Załącznik Nr  1

                                                                                              do Uchwały Nr  I/2013                                                                                    Kolegium RIO w Białymstoku
                                                                           z dnia 26 marca 2013 r.

                                                       Sprawozdanie

                                               z wykonania ramowego planu pracy

                                   Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

                                                                    za 2012 rok

I.  Organizacja, funkcjonowanie i sprawozdawczość z działalności Izby.

         W ramach tej tematyki zostały zrealizowane ustalone w ramowym planie pracy zadania, a mianowicie:

1) opracowano, a następnie przyjęto uchwałami Kolegium Izby:

         - ramowy plan pracy na 2013 r., w tym plan kontroli i plan szkoleń na 2013 r.,

         - wnioski do projektu budżetu Izby na 2013 r.,

         - sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy za 2011 r.,

         - sprawozdanie z wykonania budżetu Izby za 2011 r.

2) sporządzono - w ramach zadań finansowo-księgowych - i przekazano

    określonym adresatom sprawozdania kasowe z wykonania budżetu Izby,

    w tym dotyczące:

         - budżetu: miesięczne, półroczne i roczne,

         - zatrudnienia i wykorzystania funduszu płac: kwartalne,

         - budżetu zadaniowego,

         - inne statystyczne.

II. Sprawozdanie z działalności kontrolnej Wydziału Kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w 2012 roku

1. Obsada etatowa

         Planowane na 2012 rok zatrudnienie inspektorów ds. kontroli założono na poziomie 20,9 etatu. Faktyczne zatrudnienie w 2012 r. wyniosło:

- 12,5 etatu w Białymstoku,

- 4 etaty w Zespole w Łomży,

- 4 etaty w Zespole w Suwałkach,

co łącznie stanowi 20,5 etatu. Niższe niż przewidywano zatrudnienie wiązało się z podjęciem pracy przez inspektora kontroli w Najwyższej Izbie Kontroli Delegatura w Białymstoku z dniem 1 sierpnia 2012 r.

2. Plan kontroli i jego realizacja

Ramowy plan kontroli na 2012 rok przyjęto uchwałą Nr XII/2011 Kolegium RIO w Białymstoku z dnia 29 grudnia 2011 roku. Uchwała określała ogólną liczbę planowanych do przeprowadzenia w roku kontroli – 59 (z tego 34 kompleksowych i 25 problemowych), liczbę dni roboczych w roku, w przeliczeniu na przewidywaną obsadę etatową – 5.266 tzw. „inspektorodni”, a w tym planowane zużycie czasu na czynności kontrolne w jednostkach kontrolowanych – 3.652 „inspektorodni” (wskazana wielkość obejmowała rezerwę czasową na kontrole doraźne w wymiarze 35 dni). W formie załącznika do uchwały przyjęto też szczegółowy wykaz kontroli planowanych na 2012 rok, zawierający jednostki kontrolowane i zakres tematyczny kontroli.

W związku z przebiegiem realizacji zadań kontrolnych i przekazanymi do RIO sygnalizacjami, Kolegium Izby, uchwałą Nr IX/2012 z dnia 2 lipca 2012 roku dokonało zmiany w wykazie jednostek przyjętych do kontroli poprzez zmianę jednostki podlegającej kontroli kompleksowej. W wyniku przeprowadzonych zmian ogólna liczba planowanych kontroli nie uległa zmianie.

Uchwałą Nr XII/2012 z dnia 12 listopada 2012 r. Kolegium RIO dokonało zmiany w wykazie jednostek przyjętych do kontroli poprzez wprowadzenie do planu kontroli 2 kontroli kompleksowych i 3 kontroli problemowych. W wyniku przeprowadzonych zmian ogólna liczba planowanych kontroli uległa zwiększeniu do 64.

Plan (po zmianach) i wykonanie kontroli ogółem i przez poszczególne Zespoły w układzie rodzajowym oraz zużycie czasu pracy na wykonanie zadań („inspektorodni”) ilustruje poniższe zestawienie:

Z przedstawionego zestawienia liczbowego wynika, że w okresie sprawozdawczym Wydział Kontroli przeprowadził w sumie 70 kontroli (w tabeli wykazano jako wykonane również kontrole w 11 jednostkach, w których czynności kontrolne zostały zakończone na początku 2013 roku). Zgodnie z założeniami planu po zmianach wykonano wszystkie 36 kontrole kompleksowe jednostek samorządu terytorialnego i 28 kontroli problemowych w samorządowych jednostkach organizacyjnych. W ramach planowanej rezerwy czasowej przeprowadzono 6 kontroli doraźnych, w tym: w gminie Kołaki Kościelne w zakresie prawidłowości realizacji remontu drogi rolniczej w obrębie wsi Kossaki Borowe, której jakość wykonania była przedmiotem skargi Stowarzyszenia Ruch Rozwoju Regionu „RuRoRe” w Kołakach Kościelnych oraz w Zespole Szkół w Dowspudzie, Zespole Szkół w Narewce, Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Czeremsze, Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Krypnie i Zespole Obsługi Placówek Oświatowych w Kolnie - w zakresie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2011 roku.

3. Zakres podmiotowy i przedmiotowy kontroli

Kontrole kompleksowe dotyczyły gospodarki finansowej 36 gmin, z tego: 10 kontroli przeprowadzono powiatach ziemskich, 2 kontrole w miastach na prawach powiatu, 1 w gminie miejskiej, 6 w gminach wiejsko-miejskich oraz 17 w gminach wiejskich. Kontrole kompleksowe prowadzone były w urzędach jednostek samorządu terytorialnego.

W ramach kontroli kompleksowych badano całokształt zagadnień występujących w sferze gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, obejmując takie grupy tematyczne, jak:

- wewnętrzne regulacje prawne dotyczące organizacji i gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego i jej jednostek organizacyjnych,

- funkcjonowanie kontroli zarządczej,

- rachunkowość, w tym dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, prawidłowość i terminowość zapisów w ewidencji księgowej, inwentaryzacja, sprawozdawczość budżetowa i finansowa jednostki samorządu terytorialnego i jej jednostek organizacyjnych,

- gospodarka pieniężna i rozrachunki budżetu i urzędu jednostki samorządu terytorialnego,

- prawidłowość uchwalania budżetu i dokonywania jego zmian, w tym realistyczność planowanych dochodów i wydatków, ustalanie planów finansowych jednostek organizacyjnych,

- dochody budżetowe, w tym m.in. wymiar, pobór i egzekucja podatków i opłat lokalnych, dochody z majątku, dochody ze świadczenia usług komunalnych,

- dług publiczny, przychody i rozchody budżetu, w tym m.in. weryfikacja wskaźników zadłużenia gminy, prawidłowość pozyskania, w tym w ramach upoważnień organu stanowiącego, ustalenia i ewidencji przychodów oraz prawidłowość rozchodów w świetle ustalonych limitów w uchwale budżetowej i zawartych umów,

- wydatki budżetowe, m.in. na wynagrodzenia, w tym z uwzględnieniem zagadnienia osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie Karta Nauczyciela, diety, podróże służbowe, zakup materiałów i usług, wydatki na obsługę długu publicznego, wydatki majątkowe, dotacje z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, wydatki w ramach funduszu sołeckiego,

- prawidłowość udzielania zamówień publicznych,

- gospodarka mieniem komunalnym, w tym nieruchomościami, ewidencja księgowa i inwentaryzacja składników majątkowych, wyposażenie w majątek jednostek organizacyjnych,

- realizacja zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, a także na podstawie porozumień i w ramach pomocy finansowej oraz rzeczowej między j.s.t.,

- rozliczenia finansowe jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi,

- wykonanie zaleceń pokontrolnych.

Kontrole kompleksowe wykonywano stosownie do układu tematycznego określonego w załączniku do uchwały nr 2/2011 Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych z 17 marca 2011 r. w sprawie ramowego zakresu kontroli kompleksowej gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, ramowej tematyki kontroli gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, zawierającej również założenia metodyczne kontroli, wchodzącej w skład „Zasad przeprowadzania kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku”, a także na podstawie programów kontroli kompleksowej poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego, opracowywanych na bazie ramowej tematyki kontroli. Przy opracowywaniu programów kontroli analizowano m.in. treść sygnalizacji w kwestii gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, przekazywanych przez obywateli, radnych i inne podmioty. Odrębny program opracowano dla badania i oceny przestrzegania przepisów ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. Nr 52, poz. 420  ze zm.).

Kontrole problemowe prowadzone były w większości w samorządowych jednostkach budżetowych – 26 kontroli, poza tym przeprowadzono kontrolę w zakładzie budżetowym oraz instytucji kultury. W podziale na szczeble jednostek samorządu terytorialnego: 13 kontroli problemowych przeprowadzono w jednostkach podległych powiatom ziemskim, 7 kontroli w jednostkach podległych miast na prawach powiatu, 1 kontrolę problemową przeprowadzono w jednostce podległej gminie miejskiej, 3 kontrole w jednostkach podległych gmin miejsko-wiejskich, zaś 4 kontrole problemowe przeprowadzono w jednostkach organizacyjnych gmin wiejskich.

Przedmiotem działalności jednostek organizacyjnych, poddanych kontrolom problemowym, było przede wszystkim wykonywanie zadań oświatowych (w tym obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół, prowadzenia przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych, analiza osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie Karta Nauczyciela) oraz zarządzanie siecią dróg powiatowych (co odnosiło się kontroli gospodarki finansowej powiatowych zarządów dróg). Zbadano miejski ośrodek kultury oraz zakład budżetowy wykonujący zadania własne jednostki samorządu terytorialnego w zakresie publicznego transportu zbiorowego.

Podmioty kontroli problemowych badano odpowiednio – w oparciu o wskazówki metodyczne zawarte w „Zasadach przeprowadzania kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku” – w zakresie: organizacji wewnętrznej dotyczącej prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości, planów finansowych, gospodarki pieniężnej, rozrachunków, pozyskiwania dochodów (przychodów), ponoszenia wydatków (kosztów), rozliczeń z budżetem, gospodarki środkami rzeczowymi, inwentaryzacji, księgowości i sprawozdawczości, kontroli zarządczej, wyodrębnionego rachunku dochodów jednostek oświatowych oraz zamówień publicznych.

4. Stwierdzone nieprawidłowości

W wyniku przeprowadzonych 70 kontroli stwierdzono łącznie 1.166 różnego rodzaju naruszeń prawa (nieprawidłowości), spośród scharakteryzowanych i uszeregowanych według kategorii tematycznych dla potrzeb sprawozdawczych regionalnych izb obrachunkowych.

Do najistotniejszych lub najczęściej występujących nieprawidłowości stwierdzonych przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w wyniku kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym należy zaliczyć:

1. W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych, w szczególności regulacji wewnętrznych, niezbędnych dla prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej oraz organizacji kontroli zarządczej:

- nieprawidłowe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości; w szczególności poprzez jej nieaktualizowanie oraz niezgodność z faktycznie stosowanymi rozwiązaniami – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 50 jednostkach kontrolowanych;

- brak lub nieprawidłowe funkcjonowanie mechanizmów kontroli zarządczej; zwłaszcza nieopracowanie procedur udzielania zmówień, dla których nie ma obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, nieokreślanie pracownikom zakresu obowiązków i odpowiedzialności bądź nieobejmowanie tymi zakresami rzeczywiście realizowanych przez pracowników zadań – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 49 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzestrzeganie ustanowionych procedur kontroli zarządczej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 11 jednostkach kontrolowanych;

- niewykonanie wniosków pokontrolnych – w 11 jednostkach kontrolowanych;

- niezgodne z prawem scentralizowanie obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych - bez umocowania w uchwale organu stanowiącego, a także prowadzenie przez urząd ksiąg rachunkowych innych jednostek organizacyjnych co narusza prawem określone uprawnienia i obowiązki kierowników tych jednostek w zakresie prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 11 jednostkach kontrolowanych;

- nieudzielenie przez wójtów kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pełnomocnictw do jednoosobowego działania – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 8 skontrolowanych gminach, a także bezprzedmiotowe udzielenie takich pełnomocnictw dyrektorom instytucji kultury (samorządowych osób prawnych) – w 3 jednostkach kontrolowanych;

- nienadanie statutu jednostce budżetowej - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach, a także niedostosowanie postanowień statutu jednostki do stanu faktycznego lub przepisów prawa – w 6 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe, nieobejmujące wszystkich wymaganych danych, prowadzenie rejestru instytucji kultury – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych;

- niepowoływanie zastępców wójtów (burmistrzów), zagrażające ciągłości funkcjonowania gmin podczas przemijającej przeszkody w sprawowaniu funkcji przez wójtów (burmistrzów) – w 8 skontrolowanych gminach, a także nieutworzenie stanowiska sekretarza gminy – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 gminach;

- niewykonanie obowiązku zorganizowania i prowadzenia biblioteki – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej;

- traktowanie żywienia w świetlicy jako odrębnej organizacyjnie, finansowo o ewidencyjnie jednostki sektora finansów publicznych - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej;

- niezachowanie trybu przekształcenia zakładu w jednostkę budżetową w zakresie ciągłości zatrudnienia pracowników skutkujące wygaśnięciem dotychczasowych stosunków pracy z dniem zakończenia likwidacji - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej.

W zakresie obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych prowadzonej przez Urząd Gminy Grabowo stwierdzono, że dla jednostek tych nie zostały otwarte rachunki bankowe – wydatki ponoszone są z rachunku Urzędu, którego dysponentem jest Wójt. Przyjęte rozwiązanie dokonywania wydatków szkół z rachunku Urzędu powoduje, że dyrektorzy obsługiwanych jednostek nie dysponowali fizycznie środkami pieniężnymi określonymi w ich planach finansowych Dla poszczególnych szkół nie były też prowadzone odrębne księgi rachunkowe, w efekcie czego brak dla nich odrębnych sprawozdań finansowych. Dane dotyczące szkół objęto sprawozdaniem finansowym Urzędu.

W wystąpieniu pokontrolnym zalecono podjęcie, w porozumieniu z kierownikami obsługiwanych szkół, działań zmierzających do określenia przez nich dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, założenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla poszczególnych jednostek oraz odrębnych rachunków bieżących, których dysponentami będą kierownicy obsługiwanych jednostek, a także zapewnienie sporządzania jednostkowych sprawozdań finansowych przez dyrektorów każdej ze szkół.

Pismem z 28 czerwca 2012 r. Wójt Gminy Płaska ograniczył zakres czynności Skarbnika, pozbawiając go obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wynikającym z art. 54 ustawy o finansach publicznych; wcześniej Rada Gminy odmówiła odwołania Skarbnika. Od 2 lipca 2012 r. Wójt zatrudnił „Doradcę Wójta ds. Finansowych”, któremu powierzył pełnienie obowiązków głównego księgowego. W czasie zatrudnienia „Doradcy” (do 14 października 2012 r.) księgi nie były prowadzone i nie były sporządzane sprawozdania. Sprawozdania w trakcie kontroli sporządził Skarbnik – na podstawie okresowego zlecenia Wójta sfinansowanego poprzez przyznanie Skarbnikowi dodatku specjalnego w wysokości 4.000 zł. Do czasu zakończenia kontroli, w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z „Doradcą”, stanowisko głównego księgowego Urzędu nie zostało obsadzone, jak również Skarbnikowi nie uzupełniono zakresu obowiązków i odpowiedzialności o zadania wynikające z art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Jednocześnie, z uwagi na wskazane okoliczności, Wójt upoważnił innego niż Skarbnik pracownika Urzędu do wykonania dyspozycji środkami pieniężnymi. Działania Wójta skierowane były na obejście przepisów ustawy przyznających kompetencje związane z funkcją głównego księgowego budżetu osobie powołanej przez Radę Gminy.

Wójtowi zalecono pisemne powierzenie osobie powołanej przez Radę Gminy na stanowisko Skarbnika Gminy obowiązków i odpowiedzialności w zakresie przypisanym temu stanowisku normami zawartymi w art. 54 ustawy o finansach publicznych.

W czasie prowadzenia czynności kontrolnych w Urzędzie Gminy w Nowince nie funkcjonowały stanowiska Sekretarza (od 30 czerwca 2011 r.) oraz Skarbnika (od 30 kwietnia 2012 r.). W tej sytuacji, w świetle postanowień art. 8 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych, w Urzędzie nie było pracownika uprawnionego do wykonywania wobec Wójta czynności z zakresu prawa pracy (z upoważnień udzielonych powołanemu Zastępcy Wójta nie wynikały przedmiotowe kompetencje). W związku zaś z rezygnacją Skarbnika Wójt nie podjął do czasu zakończenia kontroli formalnych czynności dotyczących jego odwołania na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym. Jednocześnie nie przedstawił osobie pełniącej funkcję Rady Gminy wniosku o powołanie Skarbnika, pomimo powierzenia w dniu 2 maja 2012 r. inspektorowi Urzędu (spełniającemu wymagania niezbędne do zajmowania stanowiska skarbnika) obowiązków i odpowiedzialności w zakresie odpowiadającym stanowisku głównego księgowego (skarbnika).

W wystąpieniu pokontrolnym wskazano na konieczność obsadzenia stanowiska Sekretarza Gminy, formalnego wyznaczenia osoby wykonującej wobec Wójta czynności z zakresu prawa pracy, niezwłocznego przedłożenia osobie pełniącej funkcje Rady wniosku o odwołanie dotychczasowego Skarbnika (nie świadczącego pracy) oraz wniosku o powołanie nowej osoby na to stanowisko.

Kontrola kasy Biura Strefy Płatnego Parkowania Urzędu Miejskiego w Białymstoku wykazała nieprawidłowe zorganizowanie systemu dokumentowania i poboru opłat. Te same osoby (kasjerzy) na mocy zakresów czynności przyjmują wpłaty za wystawione tzw. wezwania-raporty, wprowadzają do ewidencji kopie wezwań-raportów (jako druków ścisłego zarachowania), a także ewidencjonują wpłaty za nieopłacone parkowanie. Stwierdzono, że w momencie przyjmowania przez kasjera wpłaty za wezwanie-raport w systemie nie ma informacji o wystawionych wezwaniach-raportach. Wezwanie-raport nie zawiera też kwoty, którą należy uiścić. Nadto wystawiane przez kasjerów „pokwitowania” przy przyjmowaniu wpłat za wezwania-raporty nie są objęte ewidencją druków ścisłego zarachowania.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o oddzielenie wykonywania funkcji kasjera w Biurze SPP od realizacji obowiązków w zakresie ewidencjonowania należności i opłat regulowanych w kasie SPP.

W Urzędzie Miejskim w Białymstoku stwierdzono przekroczenie limitu wydatków w rozdz. 60004 „Lokalny transport zbiorowy”, par. 4300 „Zakup usług pozostałych” na łączną kwotę 2.155.885,94 zł – wydatków dokonywano przed zmianami planu finansowego. Nieprawidłowość miała bezpośredni związek z wadliwym funkcjonowaniem w Urzędzie elektronicznego systemu obsługi wydatków budżetowych (WYBUD) mającego na celu m.in. monitorowanie wydatków pod kątem zgodności z planem finansowym. Wykazano też wadliwość procedur w kwestii przypisania odpowiedzialności za przekroczenie planu finansowego. Konfrontacja funkcjonowania programu WYBUD i ustawowych obowiązków głównego księgowego (skarbnika) uniemożliwia bowiem jednoznaczne wskazanie, kto i na jakim etapie dokonuje decydującego potwierdzenia zgodności wydatku z planem.

W wystąpieniu pokontrolnym, zwrócono uwagę na ponoszenie wydatków z planu finansowego Urzędu Miejskiego do wysokości limitów określonych w planie oraz jednoznaczne uregulowanie kwestii odpowiedzialności za operacje skutkujące przekroczeniem tych limitów.

W gminie Wysokie Mazowieckie nie stwierdzono wydatków na działalność biblioteki, ponieważ jednostka taka nie została utworzona. W budżecie gminy brak również wydatków świadczących o realizacji funkcji biblioteki gminnej poprzez zawarcie porozumienia z inną jednostką samorządu terytorialnego. Stanowi to naruszenie art. 19 ust. 2 ustawy o bibliotekach, zgodnie z którym gmina organizuje i prowadzi co najmniej jedną gminną bibliotekę publiczną.

W wystąpieniu pokontrolnym zalecono podjęcie działań w celu wykonania obowiązku zorganizowania i prowadzenia biblioteki gminnej.

Kontrola w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Narwi wykazała bezpodstawne traktowanie żywienia jako odrębnej organizacyjnie, finansowo i ewidencyjnie działalności Zespołu. Operacje na wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych ewidencjonowane były w odrębnych zbiorach księgowych (prowadzonych ręcznie), jednak przy braku zachowania wymagań stawianych przepisami ustawy o rachunkowości dla dzienników częściowych. Jednocześnie nie stwierdzono, aby zakładowy plan kont Zespołu wymieniał konta prowadzone w ewidencji dotyczącej żywienia. W sprawozdawczości finansowej łączono dane z obu ewidencji – dotyczącej działalności finansowanej z rachunku bieżącego i dotyczącej finansowania żywienia; za rok obrotowy sporządzono też łączne zestawienie obrotów i sald obu ewidencji. Poza tym, dowody księgowe Zespołu (i ich zbiorów) błędnie oznaczano jako dowody „Świetlicy z dożywianiem przy Szkole Podstawowej w Narwi” zamiast Zespołu. Zawarto ponadto odrębną umowę na obsługę bankową „świetlicy”, przy której podpisaniu uczestniczył samodzielny referent Zespołu, któremu powierzono prowadzenie księgowości „żywienia”. Został on wymieniony w umowie jako osoba uprawniona do dysponowania rachunkiem bankowym, pomimo nieposiadania pisemnego upoważnienia Dyrektora Zespołu w tym zakresie.

Zalecono wskazanie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości na prowadzenie dzienników częściowych dla obu ewidencji, uwzględnienie w niej kont stosowanych do ewidencji operacji związanych z wyodrębnionym rachunkiem dochodów, prawidłowe oznaczanie dowodów księgowych, a także zaniechanie zawierania odrębnych umów na obsługę bankową „Świetlicy z dożywianiem”.

Podczas kontroli Przedszkola Nr 3 w Hajnówce stwierdzono, że przy przekształceniu go z zakładu budżetowego w jednostkę budżetową nie zachowano trybu dalszego zatrudnienia dotychczasowych pracowników, określonego w art. 100 ust. 1 i 3 ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych. Nie stwierdzono dowodów świadczących m.in. o zaproponowaniu pracownikom likwidowanego zakładu nowych warunków pracy lub płacy (w tym poinformowaniu o skutkach ich nieprzyjęcia). Skutkiem nieprzedłożenia nowych warunków pracy lub płacy jest wygaśnięcie dotychczasowych stosunków pracy z dniem zakończenia likwidacji (art. 100 ust. 1 i 5 ustawy). Uchwała Rady Miasta zmieniająca formę organizacyjną Przedszkola odsyłała do art. 23¹ Kodeksu pracy, który nie miał w tej sytuacji zastosowania, co potwierdził TK wyrokiem z dnia 12 lipca 2011 r.

Zalecono podjęcie, w porozumieniu z Burmistrzem Hajnówki, czynności wyjaśniających formalne podstawy świadczenia pracy na rzecz Przedszkola przez osoby zatrudnione w nim do 31 grudnia 2010 r.

Badanie procedury opracowania projektów planów finansowych jednostek organizacyjnych powiatu augustowskiego na 2011 r. wykazało, że Zarząd Powiatu nie przekazał kierownikowi Szkolnego Schroniska Młodzieżowego Nr 1 w Augustowie, utworzonego uchwałą Rady Powiatu z dnia 27 lipca 2005 r., informacji niezbędnych do opracowania projektu planu finansowego. Pochodną tego był brak projektu planu finansowego tej jednostki budżetowej. Z wyjaśnienia złożonego przez Zarząd Powiatu wynika, że Schronisko istnieje wyłącznie formalnie, zaś faktycznie nie funkcjonuje od 2010 r.; od tego czasu nie jest też uwzględniane w planowaniu finansowym. W trakcie trwania kontroli, w dniu 17 lipca 2012 r., Zarząd Powiatu podjął uchwałę w sprawie przyjęcia projektu uchwały Rady Powiatu w Augustowie w sprawie likwidacji Szkolnego Schroniska Młodzieżowego Nr 1 w Augustowie.

Obowiązujące w Miejskim Ośrodku Kultury w Zambrowie procedury kontroli nie regulowały stosowanych faktycznie zasad obrotu gotówkowego (fiskalnego) prowadzonego przy pomocy dwóch kas fiskalnych i drukarki fiskalnej (służącej „tworzeniu” biletów do kina i na spektakle oraz rejestrowaniu wpływów z tego tytułu). Stwierdzono, że sprzedawane przez jednostkę bilety powstają na drukach zamawianych w drukarni i są traktowane jak druki ścisłego zarachowania (którym kolejne numery nadaje główny księgowy), przy jednoczesnym braku uregulowań wewnętrznych w tym zakresie. Druki do „tworzenia” biletów wydawane są kasjerowi, co ewidencjonowane jest w książce druków. Dokonane w dniu 22 stycznia 2013 r. czynności kontrolne, w zakresie porównania faktycznego stanu druków biletów z danymi ewidencji wykazały, że ewidencja nie ujmowała 2.910 sztuk biletów, które składały się na stan biletów na dzień 31 grudnia 2012 r. Powyższe wynikało z faktu nadania od dnia 1 stycznia 2013 r. biletom znajdującym się na stanie numeracji początkowej (przy czym „nowe numery” nadawane były drukom bez względu na chronologię „starej numeracji”) i jednoczesnego pominięcia zaprzychodowania wszystkich sztuk druków. „Brakujące” bilety znajdowały się u p.o. głównego księgowego; w trakcie kontroli dokonano ich ujęcia w ewidencji druków ścisłego zarachowania.

