Załącznik Nr  1

                                                                                              do Uchwały Nr  IV/2019                                                                                       Kolegium RIO w Białymstoku
                                                                           z dnia 27 marca 2019 r.

 

 

                                                       Sprawozdanie

                                               z wykonania ramowego planu pracy

                                   Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

                                                                  za 2018 rok

 

 

I.       ORGANIZACJA,FUNKCJONOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ Z DZIAŁALNOŚCI IZBY

 

         W ramach tej tematyki zostały zrealizowane ustalone w ramowym planie pracy zadania, a mianowicie:

1) opracowano, a następnie przyjęto uchwałami Kolegium Izby:

         - ramowy plan pracy na 2019 r., w tym plan kontroli i plan szkoleń na 2019 r.,

         - wnioski do projektu budżetu Izby na 2019r.,

         - sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy za 2017 r.,

         - sprawozdanie z wykonania budżetu Izby za 2017 r.

2) sporządzono - w ramach zadań finansowo-księgowych - i przekazano określonym adresatom sprawozdania kasowe z wykonania budżetu Izby,

    w tym dotyczące:

         - budżetu: miesięczne, półroczne i roczne,

         - zatrudnienia i wykorzystania funduszu płac: kwartalne,

         - budżetu zadaniowego,

         - inne statystyczne.

 

 

 

 

 

 

II.        SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ WYDZIAŁU KONTROLI

 

1. Obsada etatowa

Planowane na 2018 rok zatrudnienie inspektorów ds. kontroli realizujących plan kontroli przyjęto na poziomie 20 etatów. Faktyczne zatrudnienie w 2018 r. wyniosło:

- 11,12 etatu w Białymstoku,

- 4 etaty w Zespole w Łomży,

- 4,67 etatu w Zespole w Suwałkach,

co łącznie stanowi 19,79 etatów.

Znaczna liczba dni przebywania inspektorów kontroli na zwolnieniach lekarskich oraz zwolnienie się z pracy od dnia 13 kwietnia 2018 r. jednego z inspektorów kontroli realizujących plan kontroli zespołu w Białymstoku – o czym nie było wiedzy na etapie opracowania planu kontroli – przełożyło się na usunięcie w trakcie roku z planu 6 pierwotnie zakładanych kontroli problemowych oraz zakończeniem części kontroli ujętych w planie na 2018 r. dopiero w lutym 2019 r. Sytuacja taka wystąpiła mimo przyspieszenia momentu samodzielnego realizowania zadań kontrolnych przez 2 inspektorów (w Białymstoku i Suwałkach), którzy ujęci byli w planie pierwotnie w wymiarze 0,5 etatu oraz zrealizowaniem części zagadnień jednej z kontroli kompleksowych przez głównego inspektora kontroli, którego czas pracy nie jest obejmowany planem kontroli. Główny inspektor zrealizował ponadto samodzielnie kontrolę sprawdzającą.

 

2. Plan kontroli i jego realizacja

Ramowy plan kontroli na 2018 rok przyjęto uchwałą Nr IX/2017 Kolegium RIO w Białymstoku z dnia 20 grudnia 2017 r. Uchwała określa ogólną liczbę planowanych do przeprowadzenia w roku kontroli – 56 (z tego 33 kompleksowe i 23 problemowe), liczbę dni roboczych w roku w przeliczeniu na przewidywaną obsadę etatową – 5.020 tzw. „inspektorodni”, w tym planowane zużycie czasu na czynności kontrolne w jednostkach kontrolowanych – 3.311 „inspektorodni” (wskazana wielkość obejmowała rezerwę czasową w wymiarze 105 dni do wykorzystania na kontrole doraźne, ewentualnie sprawdzające). W formie załącznika do uchwały przyjęto też szczegółowy wykaz kontroli planowanych na 2018 rok, zawierający jednostki kontrolowane, rodzaj i zakres tematyczny kontroli.

Uchwałą Nr V/2018 Kolegium RIO w Białymstoku z dnia 3 grudnia 2018 r. dokonano zmian w planie kontroli poprzez usunięcie z niego problemowych kontroli gospodarki finansowej: Szkoły Podstawowej w Czyżach, Szkoły Podstawowej w Perlejewie, Ośrodka Sportu i Rekreacji w Sokółce, Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Białowieży, Szkoły Podstawowej w Nurcu-Stacji oraz Miejskiego Przedszkola Nr 6 w Zambrowie. Zmiana ta miała związek ze wskazanym wyżej zwolnieniem się z pracy jednego z inspektorów kontroli realizujących plan kontroli zespołu w Białymstoku oraz znacznym przekroczeniem zakładanej liczby dni absencji inspektorów kontroli objętych planem.

W wyniku przeprowadzonych zmian ogólna liczba planowanych kontroli uległa zmniejszeniu do 50.

Plan uwzględniający zmianę liczby kontroli i wykonanie kontroli ogółem, w tym przez poszczególne Zespoły w układzie rodzajowym, oraz zużycie czasu pracy na wykonanie zadań („inspektorodni”) ilustruje poniższe zestawienie:

 

Wyszczególnienie				Białystok		Łomża		Suwałki		Razem
				Plan	Wyk.	Plan	Wyk.	Plan	Wyk.	Plan	Wyk.
Liczba kontroli			1	25	33	12	13	13	14	50	60
z tego		kompleksowych	2	17	17	9	9	7	7	33	33
		problemowych	3	8	8	3	3	6	6	17	17
		sprawdzających	4	0	1	0	0	0	0	0	1
		doraźnych	5	0	7	0	1	0	1	0	9
Czas nominalny pracy inspektorów prowadzących kontrole			6	2.886	2.859	1.004	1.004	1.130	1.172	5.020	5.035
Liczba dni pracy na kontrole:			7	1.765	1.655	748	699	798	838	3.311	3.192
z tego	Kompleksowe		8	1.373	1.402	642	611	604	655	2.619	2.668
	Problemowe		9	350	201	72	83	165	178	587	462
	doraźne   sprawdzające		10   11	42   0	38   14	34   0	5   0	29   0	5   0	105   0	48   14
Liczba dni pracy związanych z kontrolą (przygotowanie do kontroli, opracowanie materiałów pokontrolnych, szkolenia, samokształcenie, nadzór nad kontrolami)			12	430	453	123	126	185	168	738	747
Urlopy i zwolnienia lekarskie			13	691	751	133	179	147	166	971	1.096

 

Z przedstawionego zestawienia liczbowego wynika, że w okresie sprawozdawczym Wydział Kontroli przeprowadził w sumie 60 kontroli (w tabeli wykazano jako wykonane również kontrole w 10 jednostkach, w których czynności kontrolne zostały zakończone w styczniu i lutym 2019 r.). Zgodnie z założeniami planu po zmianach wykonano wszystkie zaplanowane kontrole kompleksowe i problemowe.

W ramach planowanej rezerwy czasowej przeprowadzono 9 kontroli doraźnych oraz 1 kontrolę sprawdzającą – miasta i gminy Mońki w zakresie wykonania wniosków wystosowanych po kontroli kompleksowej przeprowadzonej w 2017 r. Kontrole doraźne przeprowadzono w: Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej, Szkole Podstawowej w Czyżach, Szkole Podstawowej w Trzciannem, Zarządzie Ekonomicznym Szkół Gminy Łomża w Łomży, Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Białowieży, Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Nurcu-Stacji, Zespole Szkół w Mielniku, Zespole Szkół Samorządowych w Janowie oraz w Biurze Obsługi Szkół w Drohiczynie – w zakresie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2017 r. Kontrolą doraźną w BOS w Drohiczynie objęto dodatkowo kwestie ustalania i przeznaczania opłat za żywienie dzieci w stołówce szkolnej.

 

3. Zakres podmiotowy i przedmiotowy kontroli

Kontrole kompleksowe dotyczyły gospodarki finansowej 33 gmin, z tego: 20 gmin wiejskich, 9 gmin miejsko-wiejskich i 4 gmin miejskich. Kontrole były prowadzone w urzędach jednostek samorządu terytorialnego. W ramach kontroli kompleksowych badano całokształt zagadnień dotyczących sfery gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, w następujących grupach tematycznych:

- wewnętrzne regulacje prawne dotyczące organizacji i gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego i jej jednostek organizacyjnych,

- funkcjonowanie kontroli zarządczej,

- rachunkowość, w tym dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, prawidłowość i terminowość zapisów w ewidencji księgowej, inwentaryzacja, sprawozdawczość budżetowa i finansowa jednostki samorządu terytorialnego i jej jednostek organizacyjnych,

- gospodarka pieniężna i rozrachunki budżetu i urzędu jednostki samorządu terytorialnego,

- prawidłowość uchwalania budżetu i dokonywania jego zmian, w tym realistyczność planowanych dochodów i wydatków, ustalanie planów finansowych jednostek organizacyjnych,

- dochody budżetowe, w tym m.in. wymiar, pobór i egzekucja podatków i opłat lokalnych, dochody z majątku,

- dług publiczny, przychody i rozchody budżetu, w tym m.in. weryfikacja wskaźników spłaty zadłużenia gminy, prawidłowość danych przyjmowanych w wieloletniej prognozie finansowej, prawidłowość pozyskania, ustalenia i ewidencji przychodów oraz prawidłowość rozchodów w świetle ustalonych limitów i zawartych umów,

- wydatki budżetowe, m.in. na wynagrodzenia, w tym z uwzględnieniem zagadnienia osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w Karcie Nauczyciela, diety, podróże służbowe, zakup materiałów i usług, wydatki na obsługę długu publicznego, wydatki majątkowe, dotacje z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, wydatki w ramach funduszu sołeckiego,

- prawidłowość udzielania zamówień publicznych,

- gospodarka mieniem komunalnym, w tym nieruchomościami, ewidencja księgowa i inwentaryzacja składników majątkowych, wyposażenie w majątek jednostek organizacyjnych,

- realizacja zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, a także na podstawie porozumień i w ramach pomocy finansowej oraz rzeczowej między j.s.t.,

- rozliczenia finansowe jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi,

- wykonanie zaleceń pokontrolnych.

Kontrole kompleksowe wykonywano stosownie do układu tematycznego określonego w załączniku do uchwały Nr 2/2011 Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych z 17 marca 2011 r. w sprawie ramowego zakresu kontroli kompleksowej gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, ramowej tematyki kontroli gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, zawierającej również założenia metodyczne kontroli, wchodzącej w skład „Zasad przeprowadzania kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku”, a także na podstawie programów kontroli poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego, opracowywanych na bazie ramowej tematyki kontroli. Przy opracowywaniu programów kontroli analizowano m.in. treść sygnalizacji dotyczących gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego przekazywanych przez obywateli, radnych i inne podmioty. Odrębny program, opracowany przez RIO w Szczecinie, stosowano przy kontrolach koordynowanych: „Dochody z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi i ich przeznaczenie w latach 2016-2017”.

Kontrole problemowe prowadzone były w większości w samorządowych jednostkach budżetowych – 13 kontroli; poza tym przeprowadzono 2 kontrole w samorządowych instytucjach kultury oraz 2 kontrole w urzędach gmin (w zakresie zobowiązań podatkowych). Większość jednostek budżetowych poddanych kontrolom problemowym stanowiły jednostki oświatowe.

Jednostki organizacyjne badano – w oparciu o wskazówki metodyczne zawarte w „Zasadach przeprowadzania kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku” – w zakresie: organizacji wewnętrznej dotyczącej prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości, planów finansowych, gospodarki pieniężnej, rozrachunków, pozyskiwania dochodów (przychodów), ponoszenia wydatków (kosztów), rozliczeń z budżetem, gospodarki środkami rzeczowymi, inwentaryzacji, księgowości i sprawozdawczości, kontroli zarządczej, wyodrębnionego rachunku dochodów jednostek oświatowych oraz zamówień publicznych.

 

4. Stwierdzone nieprawidłowości

W wyniku przeprowadzonych 60 kontroli stwierdzono łącznie 1.223 różnego rodzaju naruszenia prawa (nieprawidłowości) – liczba ta wynika z układu charakteryzującego i szeregującego zbiorczo nieprawidłowości według kategorii tematycznych dla ogólnych potrzeb sprawozdawczych regionalnych izb obrachunkowych; nie jest ona równoznaczna z liczbą wniosków pokontrolnych, podaną w części sprawozdania poświęconej postępowaniu pokontrolnemu. Do najistotniejszych lub najczęściej występujących nieprawidłowości (w tym układzie) stwierdzonych przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w wyniku kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym należy zaliczyć:

 

1. W zakresie ustaleń ogólnoorganizacyjnych, w szczególności regulacji wewnętrznych, niezbędnych dla prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej oraz organizacji kontroli zarządczej:

- brak lub nieprawidłowe funkcjonowanie mechanizmów kontroli zarządczej; zwłaszcza nieopracowanie procedur udzielania zamówień, dla których nie ma obowiązku stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych, nieokreślanie pracownikom zakresu obowiązków i odpowiedzialności bądź nieobejmowanie tymi zakresami rzeczywiście realizowanych przez pracowników zadań – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 44 jednostkach;

- brak lub nieprawidłowe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości; w szczególności poprzez jej nieaktualizowanie oraz niezgodność z faktycznie stosowanymi rozwiązaniami i przepisami prawa – w 41 jednostkach kontrolowanych;

- niewykonanie wniosków pokontrolnych – w 16 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe zorganizowanie wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych – w 7 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości organizacyjne dotyczące instytucji kultury, w szczególności nieprawidłowe, nieobejmujące wszystkich wymaganych danych, prowadzenie rejestru instytucji kultury, bezprzedmiotowe udzielenie pełnomocnictw dyrektorom instytucji kultury (samorządowych osób prawnych) – w 6 jednostkach kontrolowanych;

- zaniechanie bądź nieprawidłowe prowadzenie audytu w jednostce do tego zobowiązanej – w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości przy zatrudnianiu pracowników samorządowych, w tym niepowoływanie zastępców wójtów zagrażające ciągłości funkcjonowania gmin podczas przemijającej przeszkody w sprawowaniu funkcji przez wójtów, nieutworzenie stanowiska sekretarza gminy – w 15 jednostkach kontrolowanych;

- niedostosowanie postanowień statutu jednostki do stanu faktycznego lub przepisów prawa – w 6 jednostkach kontrolowanych;

- funkcjonowanie spółki gminnej niezgodnie z zakresem jej działania określonym przez organ stanowiący - w 1 jednostce kontrolowanej;

- nieprzestrzeganie instrukcji kancelaryjnej (np. brak daty wpływu dokumentów) – w 1 jednostce kontrolowanej.

 

W gminie Jedwabne zbadano prawidłowość finansowania przez Burmistrza Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej sp. z o.o. w Jedwabnem – jednoosobowej spółki gminy. Uchwałą z 20 grudnia 2017 r. Rada Miejska w Jedwabnem zmieniła uchwałę z 21 lutego 2015 r. w sprawie utworzenia tej spółki, poprzez usunięcie postanowień o wykonywaniu przez nią zadań m.in. w zakresie gminnych dróg, uzasadniając, że Gmina, czy sołectwa, ponoszą koszty większe, niż koszty tych samych usług na ogólnodostępnym rynku. Ponadto wiele wątpliwości, w tym natury prawnej, budzą przepływy finansowe między Gminą Jedwabne a spółką, dotyczące rozliczenia za wykonane zadania (…) spółka nie wywiązuje się należycie z realizacji pewnych zadań (…). Rada uchyliła też uchwałę w sprawie powierzenia spółce zadań z zakresu utrzymania dróg do 31 stycznia 2027 r. w zamian za rekompensatę wypłacaną z budżetu. Na podstawie tej uchwały Burmistrz podpisał ze spółką umowę wykonawczą wskazując, że jej przedmiot stanowią m.in. zadania w zakresie budowy i kapitalnych remontów dróg, co – jak wykazała kontrola RIO – było niezgodne z brzmieniem uchwały Rady, którą powierzono spółce wyłącznie bieżące utrzymanie dróg, definiowane ustawą o drogach publicznych.

Mimo zmiany i uchylenia uchwał przez Radę Burmistrz stwierdził, że nie rozwiąże umowy wykonawczej i umowy wsparcia zawartej ze spółką oraz innych umów wynikających z tych uchwał. W trakcie kontroli RIO zakwestionowano tezy opinii zamówionej przez Burmistrza, z której wynikało m.in., że (…) Burmistrz Gminy nie jest zobowiązany doprowadzić do rozwiązania Umowy Wsparcia ani Umowy Wykonawczej, pomimo podjęcia Uchwał Uchylających. Burmistrzowi Gminy nie powinno się stawiać zarzutów niewykonywania uchwał Rady Miejskiej (…). Spółka może wykonywać, tak jak dotychczas, zadania własne Gminy, które zostały jej powierzone na mocy obowiązującej Umowy Wykonawczej. Gmina nie powinna zlecać zadań powierzonych na podstawie Umowy Wykonawczej Spółce innym podmiotom wyłonionym w drodze przetargów bądź zapytań ofertowych.  Spółka nie powinna przystępować do przetargów, ogłaszanych przez Gminę, w zakresie zadań odebranych Spółce uchwałą Rady Miejskiej, gdyż Gmina nie powinna ogłaszać tego typu przetargów.

         RIO w Białymstoku oceniła taką interpretację jako zmierzającą do wywołania umową wykonawczą skutków prawnych sprzecznych z ustawą (art. 58 k.c.), bowiem wynika z niej, że w drodze umowy mogą być zmienione ustawowe kompetencje organów gminy co do określania zakresu działania tworzonych przez gminę jednostek. Ponadto Izba wskazała, że umowa przewidująca stałą rekompensatę za wykonywanie zadań powierzonych spółce na okres ponad 11 lat powinna zostać wypowiedziana, jako niemająca umocowania w wykreowanym na nowo uchwałami Rady stanie prawnym, a przez to sprzeczna z przepisami Prawa zamówień publicznych. Zalecono też rozwiązanie podpisanego przez Burmistrz ze spółką zlecenia wykonywania prac w zakresie utrzymania czystości, odśnieżania oraz pielęgnacji zieleni, zawartego na czas nieoznaczony za wynagrodzeniem rocznym 116.869 zł + VAT. Wskazano też na niedopuszczalność przyjęcia interpretacji, że gmina wyzbyła się umową wykonawczą możliwości stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych do wyłaniania wykonawców inwestycji drogowych i kapitalnych remontów, a zobowiązana jest wyłącznie do zlecania ich spółce, która w praktyce nie wykonywała ich samodzielnie, zlecając je również odrębnym wykonawcom. W odniesieniu do tezy opinii o rzekomym zakazie organizowania przez gminę przetargów na zadania drogowe i obowiązku zlecania ich spółce wskazano – oprócz sprzeczności z przepisami ustawy – że w praktyce spółka i tak nie realizowała samodzielnie części zlecanych jej zadań, a jedynie wybierała wykonawców zewnętrznych; jak wynikało z sygnalizacji przekazanej przez Komisję Rewizyjną Rady Miejskiej w Jedwabnem wykonanie dróg zlecono firmie, której przeważająca działalność to doradztwo podatkowe (zawiadomienie do Prokuratury zostało złożone przed kontrolą RIO).

 

Szereg nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania jednostek organizacyjnych stwierdzono w gminie Giby. Urząd Gminy prowadzi obsługę finansowo-księgową szkół, mimo nie podjęcia przez Radę Gminy Giby uchwały wyznaczającej Urząd jako jednostkę obsługującą. Dla Gminnego Ośrodka Kultury nie była prowadzona księga rejestrowa. Od 28 listopada 2017 r. w GOK nie jest obsadzone stanowisko dyrektora. Nie stwierdzono też udokumentowanych działań w celu obsadzenia tego stanowiska; czynności właściwe dyrektorowi wykonywał Wójt. Ponadto Wójt nie udzielił kierownikowi GOPS w Gibach i dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Gibach pełnomocnictw do działania na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

Wnioskowano o przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały na podstawie art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym w sprawie prowadzenia przez Urząd obsługi finansowo-księgowej szkół; w przeciwnym wypadku zapewnienie zatrudnienia przez dyrektorów szkół głównych księgowych. Do Wójta zwrócono się także o niezwłoczne obsadzenie stanowiska dyrektora GOK, założenie księgi rejestrowej dla GOK i udzielenie pełnomocnictw kierownikowi GOPS w Gibach i dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Gibach.

 

W gminie Sokółka wspólna obsługa wszystkich jednostek oświatowych (wykonywana przez 3 szkoły podstawowe i 1 przedszkole w stosunku do innych jednostek) odbywa się od 1 stycznia 2017 r. bez podstawy prawnej. Okazano w tej sprawie uchwały Rady Miejskiej z 2007 i 2009 r. Do końca 2016 r. nie została zatem podjęta przez Radę Miejską w Sokółce uchwała na podstawie art. 10b ustawy o samorządzie gminnym, która powinna być podstawą dla prowadzenia po 1 stycznia 2017 r. wspólnej obsługi finansowo-księgowej.

Wskazano na konieczność niezwłocznego wyeliminowanie istniejącego od 1 stycznia 2017 r. sprzecznego z prawem stanu w zakresie obsługi finansowo-księgowej szkół, przedszkoli i Żłobka gminy Sokółka.

 

W gminie Perlejewo uchwała Rady Gminy z 27 marca 2018 r. w sprawie organizacji wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych wymienia w swej treści jako jednostki obsługiwane: GOPS, Szkołę Podstawową, Gimnazjum i Bibliotekę. W myśl ustawy o samorządzie gminnym instytucje kultury mogą przystąpić do wspólnej obsługi po uprzednim zgłoszeniu tego zamiaru wójtowi oraz zawarciu porozumienia regulującego zakres wspólnej obsługi, a nie poprzez wskazywanie ich w uchwale. W 2017 r. księgi GOPS i Biblioteki prowadzone były przez Urząd Gminy bez umocowania prawnego. Zatem wnioski pokontrolne mające na celu wyeliminowanie sprzeczności z prawem tego stanu, formułowane po kontrolach przeprowadzonych przez RIO w 2010 i 2014 r., były w dalszym ciągu lekceważone. Podjęcie przez Radę Gminy uchwały w celu usunięcia tych nieprawidłowości miało miejsce dopiero 27 marca 2018 r. Nie zostały też od czasu poprzedniej kontroli wyeliminowane nieprawidłowości dotyczące funkcjonowania Gimnazjum w Perlejewie – jednostka ta nadal nie sporządzała odrębnych sprawozdań i nie posiadała odrębnego rachunku bankowego.

         Do Wójta zwrócono się o przedłożenie Radzie projektu zmiany uchwały w sprawie organizacji wspólnej obsługi… polegającej na usunięciu z jej treści Biblioteki, zawarcie z kierownikiem Biblioteki porozumienia w sprawie wspólnej obsługi instytucji kultury stosownie do art. 10b ust. 2 w zw. z art. 10a oraz art. 10b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym oraz wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania Gimnazjum.

 

Jako podstawa prowadzenia obsługi szkół w gminie Klukowo traktowana jest uchwała Rady Gminy z 26 listopada 2015 r., podjęta na podstawie przepisów ustawy o systemie oświaty, zamiast mających zastosowanie od 1 stycznia 2016 r. przepisów ustawy o samorządzie gminnym. Z kolei w zakresie obsługi GOPS podjęto 26 stycznia 2016 r. uchwałę na podstawie przepisów ustawy o samorządzie gminnym. Obie uchwały zawierały wadliwe postanowienia przewidujące zawieranie porozumień z dyrektorami szkół i kierownikiem GOPS w celu ustalenia zakresu obowiązków wynikających z prowadzenia obsługi. Ponadto Wójt Gminy Klukowo wprowadził zasady (politykę) rachunkowości o treści tożsamej dla wszystkich obsługiwanych jednostek, w tym także dla GOK (instytucji kultury) obsługiwanej na podstawie porozumienia, mimo odmiennych podstaw prowadzenia rachunkowości jednostek budżetowych oraz  instytucji kultury.

Wnioskowano o przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały wskazującego jako podstawę podjęcia wspólnej obsługi szkół art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym wraz z pominięciem w treści projektu postanowień przewidujących zawieranie porozumień między Wójtem a kierownikami jednostek budżetowych.

 

Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach obsługuje łącznie 12 jednostek organizacyjnych – 9 jednostek oświatowych (7 szkół i 2 przedszkola), Żłobek, Ośrodek Kultury Fizycznej i Ośrodek Przedsiębiorczości. Ustalona przez dyrektora BOSS dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości obsługiwanych jednostek była identyczna dla wszystkich obsługiwanych jednostek oraz BOSS. W konsekwencji nie mogła stanowić rzeczywistej podstawy prowadzenia rachunkowości ze względu na różnice w przedmiocie działalności poszczególnych jednostek. Ponadto w zakładowych planach kont pominięto szereg kont niezbędnych dla ewidencji operacji: 139 „Inne rachunki bankowe”, 751 „Koszty finansowe”, 761 „Pozostałe koszty operacyjne”, 810 „Dotacje budżetowe…”, 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”. Prowadzono zaś w księgach konta nieprzewidziane w zakładowych planach kont, jak 137 „Rachunki środków funduszy pomocowych”, 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe…” oraz 228 „Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych”, które dodatkowo nie dotyczą operacji zachodzących w gminnych jednostkach budżetowych. Poza tym przyjęto termin inwentaryzowania rzeczowych aktywów obrotowych niezgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości – raz na 4 lata w drodze spisu z natury i corocznie w drodze weryfikacji.

Dyrektorowi BOSS rekomendowano odpowiednie zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na politykę rachunkowości obsługiwanych jednostek.

 

W Biurze Obsługi Szkół w Drohiczynie zadania związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych szkół przypisano głównemu księgowemu BOS, a oprócz tego także pracownikowi zatrudnionemu przez Burmistrza w Urzędzie Miejskim w Drohiczynie na stanowisku pomocy administracyjnej, co nie miało uzasadnienia w świetle funkcjonowania jednostki obsługującej szkoły. Ponadto, w związku z urlopem macierzyńskim, kierownik BOS wyznaczyła do pełnienia obowiązków kierownika na czas jej nieobecności pracownika Urzędu Miejskiego zatrudnionego na stanowisku inspektora ds. informatyki i działalności gospodarczej, co było niezgodne z art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, ponieważ osoba ta nie była pracownikiem jednostki. Realizację zadań kierownika BOS w tej sytuacji powinien zapewnić Burmistrz. Zarówno kierownik BOS, jak i pełniący obowiązki kierownika otrzymywali wynagrodzenie z planu finansowego Urzędu – brak wydatków na ten cel w planie BOS.

W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej gminy Drohiczyn do Burmistrza zwrócono się o usunięcie z zakresu czynności pracownika zatrudnionego na stanowisku pomocy administracyjnej postanowień wskazujących na realizację zadań należących do obowiązków BOS oraz wyznaczenie osoby mającej pełnić obowiązki kierownika BOS w czasie jego nieobecności.

 

W okresie od 2 czerwca 2016 r. do 31 stycznia 2018 r. w mieście Augustów audyt wewnętrzny prowadzony był przez usługodawcę niezatrudnionego w jednostce, podczas gdy – na podstawie art. 275 w zw. z art. 278 ust. 3 ustawy o finansach publicznych – powinien być prowadzony przez audytora zatrudnionego w Urzędzie ze względu na fakt, iż wskazane w art. 278 ust. 3 ustawy kwoty przekraczają 100.000.000 zł. Ponadto jedną z umów z usługodawcą zawarto na okres 8 miesięcy, mimo iż zgodnie z art. 279 ust. 3 ustawy umowę z usługodawcą należało zawrzeć na okres co najmniej roku. Od 1 lutego 2018 r. w mieście Augustów w ogóle nie był prowadzony audyt wewnętrzny, mimo ogłoszenia przez Burmistrza w marcu 2018 r. naboru na to stanowisko.

Rekomendowano niezwłoczne zatrudnienie audytora wewnętrznego.

 

Podczas kontroli gminy Białowieża stwierdzono, że ta sama osoba została powołana na cały etat jako dyrektor Białowieskiego Ośrodka Kultury oraz jednocześnie zatrudniona jako p.o. dyrektora Biblioteki na podstawie umowy o pracę w wymiarze ½ etatu. Zatrudnienie tej samej osoby na stanowiskach kierowniczych w instytucjach kultury przy łącznym wymiarze 1,5 etatu jest sprzeczne z art. 129 § 1 Kodeksu pracy określającym ośmiogodzinny czas pracy na dobę i przeciętnie 40 godzin pracy tygodniowo przy przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Nie ma możliwości uniknięcia sytuacji, którą należałoby określić jako pełnienie funkcji w obu jednostkach jednocześnie, w tych samych godzinach pracy z podwójnie pobieranym wynagrodzeniem.

Do Wójta zwrócono się o wyeliminowanie sytuacji pełnienia przez tę samą osobę funkcji kierowniczej w obu gminnych instytucjach kultury.

 

W mieście Augustów od 1 marca 2018 r. nie było obsadzone stanowisko zastępcy Burmistrza. W regulaminie organizacyjnym Urzędu Miejskiego zapisano, że w czasie nieobecności Burmistrza jego zadania i kompetencje jako kierownika Urzędu przejmuje Zastępca Burmistrza albo inny wyznaczony pracownik Urzędu – wbrew art. 33 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym, który zezwala na powierzenie prowadzenia określonych spraw gminy jedynie zastępcy wójta (burmistrza) lub sekretarzowi gminy. W konsekwencji niepowołania zastępcy Burmistrza oraz długotrwałej absencji Sekretarza Miasta (począwszy od 18 września 2017 r.) w trakcie prowadzenia kontroli w Urzędzie Miejskim wystąpiła sytuacja, w której nie było osoby upoważnionej do zastępowania Burmistrza, w tym do reprezentacji w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności.

Burmistrzowi zalecono obsadzenie stanowiska swego Zastępcy oraz usunięcie z regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego postanowień wykazujących sprzeczność z art. 33 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym.

 

Urząd Gminy Nowe Piekuty zatrudnia pracownika, do zadań którego należy m.in. sprzątanie budynku „ośrodka zdrowia” w Jabłoni Kościelnej, w którym wynajmowane są lokale na prowadzenie działalności leczniczej. Zakresem obowiązków powierzono mu m.in. utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach, utrzymanie należytej czystości sprzętu znajdującego się w pomieszczeniach, czystość okien, pranie zasłon i firan, pielęgnację kwiatów w pomieszczeniach. Utrzymanie czystości i porządku w wynajmowanych przez gminę lokalach, w których prowadzona jest działalność gospodarcza, nie stanowi realizacji zadań gminy, a zatem nie powinno być finansowane z budżetu. W zakresie obowiązków tego pracownika wskazano też, że bezpośredni nadzór nad wykonaniem jego obowiązków sprawować będzie lekarz pracujący w „ośrodku zdrowia”.

Wójtowi rekomendowano usunięcie z zakresu czynności pracownicy zakwestionowanych postanowień.

 

Podczas kontroli w Szkole Podstawowej w Poćkunach stwierdzono, że w obsługiwanej przez tę szkołę Szkole Podstawowej w Krasnowie dwukrotnie wystąpiła sytuacja, iż do konkursu na dyrektora nie zgłosił się żaden kandydat. Zgodnie z art. 63 ust. 12 Prawa oświatowego w tej sytuacji organ prowadzący powierza to stanowisko ustalonemu, w porozumieniu z organem sprawującym nadzór pedagogiczny, kandydatowi, po zasięgnięciu opinii rady szkoły i rady pedagogicznej. Natomiast w art. 63 ust. 13 ustawy określono, że do czasu powierzenia stanowiska dyrektora zgodnie z ust. 10 lub 12 organ prowadzący może powierzyć pełnienie obowiązków dyrektora szkoły wicedyrektorowi, a w szkołach, w których nie ma wicedyrektora, nauczycielowi tej szkoły, jednak nie dłużej niż na okres 10 miesięcy. Stwierdzono dwukrotne powierzenie pełnienia obowiązków dyrektora na okres 10 miesięcy, podczas gdy zgodnie z ustawą w przypadku nierozstrzygnięcia konkursu do tego czasu ustawodawca nakazuje organowi prowadzącemu powierzenie stanowiska dyrektora kandydatowi ustalonemu w porozumieniu z kuratorem oświaty, po zasięgnięciu opinii rady szkoły i rady pedagogicznej.

W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej gminy Sejny zwrócono się do Wójta o wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie zatrudnienia dyrektora szkoły.

 

W Zespole Szkół Samorządowych w Krynkach w okresie od 9 maja do 26 czerwca 2017 r. obowiązki głównej księgowej pełniła pracownica zatrudniona na tym stanowisku do końca zwolnienia lekarskiego od 11 czerwca 2017 r. Zawarta została również w dniu 23 maja 2017 r. umowa zlecenia z jeszcze inną osobą, której przedmiotem było świadczenie usług księgowych, w szczególności prowadzenie obsługi płacowej, oraz obsługa przelewów w programie home banking. Osobie zatrudnionej na podstawie umowy zlecenia nie powierzono dysponowania środkami pieniężnymi. W dniach od 9 maja do 11 czerwca 2017 r., zadania głównego księgowego nie były nikomu powierzone. Na dokumentach z tego okresu znajdowały się podpisy głównej księgowej przebywającej na zwolnieniu. W okresie przebywania głównej księgowej na zwolnieniu stwierdzono przypadek przelania środków z rachunku bieżącego ZSS na prywatne konto osoby zatrudnionej od 23 maja 2017 r. na umowę zlecenia, na podstawie wniosku o zaliczkę podpisanego wyłącznie przez tę osobę (nie zatwierdzonego do wypłaty przez dyrektora oraz nie sprawdzonego pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym). Przelewu dokonano w związku z wypłatą uczniom w czerwcu 2017 r. stypendiów za wyniki w nauce. W tym samym dniu dokonano zwrotu środków 6.600 zł na rachunek Zespołu w pełnej wysokości.

Rekomendowano dokonywanie przelewów  zaliczki wyłącznie na podstawie wniosku zatwierdzonego do wypłaty przez Dyrektora oraz sprawdzonego pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

 

Zakres czynności Skarbnika miasta Kolno nie odnosił się do wszystkich zadań głównego księgowego (skarbnika) przewidzianych postanowieniami art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. W zakresie czynności nie powierzono obowiązków i odpowiedzialności dotyczących dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Burmistrzowi rekomendowano uzupełnienie zakresu czynności Skarbnika Miasta.

 

Zadania koordynatora ds. kontroli zarządczej i wewnętrznej ma w Urzędzie Gminy Sejny wykonywać inspektor zatrudniony na stanowisku pracy ds. informatyki, kontroli zarządczej i bhp. Kontrola wykazała, że nie został sporządzony plan kontroli zarządczej na 2017 r. i nie prowadzono działań kontrolnych. Nie okazano również dokumentacji oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym przestrzegania procedur kontroli zarządzania ryzykiem i kierowania jednostką, której sporządzenie należało do zakresu czynności tego pracownika. W złożonym wyjaśnieniu pracownik wskazał na nadmiar posiadanych obowiązków.

         Wnioskowano o zapewnienie należytego funkcjonowania kontroli zarządczej wskazując jednocześnie szczegółowe rozwiązania w tym zakresie.

 

W dokumentacji opisującej przyjęte w Urzędzie Miejskim w Augustowie zasady rachunkowości postanowiono, że dowody, które nie zostały opłacone do końca roku kalendarzowego oraz te, które wpłynęły do Urzędu 15 stycznia następnego roku, a dotyczą roku poprzedniego, księguje się w koszty i zobowiązania roku, którego dotyczą. Przyjęte rozwiązanie nie ma uzasadnienia w terminie sporządzania rocznego sprawozdania Rb-28S. W wyniku kontroli stwierdzono, że jego efektem było nie ujęcie w księgach i sprawozdawczości zobowiązań i kosztów wynikających z faktur, które wpłynęły po 15 stycznia następnego roku i zostały opłacone przed sporządzeniem sprawozdania: na koniec 2016 r. na łączną kwotę 198.980,30 zł a na koniec 2017 r. na łączną kwotę 194.548,57 zł.

Zwrócono się o określenie dnia wpływu do jednostki dokumentów, do którego wynikające z nich zobowiązania i koszty będą ujmowane do ksiąg poprzedniego roku, z uwzględnieniem terminu sporządzania sprawozdań rocznych Rb-28S.

 

2. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i realizacji obowiązków sprawozdawczych:

- nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych (w tym dziennika, kont ksiąg pomocniczych, zestawień obrotów i sald) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 40 jednostkach kontrolowanych;

- nieprowadzenie wszystkich wymaganych ksiąg rachunkowych, w szczególności ksiąg pomocniczych oraz zestawień obrotów i sald – w 10 jednostkach kontrolowanych;

- nierzetelne, nieobrazujące rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzące do zniekształcenia obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego lub wyniku budżetu kontrolowanej jednostki (nie kierowano zawiadomień do prokuratury) – w 31 jednostkach kontrolowanych;

- niesprawdzalne prowadzenie ksiąg rachunkowych – w 3 jednostkach kontrolowanych;

- dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych niespełniających wymogów ustawy o rachunkowości – w 5 jednostkach kontrolowanych;

- niezachowywanie zgodności zapisów ewidencji syntetycznej z zapisami ewidencji analitycznej (szczegółowej) – w 16 jednostkach kontrolowanych;

- ewidencjonowanie operacji gospodarczych bez zachowania systematyki zapisów (określonych ustawą o rachunkowości, przepisami dotyczącymi szczególnych zasad rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych lub postanowieniami zakładowych planów kont) – w 43 jednostkach kontrolowanych;

- nieprowadzenie lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych – w 1 jednostce kontrolowanej;

- nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej – w 33 jednostkach kontrolowanych;

- niesporządzanie wszystkich wymaganych sprawozdań oraz nieterminowe przekazanie sprawozdań – odpowiednio w 3 i w 1 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe sporządzanie sprawozdań polegające na niewłaściwym prezentowaniu danych w poszczególnych częściach sprawozdań, w tym bilansach z wykonania budżetu i bilansach jednostek, a także na wykazywaniu w sprawozdaniach budżetowych i finansowych danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych – w 41 jednostkach;

- nieujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich zobowiązań lub należności jednostki – odpowiednio w 14 i 28 jednostkach;

- nieprawidłowe ewidencjonowanie operacji gotówkowych (niebieżące, nierzetelne, niesprawdzalne prowadzenie raportów kasowych) – w 4 jednostkach kontrolowanych;

- realizowanie zapłaty na podstawie dowodów niespełniających wymogów prawidłowego dowodu księgowego, niesprawdzonych merytorycznie, rachunkowo bądź niezatwierdzonych do wypłaty – w 8 jednostkach kontrolowanych;

- wypłata gotówki osobom nieupoważnionym lub bez pokwitowania – w 1 jednostce;

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie kosztów inwestycji, nieprzeniesienie na stan środków trwałych zrealizowanych inwestycji – w 15 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzeprowadzenie, nierozliczenie lub nieprawidłowe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji rzeczowych i finansowych składników majątkowych oraz rozrachunków lub udokumentowanie jej wyników – w 20 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowa wycena aktywów lub pasywów – w 4 jednostkach kontrolowanych;

- bezpodstawne zwiększanie lub zmniejszanie wartości majątku trwałego ujętej w księgach – w 4 jednostkach kontrolowanych;

- ewidencyjne zawyżenie dochodów i wydatków budżetu - w 10 jednostkach kontrolowanych;

- zaniżenie wydatków budżetu o VAT należny rozliczony z VAT naliczonym, który powinien być zaliczony do dochodów - w 9 gminach;

- nieobjęcie ewidencją księgową wszystkich otwartych rachunków bankowych, skutkujące m.in. zaniżeniem dochodów i wydatków budżetu – w 1 jednostce kontrolowanej;

- nieujęcie w ewidencji jednostek organizacyjnych gruntów lub budynków oddanych w trwały zarząd – w 4 jednostkach kontrolowanych;

- niewłaściwe udokumentowanie likwidacji środków trwałych – w 1 jednostce kontrolowanej.

 

Kontrola zapisów w księgach rachunkowych budżetu i Urzędu gminy Perlejewo wykazała rażące nieprawidłowości w ewidencyjnym ustaleniu wyniku budżetu za poszczególne lata oraz skumulowanego wyniku budżetu. Konto 961 „Wynik wykonania budżetu” na początek 2017 r. wykazywało saldo Ma w wysokości 975.329,47 zł, obrazując kwotę rzekomej nadwyżki budżetu za 2016 r. Saldo to było niezgodne z danymi wynikającymi ze sprawozdawczości budżetowej za 2016 r. (Rb-NDS, Rb-27S, Rb-28S), według których nadwyżka budżetu za ten rok wyniosła 1.927.432,60 zł (różnica 952.103,13 zł). Natomiast na koniec 2017 r. wykazano na koncie 961 saldo strony Ma w wysokości 2.345.605,01 zł, które powinno odpowiadać nadwyżce budżetu za 2017 r. (nadwyżka w tej samej wysokości została wykazana w bilansie z wykonania budżetu na dzień 31 grudnia 2017 r.). Ze sprawozdawczości budżetowej wynikała natomiast nadwyżka za 2017 r. w kwocie 432.115,80 zł (różnica 1.913.489,21 zł). Różnice między kontami ewidencji budżetu a danymi sprawozdawczości budżetowej były przede wszystkim efektem nieprawidłowych przeksięgowań z konta 961 na konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu”. W szczególności przeniesienie nadwyżki budżetu za 2016 r. z konta 961 na konto 960 nastąpiło po niewłaściwych stronach kont (abstrahując od nierealności kwoty 975.329,47 zł), podwajając saldo Ma konta 961 zamiast je zlikwidować oraz odnosząc tę kwotę na obniżenie skumulowanego wyniku budżetu (strona Wn konta 960), zamiast na jego podwyższenie po stronie Ma. Tylko tym jednym zapisem zaniżono skumulowany wynik budżetu na koncie 960 o kwotę 1.950.658,94 zł. Konto 960 wykazywało na dzień 1 stycznia 2017 r. saldo 0 zł, co również nie odpowiadało rzeczywistości (brak skumulowanej nadwyżki lub skumulowanego deficytu). Po przedstawionym wyżej przeksięgowaniu, na koniec 2017 r. rzekomy skumulowany deficyt budżetu wynosił 975.329,47 zł (saldo Wn konta 960). Na początek 2016 r. saldo Ma konta 960 wykazywało skumulowaną nadwyżkę budżetu w wysokości 237.366,25 zł. Kwotę tę wyksięgowano z konta 960, ujmując ją po stronie Wn konta 961. Prawidłowo należało ująć na stronie Wn konta 960 deficyt za 2015 r. (z konta 961), wynoszący według sprawozdania Rb-NDS 1.146.457,64 zł, co powinno doprowadzić do wykazania na koniec 2016 r. na koncie 960 salda Wn w kwocie 909.091,39 zł, zamiast salda zerowego. Mając na uwadze zakres przedstawionych nieprawidłowości, a także błędy w ewidencji dochodów i wydatków, dokonano obliczeń mających na celu ustalenie stanu skumulowanego wyniku budżetu w księgach 2018 r. stwierdzając, że saldo Ma konta 960 obrazujące stan skumulowanej nadwyżki budżetu powinno wynosić 1.376.230,07 zł.

         Wśród pozostałych, licznych nieprawidłowości z zakresu rachunkowości w gminie Perlejewo, należy podkreślić w szczególności następujące:

- wykazana w sprawozdawczości budżetowej nadwyżka budżetu za 2017 r. w wysokości 432.115,80 zł nie miała związku z różnicą między saldami kont 901 i 902, przeksięgowaną na koniec 2017 r. na konto 961 w wysokości 394.946,07 zł (niższej o 37.169,73 zł od wykazanej w sprawozdawczości budżetowej). Rozbieżność ta została spowodowana brakiem korelacji między zapisami na kontach 901 i 902 w ewidencji budżetu a zapisami na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” w ewidencji Urzędu, którego dane stanowiły podstawę sporządzania sprawozdań Rb-27S o zrealizowanych dochodach i Rb-28S o zrealizowanych wydatkach budżetu,

- przelewy części środków na wydatki OPS w Perlejewie – w łącznej wysokości 376.459 zł – zaewidencjonowano z pominięciem konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji budżetu, odnosząc je bezpośrednio na konto 902, które obrazowało w takiej sytuacji automatycznie rzekomo zrealizowane wydatki budżetowe OPS;

- stan rozliczeń z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT nie był odzwierciedlony w księgach. W ewidencji budżetu wykazano z tego tytułu na koniec 2017 r. saldo zobowiązań w kwocie 7.416,58 zł, podczas gdy gmina posiadała zobowiązanie wynikające z deklaracji VAT-7 za grudzień 2017 r. w wysokości jedynie 1.595 zł,

- wykazano nierealne jednostronne saldo strony Wn konta 224 „Rozrachunki budżetu” w wysokości 5.013,49 zł, podczas gdy należało wykazać na nim należności w wysokości 16.406,99 zł (saldo Wn) i zobowiązania w wysokości 5.438,67 zł (saldo Ma), które należało zaprezentować w bilansie,

- saldo konta 030 „Długoterminowe aktywa finansowe” wykazywało kwotę 11.750 zł, zamiast 1.750 zł – wartość udziałów gminy w Banku Spółdzielczym. W potwierdzeniu sald przekazanym przez bank wykazana została wartość udziałów 1.750 zł. Na koniec 2010 r. saldo konta 030 wynosiło 1.750 zł, zaś bilans otwarcia tego konta na 2011 r. wynosił już 11.750 zł. Świadczy to o niezachowaniu zasady ciągłości oraz zaniechaniu porównania, wyjaśnienia i rozliczenia w księgach różnicy z danymi zamieszczonymi w otrzymanym potwierdzeniu salda,

- przypisano nieistniejącą należności z najmu na kwotę 536,50 zł a następnie objętą ją umorzeniem przez Wójta,

- należności z tytułu dochodów budżetowych wykazano w księgach w wysokości 204.832,81 zł, podczas gdy rzetelnie należności powinny wynosić 93.354,34 zł oraz nadpłaty 6.889,79 zł.

