Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Hajnówce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30 stycznia 2017 roku (znak: RIO.I.6002-10/16), o treści jak niżej:

RIO.I.6002-10/16

Pani

Wioletta Januszkiewicz

Dyrektor Zespołu Szkół

Ogólnokształcących w Hajnówce

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej ZSO w Hajnówce za 2015 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U z 2016 r. poz. 1379, ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem powiatu.

           Z ustaleń kontroli wynika, iż nieruchomości pozostające w faktycznym władaniu ZSO w Hajnówce nie zostały oddane jednostce w trwały zarząd, który zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 poz. 2147, ze zm.) jest prawną formą władania nieruchomościami przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Nieprzekazanie nieruchomości w trwały zarząd skutkuje m.in. brakiem formalnej legitymacji do zawierania umów najmu lub dzierżawy nieruchomości zajmowanych przez Zespół. Okazana kontrolującemu decyzja Zarząd Powiatu Hajnowskiego w sprawie ustanowienia trwałego zarządu nieruchomościami zajmowanymi aktualnie przez ZSO dotyczyła Liceum Ogólnokształcącego Nr 1 w Hajnówce istniejącego ówcześnie (w 2000 r.) jako odrębna jednostka budżetowa,. Zespół Szkół Ogólnokształcących powstał z dniem 1 września 2001 r. – str. 5 i 30 protokołu kontroli.

           Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w ZSO zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.) wykazała, że zakładowy plan kont w dalszym ciągu przewiduje konta: 770 „Zyski nadzwyczajne” i 771 „Straty nadzwyczajne”, które zostały usunięte z treści rozporządzenia na mocy § 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 listopada 2015 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… (Dz. U. z 2015 r. poz. 1954). Stwierdzono ponadto, że zakładowy plan kont ZSO w Hajnówce nie przewidywał konta pozabilansowego 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”, mającego zastosowanie do ewidencji kwot wynikających z wzajemnych rozliczeń między jednostkami w celu sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego, o którym mowa w § 20 rozporządzenia – str. 10-11 protokołu kontroli.

           Ponadto analiza treści zakładowego planu kont wykazała brak opisu zasad funkcjonowania kont dostosowanego do potrzeb jednostki, a jedynie odesłanie do komentarza do planu kont ujętego w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, który to załącznik określa od 2011 r. plan kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego, a nie dla jednostki budżetowej. Plan kont stosowany w jednostkach budżetowych oraz zasady funkcjonowania tych kont regulowane są załącznikiem nr 3 do rozporządzenia – str. 10 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości jednostka powinna określić w ramach zakładowego planu kont przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń.

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, poprzez:

a) nieprzestrzeganie zasady czystości obrotów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”, nakazującej stosowanie do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat i korekt dodatkowo technicznego zapisu ujemnego, określonej zasadami funkcjonowania tego konta zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 14-15 protokołu kontroli,

b) niewyodrębnienie w ramach konta 130 subkont dochodów i wydatków budżetowych, których obroty odpowiadałby – po stronie Wn subkonta dochodów i po stronie Ma subkonta wydatków – kwotom odpowiednio dochodów wykonanych w sprawozdaniu Rb-27S i wydatków wykonanych w sprawozdaniu Rb-28S oraz byłyby zgodne z kwotami dochodów i wydatków ujętych w ewidencji analitycznej prowadzonej według podziałek klasyfikacji budżetowej; jak wynika z ustaleń kontroli zawartych na str. 14-15 protokołu kontroli, okazano jedynie zestawienie obrotów i sald konta 130 obrazującego po stronie Wn obroty z tytułu zrealizowanych dochodów i wpływu środków na wydatki a po stronie Ma obroty z tytułu zrealizowanych wydatków i odprowadzonych do budżetu powiatu dochodów,

c) nieprawidłowe zaewidencjonowanie zwrotu niewykorzystanych przez kontrolowaną jednostkę środków na wydatki w wysokości 1.347,62 zł, który zaksięgowano – wbrew danym wyciągu bankowego – zapisem ujemnym po stronie Wn konta 130 w korespondencji ze stroną Ma konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, zamiast zapisem Wn 223 – Ma 130 z zastosowaniem technicznego zapisu ujemnego – str. 25 protokołu kontroli,

d) nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” według poszczególnych kontrahentów, wbrew wymaganiom wynikającym z załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 27 protokołu kontroli,

e) ujmowanie na koncie 201 należności z tytułu dochodów budżetowych (np. z najmu), które zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia powinny być ewidencjonowane na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”; z ustaleń kontroli wynika, że jedyną operacją księgowaną na koncie 221 były należności z tytułu odsetek od nieterminowej płatności czynszu – str. 27 protokołu kontroli.