W zaleceniach pokontrolnych wnioskowano do Dyrektora o wprowadzenie stosownych postanowień dopuszczających do stosowania w jednostce program księgowy wykorzystywany do ewidencji obrotu kasowego oraz kompleksowe uregulowanie zasad prowadzenia obrotu gotówkowego (fiskalnego), ze szczególnym uwzględnieniem procedury tworzenia i ewidencjonowania biletów sprzedawanych przez jednostkę.

2. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i realizacji obowiązków sprawozdawczych:

- nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych (w tym dziennika, kont ksiąg pomocniczych, zestawień obrotów i sald) - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 44 jednostkach kontrolowanych;

- ewidencjonowanie operacji gospodarczych bez zachowania systematyki lub chronologii zapisów (określonych ustawą o rachunkowości, przepisami dotyczącymi szczególnych zasad rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych lub postanowieniami zakładowych planów kont), nierzutujące jednakże w sposób istotny na przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 33 i 2 jednostkach kontrolowanych;

- dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych niespełniających wymogów ustawy o rachunkowości, w szczególności w zakresie zakwalifikowana dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych oraz sporządzania dowodów zbiorczych służących łącznym zapisom zbioru dowodów źródłowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 20 jednostkach kontrolowanych;

- nierzetelne, nieobrazujące rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzące do zniekształcenia obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego lub wyniku budżetu kontrolowanej jednostki – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 19 jednostkach kontrolowanych;

- nieprowadzenie wszystkich wymaganych ksiąg rachunkowych, w szczególności ksiąg pomocniczych oraz zestawień obrotów i sald – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 11 jednostkach kontrolowanych;

- niezachowywanie zgodności zapisów ewidencji syntetycznej z zapisami ewidencji analitycznej, służącej uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych;

- niebieżące (tj. z naruszeniem zasady dokonywania zapisów księgowych w odpowiednim terminie bądź okresie sprawozdawczym), a także niesprawdzalne (zwłaszcza poprzez dokumentowanie zapisów uniemożliwiające identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach) prowadzenie ksiąg rachunkowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 2 i 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 24 jednostkach kontrolowanych;

- nieujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich zobowiązań lub należności jednostki – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 9 i 15 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe sporządzanie sprawozdań, polegające na niewłaściwym prezentowaniu danych w poszczególnych częściach sprawozdań, w tym bilansach z wykonania budżetu i bilansach jednostek (powodowane z reguły naruszeniem systematyki zapisów księgowych), a także na wykazywaniu w sprawozdaniach budżetowych i finansowych danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 28 jednostkach kontrolowanych;

- niesporządzanie wszystkich wymaganych sprawozdań oraz nieterminowe przekazanie sprawozdań – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 3 i 1 jednostce kontrolowanej;

- nieprawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb-PDP skutków obniżenia górnych stawek podatkowych oraz udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień, w tym mogące skutkować nieprawidłowym ustaleniem kwoty podstawowej części wyrównawczej subwencji ogólnej gmin – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 10 kontrolowanych gminach;

- nierzetelne lub niebieżące ewidencjonowanie operacji gotówkowych oraz niezgodność rzeczywistego stanu gotówki ze stanem ewidencyjnym – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 13 i 3 jednostkach kontrolowanych;

- realizowanie zapłaty na podstawie dowodów niespełniających wymogów prawidłowego dowodu księgowego, niesprawdzonych merytorycznie, rachunkowo bądź niezatwierdzonych do wypłaty – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych;

- wypłata gotówki osobom nieupoważnionym lub bez pokwitowania - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nierzetelne dokumentowanie pobierania i rozliczania zaliczek - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie kosztów inwestycji; nieprzeniesienie na stan środków trwałych ze zrealizowanych inwestycji - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzeprowadzenie lub nierzetelne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji finansowych składników mienia i rozrachunków oraz udokumentowanie wyników - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzeprowadzenie inwentaryzacji albo przeprowadzanie inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych w sposób nieodpowiadający przepisom ustawy o rachunkowości bądź wewnętrznym instrukcjom oraz zaniechanie rozliczenia inwentaryzacji w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowa ewidencja księgowa środków trwałych, w szczególności poprzez bezpodstawne zwiększenie lub zmniejszenie wartości majątku trwałego - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych;

- nieujęcie w ewidencji jednostek organizacyjnych gruntów oddanych w trwały zarząd - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych;

- niewłaściwe udokumentowanie likwidacji środków trwałych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych;

- bezpodstawne ewidencjonowanie w księgach operacji niedotyczących jednostki - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej.

Na kontach 241 i 242 w ewidencji budżetu miasta Łomża dokonywano zapisów nieposiadających treści ekonomicznej. Zapisami Wn 241 – Ma 242 księgowano równowartość środków własnych budżetu przelanych z rachunku budżetu na rachunki projektów objętych dofinansowaniem ze środków UE, zaś zapisem odwrotnym wyksięgowywano te wartości po wpływie refundacji ze środków UE. W konsekwencji na koniec 2011 r. konta te wykazywały należności w kwocie 9.798.839,20 zł i nierealne zobowiązania w tej samej wysokości – kwota „zobowiązań” nie odzwierciedlała bowiem obowiązku spełnienia przez miasto żadnego świadczenia pieniężnego. Zniekształcono w ten sposób dane bilansu z wykonania budżetu.

Zalecono zaniechanie księgowania na kontach 241 i 242.

W Starostwie Powiatowym w Mońkach dokonywano na koncie 240 zapisów nieposiadających treści ekonomicznej, dotyczących realizacji projektów objętych dofinansowaniem ze środków UE (a konkretnie zasileń rachunku projektu). Konsekwencją przyjętego sposobu ewidencji było wykazanie w aktywach bilansu z wykonania budżetu, jako stan na początek 2011 r. w poz. „Pozostałe należności”, kwoty należności wynoszącej 521.616,66 zł (jak wynika z ustaleń kontroli faktycznie do zapłaty na podstawie złożonego wniosku o płatność pozostało 505.810,16 zł), a oprócz tego odpowiadającej jej kwocie rzekomych zobowiązań budżetu w poz. „Pozostałe zobowiązania”.

Zalecono zaniechanie stosowanych metod ewidencji celem zapewnienia realnych danych w sprawozdawczości finansowej.

Kontrola prawidłowości zapisów w księgach rachunkowych Starostwa Powiatowego w Mońkach wykazała, że zapisy na kontach analitycznych do konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” były dokonywane w korespondencji m.in. ze stroną Ma konta pozabilansowego 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” (66 zapisów na łączną kwotę 1.561.421,96 zł). Ponadto w przypadku 18 operacji ujętych na stronie Wn konta 080 o łącznej wartości 476.233,37 zł nie występowało konto przeciwstawne.

W wystąpieniu pokontrolnym wskazano, że zapisy na koncie 080 nie mogą być dokonywane bez korespondencji z innym kontem, a także, że nie mogą korespondować z kontami pozabilansowymi.

W wyniku kontroli kompleksowej powiatu Hajnowskiego stwierdzono szereg nieprawidłowości w zakresie prowadzenia rachunkowości, do których należały w szczególności:

- brak zgodności między saldem Wn konta 130-3 a saldem Ma konta 223 w ewidencji Starostwa o kwotę 5.415,03 zł na początek 2011 r. i o kwotę 67.499,30 zł na koniec 2011 r. Kwota różnicy pochodząca sprzed 2011 r. nie została wyjaśniona, natomiast w trakcie 2011 r. za pośrednictwem konta 223 zaksięgowano środki na realizację projektu finansowanego z UE w wysokości 67.500 zł, które wpłynęły na rachunek ewidencjonowany jako konto 139-3, z którego to konta, zamiast konta 130, dokonywano wydatków na realizację projektu (wydatki te zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-28S, zaś dochody w sprawozdaniu Rb-27S),

- nieprawidłowe ewidencjonowanie za pośrednictwem konta 909 (zamiast konta 224) i wykazanie jako jego salda na koniec 2011 r. kwot m.in. dochodów z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych, dotacji podlegających zwrotowi oraz należności przejętych po zlikwidowanej jednostce w łącznej wysokości 1.092.663,04 zł,

- nieprawidłowe zwiększenie stanu środków trwałych Starostwa o kwotę 1.541.782,33 zł w związku z termomodernizacją budynków będących w trwałym zarządzie ZSZ w Hajnówce; inwestycja prowadzona była przez Starostwo, jednakże w związku z tym, że budynki znajdują się na stanie środków trwałych ZSZ, poniesione nakłady powinny zwiększyć wartość ewidencyjną budynków poprzez przekazanie ich do ksiąg ZSZ,

- nieprzeprowadzenie na koniec 2011 r. inwentaryzacji należności w kwocie 258.273,25 zł od podmiotów prowadzących księgi rachunkowe drogą potwierdzenia sald; rozrachunki jednostki zostały zinwentaryzowane jedynie drogą weryfikacji sald.

Wskazano na konieczność wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także zalecono przeprowadzanie inwentaryzacji należności od podmiotów prowadzących księgi rachunkowe drogą uzyskania potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów.

W księgach Urzędu Miejskiego w Białymstoku przypisywano jako należności za nieopłacone parkowanie wyłącznie kwoty wynikające z wystawionych tytułów wykonawczych, mimo że tytuł wykonawczy poprzedzony jest wystawieniem upomnienia, doręczonego zidentyfikowanemu właścicielowi pojazdu listem poleconym za zwrotnym poświadczeniem odbioru wraz z podaniem kwoty. Z uwagi na zakres danych zawartych w upomnieniach oraz etap postępowania zmierzającego do wyegzekwowania należności (zidentyfikowanie dłużnika i doręczenie mu stosownego dokumentu), powinny one stanowić podstawę ujęcia należności. Według danych na 31 grudnia 2011 r. nieujęte w księgach należności wynosiły 919.192 zł.

         W zaleceniach pokontrolnych wskazano na obowiązek ujmowania na koncie 221 należności dotyczących Strefy Płatnego Parkowania w momencie wystawienia upomnienia.

W gminie Czeremcha zaniechano przypisania na koniec 2011 r. jako należności z tytułu dochodów budżetowych kwoty dotacji w wysokości 22.011,85 zł udzielonej tytułem pomocy finansowej podlegającej zwrotowi przez beneficjenta (Powiat Hajnowski) w roku następującym po roku udzielenia dotacji. Powiat Hajnowski przekazał niewykorzystane środki w dniu 20 stycznia 2012 r. i zostały one zaliczone do dochodów 2012 r.

W zaleceniach wskazano na obowiązek dokonywania stosownego przypisu.

W księgach rachunkowych Urzędu Gminy Nowy Dwór bezpodstawnie ewidencjonowano należności w kwocie 320.201,92 zł z tytułu zaliczki alimentacyjnej i funduszu alimentacyjnego. Wydatki na wypłatę świadczeń alimentacyjnych realizowane są bowiem z planu finansowego GOPS, na podstawie decyzji wydawanych przez kierownika GOPS. W czasie kontroli przedmiotowe należności przeniesiono do ksiąg GOPS.

W mieście Hajnówka rozrachunki z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste oraz czynszów dzierżawnych nie były ujmowane w ewidencji syntetycznej Urzędu, co skutkowało nierzetelnością danych księgowych w tym zakresie. Dodatkowo urządzenia księgowe przyjmowane w Urzędzie jako ewidencja analityczna dochodów z majątku gminy (w szczególności z dzierżawy, użytkowania wieczystego i trwałego zarządu) nie posiadały wszystkich cech wymaganych dla ksiąg rachunkowych, zaś dane w nich zawarte nie pozwalały na ustalenie faktycznych kwot rozrachunków z tych tytułów w podziale na poszczególnych kontrahentów na koniec okresów sprawozdawczych. Przedstawione wyżej błędy wiązały się z nierzeczywistymi danymi w sprawozdawczości budżetowej stwierdzonymi w rocznym sprawozdaniu Rb-27S oraz sprawozdaniu Rb-N, Z uwagi na zaniechanie ewidencjonowania rozrachunków z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste gruntów oraz czynszów dzierżawnych w ewidencji syntetycznej, nie zostały one w ogóle wykazane w sprawozdawczości. Jak wynika z wyliczeń dokonanych na potrzeby kontroli przez pracowników Urzędu, rzeczywiste rozrachunki, podlegające wykazaniu w ewidencji syntetycznej i sprawozdawczości, wynosiły: 92.883,92 zł (zaległości) i 8,56 zł (nadpłaty) w zakresie opłat za użytkowanie wieczyste oraz 5.194,63 zł (zaległości) i 988,63 zł (nadpłaty) w zakresie czynszów dzierżawnych.

         Zalecono wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ewidencji analitycznej dochodów z majątku gminy.

W gminie Narew w księgach 2011 r. na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” (a w efekcie i w sprawozdawczości) nie wykazano zobowiązania w kwocie 1.041.359,50 zł wynikającego z nieopłaconej części faktury wystawionej w grudniu 2011 r. (z terminem płatności 14 stycznia 2012 r.) przez wykonawcę przebudowy dróg gminnych. W efekcie niezaksięgowania faktury nieprawidłowo ustalono też wartość kosztów zadania inwestycyjnego na dzień 31 grudnia 2011 r. (która powinna uwzględniać kwotę 1.041.359,50 zł). Konieczność zaewidencjonowania zobowiązania nie została ujawniona w trakcie inwentaryzacji sald rozrachunków na dzień 31 grudnia 2011 r.; poza tym wartość inwestycji rozpoczętych uwidoczniona na koncie 080 na ten dzień została potwierdzona jako prawidłowa protokołem z weryfikacji salda tego konta. Powyższe świadczy o nierzetelnym przeprowadzeniu inwentaryzacji.

W wystąpieniu pokontrolnym, zwrócono uwagę na konieczność ewidencjonowania zobowiązań i kosztów inwestycyjnych w księgach tego roku, którego dotyczą, mając na uwadze wymóg rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej jednostki w sprawozdawczości oraz rzetelnego wypełniania obowiązków inwentaryzacyjnych.

W sprawozdaniu jednostkowym własnym Rb-N sporządzonym przez Burmistrza Wasilkowa za 2011 r. ujęto bezpodstawnie należności wymagalne MOPS i Przedszkola (jednostek budżetowych, które w sprawozdaniach jednostkowych również je wykazały). Spowodowało to zawyżenie należności wymagalnych o kwotę 694.970,99 zł. Z kolei w sprawozdaniu Rb-ST na 31 grudnia 2011 r. sporządzonym przez Burmistrza Wasilkowa ujęto bezpodstawnie środki pieniężne znajdujące się na rachunkach bieżących jednostek budżetowych (68.312,42 zł), na rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (3.634,44 zł) oraz na rachunku środków depozytowych (89.175,31 zł), co spowodowało zawyżenie kwoty środków pieniężnych w sprawozdaniu o 161.122,17 zł.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o rzetelne sporządzanie sprawozdań jednostkowych.

W sprawozdaniu Rb-28S Starostwa Powiatu Hajnowskiego za 2011 r. nie wykazano większości zobowiązań wynikających z ksiąg rachunkowych. W sprawozdaniu wykazano (w paragrafach innych niż związane z wynagrodzeniami) jedynie zobowiązania w wysokości 1.154,25 zł, zaś w paragrafach „płacowych” zobowiązania w wysokości 48.447,09 zł. W trakcie kontroli, z datą 30 maja 2012 r., sporządzona została korekta sprawozdania Rb-28S uwzględniająca ustalenia kontroli, w wyniku której w sprawozdaniu Rb-28S wykazano zobowiązania w kwocie o 325.352,61 zł wyższej niż w wersji pierwotnej.

Według danych rocznego sprawozdania Rb-NDS za 2011 r. gminy Lipsk środki na pokrycie deficytu (wiersz D.17.1.) były wyższe o 314.185,03 zł od faktycznego deficytu budżetu. W trakcie trwania kontroli została sporządzona korekta sprawozdania Rb-NDS, w której środki na pokrycie deficytu zostały wykazane w prawidłowej wysokości.

Analiza jednostkowych sprawozdań finansowych jednostek budżetowych gminy Wyszki wykazała błędne ujęcie w jednostkowym rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) GOPS za 2011 r., jako koszty wynagrodzeń, wypłaconych świadczeń z zakresu pomocy społecznej w łącznej kwocie 1.971.612,42 zł. Jednostkowe zestawienie zmian w funduszu Urzędu Gminy nieprawidłowo uwzględniało zwiększenie funduszu z tytułu nieodpłatnego otrzymania środków trwałych w kwocie 1.053.471,13 zł. Wskazane dane dotyczyły wydatków poniesionych z dofinansowania ze środków UE, a nie wartości nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o prawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych.

Badanie jednostkowego sprawozdania finansowego Urzędu Miejskiego w Knyszynie za 2011 r. wykazało błędne ujęcie w jednostkowym rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) kwoty 10.337.673,36 zł jako pozostałe przychody operacyjne w poz. D.II. „Dotacje”, która to pozycja może wystąpić jedynie w samorządowych zakładach budżetowych. Poza tym, jednostkowe zestawienie zmian w funduszu Urzędu i zestawienie łączne obarczone było uchybieniami na łączną kwotę 11.981.169,61 zł polegającymi na:

- niewystępowaniu w jednostkowym zestawieniu w zmniejszeniach funduszu danych w pozycji „Zmniejszenie funduszu z tytułu dochodów budżetowych”, podczas gdy wg łącznego zestawienia wskazana pozycja stanowiła kwotę 73.945,11 zł,

- niewykazaniu w jednostkowym zestawieniu zmian w funduszu Urzędu, jak i w zestawieniu łącznym danych w poz. I.1.1.4 „Środki z budżetu na inwestycje”, wynoszących według ewidencji księgowej 921.325,07 zł, zaś według ustaleń kontroli 1.447.583,26 zł (stwierdzono niezaksięgowanie części poniesionych wydatków inwestycyjnych),

- wykazaniu w łącznym zestawieniu zwiększeń w kwocie niższej o 79.734,77 zł od kwoty wydatków budżetowych wynikających ze zbiorczego sprawozdania Rb-28S i sprawozdania Rb-NDS,

- błędnym wykazaniu zwiększenia funduszu z tytułu zrealizowanych płatności ze środków europejskich na rzecz jednostki budżetowej w wysokości 42.233,11 zł, które w gminnej jednostce nie może wystąpić.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o prawidłowe sporządzanie sprawozdawczości finansowej.

Analiza ewidencji szczegółowej do konta 011 „Środki trwałe” w Powiatowym Zarządzie Dróg w Sokółce wykazała, że w niektórych przypadkach wartość dróg powiatowych wykazana w tej ewidencji składała się wyłącznie z wartości dokumentacji projektowej na budowę lub przebudowę tych dróg, która może stanowić element zaliczany do nakładów związanych z budową środka trwałego wpływających na wartość wytworzonych środków trwałych, ale nie może być uznana za odrębny środek trwały. Wartość dokumentacji projektowej, ujęta nieprawidłowo jako wartość dróg, zamiast odzwierciedlać stan środków trwałych w budowie (konto 081 w ewidencji jednostki), stanowiła kwotę 70.760 zł.

W zaleceniach wskazano na potrzebę przeniesienia wartości dokumentacji projektowych na odpowiednie konta analityczne poszczególnych efektów inwestycyjnych prowadzone do konta 081.

W Urzędzie Gminy Kulesze Kościelne stwierdzono zaniżenie wartości środków trwałych ujętych na koncie 011 „Środki trwałe” wytworzonych w wyniku procesu inwestycyjnego o łączną kwotę 53.691,62 zł (z tego kwota 33.310,82 zł dotyczy stacji uzdatniania wody, 2.100 zł – budowy boisk i 18.280,80 zł – dróg gminnych). Powodem tego stanu rzeczy był fakt niezaliczenia do kosztów ich wytworzenia wszystkich nakładów związanych z inwestycjami. W trakcie kontroli dokonano stosownych przeksięgowań zwiększających wartość środków trwałych.

Kontrola w Zespole Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Mońkach wykazała, iż w związku pominięciem przy wycenie wartości inwestycji drogowej polegającej na utwardzeniu placu szkolnego realizowanej w 2011 i 2012 r. części poniesionych nakładów (w postaci kosztów zakupu w 2010 i 2011 r. wbudowanych materiałów oraz wartości robót wykonywanych we własnym zakresie przez pracowników), zaniżono jej wartość na łączną kwotę 46.117,58 zł. Odniesienie w 2010 r. w ciężar kosztów działalności bieżącej wartości materiałów zakupionych na potrzeby wykonania inwestycji miało wpływ na zawyżenie straty bilansowej za 2010 r., a po przeksięgowaniu tej straty w 2011 r. na konto 800 „Fundusz jednostki” – na stan funduszu na koniec 2011 r. Z kolei odniesienie w ciężar kosztów bieżących 2011 r. materiałów zużytych w trakcie prac prowadzonych w 2012 r. oraz zaniechanie wyceny robocizny związanej z tymi pracami, miało wpływ na wynik za 2011 r.

         Jednostkę zobowiązano do dokonania wyceny inwestycji z uwzględnieniem wartości wbudowanych materiałów i kosztów robocizny związanych z jej wykonaniem przez pracowników.

W gminie Nowinka wartość rocznego umorzenia środków trwałych za 2011 r. ujęta w księgach była niższa o 236.899,66 zł od zestawienia środków trwałych i ich umorzenia sporządzonego przez Skarbnika Gminy. Przyczyn rozbieżności nie ustalono w trakcie kontroli. Jednocześnie stwierdzono, że wykazana w zestawieniu wartość środków trwałych brutto wynosząca 37.468.274,10 zł jest niższa o 215.289,81 zł od danych ewidencji syntetycznej i analitycznej. W tym przypadku, różnice wynikały z nieuwzględnienia w zestawieniu środka trwałego o wartości 194.188,76 zł (wprowadzonego do ewidencji 22 listopada 2011 r.) oraz zaniżenia wartości brutto dwóch innych środków trwałych.

Zalecono ustalenie prawidłowej wartości umorzenia środków trwałych za 2011 rok i ewentualne dokonanie jego korekty w księgach rachunkowych.

Ocena prawidłowości zapisów księgowych w gminie Wyszki wykazała błędne zaliczenie do przychodów GOPS za 2011 r. – zamiast do przychodów Urzędu Gminy – równowartości dotacji celowych otrzymanych przez gminę z budżetu państwa na realizację zadań finansowanych w działach 852 „Opieka społeczna” i 853 „Pozostałe zadania w zakresie opieki społecznej” w wysokości 2.042.958,70 zł. Poza tym, bezpodstawnie zwiększono na koncie 011 wartość księgową gruntów o 102.551,20 zł, w wyniku dokonania wyceny wartości działek przeznaczonych do sprzedaży, pomimo braku przepisów zobowiązujących lub upoważniających do dokonania aktualizacji wyceny majątku. Odstępstwem od obowiązujących zasad ewidencji operacji było ponadto zaniechanie ujęcia w księgach rachunkowych 2010 r. faktury za odebrane 28 grudnia 2010 r. roboty budowlane związanane z budową kanalizacji sanitarnej o wartości 972.984,34 zł. Nieprawidłowość ta była przyczyną wykazania w bilansie za 2010 r. (stan na koniec roku) i w bilansie za 2011 r. (stan na początek roku) zaniżonej wartości inwestycji (aktywa) i zaniżonej wartości zobowiązań; prawidłowo zaksięgowana wartość zobowiązań winna być też uwidoczniona w sprawozdaniu Rb-28S za 2011 r.

W wystąpieniu pokontrolnym wskazano na obowiązek wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych, w tym wyksięgowanie z konta 011 kwoty 102.551,20 zł, o którą bezpodstawnie zwiększono wartość gruntów.

W wyniku kontroli gospodarki środkami pieniężnymi w gminie Lipsk ustalono, że okresie objętym kontrolą wpłaty rat podatków przyjmowane były od osób fizycznych na kwitariusze przychodowe przez inspektora Urzędu, któremu w zakresie czynności powierzono inkasowanie podatków na terenie Lipska, a od 2 listopada 2011 r. przez młodszego referenta prowadzącego kasę Urzędu (obaj pracownicy nie zostali wyznaczeni przez Radę Gminy jako inkasenci podatków z terenu miasta Lipsk). Jak wykazano, wpłaty gotówkowe podatku nie były uwzględniane w obrocie kasowym, a w konsekwencji nie były ewidencjonowane na koncie 101 „Kasa”. Łączna kwota podatku wpłaconego w 2011 r. z pominięciem kasy wyniosła 202.067,35 zł. Podatek przyjmowany był w godzinach pracy Urzędu, pracownicy z tego tytułu nie otrzymywali dodatkowego wynagrodzenia. Zasady przyjmowania w kasie Urzędu podatków z terenu miasta nie wynikały z obowiązujących w Urzędzie regulacji wewnętrznych.

W zaleceniach pokontrolnych wskazano na konieczność ujmowania przedmiotowych operacji w raporcie kasowym i na koncie 101.

Dane o rozliczeniu zaliczek zawarte w rozliczeniach kosztów wyjazdu 5 pracowników Szkoły Podstawowej w Wasilkowie nie miały oparcia w faktycznym przebiegu operacji, który polegał na pobraniu przez Dyrektora kwoty 13.275 zł i późniejszym rozliczeniu się z niej. Udokumentowanie w postaci wypełnienia rachunków kosztów podróży wraz z pokwitowaniami wypłaty zaliczki na kwoty 2.655 zł, a następnie dokonanie rozliczenia zaliczki, na druku rozliczenia kosztów podróży służbowej dla każdej z osób delegowanych, uznano za bezpodstawne w świetle ustalonego stanu faktycznego. Stan ów potwierdził główny księgowy wskazując, że rozliczeń z poszczególnymi osobami w zakresie kosztów biletów, diet, noclegów dokonał Dyrektor z kwoty pobranej zaliczki nie załączając żadnych pokwitowań w zakresie dokonanych wypłat. Nie wynikał on ponadto z ksiąg rachunkowych z uwagi na brak zapisów na koncie 234 dotyczących zobowiązań pracowników do dokonania rozliczenia zaliczek.

