Załącznik Nr  1

                                                                                              do Uchwały Nr III/2015                                                                                  Kolegium RIO w Białymstoku
                                                                           z dnia 23 marca 2015 r.

  

 

                                                       Sprawozdanie

                                               z wykonania ramowego planu pracy

                                   Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

                                                                  za 2014 rok

 

I.  Organizacja, funkcjonowanie i sprawozdawczość z działalności Izby

 

         W ramach tej tematyki zostały zrealizowane ustalone w ramowym planie pracy zadania, a mianowicie:

1) opracowano, a następnie przyjęto uchwałami Kolegium Izby:

         - ramowy plan pracy na 2015 r., w tym plan kontroli i plan szkoleń na 2015 r.,

         - wnioski do projektu budżetu Izby na 2015 r.,

         - sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy za 2013 r.,

         - sprawozdanie z wykonania budżetu Izby za 2013 r.

2) sporządzono - w ramach zadań finansowo-księgowych - i przekazano

    określonym adresatom sprawozdania kasowe z wykonania budżetu Izby,

    w tym dotyczące:

         - budżetu: miesięczne, półroczne i roczne,

         - zatrudnienia i wykorzystania funduszu płac: kwartalne,

         - budżetu zadaniowego,

         - inne statystyczne.

 

II. Sprawozdanie z działalności kontrolnej Wydziału Kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w 2014 roku

 

1. Obsada etatowa

         Planowane na 2014 rok zatrudnienie inspektorów ds. kontroli realizujących plan kontroli przyjęto na poziomie 20 etatów. Faktyczne zatrudnienie w 2014 r. wyniosło:

- 11,58 etatu w Białymstoku,

- 4 etaty w Zespole w Łomży,

- 3 etaty w Zespole w Suwałkach,

co łącznie stanowi 18,58 etatu. Inspektor zatrudniony w Zespole w Suwałkach zmarł w końcu grudnia 2013 r. (po uchwaleniu planu kontroli na 2014 r.). Zmiany planu dotyczącej liczby etatów nie dokonywano w związku z tą sytuacją; bieżące monitorowanie realizacji planu w trakcie roku wykazało istnienie możliwości zbadania wszystkich jednostek pierwotnie objętych planem Zespołu w Suwałkach (głównie z powodu dużo niższego od zakładanego wykonania dni przewidzianych na urlopy i zwolnienia). Inspektor kontroli zatrudniony w Białymstoku pracował do 30 lipca 2014 r., rozwiązanie umowy z pracownikiem nastąpiło za porozumieniem stron.

 

2. Plan kontroli i jego realizacja

Ramowy plan kontroli na 2014 rok przyjęto uchwałą Nr IX/2013 Kolegium RIO w Białymstoku z dnia 3 grudnia 2013 r. Uchwała określała ogólną liczbę planowanych do przeprowadzenia w roku kontroli – 59 (z tego 33 kompleksowych i 26 problemowych), liczbę dni roboczych w roku w przeliczeniu na przewidywaną obsadę etatową – 5.000 tzw. „inspektorodni”, a w tym planowane zużycie czasu na czynności kontrolne w jednostkach kontrolowanych – 3.381 „inspektorodni” (wskazana wielkość obejmowała rezerwę czasową w wymiarze 177 dni). W formie załącznika do uchwały przyjęto też szczegółowy wykaz kontroli planowanych na 2014 rok, zawierający jednostki kontrolowane i zakres tematyczny kontroli.

Uchwałą Nr V/2014 Kolegium RIO w Białymstoku z dnia 7 października 2014 r. dokonano zmiany ramowego planu kontroli na 2014 rok poprzez wprowadzenie 5 kontroli problemowych następujących jednostek: gminy Krypno i Grajewo (w związku z koniecznością ich przeprowadzenia w ramach koordynowanej kontroli zadłużenia według tematyki zatwierdzonej przez KRRIO), gminy Wizna (w zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych, kontrola realizowana przez Zespół w Łomży), miasta i gminy Suchowola (w zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych, kontrola realizowana przez Zespół w Suwałkach) oraz Zarządzie Dróg Powiatowych w Grajewie (kontrola realizowana przez Zespół w Łomży). Możliwość zbadania w 2014 r. gospodarki finansowej dodatkowych jednostek przez inspektorów ds. podatków i opłat z Zespołów w Suwałkach i Łomży wynikła z bieżącej analizy wykonania planu kontroli. Opisywana zmiana ramowego planu kontroli polegała ponadto na usunięciu z planu 4 problemowych kontroli gospodarki finansowej: Zakładu Gospodarki Komunalnej w Mońkach, Zespołu Szkół w Mielniku, Biura Obsługi Szkół w Drohiczynie i Szkoły Podstawowej w Perlejewie. Dokonanie zmiany w wykazie kontroli problemowych miało związek ze zmniejszeniem od 30 lipca 2014 r. stanu zatrudnienia inspektorów w Białymstoku. W miejsce 3 problemowych kontroli w jednostkach oświatowych wykonano kontrole doraźne gospodarki finansowej w zakresie osiągania przez jst wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli.

         W wyniku przeprowadzonych zmian ogólna liczba planowanych kontroli uległa zwiększeniu do 60.

Plan (po zmianach) i wykonanie kontroli ogółem i przez poszczególne Zespoły w układzie rodzajowym oraz zużycie czasu pracy na wykonanie zadań („inspektorodni”) ilustruje poniższe zestawienie:

 

Wyszczególnienie			Białystok		Łomża		Suwałki		Razem
			Plan	Wyk.	Plan	Wyk.	Plan	Wyk.	Plan	Wyk.
Liczba kontroli		1	39	50	12	12	9	12	60	74
z tego	kompleksowych	2	17	17	10	10	6	6	33	33
	problemowych	3	22	22	2	2	3	3	27	27
	sprawdzających	4	0	1	0	0	0	0	0	1
	doraźnych	5	0	10	0	0	0	3	0	13
Czas nominalny pracy inspektorów prowadzących kontrole		6	3.000	2.895	1.000	1.000	1.000	750	5.000	4.645
Liczba dni pracy przeznaczonych na kontrole		7	2.025	1.978	790	735	566	587	3.381	3.300
z tego	kompleksowe	8	1.308	1.350	720	684	492	518	2.520	2.552
	problemowe	9	618	575	20	51	46	50	684	676
		10	99	49	50	0	28	19	177	68
	doraźne sprawdzające	11	0	4	0	0	0	0	0	4
Liczba dni pracy związanych z kontrolą (przygotowanie do kontroli, opracowanie mat. )pokontrolnych, szkolenia, samokształcenie, nadzór nad kontrolami)		12	589	491	99	123	88	94	776	708
Urlopy i zwolnienia lekarskie		13	386	426	111	142	346	69	843	637

 

Z przedstawionego zestawienia liczbowego wynika, że w okresie sprawozdawczym Wydział Kontroli przeprowadził w sumie 74 kontrole (w tabeli wykazano jako wykonane również kontrole w 9 jednostkach, w których czynności kontrolne zostały zakończone na początku 2015 r.). Zgodnie z założeniami planu po zmianach wykonano wszystkie zaplanowane kontrole kompleksowe i problemowe.

W ramach planowanej rezerwy czasowej przeprowadzono łącznie 13 kontroli doraźnych i 1 kontrolę sprawdzającą wykonanie wniosków pokontrolnych (w Powiatowym Zespole Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Wysokiem Mazowieckiem). Kontrole doraźne przeprowadzono w:

a) Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej, Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach, Biurze Obsługi Szkół w Drohiczynie, Biurze Obsługi Szkół w Raczkach, Szkole Podstawowej w Perlejewie, Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół Gminy Sejny, Zespole Szkół Samorządowych w Krynkach, Zespole Szkół w Czyżach, Zespole Szkół w Dziadkowicach i Zespole Szkół w Mielniku – w zakresie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2013 r.;

b) gminie Jeleniewo – w zakresie zagadnienia związanego z zawieraniem przez gminę umów z przedsiębiorcami prowadzącymi działalność w zakresie budowy i eksploatacji elektrowni wiatrowych, przewidujących dofinansowanie zadań gminy;

c) w gminie Mońki – w zakresie podstaw prowadzenia gospodarki finansowej gminy Mońki od 1 stycznia 2014 r. i zagadnień dotyczących spłaty zadłużenia gminy w kontekście odpowiedzi o wykonaniu wniosków pokontrolnych z dnia 23 grudnia 2013 r.;

d) w gminie Nowy Dwór – w zakresie zbycia w 2014 r. nieruchomości gminy Nowy Dwór z obowiązkiem późniejszego odkupienia ich przez gminę.

 

3. Zakres podmiotowy i przedmiotowy kontroli

Kontrole kompleksowe dotyczyły gospodarki finansowej 33 gmin, z tego: 20 gmin wiejskich, 9 gmin miejsko-wiejskich i 4 gmin miejskich. Kontrole kompleksowe prowadzone były w urzędach jednostek samorządu terytorialnego.

W ramach kontroli kompleksowych badano całokształt zagadnień występujących w sferze gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, obejmując takie grupy tematyczne, jak:

- wewnętrzne regulacje prawne dotyczące organizacji i gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego i jej jednostek organizacyjnych,

- funkcjonowanie kontroli zarządczej,

- rachunkowość, w tym dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, prawidłowość i terminowość zapisów w ewidencji księgowej, inwentaryzacja, sprawozdawczość budżetowa i finansowa jednostki samorządu terytorialnego i jej jednostek organizacyjnych,

- gospodarka pieniężna i rozrachunki budżetu i urzędu jednostki samorządu terytorialnego,

- prawidłowość uchwalania budżetu i dokonywania jego zmian, w tym realistyczność planowanych dochodów i wydatków, ustalanie planów finansowych jednostek organizacyjnych,

- dochody budżetowe, w tym m.in. wymiar, pobór i egzekucja podatków i opłat lokalnych, dochody z majątku, dochody ze świadczenia usług komunalnych,

- dług publiczny, przychody i rozchody budżetu, w tym m.in. weryfikacja wskaźników spłaty zadłużenia gminy, prawidłowość danych przyjmowanych w wieloletniej prognozie finansowej, prawidłowość pozyskania, w tym w ramach upoważnień organu stanowiącego, ustalenia i ewidencji przychodów oraz prawidłowość rozchodów w świetle ustalonych limitów w uchwale budżetowej i zawartych umów,

- wydatki budżetowe, m.in. na wynagrodzenia, w tym z uwzględnieniem zagadnienia osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie Karta Nauczyciela, diety, podróże służbowe, zakup materiałów i usług, wydatki na obsługę długu publicznego, wydatki majątkowe, dotacje z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, wydatki w ramach funduszu sołeckiego,

- prawidłowość udzielania zamówień publicznych,

- gospodarka mieniem komunalnym, w tym nieruchomościami, ewidencja księgowa i inwentaryzacja składników majątkowych, wyposażenie w majątek jednostek organizacyjnych,

- realizacja zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, a także na podstawie porozumień i w ramach pomocy finansowej oraz rzeczowej między j.s.t.,

- rozliczenia finansowe jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi,

- wykonanie zaleceń pokontrolnych.

Kontrole kompleksowe wykonywano stosownie do układu tematycznego określonego w załączniku do uchwały Nr 2/2011 Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych z 17 marca 2011 r. w sprawie ramowego zakresu kontroli kompleksowej gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, ramowej tematyki kontroli gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, zawierającej również założenia metodyczne kontroli, wchodzącej w skład „Zasad przeprowadzania kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku”, a także na podstawie programów kontroli kompleksowej poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego, opracowywanych na bazie ramowej tematyki kontroli. Przy opracowywaniu programów kontroli analizowano m.in. treść sygnalizacji dotyczących gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego przekazywanych przez obywateli, radnych i inne podmioty. Odrębny program, opracowany przez RIO w Łodzi, stosowano przy kontrolach koordynowanych zadłużenia jednostek samorządu terytorialnego.

Kontrole problemowe prowadzone były w większości w samorządowych jednostkach budżetowych – 19 kontroli; poza tym przeprowadzono: 1 kontrolę w zakładzie budżetowym, 3 w samorządowych instytucjach kultury, 1 kontrolę w gminie wiejskiej i 1 kontrolę w gminie miejsko-wiejskiej (w zakresie dochodów z podatków i opłat lokalnych) oraz 2 kontrole w gminach wiejskich (kontrole koordynowane w zakresie zadłużenia jst).

Przedmiotem działalności jednostek organizacyjnych poddanych kontrolom problemowym było przede wszystkim wykonywanie zadań oświatowych. Ponadto zbadano samorządowe instytucje kultury oraz zakład budżetowy i jednostki budżetowe wykonujące zadania własne jednostek samorządu terytorialnego m.in. w zakresie gospodarki mieszkaniowej i gospodarowania lokalami użytkowymi, dróg, wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, utrzymania czystości i porządku, wysypisk i unieszkodliwiania odpadów komunalnych.

Jednostki organizacyjne badano – w oparciu o wskazówki metodyczne zawarte w „Zasadach przeprowadzania kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku” – w zakresie: organizacji wewnętrznej dotyczącej prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości, planów finansowych, gospodarki pieniężnej, rozrachunków, pozyskiwania dochodów (przychodów), ponoszenia wydatków (kosztów), rozliczeń z budżetem, gospodarki środkami rzeczowymi, inwentaryzacji, księgowości i sprawozdawczości, kontroli zarządczej, wyodrębnionego rachunku dochodów jednostek oświatowych oraz zamówień publicznych.

 

4. Stwierdzone nieprawidłowości

 

W wyniku przeprowadzonych 74 kontroli stwierdzono łącznie 1.235 różnego rodzaju naruszeń prawa (nieprawidłowości) – liczba ta wynika z układu charakteryzującego i szeregującego zbiorczo nieprawidłowości według kategorii tematycznych dla ogólnych potrzeb sprawozdawczych regionalnych izb obrachunkowych; nie jest ona równoznaczna z liczbą wniosków pokontrolnych, podaną w części sprawozdania poświęconej postępowaniu pokontrolnemu. Do najistotniejszych lub najczęściej występujących nieprawidłowości (w tym układzie) stwierdzonych przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w wyniku kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym należy zaliczyć:

 

1. W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych, w szczególności regulacji wewnętrznych, niezbędnych dla prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej oraz organizacji kontroli zarządczej:

- brak lub nieprawidłowe funkcjonowanie mechanizmów kontroli zarządczej; zwłaszcza nieopracowanie procedur udzielania zmówień, dla których nie ma obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, nieokreślanie pracownikom zakresu obowiązków i odpowiedzialności bądź nieobejmowanie tymi zakresami rzeczywiście realizowanych przez pracowników zadań – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 45 jednostkach kontrolowanych;

- brak lub nieprawidłowe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości; w szczególności poprzez jej nieaktualizowanie oraz niezgodność z faktycznie stosowanymi rozwiązaniami – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 43 jednostkach kontrolowanych;

- niewykonanie wniosków pokontrolnych – w 20 jednostkach kontrolowanych;

- niezgodne z prawem scentralizowanie obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych bez umocowania w uchwale organu stanowiącego, a także prowadzenie przez urząd ksiąg rachunkowych innych jednostek organizacyjnych co narusza prawem określone uprawnienia i obowiązki kierowników tych jednostek w zakresie prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 11 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzestrzeganie ustanowionych procedur kontroli – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 10 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe, nieobejmujące wszystkich wymaganych danych, prowadzenie rejestru instytucji kultury – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 9 jednostkach kontrolowanych;

- nieudzielenie kierownikom jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej pełnomocnictw do jednoosobowego działania – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 gminie, a także bezprzedmiotowe udzielenie takich pełnomocnictw dyrektorom instytucji kultury (samorządowych osób prawnych) – w 4 jednostkach kontrolowanych;

- niepowoływanie zastępców wójtów zagrażające ciągłości funkcjonowania gmin podczas przemijającej przeszkody w sprawowaniu funkcji przez wójtów) – w 3 skontrolowanych gminach, a także nieutworzenie stanowiska sekretarza gminy – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 gminach;

- niedostosowanie postanowień statutu jednostki do stanu faktycznego lub przepisów prawa – w 4 jednostkach kontrolowanych;

- nieobsadzenie stanowiska wicedyrektora szkoły – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- pozostawanie w zakresie działalności jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół tylko jednej oświatowej jednostki budżetowej - nieprawidłowość stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej;

- nieutworzenie biblioteki publicznej – nieprawidłowość stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej.

 

W wyniku kontroli kompleksowej w gminie Nowe Piekuty stwierdzono, że nadal nie została utworzona przez gminę biblioteka, jak też jakakolwiek inna instytucji kultury, czym naruszono art. 19 ust. 2 w zw. z art. 18 ust. 3 ustawy o bibliotekach. Według wyjaśnienia Wójta utworzenie biblioteki ma nastąpić na koniec lipca 2015 r. Zalecenie w sprawie utworzenia przez gminę Nowe Piekuty biblioteki publicznej było wystosowane podczas dwóch poprzednich kontroli kompleksowych RIO. Poinformowano Wójta, że stwierdzony stan faktyczny stanowi podstawę wystąpienia Izby do Wojewody Podlaskiego o wezwanie do zaprzestania naruszeń w trybie ustawy o samorządzie gminnym.

Rekomendowano podjęcie skutecznych działań w celu wykonania obowiązku zorganizowania i prowadzenia biblioteki publicznej, mając na uwadze, że dotychczasowe zaniechania w tym zakresie – występujące mimo wydawanych przez Izbę zaleceń – posiadają znamiona ciągłego naruszania przepisów rangi ustawowej.

 

W gminie Drohiczyn od dnia 1 września 2013 r. jedyną oświatową jednostką budżetową prowadzoną przez gminę jest Zespół Szkół w Drohiczynie, mimo czego nadal formalnie funkcjonuje Biuro Obsługi Szkół w Drohiczynie. Wskazano, że prowadzenie przez gminę tylko jednej szkoły – jako jednostki budżetowej – uzasadnia zatrudnienie głównego księgowego przez dyrektora tej szkoły, a nie utrzymywanie dodatkowej jednostki w celu zatrudnienia osoby prowadzącej księgi Zespołu Szkół.

           

Białowieski Ośrodek Kultury w Białowieży nie zatrudniał głównego księgowego. Obowiązki związane z tym stanowiskiem wykonywał główny księgowy GOPS w Białowieży, wbrew art. 54 ustawy o finansach publicznych, postanowieniom statutu BOK, który stanowi, że obsługę finansowo-księgową BOK prowadzi we własnym zakresie, i aktualnie obowiązującego regulaminu organizacyjnego, który przewiduje stanowisko głównego księgowego. Osoba prowadząca księgi rachunkowe BOK posiada zakres obowiązków i odpowiedzialności nadany przez kierownika GOPS; wymienia on wyłącznie obowiązki dotyczące GOPS. Księgi rachunkowe, w których ewidencjonowane były operacje gospodarcze dotyczące BOK, jako nazwę jednostki zawierają wskazanie: „GOPS Białowieża, BOK” i prowadzone są przy pomocy programu komputerowego zakupionego przez GOPS.

Dyrektorowi zalecono zatrudnienie głównego księgowego BOK oraz powierzenie mu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wynikającym z przepisów art. 54 ustawy o finansach publicznych.

 

Badanie rozliczeń Urzędu Miejskiego w Sokółce z jednostkami oświatowymi wykazało, że środki na wydatki przekazywano na rachunki bankowe prowadzone wspólnie dla jednostki obsługującej i jednostek obsługiwanych, tj. łącznie na 5 rachunków bankowych z przeznaczeniem dla 14 jednostek oświatowych (bez wskazania planu jednostki, której dotyczą środki). Plany finansowe wydatków na 2013 r. zostały sporządzone dla każdej jednostki oświatowej odrębnie, jednakże dyrektorzy szkół obsługiwanych nie dysponowali fizycznie środkami. Sprawozdania jednostkowe Rb-27S za 2013 r. sporządzane były tylko dla jednostek prowadzących obsługę finansowo-księgową. Jedynie w przypadku przedszkoli i żłobka sprawozdania sporządzone zostały przez każdą z jednostek. Brak odrębnego rachunku bieżącego pozostawał też w związku z niewyodrębnieniem ksiąg rachunkowych dla ewidencji operacji dotyczących obsługiwanej Szkoły Podstawowej w Boguszach – były one wydzielane w formie ewidencji analitycznej w księgach Gimnazjum.

Burmistrzowi zalecono spowodowanie wyodrębnienia ksiąg rachunkowych i rachunków bieżących dla jednostek oświatowych obsługiwanych przez inne szkoły.

 

W gminie Szudziałowo w czasie pełnienia funkcji przez byłego Wójta nie było obsadzone stanowisko zastępcy Wójta, pomimo faktu, iż stanowisko to było przewidziane w Statucie Gminy oraz w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy. Oprócz tego od dnia 3 października 2014 r. nie był zatrudniony Sekretarz Gminy, co stoi w sprzeczności z przepisem art. 5 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych. Stwierdzony stan faktyczny stanowi istotne zagrożenie dla funkcjonowania Urzędu podczas nieobecności Wójta.

W wystąpieniu pokontrolnym zalecono usunięcie rozbieżności między postanowieniami Statutu Gminy i regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy a stanem faktycznym w zakresie obsadzenia stanowiska zastępcy Wójta Gminy oraz obsadzenie stanowiska Sekretarza Gminy.

 

Wbrew udzielonej odpowiedzi o sposobie wykonana zaleceń pokontrolnych wystosowanych na podstawie poprzednich kontroli kompleksowych gmin Dziadkowice, Nurzec Stacja, Drohiczyn, Krynki i Perlejewo, urzędy tych gmin w dalszym ciągu prowadziły obsługę finansowo-księgową instytucji kultury, co stanowi naruszenie przepisów ustawy o rachunkowości. Dyrektor GOK i kierownik GBP w Raczkach zawarli zaś umowy zlecenia z pracownikiem Urzędu Gminy na prowadzenie ksiąg rachunkowych instytucji kultury wbrew przepisom art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych zobowiązującym kierownika instytucji kultury do zatrudnienia głównego księgowego, które to stanowisko powinien zajmować pracownik jednostki. Instytucje kultury gminy Dziadkowice w dalszym ciągu, mimo wydania zaleceń na podstawie poprzednich kontroli kompleksowych, nie zostały formalnie wyposażone w majątek, przy wykorzystaniu którego prowadzą działalność.

W zaleceniach pokontrolnych ponownie wnioskowano o zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez dyrektorów instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości oraz określenia cywilnoprawnej formy prawnej władania majątkiem przez instytucje kultury. Przede wszystkim zaś zalecono rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania.

 

Urzędy Gmin w Nurcu-Stacji, Perlejewie, Drohiczynie i Krynkach prowadziły obsługę finansowo-księgową gminnych ośrodków pomocy społecznej, naruszając tym faktem przepisy ustawy o rachunkowości. Nieprawidłowości te stanowiły przedmiot wystąpień pokontrolnych wystosowanych na podstawie ustaleń poprzednich kontroli kompleksowych.

         Rekomendowano skuteczne doprowadzenie do rozpoczęcia realizacji przez kierowników wymienionych jednostek wszystkich obowiązków spoczywających na nich na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości oraz rzetelne realizowanie zaleceń pokontrolnych.

 

Analiza procedur kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Sejny wykazała niedookreślenie zasad gospodarowania samochodami służbowymi. W regulacjach wewnętrznych wymieniono kartę drogową jako dokument stosowany dla potrzeb ewidencji przebiegu pojazdów gminnych oraz zakupu i zużycia paliwa; nie ustalono jednakże wzorów stosowanych kart drogowych, zasad ich wystawiania i wypełniania, obiegu i kontroli. Poza tym żadnemu z pracowników Urzędu nie przypisano obowiązków w zakresie nadzoru nad prawidłowym rozliczaniem kart drogowych; także w praktyce karty nie były podpisywane na dowód ich sprawdzenia. Kontrola wykazała, że według rozliczenia zużycia paliwa za listopad 2013 r. przebieg samochodu Hyundai eksploatowanego przez Wójta wynosił 3.080 km, podczas gdy z karty drogowej wynikał przebieg w ilości 2.780 km (różnica 300 km). Faktyczne miesięczne zużycia paliwa obliczono jako 184 l, zaś przyjmując dane z karty drogowej powinno ono wynosić 168 l (różnica 16 l).

Zalecono ustalenie w regulacjach wewnętrznych zasad obiegu i kontroli kart drogowych oraz wzmożenie nadzoru w celu zapewnienia zgodności między przebiegiem samochodu służbowego według rozliczenia zużycia paliwa i według danych karty drogowej.

 

2. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i realizacji obowiązków sprawozdawczych:

- nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych (w tym dziennika, kont ksiąg pomocniczych, zestawień obrotów i sald) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 51 jednostkach kontrolowanych;

- ewidencjonowanie operacji gospodarczych bez zachowania systematyki lub chronologii zapisów (określonych ustawą o rachunkowości, przepisami dotyczącymi szczególnych zasad rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych lub postanowieniami zakładowych planów kont), nierzutujące jednakże w sposób istotny na przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 40 jednostkach kontrolowanych;

- nierzetelne, nieobrazujące rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzące do zniekształcenia obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego lub wyniku budżetu kontrolowanej jednostki – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 14 jednostkach kontrolowanych;

- nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych w rozmiarze istotnym, skutkującym złożeniem zawiadomienia do prokuratury na podstawie art. 77 ustawy o rachunkowości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej;

- nieprowadzenie wszystkich wymaganych ksiąg rachunkowych, w szczególności ksiąg pomocniczych oraz zestawień obrotów i sald – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 12 jednostkach kontrolowanych;

- dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych niespełniających wymogów ustawy o rachunkowości, w szczególności w zakresie zakwalifikowana dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych oraz sporządzania dowodów zbiorczych służących łącznym zapisom zbioru dowodów źródłowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 jednostkach kontrolowanych;

- niezachowywanie zgodności zapisów ewidencji syntetycznej z zapisami ewidencji analitycznej, służącej uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 9 jednostkach kontrolowanych;

- niebieżące (tj. z naruszeniem zasady dokonywania zapisów księgowych w odpowiednim terminie bądź okresie sprawozdawczym), a także niesprawdzalne (zwłaszcza poprzez dokumentowanie zapisów uniemożliwiające identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach) prowadzenie ksiąg rachunkowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 2 i 2 jednostkach kontrolowanych;

- ewidencjonowanie operacji gospodarczych na kontach nieprzewidzianych w zakładowym planie kont – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowa archiwizacja, ochrona dokumentów księgowych, programów komputerowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- poprawianie błędów w dowodach lub zapisach księgowych niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach;

- nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 23 jednostkach kontrolowanych;

- niesporządzanie wszystkich wymaganych sprawozdań oraz nieterminowe przekazanie sprawozdań – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 2 i 3 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe sporządzanie sprawozdań polegające na niewłaściwym prezentowaniu danych w poszczególnych częściach sprawozdań, w tym bilansach z wykonania budżetu i bilansach jednostek, a także na wykazywaniu w sprawozdaniach budżetowych i finansowych danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 35 jednostkach kontrolowanych;

- nieujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich zobowiązań lub należności jednostki – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 8 i 19 jednostkach;

- nierzetelne lub niebieżące ewidencjonowanie operacji gotówkowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 10 jednostkach kontrolowanych;

- realizowanie zapłaty na podstawie dowodów niespełniających wymogów prawidłowego dowodu księgowego, niesprawdzonych merytorycznie, rachunkowo bądź niezatwierdzonych do wypłaty – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych;

- wypłata gotówki osobom nieupoważnionym lub bez pokwitowania – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych;

- nieprowadzenie kontroli gospodarki kasowej – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej,

- nierzetelne dokumentowanie pobierania i rozliczania zaliczek – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie kosztów inwestycji, nieprzeniesienie na stan środków trwałych zrealizowanych inwestycji – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzeprowadzenie lub nierzetelne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji finansowych składników mienia i rozrachunków lub udokumentowanie jej wyników – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzeprowadzenie inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych albo przeprowadzenie jej w sposób nieodpowiadający przepisom ustawy o rachunkowości bądź wewnętrznym instrukcjom oraz zaniechanie rozliczenia inwentaryzacji w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadał jej termin – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 26 jednostkach kontrolowanych;

- bezpodstawne zwiększanie lub zmniejszanie wartości majątku trwałego ujętej w księgach – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 jednostce kontrolowanej;

- nierzetelne dokumentowanie przekazania materiałów do bieżącego wykorzystania – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- niewłaściwe udokumentowanie likwidacji środków trwałych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych;

- nieujęcie w ewidencji jednostek organizacyjnych gruntów oddanych w trwały zarząd – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 6 jednostkach kontrolowanych.

