Sprawozdanie

                                               z wykonania ramowego planu pracy

                                   Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

                                                                 za 2009 rok

I.  Organizacja, funkcjonowanie i sprawozdawczość z działalności Izby.

         W ramach tej tematyki zostały zrealizowane ustalone w ramowym planie pracy zadania, a mianowicie:

1) opracowano, a następnie przyjęto uchwałami Kolegium Izby:

         - ramowy plan pracy na 2009 r. i na 2010 r., w tym plan kontroli i plan szkoleń

            na 2009 r. i 2010 r.,

         - projekt budżetu Izby na 2010 r.,

         - sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy za 2008 r.,

         - sprawozdanie z wykonania budżetu Izby za 2008 r.

2) sporządzono - w ramach zadań finansowo-księgowych - i przekazano

    określonym adresatom sprawozdania kasowe z wykonania budżetu Izby,

    w tym dotyczące:

         - budżetu: miesięczne, półroczne i roczne,

         - zatrudnienia i wykorzystania funduszu płac: kwartalne,

         - inne statystyczne.

II. Sprawozdanie z działalności kontrolnej Wydziału Kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w 2009 roku

1. Obsada etatowa

         Planowane na 2009 rok i faktyczne zatrudnienie inspektorów ds. kontroli wynosiło 22 etaty:

- 14 osób w Białymstoku,

- 4 osoby w Zespole w Łomży,

- 4 osoby w Zespole w Suwałkach.

2. Plan kontroli i jego realizacja

Ramowy plan kontroli na 2009 rok przyjęto uchwałą Nr I/2009 Kolegium RIO w Białymstoku z dnia 6 stycznia 2009 roku. Uchwała określała ogólną liczbę planowanych do przeprowadzenia w roku kontroli – 63 (z tego 36 kompleksowych i 27 problemowych), liczbę dni roboczych w roku, w przeliczeniu na przewidywaną obsadę etatową – 5.566 tzw. „inspektorodni”, a w tym planowane zużycie czasu na czynności kontrolne w jednostkach kontrolowanych – 3.862 „inspektorodni” (wskazana wielkość obejmowała rezerwę czasową na kontrole doraźne w wymiarze 40 dni). W formie załącznika do uchwały przyjęto też szczegółowy wykaz kontroli planowanych na 2009 rok, zawierający jednostki kontrolowane i zakres tematyczny kontroli. W związku z nowelizacją ustawy budżetowej na 2009 rok, powodującą zmniejszenie w planie finansowym Izby Obrachunkowej m.in. wydatków na podróże służbowe[1], Kolegium Izby, uchwałą Nr IV/2009 z dnia 28 lipca 2009 r., dokonało zmian w wykazie jednostek przyjętych do kontroli. Zmiany polegały na zastąpieniu w planie Zespołu w Białymstoku 19 kontroli problemowych w jednostkach organizacyjnych podległych różnym jednostkom samorządu terytorialnego kontrolami problemowymi w jednostkach organizacyjnych mających siedzibę w Białymstoku i w Bielsku Podlaskim, dodaniu w planie kontroli Zespołu w Łomży 4 kontroli problemowych w jednostkach organizacyjnych miasta Łomży oraz dodaniu do wykazu jednostek kontrolowanych przez Zespół w Suwałkach 6 kontroli problemowych gospodarki finansowej w jednostkach organizacyjnych miasta Suwałk (przyjęte do wykonania zmianą planu kontrole nie generowały wydatków związanych z odbywaniem podróży służbowych). W wyniku przeprowadzonych zmian ogólna liczba planowanych kontroli zwiększyła się do 73.

Plan po zmianach i wykonanie kontroli ogółem i przez poszczególne Zespoły w układzie rodzajowym oraz zużycie czasu pracy na wykonanie zadań („inspektorodni”) ilustruje poniższe zestawienie:

Z przedstawionego zestawienia liczbowego wynika, że w okresie sprawozdawczym Wydział Kontroli przeprowadził w sumie 71 kontroli (w tabeli wykazano jako wykonane również kontrole w 9 jednostkach, w których czynności kontrolne zostały zakończone na początku 2010 roku). Pośród zaplanowanych kontroli kompleksowych, z powodu braku środków finansowych, nie wykonano kontroli w gminach: Sokoły (Zespół w Białymstoku), Śniadowo oraz Jedwabne (Zespół w Łomży) – zostały one ujęte do planu kontroli na rok 2010. Poprzednie kontrole kompleksowe w tych jednostkach samorządu terytorialnego były przeprowadzone w 2006 roku, zatem ich niewykonanie w roku sprawozdawczym nie wiązało się z naruszeniem wymogu zawartego w art. 7 ust. 1 ustawy o r.i.o. Zespoły w Łomży i w Suwałkach, z uwagi na przebieg realizacji zadań kontrolnych, nie wykonały po jednej kontroli w samorządowych jednostkach organizacyjnych: Przedszkolu Publicznym nr 9 w Łomży i w Miejskiej Dyrekcji Inwestycji w Suwałkach (kontrolę problemową w tej jednostce przyjęto do planu pracy na rok 2010).

Kontrole doraźne zostały przeprowadzone w Komunalnym Przedsiębiorstwie Komunikacji Miejskiej Sp. z o.o. w Białymstoku, Przedsiębiorstwie Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Suwałkach oraz w Zakładzie Utylizacji Odpadów Komunalnych w Suwałkach (zakład budżetowy). Przedmiotem kontroli w tych podmiotach było sprawdzenie prawidłowości ponoszenia ciężarów podatkowych na rzecz jednostek samorządu terytorialnego.

Wykazane w zestawieniu tabelarycznym różnice planowanego i rzeczywistego zużycia czasu przeznaczonego na kontrole (razem plan 3.862 „inspektorodni”, wykonanie 3.516) są wynikiem większej niż zakładano absencji pracowników Zespołu w Białymstoku, powodowanej zwolnieniami lekarskimi oraz urlopem macierzyńskim (plan absencji w Zespole 475 „inspektorodni”, wykonanie 711, z tego urlopy 371 „inspektorodni”) oraz większej liczby dni przeznaczonych na prace związane z kontrolą (razem plan 994, wykonanie 1.117 „inspektorodni”). Z punktu widzenia poszczególnych rodzajów kontroli mniej niż planowano zużyto czasu na kontrole kompleksowe (razem plan 3.078, wykonanie 2.486 „inspektorodni”), natomiast nastąpił wzrost czasu zużytego na przeprowadzenie kontroli problemowych (razem plan 744, wykonanie 973 „inspektorodni”). Miało to związek z przebiegiem realizacji zamierzeń kontrolnych w trakcie roku, determinowanym poziomem środków finansowych na pokrycie kosztów kontroli (opłacenie delegacji inspektorów). W ramach koniecznych oszczędności dokonano zarówno korekty planu kontroli, jak też zmniejszano liczbę „inspektorodni” na przeprowadzenie czynności kontroli kompleksowych w poszczególnych jednostkach samorządu terytorialnego.

3. Zakres podmiotowy i przedmiotowy kontroli

Kontrole kompleksowe dotyczyły gospodarki finansowej Samorządu Województwa Podlaskiego, 4 powiatów ziemskich i 28 gmin, z tego: 1 kontrolę przeprowadzono w gminie typu miejskiego, 5 w gminach typu wiejsko-miejskiego oraz 22 w gminach wiejskich. Kontrole kompleksowe prowadzone były w urzędach jednostek samorządu terytorialnego.

W ramach kontroli kompleksowych badano całokształt zagadnień występujących w sferze gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, obejmując takie grupy tematyczne, jak:

- wewnętrzne regulacje prawne dotyczące organizacji i gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego i jej jednostek organizacyjnych,

- funkcjonowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej i audytu wewnętrznego oraz kontroli podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych,

- rachunkowość, w tym dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, prawidłowość i terminowość zapisów w ewidencji księgowej, inwentaryzacja, sprawozdawczość budżetowa i finansowa jednostki samorządu terytorialnego i jej jednostek organizacyjnych,

- gospodarka pieniężna i rozrachunki budżetu i urzędu jednostki samorządu terytorialnego, w tym z tytułu zaciągniętych kredytów, pożyczek i udzielonych poręczeń,

- prawidłowość uchwalania budżetu i dokonywania jego zmian, w tym ustalania planów finansowych jednostek organizacyjnych,

- dochody budżetowe, w tym m.in. wymiar, pobór i egzekucja podatków i opłat lokalnych, dochody z majątku, dochody ze świadczenia usług innych niż udostępnianie mienia, środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej,

- przychody budżetowe,

- wydatki budżetowe, m.in. na wynagrodzenia i diety, w tym realizacja obowiązków w zakresie składania oświadczeń majątkowych i innych oświadczeń wymaganych przepisami ustaw ustrojowych samorządu terytorialnego, podróże służbowe, zakup materiałów i usług, wydatki na obsługę długu publicznego, wydatki majątkowe, dotacje z budżetu, wydatki na realizację przedsięwzięć ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej,

- prawidłowość udzielania zamówień publicznych,

- rozchody budżetowe,

- gospodarowanie dochodami własnymi jednostki budżetowej,

- gospodarka mieniem komunalnym, w tym nieruchomościami, ewidencja księgowa i inwentaryzacja składników majątkowych,

- realizacja zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, a także na podstawie porozumień i w ramach pomocy finansowej,

- rozliczenia finansowe jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi,

- wykonanie zaleceń pokontrolnych.

Kontrole kompleksowe wykonywano stosownie do układu tematycznego określonego w załączniku do uchwały nr 3/2001 Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych z 22 marca 2001 r. w sprawie ramowego zakresu kontroli kompleksowych jednostek samorządu terytorialnego, ramowej tematyki kontroli gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, zawierającej również założenia metodyczne kontroli, wchodzącej w skład „Zasad przeprowadzania kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku”, a także na podstawie programów kontroli kompleksowej poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego, opracowywanych na bazie ramowej tematyki kontroli. Przy opracowywaniu programów kontroli analizowano również treść sygnalizacji dotyczących gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, przekazywanych przez obywateli, radnych i inne podmioty.

Kontrole problemowe prowadzone były w większości w podległych samorządowych jednostkach budżetowych – 26 kontroli, poza tym przeprowadzono kontrolę w 7 zakładach budżetowych oraz skontrolowano 2 samorządowe osoby prawne – instytucje kultury. W podziale na szczeble jednostek samorządu terytorialnego, 1 kontrolę problemową przeprowadzono w jednostce organizacyjnej Samorządu Województwa Podlaskiego, 2 w jednostkach podległych powiatowi ziemskiemu, 27 w jednostkach podległych miast na prawach powiatów, zaś 5 kontroli problemowych przeprowadzono w jednostkach organizacyjnych pozostałych gmin.

Przedmiotem działalności jednostek organizacyjnych, poddanych kontrolom problemowym, było przede wszystkim wykonywanie zadań oświatowych (w tym obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół, prowadzenia przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych), a także organizowanie i prowadzenie działalności kulturalnej w formie ośrodka kultury i galerii, zadań z zakresu kultury fizycznej, sportu i rekreacji, świadczenia mieszkańcom gmin usług komunalnych, zarządzania drogami publicznymi.

Podmioty kontroli problemowych badano odpowiednio – w oparciu o wskazówki metodyczne zawarte w „Zasadach przeprowadzania kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku” – w zakresie: organizacji wewnętrznej dotyczącej prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości, planów finansowych, gospodarki pieniężnej, rozrachunków, pozyskiwania dochodów (przychodów), dokonywania wydatków (kosztów), rozliczeń z budżetem, gospodarki środkami rzeczowymi, inwentaryzacji, księgowości i sprawozdawczości, wewnętrznej kontroli finansowej, dochodów własnych oraz zamówień publicznych.

4. Stwierdzone nieprawidłowości

         W wyniku przeprowadzonych 71 kontroli stwierdzono łącznie 1.101 różnego rodzaju naruszeń prawa – nieprawidłowości, spośród scharakteryzowanych i uszeregowanych według kategorii tematycznych dla potrzeb sprawozdawczych regionalnych izb obrachunkowych.

Do najistotniejszych lub najczęściej występujących nieprawidłowości stwierdzonych przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w wyniku kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym należy zaliczyć:

1. W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych, w szczególności regulacji wewnętrznych, niezbędnych dla prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej, a w tym wykonywania wewnętrznej kontroli finansowej:

- nieprawidłowe opracowanie opisu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w szczególności sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, oraz nieaktualizowanie polityki rachunkowości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 44 jednostkach kontrolowanych,

- nieobjęcie wewnętrznymi regulacjami, składającymi się na system wewnętrznej kontroli finansowej, wszystkich zachodzących w jednostce procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zwłaszcza nieopracowanie procedur udzielania zmówień, dla których nie ma obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 56 jednostkach kontrolowanych,

- nieprzestrzeganie ustanowionych procedur wewnętrznej kontroli finansowej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 33 jednostkach kontrolowanych,

- nierealizowanie przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego obowiązku kontroli podległych jednostek organizacyjnych w zakresie przestrzegania przez te jednostki wewnętrznych procedur kontroli finansowej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono podczas 9 kontroli kompleksowych,

- niepowoływanie zastępców wójtów (burmistrzów), zagrażające ciągłości funkcjonowania gmin podczas przemijającej przeszkody w sprawowaniu funkcji przez wójtów (burmistrzów) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 12 skontrolowanych gminach,

- nieudzielenie przez wójtów kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pełnomocnictw do jednoosobowego działania – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 skontrolowanych gminach,

- organizowanie scentralizowanej obsługi finansowej jednostek organizacyjnych z naruszeniem prawem określonych uprawnień i obowiązków kierowników obsługiwanych jednostek w zakresie prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej, a także z naruszeniem kompetencji organu stanowiącego w kwestii decydowania o organizowaniu skoncentrowanej obsługi ekonomicznej jednostek oświaty.

Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w Urzędzie Miejskim w Mońkach wykazała, że w 2008 r. księgowość badanej jednostki prowadzona była w oparciu o przepisy wewnętrzne określone zarządzeniem nr 250/06 Burmistrza z dnia 30 stycznia 2006 r. w sprawie ustalenia zakładowego planu kont oraz zasad przeprowadzania inwentaryzacji. Obowiązujący zakładowy plan kont nie był poddany aktualizacji w związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (zgodnie z § 21 tego rozporządzenia kierownicy jednostek powinni byli dokonać stosownych zmian w zakładowych planach kont do 31 października 2006 r.), a także rozporządzenia z dnia 15 kwietnia 2008 r. zmieniającego przywołane rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… (zmiany wynikające z tego rozporządzenia, stosownie do wymogu § 2, należało uwzględnić w wewnętrznej dokumentacji zasad rachunkowości do 14 sierpnia 2008 r.). W trakcie kontroli ustalono m.in., że wskutek zaniechania aktualizacji przyjętych zasad rachunkowości nie zaliczono w 2008 r. do przychodów Urzędu Miejskiego dochodów budżetu gminy nieujętych w planach finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych w wysokości 23.837.488,66 zł, wbrew postanowieniu § 7 ust. 1 znowelizowanego rozporządzenia Ministra Finansów. Jak stwierdzono, aktualizacji wymagały również wprowadzone w 1994 r. przepisy wewnętrzne w zakresie gospodarki kasowej, które nie uwzględniają, iż raporty kasowe sporządzane są od stycznia 2007 r. przy użyciu komputera, nie zaś metodą tradycyjną. Poza tym kontrola wykazała, że przepisy wewnętrzne badanej jednostki nie zawierały wykazu ksiąg rachunkowych; wykaz taki jest wymaganym elementem dokumentacji zasad rachunkowości z mocy art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy, ustalenie w formie pisemnej i aktualizacja dokumentacji zasad rachunkowości należy do obowiązków kierownika jednostki.

W wystąpieniu pokontrolnym zalecono każdorazowe aktualizowanie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, stosownie do wymogów zawartych w przepisach prawa oraz faktycznie zastosowanych rozwiązań oraz dokonanie zmian i uzupełnień dokumentacji, poprzez uwzględnienie wymogów wynikających z obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, ustalenie wykazu prowadzonych ksiąg rachunkowych, określenie faktycznie stosowanej metody sporządzania raportów kasowych.

Badając obowiązującą od 1 stycznia 2009 r. w Publicznym Gimnazjum nr 2 w Białymstoku dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że regulacje wewnętrzne zawierają postanowienia sprzeczne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W dokumentacji przyjęto, ze w Gimnazjum nie dokonuje się odpisów aktualizujących należności, kierując się nieobowiązującym brzmieniem § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów. Z tego względu w zakładowym planie kont kontrolowanej jednostki nie występowało konto 290 „Odpisy aktualizujące należności”, służące również do ewidencji odsetek od należności przypisanych, a niewpłaconych. Zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 1 przywołanego rozporządzenia, konta wskazane w planach kont stanowiących załączniki do rozporządzenia należy traktować jako standardową liczbę kont, która przy ustalaniu zakładowego planu kont może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji niewystępujących w jednostce. Według zasad wprowadzonych w jednostce, konto 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” może wykazywać saldo Ma oznaczające stan środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych. Według przywołanego rozporządzenia, saldo Ma konta 223 oznacza stan środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych, lecz niewykorzystanych do końca roku. Poza tym, w polityce rachunkowości przyjęto księgowanie zaangażowania wydatków budżetowych jednorazowo na koniec roku. Przyjęcie takiego sposobu ujmowania operacji dotyczących zaangażowania wydatków wyklucza możliwość wykazania w sprawozdaniach Rb-28S sporządzonych za marzec, czerwiec i wrzesień, w kolumnie „Zaangażowanie”, danych wynikających z ewidencji księgowej, a więc zgodnie z wymogami ustanowionymi w § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej i w § 12 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości...

Kierownikowi jednostki zalecono dostosowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości do zgodności z przepisami powszechnie obowiązującymi poprzez:  wykreślenie zapisu, że w kontrolowanej jednostce nie dokonuje się odpisów aktualizujących należności, wprowadzenie do zakładowego planu kont konta 290,  wyeliminowanie niezgodności między opisem konta 223 a postanowieniami rozporządzenia, wykreślenie zapisu, że zaangażowanie wydatków budżetowych księguje się jednorazowo na koniec roku.

W trakcie kontroli kompleksowej gminy Wąsosz ustalono, że Urząd Gminy prowadzi obsługę finansowo-księgową jednostek organizacyjnych oświaty bez formalnego uregulowania tej kwestii przez Radę Gminy, do której – w myśl postanowień art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty – należą kompetencje organu prowadzącego w zakresie organizowania obsługi finansowej szkół. Badanie organizacji systemu kontroli finansowej w Urzędzie wykazało, iż regulacje wprowadzone przez Wójta Gminy zarządzeniem z dnia 30 października 2006 roku nie uwzględniają w pełnym zakresie uprawnień i obowiązków kierowników jednostek organizacyjnych, dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

Analiza wprowadzonych przez Wójta wewnętrznych uregulowań dotyczących kontroli finansowej wykazała ponadto, iż niejednokrotnie posłużono się w jej treści ogólnikami wskazującymi jedynie na powinność wykonywania czynności kontrolnych, bez opisu procedur kontrolnych. Kontrola wykazała brak lub niekompletne opisy procedur kontrolnych w zakresie:

- odbywania podróży służbowych i dokumentowania jazd samochodami służbowymi. W praktyce Urząd nie posiadał dowodów poświadczających cel wykorzystywania samochodów służbowych,

- dysponowania 4 traktorami i sprzętem (pług do odśnieżania, przyczepy, itp.) wykorzystywanym do realizacji zadań gminy w zakresie gospodarki komunalnej i utrzymania dróg gminnych. Zlecenia wykonania prac wydawane były wyłącznie ustnie, w tym, oprócz Wójta, także przez pracowników Urzędu, którym zarówno w regulacjach wewnętrznych, jak i zakresach czynności nie przypisano zadań i odpowiedzialności w tym obszarze,

- ustalania i dochodzenia należności z gospodarowania nieruchomościami gminnymi,

- udzielania zamówień publicznych, co do których nie ma obowiązku stosowania procedur ustawy ze względu na ich wartość. Stosownie do wymogów art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, wszystkie wydatki publiczne powinny być realizowane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

- gospodarki magazynowej w kwestii stosowanych czasokresów rozliczania zużycia oleju opałowego i paliw silnikowych.

W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Wójta wnioskowano m.in. o wystąpienie do Rady Gminy z projektem uchwały regulującej sposób organizacji wspólnej obsługi finansowo-księgowej szkół; uwzględnienie w pisemnych procedurach wewnętrznej kontroli finansowej zakresu kompetencji i odpowiedzialności kierowników obsługiwanych jednostek w odniesieniu do czynności składających się na prowadzenie gospodarki finansowej oraz spowodowanie formalnej akceptacji ustalonych procedur przez kierowników tych jednostek; uzupełnienie regulacji wewnętrznych składających się na procedury kontroli finansowej o brakujące elementy, dotyczące: dokumentowania kontroli merytorycznej ze wskazaniem stanowisk realizujących zadania kontrolne, pełnego opisu drogi obiegu dokumentów, uwzględniającego stanowiska tworzące dany rodzaj dokumentu, formalnego powierzenia w zakresach czynności obowiązków dotyczących gospodarki finansowej, wykonywanych faktycznie przez pracowników Urzędu, odbywania podróży służbowych i dysponowania samochodami służbowymi, dysponowania sprzętem wykorzystywanym do realizacji zadań gminy w zakresie gospodarki komunalnej i utrzymania dróg gminnych, ustalania i dochodzenia dochodów z gospodarowania nieruchomościami gminnymi oraz sposobu prowadzenia ewidencji, udzielania zamówień publicznych, co do których nie ma obowiązku stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych, gospodarki magazynowej w zakresie czasokresów rozliczania zużycia oleju opałowego i paliw silnikowych.

Kontrola prawidłowości organizacji i funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej w Zarządzie Budynków Mieszkalnych w Suwałkach, w świetle przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych oraz „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” ogłoszonych Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. wykazała, że dyrektor ZBM nie wypełnił postanowień pkt V regulaminu organizacyjnego zakładu w kwestii powierzenia uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności zastępcy dyrektora ds. technicznych.. Stwierdzono, że mimo braku formalnego powierzenia, zastępca dyrektora ds. technicznych zatwierdzał dowody księgowe (pod względem merytorycznym i w imieniu dyrektora zakładu), zaś kierownik działu finansowo-księgowego podpisywał dowody w zastępstwie głównego księgowego, co również nie wynikało z żadnych wewnętrznych regulacji ani upoważnień. Ustalono też, że ogółem wśród pracowników faktycznie zatwierdzających dowody księgowe pod względem formalno-rachunkowym 8 nie miało powierzonych obowiązków w tym zakresie. Również 8 osób nie miało przypisanych obowiązków dotyczących zatwierdzania dowodów pod względem merytorycznym, mimo faktycznego wykonywania tych czynności.

W trakcie kontroli poczyniono ponadto ustalenia świadczące o nieprzestrzeganiu obowiązujących procedur kontroli. Stwierdzono, że wbrew przepisom instrukcji kasowej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, żaden z raportów kasowych sporządzonych w przyjętej do kontroli próbie nie zawierał podpisu na dowód wykonania kontroli pod względem formalnym i rachunkowym. Również na dowodach KP i KW nie stwierdzono podpisów osób zatwierdzających i sprawdzających. Na wyciągach bankowych brak było podpisu osoby dokonującej sprawdzenia sald i kompletności dołączonych do wyciągu dowodów, dokumentującego wykonanie czynności kontrolnych przewidzianych przepisami wewnętrznymi. W okazanej dokumentacji związanej z inwentaryzacją nie stwierdzono zaś dowodów przeprowadzenia kontroli spisu z natury, której wymagają ustalenia zawarte w instrukcji inwentaryzacyjnej.

W zakresie organizacji i funkcjonowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej kontrolowanej jednostce zalecono: opracowanie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla zastępcy dyrektora ds. technicznych; powierzenie w formie pisemnej obowiązków dotyczących kontroli finansowej i zatwierdzania dowodów księgowych pracownikom faktycznie wykonującym te czynności; zobowiązanie odpowiedzialnych osób do realizacji ustalonych przepisami wewnętrznymi procedur kontroli raportów kasowych, wyciągów bankowych, dowodów KP i KW oraz arkuszy spisu z natury.

2. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i realizacji obowiązków sprawozdawczych:

- ewidencjonowanie operacji gospodarczych bez zachowania systematyki lub chronologii zapisów (określonych ustawą o rachunkowości, przepisami dotyczącymi szczególnych zasad rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych lub postanowieniami zakładowych planów kont), prowadzące do zniekształcenia obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (w tym wyniku budżetu) kontrolowanej jednostki – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 46 jednostkach kontrolowanych,

- nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 26 jednostkach kontrolowanych,

- nieprowadzenie wszystkich wymaganych ksiąg rachunkowych, w szczególności ksiąg pomocniczych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 23 jednostkach kontrolowanych,

- nieujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich zobowiązań lub należności jednostki (zwłaszcza z tytułu odsetek od należności niezapłaconych w terminie) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 12 i 24 jednostkach kontrolowanych,

- niezawieranie w zapisach księgowych wszystkich wymaganych elementów, w szczególności wymaganych dat – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 21 jednostkach kontrolowanych,

- dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych niespełniających wymogów ustawy o rachunkowości, w szczególności w zakresie zakwalifikowana dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych oraz sporządzania dowodów zbiorczych służących łącznym zapisom zbioru dowodów źródłowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 18 jednostkach kontrolowanych,

- niezachowywanie zgodności zapisów ewidencji syntetycznej z zapisami ewidencji analitycznej, służącej uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 12 jednostkach kontrolowanych,

- niebieżące, tj. z naruszeniem zasady dokonywania zapisów księgowych w odpowiednim terminie bądź okresie sprawozdawczym, a także niesprawdzalne – zwłaszcza poprzez udokumentowanie zapisów uniemożliwiające identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach, prowadzenie ksiąg rachunkowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 11 i 4 jednostkach kontrolowanych,

- nieprawidłowe prezentowanie danych w poszczególnych częściach sprawozdań, w tym bilansach z wykonania budżetu i bilansach jednostek – powodowane z reguły naruszeniem systematyki zapisów księgowych, a także wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 19 jednostkach kontrolowanych,

- nieprawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb-PDP skutków obniżenia górnych stawek podatkowych oraz udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień, w tym mające wpływ na nieprawidłowe ustalenie kwoty części wyrównawczej subwencji ogólnej gmin – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 9 kontrolowanych gminach,

- niesporządzanie wszystkich wymaganych sprawozdań jednostkowych, w tym przez jednostki objęte skoncentrowaną obsługą finansowo-księgową – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 10 jednostkach kontrolowanych,

- niezachowanie zgodności pomiędzy danymi zbiorczych sprawozdań budżetowych jednostki samorządu terytorialnego i danymi sprawozdań jednostkowych jednostek organizacyjnych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 gminach.