         Zalecono uwzględnianie na druku rozliczenia kosztów podróży wyłącznie zaliczek wypłaconych pracownikom w związku z podróżą służbową i przypisanych im do rozliczenia na koncie 234.

Kontrola inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim w Wasilkowie wykazała brak dokumentacji świadczącej o przeprowadzaniu kiedykolwiek inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych. Z ustaleń kontroli wynika, że w latach 2007-2012 saldo konta 020 „Wartości niematerialne i prawne” na dzień 31 grudnia wynosiło odpowiednio: 44.963,24 zł, 44.963,24 zł, 49.855,44 zł, 54.325,52 zł, 80.401,52 zł i 82.246,52 zł. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik potwierdziła, że inwentaryzacja tych wartości nie była przeprowadzana.

Zalecono przeprowadzanie inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z obowiązkami w tym zakresie wynikającymi z art. 26 ustawy o rachunkowości.

4. W zakresie ogólnych zagadnień planowania i wykonywania budżetu oraz opracowywania planów finansowych jednostek organizacyjnych:

- niesporządzanie (będące często wynikiem skoncentrowania obsługi finansowo-księgowej) lub nieprawidłowe sporządzanie planów finansowych jednostek organizacyjnych, a także nieaktualizowanie tych planów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 12 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzekazywanie jednostkom organizacyjnym informacji niezbędnych do opracowania planów finansowych i ich projektów oraz informacji o zmianach planu dochodów i wydatków w toku wykonywania budżetu – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych;

- niedozwolone finansowanie budżetu danego roku poprzez podejmowanie nielegalnych działań celem zachowania płynności finansowej budżetu (np. ratą części oświatowej subwencji na rok następny, środkami zfśs, depozytowymi) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych;

- pokrywanie wydatków jednostki budżetowej bezpośrednio z uzyskanych dochodów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieterminowe regulowanie zobowiązań – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 8 jednostkach kontrolowanych;

- naruszenie zasady kasowego ustalania dochodów i wydatków budżetu - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 9 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowe obliczenie wysokości funduszu sołeckiego oraz bezpodstawne pominięcie w uchwale budżetowej wydatków na przedsięwzięcia zgłoszone przez sołectwa - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 2 i 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe planowanie dochodów i wydatków, w tym wynikające z nierzetelnego monitorowania stanu realizacji budżetu – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 3 gminach;

- dysponowanie przez organ wykonawczy lub kierownika jednostki obsługującej szkoły środkami finansowymi obsługiwanych szkół - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych;

- nieobjęcie planem finansowym środków pochodzących z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych uzyskanych i niewydatkowanych w latach poprzednich - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 3 gminach;

- nieprzekazanie z budżetu środków na wydatki jednostek organizacyjnych w sposób umożliwiający terminowe opłacenie obciążających je zobowiązań - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 2 gminach;

- bezpodstawne przelewanie środków budżetu na rachunek depozytowy skutkujące przejściowym wypaczaniem danych o zrealizowanych dochodach i wydatkach - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie;

- bezpodstawne przeniesienie zrealizowanych wydatków bieżących związanych z kosztami podlegającymi uwzględnieniu przy wycenie efektu inwestycyjnego do par. 6050 - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej;

- zawyżenie dochodów budżetu poprzez nieuzasadnione rozliczenia z własnymi jednostkami budżetowymi - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej jednostce.

Zarząd Dróg Powiatowych w Hajnówce zrealizował w 2011 r. we własnym zakresie inwestycje drogowe o wartości 1.721.658,14 zł. Przy wycenie inwestycji prawidłowo uwzględniono koszty pracy pracowników ZDP i materiałów, jednakże równocześnie dokonano bezpodstawnego usunięcia wydatków bieżących dotyczących zatrudnienia pracowników ujętych w par. 4010, 4040, 4110, 4120 i 4440 oraz wydatków na zakup materiałów ujętych w par. 4210 – razem 211.475,44 zł – i przeniesienia ich do wydatków majątkowych (par. 6050). W efekcie wydatki bieżące zostały wykazane w wysokości mniejszej niż faktycznie poniesione na cele stanowiące treść danego paragrafu. Spowodowało to nieprawidłowe obliczenie indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia powiatu oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu powiatu (art. 242 i 243 ufp).

Zalecono zaprzestanie pomniejszania zrealizowanych wydatków bieżących, związanych z kosztami podlegającymi uwzględnieniu przy wycenie efektu inwestycyjnego, poprzez przenoszenie ich do par. 6050.

W księgach Starostwa Powiatu Hajnowskiego dokonywano na koniec każdego miesiąca na koncie 130 księgowania tzw. „zasilenia” na podstawie dowodów PK, bez faktycznych obrotów na rachunku bankowym. Nieprawidłowe księgowania były wynikiem realizacji wydatków Starostwa z naruszeniem zasady, w myśl której jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek budżetu. Wydatki Starostwa finansowano zgromadzonymi dochodami – bez odprowadzenia ich na rachunek budżetu, a następnie dokonywano zapisów mających obrazować rzekome odprowadzenie dochodów na rachunek budżetu i przekazanie Starostwu środków na wydatki. W 2011 r. kwota dochodów przeznaczonych bezpośrednio na wydatki to 1.032.189,24 zł.

Zalecono zaprzestanie dokonywania wydatków Starostwa bezpośrednio z uzyskanych przez Starostwo dochodów budżetowych.

Kontrola procedury opracowania planów finansowych jednostek budżetowych miasta Białegostoku na 2011 r. wykazała, że wszystkim 55 przedszkolom przekazano informacje służące opracowaniu planów finansowych i ich projektów, które nie zawierały danych na temat planowanych dochodów. Weryfikacja przez Urząd projektów planów finansowych przedszkoli pod kątem zgodności z projektem uchwały budżetowej nie wykazała różnic. W uchwale budżetowej w rozdziale 80140 „Przedszkola” planowano dochody na kwotę 15.651.000 zł. Z danych jednostkowych sprawozdań Rb-27S przedszkoli wynikało, że dochody wykonane z opłaty za udzielane świadczenia to 13.168.792,74 zł, przy braku planu. W zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S miasta w części dotyczącej planowanych dochodów wykazano kwotę 14.303.662 zł, mimo braku danych w sprawozdaniach jednostkowych.

Wskazano na obowiązek przekazywania przedszkolom niezbędnych w procesie planowania finansowego informacji o planowanych do realizacji dochodach.

Kwota dochodów wykazana w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2011 r. sporządzonym przez gminę Michałowo została zaniżona o 1.777.483 zł, pomimo faktu, że dochody (stanowiące zwrot dotacji celowej udzielonej przez gminę Województwu Podlaskiemu w 2010 r.), zostały ujęte w księgach rachunkowych jednostki w styczniu 2011 r. na koncie 221-13, które to wedle stwierdzonej praktyki stosowanej przez badaną jednostkę służyło do ewidencjonowania dochodów. Fakt pominięcia dochodów w sprawozdawczości świadczy o wadliwości przyjętego sposobu ich ewidencji. Także w sprawozdaniu Rb-NDS za 2011 r. wykazano kwotę dochodów tożsamą z kwotą wykazaną w rocznym sprawozdaniu Rb-27S, jednakże niezgodną z ewidencją księgową. Nadto należy dodać, że wpływ środków, stanowiących zwrot dotacji celowej, bezpodstawnie zaliczono do przychodów budżetu jako wolne środki i w ten sposób rozdysponowano w budżecie 2011 r. Zaniżono w ten sposób wynik budżetu za 2011 r.

Wnioskowano o sporządzanie sprawozdań Rb-27S jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu zgodnie z danymi ksiąg rachunkowych (tj. z danymi subkonta dochodów prowadzonego do konta 130 w ewidencji Urzędu oraz konta 901), prawidłowe ustalanie i wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS wysokości wolnych środków oraz przestrzeganie zasady kasowego ustalania wyniku budżetu.

W gminie Kołaki Kościelne oraz w Powiecie Monieckim bezpodstawnie zaliczono do wydatków majątkowych wydatki poniesione na roboty budowlane posiadające wszelkie cechy remontów. W gminie dotyczyło to kwoty 123.559,89 zł wydatkowanej na remont świetlicy, zaś w powiecie kwoty 441.837,65 zł wydatkowanej na remonty dróg. Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, spowodowało nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ufp), a dodatkowo także w ustaleniu wartości początkowej środków trwałych.

Zwrócono uwagę na konieczność prawidłowego klasyfikowania wydatków.

Gmina Suwałki wykazała za 2011 r. dochody majątkowe z tytułu zbycia nieruchomości w drodze zamiany w kwocie 151.535,87 zł oraz wydatki z tytułu nabycia nieruchomości w drodze zamiany w wysokości 174.586,59 zł. Kwoty zrealizowanych dochodów i wydatków zostały ustalone z naruszeniem zasady kasowej realizacji budżetu i zasady ewidencji na koncie 130 zgodnie z danymi wyciągów bankowych, gdyż jako dochody i wydatki budżetu przyjmowano wartość zamienianych nieruchomości, a nie wysokość kwot faktycznie wpłaconych na rachunek lub wypłaconych. Kasowo wykonane dochody to jedynie 5.220 zł a wydatki 15.376,73 zł. Skutkiem zawyżenia dochodów majątkowych za 2011 r. o 146.315,87 zł jest wypaczenie danych ujętych przez gminę w wieloletniej prognozie finansowej w zakresie kształtowania się na 2014 rok wskaźnika dopuszczalnej spłaty zadłużenia.

Zalecono przestrzeganie zasady ustalania kwot dochodów i wydatków w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wypływów na rachunkach bankowych.

W gminie Augustów błędnie zakwalifikowano do zrealizowanych dochodów i wydatków 2011 r. kwotę 150.121 zł wynikającą z kompensaty należności od Sokólskiego Przedsiębiorstwa Drogowego sp. z o.o. z tytułu naliczonych kar umownych w związku z odstąpieniem przez gminę od umowy na wykonanie nawierzchni drogi z przyczyn leżących po stronie przedsiębiorstwa z zobowiązaniami wobec tego podmiotu za wykonane roboty. Fakt nieujęcia operacji kompensaty na kontach rozrachunkowych stanowił odstępstwo od zasady kasowej realizacji budżetu.

Wnioskowano o przestrzeganie przy ewidencjonowaniu dochodów i wydatków budżetowych zasady kasowej realizacji budżetu.

Kwota odszkodowania za skutki zalania sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej Nr 9 w Łomży w wysokości 52.307,10 zł nie została zaliczona do dochodów budżetu miasta Łomża, lecz przyjęta na rachunek budżetu jako „suma do wyjaśnienia” i wykazana drugostronnie jako zobowiązanie na koncie 224-1 „Sumy do wyjaśnienia”. O kwotę 52.307,10 zł zaniżono zatem wynik budżetu za 2011 r. Środki zostały przeznaczone na opłacenie w 2012 r. robót wykonanych przez wykonawcę; operacja ta nie została zaliczona do wydatków budżetu.

Wnioskowano o zaliczanie do dochodów budżetu otrzymanych odszkodowań za zniszczone lub utracone mienie.

W zakresie założeń planistycznych dotyczących Zakładu Usług Komunalnych w Wyszkach stwierdzono nieuzasadnione rozbieżności między kwotą dochodów ze sprzedaży wody i odprowadzania ścieków ujętych w planie finansowym z danymi przedstawionymi we wnioskach o zatwierdzenie taryf. W planie na 2011 r. dochody wykazano w wysokości 567.751 zł, zaś z wniosku o zatwierdzenie taryf wynikają niezbędne przychody na poziomie 441.276 zł. Poza tym, jak wynika z ustaleń kontroli, dochody ze sprzedaży usług związanych ze zbiorowym zaopatrzeniem w wodę i zbiorowym odprowadzaniem ścieków zostały zaplanowane na poziomie niemożliwym do zrealizowania. Świadczy o tym porównanie zaplanowanej kwoty dochodów z dochodami zrealizowanymi w 2011 r. a także z wykonaniem dochodów za 3 kwartały 2012 r. wynoszącym 309.475,62 zł (zaledwie 55,3% planu). W planie finansowym ZUK na 2012 r. w dziale 900, rozdział 90017 przyjęto natomiast dochody bieżące w łącznej kwocie 818.078 zł (w tym w paragrafie 0830 – 730.000 zł). Zaawansowanie planu dochodów z tytułu usług po 3 kwartałach 2012 r. wynosiło zaledwie 47,8% (349.008,20 zł), a w porównaniu z wykonaniem za 2011 r. wskaźnik wynosi 61,9%.

Zalecono planowanie dochodów realizowanych przez ZUK na uzasadnionym poziomie, w szczególności mając na uwadze unikanie sprzeczności między planem dochodów a zakładanymi w taryfach przychodami z zaopatrzenia w wodę i odprowadzania ścieków.

W trakcie kontroli gospodarki finansowej miasta Białystok uwagę zwrócono na niskie wykonanie dochodów budżetu za 2011 r. w stosunku do planu w niektórych podziałkach klasyfikacji budżetowej. Jak ustalono, w dziale 600 „Transport i łączność”, rozdz. 60004 „Lokalny transport zbiorowy”, par. 6207 „Dotacje celowe w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich…” dochody wykonano w 50,71%, zaś wykonanie dochodów w dziale 710 „Działalność usługowa”, rozdz. 71095 „Pozostała działalność”, par. 6207 wynosiło 78,14%, a w par. 6209 – 10,60%. Powodem tego stanu rzeczy było m.in. bezpodstawne (w świetle postanowień zawartych umów przewidujących terminy realizacji dochodów i wydatków dla poszczególnych projektów) zaplanowanie w budżecie na 2011 rok dochodów w kwocie 40.147.486,18 zł i wydatków w wysokości 47.014.976 zł.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o planowanie na dany rok dochodów i wydatków budżetu związanych z realizacją projektów objętych dofinansowaniem ze źródeł zewnętrznych w wysokości mającej uzasadnienie w harmonogramach realizacji zawartych umów, mając na uwadze m.in. wpływ rzetelności tych założeń na zasadność zaciągania zobowiązań zwiększających dług miasta.

Ustalono, że miasto Białystok – w związku z brakiem płynności finansowej – w trakcie 2011 i 2012 r. dokonywało przejściowych „zapożyczeń” środków pieniężnych na finansowanie budżetu z innych rachunków bankowych, tj. rachunków środków depozytowych i rachunku ZFŚS. „Pożyczki” w latach, o których mowa wyniosły odpowiednio: 10.627.000 zł i 5.900.000 zł.

Zalecono zaniechanie przejściowego angażowania w finansowanie budżetu środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz środków depozytowych.

W Urzędzie Gminy Nowy Dwór bezpodstawnie przekazywano środki z rachunku budżetu na rachunek sum depozytowych, które były następnie zwracane, po upływie różnych okresów, na rachunek budżetu. Ogółem w 2011 r. operacje te dotyczyły kwoty 173.245 zł. Operacji tych dokonywano w związku z otrzymaniem dotacji celowych „aby mieć środki na pokrycie wykonania zadań”. W efekcie doszło do przejściowego wypaczania danych ewidencyjnych w zakresie dochodów i wydatków, gdyż przekazanie środków na rachunek depozytowy księgowano jako bezpodstawne zmniejszenie dochodów lub jako rzekome wydatki a przy zwrocie środków na rachunek budżetu stosowano zapisy ujemne (jako korekta wcześniejszej operacji) naruszając zasadę ewidencji zgodnie z danymi wyciągów bankowych. Kontrola wykazała ponadto nieprawidłowe ewidencjonowanie środków pieniężnych wniesionych przez wykonawcę tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Środki te, w wysokości 60.003,50 zł ujęto na rachunku bankowym ewidencjonowanym w księgach budżetu na koncie 133-1, zamiast w ewidencji księgowej Urzędu jako jednostki budżetowej na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”. W czasie kontroli dokonano stosownego przeksięgowania. Poza tym, stan tych środków był niezgodny z bankowym potwierdzeniem salda na 31 grudnia 2011 r. o kwotę 13.277,62 zł odpowiadającą naliczonym przez bank odsetkom. W czasie kontroli w księgach 2012 r. doksięgowano naliczone przez bank odsetki według stanu na 31 grudnia 2011 r.

         Zalecono bezwzględne zaniechanie przelewania środków budżetu na rachunek depozytowy, księgowanie obrotów i sald rachunku depozytowego na koncie 139 w księgach Urzędu jako jednostki budżetowej, a także bieżące wyjaśnianie i rozliczanie w księgach rachunkowych różnic między danymi bankowych potwierdzeń sald a danymi wynikającymi z ksiąg.

Badanie procedury opracowywania i podejmowania uchwały budżetowej gminy Michałowo na 2011 r. wykazało nieprawidłowość polegającą na bezpodstawnym pominięciu w uchwale budżetowej wydatków na przedsięwzięcia zgłoszone przez sołectwa. Projekt uchwały budżetowej z dnia 12 listopada 2010 r. wyodrębniał kwotę 155.842 zł na realizację przedsięwzięć w ramach funduszu sołeckiego. Brak natomiast stosownych postanowień w tym zakresie w uchwale budżetowej podjętej przez Radę Miejską w dniu 30 grudnia 2010 r. Uchwałą z dnia 22 marca 2010 r. Rada Miejska wyraziła zgodę na wyodrębnienie funduszu sołeckiego w budżecie gminy Michałowo na 2011 r., a następnie – uchwałą z 30 grudnia 2010 r. – podjęła próbę wygaszenia mocy obowiązującej tej uchwały. Uchwałą z dnia 4 lutego 2011 r. Kolegium RIO w Białymstoku stwierdziło nieważność uchwały Rady Miejskiej z 30 grudnia 2010 r., jako podjętej z istotnym naruszeniem prawa. Analiza działań Burmistrza podjętych w związku z uchwałą Rady Miejskiej z dnia 22 marca 2010 r. wykazała ich zgodność z przepisami ustawy o funduszu sołeckim, m.in. przyjęto 12 prawidłowych wniosków sołectw i odrzucono 2 wnioski obarczone błędami.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o uwzględnianie wskazówek Kolegium RIO skierowanych w roku postępowania nadzorczego, mając na uwadze ustalone podczas kontroli okoliczności świadczące o sprzeczności z prawem uchwały budżetowej na 2011 r. w części dotyczącej pominięcia wydatków na realizację przedsięwzięć w ramach funduszu sołeckiego.

W mieście Wasilków mimo podjęcia przez Radę uchwały w sprawie wyrażenia zgody na wyodrębnienie funduszu w budżecie na 2010 r., w uchwale budżetowej na 2010 r. nie znalazły się żadne postanowienia dotyczące przedsięwzięć realizowanych z funduszu sołeckiego. Kontrolującym nie okazano oryginalnych dokumentów wniosków sołectw. Analiza prowadzonego w Urzędzie w formie elektronicznej „Dziennika korespondencji przychodzącej” pozwoliła ustalić istnienie, wśród zachowanych „skanów” pism wpływających, danych o 6 wnioskach złożonych ustawowym w terminie przez sołectwa w sprawie przeznaczenia funduszu sołeckiego w 2010 r. Informacje o odrzuceniu wniosku (wymagane art. 4 ust. 5 ustawy o funduszu sołeckim), na podstawie których sołtysi mogliby odwołać się do Rady Miejskiej, nie zostały im jednakże przekazane. Poza tym, w wyniku przyjęcia niewłaściwych danych nieprawidłowo obliczono wysokość funduszu sołeckiego zaniżając jego wysokość dla poszczególnych sołectw o łączną kwotę 16.493,97 zł na 2010 r. i 6.131,26 zł na 2011 r.

Rekomendowano ustalanie kwoty bazowej na potrzeby obliczenia funduszu sołeckiego na podstawie danych za rok poprzedzający o 2 lata rok wydatkowania środków funduszu, jak to wynika z art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim, a także zawiadamianie sołtysa o odrzuceniu złożonego wniosku, mając na uwadze zapewnienie sołtysowi możliwości złożenia odwołania do Rady Miejskiej.

5. W zakresie pozyskiwania dochodów i przychodów:

- niezachowywanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości, podatkiem rolnym, podatkiem leśnym i podatkiem od środków transportowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 4, 3, 3 i 2 gminach;

- nieweryfikowanie lub nierzetelne weryfikowanie deklaracji podatkowych składanych przez podatników w zakresie poszczególnych podatków lokalnych: podatku od nieruchomości (w 13 gminach), podatku rolnego (w 11 gminach), podatku leśnego (w 7 gminach), podatku od środków transportowych (w 6 gminach);

- ustalanie lub określanie wysokości zobowiązania podatkowego w poszczególnych podatkach lokalnych niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub uchwałami rady gminy: w podatku od nieruchomości (w 7 gminach), podatku rolnym (w 13 gminach), podatku leśnym (w 7 gminach), podatku od środków transportowych (w 3 gminie);

- nieprawidłowe udzielanie ulg i zwolnień w podatku rolnym (w 8 gminach);

- nieprzestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej przy udzielaniu ulg w zapłacie poszczególnych podatków lokalnych (w szczególności obowiązku podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, w tym zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego): podatku od nieruchomości (w 15 gminach), podatku rolnego (w 18 gminach), podatku leśnego (w 14 gminach), podatku od środków transportowych (w 16 gminach);

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie inkasentów z pobranych dochodów – w 5 kontrolowanych gminach;

- niewłaściwe podejmowanie lub zaniechanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych wobec zalegających z zapłatą podatków i opłat lokalnych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 17 gminach;

- niepobieranie lub pobieranie w nieprawidłowej wysokości odsetek od nieterminowych wpłat należności budżetowych, w tym nieprzerachowywanie dokonanych bez odsetek wpłat zaległości podatkowych na należność główną i odsetki za zwłokę – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 17 jednostkach kontrolowanych;

- niedoręczenie lub nieprawidłowe doręczenie decyzji wymiarowych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych;

- nieterminowe składanie deklaracji podatkowych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych;

- nieterminowe wpłaty podatków - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych;

- nieustalanie albo ustalanie lub pobieranie dochodów z majątku w sposób niezgodny z przepisami prawa bądź zawartymi umowami – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 21 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości przy pobieraniu opłaty za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych;

- niepodejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania dochodów niepodatkowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 13 jednostkach kontrolowanych;

- dopuszczenie do przedawnienia podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 1 i w 9 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości przy pobieraniu innych dochodów, w tym opłat lokalnych, opłaty skarbowej oraz innych opłat (np. renty planistycznej, opłaty adiacenckiej) lub ich niepobieranie - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 3, 3 i 7 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości dotyczące dochodów gromadzonych przez jednostki oświatowe na wydzielonym rachunku dochodów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe ustalanie cen za usługi użyteczności publicznej (dostawa wody, ciepła, odbiór odpadów komunalnych) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 10 kontrolowanych jednostkach;

- brak uzgodnienia przez dyrektora szkoły z organem prowadzącym warunków korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokości opłat za posiłki - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 kontrolowanych jednostkach;

- nienależnie otrzymana dotacja tytułem zwrotu wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 gminie.

W mieście Łomża w następstwie ustaleń kontroli prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości i podatkiem rolnym Prezydent Miasta wyegzekwował od podatników korekty informacji i deklaracji. Na podstawie złożonych korekt, do czasu udzielenia przez Prezydenta Miasta odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych, ustalony został i wpłacony przez podatników podatek od nieruchomości w kwocie 161.898 zł oraz podatek rolny i łączne zobowiązanie pieniężne w kwocie 5.868 zł. Łącznie osiągnięte przez miasto w wyniku kontroli korzyści z tytułu wpłaconych podatków wyniosły 167.766 zł.

W wyniku kontroli Wójt Gminy Narewka wezwał podatnika do złożenia deklaracji w sprawie podatku od nieruchomości w związku z posiadaniem budynków biurowo-administracyjnych na terenie gminy. Nadleśnictwo złożyło stosowną korektę deklaracji oraz dokonało wpłaty podatku od nieruchomości w kwocie 11.371 zł. Na skutek nieprawidłowego opodatkowania gruntów kopalnianych, poddanych procesowi rekultywacji w latach 2007 – 2012, gmina utraciła dochody z tytułu podatku od nieruchomości na łączną kwotę 398.445,65 zł. Wszczęto w tej sprawie postępowanie podatkowe mające na celu określenie wysokości zobowiązania w podatku od nieruchomości. Stwierdzono ponadto, że Urząd Gminy błędnie ustalił wartość ciążącego na nim podatku od nieruchomości, w wyniku czego zaniżył zadeklarowany podatek za rok 2011 o kwotę 592.359,74 zł oraz wartość podatku od przedmiotów opodatkowania zwolnionych o kwotę 118.187,26 zł, natomiast w 2012 roku odpowiednio o kwoty 62.979,66 zł i 41.375, 74 zł. Poza tym, w związku z wadliwym zadeklarowaniem przez podatnika gruntów jako zwolnione zaniżono wartość podatku o kwotę 97.041 zł.

W gminie Czeremcha brak reakcji organu podatkowego na niewłaściwe deklarowanie przez podatników – osoby prawne prowadzące działalność gospodarczą – gruntów i budynków do opodatkowania stawką przewidzianą dla przedmiotów opodatkowania pozostałych, spowodował zaniżenie dochodów z tytułu podatku od nieruchomości na kwotę 18.662,02 zł. W wyniku działań kontrolnych wystąpiono z wezwaniem do podatników o złożenie korekty deklaracji podatku za lata 2007-2012. Błędy wystąpiły także w deklaracji złożonej przez Urząd Gminy, w której stwierdzono zaniżenie wartości przedmiotów zwolnionych uchwałą Rady Gminy na kwotę 51.871,62 zł. Powyższe skutkowało nieprawidłową prezentacją skutków udzielonych przez Radę Gminy ulg i zwolnień w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP za 2011 rok o wskazaną kwotę. Poinformowano o sporządzeniu korekt obu sprawozdań.