Zwrócono się o zobowiązanie obecnego Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, stwierdzonych za okres pełnienia funkcji przez poprzedniego Skarbnika, wskazując szereg szczegółowych rozwiązań w tym zakresie.

        

Kontrola sprawdzająca wykonanie wniosków pokontrolnych w Urzędzie Miejskim w Mońkach wykazała szereg nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji, polegających m.in. na tym, że:

- suma sald strony Wn i Ma w zestawieniu obrotów i sald Urzędu Miejskiego za 2017 r. w bilansie otwarcia i bilansie zamknięcia różniły się o 25.557.763,54 zł,

- sumy sald stron Wn i Ma ksiąg Urzędu na początek 2018 r. nie były ze sobą zgodne - strona Wn wykazywała sumę w wysokości 119.428.281,56 zł, zaś strona Ma w wysokości 14.806.524,73 zł, co daje różnicę w wysokości 104.621.756,83 zł. Nie uzyskano odpowiedzi na pytanie o przyczyny tych nieprawidłowości,

- na koncie pozabilansowym 090 „Środki trwałe – grunty przekazane w użytkowanie wieczyste” ujęto kwotę 5.486.127,10 zł stanowiącą wartość gruntów stanowiących własność gminy, a oddanych w użytkowanie wieczyste, które powinny być objęte ewidencją bilansową,

- konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazywało na koniec 2017 r. saldo Wn 7.450.502,70 zł oraz saldo Ma 7.187.132,55 zł. W sprawozdaniu Rb-27S w zakresie należności pozostałych do zapłaty wykazano natomiast 1.263.450,28 zł, zaś w zakresie nadpłat 37.464,06 zł. Różnice między ewidencją a sprawozdawczością obrazują skalę rozbieżności między ewidencją syntetyczną i analityczną, ponieważ dane sprawozdania Rb-27S ustalane były na podstawie ewidencji analitycznej. Tak istotnie zawyżone salda w ewidencji syntetycznej były wynikiem księgowania przypisów należności na koncie 221-2, zaś wpłat i odpisów na oddzielnym koncie 221-1,

- na subkoncie 221-3 wykazano nierealne saldo po stronie Ma, które powinno być ujęte po stronie Wn w kwocie 481.330,53 zł,

- w ewidencji Urzędu nie ujęto przychodów z tytułu dochodów wpływających bezpośrednio na rachunek budżetu wynoszących łącznie 42.191.350,60 zł. Tym samym nie zostały one uwzględnione w wyniku finansowym Urzędu,

- na koncie 810 nie ewidencjonowano równowartości poniesionych wydatków inwestycyjnych. W 2017 r. wydatki inwestycyjne stanowiły kwotę 1.693.275,14 zł,

- w księgach 2017 r. nie przypisano należności z dwóch decyzji ustalających opłatę planistyczną w wysokościach odpowiednio 3.272,40 zł i 3.223,20 zł,

- ewidencja analityczna i syntetyczna do konta 020 nie wykazywały zgodności w zakresie stanu wartości niematerialnych i prawnych na kwotę 45.453,77 zł oraz ich umorzenia na kwotę 20.468 zł,

- wystąpiły różnice miedzy wykazanymi w księgach na koniec 2017 r. stanami aktywów i pasywów a bilansem otwarcia na 1 stycznia 2018 r., które dotyczyły m.in. konta 800 – w bilansie otwarcia na 2018 r. nie wykazano żadnego salda funduszu, podczas gdy na koniec 2017 r. wykazano saldo Ma na kwotę 137.235.988,13 zł i konta 860 – w bilansie otwarcia na 2018 r. w ogóle nie uwzględniono tego konta, które na koniec 2017 r. wykazywało saldo Wn (stratę) w wysokości 7.537.798,29 zł.

Burmistrzowi zalecono zobowiązanie Skarbnika Gminy do należytego wykonywania obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych; wskazano ponadto szczegółowe rozwiązania zmierzające do wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości.

 

W wyniku kontroli kompleksowej w gminie Giby stwierdzono m.in.:

- nierzetelne dane w księgach w zakresie zobowiązania z tytułu podlegającego zwrotowi zabezpieczenia należytego wykonania umowy nielegalnie wykorzystanego w latach wcześniejszych na finansowanie budżetu – wykazano 50.410,97 zł, zamiast 75.025,21 zł,

- na koniec 2016 r. nie zostały ujęte w księgach odsetki naliczone od niedokonania zwrotu zabezpieczenia w terminie, mimo udokumentowania przez wierzyciela żądania ich zapłaty w wysokości 47.498,88 zł,

- szereg zobowiązań nie było ewidencjonowanych w księgach Urzędu Gminy: na koniec 2016 r. nie zostały ujęte w księgach zobowiązania na kwotę 33.469,94 zł, w tym wymagalne na kwotę 330,74 zł, a na koniec 2017 r. na kwotę 60.730,28 zł, w tym wymagalne na kwotę 5.944,54 zł; kwot tych nie wykazano też w sprawozdawczości,

- błędnie wykazano na koniec 2017 r. zobowiązania ujęte na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” w wysokości 787.088,25 zł, które dotyczyły 4 wierzycieli. Zobowiązania wobec tych wierzycieli powinny wynosić prawidłowo 817.064,45 zł,

- konto 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” wykazywało na koniec 2017 r. nierealne saldo Wn w wysokości 14.544,05 zł a konto 226 „Długoterminowe należności budżetowe” nierealne saldo po stronie Ma w wysokości 18.115,35 zł;

- przychody z tytułu dochodów wpływających bezpośrednio na rachunek budżetu nie były ewidencjonowane w księgach Urzędu Gminy, w wyniku czego zaniżono wynik finansowy Urzędu za 2017 r. o 9.020.173,89 zł,

- konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” wykazywało na dzień 31 grudnia 2017 r. saldo po stronie Ma na kwotę 99.026,29 zł, zawyżające zobowiązania o 13.272,80 zł,

- stan aktywów i pasywów Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych nie wykazywał zgodności; różnica wynosiła 14.771,40 zł,

- nie wykonano zalecenia dotyczącego należytego prowadzenia ewidencji analitycznej gruntów. W dalszym ciągu nie zawierała ona informacji na temat rzeczywistego stanu gruntów; zdjęcia wartości ze stanu środków trwałych dokonano w wysokości kwoty uzyskanej ze sprzedaży, a nie w wartości początkowej. Ponadto wartość gruntów została bezpodstawnie zmniejszona o kwotę 1.350 zł stanowiącą dochód ze złomowania samochodów. Zbyte w 2017 r. nieruchomości nie zostały zdjęte z ewidencji szczegółowej do konta 011, jednakże 2 spośród 3 sprzedanych działek nie zostały w ogóle wprowadzone do ewidencji. Z konta syntetycznego 011 wyksięgowano kwotę 18.200 zł, stanowiącą dochód ze sprzedaży dwóch działek, mimo że ich wartość nie była ujęta na koncie.

Do Wójta zwrócono się o podjęcie działań dyscyplinujących wobec Skarbnika Gminy celem należytego wykonywania przez niego obowiązków wraz z ewentualnym rozważeniem zasadności dalszego zatrudniania osoby zajmującej to stanowisko wskazując, iż w obszarze szeregu zagadnień składających się na rachunkowość jednostki nie wystąpiła znacząca poprawa jakości wykonywania obowiązków względem ustaleń poczynionych podczas kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w 2014 r.

 

Na podstawie badania ksiąg i sprawozdań Urzędu Gminy Mielnik stwierdzono m.in.:

- nieprowadzenie konta 016 „Dobra kultury”, w wyniku czego: na konto 011 „Środki trwałe” przyjęto 69 szt. dzieł sztuki autorstwa H. T. Musiałowicza o wartości 621.000 zł i 3 obrazy I. Pieńkowskiego o wartości 25.000 zł, zaś na konto 013 ujęto przychód eksponatów z filmów „Ogniem i mieczem”, „Stara baśń” i „Bitwa warszawska 1920” o wartości 312.290 zł, otrzymanych nieodpłatnie od Zodiak J. Hofman Film Production,

- ustalenie wartości początkowej gruntów jako wartości ogólnej powierzchni gruntów gminy, bez określenia wartości poszczególnych działek jako odrębnych środków trwałych. Ewidencja analityczna nie była prowadzona,

- bezpodstawne wyksięgowanie nieruchomości stanowiących własność gminy wydzierżawionych GOKSiR w Mielniku o łącznej powierzchni 4,5472 ha, zabudowanych budynkami GOKSiR, Ośrodka Dziejów Ziemi Mielnickiej oraz Wiejskiego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji w Wilanowie, a także domkami letniskowo-rekreacyjnymi, pawilonem sanitarnym i wiatą rekreacyjną oraz boiskiem sportowym,

- nieujęcie na stan środków trwałych odebranego i oddanego do użytkowania wodociągu o wartości 372.690 zł oraz zmodernizowanych węzłów wodociągowych o wartości 134.316 zł,

- nieujmowanie zapisami Wn 810 – Ma 800 równowartości wydatków majątkowych  poniesionych z budżetu; w 2017 r. nie zaksięgowano w ten sposób kwoty 1.546.755,57 zł. W związku z ustaleniami kontroli w księgach 2018 r. dokonano zapisu Wn 810 – Ma 800 w łącznej kwocie 4.678.834,11 zł,

- w bilansie GOPS w Mielniku za 2017 r. należności w kwocie 520.516,18 zł zostały pomniejszone o odpisy aktualizujące w wysokości 228.764,78 zł, którymi objęto bezpodstawnie należności od dłużników alimentacyjnych tylko w części stanowiącej dochody budżetu gminy (pomijając część przypadającą budżetowi państwa),

- GOPS w Mielniku w dalszym ciągu stosował zasady ewidencji należności od dłużników alimentacyjnych nieobowiązujące od 2011 r., księgując te należności w części przypadającej budżetowi państwa jako rzekome zobowiązania, które według stanu na koniec 2017 r. wynosiły 518.827,76 zł.

1.                 Zwrócono się o zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazując szczegółowe rozwiązania w tym zakresie.

 

         W wyniku kontroli ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości w gminie Trzcianne stwierdzono m.in. następujące nieprawidłowości:

- na koncie 909 „Rozliczenia międzyokresowe” zaksięgowano na koniec 2017 r. należne gminie udziały w PIT i CIT podlegające przekazaniu w styczniu 2018 r. W efekcie w bilansie z wykonania budżetu zaniżono kwotę pasywów w rubryce III. „Inne pasywa” o 20.599,43 zł, zamiast wykazać te kwoty jako należności od budżetów,

- na konto 290 „Odpisy aktualizujące” przeksięgowano ujemne saldo z konta 750-4 „Koszty finansowe” w kwocie 75.690,76 zł. Na koniec 2017 r. konto 290 wykazywało w efekcie nierealne saldo Wn w tej kwocie; było to pochodną błędnego ewidencjonowania odsetek w trakcie roku oraz dokonania zapisu, który określono jako zmniejszenie odpisu, którego jednak wcześniej nie utworzono,

- przyjęto na stan środków trwałych nabytą w wyniku licytacji działkę o pow. 4,08 ha i wartości 102.795 zł, na której umiejscowiona była studnia głębinowa. Studnia nie została wykazana w ewidencji środków trwałych,

- w związku ze sprzedażą w 2017 r. nieruchomości za 4.465 zł nie dokonano zapisu księgowego zdejmującego ją z ewidencji środków trwałych, ponieważ działka ta nie była wyodrębniona w ewidencji. Grunty były wprowadzone do ksiąg łączną kwotą, bez wyodrębnienia analitycznie wartości poszczególnych działek,

- w księgach i sprawozdawczości za 2017 r. nie wykazano zobowiązań na kwotę 10.240,56 zł.

Wójtowi zalecono zobowiązanie Skarbnika Gminy do należytego wykonywania obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych; wskazano ponadto szczegółowe rozwiązania zmierzające do wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości.

 

W zakładowym planie kont Urzędu Gminy Szudziałowo:

- przewidziano prowadzenie konta 135-2 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia – młodociani”, na którym wpływ środków ma być księgowany z kontem Ma 853 „Fundusze celowe”, mimo że w gospodarce finansowej jednostek samorządu terytorialnego fundusze celowe nie funkcjonują,

- podział konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” nie uwzględniał faktu, że aktualnie w dochodach wyegzekwowanych od dłużników alimentacyjnych nie partycypują gminy według miejsca zamieszkania dłużników alimentacyjnych – przewidziano m.in. konto 221-37 „Fundusz alimentacyjny 20% – obca gmina”,

- opis konta 290 „Odpisy aktualizujące należności” przewidywał automatyczne księgowanie na nim naliczonych odsetek, czyli rozwiązanie nieobowiązujące od 2011 r.

W zakresie danych ewidencji księgowej Urzędu Gminy Szudziałowo stwierdzono m.in., że:

- opłaconych w 2017 r., na podstawie wyroku sądowego, robót dodatkowych związanych z przeprojektowaniem konstrukcji dachu hali sportowej SP w Szudziałowie w wysokości 87.014,76 zł nie odniesiono w koszty budowy hali sportowej, lecz ujęto jako pozostałe koszty operacyjne, czym zaniżono wartość środka trwałego,

- w 2016 r. nie ujęto na koncie 761 pozostałych kosztów operacyjnych w wysokości 190.369,36 zł zasądzonych od gminy wyrokiem jako zmniejszenie kar naliczonych i potrąconych z zobowiązań wobec wykonawcy hali,

- należności odpisane z ewidencji w związku ze śmiercią dłużnika alimentacyjnego księgowano zapisem ujemnym Wn 221 – Ma 720 lub 750, podczas gdy w przypadku należności przypisanych w latach ubiegłych i objętych już odpisami aktualizującymi, powinny one zostać usunięte z ewidencji zapisem Wn 290 – Ma 221,

- w 2017 r. w ewidencji Urzędu nie ujęto zapisem Wn 810 – Ma 800 równowartości wydatków inwestycyjnych dokonanych ze środków budżetu o łącznej wartości 168.249,32 zł.

         Wójtowi zalecono zmodyfikowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie ewidencjonowania operacji w księgach.

 

W Urzędzie Miejskim w Jedwabnem stwierdzono m.in. następujące błędy ewidencyjne:

- nieprawidłowe ujęcie rozliczeń dotyczących podatku VAT, w wyniku czego na koncie 224 w ewidencji budżetu utrzymywano nierealne saldo po stronie Wn 8.961,79 zł, które wypaczyło wynik budżetu za 2016 r.,

- ujęcie w księgach Urzędu należności w wysokości 22.283,48 zł przejętych w maju 2016 r. po zlikwidowanym Komunalnym Zakładzie Budżetowym przy braku informacji odnośnie dat ich powstania, w związku z czym mogły one ulec przedawnieniu. Nie stwierdzono  podejmowania  przed sądem czynności egzekucyjnych,

- nie prowadzenie konta 290 „Odpisy aktualizujące należności”, mimo że kontrola wykazała istnienie należności posiadających cechy uzasadniające dokonanie odpisu,

- zawyżenie należności za dzierżawę nieruchomości na koncie 221 na dzień 31 grudnia 2017 r. o kwotę 21.500 zł; jednocześnie nie ujęcie w księgach należności w wysokości 2.713 zł tytułem zwrotu kosztów postępowania.

2.                 Zwrócono się o zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazując szczegółowe rozwiązania w tym zakresie.

 

W zakresie ewidencji księgowej w gminie Klukowo stwierdzono m.in., że:

- dochody przekazywane na rachunek budżetu przez jednostki budżetowe były księgowane z pominięciem rozliczenia poprzez konto 222 w ewidencji budżetu. Kwotę tych dochodów (wykazanych w sprawozdaniach Rb-27S tych jednostek) bezpodstawnie powielano następnie w księgach Urząd Gminy, ujmując je na kontach 130 i 720, czym o 154.111,01 zł zawyżono w 2017 r. dochody podlegające ujęciu na koncie 130 w ewidencji Urzędu oraz przychody z tytułu dochodów (ujęte już w księgach jednostek obsługiwanych) i wynik finansowy Urzędu. W konsekwencji nieprawidłowo sporządzono jednostkowe sprawozdanie Rb-27S za 2017 r. dla Urzędu i budżetu gminy oraz zbiorcze sprawozdanie Rb-27S za 2017 r. Sprawozdanie jednostkowe sporządzone Wójta wykazywało bowiem identyczną kwotę dochodów wykonanych za 2017 r., co sprawozdanie zbiorcze,

- w księgach nie była wykazana wartość udziałów posiadanych przez gminę w Banku Spółdzielczym w wysokości 1.750 zł, mimo potwierdzenia przez BS salda w tym zakresie na koniec 2017 r., świadczy o naruszeniu obowiązków dotyczących rozliczenia w księgach wyników inwentaryzacji.

Do Wójta zwrócono się o zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania poszczególnych nieprawidłowości z zakresu prowadzenia ksiąg.

 

Podczas kontroli kompleksowej gminy Sokółka stwierdzono m.in., że:

- nie prowadzono pozabilansowego konta 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”; w efekcie w 2017 r. nie dokonano w łącznym zestawieniu zmian w funduszu wyłaczeń rozliczeń między jednostkami z tytułu nieodpłatnie przekazanych i otrzymanych środków trwałych w części nieumorzonej na kwotę 1.907.532,86 zł,

- w księgach Urzędu nie prowadzono w ogóle konta 760 „Pozostałe przychody operacyjne”,

- należności na koncie syntetycznym 226 „Długoterminowe należności budżetowe” z tytułu opłat adiacenckich rozłożonych na raty zawyżono o 9.808 zł,

- nie dokonano odpisów aktualizujących na nieściągalne należności od klubu sportowego na łączną kwotę 329.741,53 zł oraz od użytkowników wieczystych na kwotę 123.111,67 zł,

- nie zinwentaryzowano i nie ujęto w ewidencji Urzędu obrzeży chodnikowych i kostki brukowej zakupionej w 2017 r. ze środków funduszu sołeckiego o wartości 3.990 zł.

3.                 Wnioskowano o zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazując szczegółowe rozwiązania w tym zakresie.

 

Kontrola prowadzenia ksiąg w Urzędzie Miejskim w Stawiskach wykazała m.in., że w ewidencji Urzędu bezzasadnie ujęto w 2017 r. dochody zrealizowane przez inne jednostki budżetowe gminy na kwotę 179.069,30 zł, dublując jednocześnie w ten sposób przychody ujęte już w ich księgach oraz zawyżając wynik finansowy Urzędu. Nie zaksięgowano ponadto należności z tytułu sprzedaży lokalu mieszkalnego na raty, w wyniku czego na koniec 2017 r. stan należności został zaniżony w księgach i sprawozdawczości o 4.063,26 zł należności głównej + odsetki 153,41 zł za nieterminowe płatności.

Rekomendowano zaprzestanie powielania w ewidencji Urzędu kwot dochodów zrealizowanych i wpłaconych na rachunek budżetu oraz wykazanych w sprawozdaniach Rb-27S przez inne gminne jednostki budżetowe oraz zapewnienie rzetelności wykazanego w księgach stanu należności.

 

W Urzędzie Gminy Radziłów nieprawidłowo zaksięgowano jako dochody budżetu 2017 r. kwotę 25.860,17 zł (dochody ze sprzedaży majątku), mimo powzięcia już w styczniu 2018 r. wiedzy od notariusza, że transakcja sprzedaży nie może dojść do skutku, po czym również w styczniu środki te zwrócono (przed terminem sporządzenia rocznych sprawozdań budżetowych). W efekcie zawyżono wynik budżetu 2017 r. o 25.860,17 zł. Ponadto stwierdzono nieprowadzenie żadnej ewidencji analitycznej do konta 310, na którym na koniec 2017 r. ujęte były materiały o wartości 46.943,89 zł.

Wnioskowano o zaprzestanie zaliczania do dochodów budżetu kwot otrzymanych wpływów, co do których jednostka posiada wiedzę na dzień sporządzenia sprawozdania, iż nie będą mogły być zaangażowane w realizację budżetu, gdyż podlegają zwrotowi oraz prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 310.

 

W wyniku kontroli danych ksiąg rachunkowych Urzędu i budżetu gminy Szumowo stwierdzono, że w wyniku błędnych księgowań kwota 2.292,76 zł należna od Biblioteki z tytułu nie wykorzystanej i nie zwróconej do końca 2017 r. dotacji podmiotowej oraz kwota 139,47 zł należna od Stowarzyszenia “Edukator” z tytułu nie wykorzystanej i nie zwróconej do końca 2017 r. dotacji na sfinansowanie kosztu zakupu podręczników, zostały ujęte bezpodstawnie jako zmniejszenie wydatków 2017 r. doprowadzając do zawyżenia wyniku budżetu o 2.432,23 zł. Ponadto wynik budżetu zawyżono o bezpodstawnie przelaną z rachunku budżetu na rachunek sum depozytowych kwotę 676,50 zł stanowiącą, zgodnie z umową, 10% wartości wynagrodzenia inspektora nadzoru płatnego dopiero po dokonaniu odbioru pogwarancyjnego, a zatem stanowiącą niewymagalne zobowiązanie.

Do Wójta zwrócono się o wykazywanie należności z tytułu dotacji podlegających zwrotowi w następnym roku wyłącznie na koncie 221 w ewidencji Urzędu oraz bezwzględne zaniechanie przelewania środków budżetu na rachunek depozytowy w celu zobrazowania rzekomych wydatków budżetu.

 

W gminie Sokółka zaniżono dochody budżetu 2017 r. o kwotę 8.112 zł odpowiadającą zwróconej na rachunek budżetu kwocie podatku VAT wynikającej z deklaracji VAT-7 OSiR w Sokółce za grudzień 2016 r., którą urząd skarbowy – z uwagi na centralizację rozliczeń podatku VAT obowiązującą od 1 stycznia 2017 r. – przelał w marcu 2017 r. na rachunek budżetu gminy; kwotę tę utrzymywano bezpodstawnie jako rzekome zobowiązanie.

Wskazano na konieczność zarachowania na dochody budżetu kwoty 8.112 zł.

 

W ewidencji budżetu miasta Wysokie Mazowieckie na koncie 224 na koniec 2017 r. wykazano kwotę 8.240,12 zł, mającą oznaczać „należności” z tytułu podatku VAT od szkoły i ZGK, wynikające z ich cząstkowych deklaracji VAT-7. Pod datą 31 grudnia 2017 r. kwotę tę ujęto na koncie 224 w korespondencji z kontem 901 „Dochody budżetu” zawyżając dochody budżetu i wynik wykonania budżetu za 2017 r., a także należności budżetu wykazane w bilansie z wykonania budżetu i dane w wierszu „gotówka i depozyty” sprawozdania Rb-N.

Rekomendowano zaprzestanie dokonywania zapisów Wn 224 – Ma 901 w związku z centralnym rozliczeniem podatku VAT.

 

W Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach stwierdzono niezachowanie zasady ciągłości między saldami zamknięcia 2 kont na koniec 2016 r. a bilansem otwarcia ksiąg na 2017 r. Konto 013 „Pozostałe środki trwałe” na koniec 2016 r. wykazywało saldo Wn 54.426,13 zł, a na początek 2017 r. 0 zł; konto 020 „Wartości niematerialne i prawne” wykazywało bilans zamknięcia 6.254,20 zł i bilans otwarcia 0 zł. Bilans otwarcia obu kont skorygowano w trakcie kontroli pod datą 30 grudnia 2017 r. Podobną nieprawidłowość wykazała kontrola w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja – dotyczyła ona braku ciągłości sald stron Wn i Ma konta 221 oraz w Przedszkolu w Czarnej Białostockiej - w zakresie konta 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”, które w bilansie zamknięcia za 2016 r. wykazywało saldo 30,73 zł, natomiast kwoty tej nie ujęto w bilansie otwarcia na 2017 r.

4.                 W zaleceniach wskazano na konieczność zapewnienia bezwzględnego przestrzegania zasady ciągłości.

 

W księgach i sprawozdaniach Urzędu Miejskiego w Łapach m.in.:

- na koniec 2017 r. wykazano nierealne zobowiązanie za odłów i utrzymanie psów w schronisku za październik 2015 r. w kwocie 4.935,48 zł,

- na koncie 221 nie ujęto na koniec roku należności pozostałych do zapłaty z tytułu podatków realizowanych przez urzędy skarbowe w wysokości 53.678,84 zł, które wykazano w rocznym sprawozdaniu Rb-27S,

- do 2017 r. nie dokonywano w księgach przypisu należności z opłaty adiacenckiej i z opłat za zajęcie pasa drogowego, ujmując na koniec roku stan w księgach na podstawie zestawień przygotowywanych przez pracowników prowadzących te zagadnienia,

- jako środki depozytowe przetrzymywano kaucje mieszkaniowe pobrane przez PGKiM w Łapach (zlikwidowaną gminną spółkę) w wysokości 17.223,47 zł, bez wiedzy, komu mają być one zwracane, ponieważ po likwidacji spółki Urząd nie otrzymał ewidencji analitycznej, zaś po otrzymaniu środków nie podejmowano żadnych działań w celu ustalenia osób uprawnionych do zwrotu kaucji,

- na koncie 245 „Wpływy do wyjaśnienia” ujęto na koniec 2017 r. wpłatę w wysokości 3.150 zł stanowiącą nadpłatę za zezwolenie na sprzedaż alkoholu (należności na 2018 r.), zaniżając dochody budżetu.

Do Burmistrza zwrócono się o zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania poszczególnych nieprawidłowości z zakresu prowadzenia ksiąg.

 

W Przedszkolu Nr 2 w Wysokiem Mazowieckiem stwierdzono zaniechanie ujęcia w księgach udokumentowanego wyciągiem wpływu i wypływu w dniu 16 października 2017 r. na rachunek bieżący środków w kwocie 6.905,01 zł oraz wpływu i wypływu w dniu 28 grudnia 2017 r. na tym samym rachunku środków w takiej samej wysokości. Poza tym, na koniec 2017 r. nie wykazano nadpłat za żywienie i opłaty stałe w kwotach odpowiednio 13.865 zł i 8.080 zł, podlegających rozliczeniu w 2018 r.

W zaleceniach wskazano na potrzebę ujmowania na koncie 221, co najmniej na koniec każdego kwartału, oraz wykazywania w sprawozdawczości posiadanych nadpłat.

 

W Zakładzie Komunalnym w Krynkach nie zostały przypisane w księgach należności jednostki z tytułu zasądzonych od dłużników kosztów dziewięciu postępowań sądowych w łącznej kwocie 6.980,50 zł.

Wnioskowano o dokonywanie przypisu należności z tytułu zasądzonego zwrotu kosztów procesowych.

 

W zakresie danych ksiąg rachunkowych Urzędu Miasta Kolno stwierdzono, że kwotę zabezpieczenia hipotecznego w wysokości 800.000 zł, ustanowionego na rzecz miasta przez wykonawcę celem zabezpieczenia ewentualnej wierzytelności o zapłatę kar umownych wynikających z umowy o zaprojektowanie i wykonanie robót oraz o przejęcie długu, bezpodstawnie ujęto w księgach jako należność długoterminową ma koncie 226.

Zwrócono się o wyksięgowanie z konta 226 nierealnego salda należności.

 

W ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Drohiczynie prezentowano dane dotyczące należności podatkowych przedawnionych w kwocie 62.159,78 zł.

 

Dziennik stanowiący element ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy Sejny zawierał kolejną numerację dla dowodów księgowych, nie zaś dla zapisów dokonanych na ich podstawie, co narusza art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Świadczy to o nieprzystosowaniu posiadanego programu do wymogów ustawy o rachunkowości lub o braku umiejętności obsługi jego funkcji.

Zwrócono się o zapewnienie kolejnej numeracji zapisów dziennika w danym roku obrotowym.

 

Zaniżenie w 2017 r. wydatków budżetu o nieprawidłowo ewidencjonowany VAT należny rozliczony z VAT naliczonym – który powinien być zaliczony do dochodów w związku z rzeczywistą treścią operacji, a nie na zmniejszenie wydatków, ponieważ w dyspozycji jednostki, po rozliczeniu podatku VAT należnego z naliczonym, pozostaje kwota podatku należnego uzyskanego w związku z dokonaną sprzedażą a nie środki zwrócone przez kontrahentów, u których j.s.t. dokonywała zakupów – stwierdzono m.in. w: Urzędzie Miasta Zambrów (o 104.748,42 zł), Urzędzie Miejskim w Łapach (o 58.844,44 zł), Urzędzie Gminy Szudziałowo (o 3.438,50 zł) i Urzędzie Miejskim w Czarnej Białostockiej (o 2.033,70 zł).

Zwrócono się o zaprzestanie zmniejszania wydatków budżetu o kwoty przyjętego do rozliczenia w deklaracji VAT-7 podatku naliczonego, mając na uwadze, że skutkiem takiego rozliczenia jest w istocie brak konieczności odprowadzenia do US części podatku należnego, stanowiącego środki uzyskane w związku z realizacją dochodów, a nie zwrot środków przez kontrahentów, na rzecz których poniesiono wydatki; zaliczanie podatku VAT należnego w części niepodlegającej odprowadzeniu do US do dochodów budżetu.

 

W szeregu jednostek stan rozliczeń gminy z urzędem skarbowym z tytułu VAT na koniec 2017 r. nie był należycie odzwierciedlony w księgach:

- konto 224-00 w ewidencji budżetu gminy Czarna Białostocka wykazywało na koniec 2017 r. saldo Wn w kwocie 109.839,97 zł, które było per saldem strony Wn w wysokości 123.281,88 zł i strony Ma w wysokości 13.441,91 zł. Faktycznie na koniec 2107 r. gmina posiadała zobowiązanie z deklaracji VAT-7 za grudzień 2017 r. 13.627,55 zł oraz należność ze skorygowanej w dniu 22 stycznia 2018 r. deklaracji VAT-7 za listopad 2017 r. w wysokości 123.282 zł, posiadającą cechy uzasadniające zaliczenie jej do należności z tytułu dochodów budżetowych, a zatem niepodlegającej księgowaniu w ewidencji budżetu. W zakresie kwoty 123.281,82 zł dokonano pod datą 29 grudnia 2017 r. księgowania Wn 224 – Ma 902 „Wydatki budżetu”, czym bezpodstawnie zmniejszono wydatki budżetu 2017 r. mimo braku wyciągu bankowego obrazującego zwrot środków, a w efekcie zawyżono o tę kwotę wynik budżetu za 2017 r.,

- z deklaracji VAT-7 gminy Szudziałowo za grudzień 2017 r. wynikało zobowiązanie z tytułu do odprowadzenia do US podatku w wysokości 7.759 zł, natomiast w księgach budżetu i Urzędu na koniec 2017 r. zaprezentowano jedynie rzekomą należność w kwocie 601,29 zł. Zobowiązania wobec US nie wykazano,

- w mieście Zambrów, mimo że za grudzień 2017 r. wynikała z deklaracji VAT-7 należność od urzędu skarbowego w kwocie 68.173 zł, rozrachunkiem wynikającym z tytułu VAT według ksiąg było jedynie rzekome zobowiązanie w ewidencji budżetu na kwotę 23.832 zł. Należności na 68.173 zł nigdzie nie wykazano,

- na koniec 2017 r. zobowiązanie gminy Sejny wobec urzędu skarbowego z tytułu podatku VAT wynosiło 58.023 zł. Tymczasem z ewidencji Urzędu Gminy na koniec 2017 r. w zakresie rozliczeń związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT wynikały – oprócz wskazanej kwoty zobowiązań w wysokości 58.023 zł – także rzekome należności w kwocie 30.214,62 zł od Obsługi Komunalnej Gminy Sejny (gminnej jednostki budżetowej) mające obrazować rzekome należności z tytułu VAT podlegającemu przekazaniu do budżetu. W księgach OKGS wykazano zaś „zobowiązanie” wobec budżetu gminy w tej samej wysokości. „Należność” od OKGS wykazano w sprawozdaniu Rb-27S jako należność z tytułu dochodów, z kolei OKGS wykazał ujęte w swoich księgach „zobowiązanie” w sprawozdaniu Rb-28S jako rzekome zobowiązanie z tytułu wydatków. Wpływ od OKGS podatku VAT w kwocie 30.214,62 zł w lutym 2018 r. nie został potraktowany jako dochód budżetu,

- według deklaracji VAT-7 gminy Drohiczyn za grudzień 2017 r. nadwyżka podatku naliczonego nad należnym wyniosła 2.604 zł i podlegała zwrotowi do budżetu gminy przez urząd skarbowy. Z kolei z danych cząstkowych GZGK (zakład budżetowy) za grudzień 2017 r. wynikała, że nadwyżka podatku naliczonego nad należnym wynosi 7.024,89 zł. Wobec powyższego ewidencja jednostki powinna wykazywać saldo należności od US na kwotę 2.604 zł i zobowiązania wobec GZGK na kwotę 7.024,89 zł. W rzeczywistości z ewidencji księgowej (budżetu i Urzędu) wynikały: w ewidencji budżetu rzekoma należność od GZGK (0,60 zł) oraz rzekome zobowiązanie wobec Zespół Szkół na kwotę 3.291,01 zł, zaś w ewidencji Urzędu saldo zobowiązań w łącznej wysokości 7.763,03 zł. Ponadto, mimo nieprowadzenia przez Urząd Miejski odrębnego rachunku bieżącego, konto 130-3-1 „Rachunek bieżący VAT” wykazywało na koniec 2017 r. nierealne saldo Wn w kwocie 3.290,41 zł (rzekomy stan środków),

- z deklaracji VAT-7 gminy Białowieża za grudzień 2017 r. wynikała nadwyżka podatku naliczonego nad należnym w kwocie 6.204 zł. Takie samo saldo wykazano po stronie Wn konta 224-10 w ewidencji budżetu na koniec 2017 r. Osiągnięcie tego salda wynikało jednak z dokonywanych w ewidencji budżetu zapisów, w wyniku których zaniżono dochody budżetu za 2017 r. o 3.453,14 zł,

- według deklaracji VAT-7 za grudzień 2017 r. miasto Augustów  – jako podatnik VAT – posiadało zobowiązanie w wysokości 26.999,13 zł z tytułu podatku VAT podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego. Tymczasem z ewidencji w tym zakresie wynikały należności w kwocie 31.117,42 zł oraz zobowiązania w kwocie 48.978,40 zł (per saldo zobowiązania na 17.860,98 zł), które wykazano w takich wysokościach w bilansie Urzędu Miejskiego,

- w ewidencji budżetu miasta Kolno nie wykazano zobowiązania z tytułu podatku VAT wynikającego z deklaracji VAT-7 za grudzień 2017 r. w kwocie 3.613 zł.

         Wnioskowano o prowadzenie ewidencji operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT w sposób zapewniający odzwierciedlenie w księgach – co najmniej na koniec roku – rzeczywistego stanu rozrachunków gminy z urzędem skarbowym, wynikającego z deklaracji VAT-7 gminy.

 

Bezpodstawne przekazywanie z budżetu środków dla poszczególnych jednostek budżetowych w związku z wystąpieniem w tych jednostkach nadwyżki podatku naliczonego nad należnym wynikającej z cząstkowych danych dotyczących tych jednostek stwierdzono w:

- gminie Szudziałowo - z rachunku budżetu dokonywano przelewów na rachunek ZGK,

- mieście Zambrów - bezpodstawne przelewy odbywały się na rzecz Pływalni Miejskiej; przekazane z budżetu środki Pływalnia ujęła na zmniejszenie wydatków, wypaczając poziom wydatków budżetu,

- gminie Krynki - podatek VAT przekazywano z budżetu gminy dla Zakładu Komunalnego. Wcześniej zaś ZK przekazywał dochody ze sprzedaży opodatkowanej do budżetu gminy w kwotach brutto (zawierających podatek VAT). Poza przekazaniem podatku VAT należnego w kwocie dochodów ze sprzedaży, Zakład Komunalny przelewał też na rachunek budżetu środki pieniężne odpowiadające różnicy za te miesiące pomiędzy VAT należnym i VAT naliczonym podlegającym odliczeniu w łącznej kwocie 36.311,52 zł (jako wydatki w par. 4530 „Podatek od towarów i usług (VAT)”). Stosowany system rozliczenia VAT powodował dublowanie niektórych rozliczeń powodujące zawyżenie dochodów i wydatków budżetu,

- mieście Sokółka - z rachunku budżetu dokonano przelewu w kwocie 39.608,99 zł na rzecz OSiR w Sokółce, który w swej ewidencji wpływ tych środków ujął na zwrot wydatków, wypaczając kwotę wydatków budżetu.

Przekazywanie tych środków jednostkom budżetowym stanowiło nieuzasadniony transfer środków, nie mający oparcia w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym centralizacji VAT, a także ogólnych zasadach finansowania jednostek budżetowych. Możliwość przekazania nadwyżki podatku naliczonego nad należnym wynikającej z cząstkowych danych podmiotu objętego centralnym rozliczeniem może dotyczyć jedynie zakładu budżetowego, a i to pod warunkiem podjęcia przez organ stanowiący stosownej uchwały w tej sprawie.

Wnioskowano o zaprzestanie przekazywania z budżetu środków dla jednostek budżetowych, w związku z wystąpieniem w nich nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym.

 

W Urzędzie Gminy Janów stwierdzono istotne nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji na rachunkach bankowych:

- wykazany na koniec 2017 r. w księgach stan środków pieniężnych na koncie 139 „Rachunek depozytów” wynoszący 807,48 zł nie wynikał z żadnego bankowego potwierdzenia. Były to pozostające na rachunku środki, które 17 lutego 2015 r. przekazano na rachunek budżetu i zaliczono do dochodów, nie dokonując jednak księgowania tej operacji na koncie 139. Utrzymywanie od 2015 r. nierealnego salda rachunku bankowego, świadczy o rażących zaniedbaniach obowiązków w zakresie inwentaryzacji,

- 3 rachunki bankowe nie były w ogóle ewidencjonowane w księgach; na jednym ujmowano wpłaty mieszkańców za przydomowe oczyszczalnie ścieków (saldo na koniec 2017 r. – 8.689,54 zł), na drugim środki na dokształcanie młodocianych pracowników (saldo 11 zł). Trzeci rachunek nazwany był „Imprezy kulturalno-oświatowe gminy Janów”. Nie był on ujęty nawet w bankowym potwierdzeniu sald. Stan środków na koniec 2017 r. wyniósł na nim 729,18 zł. Na rachunek ten wpływały głównie środki od sponsorów (darczyńców), a pokrywano z niego wydatki związane głównie z organizacją Dni Janowa, ale też w dniu 3 lutego 2017 r. z rachunku wydatków Urzędu Gminy przelano na ten rachunek 8.000 zł, a 27 czerwca 2017 r. zwrócono na rachunek wydatków 5.000 zł. Przelana z rachunku wydatków kwota została przeznaczona na sfinansowanie zakupu alkometru za 11.685 zł na potrzeby posterunku Policji w Janowie. Zakup alkometru odbył się poza budżetem, ewidencją i sprawozdawczością.

         Wskazano m.in. na konieczność weryfikowania stanu wykazanego w potwierdzeniach sald z danymi wykazanymi w księgach, przekazanie na dochody budżetu kwoty 8.689,54 zł znajdującej się na rachunku wpłat mieszkańców za przydomowe oczyszczalnie ścieków, a także zlikwidowania rachunku bankowego „Imprezy kulturalno-oświatowe gminy Janów” wraz z przekazaniem środków znajdujących się na nim na dochody budżetu.

 

Na podstawie analizy środków depozytowych wykazanych na koncie 139 w ewidencji Urzędu Miejskiego w Czarnej Białostockiej stwierdzono, że nie zwrócono do dnia 10 kwietnia 2018 r. kaucji dla dwóch najemców na łączną kwotę 15.173,24 zł. W wyniku kontroli kaucję od jednego z podmiotów w wysokości 15.000 zł zaliczono na poczet zadłużenia, zaś drugiemu podmiotowi zwrócono 173,24 zł.

Zalecono zapewnienie obiegu dokumentów umożliwiającego bieżące dokonywanie zwrotu najemcom kaucji lub zaliczanie ich do dochodów budżetu, na poczet nieuregulowanych należności czynszowych.

 

Liczne nieprawidłowości stwierdzono w zakresie sporządzania i kontroli raportów kasowych w Zespole Szkół Samorządowych w Krynkach:

- nie wystawiono dowodu wpłaty do kasy na kwotę 702 zł określoną jako pobrana za pobyt w schronisku 20 osób w dniach od 3 do 5 lipca 2017 r. Wpłata ta nie została też przyjęta na kwitariusz przychodowy. Na kwotę tę wystawiono fakturę dla Domu Dziecka z Będzina za 2 noclegi. W księdze rejestracyjnej pobytu w schronisku zaznaczono 1 nocleg tej grupy. W księdze dokonano przeróbek (zamazywania) w zakresie liczby noclegów (ewidencja niezgodna z wystawioną fakturą), kontrolujący nie był w stanie stwierdzić, czy pobrano i odprowadzono do kasy wszystkie należne jednostce środki. Stwierdzony stan faktyczny nie pozwalał na przyjęcie racjonalnego zapewnienia, że w zakresie tej operacji nie doszło do nadużyć,

- w dniu 29 czerwca 2017 r. wydane zostały osobie obsługującej schronisko kwitariusze przychodowe o numerach od 9154801 do 9154900. Suma wpłat uwidoczniona w kwitariuszach od nr 9154801 do 9154813 stanowiła 1.117,80 zł, zaś do kasy zaprzychodowano 1.819,80 zł. Kwitariusz przychodowy nie został sprawdzony przez księgową. Efektem nieprawidłowości było sporządzenie nierzetelnego dowodu wpłaty gotówki do kasy na kwotę 1.819,80 zł, poprzez wskazanie w jego treści, że wpłacana kwota wynika z kwitariuszy nr od 9154801 do 9154813, podczas gdy suma uwidoczniona na tych kwitariuszach stanowiła 1.117,80 zł,

- żaden z kwitariuszy załączonych do RK Nr 3/Z nie zawiera daty oraz podpisu osoby przyjmującej gotówkę; ponadto stwierdzono brak wskazania osoby, której wypłacono gotówkę z kasy za zakup znaczków, które to operacje ujęto w RK Nr 4/Z i 7/Z (wypłaty 200 zł i 100 zł; do raportów załączono faktury za znaczki),

- nierzetelnie sporządzano dowody wpłaty poprzez zamieszczanie podpisu osoby przyjmującej gotówkę wyłącznie na jednej z kopii kwitariuszy przychodowych. Jak ustalono, ta sama osoba przyjmowała wpłaty na kwitariusz, odprowadzała do kasy, ujmowała w raporcie i odprowadzała do banku. Podpis złożyła wyłącznie na różowej kopii druków.

Wnioskowano o podjęcie zdecydowanych działań zapewniających prawidłowość prowadzenia i dokumentowania gospodarki pieniężnej.

 

Jako dowód przyjęcia gotówki do kasy w Przedszkolu w Czarnej Białostockiej wskazywano w treści raportu kasowego przechowywany jedynie w formie elektronicznej dowód KP i jego numer w programie. Do raportów nie dołączano też innych dowodów dokumentujących przyjęcie gotówki od wpłacającego. Tytułem udokumentowania wpłaty kasjer wydawał wydruki z systemu STOPEREK.PL „Pokwitowanie wpłaty/wypłaty”, które nie zawierały numerów seryjnych ani podpisu kasjera potwierdzającego przyjęcie gotówki. W sporządzanych elektronicznie dowodach KP ujmowano wpłaty od kilku osób, zatem nie da się jednoznacznie powiązać ich z konkretnymi wpłatami, których udokumentowanie mają stanowić opisane „pokwitowania”. Poza tym, we wszystkich raportach kasowych z okresu przyjętego do kontroli dokumenty rozchodowe (faktury, listy płac) nie były powiązane z raportem poprzez wpisanie symbolu i numeru raportu kasowego, którego dotyczą oraz pozycji ich ujęcia w raporcie kasowym. Dodatkowo, w aktach osobowych kasjerki stwierdzono brak deklaracji/oświadczenia przyjęcie odpowiedzialności materialnej za powierzone pieniądze, czeki i inne wartości oraz potwierdzenia zapoznania się z Instrukcją kasową, co było sprzeczne z obowiązującą Instrukcją kasową.