Badając prawidłowość zapisów w księgach rachunkowych budżetu gminy Hajnówka i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…, m.in. poprzez:

- niezgodne z zasadami funkcjonowania kont 011 „Środki trwałe”, 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” i 800 „Fundusz jednostki”, zamieszczonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia i zakładowym planie kont, księgowanie przekazanych na stan środków trwałych efektów inwestycyjnych: rozliczenie w listopadzie i grudniu 2008 r. nakładów inwestycyjnych w kwocie 3.642.011,79 zł należało ująć zapisem Wn 011 – Ma 080, a w rzeczywistości wystąpiły księgowania Wn 800 – Ma 080 i Wn 011 – Ma 800, powodujące zawyżenie o wymienioną kwotę stanu zmniejszeń i zwiększeń funduszu jednostki;

- ustalenie w ewidencji budżetu nieprawidłowych obustronnych sald konta 228 „Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych” na koniec 2006 i 2007 r., wynoszących odpowiednio 189.548,00 zł i 101.464,00 zł; w przypadku prawidłowej ewidencji zapisy na koncie 228 nie powinny wystąpić z uwagi na finansowanie wydatków projektu bezpośrednio z rachunku środków pomocowych ujętego w ewidencji budżetu;

Stwierdzono nieprawidłowości w zakresie rzetelności danych w bilansach z wykonania budżetu za lata 2006, 2007 i 2008, które wynikały m.in. z nieprawidłowego prowadzenia zapisów na kontach księgi głównej. W szczególności stwierdzono zawyżenie aktywów netto budżetu na koniec 2006 r. o 189.548,00 zł i na koniec 2007 r. o 101.464,56 zł, co miało istotny wpływ na wyliczenie do celów planistycznych stanu wolnych środków służących sfinansowaniu planowanego deficytu budżetu w 2007 i 2008 r. W planie na 2007 r. przyjęto wolne środki w wysokości 77.117,21 zł, zamiast 584.569,21 zł, a w 2008 r. – 742.828,88 zł, zamiast 641.364,88 zł. Ustalenia kontroli dotyczące prawidłowości sporządzenia bilansu za 2008 r. zostały uwzględnione przy korekcie bilansu dokonanej w trakcie kontroli.

W jednostkowym bilansie Urzędu Gminy Hajnówka jako jednostki budżetowej, w cz. B „Informacje uzupełniające istotne dla rzetelności i przejrzystości  sytuacji finansowej i majątkowej” nie wykazano danych obrazujących poziom umorzenia wartości niematerialnych i prawnych (46.338,22 zł), umorzenia środków trwałych (4.313.340,57 zł), umorzenia pozostałych środków trwałych i wyposażenia (192.610,13 zł) oraz stan odpisów aktualizujących należności (69.655 zł). Brak tych danych powoduje obniżenie przejrzystości bilansu. Informacje te nie zostały zawarte także w łącznym bilansie gminnych jednostek budżetowych sporządzonym za rok 2008.

W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Wójta Gminy wnioskowano o zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych m.in. poprzez: ujmowanie operacji przyjęcia na stan efektów inwestycyjnych zapisem Wn 011, Ma 080, dokonywanie zapisów na koncie 228 zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta; sporządzanie bilansu z wykonania budżetu, sprawozdania finansowego Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, składającego się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki oraz łącznych bilansów jednostek budżetowych z uwzględnieniem uwag zawartych w wystąpieniu pokontrolnym i protokole kontroli; prawidłowe ustalanie wyniku budżetu w bilansie budżetu oraz sprawozdaniu Rb-NDS oraz zwrócenie uwagi na konieczność zachowania zgodności między danymi w tych sprawozdań w zakresie nadwyżki lub deficytu budżetu.

Kontrola prawidłowości i terminowości zapisów w ewidencji księgowej Urzędu Gminy Rutki jako jednostki budżetowej wykazała, iż w dzienniku Urzędu podstawą zapisów było „zestawienie obrotów dziennych”, zawierające pieczęć Urzędu, symbole kont syntetycznych, kwoty podlegające księgowaniu na tych kontach oraz sumę ogółem obrotów dziennych, podpisane przez osobę sporządzającą. Podstawą sporządzenia powyższego „zestawienia” były dowody księgowe. Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 3 pkt 1 przewiduje możliwość dokonywania zapisów w księgach rachunkowych na podstawie sporządzonych przez jednostkę zbiorczych dowodów księgowych. Warunkiem dokonywania takich zapisów jest jednak wymienienie w dowodzie zbiorczym pojedynczo wszystkich dowodów źródłowych będących podstawą zapisu. „Zestawienie obrotów dziennych” będące podstawą księgowania w jednostce nie zwierało elementów wymaganych ustawą dla zbiorczych dowodów księgowych. Ponadto, w świetle postanowień art. 23 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane w sposób umożliwiający ich sprawdzenie, zaś księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne m.in. w przypadku, gdy udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych (art. 24 ust. 4 pkt 1). Stwierdzony sposób prowadzenia zapisów w dzienniku – na podstawie „zestawień obrotów”, a nie dowodów księgowych – uniemożliwia bezpośrednie powiązanie jego zapisów z zapisami kont księgi głównej.

W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Wójta Gminy zalecono m.in. zobowiązanie Skarbnika Gminy do dokonywania zapisów w dzienniku Urzędu zgodnie z wymogami przepisów ustawy o rachunkowości.

Badając wykonanie budżetu gminy Nowy Dwór stwierdzono liczne przypadki stosowania nieprawidłowej klasyfikacji dochodów i wydatków budżetowych w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Łącznie w zbadanej próbie błędnie sklasyfikowano do paragrafów wydatki budżetowe na kwotę 18.553,94 zł, natomiast nieprawidłowości w zakresie klasyfikowania dochodów budżetowych, zarówno do rozdziałów jak i paragrafów klasyfikacji, wyniosły 536.841,52 zł.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków budżetowych określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów.

Kontrola prawidłowości ksiąg rachunkowych prowadzonych w Zespole Szkół Ogólnokształcących nr 2 Białymstoku wykazała, iż przed zamknięciem ksiąg rachunkowych na dzień 31 grudnia 2008 r. nie dokonano wymaganych przeksięgowań sald kont zespołu 4 i 7 na konto 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” oraz przeksięgowań zrealizowanych dochodów i wydatków budżetowych (na podstawie sprawozdań budżetowych Rb-27S i Rb-28S) na konto 800 „Fundusz jednostki”, jak tego wymagają zasady funkcjonowania wskazanych kont zawarte w załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont… W związku z niedokonaniem przeksięgowań wykazany w bilansie sporządzonym na 31 grudnia 2008 r. wynik finansowy (strata 4.573.011,02 zł) został ustalony pozaksięgowo, jako różnica sald kont zespołu 4 i zespołu 7. Ustalono, że księgi rachunkowe na 2009 r. zostały otwarte w zakresie wyniku na początek roku nie na podstawie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za 2008 r., ale na podstawie danych zamieszczonych w bilansie za 2008 r. Podobny stan miał miejsce na przełomie roku 2007 i 2008 r. Świadczy to o niezachowaniu zasady ciągłości określonej w art. 5 ustawy o rachunkowości.

Analiza sporządzonej przez Zespół Szkół sprawozdawczości budżetowej wykazała w wielu pozycjach niezgodność danych wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-34 z danymi ksiąg rachunkowych, łącznie na kwotę 10.793,21 zł. W wyjaśnieniu przyczyn tych niezgodności główna księgowa jednostki powoływała się w szczególności na błędne sumowanie dodatkowej ewidencji księgowej. Jak ustalono, owa „ewidencja dodatkowa”, stanowiła w rzeczywistości zapiski prowadzone w formie zeszytowej. Wyjaśnienia złożone przez głównego księgowego wskazują, iż sporządzanie sprawozdań odbywało się z naruszeniem zasady wyrażonej w § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, według której sprawozdania budżetowe jednostkowe sporządza się na podstawie ksiąg rachunkowych.

         Kierownikowi kontrolowanej jednostki rekomendowano wzmożenie nadzoru nad wykonywaniem obowiązków przez głównego księgowego oraz zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości poprzez: dokonywanie wymaganych przeksięgowań zrealizowanych w roku budżetowych dochodów, wydatków, przychodów i kosztów, stosowanie do prawem określonych zasad funkcjonowania kont zespołu 4 i 7 oraz konta 130; zaniechanie posługiwania się tzw. „ewidencją dodatkową”, jako źródłem danych do sporządzania sprawozdań budżetowych, mając na uwadze, że dane wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi ksiąg rachunkowych, o których mowa w ustawie o rachunkowości.

W trakcie kontroli kompleksowej Powiatu Łomżyńskiego ustalono, że księgach rachunkowych Starostwa Powiatowego ujęto wartość gruntów Skarbu Państwa wynoszącą 8.288.621,50 zł, zawyżając w konsekwencji o tę kwotę wartość majątku powiatu w bilansie za 2008 rok. W świetle przepisów ustawy o rachunkowości nie ma podstaw do traktowania powierzonego mienia Skarbu Państwa jako aktywów Starostwa, mienie to powinno być objęte ewidencją pozabilansową. Ponadto stwierdzono, że na koncie 011 „Środki trwałe” ujęto (na podstawie PK z 31 grudnia 2008 r.) zwiększenie wartości gruntów o 3.816.249,96 zł, stanowiące w rzeczywistości per saldo ustalone na podstawie zwiększenia wartości działek wynikającego z oszacowania przez rzeczoznawcę (głównie działek Skarbu Państwa nieprawidłowo ujmowanych w ewidencji bilansowej Starostwa), pomniejszonego następnie o wartość początkową działek wywłaszczonych pod drogę krajową. Jak stanowi art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ujęcie w ewidencji syntetycznej jedną kwotą, na podstawie jednego dowodu księgowego, wymienionych operacji gospodarczych nie odzwierciedlało rzeczywistego przebiegu zdarzeń, jakie zaszły w trakcie 2008 r. Należy również podnieść, że według § 5 ust. 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz. Analogicznie stanowi przepis art. 31 ust. 3 ustawy o rachunkowości, według którego wartość początkowa i dotychczas dokonane od środków trwałych odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe mogą ulegać aktualizacji wyceny, jednakże na podstawie odrębnych przepisów. W świetle wskazanych regulacji nie było podstaw do zwiększania księgowej wartości posiadanych już gruntów na podstawie danych z operatów szacunkowych.

W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Starosty Powiatu wnioskowano o zobowiązanie Skarbnika Powiatu do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez: wyksięgowanie z konta 011 kwoty 8.288.621,50 zł oznaczającej wartości gruntów Skarbu Państwa na 31 grudnia 2008 r. i objęcie tych gruntów ewidencją pozabilansową; dokonywanie na koncie 011 zapisów odzwierciedlających poszczególne operacje, jakie miały miejsce w zakresie zwiększenia lub zmniejszenia stanu środków trwałych; skorygowanie wartości księgowej gruntów powiatu do stanu sprzed przeszacowania; prowadzenie ewidencji analitycznej gruntów powiatu w sposób umożliwiający uznanie jej za element ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Na podstawie badania prawidłowości ustalenia wyniku budżetu Samorządu Województwa Podlaskiego za 2008 r. stwierdzono wystąpienie operacji, które zostały uwzględnione przy ustalaniu kwoty wydatków budżetu wbrew zasadzie kasowej realizacji wyrażonej w okresie objętym kontrolą przepisami art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych i § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., według którego w celu ustalenia nadwyżki lub niedoboru budżetu operacje gospodarcze dotyczące dochodów i wydatków budżetu są ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących jednostek budżetowych. Przy zachowaniu zasady kasowej realizacji wydatków, wynik budżetu za 2008 r. winien być wyższy o 5.606.953,57 zł, a za 2009 r. niższy o tę kwotę.

W trakcie kontroli dokonano też weryfikacji prawidłowości ustalenia kwoty 49.540.657,10 zł, wykazanej jako niewymagalne zobowiązania z tytułu poręczeń i gwarancji w sprawozdaniu Rb-Z sporządzonym przez Urząd Marszałkowski według stanu na 31 grudnia 2008 r. W tym celu zbadano dane wynikające z informacji szpitali o stanie zobowiązań z tytułu poręczonych kredytów na dzień 31 grudnia 2008 r. Łączna kwota zobowiązań wynikająca z tych informacji wynosiła 61.230.964,56 zł, z tego kwota kapitału 49.540.657,10 zł i kwota prognozowanych odsetek pozostałych do spłaty na koniec okresu sprawozdawczego – 11.690.307,46 zł. Mając na uwadze, że zgodnie z § 14 załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, wykazanie w sprawozdaniu Rb-Z wartości nominalnej niewymagalnych zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń kredytów i pożyczek oznacza wykazanie zarówno kwoty należności głównej (kapitału), jak i należności ubocznych (odsetek) o ile były objęte poręczeniem, poddano badaniu zakres udzielonych poręczeń w celu zweryfikowania prawidłowości wyłączenia ze sprawozdawczości danych o pozostałych do spłaty kwotach odsetek. W świetle poczynionych ustaleń kontroli nie było podstaw do wyłączania ze sprawozdania Rb-Z kwot odsetek od kredytów i pożyczek, ponieważ zakres wszystkich poręczeń udzielonych przez województwo obejmuje całość zobowiązań kredytobiorcy wynikających z poręczanych umów. Zatem kwota odsetek (11.690.370,46 zł) winna być wykazana w części B. wierszu F.1 sprawozdania jako niewymagalne zobowiązania z tytułu poręczeń na koniec okresu sprawozdawczego.

W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym do Marszałka Województwa wnioskowano o ustalanie kwoty wydatków budżetu w zakresie faktycznych, kasowo zrealizowanych, wypływów z rachunków bankowych oraz o wykazywanie w sprawozdaniach Rb-Z także kwoty zobowiązań z tytułu odsetek od kredytów i pożyczek objętych poręczeniem przez województwo, jeżeli były one przedmiotem poręczenia.

W trakcie kontroli problemowej w Zespole Szkół Handlowo-Ekonomicznych w Białymstoku ustalono, że jednostka ta w 2008 r. poniosła wydatki związane z realizacją projektu „Nowoczesne kształcenie zawodowe – szansa na dobry start” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Umowa została zawarta w dniu 3 listopada 2008 r. pomiędzy Województwem Podlaskim (instytucją pośredniczącą), a Miastem Białystok reprezentowanym przez dyrektora Zespołu Szkół na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta. Ogółem w 2008 r. zrealizowano wydatki na kwotę 823.882,81 zł,, które wykazano w sprawozdaniu Rb-28S za 2008 r. Analiza sprawozdania Rb-28S, które sporządzono na oddzielnym druku dla omawianego projektu, wykazała, że kwoty wykazane w rubryce „Wydatki wykonane” nie są zgodne z ewidencją księgową prowadzoną w szczegółowości działu, rozdziału i paragrafu. Dane o wysokości poniesionych wydatków zostały wykazane w sprawozdaniu poprzez dopasowanie ich do limitów określonych w planie finansowym, z pominięciem faktycznej wysokości ujętej w księgach w poszczególnych podziałkach klasyfikacyjnych. W efekcie sprawozdanie nie wykazuje przekroczenia wydatków w poszczególnych podziałkach klasyfikacyjnych. Porównanie planu finansowego z ewidencją szczegółową wydatków prowadzoną do konta 137 „Rachunek środków funduszy pomocowych” wykazuje przekroczenie upoważnienia do dokonywania wydatków zawartego w planie finansowym na sumę ogółem 105.514,44 zł, przy czym największe w par. 4218 „Zakup materiałów i wyposażenia” – o 78.726,43 zł. Dokonane przez jednostkę „dopasowanie” wykonania wydatków do planu spowodowało jednocześnie, że w niektórych paragrafach wykazano wykonanie wydatków w kwocie wyższej niż to wynika z ksiąg rachunkowych, np. w par. 4248 „Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych” zaplanowano wydatki w wysokości 118.179 zł, według ewidencji wydatkowano 52.470,40 zł, zaś w sprawozdaniu wykazano 118.179 zł. Sporządzenie sprawozdania w opisany wyżej sposób stanowiło rażące naruszenie zasady sporządzania sprawozdań budżetowych na podstawie danych ksiąg rachunkowych, określonej w § 6 ust. 1 pkt 1 i § 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano do kierownika jednostki o ujmowanie w sprawozdaniach budżetowych danych wynikających z ewidencji księgowej.

W wyniku kontroli kompleksowej gminy Rutki ujawniono nieprawidłowe dane w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r. W kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczonych za okres sprawozdawczy”, w wierszu „podatek od nieruchomości”, nie uwzględniono w całości kwot skutków obniżenia górnych stawek podatków, wykazując kwotę 420.746,54, zamiast kwoty 1.383.483,44 zł, wobec czego zaniżono kwotę skutków o 962.736,90 Również w kolumnie „Skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczonych za okres sprawozdawczy” nie uwzględniono w całości kwot skutków, wykazując kwotę 307.043,68 zł, zamiast 467.499,83 zł – różnica 160.456,15 zł.

Wójtowi Gminy zalecono dokonanie prawidłowego ustalenia skutków obniżenia stawek podatkowych oraz zwolnień wynikających z uchwał Rady Gminy, skorygowanie błędnie wykazanych danych w sprawozdaniach Rb-PDP oraz przesłanie korekty sprawozdań do Izby Obrachunkowej w Białymstoku.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

- realizowanie zapłaty na podstawie dowodów niespełniających wymogów prawidłowego dowodu księgowego, niesprawdzonych merytorycznie rachunkowo bądź niezatwierdzonych do wypłaty – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 10 jednostkach kontrolowanych,

- niebieżące ewidencjonowanie obrotu gotówkowego w raportach kasowych, a także sporządzanie raportów kasowych z naruszeniem postanowień regulacji wewnętrznych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych,

- prowadzenie ewidencji na koncie rachunku bankowego budżetu z naruszeniem zasady dokonywania zapisów wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych, skutkujące niezgodnością miedzy zapisami w księgach jednostki i księgach banku,

- niezachowywanie zasady czystości obrotów na koncie rachunku bankowego jednostki budżetowej,

- nieterminowe regulowanie zobowiązań, naruszające zasady gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 jednostkach kontrolowanych,

- nieprzeprowadzenie inwentaryzacji albo przeprowadzanie inwentaryzacji finansowych składników majątkowych w sposób nieodpowiadający przepisom ustawy o rachunkowości i wewnętrznym instrukcjom oraz zaniechanie rozliczenia inwentaryzacji w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych.

Kontrola prawidłowości dowodów księgowych przeprowadzona w Gimnazjum nr 6 w Suwałkach wykazała nierzetelne dokumentowanie i weryfikowanie operacji pieniężnych w świetle ustanowionych procedur wewnętrznych, polegające na zaniechaniu sprawdzania wyciągów bankowych z załączonymi do nich dokumentami, zaniechaniu czynności sprawdzania dowodów ujętych pod raportami kasowymi pod względem formalno – rachunkowym oraz zatwierdzania ich do wypłaty, a także nierealizowaniu wymogu potwierdzania odbioru gotówki z kasy przez osoby, którym gotówka została wypłacona. Nierzetelnie udokumentowane wydatki w zbadanej próbie wyniosły 9.293 zł.

         W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano do kierownika jednostki o zobowiązanie głównego księgowego do: opatrywania dowodów księgowych adnotacjami potwierdzającymi wykonanie czynności kontrolnych nakazanych przez przepisy wewnętrzne, zapewnienia realizacji wymogu potwierdzania odbioru gotówki z kasy przez osoby, którym gotówka została wypłacona.

Kontrola prawidłowości sporządzania raportów kasowych oraz kompletności i poprawności załączonych do nich dowodów źródłowych (przychodowych i rozchodowych) przeprowadzona w Zespole Szkół Handlowo-Ekonomicznych w Białymstoku wykazała następujące nieprawidłowości w świetle postanowień wewnętrznej Instrukcji kasowej oraz przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości:

- nie był przestrzegany wynikający z Instrukcji obowiązek sporządzania raportów kasowych za okresy poszczególnych tygodni,

- nie dokonywano kontroli formalno-rachunkowej dowodów wypłaty gotówki – zgodnie z Instrukcją kasjer realizuje wypłaty gotówkowe po wcześniejszym sprawdzeniu dokumentów od strony formalno-rachunkowej; ponadto realizowano wypłaty w oparciu o dowody nieposiadające autoryzacji dyrektora Zespołu lub osoby upoważnionej oraz głównego księgowego,

- nie był przestrzegany obowiązek wynikający z Instrukcji oraz art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy, zgodnie z którym, wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki dokonywanych w danym dniu powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera – w trakcie kontroli ustalono, że wypłaty są ujmowane w raportach kasowych w innych dniach, niż wynika to z pokwitowań odbioru gotówki zamieszczanych na dowodach źródłowych. Nieprawidłowość ta wynikała z faktu, że wypłaty były realizowane z dochodów własnych pobranych do kasy, zaś wszelkie wydatki ujmowane były w raportach po dacie pobrania czeku.

Ponadto ustalono, że badana jednostka posiada druki KP i KW, dla których nie jest prowadzona ewidencja w zakresie przychodu i rozchodu. Nie posiadają one także cech druków ścisłego zarachowania. Druki te są wydawane m.in. portierom internatu, którzy sami nadają im numery, zaś następnie przyjmują na nie wpłaty zawiązane z działalnością internatu (np. za noclegi). W trakcie kontroli ustalono, że pobieranie opłat nie wynikało z zakresów czynności portierów. Osoby zatrudnione na portierni nie podpisały deklaracji o odpowiedzialności za powierzoną gotówkę. Zagadnienie to nie zostało również uregulowane w przepisach wewnętrznych badanej jednostki. Zebrane wpłaty (przeważnie w dniach sobota-niedziela) były wpłacane w poniedziałek do kasy Urzędu. Brak cech druków ścisłego zarachowania dowodów służących przyjmowaniu gotówki powoduje, że nie można potwierdzić, czy portierzy rozliczają się z całości pobranej gotówki.

W związku z ustaleniami kontroli dyrektorowi Zespołu zalecono m.in. zobowiązanie głównego księgowego do sporządzania raportów kasowych za okresy wskazane Instrukcją kasową, realizowania wypłat gotówkowych wyłącznie na podstawie zatwierdzonych do wypłaty dowodów kasowych, ujmowania w raporcie kasowym operacji gotówkowych w dniu ich dokonania, a także uregulowanie w przepisach wewnętrznych zasad przyjmowania wpłat za noclegi w internacie, mając na uwadze, że czynności te powinny wykonywać osoby, którym przypisano ich wykonywanie zakresem czynności, oraz że warunkiem umożliwiającym weryfikację prawidłowości rozliczenia się osób przyjmujących wpłaty z pobranej gotówki jest nadanie dowodom przychodowym cech druków ścisłego zarachowania, tj. niepowtarzalnych oznaczeń, objęcia ewidencją ilościową, wydawaniem za pokwitowaniem osobie przyjmującej wpłaty i rozliczeniu.

Szereg nieprawidłowości stwierdzono w zakresie funkcjonowania kasy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego. Polegały one między innymi na dokumentowaniu operacji kasowych za pomocą dowodów nieposiadających cech druków ścisłego zarachowania. Ustalono, że kasjer sam nadaje kolejne numery dowodom KP i KW, prowadzi ewidencję druków i sam podpisuje wydanie bloczka. Do części raportów kasowych dołączone są druki KP i KW w postaci wydruków komputerowych (raporty również są wówczas sporządzone komputerowo), natomiast w przypadku raportów sporządzanych ręcznie, druki KP i KW również wypisywane są ręcznie. Numeracja w zakresie druków KP i KW zachowuje ciągłość, co oznacza, że system komputerowy nie nadaje kolejnej numeracji poszczególnym drukom. Przesądza to, że druki generowane za pomocą komputera nie mogą być uznane za druki ścisłego zarachowania. Ponadto w trakcie kontroli ustalono, że kasjer sam decydował, kiedy ma być sporządzany raport kasowy przy użyciu komputera, a kiedy ręcznie – brak ustalonej procedury w tym zakresie. W przyjętym do kontroli okresie stwierdzono brak druków KP o nr 94 i 584. Ustalono, że w 2008 r. anulowano 9 sztuk druków KP oraz 13 sztuk druków KW, m.in. o numerach 94 i 584. W związku z tym, że kasjer dokonuje wpłat i wypłat do kasy na podstawie druków niemających cech druków ścisłego zarachowania, nie można racjonalnie zapewnić, że wszystkie operacje wpływów gotówkowych do kasy, jak również wydatków z kasy, ujęte zostały w raporcie kasowym, oraz że nastąpiło to w dacie danej operacji.

         W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Marszałka Województwa wnioskowano o zobowiązanie osób odpowiedzialnych za prowadzenie kasy Urzędu, w tym za nadzór nad gospodarką kasową, do wyeliminowania nieprawidłowości wpływających na brak cechy sprawdzalności operacji kasowych, poprzez m.in. dokumentowanie operacji kasowych wyłącznie za pomocą druków ścisłego zarachowania.

Podczas kontroli kompleksowej prowadzonej w Urzędzie Gminy Hajnówka stwierdzono dokonywanie operacji przerachowania dochodów budżetowych wpłaconych na rachunek bieżący Urzędu na środki przeznaczone na finansowanie wydatków objętych planem finansowym Urzędu; operacji tych dokonywano z użyciem kont 133 „Rachunek budżetu” i 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych”, mimo braku faktycznych przelewów dochodów na rachunek budżetu i wpływu środków na wydatki z budżetu na rachunek Urzędu. Naruszono tym samym zasadę dokonywania zapisów na tych kontach wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych. W 2008 r., stosując na koniec poszczególnych miesięcy zapisy Wn 133 – Ma 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – Ma 133 w ewidencji budżetu oraz Wn 222 – Ma 130 i Wn 130 – Ma 223 w ewidencji Urzędu, przerachowano jako środki na realizację wydatków Urzędu kwotę 3.889.023,04 zł. Należy dodatkowo wskazać, iż zgodnie z podstawową zasadą prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostki budżetowe, dochody pobrane przez te jednostki winny być odprowadzone na rachunek budżetu – art. 20 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

         W zaleceniach pokontrolnych skierowanych do Wójta Gminy wnioskowano o zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez zaniechanie dokonywania zapisów dotyczących „przerachowania” zrealizowanych dochodów na środki na wydatki, mając na uwadze, że zapisy na kontach 133 i 130 muszą być zgodne z danymi wyciągów bankowych, a także, iż Urząd Gminy prowadzący gospodarkę finansową na zasadach obowiązujących jednostki budżetowe zobowiązany jest odprowadzić zrealizowane dochody na rachunek budżetu.

Analiza zobowiązań Zarządu Budynków Mieszkalnych w Suwałkach według stanu na 31 grudnia 2008 roku wykazała istnienie zobowiązania wymagalnego w wysokości 246.297,68 zł wobec wspólnot mieszkaniowych z tytułu zaliczki na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną obciążających miasto Suwałki jako jednego ze współwłaścicieli. Jak ustalono, ZBM nie uregulował zobowiązania, pomimo że dysponował środami finansowymi. Doszło zatem do naruszenia zasady wyrażonej w art. 35 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, w myśl której jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, właściciel lokalu jest zobowiązany do wniesienia zaliczki na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną do 10 dnia każdego miesiąca z góry.