W wykonaniu zaleceń pokontrolnych wystosowanych do gminy Kulesze Kościelne, dotyczących wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych, została złożona korekta deklaracji, w której zostały wykazane grunty pod działalność gospodarczą, grunty pozostałe, budynki pozostałe i budowle skutkująca wzrostem podatku od nieruchomości o kwotę 10.426 zł.

W deklaracji podatkowej złożonej przez Urząd Miejski w Choroszczy błędnie zadeklarowano powierzchnię dróg wewnętrznych, zwolnionych uchwałą Rady Miejskiej, co mało to wpływ na prawidłowość danych zawartych w rocznym sprawozdaniu Rb-PDP za rok 2011. W wyniku ustaleń kontroli została złożona korekta deklaracji na podatek od nieruchomości w zakresie opodatkowania dróg gminnych. Jej złożenie, co potwierdzono w odpowiedzi na zalecania pokontrolne, spowodowało zwiększenie skutków obniżenia górnych stawek podatków o 290.348 zł oraz skutków udzielonych ulg i zwolnień o 453.669 zł.

W wyniku badania rzetelności i prawidłowości sporządzania sprawozdania Rb-PDP przez miasto Szepietowo stwierdzono zaniżenie, w podatku od nieruchomości, kwoty skutków obniżenia górnych stawek o 39.600 zł. W trakcie kontroli skorygowane sprawozdania Rb-PDP i Rb-27S za 2011 r. wysłano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

Powiat Suwalski zawarł 1 października 2008 r. umowę dzierżawy nieruchomości w celu eksploatacji kruszywa naturalnego na okres 3 lat za kwotę czynszu 808.000 zł, płatną w trzech ratach rocznych. Zaległość na dzień kontroli wynosiła 441.946,82 zł. Dzierżawca zwracał się o przesunięcie terminu płatności czynszu, obniżenie czynszu oraz przedłużenie umowy, powołując się na przesłanki z art. 357¹ k.c. Mimo braku oceny przez sąd zasadności żądań dzierżawcy o zmianę postanowień umowy, w dniu 1 lutego 2011 r. radca prawny Starostwa zawarł z dzierżawcą ugodę, według której powiat wydłużył o 3 lata i 3 miesiące dotychczasową umowę dzierżawy – bez ustanowienia czynszu za ten okres, bez wymaganej zgody Rady Powiatu i z pominięciem trybu przetargowego.

W wystąpieniu pokontrolnym wskazano na obowiązek ustalania czynszu dzierżawnego za okres, na jaki udostępnia się nieruchomość do używania i pobierania pożytków oraz rozważenie możliwości rozwiązania umowy z dzierżawcą nieruchomości wykorzystywanej do eksploatacji kruszywa naturalnego.

Gmina Kulesze Kościelne wydzierżawiła nieruchomość gruntową zabudowaną o pow. 10.200 m² z przeznaczeniem na prowadzenie imprez kulturalno-oświatowych za czynsz wynoszący 2.600 zł miesięcznie. W umowie określono zasady waloryzacji czynszu. W latach 2007-2009 stosowano zaniżony wskaźnik waloryzacji, a w latach 2010-2011 zaniechano jej w ogóle zaniżając dochody o 11.220,15 zł. W trakcie kontroli ustalono należność, zaś dzierżawca wpłacił kwotę należną za 3 ostatnie lata, wynoszącą 8.674,83 zł. Ponadto w gminie tej, w wyniku pominięcia w 3 umowach najmu z NZOZ kwestii ponoszenia kosztów opłat związanych z bieżącą działalnością najemcy (m.in. energia, woda, sprzątanie) wydatki gminy ponoszone na te cele przewyższyły dochody z najmu - w 2011 r. o 16.432,90 zł, zaś w 2010 r. o kwotę 7.110,23 zł. W stosunku do tych najemców zaniechano także waloryzacji czynszu najmu, mimo że umowy zawierały stosowne postanowienia w tym przedmiocie. Skutek finansowy zaniechania waloryzacji czynszu wynosi 4.132,07 zł za lata 2007-2012 (do 31 sierpnia 2012 r.), w tym za ostatnie 3 lata 2.801,59 zł. W trakcie kontroli wystawiono faktury obciążające najemców waloryzacją czynszu za lata ubiegłe na kwotę 2.801,59 zł, z czego – jak wynika z załączonych do protokołu przelewów – do dnia podpisania protokołu uiszczona została kwota 1.284,60 zł.

Rekomendowano wzmożenie nadzoru nad pracownikiem zobowiązanym do naliczania czynszu w zakresie dokonywania waloryzacji wysokości czynszu oraz obciążanie najemców pomieszczeń w budynku „NZOZ” kosztami związanymi z prowadzeniem przez nich działalności gospodarczej.

Pomimo ustalenia uchwałami Rady Miasta Hajnówka z 2006 r. w sprawie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego 30%-owej stawki służącej naliczeniu opłaty planistycznej i obrotu w latach 2007-2011 nieruchomościami objętymi zmianami planu, dochody z tytułu opłaty nie były ustalane. Nie zlecano wyceny wzrostu wartości nieruchomości. Obowiązki w tym zakresie nie zostały przypisane żadnemu pracownikowi Urzędu. Porównanie przez kontrolujących cen stosowanych w obrocie przed i po zmianie planu przesądza o wzroście wartości nieruchomości. Miasto Hajnówka nie realizowało również żadnych dochodów z opłat adiacenckich związanych ze wzrostem wartości nieruchomości spowodowanym wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej lub podziałem nieruchomości, mimo okoliczności uzasadniających wszczęcie postępowań.

Wskazano na obowiązek niezwłocznego podejmowania czynności w celu naliczenia renty planistycznej oraz ustalania opłat adiacenckich, a także pisemnego powierzenia pracownikowi Urzędu obowiązków w zakresie ustalania podstaw do wszczęcia postępowania zmierzającego do naliczenia opłaty planistycznej.

Kontrola dochodów z opłat adiacenckich naliczanych od wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego ich podziałem, przeprowadzona w mieście Łomża na przykładzie 5 decyzji podziałowych wydanych w 2008 r., wykazała brak działań zmierzających do ustalenia opłat w 2 przypadkach. Za wnioskiem o powinności podjęcia działań zmierzających do ustalenia czy nastąpił wzrost wartości nieruchomości, stosownie do przepisów art. 98a ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, przemawiał m.in. fakt, że przy analogicznym stanie faktycznym, kontrolowana jednostka ustaliła i wyegzekwowała opłatę. W stosunku do decyzji zatwierdzających podziały nieruchomości objętych kontrolą miasto straciło uprawnienie do ustalenia opłaty adiacenckiej z uwagi na upływ 3-letniego terminu.

Wnioskowano o podejmowanie działań zmierzających do ustalenia wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego ich podziałem z uwzględnieniem 3-letniego terminu.

Objęte kontrolą podziały nieruchomości dokonane przez miasto Białystok w 2009 r. tylko w nielicznych przypadkach zakończyły się naliczeniem i wyegzekwaniem opłaty adiacenckiej. Jako powód nieustalenia opłaty adiacenckiej, w przypadkach podziałów nieruchomosci na 2 działki, wskazywano brak wzrostu wartości nieruchomości (stwierdzany pomimo braku potwierdzenia w operacie szacunkowym) oraz znaczące koszty sporządzenia wyceny. W innych sytuacjach odstępowano od zlecenia wyceny wzrostu nieruchomości argumentując to faktem istniejących problemów z wyłonieniem rzeczoznawcy oraz długotrwałością postępowań przetargowych i czasu realizacji umowy przez wykonawcę, co uniemożliwia organowi I instancji ustalenie opłaty w 3-letnim terminie określonym art. 98a ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Brak dochodów z tytułu opłaty adiacenckiej w pozostałych przypadkach wynikał z powstrzymania się od działań w celu ustalania opłat adiacenckich oraz opieszałości działań Urzędu Miejskiego (Departamentu Skarbu) w zakresie wszczynania postępowań i prowadzenia postępowań już wszczętych. Potwierdziły to m.in. dwa zbadane postępowania, w których decyzje ustalające opłatę adiacencką zostały wydane: na 10 i 34 dni przed upływem 3-letniego terminu; z powodu odwołań złożonych do SKO i – w konsekwencji – braku możliwości uprawomocnienia się decyzji przed jego upływem, oba postępowania na etapie ponownego rozpatrzenia sprawy zostały umorzone. Skutkiem postępowań niezakończonych decyzją ostateczną przed upływem 3-letniego terminu i następnie umorzonych była utrata przez budżet miasta dochodów na kwotę 377.365,20 zł (ustalona kwota dotyczyła wyłącznie podziałów nieruchomości dokonanych w 2009 r.).

Wnioskowano o wzmożenie nadzoru nad funkcjonowaniem Departamentu Skarbu w zakresie wszczynania i sposobu prowadzenia postępowań zmierzających do ustalenia opłat adiacenckich.

Kontrola ustalania przez miasto Białystok opłat z tytułu renty planistycznej dokonana na przykładzie zmiany planu zagospodarowania przestrzennego, która weszła w życie 30 lipca 2007 r. wykazała, że mimo 10 przypadków zbycia po zmianie planu nieruchomości objętych zmianą planu, dochody z tytułu renty planistycznej nie były ustalane. Powodem odstąpienia od naliczenia opłaty, stwierdzonym na przykładzie dwóch szczegółowo przeanalizowanych przypadków, był „brak zmiany przeznaczenia” uzasadniany faktem wydania dla nieruchomości, przed wejściem w życie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, decyzji o warunkach zabudowy. Decyzje uprawomocniły się w dniach 5 luty i 5 kwietnia 2007 r., tj. na krótko przed uchwaleniem planu zagospodarowania przestrzennego. W opisanych przypadkach organ nie skorzystał z możliwości zawieszenia postępowania administracyjnego w sprawie ustalenia warunków zabudowy postępowania (maksymalnie do 29 września i 25 listopada 2007 r.), co skutkowałoby wejściem w życie planu w czasie zawieszenia i umożliwiłoby wszczęcie postępowania w sprawie naliczenia opłaty planistycznej z powodu wzrostu wartości nieruchomości wynikającego ze zmiany przeznaczenia nieruchomości w wyniku uchwalenia planu.

Zalecono korzystanie z możliwości zawieszenia postępowania w sprawie wydania decyzji o warunkach zabudowy, mając na uwadze zachowanie prawa do ewentualnego późniejszego ustalenia dochodów z tytułu opłaty planistycznej.

W wyniku badania dochodów i wydatków realizowanych za pośrednictwem wyodrębnionego w Zespole Szkół Zawodowych w Sokółce rachunku, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, stwierdzono, że gromadzone były na nim m.in. dochody z najmu pomieszczeń oraz z dzierżawy placu szkolnego w oparciu o umowy zawarte na okres 3 lat. Łącznie w 2011 r. wyniosły one 49.055,56 zł. Pozostawało to w sprzeczności z postanowieniami uchwały Rady Powiatu Sokólskiego, która przewidywała, że źródłem dochodów gromadzonych przez Zespół mogą być opłaty za jednorazowy wynajem pomieszczeń szkolnych; czynsz dzierżawny nie został w ogóle wymieniony jako źródło dochodów podlegających gromadzeniu na wyodrębnionym rachunku.

         W piśmie skierowanym do Zarządu Powiatu wnioskowano o egzekwowanie od Zespołu odprowadzania do budżetu dochodów z umów najmu pomieszczeń szkolnych, niemających charakteru jednorazowegooraz z umów dzierżawy albo przedłożeniu Radzie Powiatu stosownego projektu uchwały zmieniającej katalog źródeł dochodów, które jednostki oświatowe mogą gromadzić na wyodrębnionych rachunkach. Dyrektorowi jednostki zalecono zaś odprowadzanie do budżetu powiatu zrealizowanych dochodów z powyższych tytułów do czasu ewentualnej zmiany uchwały.

Gmina Narewka osiągała dochody z opłat za trwały zarząd nieruchomościami ustanowiony na rzecz Zespołu Szkół w Narewce w wysokości 0,3% ceny nieruchomości, tj. 11.933,43 zł i na rzecz Gminnego Ośrodka Kultury w Narewce w wysokości 0,3% ceny nieruchomości, tj. 604,47 zł. Ustalenie opłaty za trwały zarząd nieruchomością ustanowiony na rzecz jednostki oświatowej pozostaje w sprzeczności z art. 81 ust. 1 ustawy o systemie oświaty, który zwalnia publiczne szkoły z opłat za trwały zarząd. Trwały zarząd jest formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (jednostki i zakłady budżetowe), a zatem jego ustanowienie na rzecz instytucji kultury było bezpodstawne.

Zalecono zaniechanie pobierania opłat za trwały zarząd nieruchomościami ustanowiony na rzecz Zespołu Szkół wraz ze stwierdzeniem nieważności decyzji przewidującej opłatę, a także stwierdzenie nieważności decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami przez GOK.

Na konto budżetu gminy Nowinka w 2011 r. wpłynęły darowizny w wysokości 21.600 zł z przeznaczeniem na pokrycie kosztów sporządzenia studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy. Pobieranie środków pieniężnych od mieszkańców na wskazany cel narusza postanowienia ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, z których jednoznacznie wynika, że koszty sporządzenia studium obciążają budżet gminy. Rada Gminy uchwałą z 29 czerwca 2011 r. postanowiła o przystąpieniu do sporządzenia zmiany studium, biorąc pod uwagę m.in. wnioski właścicieli nieruchomości zmierzających do zwiększenia obszarów przewidzianych do zabudowy, zaś w II półroczu 2011 r. Wójt zawarł 43 umowy z osobami zainteresowanymi (właścicielami gruntów) zmianami studium. Także gmina Płaska uzyskała dochody w wysokości 9.449,58 zł tytułem wpłat na współfinansowanie sporządzenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, pobierane na podstawie zawartych umów. Terminowe wniesienie wpłaty określonej w umowie określono jako warunek sporządzenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego danej działki.

W wystąpieniach pokontrolnych wskazano na konieczność zaniechania zawierania umów i pobierania wpłat z przeznaczeniem na sporządzenie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy.

Analiza realizacji umowy dzierżawy pomiędzy gminą Płaska a Polską Telefonią Cyfrową wykazała, że nie została wystawiona faktura VAT za dzierżawę działki za IV kwartał 2011 r. na kwotę 4.298,57 zł. Dopiero po stwierdzeniu tego faktu przez kontrolujących, faktura VAT została wystawiona. Czynsz we wskazanej kwocie wpłynął na rachunek budżetu gminy w dniu 5 listopada 2012 r. (w trakcie trwania kontroli).

Wójtowi zalecono wzmożenie nadzoru nad prawidłowością obciążania dzierżawców czynszem przez pracowników Urzędu, do obowiązków których należało wystawianie faktur.

Ustalenia w dniu 30 września 2011 r. taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków w gminie Narew dokonano w oparciu o koszty funkcjonowania oczyszczalni poniesione w okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia 2011 r., zamiast przy uwzględnieniu kosztów związanych ze świadczeniem usług poniesionych w poprzednim roku obrachunkowym. Ponadto z ustaleń kontroli wynika, że wysokość stawki zaproponowana Radzie przez Wójta była niższa o 1,25 zł od kalkulacji kosztów, co spowodowało rozbieżność między treścią wniosku a stawką ustaloną na podstawie kosztów przyjętych do kalkulacji. Prawidłowo Rada Gminy Narew winna podjąć uchwałę zatwierdzającą w odniesieniu do wynikającej z kalkulacji stawki 5,57 zł oraz ustalić ewentualną dopłatę do tej stawki, w wyniku czego zmniejszona zostałaby wysokość obciążenia odbiorców.

Rekomendowano kalkulowanie taryf na podstawie kosztów poniesionych w poprzednim roku obrachunkowym oraz przedkładanie Radzie wniosku o zatwierdzenie taryf ustalonych na podstawie kalkulacji kosztów.

Miasto Białystok poniosło koszty odsetek za zwłokę w wysokości 13.633,97 zł z powodu nieprawidłowego przeprowadzenia przez Specjalną Suwalską Strefę Ekonomiczną przetargu na zbycie nieruchomości. Mimo, że w przetargu wpłynęła oferta w wysokości ceny wywoławczej, doszło do zatwierdzenia w dniu 14 grudnia 2010 r. przetargu obarczonego wadą, zamiast stwierdzenia wyniku negatywnego. Dopiero uchwałą Zarządu SSSE z dnia 11 lutego 2011 r. postanowiono, że w wyniku ponownej oceny ofert odbyty przetarg zakończył się wynikiem negatywnym, co uzasadniało zwrot wadium. Zapłaty odsetek dokonało Miasto, podczas gdy organizowanie i przeprowadzanie przetargów na zbycie nieruchomości położonych na terenie Białegostoku w Podstrefie zleciło umową SSSE. Wyrównanie szkody powstałej na skutek nienależytego wykonania przez SSSE zobowiązania powinno obciążyć dłużnika (SSSE).

W wykonaniu wniosków pokontrolnych Prezydent Białegostoku wystąpił do Zarządu SSSE z roszczeniem o wyrównanie szkody polegającej na opłaceniu z budżetu miasta kosztów odsetek w wysokości 13.633,97 zł.

Kontrola funduszu sołeckiego w gminie Krypno wykazała nieprawidłowości w realizacji wniosku złożonego w dniu 28 września 2009 r. przez sołectwo Góra. Wniosek przewidywał jako przedsięwzięcia remont świetlicy wiejskiej za kwotę 10.322 zł oraz zakup krzeseł i stołków do sali świetlicy za kwotę 5.000 zł. Kontrolowana jednostka zaliczyła do wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2010 r. kwotę 15.322 zł, która jednakże w zakresie sumy 13.171,70 zł  została przeznaczona na przedsięwzięcie nie wskazane we wniosku sołectwa, tj. zakup hełmu strażackiego, ubrań specjalnych, rękawic strażackich i aparatu strażackiego. W ocenie Izby kwota ta nie mogła zostać ujęta we wniosku do PUW w Białymstoku o zwrot części wydatków poniesionych w ramach funduszu w 2010 r.

Poinformowano Wojewodę Podlaskiego o stwierdzonych podstawach do wystąpienia o zwrot części otrzymanej przez gminę dotacji celowej w wysokości 2.634,34 zł.

6. W zakresie zaciągania zobowiązań i realizacji wydatków:

- przekroczenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań jednostki – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej;

- przekroczenie upoważnienia do dokonywania wydatków budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych;

- niezgodne z obowiązującymi przepisami ustalanie (w tym w regulacjach wewnętrznych) i wypłacanie wynagrodzeń dla pracowników, powodujące zarówno ich zawyżenie, jak i zaniżenie – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 28 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe zlecanie i rozliczanie kosztów podróży służbowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 25 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe naliczanie odpisów na fundusz świadczeń socjalnych lub nieterminowe odprowadzanie środków finansowych na rachunek bankowy funduszu – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 9 jednostkach kontrolowanych, a także wykorzystywanie środków funduszu niezgodnie z ustawą lub przyjętym regulaminem wewnętrznym (w 1 jednostce);

- nieterminowe opłacanie składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych i Fundusz Pracy - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 kontrolowanych jednostkach;

- dokonywanie wydatków na zadania nieobjęte programem profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 kontrolowanych gminach;

- brak kontrasygnowania przez skarbników umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, świadczące jednocześnie o braku należytej kontroli wewnętrznej i nierzetelnym ponoszeniu wydatków budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowości w zakresie ustalania i wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających dla nauczycieli oraz nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, w tym mające wpływ na ustalenie wysokości kwoty podlegającej wypłacie w postaci jednorazowych dodatków uzupełniających nauczycieli – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 10 i w 2 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowe (zawyżone) przydzielenie godzin ponadwymiarowych nauczycielowi zajmującemu stanowisko kierownicze - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowości przy ustalaniu kwot zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego zakupionego przez producentów rolnych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 kontrolowanych gminach;

- realizowanie wydatków budżetowych z naruszeniem podstawowej zasady gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, iż wydatki publiczne powinny być ponoszone w sposób celowy i oszczędny, z uzyskaniem najlepszych efektów z danych nakładów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 8 jednostkach kontrolowanych;

- traktowanie jako wydatków budżetowych przelewów środków dla własnych jednostek budżetowych na realizację zadań j.s.t. powodujące przejściową nierzetelność danych sprawozdawczych - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie.

Gmina Nowy Dwór zaciągnęła w dniu 19 lipca 2010 r. zobowiązanie dotyczące remontu nawierzchni ul. Plac Rynkowy w Nowym Dworze w kwocie wykraczającej o 46.594,16 zł poza zakres upoważnienia wyznaczonego na 2010 r. planem wydatków budżetowych w rozdziale 60016 „Drogi publiczne gminne”, par. 4270 „Zakup usług remontowych”. Analiza operacji opłacenia faktury za przedmiotowe zadanie wykazała ponadto, że wydatku w wysokości 14.840,46 zł dokonano z przekroczeniem zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych określonego uchwałą budżetową na 2011 r. w rozdziale 60016 par. 4270. Zastosowano niewłaściwą podziałkę klasyfikacji (ujmując wydatek do par. 4300), co stanowiło działanie mające ukryć brak upoważnienia do dokonania wydatku na remont drogi w wymaganej wysokości.

         Wójtowi zalecono zaciąganie zobowiązań do wysokości kwot ustalonych w planie finansowym oraz planowanie wydatków budżetowych w poszczególnych podziałkach klasyfikacyjnych w sposób umożliwiający sfinansowanie zobowiązań podlegających opłaceniu w danym roku budżetowym.

Kontrola w VI LO w Białymstoku wykazała przekroczenie limitu wydatków określonego w par. 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników” w rozdziałach 80120 „Licea ogólnokształcące” i 85401 „Świetlice szkolne” oraz w par. 4110 „Składki na ubezpieczenie społeczne” w rozdz. 80120 w łącznej wysokości 242.958,17 zł. Stwierdzono, że wniosek w sprawie zmiany planu finansowego umożliwiającej terminowe opłacenie wynagrodzeń i pochodnych został złożony przez dyrektora Liceum w Departamencie Edukacji, Kultury i Sportu w dniu 18 listopada 2011 r. Środki finansowe niezbędne do zapłaty wynagrodzeń i pochodnych wpłynęły na rachunek bankowy jednostki w dniach 1, 5 i 9 grudnia 2011 r. Informację o zmianie planu finansowego jednostka otrzymała jednakże z Departamentu Edukacji, Kultury i Sportu dopiero w dniach 12 i 19 grudnia 2011 r. Przyczyną nieprawidłowości, potwierdzoną odstępami pomiędzy datami dokonania zmian planu a datami zawiadomień o dokonanych zmianach planu dochodów i wydatków wprowadzanych w toku wykonywania budżetu, była opieszałość działań Departamentu Edukacji, Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Białymstoku, który nie przekazał do upływu terminu wypłaty wynagrodzeń stosownych informacji stanowiących podstawę zmian w planie finansowym szkoły.

Dyrektorowi Liceum zalecono dokonywanie wydatków do wysokości limitów określonych w aktualnej wersji planu finansowego. W wystąpieniu adresowanym do Prezydenta Białegostoku wskazano na konieczność kształtowania wysokości planu wydatków na wynagrodzenia i pochodne jednostek oświatowych w sposób zapewniający limity wydatków na ich sfinansowanie w tych dniach, w których muszą być one poniesione zgodnie z odrębnymi przepisami; tym celu m.in. zobowiązanie Departamentu Edukacji, Kultury i Sportu do niezwłocznego zawiadamiania jednostek o dokonanych zmianach w budżecie.

Kontrola wydatków na wynagrodzenia nauczycieli w Szkole Podstawowej w Wasilkowie wykazała naruszenie art. 9c ust. 4 Karty Nauczyciela, polegające na otrzymywaniu przez dyrektora i wicedyrektora Szkoły dodatku funkcyjnego z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu. Zgodnie z przywołanym przepisem funkcji tej w szkole prowadzonej przez j.s.t. nie może pełnić nauczyciel zatrudniony na stanowisku kierowniczym. Łącznie w okresie od 1 września 2010 r. do 31 października 2012 r. wypłacono dyrektorowi dodatki za pełnienie funkcji opiekuna stażu w wysokości 19.200 zł, zaś wicedyrektorowi w wysokości 6.300 zł.

Dyrektorowi zalecono zaniechanie wykonywania funkcji opiekuna stażu oraz powierzania tej funkcji wicedyrektorowi. W dodatkowym wystąpieniu Burmistrzowi wskazano na zaniechanie przyznawania dyrektorom szkół funkcji opiekuna stażu.

W zakresie wydatków na wynagrodzenia ponoszonych w Urzędzie Miasta Hajnówka stwierdzono zawyżenie wynagrodzenia zasadniczego zastępcy Burmistrza i Skarbnika. W dniu 4 maja 2010 r. przyznano tym pracownikom wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 5.700 zł, podczas gdy zgodnie z obowiązującymi przepisami maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego w gminie o liczbie ludności od 15 do 100 tys. mieszkańców wynosił 5.200 zł. Łącznie w zbadanym okresie wypłacono wynagrodzenie zasadnicze przekraczające maksymalny poziom o 22.000 zł, zawyżono dodatki za wysługę lat o 3.600 zł oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne o 2.088,45 zł. Łączny skutek – 27.688,45 zł. W dniu 15 marca 2012 r. wymienionym osobom Burmistrz zaproponował nowe warunki płacy (obniżenie wysokości wynagrodzeń zasadniczych); zostały one przyjęte.

