych stwierdzono ponadto brak kontrasygnaty Skarbnika Gminy na niektórych umowach powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych. Obowiązek uzyskania kontrasygnaty Skarbnika, jako warunku skuteczności czynności prawnej powodującej powstanie zobowiązań pieniężnych, wynika z postanowień art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym – str. 115 i 133 protokołu.

W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano także dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, ze zm.), jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Badając powszechności opodatkowania podatkiem rolnym stwierdzono nieprawidłowości polegające na przypadkach nieprzedłożenia do kontroli części informacji podatkowych, które stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z powyższym organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji. Łącznie, w próbie przyjętej do kontroli, stwierdzono brak 2 informacji, zawierających dane na podstawie których dokonano wymiaru zobowiązania podatkowego w łącznej kwocie 1.153 zł – str. 62 protokołu kontroli.

Dokonano kontroli wznowionych w ciągu roku postępowań podatkowych, w wyniku których dokonano zmiany decyzji ostatecznych, ustalających wymiar podatków na 2015 r. (w przypadku kupna lub sprzedaży przez podatników części nieruchomości). Analizując zgromadzony materiał stwierdzono, że wydawane decyzje nie uwzględniają przepisów Ordynacji podatkowej dotyczących wznowienia postępowania podatkowego i stwierdzenia nieważności wcześniej wydanych decyzji w sprawie wymiaru podatku. Stosownie do treści art. 207 Ordynacji organ podatkowy orzeka w sprawie w drodze decyzji. Decyzja rozstrzyga sprawę co do jej istoty, albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji. Natomiast w wydanych decyzjach brak jest elementów uzasadnienia. Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu podatkowego, datę jej wydania, oznaczenie strony, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie oraz podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego (art. 210 § 1 Ordynacji). Zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 ustawy integralną częścią każdej decyzji jest jej uzasadnienie faktyczne i prawne. Przytoczenie przepisów prawa to również wskazanie ich treści i relacji do stanu faktycznego sprawy i zasad prawidłowo prowadzonego postępowania na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. Decyzja powinna wskazywać ustalony przez organ stan faktyczny, określać przesłanki zastosowania tej a nie innej kwalifikacji prawnej i ustalać, jakie okoliczności stanu faktycznego odpowiadają którym z fragmentów normy prawnej zastosowanej w sprawie, co nie zostało dopełnione przez organ podatkowy. Kompletność materiału zgromadzonego w sprawie jest zupełnie podstawowym, niejako pierwotnym warunkiem uznania, że po pierwsze została zrealizowana zasada prawdy obiektywnej, a po drugie, że ocena dowodów dokonana przez organ podatkowy jest oceną korzystającą z ochrony art. 191 Ordynacji. Natomiast z art. 210 § 4 oraz art. 235 tej ustawy nie wynika, aby uzasadnienie decyzji musiało przedstawiać stanowisko organu we wszystkich najdrobniejszych kwestiach proceduralnych. Uzasadnienie faktyczne rozstrzygnięcia organu powinno odnosić się do okoliczności, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Jednocześnie ustalono, że decyzje zmieniające wydawane były w marcu lub październiku, po terminie płatności I lub II i III raty podatku, natomiast w decyzjach nie umieszczano zapisu o nowych terminach płatności i wysokość rat – str. 65-66 protokołu kontroli.

Analizie poddano również aktualną w kontrolowanym okresie uchwałę Nr XXIX/193/2005 Rady Gminy Szepietowo z dnia 29 grudnia 2005 r. w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości. Rada Gminy Szepietowo powyższą uchwałą dokonała zwolnień od podatku od nieruchomości, które dotyczyły:

budynków i gruntów stanowiących własność, będących w posiadaniu lub trwałym zarządzie: straży pożarnych oraz instytucji kultury i sportu,

budynków mieszkalnych, związanych z prowadzeniem gospodarstwa rolnego przez osoby fizyczne.