Wnioskowano o wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej.

 

W 2017 r. gmina Dąbrowa Białostocka dokonała sprzedaży 2 lokali mieszkalnych, jednakże nie zmniejszono wartości księgowej budynków mieszkalnych o wartość wyodrębnionych i sprzedanych lokali, co na koniec roku zawyżyło stan środków trwałych o 27.036,14 zł. W księgach 2017 r. nie ujęto także wartości środka trwałego odebranego w lutym 2017 r. – chodnika we wsi Kamienna Stara – o wartości 5.732,50 zł. W trakcie kontroli ujęto wartość zakończonej inwestycji na koncie 011 oraz wyksięgowano wartość lokali.

Zwrócono się o zapewnienie wykazywania rzetelnego stanu środków trwałych na koncie 011.

 

Na koncie 030 „Długoterminowe aktywa finansowe” w księgach Urzędu Gminy Turośń Kościelna wykazano kwotę 25.000 zł odpowiadającą wartości akcji nabytych w latach 1996-1997 po 1.000 zł każda. W dniu 30 września 2005 r. Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy obniżyło wartości akcji z 1.000 zł na 660 zł, co skutkowało w księgach jednostki utworzeniem odpisu aktualizującego na koncie 073 „Odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe” na kwotę 8.500 zł, w wyniku czego na koncie 030 wykazana była na dzień kontroli wartość akcji niezgodna ze stanem rzeczywistym, ponieważ wartość nominalna akcji gminy wynosi od 2006 r. 16.500 zł (25 x 660 zł). Ponadto wartość akcji bezpodstawnie wykazano w sprawozdaniu Rb-N w pozycji „papiery wartościowe”.

Zalecono dokonanie zapisu Wn 073 – Ma 030 na kwotę 8.500 zł w celu dostosowania do zgodności ze stanem faktycznym wartości nominalnej akcji posiadanych przez gminę w spółce,

 

Wartość środków trwałych uwidoczniona w księgach Kolneńskiego Ośrodka Kultury i Sportu w Kolnie składała się m.in. z wartości budynku biurowego wynoszącej 1.209.562 zł. Z kolei działka gruntu, na której położony jest budynek, ujęta została w ewidencji Urzędu Miasta Kolno. Nieruchomość stanowi własność miasta Kolno. Z uwagi na brak dowodów na ustanowienie użytkowania wieczystego na rzecz KOKiS, miasto jest właścicielem budynku, zatem powinien on znajdować się w księgach Urzędu Miasta, a nie KOKiS.

Wnioskowano o przekazanie Urzędowi Miasta Kolno wartości budynku.

 

Analiza prawidłowości sporządzania sprawozdawczości w gminie Drohiczyn wykazała, że:

- nie sporządzono sprawozdania jednostkowego Rb-28S Urzędu Miejskiego za grudzień 2017 r., natomiast dla 3 jednostek budżetowych gminy sporządzono nieprawidłowe roczne jednostkowe sprawozdania i sprawozdania miesięczne za grudzień, ponieważ m.in. w zakresie MGOPS sporządzono dwa sprawozdania, oba opatrzone datą 9 stycznia 2018 r., z których żadne nie zawierało danych dotyczących zobowiązań, z kolei w zakresie BOS sprawozdanie za grudzień zawierało wydatki poniesione tylko w grudniu, a nie narastająco od początku roku,

- jednostkowe sprawozdania Rb-27S wszystkich jednostek budżetowych zostały sporządzone z datami 9-10 stycznia 2018 r.; były to jedyne sprawozdania Rb-27S sporządzone w 2018 r. i zawierające dane o zrealizowanych dochodach w 2017 r. Nie sporządzano więc odrębnych sprawozdań za grudzień oraz rocznych,

- sprawozdania budżetowe za 2017 r. dla gminnych jednostek oświatowych zostały podpisane przez dyrektorów poszczególnych szkół, zamiast przez kierownika BOS w Drohiczynie,

- w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S za 2017 r. nie ujęto trzech kwot zaległości na łączną kwotę 811,60 zł, wykazanych w jednostkowym sprawozdaniu MGOPS,

- w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r. sporządzonym na podstawie danych ewidencji budżetu i Urzędu Miejskiego m.in. nie wykazano żadnej kwoty zaległości (kol. 10), które powinny być wykazane w wysokości 715.504,57 zł (dane te wykazano zaś w sprawozdaniu „zbiorczym”); z kolei i w jednostkowym i zbiorczym pominięto należność w kwocie 10.147,50 zł z tytułu kary umownej za odstąpienie od umowy,

- Urząd Miejski nie sporządził jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ za 2017 r.,

- w jednostkowym własnym sprawozdaniu Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2017 r. w wierszu N5. „pozostałe należności” błędnie ujęto kwotę 45.688,45 zł, która została już prawidłowo uwzględniona w kwocie depozytów na żądanie w wierszu N3.2 sprawozdania.

         Do Burmistrza zwrócono się o zapewnienie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości, w tym także przez jednostki organizacyjne z uwagi na spoczywający na Burmistrzu obowiązek formalnej i rachunkowej kontroli otrzymywanych sprawozdań wynikający z § 9 ust. 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

 

Kontrola sprawozdawczości sporządzonej za 2017 r. przez Burmistrza Wysokiego Mazowieckiego wykazała m.in., że:

- w sprawozdaniu Rb-27S nie wykazano należności w kwocie 45.476,33 zł z opłaty za korzystanie z przedszkola przez dzieci z innych gmin, co wynikało z błędnego ustalenia salda konto 240 „Pozostałe rozrachunki”; wykazywało ono na koniec 2017 r. saldo Ma w kwocie 80.164,93 zł stanowiące persaldo strony Wn i Ma, podczas gdy prawidłowo należało wykazać należności w kwocie 45.476,33 zł i zobowiązania w kwocie 125.641,26 zł,

- w sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r. w kolumnie 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 45.847.850,01 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać o 290.940,43 zł wyższą,

- w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu za 2017 r. nie wykazano zobowiązań gminy wobec urzędu skarbowego na kwotę 107.035 zł z tytułu podatku VAT podlegającego opłaceniu na podstawie deklaracji VAT-7. Wobec przyjętej metody ewidencji rozliczeń z VAT z urzędem skarbowym kwota ta stanowiła zobowiązanie z tytułu wydatków,

- w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu za 2017 r. nie wykazano zobowiązania na kwotę 14.887,33 zł wynikającego z nieopłaconej faktury z 11 lipca 2017 r., odpowiadającego wstrzymaniu wypłaty części wynagrodzenia należnego wykonawcy w tej kwocie w celu zabezpieczenia roszczeń podwykonawców,

- w sprawozdaniu Rb-ST nie wykazano żadnej kwoty jako środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym; prawidłowo należało w tej pozycji wykazać kwotę 11.799,85 zł,

- w bilansie budżetu zobowiązania z tytułu podlegających przekazaniu do PUW dotacji oraz dochodów z zadań zleconych w wysokości 13.111,27 zł zostały wykazane jako „Inne pasywa”, zamiast „Zobowiązania wobec budżetów”.

Wnioskowano o zapewnienie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości budżetowej; w tym celu wskazano szczegółowe rozwiązania zmierzające do wyeliminowania nieprawidłowości.

 

W zakresie sprawozdawczości gminy Perlejewo stwierdzono m.in.:

- niesporządzenie przez Wójta jednostkowych sprawozdań rocznych Rb-27S Urzędu i budżetu oraz OPS,

- zawyżenie w zbiorczym Rb-27S za 2017 r. kwoty w kolumnie 8 „dochody otrzymane” o 133.728,33 zł,

- niewykazanie w sprawozdaniu Rb-28S Urzędu Gminy za 2017 r. żadnych zobowiązań, podczas gdy według ewidencji należało wykazać kwotę 111.198,18 zł; zobowiązania te wykazano dopiero w zbiorczym sprawozdaniu,

- niesporządzenie przez Wójta własnego jednostkowego sprawozdania Rb-N i Rb-Z, oraz tych sprawozdań jednostkowych dla OPS i Biblioteki,

- niesporządzenie jednostkowych sprawozdań Rb-27ZZ dla OPS,

- wykazanie w wierszu N.3 „gotówka i depozyty” łącznego Rb-N za 2017 r. kwoty zawyżonej o 128.831,65 zł,

- wykazanie w sprawozdaniu Rb-NDS za I kwartał 2018 r. stanu posiadanych wolnych środków w kwocie 299.223 zł, zamiast 599.223 zł.

Zwrócono się o zapewnienie prawidłowego sporządzania sprawozdawczości.

 

         Kontrola sprawozdawczości w gminie Sokółka wykazała m.in., że:

- w sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r., w kol. 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 69.551.020,54 zł, podczas gdy należało wykazać o 797.468,63 zł wyższą,

- w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu i budżetu za 2017 r. bezpodstawnie wykazano należności od dłużników alimentacyjnych ewidencjonowane w księgach OPS, które powinny być wykazane w sprawozdaniu OPS. Ponadto kwoty wykazane w Rb-27S Urzędu i budżetu względem danych części B jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ OPS, zawyżono o 45.620,69 zł,

- we własnym sprawozdaniu Rb-N na koniec IV kwartału 2017 r. wypełniono wiersz N3. „gotówka i depozyty” kwotą 7.711.116,70 zł, podczas gdy prawidłowo powinna być wykazana kwota niższa o 1.321.154,19 zł,

- w wierszu N4. „należności wymagalne” sprawozdania Rb-N na koniec IV kwartału 2017 r. bezpodstawnie wykazano należności o charakterze spornym na łączną kwotę 1.645.577,99 zł.

Zwrócono się o wykazywanie w sprawozdaniach danych zgodnie z obowiązującymi zasadami.

 

         W wyniku kontroli sprawozdawczości miasta Augustów za 2017 r. stwierdzono, że:

- w sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r. „należności pozostałe do zapłaty” zostały zawyżone o kwotę 251.488,48 zł odpowiadającą należnościom długoterminowym,

- sprawozdanie jednostkowe Rb-27ZZ Urzędu Miejskiego oprócz dochodów z zadań zleconych zrealizowanych przez Urząd, zawierało dane o dochodach zrealizowanych przez MOPS i Środowiskowy Dom Samopomocy i było tożsame w treści ze sprawozdaniem zbiorczym przekazanym do PUW; w praktyce więc nie sporządzono jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ Urzędu w rozumieniu obowiązujących przepisów,

- w sprawozdaniach Rb-27S MOPS i ŚDS nie zostały wykazane dane dotyczące zrealizowanych dochodów z zadań zleconych w części stanowiącej dochody budżetu miasta oraz związanych z nimi należności. Dane te zostały wykazane w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzonym przez Urząd Miejski w Augustowie. W księgach Urzędu prowadzona była ewidencja rozrachunków z dłużnikami alimentacyjnymi (bez ewidencji analitycznej na poszczególnych dłużników oraz według budżetów, których dotyczą). Natomiast MOPS posiadał dokumentację dłużników alimentacyjnych, prowadził postępowania egzekucyjne z tytułu zwrotu wypłaconych świadczeń oraz przyjmował na własny rachunek wyegzekwowane kwoty. Wobec tego ujmowanie w księgach Urzędu zbiorczej kwoty należności od dłużników alimentacyjnych nie miało żadnego uzasadnienia.

Wnioskowano m.in. o zapewnienie należytego ewidencjonowania i wykazywania w sprawozdawczości operacji dotyczących dochodów z zadań zleconych przez jednostki realizujące te zadania.

 

         Weryfikacji sprawozdawczości budżetowej gminy Nowe Piekuty za 2017 r. wykazała m.in.:

- niewykazanie w sprawozdaniu Rb-28S zobowiązań w wysokości 60.018 zł, dotyczących podatku VAT do odprowadzenia do US wraz z odsetkami, mimo że jednostka stosuje metodę ewidencji rozliczeń z tytułu VAT polegającą na kwalifikowaniu przelewów środków do urzędu skarbowego jako wydatków budżetu w par. 4530,

- wykazanie w sprawozdaniu Rb-N w wierszu N3. „gotówka i depozyty” kwoty 1.149.473,68 zł, która została zaniżona o 32.548,94 zł,

- wykazanie w sprawozdaniu Rb-Z kwoty zobowiązań w wysokości 2.950.000 zł z emisji obligacji w poz. E.1. „papiery wartościowe”, zamiast w pozycji E.2. „kredyty i pożyczki” (zbywalność obligacji była ograniczona).

Wnioskowano o zapewnienie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości budżetowej.

 

W obszarze sporządzania sprawozdawczości przez gminę Trzcianne stwierdzono, że:

- w rocznym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym na podstawie ewidencji Urzędu jako należności pozostałe do zapłaty wykazano kwotę 555.375,35 zł, podczas gdy faktyczne w księgach Urzędu należności wynosiły 102.438,70 zł. Różnica stanowiła 452.936,65 zł i wynikała z ujęcia w sprawozdaniu Urzędu: należności od dłużników alimentacyjnych wynikających z ksiąg GOPS – 380.035,73 zł, zobowiązań wobec PUW z tytułu dotacji do zwrotu na koniec 2017 r. w kwocie 70.940,92 zł, które wykazano jako należności oraz kwoty 1.960 zł, która została wykazana na podstawie informacji opublikowanej przez MF, lecz nie została zaksięgowana,

- w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ GOPS w części A nie zostały wykazane należności z tytułu odsetek w kwocie 210.154,72 zł,

- we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N za IV kwartał 2017 r. w pozycji N.3 „gotówka i depozyty” wykazano kwotę 609.389,57 zł. Prawidłowo należało wykazać 296.017,08 zł,

- w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S Urzędu za 2017 r. nie wykazano zobowiązań wobec urzędu skarbowego na kwotę 6.738,05 zł, wynikających z rozliczeń podatku VAT, mimo że przyjętą metodą ewidencji centralnego rozliczenia podatku VAT w jednostce było  traktowaniu przelewu VAT do urzędu skarbowego jako wydatku.

         Wnioskowano o zapewnienie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości budżetowej.

 

         W wyniku kontroli sprawozdawczości gminy Giby stwierdzono m.in., że:

- w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S Urzędu Gminy za 2017 r. zobowiązania zostały wykazane w wysokości 176.924,99 zł, podczas gdy należało wykazać 1.002.950,81 zł – więcej o 826.025,82 zł. Główną przyczyną różnicy było niewykazanie ujętych w księgach zobowiązań z tytułu wydatków majątkowych M.W. Trade na kwotę 765.817,89 zł, zaniżoną dodatkowo w ewidencji o 31.000 zł,

- w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2017 r. sporządzonym przez Wójta wykazano należności pozostałe do zapłaty od dłużników alimentacyjnych na kwotę 335.402,68 zł. Nie wynikała ona z ksiąg rachunkowych budżetu czy Urzędu, a jedynie z ksiąg GOPS, który pominął je we własnym sprawozdaniu Rb-27S,

- sprawozdanie jednostkowe Rb-27ZZ GOPS na koniec IV kwartału 2017 r. nie zawierało danych w części „saldo końcowe” tj. dotyczących należności pozostałych do zapłaty ogółem, w tym zaległości; w sprawozdaniu zbiorczym wykazano je w wysokości 1.157.589,55 zł.

Wójta zobowiązano do zapewnienia rzetelności sporządzanej sprawozdawczości.

 

         Sporządzane przez Burmistrza Zambrowa sprawozdania jednostkowe Rb-27S nie obejmowały danych dotyczących dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu, w związku z czym nie były zgodne z danymi ksiąg rachunkowych; w efekcie w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S ujmowano dane dotyczące tych dochodów bezpośrednio na podstawie ksiąg rachunkowych, zamiast na podstawie sprawozdania jednostkowego. Nadto, w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym na podstawie ewidencji Urzędu pominięto należność z tytułu kary umownej w kwocie 1.011.085,05 zł przy nie udokumentowaniu okoliczności uzasadniających pominięcie, polegających na braku możliwości egzekwowania.

Burmistrzowi rekomendowano prawidłowe sporządzanie sprawozdania Rb-27S.

 

W zakresie sporządzania sprawozdania Rb-N nieprawidłowości stwierdzono ponadto m.in. w:

- gminie Białowieża - w wierszu N.5 „pozostałe należności” nie wykazano żadnej kwoty, podczas gdy wykazaniu w tej pozycji podlegała kwota 1.022.915,23 zł,

- gminie Łomża - w wierszu N.3 „gotówka i depozyty” wykazano kwotę 1.173.411,31 zł, zamiast 1.338.067,91 zł,

- mieście Kolno - w wierszu N.3 „gotówka i depozyty” wykazano kwotę 2.779.323,25 zł, podczas gdy należało wykazać w tej pozycji kwotę o 85.913,12 wyższą,

- gminie Klukowo - w wierszu N3. „gotówka i depozyty” wykazano kwotę 1.173.070,88 zł. Prawidłowo należało w tej pozycji wykazać kwotę 946.080,56 zł, tj. niższą o 226.990,32 zł.

Kierownikom rekomendowano prawidłowe sporządzanie sprawozdania Rb-N.

 

Nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania Rb-27S w zakresie kol. „dochody otrzymane” stwierdzono dodatkowo m.in. w:

- gminie Czarna Białostocka - wykazano kwotę 41.285.255,85 zł, podczas gdy należało wykazać kwotę o 192.406,61 zł wyższą,

- gminie Stawiski - wykazano kwotę 26.141.436,57 zł, która była zaniżona o 380.565,90 zł,

- gminie Bargłów Kościelny - wykazano kwotę 26.144.751,07 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać kwotę 26.148.015,81  zł (tj. o 3.264,74 zł wyższą),

- gminie Białowieża - wykazano kwotę 10.689.713,77 zł, podczas gdy należało wykazać kwotę 10.693.459,77 zł (tj. o 3.746 zł wyższą),

- gminie Klukowo - wykazano 19.292.959,81 zł, zamiast 19.294.161,13 zł, tj. o 1.201,32 zł wyższą,

- gminie Mielnik - zaniżenie w tej pozycji wyniosło 153.735 zł,

- gminie Mońki - wykazano kwotę 42.252.235,60 zł zamiast sumy 42.483.112,29 zł (różnica 230.876,69 zł).

Kierownikom rekomendowano wypełnianie kolumny „dochody otrzymane” w sprawozdaniu Rb-27S zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

Stwierdzono nierzetelne prezentowanie w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-PDP skutków:

a) obniżenia górnych stawek podatków i opłat lokalnych poprzez ich:

- zniżenie w gminach Trzcianne (204.348,89 zł), Perlejewo (16.793,48 zł) i Dziadkowice (2.677,43 zł),

- zawyżenie w gminie Czyże (251,45 zł);

b) zastosowania zwolnień wynikających z uchwał organów stanowiących poprzez ich zaniżenie w gminach: Trzcianne (255.408 zł), Perlejewo (6.354,20 zł), Raczki (5.541,91 zł);

c) zastosowania ulg w spłacie należności podatkowych na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, poprzez ich:

- zaniżenie w gminach Drohiczyn (4.058 zł), Trzcianne (682 zł), Nurzec-Stacja (618,92 zł),

- zawyżenie w gminach Trzcianne (66.636 zł), Drohiczyn (17.224 zł).

         Wójtom i burmistrzom zalecono sporządzenie korekt sprawozdań.

 

W sprawozdaniu Rb-Z Domu Kultury w Łapach sporządzonym na koniec IV kwartału 2017 r. rozłożone na raty zobowiązanie wobec ZUS z tytułu składek w wysokości 76.416,91 zł (w tym 63.941,91 zł należność główna i 12.475 zł odsetki) wraz z opłatą prolongacyjną (3.838 zł) błędnie wykazano w części A poz. E4.2 „wymagalne zobowiązania – pozostałe”. Kwota ta w ogóle nie podlegała prezentacji w sprawozdaniu Rb-Z. Zawyżono zatem dług gminy. Z kolei w sprawozdaniu Rb-Z Kolneńskiego Ośrodka Kultury i Sportu nie wykazano ujętej w księgach kwoty 39.672,49 zł stanowiącej zobowiązanie wymagalne z tytułu podatku od nieruchomości za okres listopad-grudzień 2017 r. Decyzją z 18 stycznia 2018 r. Burmistrz Kolna odroczył termin zapłaty zaległości, jednakże na dzień 31 grudnia 2017 r. istniało zobowiązanie wymagalne z tego tytułu.

Zwrócono się o wykazywanie danych w sprawozdaniu Rb-Z zgodnie z zasadami określonymi instrukcją sporządzania tego sprawozdania.

 

W Urzędzie Miejskim w Mońkach kontrola sprawdzająca wykazała istotne rozbieżności między sprawozdaniem  finansowym  Urzędu za 2017 r. a danymi ewidencyjnymi i stanem faktycznym, m.in. w zakresie:

- należności krótkoterminowych (poz. B.II aktywów bilansu) – wykazaniu podlegała kwota 280.855,06 zł, podczas gdy wykazano 255.472,15 zł,

- odpisów aktualizujących należności (wyjaśnienia do bilansu poz. 7) – wykazano kwotę 537.713,64 zł, która była o 395.902,53 zł mniejsza, niż dane konta 290,

- wyniku finansowego (poz. A.II.2 „strata netto” bilansu) – wykazano minus 7.077.608,85 zł, podczas gdy według ewidencji do konta 860 strata netto wyniosła 7.559.801,49 zł, a więc była wyższa o 482.192,64 zł,

- funduszu jednostki (poz. A.I „fundusz jednostki” bilansu) – wykazano 112.120.423,27 zł, zaś z konta 800 wynikało saldo Ma w łącznej wysokości 137.262.098,93 zł, czyli o 25.141.675,66 zł wyższej. Kwota ta była zbliżona do różnicy między sumami sald stron Wn i Ma w zestawieniu obrotów i sald za 2017 r. (25.557.763,54 zł), co świadczy o tym, że stan funduszu wykazany w sprawozdawczości miał jedynie zapewnić równowagę stron w bilansie, która nie była zachowana w księgach.

Wskazano na konieczność bezwzględnego przestrzegania obowiązku sporządzania sprawozdawczości finansowej na podstawie danych wynikających z rzetelnie prowadzonych ksiąg rachunkowych.

 

Weryfikacja danych sprawozdań finansowych przeprowadzona w Urzędzie Gminy Szudziałowo za 2017 r. wykazała m.in., że:

- w aktywach trwałych bilansu Urzędu nie zostały wykazane należności długoterminowe w wysokości 31.690 zł, zostały bowiem ujęte w należnościach krótkoterminowych jako pozostałe należności,

- kwota pozostałych przychodów operacyjnych wykazana w poz. D rachunku zysków i strat Urzędu w wysokości 18.349,89 zł odpowiadała wartości wynikających z ksiąg przychodów finansowych. Natomiast kwota ujętych na koncie 760 pozostałych przychodów operacyjnych (224.299,53 zł) w rachunku zysków i strat nie została wykazana jako pozostałe przychody operacyjne, lecz jako inne przychody finansowe,

- kwota wykazana w rachunku zysków i strat Urzędu w wysokości 213.430,29 zł jako inne koszty operacyjne odpowiadała wartości kosztów finansowych z ewidencji. Natomiast pozostałe koszty operacyjne z konta 761 w wysokości 122.916,49  zł w rachunku zysków i strat zostały wykazane w kosztach finansowych jako odsetki,

- w łącznym rachunku zysków i strat za 2017 r. wykazano przychody netto ze sprzedaży towarów i materiałów wynoszące według stanu na koniec 2017 r. 414.295,29 zł. O prawidłowości prezentacji tych danych świadczyłaby zamieszczona w części B rachunku zysków i strat wartość sprzedanych towarów i materiałów (poz. B.VIII), podczas gdy wykazano w tej pozycji wartość zerową. Nieprawidłowość jest pochodną zamieszczenia w sprawozdaniu ZGK w poz. A.IV przychodów netto ze sprzedaży produktów, które należało wykazać w poz. A.I.,

- w zestawieniu zmian w funduszu ZGK w Szudziałowie z danych wykazanych w kol. „Stan na koniec roku poprzedniego” wynikało, że fundusz jednostki na koniec 2017 r. powinien wynosić 5.459.535,90 zł, podczas gdy w sprawozdaniu wykazano kwotę 4.137.897,51 zł. Nieprawidłowość została wyeliminowana podczas kontroli.

Wnioskowano o wyeliminowanie nieprawidłowości w sporządzaniu sprawozdania finansowego, w tym celu wskazano szereg szczegółowych rozwiązań.

 

         W Urzędzie Gminy Janów drewno opałowe księgowano bezpośrednio w koszty, a na koniec każdego roku inwentaryzowano jego stan. Ponadto Urząd prowadził „ewidencję ilościowo-wartościową drewna” (nie stanowiła ona w trakcie roku ewidencji analitycznej do konta 310 „Materiały”). Stan drewna na placu i w kotłowniach wynikający z dokumentu „Stan paliwa i opału na dzień 31.XII.2017.” sporządzonego przez osobę prowadzącą „ewidencję ilościowo-wartościową” to 737,77 m³ (154.892,82 zł). Wykazana ilość i wartość odpowiadała bilansowi otwarcia na 2017 r. w „ewidencji”, powiększonemu o zakupy z 2017 r. Dane „ewidencji” były całkowicie nierealne, ponieważ przez cały 2017 r. nie ujęto w niej żadnego rozchodu. Nie okazano arkuszy spisu z natury dokumentujących ustalenie stanu drewna. Dane rzekomej inwentaryzacji drewna zostały spisane wprost z „ewidencji”. W trakcie kontroli powołana przez Wójta komisja dokonała pomiaru drewna na dzień 30 czerwca 2018 r. Ustalono, że stan drewna wynosi 832 m³. Wynika stąd, iż stan drewna z „ewidencji” na koniec 2017 r. (737,77 m³) był rażąco nierealny. Powinien bowiem być na ten moment niższy o nieujęte w „ewidencji” zużycie z 2017 r., a w stosunku do stanu ustalonego podczas inwentaryzacji przeprowadzonej w czasie kontroli dodatkowo wyższy o zużycie z I połowy 2018 r. Mimo braku zakupów w 2018 r. stan faktyczny stwierdzony podczas kontroli (832 m³), a więc już uwzględniający zużyte w praktyce drewno w I połowie 2018 r. był i tak wyższy od stanu „ewidencyjnego” na koniec 2017 r., który tego zużycia nie mógł jeszcze uwzględniać.

Również analiza dokumentacji inwentaryzacji pozostałych środków trwałych w Urzędzie Gminy Janów wykazała nierzetelne jej przeprowadzenie. Prawidłowo wartość spisanych składników powinna być mniejsza o 2.890 zł od stwierdzonej, tj. o wartość 10 tabletów przekazanych uczennicom. Mimo faktycznego przekazania tabletów, ich wartość nadal wchodziła w skład salda konta 013 „Pozostałe środki trwałe”. Z rozliczenia inwentaryzacji wynikał zaś zinwentaryzowany stan pozostałych środków trwałych równy stanowi księgowemu. Z powyższego wynikałoby, że tablety te zostały również zinwentaryzowane w drodze spisu z natury. W treści okazanych arkuszy spisu z natury nie zostały one jednak ujęte, co świadczy o nieprawidłowej wycenie spisanych składników, ponieważ powinna zostać ustalona różnica inwentaryzacyjna.

Do Wójta zwrócono się m.in. o podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec pracowników odpowiedzialnych za czynności związane z procesem inwentaryzacji, określenie zasad wyceny zapasu i zużycia drewna opałowego oraz rozważenie powierzenia innemu pracownikowi obowiązków w zakresie prowadzenia ewidencji szczegółowej drewna.

 

Badając prawidłowość inwentaryzacji majątku rzeczowego w Urzędzie Gminy Radziłów w 2017 r. stwierdzono, że ujawnione niedobory na sumę 38.302,58 zł ujęto jako saldo Wn na koncie 240 „Pozostałe rozrachunku, które figurowało niewyjaśnione do końca kontroli tego zagadnienia, tj. do grudnia 2018 r. „Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych – postępowanie wyjaśniające” spisany został dopiero 27 kwietnia 2018 r. i zawierał jedynie stwierdzenia odnośnie prawdopodobnych przyczyn różnic, nie udokumentowanych wyjaśnieniami osób odpowiedzialnych za gospodarowanie składnikami. Dopiero w wyniku kontroli Wójt zapewnił ostateczne wyjaśnienie różnic, w dniu 8 stycznia 2019 r. Wartość ewidencyjna składników objętych protokołem wyjaśnienia wynosi 46.122,19 zł, zatem jest większa o 7.819 zł od wartości niedoborów ustalonych w wyniku inwentaryzacji. W Urzędzie nienależycie funkcjonował zatem system dokumentowania i obiegu informacji w kwestii gospodarowania składnikami majątkowymi, co skutkowało powstaniem w księgach nierealnych sald.

Wnioskowano o zapewnienie niezwłocznego wyjaśniania i rozliczania w księgach różnic ujawnionych w wyniku inwentaryzacji oraz podjęcie zdecydowanych działań zapewniających należyte zorganizowanie i bieżące funkcjonowanie procedur gospodarowania rzeczowymi składnikami majątkowymi.

 

W Urzędzie Gminy Dziadkowice sprzedaną w lutym 2016 r. działkę o wartości ewidencyjnej 800 zł usunięto z ksiąg dopiero w 2017 r. Pomimo tego działka ta została zinwentaryzowana w drodze weryfikacji sald na dzień 31 grudnia 2016 r., co świadczy o nierzetelnym przeprowadzeniu inwentaryzacji gruntów. Z kolei środki trwałe o wartości 16.840,12 zł wyksięgowano na podstawie protokołu likwidacji, który nie został podpisany przez Wójta, wbrew procedurom wewnętrznym.

Wskazano na konieczność bieżącego wyksięgowywania z ewidencji wartości zbytych nieruchomości, zaś zlikwidowanych środków trwałych wyłącznie na podstawie protokołu zatwierdzonego przez Wójta.

 

Ostatnia inwentaryzacja środków trwałych w Urzędzie Miejskim w Sokółce została przeprowadzona na podstawie zarządzenia Burmistrza z 11 września 2014 r. według stanu na 30 września 2014 r. W trakcie kontroli tego zagadnienia w 2018 r. nie stwierdzono żadnych działań w celu zorganizowania inwentaryzacji mimo upływu okresu 4 lat. Dopiero 26 października 2018 r. (w trakcie kontroli) Burmistrz wydała zarządzenie o przeprowadzeniu spisu z natury środków trwałych według stanu na dzień 30 września 2018 r.

W wystąpieniu skierowanym do Burmistrz zwrócono się o zarządzanie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych przez upływem okresu wymaganej częstotliwości jej przeprowadzania.

 

W Urzędzie Gminy Trzcianne sporządzone zostały 4 protokoły z datą 3 stycznia 2018 r. na okoliczność inwentaryzacji stanu paliwa na koniec 2017 r. Według protokołów „komisja stwierdziła, na podstawie zmierzenia paliwa w zbiornikach samochodów, następujące ilości…”. Łączna ilość paliwa wynikająca z protokołów to 731,69 l. Zinwentaryzowanego paliwa nie wyceniono. Kontrolującym nie okazano arkuszy spisu z natury. W wyjaśnieniu przyznano, że „Inwentaryzację przeprowadzono na podstawie informacji pozyskanej od kierowców pojazdów o stanie paliwa w zbiornikach.”, a zatem, że spis z natury nie został przeprowadzony.

Wójta zobowiązano do zapewnienia przeprowadzania i prawidłowego dokumentowania inwentaryzacji materiałów drogą spisu z natury.

 

Kontrola w Urzędzie Gminy Perlejewo wykazała, że na 31 grudnia 2017 r. nie dokonano inwentaryzacji zapasu oleju opałowego odpisywanego w koszty w momencie zakupu. Według informacji uzyskanej od pracowników Urzędu inwentaryzacja oleju opałowego nie była robiona nigdy. Ponadto na koniec 2017 r. został wypełniony arkusz spisu z natury materiałów zawierający 13 pozycji na kwotę 1.430,41 zł (m.in. cegły, wapno, siatka ogrodzeniowa). Wartość tych materiałów nie została ujęta na koncie 310 na dzień 31 grudnia 2017 r.

Poinformowano m.in. o konieczności przeprowadzania na koniec roku inwentaryzacji oleju opalowego odpisywanego w koszty w momencie zakupu.

 

Badanie wykonania obowiązków inwentaryzacyjnych drogą spisu z natury w Urzędzie Gminy Giby wykazało m.in., że nie przeprowadzono na koniec 2017 r. inwentaryzacji oleju opałowego oraz węgla w kotłowniach Urzędu Gminy i budynku „ośrodka zdrowia”, które odpisywano w koszty w momencie zakupu (stosowany sposób ewidencji opału nie wynikał z przyjętych zasad rachunkowości). W konsekwencji zapasy tych materiałów nie zostały wycenione oraz nie dokonano korekty kosztów o wartość zapasów na koniec 2017 r.

Wnioskowano o zapewnienie przeprowadzania na ostatni dzień roku inwentaryzacji stanu opału odnoszonego w koszty w momencie zakupu oraz ujmowanie w ewidencji wartości ustalonego zapasu.

 

W Urzędzie Miejskim w Stawiskach wykazana na koniec 2017 r. na koncie 310 wartość paliwa w samochodach na kwotę 6.642,94 zł nie została zinwentaryzowana. Nie stwierdzono też inwentaryzacji paliwa w 2018 r. W zarządzeniu Burmistrza Stawisk z 23 października 2017 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji postanowiono m.in., że „spisu z natury należy dokonywać składników majątkowych ewidencjonowanych na koncie 310 (magazyn, opał, paliwo)…”; słowo „paliwo” zostało skreślone bez zaparafowania.

Rekomendowano inwentaryzowanie paliwa znajdującego się w pojazdach.

 

W gminie Mielnik na saldo konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” wynoszące na początku 2018 r. 2.091.209,74 zł złożyło się 18 rozpoczętych zadań inwestycyjnych, w tym 5 zadań o łącznej wartości 1.251.799,25 rozpoczętych w 2013 r. i w latach wcześniejszych. W 2017 r. kontynuowane były tylko 2 zadania o dotychczasowych nakładach 21.000 zł oraz 6.011,44 zł. Na podstawie polecenia księgowania z 28 lutego 2017 r. zdjęto z konta 080 wartość nakładów poniesionych w 2012 i 2013 r. w łącznej kwocie 906.735,75 zł na realizację zadania pn. „Trylogia – Park Historyczny w Mielniku. Zaobserwowany stan zaawansowania zadań inwestycyjnych zapoczątkowanych przed 2017 r. świadczy albo o braku należytych działań w zakresie kontynuacji ich realizacji albo o ponoszeniu wykazanych w księgach wstępnych nakładów bez właściwego rozpoznania możliwości wykonania tych zadań przez gminę w najbliższym czasie. W efekcie szereg poczynionych nakładów – w tym na wysokie kwoty z punktu widzenia budżetu gminy – stanowiły wydatki poniesione z budżetu bez uzyskania efektu. Analogiczne wnioski sformułowano w gminie Stawiski, gdzie na koncie 080 stwierdzono wydatki poniesione na sfinansowanie wykonania dokumentacji 17 zadań, których dalszej realizacji nie rozpoczęto do czasu kontroli. Wydatki na niewykorzystywaną dokumentację poniesione do 2015 r. włącznie wyniosły w sumie 300.117,12 zł. W księgach Urzędu Miejskiego w Augustowie na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” utrzymywano zaś koszty, poniesione głównie w latach 2005-2007, na 7 zadań, których realizacji zaniechano, o łącznej wartości 424.332,03 zł, oraz koszty 3 zadań inwestycyjnych, których realizację zakończono w 2016 i 2017 r. o łącznej wartości 1.087.539,05 zł. Skarbnik Miasta wyjaśnił, że powodem nierealnych sald jest brak reakcji wydziałów merytorycznych potrzebę weryfikacji sald poszczególnych kont inwestycyjnych.

Zwrócono się m.in. o wnikliwe analizowanie zasadności ponoszenia wstępnych nakładów na inwestycje (kosztów dokumentacji, ekspertyz, itp.), przy uwzględnieniu realnych możliwości finansowych i organizacyjnych gminy oraz przerachowanie kosztów zadań poniesionych bez efektu na zmniejszenie funduszu.

 

3. W zakresie ogólnych zagadnień planowania i wykonywania budżetu oraz opracowywania planów finansowych jednostek organizacyjnych:

- niesporządzanie lub nieprawidłowe sporządzanie planów finansowych jednostek organizacyjnych, a także nieaktualizowanie tych planów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 8 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzekazywanie jednostkom organizacyjnym informacji niezbędnych do opracowania planów finansowych i ich projektów oraz informacji o zmianach planu dochodów i wydatków w toku wykonywania budżetu – w 5 jednostkach kontrolowanych;

- niedozwolone finansowanie budżetu danego roku poprzez podejmowanie nielegalnych działań celem zachowania płynności finansowej budżetu (np. ratą części oświatowej subwencji na rok następny, środkami zfśs, depozytowymi) – w 2 jednostkach;

- pokrywanie wydatków jednostki budżetowej bezpośrednio z uzyskanych dochodów – w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieterminowe regulowanie zobowiązań – w 6 jednostkach kontrolowanych;

- naruszenie zasady kasowego ustalania dochodów i wydatków budżetu – w 16 jednostkach;

- nieprawidłowe planowanie dochodów i wydatków, w tym wynikające z nierzetelnego monitorowania stanu realizacji budżetu – w 4 gminach;

- nieobjęcie planem finansowym dochodów z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych uzyskanych i niewydatkowanych w latach poprzednich – w 2 gminach;

- nieprawidłowości w zakresie ustalenia i realizacji planu wydatków niewygasających – w 3 gminach;

- zaliczanie wydatków bieżących do wydatków majątkowych – w 6 jednostkach;

- ujmowanie wpływów z tytułu zwrotów za media zużyte przez najemców jako dochodów, zamiast jako zwrotów wydatków – w 2 jednostkach kontrolowanych;

- realizowanie dochodów i wydatków dotyczących żywienia w jednostkach oświatowych poza planowaniem finansowym i ewidencją – w 1 jednostce kontrolowanej.

 

Wójt gminy Perlejewo nie przekazał jednostkom budżetowym informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych na 2017 r., wbrew art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Nie wywiązał się też z obowiązku przekazania jednostkom, w terminie 21 dni od dnia uchwalenia uchwały budżetowej, informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek. Efektem było niesporządzenie przez jednostki projektów planów finansowych i planów finansowych na 2017 r. Z kolei na 2018 r. okazane „plany” zostały wydrukowane z programu BeSTi@ – nie zawierały podpisów kierowników jednostek ani daty. Nieprawidłowości w tym zakresie stwierdzono kolejny raz. Zalecenia – mimo deklaracji Wójta – nie były realizowane. Podobnie, w Urzędzie Miejskim w Mońkach kontrola sprawdzająca wykazała nieprzekazanie kierownikom podległych jednostek organizacyjnych informacji niezbędnych opracowania projektów planów finansowych. W efekcie jednostki nie przedłożyły projektów planów finansowych na 2018 r.

         Wnioskowano o bezwzględne przekazywanie kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych oraz egzekwowanie obowiązku przedkładania przez kierowników projektów tych planów.

 

Analiza procedury opracowywania budżetu gminy i planów finansowych jednostek organizacyjnych gminy Drohiczyn wykazała, że Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej, Biuro Obsługi Szkół oraz Zespół Szkół w Drohiczynie nie przekazały Burmistrzowi projektów planów finansowych, celem weryfikacji ich zgodności z projektem uchwały budżetowej.

Do Burmistrza zwrócono się o egzekwowanie od kierowników wszystkich jednostek budżetowych oraz od kierownika GZGK przedstawiania projektów planów finansowych.

 

Badanie wykonania budżetu gminy Giby za 2017 r. wykazało nieprawidłowości w zakresie jego planowania. Po stronie planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości przyjęto założenia niemające uzasadnienia. Plan dochodów z tego źródła wynosił 444.000 zł, zaś jego wykonanie 39.750 zł (zawyżono je przy tym o 1.350 zł zaliczając do niego dochody z oddania na złom samochodów). Na 30 września 2017 r. plan dochodów wynosił zaś 220.000 zł. Mimo braku podstaw do zakładania realizacji dodatkowych dochodów z tego źródła (brak działań jednostki w tym celu) uchwałą Rady Gminy Giby z 20 grudnia 2017 r. zwiększono plan do kwoty 444.000 zł. Jednocześnie dodatkowo zaplanowane dochody przeznaczono na zwiększenie limitów wydatków bieżących (głównie wydatków na wynagrodzenia i pochodne). Wynika stąd, że zwiększenie planu dochodów z tego źródła miało na celu wyłącznie stworzenie rzekomego pokrycia dla zwiększenia limitów wydatków do poziomu niezbędnego dla wykazania zgodności realizowanych wydatków z budżetem. Dodatkowo zaplanowane dochody nie przekładały się na środki pieniężne służące finansowaniu wydatków. Taki sposób bilansowania budżetu był jedną z głównych przyczyn trudności w zachowaniu płynności finansowej gminy, przejawiających się finansowaniem w praktyce budżetu środkami raty subwencji na rok następny.

         Wójtowi rekomendowano planowanie dochodów ze sprzedaży nieruchomości na realnym poziomie, urealnianie tego planu przed końcem III kwartału roku budżetowego oraz zaniechanie bezpodstawnego zwiększania planu.

 

Gmina Mielnik nie uzyskała w 2017 r. żadnego dochodu ze zbycia nieruchomości. W budżecie na 2017 r. zaplanowano dochody z tego tytułu w wysokości 40.000 zł. Jedynie w maju 2017 r. ogłoszono przetarg na zbycie jednej nieruchomości z ceną wywoławczą 9.000 zł, w którym nie zgłosił się żaden podmiot. Podobnie w budżecie gminy Perlejewo – żadnych dochodów ze sprzedaży nieruchomości w 2017 r. nie zrealizowano, zakładając bezpodstawny plan w kwocie 62.000 zł; również brak działań gminy, które mogłyby skutkować realizacją takich dochodów. Również okazana dokumentacja obrazująca działania gminy Nowe Piekuty w celu realizacji dochodów ze sprzedaży majątku w 2018 r. wykazała, że mimo nieznacznych kwot prognoza ta była nierealna. Bazę dochodów zaplanowanych w 2018 r na kwotę 70.000 zł miały stanowić 3 działki, których wartość w operatach określono na 68.640 zł. Do czasu kontroli tego zagadnienia (3 września 2018 r.) nie pozyskano żadnych dochodów ze sprzedaży, ponieważ oprócz wyceny nie okazano udokumentowania podjęcia innych czynności zmierzających do sprzedaży. Poza tym, kontrola realności założeń przyjętych w budżecie na 2018 r. i WPF gminy Sokółka wykazała ujęcie po stronie planu dochodów ze sprzedaży majątku założeń niemających uzasadnienia. Dochody te w budżecie zaplanowano w wysokości 1.550.000 zł. Dokumentacja nieruchomości mających zostać przeznaczone do sprzedaży zawierała wykaz 45 pozycji o łącznej wartości 2.359.200 zł; nie wskazano, które z nich będą podlegały zbyciu w 2018 r. W czasie kontroli (październik 2018 r.) nie były wykonane żadne dochody ze zbycia majątku; nie zostały też do tego dnia wydane jakiekolwiek zarządzenia w sprawie przeznaczenia nieruchomości do zbycia. Oszacowano jedynie 7 nieruchomości na łączną kwotę 766.815,10 zł. Uwagi sformułowane podczas kontroli potwierdziły dane sprawozdania Rb-27S za grudzień 2018 r., z którego wynika realizacja w 2018 r. dochodów w par. 0770 na poziomie 185.359,26 zł.

Wnioskowano o zapewnienie realności zawartych w budżecie danych dotyczących planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości oraz aktualizowanie planu w tym zakresie w przypadku zmiany okoliczności mających wpływ na jego realizację, w tym w szczególności przed końcem III kwartału roku budżetowego.