Badając wydatki dotyczące wynagrodzeń w gminie Kulesze Kościelne stwierdzono, że w dniu 26 czerwca 2010 r. Wójtowi wypłacona została bezpodstawnie kwota 21.943 zł netto (26.760 zł brutto) tytułem nagrody jubileuszowej. Z okazanej dokumentacji wynikało, że udokumentowany staż pracy (tj. 40 lat) Wójt osiągnął 26 stycznia 2011 r. i po tej dacie mogła być wypłacona nagroda jubileuszowa. Należy dodać, że w piśmie zatytułowanym „Propozycje do budżetu Gminy na 2010 r.…” podpisanym przez inspektora ds. kadrowych w pozycji nagrody jubileuszowe nie planowano nagrody dla Wójta. W tej samej jednostce Wójt w dniu 23 grudnia 2010 r. pobrał kwotę 23.049,24 zł netto (34.698,30 zł brutto) tytułem ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wynoszący 82 dni (w tym urlop zaległy 64 dni). Z zatwierdzonych przez Wójta rocznych planów urlopowych wynikało, że w poszczególnych latach urlop był planowany, lecz nie został zrealizowany. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2011 r., urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k. p. należało pracownikowi udzielić najpóźniej do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego (obecnie do 30 września następnego roku).

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego przez Wójta zgodnie z dyspozycją art. 168 w zw. z art. 163 Kodeksu pracy oraz przestrzeganie określonych prawem terminów wypłaty nagrody jubileuszowej.

W Szkole Podstawowej w Wasilkowie w grudniu 2011 r. przyznano jednorazowe dodatki motywacyjne wszystkim nauczycielom zatrudnionym w szkole z wyjątkiem Dyrektora, nauczyciela oddelegowanego do pracy w ZNP oraz 4 nauczycieli stażystów, którzy rozpoczęli pracę we wrześniu 2011 r. Jednorazowy dodatek motywacyjny w wysokości 250 zł na osobę wypłacono łącznie dla 76 osób na łączną kwotę 19.000 zł. Powyższe pozostawało w sprzeczności z Regulaminem wynagradzania nauczycieli…, który nie przewiduje jednorazowych dodatków motywacyjnych a nakazuje ustalanie ich wysokości na czas określony przy uwzględnieniu poziomu spełnienia określonych w Regulaminie warunków jako wskaźnik procentowy wynagrodzenia zasadniczego (do 20%).

Dyrektorowi zalecono przyznawanie dodatków motywacyjnych na warunkach określonych Regulaminem.

Kontrola wydatków na wynagrodzenia w mieście Lipsk wykazała, że w latach 2009-2011 oraz w marcu 2012 r. Wójt przyznawał wszystkim pracownikom dodatki specjalne bez uzasadnienia ich przyznania. Z ustaleń kontroli wynika również, że dodatki, pomimo przyznawania ich na konkretne okresy (1 miesiąca) stanowiły, wbrew przepisom ustawy o pracownikach samorządowych, stały element wynagrodzenia pracowników. Łączna kwota dodatków specjalnych, które zostały wypłacone w latach 2009-2011 bez uzasadnienia ich przyznania wyniosła 245.915,20 zł. Wyjaśniono, że dodatki specjalne przyznawane były za dodatkowe czynności, które nie wynikały z zakresu czynności pracowników, wykonywane na ustne polecenie Wójta. Warunkiem stwierdzenia, czy zadania te rzeczywiście nie mieściły się w ich zakresach czynności mogło być jednakże pisemne określenie dodatkowych zadań zlecanych pracownikom.

Zalecono precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznawania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność podania dodatkowych zadań lub zwiększonych obowiązków (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika), a także wykazania okresowego charakteru przyczyny przyznania dodatku.

W gminie Narewka stwierdzono, na podstawie analizy prawidłowości danych sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2011 r., że iloczyny średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń określonych Kartą Nauczyciela zostały ustalone błędnie dla poszczególnych stopni awansu zawodowego nauczycieli poprzez zaniżenie liczby etatów nauczycieli kontraktowych, mianowanych i dyplomowanych. Efektem tej nieprawidłowości było zaniżenie jednorazowych dodatków uzupełniających dla nauczycieli o 67.614,09 zł. W wyniku kontroli dokonano wypłaty wskazanej kwoty.

Kontrola kompleksowa w Urzędzie Miejskim w Wasilkowie i kontrola problemowa w Szkole Podstawowej w Wasilkowie wykazały, że w sprawozdaniu z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2011 r. wykazano różnice w kwocie 0 zł (po bezpodstawnym doliczeniu podlegających wypłacie dodatków uzupełniających), zaś jednorazowe dodatki uzupełniające wypłacono nauczycielom w poszczególnych szkołach w kwotach wynikających z ujemnych różnic stwierdzonych w tych szkołach a nie w kwotach ustalonych na podstawie obliczeń dokonanych na poziomie gminy, przy uwzględnieniu wszystkich zatrudnionych nauczycieli. W efekcie dodatki uzupełniające za 2011 r. w łącznej wysokości 5.524,44 zł wypłacono tylko nauczycielom dyplomowanym zatrudnionym w SP w Wasilkowie, zamiast wszystkim nauczycielom dyplomowanym zatrudnionym w szkołach prowadzonych przez gminę. Nieprawidłowo podzielono także kwotę ujemnej różnicy ustaloną na poziomie gminy dla nauczycieli stażystów (22.422,68 zł). Urząd nie dokonał bowiem podziału kwot przy uwzględnieniu osobistych stawek wynagrodzenia nauczycieli stażystów, poza tym nie stwierdzono, aby szkoły przekazywały do Urzędu dane na temat osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli stażystów proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, bez zsumowania których na poziomie całej gminy prawidłowe ustalenie dodatków uzupełniających nie było możliwe.

Burmistrzowi zalecono dokonanie ponownego obliczenia wysokości dodatków uzupełniających dla nauczycieli dyplomowanych i nauczycieli stażystów za 2011 r., a następnie dokonanie wypłaty należnych dodatków uzupełniających nauczycielom dyplomowanym, którzy nie otrzymali ich w ogóle za 2011 r. oraz nauczycielom stażystom, którzy otrzymali je w zaniżonej wysokości za 2011 r., a także zwrócenie się do dyrektora SP w Wasilkowie i do dyrektorów szkół prowadzonych przez gminę o wystąpienie do nauczycieli dyplomowanych i do nauczycieli stażystów w sprawie dobrowolnego zwrotu nienależnie otrzymanych kwot dodatków uzupełniających, odpowiadających różnicy między kwotą otrzymaną w stycznia 2012 r., a kwotą wynikającą z prawidłowego obliczenia.

Kontrole przeprowadzone w 3 szkołach prowadzonych przez miasto Białystok – VI LO, Zespole Szkół Nr 4 i Przedszkolu Nr 55 – wykazały nieterminowe uregulowanie składek ZUS w łącznej wysokości 554.223,14 zł z powodu niezapewnienia przez miasto Białystok środków na ten cel. Jak ustalono, nieprawidłowość ta dotyczyła w latach 2011-2012 także innych szkół prowadzonych przez miasto. Brak środków na rachunku bankowym był ponadto powodem nieterminowego uregulowania faktur przez Zespół Szkół Nr 4 na kwotę 17.088,52 zł. Także z budżetu gminy Nowinka nie przekazano na rachunki bankowe Biura Obsługi Szkół i obsługiwanych szkół środków na wydatki w czasie umożliwiającym terminowe uregulowanie składek ZUS na kwotę 147.607,25 zł, co skutkowało zapłatą odsetek w wysokości 134,53 zł.

W wystąpieniach skierowanych do organów wykonawczych j.s.t. wskazano na konieczność przekazywania jednostkom budżetowym środków na wydatki w czasie umożliwiającym terminowe uregulowanie zobowiązań.

Badając wydatki poniesione na przeciwdziałanie alkoholizmowi w gminie Grabowo stwierdzono, że niektóre zadania przewidziane programem nie były zrealizowane, np. współfinansowanie wypoczynku zimowego i letniego. Nie wykonano też całości wydatków zaplanowanych na realizację programu. Wydatki zrealizowano w wysokości 4.637,82 zł na plan wynoszący 13.000 zł (35,7% planu). Rozbieżność między wydatkami na realizację programu a dochodami uzyskanymi z zezwoleń na sprzedaż alkoholu w 2011 r. była jeszcze wyższa, ponieważ realizacja dochodów z tego tytułu zamknęła się kwotą 14.219,02 zł. Stwierdzono, że dochody z opłat niewykorzystane na ten cel w 2011 r., wynoszące 9.581,20 zł, nie były ujęte w budżecie na 2012 r. jako wydatki na wymienione cele. Po zakończeniu kontroli dokonana została zmiana w budżecie gminy na 2012 r., polegająca na stosownym zwiększeniu wydatków przeznaczonych na realizację programów. Także w mieście Wasilków nie wszystkie dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu przeznaczane są na realizację gminnych programów profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi oraz przeciwdziałania narkomanii.W 2011 r. na przeciwdziałanie alkoholizmowi wydatkowano 141.636,05 zł (w rozdz. 85153 „Zwalczanie narkomanii” wydatków nie poniesiono pomimo, iż plan wynosił 3.000 zł), zaś dochody z opłat za zezwolenia wyniosły 165.676,33 zł. Różnica pomiędzy uzyskanymi dochodami a wykonanymi wydatkami wyniosła zatem 24.040,28 zł (14,5% wykonanych dochodów). W 2010 r. wydano z kolei w rozdziale 85154 o 17.750,65 zł mniej niż wykonane dochody z opłat za zezwolenia. Niższego wykonania wydatków nie uwzględniono przy planowaniu wydatków na realizację gminnych programów na rok 2011 r. Podobnie w uchwale budżetowej na 2012 r. – założono plan dochodów z opłat w wysokości 160.000 zł, a plan wydatków na przeciwdziałanie alkoholizmowi w wysokości 157.000 zł i narkomanii w wysokości 3.000 zł.

W wystąpieniach pokontrolnych zarekomendowano dążenie do przeznaczania całości dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu na realizację programów, o których mowa w art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

W mieście Szepietowo niezgodnie z programem profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych wydatkowano 41,3% środków zaplanowanych na przeciwdziałanie alkoholizmowi. Dotyczyło to nie objętych programem zakupów aparatu fotograficznego o wartości 4.332 zł i budynku mieszkalnego z zamiarem dostosowania go do zamieszkania dla rodziny dotkniętej alkoholizmem o wartości 31.000 zł. Zakupiony budynek, po przemieszczeniu go do Szepietowa z terenu sąsiedniej gminy składowany jest w pomieszczeniach magazynowych Urzędu. Zakup budynku (miał on miejsce w czerwcu 2011 r.) Sekretarz Gminy uzasadnił pilną potrzebą pomocy dla rodziny, a brak dalszych działań, tj. budowy (złożenia budynku) brakiem środków w budżecie na realizację przedsięwzięcia.

         Wskazano na konieczność przeznaczania środków pochodzących z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wyłącznie na cele wynikające z programu.

W dniu 10 marca 2011 r. Wójt gminy Kulesze Kościelne zawarł z „prawnikiem, specjalistą ds. zamówień publicznych” umowę na obsługę zadania inwestycyjnego „Przebudowa stacji uzdatniania wody w miejscowości Kulesze Kościelne”, której przedmiotem była „kompleksowa obsługa formalno-prawna i techniczna postępowania o zamówienie publiczne”, a także opracowanie wewnętrznego regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro. Według ustaleń kontroli jedynym udokumentowaniem udziału zleceniobiorcy w postępowaniu było złożone przez tę osobę oświadczenie na druku ZP-1. Ustalone w wysokości 30.000 zł netto wynagrodzenie zostało wypłacone po pomniejszeniu o 2.000 zł netto w związku z nieopracowaniem regulaminu. Wysokość poniesionych wydatków w powiązaniu z finansowanym celem oraz brakiem procedury wyłonienia wykonawcy nie pozwala na jednoznaczne uznanie, iż poniesione one zostały w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, o czym stanowi art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Należy wskazać, że Urząd Gminy zatrudnia zarówno radcę prawnego, jak i pracownika przeszkolonego w zakresie stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych.

Zalecono wdrożenie pisemnych procedur wyboru wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczających 14.000 euro.

W Powiatowym Zarządzie Dróg w Sokółce odpisy na ZFŚS w latach 2010-2012 zostały zaplanowane na emerytów objętych opieką socjalną na poziomie 37,5% zamiast 6,25% przeciętnego wynagrodzenia. Zawyżenie wysokości odpisu Funduszu naliczonego przez jednostkę w stosunku do odpisu obliczonego zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z powodu wskazanego błędu wynosiło łącznie 24.775 zł, w tym 7.852 zł (za 2010 r.), 8.212 zł (za 2011 r.) i 8.711 zł (za 2012 r.). W związku z ustaleniami kontroli w budżecie powiatu na 2012 r. i w planie finansowym PZD zmniejszono wydatki w par. 4440 o 7.983 zł, przy czym z uwagi na wzrost liczby emerytów objętych opieką socjalną, skutki finansowe korekty wyniosły 9.768 zł.

Zalecono zmniejszenie odpisu na ZFŚS naliczonego na 2012 r. o kwotę 16.064 zł, odpowiadającą zawyżeniu odpisu na Fundusz za lata 2010-2011. Kierownik jednostki w odpowiedzi na wystąpienie poinformował o zastosowaniu się do wniosku pokontrolnego.

Kontrola w Urzędzie Gminy Nowy Dwór wykazała, że na stronie Ma konta 240 „Pozostałe rozrachunki” w księgach ujęte było zobowiązanie w wysokości 5.895,21 zł z tytułu nieprzekazanego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych za 2011 r. Zobowiązanie zostało uregulowane w czasie kontroli (21 września 2012 r.). Stwierdzono ponadto, że w przypadku Szkoły Podstawowej w Sieruciowcach odpis na ZFŚS naliczony za 2011 r. w wysokości 30.845,21 zł, przelano na rachunek Funduszu w kwocie 23.200 zł. Brakującej kwoty 7.645,21 zł nie przekazano do dnia zakończenia kontroli. Poza tym z ewidencji księgowej Szkoły Podstawowej w Sieruciowcach wynika, że szkoła ta do dnia zakończenia kontroli nie przekazała na wyodrębniony rachunek bankowy kwoty 3.900 zł stanowiącej odpis na Fundusz za 2010 r.

         Rekomendowano niezwłoczne przekazanie Szkole Podstawowej w Sieruciowcach środków w wysokości 11.545,21 zł na uregulowanie zobowiązań wobec ZFŚS powstałych za 2010 i 2011 rok.

W gminie Płaska stwierdzono, że sposób rozstrzygnięcia postępowania na wyłonienie dostawcy węgla „ekogroszek” (wartość zamówienia nie przekraczała 14.000 euro), nie pozwala na uznanie, że wydatek na zakup węgla został poniesiony z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z ponoszonych nakładów (art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych). W zapytaniu ofertowym, w którym określono szczegółowo, jakimi parametrami ma charakteryzować się węgiel, nie żądano wprost potwierdzenia parametrów węgla w ofercie, zwrócono się do 5 dostawców. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe 3 z nich przesłało oferty. Nie wybrano oferty, która charakteryzowała się najniższą ceną, co w świetle danych zawartych w ofertach nie miało uzasadnienia. Cena wybranej oferty była wyższa o 3.320 zł od oferty z najniższą ceną, co argumentowano, że dostawca, który oferował najniższą cenę dostarczył wcześniej „ekogroszek” słabej jakości. Podjęte rozstrzygnięcie miało cechy oceny nieobiektywnej, niemającej uzasadnienia w dokumentacji wobec braku wymagań co do potwierdzenia jakości węgla w ofercie.

Rekomendowano zlecanie dostaw o wartości poniżej 14.000 euro kontrahentom, którzy oferują niższą cenę, przy jednoczesnym udokumentowaniu wymaganych parametrów przedmiotu dostawy.

W zakresie wydatków majątkowych w mieście Lipsk stwierdzono, że nakłady poniesione na trzy inwestycje (budowę publicznego dostępu do Internetu, budowę Euroboiska w Lipsku i modernizację bloku żywieniowego w Zespole Szkół Samorządowych) w łącznej wysokości 129.507,47 zł zostały wyksięgowane z konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” pod datą 31 grudnia 2011 r. z uzasadnieniem braku możliwości finansowych ich realizacji. Wydatki te należy uznać za poniesione bez efektu, a przez to sprzeczne z zasadą wyrażoną art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Inwestycje w zakresie budowy internetu i modernizacji bloku żywieniowego, jak wynika z wyjaśnień, zdezaktualizowały się ze względu na pojawienie się innych możliwości ich rozwiązania. Rezygnację z budowy boiska argumentowano niemożnością pozyskania planowanego dofinansowania.

W celu uniknięcia nieefektywnego wydatkowania środków publicznych wnioskowano o zlecanie opracowania dokumentacji projektowych wyłącznie takich inwestycji, których realizacja została rzetelnie rozważona i przygotowana.

7. W zakresie zamówień publicznych:

- nieprzestrzeganie zasady powszechności stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieokreślenie lub nieprawidłowe określenie wartości zamówienia – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych;

- niewłaściwe zastosowanie trybu innego niż przetarg nieograniczony - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej;

- naruszenie obowiązku zamieszczania ogłoszeń o zamówieniu bądź o zawarciu umowy – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych, a także nieprawidłowe sporządzenie ogłoszenia (w 2 jednostkach);

- brak lub niewłaściwa specyfikacja istotnych warunków zamówienia - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 14 kontrolowanych jednostkach;

- niezłożenie oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub niewyłączenie z postępowania osoby podlegającej wyłączeniu, a także złożenie oświadczeń przed otwarciem ofert - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 1 i 2 jednostkach kontrolowanych;

- niewzywanie wykonawców do uzupełnienia dokumentów na zasadach wynikających z art. 26 ust. 3 ustawy – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości w ustalaniu lub pobieraniu wadium (w 2 jednostkach kontrolowanych) bądź ustalaniu lub pobieraniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy (w 6 jednostkach);

- nieprawidłowe określenie kryteriów oceny ofert - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości w zakresie informowania o wynikach postępowania (w tym: zawiadamiania o wyborze oferty, ofertach odrzuconych, wykonawcach wykluczonych z postępowania) - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 9 jednostkach kontrolowanych;

- niesporządzenie lub nieprawidłowe sporządzenie protokołu postępowania - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych;

- wypłacanie wynagrodzenia za dostawy, usługi lub roboty budowlane w kwotach zawyżonych w stosunku do zawartych umów bądź nierzetelnie udokumentowanych – bez należytego potwierdzenia wykonania robót i usług oraz jakości świadczonych dostaw, z naruszeniem umownych zasad płatności, a także bez należytej kontroli podstaw zmian ceny dostaw – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w11 jednostkach kontrolowanych;

- nieokreślenie lub nieprawidłowe określenie organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości przy zwrocie zabezpieczenia należytego wykonania umowy - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych.

Powiatowy Zarząd Dróg w Białymstoku w trakcie 2011 r. udzielił 2 zamówień z wolnej ręki na dostawy emulsji asfaltowej i kruszywa łamanego do uzupełnienia ubytków w nawierzchniach bitumicznych dróg powiatowych w łącznej wysokości 320.282,12 zł, przyjmując bezpodstawnie przesłankę z art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a) Prawa zamówień publicznych, że dostawy te mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze,

W zaleceniach pokontrolnych wnioskowano o stosowanie trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki wyłącznie w przypadku nie budzącego wątpliwości wystąpienia przesłanek określonych przepisami Prawa zamówień publicznych.

Zespół Szkół Nr 4 w Białymstoku udzielił zamówienia publicznego na usługę cateringową o wartości 182.267 zł mimo niezamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Ogłoszenie zamieszczono jedynie w Biuletynie Informacji Publicznej.

         Zalecono zamieszczanie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o zamówieniu publicznym prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego.

W przetargu prowadzonym przez gminę Nowinka na „Budowę wodociągu i kanalizacji ciśnieniowej z przepompowniami przydomowymi w miejscowościach Danowskie, Kopanica, Tobołowo i Strękowizna” osobą wykonującą czynności w postępowaniu był T.F., który na podstawie umowy zlecenia wykonywał zadania w zakresie przygotowania specyfikacji oraz nadzoru nad przebiegiem przetargu, był również obecny przy otwarciu ofert jako reprezentant gminy. T.F. nie złożył oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie z postępowania. Kontrola wykazała, że T.F. był jednocześnie zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony w wymiarze ½ etatu w firmie, której oferta została wybrana w przetargu, podlegał zatem wykluczeniu z postępowania.

W wystąpieniu pokontrolnym wskazano na konieczność zapewnienia, aby wszystkie osoby zobowiązane ustawą do składania oświadczeń na druku ZP-1 przestrzegały tego obowiązku.

W Urzędzie Gminy Płaska w przetargu nieograniczonym na udzielenie kredytu w wysokości 1.766.655 zł ustalono wartość zamówienia na 900.000 zł. Z zapisów w protokole postępowania wynika, że ustalona wartość zamówienia odpowiada równowartości 78.146 euro, zamiast 234.436 euro. W złożonym wyjaśnieniu podinspektor ds. zamówień publicznych przyznał się do błędu przy przeliczaniu wartości. W konsekwencji ogłoszenie o zamówieniu nie zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, mimo że jego wartość szacunkowa przekraczała 193.000 euro. Jedyna złożona oferta usługi kredytowej opiewała na 846.518 zł, co potwierdza, że przyjęcie kwoty 900.000 zł na etapie szacowania wartości zamówienia było prawidłowe.

Wnioskowano o przestrzeganie obowiązku publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o zamówieniu, którego wartość szacunkowa przekracza kwotę ustaloną przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 11 ust. 8 Prawa zamówień publicznych.

Sposób przygotowania i przeprowadzenia przez Zespól Obsługi Ekonomicznej Szkół Gminy Augustów postępowania na dostawę oleju opałowego do szkół podstawowych i gimnazjum nie zapewniał przestrzegania zasady uczciwej konkurencji wyrażonej m.in. w art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, której przejawem jest m.in. dokonywanie oceny ofert według jednoznacznie sprecyzowanych i znanych wykonawcom kryteriów. W wyniku wzajemnie sprzecznych postanowień specyfikacji (stanowiących wyłącznie o kryterium ceny rozumianej jako suma dwóch elementów: ceny jednostkowej oleju (tj. ceny zakupu w rafinerii) oraz współczynnika – składnika stałego (zawierającego zysk, transport, podatki, podawanego z dokładnością do trzech miejsc po przecinku przy jednoczesnym wykluczeniu z oceny elementu ceny jednostkowej u producenta) oraz niejednoznacznie określonych kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty (w tym m.in. nieustalenia, do ilu miejsc po przecinku ma być podana cena jednostkowa) uniemożliwiono obiektywny wybór najkorzystniejszej oferty. Wybrano ofertę z ceną jednostkową wyższą (wynoszącą 2,87 zł za 1 litr oleju), dla której współczynnik stały wynosił 0,000 zł. Cena drugiej oferty wynosiła 2,866 zł, przy współczynniku stałym w wysokości 0,001 zł.

Rekomendowano określanie w specyfikacji sposobu obliczenia ceny oraz kryteriów wyboru ofert w sposób zapewniający obiektywny wybór najkorzystniejszej oferty.

Gmina Suwałki w trakcie 2011 r. zleciła wykonanie usług przekraczających zakresem przedmiot zamówienia podstawowego powiększony o przewidziane specyfikacją zamówienia uzupełniające o kwotę 204.244,20 zł (z tego 149.589,67 zł dotyczyło zlecenia sprzedaży i transportu żwiru i 54.654,53 zł transportu żużlu) bez udzielania odrębnego zamówienia publicznego w jednym z trybów przewidzianych ustawą Prawo zamówień publicznych. Według specyfikacji istotnych warunków zamówienia, sporządzonej na potrzeby podstępowania na sprzedaż i transport żwiru i żużlu na drogi gminne, szacowana ilość żwiru wynosiła 10.000 ton, zaś żużlu 2.000 m³. Z ustaleń kontroli wynika, że w oparciu o zlecenia wykonania prac dostarczono żwir o łącznej wartości 358.239,67 zł (co stanowiło 25.754 ton) i żużel o wartości 77.334,53 zł (co stanowiło 10.229 m³). W stosunku do ilości określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dostarczono więcej o 15.754,11 ton żwiru i o 8.229 m³ żużlu. Na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 Prawa zamówień publicznych zamawiający mógł udzielić w trybie z wolnej ręki (po zawarciu odrębnej umowy) zamówień uzupełniających na dostarczenie 5.000 ton żwiru (o wartości 69.550 zł) i 1.000 m³ żużlu (7.560 zł), czego nie uczyniono. Po dodaniu wskazanych wartości do kwot zamówień podstawowych (wynoszących 139.000 zł dla żwiru i 15.120 zł dla żużlu), zakres świadczeń wykonawców mógł wynosić odpowiednio 208.650 zł w przypadku dostaw żwiru i 22.680 zł w przypadku dostaw żużlu. W konsekwencji rozszerzenie przedmiotu zamówienia o świadczenia przewyższające wymienione wartości mogło nastąpić wyłącznie poprzez udzielenie nowych zamówień w jednym z trybów przewidzianych ustawą.

Rekomendowano dokumentowanie udzielenia zamówień uzupełniających w trybie z wolnej ręki oraz udzielanie odrębnego zamówienia publicznego w przypadku zlecania usług przekraczających zakresem przedmiot zamówienia podstawowego powiększony o przewidziane specyfikacją zamówienia uzupełniające.