Zwolnienia te nie obejmują budynków i znajdujących się w nich pomieszczeń oraz gruntów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Z ustaleń kontroli wynika niezgodność treści § 1 ust 1 pkt 1 i 2 uchwały z art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 716) oraz art. 40 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym poprzez zwolnienie od podatku budynków i gruntów stanowiących własność (współwłasność) albo będących w posiadaniu podmiotów wskazanych wyżej. Przywołany art. 7 ust. 3 ustawy, stanowiący delegację do stanowienia prawa miejscowego, ma jednoznacznie charakter normy ograniczającej rady gmin co do charakteru zwolnień, jakie może ona wprowadzić na terenie swojego działania. Przepis ten dopuszcza możliwość wprowadzenia zwolnień od podatku od nieruchomości jedynie o charakterze przedmiotowym. Zwolnienie podatkowe, jakie zastosowała Rada Gminy Szepietowo, tj. o charakterze przedmiotowo-podmiotowym, oznacza obecnie – w aktualnym stanie interpretacji tego przepisu, wynikającym także z orzeczeń WSA – przekroczenie delegacji określonej w przywołanych przepisach ustawy – str. 73 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli zagadnienia powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości ustalono że jeden z podatników nie złożył w terminie informacji na podatek od nieruchomości za lata 2012-2015. Dokonał tego dopiero w 2015 r., składając wymaganą  informację, na podstawie której organ podatkowy wydał decyzje określające wysokość podatku od nieruchomości za lata: 2012 – 675 zł, 2013 -675 zł, 2014 – 735 zł, 2015 – 735 zł, tj. na łączną kwotę 2.820 zł. W dniu 15 kwietnia 2016 r. dokonano wpłaty wyżej wymienionych kwot podatku lecz nie naliczono i nie wyegzekwowano odsetek od wpłat odpowiednio za rok: 2012 – 253 zł, 2013 – 165 zł, 2014 – 107 zł, oraz za 2015 – 38 zł. Łącznie 563 zł – str. 74 protokołu kontroli.

Sprawdzeniu poddano ewidencję podatkową nieruchomości, przewidzianą treścią art. 7a ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, której zasady prowadzenia określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. Nr 107, poz. 1138). Kontrola pozwoliła ustalić, że system informatyczny obsługujący w jednostce przedmiotową ewidencję, nie spełnia warunków przewidzianych w § 2 rozporządzenia, zgodnie z którymi powinien on umożliwiać:

- tworzenie raportów i zbiorczych zestawień według kryteriów definiowanych przez użytkownika;

- eksport danych zawartych w ewidencji do pliku w formacie rozszerzalnego języka znaczników (XML), w celu ich porównywania z danymi zawartymi w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego.

Struktura i zasady budowy pliku w formacie XML zostały określone w załączniku do rozporządzenia. Stwierdzono, że użytkowany przez kontrolowaną jednostkę program komputerowy nie odpowiada wymogom określonym w załączniku do rozporządzenia w zakresie struktur i zasad budowy pliku w formacie rozszerzalnego znacznika języków XML po wygenerowaniu – str. 75-76 protokołu kontroli.

W aspekcie kompletności osiągania dochodów z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi ustalono, iż zaległości na dzień 31 grudnia 2015 r. wynosiły 75.009,37 zł. W wyniku prowadzonych czynności egzekucyjnych, wynikających z ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2016 r. poz. 599, ze zm.), do dnia kontroli uległy one zmniejszeniu do kwoty 29.670,44 zł, z tego: 4.386,81 zł to zaległości powstałe w 2013 r., 11.571,10 zł to zaległości powstałe w 2014 r., a  pozostała kwota 13.712,53 zł to zaległości z 2015 r. Stwierdzono, iż zaległości w kwocie 12.676,10 zł, ciążące na 28 podmiotach, nie zostały objęte egzekucją administracyjną. Należy podnieść, iż kontrolowana jednostka w okresie objętym kontrolą miała obowiązek przestrzegać ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656), a szczególnie przepisów § 5 oraz § 6, z treści których wynikało, iż organ podatkowy ma obowiązek niezwłocznie wystawić upomnienie oraz po nim tytuł wykonawczy, w przypadku gdy łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia albo gdy okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy. Również przepisy aktualnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2367) w analogiczny sposób kreują porządek prawny w tym obszarze. Odpowiednio § 7 i 9 obligują wierzyciela do niezwłocznego podjęcia działań upominawczych w sytuacji, gdy kwota zaległości przekracza 116 zł, tj. dziesięciokrotności aktualnych kosztów upomnienia.