W zakresie gospodarki pieniężnej ustalono, że nie został pisemnie wyznaczony pracownik do pełnienia obowiązków kasjera. Do 26 lipca 2016 r. czynności kasjera wykonywał Sekretarz Szkoły. Z kolei od 27 lipca 2016 r. obsługą kasy zajmuje się osoba, która do 3 listopada 2016 r. odbywała jedynie staż w ZSO (tj. formalnie nie posiadała statusu pracownika Zespołu), co potwierdzają raporty kasowe sporządzone we wrześniu 2016 r. Podczas kontroli kasy przeprowadzonej w dniu 21 grudnia 2016 r. stwierdzono, że osoba ta nie była zaznajomiona z obowiązującymi przepisami kasowymi, jak również nie złożyła deklaracji odpowiedzialności materialnej za powierzoną jej gotówkę.

Opisana praktyka była sprzeczna z postanowieniami zawartymi w Instrukcji kontroli wewnętrznej, zgodnie z którymi Operacji kasowych dokonuje pracownik wyznaczony przez dyrektora. Naruszała także standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84)  – str. 21-22 protokołu kontroli. Jak wynika z wyjaśnienia Pani Dyrektor, pisemnego powierzenia funkcji kasjera dokonała Pani od dnia 1 stycznia 2017 r.

Kontrola raportów kasowych sporządzonych w 2015 r. wykazała uchybienia polegające na nieprzestrzeganiu zasad gospodarki kasowej ustalonych obowiązującą w ZSO Instrukcją kasową, poprzez:

a) niedotrzymywanie 10-cio dniowego terminu zamykania raportów kasowych (RK nr 2s ,3s i 4s zostały sporządzone za okres całego miesiąca, tj. od 1 do ostatniego dnia miesiąca) – str. 22 protokołu kontroli,

b) niesporządzanie raportu kasowego na koniec każdego miesiąca (RK nr 1b został sporządzony za okres od 27 listopada do 17 grudnia) – str. 22 protokołu kontroli,

c) nieutrzymywanie stałego zapasu gotówki w kasie, który zgodnie z instrukcją powinien wynosić 500 zł, co stwierdzono też podczas kontroli kasy przeprowadzonej przez kontrolującego w dniu 21 grudnia 2016 r. – str. 23 protokołu kontroli.

           Ponadto z protokołu kontroli kasy wynika, że pomieszczenie kasy nie spełniało wymogów technicznych co do sposobu zabezpieczenia drzwi i okien, określonych Instrukcją kasową – załącznik nr 3 do protokołu kontroli.

W wyniku kontroli dochodów za najem pomieszczeń stwierdzono, że w umowie zawartej z podmiotem wynajmującym stołówkę szkolną określono nieprawidłową wysokość odsetek za opóźnienie. Przyjęta w umowie wartość odsetek wynosząca 1 zł za każdy dzień zwłoki w zapłacie czynszu lub opłat za media jest wyższa od maksymalnej dopuszczonej przepisami ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2016 r. poz. 380, ze zm.). Zgodnie z dyspozycją art. 359 § 2¹ k.c., w brzmieniu obowiązującym do końca 2015 r., odsetki nie mogły w stosunku rocznym przekraczać czterokrotności wysokości stopy kredytu lombardowego Narodowego Banku Polskiego – od 9 października 2014 r. do 4 marca 2015 r. – 12%, od 5 marca do 31 grudnia 2015 r. – 10%. Po nowelizacji obowiązującej od 1 stycznia 2016 r., zgodnie z art. 481 § 2¹ k.c. maksymalna wysokość odsetek za opóźnienie nie może w stosunku rocznym przekraczać dwukrotności wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie, które z kolei – na podstawie art. 481 § 2 k.c. – należą się w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych. Od 1 stycznia 2016 r. maksymalne odsetki za opóźnienie mogą zatem wynosić 14% w skali roku. Maksymalne odsetki, które mogły być pobierane za każdy dzień opóźnienia w zapłacie czynszu mogły w latach 2015-2016 wynosić od 0,07 zł do 0,10 zł dziennie, co obliczono od kwoty miesięcznego czynszu wynoszącej 250 zł.