 

         W części kontrolowanych jednostek stwierdzono zawyżanie dochodów i wydatków budżetu o potrącone z wynagrodzenia wykonawcy kary umowne – poprzez zaliczanie do dochodów budżetu środków nie zrealizowanych kasowo na rachunku bieżącym w formie wpłaty od wykonawcy z tytułu kar, a do wydatków części wynagrodzenia nie wypłaconego na rzecz wykonawcy. Zapisów takich dokonywano wbrew rzeczywistemu przebiegowi operacji gospodarczej (polegającej na potrąceniu wzajemnych należności) i zasadzie kasowego ustalania dochodów i wydatków. Zawyżenia stwierdzono w: Urzędzie Miejskim w Łapach (419.444,76 zł), Urzędzie Gminy Nowe Piekuty (25.000 zł), Urzędzie Miejskim w Sokółce (24.953,76 zł), Urzędzie Gminy Łomża (4.249,30 zł).

Rekomendowano zaprzestanie dokonywania pomiędzy rachunkami bankowymi jednostek przelewów niemających uzasadnienia w treści dokumentów obrazujących rzeczywisty przebieg operacji, skutkujących zawyżeniem dochodów i wydatków budżetu.

 

         Stwierdzono przypadki bezpodstawnego zaliczania do dochodów i wydatków budżetu środków Funduszu Pracy przeznaczonych na dofinansowanie kształcenia młodocianych pracowników. Za 2017 r. dotyczyło to kwot: 100.929 zł w gminie Sokółka, 128.275,90 zł w mieście Augustów, 82.388 zł w mieście Zambrów i 34.610 zł w gminie Radziłów.

         Zalecono zaniechanie ewidencjonowania środków otrzymanych na dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników jako dochodów i wydatków budżetu.

 

W szeregu kontrolowanych jednostek stwierdzono nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej polegające na zaliczaniu do wydatków majątkowych (inwestycyjnych) wydatków na roboty o charakterze bieżącym (remontowym) lub odwrotnie. W ten sposób spowodowane zostały nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych). Dodatkowo, miało to wpływ na nieprawidłową wartość środków trwałych wykazaną na koncie 011, powodując jej zawyżenie lub zaniżenie. Dotyczyło to m.in.:

- Szkoły Podstawowej Nr 6 w Augustowie - do wydatków majątkowych błędnie zaliczono: wydatki poniesione na „modernizację pracowni komputerowej” na kwotę 41.170,80 zł, w ramach których nabyto m.in. laptopy, drukarkę, biurka, krzesła, słuchawki, myszy, program, farby, narożniki, wydatki poniesione na „modernizację szatni i schodów” na kwotę 6.991,48 zł oraz na „Modernizację dachu i systemu wentylacji w Szkole Podstawowej Nr 6 w Augustowie” na kwotę 99.948 zł, polegające na przywróceniu stanu pierwotnego oraz naprawie wentylacji,

- Centrum Sportu i Rekreacji w Augustowie - jako wydatki majątkowe sfinansowano roboty składające się na „modernizację ogrodzenia stadionu” za 42.975,82 zł, które posiadały charakter remontu,

- miasta Kolno - jako wydatek inwestycyjny ujęto wydatki na remont ogrodzenia cmentarza na 15.000 zł,

- gminy Mielnik - stwierdzono rażący brak konsekwencji w ujmowaniu wydatków w klasyfikacji budżetowej, gdyż prace tego samego rodzaju wykonywane w ramach zadania „Remont dróg gminnych w Gminie Mielnik” ujmowano w różnych paragrafach, tj. w par. 4270 „Zakup usług remontowych”, par. 4300 „Zakup usług pozostałych” oraz 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, co nie miało uzasadnienia w opisie wykonywanych robót,

- gminy Sokółka - wydatki za wykonanie dokumentacji budowy dróg gminnych w 80% (na kwotę 63.468 zł i 54.120 zł), potraktowano jako wydatki inwestycyjne w rozdz. 60016 „Drogi publiczne gminne”, zaś w pozostałych 20% (15.867 zł i 13.530 zł) jako wydatki bieżące w innym rozdziale 71012 „Zadnia z zakresu geodezji i kartografii”; wydatek w kwocie 9.704,82 zł za częściowe wykonanie linii oświetleniowej poniesiony w grudniu 2016 r. ujęto jako wydatek bieżący, zaś wydatek w kwocie 19.630,68 zł w sierpniu 2017 r. na podstawie tej samej umowy – jako wydatek inwestycyjny; do wydatków bieżących zaliczono wydatki w kwocie 8.000 zł i 5.000 zł na zakup wiaty przystankowej oraz wykonanie chodnika z funduszu sołeckiego,

- gminy Sejny - kwotę 22.000 zł przeznaczoną na remont strażnicy OSP zaliczono do par. 6230 „Dotacje celowe z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych…”, zamiast ująć ją do wydatków bieżących w par. 2820.

Zwrócono się o prawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej, ze szczególnym zwróceniem uwagi, aby wydatki na zadania podlegające finansowaniu z wydatków bieżących nie były finansowane wydatkami majątkowymi.

 

Analizując dokumentację dotyczącą wydatków niewygasających w budżecie gminy Łomża na 2017 r. stwierdzono, że na 10 zadań objętych wykazem 3 zadania nie zostały sfinansowane z tych środków do upływu terminu określonego przez Radę Gminy. Powodem było niedostosowanie w wykazie terminu realizacji wydatków niewygasających do terminów zawartych w umowach z wykonawcami. W efekcie zawyżono wydatki 2017 r. i dochody 2018 r. o 58.733 zł. Poza tym, z powodu nieopłacenia z rachunku wydatków niewygasających – mimo posiadania takiej możliwości – faktury za budowę skrzyżowania drogi zawyżono dochody i wydatki 2018 r. o 14.760 zł. Z kolei w gminie Sokółka kwotę wydatków uznanych za niewygasające w budżecie na 2017 r. zawyżono łącznie o 17.382.86 zł względem wydatków wynikających z umów zawartych na realizację 3 zadań objętych wykazem wydatków niewygasających. Zawyżenie wydatków budżetu na 2016 r. na kwotę 835,52 zł z tego tytułu stwierdzono także w gminie Stawiski.

         Wnioskowano o zapewnienie, aby uchwalenie wykazu wydatków niewygasających nie prowadziło do sztucznego zawyżania dochodów i wydatków budżetu poprzez dokonywanie zwrotu środków z rachunku wydatków niewygasających na rachunek budżetu oraz o zaniechanie ustalania planu wydatków niewygasających w kwotach nie mających odzwierciedlenia w wartości zawartych umów.

 

         W gminie Giby Skarbnik ustaliła stan środków niewykorzystanych na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych na koniec 2017 r. na kwotę 8.554 zł. W konsekwencji plan wydatków na 2018 r. został zwiększony o tę kwotę w rozdz. 85154. Podczas kontroli stwierdzono, że stan niewykorzystanych środków z opłat za wydanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu na koniec 2017 r. wynosił 14.890,01 zł. Dodatkowo po uwzględnieniu kwoty 28.398 zł stanowiącej bezpodstawnie przeksięgowane wydatki z tytułu wynagrodzeń do rozdz. 85154 (w celu ukrycia przekroczenia planu we właściwej podziałce), plan wydatków na przeciwdziałanie alkoholizmowi w 2018 r. powinien zostać zwiększony łącznie o kwotę 43.289 zł.

 

         W mieście Wysokie Mazowieckie w latach 2016 i 2017 wydatki na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii były mniejsze od dochodów z opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych – odpowiednio o 67.503,42 zł i o 51.124,90 zł. Nie stwierdzono, aby w uchwałach budżetowych na 2017 i 2018 r. uwzględniono wykorzystanie środków pozostałych z niewydanych dochodów na realizację wydatków dotyczących przeciwdziałania alkoholizmowi i narkomanii w tych latach. Oznacza to, że niewykorzystane środki zostały rozdysponowane na inne zadania z naruszeniem art. 18² przywołanej ustawy.

Burmistrzowi rekomendowano przeznaczanie środków pochodzących z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wyłącznie na cele określone przez art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

 

W gminie Janów 70,4% (43.738 zł) wydatków sklasyfikowanych w 2017 r. w rozdz. 85154 jako związane z realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych stanowiły wydatki na zakup paliwa w celu dowożenia uczniów do szkół, co nie wykazywało związku z realizacją programu. Wydatki te powinny być zakwalifikowane do rozdz. 80113 „Dowożenie uczniów do szkół”.

Wójtowi zalecono zaprzestanie ujmowania w par. 85154 wydatków na zadania nie wykazujące związku z celami profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii

 

W budżecie gminy Czyże stwierdzono nieuzasadnione zaniżanie planu dochodów z opłat za sprzedaż napojów alkoholowych. Pomimo, że wykonanie dochodów za 2016 r. zamknęło się kwotą 20.141,14 zł (na plan 16.000 zł), w planie na 2017 r. przyjęto jedynie 13.650 zł. Podobnie, pomimo, że wykonanie dochodów za 2017 r. stanowiło kwotę 20.781,77 zł (152,24% planu), do planu dochodów 2018 r. przyjęto jedynie 10.500 zł. Ze sprawozdania Rb-27S gminy Czyże za listopad 2018 r. wynikało, iż suma dochodów wykonanych z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu wynosi 14.409,66 zł, co stanowiło 137,23% planu.

         Wskazano na dołożenie większej staranności w zakresie planowania dochodów z tych opłat.

 

W gminie Perlejewo jako wydatki w rozdziale 90002 „Gospodarka odpadami” wykazano 122.614,90 zł, która to kwota powinna być większa o co najmniej 24.540 zł, tj. o wydatki dotyczące wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy. Zniekształciło to tym samym dane sprawozdawcze w zakresie stosunku dochodów z opłat za gospodarowanie odpadami do wydatków na funkcjonowanie systemu gospodarowania odpadami. Dochody w wykazano w kwocie 145.478 zł, zaś wydatki w kwocie 122.614,90 zł, w wyniku czego dane sprawozdawcze błędnie sugerowały, że gmina nie przeznacza całości opłat za gospodarowanie odpadami na koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami.

Wnioskowano o ujmowanie w rozdziale 90002 wszystkich wydatków stanowiących koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami.

 

Gmina Turośń Kościelna w latach 2015-2018 w rozdziale 90002 „Gospodarka odpadami” ujmowała plan i realizację wydatków, które nie dotyczyły kosztów funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami, w tym związanych z: zakupem ciągnika – 113.160 zł i rozdrabniacza – 36.285 zł (łącznie 149.445 zł w 2015 r.); odławianiem psów, wycinką drzew czy usługami weterynaryjnymi, w tym: w 2015 r. 67.007,15 zł, w 2016 r. 98.498,02 zł, w 2017 r. 74.415,12 zł zaś na 2018 r. plan wydatków na te cele wynosił 81.000 zł; opracowaniem dokumentacji modernizacji oczyszczalni ścieków – 9.225 zł w 2017 r. W rozdziale 90002 ujęto też planowane na 2018 r. wydatki majątkowe na modernizację oczyszczalni w kwocie 3.508.600 zł. Po wyeliminowaniu tych wydatków w latach 2015-2017 dochody gminy z opłat za gospodarowanie odpadami przekraczały wydatki dotyczące faktycznie kosztów systemu gospodarowania odpadami: w 2015 r. o 57.879,51 zł, w 2016 r. o 27.562,39 zł i w 2017 r. o 86.783,29 zł, co nie było odzwierciedlone w sprawozdawczości – dane sprawozdawcze mylnie wskazywały na występowanie deficytu na tej działalności.

Wójtowi rekomendowano przeznaczanie całości środków z opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi na wydatki w rozdz. 90002, planowanie wydatków z uwzględnieniem niewydanych na ten cel środków uzyskanych z opłat za lata ubiegłe, zaś w przypadku utrzymywania się tendencji niewydatkowania całości pobranych opłat na koszty funkcjonowania systemu, rozważenie obniżenia stawek opłat za odpady.

 

Analiza dochodów i wydatków miasta Augustów w rozdz. 90002 „Gospodarka odpadami” wykazała, że różnica pomiędzy dochodami z opłat (4.362.440,24 zł) a wydatkami na koszty funkcjonowania systemu gospodarki odpadami (4.031.968,31 zł) wyniosła w 2017 r. (+) 330.471,93 zł. Jeszcze większa różnica dotyczyła 2016 r. – (+) 865.908,25 zł. Stwierdzono jednocześnie, że w latach 2016-2017 jednostka nie ustalała planu wydatków budżetu z uwzględnieniem środków z opłat niewykorzystanych w poprzednim roku. Do dnia zakończenia kontroli niewydatkowane w 2016 i 2017 r. środki pochodzące z opłaty (łącznie 1.196.380,18 zł) nie zostały uwzględnione przy planowaniu wydatków na funkcjonowanie systemu gospodarki odpadami w 2018 r.

Zwrócono się o uwzględnianie przy planowaniu budżetu kwot dochodów z opłat uzyskanych w latach poprzedzających, które nie zostały przeznaczone na koszty funkcjonowania systemu oraz rozważenie przedłożenia Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie obniżenia stawek opłat za odbiór odpadów.

 

W Przedszkolu w Czarnej Białostockiej stwierdzono na koniec 2017 r. zobowiązanie wymagalne na kwotę 2.800 zł. Wynikało ono z faktury z dnia 12 grudnia 2017 r. z terminem zapłaty oznaczonym na 19 grudnia 2017 r. Zobowiązanie uregulowano w dniu 5 stycznia 2018 r., choć z daty dekretacji (13 grudnia 2017 r.) wynika, że mogło być ono uregulowane w terminie. Według wyjaśnienia głównej księgowej terminowe opłacenie faktury (…) uszło mojej uwadze ze względu na nawał pracy (…).

Do Dyrektora zwrócono się o zapewnienie wyeliminowania sytuacji nieterminowego uregulowania zobowiązań.

 

Konto 223-1 „Rozrachunki budżetu - Urząd gminy” w ewidencji budżetu gminy Raczki w 2017 r. wykazywało przejściowo (na koniec poszczególnych miesięcy) saldo strony Ma, co oznaczało, że wydatki Urzędu wykazane w sprawozdaniach Rb-28S były wyższe od kwoty środków otrzymanych z budżetu na ich realizację, a zatem sfinansowano je przejściowo posiadanymi na rachunku Urzędu dochodami, które nie zostały odprowadzone do budżetu, wbrew art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Bezpośrednio na wydatki przeznaczono dochody w następującej wysokości (według stanu na koniec poszczególnych miesięcy): na koniec stycznia 29.027,80 zł, na koniec maja 14.604,80 zł, na koniec czerwca 89.191,91 zł, na koniec lipca 83.851,15 zł, na koniec sierpnia 68.942,08 zł, na koniec października 107.867,38 zł i na koniec listopada 130.236,88 zł.

Wnioskowano o zaprzestanie pokrywania wydatków Urzędu bezpośrednio z uzyskanych przez Urząd dochodów.

 

Szkoła Podstawowa w Poćkunach, zgodnie ze statutem, zapewniała uczniom możliwość spożycia ciepłego posiłku w formie cateringu. Mimo zorganizowania przez szkołę możliwości korzystania z posiłków (za wiedzą i zgodą dyrektora na terenie szkoły, w godzinach zajęć), a zatem prowadzenia stołówki, nie zostały określone warunki korzystania ze stołówki oraz stawki opłat za posiłki. Operacje wniesienia opłat i zakupu obiadów nie były też ujmowane w ewidencji i sprawozdawczości szkoły. Dyrektor wyjaśniła, że nawet nie posiada wiedzy o wysokości opłat wnoszonych przez rodziców - płatności za posiłki dzieci nieobjętych programem dokonywane są przez rodziców uczniów bezpośrednio na rzecz firmy cateringowej. Uczniowie opłacali posiłki w pełnej wysokości, razem z kosztami przygotowania i dowozu, co w sytuacji żywienia w szkole pozostaje w sprzeczności z przepisami art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego.

Dyrektorowi Szkoły zalecono m.in. formalne ustalenie opłat za posiłki finansowane przez rodziców w wysokości „wsadu do kotła”, pobieranie tych opłat i finansowanie żywienia w tym zakresie za pośrednictwem planów finansowych i rachunku Szkoły. W odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń dyrektor SP w Poćkunach poinformowała m.in., że w wyniku zmiany statutu Szkoła nie prowadzi już stołówki szkolnej, zaś możliwość spożywania ciepłych posiłków dotyczy od roku szkolnego 2018/2019 wyłącznie korzystających z programu „Pomoc państwa w zakresie dożywiania”.

 

4. W zakresie pozyskiwania dochodów i przychodów:

- niezachowywanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości, podatkiem rolnym, podatkiem leśnym i podatkiem od środków transportowych – odpowiednio w 6, 4, 3 i 1 gminach;

- nieweryfikowanie lub nierzetelne weryfikowanie deklaracji podatkowych składanych przez podatników w zakresie poszczególnych podatków lokalnych: podatku od nieruchomości (w 23 gminach), podatku rolnego (w 18 gminach), podatku leśnego (w 8 gminach), podatku od środków transportowych (w 14 gminach);

- ustalanie lub określanie wysokości zobowiązania podatkowego w poszczególnych podatkach lokalnych niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub uchwałami rady gminy: w podatku od nieruchomości (w 18 gminach), podatku rolnym (w 20 gminach), podatku leśnym (w 11 gminach) i w podatku od środków transportowych (w 3 gminach);

- nieprawidłowe udzielanie ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości i w podatku rolnym - odpowiednio w 1 i 4 gminach;

- nieprzestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej przy udzielaniu ulg w zapłacie poszczególnych podatków lokalnych (w szczególności obowiązku podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, w tym zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego): podatku od nieruchomości (w 14 gminach), podatku rolnego (w 2 gminach), podatku leśnego (w 2 gminach), podatku od środków transportowych (w 1 gminie);

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie inkasentów z pobranych dochodów – w 1 gminie;

- niewłaściwe podejmowanie lub zaniechanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych wobec zalegających z zapłatą podatków i opłat lokalnych – w 22 gminach;

- nieprawidłowości przy rozliczaniu nadpłat (Ordynacja podatkowa) – w 2 kontrolowanych gminach;

- niepobieranie lub pobieranie w nieprawidłowej wysokości odsetek od nieterminowych wpłat należności budżetowych, w tym nieprzerachowywanie dokonanych wpłat zaległości podatkowych na należność główną i odsetki za zwłokę – w 20 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości przy pobieraniu opłaty za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych oraz niewydawanie decyzji o wygaśnięciu zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadkach ustawowych – odpowiednio w 1 i 1 gminach;

- nieustalanie albo ustalanie lub pobieranie dochodów z majątku w sposób niezgodny z przepisami prawa bądź zawartymi umowami – w 22 jednostkach kontrolowanych;

- niepodejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania dochodów niepodatkowych – w 9 jednostkach;

- nieprawidłowe umarzanie, odraczanie i rozkładanie na raty niepodatkowych należności budżetowych – w 5 gminach;

- dopuszczenie do przedawnienia podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych – odpowiednio w 5 i 10 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb-PDP skutków obniżenia górnych stawek podatkowych oraz udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień, w tym mogące skutkować nieprawidłowym ustaleniem kwoty podstawowej części wyrównawczej subwencji ogólnej gmin – w 8 gminach;

- nieprawidłowości przy pobieraniu innych dochodów, w tym opłat lokalnych, opłaty skarbowej oraz innych opłat (np. renty planistycznej, opłaty adiacenckiej) lub ich niepobieranie – odpowiednio w 12, 4 i 14 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości dotyczące dochodów gromadzonych przez jednostki oświatowe na wydzielonym rachunku dochodów - w 3 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe ustalanie cen za usługi użyteczności publicznej (dostawa wody, ciepła, odbiór odpadów komunalnych) – w 13 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości w zakresie kar umownych – w 5 kontrolowanych jednostkach;

- nieprzestrzeganie tajemnicy skarbowej – w 2 kontrolowanych gminach;

- nieprawidłowości w zakresie gospodarowania odpadami komunalnymi – w 11 gminach;

- zaniechanie umorzenia należności w przypadku braku możliwości jej wyegzekwowania i wystąpieniu przesłanek umorzenia – w 4 kontrolowanych jednostkach;

- brak uchwały regulującej zasady umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności cywilnoprawnych, o której mowa w art. 59 ust. 2 u.f.p. - w 1 gminie;

- nieprawidłowe ustalanie odpłatności za żywienie w stołówce szkolnej – w 8 kontrolowanych jednostkach,

- odliczanie podatku VAT naliczonego w pełnej wysokości bez uwzględnienia prewspółczynnika – w 1 gminie.

 

Kontrola realizacji dochodów z tytułu podatków lokalnych w szeregu gmin wykazała nieprawidłowości polegające m.in. na niewykazaniu do opodatkowania wszystkich przedmiotów opodatkowania, w tym m.in. budowli związanych z działalnością gospodarczą, a także innego rodzaju niezgodnościami między danymi zawartymi w deklaracjach i informacjach podatkowych a ewidencją geodezyjną. Kontrolujący posiłkowali się m.in. danymi z witryn internetowych „geoportal2” i „mapsgoogle.pl”. Ogółem działania kontrolne doprowadziły do przypisania podatku od nieruchomości m.in. w następujących gminach:

- Czarna Białostocka w łącznej kwocie 260.408,50 zł,

- Klukowo w łącznej kwocie 116.010 zł,

- Radziłów w łącznej kwocie 93.740 zł,

- miasto Zambrów w kwocie 37.054 zł,

- Drohiczyn w łącznej kwocie 23.882 zł,

- Łapy w łącznej kwocie 21.003,20 zł,

- Nurzec-Stacja w łącznej kwocie 18.686,15 zł,

- Szudziałowo w łącznej kwocie 15.453 zł,

- Mielnik w łącznej kwocie 11.662 zł,

- Białowieża w łącznej kwocie 7.782,21 zł.

 

W zakresie podatku od środków transportowych największa kwota przypisu spowodowana ustaleniami kontroli wynosiła 746 zł i dotyczyła gminy Szudziałowo.

 

Odrębnym obszarem poddanym kontroli, w którym stwierdzono nieprawidłowości, była rzetelność sporządzenia deklaracji na podatek od nieruchomości przez organy wykonawcze gmin w zakresie posiadanych przez nie przedmiotów opodatkowania. Największe efekty finansowe kontroli w tym zakresie dotyczyły następujących gmin:

- Białowieża – zaniżono należności na łączną kwotę 6.504.788,65 zł,

- Trzcianne - zaniżono należności w łącznej kwocie 487.258 zł,

- Drohiczyn – zawyżono należności w łącznej kwocie 523.376 zł,

- Czarna Białostocka – zaniżono należności na łączną kwotę 30.631,53 zł.

 

W toku kontroli dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych ocenie poddano kompletność ich realizacji w kontekście działań windykacyjnych oraz sposobu prowadzenia działań upominawczych. Stwierdzono przypadki naruszenia przepisów określających obowiązki związane z egzekucją należności podatkowych skutkujące niedochodzeniem zaległości podatkowych, wśród których najistotniejsze nieprawidłowości dotyczyły gmin: Nurzec Stacja – 111.369,61 zł, miasto Kolno – 69.842,10 zł, Radziłów – 64.859,77 zł.

 

W mieście Augustów kontrola wykazała nienależne pobranej opłaty uzdrowiskowej w łącznej kwocie 6.720,90 zł.

 

Badając dochody w gminie Nowe Piekuty stwierdzono, że aktem notarialnym z 29 marca 2017 r. sprzedano nieruchomość za kwotę 36.700 zł brutto, która składała się z kwoty netto w wysokości 29.837,40 zł oraz podatku VAT w wysokości 6.862,60 zł (23% kwoty netto). Nieruchomość została zbyta w drodze przetargu ustnego nieograniczonego, jej wartość ustalona została w operacie na 35.700 zł (nie zawierała ona podatku VAT). Kwotę 35.700 zł przyjęto jako cenę wywoławczą w przetargu. Nabywca zaoferował jedno postąpienie w wysokości 1.000 zł, w następstwie czego cena za zbycie wyniosła 36.700 zł. Gmina zamiast doliczyć do kwoty 36.700 zł podatek VAT w wysokości 8.441 zł (23%), potraktowała kwotę 36.700 zł wylicytowaną w przetargu jako już zawierającą podatek VAT. W konsekwencji zaniżono dochody gminy o 6.862,60 zł (36.700 zł – 29.837,40 zł) oraz uszczuplono środki budżetu państwa o kwotę 1.578,40 zł. Łącznie uszczuplono środki publiczne o 8.441 zł, ponieważ cena zbycia powinna wynosić 45.141 zł. W odpowiedzi na zalecenia Wójt poinformował. Iż gmina podejmie próby wyrównania szkody polegającej na uszczupleniu środków publicznych o kwotę 6.862,60 zł poprzez zwrócenie się do nabywcy o zapłatę; dodał ponadto, iż kwota 1.578,40 zł z tytułu podatku VAT zostanie zapłacona w styczniu 2019 r. poprzez skorygowanie deklaracji VAT-7.

 

Z danych dotyczących sprzedaży i zakupów opodatkowanych podatkiem VAT w Zakładzie Komunalnym w Krynkach za 2017 r. wynika, że zakupy netto, od których odliczono VAT naliczony w łącznej kwocie 34.672,99 zł, wyniosły łącznie 155.573,58 zł, co oznacza, że przyjęty do odliczenia VAT naliczony stanowił 22,29% (część zakupów opodatkowanych stawką 8%). Zakupy wykazane przez Zakład były więc w całości traktowane jako zakupy związane ze sprzedażą opodatkowaną a podatek VAT naliczony był przyjmowany do odliczenia w pełnej wysokości wynikającej z faktur. Stwierdzono też, że od zakupionego w 2017 r. zbiornika na olej napędowy o wartości netto 6.300 zł odliczono VAT w kwocie 1.449 zł. Zbiornik ten służy zaś do przechowywania oleju napędowego, który w ok. 60% jest wykorzystywany na cele związane z nieodpłatnym wykonywaniem zadań gminy związanych z utrzymaniem dróg i dowożeniem uczniów. W odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń poinformowano o dokonanej korekcie deklaracji VAT na kwotę 4.160,75 zł. Ponadto dochody za ogrzewanie 2 mieszkań własnościowych były planowane i realizowane przez Zakład jako dochody z najmu oraz traktowane bezpodstawnie jako sprzedaż zwolniona od podatku VAT. Poinformowano o obciążaniu właścicieli mieszkań podatkiem VAT za ogrzewanie.

 

W Biurze Obsługi Szkół w Drohiczynie zbadano zagadnienia dotyczące przeznaczania opłat za posiłki wnoszonych przez uczniów Zespołu Szkół w Drohiczynie. Dochody z opłat za posiłki przygotowane przez stołówkę wyniosły w 2017 r. 348.355,91 zł a wydatki związane z zakupem artykułów spożywczych 254.744,67 zł i były niższe od pobranych opłat o 93.611,24 zł. Przeprowadzona w podczas kontroli analiza wykazała, że różnica między dochodami a wydatkami na zakup produktów zużytych na przygotowanie posiłków sprzedawanych uczniom (stołówka sprzedaje również posiłki na zewnątrz) wynosi około 42.300 zł. Wyniki kontroli doprowadziły zatem do wniosku o przeznaczaniu części dochodów z opłat za żywienie pobranych od uczniów z naruszeniem art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego – opłaty od uczniów za korzystanie z posiłków pobierane były w praktyce na poziomie wyższym od kosztów artykułów żywnościowych zużytych do przygotowania im posiłków, zaś nadwyżka środków przeznaczana jest na inne cele. Nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono także w Zespole Szkół Samorządowych w Krynkach – dochody z wpłat za żywienie stanowiły 150.533,90 zł, zaś wydatki na zakup artykułów żywnościowych 125.976,68 zł – różnica 24.557,22 zł a po pomniejszeniu o sumę dodatkowych opłat wnoszonych w kwocie 1 zł za posiłek przez nauczycieli oraz pracowników administracji i obsługi różnica ta wyniosła 17.292,22 zł. Podobnie, analiza sprawozdania Rb-34S Zespołu Szkół w Mielniku przeprowadzona w trakcie kompleksowej kontroli gminy Mielnik wykazała, że dochody za żywienie uczniów i nauczycieli zostały osiągnięte w 2017 r. w wysokości 104.340,05 zł, a wydatki w paragrafie 4220 „Zakup środków żywności” były o 22.082,75 zł niższe od tych dochodów.

         Dyrektorom szkół rekomendowano przeznaczanie całości opłat pobranych za żywienie uczniów wyłącznie na zakup artykułów żywnościowych. Wójtowi Gminy Mielnik zalecono zaś podjęcie czynności wyjaśniających w zakresie zagadnienia finansowania żywienia uczniów w stołówce szkolnej.

 

W Przedszkolu w Czarnej Białostockiej wpłaty za obiady wnoszone przez personel w części obejmującej zakup artykułów żywnościowych („wsad do kotła”) ujmowano w par. 0670, natomiast dodatkową kwotę wpłacaną przez personel ponad wartość artykułów żywnościowych, mającą stanowić refundację kosztu przygotowania posiłku w par. 0660. Taka klasyfikacja wypaczała w sprawozdawczości zarówno kwotę dochodów pobranych za żywienie przedszkolaków (par. 0670), jak i dochodów z wnoszonej przez rodziców opłaty za przedszkole (par. 0660). Wpływy z tego tytułu winno się ujmować w całości w par. 0830 „Wpływy z usług”.

Wnioskowano o prawidłowe klasyfikowanie dochodów za obiady sprzedawane pracownikom Przedszkola.

 

W wyniku zaniedbań w zakresie dochodzenia zaległości cywilnoprawnych przez Urząd Miasta Wysokie Mazowieckie:

- dopuszczono do przedawnienia zaległości z opłat rocznych za użytkowanie wieczyste na kwotę 8.409,67 zł oraz zaległości z czynszu dzierżawnego na kwotę 11.779,88 zł,

- odsetki od zaległości z opłat rocznych za użytkowanie wieczyste zostały przypisane w kwocie 13.200 zł, podczas gdy prawidłowo na koniec 2017 r. powinny wynosić 23.090,39 zł,

- w 2017 r. w ogóle nie przypisano odsetek od zaległości z dzierżawy. Saldo początkowe w 2017 r. stanowiło 2.322,87 zł i dotyczyło odsetek przypisanych w latach wcześniejszych, które w 2017 r. zmniejszyło się o dokonane wpłaty. Ustalono, że odsetki od zaległości z dzierżawy na koniec 2017 r. powinny wynosić 7.983,87 zł.

Do Burmistrza zwrócono się o podjęcie działań dyscyplinujących wobec odpowiedzialnych pracowników, w celu zapewnienia bieżącego wszczynania prawem przepisanych czynności egzekucyjnych oraz naliczania i ujmowania w księgach należnych miastu odsetek od nieterminowo opłacanych należności cywilnoprawnych.

 

Brak należytych działań windykacyjnych skutkujących upływem terminu przedawnienia należności cywilnoprawnych stwierdzono w Urzędzie Miasta Kolno. Na dzień kontroli przedawniły się:

- opłaty roczne za użytkowanie wieczyste w kwocie 5.309,22 zł wraz z odsetkami. W wyniku kontroli dłużnicy uregulowali przedawnione należności w wysokości 828,71 zł,

- należności z najmu i dzierżawy na kwotę 5.510,09 zł wraz z odsetkami. W trakcie kontroli dłużnicy uregulowali przedawnione należności na kwotę 2.843,55 zł. Z kolei w dniu podpisania protokołu kontroli pracownik Urzędu Miasta poinformował, że dłużnicy dokonali już zapłaty zaległych należności.

Burmistrza zobowiązano do niezwłocznego podjęcia czynności egzekucyjnych skutkujących przerwaniem biegu przedawnienia wobec zalegających z opłatami oraz wdrożenie odpowiednich procedur zapewniających w przyszłości podejmowanie tych czynności przed upływem terminu przedawnienia należności.

 

Według sprawozdania Rb-27S gminy Radziłów za 2017 r. należności za dostarczoną wodę wynosiły 106.293,25 zł i dotyczyły gminnej jednostki budżetowej – Zakładu Komunalnego w Radziłowie. Na dzień kontroli dopuszczono do przedawnienia należności od 7 kontrahentów na sumę 5.542,20 zł ze względu na brak działań windykacyjnych podejmowanych przed sądem. W wyniku kontroli zatrudniono dodatkowego pracownika Zakładu, co ma usprawnić proces ściągania należności, zaś po podjętych w trakcie kontroli działaniach dłużnicy najdłużej zalegający z płatnościami dokonali wpłat łącznie na kwotę 3.940 zł, a 12 dłużników zadeklarowało na piśmie uiszczenie wpłat w ratach miesięcznych.

         Wnioskowano m.in. o zapewnienie przez Wójta realizacji przez Zakład Komunalny niezwłocznego podjęcia prawem przepisanych działań windykacyjnych, skutkujących przerwaniem biegu terminu przedawnienia.

 

W Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Białostockiej stwierdzono brak czynności egzekucyjnych w odniesieniu do należności z tytułu opłaty adiacenckiej od 5 osób w łącznej kwocie 6.294,38 zł (w tym należności przedawnione opiewały na kwotę 3.900,52 zł) oraz za wykonanie przyłączy od 2 kontrahentów w łącznej kwocie 2.231,24 zł. Ponadto nie naliczano i nie ujmowano w księgach odsetek od tych zaległości, jak również od czynszu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych oraz opłat z tytułu użytkowania wieczystego. W odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń podano, iż wysokość ujętych w księgach należności z tytułu odsetek wyniosła 5.565,76 zł.

Rekomendowano niezwłoczne podjęcie czynności egzekucyjnych przerywających bieg terminu przedawnienia w stosunku do zalegających z zapłatą opłaty adiacenckiej i za wykonanie przyłączy, a także naliczanie i ujmowanie w księgach odsetek od wszystkich nieopłaconych w terminie należności gminy.

 

Analiza terminowości i skuteczności podejmowanych przez Urząd Miejski w Czarnej Białostockiej czynności egzekucyjnych wykazała, że dopuszczono do przedawnienia (według stanu na dzień kontroli): kwoty 4.651,39 zł z tytułu najmu lokalu mieszkalnego, kwoty 1.199,16 zł z tytułu bezumownego korzystania z lokalu i kwoty 159,33 zł z tytułu opłaty za użytkowanie wieczyste.

Burmistrza zobowiązano do terminowego podejmowania czynności windykacyjnych skutkujących przerwaniem biegu przedawnienia wobec wszystkich przypadających gminie należności.

 

Na koniec 2017 r. zaległości za odprowadzanie ścieków należne gminie Janów, uległy przedawnieniu na łączną kwotę 10.170,91 zł. Nie stwierdzono bowiem, aby były prowadzone wobec zalegających działania windykacyjne skutkujące przerwaniem biegu przedawnienia.

Do Wójta zwrócono się o zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do terminowego podejmowania działań egzekucyjnych w stosunku do należności z tytułu odprowadzania ścieków.

 

W Urzędzie Gminy Białowieża nie ujęto w księgach należnych gminie na koniec 2017 r. odsetek od należności cywilnoprawnych na łączną kwotę 5.169,49 zł. Nieprawidłowość ta świadczy o niewykonaniu zalecenia wystosowanego po poprzedniej kontroli kompleksowej. Z kolei w przypadkach, w których odsetki od zaległości zostały naliczone, były one błędnie ustalane według stawki z art. 359 § 2 k.c., zamiast na podstawie art. 481 § 2 k.c. (zaniżono odsetki naliczone o 2.290,53 zł). Nieprawidłowości stwierdzono także w zakresie naliczania odsetek od rozłożonych na raty opłat za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, które powinny być ustalane przy zastosowaniu stopy redyskonta weksli stosowanej przez NBP. Odsetki te zostały zaniżone o 1.585 zł, w jednym przypadku a w drugim zawyżono je o 213,17 zł. Odsetek od opóźnienia w zapłacie odsetek redyskontowych nie naliczano zaś ani nie ewidencjonowano w księgach. Ponadto w 2 przypadkach mimo zapisów w decyzjach nie ustanowiono na nieruchomościach hipoteki zabezpieczającej wierzytelność gminy. W przypadku rozłożonej na raty należności gminy Białowieża za sprzedaż lokalu mieszkalnego nabywca w 2017 r. w ogóle nie wpłacił odsetek redyskontowych z tytułu rozłożenia należności na raty. Poinformowano o naliczeniu mu odsetek redyskontowych w kwocie 1.392,79 zł i zobowiązaniu nabywcy do ich zapłaty.

 

W zakresie dochodów realizowanych przez Urząd Miasta Zambrów stwierdzono:

- nienaliczanie należnych odsetek od zaległości cywilnoprawnych. W odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń poinformowano o kwocie odsetek przypisanych w księgach Urzędu Miasta w wysokości 10.467,47 zł,

- niepodjęcie wskazanych przez komornika czynności w zakresie dokonania opisu i oszacowania zajętej nieruchomości, w wyniku czego umorzono postępowanie w sprawie egzekucji należności na kwotę 1.932,30 zł,

- dopuszczenie do upływu okresu przedawnienia opłat za użytkowanie wieczyste w wysokości 5.316,19 zł oraz odsetek za zwłokę w wysokości 1.719,26 zł,

- błędne wydawanie decyzji ustalających opłaty za zajęcie pasa drogowego – w badanej próbie zaniżono opłatę w 2 decyzjach na łączną kwotę 270 zł (poinformowano w odpowiedzi o zmianie decyzji); w decyzjach wskazywano też termin wniesienia opłaty niezgodny z art. 40 ust. 13 ustawy o drogach publicznych.

Zwrócono się m.in. o podejmowanie wszelkich dopuszczonych prawem działań w celu wyegzekwowania przypadających miastu należności, mając na uwadze w szczególności niedopuszczenie do upływu okresu przedawnienia.

 

         W Urzędzie Miejskim w Supraślu w przypadku niedokonania w terminie wpłaty raty za sprzedaż nieruchomości lub z tytułu opłaty adiacenckiej nie ujmowano w księgach niewpłaconego oprocentowania rat, naliczonego według stopy redyskonta weksli, które powinno wynosić na koniec 2017 r. 1.654,19 zł.

Wskazano na konieczność dokonywania przypisu w księgach zaległości z tytułu nieopłaconego przez dłużników oprocentowania od rat za nabycie lokali mieszkalnych oraz rozłożonych na raty opłat adiacenckich,

 

W ewidencji Urzędu Miasta Zambrów stwierdzono szereg zaległości, których charakter przesądza o ich nieściągalności lub braku możliwości egzekwowania ze względu na likwidację dłużnika, a które to okoliczności nie zostały ostatecznie potwierdzone przez kontrolowaną jednostkę w celu ustalenia przesłanek do umorzenia i wyksięgowania tych zaległości. W szczególności dotyczyło to:

- kwoty 1.011.085,05 zł stanowiącej wierzytelność od upadłego wykonawcy. Od 2013 r. nie uzyskano żadnej kwoty, ani informacji w kwestii możliwości zaspokojenia wierzytelności. W odpowiedzi na zalecenia poinformowano o ustaleniu braku możliwości zaspokojenia wierzytelności w postępowaniu upadłościowym oraz o dokonaniu umorzenia należności i wyksięgowania jej z ksiąg,

- kwoty 323.989 zł z tytułu podatku od nieruchomości od firmy „Zambrowita Zakłady Mięsne”. Po spółce nie pozostał żaden majątek, z którego można dochodzić należności – sąd zamieścił ogłoszenie o wszczęciu postępowania likwidacyjnego i wykreśleniu z urzędu podmiotu na podstawie art. 25d ust. 1 ustawy o KRS,

- kwoty 8.550.304,80 zł od „ZAMTEX” S.A. z tytułu podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych (ostatni dokument to plan podziału wierzytelności z października 2012 r.).

Wnioskowano o podjęcie zdecydowanych działań w celu zweryfikowana zasadności dalszego wykazywania w ewidencji wymienionych należności.

 

Kontrola udzielania ulg w spłacie należności cywilnoprawnych w gminie Supraśl wykazała umarzanie z urzędu (odpisywanie z ksiąg) należności przedawnionych, podczas gdy uchwała Rady Miejskiej umożliwia zastosowanie ulg wyłącznie na podstawie wniosku złożonego przez dłużnika. Dotyczyło to kwot 14.916,70 zł i 5.224,51 zł. Ponadto Burmistrz Supraśla umową zwolnienia z długu zawartą 17 sierpnia 2018 r. umorzył należność w kwocie 12.000 zł z tytułu raty za zakup nieruchomości. Przesłanki umorzenia wierzytelności ustalono na podstawie dokumentacji złożonej przez dłużników w listopadzie 2017 r. Dokumentacja mająca uzasadniać istnienie ważnego interesu dłużnika nie była pełna, ponieważ dłużnicy nie okazali pełnych danych z posiadanych kont bankowych – wydruki zawierały informacje tylko dla określonych rodzajów operacji bankowych, a jak wykazała kontrola w krótkim czasie po zwolnieniu z długu dłużnicy dokonali przelewu należności na poczet raty należnej za 2018 r. z konta, dla którego nie przedstawiono informacji o stanie środków. Nie został też ustalony stosunek prawny do lokalu mieszkalnego, gdzie dłużnicy są zameldowani na pobyt stały. Nie uwzględniono też, że są właścicielami dwóch innych nieruchomości. Nie dokonywano zatem weryfikacji sytuacji finansowej/majątkowej dłużników na podstawie dokumentów aktualnych na dzień zwolnienia z długu, który przypadał 9 miesięcy po złożeniu wniosku o umorzenie wraz z dokumentacją, opierając się wyłącznie na oświadczeniu dłużnika z 23 lipca 2018 r., że jego sytuacja finansowa nie uległa polepszeniu.

Do Burmistrza zwrócono się o zaprzestanie umarzania należności bez stosownego wniosku złożonego przez dłużnika oraz dokonywanie umorzenia należności na podstawie rzetelnych, wyczerpujących i aktualnych na dzień złożenia przez niego oświadczenia woli informacji o sytuacji finansowej i majątkowej dłużników.

 

W gminie Giby w zakresie najmu lokali mieszkalnych:

- nieprawidłowo ustalono stawkę czynszu w lokalach w budynku „ośrodka zdrowia”, traktując ten budynek jako położony na terenie Gib, podczas gdy znajduje się on administracyjnie we wsi Dziemianówka – bezzasadnie zatem podwyższono stawkę bazową czynszu o 5%. Od dwóch lokatorów pobierano czynsz zawyżony rocznie o 228,48 zł,

- najemcy ustalono stawkę nieprawidłową, zaniżając dochody łącznie o 365,04 zł,

- najemców obciążano za odbiór ścieków według niższej stawki niż stawka, według której gmina rozliczała się z usługodawcą odbierającym ścieki – 14 zł za 1 m³, zamiast 14,50 zł,

- w budynku „ośrodka zdrowia w Dziemianówce stosowana jest stała stawka za ogrzewanie w wysokości 3,04 zł za 1 m² netto. Opłaty wnoszone przez najemców według tej stawki nie były traktowane jako zaliczki na poczet faktycznych kosztów centralnego ogrzewania – nie dokonywano rozliczeń kosztów wytworzenia ciepła i wniesionych wpłat. W trakcie kontroli wyliczono faktyczny koszt ogrzewania tego budynku w 2017 r., który wynosił 4,44 zł/m². Z kolei stawki za ogrzewanie pobierane od najemców lokali użytkowych w tym budynku wynosiły tylko 1,83 zł i 1,52 zł za 1m². W przypadku jednego z najemców lokalu użytkowego rzeczywiste koszty ogrzania lokalu (proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni w budynku) były wyższe niż łączne wpływy z czynszu i opłaty za c.o. od tego najemcy o kwotę 41,73 zł w skali miesiąca.

Wójta zobowiązano m.in. do pobierania od najemców lokali opłat  w wysokości odpowiadającej kosztom ponoszonym przez gminę.

 

W wyniku badania dochodów z najmu i dzierżawy w gminie Raczki stwierdzono, że:

- według wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Raczki na terenie gminy nie ma lokali socjalnych. W praktyce zaś 2 lokale traktowano jak socjalne, stosując stawkę czynszu w wysokości 50% najniższej stawki w zasobie mieszkaniowym, co skutkowało zaniżeniem czynszu w okresie od kwietnia 2016 r. do końca czerwca 2018 r. na kwotę 771,42 zł,

- czynsz za najem lokalu mieszkalnego był ustalany według stawki 0,55 zł, zamiast 0,99 zł za 1 m². Łączne zaniżenie czynszu w okresie lipiec 2016 r. – lipiec 2018 r. to 497,68 zł. Na skutek wydanych zaleceń pokontrolnych wskazana kwota została wyegzekwowana od najemcy,

- miesięczne stawki czynszu za najem lokali na prowadzenie działalności leczniczej zostały ustalone w 2002 r. w kwocie 50 zł plus VAT, z zastrzeżeniem, iż wysokość czynszu ulegać będzie automatycznie, corocznie podwyższeniu o 10%. Począwszy od 1 stycznia 2017 r. miesięczny czynsz powinien wynosić 208,78 zł netto, podczas gdy najemcy byli obciążani kwotą 193,83 zł netto (niższą o 14,95 zł miesięcznie, co w skali 2017 r. łącznie stanowiło kwotę 358,80 zł).