Jednocześnie należy stwierdzić, iż na dzień zakończenia kontroli do wszystkich dłużników zostały skierowane wymagane przepisami upomnienia – str. 80 protokołu kontroli.

Przeprowadzone czynności kontrolne wykazały też, że w Urzędzie Miejskim w Szepietowie obowiązywało zarządzenie Nr 1/2015 z dnia 1 września 2015 r. w sprawie zatwierdzenia planu kontroli finansowo-podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości, podatku leśnego, rolnego i podatku od środków transportowych na 2015 rok. Zaplanowanych kontroli jednakże organ podatkowy nie przeprowadził przenosząc je, zgodnie z zarządzeniem Nr 1/2016 na rok 2016 – str. 84 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy, a także niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz  jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Założenie rejestru instytucji kultury w formie elektronicznej.

2. Podjęcie działań w celu dostosowania statutu Zakładu Wodociągów Kanalizacji i Oczyszczania w Szepietowie do stanu faktycznego.

3. Przekazanie w trwały zarząd nieruchomości, którymi władają szkoły podstawowe w  Dąbrówce Kościelnej i w Wojnach Krupach.

4. Dokonanie zmian w treści przepisów wewnętrznych składających się na procedury kontroli zarządczej i dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

b) usunięcie sprzeczności między postanowieniami przepisów wewnętrznych a faktycznie stosowanymi stawkami umorzeniowymi; w tym celu określenie stawek przez Pana Burmistrza, stosownie do obowiązujących w jednostce zasad, albo dokonanie zmiany dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości poprzez wskazanie, że w jednostce stosowane są stawki określone ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych,

c) wskazanie w przepisach wewnętrznych metod prowadzenia ewidencji dla poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

d) określenie zasad dokumentowania i kontroli obrotu materiałami,

e) wyeliminowanie zapisów sugerujących, że gmina może prowadzić działalność polegającą na zakupie akcji, obligacji i innych papierów wartościowych jedynie w celu ich odsprzedaży,

f) wyeliminowanie z zakładowego planu kont Urzędu Miejskiego tych kont, które nie mogą mieć zastosowania w urzędzie jako jednostce budżetowej,

g) określenie w zakładowym planie kont stosowanych w praktyce zasad ewidencji na koncie 130, wynikających z braku odrębnego rachunku bieżącego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej.

5. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych, poprzez:

a) uzgodnienie stanu aktywów i pasywów ZFŚS poprzez zwiększenie stanu Funduszu na koncie 851 o kwotę 751 zapisem Wn 240 – Ma 851; bieżące monitorowanie zgodności stanu aktywów i pasywów ZFŚS,

b) zaniechanie wykorzystywania konta 226 do ujmowania należności niemających cech należności długoterminowych; urealnienie stanu konta 226,

c) przenoszenie z konta 226 na konto 221 należności w wysokości rat należnych na dany rok,

d) naliczanie i ewidencjowanie w księgach na koncie 750 „Przychody finansowe” na koniec każdego kwartału odsetek od nieuiszczonych w terminie należności, a także nieuiszczonych w terminie należności z tytułu oprocentowania należności rozłożonych na raty,

e) ujmowanie rozliczeń dotyczących pożyczek udzielonych pracownikom ze środków ZFŚS na koncie 234,