 

Kontrola ksiąg rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy Giby wykazała rażące nieprawidłowości, na podstawie których księgi oceniono m.in. jako nierzetelne i niesprawdzalne, o czym powiadomiono Prokuraturę. W zakresie bilansu zamknięcia 2012 r. i bilansu otwarcia 2013 r. ustalono, że 44 spośród 55 otwartych kont budżetu oraz 187 spośród 201 otwartych kont Urzędu wykazywało inny stan w bilansie zamknięcia i bilansie otwarcia. Jedynie 2 konta posiadające saldo inne niż zerowe w bilansie zamknięcia 2012 r. wykazywały zgodność stanu z bilansem otwarcia na 2013 r. – konta 133/U w ewidencji budżetu i 011/00 w ewidencji Urzędu. Pozostałe konta niewykazujące rozbieżności to konta o zerowych saldach. W przypadku większości kont ani saldo zamknięcia ani otwarcia nie było zgodne z rzeczywistością. Nierzetelna była też większość sald na koniec 2013 r. Dane sprawozdań, w tym bilansu z wykonania budżetu za 2013 r., nie wynikały z ksiąg – ustalano je w inny sposób. Na przykład za 2012 r. ani konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu” ani konto 961 „Wynik budżetu” nie wykazywało obrotów i sald, podobnie jak za 2011 r. Jako bilans otwarcia 2013 r. wprowadzono nierealne salda: Ma konta 960 w kwocie 1.571.839,28 zł (rzekoma skumulowana nadwyżka budżetu) oraz Wn konta 961 w kwocie 7.893.852,16 zł (rzekomy deficyt budżetu za 2012 r.). Na koniec 2013 r. konto 960 wykazywało saldo Ma w kwocie 2.009.490,26 zł, z kolei stan konta 961 wynosił nadal Wn 7.893.852,16 zł. Zgodne z rzeczywistością saldo konta 960 powinno wynosić Wn 7.870.738,58 zł na koniec 2012 r. i Wn 6.298.899,30 zł na koniec 2013 r., a konta 961 Ma 1.571.839,28 zł na koniec 2012 r. i Ma 410.281,89 zł na koniec 2013 r. Stwierdzono także szereg innych nieprawidłowości rzutujących na rzetelność ksiąg, w tym m.in.:

a) niezgodność sald kont prowadzonych w ramach kont 134 „Kredyty bankowe” i 260 „Zobowiązania finansowe” na dzień 31 grudnia 2012 r. z bankowymi potwierdzeniami sald na ten dzień. Konto 134 winno wykazywać po zsumowaniu poszczególnych kont syntetycznych saldo zadłużenia z tytułu kredytów po stronie Ma w wysokości 6.155.299 zł, zaś konto 260 nie powinno wykazywać salda. Zsumowanie danych wynikających z kont 134 i 260 według ksiąg rachunkowych na dzień 31 grudnia 2012 r. wykazało natomiast saldo zobowiązań w kwocie 1.734.142,62 zł. W sprawozdaniu Rb-Z na koniec IV kwartału 2012 r. kredyty i pożyczki zostały wykazane w wysokości 6.167.967 zł, tj. wyższej o 12.668 zł od kwot potwierdzonych przez banki (dane sprawozdania Rb-Z nie pochodziły zatem z ksiąg rachunkowych, a także że nie były zgodne z rzeczywistością),

b) nierzetelne dane ewidencyjne w zakresie rozrachunków budżetu prezentowane na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”. Na dzień 31 grudnia 2013 r. konto 224 wykazywało należności w kwocie 4.940,26 zł, zamiast 7.497 zł (zaniżenie o 2.556,74 zł) oraz zobowiązania w kwocie 990 zł, zamiast 17.375,54 zł (zaniżenie o 16.385,54 zł),

c) niezgodność sald kont rachunków bankowych prowadzonych w ramach konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” z bankowymi potwierdzeniami sald – zarówno na 31 grudnia 2012 r. jak i na 1 stycznia 2013 r. Z ewidencji wynikały salda Wn na 3.842.441,55 zł i salda Ma na 3.957.516,19 zł, tj. ogółem saldo po stronie Ma w wysokości 115.074,64 zł, podczas gdy bankowe potwierdzenie na koniec 2012 r. wykazywało stan środków w wysokości 24.685,44 zł. Natomiast w zakresie sald, którymi otwarto 2013 r. niezgodność dotyczyła braku salda na koncie rachunku projektu „Małe przedszkole”, które powinno wynosić 24.495,33 zł,

d) nieustalenie wyniku finansowego Urzędu za 2012 r. poprzez niedokonanie obowiązkowych przeksięgowań przychodów i kosztów na konto 860 „Wynik finansowy”. Mimo, że na koniec 2012 r. każde konto zespołu 4 i 7 wykazywało saldo, to konto 860 wykazywało stratę niewiadomego pochodzenia w wysokości 461.068,69 zł. Również na koniec 2013 r. nie wszystkie konta zespołu 4 zostały przeksięgowane na wynik. W zestawieniu obrotów i sald wykazano bowiem salda Wn na kontach 401/1, 402/1, 403/1, 404/1 i 409/1 w łącznej wysokości 83.524,31 zł i saldo Ma konta 750/01 w wysokości 2,19 zł.

e) zaniechanie – poza nielicznymi przypadkami – ewidencjonowania w księgach zobowiązań jednostki, które w związku z tym nie były też wykazywane w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z. W księgach rachunkowych na koniec poszczególnych lat nie wykazano kwot: 130.000 zł za 2011 r., 262.081,14 zł za 2012 r., w tym zobowiązań wymagalnych 184.272,61 zł i 126.407,63 zł za 2013 r. w tym zobowiązań wymagalnych 66.337,48 zł.

Wójtowi zalecono podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec Skarbnika Gminy wraz z ewentualnym rozważeniem zasadności dalszego zatrudniania osoby zajmującej obecnie to stanowisko; wskazano ponadto szereg szczegółowych rozwiązań zmierzających do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji w księgach rachunkowych oraz prawidłowego sporządzania sprawozdawczości budżetowej.

 

Kontrola sprawozdawczości finansowej gminy Giby wykazała szereg nieprawidłowości w zakresie zgodności bilansu z wykonania budżetu gminy za 2013 r. z danymi ksiąg rachunkowych budżetu (z zastrzeżeniem, że wykazanie danych wynikających z ksiąg na koniec 2013 r. i tak nie stanowiłoby rzetelnej informacji o sytuacji finansowej gminy ze względu na niezgodność ich z rzeczywistymi danymi ustalonymi podczas kontroli). W bilansie nie wykazano żadnych należności, mimo że według ksiąg rachunkowych konto 224 „Rozrachunki budżetu” wykazywało saldo Wn 4.940,26 zł (nierealne), a konto 240 saldo Wn (nierealne) w wysokości 1.885,64 zł. W pasywach: zobowiązania wobec budżetów wykazano w kwocie 12.018,56 zł, podczas gdy konto 224 „Rozrachunki budżetu” wykazywało saldo po stronie Ma w wysokości 990 zł (nierealne); w poz. pozostałe zobowiązania ujęto 326.514,63 zł, zaś konto 240 „Pozostałe rozrachunki” wykazywało saldo po stronie Ma w wysokości 317.000 zł (nierealne, ustalone ponadto jako per saldo po pomniejszeniu o nierealną należność w kwocie 1.885.64 zł); nadwyżkę budżetu wykazano w kwocie 410.281,89 zł, podczas gdy w zestawieniu obrotów i sald konto 961 „Wynik wykonania budżetu” wykazywało nierealne saldo Wn oznaczające rzekomy deficyt na kwotę 7.893.852,16 zł; jako skumulowany wynik budżetu wykazano skumulowany deficyt na kwotę 6.322.012,88 zł, zaś wg ewidencji konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu” wykazywało nierealne saldo Ma oznaczające rzekomą skumulowaną nadwyżkę na kwotę 2.009.490,26 zł. Równie istotne rozbieżności z ewidencją wykazała analiza bilansu Urzędu Gminy za 2013 r. Suma aktywów wykazana w bilansie to 10.171.280,12 zł, podczas gdy wartość aktywów wg ksiąg rachunkowych wynosiła 10.316.164,45 zł. Suma pasywów z bilansu – 10.171.280,12 zł różniła się od danych ksiąg rachunkowych o 228.406,45 zł. Pomiędzy sumą aktywów a sumą pasywów wynikającą z ksiąg rachunkowych istniała różnica na kwotę 83.522,12 zł odpowiadają równowartości kosztów i przychodów za 2013 r., które nie zostały przeksięgowane na wynik finansowy. Niezgodności między bilansami a ewidencją budżetu i Urzędu Gminy Giby Skarbnik uzasadniała m.in. faktem korygowania sald niektórych kont po sporządzeniu bilansów.

         W wystąpieniu pokontrolnym zalecono sporządzanie sprawozdawczości budżetowej i finansowej wyłącznie na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych oraz korygowanie danych wykazanych w księgach rachunkowych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości.

 

Podczas kontroli kompleksowej w Urzędzie Miasta Augustów stwierdzono błędne zaewidencjonowanie należności od spółki utworzonej przez miasto w wysokości 239.384,36 zł, dotyczących czynszu najmu pobranego przez spółkę zarządzającą mieniem miasta w grudniu 2013 r. a przekazanego na rachunek budżetu w styczniu i lutym 2014 r. Należności ujęto na dzień 31 grudnia 2013 r. w księgach budżetu zapisem Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – Ma 901 „Dochody budżetu”, tj. w sposób właściwy należnościom budżetu z tytułu dochodów pobranych przez jednostkę budżetową. Zapisem tym naruszono zasadę kasowego ustalania wyniku budżetu, co skutkowało zawyżeniem kwoty dochodów budżetowych i wyniku budżetu za 2013 r. o 239.384,36 zł oraz odpowiednim zaniżeniem tych wartości za 2014 r. Poza tym, na koniec 2013 r. dokonano nieprawidłowego zapisu obrazującego całkowite rozliczenie dotacji przekazanej zakładowi budżetowemu, podczas gdy był on zobowiązany do zwrotu dotacji pobranej w nadmiernej wysokości na kwotę 148.179,20 zł. Dotację pobraną przez zakład w nadmiernej wysokości ujęto jako należność na koncie 221 w księgach 2014 r., zamiast pod datą 31 grudnia 2013 r., w związku z czym kwota 148.179,20 zł nie została wykazana jako należność w księgach 2013 r.

Wnioskowano o zaniechanie księgowania należności od spółki zapisem Wn 222 – Ma 901, ujmowanie należności od spółki z tytułu kwot pobranych przez nią dochodów, lecz nieodprowadzonych na rachunek budżetu do końca okresu sprawozdawczego zapisem Wn 221 – Ma 720 w księgach Urzędu, a także przenoszenie z konta 224 na konto 221, pod datą ostatniego dnia roku, kwot dotacji podlegającym zwrotowi w roku następnym i wyksięgowywanie z konta 224 na konto 810 wyłącznie kwot dotacji wykorzystanych i rozliczonych.

 

W księgach Urzędu Miasta Zambrów stwierdzono nieujęcie w ewidencji należności z tytułu kar umownych w wysokości 1.011.085,05 zł od wykonawcy budowy boiska „Orlik” oraz budowy Stadionu Miejskiego. Jak wynika ze złożonych podczas kontroli wyjaśnień zaniechano księgowania ze względu na błędną interpretację sposobu księgowania należności o niskim prawdopodobieństwie ściągnięcia.

W zaleceniach pokontrolnych rekomendowano dokonanie przypisu należności lub ewentualne dokonanie odpisu aktualizującego jej wartość.

 

Kontrola gminy Klukowo ujawniła, że w bilansie z wykonania budżetu za 2013 r. błędnie przedstawiono wynik wykonania budżetu – jako deficyt w kwocie 849.373,28 zł, podczas gdy faktycznie 2013 r. zamknął się nadwyżką w kwocie 587.443,69 zł (różnica 1.436.816,97 zł). Dane w bilansie nie miały uzasadnienia w ewidencji – konto 961 „Wynik wykonania budżetu” wykazywało na koniec 2013 r. saldo Wn 621.424,85 zł (rzekomy deficyt za 2013 r.). Z kolei konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu” wykazywało saldo Wn 849.373,28 zł, podczas gdy w bilansie z wykonania budżetu wykazano skumulowany deficyt na 621.424,85 zł. Żadna z kwot nie obrazowała rzeczywistego skumulowanego wyniku. Na koniec 2013 r. skumulowany deficyt powinien wynosić 2.058.247,51 zł. Oprócz tego w księgach Urzędu Gminy nie ujęto wszystkich przychodów zaniżając wynik finansowy o 9.768.920,06 zł.

W wystąpieniu pokontrolnym wskazano szczegółowe rozwiązania zmierzające do zapewnienia rzetelnych danych obrazujących wynik budżetu za dany rok oraz wynik skumulowany, a także prawidłowości dokonywanych zapisów w księgach rachunkowych.

 

W wyniku kontroli w Urzędzie Miasta Wysokie Mazowieckie stwierdzono m.in., że: zawyżono przychody Urzędu o 789.469,95 zł – na skutek bezpodstawnego powielania na subkoncie dochodów prowadzonym do konta 130 dochodów zrealizowanych przez jednostki budżetowe miasta; w ewidencji nie ujęto należności na kwotę 278.773,30 zł z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności; na koncie 030 „Długoterminowe aktywa finansowe” bezpodstawnie ujęto kwotę 2.702.499,99 zł dotyczącą wydatków poniesionych przez miasto na modernizację oczyszczalni ścieków będącej własnością spółdzielni mleczarskiej. W sprawozdaniach Rb-Z nie wykazano zobowiązań wymagalnych wobec spółki utworzonej przez miasto wynoszących na koniec: IV kw. 2012 r. – 950.000 zł, IV kw. 2013 r. – 246.050,11 zł, I kw. 2014 r. – 1.568.000 zł, II kw. 2014 r. – 700.000 zł, III kw. 2014 r. – 700.000 zł.

Zwrócono się o: zaniechanie ujmowania w ewidencji Urzędu Miasta dochodów i przychodów zrealizowanych przez inne jednostki budżetowe, ujęcie na koncie 226 należności z tytułu przypadających do zapłaty w latach następnych rat za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego nieruchomości w prawo własności, wyksięgowanie z konta 030 kwoty 2.702.499,99 zł oraz wykazywanie w sprawozdaniu Rb-Z danych w zakresie zobowiązań wymagalnych.

 

Księgi rachunkowe Zespołu Szkół w Szudziałowie na koniec 2012 i 2013 r. wykazywały stan należności ZFŚS z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych niezgodny ze stanem rzeczywistym. Na koniec 2012 r. saldo Wn konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” wyrażające należności ZFŚS z tytułu udzielonych pożyczek powinno być mniejsze o 14.100 zł i wynosić 120.100 zł, zaś stan Funduszu powinien być wyższy o 411,50 zł i wynosić 153.013,42 zł (saldo Ma konta 851). Na koniec 2013 r. saldo Wn konta 234 wyrażające należności ZFŚS z tytułu pożyczek udzielonych pracownikom powinno być mniejsze o 10.400 zł i wynosić 135.400 zł, zaś wartość Funduszu powinna być wyższa o kwotę potrąconych z list płac odsetek w wysokości 376,83 zł.

         Wskazano na konieczność ujmowania na koncie 234 spłat pożyczek pracowników z ZFŚS i odsetek od tych pożyczek pod datą ich potrącenia z wynagrodzeń pracowników oraz niezwłoczne przekazywanie potrąconych kwot na rachunek ZFŚS.

 

Z ewidencji Urzędu Gminy Szudziałowo wyksięgowano w 2011 r. trzy autobusy w związku z ich wydzierżawieniem podmiotowi świadczącemu usługę dowozu uczniów, pomimo braku przesłanek z art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Dwa autobusy zostały następnie sprzedane – w 2012 i 2013 r., co nie skutkowało dokonaniem jakichkolwiek zapisów w ewidencji, gdyż autobusy zostały z niej usunięte w 2011 r. Jeden autobus, którego właścicielem nadal jest gmina, wciąż pozostaje poza ewidencją księgową.

Zalecono ponowne ujęcie w księgach rachunkowych bezpodstawnie wyksięgowanego autobusu.

 

W sprawozdaniu Rb-27S gminy Szudziałowo za 2013 r. wykazano jako dochody wykonane kwotę 7.119,54 zł z tytułu wpłat mieszkańców na przydomowe oczyszczalnie, mimo że nie wpłynęła ona na rachunek budżetu, a pozostawała na rachunku depozytowym. Nadto, jednostka nie posiadała na rachunku sum depozytowych środków w kwocie 7.119,54 zł z tego tytułu, które byłyby dochodami budżetu po dokonaniu przelewu na rachunek budżetu. Na rachunku depozytowym z wymienionego tytułu pozostawały środki w wysokości 6.386,15 zł.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o zaprzestanie wykazywania w sprawozdaniu Rb-27S jako dochodów wykonanych kwot pozostających na rachunku depozytowym ewidencjonowanym na koncie 139.

 

W dokumentacji zasad rachunkowości Urzędu Gminy Raczki postanowiono, że do ksiąg rachunkowych danego roku należy ujmować wszystkie dowody księgowe obciążające dany rok dostarczone w terminie do dnia 10 stycznia następnego roku. Wyznaczenie tej daty jako terminu, po którym wpływ dowodów księgowych będzie ujmowany w księgach następnego roku, jest nieuzasadnione w świetle terminów sporządzania sprawozdań budżetowych. W wyniku zastosowania przez jednostkę przyjętej regulacji do kosztów i zobowiązań 2013 r. została ujęta kwota dotycząca 2012 r. w wysokości 32.654,41 zł, zaś w księgach 2014 roku kwota dotycząca 2013 r. w wysokości 21.399,60 zł. W rezultacie zobowiązań opiewających na wskazane kwoty nie ujęto w sprawozdaniach jednostkowych Rb-28S odpowiednio za 2012 i 2013 r.

W zaleceniach pokontrolnych wskazano, że ustalenie dnia, do którego wpływające do Urzędu dowody księgowe kwalifikowane są jako podlegające ujęciu w księgach roku poprzedniego wymaga uwzględnienia obowiązków sprawozdawczych w zakresie wykazywania zobowiązań, ponieważ przyjęcie daty 10 stycznia nie posiada cechy dozwolonego uproszczenia, o którym mowa w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

 

W gminie Nowe Piekuty nie dokonywano bieżącego przypisywania w księdze głównej należności za wodę. W efekcie konto syntetyczne 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wykazywało nierealne salda nadpłat, ponieważ wnoszone opłaty – mimo braku przypisu – księgowano w ewidencji Urzędu Wn 130 – Ma 221. Na przykład na dzień 30 września 2013 r. z konta 221 wynikało nierealne saldo Ma oznaczające rzekome nadpłaty w wysokości 425.830,13 zł. W konsekwencji doszło do braku zgodności syntetycznych danych ewidencyjnych z prezentowanymi w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S – sporządzonym na dzień 30 września 2013 r. na podstawie ewidencji rozliczeń z odbiorcami wody prowadzonej w innej komórce organizacyjnej Urzędu – w którym należności pozostałe do zapłaty ze sprzedaży wody wykazano w kwocie 122.494,37 zł, co powinno odpowiadać saldu strony Wn konta 221.

Wskazano na konieczność bieżącego – tj. co najmniej na koniec każdego kwartału – dokonywania na koncie syntetycznym 221 przypisu należności za wodę oraz uzgadniania danych ewidencji analitycznej i syntetycznej.

 

W wyniku kontroli w Urzędzie Miejskim w Czarnej Białostockiej stwierdzono, iż wartość udziałów gminy w spółce komunalnej wynosząca 179.100 zł, pomimo toczącego się od 2008 r. postępowania likwidacyjnego spółki, do czasu rozpoczęcia kontroli nie została objęta odpisem aktualizującym długoterminowe aktywa finansowe. W trakcie czynności kontrolnych wskazano na konieczność utworzenia takiego odpisu pod datą 31 grudnia 2013 r., który to wniosek został uwzględniony. Poza tym efektem działań kontrolnych było dokonanie pod datą 31 grudnia 2013 r. odpisów aktualizujących należności Urzędu na łączną kwotę 2.190.885,87 zł, a także wyksięgowanie kosztów 9 nierealizowanych inwestycji o łącznej wartości 275.468,26 zł, składających się na saldo konta 080. Ustalenia kontroli wykazały ponadto bezpodstawne stosowanie zapisów ujemnych na stronie Ma konta 800 (zamiast zapisu Wn 800 – Ma 130) dla operacji na kwotę 29.526.312,84 zł polegających na przeksięgowaniu zrealizowanych dochodów budżetowych, co skutkowało różnicami pomiędzy zwiększeniami i zmniejszeniami funduszu wykazanymi w jednostkowym zestawieniu zmian funduszu Urzędu za 2013 r. a obrotami stron Wn i Ma konta 800. Nieprawidłowo zaksięgowano też większość udzielonych dotacji (na kwotę 1.451.989,18 zł) -- bezpośrednio na konto 810 w momencie przekazania. Należności z tytułu odsetek od zaległych świadczeń z funduszu alimentacyjnego ewidencjonowano zaś w korespondencji z kontem 225 „Rozrachunki z budżetami”, jako rzekome zobowiązania wobec Skarbu Państwa i innych gmin, tj. według zasad przewidzianych przepisami prawa mającymi zastosowanie do końca 2010 r. Nierealne saldo zobowiązań konta 225 na koniec 2013 r. wynosiło 719.076,17 zł.

W wystąpieniu pokontrolnym wskazano szczegółowe rozwiązania zmierzające do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie operacji w księgach.

 

Kontrola rozrachunków Urzędu Miejskiego w Sokółce wykazała nieujęcie na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe” należności w kwocie 89.343,70 zł rozłożonej na raty. Stan należności w księgach Urzędu nie uwzględniał ponadto kwoty 86.790,63 zł od Klubu Sportowego „Sokół”, stanowiącej dotację wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem i podlegającą zwrotowi. Wymienione należności ujęto w księgach podczas kontroli. Ponadto z ksiąg rachunkowych budżetu wynikała niezgodność salda konta 133 „Rachunek budżetu” (1.691.854,14 zł) z bankowym potwierdzeniem (2.504.824,14 zł), co wynikało z faktu niewyodrębnienia rachunku bankowego dla środków przeznaczonych na realizację wydatków niewygasających, ewidencjonowanych, mimo pozostawania na rachunku budżetu, na koncie 135 „Rachunek środków na niewygasające wydatki”. Mimo braku wyciągu bankowego równowartość planu wydatków niewygasających w kwocie 812.970 zł ujęto na koncie 135.

Zalecono ujmowanie wszystkich należności w ewidencji oraz wyodrębnienie rachunku bankowego dla środków przeznaczonych na realizację wydatków niewygasających.

 

Jednostkowe sprawozdanie Rb-27S Urzędu Miejskiego w Sokółce za 2013 r. nie obejmowało wszystkich danych podlegających wykazaniu w nim na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W sprawozdaniu pomięto dochody zaewidencjonowane wyłącznie w ewidencji budżetu w kwocie 48.875.626,49 zł. Podobnie, w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu Gminy Trzcianne nie wykazano dochodów z tytułu subwencji i dotacji, dochodów pobieranych przez urzędy skarbowe oraz dochodów z udziałów w podatkach dochodowych w łącznej kwocie 11.793.261,74 zł. W obu gminach podane kwoty wykazano dopiero w sprawozdaniu zbiorczym – bezpośrednio na podstawie ksiąg rachunkowych, zamiast na podstawie sprawozdań jednostkowych. Dodatkowo wykazana w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu Miejskiego w Sokółce za 2013 r. w kol. 8 „Dochody otrzymane” kwota była równa kol. 7 „Dochody wykonane”, podczas gdy powinna być wyższa o 31.845,17 zł. Własne jednostkowe sprawozdanie Rb-N gminy Sokółka za IV kwartał 2013 r. w pozycji N.3 „Gotówka i depozyty” zawierało kwotę o 792.243,91 zł wyższą od prawidłowej, a w pozycji N.4 „Należności wymagalne” o 9.028,78 zł wyższą od prawidłowej.

Kierownikom jednostek rekomendowano prawidłowe sporządzanie sprawozdawczości budżetowej.

 

Należności z tytułu wypłaconych zaliczek alimentacyjnych na kwotę 190.532,92 zł, wykazano w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu Gminy Sztabin za 2013 r., pomimo ich realizacji przez GOPS i objęcia księgami tej jednostki. Kwota, ta została wykazana przez GOPS w sprawozdaniu Rb-N za 2013 r., nie została zaś wykazana w sprawozdaniu Rb-27S GOPS za 2013 r. Nieprawidłowość powyższa dotyczyła również sprawozdań Rb-27S w części dotyczącej Urzędu Gminy sporządzonych za miesiące kończące kwartał w trakcie 2013 r., w których wykazano z tego tytułu należności na koniec marca (166.147,50 zł), czerwca (175.002,22 zł) i września (183.455,51 zł). Natomiast w ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Drohiczynie (zamiast w księgach MGOPS) bezpodstawnie ujęto należności w łącznej kwocie 761.016,03 zł z tytułu zaliczki alimentacyjnej i funduszu alimentacyjnego oraz rzekomych, związanych z tymi należnościami, zobowiązań w łącznej kwocie 545.128,25 zł wobec Skarbu Państwa i wobec gminy dłużnika.

Wskazano na obowiązek sporządzania jednostkowych sprawozdań Rb-27S Urzędu Gminy Sztabin wyłącznie na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych oraz przeniesienia sald dotyczących rozrachunków z dłużnikami alimentacyjnymi do ksiąg rachunkowych MGOPS w Drohiczynie i zapewnienia właściwej ich ewidencji.

 

W ewidencji Zakładu Komunalnego w Krynkach obroty strony Ma subkonta wydatków (konto 130-1) wynosiły w 2013 r. 1.192.565,40 zł i były mniejsze o 29.186,40 zł od kwoty wydatków wykonanych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S za 2013 r. wynoszącej 1.221.751,80 zł. Zaobserwowana nieprawidłowość była wynikiem błędnej ewidencji podjęcia środków z rachunku wydatków do kasy Zakładu, polegającej na dokonywaniu zapisów usuwających obroty na stronie Ma konta 130-1.

Rekomendowano zaprzestanie dokonywania tego typu zapisów mając na uwadze, że obroty strony Ma konta 130-1 muszą odpowiadać kwocie wydatków wykonanych według sprawozdania Rb-28S oraz być zgodne z kwotą wydatków wykonanych ujętą w ewidencji analitycznej,

 

W gminie Drohiczyn do ewidencji syntetycznej obejmującej na dzień 31 grudnia 2013 r. grunty o wartości 5.452.394,04 zł nie prowadzono ewidencji szczegółowej gruntów. Analogiczna nieprawidłowość wystąpiła także w księgach Urzędu Gminy Białowieża, wg których wartość ewidencyjna gruntów wynosiła 1.323.311 zł.

         Zwrócono się o założenie ewidencji szczegółowej gruntów zgodnie z wymogami wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa.

 

                   Sprawozdanie łączne Rb-N gminy Drohiczyn za 2013 r. nie uwzględniało w wierszu N3 „Gotówka i depozyty” kwoty 113.864,36 zł znajdującej się na dzień 31 grudnia 2013 r. na 3 wydzielonych rachunkach bankowych projektów unijnych. Stosownej korekty sprawozdania Rb-N dokonano w trakcie kontroli.

 

Podczas kontroli w Urzędzie Gminy Dziadkowice stwierdzono, iż w Zakładzie Gospodarki Komunalnej Gminy Dziadkowice nie dokonywano na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne” księgowania równowartości dokonanych odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych przez zakład nieodpłatnie oraz od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, na sfinansowanie których zakład otrzymał środki pieniężne. Zaniechanie stosowania tego rozwiązania spowodowało zaniżenie wyniku finansowego za 2012 r. o 424.027,59 zł i za 2013 r. o 410.164,60 zł.

Zwrócono się do Wójta o przekazanie kierownikowi ZGKGD uwag dotyczących prawidłowego ewidencjonowania operacji na koncie 760.      

 

W Urzędzie Gminy Białowieża stwierdzono zaniechanie naliczania i ewidencjonowania na koniec każdego kwartału należnych odsetek od nieopłaconych w terminie należności. Ze sporządzonego w trakcie kontroli zestawienia wynika, że nienaliczone na dzień 31 grudnia 2013 r. odsetki stanowiły łączną kwotę 14.119,05 zł.

Wnioskowano o ujmowanie w księgach rachunkowych odsetek od nieopłaconych w terminie należności gminy w wysokości odsetek należnych na koniec każdego kwartału oraz ujęcie w księgach kwoty odsetek, która nie została zaksięgowana według stanu na 31 grudnia 2013 r.

 

W Urzędzie Gminy Białowieża, w wyniku błędnego ewidencjonowania rozliczeń z tytułu podatku VAT od wpłat mieszkańców na budowę instalacji solarnych, konto 962 „Wynik na operacjach niekasowych” na koniec 2013 r. wykazywało nierealne saldo Ma w wysokości 22.612 zł, które uwzględniono w bilansie z wykonania budżetu gminy za 2013 rok zniekształcając w ten sposób rzetelność wykazanych w nim danych. W Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Białostockiej rozliczenia dotyczące podatku od towarów i usług, zamiast na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami”, ewidencjonowano za pośrednictwem konta 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”. W związku z powyższym konto to wykazywało na koniec 2013 r. saldo Ma w kwocie 64.234 zł.

Zwrócono się o prawidłowe prowadzenie ewidencji rozliczeń z tytułu podatku VAT, a także zaniechanie jakichkolwiek zapisów na koncie 962 i koncie 840 w związku z ewidencją operacji dotyczących rozliczenia VAT.

 

W ewidencji budżetu gminy Trzcianne saldo konta syntetycznego 901 przed przeksięgowaniem wynosiło 14.300.693,68 zł, zaś w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S wykazano dochody wykonane w kwocie niższej o 15.429,35 zł. W konsekwencji powstała rozbieżność o wskazaną kwotę w zakresie wyniku budżetu za 2013 r. Inne dane wykazano w sprawozdaniu Rb-NDS, gdzie na podstawie różnicy między danymi sprawozdań Rb-27S i Rb-28S ustalono wynik na 640.606,64 zł, a inne w bilansie z wykonania budżetu, gdzie na podstawie przeksięgowań z kont 901 i 902 dokonanych na konto 961 „Wynik wykonania budżetu” wykazano wynik w wysokości 656.035,99 zł. W konsekwencji skumulowany wynik budżetu na koncie 960 został zawyżony o kwotę 15.429,35 zł.

         Rekomendowano zachowywanie zgodności między stanem konta syntetycznego 901 a dochodami wykonanymi wynikającymi z ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta oraz skorygowanie zawyżonego wyniku budżetu na koncie 960.

        

W gminie Trzcianne stan konta 224 „Rozrachunki budżetu” w ewidencji budżetu wykazano per saldo (Wn 11.806,09 zł), zaś należało wykazać należności w kwocie 19.646,58 zł i zobowiązania w wysokości 7.840,49 zł. Skutkowało to błędnym wykazaniem danych w bilansie z wykonania budżetu na dzień 31 grudnia 2013 r., które wykazano jako należności od budżetów w kwocie 11.806,09 zł (zaniżonej o 7.840,49 zł), pomijając zobowiązania budżetu z tytułu dotacji podlegającej zwrotowi w kwocie 7.840,49 zł. Podobne błędy przy ustaleniu salda na koniec 2012 r. skutkowały tym, że jako bilans otwarcia 2013 r. wykazano w księgach zobowiązania wobec budżetów w wysokości 5.654,16 zł zamiast 21.922,22 zł oraz nie wykazano w ogóle należności od budżetów, które wynosiły 16.338,06 zł.