         Kierownikowi kontrolowanej jednostki zalecono w wystąpieniu pokontrolnym terminowe regulowanie zobowiązań zakładu wobec wspólnot mieszkaniowych.

4. W zakresie uchwały budżetowej i opracowywania planów finansowych jednostek organizacyjnych:

- niesporządzanie (będące z reguły wynikiem skoncentrowania obsługi finansowo-księgowej) lub nieprawidłowe sporządzanie planów finansowych jednostek organizacyjnych, a także nieaktualizowanie tych planów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 18 jednostkach kontrolowanych,

- nieprzekazywanie jednostkom organizacyjnym informacji niezbędnych do opracowania ich planów finansowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 15 gminach,

- uzależnianie planowania i realizacji inwestycji infrastrukturalnych od wniesienia wpłat przez społeczne komitety budowy.

W trakcie kontroli kompleksowej gminy Milejczyce stwierdzono nieprawidłowości w opracowywaniu projektów planów finansowych i planów finansowych jednostek organizacyjnych. W zbiorze dokumentacji dotyczącej opracowywania budżetu znajdowały się fragmenty projektu uchwały budżetowej dotyczące poszczególnych jednostek, podpisane przez Skarbnika Gminy i kierowników jednostek, traktowane jako projekty planów finansowych tych jednostek. W zbiorze dokumentacji dotyczącej budżetu na 2008 rok znajdowały się także pisma z dnia 13 marca 2008 r., skierowane zarówno do gminnych jednostek budżetowych jak i instytucji kultury, podpisane z upoważnienia Wójta przez Skarbnika Gminy, do których załączono fragmenty uchwały budżetowej dotyczące tych jednostek, jako ich plany finansowe. Nie stwierdzono, aby Urząd Gminy posiadał dokumenty planów finansowych jednostek organizacyjnych sporządzone przez kierowników tych jednostek. Stwierdzony stan faktyczny świadczy o nieprzestrzeganiu trybu opracowywania projektów planów i planów finansowych wynikającego z art. 185 i 186 ustawy o finansach publicznych oraz przepisów §§ 4, 7, 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną. W odniesieniu do instytucji kultury należy dodatkowo wskazać, że winny one opracowywać plan działalności, o którym mowa w art. 27 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

Ponadto ustalono, że nie były dokumentowane czynności związane z procedurą zmiany planów finansowych jednostek budżetowych. Zgodnie z § 12 ust. 1 przywołanego wyżej rozporządzenia, Wójt winien zawiadamiać kierowników samorządowych jednostek budżetowych o zmianach planu dochodów i wydatków w toku wykonywania budżetu. Zawiadomienia te stanowią zaś podstawę dokonania przez kierowników zmian w planach finansowych. Urząd Gminy posiadał tylko pisemne wnioski kierowników instytucji kultury o dokonanie zmian w planie wydatków polegających na przeniesieniu wydatków między paragrafami klasyfikacji budżetowej. Należy wskazać, że obowiązujące zasady zmiany planów finansowych nie dotyczą instytucji kultury. Ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej nie przewiduje żadnych kompetencji organu wykonawczego gminy w zakresie kształtowania planu działalności instytucji.

         W wystąpieniu pokontrolnym zalecono Wójtowi zapewnienie stosowania obowiązującej procedury opracowywania planów finansowych jednostek budżetowych i ich zmian, wskazując, iż realizacja tego wniosku musi polegać zarówno na prawidłowym wykonaniu nakazanych prawem czynności spoczywających na Wójcie, jak i wyegzekwowaniu odpowiedniego postępowania kierowników jednostek budżetowych; zapewnienie prawidłowego opracowywania planów działalności instytucji kultury, mając na uwadze przepisy ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej; zaprzestanie ingerencji w proces zmiany planu instytucji kultury, w tym celu wskazanie kierownikom instytucji na obowiązek samodzielnego dokonywania zmian w planach, przy zachowaniu wysokości dotacji ustalonej uchwałą budżetową.

W trakcie kontroli problemowej w Galerii „Arsenał” w Białymstoku stwierdzono, że koszty kontrolowanej instytucji kultury zostały zaplanowane na rok 2008 w wysokości 1.360.000 zł, a ich realizacja wyniosła 1.489.126,62 zł, w tym koszty działalności bieżącej 1.425.616,33 zł, koszty finansowe i pozostałe koszty operacyjne – 5.510,08 zł i wydatki majątkowe – 58.000,21 zł. Zgodnie z art. 34 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, koszty ujęte w planach finansowych jednostek sektora finansów publicznych, mogą ulec zwiększeniu w przypadku zrealizowania przychodów własnych wyższych od prognozowanych, przy czym zmiany przychodów i kosztów wymagają zmian w rocznym planie finansowym. W przypadku Galerii wymóg wynikający z ustawy nie został spełniony, ponieważ wyższe wykonanie kosztów nie było poprzedzone zmianą rocznego planu finansowego. Zmiana rocznego planu finansowego w kontrolowanej jednostce została dokonana 31 grudnia 2008 r. i polegała na dopasowaniu planu przychodów i kosztów do rzeczywistego ich wykonania. Z dokonanych ustaleń wynika również, że w okresie objętym kontrolą nie były sporządzane odrębne plany inwestycji instytucji kultury.

         Dyrektorowi kontrolowanej jednostki rekomendowano w wystąpieniu pokontrolnym przestrzeganie w przypadku realizowania wyższych kosztów od kosztów ujętych w planie finansowym na 2009 r. zasad określonych w przepisach aktualnie obowiązującej ustawy o finansach publicznych, a w przypadku zaistnienia tego typu okoliczności w latach następnych – zasad określonych w przepisach  ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; sporządzanie w ramach planu działalności kulturalnej odrębnych planów finansowych dotyczących inwestycji i zakupów inwestycyjnych.

W toku kontroli kompleksowej w gminie miejskiej Bielsk Podlaski stwierdzono, że badana jednostka uzyskała w 2008 r. dochody z tytułu udziału społecznych komitetów budowy w kosztach realizacji inwestycji, w wysokości 30.831,97 zł (przy planie 33.975 zł). Procedurę realizacji inwestycji przy udziale społecznych komitetów budowy (SKB) zawiera podpisany przez Burmistrza Miasta Regulamin zawierania umów partycypacyjnych na budowę urządzeń infrastruktury technicznej w postaci: konstrukcji i nawierzchni dróg wraz z chodnikami, sieci wodociągowych, kanalizacji sanitarnych i deszczowych, linii energetycznych oświetleniowych, sieci gazowych. Określa on warunki zawarcia umowy partycypacyjnej, do których należą m. in.:

- posiadanie przez Urząd Miasta w dyspozycji środków finansowych przewidzianych w budżecie na wspólną z SKB realizację infrastruktury technicznej,

- przedstawienie dokumentów dotyczących utworzenia SKB oraz powołania jego reprezentacji, zobowiązania do wniesienia udziałów przypadających na właścicieli posesji przyległych do urządzenia komunalnego w wysokości 30% wartości inwestycji,

- podpisanie z Burmistrzem Miasta umowy, w której SKB zobowiąże się do pokrycia 30% kosztów realizowanej wspólnie inwestycji, przy czym zlecenie wykonania wtórnika geodezyjnego i opracowania projektu budowlanego należy wyłącznie do obowiązków SKB.

         Jak ustalono, w projekcie uchwały budżetowej oraz w uchwale budżetowej na 2008 rok zaplanowano realizację 9 inwestycji związanych z budową infrastruktury wodociągowo-kanalizacyjnej przy udziale finansowym społecznych komitetów budowy. Udział finansowy z wpłat SKB zaplanowano w kwocie 99.625 zł, pozostałe środki budżetowe na wykonanie zadań wynosiły 314.125 zł.

         Na podstawie przedstawionej dokumentacji stwierdzono, że podstawą ujęcia w planie wydatków budżetu miasta inwestycji związanych z budową infrastruktury kanalizacyjnej i wodociągowej było złożenie wniosku przez mieszkańców o jej budowę. Kontrolującemu okazano 9 wniosków mieszkańców złożonych w okresie od 25.04.2006 r. do 12.10.2007 r., w oparciu o które zawarto w 2007 i 2008 r. 7 umów w sprawie wspólnej realizacji inwestycji przez gminę i SKB (w dwóch przypadkach wnioskodawcy zrezygnowali ze współfinansowania inwestycji). Według postanowień tych umów gmina, zwana „inwestorem”, ponosi koszty w wysokości 70% wartości inwestycji natomiast SKB, jako „inicjator”, 30% wartości inwestycji; inicjator zobowiązuje się w ciągu 7 dni od rozstrzygnięcia przetargu wypłacić na konto inwestora 30% wartości zadania inwestycyjnego; w przypadku rezygnacji inicjatora z partycypacji w kosztach budowy inwestor odstępuje od zawarcia umowy z wykonawcą i obciąża kosztami odstąpienia inicjatora. Ponadto koszty poniesione przez inicjatora zostaną zaliczone zgodnie z art. 148 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami na poczet opłaty adiacenckiej.

Ze sporządzonej za 2008 rok sprawozdawczości wynika, że omawiane wydatki inwestycyjne zamknęły się kwotą 116.073,24 zł przy planie 133.550 zł. Okazana dokumentacja wskazuje na to, iż zrealizowane zostały zadania, w sprawie których wnioski społecznych komitetów budowy o partycypację w inwestycji zostały złożone najwcześniej – w 2006 roku. Realizację 4 zadań przełożono na rok następny, natomiast inwestycje w dwóch ulicach zostały wykreślone z planu wydatków inwestycyjnych uchwałami Rady Miejskiej Bielska Podlaskiego z uwagi na brak partycypacji SKB.

Na podstawie opisanego stanu faktycznego można stwierdzić, że od wnoszenia opłat partycypacyjnych miasto uzależnia realizację inwestycji infrastrukturalnych. Świadczą o tym zapisy umów zawieranych ze społecznymi komitetami budowy, z których wynika, że w przypadku rezygnacji inicjatora (SKB) w partycypacji w kosztach budowy, inwestor (gmina) odstąpi od zawarcia umowy z wykonawcą, a kosztami odstąpienia od umowy obciąży inicjatora. Tezę tę potwierdza też fakt wykreślenia z budżetu dwóch zadań inwestycyjnych z uwagi na brak wkładu finansowego komitetów budowy. Nie negując możliwości współuczestniczenia mieszkańców w kosztach budowy urządzeń infrastruktury, należy podnieść, że brak wpłat partycypacyjnych nie może przesądzać o odstępowaniu od realizacji ujętych w budżecie zadań, mieszkańcy nie mogą też być obciążani kosztami wynikającymi z rozliczeń umów zawieranych przez gminę z wykonawcami. Sprawy z zakresu wodociągów i zaopatrzenia w wodę oraz kanalizacji i oczyszczania ścieków komunalnych, stosownie do art. 7 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym należą do zadań własnych gminy. Gmina, jako osoba prawna, wykonuje zaś zadania publiczne w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność (art. 2 ustawy).

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o zaniechanie uzależniania realizacji inwestycji infrastrukturalnych od wniesienia wpłat przez właścicieli nieruchomości.

5. W zakresie pozyskiwania dochodów i przychodów:

- niezachowywanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 gminach,

- nieweryfikowalnie lub nierzetelne weryfikowanie deklaracji podatkowych składanych przez podatników w zakresie poszczególnych podatków lokalnych: podatku od nieruchomości (w 9 gminach), podatku rolnego (w 3 gminach), podatku leśnego (w 1 gminie), podatku od środków transportowych (w 6 gminach),

- ustalanie lub określanie wysokości zobowiązania podatkowego w poszczególnych podatkach lokalnych niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub uchwałami rady gminy: w podatku od nieruchomości (w 10 gminach), podatku rolnym (w 9 gminach), podatku leśnym (w 6 gminach), podatku od środków transportowych (w 2 gminach),

- nieprowadzenie postępowania podatkowego w przypadku niezłożenia przez podatników deklaracji: w podatku od nieruchomości (w 1 gminie), podatku rolnym (w 2 gminach), podatku leśnym (w 3 gminach), podatku od środków transportowych (w 1 gminie),

- nieprawidłowe udzielanie ulg i zwolnień w podatku rolnym (w 4 gminach),

- nieprzestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej przy udzielaniu ulg w zapłacie poszczególnych podatków lokalnych (w szczególności obowiązku podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, w tym zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego): podatku od nieruchomości (w 5 gminach), podatku rolnego (w 8 gminach), podatku leśnego (w 5 gminach),

- niewłaściwe podejmowanie lub zaniechanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych wobec zalegających z zapłatą podatków i opłat lokalnych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 19 gminach,

- niepopieranie lub pobieranie w nieprawidłowej wysokości odsetek od nieterminowych wpłat należności budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 20 kontrolowanych jednostkach,

- nieustalanie albo ustalanie lub pobieranie dochodów z majątku w sposób niezgodny z przepisami prawa bądź zawartymi umowami – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 20 jednostkach kontrolowanych,

- niepodejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania dochodów niepodatkowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 10 jednostkach kontrolowanych,

- dopuszczenie do przedawnienia podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych,

- nieprawidłowe pozyskiwanie dochodów własnych przez jednostki budżetowe – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach budżetowych,

- niepodjęcie uchwały w sprawie stawek opłaty adiacenckiej, uniemożliwiające wydawanie decyzji w sprawie ustalenia opłat – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 10 gminach,

- nieprawidłowe ustalanie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków przez urzędy gmin pełniące funkcje przedsiębiorstw wodociągowo-kanalizacyjnych, mające negatywny wpływ na poziom realizowanych dochodów budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 urzędach gmin,

- niezgodne z prawem ustalanie opłat i rozliczeń z tytułu budowy urządzeń infrastruktury technicznej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 gminach,

- nieprawidłowe ustalanie opłat za dostawę ciepła do lokali mieszkalnych (tzw. opłat niezależnych od właściciela) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 gminach,

- nieegzekwowanie kar umownych za nienależyte wykonanie zobowiązań – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 gminach,

- niezgodne z prawem zaniechanie rozliczeń z tytułu podatku VAT od czynności sprzedaży i najmu składników majątkowych.

Przeprowadzona w Urzędzie Gminy Bielsk Podlaski kontrola prawidłowości pozyskiwania dochodów podatkowych w grupie podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej wykazała przypadki, w których:

- podatnik wykazał do opodatkowania podatkiem od nieruchomości, jako grunty pozostałe, użytki rolne VI klasy oraz grunty leśne o pow. 9.300 m². Zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych lub lasy, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Ponieważ sposób prezentacji tych gruntów w deklaracji podatkowej jako podstawy opodatkowania nie wskazuje na wykorzystywanie ich do prowadzenia działalności, objęcie ich podatkiem od nieruchomości należy uznać za nieprawidłowe. W skutek tego podatnik zadeklarował podatek zawyżony o kwotę 2.325,00 zł,

- deklarowana przez grupę podatników powierzchnia gruntów w deklaracjach podatkowych (1.057.301,00 m²) jest o 56.699,00 m² mniejsza aniżeli wynika to z ewidencji gruntów i budynków (1.114.000,00 m²). Według wyjaśnień uzyskanych w trakcie kontroli, prowadzone w tej sprawie działania wyjaśniające nie przyniosły konkretnych rezultatów,

- podatnik zaniżył podstawę opodatkowania gruntów pozostałych o 74.429,00 m². Według ewidencji geodezyjnej podatnik posiada 1.354.689,00 m² gruntów objętych przepisami ustawy o podatkach i opłatach lokalnych w części dotyczącej podatku od nieruchomości, natomiast powierzchnia gruntów wykazana w deklaracji podatnika i podmiotów mających w posiadaniu grunty podatnika wyniosła 1.279.260,00 m²,

- podatnik nie wykazał do opodatkowania podatkiem rolnym gruntów sklasyfikowanych jako W-Ł IV o pow. 0,1433 ha, przez co zaniżył powierzchnię przeliczeniową o 0,08598 ha. Zgodnie z § 68 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków tego rodzaju grunty są zaliczane do użytków rolnych, a zatem w myśl art. 1 ustawy o podatku rolnym podlegają opodatkowaniu. W trakcie trwania kontroli podatnik złożył deklarację korygującą i wpłacił zaległy podatek.

W zakresie prawidłowości prowadzonego przez organ podatkowy postępowania podatkowego oraz formalno-prawnej poprawności decyzji wydawanych na podstawie art. 67a Ordynacji podatkowej ustalono, że w uzasadnieniu faktycznym większości poddanych badaniu decyzji brakuje analizy materiału dowodowego oraz ustalonych w postępowaniu faktów. Organ podatkowy przytaczał jedynie okoliczności wskazane w podaniach pozostawiając je bez oceny. Nie wiadomo zatem, w jaki sposób organ podatkowy ustalił przesłanki wskazane treścią art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej, tj. istnienie ważnego interesu podatnika lub interesu publicznego. Według wymogu art. 210 § 1 pkt 6 Ordynacji podatkowej uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.

Analiza działań windykacyjnych wykazała natomiast, że w 2008 roku wystawiano tytuły egzekucyjne dotyczące należności z lat 2002-2007, co należy uznać za naruszenie § 5 ust. 1 rozporządzenia sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Przepis ten stanowi, iż po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wystawia tytuł wykonawczy. Tak sformułowana norma wskazuje, że czynność ta winna być wykonana w bezpośredniej bliskości upływu terminu wskazanego w upomnieniu, równocześnie najbliższym możliwym z punktu widzenia procedur i organizacji pracy w jednostce. Jak ustalono, kontrolowana jednostka nie objęła należytym postępowaniem egzekucyjnym należności podatkowych na kwotę 384.238,55 zł.

Wójtowi gminy zalecono wyjaśnienie i wyeliminowanie stwierdzonych rozbieżności w zakresie prawidłowości danych zawartych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami; przestrzeganie obowiązujących norm prawnych dotyczących prowadzenia egzekucji zaległych zobowiązań z tytułu podatków i opłat lokalnych, rozważenie opracowania wewnętrznych przepisów dotyczących terminów i sposobu prowadzenia działań upominawczych i egzekucyjnych; przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prowadzenia postępowania podatkowego.

Jak ustalono, gmina Kobylin-Borzymy posiada 1.555.490 m² gruntów sklasyfikowanych jako dr-drogi, wykorzystywanych pod drogi wewnętrzne, które nie zostały opodatkowane. Rada Gminy nie podjęła uchwały o zwolnieniu omawianych gruntów od podatku od nieruchomości, nie obniżyła również stawki podatkowej za te grunty. Wprowadzona z dniem 1 stycznia 2007 roku nowelizacja art. 2 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych ograniczyła zakres wyłączenia z opodatkowania do dróg posiadających status dróg publicznych (krajowych, wojewódzkich, powiatowych i gminnych). Zgodnie z art. 8 ust 1 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych drogi niezaliczone do żadnej z kategorii dróg publicznych, w szczególności drogi w osiedlach mieszkaniowych, dojazdowe do gruntów rolnych i leśnych, dojazdowe do obiektów użytkowanych przez przedsiębiorców, place przed dworcami kolejowymi, autobusowymi i portami oraz pętle autobusowe, są drogami wewnętrznymi. A zatem grunty zajęte pod pasy drogowe dróg wewnętrznych, stanowiące własność gminy nie korzystają ze zwolnienia ustawowego i winny być opodatkowane podatkiem od nieruchomości. Jak ustalono, gmina nie zadeklarowała podatku na kwotę 544.421,00 zł. Podkreślenia wymaga, że nieprawidłowe deklarowanie podatku przez gminę ma wpływ na dane wykazywane w sprawozdaniach Rb-PDP, stanowiących podstawę ustalania części wyrównawczej subwencji ogólnej dla gmin.

         Kontrolowanej jednostce zalecono zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości w odniesieniu do gruntów zajętych pod drogi wewnętrzne.

W trakcie badania zagadnień z zakresu prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości w gminie Nowy Dwór stwierdzono, iż Urząd Gminy, w deklaracji dotyczącej przedmiotów opodatkowania zwolnionych uchwałą Rady Gminy, wykazał nieruchomości związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (punkt skupu żywca). Ustalono, że działalność gospodarczą z wykorzystaniem nieruchomości gminnych prowadzi, w oparciu o zawarte porozumienia i umowy, trzech przedsiębiorców. Fakt wykorzystania nieruchomości przez przedsiębiorcę skutkuje tym, że to przedsiębiorca staje się posiadaczem tejże nieruchomości w rozumieniu art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Podatnikami podatku od nieruchomości zgodnie z treścią art. 3 ust.1 pkt 4 przywołanej ustawy są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, będące posiadaczami nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części, stanowiących własność jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie wynika z zawartej umowy lub innego tytułu prawnego. Jak ustalono poprzez zaniechanie opodatkowania przedsiębiorców zaniżenie podatku w latach 2007 i 2008 wyniosło łącznie 106.442 zł. Stwierdzono też, że jeden z podatników zaniżył zadeklarowaną wartość budowli, co spowodowało zaniżenie należnego podatku o 31.971 zł. Wskazane nieprawidłowości świadczą o niedostatecznym natężeniu czynności sprawdzających, o których mowa w art. 272 Ordynacji podatkowej. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne dotyczące opisanego stanu faktycznego Wójt Gminy zobowiązał się do obciążenia przedsiębiorców należnymi kwotami podatków.

Kontrola wykazała również, że gmina zawarła umowy dzierżawy nieruchomości z Polską Telefonią Cyfrową sp. z o.o. oraz z Polską Telefonią Komórkową – Centertel sp. z o. o., w których postanowiono, że czynsz będzie corocznie waloryzowany przez wydzierżawiającego wskaźnikiem wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanym przez prezesa GUS. Kontrolowana jednostka nie dokonywała zmiany czynszów stosownie do postanowień zwartych umów. Kontrolujący wyliczył, iż w wyniku tych zaniechań nie ustalono i nie dochodzono dochodów na łączną kwotę 6.066,54 zł. Wójtowi Gminy zalecono waloryzowanie czynszów dzierżawnych stosownie do postanowień zawartych umów oraz wyegzekwowanie należnych kwot czynszów od wskazanych w wystąpieniu pokontrolnym dzierżawców.

W trakcie kontroli dochodów podatkowych w gminie miejsko-wiejskiej Lipsk ustalono, że organ podatkowy nie zareagował na wykazanie przez podatnika, w złożonych deklaracjach na podatek od nieruchomości, części budynków związanych z działalnością gospodarczą w pozycji pozostałe budynki, co spowodowało zaniżenie podatku za lata 2007 – 2008 na kwotę 12.192,00 zł. W związku z ustaleniami kontroli, w trakcie jej trwania, podatnik złożył korekty deklaracji.

W wyniku kontroli prawidłowości pozyskiwania niepodatkowych dochodów budżetu gminy Kolno stwierdzono m.in., że wystąpiła różnica w wysokości 5.320,65 zł między kwotą należną, wynikającą z kalkulacji kosztów, za dostawę energii cieplnej do lokali mieszkalnych znajdujących się w budynkach szkolnych gminy, a opłatami uiszczonymi przez najemców lokali. Jak wynika z przepisów art. 9 ust. 2 w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego lokator obowiązany jest opłacać tzw. opłaty niezależne od właściciela w wysokości, jaka jest niezbędna do pokrycia przez właściciela kosztów dostarczenia m.in. energii do lokalu używanego przez lokatora. W trakcie kontroli podjęto działania w celu rozliczenia wskazanej różnicy.

Z ustaleń poczynionych w Zarządzie Budynków Mieszkalnych w Suwałkach wynika, że zakład budżetowy nie prowadził należytych działań windykacyjnych w stosunku do dłużników zalegających z płatnościami na kwoty 2.488,53 zł i 4.283,82 zł, które powstały przed 2008 r., zaś w okresie objętym kontrolą nie stwierdzono żadnych czynności zmierzających do ich wyegzekwowania.

W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne, zawierające wniosek o podjęcie działań windykacyjnych wobec dłużników, kierownik kontrolowanej jednostki poinformował o skierowaniu spraw na drogę postępowania sądowego.

Kontrola realizacji wpływów stanowiących dochody własne Zespołu Szkół Zawodowych nr 2 w Białymstoku wykazała, że do czasu kontroli nie zostały opłacone należności w kwocie 11.066,87 zł dotyczące opłat za internat. Kwota tych należności figurowała na koniec 2008 roku na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”, przy czym w sporządzonym do tego konta „Zestawieniu sald kontrahentów” należności z opłat za internat zostały ujęte jedną, zbiorczą kwotą. W Zespole Szkół nie prowadzono księgowej ewidencji analitycznej dłużników, która umożliwiałaby m.in. jednoznaczne ustalenie czasokresu powstawania należności. Według ustaleń kontroli ostatnie wezwania do zapłaty należności wysyłane były w czerwcu 2006 r. i dotyczyły kwoty 5.421,50 zł. Ponadto w trakcie kontroli Zespół Szkół wystosował do jednego z dłużników wezwanie do zapłaty nr 2/I/2009 na kwotę 1.024 zł dotyczące należności z okresu maj – grudzień 2004 roku. W świetle art. 118 Kodeksu cywilnego, ustanawiającego trzyletni termin przedawnienia dla roszczeń o świadczenia okresowe, należności z tytułu opłat za internat uległy przedawnieniu, o którym mowa w art. 117 k.c. Bieg przedawnienia może zostać przerwany, jednakże, w braku uznania roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje, może to nastąpić jedynie przez czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia – art. 123 § 1 pkt 1 i 2 k.c.

Badana jednostka nie wyegzekwowała też należności za najem powierzchni reklamowej na kwotę 1.160,04 zł. Kwota należności wynikała z faktur wystawionych w czerwcu, październiku i grudniu 2006 r. na kwotę 968,74 zł oraz w czerwcu i wrześniu 2007 r. na kwotę 191,30 zł. Wskutek braku należytych czynności windykacyjnych należności w kwocie 968,74 zł, wynikające z niespełnionych świadczeń okresowych, uległy przedawnieniu.

Kierownikowi kontrolowanej jednostki zalecono podejmowanie prawem przewidzianych czynności windykacyjnych wobec dłużników w celu uniknięcia sytuacji przedawnienia należności.