Kwoty naliczonych i pobranych od najemcy odsetek według stawki 1 zł za dzień opóźnienia wyniosły odpowiednio 137 zł w 2015 r. oraz 243 zł w 2016 r. Obliczone w trakcie kontroli przez głównego księgowego ZSO kwoty maksymalnych należnych odsetek mogły wynieść 21,10 zł w 2015 r. oraz 55,75 zł w 2016 r. Z naruszeniem przepisów k.c. naliczono i pobrano w latach 2015-2016 odsetki w łącznej wysokości 303,15 zł – str. 30-32 protokołu kontroli.

Analiza prawidłowości zawarcia dwóch obowiązujących umów najmu lokali użytkowych w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami wykazała, że przy zawieraniu umów w dniu 29 sierpnia 2014 r. (kolejna umowa z tym samym podmiotem, poprzednia zawarta w 2011 r.) oraz w dniu 31 grudnia 2014 r. (kolejna roczna umowa z tym samym podmiotem; umowy zawierane od 2006 r.) nie dopełniono obowiązku wynikającego z art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy, nakazującego uzyskanie przez jednostkę organizacyjną zgody organów powiatu w przypadku gdy strony zawierają kolejne umowy najmu, których przedmiotem są te same nieruchomości, a łączny czas trwania najmu przekracza 3 lata – str. 33 protokołu kontroli.

Kontroli poddano także umowę najmu lokalu mieszkalnego znajdującego się w budynku ZSO, zawartą 31 sierpnia 2012 r. W związku z tym, że badana jednostka nie okazała w trakcie kontroli uchwały Zarządu Powiatu regulującej wysokość stawki czynszu najmu lokali mieszkalnych, a także nie odnaleziono jej na stronie BIP Starostwa Powiatowego w Hajnówce, nie było możliwe zweryfikowanie prawidłowości ustalenia kwoty czynszu – str. 32 protokołu kontroli.

Badając prawidłowość dochodów budżetowych ustalono, że jako dochody ewidencjonowane były wpłacane przez najemców lokali zwroty poniesionych przez ZSO kosztów centralnego ogrzewania oraz zużycia w lokalach wody i energii elektrycznej, a także zwroty od PEC sp. z o.o. ponoszonych przez ZSO kosztów energii elektrycznej pobieranej do zasilania węzła ciepłowniczego (wynikające ze wskazań podlicznika). W 2015 r. zaliczono do dochodów tego rodzaju wpłaty w łącznej wysokości 14.897,34 zł – str. 30 i 33-34 protokołu kontroli.

Należy wskazać, że poniesione przejściowo przez ZSO wydatki na sfinansowanie kosztów zużycia mediów przez najemców i PEC nie stanowią wydatków na cele publiczne, a zatem co do zasady nie powinny wynikać z ewidencji i sprawozdawczości ZSO, gdyż narusza to przepisy art. 216 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, ze zm.) wskazujące że wydatki budżetu j.s.t. są przeznaczone na realizację zadań wynikających z przepisów. Niedokonywanie zmniejszenia wydatków o wpłacone przez te podmioty zwroty powoduje zawyżenie wydatków i kosztów działalności jednostki, ponieważ w ich kwotach ogólnych znajdują się koszty działalności innych podmiotów.

W zakresie wydatków na wynagrodzenia sprawdzono w pierwszej kolejności prawidłowość regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami. Stwierdzono uchybienia dotyczące wymaganego stażu pracy pracowników na stanowisku samodzielnego referenta i informatyka oraz minimalnego wynagrodzenia na stanowisku informatyka. W załączniku nr 1 do regulaminu, określającym wykaz stanowisk i wymagań kwalifikacyjnych pracowników ZSO, przyjęto 3-letni staż pracy na stanowisku samodzielnego referenta oraz 2-letni staż pracy na stanowisku informatyka – w przypadku gdy zatrudniane osoby posiadają średnie wykształcenie. Natomiast zgodnie z tabelą H zamieszczoną w załącznik nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786), w przypadku gdy pracownik legitymuje się średnim wykształceniem minimalny wymagany staż pracy na stanowisku samodzielnego referenta wynosi 4 lata, a na stanowisku informatyka 5 lat. Na gruncie przepisów art. 39 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902) obowiązkiem pracodawcy jest określenie w regulaminie wynagradzania wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych. Regulamin wynagradzania ma uszczegółowić regulacje rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, zatem nie może on przewidywać łagodniejszych wymagań kwalifikacyjnych do objęcia danego stanowiska. Oprócz tego w regulaminie wynagradzania przewidziano, że minimalny poziom wynagrodzenia pracownika na stanowisku informatyka ustala się według VIII kategorii zaszeregowania, podczas gdy zgodnie z tabelą H zamieszczoną w załączniku nr 3 do rozporządzenia minimalne wynagrodzenie zasadnicze przysługujące pracownikowi na stanowisku informatyka ustala się na poziomie IX kategorii zaszeregowania – str. 35 protokołu kontroli.