Wnioskowano o zawarcie w umowach prawidłowych postanowień, w tym w zakresie prawidłowego ustalenia czynszu za najem lokali użytkowych.

 

Sprawdzenie dochodów z najmu lokali mieszkalnych w gminie Perlejewo wykazało, że w umowie zawartej 8 września 2015 r. na najem lokalu w budynku „ośrodka zdrowia” czynsz był zawyżany o kwotę 67,30 zł miesięcznie. Łączna kwota zawyżonego czynszu od początku obowiązywania umowy stanowiła 2.452,72 zł. W odpowiedzi poinformowano o dokonaniu zmiany umowy z najemcą. Stwierdzono ponadto, iż pomieszczenia w budynku „ośrodka zdrowia”, oprócz 3 lokali mieszkalnych, zostały wynajęte przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą (gabinet lekarski, stomatologiczny, punkt apteczny). Najemcy lokali mieszkalnych wnosili opłaty za c.o. według stawki 4 zł za 1 m² powierzchni użytkowej, które nie były rozliczane z faktycznie ponoszonymi przez gminę kosztami ogrzania budynku. Umowy z najemcami lokali użytkowych w ogóle nie odnosiły się zaś do kwestii odpłatności za ogrzewanie.

Do Wójta zwrócono się o rozliczanie opłat wnoszonych na poczet ogrzewania z faktycznie ponoszonymi przez gminę kosztami.

 

W wyniku kontroli dochodów z majątku w gminie Drohiczyn stwierdzono m.in., że:

- podmiot prowadzący działalność gospodarczą był obciążany od 1 stycznia 2017 r. czynszem w wysokości niższej od wynikającej z umowy. Łącznie zaniżono czynsz o 1.439,10 zł brutto. Wystawiono fakturę korygującą,

- w lutym 2017 r. dzierżawca gruntów wpłacił 709,49 zł (należność główna 700 zł z odsetkami) tytułem czynszu za 2016 r. (termin płatności do 15 listopada). Przypisu należności za 2016 r. dokonano dopiero w lutym 2018 r. (w tym dniu wystawiono fakturę za 2016 r.). Z kolei należność za 2017 r. została przypisana i rozliczona w 2018 r. (faktura i wpłata w lutym 2018 r.). W efekcie zaległość w kwocie 700 zł plus odsetki nie została wykazana ani na koniec 2016 r. ani 2017 r. Na koniec 2017 r. w księgach widniała zaś nierealna nadpłata od dzierżawcy w wysokości 709,49 zł,

- Burmistrz Drohiczyna ustalił dwie stawki bazowe czynszu za 1 m² powierzchni lokalu mieszkalnego: 1,25 zł za 1 m² lokalu położonego na terenie miasta Drohiczyn oraz 1,10 zł za 1 m² lokalu położonego na terenie gminy Drohiczyn. Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie praw lokatorów… położenie budynku powinno być jednym z czynników podwyższających lub obniżających stawkę czynszu, a nie okolicznością uzasadniającą ustalenie dwóch różnych stawek bazowych. Z treści zasad polityki czynszowej nie wynikało, aby Rada Miejska uwzględniła położenie budynku jako jeden z czynników podwyższających lub obniżających stawkę czynszu. Brak takiej regulacji w zasadach polityki czynszowej nie upoważniał zatem Burmistrza do różnicowania stawek czynszu ze względu na położenie budynku na terenie miasta lub poza nim,

- nie przestrzegano trybu zmiany wysokości czynszu za lokale mieszkalne, określającego termin wypowiedzenia wysokości czynszu za używanie lokalu na 3 miesiące. Zmiana czynszu na kwoty wynikające z zarządzenia z 23 listopada 2015 r. polegała na przekazaniu najemcom aneksów do obowiązujących umów opatrzonych datą 26 stycznia 2016 r. i zawierających nową wysokość opłat od 1 marca 2016 r.,

- wpłaty najemców lokali mieszkalnych za c.o. miały charakter ryczałtowy i nie były traktowane jako zaliczki na poczet faktycznie poniesionych kosztów ogrzewania lokali. Porównanie kosztów dostarczenia ciepła z pobieranymi należnościami wskazało jednoznacznie, że opłaty były znacznie zaniżone w stosunku do kosztów.

Burmistrzowi rekomendowano m.in. zaniechanie różnicowania stawki bazowej czynszu, stosowanie trybu wypowiadania wysokości czynszu oraz okresowe dokonywanie rozliczanie opłat za ciepło z faktycznymi kosztami.

 

Burmistrz Dąbrowy Białostockiej ustalił dwie stawki bazowe czynszu za 1 m² powierzchni lokali mieszkalnych – 3,13 zł/m² dla lokali położonych w Dąbrowie Białostockiej oraz 2 zł/m² dla lokali położonych w Różanymstoku i lokali w „Domach Nauczyciela”. W treści zasad polityki czynszowej określonych przez Radę Miejską uwzględniono już położenie budynku jako jeden z czynników obniżających stawkę czynszu. Zatem Burmistrz nie był upoważniony do dodatkowego różnicowania stawki bazowej ze względu na te okoliczności, których wpływ na wysokość czynszu został już określony w uchwalonych przez Radę zasadach polityki czynszowej. Stosowano ponadto niewłaściwe stawki czynszu za najem lokali socjalnych; suma nadpłaconego czynszu przez najemców tych lokali stanowiła w latach 2016-2018 kwotę 1.459,44 zł. Rozliczono ją z najemcami.

Zalecono m.in. zaniechanie różnicowania przez Burmistrza stawki bazowej czynszu ze względu na okoliczności stanowiące według ustawy czynniki podwyższające lub obniżające uchwalane przez Radę.

 

Kontrola dochodów z najmu lokali mieszkalnych w gminie Czyże wykazała, że według uchwalonych przez Rady Gminy zasad polityki czynszowej „raz w roku stawka czynszu za lokale i budynki mieszkalne ulegać będzie podwyższeniu o prognozowany wskaźnik inflacji”. Przepis ten Wójt realizował w drodze pism kierowanych do najemców o podniesieniu czynszu, z naruszeniem ustawowego terminu wypowiedzenia dotychczasowej wysokości czynszu wynoszącego 3 miesiące. Podstawą zmiany czynszu nie było stosowne zarządzenie Wójta zmieniające stawkę bazową obowiązującą na terenie gminy. Kierowane przez Wójta pisma do najemców miały charakter indywidualnego jej podwyższenia dla danego najemcy, co skutkowało tym, iż stosowane stawki były niezgodne ze stawką obowiązującą na terenie gminy. Tym samym zawyżono czynsz od dwóch najemców w okresie od 1 sierpnia 2016 r. o łączną kwotę 1.090,98 zł. Czynsz został rozliczony z najemcami.

Do Wójta wnioskowano o podnoszenie wysokości czynszu za najem lokali mieszkalnych po formalnej zmianie stawki bazowej z jednoczesnym zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia dotychczasowych stawek.

 

W toku kontroli dochodów z najmu lokali użytkowych w gminie Czarna Białostocka ustalono, iż w umowie zawyżono stawkę czynszu o 129,70 brutto, omyłkowo przyjmując stawkę, która obowiązywała poprzedniego najemcę tego lokalu. W związku z tym najemca nadpłacił za luty i marzec 2018 r. czynsz na łączną kwotę 259,40 zł. W trakcie kontroli ustalono prawidłową stawkę czynszu, zaś nadpłata została zaliczona na poczet przyszłego czynszu. Roczna oszczędność dla najemcy wynikająca z ustaleń kontroli wynosi 1.556,40 zł.

 

W wyniku stosowania stawki czynszu na najem lokalu użytkowego zaniżonej względem wynikającej z zarządzenia Wójta Gminy Białowieża zaniżono czynsz o łączną kwotę 5.894,07 zł brutto. Natomiast w kwestii najmu lokali mieszkalnych w gminie Białowieża stwierdzono zastosowanie w poszczególnych umowach najmu stawki czynszu w wysokości 0,99 zł, 0,96 zł i 0,78 zł za 1 m², czyli wyższej od stawki bazowej wynoszącej 0,60 zł. W świetle przyjętej w 2007 r. stawki bazowej i zasad polityki czynszowej pobieranie takich stawek nie było możliwe. W odpowiedzi zadeklarowano, iż nadpłacona kwota czynszu zostanie rozliczona z najemcami.

Wójtowi zalecono m.in. przestrzeganie ustalonych zarządzeniem stawek czynszu najmu lokali użytkowych oraz niezwłoczne ustalenie prawidłowego czynszu za najem lokali mieszkalnych.

 

Analiza dochodów uzyskanych przez gminę Trzcianne z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wykazała, że 2 przedsiębiorców, którym zezwolenia na sprzedaż alkoholu zostały wydane na okres od 1 lipca 2017 r. do 30 września 2022 r. (stanowiące kontynuację wcześniej wydanych), opłatę za I półrocze 2017 r. wniosło w wysokości ustalonej na podstawie oświadczenia o wartości sprzedaży napojów alkoholowych za 2016 r. – proporcjonalnie do okresu od 1 stycznia do 30 czerwca 2017 r. – zaś opłatę za II półrocze w oparciu o art. 11¹ ust. 2 ustawy, tj. ustaloną jak dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą w tym zakresie. W konsekwencji zaniżono opłaty za zezwolenia na sprzedaż alkoholu w II półroczu 2017 r. o łączną kwotę 2.127,23 zł. Na skutek wydanych zaleceń zaniżona opłata została zwrócona gminie.

 

W wyniku kontroli dochodów z opłat za zajęcie pasa drogowego w gminie Mielnik ustalono, iż w 2017 r. wydano 2 decyzje zezwalające na zajęcie pasa drogi gminnej na podstawie wniosków, które jako rodzaj zajmowanych elementów pasa wskazywały „chodnik, pobocze, plac w ciągu dróg gminnych, ścieżki rowerowe, ciągi piesze”, a zgodnie z uchwałą Rady Gminy Mielnik z dnia 28 listopada 2013 r., opłata za te elementy pasa drogowego (oprócz „pobocza”, do którego uchwała w ogóle się nie odnosi) wynosi od 2 zł/m² do 3 zł/m² (w zależności od zajętej powierzchni jezdni). Opłatę naliczono zaś w decyzjach w wysokości 1 zł/m² i wyniosła ona 11.340 zł i 3.348 zł. Zastosowana została stawka, która dotyczy zajęcia pasa zieleni lub rowu. Wnioskodawca w treści wniosku nie przewidywał zajęcia „pozostałych elementów pasa drogowego” (wzór wniosku przewidywał taką rubrykę), zaś według uchwały pas zieleni i rowy zostały zaliczone do takich elementów pasa drogowego. Ze złożonych wyjaśnień wynika, że określenia „pobocze” i „pas zieleni” traktowane były w jednostce równoznacznie. Nie ma to uzasadnienia w przepisach powszechnie obowiązujących, bowiem każda droga publiczna posiada pobocze. Nie każda zaś musi posiadać element o określonych prawem cechach pasa zieleni.

Wójtowi wskazano na konieczność ustalania opłat za zajęcie pasa drogowego zgodnie z treścią wniosku oraz stanem faktycznym i prawnym, a także przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały w sprawie ustalenia stawek opłat za zajecie pasa drogowego dróg gminnych, polegającej na literalnym wskazaniu w jej treści stawki opłat za zajęcie pobocza, jako stanowiącego obligatoryjny element konstrukcji drogi publicznej.

 

Kontrola ustalania i pobierania opłat za zajęcie pasa drogowego w gminie Jedwabne wykazała, że nie przestrzegano postanowienia uchwały Rady Miejskiej przewidującego, że stawki za zajęcie pasa drogowego w celu umieszczenia urządzeń infrastruktury technicznej ulegną podwyższeniu o 100% w przypadku umieszczenia urządzenia w jezdni. W związku z tym w szeregu decyzji opłaty ustalono w zaniżonej wysokości, zaniżając dochody budżetu na 413,50 zł. Burmistrz poinformował o zmianie decyzji zawierających błędne opłaty.

 

W gminie Dziadkowice w 2 przypadkach błędnie ustalono opłatę za umieszczenie urządzeń w pasie drogowym, przy czym w jednym przypadku zawyżenie opłaty wynosi 100 zł za rok, co przy decyzji zezwalającej na umieszczenie urządzenia do końca 2041 r. oznaczałoby łączną nadpłatę dla podmiotu w wysokości 2.500 zł.

Rekomendowano dokonanie stosownych zmian decyzji zezwalających na zajęcie pasa drogowego.

 

Analizując decyzje ustalające opłaty za zajęcie pasa drogowego w gminie Nowe Piekuty stwierdzono, że w 8 przypadkach niewłaściwie naliczono opłatę, bowiem przyjmowano do jej naliczenia powierzchnię faktycznie zajmowaną przez urządzenie w sytuacji, gdy powierzchnia ta była mniejsza niż 1 m², zamiast traktować takie zajęcie jako zajęcie 1 m² pasa drogowego. Łączna kwota zaniżenia opłaty to 313,14 zł za lata 2014-2018. W czasie kontroli Wójt zwrócił się o wyrażenie zgody na zmianę decyzji; adresat decyzji wraził zgodę. Zostały wydane decyzje zmieniające, okazano też dowód wpłaty kwoty 313,14 zł. Z tego samego powodu zaniżono dochody z opłat za zajęcie pasa drogowego w gminie Stawiski o 1.279,75 zł za lata 2011-2018. W czasie kontroli złożono wyjaśnienie, z którego wynika, że błędnie naliczone decyzje zostaną poprawione i wysłane do zajmującego pas drogowy celem pobrania właściwej opłaty.

Zalecono ustalanie opłaty za zajęcie pasa drogowego z uwzględnieniem art. 40 ust. 10 ustawy o drogach publicznych.

 

Kontrola dochodów z opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem w gminie Supraśl, wykazała, że w przypadku 4 na 6 zbadanych podziałów dokonanych w latach 2015-2016 nie podjęto żadnych działań zmierzających do ustalenia wzrostu wartości nieruchomości, z czego w jednym przypadku upłynął już 3-letni termin na ustalenie opłaty. Z kolei w gminie Łapy w 2015 r. miały miejsca podziały nieruchomości na znaczącą ilość działek (4 lub więcej, w tym m.in. na 14 działek). W stosunku do 4 tego rodzaju decyzji podziałowych nie dokonano naliczenia opłaty adiacenckiej, a zatem na dzień kontroli potencjalne dochody z tego tytułu zostały już bezpowrotnie utracone. Kontroli poddano też postępowania podziałowe wszczęte w 2017 r. Wśród nich także były podziały na znaczącą liczbę działek z punktu widzenia ekonomicznej zasadności naliczenia opłat (m.in. na 6 działek). W stosunku do tych nieruchomości także nie zostały wszczęte postępowania w sprawie naliczenia opłaty. W zakresie opłaty adiacenckiej w gminie Szudziałowo ustalono zaś, że decyzją z 2015 r. Wójt zatwierdził podział nieruchomości o pow. 0,2794 ha na 3 działki przeznaczone pod budowę 3 budynków mieszkalnych jednorodzinnych. Nie stwierdzono żadnych działań w celu ustalenia opłaty.

Wskazano na konieczność wdrożenia skutecznych mechanizmów zapewniających wszczynanie postępowań w celu ustalenia opłat adiacenckich niezwłoczne po uprawomocnieniu się decyzji podziałowych.

 

Nieokreślenie przez radę gminy stawek opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego jej podziałem lub wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej (albo obu tych stawek) stwierdzono w gminach: Mielnik, Nurzec-Stacja, Perlejewo, Jedwabne, Czyże, Klukowo, Trzcianne, Białowieża. Uniemożliwia to wszczęcie ewentualnych postępowań w przypadku wystąpienia przesłanek do naliczenia opłaty. Z kolei w gminie Stawiski stwierdzono, że formalnie obowiązywały uchwały zawierające dwie różne stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej – jedna z 1999 r. w sprawie ogólnych zasad gospodarowania nieruchomościami ze stawką 50% i druga z 2015 r. dotycząca stricte ustalenia stawek opłat, ze stawką 3%.

Zwrócono się o przedłożenie radom gmin uchwał w sprawie określenia stawek opłaty adiacenckiej, zaś w przypadku gminy Stawiski projektu uchwały, który wyeliminuje sytuację formalnego obowiązywania dwóch różnych stawek opłaty adiacenckiej z tego samego tytułu.

 

Kontrola dochodów w gminie Janów wykazała, że:

- pobierano wpływy za media i garaże od właścicieli 9 lokali mieszkalnych, z którymi nie podpisano żadnych umów. Mimo, że w budynku istnieje wspólnota mieszkaniowa, w której właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze zarządu, do czasu kontroli nie podjęto uchwały o wyborze zarządu wspólnoty,

- pobierane opłaty za ogrzewanie od właścicieli lokali mieszkalnych oraz od najemców wynosiły 3,81 zł brutto/m². Koszty ogrzewania nie były przez gminę weryfikowane, mimo zalecenia wystosowanego po poprzedniej kontroli kompleksowej. Ustalono, że stosowana stawka była wyższa od rzeczywiście poniesionych kosztów. Wójt podjął decyzję o zwrocie nadpłaconych opłat za ogrzewanie w łącznej wysokości 2.874,25 zł,

- czynsze za 2 lokale mieszkalne były naliczane od powierzchni mniejszej niż powierzchnie przyjęte do sprzedaży tych lokali w 2017 r. Ponadto w zakresie jednego z tych lokali zastosowano zawyżoną stawkę czynszu. Łączne uszczuplenie dochodów gminy z tytułu zaniżenia powierzchni lokali mieszkalnych, po skompensowaniu z błędnie ustaloną stawką za jeden z lokali, wynosi 1.833,26 zł.

Do Wójta zwrócono się m.in. o zawarcie umowy na dostarczanie mediów wspólnocie mieszkaniowej, rozliczanie opłat wniesionych za c.o. przez najemców lokali z faktycznymi kosztami wytworzenia energii oraz ustalanie czynszu za najem lokali mieszkalnych poprzez uwzględnianie rzeczywistej powierzchni lokali.

 

W gminie Szudziałowo koszty c.o. zapewnianego najemcom lokali są z nimi rozliczane, jednakże w kosztach tych uwzględniany jest tylko koszt zakupu oleju opałowego – pomijano koszty wynagrodzenia pracownika dozorującego kotłownię, energii elektrycznej oraz inne (np. usług kominiarskich). Jako powód wskazano, że osoba dozorująca kocioł zatrudniona jest w ZGK (jednostka budżetowa gminy), z kolei energię elektryczną za kotłownię opłacana Szkoła Podstawowa w Szudziałowie. Wynika stąd zatem, że koszty te pokrywane są bezpośrednio z budżetu i powinny być uwzględniane przy rozliczaniu wpłat.

Wnioskowano o uwzględnianie przy ustalaniu kosztów ogrzewania lokali wszystkich kosztów związanych z dostarczeniem ciepła poniesionych z budżetu gminy.

 

Najemców lokali mieszkalnych w gminie Trzcianne obciążano kosztami ogrzewania według stawki 3,60 zł za 1 m². Nie ustalano faktycznie ponoszonych kosztów c.o. w celu ich skonfrontowania z pobranymi opłatami. Stanowiło to niewykonanie zalecenia z poprzedniej kontroli. Poza tym, według umów najmu lokali użytkowych na aptekę i pocztę ustalony w nich czynsz ma zawierać w sobie koszty związane w korzystaniem przez najemcę z lokalu, takie jak ogrzewanie, zużycie wody i energii elektrycznej, odprowadzanie ścieków, wywóz nieczystości. Według wyjaśnień postanowienia umów nie są zgodne z rzeczywistością, ponieważ tylko koszt c.o. wchodzi w skład czynszu. Stwierdzono, że oba podmioty opłacały czynsz w tej samej wysokości (430,50 zł miesięcznie), podczas gdy powierzchnia lokalu zajmowanego na aptekę jest ponad trzykrotnie większa od lokalu zajmowanego na pocztę. Przyjmując deklarowany w wyjaśnieniu sposób ustalenia stawki za ogrzewanie lokali mieszkalnych (jako stanowiącej efekt podziału kosztów na powierzchnię), koszt ogrzewania stanowiłby 58% czynszu za najem lokalu na aptekę oraz 18,2% czynszu najmu na pocztę.

Wójtowi rekomendowano rozliczanie z najemcami opłat za ogrzewanie według faktycznych kosztów dostarczenia ciepła do lokali oraz ustalenie w umowach z najemcami lokali użytkowych odrębnie kwoty czynszu za najem lokali, a odrębnie zasad zwrotu przez najemcę ponoszonych przez gminę kosztów ogrzewania, z uwzględnieniem, że koszty te powinny być zwrócone gminie w pełnej wysokości.

 

Kontrola dochodów gminy Białowieża z użytkowania wieczystego wykazała, że:

- z ewidencji wyksięgowano należność od upadłego dłużnika w kwotach 21.543,84 zł i 7.996,85 zł, wyłącznie na podstawie poleceń księgowania, które nie zostały podpisane ani przez Wójta ani przez Skarbnika,

- w związku z błędnym zastosowaniem art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami przy aktualizacji opłaty za użytkowanie wieczyste od 2012 r. jednemu użytkownikowi zawyżono opłaty za lata 2012-2014 łącznie o 119,77 zł; wg odpowiedzi zmniejszono o tę kwotę należność od użytkownika,

- w wyniku doliczania podatku VAT od opłaty pobieranej od użytkowania wieczystego ustanowionego przez 1 maja 2004 r. zawyżono opłaty roczne pobrane od użytkownika za lata 2005-2018 w łącznej kwocie 1.466,38 zł; według odpowiedzi kwotę tę zaliczono na poczet przyszłych opłat,

- w przypadku 4 nieruchomości minęło ponad 20 lat od ostatniej aktualizacji opłaty.

Zalecono m.in. wyeliminowanie przypadków wyksięgowywania z ewidencji zaległości w oparciu o bezpodstawnie sporządzane dowody „polecenie księgowania” oraz przeprowadzenie aktualizacji opłaty rocznej.

 

W gminie Szumowo w 7 przypadkach dokonano nieprawidłowego, w świetle art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami, ustalenia opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste po aktualizacji wartości dokonanej w 2016 r. Błędne naliczenie opłaty za lata 2017-2018 skutkowało jej zawyżeniem o 898,75 zł. Poinformowano o zmniejszeniu należności od użytkowników wieczystych o kwotę zawyżenia. Ponadto błędnie pobierano opłaty za użytkowanie wieczystego działki – w wysokości 3% ceny nieruchomości, zamiast 1%, a dodatkowo od błędnie przyjętej ceny nieruchomości. Błędy w naliczeniu opłaty za 2017 r. za tę działkę skutkowały ostatecznie jej zaniżeniem łącznie o 55,28 zł.

Wójta zobowiązano m.in. do zmiany stawki opłaty z 3% na 1% wartości nieruchomości oraz obciążenie użytkowników wieczystych opłatami ustalonymi od prawidłowej wartości nieruchomości.

 

Badając dochody z tytułu użytkowania wieczystego w gminie Szudziałowo stwierdzono nieprzestrzeganie art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami przy aktualizacji opłat za użytkowanie wieczyste obowiązujących od 2014 r. W konsekwencji opłaty roczne pobrane za 2016 r. zostały zaniżone łącznie o 723,90 zł. Z kolei w gminie Trzcianne aktualizacja opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste dokonana w 2013 r. niezgodnie z art. 77 ust. 2a ustawy skutkowała zawyżeniem jej łącznie o kwotę 1.832,71 zł za lata 2013-2014. Poinformowano o zmniejszeniu należności od tego użytkownika wieczystego.

Wnioskowano o obciążanie użytkowników wieczystych zaktualizowanymi opłatami rocznymi zgodnie z interpretacją art. 77 ust. 2a ustawy zawartą w orzecznictwie Sądu Najwyższego.

 

W gminie Perlejewo nadal nie dokonano aktualizacji opłat rocznych za użytkowanie wieczyste, mimo zalecenia wydanego po poprzedniej kontroli RIO. Aktualizacji nie dokonywano od lat 90-tych ubiegłego wieku. We wrześniu 2014 r. na zlecenie Wójta rzeczoznawca dokonał co prawda wyceny nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste, jednakże pomimo posiadania operatów Wójt nie zaktualizował opłat, jak wyjaśniono „z powodu przeoczenia”. Brak aktualizacji opłat od 2015 r., mimo posiadania danych niezbędnych do ustalenia nowych opłat, spowodował zaniżenie dochodów budżetu gminy w latach 2015-2018 na łączną kwotę 4.780,76 zł. Ponadto w przypadku jednego użytkownika pobierano nieprawidłowo ustaloną opłatę – w wysokości 3%, zamiast 1%. W efekcie od 2011 do 2018 r. wniósł on opłaty w kwocie zawyżonej łącznie o 307,20 zł. Zawyżoną kwotę, jak wynika z udzielonej odpowiedzi, rozliczono z użytkownikiem wieczystym.

Wójtowi zalecono niezwłoczne wystąpienie do rzeczoznawcy o potwierdzenie aktualności operatów sporządzonych w 2014 r. oraz wszczęcie postępowania w sprawie aktualizacji opłat rocznych.

 

W zakresie dochodów z użytkowania wieczystego w Urzędzie Miejskim w Krynkach stwierdzono, że wysokość pobieranych opłat nie była aktualizowana od czasu ustalenia prawa, tj. od 1996 r. Ponadto w użytkowaniu wieczystym znajduje się 9 nieruchomości stanowiących własność gminy o łącznej powierzchni 0,5688 ha, za które gmina nie pobiera opłat rocznych. W trakcie kontroli gmina Krynki wystąpiła do rzeczoznawcy majątkowego o wycenę wszystkich działek, na których ustanowiono użytkowanie wieczyste.

 

5. W zakresie zaciągania zobowiązań i realizacji wydatków:

- przekroczenie upoważnienia do dokonywania wydatków budżetowych – w 9 jednostkach;

- przekroczenie upoważnienia do zaciągania zobowiązań - w 2 jednostkach kontrolowanych;

- niezgodne z obowiązującymi przepisami ustalanie (w tym w regulacjach wewnętrznych) i wypłacanie wynagrodzeń dla pracowników, powodujące zarówno ich zawyżenie, jak i zaniżenie – w 22 jednostkach kontrolowanych;

- wypłacanie diet radnym niezgodnie z obwiązującymi przepisami – w 5 jednostkach;

- nieterminowe opłacanie składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych i Fundusz Pracy, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych - w 1 jednostce;

- nieopracowanie programu rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii lub dokonywanie wydatków na zadania nieobjęte programem profilaktyki – w 9 gminach;

- nieprawidłowe zlecanie i rozliczanie kosztów podróży służbowych – w 15 jednostkach;

- nieprawidłowe naliczanie odpisów na fundusz świadczeń socjalnych lub nieterminowe odprowadzanie środków finansowych na rachunek bankowy funduszu – w 8 jednostkach;

- wykorzystanie środków ZFŚS niezgodnie z przepisami ustawy lub regulaminem – w 2 jednostkach objętych kontrolą;

- brak kontrasygnowania przez skarbników umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych – w 5 jednostkach;

- nieprawidłowości w zakresie ustalania i wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających dla nauczycieli oraz nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, w tym mające wpływ na ustalenie wysokości kwoty podlegającej wypłacie tytułem jednorazowych dodatków uzupełniających nauczycieli – w 19 jednostkach;

- nieprawidłowości związane z funduszem sołeckim – w 10 kontrolowanych gminach;

- nieprawidłowe (zawyżone) przydzielenie godzin ponadwymiarowych nauczycielowi zajmującemu stanowisko kierownicze – w 7 kontrolowanych jednostkach;

- realizowanie wydatków budżetowych bez udokumentowania zachowania podstawowej zasady gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, iż wydatki publiczne powinny być ponoszone w sposób celowy i oszczędny, z uzyskaniem najlepszych efektów z danych nakładów – w 14 jednostkach kontrolowanych;

- zaniechanie wypłaty wynagrodzenia należnego za zrealizowane przez nauczyciela zajmującego kierownicze stanowisko godziny ponad obowiązujący go wymiar godzin zajęć - w 2 jednostkach kontrolowanych.

 

         W szeregu kontrolowanych jednostek stwierdzono ponoszenie wydatków z przekroczeniem obowiązujących limitów wynikających z planu finansowego, wbrew przepisom art. 44 ust. 1 pkt 3, art. 52 ust. 1 pkt 2 i 254 pkt 3 ustawy finansach publicznych. Badaniem obejmowano z reguły stan realizacji wydatków względem planu na dzień poprzedzający ostatnią zmianę budżetu (planu finansowego) w grudniu 2017 r., w wyniku której plan dopasowywany był niejednokrotnie do wykonania. Praktykę taką stwierdzono m.in. w podanych niżej kontrolowanych jednostkach, co skutkowało dokonaniem wydatków z przekroczeniem planu obowiązującego na dzień ich realizacji na następujące kwoty (w przyjętej do badania próbie):

- Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach – 606.806,67 zł (przekroczenia dotyczyły realizacji wydatków jednostek obsługiwanych przez BOSS),

- Urząd Gminy Giby – 173.562,73 zł (na tę kwotę poniesiono wydatki, na realizację których jednostka nie posiadała planu w momencie ich wykonania, zaś plan ten dostosowano już po dokonaniu wydatku; przy czym nie na wszystkie wydatki dokonano późniejszego dostosowania limitów, ponieważ część przekroczeń na 34.921,12 zł ukryto poprzez przeksięgowania między podziałkami klasyfikacji budżetowej na koniec roku),

- Urząd Gminy Janów – 68.573,64 zł,

- Urząd Miejski w Mońkach – 65.176,08 zł,

- Urząd Gminy Białowieża – 47.207,26 zł,

- Biuro Obsługi Szkół w Raczkach – 29.431,77 zł,

- Szkoła Podstawowa Nr 6 w Augustowie – 9.154,10 zł.

          Wnioskowano o dokonywanie wydatków do wysokości limitów określonych w wersji planu finansowego aktualnej na dzień poniesienia wydatku.

 

Rada Miasta Zambrów nie podjęła uchwały dostosowującej wynagrodzenie Burmistrza od dnia 1 lipca 2018 r. do zgodności z przepisami rozporządzenia z 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzana pracowników samorządowych. W efekcie, począwszy od wynagrodzenia za lipiec 2018 r. Burmistrz pobierał miesięczne wynagrodzenie w kwocie wyższej o 1.880 zł niż maksymalna w świetle przepisów powszechnie obowiązujących. Łącznie do końca 2018 r. wypłacono Burmistrzowi wynagrodzenie w kwocie przekraczającej dopuszczalną wysokość określoną przepisami prawa o 11.280 zł.

Burmistrzowi zalecono niezwłoczne wystąpienie do Rady Miasta o podjęcie uchwały formalnie określającej wynagrodzenie na poziomie zgodnym z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

 

Kontrola wydatków na wynagrodzenia w Urzędzie Gminy Janów wykazała m.in., że:

- Wójt przyznawał okresowe dodatki specjalne m.in. Skarbnikowi Gminy i pomocy administracyjnej, nie wskazując z tytułu zwiększenia jakich obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań zostały one przyznane,

- regulamin wynagradzania pracowników Urzędu określa zasady przyznawania premii pracownikom na stanowiskach pomocniczych i obsługi. Mimo postanowień wskazujących na obowiązek przyznawania premii, w 2017 r. premie nie były przyznawane żadnemu z pracowników pomocniczych i obsługi, poza kierowcami,

- czterem pracownikom w 2017 r. wypłacono wynagrodzenie w wysokości zawyżonej łącznie o 8.835,23 zł względem zasad przyjętych w regulaminie wynagradzania,

- wynagrodzenie Skarbnika ustalono niezgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, co polegało na przyznaniu w okresie czerwiec-październik 2017 r. wynagrodzenia zasadniczego przekraczającego o 73 zł maksymalny limit określony rozporządzeniem (skutkując jednocześnie zawyżeniem dodatku stażowego). Łącznie wypłacono Skarbnikowi wynagrodzenie przyznane z naruszeniem przepisów prawa na łączną kwotę 438 zł. W trakcie kontroli kwota 438 zł została zwrócona przez Skarbnika,

- stosowano niejednolitą praktykę przy ustalaniu podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego w zakresie uwzględnienia w niej dodatku specjalnego – jednemu z pracowników w podstawie błędnie uwzględniono dodatek specjalny w kwocie 200 zł (przyznany na okres od 1 miesiąca), zaś w przypadku innego pracownika nie uwzględniono dwóch dodatków specjalnych: w wysokości 1.500 zł i 500 zł (również przyznanych na 1 miesiąc). Poinformowano o skorygowaniu 13-tki naliczonej z uwzględnieniem dodatku specjalnego w kwocie 200 zł

Zwrócono się o precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, przestrzeganie postanowień regulaminu wynagradzania oraz zapewnienie zgodności przyznawanych pracownikom wynagrodzeń z postanowieniami regulaminu wynagradzania oraz przepisami rozporządzenia.

 

W Urzędzie Miejskim w Supraślu stwierdzono przyznanie pracownikowi dodatku specjalnego tytułem „okresowego zwiększenia obowiązków służbowych polegających na konieczności opracowania większej ilości projektów decyzji o warunkach zabudowy i lokalizacji celu publicznego”. Podczas kontroli analiza tego zagadnienia wykazała zmniejszanie się corocznie liczby decyzji realizowanych przez tego pracownika, na co wpływ miała m.in. ilość projektów decyzji opracowywanych przez wykonawcę zewnętrznego

Burmistrzowi zalecono rozważenie zasadności utrzymywania praktyki przyznawania dodatku specjalnego dla pracownika.

 

Wójt Gminy Nowe Piekuty przyznał dodatek specjalny Skarbnikowi Gminy w 2011 r. (wcześniej był on pobierany od 2006 r.) bez określenia czasu jego przyznania oraz przesłanek, z jakich został on przyznany. Ponadto przyznane zostały także dodatki specjalne Sekretarzowi Gminy oraz jeszcze jednemu pracownikowi – również bez wskazania przesłanek i okresu przyznania. Kolejnym dwóm pracownikom Urzędu Gminy Nowe Piekuty dodatki specjalne zostały przyznane z tytułu powierzenia dodatkowych zadań polegających na prowadzeniu obsługi finansowo-księgowej GOK, mimo że prowadzenie obsługi finansowo-księgowej GOK mieści się w zakresie zadań Urzędu, które powinno być powierzone stałymi zakresami obowiązków pracowników, a zatem być uwzględnione w stałych składnikach ich wynagrodzenia. Nieprawidłowości wynikają nieprzestrzegania zalecenia z poprzedniej kontroli kompleksowej.

Zwrócono się o zaniechanie przyznawania dodatków specjalnych na czas nieoznaczony oraz za stale wykonywane przez pracownika zadania, mając na uwadze okresowy charakter tego świadczenia.

 

         W Urzędzie Gminy Sejny stwierdzono m.in., że pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kierowniczym na 3/4 etatu wypłacano wynagrodzenie w kwocie wyższej o 60 zł miesięcznie od wynikającej z regulaminu wynagradzania (łącznie zawyżenie wyniosło 420 zł). Z kolei 2 inspektorom Urzędu Gminy dodatek specjalny za czynności dotyczące zwrotu podatku akcyzowego rolnikom przyznawany jest i wypłacany, mimo że dotyczy wykonywania zadań objętych już zakresami czynności tych pracowników.

Wnioskowano m.in. o zaniechanie przyznawania dodatków specjalnych za czynności wprost wynikające z zakresu czynności pracowników.

 

W każdej jednostce samorządu terytorialnego – podczas kontroli kompleksowej w urzędzie lub problemowej albo doraźnej prowadzonej w szkole albo jednostce prowadzącej obsługę szkół – badano szczegółowo zagadnienia dotyczące osiągania wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2017 rok. Stwierdzono m.in. następujące nieprawidłowości mające wpływ na wysokość dodatków uzupełniających:

- w Biurze Obsługi Szkół w Raczkach błędnie ustalono średnioroczną liczbę etatów nauczycieli mianowanych w okresie od stycznia do sierpnia 2017 r. (zawyżono o 0,61 etatu) oraz w okresie od września do grudnia 2017 r. (zawyżono o 0,81 etatu). Skutkiem tego było wypłacenie nauczycielom mianowanym dodatków uzupełniających za 2017 r. w łącznej kwocie 23.470,10 zł, podczas gdy przy prawidłowych obliczeniach powinna zostać wykazana różnica dodatnia między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli a iloczynem średniorocznej liczby etatów nauczycieli i średnich wynagrodzeń, której wystąpienie jest równoznaczne z brakiem podstaw do wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających. W trakcie kontroli została sporządzona korekta sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2017 r. Wszyscy nauczyciele mianowani złożyli oświadczenia w sprawie wyrażenia zgody na potrącenie z wynagrodzenia bezpodstawnie wypłaconego jednorazowego dodatku uzupełniającego. Potrącenia kwoty 23.470,10 zł dokonano z wynagrodzeń wypłaconych nauczycielom mianowanym 1 marca 2018 r.;

- w Biurze Obsługi Szkół w Drohiczynie nie w każdym przypadku prawidłowo dokonywano wyłączenia okresów, w których nauczyciele pobierali świadczenia finansowane przez ZUS, błędnie wyliczano strukturę zatrudnienia wskutek nieprawidłowego zaokrąglenia wyliczonego etatu w dół zamiast w górę oraz zaliczano zasiłki płatne przez ZUS do wydatków poniesionych na wynagrodzenia. W efekcie kwota do podziału w formie dodatków uzupełniających powinna być wyższa w przypadku nauczycieli mianowanych o 14.870,04 zł, a w przypadku nauczycieli dyplomowanych o 1.660 zł. Ponadto wysokość jednorazowego dodatku uzupełniającego przysługującego poszczególnym nauczycielom była ustalana w wyniku nieprawidłowego wyliczania osobistych stawek wynagrodzenia. Na skutek wydanych zaleceń zwiększono kwoty przypadającej do podziału w formie jednorazowych dodatków uzupełniających za 2017 r. łącznie o 16.530,04 zł oraz poinformowano, iż wypłata nauczycielom mianowanym i dyplomowanym zaniżonych dodatków nastąpi w I kwartale 2019 r.;

- w gminie Stawiski w wyniku błędów w ustaleniu liczby etatów oraz kwoty wydatków faktycznie poniesionych na wynagrodzenia kontrola wykazała obowiązek wypłacenia za 2017 r. dodatków uzupełniających dla nauczycieli kontraktowych w łącznej wysokości 7.523,57 zł oraz zwiększenie kwoty na wypłatę dodatków uzupełniających dla nauczycieli stażystów o łączną kwotę 1.871,92 zł;

- w Przedszkolu w Czarnej Białostockiej stwierdzono, że po wyeliminowaniu błędów w danych przekazanych przez Przedszkole Burmistrzowi kwota podzielona między nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez gminę Czarna Białostocka została zawyżona o 3.647,06 zł. W odpowiedzi poinformowano o przekazaniu Burmistrzowi skorygowanych danych m.in. w celu podjęciu działań w celu zwrotu wskazanej kwoty;

- w Zespole Szkół Samorządowych w Janowie stwierdzono błędy dotyczące ustalenia liczby etatów nauczycieli, ujęcia w kwocie wydatków na wynagrodzenia dodatku wiejskiego oraz jednorazowego dodatku uzupełniającego za rok poprzedni, a także błędy arytmetyczne. W konsekwencji tych błędów ustalono obowiązek wypłaty za 2017 r. dodatków uzupełniających dla nauczycieli stażystów na łączną kwotę 772,60 zł oraz zwiększenie kwot na wypłatę dodatków uzupełniających dla nauczycieli kontraktowych o 472,20 zł i dla nauczycieli mianowanych o 168,12 zł. Z udzielonej odpowiedzi wynika wykonanie wniosków pokontrolnych;

- w Zespole Szkół Samorządowych w Krynkach w wyniku kontroli zwiększono kwotę na wypłatę dodatków uzupełniających nauczycielom stażystom o 917,64 zł;

- w gminie Giby w wyniku błędnych obliczeń wypłacono za 2017 r. nauczycielom mianowanym jednorazowe dodatki uzupełniających w wysokości zaniżonej łącznie o 713,83 zł, zaś nauczycielom dyplomowanym w wysokości zawyżonej o tę kwotę;

- w Przedszkolu Nr 2 w Wysokiem Mazowieckiem stwierdzono, że po wyeliminowaniu błędów w danych przekazanych przez Przedszkole Burmistrzowi kwota podlegająca podziałowi między nauczycieli mianowanych zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez miasto Wysokie Mazowieckie powinna być wyższa o 317,14 zł;

- w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Białowieży stwierdzono błędy w ustalaniu średniej liczby etatów nauczycieli mianowanych oraz kontraktowych. Kwotę wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych zaniżono łącznie o 13.555,35 zł, a wydatków na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych łącznie o 979,68 zł. W efekcie dodatnia różnica między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń nauczycieli mianowanych została zaniżona o 711,34 zł, a dodatnia różnica między wskazanymi wartościami w odniesieniu do nauczycieli dyplomowanych została zaniżona o 13.339,19 zł. Natomiast w przypadku nauczycieli kontraktowych wydatki na wynagrodzenia zawyżono łącznie o 5.237,94 zł, tj. o kwotę dodatków uzupełniających wypłaconych w styczniu 2017 r. za 2016 r. Zatem kwota różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli kontraktowych a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń nauczycieli kontraktowych ustalona w sprawozdaniu sporządzonym przez Wójta Gminy Białowieża na (+) 5.065,45 zł, powinna wynosić (-) 172,49 zł i w takiej łącznej wysokości powinny zostać wypłacone dodatki uzupełniające dla nauczycieli kontraktowych. Jednorazowe dodatki uzupełniające dla poszczególnych nauczycieli stażystów w łącznej wysokości 4.912,36 zł zostały wypłacone w nieprawidłowych wysokościach, ze względu na niewłaściwe ustalenie osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego w stosunku do okresu zatrudnienia poszczególnych nauczycieli. Poinformowano o wypłaceniu nauczycielom kontraktowym jednorazowych dodatków uzupełniających za 2017 r., wynikających z podziału między tych nauczycieli kwoty 172,49 zł oraz o rozliczeniu z poszczególnymi nauczycielami stażystami błędów w ustaleniu wysokości dodatków; sporządzono korektę sprawozdania;

- w Szkole Podstawowej w Czyżach stwierdzono, że kwota podlegająca podziałowi między nauczycieli kontraktowych została zawyżona o 349,66 zł. Ponadto kontrola wykazała, że jednego z nauczycieli kontraktowych pominięto przy dokonywaniu podziału środków tytułem dodatków uzupełniających; ustalono, że powinna być mu wypłacona kwota 161,44 zł (po pomniejszeniu kwoty pierwotnie podlegającej podziałowi o 188,23 zł). Poinformowano o wystąpieniu do nauczycieli kontraktowych o zwrot kwot w łącznej wysokości 349,66 zł oraz wypłaceniu kwoty 161,44 zł nauczycielowi kontraktowemu;

- w gminie Szudziałowo w wyniku kontroli ustalono obowiązek podziału między nauczycieli stażystów dodatkowo kwoty 135,94 zł, który według udzielonej odpowiedzi wykonano.

 

Podczas kontroli danych sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli w gminie Turośń Kościelna stwierdzono szereg istotnych błędów w zakresie wytypowanych do kontroli grup nauczycieli – stażystów i kontraktowych. Dotyczyły one błędnego ustalenia liczby etatów, a także ujęcia w kwocie wydatków na wynagrodzenia nauczycieli dodatków socjalnych określonych w art. 54 Karty Nauczyciela, tj. dodatku mieszkaniowego i dodatku wiejskiego, a także ekwiwalentu za ubranie robocze. W konsekwencji błędów stwierdzono, że dodatnia różnica między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń:

- nauczycieli stażystów – została zawyżona o 4.323,75 zł (ustalono ją na 13.137,38 zł, zaś winno być 8.813,63 zł),

- nauczycieli kontraktowych – została zawyżona o 22.202,23 zł (ustalono ją na 25.111,85, zaś winno być 2.909,62 zł).

Ustalenia kontroli nie spowodowały powstania obowiązku wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających ani nauczycielom stażystom ani nauczycielom kontraktowym.