f) zaniechanie automatycznego księgowania na koncie rozrachunkowym, jako należności, operacji dotyczących poniesionych wydatków związanych z kosztami postępowania sądowego; zarachowywanie jako należności kwot kosztów sądowych orzeczonych do zapłaty przez dłużnika,

g) dokonywanie systematycznej analizy zasadności przechowywania na rachunku sum depozytowych środków pieniężnych wniesionych przez wykonawców tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy, celem wyeliminowania przypadków nieterminowego ich zwrotu,

h) dokonywanie analizy należności pod kątem zaistnienia przesłanek do dokonania odpisu aktualizującego na koncie 290, mając na uwadze postanowienia art. 35b ustawy o rachunkowości,

i) ujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich przypadających gminie należności z opłat za zajęcie pasa drogowego, mając na uwadze zachowanie zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych,

j) prowadzenie ewidencji na koncie 133 w sposób obrazujący jedynie obroty i saldo na rachunku budżetu wynikające z wyciągów bankowych, mając w szczególności na uwadze ustalone podczas kontroli wypaczanie danych o zrealizowanych dochodach i wydatkach niezrealizowanych kasowo na tym rachunku.

6. Podjęcie działań w celu umorzenia należności z tytułu podnajmu lokalu mieszkalnego w trybie określonym uchwałą Rady Miejskiej, mając na względzie brak możliwości ich wyegzekwowania. Po formalnym umorzeniu należności wyksięgowanie ich wartości z ewidencji w korespondencji z kontem 761 „Pozostałe koszty operacyjne”.

7. Monitorowanie w trakcie roku planu i realizacji budżetu pod kątem realności jego założeń mających znaczenie dla zaciągania zobowiązań służących sfinansowaniu deficytu lub spłacie wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

8. Przedkładanie Radzie Miejskiej ewentualnego projektu uchwały w sprawie dopłat do taryf za zbiorowe dostarczanie wody i zbiorowe odprowadzanie ścieków każdorazowo przy uchwalaniu nowych taryf.

9. Niezwłoczne podejmowanie działań w celu ustalenia opłat adiacenckich z tytułu podziału nieruchomości.

10. W zakresie najmu lokali mieszkalnych:

a) podwyższanie wysokości czynszu za najem lokali mieszkalnych z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia dotychczasowych stawek, mając jednocześnie na uwadze, iż podwyższenie może nastąpić po wejściu w życie zmiany stawki bazowej wynikającej ze stosownego zarządzenia Pana Burmistrza,

b) przygotowanie i przedłożenie Radzie Miejskiej projektu zmiany uchwały Nr XXIII/157/13 z dnia 27 czerwca 2013 r. w sprawie uchwalenia Wieloletniego Programu Gospodarowania Mieszkaniowym Zasobem Gminy Szepietowo w latach 2013-2017, mającego na celu usunięcie zapisów określających zasady zmiany wysokości czynszu sprzecznie z przepisami art. 8a ust. 1 i 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…,

c) bieżące podejmowanie przewidzianych przepisami prawa czynności egzekucyjnych, mając na uwadze niedopuszczenie do upływu terminu przedawnienia należności.

11. Zmniejszenie wysokości odpisu na ZFŚS na 2017 r. o kwotę 547,97 zł, odpowiadającą jego zawyżeniu w 2015 r.

12. Dokonywanie w końcu roku korekty naliczenia odpisu na ZFŚS do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych na zasadach określonych rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

13. Zwrócenie większej uwagi, przy ocenie wniosków sołectw w sprawie przeznaczenia środków funduszu sołeckiego, na zgodność charakteru zgłaszanych przedsięwzięć z wszystkimi wymaganiami wynikającymi z art. 2 ust. 6 ustawy o funduszu sołeckim.