Analiza zagadnienia wypłaty nagród jubileuszowych wykazała, że błędnie ustalono termin przyznania nagrody 2 nauczycielom. W toku czynności kontrolnych ustalono, że zgodnie z informacjami o okresach zatrudnienia pierwszy z nauczycieli nabył prawo do nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy w dniu 6 marca 2015 r., z kolei drugi nabył prawo do nagrody jubileuszowej w dniu 26 sierpnia 2014 r. Natomiast informację o uzyskaniu uprawnienia do wypłaty nagrody jubileuszowej pierwszy nauczyciel otrzymał w dniu 30 marca 2015 r., zaś drugi w dniu 16 stycznia 2015 r. Naruszono tym samym § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 30 października 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających nauczyciela do nagrody jubileuszowej oraz szczegółowych zasad jej obliczania i wypłacania (Dz. U. Nr 128, poz. 1418), zgodnie z którym nauczyciel nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu, w którym upływa okres uprawniający do nagrody. Nieprawidłowość ta nie miała wpływu na ustaloną i wypłaconą kwotę nagrody – str. 40 protokołu kontroli.

Dokonując analizy liczby godzin ponadwymiarowych przydzielonych poprzedniemu dyrektorowi ZSO ujawniono przypadki naruszenia przepisów art. 35 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 6 Karty Nauczyciela. Zgodnie z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela, w szczególnych wypadkach, podyktowanych wyłącznie koniecznością realizacji programu nauczania, nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć 1/4 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, a przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Na podstawie art. 42 ust. 7 pkt 2 Karty Nauczyciela Rada Powiatu Hajnowskiego określiła zasady udzielania i rozmiar zniżek nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze. Zgodnie z tabelą zamieszczoną w § 1 uchwały tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin poprzedniego dyrektora ZSO po obniżce wynosił 3 godziny. Zatem tygodniowy dopuszczalny limit planowanych i realizowanych godzin ponadwymiarowych nie powinien przekraczać dla dyrektora 2 godzin tygodniowo (po zaokrągleniu), co wynika bezpośrednio z dyspozycji cytowanych wyżej przepisów. Tymczasem, jak wynika z arkusza organizacyjnego oraz aneksu do arkusza na rok szkolny 2015/2016, dyrektorowi przydzielono 3 godziny ponadwymiarowe – str. 41-42 protokołu kontroli.

Analiza tego zagadnienia w stosunku do Pani Dyrektor nie wykazała nieprawidłowości.

W zakresie naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz przekazania środków na rachunek bankowy Funduszu stwierdzono, że ostatecznie na rachunek ZFŚS przelano w 2015 r. kwotę o 329,34 zł wyższą niż wynikająca z faktycznego przeciętnego zatrudnienia. Kontrola wykazała, że faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych została w końcu roku obliczona przez główną księgową – prawidłowo, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349) – jednakże nie skorygowano o wyniki tego obliczenia kwoty odpisów faktycznie przekazanych na Fundusz w 2015 r. – str. 44-45 protokołu kontroli.

Kontrola stosowania przepisów obowiązującego w Zespole regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro wykazała następujące uchybienia w świetle przyjętych zasad dokumentowania procedur wyboru wykonawców (str. 45-48 protokołu kontroli):

a) brak dokumentów potwierdzających ustalenie szacunkowej wartości zamówienia,

b) nie sporządzenie notatki służbowej dokumentującej udzielenie zamówienie

c) sporządzenie notatki służbowej potwierdzającej udzielenie zamówienia, której treść nie była zgodna z wzorem zamieszczonym w załączniku nr 2 do regulaminu.