 

         W Szkole Podstawowej w Poćkunach kwotę wydatków na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych zawyżono o 236,57 zł, zaś na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych zawyżono o 4.303,08 zł, co wynikało z błędu przy ręcznym przepisywaniu kwot z list płac do tabel służących do obliczeń. Błędy te nie wpłynęły na powstanie obowiązku wypłaty dodatków uzupełniających dla nauczycieli na tych stopniach awansu zawodowego.

 

Gmina Giby zalega z wypłatą nauczycielom jednorazowych dodatków uzupełniających za lata 2013-2016. Stwierdzono, że zaległe dodatki wypłacano jedynie nauczycielom, którzy odchodzili na emeryturę lub wystąpili na drogę postępowania sądowego – w 2018 r. wypłacono je 2 nauczycielom w łącznej wysokości 7.109,60 zł. Na dzień 31 grudnia 2017 r. zobowiązania wymagalne gminy z tego tytułu wynosiły 423.957,94 zł, zaś na dzień przeprowadzenia kontroli (1 września 2018 r.) wynosiły 416.848,34 zł.

 

Podczas kontroli w jednostkach oświatowych, jednostkach obsługujących szkoły oraz w urzędach j.s.t. prowadzących obsługę szkół analizowano prawidłowość liczby godzin ponadwymiarowych realizowanych przez nauczycieli zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, w świetle przepisów art. 35 ust. 1 oraz art. 42 ust. 6 i 6a Karty Nauczyciela. Nieprawidłowości polegające na realizacji liczby godzin ponadwymiarowych przekraczającej ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczyciela, stwierdzono w:

- Biurze Obsługi Szkół w Raczkach (w zakresie wicedyrektora Szkoły Podstawowej w Raczkach oraz dyrektora Gimnazjum w Raczkach),

- Urzędzie Miasta Kolno (w zakresie dyrektorów Szkoły Podstawowej Nr 2 w Kolnie i Przedszkola Miejskiego Nr 4 w Kolnie),

- Szkole Podstawowej w Poćkunach (w zakresie dyrektora SP w Poćkunach i p.o. dyrektora obsługiwanej Szkoły Podstawowej w Krasnowie),

- Urzędzie Gminy Klukowo (w zakresie dyrektora Szkoły Podstawowej w Łuniewie Małym),

- Urzędzie Gminy Perlejewo (w zakresie dyrektora Szkoły Podstawowej w Perlejewie i dyrektora Gimnazjum w Perlejewie),

- Zespole Szkół Samorządowych w Janowie (w zakresie godzin dyrektorów i wicedyrektorów tej szkoły).

Do kierowników jednostek organizacyjnych zwrócono się o sporządzanie arkuszy organizacyjnych przewidujących prawidłową liczbę godzin ponadwymiarowych, zaś do organów wykonawczych gmin o zapewnienie, aby liczba godzin ponadwymiarowych nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze była zgodna z przepisami Karty Nauczyciela w treści zatwierdzanych przez nich arkuszy organizacyjnych szkół.

 

W Szkole Podstawowej w Poćkunach stwierdzono, że dyrektorowi obsługiwanej przez tę szkołę SP w Krasnowie w roku szkolnym 2016/2017 przydzielono zajęcia w wymiarze łącznie 16 godzin tygodniowo, z czego 9 godzin w wymiarze obowiązkowym oraz 7 godzin ponadwymiarowych. Według uchwały Rady Gminy obowiązujące pensum dla dyrektora szkoły powinno wynosić 8 godzin tygodniowo. Dziewiąta godzina, przekraczająca obowiązkowy wymiar godzin dyrektora po obniżce, powinna była być traktowana jako godzina ponadwymiarowa, a zatem dodatkowo opłacona. W wyniku kontroli nauczycielowi temu wypłacono dodatkowo wynagrodzenie za te godziny w wysokości 1.211,09 zł.

 

Rada Gminy Turośń Kościelna obniżyła dyrektorom szkół podstawowych obowiązkowy wymiar godzin zajęć do poziomu 5 godzin tygodniowo. Z danych arkuszy organizacyjnych jednej ze szkół na lata szkolne 2016/2017 i 2017/2018 wynikało, że w przypadku dyrektora tej szkoły stosowano zawyżoną liczbę tygodniowego pensum – 8 godzin. Przyjęcie takiego rozwiązania wyjaśniano tym, że dyrektor w ramach stosunku pracy realizował obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze godzin. Wyjaśnień nie uwzględniono przy ocenie tego stanu faktycznego, ponieważ Rada Gminy obniżyła tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć każdemu dyrektorowi do poziomu 5 godzin tygodniowo. Brak w uchwale postanowień, które różnicowałyby te zasady ze względu na fakt, iż nauczyciel zajmujący stanowisko dyrektora w ramach stosunku pracy realizował obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym wymiarze godzin. W wyniku kontroli dyrektorowi tej szkoły wypłacono za 3 godziny tygodniowo, które powinny być dodatkowo płatne jako ponadwymiarowe, wynagrodzenie w łącznej wysokości 5.770,60 zł.

 

Podczas kontroli kompleksowej w gminie Perlejewo ustalono, że dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Perlejewie przydzielono na rok szkolny 2016/2017 3 godziny obowiązkowego wymiaru tygodniowego, podczas gdy zgodnie z uchwałą Rady Gminy należało ustalić obowiązkowy wymiar na poziomie 5 godzin tygodniowo. Jak wyjaśnił Wójt, dyrektor Szkoły błędnie wpisał liczbę godzin do arkusza i realizował przez rok szkolny 3 godziny.

Wójtowi zalecono, aby liczba godzin obowiązkowego tygodniowego wymiaru nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze w treści arkuszy była zgodna z zasadami uchwalonymi przez Radę.

 

Podczas kontroli wynagrodzeń nauczycieli przeprowadzonej w Biurze Obsługi Szkół w Raczkach stwierdzono, że:

- według regulaminu wynagradzania nauczycieli dyrektor szkoły liczącej od 6-10 oddziałów może otrzymywać dodatek funkcyjny w wysokości od 200 zł do 600 zł. W jednej ze szkół od roku szkolnego 2014/2015 funkcjonowało mniej niż 10 oddziałów, w związku z czym dodatek funkcyjny dla dyrektora mógł wynosić najwyżej 600 zł. Tymczasem Wójt przydzielał dyrektorowi dodatek funkcyjny w wysokości 750 zł. Łącznie od września 2014 r. do momentu zakończenia kontroli dyrektorowi wypłacono dodatek funkcyjny w wysokości zawyżonej o 6.450 zł względem obowiązujących przepisów prawa;

- dyrektor Szkoły Podstawowej w Raczkach przydzielił kierownikowi świetlicy dodatek funkcyjny w wysokości 600 zł, podczas gdy zgodnie z regulaminem wynagradzania oraz po uwzględnieniu zatrudnienia kierownika świetlicy w wymiarze ¾ etatu dodatek funkcyjny mógł wynosić maksymalnie 330 zł. W wyniku analizy zmiany regulaminu wynagradzania wprowadzonej od dnia 1 stycznia 2018 r. ustalono, że po uwzględnieniu zatrudnienia w wymiarze ¾ etatu dodatek funkcyjny dla kierownika świetlicy może maksymalnie wynosić 510 zł. W 2017 r. dodatek ten był wypłacany w wysokości zawyżonej o 270 zł, zaś w 2018 r. o 90 zł względem treści regulaminu.

Zwrócono się o wystąpienie do dyrektora Gimnazjum o dobrowolny zwrot zawyżenia dodatku funkcyjnego oraz przyznanie kierownikowi świetlicy dodatku funkcyjnego zgodnie z regulaminem wynagradzania,

 

Podczas kontroli w Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach stwierdzono, że dodatek funkcyjny otrzymywany przez wicedyrektora przedszkola, przyznany przez dyrektora pismem z 26 sierpnia 2016 r. w kwocie 400 zł był zawyżony w okresie od września do końca grudnia 2016 r. o 19,54 zł miesięcznie i w okresie od 1 stycznia 2017 r. do dnia kontroli o 14,59 zł miesięcznie w świetle regulaminu wynagradzania nauczycieli. Zawyżony dodatek funkcyjny stanowił łącznie sumę 250,34 zł.

Do Dyrektora Przedszkola zwrócono się o wystąpienie do wicedyrektora o dokonanie dobrowolnego zwrotu tej kwoty.

 

Podczas kontroli wydatków na wynagrodzenia nauczycieli zatrudnionych w Szkole Podstawowej w Poćkunach i obsługiwanej przez nią SP w Krasnowie stwierdzono, że:

- nagrodę jubileuszową dla nauczyciela obliczono z pominięciem wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, w wyniku czego zaniżono ją o 1.679,60 zł,

- nauczycielce wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne zaniżone o kwotę 800 zł (błąd rachunkowy),

- nauczycielowi zaniżono dodatkowe wynagrodzenie roczne o kwotę 352,36 zł w wyniku nieuwzględnienia w podstawie wymiaru wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe,

- nauczycielce wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne w wysokości zawyżonej o 15,45 zł.

Na skutek wydanych zaleceń pokontrolnych zaniżone kwoty zostały wypłacono nauczycielom, zaś nadpłacone dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało dobrowolnie zwrócone przez nauczyciela.

 

W wyniku kontroli wynagrodzeń nauczycieli w Przedszkolu w Czarnej Białostockiej stwierdzono, że wicedyrektorowi w okresie od 1 stycznia 2016 r. do końca lutego 2017 r. przyznany był dodatek motywacyjny w wysokości 27% wynagrodzenia zasadniczego, podczas gdy zgodnie z regulaminem wynagradzania nauczycieli… nie mógł przekroczyć 20% jego wynagrodzenia zasadniczego. Łącznie nadpłacono kwotę 3.046,82 zł. Wynagrodzenie nauczyciela dyplomowanego obliczano zaś niezgodnie z wymiarem etatu, w wyniku czego wynagrodzenie zawyżono łącznie o 157,56 zł w badanym okresie.

Poinformowano o wystąpieniu do pracowników o zwrot nadpłaconych kwot.

 

         Badając terminowość odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy stwierdzono, że Urząd Gminy Giby sześciokrotnie (w czerwcu, lipcu, sierpniu, październiku, listopadzie i grudniu 2017 r.) opłacił składki do ZUS z przekroczeniem terminu. Opóźnienie wynosiło 1-2 dni.

 

W Urzędzie Gminy Nowe Piekuty stwierdzono naliczenie podatku dochodowego od diet sołtysów za udział w sesjach Rady Gminy. Od początku 2016 r. do 31 sierpnia 2018 r. naliczono i odprowadzono podatek dochodowy od wypłaconych sołtysom diet na sumę 22.925 zł. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych diety oraz kwoty stanowiące zwrot kosztów, otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich, zwolnione są z opodatkowania do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 3.000 zł. Poinformowano, iż od stycznia 2019 r. zaniechano naliczania podatku od diet sołtysów.

 

Dietę wypłacaną Przewodniczącemu Rady Miasta Kolno zaniżano o 17,22 zł miesięcznie. Przyczyną takiego stanu było bezpodstawne przyjmowanie za kwotę bazową wartości stanowiącej kwotę bazową dla 2016 r., zamiast właściwej na lata 2017 i 2018. Przewodniczącemu Rady Miasta wypłacono w czasie kontroli niedopłatę diet w łącznej wysokości 241,08 zł. Z kolei w mieście Zambrów przewodniczącemu jednej z komisji Rady Miasta za styczeń 2017 r. zaniżono dietę o 143 zł ze względu na przyjęcie błędnej podstawy jej naliczenia. Należność wypłacono w czasie kontroli. W gminie Supraśl stwierdzono przypadki nie potrącenia radnym nienależnych diet w łącznej wysokości 300 zł. W trakcie kontroli 2 radnych zwróciło łącznie 200 zł, zaś pozostałe 100 zł zostało wpłacone po kontroli, o czym poinformowano w odpowiedzi.

 

         W zakresie wydatków budżetowych kontrolowano prawidłowość naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Największy skutek finansowy stwierdzono w Urzędzie Miejskim w Jedwabnem – polegał on na zaniżeniu odpisu o 4.584,54 zł i w Urzędzie Miasta Kolno – zaniżenie odpisu o 4.140,35 zł.

Do kierowników jednostek zwrócono się o zwiększenie odpisu na ZFŚS ustalonego na rok, w którym odbywała się kontrola. Stosowne działania zostały podjęte.

 

Urząd Gminy Białowieża ponosił od października 2012 r. koszty umów zlecenia z pracownikiem Urzędu na prowadzenie ewidencji księgowej OSP w Białowieży w wysokości 167 zł brutto. Łączne wydatki z tych umów w 2017 r. wyniosły 2.004 zł. Wydatki takie nie mogą być ponoszone na podstawie art. 32 ust. 2-3 ustawy o ochronie przeciwpożarowej, ponieważ nie dotyczą celów finansowanych przez gminę wskazanych w tych przepisach.

Zwrócono się o zaprzestanie finasowania z budżetu gminy kosztów prowadzenia ewidencji księgowej ochotniczych straży pożarnych.

 

W zakresie wydatków na promocję gminy Sokółka stwierdzono opłacenie rachunku na kwotę 4.500 zł za pobyt w gospodarstwie agroturystycznym w jednej z wsi na terenie gminy. W wyjaśnieniu przedstawiono inspektorom kontroli, że „(…) W zakresie promocji przedstawiono jednostkom pomocniczym (sołtysom) zagadnienia związane z planem promocji gminy Sokółka na rok 2017 oraz oczekiwania Burmistrza Sokółki co do roli w/w jednostek w promocji gminy. Dla uczestników spotkania przygotowano degustację produktów regionalnych promowanych w całej Polsce (…).” Zarówno cel wydatku, jak i argumentacja zawarta w wyjaśnieniu nie świadczą w ocenie Izby wystarczająco o związku pomiędzy wydatkiem poniesionym a realizacją zadań publicznych z zakresu promocji gminy.

         Wnioskowano o ponoszenie wydatków budżetu na cele wykazujące należyty związek z realizacją zadań publicznych, których finansowaniu miały te wydatki służyć według przyjętego sposobu ich sklasyfikowania.

 

W gminie Białowieża ze środków na przeciwdziałanie alkoholizmowi sfinansowano w 2017 r. kwotę 28.140 zł wypłaconą wykonawcom muzycznym za koncerty podczas I Białowieskiego Pikniku Rodzinnego. W umowach z wykonawcami nie zawarto żadnych postanowień dotyczących realizacji działalności profilaktycznej w trakcie występów. Ponadto na dzień zorganizowania Pikniku wydano jednorazowe zezwolenie na sprzedaż alkoholu do 4,5% oraz piwa, co budzi uzasadnione wątpliwości co do związku imprezy z profilaktyką alkoholową. Z kolei w 2018 r. ze środków tych przekazano 60.000 zł w formie dotacji celowej dla Białowieskiego Ośrodka Kultury z przeznaczeniem na realizację II Białowieskiego Pikniku Rodzinnego. Sprawozdanie zawierało jedynie kserokopię faktury z 25 czerwca 2018 r. wystawionej przez przedsiębiorcę na kwotę 60.000 zł, z którym BOK zawarł porozumienie 22 czerwca 2018 r. w sprawie organizacji imprezy w dniu 23 czerwca. Okazano ofertę wykonawcy z 22 czerwca 2018 r. na zorganizowanie Pikniku w dniu 23 czerwca 2018 r. Daty oferty i porozumienia świadczą o tym, że wykonawca w sposób nieformalny musiał być wcześniej wybrany przez dyrektora BOK, ponieważ niemożliwe było zaoferowanie zorganizowania tego typu imprezy na 1 dzień przed jej terminem i wywiązanie się z zobowiązań. Przygotowanie warsztatów mających na celu zapobieganie alkoholizmowi zostało wycenione w ofercie tylko na 1.230 zł. Również w zakresie realizacji pikniku w 2018 r. stwierdzono wydanie jednorazowego zezwolenia na sprzedaż alkoholu w czasie przeprowadzania imprezy. Kontrola wykazała brak uzasadnienia dla udzielenia BOK dotacji na organizację pikniku, ponieważ jednostka ta samodzielnie nie sfinansowała żadnych elementów organizacji imprezy a jedynie zleciła na zewnątrz cele powierzone jej umową dotacji. Nie okazano dokumentacji, która potwierdzałaby, że wydatku tego BOK dokonał w sposób celowy i oszczędny. W świetle procedur wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie Gminy Białowieża zlecenie tego typu usługi powinno zaś było nastąpić przy udokumentowaniu zapytania ofertowego do co najmniej 3 wykonawców. Wydanie jednorazowego zezwolenia na sprzedaż alkoholu w czasie przeprowadzania imprezy finansowanej ze środków na przeciwdziałanie alkoholizmowi stwierdzono też w gminie Supraśl.

Rekomendowano m.in. przeznaczanie dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu wyłącznie na zadania wykazujące należyty związek z celami zawartymi w gminnym programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, zaprzestanie udzielania BOK dotacji celowych na realizację zadań, która ma polegać wyłącznie na zleceniu przez BOK całości przyjętych obowiązków podmiotowi zewnętrznemu oraz unikania sytuacji finansowania ze środków na przeciwdziałanie alkoholizmowi wydarzeń, podczas których mogła być prowadzona sprzedaż alkoholu.

 

Analizując Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych przyjęty na 2017 r, uchwałą Rady Gminy Radziłów stwierdzono, że w jego treści zawarto zapisy nie odpowiadające rzeczywistości – np. zadanie „doposażenie świetlic środowiskowych (…)” oraz „finansowanie zatrudnienia pracowników merytorycznych w w/w świetlicach”, mimo że na terenie gminy nie działają takie świetlice. Z kolei w zakresie zadania „dofinansowanie zakupu sprzętu lub wyposażenia przeznaczonego na plac zabaw dla dzieci i młodzieży” stwierdzono brak wydatków na jego realizację. Również w gminie Klukowo niektóre zadania zawarte w programie nie były w ogóle realizowane, jak utworzenie i finansowanie punktu konsultacyjnego oraz systematyczna kontrola punktów sprzedaży alkoholu.

Zwrócono się o realizowanie wszystkich zadań ujętych w gminnych programach profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

 

W Urzędzie Miejskim w Jedwabnem stwierdzono brak należytego udokumentowania związku części finansowanych działań z gminnym programem profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Dotyczyło to m.in. wydatków przeznaczonych na: bliżej nieokreśloną usługę gastronomiczną (95 szt. za kwotę 3.385,80 zł) – opis na fakturze: „(…) spotkanie profilaktyczne z sołtysami oraz mieszkańcami gminy” bez żadnego wskazania, na czym polegały działania profilaktyczne; wstęp na koncert Zespołu Pieśni i Tańca (3.888 zł) - opis na fakturze: „(…) za udział na koncercie oraz przeprowadzony był to program profilaktyczno- edukacyjny” bez wskazania, na czym polegał program i kto go prezentował; przewóz osób na trasie Jedwabne-Toruń-Jedwabne (2.160 zł).

Wnioskowano o dokonywanie wydatków na podstawie dokumentacji zapewniającej możliwość ustalenia związku finansowanych celów z realizacją zadań gminy z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi.

 

         Analiza wydatków ponoszonych przez Kolneński Ośrodek Kultury i Sportu wykazała, że 7 grudnia 2016 r. zawarto umowę na wykonanie dokumentacji zadania „Modernizacja Kolneńskiego Ośrodka Kultury i Sportu wraz z zagospodarowaniem terenu i niezbędną infrastrukturą techniczną” za kwotę 104.919 zł. Umowę zawarto z terminem wykonania 30 kwietnia 2017 r. W dniu 28 kwietnia 2017 r. podpisano aneks, którym zwiększono wartość robót o kwotę 9.225 zł i wydłużono – określony w zapytaniu ofertowym jako wymagany – termin zakończenia prac do 15 października 2017 r. Mając na uwadze termin zlecenia wykonania dokumentacji projektowej i zbieżność jej przedmiotu z przedmiotem wstępnej dokumentacji aplikacyjnej (który to wniosek został odrzucony), zwrócono się o wyjaśnienie m.in. zasadności zwiększania zakresu dokumentacji i samego faktu dalszego jej opracowywania wobec wiedzy o nieotrzymaniu dofinansowania. Wyjaśniono, że dokumentację przygotowano „w celu skorzystania z możliwych dofinansowań i brania udziału we wszystkich programach (…)”. Dokumentację tę, za opracowanie której poniesiono wydatek w kwocie 114.144 zł, przyjęto 9 października 2017 r. na konto 080 „Środki trwale w budowie”, jako element nakładów inwestycyjnych, natomiast pod datą 30 listopada 2017 r. wyksięgowano z ewidencji uzasadniając tę operację jako „(…) jest duże prawdopodobieństwo, że przygotowana dokumentacja projektowa w części lub w całości nie przyniesienie korzyści ekonomicznych.” Przeczy to składanym wyjaśnieniom o zamiarze wykorzystania dokumentacji w innych zadaniach.

Zalecono ponowne ujęcie w ewidencji wartości dokumentacji.

 

Burmistrz Jedwabnego zlecił gminnej spółce PGK w Jedwabnem wykonanie remontów dróg w ramach funduszu sołeckiego, nie określając podstawowych danych umożliwiających precyzyjne ustalenie przedmiotu zlecenia (ilości robót), wysokości wynagrodzenia wykonawcy oraz terminu wykonania robót. W zleceniu wskazano „Należność uregulujemy po zrealizowaniu zamówienia i przedłożeniu faktury”. Podobne ustalenia poczyniono w zakresie zlecenia tej spółce zadania odśnieżania dróg i zwalczania śliskości w sezonie 2016/2017. Zlecenie zostało podpisane przez Burmistrza w dniu 17 stycznia 2017 r., nie było autoryzowane ze strony spółki i nie zawierało kontrasygnaty Skarbnika. W zleceniu brak określenia zasad wynagradzania za tę usługę.

Wskazano na konieczność precyzyjnego określania w umowach zawieranych z PGK przedmiotu zamówienia, jego zakresu rzeczowego, terminu wykonania oraz wynagrodzenia spółki.

 

W Urzędzie Gminy Janów kontrola wykazała liczne przypadki (21 faktur wystawionych w związku z realizacją zamówienia na dostawę kruszywa i 5 faktur na realizację wydatków na promocję gminy) braku na fakturach opisów merytorycznych, w związku z czym nie można stwierdzić związku poniesionego wydatku z umową (w przypadku kruszywa) lub z działaniami podejmowanymi w ramach promocji gminy. Były to m.in. wydatki sklasyfikowane jako dotyczące promocji gminy na: dwukrotne wynajęcie sali za 4.920 zł i 2.706 zł, usługę gastronomiczną za 560 zł, zakup miodu za 700 zł, wędlin tradycyjnych za 540 zł czy jagnięcia upieczonego za 756 zł. Uzasadnienie związku wydatków z zadaniami z zakresu promocji gminy zawarto dopiero w złożonych podczas kontroli wyjaśnieniach.

Wójta zobowiązano do zamieszczania odpowiednich opisów merytorycznych na fakturach dokumentujących poniesione wydatki.

 

Kontrola funduszu sołeckiego w gminie Janów wykazała brak realizacji wydatków na niektóre wnioski sołectw złożone na 2017 r. W przypadku jednego sołectwa stwierdzono, że zadanie zostało faktycznie zrealizowane i opłacone w sierpniu 2017 r. W związku z tym, iż faktura nie została odpowiednio opisana, nie ujęto tego wydatku do wydatków zrealizowanych w ramach funduszu sołeckiego (jako zgodnych z prawidłowym wnioskiem sołectwa), co skutkowało utraceniem przez gminę dotacji z budżetu państwa w kwocie 2.359,35 zł. W przypadku trzech innych sołectw brak realizacji wniosków wynikał stąd, że faktury za wykonanie wynikających z wniosków przedsięwzięć zostały opłacone w dniach 8 i 18 stycznia 2018 r., pomimo, że wpłynęły one do Urzędu Gminy Janów w dniu 29 grudnia 2017 r. Nieopłacenie tych faktur w 2017 r. skutkowało utraceniem przez gminę dotacji z budżetu państwa z tytułu zwrotu części poniesionych wydatków w wysokości 11.214,25 zł. Dodatkowo w przypadku części sołectw wydatki ujęte we wniosku do Wojewody Podlaskiego o zwrot części wydatków wykonanych w ramach funduszu przekraczały kwoty wskazane przez poszczególne sołectwa we wnioskach w sprawie przeznaczenia środków funduszu. Zawyżono w ten sposób dotację otrzymaną z budżetu państwa o 92,32 zł. Kwota ta została przez gminę zwrócona.

Zwrócono się m.in. o kwalifikowywanie do wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego wszystkich wydatków poniesionych na podstawie prawidłowych wniosków sołectw oraz zapewnienie ponoszenia wydatków w ramach funduszu sołeckiego do końca roku budżetowego, w którym zrealizowano przedsięwzięcie.

 

Szereg nieprawidłowości wykazała kontrola funduszu sołeckiego w gminie Drohiczyn:

- przy ustaleniu środków przypadających na poszczególne sołectwa w 2017 r. posłużono się liczbą mieszkańców zameldowanych na pobyt stały, pomijając osoby zameldowane na pobyt czasowy. Ogółem zaniżono łączną kwotę funduszu do dyspozycji sołectw na poziomie 14.520,98 zł,

- w trzech przypadkach dokonano częściowego odrzucenia wniosków sołectw w sprawie przeznaczenia środków funduszu sołeckiego, z uwagi na fakt, iż jedno z wnioskowanych zadań nie było zadaniem własnym gminy (przedsięwzięcia te dotyczyły robót na drogach powiatowych), zamiast odrzucenia wniosków w całości,

- wydatki w ramach funduszu ponoszono na podstawie wniosków podpisanych przez sołtysów oraz dokumentacji zebrań wiejskich podpisanej przez przewodniczącego i protokolanta zebrania, które zawierały w treści szereg dopisków dokonanych innym charakterem pisma (przy czym z analizy załączników do protokołu kontroli można wnioskować, że w każdym z opisanych niżej przypadków dopisków dokonywała ta sama osoba), mających wpływ na ocenę prawidłowości wniosków lub zmieniających decyzje udokumentowane protokołami zebrań wiejskich. Wydatki na podstawie takie dokumentacji zaliczone do wykonanych w ramach funduszu wyniosły 119.170,90 zł,

- przyjęto do realizacji wniosek sołectwa przewidujący m.in. organizację imprezy mieszkańców. Wydatek poniesiono na kwotę 2.600 za „usługę cateringową” – opis na fakturze „Usługa cateringowa za zabawę noworoczną (przekreślone i wpisane „integracyjną”) mieszkańców wsi (…)". Wyjaśniono, że impreza została poprzedzona spotkaniem mieszkańców, na którym zdecydowano o remoncie świetlicy, a mieszkańcy zobowiązali się nieodpłatnie „wnieść robociznę w czasie trwania prac remontowych”. W ocenie Izby nie mieści się w zakresie zadań własnych gminy „pokazywanie” mieszkańcom potrzeby wykonywania prac fizycznych na rzecz gminy, w związku z którym to „pokazywaniem” zakupuje się ze środków publicznych nieokreśloną usługę konsumpcyjną.

Ustalenia w tym zakresie przekazano Wojewodzie Podlaskiemu w celu ewentualnego zobowiązania gminy do zwrotu dotacji otrzymanej tytułem zwrotu części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w wysokości 42.905,30 zł.

 

W zakresie funduszu sołeckiego gminy Supraśl na 2017 r. stwierdzono, że przyjęto do realizacji wspólne przedsięwzięcie obejmujące remont sal w szkole, uchwalone przez rady sołeckie 2 sołectw jako zmiana dotychczasowych wniosków, podczas gdy zgodnie z art. 5-7 ustawy o funduszu sołeckim rada sołecka nie jest władna do zmiany wniosku uchwalonego przez zebranie wiejskie. Ponadto wystąpiły nieprawidłowości dotyczące braku wymaganej statutami sołectw liczby osób niezbędnych dla ważności zebrań wiejskich podejmujących uchwały w sprawie przeznaczenia środków funduszu sołeckiego w 6 sołectwach.

Realizując wnioski uchwalone przez zebrania wiejskie, które według dokumentacji nie były ważne, a także ponosząc wydatki na zadania wprowadzone przez rady sołeckie, wydano łącznie 150.331,84 zł, co odpowiada zwrotowi poniesionych wydatków z budżetu państwa uzyskanemu przez gminę Supraśl tytułem dotacji na poziomie 52.546,99 zł. Informacje w tej sprawie przekazano Wojewodzie Podlaskiemu.

 

W gminie Szudziałowo przy ustaleniu wysokości środków funduszu dla poszczególnych sołectw posłużono się liczbą mieszkańców zameldowanych na pobyt stały, co skutkowało zaniżeniem ogólnej kwoty funduszu sołeckiego na 2017 r. o 1.206,25 zł. Analiza dokumentacji wykazała znacznie niższą kwotę wydatków na realizację przedsięwzięć sołectw niż wynika to z ich wniosków – m.in. brak w ogóle wydatków na część przedsięwzięć (w zakresie robót drogowych w 14 sołectwach). Wójt wyjaśnił, że przedsięwzięcia te wykonywał Zakład Gospodarki Komunalnej (jednostka budżetowa gminy), która „Nie może jednak (…) wystawić faktury dla Urzędu Gminy.” Wójtowi wskazano w wystąpieniu pokontrolnym, że wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego mogą być realizowane także przez inne jednostki budżetowe gminy niż Urząd Gminy. Wykonanie części przedsięwzięć przez ZGK musiało powodować poniesienie przez określonych, udokumentowanych fakturami, wydatków na te cele (np. związanych z zakupem paliwa czy materiałów budowlanych), które ZGK powinien wykazać w rocznym sprawozdaniu Rb-28S w kol. 10 jako wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego.

         Do Wójta zwrócono się o prawidłowe obliczanie środków funduszu oraz zobowiązanie kierownika ZGK, aby w związku z realizacją przedsięwzięć wynikających z wniosków sołectw dokumentował wydatki poniesione przez ZGK na realizację poszczególnych zadań i wykazywał je w kol. 10 sprawozdania Rb-28S, na podstawie czego mogłoby one być ujmowane we wniosku o częściowy zwrot z budżetu państwa.

 

         Kontrola zagadnień dotyczących funduszu sołeckiego w gminie Sokółka wykazała, że: nie uwzględniono w wydatkach zrealizowanych w ramach funduszu sołeckiego wydatku na kwotę 346 zł, mimo że był on zgodny z prawidłowym wnioskiem sołectwa, co skutkowało utraceniem przez gminę dotacji z budżetu państwa w kwocie 120,94 zł; przyjęto do realizacji wnioski 12 sołectw (na 17 objętych próbą kontrolną) zawierające przedsięwzięcia polegające ogólnie na „spotkaniach integracyjnych mieszkańców wsi”, w związku z realizacją których wydatki poniesiono głównie na konsumpcję; z uzasadnień wniosków nie wynikał związek tych przedsięwzięć z realizacją zadań własnych gminy; przyjęto do realizacji wniosek sołectwa przewidujący prace modernizacyjne w budynku szkoły na obszarze innego sołectwa, mimo że nie zaistniała sytuacja realizacji wspólnego przedsięwzięcia, o którym mowa w art. 6 ustawy o funduszu sołeckim.

Do Burmistrza zwrócono się m.in. o kwalifikowanie do wydatków wykonanych w ramach funduszu wszystkich wydatków poniesionych na podstawie prawidłowych wniosków, a także przyjmowanie tylko tych wniosków sołectw, z uzasadnienia których wynika dostateczny związek między zgłaszanymi przedsięwzięciami a zakresem zadań własnych gminy.

 

W wyniku kontroli funduszu sołeckiego w gminie Dąbrowa Białostocka stwierdzono m.in., że przy naliczeniu funduszu sołeckiego pominięto sołectwo Dąbrowa Białostocka, którego obszar obejmuje część miasta Dąbrowa Białostocka. Wyjaśniono, że obszar tego sołectwa nie jest formalnie określony.

Wnioskowano o podjęcie działań skutkujących formalnym określeniem obszaru sołectwa Dąbrowa Białostocka oraz zaprzestanie przyjmowania wniosków nie wykazujących

 

6. W zakresie zamówień publicznych:

- nieprzestrzeganie zasady powszechności stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych - w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieokreślenie lub nieprawidłowe określenie wartości zamówienia – w 5 jednostkach;

- niewłaściwa specyfikacja istotnych warunków zamówienia (np. treść niekompletna lub niezgodna z przepisami ustawy) – w 4 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowości w zakresie dokumentów żądanych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu (np. nieżądanie dokumentów, bezpodstawne żądanie dokumentów) oraz potwierdzających spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowalne wymagań określonych przez zamawiającego (np. żądanie dokumentów bez opisania wymogów, nieżądanie dokumentów) - odpowiednio w 1 i 2 kontrolowanych jednostkach;

- niewzywanie wykonawców do uzupełnienia dokumentów na zasadach wynikających z art. 26 ustawy – w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe określenie kryteriów oceny ofert - w 14 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości w zakresie informowania o wynikach postępowania (w tym zawiadamiania o wyborze oferty, ofertach odrzuconych, wykonawcach wykluczonych z postępowania) – w 7 jednostkach;

- zawarcie umowy niezgodnej ze specyfikacją i treścią oferty wybranej w postępowaniu - w 1 jednostce kontrolowanej;

- dokonanie zmiany zawartej umowy z naruszeniem przepisów prawa - w 1 jednostce;

- nieprawidłowości przy ustalaniu, pobieraniu lub zwrocie zabezpieczenia należytego wykonania umowy – w 14 jednostkach kontrolowanych;

- wypłacenie wynagrodzenia za roboty, dostawy lub usługi bez potwierdzenia ich wykonania, protokołu odbioru – w 7 jednostkach kontrolowanych;

- wypłacanie wykonawcom robót, dostaw lub usług zawyżonych wynagrodzeń – w 6 jednostkach;

- naruszenie postanowień umowy w zakresie dokumentowania zmian cen dostaw oraz potwierdzania jakości dostarczanych materiałów – w 1 jednostce;

- nieprawidłowości przy sporządzeniu planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych – odpowiednio w 3 i 3 jednostkach;

- nieprawidłowości przy ustaleniu zasad funkcjonowania komisji przetargowej lub powierzaniu przez kierownika zamawiającego innym osobom czynności związanych z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania – w 5 jednostkach kontrolowanych;

- złożenie oświadczeń z art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych przed otwarciem ofert – w 1 jednostce kontrolowanej.

 

Przy udzielaniu zamówień publicznych na kredyty przez gminy Supraśl i Łapy stwierdzono ograniczenie wagi kryterium ceny do 60% przy jednoczesnym bezzasadnym przyznaniu wagi 40% niemającemu praktycznego znaczenia kryterium liczby dni, po której nastąpi uruchomienie kredytu. W konsekwencji stworzono potencjalną możliwość wyłonienia jako „najkorzystniejszej” oferty droższej w zakresie kosztów kredytu odpowiednio o 339.145,28 zł (Supraśl) i 446.362,68 zł (Łapy) przy zaoferowaniu uruchomienia kredytu w ciągu 1 dnia, podczas gdy oferta tańsza o te kwoty przewidywałaby uruchomienie kredytu po 2 dniach (jako wyjściową cenę do obliczeń przyjęto wartość szacunkową). Tak określona waga kryteriów nie zapewniała wyboru oferty najkorzystniejszej ani oszczędnego wydatkowania środków. Analogicznie błędne, niezapewniające wyboru oferty najkorzystniejszej, określenie kryteriów oceny stwierdzono w zamówieniu na kredyt udzielony przez gminę Krynki. Kryterium ceny przyznano wagę 60% a drugie kryterium „czas uruchomienia kredytu” miało wagę 40%.

Rekomendowano ustalanie kryteriów oceny ofert w postępowaniach na udzielenie kredytu w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych.

 

Analiza przetargu nieograniczonego na dostawy oleju opałowego w gminie Nurzec-Stacja wykazała, że jako kryteria oceny ofert przyjęto cenę – waga 60%, termin płatności – 20% i termin realizacji dostawy – 20%. Mimo przyznania kryteriom poza cenowym tak wysokiej wagi, w praktyce nie miały one istotnego znaczenia – pomimo zawarcia w ofercie wykonawcy 21-dniowego terminu płatności, faktury były opłacane bezpośrednio po ich otrzymaniu (maksymalnie 4 dni). Stworzono zatem potencjalną możliwość wyboru oferty o istotnie wyższej cenie w zamian za dłuższy termin płatności faktury, który w istocie nie miał znaczenia dla zamawiającego.

Wnioskowano o ustalanie kryteriów oceny ofert w postępowaniach na udzielenie kredytu w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych.

 

W przetargu prowadzonym przez Przedszkole Nr 2 w Wysokiem Mazowieckiem na dostawę artykułów spożywczych kryteriami wyboru ofert były: cena (waga kryterium 60%) oraz termin płatności faktury (waga 40%). Zasady punktacji w zakresie kryterium terminu płatności faktury ukształtowano w taki sposób, że okres pomiędzy czternastym, a trzydziestym dniem terminu płatności stanowił ok. 1/3 wagi kryterium. Na przykład uwzględniając wartość zamówienia wyszacowaną przez zamawiającego na kwotę 214.155 zł, wykonawca proponujący cenę o 68.529,60 zł wyższą mógł wygrać przetarg przy zaoferowaniu 30-dniowego terminu płatności faktury w sytuacji, gdyby wykonawca który zaproponował cenę na poziomie wartości szacunkowej zaoferował 14-dniowy termin płatności faktury. Tezę o braku uzasadnienia dla nadawania takiej wagi kryterium terminu płatności faktur potwierdza analiza opłacania faktur – Przedszkole opłacało je m.in. po 1, 2, 5, 6, czy 7 dniach od ich wystawienia.

Podobną sytuację – potencjalną możliwość wyboru oferty o istotnie wyższej cenie w zamian za dłuższy termin płatności faktury, który w praktyce nie miał znaczenia dla zamawiającego, a któremu przyznano wagę 40% przy ocenie ofert – stwierdzono w:

- Urzędzie Gminy Turośń Kościelna w zakresie zamówienia na wyłonienie dostawcy paliw płynnych,

- Urzędzie Miasta Kolno, Urzędzie Gminy Perlejewo, Urzędzie Gminy Szudziałowo, Urzędzie Gminy Trzcianne i Urzędzie Miejskim w Augustowie w zamówieniach na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych,

- Urzędzie Miasta Zambrów w zamówieniu na bieżące utrzymanie zieleni miejskiej na terenie miasta (przy wartości szacunkowej zamówienia wynoszącej 718.565,91 zł za „najkorzystniejszą” należałoby uznać ofertę z 30-dniowym terminem płatności droższą o 229.941 zł niż oferta z 14-dniowym terminem płatności).

Wskazano na konieczność ustalania kryteriów oceny ofert w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych.

 

Kontrola udzielenia przez Urząd Gminy Janów zamówienia na dostawę paliw do pojazdów gminnych wykazała m.in., że nieprawidłowo określono i stosowano kryterium oceny ofert dotyczące odległości stacji od siedziby zamawiającego (waga 40%). Jedyna złożona oferta pochodziła od wykonawcy posiadającego stację paliw w Janowie, w związku z czym powinna ona otrzymać 40 pkt. Tymczasem przyznano jej 30 pkt, ponieważ stacja znajduje się w odległości 1 km od siedziby zmawiającego (taka liczba punktów miała być przyznawana ofertom w przypadku posiadania stacji paliw oddalonej do 5 km od siedziby zamawiającego i – jak należy wnioskować – położonej poza Janowem). Przyjęty w praktyce sposób oceny oferty powodował, że żadna oferta nie mogła otrzymać maksymalnej punktacji za to kryterium. Z kolei w wyniku kontroli udzielenia i realizacji przez Urząd Gminy Janów zamówienia na dostawę kruszywa stwierdzono, że jako kryteria oceny ofert przyjęto cenę – waga 60%, termin płatności faktur – waga 20% i rozpoczęcie dostaw od momentu zgłoszenia zapotrzebowania – waga 20%. Analiza realizacji zamówienia wykazała nieprzestrzeganie warunków oferowanych przez wykonawcę w zakresie terminu płatności faktur, poddanych punktacji przy ocenie oferty. Zgodnie z ofertą i umową termin płatności miał wynosić 30 dni od złożenia faktury, zaś wykonawca wskazywał w fakturach jako termin ich opłacenia 14 dni od daty ich wystawienia (łącznie wystawiono 21 faktur). Z kolei w zakresie przestrzegania oferowanych warunków w ramach kryterium rozpoczęcia dostaw od dnia ich zgłoszenia stwierdzono, że nie ma obiektywnej możliwości potwierdzenia spełnienia tego kryterium, ponieważ zgłoszenia nie były w żaden sposób dokumentowane. Oba warunki nie miały zatem znaczenia dla zamawiającego, mimo że przyznano im łącznie bardzo wysoką wagę przy ocenie ofert. W wyniku kontroli realizacji zamówienia stwierdzono też, że wykonawca zawyżył wynagrodzenie w fakturach o 100,32 zł w stosunku do cen jednostkowych wynikających z zawartej umowy. Poinformowano o zwrocie tej kwoty.

Wnioskowano o zwrócenie uwagi przy ustalaniu kryteriów oceny ofert, aby zapewniały one wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu ustawy.

 

W przetargu nieograniczonym na dostawę paliw płynnych dla gminy Giby kryteriami oceny ofert były cena brutto (60 pkt) i upust (40 pkt). Upust stanowił zatem dodatkowe – oprócz ceny – kryterium, mimo że jest w istocie wartością mającą wpływ na wysokość ceny, po której miały być realizowane dostawy. Inne niż cena lub koszt kryteria oceny ofert muszą odnosić się do przedmiotu zamówienia. Upust może stanowić jedynie element wskazujący sposób ustalenia proponowanej ceny. Przyjęcie w specyfikacji tego typu kryterium oceny ofert nie zabezpieczało też wyboru oferty najkorzystniejszej. Oceniany upust odnoszony był do ceny zbytu na stacjach paliw, czyli wartości ustalanej przez wykonawców. W formularzu ofertowym nie było odniesienia do cen producentów paliw, jako obiektywnej wartości wyjściowej dla ceny zawartej w ofercie i późniejszych zmian cen przez wykonawcę.

Do Wójta zwrócono się o zaprzestanie przyjmowania upustu od ceny jako odrębnego kryterium oceny ofert oraz konstruowania w specyfikacji zasad ustalania cen ofertowych za paliwa poprzez odnoszenie ich do cen producentów paliw.

 

W postępowaniu na dostawę oleju napędowego do pojazdów dowożących dzieci do szkół w Biurze Obsługi Szkół w Raczkach zawarto niejednoznaczne zapisy dotyczące podstaw ustalenia ceny ofertowej – bez doprecyzowania czy chodzi o cenę „na dystrybutorze” czy cenę producenta paliw. W momencie wyboru oferty nie był znany wskaźnik obliczenia przez dostawcę oferowanej ceny względem ceny zakupu u producenta. Wskazana w ofercie wykonawcy cena netto 1 litra ON w wysokości 3 zł nie odpowiadała cenie producenta, budziła również uzasadnione wątpliwości, czy mogła być ceną „na dystrybutorze” wykonawcy. Również umowa zawarta z wykonawcą zawierała niejasne postanowienia. W § 2 ust. 3 umowy strony ustaliły ”niezmienną procentową wartość marży/upustu” dodanego lub odliczanego od ceny netto producenta, w wysokości 1,7%. Jednakże w umowie brak jakichkolwiek postanowień określających sposób dokumentowania ceny zbytu rafinerii i stosowanego upustu wskazanego w ofercie. Wystawiane przez wykonawcę faktury nie zawierały informacji wymaganych w umowie, tj. nie wskazywały marki i numeru rejestracyjnego pojazdu ani imienia i nazwiska oraz czytelnego podpisu osoby pobierającej paliwo. Z danych zamieszczonych na fakturze nie wynikało, jaka cena obowiązywała na dystrybutorze w dniu pobrania paliwa, ani jaka była cena producenta. Wystawiane przez wykonawcę faktury wyznaczały krótszy (14-dniowy) termin płatności, podczas gdy w umowie przewidziano 30-dniowy termin na zapłatę liczony od daty dostarczenia faktury.

Wskazano m.in. na konieczność konstruowania w specyfikacji zasad ustalania cen ofertowych za paliwa poprzez odnoszenie ich do cen producentów paliw oraz egzekwowania od wykonawcy dokumentowania ceny dostawy w sposób określony w umowie.

 

Bankowa obsługa Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach i wszystkich jednostek obsługiwanych prowadzona jest na podstawie umowy zawartej 13 grudnia 2013 r. na czas nieoznaczony. Kontrola wykazała, iż na skutek nierzetelnego ustalenia wartości szacunkowej zamówienia wybór wykonawcy odbył się bez zastosowania przepisów Prawa zamówień publicznych. Decyzję o braku obowiązku stosowania procedur ustawy podjęto poprzez ustalenie szacunkowej wartości zamówienia na podstawie jedynie rocznych kosztów prowadzenia rachunków, szacując je na równowartość 13.445,87 euro. Mimo oszacowania kosztów tylko za 1 rok zawarto umowę z bankiem na czas nieokreślony.