W gminie Suwałki usługi prawnicze świadczone były na rzecz gminy przez kancelarię radcowsko-adwokacką na podstawie umowy zawartej w dniu 20 listopada 2009 r. na okres 3 lat. Nie stwierdzono, aby wybór wykonawcy odbył się w trybie przepisów Prawa zamówień publicznych, mimo że wartość udzielonego zamówienia wyniosła 192.000 zł netto (4.000 zł x 48 miesięcy), co stanowiło równowartość 49.521 euro. Usługi prawnicze podlegają złagodzeniu rygorów dotyczących procedury postępowania w celu wyłonienia ich wykonawcy, co wynika z art. 5 Prawa zamówień publicznych – w stanie prawnym obowiązującym w czasie udzielania zamówienia złagodzenie dotyczyło także przesłanek wyboru trybu udzielania zamówienia z wolnej ręki. Wskazane złagodzenie nie oznacza jednakże możliwości zlecania tych usług z zupełnym pominięciem przepisów ustawy wymagających m.in. udokumentowania czynności podejmowanych w postępowaniu prowadzonym w trybie z wolnej ręki.

Wskazano na obowiązek udzielania zamówień na usługi prawnicze z udokumentowaniem stosowania procedur Prawa zamówień publicznych.

Przeprowadzone oględziny wielofunkcyjnego boiska sportowego oraz parkingu w m. Wojny Krupy położonej w gminie Szepietowo wykazały, że niektóre roboty wykonano niezgodnie z dokumentacją projektowo-kosztorysową. Stwierdzono rozbieżności pomiędzy danymi zawartymi w dokumentacji a stanem faktycznym w zakresie długości piłkochwytów, długości ogrodzenia, wykonania podmurówki betonowej pod ogrodzenie i piłkochwyty, wysokości słupków do piłkochwytów, grubości siatki syntetycznej do piłkochwytów oraz głębokości i szerokości fundamentu betonowego pod słupkami. Wymienione różnice (oszacowane przez kontrolującego na sumę 3.432,90 zł) świadczą o nierzetelnym wykonawstwie robót, nadzorze nad inwestycją i jej odbiorze.

         W wystąpieniu pokontrolnym zwrócono się o zobowiązanie osób biorących ze strony gminy udział w odbiorze robót do dołożenia należytej staranności przy weryfikacji prawidłowości ich wykonania. Zalecono podjęcie wobec wykonawcy i inspektora nadzoru inwestycji czynności wyjaśniających w tej sprawie, w szczególności oszacowanie wartości robót wykonanych niezgodnie z dokumentacją i ofertą oraz wystąpienie o zwrot nienależnie zapłaconego wynagrodzenia. Z udzielonej odpowiedzi wynika, że wystąpiono do wykonawcy o zwrot kwoty oszacowanej w trakcie kontroli.

W Urzędzie Gminy Augustów stwierdzono, że gmina utraciła prawo zatrzymania wadium w wysokości 33.000 zł wynikające z odstąpienia przez wykonawcę od podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wykonawca wniósł wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej, z treści której wynikało, że była ona ważna od 9 maja do 7 czerwca 2011 r., zaś żądanie zapłaty wadium należało doręczyć najpóźniej w terminie 3 dni (tj. do 10 czerwca) po okresie ważności gwarancji w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zamawiający wyznaczył termin podpisania umowy na 6 czerwca 2011 r., a 9 czerwca uzyskał pisemną informację o odmowie podpisania umowy przez wykonawcę. Zaniechano złożenia skutecznego (pisemnego) roszczenia ubezpieczycielowi w terminie do 10 czerwca. Roszczenie o zapłatę 33.000 zł. zostało przez sąd oddalone.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o rzetelne realizowanie uprawnień wynikających z posiadanych gwarancji ubezpieczeniowych oraz rozważenie podjęcia działań w celu ustalenia osób odpowiedzialnych za doprowadzenie do uszczuplenia środków publicznych w kwocie 33.000 zł w związku z utratą prawa zatrzymania wadium.

W gminie Wysokie Mazowieckie bezpodstawne przetrzymywano środki w wysokości 30.440,10 zł wniesione w latach 2007-2009 przez wykonawców zadań inwestycyjnych na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umów oraz zatrzymane na poczet zabezpieczenia ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi. Jak wykazała kontrola, roszczeń wobec wykonawców z tytułu nienależytego wykonania przedmiotu umowy nie wnoszono, zatem po upływie okresów wyznaczonych przez art. 568 § 1 k.c. i postanowienia umów kwoty te powinny być niezwłocznie zwrócone – w przypadku najpóźniej wniesionego zabezpieczenia w listopadzie 2011 r. Zwrotu kwot dokonano w trakcie kontroli.

W wystąpieniu pokontrolnym wskazano na obowiązek dokonywania systematycznej analizy zasadności przetrzymywania środków pieniężnych wniesionych przez wykonawców tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz niezwłocznego zwrotu środków po upływie terminu zabezpieczenia.

Kontrola obrotów i sald na rachunkach bankowych Miejskiego Ośrodka Kultury w Zambrowie wykazała, że jednostka posiadała dwa rachunki bankowe służące do ewidencji lokat, których łączne saldo na dzień 31 grudnia 2011 r. wynosiło 15.143,50 zł. Rachunki te służyły do przechowywania zabezpieczenia należytego wykonania umowy wpłaconego w 2007 r. przez wykonawcę remontu biblioteki. Zgodnie z umową 30% zabezpieczenia miało być zwrócone w ciągu 30 dni od daty odbioru robót (data odbioru 25 września 2007 r.), a 70% w terminie 14 dni po upływie 36 miesięcy od daty odbioru robót. W trakcie kontroli, w dniu 6 grudnia 2012 r., zamknięto rachunki lokat i zwrócono wykonawcy remontu biblioteki całość środków wraz odsetkami, tj. 15.549,46 zł.

8. W zakresie rozliczenia otrzymanych i udzielonych dotacji:

- niezgodne z przepisami prawa, w tym z naruszeniem zasad i trybu, procedowanie przy udzielaniu dotacji podmiotom niezliczonym do sektora finansów publicznych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowości przy udzielaniu dotacji podmiotom zaliczanym do sektora finansów publicznych, w tym polegające na niepodejmowaniu przez organ stanowiący odrębnej uchwały określającej pomoc finansową lub rzeczową innej jednostce samorządu terytorialnego – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 14 kontrolowanych jednostkach;

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie dotacji udzielonych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 kontrolowanych jednostkach;

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie dotacji udzielonych podmiotom zaliczanym do sektora finansów publicznych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 kontrolowanych gminach.

Z budżetu gminy Płaska w 2011 r. samorządowemu zakładowi budżetowemu została udzielona dotacja celowa bez określenia na piśmie takich warunków, jak: jej wysokość, cel i zakres rzeczowy dotowanego zadania, termin wykorzystania dotacji, termin i sposób rozliczenia dotacji oraz termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji. Dotacja celowa w wysokości 54.917,50 zł przeznaczona była według uchwały budżetowej na cel inwestycyjny. Z rozliczenia wynika zaś, że kwota 29.372,50 zł została wykorzystana na remonty i usuwanie awarii wodociągów, podczas gdy w świetle art. 15 ust. 3 ustawy o finansach publicznych zakład budżetowy nie może otrzymać z budżetu gminy dotacji celowej na zadania bieżące, które nie są finansowane z udziałem środków z budżetu UE i innych środków ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.

Wnioskowano o przekazywanie dotacji celowej dla ZGK po pisemnym uregulowaniu warunków jej wykorzystania i rozliczenia określonych w art. 250 ustawy o finansach publicznych oraz wystąpienie do ZGK o zwrot kwoty 29.372,50 zł odpowiadającej części dotacji celowej otrzymanej na inwestycje a przeznaczonej na remonty i usuwanie awarii.

Powiat Hajnowski ponosił wydatki z tytułu dotacji dla szkół niepublicznych mimo, że wbrew postanowieniom art. 90 ust. 4 ustawy o systemie oświaty Rada Powiatu nie podjęła uchwały określającej m.in. tryb udzielania i rozliczania dotacji. Nie istniały zatem wymagane ustawą podstawy udzielania, rozliczania i kontroli dotacji. Mimo ich braku w 2011 r. powiat udzielił Zakładowi Doskonalenia Zawodowego w Białymstoku dotacji w wysokości 350.460 zł. W zakresie wysokości dotacji stwierdzono, że nie była ona obliczana w oparciu o zasady wynikające z art. 90 ust. 2a i 3 ustawy o systemie oświaty. Przekazywanie dotacji odbywało się m.in. w okresach kwartalnych, co narusza art. 90 ust. 3c ustawy.

Zalecono wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie udzielania dotacji podmiotom prowadzącym szkoły niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych.

Miasto Hajnówka udzieliło w 2011 r. dotacji przedmiotowej dla zakładu budżetowego „Park Wodny” w Hajnówce w wysokości 710.000 zł. Dotacja została skalkulowana jako iloczyn dopłaty do jednej osobogodziny na basenie i ilość osobogodzin ustalonej jako maksymalne obłożenie basenu w ciągu roku. Kontrola rozliczenia dotacji wykazała, że zostało ono sporządzone w oparciu o maksymalną liczbę osobogodzin (606.320), a nie faktycznie zrealizowaną (w 2011 r. z usług pływalni skorzystało 122.409 osób), w związku z czym dotacja powinna być niższa od faktycznie przekazanej o 566.659,06 zł.

Nakazano, aby rozliczenie wykorzystania dotacji dokonywane było w oparciu o liczbę jednostek miary usług faktycznie wykonanych przez zakład, a nie o liczbę maksymalnego zakresu usług, które może świadczyć zakład.

Miasto Białystok udzieliło zakładowi budżetowemu Cmentarz Miejski dotacji w kwocie 450.000 zł skalkulowanej w uchwale Rady Miejskiej jako dopłata do utrzymania 1 m² powierzchni użytkowej Cmentarza. Pomimo, że podstawą ustalenia wysokości dotacji było utrzymanie jednostki powierzchni użytkowej cmentarza, z rozliczenia dotacji wynika, że w istocie służyła ona tylko wyrównaniu poziomu przychodów i kosztów zakładu, stanowiąc formę niedozwolonego (podmiotowego) zasilania finansowego zakładu. Wynika to z faktu zwrotu przez Cmentarz kwoty 121.307,12 zł, jako niewykorzystanej części dotacji, mimo niezmienionej powierzchni.

Zwrócono się o zapewnienie rozliczania przez Cmentarz Miejski otrzymanej z budżetu dotacji przedmiotowej stosownie do kalkulacji wysokości dotacji przyjętej w uchwale Rady Miejskiej.

Gmina Wysokie Mazowieckie w oparciu o umowę z dnia 24 czerwca 2011 r. przekazała Parafii Rzymskokatolickiej w Jabłonce Kościelnej dotację celową w wysokości 20.000 zł na remont dachu budynku parafialnego wpisanego do rejestru zabytków, mimo braku uchwały Rady Gminy określającej zasady przekazywania dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru. Wskazana uchwała stanowi podstawę udzielenia dotacji zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami. Rada podjęła jedynie, w dniu 5 maja 2011 r., uchwałę w sprawie udzielenia omawianej dotacji (wskazując dotowany podmiot, cel, wysokość dotacji i termin wykorzystania), tj. drugą z uchwał wymaganych przywołanym przepisem.

Wójtowi zalecono przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej zasady przekazywania dotacji na prace konserwatorskie, restauratorskie lub roboty budowlane przy zabytku wpisanym do rejestru.

Kontrola rozliczenia dotacji udzielonej Klubowi Sportowemu w trybie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie przez miasto Michałowo wykazała, że wydatki na transfer zawodników (seniorzy IV liga) w wysokości 9.520 zł nie wynikały z oferty. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zadanie ma zostać wykonane zgodnie z umową i ofertą, w tym ze zaktualizowanym, stosownie do przyznanej dotacji, harmonogramem i kosztorysem – art. 16 ust. 1 ustawy oraz wzór umowy stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy...

Wskazano na obowiązek przestrzegania wymogu zgodności rozliczenia dotacji z poszczególnymi pozycjami kosztorysu wchodzącego w skład oferty realizacji zadania publicznego oraz dokumentowania ewentualnych zmian pozycji kosztorysowych.

W wyniku kontroli zagadnienia udzielania dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych przez miasto Choroszcz stwierdzono nierzetelność oferty klubu sportowego w części przewidującej wartość wkładu własnego w realizację zadania. Podmiot składający ofertę wnioskował o dotację w wysokości 45.000 zł przy udziale własnym wynoszącym 20.000 zł. Komisja konkursowa wskazała, że oferta spełnia wszystkie warunki, a udział własny określono na „ok. 15.000 zł, jako rzeczowy (np. lokal, sprzęt, materiały) oraz osobowy (np. wolontariusze) wkład własny (…)”. Ustalono, że w praktyce dysponowanie lokalem przez beneficjenta odnosiło się do użyczania od gminy Choroszcz sali gimnastycznej, zaś sprzęt będący w dyspozycji klubu o łącznej wartości 3.161,91 zł został przekazany w 2011 r. przez Urząd. Ponadto brak podstaw do wyceny oferowanej pracy wolontariuszy. Dodatkowo w sprawozdaniu z realizacji zadania wystąpiły znaczące rozbieżności między kwotami zakładanymi w ofercie dla poszczególnych pozycji kosztów a kosztami faktycznie poniesionymi. W umowie przewidziano możliwość przesuwania środków między poszczególnymi pozycjami kosztorysu ze względu na wzrost cen oraz „z innych względów”, co oznacza w praktyce pełną dowolność w zakresie wydatkowania środków w ramach przyznanej kwoty.

Burmistrzowi zalecono zapewnienie rzetelnej weryfikacji ofert, w szczególności w zakresie wyceny wkładu własnego, przestrzeganie wymogu zgodności rozliczenia dotacji z poszczególnymi pozycjami kosztorysu wchodzącego w skład oferty realizacji zadania publicznego wraz z dokumentowaniem ewentualnych zmian pozycji kosztorysowych oraz zaniechanie zamieszczania w umowie postanowień przewidujących dowolność w zakresie powodów modyfikowania kosztorysu realizacji zadania.

W trakcie kontroli realizacji Łomżyńskiego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Patologii Społecznej na 2011 rok poprzez przekazanie dotacji stwierdzono nieprawidłowość polegającą na uznaniu za poprawne pokrycie z dotacji kosztów bieżącego funkcjonowania Teatru Lalki i Aktora w Łomży w kwocie 51.500 zł w ramach programu „Bliżej teatru – edukacja teatralna dzieci i młodzieży”, przy braku wykazania ich związku z realizacją zadania określonego Programem (w rozliczeniu przedstawiono m.in. listy płac za okres wrzesień-listopad 2011 r.). Poza tym przyjęto jako prawidłowe rozliczenie klubu sportowego zawierające wydatki poniesione po formalnym zakończeniu realizacji zadania na kwotę 3.600 zł. W trzech innych przypadkach, rozliczono bez zastrzeżeń udzielone dotacje pomimo poniesienia przez beneficjentów części wydatków przed formalnym rozpoczęciem realizacji zadania na łączną kwotę 8.055,73 zł.

Prezydentowi zalecono zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do dołożenia większej staranności w zakresie oceny zgodności przedkładanych rozliczeń dotacji udzielonych na zadania związane z przeciwdziałaniem alkoholizmowi i narkomanii z postanowieniami umów.

9. W zakresie długu publicznego, przychodów i rozchodów budżetu:

- przekroczenie planu rozchodów - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie;

- brak związku pomiędzy terminem realizacji wydatków niewygasających z postanowieniami umowy, na podstawie której miały być one poniesione co miało wpływ na wysokość długu publicznego - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie;

- zawyżenie długu poprzez nieprawidłowe wykazanie kwoty kredytów w Rb-Z – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej jednostce;

- przekroczenie limitu zadłużenia - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie.

Kontrola długu publicznego, przychodów i rozchodów budżetu gminy Augustów wykazała przekroczenie o kwotę 6.547,55 zł planu rozchodów ustalonego uchwałą budżetową. Stwierdzono, że faktyczne rozchody budżetu w 2011 r. wyniosły 750.122,55 zł (w tej kwocie ujęte zostały w sprawozdaniu Rb-NDS) przy planie w wysokości 743.575 zł. Wystąpiło zatem naruszenie art. 52 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych stanowiącego, że wydatki oraz łączne rozchody stanowią nieprzekraczalny limit. Przekroczenie limitu rozchodów miało związek z pożyczką udzieloną przez Wójta, której termin spłaty upływał 31 grudnia 2011 r.

Zalecono przestrzeganie art. 52 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych.

Miasto Białystok bezpodstawnie, w świetle postanowień umowy na dostawę 70 sztuk autobusów, zaplanowało wydatki niewygasające z końcem 2011 r. w kwocie 40.000.000 zł, zaciągnęło kredyt na ich sfinansowanie oraz ustaliło termin ich realizacji w 2012 r. w sposób przesądzający, że nie zamierza sfinansować ich w ramach planu wydatków niewygasających – do 28 lutego. Z harmonogramów dostaw wynikał termin pierwszej transzy między 28 a 30 listopada 2011 r. (opłacono w 2011 r.) a drugiej między 18 a 20 kwietnia 2012 r. Nie było więc podstaw do planowania tych wydatków na 2011 r. Zobowiązania zaliczane do długu zostały zaciągnięte ponad potrzeby wynikające z konieczności sfinansowania rzeczywistych wydatków budżetu na 2011 r., dochody budżetu w 2012 r. zostały zwiększone o 40.000.000 zł, bezpodstawnie obniżono wskaźniki zadłużenia liczone od kwoty dochodów budżetu.

Wnioskowano do Prezydenta o zaniechanie określania terminu realizacji wydatków niewygasających, który wykazuje sprzeczność z harmonogramem realizacji umowy, na podstawie której mają być one poniesione.

Powiat Zambrowski nieprawidłowo sporządził roczne sprawozdanie Rb-Z za 2011 r., co polegało na błędnym wykazaniu kwoty 575.404,59 zł jako zobowiązania z tytułu kredytu w rachunku bieżącym w sprawozdaniu Rb-Z. Jednostka w rzeczywistości nie zaciągnęła zobowiązania, co potwierdzało dodatnie saldo na rachunku budżetu wynoszące na dzień 31 grudnia 2011 r. 981.976,80 zł. W trakcie kontroli dokonano korekty sprawozdania Rb-Z, a także sprawozdania Rb-NDS.

Wskazano na konieczność wykazywanie kwot kredytów, jako zobowiązań w sprawozdaniu Rb-Z i jako źródła finansowania budżetu w sprawozdaniu Rb-NDS, w wysokości faktycznych zobowiązań wobec banku.

W budżecie gminy Nowinka na 2011 r. zaplanowano realizację szeregu zadań inwestycyjnych, co generowało deficyt (przewidziano na te cele wydatki – 33.693.717 zł oraz dochody ze źródeł zewnętrznych – 28.639.659 zł). Przeprowadzona podczas kontroli analiza zasadności ujęcia tych kwot w budżecie i ich utrzymywania w trakcie roku wykazała, że było to działanie bezpodstawne (brak większości umów o dofinansowanie i wyłonienia wykonawców). W 2011 r. gmina wykonała dochody związane z tymi zadaniami jedynie w wysokości 2.856.628,40 zł i poniosła wydatki na 3.849.700,91 zł. Mimo tego zaciągnięto zobowiązania zaliczane do długu w kwotach wynikających z błędnych założeń budżetu, w wyniku czego wykonanie długu w stosunku do dochodów za 2011 r. zamknęło się wskaźnikiem 106,64%.

Zalecono planowanie dochodów budżetu z dofinansowania zadań ze źródeł zewnętrznych w wysokości mającej uzasadnienie w kwotach wskazanych w zawartych umowach jako podlegające realizacji w danym roku budżetowym, bieżące monitorowanie faktycznej realizacji założeń uchwały budżetowej, dotyczących realności planowanych dochodów i wydatków oraz zasadności zaciągania zobowiązań finansowych.

10. W zakresie spraw majątkowych:

- nieprzestrzeganie przepisów prawnych określających tryb sprzedaży nieruchomości, w szczególności dotyczących zasad upublicznienia sprzedaży, sposobu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 14 kontrolowanych jednostkach;

- nieprzestrzeganie przepisów prawa dotyczących oddawania nieruchomości w użytkowanie wieczyste, w szczególności w zakresie ustanawiania prawa, stawek, aktualizowania opłat - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 8 kontrolowanych gminach;

- nieprzestrzeganie przepisów prawa przy innym niż sprzedaż i użytkowanie wieczyste rozdysponowaniu mienia komunalnego (najem, dzierżawa, trwały zarząd), w szczególności brak upublicznienia zamiaru udostępnienia nieruchomości, bezpodstawne zaniechanie trybu przetargowego wyłonienia najemcy bądź dzierżawcy, brak wymaganej zgody organu stanowiącego na zawarcie umowy, brak uregulowania formalnych podstaw władania nieruchomościami przez gminne jednostki organizacyjne, udostępnianie nieruchomości przez trwałych zarządców bez wymaganej zgody – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 37 jednostkach kontrolowanych;

- niesporządzenie lub nieprawidłowe sporządzenie planu wykorzystania zasobu nieruchomości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 13 kontrolowanych gminach;

- niepodjęcie uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, w tym skutkujące nieprawidłowym określaniem stawek czynszowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono 5 gminach;

- niepodjęcie uchwały w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami, o której mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym lub niedostosowanie postanowień uchwały do obowiązującego brzmienia przepisów ustawy, zwłaszcza poprzez nieokreślenie zasad wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości na czas nieokreślony - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 18 kontrolowanych jednostkach.

Ogłoszenie o przetargu na sprzedaż przez gminę Nowy Dwór nieruchomości w cenie wywoławczej 91.052 zł nie zostało zamieszczone w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona była zbywana nieruchomość. W związku z zakończeniem I przetargu na sprzedaż nieruchomości wynikiem negatywnym, Wójt obniżył cenę wywoławczą w II przetargu do kwoty 59.184 zł. Ogłoszenie o II przetargu również nie zostało zamieszczone w prasie lokalnej, podobnie jak ogłoszenie o III przetargu na sprzedaż nieruchomości.

W zaleceniach pokontrolnych wskazano na obowiązek zamieszczania ogłoszenia o sprzedaży nieruchomości o cenie wywoławczej przekraczającej równowartość 10.000 euro w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat.

Kontrola stanu materiałów znajdujących się w magazynie miasta Łomża wykazała niedobory w ilości 122 sztuk materiałów oraz nadwyżkę 1 sztuki (do próby przyjęto 10 rodzajów materiałów). Stwierdzono, że brakujące materiały znajdują się na stanowiskach pracy w siedzibie Wydziału Kultury, Promocji i Sportu Urzędu. Czynności w siedzibie tego Wydziału wykazały, że w dalszym ciągu występuje niedobór 3 sztuk materiałów. W zakresie materiałów o łącznej wartości 6.463,60 zł przechowywanych na stanowisku pracy w  Wydziale Kultury, Promocji i Sportu stwierdzono, że informacja o rozchodzie została przekazana do księgowości ponad półtora roku od wydania materiałów. Kontrola inwentaryzacja materiałów w innym magazynie Urzędu wykazała zaś nierozliczenie różnic między stanem stwierdzonym, a księgowym (nierzetelnym) wynoszących 108.726,40 zł.

Do Prezydenta zwrócono się o zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie gospodarki magazynowej i ewidencji materiałów, rozważenie zorganizowania dodatkowego magazynu w siedzibie Wydziału Kultury, Promocji i Sportu, a także wzmożenie nadzoru nad rzetelnością i terminowością przeprowadzania inwentaryzacji materiałów oraz rozliczania różnic między stanem stwierdzonym w drodze spisu z natury a stanem ewidencyjnym.

Powiat Siemiatycki w dniu 23 grudnia 2009 r. zawarł z Prokuraturą Okręgową w Białymstoku umowę bezpłatnego użyczenia pomieszczeń o łącznej powierzchni 446,7 m² na czas nieokreślony. Prokuratura obciążana jest jedynie kosztami związanymi z bieżącym utrzymaniem budynku, ustalonymi proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni. Uchwała Rady Powiatu Siemiatyckiego w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami stanowiącymi własność Powiatu… nie odnosi się do kwestii udostępniania nieruchomości na czas nieoznaczony, a także nie wskazuje przypadków uzasadniających bezpłatne ich użyczanie. Zarząd Powiatu nie występował o zgodę Rady Powiatu na zawarcie umowy użyczenia pomieszczeń na czas nieokreślony.

Rekomendowano rozważenie podjęcia działań zmierzających do zawarcia z Prokuraturą Okręgową w Białymstoku umowy przewidującej odpłatność za korzystanie z pomieszczeń stanowiących własność powiatu.

Zarząd Powiatu Siemiatyckiego zawarł w 2009 r. „umowy najmu” z dwoma jednostkami budżetowymi powiatu, na podstawie których jednostki te korzystają z pomieszczeń w budynku Starostwa opłacając czynsz zawierający zwrot kosztów korzystania z pomieszczeń oraz „opłatę za wynajmowaną powierzchnię”. Zawarcie przez Zarząd umowy z kierownikiem jednostki budżetowej należy ocenić jako zawarcie umowy „z samym sobą”. Zapłata przez jednostkę „czynszu” następuje z przekazanych z budżetu na ten cel środków na wydatki, co powoduje sztuczne zawyżenie dochodów budżetu o „czynsz”, a przez to wypaczenie danych wynikających z wzoru określonego w art. 243 ust. 1 u.f.p. Zasady ustalania wysokości tego typu „czynszu” nie wynikają z przepisów prawa, nie są też uwarunkowane okolicznościami rynkowymi, co umożliwia swobodne modyfikowanie jego wysokości.

Zalecono rezygnację ze wskazywania najmu jako podstawy korzystania przez powiatowe jednostki budżetowe z lokali stanowiących własność powiatu.