Analiza postanowień obowiązujących umów zawartych przez Samorząd Województwa Podlaskiego z najemcami lokali mieszkalnych wykazała, że czynsz za najem lokali będących własnością województwa nie został formalnie ustalony i nie jest pobierany. Zgodnie z art. 8 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie Kodeksu Cywilnego, stawki czynszu dla lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu województwa winien ustalić Zarząd Województwa. Zarząd Województwa nie podjął uchwały w sprawie ustalenia stawek czynszu. Uchwała w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu nieruchomości województwa, o której mowa w art. 8 pkt 2 ustawy o ochronie praw lokatorów..., została podjęta przez Sejmik Województwa 29 kwietnia 2003 r., jednakże jej treść nie odnosi się do zasad ustalania czynszu przez Zarząd. Z wyjaśnienia złożonego przez dyrektora Departamentu Mienia i Geodezji, jako kierownika komórki organizacyjnej, której powierzono sprawy związane z wynajmem lokali mieszkalnych (sprawy te prowadzi wchodzący w skład Departamentu Referat Mienia), wynika, iż (…)obecnie przygotowywany jest projekt uchwały zmieniającej uchwałę nr VII/47/03 z dnia 29 kwietnia 2003 r. w sprawie zasad wynajmowania lokali mieszkalnych stanowiących mieszkaniowy zasób Województwa Podlaskiego, który będzie określał zasady ustalania czynszu (…). Mając na uwadze stawki czynszu za najem ustalone przez gminy, na terenie których położone są lokale stanowiące własność województwa, szacunkowa kwota nieustalonych dochodów z tytułu czynszów za najem 13 lokali mieszkalnych mogła wynosić w 2008 r. około 12.000 zł.

W wyniku kontroli kompleksowej stwierdzono, że na terenie gminy Szczuczyn w dalszym ciągu nie obowiązują stawki opłaty adiacenckiej, o których mowa w art. 98a i art. 146 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Ustalono, że projekty uchwał w tej sprawie przedkładane Radzie Miejskiej w 2006 i 2007 r. spotkały się z odmową na etapie komisji Rady, które argumentowały swoje stanowisko tym, że „oprócz wszelkich opłat i podatków, byłaby to dodatkowa opłata obciążająca ludzi, którzy i tak są już obciążeni i takiej uchwały nie podejmą”. Należy wskazać, iż jest to argumentacja nietrafiona, ponieważ ciężar ponoszenia opłat spoczywa jedynie na grupie osób odnoszącej wymierną korzyść z okoliczności budowy urządzeń infrastruktury technicznej z udziałem środków publicznych lub w wyniku podziału nieruchomości. Ponadto ustawa, nakładając obowiązek ustalenia opłat adiacenckich, zakreśla górne (dopuszczalne) granice stawek procentowych pozostawiając organowi stanowiącemu gminy swobodę w ustalaniu ich wysokości. Nieokreślenie przez Radę Miejską stawek procentowych opłaty adiacenckiej stanowi kolejną odmowę wypełnienia obowiązku ustawowego, bowiem sprawa stawek opłat adiacenckich była przedmiotem wniosków pokontrolnych kierowanych po kolejnych (od 2002 r.) kontrolach RIO. Nieokreślenie stawek opłat uniemożliwia podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających wysokość opłat, a tym samym prowadzi do nieuprawnionego zaniechania ustalania i poboru dochodów budżetowych gminy. Opłaty adiacenckie stanowią prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródła dochodów gminy, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego. W wystąpieniu pokontrolnym wskazano, że opisany stan faktyczny posiada cechy powtarzającego się naruszania przez Radę Miejską przepisów ustawy, o którym mowa art. 96 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

W trakcie kompleksowej kontroli gminy Przytuły stwierdzono istotne nieprawidłowości w zakresie ustalania cen za sprzedaż wody z wodociągu gminnego, naruszające przepisy ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków oraz rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków. Ustalenia kontroli prowadzą do wniosku, że zasady wynikające z przywołanych aktów nie są stosowane, co polegało na tym, że:

a) uchwałą Rady Gminy z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie ustalenia wysokości opłat za wodę pobieraną z urządzeń zbiorowego zaopatrzenia wód ustalono cenę za 1m³ wody w wysokości 1,90 zł brutto (1,78 zł netto), która nadal stosowana jest w rozliczeniach z odbiorcami. W związku z tym, iż zadania przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego wykonuje Urząd Gminy, odpowiedzialność za brak wniosków określających taryfy na okresy przewidziane ustawą ponosi Wójt Gminy. Przepisy ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę... ustalają szczegółowy tryb opracowywania i zatwierdzania stawek i opłat, wskazując w art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 10, iż taryfy obowiązują przez 1 rok, w związku z czym istnieje konieczność corocznego opracowywania nowych taryf. Obowiązywanie taryf ustalonych na dany rok może być przedłużone, najwyżej o 1 rok, w trybie art. 24 ust. 9a-9c ustawy,

b) na terenie gminy nie obowiązuje regulamin dostarczania wody, który zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy uchwala Rada Gminy, określając w nim elementy wskazane w art. 19 ust. 2,

c) nie jest prowadzona ewidencja księgowa przychodów i kosztów związanych ze sprzedażą wody; zakres danych, które powinny wynikać z ewidencji określa art. 20 ust. 4 pkt 1 i ust. 5 ustawy oraz § 12 rozporządzenia,

d) w załączniku do wymienionej w pkt a) uchwały, w którym wyszczególniono koszty dostawy wody, nie uwzględniono m.in. amortyzacji, podlegającej uwzględnieniu przy kalkulacji niezbędnych przychodów na podstawie obecnie obowiązującego § 6 pkt 1 lit. a) rozporządzenia (w czasie uchwalania ceny obowiązywało w tej kwestii rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 12 marca 2002 r.),

e) przy ustalaniu ceny nie uwzględniono, a w konsekwencji nie pobierano od odbiorców wody, opłaty abonamentowej, o której mowa obecnie w § 2 pkt 11 rozporządzenia, a w czasie uchwalania ceny za sprzedaną wodę w § 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia z 12 marca 2002 r.

         W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Wójta Gminy wnioskowano m.in. o: niezwłoczne opracowanie wniosku o zatwierdzenie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i przedstawienie go Radzie Gminy celem uchwalenia, mając na uwadze obowiązujące regulacje prawne; zobowiązanie Skarbnika Gminy do rozpoczęcia prowadzenia ewidencji księgowej przychodów i kosztów działalności wodociągowej zapewniającej uzyskanie danych niezbędnych dla prawidłowego kalkulowania taryf; niezwłoczne opracowanie i przedstawienie Radzie Gminy celem uchwalenia regulaminu dostarczania wody na terenie gminy.

Z informacji udzielonych kontrolującym przez Skarbnika Powiatu Wysokomazowieckiego wynikało, że badana jednostka nie jest podatnikiem podatku od towarów i usług, ponieważ korzystała ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwalniającego od podatku podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła w roku poprzedzającym rok podatkowy kwotę 50.000 zł. Z ustaleń kontroli wynika jednakże, że w trakcie 2008 roku sprzedaż w Starostwie przekroczyła kwotę 50.000 zł, w związku z czym, zgodnie z art. 113 ust. 5 przywołanej ustawy, zwolnienie podatkowe utraciło moc. Stwierdzono, że w okresie od stycznia do lipca 2008 r. jednostka dokonała sprzedaży podlegających opodatkowaniu usług najmu i dzierżawy na kwotę 53.392,21 zł, przekraczając o 3.392,21 zł kwotę uprawniającą do zwolnienia.

Stwierdzono, że kontrolowana jednostka, mimo utraty prawa do zwolnienia z VAT, nie ustalała należnego podatku VAT od wartości sprzedaży ponad kwotę 50.000 zł i nie odprowadzała go do urzędu skarbowego. W okresie od sierpnia do grudnia 2008 r. nie ustalono podatku VAT od sprzedaży usług w łącznej kwocie 10.893 zł. Uwzględniając postanowienia zawarte w umowach najmu i dzierżawy, VAT należny od tej kwoty powinien wynieść 2.327 zł. W umowach zawartych z niektórymi (wymienionymi w protokole) kontrahentami zastrzeżono, że w przypadku, gdy Powiat Wysokomazowiecki zostanie podatnikiem podatku od towarów i usług, stawka czynszu zostanie podwyższona o kwotę podatku. W związku z tymi uzgodnieniami czynsz od tych podmiotów zwiększyłby się o kwotę 2.011,46 zł.

Stwierdzono również, że w akcie notarialnym z dnia 9 września 2008 r. dotyczącym przeniesienia prawa własności nieruchomości został ujęty należny podatek VAT w wysokości 61.444,80 zł, który do czasu kontroli nie został rozliczony z urzędem skarbowym.

Opisane ustalenia wskazują, że w rzeczywistości na koniec 2008 r. Powiat Wysokomazowiecki posiadał zobowiązania z tytułu podatku od towarów i usług w kwocie wynoszącej 63.771,80 zł. W odpowiedzi na zalecenie pokontrolne w kwestii niezwłocznego uregulowanie z Urzędem Skarbowym w Wysokiem Mazowieckiem należnego podatku od towarów i usług za 2008 r., z tytułu sprzedaży dokonanej po przekroczeniu wartości 50.000 zł, i za rok 2009, kontrolowana jednostka poinformowała o przekazaniu do Urzędu Skarbowego podatku VAT w kwocie 64.929 zł oraz odsetek w wysokości 3.862 zł.

Ustalono, iż gmina Milejczyce uzyskiwała dochody z tytułu wpłat ludności na poczet kosztów budowy infrastruktury wodociągowej. Wynosiły one w 2008 r. - 5.560 zł, w 2007 – 9.213,30 zł oraz w 2006 - 37.000 zł. Podstawą realizacji tych dochodów były umowy zawierane przez Wójta z mieszkańcami w sprawie udziału w kosztach budowy infrastruktury wodociągowej, zawierające m.in. postanowienia, że użytkownik zobowiązuje się wpłacić kwotę 1.500 lub 2.000 zł (w zależności od roku wybudowania wodociągu) jako udział własny w kosztach budowy „za doprowadzenie sieci i wykonanie podłącza”. Jako podstawę do zawarcia umów i ustalenia wysokości pobieranych kwot traktowano uchwałę Rady Gminy Milejczyce z dnia 23 sierpnia 2000 r. w sprawie określenia niektórych zasad gospodarowania mieniem gminy przez Zarząd Gminy, podjętą na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. W uchwale tej Rada postanowiła, że zgodę na połączenie do istniejącej gminnej sieci wodociągowej wydaje Zarząd Gminy w formie umowy cywilnoprawnej, zaś wysokość opłaty za udzielnie zgody wynosi 1.500 zł lub 2.000 zł. Z wyjaśnień udzielonych przez Wójta Gminy wynika, że na podstawie umów wykonywana była jedynie „wcinka” umożliwiająca właścicielowi nieruchomości wykonanie przyłącza do sieci. Pobierane opłaty należy zatem uznać za sprzeczne z przepisami powszechnie obowiązującymi. Obowiązująca od 14 stycznia 2002 r. ustawa z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków nie przewiduje możliwości uzależniania podłączenia nieruchomości do sieci od wyrażenia zgody przez organ gminy, a także pobierania opłat z tym związanych. Gmina jest obowiązana zapewnić budowę urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych, ustalonych w studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy oraz miejscowych planach zagospodarowania przestrzennego. Realizację budowy przyłączy do sieci zapewnia natomiast na własny koszt osoba ubiegająca się o przyłączenie nieruchomości do sieci, przy czym pojęcia przyłączy, jak i urządzeń wodociągowych zdefiniowane są w art. 2 pkt 6 i 16 ustawy. Z treści protokołu kontroli wynika, że gmina w ramach procesu inwestycyjnego, mimo niejednoznacznych zapisów umownych, nie wykonywała przyłączy wodociągowych, o których mowa w art. 2 pkt 6 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę... Należy podkreślić, że przedmiotem umów zawieranych z właścicielami nieruchomości w związku z realizacją inwestycji wodociągowych lub kanalizacyjnych, przewidujących odpłatność właścicieli, może być jedynie fakt wykonania przez gminę przyłącza w obrębie nieruchomości odbiorcy i związana z tym konieczność opłacenia przez niego kosztów wykonania tego przyłącza.

         W wystąpieniu pokontrolnym zalecono zaniechanie zawierania z właścicielami nieruchomości umów, których przedmiotem jest pobieranie przez gminę ryczałtowych opłat związanych z budową sieci wodociągowej, mając na uwadze, że obowiązek świadczenia właściciela nieruchomości na rzecz gminy, związany z inwestycją wodociągową, może wystąpić tylko w przypadku wykonania przez gminę przyłącza wodociągowego; wystąpienie do Rady Gminy o formalne uchylenie uchwały z dnia 23 sierpnia 2000 r. w sprawie określenia niektórych zasad gospodarowania mieniem gminy przez Zarząd Gminy, jako zawierającej postanowienia sprzeczne z obowiązującym porządkiem prawnym.

6. W zakresie zaciągania zobowiązań i realizacji wydatków:

- przekroczenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań jednostki sektora finansów publicznych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych,

- przekroczenie upoważnienia do dokonywania wydatków budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych,

- niezgodne z obowiązującymi przepisami ustalanie i wypłacanie wynagrodzeń dla pracowników, w tym powodujące zarówno ich zawyżenie, jak i zaniżenie – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 14 jednostkach kontrolowanych,

- wypłacanie diet radnym niezgodnie z obowiązującymi regulacjami – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 gminach,

- niezgodne z przepisami prawa, w tym z naruszeniem zasad i trybu, procedowanie przy udzielaniu dotacji celowych na realizację zadań publicznych zleconych podmiotom niezliczonym do sektora finansów publicznych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 10 jednostkach samorządu terytorialnego, a także nieprawidłowe rozliczanie udzielonych dotacji – w 5 jednostkach,

- nieprawidłowe zlecanie i rozliczanie kosztów podróży służbowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 24 jednostkach kontrolowanych,

- nieprawidłowe naliczanie odpisów na fundusz świadczeń socjalnych lub nieterminowe odprowadzanie środków finansowych na rachunek bankowy funduszu - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 8 jednostkach kontrolowanych, a także wykorzystywanie środków funduszu niezgodnie z ustawą lub przyjętym regulaminem wewnętrznym (w 5 jednostkach),

- brak kontrasygnowania przez skarbników umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, świadczące jednocześnie o braku należytej kontroli wewnętrznej i nierzetelnym ponoszeniu wydatków budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 kontrolowanych gminach,

- finansowanie zadań publicznych realizowanych przez podmioty niepubliczne z naruszeniem zasad wynikających z art. 33 i 176 ustawy o finansach publicznych oraz art. 11 ustawy o działalności pożytku publicznego… – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 kontrolowanych gminach,

- finansowanie przez gminę za właścicieli nieruchomości kosztów wywozu odpadów stałych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 kontrolowanych gminach,

- dokonywanie wydatków w kwotach zawyżonych w stosunku do zawartych umów oraz w sposób nierzetelny – bez należytego potwierdzenia wykonania robót i usług oraz jakości świadczonych dostaw, z naruszeniem umownych zasad płatności za wykonane roboty, a także bez należytej kontroli podstaw zmian ceny dostaw – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 9 jednostkach kontrolowanych.

Kontrola poniesionych wydatków na remont budynku Zespołu Szkół Ogólnokształcących nr 3 w Białymstoku wykazała, że w grudniu 2008 r. zostały podpisane dwie umowy na prace remontowe za wynagrodzeniem 20.000 zł oraz 9.200 zł. W dacie zaciągania zobowiązań plan wydatków w rozdz. 80120 Licea ogólnokształcące, par. 4270 Zakup usług remontowych wynosił 23.846,70 zł. Zatem, zaciągnięte na podstawie przywołanych umów zobowiązania o łącznej wartości 29.200 zł były wyższe od planu wydatków o 5.353,30 zł. Stosownie do art. 193 ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki budżetowej jednostki samorządu terytorialnego może, w celu realizacji zadań, zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki. Wyjątek od tej zasady wynika z postanowień art. 188 ust. 2 pkt 3 ustawy, jednakże możliwość zaciągania zobowiązań obciążających plan finansowy roku następnego (na podstawie stosownego upoważnienia) dotyczy wyłącznie umów, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki. Brak okoliczności wskazujących, aby realizacja robót remontowych posiadała ten przymiot.

Dyrektorowi Zespołu Szkół zalecono przestrzeganie wynikającej z ustawy finansach publicznych zasady, iż kierownik jednostki budżetowej nie może zaciągać innych zobowiązań pieniężnych, z terminem płatności przypadającym po upływie roku budżetowego, niż zobowiązania z tytułu umów, których realizacja w latach następnych jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki, na podstawie upoważnienia organu wykonawczego.

Kontrola prawidłowości udzielenia zamówienia publicznego przez gminę Hajnówka na budowę sali gimnastycznej przy Gimnazjum i Szkole Podstawowej w Dubinach, w świetle ustawy z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, wykazała, że oferta z najkorzystniejszą ceną, wybrana w tym postępowaniu, opiewała na kwotę 2.589.620,45 zł. Z dokumentacji postępowania wynikało, że zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zadania 1.941.144 zł, cena wybranej oferty przekracza tę kwotę. Wskazano natomiast, że „Rada Gminy uchwałą z 10.09.2007 r. uzupełniła brakującą kwotę na rok 2007 r. na sfinansowanie zadania wynikającą z złożonej oferty”. Ustalono, że przywołana uchwała nie wprowadzała żadnych zmian w zakresie planu wydatków na realizację tej inwestycji. W wyniku kontroli stwierdzono, że Rada Gminy uchwałą budżetową na 2007 r. określiła pierwotnie planowane wydatki w 2007 r. na budowę sali gimnastycznej w kwocie 100.000 zł. Uchwałą z 15 czerwca 2007 r. zwiększono plan do kwoty 250.000 zł, uchwałą z 15 października 2007 r. o 1.100 zł do kwoty 251.100 zł, uchwałą z 29 listopada 2007 r. zwiększono plan o 200.000 zł do 451.100 zł, natomiast uchwałą z 28 grudnia 2007 r. o kwotę 1.000 zł do kwoty 452.100 zł.

Z ustaleń kontroli wynika, że umowa zawarta została przez Wójta Gminy z wybranym wykonawcą w dniu 21 września 2007 r., mimo braku w planie wydatków środków wystarczających na sfinansowanie robót przewidywanych harmonogramem do realizacji w 2007 r. W dniu podpisania umowy planowane wydatki na to zadanie wynosiły 250.000 zł. Zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym robót, stanowiącym załącznik do umowy, w 2007 r. roboty miały zostać wykonane na łączną kwotę 449.914,18 zł, z tym, że roboty zaplanowane do realizacji w październiku i listopadzie miały wynieść 298.783,66 zł. Uwzględniając 30-dniowy termin zapłaty faktur częściowych za podane okresy, wynikający z umowy, roboty te miały zostać opłacone w 2007 r. Z przedstawionych ustaleń wynika zatem, iż w momencie podpisania umowy plan wydatków budżetu w par. 6050, rozdz. 80110 nie dawał możliwości sfinansowania zobowiązań podlegających opłaceniu w 2007 r. na kwotę 48.783,66 zł. Należy wskazać, że stosownie do art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, wójtowi gminy przysługuje prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków. W dacie zaciągnięcia zobowiązania przesłanka taka nie zachodziła.

W wystąpieniu pokontrolnym do Wójta Gminy wnioskowano o zaciąganie zobowiązań (zawieranie umów) dotyczących realizacji zamówień publicznych do wysokości środków zabezpieczonych na realizację zadania w planie wydatków.

Badając poniesione w 2008 r. przez Zakład Usług Komunalnych w Suwałkach wydatki inwestycyjne ustalono, że według sprawozdania Rb-30 wydatki inwestycyjne wyniosły 379.660 zł, a źródłem ich finansowania była dotacja celowa przekazana przez Urząd Miejski w Suwałkach (dane wykazane w części D.1. Informacja o finansowaniu inwestycji zakładu budżetowego). Na podstawie zapisów w ewidencji księgowej, ujętych na koncie 011 „Środki trwałe”, oraz okazanych faktur VAT ustalono jednakże, iż w 2008 roku ZUK poniósł również wydatki na zakupy inwestycyjne w łącznej kwocie 65.647,54 zł.

         Jak stwierdzono, wydatki na zakupy inwestycyjne, które stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych winny być klasyfikowane w par. 6080 „Wydatki na zakupy inwestycyjne zakładów budżetowych”, nie były objęte planem finansowym ZUK na 2008 rok, nie wykazano ich też w rocznym sprawozdaniu Rb-30. Według wyjaśnienia dyrektora ZUK, zakupy środków trwałych sfinansowano środkami pochodzącymi z rozliczeń podatku od towarów i usług. Stosownie do zasady gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych wyrażonej w art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (obecnie art. 44 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r.) wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonej w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Jak zaś stanowiły przepisy art. 34 ust. 2 pkt 2 poprzedniej ustawy o finansach publicznych ujęte w rocznych planach finansowych jednostek sektora finansów publicznych koszty mogły ulec zwiększeniu w przypadku, gdy zrealizowano przychody własne wyższe od prognozowanych oraz gdy zwiększenie kosztów nie wpłynie na rozliczenia z budżetem oraz stan środków obrotowych. Jednakże według art. 34 ust. 3 ustawy, tego rodzaju zmiany przychodów i kosztów wymagają dokonania zmian w rocznym planie finansowym (wymóg w tym względzie ustanawia też art. 52 ust. 3 obecnie obowiązującej ustawy o finansach publicznych). Przywołanej konstrukcji prawnej odpowiada przepis § 45 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych…, określający kompetencje kierownika zakładu budżetowego do dokonywania zmian w planie finansowym. Dokonanie zatem wydatków na zakupy inwestycyjne zakładu budżetowego bez uprzedniego ich zaplanowania przez kierownika zakładu przesądza o dokonaniu wydatków ze środków publicznych bez upoważnienia.

Mimo zapisów księgowych na koncie 011 zwiększających aktywa trwałe, danych dotyczących wydatków na te aktywa nie uwidoczniono w części D.1. sprawozdania Rb-30, która powinna informować o wydatkach inwestycyjnych zakładu budżetowego oraz źródłach ich finansowania. Kierownikowi jednostki zalecono klasyfikowanie wydatków, w tym także na zakupy inwestycyjne zgodnie z obowiązującymi przepisami; zapewnienie rzetelnego sporządzania sprawozdawczości budżetowej.

Badając prawidłowość ustalenia wynagrodzeń pracowników Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Mońkach stwierdzono, że wynagrodzenie zasadnicze niektórych pracowników w 2008 r. było zawyżone w stosunku do przyznanych im kategorii zaszeregowania. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego  oraz uchwały Nr XVII/110/04 Rady Miejskiej w Mońkach z dnia 28 października 2004 r., kwota najniższego wynagrodzenia zasadniczego w kontrolowanym okresie wynosiła 400 zł, zaś wartość jednego punktu 5 zł. Łączne zawyżenie wynagrodzenia zasadniczego pracowników za 2008 r. wyniosło 2.479,20 zł, a związanych z nim premii i dodatku za wysługę lat 962,72 zł. Wydatki z tytułu wynagrodzeń zawyżono zatem w 2008 r. o 3.441,92 zł brutto w stosunku do prawidłowej wysokości, wynikającej z przyznanych pracownikom kategorii zaszeregowania. Ustalenia kwoty zawyżonego wynagrodzenia dokonano przy uwzględnieniu dopuszczalnego zwiększenia przez pracodawcę o 10% stawek wynagrodzenia zasadniczego wynikających z uchwały w danej kategorii. W trakcie kontroli kierownik jednostki dokonał korekt angaży ustalających kategorie zaszeregowania pracowników, dostosowując je do obowiązujących przepisów.

Pośród wydatków bieżących gminy Nowy Dwór sprawdzeniu poddano m.in. kwoty wydatków z tytułu wynagrodzeń pracowników. Stwierdzono fakt zawarcia przez zastępcę Wójta z inspektorem referatu księgowości Urzędu dwóch umów zlecenia, na łączną kwotę 940,- zł, na przyjmowanie wniosków, prowadzenie postępowań oraz przygotowanie decyzji w sprawie zwrotu podatku akcyzowego. W zakresie czynności tego inspektora zostało zapisane, że do jego obowiązków należy prowadzenie spraw związanych ze zwrotem podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. Wskazuje to, że umową zlecenia, za odrębnym wynagrodzeniem, zostały objęte czynności wynikające wprost z zakresu czynności pracownika, za które pobiera on wynagrodzenie w ramach stosunku pracy.

Ujawniono również, że w 2008 roku Urząd poniósł wydatek w wysokości 13.183,10 zł na wypłatę „diet” członkom komisji przetargowej. Wydatek ten został zaliczony do rozdziału 75022 „Rady gmin” i par. 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych” (w tym paragrafie ujmuje się wypłaty z tytułu diet radnym). Podstawą do wypłaty „diet” były ustalenia poczynione na posiedzeniu Zarządu Gminy z dnia 15 listopada 2002 r., na którym Wójt zaproponował przyznawanie nagród w formie diet członkom komisji przetargowej w wysokości diety radnego za jedno posiedzenie, uzależniając łączną wysokość diet dla poszczególnych członków komisji od ilości posiedzeń w danym roku. Zgodnie z postanowieniami ustawy o samorządzie gminnym uposażenie w postaci diet przysługuje jedynie radnym gminy, zaś pracownicy Urzędu za wykonywaną pracę winni byli otrzymywać wynagrodzenie zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin... Przepisy w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych nie przewidują diety jako elementu wynagrodzenia za pracę.

Badaniu poddano również wydatki z tytułu wypłat diet radnym za udział w posiedzeniach komisji Rady Gminy Nowy Dwór. Stwierdzono, że wysokość diet uzależniona była od piastowanej funkcji – przewodniczący lub zastępca przewodniczącego – bez względu na to, czy dana osoba faktycznie wykonywała czynności przewodniczącego lub jego zastępcy w danej komisji. Według wyjaśnień Sekretarza Gminy, intencją Rady było, aby osoby piastujące funkcje przewodniczącego i zastępcy przewodniczącego (w komisjach, w których im te funkcje przypisano) za udział w pracach w innych komisjach (w których są członkami) pobierali dietę w wysokości należnej przewodniczącemu lub jego zastępcy. Takie rozumienie postanowień uchwały Rady Gminy z dnia 31 stocznia 2003 r. w sprawie ustalenia wysokości diet radnym nie wynika wprost z jej treści. W statucie gminy zapisano natomiast, że przewodniczący komisji organizuje pracę komisji i prowadzi jej obrady, a w przypadku jego nieobecności zadania te wykonuje zastępca. W świetle tego postanowienia statutu należy wnioskować, iż zwiększona dieta przysługuje w sytuacji udziału w pracach komisji, w której dany radny został wybrany na przewodniczącego lub jego zastępcę. Dokonano oceny wysokości wypłaconych diet radnym za pracę w komisjach w 2008 roku i stwierdzono, że gdyby kontrolowana jednostka ponosiła wydatki na wypłatę diet przewodniczącym komisji i ich zastępcom zgodnie z przedstawioną interpretacją, to byłyby one mniejsze o 6.121,52 zł.

         Wójtowi Gminy rekomendowano przyznawanie pracownikom wyłącznie wynagrodzeń określonych w obowiązujących przepisach prawa, w szczególności z uwzględnieniem art. 36 ustawy o pracownikach samorządowych; wypłacanie podwyższonych diet radnym za udział w pracach komisji, w których ci radni pełnią funkcję przewodniczącego lub jego zastępcy, ewentualnie spowodowanie wprowadzenia do uchwały w sprawie wysokości diet wyraźnego zapisu umożliwiającego stosowanie dotychczasowego sposobu ustalania diet za udział w posiedzeniach komisji.

W gminie Rutki stwierdzono, że uchwała budżetowa na 2008 r. w § 8 przewidywała udzielenie „dotacji podmiotowej” Uczniowskiemu Ludowemu Klubowi Sportowemu „Tempo” przy Gimnazjum Publicznym w Rutkach w wysokości 21.600 zł. Zapis w uchwale o dotacji został przyjęty na wniosek z dnia 27.09.2007 r. złożony do Rady Gminy przez prezesa Klubu o przyznanie środków w wysokości 21.600 zł na sfinansowanie działalności drużyny piłkarskiej juniorów w 2008 r. W przedmiotowym wniosku zawarto przewidywany kosztorys wykonania zadania. W dniu 21 stycznia 2008 r. gmina zawarła umowę z ULKS „Tempo” na realizację zadania publicznego, określonego we wniosku złożonym przez stowarzyszenie.

Stosownie do art. 176 ustawy o finansach publicznych podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku mogą otrzymywać dotacje z budżetu jednostki samorządu terytorialnego na cele publiczne związane z realizacją zadań tej jednostki. Zlecenia zadania i przyznanie dotacji następuje w trybie określonym ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – w przypadku zadań określonych w art. 4 tej ustawy. W świetle przytoczonych norm prawnych nieprawidłowe było wskazanie w uchwale budżetowej wymienionego stowarzyszenia jako beneficjenta dotacji podmiotowej (ustalono, że w wykonaniu wydatków budżetu dotacja została prawidłowo sklasyfikowana w par. 2820 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom”). Udzielenie dotacji ULKS „Tempo” powinno być poprzedzone postępowaniem konkursowym wymaganym przepisami ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Zawarta z Klubem umowa z dnia 21 stycznia 2008 r. przewidywała obowiązek rozliczenia przyznanych środków poprzez złożenie sprawozdania końcowego z realizacji zadania według wzoru zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania. Okazane w toku kontroli rozliczenie dotacji przez stowarzyszenie, datowane na dzień 16.01.2009 r., nie spełniało wymogów rozporządzenia. Porównanie kwot faktycznie wydatkowanych z dotacji na poszczególne rodzaje kosztów z kwotami zawartymi we wniosku o dotację, który miał stanowić szczegółową podstawę realizacji zadania, wykazało zasadnicze różnice. W szczególności stowarzyszenie wydatkowało kwotę 14.068,81 zł na pokrycie kosztów nieobjętych wnioskiem o dotację, w tym 5.702,13 zł przeznaczono na cele niezwiązane z prowadzeniem drużyny piłkarskiej (zakup książek, szalików, gabloty, kolców lekkoatletycznych). Wyjaśniając kwestię różnic pomiędzy deklarowanymi kwotami wydatków a faktycznie wykonanymi Wójt  Gminy stwierdził, iż zmiany zostały przez niego zaakceptowane w wyniku ustanych ustaleń dokonanych z prezesem Klubu. Należy wskazać, iż § 15 umowy dotacyjnej wymagał dla wszelkich jej zmian zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Wójtowi Gminy zalecono: udzielanie dotacji na zadania publiczne określone w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w wyniku postępowania konkursowego przeprowadzonego na zasadach określonych w przepisach tej ustawy; dokonywanie na piśmie zmian postanowień zawartej umowy dotacyjnej, z uwzględnieniem, że zmiany tej umowy nie mogą dotyczyć zadania, które zostało powierzone do realizacji w wyniku otwartego konkursu ofert; egzekwowanie od zleceniobiorcy prawidłowego rozliczenia dotacji, tj. złożenia sprawozdania według wzoru ustalonego w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy, umożliwiającego weryfikację prawidłowości wykorzystania dotacji.

Kontrola wydatkowania przez gminę Jaświły środków przeznaczonych na finansowanie Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, wykazała, że ze środków tych sfinansowano m.in. wypoczynek letni dzieci w Jastarni na kwotę 6.100 zł, zorganizowany przez Stowarzyszenie „Droga” (wydatek zakwalifikowano jako zakup usług pozostałych – par. 4300). Ustalono, że ze Stowarzyszeniem nie została zawarta umowa na sfinansowanie wypoczynku letniego dzieci. Kontrolującym w trakcie czynności kontrolnych nie okazano też żadnego rozliczenia z wykorzystanych środków (rozliczenie takie pozyskano w związku z ustaleniami kontroli i okazano kontrolującym w dniu podpisania protokołu kontroli). Przy dokonywaniu wydatków nie przestrzegano postanowień art. 176 ustawy o finansach publicznych oraz regulacji ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Zgodnie z art. 11 tej ustawy, organy administracji publicznej wspierają i powierzają organizacjom pozarządowym realizację zadań publicznych w niej określonych po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert. Powierzenie zadania może też nastąpić w innym trybie niż otwarty konkurs ofert, jeżeli dane zadania można zrealizować efektywniej w inny sposób określony w odrębnych przepisach, w szczególności poprzez zakup usług na zasadach i w trybie określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, przy porównywalności metod kalkulacji kosztów oraz porównywalności opodatkowania. Należy też wskazać na ogólną zasadę zawartą w art. 33 ustawy o finansach publicznych, iż prawo realizacji zadań finansowanych ze środków publicznych przysługuje ogółowi podmiotów, chyba że odrębne ustawy stanowią inaczej. Podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. Kontrolowana jednostka zleciła organizację wypoczynku dzieci w oparciu o pismo Stowarzyszenia, zawierające informacje o zakwalifikowaniu dzieci z terenu gminy Jaświły na wyjazd na kolonie i o koszcie pobytu jednego dziecka w wysokości 610 zł.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o finansowanie zadań publicznych gminy realizowanych przez podmioty niepubliczne z uwzględnieniem wymogów prawnych.

Kontrola prawidłowości udokumentowania i rozliczenia wydatków z tytułu podróży służbowych pracowników Urzędu Gminy Grodzisk, w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, wykazała nieprawidłowości polegające na rozliczaniu podróży w dniach, na które nie były wystawione polecenia wyjazdu służbowego. Sytuacja taka miała miejsce w przypadku 13 podróży służbowych rozliczonych w przyjętej do badania próbie.

         Wójtowi Gminy zalecono wyeliminowanie przypadków odbywania podróży służbowych w dniach, na które pracodawca nie wystawił formalnie polecenia wyjazdu służbowego.

W zakresie wydatków poniesionych na podróże służbowe pracowników Urzędu Gminy Brańsk stwierdzono, że wszystkie zbadane podróże zostały odbyte samochodami prywatnymi pracowników. W 2 na 15 zbadanych delegacji pracownik mimo korzystania z samochodu własnego wniósł o rozliczenie według kosztów biletów PKS. Pozostałe 13 delegacji zostało rozliczonych według stawki maksymalnej, o której mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. Możliwość wyboru sposobu rozliczenia – albo według kosztów biletów PKS albo stawek maksymalnych określonych przepisami powszechnie obowiązującymi za 1 kilometr przebiegu – przewidują regulacje obowiązujące w kontrolowanej jednostce, ustalone zarządzeniem Wójta Gminy z dnia 21 lutego 2008 r. Przepisy wewnętrzne nie wskazują, w jakich przypadkach należy stosować dane zasady dla rozliczenia kosztów delegacji. Kontrolowana jednostka nie posiada zatem obiektywnych zasad rozliczania kosztów podróży służbowych odbywanych pojazdami niestanowiącymi własności pracodawcy. Z ustaleń kontroli wynika, iż rozliczenia według maksymalnych stawek dokonywał Wójt, natomiast pozostali pracownicy rozliczali się według stawek odnoszonych do kosztów biletów.

Wójtowi Gminy zalecono jednoznaczne uregulowanie w przepisach wewnętrznych zasad rozliczania kosztów podróży służbowych samochodem niebędącym własnością pracodawcy, w celu uniknięcia wynikającej z nich dotychczas dowolności w wyborze stawki rozliczenia.

Kontrola problemowa w I Liceum Ogólnokształcącym w Suwałkach wykazała, iż w 2008 roku w sposób nieprawidłowy został naliczony odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Do naliczenia odpisu na Fundusz dla nauczycieli przyjęto kwotę bazową wynoszącą 2.145,59 zł, określoną dla pracowników państwowej sfery budżetowej na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. Według art. 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2007 r. o zmianie ustawy – Karta Nauczyciela w roku 2008 kwota bazowa dla nauczycieli, o której mowa w art. 30 ust. 3 i art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela wynosiła 2 074,15 zł. W rezultacie odpis na Fundusz dla nauczycieli zawyżono o 5.458,50 zł. Stwierdzono również, że przyjęto błędną podstawę do naliczenia odpisu na Fundusz dla pracowników niebędących nauczycielami w wysokości 884,40 zł. Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS z dnia 19 lutego 2008 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2007 r. i w drugim półroczu 2007 r., przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2007 r. wyniosło 2.417,63 zł. W związku z tym, w świetle art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, odpis na jednego zatrudnionego powinien wynosić 906,61 zł. Łącznie odpis dla pracowników niebędących nauczycielami oraz emerytów i rencistów zaniżono o 1.487,73 zł. W wyniku nieprawidłowego naliczenia odpisu na Fundusz zawyżono w sumie wydatki budżetowe z tego tytułu o 3.970,77 zł. Realizując wniosek pokontrolny dyrektor Zespołu poinformował o pomniejszeniu w 2009 roku odpisu na Fundusz o kwotę zawyżenia odpisu w roku 2008.

W Zespole Szkół nr 4 w Bielsku Podlaskim kontroli poddano m.in. prawidłowość naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych pracowników oraz przekazania środków na wyodrębniony rachunek bankowy. Odpis na Fundusz za 2008 r. naliczono w wysokości 106.838,00 zł. Jak wynika z ustaleń kontroli, odpis w 2008 r. został zaniżony o kwotę 14.522,87 zł i winien wynosić 121.360,87 zł. Powodem zaniżenia odpisu było przyjęcie niewłaściwej wysokości odpisu na jednego zatrudnionego niebędącego nauczycielem – zaniżenie o 102,01 zł, na jednego emeryta i rencistę – zaniżenie o 17 zł oraz na jednego nauczyciela – 207,42 zł. Ponadto przy wyliczeniu zaniżenia kwoty odpisu uwzględniono faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych w 2008 r. Kontrola wykazała bowiem, że w 2008 r. nie dokonywano korekty odpisu na Funduszu w związku ze zmianą w trakcie roku przeciętnej liczby zatrudnionych w stosunku do planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych. Naruszono tym samym przepisy obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

W odpowiedzi na wniosek pokontrolny o zwiększenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych o kwotę 14.522,87 zł, odpowiadającą zaniżeniu odpisu za rok 2008, oraz o przeanalizowanie prawidłowości naliczenia odpisu za rok 2009 kierownik jednostki poinformował o przekazaniu na rachunek bankowy Funduszu należnych środków w kwocie 20.339,87 zł.

W trakcie kontroli kompleksowej gminy Wąsosz stwierdzono, że przy zastosowaniu ogólnie dostępnych kontenerów będących własnością gminy zorganizowano, na koszt budżetu gminy, wywóz nieczystości z prywatnych posesji mieszkańców gminy. Nieodpłatne świadczenie tych usług stoi w sprzeczności do postanowień ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2005 r. Nr 236, poz. 2008 ze zm.). Stosownie do postanowień art. 4 wskazanej ustawy, Rada Gminy uchwałą nr XXI/138/06 z dnia 28 sierpnia 2006 r. wprowadziła Regulamin utrzymania czystości na terenie gminy, który w rozdziale 2 wskazuje obowiązki właścicieli nieruchomości, a wśród nich obowiązek zapewnienia utrzymania czystości i porządku poprzez wyposażenie nieruchomości w standardowe pojemniki do zbierania odpadów komunalnych na zasadach ustalonych z firmą wywozową lub umieszczanie odpadów komunalnych w kontenerach. Zapis ten, jak wyjaśnił Wójt Gminy, rozumiany był jako dający podstawę do realizacji powyższego zadania przez gminę poprzez udostępnienie mieszkańcom kontenerów. Należy podkreślić, że żadne z regulacji ustawy o utrzymaniu czystości... nie uzasadniają interpretacji postanowień regulaminu w sposób wyłączający odpłatność właścicieli nieruchomości w związku z realizacją spoczywających na nich obowiązków. Niezawarcie umów przez właścicieli nieruchomości nie jest okolicznością wyłączającą możliwość obciążenia ich kosztami wywozu nieczystości. W stosunku do takiej grupy właścicieli gmina jest zobowiązania zorganizować odbieranie odpadów, natomiast opłata ustalana jest w drodze decyzji na podstawie przepisów art. 6 ust. 6-12 cytowanej ustawy (postanowienia takie zawiera także § 9 regulaminu uchwalonego przez Radę Gminy). Koszt wywozu kontenerów w 2008 r. wyliczony szacunkowo w trakcie kontroli, wyniósł ok. 38.743,68 zł. W związku z przyjęciem do realizacji wniosku pokontrolnego o uregulowanie kwestii odpłatności właścicieli nieruchomości za usuwanie odpadów komunalnych odbieranych przy zastosowaniu ogólnie dostępnych kontenerów z uwzględnieniem przepisów prawa, kontrolowana gmina uzyska oszczędności w wydatkowaniu środków publicznych.

         Podczas kontroli stwierdzono też, że gmina udzielając zamówienia na zakup oleju opałowego postanowiła w umowie z wykonawcą, iż zmiany cen oleju u producenta będą powodowały zmianę cen u dostawcy, zaś zmiany będą wynikały z aneksów. Aneksów potwierdzających zaistniałą zmianę cen nie stwierdzono. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia i umowie określono ponadto, że przy każdej dostawie wymagane jest świadectwo jakości. Stwierdzono, że w przypadku jednej dostawy (na 3 wykonane) świadectwa nie przedstawiono. Brak świadectw jakości stwierdzono również przy każdej z 6 zrealizowanych dostaw węgla o wartości 69.424 zł. Obowiązek przedkładania świadectw przewidziano w specyfikacji dla tego zamówienia oraz w umowie z wykonawcą dostaw. Zaniechanie żądania potwierdzenia wymaganych parametrów dostaw świadczy o nierzetelnym ponoszeniu wydatków budżetowych.

         W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o dołożenie należytej staranności przy realizacji zawartych umów z wykonawcami poprzez: aneksowanie umów pierwotnych w przypadkach przewidzianych w tych umowach, egzekwowanie ustalonego w umowach obowiązku przedkładania przez dostawców świadectw jakości dostaw.

Nieprawidłowości w sferze realizacji robót budowlanych, dostaw i usług stwierdzono w wyniku kontroli kompleksowej gminy miejsko-wiejskiej Rajgród. Badając wykonanie umowy na opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej sieci wodociągowej i kanalizacyjnej stwierdzono, iż wykonawca otrzymał wynagrodzenie w kwocie 191.156,79 zł. W oparciu o ustalenia umowy stwierdzono, że wynagrodzenie to zostało zawyżone o 23.777,80 zł, ponieważ wykonawca zrealizował mniejszy zakres zamówienia (zaprojektował mniej kilometrów sieci) niż zakres przyjęty do ustalenia wynagrodzenia w umowie, którego ogólna kwota stanowiła iloraz ceny za 1 km i przewidywanej ilości kilometrów projektowanej sieci. W wyniku czynności kontrolnych nienależnie opłacone wynagrodzenie w kwocie 23.777,80 zł zostało przez wykonawcę zwrócone.

Ustalono także, iż dokumentacja projektowo-kosztorysowa zlecona opisaną wyżej umową była opracowana, dla części odcinków sieci, w roku 2003 na podstawie umowy z 3 czerwca 2002 r. (zawartej z innym wykonawcą). Jak wynika z protokołu kontroli, łączna długość sieci wodociągowej zaprojektowanej po raz drugi to 17.813 m o wartości 34.742 zł, zaś sieci kanalizacyjnej – 5.102 m o wartości 30.625 zł. Opłacone przez gminę zobowiązanie za sporządzenie w latach 2002-2003 dokumentacji projektowo-kosztorysowej dotyczącej wodociągowania i kanalizacji wynosiło 202.162,08 zł, z czego nie wykonano robót budowlanych na podstawie dokumentacji, której koszty ustalono w trakcie kontroli na 120.538,08 zł. Kwota 120.538,08 zł oznacza zatem wydatki poniesione przez gminę bez uzyskania efektu. Na okoliczność powtórnego zlecenia wykonania dokumentacji projektowej na odcinki sieci, dla których taka dokumentacja została już opracowana Burmistrz wskazał w wyjaśnieniu, że według osób uczestniczących w procedurze udzielenia zamówienia (niebędących aktualnie pracownikami Urzędu) dokumentacja ta straciła ważność w związku z upływem okresu czteroletniego i „wymagała aktualizacji z uwagi na zmiany technologiczne wykonania tego rodzaju inwestycji”. Porównanie opisów technicznych wykonania sieci wodociągowej i kanalizacyjnej pochodzących z 2003 i 2007 roku wykazało istnienie różnic w zakresie m.in. wymaganych przekrojów rur. Stosownie do postanowień art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

Kontrolując realizację inwestycji polegającej na modernizacji dachu budynku OSP w Rajgrodzie dokonano oględzin modernizowanego obiektu. Stwierdzono rozbieżności pomiędzy ilością materiałów wbudowanych i znajdujących się w magazynie, a ilością materiałów zakupionych na potrzeby realizacji inwestycji. Wartość niedoboru w kwocie 131,56 zł wykonawca zamówienia uiścił podczas kontroli.

         Badając poniesione w 2008 roku wydatki na zakup żwiru i żużlu do remontów dróg gminnych stwierdzono 2 faktury dotyczące zakupu żużlu w łącznej ilości 178,06 ton na kwotę 3.587,90 zł, w tym fakturę wykonawcy dostaw wyłonionego w przetargu nieograniczonym zorganizowanym w roku 2007. Faktura tego wykonawcy obejmowała wszystkie elementy kosztów dostawy, w tym także bezpodstawnie cenę zakupu dostarczonego żużlu. Stwierdzono bowiem, że kontrolowana jednostka samodzielnie zakupiła żużel i opłaciła faktury dotyczące tego zakupu, natomiast wykonawca poniósł jedynie koszty jego transportu. W wyniku czynności kontrolnych wykonawca zwrócił nadpłaconą kwotę 874,48 zł, obejmującą cenę zakupu brutto dostarczonego materiału.

W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Burmistrza Rajgrodu wnioskowano o zapewnienie należytego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, w szczególności wykonywanej przez pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za potwierdzanie wskazanego na fakturach wykonawców zakresu zrealizowanych zamówień i wynikających stąd wydatków gminy, w celu wyeliminowania przypadków uszczuplenia środków publicznych poprzez wypłacanie wykonawcom nienależnych wynagrodzeń.

7. W zakresie zamówień publicznych:

- nieprzestrzeganie zasady powszechności stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, w tym w wyniku niedozwolonego dzielenia zmówienia na części – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych,

- nieokreślenie lub nieprawidłowe określenie wartości zamówienia – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 10 jednostkach kontrolowanych,

- nieprawidłowe opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 9 jednostkach kontrolowanych,

- naruszenie obowiązku zamieszczania ogłoszeń wymaganych przepisami o zamówieniach publicznych (nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych), a także nieprawidłowe sporządzanie wymaganych ogłoszeń (w 5 jednostkach),

- nieokreślenie lub nieprawidłowe określenie organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 8 jednostkach kontrolowanych,

- niezłożenie oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych,

- nieżądanie od wykonawców dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych,

- zaniechanie unieważnienia postępowania w przypadkach wymaganych ustawą – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych,

- nieodrzucenie nieprawidłowej oferty – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych,

- nieprawidłowości w pobieraniu wadium (w 2 jednostkach kontrolowanych) bądź zabezpieczenia należytego wykonania umowy (w 2 jednostkach),

- nierealizowanie obowiązku zawiadomienia o wyborze oferty, ofertach odrzuconych, wykonawcach wykluczonych z postępowania – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych,

- nieprzestrzeganie terminu zawarcia umowy – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych,

- nieprawidłowe sporządzenie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych.

Jak ustalono, gmina Kobylin-Borzymy poniosła w okresie wrzesień-grudzień 2008 r. wydatki związane z dowożeniem uczniów w kwocie 79.165,02 zł (ok. 18.000 miesięcznie). Podstawą ich wykonania była umowa zawarta 6 sierpnia 2008 r. między Wójtem Gminy a PKS w Zambrowie na dowóz uczniów do szkół z terenu gminy Kobylin-Borzymy komunikacją publiczną w okresie od 1 września 2008 r. do 30 czerwca 2009 r. Zawarto przy tym także odrębną umowę, z której wynika, iż gmina wydzierżawia na rzecz PKS w Zambrowie dwa autobusy szkolne. Z tytułu użytkowania autobusów PKS opłacał miesięczny czynsz.

Wartość zamówienia przekraczająca równowartość 14.000 euro powoduje obowiązek stosowania procedur Prawa zamówień publicznych. Z ustaleń kontroli wynika, że już do końca 2008 r. realizacja umowy skutkowała poniesieniem wydatków przekraczających tę kwotę (bez podatku VAT). Umowy o świadczenie usług transportowych nie korzystają z przedmiotowego wyłączenia stosowana procedur Prawa zamówień publicznych na podstawie art. 4 tej ustawy. Według złożonego przez Wójta wyjaśnienia, podstawą odstąpienia od stosowania procedur Prawa zamówień publicznych był fakt otwarcia linii przewozowych przez PKS Zambrów i możliwość zwrotu kosztów dojazdu dzieci komunikacją publiczną. Należy wskazać, że nie można uznać za wyłączającą stosowanie procedur ustawy okoliczności wykonywania przez podmiot gospodarczy danego rodzaju działalności na terenie gminy. Może ona stanowić – ewentualnie – przesłankę zastosowania trybu z wolnej ręki na podstawie art. 67 Prawa zamówień publicznych. Przy czym, mając na uwadze wykonywanie dowozu przy pomocy autobusów stanowiących własność gminy, nie ma umocowania twierdzenie, iż tylko jeden podmiot jest władny wykonać usługę dowozu.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o przestrzeganie zasady powszechności stosowania procedur ustawy Prawo zamówień publicznych przy zawieraniu umów polegających na zamawianiu odpłatnych usług.

Przeprowadzona w gminie Grodzisk kontrola zlecenia remontów 5 świetlic wiejskich, polegających na wymianie stolarki okiennej i drzwi, wykazała, iż doszło do naruszenia art. 32 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zakazującego dzielenia zamówienia w celu uniknięcia stosowania procedur ustawy. Zamawiający nie sporządził kosztorysu inwestorskiego, wymaganego przepisami art. 33 ustawy Prawo zamówień publicznych, dla określenia wartości szacunkowej tych robót.

W dniu 14 listopada 2008 r. zawarte zostały dwie umowy z różnymi wykonawcami na wykonanie przedstawionych wyżej robót w świetlicach wiejskich. Wynagrodzenie jednego wykonawcy ustalono na kwotę 50.085,25 zł netto (61.104,01 zł brutto), zaś drugiego na 13.060,43 zł netto (15.933,72 zł brutto). Wartość robót netto wynikająca z obu umów wyniosła 63.145,68 zł, co stanowiło równowartość 16.286 euro. Okoliczność ta przesądza o kwalifikacji postępowania zamawiającego jako sprzecznego z art. 32 ust. 2 Prawa zamówień publicznych, gdyż zamawiający zlecając roboty posiadał świadomość ich wartości, która łącznie wymagała zastosowania trybu określonego ustawą w celu wyłonienia wykonawcy.

Wójtowi Gminy zalecono dołożenie należytej staranności przy analizowaniu wartości danego rodzaju robót budowlanych, które jednostka planuje zlecić w roku budżetowym, w celu uniknięcia niedozwolonego dzielenia zamówień na części.

Przeprowadzona w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego kontrola udzielenia zamówienia na „Opracowanie koncepcji i realizację kampanii edukacyjnej w zakresie ochrony środowiska w województwie podlaskim” wykazała, że w jedynej złożonej w tym postępowaniu ofercie wykonawca nie udokumentował posiadanego doświadczenia w sposób wymagany specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Specyfikacja wymagała od wykonawców spełniania warunku posiadania odpowiedniego doświadczenia poprzez wykonanie, w ciągu ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania, co najmniej dwóch zamówień odpowiadających swoim rodzajem opracowaniu będącemu przedmiotem zamówienia, o wartości nie mniejszej niż 100.000 zł. W celu potwierdzenia spełniania tego warunku oferta powinna zawierać „wykaz wykonanych opracowań, w ciągu ostatnich trzech lat przed dniem (…) wraz z dokumentami potwierdzającymi, że dostawy te zostały wykonane należycie”. Mając na uwadze przedmiot zamówienia należy stwierdzić, iż wykonawca biorący udział w postępowaniu nie przedstawił dokumentów potwierdzających wykonanie co najmniej dwóch zamówień odpowiadających swoim rodzajem opracowaniu będącemu przedmiotem zamówienia. Ponadto w przypadku przedstawionego przez wykonawcę projektu „Kształcenie w zakresie przedmiotu ekonomika zaopatrzenia w wodę i ochrony wód” załączona została tylko umowa przyznania dotacji przez NFOŚiGW, bez dokumentów potwierdzających, że została wykonana należycie (np. referencje, sprawozdanie z realizacji zadania). Obowiązujące w trakcie prowadzenia postępowania przepisy Prawa zamówień publicznych w art. 26 ust. 3 w zw. z art. 25 ust. 1 pkt 1 stanowiły, że zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Z dokumentacji nie wynika, aby czynność taka miała miejsce, mimo że przedstawione przez wykonawcę dokumenty nie potwierdzały faktu posiadania przez niego doświadczenia wymaganego przez zamawiającego. W przypadku nieuzupełnienia dokumentów przez wykonawcę, zamawiający winien wykluczyć wykonawcę na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy w brzmieniu obowiązującym w okresie objętym kontrolą i w efekcie unieważnić postępowanie w oparciu o przesłankę z art. 93 ust. 1 pkt 1 ustawy. Kontrolowana jednostka zawarła z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego o wartości 138.958 zł.

W zakresie udzielania zamówień publicznych wnioskowano do Marszalka Województwa m.in. o występowanie do wykonawców o uzupełnienie brakującej dokumentacji w przypadkach dopuszczonych przepisami Prawa zamówień publicznych; wykluczanie z udziału w postępowaniu wykonawców, którzy nie udokumentowali spełniania warunków udziału w postępowaniu w sposób określony specyfikacją istotnych warunków zamówienia.

Badając przeprowadzone w Urzędzie Gminy Milejczyce postępowanie na modernizację drogi rolniczej nr 266 we wsi Grabarka stwierdzono w szczególności, że:

- nieprawidłowo w świetle przepisów prawnych opracowano specyfikację istotnych warunków zamówienia, m.in. w zakresie wymaganych warunków udziału w postępowaniu i opisu sposobu oceny spełniania tych warunków (przy czym w ogłoszeniu o zamówieniu, w punkcie dotyczącym warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków zamawiający wpisał „cena 100%”, czyli informację dotyczącą kryterium wyboru oferty), form wnoszenia wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

- ogłoszenie o przetargu nie zostało opublikowane na stronie internetowej Urzędu Gminy, czym naruszono art. 40 ust. 1 ustawy, ponadto niektóre z informacji zawartych w ogłoszeniu były niezgodne z postanowieniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

- złożone w postępowaniu oferty nie zawierały wszystkich dokumentów wymaganych specyfikacją, w tym żadna ze złożonych ofert nie zawierała kosztorysu ofertowego, który wykonawcy mieli obowiązek opracować na podstawie otrzymanych przedmiarów robót. W myśl art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy, zamawiający zobowiązany jest do odrzucenia oferty, jeżeli jej treść nie odpowiada treści specyfikacji. W związku z faktem, że obie złożone oferty podlegały odrzuceniu, zamawiający winien był unieważnić postępowanie w związku z zaistnieniem przesłanki z art. 93 ust. 1 pkt 1 ustawy. Z wyjaśnień złożonych przez Wójta Gminy wynika, iż nie dokonano unieważnienia przetargu ze względu na bardzo korzystne ceny oferowane przez wykonawców, nieistotność wymaganych dokumentów, bardzo dobrą znajomość uczestników przetargu oraz konieczność szybkiej realizacji inwestycji. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy zauważyć, że zamawiający sam określa w specyfikacji, jakich dokumentów wymaga w postępowaniu o takiej wartości, dlatego też nie może stanowić racjonalnego argumentu wskazywanie na ich nieistotność;

- brak było dowodów na wykonanie przez zamawiającego obowiązku upublicznienia informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty poprzez zamieszczenie w siedzibie zamawiającego, w miejscu ogólnie dostępnym, oraz na stronie internetowej, określonego w art. 92 ust. 2 ustawy, zaś po zawarciu umowy nie zamieszczono ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, naruszając art. 95 ust. 1 ustawy,

- podpisano umowę z wykonawcą mimo niewniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w kwocie 2.941,90 zł,

- Wójt Gminy nie wypełnił obowiązku z art. 21 ust. 3 ustawy, dotyczącego określenia organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości prac.

         W wystąpieniu pokontrolnym zalecono Wójtowi przestrzeganie obowiązujących zasad udzielania zamówień publicznych, m.in. poprzez: dołożenie należytej staranności przy przygotowaniu postępowania, w szczególności w celu wyeliminowania sprzecznych postanowień między ogłoszeniem o przetargu i specyfikacją istotnych warunków zamówienia, a także wewnętrznych sprzeczności specyfikacji; publikowanie ogłoszeń o przetargu w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej, mając na uwadze, że nie mogą być w tych miejscach opublikowane wcześniej niż w Biuletynie Zamówień Publicznych; publikowanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia publicznego w miejscach przewidzianych przepisami ustawy; wymaganie od wykonawców wyłącznie dokumentów przewidzianych przepisami rozporządzenia; odrzucanie ofert niezgodnych ze specyfikacją; unieważnianie przetargów, w których nie wpłynęła żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu; zaniechanie ograniczania dopuszczonych ustawą form wnoszenia wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy, a także wskazywania na możliwość stosowania zakazanych form ich wnoszenia (poprzez wpłatę gotówkową do kasy Urzędu); egzekwowanie obowiązku wniesienia przez wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonywania umowy; określanie organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej, mając na uwadze przepis art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.

W wyniku badania w Urzędzie Gminy Brańsk zamówienia publicznego na przebudowę drogi gminnej w miejscowości Nowosady ustalono, że w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w części określającej warunki udziału w postępowaniu, zawarto postanowienie, którym wymagano od wykonawców przedłożenia wykazu wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania lub w okresie prowadzenia działalności gospodarczej, jeżeli jest on krótszy niż 3 lata, co najmniej 2 robót drogowych o wartości zamówienia min. 250.000 zł brutto. Żądanie przedłożenia wykazu wykonanych robót budowlanych z okresu ostatnich 3 lat było niezgodne z postanowieniami § 1 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. W świetle przywołanego przepisu, zamawiający winien żądać złożenia wykazu wykonanych robót budowlanych w okresie ostatnich 5 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie. Jak stanowi art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Oznacza to, iż zamawiający winien określać warunki udziału w postępowaniu w sposób, który nie ogranicza z góry potencjalnego kręgu podmiotów ubiegających się o zamówienie. W zbadanym postępowaniu, poprzez niezgodne z prawem zawężenie czasokresu, za który wykonawcy mogli potwierdzić, iż spełniają wymagane warunki udziału w postępowaniu w zakresie niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz posiadania potencjału technicznego i osobowego do wykonania przedmiotu zamówienia, zasada ta nie została zachowana.

         We wszystkich trzech zbadanych podczas kontroli zamówieniach publicznych stwierdzono, że nie były składane przez Wójta Gminy oświadczenia o istnieniu lub braku wystąpienia okoliczności powodujących obowiązek wyłączenia z postępowania, wymagane od osób wykonujących czynności w postępowaniu przepisami art. 17 Prawa zamówień publicznych. Z ustaleń kontroli wynika, że Wójt Gminy, oprócz podpisania umowy, dokonywał też zatwierdzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia raz protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z zasadą z art. 7 ust. 2 Prawa zamówień publicznych, czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

         Wójtowi Gminy zalecono składanie oświadczeń o istnieniu lub braku okoliczności powodujących obowiązek wyłączenia z postępowania w przypadku wykonywania przez Wójta czynności w postępowaniu; zawieranie w specyfikacji wymagań, co do dokumentów, jakie mają przedstawić wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, zgodnych z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane.

8. W zakresie spraw majątkowych:

- brak uregulowania formalnych podstaw władania nieruchomościami przez gminne jednostki organizacyjne – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 11 gminach,

- niepodjęcie uchwały w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami, o której mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym (w 4 gminach) lub niedostosowanie postanowień uchwały do obowiązującego brzmienia przepisu ustawy (w 5 gminach),

- niesporządzenie planu wykorzystania zasobu nieruchomości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 8 kontrolowanych jednostkach samorządu terytorialnego,

- niepodjęcie uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, skutkujące nieprawidłowym określaniem stawek czynszowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 9 gminach,

- niezawieranie w informacjach o stanie mienia komunalnego wszystkich wymaganych danych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 kontrolowanych jednostkach,

- nieprzestrzeganie przepisów prawnych określających tryb sprzedaży nieruchomości, w szczególności dotyczących zasad upublicznienia sprzedaży, sposobu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 16 jednostkach kontrolowanych,

- nieprzestrzeganie przepisów dotyczących prawa użytkowania wieczystego, zwłaszcza w kwestii aktualizowania opłat za oddanie nieruchomości gruntowej w użytkowanie wieczyste – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 9 gminach,

- nieprzestrzeganie przepisów prawa przy innym niż sprzedaż rozdysponowaniu mienia komunalnego (najem, dzierżawa), w szczególności brak upublicznienia zamiaru udostępnienia nieruchomości, bezpodstawne zaniechanie trybu przetargowego wyłonienia najemcy bądź dzierżawcy, udostępnianie nieruchomości przez trwałych zarządców bez wymaganej zgody – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 20 jednostkach kontrolowanych,

- nieprzeprowadzenie inwentaryzacji albo przeprowadzanie inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych w sposób nieodpowiadający przepisom ustawy o rachunkowości i wewnętrznym instrukcjom oraz zaniechanie rozliczenia inwentaryzacji w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 13 jednostkach kontrolowanych,

- nieprawidłowa ewidencja księgowa środków trwałych, w szczególności poprzez niewłaściwą ich wycenę, niewłaściwe prowadzenie ewidencji analitycznej poszczególnych obiektów inwentarzowych, w tym niezapewniające należytej ich ochrony i identyfikacji.

Szereg nieprawidłowości stwierdzono w wyniku kontroli stosowania przez gminę Nowy Dwór procedur sprzedaży nieruchomości ustanowionych w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami i rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości. Na podstawie okazanej dokumentacji przetargowej dotyczącej trzech przeprowadzonych postępowań (w ich wyniku zrealizowano dochody na kwotę 126.813 zł) stwierdzono, że kontrolowana jednostka:

- nie zamieszcza w prasie lokalnej ogłoszeń w sprawie wywieszenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, co jest niezgodne z art. 35 ust. 1 ustawy;

- w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, wbrew wymogom art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy, nie określa terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt. 1 i pkt. 2 ustawy. Termin złożenia wniosku nie może być krótszy niż 6 tygodni, licząc od dnia wywieszenia wykazu. Ma to istotne znaczenie, bowiem zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy, ogłoszenie o przetargu podaje się do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie tego terminu. Jak ustalono, ogłoszenia dotyczące przetargów na zbycie 2 nieruchomości zostały upublicznione z naruszeniem przywołanych norm prawnych;

- nie przestrzega wymogu zawartego w § 4 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów, iż wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty – przy sprzedaży 2 działek termin wpłaty wadium określono do dnia, w którym wyznaczono przetarg;

- nie dokumentuje faktu zawiadamiania osób wyłonionych jako nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy, organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co jasno wskazuje na obowiązek pisemnej formy zawiadomienia. Z art. 41 ust. 2 wynika ponadto, że w zawiadomieniu powinna znaleźć się informacja, iż w przypadku, gdy osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu i w terminie podanym w zawiadomieniu, organizator przetargu może odstąpić od zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie podlega zwrotowi.

W wyniku czynności sprawdzających dotyczących sprzedaży nieruchomości o powierzchni 0,5440 ha ustalono, że zarówno ogłoszenie o pierwszym, jak i drugim przetargu nie zostało zamieszczone w prasie. Ceny wywoławcze w przetargach wynosiły odpowiednio 89.090 zł i 62.363 zł, jak zaś wymaga przepis § 6 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów, w przypadku przetargu na zbycie nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 10.000 euro, ogłoszenie o przetargu zamieszcza się w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest zbywana nieruchomość, ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu. Poza tym, w ogłoszeniu o drugim przetargu z dnia 21 listopada 2007 r. nie zamieszczono informacji o terminie przeprowadzenia pierwszego przetargu, co jest sprzeczne z art. 38 ust. 2 ustawy, natomiast termin przeprowadzenia przetargu – 13 grudnia 2007 r. wyznaczono z naruszeniem § 6 ust. 1 rozporządzenia, według którego ogłoszenie o przetargu należy podać do publicznej wiadomości nie wcześniej niż 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu.

Drugi przetarg nie odbył się z uwagi na brak nabywców. Według dokumentacji postępowania komisja przetargowa, powołując się na art. 39 ust. 2 ustawy, postanowiła dokonać sprzedaży przedmiotowej nieruchomości w drodze uzgodnień na podstawie protokołu rokowań z nabywcą. Należy wskazać, że decyzja o zastosowaniu rokowań w celu sprzedaży nieruchomości po drugim przetargu zakończonym wynikiem negatywnym przysługuje Wójtowi Gminy, nie zaś komisji przetargowej, co wynika wprost z przywołanego art. ustawy. Procedura rokowań została przeprowadzona z naruszeniem wymogów rozporządzenia Rady Ministrów – nie sporządzono bowiem i nie podano do publicznej wiadomości ogłoszenia o rokowaniach (§ 25 rozporządzenia), które winno zawierać informacje o warunkach ich przeprowadzenia, w tym dotyczące pisemnych zgłoszeń udziału w rokowaniach. W zakresie dokumentacji tego postępowania okazano jedynie protokół z rokowań z nabywcą działki z dnia 18 stycznia 2008 r.

Badając dochody z najmu i dzierżawy nieruchomości stwierdzono, że Rada Gminy nie podjęła wymaganych regulacji, o których mowa w ustawie z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w związku z posiadaniem przez gminę zasobu mieszkaniowego. Stosownie do przepisów art. 21 tej ustawy, Rada Gminy uchwala wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy. W uchwale w sprawie programu gospodarowania powinny zostać określone m.in. zasady polityki czynszowej oraz warunki obniżania czynszu (art. 21 ust. 2 pkt 4). Zasady te winny zaś stanowić podstawę ustalania przez Wójta stawek czynszu za 1m² powierzchni lokali – art. 8 pkt 1 ustawy. W związku z brakiem wymienionych regulacji czynsz najmu był wyliczany w oparciu o stawki czynszu wynikające z uchwały Rady Gminy z dnia 13 lutego 1995 r., zmienionej uchwałą z 24 marca 1998 r.

W zakresie procedur zbywania nieruchomości Wójtowi Gminy zalecono: zamieszczanie w prasie lokalnej ogłoszeń w sprawie wywieszenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży; określanie w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu, o którym mowa w art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz podawanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu nie wcześniej niż po upływie tego terminu; pisemne zawiadamianie osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży; zamieszczanie w prasie ogłoszenia o przetargu na zbycie nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 10.000 euro; zamieszczanie w ogłoszeniu o drugim przetargu na zbycie nieruchomości informacji o terminie przeprowadzenia pierwszego przetargu; podawanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu; zaniechanie przekazywania komisji przetargowej kompetencji Wójta Gminy do decydowania o przeprowadzeniu rokowań w celu sprzedaży nieruchomości; prowadzenie rokowań z uwzględnieniem wymogów §§ 25 – 30 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 sierpnia 1997 r. Rekomendowano również: przygotowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu; ustalenie, zgodnie z zasadami polityki czynszowej ustalonymi przez Radę Gminy, stawek czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej lokali.

Ustalono, że w gminie Kuźnica w dalszym ciągu nie obowiązuje uchwała w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, o której mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Uchwała organu stanowiącego w tej sprawie winna służyć gospodarowaniu nieruchomościami przez Wójta, stosownie do kompetencji ustanowionej w art. 30 ust. 2 pkt 3 przywołanej ustawy. W odpowiedzi na ostanie wystąpienie pokontrolne Izby Obrachunkowej z dnia 14 października 2005 r. Wójt Gminy wskazał, że ponownie zostanie sporządzona i przedłożona Radzie Gminy uchwała w sprawie gospodarowania nieruchomościami. Ustalenia obecnej kontroli kompleksowej wskazują, że takie działania nie zostały podjęte.

Gmina Kuźnica nie posiadała również wieloletniego program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, o którym mowa w art. 21 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego, a w tym obowiązujących zasad polityki czynszowej. W związku z brakiem wymienionych regulacji czynsz najmu był wyliczany w oparciu o stawki czynszu wynikające z uchwały Rady Gminy z dnia 21 grudnia 1994 r.

W trakcie kontroli ustalono też, że w przypadku 3 umów najmu lokali użytkowych zawartych w 2008 r. na okres powyżej 3 miesięcy nie został sporządzony wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem, o którym mowa w art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Ponadto stwierdzono, że do umowy najmu zawartej dnia 21 marca 2002 r., która pierwotnie dotyczyła najmu na okres 6 miesięcy części socjalno-bytowej o pow. 115 m² w budynku po byłej Szkole Podstawowej w Nowodzieli, zostały sporządzone 4 aneksy, w tym z dnia 25 kwietnia 2002 r. w przedmiocie ustanowienia najmu na czas nieokreślony oraz z dnia 30 września 2008 r. w przedmiocie poszerzenia wynajmowanej powierzchni budynku o 385 m². Z treści art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami wynika, iż oddawanie nieruchomości w najem lub dzierżawę na okres powyżej 3 lat lub na czas nieoznaczony następuje w drodze przetargu, chyba, że organ stanowiący wyrazi zgodę na odstąpienie od przetargowego trybu zawarcia tych umów. Nie stwierdzono, iżby Rada Gminy podjęła taką uchwałę.

Kontrola zagadnień dotyczących gospodarowania nieruchomościami wykazała, że poza nieustanowieniem trwałego zarządu w odniesieniu do nieruchomości, którymi władają podległe jednostki organizacyjne (jednostki oświaty i Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej) także nieruchomości wykorzystywane do prowadzenia działalności przez Gminny Ośrodek Kultury i Sportu i Gminną Bibliotekę Publiczną nie zostały formalnie przekazane tym jednostkom. Przepis art. 27 ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej stanowi, że instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania.

Wójt gminy nie sporządził też planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości – obowiązek ustalenia takiego planu wynika z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wymagania co do zawartości takiego planu określają przepisy art. 23 ust. 1d ustawy.

         W wystąpieniu pokontrolnym do Wójta Gminy wnioskowano, w zakresie gospodarowania zasobem nieruchomości i zasobem lokalowym, m.in. o: przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami, o których mowa w art. 18 ust. 1 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym; przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład tego zasobu; ustalenie, zgodnie z zasadami polityki czynszowej przyjętymi przez Radę Gminy, stawek czynszu za 1 m² powierzchni użytkowej lokali; ustanowienie trwałego zarządu w odniesieniu do nieruchomości, którymi władają gminne jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej; sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę; przestrzeganie przetargowego trybu udostępniania nieruchomości na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, chyba że Rada Gminy wyrazi zgodę na odstąpienie od tego trybu zawarcia umów dzierżawy lub najmu; formalne uregulowanie podstaw władania nieruchomościami przez gminne instytucje kultury; sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

Odnośnie procedur udostępniania nieruchomości z zasobu gminy Bakałarzewo ustalono, że Wójt podał w dniu 6 lutego 2008 r. do publicznej wiadomości wykaz 7 nieruchomości przeznaczonych do dzierżawy na okres do 31 grudnia 2008 r. Dotychczasowi dzierżawcy mieli pierwszeństwo do przedłużenia umów pod warunkiem złożenia stosownego oświadczenia (dzierżawcy skorzystali z tego uprawnienia), w braku takich oświadczeń przewidziano tryb przetargowy wyłonienia dzierżawców. Jak ustalono, w § 3 uchwały Nr III/27/98 z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata Rada Gminy upoważniła Zarząd Gminy do wydzierżawiania lub wynajmowania nieruchomości stanowiących mienie komunalne gminy Bakałarzewo na okres do 5 lat. W uchwale brak jest uregulowań dotyczących pierwszeństwa do dzierżawy przez byłych dzierżawców. Umowy z dzierżawcami są przedłużane od szeregu lat bez organizowania przetargów. Należy wskazać, że od 22 października 2007 r. obowiązują znowelizowane przepisy art. 35 ust. 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami i art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, z których wynika, że zawarcie kolejnej umowy z tym samym podmiotem, jeżeli łączny okres trwania stosunku najmu lub dzierżawy przekracza 3 lata, wymaga zgody rady gminy. Obowiązek uzyskiwania każdorazowej zgody Rady na zawarcie takiej umowy spoczywa na Wójcie Gminy do czasu określenia przez organ stanowiący zasad ich zawierania.

         W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Wójta Gminy wnioskowano o zawieranie kolejnych umów najmu i dzierżawy z danym kontrahentem, dotyczących tej samej nieruchomości, w oparciu o zgodę organu stanowiącego, jeżeli łączny okres trwania stosunku najmu lub dzierżawy z danym podmiotem przekracza łącznie 3 lata; przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały podjętej na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym ustalającego zasady zawierania przez Wójta tego typu umów.

Zakresem kontroli problemowej w Przedszkolu Samorządowym nr 26 w Białymstoku objęto m.in. prawidłowość wykonywania obowiązków w zakresie inwentaryzacji składników majątkowych, nałożonych przepisami art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. Kontrola wykazała, iż w wykonaniu obowiązków inwentaryzacyjnych w 2008 roku (na dzień 31 grudnia) w Przedszkolu została przeprowadzona inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych; nie stwierdzono inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych. Ustalono natomiast, że zarządzeniem nr 9/07 dyrektora Przedszkola z dnia 30 listopada 2007 roku został powołany zespół w celu przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez jednostkę oraz środków trwałych. Jako udokumentowanie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych kontrolującemu okazano protokół rozliczeń wyników inwentaryzacyjnych z dnia 31 grudnia 2007 r., z którego wynika, iż nie stwierdzono niedoborów i nadwyżek, a także komputerowy wydruk pn. „Spis z natury nr 1/2007”, obejmujący na 7 stronach specyfikację wyposażenia Przedszkola, oraz komputerowy wydruk „Księga inwentarza, stan na dzień 2007-12-31 syntetycznie”. Przedstawiona w tych wydrukach wartość składników majątkowych – 203.546,94 zł – była zgodna z saldem konta 013 „Pozostałe środki trwałe” w księgach rachunkowych Przedszkola na koniec 2007 roku. Pomimo wymogu wewnętrznej instrukcji, iż spisu z natury dokonuje się na drukach ścisłego zarachowania – arkuszach spisowych, jako udokumentowanie inwentaryzacji okazano wydruk komputerowy. Według wyjaśnienia kierownika jednostki, po przeprowadzeniu inwentaryzacji na drukach spisu z natury dane z tych arkuszy zostały wprowadzone do programu komputerowego, a druki zniszczono. Należy wskazać, że stosownie do art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować. Okazany wydruk komputerowy, w braku arkuszy stwierdzających faktyczne dokonanie spisu z natury, nie może stanowić potwierdzenia, iż inwentaryzacji pozostałych środków trwałych dokonano w sposób wymagany przez art. 26 ust. 1 pkt 1 i art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Kontrolującemu nie przedstawiono dokumentów potwierdzających przeprowadzenie, stosownie do zarządzenia, inwentaryzacji środków trwałych, których ewidencja prowadzona jest na koncie 011 „Środki trwałe”. Według ksiąg rachunkowych, na dzień 1 stycznia 2008 r. (i na dzień 31 grudnia 2007 r.) wartościowy stan środków trwałych ujętych na koncie 011 wynosił 298.827,07 zł (w objętym kontrolą 2008 roku stan konta 011 nie uległ zmianie). Kontrolującemu nie przedstawiono również dokumentów potwierdzających przeprowadzenie inwentaryzacji tych aktywów w latach poprzednich. Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości, inwentaryzacja środków trwałych winna być przeprowadzana co najmniej raz na 4 lata.

Nie stwierdzono również udokumentowania przeprowadzenia inwentaryzacji magazynu żywnościowego. Kontrolującemu okazano jedynie wykaz produktów znajdujących się w magazynie, sporządzony przez intendentkę (osobę materialnie odpowiedzialną za te produkty) według stanu na dzień 31 grudnia 2007 r. Ostatnia inwentaryzacja magazynu, dokonana przez komisję inwentaryzacyjną na drukach spisu z natury, została przeprowadzona 29 grudnia 2005 r. Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja zapasów materiałów, towarów, produktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową winna być przeprowadzana raz w ciągu 2 lat, jak zaś stanowi art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy, inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów obrotowych dokonuje się drogą spisu ich ilości z natury. Zatem według wskazanych przepisów, kolejną inwentaryzację magazynu, w drodze spisu z natury, należało przeprowadzić najpóźniej w grudniu 2007 roku.

         Kierownikowi kontrolowanej jednostki zalecono: opracowanie szczegółowych zasad przeprowadzenia inwentaryzacji odnoszących się do inwentaryzacji podstawowych środków trwałych, środków pieniężnych, należności i zobowiązań; przestrzeganie terminów przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych; przestrzeganie obowiązku dokumentowania poszczególnych etapów inwentaryzacji w sposób przewidziany w przepisach wewnętrznych.

Z ustaleń poczynionych w Starostwie Powiatowym w Wysokiem Mazowieckiem wynika, że uchybiono częstotliwości inwentaryzacji podstawowych środków trwałych objętych ewidencją na koncie 011 „Środki trwałe”. Inwentaryzacją prowadzoną w grudniu 2007 r. nie objęto gruntów i budynków oraz pozostałych środków trwałych. Aktywa te zinwentaryzowano w 2008 r. Poprzednia inwentaryzacja tych aktywów miała miejsce: w stosunku do pozostałych środków trwałych w 2004 r., zaś podstawowych środków trwałych w 2002 r. Opisany stan faktyczny świadczy o naruszeniu wymogów art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, nakazujących przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych raz w ciągu 4 lat. Ze złożonego przez Starostę Powiatu wyjaśnienia wynika, iż uchybienie częstotliwości inwentaryzacji odbyło się przy świadomości naruszenia przepisów ustawy o rachunkowości, ponieważ inwentaryzacja została „przesunięta” w związku z chorobami pracowników i innymi zadaniami realizowanymi przez pracowników jednostki.

         W wystąpieniu pokontrolnym zalecono przestrzeganie częstotliwości inwentaryzacji środków trwałych, określonej przepisami art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

9. W zakresie rozliczeń jednostek organizacyjnych z budżetami jednostek samorządu terytorialnego:

- nieegzekwowanie od kierowników podległych jednostek organizacyjnych obowiązku przedkładania wymaganych sprawozdań lub nieweryfikowalnie prawidłowości merytorycznej przedkładanych sprawozdań – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 gminach,

- nieprawidłowe planowanie stanu środków obrotowych przez zakład budżetowy, a także niedokonanie lub nieterminowe dokonanie wpłaty nadwyżki środków obrotowych przez zakład budżetowy – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 gminach,

- nieprawidłowe ustalanie kwoty dotacji przedmiotowej dla zakładu budżetowego – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 gminach,

- nieokreślenie szczegółowości z jaką zakład budżetowy winien rozliczyć dotację przedmiotową – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 gminach,

- nieokreślenie warunków udzielenia, rozliczenia i zwrotu dotacji celowej dla samorządowej jednostki organizacyjnej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych,

- nieprawidłowe rozliczanie dotacji udzielonych samorządowym jednostkom organizacyjnym – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe ustalanie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków przedkładanych przez samorządowe jednostki organizacyjne wykonujące zadania przedsiębiorstw wodociągowo-kanalizacyjnych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 gminach.

Badanie prawidłowości rozliczeń jednostek organizacyjnych z budżetem gminy Michałowo wykazało, że działający w formie zakładu budżetowego Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej nie planował i nie dokonywał w 2008 r. wpłaty do budżetu gminy nadwyżki środków obrotowych. Ze sprawozdania Rb-30 Zakładu za 2008 r. wynika, że zaplanowany stan środków obrotowych na koniec 2008 r. wynosił 811.188 zł. Plan ten został przyjęty z naruszeniem § 48 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną, nakazującego, iż planowany stan środków obrotowych zakładu na koniec roku nie może przekraczać 1/6 rocznych planowanych na rok następny kosztów wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń. Jak wynika z ustaleń kontroli, 1/6 planowanych rocznych kosztów wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń na 2009 rok stanowiła wartość 234.700 zł. Planowany stan środków obrotowych na koniec roku został zatem zawyżony o 576.488 zł – kwota ta winna zostać ujęta jako planowana wpłata zakładu do budżetu na 2008 r. w następstwie zmiany planu na 2008 rok dokonanej po ustaleniu danych na temat planowanych kosztów wynagrodzeń i pochodnych na rok 2009. Stwierdzono, że na poziom stanu środków obrotowych zakładu decydujący wpływ miał wysoki stan należności ze sprzedaży wynoszący na 31 grudnia 2008 r. 872.312 zł (na początek 2008 r. – 885.555,07 zł). Z części C sprawozdania Rb-30 nie wynika przy tym, by zakład dokonywał jakichkolwiek odpisów aktualizujących należności na podstawie przepisów art. 35b ustawy o rachunkowości. Skutkiem dokonania odpisu aktualizującego, m.in. w odniesieniu do należności, których wyegzekwowanie jest mało prawdopodobne, jest zmniejszenie stanu środków obrotowych zakładu. Utrzymujący się stale poziom należności, przekraczający 25% rocznych przychodów ze sprzedaży, uprawdopodobnia istnienie należności uzasadniających dokonanie odpisu.