Zwrócono się o rozważenie podjęcia działań w celu rozwiązania umowy na obsługę bankową.

 

Podczas kontroli zamówienia udzielonego przez Urząd Miejski w Sokółce na wykonanie remontu bieżących nawierzchni żwirowych i gruntowych dróg stwierdzono, że według specyfikacji istotnych warunków zamówienia „wykonawca udzieli zamawiającemu gwarancji jakości na przedmiot umowy – minimalny termin gwarancji jakości wynosi 12 miesięcy od daty odbioru ostatecznego przez zamawiającego”. Zastrzeżony przez zamawiającego minimalny termin gwarancji był mniej korzystny niż przewidują to obowiązujące przepisy, bowiem zgodnie z treścią art. 577 § 4 k.c., wynosi on dwa lata licząc od dnia, w którym rzecz została kupującemu wydana.

Wskazano na zaniechanie określania wymagań wobec wykonawców, które dotyczą warunków mniej korzystnych dla zamawiającego niż gwarantowane obowiązującymi przepisami prawa.

 

W przetargu na dostawę z montażem sezonowego, demontowalnego lodowiska przeprowadzonego przez Centrum Sportu i Rekreacji w Augustowie dyrektor CSiR oraz członkowie komisji przetargowej złożyli z datą 26 lipca 2017 r. oświadczenia o braku podstaw ich wyłączenia z postępowania na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy, podczas gdy otwarcie ofert nastąpiło 4 sierpnia 2017 r. W dacie tej nie było możliwości ustalenia istnienia bądź nie istnienia przesłanek wyłączenia z postępowania, ponieważ nie były znane podmioty biorące udział w postępowaniu (wykonawcy). Ponadto ogłoszenie o udzieleniu tego zamówienia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych 104 dni od udzielenia zamówienia, podczas gdy powinno być zamieszczone nie później niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy.

Wnioskowano o składanie oświadczeń nie wcześniej niż w dniu otwarcia ofert oraz zamieszczanie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia zawarcia umowy.

 

W przeprowadzonym przez miasto Augustów przetargu nieograniczonym na odbiór odpadów komunalnych stwierdzono, że:

- zamawiający przewidział udzielenie zamówień na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 Prawa zamówień publicznych przez okres kolejnych 3 miesięcy po zakończeniu obowiązywania umowy podstawowej, jednakże nie uwzględnił tego przy szacowaniu wartości zamówienia,

- umowa zawarta z wykonawcą została sporządzona na podstawie innego wzoru niż załączony do specyfikacji – podpisana umowa nie zawierała postanowień dotyczących wniesienia przez wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy, podczas gdy obowiązek ten wynikał z treści specyfikacji. W trakcie kontroli został sporządzony aneks do umowy, którym zmieniono jej treść dostosowując ją do specyfikacji,

- wykonawca przed podpisaniem umowy nie wniósł zabezpieczenia należytego jej wykonania. Wyjaśniono, że „spółka nie dysponowała wymaganymi środkami finansowymi”, lecz zobowiązała się wnieść zabezpieczenie do dnia 30 kwietnia 2018 r. (umowę zawarto 1 marca 2018 r.).

5.                 Zwrócono się o wyeliminowania nieprawidłowości w kwestii stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych wskazując szczegółowe rozwiązania w tym zakresie.

 

Umową z 7 lutego 2017 r. Urząd Miasta Zambrów powierzył wykonawcy realizację robót przy ul. Żytniej, polegających na wykonaniu opasek, nawierzchni zjazdów, oznakowania poziomego grubowarstwowego oraz remontu chodników za kwotę 69.999,66 zł. Zakres robót będących przedmiotem tej umowy był tożsamy z zakresem robót, z którego zrezygnowano w wyniku zmiany przedmiotu umowy zawartej 7 września 2016 r. z tym samym wykonawcą na „Remont i przebudowę ul. Żytniej, skrzyżowania z ul. Podedwornego i Bema…”, na podstawie przeprowadzonego przetargu nieograniczonego. Podstawą zmniejszenia zakresu robót zleconych pierwotnie umową z 7 września 2016 r. był aneks z 16 grudnia 2016 r. Jako podstawę sporządzenia aneksu „nastąpiło ograniczenie zakresu prac objętych niniejszą umową, w przypadku stwierdzenia braku konieczności wykonywania części zamówienia”. Mając na względzie ponowne zlecenie tych robót umową z 7 lutego 2017 r., ograniczenie zakresu prac nie było następstwem stwierdzenia braku konieczności wykonania części zamówienia, ponieważ po niecałych dwóch miesiącach zaniechane prace ponownie zlecono temu samemu wykonawcy. Stwierdzony stan faktyczny prowadzi do wniosku o podjęciu przez zamawiającego działań w celu stworzenia sytuacji mającej świadczyć o zakończeniu realizacji przedmiotu umowy z 7 września 2016 r., mimo że jej przedmiot nie został w całości wykonany. Pełna realizacja zakresu umowy z 7 września 2016 r. nastąpiła dopiero w dniu 28 kwietnia 2017 r. (odbiór 11 maja 2017 r.), kiedy to wykonawca zgłosił wykonanie robót ponownie zleconych umową z 7 lutego 2017 r. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazano kontrolującym, że zmniejszenie zakresu robót objętych umową z 7 września 2016 r. i podpisanie aneksu było podyktowane koniecznością zakończenia wszystkich prac objętych umową z 7 września 2016 r. w terminie do 18 grudnia 2016 r. Przedłużenie terminu zakończenia robót mogło spowodować utratę dofinansowania pozyskaną z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w łącznej kwocie 1.127.313,25 zł.” Wyjaśnienie potwierdza więc, że rezygnacja z części zamówienia była tylko pozorna, dokonana w celu wywołania innych skutków niż zaniechanie realizacji części robót. Oświadczeniu woli złożonemu 16 grudnia 2016 r. można zatem przypisać wadę polegającą na jego pozorności. Stosownie do art. 83 § 1 Kodeksu cywilnego nieważne jest oświadczenie woli złożone drugiej stronie za jej zgodą dla pozoru. Obok wywołania stanu umożliwiającego wystąpienie o dofinansowanie inwestycji, aneks z 16 grudnia 2016 r. pozbawił także zamawiającego należnych kar umownych z tytułu niewykonania w terminie robót zleconych umową z 7 września 2016 r. Należne kary wynosiłyby 4.889,79 zł za każdy dzień opóźnienia. Termin wykonania robót wynikających z umowy z 7 września 2016 r. to 18 grudnia 2016 r. Zakładając, że roboty będące przedmiotem aneksu nr 2 z 16 grudnia 2016 r. realizowano na podstawie kolejnej umowy między 7 lutego a 28 kwietnia 2017 r. (przez 81 dni) odpowiadałoby to karze w wysokości 396.072,99 zł.

Burmistrza zobowiązano do dokonywania zmiany zakresu umowy o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z warunkami i przesłankami wskazami w umowie pierwotnej.

 

Gmina Klukowo zleciła Zarządowi Dróg Powiatowych w Wysokiem Mazowieckiem wykonanie prac równiarką na drogach gminnych za 130 zł brutto za 1 godzinę. Z wystawionej faktury wynika, że wykonawcy nadpłacono kwotę 2.152,80 zł, bowiem w zleceniu ustalono wynagrodzenie w wysokości 130 zł brutto za 1 godzinę pracy, zaś w fakturze kwotę 130 zł przyjęto jako kwotę netto, do której doliczono VAT. W wyjaśnieniach powoływano się na błąd w zleceniu, ponieważ zgodnie z cennikiem ZDP cena za godzinę pracy równiarki to 130 zł netto. W wystąpieniu pokontrolnym wskazano, że gmina zleciła prace za określoną stawkę wynagrodzenia, zaś ZDP zlecenie przyjął. Przywołany w wyjaśnieniu „cennik” nie był wskazany w zleceniu jako podstawa ustalenia wynagrodzenia. Poza tym posiadanie przez ZDP wewnętrznego cennika usług nie jest wiążące dla gminy.

 

Burmistrz Łap zawarła w dniu 2 stycznia 2017 r. z wykonawcą odśnieżania dróg w sezonie 2016/2017 – wybranym na podstawie wewnętrznych procedur udzielania zamówień do 30.000 euro – aneks do umowy, którym „w związku z ciężkimi warunkami pogodowymi, które spowodowały przekroczenie zakładanych szacunkowych ilości robót” postanowiono zmienić wartość zamówienia z kwoty 113.010 zł do 190.000 zł. Kontrola wykazała, iż wydatki poniesione do 2 stycznia 2017 r. nie dawały powodów do zakładania na ten dzień, iż kwota 113.000 zł zostanie przekroczona, ponieważ wydatkowano łącznie 41.154,16 zł. Łącznie z tytułu realizacji umowy zapłacono 185.695,61 zł. Stwierdzono ponadto liczne uchybienia i nieścisłości w zakresie przestrzegana wymogów dotyczący dokumentowania wykonania prac objętych umową. Ten sam wykonawca został wybrany przez gminę Łapy do realizacji usługi zimowego utrzymania dróg również na sezon 2017/2018; wartość umowy ustalono na podstawie oferty na 127.314 zł brutto. Kontrola wykazała, że zastosowano ponownie procedurę wewnętrzną dla zamówień o wartości poniżej 30.000 euro, mimo że wartość szacunkowa zamówienia powinna odpowiadać rzeczywistej wartości zamówienia udzielonego na sezon poprzedzający, wynoszącej według faktycznie poniesionych wydatków 150.972,04 zł netto (185.695,61 zł brutto), tj. 36.161,83 euro.

Zwrócono się o zapewnienie prawidłowego szacowania wartości zamówienia na zimowe utrzymanie dróg.

 

         Sprawdzenie wybranej próby faktur za dostawę produktów spożywczych dla stołówki Zespołu Szkół Samorządowych w Krynkach wykazało nie przestrzeganie cen wynikających z ofert (np. 1l sok pomarańczowy – na fakturze cena 4,38 zł, w ofercie 3,03 zł). Na przykład faktura z 30 października 2017 r. wystawiona została na kwotę 1.420,32 zł a po zastosowaniu cen z oferty wartość jej powinna wynosić 1.394,65 zł, zaś faktura z 31 października 2017 r. wystawiona została na kwotę 311,93 zł a po zastosowaniu cen z oferty wartość jej powinna wynosić 271,13 zł. Dodatkowo oferta wykonawcy przewidywała bezpłatne dostarczanie bułki tartej, podczas gdy w 2017 r. na zakup bułki tartej wydano 114,23 zł. Z udzielonej odpowiedzi wynika, iż kwota wydatkowana za zakup bułki tartej została zwrócona przez dostawcę.

 

W toku kontroli realizacji przez miasto Kolno umowy z wykonawcą zamówienia na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych stwierdzono, że faktura z 14 grudnia 2017 r. na kwotę 43.138,47 zł brutto została zawyżona o 2.875,87 zł, co wynikało z błędnego jej wystawienia przez wykonawcę oraz braku należytej weryfikacji przez zamawiającego. Poinformowano o wystąpieniu do wykonawcy o zwrot tej kwoty.

 

         Oględziny boiska w Jednaczewie, wykonanego na podstawie zamówienia udzielonego przez Urząd Gminy Łomża, wykazały rozbieżności między stanem faktycznym a dokumentacją:

- fundamenty pod słupy ogrodzeniowe według opisu do projektu miały mieć wymiary 50 x 50 x 120 cm, natomiast faktycznie posiadały kształt walca o Ø 35 cm i wysokości 112 cm,

- boisko obramowane było obrzeżem betonowym 8 x 30 cm ze śladami obetonowania (grubości kilku centymetrów). W opisie do projektu projektant wskazał „Po dłuższych bokach ogrodzenie systemowym ogrodzeniem panelowym o wysokości 4 m osadzono w fundamencie betonowym stanowiącym jednocześnie opór dla gruntu nasypowego.” W opisie jak i na rysunkach nie wskazano parametrów fundamentu.

W trakcie kontroli doprowadzono przedstawione rozbieżności do zgodności z dokumentacją. Wartość robót wykonanych w następstwie ustaleń kontroli to 9.744,66 zł.

        

W gminie Jedwabne dokonując oględzin ul. M. Curie-Skłodowskiej w Jedwabnem stwierdzono, że w kosztorysie powykonawczym w poz. 21 wykazano „Regulacja pionowa studzienek” sztuk 4 – faktycznie stwierdzono 3 studzienki, w tym dwie wyniesione ponad powierzchnię chodnika po około 8 cm, czyli niezgodnie z projektem, z kolei na trzeciej brak zasuwy. Koszt jednej studzienki to 141,58 zł. Efektem wydanych zaleceń było wezwanie wykonawcy robót do doprowadzenia wykonanych studzienek do stanu zgodnego z projektem oraz wyegzekwowanie zwrotu równowartości regulacji 1 studzienki.

 

W gminie Klukowo stwierdzono rozbieżności między stanem faktycznym a dokumentacją przebudowy drogi w miejscowości Wyszonki Nagórki, gdzie w kosztorysie powykonawczym w poz. 11 „pionowa regulacja zaworów wodociągowych” ujęto 4 sztuki o wartości 440 zł (4 x 110 zł) netto. W trakcie oględzin inwestycji stwierdzono natomiast 3 sztuki – brak 1 sztuki o wartości 110 zł netto (135,30 zł brutto). W trakcie kontroli wykonawca zwrócił kwotę 145,68 zł  (w tym 10,38 zł to odsetki). Poza tym ustalenia kontroli w gminie Klukowo dotyczyły braku zabezpieczenia interesu gminy w umowie z wykonawcą zamówienia publicznego, poprzez brak postanowień odnoszących się do należnych gminie kar umownych z tytułu niewykonania lub nieterminowego wykonania zadania. W dniu 25 listopada 2016 r. zlecono wykonanie podziału działek o wartości 28.302,30 zł, określając termin realizacji zamówienia do 20 grudnia 2016 r. Protokół przekazania prac geodezyjnych datowany jest na 9 lutego 2017 r., czyli 50 dni po terminie umownym. Kary z tytułu nieterminowego wykonania zadania nie naliczono, czego przyczyną było pominięcie stosownych postanowień w tym zakresie w zleceniu.

         Wójta zobowiązano do określania w treści umów zasad naliczania przez gminę kar umownych.

 

Kontrola zgodności dokumentacji robót ze stanem faktycznym przez oględziny efektów wykonanych zadań w gminie Nowe Piekuty wykazała w zakresie drogi w Hodyszewie, że kosztorys przewidywał roboty określone jako „mechaniczna pielęgnacja trawników dywanowych na terenie płaskim 995,5 m²”. W wyniku oględzin stwierdzono porośnięcie tego elementu pasa chwastami. Według kosztorysu powykonawczego roboty te wyceniono na 2.986,50 zł. W złożonym wyjaśnieniu Wójt wskazał, że „ (…) w dniu 11.10.2018 r. zostało skierowane pismo do Wykonawcy (…) o niezwłoczne naprawienie powstałych zniszczeń, uzupełnienie warstwy humusu płaszczyzn trawników oraz wykonanie prac pielęgnacyjnych w pasie drogi gminnej nr 107624B.”

 

Podczas oględzin wykonanych zamówień w gminie Radziłów stwierdzono rozbieżności między stanem faktycznym a dokumentacją, a mianowicie:

- w zakresie drogi w m. Kieljany w kosztorysie powykonawczym wykazano „humusowanie skarp z obsianiem przy grubości warstwy humusu 10 cm” – 900 m², cena 6 zł/m². Faktycznie stwierdzono trawę tylko po lewej stronie pasa drogowego na długości około 150 m i szerokości około 2 m, zaś po prawej stronie tylko chwasty znacznej wielkości. Pozycja ta wyceniona została na kwotę 5.400 zł netto; niewykonane a zafakturowane roboty odpowiadały 2/3 tej wartości tj. 3.600 zł netto (4.428 zł brutto). Rozbieżność wynikała stąd, że całkowita faktyczna szerokość pasa drogowego to ok. 11 m, w tym 5,5 m szerokość jezdni, 2 m (1+1) poboczy, czyli razem nie mniej niż 7,5 m. Pozostaje zatem różnica w wymiarze 3,5 m dotycząca skarp. W przedmiarach oraz kosztorysach ofertowym wykazano 6 m skarp, a więc w sumie o 2,5 m więcej, niż faktycznie stwierdzono (6 m – 3,5 m),

- w zakresie drogi w m. Brychy na jednym odcinku pobocze miało szerokość około 0,40 cm przy projektowanym 0,75 cm; poza tym, w dokumentacji wykazano i opłacono pozycję „regulacja pionowa studzienek do zaworów wodociągowych, nadbudowa wykonana betonem” – sztuk 14 po 100 zł netto sztuka; faktycznie stwierdzono 10 sztuk z tym, że 3 nie były wyregulowane. Skutek finansowy to kwota 861 zł brutto (7 x 100 zł + 23% VAT).

Zalecono wystąpienie o zwrot wynagrodzenia w wysokości 4.428 zł za część niewykonanych faktycznie robót dotyczących „humusowania skarp z obsianiem przy grubości warstwy humusu 10 cm” i w wysokości 861 zł za część niewykonanych faktycznie robót dotyczących „regulacji pionowej studzienek do zaworów wodociągowych, nadbudowa wykonana betonem”.

 

Kontrola stosowania wewnętrznych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Mielnik, w zakresie umowy zawartej 22 maja 2017 r. z Instytutem Innowacji i Technologii Politechniki Białostockiej na „wykonanie dokumentacji koncepcyjnej, architektonicznej i budowlanej rewitalizacji ruin dawnego zamku w Mielniku w zakresie niezbędnym do uzyskania pozwolenia na budowę” wykazała, że strony ustaliły wynagrodzenie w wysokości 153.540,29 zł. W dokumentacji brak dowodów przeprowadzenia procedury wyłonienia wykonawcy określonej przyjętym regulaminem wyłaniania wykonawców, jak również dowodów na zastosowanie przewidzianego regulaminem trybu odstąpienia od procedury konkurencyjnej.

Wnioskowano o przestrzeganie ustanowionych wewnętrznych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro.

 

W Zespole Szkół Samorządowych w Krynkach nie został udokumentowany sposób, w jaki zwrócono się z zapytaniem do potencjalnych wykonawców w zakresie wykonania zlecenia polegającego na naprawie sprzętu komputerowego, oraz aktualizacji i archiwizacji wykorzystywanego oprogramowania (wartość nieprzekraczająca 30.000 euro). Umowy na realizację tych usług zawarto z osobą fizyczną na 2017 i 2018 r. W ofercie na 2017 r. wykonawca zaproponował cenę w wysokości 90 zł brutto za jedną godzinę. Cena ta nie była przestrzegana. Na przykład w styczniu 2017 r. zgodnie z ewidencją przepracowanych zostało 6 godzin, a rachunek wystawiono na kwotę 600 zł, zamiast na 540 zł. Z kolei w marcu 2017 r. zgodnie z ewidencją wykonawca przepracował 22 godziny, zaś wystawiono rachunek na kwotę 1.000 zł, podczas gdy według umowy powinno to być 1.980 zł. Łącznie za 2017 r. wystawiono i opłacono rachunki na kwotę 6.860 zł, zaś winny one opiewać według umowy na kwotę 10.990 zł. Wyjaśniono, że wartość rachunków uzależniano od środków posiadanych przez szkołę w planie.

         Do Dyrektora zwrócono się o przestrzeganie wewnętrznych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości wyłączającej obowiązek stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych.

 

W procedurze wyłonienia dostawcy zestawów komputerowych dla Szkoły Podstawowej w Poćkunach (o wartości poniżej 30.000 euro), w zaproszeniu do składania ofert zamawiający zastrzegł, iż cena jednego zestawu musi być wyższa niż 3.500 zł brutto, gdyż zakup będzie finansowany ze środków inwestycyjnych. Zastrzeżenie przez zamawiającego ceny minimalnej oferty sprzeciwia się zasadzie oszczędnego dokonywania wydatków publicznych wyrażonej w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy  finansach publicznych oraz uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Takie zastrzeżenie w postępowaniu stanowi wypaczenie podstawowego celu udzielania zamówień publicznych, którym jest uzyskanie najkorzystniejszej oferty.

Dyrektorowi zalecono bezwzględne zaprzestanie zastrzegania minimalnej ceny oferty.

 

Badanie wewnętrznej procedury udzielenia zamówienia na dostawę artykułów żywnościowych dla Przedszkola w Czarnej Białostockiej wykazało, iż obowiązujący w Przedszkolu regulamin udzielania zamówień wymagał przeprowadzenia pisemnego zapytania ofertowego poprzez zwrócenie się do nie mniej niż 3 wykonawców. W okazanej dokumentacji brak dowodów na pisemne sporządzenie zapytania oraz jego przekazanie wymaganej liczbie wykonawców; nie wiadomo też komu zostały one w ogóle przekazane i w jakiej formie. Ze sporządzonego przez intendenta protokołu postępowania wynika, że wszyscy wyłonieni dostawcy złożyli oferty, jednakże kontrolującemu nie okazano ofert trzech dostawców (okazano dwie oferty). Okazano pisemną umowę z jednym dostawcą. Według wyjaśnień zapytania przekazywane były ustnie lub telefonicznie.

Zalecono przestrzeganie ustanowionych w jednostce procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro.

 

W wyniku kontroli stwierdzano nieprawidłowości dotyczące ewidencjonowania i rozliczania z wykonawcami zamówień kwot zabezpieczenia należytego wykonania umów i odsetek od nich naliczonych:

- w Urzędzie Miasta Zambrów na koncie 139 na koniec 2017 r. kwota 21.252,15 zł (skumulowana przez kilka lat) stanowiła nadwyżkę odsetek dopisanych przez bank nad kosztami obsługi rachunku. Z ewidencji nie wynikało, od jakich depozytów odsetki zostały naliczone. Ustalono, że odsetki należne kontrahentom, których zabezpieczenia nadal pozostawały na rachunku depozytowym wynosiły łącznie 6.196,24 zł. Kwota 15.055,91 zł dotyczyła zaś oprocentowania depozytów o nieokreślonym pochodzeniu (kwotę tę przekazano na dochody);

- w Urzędzie Gminy Nurzec-Stacja na koniec 2017 r. na koncie 240-6 uwidocznione były odsetki od środków depozytowych w wysokości 1.547,06 zł, zgromadzone z kilku lat. Nie zwracano ich wykonawcom, ponieważ koszty prowadzenia rachunku były wyższe od oprocentowania. W związku z tym środki te powinny być przelane na rachunek budżetu i zaliczone do dochodów budżetu, co według odpowiedzi uczyniono;

- w Urzędzie Gminy Perlejewo przechowywano na koniec 2017 r. odsetki w łącznej wysokości 9.248,55 zł (nierozliczone z lat wcześniejszych) oraz zabezpieczenia i wadia w kwocie 17.053,21 zł. W czasie kontroli rachunek depozytowy nie był oprocentowany, co pozostaje w sprzeczności z art. 148 ust. 5 Prawa zamówień publicznych. Poinformowano o przelaniu kwoty 9.248,55 zł na dochody gminy. Na nieoprocentowanym rachunku przechowywano też zabezpieczenia w Urzędzie Gminy Klukowo;

- w Urzędzie Miasta Kolno na koniec 2017 r. na rachunku depozytowym pozostawały odsetki w kwocie 9.136,47 zł; z ewidencji nie wynikało, od jakich depozytów zostały naliczone. Z kolei kwota 3.537,67 zł wyrażało kwotę zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego przez wykonawcę remontu budynku szkoły w 2011 r., która to kwota powinna być zwrócona wykonawcy po 29 grudnia 2014 r.;

- w Urzędzie Gminy Radziłów dokonywano zwrotów wadiów oraz zabezpieczenia należytego wykonania umów w wysokościach kwot wpłaconych, mimo naliczania od nich odsetek. W efekcie na koniec 2017 r. przechowywano kwotę 1.114,06 zł (skumulowaną przez kilka lat) stanowiącą różnicę między wielkością odsetek dopisanych przez bank i kosztami obsługi rachunku; analogiczna sytuacja miała miejsce w Urzędzie Gminy Trzcianne, gdzie kwota niezwróconych odsetek na rachunku depozytowym wynosiła 9.638,82 zł (stwierdzono brak możliwości ustalenia komu były należne). W odpowiedzi na zalecenia poinformowano o przelaniu wskazanej kwoty na dochody budżetu;

- w Urzędzie Miejskim w Łapach nie dokonano zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umów na łączną kwotę 36.583,01 zł; zabezpieczenia zostały wniesione przed 2003 r. Mając na uwadze czas, kiedy depozyty te zostały wniesione, kwota 36.583,01 zł powinna zostać przelana na dochody budżetu.

Zwrócono się o wyjaśnienie pochodzenia kwot odsetek przechowywanych na rachunkach sum depozytowych i dokonanie ich zwrotu właściwym podmiotom, a w przypadku braku możliwości ich ustalenia – zaliczenie ich do dochodów budżetu. Wskazano ponadto na obowiązek dokonywania systematycznej analizy zasadności przetrzymywania środków pieniężnych wniesionych przez wykonawców tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz niezwłocznego zwrotu środków po upływie terminu zabezpieczenia.

 

W 4 kontrolowanych jednostkach (Przedszkolu Nr 2 w Wysokiem Mazowieckiem, Urzędzie Gminy Łomża, Urzędzie Gminy Klukowo i Urzędzie Gminy Białowieża) stwierdzono nieprawidłowości przy sporządzeniu planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Polegały one na nie opracowaniu planu zamówień publicznych lub nie opublikowaniu go na stronie internetowej.

Wnioskowano o zamieszczanie na stronie internetowej planów postępowań o udzielenie zamówień publicznych, stosownie do przepisów art. 13a Prawa zamówień publicznych.

 

W 5 kontrolowanych jednostkach (Przedszkolu Nr 2 w Wysokiem Mazowieckiem, gminie Łomża, mieście Kolno, Przedszkolu w Czarnej Białostockiej, mieście Zambrów) stwierdzono nieprawidłowości przy sporządzeniu sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych za 2017 r. W Przedszkolu w Czarnej Białostockiej dotyczyły one m.in. ujęciu w sprawozdaniu wydatków z tytułu umów o pracę.

Wnioskowano o prawidłowe sporządzanie sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

 

7. W zakresie rozliczenia otrzymanych i udzielonych dotacji:

- niezgodne z przepisami prawa, w tym z naruszeniem zasad i trybu, procedowanie przy udzielaniu dotacji podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych, w tym na prowadzenie szkół przez podmioty inne niż j.s.t. – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 10 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowości przy udzielaniu dotacji podmiotom zaliczanym do sektora finansów publicznych, w tym polegające na niepodejmowaniu przez organ stanowiący odrębnej uchwały określającej pomoc finansową lub rzeczową innej jednostce samorządu terytorialnego – w 9 jednostkach kontrolowanych;

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie dotacji udzielonych podmiotom niezaliczanym i zaliczanym do sektora finansów publicznych – odpowiednio w 8 i 3 jednostkach;

- nieprawidłowości w zakresie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej – w 5 gminach;

- brak lub nieterminowe uchwalenie rocznego programu współpracy z organizacjami pożytku publicznego – w 1 gminie;

- nierealizowanie obowiązku przedkładania organowi stanowiącemu oraz niepublikowanie w BIP sprawozdania z realizacji programu współpracy jst z organizacjami pozarządowymi – w 1 gminie.

 

Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji w Mielniku otrzymał w 2017 r. z budżetu gminy Mielnik dotację celową w wysokości 58.300 zł na zakup agregatu prądotwórczego. Udzielenie dotacji nie było poprzedzone umową, o której mowa w art. 250 ustawy o finansach publicznych. Podobna nieprawidłowość wystąpiła w przypadku dotacji celowej udzielonej z budżetu gminy Mielnik Zakładowi Gospodarki Komunalnej w wysokości 114.000 zł. W tym wypadku również brak było pisemnego ustalenia kwestii niezbędnych z punktu widzenia art. 250 ustawy o finansach publicznych, które określałyby w szczególności zasady, termin oraz formę rozliczenia się przez Zakład z otrzymanej dotacji.

W zaleceniach wnioskowano o udzielanie dotacji celowych instytucjom kultury na podstawie umów regulujących kwestie wymienione przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych, zaś w przypadku udzielania dotacji celowej zakładowi budżetowemu pisemne określanie zagadnień dotyczących wykorzystania i rozliczenia dotacji, o których mowa w tym przepisie oraz dokumentowanie zapoznania z nimi kierownika zakładu.

 

Z budżetu gminy Supraśl udzielono w 2017 r. dotacji w wysokości 27.500 zł dla KS Grabówka. Stwierdzono przekroczenia poniesionych wydatków w stosunku do kosztorysu obowiązującego w czasie ponoszenia tych wydatków o 2.025 zł, co powinno być równoznaczne z wykorzystaniem dotacji niezgodnie z przeznaczeniem. Wydatki te „zalegalizowano” aneksem z 28 grudnia 2017 r., skutkiem czego sprawozdanie wykazywało zgodność z umową.

Burmistrzowi rekomendowano zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do wnikliwej analizy przedłożonego przez beneficjenta rozliczenia dotacji oraz rozważenie wystąpienia do KS Grabówka o zwrot dotacji w kwocie 2.025 zł wydanej niezgodnie z umową.

 

Z budżetu gminy Krynki dotacji w kwocie 1.200 zł dla LUKS Feniks w Krynkach udzielono umową sprzeczną z obowiązującymi przepisami – brak bowiem w niej regulacji dotyczących dokonywania dopuszczalnych przesunięć w zakresie ponoszonych wydatków względem kosztów przyjętych w umowie (ten sam brak stwierdzono w dwóch innych umowach). Według sprawozdania z realizacji zadania wystąpiły rozbieżności miedzy kosztorysem zatwierdzonym umową a faktyczną realizacją wydatków na poszczególne cele, co w zakresie paliwa przejawiało się poniesieniem wydatków na kwotę 445,26 zł, podczas gdy z oferty i umowy wynikało, że na paliwo ma być przeznaczone 180 zł.

Zwrócono się o zamieszczanie w umowach regulacji dotyczących dopuszczalnych przesunięć w zakresie ponoszonych wydatków względem kosztów przyjętych w umowie, wymaganych wzorem umowy.

 

Kontrola gminy Białowieża wykazała naruszenie art. 19a ust. 7 ustawy o działalności pożytku publicznego…, zgodnie z którym wysokość środków finansowych przyznanych przez organ wykonawczy j.s.t. w trybie uproszczonym nie może przekroczyć 20% dotacji planowanych w roku budżetowym na realizację zadań przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy. Ogólna suma planowanych na 2017 r. dotacji wynosiła 8.328 zł, zaś dotacja przyznana w procedurze uproszczonej to 3.328 zł (35,7%).

Wnioskowano o przestrzeganie art. 19a ust. 7 ustawy o działalności pożytku publicznego…

 

W wyniku kontroli wydatków poniesionych w 2017 r. przez gminę Janów na pomoc finansową dla powiatu sokólskiego stwierdzono, że w przypadku udzielonej dotacji w wysokości 1.233.005 zł, na realizację projektu „Przebudowa ciągu komunikacyjnego dróg powiatowych…”, pierwotnie Rada Gminy Janów podjęła uchwałę 30 sierpnia 2016 r. w sprawie udzielenia w 2017 r. pomocy finansowej na tę inwestycję w kwocie 750.000 zł. Umowa partnerska z 8 września 2016 r. przewidywała udzielenie przez gminę Janów pomocy powiatowi w kwocie 750.000 zł. Następnie aneksem z 30 marca 2017 r. udział gminy Janów zwiększono do kwoty 1.233.005 zł. Środki na dotację dla powiatu na tę inwestycję o 483.005 zł zostały zwiększone uchwałą Rady Gminy Janów z 31 marca 2017 r. Zwiększenia środków na pomoc finansową Rada Gminy dokonała już po podpisaniu aneksu z 30 marca 2017 r., a zatem aneks zwiększający zobowiązania gminy podpisany został – według jego daty – przy braku limitu w uchwale budżetowej umożliwiającego sfinansowanie jego postanowień. Rada nie podjęła też uchwały zmieniającej uchwałę z 30 sierpnia 2016 r. określającą wysokość pomocy.

Wskazano na konieczność zawierania umów w sprawie udzielenia pomocy innym jednostkom samorządu terytorialnego na podstawie uchwały Rady Gminy oraz w ramach limitów wydatków na ten cel ujętych w obowiązującej wersji uchwały budżetowej.

 

W 2017 r. z budżetu gminy Perlejewo udzielono dotacji celowej na pomoc finansową dla powiatu siemiatyckiego w wysokości 619.551,45 zł na „Przebudowę drogi powiatowej Nr 2101B…”. Nie stwierdzono, aby Rada Gminy podjęła odrębną uchwałę w sprawie udzielenia powiatowi pomocy, wbrew art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych. Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w gminie Szudziałowo – brak odrębnej uchwały na udzielenie powiatowi sokólskiemu pomocy w kwocie 37.500 zł na dofinansowanie zadania „Opracowanie dokumentacji na przebudowę drogi powiatowej nr 1273B…”.

Zalecono udzielanie pomocy finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego na podstawie uchwały Rady Gminy w tej sprawie, jak tego wymaga art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

 

Gminy Krynki, Szudziałowo i Dąbrowa Białostocka udzielały powiatowi sokólskiemu w 2017 r. pomocy finansowej na podstawie umów, z których nie wynikał konkretny termin przelewu dotacji – określano go jako 14 dni licząc od daty odbioru końcowego zadania i przekazania dokumentów rozliczeniowych, ale nie później niż do wyznaczonej w umowie daty. Spełnienie łącznie tych warunków przez gminy było niemożliwe, gdy termin realizacji zadania wykraczał poza datę wskazaną jako graniczną dla przekazania dotacji. Ustalenia kontroli wskazują, że taka treść umów wynikała z inicjatywy powiatu sokólskiego.

Wskazano na obowiązek zawierania w umowach w sprawie udzielenia pomocy niewykluczających się postanowień w kwestii podstaw przekazania dotacji.

 

Kontrola zagadnień związanych ze zwrotem dla rolników podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego w gminie Sejny wykazała, że w jednym przypadku do ustalenia zwrotu przyjęto fakturę wystawioną na sprzedaż benzyny w ilości 10,10 litra, a tym samym została zawyżona kwota zwrotu podatku akcyzowego o 10,10 zł. Wójt poinformował o wyegzekwowaniu kwoty 10,10 zł od producenta rolnego i zwróceniu jej do PUW. Z kolei w trzech wnioskach brak było wskazania numeru NIP producenta rolnego. W zakresie wykorzystania oraz rozliczenia dotacji otrzymanej na sfinansowanie zwrotu rolnikom podatku akcyzowego w gminie Białowieża stwierdzono zaś, że w przypadku jednej decyzji do wniosku załączono kserokopie faktur na zakup paliwa (2.909,29 l), jednakże adnotacja o przyjęciu do zwrotu podatku akcyzowego została dokonana już na kserokopiach, a nie na oryginałach faktur (przed skserowaniem). Może to prowadzić do wykorzystania tych samych faktur w innych gminach do zwrotu podatku akcyzowego.

Zwrócono się o przyjmowanie wniosków o zwrot zawierających numer identyfikacji podatkowej (NIP) producenta rolnego i zamieszczanie na fakturach będących podstawą zwrotu podatku akcyzowego adnotacji o treści „przyjęto w dniu ... do zwrotu części podatku akcyzowego” przed sporządzeniem ich kserokopii.

 

Stwierdzono nieprawidłowości przy wypłacaniu przez gminę Szumowo dotacji na prowadzenie Publicznej Szkoły Podstawowej w Paproci Dużej. Mimo prawidłowo dokonanej w październiku 2017 r. aktualizacji podstawowej kwoty dotacji, wysokość kolejnych części dotacji przekazywanych stowarzyszeniu prowadzącemu szkołę do końca 2017 r. nie uległa zmianie, wbrew art. 78d ust. 2 ustawy o systemie oświaty. Stosownego rozliczenia zaniżonych kwot wypłacanej dotacji, nie uwzględniających aktualizacji, dokonano dopiero w trakcie kontroli, przelewając na rachunek stowarzyszenia prowadzącego szkołę 6.623,88 zł.

 

Kontrola naliczenia i przekazania w 2017 r. przez gminę Łomża dotacji na prowadzenie publicznej szkoły podstawowej z oddziałem przedszkolnym w Lutostani wykazała, że dotacja w części przypadającej na uczniów niepełnosprawnych, wynosząca 144.776,52 zł za 2017 r., została przekazana (w całości w tej kwocie) dopiero 19 grudnia 2017 r., mimo że we wniosku o udzielenie dotacji z 26 września 2016 r. podmiot prowadzący szkołę wykazał 2 uczniów niepełnosprawnych. W trakcie roku dotacja na prowadzenie szkoły była zatem przekazywana bez uwzględnienia wynikającej z części oświatowej subwencji kwoty przypadającej na uczniów niepełnosprawnych. Nie stwierdzono także dokumentacji potwierdzającej realizację obowiązku opublikowania w BIP podstawowej kwoty dotacji, jak tego wymagał art. 78e ustawy o systemie oświaty.

Wnioskowano o przestrzeganie wynikających z ustawy o finansowaniu zadań oświatowych obowiązków w zakresie przekazywania dotacji na prowadzenie szkoły podstawowej w prawidłowej wysokości, terminów aktualizowania jej wysokości oraz publikacji wymaganych danych w BIP.

 

8. W zakresie długu publicznego, przychodów i rozchodów budżetu:

- nierzetelne (niemające oparcia w rzeczywistych stanach faktycznych oraz obowiązującej dokumentacji) prognozowanie danych w wieloletniej prognozie finansowej – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 4 kontrolowanych gminach;

- niedostosowanie treści umowy pożyczki do rzeczywistości w zakresie kwoty faktycznie zaciągniętej pożyczki - w 2 jednostkach kontrolowanych;

- ponoszenie wydatków na obsługę długu w zawyżonej wysokości - w 1 gminie.

 

Analiza ponoszonych przez gminę Janów wydatków na obsługę długu wykazała, że w okresie od lipca do grudnia 2017 r. poniesiono wydatki w kwocie 70.526,24 zł z tytułu opłacanych przez gminę odsetek na podstawie not banku. Umową zawartą z bankiem 29 czerwca 2017 r. zaciągnięto kredyt w kwocie 4.000.000 zł. Kontrola wykazała, iż kwota opłacanych w 2017 r. odsetek nie była zgodna z umową. Obowiązujące na dzień jej zawarcia oprocentowanie, wynikające ze stawki WIBOR 3M (1,73%) i marży banku (0,90%) powinno wynosić 2,63%. W związku z tym, że kwota długu nie zmniejszyła się w 2017 r. (spłata I raty miała miejsce w marcu 2018 r.) odsetki za okres lipiec-grudzień 2017 r. powinny wynieść około 52.600 zł (4.000.000 zł x 2,63% : 2). Na podstawie ustaleń kontroli gmina podjęła wobec banku działania wyjaśniające w zakresie wysokości kosztów obsługi kredytu. Potwierdziły one nieprawidłowości wykryte przez inspektorów RIO. Jak poinformowano w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bank zwrócił gminie zawyżone koszty obsługi za okres od lipca 2017 r. do września 2018 r. w wysokości 41.321,63 zł.

 

Wydatki poniesione w 2017 r. przez gminę Giby w par. 8110 „Odsetki od samorządowych papierów wartościowych lub zaciągniętych przez jednostkę samorządu terytorialnego kredytów i pożyczek” wyniosły 242.999,62 zł i zostały zawyżone o kwotę 38.246,88 zł, m.in. z tego względu, że ujęto w tej podziałce wydatki na kwotę 47.498,88 zł dotyczące zapłaconych odsetek od zobowiązań wymagalnych (zamiast w par. 4580 „Pozostałe odsetki”). Z kolei na koniec poszczególnych kwartałów wyksięgowywano części wydatków z par. 8110 do innych podziałek aby ukryć w sprawozdawczości przekroczenia planu wydatków.

Zwrócono się o ujmowanie odsetek od nieterminowo opłaconych zobowiązań gminy w par. 4580.

 

Wieloletnia prognoza finansowa (WPF) gminy Dąbrowa Białostocka sporządzona na lata 2019-2030 w zakresie rozchodów nie była zgodna z obowiązującymi umowami z bankami. Ostateczna spłata długu miała według umów nastąpić w 2028 r., zaś WPF opracowano do 2030 r. W poszczególnych latach różnice między danymi WPF a harmonogramami spłat z umów polegały na zaniżeniu rozchodów: w 2020 r. o 318.000 zł, w 2021 r. o 300.000, w 2022 r. o 200.000 zł, w 2023 r. o 116.000 zł, w 2025 i w 2026 r. po 400.000 zł, w 2027 r. o 250.000 zł i w 2028 r. o 150.000 zł oraz wprowadzeniu niewynikających z umów rozchodów w 2029 r. na kwotę 1.434.000 zł i w 2030 r. na kwotę 700.000 zł.

Zalecono niezwłoczne dostosowanie w treści WPF kwot rozchodów budżetu w poszczególnych latach do harmonogramów spłaty kredytu i wykupu obligacji wynikających z obowiązujących umów z bankami.

 

W wieloletniej prognozie finansowej gminy Szudziałowo na lata 2018-2027 (według stanu wynikającego z obowiązującej w czasie kontroli uchwały Rady Gminy z 27 czerwca 2018 r.) prognozowano wydatki z odsetek od wyemitowanych obligacji w latach 2019-2024, które byłyby realne w przy oprocentowaniu wynoszącym: w 2019 r. – 3,03%, w 2020 r. – 3,03%, w 2021 – 2,99%, w 2022 r. – 2,93%, w 2023 r. – 2,92 % i w 2024 r. – 2,90 %, a więc przy założeniu obniżenia stawki WIBOR 6M do poziomu: w 2019 r. – 1,22%, w 2020 r. – 1,22%, w 2021 – 1,18 %, w 2022 r. – 1,12%, w 2023 r. – 1,11 % i w 2024 r. – 1,09%. Za ostatni okres odsetkowy kończący się w listopadzie 2018 r. bank obciążył gminę odsetkami według stawki 3,53% (stawka WIBOR – 1,78%, marża banku – 1,75%). Prognoza wydatków na obsługę długu była więc nierealna.

Rekomendowano urealnienie prognozowanych w WPF wydatków na obsługę długu.

 

W sprawozdaniu Rb-NDS gminy Trzcianne za 2017 r. w poz. D.16 błędnie wykazano stan wolnych środków w kwocie 267.935,19 zł, zamiast 249.196,33 zł (różnica 18.738,86 zł). W sprawozdaniu Rb-NDS gminy Drohiczyn za 2017 r. po stronie wykonania przychodów w pozycji D.16 „Wolne środki…” wykazano zaś sumę 1.705.342,83 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać kwotę 1.695.342,83 zł. Różnica w wysokości 10.000 zł wynikała z błędnego uwzględnienia przy wyliczeniu sumy wolnych środków kwoty obrazującej depozyt ustanowiony decyzją Marszałka Województwa Podlaskiego, zgodnie z którą kwota ta nie mogła być zwrócona przed zamknięciem wysypiska, co miało nastąpić do 30 października 2018 r., a zatem nie mogła stanowić źródła finansowania budżetu w 2017 r. Ponadto w gminie Łapy z powodu ujęcia w ewidencji budżetu niewłaściwych sald wykazano w sprawozdawczości błędny stan wolnych środków zawyżając je o 10.009,49 zł.

Wnioskowano o wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS prawidłowych danych dotyczących wykonanych przychodów z tytułu wolnych środków.

 

9. W zakresie spraw majątkowych:

- nieprzestrzeganie regulacji określających tryb sprzedaży nieruchomości, w szczególności zasady upublicznienia sprzedaży, sposób przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 13 jednostkach;

- nieprzestrzeganie przepisów prawa dotyczących oddawania nieruchomości w użytkowanie wieczyste, w szczególności w zakresie stawek i aktualizowania opłat – w 5 jednostkach;

- nieprzestrzeganie przepisów prawa przy innym niż sprzedaż i użytkowanie wieczyste rozdysponowaniu mienia (najem, dzierżawa, trwały zarząd, itp.) – w 32 jednostkach;

- niesporządzenie lub nieprawidłowe sporządzenie planu wykorzystania zasobu nieruchomości – w 8 kontrolowanych gminach;

- niepodjęcie uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania zasobem mieszkaniowym – w 6 kontrolowanych gminach;

- niepodjęcie uchwały określającej zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy - w 1 kontrolowanej gminie;

- niepodjęcie lub niedostosowanie do obowiązujących przepisów uchwały w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami – w 1 kontrolowanej gminie;

- wykonywanie zarządu mieniem bez zachowania szczególnej staranności wymaganej przepisem art. 50 ustawy o samorządzie gminnym – w 10 jednostkach.