Gmina Nowy Dwór przeprowadzając w 2008 r. aktualizację opłat za użytkowanie wieczyste nie zleciła wyceny nieruchomości będącej w użytkowaniu wieczystym Podlaskiego Oddziału Straży Granicznej. Począwszy od 2009 r. ówczesny Wójt Gminy zaproponował użytkownikom wieczystym przyjęcie nowej opłaty, natomiast w stosunku do POSG w dalszym ciągu obowiązywała opłata ustalona w 2001 r. Z porównania wartości działek wycenianych w 2001 i w 2008 r. wynika, że ich wartość w 2008 r. wynosiła 180% wartości z 2001 r. Wartość nieruchomości będącej w użytkowaniu wieczystym POSG w przybliżeniu wyniosłaby więc 74.000 zł, a opłata za użytkowanie wieczyste wzrosłaby do około 220 zł (w 2001 r. ustalono ją na 124 zł).

         Wskazano na konieczność obejmowania aktualizacją opłaty wszystkich użytkowników wieczystych.

Siedziba Starostwa Kolneńskiego mieści się w budynku oddanym w trwały zarząd Powiatowemu Zespołowi Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Kolnie i zajmuje 36,9% powierzchni tego obiektu. Ponadto w budynku mieści się Bursa Szkolna – jednostka organizacyjna powiatu – zajmująca 12,4% powierzchni. Nie stwierdzono, by kwestia użytkowania pomieszczeń przez Starostwo i Bursę została formalnie uregulowana. Konsekwencją tego stanu jest bezpodstawne obciążanie Powiatowego Zespołu Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Kolnie kosztami eksploatacji i ponoszenia całości wydatków z tego tytułu w rozdziale 80114 „Zespoły obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół”, zamiast proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni z planów finansowych poszczególnych jednostek korzystających z obiektu. Koszty eksploatacji budynku za 2011 rok powinny obciążać – według zajmowanej powierzchni – Starostwo w kwocie ok. 72.240 zł i Bursę Szkolną w kwocie ok. 23.939 zł.

Zwrócono się o uporządkowania kwestii użytkowania przez Starostwo i Bursę Szkolną pomieszczeń w budynku oddanym w trwały zarząd Powiatowemu Zespołowi Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Kolnie.

Badając dokumentację dotyczącą gospodarowania nieruchomościami przez gminę Kolno stwierdzono, że w dniu 19 sierpnia 2005 r. została wydana decyzja w sprawie przekazania w trwały zarząd sołectwu Tyszki Łabno nieruchomości o pow. 1,2 ha z przeznaczeniem na świetlicę wiejską. Wydanie decyzji ustanawiającej trwały zarząd na podstawie przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami było błędne, ponieważ przepisy te odnoszą się do jednostek organizacyjnych gminy, a nie do jednostek pomocniczych. W trakcie kontroli Wójt wydał decyzję uchylającą formalnie decyzję z 2005 r.

W obszarze zagadnień dotyczących gospodarowania mieniem w gminie Mały Płock stwierdzono nieprawidłowe w świetle art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. niezgodne z rzeczywistym przebiegłem operacji, sporządzenie dowodu księgowego (ujętego w księgach grudnia 2011 r.) dokumentującego likwidację, poprzez przekazanie firmie utylizacyjnej, wyeksploatowanego sprzętu elektronicznego o wartości 95.608,08 zł. Faktycznie sprzęt jedynie wycofano z eksploatacji; w trakcie kontroli sprzęt ten składowany był w piwnicy budynku Urzędu Gminy. Przekazanie sprzętu firmie utylizacyjnej, na co dowody okazano podczas podpisywania protokołu kontroli, miało miejsce dopiero w trakcie kontroli.

Kontrola przeprowadzona w Zespole Szkół Zawodowych w Hajnówce oraz Zespole Szkół Specjalnych w Bielsku Podlaskim wykazała nieobjęcie ewidencją księgową do konta 011, wbrew obowiązującym przepisom prawa, wartości nieruchomości gruntowych przekazanych w trwały zarząd na łączną kwotę 991.338 zł (odpowiednio 446.500 zł i 544.838 zł).

Kontrolowane podmioty zobowiązano do zaewidencjonowania przekazanych im w trwały zarząd gruntów.

W mieście Białystok rozliczenie niedoboru sprzętu komputerowego stwierdzonego w wyniku inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze spisu z natury nie zostało należycie udokumentowane. Na podstawie protokołu stałej komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych zdjęto ze stanu księgowego kont 011 „Środki trwałe” i 013 „Pozostałe środki trwałe” sprzęt komputerowy o łącznej wartości 340.341,55 zł, uznając jednocześnie niedobór za niezawiniony. Decyzję tę podjęto mimo braku należytego udokumentowania procesu likwidacji sprzętu (w formie protokołów likwidacji, protokołów fizycznej likwidacji czy dowodów LT); poza tym - wbrew postanowieniom Instrukcji inwentaryzacyjnej - wniosek co do sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych przewidywał uznanie niedoborów za niezawinione, co może dotyczyć wyłącznie sytuacji, gdy ubytki spowodowane są zdarzeniami losowymi, na które osoba odpowiedzialna nie mogła mieć wpływu. W przedmiotowych przypadkach, jak wynika z wyjaśnień udzielonych w trakcie kontroli, wyksięgowanie sprzętu z ewidencji wiązało się z jego zużyciem i niesprawnością.

W wystąpieniu pokontrolnym wskazano na konieczność zapewnienia należytego dokumentowania faktu likwidacji środków trwałych oraz zaniechania uznawania stwierdzonych niedoborów za niezawinione w przypadku braku należytego udokumentowania likwidacji środków trwałych.

11. W zakresie rozliczeń jednostek organizacyjnych z budżetami jednostek samorządu terytorialnego:

- nieegzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych obowiązku przedkładania sprawozdań - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 kontrolowanych gminach;

- niedokonywanie lub nieterminowe dokonywanie wpłaty do budżetu nadwyżek środków obrotowych zakładów budżetowych - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie;

- nieokreślenie przez organ stanowiący terminu i sposobu ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakład budżetowy - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie;

- nieterminowe odprowadzenie do budżetu pozostałości środków wyodrębnionego rachunku dochodów – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 gminie.

Analiza zasadności dochodów i wydatków przyjętych w budżecie gminy Wyszki wykazała, że podstawową pozycję dochodów w rozdziale 90017 „Zakłady gospodarki komunalnej” stanowiły wpływy związane ze „świadczeniem usług” przez Zakład Usług Komunalnych (jednostkę budżetową) na rzecz gminy w zakresie utrzymania i remontów dróg gminnych. Są to statutowe zadania ZUK, na które otrzymuje z budżetu środki na wydatki. Przyjęte rozwiązanie powoduje, że w budżecie gminy wydatki związane z remontami i utrzymaniem dróg gminnych występują w zawyżonej wysokości (suma wydatków poniesionych w r. 60016 wg danych sprawozdania Rb-28 Urzędu za 2011 r. w r. 60016 wyniosła 308.105,79 zł). Z kolei dochody budżetowe wykazywane przez ZUK z tytułu „sprzedaży robót remontowych i innych usług” na rzecz Urzędu sztucznie zawyżają dochody budżetu, wywierając wpływ na kształtowanie się wskaźnika spłaty długu.

Kontrolowaną jednostkę zobowiązano do zaniechanie ponoszenia z budżetu wydatków na rzecz ZUK z tytułu „świadczenia usług” przez tę jednostkę budżetową w zakresie utrzymania i remontów dróg oraz usunięcie z budżetu na 2013 r. ewentualnych dochodów i wydatków budżetu związanych z tymi „usługami”.

Ze sprawozdania Rb-30S ZGKiM w Michałowie za 2011 r. wynika, że faktyczny stan środków obrotowych na koniec roku stanowił kwotę 796.800,51 zł i przewyższał stan planowany o 580.051,51 zł. Wynikająca ze sprawozdania Rb-30S nadwyżka środków obrotowych nie została wpłacona do budżetu. Dochody z tego tytułu nie zostały również zaplanowane w uchwale budżetowej, mimo że Rada Miejska nie podjęła uchwały o odstąpieniu od obowiązku wnoszenia wpłaty przez zakład.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o ewentualne przedkładanie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie zwolnienia ZGKiM z obowiązku dokonania wpłaty nadwyżki środków obrotowych ustalonej na koniec roku, jeżeli wolą Burmistrza jest nieegzekwowanie faktycznej nadwyżki, w przeciwnym wypadku uwzględnianie w planie dochodów budżetu dochodów z tytułu wpłaty faktycznej nadwyżki wykazywanej w sprawozdaniu Rb-30S oraz przypisywanie w księgach należności z tytułu nadwyżki podlegającej odprowadzeniu do budżetu.

Analiza wydatków miasta Łomża na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii wykazała, że jako wydatki Urzędu w wysokości 305.000 zł w rozdziale 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” par. 4300 „Zakup usług pozostałych” ujęto przelew środków z planu finansowego Urzędu 19 jednostkom budżetowym miasta, zamiast przekazać je jako środki na wydatki. Ustalono, że wydatki na te cele były ponoszone przez jednostki budżetowe poza planem finansowym – z rachunków pomocniczych ewidencjonowanych na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”. Wydatek publiczny rozumiany jako zapłata za realizację zadania publicznego następował zatem w innym momencie niż to ujęto w ewidencji i sprawozdawczości Urzędu Miejskiego. Powodowało to przejściową nierzetelność prezentowanych w sprawozdaniach danych o wykonaniu wydatków, które informowały o wykonaniu wydatków na realizację zadania mimo, że środki na ten cel pozostawały w dalszym ciągu w dyspozycji jednostek budżetowych miasta.

Zalecono zaprzestanie traktowania jako wydatków budżetowych przelewów środków dla własnych jednostek budżetowych na realizację zadań miasta.

W zakresie finansowania prac remontowo-konserwatorskich i budowlanych dachu we wpisanym do rejestru zabytków budynku II LO w Łomży (jednostki budżetowej miasta Łomża) stwierdzono, że środki w wysokości 55.000 zł zostały przekazane Liceum z budżetu miasta Łomża, lecz nie ujęto ich w planie finansowym Liceum. Stwierdzono, że Urząd Miejski przekazanie środków tej jednostce budżetowej traktował bezpodstawnie jak udzielenie dotacji celowej z budżetu miasta, co sprzeciwia się postanowieniom art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Wnioskowano o zaprzestanie traktowania jako wydatków o charakterze „dotacji”, przelewów środków dla własnych jednostek budżetowych na realizację zadań miasta.

W Szkole Podstawowej w Wasilkowie dokonano nieprawidłowego przeksięgowania zrealizowanych wydatków z konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” na konto 800 „Fundusz jednostki”, w wyniku czego konto 223 wykazywało na dzień 31 grudnia 2011 r. nierealny stan (brak salda), zamiast salda strony Ma w wysokości 20.324,58 zł. Stwierdzono, że przeksięgowania równowartości zrealizowanych wydatków dokonano w celu „wyzerowania” stanu tego konta – w kwocie niezgodnej z sumą wykonanych wydatków wykazaną w rocznym sprawozdaniu Rb-28S. Jak wynika z ustaleń kontroli, saldo podlegające wykazaniu na koncie 223 powinno odpowiadać środkom pieniężnym pozostającym na koncie 130 na koniec 2011 r. Badana jednostka w dniu 22 grudnia 2011 r. zwróciła do budżetu niewykorzystane środki z programu „Comenius”, jednakże trafiły one z powrotem na rachunek Szkoły w dniu 30 grudnia 2011 r.

Zwrócono uwagę na konieczność przeksięgowywania z konta 223 na konto 800 kwoty zrealizowanych wydatków budżetowych wynikającej z danych sprawozdania Rb-28S.

Badając rozliczenia dotacji przedmiotowych za 2011 i 2012 r. złożonych przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Knyszynie stwierdzono, że w obu latach przekazano zakładowi dotacje w kwocie niższej od należnej, obliczonej według ilości zrealizowanych jednostek usług objętych dopłatą i kwoty dopłaty do jednostki usługi uchwalonej przez Radę Miejską. Za 2011 r. dotacja powinna być wyższa o 1.326 zł, a za 2012 r. o 5.323,10 zł. Kwoty dotacji należnych zakładowi według rozliczenia nie zostały przekazane z budżetu, nie przypisano także w księgach Urzędu zobowiązania z tego tytułu.

Zalecono rozliczenie z ZGKiM należnej zakładowi dotacji przedmiotowej za 2011 i 2012 r. w łącznej wysokości 6.649,10 zł.

Środki pieniężne w łącznej wysokości 4.136,62 zł pozostające na dzień 31 grudnia 2011 r. na wyodrębnionych rachunkach bankowych dochodów gromadzonych przez szkoły prowadzone przez gminę Nowy Dwór, nie zostały przekazane na rachunek budżetu gminy, a w efekcie nie zostały zaliczone do dochodów budżetu. Naruszono tym samym postanowienia art. 223 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, w myśl których środki pozostające na wyodrębnionym rachunku na dzień 31 grudnia podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu w terminie do 5 stycznia roku następnego.

         Wnioskowano o terminowe odprowadzanie na rachunek budżetu środków pieniężnych pozostających na dzień 31 grudnia na wyodrębnionych rachunkach dochodów szkół.

         Łącznie, wymiar finansowy stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości[1] wyniósł 312.155 tys. zł, z tego^[2]:

- uszczuplenia środków publicznych – 3.763 tys. zł,

- kwoty uzyskane z naruszeniem prawa – 207 tys. zł,

- kwoty wydatkowane z naruszeniem prawa – 6.421 tys. zł,

- kwoty wydatkowane w następstwie działań niezgodnych z prawem – 15 tys. zł,

- kwoty wydatkowane niegospodarnie, niecelowo lub nierzetelnie – 500 tys. zł,

- kwoty odpowiadające nierzetelnym danym w ewidencji księgowej lub sprawozdawczości – 88.896 tys. zł,

- inne nieprawidłowości w wymiarze finansowym – 212.353 tys. zł.

         Wskazania wymaga, iż niejednokrotnie dokonanie zwymiarowania stwierdzonych nieprawidłowości nie było możliwe w związku z zaniechaniem podejmowania przez kontrolowane jednostki określonych działań i brakiem odpowiedniej dokumentacji umożliwiającej dokonanie stosownych wyliczeń. Dotyczy to w szczególności uszczuplenia środków publicznych z tytułu należności podatkowych – niejednokrotnie kontrolowane organy podatkowe nie były w posiadaniu deklaracji i informacji podatkowych lub stosownych ich korekt, które winny stanowić podstawę ustalania kwot zobowiązań podatkowych, a także dochodów z tytułu renty planistycznej lub opłaty adiacenckiej – co wynikało z faktu niedokonywania przez kontrolowane jednostki wycen wartości nieruchomości.

5. Postępowanie pokontrolne

W celu wyeliminowania ujawnionych nieprawidłowości i zapobieżenia występowania ich w przyszłości do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego lub kierowników jednostek organizacyjnych wystosowano 65 wystąpień pokontrolnych, których przedmiotem były stwierdzone nieprawidłowości, zawierające łącznie 1.449 szczegółowych wniosków pokontrolnych (z tego w wyniku kontroli kompleksowych jednostek samorządu terytorialnego wystosowano 1.084 wnioski pokontrolne, kontroli problemowych – 364 wnioski pokontrolne, zaś kontroli doraźnych – 1 wniosek pokontrolny). Podczas 4 kontroli doraźnych - w tym 3 przeprowadzonych w szkołach w zakresie prawidłowości ustalenia danych na potrzeby sporządzenia sprawozdań z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli oraz 1 przeprowadzonej w gminie wiejskiej w zakresie prawidłowości realizacji remontu drogi - nie stwierdzono nieprawidłowości. Do kierowników tych jednostek wystosowano na podstawie ustaleń kontroli pisma informujące o braku nieprawidłowości. Pismo informujące o braku nieprawidłowości stwierdzonych podczas kontroli problemowej wystosowano ponadto do kierownika zakładu budżetowego.

W 9 przypadkach, uzasadnionych charakterem ustaleń kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych (Zespół Szkół Zawodowych w Sokółce, Obsługa Finansowo-Księgowa Szkół Gminy Knyszyn, Zespół Szkół Mechanicznych w Łapach, Zespół Szkół Nr 1 w Zambrowie, Miejski Ośrodek Kultury w Zambrowie, Zespół Szkół Ogólnokształcących w Augustowie, Biuro Obsługi Szkół w Nowince, Szkoła Podstawowa Nr 7 w Łomży i Zespół Szkół Technicznych w Kolnie), skierowano do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego odrębne pisma mające na celu zapewnienie eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości. Ponadto, w związku z ustaleniami kontroli poczynionymi w Obsłudze Finansowo-Księgowej Szkół Gminy Knyszyn, Zespole Obsługi Ekonomicznej Szkół Gminy Augustów i Zespole Szkół Technicznych w Kolnie skierowano odrębne pisma wskazujące nieprawidłowości i działania w celu ich wyeliminowania do dyrektorów 4 szkół obsługiwanych przez kontrolowane jednostki. Do wiadomości organów wykonawczych przekazywano też wszystkie wystąpienia pokontrolne kierowane do podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych.

W wyniku ustaleń kontroli dotyczących nieprawidłowości w zakresie danych stanowiących podstawę naliczenia subwencji, na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy o r.i.o., do dnia sporządzenia sprawozdania skierowano do Ministra Finansów pisma informujące o nieprawidłowościach stwierdzonych w 7 gminach. W związku z dokonanymi korektami sprawozdań, możliwe było prawidłowe ustalenie kwot subwencji należnych gminom w roku 2013.

Poza tym, w ramach współdziałania z organami państwa i innymi instytucjami, przekazywano żądane informacje w zakresie działalności kontrolnej. Między innymi organom ścigania przekazano kopie materiałów kontroli przeprowadzonych przez Izbę Obrachunkową w 3 gminach.

         W wyniku przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym kontroli kierowano także zawiadomienia do rzecznika dyscypliny finansów publicznych o czynach noszących znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Łącznie złożono 19 zawiadomień, w których wskazano na 36 czynów naruszenia dyscypliny finansów publicznych (w 8 spośród złożonych zawiadomień wskazano na więcej niż jeden czyn z katalogu zawartego w przepisach ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych). Zawinienie czynów przypisano w zawiadomieniach, na podstawie ustaleń kontroli, łącznie 35 osobom.

W zawiadomieniach najczęściej wskazywano na:

- udzielenie zamówień publicznych z istotnym naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych, noszącym znamiona czynów naruszających dyscyplinę finansów publicznych wskazanych w art. 17 ustawy (7 przypadków);

- niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, tj. czyny określone w przepisach art. 18 pkt 2 ustawy (6 przypadków);

- nieustalenie należności jednostki samorządu terytorialnego, tj. czyn określony przepisami art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy (6 przypadków);

- dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia, tj. czynu wskazanego w art. 11 ustawy (4 przypadki);

- zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości, tj. czyny określone w przepisach art. 18 pkt 1 ustawy (3 przypadki);

- przeznaczenie dochodów uzyskiwanych przez jednostkę budżetową na wydatki ponoszone w tej jednostce, tj. czyn określony przepisami art. 7 ustawy (3 przypadki);

- niedochodzenie należności jednostki samorządu terytorialnego oraz dochodzenie należności gminy w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia, tj. czyny wskazane w przepisach art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy (2 przypadki);

- przekazanie dotacji z naruszeniem zasad i trybu jej udzielenia, tj. czyn określony przepisami art. 8 pkt 1 ustawy (2 przypadki).

Poza tym przekazano Wojewodzie Podlaskiemu ustalenia kontroli dotyczące funduszu sołeckiego w gminie Krypno w celu umożliwienia podjęcia działań w sprawie zobowiązania gminy do zwrotu części dotacji celowej otrzymanej jako częściowy zwrot wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w wysokości 2.634,34 zł.

Według stanu na dzień sporządzenia sprawozdania, do 5 wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym 3 jednostki skierowały do Kolegium Izby zastrzeżenia w trybie określonym w art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o r.i.o. W wyniku rozpatrzenia zastrzeżeń, Kolegium Izby w stosunku do 3 wniosków pokontrolnych zastrzeżenia uwzględniło, odnośnie 1 zastrzeżenia oddaliło, zaś 1 zastrzeżenie pozostawiono bez rozparzenia, gdyż posiadało cechy informacji o przyczynach częściowego niewykonania wniosku.

         Do dnia opracowania sprawozdania informacje o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych, zawartych w 65 wystąpieniach pokontrolnych, złożyły 64 jednostki kontrolowane (w 1 przypadku w dacie sporządzenia sprawozdania, nie upłynął jeszcze termin złożenia takiej informacji z uwagi na udzielenie zgody na jego przesunięcie). W związku z analizą informacji o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych zwrócono się do 3 kontrolowanych jednostek o dodatkowe wyjaśnienia co do sposobu realizacji zaleceń.

         Badanie sposobu wykonania wniosków pokontrolnych jest stałym elementem kontroli kompleksowych jednostek samorządu terytorialnego, a także kolejnych kontroli problemowych prowadzonych przez Izbę Obrachunkową w danej jednostce organizacyjnej. Prowadzone w tym obszarze, w okresie sprawozdawczym, czynności kontrolne wykazały, że w 1 jednostce organizacyjnej i 10 gminach nie zrealizowano w pełni wydanych przez Izbę Obrachunkową zaleceń. W tych przypadkach z reguły kierownictwo badanych jednostek obierało niedbały lub nieskuteczny sposób wykonania przekazanych rekomendacji, który nie przyczyniał się w należytym stopniu do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu gospodarki finansowej. W niektórych przypadkach stan taki skutkował zaś utrwalaniem praktyki działań niezgodnych z prawem.

         W związku z przyjęciem przez jednostki kontrolowane do realizacji wniosków pokontrolnych zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i usprawnienia badanej działalności lub też działaniami podjętymi w związku z ustaleniami kontroli jeszcze w trakcie jej trwania uzyskano korzyści finansowe[3], według stanu na dzień sporządzenia sprawozdania, w łącznej kwocie 449,27 tys. zł, z tego^[4]:

- oszczędności uzyskane w wyniku działań kontrolnych – 26,06 tys. zł,

- pożytki finansowe w postaci należnych środków publicznych lub innych składników aktywów – 280,55 tys. zł,

- inne nieutracone pożytki finansowe – 5,41 tys. zł,

- oszczędności lub pożytki finansowe innych podmiotów – 137,25 tys. zł.

         Ponadto w 2012 roku Ministerstwo Finansów przekazało do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku decyzję dotyczącą gminy Dobrzyniewo Duże w sprawie zmniejszenia gminie części wyrównawczej subwencji ogólnej na 2012 rok o kwotę 18.797 zł oraz potrącenia nienależnie otrzymanej w roku 2012 subwencji ze skorygowanej raty części wyrównawczej subwencji ogólnej na kwotę 9.396 zł. Korekta kwoty subwencji została dokonana w związku z nieprawidłowym sporządzeniem przez gminę sprawozdania o podstawowych dochodach podatkowych, stwierdzonym w wyniku kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku przeprowadzonej w 2011 roku.

         Dodać też należy, że przedstawione, zwymiarowane kwoty korzyści finansowych nie oddają w pełni efektów pozytywnego oddziaływania kontroli. W wielu przypadkach badane jednostki zobowiązywały się bowiem w informacjach o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych do wyeliminowania nieprawidłowości także w przyszłej ich działalności, m.in. do usprawnienia poboru środków publicznych, zaniechania poboru środków z naruszeniem prawa i interesów obywateli, zaniechania ponoszenia wydatków nielegalnych, prawidłowego zorganizowania oraz wzmożenia kontroli zarządczej.

WYKAZ JEDNOSTEK KONTROLOWANYCH W 2012 ROKU

III. Działalność nadzorcza, opiniodawcza, badanie sprawozdań.

1.Działalność Kolegium Izby

Kolegium zbadało łącznie 5206 uchwał i zarządzeń organów gmin, powiatów, województwa samorządowego i związków międzygminnych, z tego:

- 135 uchwał budżetowych (dotyczących zarówno budżetów na rok 2012, jak i podjętych w grudniu uchwał w sprawie budżetu na 2013 r.),

- 2626 uchwał i zarządzeń w sprawie zmian w budżetach,  

- 753 uchwały i zarządzenia w sprawie wieloletniej prognozy finansowej i zmian,

- 138 uchwał organów stanowiących w sprawie absolutorium,

- 6 uchwał w sprawie procedury uchwalania budżetu,

- 152 uchwały w sprawie zaciągania pożyczek i kredytów długoterminowych,

- 18 uchwał w sprawie zaciągania krótkoterminowych pożyczek i kredytów,

- 9  uchwał  w sprawie udzielania poręczeń,

- 20  uchwał w sprawie określenia zakresu i zasad przyznawania dotacji oraz stawek udzielanych dotacji  dla jednostek organizacyjnych j.s.t.,

-  72 uchwały  określające zasady przyznawania dotacji dla podmiotów niezaliczanych do

   sektora finansów publicznych,

- 7 uchwał w sprawie udzielania pożyczek z budżetu j.s.t.,

- 512 uchwał dotyczących podatków i opłat lokalnych,

oraz 758 uchwał  i zarządzeń w innych sprawach finansowych.

W wyniku tych badań Kolegium podjęło następujące uchwały:

1. Nie stwierdzające naruszenia prawa – 4438 uchwały – w tym: 90 do budżetów j.s.t., 2336 do uchwał i zarządzeń zmieniających budżet, 386 w sprawach podatkowych, 513 w sprawie wieloletnich prognoz finansowych, 141 w sprawie zaciągania pożyczek i kredytów długoterminowych.

2. Stwierdzające naruszenie prawa:

a) nieistotne w 506 uchwałach i zarządzeniach organów j.s.t., w tym w 42 uchwałach budżetowych j.s.t.,

b) istotne w przypadku 208 uchwał i zarządzeń, z czego stwierdzono nieważność w części w stosunku do 174 uchwał i zarządzeń, zaś w całości do 34.