         Ponadto stwierdzono, że wbrew przepisom § 52 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych..., Burmistrz nie określił szczegółowości rozliczenia dotacji przedmiotowej przez zakład budżetowy. Ustalenia organu wykonawczego winny stanowić podstawę dla kierownika samorządowego zakładu budżetowego do sporządzenia rozliczenia dotacji. Mimo nieokreślenia sposobu rozliczenia dotacji, kierownik zakładu przedłożył jej rozliczenie.

         W wystąpieniu pokontrolnym rekomendowano objęcie należytym nadzorem planowania i sprawozdawczości Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, w tym celu: planowanie w budżecie wpłaty nadwyżki środków obrotowych w sytuacji, gdy planowany stan środków obrotowych miałby przekraczać 1/6 planowanych na rok następny kosztów wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń; wskazanie głównemu księgowemu Zakładu na konieczność stosowania odpisu aktualizującego należności (m.in. w stosunku do należności, których wyegzekwowanie jest mało prawdopodobne) w celu urealnienia stanu środków obrotowych Zakładu; określenie szczegółowości rozliczenia dotacji przedmiotowej przez zakład budżetowy.

W ramach kontroli rozliczeń podległych jednostek organizacyjnych z budżetem gminy Mońki dokonano m.in. analizy sprawozdań Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych, sporządzonych przez Przedszkole w Mońkach. Ustalono, że w tym zakładzie budżetowym na koniec 2008 r. wystąpiła nadwyżka środków obrotowych w kwocie 55.837,54 zł (planowany stan środków na koniec roku 7.946,86 zł, wykonany 63.784,40 zł). Kontrola wykazała, że zakład budżetowy nie dokonał w 2009 r. wpłaty do budżetu gminy nadwyżki środków obrotowych za 2008 r. Ponadto ze sprawozdania Rb-30 Przedszkola za 2007 r. wynika, że nadwyżka środków obrotowych wystąpiła także według stanu na 31 grudnia 2007 r. w kwocie 14.617,31 zł (planowany stan środków obrotowych na koniec roku – 90.899 zł, wykonany 105.516,31 zł), której również nie przelano do budżetu gminy. Obowiązek rozliczenia przez zakład budżetowy nadwyżki środków obrotowych, czyli dokonania wpłaty na rachunek bankowy budżetu gminy w terminie 15 dni od złożenia rocznego sprawozdania finansowego, wynika z przepisu § 49 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych…

W wyniku realizacji zalecenia pokontrolnego Burmistrz Moniek wyegzekwował od zakładu budżetowego wpłatę nadwyżki środków obrotowych za 2008 rok.

Kontrola rozliczeń budżetu z Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rajgrodzie (zakład budżetowy) oraz prawidłowości wykonywania przez ten zakład obowiązków przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego na terenie gminy, wykazała naruszenie procedur opracowywania i zatwierdzania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, określonych w art. 20 i 24  ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków.

Stwierdzono, że podjęta przez Radę Miejską 30 listopada 2007 r. uchwała w sprawie zatwierdzenia taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków na 2008 rok polegała na przyjęciu innych taryf niż przedstawione we wniosku o zatwierdzenie taryf przedłożonym przez ZGKiM. Propozycję taryf zawartą we wniosku poddał analizie pracownik Urzędu, działający z upoważnienia Burmistrza, w trybie art. 24 ust. 4 przywołanej ustawy. Mimo braku zastrzeżeń do zawartych we wniosku kosztów, Radzie Miejskiej przedstawiono do zatwierdzenia inne taryfy za sprzedaż wody i odprowadzanie ścieków niż zaproponowane przez ZGKiM. Należy wskazać, że zakres kompetencji Burmistrza, wynikający z art. 24 ust. 4 ustawy, obejmuje jedynie weryfikację kosztów pod względem celowości ich ponoszenia oraz sprawdzenie prawidłowości opracowania taryf, a nie prawo swobodnej modyfikacji zaproponowanych taryf. W efekcie zatwierdzone przez Radę taryfy były niezgodne z ustawą, ponieważ nie wynikały z wniosku przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, skorygowanego ewentualnie przez organ wykonawczy pod względem celowości ponoszenia kosztów. Wynikająca z „analizy” pracownika Urzędu zmiana propozycji co do wysokości taryf spowodowała istotne skutki finansowe dla gospodarki finansowej ZGKiM. Zmiana (podwyższenie) taryfy za sprzedawana wodę z 1,80 zł za m³ na 1,95 zł za m³ oznaczała, że w stosunku do kalkulacji Zakładu sprzedaż wody miała przynieść zysk w wysokości 15.091,19 zł, natomiast zmniejszenie ceny za odprowadzanie ścieków z gospodarstw domowych z 4,96 zł za m³ na 3,38 zł za m³ zakładało stratę Zakładu na tej działalności w kwocie 44.872 zł. Ponadto poniżej kosztów wynikających z kalkulacji ZGKiM ustalono górną stawkę opłaty za odbiór i składowanie nieczystości stałych z gospodarstw domowych na podstawie ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, co spowodowało skalkulowanie straty na tej działalności w wysokości 69.314,56 zł.

Opisane wyżej zmiany stawek proponowanych przez ZGKiM, mających pierwotnie swoje uzasadnienie w kalkulacji kosztów, spowodowały założenie straty Zakładu w 2008 r. w wysokości 105.809 zł, stanowiącej per saldo przedstawionych zysków i strat na poszczególnych rodzajach działalności. Wyliczona w ten sposób strata stała się podstawą ustalenia wysokości dotacji przedmiotowej z budżetu gminy dla ZGKiM. Taki sposób ustalenia dotacji naruszał przepisy art. 174 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, ponieważ kwota dotacji nie wynikała z kalkulacji jednostkowych stawek dopłat do danego wyrobu lub usługi. W istocie ustalona dotacja miała charakter dotacji podmiotowej, ponieważ jej przedmiotem było dofinansowanie ogólnej straty Zakładu. Opisane nieprawidłowości wyeliminowano w 2009 roku.

Nieprawidłowości w zakresie przyznawania dotacji z budżetu Samorządu Województwa Podlaskiego stwierdzono w odniesieniu do dotacji udzielanych wojewódzkim instytucjom kultury. Dotyczyły one przede wszystkim zaniechania przez województwo obowiązku zawierania umów w sprawie udzielenia dotacji celowych instytucjom kultury, co stanowiło naruszenie obowiązujących w okresie objętym kontrolą przepisów art. 189a w zw. z art. 130 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Środki na cele, o dofinansowane których wnioskowały instytucje kultury, były wydatkowane bez zawarcia umów, mimo iż wydatki były w budżecie klasyfikowane jako dotacje celowe. W ten sposób w 2008 r. wydatkowano 500.000 zł na zakup instrumentów muzycznych przez Operę i Filharmonię Podlaską. O przyznanie tych środków wnioskował dyrektor instytucji kultury). W odpowiedzi na wniosek p.o. dyrektora Departamentu Kultury i Dziedzictwa Narodowego poinformował dyrektora Opery i Filharmonii Podlaskiej o ujęciu kwoty 500.000 zł na wnioskowany cel w budżecie województwa, wskazując jednocześnie, że „przekazanie dotacji nastąpi po przedłożeniu kserokopii faktur do kwoty netto wartości instrumentów”.

Podobnie jak w przypadku Opery i Filharmonii Podlaskiej, także przekazanie dotacji celowej na remont budynku teatru w wysokości 428.660 zł (par. 6220 wydatków budżetu) Teatrowi Dramatycznemu nie miało umocowania w stosownej umowie. Nie zostały zatem określone w prawem przepisanej formie zasady i terminy przekazywania i rozliczania środków. Co do zasady środki przekazywane były na rzecz Teatru na podstawie pism dyrektora Teatru (bądź jego zastępcy) z prośbą o przekazanie na konto Teatru środków „zapisanych w budżecie jednostki na rok 2008 w § 6220”, do których załączone były faktury dokumentujące wykonanie robót. Stwierdzono także przypadki, w których środki przekazywane były bez załączonych faktur.

         Marszałkowi Województwa rekomendowano udzielanie dotacji celowych instytucjom kultury wyłącznie na podstawie umów zawartych zgodnie z art. 250 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Łącznie, wymiar finansowy stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości wyniósł 76.691 tys. zł, z tego[2]:

- uszczuplenia środków publicznych – 1.225 tys. zł,

- kwoty uzyskane z naruszeniem prawa – 337 tys. zł,

- kwoty wydatkowane z naruszeniem prawa – 852 tys. zł,

- kwoty wydatkowane niegospodarnie, niecelowo lub nierzetelnie – 108 tys. zł,

- kwoty odpowiadające nierzetelnym danym w ewidencji finansowo-księgowej lub sprawozdawczości – 69.619 tys. zł,

- inne nieprawidłowości w wymiarze finansowym – 4.550 tys. zł.

         Wskazania wymaga, iż niejednokrotnie dokonanie zwymiarowania stwierdzonych nieprawidłowości nie było możliwe w związku z zaniechaniem podejmowania przez kontrolowane jednostki określonych działań i brakiem odpowiedniej dokumentacji umożliwiającej dokonanie stosownych wyliczeń. Dotyczy to w szczególności uszczuplenia środków publicznych z tytułu należności podatkowych – niejednokrotnie kontrolowane organy podatkowe nie były w posiadaniu deklaracji i informacji podatkowych lub stosownych ich korekt, które winny stanowić podstawę ustalania kwot zobowiązań podatkowych.

5. Postępowanie pokontrolne

W celu wyeliminowania ujawnionych nieprawidłowości i zapobieżenia występowania ich w przyszłości do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego lub kierowników jednostek organizacyjnych wystosowano 70 wystąpień pokontrolnych, zawierających łącznie 1.359 szczegółowych wniosków pokontrolnych (w tym, w wyniku kontroli kompleksowych jednostek samorządu terytorialnego wystosowano 1.032 wnioski pokontrolne). W jednym przypadku, dotyczącym kontroli doraźnej w Zakładzie Utylizacji Odpadów Komunalnych w Suwałkach, nie wydano zaleceń pokontrolnych w związku z niestwierdzeniem nieprawidłowości w badanym obszarze.

W 3 przypadkach, uzasadnionych charakterem ustaleń kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych (Zakładzie Usług Komunalnych w Suwałkach, Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Bielsku Podlaskim oraz Pływalni Miejskiej „Wodnik” w Bielsku Podlaskim), skierowano do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego odrębne wystąpienia mające na celu zapewnienie prawidłowej realizacji zaleceń pokontrolnych. W jednym przypadku – gminy Kuźnica – pismo tego rodzaju skierowano też do przewodniczącego Rady Gminy. Do wiadomości organów wykonawczych przekazywano też wszystkie wystąpienia pokontrolne kierowane do podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych.

W wyniku ustaleń kontroli dotyczących nieprawidłowości w zakresie danych stanowiących podstawę naliczenia subwencji, na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy o r.i.o., skierowano do Ministra Finansów pisma informujące o nieprawidłowościach stwierdzonych w 15 gminach (z tego w 6 gminach, które skontrolowano w roku 2008).

Poza tym, w 2009 roku, w ramach współdziałania z organami państwa i innymi instytucjami, przekazywano żądane informacje w zakresie działalności kontrolnej, w tym m.in. dokumentację kontroli.

         W wyniku przeprowadzonych kontroli kierowano także zawiadomienia do rzecznika dyscypliny finansów publicznych o czynach noszących znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Łącznie złożono 19 zawiadomień, w których wskazano na 32 czyny naruszenia dyscypliny finansów publicznych (w 10 spośród złożonych zawiadomień wskazano na więcej niż jeden czyn z katalogu zawartego w przepisach ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych). Zawinienie czynów przypisano w zawiadomieniach, na podstawie ustaleń kontroli, łącznie 25 osobom.

W zawiadomieniach najczęściej wskazywano na:

- udzielenie zamówień publicznych z istotnym naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych, noszącym znamiona czynów naruszających dyscyplinę finansów publicznych wskazanych w art. 17 ustawy (9 przypadków);

- zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości (6 przypadków);

- wykazanie w sprawozdaniu budżetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej (4 przypadki)

- dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia (4 przypadki);

- zaciągnięcie zobowiązania bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań jednostki sektora finansów publicznych (3 przypadki);

- dopuszczenie do przedawnienia należności, dochodzenie należności w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia (3 przypadki).

Według stanu na dzień sporządzenia sprawozdania, do wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym kontrolowane jednostki nie składały zastrzeżeń w trybie określonym w art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o r.i.o.

         Do dnia opracowania sprawozdania zawiadomienia o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych, zawartych w wystąpieniach pokontrolnych, złożyły 63 jednostki kontrolowane (w 6 przypadkach, w dacie sporządzenia sprawozdania, nie upłynął termin złożenia takiej informacji; ponadto w jednym z wystąpień pokontrolnych – skierowanym do KPKM Sp. z o.o. w Białymstoku – nie zawarto zaleceń z uwagi, iż kontrolowana jednostka w trakcie kontroli wyeliminowała stwierdzone nieprawidłowości). W trakcie roku, w 2 przypadkach, w związku z analizą zawiadomienia o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych, zwrócono się do kontrolowanych jednostek o dodatkowe wyjaśnienia co do sposobu realizacji zaleceń.

         Badanie sposobu wykonania wniosków pokontrolnych jest stałym elementem kontroli kompleksowych jednostek samorządu terytorialnego, a także kolejnych kontroli problemowych prowadzonych przez Izbę Obrachunkową w danej jednostce organizacyjnej. Prowadzone w tym obszarze w okresie sprawozdawczym czynności kontrolne wykazały, że 11 jednostek samorządu terytorialnego nie zrealizowało w pełni wydanych przez Izbę Obrachunkową zaleceń. W tych przypadkach z reguły kierownictwo badanych jednostek obierało nieskuteczny sposób wykonania przekazanych rekomendacji, który nie przyczyniał się w należytym stopniu do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu gospodarki finansowej.

         W związku z przyjęciem przez jednostki kontrolowane do realizacji wniosków pokontrolnych zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i usprawnienia badanej działalności lub też działaniami podjętymi w związku z ustaleniami kontroli jeszcze w trakcie jej trwania uzyskano korzyści finansowe, według stanu na dzień sporządzenia sprawozdania, w łącznej kwocie 497 tys. zł, z tego[3]:

- oszczędności uzyskane w wyniku działań kontrolnych – 43 tys. zł,

- pożytki finansowe w postaci należnych środków publicznych lub innych składników aktywów – 423 tys. zł,

- oszczędności lub uzyskane pożytki finansowe dla obywatela bądź podmiotów spoza sektora finansów publicznych – 31 tys. zł.

         Ponadto, w 2009 roku Ministerstwo Finansów przekazało do Izby Obrachunkowej w Białymstoku decyzje dotyczące 6 gmin (Szepietowo, Miastkowo, Choroszcz, Sejny (gmina miejska), Wysokie Mazowieckie (gmina wiejska), Mały Płock) w sprawie zmniejszenia tym gminom części wyrównawczej subwencji ogólnej na 2009 rok na łączną kwotę 1.110,82 tys. zł. Korekty kwot subwencji zostały dokonane w związku z nieprawidłowym sporządzeniem przez gminy sprawozdań o podstawowych dochodach podatkowych, stwierdzonym w wyniku kontroli RIO przeprowadzonych w 2008 roku.

         Dodać też należy, że przedstawione, zwymiarowane kwoty korzyści finansowych nie oddają w pełni efektów pozytywnego oddziaływania kontroli. W wielu przypadkach badane jednostki zobowiązywały się bowiem w zawiadomieniach o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych do wyeliminowania nieprawidłowości także w przyszłej ich działalności, m.in. do usprawnienia poboru środków publicznych, zaniechania poboru środków z naruszeniem prawa i interesów obywateli, zaniechania ponoszenia wydatków nielegalnych, prawidłowego zorganizowania oraz wzmożenia wewnętrznej kontroli finansowej nad procesami gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych.

                  WYKAZ JEDNOSTEK KONTROLOWANYCH W 2009 ROKU

III. Nadzór – analiza i opiniowanie

1.Działalność Kolegium Izby

Kolegium zbadało łącznie 4609 uchwał  i zarządzeń organów gmin, powiatów, województwa samorządowego i związków międzygminnych, z tego:

- 136 uchwał budżetowych (dotyczących zarówno budżetów na rok 2009 jak i podjętych w grudniu uchwał w sprawie budżetu na 2010 r.)

- 2775 uchwał i zarządzeń w sprawie zmian w budżetach,  

- 42 uchwał ( zarządzeń)  w sprawie układu wykonawczego budżetu,

- 135 uchwał organów stanowiących w sprawie absolutorium (uchwały w sprawie nieudzielenia absolutorium nie wystąpiły),

- 12 uchwał w sprawie procedury uchwalania budżetu,

- 2 uchwały w sprawie emitowania obligacji oraz określania zasad ich zbywania, nabywania i wykupu przez organ wykonawczy,

- 193 uchwał w sprawie zaciągania pożyczek i kredytów długoterminowych,

- 2 uchwały w sprawie zaciągania krótkoterminowych pożyczek i kredytów,

- 15  uchwał  w sprawie udzielania poręczeń majątkowych,

- 27  uchwał w sprawie określenia zakresu i zasad przyznawania dotacji oraz stawek udzielanych dotacji  dla jednostek organizacyjnych j.s.t.,

- 6 uchwał w sprawie zobowiązań w zakresie podejmowania inwestycji i remontów o wartości przekraczającej granicę ustaloną corocznie przez radę,

-  89 uchwał  określających zasady przyznawania dotacji dla podmiotów niezaliczanych do

   sektora finansów publicznych,

- 9 uchwał w sprawie udzielania pożyczek z budżetu j.s.t.,

- 355 uchwał  dotyczących podatków i opłat lokalnych,

oraz 811 uchwał  i zarządzeń w innych sprawach finansowych.

W wyniku tych badań Kolegium podjęło następujące uchwały:

1. Nie stwierdzające naruszenia prawa – na ogólną liczbę 4163 uchwał – 94 dotyczyło rozstrzygnięć nadzorczych w stosunku do budżetów j.s.t., 2522 – uchwał i zarządzeń zmieniających budżet, 305 – uchwał w sprawach podatkowych, pozostałe rozstrzygnięcia stwierdzały zgodność z prawem w stosunku do innych ww. rodzajów uchwał i zarządzeń w sprawach finansowych;

2. Stwierdzające naruszenie prawa:

a) nieistotne w 292 uchwałach i zarządzeniach organów j.s.t., w tym 30 w odniesieniu do uchwał budżetowych j.s.t.,

b) istotne w przypadku 111 uchwał i zarządzeń, z czego stwierdzono nieważność 80 w części
i 31 w całości.

Nieprawidłowości (istotniejsze lub najczęściej występujące) stwierdzone przez Kolegium

w badanych uchwałach i zarządzeniach.

Rozstrzygnięcia w postaci istotnego naruszenia prawa bez stwierdzania nieważności zapadły w stosunku do:

- uchwał i zarządzeń w sprawie zmian w budżecie, które dotyczyły minionego roku budżetowego

- uchwał dotyczących podatku od środków transportowych – rada nie określiła wszystkich stawek dla poszczególnych przedmiotów opodatkowania wynikających z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

         W 2009 roku wystąpiła różnica pomiędzy liczbą nadzorowanych jednostek a liczbą podjętych uchwał w sprawie absolutorium. Różnice wynikają z następujących przyczyn: w jednym przypadku jednostka samorządu terytorialnego nie podjęła stosownej uchwały, w drugim zaś uchwała w sprawie absolutorium nie uzyskała bezwzględnej większości na sesji rady.

         W roku 2009 Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku ustaliła budżet dla Gminy Wiżajny. Przyczyną nieuchwalenia budżetu przez organ stanowiący Gminy był spór pomiędzy Radą i Wójtem.

2. Działalność składów orzekających

Składy orzekające wydały łącznie 1126 opinii, w tym dotyczących:

- możliwości spłaty kredytów przez j.s.t. - 140

- projektów budżetów wraz z informacjami o stanie mienia j.s.t. - 139

- sprawozdań rocznych z wykonania budżetu j.s.t. - 140

- informacji o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze - 140

- wniosków komisji rewizyjnych rad gmin (związków gmin, sejmików) w sprawie absoluto -

  rium – 140

- możliwości wykupu papierów wartościowych - 2

oraz  425 opinii o możliwości sfinansowania deficytu budżetowego oraz prawidłowości sporządzenia prognozy kwoty długu.

W ramach wydanych opinii było:

- 949 pozytywnych,

- 174  pozytywnych z uwagami,

- 3 opinie negatywne  (Opinia negatywna o przedłożonym przez Komisję Rewizyjną Rady Miasta Bielsk Podlaski wniosku o nieudzielenie Burmistrzowi absolutorium za 2008 rok, opinia negatywna o przedłożonym przez Komisję Rewizyjną Rady Miasta Brańsk wniosku o nieudzielenie Burmistrzowi absolutorium za 2008 rok oraz opinia negatywna o przedłożonym przez Komisję Rewizyjną Sejmiku Województwa Podlaskiego wniosku o nieudzielenie absolutorium Zarządowi za 2008 rok),  

Składy orzekające w opiniach zwracały uwagę na: pomyłki kwotowe z załączniku „Prognoza kwoty długu…”,  błędy w klasyfikacji budżetowej, niewłaściwie określoną kwotę deficytu budżetowego, braki zgodności między załącznikami do uchwał i zarządzeń, zrealizowanie wyższej kwoty rozchodów niż przewidywał plan, przekroczenie zakresu upoważnień, braku limitów zobowiązań wynikających z art. 82 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

W 2009 roku wpłynęło 1 odwołanie od Uchwały Składu Orzekającego Nr II-0035-67/09 z dnia 7.04.2009 r. w sprawie wyrażenia opinii o przedłożonym przez Zarząd Powiatu Białostockiego sprawozdaniu z wykonania budżetu powiatu za 2008 rok, w którym Przewodniczący Zarządu Powiatu nie zgadzał  się z opinią Składu Orzekającego w sprawie zarzutu, jakoby Starosta naruszając zasady legalizmu dokonał samowolnie zmian w planie wydatków.

Kolegium po rozpatrzeniu odwołania utrzymało w mocy uwagę zawartą w Uchwale Składu Orzekającego, o następującej treści: „Wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w kolumnie 4 „Plan po zmianach” dane dotyczące budżetu w dziale 900, rozdziale 90095 w niżej wymienionych paragrafach klasyfikacji, niezgodne są z kwotami wynikającymi z uchwał, podjętych przez organ stanowiący i organ wykonawczy, przekazanych w ramach nadzoru Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Białymstoku. Szczegółowe różnice w omawianym zakresie przedstawiają się następująco:

- nie uwidoczniono planowanej kwoty 3 507 zł w § 4260

- w § 4300 wykazano kwotę 24 507 zł zamiast 21 000 zł.

Rozbieżności te spowodowane zostały wprowadzeniem do planu zmian dokonanych przez Starostę z naruszeniem zasady legalizmu. Powyższego przeniesienia planowanych wydatków pomiędzy paragrafami nie można uznać jako sprostowania pomyłki.”

         Jednocześnie Kolegium uwzględniło odwołanie w części i wykreśliło z Uchwały Składu zapis: „w aspekcie zbadania okoliczności wskazujących na wyczerpanie omawianym czynem znamion art.10 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz.114 ze zm.), który stanowi: „Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dokonanie zmiany w budżecie lub planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia.””

IV. Działalność szkoleniowa, informacyjna, doradcza

1. Działalność szkoleniowa organizowana przez Izbę

         W 2009 r. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku zorganizowała następujące szkolenia:

1. W dniach 18-21 maja 2009 r. odbyło się szkolenie dla skarbników jednostek samorządu terytorialnego nt. :

·         Egzekucja podatków i zagadnienia z tym związane

·         Inwentaryzacja

·         VAT w gminie

·         Zagadnienia dotyczące gospodarki finansowej j.s.t. - sprawy bieżące

W szkoleniu uczestniczyło 106 osób.

2. W dniu 27 maja 2009 r. odbyło się szkolenia dla przedstawicieli JST, na temat Funduszu sołeckiego.

W szkoleniu uczestniczyło 95 osób.

3. W dniach 12-14 października 2009 r. odbyło się szkolenie skarbników j.s.t. nt.:

·         Projekt uchwały budżetowej i uchwała budżetowa w świetle nowej ustawy o finansach publicznych,

·         Środki unijne w świetle nowej ustawy o finansach publicznych

·         Inne zmiany w systemie finansów publicznych wprowadzone nową ustawą o finansach publicznych.

W szkoleniu uczestniczyło 129 osób.

4. W dniu 27 października 2009 r. odbyło się szkolenie dla osób zajmujących się problematyką i opracowywaniem uchwał w sprawach podatków i opłat lokalnych. Zakres szkolenia obejmował podejmowanie uchwał podatkowych na 2010 rok - problemy praktyczne.

W szkoleniu wzięło udział 117 osób.

Łącznie w szkoleniach organizowanych dla przedstawicieli j.s.t wzięło udział 447osób.

Wykładowcami byli członkowie Kolegium RIO w Białymstoku i Wrocławiu, inspektorzy Wydziału Kontroli RIO w Białymstoku, Naczelnik i Zastępca Wydziału Informacji Analiz i Szkoleń oraz specjaliści WIAiS, a także Dyrektor i Zastępca Dyrektora Departamentu Finansowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego.

Pracownicy RIO uczestniczyli w szkoleniach, które objęły następujące tematy: nowa ustawa o finansach publicznych, budżet zadaniowy, program Bestia, partnerstwo publiczno-prywatne, bhp.

Wykładowców szkoleń zapewnili organizatorzy szkoleń: Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Gospodarki, Podlaski Ośrodek Doskonalenia Kadr Administracji Publicznej oraz inne instytucje szkolące.