14. W zakresie wydatków z tytułu dotacji na prowadzenie niepublicznych jednostek oświatowych:

a) ustalanie stawek dotacji dla innych niż gmina podmiotów prowadzących jednostki oświatowe przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia, mając jednocześnie na względzie zmianę przepisów ustawy o systemie oświaty w tym zakresie, wchodzącą w życie od 1 stycznia 2017 r.,

b) ujęcie w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej zobowiązań z tytułu zaniżonej kwoty dotacji za 2015 r.,

c) podjęcie działań w celu rozliczenia niedopłaconych, w świetle przyjętych zasad obliczania, kwot dotacji za 2015 r. wynoszących odpowiednio 11.215,98 zł i 2.066 zł dla podmiotów prowadzących niepubliczne przedszkola w 2015 r.

15. Zlecanie realizacji zadań z pominięciem otwartego konkursu ofert przy zachowaniu wszystkich wymogów określonych przepisami art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

16. Ponoszenie wydatków w graniach limitów określonych w odpowiedniej dla danego rodzaju wydatku podziałce klasyfikacji budżetowej planu finansowego.

17. Zapewnienie prawidłowego klasyfikowania wydatków, mając w szczególności na uwadze, iż niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych).

18. Egzekwowanie od wykonawcy umowy na obsługę prawną Urzędu Miejskiego oraz gminnych jednostek organizacyjnych realizacji obowiązków w zakresie opiniowania i parafowania umów.

19. Zawarcie przez Pana Burmistrza umowy na korzystanie z prywatnego samochodu do jazd lokalnych z osobą wskazaną przepisami art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych.

20. W zakresie dysponowania samochodem służbowym:

a) rzetelne dokumentowanie sposobu wykorzystywania samochodu służbowego, tj. związku przejazdów z wykonywaniem zadań gminy,

b) przestrzeganie regulacji wewnętrznych zobowiązujących do dokonywania rozliczeń przebiegu samochodu i zużycia paliwa po zakończeniu każdego miesiąca,

c) zapewnienie, aby podróże służbowe pracowników pojazdami służbowymi odbywane były na podstawie pisemnych poleceń wyjazdu służbowego, określających m.in. miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży.

21. W zakresie realizacji inwestycji:

a) zapewnienie rzetelnej weryfikacji faktycznie wykonanych robót, w szczególności zgodności ich zakresu z dokumentacją stanowiącą podstawę ustalenia wynagrodzenia,

b) wystąpienie do wykonawcy robót na ulicy Towarowej w Szepietowie o zwrot wynagrodzenia otrzymanego za niewykonane faktycznie roboty, które według protokołu oględzin powinno odpowiadać kwocie 3.045,73 zł,

c) egzekwowanie od osób upoważnionych do dokonywania wpisów w dzienniku budowy rejestrowania, w formie wpisów, przebiegu robót budowalnych oraz wszystkich zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku ich wykonywania,

d) dołożenie większej staranności w zakresie weryfikacji treści dokumentacji inwestycji, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

22. Prawidłowe sporządzanie sprawozdań o udzielonych zamówieniach.

23. Zapewnienie każdorazowego zamieszczania ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych z zachowaniem terminu określonego w art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

24. Każdorazowe przedkładanie Skarbnikowi lub osobie przez niego upoważnionej, celem kontrasygnowania, dokumentów poświadczających dokonanie czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.

25. Egzekwowanie od podatników informacji w sprawie podatku rolnego w przypadkach przewidzianych przepisami ustawy o podatku rolnym.

26. Przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego oraz wymogów formalnych dotyczących wydawanych decyzji podatkowych.

27. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały dotyczącej zwolnień w podatku od nieruchomości, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

28. Przestrzeganie obowiązków realizacji dochodów z tytułu odsetek od wpłat należności wnoszonych po terminie płatności. Wyegzekwowanie odsetek w kwocie  563 zł w przypadku przedstawionym w części opisowej wystąpienia.

29. Dostosowanie programu komputerowego obsługującego ewidencję podatkową nieruchomości do wymogów określonych w przepisach rozporządzenia przywołanego w części opisowej wystąpienia.

30. Podejmowanie kompletnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunków do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy.

31. Prowadzenie kontroli podatkowych w siedzibie podatnika.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Łomży w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

                  Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Łomży