 

W niektórych gminach stwierdzono brak podstawowych dokumentów określających zasady gospodarowania nieruchomościami, tj.:

- planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości - gmina Giby (wskazywano na to podczas poprzednich kontroli przeprowadzonych przez RIO w 2010 i 2014 r.), gmina Janów, gmina Raczki, gmina Krynki (Burmistrz Krynek wprowadziła go w trakcie kontroli), miasto Kolno, gmina Dąbrowa Białostocka, gmina Białowieża, gmina Sokółka,

- wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy - gmina Perlejewo, gmina Krynki (uchwała została podjęta podczas kontroli), gmina Drohiczyn, gmina Trzcianne, gmina Białowieża (nie posiada go od 2011 r. – podczas poprzedniej kontroli zalecono podjęcie uchwały w tej sprawie, lecz uchwała została podjęta na okres sprzeczny z ustawą, w związku z czym stwierdzona została jej nieważność),

- zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy - gminy Giby (na brak uchwały Rady w tym zakresie zwrócono uwagę podczas kontroli przeprowadzonej przez RIO w 2014 r.),

- uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania i wynajmowania na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony - gmina Łapy.

         Wójtów i burmistrzów zobowiązano do opracowania planów wykorzystania gminnych zasobów nieruchomości oraz opracowania i przedłożenia radom gmin projektów stosownych uchwał.

 

Gmina Szumowo dokonała zbycia nieruchomości w trybie przetargu pisemnego nieograniczonego. Ani z ogłoszenia, ani z pozostałych dokumentów nie wynikały inne warunki przetargu niż podanie ceny – według przepisów prawa ustalenie tych warunków musi być uzasadnieniem wyboru formy przetargu pisemnego. Analogiczną sytuację stwierdzono w dwóch postępowaniach w Urzędzie Miasta Zambrów. Dodatkowo w obu postępowaniach wystąpił negatywny skutek finansowy względem ewentualnego wyłonienia nabywcy w przetargu ustnym – rozstrzygnięcie przetargu pisemnego mimo złożenia ofert wyższych od ceny wywoławczej skutkowało uzyskaniem cen niższych niż w przypadku obowiązku zaproponowania postąpienia na poziomie 1% w przetargu ustnym łącznie o 286 zł.

         Zalecono organizowanie przetargu pisemnego na zbycie nieruchomości jedynie w sytuacji, gdy przetarg ma na celu wybór najkorzystniejszej oferty, tj. oprócz uzyskania najwyższej ceny także spełnienie innych warunków lub uzyskanie innych korzyści.

 

W gminie Klukowo kwotę 3.538 zł wniesioną tytułem wadium w przetargu na dzierżawę nieruchomości bezpodstawnie, począwszy od dnia podpisania umowy (14 października 2016 r.), przetrzymywano na rachunku depozytowym. W trakcie kontroli przeksięgowano ją na pokrycie zobowiązań dzierżawcy z tytułu czynszu. Ponadto pobrane od dzierżawcy wadium było niezgodne z warunkami dopuszczenia do przetargu na dzierżawę, zgodnie z którymi należało wnieść wadium w wysokości 4.530 zł. Uiszczając kwotę 3.538 zł oferent nie powinien był być dopuszczony do przetargu.

W zaleceniach pokontrolnych wnioskowano o rzetelne weryfikowanie prawidłowości kwoty wadium wniesionego przez uczestnika przetargu.

 

W gminie Radziłów trzy lokale mieszkalne umiejscowione są w budynku „ośrodka zdrowia”, który został bezpłatnie użyczony w 2001 r. Zakładowi Podstawowej Opieki Zdrowotnej w Grajewie. Urząd Gminy nie jest w posiadaniu umów z najemcami lokali mieszkalnych, które zawierał ZPOZ. Sprzeciwia się to zasadom określonym uchwałą Rady Gminy Radziłów w sprawie ustalenia zasad wynajmowania lokali…, która stanowi, że umowy najmu lokali mieszkalnych zawiera Wójt. Z uchwały wynika też, że lokale mogą być wynajmowane osobom fizycznym (określono m.in. zasady pierwszeństwa), a nie podmiotom gospodarczym. Osoby zainteresowane uzyskaniem pomocy z zasobu mieszkaniowego gminy powinny spełnić ponadto inne wymogi formalne a nadzór nad przyznawaniem lokali sprawuje Komisja d.s. Społecznych Rady Gminy Radziłów.

Do Wójta zwrócono się o zawarcie umów najmu z lokatorami zajmującymi mieszkania w tym budynku.

 

Mimo zainstalowania odrębnych podliczników energii elektrycznej w wynajmowanych lokalach, były one nadal zarejestrowane na Urząd Gminy Radziłów. W efekcie z budżetu opłacano zużycie energii przez najemców, a następnie gmina zmuszona była egzekwować odzyskanie środków od najemców. Na koniec 2017 r. saldo należności za energię wynosiło 9.145,39 zł oraz odsetki 3.149,06 zł; na drodze sądowej dochodzono kwoty 5.796.30 zł. Nieprzepisanie urządzeń pomiarowych na najemców stwierdzono też w gminie Stawiski.

Wnioskowano o podjęcie działań skutkujących przepisaniem liczników zużycia energii na najemców.

 

Jako środki trwałe Domu Kultury w Łapach ujęto nieruchomości położone we wsi Łapy-Dębowina o powierzchni 1,0600 ha oraz we wsi Gąsówka Skwarki o powierzchni 2,3200 ha. Ujęcie tych nieruchomości w księgach DK nastąpiło na podstawie dowodów PT z 31 grudnia 2013 r. wystawionych przez Urząd Miejski w Łapach; w rubryce „uwagi” tych dowodów wskazano: „trwały zarząd – Dom Kultury w Łapach” i „trwały zarząd – Rada Sołecka wsi Gąsówka Skwarki”. Pierwsza z nieruchomości na podstawie umowy z 31 grudnia 2015 r. została oddana przez Burmistrza Domowi Kultury w nieodpłatne użyczenie, a druga decyzją Zarządu Miasta i Gminy Łapy z dnia 11 lipca 1996 r. została przekazana „nieodpłatnie w zarząd na czas nieoznaczony na rzecz Rady Sołeckiej wsi Gąsówka Skwarki (…) z przeznaczeniem na cele kulturalno-oświatowe i sportowo-turystyczne”. Nie została określona podstawa władania nią przez DK. Żadna z nieruchomości nie powinna być zatem ujęta w księgach DK (powinny być ujęte w księgach Urzędu Miejskiego). W trakcie kontroli wartość nieruchomości została wyksięgowania z ksiąg rachunkowych Domu Kultury i przekazana do Urzędu Miejskiego.

 

W gminie Dziadkowice nie okazano dokumentów, na podstawie których instytucje kultury władają nieruchomościami. Prowadzą one działalność w budynku ujętym w księgach GOK, podczas gdy grunt pod budynkiem ujęty jest w ewidencji Urzędu Gminy i stanowi własność gminy. Wobec tego, że gmina jest właścicielem gruntu oraz nie zostało ustanowione użytkowanie wieczyste na rzecz GOK, budynek powinien znajdować się w księgach Urzędu Gminy. Kontrola wykazała też, że na rzecz ZGK w Dziadkowicach nie ustanowiono trwałego zarządu żadną nieruchomością, którą faktycznie włada Zakład. Pomimo braku formalnego przekazania, budynki hydroforni, oczyszczalni oraz siedziby ZGK znajdują się w ewidencji ZGK.

Do Wójta zwrócono się o formalne uregulowanie podstaw władania nieruchomością przez instytucje kultury oraz ustanowienie trwałego zarządu nieruchomościami, którymi włada faktycznie ZGK.

 

W gminie Sokółka stwierdzono zawarcie „umów użyczenia” nieruchomości z 6 sołectwami oraz z zakładem budżetowym, czyli z podmiotami, które nie mogą być stroną czynności cywilnoprawnej zawieranej z gminą. W przypadku zakładu za podstawę władania częścią nieruchomości traktowano „umowy użyczenia”, a częścią trwały zarząd, przy czym wszystkie te nieruchomości stanowiły budynki mieszkalne, którymi zakład zgodnie ze statutem miał jedynie zarządzać.

Wnioskowano o zaprzestanie regulowania w formie „umów” z sołectwami kwestii dotyczących zarządzania i korzystania z mienia komunalnego oraz rozważenie wygaszenia trwałego zarządu ZGKiM nieruchomościami zabudowanymi budynkami mieszkalnymi, a także rozwiązania „umowy użyczenia” z ZGKiM.

 

Kontrola kompleksowa gminy Łomża wykazała, że od 1 stycznia 2017 r. Zakład Usług Komunalnych Gminy Łomża przejął obsługę sieci wodociągowych i kanalizacyjnych, zgodnie ze statutem. Od momentu powołania ZUK gmina przekazała temu zakładowi budżetowemu składniki majątkowe (środki transportowe, sprzęt, itp.) o wartości 596.481,75 zł, które ujęte są w ewidencji ZUK. Nie stwierdzono natomiast, aby ustanowiony został trwały zarząd nieruchomościami wykorzystywanymi przez ZUK do prowadzenia działalności.

Zalecono wydanie decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami, którymi włada ZUK.

 

W gminie Jedwabne nabywaną zgodnie z wnioskami sołectw kostkę brukową odpisywano w koszty w momencie zakupu, a następnie nie inwentaryzowano jej stanu na koniec poszczególnych lat. Kostka była składowana w poszczególnych wsiach i miała być przekazywana do wbudowania w miarę rezerwowania w budżecie gminy środków na zadania drogowe. W odniesieniu do wsi Kubrzany i Biczki wyjaśniono, że materiały (…) zostały przekazane na stan i pod opiekę sołtysów tych miejscowości protokołami odbioru (…). W ten sposób zaniechano ewidencji i weryfikacji stanu kostki brukowej nabywanej w ramach funduszu sołeckiego w latach 2012-2017. Podczas kontroli zarządzono przeprowadzenie inwentaryzacji i ustalono wartość kostki na dzień 31 grudnia 2017 r. w wysokości 53.431,81 zł, którą ujęto na koncie 310 „Materiały”. Poza tym, nabywana w latach 2012-2017 w ramach funduszu sołeckiego kostka na drogi we wsi Kubrzany i Biczki została wbudowana przez wykonawcę robót, mimo braku formalnego protokołu przekazania ich wykonawcy; w efekcie wartość kostki pominięto przy wycenie wartości robót. Materiały wydawali wykonawcy sołtysi, a więc osoby niebędące pracownikami Urzędu. Według sporządzonego rozliczenia w 2017 r. w związku z przebudową drogi we wsi Kubrzany wbudowano materiały o wartości 15.386,55 zł (o kwotę tę zaniżono wartość efektu inwestycyjnego). Z kolei w przypadku przebudowy drogi we wsi Biczki pominięto wbudowane materiały o wartości 33.770,43 zł.

Wskazano na konieczność inwentaryzowania na koniec roku materiałów ujmowanych w koszty w momencie zakupu i zapewnienia ujmowania ich wartości na koncie 310, a także dokumentowania przekazania wykonawcom materiałów stanowiących własność gminy i uwzględniania wartości tych materiałów przy wycenie efektu inwestycyjnego.

 

Urząd Gminy Białowieża poniósł wydatki w wysokości 46.868,82 zł na materiały do budowy sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, którą miała wykonać spółka Wodociągi Podlaskie. Porozumienie z wykonawcą nie określało zasad rozliczenia materiałów. Nie okazano dokumentacji przekazania materiałów Wodociągom Podlaskim ani ewentualnych zwrotów niewykorzystanych materiałów.

Zalecono sporządzanie dokumentacji poświadczającej okoliczność przekazania wykonawcom robót materiałów zakupionych przez gminę oraz rozliczenia i ewentualnych zwrotów niewykorzystanych materiałów.

 

W Przedszkolu w Czarnej Białostockiej na kwotę zmniejszeń pozostałych środków trwałych ujętych na koncie 013 składała się wartość przedmiotów niezdatnych do użytku, które uległy kasacji na podstawie protokołów komisji likwidacyjnej. Okazano dwa protokoły – na kwoty 8.227,20 zł oraz 7.350,78 zł. Żaden z nich nie został zatwierdzony przez dyrektora Przedszkola. Z dokumentacji nie wynika też, co stało się ze zlikwidowanym majątkiem (brak protokołów zniszczenia, nieodpłatnego przekazania lub dowodów sprzedaży).

Do Dyrektora zwrócono się o zatwierdzanie dokumentacji likwidacji składników majątkowych oraz dokumentowanie fizycznego sposobu dokonania likwidacji.

 

W Centrum Sportu i Rekreacji w Augustowie pracownicy byli w posiadaniu więcej niż jednego służbowego aparatu telefonicznego (dyrektor – 3, menedżer sportu – 2, kierownik obiektów sportowych – 2). Używane telefony nie zostały zwrócone w związku z zakupem nowych i nie są przechowywane w jednostce, mimo że stanowią mienie gminy. Posiadają je pracownicy, mimo że nie są wykorzystywane do celów służbowych. Ponadto w 2017 r. u czterech osób wystąpiły opłaty przewyższające ustalone limity, które nie zostały zwrócone, w tym u Dyrektora na kwotę 1.091,35 zł. Wszyscy pracownicy posiadający telefony złożyli oświadczenia, w których zobowiązali się do każdorazowego pokrycia kwoty przekroczenia limitu kosztów z własnych środków.

 

Podczas kontroli w Centrum Sportu i Rekreacji w Augustowie dokonano oceny zagadnień zakupu i rozliczania paliwa do samochodów i pozostałego sprzętu silnikowego (ciągniki, łódź ratownicza, skuter śnieżny, ratrak, kosiarka samobieżna, agregaty, nagrzewnica). Stwierdzono brak formalnie ustalonych norm zużycia paliwa, brak pisemnych zasad wykorzystywania sprzętu, w tym od kogo i w jakiej formie mają pochodzić dyspozycje w zakresie jego wykorzystania, a także zasad prowadzenia kart kontroli zużycia paliwa i kontrolki pracy oraz rozliczania zużytego paliwa i weryfikacji wykazywanego zużycia paliwa. Kontrola rozliczenia paliwa w samochodzie Volkswagen wykazała brak dowodów na poddanie jej kontroli formalno-rachunkowej; rozliczany w ewidencji zakup i zużycie paliwa dokonywany był nie na podstawie faktycznego jego zużycia potwierdzonego fakturami zakupowymi, lecz w wysokości normy przyjętej nieformalnie dla pojazdu. W czterech miesiącach wykazana liczba przejechanych kilometrów nie była tożsama z kilometrami wynikającymi z wykazanych stanów licznika. Stan paliwa na dzień 22 grudnia 2017 r. wynoszący 64,67 l został ustalony nieprawidłowo i został zawyżony o 18 litrów (według stosowanej w jednostce metody rozliczeń). Szereg błędów w tym zakresie stwierdzono też w dokumentacji dotyczącej pozostałego sprzętu, m.in w kontrolce pracy łodzi motorowej wystąpiły liczne poprawki, przerabiania, wymazywania, nieprawidłowe przenoszenie ilości i stanów motogodzin. Ewidencja zużycia paliwa nie może zatem dawać rzetelnego obrazu rzeczywistego jego stanu i zużycia. Dodatkowo na wniosek o braku możliwości stwierdzenia rzetelności tych procesów wpływa fakt postanowienia o zaniechaniu inwentaryzacji paliwa w sprzęcie.

Zwrócono się o podjęcie zdecydowanych działań skutkujących usunięciem nieprawidłowości w zakresie ewidencji i kontroli zużycia paliwa wskazując szczegółowe rozwiązania w tym zakresie.

 

Kontrola wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego w Urzędzie Gminy Janów również wykazała liczne nieprawidłowości, polegające na: błędach arytmetycznych w zakresie stanu paliwa w miesięcznych kartach pojazdu, stosowaniu do obliczania zużycia paliwa w kartach drogowych normy wynoszącej 7,5l/100 km, która dodatkowo nie została wprowadzona formalnie do stosowania w jednostce, braku regulacji wewnętrznych w zakresie zasad korzystania z samochodu służbowego, ustalaniu w kartach pojazdu ilości zużytego paliwa na poszczególne trasy i dni z zaokrąglaniem wyników, co powodowało istotne rozbieżności w zużyciu paliwa, braku podpisów Wójta w kartach drogowych przy wyjazdach, w których korzystał z samochodu, niezgodności pomiędzy wpisanymi tankowaniami na karcie a danymi z faktur zakupu (nie okazano w trakcie kontroli faktur dokumentujących 2 tankowania w łącznej ilości 78 litrów), licznych rozbieżnościach między datami poszczególnych tankowań a danymi w kartach pojazdu, wielokrotnym korzystaniu przez Wójta z samochodu służbowego bez wystawionego polecenia  wyjazdu służbowego. Podobne nieprawidłowości stwierdzono w Urzędzie Gminy Sejny.

Wójtom wskazano szereg szczegółowych rozwiązań mających skutkować usunięciem nieprawidłowości w zakresie prowadzenia kart drogowych i dokonywania rozliczeń paliwa.

 

Burmistrz Stawisk udostępniał gminne pojazdy jedynie za zwrotem kosztów zużycia paliwa, mimo że według wydanego przez niego zarządzenia taka sytuacja mogła dotyczyć wyłącznie wyjątkowych przypadków. Dla uzyskania zgody Burmistrza wystarczające było poczynienie przez najemcę we wniosku wzmianki, iż wnosi o rozliczenie usługi po kosztach paliwa. W ten sposób z gminnego mienia korzystały podmioty zewnętrzne – starostwo powiatowe, komenda powiatowa PSP, parafia, stowarzyszenia oraz osoby fizyczne. W efekcie nie ustalono należności od podmiotów zewnętrznych na kwotę 25.460,09 zł. Ponadto usługi realizowane były m.in. w dniach wolnych od pracy i w święta, co skutkowało wypłacaniem kierowcom z budżetu wynagrodzenia za godziny nadliczbowe – w związku z przejazdami podmiotów zewnętrznych nie ustalono należności z tego tytułu na 4.822,06 zł. Z kolei gmina Giby wypożyczyła bezpłatnie Zarządowi Ochotniczej Straży Pożarnej w Sejnach autobus w celu przewiezienia członków Orkiestry Dętej OSP Sejny do Częstochowy na pielgrzymkę. Jedynie koszty zakupu paliwa zostały poniesione przez OSP.

Rekomendowano wykorzystywanie pojazdów stanowiących mienie gminy do celów służących realizacji zadań publicznych, a w przypadku świadczenia za ich pomocą usług niestanowiących celów publicznych – pobieranie stosownej odpłatności, co najmniej rekompensującej pełne koszty świadczenia usług.

 

W gminie Łomża stwierdzono, że w treści sprawozdania M-06 za 2017 r. wykazano m.in. wodę wydobytą i z zakupu –  odpowiednio 617,3 dam³ i 29,7 dam³, natomiast nie wykazano żadnych strat wody. Z kolei w rubryce sprawozdania „woda pozyskana na własne cele technologiczne” wykazano aż 213,1 dam³, co stanowi 32,94% wody pozyskanej. Wyjaśniono, że w ilości 213,1 dam³ zawarto również straty wody. Prawidłowo na własne cele technologiczne pobrano 4,6 dam³ a straty wody wyniosły 208,5 dam^3.. W dniu 7 maja 2018 r. błąd w sprawozdaniu zgłoszono do Urzędu Statystycznego. Straty wody w 2017 r. odpowiadały kwocie 619.245 zł.

Do Wójta zwrócono się o zobowiązanie dyrektora ZUK do prawidłowego sporządzania sprawozdania M-06, a także o podjęcie w porozumieniu z dyrektorem ZUK efektywnych działań minimalizujących straty wody.

 

10. W zakresie rozliczeń jednostek organizacyjnych z budżetem j.s.t.:

- nieegzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych obowiązku przedkładania sprawozdań lub ustawowo wymaganych informacji o przebiegu wykonania planu finansowego - w 2 kontrolowanych gminach;

- nieokreślenie przez organ stanowiący terminu i sposobu ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakład budżetowy – w 3 gminach;

- podjęcie przez organ stanowiący uchwały przewidującej bezterminowe i generalne zwolnienie zakładu budżetowego z obowiązku wpłaty do budżetu nadwyżki środków obrotowych - w 1 gminie;

- niepodjęcie uchwały określającej zasady ustalania i przekazywania zakładom budżetowym z budżetu gminy środków finansowych wynikających z rozliczenia podatku VAT, pomimo złej kondycji finansowej zakładu - w 1 gminie;

- bezpodstawne przelewanie środków wynikających z centralnego rozliczenia VAT z rachunku budżetu na rachunki jednostek budżetowych - w 3 kontrolowanych gminach,

- przekazanie zakładowi budżetowemu środków finansowych wynikających z rozliczenia podatku VAT pomimo braku uchwały określającej zasady ich przekazywania – w 3 gminach.

 

W wyniku kontroli operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT stwierdzono przypadki przekazywania zakładom budżetowym nadwyżki między podatkiem VAT naliczonym podlegającym odliczeniu i VAT należnym pomimo nieokreślenia przez rady gmin zasad ustalania i przekazywania z budżetu gminy środków finansowych wynikających z rozliczenia podatku od towarów i usług na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych. Mimo braku podstaw przekazano:

- w gminie Supraśl dla KZB w Supraślu kwotę 125.773,54 zł,

- w gminie Stawiski dla ZGKiM w Stawiskach kwotę 9.087,19 zł,

- w gminie Raczki dla ZGKiM w Raczkach kwotę 1.071,95 zł.

Zwrócono się o przedłożenie radom gmin projektów uchwał określających zasady ustalania i przekazywania zakładom środków finansowych wynikających z rozliczenia podatku od towarów i usług, jeżeli wolą organów gminy jest przekazywanie zakładom tych środków.

 

Analiza rozliczeń budżetu miasta Wysokie Mazowieckie w 2017 r. z zakładem budżetowym - Pływalnią Miejską „Wodnik” - wykazała, że nie została przekazana zakładowi kwota 140.332,50 zł wynikająca z prawidłowego rozliczenia dotacji przedmiotowej. Mimo danych wynikających z rozliczenia na koniec 2017 r. nie ujęto w księgach Urzędu Miasta i sprawozdawczości zobowiązania z tego tytułu. Należna dotacja wynikała z większej ilości zrealizowanych przez zakład usług. Zaniechanie rozliczenia z zakładem dotacji w przypadku zrealizowania usług w wyższym wymiarze niż przyjęty w budżecie, doprowadziło w efekcie do zmiany (obniżenia) faktycznej stawki dotacji do jednostki usługi, określonej przez Radę Miasta na 2017 r. Ze sprawozdań Rb-30S zakładu wynika trudna sytuacja finansowa, przejawiająca się w permanentnym wykazywaniu ujemnego stanu środków obrotowych, który wynosił na początek 2017 r. (-) 324.701,49 zł, a na koniec 2017 r. (-) 450.339,85 zł.

Rekomendowano rozliczenie z Pływalnią „Wodnik” należnej jej dotacji przedmiotowej za 2017 r.

 

Ze sprawozdania Rb-30S ZGKiM w Raczkach za 2017 r. wynikała nadwyżka środków obrotowych na koniec roku w kwocie 6.950,94 zł, którą przekazano na rachunek budżetu gminy 28 marca 2018 r. Na podstawie art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych Rada Gminy Raczki powinna określić m.in. sposób i terminy rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu. W żadnej z uchwał Rady nie określono tych kwestii. Analogiczne nieokreślenie przez organ stanowiący tych kwestii stwierdzono w mieście Wysokie Mazowieckie i w gminie Drohiczyn.

Wnioskowano o przedłożenie radom gmin projektu uchwały określającej w stosunku do zakładów budżetowych kwestie wymienione w art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

        

W zakresie rozliczeń gminy Sokółka z ZGKiM (zakładem budżetowym) w 2017 r. kontrola wykazała, że:

- udzielono zakładowi dotacji przedmiotowej w kwocie 36.347 zł, mimo że w Rada Miejska nie ustaliła stawek jednostkowych dotacji,

- dotacja przedmiotowa została przekazana jednorazowo w dniu 25 maja 2017 r., podczas gdy powinna być przekazywana w wysokości odpowiedniej do stopnia realizacji finansowanych zadań,

- Burmistrz nie określiła szczegółowości rozliczenia wykorzystania dotacji przedmiotowej.

Rekomendowano kalkulowanie dotacji przedmiotowej w oparciu o stawkę jednostkową przyjętą uchwałą Rady Miejskiej, przekazywanie dotacji przedmiotowej w wysokości odpowiedniej do stopnia realizacji finansowanych zadań oraz określenie szczegółowości, z jaką Zakład winien przedstawiać rozliczenie dotacji.

 

Z porozumienia z 22 grudnia 2016 r. zawartego przez Wójta z ZGK w Mielniku wynika, że gmina Mielnik powierzyła zakładowi zapewnienie prawidłowego funkcjonowania oczyszczalni ścieków w Mielniku. Rozliczenie zadania obejmowało wyłącznie zwrot kosztów związanych z zakupem energii elektrycznej niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania oczyszczalni. W 2017 r. Urząd Gminy poniósł wydatki związane z tym zadaniem w łącznej kwocie 42.715,50 zł. Poza tym Urząd ponosił wydatki związane z opłatami za użytkowanie gruntów pod wylot ścieków oczyszczonych (łącznie 7.881,01 zł za lata 2015-2017), które – podobnie jak zakup energii do oczyszczalni – są kosztami ściśle związanymi ze zbiorowym odprowadzaniem ścieków realizowanym przez ZGK i powinny stanowić element kalkulacji taryf za odprowadzanie ścieków. Ustalenia kontroli wykazały, że przy kalkulowaniu taryf zostały pominięte w 2017 r. koszty w kwocie 44.665,09 zł. Przychody ze sprzedaży związanej z odprowadzaniem ścieków wyniosły w 2017 r. 95.285,60 zł, co oznacza, że poniesione z budżetu gminy koszty związane z tą działalnością stanowiły 46,9% uzyskanych przychodów ZGK z tej działalności.

Zwrócono się o zaprzestanie bezpośredniego finansowania z budżetu gminy części kosztów działalności KZB w Mielniku w zakresie zbiorowego odprowadzania ścieków.

 

Łącznie wymiar finansowy stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości^[1] wyniósł 723.885 tys. zł, z tego^[2]:

- uszczuplenia środków publicznych – 11.026 tys. zł,

- kwoty uzyskane z naruszeniem prawa – 1.498 tys. zł,

- kwoty wydatkowane z naruszeniem prawa – 7.071 tys. zł,

- kwoty wydatkowe w następstwie działań niezgodnych z prawem – 48 tys. zł,

- kwoty wydatkowane niegospodarnie, niecelowo lub nierzetelnie – 3.127 tys. zł,

- kwoty odpowiadające nierzetelnym danym w ewidencji księgowej lub sprawozdawczości – 681.906 tys. zł,

- inne nieprawidłowości w wymiarze finansowym – 19.210 tys. zł.

         Wskazania wymaga, iż niejednokrotnie dokonanie zwymiarowania stwierdzonych nieprawidłowości nie było możliwe w związku z zaniechaniem podejmowania przez kontrolowane jednostki określonych działań i brakiem odpowiedniej dokumentacji umożliwiającej dokonanie stosownych wyliczeń. Dotyczy to w szczególności uszczuplenia środków publicznych z tytułu należności podatkowych – niejednokrotnie kontrolowane organy podatkowe nie były w posiadaniu deklaracji i informacji podatkowych lub stosownych ich korekt, które winny stanowić podstawę ustalania kwot zobowiązań podatkowych.

 

5. Postępowanie pokontrolne

W celu wyeliminowania ujawnionych nieprawidłowości i zapobieżenia występowaniu ich w przyszłości do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego lub kierowników jednostek organizacyjnych wystosowano 57 wystąpień pokontrolnych, których przedmiotem były stwierdzone nieprawidłowości, zawierające łącznie 2.079 szczegółowych wniosków pokontrolnych (z tego w wyniku kontroli kompleksowych jednostek samorządu terytorialnego wystosowano 1.719 wniosków pokontrolnych, kontroli problemowych – 299 wniosków pokontrolnych, kontroli doraźnych – 34 wnioski pokontrolne, zaś w wyniku kontroli sprawdzającej – 27 wniosków pokontrolnych). Podczas 3 kontroli doraźnych (Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej, Szkoła Podstawowa w Trzciannem, Zespół Szkolno-Przedszkolny w Nurcu-Stacji) przeprowadzonych w zakresie prawidłowości ustalenia danych na potrzeby sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli nie stwierdzono nieprawidłowości. Do kierowników tych jednostek wystosowano na podstawie ustaleń kontroli pisma informujące o braku nieprawidłowości.

W 3 przypadkach, uzasadnionych charakterem ustaleń kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych (Szkoła Podstawowa Nr 3 w Zambrowie, Zarząd Ekonomiczny Szkół Gminy Łomża w Łomży oraz Zespół Szkół Samorządowych w Janowie), skierowano do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego odrębne pisma mające na celu zapewnienie eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości. Do wiadomości organów wykonawczych przekazywano też wszystkie wystąpienia pokontrolne kierowane do podległych i nadzorowanych jednostek.

W wyniku ustaleń kontroli dotyczących nieprawidłowości w zakresie danych stanowiących podstawę naliczenia części wyrównawczej subwencji korektę sprawozdania Rb-PDP sporządziło 5 gmin (Drohiczyn, Nurzec-Stacja, Perlejewo, Trzcianne i Raczki). Korekty zostały przekazane Ministrowi Finansów.

 

W trakcie kontroli zweryfikowanych zostało 14 sygnalizacji i zawiadomień o nieprawidłowościach dotyczących działalności j.s.t. i ich jednostek organizacyjnych.

W związku z działalności kontrolną na podstawie 6 wniosków o udostępnienie informacji publicznej udzielono informacji zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

W wyniku czynności kontrolnych skierowano jedno zawiadomienie do prokuratury. Prokuraturę Rejonową w Siemiatyczach zawiadomiono, że podczas kompleksowej kontroli w gminie Drohiczyn stwierdzono okoliczności wskazujące na popełnienie czynów określonych w art. 270 § 1 Kodeksu karnego poprzez wprowadzenie w treści dokumentacji zebrań wiejskich oraz wniosków sołectw w sprawie przeznaczenia środków funduszu sołeckiego szeregu dopisków innym charakterem pisma (przy czym w każdym z analizowanych przypadków można wnioskować, iż dopisków tych dokonywała ta sama osoba), mających wpływ na ocenę prawidłowości wniosków lub zmieniających decyzje udokumentowane protokołami zebrań wiejskich.

Na podstawie ustaleń kontroli dotyczących prawidłowości określania przeznaczenia środków funduszu sołeckiego oraz ponoszenia wydatków w ramach funduszu sołeckiego RIO w Białymstoku skierowała 2 zawiadomienia do Wojewody Podlaskiego o stwierdzonych nieprawidłowościach, które w ocenie Izby powinny skutkować zmniejszeniem dotacji otrzymanej przez gminy Drohiczyn i Supraśl tytułem zwrotu części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2017 r. – o 42.905,30 zł dla gminy Drohiczyn i o 52.546,99 zł dla gminy Supraśl. Informacje w sprawie stanowiska zajętego przez Wojewodę w stosunku do obu gmin nie zostały przekazane Izbie do czasu sporządzenia sprawozdania.

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku skierowała także zawiadomienie do Wojewody Podlaskiego o stwierdzonych, w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Zambrów, okolicznościach mogących mieć wpływ na prawidłowość spełnienia przez miasto warunków do otrzymania dofinansowania z „Programu rozwoju gminnej i powiatowej infrastruktury drogowej na lata 2016-2019” na „Remont i przebudowę ul. Żytniej, skrzyżowania z ul. Podedwornego i Bema, kanalizacji deszczowej wraz z budową oświetlenia ulicznego” w wysokości 1.127.313,25 zł. Odpowiedź otrzymana z PUW wskazuje, że w ocenie PUW nie doszło do nieprawidłowości.

W wyniku przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym kontroli kierowano także zawiadomienia do rzecznika dyscypliny finansów publicznych o czynach noszących znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Łącznie złożono 21 zawiadomień, w których wskazano na 36 czynów naruszenia dyscypliny finansów publicznych (w 11 złożonych zawiadomieniach wskazano na więcej niż jeden czyn z katalogu zawartego w przepisach ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych). Zawinienie czynów przypisano w zawiadomieniach, na podstawie ustaleń kontroli, łącznie 38 osobom.

W zawiadomieniach wskazywano na:

- niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, tj. czyny określone w przepisach art. 18 pkt 2 ustawy (11 przypadków);

- zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości, tj. czyny określone w przepisach art. 18 pkt 1 ustawy (2 przypadki);

- dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia, tj. czyn wskazany w art. 11 ustawy (7 przypadków);

- nienależyte dokonanie wstępnej kontroli operacji przez głównego księgowego powodujące dokonanie wydatku z przekroczeniem plan, tj. czyn określony w art. 18b pkt 1 ustawy (7 przypadków);

- nieustalenie należności jednostki samorządu terytorialnego albo ustalenie takiej należności w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia, tj. czyn określony w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy (3 przypadki),

- niedochodzenie należności jednostki samorządu terytorialnego, tj. czyn określony w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy (1 przypadek),

- dopuszczenie do przedawnienia należności jednostki samorządu terytorialnego, tj. czyn określony w art. 5 ust. 1 pkt 3 ustawy (2 przypadki);

- niezgodne z przepisami o zamówieniach publicznych niezamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, tj. czyn określony w art. 17 ust. 1 pkt 5 (1 przypadek);

- niezgodne z przepisami o zamówieniach publicznych ustalenie wartości zamówienia publicznego, jeżeli miało to wpływ na obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych, tj. czyn określony w art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy (1 przypadek);                                                                                       

- zaciągnięcie zobowiązania z przekroczeniem upoważnienia, tj. czyn określony w art. 15 ustawy (1 przypadek).

 

Według stanu na dzień sporządzenia sprawozdania do 5 wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym 3 jednostki (gminy) skierowały do Kolegium Izby zastrzeżenia w trybie określonym w art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o r.i.o. W wyniku rozpatrzenia przez Kolegium Izby zastrzeżenia do 3 wniosków zostały oddalone w całości, do 1 wniosku oddalone w części a do 1 wniosku uwzględnione.

 

Do dnia przyjęcia sprawozdania informację o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych, zawartych w 57 wystąpieniach pokontrolnych zawierających takie wnioski (w wyniku 3 kontroli nie wydano bowiem wniosków), złożyły 53 jednostki kontrolowane (w 2 przypadkach w dacie sporządzenia sprawozdania nie upłynął jeszcze termin złożenia takiej informacji, w 1 przypadku jednostka zwróciła się o przedłużenie terminu, natomiast w 1 przypadku jednostka nie dostarczyła odpowiedzi w wymaganym terminie, wystosowano ponaglenie telefoniczne). W związku z analizą informacji o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych do 1 jednostki zwrócono się o dodatkowe wyjaśnienia co do sposobu realizacji zaleceń.

Badanie sposobu wykonania wniosków pokontrolnych jest stałym elementem kontroli kompleksowych jednostek samorządu terytorialnego, a także kolejnych kontroli problemowych prowadzonych przez Izbę Obrachunkową w danej jednostce organizacyjnej. Prowadzone w tym obszarze, w okresie sprawozdawczym, czynności kontrolne wykazały, że w 16 jednostkach nie zrealizowano w pełni zaleceń wydanych przez Izbę Obrachunkową w wyniku poprzednich kontroli. W tych przypadkach z reguły kierownictwo badanych jednostek obierało niedbały lub nieskuteczny sposób wykonania przekazanych rekomendacji, który nie przyczyniał się w należytym stopniu do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu gospodarki finansowej. Niekiedy stan taki skutkował utrwalaniem praktyki działań niezgodnych z prawem. W szczególnie jaskrawych przypadkach dalszego utrzymywania stanu sprzecznego z prawem informowano organy wykonawcze j.s.t. o ewentualności zwrócenia się przez Izbę do Wojewody o wezwanie do zaprzestania naruszeń ustaw.

 

W związku z przyjęciem przez jednostki kontrolowane do realizacji wniosków pokontrolnych zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i usprawnienia badanej działalności, lub też działaniami podjętymi w związku z ustaleniami kontroli jeszcze w trakcie jej trwania, uzyskano korzyści finansowe^[3], według stanu na dzień sporządzenia sprawozdania, w łącznej kwocie 1.439 tys. zł, z tego^[4]:

- oszczędności uzyskane w wyniku działań kontrolnych – 10 tys. zł,

- pożytki finansowe w postaci należnych środków publicznych lub innych składników aktywów – 906 tys. zł,

- inne nieutracone pożytki finansowe – 107 tys. zł,

- oszczędności lub pożytki finansowe innych podmiotów – 416 tys. zł.

 

Ponadto w 2018 r. Ministerstwo Finansów przekazało do RIO w Białymstoku decyzję, którą zmniejszyło gminie Raczki część wyrównawczą subwencji ogólnej na 2018 rok o kwotę 4.596 zł. Podstawą wydania decyzji była korekta przez gminę sprawozdania o podstawowych dochodach podatkowych, sporządzona na podstawie kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w 2018 r.

 

Dodać też należy, że przedstawione, zwymiarowane kwoty korzyści finansowych nie oddają w pełni efektów pozytywnego oddziaływania kontroli. W wielu przypadkach badane jednostki zobowiązywały się bowiem w informacjach o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych do wyeliminowania nieprawidłowości także w przyszłej ich działalności, m.in. do usprawnienia poboru środków publicznych, zaniechania poboru środków z naruszeniem prawa i interesów obywateli, zaniechania ponoszenia wydatków nielegalnych, prawidłowego zorganizowania oraz wzmożenia kontroli zarządczej.

 

 

 

WYKAZ JEDNOSTEK KONTROLOWANYCH W 2018 ROKU

 

1. Miasto Augustów

2. Miasto Grajewo

3. Miasto Kolno

4. Miasto Wysokie Mazowieckie

5. Miasto Zambrów

6. Miasto i Gmina Czarna Białostocka

7. Miasto i Gmina Dąbrowa Białostocka

8. Miasto i Gmina Drohiczyn

9. Miasto i Gmina Jedwabne

10. Miasto i Gmina Krynki

11. Miasto i Gmina Łapy

12. Miasto i Gmina Mońki

13. Miasto i Gmina Sokółka

14. Miasto i Gmina Stawiski

15. Miasto i Gmina Suchowola

16. Miasto i Gmina Supraśl

17. Gmina Bargłów Kościelny

18. Gmina Białowieża

19. Gmina Czyże

20. Gmina Dziadkowice

21. Gmina Giby

22. Gmina Janów

23. Gmina Klukowo

24. Gmina Łomża

25. Gmina Mielnik

26. Gmina Nowe Piekuty

27. Gmina Nurzec-Stacja

28. Gmina Perlejewo

29. Gmina Raczki

30. Gmina Radziłów

31. Gmina Sejny

32. Gmina Sztabin

33. Gmina Szudziałowo

34. Gmina Szumowo

35. Gmina Trzcianne

36. Gmina Turośń Kościelna

37. Biuro Obsługi Szkół w Drohiczynie

38. Biuro Obsługi Szkół w Raczkach

39. Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej

40. Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach

41. Centrum Sportu i Rekreacji w Augustowie

42. Dom Kultury w Łapach

43. Kolneński Ośrodek Kultury i Sportu w Kolnie

44. Przedszkole w Czarnej Białostockiej

45. Przedszkole Nr 2 w Wysokiem Mazowieckiem

46. Sportowa Szkoła Podstawowa w Supraślu

47. Szkoła Podstawowa w Czyżach

48. Szkoła Podstawowa w Dziadkowicach

49. Szkoła Podstawowa w Poćkunach

50. Szkoła Podstawowa w Trzciannem

51. Szkoła Podstawowa Nr 6 w Augustowie

52. Szkoła Podstawowa Nr 3 w Zambrowie

53. Szkoła Podstawowa z Oddziałami Integracyjnymi Nr 2 w Sokółce

54. Zarząd Ekonomiczny Szkół Gminy Łomża w Łomży

55. Zespół Szkolno-Przedszkolny w Białowieży

56. Zespół Szkolno-Przedszkolny w Nurcu-Stacji

57. Zespół Szkół w Mielniku

58. Zespół Szkół Samorządowych w Janowie

59. Zespół Szkół Samorządowych w Krynkach

60. Zakład Komunalny w Krynkach

 

 

III.             DZIAŁALNOŚĆ NADZORCZA, OPINIODAWCZA, BADANIE SPRAWOZDAŃ

 

1.Działalność Kolegium Izby

Kolegium zbadało łącznie 6085 uchwał i zarządzeń organów gmin, powiatów, województwa samorządowego, związków międzygminnych i związku powiatowego, z tego:

- 139 uchwał budżetowych (dotyczących zarówno budżetów na rok 2018, jak i podjętych w grudniu uchwał w sprawie budżetu na 2019 r.),

- 3383 uchwały i zarządzeń w sprawie zmian w budżetach, 

- 883 uchwał i zarządzeń w sprawie wieloletniej prognozy finansowej i jej zmian,

- 132 uchwały organów stanowiących w sprawie absolutorium (6 gmin nie podjęło uchwał w sprawie absolutorium za 2017 rok),

- 6 uchwał w sprawie procedury uchwalania budżetu,

146 uchwał w sprawie zaciągania pożyczek i kredytów długoterminowych,

- 30 uchwał w sprawie zaciągania krótkoterminowych pożyczek i kredytów,

- 2  uchwały  w sprawie udzielania poręczeń,

- 513  uchwał w sprawie określenia zakresu i zasad przyznawania dotacji  z budżetu j.s.t., w tym w sprawie udzielenia pomocy finansowej,

-  11 uchwał w sprawie emisji obligacji oraz określania zasad ich zbywania, nabywania i wykupu przez organ wykonawczy,

- 4 uchwały w sprawie udzielania pożyczek z budżetu j.s.t.,

- 311 uchwał dotyczących podatków i opłat lokalnych,  w tym 79 w sprawie opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi,

oraz 525 uchwał  i zarządzeń w innych sprawach finansowych.

 

W wyniku tych badań Kolegium podjęło:

·         5836 uchwał bez stwierdzenia naruszenia prawa, 

·         249 uchwał w których wskazało na naruszenie prawa, w tym:

- 142 stwierdzające nieistotne naruszenie prawa,

            - 47 stwierdzających nieważność w części,

     - 38 stwierdzających nieważność w całości.

Informacja o uchwałach i zarządzeniach organów jednostek samorządu terytorialnego, związków międzygminnych i powiatowych zbadanych w 2018 r. przez RIO w Białymstoku   Lp. Uchwały i zarządzenia w zakresie spraw finansowych dotyczące: Wyniki badania nadzorczego   Ogółem w 2018 r. w tym: bez naruszenia prawa z narusze- niem prawa z tego: uchwał i zarządzeń organów wykonaw- czych z nieistotnym naruszeniem prawa wszczęte postępo- wania umorzono nieważne z tego: inne rozstrzyg- nięcia nieważne w części nieważne w całości 1 budżetu 139 X 127 12 10 1 1 1 0 0 2 zmian budżetu 3383 2250 3 295 88 63 6 17 15 2 2 3 wieloletniej prognozy finansowej i zmian 883 68 823 60 51 5 3 0 3 1 4 procedury uchwalania budżetu 6 0 6 0 0 0 0 0 0 0 5 emitowania obligacji oraz określania zasad ich zbywania, nabywania i wykupu przez organ wykonawczy 11 0 8 3 0 0 3 0 3 0 6 zaciągania długoterminowych pożyczek i kredytów  146 137 144 2 0                 1 1 0 1 0 7 udzielania pożyczek 4 4 4 0 0 0 0 0 0 0 8 udzielania poręczeń 2 2 2 0 0 0 0 0 0 0 9 zaciągania krótkoterminowych pożyczek i kredytów 30 29 30 0 0 0 0 0 0 0 10 zasad i zakresu przyznawania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego 513 0 471 42 6 3 32 16 16 1 11 podatków i opłat lokalnych 311 0 277 34 12 2 20 15 5 0   w tym: opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi 79 X 71 8 3 0 5 3 2 0 12 absolutorium 132 X 126 6 0 0 6 0 6 0 13 pozostałe uchwały i zarządzenia 525 89 523 2 0 0 2 0 2 0 Ogółem 6085 2 579 5 836 249 142 18 85 47 38 4