2. Działalność informacyjno - instruktażowo - doradcza

W 2009 roku Regionalna Izba Obrachunkowa udzieliła 43 odpowiedzi na zapytania prawne dotyczące m.in. problematyki: wymiaru i poboru podatków i opłat w gminach (interpretacja ustaw dotyczących podatków samorządowych), podatku akcyzowego (interpretacja ustawy o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej), kompetencji komisji rewizyjnej (interpretacja ustawy – kodeks spółek handlowych), klasyfikacji dochodów i wydatków (interpretacja przepisów rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych), możliwości dokonywania zmian przez Zarząd Województwa w planie dochodów i wydatków w zakresie dotacji rozwojowej (interpretacja art. 188 u.f.p. ustawy o finansach publicznych z 2005 r.), zaliczenia zobowiązań z tytułu kredytów do zobowiązań krótko bądź długoterminowych (interpretacja § 11 pkt 3 instrukcji do sprawozdawczości budżetowej i art. 82 ust. 2 u.f.p.), prawa pierwszeństwa i trwałego zarządu (interpretacja ustawy o gospodarce nieruchomościami), zlecania świadczenia usług promocyjnych w kontekście art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a P.z.p. (interpretacja przepisów ustawy – prawo zamówień publicznych), dodatków specjalnych i dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz wynagradzania członków Społecznej Komisji Mieszkaniowej (interpretacja przepisów ustawy o pracownikach samorządowych), finansowania zadań w zakresie kultury fizycznej i profilaktyki uzależnień (interpretacja przepisów ustawy o finansach publicznych), dotacji dla szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych (interpretacja przepisów ustawy o systemie oświaty), ochrony zabytków (interpretacja przepisów ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami), warsztatów terapii zajęciowej (interpretacja przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych), finansowania zadań związanych z ochroną środowiska (interpretacja przepisów ustawy o ochronie środowiska), zatwierdzenia taryf na zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków oraz możliwości prowadzenia gospodarki w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę w formie niezorganizowanej (interpretacja przepisów ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków), finansowania przez j.s.t. spłaty długów stowarzyszenia (interpretacja ustawy o sporcie kwalifikowanym oraz niektórych innych ustaw), możliwości udzielenia Powiatowi pomocy finansowej z przeznaczeniem na realizację zadania promocja i ochrona zdrowia poprzez nabycie przez Powiat części nowoutworzonych udziałów w spółce Szpital Powiatowy sp. z o. o. w celu rozbudowy i modernizacji budynku szpitala , b) pomoc finansowa jako wydatek niewygasający (interpretacja ustawy o finansach publicznych).

Interpretacje RIO w zakresie podatków i opłat lokalnych nie są wiążące, ponieważ zgodnie z art. 14a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja Podatkowa (j.t. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.)  tylko Minister Finansów posiada kompetencje do wydawania urzędowej, wiążącej interpretacji przepisów prawa podatkowego.

W 2009 roku do RIO w Białymstoku wpłynęły 2 wnioski o udzielenie informacji publicznej dotyczące udostępnienia:

-  informacji na temat planowanych i faktycznie poniesionych przez samorządy wydatków w dziale 851 – Ochrona zdrowia za rok 2007 i 2008 (plan i wykonanie) oraz 2009 (plan) – RIO nie udostępniło informacji ze względu na to, iż wniosek nie spełniał wymogów określonych rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 roku w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym, ponadto wnioskodawca nie wykazał istnienia interesu publicznego, wnioskodawca został wezwany do uzupełnienia wniosku; wnioskodawca ponownie wystąpił z pismem wskazując, iż nie zachodzi konieczność wykazywania jakiegokolwiek interesu prawnego lub faktycznego, ponadto zaznaczył, że informacja, o którą występuje jest informacją prostą a nie przetworzoną, RIO wskazało, że takowe dane znajdują się na stronach internetowych Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów, wobec czego wnioskodawca wycofał wniosek;    

- informacji dotyczących działalności kontrolnej i nadzorczej gminy Białowieża i Miasta Sejny za lata 2000-2008 (sprawozdań Rb-28 S za lata 2001-2008, wyciągi z protokołów kontroli kompleksowych oraz Uchwały Składów Orzekających dotyczące możliwości sfinansowania deficytu, spłaty kredytu oraz przedłożonych sprawozdań za poszczególne lata) – RIO udzieliło informacji w 2010 roku;

         Ponadto RIO w Białymstoku, na prośbę wielu instytucji dokonywała analiz poszczególnych problemów i przekazywała dane w zakresie funkcjonowania j.s.t.:

-  NBP Oddział Okręgowy w Białymstoku zwracał się czterokrotnie o udostępnianie kwartalnych informacji o sytuacji finansowej j.s.t. w województwie podlaskim (dochodów, wydatków, zobowiązań, należności);

- NBP zwrócił się z prośbą o przekazanie danych na temat wykonanych dochodów, wydatków ogółem i w rozbiciu na oświatę i wychowanie, ochronę zdrowia, gospodarkę komunalną i ochronę środowiska, kulturę i ochronę dziedzictwa narodowego oraz pomoc społeczną, zobowiązań i należności j.s.t.

- PARPA, jak co roku, zwróciła się z prośbą o przekazanie danych dotyczących przeznaczenia środków uzyskanych przez j.s.t. z wydanych koncesji na sprzedaż alkoholu w 2008 r.;

- Ministerstwo Finansów zwróciło się z prośbą o przekazanie informacji o błędach w sprawozdawczości występujących w programie Besti@ oraz informacji o planowanych dochodach, wydatkach, przychodach i rozchodach oraz zobowiązaniach z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek oraz emitowanych papierów wartościowych,

- RIO w Opolu zwróciło się z prośbą o informacje dotyczące opinii składów orzekających w sprawie projektów budżetów na 2009 r. z uwagami i negatywnych oraz informacje na temat uchwał Kolegium zawierających rozstrzygnięcia nadzorcze w sprawie uchwał budżetowych j.s.t. na 2009 r.

- RIO w Łodzi wystąpiło z prośbą o przekazanie danych na temat zadłużenia zoz-ów za poszczególne kwartały 2008 oraz przesłanie uchwał kolegium dotyczących wspierania sportu kwalifikowanego,

- NIK wystąpił o przekazanie danych dotyczących dochodów gmin z tytułu zbywania nieruchomości w latach 2007 – 2008,

- RIO w Rzeszowie wystąpiło o przesłanie uchwał kolegium dotyczących legalności danego rodzaju wydatków.

         Ponadto w związku z opracowaniem raportu z działalności regionalnych izb obrachunkowych za 2008 r. :

- na potrzeby opracowania przygotowywanego przez RIO w Olsztynie przekazano informacje o stwierdzonych nieprawidłowościach w zakresie danych dotyczących naliczania subwencji i rozliczeń dotacji celowych, dane o stanie gospodarki finansowej jst oraz współpracy izb z organami państwa i innymi instytucjami;

- na potrzeby opracowania przygotowywanego przez RIO w Szczecinie przekazano dane dotyczące zbadanych sprawozdań w zakresie operacji finansowych  oraz nieprawidłowości w badanych przez Izbę uchwał;

- na potrzeby opracowania przygotowywanego przez RIO w Zielonej Górze przekazano dane dotyczące uchwalania budżetu i jego zmian;

- RIO w Poznaniu zwróciło się z prośbą o przekazanie danych dotyczących rozpatrywanych skarg na działalność organów stanowiących j.s.t.  oraz skarg wniesionych do Naczelnego Sądu Administracyjnego;

- RIO we Wrocławiu zwróciło się z prośbą o przekazanie informacji dotyczących ilości i rodzaju wydanych w 2008 r. opinii wraz z kopiami określonych rodzajów opinii;

- RIO w Katowicach zwróciło się z prośbą o przekazanie informacji na temat gospodarki budżetowej związków międzygminnych w tym dotyczące sprawozdawczości i nadzoru na uchwałami);

3. Rozpatrywanie skarg i wniosków

         Do RIO w Białymstoku w 2009 r. wpłynęły 22 skargi i wnioski na działalność organów j.s.t. Na działalność organu stanowiącego 8, w tym:

 - 2 na bezczynność Rady Gminy,

 - 1 dotycząca nie udzielenia dotacji oświatowej,

 - 1 dotycząca nieprawidłowości w naliczaniu dotacji oświatowej,

 - 4 wnioski o unieważnienie uchwał organów stanowiących;

Na działalność organów wykonawczych 14, w tym:

- 5 w zakresie niegospodarności w zarządzaniu mieniem komunalnym,

- 1 w zakresie niegospodarności w sprzedaży mienia,

- 2 w zakresie podatków i opłat lokalnych,

- 1 w zakresie niewłaściwej realizacji wydatków i dochodów budżetowych,

- 1 w zakresie nieprawidłowości dotyczących spraw personalnych w Urzędzie,

- 1 w zakresie nieprawidłowości w działalności Domu Kultury,

- 3 w zakresie innych zadań własnych.

3.1. Do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, za pośrednictwem Urzędu Wojewody Podlaskiego w dniu 13 stycznia 2009 r. wpłynął wniosek radnych Rady Gminy Ś. (datowany na dzień 6 stycznia 2009 r.) o unieważnienie Uchwały w sprawie budżetu na 2009 r. przegłosowanej przez Radę Gminy Ś. na sesji w dniu 30 grudnia 2008 r.

Wnioskodawcy podnieśli w nim, iż doszło do niedopełnienia procedury opiniodawczej projektu budżetu Gminy na 2009 r. Zdaniem radnych Komisja Rewizyjna Rady Gminy nie odbyła posiedzenia w sprawie wyrażenia opinii w sprawie projektu budżetu, do której była zobligowana postanowieniami Uchwały Nr XV/83/08 Rady Gminy Ś. z dnia 19 lutego 2008 r., określającej Plan Pracy stałych Komisji Rady Gminy Ś. na 2008 rok. W załączniku Nr 1 do tej uchwały, wśród tematyki posiedzeń  przewidzianych na III i IV kwartał 2008 r. zostało wymienione także „zaopiniowanie projektu budżetu gminy na 2009 rok”. Posiedzenie w takiej sprawie nie odbyło się.

W związku z powyższym, zdaniem wnoszących o unieważnienie uchwały budżetowej na 2009 r., została złamana procedura opiniodawcza projektu budżetu na 2009 rok i jest to podstawa do stwierdzenia jej nieważności.

Na posiedzenie Kolegium RIO w dniu 5 lutego 2009 r. przybyli: Pan Cezary P. jako przedstawiciel wnoszących o unieważnienie uchwały budżetowej Gminy Ś. oraz Sekretarz Gminy Pani  Bożena Sz. i Wójt Gminy.

Pan P. wyjaśnił, że został radnym w tej kadencji w wyborach uzupełniających z dnia 21 września 2008 roku, w związku z tym nie należał do żadnej z komisji stałych które z tą datą już w całości były obsadzone, nie było zmiany stałych komisji. Dnia 11 grudnia 2008 r. na posiedzeniu Rady Gminy jeden z członków Komisji zrezygnował z udziału w jej pracach i miejsce tego radnego zajął Pan P.

Pan P. jest członkiem uzupełniającej komisji rewizyjnej i poczuł się niedowartościowany, że nie mógł brać udziału w opiniowaniu budżetu w związku z czym przesłał skargę z uzasadnieniem jak wyżej. Jednocześnie wnioskodawca  podniósł, że na sesji z 30 grudnia 2008 r. wnosił, żeby nie podejmować decyzji w sprawie budżetu ponieważ nie została dopełniona procedura opiniodawcza przez Komisję Rewizyjną. Na prośbę Pana P. Pan Alfred G. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej ani razu nie chciał zwołać posiedzenia Komisji Rewizyjnej. Prośba ta była również wnoszona na poprzednich sesjach.

Głos zabrali także Wójt i Sekretarz Gminy Ś., zwrócili oni uwagę na to, że Pan P. brał udział we wszystkich posiedzeniach obradujących nad uchwaleniem budżetu (świadczy o tym lista obecności), ponieważ nie tylko członkowie komisji stałych mają prawo brania udziału w tego typu posiedzeniach, ale również inni radni którzy nie są członkami komisji. Wójt zwrócił uwagę, że Pan P. brał udział w 4 posiedzeniach nad uchwalaniem i badaniem budżetu. Prawdą jest ze Komisja Rewizyjna nie debatowała nad budżetem pomimo, że miała uchwalone w swoim programie, że będzie opiniować budżet. Sekretarz Gminy zwróciła uwagę, że nie naruszono uchwały z 2006 roku w sprawie procedury uchwalania budżetu, natomiast zapisy w uchwale określające harmonogram prac poszczególnych komisji nie są wiążące w procedurze uchwalania budżetu.

Kolegium RIO po wysłuchaniu wyjaśnień,  zapoznaniu się z dołączoną dokumentacją oraz po wnikliwej analizie zapisów  Uchwały Nr XXVIII/167/06 Rady Gminy Ś. z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie określenia procedury opracowania i uchwalenia budżetu gminy oraz rodzaju i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi uchwały budżetowej oraz Statutu Gminy Ś. uznało, że nie ma podstaw do uznania wniosku grupy radnych o unieważnienie uchwały budżetowej Gminy Ś. na 2009 r. za zasadny.

Kolegium jednogłośnie postanowiło oddalić wniosek, ponieważ nie doszło do naruszenia prawa w procedurze nad uchwalaniem budżetu. Nie naruszono ani ustawy o finansach publicznych ani nie naruszono zasad wynikających z ustawy ustrojowej jeżeli chodzi o uchwalanie budżetu, nie naruszono również uchwały z 2006 roku w sprawie określania procedury uchwalania budżetu. W § 8 tego aktu prawnego  zapisano, że projekt budżetu opiniują Komisja Oświaty, Kultury, Sportu, Zdrowia i Opieki Społecznej oraz Komisja Rozwoju Gospodarczego, Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Budownictwa, które swoje opinie przekazują Komisji Budżetu i Finansów. Ponadto Kolegium RIO zwróciło uwagę, że zadania Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Ś., określone w  statucie Gminy także nie przewidują opiniowania projektu uchwały budżetowej. Wręcz przeciwnie § 92 Statutu stanowi, że „kontroli Komisji Rewizyjnej  nie podlegają zamierzenia przed ich zrealizowaniem, co w szczególności dotyczy projektów dokumentów mających stanowić podstawę określonych działań (kontrola wstępna).” Zdaniem Kolegium RIO,  sam fakt podjęcia w formie uchwały czy ustalenia planu pracy dla Komisji Rewizyjnej i zapisanie w planie pracy – „opiniowanie projektu budżetu”, wykracza poza ustawową regulację zadań Komisji Rewizyjnej określoną art. 18a ustawy o samorządzie gminnym i  narusza Statut  Gminy oraz  uchwałę w sprawie procedury uchwalania budżetu.

 Komisja Rewizyjna jest powołana przede wszystkim do kontroli organu wykonawczego w zakresie wykonania budżetu, a nie opiniowania. Nie ma żadnego przepisu, który by upoważniał Komisję Rewizyjną do opiniowania projektu budżetu.

3.2.    W dniu 08 grudnia 2009 r. do RIO w Białymstoku wpłynął wniosek ks. mgr Krzysztofa G. Dyrektora  Salezjańskiego Ośrodka Wychowawczego im. św. Jana Bosko w R. o stwierdzenie nieważności Uchwały Rady Powiatu S. Nr XXVIII/246/09 z dnia 27 listopada 2009 r. w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji dla szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych oraz placówek niepublicznych prowadzonych na terenie powiatu sokólskiego oraz trybu i zakresu kontroli prawidłowości ich wykorzystywania. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku pismem Nr RIO.II-0004-101/09 z dnia 08 grudnia 2009 r. poinformowała Radę Powiatu Sokólskiego, iż w dniu 18 grudnia 2009 roku odbędzie się posiedzenie Kolegium RIO, którego przedmiotem będzie badanie przedmiotowej Uchwały. Poinformowała także, iż w dniu 08 grudnia 2009 r. do RIO w Białymstoku wpłynął wniosek ks. mgr Krzysztofa G. Dyrektora  Salezjańskiego Ośrodka Wychowawczego im. św. Jana Bosko w R. o stwierdzenie nieważności ww. Uchwały Rady Powiatu w całości ze względu na podjęcie jej z rażącym naruszeniem przepisów prawa.

         Na posiedzeniu Kolegium RIO stwierdziło, że w przedmiotowej uchwale Rada Powiatu zawarła zapisy:

1) § 6 ust. 3 uchwały, w którym Rada Powiatu stwierdza, iż „Nie złożenie informacji, o której mowa w ust. 1 spowoduje wstrzymanie dotacji do czasu złożenia informacji” oraz § 6 ust. 6 uchwały, w którym Rada Powiatu stwierdza, iż „Niezłożenie rozliczenia, o którym mowa w ust. 4 spowoduje wstrzymanie dotacji do czasu złożenia rozliczenia”, przez co ustanawia nie znajdującą podstawy w przepisach prawa nową kompetencję organu jednostki samorządu terytorialnego w postaci wstrzymywania przyznanej dotacji. Wstrzymywanie dotacji nie mieści się w zakresie delegacji ustawowej dla organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego określonej w art. 90 ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r., Nr 256, poz. 2572 ze zm.);

2) § 7 ust. 7 uchwały, w którym Rada Powiatu stwierdza, iż „W przypadku nieudostępnienia osobie upoważnionej do kontroli dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, o której mowa w ust. 3, nastąpi wstrzymanie dotacji”, przez co ustanawia nie znajdującą podstawy w przepisach prawa nową sankcję w postaci wstrzymywania przyznanej dotacji w przypadku nieudostępnienia osobie upoważnionej do kontroli dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, podczas gdy powyższą materię regulują art. 83 § 1 w zw. z art. 53 § 26 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r., Nr 111, poz. 765 ze zm.);

3) § 6 ust. 7 i 8 uchwały, w których Rada Powiatu ustanawia dodatkowe zasady zwrotu dotacji „nadpłaconej” i „niewykorzystanej – nierozliczonej dowodem poniesienia wydatków bieżących”, podczas gdy zasady zwrotu dotacji wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, pobranej nienależnie i pobranej w nadmiernej wysokości określa art. 145 w zw. z art. 190 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), a także art. 252 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), o czym zresztą Rada Powiatu stanowi w § 7 ust. 4 uchwały;

4) § 7 ust. 2 uchwały, w którym Rada Powiatu stwierdza, iż „Kontroli dokonują pracownicy Starostwa Powiatowego w S. upoważnieni na piśmie przez Starostę S.”, przez co narusza art. 90 ust. 3f ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, w którym wskazuje, iż osoby przeprowadzające kontrolę są upoważnianie przez organy jednostek samorządu terytorialnego. Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1592 ze zm.) organami powiatu są rada powiatu i zarząd powiatu.

3.3. W dniu 08 czerwca 2009 r. do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół Zamiejscowy w Suwałkach wpłynęło pismo Wójta Gminy W. – Pana Józefa L., informujące o naruszeniu  procedury dokonywania zmian w budżecie w przypadku podjęcia przez Radę Gminy W.  Uchwały Nr XXI/149/09 w dniu 30 kwietnia 2009 r.

W związku z powyższym RIO w Białymstoku pismem RIO.II – 0004-58/09 z dnia 12 czerwca 2009 r. poinformowała Radę Gminy i wnioskodawcę o wznowieniu postępowania na podstawie art. 145 § 1 pkt  5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ( tj. z 2000 r., Dz. U. Nr 98, poz. 1071 ze zm.) w związku z pojawieniem się nowych okoliczności, które nie były znane Kolegium RIO w czasie opiniowania Uchwały na posiedzeniu w dniu 26  maja 2009 r.

Jak wynikało z informacji przekazanych przez Wójta Gminy, przedmiotową Uchwałą dokonano zmian w budżecie bez jego zgody na nadzwyczajnej Sesji Rady Gminy.

Poinformowano Radę, że takie działanie narusza postanowienia art.179 ustawy o finansach publicznych oraz art. 60 ust. 2 pkt 4 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którymi organowi wykonawczemu przysługuje wyłączne prawo zgłaszania propozycji zmian w budżecie.

Na posiedzenie Kolegium RIO w Białymstoku w dniu 22 czerwca 2009 r. stawił się Wójt Gminy W., który podtrzymał stanowisko wyrażone w piśmie. Jednocześnie dodał, że to on był inicjatorem i autorem proponowanych zmian w budżecie, przyjętych Uchwałą Rady na sesji w dniu 30 kwietnia 2009 r., z wyjątkiem zmniejszenia nakładów na drogi publiczne gminne w wysokości 30 000 zł, w § 4270.

Kolegium  zapoznało się ze stanowiskiem wnioskującego o stwierdzenie nieważności części uchwały oraz ponownie przeanalizowało Uchwałę Rady Gminy W.  Kierując się  poglądem  NSA w Warszawie wyrażonym  w wyroku   z dnia 15 maja 2008 r. Sygn. akt II GSK 427/07, który stwierdził że należy oddzielić  inicjatywę w sprawie dokonywania zmian w budżecie, należącą do organu wykonawczego  od  samego uchwalania zmian w budżecie – co jest wyłączną kompetencją organu stanowiącego -  Kolegium RIO postanowiło o oddaleniu wniosku Wójta o stwierdzenie nieważności uchwały w części, uznając tym samym, że Uchwała nie narusza prawa.  

4. Skargi do WSA i NSA

W 2009 roku żadne rozstrzygnięcie Kolegium RIO w Białymstoku nie zostało zaskarżone do WSA.

W jednym przypadku Rada Miasta wniosła skargę kasacyjną od wyroku WSA do NSA.

WSA w Białymstoku oddalił skargę Rady Miasta na uchwałę Kolegium RIO w Białymstoku z dnia 9.9.2008 r. w przedmiocie stwierdzenia nieważności uchwały w sprawie dokonania zmian w budżecie miasta na 2008 r. Kolegium RIO w zaskarżonej uchwale uznało, iż  Uchwała została podjęta z istotnym naruszeniem prawa, w związku z tym stwierdziło jej nieważność w części dotyczącej zmniejszenia planu wydatków w dz. 758, rozdz. 75818, § 4810 o kwotę 70 000 zł oraz  zwiększenia planu wydatków w dz. 851, rozdz. 85195, § 4280 o kwotę 70 000 zł. W uzasadnieniu Kolegium wskazało, iż do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku wpłynął wniosek Burmistrza Miasta  o uchylenie przedmiotowej uchwały ze względu na naruszenie przez Radę Miasta art.173 ust.5 ustawy o finansach publicznych. Burmistrz w piśmie zakwestionował dokonanie przez Radę zmian w budżecie, polegających na zmniejszeniu rezerwy ogólnej o kwotę 70 000 zł  i przeznaczeniu jej na realizację Programu Pierwotnej profilaktyki raka szyjki macicy, bez zgody organu wykonawczego, przy „wyartykułowanym sprzeciwie” Burmistrza. W związku z tym Rada Miasta wniosła skargę kasacyjną od wyroku WSA do NSA.

Wyrok NSA (sygn. akt II GSK 276/09) w przedmiocie stwierdzenia nieważności uchwały w sprawie dokonania zmian w budżecie miasta na 2008 r. oddalił skargę kasacyjną - uzasadnienie do dnia dzisiejszego nie dotarło do RIO w Białymstoku.

V. Działalność obsługowo - administracyjna i techniczna

           Odnośnie zadań z tego zakresu, objętych ramowym planem pracy, realizowano między innymi:

 - zapewniono obsługę administracyjną i prawną dla działającej przy RIO w Białymstoku Regionalnej Komisji Orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych,

 - prowadzenie funduszu socjalnego, spraw kadrowych i innych osobowych,

- instalacja i uruchomienie nowego sprzętu komputerowego,

- aktualizacja oprogramowania komputerowego wykorzystywanego w RIO,

- zmiana systemu ochrony antywirusowej Izby

 - bieżący nadzór nad prawidłowością działania sprzętu komputerowego i jego oprogramowania

   oraz instruktaż obsługi i korzystania z nich,

- drugi etap przejścia z systemu sieciowego Novell na Windows 2003 serwer,

- wdrożenia w części sieci bezprzewodowej w siedzibie Izby w Białymstoku,

-  roboty ogólno-budowlane budynku siedziby Zespołu Zamiejscowego  Izby w Suwałkach.

                                                                                  Załącznik nr 2

                                                                                               do uchwały Nr      /2010

                                                                                               Kolegium RIO

                                                                                               w Białymstoku

                                                                                               z dnia         marca  2010 r.

Sprawozdanie

z wykonania budżetu Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku za 2009 rok

Dochody

Plan – 67.000,00

Wykonanie – 63.549,50

         Na dochody składa się przede wszystkim:

-          wpływ czynszu za wynajem pomieszczeń przez Starostwo Powiatowe i Podlaski Ośrodek Doskonalenia Kadr Administracji Publicznej,

-          kary i koszty postępowania komisji orzekającej ds. dyscypliny finansów publicznych.

Wydatki

Plan – 4.558.600,00

w tym:

-          wydatki bieżące       –  4.558.600,00

Wykonanie – 4.558.414,53

w tym:

-          wydatki bieżące       –  4.558.414,53

W roku 2009 plan wydatków był zmieniany sześcioma decyzjami Prezesa RIO i czterema decyzjami MSWiA.

Szczegółowe zestawienie wydatków w układzie paragrafowym stanowi poniższa tabela

1. Wykonanie wydatków według grup

a/ świadczenia na rzecz osób fizycznych:

§ 3020  zrealizowano w wysokości : -

b/ wynagrodzenia (§ 4010 i 4040) oraz pochodne (§ 4110 i 4112):

-          § 4010 – 3.248.062,27

-          § 4040  -   224.226,34

-          § 4110 -    493.128,42

-          § 4120 -      65.939,74

-           

W ramach § 4010 wypłacono:

-          82.733,00 zł  – nagrody jubileuszowe,

-          22.237,00 zł –  odprawa emerytalna

c/ odpisy na ZFŚS (§ 4440 – 62.000,00 zł),

d/ zakupy towarów i usług (§§§ 4210,4280, 4300,4360,4370) zrealizowano w wysokości 137.590,12 zł.

Inne tej grupy wydatki obejmowały: dozór budynków w Białymstoku i Suwałkach,  opłaty za usługi zdrowotne, paliwo, prenumeratę czasopism, przesyłki pocztowe, aktualizację LEX, wszelkiego rodzaju naprawy samochodów i sprzętu biurowego, zakup sprzętu biurowego i inne wydatki rzeczowe związane z funkcjonowaniem Izby.

e/ pozostałe wydatki bieżące – 327.467,64zł obejmują:

-          delegacje służbowe, opłaty za centralne ogrzewanie, energię elektryczną, wodę, opłaty za internet, ubezpieczenie budynków i samochodów, podatki (od nieruchomości i z tytułu wieczystego użytkowania), PFRON

-          w tym: 132.505,10 zł – ryczałty i wynagrodzenia RKO, nieetatowych członków kolegium, umowy zlecenia.

      Ogółem wydatkowano 4.558.414,53 zł, co stanowi  100,0% wykonania planu.

Zobowiązania  nie wymagalne na 31.12.2009 r. ogółem – 276.015,61 zł z tego:

-        271,30 zł     -  dot. zakupu energii

-        350,32 zł     -  dot. opłaty z tytułu zakupu usług telefonii komórkowej

-          20,73 zł     -  dot. wywozu nieczystości

- 275.373,26 zł   -  dot. dodatkowego rocznego wynagrodzenia.

2. Zatrudnienie

4.  Gospodarka pozabudżetowa nie była prowadzona przez RIO w Białymstoku.