Nieprawidłowości (istotniejsze lub najczęściej występujące) stwierdzone przez Kolegium

w badanych uchwałach i zarządzeniach:

Rozstrzygnięcia w postaci istotnego naruszenia prawa bez stwierdzania nieważności zapadły w stosunku do uchwał i zarządzeń w sprawie zmian w budżecie, które dotyczyły minionego roku budżetowego.

         W roku 2012 wszystkie jednostki samorządu terytorialnego uchwaliły budżety             w ustawowym terminie. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku nie ustalała budżetu dla żadnej jednostki.

               Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku w 2012 roku sporządziła jeden raport  o stanie gospodarki finansowej Miasta Sejny. Został on przekazany organom j.s.t. 30 marca 2012 roku i ogłoszony na stronie internetowej Izby 12 kwietnia 2012 roku. Raport sporządzono w trybie art. 10a ust. 1 i 2 ust. ustawy o regionalnych izbach  obrachunkowych, ponieważ  trudna sytuacja finansowa Miasta wskazywała na zagrożenie niewykonania ustawowych zadań. Ponadto Miasto realizowało program naprawczy i ubiegało się o pożyczkę z budżetu państwa,  o której mowa w art. 224 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.). Główną przyczyną pogarszającej się sytuacji finansowej Miasta Sejny będącej powodem sporządzenia raportu było wysokie zadłużenie na dzień 31 grudnia 2011 roku w relacji do wykonanych dochodów i wynosiło 91,60 %, co oznaczało przekroczenie w sposób rażący nie tylko regulacji ustawowej, ale jednocześnie poważne problemy finansowe w zakresie realizacji obligatoryjnych zadań Miasta. Przez wszystkie lata objęte raportem wykonano ujemny wynik operacyjny (deficyt operacyjny), co oznacza, że wydatki bieżące jednostki samorządu terytorialnego przekraczały jej możliwości finansowe. Było to spowodowane nadmiernym wzrostem zadłużenia wraz z kosztami jego obsługi, niższym, niż zakładano, wzrostem dochodów jednostki, brakiem ograniczania wydatków bieżących, pomimo przyjmowanych założeń   w prognozach wieloletnich. Zadania bieżące w takiej sytuacji były realizowane poprzez zaciąganie nowych zobowiązań. W 2011 roku Burmistrz zrealizował wydatki z naruszeniem przepisu art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, z którego wynika, że w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązuje zasada dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem.

Skutkiem realizacji programu naprawczego ma być poprawa sytuacji finansowej Miasta, poprzez zaciągnięcie pożyczki z budżetu państwa na podstawie art. 224 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, bez której Miasto nie będzie w stanie skutecznie realizować obowiązkowych zadań własnych i utrzymać bieżącej płynności finansowej.

Miasto Sejny nie wniosło uwag i zastrzeżeń do raportu.

2. Działalność składów orzekających

Składy orzekające wydały łącznie 1219 opinii, w tym dotyczących:

- możliwości spłaty pożyczek lub kredytów przez j.s.t. - 139

- projektów uchwał budżetowych - 140

- sprawozdań rocznych z wykonania budżetu j.s.t. - 140

- informacji o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze - 140

- wniosków komisji rewizyjnych rad gmin (związków gmin, sejmików) w sprawie absoluto -

  rium – 139

- projektów uchwał o wieloletnich prognozach finansowych – 140

- uchwał w sprawie nieudzielenia absolutorium – 2

- możliwości sfinansowania deficytu w uchwale budżetowej – 179

- możliwości sfinansowania deficytu przedstawionego w projekcie uchwały budżetowej – 61

oraz  139 opinie o prawidłowości planowanej kwoty długu.

W ramach wydanych opinii było:

- 883 pozytywnych,

- 277  pozytywnych z uwagami,

- 59 negatywnych.

         Wojewodę i ministra właściwego ds. finansów publicznych poinformowano o negatywnych opiniach wydanych w sprawie przedłożonych sprawozdań z wykonania budżetu za rok 2011 (art. 21 ust. 2 ustawy o rio) w 5 przypadkach dotyczących:

- Gminy Zawady

- Gminy Trzcianne

- Miasta Sejny

- Gminy Giby

- Gminy Nowinka

W poszczególnych opiniach składów orzekających wystąpiły uwagi, w tym:

A.    W opiniach o możliwości spłaty kredytów i pożyczek:

- niezachowanie wskaźnika z art. 243 ufp od 2014 roku;

B.    W opiniach o przedkładanych projektach uchwał budżetowych:

 -  w części normatywnej uchwały zawarto nieprawidłowe limity dotyczące zaciąganych zobowiązań; rezerwę na zarządzanie kryzysowe, obowiązek utworzenia której wynika            z art. 26 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 roku o zarządzaniu kryzysowym, przewidziano w wysokości poniżej 0,5% wydatków pomniejszonych…;  brak zapisu o którym mowa w art. 403 ust. 2 ustawy Prawo ochrony środowiska; w załączniku dotyczącym dotacji udzielanych nie wykazano wszystkich zaplanowanych na ten cel wydatków; z planu wydatków i objaśnień do projektu nie wynika, czy jednostka realizuje zadania określone art. 6 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie; błędy klasyfikacyjne;

C.    W opiniach o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze oraz o sprawozdaniach            z wykonania budżetu j.s.t.:

-  niezgodność danych dotyczących zobowiązań powstałych w latach ubiegłych pomiędzy sprawozdaniem Rb-Z a Rb-28S; szczegółowość informacji o kształtowaniu się WPF niezgodna z zapisami zawartymi w uchwale w sprawie określenia i formy informacji o przebiegu wykonania budżetu gminy; w sprawozdaniu Rb-NDS w pozycji D17 wykazano dane niezgodne  z danymi wynikającymi z bilansu; rozbieżności w sprawozdaniu Rb-NDS a budżetem w podziale na dochody i wydatki bieżące i majątkowe; błędy pisarskie, błędy klasyfikacyjne; brak wskazania, iż zarządzenie podlega publikacji;

D.   W opiniach o  wnioskach komisji rewizyjnych o absolutorium:

- w opinii komisji Rewizyjnej o wykonaniu budżetu wskazano, że budżet zamknął się wynikiem dodatnim. Jednak z analizy sprawozdań wynika, iż wykonane wydatki są wyższe od wykonanych dochodów; wniosek został przesłany nie przez Przewodniczącego Rady; wniosek został przekazany z naruszeniem art. 270 ust. 2 ufp;

E.     W opiniach o możliwości sfinansowania deficytu budżetowego oraz prognozy kształtowania się długu publicznego:

- błędne określenie źródeł finansowania deficytu w części normatywnej uchwały budżetowej (art. 217 ust. 2 ufp); ustanowiono limit zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek zaciąganych na sfinansowanie planowanego deficytu, niższy niż ten, który planuje się w budżecie; błędne wyliczenie kwoty długu, co ma wpływ na wskaźniki zadłużenia (art. 226 ust. 1 pkt 6 ufp); okres, na jaki sporządzono WPF nie obejmuje całego okresu spłaty zobowiązań; (art. 227 ust. 1 ufp);

F.    W opiniach o uchwałach w sprawie projektów uchwał o wieloletnich prognozach finansowych:

 - brak zbilansowania planowanych budżetów (art. 211 ufp); niespełniona relacja z art. 243 ustawy o finansach publicznych; brak objaśnień przyjętych w WPF wartości, co stanowi naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 7 ufp; rozbieżności pomiędzy kwotą wyniku budżetu i związaną       z nią kwotą przychodów i rozchodów wykazanych w omawianym projekcie WPF a wielkościami ujętymi w projekcie budżetu. (art. 229 ufp); wykazano błędne kwoty dochodów majątkowych i bieżących; kwoty dochodów i wydatków niezgodne z planem dochodów i wydatków; w wykazie przedsięwzięć do WPF wykazano nieprawidłowy okres realizacji zadań;      w wykazie przedsięwzięć do WPF wykazano zadania jednoroczne; ujmowanie nieprawidłowych kwot w limicie zobowiązań;

G.   W opiniach o uchwałach w sprawie nieudzielenia absolutorium:

- przedmiotem głosowania była „sprawa udzielenia absolutorium Wójtowi Gminy”. Odrzucenie w głosowaniu uchwały o udzieleniu absolutorium nie jest jednoznaczne z przyjęciem uchwały o nieudzieleniu absolutorium, co wynika z przepisów art. 28a ustawy o samorządzie gminnym. Nie można domniemywać treści uchwały o przeciwnej treści niż ta, która stanowiła przedmiot głosowania;

 - zarzut uzasadniający nieudzielenie Wójtowi Gminy absolutorium z tytułu wykonania budżetu za rok 2011 nie dotyczył tego roku budżetowego.

W 2012 roku 4 jednostki samorządu terytorialnego odwołały się od opinii składów orzekających:

 Gmina Giby, Gmina Nowinka oraz Miasto Łomża odwołały się od opinii w sprawie wykonania budżetu za 2011 rok, zaś Gmina Szudziałowo odwołała się od opinii w sprawie możliwości spłaty kredytu. Kolegium RIO w Białymstoku uznało w części zasadne odwołanie Prezydenta Miasta Łomży od opinii Składu Orzekającego w zakresie uwag dotyczących prawidłowości sporządzenia sprawozdania z wykonania planu finansowego Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacji w Łomży oraz wysokości dotacji przedmiotowej przekazanej temu zakładowi budżetowemu, zaś w pozostałym zakresie złożone odwołanie oddaliło.  Pozostałe odwołania zostały przez Kolegium oddalone w całości.

3. Sprawozdania jednostek samorządu terytorialnego.

3.1. Do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w 2012 roku wpłynęło        w systemie Bestia:

·  4676 sprawozdań budżetowych (w tym 818 korekt), które zostały zbadane po względem formalno-rachunkowym:

-      sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych;

-      sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych;

-       sprawozdania Rb-NDS o nadwyżce/deficycie;

-       sprawozdania Rb-N o stanie należności;

-       sprawozdania Rb-UN uzupełniającego o stanie należności;

-     sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń;

-     sprawozdania Rb-UZ uzupełniającego o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych;

-     sprawozdania Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych;

- sprawozdania Rb-30S z wykonania planów finansowych samorządowych zakładów budżetowych;

-   sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa        w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych;

- sprawozdania Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych;

·   2043 sprawozdań budżetowych, które zostały przedłożone do wiadomości:

- Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami,

- Rb-50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań zleconych

·  141 bilansów skonsolidowanych (w tym 1 korekta);

·  558 sprawozdań finansowych;

 3.2. Do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w 2012 roku wpłynęło (w formie elektronicznej i papierowej):

·  2661 sprawozdań samorządowych osób prawnych (łącznie z korektami):

-      sprawozdania Rb-N o stanie należności;

-      sprawozdania Rb-UN uzupełniającego o stanie należności;

-    sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń;

-    sprawozdania Rb-UZ uzupełniającego o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych;

Ponadto jednostki samorządu terytorialnego przedłożyły 136 sprawozdań z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego                w szkołach prowadzonych w jst oraz 141 sprawozdań wraz z korektami o udzielonej pomocy publicznej w rolnictwie lub rybołówstwie oraz informacji o nieudzieleniu pomocy i 82 sprawozdania o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych.

IV. Działalność szkoleniowa, informacyjna, doradcza.

1. Działalność szkoleniowa organizowana przez Izbę

         W 2012 r. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku zorganizowała, w oparciu  o Ramowy Plan Pracy RIO w Białymstoku, który w zakresie planu szkoleń był zmieniony raz, na posiedzeniu Kolegium RIO w dniu 23 października 2012 r. (Uchwała Kolegium               Nr XI/2012), następujące szkolenia:

1.1   W dniach 23-24 kwiecień 2012 roku  odbyło się szkolenie dla skarbników JST, na temat:

·            Rozporządzenie z dnia 19 stycznia 2012 r. Ministra Finansów zmieniające rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;

·           Wieloletnia Prognoza Finansowa i uchwała budżetowa;

·           Zagadnienia dotyczące gospodarki finansowej j.s.t. - sprawy bieżące.

W szkoleniu uczestniczyło 125 osób.

1.2    W dniach 24-26 październik 2011 roku  odbyło się szkolenie dla skarbników JST, na temat:

·                     Ochrona danych osobowych;

·                     Praktyczne aspekty zarządzania długiem jst;

·                     Ustawa z dnia 1 lipca 2011 roku o zmianie ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz niektórych innych ustaw;

·                     Projekt Wieloletniej Prognozy Finansowej;

·                     Projekt uchwały budżetowej na 2013;

·                     nowe regulacje w ustawach i rozporządzeniach związanych z realizacją uchwały budżetowej, w tym ustawa z dnia 9 czerwca 2011 roku o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, projekt nowelizacji ustawy o finansach publicznych z 18 września 2012 roku oraz sprawozdawczość budżetowa – problemy, poprawności ocena zarówno sprawozdań kwartalnych jak i opisowych

W szkoleniu uczestniczyło 140 osób.

1.3. Dnia 8 listopada 2012 roku odbyło się szkolenie dla osób zajmujących się problematyką podatków i opracowywaniem projektów uchwał w sprawach podatków i opłat lokalnych, którego tematyką była konstrukcja uchwał podatkowych zgodnie z nowym orzecznictwem dotyczącym przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

W szkoleniu uczestniczyło 88 osób.

Wykładowcami byli członkowie Kolegium RIO w Białymstoku,  Naczelnik i Zastępca Wydziału Informacji Analiz i Szkoleń, Naczelnik Wydziału Kontroli oraz specjaliści WIAiS Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, a także były pełnomocnik Wojewody Podlaskiego do spraw ochrony danych osobowych oraz pracownik Wydziału Prawa Uniwersytetu w Białymstoku i specjalista z zakresu zarządzania długiem jst.

1.4  Pracownicy RIO uczestniczyli w szkoleniach, które objęły następujące tematy:

-finanse publiczne,

- finanse samorządu terytorialnego,

- podatki i opłaty lokalne

 - partnerstwo publiczno-prywatne,

-  rachunkowość budżetowa,

- budżet zadaniowy,

- wieloletnia prognoza finansowa,

- standardy i metodyka kontroli,

- technika pisania projektów wystąpień pokontrolnych ustawy o działalności pożytku publicznego,

 - ustawa o opiece nad dziećmi do lat trzech,

- ustawa o utrzymaniu czystości i porządku w gminach,

- ustawa o działalności organizacji pożytku publicznego wolontariacie,

- ustawa o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej

- sprawozdawczość,

- dyscyplina finansów publicznych,

- ACL,

- archiwizacja i instrukcja kancelaryjna,

-  zamówienia publiczne,

 - finansowe zagadnienia pieczy zastępczej,

- audyt wewnętrzny,

- ochrona danych osobowych,

- okresowe szkolenia bhp,

- prawo pracy

Wykładowców szkoleń zapewnili organizatorzy szkoleń.

2. Działalność informacyjno - instruktażowo – doradcza

W 2012 roku Regionalna Izba Obrachunkowa udzieliła 66 odpowiedzi na zapytania prawne dotyczące m.in. problematyki: podatków i opłat lokalnych (13), kompetencji organów jst i komisji stałych organów stanowiących jst (3), klasyfikacji budżetowej (1), współfinansowania programów i projektów realizowanych z udziałem środków z budżetu UE (1), sprawozdawczości budżetowej (1), zasad gospodarowania mieniem komunalnym (4), zamówień publicznych (1), pracowników samorządowych (wynagrodzenia wójta, dodatkowe wynagrodzenie roczne itd.) (3), zasad i formy finansowania zadań jst (26),   inne (13).

Interpretacje RIO w zakresie podatków i opłat lokalnych nie są wiążące, ponieważ zgodnie z art. 14a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja Podatkowa (j.t. Dz. U.          z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.)  tylko Minister Finansów posiada kompetencje do wydawania urzędowej, wiążącej interpretacji przepisów prawa podatkowego.

W 2012 roku do RIO w Białymstoku wpłynęło 14 wniosków o udzielenie informacji publicznej.

W jednym przypadku RIO w Białymstoku odmówiło udzielenia informacji publicznej (o dane zawarte w sprawozdaniach jst) ze względu na to, iż przedmiotowe dane zostały udostępnione na stronie BIP Ministerstwa Finansów.

         Współpracę RIO w Białymstoku z organami państwa i innymi instytucjami w 2012 r. obrazuje poniższa tabela:

3. Rozpatrywanie skarg i wniosków

         Do RIO w Białymstoku w 2012 r. wpłynęło 17 skarg i wniosków na działalność organów j.s.t. Na działalność organu stanowiącego 12 (wszystkie dotyczyły unieważnienia uchwał). Skargi na działalność Wójtów (5) przekazano zgodnie z właściwością do Rad Gmin.

3.1. Wnioski o nieważnienie uchwał budżetowych i jego zmian:

- Radny Gminy Trzcianne podniósł, iż projekt uchwały w sprawie zmian w budżecie został dostarczony radnym z niezachowaniem 5-dniowego terminu wynikającego ze Statutu Gminy oraz wskazał na brak objaśnień do przedmiotowej uchwały. Wniosek o unieważnienie uchwały wpłynął już po rozpatrzeniu uchwały przez Kolegium, które wcześniej stwierdziło nieważność z innych powodów: naruszenia równowagi budżetowej z art. 211 ufp, błędnego deficytu, limitów i upoważnień;

- Radni Gminy Nowinka wnieśli o unieważnienie uchwały w sprawie zmian w budżecie. Radni nie uczestniczyli w głosowaniu, ponieważ Przewodniczący Rady nie poddał pod głosowanie proponowanego przez nich porządku obrad. Ponadto uchwały przyjęte przez siedmioosobową mniejszość Rady zostały podjęte „z rażącym naruszeniem normy prawnej określonej w art. 14 ustawy o samorządzie gminnym”. Kolegium RIO uznało, iż uchwała została podjęta bez naruszenia prawa;

- Radny Gminy Supraśl wniósł o unieważnienie uchwały w sprawie zmian w budżecie, ponieważ zaplanowana w niej inwestycja pn. „ Budowa sięgacza” jego zdaniem jest nielegalna, a jej zrealizowanie wymaga ingerencji w prywatne grunty. Kolegium RIO uznało,            iż uchwała została podjęta bez naruszenia prawa;

- Radny Gminy Krasnopol wniósł o unieważnienie uchwały w sprawie zmian w budżecie ze względu na ujęcie w planie budżetu dochodów, które w dniu dokonywania zmian w budżecie przez Radę nie wpłynęły w całości na rachunek budżetu gminy. Kolegium uznało,            iż uchwała została podjęta bez naruszenia prawa;

- rodzice i prawni opiekunowie dzieci wnieśli o unieważnienie uchwały w sprawie zmian w budżecie Rady Miejskiej w Sokółce. Podnieśli nieracjonalne i niecelowe zwiększenie wydatków na inwestycje w rozdz.85203 i chęć umiejscowienia w budynku Przedszkola Środowiskowego Domu Samopomocy i Ośrodka Opieki Społecznej. Kolegium RIO uznało, iż uchwała została podjęta bez naruszenia prawa

- osoba fizyczna wniosła o unieważnienie uchwały w sprawie zmian w budżecie Rady Gminy Szudziałowo ze względu na ujęcie w dochodach, w rozdziale 92601 § 0580, niepełnej kwoty pochodzącej z kar umownych oraz ze względu na konieczność zwrotu do Ministerstwa Sportu części dofinansowania budowy hali sportowej. Kolegium uznało, iż uchwała została podjęta bez naruszenia prawa.

3.2. Wnioski o unieważnienie uchwał w sprawie określenia zasad i wysokości dotacji:

    - Radny Miasta i Gminy Mońki wniósł o sprawdzenie pod względem prawnym uchwały Rady Miejskiej w Mońkach w sprawie szczegółowych zasad udzielania i rozliczania dotacji niepublicznym przedszkolom i placówkom oświatowym prowadzonym przez inną niż jednostka samorządu terytorialnego osobę prawną lub osobę fizyczną. Zdaniem Radnego postanowienia zawarte w § 1, 2 i 3  uchwały stanowią powtórzenie lub modyfikację przepisów zawartych w art. 90 ust. 2b-2e ustawy o systemie oświaty, brakuje podstaw prawnych do wprowadzenia proporcjonalności kwoty dotacji w stosunku do dziennej liczby godzin pracy oddziałów przedszkolnych, naruszenie art. 4 ust. 1 i art. 5 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (j.t. Dz. U. z 2011 r. Nr 197, poz. 1172 ze zm.) w związku z art. 88 Konstytucji. Kolegium RIO w tym zakresie uznało iż nie wystąpiło naruszenie prawa, ale stwierdziło nieważność w odniesieniu do ostatniego zarzutu: zapis w uchwale dotyczący możliwości wstrzymania transzy dotacji, (Kolegium uznało naruszenie art. 90 ust. 4  ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), ponieważ Rada nie może przyznawać sobie prawa do wstrzymywania dotacji, gdyż te udzielane są z mocy samej ustawy).

3.3. Wnioski o unieważnienie uchwał w sprawie podatków i opłat lokalnych:

- mieszkaniec Gminy Bakałarzewo wniósł o unieważnienie uchwały Rady Gminy Bakałarzewo zmieniającej uchwałę w sprawie wzorów informacji i deklaracji podatkowych ze względu na naruszenie art.5 ust.1 pkt 1 i 3 ustawy u podatkach i opłatach lokalnych poprzez przyjęcie w deklaracji przedmiotu opodatkowania nieznanego ustawie "budynku letniskowego". Kolegium uznało, iż uchwała w tej części została podjęta bez naruszenia prawa.

     3.4. Wnioski o unieważnienie uchwał w sprawie absolutorium:

-  Wójt Gminy Płaska wniósł o unieważnienie uchwały w sprawie absolutorium. Zdaniem wnoszącego przedmiotem głosowania była „sprawa udzielenia absolutorium Wójtowi Gminy”. Nie przegłosowano uchwały i sformułowano uchwałę o nieudzieleniu absolutorium. Odrzucenie w głosowaniu uchwały o udzieleniu absolutorium nie jest jednoznaczne z przyjęciem uchwały o nieudzieleniu absolutorium,  art. 28a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r.Nr 142, poz.1591 ze zm.). Kolegium uznało, iż uchwała została podjęta z istotnym naruszenia prawa i stwierdziło jej nieważność.

    -  Wójt Gminy Płaska wniósł o unieważnienie kolejnej uchwały w sprawie absolutorium, która została podjęta 25 września 2012 roku. Zdaniem wnoszącego podjęcie przedmiotowej uchwały po ustawowym terminie jest naruszeniem art. 271 ust. 1 ufp. Ponadto podstawą nieudzielenia absolutorium nie była negatywna ocena budżetu (naruszenie art. 18 ust. 2 pkt 4 ustawy o samorządzie gminnym). Kolegium uznało, iż uchwała została podjęta bez naruszenia prawa.

 3.5. Wnioski o unieważnienie uchwał w sprawie umorzenia należności pieniężnej      z tytułu podlegającej zwrotowi dotacji udzielonej dla Klubu Sportowego:

         - Radni Rady Miejskiej w Sokółce wnieśli o unieważnienie uchwały w sprawie umorzenia należności pieniężnej z tytułu podlegającej zwrotowi dotacji udzielonej dla Klubu Sportowego. Zdaniem grupy radnych Rada nie zapoznała się z rozliczeniem dotacji oraz udział  w posiedzeniu Rady (dyskusja i głosowanie) radnych, którzy należeli do Zarządu Klubu Sportowego, któremu umorzono należność; KO stwierdziło nieważność uchwały ze względu na to, iż Rada podejmując  uchwałę naruszyła art. 59 i 60 ufp i to organ wykonawczy jest właściwy do umarzania tego rodzaju należności;

3.6. Wnioski o unieważnienie uchwał w sprawie nie wyrażenia zgody na wyodrębnienie funduszu sołeckiego w 2013 r.

- Sołtys wsi Spiczki wniósł o unieważnienie uchwały Rady Gminy Orla w sprawie nie wyrażenia zgody na wyodrębnienie funduszu sołeckiego w 2013 roku. Skarżący zarzucił Radzie Gminy brak konsultacji i dyskusji na sesji rady gminy przed podjęciem decyzji o nie wyrażeniu zgody na wyodrębnienie funduszu sołeckiego w 2013 r. Kolegium uznało, iż uchwała została podjęta bez naruszenia prawa.

4. Skargi do WSA i NSA

W 2012 roku, do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego zostały zaskarżone 2 uchwały Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku:

4.1. Zarząd Powiatu w Bielsku Podlaskim zaskarżył uchwałę Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z dnia 7 marca 2012 r., nr 986/12 w przedmiocie wskazania na uchybienie formalne w uchwale Zarządu Powiatu w sprawie zmian w planie wydatków budżetu powiatu na 2012 r.. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku, postanowił odrzucić skargę (I S.A./Bk 151/12), ze względu na to, iż skarga nie dotyczyła rozstrzygnięcia nadzorczego, a uchwała Kolegium jedynie wskazywała uchybienia formalne.

4.2. Zarząd Powiatu w Bielsku Podlaskim zaskarżył rozstrzygnięcie nadzorcze Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z dnia 26 marca 2012 r., nr 1146/12   w przedmiocie stwierdzenia nieważności uchwały Zarządu Powiatu w sprawie zmian w planie wydatków budżetu na rok 2012.  Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku, postanowił uchylić zaskarżone rozstrzygnięcie nadzorcze (I S.A./Bk 150/12). Zdaniem WSA skarga jest zasadna, z uwagi na brak zapewnienia skarżącemu udziału w postępowaniu nadzorczym, co narusza przepisy proceduralne w stopniu, który mógł mięć wpływ na wynik sprawy.

5. Biuletyn Informacji Publicznej

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku w 2012 roku udostępniała następujące informacje publiczne na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz 1198 ze zm.) poprzez zamieszczanie ich w Biuletynie Informacji Publicznej. Obrazuje to poniższa tabela: