Załącznik Nr  1

do Uchwały Nr  IV /2012

Kolegium RIO w Białymstoku

z dnia 26 marca 2012 r.

Sprawozdanie

z wykonania ramowego planu pracy

Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

za 2011 rok

I.  Organizacja, funkcjonowanie i sprawozdawczość z działalności Izby.

         W ramach tej tematyki zostały zrealizowane ustalone w ramowym planie pracy zadania, a mianowicie:

1) opracowano, a następnie przyjęto uchwałami Kolegium Izby:

         - ramowy plan pracy na 2012 r., w tym plan kontroli i plan szkoleń na 2012 r.,

         - wnioski do projektu budżetu Izby na 2012 r.,

         - sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy za 2010 r.,

         - sprawozdanie z wykonania budżetu Izby za 2010 r.

2) sporządzono - w ramach zadań finansowo-księgowych - i przekazano

    określonym adresatom sprawozdania kasowe z wykonania budżetu Izby,

    w tym dotyczące:

         - budżetu: miesięczne, półroczne i roczne,

         - zatrudnienia i wykorzystania funduszu płac: kwartalne,

         - budżetu zadaniowego,

         - inne statystyczne.

II. Sprawozdanie z działalności kontrolnej Wydziału Kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w 2010 roku

1. Obsada etatowa

         Planowane na 2011 rok i faktyczne zatrudnienie inspektorów ds. kontroli wynosiło 22 etaty:

- 14 osób w Białymstoku,

- 4 osoby w Zespole w Łomży,

- 4 osoby w Zespole w Suwałkach.

2. Plan kontroli i jego realizacja

Ramowy plan kontroli na 2011 rok przyjęto uchwałą Nr VII/2010 Kolegium RIO w Białymstoku z dnia 15 grudnia 2010 roku. Uchwała określała ogólną liczbę planowanych do przeprowadzenia w roku kontroli – 72 (z tego 33 kompleksowe i 39 problemowych), liczbę dni roboczych w roku, w przeliczeniu na przewidywaną obsadę etatową – 5.544 tzw. „inspektorodni”, a w tym planowane zużycie czasu na czynności kontrolne w jednostkach kontrolowanych – 3.844 „inspektorodni” (wskazana wielkość obejmowała rezerwę czasową na kontrole doraźne w wymiarze 50 dni). W formie załącznika do uchwały przyjęto też szczegółowy wykaz kontroli planowanych na 2011 rok, zawierający jednostki kontrolowane i zakres tematyczny kontroli.

W związku z przebiegiem realizacji zadań kontrolnych i przekazanymi do RIO sygnalizacjami, Kolegium Izby, uchwałą z dnia 1 sierpnia 2011 roku (Nr VI/2011) dokonało zmiany w wykazie jednostek przyjętych do kontroli poprzez zamianę jednostki podlegającej kontroli kompleksowej. Wnioskowana zmiana w wykazie jednostek kontrolowanych związana była z przedłożonym przez spółkę cywilną wnioskiem o przeprowadzenie kontroli gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego. Cykliczny termin przeprowadzenia kompleksowej kontroli jednostek samorządu terytorialnego objętych zmianą planu kontroli przypadał na rok 2012. W wyniku przeprowadzonych zmian ogólna liczba planowanych kontroli nie uległa zmianie.

Plan (po zmianach) i wykonanie kontroli ogółem i przez poszczególne Zespoły w układzie rodzajowym oraz zużycie czasu pracy na wykonanie zadań („inspektorodni”) ilustruje poniższe zestawienie:

Z przedstawionego zestawienia liczbowego wynika, że w okresie sprawozdawczym Wydział Kontroli przeprowadził w sumie 77 kontroli (w tabeli wykazano jako wykonane również  kontrole w 6 jednostkach, w których czynności kontrolne zostały zakończone na początku 2012 roku). Zgodnie z założeniami planu po zmianach wykonano wszystkie 33 kontrole kompleksowe jednostek samorządu terytorialnego i 39 kontroli problemowych w samorządowych jednostkach organizacyjnych. W ramach planowanej rezerwy czasowej przeprowadzono kontrolę doraźną w Centrum Kształcenia Zawodowego w Wysokiem Mazowieckiem w zakresie realizacji wybranych dochodów własnych i wydatków z nich finansowanych w latach 2007-2011, w Urzędzie Miejskim w Nowogrodzie w zakresie zobowiązań zaliczanych do długu publicznego i wybranych zagadnień realizacji budżetu w 2011 roku, a także w Zespole Szkół Nr 2 w Suwałkach, Zespole Szkół w Jeleniewie i w Zespole Administracyjnym Oświaty w Sejnach w zakresie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2010 roku.

Wykazane w zestawieniu tabelarycznym niewielkie różnice między planowanym i rzeczywistym zużyciem czasu przeznaczonego na kontrole (razem plan 3.844 „inspektorodni”, wykonanie 3.777) są skutkiem większej liczby dni przeznaczonych na prace związane z kontrolą (razem plan 1.002, wykonanie 1.072 „inspektorodni”). Różnice dotyczyły każdego z rodzaju przeprowadzonych kontroli.

3. Zakres podmiotowy i przedmiotowy kontroli

Kontrole kompleksowe dotyczyły gospodarki finansowej 33 gmin, z tego: 1 kontrolę przeprowadzono w mieście na prawach powiatu, 4 kontrole przeprowadzono w gminach miejskich, 7 w gminach wiejsko-miejskich oraz 21 w gminach wiejskich. Kontrole kompleksowe prowadzone były w urzędach jednostek samorządu terytorialnego.

W ramach kontroli kompleksowych badano całokształt zagadnień występujących w sferze gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, obejmując takie grupy tematyczne, jak:

- wewnętrzne regulacje prawne dotyczące organizacji i gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego i jej jednostek organizacyjnych,

- funkcjonowanie kontroli zarządczej,

- rachunkowość, w tym dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, prawidłowość i terminowość zapisów w ewidencji księgowej, inwentaryzacja, sprawozdawczość budżetowa i finansowa jednostki samorządu terytorialnego i jej jednostek organizacyjnych,

- gospodarka pieniężna i rozrachunki budżetu i urzędu jednostki samorządu terytorialnego,

- prawidłowość uchwalania budżetu i dokonywania jego zmian, w tym ustalania planów finansowych jednostek organizacyjnych,

- dochody budżetowe, w tym m.in. wymiar, pobór i egzekucja podatków i opłat lokalnych (ze szczególnym uwzględnieniem zagadnienia windykacji podatków na przykładzie podatku od nieruchomości), dochody z majątku, dochody ze świadczenia usług innych niż udostępnianie mienia, środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej,

- dług publiczny, przychody i rozchody budżetu, w tym m.in. weryfikacja wskaźników zadłużenia gminy, prawidłowość pozyskania, w tym w ramach upoważnień organu stanowiącego, ustalenia i ewidencji przychodów oraz prawidłowość rozchodów w świetle ustalonych limitów w uchwale budżetowej i zawartych umów,

- wydatki budżetowe, m.in. na wynagrodzenia, w tym z uwzględnieniem zagadnienia osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie Karta Nauczyciela, diety, podróże służbowe, zakup materiałów i usług, wydatki na obsługę długu publicznego, wydatki majątkowe, dotacje z budżetu jednostki samorządu terytorialnego (w tym dla jednostek sektora finansów publicznych), wydatki na realizację przedsięwzięć ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej,

- prawidłowość udzielania zamówień publicznych,

- dochody własne jednostek budżetowych i wydatki nimi finansowane,

- gospodarka mieniem komunalnym, w tym nieruchomościami, ewidencja księgowa i inwentaryzacja składników majątkowych,

- realizacja zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, a także na podstawie porozumień i w ramach pomocy finansowej oraz rzeczowej między j.s.t.,

- rozliczenia finansowe jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi,

- wykonanie zaleceń pokontrolnych.

Kontrole kompleksowe wykonywano stosownie do układu tematycznego określonego w załączniku do uchwały nr 2/2011 Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych z 17 marca 2011 r. w sprawie ramowego zakresu kontroli kompleksowej gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego (do czasu podjęcia ww. uchwały obowiązywała uchwała nr 3/2001 Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych z 22 marca 2001 r.), ramowej tematyki kontroli gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, zawierającej również założenia metodyczne kontroli, wchodzącej w skład „Zasad przeprowadzania kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku”, a także na podstawie programów kontroli kompleksowej poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego, opracowywanych na bazie ramowej tematyki kontroli. Przy opracowywaniu programów kontroli analizowano m.in. treść sygnalizacji w kwestii gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, przekazywanych przez obywateli, radnych i inne podmioty. Odrębne programy opracowano dla badania windykacji podatków na przykładzie podatku od nieruchomości oraz dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dla jednostek sektora finansów publicznych.

Kontrole problemowe prowadzone były w większości w samorządowych jednostkach budżetowych – 24 kontrole, poza tym przeprowadzono kontrolę w 5 zakładach budżetowych oraz skontrolowano 8 instytucji kultury i 2 związki j.s.t. W podziale na szczeble jednostek samorządu terytorialnego: 7 kontroli problemowych przeprowadzono w jednostkach podległych gmin miejskich, 11 kontroli w jednostkach podległych gmin miejsko-wiejskich, zaś 19 kontroli problemowych przeprowadzono w jednostkach organizacyjnych gmin wiejskich; 2 kontrole problemowe dotyczyły związków międzygminnych.

Przedmiotem działalności jednostek organizacyjnych, poddanych kontrolom problemowym, było przede wszystkim wykonywanie zadań oświatowych (w tym obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół, prowadzenia przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych, analiza osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie Karta Nauczyciela). Ponadto zbadano samorządowe instytucje kultury oraz zakłady budżetowe wykonujące zadania własne jednostek samorządu terytorialnego m.in. w zakresie gospodarki mieszkaniowej i gospodarowania lokalami użytkowymi, dróg, wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, utrzymania czystości i porządku, wysypisk i unieszkodliwiania odpadów komunalnych, targowisk. Skontrolowane 2 związki międzygminne obejmują swym zakresem zadania związane z gospodarką odpadami.

Podmioty kontroli problemowych badano odpowiednio – w oparciu o wskazówki metodyczne zawarte w „Zasadach przeprowadzania kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku” – w zakresie: organizacji wewnętrznej dotyczącej prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości, planów finansowych, gospodarki pieniężnej, rozrachunków, pozyskiwania dochodów (przychodów), ponoszenia wydatków (kosztów), rozliczeń z budżetem, gospodarki środkami rzeczowymi, inwentaryzacji, księgowości i sprawozdawczości, kontroli zarządczej, dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych oraz zamówień publicznych.

4. Stwierdzone nieprawidłowości

W wyniku przeprowadzonych 77 kontroli stwierdzono łącznie 1347 różnego rodzaju naruszeń prawa (nieprawidłowości), spośród scharakteryzowanych i uszeregowanych według kategorii tematycznych dla potrzeb sprawozdawczych regionalnych izb obrachunkowych.

Do najistotniejszych lub najczęściej występujących nieprawidłowości stwierdzonych przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w wyniku kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym należy zaliczyć:

1. W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych, w szczególności regulacji wewnętrznych, niezbędnych dla prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej oraz organizacji kontroli zarządczej:

- nieprawidłowe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości; w szczególności poprzez jej nieaktualizowanie oraz niezgodność z faktycznie stosowanymi rozwiązaniami – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 52 jednostkach kontrolowanych;

- brak lub nieprawidłowe stosowanie mechanizmów kontroli zarządczej; zwłaszcza nieopracowanie procedur udzielania zmówień, dla których nie ma obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, nieokreślanie pracownikom zakresu obowiązków i odpowiedzialności bądź nieobejmowanie tymi zakresami rzeczywiście realizowanych przez pracowników zadań – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 57 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzestrzeganie ustanowionych procedur kontroli zarządczej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 24 jednostkach kontrolowanych;

- niezgodne z prawem scentralizowanie obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych - bez umocowania w uchwale organu stanowiącego, a także prowadzenie przez urząd ksiąg rachunkowych innych jednostek organizacyjnych co narusza prawem określone uprawnienia i obowiązki kierowników tych jednostek w zakresie prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 22 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe, nieobejmujące wszystkich wymaganych danych, prowadzenie rejestru instytucji kultury – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 gminach;

- nieudzielenie przez wójtów kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pełnomocnictw do jednoosobowego działania – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 skontrolowanych gminach, a także bezprzedmiotowe udzielenie takich pełnomocnictw dyrektorom instytucji kultury (samorządowych osób prawnych) – w 2 gminach;

- niepowoływanie zastępców wójtów (burmistrzów), zagrażające ciągłości funkcjonowania gmin podczas przemijającej przeszkody w sprawowaniu funkcji przez wójtów (burmistrzów) – w 12 skontrolowanych gminach, a także nieutworzenie stanowiska sekretarza gminy – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 gminach;

- niefunkcjonowanie schronisk młodzieżowych w sposób wymagany dla jednostki budżetowej, mimo ich utworzenia jako odrębnych jednostek - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- niewykonanie wniosków pokontrolnych – w 15 jednostkach kontrolowanych.

Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości oraz system kontroli zarządczej w BOS w Sidrze wprowadzane były przez Kierownika BOS. Dyrektorzy obsługiwanych szkół nie określili polityki rachunkowości, nie wprowadzali też innych regulacji wewnętrznych dotyczących gospodarki finansowej, co sprzeciwiało się art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty, określającemu zakres zadań, które mogą być wykonywane w ramach wspólnej obsługi. Z zawartego w tym przepisie odesłania do art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości wynika, że okoliczność zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych nie oznacza zniesienia obowiązku opracowania przez ich kierowników dokumentacji w sprawie zasad rachunkowości w obsługiwanych jednostkach.

W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do kierownika BOS wskazano na powinność podjęcia działań zmierzających do wdrożenia przez dyrektorów wszystkich obsługiwanych szkół przepisów wewnętrznych dotyczących dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości i określenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

Obowiązujące w Urzędzie Gminy Zawady procedury kontroli nie wskazywały osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów księgowych do zapłaty. Czynność ta wykonywana była przez Wójta Gminy i Sekretarza, który dokonywał zatwierdzania dowodów bez formalnego upoważnienia. Między innymi Sekretarz zatwierdzał listy płac wynagrodzeń (wraz z także nieupoważnionym starszym inspektorem w referacie finansowym) oraz zwrot kosztów ryczałtu z tytułu używania przez Wójta w celach służbowych samochodu prywatnego. Sekretarz podpisał także umowę zlecenia z Wójtem na kwotę 1.000 zł, do czego nie był upoważniony. W aspekcie funkcjonowania kontroli zarządczej w tym Urzędzie stwierdzono ponadto brak kontroli ilości dostaw zakupionego gruzu i ich rozdysponowania. Okazane dowody WZ (w łącznej liczbie 66 sztuk), poza trzema zawierającymi podpis pracownika gospodarczego, nie były opatrzone podpisami żadnego pracownika Urzędu na dowód kontroli. Koszt gruzu z transportem opiewał na kwotę 94.064,16 zł. Z poczynionych ustaleń wynika, że prawdopodobnie na teren gminy nie dotarło 6 kursów, czyli 180 ton gruzu o wartości 5.490 zł. Nadto, jak ustalono w wyniku kontroli, transport gruzu odbył się 66 kursami (łącznie 6.203 km). Gminę obciążono zaś fakturami za 6.969 km, a zatem więcej o 766 km.

         Zalecono wykonywanie czynności z zakresu kontroli dowodów księgowych wyłącznie przez osoby pisemnie upoważnione, a także przeanalizowanie kompletności obowiązujących w Urzędzie procedur i opracowanie procedur dotyczących dokumentowania i kontroli procesu zakupu, dostaw i rozdysponowania materiałów budowlanych.

Urząd Gminy Jasionówka prowadził obsługę finansowo-księgową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz instytucji kultury – Gminnej Biblioteki Publicznej i Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Turystyki (dla instytucji kultury prowadzono wspólne księgi), co sprzeciwiało się postanowieniom art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 lit. a), art. 10 i art. 11 ustawy o rachunkowości. Ponadto Wójt zatwierdzał osobiście do wypłaty dokumenty Biblioteki co jest sprzeczne z art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych i art. 22 ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

         W zaleceniach pokontrolnych wnioskowano do Wójta Gminy o zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierowników GOPS i instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

W zakresie organizacji wewnętrznej Urzędu Gminy Wiżajny ustalono, że nie było obsadzone stanowisko zastępcy Wójta, zaś Sekretarzowi Gminy zostało cofnięte upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych i postanowień w imieniu Wójta podczas jego nieobecności. W tej sytuacji, w świetle postanowień art. 33 ust. 4 i art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, w Urzędzie nie było pracownika uprawnionego do wykonywania określonych spraw gminy w zastępstwie Wójta podczas jego nieobecności.

         Wnioskowano o rozważenie powołania zastępcy Wójta.

Kontrole przeprowadzone w ZSzP w Goniądzu oraz w ZSz w Dubiczach Cerkiewnych wykazały, że schroniska młodzieżowe utworzone jako odrębne jednostki budżetowe w praktyce nie funkcjonowały w sposób wymagany dla tego typu jednostek. Nie sporządzano planów finansowych schronisk, księgi rachunkowe dla schronisk nie były prowadzone – w konsekwencji brak też sprawozdawczości. Wpływy za korzystanie ze schronisk gromadzone były na wydzielonym rachunku dochodów szkół (do 2011 r. na rachunku dochodów własnych), mimo że przypisano je schroniskom jako odrębnym jednostkom budżetowym, co uniemożliwia formalne gromadzenie ich przez szkoły na wyodrębnionym rachunku dochodów, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, a wcześniej na rachunku dochodów własnych.

W odrębnych pismach skierowanych do Burmistrza Goniądza i Wójta Dubicz Cerkiewnych wskazano na konieczność podjęcia działań w celu wyeliminowania nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania schronisk, m.in. poprzez rozważenie formalnej ich likwidacji jako odrębnych jednostek budżetowych i objęcie zadań schronisk zadaniami zespołów szkół.

Wiele spośród ustalonych podczas kontroli w mieście Sejny nieprawidłowości miało charakter powtarzających się, ponieważ nie zostały one wyeliminowane poprzez uwzględnienie wniosków RIO z poprzedniej kontroli. Burmistrz informował o działaniach zmierzających do wykonania przekazanych przez Izbę Obrachunkową zaleceń pokontrolnych, jednakże nie były one prowadzone rzetelnie. Przykładowo, spośród ustaleń z zakresu podatków i opłat lokalnych nie zostały wykonane cztery z pięciu wniosków pokontrolnych, mimo informowania Izby Obrachunkowej przez Burmistrza o przyjęciu ich do realizacji. Nierealizowanie wniosków pokontrolnych doprowadziło w niektórych obszarach gospodarki finansowej i rachunkowości gminy do utrwalania działań niezgodnych z prawem.

         W wystąpieniu pokontrolnym zwrócono uwagę na konieczność rzetelnego realizowania zaleceń pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania.

Kontrola przeprowadzona w Gminnym Centrum Kultury w Gródku wykazała, że proces realizacji przychodów ze sprzedaży gazety gminnej oraz zamieszczanych w niej ogłoszeń, a także ustalania wysokości należności z wynajmowania pomieszczeń nie był dokumentowany w sposób umożliwiający jego sprawdzalność (w 2010 r. przychody z tych źródeł wyniosły 11.911 zł). Wskazano na następujące uchybienia w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej:

- każdy z pracowników GCK mógł prowadzić sprzedaż miesięcznika; zebrane przez pracowników środki ze sprzedaży gazety wpłacane były do kasy, przy czym pracownicy nie byli rozliczani z ilości sprzedanych egzemplarzy, ponieważ nie jest prowadzona ewidencja ilości gazet wydawanych poszczególnym pracownikom, ani też ewidencja zwrotów. Poszczególne numery posiadały inne ceny; dodatkowo, część egzemplarzy była też rozprowadzana nieodpłatnie,

- brak dowodów potwierdzających przyjęcie przez pracowników GCK wpłat gotówkowych od nabywców miesięcznika,

- brak dokumentacji świadczącej o ustaleniu cen za ogłoszenia w miesięczniku, czy za najem pomieszczeń,

- brak dokumentacji dotyczącej wynajmowania pomieszczeń (w tym umów), która pozwoliłaby stwierdzić m.in. okres najmu i wysokość obciążenia, a w konsekwencji potwierdzić prawidłowość wysokości i terminowość dokonanych przez kontrahentów wpłat.

Stwierdzone nieprawidłowości wiązały się z brakiem w regulacjach wewnętrznych postanowień odnoszących się do sposobu dokumentowania osiąganych przez GCK przychodów, w szczególności rodzaju dokumentów stosowanych dla poszczególnych operacji i ich obiegu, zasad ewidencjonowania wydrukowanych egzemplarzy miesięcznika, ustalania cen za poszczególne numery, rozliczania osób sprzedających gazetę z pobranej gotówki i niesprzedanych egzemplarzy, nieodpłatnego rozdawania egzemplarzy miesięcznika.

         Dyrektorowi zalecono opracowanie i wdrożenie pisemnych regulacji wewnętrznych dotyczących obiegu i kontroli dokumentów w zakresie gromadzenia przychodów, zapewniających sprawdzalność tych procesów.

2. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i realizacji obowiązków sprawozdawczych:

- nierzetelne, nieobrazujące rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzące do zniekształcenia obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego lub wyniku budżetu kontrolowanej jednostki – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 22 jednostkach kontrolowanych;

- ewidencjonowanie operacji gospodarczych bez zachowania systematyki lub chronologii zapisów (określonych ustawą o rachunkowości, przepisami dotyczącymi szczególnych zasad rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych lub postanowieniami zakładowych planów kont), nierzutujące jednakże w sposób istotny na przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 47 i 1 jednostce kontrolowanej;

- nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych (w tym dziennika, kont ksiąg pomocniczych, zestawień obrotów i sald) - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 42 jednostkach kontrolowanych;

- nieprowadzenie wszystkich wymaganych ksiąg rachunkowych, w szczególności ksiąg pomocniczych oraz zestawień obrotów i sald – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 12 jednostkach kontrolowanych;

- niebieżące, tj. z naruszeniem zasady dokonywania zapisów księgowych w odpowiednim terminie bądź okresie sprawozdawczym, a także niesprawdzalne – zwłaszcza poprzez dokumentowanie zapisów uniemożliwiające identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach, prowadzenie ksiąg rachunkowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 6 i 8 jednostkach kontrolowanych;

- dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych niespełniających wymogów ustawy o rachunkowości, w szczególności w zakresie zakwalifikowana dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych oraz sporządzania dowodów zbiorczych służących łącznym zapisom zbioru dowodów źródłowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 15 jednostkach kontrolowanych;

- niezachowywanie zgodności zapisów ewidencji syntetycznej z zapisami ewidencji analitycznej, służącej uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych;

- nieprowadzenie lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych;

- nieujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich zobowiązań lub należności jednostki – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 10 i 20 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 27 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe sporządzanie sprawozdań, polegające na niewłaściwym prezentowaniu danych w poszczególnych częściach sprawozdań, w tym bilansach z wykonania budżetu i bilansach jednostek (powodowane z reguły naruszeniem systematyki zapisów księgowych), a także na wykazywaniu w sprawozdaniach budżetowych i finansowych danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 40 jednostkach kontrolowanych;

- niesporządzanie wszystkich wymaganych sprawozdań oraz nieterminowe przekazanie sprawozdań – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 9 i 4 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb-PDP skutków obniżenia górnych stawek podatkowych oraz udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień, w tym mogące skutkować nieprawidłowym ustaleniem kwoty podstawowej części wyrównawczej subwencji ogólnej gmin – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 12 kontrolowanych gminach;

- nierzetelne lub niebieżące ewidencjonowanie operacji gotówkowych w raportach kasowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 8 jednostkach kontrolowanych;

- realizowanie zapłaty na podstawie dowodów niespełniających wymogów prawidłowego dowodu księgowego, niesprawdzonych merytorycznie, rachunkowo bądź niezatwierdzonych do wypłaty – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych;

- wypłata gotówki osobom nieupoważnionym lub bez pokwitowania - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nierzetelne dokumentowanie pobierania i rozliczania zaliczek - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie kosztów inwestycji; nieprzeniesienie na stan środków trwałych ze zrealizowanych inwestycji - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzeprowadzenie lub nierzetelne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji finansowych składników mienia i rozrachunków oraz udokumentowanie wyników - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzeprowadzenie inwentaryzacji albo przeprowadzanie inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych w sposób nieodpowiadający przepisom ustawy o rachunkowości bądź wewnętrznym instrukcjom oraz zaniechanie rozliczenia inwentaryzacji w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 16 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowa ewidencja księgowa środków trwałych, w szczególności poprzez bezpodstawne zwiększenie lub zmniejszenie wartości majątku trwałego - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 2 i 1 jednostkach kontrolowanych.

Kontrola ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy Miastkowo za 2010 r. wykazała, że nie ujęto w ewidencji Urzędu przychodów z tytułu dotacji i subwencji na łączną kwotę 9.071.637,64 zł, czym naruszono § 7 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości... nakazujący, aby do przychodów urzędu jednostki samorządu terytorialnego zaliczać dochody budżetu nieujęte w planach finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych. Skutkiem nieujmowania przychodów na kontach zespołu 7 było zaniżenie wyniku finansowego oraz funduszu jednostki w sprawozdawczości finansowej o wskazaną kwotę.

Z ksiąg rachunkowych Urzędu Miasta Siemiatycze wyksięgowano w trakcie kontroli podwójnie ujętą w aktywach wartość działek przejętych pod budowę dróg o wartości 1.493.767,93 zł. Kwotę tę zdublowano w księgach w wyniku niewłaściwego zaewidencjonowania wypłaty odszkodowań za przejęcie nieruchomości.

W Urzędzie Gminy Poświętne dokonywano na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” zapisów nieodpowiadających żadnej operacji gospodarczej, w wyniku czego konto to na koniec 2010 r. wykazywało nierealne saldo należności w kwocie 2.194.896,70 zł. Powstało ono w efekcie ewidencjonowania zapisami Wn 240 – Ma 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” kwot stanowiących różnicę między poniesionymi do końca 2010 r. wydatkami na realizację wieloletnich zadań inwestycyjnych a umowną wartością robót – w istocie zaksięgowana kwota „należności” oznaczała wynikającą z umów wartość robót, które miały zostać wykonane i zafakturowane w latach następnych. Dane księgowe urealniono w trakcie kontroli.

W gminie Zambrów środki na wydatki niewygasające z końcem 2010 r. w kwocie 2.169.476,70 zł zaewidencjonowano nieprawidłowo w ewidencji Urzędu na subkontach do konta rachunku bieżącego jednostki budżetowej. Brak księgowań w ewidencji budżetu gminy operacji związanych z zatwierdzeniem planu wydatków niewygasających spowodował wypaczenie stanu aktywów i pasywów w bilansie budżetu za 2010 rok.

         Zalecono księgowanie w ewidencji budżetu zdarzeń związanych z ustanowieniem planu wydatków niewygasających z końcem roku.

W wyniku kontroli kompleksowej gminy Zawady stwierdzono szereg nieprawidłowości w zakresie prowadzenia rachunkowości. Przeprowadzone badanie zapisów księgowych, ksiąg rachunkowych, rozrachunków wykazało w szczególności, że:

- ujemny wynik budżetu za 2010 r. w kwocie 2.799.206,17 zł, wynikający z konta 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu” ustalono w nieprawidłowy sposób. Według ustaleń kontroli, suma dochodów za 2010 r. powinna wynieść 9.247.173,77 zł, a wydatków – 12.045.536,74 zł, skutkując deficytem w wysokości 2.798.362,97 zł. Deficyt inny niż wynikało to z konta 961, a także z działań kontrolnych weryfikujących wysokość dochodów i wydatków budżetu, wykazano w sprawozdaniu Rb-NDS – 2.789.832,92 zł. Różnica w stosunku do salda konta 961 wyniosła 9.373,25 zł, zaś do ustaleń kontroli 8.530,05 zł;

- operacje ujmowane w księgach budżetu i Urzędu w zakresie rozrachunków obarczone były szeregiem błędów ewidencyjnych. Dotyczyły one ustalania sald na kontach rozrachunkowych jako per saldo należności i zobowiązań, obarczonych przy tym błędami wynikającymi z niewłaściwego dokonywania zapisów i utrzymywania następnie nierealnych sald, nieobrazujących rzeczywistego stanu należności i zobowiązań. Podlegające wyksięgowaniu nierealne salda wyniosły łącznie 564.671,40 zł.

W wystąpieniu pokontrolnym wskazano na obowiązek podjęcia niezwłocznych działań zmierzających do zapewnienia prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym celu wskazano szereg szczegółowych rozwiązań.

Kontrola gospodarki pieniężnej Urzędu Gminy Zawady wykazała, iż w dniu 13 lipca 2010 r. dokonano wypłaty gotówki z kasy w wysokości 11.040 zł. Jej udokumentowanie stanowiła faktura wystawiona dzień wcześniej (12 lipca), na której nie znajdowało się pokwitowanie odbioru gotówki z kasy. Stanowiło to naruszenie § 14 pkt 5 Instrukcji zasad obiegu i kontroli dokumentów, zgodnie z którym gotówkę wypłaca się osobie wskazanej w rozchodowym dowodzie kasowym (fakturze), zaś odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie kasowym w sposób trwały podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając podpis. W wyjaśnieniu wskazano na fakt wymiany faktury ze względu na błąd w naliczeniu podatku VAT, przy czym faktura załączona pod raportem kasowym nie stanowiła korekty innej faktury (brak takiego wskazania w jej treści).

Zalecono potwierdzanie na rozchodowych dowodach kasowych odbioru gotówki przez osobę upoważnioną, wskazaną w dowodzie kasowym.

W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2010 r. Urzędu Miejskiego w Suchowoli wykazano jedynie dane o dochodach wynikających z ewidencji Urzędu w wysokości 3.580.578,27 zł, z pominięciem dochodów zaewidencjonowanych wyłącznie w ewidencji budżetu na kwotę 15.785.922,50 zł. Podobnie, w sporządzonym jako jednostkowe sprawozdaniu Rb-N za IV kwartał 2010 r. ujęto wyłącznie dane z ewidencji Urzędu, pomijając kwoty wynikające z ksiąg budżetu w wysokości 1.158.064,54 zł. Nieprawidłowości stwierdzono również w zakresie własnego sprawozdania jednostkowego Rb-Z jednostki samorządu terytorialnego. Zostało ono sporządzone jako sprawozdane negatywne, jedynie na podstawie danych ewidencji Urzędu, bez uwzględnienia danych o zadłużeniu z tytułu kredytów i pożyczek wynikających z ewidencji budżetu w wysokości 8.729.279,80 zł.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o prawidłowe sporządzanie sprawozdań jednostkowych.

Dane jednostkowego sprawozdania Rb-27S za 2010 r. sporządzonego przez Wójta Gminy Juchnowiec Kościelny wykazywały rozbieżność z danymi ewidencji księgowej Urzędu. Uwzględnione w sprawozdaniu należności od dłużników alimentacyjnych, w części dotyczącej dochodów gminy Juchnowiec Kościelny, w kwocie 471.652,76 zł, nie wynikały z ewidencji księgowej Urzędu, lecz zostały przeniesione z jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ sporządzonego przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej.

         W wystąpieniu pokontrolnym, zwrócono uwagę na konieczność wykazywania w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S wyłącznie danych wynikających z ksiąg rachunkowych budżetu i Urzędu jako jednostki budżetowej.

Kontrola inwentaryzacji przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Zabłudowie wykazała, że 30 marca 2010 r. Burmistrz zatwierdził rozliczenie końcowe inwentaryzacji, postanawiając uznać niedobór środków trwałych i pozostałych środków trwałych w łącznej kwocie 31.680,28 zł za zawiniony i wyksięgować te składniki z ewidencji. W wykonaniu powyższej decyzji wyksięgowano niedobór sprzętu komputerowego i elektronicznego i zaniechano dalszych czynności zmierzających do ustalenia winnych niedoboru. Dopiero w wyniku kontroli RIO Burmistrz sporządził zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa polegającego na kradzieży mienia ruchomego i przekazał je Policji.

Burmistrzowi Zabłudowa zalecono niezwłoczne podejmowanie wszelkich czynności służących ustaleniu osób odpowiedzialnych za szkody w mieniu gminy.

W Urzędzie Gminy Wiżajny stwierdzono zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji pozostałych środków trwałych, ewidencjonowanych w księgach rachunkowych Urzędu na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, z częstotliwością wymaganą przez art. 26 ustawy o rachunkowości. Saldo konta 013 na koniec 2010 r. wynosiło 248.424,41 zł.

W wystąpieniu pokontrolnym wskazano na konieczność niezwłocznego przystąpienia do inwentaryzacji środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013, a także zachowywania częstotliwości inwentaryzacji tych składników majątkowych.

W mieście Brańsk nie zachowano częstotliwości inwentaryzacji magazynowanego węgla, wymaganej przepisem art. 26 ust. 3 pkt 2 o rachunkowości, którego wartość ewidencyjna na dzień, w którym upływał ustawowy termin przeprowadzenia spisu z natury, wynosiła 6.954,82 zł. Węgiel zinwentaryzowano w dniu 31 grudnia 2007 r. i w dniu 30 grudnia 2011 r., podczas gdy ustawowy termin spisu z natury upływał w 2009 r.

Kontrola wypełniania obowiązków inwentaryzacyjnych miasta Sejny wykazała zaniechanie przeprowadzenia na koniec 2011 r. inwentaryzacji należności w drodze potwierdzenia sald oraz w latach 2008 – 2010 inwentaryzacji materiałów w drodze spisu z natury, a także zaniechanie rozliczenia inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w księgach rachunkowych 2008 r. Wartość niezinwentaryzowanych w drodze potwierdzenia sald należności cywilnoprawnych wynosiła 2.928,97 zł (należności te zostały objęte protokołem weryfikacji sald aktywów i pasywów). Saldo konta 310 „Materiały” na dzień 31.12.2010 r. wynosiło 13.732,60 zł, zostało ono objęte protokołem weryfikacji sald. Na dzień przeprowadzania spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych (tj. 31 grudnia 2008 r.) różnica pomiędzy wielkościami wynikającymi z inwentaryzacji i ksiąg rachunkowych wskazywała na niedobór środków trwałych w wysokości 1.804.696,17 zł, zaś pozostałych środków trwałych na kwotę 82.036,30 zł. Wskazane różnice nie zostały rozliczone. W wartości spisanych środków trwałych uwzględniono ponadto grunty o wartości 42.407 zł, dla których właściwą metodą inwentaryzacji jest porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników.

Burmistrzowi Sejn zalecono prowadzenie inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych w sposób nakazany przez przepisy art. 26 ustawy o rachunkowości oraz zapewnienie rozliczania inwentaryzacji w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Kontrola zagadnień związanych z gospodarowaniem nieruchomościami przez gminę Suchowola wykazała, iż w wyniku „wyceny wartości i jej aktualizacji” ewidencyjna wartość gruntów została bezpodstawnie zwiększona o kwotę 423.792 zł. Na podstawie zapisów w „ewidencji wartości gruntów”, która nie posiadała cech wymaganych dla ksiąg rachunkowych, ustalono, że zwiększenia zostały dokonane bez podania dat oraz wskazania dowodów stanowiących ich podstawę. Stwierdzono ponadto, iż w ewidencji analitycznej środków trwałych prowadzonej w Urzędzie Miejskim figuruje budynek Gimnazjum o wartości 492.652,95 zł, wprowadzony do ewidencji pod datą 31 grudnia 2001 r. Kwota ta dotyczy wartości nakładów poniesionych przez gminę na nieruchomości stanowiącej własność powiatu, zatem powinna zwiększyć wartość majątku Powiatu Sokólskiego. Podobnie, w ewidencji analitycznej środków trwałych Urzędu ujęta jest wartość hali sportowej przy Zespole Szkół w Suchowoli o wartości 3.289.925,60 zł wybudowanej przez gminę na nieruchomości stanowiącej własność Powiatu. Zgodnie z umową zawartą dnia 29 października 1999 r., po zakończeniu inwestycji gmina miała przekazać powiatowi wybudowany obiekt, czego do dnia kontroli nie uczyniono.

         W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o wyksięgowanie z konta 011 kwoty 423.792 zł, o którą bezpodstawnie zwiększono wartość gruntów oraz podjęcie działań w celu przekazania Powiatowi Sokólskiemu wartości nakładów poniesionych na nieruchomości powiatu, stosownie do ustaleń poczynionych z powiatem w treści zawieranych porozumień.

4. W zakresie ogólnych zagadnień planowania i wykonywania budżetu oraz opracowywania planów finansowych jednostek organizacyjnych:

- niesporządzanie (będące często wynikiem skoncentrowania obsługi finansowo-księgowej) lub nieprawidłowe sporządzanie planów finansowych jednostek organizacyjnych, a także nieaktualizowanie tych planów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 22 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzekazywanie jednostkom organizacyjnym informacji niezbędnych do opracowania planów finansowych i ich projektów oraz informacji o zmianach planu dochodów i wydatków w toku wykonywania budżetu – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 13 gminach;

- podejmowanie nielegalnych działań celem zachowania płynności finansowej budżetu (poprzez finansowanie budżetu danego roku ratą części oświatowej subwencji na rok następny, środkami zfśs, depozytowymi) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 gminach;

- nieprawidłowe planowanie budżetowe polegające na bezpodstawnym ujęciu w budżecie dochodów i wydatków – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 gminie;

- pokrywanie wydatków jednostki budżetowej bezpośrednio z uzyskanych dochodów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych;

- nieterminowe regulowanie zobowiązań – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 16 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe obliczenie wysokości funduszu sołeckiego - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych;

- realizowanie dochodów i wydatków dotyczących żywienia w jednostkach oświatowych poza planowaniem finansowym - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- bezpodstawne traktowanie zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną jako dochodów budżetu a wydatków z tego tytułu jako wydatków budżetu - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

Analiza wykonania budżetu gminy Jasionówka za 2010 r. wykazała, że budżet sfinansowano nielegalnie poprzez zaangażowanie dochodów 2011 r. pochodzących z otrzymanej w grudniu 2010 r. raty części oświatowej subwencji ogólnej, a także środków z innych źródeł, niestanowiących dochodów bądź przychodów budżetu. W trakcie 2010 r. na rachunek budżetu wpłynęły i nie zostały do końca roku zwrócone wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów w kwocie 59.255,49 zł oraz środki z rachunku ZFŚS w wysokości 2.135 zł  (łącznie 61.390,49 zł). Z ewidencji budżetu wynika także, iż gmina na koniec 2010 r. posiadała zobowiązanie z tytułu niewykorzystanej dotacji wynoszące 2.561,29 zł. Łącznie na rachunku budżetu winny zatem pozostawać środki nie mogące stanowić źródła finansowania budżetu 2010 r. w wysokości 63.951,78 zł. Kwota ta podlega powiększeniu o ratę części oświatowej subwencji ogólnej na 2011 r., otrzymanej w grudniu 2010 r. w wysokości 178.420 zł, oraz pomniejszeniu o zaliczone do dochodów 2010 r., a nieotrzymane w tym roku udziały w podatkach dochodowych oraz podatki pobierane przez urzędy skarbowe (15.635,18 zł) oraz środki pozostające na rachunkach bieżących jednostek budżetowych (1.696,29 zł). Łącznie zatem, stan środków na rachunku budżetu na dzień 31 grudnia 2010 r. nie mógł być – przy prawidłowym finansowaniu budżetu – niższy niż 225.040,31 zł, a wynosił faktycznie 41.156,65 zł. Saldo konta 133 „Rachunek budżetu” na 31 grudnia 2010 r. oznacza, że sfinansowano budżet 2010 r. środkami niestanowiącymi dochodów ani przychodów 2010 r. w wysokości 183.883,62 zł. Sfinansowanie z tych środków wydatków 2010 r. faktycznie obciążyło budżet 2011 r. Skutkowało bowiem brakiem możliwości faktycznego przeznaczenia na wydatki 2011 r. zaewidencjonowanych w księgach 2011 r. dochodów budżetu z otrzymanej w grudniu 2010 r. raty części oświatowej subwencji, której środki zostały w większości fizycznie rozdysponowane w roku ich wpływu, a także koniecznością zwrotu środków pieniężnych na rachunki depozytowe i rachunek ZFŚS.

         Zalecono zaniechanie angażowania w finansowanie budżetu gminy środków niestanowiących dochodów lub przychodów budżetu danego roku.

Kontrola realizacji budżetu gminy Turośl na 2010 rok wykazała, iż w następstwie niepełnego wykonania zaplanowanych dochodów wystąpił niedobór środków pieniężnych dla pełnego pokrycia zaplanowanych wydatków. Z wyliczeń dokonanych w trakcie kontroli wynika, że zrealizowane wydatki były wyższe o 104.660,10 zł od posiadanych środków pieniężnych, pochodzących z dochodów i przychodów budżetu. Niedobór ten pokryto dokonując sprzecznej z prawem operacji finansowej, polegającej na „zapożyczeniu” do realizacji zadań budżetowych 2010 roku środków pochodzących z części oświatowej subwencji stanowiącej dochód następnego roku budżetowego.

Wnioskowano o zaniechanie wykorzystywania środków pieniężnych raty części oświatowej subwencji ogólnej (w części przekraczającej zaliczone do dochodów należności na dzień 31 grudnia) oraz uwzględnienie przy realizacji budżetu na 2011 r., że kwota 104.660 zł z zaewidencjonowanych dochodów budżetu tego roku z subwencji oświatowej nie posiada faktycznie pokrycia w środkach pieniężnych.

W gminie Zawady w 2010 r. dochody wykonano na poziomie 64% planu, zaś wydatki w wysokości 67% planu. Weryfikacja przyczyn niskiego wykonania budżetu w stosunku do planu wykazała m.in. bezpodstawne zaplanowanie w budżecie dochodów w kwocie 2.504.827,23 zł i wydatków w wysokości 2.593.871,17 zł. W świetle zawartych umów o dofinansowanie zadań ze środków UE, nie mogły one wystąpić w 2010 r. lub też w czasie ich planowania umowy nie były w ogóle zawarte.

         W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o wnikliwe analizowanie faktycznej realizacji założeń uchwały budżetowej, w szczególności dotyczących realności planowanych dochodów i długu, pod kątem wpływu realizacji budżetu na zachowanie dopuszczalnego limitu zadłużenia na koniec roku budżetowego.

Kontrola rozliczeń Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Goniądzu z budżetem wykazała, że dane ewidencyjne świadczą o naruszeniu zasady, w myśl której jednostki budżetowe na realizację wydatków ustalonych w planie finansowym otrzymują środki z budżetu, a zrealizowane dochody budżetowe mają obowiązek odprowadzić na rachunek budżetu. Stwierdzone zaangażowanie dochodów na realizację wydatków dotyczyło kwoty 19.091,18 zł. Z ustaleń kontroli wynika, iż spowodowanie opisanej sytuacji było wynikiem pisemnej dyspozycji zwrócenia do budżetu dochodów pomniejszonych o brakujące środki na realizację wydatków, wydanej przez Sekretarza Gminy Goniądz i Skarbnika (jak wyjaśniono z uwagi na brak zasilenia rachunku bieżącego Zespołu na dzień 31 grudnia 2009 r.). Mając na uwadze postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, tego typu dyspozycje nie powinny być wykonywane przez Dyrektora Zespołu.

Dyrektorowi zalecono zaniechanie wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi skutkujących powstaniem w ewidencji stanu wskazującego na przeznaczenie zrealizowanych dochodów na wydatki Zespołu. W odrębnym piśmie skierowanym do Burmistrza Goniądza zarekomendowano wzmożenie nadzoru nad terminowym zasilaniem rachunku Zespołu w środki potrzebne na realizację wydatków budżetowych oraz zobowiązanie pracowników Urzędu do zaniechania wydawania dyspozycji skutkujących zaangażowaniem dochodów na wydatki.

Kontrola przeprowadzona w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Dobrzyniewie Dużym w zakresie sposobu finansowania żywienia uczniów wykazała, że umowa zawarta z firmą gastronomiczną na dowóz posiłków realizowana była poza budżetem gminy i bez udziału Zespołu i innych jednostek oświatowych z terenu gminy - brak dochodów z odpłatności za posiłki i wydatków na ich zakup, pomimo że umowa z dostawcą posiłków przewidywała obowiązek wystawiania faktur na poszczególne jednostki organizacyjne. Jednocześnie nie stwierdzono, aby dyrektor Zespołu określił procedury dotyczące warunków korzystania ze stołówki oraz stawki opłat za posiłki, jak tego wymagają przepisy art. 67a ustawy o systemie oświaty. Zapewnienie żywienia w publicznych szkołach i przedszkolach jest zadaniem towarzyszącym działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej, zapisanym w art. 67a ustawy o systemie oświaty. Wpływy z tej działalności powinny być odprowadzane na rachunek budżetu gminy, z budżetu należy też pokrywać wydatki jej dotyczące, co wynika także z postanowień umowy z dostawcą. Działalność ta może być także finansowana za pomocą wyodrębnionego rachunku bankowego szkoły, w przypadku podjęcia przez organ stanowiący uchwały o jego utworzeniu na podstawie przepisów art. 223 ustawy o finansach publicznych.

W zaleceniach pokontrolnych wnioskowano, aby Dyrektor Zespołu ustalił, w porozumieniu z Wójtem, warunki korzystania ze stołówki, w tym wysokość opłat za posiłki, a także pobierał opłaty za korzystanie z żywienia od uczniów i wychowanków wraz i finansował zakup posiłków w ramach planu finansowego. W odrębnym piśmie skierowanym do Wójta Gminy wskazano na konieczność podjęcia działań polegających na zobowiązaniu dostawcy posiłków do obciążania szkół kosztami zakupu posiłków, jak to wynika z treści zawartej umowy, oraz ujęcia w budżecie gminy i – w konsekwencji – w planach finansowych szkół dochodów i wydatków związanych z żywieniem uczniów i wychowanków.

5. W zakresie pozyskiwania dochodów i przychodów:

- niezachowywanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości, podatkiem rolnym, podatkiem leśnym i podatkiem od środków transportowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 8, 5, 3 i 2 gminach;

- nieweryfikowanie lub nierzetelne weryfikowanie deklaracji podatkowych składanych przez podatników w zakresie poszczególnych podatków lokalnych: podatku od nieruchomości (w 17 gminach), podatku rolnego (w 16 gminach), podatku leśnego (w 15 gminach), podatku od środków transportowych (w 15 gminach);

- ustalanie lub określanie wysokości zobowiązania podatkowego w poszczególnych podatkach lokalnych niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub uchwałami rady gminy: w podatku od nieruchomości (w 14 gminach), podatku rolnym (w 24 gminach), podatku leśnym (w 19 gminach), podatku od środków transportowych (w 1 gminie);

- dokonywanie przypisów podatków mimo niedoręczenia decyzji wymiarowych lub niezłożenia deklaracji podatkowych – w 3 kontrolowanych gminach;

- nieprowadzenie postępowania podatkowego w przypadku niezłożenia przez podatników deklaracji: w podatku od nieruchomości (w 1 gminie), podatku rolnym (w 1 gminie), podatku leśnym (w 1 gminie);

- nieprawidłowe udzielanie ulg i zwolnień w podatku rolnym (w 11 gminach);

- nieprzestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej przy udzielaniu ulg w zapłacie poszczególnych podatków lokalnych (w szczególności obowiązku podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, w tym zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego): podatku od nieruchomości (w 13 gminach), podatku rolnego (w 5 gminach), podatku leśnego (w 3 gminach), podatku od środków transportowych (w 2 gminach);

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie inkasentów z pobranych dochodów – w 9 kontrolowanych gminach;

- niewłaściwe podejmowanie lub zaniechanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych wobec zalegających z zapłatą podatków i opłat lokalnych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 10 gminach;

- niepobieranie lub pobieranie w nieprawidłowej wysokości odsetek od nieterminowych wpłat należności budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 19 jednostkach kontrolowanych;

- nieprowadzenie przez organy podatkowe kontroli podatkowych, o których mowa w Ordynacji podatkowej, przyczyniające się do nieprawidłowego obciążenia należnościami podatkowymi – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 12 gminach;

- nieustalanie albo ustalanie lub pobieranie dochodów z majątku w sposób niezgodny z przepisami prawa bądź zawartymi umowami – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 21 jednostkach kontrolowanych;

- niepodejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania dochodów niepodatkowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 12 jednostkach kontrolowanych;

- dopuszczenie do przedawnienia podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 1 i w 10 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości przy pobieraniu innych dochodów, np. z tytułu odpłatności za żywienie w jednostkach oświatowych, renty planistycznej, opłaty adiacenckiej (w tym niepodjęcie uchwały w sprawie stawek opłaty adiacenckiej, uniemożliwiające wydawanie decyzji w sprawie ustalenia opłat), odpłatności związanej z budową urządzeń infrastruktury technicznej lub ich niepobieranie - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 22 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości dotyczące dochodów gromadzonych przez jednostki oświatowe na wydzielonym rachunku dochodów (rachunku dochodów własnych) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe ustalanie cen za usługi użyteczności publicznej (dostawa wody, ciepła, odbiór odpadów komunalnych) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 17 kontrolowanych jednostkach;

- wystąpienie przez gminę o nienależny zwrot z budżetu państwa części wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych.

W gminie Sidra kontrola podatków i opłat lokalnych wykazała nieprawidłowości w opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości podatnika, który posiada wyrobiska kopalniane poddane procesowi rekultywacji. Stwierdzono nieprawidłową interpretację przez organ podatkowy przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz nieuwzględnienie dotychczasowej linii orzecznictwa sądów. Brak konsekwencji oraz niekompetentne podejście do kwestii opodatkowania gruntów podlegających rekultywacji spowodowało zaniżenie dochodów. W oparciu o ustalenia kontroli, podatnik złożył deklarację oraz wpłacił 13 grudnia 2011 r. podatek za lata 2006-2010 w wysokości 404.992 zł wraz z odsetkami w wysokości 169.203 zł. Łączna korzyść finansowa gminy wynikająca z ustaleń kontroli wyniosła 574.195 zł.

Kontrola prawidłowości wymiaru podatku od nieruchomości w gminach Suchowola i Korycin wykazała nieobjęcie deklaracjami podatkowymi budowli na kwotę 18.111.154 zł. W wyniku ustaleń kontroli zostały złożone korekty deklaracji podatkowych, na podstawie których gminie Suchowola wpłacono kwotę 229.954 zł, zaś gmina Korycin dokonała na podstawie korekty przypisu w wysokości 230.921 zł. Łączna korzyść wynikająca z kontroli wyniosła 460.875 zł.

W gminie Suchowola stwierdzono brak pełnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do podatników zalegających z zapłatą należności podatkowych. Zaległości nie objęte na dzień 31 grudnia w 2010 r. tytułami egzekucyjnymi w poszczególnych podatkach i opłatach lokalnych wynosiły łącznie 110.158,24 zł.

Zalecono prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe.

Kontrola realizacji umowy zawartej przez gminę Krasnopol na dzierżawę budynku po byłej szkole podstawowej oraz działki o powierzchni 9.277 m² z przeznaczeniem do użytkowania i pobierania pożytków z usług turystycznych wykazała, że dzierżawca był obciążany tylko należnościami za dzierżawę budynku po byłej szkole. Nie stwierdzono wystawienia faktur i przypisania w księgach należności za dzierżawę działki w poszczególnych latach. Czynsz za działkę ustalono w umowie na 1,01 zł za 1m² rocznie. Z tytułu dzierżawy działki nie ustalono i nie dochodzono należności za lata 2004-2011 w łącznej kwocie 74.958,16 zł. Faktury na wskazaną kwotę wystawiono w trakcie kontroli.

W zaleceniach pokontrolnych wnioskowano do Wójta o rozważenie wystąpienia do pracownika odpowiedzialnego za naliczanie czynszu o naprawienie, w trybie działu V Kodeksu pracy, ewentualnej szkody dla gospodarki finansowej gminy wynikającej z braku możliwości uzyskania dochodów z umowy dzierżawy, spowodowanego upływem terminu przedawnienia dla kwoty 46.848,85 zł. W odpowiedzi na zalecenia Wójt poinformował, iż w najbliższym czasie wystąpi do sądu o zapłatę całej kwoty czynszu wskazując, iż w przypadku braku zarzutu przedawnienia może zapaść wyrok zasadzający, wówczas szkoda nie wystąpi. Dodał, iż decyzja o naprawieniu szkody przez pracownika zostanie podjęta po zakończeniu postępowania sądowego.

W wyniku nieprawidłowego obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Dobrzyniewo Duże zaniżono czynsz za najem pomieszczenia na łączną kwotę 1.051,68 zł brutto. Wynikało to z obliczania wysokości czynszu według zasad z pierwotnej treści umowy zawartej 25 kwietnia 2001 r., zamiast z aneksu z 14 marca 2005 r., który jak wyjaśniono nie został przekazany pracownikowi Urzędu wystawiającemu faktury za najem. W trakcie trwania kontroli Urząd Gminy pismem z 15 grudnia 2011 r. zwrócił się do najemcy o uregulowanie zaległości, przekazując fakturę VAT wystawioną z tą datą przez Skarbnika na kwotę 1.051,68 zł.

W zakresie egzekucji należności miasta Zabłudów z tytułu dochodów budżetowych stwierdzono, w odniesieniu do nakazów zapłaty wobec 7 dłużników uzyskanych w latach 2009-2011, brak działań w celu nadania nakazom klauzuli wykonalności, co uniemożliwiało prowadzenie egzekucji w świetle art. 776 k.p.c. W trakcie kontroli radca prawny Urzędu wystąpił do sądu z wnioskami o nadanie klauzul wykonalności. Kwota należności objęta nakazami wynosiła ogółem 10.126,75 zł, zaś koszty procesowe kwotę 2.183,50 zł.

Zalecono zapewnienie bieżącego występowania o nadanie klauzuli wykonalności uzyskanym tytułom egzekucyjnym.

W gminie Korycin stwierdzono dopuszczenie do przedawnienia należności z tytułu sprzedaży lokalu mieszkalnego, z tytułu czynszu najmu lokalu oraz z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste nieruchomości na łączną kwotę 74.174,05 zł (z tego: należności głównej na kwotę 47.007,15 zł i przypisanych odsetek w wysokości 27.166,90 zł). Podkreślenia wymaga, że brak należytych działań zmierzających do egzekwowania należności cywilnoprawnych (w tym z najmu, dzierżawy i użytkowania wieczystego) był przedmiotem wystąpień pokontrolnych wystosowanych przez RIO do Wójta Gminy na podstawie ustaleń dwóch poprzednich kontroli kompleksowych. Dalsze występowanie tych nieprawidłowości świadczy o nieprawidłowej organizacji i funkcjonowaniu kontroli zarządczej w Urzędzie.

W skierowanym do Wójta wystąpieniu pokontrolnym zalecono niezwłoczne podjęcie przewidzianych prawem działań egzekucyjnych w odniesieniu do istniejących należności.

Centrum Kształcenia Zawodowego w Wysokiem Mazowieckiem z naruszeniem prawa pobierało od uczniów, mających w szkole objętą programem nauczania naukę jazdy samochodami lub ciągnikami oraz przepisów ruchu drogowego, opłaty za kursy prawa jazdy.

Rekomendowano dokonanie zwrotu bezpodstawnie pobranych opłat w wysokości 115.740 zł. W odpowiedzi na zalecenia Dyrektor Centrum poinformował o podjęciu działań celem ich zwrotu uczniom.

W gminie Dobrzyniewo Duże stwierdzono występowanie znaczących różnic między dochodami budżetu z opłat od mieszkańców za zbiorowe odprowadzanie ścieków, a wydatkami gminy z tytułu odprowadzania ścieków do oczyszczalni spółki z o.o. Wodociągi Białostockie oraz między ilością ścieków zafakturowaną mieszkańcom a ilością odprowadzoną do Wodociągów Białostockich. Stwierdzono, że obciążenie mieszkańców przez Urząd Gminy za ścieki ustalane jest w oparciu o ilość pobranej wody, natomiast mieszkańcy wprowadzają do sieci kanalizacji sanitarnej także wody opadowe, za co kosztami ekonomicznymi obciążana jest gmina. Stawki opłat za ścieki nie są kalkulowane według danych przedstawionych przez Wodociągi o ilości przyjętych ścieków, a według ilości sprzedanej mieszkańcom przez gminę wody według liczników. Ustalona podczas kontroli strata gminy z tego tytułu w latach 2005-2010 wyniosła co najmniej 1.027.174 zł (co obliczono przy zachowaniu zasady ostrożnej wyceny).

W tej samej gminie stwierdzono, że umowy z 2005 r. na zwrot kosztów budowy przyłączy kanalizacyjnych w ramach obowiązków spoczywających na właścicielach nieruchomości na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę…, sformułowane zostały w sposób wprowadzający ich w błąd co do faktycznie spoczywających na właścicielu obowiązków oraz związku wnoszonych opłat z ewentualną opłatą adiacencką. W ich wykonaniu mieszkańcy nie byli obciążani faktycznymi kosztami budowy przyłączy kanalizacyjnych na ich nieruchomościach, ponieważ suma należnych od nich kwot przekraczała koszty poniesione przez gminę w związku z przejściowym opłaceniem zobowiązań za ich wykonanie. Stwierdzono, iż kwota dochodów z zawartych umów (ustalona w umowach jako ryczałt w wysokości 2.500 zł „od każdego przyłącza na nieruchomości gdzie zostanie zlokalizowana studnia rewizyjna”) wynosiła w 2010 r. 378.625,30 zł a w 2011 r. 466.070,81 zł, podczas gdy koszt budowy przyłączy był niższy i wynosił 405.678 zł.

Zalecono ujmowanie w taryfach za odprowadzanie ścieków faktycznych kosztów, którymi Wodociągi Białostockie obciążają gminę oraz przestrzeganie obowiązku prowadzenia kontroli w zakresie przestrzegania art. 9 ust. 1 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzania ścieków, który zabrania wprowadzania ścieków bytowych i ścieków przemysłowych do urządzeń kanalizacyjnych przeznaczonych do odprowadzania wód opadowych, a także wprowadzania ścieków opadowych i wód drenażowych do kanalizacji sanitarnej. W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano ponadto o obciążanie właścicieli nieruchomości rzeczywistymi kosztami budowy przyłączy na ich nieruchomościach.

W gminie Suchowola odpłatność właścicieli nieruchomości za przyłącza kanalizacyjne, których budowę zapewniała gmina, ustalono na poziomie niższym niż koszty poniesione przez jednostkę samorządu terytorialnego na ten cel, czym naruszono art. 15 ust. 2 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków stanowiący, iż realizację budowy przyłączy zapewnia na własny koszt osoba ubiegająca się o przyłączenie nieruchomości do sieci. Działania kontrolne wykazały, iż Burmistrz zawarł z mieszkańcami 61 umów na wykonanie przyłączy, określając wartość każdej umowy na kwotę 3.245 zł. Jedna z umów została błędnie zawarta z osobą niebędącą właścicielem działki, na której miało być wykonane przyłącze kanalizacyjne. Umowa została rozwiązana w trakcie kontroli za porozumieniem stron. Z umów wynika, że wartość budowy przyłączy ustalono poprzez podzielenie ceny ofertowej przez liczbę przyłączy. Faktycznie cena ofertowa podzielona przez liczbę przyłączy planowanych do wykonania w ilości 69 daje kwotę 3.338,14 zł. Kwota 3.245 zł została zaproponowana przez Burmistrza podczas spotkania z mieszkańcami w dniu 3 czerwca 2010 r. Wartość zawartych 60 umów stanowiła kwotę 194.700 zł. Ustalono, że zostało wykonanych 65 przyłączy kanalizacyjnych, a ich wartość stanowiła kwotę 230.203,06 zł (na podstawie kosztorysu powykonawczego). Kwota ta jest o 35.503,06 zł wyższa od wartości zawartych 60 umów. Stwierdzono, że z właścicielami 5 działek, na których wykonano przyłącza, nie zostały zawarte umowy. Wartość przyłączy (według stawek z zawartych umów), za które nie obciążono właścicieli nieruchomości, wynosi 16.255 zł.

Burmistrzowi zalecono obciążanie właścicieli nieruchomości kosztami przyłączy w wysokości zapewniającej pełny zwrot wydatków przejściowo poniesionych przez gminę na sfinansowanie kosztów ich budowy oraz obciążenie właścicieli 5 nieruchomości, z którymi nie zawarto umów na budowę przyłącza, kosztami obejmującymi zwrot wydatków poniesionych przez gminę na wybudowanie przyłączy na ich nieruchomościach.

Kontrola prawidłowości ustalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków przez miasto Brańsk wykazała nieprawidłowości polegające na pomniejszaniu kosztów działalności wodociągowej i kanalizacyjnej w kalkulacjach stanowiących podstawę opracowania taryf o operacje, które nie mogą być odzwierciedlone w ewidencji jako zmniejszenie kosztów. Koszty stanowiące podstawę kalkulacji stawki za sprzedaż wody zostały pomniejszone między innymi o: kwotę 27.304 zł, która dotyczyła dochodów budżetowych z opłat stałych mieszkańców za wodomierz i konserwację przyłączy stanowiących przychody Urzędu Miasta jako przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego; kwotę 19.458 zł, która dotyczyła zapasu  węgla, paliwa i innych części znajdujących się na magazynie (tj. stanu materiałów na koncie 310, które ewidencjonowane są na tym koncie w momencie zakupu i wyksięgowywane w koszty na podstawie faktycznego zużycia, wobec czego nie mogły zostać ewidencyjnie zaliczone do kosztów) oraz umorzoną pożyczkę w kwocie 102.000 zł, zaciągniętą na budowę kanalizacji sanitarnej (tj. operację podlegającej ewidencji wyłącznie w księgach budżetu, a według ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości stanowiącej operację podlegającą zaliczeniu do pozostałych przychodów operacyjnych, a nie na zmniejszenie kosztów – art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. d) ustawy o rachunkowości). Podstawę kalkulacji taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków stanowią – zgodnie z art. 20 ust. 4 pkt 1 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę... – dane o wysokości kosztów związane ze świadczeniem usług, poniesionych w poprzednim roku obrachunkowym, ustalone na podstawie ewidencji księgowej, z uwzględnieniem planowanych zmian tych kosztów w roku obowiązywania taryfy. Analiza kosztów zawartych w kalkulacji wykazała ponadto, że wbrew przepisom § 6 pkt 1 lit. a) i § 9 ust. 3 rozporządzenia Ministra Budownictwa w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, w kalkulacji nie uwzględniano amortyzacji lub odpisów umorzeniowych. Na podstawie tabel amortyzacyjnych ustalono, że koszty amortyzacji środków trwałych służących odprowadzaniu ścieków stanowiły w 2009 r. 248.562,23 zł (przy całkowitych kosztach wskazanych we wniosku bez amortyzacji 743.575 zł), zaś koszty amortyzacji środków trwałych służących dostarczaniu wody stanowiły 53.103,93 zł (przy całkowitych kosztach wskazanych we wniosku bez amortyzacji 428.889 zł).

         W skierowanym do Burmistrza wystąpieniu pokontrolnym zalecono zaniechanie pomniejszania kosztów działalności wodociągowej i kanalizacyjnej w kalkulacjach stanowiących podstawę opracowania taryf o operacje, które nie mogą być odzwierciedlone w ewidencji jako zmniejszenie kosztów.

Kontrola funduszu sołeckiego w gminie Zawady wykazała, że suma środków przyznanych poszczególnym jednostkom pomocniczym była zawyżona o 3.556,73 zł, zaś cała kwota wydatków wykazanych jako wykonane w ramach funduszu sołeckiego w 2010 r. była bezpodstawnie ujęta we wniosku do Wojewody Podlaskiego o częściowy zwrot wydatków. Na 26 wniosków sołectw tylko jeden spełniał wymagania ustawy, przy czym nie poniesiono na jego podstawie wydatków w 2010 r. Ogółem w 2010 r. na podstawie wniosków sołectw wydatkowano na realizację przedsięwzięć jedynie 44.527,49 zł (na podstawie wadliwych wniosków), oprócz tego kwota 6.000 zł została opłacona mimo niewykonania robót, a wykazane we wniosku o częściowy zwrot wydatki na kwotę 129.328,69 zł poniesiono dopiero w 2011 r., zatem nie mogły być nim objęte.

Zalecono wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących funduszu sołeckiego. Jednocześnie przekazano ustalenia kontroli Wojewodzie Podlaskiemu w celu umożliwienia podjęcia działań w sprawie zobowiązania gminy Zawady do zwrotu całości dotacji celowej otrzymanej jako częściowy zwrot wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w wysokości 53.874 zł.

Kontrola funduszu sołeckiego w gminie Sidra wykazała, że gmina do wydatków wykonanych w ramach funduszu w 2010 r. zaliczyła wydatki na łączną kwotę 138.860,03 zł, uzyskując zwrot 30% tej kwoty (41.658 zł) w formie dotacji celowej z budżetu państwa. Ustalono, że do wydatków wykonanych w ramach funduszu zaliczono wydatki na łączną sumę 37.153,06 zł, które zostały poniesione na przedsięwzięcia niezgłoszone we wnioskach sołectw uchwalonych przez zebrania wiejskie. Kontrolowana gmina zwróciła do budżetu państwa dotację otrzymaną w nadmiernej wysokości w kwocie 11.145,91 zł oraz uiściła odsetki w kwocie 90 zł.

6. W zakresie zaciągania zobowiązań i realizacji wydatków:

- przekroczenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań jednostki – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej;

- przekroczenie upoważnienia do dokonywania wydatków budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych;

- niezgodne z obowiązującymi przepisami ustalanie (w tym w regulacjach wewnętrznych) i wypłacanie wynagrodzeń dla pracowników, powodujące zarówno ich zawyżenie, jak i zaniżenie – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 22 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe zlecanie i rozliczanie kosztów podróży służbowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 25 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe naliczanie odpisów na fundusz świadczeń socjalnych lub nieterminowe odprowadzanie środków finansowych na rachunek bankowy funduszu – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 jednostkach kontrolowanych, a także wykorzystywanie środków funduszu niezgodnie z ustawą lub przyjętym regulaminem wewnętrznym (w 5 jednostkach);

- dokonywanie wydatków na zadania nieobjęte programem profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 kontrolowanych gminach;

- nieobjęcie planem finansowym wydatków pełnej kwoty dochodów z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych uzyskanych i niewydatkowanych w latach poprzednich - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 kontrolowanych gminach;

- brak kontrasygnowania przez skarbników umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, świadczące jednocześnie o braku należytej kontroli wewnętrznej i nierzetelnym ponoszeniu wydatków budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 8 kontrolowanych gminach;

- nieprawidłowe ustalanie kwot indywidualnych dodatków uzupełniających nauczycieli, powodujące ich zawyżenie bądź zaniżenie również w skali całej populacji nauczycieli zatrudnionych na danym stopniu awansu zawodowego – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 14 kontrolowanych gminach;

- nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, w tym mające wpływ na ustalenie wysokości kwoty podlegającej wypłacie w postaci jednorazowych dodatków uzupełniających nauczycieli – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 kontrolowanych gminach;

- finansowanie z budżetu gminy składek członkowskich na rzecz Okręgowej Izby Architektów - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie;

- ponoszenie kosztów zarządu nieruchomością wspólną w wysokości wyższej niż wynikająca z udziału jednostki samorządu terytorialnego w nieruchomości wspólnej - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 kontrolowanych gminach;

- zaniechanie wpłacania, jako członek wspólnoty, zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną i środków na fundusz remontowy - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 kontrolowanych gminach;

- realizowanie wydatków budżetowych z naruszeniem podstawowej zasady gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, iż wydatki publiczne powinny być ponoszone w sposób celowy i oszczędny, z uzyskaniem najlepszych efektów z danych nakładów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych;

- zrealizowanie wydatku w ramach funduszu sołeckiego bez umocowania w prawidłowym wniosku sołectwa - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 kontrolowanych gminach;

- zawieranie umów zlecenia z pracownikami Urzędów na czynności objęte zakresem czynności - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 kontrolowanych gminach.

W gminie Zawady stwierdzono przekroczenie upoważnienia do zaciągania zobowiązań na łączną kwotę 71.008,45 zł. Poza zakres upoważnienia wyznaczonego na 2010 r. planem wydatków inwestycyjnych budżetu w par. 60016 zaciągnięto zobowiązania dotyczące wydatków inwestycyjnych związanych z nakładami na drogi gminne w kwocie wykraczającej o 36.777,57 zł. Przekroczenia dotyczyły także zobowiązań związanych z zakupem i transportem gruzu budowlanego przeznaczonego na remonty dróg gminnych (umowa o transport gruzu nie pozwalała na ustalenie wysokości zaciągniętego zobowiązania). W tym przypadku zakres upoważnienia do zaciągania zobowiązań został przekroczony o sumę 34.230,88 zł poza plan wydatków bieżących budżetu w par. 60016.

Zalecono bieżące monitorowanie poziomu zaciąganych zobowiązań względem wysokości limitów w planie wydatków budżetu oraz realnych możliwości płatniczych wynikających ze stanu realizacji dochodów,

Kontrola wykazała, że w 2011 r. miasto Sejny dokonało płatności na kwotę 2.667.525,95 zł, która została zarachowana w dz. 900, rozdz. 90095, par. 4580 „Pozostałe odsetki”, pomimo braku planu finansowego w tej podziałce klasyfikacji. Dodatkowo stwierdzono przekroczenie planu wydatków o kwotę 82.939,26 zł w par. 4610 „Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego”, w której to podziałce planowane wydatki wynosiły 30.000 zł. Z uwagi na prawomocność wyroku sądu, który zapadł w poprzednim roku budżetowym, oraz brak wymaganych przeniesień do odpowiednich podziałek klasyfikacyjnych wydatków zaplanowanych w innych podziałkach klasyfikacji lub z rezerw celowych, przedmiotowe wydatki nie mogły być objęte regulacją zawartą w przepisie art. 256 ustawy o finansach publicznych.

Analiza realizacji planu finansowego przez Zespół Szkolno-Przedszkolny w Dobrzyniewie Dużym wykazała przypadki przekroczenia limitów wydatków ustalonych w planie jednostki na łączną kwotę 27.085,39 zł. Wskazania wymaga, że w ramach przekroczeń poniesiono wydatek na zakup środka trwałego o wartości 9.500,01 zł, który był wydatkiem o cechach uzasadniających zakwalifikowanie go jako wydatku na zakupy inwestycyjne (par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”), w której to podziałce klasyfikacyjnej kontrolowana jednostka nie planowała wydatków. Wydatek został sklasyfikowany nieprawidłowo w par. 4210.

W zaleceniach pokontrolnych skierowanych do Dyrektora wnioskowano o ponoszenie wydatków na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki.

Badając wydatki z tytułu wynagrodzeń w gminie Jeleniewo stwierdzono, że Wójt powierzył w drodze odrębnej odpłatnej umowy pracownikowi Urzędu, zatrudnionemu na stanowisku specjalisty do spraw inwestycji i zagospodarowania przestrzennego (prowadzącemu działalność gospodarczą w zakresie doradztwa budowlanego i ubezpieczeń), czynności na pełnienie nadzoru inwestorskiego nad realizacją projektu dotyczącego budowy boisk. Wysokość wynagrodzenia ustalono na 3.050 zł. Kontrola wykazała, iż zakres powierzonych umową czynności mieścił się w ramach obowiązków tego stanowiska określonych regulaminem organizacyjnym Urzędu. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik wskazał, że zatwierdził realizację umowy, ponieważ pełnienie nadzoru nie zostało imiennie przypisane pracownikowi. Należy jednak zwrócić uwagę, że art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych przewiduje powierzenie pracownikowi obowiązków w zakresie gospodarki finansowej poprzez wskazanie w regulaminie organizacyjnym jednostki, co potwierdza tezę o nieuzasadnionym zawarciu umowy zlecenia.

         Rekomendowano niezawieranie z pracownikami umów zlecenia dotyczących wykonywania czynności mieszczących się w ramach ich obowiązków.

Stwierdzone podczas kontroli gminy Zawady nieprawidłowości w zakresie przestrzegania wewnętrznych procedur przy wyłanianiu wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro skutkowały wnioskiem o braku rzetelności ich przeprowadzenia. W trzech postępowaniach, których wartość umowna wyniosła 26.612,32 zł, zakończonych wyborem tego samego usługodawcy, ujawniono braki w zakresie zapytań przetargowych oraz złożonych ofert. Ujawniono także dwie oferty tego samego wykonawcy w postępowaniu na wynajęcie umywalek i sanitariatów o wartości 10.000 zł (w formie kserokopii) i 4.066 zł (w formie oryginału). Faktyczna wartość przedmiotowego zlecenia wyniosła 6.761,90 zł. Niezastosowanie obowiązujących w Urzędzie procedur udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 14.000 euro oraz naruszenie art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych stwierdzono w odniesieniu do umów zawartych przez byłego Wójta z Fundacją na rzecz rozwoju Gminy Zawady. Przedmiotem umów było zapewnienie wyżywienia oraz zakwaterowania członkom delegacji białoruskiej oraz ekspertom i tłumaczom. Wysokość wynagrodzenia wykonawcy ustalono odpowiednio na kwotę 13.000 zł i 3.780 zł. Za usługi będące przedmiotem umów wystawione zostały przez Fundację faktury, opiewające na kwoty wynikające z umów. Z daty wystawienia faktur wynika, że wystawiono je 1 lipca i 4 lipca 2010 r., a więc przed zawarciem umowy i wykonaniem zlecenia. Na fakturach widniała data wpływu do Urzędu 4 sierpnia 2010 r. Zostały one zatwierdzone do wypłaty przez Sekretarza Gminy, niemającego upoważnienia do dokonywania tych czynności, oraz Skarbnika, przebywającego w tym czasie na zwolnieniu lekarskim. Ze sporządzonego w trakcie trwania kontroli zestawienia kosztów dotyczących realizacji umowy na wyżywienie wynikało, iż zamknęły się one kwotą 11.304,91 zł (w całości zakupy usług u podmiotów prowadzących działalność gastronomiczną). Koszty realizacji umowy w sprawie zapewnienia zakwaterowania zamknęły się zaś kwotą 2.670 zł – w całości dotyczyła ona opłacenia noclegów w gospodarstwach agroturystycznych. Sposób wykonania umów przez Fundację potwierdza fakt nieposiadania przez nią żadnych własnych możliwości w zakresie realizacji przedmiotu usług, a jedynie zlecenie ich wykonania za cenę niższą niż środki otrzymane od gminy.

Wnioskowano o przestrzeganie procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro, w tym sporządzanie kompletnej dokumentacji postępowania. Zalecono ponadto rozważenie wystąpienia – w szczególności w stosunku do byłego Wójta, byłego Skarbnika oraz osób działających na podstawie umów zlecenia jako obsługujące realizację projektów dofinansowanych ze środków zewnętrznych – o pokrycie szkód w gospodarce finansowej gminy spowodowanych przekraczaniem uprawnień i niedopełnianiem obowiązków, co skutkowało m.in. bezpodstawnym ponoszeniem wydatków.

Gmina Krasnopol w 2009 i 2010 r. zleciła opracowanie dokumentacji projektowej na zagospodarowanie parku i budowy placu zabaw, której koszt wyniósł 50.000 zł, oraz budowę boiska „Orlik 2012” za 31.720 zł. Wymienione dokumentacje nie zostały wykorzystane do czasu kontroli. Oba wydatki należy uznać za poniesione bez efektu, a przez to sprzeczne z zasadą wyrażoną art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. W przypadku pierwszej dokumentacji nie ustalono zakresu prac dopuszczalnych w obrębie obszaru chronionego przed zleceniem jej opracowania, co skutkowało odmowną decyzją konserwatora zabytków w zakresie wykonania robót. Zamiar budowy boiska nie znalazł zaś odzwierciedlania w budżetach gminy na lata 2010-2012, zaś w świetle aktualnych założeń rok 2012 jest ostatnim rokiem realizacji programu „Orlik 2012”.

         Zalecono zlecanie opracowania dokumentacji projektowych inwestycji, których realizacja została należycie przygotowana.

W wyniku błędnego naliczenia odpisu dotyczącego emerytów (zawyżenia) bezpodstawnie zwiększono w 2010 r. o kwotę 13.621,92 zł Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w Gminnym Centrum Kultury w Dobrzyniewie Dużym i obciążono nim koszty działalności instytucji. Całość zawyżonego odpisu w kwietniu 2010 r. przekazano na rachunek ZFŚS. W grudniu tego roku dokonano zmiany naliczenia odpisu poprzez jego prawidłowe ustalenie (na sumę 5.763,12 zł) i ponownie przekazano naliczoną kwotę na rachunek Funduszu. Odpis na ZFŚS zaewidencjonowano na różnych kontach kosztów (koncie 409 „Pozostałe koszty” – 13.621,92 zł i koncie 405 „Świadczenia na rzecz pracowników” – 5.763,12 zł). W trakcie kontroli dokonano korekt niewłaściwych operacji i zapisów księgowych. Pod datą 31 grudnia 2010 r. dokonano korekty kosztów działalności instytucji poprzez ich zmniejszenie o 13.621,92 zł oraz dokonano zwrotu kwoty 13.621,92 zł z rachunku bankowego ZFŚS na rachunek bieżący instytucji.

W gminie Juchnowiec Kościelny nie wszystkie dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu przeznaczane są na realizację gminnych programów profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi oraz przeciwdziałania narkomanii, co stanowi naruszenie art. 18² ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości. W 2010 r. na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii wydatkowano 189.984,73 zł, zaś dochody z opłat za zezwolenia wyniosły 217.828,99 zł. Środki uzyskane z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu nie zostały w całości wykorzystane na realizację gminnych programów także w latach 2008-2009. Porównanie kwoty zrealizowanych dochodów z wydatkami w rozdziałach 85153 i 85154 wykazało, że w latach 2008-2010 nie wykorzystano na realizację gminnych programów środków z opłat w łącznej kwocie 57.243,70 zł.

         W wystąpieniu pokontrolnym zarekomendowano dążenie do przeznaczania całości dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu na realizację programów, o których mowa w art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości...

Analiza zagadnienia gospodarowania pojazdami służbowymi w gminie Juchnowiec Kościelny wykazała, że Wójt w trakcie przebywania na urlopie wypoczynkowym korzystał z samochodu służbowego (w tym czasie przejechał łącznie 2.791 km zużywając, jak wynika z ustaleń kontroli, ok. 170 l paliwa o wartości ok. 680 zł). Cel podróży nie wynikał z dokumentacji. Zgodnie z obowiązującymi w Urzędzie Gminy zasadami użytkowania samochodów służbowych, wójtowi gminy przysługuje samochód do dyspozycji w celu realizacji zadań wynikających z ustawy o samorządzie gminnym i innych ustaw, który może być wykorzystywany wyłącznie w celach wynikających z zadań Urzędu. Ponadto ustalono, że w zdecydowanej większości przypadków Wójt oraz inni pracownicy Urzędu wyjeżdżali samochodem służbowym poza teren gminy bez wystawienia polecenia wyjazdu służbowego.

W zaleceniach pokontrolnych wnioskowano o podjęcie czynności wyjaśniających cel korzystania przez byłego Wójta z pojazdu służbowego podczas urlopu wypoczynkowego; w przypadku stwierdzenia braku związku między używaniem samochodu służbowego a realizacją zadań gminy, wystąpienie do byłego Wójta o zrefundowanie stosownej do ustaleń kwoty kosztów poniesionych przez gminę z tytułu zużycia paliwa. Jednocześnie zalecono odbywanie podróży służbowych przez pracowników na podstawie pisemnych poleceń wyjazdu służbowego, określających miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, a także jej cel.

Kontrola wydatków gminy Suchowola z tytułu umów zlecenia wykazała, iż w 2010 r. Burmistrz zawarł umowy zlecenia z pracownikami jednostki na wykonywanie obowiązków, które pokrywały się z obowiązkami określonymi w zakresach czynności tych pracowników. Z pięcioma pracownikami umowy zlecenia zostały zawarte na okres od 1 lutego do 31 grudnia 2010 r. i dotyczyły obsługi projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Ustalono, że żaden ze składanych wniosków o dofinansowanie projektów ze środków europejskich, których realizacja miała nastąpić w 2010 r., nie przewidywał dofinansowania ze środków UE kosztów obsługi projektów. Wartość wydatków poniesionych na podstawie umów zlecenia z 5 pracownikami wynosiła 63.740 zł. Ponadto Burmistrz zawarł również umowę zlecenia z byłym pracownikiem Urzędu Miejskiego na okres od 1 lutego do 31 grudnia 2010 r., której przedmiotem miało być świadczenie usług w zakresie obsługi projektu pod nazwą „Rozwój atrakcyjności turystycznej regionu poprzez rozbudowę infrastruktury turystycznej Suchowoli – Rodzinnej Ziemi Księdza Jerzego Popiełuszki”. Wynagrodzenie ustalono na 3.560 zł miesięcznie. Wniosek o dofinansowanie projektu został złożony w dniu 8 marca 2010 r. i został rozpatrzony negatywnie w dniu 22 marca 2010 r. Mimo tego, od kwietnia do grudnia 2010 r. bezpodstawnie wypłacono wynagrodzenie z umowy zlecenia zawartej na obsługę tego projektu w łącznej wysokości 32.040 zł.

         W zaleceniach pokontrolnych wnioskowano do Wójta o uwzględnienie przy ewentualnym zawieraniu umów zlecenia z pracownikami Urzędu, że ich przedmiotem nie mogą być czynności mieszczące się w ich zakresach obowiązków. Zalecono ponadto wystąpienie o zwrot do pracownika bezpodstawnie otrzymywanego wynagrodzenia w łącznej wysokości 32.040 zł; w przypadku niedokonania zwrotu wystąpienie z roszczeniem wobec byłego Burmistrza – jako osoby odpowiedzialnej za nierozwiązanie umowy zlecenia i ponoszenie wydatków na jej podstawie – o naprawienie szkody wyrządzonej gminie we wskazanej kwocie.

Z planu finansowego Urzędu Miejskiego w Tykocinie pokrywane były wydatki dotyczące kosztów przynależności pracownika Urzędu do Podlaskiej Okręgowej Izby Architektów. Jak stanowi art. 41 pkt 4 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o samorządach zawodowych architektów, inżynierów budownictwa oraz urbanistów, obowiązek zapłaty składki członkowskiej ciąży na każdym z członków izby architektów, co przesądza, iż nie mogła być ona finansowana z budżetu gminy. Ogółem w latach 2008-2010 wydatki poniesione przez gminę Tykocin z tytułu składki na rzecz Podlaskiej Okręgowej Izby Architektów wyniosły 2.460 zł. W wykonaniu zaleceń pokontrolnych została wystawiona nota obciążeniowa wobec pracownika.

7. W zakresie zamówień publicznych:

- nieprzestrzeganie zasady powszechności stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych;

- nieokreślenie lub nieprawidłowe określenie wartości zamówienia – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 10 jednostkach kontrolowanych;

- dokonywanie dzielenia zamówienia na części lub zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania reżimu ustawy – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej;

- niewłaściwe zastosowanie trybu innego niż przetarg nieograniczony - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- naruszenie obowiązku zamieszczania ogłoszeń o postępowaniu bądź o zawarciu umowy – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych, a także nieprawidłowe sporządzenie ogłoszenia (w 1 jednostce);

- nieprawidłowości w zakresie dokumentów żądanych od wykonawców na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu (np. nieżądanie dokumentów lub bezpodstawne żądanie), a także niewzywanie wykonawców do uzupełnienia dokumentów na zasadach wynikających z art. 26 ust. 3 ustawy – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 3 i w 3 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości w ustalaniu lub pobieraniu wadium (w 3 jednostkach kontrolowanych) bądź ustalaniu lub pobieraniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy (w 5 jednostkach);

- nieprzestrzeganie określonych ustawą zasad wykluczania wykonawców z postępowania – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości w zakresie stosowania przesłanek odrzucenia oferty (nieodrzucenie, bezpodstawne odrzucenie) - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nierealizowanie bądź nienależyte realizowanie obowiązków w zakresie informowania o wynikach postępowania (w tym: zawiadamiania o wyborze oferty, ofertach odrzuconych, wykonawcach wykluczonych z postępowania) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 8 jednostkach kontrolowanych;

- niesporządzenie lub nieprawidłowe sporządzenie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych;

- brak lub nieprawidłowe niesporządzenie sprawozdania o udzielonych zamówieniach - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych;

- nieokreślenie lub nieprawidłowe określenie organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych;

- wypłacanie wynagrodzenia za dostawy, usługi lub roboty budowlane w kwotach zawyżonych w stosunku do zawartych umów bądź nierzetelnie udokumentowanych – bez należytego potwierdzenia wykonania robót i usług oraz jakości świadczonych dostaw, z naruszeniem umownych zasad płatności, a także bez należytej kontroli podstaw zmian ceny dostaw – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 14 jednostkach kontrolowanych.

Prowadzony przez gminę Zawady przetarg nieograniczony na wyłonienie koordynatora projektu „Dostęp do internetu – szansa na dynamiczny rozwój Gminy Zawady” zakończył się wyborem oferty osoby fizycznej podlegającej wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 1 Prawa zamówień publicznych. Warunki udziału w postępowaniu zostały zaś określone w sposób umożliwiający udział w przetargu tej osoby (były one bardziej liberalne niż zalecenia partnera projektu przekazującego dofinansowanie). Kontrola tego postępowania wykazała, że:

- wybrany wykonawca jako udokumentowanie spełniania warunku posiadania wymaganych umiejętności wskazał na samodzielne przygotowanie na zlecenie Urzędu Gminy Zawady założeń do projektu „Dostęp do Internetu – szansa na dynamiczny rozwój Gminy Zawady” oraz uczestnictwo w opracowaniu wniosku o dofinansowanie (z wniosku wynikała m.in. kwota przeznaczona na wynagrodzenie koordynatora, będąca przedmiotem cen ofert składanych w przetargu),

- wiedzę i doświadczenie wykonawcy w zakresie umiejętności przygotowania i rozliczania projektów w ramach działania 8.3 „Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka” wykonawca potwierdził udziałem w szkoleniu, w którym rozliczaniu projektów poświęcono moduł trwający 1 godz. 15 min. Na szkolenie został skierowany przez zmawiającego kilkanaście dni przez ogłoszeniem przetargu,

- zamawiający wymagał w specyfikacji, jako potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, przedłożenia przez wykonawcę m.in. dyplomu potwierdzającego kwalifikacje informatyczne, co najmniej na poziomie szkoły średniej lub studiów podyplomowych. Wykonawca przedłożył dyplom ukończenia studiów podyplomowych w wymaganym zakresie wystawiony na 2 dni przed wszczęciem postępowania,

- korespondencja e-mailowa z dnia 28 czerwca 2010 r. między członkiem komisji przetargowej a partnerem projektu zawiera wzmiankę o omówieniu kwestii terminu realizacji zadania „z najbardziej prawdopodobnym koordynatorem projektu ... (wymieniono osobę, która następnie wygrała przetarg)”. Korespondencja miała miejsce 4 dni przed ogłoszeniem przetargu, kiedy formalnie nie było wiedzy, jakie podmioty złożą oferty.

         W zaleceniach pokontrolnych wnioskowano o wykluczanie z postępowań wykonawców, którzy wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania, jeżeli udział tych wykonawców w postępowaniu utrudnia uczciwą konkurencję,

Analiza realizacji prowadzonej przez gminę Zawady inwestycji „Remont Ośrodka Edukacji Ekologicznej Brama na Bagna” wykazała, że wykonawca do dnia 31 grudnia 2010 r. wystawił faktury za roboty o łącznej wartości 2.259.923,71 zł co przewyższało wysokość wynagrodzenia ryczałtowego o 312.408,53 zł (zgodnie z umowami wynosiło ono 1.947.515,18 zł). Wykonawcy wypłacono do dnia 17 marca 2011 r. wynagrodzenie w wysokości wynikającej z wystawionych faktur. Następnie wykonawca wystawił korektę faktury, którą skorygował wartość robót o kwotę 312.407,75 zł, odpowiadającą wydatkom wykonanym na podstawie faktury z dnia 23 kwietnia 2010 r. Jako powód podano „błędy w protokole odbioru”. Kwota korekty została zwrócona na rachunek budżetu gminy w dniu 17 marca 2011 r. Opłacenia w dniu 27 kwietnia 2010 r. faktury w kwocie 312.407,75 zł dokonano na podstawie protokołu odbioru części robót z dnia 23 kwietnia 2010 r., podpisanego przez kierownika budowy i inspektora nadzoru. Zwrot tej kwoty potwierdza, że faktura w wysokości 312.407,75 zł została wystawiona na podstawie protokołu, który dokumentował roboty faktycznie niewykonane.

         W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o podjęcie zdecydowanych działań w celu zapewnienia właściwego funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie, których efektem powinna być m.in. należyta kontrola realizowanych inwestycji, udokumentowania i wyceny wykonanych robót oraz wystawionych na tej podstawie faktur obciążających gminę.

W 2010 r. miasto Sejny podpisało łącznie 6 umów kredytowych na zaciągnięcie kredytów w łącznej wysokości 3.600.000 zł. Umowy te nie były poprzedzone wyborem wykonawców usług bankowych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych. Stosownie do przepisów art. 32 ust. 1 i art. 34 ust. 4 tej ustawy, podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy (bez podatku od towarów i usług) ustalone przez zamawiającego z należytą starannością, a w przypadku gdy zamówienie obejmuje usługi bankowe lub inne usługi finansowe, wartością zamówienia są opłaty, prowizje, odsetki i inne podobne świadczenia. Kontrolowana jednostka nie ustalała wartości poszczególnych zamówień. W trakcie kontroli ustalono, że wartość każdego z zamówień na usługę kredytu przekraczała równowartość 14.000 euro (łącznie koszt obsługi kredytów oszacowano na 1.034.038,48 zł).

W zaleceniach pokontrolnych wnioskowano o ustalanie wartości zamówień publicznych na kredyty bankowe stosownie do przepisów Prawa zamówień publicznych oraz udzielanie tych zamówień, w przypadku gdy ich wartość przekracza 14.000 euro, wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy.

Przeprowadzone oględziny zespołu boisk w Ciechanowcu, wykonanego w ramach programu „Orlik 2012” wykazały, że niektóre roboty nie zostały w ogóle wykonane lub wykonano je niezgodnie z dokumentacja projektową. Stwierdzono rozbieżności pomiędzy danymi zawartymi w dokumentacji a stanem faktycznym w zakresie długości obrzeży, których długość w przedmiarze robót i kosztorysie inwestorskim miała wynosić 775,1 mb, natomiast wykonano 483,9 mb. Ponadto w projekcie, przedmiarach i kosztorysie inwestorskim przewidziano wysokość fundamentu pod ogrodzeniem 0,9 m, zaś faktyczna wysokość wykonanego fundamentu to 0,1 m. W przedmiarze robót dotyczącym instalacji wodociągowo-kanalizacyjnej i instalacji wentylacyjnej ujęto roboty, których nie zawierał projekt, jak i faktycznie nie były one wykonane. Przedmiar stanowił podstawę kalkulowania ceny ofertowej. W umowie przewidziano wynagrodzenie ryczałtowe wykonawcy. W związku z powyższym wynagrodzenie wykonawcy powinno zostać zmniejszone o wartość niewykonanych robót, którą oszacowano na ok. 76.000 zł.

Zalecono wystąpienie do wykonawcy o naprawienie szkody wynikającej z nieprawidłowego wykonania przedmiotu umowy, a w przypadku nie wyegzekwowania nadpłaconego wynagrodzenia pociągnięcie do odpowiedzialności materialnej osób występujących w imieniu gminy jako potwierdzające prawidłowość wykonania robót.

Zakład Administracji Domów Mieszkalnych w Grajewie przeprowadził w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia na wywóz nieczystości stałych (wartość szacunkowa 164.640 zł) z pominięciem obowiązku zamieszczenia ogłoszenia o postępowaniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Inne postępowanie prowadzone przez ZADM w Grajewie, na „całoroczne utrzymanie czystości nieruchomości gruntowych przynależnych do budynków Wspólnot Mieszkaniowych oraz 6 budynków komunalnych” o wartości 115.027 zł, zostało przeprowadzone bez zastosowania jakichkolwiek przepisów Prawa zamówień publicznych.

Do kierownika jednostki wnioskowano o zamieszczanie w BZP ogłoszeń o przetargach nieograniczonych przeprowadzanych na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych oraz o przestrzeganie zasady powszechności stosowania ustawy przy zlecaniu dostaw, robót i usług.

Kontrola Zespołu Szkół w Piątnicy wykazała, że w 2010 r. poniesiono wydatki na remonty autobusów szkolnych wykonywane przez jedną firmę w łącznej wysokości 133.782,52 zł, a w 2009 r. w wysokości 122.070,22 zł. Wyłonienia wykonawcy dokonano bez zastosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz nie zawarto pisemnych umów w sprawie świadczenia usług remontowych.

Zalecono dokonanie wyboru wykonawcy remontów autobusów z zastosowaniem przepisów Prawa zamówień publicznych

W dniu 19 stycznia 2010 r. Komunalny Zakład Budżetowy w Gródku udzielił zamówienia publicznego na usługę zagospodarowania odpadów komunalnych wykonawcy (Zakładowi Zagospodarowania Odpadów Euro-Sokółka spółka z o.o.), który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych. Wydatki związane z wywozem odpadów na składowisko Euro-Sokółka w trakcie 2010 r. wyniosły 151.793,12 zł, zaś w okresie od stycznia do lipca 2011 r. 86.870,45 zł - razem 238.663,57 zł. Umowa na usługę zagospodarowania odpadów zawarta została na czas nieokreślony.

W zaleceniach pokontrolnych rekomendowano zlecanie usług zagospodarowania odpadów stałych wykonawcy wybranemu z uwzględnieniem wymogów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Kontrola prawidłowości udzielania zamówień publicznych oraz realizacji procesu inwestycyjnego przez gminę Nowe Piekuty wykazała, że w postępowaniu na budowę ośrodka rekreacji i wypoczynku w obrębie wsi Jabłoń Kościelna – Jabłoń Zarzeckie wykonawca nie wniósł pełnej kwoty zabezpieczenia. Zarówno w umowie jak i w specyfikacji istotnych warunków tego zamówienia, zabezpieczenie należytego wykonania umowy określono w wysokości 8% ceny ofertowej, czyli 19.551,50 zł. Na poczet zabezpieczenia zaliczono jedynie część wadium w wysokości 2.347,20 zł (nie ustanowiono zabezpieczenia na kwotę 17.204,30 zł). Wójt wyjaśnił, że podjęte zostały działania w celu wyegzekwowania zabezpieczenia, a w przypadku ich nieskuteczności kwota zabezpieczenia zostanie zatrzymana przy płatności ostatniej faktury. W niewłaściwej wysokości wniesione zostało także zabezpieczenie prawidłowego wykonania umowy przez wykonawcę oczyszczalni przydomowych. Brakująca kwota (3.363,46 zł) została przez wykonawcę wniesiona w czasie kontroli.

Gmina Dobrzyniewo Duże wykonawcy ul. Rolnej w Fastach zapłaciła kwotę z umowy - 596.254,13 zł oraz dodatkowo poniosła koszty w łącznej wysokości 94.058,06 zł brutto (77.096,77 zł netto) z tytułu dwóch umów na roboty budowlane zawarte na podstawie protokołu konieczności z 22 lipca 2010 r. (o wartości 35.410,61 zł i 58.647,45 zł brutto). Wartość robót objętych protokołem konieczności przekraczała netto – jak wynika z kosztów ich wykonania – równowartość 14.000 euro. Zawarcie umów nie zostało poprzedzone przeprowadzeniem postępowania w jednym z trybów określonych przepisami Prawa zamówień publicznych (z czego nie zwalniał fakt sporządzenia dwóch odrębnych umów). Z opisu faktur wystawionych w oparciu o umowy wynikało, że zawierane one były jako zamówienia podlegające wyłączeniu ze stosowania przepisów ustawy ze względu na ich wartość nieprzekraczającą równowartości 14.000 euro. Nieuprawnione dokonanie podziału zamówienia określonego protokołem konieczności stanowiło naruszenie art. 32 ust. 2 Prawa zamówień publicznych. Poza tym, zawarcie umów o „roboty dodatkowe” należy ocenić jako działanie bezpodstawnie zwiększające wydatki gminy na realizację przedmiotu zamówienia w świetle przyjętego w specyfikacji i w umowie z wykonawcą ryczałtowego charakteru wynagrodzenia. Według specyfikacji, cenę oferty opisano jako mającą zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia wynikające wprost z dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznej, przedmiarów robót, jak również nie ujęte w tych dokumentach, a bez których nie można wykonać zamówienia (z wymienieniem przykładowych robót generujących koszty nieprzewidziane). Zamawiający nie wymagał, aby do oferty załączony był kosztorys, na podstawie którego wykonawca dokonał obliczenia ceny ofertowej. Wykonawca miał obowiązek sporządzić i dostarczyć ten kosztorys do zamawiającego na 3 dni przed wyznaczoną datą podpisania umowy. Kosztorys ten powinien być sporządzony na podstawie dokumentacji projektowej i szczegółowych specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót. Załączone do specyfikacji przedmiary robót należało traktować tylko jako element uzupełniający. Ponadto w specyfikacji zapisano, że w związku z ryczałtowym charakterem ceny zaleca się Wykonawcom szczegółowe sprawdzenie w terenie warunków wykonania zamówienia. Zatem zgodnie ze specyfikacją, roboty nieobjęte dokumentacją (w tym zlecone opisywanymi umowami) powinny być wykonane w ramach wynagrodzenia ryczałtowego zaproponowanego w ofercie.

W wystąpieniu pokontrolnym zalecono przestrzeganie zasad ryczałtowego ustalania wynagrodzenia wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia, w przypadku, gdy taki rodzaj wynagrodzenia przyjęto w postępowaniu oraz rozważenie wystąpienia z roszczeniem wobec byłego Wójta o naprawienie szkody wynikającej z bezpodstawnego zwiększenia wynagrodzenia wykonawcy.

8. W zakresie rozliczenia otrzymanych i udzielonych dotacji

- niezgodne z przepisami prawa, w tym z naruszeniem zasad i trybu, procedowanie przy udzielaniu dotacji podmiotom niezliczonym do sektora finansów publicznych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 8 kontrolowanych gminach;

- nieprawidłowości przy udzielaniu dotacji podmiotom zaliczanym do sektora finansów publicznych, w tym polegające na niepodejmowaniu przez organ stanowiący odrębnej uchwały określającej pomoc finansową lub rzeczową innej jednostce samorządu terytorialnego – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 11 kontrolowanych gminach;

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie dotacji udzielonych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 kontrolowanych gminach;

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie dotacji udzielonych podmiotom zaliczanym do sektora finansów publicznych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie.

Kontrola wydatków z tytułu dotacji przekazywanych z budżetu gminy Zawady stowarzyszeniu, którego prezesem był w czasie udzielania dotacji ówczesny Wójt Gminy Zawady, wykazała że wbrew przepisom ustawy o działalności pożytku publicznego... kwotę dotacji i podmiot, któremu zostanie ona udzielona określała Rada Gminy w drodze uchwały. Po podjęciu uchwały Wójt wykonywał działania mające pozorować przeprowadzenie otwartego konkursu ofert na powierzenie realizacji zadań publicznych. Mimo ogłoszenia konkursu i powołania komisji do przeprowadzenia konkursu ofert, trzech pracowników Urzędu wymienionych w zarządzeniu Wójta jako członkowie komisji oświadczyło kontrolującym, że:

- nigdy nie prowadzili dokumentacji merytorycznej dotyczącej projektu, a także nie należało to do ich obowiązków,

- nie mieli fizycznego dostępu do dokumentacji konkursowej oraz procedur, wedle których wyłoniono oferenta ostatecznego,

- złożyły autentyczne podpisy na gotowym protokole, po uzyskaniu informacji, iż „są już gotowe i wszystko jest dobrze”,

- dopiero po złożeniu podpisów powzięli informację o członkostwie w komisji konkursowej,

- możliwość zapoznania się z dokumentacją uzyskały po udostępnieniu dokumentacji przez inspektorów RIO.

Zarządzenia Wójta w sprawie powołania komisji konkursowej nie znajdowały się w rejestrze zarządzeń – pod nadanym im numerem znajdowały się zarządzenie wydane w innych sprawach. W ten sposób w latach 2008-2010 stowarzyszenie, którego prezesem był Wójt, otrzymało dotację w łącznej wysokości 30.000 zł.

         W zakresie procedury zlecania zadań podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych zalecono określanie warunków konkursu ofert w sposób zapewniający jego otwarty charakter. Wskazano ponadto na brak kompetencji Rady Gminy do wskazywania podmiotów, którym będzie udzielona dotacja.

Gmina Kleszczele sfinansowała przebudowę drogi powiatowej na kwotę 211.278,75 zł, po uprzednim przejęciu od powiatu na mocy „porozumienia” (z treści którego nie wynikało, aby powiat miał finansować koszty związane z zarządzaniem drogą) obowiązków zarządcy drogi na okres 5 lat. Ustalono, iż podstawą wydatkowania przez gminę środków na przebudowę drogi była zawarta z powiatem „umowa partnerstwa” przewidująca częściowy wkład powiatu w realizację zadania w wysokości 204.000 zł. Umowa nie posiadała ustawowych cech porozumienia z uwagi na brak zapewnienia przez powiat środków w wysokości koniecznej do wykonania przekazanych zadań. W istocie miała charakter udzielenia przez gminę pomocy rzeczowej powiatowi, którą winna była określić Rada Gminy odrębną uchwałą.

Zalecono udzielanie pomocy rzeczowej lub finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego w oparciu o uchwałę Rady Miejskiej w sprawie udzielenia pomocy, mając na uwadze, że uchwała taka jest wymagana w każdym przypadku finansowania środkami budżetu gminy zadań własnych innej jednostki samorządu terytorialnego.

W trakcie kontroli rozliczeń między budżetem gminy Sejny a Zakładem Gospodarki Komunalno-Mieszkaniowej, Wodociągów i Kanalizacji w Sejnach stwierdzono nieprawidłowości przy udzielaniu dotacji przedmiotowej i dotacji celowych. Dotacja przedmiotowa w wysokości 80.000 zł przekazana na utrzymanie porządku w mieście nie została skalkulowana według stawek jednostkowych, wbrew postanowieniom art. 219 ust. 1 i 4 ustawy o finansach publicznych. Dotacje celowe w łącznej kwocie 110.000 zł (na modernizację dachu wraz z kominami i usunięciem płyt azbestowo – cementowych na budynkach - 80.000 zł oraz zakup i montażu ciepłomierzy - 30.000 zł) wprowadzono do budżetu w ciągu roku, cel tych dotacji był wskazywany w załącznikach zawierających objaśnienia do dokonanych zmian w uchwałach budżetowych. Jak ustalono, Burmistrz w żadnym dokumencie nie określił zasad dotyczących udzielenia tych dotacji, w tym terminu ich wykorzystania, terminu i sposobu rozliczenia dotacji oraz terminu zwrotu niewykorzystanej części dotacji, co stanowi naruszenie przepisów art. 250 ustawy o finansach publicznych. Ponadto zakład budżetowy wydatkował na zakup i montaż ciepłomierzy sumę 27.870,99 zł, pozostała kwota dotacji na ten cel (2.129,01 zł) nie została zwrócona do budżetu, lecz przeznaczona na inne wydatki. Powyższe pozostawało w sprzeczności z art. 251 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz § 38 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych

W związku z ustaleniami kontroli zalecono: kalkulowanie dotacji przedmiotowych według stawek jednostkowych ustalonych przez Radę Miasta; określanie przez Burmistrza celu dotacji, terminu wykorzystania, a także terminu i sposobu rozliczenia oraz terminu zwrotu niewykorzystanej części dotacji celowej, jak tego wymaga art. 250 ustawy o finansach publicznych oraz żądanie zwrotu dotacji celowej niewykorzystanej przez zakład budżetowy.

Komunalny Zakład Budżetowy w Gródku nieterminowo dokonał zwrotu do budżetu gminy Gródek dotacji celowej i dotacji przedmiotowej niewykorzystanych do końca 2010 roku. Niewykorzystana przez Zakład dotacja celowa w kwocie 20.000 zł została zwrócona w dwóch ratach po 10.000 zł 4 lutego i 9 lutego 2011 r. Z rozliczenia dotacji przedmiotowej dotyczącej zbiorowego odprowadzania ścieków przekazanej Zakładowi w wysokości 168.780 zł wynikał zaś zwrot w wysokości 8.006,61 zł, którego dokonano w dniu 8 marca 2011 r. Decyzją Wójta należne odsetki od dotacji zwróconych po terminie wyniosły łącznie 144 zł.

9. W zakresie długu publicznego, przychodów i rozchodów budżetu:

- przekroczenie limitu zadłużenia - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 kontrolowanych gminach;

- zawarcie umowy kredytowej z przekroczeniem zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań zawartego w uchwale budżetowej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych.

Według sprawozdania Rb-Z miasta Sejny na dzień 31 grudnia 2010 r., zadłużenie miasta w stosunku do dochodów wykonanych stanowiło 49,10%, a więc nie przekraczało wskaźnika ustawowego. Kontrola wykazała, że na dzień 31 grudnia 2010 r. miasto posiadało zobowiązania wobec inwestora zstępczego dotyczące budowy oczyszczalni ścieków w wysokości 1.480.919,88 zł, które powinny zostać wykazane jako wymagalne i doliczone do kwoty długu na koniec 2010 r., który wyniósłby wówczas 59,42% wykonanych dochodów. Zobowiązania były bowiem przedmiotem postępowania sądowego, które zakończył prawomocny wyrok sądu apelacyjnego z 29 grudnia 2010 r. (jako sądu drugiej instancji). Wyrok stanowił podstawę zaliczenia zobowiązań do zobowiązań wymagalnych. Nieujęcie do kwoty długu zobowiązań wymagalnych wynikających z wyroku zaniżyło dług miasta, a ponadto wpłynęło na zafałszowanie danych o sytuacji finansowej miasta wynikających z uchwały budżetowej na 2011 r. i w.p.f., co następnie spowodowało przekroczenie w 2011 r. ustawowego wskaźnika długu do dochodów.

Dodatkowo, jak wynika z ustaleń kontroli, aneks do umowy z dnia 16 listopada 2011 r. o kredyt w rachunku bieżącym przeznaczony na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetu, podnoszący limit do kwoty 4.000.000 zł został podpisany przez Burmistrza na podstawie uchwały Rady Miejskiej, ale przed podjęciem przez Kolegium RIO rozstrzygnięcia nadzorczego uchylającego tę uchwałę. Limit zobowiązań w uchwale budżetowej wynosił 1.400.000 zł. Niedokonanie spłaty kredytu zaciągniętego na sfinansowanie przejściowego deficytu do końca 2011 r. zwiększyło dług miasta, a tym samym spowodowało dodatkowy wzrost, przekroczonej już na koniec III kwartału tego roku dopuszczalnej relacji długu do dochodów budżetowych.

W wystąpieniu pokontrolnym zalecono zapewnienie wykazywania w sprawozdawczości prawidłowych danych dotyczących zobowiązań miasta, w tym zaliczanych do długu publicznego oraz podjęcie skutecznych działań zmierzających do ograniczenia długu publicznego miasta do poziomu dopuszczonego przepisami prawa.

Badanie stanu długu oraz przychodów i rozchodów budżetu gminy Zawady wykazało, że Wójt w dniu 5 lutego

2010 r. zawarł umowę kredytu w rachunku bieżącym, przeznaczonego na pokrycie występującego w ciągu roku deficytu budżetu, na sumę 300.000 zł. W obowiązującej w dniu podpisania umowy kredytu wersji uchwały budżetowej nie określono limitu zobowiązań z tytułu kredytów na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu. Limit ów, na kwotę 300.000 zł, określono dopiero uchwałą Rady Gminy z dnia 26 marca 2010 r. w sprawie zmian w budżecie, tj. już po podpisaniu umowy i faktycznym uruchomieniu kredytu.

Dodatkowo, kontrola sprawozdania Rb-Z gminy Zawady za II kwartał 2011 r. wykazała, że jako zadłużenie krótkoterminowe wykazano kwotę 500.000 zł, zamiast rzeczywistej wysokości kredytu w rachunku bieżącym budżetu na dzień sprawozdawczy – 539.705,18 zł. W sprawozdaniu tym nie wykazano także zadłużenia z tytułu zobowiązań wymagalnych, wynoszącego według stanu na dzień sprawozdawczy 50.453,44 zł. W trakcie kontroli została sporządzona korekta sprawozdania Rb-Z.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o bieżące monitorowanie poziomu zaciąganych zobowiązań względem wysokości limitów w planie wydatków budżetu oraz realnych możliwości płatniczych wynikających ze stanu realizacji dochodów, a także wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych zgodnych z danymi ksiąg rachunkowych.

10. W zakresie spraw majątkowych:

- nieprzestrzeganie przepisów prawnych określających tryb sprzedaży nieruchomości, w szczególności dotyczących zasad upublicznienia sprzedaży, sposobu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 17 kontrolowanych gminach;

- nieprzestrzeganie przepisów prawa dotyczących oddawania nieruchomości w użytkowanie wieczyste, w szczególności w zakresie ustanawiania prawa, stawek, aktualizowania opłat - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 kontrolowanych gminach;

- nieprzestrzeganie przepisów prawa przy innym niż sprzedaż i użytkowanie wieczyste rozdysponowaniu mienia komunalnego (najem, dzierżawa, trwały zarząd), w szczególności brak upublicznienia zamiaru udostępnienia nieruchomości, bezpodstawne zaniechanie trybu przetargowego wyłonienia najemcy bądź dzierżawcy, brak uregulowania formalnych podstaw władania nieruchomościami przez gminne jednostki organizacyjne, udostępnianie nieruchomości przez trwałych zarządców bez wymaganej zgody – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 39 jednostkach kontrolowanych;

- niesporządzenie lub nieprawidłowe sporządzenie planu wykorzystania zasobu nieruchomości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 17 kontrolowanych gminach;

- niepodjęcie uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, w tym skutkujące nieprawidłowym określaniem stawek czynszowych oraz niedostosowanie do obowiązujących przepisów przedmiotowej uchwały  – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 8 i w 1 gminie;

- niepodjęcie uchwały w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami, o której mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym (w 3 gminach) lub niedostosowanie postanowień uchwały do obowiązującego brzmienia przepisów ustawy, zwłaszcza poprzez nieokreślenie zasad wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości na czas nieokreślony (w 11 gminach);

- wykonywanie zarządu nieruchomością wspólną przy braku formalnego umocowania - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 kontrolowanych gminach;

- nieprowadzenie lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji zasobu nieruchomości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 kontrolowanych gminach.

Kontrola procedury zbycia nieruchomości przez gminę Zawady wykazała szereg nieprawidłowości w świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. Najistotniejsze z nich polegały na:

- niepodaniu informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości oraz na stronie internetowej, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 1 ustawy, a także niesporządzeniu ponownego wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży;

- niepodaniu do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu wyznaczonym na dzień 19 marca 2009 r., czym naruszono art. 38 ust. 2 ustawy oraz innych błędach w zakresie publikacji ogłoszeń;

- braku udokumentowania w formie protokołu przebiegu przetargu wyznaczonego na dzień 1 września 2009 r. Sporządzenie protokołu przetargu, zgodnie z § 10 ust. 1 rozporządzenia, należało do obowiązków przewodniczącego komisji przetargowej (funkcję tę pełnił były Sekretarz Gminy). Dwaj członkowie komisji przetargowej stwierdzili, iż dokumentację przetargową prowadził Sekretarz, zaś przetarg dnia 1 września nie odbył się najprawdopodobniej z powodu braku ofert. Jeden z nich oświadczył, iż nie zwoływano komisji, drugi, że nie wie dlaczego nie sporządzono protokołu;

- sporządzeniu protokołu z przetargu wyznaczonego na dzień 15 czerwca 2010 r. pomimo jego odwołania przez byłego Wójta w dniu 10 maja tego roku. Protokół wskazywał, że przetarg zakończył się wynikiem negatywnym z uwagi na brak chętnych. Podpisali go członkowie komisji oraz Skarbnik (nie powołana w skład komisji; ustnie wyjaśniła, że nie brała udziału w żadnych jej pracach). Protokół nie został opatrzony podpisem przewodniczącego komisji, którą to funkcję pełnił były Sekretarz. W trakcie kontroli dwaj członkowie komisji przetargowej potwierdzili fakt przeprowadzenia przetargu; dodali odpowiednio: nie byłam informowana jak i nie przedłożono mi pisma Wójta z dnia 15 maja 2010 r. w sprawie odwołania przetargu; nie wiem czy pismo o odwołaniu zostało gdziekolwiek opublikowane lub w inny sposób udostępnione, czy był to tylko projekt pisma pozostawiony w aktach;

- niezamieszczeniu ogłoszenia o rokowaniach na stronie internetowej Urzędu, co naruszało § 30 w zw. z § 6 ust. 7 rozporządzenia,

- nieupublicznieniu informacji o odwołaniu rokowań.

W obszarze innych zagadnień dotyczących gospodarowania nieruchomościami stwierdzono:

- nieokreślenie w uchwale, o której mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) zasad wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości na czas nieokreślony;

- brak planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości;

- brak uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Zawady oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy;

- nieuregulowanie formalnych podstaw władania nieruchomościami przez Zespół Szkół w Zawadach.

W wystąpieniu pokontrolnym zalecono przestrzeganie regulacji określających procedury zbywania nieruchomości; przedłożenie Radzie Gminy projektów 3 uchwał; opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości; ustanowienie stosownymi decyzjami trwałego zarządu wszystkimi nieruchomościami, którymi włada Zespół Szkół w Zawadach.

Opłaty roczne za użytkowanie wieczyste w gminie Korycin pobierane były w nieprawidłowej wysokości 4% ustalonej na podstawie uchwały Nr XV/66/92 Rady Gminy Korycin z dnia 23 lutego 1992 r. Obowiązujący w czasie podejmowania uchwały art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 kwietnia 1985 r. o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości ustalał zasadę, iż wysokość opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste wynosi 3% ceny nieruchomości, zezwalając jednocześnie na podwyższenie wysokości opłat w drodze uchwały rady gminy. Od 1 stycznia 1998 r. wysokość opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste, stosownie do art. 72 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, nie może przekraczać 3% ceny nieruchomości. Rada gminy nie ma od 1 stycznia 1998 r. prawa do ustanowienia wyższych stawek opłaty. W stosunku do stawek opłat rocznych, które zostały przed 1998 r. ustalone na podstawie art. 40 ust. 3 ustawy o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości w wysokości podwyższonej przez radę gminy ponad 3% ceny nieruchomości, art. 221 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami nakazał zmianę dostosowującą ich wysokość do przepisów art. 72 ust. 3 tej ustawy. Dokonanie obniżenia stawek jest obowiązkiem gminy, jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 maja 1998 r. (V CSK 569/07; Lex nr 483069).

         Zalecono dokonanie zmiany wysokości opłat rocznych za użytkowanie wieczyste poprzez dostosowanie stawki stanowiącej podstawę ich naliczania do postanowień art. 72 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, mając na uwadze postanowienia art. 221 ust. 1 tej ustawy.

Kontrola Gminy Juchnowiec Kościelny wykazała, iż nieruchomości, którymi władają jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, nie zostały im do 2011 r. przekazane w trwały zarząd. W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej zalecono podjęcie działań w celu formalnego uregulowania tej kwestii. Podczas kontroli sprawdzającej wykonanie wniosków pokontrolnych (przeprowadzonej w 2008 r.) wyjaśniono, że przygotowywane są dokumenty przekazania nieruchomości gminnym jednostkom oświatowym w trwały zarząd, okazane też wnioski poszczególnych dyrektorów szkół z dnia 11 sierpnia 2008 r. z prośbą o przekazanie w trwały zarząd majątku znajdującego się na terenie szkoły i wypisy z ewidencji gruntów oraz projekty decyzji o ustanowienie trwałego zarządu.

Ponownie zalecono wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Wójtowi wskazano zapewnienie rzetelnej realizacji wniosków pokontrolnych.

Urząd Miejski w Zabłudowie bez formalnego umocowania wykonywał czynności mieszczące się w zakresie pojęcia zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi, w których udział posiada gmina. Dla wspólnot mieszkaniowych nie utworzono rachunków bankowych wbrew art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o własności lokali. Z naruszeniem ustawy o własności lokali wpłaty innych niż gmina właścicieli lokali na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną przyjmowano są na rachunek Urzędu jako dochody budżetu. W konsekwencji z rachunku Urzędu realizowano wydatki na utrzymanie części wspólnych nieruchomości (jako wydatki budżetu). Analiza rozliczeń wykazała, że poniesione w 2010 r. koszty zarządu nieruchomościami wspólnymi (sfinansowane jako wydatki budżetu gminy) były o 63.970,96 zł wyższe od sumy zaliczek na poczet kosztów zarządu przypadających w 2010 r. od gminy i pozostałych właścicieli. Gmina poniosła również koszty tzw. „drobnych remontów” w kwocie 9.024,03 zł, co wraz z kosztami zarządu daje kwotę 72.994,99 zł, (tylko za 2010 r. objęty kontrolą) oznaczającą środki budżetu wydatkowane przez gminę na finansowanie kosztów zarządu nieruchomościami wspólnymi ponad pobrane i należne zaliczki ustalone uchwałami wspólnot. Poniesienie tych wydatków stanowiło bezpodstawne angażowanie środków publicznych w finansowanie kosztów zarządzania nieruchomościami wspólnymi. Inni niż gmina właściciele lokali nie byli obciążani kosztami zarządu przekraczającymi wniesione zaliczki w wysokości proporcjonalnej do udziału we wspólnocie. W sferze wykonywania przez Urząd czynności z zakresu zarządzania oraz reprezentowania gminy jako jednego ze współwłaścicieli stwierdzono ponadto, że nie były opłacane w imieniu gminy zaliczki na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną, a także były wnoszone wpłaty na fundusz remontowy (art. 14 i art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali). Wyliczenie oparte na udziale gminy w poszczególnych wspólnotach oraz podjętych przez wspólnoty uchwałach ustalających wysokość zaliczki na koszty zarządu i wysokość wpłat na fundusz remontowy wykazało, że gmina Zabłudów zobowiązana była w 2010 r. do wydatkowania kwoty 17.077,80 zł (10.189,63 zł jako zaliczka na koszty zarządu nieruchomością wspólną i 6.888,17 zł tytułem wpłat na fundusz remontowy).

         W wystąpieniu pokontrolnym zalecono Burmistrzowi doprowadzenie do zgodności z prawem zasad funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych i zarządzania nimi.

11. W zakresie rozliczeń jednostek organizacyjnych z budżetami jednostek samorządu terytorialnego:

- nieegzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych obowiązku przedkładania sprawozdań - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 kontrolowanych gminach;

- niedokonywanie lub nieterminowe dokonywanie wpłaty do budżetu nadwyżek środków obrotowych zakładów budżetowych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie;

- bezpodstawne otwarcie rachunków z art. 223 u.f.p. w trakcie 2010 r. - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 kontrolowanych gminach.

Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Tykocinie osiągnął za 2010 r. faktyczną nadwyżkę środków obrotowych w wysokości 57.274,75 zł. Nadwyżka ta nie została wpłacona w związku z podjęciem przez Radę Miejską uchwały Nr XLVIII/229/10 z dnia 7 listopada 2010 r. w sprawie zwolnienia zakładu budżetowego o nazwie Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Tykocinie z obowiązku wpłat nadwyżki środków obrotowych do budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Z treści uchwały nie wynika, aby dotyczyła ona konkretnej kwoty nadwyżki podlegającej odprowadzeniu do budżetu. Mając na uwadze czas podjęcia uchwały – 7 listopada 2010 r. – należy stwierdzić, że związek taki nie mógł wystąpić, ponieważ Rada nie mogła wówczas dysponować danymi o powstaniu faktycznej nadwyżki za 2010 r. Uchwałę tę należy zatem ocenić jako dokonującą generalnego zwolnienia GZGKiM „z obowiązku wpłat nadwyżki środków obrotowych do budżetu jednostki samorządu terytorialnego, ustalonej na koniec okresu sprawozdawczego”, co pozostaje w sprzeczności z postanowieniami art. 15 ust. 7 ustawy o finansach publicznych.

Burmistrzowi Tykocina zalecono przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały uchylającej uchwałę w sprawie zwolnienia zakładu budżetowego z obowiązku wpłat nadwyżki środków obrotowych do budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Wnioskowano ponadto o ewentualne przedkładanie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie zwolnienia zakładu z obowiązku wpłaty nadwyżki po uzyskaniu danych o jej faktycznej wysokości za dany rok.

Analiza przyczyn braku płynności finansowej KZB w Gródku (który nieterminowo regulował zobowiązania, posiadając na koniec 2010 r. zobowiązania wymagalne w wysokości 110.455,61 zł) wykazała, że jednym z powodów takiego stanu rzeczy było zaniechanie ustalenia przez Radę Gminy należytej ceny za odbiór nieczystości stałych, zapewniającej pokrycie kosztów. W 2010 r. strata Zakładu w zakresie działalności dotyczącej odbierania odpadów stałych wyniosła 203.720,49 zł. Niedochowanie terminów regulowania zobowiązań skutkowało opłaceniem przez KZB w 2010 r. odsetek od nieterminowo regulowanych zobowiązań: z tytułu podatku od nieruchomości w wysokości 830 zł, na rzecz Zarządu Przejść Granicznych w kwocie 2,31 zł oraz na rzecz Zakładu Energetycznego kwocie 20,24 zł. Odsetki opłacane były również w 2011 r.: na rzecz Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w kwocie 37 zł oraz z tytułu podatku od środków transportowych w kwocie 19 zł. W 2011 r. poniesione zostały również koszty odsetek od nieterminowo regulowanych zobowiązań w formie potrącenia wzajemnych wierzytelności z Urzędem Gminy. Dotyczyły one odsetek od niewykorzystanych w 2010 r. dotacji (przedmiotowej w kwocie 8.006,61 zł i celowej w kwocie 20.000 zł) nieterminowo zwróconych do budżetu gminy Gródek i wyniosły łącznie 144 zł. Ponadto w formie potrącenia uregulowane zostały odsetki w kwocie 779,40 zł naliczone przez Wójta Gminy Gródek od nieterminowej opłaty za trwały zarząd należnej za 2010 r. i w kwocie 520,92 zł za rok 2011. Stwierdzono, iż Wójt nie przewidywał możliwości przyznania Zakładowi dotacji przedmiotowej na poziomie zapewniającym pokrycie uzasadnionych kosztów, a zatem Rada Gminy winna była określić stawkę za te usługi dla odbiorców na poziomie wynikającym z kalkulacji kosztów.

W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do kierownika KZB wnioskowano o podjęcie stosownych działań zapewniających terminowe regulowanie zobowiązań KZB, w tym wobec budżetu gminy z tytułu podatków lokalnych, opłat za trwały zarząd i dotacji podlegających zwrotowi. W związku z ustaleniami kontroli wystosowano ponadto odrębne pismo do Wójta Gminy Gródek, w którym poinformowano o konieczności wzmożenia przez Wójta nadzoru nad gospodarką finansową KZB.

Uchwałami organów stanowiących miast Siemiatycze i Brańsk podjętych w trakcie 2010 r. (1 lipca i 27 sierpnia) postanowiono o utworzeniu wyodrębnionych rachunków dochodów i wydatków nimi finansowanych w jednostkach oświatowych. Jednostki dokonały otwarcia wyodrębnionych rachunków w trakcie 2010 r., czym naruszyły art. 121 ust. 10 ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych, zgodnie z którym dochody na rachunkach bankowych utworzonych na podstawie art. 223 ustawy o finansach publicznych mogły być gromadzone od dnia 1 stycznia 2011 r.

         Łącznie, wymiar finansowy stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości wyniósł 104.587 tys. zł, z tego^[1]:

- uszczuplenia środków publicznych – 2.842 tys. zł,

- kwoty uzyskane z naruszeniem prawa – 645 tys. zł,

- kwoty wydatkowane z naruszeniem prawa – 6.336 tys. zł,

- kwoty wydatkowane w następstwie działań niezgodnych z prawem – 2 tys. zł,

- kwoty wydatkowane niegospodarnie, niecelowo lub nierzetelnie – 787 tys. zł,

- kwoty odpowiadające nierzetelnym danym w ewidencji księgowej lub sprawozdawczości – 76.701 tys. zł,

- inne nieprawidłowości w wymiarze finansowym – 17.273 tys. zł.

         Wskazania wymaga, iż niejednokrotnie dokonanie zwymiarowania stwierdzonych nieprawidłowości nie było możliwe w związku z zaniechaniem podejmowania przez kontrolowane jednostki określonych działań i brakiem odpowiedniej dokumentacji umożliwiającej dokonanie stosownych wyliczeń. Dotyczy to w szczególności uszczuplenia środków publicznych z tytułu należności podatkowych – niejednokrotnie kontrolowane organy podatkowe nie były w posiadaniu deklaracji i informacji podatkowych lub stosownych ich korekt, które winny stanowić podstawę ustalania kwot zobowiązań podatkowych.

5. Postępowanie pokontrolne

W celu wyeliminowania ujawnionych nieprawidłowości i zapobieżenia występowania ich w przyszłości do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego lub kierowników jednostek organizacyjnych wystosowano 73 wystąpienia pokontrolne, których przedmiotem były stwierdzone nieprawidłowości, zawierające łącznie 1664 szczegółowe wnioski pokontrolne (w tym w wyniku kontroli kompleksowych jednostek samorządu terytorialnego wystosowano 1155 wniosków pokontrolnych). Podczas 3 kontroli doraźnych przeprowadzonych w szkołach w zakresie prawidłowości ustalenia danych na potrzeby sporządzenia sprawozdań z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli nie stwierdzono nieprawidłowości. Do kierowników tych jednostek wystosowano na podstawie ustaleń kontroli pisma informujące o braku nieprawidłowości. Wystąpienie nie zostało wystosowane do kierownika Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół w Krasnopolu ze względu na likwidację jednostki z dniem zakończenia czynności kontrolnych (stwierdzone nieprawidłowości uwzględniono w wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Wójta Gminy Krasnopol w wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy).

W 9 przypadkach, uzasadnionych charakterem ustaleń kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych (Gminne Centrum Kultury w Dobrzyniewie Dużym, Zespół Szkolno-Przedszkolny w Dobrzyniewie Dużym, Zespół Szkolno-Przedszkolny w Zabłudowie, Zespół Szkół w Dubiczach Cerkiewnych, Zespół Szkolno-Przedszkolny w Goniądzu, Zespół Szkół w Zawadach, Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Turystyki w Jasionówce, Komunalny Zakład Budżetowy w Gródku i Zespół Obsługi Szkół w Piątnicy), skierowano do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego odrębne pisma mające na celu zapewnienie prawidłowej realizacji zaleceń pokontrolnych. Ponadto, w związku z ustaleniami kontroli poczynionymi w Biurze Obsługi Szkół w Sidrze, Szkole Podstawowej w Ciechanowcu i Zespole Obsługi Szkół w Piątnicy skierowano odrębne pisma wskazujące nieprawidłowości i działania w celu ich wyeliminowania do dyrektorów 6 szkół obsługiwanych przez kontrolowane jednostki. Do wiadomości organów wykonawczych przekazywano też wszystkie wystąpienia pokontrolne kierowane do podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych.

W wyniku ustaleń kontroli dotyczących nieprawidłowości w zakresie danych stanowiących podstawę naliczenia subwencji, na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy o r.i.o., do dnia sporządzenia sprawozdania skierowano do Ministra Finansów pisma informujące o nieprawidłowościach stwierdzonych w 12 gminach. W wielu przypadkach, w związku z dokonanymi korektami sprawozdań, możliwe było prawidłowe ustalenie kwot subwencji należnych gminom w roku 2012.

Poza tym, w ramach współdziałania z organami państwa i innymi instytucjami, przekazywano żądane informacje w zakresie działalności kontrolnej. Między innymi organom ścigania przekazano kopie protokołów kontroli przeprowadzonych przez Izbę Obrachunkową w 6 gminach i 1 jednostce organizacyjnej.

         W wyniku przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym kontroli kierowano także zawiadomienia do rzecznika dyscypliny finansów publicznych o czynach noszących znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Łącznie złożono 28 zawiadomień, w których wskazano na 51 czynów naruszenia dyscypliny finansów publicznych (w 9 spośród złożonych zawiadomień wskazano na więcej niż jeden czyn z katalogu zawartego w przepisach ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych). Zawinienie czynów przypisano w zawiadomieniach, na podstawie ustaleń kontroli, łącznie 38 osobom.

W zawiadomieniach najczęściej wskazywano na:

- udzielenie zamówień publicznych z istotnym naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych, noszącym znamiona czynów naruszających dyscyplinę finansów publicznych wskazanych w art. 17 ustawy (15 przypadków);

- niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, tj. czyny określone w przepisach art. 18 pkt 2 ustawy (12 przypadków);

- zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości, tj. czyny określone w przepisach art. 18 pkt 1 ustawy (7 przypadków);

- zaciągnięcie zobowiązania bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań jednostki sektora finansów publicznych, tj. czynu określonego w art. 15 ustawy (4 przypadki);

- dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia, tj. czynu wskazanego w art. 11 ustawy (3 przypadki);

- dopuszczenie do przedawnienia należności, noszących znamiona czynu naruszającego dyscyplinę finansów publicznych, wskazanego w art. 5 ust. 1 pkt 3 ustawy (3 przypadki).

Efektem działań kontrolnych było również skierowanie 1 sprawy (opisanej w punkcie 4 sprawozdania) na drogę postępowania karnego poprzez zawiadomienie Prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstw. Na podstawie ustaleń kontroli Urzędu Gminy w Zawadach poinformowano Prokuraturę Rejonową o możliwości popełnienia czynów zagrożonych odpowiedzialnością karną polegających na: poświadczeniu nieprawdy przez osoby, które podpisały protokół odbioru robót na kwotę 312.407,75 zł; potwierdzaniu nieprawdy w dokumentacji konkursów na dotacje udzielane przez gminę Zawady dla stowarzyszenia, którego prezesem był były Wójt; określeniu warunków zamówienia na usługę koordynatora projektu „Dostęp do internetu – szansa na dynamiczny rozwój gminy Zawady” w sposób wskazujący na umożliwienie wzięcia w nim udziału osoby powiązanej z Urzędem, która sporządzała dokumentację projektu oraz wyłudzeniu dotacji tytułem zwrotu części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego poprzez przedstawienie nieprawdziwych danych o realizacji wydatków.

         Ponadto, w 1 przypadku zawiadomienie do organów ścigania, w związku z ustaleniami kontroli, złożył kierownik jednostki kontrolowanej. W trakcie trwania kontroli kompleksowej miasta Zabłudów Burmistrz sporządził zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa polegającego na kradzieży mienia ruchomego i przekazał je Policji. Zawiadomienie miało związek ze stwierdzonym w trakcie inwentaryzacji w drodze spisu z natury niedoborem środków trwałych i pozostałych środków trwałych w łącznej kwocie 31.680,28 zł, uznanym przez Burmistrza za zawiniony. Burmistrz Zabłudowa, do momentu kontroli, zaniechał dalszych czynności zmierzających do ustalenia winnych niedoboru.

Komenda Powiatowa Policji w Wysokiem Mazowieckiem wystąpiła o zbadanie prawidłowości pobierania przez Centrum Kształcenia Zawodowego w Wysokiem Mazowieckiem opłat za kursy prawa jazdy od uczniów mających w szkole objętą programem nauczania naukę jazdy samochodami lub ciągnikami oraz przepisów ruchu drogowego. W wyniku kontroli RIO stwierdzono bezprawne pobranie opłat w wysokości 115.740 zł. Dokumentację w tej sprawie przekazano organom ścigania.

W powyższych przypadkach Izba Obrachunkowa odstąpiła od składania odrębnych zawiadomień o możliwości popełnienia przestępstw.

Poza tym przekazano Wojewodzie Podlaskiemu ustalenia kontroli dotyczące funduszu sołeckiego w gminie Zawady w celu umożliwienia podjęcia działań w sprawie zobowiązania gminy do zwrotu całości dotacji celowej otrzymanej jako częściowy zwrot wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w wysokości 53.874 zł. Nieprawidłowość polegającą na uzyskaniu z budżetu państwa nienależnej dotacji tytułem zwrotu części wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego ujawniono także w gminie Sidra. Z korespondencji Izby Obrachunkowej z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim wynika, że gmina Sidra w 2011 r. zwróciła na podstawie ustaleń kontroli nadmiernie pobraną dotację w wysokości 11.145,91 zł oraz uiściła odsetki w kwocie 90 zł.

Według stanu na dzień sporządzenia sprawozdania, do wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym 1 jednostka skierowała do Kolegium Izby zastrzeżenia w trybie określonym w art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o r.i.o. W wyniku rozpatrzenia zastrzeżeń, Kolegium Izby oddaliło zastrzeżenia do kwestionowanego wniosku pokontrolnego.

         Do dnia opracowania sprawozdania informacje o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych, zawartych w 73 wystąpieniach pokontrolnych, złożyło 66 jednostek kontrolowanych (w 7 przypadkach w dacie sporządzenia sprawozdania, nie upłynął jeszcze termin złożenia takiej informacji). W związku z analizą informacji o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych zwrócono się do 2 kontrolowanych jednostek o dodatkowe wyjaśnienia co do sposobu realizacji zaleceń.

         Badanie sposobu wykonania wniosków pokontrolnych jest stałym elementem kontroli kompleksowych jednostek samorządu terytorialnego, a także kolejnych kontroli problemowych prowadzonych przez Izbę Obrachunkową w danej jednostce organizacyjnej. Prowadzone w tym obszarze, w okresie sprawozdawczym, czynności kontrolne wykazały, że w  2 jednostkach organizacyjnych i 13 gminach nie zrealizowano w pełni wydanych przez Izbę Obrachunkową zaleceń. W tych przypadkach z reguły kierownictwo badanych jednostek obierało niedbały lub nieskuteczny sposób wykonania przekazanych rekomendacji, który nie przyczyniał się w należytym stopniu do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu gospodarki finansowej. W niektórych przypadkach stan taki skutkował zaś utrwalaniem praktyki działań niezgodnych z prawem.

         W związku z przyjęciem przez jednostki kontrolowane do realizacji wniosków pokontrolnych zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i usprawnienia badanej działalności lub też działaniami podjętymi w związku z ustaleniami kontroli jeszcze w trakcie jej trwania uzyskano korzyści finansowe, według stanu na dzień sporządzenia sprawozdania, w łącznej kwocie 1.346 tys. zł, z tego^[2]:

- oszczędności uzyskane w wyniku działań kontrolnych – 2 tys. zł,

- pożytki finansowe w postaci należnych środków publicznych lub innych składników aktywów – 1.176 tys. zł,

- inne nieutracone pożytki finansowe –7 tys. zł,

- oszczędności lub uzyskane pożytki finansowe dla obywateli bądź podmiotów spoza sektora finansów publicznych – 160 tys. zł.

         Ponadto, w 2011 roku Ministerstwo Finansów przekazało do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku decyzje dotyczące 4 gmin - Drohiczyn, Łapy, Stawiski oraz miasto Zambrów - w sprawie zmniejszenia gminom części wyrównawczej subwencji ogólnej na 2011 rok bądź dokonania zwrotu subwencji otrzymanej nienależnie w roku 2010 na łączną kwotę 332 tys. zł. Korekty kwot subwencji zostały dokonane w związku z nieprawidłowym sporządzeniem przez gminy sprawozdań o podstawowych dochodach podatkowych, stwierdzonym w wyniku kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku przeprowadzonych w 2010 roku.

         Dodać też należy, że przedstawione, zwymiarowane kwoty korzyści finansowych nie oddają w pełni efektów pozytywnego oddziaływania kontroli. W wielu przypadkach badane jednostki zobowiązywały się bowiem w informacjach o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych do wyeliminowania nieprawidłowości także w przyszłej ich działalności, m.in. do usprawnienia poboru środków publicznych, zaniechania poboru środków z naruszeniem prawa i interesów obywateli, zaniechania ponoszenia wydatków nielegalnych, prawidłowego zorganizowania oraz wzmożenia kontroli zarządczej.

         WYKAZ JEDNOSTEK KONTROLOWANYCH W 2011 ROKU

III. Działalność nadzorcza, opiniodawcza, badanie sprawozdań.

1.Działalność Kolegium Izby

Kolegium zbadało łącznie 5748 uchwał i zarządzeń organów gmin, powiatów, województwa samorządowego i związków międzygminnych, z tego:

- 145 uchwał budżetowych (dotyczących zarówno budżetów na rok 2011, jak i podjętych w grudniu uchwał w sprawie budżetu na 2012 r.),

- 2836 uchwał i zarządzeń w sprawie zmian w budżetach,  

- 691 uchwał i zarządzeń w sprawie wieloletniej prognozy finansowej i zmian,

- 139 uchwał organów stanowiących w sprawie absolutorium ( 138 uchwał w sprawie udzielenia absolutorium i 1 uchwała w sprawie nieudzielenia absolutorium),

- 16 uchwał w sprawie procedury uchwalania budżetu,

- 5 uchwał w sprawie emitowania obligacji oraz określania zasad ich zbywania, nabywania i wykupu przez organ wykonawczy,

- 180 uchwał w sprawie zaciągania pożyczek i kredytów długoterminowych,

- 26 uchwały w sprawie zaciągania krótkoterminowych pożyczek i kredytów,

- 10  uchwał  w sprawie udzielania poręczeń,

- 17  uchwał w sprawie określenia zakresu i zasad przyznawania dotacji oraz stawek udzielanych dotacji  dla jednostek organizacyjnych j.s.t.,

-  102 uchwały  określających zasady przyznawania dotacji dla podmiotów niezaliczanych do

   sektora finansów publicznych,

- 12 uchwał w sprawie udzielania pożyczek z budżetu j.s.t.,

- 740 uchwał dotyczących podatków i opłat lokalnych,

oraz 829 uchwał  i zarządzeń w innych sprawach finansowych.

W wyniku tych badań Kolegium podjęło następujące uchwały:

1. Nie stwierdzające naruszenia prawa – 5084 uchwały – w tym: 119 dotyczyło rozstrzygnięć nadzorczych w stosunku do budżetów j.s.t., 2537  rozstrzygnięcia w stosunku do uchwał i zarządzeń zmieniających budżet, 612 odnośnie uchwał w sprawach podatkowych, 528 rozstrzygnięć w sprawie wieloletnich prognoz finansowych, 173 rozstrzygnięć do uchwał w sprawie zaciągania pożyczek i kredytów długoterminowych.

2. Stwierdzające naruszenie prawa:

a) nieistotne w 478 uchwałach i zarządzeniach organów j.s.t., w tym w 21 uchwałach budżetowych j.s.t.,

b) istotne w przypadku 151 uchwał i zarządzeń, z czego stwierdzono nieważność w części w stosunku do 109 uchwał i zarządzeń, zaś w całości do 42.

Nieprawidłowości (istotniejsze lub najczęściej występujące) stwierdzone przez Kolegium

w badanych uchwałach i zarządzeniach:

Rozstrzygnięcia w postaci istotnego naruszenia prawa bez stwierdzania nieważności zapadły w stosunku do uchwał i zarządzeń w sprawie zmian w budżecie, które dotyczyły minionego roku budżetowego.

         W 2011 roku wystąpiła różnica pomiędzy liczbą nadzorowanych jednostek a liczbą podjętych uchwał w sprawie absolutorium. Różnica powstała w związku z tym, iż w jednej jednostce samorządu terytorialnego uchwała w sprawie udzielenia absolutorium nie uzyskała bezwzględnej większości na sesji rady.

         W roku 2011 wszystkie jednostki samorządu terytorialnego uchwaliły budżety w ustawowym terminie. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku nie ustalała budżetu dla żadnej jednostki.

             Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku w 2011 roku sporządziła jeden raport  o stanie gospodarki finansowej Gminy Sz. (na podstawie art. 10 a ustawy o rio). Został on przekazany organom j.s.t. 24 października 2011 roku i ogłoszony na stronie internetowe Izby 22 listopada 2011 roku. Raport sporządzono na wniosek Wójta Gminy, bowiem Gmina realizowała program naprawczy i ubiegała się o pożyczkę z budżetu państwa, o której mowa w art. 224 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Główną przyczyną pogarszającej się sytuacji finansowej Gminy Sz., będącej powodem sporządzenia raportu, było niższe wykonanie dochodów od planu we wszystkich latach objętych analizą - w roku 2008 o 2,32%, w roku 2009 już o 15,29% i 30,18% w roku 2010. Rażąco niskie wykonanie dochodów budżetu, przy jednoczesnym rosnącym zadłużeniu gminy, które miało miejsce w roku 2010 sprawiły, że faktycznie występujące zadłużenie w stosunku do wykonanych dochodów doprowadziło do przekroczenia ustawowo dopuszczalnego 60% wskaźnika zadłużenia i wyniosło 64,77%, zaś po uwzględnieniu zobowiązań wymagalnych zaistniałych na dzień 31 grudnia 2010 r (w kwocie 912.970,34 zł) wskaźnik ten osiągnął pułap 75,26% wykonanych dochodów. Zobowiązania wymagalne, które występowały na koniec wszystkich okresów objętych analizą, miały wpływ na zachwianie płynności finansowej Gminy, co jednocześnie świadczyć może o nieprzestrzeganiu zasad gospodarki finansowej, o których mowa w art. 35 ust. 3, obowiązującej w 2008 i 2009 roku ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych oraz art. 44 obowiązującej w 2010 roku ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. W zakresie ogólnych zagadnień planowania i wykonywania budżetu, istotnych dla potrzeb raportu, ustalenia kontroli prowadzą do wniosku, iż w gminie Sz. występują permanentne problemy z zachowaniem płynności finansowej, co przejawiało się zwłaszcza nieterminowym regulowaniem zobowiązań, skutkującym opłacaniem karnych odsetek, oraz finansowaniem wydatków środkami niestanowiącymi dochodów lub przychodów budżetu. Skutkiem realizacji programu naprawczego ma być poprawa sytuacji finansowej Gminy, poprzez zaciągnięcie pożyczki z budżetu państwa na podstawie art. 224 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, bez której Gmina nie będzie w stanie skutecznie realizować obowiązkowych zadań własnych i utrzymać bieżącej płynności finansowej.

Gmina Sz. nie wniosła uwag i zastrzeżeń do raportu.

2. Działalność składów orzekających

Składy orzekające wydały łącznie 1521 opinii, w tym dotyczących:

- możliwości spłaty kredytów przez j.s.t. - 189

- projektów uchwał budżetowych - 140

- sprawozdań rocznych z wykonania budżetu j.s.t. - 140

- informacji o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze - 140

- wniosków komisji rewizyjnych rad gmin (związków gmin, sejmików) w sprawie absoluto -

  rium – 140

- możliwości wykupu papierów wartościowych – 3

- projektów uchwał o wieloletnich prognozach finansowych – 140

- uchwał w sprawie nieudzielenia absolutorium – 1

- możliwości sfinansowania deficytu w uchwale budżetowej – 284

- możliwości sfinansowania deficytu przedstawionego w projekcie uchwały budżetowej – 120

oraz  224 opinie o prawidłowości planowanej kwoty długu.

W ramach wydanych opinii było:

- 1190 pozytywnych,

- 311  pozytywnych z uwagami,

- 22 negatywne:

1)   Opinia negatywna w sprawie prawidłowości planowanej kwoty długu Gminy Giby,

2)   Opinia negatywna o projekcie budżetu Miasta Sejny na 2012 rok,

3)   Opinia negatywna o projekcie uchwały w sprawie WPF Miasta Sejny na lata 2012-2021,

4)   Opinia negatywna o projekcie uchwały budżetowej Gminy Milejczyce,

5)   Opinia negatywna o  możliwości sfinansowania przedstawionego deficytu Gminy       Milejczyce w projekcie budżetu,

6)    Opinia negatywna o deficycie przedstawionym w projekcie uchwały budżetowej Miasta i Gminy Goniądz,

7)   Opinia negatywna o deficycie przedstawionym w projekcie uchwały budżetowej Miasta i Gminy Sokółka,

8)   Opinia negatywna o projekcie WPF Miasta i Gminy Goniądz na lata 2012-2019,

9)   Opinia negatywna o projekcie WPF Miasta i Gminy Knyszyn na lata 2012-2015,

10)  Opinia negatywna o projekcie WPF Gminy Kobylin Borzymy na lata 2012-2015,

11)  Opinia negatywna o projekcie WPF Gminy Kulesze Kościelne na lata 2012-2015,

12)  Opinia negatywna o projekcie WPF Gminy Trzcianne na lata 2012-2017,

13)  Opinia negatywna o projekcie WPF Miasta i Gminy Mońki na lata 2012-2017,

14)  Opinia negatywna o projekcie WPF Powiatu Bielskiego na lata 2012-2020,

15)  Opinia negatywna o projekcie WPF Powiatu Hajnowskiego na lata 2012-2023,

16)  Opinia negatywna o sprawozdaniu z wykonania budżetu Gminy Szudziałowo,

17)  Opinia negatywna o sprawozdaniu z wykonania budżetu Gminy Zawady,

18)  Opinia negatywna w sprawie prawidłowości planowanej kwoty długu wynikającej z WPF Miasta Sejny.

19)  Opinia negatywna o przedłożonym przez Komisję Rewizyjną Rady Miasta i Gminy    Łapy wniosku o nieudzielenie Burmistrzowi absolutorium za 2010 rok,

20)  Opinia negatywna o uchwale Rady Miejskiej w Surażu w sprawie nieudzielenia absolutorium Burmistrzowi Miasta i Gminy Suraż za 2010 rok,

21)  Opinia negatywna o prawidłowości planowanej kwoty długu Gminy Zambrów,

22)  Opinia negatywna o możliwości sfinansowania przedstawionego deficytu Gminy      Zambrów.

W poszczególnych opiniach składów orzekających wystąpiły uwagi, w tym:

A.    W opiniach o możliwości spłaty kredytów i pożyczek:

- błędne podanie kwoty długu (art. 226 ust. 1 pkt 6 ufp); zaciąganie zobowiązań na podstawie zmiany tego samego (zmienianego) dokumentu, a nie na podstawie kolejnych zarządzeń; planowanie nadwyżki operacyjnej  przewyższającej wysokość spłaty prognozowanych rat kapitałowych;

B.    W opiniach o przedkładanych projektach uchwał budżetowych:

- w części normatywnej uchwały zawarto nieprawidłowe limity dotyczące zaciąganych zobowiązań; rezerwę na zarządzanie kryzysowe, obowiązek utworzenia której wynika z art. 26 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 roku o zarządzaniu kryzysowym, przewidziano w wysokości poniżej 0,5% wydatków pomniejszonych…; w załączniku dotyczącym udzielanych dotacji nie wykazano wszystkich zaplanowanych na ten cel wydatków; z planu wydatków i objaśnień do projektu nie wynika, czy jednostka realizuje zadania określone art. 6 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie; błędy klasyfikacyjne;

C.    W opiniach o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze oraz o sprawozdaniach z wykonania budżetu j.s.t.:

– niezgodność danych dotyczących zobowiązań powstałych w latach ubiegłych pomiędzy sprawozdaniem Rb-Z a Rb-28S; kwota zaangażowania przekraczająca kwotę wynikającą z planu wydatków;  w sprawozdaniu Rb-33 wykazano przekroczenie kosztów i innych obciążeń w stosunku do planu; szczegółowość informacji o kształtowaniu się WPF niezgodna z zapisami zawartymi w uchwale w sprawie określenia i formy informacji o przebiegu wykonania budżetu gminy; w sprawozdaniu Rb-NDS w pozycji D17 wykazano dane niezgodne z danymi wynikającymi z bilansu; rozbieżności w sprawozdaniu Rb-NDS a budżetem w podziale na dochody i wydatki bieżące i majątkowe; błędy pisarskie; błędy klasyfikacyjne; brak wskazania, iż zarządzenie podlega publikacji;

   D.  W opiniach o możliwości sfinansowania deficytu budżetowego oraz prognozy kształtowania się długu publicznego:

nie określono źródeł finansowania deficytu w części normatywnej uchwały budżetowej; (art. 217 ust. 2);  błędnie wyliczono wskaźnik zadłużenia gminy; nieprawidłowo określono źródła pokrycia deficytu; błędnie określono limit zobowiązań zaciąganych na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek (art. 212 ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 89 ust. 1 ufp);  jst planuje pokrycie deficytu budżetowego przychodami pochodzącymi z kredytów, co spowoduje w roku 2012 przekroczenie dopuszczalnego poziomu wskaźnika spłaty długu; zwiększenie poziomu deficytu bez dokonania stosownej zmiany w uchwale w sprawie WPF;

E.     W opiniach o uchwałach w sprawie projektów uchwał o wieloletnich prognozach finansowych:

- brak zbilansowania planowanych budżetów (art. 211 ufp);  nie spełniona relacja z art. 243 ustawy o finansach publicznych; brak objaśnień przyjętych w WPF wartości, co stanowi naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 7 ufp; rozbieżności pomiędzy kwotą wyniku budżetu i związaną z nią kwotą przychodów i rozchodów wykazanych w omawianym projekcie WPF a wielkościami ujętymi w projekcie budżetu. (art. 229 ufp); w latach przyszłych, w wyniku zaplanowanych kwot przychodów o charakterze dłużnym i wynikających z zaciągniętych zobowiązań ich spłat, przekroczony zostanie dopuszczalny pułap spłat zadłużenia określony w art. 243 ufp; wykazano błędne kwoty dochodów majątkowych i bieżących; odnośnie przewidywanego wykonania roku 2010 w poz. 13a błędnie wykazano (zaniżono) kwotę wyłączeń, co wpływa na prawidłowość ustalenia wskaźników zadłużenia i jego spłat; w wykazie przedsięwzięć do WPF wykazano nieprawidłowy okres realizacji; w wykazie przedsięwzięć do WPF wykazano zadania jednoroczne; ujmowanie nieprawidłowych kwot w limicie zobowiązań; w kol.”Prognoza 2011” wykazano zerową nadwyżkę budżetową z lat ubiegłych plus wolne środki, w sytuacji gdy w przewidywanym wykonaniu roku 2010 występuje kwota;

F.    W opiniach o wnioskach komisji rewizyjnych o absolutorium:

 - w opinii komisji Rewizyjnej o wykonaniu budżetu wskazano, że budżet zamknął się wynikiem dodatnim. Jednak z analizy sprawozdań wynika, iż wykonane wydatki są wyższe od wykonanych dochodów;

      G. W opiniach o uchwałach w sprawie nieudzielenia absolutorium:

 – brak merytorycznych  i uzasadnionych przesłanek  wskazujących na nieprawidłowe wykonanie budżetu gminy.

W 2011 roku nie odwoływano się od opinii składów orzekających.

3. Sprawozdania jednostek samorządu terytorialnego.

Do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku wpłynęło:

·  5205 sprawozdań budżetowych (w tym 1117 korekty), które zostały zbadane po względem formalno-rachunkowym:

-      sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych;

-      sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych;

-      sprawozdania Rb-NDS o nadwyżce/deficycie;

-      sprawozdania Rb-N o stanie należności;

-      sprawozdania Rb-UN uzupełniającego o stanie należności;

-    sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń;

-    sprawozdania Rb-UZ uzupełniającego o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych;

-    sprawozdania Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych;

-    sprawozdania Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych;

- sprawozdania Rb-30S z wykonania planów finansowych samorządowych zakładów budżetowych;

-   sprawozdania Rb-31 z wykonania planów finansowych gospodarstw pomocniczych;

-    sprawozdania Rb-33 z wykonania planów finansowych funduszy celowych;

-  sprawozdania Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi sfinansowanych;

- sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy o finansach publicznych;

- sprawozdania Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych;

          Do Regionalnej Izby Obrachunkowej w 2010 roku przedłożono do wiadomości 2446 sprawozdań budżetowych:

- Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami,

- Rb-50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań zleconych.

·  2663 sprawozdań samorządowych osób prawnych:

-      sprawozdania Rb-N o stanie należności;

-      sprawozdania Rb-UN uzupełniającego o stanie należności;

-    sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń;

-    sprawozdania Rb-UZ uzupełniającego o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych;

·  140 bilansów skonsolidowanych;

·  344 sprawozdań finansowych;

Ponadto jednostki samorządu terytorialnego przedłożyły 133 sprawozdań z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych w jst zbadanych w 2011 r. oraz 1836 sprawozdań wraz z korektami o udzielonej pomocy publicznej w rolnictwie lub rybołówstwie oraz informacji o nieudzieleniu pomocy i  64 sprawozdania o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych.

IV. Działalność szkoleniowa, informacyjna, doradcza.

1. Działalność szkoleniowa organizowana przez Izbę

         W 2011 r. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku zorganizowała, w oparciu o Ramowy Plan Pracy RIO w Białymstoku, który w zakresie planu szkoleń był zmieniony raz, na posiedzeniu Kolegium RIO w dniu 25 listopada 2011 r. (Uchwała Kolegium Nr XI/2011), następujące szkolenia:

1.1   W dniach 6-8 kwietnia 2011 r.  odbyło się szkolenie dla skarbników JST, na temat:

·           Dochodzenie, przyznawanie ulg w spłacie i egzekucja niepodatkowych należności

budżetowych gminy w świetle ustawy o finansach publicznych;

·           Nowe regulacje w ustawach i rozporządzeniach związanych z realizacją uchwały budżetowej, m.in. dotowanie w ramach ochrony środowiska, dotowanie spółek wodnych, klasyfikacja tytułów dłużnych, dofinansowanie spółdzielni socjalnych, ustawa z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie;

·            Zasady sporządzania sprawozdań budżetowych jst i sprawozdań Rb-Z i Rb-N jst i samorządowych osób prawnych;

·           Zagadnienia dotyczące gospodarki finansowej j.s.t. - sprawy bieżące.

W szkoleniu uczestniczyło 115 osób.

1.2   W dniach 14 – 15 kwietnia 2011r. odbyło się spotkanie nowowybranych organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego z terenu Województwa Podlaskiego, objętych nadzorem RIO w Białymstoku. Spotkanie to miało na celu przybliżenie zasad współpracy Izby z samorządami oraz omówienie najważniejszych bieżących zagadnień związanych z gospodarką finansową jednostek samorządu terytorialnego.

Program spotkania obejmował następujące tematy:

·                      „Zakres i zadania RIO”

·                       „Pomoc publiczna i decyzje podatkowe”

·                      „Pomoc publiczna i decyzje podatkowe”

·                      „Omówienie WPF oraz wskaźników zadłużenia w kontekście rozporządzenia w sprawie klasyfikacji tytułów dłużnych”

·                      „Zamówienia publiczne”

·                     „Zasady planowania i wykonywania budżetu. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych”

W szkoleniu uczestniczyły 103 osoby.

1.3  W dniach 3-7 października 2011 r.  odbyło się szkolenie dla skarbników JST, na temat:

·                     Wieloletnia Prognoza Finansowa

·                     Projekt uchwały budżetowej i uchwała budżetowa na 2012

·                     Sprawozdawczość budżetowa – problemy, poprawność i ocena sprawozdań kwartalnych i opisowych

·                     Zagadnienia dotyczące gospodarki finansowej j.s.t. - sprawy bieżące

W szkoleniu uczestniczyły 134 osoby.

Wykładowcami byli członkowie Kolegium RIO w Białymstoku, Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, Dziekan Wydziału Prawa Uniwersytetu w Białymstoku,  Naczelnik i Zastępca Wydziału Informacji Analiz i Szkoleń oraz specjaliści WIAiS, a także kierownik Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych Urzędu Miejskiego w Kórniku.

1.4  Pracownicy RIO uczestniczyli w szkoleniach, które objęły następujące tematy:

- rachunkowość,

- prawo zamówień publicznych,

- ustawa o  finansach publicznych,

- ustawa o podatkach i opłatach lokalnych,

- kodeks pracy (BHP i inne), 

- standardy i metodyka kontroli,

- budżet zadaniowy,

-  rozwój e-administracji,

- partnerstwo publiczno-prywatne,

 - wzmocnienie potencjału organów nadzoru,

- wzmocnienie potencjału organów kontroli

Wykładowców szkoleń zapewnili organizatorzy szkoleń.

2. Działalność informacyjno - instruktażowo – doradcza

W 2011 roku Regionalna Izba Obrachunkowa udzieliła 43 odpowiedzi na zapytania prawne dotyczące m.in. problematyki: Podatków i opłat lokalnych (6), kompetencji organów jst i komisji stałych organów stanowiących jst (2), klasyfikacji budżetowej (1), współfinansowania programów i projektów realizowanych z udziałem środków z budżetu UE (2), zaciągania zobowiązań (zobowiązania finansowe i podpisywanie umów) (1), sprawozdawczości budżetowej (5), zamówień publicznych (2), pracowników samorządowych (wynagrodzenia wójta, dodatkowe wynagrodzenie roczne itd.) (3), zasad i formy finansowania zadań jst (14),   inne (7).

Interpretacje RIO w zakresie podatków i opłat lokalnych nie są wiążące, ponieważ zgodnie z art. 14a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja Podatkowa (j.t. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.)  tylko Minister Finansów posiada kompetencje do wydawania urzędowej, wiążącej interpretacji przepisów prawa podatkowego.

W 2011 roku do RIO w Białymstoku wpłynęło 21 wniosków o udzielenie informacji publicznej dotyczące udostępnienia:

• uchwał Kolegium RIO z lat 2007-2011 - RIO udzieliło informacji

• informacji w sprawie nieudzielenia absolutorium - RIO udzieliło informacji
• ilości zbadanych uchwał, zarządzeń j,s,t, w 2010 roku - RIO udzieliło informacji
• Uchwały Składu Orzekającego RIO w sprawie wyrażenia opinii o przedłożonym przez Burmistrza Nowogrodu sprawozdaniu z wykonania budżetu za 2010 rok - RIO udzieliło informacji
• ilości wydanych opinii w 2010 roku - RIO udzieliło informacji
• ilości kontroli przeprowadzonych w 2010 roku - RIO udzieliło informacji

• informacji o kwotach planowanych i rzeczywiście osiągniętych subwencji ogólnych dla Województwa Podlaskiego - RIO udzieliło informacji

• Opinii Składów Orzekających RIO w sprawie projektów uchwał w sprawie WPF - RIO udzieliło informacji

• rodzajach rejestrów prowadzonych przez RIO - RIO udzieliło informacji

• uchwał w sprawie wyodrębnienia lub nie wyodrębnienia funduszu sołeckiego, zestawienie (tabela) - 2 razy - RIO udzieliło informacji

• Projektów uchwał w sprawie WPF oraz uchwał w sprawie WPF (załączniki tabelaryczne) - RIO udzieliło informacji
• funduszu sołeckiego - RIO nie udzieliło informacji – przyczyna odmowy: od udostępnianej ostatnio informacji stan faktyczny nie uległ zmianie
• zadłużenia gmin - RIO nie udzieliło informacji – przyczyna odmowy: RIO była w trakcie weryfikacji sprawozdań za IV. Kw. 2010 r.

• samodzielności finansowej j.s.t. - RIO nie udzieliło informacji – przyczyna odmowy: nie sprecyzowano rodzajów dokumentów jakie należałoby przekazać

• danych z WPF - RIO nie udzieliło informacji – przyczyna odmowy: nie sprecyzowano zakresu informacji

• wysokości podatków wpływających do gminy z poszczególnych sołectw - RIO nie udzieliło informacji – przyczyna odmowy: dane nie są w posiadaniu RIO w Białymstoku
• rozstrzygnięć dotyczących uchwał budżetowych, zaciągania zobowiązań, udzielania pożyczek, zasad i zakresu przyznawania dotacji, absolutorium za lata 2000-2010 – 2 razy - RIO nie udzieliło informacji – przyczyna odmowy: brak wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego

• wydatkowania środków na gminny program przeciwdziałania alkoholizmowi w 2008, 2009 i 2010 roku w gminie Orzysz - RIO nie udzieliło informacji – przyczyna odmowy: gmina nie znajduje się w zasięgu terytorialnym RIO w Białymstoku
• sprawozdania RB-28s za 2010 rok - RIO nie udzieliło informacji – przyczyna odmowy: dane zostały udostępnione na stronie BIP Ministerstwa Finansów

         RIO w Białymstoku, na prośbę wielu instytucji dokonywała analiz poszczególnych problemów i przekazywała dane w zakresie funkcjonowania j.s.t., co obrazuje poniższa tabela:

         Ponadto w związku z opracowaniem raportu z działalności regionalnych izb obrachunkowych za 2010 r. :

- na potrzeby opracowania przygotowywanego przez RIO w Olsztynie przekazano informacje o stwierdzonych nieprawidłowościach w zakresie danych dotyczących naliczania subwencji i rozliczeń dotacji celowych, dane o stanie gospodarki finansowej jst oraz współpracy izb z organami państwa i innymi instytucjami;

- na potrzeby opracowania przygotowywanego przez RIO w Szczecinie przekazano dane dotyczące zbadanych sprawozdań w zakresie operacji finansowych oraz nieprawidłowości w badanych przez Izbę uchwał;

- na potrzeby opracowania przygotowywanego przez RIO w Zielonej Górze przekazano dane dotyczące uchwalania budżetu i jego zmian;

- RIO w Poznaniu zwróciło się z prośbą o przekazanie danych dotyczących rozpatrywanych skarg na działalność organów stanowiących j.s.t.  oraz skarg wniesionych do Naczelnego Sądu Administracyjnego;

- RIO we Wrocławiu zwróciło się z prośbą o przekazanie informacji dotyczących ilości i rodzaju wydanych w 2010 r. opinii wraz z kopiami określonych rodzajów opinii;

- RIO w Katowicach zwróciło się z prośbą o przekazanie informacji na temat gospodarki budżetowej związków międzygminnych w tym dotyczące sprawozdawczości i nadzoru na uchwałami);

3. Rozpatrywanie skarg i wniosków

         Do RIO w Białymstoku w 2012 r. wpłynęło 12 skarg i wniosków na działalność organów j.s.t. Na działalność organu stanowiącego 6. Ponadto 6 wniosków dotyczyło unieważnienia uchwał organów stanowiących.

Omówienie zakresu wybranych skarg i wniosków

3.1. Do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, w dniu 20 czerwca 2011 r. wpłynął wniosek Burmistrza S. o stwierdzenie nieważności uchwał Rady Miejskiej w sprawie nieudzielenia absolutorium Burmistrzowi (w tym samym dniu wpłynęła do RIO przedmiotowa uchwała Rady). Zdaniem wnoszącego radni przegłosowali nieudzielenie absolutorium po wcześniejszej pozytywnej opinii Komisji Rewizyjnej i pozytywnych opiniach RIO: o wniosku Komisji rewizyjnej o udzielenie Burmistrzowi absolutorium oraz w sprawie wykonania budżetu za 2010 rok. RIO w Białymstoku zwróciło się z prośbą o dostarczenie odpisu z protokołu sesji obrazującego dyskusję w przedmiocie absolutorium dla Burmistrza oraz szczegóły i wynik głosowania w tym zakresie. Dokumenty zostały dostarczone w wyznaczonym terminie.

Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku na posiedzeniu w dniu 8 lipca 2011 roku stwierdziło istotne naruszenie prawa w uchwale „w sprawie absolutorium Burmistrzowi za 2010 rok” i w związku z tym stwierdziło jej nieważność. Zdaniem Kolegium podjęta uchwała istotnie narusza przepisy art.18 ust. 2 pkt 4 ustawy samorządowej w związku z art. 271 ustawy o finansach publicznych. Materiał dowodowy nie wskazuje, jakie w istocie były przyczyny nieudzielenia absolutorium. Nie przedstawiono żadnych argumentów, które przemawiałyby za nieudzieleniem absolutorium.

3.2. W dniu 29 listopada 2011 roku, za pośrednictwem Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku wpłynęło pismo od osoby fizycznej  - Zygmunta K. -o uchylenie Uchwał Rady Gminy K.: Nr X/65/2011 w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości na 2012 rok, Nr X/66/2011 w sprawie określenia wysokości podatku od środków transportowych, Nr X/67/2011 w sprawie opłaty targowej, Nr X/68/2011 w sprawie określenia wzorów formularzy informacji i deklaracji podatkowych. Zdaniem wnoszącego nie zostały one poddane pod konsultacje z organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a powinny bowiem stanowią akty prawa miejscowego. Kolegium Izby, dnia 14 grudnia 2011 roku, ze względu na upływ 30 dniowego terminu do wydania rozstrzygnięcia nadzorczego (uchwały wpłynęły do organu nadzoru w dniu 9 listopada 2011 r.) i fakt, że na poprzednim posiedzeniu w dniu 25 listopada 2011 r. zostały wydane pozytywne rozstrzygnięcia nadzorcze w stosunku do omawianych uchwał  - Kolegium RIO postanowiło o zbadaniu wniosku Pana K. i  rozważeniu wniesienia ewentualnej  skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (art. 93 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Po analizie obowiązujących przepisów oraz pisma Pana K., Kolegium RIO uznało, że wskazane przez wnioskodawcę przepisy ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, tj. art. 5 ust. 5 ustawy nie mają zastosowania do uchwał w sprawach podatków i opłat lokalnych i podjęło uchwałę w której uznało, iż wniosek jest niezasadny i odmówiło wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

3.3. W dniu 19 września 2011 r. za pośrednictwem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku wpłynęło wystąpienie grupy radnych Rady Miasta S. w sprawie sytuacji finansowej, i mających na nią wpływ spornych zobowiązań w Mieście S. Ze względu na to, że część wniosku radnych dotyczyła nadzoru Wojewody Podlaskiego, wystąpienie zostało przekazane, przez Ministerstwo, także do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku - w odpowiedzi z dnia 18 października 2011 roku – ustosunkowała się do wystąpienia radnych. Wykazywanie w budżetach Miasta kwot związanych z regulowaniem spornych zobowiązań wobec wykonawcy mogło mieć miejsce w przypadku posiadania prawomocnego wyroku sądu nakazującego zapłatę. Wówczas dopiero, zgodnie z art. 72 ust. 1 pkt 4 ustawy o finansach publicznych, takie zobowiązanie staje się wymagalne i należy je wykazać w sprawozdawczości oraz zabezpieczyć środki w budżecie na ich spłatę. Zobowiązania sporne nie podlegają wykazaniu w sprawozdaniu Rb-Z. W związku z tym, iż Izba nie posiadała pełnych informacji dotyczących zadłużenia oraz spornych zobowiązań Miasta S. zaplanowana została kompleksowa kontrola gospodarki finansowej Miasta S.

4. Skargi do WSA i NSA

W 2011 roku, do nie zostało zaskarżone żadne rozstrzygnięcie Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

V. Działalność obsługowo - administracyjna i techniczna

           Odnośnie zadań z tego zakresu, objętych ramowym planem pracy, realizowano między innymi:

  - zapewniono obsługę administracyjną i prawną dla działającej przy RIO w Białymstoku Regionalnej Komisji Orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych,

 - prowadzono fundusz socjalny, sprawy kadrowe i inne osobowe,

 - instalację i optymalizację obsługi i wykorzystania nowego sprzętu komputerowego oraz nadzór techniczny nad sprzętem,

- wdrażanie nowego oprogramowania komputerowego oraz aktualizacja oprogramowania już wykorzystywanego w RIO (m.in. sprawozdania z wykonania budżetów j.s.t., systemy wykorzystywane przez WKGF),

- przeprowadzano okresowy audyt legalności oprogramowania używanego w Izbie,

- przeprowadzano instruktaż pracowników RIO w dziedzinie obsługi i korzystania ze sprzętu komputerowego i oprogramowania,

- nadzór nad pakietem audytorskim AuditPro,

- wykonywano analizy na podstawie danych z WKGF przy wykorzystaniu pakietu ACL,

- roboty ogólno-budowlane budynku siedziby Zespołu Zamiejscowego Izby w Suwałkach,

- roboty ogólno-budowlane budynku siedziby Izby w Białymstoku.

                     Załącznik nr 2

                                                                                               do Uchwały Nr  IV  /2012                                                                      

                                                                                               Kolegium RIO

                                                                                               w Białymstoku

                                                                                               z dnia  26  marca 2012 r.

Sprawozdanie

z wykonania budżetu Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku za 2011 rok

1. Omówienie wykonania dochodów budżetowych.

Wykonanie dochodów w Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Białymstoku przedstawia tabela Nr 1.

Dochody w budżecie na 2011r. planowane były w wysokości 92.000 zł.

Wykonano 87.675,24zł,  tj. 95,30% planu.

Na tę kwotę składają się:

-           78.947,21 zł – czynsz za wynajem pomieszczeń biurowych,

-             8.707,97 zł – koszty postępowania Regionalnej Komisji Orzekającej

         d/s naruszenia dyscypliny finansów publicznych,

-           20,06 zł -  pozostałe dochody

8.707,97 zł w § 0690 są to dochody związane z funkcjonowaniem Regionalnej Komisji Orzekającej (koszty postępowania Regionalnej Komisji Orzekającej d/s naruszenia dyscypliny finansów publicznych).

Na etapie planowania nie ma możliwości określenia wysokości dochodów, ponieważ nie wiadomo, ile wpłynie wniosków do Regionalnej Komisji Orzekającej i jak one będą rozstrzygnięte. W 175,4%  wykonano dochody w § 0750 dotyczące czynszu - za wynajem pomieszczeń biurowych. W miesiącu grudniu ( 30.12.2010r. ) została zawarta umowa z Podlaskim Ośrodkiem Doskonalenia Kadr -  Barbara Sawicka  na wynajem pomieszczeń biurowych. W momencie sporządzania projektu budżetu na 2011r. nie mieliśmy informacji o zaistnieniu tego faktu.     Pozostałe dochody w kwocie 20,06 zł są to odsetki na rachunkach pomocniczych. (Rachunki pomocnicze zostały z dniem 30.VI.2011r. zlikwidowane).

Nie wykonane zostały dochody w § 0830 w zakresie szkoleń. W 2011r. Wydział informacji, Analiz i Szkoleń nie organizował tego typu szkoleń.

Na dzień 31 grudnia 2011r. nie wystąpiły zaległości dotyczące należności budżetowych.

2. Omówienie wykonania planu wydatków.

Plan  wydatków w Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Białymstoku na 2011 r. wg ustawy budżetowej wynosił 4.958.000 zł.  (tabela Nr 2 )

Zmiany planu dokonywane były przez Pana Prezesa  zgodnie z upoważnieniem w ramach poszczególnych paragrafów.

Główne powody, dla których dokonywano zmian planu:

-  urlopy macierzyńskie dwóch pracownic i absencja chorobowa pracowników

- wypłacono 4 odprawy emerytalne i 10 nagród jubileuszowych. Spowodowało to mniejsze wydatki w § 4110 i w § 4120. Ponadto, nie nalicza się składek na FP za osoby, które powróciły z urlopu macierzyńskiego, jak też i za osoby, które osiągnęły wiek 55 lat dla kobiet i 60 lat dla mężczyzn.

-  na etapie planowania nie występuje § 4140 dotyczący PFRON

Wpłaty na PFRON obciążają wydatki na wynagrodzenia, a w ciągu   roku tworzy się § 4140.

- 14 lutego 2011r. skończyła się kadencja nieetatowych członków  Kolegium. Nowi członkowie zostali powołani dopiero od 1 września  2011r.

- została zmieniona umowa za wynajem pomieszczeń w Zespole w Łomży. Dotychczas opłacane były oddzielnie: czynsz, energia elektryczna, c.o. i koszty eksploatacyjne. Obecnie jest to jedna kwota stanowiąca czynsz za wynajem pomieszczeń.

- korekta Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych do faktycznego przeciętnego zatrudnienia na 31grudnia.

         W/w zmiany przyczyniły się do powstania oszczędności w poszczególnych paragrafach. Większe natomiast potrzeby wystąpiły w §§ 4210, 4260 i 4300. Dotyczyły one w szczególności wzrostu opłat za energię elektryczną, c.o. i zakup oleju w Zespole w Suwałkach, opłaty za Lex, naprawy samochodów służbowych. Wzrost wydatków w § 4210 spowodowany był wzrostem cen paliwa, zakupiono również z wydatków bieżących 4 laptopy i 3 komputery, tonery do drukarek i faksu, licencje i programy ( które w poprzednich latach klasyfikowane były w § 4740 i 4750 ) i inny drobny sprzęt do wyposażenia biura.        

Wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń stanowią 81,8% wydatków ogółem.

W 2011 roku wypłacono:

-    672.849,49 zł   -  pracownikom objętym mnożnikowym systemem

                           wynagradzania,

- 2.608.278,98 zł   -  pozostałym pracownikom.

Wynagrodzenia i pochodne

- plan           - 4.055.373,00 zł

- wykonanie   - 4.055.359,92 zł, tj. 100% planu

Inne wydatki, które stanowią wysoki wskaźnik wykonania planu, to między innymi:

         -  130.726,48 zł       - ryczałty nieetatowych członków kolegium, ryczałty

                                        członków RKO i wynagrodzenia za udział w posie-

                                        dzeniach RKO ds. naruszenia dyscypliny finansów

                                        publicznych

-  143.061,77 zł       - wydatki dotyczące delegacji służbowych inspektorów

             kontroli i pozostałych pracowników,

         -    68.735,00 zł       - odpisy na ZFŚS

         -    26.233,18 zł       - czynsz za wynajem pomieszczeń dla Zespołu w

                                         Łomży,

         -   17.488,91 zł        - opłaty za c.o.,

         -   24.232,04 zł        - opłaty za energię elektryczną,

         -   30.596,37 zł        - opłaty za dozór,

-   70.371,54 zł        - abonament Lex

Pozostałe wydatki związane są z bieżącym utrzymaniem Izby ( podatek od nieruchomości, ubezpieczenie mienia i samochodów, opłaty za wodę i ścieki, wywóz odpadów, przesyłki, nadzór autorski, zakup paliwa do samochodów służbowych, środków czystości, materiałów biurowych i niezbędnego sprzętu, naprawy samochodów służbowych, urządzeń itp. ). Ilość środków na wydatki bieżące jest bardzo ograniczona i zmuszeni jesteśmy do ciągłego oszczędzania.