W wystąpieniu pokontrolnym zalecono ustalanie dwustronnego salda konta 224 oraz wykazywanie prawidłowo ustalonego salda w bilansie z wykonania budżetu.

 

Analiza prawidłowości sporządzania sprawozdawczości przez gminę Trzcianne wykazała niezgodność jednostkowego sprawozdania Rb-28S Urzędu Gminy za 2013 r. z ewidencją księgową w zakresie zobowiązań na kwotę 26.518,08 zł; niewykazanie w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S i Rb-Z kwoty 57.914,84 zł stanowiącej zobowiązania wymagalne na 31 grudnia 2013 r.; wykazanie we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-N według stanu na koniec  2013 r. nieprawidłowych kwot poprzez: zawyżenie w wierszu N.3 „gotówka i depozyty” o 108.130,35 zł, zawyżenie w wierszu N.4 „Należności wymagalne” o 57.961,64 zł oraz zaniżenie w wierszu N.5 „Pozostałe należności” o 8.315,12 zł; wypełnienie sprawozdania Rb-ST za 2013 r. niezgodnie z danymi ksiąg rachunkowych – w wierszu I. „Stan środków na rachunku budżetu” wykazano kwotę 108.130,35 zł, zamiast 63.115,75 zł.

Wójtowi zalecono zapewnienie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości budżetowej.

 

Kontrola prawidłowości sporządzania sprawozdawczości przez gminę Krynki wykazała, iż we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-N na koniec 2013 r. wiersz N.3 „Gotówka i depozyty” uwzględniał kwotę wyższą od prawidłowej o 100.345,79 zł, w wierszu N.4 „Należności wymagalne” wykazano kwotę niższą od właściwej o 26.069,32 zł, zaś wiersz N.5 „Pozostałe należności” został zawyżony o 308,50 zł. W bilansie budżetu za 2013 r. nieprawidłowo zaprezentowano dane dotyczące długo- i krótkoterminowych zobowiązań finansowych, wykazując wszystkie jako zobowiązania długoterminowe, podczas gdy termin spłaty kredytów na łączną sumę 365.272 zł upływał w 2014 r. Poza tym dodatni wynik budżetu wynoszący 1.154.129,71 zł błędnie wykazano w poz. II.1.2. „Deficyt budżetu” bilansu, zamiast w poz. II.1.1 „Nadwyżka budżetu”.

Wnioskowano o zapewnienie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości budżetowej i finansowej.

 

W wyniku kontroli doraźnej gminy Krypno stwierdzono błędny zapis księgowy Wn 133-1 „Rachunek budżetu” – Ma 134 „Kredyty bankowe” w wysokości 200.000 zł, stanowiący doksięgowanie bez wyciągu bankowego kwoty posiadanego limitu kredytowego w rachunku, który skutkował wykazaniem w pozycjach „Finansowanie”, „Przychody ogółem” i „Kredyty i pożyczki” sprawozdania Rb-NDS za 2012 r. zawyżonych danych, a także nieprawidłowym planowaniem przychodów na 2013 r. (dotyczącym posiadanych rzekomo wolnych środków) oraz błędnymi danymi w sprawozdaniu Rb-NDS za 2013 r. w zakresie przychodów: w poz. D. „Finansowanie” wykazano sumę 777.354,10 zł, zamiast 727.239,94 zł, w poz. D.1. „Przychody ogółem” 1.516.826,66 zł, zamiast 1.466.712,50 zł, zaś w poz. D.17. „Inne źródła” 50.114,16 zł, zamiast 0 zł. Ponadto stwierdzono, że w sprawozdaniu Rb-NDS za II kwartał 2014 r. gminy Krypno w przychodach wykazano całość zadłużenia gminy z tytułu kredytu w rachunku bieżącym, mimo iż część tego zadłużenia w kwocie 400.014,50 zł powstała w 2013 r. i została wykazana jako przychód w sprawozdaniu Rb-NDS za 2013 r. W efekcie, w sprawozdaniu Rb-NDS za II kwartał 2014 r. wykazano: w poz. D. „Przychody ogółem” 861.072,86 zł, zamiast 461.058,36 zł i w poz. D1. „Kredyty i pożyczki” 861.072,86 zł, zamiast 461.058,36 zł. Przedstawione błędy rzutowały też na rzetelność danych zamieszczonych w sprawozdaniach Rb-Z. W ich rezultacie za 2012 r. wykazano zadłużenie z tytułu kredytów i pożyczek w kwocie 4.901.998,93 zł, zamiast 4.701.998,93 zł. Podobnie zawyżono dług o 200.000 zł w sprawozdaniu Rb-Z za I kwartał 2013 r.

Zalecono prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS danych dotyczących przychodów budżetu danego roku w związku z wykorzystywaniem  kredytu w rachunku bieżącym.

 

Kontrola sprawozdawczości budżetowej ujawniła, że we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-N sporządzonym przez Wójta Gminy Nowe Piekuty według stanu na koniec 2013 r. w pozycji N.5 „Pozostałe należności” nie wykazano żadnej kwoty. Według wyliczeń dokonanych podczas kontroli, należności podlegające wykazaniu w tej pozycji sprawozdania wynosiły 52.458,21 zł.

         Rekomendowano wykazywanie we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-N danych ustalonych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

 

W gminie Stawiski w sprawozdaniu Rb-Z sporządzonym za 2013 r. wykazano dane dotyczące wyemitowanych obligacji samorządowych niezgodnie z klasyfikacją tytułów dłużnych. Papiery wartościowe, których zbywalność jest ograniczona, mieszczą się w kategorii kredytów i pożyczek, co wiąże się z obowiązkiem ich wykazywania w sprawozdaniach Rb-Z w układzie przedmiotowym jako zobowiązania wynikające z kredytów i pożyczek (poz. E2). W sprawozdaniu Rb-Z objętym kontrolą zobowiązania te o wartości 820.000 zł zaprezentowano błędnie jako papiery wartościowe (poz. E1).

         Rekomendowano wykazywanie w sprawozdaniach Rb-Z danych dotyczących istniejącego zadłużenia z tytułu wyemitowanych obligacji o ograniczonej zbywalności jako zadłużenia z kredytów i pożyczek.

 

Jednostkowe sprawozdanie Rb-27S Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej za 2013 r. w kolumnie 9 „Należności pozostałe do zapłaty ogółem” nie uwzględniało wynikających z konta 221 odsetek w łącznej kwocie 316.091,36 zł i innych należności w kwocie 1.296 zł. Łączna różnica pomiędzy danymi sprawozdania a ewidencją księgową wynosiła 317.398,14 zł. Poza tym, we własnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-N sporządzonym według stanu na koniec 2013 r. kwota wykazana w wierszu „Należności wymagalne” była zaniżona o 89.089,81 zł, zaś w wierszu „Pozostałe należności” zawyżona o 20.806,23 zł w stosunku do prawidłowych wielkości. Stosownej korekty sprawozdania Rb-N dokonano w trakcie kontroli.

Wnioskowano o zapewnienie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości budżetowej.

 

W Urzędzie Gminy Bargłów Kościelny na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” zaewidencjonowano dokumenty o łącznej wartości 125.717,12 zł niestanowiące praw majątkowych w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości. Dokumenty te stanowiły część uchwał Rady Gminy Bargłów Kościelny, co oznacza, iż posiadały status dokumentów urzędowych wyłączonych z zakresu pojęcia przedmiotu prawa autorskiego przez art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawach autorskich i prawach pokrewnych.

Zwrócono się o księgowanie na koncie 020 wyłącznie wartości niematerialnych i prawnych w rozumieniu ustawy o rachunkowości oraz usunięcie wartości ujętych na nim dokumentów urzędowych.

 

W gminie Turośń Kościelna do czasu kontroli nie wyksięgowano z konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” nakładów inwestycyjnych poniesionych przy realizacji przebudowy drogi powiatowej w kwocie 291.380,98 zł. Inwestycja została odebrana w dniu 23 grudnia 2013 r.; poniesione nakłady powinny zatem zostać przekazane Powiatowi Białostockiemu.

                   Wnioskowano o wyksięgowanie z konta 080 i przekazanie Powiatowi Białostockiemu nakładów inwestycyjnych.

 

Konto 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” w ewidencji Urzędu Miejskiego w Jedwabnem wykazywało nierealne saldo Wn w łącznej wysokości 524.360,53 zł w związku z niewyksięgowaniem rozliczenia części zadań inwestycyjnych i rozpoczęciem użytkowania powstałych w ich wyniku środków trwałych. W efekcie działań kontrolnych wartość efektów inwestycyjnych na wskazaną wyżej sumę ujęto na koncie 011 „Środki trwałe”. Ustalenia kontroli wykazały ponadto przypadki przeksięgowywania nakładów inwestycyjnych z konta 080 na konto 011 w po upływie kilku lat od dnia ich formalnego zakończenia, co wynikało z opóźnień w sporządzaniu dowodów OT „Przyjęcie środka trwałego” – powyższe dotyczyło inwestycji o łącznej wartości 879.839,12 zł.

Zalecono ujmowanie na koncie 011 środków trwałych pochodzących z inwestycji pod datą przyjęcia do używania.

 

W Urzędzie Miejskim w Łapach zmniejszenia stanu początkowego środków trwałych z tytułu nieodpłatnego przekazania w kwocie 3.687.159,32 zł, sprzedaży w kwocie 127.282,68 zł i wniesienia aportem do spółki w kwocie 1.454.912,62 zł w 2013 r. w całości zaksięgowano w korespondencji ze stroną Wn konta 800. Zmniejszenie stanu początkowego środków trwałych o wartość dotychczasowego umorzenia w kontrolowanej jednostce było księgowane w korespondencji z kontem 071 „Umorzenie środków trwałych…” tylko w odniesieniu do całkowicie umorzonych środków trwałych. W pozostałych przypadkach dotychczasowe umorzenie wyksięgowanych środków trwałych o łącznej wartości 307.504,14 zł było ewidencjonowane zapisem Wn 071 – Ma 800. Podobne uchybienia stwierdzono również w odniesieniu do ewidencji nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych. Przyjmując od Zakładu Usług Komunalnych w Łapach na stan środków trwałych obiekty związane ze składowaniem odpadów, tylko wartość początkową całkowicie umorzonego ogrodzenia wynoszącą 22.675,83 zł ujęto w ewidencji księgowej zapisem Wn 011 – Ma 071, natomiast wartość początkową składowiska i nadbudowy kwatery składowiska zaksięgowano zapisem Wn 011 – Ma 800 (1.611.545,93 zł), zaś dotychczasowe umorzenie tych obiektów zapisem Wn 800 – Ma 071 (395.979,44 zł). Na podstawie ustaleń kontroli problemowej przeprowadzonej w Zakładzie Usług Komunalnych w Łapach stwierdzono, iż operację zmniejszenia środków trwałych z tytułu przekazania Urzędowi Miejskiemu w Łapach składowiska odpadów stałych także błędnie ujęto zapisem ujemnym Wn 011 – Ma 800 oraz jednocześnie Ma 800 – Wn 071. W efekcie konto 011 wykazywało ujemne obroty strony Wn 1.600.438,98 zł, podczas gdy zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji powinny one wynieść  33.782,78 zł; podobnie obroty strony Ma konta 011 stanowiące według danych zestawienia obrotów i sald za 2013 r. kwotę 27.325,83 zł nie odzwierciedlały rzeczywistości – powinny one wynosić 1.661.547,59 zł. Ujemne obroty stron Wn i Ma wystąpiły ponadto na koncie 800.

Kierownikom obu jednostek wskazano na konieczność ujmowania na stronie Ma konta 011 zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych w części umorzonej w korespondencji z kontem 071, a w części nieumorzonej w korespondencji z kontem 800.

 

W Urzędzie Miejskim w Łapach w 2013 r. na stan środków trwałych przyjęto 15 działek o wartości niższej o 85.812,29 zł od ich ceny nabycia oraz 2 działki o wartości wyższej o 8.812,76 zł od cen nabycia. Powyższe było pochodną przyjęcia w polityce rachunkowości, że wycena gruntów prowadzona jest według cen ewidencyjnych ustalonych przez Referat Nieruchomości oraz ustalenia przez Burmistrza średniej ceny ewidencyjnej m² gruntów (wynoszącej 2,67 zł netto/m²). Stosowana praktyka wyceny gruntów w sposób istotny odbiegała od przepisów art. 28 ust. 1 pkt 1 i 1a ustawy o rachunkowości. Zaprezentowane uwagi uwzględniono poprzez zmianę w trakcie kontroli zapisów polityki rachunkowości oraz dokonanie księgowań, w wyniku których dostosowano wartość tych działek do ich cen nabycia.

Zwrócono się do Burmistrza o zweryfikowanie wartości początkowej gruntów nabytych w latach 2011-2012 i przyjętych na stan środków trwałych według stosowanej ceny ewidencyjnej – poprzez dostosowanie ich wartości początkowej do wartości odpowiadającej cenom nabycia.

 

W księgach rachunkowych 2012 r. Urzędu Miejskiego w Łapach nie ujęto zobowiązań gminy wobec PUW w wysokości 138.746,40 zł wraz odsetkami, wynikających z decyzji Wojewody Podlaskiego z dnia 20 stycznia 2012 r. zobowiązującej gminę Łapy do zwrotu dotacji celowej pobranej w 2010 r. w nadmiernej wysokości. W 2013 r. zobowiązania gminy wobec budżetu państwa z tytułu nadmiernie pobranych dotacji wzrosły o przypisane do zwrotu decyzjami Wojewody Podlaskiego z 2013 r. dotacje celowe w łącznej kwocie 217.686 zł, które ujęto w ewidencji budżetu, zamiast w ewidencji Urzędu. Nadto pozostała do zapłaty w 2014 r. nadmiernie pobrana część wyrównawcza subwencji ogólnej w wysokości 380.850 zł – rozłożona przez Ministra Finansów na 18 rat miesięcznych płatnych w 2014 i 2015 r. – także nie została przypisana jako zobowiązania w ewidencji Urzędu. Brak przypisu zobowiązań w ewidencji Urzędu skutkował ich niewykazywaniem w sprawozdaniach Rb-28S. Według stanu na koniec marca 2014 r. nie wykazano w sprawozdaniu zobowiązań w wysokości 342.765 zł. W wyniku kontroli zobowiązania ujęto w ewidencji i rozpoczęto ich wykazywanie w sprawozdaniach.

 

Na podstawie analizy łącznego bilansu gminy Łapy za 2013 r. stwierdzono nieprawidłowe sporządzenie jednostkowego sprawozdania finansowego MOPS w Łapach, w którym odpisy aktualizujące należności zostały wykazane jako zobowiązania długoterminowe, a należności wynikające z sald debetowych kont zespołu 2 nie zostały pomniejszone o stan odpisów aktualizujących należności. W związku z ustaleniami kontroli, MOPS sporządził poprawioną wersję bilansu za 2013 r.; sporządzona została także poprawiona wersja łącznego bilansu gminnych jednostek budżetowych i gminnego zakładu budżetowego.

Wnioskowano o wnikliwe analizowanie danych zamieszczonych w jednostkowych sprawozdaniach finansowych przed dokonaniem połączenia ich danych.

 

Badanie przebiegu, sposobu udokumentowania i kontroli operacji dotyczących wypłaty świadczeń z ZFŚS dla emerytowanych pracowników Szkoły Podstawowej Nr 1 w Wysokiem Mazowieckiem wykazało, że co najmniej w 26 przypadkach (dotyczących sytuacji, gdy złożony podpis był „czytelny”) pokwitowanie zostało złożone przez inną osobę niż wskazana w rozchodowym dowodzie kasowym; dodatkowo nie stwierdzono, aby wypłaty nastąpiły na podstawie upoważnień wystawionych przez osoby wymienione na rozchodowych dowodach kasowych. Stanowiło to naruszenie postanowień instrukcji kasowej obowiązującej w jednostce. Wartość pobranej „w zastępstwie” gotówki wynosiła 7.700 zł. Celem udokumentowania otrzymania gotówki przez uprawnione do jej odbioru osoby jednostka pobrała w trakcie kontroli oświadczenia od 23 emerytów; zapewniono jednocześnie, iż kontynuowane jest odbieranie dalszych oświadczeń.

W zaleceniach pokontrolnych wnioskowano o przestrzeganie obowiązku wypłacania gotówki z kasy wyłącznie osobom uprawnionym do jej odbioru.

 

Pobrana przez pracownika Urzędu Gminy Janów w styczniu 2013 r. zaliczka w kwocie 10.000 zł miała zostać rozliczona do dnia 31 grudnia 2013 r., co oznacza, że środki te w momencie wypłaty nie miały żadnego konkretnego przeznaczenia, lecz pozostawały przez cały rok do prywatnej dyspozycji kasjera. Z ustaleń kontroli wynika, że środki te były wykorzystywane do przejściowego finansowania rozchodów kasowych, czyli były traktowane jako quasi pogotowie kasowe. Potwierdza to dokumentacja rozliczenia zaliczki opiewająca na kwotę 8.765,11 zł, z której wynika, że wydatki uwzględnione w rozliczeniu kasjer ponosił dopiero od października 2013 r. W związku z niewykorzystywaniem zaliczki na realizację wydatków w okresie od stycznia do października 2013 r., w sprawozdaniach Rb-28S sporządzanych w tym okresie wykazywano nierzeczywiste wydatki w par. 4210.

Wnioskowano o zaprzestanie udzielania kasjerowi całorocznych zaliczek o nieokreślonym przeznaczeniu oraz rozważenie określenia pogotowia kasowego – jako stałego zapasu gotówki w kasie.

 

Analiza ksiąg rachunkowych w Urzędzie Miasta Augustów wykazała dokonanie na dzień 31 grudnia 2013 r. odpisów aktualizujących od wszystkich należności wymagalnych, w tym zabezpieczonych hipoteką, wraz z należnymi odsetkami na łączną kwotę 4.498.415,40 zł, czym naruszono przepisy art. 35b ustawy o rachunkowości. Nieprawidłowość częściowo została wyeliminowana w trakcie kontroli poprzez wyksięgowanie pod datą 17 lipca 2014 r. odpisów aktualizujących należności zabezpieczone hipoteką wraz z odsetkami w łącznej kwocie 1.974.220,45 zł.

Zalecono dokonanie weryfikacji zaksięgowanych odpisów aktualizujących należności zgodnie z przesłankami określonymi przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości.

 

W Urzędzie Miejskim w Drohiczynie, Urzędzie Miasta Kolno, Urzędzie Gminy Szumowo oraz Zakładzie Budżetowym w Dziadkowicach nieprawidłowo ujęto na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” naliczone odsetki od należności nieopłaconych w terminie, odpowiednio w wysokościach: 222.456,65 zł, 38.637,77 zł, 38.222,16 zł i 40.055,80 zł. Świadczy to o pozostawaniu na koncie 290 sald ustalonych według zasad obowiązujących do końca 2010 r. Począwszy od 2011 r. należności z tytułu odsetek mają być obejmowane odpisem aktualizującym na takich samych zasadach jak należności główne, tj. w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 35b ust. 1 ustawy.

Kierownikom jednostek wskazano na obowiązek księgowania na koncie 290 odpisu aktualizującego wyłącznie te należności, wobec których stwierdzono wystąpienie co najmniej jednej z przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz wyksięgowanie z konta 290 na konto 750 kwoty bezpodstawnie dokonanych odpisów aktualizujących należności z tytułu odsetek.

 

4. W zakresie ogólnych zagadnień planowania i wykonywania budżetu oraz opracowywania planów finansowych jednostek organizacyjnych:

- niesporządzanie (będące często wynikiem skoncentrowania obsługi finansowo-księgowej) lub nieprawidłowe sporządzanie planów finansowych jednostek organizacyjnych, a także nieaktualizowanie tych planów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 25 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzekazywanie jednostkom organizacyjnym informacji niezbędnych do opracowania planów finansowych i ich projektów oraz informacji o zmianach planu dochodów i wydatków w toku wykonywania budżetu – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 jednostkach kontrolowanych;

- niedozwolone finansowanie budżetu danego roku poprzez podejmowanie nielegalnych działań celem zachowania płynności finansowej budżetu (np. ratą części oświatowej subwencji na rok następny, środkami zfśs, depozytowymi) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych;

- pokrywanie wydatków jednostki budżetowej bezpośrednio z uzyskanych dochodów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieterminowe regulowanie zobowiązań – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 17 jednostkach kontrolowanych;

- naruszenie zasady kasowego ustalania dochodów i wydatków budżetu - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w3 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowe planowanie dochodów i wydatków, w tym wynikające z nierzetelnego monitorowania stanu realizacji budżetu – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 5 gminach;

- dysponowanie przez organ wykonawczy lub kierownika jednostki obsługującej szkoły środkami finansowymi obsługiwanych szkół - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych;

- nieobjęcie planem finansowym środków pochodzących z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych uzyskanych i niewydatkowanych w latach poprzednich - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 6 gminach;

- nieprawidłowe ujmowanie w planie dochodów i wydatków z podatku VAT - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 gminie;

- zaliczanie wydatków bieżących do wydatków majątkowych - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 6 gminach;

- realizowanie dochodów i wydatków dotyczących żywienia w jednostkach oświatowych poza planowaniem finansowym i ewidencją – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 gminach;

- nieuwzględnienie spłaty kredytu wykorzystanego w rachunku bieżącym w prognozie kwoty długu w WPF oraz w uchwale budżetowej - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 gminie;

- ustalenie planu wydatków niewygasających w kwotach odpowiadających wartości zawartych umów na wykonanie zadań objętych wykazem wydatków niewygasających - nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 gminie.

 

Ustalenia kontroli doraźnej w Urzędzie Miejskim w Mońkach wykazały niesporządzenie do dnia kontroli, tj. do dnia 8 stycznia 2014 r., projektu uchwały budżetowej na 2014 r. oraz projektu uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej obejmującej 2014 r. oraz co najmniej trzech kolejnych lat budżetowych. Z uwagi na niesporządzenie przez Burmistrza projektu uchwały budżetowej na 2014 r., począwszy od dnia 1 stycznia 2014 r. gmina nie miała podstaw do prowadzenia gospodarki finansowej, w tym w szczególności dokonywania wydatków. Kontrola wykazała, że w dniach 2-3 stycznia 2014 r. z rachunku bankowego Urzędu Miejskiego poniesiono wydatki w łącznej wysokości 121.340,32 zł, czym naruszono przepisy art. 44 ust. 1, art. 52 ust. 1 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

W wystąpieniu pokontrolnym zalecono niezwłoczne przedłożenie Radzie Miejskiej w Mońkach projektu uchwały budżetowej na 2014 r. wraz z projektem uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej celem ich podjęcia w terminie do 31 stycznia 2014 r., a także zaprzestanie dokonywania wydatków budżetowych do czasu przedstawienia Radzie Miejskiej projektu uchwały budżetowej na 2014 r.

 

Kontrola kompleksowa gminy Klukowo wykazała, że Gimnazjum w Klukowie prowadzi stołówkę finansowaną z zastosowaniem rachunku bankowego, na który wpływy w 2013 r. wyniosły 164.123,34 zł a rozchody 158.574,90 zł. Rachunek nie był objęty ewidencją księgową, a operacje z niego wynikające nie były objęte planowaniem finansowym – odbywały się poza budżetem. Pozaksięgowa ewidencja obrotów na rachunku prowadzona była w sekretariacie Gimnazjum. Analiza obrotów na tym rachunku wykazała, że z naruszeniem postanowień 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty z wpłat uczniów na żywienie dokonano w 2013 r. zakupu gazu oraz środków czystości na łączną kwotę 6.295,73 zł.

Wójtowi zalecono objęcie budżetem gminy oraz planem finansowym Gimnazjum dochodów z opłat za posiłki i wydatków na zakup artykułów żywnościowych, zapewnienie ujmowania wniesionych opłat na rachunku bankowym ewidencjonowanym w księgach Gimnazjum oraz odprowadzania tych środków – jako zrealizowanych dochodów – na rachunek budżetu gminy oraz przekazanie dyrektorowi Gimnazjum, że ze środków pozyskanych od uczniów mogą być finansowane jedynie zakupy artykułów żywnościowych („wsad do kotła”),

 

W zakresie budżetu gminy Raczki za 2013 r. stwierdzono plan rozchodów na 2.369.046 zł i planowany deficyt na 4.836.905 zł. Deficyt faktycznie został wykonany na kwotę 2.078.830,94 zł. Jako źródło finansowania deficytu i rozchodów przewidziano w budżecie przychody z kredytów – 2.976.764 zł (wykonane w całości) oraz wolne środki – 4.229.187 zł. Dochody wykonano w kwocie wyższej od planu, głównie z odszkodowań za grunty pod budowę obwodnicy Augustowa (1.183.383,60 zł), których nie ujęto w planie dochodów budżetu. Mimo wiedzy o ich realizacji utrzymywano w budżecie „sztuczny deficyt” i na jego podstawie zaciągnięto kredyt w pełnej wysokości planu przychodów, którego wysokość wynikała z bezpodstawnie zaniżonego planu dochodów.

Wnioskowano o monitorowanie w trakcie roku planu i realizacji budżetu pod kątem realności jego założeń przekładających się na zaciąganie zobowiązań służących sfinansowaniu deficytu lub spłacie wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

 

W gminie Supraśl stwierdzono, że planowany deficyt budżetu na 2013 r. w kwocie 4.759.414 zł nie został osiągnięty – wykonano nadwyżkę na kwotę 3.347.662,15 zł. Mimo tego w dniu 30 grudnia 2013 r. bezzasadnie uruchomiono kredyt na kwotę 1.796.000 zł na finansowanie planowanego deficytu. W 2013 r. nie wykonano wydatków na kwotę 6.795.973,94 zł, w tym 4.193.742,74 zł dotyczyło inwestycji, Kwota 3.107.026,02 zł dotyczyła jednego zadania. Harmonogram jego realizacji przewidywał, że koszty w 2013 r. wyniosą 2.356.504,53 zł, zaś w 2014 r. 2.354.395,47 zł. Postanowień budżetu nie dostosowano do faktycznego przebiegu realizacji m.in. tego zadania, zakładał więc on „sztuczny deficyt”. Nadwyżka finansowania za 2013 r. wynosiła 5.968.370,88 zł, a na rachunku budżetu gminy na koniec 2013 r. pozostały środki w wysokości 9.630.785,91 zł.

Wskazano na konieczność dołożenia większej staranności w zakresie monitorowania faktycznej realizacji budżetu gminy pod kątem zasadności zaciągania zobowiązań finansowych służących sfinansowaniu deficytu lub spłacie wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

 

W gminie Mielnik stwierdzono, że planowany deficyt budżetu na 2013 r. w kwocie 1.703.643 zł nie został osiągnięty – wykonanie budżetu zamknęło się deficytem wynoszącym 157.194,07 zł. zł. Mimo tego w dniu 5 grudnia 2013 r. bezzasadnie uruchomiono kredyt na kwotę 370.805,93 zł na finansowanie planowanego deficytu. W 2013 r. nie wykonano wydatków na kwotę 2.767.191,42 zł, w tym 1.817.016,16 zł dotyczyło inwestycji. Kwota 1.274.636,06 zł dotyczyła jednego zadania. Postanowień budżetu nie dostosowano do faktycznego przebiegu realizacji m.in. tego zadania, zakładał więc on „sztuczny deficyt”. Nadwyżka finansowania za 2013 r. wynosiła 1.999.998,58 zł, a na rachunku budżetu gminy na koniec 2013 r. pozostały środki w wysokości 1.916.735,51 zł.

Rekomendowano dołożenie większej staranności w zakresie monitorowania faktycznej realizacji budżetu gminy pod kątem zasadności zaciągania zobowiązań finansowych służących sfinansowaniu deficytu lub spłacie wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

 

Plan dochodów ze sprzedaży nieruchomości w gminie Perlejewo na 2013 r. wynosił 630.000 zł – wykonanie 7.685 zł. Był to plan nierealny, brak również działań jednostki w celu jego realizacji. Okazano 5 operatów szacunkowych nieruchomości – 4 z lat 2005-2007, jeden z 2011 r. – na łączną kwotę 280.635 zł. Nie sporządzono wykazów tych nieruchomości, nie ogłoszono przetargów na ich zbycie – w związku z „brakiem potrzeby”, jak wyjaśnił Wójt. Przyjęciem takiego planu dochodów wypaczono wartość wskaźnika spłaty zadłużenia z art. 243 u.f.p. w uchwale budżetowej na 2014 r. i WPF na lata 2014-2018. Nierealny był też plan dochodów z tego źródła na 2014 r. w kwocie 458.000 zł. Zawyżony plan wydatków inwestycyjnych na 2013 r. przełożył się na nierealny deficyt, na finansowanie którego (mimo nadwyżki budżetu) zaciągnięto 30 grudnia 2013 r. zbędny kredyt w kwocie 370.351 zł.

Rekomendowani dołożenie większej staranności w zakresie monitorowania faktycznej realizacji budżetu gminy pod kątem realności przyjętych założeń dotyczących planowanych dochodów i wydatków oraz zasadności zaciągania zobowiązań finansowych służących sfinansowaniu deficytu oraz urealnienie planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości przyjętego w budżecie na 2014 r.

 

Podczas kontroli doraźnej w Urzędzie Gminy Grajewo stwierdzono, że uchwałą z dnia 30 grudnia 2013 r. zwiększono rozchody z tytułu spłat kredytów i pożyczek z 782.026 zł do 1.397.184 zł. Przedterminowe spłaty kredytów niewymagalnych w 2013 r. w kwocie 615.155,53 zł zostały zaś w większości dokonane przed datą podjęcia uchwały zwiększającej plan rozchodów, a w dniach 30-31 grudnia 2013 r. rozchody z tytułu spłat kredytów wyniosły zaledwie 5.910,56 zł. Naruszono tym samym art. 52 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym ujęte w budżecie gminy rozchody stanowią nieprzekraczalny limit.