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowej organizacji kontroli zarządczej.

           Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

           W okresie objętym kontrolą, do dnia 31 sierpnia 2016 r., funkcję dyrektora ZSO w Hajnówce pełniła Marta Skwarczyńska. Większość stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień dotyczy okresu sprawowania funkcji dyrektora przez M. Skwarczyńską.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

1. Wystąpienie do Zarządu Powiatu Hajnowskiego o ustanowienie na rzecz ZSO trwałego zarządu nieruchomości, którymi faktycznie włada Zespół.

2. Zmodyfikowanie zakładowego planu kont, poprzez:

a) usunięcie kont 770 i 771,

b) wprowadzenie konta pozabilansowego 976.

c) wprowadzenie opisu zasad ewidencji na poszczególnych kontach, dostosowanego do potrzeb jednostki,

3. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) wyodrębnienie w ramach konta 130 subkonta dochodów i  subkonta wydatków,

b) stosowanie technicznego zapisu ujemnego do błędnych operacji, zwrotów i korekt w celu zachowania czystości obrotów na poszczególnych subkontach prowadzonych do konta 130,

c) zaniechanie stosowania na koncie 130 zapisów ze znakiem minus, mając na uwadze wymóg dokonywania zapisów zgodnie z danymi wyciągów bankowych.

d) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 201 umożliwiającej ustalenie rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami,

e) ewidencjonowanie należności z tytułu dochodów budżetowych na koncie 221.

4. Zapewnienie przestrzegania przyjętych w ZSO zasad prowadzenia gospodarki kasowej, poprzez:

a) sporządzanie raportów kasowych z częstotliwością określoną w Instrukcji kasowej,

b) utrzymywanie w kasie stałego zapasu gotówki w wysokości określonej przepisami wewnętrznymi,

c) zabezpieczenie pomieszczenia kasy w wymagany sposób;

ewentualnie rozważenie zmiany regulacji wewnętrznych w powyższym zakresie, jeżeli nie są one dostosowane do faktycznych potrzeb jednostki.

5. W zakresie dochodów z najmu:

a) usunięcie z umowy z najemcą sprzecznego z przepisami Kodeksu cywilnego postanowienia o obowiązku opłacania odsetek wysokości 1 zł za każdy dzień opóźnienia w regulowaniu czynszu; ustalenie w umowie wartości odsetek zgodnie z regulacjami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

b) zwrócenie najemcy kwoty 303,15 zł odpowiadającej kwocie odsetek pobranych przez ZSO w latach 2015-2016 ponad maksymalny poziom dopuszczony przepisami k.c.

c) podjęcie skutecznych działań w celu zweryfikowania prawidłowości ustalenia kwoty czynszu za najem lokalu mieszkalnego, mając na uwadze, że podstawą ustalenia czynszu powinna być stawka bazowa uchwalona przez Zarząd Powiatu Hajnowskiego; w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w tym zakresie poinformowanie Izby o skutkach finansowych ustaleń w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń,

d) zaprzestanie ewidencjonowania jako dochodów budżetowych zwrotów kosztów opłat za media, przejściowo ponoszonych przez ZSO za inne podmioty, mając na uwadze argumentację zawartą w części opisowej wystąpienia.

6. Przestrzeganie wynikającego z art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami obowiązku uzyskania zgody organów powiatu w przypadku zawierania przez strony kolejnych umów najmu, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość.

7. Dostosowanie regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami do przepisów rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych w zakresie wskazanym w części opisowej wystąpienia.

8. Zapewnienie prawidłowego ustalania dnia nabycia przez nauczyciela prawa do nagrody jubileuszowej.

9. W zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych:

a) dokonywanie w końcu roku korekty naliczenia odpisu według faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych oraz odpowiednich przelewów środków wynikających z konieczności dostosowania przekazanej w danym roku na rachunek ZFŚS kwoty odpisu do jego ostatecznej wysokości wynikającej z faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych,

b) zmniejszenie odpisu na 2017 r. o kwotę 329,34 zł odpowiadającą jego zawyżeniu w 2015 r.

10. Przestrzeganie zasad dokumentowania wyboru wykonawców określonych obowiązującym w ZSO regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro.

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

Do wiadomości:

Zarząd Powiatu Hajnowskiego