         Zalecono przestrzeganie zasady dokonywania rozchodów budżetu w granicach obowiązującego limitu.

 

Kontrola prawidłowości ustalenia przez Radę Miejską w Sokółce wykazu wydatków, które nie wygasły z końcem 2013 r. ujawniła, że kwotę wydatków uznanych za niewygasające zawyżono o 26.840,05 zł względem postanowień umów zawartych w 2013 r. na realizację zadań (kwoty składające się na sumę zawyżenia dotyczyły przede wszystkim zadań realizowanych przez szkoły). Powyższe, naruszało przepisy art. 263 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. W konsekwencji zaniżono wynik budżetu za 2013 r. o podaną kwotę. Nieprawidłowość ta spowodowana była brakiem w Urzędzie Miejskim, w czasie uchwalania wydatków niewygasających, danych o wartości zawartych przez szkoły umów z wykonawcami.

Wnioskowano o ustalanie planu wydatków niewygasających w kwotach odpowiadających wartości zawartych umów na wykonanie zadań objętych wykazem wydatków niewygasających.

 

W mieście Wysokie Mazowieckie nie wszystkie dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu przeznaczane zostały na realizację gminnych programów profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi oraz przeciwdziałania narkomanii, co stanowi naruszenie art. 18² ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. W latach 2013 r. i 2014 r. wydatki na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii były mniejsze od dochodów z opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, odpowiednio o 88.601,71 zł i o 55.846,74 zł. Środki uzyskane z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu nie zostały w całości wykorzystane na realizację gminnych programów także w mieście Augustów, w którym różnica pomiędzy uzyskanymi dochodami a wykonanymi wydatkami w 2013 r. wyniosła 183.802,83 zł. Niewykorzystane w danym roku środki nie były włączane do planów wydatków w latach następnych, co przejawia się tym, że plany wydatków na te zadania w kolejnych latach nie były wyższe od planowanych dochodów z opłat za zezwolenia o środki niewykorzystane w latach poprzednich. Niewykorzystane środki zostały zatem rozdysponowane na inne zadania.

W wystąpieniu pokontrolnym zarekomendowano przeznaczanie środków pochodzących z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wyłącznie na cele określone przez art. 18² ustawy oraz zwiększenie planu wydatków na 2015 r. na cele określone przywołanym przepisem o kwoty odpowiadające środkom niewykorzystanym w latach ubiegłych.

 

W gminie Stawiski stwierdzono, że do wydatków bieżących błędnie zaliczono sumę 39.990 zł wydatkowaną na zakup 8 przystanków autobusowych, których cena jednostkowa przekraczała 3.500 zł, podlegającą ujęciu w paragrafie wydatków majątkowych. Podobnie w gminie Bargłów Kościelny do wydatków bieżących, zamiast do majątkowych, zaliczono wydatek za instalację centralnego ogrzewania w lokalu socjalnym o wartości 7.500 zł oraz wydatek za wykonanie utwardzenia z kostki brukowej placu przy oczyszczalni ścieków o wartości 23.000 zł. Nieprawidłowe uznanie za wydatki bieżące wydatków, które miały charakter majątkowy, wpływa na pogorszenie wyniku części bieżącej budżetu oraz wskaźnika dopuszczalnej spłaty długu, o którym mowa w przepisach art. 243 ustawy o finansach publicznych.

         Zalecono zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków.

 

W gminie Dziadkowice stwierdzono sklasyfikowanie jako wydatku majątkowego wydatku na rekultywację wysypiska śmieci w kwocie 307.953,76 zł. Gmina Nowe Piekuty do wydatków majątkowych zaliczyła dotację w wysokości 43.122,90 zł przekazaną Powiatowi Wysokomazowieckiemu na remont nawierzchni drogi. Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych), a także w ustaleniu wartości początkowej środków trwałych.

Wnioskowano o zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej.

 

Analizując prawidłowość stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów podczas kontroli doraźnej w Urzędzie Gminy Grajewo stwierdzono błędy w tym zakresie rzutujące na poziom kształtowania się relacji określonych przepisami art. 243 ustawy o finansach publicznych, od których uzależniony jest dopuszczalny w poszczególnych latach wskaźnik spłat rat kredytów i pożyczek powiększonych o odsetki. W planie dochodów budżetu na 2013 r. dochody na kwotę 550.000 zł z tytułu wpłat mieszkańców gminy na realizację przydomowych oczyszczalni ścieków zostały ujęte jako darowizny w par. 0960, zamiast w par. 6290. Wykonanie dochodów z tego tytułu za 2013 r. wyniosło 476.750 zł. W przypadku zastosowania właściwych podziałek klasyfikacji budżetowej dochody bieżące za 2013 r. w kolumnie „Plan” i „Plan po zmianach” byłyby niższe o 550.000 zł, a w kolumnie „Wykonanie” niższe o 476.750 zł. Odpowiednio zwiększeniu uległyby dochody majątkowe za 2013 r. W budżecie na 2014 r. dochody z tytułu wpłat mieszkańców na budowę przydomowych oczyszczalni i instalację kolektorów słonecznych w kwocie 1.102.815 zł sklasyfikowano w taki sam sposób jak w 2013 r.

         Rekomendowano skorygowanie wykonania budżetu za 2014 r. w zakresie dochodów bieżących i majątkowych oraz uwzględnienie przy wyliczaniu średniej arytmetycznej obliczanej dla trzech ostatnich lat, na podstawie art. 243 ustawy o finansach publicznych, prawidłowych danych w zakresie wykonanych dochodów bieżących.

 

Rzeczywisty deficyt budżetu gminy Krypno za 2013 r. wyniósł 827.700,83 zł i był wyższy o 500.502,83 zł od zaciągniętej na ten cel pożyczki. Różnica ta została sfinansowana poprzez wydatkowanie wszystkich środków pozostających na rachunku budżetu (w tym stanowiących ratę części oświatowej subwencji na 2014 r.) oraz zadłużenie się w rachunku budżetu na kwotę 400.014,50 zł. Kredyt w rachunku budżetu wg określeń przyjętych w umowie miał być przeznaczony na finansowanie przejściowego deficytu. W rzeczywistości zobowiązania w postaci kredytu w rachunku bieżącym powstały w trakcie 2013 r. (jeszcze na podstawie umowy o kredyt w rachunku budżetu z 2012 r.) w związku z koniecznością sfinansowania wyższego od planowanego deficytu budżetu za 2013 r. W istocie zobowiązania te finansowały deficyt faktyczny, a nie przejściowy, co wynika z okresu, na jaki została podpisana umowa z dnia 27 grudniu 2013 r. o dalsze korzystnie z limitu kredytowego w wysokości 950.000 zł (w okresie od 29 grudnia 2013 r. do 28 grudnia 2014 r.) oraz braku realnej możliwości spłaty kredytu do końca 2013 r., co potwierdza saldo rachunku budżetu na 31 grudnia 2013 r. Podpisanie umowy – skutkujące zwiększeniem zadłużenia z przeznaczeniem na finansowanie deficytu – odbyło się mimo braku w uchwale budżetowej limitu na ten cel. Wymagalnej spłaty (do 28 grudnia 2014 r.) zadłużenia z tytułu kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym nie ujęto w planie rozchodów na 2014 r. ani w WPF na lata 2014-2020. Podobnie w WPF na lata 2015-2020 nie przewidziano  spłaty jakiegokolwiek zadłużenia w rachunku bieżącym, które na koniec 2014 r. wystąpiło w kwocie 642.569,84 zł. W budżecie na 2015 r. nie zostały przewidziane żadne rozchody dotyczące spłaty zadłużenia istniejącego na 31 grudnia 2014 r. w rachunku budżetu.

Do Wójta zwrócono się o zaciąganie zobowiązań przeznaczonych na finansowanie budżetu wyłącznie w ramach limitów i upoważnień określonych w uchwale budżetowej, zaprzestanie podpisywania umów kredytowych określających przeznaczenie kredytu jako „finansowanie przejściowego deficytu” z terminem obowiązywania upływającym w roku następującym po roku, w którym umowa zaczęła obowiązywać, zaprzestanie wykorzystywania na finansowanie budżetu raty części oświatowej subwencji ogólnej stanowiącej dochód następnego roku budżetowego, rozważenie zasadności dalszego korzystania z kredytu w rachunku budżetu, mając m.in. na uwadze, że korzystanie z takiej formy kredytowania zawsze powoduje – w ujęciu ewidencyjnym i sprawozdawczym – konieczność wykazania finansowania budżetu środkami raty części oświatowej subwencji na kolejny rok budżetowy przed możliwością skorzystania z posiadanego limitu kredytowego w rachunku budżetu oraz uwzględnienie spłaty kredytu wykorzystanego w rachunku bieżącym na dzień 31 grudnia 2014 r. w prognozie kwoty długu w WPF oraz w uchwale budżetowej.

 

5. W zakresie pozyskiwania dochodów i przychodów:

- niezachowywanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości, podatkiem rolnym i podatkiem leśnym – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 3, 3 i 2 gminach;

- nieweryfikowanie lub nierzetelne weryfikowanie deklaracji podatkowych składanych przez podatników w zakresie poszczególnych podatków lokalnych: podatku od nieruchomości (w 16 gminach), podatku rolnego (w 12 gminach), podatku leśnego (w 13 gminach), podatku od środków transportowych (w 10 gminach);

- ustalanie lub określanie wysokości zobowiązania podatkowego w poszczególnych podatkach lokalnych niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub uchwałami rady gminy: w podatku od nieruchomości w 12 gminach, podatku rolnego w 21 gminach i podatku leśnego w 16 gminach;

- dokonywanie przypisu podatków mimo niedoręczenia decyzji wymiarowych lub niezłożenia deklaracji podatkowych oraz niedoręczenie lub nieprawidłowe doręczenie decyzji wymiarowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 4 i 1 gminie;

- nieprowadzenie postępowania podatkowego w przypadku niezłożenia deklaracji: w podatku od nieruchomości (w 2 gminach) i w podatku od środków transportowych (w 1 gminie);

- nieprawidłowe udzielanie ulg i zwolnień w podatku rolnym (w 10 gminach);

- nieprzestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej przy udzielaniu ulg w zapłacie poszczególnych podatków lokalnych (w szczególności obowiązku podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, w tym zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego): podatku od nieruchomości (w 16 gminach), podatku rolnego (w 12 gminach), podatku leśnego (w 11 gminach), podatku od środków transportowych (w 3 gminach);

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie inkasentów z pobranych dochodów – w 5 gminach;

- niewłaściwe podejmowanie lub zaniechanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych wobec zalegających z zapłatą podatków i opłat lokalnych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 20 gminach;

- niepobieranie lub pobieranie w nieprawidłowej wysokości odsetek od nieterminowych wpłat należności budżetowych, w tym nieprzerachowywanie dokonanych wpłat zaległości podatkowych na należność główną i odsetki za zwłokę – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 25 jednostkach kontrolowanych;

- niestosowanie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie rozliczenia nadpłat – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 gminie;

- nieustalanie albo ustalanie lub pobieranie dochodów z majątku w sposób niezgodny z przepisami prawa bądź zawartymi umowami – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 29 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości przy pobieraniu opłaty za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych oraz niewydawanie decyzji o wygaśnięciu zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadkach ustawowych - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 2 i 3 gminach;

- niepodejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania dochodów niepodatkowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 jednostkach;

- nieprawidłowe umarzanie, odraczanie i rozkładanie na raty niepodatkowych należności budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych;

- dopuszczenie do przedawnienia podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 3 i 5 jednostkach;

- nieprawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb-PDP skutków obniżenia górnych stawek podatkowych oraz udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień, w tym mogące skutkować nieprawidłowym ustaleniem kwoty podstawowej części wyrównawczej subwencji ogólnej gmin – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 11 kontrolowanych gminach;

- nieprawidłowości przy pobieraniu innych dochodów, w tym opłat lokalnych, opłaty skarbowej oraz innych opłat (np. renty planistycznej, opłaty adiacenckiej) lub ich niepobieranie – nieprawidłowości takie stwierdzono odpowiednio w 16, 3 i 14 gminach;

- nieprawidłowości dotyczące dochodów gromadzonych przez jednostki oświatowe na wydzielonym rachunku dochodów – stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe ustalanie cen za usługi użyteczności publicznej (dostawa wody, ciepła, odbiór odpadów komunalnych) – nieprawidłowości takie stwierdzono w 19 jednostkach;

- brak uzgodnienia przez dyrektora szkoły z organem prowadzącym warunków korzystania ze stołówki szkolnej, w tym wysokości opłat za posiłki – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 kontrolowanych jednostkach.

- nieprawidłowe ustalanie odpłatności za żywienie w stołówce szkolnej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 kontrolowanych jednostkach;

- niezawarcie pisemnych umów z mieszkańcami gminy składających wnioski na realizację zadania publicznego w ramach inicjatywy lokalnej – w 1 gminie.

 

W Urzędach gmin Dziadkowice i Suchowola stwierdzono nieprawidłowości dotyczących wymiaru podatków lokalnych. Uwzględnienie przez kontrolowane jednostki uwag zawartych w protokole kontroli i wystąpieniu pokontrolnym skutkowało ustaleniem korzyści – zarówno w postaci przypisów należności podatkowych przypadających gminom, jak i ich zmniejszeń (korzyści dla podatników) – w łącznych kwotach odpowiednio 15.458 zł i 11.334 zł.

 

W Urzędzie Gminy Szudziałowo kwitariusze przychodowe wygenerowane z programu księgowego, służące do poboru podatków, nie są ewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania. Z kolei weryfikując prawidłowość prowadzenia kont podatkowych stwierdzono, że na koncie podatnika dokonano odpisu w wysokości 1.609 zł. W trakcie kontroli nie okazano dokumentów wymienionych rozporządzeniem Ministra Finansów, które mogłyby stanowić podstawę zapisów na koncie podatnika. Uwzględnienie przez kontrolowaną jednostki uwag zawartych w protokole kontroli i wystąpieniu pokontrolnym dotyczących prawidłowości wymiaru podatków lokalnych skutkowało ustaleniem korzyści w postaci przypisów należności podatkowych w łącznej wysokości 5.732 zł.

 

W Urzędzie Gminy Czyże w niektórych poddanych badaniu decyzjach, którymi przyznano ulgi podatkowe, analiza treści uzasadnienia faktycznego oraz wyjaśnień do uzasadnienia prawnego wskazuje na brak podstaw do zastosowania ulgi w związku z brakiem występowania przesłanek w postaci ważnego interesu publicznego lub interesu podatnika, określonych przepisami Ordynacji podatkowej.

 

W wyniku analizy sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP sporządzonych za 2013 r. przez gminę Dziadkowice w zakresie prawidłowości wykazania skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatków oraz skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień oraz zaniechania poboru zobowiązań podatkowych dotyczących osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej stwierdzono, że:

- w kol. 15 (dział 756, rozdz. 75615, par. 034) nie wykazano skutków w kwocie 19.600 zł,

- zaniżono o 163 zł wysokość skutków dotyczących zwolnienia budynków mieszkalnych lub ich części stanowiących własność (współwłasność) osób prowadzących gospodarstwa rolne,

- zaniżono o 9.453 zł kwotę skutków zwolnienia z podatku od nieruchomości.

Gmina sporządziła korektę sprawozdania.

 

Kontrola dochodów z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych w Urzędzie Gminy Giby wykazała, że w przypadku jednego podatnika opodatkowano grunty rolne niespełniające normy obszarowej gospodarstwa rolnego określonego w art. 2 ust. 1 ustawy o podatku rolnym stawką odpowiednią dla gruntów gospodarstwa rolnego stanowiącą równowartość pieniężną 2,5q żyta od 1 ha przeliczeniowego, zamiast stawką właściwą dla pozostałych gruntów rolnych stanowiącą równowartość pieniężną 5q żyta od 1 ha. Zaniżenie podatku z tego tytułu w latach 2012-2014 wynosiło 422 zł. W trakcie kontroli nieprawidłowość została wyeliminowana.

 

Badanie dochodów gminy Giby z tytułu opłaty miejscowej wykazało brak możliwości sprawdzenia poprawności poboru opłaty ze względu na fakt, iż na pokwitowaniach inkasent wpisywał jedynie kwotę ogółem, nie uwzględniając wszystkich niezbędnych danych tj. ilości dni, liczby gości hotelowych oraz stawki dziennej opłaty. Kwota pobranej opłaty wynosiła 6.720,30 zł – str. 125-126 protokołu kontroli. Jednocześnie z ustaleń kontroli wynika, że organ podatkowy zaniechał prowadzenia czynności sprawdzających zwracanych kwitariuszy przychodowych, czym naruszył przepis art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej.

 

          W wyniku kontroli sporządzenia przez gminę Klukowo sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2013 r. stwierdzono, że nieprawidłowo wykazano kwoty w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczonych za okres sprawozdawczy”, w wierszu „podatek od podatek od nieruchomości” zaniżając kwotę skutków o 786,50 zł. Równocześnie w kolumnie „Skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczonych za okres sprawozdawczy” zaniżono kwotę zwolnień o 1.553,85 zł.

        Jednostka sporządziła korektę sprawozdania Rb-PDP, a także sprawozdania Rb-27S.

 

W Urzędzie Gminy Łomża stwierdzono, że GOK i Biblioteka Publiczna nie składały deklaracji na podatek od nieruchomości oraz nie opłacały należnego podatku od nieruchomości. Łącznie na rachunek budżetu gminy w latach 2011-2013 nie wpłynęła kwota z tytułu podatku od GOK w wysokości 2.729 zł, oraz od Biblioteki Publicznej w wysokości 11.391 zł. Ponadto w gminie Łomża  nie doręczono 42 decyzji wymiarowych dotyczących 2013 r. na kwotę 3.226 zł. Niedoręczenie decyzji wymiarowych stwierdzono tez w gminie Sztabin; dotyczyło to decyzji na kwotę 1.298 zł.

 

W Urzędzie Gminy Nurzec Stacja szereg nieprawidłowości wykazała analiza deklaracji podatkowych podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej. Między innymi stwierdzono wykazanie powierzchni gruntów niezgodnej z ewidencją gruntów i budynków. Przedłożone przez podatnika deklaracje dotyczą łącznie gruntów o pow. 1.355.101,80 m², Natomiast z ewidencji geodezyjnej wynika, że w użytkowaniu tego podatnika i podmiotów powiązanych jest 1.397.900 m² gruntów sklasyfikowanych jako tereny kolejowe, 24.500 m² gruntów sklasyfikowanych jako drogi oraz 3.600 m² gruntów sklasyfikowanych jako mieszkaniowe i przemysłowe. Różnica między powierzchnią gruntów z ewidencji geodezyjnej a powierzchnią gruntów wynikającą z deklaracji wynosi 42.798,39 m². Przy założeniu, że niewykazane grunty podlegają opodatkowaniu jako związane z działalnością gospodarczą – z uwagi, iż są w posiadaniu przedsiębiorców – należny podatek wzrósłby o 34.239 zł. Ponadto:

- podatnik nie wykazał do opodatkowania gruntów sklasyfikowanych jako dr - drogi o pow. 5.300 m², co skutkowało zaniżeniem podatku o kwotę 2.385 zł,

- z ewidencji gruntów i budynków wynika, że podatnik posiada 300 m² gruntów leśnych i 7.900 m² gruntów sklasyfikowanych jako R VI. W złożonej deklaracji na podatek od nieruchomości podatnik wykazał do opodatkowania grunty związane z prowadzoną działalnością o pow. 2.000 m². W kontrolowanym okresie podatnik nie złożył deklaracji na podatek leśny i rolny, w której wykazałby do opodatkowania pozostałą powierzchnię posiadanych gruntów;

- podatnik nie wykazał w deklaracji 253 m² gruntów dzierżawionych od gminy Nurzec-Stacja,

- w świetle danych ewidencji gruntów i budynków podatnik nie wykazał do opodatkowania 122.684 m² gruntów podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Opodatkowanie przedmiotowych gruntów jako „pozostałe” zwiększyłoby kwotę należnego podatku o 55.208 zł.

         Analiza czynności windykacyjnych w gminie Nurzec Stacja w odniesieniu do zaległości podatkowych wykazała m.in., że organ podatkowy nie wystawiał upomnień bezpośrednio po upływie terminu płatności raty podatku. Na podstawie ewidencji upomnień i wykazu dłużników ustalono, że działaniami tymi nie objęto bezpośrednio po terminie płatności 126 podatników, którzy nie opłacili I raty podatku na kwotę 34.504,18 zł, 53 podatników w przypadku II raty na kwotę 3.394 zł, 114 podatników w przypadku III raty na kwotę 8.440,45 zł i 35 podatników w przypadku IV raty na kwotę 1.517,20 zł. W trakcie 2013 r. organ podatkowy wystawił 18 tytułów wykonawczych dotyczących należności z 2013 r. Mając na uwadze, iż ponad 400 podatników posiadało zaległość na koniec roku, działaniami objęto niewielki odsetek dłużników.

 

W gminie Perlejewo bilety opłaty targowej nie są ewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania. Ponadto ustalono, że Wójt nie zatwierdził wzoru biletu opłaty targowej jako dokumentu pozwalającego na wykorzystywanie go do realizacji dochodów gminy. Stwierdzono również, że organ podatkowy ma ograniczoną możliwość prowadzenia ewentualnych czynności sprawdzających i kontrolnych, w zakresie wynikającym z treści art. 272 Ordynacji podatkowej, ponieważ stosowane w jednostce dowody wpłaty opłaty targowej (bilety opłaty) wydawane są uiszczającemu opłatę w całości w momencie jej poboru. Brak wewnętrznych regulacji odnośnie kontroli poboru opłaty targowej narusza standardy kontroli zarządczej.

 

Kontrolując ewidencję księgową dotyczącą kont podatników będących osobami prawnymi w Urzędzie Gminy Raczki stwierdzono, że podatnicy ci dokonują wpłat podatku w kasie Urzędu Gminy Raczki, zamiast na rachunek bankowy, jak tego wymagają przepisy ustawy o podatku rolnym oraz ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

 

Kontrola zagadnień dotyczących stosowania w gminie Bargłów Kościelny ulg i zwolnień w podatku rolnym wykazała 3 przypadku bezpodstawnie udzielonych ulg inwestycyjnych. Podatnicy dokonali remontu budynków inwentarskich, co wynika tak ze złożonych wniosków, jak i z charakteru wykonanych robót budowlanych, podczas gdy zgodnie z art. 13 ustawy o podatku rolnym ulga inwestycyjna przysługuje z tytułu wydatków poniesionych m.in. na budowę lub modernizację budynków inwentarskich służących do chowu, hodowli i utrzymywania zwierząt gospodarskich. Ugruntowana w orzecznictwie definicja modernizacji budynku (unowocześnienie) oznacza jego dostosowanie do aktualnych wymagań technologicznych m. in. takich jak: zmiana systemu utrzymania zwierząt, wymiarów stanowisk, kojców, systemów usuwania obornika czy zadawania paszy. Kwota bezpodstawnie udzielonych ulg wynosiła 22.454,25 zł.

W odpowiedzi o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych Wójt poinformował o podjęciu działań w celu stwierdzenia nieważności decyzji przyznających wymienione ulgi.

 

W gminie Białowieża ustalono przypadki opodatkowania podatkiem od nieruchomości osób fizycznych od nieruchomości wpisanych do rejestru zabytków, zwolnionych z podatku na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Przepis ten nakazuje zwolnienie od podatku od nieruchomości gruntów i budynków wpisanych indywidualnie do rejestru zabytków, pod warunkiem ich utrzymania i konserwacji zgodnie z przepisami o ochronie zabytków, z wyjątkiem części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Kontrola wykazała, że za lata 2009-2013 wymierzono, mimo ustawowego zwolnienia, podatek 36 podatnikom na łączną kwotę 35.314 zł.

Wójt poinformował, że nienależnie pobrany podatek został zwrócony podatnikom.

 

Podczas kontroli kompleksowej w gminie Sztabin stwierdzono stosowanie uchwały Rady Gminy Sztabin z dnia 15 listopada 2004 r. w sprawie zwolnień z podatku od nieruchomości, mimo jej niezgodności z art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, poprzez zwolnienie od podatku budynków i gruntów stanowiących własność (współwłasność) albo będących w posiadaniu (współposiadaniu) emerytów i rencistów, którzy przekazali gospodarstwa rolne na rzecz Skarbu Państwa z wyłączeniem budynków i gruntów wykorzystywanych do działalności gospodarczej. Przywołany przepis w obecnym brzmieniu dopuszcza możliwość wprowadzenia zwolnień od podatku od nieruchomości jedynie o charakterze przedmiotowym. Zwolnienie podatkowe o charakterze przedmiotowo-podmiotowym oznacza obecnie przekroczenie ustawowej delegacji. Organ wykonawczy gminy zaniechał przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały zgodnego z przepisami limitującymi zwolnienia w podatku od nieruchomości.

 

W Urzędzie Gminy Turośń Kościelna badanie danych sprawozdania Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za rok 2013 wykazało w zakresie ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości udzielonych na podstawie uchwały Rady Gminy zawyżenie skutków o kwotę 47.487,21 zł.

 

Badając dochody za 2013 r. z tytułu wpłat za żywienie w Szkole Podstawowej Nr 4 w Zambrowie stwierdzono, że wyniosły one 170.744,90 zł, zaś wydatki na zakup artykułów żywnościowych 136.024,99 zł – różnica 34.719,71 zł. Stosowane stawki za pełny obiad, zarówno dla ucznia, jak i pracownika szkoły, ustalone zarządzeniem z dnia 31 grudnia 2008 r., uwzględniały „koszty eksploatacji” w wysokości 1,50 zł (0,50 zł za zupę i 1 zł za drugie danie). Obciążanie uczniów kosztami eksploatacyjnymi narusza postanowienia art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty. Na podstawie przygotowanego zestawienia ilości posiłków wydanych uczniom i pracownikom szkoły stwierdzono, że w 2013 r. wbrew przepisom ustawy o systemie oświaty pobrano od uczniów tytułem kosztów eksploatacyjnych 47.843 zł.

Wnioskowano o niezwłoczne zaprzestanie pobierania od uczniów opłat za obiady zawierających kwotę doliczoną tytułem „kosztów eksploatacyjnych”.

 

Kontrola dochodów i wydatków związanych z żywieniem uczniów w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Ogrodniczkach wykazała, że zawarte przez dyrektora umowy z firmami gastronomicznymi na przygotowanie ciepłych posiłków wraz z dostawą przewidywały ceny nie specyfikujące kosztów artykułów żywnościowych, kosztów przygotowania i kosztów dowozu. Z treści umów jednoznacznie wynikało zaś, że opłaty pobierane przez Zespół Szkolno-Przedszkolny za żywienie dzieci obejmują m.in. koszty przygotowania i dowozu tych posiłków, co stanowi naruszenie art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty.

Dyrektora zobowiązano do określania warunków zamówienia publicznego na przygotowanie i dowóz posiłków w sposób umożliwiający ustalenie kosztu „wsadu do kotła” i innych kosztów dostawcy składających się na oferowaną cenę posiłku, a przez to prawidłowe ustalenie odpłatności pobieranej od uczniów.

 

Kontrola dochodów z najmu lokali w gminie Bargłów Kościelny wykazała, że we wszystkich umowach najmu lokali socjalnych zastosowano niewłaściwe stawki czynszu w świetle art. 23 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – stosowano takie same stawki jak za najem lokali mieszkalnych, zamiast stawki nieprzekraczającej połowy stawki najniższego czynszu obowiązującego w gminnym zasobie mieszkaniowym. Ustalono, że w latach 2011-2013 suma czynszu za najem lokali socjalnych ustalonego i pobranego niezgodnie z prawem wyniosła 6.712,04 zł.

Zalecono stosowanie właściwych stawek czynszu za najem lokali socjalnych.

 

W wyniku kontroli umowy dzierżawy nieruchomości zawartej przez gminę Klukowo z PTK Centertel na okres 25 lat, stwierdzono zaniechanie waloryzacji czynszu. Kwota uszczuplenia dochodów gminy z tego tytułu wyniosła 34.396,32 zł. Wójt poinformował, iż wystąpił do dzierżawcy o zapłatę należnej kwoty. Od 30 maja 2011 r. zadania dotyczące waloryzacji czynszu za dzierżawę nieruchomości nie zostały skutecznie powierzone żadnemu pracownikowi. Ponadto w gminie Klukowo przyjęto niewłaściwe czynniki podwyższające czynsz za najem lokali mieszkalnych. Łącznie za lata 2012-2014 zawyżono czynsz od najemców o 10.333,93 zł. Czynsz został zwrócony lokatorom. Ponadto nie ustalono należności od najemców za energię cieplną w kwocie 28.326,24 zł, wynikającej z faktycznych kosztów ponoszonych przez gminę. Rozliczono je na skutek wydanych zaleceń pokontrolnych.

 

W efekcie niestosowania przez gminę Giby postanowień umów dotyczących waloryzacji czynszów z tytułu najmu lokali użytkowych kontrolowana jednostka zaniechała od 2009 r. ustalenia należności na kwotę 5.049,05 zł brutto. Wobec NZOZ „Falmed” nie ustalono należności na kwotę 956,85 zł, natomiast wobec TP na kwotę 4.092,20 zł. Wójt zapewnił o obciążeniu najemców kwotami należnymi gminie w związku z przewidzianą umowami, a niedokonaną waloryzacją czynszu.

Wnioskowano o zapewnienie corocznej waloryzacji czynszów najmu lokali użytkowych, stosownie do postanowień zawartych umów.

 

Pobierane opłaty od podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w budynku „ośrodka zdrowia” (gabinet lekarski, stomatologiczny, punkt apteczny) oraz od najemców 2 lokali mieszkalnych znajdujących się w tym budynku nie pokrywały kosztów ponoszonych przez gminę Perlejewo w związku z utrzymaniem obiektu – sfinansowane przez gminę w 2013 r. ze środków publicznych koszty utrzymania wynajętych pomieszczeń przekraczały pobrane opłaty o kwotę 5.077,30 zł. Także w gminie Dziadkowice dochody z najmu pomieszczeń użytkowych i lokalu mieszkalnego w budynku po byłym „ośrodku zdrowia” nie równoważyły wydatków związanych z tą działalnością - dochody te były o 11.361,45 zł niższe od wydatków. Nie pokrywały one nawet wartości oleju opałowego zużytego do ogrzania budynku, wynoszącej 45.653,91 zł i energii zużytej przez najemców na kwotę 4.930,32 zł. Mimo, że zakupy materiałów i energii są związane z działalnością opodatkowaną, gmina Dziadkowice w 2013 r. nie korzystała z możliwości obniżenia podatku należnego za najem o podlegający odliczeniu VAT naliczony w fakturach dostawców. Czynność ta pozwoliłaby na obniżenie poniesionych kosztów o 9.770 zł.

Wójtom rekomendowano obciążanie najemców lokali rzeczywistymi kosztami związanymi z prowadzeniem przez nich działalności gospodarczej w wynajmowanych lokalach oraz rozważenie dokonania stosownych zmian umów w tym zakresie.

 

W gminie Trzcianne pobierane tytułem czynszu za najem lokali (apteka i urząd pocztowy) opłaty stanowiły wyłącznie zwrot kosztów mediów dostarczanych do wynajmowanych lokali (energii elektrycznej, bieżącej wody, wywozu nieczystości stałych i ogrzewania pomieszczeń). Gmina nie pobierała zatem – w sensie ekonomicznym  – dochodów z tytułu czynszu za wynajmowane lokale, co sprzeciwia się przepisom art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami zobowiązującym właściwe organy do gospodarowania nieruchomościami zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki oraz przepisom art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustalania przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych.

         Zalecono dokonanie wnikliwej analizy kosztów ponoszonych przez gminę w związku z zużyciem mediów przez najemców lokali użytkowych, w kontekście wysokości pobieranego od nich czynszu.

 

Wadliwe powierzenie zadań przez Wójta gminy Klukowo było główną przyczyną niepodejmowania należytych działań windykacyjnych w odniesieniu do należności z tytułu opłat za zbiorowe odprowadzanie ścieków. Na dzień 31 grudnia 2013 r. saldo należności z konta 221 wynosiło 11.767,07 zł; saldo to było jednakże nierealne – powinno wynosić 18.933,19 zł. Różnica w wysokości 7.166,12 zł była skutkiem nieuprawnionego usuwania z ewidencji należności, w stosunku do których upłynął termin przedawnienia (jak ustalono, termin przedawnienia upłynął dla należności na łączną kwotę 7.757,70 zł). W wyniku działań podjętych podczas kontroli badana jednostka uzyskała od 4 dłużników najwyższych kwot, dla których termin przedawnienia upłynął, oświadczenia posiadające cechy zrzeczenia się zarzutu przedawnienia w rozumieniu art. 117 § 2 k.c. Oświadczenia dotyczą łącznej kwoty 6.804,80 zł. Ponadto stwierdzono, że oświadczenia woli w zakresie odraczania spłaty lub rozkładania na raty przypadających gminie należności mających charakter cywilnoprawny Wójt składał pomimo niepodjęcia przez Radę Gminy Klukowo uchwały na podstawie art. 59 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (stosowna uchwała została podjęta w trakcie kontroli).

W zaleceniach pokontrolnych zwrócono się m.in. o zobowiązanie Skarbnika Gminy do zaprzestania wyksięgowywania należności z powodu upływu terminu przedawnienia oraz skorygowania salda należności na koncie 221 poprzez zwiększenie go o wartość należności bezpodstawnie wyksięgowanych, a także bieżące podejmowanie przewidzianych przepisami prawa czynności egzekucyjnych w stosunku do dłużników.

 

W gminie Drohiczyn w wyniku braku należytych działań windykacyjnych w stosunku do należności o charakterze cywilnoprawnym, doprowadzono do przedawnienia należności na łączą sumę 12.100,96 zł. W trakcie kontroli dłużnik zalegający z opłatą za energię elektryczną i zużytą wodę w kwocie 2.074,33 zł oraz użytkownik wieczysty zobowiązany do zapłaty należności na kwotę 575,04 zł zwrócili się do Wójta o rozłożenie zaległości na raty, na co uzyskali zgodę. Spośród dłużników zalegających z opłatą czynszów mieszkaniowych w łącznej kwocie 9.451,59 zł w trakcie kontroli jeden dokonał spłaty zadłużenia wynoszącego 653,60 zł, kolejny wystąpił o rozłożenie zaległości wynoszącej 285,81 zł na raty, zaś osoba zalegająca z opłatą czynszu na kwotę 8.512,18 zł zrzekła się zarzutu przedawnienia.

Zalecono bieżące podejmowanie przewidzianych przepisami prawa czynności egzekucyjnych.

 

Wśród należności ujętych na koncie 221 w Urzędzie Gminy Białowieża znajdowały się m.in. należności od przedsiębiorcy z tytułu opłaty za użytkowanie wieczyste nieruchomości za lata 2009-2013 w kwocie 35.906,40 zł. Z tej kwoty dla należności w wysokości 21.543,84 zł na dzień 1 kwietnia 2014 r. upłynął trzyletni termin przedawnienia wynikający z art. 118 k.c. Nie stwierdzono, aby były prowadzone wobec zalegającego kompleksowe działania windykacyjne, których podjęcie skutkowałoby przerwaniem biegu przedawnienia. Brak należytych działań windykacyjnych w zakresie dochodzenia należności gminnych, skutkujący ich przedawnieniem, stwierdzono także wobec innych należności cywilnoprawnych. Łącznie dopuszczono do przedawnienia należności na kwotę 22.543,62 zł.

Wnioskowano o bieżące podejmowanie czynności egzekucyjnych, przerywających bieg przedawnienia stosownie do przepisów art. 123 k.c.

 

W Urzędzie Gminy Janów nie sporządzano kalkulacji kosztów, która winna stanowić podstawę ustalenia opłat za centralne ogrzewanie od najemców lokali mieszkalnych; nie dokonywano także rozliczenia kosztów wytworzenia ciepła i wniesionych wpłat. W 2013 i 2014 r. stosowano stawkę opłat za centralne ogrzewanie w wysokości 3,10 zł/m² netto określoną uchwałą Rady Gminy Janów z dnia 28 grudnia 2012 r. Zgodnie z obliczeniami dokonanymi przez kontrolujących koszt ogrzania w 2013 r. 1 m² powierzchni użytkowej lokalu mieszkalnego przez gminę Janów, tylko przy uwzględnieniu ustalonych przez jednostkę kosztów zużytego drewna wyniósł 6,67 zł za 1/m². Przy uwzględnieniu wyłącznie kosztów zużytego drewna ustalono, że opłaty za centralne ogrzewanie zostały zaniżone w 2013 r. od najemców lokali mieszkalnych o kwotę 9.990,55 zł. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne Wójt poinformował, iż dokonano korekty rozliczenia zużycia drewna do ogrzewania budynku z lokalami mieszkalnymi.

 

         Na podstawie sporządzonego podczas kontroli gminy Nowe Piekuty rozliczenia kosztów wytworzenia ciepła w 2013 r. z wniesionymi przez najemców wpłatami ustalono, że 15 najemców lokali mieszkalnych w 2013 r. nadpłaciło koszty ogrzewania w łącznej kwocie 8.858,27 zł, zaś 2 najemców poniosło koszty zaniżone o łączną kwotę 783,69 zł. Wójt w odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne poinformował, iż kwota 8.858,27 zł zostanie zwrócona najemcom do dnia 14 marca 2015 r., zaś dwaj najemcy zostali obciążeni fakturami na kwotę 783,69 zł.

 

Analiza dochodów uzyskiwanych przez gminę Krynki wykazała, że w odniesieniu do Spółka Partnerskiej Lekarzy – najemcy nieruchomości zabudowanej – przy ustalaniu wysokości czynszu pomijano objęty umowami najmu budynek kotłowni oraz budynek po byłym prosektorium. W okresie od 1 stycznia 2011 r. do 30 kwietnia 2014 r. nie pobrano łącznie kwoty 2.560 zł netto z tytułu najmu pomieszczenia kotłowni i 5.920 zł netto z tytułu najmu budynku po byłym prosektorium. Burmistrz w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne zadeklarował naliczenie i wyegzekwowanie od najemcy czynszu za okres 3 ostatnich lat w łącznej wysokości 7.632 zł.

 

W mieście Augustów, z uwagi na nieobjęcie postanowieniami zarządzenia w sprawie stawek czynszu za dzierżawę nieruchomości dzierżaw nieruchomości na cele prowadzenia działalności gospodarczej, nie zapewniono przejrzystości procesu ustalania odpłatności za udostępnianie nieruchomości podmiotom prowadzącym działalność zarobkową. Na podstawie przyjętej do kontroli próby stwierdzono, iż ustalone umowami roczne czynsze dzierżawne za nieruchomości na cele prowadzenia działalności gospodarczej odpowiadały miesięcznej wysokości czynszu na poziomie od poniżej jednej tysięcznej grosza za 1 m², 0,04 zł za 1 m² czy 0,06 zł za 1 m² do nawet 152,52 zł za 1 m².

Burmistrzowi zalecono rozważenie objęcia postanowieniami zarządzenia określającego stawki czynszu także dzierżaw nieruchomości na cele prowadzenia działalności gospodarczej.

 

Kontrola zagadnień dotyczących dzierżawy nieruchomości gruntowych na cele rolnicze w gminie Raczki wykazała, że we wszystkich przypadkach doliczano do czynszu podatek VAT. Na gruncie obowiązujących przepisów dzierżawa gruntów przeznaczonych na cele rolnicze korzysta ze zwolnienia od podatku VAT. Suma bezpodstawnie pobranego podatku VAT w latach 2013-2014 wynosiła 350,81 zł. W wyniku zaś zastosowania niewłaściwej stawki czynszu za lokal socjalny, w świetle art. 23 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów…, najemca zapłacił w latach 2012-2014 czynsz przekraczający kwotę ustalona zgodnie z obowiązującymi przepisami o 1.553,76 zł.

W wyniku kontroli zwrócono podatek VAT dzierżawcom i zawyżony czynsz najemcy lokalu socjalnego.

 

W gminach Bargłów Kościelny oraz Białowieża od momentu oddania nieruchomości w użytkowanie wieczyste w latach 90-tych ubiegłego wieku nie aktualizowano wysokości opłat. Stosownie do postanowień art. 77 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego może być aktualizowana nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie.

Z uwagi na odległy czas ostatniej aktualizacji zalecono podjęcie działań w tym względzie jako niezbędnych w świetle art. 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

 

W gminie Perlejewo w jednym przypadku opłata za zezwolenie na sprzedaż alkoholu za 2013 r. została wniesiona przez przedsiębiorcę w wysokości zaniżonej o 1.631,69 zł. W takiej sytuacji, stosownie do art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zezwolenie wygasa. Nie stwierdzono, aby wniesienie opłaty w wysokości niezgodnej z ustawą skutkowało podjęciem przez kontrolowaną jednostkę czynności związanych z faktem wygaśnięcia zezwolenia. Wójt poinformował o wezwaniu przedsiębiorcy do uregulowania należności wraz z odsetkami.

 

W gminie Bargłów Kościelny stosowano w latach 2012-2014 taryfy za zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków uchwalone 28 października 2011 r. Kalkulacja przedłożona w 2011 r. przez gminny zakład budżetowy pomijała koszty amortyzacji oraz podatku od nieruchomości. Nieujęty podatek to 223.487 zł w zakresie zaopatrzenia w wodę i 90.224 zł w zakresie taryf za odprowadzanie ścieków. Ponadto zgodnie z kalkulacją przewidywane koszty odprowadzenia 1m³ ścieków wynosiły 92.624,36 zł, co daje stawkę w wysokości 5,96 zł, zaś we wniosku kierownik zakładu zaproponował stawkę w wysokości 2,67 zł netto (2,88 zł brutto).

Zalecono zobowiązanie przedsiębiorstwa do składania wniosków o zatwierdzanie zgodnych w formie i treści z przepisami oraz określenie formy władania przez zakład budżetowy nieruchomościami i budowlami wykorzystywanymi przez niego do prowadzenia działalności wodociągowo-kanalizacyjnej.

 

W gminie Giby nie udokumentowano sposobu ustalenia taryf stosowanych począwszy od 1 stycznia 2012 r. do dnia kontroli, ponieważ Wójt, jako kierownik przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, nie sporządził i nie przedłożył Radzie Gminy wniosku o zatwierdzenie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę lub wniosku o ich przedłużenie na kolejny rok. W konsekwencji brak też kalkulacji, które stanowią jeden z elementów wniosku. Na brak wniosków o zatwierdzenie taryf zwracano uwagę na dwóch poprzednich kompleksowych kontrolach RIO przeprowadzonych w 2006 i 2010 r., co skutkowało stosownymi zaleceniami w tej sprawie. Wójt ustosunkowując się do wystąpienia pokontrolnego w odpowiedzi na zalecenia z dnia 7 lutego 2011 r. odpowiedział zalecenie zostało wykonane.

Wójtowi po raz kolejny rekomendowano sporządzanie i przedkładanie Radzie Gminy wniosków o zatwierdzenie taryf oraz wskazano na obowiązek rzetelnego realizowania wniosków pokontrolnych.

 

6. W zakresie zaciągania zobowiązań i realizacji wydatków:

- przekroczenie upoważnienia do dokonywania wydatków budżetowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych;

- niezgodne z obowiązującymi przepisami ustalanie (w tym w regulacjach wewnętrznych) i wypłacanie wynagrodzeń dla pracowników, powodujące zarówno ich zawyżenie, jak i zaniżenie – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 26 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe zlecanie i rozliczanie kosztów podróży służbowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 22 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe naliczanie odpisów na fundusz świadczeń socjalnych lub nieterminowe odprowadzanie środków finansowych na rachunek bankowy funduszu – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 11 jednostkach kontrolowanych;

- dokonywanie wydatków na zadania nieobjęte programem profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 gminach;

- wypłacanie diet radnym niezgodnie z obwiązującymi przepisami – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 gminach;

- nieterminowe opłacanie składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych i Fundusz Pracy, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych;

- brak kontrasygnowania przez skarbników umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, świadczące jednocześnie o braku należytej kontroli wewnętrznej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowości w zakresie ustalania i wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających dla nauczycieli oraz nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, w tym mające wpływ na ustalenie wysokości kwoty podlegającej wypłacie w postaci jednorazowych dodatków uzupełniających nauczycieli – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 14 kontrolowanych jednostkach;

- dokonanie bez podstawy prawnej wydatku na rzecz niepublicznego zakładu opieki zdrowotnej – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 gminie;

- nieprawidłowe (zawyżone) przydzielenie godzin ponadwymiarowych nauczycielowi zajmującemu stanowisko kierownicze – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowe nawiązywanie stosunków pracy z nauczycielami – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej jednostce;

- nieprawidłowości przy ustalaniu kwot zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego zakupionego przez producentów rolnych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 kontrolowanych gminach;

- nieprawidłowości przy udzieleniu uczniom pomocy finansowej – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej jednostce;

- nierzetelne udokumentowanie procedury uchwalania wniosku sołectwa, wykonanie wydatku ramach funduszu sołeckiego bez umocowania w prawidłowym wniosku sołectwa oraz pominięcie we wniosku do wojewody o częściowy zwrot wydatków wszystkich wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 1, 2 i w 1 gminie;

- niezgodne z prawem prowadzenie wspólnej działalności socjalnej – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych;

- realizowanie wydatków budżetowych z naruszeniem podstawowej zasady gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, iż wydatki publiczne powinny być ponoszone w sposób celowy i oszczędny, z uzyskaniem najlepszych efektów z danych nakładów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 12 jednostkach kontrolowanych.

 

Podczas kontroli kompleksowej gminy Dziadkowice stwierdzono w zakresie funduszu sołeckiego na 2013 r., że w przypadku 3 sołectw doszło do istotnego naruszenia przepisów ustawy o funduszu sołeckim, które powinno skutkować odrzuceniem złożonych przez nie wniosków. Wydatki poniesione na realizację tych wniosków w kwocie 28.173,70 zł nie mogły być uznane za wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego. W wyniku kontroli gmina zwróciła do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego nienależnie otrzymaną dotację tytułem zwrotu części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w wysokości 8.452,11 zł.

         Zalecono odrzucanie wniosków sołectw w sprawie przeznaczenia środków funduszu sołeckiego zawierających przedsięwzięcia niewynikające z ustaleń zebrań wiejskich bądź uchwalonych przez zebrania nieprawomocne w świetle postanowień statutu sołectwa.

 

Jako wydatku wykonanego w ramach funduszu sołeckiego w gminie Trzcianne nie uwidoczniono, bez podania racjonalnych powodów, kwoty 4.000 zł poniesionej na zakup wału pierścieniowego stanowiący przedsięwzięcie zawarte we wniosku jednego z sołectw. Nie stwierdzono, aby wniosek sołectwa podlegał odrzuceniu, zatem zrealizowane zgodnie z nim wydatki należało uznać za wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego. Pominięcie przedmiotowego wydatku we wniosku złożonym do Wojewody Podlaskiego skutkowało zaniżeniem dochodów gminy o 1.200 zł (4.000 zł x 30%).

 

Gmina Klukowo posiadała w wieczystym użytkowaniu nieruchomości o pow. 1,2573 ha stanowiące własność Skarbu Państwa, które to prawo nabyła od spółki akcyjnej. W umowie, jak również do czasu kontroli, gmina nie określiła celu publicznego nabycia tego prawa. Przeprowadzone podczas kontroli oględziny wykazały, że nieruchomość wykorzystywana jest w minimalnym zakresie (plac zarośnięty chwastami, nieużywane słupy z lampami oświetleniowymi, pojemnik do zbiórki odpadów). Wobec nieokreślenia celu publicznego nabycia prawa (zmiany dotychczasowego celu) gmina ponosiła opłaty roczne na poziomie 3% wartości tej nieruchomości (przy celu publicznym opłata to 1%). Ogółem tytułem opłat za użytkowanie wieczyste poniesiono dotychczas wydatki w wysokości 43.775,34 zł, w całości lub w części bezpodstawnie – w zależności od oceny istnienia bądź nieistnienia celu publicznego.

Zalecono wystąpienie do Starosty Powiatu Wysokomazowieckiego o określenie celu publicznego użytkowania wieczystego bądź też zbycie prawa, jeżeli korzystanie z tej nieruchomości jest zbędne dla realizacji zadań gminy.

 

W dniu 26 stycznia 2013 r. Burmistrz Krynek zawarł umowę na zakup i dostarczenie odczynników i materiałów laboratoryjnych o wartości 24.400 zł brutto, które gmina przekazywała nieodpłatnie na potrzeby laboratorium medycznego funkcjonującego przy przychodni lekarskiej prowadzonej przez spółkę partnerską lekarzy (podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą). Wydatki na ten cel zakwestionowano jako niedotyczące zadania publicznego w zakresie ochrony zdrowia, wyznaczonego szczegółowymi regulacjami prawnymi, a skutkujące zmniejszeniem kosztów działalności wykonywania działalności przez podmiot gospodarczy.

         Wnioskowano o zaprzestanie dofinansowywania ze środków budżetu gminy działalności spółki, jako niemającego umocowania na gruncie obowiązujących przepisów prawa.

 

Kontrola wydatków na wynagrodzenia w Urzędzie Gminy Turośń Kościelna wykazała, że dodatek specjalny przyznany pracownikowi wypłacano od 2013 r. w wysokości zaniżonej względem decyzji Wójta w sprawie jego przyznania, co wyjaśniono błędem technicznym w programie komputerowym. W trakcie kontroli kompleksowej wypłacono pracownikowi kwotę odpowiadającą zaniżeniu dodatku w łącznej wysokości 7.920 zł.

 

Kontrola wydatków na wynagrodzenia w Urzędzie Miasta Augustów wykazała, że po wyborze Burmistrza na kolejną kadencję Rada Miasta nie podjęła uchwały określającej wysokość wynagrodzenia. Z kolei w zakresie wynagrodzeń Zastępcy Burmistrza i Skarbnika Miasta stwierdzono, że pracownikom tym przyznano wynagrodzenie zasadnicze w wysokości przekraczającej maksymalny poziom określony prawem, w wyniku czego wynagrodzenie Zastępcy Burmistrza zawyżono ogółem o 24.124,72 zł, a wynagrodzenie Skarbnika Miasta o 50.311,27 zł. Jako podstawę ustalenia niezgodnych z prawem wynagrodzeń wskazano regulamin wynagradzania pracowników Urzędu, mimo że zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych regulamin określa poziom wynagrodzenia zasadniczego pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a nie na podstawie powołania.

         Zalecono rozważenie wystąpienia do Zastępcy Burmistrza oraz Skarbnika Miasta o dobrowolny zwrot wypłaconych im kwot oraz przedstawienie im nowych warunków płacy, zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie wysokości wynagrodzenia zasadniczego.

 

Wójt Gminy Janów otrzymał w 2013 r. wynagrodzenie za udział w posiedzeniach GKRPA w Janowie w łącznej wysokości 621 zł. Z protokołów z posiedzeń komisji oraz załączonej do nich dokumentacji wynika, że posiedzenia GKRPA odbywały się w godzinach pracy Urzędu Gminy, co świadczy o pobieraniu przez Wójta dodatkowego wynagrodzenia (oprócz wynagrodzenia ze stosunku pracy), mimo że w trakcie posiedzeń GKRPA niemożliwe było świadczenie pracy na podstawie stosunku pracy. W tej samej gminie stwierdzono 2 przypadki wypłacenia pracownikom jednorazowego wynagrodzenia w wysokości 150 zł, oznaczonego na karcie wynagrodzeń jako „na wieniec”, które to świadczenie nie mogło być wypłacane, ze względu na brak podstawy prawnej i brak możliwości wskazania zadania gminy, którego realizacji miałby służyć taki wydatek.

         Wskazano na wyeliminowanie przypadków jednoczesnego pobierania wynagrodzenia ze stosunku pracy i za udział w posiedzeniach GKRPA przez pracowników Urzędu, jeżeli posiedzenia są odbywane w godzinach pracy Urzędu oraz zaprzestanie wypłacania wynagrodzeń „na wieniec”.

 

W następstwie kontroli kompleksowej w gminie Nowe Piekuty: wypłacono nauczycielom zaniżone dodatki uzupełniające za lata 2010-2013 w łącznej kwocie 24.704,27 zł, zmniejszono błędnie naliczony odpis na ZFŚS o 8.918,12 zł, dwóch pracowników zwróciło dobrowolnie nieprawidłowo ustalone wynagrodzenie za 2014 r. w łącznej wysokości 5.115,50 zł (ogółem zawyżenie wynagrodzeń za lata 2009-2014 wyniosło 26.831,83 zł), Przewodniczący Rady Gminy zwrócił kwotę 1.956,80 zł odpowiadającą dietom otrzymanym w zawyżonej wysokości.

 

W 2014 r. wykonano sprawdzającą kontrolę w Powiatowym Zespole Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Wysokiem Mazowieckiem. Podczas kontroli doraźnej prowadzonej w styczniu 2014 r. stwierdzono bowiem rażące błędy w zakresie sposobu dokonywania analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli (liczba nauczycieli ok. 300). W wyniku kontroli sprawdzającej stwierdzono, że jednostka za 2012 r. ustaliła kwotę 1.118,42 zł do wypłaty nauczycielom w związku z zaniżeniem dodatków (wypłaty dokonano) oraz kwotę 46.204,10 zł stanowiącą dodatki podlegające zwrotowi w związku z ich zawyżeniem (do dnia kontroli sprawdzającej nauczyciele zwrócili 27.368,25 zł, a zwrot kwoty 3.621,52 zł został rozłożony na raty). Za 2013 r. nauczyciele zwrócili kwotę dodatków w wysokości 14.536,64 zł, zaś wypłacono dodatki zaniżone na 146,79 zł.

 

Do dnia 4 listopada 2014 r. dodatki uzupełniające dla nauczycieli zatrudnionych w 2013 r. w gminie Giby na łączną kwotę 129.193,85 zł nie zostały wypłacone, czym naruszono art. 30a ust. 3 Karty Nauczyciela. Stwierdzono ponadto nieprawidłowości w zakresie obliczania średniorocznej liczby etatów oraz sposobu ustalania osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, co miało wpływ na zawyżenie o 313,07 zł wysokości jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli mianowanych i dyplomowanych.

         Zalecono niezwłoczne wypłacenie nauczycielom zaległych jednorazowych dodatków uzupełniających oraz skorygowanie naliczonej za 2013 r. wysokości dodatków uzupełniających dla poszczególnych nauczycieli zgodnie z ustaleniami kontroli.

 

W trakcie kontroli w Urzędzie Miejskim w Jedwabnem stwierdzono błędne sporządzenie sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2013 rok skutkujące zaniżeniem łącznej wysokości środków podlegających wypłacie nauczycielom kontraktowym i mianowanym tytułem dodatków uzupełniających o 4.404,65 zł. W wyniku kontroli została sporządzona stosowna korekta sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli oraz dokonano dopłaty zaniżonych dodatków.

 

Analiza rozrachunków Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Białowieży wykazała nieprawidłowości w zakresie terminowości regulowania zobowiązań, w konsekwencji czego opłacono odsetki w wysokości 5.000 zł. Naliczone przez dostawcę oleju opałowego za nieterminowe opłacenie zobowiązań za dostawy odsetki wynosiły 5.812,33 zł, przy czym dostawca dokonał umorzenia kwoty 812,33 zł. Wydatek z tytułu odsetek ujęto w par. 4580 „Pozostałe odsetki” mimo braku planu w tej podziałce klasyfikacyjnej.

         Dyrektorowi zalecono terminowe regulowanie zobowiązań oraz dokonywanie wydatków w granicach limitów określonych w planie finansowym.

 

W trakcie kontroli wynagrodzeń w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Białowieży stwierdzono nieustalenie w 2013 r. wysokości środków finansowych przeznaczonych na wypłatę dodatków motywacyjnych, wbrew postanowieniom regulaminu wynagradzania nauczycieli uchwalonego przez Radę Gminy Białowieża przewidującego ich wysokość jako 5% planowanej kwoty na wynagrodzenia zasadnicze ogółu nauczycieli zatrudnionych w szkołach w roku budżetowym. Wysokość wypłaconych w 2013 r. dodatków motywacyjnych ograniczała się wyłącznie do wypłaty dodatku motywacyjnego dla Dyrektora w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego w okresie od 1 września 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. Wypłacone dodatki motywacyjne stanowiły 0,11% planu wydatków na wynagrodzenia. W Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Nurcu-Stacji środki przeznaczone na wypłatę dodatków motywacyjnych zaplanowano i wypłacono w wysokości 3% środków na wynagrodzenia zasadnicze nauczycieli, podczas gdy z regulaminu wynagradzania nauczycieli wynikało, iż na ten cel należało przeznaczyć 5% środków na wynagrodzenia zasadnicze nauczycieli.

            Dyrektorów zobowiązano do przestrzegania postanowień regulaminu wynagradzania nauczycieli w zakresie kwoty wydatków, która ma być corocznie przeznaczana na dodatki motywacyjne.

 

Podczas kontroli w Zespole Ekonomicznym Szkół Gminy Łomża stwierdzono, że wbrew wymogom przepisów Karty Nauczyciela dyrektorzy Gimnazjum Nr 9 w Łomży i Szkoły Podstawowej w Podgórzu otrzymywali dodatek funkcyjny z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu przyznany im przez Wójta Gminy Łomża. Łącznie w okresie od 1 września 2009 r. do 1 września 2014 r. (tj. do dnia kontroli) wypłacono dyrektorowi Gimnazjum dodatki za pełnienie funkcji opiekuna stażu w wysokości 3.160 zł, zaś dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Podgórzu 1.800 zł (łącznie 4.960 zł), mimo braku możliwości jej pełnienia według przepisów prawa.

W odrębnym piśmie skierowanym do Wójta Gminy Łomża wskazano na zaniechanie przyznawania dyrektorom szkół funkcji opiekuna stażu.

 

Analiza prawidłowości naliczenia odpisu na ZFŚS Urzędu Miejskiego w Krynkach oraz podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych (obowiązywała umowa o wspólnym prowadzeniu działalności socjalnej) wykazała zawyżenie odpisu na 2013 r. dla Urzędu Miejskiego o kwotę 3.435,60 zł i dla Zakładu Komunalnego w Krynkach o kwotę 2.093,90 zł. Skutkiem wydanych zaleceń pokontrolnych dokonano stosownego zmniejszenia odpisu na ZFŚS Urzędu Miejskiego i Zakładu Komunalnego na 2014 r.

 

Kontrola wydatków z tytułu diet sołtysów wykazała, że wysokość diety za udział w sesji Rady Gminy Trzcianne określono na 200% diety pracowniczej ustalonej przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W 2013 r. sołtysom naliczano diety w kwocie 46 zł, mimo że od 1 marca 2013 r. wysokość diety uległa podwyższeniu do 30 zł. W związku z powyższym należało sołtysom wypłacać diety w wysokości 60 zł. W okresie od 1 marca 2013 r. do 30 czerwca 2014 r. zaniżono diety sołtysów łącznie o 966 zł, które wypłacono na skutek wydanych zaleceń pokontrolnych.

 

Kontrola doraźna Zespołu Szkół w Czyżach wykazała nieprawidłowości w zakresie nawiązywania stosunków pracy w świetle obowiązujących przepisów prawa. Dyrektor zawierając z 9 nauczycielami dyplomowanymi (będącymi pracownikami Zespołu zatrudnionymi w pełnym wymiarze czasu pracy) w roku szkolnym 2012/2013 i 2013/2014 dodatkowe umowy o pracę na czas określony w ułamkowych częściach wymiaru czasu pracy nauczyciela stażysty, nie dopełnił podstawowego warunku jakim było uzyskanie zgody organu sprawującego nadzór pedagogiczny, co rzutowało na zasadność i skuteczność zawartych umów. Dodania wymaga, iż w wymienionym okresie dwie umowy o pracę na czas określony dyrektor zawarł sam ze sobą – łączna kwota wypłaconego w oparciu o nie wynagrodzenia zasadniczego stanowiła sumę 4.404,17 zł. Stosownie do przepisów art. 7 ustawy o pracownikach samorządowych, czynności z zakresu prawa pracy wobec kierowników jednostek organizacyjnych wykonuje wójt gminy.

         Dyrektorowi zalecono nawiązywanie z nauczycielami stosunków pracy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz zaprzestanie zawierania takich umów z samym sobą.

 

Kontrola Szkoły Podstawowej Nr 4 w Zambrowie wykazała przypadki dokonania wydatków mimo braku limitów na ich realizację w planie finansowym na łączną kwotę 27.522,43 zł. Środki finansowe służące realizacji tych wydatków wpłynęły na rachunek bankowy szkoły w terminach umożliwiających ich terminowe opłacenie, natomiast stosowne zmiany planu finansowego przyjęto znacznie później.

         Wnioskowano o dokonywanie wydatków budżetowych wyłącznie w granicach limitów określonych w planie finansowym aktualnym na dzień poniesienia wydatku.

 

Były Burmistrz Stawisk eksploatował, w oparciu o umowę zawartą z Sekretarzem Gminy, samochód będący własnością gminy zarówno do celów służbowych jak i prywatnych (w drugim przypadku zobowiązany był do pokrywania kosztów eksploatacji samochodu według stawki za 1 km przebiegu w wysokości 0,8358 zł). Pomimo, iż w dniu 28 stycznia 2014 r. złożył oświadczenie o odstąpieniu od użytkowania samochodu do celów prywatnych na czas zatrzymania prawa jazdy Sekretarz Gminy wykonująca wobec Burmistrza czynności z zakresu prawa pracy, nie cofnęła Burmistrzowi zgody na używanie samochodu do celów prywatnych. W dniu 12 marca 2014 r. Burmistrz oświadczył, iż w dalszym ciągu będzie użytkował samochód służbowy zgodnie z zawartą umową – z okazanej dokumentacji wynikało, iż w tym czasie w celach prywatnych przejechał 334 km, przy czym z uwagi na niezłożenie przez Burmistrza oświadczenia o używaniu samochodu do celów prywatnych w II kwartale 2014 r., stosowna należność wynosząca 279,15 zł nie została mu naliczona. W okresie użytkowania przez Burmistrza samochodu służbowego (2013 r. i styczeń 2014 r.) stwierdzono także brak jawności i przejrzystości w zakresie celu i miejsca wyjazdów służbowych oraz czasu ich trwania – w miesięcznych kartach drogowych wpisywano jedynie „teren województwa podlaskiego – wyjazdy służbowe”. Uniemożliwiało to zweryfikowanie legalności wydatków poniesionych w związku z zakupem paliwa wynoszących w 2013 r. 20.530,87 zł.

         Wskazano podjęcie działań mających na celu wyegzekwowanie od byłego Burmistrza należności w kwocie 279,15 zł z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych.

 

Wójt gminy Nurzec-Stacja pomimo uzyskania informacji uprawdopodobniających nienależyte wykonywanie warunków umowy zawartej w dniu 17 grudnia 2013 r. na odławianie bezdomnych zwierząt i sprawowanie opieki nad nimi, kontynuował do dnia kontroli umowę z usługobiorcą wydatkując w okresie od 1 stycznia do 10 października 2014 r. na rzecz firmy kwotę 21.967,50 zł brutto. W efekcie działań kontrolnych z dniem 30 października 2014 r. umowa z usługodawcą została rozwiązana. Ustalenia kontroli potwierdziły, iż odławianie w bezdomnych zwierząt dokonywane było pomimo niezapewnienia im przez firmę miejsc w schroniskach objętych nadzorem weterynaryjnym, który to wymóg formułują przepisy ustawy o ochronie zdrowia zwierząt i zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt.

 

7. W zakresie zamówień publicznych:

- nieprzestrzeganie zasady powszechności stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych;

- nieokreślenie lub nieprawidłowe określenie wartości zamówienia – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe określenie przedmiotu zamówienia – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- niezłożenie oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono 1 jednostce kontrolowanej;

- naruszenie obowiązku zamieszczania ogłoszeń o zamówieniu i o zawarciu umowy oraz nieprawidłowe sporządzenie ogłoszenia – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 2 i 1 jednostkach kontrolowanych;

- niewzywanie wykonawców do uzupełnienia dokumentów na zasadach wynikających z art. 26 ust. 3 ustawy – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach;

- nieprawidłowości w zakresie zwrotu i zatrzymywania wadium (np. nieterminowy zwrot) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości w zakresie stosowania przesłanej wykluczenia wykonawcy (niewykluczenie, bezpodstawne wykluczenie) oraz w zakresie przesłanek odrzucenia oferty (nieodrzucenie, bezpodstawne odrzucenie) - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono odpowiednio w 2 i w 1 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości w zakresie informowania o wynikach postępowania (w tym: zawiadamiania o wyborze oferty, ofertach odrzuconych, wykonawcach wykluczonych z postępowania) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 jednostkach;

- niesporządzenie lub nieprawidłowe sporządzenie protokołu postępowania – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 4 jednostkach kontrolowanych;

- nieuzasadnione unieważnienie lub nieunieważnienie podstępowania w przypadkach przewidzianych ustawą – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 jednostkach;

- nieprawidłowości przy ustalaniu, pobieraniu i zwrocie zabezpieczenia należytego wykonania umowy – w 5 jednostkach kontrolowanych;

- wypłacanie wynagrodzenia w kwotach zawyżonych w stosunku do zawartych umów bądź na podstawie nierzetelnej dokumentacji – bez należytego potwierdzenia wykonania zamówienia lub jego jakości, z naruszeniem umownych zasad płatności, a także bez należytej kontroli podstaw zmian ceny dostaw – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 14 jednostkach kontrolowanych;

- naruszenie postanowień umowy w zakresie dokumentowania zmian cen dostaw oraz potwierdzania jakości dostarczanych materiałów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach kontrolowanych;

- nieokreślenie lub nieprawidłowe określenie organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej oraz nieprawidłowe powierzenie przez kierownika zamawiającego innym osobom czynności związanych z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 5 jednostkach;

- nieprawidłowości przy sporządzeniu sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 3 jednostkach kontrolowanych.

 

Zespół Ekonomiczny Szkół Gminy Łomża udzielił zamówienia na zakup biletów dla uczniów dojeżdżających do szkół w gminie Łomża bez stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych i bez zawarcia pisemnej umowy. Na rzecz MPK w Łomży wydatkowano w 2013 r. na realizację tej usługi kwotę 145.341,50 zł (33.364,64 euro netto).

Rekomendowano przestrzeganie przy zlecaniu usług dowozu uczniów zasady powszechności stosowania procedur Prawa zamówień publicznych przy udzielaniu zamówień o wartości przekraczającej kwotę określoną przepisem art. 4 pkt 8 tej ustawy.

 

Sprawdzenie wydatków związanych z odławianiem i utrzymaniem bezdomnych zwierząt w gminie Giby wykazało, że zlecenie wykonywania tych usług na okres od 20 maja 2013 r. do 31 maja 2014 r. zostało dokonane z pominięciem przepisów Prawa zamówień publicznych. W 2013 r. wykonano wydatki na realizację umowy z wykonawcą w wysokości 70.238,22 zł, tj. powyżej 14.000 euro. Wydatki poniesione z tego tytułu w 2012 r. wyniosły 66.320,74 zł, a więc przekraczały równowartość 14.000 euro. Właściwe określenie wartości zamówienia powinno było skutkować wszczęciem procedury wyłonienia wykonawcy na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych. Do wyboru wykonawcy przedmiotowych usług stosowano procedury wewnętrzne.

Wskazano na obowiązek stosowania procedur Prawa zamówień publicznych przy wyłanianiu wykonawców zamówień publicznych na dostawy i usługi powtarzające się okresowo, których wartość ustalona zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych przekracza kwotę określoną w art. 4 pkt 8 tej ustawy, a nie są zwolnione ze stosowania przepisów ustawy.

 

Kontrola udzielenia i realizacji przez gminę Łomża zamówienia publicznego na wykonanie remontów nawierzchni żwirowej i gruntowej dróg gminnych oraz dostaw kruszywa wykazała, że w następstwie nieprawidłowego, bez należytej staranności, określenia przedmiotu zamówienia (przewidywanej ilości poszczególnych rodzajów dostaw) oraz niedopuszczenia składania ofert częściowych doprowadzono do wyłonienia oferty niebędącej w rzeczywistości ofertą najkorzystniejszą, co wykazała analiza realizacji zamówienia. O wyborze oferty wykonawcy zadecydowały ceny kruszyw, które nie były następnie zamawiane, podczas gdy cena kruszywa głównie zamawianego była u tego wykonawcy najwyższa. Wyłonienie wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę za kruszywo głównie zamawiane spowodowałoby obniżenie ceny realizacji zamówienia o 58.652,12 zł.

Wskazano na konieczność dołożenia należytej staranności przy określaniu przedmiotu zamówienia na remonty dróg gminnych i dostawy kruszywa oraz przewidywanie w tych postępowaniach możliwości składania ofert częściowych.

 

W gminie Szudziałowo warunki realizacji zamówienia na przewóz uczniów do szkół umożliwiały dowolność w określaniu cen biletów dla dzieci z poszczególnych miejscowości, składających się na kwotę wynagrodzenia. Ceny ustalano w odniesieniu do czasu przebywania dziecka w autobusie, a nie odległości miejsca zamieszkania od szkoły (wynikających z wykazów przedstawionych przez dyrektorów szkół), co dawało różne wartości przy takiej samej trasie. Obliczenie miesięcznego wynagrodzenia za wykonywanie zamówienia na podstawie odległości między miejscem zamieszkania uczniów a szkołą dawało kwotę 16.218 zł, podczas gdy wykonawca wystawiał ją na kwotę 22.098,31 zł, przy takiej samej trasie.

Zanegowano ustalanie wartości zamówienia w oparciu o zróżnicowane ceny „biletów”, wskazując na zasadność odnoszenia jej do liczby przejechanych kilometrów.

 

Kontrola udzielania zamówień publicznych w gminie Nowe Piekuty wykazała unieważnienie rozstrzygniętego postępowania na wyłonienie wykonawcy dostawy węgla w oparciu o warunek nieprzewidziany specyfikacją istotnych warunków zamówienia, tj. dostarczanie przez wybranego wykonawcę węgla pojazdami o ładowności do 25 ton. W uzasadnieniu unieważnienia powołano się na przesłankę określoną przepisem art. 93 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. wystąpienie istotnej zmiany okoliczności, powodującej, że wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć.

Wnioskowano o dołożenie należytej staranności przy formułowaniu w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymaganych od wykonawców warunków realizacji przedmiotu zamówienia.

 

Kontrola Urzędu Miejskiego w Sokółce w zakresie udzielenia zamówienia publicznego na budowę sieci kanalizacji sanitarnej w ul. Nowej wykazała, że pierwotnie określono warunek udziału w postępowaniu jako wykonanie 3 robót polegających na budowie, przebudowie lub remoncie kanalizacji sanitarnej o długości min. 500 mb. Następnie wymaganą długość sieci obniżono do 350 mb kanalizacji sanitarnej. Wybrany wykonawca nie udokumentował spełniania tego warunku, ponieważ wykazał 2 roboty budowlane dotyczące kanalizacji sanitarnej o długości minimum 350 mb (w tym jedna powyżej 500 mb), a oprócz tego 2 roboty polegające na wykonaniu kanalizacji deszczowej o długości minimum 350 mb (obie poniżej 500 mb), mimo czego jego oferta została uznana za najkorzystniejszą. Ponadto zlecono wykonawcy roboty dodatkowe, które wyceniano niezgodnie z warunkami z umowy podstawowej,

Zalecono przestrzeganie wymagań stawianych wykonawcom jako warunki udziału w postępowaniu poprzez wykluczanie wykonawców, którzy nie udokumentowali spełniania tych warunków oraz dokonywanie kompleksowej weryfikacji cen robót zawartych w kosztorysach ofertowych robót dodatkowych względem kosztorysu ofertowego zamówienia podstawowego.

 

W postępowaniu prowadzonym przez gminę Szudziałowo o udzielenie zamówienia na dostawę oleju opałowego WAR2 do celów grzewczych obie złożone oferty, pomimo ich niezgodności z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia, nie zostały odrzucone (w oparciu o przesłankę z art. 89 ust. 1 pkt 2 Prawo zamówień publicznych), zaś postępowanie nie zostało unieważnione na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 1 tejże ustawy.

Wójtowi rekomendowano podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec osób sprawdzających prawidłowość ofert składanych przez wykonawców.

 

Kontrola realizacji przez Urząd Miejski w Sokółce zamówienia publicznego na przebudowę drogi gminnej ul. Plac Kościuszki w Sokółce wykazała, że nie zostały wykonane roboty budowlane przewidziane w kosztorysie inwestorskim i ofertowym złożonym przez wykonawcę, polegające na wykonaniu nawierzchni z kostki kamiennej „sokólskiej”. Na zapytania wykonawców o znaczenie tego pojęcia zamawiający wyjaśniał, że jest to kostka z kamienia polnego produkowana w Sokółce. W wyniku kontroli zarzucono określenie przedmiotu zamówienia niezgodnie z art. 29 ust. 3 Prawa zamówień publicznych. Analiza złożonych ofert wykazała, że cena kostki kamiennej „sokólskiej”, która w efekcie nie została wykorzystana do wykonania zamówienia, zaważyła na wyborze wykonawcy. Pomijając pozycje dotyczące tej kostki, cena wybranej oferty dałaby jej 4 miejsce na 5 złożonych ofert.

Rekomendowano zaprzestanie określania przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie miejsca jego pochodzenia, bez dopuszczenia zaoferowania przez wykonawców przedmiotu równoważnego.

 

Przeprowadzone oględziny wykonania zamówienia publicznego zleconego przez gminę Szumowo, polegającego na przebudowie drogi gminnej w miejscowości Ostrożne, wykazały że w przedmiarze robót, kosztorysie ofertowym, umowie oraz fakturze wykonawcy wskazano długość przebudowywanej drogi jako 713,80 mb. Natomiast faktyczna długość drogi stwierdzona podczas oględzin wynosiła 708 mb – różnica 5,80 mb. Niewykonany odcinek został wyceniony na kwotę 1.051,07 zł, która w trakcie kontroli została wpłacona na rachunek budżetu gminy przez inspektora nadzoru ustanowionego dla tej inwestycji.

 

W gminie Perlejewo stwierdzono nieprawidłowe wykonanie udzielonych zamówień. W wyniku oględzin drogi w miejscowości Kobyla stwierdzono rozbieżność z kosztorysem powykonawczym polegającą na braku 2 słupków stalowych o wartości 320 zł netto, które w czasie kontroli zamontowano. Natomiast analiza dokumentacji projektowo-kosztorysowej termomodernizacji budynków gminnych wykazała sprzeczności między dokumentacją a faktycznym stanem obiektów, dla których była sporządzana. W opisie technicznym budynków szkoły podstawowej i gimnazjum wskazano „ściany szkoły są murowane, wykonane z cegły kratówki”, zaś faktycznie ściany te są wykonane z gazobetonu. Zawarto też stwierdzenie „ściany zewnętrzne budynku wykończone są z tynku drobnoziarnistego”, podczas gdy faktycznie brak tynku. Sporządzono dokumentację fotograficzną.

Zwrócono się o dołożenie większej staranności przy odbiorze wykonanych robót oraz opracowanej dokumentacji oraz wystąpienie do wykonawcy dokumentacji projektowo-kosztorysowej termomodernizacji budynków gminnych o jej zmianę w celu dostosowania do stanu faktycznego.

 

Podczas kontroli kompleksowej w Urzędzie Miasta Zambrów w zakresie zadania „Budowa boiska sportowego ORLIK 2012 przy Szkole Podstawowej Nr 5” stwierdzono rozbieżności pomiędzy dokumentacją a faktycznym wykonaniem ustalonym podczas oględzin obiektu. W kosztorysie ofertowym w dziale „ogrodzenie boisk, piłkochwyty, ogrodzenie zewnętrzne” w poz. 57 ujęto „cokoły kamienne 0,4 x 0,25 m., 0,4 x 0,80m 127 m. o wartości 17.277,97 zł. (bez VAT)”. W czasie oględzin stwierdzono, że wysokość fundamentu betonowego wyniosła średnio 0,44 m a nie 0,80 m. Łączna wysokość wraz z cokołem klinowym to średnio ok. 0,60 m zamiast 1,05 m. Według obliczeń dokonanych przez kontrolujących roboty niewykonane stanowiły ok. 40% wycenionych, co odpowiada wartości ok. 7.000 zł.

Wnioskowano o rozważenie wystąpienia wobec upadłego wykonawcy boiska „Orlik” z roszczeniem z tytułu niezgodnego z dokumentacją wykonania fundamentu.

 

Rzeczywista wartość zamówienia udzielonego przez gminę Łomża z wolnej ręki jako roboty dodatkowe przy realizacji przebudowy drogi gminnej została błędnie obliczona. Ogólna wartość zamówienia wynikająca z kosztorysu inwestorskiego prac dodatkowych opiewała na kwotę 77.911,61 zł, podczas gdy prawidłowo wynosiła ona 122.629,69 zł. Od kwoty tej odliczono w kosztorysie pozycję dotyczącą chodników o wartości 41.877,10 i pozycję dotyczącą krawężników i obrzeży o wartości 2.840,98 zł (ogółem 44.718,08 zł), co było następstwem rezygnacji z części chodników wchodzących jednak w skład przedmiotu zamówienia podstawowego, a nie dodatkowego. Kwotę 44.718,08 zł należało zatem odjąć od wartości zamówienia podstawowego. Dodatkowo udzielenie wykonawcy zamówienia z wolnej ręki nie miało podstaw, ponieważ nie zostały spełnione warunki z art. 67 ust. 1 pkt. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych – zlecenie obejmowało bowiem wykonanie robót pominiętych w wyniku niewłaściwego określenia przedmiotu zamówienia podstawowego.

Zalecono zaniechanie kompensowania wartości zlecanych robót dodatkowych z wartością robót objętych zamówieniem podstawowym, z których realizacji zamawiający rezygnuje oraz udzielanie zamówień dodatkowych w trybie z wolnej ręki wyłącznie przy wystąpieniu wszystkich przesłanek określonych przepisami Prawa zamówień publicznych.

 

Analizując roczne sprawozdanie Urzędu Miasta Kolno o udzielonych w 2013 r. zamówieniach publicznych stwierdzono, że w wierszu 22 „zamówienia udzielone instytucji gospodarki budżetowej przez organy władzy publicznej” ujęto kwotę 1.391.737,32 zł netto odpowiadającą wartości robót inwestycyjnych i wartości usług w zakresie bieżącego utrzymania infrastruktury zrealizowanych na rzecz miasta przez miejskie spółki.

Zalecono zaprzestanie wykazywania w sprawozdaniach o udzielonych zamówieniach publicznych zamówień udzielonych miejskim spółkom jako zamówień udzielonych instytucji gospodarki budżetowej, gdyż te jednostki sektora finansów publicznych nie mogą być tworzone przez jednostki samorządu terytorialnego.

 

W Gminie Nowe Piekuty bezpodstawne przetrzymywano środki w wysokości 24.207,84 zł wniesione w 2007 i 2011 r. przez wykonawców zadań inwestycyjnych na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umów. Jak wykazała kontrola, roszczeń wobec wykonawców z tytułu nienależytego wykonania przedmiotu umowy nie wnoszono, zatem po upływie okresów wyznaczonych przez art. 151 Prawa zamówień publicznych i postanowienia umów, kwoty te powinny być niezwłocznie zwrócone. Zwrotu dokonano dopiero podczas kontroli. Analogiczną nieprawidłowość, dotyczącą kwoty 7.173,60 zł, stwierdzono także podczas kontroli w Urzędzie Gminy Białowieża. Poza tym w gminie Białowieża, począwszy od 27 listopada 2009 r., na rachunku sum depozytowych bezpodstawnie przetrzymywano sumę 10.000 zł stanowiącą wadium wniesione przez wykonawcę biorącego udział w przetargu o udzielenie zamówienia publicznego. Umowę z wykonawcą podpisano w dniu 30 grudnia 2009 r., zatem wadium, stosownie do postanowień art. 46 ust. 1a Prawa zamówień publicznych, powinno być zwrócone niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano (wniesienie zabezpieczenia nie było wymagane w tym postępowaniu). Wadium zostało zwrócone na skutek wydanych zaleceń pokontrolnych.

Wójtom wskazano na obowiązek dokonywania systematycznej analizy zasadności przetrzymywania środków pieniężnych wniesionych przez wykonawców tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz niezwłocznego zwrotu środków po upływie terminu zabezpieczenia.

 

8. W zakresie rozliczenia otrzymanych i udzielonych dotacji:

- niezgodne z przepisami prawa, w tym z naruszeniem zasad i trybu, procedowanie przy udzielaniu dotacji podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych, w tym na prowadzenie szkół przez podmioty inne niż gmina – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 13 kontrolowanych gminach;

- nieprawidłowości przy udzielaniu dotacji podmiotom zaliczanym do sektora finansów publicznych, w tym polegające na niepodejmowaniu przez organ stanowiący odrębnej uchwały określającej pomoc finansową lub rzeczową innej jednostce samorządu terytorialnego – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 9 kontrolowanych gminach;

- nierealizowanie obowiązku przedkładania organowi stanowiącemu oraz niepublikowanie w BIP sprawozdania z realizacji programu współpracy jst z organizacjami pozarządowymi - nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 2 kontrolowanych jednostkach.

 

Podczas kontroli gminy Sokółka stwierdzono, że wysokość dotacji na jednego ucznia publicznych szkół prowadzonych przez podmioty inne niż gmina na 2013 i 2014 r. ustalała Rada Miejska w drodze uchwały. Na 2013 r. Rada przyjęła 820 zł na ucznia szkoły podstawowej, 580 zł na ucznia oddziału przedszkolnego i 300 zł na ucznia uczęszczającego do innych form wychowania przedszkolnego, podczas gdy wynikające z budżetu kwoty wydatków bieżących na jednego ucznia w szkołach prowadzonych przez gminę były to odpowiednio 732,78 zł, 293,81 zł i 171,65 zł. Analogiczna sytuacja wystąpiła w 2014 r. – na ucznia szkoły podstawowej uchwalono dotację w wysokości 860 zł, podczas gdy wysokość wydatków bieżących na ucznia szkoły prowadzonej przez gminę wynosiła 770 zł. Podejmowane uchwały naruszały art. 80 ust. 3 w zw. z ust. 2e ustawy o systemie oświaty.

Burmistrzowi zalecono przedłożenie Radzie Miejskiej projektu zmiany uchwały polegającej na wykreśleniu kompetencji Rady Miejskiej do corocznego ustalania wysokości dotacji przysługującej na ucznia jednostek oświatowych prowadzonych przez podmioty inne niż gmina.

 

Badając prawidłowość ustalenia przez miasto Kolno dotacji dla ZDZ w Łomży prowadzącego publiczne gimnazjum w Kolnie z oddziałami przysposabiającymi do pracy stwierdzono, że na prowadzenie tej szkoły przekazano w 2013 r. dotację w wysokości 116.064 zł, ustaloną jako iloczyn liczby uczniów i stawki miesięcznej na jednego ucznia przyjętej w umowie zawartej z ZDZ w wysokości 312 zł. Stawkę przyjęto w umowie bez żadnej kalkulacji, z pominięciem unormowań prawnych zawartych w ustawie o systemie oświaty oraz stosownej uchwale Rady Miasta Kolno. Na podstawie danych metryki części oświatowej subwencji ogólnej na 2013 r. ustalono podczas kontroli, że dotacja została zaniżona o 66.219 zł, którą to kwotę wpłacono na podstawie ustaleń kontroli.

Zalecono ustalanie dotacji dla ZDZ w Łomży w wysokości środków otrzymywanych przez miasto na jednego ucznia tej szkoły w części oświatowej subwencji ogólnej – jako szkoły innego typu i rodzaju niż gimnazjum prowadzone przez miasto Kolno.

 

Podczas kontroli w gminie Radziłów stwierdzono, że w 2013 r. stowarzyszenie prowadzące publiczną szkołę podstawową i niepubliczny punkt przedszkolny otrzymało dotację w łącznej wysokości 471.321,86 zł. Została ona błędnie ustalona m.in. dlatego, że jako podstawę przyjęto wydatki bieżące na 1 ucznia w SP w Radziłowie, pomijając wydatki na uczniów 3 innych szkół podstawowych prowadzonych przez gminę. W wyniku ponownego przeliczenia dotacji stwierdzono, że została ona zaniżona o kwotę 97.226 zł. Kontrolowana jednostka poinformowała, że wypłatę zaniżonej dotacji uwzględniono w projekcie budżetu na 2015 r.

 

Gmina Dąbrowa Białostocka przekazała w 2013 r. stowarzyszeniom prowadzącym szkoły i punkt przedszkolny dotacje w łącznej wysokości 987.416,10 zł. Kontrola wykazała błędy na naliczeniu dotacji, których korekta wykazała, że dotacja na prowadzenie 4 szkół podstawowych powinna być wyższa w stosunku do dotacji przekazanej o ok. 75.480 zł, zaś wysokość dotacji na prowadzenie punktu przedszkolnego powinna być niższa w stosunku do przekazanej o ok. 5.053 zł. Poinformowano, iż na skutek wydanych zaleceń pokontrolnych ponownie obliczono dotację (nie wskazano ostatecznych kwot) oraz dodano, iż decyzja o wypłaceniu zaniżonych kwot, po wprowadzeniu do budżetu 2015 r., zostanie podjęta po wygospodarowaniu środków na ten cel.

 

Gmina Sztabin przekazała w 2013 r. i 2014 r. stowarzyszeniu na prowadzenie publicznej szkoły podstawowej z odziałem przedszkolnym dotację, która nie została obliczona zgodnie z przepisami ustawy o systemie oświaty. Ustalono, że do wyliczenia kwoty dotacji na jednego ucznia nie uwzględniono wydatków z rozdziału 80146 „Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli” oraz wydatków poniesionych z paragrafów dotyczących wynagrodzeń rozdziału 80195 „Pozostała działalność”, związanych z kosztami obsługi administracyjno-finansowej szkół prowadzonych przez gminę Sztabin. Skutkiem zaleceń pokontrolnych obliczono należną wysokość dotacji za 2013 i 2014 r. dla stowarzyszenia ustalając, że dotacja w 2013 r. została zaniżona o 2.323 zł, zaś w 2014 r. zaniżona o kwotę 6.965 zł. Poinformowano o dokonaniu przelewu środków w łącznej wysokości 9.288 zł na rzecz stowarzyszenia w dniu 24 lutego 2015 r.

 

Zarząd Ekonomiczny Szkół Gminy Łomża realizował ujęte w planie finansowym wydatki z tytułu dotacji na funkcjonowanie szkoły podstawowej wraz z oddziałem przedszkolnym prowadzonej przez stowarzyszenie, co pozostawało w sprzeczności z treścią art. 249 ust. 4 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych stanowiącego, iż dotacje ujmuje się w planie finansowym urzędu jednostki samorządu terytorialnego. Stosowne uwagi dotyczące nieujmowania w planie finansowym Zarządu wydatków dotacyjnych zostały przekazane Wójtowi Gminy Łomża odrębnym pismem. Kontrola prawidłowości dotacji przekazanych stowarzyszeniu wykazała, że kwotę dotacji na prowadzenie szkoły podstawowej zaniżono o 5.844,48 zł, zaś kwotę dotacji na prowadzenie oddziału przedszkolnego zawyżono o 3.408,95 zł. Różnicę w wysokości 2.435,53 zł wyrównano poprzez wypłacenie stowarzyszeniu na skutek wydanych zaleceń pokontrolnych.

 

W 2013 r. dotacje z budżetu gminy Drohiczyn otrzymywały trzy podmioty prowadzące publiczne jednostki oświaty. Na przykładzie dotacji udzielonej Stowarzyszeniu Rozwoju Wsi Ostrożany (jej wysokość wyniosła łącznie 144.300,08 zł) stwierdzono błędy w naliczeniu dotacji. Wynikiem wydanych zaleceń pokontrolnych dotyczących ponownego przeliczenia dotacji otrzymanych przez stowarzyszenia poinformowano o wypłacie na rzecz tych podmiotów zaniżonych dotacji w łącznej wysokości 8.911,06 zł.

 

W 2013 r. gmina Giby udzieliła dotacji na realizację zadań publicznych m.in. klubowi sportowemu w kwocie 30.000 zł. Klub nie złożył sprawozdania w wykonania zadania, jak również informacji dotyczących rozliczenia oraz zestawienia faktur (rachunków). Brak udokumentowania, aby Wójt Gminy Giby wezwał beneficjenta dotacji do złożenia sprawozdania. Jako dokumentację rozliczenia dotacji Skarbnik Gminy przedłożyła segregator zatytułowany „Klub Sportowy (…)”, który zawierał dokumenty poświadczające wykorzystanie dotacji na kwotę 28.231,54 zł. Mimo braku dowodów na pełne wykorzystanie dotacji w księgach ujęto dotację za rozliczoną w całości. Skutkiem wydanych zaleceń pokontrolnych dokonano przypisania należności od klubu sportowego w kwocie 1.768,46 zł.

 

Analiza dokumentacji dotyczącej udzielenia z budżetu miasta Kolno dotacji celowej dla Kolneńskiego Ośrodka Kultury i Sportu (instytucja kultury) na budowę skateparku w Kolnie w kwocie 309.627,68 zł wykazała, że dotacji udzielono z pominięciem obowiązku zawarcia z instytucją kultury umowy, o której mowa w art. 250 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z przywołaną regulacją organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego udzielając dotacji celowej, w tym jednostce sektora finansów publicznych, zawiera umowę określającą zagadnienia wskazane w art. 250 pkt 1-3 ustawy.

         Rekomendowano udzielanie dotacji celowej instytucji kultury na podstawie umowy, stosownie do postanowień art. 250 ustawy o finansach publicznych.

 

W wyniku kontroli wydatków poniesionych przez gminę Jedwabne tytułem pomocy finansowej dla powiatu łomżyńskiego stwierdzono, że umowa w sprawie udzielenia pomocy z dnia 19 września 2013 r. nie zawierała postanowień odnośnie terminu wykorzystania dotacji, terminu i sposobu rozliczenia udzielonej dotacji oraz terminu zwrotu niewykorzystanej części dotacji celowej, co naruszało art. 250 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych.

Wskazano na obowiązek zawierania w umowach o udzielenie pomocy finansowej wszystkich postanowień wymaganych przywołanymi przepisami.

 

Kontrola udzielenia powiatowi hajnowskiemu przez gminę Czyże dotacji tytułem pomocy finansowej na przebudowę dróg powiatowych wykazała, że zawarcie umowy w sprawie udzielenia w 2013 r. dotacji na kwotę 123.409,91 zł nie było poprzedzone uchwałą Rady Gminy w sprawie udzielenia pomocy finansowej, jak tego wymaga art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych. W gminie Dąbrowa Białostocka umowę o dofinansowanie zadania realizowanego przez Powiat Sokólski zawarto 18 września 2013 r., natomiast uchwała w sprawie udzielenia powiatowi pomocy finansowej została podjęta przez Radę Miejską w Dąbrowie Białostockiej w dniu 23 września 2013 r., czyli po zawarciu umowy dotacyjnej.

         Rekomendowano zawieranie umów w sprawie udzielenia pomocy finansowej innej jednostce samorządu terytorialnego w oparciu o odrębne uchwały organu stanowiącego  w tej sprawie.

 

9. W zakresie długu publicznego, przychodów i rozchodów budżetu:

- przekroczenie planu rozchodów – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 gminie;

 - nierzetelne (niemające oparcia w rzeczywistych stanach faktycznych oraz obowiązującej dokumentacji) prognozowanie danych w wieloletniej prognozie finansowej – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 7 kontrolowanych gminach;

- zaciągnięcie zobowiązania zaliczanego do długu ponad potrzeby wynikające z konieczności opłacenia wydatków i sfinansowania rozchodów – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 4 kontrolowanych gminach;

- niedokonanie spłaty przed końcem roku kredytu zaciągniętego na sfinansowanie przejściowego deficytu – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 gminie;

- pozyskanie środków na sfinansowanie budżetu posiadających charakter zobowiązania finansowego na podstawie umowy z instytucją finansową skonstruowanej w sposób umożliwiający obejście przepisów regulujących limity spłat zadłużenia wynikających z art. 243 u.f.p. – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie.

 

W dniu 20 sierpnia 2014 r. Wójt Gminy Nowy Dwór zawarł z pełnomocnikiem firmy Magellan S.A. umowę pn. „umowa sprzedaży i dzierżawy nieruchomości”. Przedmiot umowy stanowiły nieruchomości będące własnością gminy, wymienione w treści aktu notarialnego. Zgodnie z ustaleniami umowy gmina dokonała zbycia tych nieruchomości na rzecz Magellan S.A. za łączną kwotę 1.166.148 zł; jednocześnie nabywca wydzierżawił gminie te same nieruchomości na okres 60 miesięcy, z którego to tytułu ustalono czynsz dzierżawny w łącznej wysokości 556.532,44 zł brutto za okres od 31 sierpnia 2014 r. do 31 lipca 2019 r. Umową gmina zobowiązała się do nieodwołalnego i bezwarunkowego odkupienia tych nieruchomości w terminie do 31 lipca 2019 r. za kwotę 1.166.148 zł. Gmina zastrzegła także możliwość wcześniejszego skorzystania z prawa odkupu nieruchomości; w takim przypadku cena odkupu nieruchomości zostanie powiększona o 20% pozostałych do zapłaty czynszów dzierżawnych. Ustalenia kontroli, poparte wyjaśnieniami złożonymi przez Wójta Gminy Nowy Dwór, wskazują, że transakcji dokonano w celu uzyskania środków na sfinansowanie inwestycji drogowej „Przebudowa i rozbudowa dróg powiatowych…” w związku z przeświadczeniem o braku możliwości zaciągnięcia przez gminę zobowiązań na finansowanie deficytu wymienionych w przepisach art. 89 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Zawarcie umowy umożliwiło pozyskanie środków stanowiących formalnie dochody budżetu ze sprzedaży nieruchomości, zapewniających poniesienie wydatków na realizację wymienionego zadania. W innym przypadku zadanie musiałoby zostać sfinansowane w ramach planowanego deficytu budżetu gminy Nowy Dwór, poprzez uzyskanie środków (przychodów zwrotnych) pochodzących z kredytu, pożyczki albo ze sprzedaży papierów wartościowych wyemitowanych przez gminę – art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Obciążenie gminy bezwarunkowym i nieodwołalnym obowiązkiem odkupu nieruchomości za taką samą kwotę przesądza jednak, że w sensie ekonomicznym uzyskane środki posiadają charakter zwrotny, odpowiadający przychodom z kredytu lub pożyczki, a nie dochodom budżetowym. Również wyłącznie formalnym charakter ma – jako wydatek na ponowne nabycie nieruchomości – przyszły przelew środków związany z nabyciem nieruchomości przez gminę, a stanowiący w istocie zwrot kapitału udostępnionego gminie przez Magellan S.A. Ponoszone przez gminę wydatki tytułem czynszu dzierżawnego, mające według umowy wynieść łącznie 556.532,44 zł, należy zaś ocenić – w świetle wskazanego przez Wójta celu ich dzierżawienia – wyłącznie jako opłacenie kosztów udostępnienia gminie środków zwrotnych przez Magellan S.A. Z uwagi na powiązanie transakcji udostępnienia gminie środków i ich zwrotu ze zbyciem i nabyciem własności oraz dzierżawą nieruchomości (skutkujące koniecznością uznania ich za dochody i wydatki budżetu), formalnie zobowiązania z niej wynikające nie podlegają uwzględnieniu przy obliczaniu dla gminy Nowy Dwór dopuszczalnego wskaźnika spłaty zobowiązań zaciąganych przez gminę m.in. na finansowanie deficytu, o którym mowa w art. 243 ustawy o finansach publicznych.

Wystąpiono do Prokuratury Okręgowej w Białymstoku z wnioskiem o podjęcie czynności w sprawie wszczęcia postępowania o stwierdzenie nieważności tej umowy, jako zawartej w celu obejścia przepisów art. 89 ust. 1, art. 91 ust. 2 i art. 243 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, co wskazuje na zaistnienie przesłanki nieważności określonej w art. 58 § 1 Kodeksu cywilnego.

         Wójtowi zalecono m.in. zaniechanie zawierania umów rodzących po stronie gminy zobowiązania o skutkach analogicznych do zobowiązań wymienionych w art. 89 ust. 1 ustawy, których zasadniczym celem jest możliwość niestosowania regulacji z art. 243 ustawy o finansach publicznych dla oceny zdolności spłaty zobowiązań z nich wynikających oraz rozważenie podjęcia działań w celu jak najszybszego zwrotu środków udostępnionych przez Magellan S.A.

 

Kontrola danych wykazanych w WPF gminy Giby ujawniła, że kwoty spłaty rat kredytów w poszczególnych latach nie wynikały z umów z bankami (harmonogramów spłat). Przyjęcie obowiązujących gminę spłat sprawia, że nadwyżki budżetu planowane na lata 2014-2019 nie zabezpieczają finansowania rozchodów budżetu, brakujące kwoty to: 2014 r. – 14.777,50 zł, 2015 r. – 57.254,20 zł, 2016 r. – 108.254,20 zł, 2017 r. – 108.231,20 zł, 2018 r. – 224.512,90 zł i 2019 – 142.234,10 zł. Ujęcie w WPF rzetelnych danych o rozchodach powoduje też, że według badanej wersji WPF w okresie 2014-2019 tylko na 2015 r. wskaźnik z art. 243 ustawy o finansach publicznych byłby spełniony (prawa strona wzoru przewyższa na 2015 r. stronę lewą o jedynie 0,003). Za lata wcześniejsze gmina nie wykazywała ponadto zobowiązań wymagalnych: za 2011 r. – 130.000 zł, za 2012 r. – 184.272,67 zł i za 2013 r. – 66.337,18 zł.

Wnioskowano o niezwłoczne dostosowanie ujętych w WPF danych o rozchodach do rzeczywistych zobowiązań gminy z tego tytułu wynikających z obowiązujących umów z bankami.

 

Miasto Wysokie Mazowieckie nie wykazywało w sprawozdaniach zobowiązań wymagalnych powstających w wyniku niskiej realizacji planu dochodów, na podstawie którego planowano wydatki i zaciągano zobowiązania. Ze sprzedaży nieruchomości planowano w 2013 r. dochody 3.483.000 zł, a zrealizowano 1.110.183,34 zł. Miały one pochodzić głównie ze sprzedaży 53 działek wycenionych na 5.729.588 zł, z których sprzedano tylko jedną za 101.991,70 zł. Mimo braku popytu plan nadal jest zawyżany – w 2014 r. sprzedano tylko 2 spośród tych działek za 206.564,78 zł, przy planie pierwotnym 5.500.000 zł (po zmianach 3.767.921 zł; wykonanie 936.130,76 zł); na 2015 r. plan przyjęto na poziomie 5.558.000 zł. Nie stwierdzono, by w związku z niską realizacją dochodów korygowano budżet w celu zabezpieczenia źródeł finansowania zaciągniętych zobowiązań.

Zalecono regulowanie zobowiązań w terminach wynikających z zawartych umów i wystawionych faktur wraz z bieżącym monitorowaniem stanu realizacji planu dochodów budżetu (jego realności) pod kątem rzeczywistych możliwości opłacenia zobowiązań oraz niezwłoczne urealnianianie postanowień budżetu w przypadku wystąpienia znaczących rozbieżności w realizacji dochodów względem planu.

 

W gminie Trzcianne stwierdzono sfinansowanie wydatków budżetu na 2013 r. w kwocie 194.993,67 zł środkami raty części oświatowej subwencji ogólnej stanowiącymi dochód 2014 r. Analiza WPF gminy Trzcianne na lata 2014-2020 wykazała zaś, że spłata rat kredytów i pożyczek na 2016 r. przyjęta została w wysokości 656.764 zł, podczas gdy według obowiązujących gminę umów (harmonogramów spłat) rozchody na 2016 r. powinny wynosić 914.019 zł (o 257.255 zł więcej). Rada Gminy Trzcianne podczas kontroli zmieniła uchwałę w sprawie WPF ustalając rozchody w 2016 r. na 914.019 zł. Gmina nierealnie planowała też dochody ze sprzedaży nieruchomości: na 2013 r. 420.000 (wykonanie 50.424 zł), na 2014 r. (518.141 zł, wykonanie do października 2014 r. – 0 zł). Ustalono brak działań gminy umożliwiających ich realizację; przyjęty plan wypaczył dane wskaźnika spłaty długu.

Rekomendowano zaniechanie wykorzystywania środków pieniężnych raty części oświatowej subwencji ogólnej, stanowiących dochód następnego roku, na finansowanie budżetu, ujmowanie w WPF rozchodów z tytułu spłat rat kredytów i pożyczek w poszczególnych latach w wysokości zgodnej z harmonogramami ich spłaty, a także planowanie dochodów ze sprzedaży nieruchomości na realnym poziomie.

 

Gmina Giby przeznaczyła na finansowanie budżetu 2013 r. co najmniej kwotę 119.198,69  zł z otrzymanej w grudniu 2013 r. raty części oświatowej subwencji (precyzyjne ustalenie nie było możliwe ze względu na nierzetelność rozliczeń prowadzonych m.in. na kontach 222 i 223 w ewidencji budżetu). Należy dodać, iż zastosowane przez kontrolujących wyliczenie zostało przeprowadzone przy uwzględnieniu nielegalnego sfinansowania budżetu w 2013 r. w pierwszej kolejności całą kwotą wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów przelanych na rachunek budżetu w 2013 r., tj. kwotą 312.194,83 zł.

Wnioskowano o zaniechanie angażowania w finansowanie budżetu gminy środków niestanowiących dochodów lub przychodów budżetu danego roku.

 

W WPF gminy Dziadkowice na lata 2014-2023, w porównaniu z wykonaniem dochodów za 2013 r., dochody na 2014 r. zostały zaplanowane na poziomie niższym o 702.888 zł – głównie z uwagi na zmniejszenie o 483.327 zł kwoty subwencji ogólnej. Spadek dochodów z tytułu subwencji wynikał ze zmniejszenia części oświatowej spowodowanego spadkiem liczby uczniów oraz części równoważnej i wyrównawczej spowodowanego zwiększeniem potencjalnych dochodów z podatku od nieruchomości w związku z zakończeniem budowy kanalizacji sanitarnej. Według oceny kontroli zmniejszenia dochodów z tytułu subwencji będą miały charakter stały. Wysokości subwencji na 2015 r. przyjęto jednak w WPF w kwocie podobnej jak w 2013 r., wyższej od prognozowanej na 2014 r. o 400.347 zł. W złożonych wyjaśnieniach poinformowano o uaktualnieniu prognozowanych dochodów z subwencji.

 

Kontrola rozchodów z tytułu spłat kredytów i pożyczek w aktualnej na dzień kontroli wersji WPF gminy Szudziałowo na lata 2014-2022 wykazała, że na 2015 r. przyjęto rozchody 705.426 zł, a na 2016 r. 680.780 zł. Po analizie umów obowiązujących gminę na dzień przeprowadzania kontroli stwierdzono, że wynikają z nich wymagalne spłaty rat: w 2015 r. – 705.231 zł i w 2016 r. – 790.000 zł. Kwota rozchodów przyjęta w WPF na 2015 r. była zatem o 195 zł wyższa od kwoty wynikającej z umów, a przyjęta na 2016 r. zaniżona względem harmonogramów spłaty o 109.220 zł.

         Wnioskowano o niezwłoczne dostosowanie do rzeczywistości danych wieloletniej prognozy finansowej w zakresie kwoty rozchodów z tytułu spłat rat kredytów i pożyczek w 2016 r.

 

10. W zakresie spraw majątkowych:

- nieprzestrzeganie regulacji określających tryb sprzedaży nieruchomości, w szczególności zasady upublicznienia sprzedaży, sposób przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 18 jednostkach;

- nieprzestrzeganie przepisów prawa dotyczących oddawania nieruchomości w użytkowanie wieczyste, w szczególności w zakresie ustanawiania prawa, stawek, aktualizowania opłat – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 kontrolowanych gminach;

- nieprzestrzeganie przepisów prawa przy innym niż sprzedaż i użytkowanie wieczyste rozdysponowaniu mienia komunalnego (najem, dzierżawa, trwały zarząd), w szczególności brak upublicznienia zamiaru udostępnienia nieruchomości, bezpodstawne zaniechanie trybu przetargowego wyłonienia najemcy bądź dzierżawcy, brak wymaganej zgody organu stanowiącego na zawarcie umowy, brak uregulowania formalnych podstaw władania nieruchomościami przez gminne jednostki organizacyjne, udostępnianie nieruchomości przez trwałych zarządców bez wymaganej zgody – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 31 jednostkach kontrolowanych;

- niesporządzenie lub nieprawidłowe sporządzenie planu wykorzystania zasobu nieruchomości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 9 kontrolowanych gminach;

- niepodjęcie uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, w tym skutkujące nieprawidłowym określaniem stawek czynszowych – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono 2 gminach;

- niepodjęcie uchwały określającej zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono 5 gminach;

- niepodjęcie uchwały w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami, o której mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym lub niedostosowanie postanowień uchwały do obowiązującego brzmienia przepisów ustawy, zwłaszcza poprzez nieokreślenie zasad wynajmowania i wydzierżawiania nieruchomości na czas nieokreślony – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 7 gminach;

- nieprowadzenie lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji zasobu nieruchomości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 1 gminie.

 

W gminie Giby stwierdzono rażące nieprawidłowości w zakresie gospodarki pojazdami i paliwem. Rozliczano w kartach drogowych wielokilometrowe przebiegi bez wskazania celu i miejsca w dni wolne od pracy, a także w dacie 31 września 2013 r. (116 km). Przychód paliwa w kartach nie był zgodny z dowodami zakupu. Rozliczano paliwo Pb w kartach pojazdów napędzanych ON. Zawyżano normy zużycia paliwa w autobusach, m.in. poprzez nieuzasadnione uwzględnianie dodatku na ogrzewanie (zawyżenie zużycia za 2013 r. o co najmniej 700 litrów). Nie wyjaśniono strat paliwa w ilości 110 litrów (w karcie wpisywano pęknięcie przewodu). Wykazywano tankowania i stany paliwa przekraczające pojemność zbiornika. Ewidencja paliwa na koncie 310 nierzetelna, niezgodna z kartami, poprzez zerowe bilanse otwarcia od 2010 r.; dla części pojazdów konta analityczne wykazują saldo strony Ma.

Zalecono m.in. zapewnienie kontroli rozliczeń paliwa dokonywanych przez pracownika Urzędu, podjęcie czynności wyjaśniających wobec kierowców pojazdów co do stwierdzonych podczas kontroli strat (przepałów) paliwa, nierzetelnych rozliczeń czy nieuzasadnionego zwiększania norm zużycia paliwa wraz z rozważeniem obciążenia kierowców kosztami wynikającego z tych zdarzeń zmniejszenia stanu paliwa, systematyczne uzgadnianie danych co do stanu paliwa w pojazdach wykazywanego w kartach drogowych i ewidencji analitycznej do konta 310.

 

W Urzędzie Gminy Czyże stwierdzono, że środki trwałe w postaci budynków i budowli, do których dostęp nie jest znacznie utrudniony, o łącznej wartości księgowej 5.221.315,57 zł, zinwentaryzowano według stanu na dzień 31 lipca 2012 r. metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, czym naruszono art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Nieprawidłowość była pochodną regulacji zawartych w instrukcji inwentaryzacyjnej dopuszczających inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp nie jest znacznie utrudniony metodą weryfikacji. W trakcie kontroli Wójt dokonał zmiany instrukcji inwentaryzacyjnej dostosowując jej postanowienia do wymogów ustawy o rachunkowości.

 

W zakresie inwentaryzacji w Urzędzie Gminy Giby ustalono nieinwentaryzowanie stanu paliwa ujmowanego na koncie 310. Odnośnie inwentaryzacji środków trwałych ze sporządzonych zestawień arkuszy spisu z natury wynika, że różnice inwentaryzacyjne nie wystąpiły. Kontrola wykazała natomiast, że wystąpił niedobór objętych inwentaryzacją składników majątku trwałego – stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury był niższy od stanu wynikającego z ewidencji księgowej o 1.005.405 zł, co świadczy o niedokonaniu rozliczenia inwentaryzacji. W zakresie stanów kont podlegających inwentaryzacji drogą weryfikacji protokołami potwierdzano prawidłowość sald, co świadczy o nierzetelnej inwentaryzacji, ponieważ co do większości kont kontrola ujawniła nierealne dane na koniec 2013 r.

         W wystąpieniu pokontrolnym wskazano szczegółowe rozwiązania mające na celu prawidłowe wypełnianie przez kontrolowaną jednostkę obowiązków w zakresie inwentaryzacji.

 

Urząd Miejski w Sokółce nie wystąpił o potwierdzenie sald należności do wszystkich podmiotów prowadzących księgi rachunkowe, co naruszało przepis art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Łączna kwota niepotwierdzonych należności wynosiła według ustaleń kontroli 336.868,47 zł. Ponadto nie udokumentowano przeprowadzenia w drodze spisu z natury inwentaryzacji środków transportu oraz budynków. Sporządzono jedynie wydruki komputerowe poszczególnych grup środków trwałych zawierające adnotację o uzgodnieniu stanu faktycznego w drodze weryfikacji.

Wnioskowano o występowanie do podmiotów prowadzących księgi rachunkowe o potwierdzenie salda należności w terminie określonym w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

 

Badanie wykonywania obowiązków inwentaryzacyjnych przez Dom Kultury w Czarnej Białostockiej w odniesieniu do rzeczowych aktywów trwałych wykazało naruszenie obowiązków w zakresie częstotliwości przeprowadzenia inwentaryzacji. Ostatnia inwentaryzacja tej kategorii składników majątkowych została przeprowadzona według stanu na dzień 5 stycznia 2008 r., a zatem należało je zinwentaryzować najpóźniej na dzień 5 stycznia 2012 r. Wartość środków trwałych i pozostałych środków trwałych na dzień 31 grudnia 2013 r., wobec których uchybiono częstotliwości inwentaryzacji, wynosiła 872.111,30 zł.

Dyrektorowi zalecono niezwłoczne zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

 

Nadwyżka ujawniona w toku inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, przeprowadzonej w gminie Szudziałowo według stanu na dzień 31 grudnia 2010 r., w kwocie 30.976,68 zł nie została rozliczona księgach rachunkowych 2010 r., tj. roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, czym naruszono przepisy art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Nie stwierdzono ponadto, aby do czasu podpisania protokołu kontroli (16 stycznia 2015 r.) rozpoczęto inwentaryzację środków trwałych i pozostałych środków trwałych, pomimo, iż powinna ona zostać przeprowadzona na dzień 31 grudnia 2014 r. Kontrola wykazała ponadto brak udokumentowania, aby na dzień 31 grudnia 2013 r. przeprowadzono inwentaryzację sald kont rozrachunkowych drogą weryfikacji w wykonaniu obowiązku wynikającego z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

Wystąpiono o niezwłoczne przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, rozliczanie ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji oraz zapewnienie przeprowadzania i należytego dokumentowania inwentaryzacji rozrachunków.

 

Kontrola zbycia przez gminę Czyże działki nr 155 położonej we wsi Leniewo wykazała, że sprzedaży dokonano w drodze bezprzetargowej na rzecz dotychczasowego dzierżawcy nieruchomości, któremu przysługiwało prawo pierwokupu w oparciu o przepisy art. 3 ust. 1 ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego. Zakwestionowano zbycie nieruchomości w drodze bezprzetargowej, wskazując w wystąpieniu pokontrolnym na istotę prawa pierwokupu oraz wynikający z niego brak podstaw do rezygnacji z zastosowania przetargowej drogi zbycia tej nieruchomości.

 

Wójt gminy Nowe Piekuty zawarł dwie umowy najmu lokali użytkowych z przeznaczeniem pod działalność apteczną na czas nieoznaczony z naruszeniem art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym zawarcie umów najmu na czas nieoznaczony następuje w drodze przetargu, chyba że rada gminy wyraziła zgodę na odstąpienie od obowiązku przetargowego trybu zawarcia tych umów. Przetargów nie przeprowadzono, mimo braku uchwał Rady Gminy w sprawie odstąpienia od obowiązku ich przeprowadzenia.

Wójtowi wskazano na obowiązek zawierania umów najmu lokali użytkowych na czas nieznaczony z podmiotami wyłonionymi w drodze przetargu, za wyjątkiem przypadków, gdy zwolnienie od tego obowiązku wynika z uregulowań przyjętych przez Radę Gminy lub przepisy powszechnie obowiązujące.

 

W gminie Jedwabne w dalszym ciągu jako forma władania przez Komunalny Zakład Budżetowy w Jedwabnem nieruchomościami gminy traktowana jest umowa użyczenia z dnia z 5 czerwca 2000 r., co jest nieprawidłowe w świetle przepisów art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej zalecono podjęcie działań zmierzających do prawidłowego określenia formalno-prawnych podstaw władania nieruchomościami przez gminne jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. W informacji o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych Burmistrz wskazał, iż zostały wszczęte procedury przekazywania nieruchomości w trwały zarząd

         Ponownie wskazano na obowiązek przekazania KZB w trwały zarząd nieruchomości, którymi włada ten zakład.

 

Kontrola realizacji dochodów ze sprzedaży nieruchomości w Urzędzie Gminy Szumowo wykazała, że przy ustaleniu ceny sprzedaży nieruchomości w drodze przetargu wykorzystano nieaktualny operat szacunkowy; ogłoszenia o I i V przetargu na sprzedaż nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 10.000 euro nie podano do publicznej w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest zbywana nieruchomość, zaś czynności związane z przeprowadzeniem przetargu wykonywała 2-osobowa komisja przetargowa, podczas gdy właściwy organ zobowiązany jest do wyznaczenia komisji w składzie od 3 do 7 osób.

         W wystąpieniu sformułowano szczegółowe wnioski mające na celu zapewnienia przestrzegania procedur zbywania nieruchomości.

 

W wyniku kontroli postępowań na zbycie nieruchomości przez gminę Krynki stwierdzono ustalanie przez gminę, jako organizatora przetargów, postąpień w takiej wysokości w stosunku do cen wywoławczych, która w sposób nieuprawniony zobowiązywała nabywców do deklarowania postąpienia znacząco przewyższającego 1% ceny. Kontrolowana jednostka w jednym z postępowań ustaliła postąpienie w wysokości 5% ceny wywoławczej nieruchomości, zaś w drugim określiła, iż postąpienie wynosi 180 zł przy cenie wywoławczej wynoszącej 3.480 zł (5,17%).

Rekomendowano zaniechanie ustalania wysokości postąpienia, jako czynności nieprzynależnej organizatorowi przetargu.

 

W gminie Turośń Kościelna protokół z oceny stanu technicznego sprzętu komputerowego znajdującego się w Urzędzie Gminy przeznaczonego do recyklingu, tj. środków trwałych na kwotę 15.188,28 zł ujętych na koncie 011 i pozostałych środków trwałych na kwotę 17.810,49 zł ujętych na koncie 013, został sporządzony i podpisany jednoosobowo przez pracownika zatrudnionego na stanowisku informatyka. Nie zastosowano przepisów wewnętrznych w tym zakresie, według których kierownik jednostki powołuje komisję likwidacyjną do dokonania oględzin i sprawdzenia przedmiotów zużytych nienadających się do naprawy lub dalszego użytkowania i stawia wniosek o sposobie likwidacji oraz zatwierdza protokół zniszczenia.

         Wójta zobowiązano o przestrzegania przepisów wewnętrznych w zakresie sposobu przeprowadzania i dokumentowania oceny przydatności składników majątkowych do dalszej eksploatacji oraz sporządzania i zatwierdzania protokołów dotyczących ich zniszczenia.  

 

Analiza stosowanych w Urzędzie Gminy Trzcianne zasad gospodarki materiałami wykazała, że przyjęty w praktyce sposób ewidencji oleju napędowego – olej tankowano do jednego zbiornika, a następnie wydawano (i w tym momencie odpisywano w koszty) do poszczególnych pojazdów – nie wynikał z procedur wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie. Dodatkowo prowadzono ewidencję w postaci „rejestru przychodów i rozchodów oleju napędowego” (wg jego danych między 20 maja a 31 grudnia 2013 r. zakupiono i przyjęto do ewidencji 16.346 litrów oleju), która nie posiadała cech sprawdzalnej w rozumieniu art. 24 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Część zapisów dokonanych w niej odnośnie rozchodu oleju była korektorowana, część poprawiana w inny sposób. Rejestr nie zawierał podsumowania rozchodu (ilości wydanego oleju) za poszczególne miesiące, ani na koniec roku. Kontrolującym okazano protokół sporządzony w dniu 31 grudnia 2013 r. na okoliczność rocznego remanentu stanu paliwa, zgodnie z którym w zbiorniku na koniec roku znajdował się olej napędowy w ilości 1.956 litrów. Nie dokonano porównania ilości spisanego oleju napędowego z ewidencją księgową.

         Wnioskowano o określenie metod prowadzenia ewidencji oleju napędowego w polityce rachunkowości oraz prowadzenie ewidencji analitycznej stanów, przychodu i rozchodu tego składnik aktywów obrotowych w sposób zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości.

 

Badając wydatki Zarządu Dróg Powiatowych w Grajewie na zakup materiałów do remontów dróg (w postaci mieszanki mineralno-asfaltowej na zimno zakupionej za kwotę 68.979,18 zł i emulsji asfaltowej szybkorozpadowej o łącznej wartości 94.818,24 zł) stwierdzono brak zasad ewidencjonowania tych materiałów (w praktyce ich wartość odpisywano w koszty w momencie zakupu) oraz nieustanowienie procedur w zakresie wykonania i odbioru robót dokonywanych z zakupionych materiałów (z uwzględnieniem opisu, kto i kiedy wykonywał roboty z tych materiałów i czy zostały one faktycznie wbudowane). Mieszanka mineralno-asfaltowa na zimno dostarczana i składowana była w workach, zaś emulsję asfaltową szybkorozpadową dostarczano cysterną a następnie rozlewano do pojemników znajdujących się na placu ZDP, czyli nie następowało bezpośrednie zużycie (wbudowanie) materiałów spisanych w koszty w momencie zakupu.

Zwrócono się o formalne uregulowanie wybranej do stosowania metody ewidencji materiałów przeznaczonych do remontów dróg stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz wdrożenie pisemnych procedur kontroli stanu nabywanych i czasowo przechowywanych przez jednostkę materiałów (w szczególności polegających na założeniu ewidencji ilościowej) oraz procedur potwierdzania ich wbudowania.

 

11. W zakresie rozliczeń jednostek organizacyjnych z budżetami jednostek samorządu terytorialnego:

- nieegzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych obowiązku przedkładania sprawozdań – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 2 kontrolowanych gminach;

- nieokreślenie przez organ stanowiący terminu i sposobu ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakład budżetowy – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie;

- nieprzekazanie zakładowi budżetowemu całej należnej kwoty dotacji przedmiotowej – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie;

- podjęcie przez organ stanowiący uchwały przewidującej bezterminowe, generalne zwolnienie zakładu budżetowego z obowiązku wpłaty do budżetu nadwyżki środków obrotowych – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 kontrolowanej gminie;

- nieprzekazanie z budżetu środków na wydatki jednostek organizacyjnych w sposób umożliwiający terminowe opłacenie obciążających je zobowiązań – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 1 gminie.

 

W planach finansowych Zakładu Gospodarki Komunalnej Gminy Dziadkowice na 2012 i 2013 r. stan środków obrotowych na koniec roku przyjęto w wysokości 24.000 zł. Ze sprawozdań Rb-30S wynika, że faktyczny stan środków obrotowych wynosił na koniec: 2011 r. – 36.039,45 zł, 2012 r. – 44.124,06 zł, 2013 r. – 72.835,59 zł. Planowany stan środków w wysokości 24.000 zł jest zbliżony do maksymalnego, dopuszczonego prawem. Uchwałą Rady Gminy Dziadkowice z dnia 24 listopada 2011 r. zakład został zwolniony z obowiązku wpłat nadwyżki. Z uchwały nie wynika, aby dotyczyła ona konkretnej kwoty nadwyżki podlegającej odprowadzeniu do budżetu. Czas jej podjęcia przesądza, że Rada nie mogła dysponować danymi o powstaniu faktycznej nadwyżki za 2011 r. Uchwała ta stanowiła zatem generalne zwolnienie zakładu z obowiązku wpłat nadwyżki, wbrew obowiązującym przepisom.

Wnioskowano o przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały uchylającej uchwałę przewidującą generalne zwolnienie GZKGD z obowiązku wpłaty nadwyżki środków obrotowych za okresy sprawozdawcze oraz ewentualne przedkładanie Radzie projektu uchwały w sprawie zwolnienia zakładu z obowiązku wpłaty nadwyżki osiągniętej za dany rok – po uzyskaniu danych o jej faktycznej wysokości za dany rok.

 

W gminie Dziadkowice Rada Gminy uchwaliła taryfy za zbiorowe dostarczanie wody i zbiorowe odprowadzanie ścieków na poziomie niższym od kalkulacji zakładu budżetowego nie ustalając dopłaty, w wyniku czego stwierdzono brak pokrycia kosztów działalności zakładu przychodami w wymiarze 25.050 zł rocznie.

W wystąpieniu pokontrolnym zwrócono się o przedkładanie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie dopłat dla ZGKGD w przypadku uchwalenia przez Radę taryf na poziomie niższym niż wynikający z wniosku zakładu.

 

Miasto Wysokie Mazowieckie udzieliło zakładowi budżetowemu Miejska Pływalnia Wodnik dotacji przedmiotowej w kwocie 447.606 zł skalkulowanej w uchwale Rady Miejskiej w kwocie 307 zł/m² powierzchni użytkowej obiektu pomniejszonej o powierzchnię wydzierżawioną. Pomimo, że podstawą ustalenia wysokości dotacji było utrzymanie jednostki powierzchni użytkowej obiektu, z rozliczenia dotacji wynika, że w istocie służyła ona zniwelowaniu ujemnego wyniku finansowego wygenerowanego przez zakład w latach ubiegłych, stanowiąc tym samym formę niedozwolonego (podmiotowego) zasilania finansowego zakładu. Według rozliczenia w 2013 r. koszt utrzymania 1 m² powierzchni użytkowej wyniósł 721,04 zł  netto, a przychody w przeliczeniu na 1 m² 497,26 zł netto – różnica 226,78 zł/m² netto (278,93 zł brutto) przy dotacji w wysokości 307 zł/m².

         Burmistrzowi zalecono kalkulowanie wysokości dotacji przedmiotowej dla zakładu przy zastosowaniu stawek jednostkowych ustalonych w odniesieniu do cen usług świadczonych przez zakład.

 

Badanie rozliczeń budżetu gminy Jedwabne z Komunalnym Zakładem Budżetowym wykazało, że z budżetu gminy poniesiono koszty energii elektrycznej hydroforni w Orlikowie oraz koszty opłat za zajęcie pasa drogowego, pomimo czego koszty te ujęto w kalkulacji taryf za wodę i ścieki sporządzonej przez KZB, jako koszty rzekomo poniesione przez Zakład. Zakładowi ustalono dopłatę do jednej z grup odbiorców wody na poziomie 14,96 zł. Tak skalkulowana dotacja została przekazana w 2013 r. w kwocie niższej o 29.381,44 zł od ustalonej według faktycznej sprzedaży. Dane zawarte w rozliczeniu świadczą o rozliczeniu dotacji według innej stawki niż uchwalona przez Radę Miejską (zamiast 14,96 zł za 1 m³ przyjęto 11,65 zł).

Wnioskowano o rozliczanie dotacji przedmiotowej udzielonej KZB w oparciu o liczbę jednostek zrealizowanego wyrobu lub usługi i wysokość stawki jednostkowej dotacji uchwalonej przez Radę Miejską.

 

W gminie Nowe Piekuty stwierdzono, że Wójt decyzjami z dnia 2 stycznia 2012 r., na wnioski dyrektorów Zespołów Szkół w Jabłoni Kościelnej i Nowych Piekutach, oddał w trwały zarząd nieruchomości w celu prowadzenia działalności oświatowej. W decyzjach tych ustalono roczne stawki procentowe opłat za trwały zarząd w wysokości 0,3% wartości nieruchomości, co daje łączną kwotę rocznej opłaty w wysokości 17.475,44 zł, mimo że zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o systemie oświaty publiczne szkoły zwolnione są z opłat z tytułu trwałego zarządu.

Wójtowi wskazano na konieczność stwierdzenia nieważności decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz wymienionych szkół oraz wydanie na ich rzecz decyzji ustanawiających nieodpłatny trwały zarząd nieruchomościami.

 

Gmina Mielnik pobrała w 2013 r. od Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji w Mielniku środki tytułem opłaty za trwały zarząd nieruchomościami na kwotę 4.303,86 zł. GOKSiR, będący samorządową osobą prawną nie powinien władać nieruchomościami gminy w formie trwałego zarządu i – w konsekwencji – ponosić opłat wynikających z tego rodzaju władztwa nad mieniem komunalnym.

Wójta zobowiązano do stwierdzenia nieważności decyzji ustanawiających trwały zarząd oraz do ustalenia właściwej (cywilnoprawnej) formy władania nieruchomościami niezbędnymi do wykonywania działalności statutowej przez GOKSiR

 

W Urzędzie Miejskim w Sokółce stwierdzono nieprawidłowe udzielanie bonifikat od opłat za trwały zarząd dla Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej. Kontrola wykazała, że przy właściwym zastosowaniu postanowień wynikających z uchwały Rady Miejskiej ZGKiM powinien uiszczać opłaty za trwały zarząd w kwocie 26.956,77 zł rocznie, a nie 5.796 zł (różnica 21.160,77 zł rocznie). Podczas kontroli zadeklarowano wprowadzenie stosownych zmian w treści decyzji.

 

Kontrola w Miejskim Ośrodku Kultury w Wysokiem Mazowieckiem wykazała zawarcie przez MOK z miastem Wysokie Mazowieckie umowy na okres 8 lat dotyczącej dzierżawy nieruchomości, na której usytuowany jest budynek MOK, w celu przeprowadzenia przez dzierżawcę modernizacji i remontu budynku MOK. Czynsz ustalono na 1.000 zł netto miesięcznie. Czynsz nie był przez dzierżawcę uiszczany, zaś należności z tytułu dzierżawy nie były przypisywane w ewidencji księgowej MOK. Wskazywano w wyjaśnieniu na „ustne porozumienie” stron w sprawie odroczenia naliczania czynszu do momentu otrzymania dofinansowania na modernizację i remont MOK.

         Dyrektorowi zalecono ujęcie w księgach i wyegzekwowanie należności od Urzędu Miasta Wysokie Mazowieckie z tytułu umowy dzierżawy budynku MOK.

 

Zespół Szkół w Szudziałowie 2012 i 2013 r. nie otrzymywał środków z budżetu gminy Szudziałowo w wysokości pozwalającej na terminowe regulowanie zobowiązań. Stan zobowiązań wymagalnych (dotyczących m.in., składek ZUS potrąconych z wynagrodzeń pracowników, podatku dochodowego od wynagrodzeń, potrąceń z wynagrodzeń na spłatę pożyczek z ZFŚS) wykazany w sprawozdawczości na koniec 2012 r. wynosił 95.691,42 zł, a na koniec 2013 r. – 73.620,44 zł. Nieterminowo regulowano też zobowiązania w trakcie poszczególnych lat. W I kwartale 2013 r. zapłacono odsetki za opóźnienie w wysokości 1.279,62 zł, a w styczniu 2014 r. w wysokości 838,74 zł. Ustalono ponadto, że brak środków na realizację wydatków budżetowych powodował przejściowe finansowanie (w lutym i listopadzie 2013 r.) wydatków z dochodów realizowanych przez Zespół Szkół, wbrew zasadzie określonej przepisami art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych – poniesione wydatki były wyższe odpowiednio o 2.521,72 zł i 8.816,47 zł od łącznej kwoty środków otrzymanych z budżetu gminy z przeznaczeniem na realizację wydatków. Brak środków na realizację wydatków budżetowych także w Zakładzie Gospodarki Komunalnej w Szudziałowie (jednostka budżetowa) był powodem wystąpienia na koniec 2013 r. zobowiązań wymagalnych na kwotę 50.113,40 zł i sfinansowania części wydatków wysokości 1.238,33 zł z dochodów realizowanych przez Zakład. Stwierdzone nieprawidłowości wynikały z trudnej sytuacji finansowej gminy realizującej program naprawczy; w Urzędzie także stwierdzono nieterminowe regulowanie zobowiązań. W przypadku wydatków realizowanych z planu finansowego Urzędu Gminy Szudziałowo poniesiono w 2013 r. koszty odsetek za nieterminowe regulowanie zobowiązań w wysokości 3.272,03 zł.

W wystąpieniu skierowanym do Wójta Gminy Szudziałowo poinformowano o obowiązku zapewnienia terminowego regulowania zobowiązań, także w jednostkach budżetowych gminy – poprzez przekazywanie im środków na wydatki w wysokości określonej w planach finansowych.

 

         Łącznie wymiar finansowy stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości[1] wyniósł 261.580 tys. zł, z tego^[2]:

- uszczuplenia środków publicznych – 486 tys. zł,

- kwoty uzyskane z naruszeniem prawa – 2.418 tys. zł,

- kwoty wydatkowane z naruszeniem prawa – 15.632 tys. zł,

- kwoty wydatkowane w następstwie działań niezgodnych z prawem – 46 tys. zł,

- kwoty wydatkowane niegospodarnie, niecelowo lub nierzetelnie – 4.972 tys. zł,

- kwoty odpowiadające nierzetelnym danym w ewidencji księgowej lub sprawozdawczości – 194.187 tys. zł,

- inne nieprawidłowości w wymiarze finansowym – 43.841 tys. zł.

         Wskazania wymaga, iż niejednokrotnie dokonanie zwymiarowania stwierdzonych nieprawidłowości nie było możliwe w związku z zaniechaniem podejmowania przez kontrolowane jednostki określonych działań i brakiem odpowiedniej dokumentacji umożliwiającej dokonanie stosownych wyliczeń. Dotyczy to w szczególności uszczuplenia środków publicznych z tytułu należności podatkowych – niejednokrotnie kontrolowane organy podatkowe nie były w posiadaniu deklaracji i informacji podatkowych lub stosownych ich korekt, które winny stanowić podstawę ustalania kwot zobowiązań podatkowych.

 

5. Postępowanie pokontrolne

W celu wyeliminowania ujawnionych nieprawidłowości i zapobieżenia występowania ich w przyszłości do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego lub kierowników jednostek organizacyjnych wystosowano 64 wystąpienia pokontrolne, których przedmiotem były stwierdzone nieprawidłowości, zawierające łącznie 1.858 szczegółowych wniosków pokontrolnych (z tego w wyniku kontroli kompleksowych jednostek samorządu terytorialnego wystosowano 1.358 wniosków pokontrolnych, kontroli problemowych –  481 wniosków pokontrolnych, zaś kontroli doraźnych – 19 wniosków pokontrolnych). Podczas 8 kontroli doraźnych przeprowadzonych w szkołach w zakresie prawidłowości ustalenia danych na potrzeby sporządzenia sprawozdań z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli nie stwierdzono nieprawidłowości. Do kierowników tych jednostek wystosowano na podstawie ustaleń kontroli pisma informujące o braku nieprawidłowości. Nieprawidłowości nie stwierdzono ponadto podczas kontroli doraźnej w gminie Jeleniewo, zaś podczas kontroli sprawdzającej w Powiatowym Zespole Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Wysokiem Mazowieckiem stwierdzono wykonanie wszystkich wniosków pokontrolnych. Do kierowników tych jednostek wystosowano na podstawie ustaleń kontroli pisma informujące odpowiednio o braku nieprawidłowości oraz o wykonaniu wniosków pokontrolnych.

W 3 przypadkach, uzasadnionych charakterem ustaleń kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych (Miejskim Ośrodku Kultury w Wysokiem Mazowieckiem, Zarządzie Ekonomicznym Szkół Gminy Łomżą i Miejskim Przedszkolu Nr 4 w Zambrowie) skierowano do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego odrębne pisma mające na celu zapewnienie eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości. Ponadto w związku z ustaleniami kontroli poczynionymi w Zespole Szkół w Szudziałowie skierowano odrębne pismo wskazujące nieprawidłowości i działania w celu ich wyeliminowania do dyrektora szkoły obsługiwanej przez kontrolowaną jednostkę. Do wiadomości organów wykonawczych przekazywano też wszystkie wystąpienia pokontrolne kierowane do podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych.

W wyniku ustaleń kontroli dotyczących nieprawidłowości w zakresie danych stanowiących podstawę naliczenia subwencji korekty sprawozdań Rb-PDP sporządziło 11 gmin. Zostały one przekazane Ministrowi Finansów.

 

W ramach współdziałania z organami państwa i innymi instytucjami przekazywano żądane przez te podmioty informacje w zakresie działalności kontrolnej. Między innymi organom ścigania przekazano kopie materiałów kontroli przeprowadzonych przez Izbę Obrachunkową w 4 gminach i 3 jednostkach organizacyjnych.

 

         W wyniku przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym kontroli kierowano także zawiadomienia do rzecznika dyscypliny finansów publicznych o czynach noszących znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Łącznie złożono 19 zawiadomień, w których wskazano na 30 czynów naruszenia dyscypliny finansów publicznych (w 7 spośród złożonych zawiadomień wskazano na więcej niż jeden czyn z katalogu zawartego w przepisach ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych). Zawinienie czynów przypisano w zawiadomieniach, na podstawie ustaleń kontroli, łącznie 28 osobom.

W zawiadomieniach wskazywano na:

- zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości, tj. czyny określone w przepisach art. 18 pkt 1 ustawy (9 przypadków);

- niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, tj. czyny określone w przepisach art. 18 pkt 2 ustawy (7 przypadków);

- dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia, tj. czynu wskazanego w art. 11 ustawy (5 przypadków);

- udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, które miało wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. czyn określony w przepisach art. 17 ust. 1c (2 przypadki);

-  niedochodzenie należności jednostki samorządu terytorialnego oraz dochodzenie należności gminy w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia, tj. czyn wskazany w przepisach art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy (2 przypadki);

- udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, tj. czyny wskazane w art. 17 ust. 1 b pkt 1 (1 przypadek);

- nieustalenie należności jednostki samorządu terytorialnego, tj. czyn określony przepisami art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy (1 przypadek);

- niezgodne z przepisami umorzenie należności Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub innej jednostki sektora finansów publicznych, odroczenie jej spłaty lub rozłożenie spłaty na raty albo dopuszczenie do przedawnienia tej należności, tj. czyn określony przepisami art. 5 ust. 1 pkt 3 ustawy (1 przypadek);

- niezłożenie przez członka komisji przetargowej lub inną osobę wykonującą czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego po stronie zamawiającego oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie z tego postępowania, tj. czyn określony przepisami art. 17 ust. 4 (1 przypadek);

- nienależyte dokonaniu wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej i finansowej z planem finansowym mającym wpływ na dokonanie wydatków powodujących przekroczenie kwoty wydatków ustalonej w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych, tj. czyn określony przepisami art. 18b (1 przypadek).

 

Poza tym przekazano Wojewodzie Podlaskiemu ustalenia kontroli dotyczące funduszu sołeckiego w gminie Dziadkowice w celu umożliwienia podjęcia działań w sprawie zobowiązania gminy do zwrotu części dotacji celowej otrzymanej jako częściowy zwrot wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w wysokości 8.451,99 zł.

 

         Efektem działań kontrolnych było skierowanie jednej sprawy na drogę postępowania karnego. Na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej w gminie Giby zawiadomiono Prokuraturę Rejonową w Sejnach o stwierdzeniu okoliczności wskazujących na popełnienie czynów określonych w art. 77 ustawy o rachunkowości polegających na: podawaniu nierzetelnych danych w księgach rachunkowych za 2012 i 2013 r. prowadzonych dla budżetu gminy Giby i Urzędu Gminy Giby, jako jednostki budżetowej, oraz zawarciu nierzetelnych danych w zbadanych podczas kontroli sprawozdaniach finansowych za 2013 r., tj. bilansie z wykonania budżetu gminy Giby i bilansie Urzędu Gminy Giby.

Poza tym na podstawie ustaleń kontroli przeprowadzonej w UG w Nowym Dworze zwrócono się do Prokuratury Okręgowej w Białymstoku, w oparciu o art. 7 Kodeksu postępowania cywilnego, o podjęcie czynności w sprawie wszczęcia postępowania o stwierdzenie nieważności umowy sprzedaży i dzierżawy nieruchomości zawartej w dniu 20 sierpnia 2014 r. między gminą Nowy Dwór reprezentowaną przez Wójta Andrzeja Humiennego a firmą Magellan S.A., jako umowy zawartej w celu obejścia przepisów art. 89 ust. 1, art. 91 ust. 2 i art. 243 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, co wskazuje na zaistnienie przesłanki jej nieważności określonej w art. 58 § 1 Kodeksu cywilnego.

        

Według stanu na dzień sporządzenia sprawozdania do 1 wniosku pokontrolnego wydanego w wyniku kontroli przeprowadzonej w okresie sprawozdawczym jednostka skierowała do Kolegium Izby zastrzeżenia w trybie określonym w art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o r.i.o. W wyniku rozpatrzenia zastrzeżenia przez Kolegium Izby zostało ono oddalone.

 

         Do dnia opracowania sprawozdania informacje o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych, zawartych w 64 wystąpieniach pokontrolnych, złożyły 62 jednostki kontrolowane (w 2 przypadkach w dacie sporządzenia sprawozdania nie upłynął jeszcze termin złożenia takiej informacji). W związku z analizą informacji o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych zwrócono się do 7 jednostek o dodatkowe wyjaśnienia co do sposobu realizacji zaleceń. W jednym przypadku Wójt gminy zwrócił się o przedłużenie terminu wykonania zaleceń pokontrolnych.

         Badanie sposobu wykonania wniosków pokontrolnych jest stałym elementem kontroli kompleksowych jednostek samorządu terytorialnego, a także kolejnych kontroli problemowych prowadzonych przez Izbę Obrachunkową w danej jednostce organizacyjnej. Prowadzone w tym obszarze, w okresie sprawozdawczym, czynności kontrolne wykazały, że w 20 gminach nie zrealizowano w pełni wydanych przez Izbę Obrachunkową zaleceń. W tych przypadkach z reguły kierownictwo badanych jednostek obierało niedbały lub nieskuteczny sposób wykonania przekazanych rekomendacji, który nie przyczyniał się w należytym stopniu do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu gospodarki finansowej. W niektórych przypadkach stan taki skutkował zaś utrwalaniem praktyki działań niezgodnych z prawem.

 

         W związku z przyjęciem przez jednostki kontrolowane do realizacji wniosków pokontrolnych zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i usprawnienia badanej działalności lub też działaniami podjętymi w związku z ustaleniami kontroli jeszcze w trakcie jej trwania uzyskano korzyści finansowe[3], według stanu na dzień sporządzenia sprawozdania, w łącznej kwocie 642 tys. zł, z tego^[4]:

- oszczędności uzyskane w wyniku działań kontrolnych – 59 tys. zł,

- pożytki finansowe w postaci należnych środków publicznych lub innych składników aktywów – 149 tys. zł,

- oszczędności lub pożytki finansowe innych podmiotów – 434 tys. zł.

 

         Ponadto w 2014 roku Ministerstwo Finansów przekazało do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku decyzję dotyczącą gminy Klukowo w sprawie zmniejszenia gminie części wyrównawczej subwencji ogólnej na 2014 rok o kwotę 1.700 zł oraz potrącenia nienależnie otrzymanej w 2013 r. części wyrównawczej subwencji ogólnej w wysokości 1.793 zł (oraz odsetki w wysokości 253 zł), w związku z nieprawidłowym sporządzeniem przez gminę sprawozdania o podstawowych dochodach podatkowych, stwierdzonym w wyniku kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku przeprowadzonej w 2014 r.

 

Dodać też należy, że przedstawione, zwymiarowane kwoty korzyści finansowych nie oddają w pełni efektów pozytywnego oddziaływania kontroli. W wielu przypadkach badane jednostki zobowiązywały się bowiem w informacjach o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych do wyeliminowania nieprawidłowości także w przyszłej ich działalności, m.in. do usprawnienia poboru środków publicznych, zaniechania poboru środków z naruszeniem prawa i interesów obywateli, zaniechania ponoszenia wydatków nielegalnych, prawidłowego zorganizowania oraz wzmożenia kontroli zarządczej.

 

WYKAZ JEDNOSTEK KONTROLOWANYCH W 2014 ROKU

 

Lp.	Nazwa jednostki kontrolowanej	Rodzaj kontroli
1.	Miasto i Gmina Supraśl	Kompleksowa
2.	Gmina Trzcianne	Kompleksowa
3.	Gmina Nurzec-Stacja	Kompleksowa
4.	Miasto i Gmina Sokółka	Kompleksowa
5.	Gmina Mielnik	Kompleksowa
6.	Miasto i Gmina Krynki	Kompleksowa
7.	Miasto i Gmina Jedwabne	Kompleksowa
8.	Gmina Szudziałowo	Kompleksowa
9.	Gmina Białowieża	Kompleksowa
10.	Miasto i Gmina Drohiczyn	Kompleksowa
11.	Miasto i Gmina Łapy	Kompleksowa
12.	Miasto i Gmina Dąbrowa Białostocka	Kompleksowa
13.	Miasto i Gmina Czarna Białostocka	Kompleksowa
14.	Gmina Janów	Kompleksowa
15.	Gmina Czyże	Kompleksowa
16.	Gmina Dziadkowice	Kompleksowa
17.	Gmina Turośń Kościelna	Kompleksowa
18.	Miasto Zambrów	Kompleksowa
19.	Miasto Kolno	Kompleksowa
20.	Miasto Wysokie Mazowieckie	Kompleksowa
21.	Miasto i  Gmina Stawiski	Kompleksowa
22.	Gmina Łomża	Kompleksowa
23.	Gmina Radziłów	Kompleksowa
24.	Gmina Perlejewo	Kompleksowa
25.	Gmina Klukowo	Kompleksowa
26.	Gmina Szumowo	Kompleksowa
27.	Gmina Nowe Piekuty	Kompleksowa
28.	Miasto Augustów	Kompleksowa
29.	Gmina Sejny	Kompleksowa
30.	Gmina Bargłów Kościelny	Kompleksowa
31.	Gmina Giby	Kompleksowa
32.	Gmina Raczki	Kompleksowa
33.	Gmina Sztabin	Kompleksowa
34.	Gmina Wizna	Problemowa
35.	Miasto i Gmina Suchowola	Problemowa
36.	Gmina Krypno	Problemowa
37.	Gmina Grajewo	Problemowa
38.	Szkoła Podstawowa Nr 4 im. Marii Konopnickiej  w Augustowie	Problemowa
39.	Przedszkole Nr 1 w Augustowie	Problemowa
40.	Białowieski Ośrodek Kultury w Białowieży	Problemowa
41.	Dom Kultury w Czarnej Białostockiej	Problemowa
42.	Gimnazjum  im. Jana Pawła II w Czarnej Białostockiej	Problemowa
43.	Gimnazjum  Nr 1 w Sokółce	Problemowa
44.	Miejski Ośrodek Kultury w Wysokiem Mazowieckiem	Problemowa
45.	Miejskie Przedszkole Nr 4 w Zambrowie	Problemowa
46.	Przedszkole Miejskie Nr 1 w Wysokiem Mazowieckiem	Problemowa
47.	Przedszkole z Oddziałami Integracyjnymi w Supraślu	Problemowa
48.	Szkoła Podstawowa Nr 1 w Wysokiem Mazowieckiem	Problemowa
49.	Szkoła Podstawowa Nr 4 w Zambrowie	Problemowa
50.	Szkoła Podstawowa w Trzciannem	Problemowa
51.	Zakład Gospodarki Komunalnej w Szudziałowie	Problemowa
52.	Zakład Komunalny w Krynkach	Problemowa
53.	Zakład Usług Komunalnych w Łapach	Problemowa
54.	Zarząd Dróg Powiatowych w Grajewie	Problemowa
55.	Zarząd Ekonomiczny Szkół Gminy Łomża	Problemowa
56.	Zespół Szkolno-Przedszkolny w Białowieży	Problemowa
57.	Zespół Szkolno-Przedszkolny w Nurcu-Stacji	Problemowa
58.	Zespół Szkolno-Przedszkolny w Ogrodniczkach	Problemowa
59.	Zespół Szkół Ogólnokształcących w Sokółce	Problemowa
60.	Zespół Szkół w Szudziałowie	Problemowa
61.	Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej	Doraźna
62.	Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach	Doraźna
63.	Biuro Obsługi Szkół w Drohiczynie	Doraźna
64.	Biuro Obsługi Szkół w Raczkach	Doraźna
65.	Gmina Jeleniewo	Doraźna
66.	Gmina Mońki	Doraźna
67.	Gmina Nowy Dwór	Doraźna
68.	Szkoła Podstawowa w Perlejewie	Doraźna
69.	Zespól Ekonomiczno-Administracyjny Szkół Gminy Sejny	Doraźna
70.	Zespół Szkół Samorządowych w Krynkach	Doraźna
71.	Zespół Szkół w Czyżach	Doraźna
72.	Zespół Szkół w Dziadkowicach	Doraźna
73.	Zespół Szkół w Mielniku	Doraźna
74.	Powiatowy Zespół Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Wysokiem Mazowieckiem	Sprawdzająca

 

 

 

 

III. Działalność nadzorcza, opiniodawcza, badanie sprawozdań.

 

1.Działalność Kolegium Izby

Kolegium zbadało łącznie 5536 uchwał i zarządzeń organów gmin, powiatów, województwa samorządowego i związków międzygminnych, z tego:

- 138 uchwał budżetowych (dotyczących zarówno budżetów na rok 2014, jak i podjętych w grudniu uchwał w sprawie budżetu na 2015 r.),

- 3099 uchwał i zarządzeń w sprawie zmian w budżetach,  

- 803 uchwały i zarządzenia w sprawie wieloletniej prognozy finansowej i jej zmian,

- 132 uchwały organów stanowiących w sprawie absolutorium,

- 1 uchwała w sprawie procedury uchwalania budżetu,

- 114 uchwał w sprawie zaciągania pożyczek i kredytów długoterminowych,

- 31 uchwał w sprawie zaciągania krótkoterminowych pożyczek i kredytów,

- 2  uchwały  w sprawie udzielania poręczeń,

- 25  uchwał w sprawie określenia zakresu i zasad przyznawania dotacji  z budżetu j.s.t.,

-  9 uchwał w sprawie emisji obligacji oraz określania zasad ich zbywania, nabywania i wykupu przez organ wykonawczy,

- 18 uchwał w sprawie udzielania pożyczek z budżetu j.s.t.,

- 361 uchwał dotyczące podatków i opłat lokalnych,  w tym 98 w sprawie opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi,

oraz 803 uchwały  i zarządzenia w innych sprawach finansowych.

 

 

W wyniku tych badań Kolegium podjęło następujące uchwały:

- Nie stwierdzające naruszenia prawa – 5094 uchwały

- Stwierdzające nieistotne naruszenie prawa - w 297 uchwałach i zarządzeniach organów j.s.t.,

- Stwierdzające nieważność w części - w 76 uchwałach i zarządzeniach organów j.s.t.,

- Stwierdzające nieważność w całości – w 30 uchwałach i zarządzeniach organów j.s.t.

 

 

	Informacja o uchwałach i zarządzeniach organów jednostek samorządu terytorialnego i związków międzygminnych zbadanych w 2014 r. przez RIO w Białymstoku
Lp.		Uchwały i zarządzenia w zakresie spraw finansowych dotyczące:	Liczba zbadanych uchwał i zarządzeń			Wyniki badania nadzorczego
				Ogółem w 2014 r.	w tym:	bez naruszenia prawa	z narusze- niem prawa	z tego:
					uchwał i zarządzeń organów wykonaw- czych			z nieistotnym naruszeniem prawa	wszczęte postępo- wania umorzono	nieważne	z tego:		inne rozstrzyg- nięcia
											nieważne w części	nieważne w całości
1		budżetu		138	X	106	32	27	4	1	1	0	0
2		zmian budżetu		3 099	2 113	2 934	165	122	3	33	27	6	7
3		wieloletniej prognozy finansowej i jej zmian		803	122	649	154	133	1	10	3	7	10
4		procedury uchwalania budżetu		1	0	1	0	0	0	0	0	0	0
5		emitowania obligacji oraz określania zasad ich zbywania, nabywania i wykupu przez organ wykonawczy		9	1	7	2	1	1	0	0	0	0
6		zobowiązań w zakresie podejmowania inwestycji i remontów o wartości przekraczającej granicę ustalaną corocznie przez organ stanowiący		0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
7		zaciągania długoterminowych pożyczek i kredytów		114	109	111	3	0	0	3	0	3	0
8		udzielania pożyczek		18	15	18	0	0	0	0	0	0	0
9		udzielania poręczeń		2	2	2	0	0	0	0	0	0	0
10		zaciągania krótkoterminowych pożyczek i kredytów		31	31	31	0	0	0	0	0	0	0
11		zasad i zakresu przyznawania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego		25	0	20	5	0	1	4	4	0	0
12		podatków i opłat lokalnych		361	0	299	62	11	5	43	36	7	3
		w tym: opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi 6)		98	X	81	17	6	0	9	6	3	2
13		absolutorium		132	X	129	3	0	1	1	0	1	1
14		pozostałe uchwały i zarządzenia		803	78	787	16	3	2	11	5	6	0
Ogółem				5 536	2 471	5 094	442	297	18	106	76	30	21